Manual Book Operasional

PANDUAN OPERASIONAL

TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (E-OFFICE) PADA SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MAJALENGKA

PT MITRA INSAN CITA Consulting and Training Services

Gedung ICMI lantai 1 Jl. Warung Jati Timur No. 1 Kalibata - Pancoran, Jakarta 12740 Telp dan Fax. +62 21 83790494 / 7998312 Email : [email protected] www.pt-mic.com

Panduan Operasional e-Office Pemerintah Kabupaten Majalengka ii

Kata Pengantar

Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas

dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi

pemerintah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah

administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas,

penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain,

pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara,

logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan

naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk

hukum, dan ralat. Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh

instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.

Sebagai penyelenggara pemerintah daerah, Pemkab Majalengka perlu berbenah dan

merespon tuntutan masyarakat untuk menyediakan birokrasi yang efektif dan efisien

diantaranya melalui imlementasi sitem tata naskah elektronik yang menjadi bagian dari e-

Government. Maka untuk menunjang pelaksanaan administrasi tata naskah dinas,

pemanfaatan teknologi informasi diharapkan dapat memberikan nilai tambah didalam

menjalankan administrasi pemerintahan.

Bergerak di sektor bisnis jasa konsultansi dan pelatihan, PT. Mitra Insan Cita selalu

memperkuat dan mengembangakan bidang layanannya sehingga dipercaya menangani

pekerjaan konsultan dengan produk yang berkualitas. Pemberian nilai tambah produk

layanan akan selalu menjadi perhatian team dan elemen yang ada di perusahaan

terhadap pekerjaan yang di kerjakan. Pada kesempatan ini kami sangat beruntung dan

tertantang untuk membantu Pemerintah Kabupaten Majalengka melalui kegiatan

Penyusunan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) pada Sekretariat Daerah Kabupaten

Majalengka melaksanakan pengembangan aplikasi e-Office tersebut.

Kami menyadari kegiatan ini tidak akan berhasil tanpa bantuan dari para stake holder,

maka pada berbagai kesempatan kami meminta bantuan dan kerja sama yang baik tanpa

lupa menyampaikan terima kasih yang tak berhingga atas kontribusi yang telah dan akan

terus diberikan kepada kami.

Jakarta, Desember 2013

PT Mitra Insan Cita Pelaksana Pekerjaan Penyusunan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office)

pada Sekretariat Daerah Kabupaten Majalengka

Panduan Operasional e-Office Pemerintah Kabupaten Majalengka iii

Daftar Isi

Kata Pengantar ...................................................................................................... ii

Daftar Isi ............................................................................................................ iii

Daftar Gambar ...................................................................................................... iv

Bagian 1 MEMULAI APLIKASI ................................................................................. 1

1.1 Login ke e-Office ............................................................................ 2

1.2 Mengganti Password ....................................................................... 5

1.3 Keluar Aplikasi (Sign Out) ................................................................ 5

Bagian 2 MANAJEMEN PERSURATAN ...................................................................... 7

2.1 Penerimaan Surat ........................................................................... 8

2.1.1 Melihat Surat Masuk ........................................................... 10

2.1.2 Mengubah Surat Masuk dan Menambahkan Lampiran ........... 12

2.1.3 Melihat dan/atau Menghapus Lampiran Surat ....................... 13

2.2 Konsep Surat Keluar ..................................................................... 15

2.2.1 Menambah Konsep Surat Keluar .......................................... 15

2.2.2 Melihat Konsep Surat Keluar................................................ 22

2.2.3 Mengubah Konsep Surat Keluar dan Lampirannya (attachments)

........................................................................................ 24

2.2.4 Melihat dan/atau Menghapus Lampiran Surat ....................... 25

2.3 Pemeriksaan Konsep Surat ............................................................ 27

Bagian 3 PENCATATAN PENGELOLAAN ASET BMN/D ............................................. 29

3.1 Pemanfaatan Ruang ...................................................................... 29

3.1.1 Menambah Data Pemanfaatan Ruang .................................. 30

3.1.2 Penambahan Pemanfaatan Ruang Spesifik ........................... 31

Bagian 4 LAPORAN E-OFFICE .............................................................................. 32

Bagian 5 PENUTUP ............................................................................................. 35

Panduan Operasional e-Office Pemerintah Kabupaten Majalengka iv

Daftar Gambar

Gambar 1 Daftar Web Browser .................................................................................... 1

Gambar 2 Pemanggilan E-OFFICE pada Alamat Browser ................................................ 1

Gambar 3 Konsol Awal e-Office (Otentifikasi : Login) ..................................................... 2

Gambar 4 Form Login e-Office .................................................................................... 2

Gambar 5 Beranda E-OFFICE Berupa Dashboard........................................................... 3

Gambar 6 Menu Bar Utama e-Office ............................................................................ 4

Gambar 7 Fungsional Pengguna e-Office ...................................................................... 4

Gambar 8 Form Ganti Password .................................................................................. 5

Gambar 9 Proses Persuratan dalam Organisasi ............................................................. 7

Gambar 10 Akses ke Menu Penerimaan Surat ............................................................... 8

Gambar 11 Daftar Penerimaan Surat............................................................................ 8

Gambar 12 Daftar Penugasan dengan Fasilitas Saring Data ........................................... 9

Gambar 13 Daftar Penugasan yang Tersaring ............................................................... 9

Gambar 14 Fitur Pencarian Data .................................................................................. 9

Gambar 15 Penggunaan Fitur Pencarian Data ............................................................. 10

Gambar 16 Melihat Penerimaan Surat Masuk .............................................................. 11

Gambar 17 Isi Dokumen/Surat .................................................................................. 11

Gambar 18 Lihat Surat Masuk -- Lampiran Surat (Attachments) ................................... 12

Gambar 19 Ubah Pencatatan Surat Masuk .................................................................. 12

Gambar 20 Dialog Open File untuk melampirkan file ke dalam surat ............................. 13

Gambar 21 Surat Masuk dengan Lampiran ................................................................. 13

Gambar 22 View Lampiran Surat ............................................................................... 14

Gambar 23 Konfirmasi Penghapusan File Lampiran Surat/Dokumen .............................. 14

Gambar 24 Akses ke Menu Konsep Surat Keluar ......................................................... 15

Gambar 25 Daftar Konsep Surat Keluar ...................................................................... 15

Gambar 26 Tambah Konsep Surat Keluar ................................................................... 16

Gambar 27 Isi Tanggal Dokumen dengan Date Picker ................................................. 16

Gambar 28 Pop-up Dialog Tambah Penerima Dokumen/Surat ...................................... 19

Gambar 29 Melihat Konsep Surat Keluar .................................................................... 22

Gambar 30 Isi Dokumen/Konsep Surat Keluar ............................................................ 23

Panduan Operasional e-Office Pemerintah Kabupaten Majalengka v

Gambar 31 Lihat Konsep Surat Keluar -- Lampiran Surat (Attachments) ........................ 23

Gambar 32 Ubah Konsep Surat Keluar ....................................................................... 24

Gambar 33 Dialog Open File untuk melampirkan file ke dalam surat ............................. 25

Gambar 34 Konsep Surat Keluar dengan Lampiran ...................................................... 25

Gambar 35 View Lampiran Surat ............................................................................... 26

Gambar 36 Konfirmasi Penghapusan File Lampiran Surat/Dokumen .............................. 26

Gambar 37 Akses ke Menu Pemeriksaan Konsep Surat ................................................ 27

Gambar 38 Daftar Pemeriksaan Konsep Surat ............................................................. 27

Gambar 39 Akses ke Menu Pemanfaatan Ruang ......................................................... 29

Gambar 40 Daftar Pemanfaatan Aset ......................................................................... 30

Gambar 41 Form Tambah Pemanfaatan Ruang ........................................................... 30

Gambar 45 Laporan e-Office ..................................................................................... 32

Gambar 46 Laporan Surat Masuk ............................................................................... 32

Gambar 47 Tampilan Excel Laporan Surat Masuk ........................................................ 33

Gambar 48 Tampilan Laporan Surat Masuk dalam Format PDF ..................................... 33

Gambar 49 Laporan Daftar Surat Keluar ..................................................................... 34

Panduan Operasional e-Office Pemerintah Kabupaten Majalengka 1

Bagian 1 MEMULAI APLIKASI

Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan

jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah

dinas, serta mediayang digunakan dalam komunikasi kedinasan. e-Office adalah aplikasi

berbasis web untuk mengimplementasikan tata naskah dinas secara elektronik (TNDE).

Karena e-Office merupakan aplikasi berbasis web, maka diperlukan koneksi ke Server e-

Office baik secara lokal (LAN) maupun melalui jalur umum (internet). Sebagai sebuah

aplikasi web, e-Office dirancang untuk dapat diakses melalui web browser seperti

microsoft internet explorer, google chrome, mozilla firefox, safari dan sebagainya. Web

browser saat ini berkembang dengan pesat dikarenakan berkembangnya penggunaan

aplikasi internet. Temukan aplikasi web browser dengan icon berikut :

Gambar 1 Daftar Web Browser

Dengan aplikasi browser tersebut e-Office dapat diakses melalui entri alamat web di text

box address http://eoffice.bjmanunggal.co.id seperti berikut ini :

Gambar 2 Pemanggilan E-OFFICE pada Alamat Browser

Langkah ini akan membuka E-OFFICE yang dimulai dengan login (otentifikasi pengguna)

sehingga diperoleh tampilan login berikut


Gambar 3 Konsol Awal e-Office (Otentifikasi : Login)

1.1 Login ke e-Office

e-Office adalah bentuk implementasi aplikasi web untuk sebuah aplikasi yang biasa

dirancang untuk desktop. Karena itulah e-Office menggunakan template web admin panel

yang terdiri dari banyak form untuk berinteraksi dengan pengguna seperti halnya form

login berikut.

Gambar 4 Form Login e-Office

Login adalah sebuah tahapan dalam aplikasi untuk menjawab hal-hal berikut :

Apakah pengguna memiliki kewenangan untuk mengakses aplikasi ?

Kewenangan apakah yang dimiliki pengguna yang memiliki akses dengan identitas

Pengguna id (user id / user name) dan password tersebut ?

Siapakah pengguna tersebut dalam realitanya ?


Artinya login ini akan mencatat identitas pengguna secara virtual sebagai individu di

dalam e-Office. Oleh karena itu terdapat aturan yang ketat bagi pengguna untuk tidak

memberikan identitasnya ke orang lain dan jika dilanggar artinya dia memberikan dirinya

pada orang lain atau membiarkan orang lain masuk ke dalam rumahnya sebagai dirinya.

Adapun tahapan dalam login ke aplikasi :

1. Masukan user id (user name) pada kolom

2. Masukan password pada kolom

3. Klik

Setelah login, kemudian diperoleh tampilan e-Office berupa dashboard seperti pada

gambar berikut.

Gambar 5 Beranda E-OFFICE Berupa Dashboard

Pada login dengan kategori kelompok Administrator terdapat menu lengkap, yaitu :

1. Dashboard

a. Statistik Persuratan

b. Statistik Aset BMN/D

2. Organisasi

a. Struktur Organisasi

b. Jabatan

c. Data Personalia

d. Data Mutasi Kepegawaian

3. Persuratan

a. Pencatatan Surat Masuk

b. Penerimaan Surat

c. Konsep Surat Keluar

d. Pemeriksaan Konsep Surat

e. Pemrosesan Surat Keluar


f. Disposisi Surat

4. Aset BMN/D

a. Daftar Aset

b. Pemanfaatan Aset

c. Pemanfaatan Ruang

d. Penghapusan Aset

5. Pengaturan

a. Pengaturan Organisasi

i. Unit Kerja

ii. Pangkat Golongan

iii. Periode RJP

b. Tata Naskah Dinas

i. Template Dokumen

ii. Penomoran Dokumen

iii. Index

iv. Jenis Naskah Dinas

v. Kecepatan Penyampaian

vi. Status Penyampaian

vii. Tingkat Keamanan

viii. Kop Dokumen

ix. Jenis Kunjungan

x. Status Kunjungan

c. Manajemen Aset

i. Jenis Aset

ii. Jenis Nilai Aset

iii. Merk Model

d. Manajemen Aplikasi

i. Manajemen Grup (Akses)

ii. Manajemen Pengguna

6. Laporan

Gambar 6 Menu Bar Utama e-Office

Fungsi untuk mengelola identitas pengguna pada aplikasi dapat dilakukan dengan

mengklik di sekitar nama pengguna pada menu bar.

Gambar 7 Fungsional Pengguna e-Office


1.2 Mengganti Password

Mengganti password dilakukan secara rutin untuk memastikan bahwa identitas kita

terhadap penggunaan e-Office tidak diketahui oleh orang lain. Password yang dipilih

hendaknya menggunakan kombinasi huruf, angka dan simbol yang mudah kita ingat tapi

tidak mudah ditebak oleh orang lain. Cara mengubah password dilakukan dengan

langkah-langkah berikut :

1. Klik Nama Pengguna pada menu bar utama e-Office paling kanan, sehingga

diperoleh tampilan seperti pada gambar 7.

2. Klik Change Password, sehingga diperoleh tampilan Ganti Password berikut.

Gambar 8 Form Ganti Password

3. Isi Old Password dengan password yang berlaku pada saat ini

4. Isi Password dengan password baru

5. Isi Re-Password dengan password baru sebagai konfirmasi bahwa pengguna ingat

dengan password yang baru.

6. Klik tombol

1.3 Keluar Aplikasi (Sign Out)

Untuk keluar dari aplikasi pengguna hanya tinggal mengklik sign out pada label pengguna

(bagian paling kiri menu bar) seperti pada gambar 7.


Sehingga untuk keluar aplikasi langkah-langkah yang harus dikerjakan adalah :

1. Klik label pengguna

2. Klik Sign Out

Kedua langkah ini akan mengembalikan e-Office ke tampilan login seperti pada gambar 4.


Bagian 2 MANAJEMEN PERSURATAN

Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Pemerintah Kabupaten Majalengka

merupakan salah satu sub sistem dari perkantoran elektronik di Pemerintahan Kabupaten

Majalengka yang dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi berbasis jaringan

komputer dan aplikasi web based yang dapat memproses data naskah dinas dalam

program manajemen basis data. Secara sederhana proses persuratan dengan

menggunakan TNDE atau e-Office ini digambarkan sebagai berikut :

Pencatatan Surat Masuk

Distribusi Surat(Penerimaan Surat)

Konsep Surat

PemeriksaanKonsep Surat

ProsesSurat Keluar

Disposisi

Gambar 9 Proses Persuratan dalam Organisasi

Proses persuratan ini diimplementasikan di dalam e-Office dalam fitur-fitur yang serupa

dengan penamaan proses yang tertera pada gambar di atas. Masing-masing poin di

dalam gambar di atas menjadi sebuah kewenangan sendiri seperti dicontohkan pada

pusat gambar di atas adalah peran untuk jabatan yang mengatur persuratan di dalam

organisasi (biasanya bagian umum). Dan untuk yang lain diambil peran oleh pegawai

secara struktural berdasarkan organisasi berperan sebagai pemrakarsa dan pemeriksa


serta dalam hal disposisi sebagai pembuat disposisi dan pelaksana disposisi dan

seterusnya. Fitur yang mengatur manajemen persuratan di dalam e-Office adalah :

Surat Masuk

1. Pencatatan Surat Masuk (khusus bag persuratan)

2. Penerimaan Surat

Surat Keluar

1. Konsep Surat Keluar

2. Pemeriksaan Surat Keluar

3. Proses Surat Keluar (khusus bag persuratan)

Disposisi (Nota Dinas)

2.1 Penerimaan Surat

Berdasarkan Gambar 9 Proses Persuratan dalam Organisasi, penerimaan surat adalah

bagian yang dikerjakan oleh pegawai yang menjadi sasaran atau tujuan surat dalam hal

menerima atau membaca surat. Submenu Penerimaan Surat dapat diakses melalui menu

bar dengan mengarahkan kursor ke Menu Persuratan lalu arahkan kursor ke Penerimaan

Surat Masuk seperti gambar berikut :

Gambar 10 Akses ke Menu Penerimaan Surat

Aksi seperti pada gambar di atas akan menjadikan e-Office merespon tampilnya Daftar

Penerimaan Surat.

Gambar 11 Daftar Penerimaan Surat

Kontrol / fitur yang ada pada halaman Daftar Penerimaan Surat ini adalah :

icon untuk menyegarkan (refresh) daftar

icon untuk menyaring data dalam daftar lihat hal 9


icon untuk pencarian data lihat hal 9

Menyaring data

Menyaring data dalam daftar dengan mengklik sehingga diperoleh tampilan berikut.

Gambar 12 Daftar Penugasan dengan Fasilitas Saring Data

Setiap text box di bawah kepala kolom dapat disaring, contoh pada gambar di bawah ini

dengan mengisi nan pada kolom nama sehingga daftar disaring hanya yang nama

pegawai yang berisi kata-kata nan.

Gambar 13 Daftar Penugasan yang Tersaring

Mencari Data

Mencari data dalam daftar dengan mengklik sehingga diperoleh tampilan berikut.

Gambar 14 Fitur Pencarian Data

Pencarian data dapat dilakukan dengan memilih kolom data seperti pada kolom pertama

dan dapat dikombinasikan (AND) dengan pencarian pada kolom lain dengan mengklik

tombol tambah , sehingga diperoleh tampilan seperti berikut.


Gambar 15 Penggunaan Fitur Pencarian Data

Fitur pencarian tersebut memiliki tiga kolom yaitu kolom data, operator (10 jenis) dan isi

data. Untuk mengurangi daftar pencarian dapat menggunakan tombol minus .

Setelah seluruh frase yang akan dicari telah selesai diisi maka pencarian dapat dimulai

dengan mengklik tombol

Gunakan tombol untuk menyegarkan atau mereset pencarian ke posisi awal.

Kedua fitur di atas berlaku umum untuk seluruh daftar data yang ada di e-Office dan

dapat juga dipanggil melalui klik pada bagian bawah daftar (tabel).

Daftar Penerimaan Surat Masuk juga terdapat fasilitas/fitur untuk melakukan pengelolaan

data pada baris tersebut, yaitu :

icon untuk melihat isi surat masuk dan propertiesnya

icon untuk modifikasi (edit) data surat masuk pada baris tersebut

2.1.1 Melihat Surat Masuk

Melihat surat masuk dapat dilakukan dengan mengklik icon tersebut hingga

diperoleh tampilan berikut.

Yang diperoleh dengan fitur Melihat Surat Masuk adalah :

Properties Surat : tanggal surat, asal surat, isi ringkas, perihal surat sampai

dengan dimensi kecepatan penyampaian dan tingkat keamanan

Tujuan/Sasaran Surat dan Catatannya

Isi Surat

Lampiran (attachments surat)


Gambar 16 Melihat Penerimaan Surat Masuk

Untuk melihat isi surat silahkan klik

Gambar 17 Isi Dokumen/Surat


Untuk melihat lampiran (attachments) surat klik tab

Gambar 18 Lihat Surat Masuk -- Lampiran Surat (Attachments)

2.1.2 Mengubah Surat Masuk dan Menambahkan Lampiran

Mengubah surat masuk dapat dilakukan dengan mengklik icon tersebut hingga


Gambar 19 Ubah Pencatatan Surat Masuk

Dalam fitur ini pengguna hanya dapat menambahkan atau memasukan lampiran dan/atau

menghapus lampiran surat.

Penambahan lampiran surat dapat dilakukan dengan tahapan berikut :

1. Klik sehingga diperoleh dialog open file berikut


Gambar 20 Dialog Open File untuk melampirkan file ke dalam surat

2. Pilih File kemudian klik atau klik untuk membatalkan

lampiran. Hasil klik Open akan menampilkan tampilan berikut.

Gambar 21 Surat Masuk dengan Lampiran

2.1.3 Melihat dan/atau Menghapus Lampiran Surat

Lampiran surat dapat dikelola untuk keperluan melihat (view) dengan tahapan berikut :

1. Lakukan langkah Lihat Pencatatan Surat Masuk atau Ubah Pencatatan Surat Masuk

2. Pada tab klik icon File Lampiran (attachments), untuk fitur Lihat

Pencatatan Surat Masuk hanya diperbolehkan melihat (view) saja.


Hanya view isi lampiran surat/dokumen

View dan Hapus (Delete) lampiran surat/dokumen

Aksi view akan menampilkan :

Gambar 22 View Lampiran Surat

Sedangkan aksi Hapus (Delete) - gambar recycle bin akan memberi respon

konfirmasi penghapusan file lempiran berikut

Gambar 23 Konfirmasi Penghapusan File Lampiran Surat/Dokumen

Jika diklik tombol maka file lampiran akan dihapus sedangkan klik

tombol untuk membatalkan penghapusan.


2.2 Konsep Surat Keluar

Berdasarkan Gambar 9 Proses Persuratan dalam Organisasi, untuk membuat surat keluar

harus melalui pembuatan konsep surat keluar. Pembuatan konsep surat keluar dikerjakan

oleh staf untuk ditandatangani oleh dirinya atau oleh atasannya secara bertingkat (bisa

beberapa tingkat di atasnya) terikat pada urutan dalam struktur organisasi. Submenu

Konsep Surat Keluar dapat diakses melalui menu bar dengan mengarahkan kursor ke

Menu Persuratan lalu arahkan kursor ke Konsep Surat Keluar seperti gambar berikut :

Gambar 24 Akses ke Menu Konsep Surat Keluar


Konsep Surat Keluar.

Gambar 25 Daftar Konsep Surat Keluar

Kontrol / fitur yang ada pada halaman Daftar KOnsep Surat Keluar ini adalah :

icon untuk menambah data konsep surat keluar




2.2.1 Menambah Konsep Surat Keluar

Untuk menambah konsep surat keluar, pengguna melakukan langkah-langkah berikut :

1. Klik tombol sehingga diperoleh tampilan seperti berikut ini.


Gambar 26 Tambah Konsep Surat Keluar

2. Isi Tanggal Dokumen/Surat dengan Date Picker atau ketik pada textbox

Gambar 27 Isi Tanggal Dokumen dengan Date Picker


Tanggal yang terpilih secara default adalah tanggal hari ini

Untuk pindah ke bulan sebelumnya dapat menggunakan

Untuk pindah ke bulan setelahnya dapat menggunakan

Untuk lompat bulan dapat menggunakan dropdown bulan

Klik untuk memperoleh daftar bulan dalam dropdown bulan

seperti pada gambar di samping

Klik salah satu bulan yang diinginkan untuk ditandai sebagai

bulan ketika surat diterima seperti gambar di samping pada

bulan

untuk lompat tahun dapat dilakukan hal yang sama seperti pada bulan

Klik untuk memperoleh daftar tahun dalam dropdown tahun

seperti pada gambar di samping

Klik salah satu tahun yang diinginkan untuk ditandai sebagai

tahun ketika surat diterima seperti gambar di samping pada

tahun

untuk kembali tanggal hari ini silahkan klik tombol di bawah

3. Isi NIP Penanda tangan (asal dokumen / asal surat)

Isian nama NIP Penanda tangan merupakan isian dropdown yang dibatasi dengan

daftar pegawai yang merupakan atasan secara vertikal berturut-turut hingga

pimpinan puncak dari instansi/organisasi dimulai dari dirinya.

Setelah dipilih pengguna dapat menggunakan tombol untuk mengambil

data tersebut dan mengisi kolom-kolom terkait seperti nama, jabatan dan instansi

penanda tangan surat/dokumen tersebut.


4. Selanjutnya mengisi Isi Ringkasan Dokumen/Surat dengan format rich text editor

Bantuan untuk penggunaan editor di atas dapat dilihat pada panduan penggunaan

tinyMCE (dalam buku terpisah).

5. Kemudian isilah index perihal dokumen beserta nomor dokumennya

index diisi berdasarkan kodefikasi arsip sesuai peraturan daerah tentang

kearsipan.

6. Isilah perihal dokumen atau surat

Pengisian perihal dokumen menggunakan rich text editor (tinyMCE) yang

bantuannnya dapat diperoleh secara terpisah.

7. Entri kecepatan penyampaian


8. Pilih tingkat keamanan

9. Pilih Jenis Naskah Dinas yang sesuai untuk dokumen/surat tersebut

10. Hasil pemilihan Jenis Naskah Dinas akan menentukan template naskah dinas yang

sesuai dengan jenis tersebut di kolom selanjutnya. Pilih template lalu klik

11. Kemudian pilihlah tujuan/sasaran surat tersebut dengan mengklik tombol

. pada tab , sehingga diperoleh tampilan pop-up :

Gambar 28 Pop-up Dialog Tambah Penerima Dokumen/Surat


12. Pada bagian Penerima NIP dan merupakan isian autocomplete yang akan

melakukan pencarian ke daftar bila dientrikan sebagian kata (beberapa huruf) dan

dropdown atau daftar pegawai yang dapat dipilih akan terfilter berdasarkan entri

sebagian kata tersebut.

Lalu klik pada nama yang sesuai dengan tujuan surat/dokumen (warna hijau)

hingga diperoleh data penerima internal (nama, jabatan dan instansinya) seperti

gambar berikut

Jika tujuan/sasaran/penerima dari surat bukan dari internal atau belum terdaftar

dalam aplikasi maka pengisian Nama, Jabatan dan Instansi dapat dilakukan secara

manual (entri).

13. Hasil dari pemrosesan ini diperoleh isian nama, jabatan dan instansi, kemudian

silahkan isikan Catatan jika ada yang dianggap perlu disampaikan kepada sasaran

surat seperti gambar berikut.


14. Klik tombol untuk menambah penerima atau klik untuk

membatalkan penambahan, sehingga diperoleh daftar penerima yang diinginkan

seperti gambar berikut.

15. Daftar Pemeriksa (klik ) akan berisi pemeriksa konsep surat secara

bertingkat sesuai struktur organisasi.

16. Klik Tab untuk mengisi isi surat jika memang diperlukan terutama

untuk surat-surat yang memang dalam bentuk softcopy. Aksi ini akan

menampilkan tampilan berikut (template sesuai pilihan jenis naskah dinas).


Pengisian isi dokumen menggunakan rich text editor (tinyMCE) yang bantuannnya

dapat diperoleh secara terpisah.

1. Setelah semua isi dokumen/surat telah terisi sesuai maka klik untuk

menyimpan ke database atau untuk membatalkan penyimpanan surat.

Daftar Konsep Surat Keluar juga terdapat fasilitas/fitur untuk melakukan pengelolaan data

pada baris tersebut, yaitu :

icon untuk melihat isi konsep surat keluar dan propertiesnya

icon untuk modifikasi (edit) data konsep surat keluar pada baris tersebut

2.2.2 Melihat Konsep Surat Keluar

Melihat konsep surat keluar dapat dilakukan dengan mengklik icon tersebut hingga


Gambar 29 Melihat Konsep Surat Keluar

Yang diperoleh dengan fitur Melihat Konsep Surat Keluar adalah :

Properties Surat : tanggal surat, asal surat, isi ringkas, perihal surat sampai

dengan dimensi kecepatan penyampaian dan tingkat keamanan

Tujuan/Sasaran/Calon Penerima Surat dan Catatannya


Pemeriksa Surat

Isi Surat (Dokumen)

Lampiran (attachments surat)

Untuk melihat isi surat silahkan klik

Gambar 30 Isi Dokumen/Konsep Surat Keluar

Untuk melihat lampiran (attachments) surat klik tab

Gambar 31 Lihat Konsep Surat Keluar -- Lampiran Surat (Attachments)


2.2.3 Mengubah Konsep Surat Keluar dan Lampirannya (attachments)

Mengubah konsep surat keluar dapat dilakukan dengan mengklik icon tersebut

hingga diperoleh tampilan berikut.

Gambar 32 Ubah Konsep Surat Keluar

Dalam fitur ini pengguna mengubah seluruh komponen konsep surat keluar terutama

untuk menambahkan atau memasukan lampiran dan/atau menghapus lampiran konsep

surat keluar.

Penambahan lampiran surat dapat dilakukan dengan tahapan berikut :

1. Klik sehingga diperoleh dialog open file berikut


Gambar 33 Dialog Open File untuk melampirkan file ke dalam surat

2. Pilih File kemudian klik atau klik untuk membatalkan

lampiran. Hasil klik Open akan menampilkan tampilan berikut.

Gambar 34 Konsep Surat Keluar dengan Lampiran

2.2.4 Melihat dan/atau Menghapus Lampiran Surat

Lampiran surat dapat dikelola untuk keperluan melihat (view) dengan tahapan berikut :

1. Lakukan langkah Lihat Konsep Surat Keluar atau Ubah Pencatatan Konsep Surat

Keluar


2. Pada tab klik icon File Lampiran (attachments), untuk fitur Lihat

Pencatatan Surat Masuk hanya diperbolehkan melihat (view) saja.

Hanya view isi lampiran surat/dokumen

View dan Hapus (Delete) lampiran surat/dokumen

Aksi view akan menampilkan :

Gambar 35 View Lampiran Surat

Sedangkan aksi Hapus (Delete) - gambar recycle bin akan memberi respon

konfirmasi penghapusan file lempiran berikut

Gambar 36 Konfirmasi Penghapusan File Lampiran Surat/Dokumen

Jika diklik tombol maka file lampiran akan dihapus sedangkan klik

tombol untuk membatalkan penghapusan.


2.3 Pemeriksaan Konsep Surat

Berdasarkan Gambar 9 Proses Persuratan dalam Organisasi, untuk memproses konsep

surat keluar menjadi surat keluar yang ditandatangani harus melalui pemeriksaan

bertingkat. Pemeriksaan dilakukan sesuai urutan kewenangan di dalam struktur organisasi

dan pemeriksa dapat melibatkan staf di bawahnya (satu tingkat) untuk melakukan diskusi

dan pemeriksaan bersama terhadap surat yang masuk ke mejanya (ke kotak suratnya).

Submenu Pemeriksaan Konsep Surat dapat diakses melalui menu bar dengan

mengarahkan kursor ke Menu Persuratan lalu arahkan kursor ke Pemeriksaan Konsep

Surat seperti gambar berikut :

Gambar 37 Akses ke Menu Pemeriksaan Konsep Surat


Konsep Surat Keluar.

Gambar 38 Daftar Pemeriksaan Konsep Surat

Kontrol / fitur yang ada pada halaman Daftar Pemeriksaan Konsep Surat ini adalah :




Daftar Pemeriksaan Konsep Surat juga terdapat fasilitas/fitur untuk melakukan

pengelolaan data pada baris tersebut, yaitu :


icon untuk melihat isi konsep surat dan propertiesnya

icon untuk modifikasi (edit) data konsep surat pada baris tersebut


Bagian 3 PENCATATAN PENGELOLAAN ASET BMN/D

e-Office Pemerintah Kabupaten Majalengka memiliki fitur tambahan untuk pencatatan

pengelolaan aset BMN/D secara sederhana. Pencatatan pengelolaan aset BMN/D ini

seperti halnya manajemen persuratan memiliki dua pengelompokan jenis pengelolaan

yaitu untuk pengaturan (administrator) dan pemanfaatan. Untuk pengaturan artinya tidak

seluruh manipulasi data diijinkan untuk dilakukan oleh pihak pengguna melainkan

memerlukan seorang administrator untuk pengelolaannya. Yang termasuk dalam menu

pengaturan adalah :

Daftar Aset

Pemanfaatan Aset

Penghapusan Aset

Sedangkan untuk pemanfaatan ruang dapat dilakukan oleh kelompok pengguna

(pegawai) untuk mengajukan pemanfaatan secara bersama-sama dan disetujui oleh

penanggungjawab ruang akan pemanfaatannya dalam waktu yang terbatas.

3.1 Pemanfaatan Ruang

Pemanfaatan ruang merupakan bagian dari pemanfaatan aset untuk memanfaatkan aset

dalam kurun waktu tertentu terutama untuk aset-aset yang dimanfaatkan secara

bersama-sama (bergantian). Submenu Pemanfaatan Ruang dapat diakses melalui menu

bar Aset BMN dengan mengarahkan kursor ke Menu Pemanfaatan Ruang seperti gambar

berikut :

Gambar 39 Akses ke Menu Pemanfaatan Ruang

Aksi di atas akan menjadikan e-Office merespon tampilnya Daftar Pemanfaatan Ruang

seperti berikut.


Gambar 40 Daftar Pemanfaatan Aset

Kontrol / fitur yang ada pada halaman Daftar Pemanfaatan Ruang ini adalah :

icon untuk menambah data pemanfaatan ruang




3.1.1 Menambah Data Pemanfaatan Ruang

Untuk menambah data pemanfaatan ruang, lakukan langkah-langkah berikut :

1. Klik tombol sehingga tampil Form Pemanfaatan Ruang berikut.

Gambar 41 Form Tambah Pemanfaatan Ruang


2. Isi kolom Aset pada form di atas (autocomplete).

Kolom Aset merupakan isian autocomplete yang akan melakukan pencarian ke

daftar bila dientrikan sebagian kata (beberapa huruf) dan dropdown atau daftar

aset yang dapat dipilih akan terfilter berdasarkan entri sebagian kata tersebut.

Lalu klik pada aset yang sesuai (warna hijau) hingga diperoleh nama aset pada

kolom aset tersebut.

3. Isi juga kolom pengguna dengan cara yang sama (autocomplete).

4. Kemudian isi rentang waktu dengan mengisi kolom Waktu Awal dan Waktu Akhir.

5. Setelah mengisi formulir tersebut silahkan klik untuk menyimpan data

yang telah di input atau klik untuk membatalkannya.

3.1.2 Penambahan Pemanfaatan Ruang Spesifik

Daftar Pemanfaatan Ruang juga terdapat fasilitas/fitur untuk melakukan pengelolaan data

pada baris tersebut, yaitu :

icon untuk menambah data pemanfaatan ruang pd baris tersebut

diklik akan menampilkan form pemanfaatan ruang dengan aset/ruang yang dipakai

bersama-sama telah terisi dan pengguna terisi oleh pengguna yang login ke dalam

aplikasi eOffice. Fitur ini digunakan bersama-sama oleh seluruh pegawai.


Bagian 4 LAPORAN E-OFFICE

e-Office seperti halnya sistem informasi pada umumnya dilengkapi dengan laporan yang

dirancang untuk ditambahkan secara sederhana. Laporan sebagai bagian monitor dari

aplikasi sekaligus penyampaian hasil dari aplikasi baik berupa profil maupun rekapitulasi.

Berikut laporan yang terdapat di dalam e-Office.

Gambar 42 Laporan e-Office

Laporan terdiri atas dua jenis yaitu laporan operasional berupa daftar dan laporan berpa

rekap yang dapat ditampilkan dalam bentuk grafik untuk digunakan sebagai data

referensi penunjang pengambilan keputusan baik pada tingkat operasional maupun pada

tingkat strategis. Laporan-laporan tersebut bergerak pada dimensi struktur organisasi dan

kepegawaian mulai dari rekapitulasi terhadap organisasi, bagian dan bidang serta sub

bagian dan sub bidang hingga individu.

Laporan-laporan tersebut juga dirancang untuk lintas waktu, perbandingan dari waktu ke

waktu baik lingkup organisasi, bidang dan bagian (selama belum terjadi perubahan

struktur organisasi) hingga historikal penilaian kinerja dan perilaku individu dari waktu ke

waktu untuk dijadikan sebagai bahan evaluasi. Laporan dibuat fleksibel untuk ditambah

dikembangkan lebih lanjut di masa mendatang dengan pola daftar dan isi laporan.

Untuk melihat detail laporan, pengguna tinggal klik Laporan pada daftar yang dikehendaki

dilihat sehingga ditampilkan seperti contoh Laporan Surat Masuk.

Gambar 43 Laporan Surat Masuk


Kontrol / fitur yang ada pada halaman setiap laporan distandarisasi sebagai berikut :

icon untuk kembali ke pemanggilan sebelumnya

icon untuk mencetak laporan dalam bentuk excel (spreadsheet)

icon untuk mencetak laporan dalam bentuk pdf




digunakan untuk mencetak laporan dalam format spread sheet (excel) seperti

diperoleh hasil sebagai berikut.

Gambar 44 Tampilan Excel Laporan Surat Masuk

digunakan untuk mencetak laporan dalam format pdf (acrobat) seperti diperoleh

hasil sebagai berikut.

Gambar 45 Tampilan Laporan Surat Masuk dalam Format PDF


Pada saat ini laporan juga tesedia untuk Daftar Surat Keluar.

Gambar 46 Laporan Daftar Surat Keluar


Bagian 5 PENUTUP

Manual book Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) / e-Office atau diterjemahkan sebagai

pedoman penggunaan dan administrasi e-Office. Sesuai dengan terjemahannya akan

terdiri dari dua series yang terpisah dari kelompok pengguna dan tujuan penggunaannya.

Kedua series tersebut adalah :

1. Pedoman Penggunaan atau Pedoman Operasional e-Office

2. Pedoman Administrasi e-Office

Pedoman Operasional e-Office adalah buku ini yang ditujukan untuk penggunaan e-Office

sebagai media pencatatan proses persuratan dan disposisi hingga proses penilaian kinerja

dapat diperoleh melalui pencatatan birokrasi melalui e-Office. Sebagai sebuah sistem

informasi, e-Office memiliki depedensi terhadap pemanfaatannya mulai dari tingkat

pemahaman, pelatihan atau proses pembelajaran hingga pemanfaatannya. Berbagai

upaya untuk mengoptimalkan penggunaan e-Office ini dilakukan dengan penyusunan pola

interaksi yang seragam sehingga dirasakan mudah bagi pengguna atau lebih dikenal

dengan user friendly sampai dengan upaya pelatihan melalui bimbingan teknis dengan

konsep simulasi hingga perancangan sistem yang siap untuk penggunaan secara meluas

untuk berbagai keperluan seperti penerapan e-Office.

e-Office tentunya tidak akan mampu membantu meningkatkan kapasitas organisasi dan

individu jika tidak mulai dimanfaatkan melalui berbagai upaya :

1. Perubahan budaya organisasi yang dimulai dengan membuka cakrawala individu

tentang pentingnya e-Office bagi organisasi bahkan ke depan menjadi batasan

untuk penerapan birokrasi di Pemerintahan Kebupaten Majalengka dan dasar

pencatatan aset secara sederhana.

2. Keseriusan pimpinan dengan menetapkan sistem persurtan sesuai dengan

pedoman penerapan TNDE dalam e-Office dan menjadikan e-Office sebagai satu-

satunya alat atau referensi pencatatan dokumen dan surat menyurat.

3. Instalasi e-Office untuk dapat dimanfaatkan dalam lingkungan kerja.

4. Pembuatan media bantu e-Office seperti petunjuk operasional, petunjuk

administrasi dan petunjuk instalasi hingga dokumen teknis e-Office lainnya.

5. Secara kontinyu saling mengingatkan untuk melakukan pemutakhiran data

terhadap perencanaan kinerja, pengamatan pelaksanaan pekerjaan dan perilaku

serta menularkan perilaku siap bekerja dan siap dinilai untuk kemajuan organisasi

dan peningkatan kemampuan individu.

e-Office sebagai sebuah produk rekayasa teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang

tentu akan selalu dibutuhkan pengembangan terutama pada bagian optimalisasi

pemanfaatan seperti variasi laporan dan sebagainya. Peningkatan lain dilakukan untuk

memberikan unjuk kinerja yang lebih baik sehingga menjadikan e-Office sebagai sistem


yang nyaman untuk digunakan baik dengan kecukupan lebar data dan kebutuhan

komunikasi, efisiensi dalam penerapan algoritma pemrograman atau susunan kode

sumber aplikasi serta pola interaksi (antar muka) yang lebih mudah.

Proses pengembangan e-Office menjadi sebuah siklus yang saling terkait antar pihak

untuk dapat memberikan masukan melalui administrator e-Office dan analisa oleh tim

pengembang hingga secara berangsur-angsur menjadikan e-Office sebagai sistem yang

nyaman untuk digunakan bagi kebaikan organisasi dan pengembangan individu.

Documents

Manual Book Operasional