Manejo Eficaz de Juntas y Reuniones No. 14

5/17/2018 Manejo Eficaz de Juntas y Reuniones No. 14 - slidepdf.com

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Manejo eficaz de juntas y

reuniones



II: Administración Eficaz del

Tiempo y de la Gestión





Reuniones y Juntas

Reuniones.

Una reunión es el acto de juntar o congregar a un número determinado de personas para

tratar un tema o varios temas sobre los másdiversos aspectos. Hay que definir de formamuy clara los temas a tratar, los objetivos

de la reunión y hay que hacer una correctapreparación de los temas..



Llevar la reunión.

Dirigir una reunión, no es tarea fácil. Sinapenas notarlo, en cualquier reunión seexteriorizan cualidades personales como

educación, conocimientos generales, laformación de la persona, la experiencia y susbuenas maneras y cualidades.



1. Exposición del tema principal. Esquematizarel asunto principal.

2. Aportación de puntos de vista de los

asistentes.

3. Establecimiento de turnos.

4. Puntos clave a discutir y posibles

conclusiones finales.



Detalles:

Logística, apoyos y locación (check list)

Papelería

Personificadores

Catering

Equipo

Mobiliario

ServiciosMedios de comunicación

imponderables



Juntas Efectivas

1. ¿Para qué sirve?

Una herramienta vital para la administración de proyectosestriba en contar con un método definido para efectuar juntas. Este método estandarizará el proceso de llevar acabo juntas, minimizará el desperdicio y promoverá laejecución efectiva de tareas críticas.

Existen múltiples beneficios al llevar a cabo juntas efectivastales como mantener al equipo en el camino adecuado yreducir tiempos y esfuerzos. Está comprobado que al llevar a

cabo juntas efectivas se incrementa la probabilidad de éxitode los proyectos.

Esta herramienta provee de un registro histórico de la junta,las decisiones que en ella se tomaron, los resultados, lastareas asignadas, los responsables y los siguientes pasos atomar.



2. ¿Cómo se elabora?

A) Elabore una agenda.

Se deberá elaborar una agenda para cada junta. Laagenda debe incluir los temas a discutir, el tiempo que

se destinará a cada tema y la persona responsable decada tema.

B) Seleccione a un moderador.

El moderador será responsable de mantener la juntaenfocada en los temas propuestos y que se avance

en el desarrollo de los mismos. El líder del grupopuede ser el moderador o bien los miembros delequipo rotarán esta responsabilidad entre losmiembros en cada sesión.



C) Establezca un compromiso para laparticipación y la comunicación.

El moderador deberá de tratar de motivar a los

participantes a participar y facilitar lacomunicación resumiendo y/o sintetizando lasideas y presentando conclusiones, regulando lasparticipaciones de todos en orden e interviniendosi la discusión se sale de tema.

D) Tómese el tiempo para hacer notas.

Se deberán tomar notas de los temas principalesy los puntos clave que serán discutidos en la junta.



E) Evalúe la junta.

Siempre haga una revisión con los participantespara evaluar la junta, para considerar factores

que puedan mejorar las próximas. F) Elabore un reporte de la junta

Elabore un reporte de acuerdo al formato que sepresenta en el numeral 3. Al terminar la junta

distribuya el formato debidamente llenado a losparticipantes. De ser posible distribuya el reporteantes de que termine el día en que se llevó acabo la junta.



Recomendaciones:

Explique el propósito de la reunión. De sernecesario determine las normas deldesarrollo de la reunión y posibles

responsables. Asistencia. No se aceptan llegadas tarde ni

interrupciones.

Presentación de cada punto del orden deldía, asignando tiempos para ellos.

Inicio. Invitación a expresar opiniones;oportunidad de hablar a todas las

personas.



Controlar la discusión. si piensa que se está desviando de suobjetivo y se está perdiendo tiempo, hay que interrumpir.Mantenga siempre la cohesión del grupo. Muchas opiniones yse empieza a complicar, hay que hacer un resumen paraaclarar lo que se ha entendido.

Respetar las normas de tiempo.

Después de discutir, lo siguiente es hacer un resumen de lasdecisiones que se tomaron y sus conclusiones.

Trabajo con agenda en mano, no se permiten las agendasocultas.

Separa y resuelve aparte y con los casos difíciles.

Fin de la reunión. Resumen de todo lo que se hizo. Asigna lasresponsabilidades correspondientes y fija una fecha límitepara su cumplimiento.

Fija el objetivo y fecha de la siguiente reunión.



Quien dirige la reunión debeevitar:

• Cambiar los comentarios de un participante.

• Decir a un participante que está mal.

• Decir a los demás lo que deben hacer.

• Hacer preguntas dirigidas, diga: «Qué sucedería si...» o «Cuál

fue su experiencia...?, en vez de: «No cree Ud. que...?»• Hablar rápido y enredado

• No se puede discutir, mucho menos ridiculizar a nadie.

• Tomar partido.

• Tratar de ser chistoso.

• Presentarse como el experto o la autoridad.• Dejar que alguien monopolice la discusión, incluyéndote.



Lluvia de ideas

Las etapas básicas de una sesión de "Lluvia de ideas" sonlas siguientes:

ETAPA METODO SECRETOS PARA LA CONDUCCION

1. Introducción•Inicie la sesión explicando los objetivos, laspreguntas o los problemas que van a serdiscutidos y las reglas de juego.

•Promueva un clima tranquilo y agradable.•Esté seguro de que todos han entendido eltema que va a ser tratado.•Redefina el problema si fuera necesario.

2. Generación de ideas

•Dé uno o dos minutos para que losparticipantes piensen en el problema.•Solicite, en secuencia, una idea a cadaparticipante.

•En caso de que algún participante no tenganada para que contribuir, podrá hacerlo másadelante. Se pueden hacer varios turnospara que todos tengan oportunidad departicipar.

•No se olvide que todas las ideas sonimportantes, evite enjuiciarlas.•Incentive al grupo a dar un mayor númerode ideas.

•Mantenga un ritmo rápido en la recoleccióny registro de las ideas.•Coloque las fichas que registran las ideasen el orden de aparición.

3. Revisión de las tarjetasexpuestas en el panel

•Pregunte si alguien tiene alguna duda y, sifuera el caso, pida aclaración a la personaque la generó.

•El objetivo de esta etapa es tener clarostodos los conceptos vertidos, sin juzgarlos.

4. Análisis y selección

•Lleve al grupo a discutir las ideas y aescoger aquéllas que vale la penaconsiderar.•Utilice el consenso en esta selecciónpreliminar del problema o solución.

•Ideas semejantes deben ser agrupadas;ideas sin importancia o impracticablesdeben eliminarse.•Cuide para que no haya monopolio oimposición por parte de algún participante.

5. Ordenando las ideas

•Solicite el análisis de las tarjetas quepermanecerán en el panel.

•Promueva la priorización de las ideas,solicitando a cada participante que escoja

•La votación debe ser usada apenas cuandoel consenso no sea posible.

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