mantenimiento 1.cdr
3435Figura 4.1Mantenimiento dentro de la estructura
organizacional de una microempresa.El gerente o dueo, quien
normalmente esta a cargo de la produccin y de las ventas,
debeincluir dentro de sus funciones el direccionamiento de las
actividades de mantenimiento.
Gerente, Jefe de Produccin,mantenimiento y ventas
Secretaria
^ Operario 1^
-> Operario 2
Operario 3
La conformacin de un rea o departamento de mantenimiento debe
aparecer como unarespuesta a una necesidad y por tanto es muy
importante tener claro que a medida que laempresa crece debe ir
adaptando su organigrama al nivel de complejidad existente.De
acuerdo con las alternativas de la estructura organizacional, el
mantenimiento se puedeclasificar en mantenimiento por reas,
mantenimiento centralizado y mantenimiento mixto.El mantenimiento
por reas se utiliza cuando la empresa est dividida por secciones,
ya que seaprovecha este tipo de estructura y se divide el
mantenimiento en reas correspondientes. As,cada una de estas cuenta
con un personal de base, de supervisin y de direccin. Se busca
conesto la descentralizacin del mantenimiento. Cada grupo de
operarios conservaeficientemente los equipos de su rea. El
inconveniente de esta alternativa consiste en que lasnecesidades de
produccin pueden dominar las decisiones y se puede caer en el error
derealizar reparaciones menores en lugar de las adecuadas al caso.
Esto podra traer comoconsecuencia fallas con altos costos
asociados. En la Figura 4.2 se muestra un ejemplo de laestructura
organizacional del mantenimiento por reas para una pequea
empresa.En el mantenimiento centralizado todas las actividades de
mantenimiento estn bajo ladireccin de un responsable
preferiblemente con el mismo nivel jerrquico del responsable
deproduccin. Por tanto debe existir un perfecto entendimiento para
poder coordinaradecuadamente sus labores. Con este arreglo se logra
un flujo continuo de mantenimiento y alcabo de cierto tiempo se
contar con personal bien adiestrado que conoce todos los equipos
dela planta. En el sistema centralizado la inspeccin la ejercen
mantenimiento y produccin, por lotanto habr una doble comprobacin
de las actividades. En este caso para optimizar los gastosde
personal en una pequea empresa se recomienda que el responsable de
mantenimiento ysus operarios sean responsables de otras actividades
tales como seguridad industrial y/ogestin ambiental. La Figura 4.3
muestra un ejemplo de la estructura organizacional delmantenimiento
centralizado para una pequea empresa.
Figura 4.2.Mantenimiento por reas para una pequea empresa.En
este caso cada jefe de produccin es responsable del mantenimiento
de su rea y cadagrupo de operarios est encargado de mantener los
equipos e instalaciones de su rea.
DUEO O GERENTE
SECRETARIA35JEFE DE PRODUCCINAREA 1JEFE DE PRODUCCINAREA
2MERCADEO Y VENTAS35
OPERARIO 1 OPERARIO 1
OPERARIO 2 OPERARIO 2
OPERARIO 3 OPERARIO 335
Debido a la estructura organizacional de las empresas, la
distribucin geogrfica de algunas desus secciones y el manejo en la
produccin, puede no ser prctico realizar el mantenimiento conalguna
de las alternativas anteriores, por lo cual se hace necesario
complementarlas medianteel mantenimiento mixto, generando de esta
manera una alternativa intermedia. Esta alternativaser o no
aplicada dependiendo del tipo de empresa y de sus
necesidades.35
Figura 4.3.Mantenimiento centralizado para una pequea empresa.En
este caso hay un responsable del mantenimiento independiente, con
otrasresponsabilidades asociadas y con la misma jerarqua del
responsable de produccin.
DUEO O GERENTE
SECRETARIAJEFE DE PRODUCCIN JEFE DE MANTENIMIENTOY GESTION
AMBIENTAL35
SUPERVISORPROCESO 1SUPERVISORPROCESO 235
OPERARIO 1OPERARIO 2OPERARIO 3OPERARIO 4OPERARIO 5OPERARIO 6
OPERARIO Mto. Y G.A.
OPERARIO Mto. Y G.A.
OPERARIO Mto. Y G.A.
4.2. COMPETENCIA Y ENTRENAMIENTOUna vez creados y definidos los
cargos en el organigrama se deben seleccionar personascompetentes
para ocuparlos. La palabra "competente" indica que el personal
tenga lacapacidad de entender y realizar sus funciones. Para ello
es conveniente que se establezcanclaramente los perfiles de cargo.
Un perfil de cargo es la descripcin de los requisitos entrminos de
educacin, entrenamiento, experiencia y/o habilidades que debe tener
unapersona para poderse desempear en un cargo con base en sus
funciones.Dependiendo de la magnitud de la organizacin, el
departamento de mantenimiento puedellegar a tener hasta cuatro
niveles jerrquicos: Jefe, Supervisores, Tcnicos y Ayudantes.
Para37el caso de empresas micro, pequeas y medianas el
mantenimiento normalmente tiene uno odos niveles jerrquicos: jefes
de mantenimiento y tcnicos de mantenimientoEn el caso especfico de
una microempresa se debe propender por el automantenimiento.
Paraello el dueo o gerente, quien normalmente dirige la produccin y
tiene conocimiento delfuncionamiento de las mquinas, debe impartir
la capacitacin requerida a sus empleadossobre el mantenimiento
necesario, lo cual es suficiente para garantizar la competencia de
losoperarios en la mayora de las microempresas. No obstante, para
casos especficos, como porejemplo el manejo de nuevas sustancias
peligrosas o desconocimiento del funcionamientointerno de la mquina
es conveniente buscar asesora por parte del proveedor, de centros
decapacitacin tcnica o tecnolgica (p.e. SENA) o de profesionales
especializados.
En el caso de pequeas empresas un perfil adecuado para un jefe
de mantenimiento podra ser:
Educacin:Profesional en ingeniera mecnica, elctrica, electrnica
o industrial, o tecnlogoexperimentado.Formacin especfica:Planeacin
del mantenimientoGestin ambiental, de seguridad ambiental y salud
ocupacional y de la calidadLectura de ingls
tcnicoExperiencia:Mantenimiento industrialAdministracin de
personalManejo de costos y
presupuestosHabilidadesLiderazgoCapacidad crticaPor su parte, los
tecnlogos y tcnicos del mantenimiento industrial, para que puedan
realizarfunciones de supervisin u operativas de mantenimiento mayor
y menor, deben cumplirnormalmente con el siguiente
perfil:Educacin:Tecnlogos o tcnicos en mantenimiento industrial,
mecnica, electricidad,electrnica u otra especialidad dependiendo de
las actividades especficas que debaejecutar.Formacin
especfica:Manejo del computadorInstrumentacinGestin ambiental, de
seguridad ambiental y salud ocupacional y de la calidadSeguridad
industrial38Experiencia:Mantenimiento mayor y menor
Habilidades Trabajo en equipoPrecisin en el trabajo
Adicionalmente se espera que los operarios y/o ayudantes al
menos tengan educacin bsica,experiencia en mantenimiento menor y
habilidad para trabajar en equipo.En todos los casos es conveniente
asegurar que el personal nuevo reciba el entrenamientoespecfico
relacionado con su cargo. Este entrenamiento debe incluir los
procedimientosespecficos de mantenimiento y aquellos relacionados
con calidad, medio ambiente yseguridad industrial, establecidos por
la organizacin.Entre las situaciones que requieren suministro o
actualizacin del entrenamiento se destaca: lacompra de nuevos
equipos o mquinas, el cambio de materiales, materias primas o
productos,la ampliacin o disminucin de la capacidad de produccin,
la modificacin de losprocedimientos debida a la identificacin de
mejores prcticas operacionales o a cambios en laestructura
organizacional; el cambio de puesto de trabajo o el nivel de
desempeo delpersonal.Es conveniente que personal idneo evale la
efectividad del entrenamiento en el puesto detrabajo del personal
entrenado, principalmente para aquellas condiciones operativas
querequieran de destreza o precisin y que sean crticas desde el
punto de vista de productividad,calidad, seguridad industrial o
medio ambiente.El entrenamiento puede ser suministrado
por:aProveedores de equipo y/o materialesPersonal especializado de
la propia empresaInstituciones educativas universitarias,
tecnolgicas o tcnicasGremios o asociaciones profesionalesEl
Servicio Nacional de Aprendizaje SENAvJ
4.3. COMUNICACIONESUn aspecto clave para el mantenimiento es la
buena comunicacin. Es conveniente que desdela gerencia se comunique
tanto la importancia del mantenimiento, como los objetivos y
loslogros alcanzados mediante el programa de mantenimiento a nivel
de calidad, productividad,medio ambiente y seguridad. Proporcionar
esta informacin compromete directamente a todaslas personas con el
logro de los objetivos del mantenimiento, e incentiva el
automantenimiento.No es conveniente asumir que otros entienden lo
que pensamos sin haberlo transmitido. Lacomunicacin debe estar
diseada para respaldar acciones y guiar resultados. Por ejemplo,
enuna operacin de alto riesgo o en la que exista incumplimiento de
normas ambientales por fallaen algn equipo, la gerencia debera
emitir un comunicado en el que respalda la operacin
demantenimiento, a pesar de la parada de produccin, y explica las
acciones coordinadas entrelos departamentos.Cuando se elaboren
informes o procedimientos, la redaccin debe considerar con atencin
elnivel educativo de los empleados a quienes va dirigido el
documento. Un lenguaje muy elevadoseguramente no transmitir el
mensaje. Por ejemplo, si se requiere que todo el personal
seainformado sobre pautas para incentivar el automantenimiento es
recomendable presentar slola informacin ms importante en forma
breve, destacando los puntos ms significativos, paralo cual se
puede cambiar el estilo de la letra o sealar con resaltador.
Varios escenarios de comunicacin que pueden resultar tiles
incluyen: Comunicacin por parte de la gerencia sobre el estado del
mantenimiento en laempresa Reuniones informativas y otras
reuniones, como por ejemplo aquellas para darreconocimientos a los
logros Tableros de noticias, peridicos y revistas internas Encuesta
a los empleados Procedimientos para presentar sugerencias
Es evidente que esta lista no es exhaustiva. Una empresa puede
adaptar el esquema decomunicaciones de acuerdo con su cultura, su
magnitud y, en general, sus caractersticaspropias, con el fin de
cumplir con sus necesidades especficas.
4.4. DOCUMENTOS Y SU CONTROL38El control de la documentacin es
importante ya que a travs de este: Se elaboran procedimientos
documentados para cumplir con el programa y lasoperaciones de
mantenimiento necesarias. Se garantiza que el personal con
responsabilidad en las actividades demantenimiento posea la
informacin correcta.Se garantiza que el personal involucrado en las
actividades de mantenimientosabe donde se guardan los documentos.
4
J38
Es conveniente que la empresa defina claramente la documentacin
necesaria, incluyendo losregistros pertinentes, para establecer,
implementar y mantener un programa demantenimiento. Las operaciones
de mantenimiento se deben definir y documentarapropiadamente, y
actualizar cuando sea necesario.La naturaleza de la documentacin
puede variar dependiendo del tipo y la complejidad de laempresa. En
los casos en que la empresa disponga de un Sistema de Gestin de la
Calidad y/ode un Sistema de Gestin Ambiental, la documentacin del
programa de mantenimientodebera estar integrada con la estructura
documental de estos sistemas. Para la generacin,uso y control de la
documentacin debera tenerse en cuenta los siguientes criterios:S
FuncionalidadS Facilidad de uso Recursos necesariosS Requisitos
actuales y futurosS Estudiar la forma como otras empresas
documentan el mantenimientoS Acceso inmediato para el personal de
la empresaExisten dos tipos de documentos sobre los cuales se debe
hacer nfasis: Procedimientosdocumentados y Registros.Los
procedimientos documentados indican la forma de llevar a cabo una
actividad o unproceso. Los procedimientos documentados de las
operaciones de mantenimiento son la basepara el entrenamiento a la
vez que sirven como fuente de consulta y de patrn de
verificacin.
Al elaborar un procedimiento se deben responder las siguientes
preguntas:S qu se debe hacer?S Por qu es necesario hacerlo?S cmo
hacerlo?S cundo hacerlo?S dnde hacerlo?S quin debe hacerlo?S con qu
recursos se cuenta para hacerlo?En la Tabla 5.2 se presenta un
ejemplo de un procedimiento para la operacin demantenimiento de
revisin de correas.Los registros son documentos que presentan
resultados obtenidos o presentan evidencia deactividades
desempeadas. Usualmente son formatos diligenciados por trabajadores
perotambin pueden ser informes escritos a cualquier nivel de la
organizacin. Por lo anterior, en unprograma de mantenimiento los
registros son la evidencia o prueba de las actividadesejecutadas y
en ltimas del estado del programa.41Al mismo tiempo, debido a la
relevancia de los registros su manejo eficaz es esencial para
laimplementacin del programa, por tanto deben protegerse
debidamente para evitar deterioro oprdida, ubicarse de acuerdo a un
orden numrico o cronolgico y archivarse apropiadamentede manera que
estn disponibles para toma de decisiones, o para elaboracin de
informes deseguimiento e indicadores de desempeo.En la Figura 4.4
se presenta un diagrama de flujo que sirve de ejemplo sobre la
manera en quedeben generarse y controlarse los procedimientos. Tal
y como se observa en esta figura elprimer paso es elaborar el
procedimiento el cual es revisado y aprobado por un superior (jefe
derea por ejemplo) para verificar que lo que est escrito es lo que
"se debe hacer". Una vezrevisado y aprobado se debe identificar y
distribuir para que est disponible en los sitios dondese utilice.
Si el procedimiento reemplaza a una versin anterior, esta debera
destruirse paraevitar confusiones o desinformacin, o conservarse
pero identificndolo apropiadamente como"documento obsoleto". Se
debe verificar que los procedimientos se conserven en
buenascondiciones, limpios y sobre todo legibles; cuando los
documentos se encuentren en malestado es conveniente reemplazarlos
por una copia en buenas condiciones. Peridicamente ocuando haya
cambios en las actividades o condiciones se debe evaluar si se
requiere actualizaro modificar el procedimiento; en tal caso se
debe proponer el cambio y pasarlo a reaprobacin.Los documentos
externos que hagan parte de la documentacin del mantenimiento
tambindeberan controlarse en forma similar. Estos documentos
incluyen los procedimientos a seguirsolicitados por clientes, los
requisitos legales emanados de la autoridad ambiental o losmanuales
de mantenimiento suministrados por proveedores
Figura 4.4.Diagrama de flujo del control de documentos41
[Identificar fechay vigencia
nor
si C(
