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MANUAL ANTE UNA FISCALIZACIÓN CAMARA DE COMERCIO DE MARACAIBO
Es oportuno aclarar que este documento bajo ninguna circunstancia, el contenido del mismo podrá ser considerado como una sugerencia, recomendación o consejo profesional destinado a inducir, apoyar o fundamentar la violación del ordenamiento jurídico venezolano.
1. PROPOSITO
La finalidad del documento es señalar y establecer el procedimiento en
caso de ser objeto como empresa, de una fiscalización por parte de los
entes gubernamentales que vigilan el cumplimiento del régimen legal
vigente.
2. ALCANCE
Exponer el procedimiento y las responsabilidades, a todos y cada uno de
los colaboradores de las empresas, requeridas para atender a las
autoridades pertinentes, durante el proceso de fiscalización.
3. GENERALIDADES
¿Qué es una fiscalización?
La fiscalización, es la intervención de cualquier organismo del estado con
el objetivo de examinar alguna actividad de las empresas, para
comprobar su cumplimiento.
¿Quiénes pueden ser objeto de una fiscalización?
Cualquier empresa que se dedique a actividades económicas puede
ser objeto de fiscalización.
¿Quién es el colaborador responsable por la empresa?
El colaborador responsable por la empresa será, aquel empleado que
posea y tenga atribuida la función del manejo y administración de los
productos importados, fabricados, distribuidos y/o comercializados por la
empresa.
Es oportuno aclarar que este documento bajo ninguna circunstancia, el contenido del mismo podrá ser considerado como una sugerencia, recomendación o consejo profesional destinado a inducir, apoyar o fundamentar la violación del ordenamiento jurídico venezolano.
¿Cómo se define el personal de apoyo responsable por la empresa?
Es aquel empleado de confianza de la empresa, designado
particularmente, para colaborar durante el procedimiento de
fiscalización.
¿Cuáles son los entes gubernamentales, que podrían realizar una
fiscalización?
INDEPABIS: Instituto para la Defensa de las Personas en el Acceso a los
Bienes y Servicios, adscrito al Ministerio para el Poder Popular de Industrias
Ligeras y Comercio, creado para velar por el cumplimiento de las
disposiciones de la Ley.
SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y
Tributaria, adscrito al Ministerio del Poder Popular Para La Economía y
Finanzas, República Bolivariana de Venezuela.
INSPSASEL: El Instituto Nacional de Prevención, Salud y Seguridad
Laborales, es un organismo autónomo adscrito al Ministerio del Trabajo.
MINTRA: Ministerio del Trabajo.
INCE: Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista, adscrito
al ministerio de Ministerio de Ciencia, Tecnología e Industrias Intermedias.
IVSS: Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, adscrito al Ministerio del
Poder Popular para el trabajo y la Seguridad Social.
SENCAMER: Servicio Autónomo Nacional de Normalización, Calidad,
Metrología y Reglamentos Técnicos, adscrito al Ministerio Del Poder
popular para el Comercio.
CENCOEX: Centro Nacional de Comercio Exterior, ente descentralizado
adscrito al despacho ministerial del Vicepresidente del Consejo de
Ministros para el área Económica
Es oportuno aclarar que este documento bajo ninguna circunstancia, el contenido del mismo podrá ser considerado como una sugerencia, recomendación o consejo profesional destinado a inducir, apoyar o fundamentar la violación del ordenamiento jurídico venezolano.
SUNDECOP: Superintendencia Nacional de Costos y Precios Justos,
adscrita al Ministerio de Comercio
Entre otros organismos, tales como, Guardia Nacional, Alcaldía,
Bomberos, etc.
Unidades de apoyo responsables a contactar en LA EMPRESA,
dependiendo del organismo fiscalizador.TABLA 1. UNIDADES RESPONSABLES DE CONTACTO DEL PROCESO ANTE UNA FISCALIZACIÓN
SENIAT-SUNDEE Contabilidad
GUARDIA NACIONAL SHA/PCP
INDEPABIS-SUNDECOP Departamento Legal
CENCOEX Tesorería/Contabilidad
INSPSASEL SHA/Delegado de SHA
MINTRA GH/Legal
INCES Gestión Humana
IVSS Gestión Humana
ALCALDIA Contabilidad
BOMBEROS SHA/Delegado de SHA
SENCAMER Administración/Operaciones
¿Cuál es el procedimiento a seguir por los colaboradores, una vez que la
autoridad competente se presente para practicar una fiscalización?
1. En caso de recibir personas que digan pertenecer algún organismo
mencionado en la tabla anterior u otro en el empresa, deben ser
recibidos cordial y respetuosamente, tanto la primera persona de
Es oportuno aclarar que este documento bajo ninguna circunstancia, el contenido del mismo podrá ser considerado como una sugerencia, recomendación o consejo profesional destinado a inducir, apoyar o fundamentar la violación del ordenamiento jurídico venezolano.
contacto, como el Gerente (Colaborador responsable por la
empresa) o Administrador (Empleado Designado como Apoyo), está
en el deber de solicitarles algún tipo de identificación o credencial
que permita corroborar que son funcionarios.
2. El colaborador que ha atendido en primer momento a las personas
que digan pertenecer a algún organismo fiscalizador, antes de
suministrarle cualquier tipo de información o permitirles el acceso
a la sección administrativa (cuando el empresa operativo y
administrativo se encuentren en la misma sede física), debe
comunicarse inmediatamente con el responsable de la empresa
(Gerente) o el empleado de apoyo (Administrador) para informar
inmediatamente la llegada de estos funcionarios.
3. El colaborador responsable debe comunicarse inmediatamente
con la unidad correspondiente, para informarles de la situación.
4. En ese mismo momento, el empleado que atendió a los funcionarios
por primera vez o el personal PCP (Seguridad) de la empresa,
deberá solicitar cordialmente a cada uno de los funcionarios que le
muestren su identificación como funcionarios y el empleado deberá
dejar por escrito el nombre, número de cédula, credencial si la
tuvieren y cargo que desempeñan. De ser posible, el empleado
deberá sacar copia de dicha documentación.
5. Cuando el colaborador que recibió por primera vez a los
funcionarios, verifique que éstos realmente pertenecen a alguna
institución u organismo fiscalizador, solo entonces permitirá el
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acceso de estos funcionarios a algún espacio en el cual no tengan
acceso directo a la documentación de la empresa, al lugar
donde se almacenan productos o donde se hace operativa la
prestación del servicio. En todo momento los funcionarios deben
estar cordialmente atendidos y acompañados.
6. En caso de existir dudas acerca las personas que se presentaron
ante el empresa sean realmente funcionarios, el colaborador
responsable no permitirá el acceso de estas personas, a las áreas
de la empresa operativo, hasta no contar con la autorización del
Departamento Legal o en su defecto al Gerente y/o Coordinador
del Departamento de la materia objeto de la fiscalización.
7. De no existir dudas sobre el carácter de funcionarios que se
presentaron en la empresa, estos serán atendidos por el
colaborador responsable, el cual puede suministrarles toda la
información requerida o canalizar su búsqueda.
En caso de estar ausente el colaborador responsable por la empresa, el
empleado que los reciba deberá procurar, siempre de forma cordial que
los funcionarios esperen unos minutos la llegada del mismo. Sin embargo
se sugiere que los empleados de las áreas involucradas tengan pleno
conocimiento de sus funciones y posean al día la documentación
pertinente.
8. El colaborador responsable por la empresa, una vez notificado de
la llegada de los funcionarios y luego de haberse comunicado con
el Departamento Legal o el Asesor Jurídico Externo que posean,
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deberá dirigirse inmediatamente a la sala o espacio de espera con
un empleado que lo acompañe, para facilitar la labor de búsqueda
y suministro de la información requerida. Es importante que no
emitan opiniones si desconocen lo que se está solicitando, deben
siempre limitarse a suministrar información requerida.
9. Del mismo modo, deberá notificarse a los empleados de seguridad o
PCP que trabajen en la sede para que se dirijan a esa área, y
acompañen al responsable de la empresa durante toda la
fiscalización.
10. Una vez que haya llegado el colaborador responsable por la
empresa con el empleado ayudante, deberá presentarse y
manifestar que se encuentra totalmente dispuesto a colaborar con
los requerimientos que efectúen.
11. Del mismo modo, deberá preguntarles cuál es el motivo de su visita y
si poseen alguna orden o autorización para practicar esa
fiscalización emitida. Aun cuando los funcionarios manifiesten no
poseer ninguna orden o autorización de fiscalización, deberá
permitírseles el acceso, pero dejando constancia de dicha
circunstancia.
12. El empleado ayudante que acompañe al colaborador responsable
por la empresa, deberá ir transcribiendo durante todo el proceso de
fiscalización un acta en la cual se deberá dejar constancia de la
fecha y hora de llegada de los funcionarios, datos de su
identificación, el motivo del la visita , el número de orden o
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autorización de fiscalización emitido por el ente regulador, los
requerimientos específicos efectuados por los funcionarios, nombre
de los documentos revisados, copias de la documentación
solicitada, así como las observaciones que medien, entre otros
detalles pertinentes.
13. En caso que los funcionarios soliciten que se les permita el acceso a
diversas áreas de la empresa, cordialmente deben permitírseles el
acceso, dejando constancia de este hecho en el acta. En todo
momento deberán estar acompañados por empleados de la
empresa y se vigilará que los funcionarios cumplan las precauciones
de SHA.
14. Deberá dejarse constancia en el acta de todos los lugares o áreas
de la empresa a los cuales accedieron los funcionarios,
especificando el nombre del funcionario que haya ingresado a
cada una de las áreas.
15. En caso que los funcionarios procedan a efectuar un conteo o
revisión de algunos productos que se encuentren almacenados
en la empresa, el colaborador responsable o el empleado
designado deberá acompañar al funcionario que esté efectuando
el conteo o revisión, para verificar que la información que
posteriormente será plasmada en el acta del organismo regulador
sea cónsona con la real.
16. En caso que los funcionarios, requieran acceder a sistemas
electrónicos o digitalizados en los cuales repose información que
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consideren necesaria, el responsable por la empresa, deberá
comunicarse con el gerente o coordinador del Departamento de
Tecnología, para que envíe a un empleado especializado en la
materia. En caso de no existir empleados especializados en
Tecnología y/o Informática, el colaborador responsable por la
empresa (Se recomienda que sea en este caso el Gerente) será
quien estará facultado para manejar el sistema y ubicar la
información requerida. No deberán permitir que ninguno de los
funcionarios maneje directamente los sistemas pertenecientes a la
empresa. Del mismo modo, no deberán permitir que los
funcionarios conecten ningún tipo de dispositivo a ningún equipo
informático de la empresa.
17. En caso que los funcionarios requieran una copia de los archivos
contenidos en los sistemas informáticos o de telecomunicaciones,
se deberá suministrar dicha información, entregando únicamente
copia de los soportes.
18. Si los funcionarios adscritos requieren la exhibición de los
documentos o libros contables de la empresa, o de cualquier otra
documentación relacionada con la actividad de la empresa, el
responsable deberá ubicar dicha documentación y mostrarla
únicamente a los funcionarios. Su revisión deberá hacerse siempre
en presencia del colaborador responsable por la empresa o
cualquiera de los empleados ayudantes designados.
19. Bajo ningún concepto deberá permitirse que los funcionarios
modifiquen, alteren, deterioren o eliminen la documentación
Es oportuno aclarar que este documento bajo ninguna circunstancia, el contenido del mismo podrá ser considerado como una sugerencia, recomendación o consejo profesional destinado a inducir, apoyar o fundamentar la violación del ordenamiento jurídico venezolano.
requerida. Es oportuno aclarar que NO deberá suministrarse
ninguna documentación adicional a la requerida expresamente, a
menos que el departamento legal o los Asesores Externos de la
empresa hayan señalado que se haga entrega del algún tipo de
documentación adicional.
20. En caso que los funcionarios requieran algún tipo de
documentación que no guarde relación directa con la actividad
económica de la empresa, ya sea porque verse sobre información
confidencial o sobre datos personales tanto de los empleados,
como de los accionistas; el colaborador responsable no deberá
suministrar esta información antes de haber obtenido
autorización expresa por parte del departamento legal o del
Asesor Jurídico Externo. (Es oportuno que los colaboradores estén en
la capacidad de distinguir cual es la información confidencial)
21. Bajo ningún concepto, deberá permitirse que los funcionarios,
durante la fiscalización tomen algún tipo de declaración a alguno
de los colaboradores de la empresa.
22. Tampoco deberá permitirse que los funcionarios soliciten el
reconocimiento de firmas, de bienes o de documentos por parte de
los colaboradores de la empresa. En caso que esto suceda, el
responsable por la empresa deberá comunicarse inmediatamente
con el departamento legal o el Asesor Jurídico Externo para que
hagan acto de presencia en el lugar de la fiscalización y conversen
directamente con los funcionarios.
23. En caso que los funcionarios soliciten copia de los documentos
Es oportuno aclarar que este documento bajo ninguna circunstancia, el contenido del mismo podrá ser considerado como una sugerencia, recomendación o consejo profesional destinado a inducir, apoyar o fundamentar la violación del ordenamiento jurídico venezolano.
o libros que le fueron exhibidos, éstas deberán serle suministradas
por el colaborador responsable .
24. Toda la documentación exhibida y entregada deberá dejarse
plasmada en forma detallada en el acta (tipo de documento y
número de folios), que debe elaborar el empleado ayudante, el
cual al final de la fiscalización, deberá verificar que toda la
información plasmada en el acta elaborada por la empresa,
concuerde en su contenido con el acta elaborada por los
funcionarios.
25. En caso que los funcionarios consideren necesario retener alguna
documentación original, deberá persuadirlos la persona
responsable por la empresa para que únicamente se lleven la
copia y dejen el original en los archivos. Sin embargo de verse
obligado deberá igualmente dejar constancia en el acta y efectuar
copia del documento para sus archivos.
26. En el supuesto en que los funcionarios intenten retener o llevarse
algún producto, el Gerente o colaborador responsable durante la
inspección deberá comunicarse inmediatamente con el
departamento legal o Asesor Jurídico Externo, quienes deben
comparecer en el lugar de la fiscalización a fin de contar con la
debida asistencia.
27. Una vez finalizada la fiscalización, deberá dejarse constancia de la
hora en el acta. 28. El colaborador responsable deberá revisar el acta levantada por
los funcionarios y cotejarla con el acta levantada por quien lo
Es oportuno aclarar que este documento bajo ninguna circunstancia, el contenido del mismo podrá ser considerado como una sugerencia, recomendación o consejo profesional destinado a inducir, apoyar o fundamentar la violación del ordenamiento jurídico venezolano.
asistió, antes de firmarla, en caso de no corresponderse con la
realidad solicitar que sea colocada la debida observación. 29. Una vez firmada el acta por los funcionarios, el colaborador de la
empresa deberá quedarse con una copia sellada y firmada.
Posteriormente, deberá acompañarlos de la manera más amable
posible hasta la salida de la empresa y manifestar su disposición a
entregar cualquier información adicional que requieran. 30. Posteriormente, deben remitirse copias del acta y del acta
levantada por el colaborador asistente al departamento legal o al
Asesor Jurídico Externo.
31. En caso de que haya información que deba ser remitida con
posterioridad a la fecha de la fiscalización o exista alguna medida
preventiva que haya sido dictada por los funcionarios, alguna
notificación que se haya entregado, el colaborador designado
como responsable por la empresa deberá comunicarlo
inmediatamente al superior directo o al departamento legal de la
empresa. 32. Si ha habido alguna medida preventiva dictada por los
funcionarios, ésta deber ser acatada cabalmente por todos los
colaboradores de la empresa.
Recomendación para realizar una auditoria interna previa a una
Fiscalización
Los posibles documentos que van a requerir las entidades gubernamentales,
están dentro de la siguiente lista:
Es oportuno aclarar que este documento bajo ninguna circunstancia, el contenido del mismo podrá ser considerado como una sugerencia, recomendación o consejo profesional destinado a inducir, apoyar o fundamentar la violación del ordenamiento jurídico venezolano.
1. Acta Constitutiva y/o estatutos de la compañía con las modificaciones de
los mismos hasta el cierre del ejercicio económico objeto de revisión o autoría.
2. Copia del Registro de Información Fiscal (R.I.F)
3. Copia de la inscripción de la empresa en el Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales (IVSS).
4. Copia de las actas de asamblea de accionistas y de junta directiva,
celebradas durante el período de doce meses finalizado al cierre del ejercicio
económico objeto de revisión o auditoría.
5. Libros legales tanto de contabilidad, impuestos, (Diario, Mayor, inventario,
junta directiva, Asamblea de Accionistas, Compras, ventas) y otros que deba
mantener de acuerdo a las leyes.
6. Organigrama actualizado de la compañía.
7. Listado de las empresas o partes relacionadas y vinculadas.
8. Declaraciones de Impuesto Sobre la Renta (ISLR) e Impuesto al Valor
Agregado (IVA) correspondiente a los últimos ejercicios económicos.
9. Listado con información del domicilio fiscal principal y de otras sedes
operacionales y administrativas ubicadas en el país o en el extranjero.
Información Financiera Contable:
Igualmente, respecto a la información financiera contable, podrá solicitar:
1. Estados financieros debidamente auditados, expresados en bolívares,
correspondientes a los tres últimos ejercicios económicos. Si de acuerdo a los
principios de contabilidad Generalmente aceptados en Venezuela (VEN-NIF),
su moneda funcional fuera distinta al bolívar se aconseja incluir el
correspondiente balance de la comprobación en dicha moneda.
2. Balance de comprobación correspondiente a los tres últimos ejercicios
económicos. Si de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente
aceptados en Venezuela (VEN-NIF), su moneda funcional fuera distinta al
Es oportuno aclarar que este documento bajo ninguna circunstancia, el contenido del mismo podrá ser considerado como una sugerencia, recomendación o consejo profesional destinado a inducir, apoyar o fundamentar la violación del ordenamiento jurídico venezolano.
bolívar se sugiere incluir el correspondiente balance de comprobación en
dicha moneda.
3. Mayor analítico del último ejercicio económico.
4. Plan de cuentas con el máximo nivel de detalle.
5. Exposición de los sistemas administrativos utilizados en el proceso de
generación de la información financiera.
6. Manual de normas y procedimientos contables.
7. Información detallada de las solicitudes de divisas efectuadas ante CADIVI,
CENCOEX, SICAD, con detalle de solicitudes, aprobaciones, otorgaciones y
pendientes de liquidación.
En el caso de la Superintendencia de modo discrecional y dependiendo de la
rama o el objeto al cual se dedique la empresa y la actividad económica de
la misma, a través del proceso de fiscalización podrá solicitar adicionalmente
cualquier otra información diferente o complementaria a la anteriormente
descrita, es decir, de ser el caso, información sobre los elementos de la
estructura de costos de comercialización de bienes y/o prestación de servicios
de la empresa, información sobre materiales, suministros y productos
terminados, información sobre mano de obra, costos indirectos de producción
o carga fabril, entre otros.
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DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN ANTE UNA FISCALIZACIÓN
