Manual Comisi.n de Calidad aprobado 24 enero 2005-1 · - Emprender campañas de difusión de los avances alcanzados en la materia. - Coadyuvar en la vigilancia del estricto cumplimiento

Fechas de Autorización:Dirección General: 24-I-2005Junta Directiva: 20-IV-2005

Integrado por :Unidad de PlaneaciónGerencia General

MANUAL DE INTEGRACIÓN YOPERACIÓN

DE LA COMISIÓN DE CALIDADDEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA

unidadplaneaciona

SELLO COMERI

Manual de Integración y Operación de la Comisión de Calidad del Fondo de Cultura Económica

Fecha de autorización: 20- IV-2005 Volumen: I Capí tu lo : I nd ice Página:

1

Índice

I. OBJETIVO............................................................................................................................................... 2 De la Comisión de Calidad ............................................................................................................. 2 Del Manual...................................................................................................................................... 2

II. ORGANIZACIÓN..................................................................................................................................... 3 Diagrama ........................................................................................................................................ 3 Integración ...................................................................................................................................... 4

III. FUNCIONES ........................................................................................................................................... 5 De la Comisión ............................................................................................................................... 5 Del Presidente ................................................................................................................................ 5 Del Secretario Técnico ................................................................................................................... 5 De la Secretaria de Actas y Acuerdos............................................................................................ 6 De los Miembros de la Comisión.................................................................................................... 6 De los Vocales................................................................................................................................ 6 De los Miembros Asesores............................................................................................................. 6 De otros asistentes......................................................................................................................... 7

IV. POLÍTICAS.............................................................................................................................................. 8 Generales ....................................................................................................................................... 8 De la duración del cargo................................................................................................................. 8 De las convocatorias y sesiones .................................................................................................... 8 De los Acuerdos ............................................................................................................................. 9

ANEXO A.- CÉDULA DE APROBACIÓN .................................................................................................... 10

ANEXO B.- MINUTA DE LA COMISIÓN DE CALIDAD............................................................................... 11


Fecha de autorización: 20- IV-2005 Volumen: I Capí tu lo : I Página:

Clave: Re vis ión: 0 Fecha aprobación Comisión: 24 de ene ro de 2005 Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo A Responsabilidad de la información: Comisión de Calidad. Acta de sesión en Anexo B Análisis e integración de información: Unidad de Planeación

2

I. OBJETIVO

De la Comisión de Calidad

- Constituir un órgano colegiado en el Fondo de Cultura Económica para llevar a cabo la implementación y desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad.

- Definir y promover las estrategias y acciones para instrumentar el Sistema de Gestión de calidad conforme a los lineamientos de la Norma ISO 9000.

Del Manual

- Presentar los criterios de integración y operación de la Comisión de Calidad del Fondo de Cultura Económica

- Determinar las facultades, funciones y responsabilidades que deberán cumplir, tanto la Comisión, como cada uno de sus integrantes.

Manual de Integración y Operación de la

Comisión de Calidad del Fondo de Cultura Económica

Fecha de autorización: 20- IV-2005 Volumen: I Capí tu lo : I I Página:


3

II. ORGANIZACIÓN

Diagrama

SECRETARIO TÉCNICO

VOZ Y VOTO

PROPIETARIO: TITULAR DE LAUNIDAD DE PLANEACIÓN

SUPLENTE:

PRESIDENTE

VOZ Y VOTO DE CALIDAD

PROPIETARIO: GERENTEGENERAL

SUPLENTE:

SECRETARIA DE ACTAS YACUERDOS

VOZPROPIETARIO: TITULAR DE LAUNIDAD DE APOYO TÉCNICO

SUPLENTE:

MIEMBROS DE LA COMISIÓNVOZ Y VOTO

PROPIETARIO: GERENTEEDITORIAL DE CIENCIAS

SOCIALES, HUMANIDADES EINTERES GENERAL

PROPIETARIO: GERENTE DEPRODUCCIÓN

PROPIETARIO: GERENTE DECOMERCIALIZACIÓN

PROPIETARIO: GERENTE DEADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

OTROS ASISTENTES

VOZ

A JUICIO DEL PRESIDENTE

VOCALESVOZ

PROPIETARIO: SUBGERENTE DEPERSONAL

PROPIETARIO: SUBGERENTE DETECNOLOGÍA DE LA

INFORMACIÓN

MIEMBROS ASESORESVOZ

PROPIETARIO: COORDINADORGENERAL DE ASUNTOS

JURÍDICOSPROPIETARIO: LÍDER DEESTRATEGIA DE LA SEP,

DIRECTOR GENERAL ADJUNTODE INNOVACIÓN Y CALIDAD



Fecha de autorización: 20- IV-2005 Volumen: I Capí tu lo : I I Página:


4

Integración

Presidente: Propietario Gerente General

Secretario Técnico: Propietario Titular de la Unidad de Planeación

Secretaria de Actas y Acuerdos: Propietario Titular de la Unidad de Apoyo Técnico

Miembros de la Comisión: Gerente Editorial de Ciencias Sociales, Humanidades e Interés General

Gerente de Producción

Gerente de Comercialización

Gerente de Administración y Finanzas

Vocales: Subgerente de Personal

Subgerente de Tecnología de la Información

Miembros Asesores: Coordinador General de Asuntos Jurídicos

Líder de Estrategia de la SEP, Director General Adjunto de Innovación y Calidad



Fecha de autorización: 20- IV-2005 Volumen: I Capí tu lo : I I I Página:


5

III. FUNCIONES

De la Comisión

- Definir y difundir las estrategias y líneas de acción para implementar el Sistema de Gestión de Calidad más adecuado al FCE.

- Proponer las políticas generales que contribuyan al proceso del Sistema de Gestión de Calidad adoptado por el Organismo.

- Promover la certificación de los procesos del FCE conforme a la norma ISO 9000.

- Promover la capacitación y sensibilización en materia de calidad y calidad total.

- Dictaminar las propuestas de certificación de procesos formuladas por las áreas del Fondo.

- Emprender campañas de difusión de los avances alcanzados en la materia.

- Coadyuvar en la vigilancia del estricto cumplimiento por parte de las áreas del Fondo de las medidas de calidad que establezca la Comisión.

Del Presidente

− Presidir las reuniones ordinarias y extraordinarias.

− Emitir voto de calidad cuando haya empate en la votación.

− Dirigir y supervisar los trabajos de la Comisión, así como cumplir y hacer cumplir los acuerdos tomados en el seno del mismo.

− Designar a los integrantes de la Comisión y señalarles sus responsabilidades y funciones.

− Autorizar el Orden del Día y convocar a los integrantes a través del Secretario Técnico

− Analizar previamente a la celebración de cada sesión, la documentación que al efecto sea enviada por el Secretario Técnico.

− Convocar a otros asistentes cuando la naturaleza de los asuntos a tratar así lo requiera.

Del Secretario Técnico

− Recomendar al Presidente de la Comisión el establecimiento de los mecanismos de evaluación, seguimiento y control que permitan verificar el cumplimiento de los programas y acuerdos establecidos en el seno de la Comisión.

− Informar a la Comisión del desarrollo de los asuntos y acuerdos que se le encomienden.

− Elaborar los informes especiales que determine la Comisión.





6

De la Secretaria de Actas y Acuerdos

− Convocar a los integrantes de la Comisión a las reuniones, conforme al calendario de trabajo y para sesiones extraordinarias.

− Elaborar el Orden del Día de la sesión a efectuarse e integrar la documentación de los asuntos a tratar.

− Entregar a los integrantes de la Comisión, la convocatoria, Orden del Día y documentación relativa a los puntos a tratar.

− Pasar lista de asistencia

− Levantar el acta correspondiente a cada sesión y obtener las firmas de los integrantes que intervinieron en ella.

− Mantener un registro actualizado de las sesiones celebradas y de los acuerdos tomados.

− Dar seguimiento a los acuerdos emitidos por la Comisión.

De los Miembros de la Comisión

− Acudir a las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Comisión a las que sean convocados.

− Enviar al Secretario Técnico los asuntos que sugieran tratar en las reuniones de la Comisión.

− Emitir su opinión sobre los asuntos o temas presentados a su consideración.

− Firmar las actas de las sesiones de la Comisión.

− Cumplir en el ámbito de su competencia, las disposiciones y acuerdos que emita la Comisión.

− Informar periódicamente al Secretario Técnico sobre los avances o desarrollo de los proyectos a ellos encomendados y sobre el cumplimiento de los acuerdos.

− Poner a consideración del Presidente la celebración de sesiones extraordinarias de la Comisión cuando haya asuntos urgentes y de importancia que así lo amerite.

De los Vocales

− Acudir a las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Comisión a las que sean convocados.

− Emitir su opinión sobre los asuntos o temas presentados a su consideración.

De los Miembros Asesores

− Asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Comisión a las que sean convocados.

− Emitir recomendaciones que apoyen la consecución de los asuntos que se estén tratando en el seno de la Comisión.





7

De otros asistentes

− Asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Comisión a las que sean convocados.

− Emitir recomendaciones que apoyen la consecución de los asuntos que se estén tratando en el seno de la Comisión.


Fecha de autorización: 20- IV-2005 Volumen: I Capí tu lo : IV Página:


8

IV. POLÍTICAS

Generales

− El Presidente estará facultado para invitar a participar en la Comisión a funcionarios de la institución y asesores externos, cuando el asunto a tratar así lo amerite.

− El Presidente de la Comisión tendrá voz, voto y voto de calidad; el Secretario Técnico y los Miembros de la Comisión voz y voto; Vocales y el resto de los integrantes únicamente tendrán derecho a voz.

− La Secretaria de Actas y Acuerdos será responsable de la adecuada y oportuna integración de los documentos soporte, relacionados con los casos que se sometan a consideración de la Comisión.

− Los miembros de la Comisión deberán proporcionar al Secretario Técnico la propuesta y justificación de los casos que requieran tratar en la Comisión.

− Los integrantes de la Comisión serán sustituidos en sus ausencias por los funcionarios de jerarquía inmediata inferior a su adscripción o bien por la persona designada por ellos.

− La documentación correspondiente a las juntas de la Comisión, deberá conservarse como mínimo 5 años.

− El presente manual podrá ser modificado por aprobación de la Comisión, bajo propuesta de cualesquiera de sus miembros presentada formalmente, acompañada con una exposición de motivos y la justificación correspondiente.

De la duración del cargo

− Los integrantes de la Comisión permanecerán en su cargo mientras no renuncien o sean destituidos.

− Las designaciones de los miembros de la Comisión solo podrán ser efectuadas por el Presidente de la Comisión.

De las convocatorias y sesiones

− Las sesiones ordinarias de la Comisión tendrán duración de una hora y se realizarán de manera semanal el día lunes, para lo cual sus miembros deberán ser convocados cuando menos con un día de anticipación; las extraordinarias se llevarán a cabo cuando la premura e importancia de los asuntos así lo requiera, debiendo citar a los miembros cuando menos un día antes.

− Las convocatorias deberán tener como anexos los soportes documentales de los asuntos que se tratarán.

− Las sesiones darán principio a la hora indicada y el quórum estará integrado por mayoría simple, o sea la mitad más uno de los integrantes de la Comisión.


Fecha de autorización: 20- IV-2005 Volumen: I Capí tu lo : IV Página:


9

− La Secretaria de Actas y Acuerdos deberá levantar un acta de cada sesión en la que se asiente el desarrollo de la reunión; los acuerdos tomados; los responsables de su ejecución, así como los plazos acordados para su cumplimiento.

− La Secretaria de Actas y Acuerdos deberá remitir a los integrantes de la Comisión el acta de cada reunión, en un plazo no mayor a 2 días hábiles posteriores a su celebración.

- Los integrantes de la Comisión deberán analizar la documentación que les sea turnada previamente a la celebración de cada sesión, con el fin de que las decisiones que se tomen sean las más adecuadas y contribuyan a mantener y mejorar la eficiencia operativa del Fondo.

De los Acuerdos

− Los acuerdos que tome la Comisión serán por mayoría simple y en caso de empate, el Presidente emitirá su voto de calidad.

− Las resoluciones legalmente aprobadas por la Comisión, serán obligatorias para toda la institución.

− La Secretaria Actas y Acuerdos será responsable de vigilar el avance y cumplimiento de los acuerdos tomados, así como de informar lo conducente a la Comisión.

− Los integrantes de la Comisión podrán pedir rectificaciones al acta de la sesión anterior (en la que hubieren participado), al día siguiente de la recepción de la misma. De no hacerlo se considerarán aceptados los acuerdos que en dicha acta se establezcan.


Fecha de autorización: 20- IV-2005 Volumen: I Anexo: A Página:

Clave: Re vis ión: 0 Fecha aprobación Comisión: 24 de ene ro de 2005

10

ANEXO A.- CÉDULA DE APROBACIÓN

Primera Sesión Ordinaria 20-IV-2005 SO/I-05/22,R


Fecha de autorización: 20- IV-2005 Volumen: I Anexo: B Página:


11

ANEXO B.- MINUTA DE LA COMISIÓN DE CALIDAD




12




13

Para el análisis normativo de la regulación interna. Actualizado a Oct. 08

1959 fracción IX1536Numeral 4.2

A. Eficaz 75% VERDADERO 45%B. Eficiente 100% VERDADERO 10%C. Consistente 90% VERDADERO 25%D. Claro 90% VERDADERO 20%Grado de CR: 84% VERDADERO

RESULTADO: El documento cumple con el grado mínimo de Calidad Regulatoria

Ley Federal de Entidades ParaestatalesReglamento de la Ley Federal de Entidades Paraestatales

Nombre del ordenamiento o disposiciónLey Orgánica de la Administración Pública

Estatuto Orgánico del Fondo de Cultura Económica

III. Motivación del Proyecto normativo

Norma Internacional ISO 9001: 2000

III.1. Razones que jurídica o administrativamente hacen necesaria la expedición del proyecto.

A. ¿Alguna ley u ordenamiento obliga a emitir el documento normativo?

Presentar los criterios de integración y operación de la Comisión de Calidad del Fondo de Cultura Económica.Determinar las facultades, funciones y responsabilidades que deberán cumplir, tanto la Comisión de Calidad como cada uno de sus integrantes.

Dirección General Fondo de Cultura Económica

I.1. Nombre del documento normativo


I.2. Objetivo del documento normativo

Éste documento forma parte de la acción de mejora que se llevó a cabo en el FCE al obtener el primer certificado ISO 9001:2000 y que abarca el proceso integral de edición, producción y comercialización de obras.

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, cuáles son los fines u objetivos que conforme al mandato previsto en esa ley u ordenamiento, debe lograr el documento normativo.

I. Datos del proyecto normativo

Gerencia General

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, por qué es necesario actualizar la regulación y en qué consiste esta última.

III.2. Razones que operativamente hacen necesaria la expedición del proyecto.

B. ¿El documento normativo es necesario como parte de una mejora continua, o para evitar obsolescencia o para cumplir con una instrucción de algún superior?

Derivado de la implantación del Sistema de Gestión de Calidad en el FCE, se hace necesario administrativamente, la emisión de un documento que señale las directrices generales en materia de calidad (responsabilidades, políticas, etc.) La elaboración de dicho documento se sujeta a lo establecido en el art. 19 de la LOAPF.

NO

A. ¿Existe alguna problemática que hace necesaria la emisión del documento normativo?

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, en qué consiste dicha problemática y cómo es que el documento normativo la resolverá o atenderá:

LOGO INSTITUCIÓN

II.1. Fundamento jurídico

IMPORTANTE. Continúe el llenado de este formato en las siguientes pestañas, para obtener el grado de calidad regulatoria del instrumento.

Versión 3.01

Atributos de Calidad Regulatoria

Formato de Justificación Regulatoria

Artículo, numeral o fracción aplicable

II. Fundamentación del Proyecto Normativo

Unidad administrativa responsable del diseño o elaboración del documento normativo:

Institución:Adscripción:

Justificación Regulatoria. Atributo "A. Eficaz".

Un documento normativo es EFICAZ cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple N/A

1 X 10% 0

2 X 25% 0.25

3 X 10% 0.1

4 X 15% 0.15

5 X 10% 0.1

6

N/A

6.1 X 5% 0.05

6.2 X 10% 0.1

7 X 15% 0

Total: 100%

Ponderación obtenida: 75%

65%

Las disposiciones del documento normativo pueden ser aplicadas de forma homogénea y no generan vacíos ni indefinición.

Existen disposiciones directamente enfocadas a atender o resolver la problemática o situación para la que se creó dicha regulación.

El documento normativo no requiere de la emisión o aplicación de regulación complementaria, para cumplir con sus objetivos.

» Están diseñadas para emitirse de manera automática y sin ninguna valoración subjetiva, considerando solamente si se cumplieron o no los requisitos o condiciones que previamente se hayan fijado.

» En su defecto, si se emiten de forma subjetiva o discrecional, existen reglas, criterios o parámetros objetivos que aseguren homogeneidad, transparencia, imparcialidad y equidad en las mismas.

Mínimo requerido:

Cuando cumple al 65% las

siguientes condiciones

Ponderación de cada

condición:

Eficaz

Un documento normativo es eficaz cuando su contenido es el apropiado para alcanzar los objetivos para el que fue creado.

A

Las autorizaciones, decisiones, aprobaciones o resoluciones que deriven del documento normativo:

Las obligaciones que derivan del documento normativo expresan claramente: el sujeto obligado, los plazos y en su caso los medios para cumplirlas.

Existen precedentes o un diagnóstico integral que avale que las disposiciones del documento normativo producirán los efectos esperados por el emisor.

Las disposiciones del documento normativo pueden ser cumplidas en la realidad (material o jurídicamente).

Justificación Regulatoria. Atributo "B. Eficiente".

Un documento normativo es EFICIENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1

1.2 X 30% 0.3

1.3 X 25% 0.25

1.4 X 45% 0.45

Total: 100%


55%

Mínimo requerido:



Ponderación de cada condición:

Un documento normativo es eficiente cuando los “beneficios” que genera son mayores a los “costos” que implica su cumplimiento y estos últimos están justificados y son razonables.

B Eficiente

Las obligaciones, cargas o requerimientos de información que impone el documento normativo:

» Tienen sustento en ordenamientos de mayor jerarquía.

» Son estrictamente indispensables y no pueden ser sustituidas por información o validaciones que obtenga el área requirente de otras unidades administrativas o sistemas internos.

» Tienen un valor o utilidad para los procesos o procedimientos en que aplican.

Justificación Regulatoria. Atributo "C. Consistente".

Tipo de Documento: Manual Materia/Tema:

Artículos de aplicación específica

6

Un documento normativo es CONSISTENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1 X 25% 0.3

2 X 35% 0.4

3

3.1 X 10% 0.1

3.2 X 20% 0.2

3.3. X 10% 0

Total: 100%


70%

La denominación del documento normativo:

» Anuncia con claridad los objetivos o tema que regula.

» Es congruente con el tipo de regulación a que corresponde el documento normativo. (Homologación normativa. Ejemplo: Lineamientos, Acuerdo, etc.)

» No excede de 200 caracteres (incluyendo letras, números y espacios)

Sus disposiciones no contradicen ni se contraponen con el marco normativo vigente.

Sus disposiciones no duplican preceptos ya existentes en el marco normativo vigente.

Nombre del ordenamiento o disposición

II.3. Ordenamientos o instrumentos de menor jerarquía que se ubican por debajo del documento normativo o que se vinculan directa o indirectamente con su implantación, operación o realización:


II.2. Ordenamientos de igual jerarquía que se ubican dentro del mismo tema o materia en que se encuentra el documento normativo:

Marco normativo referencial

Para saber si su documento normativo cuenta con este atributo de calidad regulatoria, primero identifique y en su caso llene los datos que aparece a continuación:

Tecnologías de la información (tic´s)

Mínimo requerido:

Ponderación de cada condición:



II.1. Ordenamientos de jerarquía superior que regulan la misma materia o tema del documento normativo:


Estatuto Orgánico del Fondo de Cultura Económica

C Consistente

Un documento normativo es consistente cuando su estructura y contenido están estandarizados y sus disposiciones son congruentes con el marco normativo vigente.

Justificación Regulatoria. Atributo "D. Claro y sencillo".

Un documento normativo es CLARO cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1 X 10% 0.1

2 X 10% 0.1

3 X 10% 0

4 X 10% 0.1

5 X 10% 0.1

6 X 10% 0.1

7 X 10% 0.1

8 X 10% 0.1

9 X 10% 0.1

10 X 10% 0.1

Total: 100%


80%

Contiene definiciones para evitar la vaguedad y ambigüedad del documento.

Contiene siglas precedidas de la denominación completa del nombre o concepto referido sólo la primera vez que se utiliza en el texto.

Contiene oraciones estructuradas de manera lógica al utilizar el orden más simple (sujeto, verbo y predicado).

Contiene oraciones formuladas en sentido positivo en lugar de negativo.

Contiene términos precisos que se usan de manera consistente en todo el documento.

Contiene términos de uso común en lugar de expresiones arcaicas o rebuscadas.

Mínimo requerido:

Cuando cumple al 80% las siguientes condiciones

Ponderación de cada

condición:

D Claro

Un documento normativo es claro, cuando está escrito de forma sencilla y precisa, para que sea fácilmente entendible.

Evita palabras, transcripciones o repeticiones innecesarias (Muletillas, redundancias, grupos de palabras que se pueden sustituir por una sola, palabras que no agregan información relevante).

Identifica las secciones o apartados del documento con literales y números (cuidando su secuencia y sin mezclarlos).

Evita textos que no necesariamente implican mandatos o reglas y que pueden ser simplemente argumentativos o justificativos.

Contiene oraciones y párrafos breves. (Oraciones con máximo 50 palabras y en su caso, párrafos compuestos por máximo 10 oraciones)

Documents

Manual Comisi.n de Calidad aprobado 24 enero 2005-1 · - Emprender campañas de difusión de los avances alcanzados en la materia. - Coadyuvar en la vigilancia del estricto cumplimiento