Manual Administrador Invesicres 63

Versión: 6

Edición: Abril 2004

Manual de administrador

invesicres Manual de administrador

REFER. MANUAL: SIAA1-6.3-0404

VERSIÓN PROD.: KSMSMSIAA16.3 Primera edición Diciembre 2002

Segunda edición Noviembre 2003

Tercera edición Abril 2004

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Contenido

Manual de administrador I

Contenido

Índice de figuras _________________________________________ If.1

Introducción

Arquitectura........................................................................................................I.2

Aplicaciones invesicres ......................................................................................I.3

Documentación de invesicres ............................................................................I.8

Convenciones tipográficas .................................................................................I.8

Capítulo 1. Configuración

Acceso a la aplicación.......................................................................................1.1

Ficha “Visualización” .........................................................................................1.2

Ficha “Directorios”.............................................................................................1.3

Ficha “Dispositivos”...........................................................................................1.4

Ficha “Base de datos central” .........................................................................1.10

Ficha “Base de datos local”.............................................................................1.11

Ficha “Servidor de correo” ..............................................................................1.12

invesicres

II

Capítulo 2. Volúmenes

Acceso a la aplicación ...................................................................................... 2.1

Repositorios...................................................................................................... 2.3

Gestión de repositorios ............................................................................... 2.3

Crear repositorios.................................................................................. 2.3

Consultar las propiedades..................................................................... 2.7

Modificar repositorios ............................................................................ 2.8

Borrar repositorios................................................................................. 2.8

Volúmenes........................................................................................................ 2.8

Gestión de volúmenes ................................................................................ 2.8

Crear volúmenes................................................................................... 2.9

Consultar propiedades de volúmenes................................................. 2.10

Modificar volúmenes ........................................................................... 2.11

Borrar volúmenes................................................................................ 2.12

Listas .............................................................................................................. 2.12

Gestión de listas de volúmenes ................................................................ 2.12

Crear listas de volúmenes................................................................... 2.13

Consultar las propiedades de las listas............................................... 2.14

Modificar listas .................................................................................... 2.14

Borrar listas ......................................................................................... 2.15

Asociar volúmenes a listas.................................................................. 2.15

Modificar la posición de los volúmenes en una lista............................ 2.16

Borrar volúmenes de una lista............................................................. 2.16

Contenido

Manual de administrador III

Capítulo 3. Estructura administrativa y usuarios

Acceso a la aplicación Unidades administrativas..............................................3.2

Unidades administrativas ..................................................................................3.4

Alta de tipo de instituciones.........................................................................3.5

Alta de unidades administrativas.................................................................3.6

Lista de distribución ...............................................................................3.8

Consultas y modificaciones de unidades administrativas..........................3.11

Mover Unidades administrativas ...............................................................3.14

Entidades registrales.......................................................................................3.15

Alta de entidades registrales .....................................................................3.16

Consultar y modificar entidades registrales...............................................3.20

Oficinas de registro .........................................................................................3.21

Alta de oficinas de registro ........................................................................3.22

Consultar y modificar las propiedades de las oficinas...............................3.24

Alta de usuarios.........................................................................................3.25

Ficha “Usuarios” ..................................................................................3.26

Crear un usuario nuevo en la oficina..............................................3.26

Asignar permisos genéricos a un usuario ......................................3.28

Modificar/consultar los usuarios de una oficina..............................3.30

Borrar usuarios de una oficina .......................................................3.32

Estaciones de trabajo......................................................................................3.32

Alta de estaciones .....................................................................................3.33

Consultar y modificar estaciones de trabajo..............................................3.35

Activar / desactivar elementos de la estructura...............................................3.36

Importar fichero de datos ................................................................................3.37

invesicres

IV

Exportar fichero de datos ............................................................................... 3.38

Replicar base de datos................................................................................... 3.38

Bloqueo y desbloqueo de usuarios................................................................. 3.39

Cambiar la identificación del superusuario del sistema ............................ 3.41

Capítulo 4. Libros de registro


Alta de libros de registro................................................................................... 4.3

Asociar a un libro oficinas y / o usuarios .......................................................... 4.5

Asociar oficinas........................................................................................... 4.6

Permisos específicos sobre el libro....................................................... 4.7

Consultar y modificar las propiedades del libro asociado a una oficina.......................................................................................... 4.9

Desligar una oficina de un libro ........................................................... 4.10

Dar de alta usuarios de una oficina..................................................... 4.11

Restricciones sobre la consulta de registros ....................................... 4.12

Para los usuarios de una oficina.................................................... 4.12

Para uno o varios usuarios ............................................................ 4.13

Asociar usuarios ....................................................................................... 4.14

Desligar un usuario de un libro............................................................ 4.16

Consultar y modificar las propiedades de los usuarios ....................... 4.16

Asignar administrador del libro............................................................ 4.17

Asociar a un libro de entrada otro libro de salida............................................ 4.18

Modificar y/o borrar la asociación de un libro con otro.............................. 4.19

Consultar y modificar las propiedades del libro de registro ............................ 4.20

Contenido

Manual de administrador V

Numeración de un libro de registro .................................................................4.21

Cambiar la numeración de un libro de registro..........................................4.23

Reserva de números de registro ...............................................................4.24

Copiar libros de registro ..................................................................................4.25

Asociar un volumen de almacenamiento al libro Pendientes de registro ........4.27

Borrar libros de registro...................................................................................4.27

Cerrar de libros de registro .............................................................................4.27

Capítulo 5. Asuntos, transportes y procedimientos


Tipos de asuntos...............................................................................................5.3

Nuevo asunto ..............................................................................................5.4

Ficha “Tipo de asunto”...........................................................................5.4

Ficha “Oficinas de registro”....................................................................5.7

Ficha “Documentos” ..............................................................................5.9

Consultar y modificar tipos de asuntos......................................................5.11

Borrar tipos de asunto ...............................................................................5.11

Asignar y borrar administradores para los tipos de asuntos......................5.12

Tipos de transportes .......................................................................................5.13

Nuevo transporte.......................................................................................5.13

Consultar y modificar las propiedades ......................................................5.14

Borrar tipos de transporte..........................................................................5.14

Tipos de procedimientos .................................................................................5.15

Nuevo tipo de procedimiento.....................................................................5.15

Consultar y modificar las propiedades ......................................................5.17

Borrar tipos de procedimiento ...................................................................5.17

invesicres

VI

Capítulo 6 Población


Importar fichero de información de territorio..................................................... 6.3

Alta de personas físicas y jurídicas .................................................................. 6.4

Ficha “Persona física” ................................................................................. 6.5

Ficha “Persona jurídica”.............................................................................. 6.5

Ficha “Domicilio” ......................................................................................... 6.6

Ficha “Teléfono / E-mail”............................................................................. 6.8

Buscar personas físicas y jurídicas .................................................................. 6.9

Criterios de búsqueda............................................................................... 6.10

Consultar y modificar las propiedades de personas físicas y jurídicas........... 6.11

Borrar personas físicas y jurídicas.................................................................. 6.12

Capítulo 7: Informes


Editar plantilla ................................................................................................... 7.3

Crear informes.................................................................................................. 7.4

Ficha “Informe”............................................................................................ 7.5

Ficha “Libros de registro” ............................................................................ 7.6

Ficha “Oficinas de registro”......................................................................... 7.7

Ficha “Perfiles de usuario” .......................................................................... 7.8

Consultar y modificar las propiedades de un informe....................................... 7.9

Borrar informes................................................................................................. 7.9

Contenido

Manual de administrador VII

Capítulo 8: Control de modificaciones


Buscar registros modificados ............................................................................8.3

Ficha “Buscar” .............................................................................................8.3

Criterios de búsqueda:...........................................................................8.5

Ficha “Orden” ..............................................................................................8.6

Ver las modificaciones específicas de un registro ............................................8.7

Capítulo 9: Exportar


Exportar desde la base de datos local a la central............................................9.3

Exportar desde la base de datos local o central a un fichero............................9.8

Importar un fichero a la base de datos central ................................................9.12

Consultar y modificar las propiedades de las tareas.......................................9.14

Borrar tareas ...................................................................................................9.15

Fichero de trazas (EXPORT.LOG)..................................................................9.16

Configurar el destino del fichero de trazas ................................................9.16

Información del fichero de trazas ..............................................................9.16

Preparar la base de datos local ......................................................................9.18

índice de figuras

Manual de administrador If.1

Índice de figuras Fig. 1- 1 Acceso a la aplicación Configuración ............................................. 1.1

Fig. 1- 2 Configurar la estación. Visualización .............................................. 1.2

Fig. 1- 3 Configurar la estación. Directorios .................................................. 1.3

Fig. 1- 4 Configurar la estación. Dispositivos ................................................ 1.4

Fig. 1- 5 Configurar la impresora de validación............................................. 1.4

Fig. 1- 6 Configurar los dispositivos de captura ............................................ 1.6

Fig. 1- 7 Nuevo dispositivo de captura.......................................................... 1.6

Fig. 1- 8 Parámetros de configuración .......................................................... 1.7

Fig. 1- 9 Prueba de configuración ................................................................. 1.8

Fig. 1- 10 Modificar la configuración del escáner.......................................... 1.9

Fig. 1- 11 Otras configuraciones para el escáner ......................................... 1.9

Fig. 1- 12 Configurar la estación. Base de datos central............................... 1.10

Fig. 1- 13 Fuente de datos ODBC................................................................. 1.11

Fig. 1- 14 Configurar la estación. Base de datos local.................................. 1.12

Fig. 1- 15 Configurar la estación. Servidor de correo.................................... 1.13

Fig. 2- 1 Acceso al administrador de almacenamiento.................................. 2.1

Fig. 2- 2 Conexión con el Administrador de almacenamiento ....................... 2.2

Fig. 2- 3 Ventana principal del Administrador de almacenamiento ............... 2.2

Fig. 2- 4 Cuadro de diálogo de creación de repositorios............................... 2.4

Fig. 2- 5 Diálogo 2 de creación de un repositorio FTP.................................. 2.5

invesicres

If.2

Fig. 2- 6 Diálogo 2 de creación de un repositorio PFS ..................................2.6

Fig. 2- 7 Consulta de las propiedades de un repositorio ...............................2.7

Fig. 2- 8 Creación de volúmenes...................................................................2.9

Fig. 2- 9 Consultar las propiedades del volumen seleccionado.....................2.11

Fig. 2- 10 Crear una lista ...............................................................................2.13

Fig. 2- 11 Consulta de propiedades de la lista seleccionada.........................2.14

Fig. 3- 1 Acceso a Unidades administrativas.................................................3.2

Fig. 3- 2 Conexión con unidades Administrativas..........................................23.

Fig. 3- 3 Ventana principal de la aplicación ...................................................3.3

Fig. 3- 4 Secuencia de uso: Unidades administrativas ..................................3.4

Fig. 3- 5 Tipo de institución - Nueva ..............................................................3.5

Fig. 3- 6 Unidad administrativa – Nueva. Datos de identificación..................3.6

Fig. 3- 7 Unidad administrativa – Nueva. Dirección.......................................3.7

Fig. 3- 8 Unidad administrativa PROPIA. Propiedades .................................3.9

Fig. 3- 9 Ficha Lista de distribución ...............................................................3.9

Fig. 3- 10 Cuadro de diálogo Seleccionar destino.........................................3.10

Fig. 3- 11 Lista de distribución ya elaborada .................................................3.11

Fig. 3- 12 Ventana de búsqueda de unidades administrativas ......................3.12

Fig. 3- 13 Resultados de la búsqueda...........................................................3.13

Fig. 3- 14 Unidad administrativa – Propiedades............................................3.14

Fig. 3- 15 Seleccionar Unidad administrativa destino....................................3.15

Fig. 3- 16 Entidades registrales .....................................................................3.16

Fig. 3- 17 Entidad registral nueva. Datos de identificación............................3.17

Fig. 3- 18 Entidad registral – Nueva. Dirección .............................................3.18

índice de figuras


Fig. 3- 19 Entidad registral – Nueva. Envío telemático ................................. 3.19

Fig. 3- 20 Unidad registral - Propiedades...................................................... 3.20

Fig. 3- 21 Oficinas de registro ....................................................................... 3.21

Fig. 3- 22 Oficina de registro – Nueva (I) ...................................................... 3.23

Fig. 3- 23 Oficina de registro – Nueva (II) ..................................................... 3.23

Fig. 3- 24 Oficina de registro - Propiedades.................................................. 3.25

Fig. 3- 25 Oficina de registro – Propiedades. Ficha “Usuarios”..................... 3.26

Fig. 3- 26 Usuario - Nuevo ............................................................................ 3.27

Fig. 3- 27 Asignar permisos genéricos de registro a un usuario ................... 3.29

Fig. 3- 28 Selección de usuarios................................................................... 3.30

Fig. 3- 29 Usuario – Propiedades ................................................................. 3.31

Fig. 3- 30 Estaciones de trabajo.................................................................... 3.32

Fig. 3- 31 Seleccionar oficinas de registro para asociarles una estación de trabajo ...................................................................................... 3.34

Fig. 3- 32 Estación de trabajo – Nueva ......................................................... 3.34

Fig. 3- 33 Estaciones de trabajo – Propiedades ........................................... 3.35

Fig. 3- 34 Unidad administrativa - Desactivar ............................................... 3.36

Fig. 3- 35 Activar unidad administrativa ........................................................ 3.36

Fig. 3- 36 Importar Unidades administrativas................................................ 3.37

Fig. 3- 37 Exportar fichero de datos .............................................................. 3.38

Fig. 3- 38 Bloqueo / Desbloqueo de usuarios desde Unidades administrativas ................................................... 3.39

Fig. 3- 39 Gestión de usuarios ...................................................................... 3.40

Fig. 3- 40 Administrador de usuarios de invesdoc corporate para invesicres .............................................................................. 3.40

Fig. 3- 41 Cambiar la identificación del superusuario del sistema ................ 3.41

invesicres

If.4

Fig. 4- 1 Acceso a la aplicación Libros de registro ........................................4.1

Fig. 4- 2 Conexión con Libros de registro......................................................4.2

Fig. 4- 3 Ventana principal Libros de registro ................................................4.2

Fig. 4- 4 Nuevo Libro de registro ...................................................................4.5

Fig. 4- 5 Seleccionar oficinas de registro para asociarlas a un libro..............4.6

Fig. 4- 6 Permisos de la oficina sobre un libro...............................................4.8

Fig. 4- 7 Asociación oficina / libro. Propiedades............................................4.9

Fig. 4- 8 Eliminar la asociación de una oficina con un libro ...........................4.10

Fig. 4- 9 Alta de usuarios desde Libros de registro .......................................4.11

Fig. 4- 10 Aplicar restricciones sobre la consulta de registros.......................4.12

Fig. 4- 11 Selección del operador de condición.............................................4.13

Fig. 4- 12 Selección de usuarios ...................................................................4.15

Fig. 4- 13 Permisos específicos de un usuario sobre un libro de registro .....4.15

Fig. 4- 14 Consultar / modificar las propiedades de un usuario.....................4.16

Fig. 4- 15 Selección del nuevo administrador del libro ..................................4.17

Fig. 4- 16 Asociar libros de registro ...............................................................4.18

Fig. 4- 17 Libro de registro ya asociado ........................................................4.19

Fig. 4- 18 Borrar la asociación de un libro con otro .......................................4.20

Fig. 4- 19 Consultar y modificar las propiedades del libro .............................4.20

Fig. 4- 20 Libro de registro - Propiedades .....................................................4.21

Fig. 4- 21 Libro de registro - Numeración de entrada....................................4.23

Fig. 4- 22 Reservar números para registros ..................................................4.24

Fig. 4- 23 Registros reservados.....................................................................4.25

Fig. 4- 24 Copiar un Libro de registro ............................................................4.26

Fig. 4- 25 Modificar las propiedades del libro copiado...................................4.26

índice de figuras


Fig. 5- 1 Acceso a la aplicación Asuntos, transportes y procedimientos....... 5.1

Fig. 5- 2 Conexión con Asuntos, transportes y procedimientos .................... 5.2

Fig. 5- 3 Ventana principal de Asuntos, transportes y procedimientos ......... 5.2

Fig. 5- 4 Nuevo asunto. Ficha Tipo de asunto .............................................. 5.4

Fig. 5- 5 Seleccionar la unidad administrativa relacionada con el tipo de asunto........................................................................ 5.5

Fig. 5- 6 Buscar unidades administrativas para asociarles tipo de asunto.... 5.6

Fig. 5- 7 Información auxiliar del tipo de asunto............................................ 5.7

Fig. 5- 8 Asociar un tipo de asunto a oficinas de registro.............................. 5.8

Fig. 5- 9 Selección de oficinas de registro para asociarlas a un tipo de asunto .......................................................................... 5.8

Fig. 5- 10 Oficina ya asociada a un tipo de asunto ....................................... 5.9

Fig. 5- 11 Asociar un documento a un tipo de asunto................................... 5.10

Fig. 5- 12 Consultar y modificar tipos de asunto ........................................... 5.11

Fig. 5- 13 Gestión de administradores de tipos de asunto ............................ 5.12

Fig. 5- 14 Nuevo transporte .......................................................................... 5.14

Fig. 5- 15 Consultar y modificar tipos de transporte...................................... 5.14

Fig. 5- 16 Nuevo tipo de procedimiento ........................................................ 5.15

Fig. 5- 17 Alta del tipo de procedimiento....................................................... 5.16

Fig. 5- 18 Indicar una fecha de baja para el tipo de procedimiento............... 5.16

Fig. 5- 19 Consultar y modificar tipos de procedimiento ............................... 5.17

Fig. 6- 1 Acceso a la aplicación Libros de registro........................................ 6.1

Fig. 6- 2 Conexión a la aplicación Población ................................................ 6.2

Fig. 6- 3 Ventana principal de Población....................................................... 6.2

Fig. 6- 4 Importar fichero de información de territorio ................................... 6.4

invesicres

If.6

Fig. 6- 5 Nueva persona física. Datos de identificación.................................6.5

Fig. 6- 6 Nueva persona jurídica. Datos de identificación..............................6.6

Fig. 6- 7 Añadir el domicilio a una persona ...................................................6.7

Fig. 6- 8 Añadir teléfonos y direcciones electrónicas a una persona.............6.8

Fig. 6- 9 Introducir los criterios de búsqueda de personas ............................6.9

Fig. 6- 10 Propiedades de personas físicas ..................................................6.12

Fig. 7- 1 Acceso a la aplicación Informes ......................................................7.1

Fig. 7- 2 Conexión a la aplicación Informes...................................................7.2

Fig. 7- 3 Ventana principal de Informes.........................................................7.2

Fig. 7- 4 Plantilla de un informe .....................................................................7.3

Fig. 7- 5 Informe – Nuevo. Ficha “Informe”....................................................7.5

Fig. 7- 6 Asociar una plantilla al informe nuevo.............................................7.5

Fig. 7- 7 Informe - Nuevo: Ficha “Libros de registro” .....................................7.6

Fig. 7- 8 Informe - Nuevo: Ficha “Oficinas de registro”..................................7.7

Fig. 7- 9 Informe - Nuevo: Ficha “Perfiles de usuario” ...................................7.8

Fig. 7- 10 Informe - Propiedades...................................................................7.9

Fig. 8- 1 Acceso a la aplicación Libros de registro ........................................8.1

Fig. 8- 2 Conexión a la aplicación Control de modificaciones........................8.2

Fig. 8- 3 Ventana principal de Control de modificaciones..............................8.2

Fig. 8- 4 Control de modificaciones - Buscar: Ficha “Buscar”........................8.4

Fig. 8- 5 Control de modificaciones - Buscar: Ficha “Ordenar”......................8.6

Fig. 8- 6 Control de modificaciones - Propiedades ........................................8.7

índice de figuras


Fig. 9- 1 Acceso a la aplicación Exportación................................................. 9.1

Fig. 9- 2 Conexión a la aplicación Exportación ............................................. 9.2

Fig. 9- 3 Ventana principal de Exportación ................................................... 9.3

Fig. 9- 4 Asistente para la definición de tareas (I) ......................................... 9.4

Fig. 9- 5 Asistente para la definición de tareas (II) ........................................ 9.4

Fig. 9- 6 Asistente para la definición de tareas (III) ....................................... 9.5

Fig. 9- 7 Asistente para la definición de tareas (IV)....................................... 9.5

Fig. 9- 8 Fijar las condiciones de exportación ............................................... 9.6

Fig. 9- 9 Asistente para la definición de tareas (V)........................................ 9.7

Fig. 9- 10 Ejecutar la tarea de exportación ................................................... 9.7

Fig. 9- 11 Exportación a fichero (I) ................................................................ 9.8

Fig. 9- 12 Exportación a fichero (II) ............................................................... 9.9

Fig. 9- 13 Fijar las condiciones de exportación ............................................. 9.9

Fig. 9- 14 Exportación a fichero (III) .............................................................. 9.10

Fig. 9- 15 Seleccionar el directorio destino para guardar el fichero .............. 9.11

Fig. 9- 16 Definir una tarea de importación de un fichero (I) ......................... 9.12

Fig. 9- 17 Definir una tarea de importación de un fichero (II) ........................ 9.13

Fig. 9- 18 Definir una tarea de importación de un fichero (III) ....................... 9.13

Fig. 9- 19 Definir una tarea de importación de un fichero (IV)....................... 9.14

Fig. 9- 20 Propiedades de una tarea de exportación .................................... 9.15

Fig. 9- 21 Configurar el directorio del fichero de trazas................................. 9.16

Fig. 9- 22 Ejemplo de un fichero de trazas.................................................... 9.17

Fig. 9- 23 Definición de la base de datos local.............................................. 9.18

Introducción

g Arquitectura

g Aplicaciones invesicres

g Documentación de invesicres

g Convenciones tipográficas

Introducción

Manual de administrador I.1

l Sistema de Información Común de los Registros de Entrada y Salida de la Administración Pública, invesicres, es un sistema de información basado en la gestión electrónica de documentos. Está destinado a los

registros administrativos de entrada y salida de la Administración Pública, y permite la realización de las tareas de estas oficinas de manera más ágil y com-pleta.

El producto invesicres de Informática El Corte Inglés proporciona las funciones necesarias para cumplir con las exigencias legales en materia de unificación de procedimientos administrativos y ventanilla única, abarcando todos los aspectos propios de las operaciones de registro:

• Automatización del libro de registro, así como una garantía de autentici-dad, confidencialidad y disponibilidad de las operaciones de registro.

• Simplificación de la tarea de registro y de la transmisión de documentos de forma telemática entre oficinas de registro de distintas unidades adminis-trativas.

• Mantenimiento de un sistema de registro integrado con un sistema de ar-chivo y gestión de documentos de acuerdo con las especificaciones ATRIO.

• Integración del registro de documentos con módulos de seguimiento de expedientes de acuerdo a las especificaciones ESTROFA.

Además invesicres añade otras aportaciones, tales como:

• Mantenimiento de un libro de registro en local, gracias al cual se garantiza la continuidad de las tareas de registro cuando éstas no pueden realizarse de manera centralizada por falta de conexión.

• Existencia de un sistema de control de modificaciones del libro de registro.

• Distribución de los documentos de entrada registrados a los usuarios des-tinatarios finales de los mismos.

• Personalización de las soluciones de registro unificado, adaptándolas a las necesidades particulares de cada oficina de registro, lo que permite:

E

invesicres

I.2

• Ampliar el modelo de datos del libro de registro conservando siempre la in-formación de registro común obligatoria.

• Definir nuevos formatos de informes y modificar los ya existentes.

• Adaptar el sello a las necesidades de cada oficina.

• Utilizar el programa en las distintas lenguas oficiales del Estado español.

Arquitectura Las características de hardware y software de la versión 6 de invesicres para puestos cliente son las siguientes:

• Requisitos hardware:

PC compatible con procesador Pentium a 133 MHz

32 Mbytes de memoria RAM

20 Mbytes de espacio libre en disco duro para la instalación

Tarjeta gráfica SVGA, con resolución mínima de 800x600

Tarjeta de conexión a red

Ratón instalado

• Requisitos software:

Sistemas operativos:

§ Windows 2000 Professional SP4 / Windows XP SP 1a.

Base de datos central:

§ Oracle 8i / Oracle 9i / SQLServer 2000

Introducción


Base de datos local:

§ Microsoft Access 2000

Software de digitalización para captura (opcional):

§ Adrenaline 3.2 / ImageControls 3.23 / Driver Twain de 32 bits

Controlador de impresora para la impresora de validación (opcional):

§ Versión del controlador para el sistema operativo que corresponda (pa-ra la impresora Epson TM-U295 se recomienda la versión 1.41 e).

Software de correo electrónico (opcional):

§ Microsoft Exchange Server 5.5. Requiere la instalación de alguno de los siguientes software cliente de correo electrónico para el servidor de intercambio registral:

Microsoft Outlook (tm) 97 / Microsoft Outlook (tm) 98 / Microsoft Out-look (tm) 2000

Para cualquiera de estos clientes de correo electrónico es necesario la instalación de la librería Microsoft CDO 1.21

§ Cualquier servidor de correo electrónico compatible con los protocolos SMTP y POP3. No se requiere la instalación de software cliente de co-rreo para el servidor de intercambio registral.

Aplicaciones invesicres Invesicres es un sistema formado por once aplicaciones, que se dividen genéri-camente en aplicaciones de Cliente y aplicaciones de Administrador, según el usuario predominante en su uso.

La aplicación Registro es la única propiamente de tipo Cliente, el resto son de Administrador. Población sólo puede ser utilizada por usuarios con perfiles de

invesicres

I.4

“Superusuario”. Control de Modificaciones, además de “Superusuarios”, admi-te perfiles de “Administrador de libro”:

La siguiente tabla muestra un resumen de las aplicaciones que pueden utilizar los distintos usuarios de invesicres en función del perfil que tengan asignado en el sistema.

Aplicaciones Perfiles en invesicres

“Super-usuario”

“Adminis-trador de

libro”

“Operador de registro”

Configuración Sí Sí Sí

Volúmenes Sí (**) No No

Libros de registro Sí Sí (*) No

Control de modificaciones Sí Sí (*) No

Unidades administrativas Sí No No

Asuntos y transportes Sí No No

Población Sí No No

Informes Sí No No

Gestión usuarios Sí (**) No No

Exportar Sí No Sí

Registro Sí Sí Sí

(*) Únicamente puede acceder a la información de los libros de registro el usuario que los ha creado o el que los administra. En ambos casos, se tiene pleno acceso a todas las operaciones disponibles.

(**) Sólo el superusuario del sistema: SYSSUPERUSER.

Cada aplicación del sistema invesicres tiene una función claramente definida, que permite introducir los datos necesarios para realizar todas las tareas rela-cionadas con las operaciones rutinarias de registro (en la aplicación Registro o Cliente) detalladas en el Manual de usuario.

Introducción


El manual del Administrador de invesicres presenta las aplicaciones destinadas a los usuarios encargados de la gestión a alto nivel del sistema. Se divide en nue-ve capítulos, además de esta introducción, y en ellos se explican las aplicacio-nes propiamente de administración:

• Configuración.

• Volúmenes.

• Unidades administrativas.

• Libros de registro.

• Asuntos y transportes.

• Población.

• Informes.

• Control de modificaciones.

• Gestión usuarios.

• Exportar.

Para poder empezar a trabajar con invesicres es necesario preparar el sistema para que se puedan realizar todas las tareas relacionadas con las operaciones rutinarias de registro.

Normalmente, la secuencia lógica de trabajo es la siguiente:

1. Arrancar el CD de instalación e instalar el paquete completo de aplicacio-nes.

§ Realizar la configuración de invesicres mediante la aplicación Configu-ración, que permite configurar el sistema desde un puesto invesicres en aspectos tales como los directorios básicos de trabajo; almacena-miento de correo; impresoras de validación y de red; dispositivos de captura; conexión a la base de datos central, y a la local si se utiliza y en cada puesto que lo necesite. Estas operaciones deben llevarse a cabo inmediatamente después de la instalación del puesto y no requie-ren la existencia de un usuario registrado de la aplicación. ØPara com-pletar esta información puede consultar el Capitulo uno de este ma-nual.

§ Definir la estructura de almacenamiento para asegurar una correcta gestión de volúmenes y servidores de almacenamiento desde Volú-

invesicres

I.6

menes, aplicación del entorno invesdoc corporate a la que se puede acceder desde invesicres. Permite dar de alta nuevas unidades de al-macenamiento masivo de la información no relacional mediante dispo-sitivos de almacenamiento organizados internamente en volúmenes, listas y repositorios y establecer sus características de configuración. Ø Puede consultar el capítulo dos para más información sobre esta apli-cación.

2. A continuación desde la aplicación Unidades Administrativas proceda a:

§ Crear las unidades administrativas, entidades registrales, oficinas de registro y estaciones de trabajo que integran los diferentes entes de la Administración del Estado, y que le permitirán realizar el mantenimiento de las tablas correspondientes a estas unidades.

§ Dar de alta a los usuarios de las distintas oficinas de registro de cada unidad, asignándoles su correspondiente perfil de usuario (“Superusua-rio”, "Administrador de libro” u “Operador de registro”). Ø En el capítulo tres, se explica con detalle el uso de la aplicación Unidades adminis-trativas.

La aplicación Gestión Usuarios, del entorno invesdoc corporate pero accesible desde invesicres, permite llevar el control de todos los usua-rios tanto los de invesdoc corporate para que puedan utilizar, bajo cier-tas limitaciones invesicres, como los del propio invesicres. Sólo puede acceder a esta aplicación el superusuario del sistema (SYSSUPERU-SER) y su uso específico es desbloquear a un usuario que haya inten-tado acceder a alguna de las aplicaciones de forma errónea tres veces, o bloquearlo para que no pueda acceder a ninguna de ellas. Ø Consul-te el apartado Bloqueo y desbloqueo de usuarios del capítulo tres de este manual.

3. Desde la aplicación Libros de registro debe:

§ Crear los libros de registro necesarios, especificando para cada uno los siguientes parámetros: nombre del libro, Tipo (Entrada o salida), Tipo de numeración (Central, local o por oficina), autenticación de las imá-genes digitalizadas, lista de volúmenes asociada al libro para el alma-cenamiento de las imágenes digitalizadas (Opcional).

§ Asociar las oficinas de registro y los usuarios deseados al libro o libros creados en el paso anterior.

Introducción


§ Modificar, en caso de que sea necesario, los contadores de numera-ción de los libros. Ø Consulte el capítulo cuatro para más información.

4. Seguidamente puede definir y dar de alta desde la aplicación Asuntos y transportes los asuntos y tipos de transporte necesarios para la posterior operación de registro. En el momento del registro, podrá elegir entre se-leccionar los asuntos y transportes dados de alta desde aquí, o bien intro-ducir un valor libre si así lo prefiere. Ø Consulte el capítulo cinco para más información.

5. A continuación, desde Población puede dar de alta personas físicas y ju-rídicas, adjuntando sus principales datos de contacto (dirección, e-mail, NIF/CIF, etc.). Las personas físicas y jurídicas existentes en la base de da-tos podrán incluirse directamente desde el cuadro principal de registro y para algunos usuarios, también crearlas desde allí. Ø Consulte el capítulo seis para más información.

6. La aplicación Informes le permite diseñar el formato de las plantillas que se utilizarán para imprimir certificados de registro, listados y relaciones dia-rias. Ø Consulte el capítulo siete para más información.

7. La prestación fundamental de Exportar consiste en transferir un conjunto de registros que define el usuario mediante filtro desde un libro origen a un libro destino. Por ejemplo, puede exportar los registros que ha creado un usuario determinado desde el libro de entrada de la base de datos local al libro de entrada de la base de datos central. Esta operación puede resultar necesaria, por ejemplo, en aquellos casos en los que un fallo de funciona-miento en la base de datos central (un error de comunicaciones, por ejem-plo) obligue a trabajar únicamente sobre la base de datos local. Una vez subsanada la incidencia, los registros creados en la base de datos local se pueden exportar a la central. Ø Consulte el capítulo nueve para más información.

8. Desde Control de modificaciones cualquier usuario autorizado de invesi-cres podrá realizar búsquedas avanzadas mediante filtros personalizables sobre los conjuntos de registros existentes en los libros de registro que hayan sufrido modificaciones en cualquier campo. Ø Consulte el capítulo ocho para más información.

invesicres

I.8

Documentación de invesicres El paquete de documentación de invesicres incluye los siguientes elementos:

• Manual de usuario: en este manual se describe la aplicación Cliente de invesicres, es decir, el uso de las opciones y procedimientos principales de la aplicación Registro.

• Manual del administrador: describe en detalle el funcionamiento de las aplicaciones de Administrador de invesicres. Está dirigido a administrado-res y, más en general, a usuarios que vayan a crear o gestionar las tablas de mantenimiento de invesicres.

Convenciones tipográficas En la confección de este manual se han seguido algunas convenciones que tie-nen por objeto facilitar su uso.

Para los formatos se aplican las siguientes normas tipográficas:

Negrita Nombres de aplicaciones, ventanas y cuadros de diálogo, así como títulos de apartados a los que se hace referencia.

Ejemplo: Unidades administrativas

“Comillas” Las fichas y los controles (botones, casillas, etc.) de los cuadros de diálogo.

Ejemplos: “Aceptar”, "Cancelar", "Sí", "No".

Asimismo se han incluido los siguientes iconos:

Signo de advertencia. La operación requiere especial atención o puede producir efectos no deseados.

Notas que completan lo dicho sobre algún tema tratado previamente.

Introducción


Ø Referencia a otro capítulo o sección del presente manual, que ofrece información relacionada con el tema que se es-tá tratando.

Referencia bibliográfica a otro manual.

1

Configuración

g Acceso a la aplicación

g Ficha “Visualización”

g Ficha “Directorios”

g Ficha “Dispositivos”

g Ficha “Base de datos central”

g Ficha “Base de datos local”

g Ficha “Servidor de correo”

Configuración

Manual de administrador 1.1

sta aplicación permite configurar el sistema desde un puesto invesicres, en aspectos tales como los directorios básicos de trabajo, almacena-miento de correo, impresoras de validación y de red, dispositivos de

captura, etc.

La configuración de invesicres 6.1 se realiza inmediatamente después de la ins-talación del puesto y no requiere la existencia de un usuario registrado de la aplicación.

Acceso a la aplicación Para acceder a la aplicación Configuración, pulse inicio y desde el grupo

de programas invesicres, selecciónela tal y como se ve en la figura siguiente:

Fig. 1- 1 Acceso a la aplicación Configuración

Como no se exige identificación de usuario, se abrirá la ventana Configuración de estación, que incluye seis fichas, desde las que podrá fijar los siguientes aspectos:

• La identificación de referencia (código, nombre o abreviatura) que se utiliza en las aplicaciones al presentar una unidad administrativa, una oficina de registro y un tipo de asunto.

E

invesicres

1.2

• Los directorios de trabajo de invesicres en el puesto local.

• La configuración de las impresoras y del sello de validación de la oficina.

• El funcionamiento básico de los dispositivos de trabajo (impresoras y es-cáner) a los que recurre el puesto durante la operación de registro.

• La base de datos local y central con las que trabaja el puesto cliente.

• El servidor de correo para el intercambio registral de invesicres.

También se pueden configurar los parámetros de Visualización, Di-rectorios y Dispositivos desde la aplicación Registro, menú Opciones, Configuración.

Ficha “Visualización” La ficha “Visualización”, ilustrada en la figura siguiente, permite fijar qué parte de la identificación de referencia (código, nombre o abreviatura) se utiliza en las aplicaciones al presentar una unidad administrativa o una oficina de registro. Por defecto Configuración sugiere que se muestre el código.

Fig. 1- 2 Configurar la estación. Visualización

Configuración


Ficha “Directorios” Los directorios asociados a invesicres se usan para reservar espacio de trabajo en el disco local destinado a operaciones de tratamiento de imágenes o simila-res:

Fig. 1- 3 Configurar la estación. Directorios

• “Directorio de caché”: Se utiliza para reservar espacio en disco para infor-mación documental. Por defecto está fijado a 10 Mbytes en la ruta: C:\Archivos de programa\IECISA\inveSicres\Cache.

• “Directorio temporal”: Este directorio está destinado a los ficheros tempora-les que se generan durante la aplicación, tales como los generados al cap-turar la información documental asociada a un documento de registro. Usa por defecto C:\Archivos de programa\IECISA\inveSicres\Temp.

invesicres

1.4

Ficha “Dispositivos” Los dispositivos de trabajo son los periféricos utilizados en el trabajo diario de registro: Impresora de validación y escáner.

Fig. 1- 4 Configurar la estación. Dispositivos

• “Impresora de validación”: Permite configurar los parámetros de la impre-sora que se utilizará para el sello de validación y algunos aspectos básicos del mismo. El sello no se puede configurar en cuanto a su contenido. Mar-que la casilla y pulse “Configurar...” para abrir este cuadro de diálogo:

Fig. 1- 5 Configurar la impresora de validación

Configuración


En él se pueden configurar los siguientes parámetros:

§ La impresora que efectuará la validación, es decir, por la que se im-primirá el sello.

§ La fuente o tipografía utilizada para el texto del sello.

§ El formato de la fecha que se usará para escribir la fecha del registro.

§ El literal que se usará para designar el libro de entrada al que perte-nece el registro.

§ El literal que se usará para designar el libro de salida al que pertenece el registro.

§ Si se va a imprimir con un marco fino alrededor del sello, marque la ca-silla “Recuadro”.

§ Si se va a incluir en el sello el número de páginas que tiene el docu-mento registrado, marque “Nº de páginas”.

§ Si se va a incluir en el sello el código de la oficina de registro, marque “Código de oficina”.

§ Si se va a incluir en el sello el código de la unidad destino o el de la de origen, según se trate de registros de entrada o de salida, marque “Có-digo de unidad destino / origen”.

§ Si se van a escribir en una sola línea los datos de identificación del se-llo, es decir, la identificación del libro de registro y de la oficina de regis-tro, marque “Datos de identificación en la misma línea”.

§ En Justificación, seleccione el modo de ajuste del sello en la página, es decir, centrado, a la derecha o a la izquierda.

§ En Ancho, indique en milímetros la anchura del sello completo.

§ En Desplazamiento, indique en milímetros la distancia desde el sello al borde de la página.

§ Puede comprobar el aspecto que presentará la impresión del sello con el botón “Prueba”.

§ Con “Aceptar” guarda los datos de configuración de la impresora de va-lidación.

invesicres

1.6

• “Escáner”. Permite configurar el escáner de red o del puesto invesicres que se utilizará para capturar los documentos impresos gráficos o de texto que se asocian al documento principal de registro. Marque esta casilla y pulse “Configurar...” para acceder al cuadro de diálogo de configuración.

Fig. 1- 6 Configurar los dispositivos de captura

El recuadro Dispositivos estará vacío si no se ha configurado ninguno, o mostrará los dispositivos ya configurados. Pulse "Nuevo" para configurar uno o añadir otro a los que ya existen y se abrirá otro diálogo en el que tiene que indicar cada uno de los parámetros que se necesitan:

Fig. 1- 7 Nuevo dispositivo de captura

Configuración


§ Escriba el Nombre del escáner.

§ Seleccione el Tipo: TWAIN.

§ Elija la Fuente con el botón "Examinar". El diálogo muestra una rela-ción de fuentes en función del tipo de escáner instalado. Seleccione la que corresponde al modelo que está configurando.

§ Pulse "Aceptar" y volverá al diálogo anterior.

Si marca la casilla "Utilizar la interfaz de la fuente", cuando vaya a capturar documentos desde el escáner se mostrará la interfaz del driver instalado. Si la deja en blanco, la captura se realiza con la interfaz que se proporcio-na por defecto.

Pulse "Aceptar" para guardar estos datos y se mostrarán en otro diálogo los parámetros de la configuración.

Fig. 1- 8 Parámetros de configuración

§ El Nombre se refiere al que se asigna a la configuración, en el ejemplo de la figura es: Por defecto.

invesicres

1.8

§ La Página incluye el tamaño de papel que se va a capturar; la resolu-ción con la que se capturará y el origen desde el que se va a capturar, en este caso el alimentador automático del escáner.

§ Los Ajustes se refieren a la captura en blanco y negro (monocromo), escala de grises o en color (16M de colores); a la intensidad o grado de luminosidad de la imagen; y al contraste entre los colores.

§ El Fichero se refiere al formato, que puede ser:

§ BMP

§ TIFF. En este formato, se puede capturar más de una página en el mismo fichero si marca la casilla “Multipágina”.

§ JPG. En este formato se puede configurar, además, qué tipo de fi-chero JPG se guarda: “Con pérdida”, “Sin pérdida” o con “Pérdida progresiva”. Estas opciones van de menor calidad en la imagen a mayor, y afectan también al tamaño del fichero JPG. Esta caracte-rística es válida tanto para TWAIN como para KOFAX.

§ El botón "Probar" le muestra en la pantalla cómo queda la imagen con los parámetros indicados.

Fig. 1- 9 Prueba de configuración

Si está de acuerdo cierre esta ventana de prueba (botón: ), y pulse "Aceptar" para volver al diálogo anterior.

§ Pulse "Aceptar" de nuevo en el diálogo Configuración de dispositi-vos de captura y ya tiene configurado el escáner.

Configuración


Si necesita modificar la configuración o añadir una nueva, sitúese de nue-vo en el diálogo Configuración de dispositivos de captura, seleccione el escáner y pulse "Abrir" para ver el diálogo específico de configuración de dicho escáner.

Fig. 1- 10 Modificar la configuración del escáner

§ Puede modificar el Nombre indicando uno diferente.

§ Seleccione ahora la pestaña o ficha "Configuraciones" y pulse cual-quiera de los botones siguientes para realizar la acción correspondien-te:

Fig. 1- 11 Otras configuraciones para el escáner

El botón "Nueva" da la posibilidad de añadir una nueva configuración a la que ya tiene.

invesicres

1.10

El botón "Abrir" edita los parámetros que tiene el dispositivo seleccio-nado y permite modificarlos.

El botón "Predeterminada" sólo se habilita si tiene varias configuracio-nes guardadas, y establece la seleccionada como la configuración que por defecto va a tomar el escáner al capturar una imagen.

El botón "Eliminar" permite borrar la configuración seleccionada. Si bo-rra todas tiene que reconfigurar el dispositivo con el botón "Nueva".

Pulse "Aceptar" en todos los cuadros de diálogo que se han ido abrien-do para guardar los cambios, y si todo es correcto, podrá usar a partir de ese momento el escáner desde invesicres.

Ficha “Base de datos central” Esta ficha permite fijar la base de datos central a la que se conecta el puesto cliente que se está configurando:

Fig. 1- 12 Configurar la estación. Base de datos central

Configuración


Cumplimente los siguientes datos en el recuadro Datos de la conexión:

• Base de datos: Pulse el botón de selección y elija la fuente ODBC de da-

tos. .

Fig. 1- 13 Fuente de datos ODBC

Si necesita alguna otra, con el botón "Nueva" se abre un asistente para que la configure.

• Especifique un nombre de usuario y su contraseña.

• A continuación, verifique que la conexión es correcta pulsando “Prueba”.

Ficha “Base de datos local” Esta ficha permite configurar la base de datos local para cada estación de traba-jo que disponga de ella. El kit de instalación crea una base de datos local llama-da DBSICRES.MDB ya inicializada con la estructura de datos de invesicres en el subdirectorio \local, del directorio de instalación de invesicres 6.1.

invesicres

1.12

Cumplimente los siguientes datos:

• Marque la casilla de verificación “La estación tiene base de datos local”.

Fig. 1- 14 Configurar la estación. Base de datos local

• Indique los datos de conexión:

Seleccione la base de datos entre las fuentes ODBC disponibles (DBSI-CRES).

Complete el usuario (sysadm) y la contraseña (sysadm).

Verifique que la conexión es correcta pulsando "Prueba".

Por último, pulse “Aceptar”. Ø Para más información, consulte en el capítu-lo nueve de este manual, el apartado Preparar la base de datos local.

Ficha “Servidor de correo” Esta ficha permite configurar un servidor de correo para que invesicres pueda realizar las operaciones de intercambio registral y envío de mensajes.

Configuración


Rellene los siguientes datos:

• Seleccione el Tipo de servidor. Puede ser Microsoft Exchange o un servi-dor compatible con los protocolos SMTP o POP3.

Fig. 1- 15 Configurar la estación. Servidor de correo

Para un servidor de correo electrónico Microsoft Exchange indique:

§ Servidor: alias de la máquina en la que está instalado el software de correo electrónico (servidor) usado por el servidor de correo invesicres.

§ Perfil: perfil de conexión al software cliente de correo usado por el ser-vidor de correo invesicres.

§ Usuario: usuario de conexión al software cliente de correo usado por el servidor de correo invesicres.

§ Contraseña: clave de conexión al software cliente de correo usado por el servidor de correo invesicres.

Para un servidor de correo electrónico compatible con los protocolos SMTP y POP3 indique:

§ Servidor, puerto, usuario y contraseña de la conexión SMTP.

§ Servidor, puerto, usuario y contraseña de la conexión POP3.

invesicres

1.14

• Directorio. Directorio de mensajes del servidor de intercambio registral e invesicres. Pulse para seleccionarlo.

• Tiempo entre intentos de envíos y recepción (segundos). Tiempo de espera entre las operaciones de envío y recepción de mensajes.

• Número de reenvíos. Número máximo de envíos de un mensaje que de-ben intentarse antes de considerarlo erróneo.

• Tiempo entre reenvíos (horas). Tiempo de espera entre dos reenvíos de un mensaje.

2

Volúmenes

g Acceso a al aplicación

g Repositorios

g Volúmenes

g Listas

Volúmenes


l Administrador de almacenamiento permite definir la estructura de almacenamiento del sistema, dar de alta nuevos repositorios, volúme-nes y listas, así como modificar los derechos y propiedades de los vo-

lúmenes ya creados y consultar las características de un volumen, lista o reposi-torio determinado.

Para asociar un fichero a un determinado libro de registro, debe capturarlo vía escáner o vía fichero (Explorador Windows). Al guardarlo, el fichero se almace-na en un volumen de almacenamiento correspondiente a la lista de volúmenes asociada al archivador. Por lo tanto, es obligatorio que exista una lista con al menos un volumen de almacenamiento asociada a cada libro del sistema que utilice información documental.

Las listas y volúmenes de almacenamiento se definen desde aquí. Los volúme-nes, incluidos en las listas, se crean en un repositorio.

Acceso a la aplicación Al Administrador de almacenamiento se accede seleccionando en el me-

nú inicio la aplicación Volúmenes del grupo de programas invesicres. Sólo el SYSSUPERUSER puede acceder a esta aplicación.

Fig. 2- 1 Acceso al administrador de almacenamiento

E

invesicres

2.2

En el cuadro de diálogo de conexión que se abre debe escribir su nombre y cla-ve personal de acceso al sistema, y pulsar "Aceptar".

Fig. 2- 2 Conexión con el Administrador de almacenamiento

Una vez validados los datos, aparece la ventana principal de la aplicación.

Fig. 2- 3 Ventana principal del Administrador de almacenamiento

Para crear la estructura completa de almacenamiento de invesicres debe reali-zar las siguientes operaciones:

• Definir los repositorios disponibles.

• Fijar los volúmenes para cada repositorio.

• Determinar las listas de volúmenes.

En caso de que sea necesario, puede asociar una determinada lista al libro de registro deseado. Terminado el procedimiento anterior la estructura destinada a guardar la información está preparada para comenzar a trabajar en invesicres.

Volúmenes


Repositorios Los repositorios agrupan características técnicas asociadas a un dispositivo físi-co. Son independientes entre sí, no pudiendo incluirse un repositorio dentro de otro.

Los volúmenes que se utilizan en el sistema se crean siempre dentro de un re-positorio, por lo que antes de comenzar a crear volúmenes, es imprescindible que exista al menos un repositorio. Los volúmenes deben pertenecer exclusi-vamente a un repositorio.

Gestión de repositorios El menú Repositorio contiene las opciones necesarias para llevar la gestión de repositorios que comprende las siguientes operaciones:

• Crear repositorios (opción Nuevo).

• Modificar sus características (opción Abrir).

• Borrar repositorios (opción Eliminar).

• Consultar sus propiedades (opción Propiedades).

Crear repositorios

Secuencia de operaciones para crear un repositorio

1. Seleccione el nodo Repositorio que aparece por defecto en la pantalla, y ejecute la opción Nuevo del menú Repositorio. Se abre el asistente de creación de repositorios.

invesicres

2.4

Fig. 2- 4 Cuadro de diálogo de creación de repositorios

2. Introduzca el nombre que desee dar al repositorio en el campo Nombre. En el campo Tipo seleccione el tipo de repositorio que desee crear. Según la forma de acceso que se determine a la máquina puede elegir uno de és-tos:

§ PFS (Public File System): El sistema puede acceder a una máquina mediante un sistema público de ficheros. También puede ser una UNC (\\).

§ FTP (File Transfer Program): Si es una máquina con protocolo FTP. Disco remoto con servidor FTP.

En el campo Descripción puede introducir una breve descripción sobre el repositorio.

El recuadro Atributos se refiere a aquellas características del repositorio que no se van a poder cambiar. Seleccione una de las siguientes opcio-nes:

§ WORM: Se tratará de un disco de una sola escritura. Lectura múltiple y no regrabable.

Volúmenes


§ Removible: Se trata de un dispositivo no fijo, esto es, movible.

El recuadro Estado se refiere a aquellas propiedades transitorias por las que va a pasar el repositorio. Seleccione cualquiera de las siguientes op-ciones:

§ Disponible: Es el estado natural, se puede acceder a él normalmente.

§ Sólo lectura: El repositorio no se podrá modificar, ni se podrán crear y eliminar volúmenes de dicho repositorio.

3. Pulse "Siguiente" para pasar de ficha una vez definidos los aspectos nece-sarios.

Se pueden dar dos casos:

A) Si se trata de un repositorio FTP aparece la siguiente pantalla:

Fig. 2- 5 Diálogo 2 de creación de un repositorio FTP

Esta pantalla le permite indicar las características físicas de la máquina sobre la que van a almacenarse los ficheros. Rellene los siguientes cam-pos y recuadros:

invesicres

2.6

§ "Plataforma": Indique la plataforma sobre la que corre el sistema, pue-de ser Unix o Windows NT.

§ En el recuadro Servidor seleccione si desea establecer conexión con éste mediante una dirección IP o mediante un nombre lógico de co-nexión que corresponderá al fichero HOSTS de Windows. En ambos casos, deberá introducir el nombre de un usuario y su contraseña. Pul-sando el botón "Prueba de conexión" puede realizar una prueba de co-nexión con el servidor para verificar que todos los datos introducidos son correctos.

§ Ruta de acceso: En este recuadro incluya la ruta para acceder al re-positorio en cuestión.

B) Si se trata de un repositorio de tipo PFS, aparecerá una pantalla en la que deberá introducir la ruta de acceso al servidor. El botón de selección abre la pantalla del explorador de Windows que le ayudará a configurar es-ta ruta.

Fig. 2- 6 Diálogo 2 de creación de un repositorio PFS

4. Pulse "Finalizar". El nuevo repositorio aparecerá en ambas partes de la pantalla principal.

Volúmenes


Consultar las propiedades Durante el proceso de creación se determinan ciertas características de cada repositorio. Para consultarlas, haga clic sobre el repositorio en cuestión y selec-cione la opción Propiedades del menú Repositorio o del menú contextual.

Fig. 2- 7 Consulta de las propiedades de un repositorio

A partir de aquí puede consultar los siguientes aspectos:

• Nombre y tipo.

• Fecha y hora de creación y última modificación del repositorio.

• Nombre del usuario que lo creó y responsable de su última modificación.

Si selecciona la pestaña "Detalle" puede ver también:

• La ruta de acceso al directorio en el que se van a almacenar los ficheros correspondientes.

• Otros atributos: WORM y removible, y el estado actual (Disponible, se puede leer y acceder a él siempre que lo desee; o sólo lectura, se trata de un repositorio sobre el que no se pueden modificar datos).

invesicres

2.8

Modificar repositorios Desde la opción Abrir de los menús Repositorio o contextual y una vez seleccionado el repositorio en cuestión se puede modificar lo siguiente:

• El nombre. También puede modificarlo sin necesidad de abrirlo con la op-ción Cambiar nombre de los menús citados.

• La descripción.

• El estado: "Disponible" o de "Sólo lectura".

Borrar repositorios Sólo se pueden borrar repositorios en los que no exista ningún volumen. La op-ción que ha de utilizar es Eliminar de los menús Repositorio o contextual.

Volúmenes Una vez definidos los repositorios es necesario asociarles volúmenes. Todo vo-lumen se crea y asocia durante su definición a un repositorio concreto. Por lo tanto se puede decir que los volúmenes de almacenamiento no tienen autono-mía ya que siempre dependerán de un repositorio.

Un volumen de almacenamiento representa el destino físico o lógico en que se almacenan los ficheros documentales (archivos imagen, ficheros capturados de escáner, archivos documento, etc.) de los registros.

Gestión de volúmenes El menú Volumen contiene las opciones necesarias para llevar la gestión de vo-lúmenes que comprende las siguientes operaciones:

Volúmenes


• Crear volúmenes (opción Nuevo).


• Borrar volúmenes (opción Eliminar).


Crear volúmenes

Secuencia de operaciones para crear un volumen

1. Seleccione, en la parte izquierda de la pantalla, el repositorio en el que desee incluir el volumen. Elija la opción Nuevo del menú Volumen. Se abre el siguiente diálogo:

Fig. 2- 8 Creación de volúmenes

2. Rellene los siguientes campos:

§ Nombre: Introduzca el nombre que desee dar al nuevo volumen.

invesicres

2.10

§ Ruta de acceso: Relativa al repositorio al que pertenece el volumen.

§ Capacidad: Tamaño máximo en Mbytes que va a tener el volumen. Se podrá copiar información que no exceda de lo aquí indicado. Por defec-to se asignan 500 Mbytes.

§ Descripción: Escriba un breve texto sobre el volumen.

§ Estado: Permite seleccionar el estado del volumen. Se reconocen tres estados diferentes para un volumen:

"Disponible": Se puede leer y acceder a él normalmente. Por defecto todos los volúmenes nuevos están disponibles.

"Sólo lectura": Se trata de un volumen que no se puede modificar.

"Lleno": El volumen ha llegado a la capacidad máxima definida y no puede albergar más ficheros.

3. Pulse "Aceptar". El nuevo volumen aparecerá en la zona derecha de la pantalla principal de la aplicación. Para crear más volúmenes repita este proceso las veces que sean necesarias.

En estos procesos de creación de elementos, la aplicación Administrador de almacenamiento controlará la correcta introducción de datos mediante mensajes emergentes.

Consultar propiedades de volúmenes Igual que sucede con los repositorios, durante el proceso de creación de volú-menes se determinan ciertas características.

Para consultarlas debe seleccionar dicho volumen y elegir la opción Propieda-des del menú Volumen o del menú contextual asociado.

Volúmenes


Fig. 2- 9 Consultar las propiedades del volumen seleccionado

Además del nombre, repositorio al que pertenece el volumen, identificador y usuario que lo ha creado y modificado, bajo la pestaña "Detalle" también puede consultar la ruta de acceso, la capacidad total del volumen y lo que está ocupa-do, así como el número de ficheros copiados y el estado en el que se encuentra.

Modificar volúmenes Desde la opción Abrir de los menús Volumen o contextual y una vez seleccio-nado el volumen en cuestión se puede modificar lo siguiente:

• El nombre. También puede modificarlo sin necesidad de abrirlo con la op-ción Cambiar nombre de los menús citados.

• La capacidad.

• El estado: "Disponible", de "Sólo lectura" o "Lleno".


invesicres

2.12

Borrar volúmenes Sólo se pueden borrar volúmenes vacíos, es decir, aquellos en los que no se ha copiado información. La opción que ha de utilizar es Eliminar de los menús Vo-lumen o contextual. Siempre que borre un volumen que esté asociado a una lis-ta, también desaparece de ésta.

Listas Una lista es un conjunto de volúmenes pertenecientes a uno o varios reposito-rios ordenados según un criterio. Cada lista debe contener al menos un volu-men. Los volúmenes incluidos en repositorios pueden pertenecer a más de una lista. Los elementos de una lista pueden moverse entre sí, alterando el orden definido, o añadiendo o eliminando elementos a otras listas.

Las operaciones de almacenamiento de invesicres se realizan a través de listas de volúmenes. Estas listas están compuestas exclusivamente por volúmenes asociados a uno o a varios repositorios. Así, aunque los repositorios no se utili-zan desde la aplicación cliente (Registro), son necesarios para la creación de listas y, a su vez, las listas son necesarias para el buen funcionamiento del sis-tema.

Las listas de volúmenes establecen el orden que el sistema seguirá a la hora de almacenar los ficheros que se anexan en la operación de registro. Así, si asocia la lista “1” a un libro de registro, el sistema almacenará los ficheros que se inclu-yan en cada registro que se realice en dicho libro dentro del VOL1; cuando éste se llene, pasará al VOL2, y así sucesivamente hasta acabar con el espacio dis-ponible de los volúmenes incluidos en esta lista.

Gestión de listas de volúmenes El menú Lista contiene las opciones necesarias para gestionar las listas de vo-lúmenes que se definan. Las operaciones que puede realizar son las siguientes:

Volúmenes


• Crear listas (opción Nueva).


• Borrar listas (opción Eliminar).


Crear listas de volúmenes

Secuencia de operaciones para crear una lista

1. Seleccione en la parte izquierda cualquier elemento, es decir, un reposito-rio o una lista de tal forma que se habilite la opción Nueva del menú Lista.

2. Elija dicha opción y se abrirá el diálogo que aparece a continuación.

Fig. 2- 10 Crear una lista

3. Escriba el nombre y una breve descripción complementaria si lo desea.

4. Pulse a hora "Aceptar" y se añadirá en el lado correspondiente de las listas de la ventana principal del administrador de almacenamiento. Para crear más listas repita este proceso las veces que sea necesario.

invesicres

2.14

Consultar las propiedades de las listas Cuando se crea una lista se añaden una serie de características que pueden consultarse con la opción Propiedades del menú Lista o del menú contextual, una vez que ésta se haya seleccionado previamente.

Fig. 2- 11 Consulta de propiedades de la lista seleccionada

La información que se puede consultar es la siguiente:

• El nombre de la lista y el identificador.


• Las fechas y los usuarios que la han creado y modificado.

Modificar listas Desde la opción Abrir de los menús Lista o contextual y una vez seleccionada la lista en cuestión se puede modificar lo siguiente:

• El nombre. También puede modificarlo sin necesidad de abrirla con la op-ción Cambiar nombre de los menús citados.


Volúmenes


Borrar listas Se pueden borrar listas de volúmenes siempre que no estén siendo utilizadas por ningún libro de registro, es decir, siempre que no se le hayan asociado des-de la aplicación Libros de registro. Ø Para más información véase el capítulo 4 de este manual.

Asociar volúmenes a listas Creadas las listas, hay que asociarles los volúmenes de almacenamiento en el orden de uso que desee establecer para la aplicación Registro de invesicres, ya que para que se pueda guardar información documental de un registro en un vo-lumen, éste ha de estar asignado a una lista.

Proceda de la siguiente manera:

1. Abra el repositorio en el que se incluyen todos o parte de los volúmenes que desea incluir en la lista y seleccione los que desee asociar a la lista.

2. Arrástrelo/s hasta el icono del nuevo elemento de lista. Puede realizar esta misma operación a partir de las opciones Copiar/Pegar del menú Edición. Los volúmenes se incluirán automáticamente en la nueva lista. Recuerde que una lista puede incluir un número indeterminado de volúmenes y éstos pueden proceder de distintos repositorios.

A partir de ahora, al seleccionar un elemento de lista, en la parte derecha de la pantalla aparecerán sus volúmenes asociados en el orden especificado durante su proceso de creación. Este orden puede ser modificado en cualquier momen-to, y su alteración afectará al archivador que la tenga asociada. Para cada vo-lumen asociado a la lista se ofrecen varios datos que coinciden con los que apa-recen al seleccionar un repositorio.

invesicres

2.16

Modificar la posición de los volúmenes en una lista Si ha asociado varios volúmenes a una lista puede alterar su posición poniéndo-los en el primer lugar de la lista. Lo único que ha de hacer es seleccionar la lista y después el volumen que quiere poner en primer lugar, y a continuación desde el menú contextual (botón derecho del ratón) elegir la opción Poner en primera posición.

Observe que con este procedimiento puede alterar el orden de todos los volú-menes uno a uno y puede poner en primera/última posición, o adelantar/retrasar una posición el volumen seleccionado.

A partir de este momento la aplicación seguirá este orden a la hora de almace-nar los ficheros de las registros de libro de registro al que, durante su proceso de definición se le haya asociado esta lista. Recuerde que una lista puede estar asociada a varios libros.

Borrar volúmenes de una lista Si desea eliminar la asociación de un volumen a una lista pero sin borrarlo, ha de utilizar la opción Eliminar de lista una vez que haya seleccionado la lista y, a continuación, el volumen que quiere quitar.

3

Estructura administrativa y usuarios

g Acceso a la aplicación Unidades admi-nistrativas

g Unidades administrativas

g Entidades registrales

g Oficinas de registro

g Estaciones de trabajo

g Activar / desactivar elementos de la es-tructura

g Importar fichero de datos

g Exportar fichero de datos

g Replicar base de datos

g Bloqueo y desbloqueo de usuarios



a Administración del Estado está constituida por órganos estructurados jerárquicamente. En invesicres cuya estructura se corresponde en parte con la de la Administración del Estado, los órganos, tales como Ministe-

rios, Comunidades Autónomas y Provincias o Entes de la Administración Local, se agrupan en Organismos y se consideran todos ellos Unidades administrati-vas.

La aplicación Unidades administrativas permite crear y gestionar la estructura (las unidades administrativas, entidades registrales, oficinas de registro y esta-ciones de trabajo) que conforman los diferentes entes de la Administración del Estado, y de esta manera realizar el mantenimiento de las tablas correspondien-tes a estas unidades, así como las siguientes tareas relacionadas con ese mantenimiento:

• Dividir la estructura administrativa según la organización de la Administra-ción del Estado.

• Reorganizar la estructura del sistema en caso de que se produzcan cam-bios en la Administración del Estado.

• Importar y exportar a ficheros la información del organigrama de unidades administrativas.

• Definir a los usuarios de las distintas oficinas de registro de cada unidad y asignarles sus correspondientes perfiles.

• Realizar búsquedas mediante filtros personalizados sobre las unidades administrativas existentes, consultar sus características y realizar las modi-ficaciones que se consideren necesarias.

Además de la aplicación Unidades administrativas, al final de este capítulo se explica brevemente la aplicación Gestión de usuarios, usada casi exclusiva-mente para bloquear y desbloquear usuarios, que bien por decisión del super-usuario, o bien por conexión fallida tres veces consecutivas a alguna de las apli-caciones de invesicres hayan quedado bloqueados.

L

invesicres

3.2

Acceso a la aplicación Unidades administrativas

A la aplicación Unidades administrativas se accede seleccionando desde el menú inicio este icono del grupo de programas invesicres.

Fig. 3- 1 Acceso a Unidades administrativas


Fig. 3- 2 Conexión con unidades Administrativas

El sistema bloqueará el usuario que intente acceder de forma fallida tres veces a esta aplicación. Con Gestión de usuarios el superusuario puede des-bloquearlo. Ø Véase el apartado Bloqueo y desbloqueo de usuarios de este mismo capítulo.




Como se puede observar en la figura siguiente, la aplicación Unidades admi-nistrativas está integrada por cuatro módulos. Dependiendo de la selección que realice, el área de trabajo de la ventana principal de la aplicación Unidades administrativas mostrará la tabla correspondiente a: Unidades administrati-vas, Entidades registrales, Oficinas de registro o a las Estaciones de traba-jo.

Fig. 3- 3 Ventana principal de la aplicación

No todos los menús, opciones y botones se utilizan para todos los módulos, por lo que en función del que se tenga seleccionado se habilitarán unos u otros. In-cluso en el mismo módulo, y dependiendo del área de la ventana seleccionada, se dispondrá de determinadas opciones específicas.

Asimismo, se facilita el uso de la aplicación con la incorporación de menús con-textuales (botón derecho del ratón y el cursor situado en la ventana o módulo correspondiente) que incluyen las opciones que en esa situación se pueden uti-lizar.

Por lo que cualquier operación posible en una situación determinada se puede realizar de alguna de esta forma:

invesicres

3.4

• Con una opción de alguno de los menús fijos.

• Con la combinación de teclas rápidas asociadas a cada opción de menú.

• Con el botón correspondiente de la zona superior de la ventana principal.

• Con una opción del menú contextual asociado.

Para llevar a cabo de forma correcta la administración y el mantenimiento de las unidades administrativas que integran los diferentes Organismos se recomienda crear las unidades administrativas, entidades registrales, oficinas de registro y estaciones de trabajo de acuerdo con el orden indicado a continuación en la fi-gura siguiente:

Fig. 3- 4 Secuencia de uso: Unidades administrativas

Unidades administrativas El módulo Unidades administrativas incluye todas las entidades del organi-grama de la Administración del Estado, tales como:

• Las instituciones de nivel más alto, que agrupan tipos de instituciones (como las Comunidades Autónomas, el Poder Ejecutivo o Judicial o la Je-fatura del Estado).



• Las unidades de nivel medio (Ministerios en el Poder Ejecutivo, CC.AA. para las Comunidades Autónomas, o Ayuntamientos específicos para las Entidades Locales).

• Las unidades de nivel más bajo que dependen de los anteriores (como una Subsecretaría, un Instituto Nacional o un Ayuntamiento específico).

Se pueden ordenar con las opciones del menú contextual por: UID, nombre, abreviatura, fecha de alta y fecha de baja.

Dé de alta las unidades administrativas desde el nivel que corresponda (1er. ni-vel o tipo de institución, 2º nivel, etc.). Puede realizar esta operación de forma manual, aunque la manera de proceder habitual consiste en importar directa-mente un fichero de datos que contiene las unidades administrativas a cargar agrupadas por tipo de instituciones, y realizar las modificaciones que se consi-deren necesarias sobre él. Ø Para más información consulte el apartado Impor-tar ficheros, dentro de este mismo capítulo.

Alta de tipo de instituciones Para crear un nuevo tipo de institución (las Comunidades Autónomas, el Poder Ejecutivo o Judicial o la Jefatura del Estado) seleccione la opción Nueva - Tipo de institución del menú Unidades o del contextual

Fig. 3- 5 Tipo de institución - Nueva

Rellene los siguientes datos en el cuadro de diálogo Tipo de institución - Nue-va:

invesicres

3.6

• Código: especifique un código alfanumérico que identificará el tipo de ins-titución.

• Nombre: introduzca el nombre del tipo de institución.

Pulse “Aplicar” si desea continuar creando instituciones, o “Aceptar” para validar el alta y volver a la pantalla principal.

Alta de unidades administrativas Para crear una nueva unidad administrativa seleccione en el panel izquierdo la unidad jerárquica superior en la que se integrará la nueva unidad administrativa. Seguidamente seleccione la opción Nueva-Unidad del menú Unidades:

Fig. 3- 6 Unidad administrativa – Nueva. Datos de identificación

En la ficha “Unidad administrativa” rellene lo siguiente:

• UID: introduzca un código alfanumérico de identificación de la unidad ad-ministrativa.

• Abreviatura: especifique un nombre abreviado que identifique la unidad administrativa.

• CIF: detalle, si lo desea, el código de identificación fiscal correspondiente. Invesicres no valida el dígito de control.



• Nombre: introduzca un nombre para identificar la unidad administrativa.

• Fecha de alta: el sistema otorga por defecto la fecha del día en curso, pe-ro si lo desea puede indicar otra diferente.

En la ficha “Dirección” de forma optativa puede indicar lo siguiente:

Fig. 3- 7 Unidad administrativa – Nueva. Dirección

• Domicilio. Puede escribir hasta 240 caracteres alfanuméricos.

• Ciudad. En principio esta lista está vacía. Seleccione primero un valor de la lista asociada al campo Provincia y después podrá elegir una población de la provincia seleccionada. Sólo se mostrarán valores de esta manera si antes se ha importado el fichero de información territorial: ISPOB.TER. Ø Consulte el capítulo 6 de este manual, apartado Importar fichero de in-formación de territorio.

• Provincia. Seleccione una de las que se muestran en la lista desplegable.

• Código postal, teléfono, fax y Dirección de correo electrónico. Son da-tos meramente informativos.

La opción Mover del menú Edición le permite reestructurar la distri-bución jerárquica de las Unidades administrativas y de los diferentes orga-nismos que las integran. ØPara más información consulte el apartado Mo-ver unidades administrativas, dentro de este mismo capítulo.

invesicres

3.8

Lista de distribución Cuando las unidades administrativas son de tipo PROPIO, es decir, dependen del Tipo de institución cuyo código es 0, se pueden configurar listas de distri-bución.

En este caso, cada unidad administrativa puede tener su propia lista de distribu-ción, que la conforman los usuarios, grupos de usuarios y/o departamentos a quienes se van a repartir de forma automática los registros que lleguen distri-buidos desde cualquier entidad registral.

La distribución puede hacerse de forma automática y/o manual. Para establecer que el reparto de los registros que llegan a una oficina, entre los usuarios, gru-pos y/o departamentos que han de recibirlos, se haga de forma automática es condición indispensable que la unidad administrativa tenga definida una lista de distribución.

Consulte el manual de usuario de invesicres para ver cómo se realiza la distribución (manual y automática) desde la aplicación de Registro.

Para seleccionar los usuarios a quienes se va a distribuir la información ha de abrir el cuadro de diálogo de las unidades administrativas, bien al darlas de alta, (cuadro de diálogo Unidad Administrativa – Nueva), o bien al fijar sus propie-dades (cuadro de diálogo Unidad Administrativa - Propiedades).

Al primero de ellos se accede desde la opción Nueva y al segundo desde Pro-piedades del menú Unidades o del menú contextual asociado. Además de los botones "Nuevo" o "Propiedades" de la barra de herramientas.

Como ya hemos dado de alta unidades administrativas, explicaremos cómo se modifican sus propiedades para añadirles la lista de distribución.

Definir una lista de distribución en una unidad administrativa PROPIA.

1. Seleccione la unidad administrativa PROPIA en la que quiere configurar una lista de distribución.

2. Elija la opción Propiedades de alguna de estas maneras:

§ Desde el menú Unidades.



§ Desde el menú contextual asociado.

§ Con el botón "Propiedades" de la barra de herramientas.

A continuación se abrirá el cuadro de diálogo Unidad Administrativa-Propiedades que muestra la figura siguiente.

Fig. 3- 8 Unidad administrativa PROPIA. Propiedades

3. Seleccione la ficha "Lista de distribución" y verá lo siguiente.

Fig. 3- 9 Ficha Lista de distribución

invesicres

3.10

Al principio estará vacía, a medida que vayan incorporando usuarios, gru-pos o departamentos los verá en esta ficha.

4. Pulse ahora el botón "Añadir" y accederá al cuadro de diálogo Seleccio-nar destino de la figura siguiente:

Fig. 3- 10 Cuadro de diálogo Seleccionar destino

Recuerde que las oficinas de registro en invesicres aparecen en la lis-ta de departamentos.

5. Seleccione el departamento o grupo que quiere incorporar en la lista de distribución y pulse "Aceptar".

Si desea algún usuario concreto, elija el departamento o grupo al que per-tenece y, después en la lista de la derecha, selecciónelo y pulse "Aceptar" para regresar al cuadro de diálogo anterior. Debe repetir los pasos 4 y 5 con cada uno de los usuarios que quiera añadir a la lista.

6. Pulse "Aplicar" si va a continuar agregando usuarios, grupos o departa-mentos a la lista, o "Aceptar" si ha concluido y desea volver a la ventana Unidades administrativas.

La figura siguiente muestra el cuadro de diálogo Unidad Administrativa – Propiedades con la lista de distribución ya elaborada.



Fig. 3- 11 Lista de distribución ya elaborada

Si ha accedido al cuadro de diálogo Propiedades desde la zona derecha de la ventana Unidades administrativas, en la parte inferior verá las fle-chas con las que puede pasar a la anterior, siguiente, prime-ra o última unidad administrativa del mismo tipo que la seleccionada.

Consultas y modificaciones de unidades administrativas La opción Buscar del menú Editar permite realizar búsquedas de las unidades administrativas mediante filtros personalizados y conocer a qué organismo per-tenece la unidad.

Para realizar la búsqueda, sitúese sobre un elemento del panel izquierdo de la ventana de unidades administrativas y elija la opción Buscar del menú Edición:

En la ventana Unidades administrativas - Buscar, indique los criterios de bús-queda para consultar los organismos y unidades administrativas:

invesicres

3.12

Campos disponibles Operadores Nexo Nombre

Abreviatura

Código

igual a

empieza por

termina en

contiene

distinto de

Y

O

• Elija el campo sobre el que se basará la búsqueda. Si desea elegir más de un campo ha de hacer un clic en cada fila de la tabla de búsqueda. Por ejemplo Nombre y Código.

• Escoja un operador de la lista para el campo o campos elegidos anterior-mente. Continuando con el ejemplo podría ser empieza por y contiene, respectivamente.

• Introduzca un valor para cada campo elegido, tecleándolo en el cuadro de texto Valor de cada fila. Por ejemplo, AL y L02, respectivamente.

• Si su búsqueda incluye varios campos, especifique un nexo entre la prime-ra y la segunda condición, por ejemplo O, y pulse “Buscar”.

Si quiere introducir nuevos criterios de búsqueda pulse el botón “Borrar to-do” para seleccionar nuevos valores.

Fig. 3- 12 Ventana de búsqueda de unidades administrativas



En la ficha “Resultados” se mostrarán aquellas unidades y organismos que cumplan las condiciones de búsqueda establecidas.

Para este ejemplo y con los datos que estamos utilizando, el sistema encontra-ría lo siguiente:

Fig. 3- 13 Resultados de la búsqueda

Para consultar en detalle los resultados de la búsqueda, seleccione el elemento que desee examinar y haga doble clic sobre él. El sistema retorna a la pantalla principal del módulo Unidades administrativas, mostrando en el panel izquier-do el elemento seleccionado y en el derecho las unidades administrativas del organismo elegido:

Si desea más información o modificar algún dato, elija en la zona derecha una unidad administrativa y seleccione la opción Propiedades del menú Ver o del contextual asociado. En el cuadro de diálogo que se abre, además de consultar las características de esa unidad, puede realizar modificaciones en todos los campos, excepto en el UID, y también en los de la ficha “Dirección”.

invesicres

3.14

Fig. 3- 14 Unidad administrativa – Propiedades

Las flechas de la parte inferior del cuadro de diálogo permiten na-vegar por el resto de las unidades administrativas que dependen de la misma unidad jerárquica que la actual.

Mover Unidades administrativas Con esta posibilidad invesicres permite reorganizar la estructura jerárquica de los Organismos y tipos de Instituciones del módulo Unidades administrativas.

Para mover una unidad administrativa:

• Seleccione en el panel derecho la unidad o unidades que desee mover. Para elegir varias mantenga pulsada la tecla SHIFT o CTRL mientras selec-ciona cada unidad.

• En el menú Edición, haga clic en Mover o pulse el botón Apare-ce el cuadro Unidades administrativas - Seleccionar.

Sitúese sobre la unidad administrativa destino, expandiendo o contrayendo el árbol jerárquico (utilice únicamente clic simple), y pulse “Aceptar”.



Fig. 3- 15 Seleccionar Unidad administrativa destino

Si marca la casilla “Recordar última selección” la siguiente vez que abra esta ventana se mantendrá el árbol desplegado en la última selección hecha.

Si marca la casilla “Mostrar unidades administrativas desactivadas” aparecen además en la ventana estas unidades.

El botón “Buscar” abre la ventana de búsquedas para facilitar la tarea. Ø En el apartado Consultas y modificaciones de unidades administrativas, explica-do anteriormente, se detalla el procedimiento para buscar unidades administra-tivas.

Entidades registrales Una entidad registral es aquella unidad administrativa que permite realizar ta-reas de registro. Cada entidad registral está formada por diversas oficinas de registro que comparten determinadas características, como el modo de trans-porte o el formato de mensajes de envío.

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3.16

Fig. 3- 16 Entidades registrales

Alta de entidades registrales Para crear las entidades registrales que van a agrupar las diferentes oficinas de registro seleccione la opción Nueva del menú Entidades registrales. A conti-nuación se abrirá el cuadro de diálogo Entidad registral – Nueva, que presenta dos fichas:

• “Entidad registral”, que incluye sus datos de identificación.

• “Dirección”, para incluir el domicilio, teléfono, fax y correo electrónico.

• “Envío telemático”, para el cifrado de mensajes.

Para poder dar de alta oficinas de registro es necesario haber creado pre-viamente las entidades registrales



En la Ficha “Entidad registral” rellene los siguientes datos:

Fig. 3- 17 Entidad registral nueva. Datos de identificación

• UID: introduzca un código alfanumérico para identificar la entidad.

• Abreviatura: especifique un nombre abreviado que designe la entidad re-gistral.

• CIF: detalle, si lo desea, el código de identificación fiscal correspondiente.

• Nombre: introduzca un nombre para identificar la entidad registral.

• Fecha de alta: por defecto el sistema otorga la fecha del día en curso, pe-ro si lo desea puede introducir una fecha diferente.

En la ficha “Dirección” de forma optativa puede indicar lo siguiente:


• Ciudad. En principio esta lista está vacía. Seleccione primero un valor de la lista asociada al campo Provincia y después podrá elegir una población

invesicres

3.18

de la provincia seleccionada. Sólo se mostrarán valores de esta manera si antes se ha importado el fichero de información territorial: ISPOB.TER. ØConsulte el capítulo seis de este manual, apartado Importar fichero de información de territorio.


• Código postal, teléfono y fax.

• Dirección de correo electrónico. La dirección de correo electrónico es imprescindible para el intercambio de registros, vía mensajes, entre las en-tidades registrales.

En el manual de usuario de invesicres se explica la forma de enviar y recibir mensajes desde la aplicación Registro. Consulte el capítulo cuatro.

Fig. 3- 18 Entidad registral – Nueva. Dirección



En la ficha “Envío telemático” indique lo siguiente:

• En el recuadro Certificado digital: escriba los datos del Emisor y el Número de serie para la firma digital.

• "Cifrar mensajes al enviar": marque la casilla si desea enviar los mensajes cifrados. Por defecto aparece desactivada.

Fig. 3- 19 Entidad registral – Nueva. Envío telemático

Para crear una nueva entidad registral también puede importar un fichero de datos con las entidades a cargar, y modificar, a continuación, los datos que estime oportunos, o crear las entidades una a una de forma manual. Ø Para más información consulte el apartado Importar fichero de datos, dentro de es-te mismo capítulo.

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3.20

Consultar y modificar entidades registrales En las entidades registrales se pueden modificar todos los datos, excepto el có-digo UID. Utilice la opción Propiedades del menú Ver o contextual o doble clic sobre la entidad registral en cuestión para abrir el cuadro de diálogo Entidad regsitral – Propiedades.

Fig. 3- 20 Unidad registral - Propiedades

Desde aquí puede consultar los datos de identificación de la entidad y el tipo de transporte utilizado para intercambio de documentación entre sus oficinas, o modificar los datos que precise. No olvide guardar las modificaciones con “Aceptar” o “Aplicar”.



Oficinas de registro En las oficinas de registro se llevan a cabo las operaciones de registro de do-cumentos. Habitualmente pertenecen a una misma unidad administrativa, y de-ben asociarse a una entidad registral ya definida.

Cada oficina tiene unos usuarios propios, que no pueden pertenecer simultá-neamente a otras oficinas distintas a la original.

Fig. 3- 21 Oficinas de registro

Las operaciones que se han de realizar desde este módulo son las siguientes:

• Dar de alta oficinas de registro.

• Consultar y modificar sus propiedades.

• Dar de alta usuarios invesicres para cada oficina.

• Opcionalmente, añadir y quitar estaciones de trabajo en una oficina de registro.

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3.22

Alta de oficinas de registro Para crear una nueva oficina de registro seleccione la opción Nueva del menú Oficinas. Se abrirá el cuadro de diálogo Oficina de registro – Nueva, que consta de dos fichas, “Oficina” y “Dirección”.

En la Ficha “Oficina de registro” rellene los siguientes datos:

• Código: especifique el código de identificación de la oficina.

• Abreviatura: introduzca un nombre abreviado que identifique la oficina de registro.

• Nombre: detalle un nombre para identificar la oficina de registro.

• Tipo de oficina: puede ser registro central o registro auxiliar.

• Fecha de alta: el sistema otorga por defecto la fecha del día; si desea que figure una fecha diferente indíquelo.

• Entidad registral: especifique la entidad a la que desea asociar la oficina de registro. Pulse el botón de selección para enlazar con el cuadro Enti-dades registrales – Seleccionar. Marque la entidad y valide la operación.

• Sello: si deja en blanco el cuadro de texto, el sistema toma por defecto el nombre de la oficina para el sello de validación. El sello de validación se imprime en la primera página del documento registrado. Especifica la ofici-na de registro, el número de registro, el tipo de documento y la fecha y hora en que se registró. Si desea que el texto correspondiente a la cabece-ra sea diferente al que habitualmente utiliza la oficina, escriba aquí el nue-vo texto.

• Representante: puede escribir el nombre de la persona responsable de la oficina de registro.

• Pulse “Aplicar” para guardar los datos y seguir dando de alta oficinas o “Aceptar” para guardar y salir de este cuadro de diálogo.



Fig. 3- 22 Oficina de registro – Nueva (I)

En la ficha “Dirección” indique lo siguiente:

Fig. 3- 23 Oficina de registro – Nueva (II)

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3.24


• Ciudad. En principio esta lista está vacía. Seleccione primero un valor de la lista asociada al campo Provincia y después podrá elegir una población de la provincia seleccionada.

Sólo se mostrarán valores de esta manera si antes se ha importado el fi-chero de información territorial: ISPOB.TER. ØConsulte el capítulo seis de este manual, apartado Importar fichero de información de territorio.


• Código postal, teléfono, fax y Dirección de correo electrónico. Son da-tos meramente informativos.

• Pulse “Aceptar”.

Consultar y modificar las propiedades de las oficinas Una vez dadas de alta oficinas de registro se pueden consultar y modificar sus propiedades, esto es, se pueden modificar todos los datos de identificación de la oficina a excepción del código.

Asimismo y tal y como explicaremos en el apartado siguiente, se pueden dar de alta usuarios en dicha oficina con los perfiles adecuados a las tareas que vayan a realizar con invesicres.

Cualquiera de estas operaciones se realiza desde el cuadro de diálogo Oficina de registro – Propiedades que se abre haciendo doble clic sobre la oficina en cuestión o con la opción Propiedades del menú Ver o contextual asociado.



Fig. 3- 24 Oficina de registro - Propiedades

Alta de usuarios Una vez creada la oficina de registro el siguiente paso es asignarle sus usua-rios. Para ello lo primero que debe hacer es dar de alta a los diferentes usuarios con sus correspondientes perfiles y permisos. Esta tarea se realiza, como aca-bamos de comentar en el apartado anterior, desde la ficha “Usuarios” del cuadro Oficinas de registro – Propiedades.

La aplicación incorpora un sistema de control de licencias que limita el número de usuarios que pueden crearse en el sistema y el número de usuarios que pueden acceder concurrentemente a la aplicación de Registro.

invesicres

3.26

Ficha “Usuarios” Desde esta ficha se puede:

• Crear un usuario nuevo en la oficina.

• Seleccionar uno que ya existe en otra oficina para asignarlo a ésta.

• Consultar y modificar las propiedades del usuario seleccionado.

• Borrar usuarios de la oficina y por tanto de la base de datos.

Fig. 3- 25 Oficina de registro – Propiedades. Ficha “Usuarios”

Crear un usuario nuevo en la oficina

Pulse este botón para abrir el cuadro de diálogo Usuario – Nuevo.



Fig. 3- 26 Usuario - Nuevo

Rellene los siguientes datos:

• Nombre: especifique el literal de identificación.

• Contraseña: introduzca la clave de acceso.

• Confirmar contraseña: teclee nuevamente la clave anterior.

• Perfil: seleccione en el cuadro de lista el perfil que desea que tenga el nuevo usuario. Cada uno de los perfiles incluye una serie de permisos predefinidos de acceso a las aplicaciones invesicres y a los libros de regis-tro. Además de contar implícitamente con unos permisos genéricos que se pueden modificar.

Mientras que los permisos genéricos se asignan como veremos a continuación desde esta aplicación, los permisos específicos (consulta, modificación y registro) los concederá un superusuario desde la aplicación Libros de registro para cada libro y a cada usuario con perfil de adminis-trador de libros u operador de registro. ØConsulte el capítulo cuatro de es-te manual.

Superusuario invesicres. Posee todos los derechos posibles en el contex-to invesicres (consulta, modificación y registro), y los permisos genéricos (alta de personas físicas / jurídicas, modificación de personas físicas / jurí-dicas, modificación de fecha de registro y modificación de campos protegi-dos). Es el responsable de la gestión de todas las aplicaciones del sistema y tiene acceso total a la información almacenada en los libros de registro.

Administrador de libro de registro. Puede realizar cualquier operación sobre los libros de registro creados por él o que administra. Además el su-

invesicres

3.28

perusuario puede asignarle o no permisos específicos (consulta, registro y modificación) y permisos genéricos (alta de personas físicas / jurídicas, modificación de personas físicas / jurídicas, modificación de fecha de registro y modificación de campos protegidos) en otros libros de registro. Por este motivo un usuario puede tener este perfil y ejercer sólo como operador de registro en los libros en los que no sea el administrador.

Tiene acceso a las aplicaciones Registro, Libros de registro, Control de modificaciones y Configuración de estación.

Operador de registro. Las operaciones que pueden realizar estos usua-rios sobre un libro de registro están determinadas por los permisos especí-ficos y genéricos que se les asignen. El administrador del libro es el encar-gado de otorgarle los permisos de acceso y asociarlos a una oficina de re-gistro. Únicamente tienen acceso a la aplicación Registro.

El perfil de “Superusuario” engloba a los otros dos y el de “Adminis-trador” incluye al “Operador de registro”.

También se pueden crear usuarios en una oficina desde la aplicación Li-bros de registro. Ø Véase en el capítulo cuatro, el apartado Dar de alta usuarios de una oficina.

• "Usuario bloqueado". marque esta casilla si quiere bloquear el usuario de tal manera que no pueda acceder al sistema.

Tenga en cuenta que de forma involuntaria cualquier usuario puede que-dar bloqueado al acceder a alguna de las aplicaciones de invesicres que requieren nombre de usuario y clave de acceso para su conexión, y errar tres veces en el intento. Para desbloquearlo simplemente desactive esta casilla.Ø Consulte también el apartado Bloqueo y desbloqueo de usua-rios de este mismo capítulo.

Asignar permisos genéricos a un usuario

Los permisos genéricos determinan las operaciones que el usuario puede reali-zar desde la aplicación Registro sobre:

• Las tablas de interesados -personas físicas / jurídicas- (creación y modifi-cación), llamadas remitentes cuando se trata del registro origen, y destina-tarios cuando se trata del registro destino.



• La fecha de registro (introducción y modificación).

• Los campos protegidos de cada registro: Origen o remitente, Destino o destinatario, tipo de asunto y resumen (modificación).

• Acceso a operaciones de intercambio registral.

Fig. 3- 27 Asignar permisos genéricos de registro a un usuario

Los permisos genéricos se conceden o deniegan desde los cuadros de diálogo Usuario – Nuevo (botón “Nuevo”) o Usuario Propiedades (botón “Propieda-des”) activando o desactivando las casillas correspondientes tal y como se ex-plica seguidamente.

Cómo se asignan los permisos genéricos a un usuario.

1. Seleccione la ficha “Permisos genéricos” como se ve en la figura anterior.

2. Active las casillas correspondientes a los permisos que quiere asignar.

“Alta de personas físicas / jurídicas”. Si activa esta casilla se concede al usuario el permiso de dar de alta o añadir a la base de datos tanto perso-nas físicas como jurídicas. (tabla de interesados).

“Modificación de personas físicas / jurídicas”. Si activa esta casilla se con-cede al usuario el permiso de modificar los datos tanto de personas físicas como jurídicas de la tabla de interesados.

"Introducción de fecha de registro". Si activa este permiso se concede al usuario el permiso de introducir la fecha del registro que va a realizar. Si no tiene este permiso el sistema la asigna automáticamente.

“Modificación de fecha de registro”. Si activa este permiso se concede al usuario el permiso de modificar la fecha de registro.

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3.30

“Modificación de campos protegidos”. Si activa esta casilla se concede al usuario la posibilidad de que una vez registrado un documento, pueda mo-dificar alguno de estos campos: origen, destino, remitente, destinatario, ti-po de asunto y resumen.

"Acceso a operaciones de intercambio registral". Si activa esta casilla se concede al usuario la posibilidad de acceder a estas operaciones de inter-cambio registral: enviar a entidad registral, enviar mensajes, monitorizar mensajes enviados y validar mensajes recibidos.

Consulte el manual de usuario de invesicres para ver los efectos de estos permisos en la aplicación Registro.

3. Pulse “Aceptar” para asignar los permisos genéricos a ese usuario.

Modificar/consultar los usuarios de una oficina

Pulse este botón para acceder a la ventana de selección de usuarios que muestra los usuarios dados de alta en la base de datos.

Fig. 3- 28 Selección de usuarios



A la izquierda se muestran las oficinas de registro y si tiene marcada la casilla “Mostrar todos los departamentos” también se ven los departamentos que estén definidos desde para la aplicación invesdoc corporate. A la derecha se ven los usuarios que pertenecen a la oficina (o departamento) seleccionada.

Para asociar usuarios de una oficina en la actual, tiene que seleccionar la ofici-na en el lado izquierdo y en el derecho elegir el usuario. Puede elegir varios usuarios manteniendo pulsadas las teclas SHIFT si son consecutivos o CTRL si son alternos.

Pulse “Aceptar” para asociarlos a la oficina. En ese momento vuelve al cuadro de diálogo anterior. Pulse de nuevo “Aceptar” para guardar los cambios y salir o “Aplicar” para seguir modificando o consultando.

Pulse este botón para ver las propiedades del usuario seleccio-nado. En ese momento se abre el cuadro de diálogo Usuario – Propiedades que muestra la figura:

Fig. 3- 29 Usuario – Propiedades

Desde aquí se puede modificar todo, incluidos los permisos genéricos, a excep-ción del Nombre de usuario. Asimismo se puede bloquear o desbloquear usua-rios. Para cambiar los permisos genéricos, antes debe modificar el perfil de usuario, validarlo y abrir de nuevo este cuadro de diálogo. Es entonces cuando se puede seleccionar la ficha: “Permisos genéricos” y asignarle los que vaya a tener.

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3.32

Borrar usuarios de una oficina

Pulse este botón para borrar de la oficina y de la base de datos el usuario seleccionado. Una vez que lo elimina no lo puede recuperar por lo que el sistema le muestra un mensaje para confirmar la operación.

Estaciones de trabajo Las estaciones de trabajo son los puestos en los que se realiza la operación in-formática de registro. Se asocian a una oficina de registro y son el último ele-mento a definir para poder empezar a utilizar las tablas de Unidades adminis-trativas en la operación de registro:

Se pueden dar de alta desde aquí o antes de registrar la primera vez des-de la aplicación Registro.

Fig. 3- 30 Estaciones de trabajo



Las operaciones que se pueden realizar desde este módulo son las siguientes:

• Dar de alta estaciones de trabajo.


Alta de estaciones

Para crear una nueva estación de trabajo, pulse este botón o elija la opción Nueva del menú Estaciones o del contextual asociado y se abrirá a con-tinuación el cuadro de diálogo Estación de trabajo – Nueva para que rellene los siguientes datos:

• Código: introduzca un código alfanumérico para identificar la estación.

• Nombre: introduzca el nombre de la máquina y que identificará la estación de trabajo.

• Dirección IP: especifique, si lo desea, la referencia de protocolo IP que identifica la máquina en la red. Este valor no se valida por lo que no es im-prescindible que lo rellene.

• Dirección MAC: introduzca la identificación alfanumérica de la tarjeta de red de la máquina.

• Oficina de registro: especifique la oficina de registro a la que desea aso-ciar la estación de trabajo. Pulse para enlazar con el cuadro Oficinas de registro - Seleccionar. Elija la oficina y valide la operación. Si tiene marcada la casilla “Mostrar oficinas de registro desactivadas” se verán ate-nuadas las que estén fuera de servicio.

invesicres

3.34

Fig. 3- 31 Seleccionar oficinas de registro para asociarles una estación de trabajo

• Descripción: permite incluir algún detalle específico que facilite la identifi-cación de la estación de trabajo.

Fig. 3- 32 Estación de trabajo – Nueva



Consultar y modificar estaciones de trabajo

Con este botón o con la opción Propiedades del menú Ver o contex-tual asociado al módulo estaciones de trabajo se abre el cuadro de diálogo des-de donde se pueden consultar los datos de la estación de trabajo seleccionada, y modificar todo excepto el código.

Fig. 3- 33 Estaciones de trabajo – Propiedades

Con las flechas inferiores puede recorrer todas las estaciones que tenga dadas de alta en invesicres.

Si realiza algún cambio pulse “Aplicar” para guardar y seguir modificando o “Aceptar” para volver a la pantalla anterior.

invesicres

3.36

Activar / desactivar elementos de la estructura

En caso de que por cualquier motivo una unidad administrativa, entidad registral u oficina de registro desaparezcan o queden temporalmente fuera de servicio, invesicres le permite desactivarlas.

Los organismos que se desactivan se muestran en la pantalla principal en un tono más claro y aparecen listados con su fecha de baja.

Para desactivar uno de los elementos citados, selecciónelo desde su módulo respectivo y elija a continuación la opción Desactivar del menú Edición. En el cuadro que aparece, indique la fecha a partir de la que tendrá efecto la desacti-vación:

Fig. 3- 34 Unidad administrativa - Desactivar

Para volver a activarlos, selecciónelos de nuevo y elija Desactivar del menú Edición, el sistema le muestra un mensaje para que confirme la operación.

Fig. 3- 35 Activar unidad administrativa



Importar fichero de datos Esta opción de los módulos Unidades administrativas y Entidades registra-les permite importar el contenido de un fichero origen a las tablas de estos mó-dulos. Por defecto, la extensión de los ficheros es *.adm si se trata de unidades administrativas, o *.alt, si se trata de entidades registrales.

Para importar las unidades o las entidades, seleccione la opción Importar des-de el menú Herramientas. Se abre el cuadro Importar. Seleccione el fichero origen y confirme la importación, para transferir el contenido del fichero plano *.adm/*.alt a la base de datos central:

Fig. 3- 36 Importar Unidades administrativas

Si marca la casilla “Borrar unidades existentes” al importar el fichero plano (adm o alt, según se trate de unidades administrativas o entidades registrales) se eli-minan las que hubiera definidas en la estructura y se copian las del fichero.

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3.38

Exportar fichero de datos Esta opción del módulo Unidades administrativas permite exportar una parte o toda la tabla de organismos y unidades administrativas a un fichero. Por defecto la extensión del mismo es *.adm.

Seleccione en el menú Herramientas la opción Exportar-Todas para crear un fichero que incluya el contenido completo de unidades administrativas, o Expor-tar-Tipo de institución para exportar sólo las unidades administrativas depen-dientes del tipo de institución seleccionada. Confirme la exportación para que el nombre y el destino del fichero de datos se copie en el directorio deseado.

Fig. 3- 37 Exportar fichero de datos

Replicar base de datos La opción Replicar del menú Herramientas permite copiar todas las tablas co-rrespondientes a las unidades administrativas, entidades de trabajo y oficinas de registro desde la base de datos central a la local instalada en la estación de tra-bajo.



Esta operación es imprescindible para activar la sincronización entre la base de datos central y la local de esa estación, y sólo ha de realizarse una vez en cada estación de trabajo. Llevará unos minutos.

Bloqueo y desbloqueo de usuarios

La seguridad del sistema invesicres hace posible que los usuarios dados de alta en el sistema puedan quedar bloqueados de forma voluntaria por decisión del administrador del sistema (superusuario) o involuntaria al acceder a cualquiera de las aplicaciones de invesicres que requieren nombre de usuario y clave de acceso para su conexión, y errar tres veces en el intento.

Se puede bloquear o desbloquear usuarios en el cuadro de diálogo Usuario - Propiedades al que se accede desde la aplicación Unidades administrati-vas>Oficinas de registro> ficha "Usuario". Ø Para más información consulte el epígrafe Modificar/consultar los usuarios de una oficina de este mismo capítulo.

Fig. 3- 38 Bloqueo / Desbloqueo de usuarios desde Unidades administrativas

invesicres

3.40

O también desde:

La aplicación Gestión de usuarios, a la que sólo puede acceder el SYSSU-PERUSER desde el menú inicio, seleccionándola del grupo de programas inve-sicres.

Fig. 3- 39 Gestión de usuarios

La pantalla principal muestra los usuarios, grupos y oficinas de registro dadas de alta en el sistema. Asimismo si el usuario está utilizando la aplicación inves-doc corporate con la misma base de datos, también se muestran los usuarios, grupos y departamentos dados de alta en la misma.

Fig. 3- 40 Administrador de usuarios de invesdoc corporate para invesicres

El único que puede bloquear o desbloquear un usuario desde esta aplicación es el superusuario especial del sistema que por defecto es: SYSSUPERUSER y su clave de acceso SYSPASSWORD. Ningún otro puede hacerlo.



Cómo se desbloquea un usuario

1. Despliegue la oficina a la que pertenece y selecciónelo en el área derecha de la ventana.

2. Abre el menú Usuario y elija la opción Desbloquear.

Para bloquearlo haga lo mismo, pero elija Bloquear en el menú Usuario.

Cambiar la identificación del superusuario del sistema A efectos de seguridad existe la posibilidad de modificar la identificación del su-perusuario especial (SYSSUPERUSER con clave SYSPASSWORD) que tiene prioridad en algunas operaciones sobre el resto de superusuarios. Por este mo-tivo se puede modificar su nombre y clave de acceso.

Ha de tener especial cuidado en recordarla porque una vez que se modifi-que no es posible conocerla.

Para modificar estos datos, seleccione Cambiar identificación del menú Op-ciones (sólo habilitado para este superusuario).

En el cuadro de diálogo que se abre, modifique los datos y pulse “Aceptar”.

Fig. 3- 41 Cambiar la identificación del superusuario del sistema

4

Libros de registro


g Alta de libros de registro

g Asociar a un libro de registro oficinas y/o usuarios

g Asociar a un libro de entrada otro libro de salida

g Consultar y modificar las propiedades del libro de registro

g Numeración de un libro de registro

g Copiar libros de registro

g Asociar un volumen de almacenamien-to al libro Pendientes de registro

g Borrar libros de registro

g Cerrar libros de registro

Libros de registro


os libros de registro mantienen constancia de los documentos que entran o salen de una oficina de registro. Las transacciones de documentos, ya sean en una dirección o en otra, se llevan a cabo entre dos unidades

administrativas, o entre una unidad y personas físicas o jurídicas.

La aplicación Libros de registro permite crear y gestionar los libros de entrada y salida de documentos, así como asociarles oficinas de registro y usuarios con diferentes permisos de acceso a los documentos:

Acceso a la aplicación A la aplicación Libros de registro se accede seleccionando desde el me-

nú inicio este icono del grupo de programas invesicres.

Fig. 4- 1 Acceso a la aplicación Libros de registro


L

invesicres

4.2

Fig. 4- 2 Conexión con Libros de registro

El sistema bloqueará el usuario que intente acceder de forma fallida tres veces a esta aplicación. Con Gestión de usuarios el superusuario puede des-bloquearlo. Ø Véase el apartado Bloqueo y desbloqueo de usuarios del capí-tulo tres de este manual.


Fig. 4- 3 Ventana principal Libros de registro

Una vez dados de alta y definidos, tanto los libros de entrada como los de salida quedan disponibles para la posterior operación de registro de los documentos, pudiendo elegir el usuario aquél en el que quiera archivarlos.

Para más información consulte el Manual de usuario de invesicres.

Libros de registro


Entre otras, desde Libros de registro puede realizar las siguientes tareas:

• Crear un nuevo libro.

• Asociar oficinas de registro al libro.

• Asociar usuarios y asignar uno o varios administradores para el libro de registro.

• Modificar las propiedades de los libros de registro existentes, las de las oficinas y sus usuarios asociados, así como el tipo de numeración de un li-bro de registro.

• Consultar en cualquier momento las propiedades de definición de los libros de entrada y salida existentes.

• Crear un libro a partir de uno existente (copiar un libro) manteniendo sus propiedades originales.

• Cerrar un libro de registro.

• Asociar un volumen de almacenamiento al libro de documentos pendientes de registro.

Alta de libros de registro Los libros de registro mantienen constancia de los documentos que hayan en-trado o salido. El libro de registro de entradas refleja los documentos recibidos en la unidad administrativa, y el de salidas indica los que ésta ha expedido. Lo habitual es que exista un libro de registro por entidad registral u organismo, si bien puede existir un libro por oficina, pudiendo cerrarse éste al finalizar el año. Ø Para más información consulte en este mismo capítulo el apartado Cierre de libros de registro.

El procedimiento para dar de alta un libro de registro consiste en crearlo y definir sus propiedades y, a continuación, asociar las oficinas de registro y los usuarios con acceso al libro.

invesicres

4.4

Secuencia de operaciones para crear un Libro

1. Seleccione Registro de entrada o Registro de salida según vaya a crear un Libro de entrada o de salida.

2. Pulse este botón o seleccione la opción Nuevo del menú Libro o del contextual asociado (botón derecho del ratón en el área izquierda de la ventana).

3. En el cuadro de diálogo que se abre, indique lo siguiente:

Nombre: Introduzca un nombre para identificar el libro de registro.

Numeración: Seleccione el modo de numeración que seguirá el nuevo li-bro. Cada uno de estos modos se configura desde el menú Herramientas. ØConsulte el apartado Numeración de un libro de registro en este mis-mo capítulo.

§ “Central”. Los cuatro primeros dígitos para el año, el resto para el con-tador.

§ “Local”. Los cuatro primeros dígitos para el año, los tres o cuatro si-guientes para el código de estación y el resto para el contador.

§ “Por oficina”. Los cuatro primeros dígitos para el año, los tres o cuatro siguientes para el código de la oficina y el resto para el contador.

Tipo de libro: Especifique si es de entrada o salida. Por defecto se mues-tra el tipo de libro seleccionado, pero lo que aquí se indique será lo que de-termine si el libro que se va a crear es de salida (rojo) o de entrada (azul).

“Autenticación de imágenes”: Si marca esta casilla, cuando se digitalicen documentos se añadirá en cada página un sello que garantice su autenti-cidad.

Lista de volúmenes asociada: Pulse el botón de selección y elija en el cuadro de diálogo que se abre el volumen que va asociar al libro de regis-tro.

Es imprescindible asignar una lista de volúmenes si se va a adjuntar a los registros de este libro información documental, es decir, ficheros gráficos,

Libros de registro


de texto, etc. Ø Para más información consulte el capítulo dos de este ma-nual, Volúmenes.

Fig. 4- 4 Nuevo Libro de registro

4. Pulse “Aceptar” para guardar los datos y volver a la ventana principal. En ella verá que el nuevo libro de entrada o salida se ha añadido.

Asociar a un libro oficinas y / o usuarios

Una vez creado el libro de registro, el único usuario que puede acceder al libro: crear registros, consultarlos y modificarlos (aplicación Registro) es el creador del libro o los superusuarios de invesicres.

Para que cualquier usuario de una oficina pueda acceder al libro, especificando los permisos, es necesario asociar la oficina al libro. Asimismo se puede asociar algún usuario concreto y no todos los de una oficina.

invesicres

4.6

Asociar oficinas Para asociar una oficina a un libro de registro ha de seleccionar éste en el panel izquierdo y se habilitarán en ese momento los botones de la barra de herramien-tas. (Sólo en el caso de tener activada la opción Barra de herramientas del menú Ver.)

Continúe de esta manera

1. Pulse este botón desde el menú Edición, elija Oficinas de registro, Asociar. También puede hacerlo desde el menú contextual (botón dere-cho del ratón pulsado en el área derecha de la ventana con la ficha “Ofici-nas de registro” seleccionada).

2. En el cuadro de diálogo Oficinas de registro – Seleccionar, elija una o varias (manteniendo las teclas SHIFT o CTRL) y valide la operación con el botón “Aceptar”.

Fig. 4- 5 Seleccionar oficinas de registro para asociarlas a un libro

Tenga en cuenta que si tiene marcada la casilla “Mostrar oficinas de regis-tro desactivadas” se verán también las que están fuera de servicio atenua-

Libros de registro


das. Estas oficinas no se pueden asociar hasta que no las active desde la aplicación Unidades administrativas.

3. Seleccione ahora la ficha “Usuarios” y verá añadidos todos los usuarios que se hayan definido para esa oficina.

4. Una vez que se asocia una oficina a un libro se puede:

§ Asignar, consultar y modificar los permisos específicos de todos los usuarios de esa oficina sobre ese libro.

§ Consultar y modificar el modo de numeración del libro para esa oficina.

§ Desligarla del libro.

§ Dar de alta en la base de datos nuevos usuarios para esa oficina.

§ Restringir, a los usuarios de la oficina, la consulta de los registros del libro que cumplan determinadas condiciones (las indicadas en el filtro).

Permisos específicos sobre el libro Antes de explicar el detalle de los permisos específicos de la oficina y de los usuarios sobre el libro, hemos de hacer la siguiente consideración relativa al es-quema de seguridad de invesicres y al acceso de la información de los libros de registro. Los permisos se asignan por oficina y por usuario:

• Limitaciones por oficina: para que una oficina pueda realizar cualquier ope-ración sobre un libro de registro es necesario que esté asociada a él. Las operaciones que pueden realizar los usuarios dependen de los permisos específicos de la oficina sobre el libro. Estos permisos se conceden o de-niegan desde la ficha “Oficinas de registro”.

• Limitaciones por usuario: el usuario de una oficina de registro hereda au-tomáticamente los permisos de la oficina a la que pertenece. Además de estos permisos al usuario se le pueden asociar a título individual permisos adicionales o genéricos que amplían el conjunto de permisos de la oficina sobre el libro en cuestión. Estos permisos se conceden o deniegan desde la ficha “Usuarios”.

En resumen:

PERMISOS USUARIO = PERMISOS OFICINA A LA QUE PERTENECE + PERMISOS ASIGNADOS A ESE USUARIO.

invesicres

4.8

Para un usuario dado nunca se pueden restringir los permisos heredados de una oficina. Así por ejemplo, si desea que un usuario no tenga permiso de con-sulta para un libro, pero su oficina sí lo tiene, el procedimiento adecuado consis-te en eliminar el permiso de consulta de la oficina, de manera que el usuario no lo herede y, a continuación, asignarlo individualmente a todos los restantes usuarios.

Además, los usuarios pueden contar con unos permisos genéricos en fun-ción de los cuales podrán realizar determinadas operaciones; como por ejemplo: modificar los campos protegidos, la fecha de registro y la tabla de interesados. ØPara más información sobre estos permisos, consulte el apartado Asignar permisos genéricos a un usuario del capítulo tres de este manual.

También se puede restringir la consulta de los registros del libro aplicando filtros o condiciones a la oficina y a los usuarios. Ø Consulte el apartado Restriccio-nes sobre la consulta de registros, explicado más adelante.

Tal y como se observa en la figura, los permisos que se pueden conceder (casi-lla marcada) o denegar (casilla en blanco) a los usuarios de una oficina sobre un libro concreto son los siguientes:

Fig. 4- 6 Permisos de la oficina sobre un libro

Libros de registro


• “Consulta”: Los usuarios de la oficina de registro poseen el permiso de consulta sobre el libro de registro. Los usuarios de una oficina sólo pueden acceder a los registros creados en su propia oficina, exceptuando claro es-tá el administrador del libro que puede acceder a todos los registros efec-tuados en las distintas oficinas que lo tienen asociado, y por supuesto los superusuarios de invesicres.

• “Registro”: Los usuarios de la oficina de registro pueden crear registros sobre el libro de registro. Engloba el permiso de consulta.

• “Modificación”: Los usuarios de la oficina de registro poseen permiso de modificación de registros sobre el libro de registro. También en este caso los usuarios de una oficina sólo pueden modificar los registros creados en su propia oficina.

Consultar y modificar las propiedades del libro asociado a una oficina Para consultar o modificar las propiedades que una oficina tiene respecto de un libro de registro, hay que seleccionar la oficina y a continuación el botón de la barra de herramientas Propiedades.

En el cuadro de diálogo que se abre, además del tipo de numeración para los registros que se hagan a partir de ese momento en dicha oficina, se pueden modificar también los permisos específicos que los usuarios de esa oficina ten-gan sobre ese libro, es decir, consulta, registro y modificación, que acabamos de explicar en el epígrafe anterior.

Fig. 4- 7 Asociación oficina / libro. Propiedades

invesicres

4.10

Estas propiedades de la oficina para un libro concreto prevalecen sobre las pro-piedades generales establecidas para dicho libro.

Esto significa que si para un libro concreto se tiene definido un tipo de numera-ción y se le asocia por ejemplo la oficina UNO, y a continuación se modifican las propiedades de dicho libro para esa oficina (por ejemplo se cambia el modo de numeración) estos cambios prevalecen sobre los hechos en las propiedades generales del libro de registro en cuestión. De esta manera se podría dar el ca-so de tener el mismo libro para dos oficinas, y en cada una de ellas se numera-rían los registros de forma diferente.

Desligar una oficina de un libro Al igual que se pueden asociar oficinas de registro, también se puede quitar esa asociación, desligando la oficina con el libro.

La opción que se ha de utilizar para ello es la de Eliminar asociación de cual-quiera de los menús relacionados con las oficinas en esta aplicación, es decir, del menú Edición, del contextual asociado o del botón “Oficinas” de la barra de herramientas.

Esta operación requiere ser confirmada por el usuario, por eso el sistema mues-tra un mensaje como el de la figura siguiente.

Fig. 4- 8 Eliminar la asociación de una oficina con un libro

Si contesta afirmativamente, a partir de entonces desde esa oficina ya no se podrá registrar en ese libro.

Libros de registro


Dar de alta usuarios de una oficina En el capítulo anterior, Estructura administrativa y usuarios, hemos explicado en detalle la forma habitual de dar de alta usuarios invesicres en el sistema, desde cada una de las oficinas de registro a las que pertenecen. Dado que pue-de ocurrir que cuando se están asociando oficinas y usuarios a los libros de re-gistro, surja la necesidad de dar de alta nuevos usuarios, existe la opción Nue-vo usuario dentro de Oficinas de registro del menú Edición, o del contextual asociado o del botón “Oficinas” de la barra de herramientas que abre el cuadro de diálogo Usuario – Nuevo ya explicado y que a groso modo permite lo si-guiente:

Fig. 4- 9 Alta de usuarios desde Libros de registro

Asignar un nombre, y una clave de identificación en invesicres para el nuevo usuario, asignarle un perfil: operador de registro, administrador de libro o super-usuario de invesicres, y concederle los permisos genéricos adecuados. Ø Con-sulte el apartado Crear un usuario nuevo en la oficina del capítulo tres de es-te manual para más detalles.

Recuerde que sólo los superusuarios de invesicres pueden dar de alta nuevos usuarios.

invesicres

4.12

Restricciones sobre la consulta de registros Ya hemos comentado que siempre que en una oficina se conceda permiso de consulta sobre el libro que tiene asignado, todos los usuarios de la misma po-drán consultar los registros hechos por esa oficina en dicho libro. Sin embargo es posible restringir este derecho de consulta tan amplio y delimitarlo a los registros que cumplan determinadas condiciones. De esta manera, si se establece un filtro a la consulta, siempre que un usuario de la oficina intente consultar los registros se aplicará esta restricción ya que internamente se realizará una búsqueda por los registros que cumplan la condición especificada.

Para los usuarios de una oficina

Cómo delimitar los derechos de consulta de los usuarios de una oficina:

1. Seleccione el libro al que está asociada la oficina.

2. Seleccione ahora la oficina.

3. Elija la opción Filtro del botón “Oficinas” de la barra de herramientas, o del menú contextual asociado, o de Oficinas de registro del menú Edición.

4. En la ventana de búsqueda que se abre indique las condiciones (una o va-rias expresiones de búsqueda).

Fig. 4- 10 Aplicar restricciones sobre la consulta de registros

Libros de registro


En el ejemplo que se indica en la figura anterior, los usuarios de la oficina sólo podrán consultar los registros cuyo origen sea X03 y además estén completos.

Cualquier otra búsqueda que realice cualquier usuario se hará sobre estos registros.

Para ir añadiendo condiciones haga clic sobre la columna Campo y selec-cione alguno de los que aparecen en la lista desplegable, luego haga lo mismo para el Operador y a continuación indique el dato a buscar en la columna Valor. Todas las condiciones se unen con el Nexo lógico Y / O.

Fig. 4- 11 Selección del operador de condición

Utilice el botón “Borrar todo” para limpiar la ventana de búsqueda y borrar todas las expresiones que haya definido. Puede ahora indicar otras nuevas o ninguna.

Con el botón “Aceptar” guardará las condiciones fijadas en la ventana de búsqueda y serán las que delimiten la consulta.

Sólo pueden restringir el acceso a los registros de una oficina, el ad-ministrador del libro en el que se anotan los registros de la misma y un su-perusuario de invesicres.

Para uno o varios usuarios

Cómo delimitar los derechos de consulta de uno o varios usuarios:

1. Active la ficha Usuarios y elija el usuario objetivo sobre el que vaya a apli-car el filtro. Si quiere más de uno selecciónelos manteniendo pulsadas las teclas SHIFT o CTRL. Elija la opción Usuarios – Filtro del menú Edición, o contextual asociado, o del botón “Usuarios” de la barra de herramientas. Se abre el cuadro Libros de registro- Filtro.

invesicres

4.14

2. Establezca en el filtro la expresión de búsqueda que fijará los registros a los que tendrá acceso ese usuario o usuarios.

Recuerde que no puede aplicar restricciones ni al administrador del libro que esté seleccionado, ni a los superusuarios de invesicres.

Por ejemplo, puede hacer que ese usuario sólo tenga acceso a los regis-tros que cumplan:

[“Origen”] DISTINTO DE [“Comunidad Foral de Navarra”] y CON [“Fecha de registro”] POSTERIOR A [“1-01-2000”].

Independientemente de que se redefina el filtro de consulta para un “Ope-rador de registro”, y aunque éste posea permiso de modificación, nunca podrá modificar anotaciones registrales efectuadas en oficinas de registro que no sean la suya.

Asociar usuarios Por defecto cuando se asocia una oficina a un libro, se asocian también todos sus usuarios. En este caso, en la ficha “Usuarios”, al lado de cada usuario se muestra un icono de color azul claro.

Sin embargo puede ocurrir que no se quieran asociar todos los usuarios de la oficina, sino alguno en concreto. En esta situación se puede asociar dicho usua-rio de forma individual y aparecerá entonces en la ficha “Usuarios” con un icono de color rojo. Los derechos o permisos que tenga sobre los registros del libro hay que indicarlos de forma individual.

Cómo se asocia un usuario a un libro de registro y se le asignan los permisos específicos:

1. Seleccione el libro.

2. Elija la ficha “Usuarios”.

3. En el menú Edición, seleccione la opción Usuarios-Asociar. Puede usar también el menú contextual de usuarios o el botón “Usuarios” de la barra de herramientas.

Libros de registro


4. En la ventana Selección de usuarios que se abre, elija el usuario o usua-rios (manteniendo pulsada las teclas SHIFT o CTRL) y pulse “Aceptar”.

Fig. 4- 12 Selección de usuarios

Si marca la casilla “Mostrar todos los departamentos” se verán además de las oficinas de registro de invesicres con sus usuarios, los departamentos del sistema invesdoc corporate y sus usuarios. Puede dar acceso a un li-bro de registro a un usuario de invesdoc coporate asociándolo desde aquí.

5. Lo siguiente es concederle o denegarle los permisos específicos sobre di-cho libro. Desde la ficha “Usuarios” marque las casillas “Consulta”, “Regis-tro” o “Modificación” si va a contar con estos permisos o déjelas en blanco en caso contrario. Tenga en cuenta que a ningún supersusuario se le pue-den denegar estos permisos.

Fig. 4- 13 Permisos específicos de un usuario sobre un libro de registro

invesicres

4.16

Desligar un usuario de un libro Sólo se puede eliminar la asociación de un libro con un usuario siempre que és-te no pertenezca a una oficina asociada a dicho libro. En esta situación lo único que ha de hacer es seleccionar el usuario que se quiere desligar del libro y a continuación elegir la opción Usuarios-Eliminar asociación del menú Edición, o del contextual o del botón correspondiente de la barra de herramientas.

A partir de este momento dicho usuario no podrá acceder desde la aplicación Registro a ese libro ni siquiera para consultas.

Consultar y modificar las propiedades de los usuarios Una vez que se asocian los usuarios a los libros de registro se pueden consultar y modificar sus propiedades. Teniendo en cuenta que sólo los superusuarios de invesicres y los administradores de cada libro pueden hacerlo.

La opción que se ha de elegir después de haber seleccionado el usuario cuyas propiedades quiere consultar o modificar es Propiedades del menú Ver o el bo-tón correspondiente de la barra de herramientas.

Fig. 4- 14 Consultar / modificar las propiedades de un usuario

Libros de registro


Desde este cuadro de diálogo que se abre se puede modificar la clave de usua-rio, el perfil y los permisos genéricos. Ø Para más información acerca de los perfiles y permisos genéricos, consulte el capítulo tres de este manual.

Asignar administrador del libro Al menos un usuario debe ser el administrador del libro, pero puede haber más de uno. Ningún usuario cuyo perfil sea Operador de registro puede ser adminis-trador de libro. Por defecto el administrador del libro es quien lo crea.

Para asignar un nuevo administrador, haga lo siguiente:

1. Sitúese en la ficha “Usuarios” y seleccione un usuario de los asociados al libro.

2. Seleccione la opción Usuarios-Nuevo administrador del menú Edición, o del contextual o del botón de la barra de herramientas.

Fig. 4- 15 Selección del nuevo administrador del libro

En el cuadro de diálogo Usuarios – Selección sólo se verán los usuarios que pueden ser administradores. Elija uno de ellos y pulse “Aceptar”.

3. El icono del usuario administrador del libro es de color azul oscuro. Puede realizar cualquier operación -consulta, modificación y registro-

Además, puede modificar los permisos específicos y genéricos de los usuarios del libro que administra.

invesicres

4.18

La operación inversa, es decir, borrar el administrador del libro, se hace desde la opción Usuario - Eliminar administrador del menú Edición o del contextual o del botón de la barra de herramientas. El sistema le muestra un mensaje para que confirme la operación. Si contesta afirmativamente, no borra la asociación del usuario con el libro, sino solamente la propiedad de administrador del mis-mo. Recuerde que al menos tiene que haber un administrador del libro y que cualquier superusuario de invesicres lo es por defecto.

Asociar a un libro de entrada otro libro de salida

Esta función permite establecer una asociación entre un libro del registro de en-trada con otro del registro de salida. Cuando se produce una asociación de este tipo, cada vez que se haga un registro en el libro de entrada se generará auto-máticamente otro registro en el libro de salida. La asociación en sentido inverso no se admite.

Secuencia de operaciones:

1. Seleccione el libro de entrada al que va a asociar un libro de salida.

Fig. 4- 16 Asociar libros de registro

Libros de registro


2. Elija la opción Libro de registro asociado del menú Ver o del contextual (botón derecho del ratón).

3. En el cuadro de diálogo que se abre pulse este botón para seleccionar el libro de salida que va a asociar.

4. Marque el libro de salida y pulse "Aceptar". Observe que se anota en el cuadro de diálogo Asociar libros de registro.

Fig. 4- 17 Libro de registro ya asociado

5. Pulse "Aceptar" para guardar la asociación.

Modificar y/o borrar la asocia-ción de un libro con otro En cualquier momento se puede cambiar el libro asociado por otro e incluso eliminar esta asociación.

Para ello, seleccione el libro de entrada y elija la opción Libro de registro aso-ciado del menú Ver o del contextual (botón derecho del ratón).

Si quiere asociar otro libro distinto del actual proceda como se ha explicado en el epígrafe anterior, es decir, seleccione con ayuda de este botón otro libro de salida y valide la operación.

invesicres

4.20

Si quiere eliminar la asociación, simplemente marque la casilla tal y como mues-tra la figura siguiente y pulse "Aceptar".

Fig. 4- 18 Borrar la asociación de un libro con otro

Consultar y modificar las pro-piedades del libro de registro

Para consultar y modificar las propiedades de un libro de registro hay que selec-cionarlo en el área izquierda de la ventana y pulsar el botón “Propiedades” de la barra de herramientas o la opción Propiedades del menú Ver o del contextual asociado (botón derecho del ratón pulsado sobre el libro).

Fig. 4- 19 Consultar y modificar las propiedades del libro

Libros de registro


Sobre el cuadro de diálogo que se abre puede efectuar la modificación que re-quiera y validarla para que surta el efecto correspondiente.

El único dato que no se puede modificar es el tipo de libro, es decir, ningún libro de entrada puede cambiarse a salida y viceversa. Lo demás: tipo de numera-ción, autenticación de imágenes y lista de volúmenes asociada, se puede modi-ficar.

Fig. 4- 20 Libro de registro - Propiedades

Cuando se modifican las propiedades de un libro de registro, los cambios sólo afectarán a las oficinas que a partir de ese momento se asocien a dicho libro. Si se quiere modificar la numeración para las oficinas ya asociadas hay que hacerlo modificando las propiedades de la oficina para ese libro. Ø Véase el apartado Consultar y modificar las propiedades del libro asociado a una oficina ex-plicado anteriormente en este mismo capítulo.

Numeración de un libro de registro

En toda operación de registro se asigna un número único al documento regis-trado. Este valor adopta una secuencia de numeración de carácter anual, es de-cir, que se reinicia obligatoriamente cada año.

Dentro de la citada secuencia anual, se pueden definir tres modos de numera-ción:

invesicres

4.22

• Modo local: la numeración es de uso exclusivo de cada puesto de trabajo.

• Modo central: la numeración se puede utilizar desde cualquier puesto de trabajo que opere con la base de datos central del sistema.

• Modo por oficina: la numeración se aplica a todos los puestos de la ofici-na en cuestión.

Los números con que se registran los documentos varían en cada modalidad. Son los siguientes:

• Los cuatro primeros dígitos: (AAAA), corresponden a los cuatro dígitos del año.

Por ejemplo, 2003

• Los dígitos siguientes: identifican el tipo de secuencia de numeración. Si está utilizando:

§ La numeración central, se asignarán los dígitos 00 de forma fija.

2003 00 7865432

§ La numeración local, se asignarán tres o cuatro dígitos para el código de la estación de trabajo (desde 001 hasta 9999) de la oficina de regis-tro.

2003 9999 000693 (para la estación 9999)

§ La numeración por oficina, se asignarán tres o cuatro dígitos a la ofici-na y los dígitos 00 de forma fija a continuación para distinguirlos del código de estación:

2003 9999 00 008503 (para la oficina 9999)

• Los dígitos finales (seis para local u oficina y siete para central) correspon-den en todas las modalidades a la numeración secuencial propia del do-cumento.

Libros de registro


Cambiar la numeración de un libro de registro Esta opción le permite modificar los valores de los contadores de numeración para cada tipo de numeración.

Seleccione en el panel izquierdo de la ventana principal el libro cuya numera-ción desee cambiar. Elija la opción Herramientas-Numeración de entrada o Herramientas-Numeración de salida para enlazar con el cuadro de diálogo Libro de registro-Numeración de entrada / salida, según se trate de unos li-bros u otros.

Fig. 4- 21 Libro de registro - Numeración de entrada

Para un año dado, y dependiendo del tipo de numeración del libro, puede modi-ficar en el cuadro anterior los siguientes valores:

invesicres

4.24

• Central (Modo central): escriba un nuevo valor de hasta 7 dígitos estricta-mente superior al que exista. Este valor se aplicará a partir de este mo-mento en los nuevos documentos registrados. (Sería el contador secuen-cial propiamente dicho del registro, es decir, los últimos siete dígitos).

• Por oficina (Modo oficina): escriba un nuevo valor (doble clic en la colum-na Contador) estrictamente superior al que exista. Sería el contador se-cuencial del registro.

• Local (Modo local): escriba un nuevo valor (doble clic en la columna Con-tador) estrictamente superior al que exista. Sería el contador secuencial del registro.

Reserva de números de registro Para una oficina se puede reservar un determinado número de registros de un libro. Esto quiere decir que en la aplicación Registro se generarán los registros aquí indicados en estado reservado. Estos registros se crean con el número que les corresponda según la numeración predeterminada para el libro o la oficina y en el día y la fecha aquí seleccionada.

En el menú Herramientas se encuentra la opción Reservar números que sólo se habilita si se ha seleccionado un libro y una oficina. Al ejecutarla se abre el cuadro de diálogo siguiente:

Fig. 4- 22 Reservar números para registros

• Oficina. Es la oficina para la que se reservan números.

Libros de registro


• Números a reservar. El usuario tiene que indicar cuántos registros quiere reservar.

• Fecha de registro. Por defecto es la fecha actual, pero se puede selec-cionar otra. La que aquí se indique será la que se muestre en el registro (en estado reservado) al abrirlo desde la aplicación Cliente (Registro).

• Hora de registro. Por defecto es la actual, pero se puede seleccionar otra. También este dato se muestra en el registro desde la aplicación Cliente.

Cuando pulsa “Aceptar” se muestra el siguiente mensaje con el primer y último número de registro asignado a los registros reservados.

Fig. 4- 23 Registros reservados

Consulte en el manual de usuario, el apartado Estados de un do-cumento registrado del capítulo dos.

Copiar libros de registro La parte más laboriosa de crear un libro de registro es la asociación de oficinas de registro, usuarios, perfiles y derechos individuales. Invesicres le permite crear un nuevo libro a partir de uno existente, sin necesidad de definir sus propieda-des paso a paso, y manteniendo sus características originales.

Si desea hacer uso de esta opción, seleccione el libro que quiera copiar y, a continuación, la opción del mismo nombre del menú Edición o de la barra de herramientas.

invesicres

4.26

Aparece el cuadro Libro de registro – Copiar. Introduzca una denominación di-ferente a la del libro copiado y pulse “Aceptar”:

Fig. 4- 24 Copiar un Libro de registro

El nombre asignado al nuevo libro debe ser siempre distinto al del original. El nuevo libro será igual al libro copiado en cuanto al tipo, de entrada o salida, a las oficinas de registro, los usuarios y filtros de acceso, pero sin registros.

Una vez copiado, puede modificar sus propiedades tal y como ya hemos expli-cado anteriormente desde la opción Propiedades del menú contextual o del bo-tón de la barra de herramientas.

Fig. 4- 25 Modificar las propiedades del libro copiado

Libros de registro


Asociar un volumen de almace-namiento al libro Pendientes de registro

Existe un libro de entrada creado por defecto durante la instalación de invesicres que permite guardar los documentos pendientes de registro, hasta que se les asigne un número y una fecha de registro. Estos registros son los que se reci-ben en la aplicación Registro vía correo electrónico.

Para asociar un volumen de almacenamiento a este libro, elija la opción Volu-men de pendientes de registro del menú Herramientas y seleccione el volu-men en el que se guardará la documentación hasta que se registre. ØPara más información sobre la definición de volúmenes, consulte el capítulo dos, Vo-lúmenes de este manual.

Borrar libros de registro Para borrar un libro de registro, selecciónelo en el panel izquierdo y elija Elimi-nar del menú Edición. Antes de borrar el libro el sistema pedirá confirmación.

Sólo se pueden eliminar aquellos libros en los que no se hayan efectuado operaciones de registro.

Cerrar de libros de registro Cerrar un libro de registro impide que se realicen operaciones de creación de nuevos registros o que se modifiquen sus datos. Esta inhabilitación es válida pa-

invesicres

4.28

ra cualquier usuario, independientemente de cuál sea su perfil o los permisos que posea sobre el libro.

Para cerrar un libro de registro selecciónelo en el área de trabajo y pulse “Ce-rrar”. El sistema le pedirá confirmación.

El libro queda a disposición de los usuarios que posean permiso de acceso ex-clusivamente para realizar tareas de consulta, sin que pueda modificar de ahora en adelante ninguno de sus datos.

En caso de que quiera volver a abrir el libro cerrado, basta con seleccionarlo y pulsar nuevamente “Cerrar”.

5

Asuntos, transportes y procedimientos


g Tipos de asuntos

g Tipos de transportes

g Tipos de procedimientos

Asuntos transportes y procedimientos


l transporte es el medio por el que un documento llega al registro de entrada, o por el que parte del registro de salida.

El tipo de asunto permite clasificar las diferentes operaciones de registro por temas. El tipo de procedimiento se usa para indicar los documentos originales que se adjuntan en la operación de registro.

Mediante la aplicación Asuntos, transportes y procedimientos puede dar de alta los diferentes tipos de transporte utilizados en el envío y la recepción de do-cumentación, definir y dar de alta los diferentes tipos de asunto utilizados en la operación de registro de dicha documentación y dar de alta los tipos de proce-dimientos para los que se requieren los documentos originales que se adjuntan en la operación de registro. Asimismo esta aplicación permite consultar y modi-ficar en cualquier momento las propiedades de definición de los asuntos, trans-portes y procedimientos existentes.

Acceso a la aplicación A la aplicación Asuntos, transportes y procedimientos se accede selec-

cionando desde el menú inicio este icono del grupo de programas invesicres.

Fig. 5- 1 Acceso a la aplicación Asuntos, transportes y procedimientos

E

invesicres

5.2


Fig. 5- 2 Conexión con Asuntos, transportes y procedimientos


En la ventana principal de la aplicación puede seleccionar “Asuntos”, “Transpor-tes” y/o "Procedimientos" para acceder a las tablas correspondientes a cada uno de ellos. La figura muestra dichas tablas y está seleccionada la de Tipos de asuntos.

Fig. 5- 3 Ventana principal de Asuntos, transportes y procedimientos

En el momento del registro, si se rellena el campo tipo de asunto tendrá que se-leccionar alguno de los valores dados de alta desde aquí en la tabla; mientras que para el tipo de transporte podrá optar entre los valores que dé de alta desde



aquí en la tabla de transportes o escribir cualquier otro valor. En lo que respecta a los procedimientos el comportamiento es similar a lo explicado. Cuando el destino del registro es una unidad administrativa de tipo PROPIO sólo pueden seleccionarse los tipos de procedimientos dados de alta desde esta aplicación; mientras que si el destino es una unidad administrativa de otro tipo no es nece-sario darlos de alta desde aquí puesto que no se validan en esta tabla.

Además y tal y como veremos a lo largo de este capítulo se pueden adjuntar plantillas de documentos en los tipos de asunto, de tal forma que si al registrar un documento (aplicación Registro) se selecciona ese tipo de asunto con planti-lla, ésta se añada al clasificador “Documentos” del registro.

Para más información consulte el apartado Adjuntar información docu-mental al registro del Manual de usuario de invesicres.

Tipos de asuntos

Este módulo permite definir y dar de alta los diferentes tipos de asun-tos utilizados en la operación de registro, asociarlos a diferentes oficinas de re-gistro e indicar el tipo de documentación (documento) que debe acompañarlo.

Un asunto no puede borrarse una vez que se haya utilizado en una opera-ción de registro.

Las operaciones que se pueden realizar desde la ventana Tipos de asuntos son las siguientes:

• Dar de alta nuevos asuntos, asociarles las oficinas de registro en las que va a estar disponible e indicar los documentos que se asocian al mismo.

• Consultar y modificar las propiedades de un asunto previamente seleccio-nado.

• Borrar tipos de asuntos que no se hayan utilizado en ningún registro.

• Ordenar los tipos de asunto por su código o por su descripción.

• Asignar y borrar administradores para los tipos de asuntos.

invesicres

5.4

Nuevo asunto Elija la opción Nuevo del menú Asuntos, o el botón “Nuevo” de la barra de herramientas para crear un nuevo tipo de asunto. A continuación se abre el cuadro Tipo de asunto - Nuevo, que incluye tres fichas:

• Ficha “Tipo de asunto”: permite indicar el asunto.

• Ficha “Oficinas de registro”: permite asociar las oficinas para las que esta-rá disponible el asunto.

• Ficha “Documentos”: permite indicar qué documentos se asocian al tipo de asunto.

Ficha “Tipo de asunto” Indique los siguientes datos en esta ficha:

Fig. 5- 4 Nuevo asunto. Ficha Tipo de asunto

• Código: introduzca un código alfanumérico para identificar el tipo de asun-to que va a dar de alta. Este dato es obligatorio.



• Descripción: escriba el literal que identificará el tema. Este dato es tam-bién obligatorio.

• Unidad administrativa: para indicar qué unidad administrativa está rela-cionada con este tipo de asunto, pulse el botón de selección: .

Elíjala en el cuadro de diálogo Unidades administrativas – Seleccionar.

Fig. 5- 5 Seleccionar la unidad administrativa relacionada con el tipo de asunto

Con el botón “Buscar” se facilita la búsqueda de unidades administrativas ya que permite introducir condiciones que delimitan la información a bus-car.

invesicres

5.6

Fig. 5- 6 Buscar unidades administrativas para asociarles tipo de asunto

Brevemente explicaremos la forma de construir una condición simple de búsqueda. Ø Obtendrá más información en el apartado Consultas y mo-dificaciones de unidades administrativas del capítulo tres de este ma-nual.

§ Haga un clic en la columna Campo y seleccione uno de los valores de la listas desplegable: Nombre, abreviatura o código.

§ Repita lo miso en la columna Operador y seleccione cualquiera de los de la lista.

§ Haga clic en la columna Valor y escriba lo que quiere buscar.

§ Si va a incluir más condiciones únalas con alguno de los operadores de la columna Nexo.

§ Pulse “Buscar” y de las unidades que encuentre y que se muestran en la ficha “Resultados” de esta ventana, seleccione la que buscaba y pul-se “Aceptar” para cerrar la ventana de búsqueda.

§ Vuelva a pulsar “Aceptar” con la selección de la unidad administrativa que va a asociar al tipo de asunto que está definiendo.

• Fecha de creación: permite indicar la fecha de alta del asunto. El sistema otorga por defecto la fecha actual, si bien puede indicarse otra diferente si así se desea.

• Fecha de baja: especifique la fecha de desactivación del asunto (optati-vo). A partir de esta fecha no se puede utilizar ese tipo de asunto en ope-raciones de registro.



• “Usar para registro de entrada”: marque la casilla de verificación si desea que el asunto esté disponible en libros de entrada.

• “Usar para registro salida”: active la casilla para que el asunto esté dispo-nible en libros de salida.

• "Información auxiliar" Si pulsa este botón se abre un cuadro de texto libre para que escriba lo que necesite. Si quiere forzar un cambio de línea ha de pulsar las teclas CTRL + ENTER.

Fig. 5- 7 Información auxiliar del tipo de asunto

Un mismo tipo de asunto puede estar disponible al mismo tiempo tanto pa-ra libros de registro de entrada como de salida

Ficha “Oficinas de registro” Desde esta ficha se asocia la oficina u oficinas de registro en las que estará dis-ponible el tipo de asunto que se está dando de alta al ir a registrar un documen-to (aplicación Registro).

invesicres

5.8

Fig. 5- 8 Asociar un tipo de asunto a oficinas de registro

La casilla de verificación “Disponible para todas las oficinas de registro” esta ac-tivada por defecto; en caso de que no desee que el tipo de asunto pueda ser uti-lizado por todas las oficinas, debe desactivar la casilla y añadir la oficina u ofici-nas en las que esté disponible.

• Con este botón se accede al cuadro de diálogo de selección de las ofi-cinas de registro dadas de alta en la base de datos.

Fig. 5- 9 Selección de oficinas de registro para asociarlas a un tipo de asunto



Elija una o varias (manteniendo pulsadas las teclas SHIFT o CTRL) mien-tras va haciendo clic en la oficina y pulse después “Aceptar”.

Fig. 5- 10 Oficina ya asociada a un tipo de asunto

Pulse “Aplicar” para guardar y seguir con el cuadro de diálogo abierto o “Acep-tar” para guardar y cerrarlo.

• Con este botón puede borrar la asociación que ha hecho de una o va-rias oficinas de registro con el tipo de asunto actual. Sólo ha de seleccio-nar la oficina y pulsarlo y a partir de ese instante ya no estará disponible en dicha oficina este asunto.

Ficha “Documentos” Desde esta ficha se pueden asociar documentos al tipo de asunto definido. Es-tos documentos se muestran por defecto durante la operación de registro en la ficha “Documentos” (aplicación Registro), si se ha seleccionado el correspondiente tipo de asunto.

invesicres

5.10

Se puede asociar uno o varios documentos a cada tipo de asunto.

Fig. 5- 11 Asociar un documento a un tipo de asunto

• Escriba el literal correspondiente al documento que va a asociar y pulse a continuación el botón para añadirlo a la lista de documentos posibles para ese tipo de asunto.

La relación de documentos asociados a un tipo de asunto conforman una lista de comprobación de presentación de documentos en aquellos regis-tros que hagan referencia al tipo de asunto. Si los documentos se han digi-talizado y anexado a los registros que hagan referencia al tipo de asunto, la lista de comprobación permite también clasificar los documentos presen-tados.

• Para borrar un documento, selecciónelo de la lista y pulse este botón: .

• Para modificar la denominación de un documento, selecciónelo de la lista, escriba la nueva denominación y pulse o la tecla ENTER.



Consultar y modificar tipos de asuntos La opción Propiedades del menú Ver o el correspondiente botón de la barra de herramientas abre un cuadro de diálogo con el tipo de asunto seleccionado en la ventana para consultarlo o modificarlo. Se pueden modificar todos los datos del tipo de asunto a excepción del código.

Fig. 5- 12 Consultar y modificar tipos de asunto

Mediante las flechas situadas en la parte inferior del cuadro de diálogo puede pasar de un tipo de asunto a otro sin necesidad de volver a la ventana principal de la aplicación.

Borrar tipos de asunto La opción Eliminar del menú Edición o su correspondiente botón de la barra de herramientas permite borrar el tipo de asunto seleccionado.

Recuerde que sólo se pueden borrar los tipos de asunto que aún no se han usado en ninguna operación de registro.

invesicres

5.12

Asignar y borrar administrado-res para los tipos de asuntos Cualquier usuario de invesicres, independientemente de su perfil, puede ser administrador de un tipo de asunto y por consiguiente puede acceder a esta aplicación, con la salvedad de que un operador de registro que sea administra-dor de un tipo de asunto podrá modificar éste y dar de alta otros tipos de asunto para los que se convierte en su administrador. El resto de tipos de asunto de los que no es administrador sólo podrá consultarlos.

En ningún caso un operador de registro que sea administrador de tipos de asunto puede gestionar (crear, modificar, o borrar) los usuarios administradores de los tipos de asunto. Esta operación es específica de superusuarios de invesi-cres.

La gestión de administradores se realiza desde el cuadro de diálogo que se in-voca desde la opción Administradores del menú Ver.


1. Seleccione el tipo de asunto al que va asignar administradores.

2. Abra el cuadro de diálogo Tipos de Asunto - Administradores.

Fig. 5- 13 Gestión de administradores de tipos de asunto



3. Pulse "Añadir" para acceder al cuadro de diálogo de selección de usuarios de invesicres.

4. Elija uno y pulse "Aceptar".

5. Observe que se anota en la columna Usuarios. Puede asignar tantos ad-ministradores para un mismo tipo de asunto como desee. Para ello, repita los pasos 3 y 4.

6. Cuando haya concluido pulse "Aceptar" para guardarlo en la base de datos y volver a la ventana principal.

Para borrar un administrador debe situarse en este mismo cuadro de diálogo tal y como se acaba de explicar, seleccionar el usuario y pulsar el botón "Quitar". El sistema le muestra un mensaje para que confirme la operación.

Tipos de transportes

Este módulo permite dar de alta los diferentes tipos de transporte uti-lizados en el envío y la recepción de documentación. Las operaciones que se pueden realizar desde la ventana Tipos de transportes son las siguientes:

• Dar de alta nuevos tipos de transporte.


• Borrarlos de la tabla.

• Ordenarlos alfabéticamente de forma ascendente o descendente según su descripción.

Nuevo transporte Para crear un nuevo transporte, seleccione la opción Nuevo del menú Trans-portes, o el botón correspondiente de la barra de herramientas. En el cuadro de diálogo que se abre, rellene el campo descripción y pulse “Aplicar” o “Aceptar”, dependiendo de que desee o no crear más tipos de transporte:

invesicres

5.14

Fig. 5- 14 Nuevo transporte

Consultar y modificar las pro-piedades Para consultar o modificar los datos de un tipo de transporte marque el elemen-to que desee ver o modificar y elija la opción Propiedades para enlazar con el cuadro Tipo de transporte – Propiedades.

Fig. 5- 15 Consultar y modificar tipos de transporte

Las flechas situadas en la parte inferior del cuadro de diálogo permiten pasar de un tipo de transporte a otro sin tener que volver antes a la ventana principal.

Borrar tipos de transporte La opción Eliminar del menú Edición o su correspondiente botón de la barra de herramientas permite borrar el tipo de transporte seleccionado.

Antes de borrarlos el sistema le muestra un mensaje para confirmar la opera-ción.



Tipos de procedimientos

Este módulo permite definir tipos de procedimientos que se pue-den incluir en la operación de registro (en el cliente Windows -aplicación Regis-tro- o en el escritotio Web de invesicres) cuando se requieran para documen-tos originales.

Las operaciones que se pueden realizar desde la ventana Tipos de procedi-mientos son las siguientes:

• Dar de alta nuevos tipos de procedimientos.


• Borrarlos de la tabla.

• Ordenarlos alfabéticamente de forma ascendente o descendente según su descripción.

Nuevo tipo de procedimiento Para crear un tipo de procedimiento, seleccione la opción Nuevo del menú Pro-cedimientos, o el botón correspondiente de la barra de herramientas y se abrirá un cuadro de diálogo para que rellene el código y la descripción, que son los da-tos obligatorios.

Fig. 5- 16 Nuevo tipo de procedimiento

invesicres

5.16


1. Escriba un código alfanumérico (seis caracteres máximo) para identificar el tipo de procedimiento que va a dar de alta. Este dato es obligatorio.

2. Escriba la descripción.

3. Indique la fecha de alta para el tipo de procedimiento. El sistema otorga por defecto la fecha actual, si bien puede indicarse otra diferente si así se desea.

Fig. 5- 17 Alta del tipo de procedimiento

4. La fecha de baja muestra hasta cuándo estará vigente en el sistema el tipo de procedimiento. Si desea desactivarlo en una fecha concreta tiene que marcar la casilla e indicar dicha fecha (por defecto es la actual) con ayuda del calendario que le facilita el sistema para la elección de ésta. Al calen-dario se accede tal y como se indica en la figura.

Fig. 5- 18 Indicar una fecha de baja para el tipo de procedimiento

5. Pulse "Aceptar" para guardar el tipo de procedimiento.



Consultar y modificar las pro-piedades Para consultar o modificar los datos de un tipo de procedimiento marque el ele-mento que desee ver o modificar y elija la opción Propiedades para enlazar con el cuadro Tipo de procedimiento – Propiedades.

Fig. 5- 19 Consultar y modificar tipos de procedimiento

Se puede modificar la descripción, y las fechas de alta y de baja. No olvide guardar los cambios con el botón "Aplicar".

Las flechas situadas en la parte inferior del cuadro de diálogo permiten pasar de un tipo de procedimiento a otro sin tener que volver antes a la ventana principal.

Borrar tipos de procedimiento La opción Eliminar del menú Edición o su correspondiente botón de la barra de herramientas permite borrar el tipo de procedimiento seleccionado.

Antes de borrarlo el sistema le muestra un mensaje para confirmar la operación.

6

Población


g Importar fichero de información terri-torial

g Alta de personas físicas y jurídicas

g Buscar personas físicas y jurídicas

g Consultar y modificar las propiedades de personas físicas y jurídicas

g Borrar personas físicas y jurídicas

Población


a aplicación Población permite mantener una relación de personas físicas y jurídicas y de datos asociados a ellas(dirección, e-mail, NIF/CIF, etc.), quedando ambos aspectos disponibles para la operación de regis-

tro, con la consiguiente simplificación y validación del procedimiento. Esta in-formación se puede usar en los campos Remitente o Destinatario, según se trate de registros de entrada o salida, desde la aplicación Registro.

Permite también buscar y consultar las características de las personas físicas y jurídicas una vez dadas de alta, así como modificar estos datos si fuese necesa-rio.

Acceso a la aplicación A la aplicación Población se accede seleccionando desde el menú inicio

este icono del grupo de programas invesicres.



L

invesicres

6.2

Fig. 6- 2 Conexión a la aplicación Población



Fig. 6- 3 Ventana principal de Población

La pantalla principal de Población muestra los datos esenciales de las perso-nas físicas (zona superior), “Nº de documento” y el nombre y los apellidos de las personas dadas de alta, y de las personas jurídicas (zona inferior), “Nº de do-cumento” y la “Razón social” de la empresa:

Población


Las personas físicas o jurídicas que se den de alta desde aquí pueden incluirse en la aplicación Registro directamente desde el cuadro principal de registro y para algunos usuarios, también crearlas desde allí, pulsando “F3: Remitentes”, en caso de que se trate de un registro de entrada, o bien, pulsando “F3: Desti-natarios”, si se trata de un registro de salida. En ambos casos se abre un filtro de búsqueda para que seleccione a la persona que actuará como remitente o como destinatario (genéricamente los llamaremos interesados) de la operación de registro, respectivamente.

En el manual de usuario de invesicres encontrará la explicación detallada del uso que se hace en la aplicación Registro de las personas físicas y jurídicas dadas de alta en la base de datos.

Entre otras se pueden realizar las siguientes tareas:

• Importar el fichero de información territorial para facilitar la entrada de da-tos en la ficha “Domicilio”, en los campos, Ciudad, Provincia y País.

• Dar de alta personas físicas y jurídicas.

• Buscar unas y otras.

• Consultar y modificar las propiedades de ambas.

• Borrar personas físicas y jurídicas de la base de datos.

Importar fichero de información de territorio

En la instalación de invesicres se proporciona el fichero de información territorial ISPOB.TER. Antes de proceder a dar a de alta personas físicas y jurídicas hay que importarlo para facilitar luego la entrada de datos en las ficha “Domicilio”, campos Ciudad y Provincia/País de ambas. La opción que se ha de utilizar es Importar del menú Herramientas.

invesicres

6.4

Al seleccionarla se abre el cuadro de diálogo Importar para que elija el fichero comentado tal y como se ve en la figura siguiente.

Fig. 6- 4 Importar fichero de información de territorio

Alta de personas físicas y jurídicas

El procedimiento para dar de alta una nueva persona física o jurídica es idénti-co, por lo que se explica de manera global.

Para dar de alta nuevas personas físicas o jurídicas y definir sus datos asocia-dos, escoja la opción Nueva del menú Personas. Seleccione Física o Jurídica. También puede hacer un clic en la zona superior (personas físicas) o inferior (ju-rídicas) y seleccionar entonces el botón “Nuevo” de la barra de herramientas. O finalmente hacer uso del menú contextual habilitado en cada zona.

A continuación se abre el cuadro Persona física - Nueva, o bien Persona jurí-dica – Nueva, que en ambos casos consta de tres fichas:

Población


Ficha “Persona física” En esta ficha se encuentran los datos de identificación de la persona física que se está dando de alta. Rellene lo siguiente:

• Número de identificación. Se refiere al tipo de documento que esté se-leccionado en la lista Tipo de documento. Este número no se valida.

• Tipo de documento. Puede ser NIF, Pasaporte, Documento de identifica-ción de extranjeros u otros.

• Primer Apellido, Segundo y Nombre. Sólo son obligatorios el primer ape-llido y el nombre.

Fig. 6- 5 Nueva persona física. Datos de identificación

Ficha “Persona jurídica” En esta ficha se encuentran los datos de identificación de la persona jurídica que se está dando de alta. Rellene lo siguiente:

• Número de identificación. Se refiere al tipo de documento que esté se-leccionado en la lista Tipo de documento. Este número no se valida.

invesicres

6.6

• Tipo de documento. Puede ser CIF u otros.

• Razón social. Es un dato obligatorio.

Fig. 6- 6 Nueva persona jurídica. Datos de identificación

Ficha “Domicilio” Esta ficha es idéntica tanto para las personas físicas como jurídicas. Aunque no es obligatorio rellenar ninguno de los datos de esta ficha para la operación de alta de personas, invesicres permite guardar la información completa de uno o varios domicilios de cada persona, es decir, puede añadir domicilios, modificar sus datos y borrarlos si no se han registrado documentos con ellos.

• Dirección. Si opta por rellenar y guardar datos del domicilio de la persona física o jurídica, este campo pasa a ser obligatorio.

• Ciudad. Al igual que el anterior se convierte en un dato obligatorio si se va asociar un domicilio a una persona. En principio esta lista está vacía. Se-leccione primero un valor de la lista asociada al campo Provincia / País y después podrá elegir una población de la provincia seleccionada. Sólo se mostrarán valores de esta manera si antes se ha importado el fichero de información territorial: ISPOB.TER.

Población


• Provincia / País. Seleccione una de las que se muestran en la lista des-plegable.

• Código postal.

Una vez rellenos los datos pulse este botón para añadir la información del domicilio a la persona actual.

Vuelva a rellenar los campos mencionados si quiere añadir un segundo domicilio y pulse otra vez este botón. Repita la operación para cada domicilio.

Es para indicar el domicilio principal. Cuando sólo hay uno se añade por de-fecto, pero si hay mas de uno puede indicar con este icono cuál de ellos es el principal. Tan sólo tiene que seleccionar el domicilio en la lista y pulsar este bo-tón.

Con este botón se modifican los datos del domicilio seleccionado y se ac-tualizan en la lista de domicilios. Seleccione el domicilio a modificar, cambie los datos que precise y pulse este botón También puede pulsar la tecla ENTER.

Con este botón se borra el domicilio seleccionado de la lista de domicilios, siempre que no se haya usado en alguna operación de registro. (aplicación Re-gistro).

Fig. 6- 7 Añadir el domicilio a una persona

invesicres

6.8

Ficha “Teléfono / E-mail” Los datos de esta ficha se rellenan de forma idéntica a lo explicado para el do-micilio.

• Detalle en el recuadro Número/dirección: el número de teléfono o la di-rección de correo electrónico, según se indique en el campo Tipo.

• Seleccione en Tipo: teléfono o correo electrónico.

Pulse este botón para agregar el número nuevo o la dirección de correo electrónico al recuadro inferior de la ficha. Repita estos pasos para cada número de teléfono o dirección de correo electrónico que quiere añadir a la lista.

Para destacar un número de teléfono o dirección electrónica, selecciónelo en el recuadro inferior y haga clic sobre este botón.

Con este botón se modifican los datos del teléfono o correo seleccionado y se actualizan en la lista correspondiente. Seleccione el número o dirección elec-trónica a modificar, cambie los datos que precise y pulse este botón También puede pulsar la tecla ENTER.

Con este botón se borra el teléfono o dirección electrónica seleccionada de la lista.

Fig. 6- 8 Añadir teléfonos y direcciones electrónicas a una persona

Población


Los usuarios con perfil “Operador de registro” o “Administrador de libro” creados desde las aplicaciones Unidades administrativas o Libros de registro pueden poseer dos permisos genéricos adicionales (el perfil “Superusuario” engloba es-tos permisos por definición) que les permiten dar de alta a personas físicas y ju-rídicas, así como modificar sus datos desde la aplicación Registro.

Para más información consulte el apartado Operación de registro (datos principales)” del Manual de usuario de invesicres.

Buscar personas físicas y jurídicas

Para realizar una búsqueda de las personas físicas y jurídicas inscritas debe se-leccionar la opción Buscar del menú Edición o el botón correspondiente de la barra de herramientas.

Fig. 6- 9 Introducir los criterios de búsqueda de personas

invesicres

6.10

Establezca en las fichas “Personas” y “Dirección” los criterios de búsqueda y el orden de presentación en pantalla de los resultados, y pulse “Buscar”.

Ya se ha explicado en los capítulos anteriores la forma de fijar condiciones de búsqueda: hacer clic en la columna Campo, seleccionar uno de los que se ven en la lista; después en la columna Operador y elegir el que sea preciso, y final-mente añadir un Valor. Recuerde que puede concatenar condiciones con los operadores Y / O de la columna Nexo.

Criterios de búsqueda Ficha “Personas”:

Campo Operador Valor Nexo

• Nº de documento

• Tipo de documento

• Primer apellido

• Segundo apellido

• Nombre

• Razón social

igual a

empieza por

termina en

contiene

distinto de

NIF

Pasaporte

Doc. Identif. Extranjeros

CIF

Otros

O

Y

Ficha “Direcciones”:

Campo Operador Nexo

• Dirección

• Ciudad

• Código postal

• Provincia/país

• Teléfono

• Correo electrónico

Igual a

Empieza por

Termina en

Contiene

Distinto de

Mayor que

Menor que

Mayor o igual que

Menor o igual que

O

Y

Población


La aplicación retorna a la pantalla principal, mostrando en dos ventanas los da-tos de las personas físicas y jurídicas que cumplen las condiciones de búsqueda establecidas.

A partir de aquí puede consultar en detalle los datos concretos de cualquiera de ellas, tal y como se explica a continuación.

Consultar y modificar las propiedades de personas físicas y jurídicas

Tal y como acabamos de ver en el apartado anterior invesicres permite además de buscar personas de la tabla interesados (es decir, que se utilizarán en los campos remitente o destinatario de la aplicación Registro) ver el detalle y modi-ficar alguno de los datos asociados a ellas.

Marque la línea que desee examinar y, a continuación, elija la opción Propie-dades del menú Ver o el botón correspondiente de la barra de herramientas.

A continuación se abren los cuadros de diálogo Persona física – Propiedades o Persona jurídica-Propiedades, según se trate de una u otra, que incluyen tres fichas.

Estas fichas, ya explicadas en el apartado anterior Alta de personas físicas y jurídicas, reflejan las características asociadas a las mismas y le permiten mo-dificar los datos que considere pertinentes.

invesicres

6.12

Fig. 6- 10 Propiedades de personas físicas

Puede pasar a otra selección mediante las flechas situadas en la parte inferior de la ventana: .

Borrar personas físicas y jurídicas

Para eliminar de la base de datos una persona física o jurídica seleccione desde la pantalla principal, la persona o personas que desea dar de baja. A continua-ción, abra el menú Edición y elija Eliminar o el botón correspondiente de la ba-rra de herramientas.

Sólo se pueden borrar las personas físicas y jurídicas que no estén refe-renciadas externamente. Las personas quedan referenciadas cuando se inclu-yen en una operación de registro de entrada o salida.

7

Informes


g Editar plantilla

g Crear informes

g Consultar y modificar las propiedades de un informe

g Borrar informes

Informes


a aplicación Informes permite diseñar el formato de las plantillas genera-das mediante la aplicación Crystal Reports, que se utilizan para imprimir certificados de registro, listados y relaciones diarias durante la operación

de registro.

Asimismo ofrece la posibilidad de realizar consultas de los informes creados con anterioridad y cambiar sus características, si se considera necesario.

Para más información consulte los apartados Imprimir listados, Imprimir relaciones e Imprimir certificado de registro del Manual de usuario de invesi-cres.

Acceso a la aplicación A la aplicación Informes se accede seleccionando desde el menú inicio

este icono del grupo de programas invesicres.

Fig. 7- 1 Acceso a la aplicación Informes

L

invesicres

7.2


Fig. 7- 2 Conexión a la aplicación Informes


Una vez validados los datos, aparece la ventana principal de la aplicación que muestra los datos esenciales de un informe:

Fig. 7- 3 Ventana principal de Informes

La información que aparece para cada informe es la siguiente:

• Descripción del informe: especifica el tipo de asunto que trata el informe.

• Tipo de informe: indica a cuál de las clases de informes pertenece (Lista-do genérico, Relación diaria por origen, Relación diara por destino, Certifi-cado de registro).

Informes


• Tipo de archivo: indica el libro de registro para el que estará disponible el informe, que puede ser de entrada o de salida.

Con esta aplicación se puede realizar lo siguiente:

• Editar plantillas de Crystal Reports para luego poder asociarlas a un infor-me. (Ha de tener instalada esta aplicación).

• Crear informes.


• Borrarlos.

Editar plantilla Para poder crear informes es necesario haber creado previamente plantillas o ficheros de tipo RPT con el editor de informes Cristal Reports.

Invesicres desde la opción Editor de informes del menú Herramientas o su botón correspondiente de la barra de herramientas hace una llamada a dicho editor y permite diseñar nuevas plantillas, así como modificar las que ya existen.

Fig. 7- 4 Plantilla de un informe

invesicres

7.4

Con la instalación de invesicres se proporcionan las siguientes plantillas:

• 101.rpt. Listado genérico de registros de entrada.

• 201.rpt. Listado genérico de registros de salida.

• 102.rpt. Relación diaria por origen del registro de entrada.

• 103.rpt. Relación diaria por destino del registro de entrada.

• 202.rpt. Relación diaria por origen del registro de salida.

• 203.rpt. Relación diaria por destino del registro de salida

• 120.rpt. Certificado de registro de entrada.

• 220.rpt. Certificado de registro de salida.

Crear informes Una vez creadas las plantillas desde Crystal Reports se pueden crear nuevos informes asociándoles dichas plantilla.

La opción Nuevo del menú Informes o el botón correspondiente de la barra de herramientas abre el cuadro de diálogo Informe – Nuevo que incluye cuatro fi-chas:

• “Informe”, en donde se especifica el tipo de informe, archivo y plantilla que se le asocia.

• “Libros de registro”, en donde se indica los libros de registro en los que se va a poder utilizar este informe.

• “Oficinas de registro”, en donde se fijan las oficinas de servicio para las que va a estar disponible el informe.

• “Perfiles de usuario”, en donde se seleccionan los perfiles de usuario que tendrán acceso a este informe.

Informes


Ficha “Informe” Rellene lo siguiente:

Fig. 7- 5 Informe – Nuevo. Ficha “Informe”

• Plantilla: pulse el botón situado a la derecha del cuadro de texto y eli-ja una de las plantillas creadas con Crystal Reports (*.rpt):

Fig. 7- 6 Asociar una plantilla al informe nuevo

invesicres

7.6

• Tipo: especifique, a continuación, el tipo de informe: Listado genérico, Re-lación diaria o Certificado de registro.

• Tipo de archivo: marque el tipo de libro (Entrada o Salida) para el que estará disponible el nuevo informe.

• Descripción: añada, por último, una breve descripción que identifique el informe.

Ficha “Libros de registro” Indique si va a estar disponible para todos los libros de registro o sólo para al-gunos.

Fig. 7- 7 Informe - Nuevo: Ficha “Libros de registro”

• La casilla de verificación “Disponible para todos los libros de registro” está activada por defecto, en caso de que no desee que el informe esté dispo-nible para todos los libros, debe desactivar la casilla, e indicar para qué li-bros estará.

Informes


• Pulse este botón para abrir la ventana de selección de libros y elegir uno de ellos. Si quiere seleccionar varios ha de repetir el proceso.

• Seleccione el libro o libros para los que no quiere que esté disponible este informe y pulse este botón para borrarlos de esta lista. El sistema pe-dirá confirmación.

Ficha “Oficinas de registro” Indique si va a estar disponible para todas las oficinas de registro o sólo para algunas.

Fig. 7- 8 Informe - Nuevo: Ficha “Oficinas de registro”

• Pulse este botón para abrir la ventana de selección de oficinas y elegir una de ellos. Si quiere seleccionar varias mantenga pulsada la tecla SHIFT o CTRL mientras va haciendo clic en cada una. Pulse después “Aceptar”.

• Seleccione la oficina u oficinas para las que no quiere que esté dispo-nible este informe y pulse este botón para borrarlas de esta lista. El siste-ma pedirá confirmación.

invesicres

7.8

Ficha “Perfiles de usuario” Especifique qué tipo de usuarios van a tener acceso al informe para hacer uso de él.

Fig. 7- 9 Informe - Nuevo: Ficha “Perfiles de usuario”

• La casilla “Disponible para todos los perfiles de usuario” está activada por defecto, en caso de que no desee que esto sea así, desactive la casilla y marque en el cuadro de texto “Perfiles”, aquellos que tendrán acceso al in-forme.

Por ejemplo marque “Superusuario de invesicres” si está creando un informe sólo para superusuarios.

Los nuevos informes creados se guardan en la tabla SCR_REPORT de la base de datos. Si una vez creado un informe se borra el fichero RPT asociado (plantilla) del directorio de trabajo, ya no afectará a dicho informe porque ya estará guardado en base de datos. Lo que no podrá hacer es volver a utilizar esa plantilla RPT para otros informes. Se recomienda con-servar siempre las plantillas para usos posteriores.

Informes


Consultar y modificar las propiedades de un informe

Si desea consultar los datos de un informe, selecciónelo en la ventana principal de la aplicación y elija la opción Propiedades del menú Ver o el botón corres-pondiente de la barra de herramientas.

Las fichas “Informe”, “Libros de registro”, “Oficinas de registro” y “Perfiles de usuario” muestran los datos especificados al crear el nuevo informe. Puede mo-dificarlas desde aquí.

Fig. 7- 10 Informe - Propiedades

Borrar informes La opción Eliminar del menú Edición o el botón correspondiente de la barra de herramientas sirve para borrar de la base de datos el informe seleccionado.

8

Control de modificaciones


g Buscar registros modificados

g Ver las modificaciones específicas de un registro



a aplicación Control de modificaciones permite que cualquier usuario autorizado de invesicres pueda buscar mediante filtros que se pueden personalizar los conjuntos de registros en los que se haya modificado

algún campo, así como consultar en detalle las características de los registros modificados.

Acceso a la aplicación A la aplicación Control de modificaciones se accede seleccionando des-

de el menú inicio este icono del grupo de programas invesicres.




L

invesicres

8.2

Fig. 8- 2 Conexión a la aplicación Control de modificaciones


Fig. 8- 3 Ventana principal de Control de modificaciones

La tabla de modificaciones de la pantalla principal, sin datos disponibles cuando se accede a la aplicación, muestra la siguiente información una vez realizada la búsqueda:

• Nº de registro: indica el número de registro del documento con que se dio de alta el documento en el libro correspondiente.

• Usuario: muestra el usuario que realizó la modificación.

• Oficina de registro: especifica la oficina en la que se realizó la modifica-ción del registro.



• Fecha: indica cuándo se llevó a cabo la modificación.

• Tipo de modificación: ofrece una breve descripción de los cambios reali-zados.

• Campo modificado: presenta el campo sobre el que se efectuó la modifi-cación.

Buscar registros modificados Para buscar registros con modificaciones, seleccione desde la opción Selec-cionar del menú Registro o desde el botón correspondiente de la barra de herramientas el libro sobre cuyos registros desee efectuar la búsqueda.

Elija, después, la opción Buscar del menú Edición o el botón de la barra de herramientas : “Buscar” y se abrirá entonces el cuadro Control de modifica-ciones - Buscar, que incluye las fichas “Buscar” y “Orden”. Indique a partir de ella los criterios de búsqueda de registros y la forma de ordenar los resultados.

Ficha “Buscar” Permite construir la expresión de búsqueda que han de cumplir los registros que se quiere localizar.

• Elija el Campo o campos, sobre los que se basará la búsqueda. Por ejem-plo, Usuario y Fecha de modificaciones.

No confunda este campo en el que se basará la búsqueda con el campo modificado. Puede realizar una búsqueda sobre cualquiera de los campos del registro, pero sólo uno de ellos tiene que estar modificado.

invesicres

8.4

Fig. 8- 4 Control de modificaciones - Buscar: Ficha “Buscar”

• Escoja un Operador de la lista para el campo elegido anteriormente. To-mando como referente el ejemplo iniciado en el paso anterior, los operado-res podrían ser “igual a” y “posterior a”, respectivamente.

• Introduzca un valor, tecleándolo en el cuadro de texto. Continuando con el ejemplo, se han elegido los valores, “USUARIO1” y “28/11/2002”, respecti-vamente.

• Especifique un nexo en caso de que quiera establecer más de una condi-ción de búsqueda. En el caso del ejemplo, en el que se han establecido dos condiciones se ha escogido el nexo “y” entre la primera y la segunda condición.

• Pulse el botón “Buscar” para retornar a la pantalla principal en la que se mostrarán los resultados de la búsqueda. En este caso todos los registros modificados por el USUARIO1 en una fecha posterior al 28/11/2002.



Criterios de búsqueda:

Campos disponibles Operadores Nexo

• Campo modificado • Tipo de modificación • Oficina

igual a distinto de

• Fecha de modificación igual a distinto de posterior a anterior a en la semana en el mes en el año

Y O

• Usuario • Nº de registro

igual a empieza por termina en contiene distinto de

El campo indica el campo del registro que, completado por un valor y operador, fijará la condición de búsqueda.

El operador lógico es un conector entre el campo por el que se busca y el valor que se asigna a la búsqueda. Puede expresar igualdad, desigualdad y otras comparaciones (igual a, distinto de, anterior a, etc.).

• El valor es el contenido que debe tener el campo que se desea encontrar.

• El nexo indica la forma en que se relacionan dos condiciones de búsqueda consecutivas, COND 1 y COND 2. Puede ser:

• Y, encontrará únicamente de los registros donde se verifiquen a la vez la COND 1 y la COND 2.

• O, encontrará los registros donde se verifique la COND 1, o la COND 2, o ambas a la vez.

invesicres

8.6

Ficha “Orden” Sirve para determinar en qué posición deben presentarse en pantalla los datos resultado de la búsqueda.

Fig. 8- 5 Control de modificaciones - Buscar: Ficha “Ordenar”

• Seleccione en el recuadro Campos disponibles aquellos por los que des-ee ordenar el resultado.

• Pulse “Agregar” o “Agregar todos”. Si lo desea, puede variar el orden de prioridad de los campos de ordenación pulsando “Subir” o “Bajar”.

• Pulse “Buscar”. La aplicación retorna a la pantalla principal, mostrando los documentos modificados, ordenados de acuerdo a lo aquí indicado, que cumplen las condiciones de búsqueda establecidas.

Puede consultar las modificaciones especificas de un registro concreto tal y co-mo se explica a continuación.



Ver las modificaciones específicas de un registro

Para ver las modificaciones que ha sufrido un registro, selecciónelo en la panta-lla principal y, a continuación, elija la opción Propiedades del menú Ver o el bo-tón correspondiente de la barra de herramientas. Se abre el cuadro de diálogo Control de modificaciones – Propiedades, que muestra los siguientes datos:

Fig. 8- 6 Control de modificaciones - Propiedades

• Número de registro: indica el número con que se dio de alta el documen-to en el libro correspondiente.

• Fecha de modificación: fecha en la se realizó la modificación.

• Usuario: muestra el nombre del usuario que efectuó la modificación (es el nombre del usuario de acceso).

• Operación realizada: detalla el cambio realizado.

invesicres

8.8

• Campo modificado: indica qué campo se modificó con el cambio.

• Valor antiguo: valor previo del campo modificado.

• Valor nuevo: valor actual del campo modificado

Puede pasar a otro registro mediante las flechas situadas en la parte inferior de la ventana: .

9

Exportación


g Exportar desde la base de datos local a la central

g Exportar desde la base de datos local o central a un fichero

g Importar un fichero a la base de datos central

g Consultar y modificar las propiedades de las tareas

g Borrar tareas

g Fichero de trazas (EXPORT.LOG)

g Preparar la base de datos local

Exportación


a prestación fundamental de la aplicación Exportación consiste en trans-ferir un conjunto de registros que define el usuario mediante un filtro des-de un libro origen a un libro destino. Así, por ejemplo, pueden exportarse

los registros creados por un usuario determinado desde el libro de entrada de la base de datos local al libro de entrada de la base de datos central. Asimismo se incorpora la posibilidad de exportar los datos de registro a un fichero en formato XML, para luego poder importarlo. Esto se aplica tanto a la base de datos cen-tral como a la local, por lo que además se incluye la opción de conmutar o cam-biar la conexión de una a otra.

Esta aplicación puede resultar necesaria, por ejemplo, en aquellos casos en los que un fallo de funcionamiento en la base de datos central, debido, por ejemplo a un error de comunicaciones, obligue a trabajar únicamente sobre la base de datos local. Una vez subsanada la incidencia, los registros creados en la base de datos local se pueden exportar a la central.

Acceso a la aplicación A la aplicación Exortación se accede seleccionando desde el menú inicio

este icono del grupo de programas invesicres. Cualquier usuario dado de alta en invesicres puede conectarse a esta aplicación:

Fig. 9- 1 Acceso a la aplicación Exportación

L

invesicres

9.2

• Supuesto 1. La estación dispone de base de datos local:

En el cuadro de identificación escriba el usuario (nombre y contraseña) con el que se va a conectar. De forma predeterminada se conectará a la base de datos local, por lo que tiene que ser un usuario que exista en la misma.

Fig. 9- 2 Conexión a la aplicación Exportación

En este primer supuesto, las tareas nuevas que se pueden definir son:

§ Exportar a base de datos central (Menú Tarea, opción Nueva > Expor-tación a base de datos).

§ Exportar registros a un fichero XML (Menú Tarea, opción Nueva > Exportación a fichero).

• Supuesto 2. La estación NO dispone de base de datos local:

En el cuadro de identificación escriba el usuario (nombre y contraseña) con el que se va a conectar. De forma predeterminada se conectará a la base de datos central configurada.

En este segundo supuesto, las tareas nuevas que se pueden definir son:

§ Exportar registros a un fichero XML (Menú Tarea, opción Nueva > Exportación a fichero).

§ Importar registros de un fichero XML (Menú Tarea, opción Nueva > Importación de fichero).


Exportación


Una vez validados los datos en uno u otro supuesto, aparece la ventana princi-pal de la aplicación.

Fig. 9- 3 Ventana principal de Exportación

El área de trabajo puede aparecer vacía o incluir una lista con las tareas de ex-portación / importación pendientes de ejecución o ya terminadas. Esta lista tiene un carácter meramente informativo; aún así, no elimine las tareas que no hayan finalizado correctamente.

Exportar desde la base de datos local a la central

Puede usar la utilidad que proporciona la exportación directamente dejándose guiar por el asistente de uso de la aplicación. Para abrirlo hay que seleccionar en el menú Tarea la opción correspondiente y, una vez indicados los datos, pul-sar el botón “Siguiente” en cada una de las ventanas que van apareciendo. Si antes de finalizar desea modificar alguna opción siempre puede hacerlo con el botón “Atrás”.

Una exportación completa se define por medio de estos pasos:

1. Seleccionar el tipo de tarea a realizar (Menú Tarea > Nueva > Exporta-ción a base de datos) para abrir el asistente.

invesicres

9.4

2. Definir la tarea de exportación. Escriba el nombre que identificará a la ta-rea de exportación. Máximo 50 caracteres. Este nombre es el que se utili-zará para identificar dicha tarea una vez terminado el proceso de defini-ción.

Fig. 9- 4 Asistente para la definición de tareas (I)

3. Seleccionar el usuario de la base de datos destino. Este usuario puede ser el mismo o distinto del usuario de la base de datos origen.

Fig. 9- 5 Asistente para la definición de tareas (II)

Exportación


4. Seleccionar los Libros de registro origen y destino. Pulse para abrir el cuadro de diálogo de selección de libros. Recuerde que ambos deben ser del mismo tipo; por ejemplo, ambos de entrada, o ambos de salida.

Fig. 9- 6 Asistente para la definición de tareas (III)

5. Definir el filtro de selección de los registros para exportar. Determine los registros que desea exportar al Libro de registro destino. Puede elegir entre tres opciones:

Fig. 9- 7 Asistente para la definición de tareas (IV)

invesicres

9.6

§ Exportar todos los registros del Libro origen.

§ Exportar todos los registros con fecha posterior a la última exportación realizada desde dicho libro.

§ Definir un filtro de selección específico para los registros que desee exportar (botón “Seleccionar”).

Fig. 9- 8 Fijar las condiciones de exportación

Este filtro le permite elegir virtualmente cualquier combinación de regis-tros posibles.

El filtro de selección permite establecer un conjunto de condiciones pa-ra los registros que desea exportar, siendo la sintaxis genérica de estas condiciones:

[Campo del registro] + [Operador]+[Valor] + [Nexo siguiente condición]

[Campo del registro] + [Operador] + [Valor] + [Nexo si-guiente condición]

.

.

[Campo del registro] + [Operador] + [Valor]

6. Fijar las condiciones de exportación. Active las casillas correspondien-tes de acuerdo a lo siguiente:

Exportación


Borrar registros del Libro origen una vez finalizada la ejecución de la tarea de exportación. (casilla marcada). Si la deja sin marcar, los registros no se borran sino que se mantienen en la base de datos origen de la exporta-ción.

Ejecutar la tarea de exportación inmediatamente después de terminar la definición, o dejarla preparada para una ejecución posterior.

Fig. 9- 9 Asistente para la definición de tareas (V)

7. Lanzar la tarea de exportación (optativo). Si no se ha lanzado la tarea inmediatamente después de su definición (casilla del asistente “Ejecutar la tarea ahora” marcada), la exportación quedará pendiente para su ejecu-ción en un momento posterior. Habitualmente suelen lanzarse al finalizar la jornada, dejando tiempo para se realicen durante las horas fuera de la jor-nada laboral.

Para lanzar una tarea de exportación, selecciónela y pulse este botón o la opción Ejecutar del menú Tarea.

Fig. 9- 10 Ejecutar la tarea de exportación

invesicres

9.8

Exportar desde la base de datos local o central a un fichero

Puede usar la utilidad que proporciona la exportación directamente dejándose guiar por el asistente de uso de la aplicación. Para abrirlo hay que seleccionar en el menú Tarea la opción correspondiente y una vez indicados los datos, pul-sar el botón “Siguiente” en cada una de las ventanas que van apareciendo. Si antes de finalizar desea modificar alguna opción siempre puede hacerlo con el botón “Atrás”.

Una exportación completa a un fichero se define por medio de estos pa-sos:

1. Seleccionar el tipo de tarea a realizar (Menú Tarea > Nueva > Exporta-ción a fichero) para abrir el asistente.

2. Definir la tarea de exportación. Escriba el nombre que identificará a la ta-rea de exportación. Máximo 50 caracteres. Este nombre es el que se utili-zará para identificar dicha tarea una vez terminado el proceso de defini-ción.

Fig. 9- 11 Exportación a fichero (I)

Exportación


3. Seleccionar el Libro de registro origen de la exportación. Pulse pa-ra abrir el cuadro de diálogo de selección de libros.

Fig. 9- 12 Exportación a fichero (II)

4. Definir el filtro de selección de los registros para exportar. Determine los registros que desea exportar al fichero. Puede elegir entre tres opcio-nes:

§ Exportar todos los registros del Libro origen.

§ Exportar todos los registros con fecha posterior a la última exportación realizada desde dicho libro.

§ Definir un filtro de selección específico para los registros que desee exportar (botón “Seleccionar”).

Fig. 9- 13 Fijar las condiciones de exportación

invesicres

9.10

Este filtro le permite elegir virtualmente cualquier combinación de regis-tros posibles.

El filtro de selección permite establecer un conjunto de condiciones pa-ra los registros que desea exportar, siendo la sintaxis genérica de estas condiciones:

[Campo del registro] + [Operador]+[Valor] + [Nexo siguiente condición]

[Campo del registro] + [Operador] + [Valor] + [Nexo si-guiente condición]

.

.

[Campo del registro] + [Operador] + [Valor]

5. Fijar las condiciones de exportación. Active las casillas correspondien-tes de acuerdo a lo siguiente:

Borrar registros del Libro origen una vez finalizada la ejecución de la tarea de exportación (casilla marcada). Si la deja sin marcar, los registros no se borran sino que se mantienen en la base de datos origen de la exporta-ción.

Ejecutar la tarea de exportación inmediatamente después de terminar la definición, o dejarla preparada para una ejecución posterior.

Fig. 9- 14 Exportación a fichero (III)

Exportación


6. Lanzar la tarea de exportación (optativo). Si no se ha lanzado la tarea inmediatamente después de su definición (casilla del asistente “Ejecutar la tarea ahora” marcada), la exportación quedará pendiente para su ejecu-ción en un momento posterior. Habitualmente suelen lanzarse al finalizar la jornada, dejando tiempo para se realicen durante las horas fuera de la jor-nada laboral.

Para lanzar una tarea de exportación, selecciónela y pulse este botón o la opción Ejecutar del menú Tarea.

7. Seleccionar el directorio para guardar el fichero XML generado en la exportación a fichero. Después de lanzar o ejecutar una tarea de expor-tación a fichero se abre el asistente de Windows para que seleccione la ru-ta donde se va a guardar el fichero XML que se va a generar. Elija el direc-torio destino y pulse “Aceptar”.

Fig. 9- 15 Seleccionar el directorio destino para guardar el fichero

invesicres

9.12

Importar un fichero a la base de datos central

Puede usar la utilidad que proporciona la exportación / importación directamente dejándose guiar por el asistente de uso de la aplicación. Para abrirlo hay que seleccionar en el menú Tarea la opción correspondiente y una vez indicados los datos, pulsar el botón “Siguiente” en cada una de las ventanas que van apare-ciendo. Si antes de finalizar desea modificar alguna opción siempre puede hacerlo con el botón “Atrás”.

Una importación completa de un fichero a la base de datos central se de-fine por medio de estos pasos:

1. Seleccionar el tipo de tarea a realizar (Menú Tarea > Nueva > Importa-ción de fichero) para abrir el asistente.

2. Definir la tarea. Escriba el nombre que identificará a la tarea de importa-ción. Máximo 50 caracteres. Este nombre es el que se utilizará para identi-ficar dicha tarea una vez terminado el proceso de definición.

Fig. 9- 16 Definir una tarea de importación de un fichero (I)

3. Seleccionar el Libro de registro destino de la importación. Pulse el bo-

tón para abrir el cuadro de diálogo de selección de libros y elija aquél en el que se van a copiar los registros que contiene el fichero que se va a importar.

Exportación


Fig. 9- 17 Definir una tarea de importación de un fichero (II)

4. Lanzar la tarea de importación (optativo). Si no se ha lanzado la tarea inmediatamente después de su definición (casilla del asistente “Ejecutar la tarea ahora” marcada), la importación quedará pendiente para su ejecu-ción en un momento posterior. Habitualmente suelen lanzarse al finalizar la jornada, dejando tiempo para se realicen durante las horas fuera de la jor-nada laboral.

Fig. 9- 18 Definir una tarea de importación de un fichero (III)

Para lanzar una tarea de importación, selecciónela y pulse este botón o la opción Ejecutar del menú Tarea.

invesicres

9.14

5. Seleccionar el fichero de importación de registros. Elija en el diálogo de selección de ficheros típico de Windows, el fichero de datos XML, pro-cedente de una exportación de registros a fichero, que va a importar.

Fig. 9- 19 Definir una tarea de importación de un fichero (IV)

Consultar y modificar las propiedades de las tareas

La opción Propiedades del menú Ver o el botón correspondiente de la barra de herramientas permite consultar y modificar las propiedades de las tareas defini-das.

Al seleccionarla se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Exportación


Fig. 9- 20 Propiedades de una tarea de exportación

Se puede modificar:


• La selección de los registros que se van a exportar.

• La propiedad de borrar o no los registros de la base de datos local una vez finalizada la exportación.

Puede pasar a otra tarea mediante las flechas situadas en la parte inferior de la ventana: .

Borrar tareas La forma de ir borrando tareas es seleccionarlas en la ventana principal y elegir la opción Eliminar del menú Edición o el botón correspondiente de la barra de herramientas.

invesicres

9.16

Fichero de trazas (EXPORT.LOG) Las tareas de exportación / importación suelen implicar órdenes de magnitud de miles e incluso millones de registros. Con el fin de controlar mejor el resultado dichas tareas y facilitar la consulta posterior, esta aplicación crea al finalizar ca-da tarea un fichero de trazas denominado EXPORT.LOG.

Configurar el destino del fichero de trazas EXPORT.LOG es un fichero plano que puede editarse con cualquier editor de texto estándar. Se guarda en el directorio que defina el usuario mediante la op-ción Configuración del menú Opciones, siendo por defecto el directorio de ejecutables de la aplicación:

(\ARCHIVOS DE PROGRAMA\IECISA\INVESICRES\BIN).

Fig. 9- 21 Configurar el directorio del fichero de trazas

Información del fichero de trazas Para editar el fichero de trazas, abra el menú Opciones y elija Ver fichero de trazas.

En EXPORT.LOG se graba la siguiente información:

• La descripción de la tarea de exportación / importación.

Exportación


• La fecha y la hora de definición de la tarea.

• El usuario que definió la tarea.

• La fecha y la hora de la exportación /importación final.

• El estado en que finalizó la tarea y el resultado global en cuanto al número de registros efectivamente transferidos.

Fig. 9- 22 Ejemplo de un fichero de trazas

invesicres

9.18

Preparar la base de datos local El kit de instalación crea una base de datos local llamada DBSICRES.MDB ya inicializada con la estructura de datos de invesicres en el subdirectorio \local, del directorio de instalación de invesicres 6.1.

Cómo preparar una base de datos local para poder registrar si hay un fa-llo en la central

1. Desde la aplicación Configuración, active "La estación tiene base de da-tos local", seleccione la base de datos entre las fuentes ODBC disponibles (DBSICRES), complete el usuario (sysadm) y la contraseña (sysadm), y a continuación verifique que la conexión es correcta pulsando "Prueba".

Fig. 9- 23 Definición de la base de datos local

2. Desde la aplicación Unidades administrativas tiene que replicar en la ba-se de datos local la información introducida en la base de datos central (Menú Herramientas, opción Replicar). Esta operación es imprescindible para activar la sincronización entre la base de datos central y la local de esa estación, y sólo ha de realizarse una vez en cada estación de trabajo. Llevará unos minutos.

Exportación


3. Desde la aplicación Libros de registro defina al menos un libro de registro local y un usuario de invesicres en la base de datos local. Para ello debe hacer lo siguiente:

§ Conectarse con un superusuario a Libros de registro.

§ En el menú Libros seleccionar la opción Cambiar conexión y en el cuadro de diálogo de conexión que se abre conectarse como:

SYSSUPERUSER con clave SYSPASSWORD (es el único usuario que existe al principio en la base de datos local).

§ A continuación, crear los libros de entrada y / o salida que vaya a usar en la base de datos local.

§ Asociar la oficina u oficinas a los libros. Puesto que los usuarios crea-dos en la base de datos central no se replican en la local, tiene que dar de alta el usuario que va a utilizar con la base de datos local y asociarlo a su vez al libro y a la oficina.

Puede que sólo sea necesario crear dos libros de registro (entra-da y salida), y dar de alta el usuario que habitualmente va a usar la es-tación que se está configurando.

4. Si falla la conexión a la base de datos central desde la aplicación Registro dará un error y se mostrará un mensaje que pregunta si desea conectarse a la local. En caso afirmativo se abre el cuadro de conexión para que se identifique el usuario local. A partir de ese momento puede registrar.

5. Cuando se restablezca la conexión habrá que exportar estos registros a la base de datos central (aplicación Exportación) tal y como se ha explicado en los apartados correspondientes de este mismo capítulo. q

Documents

Manual Administrador Invesicres 63