Manual Buku Vot Versi 1.2 01-09-2002

`

06hb September 2002 Versi 1.2

SPEKS

SISTEM BUKU VOT

PANDUAN PENGGUNA

Panduan Pengguna Sistem Buku Vot

06hb September 2002 , Versi 1.2 iii SPEKS

ISI KANDUNGAN

BAHAGIAN 1 – PENGENALAN ..........................................................................................1

1.0 OBJEKTIF ......................................................................................................................1 1.1 STRUKTUR SISTEM.....................................................................................................2 1.2 PANDUAN AM PENGGUNA .......................................................................................3

BAHAGIAN 2 – MENU SISTEM BUKU VOT ....................................................................4

2.1 PERMULAAN SISTEM .................................................................................................4 2.1.1 MEMASUKI SISTEM BUKU VOT ( SPEKS )................................................................................... 4 2.1.2 LOGIN KE SISTEM BUKU VOT ( SPEKS ........................................................................................ 5 2.1.3 LANGKAH PERMULAAN SEBELUM OPERASI BUKU VOT ...................................................... 7

2.1.3.1 SISTEM PARAMETER................................................................................................................................. 8 2.1.3.2 KOD BARANG & KOD PEMBEKAL....................................................................................................... 11

2.1.4 ALIRAN PROSES SISTEM BUKU VOT..........................................................................................14 2.2 SKRIN MENU UTAMA SISTEM BUKU VOT...........................................................17 2.3 MENU KEMASUKKAN..............................................................................................20

2.3.1 SISTEM PARAMETER ......................................................................................................................20 2.3.2 DAFTAR KONTRAK .........................................................................................................................20

2.3.2.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 22 2.3.2.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 23 2.3.2.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 24 2.3.2.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 24 2.3.2.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 24 2.3.2.6 MAKLUMAT SUB KONTRAKTOR......................................................................................................... 25

2.3.3 DAFTAR BAYARAN KONTRAK ....................................................................................................27 2.3.3.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU................................................................................................... 29 2.3.3.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 30 2.3.3.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 31 2.3.3.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 31 2.3.3.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 31 2.3.3.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK........................................................................ 32 2.3.3.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK................................................................ 32 2.3.3.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 32

2.3.4 NOTA MINTA.....................................................................................................................................33 2.3.4.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 36 2.3.4.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 37 2.3.3.3 MENCETAK REKOD ................................................................................................................................. 38 2.3.4.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 38 2.3.4.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 38 2.3.4.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 38 2.3.4.7 PROSES PENYEMAKAN NOTA MINTA................................................................................................ 39 2.3.4.8 PROSES MELULUSKAN NOTA MINTA ................................................................................................ 39 2.3.4.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 39

2.3.5 PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA.......................................................................................40 2.3.5.1 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 43 2.3.5.2 PROSES MENCETAK RECORD............................................................................................................... 43 2.3.5.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 44 2.3.5.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 44 2.3.5.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 44 2.3.5.6 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA .......................................................... 45 2.3.5.7 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA .................................................. 45 2.3.5.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ........................................................................................ 45

2.3.6 PESANAN TEMPATAN MANUAL..................................................................................................46 2.3.6.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 49 2.3.6.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 49 2.3.6.3 PROSES MENCETAK REKOD ................................................................................................................. 50 2.3.6.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 50 2.3.6.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 51


06hb September 2002 , Versi 1.2 iv SPEKS

2.3.6.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 51 2.3.6.7 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL ..................................................................... 51 2.3.6.8 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL ............................................................. 51 2.3.6.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 52

2.3.7 SKRIN PENDAFTARAN INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN .......................................53 2.3.7.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 56 2.3.7.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 57 2.3.7.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 58 2.3.7.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................ 58 2.3.7.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 58 2.3.7.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT.......................................................................... 59 2.3.7.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT................................................................... 59 2.3.7.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 59

2.3.8 SKRIN PENDAFTARAN BAYARAN TANPA PESANAN TEMPATAN.....................................60 2.3.8.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU.................................................................................................. 63 2.3.8.2 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 64 2.3.8.3 PINDAAN PADA REKOD YANG DISIMPAN ........................................................................................ 65 2.3.8.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIM[PAN ........................................................................... 65 2.3.8.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI............................................................. 65 2.3.8.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT ........................................................................ 66 2.3.8.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT ................................................................ 66 2.3.8.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ........................................................................................ 66

2.3.9 BAUCAR BAYARAN ........................................................................................................................67 2.3.9.1 PROSES PERTANYAAN ........................................................................................................................... 70 2.3.9. PROSES MENCETAK REKOD ................................................................................................................... 71 2.3.9.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN.......................................................................... 71 2.3.9.4 PEMBATALN REKOD YANG TELAH DISIMPAN ............................................................................... 71 2.3.9.5 PROSES SEMAKAN BAUCAR BAYARAN............................................................................................ 71 2.3.9.6 PROSES MELULUSKAN BAUCAR BAYARAN.................................................................................... 71 2.3.9.7 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ....................................................................................... 72

2.3.10 BAUCAR JURNAL...........................................................................................................................73 2.3.10.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU................................................................................................ 76 2.3.10.2 PROSES PERTANYAAN ......................................................................................................................... 76 2.3.10.3 MENCETAK REKOD ............................................................................................................................... 77 2.3.10.4 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN........................................................................ 77 2.3.10.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN .......................................................................... 78 2.3.10.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI........................................................... 78 2.3.10.7 PROSES PENYEMAKAN BAUCAR JURNAL...................................................................................... 78 2.3.10.8 PROSES MELULUSKAN BAUCAR JURNAL ...................................................................................... 78 2.3.10.9 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ..................................................................................... 79

2.3.11 PENYATA PEMUNGUT..................................................................................................................80 2.3.11.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU................................................................................................ 82 2.3.11.2 PROSES PERTANYAAN ......................................................................................................................... 83 2.3.11.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN........................................................................ 84 2.3.11.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN .......................................................................... 84 2.3.11.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI........................................................... 84 2.3.11.6 PROSES PENYEMAKAN PENYATA PEMUNGUT............................................................................. 84 2.3.11.7 PROSES MELULUSKAN PENYATA PEMUNGUT ............................................................................. 85 2.3.11.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN ..................................................................................... 85

2.4 MENU PERTANYAAN ................................................................................................86 2.4.1 NOTA MINTA / LPO / INVOIS.........................................................................................................86 2.4.2 STATUS KEMASUKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK.........................................................88 2.4.3 PESANAN TEMPATAN ....................................................................................................................90 2.4.4 BAUCAR BAYARAN ........................................................................................................................92 2.4.6 BAUCAR JURNAL.............................................................................................................................94 2.4.6 DOKUMEN KUIRI .............................................................................................................................96

2.5 MENU PROSESAN.......................................................................................................97 2.5.1 TAHUN .................................................................................................................................................97

BAHAGIAN 3 – LAPORAN ................................................................................................98

3.1 BORANG/SURAT.........................................................................................................98 3.1.1 SURAT PERLANJUTAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN .................................................................. 98 3.1.2 SURAT PENAMATAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN ................................................................... 100 3.1.3 BORANG PERMOHONANAN BELIAN ................................................................................................... 102


06hb September 2002 , Versi 1.2 v SPEKS

3.1.4 BORANG PESANANAN TEMPATAN...................................................................................................... 103 3.1.5 BORANG BAUCAR BAYARAN................................................................................................................ 105 3.1.6 BORANG BAUCAR JURNAL .................................................................................................................... 106 3.1.7 BORANG INDEN......................................................................................................................................... 107

3.2 LAPORAN EDIT.........................................................................................................108 3.2.1 LAPORAN EDIT NOTA MINTA................................................................................................................ 108 3.2.2 LAPORAN EDIT DAFTAR BAYARAN TANPA PT / PENYATA TUNTUTAN................................... 110 3.2.3 LAPORAN EDIT BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN ....................................................... 112 3.2.4 LAPORAN EDIT PESANAN TEMPATAN................................................................................................ 114 3.2.5 DAFTAR BIL INVOIS ................................................................................................................................. 116 3.2.6 SENARAI NOTA DEBIT /KREDIT /DISKAUN........................................................................................ 118 3.2.7 LAPORAN RINGKASAN SENARAI BIL BIL PEMBEKAL TERLEWAT BAYAR ............................. 120 3.2.8 LAPORAN SENARAI BAUCAR JURNAL DIKELUARKAN................................................................ 122 3.2.9 LAPORAN BAUCAR BAYARAN YANG DISEDIAKAN /DIKELUARKAN ....................................... 124

3.3 LAPORAN URUSNIAGA ..........................................................................................126 3.3.1 LAPORAN HARIAN BUKU VOT.............................................................................................................. 126 3.3.2 SENARAI URUSNIAGA HARIAN BUKU VOT....................................................................................... 128 3.3.3 LAPORAN RINGKASAN BULANAN AKAUN VOT.............................................................................. 130 3.3.4 LAPORAN BULANAN VOT MENGURUS............................................................................................... 132 3.3.5 LAPORAN BULANAN VOT PEMBANGUNAN...................................................................................... 134 3.3.6 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGIKUT OBJEK SEBAGAI .................................................... 136 3.3.7 LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI ...................................................................................... 138 3.3.8 LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK ................................................................................... 140 3.3.9 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A .................................................................... 142 3.3.10 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A1 ................................................................. 144 3.3.11 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A2 ................................................................. 146

3.4 LAPORAN LEJAR AM...............................................................................................148 3.4.1 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN PERBELANJAAN VOT (L201) ...................................................... 148 3.4.2 PENYATA RINGKASAN PERBELANJAAN MENGURUS MENGIKUT VOT/JAB/OSOL/AKT/PROJ

(L203) .......................................................................................................................................................... 150 3.4.3 PENYATA PRESTASI PERBELANJAAN PEMBANGUNAN MENGIKUT VOT/PROJ/BUTIRAN

RML (L204)................................................................................................................................................. 152 3.4.4 PENYATA PERBELANJAAN AKAUN MENGURUS (L205)................................................................. 154 3.4.5 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN HASIL (L300)................................................................................... 156 3.4.6 PENYATA AKAUN HASIL MENGIKUT JABATAN/P TJ (L303) ......................................................... 158 3.4.7 PENYATA AKAUN AMANAH MENGIKUT JABATAN/PTJ (L405) .................................................... 160 3.4.8 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN AMANAH (L400) ............................................................................ 162 3.4.4 LAPORAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN BERAKHIR (L608)................................................... 164

APPENDIKS 1 – CARTALIR ASAS PROSES BUKU VOT ........................................166

APPENDIKS 2 – MESEJ RALAT PROGRAM ..............................................................167


06hb September 2002 , Versi 1.2 1 SPEKS

BAHAGIAN 1 – PENGENALAN 1.0 OBJEKTIF

Manual pengguna Sistem Buku Vot ini adalah sebagai panduan kepada pengguna untuk melakukan proses-proses pengoperasian dan juga menerangkan fungsi-fungsi yang terdapat di dalam sistem ini di mana ianya merangkumi perkara-perkara seperti berikut:

Kemasukan data.

Semak dan Lulus data.

Proses data.

Laporan-laporan berkaitan Buku Vot. Pengguna boleh rujuk Appendiks 1 untuk mendapat gambaran secara menyeluruh mengenai proses-proses yang terdapat di dalam Sistem Buku Vot.



1.1 STRUKTUR SISTEM

Di Menu Sistem Buku Vot ini terdapat 4 fungsi utama yang mengandungi 44 aktiviti membolehkan pengguna melakukan penyelenggaraan terhadap rekod-rekod baru atau yang sedia ada. Bahagian-bahagian yang dimaksudkan adalah seperti berikut:



1.2 PANDUAN AM PENGGUNA

i. Setiap pengguna dikehendaki memahami beberapa panduan am untuk mengendalikan Sistem Buku Vot dengan lancar dan berkesan. Panduan berkenaan adalah seperti berikut:

Standad untuk kemasukan data tarikh adalah DDMMYYYY.

Kod Pembekal merupakan gabungan beberapa jenis kod yang lain. Format bagi Kod

Pembekal adalah 1_6_5, rujuk jadual di bawah;

6 1 2 2 2 5

Alphanumerik Kod Negeri

Kod Daerah

Kod Bandar

Nombor Siri (Dijana oleh sistem)

Untuk melihat mesej ralat program yang digunakan di dalam Sistem Buku Vot, sila

rujuk Bahagian 4 Panduan Pengguna ini.

Perhatian: Bagi semua medan Kod Kegunaan Pejabat pada beberapa skrin di dalam Sistem Buku Vot bertujuan untuk kegunaan di masa hadapan. Sebarang perkembangan mengenai perkara ini akan dimaklumkan kepada pengguna oleh pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab.

Perhatian: Bagi semua butang , ianya masih belum digunapakai sehingga tarikh Panduan Pengguna ini dikeluarkan. Sebarang perkembangan mengenai perkara ini akan dimaklumkan kepada pengguna oleh pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab.



BAHAGIAN 2 – MENU SISTEM BUKU VOT 2.1 PERMULAAN SISTEM

2.1.1 MEMASUKI SISTEM BUKU VOT ( SPEKS )

i. Pengguna akan dibekalkan oleh Pentadbir Sistem atau pegawai yang bertanggungjawab untuk

Sistem Perakaunan Berkomputer Standad Untuk Kerajaan Negeri (SPEKS) dengan 3 maklumat penting iaitu: Alamat URL Kod Pengguna Kata Laluan.

ii. Untuk memulakan sistem, pengguna dikehendaki “double-click” ikon “Internet Explorer” dan taipkan alamat URL untuk SPEKS seperti yang dibekalkan. Contoh alamat adalah seperti berikut; http://10.1.1.1:7777/dev60cgi/f60cgi?config=speks_prod dan kemudian tekan kunci Enter pada papan kekunci . SKRIN LOGIN akan dipaparkan seperti di Rajah 1.0

Rajah 1.0 : Skrin Login



2.1.2 LOGIN KE SISTEM BUKU VOT ( SPEKS

Rajah 1.1 : Skrin Login (Zoom in)

i. Pada skrin ini terdapat 3 butang arahan iaitu:

Login

Untuk masuk ke Menu Utama SPEKS. Kemudahan kunci-pintas Alt-L disediakan.

Tukar Kata Laluan

Untuk proses penukaran kata laluan pengguna.

Keluar

Untuk keluar dari Skrin Login Kemudahan kunci-pintas Alt-K disediakan.

ii. Butang : Langkah 1 – Apabila SKRIN LOGIN dipaparkan, kursor secara automatik berada di

medan Kod Pengguna. Masukkan maklumat Kod Pengguna (seperti yang dibekalkan oleh pentadbir sistem) di medan yang disediakan. Kemudian tekan kunci Tab atau gunakan tetikus untuk menggerakkan kursor ke medan Kata Laluan dan left-click tetikus berkenaan. Teruskan dengan memasukkan maklumat Kata Laluan (seperti yang dibekalkan oleh pentadbir sistem). Input Kata Laluan yang dimasukkan oleh pengguna tidak akan dipaparkan di skrin dan di ganti dengan simbol ‘*’ sebagai langkah-langkah keselamatan.

Langkah 2 – Seterusnya pengguna mempunyai pilihan sama ada menggunakan

tetikus (left-click) untuk klik pada butang arahan Login atau pengguna boleh terus menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci-pintas Alt-L. Sekiranya pengguna gagal memasuki skrin Menu Utama SPEKS dan mesej seperti “Kod Pengguna Tidak Wujud” dan “Kata Laluan Tidak Sah” dipaparkan, pengguna hendaklah merujuk perkara tersebut dengan Pentadbir Sistem atau Pegawai yang bertanggungjawab dengan SPEKS.



iii. Butang : Langkah 1 – Pengguna mempunyai pilihan sama ada menggunakan tetikus (left-click)

untuk klik pada butang arahan Tukar Kata. Skrin Kata Laluan akan dipaparkan. Rujuk Rajah 1.2.

Rajah 1.2 : Skrin Kata Laluan

Langkah 2 – Masukkan maklumat Kod Pengguna dan Kata Laluan Lama (seperti yang dibekalkan oleh pentadbir sistem) dan kemudian masukkan maklumat Kata Laluan Baru serta Pengesahan Kata Laluan yang dikehendaki oleh pengguna (kedua-dua medan ini mesti mengandungi data yang sama). Input Kata Laluan Lama, Kata Laluan Baru dan Pengesahan Kata Laluan yang dimasukkan oleh pengguna tidak akan dipaparkan di skrin dan di ganti dengan simbol ‘*’ sebagai langkah-langkah keselamatan.

Langkah 3 – Kemudian klik butang dan jika semua maklumat yang dimasukkan tidak mempunyai masalah, mesej “Kata Laluan Telah Dipinda” akan dipaparkan. Jika pengguna menghadapi sebarang masalah sila ulangi Langkah 2 semula.

Langkah 4 – Setelah selesai proses penukaran kata laluan, pengguna boleh menekan

butang untuk kembali ke SKRIN LOGIN.

Peringatan: Jangan dedahkan maklumat Kata Laluan pengguna kepada individu yang lain. Jika pengguna menghadapi sebarang masalah berhubung perkara ini, sila rujuk kepada pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab.

iv. Butang : Langkah 1 – Tiada sebarang input data diperlukan untuk proses ini. Pengguna hanya

perlu menekan butang arahan Keluar sama ada dengan menggunakan tetikus (left-click) atau papan kekunci iaitu dengan menekan kunci-pintas Alt-K dan dalam beberapa saat pengguna tidak lagi berada dicapaian alamat URL sistem. Sekiranya pengguna menghadapi sebarang masalah, sila rujuk dengan Pentadbir Sistem atau Pegawai yang bertanggungjawab dengan SPEKS.



2.1.3 LANGKAH PERMULAAN SEBELUM OPERASI BUKU VOT

Rajah 2.0 : Skrin Menu Utama SPEKS

i. Setelah pengguna berjaya memasuki sistem, skrin di atas akan dipaparkan.

ii. Capaian ke Sistem Buku Vot adalah sama ada menggunakan kunci Tab dan kunci Enter

atau tetikus (left-click). Paparan skrin berikut seperti Rajah 2.1:

Rajah 2.1 : Skrin Menu Utama Sistem Buku Vot



2.1.3.1 SISTEM PARAMETER

Untuk memulakan pengoperasian Sistem Buku Vot, setiap Jabatan atau Pusat Tanggungjawab (PTJ) perlu memasukkan data parameter masing-masing. Kemasukan data ke skrin Sistem Parameter hanya perlu dilakukan sekali sahaja. Ia akan dikemaskini secara automatik apabila proses bulanan dan tahunan dilaksanakan (rujuk 2.5). Capaian skrin kemasukan parameter adalah seperti cartalir di bawah:

Cartalir ke skrin Sistem Parameter:

Rajah 3.1 : Skrin Sistem Parameter

Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Sistem Parameter adalah seperti berikut:

Nama Nota Keterangan Medan

Tahun Kewangan ** Tahun perakauanan pengguna. Bulan Kewangan ** Bulan sistem perakaunan pengguna. Jabatan ** Jabatan pengguna. PTJ ** PTJ pengguna. Bulan AKB

@ Maksimum bilangan bulan AKB. Data boleh dipinda pada bila-bila masa jika perlu bergantung kepada tempoh AKB.

Status Parameter @ Sama ada pusingan perakaunan ini aktif atau tidak. Nota:

** Data di medan ini dijana oleh sistem. @ Medan ini wajib diisi, tidak boleh dikosongkan.

Rujuk Rajah 2.0

Rujuk Rajah 2.1

Rujuk Rajah.3.1

Menu Utama SPEKS

BUKU VOT – Sistem Buku Vot

Sistem Parameter



Butang 1: Butang ini berfungsi untuk pengguna memaparkan rekod parameter yang berkenaan dengan Jabatan/PTJ pengguna sahaja.

Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).

Kemudian, jika rekod wujud, pengguna akan melihat paparan rekod berkenaan pada skrin Sistem Parameter. Jika rekod tidak wujud pengguna hendaklah memaklumkan kepada pegawai yang berkenaan untuk memasukkan rekod sistem parameter seperti keterangan Butang 2.

Butang 2: Peringatan: Hanya pengguna yang dibenarkan sahaja yang boleh melakukan proses ini. Ia bertujuan untuk pengguna menambah rekod baru sistem parameter yang mana proses ini hanya dilaksanakan sekali sahaja iaitu di awal permulaan sebelum operasi SistemBuku Vot dilaksanakan.


Kemudian, secara automatik beberapa medan akan diisi dengan data yang telah dijana oleh sistem. Pengguna dikehendaki mengisikan data ke dalam medan yang wajib diisi dan lain-lain medan jika perlu.

Selesai sahaja proses kemasukan data, pengguna hendaklah menyimpan data tersebut ke dalam

pangkalan data dengan menekan/klik butang arahan . Rujuk keterangan Butang 5. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (kedua-dua kunci ditekan pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

Butang 3: Peringatan: Hanya pengguna yang dibenarkan sahaja yang boleh melakukan proses ini. Ia disediakan kepada pengguna untuk membuat sebarang pindaan kepada rekod semasa sahaja. Sebelum proses ini, pengguna hendaklah memaparkan rekod yang hendak dipinda dengan menekan/klik butang arahan Pertanyaan. Rujuk Butang 1.

Kemudian gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).

Gerakkan kursor ke medan yang ingin dipinda dan pengguna boleh mula meminda data lama ke data yang baru.

Selesai sahaja proses pindaan data, pengguna hendaklah menyimpan data tersebut ke dalam

pangkalan data dengan menekan/klik butang arahan . Rujuk Butang 5. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

Butang 4: Ia berfungsi supaya pengguna boleh membatalkan rekod di dalam pangkalan data. Peringatan: Hanya pengguna yang dibenarkan sahaja yang boleh melakukan proses ini. Sebelum proses ini dilaksanakan, pengguna hendaklah memaparkan rekod yang hendak dibatalkan dengan menekan/klik butang arahan Pertanyaan. Rujuk Butang 1.

Kemudian gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).



AMARAN: Rekod Sistem Parameter sangat penting dalam pengoperasian sistem. Pembatalan rekod boleh melumpuhkan Sistem Buku Vot.

Butang 5: Ia berfungsi kepada pengguna yang ingin menyimpan rekod baru atau rekod lama yang di buat pindaan.

Proses ini akan mengarahkan sistem untuk menyimpan rekod baru atau rekod yang dipinda ke dalam pangkalan data sistem.


Butang 6: Ia bertujuan untuk memudah pengguna mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya. Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).

Kemudian semua medan akan dikosongkan bagi pengguna meneruskan proses berikutnya.

Butang 7: Ia berfungsi untuk menutup skrin Sistem Parameter dan kembali ke skrin Menu Kemasukan. Gerakkan kursor ke butang ini menggunakan papan kekunci dengan menekan kunci Tab diikuti kunci Enter atau penggunaan tetikus (lelt-click).

Pengguna akan kembali ke skrin Menu Kemasukan.



2.1.3.2 KOD BARANG & KOD PEMBEKAL

Bagi kemasukan data untuk Kod Barang dan Kod Pembekal, ianya mesti dilaksanakan terlebih dahulu sebelum mula menggunakan Sistem Buku Vot. Kemasukan kod-kod ini hanya boleh dilakukan oleh pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab di Bendahari Negeri.

Ia bertujuan untuk memudahkan pengguna dan menjadikan sistem berjalan dengan lancar dan berkesan.

Pengguna boleh memeriksa sama ada kod yang ingin digunakan telah disimpan di dalam pangkalan data melalui skrin pertanyaan di modul Sistem Kawalan Data.

Sebagai contoh; cara-cara untuk memeriksa rekod Kod Pembekal. Rujuk Rajah 2.0 iaitu

Menu Utama SPEKS, terdapat butang yang mana mencapai ke Sistem Kawalan Data. Klik butang tersebut, dan paparan Skrin Menu Utama Sistem Kawalan Data seperti rajah berikut:

Rajah 2.2 : Menu Utama Sistem Kawalan Data

Pada skrin di Rajah 2.2, terdapat Butang untuk capaian ke Skrin Kod Pembekal. Pengguna dikehendaki menekan/klik butang tersebut untuk paparan skrin seterusnya.



Rajah 2.2.1 : Skrin Kod Pembekal

Apabila skrin di atas dipaparkan, pengguna dikehendaki klik Butang dan paparan Skrin Pertanyaan Pembekal akan dikeluarkan. Rujuk Rajah 2.2.2

Rajah 2.2.2 : Skrin Pertanyaan Pembekal



Dari sini boleh pengguna memastikan sama ada Kod Pembekal yang perlu diguna-pakai terdapat di dalam pangkalan data atau tidak.

Jika rekod tidak terdapat di dalam senarai yang dikeluarkan, pengguna hendaklah memaklumkan kepada pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab. Ini kerana hanya pengguna yang mempunyai kebenaran sahaja yang boleh melakukan proses kemasukan rekod baru .

Pertambahan rekod mungkin berlaku pada bila-bila masa diperlukan mengikut kepada keperluan pengguna. Jika perkara tersebut berlaku, pengguna hendaklah melaporkan kepada pentadbir sistem atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas sistem ini di Bendahari Negeri.



2.1.4 ALIRAN PROSES SISTEM BUKU VOT

i. Cartalir Proses Daftar Kontrak

Daftar Kontrak

Daftar Bayaran Kontrak

Bayaran Tanpa

PT

Baucar Bayaran

Baucar Bayaran Di

Lejer Am (GL)

Rujuk 2.3.2

Rujuk 2.3.3

Rujuk 2.3.8

Rujuk 2.3.9

Tanggungjawab di Bendahari Negeri



ii. Cartalir Proses Nota Minta

iii. Cartalir Proses Pesanan Tempatan Manual

Nota Minta

Pesanan Tempatan Nota

Minta

Pendaftaran Invois Dgn PT

Baucar Bayaran

Rujuk 2.3.4

Rujuk 2.3.5

Rujuk 2.3.7

Rujuk 2.3.9

Baucar Bayaran Di

Lejer Am (GL) Tanggungjawab di Bendahari Negeri

Pesanan Tempatan Manual

Pendaftaran Invois Dgn PT

Baucar Bayaran

Baucar Bayaran Di Lejer Am (GL)

Rujuk 2.3.6

Rujuk 2.3.7

Rujuk 2.3.9




iv. Cartalir Proses Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan

v. Cartalir Proses Jurnal Baucar

vi. Cartalit Proses Penyata Pemungut


Daftar Bayaran Tanpa PT

Baucar Bayaran

Baucar Bayaran Di Lejer Am (GL)

Rujuk 2.3.8

Rujuk 2.3.9


Jurnal Baucar

Jurnal Baucar Di Lejer Am (GL)

Penyata Pemungut

Penyata Pemungut Lejer Am (GL)




2.2 SKRIN MENU UTAMA SISTEM BUKU VOT

i. Rajah-rajah yang dipaparkan di bawah adalah skrin Menu Utama Sistem Buku Vot dan bahagian-bahagian serta aktiviti-aktiviti yang terkandung di dalamnya.

ii. Dari Menu Utam SPEKS (Rujuk Rajah 2.0) gerakan kursor ke butang sama ada dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau tetikus (left-click). Paparan skrin Menu Kemasukan akan dipaparkan seperti Rajah 3.0.

iii. Selain Menu Kemasukan, terdapat 3 skrin menu yang lain iaitu Menu Pertanyaan (Rajah 4.0

/ rujuk perkara 2.4), Menu Proses (Rajah 5.0 / rujuk perkara 2.5) dan Menu Laporan (Rajah 6.0 dan Rajah 6.1 / rujuk Bahagian 3)

Rajah 3.0 : Menu Kemasukan

Rajah 4.0 : Menu Pertanyaan



Rajah 5.0 : Menu Proses

Rajah 6.0 : Menu Laporan



Rajah 6.1 : Menu Laporan



2.3 MENU KEMASUKKAN 2.3.1 SISTEM PARAMETER

Sila rujuk perkara 2.1.3

2.3.2 DAFTAR KONTRAK

i. Cartalir ke skrin Daftar Kontrak:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai Kontrak atau Sebutharga yang telah diberikan kepada Pembekal.

Rajah 3.2 : Skrin Daftar Kontrak

iii. Skrin Daftar Kontrak terbahagi kepada 2 seksyen:

“Header”. Maklumat terperinci.

Menu Utama SPEKS


Daftar Kontrak

Bahagian Menu Kemasukan



Rajah 3.2.1 : Seksyen Maklumat Terperinci Skrin Daftar Kontrak (Zoom in)

iv. Lingkaran hitam pada Rajah 3.2.1 merujuk kepada simbol scroll bar yang mana digunakan untuk melihat rekod-rekod seterusnya. Dalam kes rajah di atas, hanya 2 rekod pertama yang dipaparkan. Jika terdapat lebih dari 2 rekod, pengguna boleh menarik scroll bar untuk melihat rekod-rekod seterusnya

v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Daftar Kontrak adalah seperti berikut:


“Header” Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pengguna. No. Kontrak/Sebutharga @ Nombor rujukan Kontrak/Sebutharga. Kod Pembekal @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. Tarikh

** Tarikh pendaftaran kontrak. Tarikh semasa sistem akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai boleh dipinda.

Jenis Kontrak/Sebutharga @ Jenis suatu kontark/sebutharga. Peringkat @ Peringkat suatu kontrak/sebutharga sama ada Pusat

atau Jabatan. Perihal Kontrak/Sebutharga @ Catatan mengenai kontrak. Tarikh Kontrak Mula @ Tarikh kontrak akan bermula. Tamat @ Tarikh kontrak akan tamat. No. Rujukan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan @ Nombor rujukan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan

bagi kontrak yang dimasukkan. Kod Bank @ Ctrl-L untuk mendapat senarai Kod Bank. Akaun Bank @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Akaun Bank. Amaun Kontrak @ Amaun kontrak yang diberikan. Nama dan Alamat Bank ** Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna

memilih Akaun Bank. Data ini tidak boleh dipinda. Maklumat Terperinci Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod

disimpan ke pangkalan data. Kod Barang @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang. Perihal @ Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna

memilih Kod Barang. Data ini tidak boleh dipinda. Nota:




vi. Pada skrin ini terdapat 9 butang arahan iaitu:

Pertanyaan

Untuk membuat pertanyaan mengenai rekod yang telah wujud dan memaparkan maklumat pada skrin.

Tambah Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak.

Edit

Untuk pindaan ke atas rekod yang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.

Batal Untuk membatalkan suatu rekod yang wujud.

Batal Line

Untuk membatalkan rekod pada seksyen Maklumat Terperinci.

Simpan

Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.

Sub Kontraktor

Untuk melihat/menambah/pindaan rekod suatu Sub Kontraktor bagi Kontrak yang dipaparkan.

Kosongkan

Untuk mengosongkan semua medan bagi proses seterusnya.

Keluar Untuk keluar ke Menu Kemasukan.

2.3.2.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan dan Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.

Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke

dalam pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-click).

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.

Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan

kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).



2.3.2.2 PROSES PERTANYAAN Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan

skrin seperti berikut akan diperolehi:

Rajah 3.2.2 : Skrin Senarai Dokumen Daftar Kontrak

Langkah 2: Masukkan Tarikh jika pengguna mempunyai tujuan untuk melihat rekod Daftar Kontrak suatu tarikh tertentu atau kosongkan medan Tarikh dan semua rekod Daftar Kontrak akan dipaparkan. Klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.

Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum

menekan butang atau pegguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Daftar Kontrak yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.

Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Daftar Kontrak tanpa memilih

sebarang rekod, klik butang .



2.3.2.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2.

Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang

dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan.

Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan

rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada

baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.

Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

2.3.2.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki

memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2.

Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang

dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.

2.3.2.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI

Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci

dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2.

Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan.

Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.





2.3.2.6 MAKLUMAT SUB KONTRAKTOR

Langkah 1: Sebelum klik butang sub kontraktor, pengguna dikehendaki memilih rekod kontraktor mana akan atau sudah mempunyai maklumat sub kontraktor. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.2.2.

Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod kontraktor berkenaan, klik butang

untuk proses pada skrin sub kontraktor. Skrin seperti Rajah 3.2.3 akan dipaparkan jika kontrak belum mempunyai maklumat sub kontraktor. Tetapi jika kontrak telah mempunyai rekod sub kontraktor, maklumat sub kontraktor yang pertama akan dipaparkan. Jika terdapt lebih dari satu sub kontraktor, untuk melihat maklumat sub kontraktor yang lain, pengguna dikehendaki klik butang . Sila rujuk Keterangan proses pertanyaan di 2.3.2.2.

Rajah 3.2.3 : Skrin Daftar Sub Kontraktor

Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Daftar Sub Kontrak adalah seperti berikut:


Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pengguna. No. Kontrak/Sebutharga @ Nombor Kontrak/Sebutharga rekod yang

dimasukkan. Kod Pembekal @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. Kod Bank @ Ctrl-L untuk mendapat senarai Kod Bank. Akaun Bank @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Akaun Bank. Nama dan Alamat Bank ** Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna

memilih Akaun Bank. Data ini tidak boleh dipinda. Amaun Kontrak/Sebutharga @ Nilai kontrak yang diberikan.

Nota:




Langkah 3: Jika pengguna ingin menambah rekod baru, klik butang dan masukkan data ke medan yang disediakan. Akhir sekali klik butang untuk menyimpan rekod baru tadi ke dalam pangkalan data.

Langkah 4: Jika pengguna ingin meminda rekod lama, klik butang dan

pengguna boleh mula meminda mana-mana data yang perlu di buat pindaan. Akhir sekali klik butang untuk mengemaskini rekod yang dipinda tadi.

Peringatan: Sebelum menekan butang pastikan kursor tidak berada pada baris

kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci.

Langkah 5: Jika ingin membatalan rekod lama, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.

Langkah 6: Untuk mengosongkan semua medan, sila klik butang

Langkah 7: Untuk kembali ke skrin Daftar Kontrak, sila klik butang .





2.3.3 DAFTAR BAYARAN KONTRAK

i. Cartalir ke skrin Daftar Bayaran Kontrak:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai jadual pendaftaran pembayaran ke atas kontrak/sebutharga untuk tahun tertentu bagi tempoh 1 tahun.

Rajah 3.3 Skrin Daftar Bayaran Kontrak

iii. Skrin Daftar Bayaran Kontrak terbahagi kepada 2 seksyen :


iv. Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di

bahagian 2.3.2 (iv).

Menu Utama SPEKS


Daftar Bayaran Kontrak Bahagian Menu Kemasukan



v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Daftar Bayaran Kontrak adalah seperti berikut:


“Header” Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pengguna. Jenis Urusniaga ** Automatik nilai = 203 untuk usrusniaga Daftar

Bayaran Kontrak. No Daftar Bayaran Kontrak/Sebutharga @ Nombor rujukan untuk Daftar Bayaran

Kontrak/Sebutharga yang di masukkan. Tarikh

** Tarikh pendaftaran bayaran kontrak/sebutharga. Tarikh semasa sistem akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai boleh dipinda.

Jabatan Pembayar @ PTJ Pembayar @ No Kontrak/Sebutharga @ Nombor Kontrak/Sebutharga yang ingin di daftar

untuk pembayaran. Kod Pembekal

** Medan ini secara automatik diisi apabila pengguna memasukkan No Kontrak/Sebutharga. Data ini tidak boleh dipinda.

Bekal Kepada PTJ Maklumat terperinci Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod

disimpan ke pangkalan data. Vot

Jika medan Vot diisi, kursor akan automatik ke medan Prog/Aktiviti untuk kemasukan data. Manakala jika medan Vot tidak diisi, kursor akan automatik ke medan Amanah untuk kemasukan data.

Jabatan @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. PTJ/PK @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Prog/Aktiviti Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod

Prog/Aktvt. Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran

secara langsung dan P untuk secara kredit. Kod Barang @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang. Kuantiti @ Kuantiti barangan. Harga Seunit @ Harga seunit barangan Harga Bersih ** Jumlah harga barangan mengikut kuantiti

barangan. Di kira secara automatik oleh sistem. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan. Jumlah ** Jumlah besar harga semua barangan yang

dimasukkan. Di kira secara automatik oleh sistem. Nota:




vi. Pada skrin ini terdapat 13 butang arahan iaitu: Pertanyaan



Edit

Untuk pindaan ke atas rekodyang telah wujud. Bukan semua medan dibenarkan untuk pindaan. Rujuk Keterangan Medan.


Batal Line


Tolak

Untuk penolakan dokumen selepas proses Semak atau Lulus. * Suatu dokumen yang ditolak boleh di edit.

Simpan


Notis Untuk kegunaan di masa hadapan.

Info Untuk maklumat checklist.

Semak

Untuk penyemakan dokumen.

Lulus

Untuk mengesahkan kelulusan dokumen dengan had. * Proses Lulus hanya dibenarkan selepas proses Semak dilaksanakan ke atas dokumen tersebut.

Kosongkan





Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga dan Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.

Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam

pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-click).








Rajah 3.3.1 : Skrin Senarai Dokumen

Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan.

Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih sebelum menekan butang atau pegguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Daftar Bayaran Kontrak yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.

Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Daftar Bayaran Kontrak tanpa

memilih sebarang rekod, klik butang .




















Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan.

Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.


Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci

Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).



2.3.3.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK

Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2.

Langkah 2: Proses ini melibatkan butang .

2.3.3.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna

dikehendaki memilih rekod mana yang hendak diluluskan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.3.2.


2.3.3.8 PERGERAKAN TRANSAKSI PERUNTUKAN

Apabila Daftar Bayaran Kontrak diluluskan; o Tolak Baki Sebenar, Baki Bayang o Tambah Tanggungan

Apabila Daftar Bayaran Kontrak dibatalkan selepas diluluskan; o Tambah Baki Sebenar, Baki Bayang o Tolak Tanggungan



2.3.4 NOTA MINTA

i. Cartalir ke skrin Nota Minta:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai permintaan barang sekaligus menghasilkan Pesanan Tempatan setelah proses Lulus berlaku.

Rajah 3.4 : Skrin Nota Minta

iii. Skrin Nota Minta terbahagi kepada 2 seksyen:




Menu Utama SPEKS


Nota Minta




v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Nota Minta adalah seperti berikut:

Nama Nota Keterangan Medan “Header” Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pengguna. Jenis Urusniaga ** Automatik nilai = 201 untuk urusniaga Nota Minta. No. Nota Minta ** Nilai akan dijana secara automatik selepas rekod

disimpan ke pangkalan data. Tarikh Nota Minta

** Tarikh kemasukan rekod Nota Minta. Tarikh semasa sistem akan dijana sebagai nilai default. Nilai boleh dipinda.

Jab. Membayar ** Dijana oleh sistem. Data tidak boleh dipinda. PTJ Membayar ** Dijana oleh sistem. Data tidak boleh dipinda. Jab. Mohon ** Dijana oleh sistem. Data tidak boleh dipinda. PTJ Mohon @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai PTJ Mohon. Kod Pembekal @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. No Kontrak/Sebutharga Ctrl-L untuk mendapatkan senarai No Kontrak/

Sebutharga. Bekal Kepada PTJ @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Bekal Kepada PTJ. Maklumat terperinci Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod

disimpan ke pangkalan data. Vot/Maksud


Jabatan @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. PTJ/PK @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Program/Akt Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara

langsung dan P untuk secara kredit. Kod Barang @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang. Kuantiti @ Kuantiti barangan. Harga Seunit @ Harga seunit barangan Harga Bersih ** Jumlah harga barangan mengikut kuantiti barangan. Di

kira secara automatik oleh sistem. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan. Jumlah ** Jumlah besar harga semua barangan yang dimasukkan.

Di kira secara automatik oleh sistem. Nota:




vi. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu:

Pertanyaan



Edit



Batal Line


Tolak


Simpan




Semak


Lulus


Kosongkan



Cetak

Untuk mencetak rekod dokumen. Tanpa paparan rekod butang Cetak akan disabled. Ia akan aktif apabila rekod dipaparkan.



2.3.4.1 PROSES KEMASUKAN REKOD BARU Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click)

Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh Nota Minta,

Jab. Membayar, PTJ Membayar dan Jab. Mohon dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.



Langkah 4: Panggil semula rekod yang disimpan tadi. Untuk memanggil rekod rujuk

arahan proses 2.3.4.2(viii).

Langkah 5: Setelah memperolehi paparan rekod tersebut, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan proses checklist rekod berkenaan dilaksanakan. Skrin berikut akan dipaparkan:

Rajah 3.4.1 : Skrin Nota Minta – Info

Langkah 6: Pengguna dikehendaki menanda ‘Ya’ pada kotak Perkara yang berkaitan dengan rekod Nota Minta. Untuk menanda ‘Ya’ pengguna perlu menggunakan tetikus untuk membawa kursor ke dan left-click untuk

menghasilkan grafik tanda ‘Ya’ seperti ini dan sebaliknya untuk ‘Tidak’. Langkah 7: Setelah selesai proses checklist, pastikan pengguna klik butang

supaya rekod dikemaskini di dalam pangkalan data. Kemudian pengguna boleh klik butang untuk kembali ke skrin Nota Minta






2.3.4.2 PROSES PERTANYAAN

Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click). Paparan skrin seperti berikut akan diperolehi:


Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud dan memenuhi kriteria yang berkenaan.

Langkah 3: Pengguna mesti meletakkan kursor pada rekod yang hendak dipilih

sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Nota Minta yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.

Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Nota Minta tanpa memilih sebarang

rekod, klik butang .



2.3.3.3 MENCETAK REKOD

Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2.

Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.


Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod

mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2.

Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di buat pindaan, klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan

pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan.

Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.







Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan

untuk makluman pengguna.


Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2.

Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, gerakkan kursor

pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan baris rekod berkenaan.

Langkah 3: Setelah selesai proses pembatalan, pengguna dikehendaki menyimpan rekod

berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dibatalkan sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.




Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan

menekan kunci Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).

2.3.4.7 PROSES PENYEMAKAN NOTA MINTA

Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna

dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2.


2.3.4.8 PROSES MELULUSKAN NOTA MINTA

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dilulus. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.4.2.



Apabila Nota Minta diluluskan; o Tolak Baki Bayang o Tambah Baki Rizab



2.3.5 PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA

i. Cartalir ke skrin Pesanan Tempatan Nota Minta:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan data ke medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja semasa proses pindaan rekod hendak dilaksanakan. Skrin ini tidak membenarkan sebarang proses kemasukan rekod dilaksanakan oleh pengguna kerana proses tersebut dilaksanakan secara automatik oleh sistem apabila suatu Nota Minta diluluskan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

Rajah 3.5 : Skrin Pesanan Tempatan Nota Minta

iii. Skrin Pesanan Tempatan Nota Minta terbahagi kepada 2 seksyen:




Menu Utama SPEKS


Pesanan Tempatan Nota Minta




v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pesanan Tempatan Nota Minta adalah seperti berikut:


“Header” Tahun Kewangan ** Dijana oleh sistem. Jenis Urusniaga ** Dijana oleh sistem. No. Pesanan ** Dijana oleh sistem. Tarikh ** Dijana oleh sistem. Tarikh semasa. No. Nota Minta ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Tarikh Nota Minta ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Tarikh Sah Laku Hingga @ Data boleh dipinda. Jabatan Pembayar ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. PTJ Pembayar ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Jab. Mohon ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. PTJ Mohon ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Kod Pembekal ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Kod Kontrak ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Bekal Kepada PTJ ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Tarikh Terima Barang Data boleh dipinda. Maklumat terperinci Bil ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Vot ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Jabatan ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. PTJ/PK ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Prog/Aktiviti ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Amanah ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Projek ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Setia ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. CP ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Kod Barang ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Kuantiti ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Harga Seunit ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Harga Bersih ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Kod Kegunaan Pejabat ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan. Jumlah ** Data dari rekod Nota Minta yang berkenaan.

Nota:




vi. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu: Pertanyaan



Edit


Batal Disabled.

Batal Line Disabled.

Tolak Disabled.

Simpan




Semak


Lulus


Kosongkan



Cetak







Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan


sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pesanan Tempatan Nota Minta yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.

Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pesanan Tempatan Nota Minta tanpa


2.3.5.2 PROSES MENCETAK RECORD


Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin di cetak, klik butang

dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan dokumen.




Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod



dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan Tarikh Sah Laku dan Tarikh Terima Barang sahaja yang dibenarkan untuk pindaan.


















baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan




2.3.5.6 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA



2.3.5.7 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN – NOTA MINTA

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna




Apabila Pesanan Tempatan Nota Minta diluluskan; o Tolak Baki Sebenar, Baki Rizab o Tambah Tanggungan

Apabila Pesanan Tempatan Nota Minta dibatalkan sebelum lulus; o Tambah Baki Bayang o Tolak Baki Rizab

Apabila Pesanan Tempatan Nota Minta dibatalkan selepas lulus; o Tambah Baki Sebenar, Baki Bayang o Tolak Tanggungan



2.3.6 PESANAN TEMPATAN MANUAL

i. Cartalir ke skrin Pesanan Tempatan Manual:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai Pesanan Tempatan

secara manual. Ia dilaksanakan secara manual apabila Pesanan Tempatan yang ingin di buat tidak mempunyai Nota Minta. Pengguna mempunyai pilihan sama ada hendak menghasilkan nombor yang tertera di medan No. Pesanan secara manual atau membiarkan sistem menjanakan nombor tersebut secara automatik semasa proses menyimpan rekod.

Rajah 3.6 : Skrin Pesanan Tempatan Manual

iii. Skrin Pesanan Tempatan Manual terbahagi kepada 2 seksyen:


Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian 2.3.2 (iv).

Menu Utama SPEKS


Pesanan Tempatan Manual Bahagian Menu Kemasukan



iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pesanan Tempatan Manual adalah seperti berikut:


“Header” Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pengguna. Jenis Urusniaga ** Automatik nilai = 206 untuk urusniaga Pesanan

Tempatan Manual. No. Pesanan @ Nombor rujukan untuk pesanan yang dimasukkan. Tarikh

** Tarikh pesanan tempatan di buat. Tarikh semasa sistem akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai boleh dipinda.

Jabatan Pembayar ** Data dijana oleh sistem mengikut jabatan pengguna. PTJ Pembayar ** Data dijana oleh sistem mengikut Ptj pengguna. Jab. Mohon @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Jabatan. PTJ Mohon @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai PTJ. Kod Pembekal @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. Kod Kontrak Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Kontrak. Bekal Kepada PTJ @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai PTJ. Tarikh Sah Laku Hingga @ Data boleh dipinda. Tarikh Terima Barang @ Data boleh dipinda. Maklumat terperinci Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod



Jabatan @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. PTJ/PK @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Prog/Aktiviti Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran

secara langsung dan P untuk secara kredit. Kod Barang @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Barang. Kuantiti @ Kuantiti barangan. Harga Seunit Harga seunit barangan Harga Bersih ** Jumlah harga barangan mengikut kuantiti barangan.

Di kira secara automatik oleh sistem. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan. Jumlah ** Jumlah besar harga semua barangan yang

dimasukkan. Di kira secara automatik oleh sistem. Nota:




v. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu:

Pertanyaan



Edit



Batal Line


Tolak


Simpan




Semak


Lulus


Kosongkan



Cetak





Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh, Jabatan

Pembayar dan PTJ Pembayar dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.

Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke

dalam pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-click).









Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih

untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu. Medan Jab dan PTJ adalah berpandukan pengguna dari Jabatan atau PTJ berkenaan. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan.


sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pesanan Tempatan Manual yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.

Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pesanan Tempatan Manual tanpa


2.3.6.3 PROSES MENCETAK REKOD















Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.6.2.











baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan


2.3.6.7 PROSES SEMAKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL



2.3.6.8 PROSES MELULUSKAN PESANAN TEMPATAN MANUAL







Apabila Pesanan Tempatan Manual diluluskan; o Tolak Baki Sebenar, Baki Bayang o Tambah Tanggungan

Apabila Pesanan Tempatan Manual dibatalkan selepas lulus; o Tambah Baki Sebenar, Baki Bayang o Tolak Tanggungan



2.3.7 SKRIN PENDAFTARAN INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

i. Cartalir ke skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai pendaftaran bayaran yang berkaitan dengan proses Pesanan Tempatan. Transaksi yang terlibat adalah untuk menjanakan baucar sama ada baucar automatik atau baucar manual.

Rajah 3.7 : Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan

iii. Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan terbahagi kepada 3 seksyen:

“Header”. Maklumat Terperinci 1.

Maklumat Terperinci 2

Menu Utama SPEKS


Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan Bahagian Menu Kemasukan



iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan adalah seperti berikut:


“Header” Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pegguna. Nilai default adalah

tahun semasa system. Nilai boleh dipinda. Jenis Urusniaga ** Automatik nilai = 210 Tarikh

** Tarikh pendaftaran invois. Tarikh semasa system akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai noleh dipinda.

No. Pesanan Tempatan @ Nombor rujukan pesanan tempatan berkenaan. Tarikh PT/WPU/Kontrak No. Invois/Tuntutan @ Nombor rujukan invois/tuntutan. Tarikh Invois

** Tarikh invois. Tarikh semasa system akan dijanakan sebagai nilai default. Nilai noleh dipinda.

Tarikh Terima Invois Di PTJ @ Tarikh invois diterima di PTJ

Amaun (RM) @ Amaun invois. Tarikh Invois Disahkan @ Tarikh pengesahan invois. AP58 (+) Tarikh Terima Invois Unit Kew PTJ @ Tarikh invois diterima di Unit Kewangan PTJ.

Tahun AP 58 @ Perihal Baucar @ Perkara baucar. Rujukan Nota DT/KT/DK Nombor rujukan.

Bentuk Bayaran @ Cara pembayaran dilakukan. Dengan Pemfaktoran @ Faktor yang digunakan. Maklumat Terperinci 1 Nama Pemfaktor @ Nama pemfaktor. No. Daftar Syarikat Pemfaktor @ Nombpr pengenalan syarikat pemfaktor.

No. Akaun Bank Pemfaktor @ Nombor akaun bank pemfaktor.

Kod Bank @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Bank. Nama/Alamat ** Data akan dijana secara automatik apabila Kod

Bank dipilih. Rujukan Perjanjian @ Nombor rujukan perjanjian. Tarikh Perjanjian @ Tarikh perjanjian. Perihal Cek @ Jenis Cek

Nota:




vii. Klik butang untuk paparan seksyen Maklumat Terperinci 2. Rujuk Rajah 3.7.1.

Rajah 3.7.1 : Skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan – Maklumat Terperinci

viii. Sila rujuk keterangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat terperinci 2 di


ix. Untuk kembali ke paparan skrin asal, klik butang pada skrin Maklumat Terperinci (seksyen Maklumat terperinci 2).

x. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan

Tempatan adalah seperti berikut:

Nama Nota Keterangan Medan Maklumat Terperinci 2 Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod

disimpan ke pangkalan data. Vot/Maksud


Jabatan Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. PTJ/PK Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Program/Akivitit Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran

secara langsung dan P untuk secara kredit. Objek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo. Kuantiti Invois @ Kuantiti invois. Harga Seunit @ Harga seunit. Amaun Invois Jumlah nilai invois. Amaun Pesanan Jumlah nilai pesanan. Baki Perbezaan Perbezaan nilai antara Amaun Invois dan Pesanan. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan.

Nota:




v. Pada skrin ini terdapat 13 butang arahan iaitu: Pertanyaan


Tambah

Untuk menambah rekod baru Daftar Kontrak.

Edit



Batal Line


Tolak


Simpan Untuk menyimpan rekod baru atau rekod lama yang dipinda.

Notis

Untuk kegunaan di masa hadapan.

Semak


Info

Untuk maklumat checklist.

Lulus


Kosongkan


Keluar

Untuk keluar ke Menu Kemasukan.



Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh dan Tarikh Invois dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.

Langkah 3: Setelah kesemua data dimasukkan, pengguna boleh menyimpan rekod ke dalam pangkalan data dengan klik butang menggunakan tetikus (left-click).








Langkah 2: Pengguna boleh memilih sama ada ingin melihat semua rekod atau memilih untuk melihat rekod berpandukan status sama ada Ditolak, Belum Disemak, Disemak atau Lulus. Pengguna juga boleh menentukan sama ada ingin melihat rekod pada suatu tarikh tertentu, suatu jabatan tertentu dan suatu Ptj tertentu. Setelah selesai menentukan kriteria rekod, klik butang pada skrin dan pengguna akan dipaparkan dengan rekod-rekod yang wujud.dan memenuhi kriteria yang berkenaan.


sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan Tempatan yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.

Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pendaftaran Invois Dengan Pesanan

Tempatan tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .







Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki

menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.













pada baris rekod yang ingin dibatalkan. Kemudian klik butang untuk membatalkan rekod berkenaan.




baris kosong (tanpa data) di bahagian seksyen Maklumat Terperinci. Tips: Pergerakan dari suatu medan ke medan seterusnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci

Tab pada papan kekunci atau klik tetikus (left-click). Manakala pergerakan dari suatu medan ke medan sebelumnya boleh dilaksanakan dengan menekan kunci Shift bersama dengan kunci Tab (pada masa yang sama) atau klik tetikus (left-click).



2.3.7.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna



2.3.7.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR INVOIS DENGAN PT

Langkah 1: Sebelum proses meluluskan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.7.2.



Apabila Daftar Invois Dengan PT diluluskan o Tolak Tanggungan o Tambah Liabiliti

Apabila Daftar Invois Dengan PT dibatalkan setelah diluluskan o Tambah Tanggungan o Tolak Liabiliti



2.3.8 SKRIN PENDAFTARAN BAYARAN TANPA PESANAN TEMPATAN

i. Cartalir ke skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai daftar bayaran yang tiada kaitan dengan proses Pesanan Tempatan, termasuklah baucar yang dijana secara auto ataupun manual.

Rajah 3.8 : Skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan

iii. Skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan terbahagi kepada 2 seksyen:

“Header”. Maklumat terperinci. Butir Cek.

iv. Sila rujuk penerangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di


Menu Utama SPEKS


Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan




v. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan adalah seperti berikut:


“Header” Tahun Kewangan ** Tahun perakaunan pegguna. Nilai default adalah tahun

semasa system. Nilai boleh dipinda. Jenis Urusniaga @ Automatik nilai = 210 Tarikh ** Tarikh pendaftaran invois. Tarikh semasa system akan

dijanakan sebagai nilai default. Nilai noleh dipinda. No. Invois/Penyata Tuntutan @ Nombor rujukan Invois/Penyata Tuntutan.

Tarikh Invois @ Tarikh Invois Jabatan ** Data dijana oleh sistem mengkut Jabatan pengguna. PTJ ** Data dijana oleh sistem mengikut PTJ pemgguna. Tarikh Terima Invois Di PTJ @ Tarikh menerima Invois Di PTJ.

Amaun (RM) @ Amaun invois. Tarikh Invois Disahkan @ Tarikh pengesahan invois. + AP58 AP96 Tarikh Terima Invois Unit Kew PTJ @ Tarikh menerima Invois di Unit Kew PTJ

Tahun AP58 (a) Daftar Kontrak Bayaran Nombor rujukan daftar kontrak bayaran. Kod Pembekal Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Pembekal. No. Kad Pengenalan/No. Daftar Syarikat Nombor Kad Pengenalan atau Daftar Syarikat.

Bil Cek Bilangan cek yang dikeluarkan. Bentuk Bayaran @ Bentuk bayaran yang di buat. Perihal @ Perkara atau catatan. Maklumat terperinci Bil Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod



Jabatan @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Jabatan. PTJ/PK @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod PTJ/PK. Prog/Aktiviti Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Prog/Aktvt. Amanah Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Amanah. Projek Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Projek. Setia Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Setia. CP Cara pembiayaan. Kosongkan untuk pembayaran secara

langsung dan P untuk secara kredit. Objek @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo. Amaun @ Amaun bayaran yang di buat. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan.

Nota :




vi. Klik butang membolehkan pengguna melihat maklumat lanjut berkaitan rekod yang dipilih. Skrin berikut akan dipaparkan:

Rajah 3.8.1: Skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan – Butir Cek

vii. Klik untuk kembali seperti Rajah 3.8 viii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin tersebut adalah seperti berikut:

Nama Nota Keterangan Medan Bilangan Cek ** Nombor siri untuk mengira bilangan cek. Nama Penerima @ Nama penerima cek berkaitan. Amaun (RM) @ Amaun cek yang dikeluarkan. Kod Bank @ Kod bank bagi cek. No. Kad Pengenalan/Akaun Bank @ Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank.

Alamat/Nama Bank @ Alamat/Nama bank berkenaan. Perihal Perkara pengeluaran cek. Perihal Cek/EFT Perkara Cek/EFT Akaun Penerima/Terbuka Jenis Cek



ix. Pada skrin ini terdapat 13 butang arahan iaitu:

Pertanyaan



Edit



Batal Line


Tolak


Simpan




Semak


Lulus


Kosongkan




Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jenis Urusniaga, Tarikh dan Tarikh

Invois dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.













sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.

Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Pendaftaran Daftar Bayaran Tanpa

Pesanan Tempatan tanpa memilih sebarang rekod, klik butang .



2.3.8.3 PINDAAN PADA REKOD YANG DISIMPAN




Langkah 3: Setelah selesai proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki

menyimpan rekod berkenaan dengan klik butang supaya maklumat yang baru dipinda sebentar tadi dikemaskini di dalam pangkalan data.



2.3.8.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIM[PAN

















2.3.8.6 PROSES SEMAKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT



2.3.8.7 PROSES MELULUSKAN DAFTAR BAYARAN TANPA PT





Apabila Daftar Bayaran Tanpa PT diluluskan; o Tolak Baki Bayang, Baki Sebenar o Tambah Liabiliti

Apabila Daftar Bayaran Tanpa PT dibatalkan selepas lulus; o Tambah Baki Bayang, Baki Sebenar o Tolak Liabiliti



2.3.9 BAUCAR BAYARAN

i. Cartalir ke skrin Baucar Bayaran:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna melihat maklumat-maklumat yang telah dijana selepas proses LULUS sama ada Daftar Invois Dengan Pesanan Tempatan atau Daftar Bayaran Tanpa Pesanan Tempatan.

Rajah 3.9: Skrin Baucar Bayaran

iii. Skrin Baucar Bayaran terbahagi kepada 2 seksyen:


Sila rujuk penerangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian 2.3.2 (iv).

Menu Utama SPEKS


Baucar Bayaran Bahagian Menu Kemasukan



iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Baucar Bayaran adalah seperti berikut:


“Header” Tahun Kewangan ** Dijana oleh sistem. Jenis ** Dijana oleh sistem. + AP96 (a) ** + AP58 (a) ** No. Baucar ** Dijana oleh sistem. Tarikh Baucar ** Dijana oleh sistem. Tarikh semasa sistem. Kod Jab. ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Kod PTJ ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Bentuk Bayaran ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. No. Bank ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Berganda (Bil. Cek) ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Kod Pindah Catat ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Nama Penerima/Syarikat ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Amaun ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. No. KP/No. Daftar Syarikat ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.

Bil. Cek ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. No. Akaun Bank ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Kod Bank ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Nama/Alamat Bank ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Perihal ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Maklumat Terperinci Bil ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Vot ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Jab ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Ptj/Pk ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Prog/Aktiviti ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Amanah ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Projek ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Setia ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. CP ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Objek ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Amaun ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Kod Kegunaan Pejabat ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT. Jumlah ** Data dari Daftar Invois Dengan/Tanpa PT.

Nota :




Pada skrin ini terdapat 12 butang arahan iaitu:

Pertanyaan


Edit


Tolak Disabled.

Simpan




Semak


Lulus


Kosongkan



Invois Untuk merujuk kepada invois yang berkenaan dengan rekod.

Cetak









sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Baucar Bayaran yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.

Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Baucar Bayaran tanpa memilih




2.3.9. PROSES MENCETAK REKOD Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih

rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.9.1.



2.3.9.3 PINDAAN PADA REKOD YANG TELAH DISIMPAN Langkah 1: Sebelum proses pindaan dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod



dengan menggunakan tetikus (left-click) untuk membolehkan pindaan ke atas rekod berkenaan dilaksanakan. Hanya medan No. Bank sahaja yang dibenarkan untuk pindaan.



2.3.9.4 PEMBATALN REKOD YANG TELAH DISIMPAN





2.3.9.5 PROSES SEMAKAN BAUCAR BAYARAN



Langkah 2 : Proses ini melibatkan butang .

2.3.9.6 PROSES MELULUSKAN BAUCAR BAYARAN







Apabila Baucar Bayaran diluluskan; o Tolak Liabiliti o Tambah Belanja

Apabila Baucar Bayaran dibatalkan/ditolak selepas diluluskan; (untuk Pesanan Tempatan dan Daftar Bayaran Kontrak) o Tambah Tanggungan o Tolak Belanja

Apabila Baucar Bayaran dibatalkan/ditolak selepas diluluskan; (selain dari pada Pesanan Tempatan dan Daftar Bayaran Kontrak) o Tambah Baki Bayang, Baki Sebenar o Tolak Belanja



2.3.10 BAUCAR JURNAL

i. Cartalir ke skrin Baucar Jurnal: ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai baucar jurnal yang

dimasukkan ke dalam sistem.

Rajah 3.10 : Skrin Baucar Jurnal

iii. Skrin Baucar Jurnal terbahagi kepada 2 seksyen:


Sila rujuk penerangan lanjut mengenai scroll bar pada seksyen Maklumat Terperinci di bahagian 2.3.2 (iv).

Menu Utama SPEKS


Baucar Jurnal Bahagian Menu Harian



iv. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Baucar Jurnal adalah seperti berikut:

Nama Nota Keterangan Medan “Header” Tahun Kewangan ** Tahun semasa pusingan perakaunan pengguna. Jenis Urusniaga @ Jenis urusniaga. No. Baucar Jurnal ** Dijana semasa proses meyimpan rekod dilaksana. Tarikh ** Tarikh semasa.. Jabatan Penyedia ** Bergantung kepada pengguna. PTJ Penyedia ** Bergantung kepada pengguna. Perihal Perkara. Maklumat terperinci Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod




secara langsung dan P untuk secara kredit. Objek/Kod Hasil @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo/Hasil. Amaun DT @ Amaun debit.. Amaun KT @ Amaun kredit Jab. Membayar @ Jabatan yang membayar. PTJ Membayar @ PTJ yang membayar. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan.

Nota :




v. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu:

Pertanyaan


Tambah Disabled.

Edit




Tolak Disabled.

Simpan



Semak



Lulus


Kosongkan



Cetak





Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jabatan Penyedia, PTJ Penyedia dan

Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.













sebelum menekan butang atau pengguna juga boleh menggunakan tetikus (double-click) pada baris rekod yang dikehendaki. Maklumat rekod yang dipilih akan dipaparkan pada skrin Baucar Jurnal yang mana skrin Pertanyaan akan ditutup secara automatik.

Langkah 4: Jika pengguna ingin kembali ke skrin Baucar Jurnal tanpa memilih


2.3.10.3 MENCETAK REKOD Langkah 1: Sebelum proses mencetak dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih

rekod mana yang hendak di cetak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2.




mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2









2.3.10.5 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih

rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2

Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan

mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.

2.3.10.6 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci

dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2








2.3.10.7 PROSES PENYEMAKAN BAUCAR JURNAL


dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.10.2


2.3.10.8 PROSES MELULUSKAN BAUCAR JURNAL







Apabila Baucar Jurnal diluluskan; o Tolak alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tambah Belanja ( Untuk

Debit) o Tambah alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tolak Belanja ( Untuk

Kredit)

Apabila Baucar Jurnal dibatalkan selepas lulus o Tambah alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tolak Belanja ( Untuk

Debit) o Tolak alloc_vot.Baki Bayang, alloc_vot.Baki_Sebenar , Tambah Belanja ( Untuk

Kredit)



2.3.11 PENYATA PEMUNGUT

i. Cartalir ke skrin Penyata Pemungut:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna memasukkan maklumat mengenai transaksi yang berkaitan dengan Penyata Pemungut.

Rajah 3.11 : Skrin Penyata Pemungut

iii. PERHATIAN: Skrin kemasukan Penyata Pemungut yang wujud adalah untuk kemasukkan data secara keseleluruhan .

Menu Utama SPEKS


Penyata Pemungut Bahagian Menu Harian



vi. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Penyata Pemungut adalah seperti berikut:


“Header” Tahun Kewangan ** Tahun semasa pusingan perakaunan pengguna. Jenis Urusniaga @ Jenis urusniaga. No. Penyata Pemungut ** Dijana semasa proses meyimpan rekod dilaksana. Tarikh ** Tarikh semasa.. Jabatan Pembayar ** Bergantung kepada pengguna. PTJ Pembayar ** Bergantung kepada pengguna. Tempoh Pungutan Dari/Hingga Julat Tempoh (Tarikh) pungutan Dari / Hingga

Bank AN/BN Bergantung kepada No Kod Bank Penerima Bendahari Negeri

Amaun Resit Jumlah Amaun bagi resit setiap pungutan Tarikh Di Bank No. Slip Bank Perihal Perkara. Maklumat terperinci Bil ** Nilai akan dijana secara automatik apabila rekod




secara langsung dan P untuk secara kredit. Objek/Kod Hasil @ Ctrl-L untuk mendapatkan senarai Kod Sodo/Hasil. Amaun DT @ Amaun debit.. Amaun KT @ Amaun kredit Jab. Membayar @ Jabatan yang membayar. PTJ Membayar @ PTJ yang membayar. Kod Kegunaan Pejabat Untuk kegunaan di masa hadapan.

Nota :




vii. Pada skrin ini terdapat 14 butang arahan iaitu:

Pertanyaan


Tambah Disabled.

Edit




Tolak Disabled.

Simpan



Semak



Lulus


Kosongkan




Langkah 1: Klik butang dengan menggunakan tetikus (left-click) Langkah 2: Secara automatik Tahun Kewangan, Jabatan Pembayar, PTJ Pembayar dan

Tarikh dijana oleh sistem. Pengguna boleh mula memasukkan data ke medan-medan yang disediakan. Jika pengguna tidak memasukkan data ke medan yang perlu diisi, kursor tidak akan bergerak ke medan seterusnya atau sebelumnya.














mana yang hendak di buat pindaan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2







2.3.11.4 PEMBATALAN REKOD YANG TELAH DISIMPAN Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih

rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2

Langkah 2: Setelah memperolehi paparan rekod yang ingin dibatalkan, klik butang dan

mesej pengesahan rekod telah dibatalkan akan dipaparkan untuk makluman pengguna.

2.3.11.5 PENGHAPUSAN REKOD PADA MAKLUMAT TERPERINCI Langkah 1: Sebelum proses pembatalan rekod pada seksyen maklumat terperinci

dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak dibatalkan. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2








2.3.11.6 PROSES PENYEMAKAN PENYATA PEMUNGUT



Langkah 1: Sebelum proses penyemakan suatu rekod dilaksanakan, pengguna dikehendaki memilih rekod mana yang hendak disemak. Untuk memilih rekod rujuk arahan proses 2.3.11.2


2.3.11.7 PROSES MELULUSKAN PENYATA PEMUNGUT





Apabila Penyata Pemungut diluluskan; o Tambah alloc_vot.baki_bayang, alloc_vot.baki_sebenar,alloc_vot.terimaan_mtd

Apabila Penyata Pemungut dibatalkan selepas lulus; o Tolak alloc_vot.baki_bayang, alloc_vot.baki_sebenar,alloc_vot.terimaan_mtd



2.4 MENU PERTANYAAN 2.4.1 NOTA MINTA / LPO / INVOIS

i. Cartalir ke skrin pertanyaan Nota Minta/LPO/Invois:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan mengenai rekod berkaitan Nota Minta/Pesanan Tempatan/Invois (Daftar Bil) melalui pilihan kriteria tertentu.

Rajah 4.1 : Skrin Pertanyaan Nota Minta/LPO/Invois

iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Nota Minta / LPO / Invois adalah seperti berikut:

Nama Keterangan Medan

CARIAN MENGIKUT Kategori yang disediakan. BERSTATUS Status dokumen. RUJUKAN DOKUMEN: DARI Nombor rujukan dokumen bermula. RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA Nombor rujukan dokumen berakhir.

TARIKH: DARI Tarikh dokumen bermula. TARIKH: HINGGA Tarikh dokumen berakhir.

Menu Utama SPEKS


Nota Minta/LPO/Invois Bahagian Menu Pertanyaan



iv. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu:

Senaraikan Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.

Keluar Untuk keluar ke Menu Pertanyaan.

v. Untuk membuat pertanyaan, pengguna dikehendaki mengikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Pilih jenis dokumen (CARIAN MENGIKUT) yang hendak disenaraikan sama

ada Nota Minta, Pesanan Tempatan, Daftar Invois Dengan PT atau Daftar Invois Tanpa PT.

Langkah 2: Pilih status dokumen (BERSTATUS) atau biarkan pilihan default Semua

Rekod untuk sistem menyenaraikan semua rekod yang wujud. Langkah 3: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari,

masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.

Langkah 4: Jika pengguna mempunyai tarikh dokumen yang tertentu untuk dicari,

masukkan tarikh tersebut (TARIKH: DARI dan HINGGA). Tarikh mestilah dari tarikh terdahulu hingga tarikh terkini atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.

Langkah 5: Klik butang untuk penyenaraian rekod yang dikehendaki.

Langkah 6: Klik butang untuk keluar ke Menu Pertanyaan.



2.4.2 STATUS KEMASUKAN DAFTAR BAYARAN KONTRAK

i. Cartalir ke skrin pertanyaan Status Kemasukan Daftar Bayaran Kontrak: ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan terhadap status kemasukan

daftar bayaran kontrak melalui pilihan kriteria tertentu. Rajah 4.2 : Skrin Pertanyaan Status Kemasukan Daftar Bayaran Kontrak

iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Status Kemasukan Daftar Bayaran Kontrak adalah seperti berikut:

Nama Keterangan Medan Status Dokumen Status dokumen. RUJUKAN DOKUMEN: DARI Nombor rujukan dokumen bermula. RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA Nombor rujukan dokumen berakhir. TARIKH: DARI Tarikh dokumen bermula. TARIKH: HINGGA Tarikh dokumen berakhir.

Menu Utama SPEKS


Status Kemasukan Daftar Bayaran KontrakBahagian Menu Pertanyaan







Langkah 1: Pilih status dokumen yang hendak disenaraikan sama ada Semua Rekod, Belum Disahkan, Telah Disahkan, Telah Diluluskan atau Dibatalkan.

Langkah 2: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari,

masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.







2.4.3 PESANAN TEMPATAN

i. Cartalir ke skrin pertanyaan Pesanan Tempatan:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status pesanan tempatan melalui pilihan kriteria tertentu.

Rajah 4.3 : Skrin Pertanyaan Pesanan Tempatan

iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Pesanan Tempatan adalah seperti berikut:


Menu Utama SPEKS


Pesanan Tempatan Bahagian Menu Pertanyaan







Langkah 1: Pilih status dokumen yang hendak disenaraikan sama ada Semua Rekod,

Belum Disahkan, Telah Disahkan, Telah Diluluskan atau Dibatalkan.

Langkah 2: Jika pengguna mempunyai nombor rujukan yang tertentu untuk dicari, masukkan nombor rujukan dokumen terbabit (RUJUKAN DOKUMEN: DARI dan HINGGA). Nombor rujukan mestilah dari nombor yang terendah hingga tertinggi atau biarkan kosong sahaja untuk sistem memeriksa semua rekod berkenaan.







2.4.4 BAUCAR BAYARAN

i. Cartalir ke skrin pertanyaan Baucar Bayaran:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status Baucar Bayaran melalui pilihan kriteria tertentu.

Rajah 4.4 : Skrin Pertanyaan Baucar Bayaran

iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Baucar Bayaran adalah seperti berikut:


Menu Utama SPEKS


Baucar BayaranBahagian Menu Pertanyaan



iv. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu: Senaraikan

Untuk menyenaraikan rekod-rekod yang wujud.









Langkah 5 : Klik butang untuk keluar ke Menu Pertanyaan



2.4.6 BAUCAR JURNAL

i. Cartalir ke skrin pertanyaan Baucar Jurnal:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status Baucar Jurnal melalui pilihan kriteria tertentu.

Rajah 4.5 : Skrin Pertanyaan Baucar Jurnal

iii. Susunan medan-medan yang terkandung di dalam skrin Pertanyaan Baucar Jurnal adalah seperti berikut:

Nama Keterangan Medan

Status Dokumen Status dokumen. RUJUKAN DOKUMEN: DARI Nombor rujukan dokumen bermula. RUJUKAN DOKUMEN: HINGGA Nombor rujukan dokumen berakhir.

TARIKH: DARI Tarikh dokumen bermula. TARIKH: HINGGA Tarikh dokumen berakhir.

Menu Utama SPEKS


Baucar Jurnal Bahagian Menu Pertanyaan
















2.4.6 DOKUMEN KUIRI

i. Cartalir ke skrin pertanyaan Baucar Jurnal:

ii. Skrin ini membenarkan pengguna membuat pertanyaan rekod berkaitan status transaksi yang telah di kuiri di Lejar Am melalui pilihan kriteria tertentu.

Rajah 4.6 : Skrin Dokumen Kuiri

iii. Pada skrin ini terdapat 2 butang arahan iaitu:



Pilih Untuk memilih rekod

Menu Utama SPEKS


Dokumen Kuiri Bahagian Menu Pertanyaan

Pilih



2.5 MENU PROSESAN 2.5.1 TAHUN

i. Cartalir ke skrin Proses Tahun:

ii. Proses ini adalah untuk aktiviti-aktiviti “housekeeping” dan juga proses penukaran parameter bulan semasa kepada parameter bulan seterusnya.

iii. Proses Tahunan dilaksanakan pada setiap tahun apabila pengoperasian Sistem Buku Vot

pada tahun tersebut telah selesai.

iv. Rujuk Rajah 5.0, pengguna dikehendaki klik butang untuk melaksanakan proses tahunan pada setiap penghujung tahun bagi memastikan setiap transaksi Sistem Buku Vot pada tahun tersebut di proses.

v. Pengguna boleh menyemak transaksi tahunan Buku Vot melalui beberapa laporan tertentu

(rujuk Bahagian3).

Menu Utama SPEKS


Tahun Bahagian Menu Prosesan



BAHAGIAN 3 – LAPORAN

i. Terdapat 3 kategori laporan iaitu Borang/Surat, Laporan Edit dan Laporan Urusniaga. Pengguna boleh merujuk kepada Rajah 6.0 dan 6.1 untuk melihat Menu Laporan Sistem Buku Vot.

ii. Selepas menekan mana-mana butang arahan pada skrin Menu Laporan, paparan skrin

seterusnya akan mengandungi medan-medan berikut: Jenis Destinasi - memilih cara untuk mencetak laporan. Nama Destinasi - memilih saluran untuk laporan dihantar untuk dicetak.

3.1 BORANG/SURAT

3.1.1 SURAT PERLANJUTAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN

Rajah 6.2 Skrin Surat Perlanjutan Tempoh Pesanan Tempatan

Laporan ini akan dicetak jika pembekal tidak dapat menghantar pesanan pada tarikh yang ditetapkan.

Dari Menu Laporan, tekan butang Surat Perlanjutan Tempoh Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di atas. Pengguna dikehendaki memasukkan input di medan yang disediakan.

Contoh laporan pada mukasurat sebelah.



SURAT PERLANJUTAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN



3.1.2 SURAT PENAMATAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN

Rajah 6.3 Skrin Surat Penamatan Tempoh Pesanan Tempatan

Laporan ini akan dicetak sekiranya pembekal gagal menghantar pesanan setelah tamat tempoh lanjutan yang diberikan.

Dari Menu Laporan, tekan butang Surat Penamatan Tempoh Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di atas. Pengguna dikehendaki memasukkan input di medan yang disediakan.




SURAT PENAMATAN TEMPOH PESANAN TEMPATAN



3.1.3 BORANG PERMOHONANAN BELIAN



3.1.4 BORANG PESANANAN TEMPATAN





3.1.5 BORANG BAUCAR BAYARAN



3.1.6 BORANG BAUCAR JURNAL



3.1.7 BORANG INDEN



3.2 LAPORAN EDIT

3.2.1 LAPORAN EDIT NOTA MINTA

Rajah 6.4 Skrin Laporan Edit Nota Minta

Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Nota Minta yang telah dimasukkan oleh pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini hanya akan di cetak jika perlu.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Nota Minta akan memaparkan skrin di atas.



06hb September 2002, Versi 1.2 109 SPEKS

LAPORAN EDIT NOTA MINTA


06hb September 2002, versi 1.2 110 SPEKS

3.2.2 LAPORAN EDIT DAFTAR BAYARAN TANPA PT / PENYATA TUNTUTAN

Rajah 6.5 Skrin Laporan Edit Daftar Bayaran Tanpa PT/Penyata Tuntutan

Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Daftar Bayaran yang telah dimasukkan pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini akan hanya di cetak jika perlu.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Daftar Bayaran Tanpa PT/Penyata Tuntutan akan memaparkan skrin di atas.



06hb September 2002 , versi 1.2 111 SPEKS

LAPORAN EDIT DAFTAR BAYARAN TANPA PT/PENYATA TUNTUTAN



3.2.3 LAPORAN EDIT BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN

Rajah 6.6 Skrin Laporan Edit Bil Invois Dengan Pesanan Tempatan

Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Bil Invois yang telah dimasukkan pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini akan hanya di cetak jika perlu.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Bil Invois Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di atas.




LAPORAN EDIT BIL INVOIS DENGAN PESANAN TEMPATAN



3.2.4 LAPORAN EDIT PESANAN TEMPATAN

Rajah 6.7 Skrin Laporan Edit Pesanan Tempatan

Laporan ini dikeluarkan untuk memudahkan pengguna menyemak senarai input Pesanan Tempatan yang telah dimasukkan oleh pengguna berkenaan. Laporan hanya memaparkan data yang belum dikemaskini dan ia juga hanya memaparkan data yang berkaitan dengan Jabatan dan Ptj yang berkaitan pengguna berkenaan sahaja. Laporan edit ini akan hanya di cetak jika perlu.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Edit Pesanan Tempatan akan memaparkan skrin di atas.




LAPORAN EDIT PESANAN TEMPATAN



3.2.5 DAFTAR BIL INVOIS

Rajah 6.8 Skrin Daftar Bil Invois

Laporan ini adalah berkenaan senarai bil invois yang dikeluarkan. Dari Menu Laporan, tekan butang Daftar Bil Invois akan memaparkan skrin di atas. Medan

Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem. Contoh laporan pada mukasurat sebelah.



DAFTAR BIL INVOIS



3.2.6 SENARAI NOTA DEBIT /KREDIT /DISKAUN

Rajah 6.9 Skrin Senarai Nota Debit/Kredit/Diskaun

Laporan ini berkenaan urusniaga bayaran dengan Pesanan Tempatan yang melibatkan Nota Debit/Kredit/Diskaun. Ia boleh dicetak pada setiap bulan berakhir. Dari Menu Laporan, tekan butang Senarai Nota Debit/Kredit/Diskaun akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.




SENARAI NOTA DEBIT/KREDIT/DISKAUN



3.2.7 LAPORAN RINGKASAN SENARAI BIL BIL PEMBEKAL TERLEWAT BAYAR

Rajah 6.10 Skrin Laporan Ringkasan Senarai Bil-bil Pembekal Terlewat Bayar

Laporan ini adalah berkenaan senarai pembekal yang tidak dibayar oleh pejabat pembayar mengikut tempoh yang ditetapkan.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Ringkasan Senarai Pembekal Terlewat Dibayar akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.




LAPORAN RINGKASAN SENARAI BIL-BIL PEMBEKAL TERLEWAT DIBAYAR TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS MUKA SURAT : 1/1 SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT

RINGKASAN SENARAI BIL-BIL PEMBEKAL TERLEWAT DIBAYAR BAGI TEMPOH 01/05/2002 HINGGA 31/05/2002 JABATAN MEMBAYAR : 0230 JABATAN PERHUTANAN PTJ MEMBAYAR : 02000100 JABATAN PERHUTANAN BIL BAUCER CEK TEMPOH

NO. RUJUKAN TARIKH DITERIMA AMAUN NOMBOR TARIKH DISEDIAKAN TARIKH DITERIMA AMAUN NOMBOR TARIKH TARIKH POS AMAUN

INV0001 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000001 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12 INV0002 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000002 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12 INV0003 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000003 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12 INV0004 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000004 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12 INV0005 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000005 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12 INV0006 01/05/2002 01/05/2002 500.00 V000006 05/05/2002 05/05/2002 500.00 12345678 10/05/2002 12/05/2002 500.00 12 JUMLAH BAUCAR DISEDIAKAN KURANG 10 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA 999 JUMLAH BAUCAR DISEDIAKAN MELEBIHI 10 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA 999 JUMLAH CEK DISEDIAKAN KURANG 5 HARI DARI TARIKH BAUCAR DISEDIAKAN 999 JUMLAH CEK DISEDIAKAN MELEBIHI 5 HARI DARI TARIKH BAUCAR DISEDIAKAN 999

JUMLAH CEK DIPOSKAN KURANG 15 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA 999 JUMLAH CEK DIPOSKAN MELEBIHI 15 HARI DARI TARIKH BIL DITERIMA 999



3.2.8 LAPORAN SENARAI BAUCAR JURNAL DIKELUARKAN

Rajah 6.11 Skrin Laporan Senarai Baucar Jurnal Dikeluarkan

Laporan ini bertujuan untuk menyemak senarai baucar jurnal yang telah dikeluarkan kepada individu/badan tertentu pada jangka masa tertentu.

Dari Menu Laporan, tekan butang Senarai Baucar Jurnal Dikeluarkan akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.




SENARAI BAUCAR JURNAL DIKELUARKAN TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS MUKA SURAT : 1/1 SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT

SENARAI BAUCAR JURNAL YANG DIKELUARKAN BAGI TEMPOH 01/05/2002 HINGGA 15/05/2002

------------- Baucar ----------- ----------------------------------------- Pindahan/Pelarasan Di Masukira ----------------------------------------- Amaun(DT) (RM) Amaun (KT) (RM) --------------------- Membayar --------------------- No. Tarikh Vot Jab Ptj/Pk Prog/Akt Amanah Projek Setia Cp Objek Jab Ptj/Pk Pej.Perakaunan J00001 01/05/2002 B23 0230 02000100 200000 21101 500.00 500.00 0230 02000100 J00002 01/05/2002 B23 0230 02000100 200000 21101 550.00 550.00 0230 02000100 J00003 01/05/2002 B23 0230 02000100 200000 21101 600.00 600.00 0230 02000100 ---------------------------------------------------------- Jumlah Besar 2150.00 2150.00 -------------------------------------------



3.2.9 LAPORAN BAUCAR BAYARAN YANG DISEDIAKAN /DIKELUARKAN

Rajah 6.12 Skrin Laporan Baucar Bayaran Yang Disediakan Dikeluarkan

Laporan ini bertujuan untuk menyemak senarai baucar bayaran yang disediakan yang mana telah dikeluarkan kepada individu/badan tertentu.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Baucar Bayaran Yang Disediakan/Dikeluarkan akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.




LAPORAN BAUCAR BAYARAN YANG DISEDIAKAN/DIKELUARKAN



3.3 LAPORAN URUSNIAGA

3.3.1 LAPORAN HARIAN BUKU VOT

Rajah 6.13 Skrin Laporan Harian Buku Vot

Ini merupakan laporan yang paling penting dalam transaksi harian sistem buku vot kerana ia memaparkan semua transaksi yang melibatkan perubahan dalam buku vot sesuatu PTJ. Ia biasanya dicetak setelah semua proses bagi hari yang berkenaan selesai dilaksanakan.

Laporan harian ini mempunyai 2 jenis format cetak iaitu: Normal – Bagi laporan yang pertama kali dicetak. Tidak perlu masukkan data di medan-

medan tarikh. Cetak Semula – Bagi laporan yang pernah dicetak. Pengguna diminta untuk mengisi data

di medan tarikh mula dan tarikh akhir Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Harian Buku Vot akan memaparkan skrin di atas.




LAPORAN HARIAN BUKU VOT



3.3.2 SENARAI URUSNIAGA HARIAN BUKU VOT

Rajah 6.14 Skrin Senarau Urusniaga Harian Buku Vot

Laporan ini dikeluarkan untuk menyemak senarai transaksi yang dilaksanakan bagi tempoh yang ditentukan oleh pengguna berkenaan.

Dari Menu Laporan, tekan butang Senarai Urusniaga Harian Buku Vot akan memaparkan skrin di atas. Pengguna perlu memasukkan tarikh mula dan tarikh akhir yang dikehendaki.




SENARAI URUSNIAGA HARIAN BUKU VOT



3.3.3 LAPORAN RINGKASAN BULANAN AKAUN VOT

Rajah 6.15 Skrin Laporan Ringkasan Bulanan Akaun Vot

Laporan ini dicetak untuk menyemak ringkasan perbelanjaan bagi Jabatan yang berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Ringkasan Bulan Akaun Vot akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.




LAPORAN RINGKASAN BULANAN BUKU VOT



3.3.4 LAPORAN BULANAN VOT MENGURUS

Rajah 6.16 Skrin Laporan Bulanan Vot Mengurus

Laporan bulanan ini bertujuan untuk menyemak perbelanjaan mengurus bagi Jabatan dan PTJ yang berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan. Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bulanan Vot Mengurus akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.




LAPORAN BULANAN VOT MENGURUS



3.3.5 LAPORAN BULANAN VOT PEMBANGUNAN

Rajah 6.17 Skrin Laporan Laporan Bulanan Vot Pembangunan

Laporan ini bertujuan untuk menyemak perbelanjaan pembangunan bagi Jabatan dan PTJ yang berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bulanan Vot Pembangunan akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.




LAPORAN BULANAN VOT PEMBANGUNAN TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS MUKA SURAT : 1/1 SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT

Laporan Bulanan Vot Pembangunan Bagi Bulan Berakhir APRIL 2002 Seperti Pada 06/05/2002 Membayar Kod Perihal Dipertanggungkan Kod Perihal Jabatan : 0230 JABATAN PERHUTANAN Nombor Vot : P23 Agensi : 0230 JABATAN PERHUTANAN PTJ/PK : 02000100 JABATAN PERHUTANAN Ptj/Pk : 02000000 JABATAN PERHUTANAN

Projek : 01002 PENGUKURAN SEMPADAN SIMPAN KEKAL

Setia : 10000 CP : Butiran Perbelanjaan Peruntukan Asal Peruntukan Kemaskini Perbelanjaan Kemaskini Peratus Rizab Tanggungan Kemaskini Liabiliti Kemaskini Baki Sebenar Peratus (RM) (RM) (RM) (%) (RM) (RM) (RM) (RM) (%) Cara Langsung 20,000,000.00 20,000,000.00 5,000,000.00 0.00 1,000,000.00 0.00 14,000,000.00 Cara Pinjaman 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Jumlah Projek : 01002 20,000,000.00 20,000,000.00 5,000,000.00 0.00 1,000,000.00 0.00 14,000,000.00 Jumlah Besar Vot Pembangunan : P23 20,000,000.00 20,000,000.00 5,000,000.00 0.00 1,000,000.00 0.00 14,000,000.00



3.3.6 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGIKUT OBJEK SEBAGAI

Rajah 6.18 Skrin Laporan Bulanan Vot Mengurus Mengikut Objek Sebagai

Laporan bulanan bertujuan menyemak perbelanjaan mengurus mengikut Objek Sebagai bagi Jabatan berkenaan. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bulanan Vot Mengurus Mengikut Objek Sebagai akan memaparkan skrin di atas. Medan Bulan dan Tahun hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.




LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGIKUT OBJEK SEBAGAI



3.3.7 LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI

Rajah 6.19 Skrin Laporan Tanggungan Belum Selesai

Laporan ini adalah berkenaan urusniaga Pesanan Tempatan yang belum selesai. Ia boleh dicetak pada bila-bila masa diperlukan.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Tanggungan Belum Selesai akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.




LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI



3.3.8 LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK

Rajah 6.20 Skrin Laporan Bayaran Kemajuan Kontrak

Laporan ini adalah berkenaan rekod bayaran yang dikeluarkan oleh PTJ kepada Kontraktor berkenaan.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Bayaran Kemajuan Kontrak akan memaparkan skrin di atas. Medan Tarikh Mula dan Tarikh Akhir hendaklah tidak mendahului bulan dan tahun sistem.




LAPORAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS MUKA SURAT : 1/1 SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT

LAPOTAN BAYARAN KEMAJUAN KONTRAK BAGI TEMPOH 03/05/2002 HINGGA 06/05/2002 Jab. Bayar : 0230 JABATAN PERHUTANAN Ptj/Pk Bayar : 020001 JABATAN PERHUTANAN

TEMPOH KONTRAK BAUCAR BAYARAN INVOIS EFT/CEK BIL NO.

KONTRAK MULA AKHIR

JUMLAH KONTRAK (RM) NO. TARIKH AMAUN (RM) NO. TARIKH

BAKI SEMASA (RM) NO TARIKH

1 P01/2002 01/01/2002 01/01/2003 200,000.00 V0070007 03/05/2002 500.00 INV0001 03/05/2002 150,000.00 12345678 03/05/2002

2 P02/2002 01/01/2002 01/01/2003 500,000,00 V0070010 03/05/2002 100,000.00 INV0002 03/05/2002 300,000.00 12345679 03/05/2002



3.3.9 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A

Rajah 6.21 Skrin Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A)

Tujuan laporan ini adalah untuk menyemak penyesuaian akaun perbelanjaan di dalam Format A.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A) akan memaparkan skrin di atas.




LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT (FORMAT A)



3.3.10 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A1

Rajah 6.22 Skrin Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A1)

Tujuan laporan ini adalah untuk menyemak penyesuaian akaun perbelanjaan di dalam Format A1.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A1) akan memaparkan skrin di atas.




LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT (FORMAT A1)



3.3.11 LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT – FORMAT A2

Rajah 6.23 Skrin Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A2)

Tujuan laporan ini adalah untuk menyemak penyesuaian akaun perbelanjaan di dalam Format A2.

Dari Menu Laporan, tekan butang Laporan Penyesuaian Akaun Vot (Format A2) akan memaparkan skrin di atas.




LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT (FORMAT A2) TARIKH : 06/05/2002 MASA : 10:10:AM KERAJAAN NEGERI PERLIS MUKA SURAT : 1/1 SISTEM PERAKAUNAN BUKU VOT

FORMAT A2 URUSNIAGA DI AKAUN VOT YANG TIDAK TERDAPAT DI LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN BAGI BULAN MMMMMMMMM MEMBAYAR KOD PERIHAL JABATAN : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PUSAT TANGGUNGJAWAB /PUSAT KOS : XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX VOT : XXX JAB : XXX PTJ/PK : XXXXXX PROG/AKT/PROJ/AMANAH : XXXXXX OBJEK : XXXXX BIL NO.RUJUKAN TARIKH JENIS PTJ/PK PROG/AKT AMANAH PROJ/SETIA CP OBJEK DEBIT KREDIT 999 XXXXXXXXXX DD/MM/YYYY XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX X XXXXX 999999999.99 999999999.99 999 XXXXXXXXXX DD/MM/YYYY XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX X XXXXX 999999999.99 999999999.99 999 XXXXXXXXXX DD/MM/YYYY XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX X XXXXX 999999999.99 999999999.99 999 XXXXXXXXXX DD/MM/YYYY XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX X XXXXX 999999999.99 999999999.99 999 XXXXXXXXXX DD/MM/YYYY XXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX X XXXXX 999999999.99 999999999.99 -------------------------------------------- JUMLAH 999999999.99 999999999.99 --------------------------------------------



3.4 LAPORAN LEJAR AM

3.4.1 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN PERBELANJAAN VOT (L201)

Rajah 6.24 Skrin Laporan Urusniaga Akaun Perbelanjaan VOT (L201)

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Urusniaga Akaun Perbelanjaan VOT akan memaparkan skrin di atas.






3.4.2 PENYATA RINGKASAN PERBELANJAAN MENGURUS MENGIKUT VOT/JAB/OSOL/AKT/PROJ (L203)

Rajah 6.25 Skrin Penyata Perbelanjaan Mengurus Mengikut Vot/Jab/Osol/Akt/Proj

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Perbelanjaan Mengurus Mengikut Vot/Jab/Osol/Akt/Proj akan memaparkan skrin di atas.




TARIKH : DD/MM/YYYY MASA: SS:MM:HH LAPORAN : L303 MUKASURAT : 999

PENYATA AKAUN HASIL MENGIKUT JABATAN/ PUSAT TANGGUNGJAWAB PADA BULAN MM YYYY

JAB. DIPERTANGGUNGKAN : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PTJ. DIPERTANGGUNGKAN : XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX KOD PERIHAL BELANJAWAN BULAN SEMASA KEMASKINI BERISH VARIAN % HASIL ASAL DISEMAK DEBIT/KREDIT DEBIT/KREDIT XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99999999.99 9999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 999 9999999999.99 9999999999.99 XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99999999.99 9999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 999 9999999999.99 9999999999.99 XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99999999.99 9999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 999 9999999999.99 9999999999.99 XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 99999999.99 9999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 999 9999999999.99 9999999999.99 JUMLAH 99999999.99 9999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 9999999999.99 999 9999999999.99 9999999999.99



3.4.3 PENYATA PRESTASI PERBELANJAAN PEMBANGUNAN MENGIKUT VOT/PROJ/BUTIRAN RML (L204)

Rajah 6.26 Skrin Penyata Prestasi Perbelanjaan Pembangunan Mengikut

Vot/Proj/Butiran RML

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Skrin Penyata Prestasi Perbelanjaan Pembangunan Mengikut Vot/Proj/Butiran RML akan memaparkan skrin di atas.





PENYATA PRESTASI BELANJA PEMBANGUNAN MENGIKUT VOT/PROJ/BUTIRAN RML PADA BULAN MM YYYY

VOT : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX JAB. DIPERTANGGUNGKAN : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PTJ. DIPERTANGGUNGKAN : XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

HARGA JUMLAH ------PERBELANJAAN------- BAKI % PROJEK PROJEK SETIA CP PERIHAL OSOL PERUNTUKAN SEMASA KEMASKINI PERUNTUKAN PERBELLANJAAN XXXXX 99999999.99 XXXXX X XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROJEK XXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 XXXXX 99999999.99 XXXXX X XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROJEK XXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROJEK XXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROJEK XXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROJEK XXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99



3.4.4 PENYATA PERBELANJAAN AKAUN MENGURUS (L205)

Rajah 6.27 Skrin Penyata Perbelanjaan Akaun Mengurus

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Perbelanjaan Akaun Mengurus akan memaparkan skrin di atas.





PENYATA PRESTASI BELANJA MENGURUS MENGIKUT AKT/OBJEK/OBJEK AM PADA BULAN MM YYYY

VOT : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX JAB. DIPERTANGGUNGKAN : XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX PTJ. DIPERTANGGUNGKAN : XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

KOD OBJEK JUMLAH ------------------PERBELANJAAN-------------- BAKI OS PERIHAL LANJUT PERUNTUKAN SEMASA KEMASKINI PERUNTUKAN PROG/AKT : XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 JUMLAH OBJEK SEBAGAI XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX 999999999.99 999999999.99 XXXXX 999999999.99 999999999.99 JUMLAH OBJEK SEBAGAI XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH OBJEK AM XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PROG/AKT XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH PTJ XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 JUMLAH VOT XXXXX 999999999,99 999999999.99 999999999.99 999999999.99



3.4.5 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN HASIL (L300)

Rajah 6.28 Skrin Laporan Urusniaga Akaun Hasil ( L300)

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Urusniaga Akaun Hasil ( L300) akan memaparkan skrin di atas.






3.4.6 PENYATA AKAUN HASIL MENGIKUT JABATAN/P TJ (L303)

Rajah 6.29 Penyata Akaun Hasil Mengikut Jabatan/Pusat Tanggungjawab

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Akaun Hasil Mengikut Jabatan/Pusat Tanggungjawab akan memaparkan skrin di atas.






3.4.7 PENYATA AKAUN AMANAH MENGIKUT JABATAN/PTJ (L405)

Rajah 6.30 Skrin Penyata Akaun Amanah Mengikut Jabatan/Ptj

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Penyata Akaun Amanah Mengikut Jabatan/Ptj akan memaparkan skrin di atas.






3.4.8 LAPORAN URUSNIAGA AKAUN AMANAH (L400)

Rajah 6.31 Skrin Laporan Urusniaga Akaun Amanah

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Urusniaga Akaun Amanah akan memaparkan skrin di atas.






3.4.4 LAPORAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN BERAKHIR (L608)

Rajah 6.32 Skrin Laporan Perbelanjaan Pembangunan Berakhir

Dari Menu Laporan Lejar Am , tekan butang Skrin Laporan Perbelanjaan Pembangunan Berakhir akan memaparkan skrin di atas.





PEJABAT PEMBANGUNAN PADA YYYY TAHUN YYYY (DALAM RM) VOT JABATAN DIPERTANGGUNGKANPERUNTUKAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN BAKI % TAHUNAN KEMASKINI SEHINGGA PERUNTUKAN BELANJA XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 XXX XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999999999.99 999999999.99 999999999.99 9999999999.99 999999999.99 JUMLAH PERBELANJAAN

PEMBANGUNAN YYYY 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999999999.99 999.99



APPENDIKS 1 – CARTALIR ASAS PROSES BUKU VOT

PPaarraammeetteerr SSiisstteemm

NNoottaa PPeerrmmiinnttaaaann

PPeessaannaann TTeemmppaattaann

DDaaffttaarr BBiill DDeennggaann PPeessaannaann TTeemmppaattaann BBaauuccaarr BBaayyaarraann

DDaaffttaarr BBiill TTaannppaa PPeessaannaann TTeemmppaattaann

DDaaffttaarr KKoonnttrraakk

DDaaffttaarr BBaayyaarraannKKoonnttrraakk

BBaauuccaarr JJuurrnnaall

LLEEJJAARRAAMM

LLuulluuss

LLuulluuss

LLuulluuss

LLuulluuss

LLuulluuss

LLuulluuss

LLuulluuss

BBUUKKUUVVOOTT

HHaarriiaann BBuullaannaann TTaahhuunnaann

PPeennyyaattaa PPeemmuunngguutt

LLuulluuss



APPENDIKS 2 – MESEJ RALAT PROGRAM

Kod Ralat Program Perihal Bahasa Melayu Perihal Bahasa Inggeris

A00003 AMAUN CEK MELEBIHI AMAUN DI “CHARGE LINE”

CHEQUE AMOUNT MORE THAN TOTAL AMOUNT

A00031 KOD BANK DARI DAN KOD BANK KEPADA TIDAK BOLEH SAMA

BANK FROM AND BANK TO CANNOT BE THE SAME

A00088 TARIKH TIDAK BOLEH MELEBIHI TARIKH SEMASA

CANNOT ACCEPT FUTURE DATES

A00135 AMAUN DEBIT ATAU KREDIT DIPERLUKAN

DEBIT OR CREDIT AMOUNT REQUIRED

A00141 AMAUN TAMBAH DAN AMAUN KURANG TIDAK SAMA

TAMBAH AMOUNT AND KURANG AMOUNT NOT EQUAL

A00143 AKAUN AMANAH TIDAK WUJUD BAGI BANK DARI

RECORD NOT FOUND IN TRUST TABLE FOR (DARI BANK)

A00144 AKAUN AMANAH TIDAK WUJUD BAGI BANK KEPADA

RECORD NOT FOUND IN TRUST TABLE FOR (KE BANK)

A00146 TAHUN MESTI TAHUN PERAKAUNAN SEMASA

YEAR MUST BE THE CURRENT ACCOUNTING YEAR

A00222 AMAUN CEK DIPERLUKAN CHEQUE AMOUNT REQUIRED A00245 REKOD TELAH WUJUD DALAM

TAHUN HADAPAN RECORD ALREADY EXISTS FOR NEXT YEAR

D00001 PERIHAL KOD JABATAN PERLU DIISI DEPARTMENT DESCRIPTION REQUIRED

D00002 STATUS REKOD PERLU DIPILIH RECORD STATUS NOT SELECTED D00003 PERIHAL KOD PTJ PERLU DIISI PTJ DESCRIPTION REQUIRED D00004 PERIHAL KOD PROG/AKT PERLU DIISI PROG/ACTV DESCRIPTION

REQUIRED D00005 PERIHAL KOD OSOL PERLU DIISI OSOL DESCRIPTION REQUIRED D00006 PERIHAL KOD AM PERLU DIISI AM CODE DESCRIPTION

REQUIRED D00007 PERIHAL KOD SEBAGAI PERLU DIISI SEBAGAI CODE DESCRIPTION

REQUIRED D00008 PERIHAL KOD KUMPULAN OBJEK

LANJUT PERLU DIISI KUMPULAN OBJEK LANJUT CODE DESCRIPTION REQUIRED

D00009 PERIHAL KOD VOT PERLU DIISI VOTE CODE DESCRIPTION REQUIRED

D00010 PERIHAL KOD AMANAH PERLU DIISI AMANAH CODE DESCRIPTION REQUIRED

D00011 AMAUN CEK UNTUK T/TANGAN CEK KETIGA TIDAK SAH

D00012 PERIHAL BARANG PERLU DIISI




D00013 NAMA KERAJAAN NEGERI PERLU DIISI D00014 NAMA PEJABAT AKAUNTAN NEGERI

PERLU DIISI

D00015 NAMA AKAUNTAN NEGERI PERLU DIISI

D00016 NAMA PEGAWAI KEWANGAN NEGERI PERLU DIISI

D00017 PERIHAL GRED PERJAWATAN PERLU DIISI

D00018 KUMPULAN GRED PERJAWATAN PERLU DIISI

D00019 KUMPULAN SKIM PERJAWATAN PERLU DIISI

D00020 PERIHAL SKIM PERJAWATAN PERLU DIISI

D00021 PERIHAL KOD SEKTOR PERLU DIISI D00022 PERIHAL URUSNIAGA PERLU DIISI D00023 NAMA PEMBEKAL BARANG PERLU

DIISI

EL0001 AKAUN AMANAH TIDAK WUJUD BAGI PTJ INI

TRUST RECORD FOR PTJ NOT FOUND

EL0002 AKAUN HASIL TIDAK WUJUD BAGI PTJ INI

REVENUE RECORD FOR PTJ NOT FOUND

EL0003 BAKI PERUNTUKAN TIDAK MENCUKUPI

BUDGET BALANCE NOT SUFFICIENT

EL0004 PERUNTUKAN TELAH WUJUD BUDGET RECORD ALREADY EXISTS

EL0005 REKOD PERUNTUKAN TIDAK WUJUD BUDGET RECORD NOT FOUND EL0006 TAMBAH AMOUNT AND KURANG

AMOUNT MUST BE EQUAL TAMBAH AMOUNT AND KURANG AMOUNT MUST BE EQUAL

EL0007 JUMLAH TRANSAKSI (DT) TIDAK SAMA DENGAN JUMLAH CEK/TT/DERAF BANK

TOTAL CHEQUE AMOUNT AND DETAIL AMOUNT NOT EQUAL

U00017 KOD JABATAN TELAH WUJUD DEPARTMENT CODE ALREADY EXISTS

U00018 KOD AKTIVITI TELAH WUJUD ACTIVITY CODE ALREADY EXISTS

U00019 KOD PTJ TELAH WUJUD PTJ CODE ALREADY EXISTS U00027 KOD OBJEK LANJUT TIDAK WUJUD DETAIL OBJECT CODE NOT

FOUND U00047 KOD BANK TELAH WUJUD BANK CODE ALREADY EXISTS U00048 KOD OBJEK AM TELAH WUJUD GENERAL OBJECT CODE

ALREADY EXISTS U00052 KOD OBJEK SEBAGAI MESTI DIAKHIRI

DENGAN 000 STANDARD OBJECT CODE MUST START WITH 000




U00053 KOD OBJEK MESTILAH BAGI KOD OBJEK SEBAGAI

DETAIL OBJECT CODE MUST MATCH WITH STANDARD OBJECT CODE

U00054 KOD OBJEK SEBAGAI TIDAK WUJUD STANDARD OBJECT CODE NOT FOUND

U00055 NOMBOR BANK TELAH WUJUD BANK NO ALREADY EXISTS U00057 KOD PROJEK TELAH WUJUD PROJECT CODE ALREADY

EXISTS U00059 KOD OBJEK MESTI 5 DIGIT U00063 KOD OBJEK LANJUT TIDAK BOLEH

DIAKHIRI DENGAN 000 OBJEK LANJUT MUST NOT BE 000

U00073 KOD JABATAN BERMULA DENGAN 0100 DEPARTMENT CODE START WITH 0100

U00074 KOD VOT TELAH WUJUD VOTE CODE ALREADY EXISTS U00075 KOD VOT MESTI DIMULAI DENGAN B, T,

ATAU P VOTE CODE MUST START WITH B, T OR P

U00077 KOD JABATAN TIDAK WUJUD DEPARTMENT CODE NOT FOUND

U00078 KOD PTJ TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL PTJ

PTJ CODE NOT FOUND

U00079 KOD AMANAH TIDAK WUJUD TRUST CODE NOT FOUND U00080 TARIKH TIDAK SAH INVALID DATA ENTERED U00081 KOD AKTIVITI PERLU DIISI ACTIVITY CODE REQUIRED U00082 KOD PTJ PERLU DIISI PTJ CODE REQUIRED U00084 JENIS TRANSAKSI TELAH WUJUD TRANSACTION TYPE ALREADY

EXISTS U00085 JENIS TRANSAKSI TIDAK SAH TRANSACTION TYPE NOT IN

THE VALID RANGE U00147 KOD AMANAH TELAH WUJUD TRUST CODE ALREADY EXISTS U00148 KOD HASIL TELAH WUJUD REVENUE CODE ALREADY

EXISTS U00159 KOD HASIL TIDAK WUJUD REVENUE CODE NOT FOUND U00160 KOD OBJEK TIDAK WUJUD OBJEK NOT FOUND U00161 KOD OBJEK ATAU KOD AMANAH/HASIL

PERLU DIKUNCI MASUK EITHER OBJEK OR TRUST/REVENUE CODE MUST BE ENTERED

U00164 TAHUN HADAPAN TIDAK SAH FUTURE DATES NOT ACCEPTED U00170 KOD JABATAN TIDAK SAMA DENGAN

FAIL INDUK DEPARTMENT CODE NOT SAME AS IN PAY MASTER

U00182 KOD BANK TIDAK SAH INVALID BANK U00183 KOD JABATAN TIDAH SAH UNTUK KOD

VOT INI DEPARTMENT CODE NOT FOUND FOR THIS VOTE

U00194 REKOD SUDAH WUJUD RECORD ALREADY EXISTS U00201 KOD JABATAN TIDAK SAH DEPARTMENT CODE INVALID U00230 TAHUN MESTI TAHUN SEMASA TAHUN MUST BE CURRENT

YEAR U00231 TAHUN MESTI TAHUN SEBELUM TAHUN MUST BE PREVIOUS

YEAR




U00239 TAHUN PERLU DIMASUKKAN TAHUN REQUIRED U00240 PROFIL PTJ PERLU DIISI U00241 PROFIL PROG/AKT PERLU DIISI U00242 PROFIL SODO PERLU DIISI U00243 TAHAP KAWALAN PTJ PERLU DIISI U00244 TAHAP KAWALAN PROG/AKT PERLU

DIISI

U00245 TAHAP KAWALAN SODO PERLU DIISI U00246 JUMLAH KOMBINASI PROFIL PTJ TIDAK

SAH. FORMAT SAH ANTARA 1 HINGGA 8

U00247 TAHUN TIDAK SAH INVALID YEAR U00248 JUMLAH KOMBINASI PROFIL PROG/AKT

TIDAK SAH. FORMAT SAH ANTARA 1 HINGGA 5

U00249 JUMLAH KOMBINASI PROFIL SODO TIDAK SAH. FORMAT SAH ANTARA 1 HINGGA 5

U00250 TAHAP KAWALAN PTJ TIDAK SAH. FORMAT SAH > 0 DAN < 9

U00251 TAHAP KAWALAN PROG/AKT TIDAK SAH. FORMAT SAH > 0 DAN < 7

U00252 TAHAP KAWALAN SODO TIDAK SAH. FORMAT SAH > 0 DAN < 6

U00303 REKOD TAHUN HADAPAN HANYA BOLEH DIKEMASKINI MASUK

U00304 KOD PTJ TIDAK SAH INVALID PTJ CODE U00305 KOD JABATAN PERLU DIISI DEPTCODE CODE REQUIRED U00306 TIADA DATA/REKOD DIJUMPAI NO RECORD FOUND U00307 TIADA REKOD UNTUK DIEDIT NO RECORD TO EDIT U00308 TIADA REKOD UNTUK DIBATAL NO RECORD TO DELETE U00309 KOD VOT PERLU DIISI VOT CODE REQUIRED U00310 KOD VOT TIDAK SAH VOTE CODE INVALID U00311 KOD VOT PERLU MULA DENGAN ABJAD

'T' / 'B' / 'P' VOTE CODE START WITH 'T' / 'B' / 'P'

U00312 KOMBINASI TIDAK SAH UNTUK KOD VOT DAN JABATAN

COMBINATION IS INVALID FOR VOTE AND DEPARTMENT

U00313 KOD PROG/AKT TIDAK SAH PROG/ACTV CODE INVALID U00314 KOD SEKTOR TIDAK WUJUD DI DALAM

JADUAL SEKTOR SECTOR CODE NOT EXIST IN SECTOR FILE

U00315 KOD SEKTOR TIDAK SAH SECTOR CODE INVALID U00316 KOD OSOL PERLU DIISI OSOL CODE REQUIRED U00317 KOD OSOL TIDAK SAH OSOL CODE INVALID U00318 KOD JABATAN UNTUK HASIL PERLU

DIISI DEPARTMENT CODE FOR REVN REQUIRED

U00319 KOD JABATAN UNTUK HASIL TIDAK PERLU DIISI

DEPARTMENT CODE FOR REVN NOT REQUIRED

U00320 KOD PROJEK PERLU DIISI PROJECT CODE REQUIRED U00321 KOD PROJEK TIDAK SAH PROJECT CODE INVALID




U00322 CARA PEMBIAYAAN PERLU DIPILIH FUNDING SOURCE TYPE REQUIRED

U00323 KOD SETIA TIDAK SAH SETIA CODE INVALID U00324 KOD SETIA TIDAK WUJUD SETIA CODE NOT FOUND U00325 KOD AMANAH PERLU DIISI AMANAH CODE REQUIRED U00326 KOD AMANAH TIDAK SAH AMANAH CODE INVALID U00327 JENIS AMANAH PERLU DIPILIH AMANAH TYPE REQUIRED U00328 AKAUN PERUNTUKAN TIDAK PERLU DIISI AKAUN PERUNTUKAN NOT

REQUIRED U00329 AKAUN KAWALAN TIDAK PERLU DIISI AKAUN KAWALAN NOT

REQUIRED U00330 AKAUN PERUNTUKAN PERLU DIISI AKAUN PERUNTUKAN

REQUIRED U00331 AKAUN KAWALAN PERLU DIISI AKAUN KAWALAN REQUIRED U00332 AKAUN KAWALAN TIDAK SAH AKAUN KAWALAN INVALID U00333 AKAUN PERUNTUKAN TIDAK SAH AKAUN PERUNTUKAN INVALID U00334 DEBIT/KREDIT AKAUN PERLU DIPILIH DEBIT/CREDIT REQUIRED U00335 REKOD TIDAK AKTIF UNTUK

DIBATALKAN RECORD NOT ACTIVE FOR DELETION

U00336 KOMBINASI TIDAK SAH UNTUK KOD JABATAN DAN PTJ

COMBINATION IS INVALID FOR DEPARTMENT AND PTJ

U00337 REKOD BELUM WUJUD RECORD NOT EXIST U00338 REKOD TELAH WUJUD, HANYA BOLEH

EDIT RECORD EXIST, ONLY CAN EDIT

U00339 HANYA NUMERIK SAHAJA DIBENARKAN ACCEPT NUMERIC ONLY U00340 KOD PROGRAM/AKTIVITI TIDAK SAH PROGRAM/ACTIVITY INVALID U00341 RMK TIDAK SAH RMK NOT INVALID U00342 KOD KUIRI PERLU DIISI QUERY CODE REQUIRED U00343 PERIHAL KOD KUIRI PERLU DIISI QUERY CODE DESCRIPTION

REQUIRED U00344 KOD KUIRI TIDAK SAH QUERY CODE INVALID U00345 KOD HASIL TIDAK SAH REVENUE CODE INVALID U00346 KOD OBJEK LANJUT TIDAK SAH KOD OBJEK LANJUT INVALID U00347 TARIKH TIDAK SAH. FORMAT TARIIKH :

DD-MM-YYYY INVALID DATE. DATE FORMAT : DD-MM-YYYY

U00348 JENIS PERLU DIPILIH U00349 NO AKAUN PERLU DIISI U00350 JENIS PEMBAYARAN PERLU DIISI U00351 NAMA BANK PERLU DIISI U00352 KOD SODO BARANG PERLU DIISI U00353 KOD BIDANG BARANG PERLU DIISI U00354 KOD DETAIL BARANG PERLU DIISI U00355 SUMBER DATA PERLU DIISI U00356 KOD BANK AN/BN PERLU DIISI




U00357 KOD SODO TIDAK SAH SODO CODE INVALID U00358 KOD BIDANG TIDAK SAH BIDANG CODE INVALID U00359 DETAIL TIDAK SAH INVALID DETAIL CODE U00360 TAHUN PERALIHAN MESTI > TAHUN SEMASA U00361 KOD JABATAN LAMA PERLU DIISI UNTUK

PROSES PERALIHAN

U00362 KOD JABATAN LAMA TIDAK SAH U00363 KOD JABATAN LAMA BERMULA DENGAN 0100 U00364 KOD JABATAN LAMA TIDAK WUJUD U00365 KOD JABATAN BARU PERLU DIISI UNTUK

PROSES PERALIHAN

U00366 KOD JABATAN BARU TIDAK SAH U00367 KOD JABATAN BARU TIDAK WUJUD U00368 TAHUN LAMA PERLU DIISI U00369 TAHUN PERALIHAN MESTI >= TAHUN SEMASA U00370 TAHUN BARU UNTUK KOD PERALIHAN PERLU

DIISI

U00371 KOD JENIS DOKUMEN PERLU DIISI U00372 PERIHAL JENIS DOKUMEN PERLU DIISI U00373 KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM

JADUAL VOT

U00374 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL VOT TIDAK AKTIF

U00375 GRED PERJAWATAN PERLU DIISI U00376 KOD RALAT PROGRAM PERLU DIISI U00377 PERIHAL KOD RALAT PROGRAM PERLU DIISI U00378 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL PUSAT

TANGGUNGJAWAB TIDAK AKTIF

U00379 KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL PUSAT TANGGUNGJAWAB

U00380 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL JABATAN TIDAK AKTIF

U00381 KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL JABATAN

U00382 KOD PTJ BARU PERLU DIISI U00383 KOD PTJ BARU TIDAK SAH U00384 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL

PROJEK TIDAK AKTIF

U00385 KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL PROJEK

U00386 KOD BANK PERLU DIISI U00387 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL

DOKUMEN TIDAK AKTIF

U00388 KOMBINASI REKOD TIDAK WUJUD DI DALAM JADUAL DOKUMEN

U00389 KOD HASIL LAMA PERLU DIISI U00390 KOD HASIL BARU PERLU DIISI U00391 SKIM PERJAWATAN PERLU DIISI U00392 KOD SEKTOR PERLU DIISI U00393 KOD JENIS URUSNIAGA PERLU DIISI U00394 KOD DOKUMEN PERLU DIISI U00395 KOD PEMBEKAL BARANG PERLU DIISI U00396 KOMBINASI REKOD DI DALAM JADUAL PTJ

TIDAK AKTIF

Documents

Manual Buku Vot Versi 1.2 01-09-2002