Manual de Calc

Que es Calc?Calc es el componente de hoja de calculo del OpenOffice.org (OOo). Puede ingresar datos, usualmente datos numericos, en una hoja de calculo para luego manipular estos datos para producir resutlados especificos. Otra posibilidad es introducir datos y luego utilizar Calc en una manera Y si... al cambiar algunos de los datos y observar los resultados sin tener que volver a teclear la hoja de clculo entera.

Hojas de Calculo, hojas y celdasCal trababaja con elementos llamados spreadsheets. Spreadsheets consisten en un conjunto de hojas individuales, cada una conteniendo un conjunto de celdas organizadas en filas y columnas. Estas celdas agrupan elementos individualestexto, numeros, formulas etc. las cuales contruyen los datos a ser mostrados y manupulados. Cada spreadsheet puede tenet muchas hojas y cada hoja puede tener muhcas celdas individuales. En la version 3.0 del OOo, cada hoja puede tener un maximo de 65,536 filas y un maximo de 1024 columnas.

Partes de la ventana principal de CalCuando Cal es iniciado, la ventana principal aparece como la Figura 1.

Barra de Titulo y Barra de MenuLa barra de Titulo en la parte superior, muestra el nombre de la hoja de calculo actual. Si la spreadsheet es nueva entonces entonces su nombre es Sin Titulo X, donde X es una numeracin. Cuando se guarda una nueva spreadsheet por primera vez sera advertido para ingresar un nombre. Bajo la barra de Titulo esta la la barra de Menu. Cuando se elige uno de los menus, un submenu aparece con otras opciones. La barra de Menu puede ser modificada como discutimos en el Apendice D (Configurar y Personalizar Cal).

Mario Lacunza ----- Email: mlacunza@gmail.com

Barra de HerramientasDebajo de la barra de menu por defecto se encuentran tres barras de herramientas: La barra estandar, la barra de Formato y la barra de Formulas.

Figura 1: Partes de la ventana de Calc Los iconos en estas barras de herramientas proveen una gran rango de comandos y funciones comunes. Las barras de herramientas pueden ser modificadas como lo discutimos en el apendice D (Setting up and Customizing Calc). Posicionando el puntero de raton sobre cuaquiera de los iconos mostrara una caja pequea llamada sugerencias, la cual nos da una pequea explicacion de la funcion del icono. Para una explicacion ms detallada seleccione Ayuda > Ques es esto? y pasa el puntero del raton sobre el icono. Tips y tips extendos pueden ahora ser activados o desactivados desde Herramientas > Opciones > OpenOffice.org > General. Las dos areas rectangulares en la parte izquierda de la barra de Formato son los menus de Nombre de la Fuente y el Tamao de Fuente (ver Figura 2). Si hay algo en el contenido de esas cajas, estas mostraran la configuracion actual del area seleccionada.

3

Figura 2. Nombre de fuente y tamao de fuente Haz click sobre el pequeo boton con un triangulo invertido en su lado derecho para abrir un menu. Desde los menus, Nombre de la Fuente y Tamao de la fuente se puede escoger la fuente y su tamao en las celdas seleccionadas.

Barra de FormulaEn la parte izquierda de la Barra de Formula (ver Figura 3) se encuentra una pequea caja de texto llamada caja de Nombre con una convinacion de letra y un numero en esta, por ejemplo D7, esto representa la letra de la columna y el numero de fila y es llamado como la referencia de la celda de la celda actual.

Asistene: Funciones BotondeFuncion

Cuadrode Nombre

Botonde suma

Figura 3: Barra de Formula

Al lado derecho de la caja de nombre estan los botones de funciones de Asistente, Suma y Funcion. Al dar click en el boton de Asistente de funciones se abre un cuadro de dialogo en el cual usted podra buscar en la lista de funciones disponibles. Esto puede resultar muy util ya que este tambien muestra como dar formato a las mismas.

4

El boton Suma inserta la formula en la celda actual que adiciona los numeros de las celdas superiores o las del lado izquierdo si no hay numero en la parte superior de la celda actual. El boton Funcion inserta un signo igual en la celda seleccionada y en la linea de entrada, asi la celda esta lista para aceptar la formula. Cuando usted introduce nuevos datos en una celda, el boton de Suma e Igual cambian a botones de Rechazar y Aplicar. . Los contenidos de la celda actual (datos, frmulas o funciones) se muestran en la Lnea de entrada, la cual conforma el resto de la barra de frmulas. Usted puede editar los contenidos de la celda de la celda actual aqu o puede hacerlo directamente en la celda. Para editar dentro del rea de la Lnea de entrada, d clic izquierdo en la parte correspondiente a la Lnea de entrada, luego introduzca los cambios. Para editar dentro de la celda actual, slo d sobre clic sobre dicha celda.

Celdas IndividualesLa seccin principal de la pantalla muestra las celdas individuales en forma de cuadrcula, con cada celda en la interseccin de una columna y fila particulares. En la parte superior de las columnas y en el extremo izquierdo de las filas hay una serie de cuadros grises que contienen letras y nmeros. stos son los ttulos de las columnas y las filas. Las columnas inician con la A y continan hacia el lado derecho; las filas comienzan con el 1 y siguen hacia abajo. Los ttulos de filas y columnas forman las referencias de celda que aparecen en el cuadro de rea de hoja en la barra de frmulas (vea la Figura 3). Estos ttulos tambin se pueden deshabilitar al seleccionar Ver > Ttulos de filas/columnas.

Etiquetas de HojasEn la parte inferior de la cuadrcula de celdas estn las etiquetas (vea la Figura 4), stas le dan acceso a cada hoja individual. La hoja visible o activa tiene una etiqueta blanca. Al dar clic en otra etiqueta de hoja se muestra dicha hoja y su etiqueta se vuelve blanca. Usted tambin puede seleccionar mltiples etiquetas de hojas al mismo tiempo al mantener oprimida la tecla Control mientras da clic sobre los nombres.5

Figura 4. Etiquetas de Hojas

Iniciar nuevas hojas de CalculoUsted puede abrir una nueva hoja de clculo sin importar qu componente de OOo est utilizando. Por ejemplo, una nueva hoja de clculo se puede abrir desde Writer o Draw.

Desde la barra de menuD clic en Archivo y luego seleccione Nuevo > Hoja de clculo.

Desde la barra de herramientasUtilice el botn Nuevo ben la barra de herramientas estndar. (Este botn siempre es una pgina de texto del componente actual con una flecha negra del lado derecho). D clic en la flecha hacia abajo que abre el men desplegable para elegir el tipo de documento que desea abrir (documento de texto, hoja de clculo, etc.). D clic en el botn para crear un nuevo documento del tipo que se encuentra abierto (si una hoja de clculo lo est, un nuevo documento de hoja de clculo se crear).

Desde el tecladoSi usted tiene ya abierta una hoja de clculo, puede presionar Control + U para abrir una nueva.

Desde la plantillaLos documentos de Calc tambin pueden crearse desde las plantillas si usted tiene plantillas de hoja de clculo disponibles. Siga el el procedimiento descrito anteriormente, pero en lugar de seleccionar la Hoja de clculo desde el men Archivo, seleccione Plantillas y documentos. En esa ventana, navegue hasta la carpeta apropiada y d doble clic en la plantilla requerida. Se abre una nueva hoja de clculo basada en la plantilla seleccionada.6

Abrir hojas de calculo existentesUna hoja de calculo puede tambien ser abierta desde cualquier componente de OOo.

Desde la barra de menu.D clic en Archivo y seleccione Abrir.

Desde la barra de HerramientasD clic en el botn Abrir en la barra de herramientas estndar.

Desde el tecladoUtilice la combinacin de teclas Control + A. Cada una de estas opciones despliega una ventana de dialogo donde usted puede localizar la hoja de claculo que usted desee abrir.Usted tambien abrir una hoja de calculo que ha sido recientemente trabajada usando la lista de Documentos Recientes. Esta lista puede ser accesada desde el menu Archivo, que esta enseguida de Abrir. La lista muestra los 10 archivos que fueron abiertos en cualquiera de los compones del OOo.

Tip

Guardar Hojas de CalculoLas hojas de clculo se pueden guardar de tres formas.

Desde la barra de MenuD clic en Archivo y luego seleccione Guardar.

Desde la barra de herramientasD clic en el botn Guardar en la barra de funciones. Este botn se volver color gris y no podr ser seleccionado si el archivo ya se guard y no se han realizado cambios posteriores.

Desde el tecladoUtilice la combinacin de teclas Control + G. Si la hoja de clculo no se ha guardado con anterioridad, entonces cada una de estas acciones abrir el cuadro de dilogo Guardar como.7

Aqu usted puede especificar el nombre de la hoja de clculo y la localizacin en donde se le guardar.Si la hoja de clculo se ha guardado con anterioridad, entonces al guardar se sobrescribir en la copia existe sin abrir el cuadro de dilogo Guardar como. Si usted quiere guardar la hoja de clculo en una localizacin diferente o con un nombre diferente, seleccione Archivo > Guardar como.

Nota

Nacegar por la hojas de CalculoIr a una celda espefificaUsando el ratnColoque el puntero del ratn sobre la celda deseada y d clic izquierdo.

Usando una celda de referenciaD clic en el pequeo tringulo invertido que est del lado derecho del cuadro de Nombre (Figura 3). La referencia de celda existente se resaltar. Teclee la referencia de celda de la celda a la que desea ir y presione Enter o slo d clic en el cuadro de Nombre, regrese a la referencia de celda existente y teclee la referencia de celda que desea.

Using the NavigatorD clic en el botn del Navegador sobre la barra de herramientas estandar (o presione F5) para desplegar el Navegador.Teclee la referencia de la celda en los dos campos superiores etiquetados como Columna y Fila y presione Enter. En la figura Figura 5 el navegador seleccionaria la celada G28.

8

Figura 5. Navegador Calc

Moverse de una celda a otraEn la hoja de calculo, una cela o un grupo de ellas normalmente tienen un borde negro. Este borde negro indica donde se encuentra el foco In the spreadsheet, one cell, or a group of cells, normally has a darker black border. This black border indicates where the focus is (vea la Figura 6).

Figura 6. (Izquierda) Una Celda Celeccionada y (derecha) un grupo de celdas celeccionadas

9

Usando el ratnPara mover el foco usando el ratn, simpemente mueva el puntero hasta la celda que deberia ser y haga click con el boton izquierdo del raton. Esto cambia el foco hacia la nueva celda. Este metodo es mas practico cuando las dos celdas estan muy ceparadas.

Usando las teclas Tabulador y Enter Al presionar Enter o Shift + Enter el centro se mueve hacia abajo

o hacia arriba, respectivamente. Al presionar Tab o Shift + Tab el centro se mueve hacia la derecha o la izquierda, respectivamente.

Personalizando el efecto de la tecla EnterUsted puede personalizar la direccion del movimiento del foco del a tecla Enter, seleccionando Herramientas > Opciones > OpenOffice.org Calc > General.

Figura 7: Personalizando el efecto de la tecla Enter Las cuatro opciones para la direccion de la tecla Enter son mostradas en la parte derecha de la figura Figura 7. Esta se puede mover datos abajo, derecha, arriba or izquierda. Dependiendo de el archivo que se este usando o el tipo de datos que sean ingresados, diferentes direcciones pueden ser utiles. La tecla Enter puede ser usada tambien para ingresar o salir del modo de edicion. Use las opciones debajo de la Configuracin de entradas de la figura Figura 7 para cambiar las configuraciones de la tecla Enter.

Usando las teclas de cursorAl presionar las teclas de cursor en el teclado el centro se mueve en la direccin de las flechas.

10

Usar Inicio, Fin, Re Pg y Av. Pg Inicio mueve el centro hacia el principio de la fila. Fin mueve el centro hacia la columna ms alejada del lado

derecho que contiene datos. Avpg mueve la seleccin una pantalla completa hacia abajo y RePg la mueve una pantalla hacia arriba. La combinacin de las teclas Control y Alt con Inicio, Fin, Re Pg y Av Pg y las teclas de cursor mueven el centro de la celda actual de otras maneras.Tabla 1 describe todos los atajos de teclado para moverse por una hoja de clculo. TipAl mantener presionado Alt + Tecla de cursor se cambia el tamao de una celda.

Tabla 1. Moverse de una celda a otra utilizando el tecladoConbiacion de Teclas Control+ Control+ Control+ Control+ Control+Inicio Control+Fin Alt+AvPg Alt+RePg Control+AvPg Control+RePg Tab Movimiento Una celda a la derecha Una celda a la izquierda Una celda hacia arriba Una celda hacia abajo Hacia la ltima columna que contiene datos en esa fila o hacia la columna IV Hacia la primera columna que contiene datos en esa fila o hacia la Columna A

Hacia la primera fila con datos en esa columna o hacia la Fila 1Hacia la ltima fila que contiene datos en esa columna o hacia la Fila 32000 Hacia la celda A1 Hacia la esquina inferior derecha del rea del cuadro que contiene datos Una pantalla hacia la derecha (si es posible) Una pantalla hacia la izquierda (si es posible) Una hoja a la derecha (en las etiquetas de hoja) Una hoja a la izquierda (en las etiquetas de hoja) Una celda a la derecha11

Conbiacion de Teclas Shift+Tab Enter Shift+Enter

Movimiento Una celda a la izquierda Una celda hacia abajo (a menos que sea cambiado por el usuario) Una celda arriba (a menos que sea cambiado por el usuario)

Moverse de una hoja a otraCada hoja en una hoja de clculo es independiente de las dems, aunque pueden ligarse con referencias de una hoja a otra. Existen tres formas de navegar entre las diferentes hojas de una hoja de clculo.

Utilizar el tecladoAl presionar Control + Avpg la vista se mueve una hoja a la derecha y al presionar Control + RePg se mueve una a la izquierda.

Utilizar el ratnAl dar clic en una de las pestaas de hojas que se encuentran en la parte inferior de la hoja de clculo se selecciona dicha hoja. Si usted tiene muchas hojas, algunas de las etiquetas de hojas pueden estar ocultas detrs de la barra de desplazamiento en la parte inferior de la pantalla. Si este es el caso, entonces los cuatro botones del lado izquierdo de las etiquetas pueden hacer que las etiquetas ocultas estn visibles. La Figura 8 muestra como hacerlo.Mueve a la primera hoja Mueve una a la izquierda Mueve una a la derecha Mueve a la ultima hoja hojas

Figura 8: Flechas de etiquetas de hojas

12

Observe que estas hojas no estn numeradas en orden, sino que la numeracin es arbitraria. Usted puede nombrar a una hoja como desee.Las flechas de la etiqueta de hoja que aparece en la Figura 8 slo aparecen si usted tiene algunas etiquetas que no pueden verse. De otro modo aparecern debilitadas como lo muestra la figura Figura 4.

Nota

Seleccionar elementos en una hoja u hoja de calculoSeleccionar celdasLas celdas se pueden seleccionar mediante una variedad de combinaciones y cantidades. Cells can be selected in a variety of combinations and quantities.

Celda individualD click izquierdo sobre la celda. El resultado sera como el que se muestra en el lado izquierdo de la Figura 6. usted puede verificar su seleccion mirando el cuadro de nombre.

Rango de celdas contiguasUn rango de celdas se puede seleccionar utilizando el teclado o el ratn. Para 1) 2) 3) 4) seleccionar un rango de celdas al arrastrar el ratn: De click en una celda. Oprima y mantenga presionado el botn izquierdo del ratn. Mueva el ratn alrededor de la pantalla. Una vez que el bloque de celdas deseado est seleccionado, suelte el botn izquierdo del ratn.

Para seleccionar un rango de celdas sin arrastrar el ratn: 1) D clic en la celda que conformar una de las esquinas del rango de celdas. 2) Mueva el ratn a la esquina opuesta del rango de celdas. 3) Mantenga presionada la tecla Shift y d clic.

13

Para seleccionar un rango de celdas sin utilizar el ratn: 1) Seleccione la celda que conformar una de las esquinas en el rango de celdas. 2) Al tiempo que mantiene presionada la tecla Shift utilice las flechas de cursor para seleccionar el resto del rango. El resultado de cualquiera de estos mtodos se ver como el lado derecho de la Figura 6.Tambin puede seleccionar directamente un rango de celdas al utilizar el cuadro de Nombre. D clic en dicho cuadro como se describe en Usando una celda de referencia en la pgina 8. Para seleccionar un rango de celdas introduzca la referencia de celda para la celda superior izquierda, seguida de dos puntos (:) y luego la referencia de celda inferior derecha. Por ejemplo, para seleccionar el rango que ir de A3 a C6 usted introducir A3:C6.

Tip

Rango de celdas no contiguas1) Seleccione el rango de celdas con uno de los mtodos anteriores. 2) Mueva el puntero del ratn hacia el inicio del siguiente rango o celda individual. 3) Mantenga presionada la tecla Control y d clic o d clic y arrastre para seleccionar el rango. 4) Repita si es necesario.

Seleccionar columnas y filasEn OOo, se pueden seleccionar filas y columnas enteras de manera muy rpida.

Columna o fila individualPara seleccionar una sola columna d clic en la letra que la identifica (vea la Figura 1). Para seleccionar una sola fila d clic en el nmero identificador de la fila.

Columnas o filas multiplesPara seleccionar columnas o filas mltiples que son contiguas: 1) D clic en la primera columna o fila del grupo. 2) Mantenga presionada la tecla Shift.14

3) D clic en la ltima columna o fila del grupo. Para 1) 2) 3) seleccionar columnas o filas mltiples que no son contiguas: D clic en la primera columna o fila del grupo. Mantenga presionada la tecla Control. D clic en todas las columnas o filas subsecuentes mientras mantiene presionada la tecla Control.

Toda la hojaPara selecciona la hoja entera, d clic en el pequeo cuadro situado entre el ttulo de la columna A y el ttulo de la fila 1 (vea la Figura 9).

Seleccion ar Todo

Figura 9. Cuadro de seleccionar todo Tambin puede utilizar el teclado para seleccionar la hoja entera al presionar Control + E.

Seleccionar hojasUsted puede seleccionar una o mltiples hojas. Puede resultar ventajoso el seleccionar varias hojas cuando desea realizar cambios en muchas de ellas a la vez.

Hoja individualD clic en la etiqueta de hoja para la hoja que desea seleccionar. La hoja activa se volver blanca (vea la Figura 4).

Hojas contiguas multiplesPara 1) 2) 3) seleccionar varias hojas contiguas: D clic en la etiqueta de hoja para la primera hoja. Mueva el puntero del ratn sobre la ltima etiqueta. Mantenga presionada la tecla Shift y d clic en la etiqueta de la hoja.

Todas las etiquetas entre estas dos hojas se volvern blancas. Cualquier accin que usted haga afectar a las hojas resaltadas.15

Hokas no contiguas multiplesPara 1) 2) 3) seleccionar mltiples hojas no contiguas: D clic en la etiqueta de la primera hoja. Mueva el puntero del ratn sobre la etiqueta de la segunda hoja. Mantenga presionada la tecla Control y d clic en la etiqueta de la hoja. 4) Repita si es necesario.

Las pestaas seleccionadas se volvern blancas. Cualquier accin que realice afectar ahora a las hojas resaltadas.

Todas las HojasD clic derecho sobre cualquiera de las etiquetas de hojas y seleccione Seleccionar todas las hojas desde el men desplegable.

Trabajar con columnas y filasInsertar columnas y filasLas columnas y las fila se pueden insertar individualmente o en grupos.Cuando usted inserta una nueva columna simple, esta es insertada en a la izquierda de la culumna seleccionada. Cuando usted inserta una nueva fila simple esta es insertada encima de la fila seleccionada. Las nuevas columnas y filas son formateadas como las correspondientes celdas en la columna o fila anterior (o la de la izquierda) a la que la nueva columna o fila se inserto.

Note

Columna o fila indivisualSe puede aadir una sola columna o fila con el men Insertar: 1) Seleccione la columna o filas donde desea insertar la nueva columna o fila. 2) Seleccione Insertar > Columnas o Insertar > Filas. Tambin se puede aadir una columna o fila utilizando del ratn: 1) Seleccione la columna o filas donde quiere que se inserte la nueva columna o fila. 2) D clic derecho sobre el titulo. 3) Seleccione Insertar filas o Insertar columnas.16

Columnas o filas multiplesSe pueden insertar varias columnas o filas de una sola vez en lugar de insertar una por una. 1) Presione el botn izquierdo del ratn en la primera columna o fila y luego arrstrelo a lo largo del nmero requerido de identificadores para resaltar el nmero requerido de columnas o filas. 2) Proceda como si insertara una columna o fila individual en la parte de arriba.

Eliminar columnas y filasSe pueden eliminar columnas y filas de manera individual o en grupos.

Columna o fila individualSe puede eliminar una columna o fila con el ratn: 1) Seleccione la columna o fila que desea eliminar. 2) D clic derecho en el ttulo de la columna o fila. 3) Seleccione Eliminar columnas o Eliminar filas en el men desplegable.

Columnas o filas multiplesSe pueden eliminar varias columnas o filas al mismo tiempo en lugar de eliminar una a la vez. 1) Resalte el nmero requerido de columnas o filas presionando el botn izquierdo del ratn en la primer. Luego, arrastre el ratn a lo largo del nmero requerido de identificadores. 2) Proceda como si insertara una sola columna o fila en la parte de arriba.En lugar de borrar una fila o columna, usted talvez desee borrar el contenido de las celdas y mantener ka fila o la columna vacia. Vea el Capitulo 2 (Ingresar, Editar y Formatear datos) para las instrucciones.

Tip

Trabajar con hojasComo cualquier otro elemento de Calc, las hojas se pueden insertar, borrar y renombrar.

17

Insertar Nuevas hojasHay muchas formas de insertar una nueva hoja. El primer paso para todos los mtodos es seleccionar la hoja junto a la que se insertar la nueva hoja. Luego, cualquiera de las siguientes opciones se puede utilizar. D clic en el men Insertar y seleccione Hoja o D clic derecho en su etiqueta y seleccione Insertar hoja o D clic en un espacio vacio al final de la lnea de pestaas (vea la

Figure 10).

Figure 10: Crear una nueva hoja Cada mtodo abrir el cuadro de dilogo Insertar hoja (Figura 11). Aqu usted puede seleccionar si la nueva hoja ir antes o despus de la hoja seleccionada y cuntas hojas desea insertar. Si usted est insertando slo una hoja, existe la posibilidad de darle un nombre a la hoja.

Figura 11. Cuadro de dialogo de Insertar Hoja

Eliminar HojasLas hojas se pueden borrar de manera individual o en grupos.18

Hoja IndividualD clic derecho en la etiqueta de la hoja que desea eliminar y seleccione Eliminar hoja en el men desplegable o d clic Editar > Hoja > Borrar en barra de men.

Hojas multiplesPara borrar varias hojas, seleccionelas como se describi anteriormente, d clic derecho sobre una de las etiquetas y seleccione Eliminar hoja desde el men desplegable o d clic en Editar > Hoja > Borrar en la barra de men.

Cambiar el nombre a las hojasEl nombre por omisin para una nueva hoja es Hoja X donde X es un nmero. Mientras esto funciona para una pequea hoja de clculo que contiene slo unas pocas hojas, resulta poco prctico cuando se tienen muchas hojas. Para dar a su hoja un nombre ms significativo usted puede: Introducir el nombre en el cuadro de nombre cuando usted crea la hoja, o Dar clic derecho en una etiqueta y seleccionar Cambiar nombre a la hoja desde el men desplegable y reemplazar el nombre existente con uno mejor.Los nombres de hojas deben comenzar con una letra o un nmero. Otros caracteres, incluyendo espacios, no estn permitidos. Aparte del primer carcter del nombre de la hoja, los caracteres permitidos son letras, nmeros, espacios y caracteres subrayados. El intentar cambiar el nombre a una hoja con un nombre invlido producir un mensaje de error.

Nota

Ver CalcUsar la funcion zoomUse la funcion zoom para ver ms o menos celdas en la ventana. La funcion zoom se puede activar: Al ir al men Ver y seleccionar Escala, o Al dar doble clic en la figura de porcentaje en la barra de estado,

situada en la parte inferior de la ventana.19

Ambos mtodos abrirn el cuadro de dilogo de Zoom (Figura 12). Este cuadro tiene las siguientes opciones listadas en el lado izquierdo.

Figura 12. Cuadro de dialogo de Zoom Optimo Cambia el tamao de la pantalla para acomodar el ancho de las celdas seleecionadas. Para usar esta opcion primero debe usted resaltar un rango de celdas. Ajustar ancho y alto Muestra la pagina entera en la pantalla. Ancho de pagina Muestra el ancho completo de la pagina del documento. El lado superior e inferior de la pagina podrian no ser visibles. 100% Muestra el documento en su tamao actual. Variable Ingrese un porcentaje de Zoom de su preferencia.

Fijar filas y columnasLa funcin Fijar bloquea un nmero de filas en el lado superior de la hoja de clculo o de columnas en el lado izquierdo o ambos. Luego al desplazarse por la hoja, las columnas y filas fijadas permanecen visibles. La Figura 13 muestra algunas filas y columnas fijas. La lnea horizontal ms pesada entre las filas 3 y 14 y la lnea vertical ms gruesa entre las columnas C y H denota el rea fija. Las filas 4 a 13 y las columnas D

20

a G han sido desplazadas fuera de la pgina. Las primeras tres filas y columnas estn fijas en su lugar, por eso permanecieron.

Figura 13. Columnas y filas fijas Usted puede establecer el punto de fijacin en una fila, una columna o en ambas como en la Figura 13.

Fijar una fila o columna1) D clic en el ttulo de la fila debajo de la que desea fijar o de la columna a la derecha de la cual se desea fijar. 2) Seleccione Ventana > Fijar. Una lnea oscura aparecer para indicar dnde est el rea fijada.

Fijar una fila y una columna1) D clic en la celda que est justo debajo de la fila que desea fijar y justo a la derecha de la columna que desea fijar. 2) Seleccione Ventana > Fijar. Aparecern dos lneas en la pantalla, una horizontal sobre dicha celda y una vertical a su lado izquierdo. Cuando se desplace por la pantalla todo lo que est arriba y a la izquierda de dichas lneas permanecer visible.

Deshacer FijarPara desbloquear las filas o columnas seleccione Ventana > Fijar. La marca de verificacin en Fijar desaparecer.

21

Dividir la ventanaOtra forma de cambiar la vista es dividir la ventana, conocida tambin como dividir la pantalla. sta se puede dividir horizontal o verticalmente o ambas, lo cual le permite tener cuatro porciones de la hoja de clculo visibles al mismo tiempo.

Figura 14. Ejemplo de pantalla dividida Por qu querra hacer esto? Imagine que tiene una hoja de clculo larga y una de las celdas tiene un nmero que es utilizado por tres frmulas en otras celdas. Al utilizar la tcnica de divisin de pantalla usted puede posicionar la celda que contiene dicho nmero en una seccin y cada una de las celdas con frmulas en las otras secciones. Entonces, puede cambiar el nmero en la celda y ver cmo afecta a cada una de las frmulas.

Dividir la pantalla de forma horizontalPara dividir la pantalla de manera horizontal: 1) Mueva el puntero del ratn hacia la barra de desplazamiento vertical, del lado derecho de la pantalla, y colquelo sobre el botn pequeo con un tringulo negro situado en la parte superior.

22

Barrade pantalladividida

Figura 15. Barra de pantalla dividida en la barra de desplazamiento vertical 2) Justo encima de este botn ver una lnea gruesa y negra (Figura 15). Mueva el puntero del ratn sobre esta lnea y se volver una lnea con dos flechas (Figura 16).

Figura 16. Barra de pantalla dividida en la barra vertical de desplazamiento con cursor 3) Mantenga presionado el botn izquierdo del ratn y una lnea gris aparecer, la cual atravesar toda la pgina. Arrastre el ratn hacia abajo y esta lnea lo seguir. 4) Suelte el botn del ratn y la pantalla se dividir en dos vistas, cada una con su propia barra de desplazamiento vertical. Observe en la Figura 14, que los valores 'Beta' y 'A0' estn en la parte superior de la ventana y que los otros clculos estn en la parte inferior. Puede desplazarse por la parte superior e inferior de manera independiente. As, usted puede realizar cambios en los valores Beta y A0 y observar sus efectos en los clculos situados en la parte inferior de la ventana. Tambin puede dividir la ventana de manera vertical, como se describe enseguida, con los mismos resultados: ser capaz de desplazarse por ambas partes de la ventana de forma independiente. Con divisiones horizontales y verticales, usted tiene cuatro ventanas independientes para desplazarse.Usted tambien puede dividir la pantalla usando un comando del menu. D clic en la celda que est justo debajo de la fila que desea fijar y justo a la derecha de la columna que desea fijar y escoja Ventana > Dividir.

Tip

23

Dividir la pantalla de forma verticalPara dividir la pantalla de manera vertical: 1) Mueva el puntero del ratn hacia la barra de desplazamiento situada en la parte inferior de la pantalla y colquelo sobre el botn pequeo con un tringulo negro situado del lado derecho.

Barrade pantalladividida

Figura 17: Barra de pantalla dividida en la barra de deslizamiento horizontal 2) Justo a la derecha de este botn ver una lnea negra y gruesa (Figura 17). Mueva el puntero del ratn sobre esta lnea y se volver una lnea con dos flechas. 3) Mantenga presionado el botn izquierdo del ratn y aparecer una lnea gris que atraviesa toda la pgina. Arrastre el ratn hacia la izquierda y esta lnea lo seguir. 4) Suelte el botn del ratn y la pantalla se dividir en dos vistas, cada una con su propia barra de desplazamiento. NotaDividir la pantalla de manera horizontal y vertical al mismo tiempo le dar cuatro vistas, cada una con su propia barra de desplazamiento horizontal y vertical.

Quitar Vistas DivididasTo remove a split view: De doble clic en cada linea de divicion, o D clic y arrastre las lneas de regreso a su lugar al final de las

barras de desplazamiento, o Selecciones Ventana > Dividir, esto quitar las lneas de divisin al mismo tiempo.

24

Escribir datos en CalcEscribir datos en OpenOffice.org (OOo) Calc es un proceso simple, utilizando el teclado. Cualquiera de las celdas seleccionada en su hoja de clculo es donde se escribirn los datos. Puede navegar por la hoja de clculo utilizando el ratn o el teclado.

Ingreso de datosSe pueden ingresar la mayora de lo datos en Calc por medio del teclado. Usted puede ingresar tanto texto como nmero utilizando el rea del teclado principal o el numrico. Como se discute en el Captulo 1 "Introduccin a Calc," una hoja de clculo de Calc se divide en varias celdas diferentes. Cada celda puede contener datos diferentes como se muestra en Figura 35

Figura 18:Celdas independientes

Moverse entre celdasExisten tres formas de navegar entre las Celdas en Clac.Utilizar el ratn

Para cambiar la seleccin de una celda con el ratn, simplemente mueva el puntero del ratn a la celda que quiere seleccionar y pulse el botn izquierdo del ratn. De esta forma cambiamos la seleccin a una nueva celda. Este mtodo es muy til cuando las dos celdas se encuentran a mucha distancia.Utilizar las flechas

Las flechas en el teclado pueden mover la seleccin de a una celda por vez hacia la derecha, izquierda, arriba o abajo.

25

Utilizar la tecla Entrar

Puede personalizar la direccin en la cual la tecla Entrar mueva la seleccin, seleccionando Herramientas > Opciones> OpenOffice.org.Calc > General.(Vea Figura 19.)

Figura 19Cmo personalizar los efectos de la tecla EntrarLas cuatro opciones de la direccin de la tecla Entrar se muestran en el lado derecho de Figura 19. Pude mover los datos hacia abajo, derecha, arriba o izquierda. Las diferentes direcciones pueden ser tiles teniendo en cuenta el archivo que se utilice o el tipo de informacin que se ingrese. Adems, la tecla Entrar no necesita realizar la seleccin. Tambin puede servir para cambiar al modo Editar. Utilice la lista de verificacin debajo de Configuracin de entradas en Figura 19 para cambiar la configuracin de la tecla Entrar.

Mltiples lneas de textoEs posible ingresar mltiples lneas de texto en una sola celda, de dos formas. Cada uno de los mtodos es til para situaciones diferentes.Ajuste de texto automticamente

Es posible configurar las celdas para Ajustar el texto automticamente. Esta opcin puede ser seleccionada pulsando con el botn derecho del ratn sobre una celda y seleccionando Formato de celdas. (Vea Figura 20.)Pulsar sobre la pestaa Alineacin. En la parte inferior del cuadro de dilogo, debajo de Propiedades, est la opcin Ajustar texto automticamente. Al tildar esta opcin, aparecer un corte de lnea cuando el texto llegue al final de la celda. Los resultados se pueden observar en Figura 21.

26

Figura 20: Formatear celdas > Alineacin

Figura 21:Ajuste de texto automticoCortes de lneas

Mltiples lneas de un texto pueden insertarse tambin utilizando los cortes del lneas manuales. Cuando se ingresa un corte de lnea manual, el ancho de la celda no vara. Para insertar un corte de lnea manual, presiones Ctrl+Entrar mientras escribe. Figura 22 muestra los resultados al usar dos cortes de lneas manuales despus de la primera lnea del texto.

27

Figura 22:Celdas con cortes de lnea manualesReducir para ajustar al tamao de la celda

El tamao de la fuente de los datos en una celda pueden ajustarse automticamente al tamao de la celda. Para lograr esto, tilde la opcin Reducir para ajustar al tamao de la celda en el cuadro de dilogo Formato de celdas (Figura 20). En la Figura 23 se muestran los resultados.

Figura 23:Reducir el tamao de la fuente para ajustar al tamao de la celda

Modificar datos en CalcLa modificacin de los datos es muy similar al ingreso de datos. El primer paso para la modificacin de datos es seleccionar la celda que contiene la informacin a modificar. Para seleccionar la celda correspondiente, utilice uno de los mtodos ya mencionados. Una vez que la celda est seleccionada, el texto en ella puede ser modificado.

28

Eliminar datos de una celdaLos datos pueden ser eliminados (borrados) de una celda de varias maneras.Eliminar datos solamente

Pueden eliminarse los datos solamente de una celda sin quitar el formato de la celda, con solo presionar la tecla de RetrocesoEliminar datos y formato

Pueden eliminarse los datos y el formato de la celda al mismo tiempo. Al presionar la tecla Suprimir aparece una cuadro de dilogo Eliminar contenidos. (Vea Figura 24.)

Figura 24:Cuadro de dilogo Eliminar contenidos Desde este cuadro de dilogo, diferentes aspectos de la celda pueden ser eliminados. Para eliminar todo en una celda (contenido y formato), tildar Eliminar todo.

Reemplazar todos los datos en una celdaPara eliminar datos e insertar datos nuevos, simplemente escriba sobre los datos viejos. Los datos nuevos mantendrn el formato original.

Cambiar parte de los datos en una celdaA veces es necesario cambiar el contenido de una celda sin quitar todos los contenidos, por ejemplo si la frase "Mira a Dick correr" est en una celda y hay que cambiarla a "Mira a Dick correr rpido", a menudo es til hacer esto sin primero tener que borrar los datos de la vieja celda.29

El proceso es similar al descripto anteriormente, pero es necesario ubicar el cursor dentro de la celda. Esto puede hacerse de dos maneras.Atajo del teclado

Despus de seleccionar la celda correcta, presiones la tecla F2 y el cursor se ubicar al final de la celda. Luego, utilizar las flechas para mover el cursor por el texto dentro de la celda.Ratn

Conelratn,seleccionarlaceldacorrectaamodificar.Unavezquelaceldaest seleccionada,moverelpunterodelratnhastalalneadeentradaypulsarenellapara ubicarelcursorparalamodificacin.Puedemodificarlosdatosdesdelalneadeentrada o,unavezqueelcursorestenlalneadeentrada,pulsarelratnenlaceldaoriginalpara lamodificacin.

Formatear datos en CalcEn Calc se puede dar formato a al informacin de diferentes maneras. Puede realizarse ya sea como parte del estilo de una celda y as se aplica automticamente, o se lo puede aplicar manualmente a la celda. Para acceder a las opciones de formato de una celda, selecciones la celda o celdas correspondientes, pulse con el botn derecho del ratn, y seleccione Formatear celdas. Todas las opciones de formato se describen a continuacin. NotaTodas las configuraciones que se describirn a continuacin tambin pueden configurarse como parte del estilo utilizando la ventana Estilo y formato. Ver el Captulo 10 "El uso de estilos en Calc" para obtener mayor informacin.

NmerosEnlapestaaNmeros(Figura25),elcomportamientodelosdatosenlaceldapuedeser configurado: CualquieradelostiposdedatosenlalistaCategorapuedeaplicarsealosdatos Sepuedeconfigurarelnmerodeloslugaresdecimalesydeloscerosalaizquierda. Tambinsepuedeingresaruncdigodeformatopersonalizado.

Alutilizarlaconfiguracindellenguajeenestemen,tambinsecontrolalas configuracioneslocalesparalosformatosdiferentestalescomoelordendelafechaylos marcadoresdemoneda.30

Figura 25: Formatear celdas > Nmeros

FuenteLafuenteparaunaceldapuedeserseleccionadaenlapestaaFuente(Figura26).La pantallaenlaparteinferiormuestraunaprevisualizacindelacelda. Aqutambinsepuedeestablecerellenguajedeunacelda.Laconfiguracindellenguaje estil,yaquepermitequediferenteslenguajescoexistanenelmismodocumentoyquese verifiquesuescrituracorrecta.

31

Figura 26:Formatear celdas > Fuente

Efectos de fuenteLapestaa Efectos de fuente (Figura 27) ofrece ms opciones de fuentes.

Figura 27:Formatear celdas > Efectos de fuente

32

Subrayado

Las opciones de subrayado se resumen en la Figura 28.

Figura 28:Opciones de subrayado en Calc El color del subrayado tambin puede cambiarse en esta pestaa.Tachado

Las opciones de tachado se resumen en Figura 29.)

Figura 29:Opciones de tachado en CalcRelieve

Las opciones de relieve son saliente (texto elevado), ahondado (texto hundido), contorno, y sombra como se muestra en la Figura 30.

Figura 30:Opciones de relieve en Calc

Alineacin y orientacinEnlapestaaAlineacin(Figura31),sepuedeestablecerlaalineacinhorizontaly vertical,yrotareltexto.

33

Figura 31: Formatear celdas > Alineacin Sitienehabilitadoloslenguajesasiticos(enHerramientas>Opciones>Configuracin deidioma>Idiomas),entonceslaseccinOrientacindeltextosehabilitarunacasilla extra(conelnombreMododediseoasitico)debajodelaopcinDisposicinvertical, comosemuestraenFigura32.

Figura 32:Opcin Modo de diseo asitico LadiferenciaenlosresultadosaltenerhabilitadoonoMododediseoasitico,se muestraenFigura33.

34

Figura 33:Dos clases de disposicin vertical

BordesEnlapestaaBordes(Figura34)sepuedenestablecerlosbordesdeunacelda,juntoala sombra.

Figura 34:Formatear celdas > Bordes NotaLas propiedades de de bordes de una celda se aplican a una celda, y solo podrn cambiarse si se edita esa celda. Por ejemplo, si la celda C3 tiene un borde superior (que sera visualmente equivalente al borde inferior de C2), ese borde solo podr ser eliminado seleccionando la celda C3. No podr35

eliminarse seleccionando la celda C2.

FondoEnlapestaaFondo(Figura18)sepuedeelegirelcolordefondodeunacelda.

Figura 35:Formatear celdas > Fondo

36

Proteccin de celdaLasopcionesdeProteccindeceldapuedenseleccionarseaqu(Figura36).Estasopciones serndetalladasenotrocaptulomsadelante.

Figura 36Formatear celdas > Proteccin de celda

37

GrficosLos grficos pueden ser formas poderosas de transmitir informacin al lector. Calc de Open Office.org ofrece una variedad de formatos de grficos para sus datos. Calc le permite personalizarlos en gran medida. Muchas de estas opciones le permiten presentar informacin clara y de la mejor manera posible. Para los lectores interesados en formas eficaces de presentar informacin por medio de grficos, una excelente introduccin al tema es Cleveland, W.S. (1985), The elements of graphing data publicado por Wadsworth Advanced Books and Software.

Crear un grficoUtilizaremos la pequea tabla de datos de la Figura 1 para demostrar lo que podemos hacer con las capacidades de graficacin de Calc.

Figura 1: Tabla de datos para ejemplos de graficacin Para crear un grfico primero resalte (seleccione) los datos que se incluirn, tal y como lo muestra la Figura 2.

Figura 2: Seleccionar datos para graficar A continuacin abra el cuadro de dilogo de Asistente de grficos mediante cualquiera de estos dos mtodos. Haga clic sobre una celda en el rea de la hoja de clculo donde quiere que aparezca el grfico. Seleccione Insertar> Grfico en la barra de men como se muestra en la Figura 3.

Figura 3: Insertar diagrama de la barra de menu. chart from menu bar O, haga clic sobre el icono de Grfico en la barra de herramientas principal (Figura 4) y d clic sobre una celda en el rea de la hoja de clculo donde desea queMario Lacunza ----- Email: mlacunza@gmail.com

aparezca el grfico.

Figura 4: Insertar grfico desde el men de la barra de herramientas. Cualquiera de los dos mtodos har aparecer el cuadro de dilogo del Asistente de grficos.

Usar el cuadro de dilogo del Asistente de Grficos

Figura5:AsistentedeGrficos:Pantalla1

Rangos de datos y etiquetasEl rango de datos incluye los nmeros que deseamos incluir en el grfico. Las casillas de verificacin indican que Calc ha reconocido que las entradas en la primera columna y la primera fila no son nmeros y est sugiriendo que quiz querramos utilizarlas para proporcionar etiquetas (nombres). Aceptaremos la sugerencia. Las etiquetas en la Primera columna sern utilizadas para etiquetar el eje x y las etiquetas en la primera fila sern utilizadas en la Leyenda. Si no queremos usar estas etiquetas podemos quitarle la seleccin a las casillas y Calc slo ignorar la columna y la fila al momento de crear el grfico. Para seleccionar el tipo de grfico requerido d clic en Siguiente.

Nota40

Si el cuadro de dilogo de Asistente de Grfico se abri

desde el men Insertar, la opcin Resultados de grfico en la hoja de clculo est disponible. Desde esta lista desplegable usted puede seleccionar la hoja en la que el nuevo grfico va a radicar. El abrir el cuadro de dilogo desde la barra de herramientas requiere que usted seleccione una ubicacin para el nuevo diagrama antes de que ste se abra para que esta lista desplegable no est disponible. Debido a que los rangos de datos se especifican en Referencias absolutas sin importar en dnde se coloque el nuevo grfico en la actual hoja de clculo, sta se actualizar a medida que los datos cambian en los rangos fuente.

Figura 6: Choose a chart type Seleccione un tipo de grfico. Calc ofrece 13 diferentes tipos principales de grficos, una mezcla de tipos de 2 dimensiones y falsas 3 dimensiones. Slo se muestran 8 de los 13 tipos; desplacese hacia abajo para ver otras selecciones. En la pgina Seleccione un tipo de grfico (Figura 6), elija uno haciendo clic en su icono. Para ver la vista preliminar de un grfico que muestra el ttulo, las etiquetas y la leyenda, seleccione la casilla de Mostrar elementos de texto en vista preliminar que se encuentra al lado izquierdo del cuadro de dilogo. Esta vista preliminar se actualizar cada vez que usted seleccione un grfico diferente, y le dar una buena idea de cmo lucir su grfico terminado. La seleccin actual, que se muestra con un borde alrededor, es el grfico de columna. El nombre del grfico seleccionado se muestra justo debajo de los iconos. Por el momento, nos apegaremos al grfico de columnas y de nuevo daremos clic en Siguiente. Esto nos lleva a la pgina de Seleccione una variante (no se muestra aqu) donde tenemos que elegir de entre cinco tipos diferentes de grficos de columnas. De nuevo, tenemos que deslizarnos hacia abajo para ver todas las opciones. Seguiremos con el formato sugerido, Normal, y otra vez daremos clic en Siguiente.

41

Ttulos de grficos y ejes, y leyendasComo se muestra en la Figura 7, podemos establecer ttulos para los grficos y los ejes en esta pgina. Debido a que la casilla de opcin para el Ttulo de grfico ya est seleccionada, escriba un nuevo ttulo Rentas de equipo. Acepte la opcin Leyenda. La opcin por defecto para los ejes es Sin etiqueta; esto se ve por las cajas no seleccionadas y el texto en gris. Seleccione las casillas de opcin y aada la etiqueta Meses para el eje x y Volmen para el eje y.

Figura 7: Ttulo, leyenda y etiquetas de ejes Es inusual que esta pgina tambin nos permita cambiar la manera en como trazamos* los datos al permitirnos usar las filas como series de datos en lugar de las columnas. A continuacin haga clic en Finalizar para obtener un grfico de columnas completo con ttulo y etiquetas de ejes y la leyenda por omisin.

Figura 8: Grfico bsico de columnas con ttulo y ejes

42

Seleccionar los rangos de datosEn el ejemplo de la Figura 3 seleccionamos un rango de dato contiguo al resaltarlo para luego proceder a insertar un grfico. Para trazar cualquier columna no contigua de datos podemos seleccionar la primera serie de datos y luego la siguiente serie al tiempo que mantenemos pulsada la tecla Ctrl. Tambin puede teclear en las columnas. Estas deben estar separadas por un punto y coma. As, si queremos el Grfico B3: B11 contra el G3:G11 podemos teclear el rango de seleccin como B3:B11;G3:G11. Las dos series de datos que usted est seleccionando deben estar en columnas o filas separadas. De otra forma Calc asumir que usted est aadiendo las mismas series de datos. Sin embargo, esto ltimo puede ser prctico si usted est haciendo un grfico de columnas o barras, pero slo quiere incluir una parte de los datos. Por ejemplo, haramos esto si slo quisiramos comparar enero con junio.

Ejemplos de diferentes tipos de grficosUtilizaremos los mismos datos que usamos para crear el grfico en la Figura 8 para mostrar algunos de los otros grficos que Calc puede producir.

Columnas (2D y falsas 3D)Estos grficos crean columnas verticales para representar datos. Dichas columnas pueden ser normales, de pila o porcentaje.

Figura 9: Grfico bsico de columnas

43

Figura 10: Grfico de columnas con perspectiva en 3D A useful variation of a column chart is the Combined chart, which presents data in both line and column format, as shown in Figure 11. Una variacin til de un grfico de columna es el Grfico combinado, el cual presenta datos en formato de lneas y columnas como lo muestra la Figura 11.

Figura 11: Grfico combinado de lneas y columnas En el modo 3D los datos tambin pueden representarse por medio de cilindros y conos. Es muy difcil ver algn uso razonable de cualquiera de los grficos en falsos 3D si la intencin es mostrar la informacin de manera precisa.

Barras (2D y 3D)Estos grficos proveen las mismas caractersticas que las columnas, pero son horizontales.

44

Figura 12: Grfico de barras en 2D

Figura 13: Grfico de barras en perspectiva 3D

Lneas (2 y 3D)Estos grficos son otra manera de mostrar los mismos datos contra un grupo de categoras en forma de grfico de barras. Elegir cul utilizar, barras o lneas, depende del propsito del grfico.

45

Figura 14: Grfico normal en 2D

Figura 15: Grfico de lneas con profundidad En general, los grficos de falsos 3-D no muestran muy bien la informacin y se deben evitar si lo que usted necesita es transmitir la informacin de manera exacta.

Crculo (2 y 3D)El grfico de crculo puede usarse para mostrar las partes de un todo. Este grfico puede separarse o conservarse como un crculo slido.

Figura 16: (exploded pie chart) Grfico crcular 2D fragmentado

46

Figura 17: 2D pie chartnormal Grfico de cculo normal en 2D Los grficos de crculo presentan informacin de manera efectiva en algunos casos, particularmente cuando hay slo 2 o 3 piezas en el crculo. Sin embargo, no suelen ser una buena opcin para presentar datos si el nmero de piezas se incrementa. Un grfico de barras puede ser a veces una mejor opcin.

Nota

Cuando se crea un grfico de crculo encontramos con frecuencia que queremos graficar una fila de valores en lugar de una columna. Para hacer esto, debemos seleccionar la(s) fila(s) relevante(s) (una para los valores y otra para las etiquetas) y seleccionar Serie de datos en filas en la pgina Seleccione un rango de datos (la cuarta o ltima pgina) del cuadro de dilogo de Asistente de grficos.

RedLos grficos de red proveen de un grfico circular con un eje Y para cada elemento en el eje X. Los puntos dentro de una serie de datos se conectan con un polgono. Este tipo de grfico se le conoce tambin como rea polar o grfico de panal.

Figura 18: Grfico de red o panal

XY (dispersin)47

Los grficos XY se utilizan para mostrar la relacin de una o ms variables con otras. Este grfico asume que las variables son continuas en vez de categricas. sta es una diferencia importante entre el grfico XY y el grfico de lneas, el cual asume que la variable eje x es categrica. Un ejemplo de un grfico XY es la Figura 20 en la pgina 11.

Modificar la apariencia de un grficoCalc le brinda un gran control sobre la forma en que se presenta un grfico. Para ilustrar esto trabajaremos con un ejemplo basado en el grfico XY que se cre de una pequea tabla con datos climticos, recin inventados para este propsito y mostrados en la Figura 19.

Figura 19: Datos para graficar un grfico XY datos climticos bsicos

Un simple grfico de dispersinPara empezar construiremos un simple grfico de dispersion: 1) Seleccione (resalte) los datos que aparecern en el grfico. 2) Insertar > Grfico > Siguiente. 3) SeleccioneelgrficoXY> Siguiente 4) Aceptelaseleccindeslopuntos> Siguiente 5) Agrege un ttulo: Condiciones climticas. 6) Seleccione la casilla al lado de la etiqueta del eje x para aceptar la etiqueta Velocidad del viento (km/hr). 7) Seleccione la casilla al lado de la etiqueta del eje y y teclee un ttulo. Porcentaje de nubosidad. 8) Quitelaseleccindelacasilladeleyenda(nonecesitamosunaleyendaparaslounavariabley). 9) Hagaclicen Finalizar. Esto nos da como resultado el grfico de la Figura 20. Es un grfico bsico al que se le pueden hacer mejoras.

48

Figura 20: Grfico XY - dispersin

Mover y cambiar el tamao de un grficoPara mover un grfico haga clic, mantenga oprimido el botn izquierdo del ratn y arrastre el grfico a travs de la ventana. (Si el grfico est en modo Editar, usted necesita hacer clic en su borde para moverlo). Para cambiar el tamao del grfico, mantenga oprimido el botn izquierdo del ratn sobre uno de las manillas verdes y arrastrelo. El arrastrar alguno de las manillas de las esquinas aumentar o disminuir la altura y/o el ancho. Mantenga oprimida la tecla Shift al tiempo que arrastra para incrementar o disminuir la altura y anchura en proporcin. Arrastrar una manilla del lado derecho o izquierdo del grfico aumenta su anchura y los de arriba o abajo aumentan su altura.

49

Figura 21: Manillas del grfico para cambiar el tamao

Cambiar las escalas de los ejesLos nmeros en el eje y de nuestro grfico de ejemplo se estn abarrotando y tiene sentido empezar el eje y con cero por ciento de nubosidad. Para hacer esto: 1) D clic derecho con el cursor dentro del grfico y seleccione Editar (Ver Figura 22). Tambin puede dar doble clic en el grfico para ponerlo en modo Editar. Figura 22: Men para editar grfico

50

2) De la barra de men, seleccione Formato > Eje > Eje Y y seleccione la pestaa de Escala. 3) Establezca el valor mnimo en 0 y el Mayor intervalo en 5. Deje las otras opciones como estn. Estos cambios producirn el grfico que se muestra en la Figura 23. Hay algunas mejoras, pero la escala del eje x puede mejorarse. 2)

Figura 23: Grfico XY con la escala del eje y modificada 4) D clic derecho otra vez en el grfico y seleccione Editar. Luego, de la barra del men seleccione Formato > Eje> Eje X. Deje el valor mnimo en 10 km/hr, pero cambie el mximo valor a 40 km/hr y el intervalo mayor a 5. La Figura 24 se ve mejor y est menos abarrotada.

51

Figura 24: Grfico XY con las escalas de los ejes x y y modificadas Pudimos haber establecido el valor mnimo en 0, como lo hicimos con el eje y, pero habramos terminado con mucho espacio sin utilizar del lado izquierdo del grfico. Intntelo y vea qu opina. Las grficas no necesitan comenzar desde el origen (0,0).

Modificar el rea de datos del grficoCuadrcula y fondo

Las lneas horizontales son una distraccin y el fondo gris es innecesario. Para quitarlos: 1) D clic derecho en el grfico y seleccione Editar. 2) En la barra de men seleccione Editar > Cuadrcula > Cuadrcula principal del Eje Y > Invisible para quitar la cuadrcula. 3) Seleccione Formato > Pared del diagrama > rea > Ninguna para quitar el fondo gris. As se ve mejor.Definir el rea de datos

Para terminar el grfico vamos a rodear toda la pared de datos del grfico. Para hacerlo, seleccione Editar > Pared del diagrama, seleccione la pestaa Lneas y seleccione Continuo del men Estilos. La Figura 25 muestra el resultado.

52

Figura 25: Grfico XY con el area de datos rodeada Es posible hacer buena parte de esta edicin desde el men desplegable que se muestra en la Figura 22 cuando usted da clic derecho sobre el grfico. Tambin la barra de herramientas de la hoja de clculo es sensible al contexto; cuando usted da clic en Editar en el men desplegable, la barra de herramientas en la parte de arriba de la hoja de clculo cambia y ofrece iconos de edicin tal y como lo muestra la Figura 26.

Figura 26: Iconos sensibles al contexto para edicin del grfico en la barra de herramientas principal

Ajustar una lnea de regresin para los datosHasta ahora hemos trabajado con un simple grfico de dispersin, pero si miramos los puntos que representan datos en la grfica parece haber una fuerte relacin entre la velocidad del viento y la cantidad de nubosidad. Aadamos una lnea de regresin a este grfico y veamos qu obtenemos. 1) D clic derecho en el grfico y seleccione Editar.

Nota

De ahora en adelante, omitiremos d clic derecho en el grfico en nuestras instrucciones. A menos que se especifique de otro modo, el comando Editar asume que esto se ha hecho y que estamos seleccionando Editar del men desplegable que vimos en la Figura 22.

2) Seleccione Insertar > Estadstica y luego Regresin lineal. 53

La regresin lineal est ahora en el grfico. Estos datos recin inventados muestran que la nubosidad aumenta a medida que la velocidad del viento disminuye. Sin embargo, para hacer que el grfico se vea mejor, deberamos haber aumentado el eje y a un mximo de 50 a 55 o incluso 60.

Figura 27: Grfico XY con la lnea de regresin lineal

Nota

Calc graficar cuatro diferentes tipos de lnea de regresin: Lineal, logartmica, exponencial y potencial. Si usted necesita coeficientes para estas lneas, debe usar las funciones estadsticas para calcular las regresiones.

Mltiples series de datosHasta ahora slo hemos graficado una variable contra otra, pero hay muchas circunstancias donde deseamos graficar ms de una variable y contra la misma variable x. Para nuestro grfico del clima tal vez queramos comparar la nubosidad de dos ciudades diferentes. Tenemos ya datos de dos ciudades. La ciudad original fue Toronto, Canada. Ahora un amigo nos ha enviado los mismos tipos de datos correspondientes a Madrid, Espaa. Para actualizar nuestra tabla insertaremos una nueva fila en la hoja de clculo para un nuevo encabezado, agregaremos algunas nuevas etiquetas en las columnas y los datos de Madrid. La Figura 28 presenta nuestra nueva tabla de datos.

54

Figura 28: Grfico XY : Tabla de datos climticos modificada para Toronto y Madrid Veamos cmo se comparan Toronto y Madrid. Para hacerlo agregaremos otra serie de datos en nuestra grfica ya existente. Para hacer que las cosas sean ms fciles de ver hay que deshacernos de la lnea de regresin por un momento. Seleccione Insertar > Estadstica > Ninguna regresin. Para agregar una nueva columna de datos d clic derecho en el grfico, seleccione Modificar rango de datos y seleccione toda la tabla de nuevo arrastrndola con el ratn; luego d clic en Aceptar. Ahora tenemos nuestras dos series de datos, pero cul es cul? Necesitamos una leyenda. Seleccione Insertar > Leyenda. El resultado esta en la Figura 29.

Figura 29: Grfico de dispersion XY con dos series de datosEditar y mover elementos del grfico

En la Figura 29 la leyenda tiene un fondo gris y ocupa mucho espacio en el lado derecho de la figura. Podemos cambiar el fondo de la leyenda con Formato > 55

Leyenda > rea y escoger un color. Escogeremos blanco. Hay dos formas en las que podemos mover una leyenda. Cuando la insertamos se nos ofrecieron cuatro diferentes posiciones para sta, Arriba, Abajo, Izquierda, Derecha. Tambin es posible mover varios elementos de un grfico como el rea principal del grfico, la leyenda, el ttulo principal o las etiquetas de los ejes al hacer clic en Editar, seleccionndolos con el ratn y arrastrndolos. Esto es lo que hicimos en la Figura 30 al mover el cuerpo principal del grfico y la etiqueta del eje x hacia arriba y a la derecha y luego al mover la leyenda y el ttulo.

Figura 30: Grfico de dispersin XY dispersion con elementos movidosGrfico de lnea - XY

Como se muestra en la Figura 19, tambin podemos tener grficos de lneas: Para hacerlo utilizando los datos de la tabla en la Figura 28: 1) Seleccione los datos y las etiquetas que se utilizarn como lo muestra el grfico (Figura 31). 2) Cree el grfico de lneas al hacer clic en el icono de Grfico en la barra de men principal (ver Figura 4), seleccione Grfico XY y luego la variante de Lneas con puntos. 3) Agrege el Ttulo y las etiquetas de los ejes como lo hemos hecho en el ejemplo del grfico de dispersin. Lo ideal sera que hubiramos cambiado simplemente el Tipo de grfico de Grfico de dispersin a Grfico de Lneas con smbolo, pero, por el momento, Calc no busca series de datos que estn agregados a un grfico.

56

Figura 31: Datos seleccionados para crear un Grfico XY de lnea con puntos Esto produce el grfico de lneas de la Figura 32.

Figura 32: Grfico de lneas XYEjes y secundarios

Usted querr tener un grfico con ms de un eje y. Esto puede resultar muy til cuando desee comparar tendendicas de dos o ms series de datos, pero donde las escalas de los ejes y son muy diferentes. Utilizaremos una tabla de datos inventados (Figura 33) mostrando el nmero de paseantes y la temperatura promedio (en grados Celcius) en un parque dentro de un periodo de 6 meses para demostrarlo.

57

Figura 33: Tabla de datos para ilustrar el uso de un eje y secundario Trazar los datos en esta tabla produce un grfico que nos da una vista de las tendencias de las temperaturas y el nmero de paseantes por mes, pero la escala es tal que no podemos ver los cambios en la temperatura con facilidad, ya que la lnea de temperatura est hasta el fondo del grfico.

Figura 34: Grfico de lneas con un solo eje y Hemos hecho algunos cambios bsicos, pero no agregamos una etiqueta porque tenemos dos series de datos diferentes (Temperatura y paseantes) con dos tipos diferentes de escalas, grados Celcius y nmero de paseantes. Una mejor aproximacin es graficar las dos series de datos, Temperatura y Paseantes, contra dos ejes y. Para hacerlo: 1) D clic derecho en el grfico y seleccione Editar. 2) Ddobleclicenlaseriededatosquedeseagraficarcontraunejeydiferente,seleccioneOpcin> AlinearalsegundoejeydclicenAceptar.

58

El resultado se muestra en el grfico de la Figura 35. Figura 35: Grfico de lneas con ejes y primarios y secundarios Este cambio en la escala de graficacin para la Temperatura nos da una mejor idea

de la relacin entre la temperatura y el nmero de paseantes en el parque. Parece sugerir que la mayora de stos son dbiluchos que no salen a caminar cuando hay clima fro.

Cambios menoresCambiar los colores de las lneas

D doble clic en una lnea para cambiarle el formato. Tambin puede dar doble clic en uno de los puntos de datos para cambiarles el formato hasta cierto punto. En la Figura 32 note que la lnea amarilla para Madrid es difcil de ver. Para cambiar el color de esa lnea, seleccione Editar, sostenga el cursor sobre la lnea hasta que aparezca Series de Datos de Madrid, y entonces d doble clic en la lnea. Luego, debajo de la pestaa Lnea, elija un color mejor. En la Figura 36 hemos escogido azul marino. Figura 36: Cambiar el color de las lneas y smbolos del grfico Tambin podemos utilizar esta aproximacin para tener series de datos como

59

dispersin y otros como lneas. O podemos cambiar tambin los smbolos y lneas en la misma pantalla. Ver Figura 37 para algunas ideas.

Figura 37: Varias opciones de lneas y smbolos

Modificar las escalas de los ejes

Utilizamos datos en la Figura 33 y los seleccionamos como lo hicimos en la Figura 2 para trazar Rentas mensuales: Canoas contra Botes como en un grfico de dispersin XY Hemos utilizado las opciones estndar Calc por omisin, con la . excepcin de que aadimos un Ttulo al grfico.

60

Figura 38: Grfico de dispersion XY de datos de la Figura 33 La Figura 38 no funciona tan bien como grfico. Le haremos algunos cambios para mejorar su apariencia: Cambie los ejes x y y para que los puntos de datos que ahora se encuentran en la derecha de los bordes del grfico sean ms fciles de ver. Aada etiquetas a los ejes x y y un subttulo. Deshagace de la leyenda, pues no se necesita en esta situacin. Algunos de estos ya los hemos visto. Para cambiar las escalas de los ejes: 1) D doble clic en el grfico o Clic derecho > Editar. 2) Seleccione Formato > Eje > Eje X o Clic Derecho > Eje > Eje X. 3) Quite la seleccion a las casillas Automtico. 4) Teclee 5 para mnimo, 20 para mximo y 5 para el intervalo mayor. 5) Repita los pasos 1 a 3 para el eje y y teclee 16 para el mnimo, 32 para el mximo y 4 para el intervalo mayor.Aadir subttulos y etiquetas para los ejes

Para aadir un subtitulo y etiquetas de ejes: 1) D doble clic en el grfico o Clic derecho > Editar. 2) Seleccione Insertar > Ttulo. 3) Seleccione la casilla a lado de Subttulo y entre Inicio de ao a la fecha. 4) Para las etiquetas de ejes seleccione la casilla a lado del eje apropiado y entre Canoa para el eje x y Bote para el eje y.Quitar la leyenda

En este grfico la leyenda es innecesaria. Para quitarla: 1) D doble clic en el grfico o Clic derecho > Editar. 61

2) SeleccioneInsertar>LeyendayquitelaseleccinaMostrarleyenda. Todo esto produce el grfico de la Figura 39, lo cual es una gran mejora, pero en un grfico como este sera muy valioso el saber que cada punto de dato que est representado.

Figura 39: Grfico XY modificado que muestra las etiquetas de eje agregadas, los subttulos y las escalas modificadas de los ejesEtiquetas de datos

Aunque parece que las rentas de canoas y botes no interactan con fcilidad, no contamos con los datos mensuales para hacer un mejor uso de la informacin del grfico. Para ver lo que cada punto en el grfico de la Figura 39 representa podemos agregar etiquetas para los puntos individuales, esto es, agregaremos los nombres de los meses a los puntos de datos individuales. Para hacerlo: 1) D Doble clic en el grfico o Clic Derecho > Editar. 2) Seleccione Insertar > Etiqueta de datos. 3) Seleccione la casilla Mostrar categora. Esto nos da el grfico en la Figura 40.

62

Figura 40: Grfico XY con etiquetas de datosEtiquetas del eje

Calc ofrece diferentes maneras de ajustar las etiquetas de los ejes. La Figura 41 ha utilizado los datos de la Figura 33 para crear un grfico de columnas y rot las etiquetas aproximadamente 45 grados al ir a Formato > Eje X > Etiqueta y rotar el texto. Otras pestaas le permiten modificar fuentes y otros cambios de formato.

Figura 41: Grfico de columnas con etiquetas de eje rotadasBarras de error

Usted puede ajustar varios tipos de barras de error a las series de datos en un 63

grfico de columnas/barras o en un grfico XY . Para hacerlo: 1) Seleccione una serie de datos con Editar y luego seleccione una de las series de datos y d doble clic como cuando selecciona una lnea para editarla. 2) Despus vaya a Insertar > Estadstica y d clic en el Margen de error e Indicador de errores deseado. El resultado se muestra en la Figura 42.

Figura 42: Grfico de barras con una serie de barras de error Note que estas barras de error se calculan en toda la serie de datos, esto es, las barras de error son iguales en cada punto del grfico.

64

ImprimiendoCalc de OpenOffice.org ofrece un sistema de impresin poderoso y altamente configurable. Usted podr seleccionar muchos detalles diferentes para imprimir o no imprimir. Podr elegir el orden en que se imprimirn las hojas, el tamao de las mismas, filas o columnas en particular para ser impresas en todas las hojas y el rango de impresin.

Imprimiendo una Hoja de ClculoParaimprimirunahojadeclculoconunaimpresoraoenunarchivo,seleccioneArchivo >Imprimir. UtiliceelcuadrodedilogoImprimir (Figura 37) paracambiarlaconfiguracinde laimpresorayestablecerrpidamentequeimprimir:eldocumentocompleto,hojas especficasoungrupodeceldasseleccionadas.Enestecuadrodedilogotambinpodr establecerlacantidaddecopiasydndeintercalarlas.

Haga click en Aceptar para comenzar a imprimir.

Figura 37. ElcuadrodedilogoImprimir

Opciones de impresinUsted puede establecer las opciones de impresin para el documento actual o para todas las hojas de clculo. Para seleccionar las opciones para el documento actual, en el cuadro de dilogo Imprimir, haga click en el botn de opciones en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Para establecer las opciones de impresin permanentemente, valla a Herramientas > Opciones >OpenOffice.org Calc > Imprimir. Los cuadros de dilogo para ambos casos son muy similares. Ver

Figura 38.

Seleccionando hojas para imprimirPuedeseleccionarparaimprimirunaomshojas.Estopuedesertilsiustedtieneunahojadeclculo muylarga,conmltipleshojas,yslodeseaimprimirunaenparticular.Unejemploseraeldeun contadorregistrandocostosenunperododetiempo,dondeunahojacorrespondeacadames.Para imprimirlahojadelmesdenoviembre,esteeselprocedimientoaseguir:

1)Seleccionelashojasparaserimpresas.(Parahojasmltiples,mantengaapretadalateclaControl mientrashaceclickenlapestaacorrespondienteacadahoja.) 2)VallaaArchivo>ImprimiryseleccioneOpciones. NotaElbotndeOpcionesesdiferentealdePropiedades.Propiedadesseocupadela configuracindelaimpresora,mientrasqueOpcionesseocupadelaconfiguracindeOOo.

3) MarquelacasilladeverificacinImprimirslohojasseleccionadas. 4) HagaclickenAceptar.

Figura 38. Cuadro de dilogo Opciones de ImpresinMario Lacunza ----- Email: mlacunza@gmail.com

Detalles, orden y escalaDetalles

En Calc de OOo usted podr especificar ciertos detalles para ser impresos o no. Dichos detalles incluyen: Ttulos de filas y columnas. Cuadrcula. Notas. Objetos / Imgenes. Grficos. Objetos de dibujo. Frmulas.

Para seleccionar los detalles a ser impresos: 1)Valla a Formato > Pgina. 2)Seleccione la pestaa Hoja (Figura 39). 3)En el rea Imprimir, marque los detalles a ser impresos y haga click en Aceptar. NotaRecuerdeque,yaquelasopcionesdelosdetallesdeimpresinsonunapartedelaspropiedades delapgina,tambinsonpartedelaspropiedadesdelestilodelapgina.Porlotanto,se puedenestablecerdistintosestilosdepginaparacambiarrpidamentelaspropiedadesde impresindelashojasenlahojadeclculo.

67

Figura 39. La pestaa Hoja del cuadro de dilogo Estilo de Hoja.Orden de las pginas

Establezca el orden en el que las pginas se imprimen en una hoja de papel. Esto es particularmente til en un documento grande. Por ejemplo, controlar el orden de impresin puede ahorrar tiempo si usted tuviera que intercalar el documento en alguna forma en particular. Valla a Formato > Pgina desde el men principal. La seleccin del orden de las pginas se efecta en la pestaa Hoja. Cuando una hoja se imprime en ms de una hoja de papel, puede ser impresa ya sea por columna, donde se imprime la primera columna de pginas, luego la segunda y as sucesivamente,; o por fila, como se muestra en el el grfico en la esquina superior derecha del cuadro de dilogo Orden de pginas en la Figura 39.Escala

Uselasfuncionesdeescalaparacontrolarelnmerodepginasenqueseimprimirlainformacin.Esto puederesultartilsiunagrancantidaddeinformacinnecesitaserimpresadeformamsreducida,osiel lectornotienebuenavistapuedeagrandarsecuandoseimprime. Aumentar/Reducircopiaimpresatamaodelainformacinenlacopiaimpresa,yaseams grandeomspequeo.Porejemplo:siunahojanormalmenteseimprimecomocuatropginas (dosaloaltoydosaloancho),aunaescaladel50%seimprimiraenunasolapgina(tantoelalto comoelanchosereducenalamitad). Ajustarelreadeimpresinennmerodepginasdefinaexactamentecuantaspginastendrla copiaimpresa.Estaopcinsloreducirlacopiaimpresa,nolaagrandar.Paraagrandarunacopia impresadeberusarlaopcinaumentar/reducircopiaimpresa. 68

Ajustarelreadeimpresinenancho/alturadefinaquetananchayalta(enpginas)serlacopia impresa.

Ajustando el rea de impresinImprimiendo filas o columnas en todas las pginasSiunahojavaaserimpresaelmltiplespginas,ustedpodrestablecerqueciertasfilasocolumnasse repitanencadapginaimpresa. A modo de ejemplo, si la columna A y las dos primeras filas de la hoja necesitan ser impresas en todas las pginas, haga lo siguiente:

1)Valla a Formato > Imprimir rangos > Editar. 2)Aparecer el cuadro de dilogo Editar reas de impresin (Figura 42). Haga click en - ninguno - a la izquierda del rea Fila que repetir, y cmbielo a - definida por el usuario -. 3)En el cuadro para agregar texto en el centro, escriba las filas a repetirse.Porejemplo: para repetir las filas uno y dos, escriba $1:$2. 4)Las columnas tambin pueden repetirse; haga click en- ninguno - a la izquierda del rea Columnas a repetir, y cmbielo a definida por el usuario -.. 5)En el cuadro para agregar texto en el centro, escriba las columnas a repetirse.Porejemplo: para repetir la columna A, escriba $A.

Click to shrink dialog

Figura 40: El cuadro de dilogo Editar reas de impresin. 6)Haga click en Aceptar.

69

Nota

Nonecesitaseleccionarelrangocompletodefilasarepetirse.Sloseleccioneunaceldaen cadafilaparaquefuncione.

Definiendo un rea de impresinUtiliceestaopcinparamodificaroestablecerunreadeimpresindefinido.Estopuederesultartil enunahojadeclculogrande,sinecesitaimprimirslounreaespecficadeinformacin. Para definir un rea de impresin:

1)Resalte el rango de celdas que comprenden el rea de impresin. 2)Valla a Formato > Imprimir rangos > Definir. Las lneas de salto de pgina se vern en la pantalla. NotaPuederevisarelreadeimpresinyendoaArchivo>Vistapreliminar.OOoslo mostrarlasceldasdentrodelreadeimpresin.

Agregando celdas al rea de impresinDespus de definir el rea de impresin usted podr agregar ms celdas en ella. Esto permitir que se impriman mltiples reas no contiguas de la misma hoja, sin tener que imprimir la hoja en su totalidad. Una vez que haya definida un rea de impresin:

1)Resalte el rango de celdas para ser agregado al rea de impresin. 2)Valla a Formato > Imprimir rangos > Agregar. Esto agregar las celdas extra seleccionadas al rea de impresin. Las lneas de salto de pgina ya no se vern en la pantalla. NotaElreadeimpresinadicionalseimprimirenunapginaseparada,inclusosiambos intervaloseencuentranenlamismahoja.

Removiendo un rea de impresinPuedequenecesiteremoverunreadeimpresindefinida,porejemplosinecesitaraimprimirtodaslas hojasenotraoportunidad. Pararemoverunreadeimpresin,vallaaFormato>Imprimirrangos>Quitar. Estoquitartodoslosintervalosdeimpresindefinidosenlahoja. Despus de remover los intervalos de impresin, las lneas de salto de pgina predeterminadas se vern en la pantalla.

70

Editando un rea de impresinPodreditarlosintervalosdeimpresindirectamente,encualquiermomento,yendoaFormato> Imprimirrangos>Editar.Siustedyahaseleccionadounreadeimpresin,deberaveralgosimilara laFigura41.

Figura 41: Cuadro de dilogo Editar reas de impresin.Enesteejemplo,hayseleccionadostresrectngulos,cadaunoseparadoporunpuntoycoma.Elprimero estdelimitadoporlaceldaA3($A$3)enlaesquinasuperiorizquierdaylaceldaC9($C$9)enla esquinainferiorderecha.Alhacerclickencualquierpartedelcuadrodeentradadetexto,sepodrverel readeimpresinactualmenteseleccionadoenlapantalla,cadarectngulodediferentecolor,comoenla

Figura42.

Despusdemarcarcualquiercambiohagaclickeneliconoreduciraladerechadel cuadrodeentradadetexto(verFigura40)paravolveramostrarlosrectngulosconsus nuevosvalores. Hagaclickeneliconodeladerecha(unaventanaconunaflechaapuntandohacia abajo)paravolveraexpandirelcuadrodeentradadetexto.

Figura 42: Editar las reas de impresin.

71

Definiendo un rea de impresin personalizadaAdemsderesaltarunreadeimpresinparacadaimpresin,ustedpodrdefinirunintervaloparaser usadorepetidamente.Estopuederesultartil,porejemplo,sihaydiferentesreasdeunahojadeclculo grandequedebanserimpresasparadiferentesinformes.Muchasreasdeimpresindiferentespuedenser definidasparasatisfacerestanecesidad.

1)Paradefinirunreadeimpresinutiliceelmismoprocedimientoqueparaetiquetarelreadalahoja.ResaltelasceldasquequieradefinircomoreadeimpresinyvallaaInsertar> Nombres>Definir.(Lasceldastambinpuedenresaltarsedespusdeabrirelcuadrode dilogoDefinirnombres.)

2)EnelcuadrodedilogoDefinirnombres (Figura 43), dele un nombre al rea y escrbalo en el cuadro de texto. 3)Haga click en el botn Ms y marque la casilla de verificacin rea de impresin. 4)Para incluir ms de un grupo de celdas en la seleccin, escriba las reas adicionales. Por ejemplo, para seleccionar un rectngulo con la celda A3 como la esquina superior izquierda y la celda F20 como la esquina inferior derecha, ingrese ; $A$3:$F$20 o ;A3:F20 (son equivalentes, cualquiera de los dos funciona) despus de la seleccin inicial.Asegresedequecada grupodeceldasestseparadoporunpuntoycoma. 5)Haga click en Aceptar. NotaEl nombre del rea no puede contener espacios.

Figura 43: Cuadro de dilogo Definir nombres.72

Para imprimir esta rea: 1)Valla a Formato > Imprimir rangos > Editar. El rea de impresin previamente definida ahora aparece en el men desplegable debajo de rea de impresin. 2)Selecciona el rea de impresin ya definida y haga click en Aceptar. Este mtodo puede resultar til para cambiar rpidamente el rea de impresin sin tener que resaltar un gran conjunto de celdas cada vez.

Saltos de pginaDefinir un rea de impresin puede ser una herramienta muy til, pero a veces puede ser necesario ajustar la impresin de Calc manualmente. Para ese propsito puede usar el salto de pgina manual. Un salto de pgina manual le ayuda a asegurarse de que la informacin se imprima adecuadamente. Puede insertar un salto de pgina horizontal por encima, o un salto de pgina vertical a la izquierda de la celda activa.

Insertando un salto de pginaPara insertar un salto de pgina: 1)Ubquese en la celda donde comenzar el salto de pgina. 2)Valla a Insertar > Salto manual. 3)Seleccione Salto de fila o Salto de columna dependiendo de sus necesidades. El salto ya se encuentra establecido.Salto de fila

Al seleccionar el Salto de filasecrearunsaltodepgina sobre la celda seleccionada. Por ejemplo, si la celda activa es H15, entonces el salto se crear entre las filas 14 y 15.Salto de columna

Al seleccionar el Salto de columnasecrearunsaltodepginaalaizquierdadelacelda seleccionada. Por ejemplo, si la celda activa es H15, entonces el salto se crear entre las columnas G y H.

73

Borrando un salto de pginaPara remover un salto de pgina: 1)Ubquese en una celda contigua al salto que quiera remover. 2)Valla a Editar > Eliminar salto manual. 3)Seleccione Salto de fila o Salto de columna dependiendo de sus necesidades. El salto ya a sido removido. NotaPuede haber mltiples saltos manuales de fila y columna en la misma pgina. Cuando quiera removerlos, deber hacerlo con cada uno individualmente. En ocasiones esto puede resultar confuso, porque aunque pueda haber un salto de columna establecido en la pgina, cuando valla a Editar > Salto manual el salto de columna puede que est deshabilitado. Para remover el salto, deber encontrarse en la celda contigua al mismo. Entonces, por ejemplo, si estableci un salto de columna mientras se encontraba en H15, no podr removerlo si se encuentra en la celda D15. Sin embargo, podr removerlo desde cualquier celda en la columna H.

Encabezamientos y pies de pginaLos encabezamientos y pies de pgina son porciones predefinidas del texto que se imprimen en la cabecera o al final de una hoja fuera del rea de la misma. Los encabezamientos y pies de pgina estn asignados a una hoja o a un estilo de hoja. Los encabezamientos se imprimen en la cabecera de la pgina y los pies de pgina al final.Sonestablecidosdelamismaforma.

Estableciendo un encabezamiento o un pie de pginaPara establecer un encabezamiento o un pie de pgina: 1)Ubquese en la hoja donde quiera establecer el encabezamiento o el pie de pgina. 2)Valla a Formato > Pgina. 3)Valla a la pestaa encabezamiento (o pie de pgina). Vea la Figura 44.

74

Figura 44: Cuadro de dilogo Encabezamiento. 4)Marque la casilla de verificacin Activar encabezamiento. Desde aqu tambin podr establecer los mrgenes, el espacio y la altura para el encabezamiento o pie de pgina. Puede marcar el cuadro de verificacin Ajuste dinmico de la altura para hacer que la altura del encabezamiento o pie de pgina se ajuste automticamente.Mrgenes

Cambiar el tamao de los mrgenes izquierdo o derecho ajusta que tan lejos est el encabezamiento o pie de pgina del borde de la misma.Espacio

El Espacio afecta que tan por debajo o por encima de la hoja se imprimir el encabezamiento o pie de pgina. Entonces, si el espacio est establecido en 1.00, entonces habr 1 pulgada entre el encabezamiento o pie de pgina y la hoja.Altura

La altura afecta que tan grande ser el encabezamiento o pie de pgina.

75

Apariencia del encabezamiento o pie de pginaPuede cambiar la apariencia del encabezamiento o pie de pgina haciendo click en el botn Opciones. Esto abrir el cuadro de dilogo que se muestra en la Figura 45.

Figura 45: Encabezamiento/Pie de pgina/Fondo Desde este cuadro de dilogo podr establecer los bordes o el fondo de un encabezamiento o pie de pgina.

Estableciendo el contenido del encabezamiento o pie de pginaEl encabezamiento o pie de pgina de una hoja de clculo de Calc tiene tres columna spara texto. Cada columna tiene diferentes contenidos. Para establecer el contenido del encabezamiento o pie de pgina, haga click en el botn Editar en el cuadro de dilogo de encabezamiento o pie de pgina que se muestra en la Figura 44. Podr ver, entonces, el cuadro de dilogo que se muestra en la Figura 46.

76

Figura 46: Editar los contenidos del encabezamiento o pie de pgina.reas

Cada rea es independiente y puede contener distinta informacin en ella.Encabezado

En la lista desplegable Encabezado hay varias opciones predeterminadas.Encabezamiento personalizado

Aqu hay varios botones para aadir elementos personalizados al encabezamiento. Abre el cuadro de dilogo Atributos de texto. Inserta el campo Nombre de archivo. Inserta el campo Nombre de la hoja. Inserta el nmero de pgina actual. Inserta el nmero total de pginas. Inserta el campo Fecha. Inserta el campo Hora.

77