MANUAL ADMINISTRATIVO DE ORGANIZACIÓN

SECRETARÍA

DE PROTECCIÓN CIVIL

Dirección de Administración

INFORME DE RESULTADOS DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DEL EJERCICIO 2013

I. PROYECTOS Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA.

Proyecto:

Concluir con la elaboración de los instrumentos archivísticos de la Secretaría de Protección Civil y tramitar su registro. Actualización permanente de los ya registrados.

Objetivo General:

Contar con instrumentos archivísticos que establezcan los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino. Así mismo, que las diferentes áreas que conforman la Dependencia conozcan la importancia de los mismos, se familiaricen con los instrumentos de control archivístico y los utilicen en las actividades cotidianas relacionadas con el manejo, control y clasificación de la documentación de archivo.

Actividades:

1.- Con la participación y apoyo de las diversas áreas de la Secretaría, elaborar los instrumentos archivísticos faltantes y actualizar los ya registrados.

2.- Someter los instrumentos archivísticos elaborados o modificados a la aprobación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Protección Civil (COTECIADSPC).

3.- Enviar los instrumentos archivísticos aprobados por el COTECIADSPC a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor para su registro.

4.- Obtenido el registro, difundir los instrumentos archivísticos al interior de la dependencia y vigilar su observancia.

II. PROYECTOS DE CAPACITACIÓN, ESPECIALIZACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL ARCHIVÍSTICO.

Proyecto:

Capacitar al personal de la Secretaría de Protección Civil mediante los cursos en línea y presencial que imparten el INFODF y la Contraloría General del Distrito Federal, denominados “Ley de Archivos del Distrito Federal” y “Administración de Documentos y Gestión de Archivos”, respectivamente.

Objetivo General:

Que todo el personal de estructura y técnico operativo de la Dependencia conozca el proceso de integración y administración de documentos y archivos.

Actividades:

1.- La Dirección de Administración invitará a todo el personal de estructura y técnico operativo para que se registre en los cursos y presente las evaluaciones correspondientes.

2.- Una vez que los servidores públicos hayan presentado las evaluaciones correspondientes, la Dirección de Administración recabará copia de los resultados obtenidos por cada uno de los servidores públicos y los integrará a los expedientes de personal.

3.- La Dirección de Administración remitirá al INFODF los resultados de las evaluaciones presentadas, solicitando el certificado de 100% de personal capacitado en materia de Archivos.

III. PROYECTOS PARA LA ADQUISICIÓN, CON BASE EN LAS CONDICIONES PRESUPUESTALES DE CADA ENTE PÚBLICO, DE LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN

Proyecto:

Mantenimiento y conservación de los archivos de trámite y concentración de la Secretaría de Protección Civil.

Objetivo General:

Garantizar la salvaguarda, conservación y rápida localización de los expedientes que conforman el acervo documental de los archivos de trámite y concentración de la Dependencia.

Actividades:

1.- Se vigilará que los espacios físicos destinados a los archivos de trámite y concentración, cuenten con el mobiliario y equipo adecuados, que garanticen el debido resguardo de los expedientes.

2.- Se proporcionará mantenimiento preventivo y correctivo a los espacios físicos en los que se encuentren resguardados los archivos de trámite y concentración.

IV. ESTUDIOS E INVESTIGACIONES PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS.

Proyecto:

Digitalización y consulta electrónica de los expedientes de las diferentes áreas de la Secretaría de Protección Civil.

Objetivo General:

Proporcionar al personal de la Dependencia una herramienta tecnológica que le permita realizar consultas digitales de los expedientes en poder de las diversas áreas, de manera fácil y expedita.

Actividades:

1.- En virtud de que la Dependencia carece de infraestructura tecnológica y personal especializado para realizar dicha labor, se plantea contratar los servicios de una empresa especializada que realice la digitalización de los expedientes y desarrolle la herramienta tecnológica que permita visualizarlos en línea.

2.- Se llevará a cabo el proceso de selección de los expedientes que por su naturaleza y/o importancia requieran su digitalización.

3.- Se realizará el procedimiento de contratación de la empresa que lleve a cabo la digitalización de los expedientes.

4.- Se llevará a cabo el proceso de digitalización y su incorporación a la herramienta que permita su visualización en línea.

V. ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA Y PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA.

Proyecto:

Elaboración y difusión de las políticas archivísticas de la Secretaría de Protección Civil.

Objetivo General:

Que el personal de la Dependencia conozca la normatividad archivística aplicable a ésta, los criterios de organización documental para sus respectivos archivos de trámite y las políticas establecidas para la transferencia documental a los archivos de concentración, así como sensibilizarlos sobre el uso racional del fotocopiado con el objeto de generar un ahorro de recursos y abatir la sobresaturación documental en sus espacios de trabajo.

Actividades:

1. Se difundirán, una vez concluidos y debidamente registrados, los instrumentos archivísticos de la Secretaría de Protección Civil..

2.- Se elegirán temas de interés vinculados con la materia archivística para ser enviados a través del correo electrónico institucional.

3.- Se fomentará el uso del correo electrónico institucional para llevar a cabo la divulgación correspondiente.

4.- Se promoverá el ahorro de papel y el abatimiento del uso de fotocopias, mediante la utilización del correo electrónico institucional para el envío de copias a las diferentes áreas de la Dependencia.

VI. PROYECTOS PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA.

Proyecto:

Vigilar que las diferentes áreas de la Secretaría de Protección Civil resguarden de manera adecuada la documentación y expedientes que se encuentra en sus archivos de trámite.

Objetivo General:

Que la documentación y expedientes de las diferentes áreas se conserve adecuadamente y esté disponible para la consulta de las demás áreas de la Dependencia.

Actividades:

1.- Se solicitará a los titulares de las diversas áreas que de manera permanente revisen los expedientes que se encuentran en su poder, a fin de verificar que estos se encuentren debidamente integrados y depurados.

2.- Se solicitará a los titulares de las diferentes áreas de la Dependencia que envíen a la Dirección de Administración aquellos expedientes que deberán ser resguardados en el archivo de concentración en virtud de haber concluido el periodo de resguardo en sus archivos de trámite.

VII. PROYECTOS Y PLANES PREVENTIVOS QUE PERMITAN ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFES.

Proyecto:

Combate y erradicación de plagas en los archivos de la Secretaría de Protección Civil.

Objetivo General:

Llevar a cabo las medidas preventivas necesarias para el combate de plagas a efecto de salvaguardar la integridad de los acervos documentales de la Dependencia.

Actividades:

1.- Realizar la selección y contratación de una empresa especializada en el combate de fauna nociva, a efecto de garantizar la prevención y/o combate de las plagas más comunes en los archivos.

2.- Supervisar el proceso de fumigación de las áreas de archivo.

VIII. PROYECTOS DE DIFUSIÓN DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO.

Proyecto:

Difusión de los archivos de trámite y concentración de la Secretaría de Protección Civil al interior de la Dependencia.

Objetivo General:

Que el personal de la Dependencia conozca los documentos y expedientes que se encuentran en poder de las diferentes áreas de la misma y en el archivo de concentración, a efecto de poder estar en condiciones de solicitarlos para su consulta.

Actividades:

1.- Solicitar a las diferentes áreas de la Dependencia envíen a la Dirección de Administración la relación de la documentación y expedientes que obran en sus archivos de trámite.

2.- Difundir, vía el correo electrónico institucional, la relación de los documentos y expedientes que obran en los archivos de trámite de las diferentes áreas y en el archivo de concentración.