Manual Book SIM Database Kolegium PA · Sedangkan fungsi sorting digunakan untuk mengurutkan data secara ascending (A-to-Z) maupun sebaliknya (d escending). Dapat juga digunakan untuk

MANUAL BOOKSISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATABASEKOLEGIUM PATOLOGI ANATOMIKVERSI 1.0

Oleh : Agus Priambada

© Copyright 2016, Kolegium Patologi Anatomi FK UGM

P a g e | 2

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATABASE KOLEGIUM PATOLOGI ANATOMIKVERSI 1.0

DDaaffttaarr IIssii

Halaman

I. Tentang Sistem 3

II. Otentikasi & Otorisasi 3

a. Akses Aplikasi 4

b. Login & Logout 5

III. Role Based Access Control (RBAC) 6

IV. Bagian-bagian Sistem 7

V. Data-data Cakupan Sistem 12

a. Data Master 12

b. Data Peserta Didik 13

c. Data Staf Pengajar 21

VI. Penutup 26

P a g e | 3


II.. TTeennttaanngg SSiisstteemm

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATABASE KOLEGIUM PATOLOGI ANATOMIK

adalah sebuah aplikasi berbentuk perangkat lunak (software) yang dikembangkan

oleh Kolegium Patologi Anatomi dengan tujuan untuk mengelola data-data

pendidikan spesialis patologi di lingkup pusat pendidikan dokter spesialis

patologi anatomi se Indonesia.

Sistem ini bersifat online, client-server, multi user, berbasis web dan akses

berbasis peran (role). Dalam pengembangan dan operasionalnya, aplikasi ini

menggunakan operating sistem, programming language, database dan framework

yang semuanya berbasis open source sehingga sangat efisien dalam hal resource

dan biaya.

Sistem ini mengimplementasikan pola desain model-view-controller (MVC), yang

diadopsi secara luas dalam pemrograman Web. MVC bertujuan untuk

memisahkan logika bisnis dari pertimbangan antar muka pengguna agar para

pengembang bisa lebih mudah mengubah setiap bagian tanpa mempengaruhi

yang lain. Dalam MVC, model menggambarkan informasi (data) dan aturan bisnis;

view (tampilan) berisi elemen antar muka pengguna seperti teks, input form;

sementara controller mengatur komunikasi antar model dan view.

IIII.. OOtteennttiikkaassii && OOttoorriissaassii

Otentikasi dan otorisasi diperlukan pada halaman Web yang dibatasi untuk para

pengguna tertentu. Otentikasi adalah verifikasi apakah seseorang itu adalah

orang yang berhak. Biasanya melibatkan username dan password, tapi dapat

P a g e | 4


menyertakan metode lain yang menunjukan identitas, seperti kartu pintar, sidik

jari, dll.

Otorisasi adalah pencarian apakah orang yang sudah diidentifikasi (diotentikasi),

diijinkan untuk memanipulasi sumber daya tertentu. Ini biasanya ditentukan

dengan mencari apakah orang itu merupakan bagian dari aturan khusus (Role)

yang memiliki akses ke sumber daya.

Otentikasi di dalam sistem diatur oleh Modul Login, sedangkan otorisasi diatur

oleh Modul RBAC (Role Based Access Control). Kedua modul ini saling ber-

relasi/terhubung satu sama lain.

Didalam penggunaan Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi

Anatomik, setiap user pada level apapun diwajibkan untuk melakukan proses

Login yang membutuhkan Username dan Password yang telah ditentukan untuk

dapat masuk ke sistem dan melakukan operasi-operasi spesifik sesuai hak

aksesnya masing-masing.

Akses Aplikasi

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi Anatomik ini

dapat diakses secara online dari mana saja kapan saja pada alamat URL / nama

domain :

www.kolegiumpatologi.com

Anda harus memiliki koneksi internet yang memadai untuk dapat menggunakan

aplikasi ini dengan nyaman. Untuk sementara, aplikasi ini baru didesain untuk

digunakan menggunakan komputer desktop/laptop. Sedangkan browser yang

direkomendasikan adalah menggunakan browser Mozilla Firefox dan Google

Chrome untuk tampilan dan hasil terbaik.

P a g e | 5


Login dan Logout

Untuk login ke dalam sistem :

1. Buka www.kolegiumpatologi.com pada browser

2. Masukkan username dan password yang valid

3. Masukkan kode verifikasi yang ditampilkan pada layar

4. Klik tombol Login

Akan ada petunjuk / peringatan teks berwarna merah didalam proses pengisian yang tidak /

kurang benar. Kode verifikasi merupakan kode acak yang di generate otomatis sebagai pengaman

sistem. Kode ini dapat muncul berbeda-beda setiap sistem diakses.

Untuk keluar dari sistem (logout) :

1. Klik tombol Logout (nama_user) pada Menu Utama sebelah kiri atau pada

Menu Atas pojok sebelah kanan.

2. Pada kotak konfirmasi “Anda yakin akan keluar?”

3. Klik OK untuk logout / keluar dari sistem

4. Klik Cancel untuk membatalkan.

Biasakan untuk melakukan Logout setelah selesai menggunakan sistem untuk keamanan. Sistem

akan logout secara otomatis apabila user idle / tidak ada aktifitas selama 1 (satu) jam.

P a g e | 6


IIIIII.. RRoollee BBaasseedd AAcccceessss CCoonnttrrooll ((RRBBAACC))

Role-Based Access Control (RBAC) menyediakan kontrol akses terpusat yang

sederhana dan powerful. Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium

Patologi Anatomik mengimplementasikan skema RBAC berhierarki.

Konsep dasar dalam RBAC ini adalah item otorisasi. Item otorisasi adalah

perijinan untuk melakukan sesuatu. Berdasarkan granularitas dan pengguna yang

ditargetkan, item otorisasi bisa diklasifikasikan sebagai operations (operasi), tasks

(tugas) dan roles (peran).

Setiap user diberikan role tertentu, tugas tertentu dan atau operasi tertentu yang

memiliki hak akses yang berbeda-beda. Hal ini diatur sepenuhnya oleh

administrator sistem yang memiliki hak akses tertinggi.

Gambar Manajemen RBAC Pada Sistem (Hak Akses Administrator)

Operation 1

P a g e | 6














Role

Task 1

Operation 1 Operation 2

Task 2

Operation 1

P a g e | 6














P a g e | 7


IIVV.. BBaaggiiaann--bbaaggiiaann SSiisstteemm

Bagian-bagian yang ada di dalam Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database

Kolegium Patologi Anatomik ini antara lain :

1. Modul otentikasi / login

2. Modul otorisasi / RBAC

3. Modul manajemen user

4. Modul konfigurasi sistem

5. Modul data-data master

6. Modul manajemen peserta didik

7. Modul manajemen staf pengajar

8. Menu statis

9. Breadcrumbs (Informasi sebuah operasi)

10. Filtering data, sorting data & pagination (navigasi halaman)

11. Fitur profil user

12. Fitur ubah password

13. Fitur data logging

14. Fitur pelaporan & pencetakan (masih dalam tahap pengembangan)

Gambar Contoh User Area

HEADER

BODY

FOOTER

P a g e | 8


Menu Statis dan Breadcrumbs

Menu statis adalah menu-menu yang terdapat pada sidebar / kolom sisi kiri dari

aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi Anatomik dan

di sisi atas. Menu pada sisi kiri memiliki tiga jenis menu, yaitu : Menu Utama,

Menu Modul dan Menu Operasi.

Menu pada sisi kiri lebih bersifat semi dinamis. Konten dari menu tersebut dapat

berbeda-beda tiap user, tergantung dari hak akses masing-masing user yang

telah diatur melalui modul RBAC oleh Administrator sistem.

Sedangkan breadcrumbs adalah secuil informasi kecil yang ada di bawah header

sebagai penanda suatu operasi pada modul tertentu. Breadcrumbs dapat berupa

teks statis maupun sebuah link yang dapat diklik.

Gambar Tampilan Menu Statis

Menu Statis

Menu Statis

breadcrumbsStatis

P a g e | 9


Filtering Data, Sorting Data & Pagination

Anda dapat melakukan pencarian data secara cepat dengan memanfaatkan fitur

filtering & sorting data yang tersedia pada tabel grid.

Filtering digunakan untuk mencari data spesifik secara cepat dengan cara

mengetikkan kata kunci yang diinginkan pada kolom pencarian yang berada di

bawah judul masing-masing kolom.

Sedangkan fungsi sorting digunakan untuk mengurutkan data secara ascending

(A-to-Z) maupun sebaliknya (descending). Dapat juga digunakan untuk

mengurutkan angka dari yang terkecil sampai yang terbesar maupun sebaliknya.

Cara penggunaan sorting adalah dengan mengarahkan kursor mouse pada judul

kolom. Apabila judul kolom berubah warna menjadi putih terang maka cukup klik

pada judul kolom tersebut.

Tanda ▲ pada samping judul kolom menunjukkan pengurutan data secara A-Z (ascending),

sedangkan tanda ▼ menunjukkan pengurutan data secara Z-A (descending).

Contoh Tabel Data di SIM Database Kolegium Patologi Anatomik

Filter Data

Navigasi halaman

Sort Data

P a g e | 10


Pagination

Pagination adalah fungsi navigasi halaman pada data yang ditampilkan dalam

bentuk tabel grid. Navigasi halaman akan muncul secara otomatis di atas dan di

bawah tabel jika data melebihi 10 data. Navigasi ini dapat diakses dengan cara

mengklik halaman yang diinginkan.

Navigasi halaman terdiri dari tombol halaman yang ditandai dengan angka

(angka menunjukkan halaman), tombol halaman pertama, tombol halaman

terakhir, tombol halaman berikut dan tombol halaman sebelumnya.

Di bawah tombol navigasi halaman terdapat informasi mengenai nomor data

yang saat itu ditampilkan dan jumlah total keseluruhan data.

Gambar Navigasi Halaman

Profil User

Adalah sedikit informasi mengenai identitas pengguna aplikasi Sistem Informasi

Manajemen Database Kolegium Patologi Anatomik. Fitur ini dapat diakses melalui

menu statis di sisi sebelah kiri. Data-data yang ada pada profil user ini hanya

dapat diubah oleh user dengan peran KolegiumPusat atau yang lebih tinggi.

Ada peringatan untuk segera mengganti password standar apabila password

belum pernah diganti saat mengakses menu ini.

P a g e | 11


Ubah Password

Untuk dapat masuk ke dalam sistem diperlukan sebuah akun yang memiliki

username dan password yang valid. Pada user dengan peran (role)

KolegiumDaerah dan PesertaDidik, default password yang diberikan adalah sama

dengan usernamenya.

Harap segera mengganti password standar untuk keamanan akun anda. Disarankan untuk

merubah password secara reguler untuk menghindari penggunaan akun oleh pihak yang tidak

berwenang.

Langkah untuk mengubah password :

1. Klik menu Ubah Password pada menu sebelah kiri

2. Pada kolom Password Baru, masukkan password pilihan anda

3. Pada kolom Konfirmasi Password Baru, masukkan password pilihan anda

sekali lagi

4. Klik tombol Ubah.

Username adalah bersifat fixed dan tidak dapat diganti. Apabila lupa dengan username, anda

dapat menghubungi pengelola sistem untuk diberikan username anda. Apabila lupa password,

dapat meminta pengelola sistem untuk me-reset password anda (setelah direset maka password

akan menjadi standar / sama dengan username).

Panjang password yang diijinkan maksimal 20 karakter dan hanya boleh terdiri dari angka, huruf

dan garis bawah (A-Z, a-z, 0-9, _). Sebaiknya kombinasi dari ketiganya untuk password yang kuat.

P a g e | 12


VV.. DDaattaa--ddaattaa CCaakkuuppaann SSiisstteemm

Data-data kolegium patologi yang sudah dikembangkan dan saat ini dapat

dikelola oleh aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi

Anatomik antara lain adalah :

1. Data Master

a. Manajemen wilayah

b. Manajemen institusi

c. Manajemen pendidikan

d. Manajemen pekerjaan

e. Manajemen tahun ajaran

f. Manajemen skema nilai batas lulus (NBL)

g. Manajemen user

h. Manajemen RBAC

i. Konfigurasi sistem

2. Data Peserta Didik

a. Modul Data personal

b. Modul Data orang tua

c. Modul Data riwayat pendidikan

d. Modul Data kegiatan ilmiah

e. Modul Data publikasi

f. Modul Data riwayat ujian nasional

g. Modul Data wisuda & kelulusan

3. Data Staf Pengajar


b. Modul Data pendidikan tambahan

c. Modul Data publikasi

P a g e | 13


Jumlah dan jenis modul yang tampil / dapat diakses dapat berbeda-beda untuk setiap user. Hal

tersebut tergantung dari hak akses yang diberikan kepada masing-masing user.

Data Peserta Didik

Data peserta didik merupakan modul yang terdiri dari berbagai macam sub

modul yang terkait dengan peserta didik.

Gambar Tampilan Modul Manajemen Peserta Didik


Modul ini merupakan data utama (data personal) peserta didik yang meliputi :

nomor urut nasional, asal institusi, gelar depan, nama lengkap, gelar belakang,

jenis kelamin, tempat/tanggal lahir, dan lain sebagainya.

Data ini merupakan data yang harus diinput pertama kali, karena merupakan

basis/induk dari data-data lainnya, seperti : data orang tua, riwayat pendidikan,

publikasi dan lainnya.

Setiap peserta didik yang diinput, akan memiliki Nomor urut nasional. Nomor

urut nasional adalah nomor peserta didik secara nasional yang penomorannya

P a g e | 14


dibuat oleh sistem secara otomatis. Nomor ini dibuat berurutan sesuai dengan

waktu menginput secara nasional. Nomor urut nasional bersifat tetap dan tidak

dapat diubah maupun dipesan sebelumnya. Nomor ini terdiri dari 4 digit angka

bilangan bulat yang dimulai dari 0001 dan berakhir pada angka 9999.

Langkah-langkah untuk menginput data personal peserta didik :

1. Klik Daftar Peserta Didik pada menu utama

2. Pada menu operasi, klik Tambah Peserta Didik

3. Isikan data-data yang diperlukan (Isian bertanda bintang merah [*] wajib

diisi agar data dapat disimpan)

4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data, atau tombol Batal untuk

membatalkan pengisian.

Gambar Form Inputan Peserta Didik

P a g e | 15


Disarankan untuk melengkapi semua data yang ada. Semakin lengkap data semakin valid dan

akurat informasi yang dapat dihasilkan.

Gambar Hasil Input Data Personal Peserta Didik

Bila dibutuhkan, data peserta didik yang telah diinput dapat diubah dengan mengklik tombol

Ubah Data pada tab “A. Data Personal”.

Setelah data peserta didik diinput, maka berikutnya dapat diinput data-data

sebagai berikut :

b. Modul Data orang tua

Data orang tua ini berada pada tab “A. Data Personal”. Langkah-langkah untuk

mengisi data orang tua :

1. Klik tab A kemudian klik tombol Data Orang Tua

2. Klik tombol Tambah Data Orang Tua





Bila dibutuhkan, data orang tua yang telah diinput dapat diubah dengan mengklik tombol Ubah

Data pada tab “A. Data Personal” dan menuju bagian Data Orang Tua.

P a g e | 16


c. Modul Data riwayat pendidikan

Untuk mengakses modul riwayat pendidikan adalah melalui tab “B. Akademik”.

Modul ini berisi data-data pendidikan tiap semester, indeks prestasi, jumlah SKS

dan lain sebagainya.

Langkah-langkah untuk mengisi riwayat pendidikan :

1. Klik tab B kemudian klik tombol Tambah Riwayat





Gambar Form Inputan Tambah Riwayat

P a g e | 17


d. Modul Data kegiatan ilmiah

Untuk mengakses modul kegiatan ilmiah adalah melalui tab “C. Kegiatan Ilmiah”.

Modul ini berisi data-data kegiatan ilmiah yang pernah diikuti oleh peserta didik,

seperti : kursus, seminar, workshop dan sebagainya.

Langkah-langkah untuk mengisi data kegiatan ilmiah :

1. Klik tab C kemudian klik tombol Tambah Riwayat





Gambar Form Inputan Kegiatan Ilmiah

P a g e | 18


e. Modul Data publikasi

Modul yang berisi data-data publikasi yang pernah dibuat oleh peserta didik ini

berada pada tab “D. Publikasi”.

Langkah-langkah untuk mengisi data publikasi :

1. Klik tab D kemudian klik tombol Tambah Riwayat





Gambar Form Inputan Publikasi

P a g e | 19


f. Modul Data riwayat ujian nasional

Untuk mengakses modul riwayat ujian nasional adalah melalui tab “E. Ujian

Nasional”. Modul ini berisi data-data riwayat ujian nasional yang pernah diikuti

beserta nilai-nilainya.

Langkah-langkah untuk mengisi data riwayat ujian nasional :

1. Klik tab E kemudian klik tombol Tambah Riwayat





Gambar Form Inputan Riwayat Ujian Nasional

P a g e | 20


g. Modul Data wisuda & kelulusan

Modul ini berisi data-data tentang kelulusan peserta didik, termasuk wisuda, ujian

komprehensif, tesis dan lain-lain. Untuk mengakses modul ini adalah melalui tab

“F. Riwayat Lainnya”.

Langkah-langkah untuk mengisi data wisuda & kelulusan :

1. Klik tab F kemudian klik tombol Tambah Riwayat





Gambar Form Inputan Data Wisuda & Kelulusan

Role :

KolegiumDaerah input data peserta didik pada masing-masing pusat pendidikan

KolegiumPusat input dan kelola data peserta didik pada semua pusat pendidikan

PesertaDidik lihat data masing-masing peserta didik, tidak dapat merubah data

P a g e | 21


Data Staf Pengajar

Data staf pengajar merupakan modul yang terdiri dari berbagai macam sub

modul yang terkait dengan staf pengajar, seperti : data pendidikan tambahan dan

data publikasi.

Seperti halnya pada data peserta didik, data staf pengajar (data personal) ini juga

merupakan data yang harus diinput pertama kali, karena merupakan basis/induk

dari dua data lainnya.

Gambar Tampilan Modul Manajemen Staf Pengajar

Langkah-langkah untuk menginput data staf pengajar (data personal) :

1. Klik Daftar Staf Pengajar pada menu utama

2. Pada menu operasi, klik Tambah Staf Pengajar



P a g e | 22




Gambar Form Inputan Staf Pengajar

Untuk role KolegiumDaerah, isian institusi otomatis terpilih sesuai institusi user dan tidak dapat

diganti dengan institusi lain.

Contoh Hasil Input Data Staf Pengajar

P a g e | 23



Modul ini berada pada tab “A. Data Personal” pada modul staf pengajar. Untuk

merubah data ini cukup melalui klik pada tombol Ubah Data yang ada pada tab

A, kemudian masukkan data-data yang diinginkan dan klik tombol Ubah.

Setelah data personal dibuat / diisi, maka data pendidikan tambahan dan data

publikasi dapat diinput.

b. Modul Data pendidikan tambahan

Merupakan data-data pendidikan non formal yang pernah diikuti oleh staf

pengajar, seperti : pelatihan, kursus, dll.

Langkah-langkah untuk mengisi data pendidikan tambahan :

1. Klik tab B kemudian klik tombol Tambah Data





P a g e | 24


Gambar Form Inputan Pendidikan Tambahan Staf Pengajar

c. Modul Data publikasi

Modul yang berada pada tab “C. Publikasi” ini adalah modul yang berisi data-

data publikasi staf pengajar yang merupakan karya ilmiah maupun non ilmiah

yang pernah diterbitkan / dipublikasikan.

Langkah-langkah untuk mengisi data publikasi :

1. Klik tab C kemudian klik tombol Tambah Data



P a g e | 25




Gambar Form Inputan Publikasi Staf Pengajar

Role :

KolegiumDaerah input data staf pengajar pada masing-masing pusat pendidikan

KolegiumPusat input dan kelola data staf pengajar pada semua pusat pendidikan

P a g e | 26


VVII.. PPeennuuttuupp

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Database Kolegium Patologi Anatomik versi

1.0 ini merupakan pengembangan awal (initial project) perangkat lunak

pengelolaan basis data kolegium patologi. Oleh karena itu tentu masih banyak

kekurangannya.

Pada penggunaan pertama kali dan sepanjang penggunaan, sangat mungkin

muncul kelemahan-kelemahan dan/atau cacat aplikasi (bugs). Oleh karena itu,

diharapkan kepada setiap pengguna agar dapat melaporkan temuan-temuan

tersebut dengan melampirkan data-data yang diperlukan seperti screen shoot

(print screen) dari error yang terjadi beserta kronologinya, kemudian disampaikan

kepada pengembang aplikasi atau pengelola kolegium pusat (UI) agar dapat

segera ditindak lanjuti dan dilakukan perbaikan.

Untuk usulan/request penambahan fitur/modul pada sistem dapat disampaikan

kepada pengelola kolegium pusat (UI) secara te yanrtulis, yang nantinya apabila

dalam kajian disetujui maka dapat diimplementasikan pada revisi software atau

pengembangan aplikasi berikutnya.

Kecepatan akses aplikasi ini sangat bergantung pada berbagai faktor, seperti :

a. Kondisi resource server perusahaan hosting (server sementara ini

menggunakan perangkat server pihak ketiga)

b. Kondisi lalu lintas bandwidth

c. Kondisi kapasitas, konektivitas dan stabilitas internet user

d. Kondisi perangkat lunak dan perangkat keras user

Sehingga aksesnya akan sangat mungkin berbeda di setiap user pada masing-

masing pusat pendidikan.

Documents

Manual Book SIM Database Kolegium PA · Sedangkan fungsi sorting digunakan untuk mengurutkan data secara ascending (A-to-Z) maupun sebaliknya (d escending). Dapat juga digunakan untuk