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LUSOINFO – Sistemas de Informação, Lda
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Manual
FORMAÇÕES MODULARES CERTIFICADAS
Curso: Gestão e Administração
UFCD: 0594 Administração das organizações
Formador(a): Daniel Azevedo
Acção de Formação Financiada pelo FSE e Estado Português
Janeiro/2013
LUSOINFO – Sistemas de Informação, Lda
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ÍNDICE
Objetivos ___________________________________________________________________ 4
1. Conceito de EMPRESA _____________________________________________________ 5
2. A EMPRESA é um Sistema _________________________________________________ 5
3. … e interage com outros Sistemas ____________________________________________ 5
4. Características da EMPRESA _______________________________________________ 6
4.1. - Unidade Económica de Produção _________________________________________________ 6
4.2. - Unidade de Decisão, Planeamento e Controlo _______________________________________ 6
4.3. - Unidade Financeira ____________________________________________________________ 6
4.4. - Organização Social ____________________________________________________________ 6
4.5. - A Empresa produz para Vender __________________________________________________ 6
4.6. - É orientada para o Lucro________________________________________________________ 6
4.7. - A Empresa assume Riscos (maior Risco -> maior Lucro/Prejuízo) _____________________ 6
4.8. - A Empresa tem um Património ___________________________________________________ 6
4.9. - Tem natureza Dinâmica ________________________________________________________ 6
5. Organograma Funcional ____________________________________________________ 7
6. Nível Institucional vs Operacional ____________________________________________ 8
7. Variáveis do Ambiente _____________________________________________________ 9
8. O Ciclo da Gestão _________________________________________________________ 9
8.1. Planear ______________________________________________________________________ 9
8.2. Organizar ____________________________________________________________________ 9
8.3. Dirigir _______________________________________________________________________ 9
8.4. Controlar _____________________________________________________________________ 9
8.5. Retroacção ___________________________________________________________________ 9
9. Planeamento Empresarial (gestão estratégica) _________________________________ 10
9.1. Missão ______________________________________________________________________ 11
9.2. Objectivos ___________________________________________________________________ 11
9.3. Estratégia ___________________________________________________________________ 11
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9.4. Políticas _____________________________________________________________________ 11
9.5. Procedimentos e Regras ________________________________________________________ 11
9.6. Planos Operacionais ___________________________________________________________ 11
9.7. Orçamentos __________________________________________________________________ 11
10. Análise do ambiente geral _________________________________________________ 12
10.1. Factores sócio-culturais: _______________________________________________________ 12
10.2. Económico-industriais: ________________________________________________________ 12
10.3. Tecnológicos: _______________________________________________________________ 12
10.4. Político-legais: ______________________________________________________________ 12
11. Análise do ambiente específico _____________________________________________ 13
12. Diagnóstico interno ______________________________________________________ 13
13. Eficiência e Eficácia ______________________________________________________ 14
14. Recursos das Empresas ___________________________________________________ 14
14.1. Materiais e físicos ____________________________________________________________ 14
14.2. Financeiros _________________________________________________________________ 14
14.3. Humanos ___________________________________________________________________ 14
14.4. De Mercado _________________________________________________________________ 15
14.5. Administrativos e Sistemas de Informação _________________________________________ 15
15. Ciclo Económico da EMPRESA ____________________________________________ 15
16. Dimensão das Empresas - vantagens/desvantagens das grandes Empresas _________ 16
17. Especificidades das PME’s ________________________________________________ 16
18. Classificação das Empresas ________________________________________________ 17
18.1. Critério Jurídico _____________________________________________________________ 17
18.2. Critério Geográfico ___________________________________________________________ 17
18.3. Critério Titularidade do Capital _________________________________________________ 17
18.4. Critério Sectores de Actividade _________________________________________________ 17
18.5. Critério Indicadores de Gestão __________________________________________________ 18
Bibliografia ________________________________________________________________ 19
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OBJETIVOS
Reconhecer a necessidade da coordenação numa organização
Identificar a organização como um sistema complexo e a administração como
atividade dinamizadora da organização
Identificar as funções de gestão
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1. CONCEITO DE EMPRESA
Conjunto de actividades humanas colectivas
organizadas por um centro gestor
que adapta constantemente os meios disponíveis aos objectivos
produzindo bens e/ou serviços
com vista à maximização do lucro
2. A EMPRESA É UM SISTEMA
Entradas
• Materiais
• Capital
• Trabalho
• Informação
Operação ou Processamento
Saídas
• Materiais
• Serviços
• Informação
3. … E INTERAGE COM OUTROS SISTEMAS
EMPREGO
FORNECEDORES
CLIENTES
FINANCIADORES
ESTADO
...
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4. CARACTERÍSTICAS DA EMPRESA
4.1. - Unidade Económica de Produção
Combina um conjunto de factores económicos segundo a acção planeada pelo
empresário
Para isso, tem de possuir uma estrutura interna ou uma organização entre os
seus elementos
4.2. - Unidade de Decisão, Planeamento e Controlo
A sua acção prossegue determinados fins ou metas que servem de base à
definição de objectivos
Desenvolve funções com base na sua estrutura e objectivos
Aprovisionamentos
Produção
Comercialização
Recursos Humanos
Etc
4.3. - Unidade Financeira
Propriedade de meios de produção
Estrutura Financeira
Aberta ao mercado de Capitais
4.4. - Organização Social
Conjunto de pessoas que se relacionam formal e informalmente com motivações
e comportamentos diversos
Deverá ser capaz de combinar os objectivos de cada um com os objectivos da
Empresa
4.5. - A Empresa produz para Vender
4.6. - É orientada para o Lucro
4.7. - A Empresa assume Riscos (maior Risco -> maior Lucro/Prejuízo)
4.8. - A Empresa tem um Património
4.9. - Tem natureza Dinâmica
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5. ORGANOGRAMA FUNCIONAL
Administração
Compras Produção Vendas Recursos
Humanos
Gestão
Financeira
Administração
Recursos Materiais Produção
Vendas Encomendas e
Compras
Aprovisionamentos
Recursos
Humanos
Gestão
Financeira
Marketing Sistemas de
Informação
Estudos de
merrcado
Controlo de Gestão Assessoria de Gestão
Recepção de
Materiais
Gestão de Stocks
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6. NÍVEL INSTITUCIONAL VS OPERACIONAL
Nível da Empresa Tipo de Sub-sistema Características
Operacional Sub-sistema Fechado Certeza e previsibilidade, planeamento e
controlo
... ... ...
Institucional Sub-sistema Aberto Incerteza e imprevisibilidade, dependência
do ambiente externo
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7. VARIÁVEIS DO AMBIENTE
8. O CICLO DA GESTÃO
8.1. Planear - Definir o rumo da Empresa, o que se pretende atingir (objectivos), e como
lá chegar (estratégia)
8.2. Organizar - Que funções desempenha cada colaborador e como se relacionam,
vertical e horizontalmente
8.3. Dirigir - Actuar de forma a conseguir um desempenho dos colaboradores que
permita atingir os objectivos da empresa
8.4. Controlar - Vigiar o cumprimento dos objectivos, compreender os desvios, e tomar
medidas correctivas
8.5. Retroacção – Replanear, ajustar a organização e direcção e manter o controlo
Ambiente de
tarefa
Fornecedores
Grupos regulamentares
Concorrentes
Clientes
EMPRESA
Variáveis
legais
Variáveis
políticas
Variáveis
tecnológicas
Variáveis
económicas Variáveis demográficas
Variáveis
sociais
Variáveis
ecológicas
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9. PLANEAMENTO EMPRESARIAL (GESTÃO ESTRATÉGICA)
Identificação da Missão da empresa
Definição dos Objectivos
Análise do ambiente, ameaças e oportunidades
Diagnóstico interno, identificando pontos fortes e pontos fracos
Escolha da estratégia
Missão e Objectivos
Ambiente geral
Ambiente específico
Diagnóstico interno
Estratégias alternativas
Escolha estratégica
Implantação organizacional
Implantação comportamental
Controlo
retroac
ção
análise e diagnóstico
escolha estratégica
Implantação da estratégia
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9.1. Missão
Identifica uma visão, um ideal comum para toda a Organização. É expressa de forma
qualitativa
9.2. Objectivos
Resultados que a Empresa pretende atingir e que concretizam a Missão. Expressam-se
de forma quantitativa.
9.3. Estratégia
Decisão sobre onde e como aplicar os recursos por forma a atingir os Objectivos.
Orientação geral a dar às decisões. Enquadra os raciocínios e decisões da Empresa.
Tem expressão qualitativa.
9.4. Políticas
Princípios de actuação que orientam a gestão corrente. Não devem ser inflexiveis, senão
tornam-se Regras.
9.5. Procedimentos e Regras
Estabelecem formas de guiar a acção, detalhando como cada tarefa deve ser executada.
Definem que acção deve ser tomada numa dada situação. Os Procedimentos podem ser
encarados como uma série de Regras.
9.6. Planos Operacionais
Seguem-se à estratégia e suportam a preparação dos Orçamentos. Podem implicar o
ajuste da Estratégia e dos Objectivos
9.7. Orçamentos
Definem numericamente (tempo, quantidades e /ou valores) os resultados esperados.
Quantificam os Planos Operacionais. Suportam o controlo de desvios. Podem variar no
tempo de forma considerável.
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10. ANÁLISE DO AMBIENTE GERAL
10.1. Factores sócio-culturais:
a) Mercado de trabalho, dificuldades de recrutamento, inflação/deflação de
ordenados, trabalho temporário
b) Conflitualidade social
c) Actuação dos sindicatos
d) Grupos sociais, étnicos e religiosos
e) Valores, atitudes, normas de vida, cultura da sociedade
f) Instituições e legislação de protecção ao cosumidor
10.2. Económico-industriais:
a) Valor e evolução do PIB
b) Tendência da taxa de inflação
c) Índices de produtividade
d) Balança Comercial
e) Política industrial
f) Poder de compra do consumidor e sua distribuição regional e por grupos sociais
10.3. Tecnológicos:
a) Política de investigação e desenvolvimento
b) Processos e métodos produtivos
c) Novas tecnologias que podem fazer surgir concorrentes imprevistos
d) Conhecimentos científicos e técnicos
e) Infraestruturas científicas
10.4. Político-legais:
a) Situação política
b) Constituição
c) Política económica
d) Legislação económica
e) Legislação administrativa
f) Legislação fiscal e laboral
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11. ANÁLISE DO AMBIENTE ESPECÍFICO
Conjunto de factores externos à empresa que afectam próxima e directamente a
actividade
Os Consumidores caracterização e segmentação
Os Concorrentes: explorar falhas e identificar ameaças
O Sector: características da procura e da oferta
12. DIAGNÓSTICO INTERNO
Identificação das competências distintivas face à concorrência
a) Análise histórica da estratégia da empresa. Evidenciar competências, recursos, estilo
de gestão, vocação tendencial.
b) Análise do seu desempenho. Análise de indicadores de lucro, lucro por acção, retorno
do investimento, volume de vendas e quota de mercado
c) Estrutura económica e recursos existentes. Idade e ciclo de vida da empresa, campo
de actividade, monoprodutora/multiprodutora, grau de tecnologia, capital intensivo, mão-
de-obra intensiva, monomercado/multimercado, âmbito local, regional, internacional.
d) Localização, acesso às matérias, à mão-de-obra, aos consumidores
e) Dimensão da empresa face ao sector
f) Estrutura jurídica, organizativa, flexibilidade, linhas de autoridade e comunicação
g) Qualidade do sistema de informação e tipo de controlo
i) Organização, qualidade e agressividade do seu Marketing. Quota de mercado,
qualidade do mix global, inovação e liderança de produtos novos, patentes, embalagens,
estratégia de preços, qualidade da força de vendas, publicidade e promoções, assistência
pós-venda, distribuição, satisfação de clientes.
j) Investigação e desenvolvimento
k) Estrutura financeira, recursos, custo do capital, benefícios fiscais, planeamento
financeiro e orçamentação, política de avaliação patrimonial
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l) Estrutura industrial. Qualidade do pessoal, adequação e idade dos equipamentos,
organização da produção, manutenção, qualidade e adequação das instalações, controlo
de existências.
13. EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
Eficiência tem a ver com a forma como se utilizam os recursos e como se definem as
tarefas
Eficácia tem a ver com a avaliação dos resultados, até que ponto foram cumpridos os
objectivos
14. RECURSOS DAS EMPRESAS
14.1. Materiais e físicos
Edifícios e terrenos
Máquinas e equipamentos
Instalações
Matérias-primas
Materiais
Tecnologia de produção
14.2. Financeiros
Capital
Fluxo de dinheiro
Crédito
Receita
Financiamentos
Investimentos
14.3. Humanos
Directores
Gerentes
Chefes
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Supervisores
Funcionários
Operários
Técnicos
14.4. De Mercado
Clientes
Consumidores finais
Representantes
14.5. Administrativos e Sistemas de Informação
Informação
Planeamento
Organização
Direcção
Controlo
15. CICLO ECONÓMICO DA EMPRESA
Movimentos Internos
Aquisição de Meios
de Produção
Processo de
Produção Armazenagem de Produtos
Comercialização de Produtos
Recursos Financeios
Cobrança
s
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16. DIMENSÃO DAS EMPRESAS - VANTAGENS/DESVANTAGENS DAS GRANDES
EMPRESAS
Vantagens
Economias de escala
Maior especialização
Maior poder de negociação
Maior poder de previsão
Facilidade de recurso ao crédito
Maior controlo do mercado
...
Desvantagens
Baixa flexibilidade
Elevados custos fixos
Complexidade de gestão
...
17. ESPECIFICIDADES DAS PME’S
Maior sensação de vulnerabilidade, induzindo atitude humilde e de atenção
sistemática ao contexto onde se insere
Reduzida diversificação em produtos e mercados
Proximidade com os clientes conseguindo maior sensibilidade para as suas
necessidades
Estrutura organizacional leve e de fácil interacção pessoal
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18. CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS
18.1. Critério Jurídico
Atende às responsabilidades civis e comerciais, direitos e obrigações dos sócios
Unipessoal
Sociedade por quotas
Sociedade anónima
Sociedade gestora de participações
outras...
18.2. Critério Geográfico
Atende à distribuição regional das empresas, normalmente distritos ou regiões
Norte, Centro, Sul
Distritos (Porto, Braga, Vila Real, etc)
Vale do Ave, Zona metropolitana do Porto, etc
outras...
18.3. Critério Titularidade do Capital
Atende à gestão e natureza dos proprietários
Públicas “puras” (criadas pelo Estado)
Nacionalizadas
Intervencionadas
Cooperativas
Mistas
Privadas
18.4. Critério Sectores de Actividade
Atende à natureza e origem dos produtos fabricados ou dos serviços prestados
Sector Primário (agrícolas, silvícolas, pesca, pecuária e indústrias extractivas)
Sector Secundário (indústria transformadora, gás, construção civil)
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Sector Terciário (comércio, transportes, seguros, bancos, leasing, serviços
diversos, etc)
18.5. Critério Indicadores de Gestão
Atende aos valores de rácios das Empresas
Volume de Negócios
Rentabilidade
Produtividade
Custos por Funcionário
Rotatividade
...
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BIBLIOGRAFIA
Gestão Estratégica, Enfrentar a Mudança, Luís Cardoso, IAPMEI
O Controlo de Gestão ao Serviço da Estratégia e dos Gestores, Hugues Jordan, João
Carvalho Neves, José Azevedo Rodrigues, CIFAG
A Gestão de Stocks, Pierre Zermati, Editorial Presença
Guia do Recrutamento e Qualificação dos Recursos Humanos, Cadernos ATP
Qualidade, Ambiente e Segurança, Cadernos ATP
Artigos de imprensa