Manual Administracion de Cartera Agentes · Cobranza Personal Revisión 7. Hay campos obligatorios que son: Fecha de fin, Hora de Inicio y (en el caso de actividades) Duración

PORTALGNP

Sistema de Administración

de Cartera

Manual para Agentes

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ÍNDICE OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................................................................... 3 DEFINICIÓN ................................................................................................................................................. 4 1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 5 2. ACCESO A ADMINISTRACIÓN DE CARTERA...................................................................................... 7 3. AGENDA.................................................................................................................................................. 8

3.1 Calendario ........................................................................................................................................ 9 3.2 Agregar nuevo registro................................................................................................................. 10 3.3 Modificar registros.......................................................................................................................... 17 3.4 Registro realizado........................................................................................................................... 20 3.5 Bitácora ........................................................................................................................................... 22 3.6 Resumen.......................................................................................................................................... 26

3.6.1 Recibos al cobro de los próximos 30 días ........................................................................... 27 3.6.2 Pólizas a renovar en los siguientes 30 días .......................................................................... 30 3.6.3 Pólizas de 1 a 30 días de vencidas ...................................................................................... 31 3.6.4 Pólizas de 31 a 90 días de vencidas .................................................................................... 32 3.6.5 Pólizas prospecto a considerar en los próximos 30 días................................................... 37

4. REPORTES............................................................................................................................................... 39 4.1 Análisis de Cartera......................................................................................................................... 40 4.2 Relación de Pólizas al Cobro y Renovación............................................................................. 42 4.4 Relación de Clientes ..................................................................................................................... 51

5. PROSPECTOS......................................................................................................................................... 53 6. CARTERA .............................................................................................................................................. 58

6.1 Contratantes................................................................................................................................... 59 6.2 Asegurados ..................................................................................................................................... 62 6.3 Pólizas............................................................................................................................................... 64

7. USOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CARTERA ................................................................. 67 7.1 Venta Cruzada (Cross sell) ........................................................................................................... 68 7.2 Actualización de pólizas (Up sell) ............................................................................................... 79 7.3 Desarrollo de Agentes. ................................................................................................................. 98

8. SOPORTE Y APOYO............................................................................................................................ 111

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OBJETIVO DEL MANUAL ...................................................................................................................................................................

El objetivo de este manual es darte a conocer la funcionalidad del sistema de Administración de Cartera, además de mostrarte la forma en que puedes navegar en esta herramienta. Con esta herramienta obtendrás el beneficio de estar trabajando en línea conectado a los sistemas de GNP, desde cualquier lugar en el que exista una conexión a Internet.

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DEFINICIÓN ...................................................................................................................................................................

El sistema de Administración de Cartera es una herramienta que permite a los Agentes, Direcciones de Agencia (DA’s) y Figuras de Práctica de Trabajo (FPT) llevar el control de su cartera (administrando pólizas de GNP y de otras compañías), garantizando tiempos de respuesta de acuerdo a los estándares definidos, a través de una funcionalidad sencilla y amigable. El sistema considera diferentes funcionalidades:

• Tiene una agenda donde podrás ingresar las tareas o actividades en un calendario para tener un control adecuado de tus eventos. Además, te mostrará información importante de tus actividades en alerta, pendientes del día; así como de tus actividades personales.

• Permite administrar la información de tus clientes de GNP y de otras compañías.

Para la información de clientes de otras compañías es posible de consultar, modificar y dar de alta nuevos registros y sólo podrás consultar la información de clientes de GNP.

• Muestra un resumen total de pólizas (Recibos al cobro de los próximos 30 días,

Pólizas a renovar en los siguientes 30 días, Pólizas de 1 a 30 días de vencidas, Pólizas de 31 a 90 días de vencidas y Pólizas Prospecto a considerar en los próximos 30 días).

• Cuenta con una serie de reportes de fácil manejo.

• Permite consultar información de clientes (Contratantes y Asegurados), así

como información de pólizas. ...................................................................................................................................................................

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1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................................................

En el sistema podrás encontrar la siguiente funcionalidad:

1. Calendario muestra el mes correspondiente a la fecha actual en que estás

ingresando a la aplicación. Con un fondo se diferencian los días donde hay tareas o actividades dadas de alta.

2. Resumen Total Pólizas muestra el total de pólizas que tienes conforme a las

siguientes categorías (tomando la fecha actual):

- Recibos al cobro de los próximos 30 días. - Pólizas a renovar en los siguientes 30 días. - Pólizas de 1 a 30 días de vencidas. - Pólizas de 31 a 90 días de vencidas. - Pólizas Prospecto a considerar en los próximos 30 días.

3. Resumen Alerta Actividades o Tareas muestra las actividades o tareas que elegiste como alerta para ese día, con una anticipación máxima de 30 días. Las alertas se muestran agrupadas por el día que correspondan las actividades o tareas, si existieran más de 5 actividades por día se mostrará una sección de paginación.

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4. Resumen Agenda pendiente muestra los pendientes que tienes a la fecha actual con actividades que no has realizado, este resumen se muestra agrupando las actividades de un mismo día y diferenciando cada uno de los días encontrados, si existieran más de 5 actividades por día se mostrará una sección de paginación.

5. Resumen Agenda del día muestra la agenda correspondiente a la fecha actual

en que estás entrando a la aplicación, si existieran más de 5 actividades en el día se mostrará una sección de paginación.

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2. ACCESO A ADMINISTRACIÓN DE CARTERA ...................................................................................................................................................................

El acceso será a través del portal ingresando tu clave única y contraseña.

1. Da clic en el menú Mi Desempeño y elige la opción Mis Ingresos.

2. Da clic en Administración de Cartera en la sección de Mis ingresos.

Ingresa tu clave única y contraseña.

Da clic

Da clic

Da clic

Da clic

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3. AGENDA ................................................................................................................................................................... Es la página de inicio de la aplicación y encontrarás los siguientes apartados:

• Calendario • Resumen • Alertas • Agenda pendiente • Agenda del día

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3.1 Calendario ...................................................................................................................................................................

1. Aparecerá un calendario del mes actual. Si los días muestran un fondo azul significa que tienen alguna tarea o actividad dada de alta. El calendario sólo muestra un mes a la vez, por lo que sí necesitas ver un mes en específico deberás utilizar las ligas laterales para desplazarte entre meses, la aplicación muestra los años anteriores y siguientes.

2. Para elegir un día en el calendario donde hayas dado de alta alguna tarea o actividad, das clic en el número y te mostrará una lista con el detalle de la agenda del día elegido. (ver punto 3.2 “agregar nuevo registro”)

Meses anteriores Meses siguientes

Días con actividad

Lista de tareas y actividades

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3.2 Agregar nuevo registro ...................................................................................................................................................................

1. Debes ubicarte en la página Inicial o en el menú Agenda seleccionar la opción Agenda Pendiente y del Día.

2. Da clic en el día en que deseas dar de alta un nuevo registro.

3. Da clic en el botón agregar nuevo registro.

4. Aparecerán los combo-box de Relacionado con y Asunto, (el combo-box de

Asunto se mostrará hasta que hayas seleccionado Relacionado con).

Da clic

Da clic

Da clic

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5. Selecciona uno de los valores del combo-box de Relacionado con y el combo de Asunto se activará para elegir algún valor, de acuerdo al valor seleccionado se presentará la sección de captura de una actividad o una tarea.

6. Elige el asunto.

Elige un valor

Elige un valor

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• Al pasar el cursor por el combo de asunto te aparece el siguiente mensaje:

• Las tareas no bloquearán la agenda, únicamente tendrán una hora de inicio sugerida. Las actividades sí bloquearán la agenda y mostrarán el campo de duración.

• Si seleccionas una hora de inicio de una actividad igual o dentro del tiempo

de duración de otra actividad existente el sistema te mostrará un alert-box indicando el error.

Las TAREAS que NO afectan agenda:

Cumpleaños Aniversario Felicitaciones Llamada Mail Nota

Las ACTIVIDADES que SI afectan agenda:

Cita Cobranza Personal Revisión

7. Hay campos obligatorios que son: Fecha de fin, Hora de Inicio y (en el caso de

actividades) Duración. La fecha de inicio aparecerá bloqueada dado que se ingresa a la agenda a través de un día en específico en el calendario.

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• Da clic en el botón de calendario para seleccionar una fecha de fin de la actividad. Aparecerá un pop up con el calendario, podrás desplazarte entre los meses con las ligas laterales.

• Posteriormente selecciona una hora de inicio del combo-box (se mostrará un catálogo de horas fijas de 06:00 hasta 23:30 en intervalos de 30 minutos).

• En caso de que sea una actividad deberás seleccionar una duración del combo-box (se mostrará un catálogo de rangos fijos que va desde los 30 min. hasta las 24 hrs. con incrementos de 30 minutos.)

Da clic Da clic

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8. Puedes ingresar los días de alarma en que deseas que te aparezca y avise de la actividad o tarea agenda en la página Inicial o Agenda Pendiente o del Día, o puedes elegir que se muestre el mismo día que se está agendando. (Si eliges la opción de alarma se permitirá un máximo de 30 días antes para el recordatorio.)

9. Tendrás que capturar información relacionada con la persona como teléfono, Email, dirección y alguna Descripción respecto a la Actividad o Tarea. Tienes la opción de llenar manualmente los datos o dar clic en el botón Buscar.

Da clic

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• Si das clic en el botón buscar aparecerá un pop up con los diferentes criterios de búsqueda (Código de cliente, Tipo de Persona, Apellido Paterno, Apellido Materno o Nombre.)

• Da clic en el botón Buscar, aparecerán los datos de la persona (código de

cliente, nombre, sexo y fecha de nacimiento.)

• Elige a la persona que estás buscando dando clic en la liga de su código de cliente. Esto hará que el nombre de la persona se llene automáticamente en el campo de “Cliente o Prospecto.” Aparecerá la siguiente pantalla:

Da clic

Da clic

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10. Una vez que termines de llenar los campos da clic en el botón Guardar Cambios y la actividad o tarea será guardada en la agenda del día correspondiente.

Aparecerá el siguiente mensaje:

Podrás Modificar la actividad, borrarla, actualizar la bitácora o agregar otra actividad o tarea si la seleccionas y das clic en el botón correspondiente.

Da clic

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3.3 Modificar registros ...................................................................................................................................................................

En el caso que desees realizar algún cambio a una Tarea o Actividad dada de alta lo puedes hacer siguiendo estos pasos:

1. Selecciona el radio-set de la tarea o actividad que se quiere modificar. 2. Da clic en el botón Modificar.

Aparecerá la siguiente pantalla:

Da clic Selecciona

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3. La aplicación te mostrará la información referente a la actividad o tarea seleccionada. Te muestra la sección de los catálogos de Relacionado Con y Asunto, así como la sección del detalle de la actividad o tarea. Puedes modificar cualquier campo del detalle de la agenda.

4. Para modificar o dar de alta los datos de la bitácora relacionados a la actividad o tarea, dando clic en el botón Bitácora.

5. Selecciona la opción de Guardar Cambios y la actividad o tarea se

actualizará en la agenda del día correspondiente y se ocultará la sección de captura del detalle de la actividad o tarea y los combos de Relacionado con y Asunto.

Da clic

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Aparecerá el siguiente mensaje.

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3.4 Registro realizado ...................................................................................................................................................................

Una vez que hayas terminado una actividad podrás eliminarla de tu lista.

1. Selecciona la actividad realizada. 2. Da clic en el botón realizado.

Aparecerá el siguiente mensaje, da clic en aceptar.

Nota: La actividad se borra de tu agenda del día pero queda como histórico; la podrás consultar dando clic en el día que desees.

Da clic

Da clic

Selecciona la actividad

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Aparecerá el detalle de los eventos aunque estos hayan sido realizados.

IMPORTANTE: Las actividades que hayas ingresado aparecerán en la agenda del día, si no las finalizaste en el día correspondiente pasarán a la agenda pendiente. En alertas aparecerán las actividades que elegiste te fueran recordadas.

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3.5 Bitácora ...................................................................................................................................................................

En el caso que desees capturar observaciones en forma de bitácora relacionadas a una actividad o tarea de la agenda lo puedes hacer siguiendo estos pasos:

1. Lo puedes hacer de 3 formas:

a) Seleccionando el radio-set de alguna actividad o tarea que se

muestran en el resumen de la página inicial y dando clic en el botón Bitácora.

b) Seleccionando el radio-set de alguna actividad o tarea que se muestran en el resumen de la página de Detalle de la Agenda y elegir la opción Bitácora.

Selecciona

Da clic

Selecciona

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c) Y por último seleccionando el botón de Bitácora que se muestra en la

información detallada de una actividad o tarea y elegir la opción de modificar.

2. La página de bitácora se muestra en un pop-up con la siguiente información: • Un resumen con las observaciones registradas de la actividad o tarea

correspondiente. • Los botones: Modificar, Borrar, Agregar nuevo registro y Cerrar.


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4. Los campos de Fecha y Hora de Creación están bloqueados ya que es información del sistema, que corresponde al momento en que estás ingresando a la aplicación.

5. Debes capturar la Descripción, que es donde pondrás los hechos vinculados a esa Tarea o Actividad.

6. Da clic en el botón Guardar Cambios para que se actualice el resumen.

Capturar descripción

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7. Puedes seleccionar el botón de Cerrar para ocultar la ventana de la bitácora de la actividad o tarea correspondiente.

8. Para modificar una entrada de la bitácora, da clic en el botón Modificar. El sistema te mostrará el detalle de la bitácora con los datos que corresponden a la descripción elegida, permitiéndote modificar la descripción, sin embargo la fecha y hora de creación permanecerán como se almacenó la primera vez.

9. Si eliges la opción de Borrar el sistema te mostrará un alert-box solicitándote la confirmación de la eliminación.

10. Si seleccionas el botón de Cancelar el registro no se almacenará.

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3.6 Resumen ...................................................................................................................................................................

Muestra el total de pólizas que se tienen pendientes a considerar en las siguientes categorías (considerando la fecha actual):

• Recibos al cobro de los próximos 30 días (punto 3.6.1) • Pólizas a renovar en los siguientes 30 días (punto 3.6.2) • Pólizas de 1 a 30 días de vencidas (punto 3.6.3) • Pólizas de 31 a 90 días de vencidas (punto 3.6.4) • Pólizas Prospecto a considerar en los próximos 30 días (punto 3.6.5)

Para ver el detalle de cada categoría tienes que dar clic en el número del total de la categoría elegida o puedes ver este detalle desde el Menú Agenda, seleccionando la categoría deseada.

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3.6.1 Recibos al cobro de los próximos 30 días

Te mostrarán aquellas pólizas con recibos pendientes de pago y cuya fecha programada de cobro sea dentro de los próximos 30 días al día actual en que estás entrando a la aplicación. El sistema te muestra la página de pólizas a cobrar como auxiliar para que mantengas el control de este tipo de pólizas. Así mismo te muestra un calendario para el caso en el que desees agendar una actividad referente a este rubro. En esta pantalla encontrarás:

1. Calendario con el mes correspondiente a la fecha actual en que estás ingresando.

2. Un resumen mostrando el monto total a cobrar, diferenciado por tipo de moneda y ramo.

3. Resumen de las pólizas diferenciadas en tablas para los 4 ramos. Si no existieran pólizas a cobrar en una fecha correspondiente las tablas diferenciadas por ramo mostrarán un aviso informándote que no hay pólizas a cobrar a la fecha en ese ramo.

La información que puedes encontrar en el resumen de pólizas por ramo es: el número de póliza, nombre del contratante, Teléfono, Conducto de cobro, Monto del recibo, Moneda, Vencimiento del recibo, Inicio y Fin de Vigencia de la póliza. IMPORTANTE: Aplica para pólizas a cobrar en los próximos 30 días, pólizas en periodo de gracia y pólizas vencidas.

1. Calendario

3. Resumen de pólizas por ramo

2. Resumen de pólizas por monto

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En cada resumen por ramo:

- Si seleccionas el número de póliza y si es de GNP, la aplicación mostrará la página con el detalle de la información sólo para consultarla.

En esta pantalla encontrarás el botón “historial de pagos”.

Si das clic, te desplegará lo siguiente:

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Si deseas consultar el detalle, selecciona el combo-box y da clic en consultar. Se desplegará la siguiente pantalla:

Para finalizar la consulta da clic en el botón cerrar.

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3.6.2 Pólizas a renovar en los siguientes 30 días

Te mostrarán aquellas pólizas con estatus de período de gracia y su fecha de inicio de vigencia esté próxima a renovar dentro de los siguientes 30 días.

En esta pantalla encontrarás: 1. Calendario con el mes correspondiente a la fecha actual en que estás

ingresando. 2. Resumen de las pólizas diferenciadas en tablas para los 4 ramos. Si no

existieran pólizas, las tablas diferenciadas por ramo mostrarán un aviso informándote que no hay pólizas con estas características.

La información que puedes encontrar en el resumen de pólizas por ramo es: el número de póliza, nombre del contratante, Teléfono, Inicio de Vigencia y Fin de Vigencia.

1. Calendario


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3.6.3 Pólizas de 1 a 30 días de vencidas

Te mostrarán aquellas pólizas con estatus de período de gracia y su fecha de fin de vigencia esté entre hoy y 30 días antes. El sistema te muestra la página de pólizas vencidas que se encuentran en periodo de gracia de 30 días como auxiliar para que mantengas el control de este tipo de pólizas. Así mismo te muestra un calendario para el caso en el que desees agendar una actividad referente a este rubro.

En esta pantalla encontrarás:


4. Resumen de las pólizas diferenciadas en tablas para los 4 ramos. Si no existieran pólizas, las tablas diferenciadas por ramo mostrarán un aviso informándote que no hay pólizas con estas características.

La información que puedes encontrar en el resumen de pólizas por ramo es: el número de póliza, nombre del contratante, Teléfono, Estatus, Inicio de Vigencia y Fin de Vigencia.

1. Calendario


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3.6.4 Pólizas de 31 a 90 días de vencidas

Te mostrarán aquellas pólizas donde su estatus sea “Anulada” o “Cancelada por falta de Pago.” El sistema te muestra la página de pólizas vencidas como auxiliar para que mantengas el control de este tipo de pólizas. Así mismo te muestra un calendario para el caso en el que desees agendar una actividad referente a este rubro. En esta pantalla encontrarás:


2. Resumen de las pólizas diferenciadas en tablas para los 4 ramos. Si no existieran pólizas las tablas diferenciadas por ramo mostrarán un aviso informándote que no hay pólizas.

La información que puedes encontrar en el resumen de pólizas por ramo es: número de póliza, nombre del contratante, Estatus, Teléfono, Inicio de Vigencia y Fin de Vigencia.

1. Calendario


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Si seleccionas el número de póliza y es de otra compañía de seguros, la aplicación mostrará la página con el detalle de la información y podrás modificarla. Aparecerá la siguiente pantalla:

En esta pantalla podrás realizar los cambios que desees.

Si das clic en el botón “coberturas” aparecerá la siguiente pantalla:

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Si deseas agregar una cobertura da clic en el botón “agregar nueva cobertura a la póliza”. Se desplegará la siguiente información que deberás llenar.

Una vez que termines da clic en el botón guardar cambios. Nota: Si das clic en “limpiar” se borrará los datos que ingresaste para capturarlos nuevamente.

Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:

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También podrás agregar pólizas de los diferentes ramos, para contar con los datos necesarios en el momento que los requieras: Da clic en el botón “agregar póliza de vida”. (El botón hará referencia al ramo que estés consultando).

Aparecerá la siguiente pantalla, ingresa los datos.

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Da clic en “guardar cambios”.

Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:

- Si seleccionas el nombre del contratante la aplicación mostrará la página

con el detalle de la información sólo para consultarla.

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3.6.5 Pólizas prospecto a considerar en los próximos 30 días

Te mostrarán aquellas pólizas donde el prospecto de la fecha de fin de vigencia (capturada) esté entre hoy y 30 días más. Si existen más de 10 pólizas prospecto encontrarás el área de paginación. El sistema te muestra la página de pólizas prospecto como auxiliar para que mantengas el control de este tipo de pólizas. Así mismo te muestra un calendario para el caso en el que desees agendar la actividad referente a este rubro. El sistema te mostrará únicamente aquellas pólizas prospecto que hayas capturado con una fecha de fin de vigencia. Esta fecha es la que el sistema considerará para mostrar esta consulta. En esta pantalla encontrarás:

1. Calendario con el mes correspondiente a la fecha actual en que estás

ingresando. 2. Resumen de las pólizas diferenciadas en tablas para los 4 ramos. Si no

existieran pólizas a vencer en una fecha correspondiente las tablas diferenciadas por ramo mostrarán un aviso informándote que no hay pólizas a vencer a la fecha.

La información que puedes encontrar en el resumen de pólizas por ramo es: nombre de la compañía, nombre del cliente prospecto, Teléfono, Inicio de Vigencia y Fin de Vigencia tentativos.

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En cada resumen por ramo:

- Si seleccionas el nombre de la compañía que está haciendo la propuesta, la aplicación abrirá la página con la información de la póliza prospecto, donde podrás modificar o borrar cualquiera de las pólizas prospecto que ahí se encuentren, o podrás agregar alguna otra.

- Si seleccionas el nombre del contratante la aplicación mostrará la página con el detalle de la información sólo para consultarla si es un contratante de GNP, en caso de que sea un contratante de otra compañía sí podrás modificarlo.

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4. REPORTES ...................................................................................................................................................................

La pestaña reportes nos servirá para acceder a los diferentes reportes que podemos generar:

• Análisis de Cartera • Relación de Pólizas al Cobro y Renovación • Relación de Recibos • Relación de Clientes

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4.1 Análisis de Cartera Este reporte presenta un listado de los clientes que tienen contratadas una o más pólizas. El reporte se mostrará por cliente. Si el contratante tiene contratadas varias pólizas las mostrará agrupadas por ramo. La información que encontrarás en esta pantalla es:

1. Combo para elegir Compañía. 2. Tipo de cambio para pólizas en USD.

Los botones: Procesar y Exportar a Excel.

Se utiliza para que según los criterios que estás eligiendo te traiga la información solicitada.

Se utiliza para visualizar la información en Excel y poder guardarla.

Para realizar la consulta del reporte de Análisis de Cartera debes seguir los siguientes pasos:

1. Posiciónate en el menú Reportes y elige la opción Análisis de Cartera.

2. Da clic en el botón Procesar.

Se mostrará el número de pólizas que tiene el contratante, así como el monto de las mismas, lo anterior agrupado por ramo.

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3. Una vez que hayas obtenido el reporte deseado, oprime el botón Exportar a Excel, para hacer la exportación del reporte obtenido hacia Excel. La información se mostrará en una hoja de Excel, la cual podrás editar, imprimir y/o guardar el archivo.

- La descarga a excel puede variar dependiendo del sistema operativo

que utilices. - Si al dar clic en descarga a excel aparece el siguiente mensaje, te

recomendamos selecciones abrir y después guardes el archivo en tu equipo.

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4.2 Relación de Pólizas al Cobro y Renovación Esta opción presenta la siguiente lista de reportes que se puede generar. En la pantalla encontrarás lo siguiente:

1. Combo para elegir Compañía. 2. Combo para elegir Ramo. 3. Condiciones de la Póliza.

Los botones: Procesar y Exportar a Excel.

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Para realizar la consulta del reporte de Relación de pólizas debes seguir los siguientes pasos:

1. Posiciónate en el menú Reportes y elige la opción Relación de Pólizas al

Cobro y Renovación.

2. Si seleccionas algún ramo del combo-box sólo aparecerán las pólizas de ese ramo en específico. Si no seleccionas ningún ramo, aparecerán todas las pólizas relacionadas con ese reporte.

3. En este caso se eligió como condiciones a mostrar los Recibos al cobro de

los próximos 30 días. Da clic en el botón Procesar.

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Se mostrarán todas tus pólizas que tengan fecha de vigencia entre el rango que elegiste. Las pólizas aparecerán agrupadas por ramo.

Aparece: Resumen por monto del ramo (en pesos y dólares), Resumen de pólizas por ramo (se muestra póliza, contratante, teléfono, conducto cobro, monto del recibo, moneda, vencimiento del recibo, inicio de vigencia y fin de vigencia).

4. Si el reporte se obtuvo para todos los ramos, tienes la posibilidad de filtrar la

información, ya presentada en pantalla, por ramo. Para poder realizar esta acción se tiene el menú filtrados, con un combo-box para elegir algún ramo en específico, el sistema sólo mostrará la información del ramo que hayas seleccionado en el combo-box.

5. Una vez que hayas obtenido el reporte deseado, oprime el botón Exportar a Excel, para hacer la exportación del reporte. La información se mostrará en una hoja de Excel, la cual podrás editar, imprimir y/o guardar el archivo.

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- La descarga a excel puede variar dependiendo del sistema operativo que utilices.

- Si al dar clic en descarga a excel aparece el siguiente mensaje, te recomendamos selecciones abrir y después guardes el archivo en tu equipo.

Reporte de pólizas a renovar en los siguientes 30 días. Las columnas: Póliza, contratante, teléfono, inicio y fin de vigencia de la póliza.

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Reporte de 1 a 30 días de vencidas. Las columnas: Póliza, contratante, estatus, teléfono, inicio y fin de vigencia de la póliza.


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Reporte de pólizas prospecto a considerar en los próximos 30 días. Las columnas: Póliza, contratante, teléfono, inicio y fin de vigencia de la póliza.

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4.3 Relación de Recibos Este reporte te muestra las pólizas con recibos que cumplan ciertos criterios (fecha programada, compañía, ramo, tipo de cambio, estatus del recibo, contratante).

Para realizar la consulta del reporte de Relación de Recibos debes seguir los siguientes pasos:

1. Posiciónate en el menú Reportes y elige la opción Relación de Recibos.

2. Elige rango de fechas dando clic en el botón de calendario en los campos Desde y Hasta. Aparecerá un pop up con el calendario, podrás desplazarte entre meses con las ligas laterales.

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4. Captura el tipo de cambio para que las pólizas en USD se conviertan

automáticamente en M.N.


Se mostrarán todas tus pólizas que tengan recibos pendientes con fecha programada entre el rango que elegiste. Las pólizas aparecerán agrupadas por ramo.

Las columnas: Cliente, póliza, plan, vencimiento del recibo, renovación, prima anual, prima fraccionada, moneda y conducto de pago.

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Una vez que hayas obtenido el reporte deseado, oprime el botón Exportar a Excel, para hacer la exportación del reporte. La información se mostrará en una hoja de Excel, la cual podrás editar, imprimir y/o guardar el archivo.

- La descarga a excel puede variar dependiendo del sistema operativo que utilices.

- Si al dar clic en descarga a excel aparece el siguiente mensaje, te recomendamos selecciones abrir y después guardes el archivo en tu equipo.

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4.4 Relación de Clientes Este reporte te muestra por contratante información de pólizas que cumplan con los criterios especificados. Estas pólizas estarán agrupadas por ramo. Para realizar la consulta del reporte de relación de clientes debes seguir los siguientes pasos:

1. Posiciónate en el menú Reportes y elige la opción Relación de Clientes.

2. Elige rango de fechas en los campos Desde y Hasta, en el cual se debe

ubicar el fin de vigencia. Aparecerá un pop up con el calendario, podrás desplazarte entre meses con las ligas laterales.


El reporte que obtendrás será un detalle de contratantes y pólizas cuya fecha de inicio de vigencia esté en el rango establecido en el criterio. Las pólizas aparecerán agrupadas por ramo.

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Como información del contratante el reporte te mostrará: nombre, RFC, dirección, teléfonos y correo electrónico.

4. Una vez que hayas obtenido el reporte deseado, oprime el botón Exportar a Excel, para hacer la exportación del reporte obtenido hacia Excel. La información se mostrará en una hoja de Excel, la cual podrás editar, imprimir y/o guardar el archivo.

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5. PROSPECTOS ...................................................................................................................................................................

Esta funcionalidad te permitirá ingresar, borrar o modificar datos de personas consideradas como prospectos (posibles clientes).

En esta pantalla encontrarás lo siguiente:

1. Filtros para realizar búsqueda de prospectos (Código cliente, Tipo de persona, Apellido Paterno, Materno y Nombre.)

El botón: Buscar. Consulta de prospectos, debes seguir los siguientes pasos:

2. Capturar alguno de los campos de filtrado o dejarlos en blanco y dar clic al

botón de Buscar. La información que mostrará será código de cliente, nombre o razón social y columnas con o sin pólizas.

Captura

Da clic

Filtros

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3. Da clic en el número de cliente del prospecto del cual deseas ver la información a detalle. Puedes consultar o modificar su información.


4. Si hiciste algún cambio da clic en el botón Guardar cambios. Aparecerá el siguiente mensaje:

Da clic

Da clic

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Agregar un nuevo prospecto, debes seguir los siguientes pasos:

1. Da clic en el botón Agregar nuevo.


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2. Captura los datos requeridos (datos personales y domicilio personal.)

3. Da clic en el botón Guardar Cambios. Si no das clic la información capturada no se guardará en el sistema.

Aparecerá el siguiente mensaje:

Da clic

Da clic

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4. Si das clic en el botón de “Pólizas prospecto”, el sistema abre un pop up donde puedes consultar todas las pólizas prospecto que tiene la persona que seleccionaste. Puedes agregar una póliza prospecto y modificar o borrar las ya existentes.


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6. CARTERA ...................................................................................................................................................................

Esta funcionalidad te permite buscar y consultar únicamente la información de los contratantes, asegurados y pólizas. Si tienen pólizas con otras compañías puedes buscar, consultar, modificar y agregar contratantes, asegurados, pólizas y personas; y la información la tienes que alimentar tú como agente. La pestaña Cartera nos servirá para acceder a los diferentes consultas:

• Contratantes • Asegurados • Pólizas

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6.1 Contratantes El sistema te mostrará los contratantes que tienes relacionados como agente. En esta pantalla encontrarás lo siguiente: 1. Filtros para realizar búsqueda de contratantes (Código cliente, Tipo de

persona, Apellido Paterno, Materno y Nombre o Razón social.)

Los botones: Buscar.

Para llevar a cabo la búsqueda de contratantes debes seguir los siguientes pasos:

1. Posiciónate en el menú Cartera y selecciona Contratantes.

2. Captura el código de cliente o selecciona el tipo de persona y captura el nombre o razón social.

3. Da clic en el botón Buscar.

Captura

Da clic

Da clic

Filtros

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4. Da clic en el código de cliente para que te muestre la información completa del contratante que deseas.

Da clic

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5. Puedes modificar o actualizar la información del contratante.

6. Da clic en el botón Guardar cambios. 7. Si das clic en el botón “Limpiar” todos los campos se borrarán y podrás

capturar la información que desees. Para que respete la nueva información que capturaste debes dar clic al botón “Guardar cambios.”

Da clic

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6.2 Asegurados El sistema te mostrará los asegurados que tienes relacionados como agente. En esta pantalla encontrarás lo siguiente: 1. Filtros para realizar búsqueda de asegurados (Código cliente, Tipo de persona,

Apellido Paterno, Materno y Nombre o Razón Social.)

Los botones: Buscar

Para llevar a cabo la búsqueda de asegurados debes seguir los siguientes pasos:

1. Posiciónate en el menú Cartera y selecciona Asegurados.



Captura

Da clic

Da clic

Filtros

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4. Da clic en el código de cliente para que te muestre la información completa del asegurado que deseas.


Los botones: Pólizas y Festejos.

Da clic

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6.3 Pólizas El sistema te mostrará los asegurados que tienes relacionados como agente.

En la pantalla encontrarás lo siguiente: 1. Resumen de pólizas. 2. Filtros para realizar búsqueda de pólizas (Contratante, Asegurado, Ramo y

Compañía.)

Los botones: Buscar y Limpiar.

Filtros

Resumen de pólizas

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Búsqueda de pólizas, debes seguir los siguientes pasos:

1. Posiciónate en el menú Cartera y selecciona Pólizas.

2. Da clic en el botón “Buscar.” Puedes buscar pólizas por contratante o por asegurado.

3. Elige el ramo. Si eliges el check de “Todos” te mostrará las pólizas de todos los

ramos.

4. Selecciona la compañía de la cual deseas se muestren las pólizas. Si seleccionas la opción de “Todas” te mostrará las pólizas de todas las compañías.


Elige Selecciona

Da clic

Busca

Da clic

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7. USOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CARTERA ................................................................................................................................................................... Esta nueva herramienta te permitirá apoyar las estrategias de productividad que se dieron a conocer en el seminario de Cocoyoc 2007. Las estrategias dadas a conocer son las siguientes:

• Venta Cruzada (Cross-sell). • Actualización de pólizas (Up-sell). • Desarrollo de Agentes (noveles y consolidados).

A continuación listaremos la funcionalidad del sistema que te puede apoyar a desarrollar cada una de las estrategias de productividad.

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7.1 Venta Cruzada (Cross sell)

Objetivo:

Identificar los clientes prospectos a venderles un seguro en los ramos que aún no se tiene contratada una póliza.

Análisis de Cartera: Agrupa por contratante y ramo las pólizas que están vigentes.

Para realizar la consulta del reporte de Análisis de Cartera debes seguir los siguientes pasos:

1. Posiciónate en el menú Reportes y elige la opción Análisis de Cartera.


Se mostrará el número de pólizas que tiene el contratante, así como el monto de las mismas, lo anterior agrupado por ramo.

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Prospectos: Te permite capturar datos de personas (prospectos) de tu cartera para la venta de una nueva póliza.

1. Posiciónate en el menú Prospectos. 2. Pulsa el botón Agregar nuevo prospecto.

3. Captura la información. 4. Pulsa el botón Guardar cambios.

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5. Pasa al menú Agenda Pendiente y del Día.



7. Da clic en el botón Agregar nuevo registro.

Da clic

Da clic

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8. Aparecerán los combo-box de Relacionado con y Asunto, (el combo-box de Asunto se mostrará hasta que hayas seleccionado Relacionado con).

9. Selecciona uno de los valores del combo-box de Relacionado con y el combo de Asunto se activará para elegir algún valor, de acuerdo al valor seleccionado se presentará la sección de captura de una actividad o una tarea. Elegir relacionado con Prospecto y asunto Cita.

10. Captura la información y pulsa el botón Guardar cambios.


11. Selecciona el radio-set correspondiente a la cita que se muestra en el

resumen de la página inicial y da un clic en el botón Bitácora.

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12. La página de bitácora se muestra en un pop-up mostrando un resumen con

las observaciones registradas para la cita.



Selecciona

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Los campos de Fecha y Hora de Creación están bloqueados ya que es información del sistema, que corresponde al momento en que estás ingresando a la aplicación. 14. Debes capturar la Descripción, que es donde pondrás los hechos

vinculados a la cita.


Cartera: Esta funcionalidad te permite ver datos de un cliente/asegurado al cual se le desea vender otro seguro. Contratante: Número de cliente, nombres, apellidos, rfc, fecha de nacimiento, e-mail, sexo, curp, domicilio personal (Calle, colonia, estado, teléfono), otros domicilios (empresa: calle, número, estado, teléfono). Asegurado: Número de cliente, nombres, apellidos, rfc, fecha de nacimiento, e-mail, sexo, curp, domicilio personal (Calle, colonia, estado, teléfono), otros domicilios (empresa: calle, número, estado, teléfono).


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Para llevar a cabo la búsqueda de contratantes debes seguir los siguientes pasos:




Captura

Da clic

Da clic

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Da clic

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Da clic

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Captura

Da clic

Da clic

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Da clic

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7.2 Actualización de pólizas (Up sell)

Objetivo:

Identificar los clientes prospectos a actualizarles su póliza actual de vida individual.

Relación de Pólizas: Esta opción permite generar diferentes listados de pólizas.

Para realizar la consulta del reporte de Relación de pólizas debes seguir los siguientes pasos:

1. Posiciónate en el menú Reportes y elige la opción Relación de Pólizas al

Cobro y Renovación.

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Se mostrarán todas tus pólizas que tengan fecha de vigencia entre el rango que elegiste. Las pólizas aparecerán agrupadas por ramo.

Reporte de pólizas a renovar en los siguientes 30 días. Las columnas: Póliza, contratante, teléfono, inicio y fin de vigencia de la póliza.

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Reporte de pólizas prospecto a considerar en los próximos 30 días. Las columnas: Póliza, contratante, teléfono, inicio y fin de vigencia de la póliza.

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Relación de Clientes: Enlista por cliente las pólizas que actualmente tiene contratadas por ramo. Incluye una serie de información como lo son datos generales del cliente e información general de la póliza. Los datos que contiene este reporte son los siguientes: Contratante: nombre, dirección, teléfono, rfc, e-mail. Póliza: núm. póliza, forma d pago, fecha de inicio y fin de vigencia, descripción, suma asegurada, prima anual, prima fraccionada, conducto de cobro, plan.

Para realizar la consulta del reporte de relación de clientes debes seguir los siguientes pasos:

4. Posiciónate en el menú Reportes y elige la opción Relación de Clientes.

5. Elige rango de fechas en los campos Desde y Hasta. Aparecerá un pop up

con el calendario, podrás desplazarte entre meses con las ligas laterales.

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El reporte que obtendrás será de todos los contratantes que tengan una póliza y que tengan pagos programados entre la fecha Desde y Hasta. Las pólizas aparecerán agrupadas por ramo. Como información del contratante el reporte te mostrará: nombre, RFC, dirección, teléfonos y correo electrónico.

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Prospectos: Te permite capturar datos de personas (prospectos) para la actualización de una póliza de GNP.



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Da clic

Da clic

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Da clic

Selecciona

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Cartera: Te permite ver datos de un cliente/asegurado al cual se le desea actualizar una póliza. Se compone de los reportes:

• Contratantes • Asegurados • Pólizas

Los datos que se pueden ver en las consultas de Contratantes, Asegurados y Pólizas son los siguientes: Contratantes: Número de cliente, nombres, apellidos, rfc, fecha de nacimiento, e-mail, sexo, curp, domicilio personal (Calle, colonia, estado, teléfono), otros domicilios (empresa:: calle, número,, estado, teléfono). Asegurados: Número de cliente, nombres, apellidos, rfc, fecha de nacimiento, e-mail, sexo, curp, domicilio personal (Calle, colonia, estado, teléfono), otros domicilios (empresa:: calle, número, estado, teléfono). Pólizas: Nombre contratante, nombre asegurado, codigo de cliente (contratante/Asegurado), Año de la póliza, versión, moneda, prima anual, prima fraccionada, forma de pago, suma asegurada, fecha del pagado hasta. Para llevar a cabo la búsqueda de contratantes debes seguir los siguientes pasos:




Da clic

Da clic

Captura

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Da clic

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Da clic

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Captura

Da clic

Da clic

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Da clic

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Para llevar a cabo la búsqueda de pólizas debes seguir los siguientes pasos:



14. Elige el ramo. Si eliges el check de “Todos” te mostrará las pólizas de todos los

ramos.

15. Selecciona la compañía de la cual deseas se muestren las pólizas. Si seleccionas la opción de “Todas” te mostrará las pólizas de todas las compañías.


Elige Selecciona

Da clic

Busca

Da clic

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7.3 Desarrollo de Agentes.

Objetivo:

Identificar los Agentes a los cuales se supervisara de manera más estrecha sus resultados de ventas, conservación, cobranza, logro de bonos etc. Relación de Recibos: permite identificar por contratante la póliza, el plan, fecha de vencimiento, fecha de renovación, prima anual fraccionada, moneda y conducto de cobro.

Para realizar la consulta del reporte de Relación de Recibos debes seguir los siguientes pasos:

1. Posiciónate en el menú Reportes y elige la opción Relación de Recibos.

2. Elige rango de fechas dando clic en el botón de calendario en los campos Desde y Hasta. Aparecerá un pop up con el calendario, podrás desplazarte entre meses con las ligas laterales.

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4. Captura el tipo de cambio para que las pólizas en USD se conviertan

automáticamente en M.N.


Se mostrarán todas tus pólizas que tengan recibos pendientes con fecha programada entre el rango que elegiste. Las pólizas aparecerán agrupadas por ramo.

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Prospectos: Te permite capturar datos de personas (prospectos) para la venta de una póliza nueva en GNP.



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Da clic

Da clic

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Selecciona

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Los datos que se pueden ver en las consultas de Contratante, asegurado y póliza son los siguientes: Contratante: Número de cliente, nombres, apellidos, rfc, fecha de nacimiento, e-mail, sexo, curp, domicilio personal (Calle, colonia, estado, teléfono), otros domicilios (empresa: calle, número, estado, teléfono). Asegurado: Número de cliente, nombres, apellidos, rfc, fecha de nacimiento, e-mail, sexo, curp, domicilio personal (Calle, colonia, estado, teléfono), otros domicilios (empresa: calle, número, estado, teléfono). Póliza: Nombre contratante, nombre asegurado, código de cliente (contratante/Asegurado), Año de la póliza, versión, moneda, prima anual, prima fraccionada, forma de pago, suma asegurada, fecha del pagado hasta. Para llevar a cabo la búsqueda de contratantes debes seguir los siguientes pasos:




Captura

Da clic

Da clic

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Da clic

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Da clic

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Da clic

Da clic

Da clic

Captura

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Para llevar a cabo la búsqueda de pólizas debes seguir los siguientes pasos:



Elige Selecciona

Da clic

Busca

Da clic

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14. Elige el ramo. Si eliges el check de “Todos” te mostrará las pólizas de todos los ramos.

15. Selecciona la compañía de la cual deseas se muestren las pólizas. Si

seleccionas la opción de “Todas” te mostrará las pólizas de todas las compañías.



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8. SOPORTE Y APOYO ................................................................................................................................................................... Horario de Servicio: Lunes a Viernes de 07:30 a 20:00 horas Teléfonos: D.F. 5227 3966 LADA sin costo 01800 907 7500 Correo electrónico: [email protected]

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Manual Administracion de Cartera Agentes · Cobranza Personal Revisión 7. Hay campos obligatorios que son: Fecha de fin, Hora de Inicio y (en el caso de actividades) Duración