Embed Size (px)
Citation preview
2013
Anita Tenelema
ESPOCH
28/12/2013
MICROSOSFT EXCEL
TABLA DE CONTENIDO
1.- MANELO DE FILTROS Y ORDENACION DE DATOS ................................. 1
2.- LISTAS .......................................................................................................... 1
2.1.- DEFINICIÓN ........................................................................................... 1
2.2.- LAS VENTAJAS DE LAS LISTAS ........................................................... 2
2.3.- CREACIÓN DE UNA LISTA.................................................................... 3
2.4.- MODIFICAR LOS DATOS DE UNA LISTA ............................................. 5
3.- ORDENAMIENTO DE DATOS ...................................................................... 6
3.1.- TIPOS DE ORNEDAMIENTO ................................................................. 9
4.- FILTRAR DATOS ........................................................................................ 12
4.1.- AUTOFILTRO ....................................................................................... 12
4.2.- FILTRO AVANZADO ............................................................................ 13
5.- EJEMPLO DE LISTA, ORDENAMIENTO Y FILTROS ................................ 15
6.- BIBLIOGRAFIA: .......................................................................................... 16
TABLA DE ILUSTRACIONES
Imagen que muestra cómo Crear Lista .............................................................. 3
Cuadro de dialogo de Crear Lista ....................................................................... 3
Funciones más comunes de las Lista ................................................................ 4
Registro .............................................................................................................. 5
Campos de Primera Fila ..................................................................................... 5
Ordenación Ascendente o Descendente ............................................................ 7
Cuadro de Dialogo de Ordenar .......................................................................... 7
Opciones de Ordenación .................................................................................... 8
Primer criterio de Ordenación ............................................................................. 8
Orden Ascendente o Descendente .................................................................... 9
Autofiltro ........................................................................................................... 13
Ejemplo de Ordenación .................................................................................... 13
Cuadro de dialogo de Filtrado Avanzado ......................................................... 14
Imagen de un Ejemplo de Filtro y Ordenación de Datos .................................. 15
MICROSOSFT EXCEL 2013
1
1.- MANELO DE FILTROS Y ORDENACION DE DATOS
Para realizar manejo de filtros y ordenar datos, tenemos que tener unas listas
en las cuales realizaremos esta actividad. Para ello definiremos lo que son
listas.
2.- LISTAS
Las listas son otra de las características de Excel que nos ayudan a hacer más
fácil nuestro trabajo.
Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar
la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de
cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y
analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista.
Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso
crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.
Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran
flexibilidad para separar los datos en función de sus necesidades, en distintos
conjuntos manejables.
2.1.- DEFINICIÓN
Una lista en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en
la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de
los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una
tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de
datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como
máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Al crear una lista en Excel, las características de la lista y los elementos
visuales diseñados para mejorar estas características permiten identificar y
modificar fácilmente el contenido de la lista.
MICROSOSFT EXCEL 2013
2
Las listas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen
una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de
forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas
tenemos:
Ordenar la lista.
Filtrar el contenido de la lista por algún criterio.
Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
Crear un resumen de los datos contenidos en la lista.
Excel2003 incorpora una novedad en cuanto a las listas, ahora existe el objeto
Lista como tal, lo que permite por ejemplo que Excel nos muestre los datos de
la lista delimitados por un borde, el menú Datos tiene un submenú para listas y
tenemos una barra de herramientas Lista con las operaciones más comunes.
2.2.- LAS VENTAJAS DE LAS LISTAS
Ordenar y filtrar listas: Puede ordenar listas en orden ascendente o
descendente, o crear órdenes personalizados. También puede filtrar listas para
mostrar únicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.
Garantizar la integridad de los datos: En las listas que no están vinculadas a
listas de SharePoint puede utilizar las características de validación de datos
integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o
fechas en una columna de una lista. A las listas vinculadas a listas de
SharePoint se les aplican automáticamente las características de validación de
listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al publicar y vincular la
lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al editar una
lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán
a cada columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de
datos en cada columna.
Aplicar formato a objetos de lista: Puede aplicar formato a las celdas de una
lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de
cálculo.
MICROSOSFT EXCEL 2013
3
Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services: Al publicar una
lista en un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de
SharePoint. Si elige vincular la lista al publicarla (o si exporta una lista de
SharePoint existente), puede editarla sin conexión y sincronizar posteriormente
los cambios en la lista de SharePoint
2.3.- CREACIÓN DE UNA LISTA
Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista.
Seleccionar del menú Datos -- Lista, la opción Crear lista.
Ilustración 1. Imagen que muestra cómo Crear Lista
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear lista.
Ilustración 2. Cuadro de dialogo de Crear Lista
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo
podemos hacer ahora.
MICROSOSFT EXCEL 2013
4
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras
(recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene
encabezados.
Al final hacer clic en Aceptar.
Se cerrará el cuadro de diálogo, se abrirá la barra de herramientas Lista con las
funciones más comunes de las listas, y aparecerán las celdas de la lista
remarcadas, como puedes ver en este ejemplo:
Ilustración 3. Funciones más comunes de las Lista
El indicador de lista (borde azul) resalta el rango de datos incluidos en la lista.
Podemos observar:
La primera fila con las cabeceras (nombres de los campos), aparecen
como unas listas desplegables útiles para el Autofiltro como veremos
más adelante.
La fila con el asterisco (también denominada fila de inserción) sirve para
añadir más registros.
La última fila Total permite visualizar resúmenes de las columnas. Esta
fila se puede visualizar o esconder como veremos más adelante.
Si hacemos clic en una celda fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva
(seguirá rodeada por un borde azul más fino y no se mostrará la fila de
inserción ni las listas desplegables de Autofiltro).
Se puede ocultar ese borde fino desde la barra de menús con la opción Datos -
- Lista -- Ocultar el borde de las listas inactivas.
MICROSOSFT EXCEL 2013
5
2.4.- MODIFICAR LOS DATOS DE UNA LISTA
Para modificar o introducir nuevos datos en la lista podemos teclear
directamente los nuevos valores sobre la lista, o bien podemos utilizar un
formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista
es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir
o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
Ilustración 4. Registro
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para
que esté activa, y seleccionar del menú Datos, la opción Formulario nos
aparece un formulario con los campos de la primera fila y unos cuadros de
texto al lado para completar la información, más una lista de botones en la
parte derecha del formulario para interactuar con él.
Ilustración 5. Campos de Primera Fila
Disponemos de siguientes botones:
Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
MICROSOSFT EXCEL 2013
6
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el
registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los
campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y
no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si
queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se
posicionará en un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y
pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.
Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si
queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic
en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los
botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro
concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el
botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de
búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de
botones aparece la palabra Criterios.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre,
escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve
al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.
3.- ORDENAMIENTO DE DATOS
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que
desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de
niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores
o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así
como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más
eficaces.
MICROSOSFT EXCEL 2013
7
Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el
primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido,
después podemos acceder al menú Datos y pulsar sobreOrdenar y escoger el
criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la barra de
herramientas para que la ordenación sea ascendente o descendente
respectivamente.
Ilustración 6. Ordenación Ascendente o Descendente
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar
la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento desplegamos el
menú Datos y pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo
Ordenar donde podemos seleccionar hasta tres campos distintos de
ordenación y el orden que queremos para cada uno de ellos.
Ilustración 7. Cuadro de Dialogo de Ordenar
En la parte inferior izquierda tenemos un botón Opciones..., este botón sirve
para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más
opciones en el criterio de la ordenación.
MICROSOSFT EXCEL 2013
8
Ilustración 8. Opciones de Ordenación
Normalmente Excel ordena los datos numérica o alfabéticamente, pero puede
existir ocasiones en las que deseemos ordenar por meses o días de la
semana.
Dentro del cuadro Opciones de ordenación existe esa posibilidad, desplegando
el cuadro combinado Primer criterio de ordenación: podemos escoger qué tipo
de ordenación queremos.
Por defecto está seleccionada Normal (que es la correspondiente a orden
numérico y alfanumérico).
Ilustración 9. Primer criterio de Ordenación
Una lista se puede ordenar de la siguiente manera:
Cronológicamente-----Fechas
Alfabéticamente-------Rótulos
Numéricamente-------Valores
Una lista puede ser:
MICROSOSFT EXCEL 2013
9
Un solo campo (ascendente o descendente)
Múltiples campos (ascendente o descendente) (máximo 3 campos)
3.1.- TIPOS DE ORNEDAMIENTO
1. Ordenar filas en orden ascendente (de la A a la Z o del 0 al 9) o en
orden descendente (de la Z a la A o del 9 al 0)
Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar.
Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
Ilustración 10. Orden Ascendente o Descendente
Nota En un informe de tabla dinámica, Microsoft Excel utiliza el campo
seleccionado para ordenar.
2. Ordenar filas por dos o tres criterios (columnas)
Para obtener resultados óptimos, el rango que vaya a ordenar deberá tener
etiquetas o encabezados de columna.
Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas
que desee ordenar, comenzando por la más importante.
Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
3. Ordenar filas por cuatro criterios (columnas)
Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
En el primer cuadro Ordenar por, haga clic en la columna de menor
importancia.
Haga clic en Aceptar.
En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
MICROSOSFT EXCEL 2013
10
En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las otras tres
columnas que desee ordenar, comenzando por la más importante.
Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
4. Ordenar filas por meses o días de la semana
Seleccione una celda o un rango que desee ordenar.
En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
En el cuadro Ordenar por, haga clic en la columna que desee
ordenar.
Haga clic en Opciones.
En Primer criterio de ordenación, haga clic en el orden personalizado
que desee y haga clic en Aceptar.
Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
5. Utilizar datos propios para definir el orden
En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar,
en el orden que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:
Seleccione el rango.
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas
personalizadas.
Haga clic en Importar y después en Aceptar.
Seleccione una celda del rango que desee ordenar.
En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
En el cuadro Ordenar por, haga clic en la columna que desee
ordenar.
Haga clic en Opciones.
En Primer criterio de ordenación, haga clic en la lista personalizada
que ha creado. Por ejemplo, haga clic en Alto, Medio, Bajo.
Haga clic en Aceptar.
Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Nota
MICROSOSFT EXCEL 2013
11
No se puede utilizar un orden personalizado en un cuadro Luego por. El orden
personalizado se aplica únicamente a la columna especificada en el
cuadro Ordenar por. Para ordenar varias columnas mediante un orden
personalizado, ordene cada una por separado. Por ejemplo, para ordenar por
las columnas A y B, en ese orden, primero ordene por la columna B y después
especifique el orden personalizado en el cuadro de diálogo Opciones de
ordenación. A continuación, ordene el rango por la columna A.
6. Ordenar columnas en lugar de filas
La mayoría de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena
columnas.
Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
Haga clic en Opciones.
En Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a
continuación, en Aceptar.
En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las filas que
desee ordenar.
Nota.- Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo,
Microsoft Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las
filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.
7. Ordenar una columna sin afectar a las demás
Haga clic en el encabezado de columna para seleccionar la columna
que desea ordenar.
Haga clic en Orden ascendente u Orden descendente.
Aparecerá el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar.
Seleccione Continuar con la selección actual.
Haga clic en Ordenar.
Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer.
Notas
Para excluir de la ordenación la primera fila de datos, porque es un
encabezado de columna, en el menú Datos, haga clic en Ordenar y,
MICROSOSFT EXCEL 2013
12
a continuación, en El rango de datos tiene, haga clic en fila de
encabezamiento.
Para realizar una ordenación que distinga mayúsculas de
minúsculas, en el menú Datos haga clic en Ordenar, haga clic
en Opciones y, a continuación, seleccione Distinguir mayúsculas de
minúsculas.
Para buscar el valor superior o inferior de un rango, por ejemplo las
10 mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use
Autofiltro. Para obtener más información, vea Filtrar un rango.
4.- FILTRAR DATOS
Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un
rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango
filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una
columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite
aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desean mostrar.
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados
en la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado
por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
Utilizando el Autofiltro.
Utilizando filtros avanzados.
4.1.- AUTOFILTRO
Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a
las cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos
hacerlas aparecer con el menú Datos -- Filtro --Autofiltro).
MICROSOSFT EXCEL 2013
13
Ilustración 11. Autofiltro
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece
un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para
realizar el filtro.
Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrará todos los registros que
tengan moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia
de color.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas),
reaparecerán todos los registros de la lista.
Ilustración 12. Ejemplo de Ordenación
4.2.- FILTRO AVANZADO
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja,
utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos
tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del
filtrado.
MICROSOSFT EXCEL 2013
14
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, acceder al menú Datos - Filtro -
Filtro Avanzado
Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que
queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios
de filtrado (la zona de criterios).
También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el
campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas
con exactamente los mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos -
Filtro - Mostrar todo.
Ilustración 13. Cuadro de dialogo de Filtrado Avanzado
MICROSOSFT EXCEL 2013
15
5.- EJEMPLO DE LISTA, ORDENAMIENTO Y FILTROS
Ilustración 14. Imagen de un Ejemplo de Filtro y Ordenación de Datos
MICROSOSFT EXCEL 2013
16
6.- BIBLIOGRAFIA:
http://matematicas.unex.es/~trujillo/Esc_adm_pub_juex/tutorial-
EstCalc/man_datos.html
http://conociendoexcel2003.blogspot.com/2011/04/listas-ordenamiento-
y-filtros.html
http://asp3.anep.edu.uy/capinfo/Material/Excel/Exc_cap8.pdf
http://computo.miselec.com/calc/02.pdf
