Manual Basico Office365

Universidad Nacional de Ingenieria _ Office365__________________________________________

Manual Bsico de Usuario Office365

DTIC Octubre-2014

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Introduccin

Correo en la nube,es una tecnologa de administracin y uso del correo , facilita algunas herramientasde aplicaciones ofimtica ,almacenar archivos,correos y compartirlos en linea ,a travs de unnavegador desde cualquier lugar (PC,tabletas, portatiles), por medio de una plataforma en la nube demicrosoft, office365.

Bondades de Office365

Correo electrnico alojado con una bandeja de entrada de 25GB. Compartir calendario,crear y editar documentos(Word,excell, oneNote) en linea. Movilidad para disponer de documentos y archivos, se almacenan en la nube puede ser editados

desde cualquier sitio. Reuniones en linea, chat a traves de lync online. Crear sitio y grupos para compartit documentacion e informacion con sharepoint.

Desventajas Office365:

Disponibilidad dependen 100% de conexion a internet. Servicio correo brindado se encuentra alojado en servidores externos no administrables por

DTIC/UNI.

Terminos de privacidad y legalidad:http://www.microsoft.com/online/legal/v2/?langid=es-es&docid=30

BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA NI MICROSOFT NI SUS RESPECTIVOS PROVEEDORES SERN RESPONSABLES POR CUALESQUIERA DAOS ESPECIALES, INDIRECTOS O CONSECUENCIALES O POR DAOS DE CUALQUIER OTRA NDOLE, INDEPENDIENTEMENTE DE CMO SE PRODUJERAN, DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD EMPLEADO PARA DETERMINARLOS Y DE SI SE DERIVAN DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL, EXTRACONTRACTUAL, OBJETIVA (INCLUYENDO NEGLIGENCIA Y CUALQUIER OTRA POSIBILIDAD) A CAUSA DEL USO DEL PORTAL O EN RELACIN CON TAL USO, INCLUYENDO, A TTULO ORIENTATIVO, EL SOFTWARE Y DOCUMENTOS DISPONIBLES A TRAVS DEL PORTAL.

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1. Ingresar al sitio office365

Puede usar cualquier navegador(explorer,firefoz,chrome) para acceder al sitio https://login.microsoftonline.com o https://portal.office.com

Luego ingresar con sus credenciales que le ha brindado DTIC/UNI ejemplo:

Login o Usuario: [email protected] por defecto: Temporal44

Nota: Esta contrasea brindada, obligatoriamente tiene que cambiarla cuando ingrese al portal. Ver pgina 13

Por favor escribir correctamente la contrasea tomese su tiempo, si no puede ingresar con los datos brindados . Llamar o dirigirse a la oficina DTIC. Ver final documento.

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NOTA:

Estimado usuario si cambio la contrasea en el portal de office365, por error digito mal la nueva contrasea o se el olvido y no puede ingresar a su correo en la nube. Por favor contartarse con la oficina de administracin de servidores DTIC, para brindarle los datos nuevamente. Telefono: 22784984 ext 135 o correo [email protected]

1. 2 Bandeja de entrada al portal.

En la bandeja principal de entrada como se muestra en la imagen, un conjunto de herramientasdisponibles:

Outlook : Correo electrnico

Calendario: Crear , editar y compartirlo con sus contactos dentro de su organizacin.

Personas: Todos aquellos usuarios que esten registrados en office365, puede buscarlos fcilmente paraponerse en contacto via chat o correo electrnico.

Noticias: Facilita creacion de una noticia y compartirla ,enviarla a sus contactos.

OneDrive: Permite almacenar archivos(Documento, libros) , carpetas y a la vez compartirlas.

Word Online,Excell, Power Point, OneNote: Facilita la creacin, edicin de documentos en linea atraves del navegador.

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1.2.1 Correo Outlook entrada principal

Tiene tres columnas ,La izquierda contactos en linea, carpetas de bandeja de entrada,enviados, papelera. Columna centro todos los correos, puede seleccionarlo por el mas reciente, mas antiguo, no leidos, marcados. Derecha , permite visualizar el mensaje de correo seleccionado, ver el contenido del mensaje, responder o descargar un adjunto.

Si elimina un correo de la bandeja de entrada solo, Dar Click en la pestaa de X

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1.2.1.2 Agregar contactos al enviar un mensajeSolamente seleccionas Para: escribes las iniciales o nombre del contacto y aparecera un listado.,Cc: Con copia al contacto seleccionado. Asunto: Subject o asunto del mensaje.

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1.2.1.3 Adjuntar un archivo

Tiene la disponibilidad de adjunta un documentos, insertar imagenes en cuerpo del mensaje, agregar firmas.

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1.2.2 Crear y compartir calendariosTiene la disponibilidad de crear su propio calendario de eventos, es compartido con sus contactos si usted desea.

Se crea el evento, seleccionado el dia.

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Y agrega las direcciones de correo de los contactos que van a participar en el. El remitente recibir un correo notificando el evento calendarizado.

1.2.3 Personas , Contactos o chat en linea

Con la aplicacin de chat en Online, le brinda la facilidad de buscar cualquier contacto dentro de la empresa, dando click en la pestaa All user o Todos los usuarios.

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Enviar un chat:

Una vez seleccionado el contacto encontrado, aparecen tres iconos, Correo, Evento, seleccionamos chatchat, aparece una ventada para escribir mensaje.

1.2.4 Herramienta onedrive , edicin de archivos en linea.

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Creando carpetas para subir archivos usando onedrive, o simplemente creado un documento en word, estos automticamente son guardados en la nube..

Para guardar una copia en la PC, debe hacer una descarga del mismo archivo.

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1.3 Informacin de la cuenta personal

Dispone de las opciones, cambiar la imagen de la cuenta, estatus de la misma,cerrar sesin.

Cambiar la foto: Selecciona una imagen desde su maquina, una vez cargada . Dar click Guardar

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Visualizando tal como aparece en la imagen.

1.3.1 Cambiar la contrasea

Debe de seleccionar el icono

Luego dar click en Configuracin de Office365, Luego dar click en Contrasea

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Primero debe escribir la contrasea brindada (Contrasea Anterior), luego su nueva contrasea esta debe tener mnimo 8 carcteres, mximo 16 entre letras maysculas,minsculas y nmeros. Ejemplo de contrasea vlida: Todavista123

Para guardar los cambios con su nueva contrasea, Dar click en el botn Guardar

Nota: Para cambiar el nombres y apellidos que aparece en detalles de informacin de su cuenta, debe de notificarle al administrador TI, en este caso remitir a la oficina de administracin de servidores DTIC.(Ver al final de documento)

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NOTA!!:

Estimado usuario antes de configurar cualquier cliente de correo como : outlook,thunderbird,icedove,evolution,k-9 etc. Usted tiene que cambiar la contrasea inicialmente en el portal office365 https://portal.office.com, descrito en la Pag.13

Configuracin de Outlook2013 con office365

1. Debe de tener su cuenta @dominio.uni.edu.ni, registrada en office3652. Configurar la cuenta de correo asignada ejm: [email protected] a outlook2013 , Dar click enla pestaa Archivo.

Luego seleccionar Configuracin de la cuenta y se procede agregar la nueva cuenta de correo.

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3.1 Llenar el formulario con sus credenciales

Llenamos el formulario con los datos que nos proporciona la oficina de administracin de servidores DTIC, el correo electrnico y la contrasea. Dar click en el botn Siguiente

Automticamente se realiza la conexin con los servidores externos. Durante este proceso se demora un poco, asi tenga paciencia y espere unos 3 minutos, luego Dar click en el botn Siguiente.

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Puede que el intento de conexin falle debido a que el sistema operativo necesita de actualizaciones. Enalgunos casos puede descubrir un nombre del servidor de entrada y salida,pero esos valores no son correctos.Debido a eso se necesita agregar manualmente los datos de los servidores de office365. Asi que seleccionamos Configuracin manual o tipo de servidores adicionales. Click en el botn Siguiente

Luego seleccionamos POP o IMAP y damos click en el botn Siguiente.

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Se procede a completar esta plantilla con los siguientes datos, tal y como aparece en esta imagen.Importante tener correctamente escritos, nombre de usuario,direccin de correo, contrasea servidor entrante (imap) y servidor saliente (smtp).

Nota: Recuerde el nombre del usuario y la direccion de correo son los mismo.Ejemplo: [email protected]

Datos de los servidores de office365

Nombre Puerto Autenticacin

Servidor entrante outlook.office365.com 993 SSL

Servidor saliente smtp.office365.com 587 TLS

En esta imagen muestra como debe estar configurado.

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Para agregar los puertos correspondientes y el tipo de autenticacin para office 365. Dar click en el botn Mas configuraciones de la imagen anterior.

Y muestra la siguiente imagen, de la cual seleccionamos la pestaa Avanzadas.

En la pestaa de avanzados tiene parmetros por defecto que son estos:

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Esos parmetros se tiene que cambiar a los siguientes, una vez modificados dar click en le botn Aceptar. Para Servidor entrada (imap) usa puerto: 993 con SSL y el servidor de salida(smtp) usa puerto:587 con TLS.

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Seleccionar la pestaa Servidor de salida , activando el check tal como se muestra en esta imagen y agregar la contrasea, direccin de correo. Dar click en botn Aceptar.

Comprobando la sincronizacin esperamos unos segundos. Dar click en el botn Cerrar luego Siguiente y finaliza el proceso de sincronizacin.

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Suscripcin de carpetas, para poder ver sus carpetas desde outlook que fueron creadas en webmail.uni.edu.ni o thunderbird. Usted debe hacer lo siguiente, seleccionar la pestaa de Carpeta luego en Imap, tal y como aparece en la siguiente imagen. Si las carpetas son creadas desde portal.office.com estas cartas se sincronizan con outlook ,no es necesario suscribirlas.

Luego dar click en el botn Consultas, en el cual hace una bsqueda de todas las carpetas.

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Seleccionar la carpeta a agregar dando click en el botn Suscribir. Luego click en el botn Aceptar

En la bandeja de entrada de outlook , ya deberian de aparecer sus carpetas.

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NOTA!!:

Estimado usuario antes de configurar cualquier cliente de correo como : outlook,thunderbird,icedove,evolution,k-9 etc. Usted tiene que cambiar la contrasea inicialmente en el portal office365 https://portal.office.com, descrito en la Pag.13

Configuracin de thunderbird con office365

1. Debe de tener su cuenta @dominio.uni.edu.ni,registrada en office3652. Configurar la cuenta de correo asignada ejm: [email protected] en thunderbird , Dar click en la pestaa Archivo luego seleccionar Ver Configuracin de la cuenta.

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Dar click en Saltarse esto, como aparece en la imagen.

Luego escriba los datos de la cuenta: Nombre, Direccin de correo, Contrasea brindados por la oficinade administracin de servidores DTIC. Dar click en Continuar

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Por defecto tanto los clientes de correo como thunderbird o icedove agregan unos parmetros no correctos, asi que se necesitan agregarlos manualmente. Asi que se necesitan modificarlos, dando click en el botn Config.manual

Los parmetros correctos son los siguientes:

Servidor Puerto Prefijo

Pop o Imapoutlook.office365.com

993 SSL/TLS

Smtp smtp.office365.com 587 STARTLS

Su configuracin en el cliente de correo debe quedar de la siguiente manera, dejando correctamente los puertos y nombre de los servidores en office365,como se muestra en esta imagen. Dar click en el botn Hecho.

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Una vez finalizado el proceso solicitara que escriba su contrasea de correo.

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Suscripcin de carpetas,Ver la pgina 22. En thunderbird click derecho sobre la cuenta y seleccionar Suscribirse.

Como se muestra en esta imagen, seleccionamos cada una de las carpetas a mostrar por ejemplo: INBOX, Archivo_UNI y Archivo_UNI2, luego dar click en el botn Suscribirseseguido de Aceptar.

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Finalmente sus carpetas estan disponibles!

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Contactos

Para mayor Informacin:Puede visitar los siguentes sitios de microsoft office365:

http://office.microsoft.com/es-mx/business/?WT.intid1=ODC_ENUS_FX101785584_XT104187042&WT.intid2=ODC_ESMX_FX010064710_XT104029222

http://office.microsoft.com/es-mx/videos/office-365-un-paseo-para-usuarios-HA102657904.aspx

http://office.microsoft.com/es-es/support/formacion-FX010056500.aspx

Oficina DTICRUSB/RUPAPDTIC Divisin de Tecnologias de informacin y comunicacinCorreo: [email protected]:22784354

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