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Alcance: Proceso E. Atención al Ciudadano Proceso H. Gestión del Talento Humano Proceso C. Gestión de la Cobertura Proceso D. Calidad del Servicio Educativo
Gobernación de Arauca Secretaría de Educación
MANUAL PMI
“Es Hora de Resultados”
Calle 20 Carrera 21 Esquina, 1er Piso - Tel. 885 33 82 Ext. 125 Arauca – Arauca (Colombia). e-mail: [email protected].
Este manual será su guía para acceder al Sistema de Información de Gestión de la Calidad del
Educativa - SIGCE -, el cual le permitirá como usuario representante del Ministerio de
Educación Nacional, Secretaría de Educación ó Establecimiento Educativo, ingresar y actualizar
la información relacionada con la calidad educativa de la Entidad a la cual representa,
facilitando así la generación de estrategias que contribuyan al mejoramiento continuo de la
calidad de la educación.
Una vez haya ingresado al portal del Sistema de Información de Gestión de la Calidad Educativa, debe ingresar la información de usuario y password asignados y haga clic en Aceptar. Si estos datos son correctos, el sistema lo llevará a la página de inicio del sistema.
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Si usted se ha autenticado como usuario de alguna Secretaría de Educación (SE), en la
pantalla de inicio del Sistema podrá observar los diferentes módulos del SIGCE ofrecidos para
este tipo de usuario, cada uno identificado mediante un dibujo. Para ingresar a cualquiera de los
módulos disponibles usted puede hacerlo mediante un clic en el gráfico correspondiente
Ha decidido ingresar al módulo de Plan de Mejoramiento Institucional - PMI Si se tiene en cuenta que el principal reto que enfrentan las instituciones educativas es asegurar su mejoramiento continuo, expresado en el fortalecimiento de los procesos inherentes a la prestación del servicio educativo y de sus resultados, representados en mejores condiciones de acceso y calidad de los aprendizajes de los estudiantes; el Módulo de PMI se constituye en uno de los principales aportes del SIGCE a la institución educativa.
Este Módulo recoge y opera los diferentes aspectos establecidos por el Ministerio de Educación
Nacional como garantes del mejoramiento continuo, y presentados a la comunidad educativa
en el documento “Guía para la auto evaluación Institucional y La Elaboración de Planes de
Mejoramiento”. La tabla siguiente resume los principales aspectos tenidos en cuenta por el
MEN.
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PRIMERA ETAPA: AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL 1. Revisión de la identidad institucional
2. Evaluación de cada una de las áreas de gestión
3. Elaboración del perfil institucional
4. Establecimiento de las fortalezas y oportunidades de mejoramiento. SEGUNDA ETAPA: ELABORACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO 1. Formulación de los objetivo
2. Formulación de las metas
3. Definición de indicadores de resultados
4. Definición de las actividades y de sus responsables
5. Elaboración del cronograma de actividades
6. Definición de los recursos necesarios para la ejecución del plan de mejoramiento
7. Divulgación del plan de mejoramiento a la comunidad educativa. TERCERA ETAPA: SEGUIMIENTO Y EVALUACION 1. Montaje del sistema de seguimiento
2. Revisión del cumplimiento de los objetivos y metas del plan de mejoramiento
3. Evaluación del plan de mejoramiento
4. Comunicación de los resultados de la evaluación del plan de mejoramiento
Luego de haber ingresado al módulo el sistema le muestra un menú desplegable
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Este menú podrá ser desplegado haciendo clic en la flecha amarilla o pasando el cursor por
alguna de las opciones. El módulo PEI ofrece distintas opciones para cada uno de los usuarios,
en el caso de la Secretaria de Educación brinda: PARÁMETROS, PROCESOS y CONSULTAS.
: Registrar periodo de modificación del PMI
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Al dar clic en esta opción de la lista, el sistema despliega la siguiente pantalla:
Aquí el usuario definirá la fecha mínima y fecha máxima para hacer las modificaciones
requeridas para el PMI. Una vez definidas estas fechas, se pulsa el botón “Guardar” para no
perder los cambios, el sistema así mismo permite suprimir pulsando el botón “Eliminar”, si se
solicita eliminar el sistema despliega el siguiente mensaje
Es importante tener en cuenta que el sistema valida que la fecha máxima de modificación del
PMI debe ser mayor o igual a la fecha mínima
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Registrar estrategia de calidad asociada a la acción
Luego de diligenciar la información correspondiente (no es obligatorio ingresar parámetros para
generar la consulta), se da clic en “Consultar”, logrando así que el sistema muestre una
pantalla similar a la siguiente
El sistema permite modificar un registro pulsando el ícono , agregar un nuevo registro
pulsando el botón “Agregar Nuevo Registro” como se mostrará a continuación, de igual forma
permite volver a la pantalla anterior pulsando el botón “Volver”.
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Si requiere Agregar Nuevo Registro el sistema muestra la siguiente pantalla:
Una vez sea diligenciada la información solicitada por el sistema, debe pulsa el botón "Guardar" para no perder los cambios, o puede utilizar "Volver" para regresar a la pantalla anterior sin guardar ningún registro. Como se mencionó anteriormente el sistema permite Modificar un registro pulsando el ícono. Al solicitar la modificación de algún registro específico, el sistema despliega la pantalla según el estado en el que se encuentre éste, como se muestra a continuación
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Para este estado el sistema permite modificar la información, una vez actualizada se pulsa el
botón “Guardar” para no perder los cambios. El sistema a su vez permite habilitar el registro
pulsando el botón de Candado, suprimir pulsando el botón “Eliminar” y regresar a la pantalla
anterior pulsando “Volver”.
Una vez realizada la operación de crear, modificar, eliminar, habilitar y/o deshabilitar de forma
correcta en el sistema, éste despliega un mensaje de Proceso Exitoso, como se muestra en la
siguiente pantalla
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PROCESOS Dentro de los Procesos del PMI se encuentra una opción que le permitirá interactuar en el
sistema con las necesidades requeridas: Experiencias Significativas Identificadas
Experiencias Significativas Identificadas Cuando seleccione la segunda opción de Experiencias Significativas Identificadas visualizará la
siguiente pantalla
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Encargado del sistema de Acompañamiento:
Al seleccionar esta opción se diligencian los datos requeridos por el sistema, se puede guardar
o eliminar la información.
Equipo de evaluación:
Al hacer clic en Equipo de evaluación, verá si ya tiene evaluadores registrados, modificar su
información o agregar un nuevo registro. Cuando se agregue un registro o se modifique, el
sistema nos mostrará una imagen como la que está a continuación:
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Experiencias Significativas Identificadas : En Experiencias Significativas Identificadas el sistema nos muestra la información que ya está
registrada (en caso de haberla) y nos permitirá modificarla o agregar un nuevo registro
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En los casos que se quiera modificar un registro o agregar uno nuevo, el sistema nos
presentará una imagen como la que está a continuación
CONSULTAS PMI Dentro de Reportes del PMI puede encontrar opciones que le permiten interactuar con el
sistema: Consulta integral PMI, Consulta integral Etnoeducación PMI, Consulta Experiencia
Significativas Reportes Experiencias significativas.
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Consulta integral PMI
Al hacer clic en Reportes PMI, el sistema le muestra la siguiente pantalla
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Consulta PMI EE En la consulta integral podrá encontrará un resumen de la información para cada uno de los
módulos del PMI y podrá hacer consultas específicas sobre los EE que hacen parte de la
secretaria.
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De la misma manera en la consulta integral Etnoeducación, podrá acceder a la información
respectiva para los EE con proyectos etnoeducactivos y encontrará una imagen como la que está
a continuación:
El sistema permite exportar las tablas y la gráfica en un formato PDF o EXCEL, o Imprimir
pulsando el ícono de la impresora. También puede regresar a la pantalla anterior, pulsando el
botón “Volver”
Consulta Experiencia Significativa
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Cuando seleccione la opción de Consulta Experiencia Significativa visualizará la siguiente pantalla
Podrá ver a manera de consulta la información diligenciada en Procesos-Experiencias
Significativas Identificadas
Reporte Experiencias significativas
Cuando seleccione la opción de Reporte Experiencias significativas visualizará la siguiente
pantalla
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Después de seleccionar el EE y si definimos algún filtro de búsqueda, al hacer clic en Consultar el
sistema nos mostrará los resultados de la siguiente manera:
ÚLTIMA ETAPA De esta manera usted habrá recorrido las diferentes opciones que ofrece el Módulo PMI. Para
escoger otro módulo, solo tiene que dirigirse al vínculo INICIO, o si por el contrario desea
abandonar la sesión, diríjase a CERRAR SESIÓN
