Manual Bsico de ProcedimentosNota Fiscal Eletrnica NF-e no APOLO 1- Gerao e Envio Normal: Quando estiver tudo pronto para a gerao da NF-e, selecione a nota, clique com o boto direito do mouse, selecione Processos, selecione Gera/Envia Nota Eletrnica (Figura 1). Esse processo GERA, ENVIA e recebe oRETORNODOPROCESSAMENTOdaSefazdasuaUF.SeoambientedaNF-edaSefazestiver funcionandoperfeitamenteeseanotaforvalidadapelaSefaz,amensagematualdaNF-enoApoloser Autorizado o uso da NF-e. (Figura 1) Para os casos em que a nota no autorizada ser necessrio realizar os procedimentos descritos nos itens a seguir: 2- Procedimentos para casos de mensagens no autorizao 2.1-Mensagens de Rejeio (ver tabela de mensagens no anexo). Caso haja algum problema de validao dos dados da nota, a nota ser rejeitada, assim, a mensagem Atual podertererrosdiversosdevalidaoRejeio:...(vertabelademensagensnoanexo).Nocasode rejeio da nota, o procedimento corrigir os dados da nota ao qual a mensagem refere-se e Gerar/Enviar a Nota Eletrnica novamente conforme mostra a figura 1. 2.2-Mensagens de avisos temporrios (ver tabela de mensagens no anexo). Caso o ambiente da NF-e da Sefaz esteja com problemas de comunicao, as principais mensagens que podem ser apresentadas so: Erro Genrico de Envio, Contedo XML Gerado e Nota Ainda No Enviada, Lote recebido com sucesso, Lote em processamento . Saiba como proceder para cada uma das mensagens abaixo: Erro Genrico de Envio ou Contedo XML Gerado e Nota Ainda No Enviada Emambasasmensagens,aNF-eaindanoestnobancodedadosdaSefaz,devidoalgumproblemade comunicao,portanto,sernecessriorealizarnovamenteoprocedimentodegerar/enviaraNF-e, conforme mostra a Figura 1. Lote recebido com sucesso ou Lote em processamento Observe que quando ocorre um desses dois tipos de mensagens, tanto a Chave quanto o Recibo da NF-e j aparecemnoApolo,issoindicaqueanotajfoirecebidapelaSefaz,masaindanofoiprocessadanem autorizada(queemcondiesnormaispodedemorarat3minutos).Oprocedimentoaserrealizadoo seguinte: selecione Processos, selecione Retorno Processamento (Figura 4). (Figura 4) Para os casos em que as mensagens de erro persistem, ser necessrio realizar os procedimentos descritos nos itens a seguir: 3- Checar condies de funcionamento do Ambiente da Sefaz Estadual: O primeiro passo verificar como est o ambiente da NF-e da Sefaz, para isso, selecione Processos, selecione Consulta Status Ambiente NFe (Figura 2). (Figura 2) CasooambientedaNF-edaSefazdasuaUFestejaInativo(comoPEeMTnoexemploabaixo),com crculosvermelhosprincipalmentenascolunasRecepo/RetornodeRecepo/ConsultaProtocolo(Figura 3), preciso aguardar at que volte a ficar Ativo. (Figura 3) OBS:EmissoNFEemregimedeContingncia:Emcasosextremosemqueaindisponibilidadedo ambiente estadual prolongado, o sefaz estadual passa a permitir que a nota fiscal seja emitida no regime de contingncia SCAN (Sistema de Contingncia do Ambiente Nacional), para isso ser preciso emitir uma nova nota fiscal com a SRIE de Contingenciamento que tem cdigo 900.Isto far com que a comunicao passe aserrealizadacomoservidordeNacionalenocomoservidordaSEFAZestadual.Sendoainda necessrioLavrartermodeocorrncianolivroRUDFTO(RegistrodeUtilizaodeDocumentosFiscaise Termos de Ocorrncias). (ver tambm item 7 Informaes sobre emisso de NFE em Contingncia) 4- Consultar existncia de Validao da NFE no Site do Sefaz Estadual: Este procedimento indicado para os casos em que, por problemas de comunicao, a mensagem NFE no Apolo persiste em Lote recebido com sucesso ou Lote em processamento ,assim aconselhvel realizar uma consulta diretamente no site da SEFAZ para verificar se a NFE j sido Autorizada, mas ainda no reconhecida com tal no Apolo. Para consultar a situao atual da NF-e, selecione Processos, selecione Copia Chave NFe (Figura 5) para copiar a chave de acesso da NF-e para rea de transferncia do windows. Depois selecione Processos, selecione Site Consulta Sefaz NFe (Figura 6). (Figura 5) (Figura 6) Ir abrir o site da Sefaz (Figura 7), cole a chave de acesso no campo indicado, digite o cdigo que aparece na imagem ao lado e clique em Continuar. Veja na Figura 8 o local onde indica a situao atual da NF-e. (Figura 7) (Figura 8) Caso a nota fiscal esteja com Autorizao do Uso no site da Sefaz e esteja com qualquer outra mensagem no APOLO, deve-se contatar a FCA Tecnologia para avaliao das providencias necessrias. 5- Cancelamento de NFE: Somente poder ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo Autorizao de Uso) e desde que no tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda no tenha ocorrido asadadamercadoriadoestabelecimento.AtualmenteoprazomximoparacancelamentodeumaNF-e de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorizao de uso. Quando necessrio, o cancelamento da NFE no Apolo pode ser realizado selecionando o menu Processos Cancela Nota (Figura 8). (Figura 8) 6- Inutilizao de NFE: Durante a emisso de NF-e possvel que ocorra, eventualmente, por problemas tcnicos ou de sistemas do contribuinte,umaquebradaseqnciadanumerao.Exemplo:aNF-en100ean110foramemitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem tcnica, no foi utilizada antes da emisso da n 110. AinutilizaodenmerodeNF-etemafinalidadedepermitirqueoemissorcomuniqueSEFAZ,ato dcimo dia do ms subseqente, os nmeros de NF-e que no sero utilizados em razo de ter ocorrido uma quebra de seqncia da numerao da NF-e. A inutilizao de nmero s possvel caso a numerao ainda no tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada). A inutilizao do nmero tem carter de denncia espontnea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqncia de numerao, podendo o fisco no reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulao apurados. As NF-e canceladas, denegadas e os nmeros inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetrios, de acordo com a legislao tributria vigente. Quandonecessrio,ainutilizaodanumeraonoApolopodeserrealizadoselecionandoomenu Processos Inutiliza Nota (Figura 9). (Figura 9) 7- Informaes sobre emisso de NFE em Contingncia Atualmente, alm da emisso normal da NFe, temos mais 3 opes de envio da NFe para uso em caso deproblemas.EstesproblemaspodemacontecerporproblemasnosservidoresdaSEFAZoupor problemas de conexo com a internet no lado do emissor. SCAN - Sistema de Contingncia do Ambiente Nacional -Solicitao pela UF interessada, ou seja, voc s poder usar este modo de contingncia caso o SEFAZ do seu estado autorize o uso; -Alterao srie da NF-e (srie 900-999); -Alterao do Nmero da NF-e (cada srie ter sua prpria numerao); -Transmisso da NF-e, obteno da autorizao de uso; -Impresso do DANFE em papel comum; -Lavrar termo de ocorrncia no livro RUDFTO (Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncias). DPEC - Declarao Prvia de Emisso em Contingncia -Envio Re: CONTATO SITE FCATEC da Principais Informaes (chave de acesso;CNPJ ou CPF do destinatrio;UF de localizao do destinatrio; Valor Total da NF-e; Valor Total do ICMS;Valor Total do ICMS retido por ST); -Impresso do DANFE em papel comum; -Aps o trmino dos problemas o contribuinte dever transmitir a NF-e emitida em Contingncia Eletrnica. -Lavrar termo de ocorrncia no livro RUDFTO (Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncias); -Diferentemente do SCAN, pode ser usado quando o usurio desejar, mas necessita de conexo com a internet. FS ou FS-DA - Formulrio de Segurana -nico modo que pode ser usado quando o usurio no tem nenhum modo de acesso a internet; -Impresso em Formulrio de Segurana (papel moeda) em 2 vias; -Transmitir as NF-e imediatamente aps o trmino dos problemas; -Lavrar termo de ocorrncia no livro RUDFTO(Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncias). Sempre que o contribuinte enfrentar uma situao de contingncia, dever lavrar termo no Livro Registro deDocumentosFiscaiseTermosdeOcorrncia,modelo6,informandoadata,ahoracomminutose segundos do seu incio e seu trmino, a numerao e a srie da primeira e da ltima NF-e geradas nesse perodo,identificando,dentreassituaesdescritasnosincisosIaIII,qualfoiautilizada. EmrelaosNF-equeforamtransmitidasantesdacontingnciaeficarampendentesderetorno,o emitente,apsacessaodasfalhas,deversolicitarocancelamentodasNF-e(veritem5)que retornaram com autorizao de uso e cujas operaes no se efetivaram ou foram acobertadas por NF-e emitidas em contingncia, bem como solicitar a inutilizao (ver item 6) da numerao das NF-e que no foram autorizadas nem denegadas. 8- Informaes adicionais Uma FAQ completa com perguntas e respostas sobre nota fiscal eletrnica (duvida gerais, cancelamento, inutilizao, contingncia...): http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado3.aspx Tabela Completa de mensagens da NFE:http://www.fcatec.com/apolo/codigos_mensagens_NFE.pdf FCA Tecnologia de Informao R. Joo Tude de Melo 77 sala 108, Parnamirim Recife/PE CEP : 52060-0106 Fones (81)3265-0332/9961-6981 http://www.fcatec.com