Manual Confia

Manual de Entrenamiento del Participante 1


070808080809101011111213131313141617181919202122222733333535363742434445494950555759707273757778798285878890

INDICE DE CONTENIDOPAG.

INTRODUCCION……………………………………………………………………………….OBJETIVOS GENERALES…………………………………………………………………….METODOLOGÍA……………..……………………………………….…………………………RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE..…………………………………….…….…………PROGRAMA INSTRUCCIONAL………………………………………………………….……MANEJO DEL MANUAL………………...………………………………………………….….MÓDULO 1…………………………………………………………………………………….…Presentación del Sistema………………...…………………………………………………….

1.1. Características del CONFÍA…………………….………...………………………..1.2. Objetivos del CONFÍA……………………….……………………………………….1.2.Componentes del CONFÍA…………………………………………………….…….

MODULO 2……………………………………………………………………………………….Instalación de CONFÍA Empresarial……………………………………………………….....

Instalación del Sistema CONFÍA Empresarial…………………………………..……...Introducción…………………………………...………………………………….............2.1 Instalar CONFÍA Empresarial………………………………..………………..........2.2 Registrar CONFÍA Empresarial………………………………………….……….....2.3. Trabajar en Modo Demo……………………………………………....……...........2.4. Entrar a CONFÍA Empresarial…………………………………….……………......2.5. Pantalla Principal del Sistema……………………………………………………...2.6. Registrar Módulos Activos…………………………………………………………..2.7. Salir de CONFÍA Empresarial…………………………………….…………….....

MÓDULO 3……………………..………………………………………………………………..Componentes de CONFÍA Empresarial……………………………….…………………......

3.1. Componentes de la ventana principal del Sistema……..……………….……..3.2. Utilitarios de CONFÍA Empresarial…………………………………………..........3.3. Manejo de Ayudas……………………………………………………………………3.4. Actividades Iniciales para comenzar a Trabajar con CONFÍA……………........

MÓDULO 4……………………………………………………………………………………….MÓDULO DE SEGURIDAD…………………………………………………………………….

4.1 Definir Datos de la Empresa..………………………………………………...........4.2. Crear los Usuarios del Sistema…………………………………………………….4.3. Definir Impresoras……………………………………………………………………4.4. Auditorias de Sistema……………………………………………………………….4.5. Reportes..........................................................................................................4.6. Utilitarios del Módulo de Seguridad..................................................................

MÓDULO 5………………………………………………………………………………………MÓDULO DE INVENTARIO………………………...…………………………………………

5.1. Configurar Inventario………………………………………………………….........5.2. Registrar y Consultar Tipos de Precios de los Productos...............................5.3. Registrar Almacén…………………………………………………………………...5.4. Registrar Producto…………………………………………………………………..5.5. Agregar Producto Equivalente a otro Producto................................................5.6. Registrar Productos Sustitutos.........................................................................5.7. Registrar Productos Compuestos……………………………………….…………5.8. Registrar Equipo…………………………………………………………...………...5.9. Establecer Estados y Ciudades……………………………………………………5.10. Registrar Grupo Arancelario…………………………………….………………...5.11. Realizar Movimiento de Producto………………………………………………...5.12. Realizar Traslado entre almacenes……………………………………………….5.13. Cargar Inventario Físico……………………………………………….….5.14. Grupo de Productos……………………………………………………….5.15. Ubicación de Productos……………………………………………..……5.16. Documentos de Inventario………………………………………………..


9091949495969799101105112112116119119120121121122124125126128134135137138140142142144149150152156159164168177182187189193199199200205205206208209210212213214216228230231235

5.17. Reportes…………………………………………………………………..............................5.18. Utilitarios del Módulo de Inventario…………………………………...………………

MÓDULO 6………………………………………………………………………….………………..MÓDULO DE COMPRAS………………………...………………………….……………………..

6.1 Configurar Compras...………………………………………………………...................6.2 Agregar Tipos de Proveedor…………………………………….................................6.3 Registrar Proveedores.…………………………………………………..……………….6.4 Registrar y Consultar Facturas en el Libro de Compras………………....................6.5 Realizar Orden de Compra......................................................................................6.6 Realizar Compra de Productos...............................................................................6.7 Verificar Productos Recibidos de la Orden de Compra……………………………….6.8 Realizar una Devolución en Compras…………………………………………………..6.9 Realizar un Presupuesto…………………………………….…………………………..6.10Registrar Requisiciones de Productos y/o Servicios………………….....................6.12 Reportes…………………………………………………………………………………..6.13 Utilitarios del Módulo de Compras ………………………..…………..……………….

MÓDULO 7………………………………………………………………….……....………………..MÓDULO DE VENTAS…………………………...……………………….….……………………..

7.1 Configurar Ventas.………………………………………………………….....................7.2 Agregar Tipos de Clientes……………..………………………...................................7.3 Registrar Tipos de Vendedores, Zonas y Rutas de Clientes…....………..…………..7.4 Registrar Vendedor…………………………………………………….….....................7.5 Registrar Cliente......................................................................................................7.6 Visitas a Clientes.....................................................................................................7.7 Registrar Transportes……………………………………..……………..……………….7.8 Establecer Banco de Observaciones.………………………………....………………7.9 Establecer Descuentos por Categoría……………………….……..………………….7.10 Establecer Plan de Comisiones por Producto…………….……….…………………7.11 Establecer Plan de Comisiones por Línea y Vendedor.….…………....................7.12 Registrar Ventas Perdidas…………………….……………………………………….7.13 Crear, Apertura, Cierre y Consulta de Cajas…………………………………………7.14 Registrar Monedas………....…………………………………………………………..7.15 Registrar y Consultar Facturas en el Libro de Ventas……………………………….7.16 Realizar Prefactura a Cliente…………………………………………………………...7.17 Realizar Cotización a Cliente……………………………………………………………7.18 Realizar Nota de Entrega……………………………………………………………….7.19 Registrar Pedido de Cliente……………………………………………………………7.20 Realizar Venta de Productos (Factura a Cliente)…………………...………………7.21 Realizar una Devolución en Ventas……………………………………...................7.22 Configurar Punto de Venta……………………………………………………………..7.23 Registrar Guía de Movilización…………………………………………....................7.24 Registrar Orden de Carga………………………………………...............................7.25 Registrar Garantías y/o Reparaciones………………………………………………..7.26 Precios de Productos…………………………………………………….....................7.27 Reportes………………………………………………………………………………….7.28 Utilitarios del Módulo de Ventas………….………………..…………..………………

MÓDULO 8………………………………………………………………….……....………………..MÓDULO DE CUENTAS POR COBRAR…...……………………….….………………………..

8.1 Configuración de Cuentas por Cobrar.……………..……………………...................8.2 Registrar y Consultar Tipos de Documentos de CXC…………………....................8.3 Agregar Grupo de Cuentas por Cobrar……………………...…..……..………………8.4 Establecer Plan de Comisiones por Vendedor / Cobrador……..….…....................8.5 Registrar Comisiones por Grupo.............................................................................8.6 Descuentos por Cliente...........................................................................................8.7 Generación de Documentos de Cuentas por Cobrar …………..……………………8.8 Registrar Cobros.………………………………….……………………...……………..8.9 Transformación de Documentos………………..……….……………………………..8.10 Reportes…….……….……………………………………………...…………………..8.12 Utilitarios del Módulo de Cuentas por Cobrar.….……….……………..................

MÓDULO 9………………………………………………………………….……....……………...


235236237238240241241247252254255256256258259259260261263264265266266267268269269271274279279281281282288290290291294296297297298303303304304307307308309309310311312312313314315317

MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR…...……………………….….………………………..9.1 Configurar Cuentas por Pagar.……………..…………………….……….................9.2 Registrar y Consultar Tipos de Documentos de CXP…………...………………….9.3 Agregar Grupo de Cuentas por Pagar…………………........…..……..…………….9.4 Registrar y Consultar Tipos de Retenciones…..…………………….…..................9.5 Registrar Unidades Tributarias..............................................................................9.6 Generación de Documentos de Cuentas por Pagar..............................................9.7 Registrar Pagos………………………………………….…………..………………….9.8 Transformación de Documentos.……………………………..………...……………..9.9 Registrar Retenciones de Impuesto sobre la Renta.…………….………………….9.10 Enterar Retenciones……………………………………………...…..……………….9.11 Registrar Nota de Débito.….……….………………………...…………..................9.12 Relación de Gastos……………………………………………………………………9.13 Programación de Pago……………………………………………………………….9.14 Control de Caja Chica...……………………………………..………………….……

9.14.1 Registrar Tipos de Documentos de Caja Chica……………………………....9.14.2 Registrar Caja Chica……………………………………………………………..9.14.3 Registrar Movimiento de Caja Chica……………………………………………9.14.4 Reposición de Caja Chica……………………………………………………….

9.15 Reportes…………………………………………………………………………………9.16 Utilitarios del Módulo de Cuentas por Pagar……………………………………….

MÓDULO 10……………………………………………………………….………………………..MÓDULO DE BANCOS…...……………………….….………………………..…………………

10.1 Configurar Bancos.……………………………………………….……….................10.2 Agregar Tipo de Cuenta…………………………………………...………………….10.3 Registrar Datos de Bancos………………….......................…..……..…………….10.4 Registrar Cuentas Bancarias……………….….…………………….…..................10.5 Manejar Cheques Devueltos...............................................................................10.6 Registrar Movimientos Bancarios.......................................................................10.7 Reportes...……………………………………..……………………………………….10.8 Utilitarios del Módulo de Bancos…………………………………………………….

MÓDULO 11……………………………………………………………….………..……………..MÓDULO DE CONTABILIDAD…….….……………………...………………..………………..

11.1 Configuración de la Contabilidad.……………………….…………........................11.2 Agregar Cuentas Contables al Plan …………………………………………………11.3 Crear Base de Datos de los Índices de Precios al Consumidor….......................11.4 Crear Centros de Costo.…………………….…………………….….......................11.5 Elaborar y/o Actualizar Comprobantes Diarios...................................................11.6 Actualizar y/o Reversar Comprobantes Diarios...................................................11.7 Eliminar Comprobantes Diarios en Lote...…………………………………..……...11.8 Consultar Comprobantes Diarios desde Módulos………………………………….11.9 Reportes………………………………………………………………………………..11.10 Utilitarios del Módulo de Contabilidad……………………………………………..

MÓDULO 12……………………………………………………………….………..………………MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS………………………………………………...………………..

12.1. Establecer Formato de los Códigos de Activos Fijos.…………...…...................12.2. Definir Datos de los Activos Fijos……………………………….………………….12.3. Enviar Depreciación a Contabilidad………………………..…………..................12.4. Reportes.…………….…………………...............................................................12.5. Utilitarios del Módulo de Activos Fijos................................................................

MÓDULO 13…………………………………………………….………….……....………………MÓDULO DE NÓMINA…………………………...……………………….….…………………..

13.1 Configurar Nómina.……………………….……………………………….................13.2 Registrar Sucursales……………..……………………….......................................13.3 Registrar Departamentos.………………..…………………...………..…………….13.4 Registrar Ocupaciones……………………………………………….…..................13.5 Registrar Aficiones..............................................................................................13.6 Establecer Días Feriados....................................................................................13.7 Establecer Horario………………………………………..……………..…………….13.8 Registrar Rotación de Horario….……………………………...……....…………….


318322322322323324324324325325327329332332333334335337337338338339339342342343343344346348349351354356358359360361361362364365367368368370371373375377377378379380382383385387389

13.9 Registrar Trabajador………………….……………………….……..………………..13.10 Registrar Trabajadores Eventuales……………..……….……….………………..13.11 Establecer y Consultar Base de Datos de Trabajadores Potenciales……..…...13.12 Registrar y Consultar Conceptos de Nómina…...…………………………………13.13 Registrar Tasas de Interés.……………………………………….…………………13.14 Registrar Cesta Ticket…....………………………………………………………….13.15 Registrar Unidades Tributarias……………………………………………………..13.16 Registrar Monedas……………………………………………………....................13.17 Apartados de Nómina …………………….…………………………………………13.18 Registrar Conceptos a Trabajador...……………………………………………….13.19 Solicitud y Registro de Préstamo………………………..…………...……………..13.20 Calcular Vacaciones a Trabajador……………………………………..................13.21 Cálculo de Utilidades...………………………………………………………………13.22 Utilidad Definitiva….…………………………..……………………………………..13.23 Cálculo de Pasivo Laboral………….…………………………………...................13.24 Comisión Mensual de Trabajadores………………..………………….................13.25 Cálculo de Intereses S/Prestaciones………….……….……………………..……13.26 Registrar Permiso o Autorizar Horas Extras…………………………………...….13.27 Registrar Asistencia de Trabajador…………………………………………………13.28 Fechas de Nóminas ………….………………..…………….………..……………..13.29 Cálculos de Nómina………………………………………………….…………..….13.30 Reportes……………………………………………………………….………………13.31 Utilitarios del Módulo de Nómina………………………………….………………..

MÓDULO 14……………………………….…………………….………….……....……………..MÓDULO DE CONTROL DE GRANOS...……...……………………….….…………………..

14.1. Registrar Empresa Procesadora de Arroz…………………………………………14.2. Registrar Productos en Inventario………………………………………………….14.3. Configurar Módulo de Control de Granos……………………………..................14.4. Características………………………………………………………………………..14.5. Características de producto…………………………………………………………14.6. Variedades………………………………………………………………..................14.7. Silos…………………………………………………………………..………………..14.8. Grupos…………………………………………………………………………………14.9. Formulación de envasado…………………………………………………………..14.10. Producto de Servicio……………………………………………………………….14.11. Sub - Producto……………………………………………………………………..14.12. Precios de Productos………………………………………………………………14.13. Control de Calidad………………………………………………………………….

14.13.1. Análisis de laboratorio…………………………………………………………14.13.2 Control de Molino……………………………………………………………….

14.14. Recepción……………………………………………………………………………14.14.1. Entrada y Salida……………….……………………………………………….14.14.2. Consulta de Recepción……….……………………………………………….

14.15. Despacho………………………………………………………………..................14.15.1. Entrada y Salida…………………………………………………..……………14.15.2. Consulta de Despacho…………………………………………………………

14.16. Traslado entre Silos…………………………………………………………………14.17. Producción de Molino………………………………………………………………14.18. Envasado de Productos……………………………………………………………14.19. Control de Producción……………………………………………………………..

14.19.1 Operadores………………………………………………………………………14.19.2 Maquinarias……………………………………………………….……………..14.19.3 Comisión por Producto………………………………………………………….14.19.4 Empaque…………………………………………………………………………14.19.5 Producción Diaria……………………………………………………………….14.19.6 Descomposición de Paleta…………………………………………………….14.19.7 Despacho de Paleta…………………………………………………………….14.19.8 Inventario de Producción……………………………………………………….14.19.9 Consultar Paleta…………………………………………………..…………….


14.20. Reportes del Módulo de Control de Granos……………………………………….39014.21. Utilitarios del Módulo de Control de Granos………………….……………………390


INTRODUCCIÓN

El Sistema Administrativo CONFÍA EMPRESARIAL, fue desarrollado por ungrupo de profesionales de la Informática: Ingenieros, Técnicos y Estudiantes ynace como respuesta a las necesidades actuales de control administrativo de laEmpresa moderna.

El Sistema Administrativo CONFÍA EMPRESARIAL, fue creado además paraproveer a las empresas una manera de atender en forma integral y sistemáticalas exigencias de la normativa legal vigente, referida a los aspectosadministrativos, contables y gerenciales; el mismo aplica una gestión basadaen la filosofía de la operación, dirección, control, supervisión y prevención comoprincipios básicos de la gerencia.

Tiene como elemento normativo el cumplimiento de la legislación y normasadministrativas vigentes.

GAHMA SOFT C.A., realizó el diseño del sistema bajo un conjunto articuladode normas, procedimientos y herramientas para tener una gestiónadministrativa integral y eficiente.


OBJETIVOS GENERALES DEL ENTRENAMIENTOAl finalizar las sesiones de aprendizaje del entrenamiento, los participantesestarán en capacidad de:

• Explicar los pasos que se deben cumplir en los procesos administrativos ylas Actividades a realizar en cada uno de ellos.

• Manejar las diferentes opciones y comandos del Programa CONFÍA.

METODOLOGÍAEl desarrollo de las actividades de aprendizaje se realizará bajo la metodologíade “aprender - haciendo” y contempla:

• La realización de actividades prácticas.

• Discusiones en grupo y sesiones de preguntas y respuestas.

• Participación activa y lo más importante presentación de productosacabados.

RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE• Un computador por participante con acceso al Programa CONFÍA.• Manual del Entrenamiento.

• CD Instalador de CONFÍA Empresarial.• Presentaciones orales, escritas y prácticas.

PROGRAMA INSTRUCCIONALEl programa de instrucción se organizó en quince (14) módulos que en formasecuencial van profundizando tanto los elementos conceptuales como prácticosde los procesos administrativos y del software CONFÍA Empresarial comoherramienta operacional de los mismos.

A continuación se presenta un esbozo de los módulos:

En el Módulo 1, se hace referencia al conocimiento del sistema a nivel teórico,características, objetivos y componentes.

En el Módulo 2, se sigue la Instalación y Registro de CONFÍA Empresarial.En el Módulo 3, se explican los componentes de la Ventana Principal,Utilitarios, Ayudas y los datos básicos de operación de CONFÍA Empresarial.Desde el Módulo 4 hasta el Módulo 13, se desarrollará un Ejercicio que


abarca la creación de una empresa, manejo de su Seguridad, la realización desus transacciones administrativas y Contables (Ventas, Compras,Movimientos Bancarios, Nómina, Comprobantes Contables y ActivosFijos), además del manejo de documentos (Cuentas por Pagar y Cuentaspor Cobrar) y los movimientos de Inventario que se generan por la realizaciónde dichas transacciones.

De igual modo, se presentarán: Un módulo de Control de Granosejemplificando el desempeño del sistema para las empresas Agroindustrialesrelacionadas con este rubro, uno de Servicios y otro de Control de Visitas; paralas empresas que así lo requieran.

MANEJO DEL MANUALEl manual no debe ser tomado como un recetario. Es una guía operacionalsobre CONFÍA EMPRESARIAL. Se recuerda al usuario que el mismo sigue unejemplo que puede ser tomado, en cualquiera de los módulos dado que alcomienzo de cada uno, se referencia que debe tenerse establecido para operarcon el mismo.

Existen términos que se usan dentro del manual y que se explican acontinuación al usuario, dado su frecuencia de uso:

Clic: Acción de rasgar el puntero del Mouse sobre un objeto (Botón, Cuadro detexto, Casilla de verificación, entre otros) y luego pulsar el botón izquierdo delMouse.

Doble Clic: Acción de rasgar el puntero del Mouse sobre un objeto (Botón,Cuadro de texto, Casilla de verificación, entre otros) y luego pulsar dos vecesel botón izquierdo del Mouse.


MÓDULO 1Presentación del Sistema.

Objetivos

Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de:

• Explicar las características y componentes del Sistema de Gestión EmpresarialCONFÍA.

Contenido

• Características Generales del Sistema de Gestión Empresarial CONFÍA.

• Componentes del Sistema de Gestión Empresarial CONFÍA.

Duración Estimada

• 30 Minutos.

Referencia

Este módulo es completamente teórico, por lo cual su desarrollo se basa en discusiones yaclaración de dudas, sobre el contenido del mismo.


Definición General del Sistema de Gestión Empresarial CONFÍA

1.1. Características del CONFÍAEl Sistema de Gestión Empresarial CONFÍA, se encuentra desarrollado en el lenguaje deprogramación de 32 bits, Visual Fox Pro y hace uso de todas las herramientas que tiene ellenguaje para convertirse en un sistema muy fácil de operar y que realiza en forma prácticatodas las operaciones relacionadas con las actividades de gestión administrativa de la Empresa,logrando satisfacer a los usuarios más exigentes.

Los módulos que lo conforman están totalmente integrados de tal forma que el usuario solodeberá realizar una sola operación para cada actividad administrativa.

Inventario, Compras, Ventas, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Bancos, Contabilidad,Activos Fijos, Nómina, Seguridad y tres módulos especiales el primero para el control deempresas procesadoras de cereales, el segundo para las empresas que prestan servicios aVehículos y/o Maquinarias y el tercero para las empresas de que controlan el acceso depersonas (Visitas); así como una serie de utilitarios genéricos conforman la totalidad del Sistemay se mercadea dependiendo de sus necesidades y requerimientos de información con respecto ala empresa.

El Sistema CONFÍA Empresarial, funciona perfectamente en las siguientes plataformas:Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows Me, Windows 2000 (Profesional, Server yAdvance Server), Windows XP Y Windows Vista.

Además, también puede ser instalado para trabajar con un Servidor NovellNetware 4.01 o 5.0 y con Windows en las estaciones.

1.2. Objetivos del CONFÍA.

• Estimular una mayor coordinación entre los entes involucrados en los procesosadministrativos de la empresa.

• Establecer bancos de información automatizados y actualizados.

• Estructurar programas de Coordinación Administrativa.

• Registrar la información de resultados y generar estadísticas sobre el desempeñoadministrativo y contable.

• Alterar el comportamiento organizacional.

• Permitir la jerarquía de problemas/acciones.

• Planificar soluciones y establecer las políticas administrativas y gerenciales

• Atender las regulaciones de carácter obligatorio establecidas en la NormativaAdministrativa Vigente.


1.3. Componentes del CONFÍAEsta compuesto por 10 Módulos operativos interconectados, utilizables y adaptables encualquier tipo de empresa. Así mismo consta del modulo de Control de Granos diseñadoespecialmente para las empresas Agroindustriales relacionadas con estos rubros, y del Módulode Servicios para las empresas que Venden y/o Reparan cualquier tipo de Vehículos.

Cada uno de estos módulos cumple una función reguladora dentro del proceso administrativode la empresa u organización.

BBaannccooss

NNoommiinnaa

CCuueennttaass ppoorrCCoobbrraarr

CCuueennttaass ppoorrPPaaggaarr

CCoonnttaabbiilliiddaadd

IInnvveennttaarriioo

SSeegguurriiddaadd

AAccttiivvooss FFiijjooss

CCoommpprraass VVeennttaass

BBaannccooss

NNoommiinnaa

CCuueennttaass ppoorrCCoobbrraarr

IInnvveennttaarriioo

AAccttiivvooss FFiijjooss

CCoommpprraass IInnvveennttaarriiooCCoommpprraass IInnvveennttaarriiooCCoommpprraass IInnvveennttaarriiooCCoommpprraass

SSeerrvviicciiooss CCoonnttrrooll ddeeGGrraannooss VViissiittaass

IInnvveennttaarriiooss..CCoommpprraass..VVeennttaass..

IInnvveennttaarriiooss..CCuueennttaass ppoorrPPaaggaarr..

SSeegguurriiddaadd


MODULO 2Instalación de CONFÍA Empresarial.

Objetivos


• Instalar y Registrar el sistema CONFÍA Empresarial.Contenido

• Proceso de instalación de CONFÍA Empresarial.• Proceso de registro CONFÍA Empresarial.• Accediendo por primera vez CONFÍA Empresarial.• Salir de CONFÍA Empresarial.

Duración Estimada

• 30 Minutos.

Referencia

Este Módulo, explica el paso inicial para utilizar CONFÍA Empresarial., la Instalación delPrograma. Con el uso del CD de instalación el usuario tendrá la oportunidad de colocar elsoftware que constituye el sistema en la(s) computadora(s) requeridas.

Instalación del Sistema CONFÍA Empresarial

IntroducciónEl CD de instalación de CONFÍA Empresarial viene con tres programas: SERVIDOR.EXE,ESTACION.EXE y DEMO.EXE.

Cuando se dispone de una red es necesario instalar CONFÍA Empresarial en el servidor contodos los archivos de la Base de Datos, e instalar CONFÍA Empresarial en cada estacióndesde donde se va a acceder al servidor. El CD de instalación de CONFÍA Empresarial constade tres (3) programas ejecutables: SERVIDOR.EXE y ESTACION.EXE. Si no se tiene una red,solo se necesita instalar SERVIDOR.EXE en el equipo donde se va a trabajar.

CONFÍA Empresarial por su diseño Cliente-Servidor requiere que primero se instalen losarchivos y Bases de Datos en el servidor y posteriormente se instale el programa en cadaestación desde donde se va a ejecutar el programa, por lo tanto: la estructura de directoriosque se va a reflejar en el servidor es la siguiente:

\CONFÍA\DATA (Ubicación de los datos. Un sub directorio por empresa).\BITMAPS (Imágenes que se utilizan en el sistema).\HELP (Ayuda Interactiva).\INTERNET (Archivos temporales de Internet).


\REPORTS (Todos los reportes y formatos de documentos del sistema).\EXCLUDE (Para programas especiales de Clientes específicos).\TEMP (Almacena los archivos .CAB provenientes de la Acción de Importar y Exportardatos, desde el Módulo de Seguridad en el Menú Utilitarios.

La estructura de directorios que se va a reflejar en la estación es la siguiente:\CONFÍA

\INTERNET (Archivos temporales de Internet).\REPORTS (Archivos temporales de reportes).\BITMAPS (Imágenes Temporales que se usan en el Sistema).

Es necesario resaltar que CONFÍA Empresarial, obligatoriamente debe ejecutarse dentro deun directorio o carpeta llamada CONFÍA que puede estar ubicada en cualquier disco local o dela red (Ejemplo: C: \CONFÍA, F: \CONFÍA, etc.).

El programa DEMO.EXE, no es de uso obligatorio y se provee porque permite instalar elsistema acompañado con unos datos de prueba, puede ser utilizado por los usuarios paraconocer, comenzar a utilizar y probar CONFÍA Empresarial, sin necesidad de realizar todaslas actividades iniciales para ponerlo a punto. Este programa no requiere tener una clave parasu instalación y solo requiere que se le indique en que unidad de disco duro se va a instalar.

2.1 Instalar CONFÍA Empresarial

Para instalar cualquiera de los tres programas, siga los siguientes pasos:· Haga clic con el Mouse sobre el botón Inicio de Windows, posteriormente seleccione de

la lista la opción Ejecutar y luego edite la dirección donde está ubicado el programa quedesea ejecutar en su unidad de CD-ROM. (Ejemplo: D:\SERVIDOR.EXE). Si no estáseguro de la ubicación utilice el botón Examinar que le permitirá ubicar el programadentro de la unidad de CD-ROM, luego seleccione el botón Aceptar y el programa deinstalación le mostrará una ventana de Bienvenida.

· Presionamos el botón siguiente y nos mostrará la siguiente pantalla de Licencia, debeleer el acuerdo de Licencia con detenimiento.


· Marque la casilla de verificación indicando que acepta los términos del Contrato yluego haga clic en el botón Siguiente, o Salir, de no estar de acuerdo con los términosdel contrato. Si decide continuar con la instalación aparecerá la siguiente ventana quesolicitará el disco donde se instalará el programa:

Seleccione la unidad de Disco donde se instalará CONFÍA Empresarial, puede ser cualquierUnidad de disco al cual tenga acceso. Solo cambie la letra de la unidad pero la carpetaCONFÍA debe permanecer invariable, Ejemplo: C:\CONFÍA o D:\CONFÍA o E:\CONFÍA.

· Haga clic sobre el botón Siguiente. En este momento el programa de instalacióncopiará los archivos a la unidad de disco seleccionada, mostrando un indicador deavance del proceso. Al finalizar el proceso de copiado, el programa indicará si fuesatisfactorio y creará los iconos para el acceso directo al programa CONFÍAEmpresarial.


2.2 Registrar CONFÍA Empresarial.

Instalado CONFÍA Empresarial en el servidor y en las estaciones, es necesario registrarlo.

Esta ventana aparecerá cada vezque se intente ejecutar CONFÍAEmpresarial (después deinstalado), por primera vez, tantoen el servidor como en lasestación(es).Si se desea registrar CONFÍAEmpresarial, Ubicado en laventana de Clave de Autorizaciónse debe hacer clic en el botón deNuevo Registro traerá una caja dediálogo, donde se pregunta si seestá de acuerdo con la

eliminación de los registros del sistema y se cerrará el programa CONFÍA Empresarial.Al volver a ejecutar CONFÍA Empresarial, aparecerá un mensaje donde se le indica que elmismo, no tiene registro del serial y debe suministrarlo para continuar ejecutándolo, al hacerclic en el botón aceptar se tiene la ventana de Registro de Serial.

El próximo paso será llamar a GAHMA SOFT, C.A y solicitar el número de serial asignado. Elnúmero de serial debe introducirse correctamente en el cuadro de texto Nro. Serial o losdemás procesos fallarán. Luego, haga clic en el botón Continuar.

Se mostrará nuevamente la ventana quelleva por título Clave de Autorización y aquíes donde se debe colocar la clave deautorización, se debe llamar por teléfono aGAHMA SOFT, C.A. como se explica en eltexto de la ventana y solicitar la clave deautorización para activar. Esta clave deberáser editada donde se solicita y hacer clic enel botón Aceptar.Luego de colocar la Clave de Autorización

para el caso de instalación de Servidores, aparece una ventana de Control de pagos la cualpermite que el cliente le especifique al Sistema la forma en que canceló o piensa cancelarCONFÍA Empresarial. Si es a contado o a crédito. Si es a crédito, el número de cuotas que vaa tener para realizar el pago será de Máximo 6. Además se debe indicar el tipo de versiónadquirida (Light, Ilimitada y Mono Usuario). La versión Light permite máximo 3 usuarios en lared y la versión Mono Usuario sólo permite un usuario a la vez.


Al hacer clic en el botón Aceptar, apareceráuna ventana de Registro de Pagos y lesolicitará un número de autorización sin elcual no se puede continuar trabajando, estenúmero será proporcionado por GAHMASOFT C.A., también vía telefónica.

Luego que la clave es editada yaceptada, aparecerá la ventana deClave de Acceso.

2.3. Trabajar en Modo Demo

Al ejecutar CONFÍA Empresarialautomáticamente se abre unaventana que lleva por titulo Clave deAutorización (es aquí donde se colocala clave de autorización para laestación), pero como se estáejecutando en modo DEMO, se debehacer clic sobre el botón Demo. Alcorrer el programa en modo DEMO setendrán limitaciones en la cantidad deoperaciones que se puedan realizardentro del sistema, por ejemplo solose pueden realizar 20 facturas, o solose pueden crear 20 productos, etc.

Esta ventana aparecerá cada vez que


se intente correr CONFÍA Empresarial por primera vez, tanto en modo normal como en modoDEMO.

Luego de seleccionar DEMO aparecerá la ventana de Clave de Acceso.

2.4. Entrar a CONFÍA Empresarial.

El sistema originalmente viene con un usuario predeterminado que se llama INVITADO y notiene clave de acceso, por lo tanto, escriba INVITADO en el cuadro de texto Usuario paracontinuar.

Luego de escribir elusuario, haga clic en elbotón aceptar, el sistemasolicita la empresa con laque se va a trabajar,inicialmente seleccione de lapersiana empresa GAHMASOFT y luego se debe hacerclic nuevamente en el botónaceptar.

NOTA:Observe que

aparece una casilla de verificación que permite cambiar la clave de acceso, cuando serequiera. Después, de que el usuario se identifique, coloque su clave e indique con queempresa va a trabajar, se activan las opciones de seguridad que pueda tener especificadasese usuario.

En este momento si los datos se colocaron correctamente, se mostrará la pantalla principalde CONFÍA Empresarial o se mostrará una ventana de Atención preguntando si se deseapreparar un nuevo día (aparece sólo una vez al día, con la primera persona que empieza atrabajar en el Sistema). Si aparece esta ventana se debe verificar que la fecha a prepararcorresponda con la del día y hacer clic sobre el botón SI. Si la fecha no corresponde con ladel día es porque la fecha del computador esta errada, seleccionar el Botón No y procedaa arreglar la fecha del computador antes de volver a entrar a CONFÍA Empresarial.


2.5. Pantalla Principal del Sistema

La pantalla principal del Sistema contiene en su parte superior el nombre de la Empresa yMódulo con el que se está trabajando, en este punto como no se ha seleccionado ningúnmodulo sólo se ve la palabra módulo.

Debajo se observa el Menú principal con las opciones: Módulos (permite seleccionar losmódulos con los que se va a trabajar: Inventario, Compras, Ventas, etc.), Archivos,Movimientos, Reportes, Utilitarios, Herramientas y Ayudas. Como se está realizando elproceso de registro del Sistema aparecerán sólo activadas las opciones de Módulos,Herramientas y Ayudas.

Debajo del Menú principal se observa la Barra de Herramientas Principal con varios iconosque permiten acceder a diversas operaciones del sistema en forma inmediata comoconsultar productos, realizar facturas, consultar clientes, etc. Si se está realizando elproceso de registro del Sistema aparecerán sólo activadas las opciones de Calculadora,Calendario, Directorio y Salir.Si se está trabajando en Modo DEMO, ya puede trabajar con el Sistema, sino procedaahora a Registrar los Módulos con los cuales se va a trabajar.

2.6. Registrar Módulos ActivosCONFÍA Empresarial permite trabajar en forma modular y por lo cual pueden seradquiridos solo algunos módulos dependiendo de las necesidades y actividadescomerciales de la empresa que adquiere el Sistema.

Para Registrar los módulos en el Sistema, deberá seleccionarse en el Menú principal laopción de Módulos y posteriormente la opción de Seguridad en cuyo caso se entra almódulo de Seguridad. En este módulo debe seleccionarse el menú Utilitarios y dentro deUtilitarios la opción de Activar Módulos.

Al aparecer la ventana de Activación deMódulos deben marcarse las casillas deverificación de los módulos adquiridos porel Cliente a GAHMA SOFT, recuerde quesólo debe marcar los módulos que estáindicando vía telefónica o la clave que sedará posteriormente no procederá.Luego de marcar los módulos, hacer clicen el botón Aceptar. Inmediatamente seabrirá una ventana que nos permitiráRegistrar Módulos, solicitando número deautorización que también deberá proveerGAHMA SOFT, C.A. vía telefónica. Luegode lo cual el sistema queda listo para suuso.


En resumen las claves que debenser provistas para registrar elservidor son:Una clave de autorización parael Servidor, una para la formade pago y otra para la activaciónde los módulos.

Para el registro de cada una delas estaciones: La clave de

autorización.

2.7. Salir de CONFÍA Empresarial

Para salir de CONFÍA Empresarial se puede hacer clic sobre el botón Salir de laBarra de Herramientas Principal o seleccionar Módulos del Menú Principal y luego laopción Salir del Sistema. También se tiene la opción de pulsar la tecla rápida Alt+F4. Encualquiera de las tres opciones se visualizará el recuadro de solicitud de autorización desalida del sistema.

Si realmente desea salir del Sistema, selecciona SI dando unclic con el botón izquierdo del Mouse sobre éste.


MÓDULO 3Componentes de CONFÍA Empresarial.

Objetivos


• Manejar los componentes de la ventana principal del programa CONFÍAEmpresarial.

• Identificar los Utilitarios de CONFÍA Empresarial.• Acceder y Manejar las Ayudas de CONFÍA Empresarial.• Conocer los datos básicos de operación del programa.

Contenido

• Introducción al programa CONFÍA Empresarial.• Manejo de los Utilitarios de CONFÍA Empresarial.• Manejo de las Ayudas de CONFÍA Empresarial.• Actividades y Operaciones iniciales que deben ser realizadas y estar claras pues

afectan el desenvolvimiento normal de las operaciones dentro de CONFÍAEmpresarial.

.

Duración Estimada

• 45 Minutos.

Referencia

Este módulo es básico para el manejo de todos los módulos del Sistema, dado que seexplica detalladamente cada componente estándar del programa CONFÍA Empresarial(Ventanas, Utilitarios y Ayudas) y el acceso a los módulos.


3.1. Componentes de la ventana principal del programa CONFÍA Empresarial.

Si esta en el escritorio de Windows, para iniciar la actividad con CONFÍA Empresarial usted

deberá hacer doble clic sobre el icono del escritorio que representa el programa.Se muestra una ventana donde se solicita el Usuario y la Clave, posicione el cursor encada recuadro e introduzca el dato requerido.

Ejemplo: USUARIO: INVITADO Y haga clic en el botón aceptar.

NOTA: No se edita clave, ya que entramos con el usuario predeterminado INVITADO, queno tiene definida ninguna clave.

Seguidamente se solicita la empresa desde la cual se desea operar, selecciónela de lapersiana directamente o también presionando la tecla F2 para obtener el buscador deEmpresas, Seleccione:

EMPRESA: GAHMA SOFT, C.A.Luego, haga clic nuevamente en el botón Aceptar.

Nota:


Se tiene la opción de cambiar clave de acceso, para ello seleccionar la casilla deverificación Cambiar Clave de Acceso.

A continuación nos muestra la siguiente pantalla:

Se muestra el Usuario actual, y dos valores que debemos especificar:Nueva Clave: la nueva clave con la cual se tendrá acceso al Sistema.Confirmar Clave: se debe introducir la misma clave que se utilizó en nueva clave.

· Presionar el Botón Aceptar

Se muestra una pantalla haciendo unapregunta: ¿Desea preparar un nuevo Día?,esto significa que el sistema cambiará la fechadel día anterior por la actual, a partir de allí losdocumentos generados tendrán la fecha actualsi presionamos el Botón Si, si presionamos elBotón No, entonces los documentos ymovimientos del sistema seguirán con la fecha

del día anterior, en nuestro ejemplo.

Si los datos se colocaron correctamente, inmediatamente usted entra en el sistema ydispondrá de la primera pantalla la cual contiene todos los menús e iconos que sirven paraejecutar acciones en el sistema. Dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario conel cual se accede al sistema, se podrán ejecutar o no ciertas opciones del mismo.


Las diferentes zonas de la pantalla son:

· En la parte superior se muestra el Menú Principal, el cual contiene las diferentesacciones y comandos que se pueden ejecutar con el programa.

Para seleccionar una opción, haga clic con el Mouse sobre el nombre del comando quela contiene, observe que se abre una persiana, luego escoja dicha opción o pulse latecla ALT y luego la letra que esta subrayada correspondiente a la opción. Cuando uncomando u opción no está activado aparece en color claro. Por ejemplo: al entrar enCONFÍA Empresarial están desactivados los comandos u opciones Archivos,Movimientos, Reportes y Utilitarios porque no se ha seleccionado todavía ningúnmódulo.

Al seleccionar un módulo, el nombre del mismo aparece en la parte superior de lapantalla y el mismo ya no se visualizará sobre la lista del menú Módulos.


MODULOS: Permite seleccionar el módulo con el cual se va a trabajar, cambiar de usuario y/oempresa, y salir del sistema.

ARCHIVOS: Permite crear o actualizar datos de los archivos que tiene el Módulo, donde seesta trabajando. Por ejemplo: Productos en Inventario, Clientes en Ventas, Proveedores enCompras, Cuentas de Banco en Banco, Cuentas Contables en Contabilidad, entre otros.

MOVIMIENTOS: Permite realizar las operaciones y generar los documentos que posee elMódulo (creados en la opción ARCHIVOS). Por ejemplo: Hacer Facturas en Ventas, Órdenesde Compra en Compras, Depósitos o Cheques en Bancos, Cobros en Cuentas por Cobrar,Pagos en Cuentas por Pagar, Comprobantes Contables en Contabilidad, entre otros.

REPORTES: Permite visualizar e imprimir los reportes de los datos que se generan en elMódulo.

UTILITARIOS: Permite realizar las operaciones adicionales que tiene el Módulo como porejemplo: Configurar correlativos, Cerrar Período, Reconstruir Índices, Reconstruir Saldos,Transferir Datos, entre otros.

HERRAMIENTAS: Permite realizar los accesos directos de la Barra de Herramientas Principal(Productos, Facturas, Prefacturas, Cotización, Compras, etc.) y llamar a los utilitarios deCONFÍA Empresarial: Calculadora, Agenda, Calendario y Directorio Telefónico.

AYUDA: Permite llamar a las ayudas interactivas de CONFÍA Empresarial, obtenerinformación del Soporte Técnico y del diseño del Sistema.

· Debajo del Menú Principal aparece la Barra de Herramientas Principal, la cualpermite realizar las operaciones dentro del programa en una forma directa. Estosbotones son:

La Barra de Herramientas Principal de CONFÍA Empresarial permite acceder a las opcionesmás comúnmente utilizadas en el Sistema. Se encuentra ubicada en el tope de la Pantalla,debajo del menú principal.Permite llamar a:

ProductosFacturasPrefacturasCotizaciónComprasOrdenes de Compras a ProveedoresProveedoresClientesPedidos de ClientesCobros a ClientesComprobantes de ContabilidadBancosCalculadoraCalendarioDirectorioSalir

· Cuando accedemos un formulario operativo del sistema, debajo del Menú Principalaparece la Barra de Tareas o Barra de Herramientas de Operaciones la cual estáasociada con los siguientes Botones de trabajo:


Botones de Búsqueda o Desplazamiento

1. Ir al Primer Registro.

2. Ir al Ultimo Registro.

3. Ir al registro anterior al cual estamos colocados.

4. Ir al registro siguiente al cual estamos colocados.

Agregar RegistroCon está opción usted podrá adicionar un registro en el Sistema; para ello

deberá hacer clic en el botón Agregar e inmediatamente aparecerá unformulario donde podrá editar los datos de respectivos.

Editar (Modificar) Registro ExistenteCon está opción usted podrá modificar los datos de un registro deseado; para

ello deberá hacer clic en el botón Editar e inmediatamente aparecerá unformulario donde podrá modificar los datos del registro.

Eliminar un Registro ExistenteCon esta opción usted podrá borrar los datos de un registro seleccionado, para

ello deberá hacer clic en el botón Eliminar y aparecerá una pantallapreguntando si realmente desea eliminar el registro. Si desea eliminar elregistro presione SI haciendo un clic sobre el botón izquierdo del Mouse.

GuardarEstá opción se utiliza, cuando se está agregando o modificando datos,

mediante el cual el botón Agregar se convierte en el botón Guardar ,para almacenar la operación realizada.

Revertir CambiosEstá opción se utiliza, cuando se está agregando o modificando datos,

mediante el cual el botón Editar se convierte en el botón Revertir , parareversar la operación realizada.

ImprimirPermite sacar en papel la información que se está viendo en la pantalla.También se llama imprimir la ficha del registro.

Buscar RegistroEl botón Buscar Registro de la Barra de Tareas permite ubicarrápidamente un registro previamente guardado en la base de datos. El registroestá asociado al formulario visible en ese momento. Se tienen diferentesopciones de búsqueda dependiendo del elemento que se esté solicitando.


AyudaAbre la ayuda específica para el formulario con el que se esté trabajando.

SalirCierra el formulario con el que se está trabajando.

3.2. Utilitarios de CONFÍA Empresarial.

CALCULADORALa calculadora es un utilitario de CONFÍA Empresarial, que puede ser llamado en cualquierparte del programa pulsando la tecla F12, obteniéndose el siguiente formulario:

La calculadora permite realizar las operaciones deSuma, Resta, Multiplicación, División, Porcentaje, RaízCuadrada, almacenaje y recuperación de la Memoria.Se puede cambiar la cantidad de decimales con quese trabaja, pero por defecto viene configurada paratrabajar con 4 decimales. Su manejo es idéntico al deuna calculadora manual. Además puedes calcular elIVA sobre cualquier monto con solo dar un clic en los

botones de o revertir el proceso con

Al cerrarse y regresar a trabajar desde donde se habíallamado, podemos traer el ultimo resultado calculadopulsando las teclas SHIFT + F12 (este resultado es

regresado con 2 decimales) o SHIFT + F11 (el resultado es regresado con todos los decimalesdefinidos en la calculadora). La tecla SHIFT es la mayúscula.

CALENDARIOCONFÍA Empresarial cuenta con un calendario perpetuo, al cual se accede presionando latecla F11, el mismo permite seleccionar cualquier mes y cualquier año desde el 100 hasta el9999. Al seleccionar el Año y Mes se mostrarán todos los días del mes seleccionado. Cada díaes un botón, y al darle un clic sencillo sobre el botón se selecciona el día. Al darle un doble clic

sobre un día se abrirá la Agenda Personalconfigurable para ese día.

Al abrir el calendario, automáticamente estaráseleccionando el día correspondiente a la fechaque tenga el computador.


AGENDA PERSONALEsta opción permite registrar actividades o asuntos personales en el sistema para un día y horaespecífica, en forma digitalizada y totalmente privada por usuario, también posee una opciónque recuerda las actividades de manera automática, por medio de una alarma.La agenda permite registrar actividades importantes para el día en curso o actividadesprogramadas a futuro. Cuando se desea que el sistema nos recuerde alguna información sólodebemos marcar el cuadro de alarma de tal manera que al llegar ese día a esa hora en elsistema aparecerá una ventana recordando la actividad.

· Al presionar la tecla F9 se muestra la pantalla de la Agenda Personal para el día actual.Si queremos ver la agenda para un día especifico, se debe seleccionar el día y luegohacer clic con el botón izquierdo del Mouse, se abre este formulario:

· La agenda nos muestra las actividades a realizar en una hora específica.

· Usuario: Se refiere al usuario actual. El usuario con el que se acceso al sistema.

En esta persiana se muestran todos los usuarios que estén registrados en laBase de datos y cuya agenda Personal sea Pública. De esta manera sinecesitamos consultar la disponibilidad de tiempo de un usuario en un fechaespecífica, De la Persiana usuario seleccionamos al usuario que queremosconsultar, inmediatamente nos muestra las diferentes actividades registradas ensu agenda personal.

· Fecha: La fecha seleccionada para registrar actividades.

· Alarma: Nos permite programar alarma a cada una de las actividades registradas, siasí lo decidimos.


· Hora: La hora de la actividad a registrar.

· Actividades a realizar: la actividad a registrar en la agenda.

· Actualizar: Permite visualizar posibles cambios en la información de la Agenda en unmomento determinado.

· Intervalos: Permite personalizar la columna Hora.o Si seleccionamos Intervalos de 1 Hora, las actividades se reflejarán por Hora.o Si seleccionamos Intervalos de 30 Minutos, las actividades se reflejarán cada

30 Minutos.o Si seleccionamos Intervalos de 15 Minutos, las actividades se reflejarán cada

15 Minutos.En la pantalla anterior se seleccionó intervalos de 1 Hora.

El Procedimiento para Registrar actividades en la Agenda Personal es el siguiente:

· Hacer clic en la hora que se desea registrar la actividad, Registremos una reunión a las9 am., para ello seleccionar la hora haciendo clic con el botón izquierdo del Mouse, seactiva la caja de texto y allí se introduce la actividad a realizar.

Para nuestro ejemplo: Reunión con el Departamento de Soporte.Presionar la Tecla Enter.

o Registrar otra actividad a las 2 pm., Reunión con el Gerente de Ventas, peroademás programar la alarma para que me recuerde esa actividad.

· Hacer clic en la hora de 2 pm.

· Se activa la caja de Texto y colocamos la actividad.

· Presionamos la tecla Enter.

· Activamos la casilla de verificación Alarma. Así a las 2 pm.

· El sistema mostrará un mensaje como recordatorio de la actividadprogramada en mi Agenda personal.


NOTA:Ø Se debe tener activo CONFÍA para que se muestre la ventana recordando la actividad.

DIRECTORIO TELEFONICOEn esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar los datos de ubicación de uncontacto, ya sea de un cliente o cualquier otra persona o empresa.

· Para acceder el formulario pulse la tecla F7.· Si no hay Contactos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún

registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Contactos registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar .

o Edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

NOMBRE: JOHN SIFONTES.DIRECCION: AVENIDA 28 CON CALLE 28 EDIFCIO 28 OFICINA 4TELEFONO: 0255-6214555CELULAR: 0414-5583278FAX: 0255-6214555CONTACTO: SOBRE TODO SI EL DATO PRINCIPAL (NOMBRE) ES DEPERSONA JURIDICA

o La casilla de verificación DATO PRIVADO, permite seleccionar a ese contactocomo privado del usuario actual que significa que solo el usuario que lo agregaes capaz de observar o modificar la información de este contacto, haga clicsobre esta casilla de verificación.

o LAS OBSERVACIONES dejarlas sin texto.

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón

Guardar de la Barra de Tareas.

De esta manera, nos queda el siguiente formulario.


· Para finalizar haga clic en el botón Salir de la Barra de Tareas que le permitirásalir y volver a la pantalla principal.

Si se desea agregar otro contacto, repita la operación antes descrita.Nota:

Ø En la Página Lista podemos observar todos los contactos registrados.

JUEGOEl juego que posee el Sistema CONFÍA Empresarial, es una implementación del juego elahorcado que llamamos el QUEBRADO. Podemos acceder a el pulsando la tecla F8 y semostrará el siguiente formulario:


En el juego se debe seleccionar una o más categorías en las casillas de verificación respectivas.Las categorías existentes son: Animales, Países, Ciudades, Actores Extranjeros, PelículasFamosas, Actores Venezolanos, Equipos y Deportistas, Cantantes, Inventos y LugaresFamosos.

Dependiendo de las categorías marcadas, el Sistema en forma Aleatoria seleccionará unapalabra o varias palabras asociadas a la opción, la cual debe ser adivinada por el participanteseleccionando letra por letra del Abecedario. Por cada letra acertada el Juego lo indicarámostrando todas las letras de ese tipo en los cuadros amarillos. Por cada letra seleccionada porel participante pero inexistente en la palabra se tendrá una letra que irá formando la palabraQUEBRADO. Si el participante adivina la palabra antes de formar la palabra QUEBRADO habráganado y se acumulará en su contador. Si pierde, de igual manera tendrá un contador deperdidas.

Aunque es un juego sencillo, es útil para despejar la mente en ciertos momentos. Esperamosque lo disfruten….

Los utilitarios antes descritos pueden ser accedidos también, desde el menú principal deCONFÍA, seleccionando la opción de Herramientas o desde la Barra de HerramientasPrincipal haciendo clic sobre el icono representativo de la opción a seleccionar.

TIPS:· Muchas opciones tienen métodos de acceso directo con el teclado, puede observar

estos accesos directo, colocados a la derecha de la opción en el Menú del Sistema.

Por Ejemplo:

Notas:· Cuando un formulario esta abierto su opción en el Menú se desactiva indicando que

este formulario ya está abierto en el Sistema.

· Cada formulario puede tener varias páginas las cuales se colocan delante en elformulario pulsando sobre el nombre de la pestaña de la página. Cada formulario por lo


menos tiene dos páginas: La Principal y la de Lista. En el caso del DirectorioTelefónico la Lista permite mostrar los distintos contactos que ya existen y pueden servistos dependiendo del orden Seleccionado.

· Existe un directorio dentro de CONFÍA en el servidor llamado BITMAPS, en este lugares donde se guardan las imágenes gráficas en formato BMP o JPG que pueden serutilizadas desde CONFÍA Empresarial. Si usted tiene un logo de su empresa y deseamostrarlo en los reportes es necesario que lo digitalice y lo guarde con alguno de estosformatos en el directorio BITMAPS, para luego ser direccionado.

· Cuando se tenga duda acerca del uso de un botón o contenido de un cuadro de textobasta con rasgar el Mouse sobre el mismo y sin hacer clic se abrirá una ventanaamarilla con ayuda acerca de la utilidad de dicho objeto.

· Cuando se está colocado sobre un campo que requiere un dato clave, se puede utilizarla tecla F2 para abrir el buscador de ese elemento, desde donde se selecciona y setraslada el valor al campo pulsando la tecla Enter.

· Los buscadores son formularios diseñados para encontrar un elemento dentro de unarchivo sin necesidad de saberse su clave.

· Cada formulario que contiene detalles (renglones), es decir una lista, con filas ycolumnas, puede venir acompañado de botones para agregar y eliminar componentesen la lista. Estos botones siempre tendrán la siguiente forma: Una página en blanco conun borde doblado para Agregar y una lista con una Equis roja para Eliminar.

3.3. Manejo de Ayudas.

El programa CONFÍA Empresarial cuenta con un manejador de ayudas interactivas estiloAyudas de Windows, por medio del cual se puede tener acceso a los instructivos para el manejode los formularios con los cuales opera el sistema.

La manera de invocar las ayudas es pulsando la tecla F1 para la ayuda general o ALT + F1 parala ayuda especifica por formulario.

Al pulsar la tecla F1 obtenemos el catálogo de las ayudas generales, que permite el acceso alos instructivos de acuerdo a un tópico previamente seleccionado.

Para las ayudas específicas, estando activo el formulario o tópico sobre el cual se requiereinformación pulsar las teclas ALT+ F1, se presenta un catálogo pero que permite el acceso a lainformación del formulario con el cual se esta operando. Al hacer doble clic sobre el tópico delcatálogo, se muestra la ayuda textual y gráfica, a que se presenta un texto explicativo(sistemático y operativo) y la imagen del formulario activo.

3.4. Actividades Iniciales para comenzar a Trabajar con CONFÍA.

Antes de comenzar a utilizar el Sistema deben realizarse ciertas actividades iniciales dentro delos módulos, ya que afectarán el desenvolvimiento normal de las operaciones dentro deCONFÍA:

1) Definir los datos de la Empresa donde se va a trabajar: Nombre, Dirección, teléfonos,R.I.F. y logo.


2) Crear los usuarios que van a trabajar con la Empresa y las operaciones que puedenrealizar dentro de la misma (niveles de acceso).

3) Definir la configuración de las impresoras que puedan estar conectadas para el uso delsistema, la Impresora predetermina, que debe ser una Impresora Matríz de Punto EpsonFx-1170, y las impresoras de Inyección de Tinta que son configuradas en Windows.

4) Si se va a trabajar con Inventario definir las características que van a poseer losproductos que maneja la empresa y esto depende específicamente del tipo de empresa.

5) Crear los productos que se manejan en la Empresa.

6) Si se maneja inventario hay que crear los Proveedores a quienes se compran losproductos, los Clientes a quienes se le vende y los vendedores que realizan dichasventas.

7) Si las compras o ventas son a crédito crear la estructura de cuentas por cobrar ycuentas por pagar que se van a manejar en la Empresa.

8) Si se maneja Bancos, crear las cuentas de Bancos y agregarle los saldos iniciales decada una de las cuentas.

9) Si se maneja Contabilidad, crear la estructura de cuentas (Plan de Cuentas) yposteriormente cargar mediante asientos los saldos iniciales de las cuentas si es queestos existen.

10) Crear los Activos Fijos de la Empresa.


MÓDULO 4MÓDULO DE SEGURIDAD.

Objetivos


• Conocer los atributos y comandos del módulo Seguridad.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo Seguridad

Duración Estimada

• 2 Horas.

Referencia

El módulo inicial del Plan de Entrenamiento, es este Módulo 4 con el cual se pretende que elusuario aprenda a definir el entorno de trabajo (Empresa) y el perfil de los usuarios del mismo.

Trabajo de Oficina

El Módulo de Seguridad permite entre otras cosas, definir las empresas con que se va atrabajar y sus datos particulares, crear los usuarios y colocarles accesos y restricciones, definirlas impresoras existentes en la red, respaldar y recuperar datos en forma eficiente, Auditar losaccesos al sistema a nivel de usuarios, archivo y registros y realizar diversas operacionesutilitarias (Reconstruir Índices, Compactar y Validar Bases, entre otras) y de mantenimientosobre CONFÍA Empresarial.Para entrar al módulo de Seguridad debe seleccionarse del menú módulos del menú principalde CONFÍA el comando Seguridad o pulsar directamente las teclas Alt+R colocado en lapantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal deseguridad.

Recuerde, que anteriormente accedemos el sistema mediante la modalidad de usuarioINVITADO y en la empresa GAHMA SOFT, C.A. Procedamos a crear una empresa quetambién será administrada con la ayuda de CONFÍA Empresarial.


4.1. Definir los Datos de la Empresa.Para crear la empresa, en lapantalla principal haga clic enla opción Empresas del MenúArchivo o pulsar directamentelas teclas Alt+E, estando en elmenú principal de Seguridad.

· Hacer clic en el botón

Agregar de la Barra de Tareas y edite los siguientes datos en los cuadros detextos respectivos:

CODIGO: 2NOMBRE: NOVEDADES TECNOLÓCIGAS, C.ADIRECCION: Avenida 28 con Calle 28 Edif. 28. Piso 1. Oficina 6, Acarigua, Edo.Portuguesa.TELÉFONO: 0255-6151038FAX: 0255-6151038RIF: J-30014578-5NIT: 0226414578REPRESENTANTE LEGAL: LUIS GUTIERREZ.

· Para Agregar o Cambiar el Logo de la empresa, debe hacer clic sobre el botónCambiar Logo de la página Principal, donde luego se presenta la lista de las imágenesdisponibles (incluyendo la opción de vacío), para que el usuario escoja el nombre del

archivo que contiene el logo. Seleccione el logo, haga clic en el botón Aceptar yautomáticamente el mismo se agrega en la página Principal.





· Para finalizar haga clic en el botón Salir de la Barra de Tareas que le permitirásalir y volver a la pantalla principal de CONFÍA Empresarial.

NOTA: CONFÍA Empresarial permite el manejo de múltiples empresas(hasta 999), sin ningún tipo de limitaciones. Por lo cual para crear otraempresa o sucursal repita la operación antes descrita para la nuevaempresa a registrar.

Al crear una nueva Empresa CONFÍA Empresarial crea un directorio ocarpeta dentro de la carpeta DATA con el nombre EMP + el número de laempresa (Por Ejemplo si la empresa es la número 4, se creará la carpetaEMP4) y allí se guardará todos los datos de esa empresa.

4.2. Crear los Usuarios del Sistema.Ahora procedamos a crear un usuario, que tendrá acceso a la empresa GAHMA SOFT, C.A. y

definir cuales son las operaciones que puede realizar sobre la misma (Niveles de Acceso).

En la pantalla principal haga clicen la opción Usuarios del MenúArchivo o pulsar directamentelas teclas Alt+U, estando en elmenú principal de Seguridad.

· Hacer clic en el botón

Agregar de la Barra de Tareas y edite los siguientes datos en los cuadros detextos respectivos del encabezado:

USUARIO: JOHN SNOMBRE: JOHN SIFONTESPASWORD: 1234CONFIRMAR PASWORD: 1234

· Si el usuario que se está registrando, desea tener su agenda personal al acceso de losdemás usuarios, debe activar la casilla de verificación de AGENDA PUBLICA, en casocontrario, dejarse desactivada. Para el ejemplo desarrollado, haga clic sobre estacasilla de verificación.

· Para Agregar o Cambiar la Fotografía del Usuario, hacer clic sobre el botón Cambiar

Foto de la página Principal, donde luego se presenta la lista de las imágenesdisponibles (incluyendo la opción de vacío), para que el usuario seleccione el nombre

del archivo que contiene la foto. Seleccione la foto, haga clic en el botón Aceptary automáticamente la foto se agrega en la página Principal.

NOTA: Para el Ejemplo Desarrollado, no tenemos imagen disponible. Sinembargo, esta puede ser agregada posteriormente.

Si tuviésemos una imagen, la página nos quedaría con los datos y la foto de la siguientemanera:


· Para Agregar, la empresa que puede ser accedida por el usuario, hacer clic en lapágina Empresas.

o Hacer clic el botón Agregar Detalle , ubicado en la parte inferior izquierdade la lista, en ese momento, se activa una fila en la lista para agregar laempresa.

o Para seleccionar el Código de la Empresa, hacer clic sobre la columnaempresa de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá unBuscador de Empresa del cual se debe seleccionar la empresa con lossiguientes datos:

CODIGO: 25NOMBRE: GAHMA SOFT, C.A,

o Para seleccionar la empresa se debe hacer clic sobre la empresa quequeremos seleccionar y seguidamente hacer clic sobre el botón Aceptar

, o también podemos seleccionar la empresa haciendo doble clic con elbotón izquierdo del Mouse sobre ésta.

En la página siguiente se muestra el resultado de la operación realizada:


· Una vez seleccionada la empresa, se debe establecer los Niveles de Acceso yseguridad al usuario creado y asignado a trabajar en una empresa en particular, esdecir, cuales son las operaciones que le son permitidas realizar dentro de la empresa.Inicialmente el usuario creado tiene Acceso Total a la Empresa y a Seguridad por locual siempre es recomendable en un ambiente de redes revisar estas opciones deseguridad. Para ello hacer clic en la columna de accesos de la fila que contiene la

empresa , de esta manera se ingresará al formulario Generador deAccesos:

En el formulario podemos ver en la parte superior derecha el usuario creado y al cualse le modificará los niveles de acceso al sistema CONFÍA Empresarial, tambiénpodemos ver la empresa a la cual ese usuario fue asignado, es decir, la empresadonde va a realizar operaciones ese usuario.


Por otro lado, a la derecha podemos ver todos los módulos contenidos en el SistemaCONFÍA Empresarial, y es allí donde debemos definir si el usuario va a tener acceso ono.

Para seleccionar un módulo se debe hacer clic sobre el y si se desea desplegar lasopciones u operaciones que lo integran debe entonces darse un doble clic, igualmentepuede otorgarse o restringirse accesos a un Modulo en general o a las opciones uoperaciones especificas.Si se va a restringir un módulo por completo al usuario, por ejemplo se va a restringir elmódulo de Activos fijos con todas sus operaciones al usuario, entonces hacemos clicsobre el Módulo de Activos fijos con el botón izquierdo del Mouse, y luegoseleccionamos la opción de Nivel de acceso en la parte derecha, nos muestra lasiguientes opciones:

No Accesa, Accesa ó Accesa con Clave.La opción de No Accesa restringe totalmente el acceso al Módulo.La opción Accesa permite total acceso al módulo.La opción de Accesa con Clave especifica que el usuario puede entrar al sistemasolo si introduce clave de acceso, la cual debe ser previamente suministrada por eladministrador del sistema.Debemos seleccionar una de éstas opciones, haciendo clic con el botón izquierdo delMouse.Una vez seleccionada la opción de acceso se debe hacer clic sobre el botón de

Generar Accesos , para guardar este cambio en la configuración de Accesosal usuario.La casilla de verificación ACCESO EN CASCADA, permite establecer accesos enforma ascendente de arriba hacia abajo para los accesos de módulos en su totalidad.Esto es para los módulos con algún acceso denegado (opción No Accede o Accesocon Clave) seleccionar la casilla de verificación de Acceso en Cascada, hacer clic enAccede y de forma automática se genera el acceso total al módulo seleccionado.

Si sólo se desea evitar que el usuario creado realice una de las operaciones que seencuentra dentro de un Módulo se debe expandir las opciones del Módulo, haciendoclic sobre para desplegar las opciones o también se le puede dar doble clic sobre elMódulo con el botón izquierdo del Mouse.Luego seleccionamos la operación que queremos bloquear, haciendo clic sobre ella, ycomo explicamos anteriormente se debe seleccionar que opción de nivel de accesodeseo configurar: No accede, Accede ó Accede con Clave, y seguidamente paraguardar el acceso configurado debemos dar clic sobre el botón GENERAR ACCESOS


En la figura anterior podemos notar que sólo estamos bloqueando la operación demovimientos de Activos Fijos dentro del Módulo de Activo Fijos.

Nota: Si no presionamos el botón de generar accesos , los cambios creadosno se guardan.

El botón Copiar Accesos permite copiar los niveles de acceso de un usuarioa otro usuario, ya sea en la misma Empresa o de otra, para realizar esta operaciónhacer clic sobre el mismo. Esto si la estructura de accesos que se está estableciendoes parecida a la del usuario en la misma u otra empresa.

Si presionamos el botón de Copiar Accesos automáticamente aparece elsiguiente formulario:

Donde tenemos dos usuarios creados que son: INVITADO Y JOHN, y tenemos unaempresa llamada GAHMA SOFT, C.A., a la cual están asignados los usuarios. Deboseleccionar el usuario del cual quiero copiarme su nivel de acceso, en este caso

seleccionaré INVITADO y presionaré el botón de Copiar Niveles yautomáticamente se copiarán los niveles de acceso del usuario INVITADO al delusuario actual.


Después de haber copiado la estructura de accesos al usuario es necesario hacer clic

sobre el botón para que los accesos otorgados a ese usuario se haganefectivos.Si se desea permitir el acceso del usuario a otra empresa, vuelva a hacer

clic el botón , ubicado en la parte inferior de la lista, Agregue laempresa y defínale los niveles de acceso.Por último, Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic

en el botón Guardar de la Barra de Tareas.

Para finalizar haga clic en el botón de la Barra de Tareas que le permitirá salir yvolver a la pantalla principal.

Si se desea agregar otro Usuario, repita la operación antes descrita.NOTA:Si cuando se crea un usuario y no se le definen los niveles de acceso, tendráacceso a todos los módulos del sistema.

En el árbol de accesos si se hace clic sobre el símbolo (+) se abrirá un subnivelde la opción y así sucesivamente. Al pulsar sobre el símbolo (–) se cerraran lossubniveles.

Al negarle el acceso a una opción del árbol de accesos todos sus subnivelestambién tendrán negado el acceso automáticamente. Pero al asignarle acceso auna opción que no la tenía todos sus subniveles permanecerán sin alteraciones,por lo cual si se desea que todos los subniveles también tengan accesopreviamente debe activarse la opción de Acceso en Cascada.

4.3.Definir las Impresoras:El Sistema CONFÍA Empresarial a diferencia de otros sistemas en ambiente Windows

maneja dos tipos de reportes Modo Gráfico y Modo Texto, el Gráfico permite imprimir cualquierreporte o formato en ambiente Windows y en cualquier impresora definida en Windows. Ladesventaja de esta forma de imprimir es que cuando se tiene un reporte muy largo y se tieneuna impresora de tecnología de matriz de puntos, el proceso de impresión es demasiado lento.Por ejemplo para imprimir un Balance de Comprobación de Contabilidad de 30 páginas esposible que imprimirlo en modo gráfico en una impresora de matriz de puntos lleve cerca de 1hora. Por lo cual CONFÍA Empresarial fue diseñado para imprimir también reportes en modoTexto (nativo de las impresoras de matriz de punto), por lo cual es necesario definirle a cadaimpresora que esté en la red y que puede ser accedida de una estación cual es su dirección enla red y además definirle los caracteres de control para imprimir en Negritas, Expandido,Comprimido, etc.

Veamos, la configuración de una impresora, con que se va a trabajar, para lo cual en lapantalla principal haga clic en la opción Impresoras del Menú Archivo, estando en el menúprincipal de Seguridad.


Se presenta el siguiente formulario:

· Si se desea agregar una Impresora, debe hacer clic en el botón Agregar.· Se debe definir una Impresora con los siguientes datos:

Descripción: EPSON FX-1170.Ruta: LPT1:

· Se debe tildar la casilla de verificación de PREDETERMINADO.· Los datos EXPANDIDO, COMPRIMIDO y NEGRITA tienen valores por defecto.

· Para terminar con el proceso de agregar, debemos presionar el botón de Guardar, ubicado en la Barra de Tareas.


· También se cuenta con un botón para establecer la impresora local, lo cual debehacerse cuando se cuente con equipos que están en red, ya que el equipo que tengala impresora conectada no posee la misma dirección o Ruta de acceso que el resto delas estaciones de trabajo.

4.4. Auditorias de Sistema.Para realizar una auditoria al sistema, en la pantalla principal haga clic en la opción Auditoriade Sistema del Menú Movimiento, estando en el menú principal de Seguridad.


La opción de Auditoria de Sistema, permite al usuario ver el histórico de accesos al SistemaCONFÍA Empresarial, con sus fechas de entrada y salida, las tablas, archivos y/o registrosque se actualizaron y que usuario lo realizó, los usuarios que están trabajando actualmentedentro del Sistema en el caso de que estén trabajando en Red. Además, desde esta opción selleva a cabo el Bloqueo y Desbloqueo de usuarios dentro del sistema.

4.5. Reportes.Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Seguridad,en la pantalla principal haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal deSeguridad.

En el formulario, se cuenta con las siguientes opciones:

· Un botón de selección Pantalla, el cual permite ver el reporte por la pantalla sinnecesidad de ser impreso.

· Para imprimir se tienen dos opciones en el modo Gráfico o Texto. El modo Gráficonormalmente se utiliza para imprimir en impresoras Láser y de Inyección de Tinta y elmodo Texto para imprimir en impresoras de matriz de punto. Al seleccionar imprimir enmodo Gráfico se abre la ventana Print de Windows que permite seleccionar por queimpresora se va a sacar el reporte, al igual que sucede en cualquier programa quecorre bajo Windows. Al seleccionar imprimir en modo Texto se abre la ventana deImprimir de CONFÍA Empresarial que permite seleccionar por que impresora se va asacar el reporte. Por eso es que es importante haber instalado y configuradopreviamente las impresoras de matriz de punto conectadas en la red.

· El botón de selección Archivo permite enviar el reporte a un archivo de texto en unaubicación definida por el usuario o enviarlo a Excel en caso que este se encuentreinstalado en la estación de trabajo.

· Si selecciona archivo de texto, se presentará la siguiente pantalla:


Donde debe seleccionar la impresora por la que desea salga el reporte, una vez

seleccionada, presionar el botón Aceptar ..

· Si selecciona un archivo de Excel, Observe que se puede seleccionar el nombre y ladirección con la cual se va a guardar en el Disco.

En los Reporte del Módulo de Seguridad, sepueden obtener una variedad de reportesque permiten consulta rápida de la dataalmacenada, además, de información parala toma de decisiones.

Entre los reportes manejados se tienen,reporte de las empresas registradas en elsistema, Usuarios, Accesos por empresas,Auditoría de accesos y Los niveles deaccesos que poseen los usuarios creadosen el sistema.

TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario dereportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFÍA Empresarial.

4.6. Utilitarios del Módulo de Seguridad.Existen una serie de utilitarios que afectan el mantenimiento de todo el Sistema AdministrativoCONFÍA Empresarial y a las cuales se accede a través del Menú Utilitarios, estando en elmenú principal de Seguridad.

Se explicará brevemente que hacen, como operan y cuando utilizarlos, la aplicación yejecución se dejará como actividad al usuario.

· RECONSTRUIR INDICES: Repara los posibles daños que puedan tener los archivosde índices de las Tablas de las Bases de Datos y que pueden ser causados por un


problema de luz o mal funcionamiento de algún componente de la Red en caso queésta exista.La opción pregunta de qué empresa se van a reconstruir los índices o si es de todas. Yademás si se van a reconstruir los índices de Seguridad. Esto permite que si se estátrabajando en una Empresa se puedan reconstruir los índices de otra sin necesidad desacar a todos los usuarios de las otras empresas. Lo que si es que no debe haberusuarios trabajando con la Empresa a la cual se le van a reconstruir los índices.

· RESPALDAR Y RECUPERAR DATOS: Esta opción permite hacer el respaldo de losdatos en una unidad de almacenamiento externa o en otra ubicación del disco duro, orecuperar datos para reemplazar otros que están malos o que no se desean.

Al seleccionar esta opción se debe elegir si se desea respaldar o recuperar. Si se va arespaldar se debe especificar a donde se va a respaldar y que información se va arespaldar. Si se va a recuperar se debe especificar la ubicación de donde se va arecuperar la información y que es lo que se va a recuperar. Los archivos que la opcióngenera están comprimidos.

· CAMBIAR FECHA DE OPERACIÓN:El Sistema maneja dos fechas,la del Sistema y la deOperación, la fecha del Sistemaes la que tienen todos losusuarios cuando se estátrabajando, y se cambia al entraral Sistema por primera vez en eldía. La fecha de operación esparticular para cada usuario y sele coloca la misma fecha delSistema cuando el usuariocomienza a trabajar con elSistema, pero el mismo puede

cambiar su fecha de operación si tiene autorización de seguridad para hacerlo. Esta fechade Operación que se puede cambiar, sólo afecta al usuario que lo está haciendo y permiteque todas las operaciones de procesos como por ejemplo: Facturas, Cotizaciones,Compras, etc., se realicen con esta nueva fecha.

Para cambiar la fecha de operación estando en el Módulo de Seguridad, hacer clic en elmenú Utilitarios, seleccionar la Opción Cambiar fecha de Operación.

Inmediatamente nos muestra la Pantalla de Cambiar Fecha de Operación del Sistema.

En la pantalla se visualiza laFecha actual del operación,que no es modificable para elusuario y se muestra tambiénla Nueva Fecha de Operación.

En Nueva Fecha deOperación colocamos la fechade operación quenecesitamos, como ejemplo

coloquemos 23/12/2008 y a continuación presionamos el Botón Aceptar .. Ahoranuestra fecha de Operación es23/12/2008.


Para regresar la fecha de Operación del Sistema a la actual fecha, repetimos el procesoantes descrito.

· CAMBIAR FECHA DEL SISTEMA: Permite cambiar la fecha del Sistema para todoslos usuarios que estén en la Red. Esta es una operación que hay que realizarla conmucho cuidado.

· CAMBIAR UNIDAD DE DATOS: El Sistema trabaja por defecto con los archivos quese encuentran ubicados en el servidor, cada estación cuando se conecta verifica launidad de datos donde se encuentran los archivos y los abre en ese lugar de origen, esdecir que si las Bases de Datos están en el disco H:\CONFÍA\DATA las estacionesbuscaran los datos en esta ubicación. Ahora cuando por alguna razón el Servidor noestá disponible, podemos cambiar la ruta para buscar los datos desde cualquierestación a otro lugar donde éstos se encuentren (y se tenga acceso), lo cual permiteentre otras cosas definir un Servidor de Archivos Alterno para cuando el Servidororiginal no esté disponible, o también se pueda trabajar con los datos locales que seencuentren en la estación si estos están definidos. Al seleccionar esta opciónaparecerán todos los discos disponibles desde la estación de trabajo.

· COMPACTAR / VALIDAR BASE DE DATOS: Esta opción permite efectivamenteeliminar los registros que se encuentren borrados lógicamente en la Bases de Datos(Compactar) o chequear la validez de las Bases de Datos y reparar los posibles erroresque esta pueda tener, causadas entre otras cosas por alguna caída de luz.

· VALIDAR CONSISTENCIA DE DATOS: Por medio de esta opción se chequean todoslos datos de los archivos de las Bases de Datos y se reportan cualquier problema deinconsistencia que pueda existir. Estas inconsistencias normalmente deben serreparadas por utilitarios que GAHMA SOFT proveerá a los distintos usuarios delSistema y son causados la mayoría de las veces por problemas con el Hardware de laMáquina o de la Red.

Existe un Botón que permite revisar la consistencia de los datos, el proceso de estechequeo puede ser lento por que depende de la cantidad datos que tengan las Basesde Datos. Se genera con este proceso un archivo de inconsistencias que puede serchequeado cada vez que se desee con el botón Ver Inconsistencia, de tal manera queno es necesario correr a cada rato la revisión de la inconsistencia para chequear lainformación que este arroja.

· IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS: Desde este formulario se permite importar datosde otras Empresas o exportar datos a otras Empresas o sucursales de una maneraeficaz. La información se recibe o transmite compactada (archivo .cab). Se puedenimportar o exportar datos de productos, listas de precios, productos sustitutos yexistencias de Inventario, y todos los datos de la empresa.

Estas operaciones están relacionadas directamente con operaciones de Inventario yVentas de sucursales por lo cual las dejaremos para cuando se estudien estosmódulos.

· TRANSFERIR DATOS DESDE OTRA EMPRESA: Desde este formulario se permiteimportar datos de otra empresa. La información se recibe de manera, que después derealizar el proceso de transferencia, el usuario pueda manejar la información de laempresa a través de CONFÍA Empresarial. También es útil esta opción paraconsolidar varias empresas o sucursales en una sola.

· CONFIGURACIÓN: Esta operación permite cambiar los datos numéricos que seutilizan para los accesos con claves que se puedan definir para los distintos usuariosdel sistema. Además muestra la fecha actual del Sistema y quien fue el usuario quepreparo dicha fecha.


· CONTROL DE PAGOS: Permite registrar las cuotas de pago del Sistema CONFÍAEmpresarial, en caso que este se adquiera a Crédito.

· ACTIVAR MODULOS: En este formulario se configuran y activan los módulos deCONFÍA Empresarial.

· GENERADOR DE REPORTES: Desde este formulario se puede Agregar, Eliminar,Modificar o Consultar por parte del usuario los reportes y formatos de impresión dedocumentos (Facturas, Notas de Entrega, Cotizaciones, Ordenes de Compra, Notas deCrédito, etc) particulares de empresas del sistema así como cualquier reporte queviene prediseñado en el Sistema, además que permite agregar nuevos reportes quevan a ser llamados en los formularios de reportes en la pestaña correspondiente areportes adicionales.

TIPS: Las opciones de utilitarios de Seguridad, generalmente deben cumplircon al menos una de las siguientes reglas o realizarse cuando:

· No se encuentren usuarios conectados a la red accediendo el sistema.

· Se tenga previa autorización del administrador del sistema.

·· Ocurran fallos de luz y se esté ejecutando el sistema.


MÓDULO 5MÓDULO DE INVENTARIO

Objetivos


• Conocer los atributos y comandos del módulo Inventario.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo Inventario.

Duración Estimada

• 2 Horas.

Referencia

En este módulo se procederá a configurar y registrar en el sistema los productos de inventariode la empresa GAHMA SOFT, C.A para que puedan llevarse a cabo las transaccionesrelacionadas con los mismos y que dan origen a los procesos administrativos de la empresa.Accedemos al sistema con el Usuario ADMI creado en el módulo de Seguridad.

Trabajo de Oficina

El Módulo de Inventario permite entre otras cosas, Control de los Productos en cuanto a:Existencia en almacén, Productos compuestos, Productos Equivalentes, Productos Sustitutos,Stock Mínimo y Stock Máximo, Seriales, Medidas, Peso, Desincorporados y Obsoletos, Códigode Barra, Código Arancelario .

Además, Controles de hasta cuatro características configurables por producto, Ejemplo: Marca,Modelo, Talla, Color. Manejo de hasta 99 tipos de precios por producto y configurables entre silo que permite llevar un control fácil y eficiente de los diversos precios que siempre manejan lasempresas. Manejo de IVA general o por producto, Kardex Electrónico, Movimiento deProductos y Traslados entre almacenes que facilitan operaciones con los mismos. Composicióny Descomposición de Productos, proceso relevante para las empresas de producción y manejode lotes.Para entrar al módulo de Inventario debe seleccionarse de la opción módulos del menúprincipal de CONFÍA el comando Inventario o pulsar directamente las teclas Alt+I colocado enla pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal deinventario.


5.1. Configurar Inventario.La primeraactividad antes decomenzar a operarcon el módulo deInventario, esconfigurar losvalores iniciales ylos númeroscorrelativos de losdocumentos agenerar desde estemódulo, para elloestando en el menú

principal de Inventario, haga clic en la opción Configuración del Menú Utilitarios.

Se muestra el siguiente formulario


Clasificación del Producto:Constituye la clasificación a la cual pertenecenlos productos de la Empresa con la cualestamos trabajando.

Una vez configurada la clasificación, losvalores aparecen luego en el MóduloInventario, haciendo clic en Archivo.Se pueden definir hasta 4 tipos declasificación.

Correlativo del Producto:Constituye el número o numeraciónque identifica al tipo de producto dela Empresa con la cual estamostrabajando. Para trabajar con estecorrelativo debemos activar lacasilla de verificación de lasclasificaciones que se hayanconfigurado en el Sistema. Ennuestro ejemplo sólo se haconfigurado dos clasificaciones, asíque de esta manera se activa loscorrelativos correspondientes aestas dos clasificaciones.

1. El Número 1 en la 1era clasificación me especifica la cantidad de Números ocaracteres que identifica la primera clasificación, en este caso el toma 1 sólocarácter o número.

2. El Nro. de Ítem me especifica la cantidad de caracteres o números que constituiránel correlativo del producto de la 1era Clasificación.

3. El código del Producto perteneciente a la 1era Clasificación será la unión de loscódigos generados en el paso 1 y 2.

Nota: Al activar el correlativo del producto, cuando se agrega un producto, podemos activar lapantalla de generador de código de Producto presionando la tecla F4, haciendo clic en la cajade texto Código del Producto.


Correlativos: Constituye la asignación correlativa por parte del sistema de los Números paralos documentos que se utilizan en este Módulo.

· Corresponde a la asignación por parte del usuario de los Números para losdocumentos de Traslados.

· Es el valor desde el cual el sistema comienza a generar los números para losdocumentos de Movimiento de Inventario, Ajustes, Grupos, Inventario Físico,Composición, Orden de Producción.

· También permite configurar si se activa la opción de traslado y su correlativo, para ellose debe activar la casilla de verificación de Traslados.

También, se configuran las siguientes opciones:

ü Número de Decimales a utilizar por producto.

ü Almacén por Defecto.

ü Forma de Búsqueda de un Producto, puede ser por: Código, descripción,referencia, código alterno, Línea, Sublínea.

ü Si el producto utiliza empaque.

ü Fuente del Código de Barra.


ü La Contabilización individual por Producto durante el proceso de Ajuste.

ü Configuración de precio del Producto.

ü Manejo de transporte en traslado de producto.

ü Manejo de Fecha vencimiento en los precios de productos.

ü Manejo de 2 Unidades por producto Ejemplo Cantidades y Kilos.

ü Manejo de lotes y fecha de vencimiento por productos.

ü Cliente autoconsumo, esta opción se utiliza para el reporte de entrada y salidas demercancía solicitado por el Seniat ubicado en el Menú de Reportes en Módulo deInventario.

ü Almacén de servicio para el caso de Empresas que utilicen productos que ellosfabriquen para su servicio.

Para modificar éstos valores y ajustarlos a los requerimientos de la Empresa en la cual

estamos trabajando, hacemos clic en el botón Editar de la Barra de Tareas, se activaránlas cajas de textos y allí se introducen los valores correspondientes a la Empresa.Luego debemos Guardar los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en

el botón Guardar de la Barra de Tareas.

NOTA: Los correlativos de los documentos pueden ser modificados, según lasnecesidades de la empresa.

Tomemos como ejemplo la Empresa GAHMA SOFT, C.A., vamos a crear la clasificación de susproductos:

Clasificación del Producto:1 era. Clasificación: LINEA.

2 da. CLASIFICACION: SUBLINEA.

Para agregar esta clasificación del Producto de la Empresa GAHMA SOFT, C.A., hacemos clicen Utilitarios à configuración del Módulo Inventario:

Hacemos clic sobre el botón Editarde la Barra de Tareas, y se

activarán las cajas de textos paraintroducir la clasificación, debemosactivar la casilla de verificaciónMUESTRA y en 1era Clasificacióncolocamos LINEA y en 2daClasificación colocamos SUBLINEA.

Una vez definida la clasificación, y los correlativos presionamos el botón Guardar , paraalmacenar los cambios realizados.


Cuando activamos la casilla de verificación de la Clasificación Muestra , estaclasificación configurada se muestra en el Menú Archivos del Módulo de Inventario.

Una vez definida la clasificación, debemosintroducir los valores de éstos dos tipos de productos(LINEA y SUBLINEA)La empresa GAHMA SOFT C.A., maneja dos líneas que son las mostradas en la siguientelista:

Código Descripción2 Hardware3 Software

Para introducir estos valores en LINEA, hacemos Clic en el Menú Archivos à seleccionaropción LINEA del Módulo de Inventario y nos muestra el siguiente formulario:

Hacemos clic en el Botón Agregar , yagregamos el primer valor:Código: 2Descripción: HARDWARE.Presionar la Tecla Enter

Hacer clic sobre el Botón Guardar dela Barra de Tareas.

Para finalizar haga clic en el botón Salir

de la Barra de Tareas que le permitirásalir y volver a la pantalla principal.

Se deja al usuario el registro de lasLínea Software definida en la lista,para lo cual repita la operaciónantes descrita.

NOTA: La Categoría Línea de Productos, se encuentra registrada en el sistema como datoinicial y con Código 1, de acá, el definir la línea Hardware con Código 2.

Para SUBLINEA, la empresa GAHMA SOFT C.A., maneja siete categorías que son lasmostradas en la siguiente lista:


Código Descripción01 Disco Duro02 Monitor03 CPU.04 Tarjeta Madre05 Reparación06 Accesorios07 Otros

Procedamos a registrar la primera Sublinea, estando en el menú principal de Inventario, hacerclic en la opción Sublinea del menú Archivos.

· Si no hay Productos en la Clasificación registrados, el sistema mostrará un mensaje:“No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Productos en la Clasificación registrados, entonces Hacer clic en el

botón Agregar .

Edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

CODIGO: 01DESCRIPCION: Disco DuroPresionar la Tecla Enter


Guarde los datos para que quedenregistrados en el Sistema haciendo clic en

el botón de la Barra de Tareas.Para finalizar haga clic en el botón Salirde la Barra de Tareas que le permitirá saliry volver a la pantalla principal.

Se deja al usuario el registro delas Sublinea definidas en la lista,

para lo cual repita la operación antes descrita.

5.2. Registrar y Consultar los Tipos de Precios de los Productos.Este proceso debe llevarse a cabo consecutivamente al de configuración de inventario yclasificación de los productos, ya que permite establecer la estructura de los tipos de preciosque manejarán los productos, es decir, de donde se generan los precios de venta.

El proceso de registrar Tipos de Precio, se inicia con la asignación de un tipo de precio base apartir del cual se calcularán, la mayoría de precios a manejar por la empresa.

NOTA: Se pueden tener varios Tipos de Precio Base.

La empresa GAHMA SOFT C.A., maneja los Tipos de Precios mostrados en la siguiente lista:

Tipo de Precio FactorMultiplicador

Precio deReferencia

Decimales1.- PVP 3,600.000 DÓLAR 22.- DÓLAR ------------------- ---------------------3.- PVP 0.80 PVP 2


CONTADO4.- PVP CREDITO 1.40 PVP 2

Los datos que se manejan del Tipo de Precio son: Código,Descripción, Factor Multiplicador, Precio de Referencia yCantidad de decimales. Además, se pueden configurar lasopciones de si el IVA está incluido en el precio y de mostrarseeste tipo de precio cuando se accede en el catálogo delproducto.

Procedamos a registrar un Tipo de Precio, estando en el menúprincipal de Inventario, haga clic en la opción Tipos de Preciosdel Menú Archivos.

· Si no hay Tipo de Precios registrados, el sistemamostrará un mensaje: “No hay ningún registro en elArchivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Tipo de Precios registrados, entonces

Hacer clic en el botón Agregar .

· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textosrespectivos:

CODIGO : 2DESCRIPCION: DOLAR.

· Los datos FACTOR MULTIPLICADOR, PRECIO DE REFERENCIA y CANTIDAD DEDECIMALES, no proceden para el DOLAR, ya que es un tipo de precio base.

· Las casillas de verificación INCLUYE IVA y MUESTRA se dejan desactivadas. Lacasilla Muestra, especifica si queremos que el precio que se está incluyendo semuestre en el formulario de Productos, sección precios.

· Las casillas de DECENA, CENTENA Y UNIDAD DE MIL, se utilizan para redondear losprecios a la unidad más cercana según lo especifiquen.





Se deja al usuario el registro de los otros tres Tipos de Preciosdefinidos en la lista, para lo cual repita con cada uno la operaciónantes descrita.NOTA: El Tipo de Precio PVP, se encuentra registrado en el sistema como dato

inicial, por lo cual para completar su definición haga clic en el botón Editar dela Barra de Tareas y agregue los datos faltantes (los proporcionados en la lista).


· Luego asigne el precio base con su valor en bolívares, a cada producto :

Módulo de inventarios à Archivos à productos o Haciendo clic sobre el botón

directamente en la Barra de Herramientas principal del CONFÍA.

· Al acceder a la ficha del producto debe presionar el botón yagregue el valor deseado.

Nota: Estos tipos de precios están configurados de forma general, es decir, elmargen de utilidad es estándar para todos los productos. Si desea configurar losprecios de forma particular (Márgenes de ganancias distintos para cada producto)solo debe crear los tipos de precios (Módulo de Inventarios, Archivos, Tipos dePrecios) sin asignar factor multiplicador ni precio de referencia.Se deberán asignar a cada producto de forma individual los tipos de precios consus respectivos valores en la ficha de cada uno de los productos presionando el

botón .

El sistema tiene creado de forma interna los siguientes tipos de precios con códigospredeterminados que pueden usarse como referencia al momento de configurar los preciosdeseados:

00 Costo Promedio; 98 Costo Histórico y 99 Ultimo costo.

5.3. Registrar Almacén.Ahora procedamos a registrar un almacén de productos.

NOTA: Los almacenes a registrar pueden ser tanto físicoscomo almacenes temporales (Por ejemplo Mostrador: Productosque están en la exhibición) y además se pueden tener todos losalmacenes de consulta (Por ejemplo los de las sucursales, queno se pueden modificar, solo consultar).

La empresa GAHMA SOFT, C.A., cuenta con dos almacenes,Almacén Principal el cual se encuentra registrado como datoinicial del sistema y el Almacén Secundario que a continuaciónregistraremos.

Los datos que se manejan del Almacén son: Código, Descripcióny Ubicación. Además, se puede agregar un número correlativo(Orden) que permita indicar en que posición se desea colocar elnombre del almacén en la lista de almacenes del formulario


producto y establecer el tipo de almacén (Movimiento o Consulta).

Para Agregar los datos del Almacén, estando en el menú principal de Inventario, haga clic enla opción Almacenes del Menú Archivos.

· Si no hay Almacenes registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningúnregistro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Almacenes registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar .

· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

o CODIGO: Número que identifica el almacén.Código: 2

o DESCRIPCION: Descripción del Almacén.Descripción: ALMACEN SECUNDARIO.

o UBICACIÓN: Se refiere a la ubicación física del almacén.Ubicación: ARAURE EDO. PORTUGUESA.

o ORDEN: Especifica el Orden o prioridad que se le da a un almacén enparticular.Orden: 0, no se está especificando prioridad con este valor.

· La casilla de verificación MOVIMIENTO especifica si el Almacén registrado es deMovimiento o no, dejarla desactivada, ya que a través de este almacén no se generanmovimientos de inventario.




· Para finalizar haga clic en el botón de la Barra de Tareas que le permitirá salir yvolver a la pantalla principal.

Si se desea agregar otro Almacén, repita la operación antesdescrita.


NOTA: El botón Cambiar Código, se utiliza de ser necesario cambiar el códigodel Almacén, de manera que se actualicen internamente todos los registros quehagan uso del mismo. Al hacer clic en el botón, aparece un cuadro de texto allado del mismo, donde debe ingresarse, el nuevo Código del Almacén, luegopresione la tecla Enter. El sistema envía un mensaje de ¿Desea realizar elcambio de código?, haga clic en el botón Si. Luego, se envía un mensaje deactualización. De no desear cambiar el código haga clic en el botón No.

5.4. Registrar Producto.El sistema maneja por producto cuatro características configurables, la empresa GAHMASOFT, C.A. como se observó, hace uso de dos para sus productos. La cantidad y categoríasde las características a utilizar dependen de los tipos de productos que se manejen y comoesta organizado el inventario.

Registremos un Tipo de Producto, estando en el menúprincipal de Inventario, hacer clic en la opción Productosdel Menú Archivo.

· Si no hay Productos registrados, el sistemamostrará un mensaje: “No hay ningún registro enel Archivo, pasará a modo Agregar”.

· Si hay Productos registrados, entonces Hacer clic

en el botón Agregar .

· Edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado:

NOTA: Existe un producto inicial con Código 1 registrado en el sistema, de acá,el definir el siguiente producto con Código 2.

o CODIGO: Se refiere al número de identificación del Producto.Código: 2

o DESCRIPCION: Descripción del producto a registrar.Descripción: SEAGATE 40 GB.

o CODIGO ALTERNO: Se refiere a un número de identificación adicional quepueda tener el producto a registrar.Código Alterno: D16

o DESCRIPCION: DISCO DURO TIPO 1.6.

Para la clasificación en las persianas respectivas seleccionar:

o LINEA: HARDWAREo SUBLINEA: DISCO DURO

Procedamos a registrar los datos correspondientes a la página Principal:o REFERENCIA: D16

o STOCK MINIMO, PARA DIAS: Se refiere a la existencia mínima permitida enAlmacén por días.


Stock Mínimo: 2.

o STOCK MAXIMO, PARA DIAS: Se refiere a la existencia máxima permitida enAlmacén por días.STOCK MÁXIMO: 10

· Seleccionar la casilla de verificación APLICA IVA.· Activar la casilla de Verificación ACTIVO que representa producto activo en inventario.· Activar la casilla de verificación DECIMALES, ya que las cantidades relacionadas con

el producto manejaran decimales.

· El DISPONIBLE en almacén se mostrara automáticamente una vez, realizado elregistro inicial de compra o un ajuste de almacén del producto.

· Además, se pueden configurar las siguientes opciones seleccionando la casilla deverificación respectiva: DUAL, para cobro de IVA tomando en cuenta que el cliente seao no contribuyente, SERIAL para los productos que lo manejen, SERVICIO, para losproductos de prestación de servicio.

· De tener Observaciones el Producto, se debe hacer clic sobre el botón Al realizarestá operación aparece un formulario con una sección donde puede editar laObservación del Producto;

Para minimizar trabajo se tiene una lista deobservaciones, a la cual se puede acceder

haciendo clic sobre el botón ,luego se debe seleccionar la pestaña queidentifica la página de Lista.

Haga clic en el cuadro de texto orden, semuestra una persiana que permiteseleccionar un dato por el cual se ordenarála lista (Título). De conocerse el valorespecífico del dato título puede especificarseen el cuadro de texto Ubicarse en y de estemodo el apuntador de la lista se ubica en elregistro buscado, luego pulsar Enter,colocándose automáticamente laobservación en la pantalla de edición.


· Para salir del formulario deobservaciones, hacer clic sobre el

botón Salir .

· La lista de precio refleja los precios agregados y configurados previamente en tipo dePrecios y con el Botón precios, que es donde se incluyen los precios particulares de unProducto.

· La casilla de Verificación Mostrar precios, al activarla me refleja en la lista de Preciostodos los precios configurados y agregados para ese producto en particular.

· La lista Existencia muestra toda la información relacionada con las cantidades que semanejan en inventario del producto. Los datos mostrados son: Código de Almacén,Nombre de Almacén, Ubicación y Tipo de Almacén, Cantidad en Existencia, CantidadApartada, Cantidad Disponible, Cantidad Pedida, Cantidad por Despachar, CantidadComprometida, Fecha de última Compra, Fecha de Ultima Venta, Ultimo Costo yCosto Promedio.

Nota: Cada almacén contará con una cantidad disponible, la cual es lacantidad en existencia menos la cantidad apartada.

· Ahora, seleccione la página Características donde se Agregan las características depresentación que tenga el producto.


Las características de presentación del producto, también pueden Agregarseposteriormente al registro de la sección de encabezado, en ese momento se solicitanlas dimensiones del producto en las medidas Larga, Media y Pequeña, Peso, Días deGarantía, si utiliza Empaque y Unidad de Medida. Estos datos deben registrarse en loscuadros de texto respectivos. Además, debe seleccionarse el grupo arancelario al cualpertenece el producto, para ello seleccione de la persiana Grupo, el valor requerido.

· Si por el producto se asignan comisiones especiales para el vendedor o cliente,registre el valor en los cuadros de texto respectivo, Puntos para el vendedor por ventaso Puntos para el cliente por compras.

· Puede agregarse la foto del Producto a la ficha, haciendo clic en el botón CambiarFoto .

El sistema presentará el recuadro de selección deimágenes, se debe seleccionar la foto quecorresponda al Producto, haciendo un clic en elnombre del archivo que contiene la foto, luego se

hace clic en el botón Aceptar ,automáticamente el sistema insertara dicha imagenen el recuadro foto. De no seleccionar foto hacer clic

en el botón .

Del mismo modo se puede desincorporar una fotoya agregada solo con dar un clic sobre el botón Quitar Foto.

· Si esta integrada contabilidad con los módulos del sistema, se deben configurar cadauna de las siguientes cuentas contables del Plan de Cuentas: Ventas, Devoluciones enVentas, Inventario y Costo de Inventario. A las cuales se cargarán los montos portransacciones realizadas y en las cuales el producto está incluido.

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema presionando el Botón




· Para Agregar Precios al producto, hacer clic en el botón Agregar Precios, de ese modo se obtendrá el formulario Precio de Producto, que se

muestra a continuación:

Inicialmente se tiene una lista vacía, a la cual se irán añadiendo al producto losTipos de Precios con su monto.

· Haga clic en el botón Editar de la Barra de Tareas.

NOTA: Generalmente se agregan a la lista los Tipos de Precios Bases.

· Para Agregar un Tipo de Precio, seleccionar el botón Agregar , que se encuentraen la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila.

El proceso de registrar los datos de la fila en la lista, es el siguiente:


ü Para seleccionar el Código del Tipo de Precio, hacer clic sobre la columnaTipo de Precio de la fila vacía e introducir el Código del Tipo de Preciosolicitado. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá unBuscador de Tipos de Precios.

Seleccione: CODIGO: 1

ü La DESCRIPCION del Tipo de Precio aparece automáticamente. despuésde seleccionar el Código del Tipo de Precio, que en este caso es PVP.

El monto del precio deber ser editado manualmente en el cuadro de textorespectivo a PRECIO de la fila vacía.

Para el Ejemplo edite:

MONTO: 70

ü Para seleccionar el Código del Tipo de Precio de Referencia, hacer clicsobre la persiana de la columna Referencia de la fila vacía y seleccionar el tipode precio solicitado, mostrándose automáticamente la Descripción del Tipo dePrecio de Referencia.

ü El Factor de Cambio, correspondiente al tipo de precio seleccionado, debeser editado en el cuadro de texto Factor Cambio.Para el precio PVP, no utilizaremos Precio de Referencia.

ü Hacer clic en el Botón Guardar , de la Barra de Tareas.

ü Para finalizar haga clic en el botón de la Barra de Tareas que lepermitirá salir y volver a la pantalla principal de Producto.


Para Modificar o Eliminar un Tipo de Precio a un grupo de productos que pertenezcan auna misma clasificación.

· Abrir la Página de Modificar y Eliminar en Grupos de la Pantalla Precio de Productos,haciendo clic con el Botón Izquierdo del Mouse.

· Hacer clic en el botón Editar de la Barra de Tareas.· Seleccionar de la persiana Tipo de Precio el tipo por medio del cual se desea filtrar el

grupo de productos.· Establecer el rango de productos a los cuales se desea Modificar o Eliminar el precio

asignado según el tipo de precio seleccionado, los códigos de productos pueden serintroducidos directamente o con la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deProductos. De igual manera se establecen los rangos de las características, editandoen los cuadros de textos respectivos, los Códigos de Características. Otra opción espulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Características

· Una vez realizado el proceso de selección de rangos de productos y de su

clasificación, hacer clic en el botón Seleccionar , el cual permite que elsistema realice una búsqueda de los productos que reúnan las condiciones de rangosestablecidos y mostrarlos en la lista ubicada en la parte inferior del formulario.

· Para Modificar los precios de estos productos de forma directa, editar en la columna dePrecios el nuevo precio, una vez realizados los cambios en los precios se debe dar un

clic al botón Modificar Grupos ubicado en la parte inferior de lapantalla.

· De igual forma, también se puede Eliminar los precios de los productos registrados enla lista para ello solo se debe hacer clic sobre el botón Eliminar Grupos

ubicado en la parte inferior de la pantalla, eliminando así losprecios del grupo de productos.

· Para Guardar los datos modificados o fijar las eliminaciones realizadas, hacer clic en el

botón Guardar , que se encuentra en la Barra de Tareas. En el caso, de no desearGuardar los datos modificados o fijar las eliminaciones realizadas, hacer clic en el

botón Revertir de la Barra de Tareas.


Reconstruir Precios:

· Abrir la Página Reconstruir Precios del formulario Precio de Productos, haciendo cliccon el botón izquierdo del Mouse.

· Hacer clic en el botón Editar de la Barra de Tareas.· Seleccionar de la persiana Tipo de Precio el tipo por medio del cual se desea filtrar el

grupo de productos.· A continuación debe establecerse el rango de productos a los cuales se desea

modificar o eliminar el precio asignado según el tipo de precio seleccionado, loscódigos de productos pueden ser introducidos directamente o pulsar la tecla F2, de esemodo se obtendrá un Buscador de Productos.

· De igual manera se establecen los rangos de la clasificación, editando en los cuadrosde texto respectivos, los códigos de las características. Otra opción es pulsar la teclaF2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Características.

· Hacer clic en el botón Seleccionar el cual permite que el sistema realice una búsquedade todos los productos que reúnen las condiciones de rango establecidas y mostrarlosen la lista ubicada en la parte inferior.

· El siguiente paso para Reconstruir Precios es activar la casilla de verificación GenerarFormula haciendo clic sobre la misma, de esta manera se activan los cuadros detextos ubicados en la parte inferior de la lista. En el cuadro de texto Tipo de PrecioOriginal debe registrarse el nuevo Tipo de Precio que manejaran los productosrelacionados en la lista, así como el nuevo Factor Multiplicador, este dato no esobligatorio, los datos aquí agregados van a depender de las condiciones que el usuariodesea establecer al nuevo precio.

· Por ultimo, hacer clic sobre el botón Reconstruir Precios ,modificando el sistema automáticamente los precios de los productos seleccionados.

· Para Guardar la Reconstrucción de Precio realizada, hacer clic en el botón

Guardar , que se encuentra en la Barra de Tareas. En el caso, de no desear

Guardar la Reconstrucción de Precio realizada, hacer clic en el botón Revertir dela Barra de Tareas.

· Haga clic en el botón Salir de la Barra de Tareas para regresar al formulario deproductos.

Nota: Al agregar los precios, la lista Precios de la página Principal contendrálos configurados para el producto. Mostrando Tipo de Precio, Monto eImpuesto.

En caso de que un producto no tenga existencia se mostrará el botón VentasPerdidas, que permitirá al usuario acceder al formulario Ventas Perdidas,donde se podrán registrar los datos de la venta perdida, tales como: Cantidaddel Producto solicitada para la venta, Fecha y Hora, Nombre del Cliente,Solución y Razón de la venta perdida.


Generar SobreDocumentos:

En esta página podemos generar nuevos precios de un Producto con referencia a undocumento en particular.

· Seleccionar Tipo de Documento, puede ser: Prefactura, Factura de Venta, Pedido,Cotización, Orden de Compra, Compra y Requisición.Una Vez seleccionado el tipo de Documento, presionar la Tecla Enter.

· Editar el Número de Documento al cual desea Generar un Sobredocumento connuevos precios.

· Seleccione el Tipo de Precio que Tendrá el Documento a Generar.· Edite el Nuevo Factor Multiplicador que tendrá el Documento a Generar con el Nuevo

Precio.· Presione el Botón Generar Nuevo Precios, el sistema mostrará el Siguiente Mensaje:

¿Está seguro que los datos son correctos para generar Nuevos Precios?, si está deacuerdo presione el Botón SI, en caso contrario presione el Botón NO.

· Para Guardar los cambios realizados, hacer clic en el botón Guardar , que seencuentra en la Barra de Tareas.

Nota:Þ Los botones Ver Sustitutos y/o Ver Equivalentes , permiten trasladarse

a la página que describen.Þ La casilla de verificación MOSTRAR PRECIO , permite visualizar aquellos

tipos de precio, que fueron configurados como no visibles (Por la opción Tipos dePrecios).

NOTA: El tener la opción de mostrar o no los precios, permite controlar lavisualización de aquellos precios que no se desee que los clientes lo visualicen.

Þ Los botones Agregar Precio, Ventas Perdidas (De no tener existencia el producto), VerSustitutos (De tener el producto sustituto) y Ver Equivalentes (De tener el productoequivalentes) siempre estarán activos, para realizar modificaciones o consultar datos.


Þ De ser un producto compuesto en la página Componentes se listan los productos quelo constituyen (Previamente agregados por la opción Productos Compuesto).

Þ La información que brinda la página Compra/Venta, también, es solo de consulta,sobre las Facturas en elaboración, Prefacturas, Notas de Entrega, Compras yEstadísticas de las Ventas donde interviene el producto. Por lo cual, una vez realizadastransacciones (menú Movimientos) relacionadas con el producto, se sugiere al usuarioacceder las mismas para análisis de la información.

Þ En la página Kardex, se puede tener acceso a los movimientos que ha tenido elproducto, dentro del inventario. Pudiendo realizarse la operación de consulta sobre lossiguientes datos: Fecha del Movimiento, Descripción del Tipo de Movimiento deInventario(Entrada o Salida), Nombre del Cliente o Proveedor, Cantidad de Movimientode Entrada o Salida, Cantidad Total de Entrada o Salida, Saldo, Código de Almacén,Número del Movimiento de Inventario, Referencia, Costo Unitario. Además, se muestrael Total de Movimientos de Entrada y Salida.

Los botones de desplazamientos entre registros, colocados en la parte inferior de lapágina, permiten movilizarse entre el Kardex de productos con movimientos.

Þ La información que brinda la página Pedidos es solo de consulta, sobre los pedidosrealizados por clientes y a proveedores del producto. Por lo cual, una vez realizadastransacciones (menú Movimientos) relacionadas con el producto, se sugiere al usuarioacceder las mismas para análisis de la información.


Þ La página Seriales donde se puede tener acceso a las unidades de productos quemanejan serial y han tenido movimiento dentro del inventario. Pudiendo realizarse laoperación de consulta sobre los siguientes datos de serial y el tipo de movimiento:Número de Serial, Descripción del Tipo de Movimiento de Inventario(Entrada o Salida),Número del Movimiento de Inventario, Fecha del Movimiento de Inventario, Nombre delCliente o Proveedor.

Þ Otras páginas de Consulta, son Ventas Perdidas del producto. Pudiendo realizarsesolo la operación de consulta sobre los datos por cada venta perdida: Cantidad delProducto solicitada para la venta, Fecha y Hora, Nombre del Cliente, Solución y Razónde la venta perdida.


Ejercicio: Introduzca los datos de los siguientes productos en el sistema:

PRIMER PRODUCTO:CODIGO: 3 LINEA: HARDWAREDESCRIPCION: MAXTOR 40 G.B SUBLINEA: DISCO DURO

CODIGO ALTERNO: D26DESCRIPCION: DISCO DURO TIPO 2.6

REFERENCIA: D26STOCK MINIMO: 2STOCK MAXIMO: 12

Seleccionar la casilla de verificación APLICA IVA, ACTIVO y DECIMALES.TIPO PRECIO: DÓLAR PRECIO: 60

SEGUNDO PRODUCTO:CODIGO: 4 LINEA: HARDWARE


DESCRIPCION: CPU PIII 550 MHZ. SUBLINEA: C.P.U

CODIGO ALTERNO: C14DESCRIPCION: C.P.U TIPO 1.4

REFERENCIA: C14STOCK MINIMO: 2STOCK MAXIMO: 5

Seleccionar la casilla de verificación APLICA IVA, SERIAL, ACTIVO y DECIMALES.TIPO PRECIO: DÓLAR PRECIO: 50

NOTA: El botón Cambiar Código, tiene la misma utilidad del botón Cambiar deCódigo de la sección 5.3. De este módulo.

5.5. Agregar Producto Equivalente a otro Producto.Para registrar un producto equivalente a otro producto, se deben tener registrados en inventariotanto el producto inicial como el producto equivalente.

De tener producto(s) equivalente(s) a otro producto, se hace necesario mantener estainformación registrada, ya que es de gran utilidad al momento de presentarse una transacciónde venta del producto y no tener existencia del mismo, teniendo registro del productoequivalente se sugiere por parte del vendedor la posibilidad de adquirirlo en igualdad defuncionalidad al solicitado.

Nota: Un producto es Equivalente a otro si ambos realizan la misma función aún sitienen códigos distintos, lo cual permite ofrecer cualquiera de los al cliente, en casode fallas en la existencia.

Para los productos registrados con Código: 2 y Código: 3,realicemos el proceso de asociarlos como productoequivalente uno del otro.

Para Agregar un Producto Equivalente, estando en el menúprincipal de Inventario, haga clic en la opción Equivalentes delMenú Archivos.

· Haciendo uso de los Botones de

Búsqueda , ubique en elencabezado los datos del Producto al cual desea agregar un producto equivalente.

· Hacer clic en el Botón Editar .

· Para Agregar, el producto, hacer clic el botón Agregar , ubicado en la parte inferiorde la lista, se muestra una fila activa en la lista para agregar los datos del producto.


· Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna Equivalente de lafila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es usar la tecla F2, de ese modo seobtendrá un Buscador de Producto.

Si se desea agregar otro producto equivalente, vuelva a hacer clic al botónAgregar , ubicado en la parte inferior de la lista.



En el formulario siguiente se muestra el resultado de la operación realizada:

· Si se desea agregar Producto Equivalente a otro Producto, repita laoperación antes descrita.


NOTA: Para Eliminar los datos de una fila de las listas que se presentan en los

formularios, selecciónela y haga clic sobre el botón Eliminar Detalle ,de esta manera quedan eliminados los datos contenidos en la fila seleccionada.Esto, se cumple para las filas agregadas en una lista de cualquier formulario.


5.6. Registrar Productos Sustitutos.Para registrarle a un Producto de inventario, unproducto que lo sustituya, se deben tener registrados eninventario tanto el producto inicial como el o lo(s)producto(s) sustituto(s).

Para Agregar un Producto Sustituto, estando en el menúprincipal de Inventario, haga clic en la opción archivos,y seleccione la opción Sustitutos.

· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en elencabezado los datos del Producto al cual desea agregarle un producto sustituto.

· Haga clic en el botón Editar de la Barra de Tareas.

· Para Agregar, el producto, hacer clic el botón Agregar , ubicado en la parte inferiorde la lista, se muestra una fila activa en la lista para agregar los datos del producto. .Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna Equivalente de lafila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es usar la tecla F2, de ese modo seobtendrá un Buscador de Producto.Una vez, seleccionado el código del Producto, presione la tecla Enter.

Si se desea agregar otro producto sustituto, vuelva a hacer clic al botónAgregar , ubicado en la parte inferior de la lista.

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón

Guardar también colocado sobre la Barra de Tareas.


La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el registro deproductos sustitutos, es un proceso similar al de productos equivalentes realizado en lasección 5.5 De este módulo.

Ejercicio: Introduzca los datos de los productos que a continuación se describen en el sistema.Luego, Realice el proceso de asignar como sustituto del producto con Código: 5, al productocon Código: 6.

PRIMER PRODUCTO:CODIGO: 5DESCRIPCION: TARJETA MADRE AXIUS

LINEA: HARDWARESUBLINEA: TARJETA MADRE

CODIGO ALTERNO: T11DESCRIPCION: TARJETA MADRE TIPO 1.1


REFERENCIA: T11STOCK MINIMO: 1STOCK MAXIMO: 8

TIPO PRECIO: DÓLAR PRECIO: 120

SEGUNDO PRODUCTO:CODIGO: 6DESCRIPCION: TARJETA MADRE BIOSTAR

LINEA: HARDWARESUBLINEA: TARJETA MADRE

CODIGO ALTERNO: T21DESCRIPCION: TARJETA MADRE TIPO 2.1

REFERENCIA: T21STOCK MINIMO: 1STOCK MAXIMO: 6

TIPO DE PRECIO: DÓLAR PRECIO: 118

5.7. Registrar Productos Compuestos.Para crear un Producto Compuesto, se debe registrar primero enel inventario el producto con sus datos (código, descripción, etc.)

Para Agregar un Producto Compuesto, estando en el menúprincipal de Inventario, haga clic en la opción:Archivosà Productos Compuestos.


Búsqueda , ubique en elencabezado los datos del Producto al cual desea HACERun PRODUCTO COMPUESTO.

· Hacer clic en el botón Editar de la Barra de Tareas.· Para Agregar los productos, hacer clic el botón

Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista, semuestra una fila activa en la lista para agregar los datosdel producto. Para seleccionar el Código del Producto,hacer clic sobre la columna Equivalente de la fila vacía, eingréselo directamente. Otra opción, es usar la tecla F2,de ese modo se obtendrá un Buscador de Producto.

Una vez, seleccionado el código del Producto, presione la teclaEnter.

Para Agregar el otro producto, se debe repetir este paso.· Hacer clic sobre el botón Guardar de la Barra de Tareas, para almacenar el

producto compuesto en el Sistema.


Luego, Seleccione en el Módulo de Inventario à movimientos à componer /descomponerproductos.


Allí si desea registrar la composición realizada debe tildar la casilla Composicióny si es descomponer lo que desea debe dejarla desmarcada, de igual forma

debe completar los datos que allí solicita el formulario e indicar las cantidades de productosque conformarán el producto creado (Producto Compuesto).

Por último debe presionar Procesar para culminar el proceso.

Ejemplo:

PRODUCTO: 7 EQUIPO PARA INSTALARCLIENTE: 1 INICIALPROVEEDOR: 1INICIALVENDEDOR: 1 VENDEDOR 1CANTIDAD: 1MARCAR EN LA CASILLA DE VERIFICACIÓN COMPOSICION

De esta forma queda el siguiente formulario:

TIPS: Se recomienda al usuario, registrar estas opciones de Equivalentes,Sustitutos o Componentes a los productos (de tener alguna), ya que son degran utilidad al momento de consultar el catálogo de productos para lastransacciones de ventas y/o compras.


5.8. Registrar Equipo.Desde esta opción se pueden definir agrupaciones de productos y asignarle un código y unnombre específico, que permite al usuario identificar rápidamente del equipo creado suscomponentes y las existencias actuales.Difiere esta opción con productos compuestos en que en el caso de productos compuestos elproducto que los agrupa debe estar en el inventario codificado mientras que aquí el equipo nonecesariamente forma parte del inventario.

Un ejemplo sería configurar un código de un Computador Pentium IV indicando todos losproductos que lo componen, pero en el inventario no se tiene el código del Pentium IVcompuesto como tal. Una ventaja es que al consultar el Equipo inmediatamente se puede ver lacantidad de productos que hay y las que se necesitan facilitando el trabajo al vendedor ousuario. Esta opción es de gran utilidad para tener una base datos, de los productos solicitadospor un cliente, para comprar, reparar o repotenciar equipos o maquinarias.

Procedamos a registrar un Equipo del cual confrecuencia solicitan repuestos para su reparación a laempresa GAHMA SOFT, C.A., estando en el menúprincipal de Inventario, haga clic en la opción Equiposdel menú Archivos.

· Si no hay Equipos registrados, el sistemamostrará un mensaje: “No hay ningún registroen el Archivo, pasará a modo Agregar”.

· Si hay Equipos registrados, entonces Hacer clic

en el botón Agregar .

· Escriba los siguientes datos en los cuadros detextos respectivos del encabezado:

CODIGO: 0001DESCRIPCION: EQUIPO PIII 550 MHZ

· Para Agregar, los productos que utiliza el equipo, hacer clic el botón Agregar ,ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se activa una fila en la listadonde podrá agregar los datos. Para seleccionar el Código del Producto, hacer clicsobre la columna Producto de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, espresionar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Producto.

Seleccione:

CODIGO: 2

Una vez, seleccionado el código del Producto, presionar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del Producto y eldisponible en Almacén, en este caso, SEAGATE 40 G.B.

El campo Disponible viene especificado por la existencia que actualmenteposee el producto.

La cantidad que se necesita del producto debe ser editada:


CANTIDAD: 1

Hacer clic en el botón Agregar y edite en la fila vacía:

CODIGO: 4

Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del otro Producto queutiliza el equipo y el disponible en Almacén, en este caso, CPU III 550 MZ.


CANTIDAD: 1

Hacer clic en el botón Agregar y edite en la fila vacía:

CODIGO: 5

Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del otro Producto queutiliza el equipo y el disponible en Almacén, en este caso, TARJETA MADREAXIUS.


CANTIDAD: 1



En el formulario siguiente se muestra el resultado de la operación realizada:

Si se desea agregar otro Equipo, repita la operación antes descrita.



TIPS: Otra forma de agregar productos a un Equipo o a cualquier documento(Ajuste, Traslado, Factura de Compra, Factura de Venta, Orden de Compra,Devolución en Compra, Devolución en Venta, Presupuesto, Nota de Entrega,Prefactura , Nota de Despacho, Cotizaciones, Pedidos, entre otros.), esrealizando una operación de Importación de Productos. Este proceso deimportación de productos es explicado en la sección 6.5 del Módulo deCompras.

5.9. Establecer Estados y Ciudades.Desde estas opciones se puede Agregar, Modificar,Eliminar o Consultar la base de datos de Estados yCiudades que maneja el sistema.Para registrar un Estado o una Ciudad, estando en elmenú principal de Inventario, haga clic en la opciónEstados o Ciudades (según sea el caso) del menúArchivos.

Haga clic en el botón Agregar de la Barra de

Tareas, en caso de ser un Estado o al botón Editarde ser una Ciudad.Si vamos a agregar una ciudad,


Búsqueda , ubiqueen el encabezado del Estado al que deseaagregar una ciudad.

Seleccionar Estado: Táchira

· Hacer clic en el botón Editar , En ese momento se coloca en modo edición loscuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican la Ciudad.

· Presionar el botón Agregar de la parte inferior de la lista, para realizar el registrode la misma en el Estado seleccionado en el encabezado.

· Se activa una fila, editar la ciudad : Michelena





Nota:Ø Para Eliminar una ciudad perteneciente al Estado seleccionado, hacer sobre el botón

Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado.

Ø Para buscar una ciudad podemos presionar el Botón Buscar Ciudad , activando deesta manera un buscador de ciudades de un Estado previamente seleccionado.

El establecimiento de la base de datos de Estados y Ciudades se dejará como actividad alusuario, en base a los datos, ya registrados.

5.10. Registrar Grupo Arancelario.El uso de grupos arancelarios es particular para lascompras de importación.Al seleccionar esta opción se puede Agregar, Modificar,Eliminar o Consultar los Aranceles de Importaciónclasificados por grupo.Para registrar un Grupo Arancelario, estando en el menúprincipal de Inventario, haga clic en la opción GrupoArancelario del menú Archivos.

· Si no hay Grupo Arancelario registrados, elsistema mostrará un mensaje: “No hay ningúnregistro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Grupo Arancelario registrados,entonces Hacer clic en el botón

Agregar , ubicado en la barra detareas.

· Se coloca en modo edición los cuadros de textosrespectivos para editar los datos que identificanel Grupo Arancelario. Una vez editado los datospara agregar el Grupo Arancelario presionar laTecla Enter.


· Guarde la operación realizada para que queden registrados en el Sistema, haciendo

clic en el botón Guardar , colocado en la Barra de Tareas.


La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario.

5.11. Realizar Movimiento de Producto.La realización de Movimiento de Producto (Entrada o Salida), es en muchas empresas unproceso administrativo necesario para cuadrar las cantidades de productos en Inventario,desajustadas muchas veces por ineficiencia en la realización de otros procesos administrativos,o por pérdida de mercancía.

Elaboremos un Movimiento de Producto para laentrada inicial en inventario de un producto de laempresa GAHMA SOFT, C.A, para ello, estando enel menú principal de Inventario, haga clic en laopción Movimiento de Producto del MenúMovimientos.

· Si no hay Movimientos de Productosregistrados, el sistema mostrará unmensaje: “No hay ningún registro en elArchivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Movimientos de Productos

registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar .

· Nº Mov: Se refiere al número o código del movimiento del producto.

· FECHA: la fecha del día actual.

· Ref : se debe editar el número del aval físico del Movimiento del Producto.

· Seleccionar el Tipo de Movimiento, existen dos tipos de Movimiento de Producto:Entrada de Producto y Salida de Producto.Para seleccionar un tipo de Movimiento, desplegar la persiana TIPO DE MOV. .Seleccionar EAJU - ENTRADA DE PRODUCTO.

· Edite la Descripción del Movimiento de Producto.

· Si en la Persiana Tipo de Movimiento seleccionamos Entrada de Producto, entoncesdebemos ahora Seleccionar el Proveedor del Producto, puede editarlo o puedepresionar la Tecla F2 para activar el buscador de Proveedor y de allí seleccionarlo.

o Si en la Persiana Tipo de Movimiento seleccionamos Salida de Producto,entonces debemos ahora Seleccionar el Cliente del Producto, puede editarlo opuede presionar la Tecla F2 para activar el buscador de Clientes y de allíseleccionarlo.

· Seleccione el Responsable del Movimiento de Producto, desplegando la Persiana otambién puede activar el Buscador de Vendedores presionando la Tecla F2.


· Seleccione el Receptor del Movimiento de Producto, en el caso de que en la persianaTipo de Movimiento se haya seleccionado Salida de Producto, desplegando laPersiana o también puede activar el Buscador de Vendedores presionando la Tecla F2.

· Seleccione el Tipo de Precio para el Movimiento de Producto, desplegando la persianao también activando el buscador de Precios con la Tecla F2.

· Edite el Factor Multiplicador, si así lo necesita y luego presione ENTER.

Hasta aquí tenemos listo el encabezado del documento del Movimiento, ahora debemosregistrar los productos que pertenecen al movimiento:

· Hacer clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista.· Inmediatamente se activa una fila en la lista de productos, es allí donde editamos el

código del producto o también podemos seleccionar el código del producto a través delbuscador de Productos presionando la Tecla F2.Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter.

· Seleccionamos el almacén en donde se ubicarán los productos, presionamos la TeclaENTER.

· Editamos la cantidad del producto que se moverá.

· Editamos el costo del Producto que se moverá.

· Si necesitamos agregar otro producto al Movimiento, repetimos el Procedimiento

presionando el botón Agregar .

· Si necesitamos eliminar un producto incluido en la lista, seleccionamos la fila delProducto haciendo clic con el Botón izquierdo del Mouse, y presionamos el Botón de

Eliminar Detalle , y a continuación se eliminará la fila seleccionada.

· Si estamos seguro de tener el movimiento con los datos correctos, entonces

procedemos a procesar el Movimiento presionando el Botón Procesar paraculminar el proceso.

El sistema emite un mensaje ¿Desea procesar el Documento?Haga clic en el botón SI.

De este modo el Movimiento queda en status Procesado.

· Si al Movimiento le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se procesa y

solo se almacena haciendo uso del botón Guardar que se encuentra en la Barrade Tareas. De este modo el Movimiento queda en el status en Elaboración.

Si se desea agregar otro producto al Movimiento, repita laoperación antes descrita.



Ejercicio: Introduzca un Ajuste Inicial de inventario para los siguientesproductos registrados en el sistema:

CODIGO CANTIDAD COSTO3 10 175.0004 12 105.0005 2 300.0006 5 290.000


NOTA:

Ø El Movimiento debe estar en Status en Elaboración, para poder realizar lasoperaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos.

Ø El botón Anular , permite anular el Movimiento, pero el mismo debe estar enStatus Procesado. Al anular el ajuste queda en status Anulado.

Ø Al realizar movimientos de inventarios si se trabaja con contabilidad integrada se debeseleccionar la cuenta que acompañará a la de inventarios que viene por defecto, y sedebitará o acreditará según sea el caso.

Ø Manejo de Lotes: La ventana de lotes estará activa si en la configuración delinventario esta marcada la opción de manejar lotes y fecha de vencimiento, luego paraque esta se presente en el movimiento del producto se deberá presionar la tecla F3estando ubicado en la casilla del almacén e inmediatamente se mostrara la siguienteventana

Aquí se llenara el número del lote al cualpertenece el producto y la fecha devencimiento que posee el mismo. Luego

le da al botón aceptar para seguircon el movimiento del producto.


Ø Serialización: La Página de Serialización estará activa si el Movimiento contieneproductos que manejan serial y previamente se ha activado la Serialización en laopción Configuración del menú Utilitarios del módulo Ventas.

Ø Para realizar el proceso de Serializar, debe hacer clic sobre la fila que corresponda alproducto a Serializar e introduzca el serial en la columna respectiva, este proceso sehace con cada producto.

Ø Para finalizar la Serialización y el Movimiento de Producto, se hace clic sobre el botón

Aceptar . De este modo cuando el sistema pregunte ¿Esta seguro de procesar

la Serialización? Se debe hacer clic en el botón Aceptar de haber culminado laSerialización (quedando el Ajuste de Almacén Procesado), en caso contrario, hacer clic

en el botón Guardar de la Barra de Tareas, quedando el Ajuste en status PorSerial izar, hasta que se realice el mismo y pase al Status Procesado.

5.12. Realizar Traslado entre Almacenes.La realización de Traslados entre Almacenes, esrealizado en muchas empresas con estructura desucursales, para solventar deficiencias de productospara la realización de transacciones de venta oinclusive en muchos casos para organizar losalmacenes que estén juntos físicamente.

Elaboremos un Traslado del Almacén Principal alAlmacén Secundario, de GAHMA SOFT, C.A, paraello, estando en el menú principal de Inventario,haga clic en la opción Traslado entre Almacenesdel Menú Movimientos.

· Si no hay traslados entre almacenes registrados, el sistema mostrará un mensaje: “Nohay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay traslados entre almacenes registrados, entonces Hacer clic en el botón

Agregar .

· Número de Traslado: Se refiere al número o código del Traslado a realizar.

· Editar Referencia del Traslado.

· FECHA: Se refiere a la fecha del día actual.

· Editar Descripción del TrasladoDESCRIPCION: TRASLADO A DEPÓSITO AMPLIO.

· Seleccione el Responsable del Movimiento (Código), desplegando la Persiana otambién puede activar el Buscador presionando la Tecla F2.

Seleccione: Código: 2000Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor.


· Seleccione el Tipo de Precio (Código), desplegando la persiana o también activando elbuscador de Precios con la Tecla F2.

Seleccionar 99 último costo, que viene a ser precio de costo.

· Edite el Número de la Orden de servicio del Traslado, si la tiene. También puedepresionar la Tecla F2 para activar el buscador de Órdenes de Servicio.

· STATUS Elaboración, viene definida por el sistema.

· Seleccione el Almacén de Origen, desplegando la persiana o activando el buscador deAlmacenes al presionar la Tecla F2.

Seleccione: CODIGO: 01

Una vez, seleccionado el código del almacén, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del almacén de origen, eneste caso, Almacén Principal.

· Editar Movimiento de Salida à MOV. SALIDA: SALIDA POR TRASLADO DEALMACEN.

· Seleccione el Almacén de Destino, desplegando la persiana o activando el buscador deAlmacenes al presionar la Tecla F2.

Seleccione: Código: 02Una vez, seleccionado el código del almacén, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del almacén de destino,en este caso, Almacén Secundario.

· Editar Movimiento de Entrada à En MOV. ENTRADA: ENTRADA POR TRASLADODE ALMACEN.

Hasta aquí tenemos el Encabezado completo del Traslado, ahora veamos los detalles de losproductos que se trasladarán en la lista:

· Haciendo clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista.· Inmediatamente se activa una fila en la lista de productos, es allí donde editamos el

código del producto o también podemos seleccionar el código del producto a través delbuscador de Productos presionando la Tecla F2.

Seleccione: CÓDIGO: 2Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter.

· Editamos la cantidad del producto que se moverá.

Vemos que automáticamente se visualizan, debajo de la lista los siguientes datos delproducto: Código, Descripción, Cantidad Disponible en Almacén, Stock Mínimo, Peso.

La CANTIDAD, COSTO y MONTO PRODUCTO, traen los valores por defecto, debemoseditar la cantidad del producto que se va a trasladar y el precio para que de esta manera elMonto del Producto se actualice.

· El Monto Total del Traslado también se muestra automáticamente.De tener almacenados los valores de peso o volumen por productos, el VOLUMEN oPESO TOTAL del Traslado de Almacén, se muestra automáticamente y actualizado cadavez que se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificablespara el usuario.


· De tener Observaciones el Traslado entre Almacenes, se debe hacer clic sobre el

botón . Al realizar está operación aparece un formulario con una sección dondepuede editar la Observación del Traslado, para el ejemplo edite:

Traslado por falta de espacio en gaveta D16 y llegada de compra en el transcursode la semana.

TIPS: En la sección 5.4 de este módulo se hizo referencia a como obtener labase de datos de las observaciones, de manera que el proceso de agregarobservaciones se haga más rápido.

Si se desea agregar otro producto al Traslado entre Almacenes,repita la operación antes descrita.

· Una vez, agregados los productos que conformarán el Traslado, se procede aGuardarlo, para lo cual se tiene dos opciones Guardar o Procesar:

o Si al Traslado le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se

procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardar que seencuentra en la Barra de Tareas. De este modo el Traslado queda en el statusen Elaboración.

o Si el Traslado está registrado completamente, para ser procesado, se

selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parte inferior delformulario. De este modo el Traslado queda en el status de Procesado.El sistema emite un mensaje ¿Desea procesar el Documento?Haga clic en el botón Si.



Si se desea agregar otro Traslado entre Almacenes, repita laoperación antes descrita.

NOTAS:


Ø El Traslado debe estar en Status en Elaboración, para poder realizar lasoperaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos.

Ø El botón Anular Movimiento , permite anular el traslado, pero el mismo debeestar en Status Procesado. Al anular el traslado queda en status Anulado.

Ø El proceso de serialización de los productos trasladados es similar al descrito en lasección anterior 5.10. Remítase a esta sección de contener el traslado entrealmacenes productos con serial.

Ø Manejo de Lotes: La ventana de lotes estará activa si en la configuración delinventario esta marcada la opción de manejar lotes y fecha de vencimiento, luego paraque esta se presente en el movimiento del producto se deberá presionar la tecla F3estando ubicado en la casilla del almacén e inmediatamente se mostrara la siguienteventana

Aquí se llenara el número del lote al cualpertenece el producto y la fecha devencimiento que posee el mismo. Luego le da

al botón aceptar para seguir con elmovimiento del producto.

5.13. Cargar Inventario Físico.Esta opción debe ser accedida durante el desarrollo del proceso de inventario, dado que elusuario, una vez realizado el inventario físico manual utilizando como herramienta el formatoimpreso en la página Inventario Físico de la opción Reportes de Inventario y compararlo conel reporte de Inventario Registrado en el Sistema emitido por la página Inventario Físico de laopción Reporte pero con la casilla de verificación Saldo de Producto activada, obtiene lasdiferencias entre existencia física y según sistema y debe cargar dichas cantidades resultantespor estas diferencias por la opción aquí referenciada Cargar Inventario Físico.

En la Pantalla Principal del Módulo de Inventario,Menú Archivos à Opción de Cargar InventarioFísico.


Se muestra a continuación, el siguiente formulario:

· Físico: Número deidentificación deldocumento, generadoautomáticamente por elSistema.

· Fecha: fecha en que esrealizada la carga delSistema.

· Seleccionar Almacén para lacarga de Inventario,desplegando la persiana otambién activando elbuscador de almacén con laTecla F2.

· Seleccionar el Botón de

Cargar Inventario ,inmediatamente carga la lista con los productos que hay en el Almacén seleccionado ysus respectivas existencias.

· Una vez cargado se compara con el formato impreso de inventario físico, y se introduceluego en la columna de cantidad los ajustes convenientes.

· Presionamos el Botón Guardar , ubicado en la Barra de Tareas.

· Luego, presionar el botón Ajustes de Inventario por Diferencias para terminarla Operación, el Sistema emite el siguiente mensaje; ¿Desea generar los ajustes pordiferencia de Inventario?, Si está de acuerdo presione el Botón SI, en caso contrariopresione el Botón NO.

· Si presionamos el Botón SI, se muestra inmediatamente la siguiente pantalla:

Donde debemos Definir los siguientes valores: Descripción, Proveedor, Responsable,Tipo de Precio, Factor Multiplicador. Luego deberá ir a la ventana de Movimientos de

productos ubicar la ficha hacer clic en el botón de editar y luego dar clic en el botón

de procesar .


5.14. Grupo de Productos.La ejecución de este opción genera un documento,que luego puede ser comparado con cualquier otrodocumento (Factura, Prefactura, Orden de Compra,Compra, Cotización, Nota de Entrega, Nota deDespacho, entre otros.) para la toma decisiones.Además, este documento de grupo creado puedeser importado para cualquiera de las opciones delsistema donde se presenta el botón ImportarDocumento .

Vamos a ubicarnos en la Pantalla principal del Módulo de Inventario à Menú Archivos àGrupo de Productos.

EL proceso comienza con la generación de un Documento de Grupo que contendrá una lista

de producto, bien sean cargados uno a uno con la utilización del botón Agregar ubicado en

la parte inferior de la lista o importándose un documento a través del botón .

· Si no hay Grupos de Productos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hayningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Grupos de Productos registrados, entonces Hacer clic en el botón

Agregar .

Los pasos a seguir para crear un grupo de productos son:

o Seleccionar el Código del Producto editando su valor en la caja de textorespectiva o presionando la Tecla F2 para activar el buscador de Productos.


Una vez seleccionado el Código del producto presionar la tecla Enter.Observamos que nos muestra la descripción del producto seleccionado.Presionar Enter nuevamente.

o Editar la cantidad del producto seleccionado y presionar la Tecla Enter.

o Editar el Costo del producto seleccionado y presionar la Tecla Enter.

o El monto se actualiza inmediatamente al editar cantidad y costo del producto.Reflejándose en Monto General.

· Para agregar otro producto a la lista que conformará el Grupo, repetir el procedimiento.

· Una vez agregados todos los productos que conformarán el Grupo, se debe almacenarla información, presionando el Botón Guardar ubicado en la Barra de Tareas.

· De tener Observaciones el Grupo de Productos a registrar, se debe hacer clic sobre el

botón Observaciones . Este procedimiento se ha descrito a detalle en la sección5.4.

· Para Eliminar un Producto de la lista, hacer sobre el botón Eliminar Detalle , deesta manera queda eliminado el Producto de la lista.

· Presionamos el Botón Guardar , ubicado en la Barra de Tareas.

· Para finalizar haga clic en el botón Salir que le permitirá salir y volver a lapantalla principal.

TIPS: Entre los casos en los cuales es de gran utilidad la creación de grupo, es al realizarOrdenes de Compra, la compra resultante es recibida por Almacén, puede darse el caso deque en dicha compra la cantidad de productos sea menor a la cantidad de productos solicitadosen la orden, por lo cual, el almacenista o encargado necesite realizar un proceso de conteo deproductos recibidos, que luego se comparará con la orden de compra.

Las comparaciones se realizan por la página Grupos de Productos de la opción Reportes deInventario.Otro caso en el cual se puede utilizar la opción de Crear Grupo de Productos es cuando serealizan órdenes de compra, para lo cual se tiene que tomar la decisión a que proveedorsolicitarla.

Es acá, donde se crean las órdenes de compra (Opción Órdenes de Compra del módulo deCompras) solicitando las cantidades de productos requeridas a los proveedores potenciales yluego a partir de una de ellas se genera un Grupo que será el que se compare con la otraOrden de Compra.

5.15. Ubicación de Productos.Se puede registrar, modificar y consultar laubicación especifica de los productos dentro de unalmacén. Esta base de datos es de gran utilidad parael almacenista.

Ubiquemos productos en el almacén principal de laempresa, estando en el menú principal de Inventario,


haga clic en la opción Ubicación de Productos del menú Movimientos.

· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique elalmacén donde desea agregar las ubicaciones de los productos.

Seleccione: ALMACEN: 1.

· Haga clic en el botón Editar de la Barra de Tareas y ubique el producto con elsiguiente código en la lista:

CODIGO: 2

Para ubicar el producto, una forma de hacerlo es presionando el Botón Buscarubicado en la parte inferior derecha, se mostrará un catálogo de productos yseleccionamos allí el Código 2.

· Edite la ubicación del mismo dentro del almacén, en la columna respectiva:UBICACIÓN: ESTANTE D6.Si se desea ubicar otro producto en almacén, repita la operaciónantes descrita.




Si se desea Agregar ubicación a otro producto en almacén, repita laoperación antes descrita.


NOTA:Si el producto a ubicar no tiene existencia en inventario , es decir, solo estácodificado, por lo cual no aparece en la lista de productos en almacén,

seleccione el botón Buscar ubicado en la parte inferior de la lista, de estamanera obtendrá un buscador de productos , ubique el producto requerido y


haga clic en el botón Aceptar , el sistema emite un mensaje El productoseleccionado no esta ubicado en almacén ¿Desea agregarlo ahora?, haga clicen el botón Si y automáticamente se coloca en la fila de la lista de productos enalmacén los datos del producto, para editarle la ubicación específica.

5.16. Documentos de Inventario.En esta opción solo podemos realizar Consultassobre los movimientos de inventario al valor de costogenerados por los documentos: Entrada por Compra,Salida por Venta, Entrada por Ajuste, Salida porAjuste, Entrada por Traslado, Salida por Traslado,etc.Para realizar consultas a los documentos, estandoen el menú principal de Inventario, haga clic en laopción Documento de Inventario del MenúMovimientos.

· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique elDocumento de Inventario, que contiene los datos de uno de los ajuste de almacénregistrado anteriormente, ubique: NUMERO: 1

De esta manera, visualizamos el siguiente formulario.

· Los datos del movimiento realizado que se pueden visualizar son: Tipo de Movimiento,Descripción del Movimiento, Monto Total del Movimiento y Número del Movimiento(Referencia). Los datos que se muestran respecto a los productos son: Código,Almacén, Cantidad Procesada, Precio, Monto, Descripción, Peso, Cantidad porEmpaque, Existencia del producto.

5.17. Reportes:Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del módulo de Inventario,en la pantalla principal haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal deInventario.


Al acceder esta opción de Reporte de Inventario, se puede obtener una variedad de reportesque permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma dedecisiones.Entre los reportes manejados se tienen, Existencia de Productos, Movimientos de Inventario,Movimientos De Productos, Traslados entre Almacenes, Composición de Productos, Archivos,Inventario Físico, Grupos de Productos, Estadísticas, Calidad del Inventario, Análisis deObsolescencia, Etiquetas, Adicionales.

TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario dereportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFÍA.

5.18. Utilitarios del Módulo de Inventario:Existen otros utilitarios, además, de configuración que permite realizar mantenimiento en elmódulo de inventario.

Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal deInventario.

CERRAR EJERCICIO:Esta opción no es necesaria ejecutarla a menos que se

requiera espacio en el Disco o se desee que losvendedores u otros usuarios no puedan ver los registroshistóricos de movimientos de productos.

La opción borra todos los documentos de inventarioprevios a la fecha que se indique.


Para realizar el Cierre de Ejercicio, se debe colocar en el cuadro de texto Al, la fecha hasta lacual se desea ejecutar el proceso.

Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón Aceptar .

El sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre deinventario?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento elproceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en casocontrario hacer clic en No.

Para salir del formulario hacer clic en el botón Salir .

TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar elEjercicio de Inventario.

TRANSFERIR INVENTARIO: Con esta opción se puede importar registros de inventariogenerados desde el sistema SICONI que era la versión previa en MSDOS del SistemaCONFÍA, inicialmente el usuario debe introducir una clave de acceso, dado lo importante de laoperación, por lo cual el sistema proporciona los dos números para deducir la clave, actividadejecutada por el administrador del sistema.

RECONSTRUIR INVENTARIO: En este formulario se puede mandar a ejecutar el proceso derevisión y comparación de movimientos de inventario, para actualizar la existencia de cada unode los productos registrados en el sistema. Debe realizarse cuando se sospeche de unproblema de integridad entre lo que indica el Kardex y la disponibilidad del producto.

Al acceder el formulario de Reconstruir Inventario, el sistema envía un mensaje donde sepregunta El proceso de Reconstrucción de Inventario puede tardar unos minutos ¿DeseaContinuar?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento elproceso de reconstrucción, en caso contrario hacer clic en No.

Si el proceso, se realizó satisfactoriamente, el sistema envía un mensaje de información, Elproceso de Reconstrucción de Inventario se completo satisfactoriamente.

TIPS: Utilice esta opción, después de estar realizando un registro o transacción en unode los formularios del sistema que tenga que movilizar productos y ocurra un fallo deelectricidad. Para realizar la operación no debe haber ningún usuario utilizando elSistema.

CONTABILIZAR INVENTARIO: En este formulario se puede realizar el proceso de enviar almódulo de contabilidad los movimientos y registros contables generados por las transaccionesen el módulo de inventario en un periodo contable, de forma que automáticamente se registrentodos los movimientos de las ventas en la contabilidad del sistema.


Para realizar una Transferencia de Inventario a Contabilidad, se debe colocar en los cuadrosde texto Inicial y Final, el rango de fecha en el cual se encuentra enmarcado los registros deventas que se desean enviar a contabilidad.

En el cuadro de texto Nro. Comprobante, se visualiza el número del comprobante que contienelos movimientos contables de inventario transferidos a contabilidad.

Si se desea hacer definitiva la Transferencia de Inventario a Contabilidad, hacer clic en el botónAceptar, el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro que desea contabilizarel inventario en este rango de fechas?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si,comenzando en ese momento el proceso de transferencia, con la visualización de un indicadorde avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No.Para salir del formulario hacer clic en el botón Salir.


MODULO 6MÓDULO DE COMPRA

Objetivos


• Conocer los atributos y comandos del módulo Compras.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo Compras.

Duración Estimada

• 3 horas.

Referencia

Teniendo los productos registrados en el sistema, ahora se presentará, el módulo que permitellevar un control de las transacciones relacionadas con las Compras de Productos de laEmpresa GAHMA SOFT. C.A.

Trabajo de Oficina

El Módulo de Compras permite entre otras cosas, Control de Proveedores, Libro de ComprasAutomático, Manejo de Compras en cualquier moneda con excelente control de importaciones,Ordenes de Compras y Devoluciones en Compras.

Para entrar al módulo de Compras debe seleccionarse del menú módulos del menú principal deCONFIA el comando Compras o pulsar directamente las teclas Alt+C colocado en la pantallaprincipal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de compras.


6.1 Configurar Compras:La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Compras, es configurar losvalores iniciales y el modo de crear los códigos y números de las entidades (Proveedores) ydocumentos a utilizar dentro del módulo de compras, al igual que el establecimiento de lacantidad de días vigentes para los documentos, para ello, en la pantalla principal haga clic en laopción Configuración del Menú Utilitarios o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en elmenú principal de Compras.

Como lo muestra la siguiente imagen:

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierteen la Barra de Tareas, y en pantalla se visualizan los siguientes datos en loscuadros de textos respectivos, (En este caso, por que ya están configurados losdatos):

MOVIMIENTO DE COMPRA: 300243ORDEN DE COMPRA: 30039 FECHA DE VCTO: 7DEVOLUCION DE COMPRA: 37PROVEEDOR: 1REQUISICION: 2 FECHA DE VCTO: 3SERVICIOS: 1 FECHA DE VCTO: 3PRESUPUESTO: 1 FECHA DE VCTO: 3NOTA DE ENTREGA: 1ÚLTIMO COSTO: ULT COSTO

Estos datos representan:

ü La asignación correlativa por parte del sistema de las Fechas de Vencimiento y losNúmeros para los documentos de Órdenes de Compra y Requisición.

ü La asignación por parte del usuario de las Fechas de Vencimiento y los Númerospara los documentos de Requisición de Servicio, Presupuesto y códigos para losproveedores.

ü El valor desde el cual el sistema comienza a generar los Números de las Comprasy de las Devoluciones en Compras, Nota de Entrega.

También, se puede configurar las siguientes opciones:

ü El tipo de Precio a utilizar como el Ultimo Costo, Establecer por defecto lasopciones, Mostrar existencia por almacén y Sugerir pedido con almacén, para queaparezcan y sirvan de guía en la opción Órdenes de Compra del menú Movimientodel módulo Compras. Para ello, hacer clic en las casillas de verificación situadas allado de los cuadros de texto Mostrar existencia por almacén y Sugerir pedidocon almacén por defecto.

ü Cada vez que se realice una compra en moneda extranjera, se le debe asignar elprecio ultimo costo a cada producto en su registro de inventario y de esta maneraconocer el precio de la ultima compra de cada producto en moneda extranjera.Para ello, hacer clic en la casilla de verificación situada al lado del cuadro de textoÚltimo costo y luego seleccionar en la persiana al tipo precio que se asignará.

ü El tipo precio a utilizar por el método Costo Promedio para el cálculo del precio delos productos en este tipo. Para ello, hacer clic en la persiana situada al lado delcuadro de texto Costo promedio y luego seleccionar el valor que se asignará.

ü Al momento de realizar una compra se debe tomar en cuenta los siguientesaspectos: si compra de la mercancía NO incluye gastos de seguro y transporte, es


decir, solo en costo de la mercancía en moneda extranjera, estamos en presenciade una compra tipo FOB. De lo contrario si la compra de la mercancía incluye losgastos de seguro y transporte estamos en presencia de una compra tipo CIF.

ü Control de Empaque cuando una compra de mercancía el producto viene con másde una unidad.

ü Costo FOB guarda el último costo de la mercancía en moneda extranjera.ü Costo Promedio FOB guarda el costo promedio de la mercancía en moneda

extranjera.ü El tipo de Precio a utilizar como el Mas Alto de Ultimo Costo en moneda Nacional

De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.

De no estar configurados los datos o desear realizar alguna modificación haga

clic en el botón de la Barra de Tareas, introduzca los datos y luegoGuárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el

botón también colocado sobre la Barra de Tareas.

6.2 Agregar Tipos de Proveedor:Ahora procedamos a registrar la clasificación de los proveedores, esto debe realizarse, antesde comenzar a introducir los datos de los mismos.Esta clasificación puede realizarse: Por zona, por la forma o cantidad de distribución delproducto que tenga asignada el proveedor, por la forma de pago de la empresa respecto alproveedor, entre otras.

Para Agregar un Tipo de Proveedor, en la pantalla principal haga clic en la opción Tipos deProveedor del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+T, estando en el menúprincipal de Compras.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte

en la Barra de Tareas, haga clic en el botón escriba los siguientes datosen los cuadros de textos respectivos:

CODIGO: 5DESCRIPCION: SUCURSAL.Pulsar Enter al introducir el último dato.

Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en

el botón de la Barra de Tareas.



Para finalizar haga clic e el botón que le permitirá salir y volver a la pantallaprincipal.

Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados cinco tipos de proveedores.Pueden visualizarse desplazándose con los botones de búsqueda.

Si se desea agregar otro Tipo de Proveedor, repita la operaciónantes descrita.

TIPS: Cada formulario que sea consultado permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Tipo deProveedor sólo podremos realizar operaciones sobre los Tipos de Proveedores.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

6.3 Registrar Proveedores:Teniendo configurada la clasificación de proveedores, registremos los mismos. Para ello, en lapantalla principal haga clic en la opción Proveedores del Menú Archivo o pulsar directamentelas teclas Ctrl+P, estando en el menú principal de Compras Vemos que automáticamente la

Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botónescriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado:

CODIGO: 1327CI/RIF: J-00355498-7NIT: 002269879NOMBRE: CORPORACIÓN EXIAUTO, C.A.

Para el TIPO DE PROVEEDOR seleccionar de la persiana el valor 1 -NACIONAL

En FECHA DE INCLUSION editar 20/09/2005

Seleccionar NACIONAL y ACTIVO de las casillas de verificación respectivas.

Procedamos a registrar los datos correspondientes a la página Principal, quecorresponden a la información de ubicación o contacto del proveedor:

DIRECCION: AV. PPAL. DE LOS RUICES EDIF. EXIAUTO CARACAS.TELEFONOS: 0212-2030911CELULAR: 04145478962FAX: 0212-2328566/2396868WEB: WWW.EXIAUTO.COM

http://WWW.EXIAUTO.COM


FECHA DE NAC. : 27/01/2002Observaciones se deja sin texto.

Ahora, seleccione la página Representante Legal y edite los siguientes datos:

NOMBRE: MARIO BETANCOURTDIRECCION: AVENIDA LOS CAOBOS CARACAS EDIF. LA ESMERALDA.TELEFONO: 02125478963CELULAR: 04162547856

Esta información corresponde a los datos del representante legal o contacto enla empresa Proveedora.

Ahora introduzcamos, los datos correspondientes a las condiciones de lascompras a crédito realizadas al Proveedor, para ello seleccione la páginaSaldos.

LIMITE DE CRÉDITO: 1.000.000% DESCUENTO: 5DIAS DE VENCIMIENTO: 45

Para el Grupo de Cuentas por Pagar (Donde se agrupan los documentos acrédito generados con el proveedor) seleccionar de la persiana el valor 2 –CUENTAS POR PAGAR PROVEEDOR.

El Saldo y los Documentos se actualizan automáticamente cada vez que serealiza una transacción a crédito con el Proveedor.

El dato Grupo de Cuentas por Pagar indica en que categoría previamentepreestablecida, se encuentra clasificada la Cuenta por Pagar generada por latransacción a crédito. Las categorías se introducen previamente por la opciónGrupo del menú Archivo del módulo Cuentas por Pagar y son definidasexclusivamente por el usuario del sistema.

Esta definición puede realizarse, creando Grupos de Proveedores quepresenten una característica común. Por Ejemplo: Por zona, por forma ocantidad de distribución del producto que tenga asignada el proveedor, por laforma de pago de la empresa respecto al Proveedor, entre otras.

Los documentos generados por las compras a crédito incrementan la lista dedocumentos.

En esta página los documentos de cuentas por pagar solo están en modoconsulta. Los datos que se manejan de los mismos son: Número delDocumento, Fecha de Vencimiento, Fecha de Emisión, Días de Vencimiento,Saldo del Documento y Saldo Acumulado que es la suma sucesiva de losmontos especificados en los documentos y que adeuda la empresa alProveedor .

El dato Saldo indica el monto que adeuda la empresa al Proveedorseleccionado.

Las compras a crédito incrementan la lista de documentos, pero deben estaren el Status de Procesada o Por Serializar.La información que brindan las páginas Compras y Órdenes de Compra essolo de consulta, sobre las compras y órdenes realizadas al Proveedor. Por locual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos) con el proveedor,se sugiere al usuario consultar las mismas para análisis de la información.


Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema presionando el

Botón de la Barra de Tareas.


Para finalizar haga clic en el botón que le permitirá salir y volver a lapantalla principal.

Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados los proveedores de laEmpresa GAHMA SOFT C. A.

Si se desea agregar otro Proveedor, repita la operación antesdescrita.

TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formularioProveedores sólo podremos realizar operaciones sobre los Proveedores.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

6.4 Registrar y Consultar Facturas en el Libro de Compras:Al seleccionar la opción Libro de Compras, se encuentran asentadas todas las facturas queafecten o no al inventario. Respecto, a las facturas de compras o devoluciones en compras queafectan inventario, se ajustan automáticamente en el Libro de Compras cuando se realiza unaCompra o Devolución en Compra. Al igual, que al eliminar una factura del Libro de Compras,no afecta el inventario, es decir, las cantidades de los productos registrados en inventariorelacionados con esa factura, no disminuyen ni aumentan.

Las facturas que no afectan inventario, se agregan directamente por esta pantalla.


Procedamos a registrar una factura en el Libro de Compras, en la pantalla principal haga clic enla opción Libro de Compras del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+L, estandoen el menú principal de Compras.


en la Barra de Tareas, haga clic en el botón escriba los siguientes datosen los cuadros de textos respectivos:

FACTURA DE COMPRA: 43Nro. FISCAL: 43Nro. FACT. APLICADA: 0RIF/CEDULA: J-31075740-2NOMBRE DEL PROVEEDOR: GENTO-FLEX C.A.FECHA: 06/04/2004FECHA ORIGINAL: 06/04/2004MONTO EXENTO: 0MONTO IVA: 456.674,40MONTO BASE: 3.310.889,40ITEMS:IVA RETENIDO: 0IVA RETENIDO A TERCEROS: 0COMP. DE RETENCION:NOTA DE CREDITO:NOTA DE DEBITO:MONTO IVA IMPORTACION: 0MONTO IMPORTACION: 0PERCEP. DE IVA EN ADUANA:NUMERO DE PLANILLA:NUMERO DE EXPEDIENTE:El dato Monto IVA se calcula en base a la Tasa del IVA aplicada al monto de lafactura no exento de impuesto.

Los datos Monto IVA Importación y Monto Importación se ajustan cuando elproducto es definido de importación

Pulsar Enter al introducir el último dato.

En el dato Items se coloca la cantidad de impuestos que tiene una factura.

El TIPO DE COMPRA se selecciona en el botón correspondiente (Crédito oContado).






Si se desea agregar otra Factura en el Libro de Compras, repita laoperación antes descrita.

TIPS: Cada formulario que se Consulte permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Libro deCompras sólo podremos realizar operaciones sobre las facturas que loconstituyen. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consultay se muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario.Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permitedesplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO,ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos,Solicitar Ayuda del formulario o Salir.

6.5 Realizar Orden de Compra:La realización de la Orden de Compra es en muchas empresas el primer paso del procesoadministrativo de compras.Elaboremos una Orden de Compra, en la pantalla principal haga clic en la opción Ordenes deCompra del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menúprincipal de Compras.


en la Barra de Tareas, haga clic en el botón y en pantalla se visualizan lossiguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado:


NUMERO: 1192

En FECHA la fecha del día actual.

En VENCTO. La fecha de vencimiento de la orden de compra, siete díasdespués de la fecha actual (Predefinido por el usuario en la opciónConfiguración del módulo de Compras).

En Status Elaboración.

Luego, en la persiana Cond. de Pago seleccionar Contado.

En Referencia, se debe editar el número del aval físico de la orden decompras. Para el ejemplo desarrollado se deja sin texto.

Ahora, para seleccionar el Proveedor (Código), hacer clic sobre el cuadro detexto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deProveedores.

Seleccione:

Código: 1327

Una vez, seleccionado el código del proveedor, pulsar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula delproveedor.

Ahora, para seleccionar el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre elcuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deVendedores.

Seleccione:

Código: 1Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor.

Luego, en la persiana PRECIO seleccionar Costo

Los productos que constituirán la orden de compra, deben Agregarseposteriormente al registro de la sección de encabezado, para ello hacer clic en

el botón , en ese momento, se abre una fila en la lista de productos.

El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es el siguiente:

La columna almacén viene con un Código de Almacén por defecto, sinembargo, puede ser cambiado, haciendo clic sobre la columna almacén de lafila vacía, para el ejemplo seleccionar: 1.

Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna productode la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deProductos.

Seleccione:

CÓDIGO: 0003


Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la secciónDatos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, StockMínimo, Cantidad del Producto por Recibir, Peso, si el producto utilizaEmpaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVA particular de cadaproducto).

La CANTIDAD (por empaque), PRECIO, DESCUENTO y MONTO NETO delproducto, traen los valores por defecto, de ser necesario modificar valores,editarlos en el cuadro de texto respectivo.

Para el ejemplo se tienen:CANTIDAD: 10PRECIO: 0.37MONTO NETO: 3.70

Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, MONTOSOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL de la Orden de Compra semuestran automáticamente y actualizados cada vez que se completan losdatos respecto a un producto. Estos valores no son modificables para elusuario.

La Tasa del IVA es un valor preestablecido en la opción Configuración delmenú Utilitarios del módulo Ventas, sin embargo, este valor puede sermodificado.

Otro valor que se solicita, es el Peso Total de los productos incluidos en elpresupuesto, NO puede ser modificado, esta característica se define con lainclusión del producto y automáticamente el sistema trae el preso del producto.

De tener la Orden de Compra PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTOaplicables se deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos, aligual que de tener Observaciones la Orden de Compra, se debe hacer clic

sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con unasección donde puede editar la Observación de la Orden de Compra; paraminimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede

acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestañaque identifica la página de Lista, hacer clic en el cuadro de texto orden, semuestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenarála lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puedeespecificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador dela lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándoseautomáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma decolocar la observación en la pantalla de edición es haciendo clic sobre la

pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón . Para salir de la

pantalla de edición, hacer clic sobre el botón .En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permiteagregar observaciones al producto con respecto a la orden de compra, elproceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente.En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulosanteriores se ha visto la elaboración de Observaciones.

Si se desea agregar otro Producto, repita la operación antesdescrita.En la página Compras se puede Consultar, de la Orden de Compraespecificada en el encabezado, cada producto que la conforma y su condicióndentro de la misma. Por lo cual, una vez realizada la transacción de compra


basada en la orden de compra que estamos elaborando, volveremos aconsultar esta opción para el análisis de la misma.

La edición de los datos en la página Datos de Envió, para la información dedestino de la mercancía comprada, no siempre es obligatoria. Sin embargo, deser necesario, edite los datos en los cuadros de texto respectivos, antes degrabar o procesar la Orden de Compra.

Una vez, agregados los productos que conformarán la Orden de Compra yteniendo configurados los datos de las páginas Renglones, Datos de Envió(según sea el caso) e Importación, se procede a Guardar la Orden de Comprapara lo cual se tiene dos opciones Guardarla o Procesarla:

• Si la Orden de Compra le faltaron datos o debe ser modificada posteriormente

no se procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentraen la Barra de Tareas. De este modo la Orden de Compra queda en el statusen Elaboración.

• Si la Orden de Compra está registrada completamente, para ser procesada, se

selecciona el botón . De este modo la Orden de Compra queda en elstatus de Por Recibir, pasando a Procesada una vez realizada la compra enbase a la orden especificada.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón . De este modo la Ordende Compra queda en status Por Recibir.De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.


Si se desea agregar otra Orden de Compra, repita la operaciónantes descrita.TIPS: Otra forma de agregar productos a una Orden de Compra, es realizandouna operación de importación de productos.Ver Ayudas de CONFIA.


Para Eliminar un Producto de la orden de compra, hacer clic sobre el botón ,de esta manera queda eliminado el Producto de la lista.La Orden de Compra debe estar en Status en Elaboración, para poderrealizarse las operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. En losStatus Por Recibir o Parcialmente Recibido solo se pueden Eliminar productosde la Orden de Compra.Existen otro tipo de Status que pueden adquirir las órdenes de compra. VerAyudas de CONFIA.

El botón , permite anular la orden de compra, pero la misma debe estar enStatus En Elaboración, Parcialmente Recibida o Por Recibir.

TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Ordenesde Compra sólo podremos realizar operaciones sobre las Ordenes de Compra.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

6.6 Realizar Compra de Productos:Procedamos a realizar una compra. Este proceso puede llevarse a cabo basándose en unaorden de compra o simplemente realizando el registro de los productos facturados por elproveedor.

Para realizar la Compra, en la pantalla principal haga clic en la opción Compra del MenúMovimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+C, estando en el menú principal de Compras.



NUMERO: 43



Luego, en la persiana Cond. De Pago seleccionar Contado.

En Referencia, se debe editar el número del aval físico de la compra. Para elejemplo desarrollado se deja sin texto.

La casilla de verificación Importación se activa cuando una Compra esconfigurada de importación. En el ejemplo desarrollado la compra larealizaremos a un proveedor nacional.


Seleccione:

Código: 1327





Seleccione:

Código: 1

Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter.


Luego, en los cuadros de texto Factura y Número Fiscal edite:

FACTURA: 14520Nro. FISCAL: 14520

Los productos que constituirán la compra, deben Agregarse posteriormente al

registro de la sección de encabezado, para ello hacer clic en el botón , enese momento, se abre una fila en la lista de productos.


Sin Embargo, para el ejemplo desarrollado, basaremos la compra en la ordende compra elaborada anteriormente.

Por lo cual realizaremos una operación de importación de Productos, haga clic

al botón , en ese momento, se abre una pantalla desde la cual se importaránlos productos que pertenezcan a la orden de compra elaborada a priori, sinembargo, puede importarse cualquier otro documento (Prefactura, Factura,Compra, Pedido, Cotización, Nota de Entrega, Nota de Despacho, Trasladoentre Almacén, Ajuste de Almacén, Grupo de Productos, Equipos). El modo deoperación es el siguiente se debe hacer clic en la persiana Empresa, escoger laempresa de la cual se desea importar el documento que contiene los productosque formaran parte de la Compra, en nuestro caso seleccionar:

EMPRESA: CORPORACION EXIAUTO, C.A

Luego seleccionar el tipo de documento a importar.

TIPO DE DOCUMENTO: Orden de Compra.

Se tienen opciones de filtrado, para la búsqueda del documento. Estasopciones son las siguientes:

ü Pueden necesitarse los documentos que estén ubicados en un periodoespecífico. Para ello, colocar el rango de fecha que delimita el periodo, en loscuadros de texto Desde y Hasta de Rango de Fechas.

ü En caso, de necesitarse documentos que estén en una numeracióndeterminada, coloque el rango de los números en los cuadros de texto Desde yHasta de Número de Documento.


ü Existe la opción de mostrar los documentos que estén en un Statusdeterminado, para ello hacer clic en la persiana Status y escoger de la mismael valor solicitado.

ü Si se desea obtener información de los documentos relacionados con elproveedor de la Compra que se esta realizando, hacer clic en la casilla deverificación Proveedor,

ü En caso de desear importar productos de un documento, con los precios dedichos productos, actualizados al valor que presentan en el inventario actual,seleccionar la casilla de verificación Reestablecer precios. Además, puedeaplicarse un factor multiplicador específico.

ü Otra opción es buscar el documento desde un archivo, para lo cual seselecciona la casilla de verificación Archivo y se hace clic en el botón que tienetres puntos

Para el ejemplo, dejar las opciones establecidas por defecto.

Una vez establecidas, las opciones de filtrado, hacer clic en el botónSeleccionar de este modo las filas de la lista documento se llenan, con losdocumentos que cumplieron con la(s) condición(es) seleccionada(s). Los datosque se muestran respecto a los mismos son Número, Fecha yCliente/Proveedor según sea el caso. Al hacer clic sobre la fila de cadadocumento, los productos que pertenecen a cada documento pueden servisualizados en la lista renglones del documento, respecto a cada producto semuestran los siguientes datos: Status que permite seleccionar el productocomo potencial elemento para la Compra, Código, Cantidad, Almacén,Existencia, Procesado, Precio, Descuento y Monto Neto del Producto. En laparte inferior de la lista renglones del documento se puede visualizar doscuadros de texto, donde se colocan respectivamente la Descripción yObservación del producto seleccionado en la lista.

Al realizar la selección, el cuadro de texto Número de documentosseleccionados, muestra la cantidad de documentos que cumplen con lacondición de filtrado.

De no estar conforme con la operación de selección de productos desde los

documentos, puede revertirse el proceso, haciendo clic en el botón .

Los botones colocados en la parte inferior de la pantalla permiten seleccionartodos los productos para ser importados, para Marcar Todos, seleccionar el

botón , si se van a Desmarcar Todos los productos para no agregarlos a

la Compra hacer clic en el botón y por último importar el documento con

los productos seleccionados en el botón .

El proceso de importación se realiza seleccionando de la lista documento, élque desea importar, ubique la orden de compra:

NUMERO: 1192

Luego se marcan los productos que formaran parte de la Compra que se estarealizando, Si se van a agregar todos los productos, hacer clic en el botón

y por último hacer clic en el botón , de este modo, se colocan en lalista de productos de la página Renglones de la pantalla Compras, losproductos seleccionados. Estando en la pantalla de Compra, puede realizar lasmodificaciones necesarias a los datos importados e inclusive volver a importarotros productos de documentos ya elaborados.


Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la secciónDatos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, Peso, si elproducto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVAparticular de cada producto).ORDEN, CANTIDAD (por empaque), PRECIO, DESCUENTO, MONTO NETOy TASA IVA del producto, traen los valores por defecto, de ser necesariomodificar valores, editarlos en el cuadro de texto respectivo.

Para el ejemplo se tienen:

CANTIDAD: 10PRECIO: 0.37IVA: 0.33MONTO NETO: 4.03

Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, MONTOSOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL de la Compra se muestranautomáticamente y se actualizan cada vez que se completan los datos respectoa un producto. Estos valores no son modificables para el usuario.

De tener la compra otros cargos edítelos en el cuadro de texto Otros cargos.Estos pueden ser pagos por fletes, gastos administrativos, entre otros. Para elejemplo desarrollado se deja sin texto.

El factor multiplicador varía cuando se definen compras de importación. Pordefecto, viene en 1.000000.

De tener la Compra PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicablesse deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos, al igual que

de tener Observaciones la Compra, se debe hacer clic sobre el botón . Alrealizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puedeeditar la Observación de la Compra, para el ejemplo coloque:

Compra basada en la Orden de Compra NÚMERO: 1192Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede



pantalla de edición, hacer clic sobre el botón .En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permiteagregar observaciones al producto con respecto a la orden de compra, elproceso de asignación de la observación es igual al descrito anteriormente.

En el ejemplo desarrollado las Observaciones de productos se dejarán comoejercicio para el usuario, en la elaboración de otras compras.

Una vez, agregados los productos que conformarán la Compra y teniendoconfigurados los datos de la página Renglones, Compra/Crédito (de ser laCompra a crédito) e Importación (De ser una compra de importación), seprocede a Guardar la Compra para lo cual se tiene varias opciones deGuardarla o Procesarla:


•Si a la Compra le faltaron datos o debe ser modificada posteriormente, no se

procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentra en laBarra de Tareas. De este modo la Compra queda en el status en Elaboración.•Si la Compra esta registrada completamente, además, contiene productosque no trabajan con seriales y el módulo de Compras no está integrado con el

módulo de Contabilidad, se procesa, haciendo clic en el botón , quedando laCompra en el status Procesada.•Si la Compra esta registrada completamente, además, contiene productosque no trabajan con seriales y el módulo de Compras esta integrado con elmódulo de Contabilidad, al momento de procesar la Compra, se coloca activala página Contabilizar, para realizar el cuadre de las cuentas contables,generadas por la transacción. Luego de realizar la operación contable, hacer

clic en el botón , quedando la Compra en el status Procesada.• Si la Compra esta registrada completamente, además, contiene productosque trabajan con serial y no esta integrado el módulo de Compras con elmódulo de Contabilidad, al momento de procesar la Compra, se coloca activala página de Serialización, para realizar. el proceso de serializar. Al culminar el

proceso, hacer clic en el botón , quedando la Compra en el statusProcesada, si se posterga el proceso, adquiere el status Por Serializar.• Si la Compra esta registrada completamente, además, contiene productosque trabajan con serial y esta integrado el módulo de Compras con el módulode Contabilidad, al momento de procesar la Compra, se coloca activa la páginade Contabilizar y luego de realizar la operación contable, hacer clic en el

botón , en ese momento se activa la página de Serialización, para realizar elproceso de Serializar productos. Por último seleccionar de igual manera el

botón . Al culminar estos procesos la Compra queda en el StatusProcesada, si se posterga el proceso de Serializar, adquiere el status PorSerializar.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón . De este modo laCompra queda en status Procesada.De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.



Si se desea agregar otra Compra, repita la operación antes descrita.TIPS: Otra forma de agregar productos a una Compra, es realizando laoperación de agregar uno a uno los productos.Ver Ayudas de CONFIA.

Para Eliminar un Producto de la compra, hacer clic sobre el botón , de estamanera queda eliminado el Producto de la lista.Existen otro tipo de Status que pueden adquirir las compras. Ver Ayudas deCONFIA.La Compra debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse estasoperaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. En los StatusProcesada, Por Serializar, Anulada, Parcialmente Devuelta y TotalmenteDevuelta estas operaciones no se pueden realizar.

Las páginas de Compra/Crédito, Importación y Serialización se activarándependiendo de las siguientes condiciones:Compra/Crédito: Si la condición de la compra que se registra es a Crédito, almomento de seleccionar crédito, se activa esta página.En ese momento se solicita la Fecha de Vencimiento que representa la fecha enque vence el documento generado por la transacción a crédito, este dato debe sereditado en el cuadro de texto respectivo.El Tipo de Documento que generará la compra (pagaré, letras, factura, entre otros)y el Grupo de Cuentas por Pagar en el cual se clasifica la transacción a créditodebe seleccionarse, directamente en la persiana correspondiente; mostrándoseautomáticamente la Descripción del Tipo de Documento y del Grupo Cuentas porPagar .Para hacer efectiva la operación de registro de las condiciones de la compra acrédito, hacer clic en el botón , de la página.Importación: Si la compra realizada es de Importación, al momento de seleccionarla casilla de verificación Importación, se activa esta página.


En ese momento, se solicitan los montos generados por la importación delproducto (Tanto en el país de origen como en el destino) estos montos son elCosto de la Mercancía en Moneda Extranjera, Gastos Administrativos, FleteInterno en el exterior y Flete Externo desde el lugar de compra al país, Aranceles,Impuesto Nacional, Gastos y Comisiones Aduanales, Flete, Factor de Cambio enMoneda Extranjera. El Número de Planilla y Expediente se registran en base alnúmero de documento donde se encuentran asentados los montos de importación.Para hacer efectiva la operación de registro de los datos de las importaciones,hacer clic en el botón , de la página.Esta operación nos permite calcular un nuevo factor de cambio, y de esta manerallevar nuestra compra a valores reales en moneda nacional, para luego llevarlo alos módulos de cuentas por pagar e inventario.Serialización: La Página de Serialización estará activa si la Compra contieneproductos que manejan serial y previamente se ha activado la Serialización en laopción Configuración del menú Utilitarios del Módulo Ventas.Para realizar el proceso de Serializar, debe hacerse clic sobre la fila quecorresponda al producto a Serializar e introduzca el serial en la columnarespectiva, este proceso se hace con cada producto

Para finalizar la Serialización y Compra, se hace clic sobre el botón De estemodo cuando el sistema pregunte ¿Esta seguro de procesar la Serialización? Sedebe hacer clic en el botón de haber culminado la Serialización (quedando lacompra Procesada), en caso contrario, hacer clic en el botón de la barra detareas, quedando la Compra en status Por Serializar, hasta que se realice elmismo y pase al Status Procesada.La ejecución de estos tres procesos se deja como actividad para el usuario.La información que brinda la página Devoluciones es solo de consulta. Por locual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos) de Devolución, sesugiere al usuario acceder esta opción para el análisis de las mismas.


TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deCompras sólo podremos realizar operaciones sobre las Compras.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

6.7 Verificar Productos Recibidos de la Orden de Compra;Para realizar esta actividad, en la pantalla principal haga clic en la opción Ordenes de Comprasdel Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menú principal deCompras.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierteen la Barra de Tareas.

Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos de la orden decompra, registrada anteriormente, seleccione la:

NUMERO: 1192

Luego, haga clic en el botón y seleccione la página Compras.

Desde está opción se puede tener acceso a los productos que conforman laOrden de Compra, especificada en la sección de encabezado. Pudiendorealizarse la operación de consulta sobre la situación actual de los productosen la Orden de Compra. Los datos que se muestran respecto a los productosson: Código, Descripción y Cantidad solicitada y Recibida del producto.Además, de las Compras relacionadas con las entregas del producto a laempresa.

6.8 Realizar una Devolución en Compras:Procedamos a realizar la devolución de cierta cantidad del producto adquirido en la compraregistrada anteriormente.

Para realizar la Devolución en Compra, en la pantalla principal haga clic en la opciónDevoluciones en Compra del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+D,estando en el menú principal de Compras.



NUMERO: 3



Luego, se solicita el número de la compra de la cual se desea registrar ladevolución, hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de esemodo se obtendrá un Buscador de Compras.

Seleccione:

NUMERO: 43 (Compra anterior)

Una vez, seleccionado el número de la compra, pulsar la tecla Enter.


Vemos que automáticamente se visualizan los datos de la compraseleccionada.

Los productos que se devolverán de la compra, deben Agregarseposteriormente al registro de la sección de encabezado, para ello hacer clic en



Para el ejemplo desarrollado, basaremos la Devolución en la Compraregistrada anteriormente.


al botón , en ese momento, se abre una pantalla desde la cual seimportarán los productos que pertenezcan a la compra registrada a priori,puede importarse cualquier otro documento (Prefactura, Factura, Compra,Pedido, Cotización, Nota de Entrega, Nota de Despacho, Traslado entreAlmacén, Ajuste de Almacén, Grupo de Productos, Equipos).

El proceso de importación se realiza seleccionando de la lista documento, élque desea importar, Compra:

NUMERO: 43

Luego se marcan los productos que formaran parte de la Devolución enCompra que se esta realizando (Si se van a agregar todos los productos, hacer

clic en el botón ) y por último hacer clic en el botón , de este modo,se colocan en la lista de productos de la página Renglones de la pantallaDevolución en Compras, los productos seleccionados. Estando en la pantalla,se pueden realizar las modificaciones necesarias a los datos importados.Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la secciónDatos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, Peso, si elproducto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVAparticular de cada producto).

La CANTIDAD, PRECIO, DESCUENTO, MONTO NETO y TASA IVA, delproducto, traen los valores por defecto, de ser necesario modificar valores,editarlos en el cuadro de texto respectivo.

Cambiemos la cantidad, ya que devolveremos solo tres productos.

CANTIDAD: 3

Los datos SUBTOTAL, MONTO IVA, MONTO SOBRE el que se calcula el IVAy el TOTAL de la Devolución Compra se muestran automáticamente y seactualizan cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estosvalores no son modificables para el usuario.

Al igual que de tener Observaciones la Devolución en Compra, se debe hacer

clic sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con unasección donde puede editar la Observación de la Devolución, para el ejemplocoloque:

Devolución de productos de la Compra NUMERO: 3


Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede



pantalla de edición, hacer clic sobre el botón .En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permiteagregar observaciones al producto con respecto a la devolución, el proceso deasignación de la observación es igual al descrito anteriormente.En el ejemplo desarrollado las Observaciones de productos se dejarán comoejercicio para el usuario, en la elaboración de otras devoluciones en compras.

Una vez, agregados los productos que conformarán la Devolución en Compra yteniendo configurados los datos de la página Renglones se procede a Guardarla Devolución en Compra para lo cual se tiene varias opciones de Guardarla oProcesarla:

• Si la Devolución en Compra le faltaron datos o debe ser modificada

posteriormente, no se procesa y solo se graba haciendo uso del botón quese encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Devolución en Compraqueda en el status en Elaboración.

• Si la Devolución en Compra esta registrada completamente, además, contiene

productos que no trabajan con seriales, se procesa, seleccionando el botón. Quedando la Devolución en Compra en el status de Procesada,

• Si la Devolución en Compra esta registrada completamente, además, contieneproductos que trabajan con serial, al momento de procesar la Devolución, secoloca activa la página de Serializar, para realizar el proceso de Serializar

productos. Al culminar este proceso, hacer clic en el botón , quedando laDevolución en Compra en el status Procesada, si se posterga el proceso deSerializar, adquiere el status Por Serializar.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón . De este modo laDevolución queda en status Procesada.De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.



Si se desea agregar otra Devolución en Compra, repita la operaciónantes descrita.TIPS: Otra forma de agregar productos a una Devolución en Compra, esrealizando la operación de agregar uno a uno los productos. Teniendo encuenta que los productos especificados y cantidades de los mismos en laDevolución en Compra, deben pertenecer a la compra asociada.Ver Ayudas de CONFIA.Para Eliminar un Producto de la Devolución en Compra, hacer clic sobre elbotón , de esta manera queda eliminado el Producto de la listaExisten otro tipo de Status que pueden adquirir las devoluciones en compra.Ver Ayudas de CONFIA.La Devolución Compra debe estar en Status Elaboración, para poder realizarlas operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. En los StatusProcesada o Por Serializar estas operaciones no pueden realizarse.

Serialización: La Página de Serialización estará activa si la Devolución en Compracontiene productos que manejan serial y previamente se ha activado laSerialización en la opción Configuración del menú Utilitarios del Módulo Ventas.Para realizar el proceso de Serializar, debe hacerse clic sobre la fila quecorresponda al producto a Serializar e introduzca el serial en la columnarespectiva, este proceso se hace con cada productoPara finalizar la Serialización y la Devolución en Compra, se hace clic sobre elbotón . De este modo cuando el sistema pregunte ¿Esta seguro de procesar laSerialización? Se debe hacer clic en el botón de haber culminado laSerialización (quedando la devolución en compra Procesada), en caso contrario,hacer clic en el botón de la barra de tareas, quedando la Devolución enCompra en status Por Serializar, hasta que se realice el mismo y pase al StatusProcesada.TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de


Devolución en Compras sólo podremos realizar operaciones sobre lasDevoluciones en Compras. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa enmodo consulta y se muestra el primer elemento almacenado relacionado con eseformulario. Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permitedesplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO,ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos,Solicitar Ayuda del formulario o Salir.

6.9 Realizar un Presupuesto:Procedamos a registrar un presupuesto solicitado por la empresa a un proveedor.

Para registrar un Presupuesto, en la pantalla principal haga clic en la opción Presupuesto deCompras del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+P, estando en el menúprincipal de Compras.



NUMERO: 1En FECHA la fecha del día actual.En VENCTO. La fecha de vencimiento del presupuesto, siete días después dela fecha actual (Predefinido por el usuario en la opción Configuración delmódulo de Compras).



Seleccione:

Código: 1327




Seleccione:

Código: 1



Luego, en la persiana PRECIO seleccionar Costo

Los productos que constituirán el presupuesto, deben Agregarseposteriormente al registro de la sección de encabezado, para ello hacer clic en



El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es el siguiente:

La columna almacén viene con un Código de Almacén por defecto, sinembargo, puede ser cambiado, haciendo clic sobre la columna almacén de lafila vacía y mostrándose una persiana con los nombres de los almacenes y susexistencias. Para el ejemplo seleccionar: 1.


Seleccione:

CÓDIGO: 0003


Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la secciónDatos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, StockMínimo, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene elempaque, Tasa IVA particular de cada producto).

La CANTIDAD (por empaque), PRECIO, DESCUENTO y MONTO NETO delproducto, traen los valores por defecto, de ser necesario modificar valores,editarlos en el cuadro de texto respectivo.

Para el ejemplo desarrollado se tienen:

CANTIDAD: 10PRECIO: 0.37MONTO NETO: 3.7IVA: 0.33

Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, MONTOSOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL del presupuesto se muestranautomáticamente y actualizados cada vez que se completan los datos respectoa un producto. Estos valores no son modificables para el usuario.

La Tasa del IVA es un valor preestablecido en la opción Configuración delmenú Utilitarios del módulo Ventas, sin embargo, este valor puede sermodificado.

Otro valor que se solicita, es el Peso Total de los productos incluidos en elpresupuesto, NO puede ser modificado, esta característica se define con lainclusión del producto y automáticamente el sistema trae el preso del producto.

De tener el Presupuesto PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTOaplicables se deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos, aligual que de tener Observaciones el Presupuesto, se debe hacer clic sobre el

botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con una seccióndonde puede editar la Observación del presupuesto; para minimizar trabajo setiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic

sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica lapágina de Lista, hacer clic en el cuadro de texto orden, se muestra unapersiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista(Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse enel cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubicaen el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente laobservación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en


la pantalla de edición es haciendo clic sobre la pestaña de la página Principal,

luego seleccionar el botón . Para salir de la pantalla de edición, hacer clic

sobre el botón .

En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permiteagregar observaciones al producto con respecto al presupuesto, el proceso deasignación de la observación es igual al descrito anteriormente.

En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en losprocesos anteriores se ha visto la elaboración de Observaciones.

Si se desea agregar otro Producto, repita la operación antesdescrita.Una vez, agregados los productos que conformarán el presupuesto, se procedea Guardarlo para lo cual se tiene dos opciones Guardarlo o Procesarlo:

• Si el presupuesto le faltaron datos o debe ser modificado posteriormente no se

procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentra en laBarra de Tareas. De este modo el presupuesto queda en el status enElaboración.

• Si el presupuesto está registrado completamente, para ser procesado, se

selecciona el botón . De este modo el presupuesto queda en el status dePor Recibir.

• Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón . De este modo elpresupuesto queda en status Por Recibir, pasando a Procesado una vezrealizada la compra en base al mismo



Si se desea agregar otro Presupuesto, repita la operación antesdescrita.


TIPS: Otra forma de agregar productos a un Presupuesto, es realizando unaoperación de importación de productos.Ver Ayudas de CONFIA.

Para Eliminar un Producto del presupuesto, hacer clic sobre el botón , deesta manera queda eliminado el Producto de la lista.El Presupuesto debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarselas operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos.Existen otro tipo de Status que pueden adquirir el presupuesto. Ver Ayudas deCONFIA.

El botón , permite anular el presupuesto, estando en cualquiera de losstatus.

TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario dePresupuesto sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

6.10 Registrar Requisiciones de Productos y/o Servicios:Para registrar una Requisición sea de producto o servicio, en la pantalla principal haga clic enla opción Requisición o Requisición de Servicio según sea el caso, del Menú Archivo o pulsardirectamente las teclas Ctrl+R (teclas válidas para cualquiera de los dos casos), estando en elmenú principal de Compras.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se

convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón en esemomento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos que identifican la Requisición, luego Guárdelospara que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el

botón también colocado sobre la Barra de Tareas o el botóncolocado dentro de la pagina Renglones de Presupuesto.

La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el registro de unarequisición, sea de producto o servicio, es parecido al de las transacciones anteriormenterealizadas, lo que cambia es la naturaleza del documento generado.

6.11 Reportes:Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Compras,en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, recuerde estando en el menú principal deCompras.

Al acceder esta opción de Reporte de Compras, se puede obtener una variedad de reportesque permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma dedecisiones. Entre los reportes manejados se tienen, Compras, Ordenes de Compra,Devoluciones, Requisiciones, Presupuesto, Libro de Compras y Análisis de las compras.


TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario dereportes a lo largo de todos los módulos del Sistema CONFIA.

6.12 Utilitarios del Módulo de Compras:Existe un utilitario, además, de configuración que permite realizar mantenimiento en el módulode compras.

Este utilitario se Consulta a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal deCompras.

CERRAR EJERCICIO: Para realizar el Cierre de Ejercicio, se debe colocar en el cuadro detexto Al, la fecha hasta la cual se desea ejecutar el proceso.

Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón , el sistemaenvía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de compras?, de estarde acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con lavisualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en el botón

No. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón .

TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar elEjercicio de Compras.

JUEGO: Es un utilitario que permite distraerse en tiempos libres.


MODULO 7MÓDULO DE VENTAS.

Objetivos


• Conocer los atributos y comandos del módulo Ventas.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo Ventas.

Duración Estimada

• 3 horas.

Referencia

Teniendo los productos y sus existencias registradas en el sistema, ahora se presenta, elmódulo que permite llevar un control de las transacciones relacionadas con las Ventas deProductos de la Empresa GAHMA SOFT. C.A.

Trabajo de Oficina

El Módulo de Ventas permite entre otras cosas: Control de clientes, Configurar fácilmente unpunto de venta, múltiples opciones para cálculos de comisiones por ventas o cobros, Emisiónde facturas, prefacturas, cotizaciones despachos, notas de entrega, ordenes de carga, guías demovilización, devoluciones y anulaciones en ventas, control de productos en garantía yreparaciones y Libro de Ventas Automático.

Para entrar al módulo de Ventas debe seleccionarse del menú módulos del menú principal deCONFÍA el comando Ventas o pulsar directamente las teclas Alt+V colocado en la pantallaprincipal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de ventas.

7.1 Configurar Ventas.La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Ventas, es configurar losvalores iniciales de los Correlativos de documentos utilizados en el módulo, el modo de crearlos códigos y números de las entidades (Clientes) y documentos a utilizar dentro del módulo deventas, al igual que el establecimiento de la cantidad de días vigentes para los documentos.

Nos ubicamos en la pantalla principalhaga clic en la opción Configuración delMenú Utilitarios, estando en el menúprincipal de Ventas.

Observamos que automáticamente laBarra de Herramientas Principal seconvierte en la Barra de Tareas y en

pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos, (En este caso,por que ya están configurados los datos):



ü La asignación por parte del usuario de los Códigos de los Clientes, Númerosde los Pedidos y Números de las Garantías y Reparaciones.

ü El valor desde el cual el sistema comienza a generar los Números de lasCotizaciones, Prefacturas, Guía de Movilización, Nota de Entrega, Orden deCarga, Nota de Despacho, Movimiento de Caja , Relación de Caja,Devoluciones en Venta, Costo en Hora de Soporte Técnico Telefónico.

ü Establecer por defecto las opciones Modificar Descuento Factura, Ordenar laMuestra de Productos en Factura, Precio por Debajo del Costo y Manejo deImpuesto en Venta, para que las operaciones y procesos que representan seanpermisibles en las opciones de Movimiento del módulo Ventas.

ü La desactivación de las opciones Despacho en Facturación, Facturar enNegativo, Transporte en Facturación, Serialización, Modificar Monto deFactura, Máximo Descuento al Cliente, si considera o no Usuarios por Caja, siManeja o no Precios Sustitutos, Para que las operaciones y procesos querepresentan sean permisibles en la opciones de Movimiento del móduloVentas, hacer clic en las casillas de verificación situadas al lado de los cuadrosde texto respectivos.

ü El valor en el sistema para el IVA.

También, se puede configurar las siguientes opciones:

ü Colocar como modo de edición de la factura Encabezado al final del proceso defacturación, es decir; que se permita registrar los ítems y luego el encabezado.Para ello, hacer clic en la casilla de verificación situada al lado del cuadro de textoEncabezado al final. También, se puede establecer el precio por defecto al cual serealizarán las ventas. Para ello, hacer clic en la persiana situada al lado de lacasilla de verificación Encabezado al final y luego seleccionar el valor del tipo deprecio por defecto.

ü Se puede indicar que los datos del cliente deben ser o no obligatorios.


ü Días de Vencimiento de las Cotizaciones (Para considerar solo las cotizacionesque se encuentre hábiles). Para ello asignar el valor en el cuadro de textorespectivo.

ü Días de Vencimiento de las Notas de Entrega. Para ello asignar el valor en elcuadro de texto respectivo.

ü Tipo de moneda extranjera si la facturación se realizará en la misma y el tipo deprecio que contiene el factor multiplicador por el cual se rige esa monedaextranjera. Para ello, hacer clic en la casilla de verificación Moneda Extranjera y enla persiana situada al lado de la misma, seleccionar el valor que se asignará al tipoprecio.

ü Definir la Caja Principal que manejará la facturación y Precio Oferta o promociónque se ofrecerá al cliente. Para ello, hacer clic en las persianas situadas al lado delos cuadros de texto Caja Principal y Precio oferta y luego seleccionar el valor quese les asignará.

ü Establecer si las prefacturas afectarán cuentas por cobrar y Días de Vencimientode las mismas (Para considerar solo las prefacturas que se encuentre hábiles).Para ello seleccionar la casilla de verificación respectiva y colocar el valor en elcuadro de texto respectivo.

ü También podemos definir que nos muestre un mensaje indicando que el precioesta por debajo del costo.

ü Igualmente podemos configurar que el formato de la factura a crédito incluye girosy que el formato de factura y de contado son diferentes.

ü Se puede determinar si se quiere imprimir la factura inmediatamente después deprocesar o si se imprime según requisición del usuario operador.

ü Por último, el usuario puede configurar el uso de los puntos de ventas o facturaciónde varias cajas a la vez y si desde los mismos son modificables las cantidades deproductos en las facturas emitidas desde los mismos. Para ello, hacer clic en lascasillas de verificación situadas al lado de los cuadros de texto Punto de Venta yModificar Cantidad.

ü Igualmente puede definir un código para los productos varios y definir los Nº defactura a utilizar y si desea que muestre el vuelto o no.

De no estar configurados los datos o desear realizar alguna modificación haga clic en el botón

Editar de la Barra de Tareas,introduzca los datos y luegoGuárdelos para que quedenregistrados en el Sistema, haciendo

clic en el botón Guardartambién colocado sobre la Barra deTareas.


7.2 Agregar Tipos de Clientes.Ahora procedamos a registrar la clasificación de los clientes, esto debe realizarse, antes decomenzar a introducir los datos de los mismos.Esta clasificación puede realizarse: Por zona, por la forma de adquisición del producto,cantidad de producto que solicita frecuentemente el cliente o por la forma de pago a laempresa, entre otras.

Para Agregar un Tipo de Cliente, en la pantalla principal haga clic en la opción Tipos de Clientedel Menú Archivos.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra deTareas.

· Si no hay Tipos de Clientes registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hayningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Tipos de Clientes registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregary escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

o CODIGO: Se refiere al número de identificación del tipo de Cliente.Editar Código : 2

o DESCRIPCION: CORPORATIVO.

Presione la Tecla Enter al introducir el último dato.



· En la Página Lista, se observan todos los tipos de clientes registrados en el Sistemacon los siguientes datos: Código y Descripción.


· Para finalizar haga clic en el botón Salir que le permitirá salir y volver a la pantallaprincipal.

Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados cuatro tipos de clientes. Puedenvisualizarse desplazándose con los botones de búsqueda o abriendo la Página Lista de laPantalla Tipos de Cliente.


Si se desea agregar otro Tipo de Cliente, repita la operación antes descrita.TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre el elementoque tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Tipo de Cliente sólopodremos realizar operaciones sobre los Tipos de Clientes. Inmediatamente que lapantalla se abre, se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elementoalmacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DETAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO,ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir oBuscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir.

7.3 Registrar Tipos de Vendedores, Zonas de Clientes y Rutas de Clientes.

Para registrar un Tipo de Vendedor, Zona y/o Ruta donde se ubican Clientes, en la pantallaprincipal haga clic en la opción Tipos de Vendedor, Zonas o Rutas según sea el caso, del MenúArchivo estando en el menú principal de Ventas.


· Hacer clic en el botón Agregar , en ese momento coloca en modo edición loscuadros de textos respectivos para editar los datos que identifican al Tipo de Vendedor,Zona o Ruta de ubicación de Clientes.

· Luego Guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón


La ejecución de estas opciones se dejará como actividad al usuario. En el ejemplo desarrolladose tienen definidos los tipos de vendedores y zonas necesarias.En cuanto a las rutas no se hace uso de las mismas, en las operaciones de la empresa.

7.4 Registrar Vendedor.

Teniendo configurada la clasificación devendedores, registremos los mismos.Para ello, en la pantalla principal haga clicen la opción Vendedores del Menú Archivoestando en el menú principal de Ventas.

Vemos que automáticamente la Barra deHerramientas Principal se convierte en laBarra de Tareas.

· Hacer clic en el botón Agregary escriba los siguientes datos en loscuadros de textos respectivos delencabezado:

o CODIGO: Se refiere al número de identificación del Vendedor.Edite Código: 2000

o CI/RIF: 16.743.024


o NOMBRE: ADRIANA GARCIA.

o El NIT se deja sin valor.o Para el Tipo de Vendedor seleccionar de la persiana el valor, estos tipos de

Vendedores han sido configurados en el Menú Archivos, opción Tipo deVendedores del Módulo de Ventas.

o En FECHA DE INCLUSION editar (fecha del sistema).

o Seleccionar ACTIVO de la casilla de verificación respectiva.

Procedamos a registrar los datos correspondientes a la página Principal, quecorresponden a la información de ubicación o contacto del proveedor:

o DIRECCION: AV. 5 DE JULIO. EDIF. LOS GIRASOLES, 2 PISO APTO. 22.o TELEFONOS: 0416-8554380o CELULAR: 04145754847o FAX: 02312475869o EMAIL: [email protected] FECHA DE NAC. : 27/01/1982o PRECIO DE MANO DE OBRA :o OBSERVACIONES se puede dejar sin texto.

Ahora, seleccione la página Precios/Zonas.

Inicialmente se tiene unas listas vacías, a la cual se irán añadiendo los almacenes a los cualestiene acceso el Vendedor, la zona asignada y el tipo de precio al cual puede vender.

Para Agregar un Almacén, seleccionar el

botón Agregar , que se encuentra enla parte inferior de la lista de Almacén, enese momento, se abre una fila en la lista deAlmacenes.

El proceso de registrar los datos de la fila enla lista Almacenes, es el siguiente:

o Para seleccionar el Código del Almacén, hacer clic sobre la columna Códigode la fila vacía, e ingrese el Almacén directamente. Otra opción, es pulsar latecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Almacén.

Seleccione:Código: 01

Una vez, seleccionado el código del almacén, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del almacén.

· Para la Zona y Precio se aplica el mismo procedimiento, agregue el Código de la Zonao Código del Precio en la lista respectiva o pulsar la tecla F2 y de ese modo seobtener un Buscador de Zona o Buscador de Tipo de Precio.

Hacer nuevamente en el botón Agregar Detalle y edite en la fila vacía de la listaPrecio:

CODIGO 2

mailto:[email protected]


Hacer nuevamente en el botón Agregar Detalle y edite en la fila vacía:

CODIGO: 3Hacer nuevamente en el botón Agregar Detalle y edite en la fila vacía:

CODIGO: 4

Vemos que automáticamente se visualiza la descripción de los Precios agregados.

No existen Zonas asignadas a la vendedora.

· En la página Documentos a Cobrar se puede Agregar, Modificar, Eliminar oConsultar los documentos asignados para cobro al Vendedor. La edición de los datosen la página Documentos a Cobrar no siempre es obligatoria. Sin embargo, de sernecesario, verifique que existen los documentos por cobrar y asígnele al vendedor loscorrespondientes, antes de grabar o procesar la ficha del mismo.

· La información que brinda la página Clientes es solo de consulta, sobre los clientesque han sido asignados al vendedor. Por lo cual, una vez realizado el registro decliente, se sugiere al usuario acceder las mismas para análisis de la información.

· En la página Actividades se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar lasactividades asignadas al vendedor indicando prioridades, estatus y fechas deasignación y de cumplimiento de las mismas.





Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados los vendedores de la Empresa GAHMASOFT C.A

Si se desea agregar otro Vendedor, repita la operación antes descrita.


7.5 Registrar Cliente.

Teniendo configurada la clasificación deClientes, registremos los mismos. Para ello, enla pantalla principal haga clic en la opciónClientes del Menú Archivo estando en el menúprincipal de Ventas.

Vemos que automáticamente la Barra deHerramientas Principal se convierte en la Barrade Tareas.

· Si no hay Clientes registrados, elsistema mostrará un mensaje: “No hayningún registro en el Archivo, pasará amodo Agregar”.

o Si hay Clientes registrados,entonces Hacer clic en el botón

Agregar .

· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado:

o CODIGO: Se refiere al número de Identificación del Cliente.o CI/RIF: J-30589128-1o NOMBRE: CONSORCIO V.L.G. C.A.

o Para el TIPO DE CLIENTE seleccionar de la persiana el valor. Estos tipos deCliente previamente han sido configurados en Menú Archivos, opción Tipos deCliente del Módulo de Ventas.Seleccione Tipo: 2.

o En FECHA DE INCLUSION editar y colocar la fecha del día.

o Seleccionar ACTIVO de la casilla de verificación respectiva.

o La casilla de verificación BLOQUEADO, se utiliza para inhabilitar un clientepara la realización de transacciones de la empresa con el mismo.

Procedamos a registrar los datos correspondientes a la página Principal:o DIRECCION: AV. ANDRES BELLO TORRE EMPRESARIAL ALTO CHAMA

PISO 1 OF.101.


o Para seleccionar el Código del Estado, hacer clic sobre la columna Código dela fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, deese modo se obtendrá un Buscador de Estado.Seleccione:CODIGO: 10

Una vez, seleccionado el código del estado, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del estado.

o Para seleccionar el Código de la Ciudad, hacer clic sobre la columna Códigode la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, deese modo se obtendrá un Buscador de Ciudad.Seleccione:CODIGO: 8

Una vez, seleccionado el código de la ciudad, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el nombre de la ciudad.

o TELEFONOS: 0274-710433.o CELULAR: 04147547851o FAX: 0274-710433o EMAIL: [email protected] WEB: www.consorcio32.como OBSERVACIONES se deja sin texto.

o Para seleccionar el Código del Vendedor asignado al cliente, hacer clic sobrela columna Código de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, espulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedor.Seleccione:CODIGO: 2000

Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor.

o Para seleccionar el Código del Tipo de Precio (tanto a crédito como al contado)al cual se vende al cliente, hacer clic sobre la columna Código de la fila vacía,e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo seobtendrá un Buscador de Tipo de Precio.Seleccione:CODIGO: 2

Una vez, seleccionado el código del tipo de precio, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del Tipo de Precio.

Nota: De no tener vendedor ni tipo de precio fijo no seleccionar estos valores.

o En la categoría en la cual se encuentra ubicado por la empresa al Cliente,editar en el cuadro de texto respectivo: A.

o En Actividad o Rubro comercial al cual se dedica el cliente, se puede dejar sintexto.

o Para seleccionar el Código de la Zona donde se ubica el cliente, hacer clicsobre la columna Código de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción,es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Zona.Seleccione:CODIGO: 1

Una vez, seleccionado el código de la Zona, pulsar la tecla Enter.


http://www.consorcio32.com


Vemos que automáticamente se visualiza la descripción de la Zona.

o La Ruta en la cual se ubica el cliente se puede realizar el mismo procedimientode la ZONA, o puede dejarla sin texto.

o FECHA DE NAC: Se coloca la fecha de nacimiento del cliente o de creación dela Empresa.

o En cuanto a los datos del Cónyuge, Observaciones, Contactos, puededejarlos sin texto.

o La casilla de verificación Contribuyente dejarla desactivada.

· Ahora, seleccione la página Saldos, para agregar las condiciones de las ventas acrédito realizadas al Cliente.

o En ese momento se solicita el Límite de Crédito que es el mayor monto decrédito que puede otorgar la empresa al Cliente.

o Máximo Porcentaje de Descuentos que es el mayor porcentaje de descuentoque puede conceder la empresa al Cliente.

o Porcentaje Adicional que es un porcentaje adicional o extra que se otorga alCliente.

o Número de Días de Vencimiento que indica cantidad de días otorgados alCliente para hacer efectivo los pagos especificados en los documentos.

o Número de Días para Bloqueo que representa la cantidad de días adicionalesque se otorgan luego de la fecha de vencimiento del documento para hacerefectivo el pago del mismo. Estos datos se deben registrar en los cuadros detexto respectivos.

Para el ejemplo desarrollado, edite los siguientes datos:LIMITE DE CREDITO: 10.000.Nro. Dias Venct: 45

En cuanto a los datos Número de Días para el Bloqueo, Máximo Porcentajede Descuento, Porcentaje de Descuento Adicional, puede dejarlos sin texto.

o El Código del Grupo de Cuentas por Cobrar en el cual se clasifica la cuenta porcobrar generada por la transacción a crédito debe seleccionarse, directamenteen la persiana Grupo CxC o a través del Buscador de Cuentas por Cobrar ,mostrándose automáticamente la Descripción del Grupo Cuentas por Cobrar.Seleccione:CODIGO: 1


Una vez, seleccionado el código del grupo de Cuentas por Cobrar, pulsar latecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del Grupo de Cuentaspor Cobrar.

o El Saldo y la lista de Documentos se actualizan automáticamente cada vez quese realiza una transacción a crédito con el Cliente.

o Los cuadros de texto Tipo de Documento, Grupo de Cuentas por Cobrar yCobrador Asignado, muestran respectivamente la descripción del documentoseleccionado, la descripción del grupo cuenta por cobrar donde se asignará lacuenta generada por la transacción y el nombre del cobrador asignado.

· Ahora, seleccione la página Representante para agregar los datos del RepresentanteLegal o Contacto con respecto al Cliente.

En los cuadros de texto respectivos edite los siguientes datos:

o NOMBRE: LUIS GERARDO URDANETA, RAFAEL URDANETA.

o DIRECCION: URB. LA ESMERALDA TRANSVESAL 1, QTA LAS ACACIAS.

o ESTADO: 10- MERIDA.

o CIUDAD: 1- MERIDA.

o TELEFONOS: 0274741587

o CELULAR: 04163579844

o En cuanto a los datos, Fecha de Nacimiento, Empresas y Fax, puededejarlos sin texto.

· Ahora, seleccione la página Datos de Envió para agregar los datos de la dirección dedestino de la mercancía vendida.


En los cuadros de texto respectivos edite los siguientes datos:

o DIRECCION: AV. ANDRES BELLO TORRE EMPRESARIAL ALTO CHAMAPISO 1 OF.101

o NOMBRE DESTINATARIO: LUIS GERARDO URDANETA.

o TELEFONOS: 0274741587

o CELULAR: 04163579844

o FAX: 0274-710433

o ESTADO: 10 - MERIDA

o CIUDAD: 1 - MERIDA

Otra opción, para seleccionar los Códigos del Estado y la Ciudad, es pulsar latecla F2, de ese modo se obtendrá el Buscador de Estado o Ciudad.

· La información que brindan las páginas Pedidos y Facturas es solo de consulta, sobrelos pedidos realizados por el cliente y las ventas emitidas por él. Por lo cual, una vezrealizadas transacciones (menú Movimientos) con el mismo, se sugiere al usuarioacceder las mismas para análisis de la información.

· Del mismo modo opera la página Cheques Devueltos, que muestra los cheques hansido devueltos por el banco al Cliente.

· En la página Equipos se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar equipos delcual, con frecuencia el cliente solicita reparación. La edición de los datos en la páginaEquipos no siempre es obligatoria. Sin embargo, de ser necesario, asigne los equiposal cliente, antes de grabar la ficha del mismo o luego de grabada accederla en modo deedición.

· En la página Imagen, se puede agregar foto del Cliente, para ello hacer en el botónAgregar foto, el sistema presentara la pantalla de selección de imágenes, se debeseleccionar la foto que corresponda al Cliente, haciendo un en el nombre del archivo

que contiene la foto, luego se hace izquierdo en el botón Aceptar ,automáticamente el sistema insertara dicha imagen en la página Imagen. De no

seleccionar foto hacer en el botón Salir .


Las imágenes también pueden ser extraídas de un directorio, para hacerlo se debe darun sobre el botón Agregar Directorio, seleccionando del árbol de directorio elsubdirectorio que contiene los nombres de los archivos que contienen las fotos, de allíse selecciona la foto deseada.

· En la ficha Llamadas se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar una lista dellamadas realizadas por los clientes a la empresa. La edición de los datos en la FichaLlamadas no siempre es obligatorio. Sin embargo, de ser necesario, asigne elvendedor, Nombre de la Persona atendida en la llamada, fecha de la llamada, Hora deInicio y Fin de la llamada del cliente (esto se hace automáticamente pulsando sobre losbotones de Inicio de Llamada y Finalizar Llamada), se debe indicar el Problemareportado, Actividad realizada y lo que quedo pendiente por realizar. El sistemaautomáticamente calculará el costo de la llamada y el estatus de la misma, antes degrabar la ficha del mismo o luego de grabada accederla en modo de edición.



· Para finalizar haga clic en el botón que le permitirá salir y volver a la pantallaprincipal.

Si se desea agregar otro Cliente, repita la operación antes descrita.7.6 Visitas a Clientes.

Este formulario nos permite llevar un control sobrelas visitas que los vendedores realizan a losClientes.

Para registrar visitas a clientes, Estando en laPantalla Principal del Módulo de Ventas, hacer clicen el Menú Archivos, Opción Visitas a Clientes.· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda

, seleccionar el cliente alque desea agregar una Visitar.Seleccione Código :2


· Una vez seleccionado el Cliente, hacer Clic en el Botón Editar de la Barra de Tareas.Se activan inmediatamente los Botones en la Parte inferior izquierda del formulario.

· Presionar el Botón Agregar , activándose una fila de la Lista de Visitas, con fecha delDía Actual y Status Pendiente.

· Seleccionar Vendedor (Código ) que realizará la visita, presionar la Tecla F2 para activar elbuscador de Vendedor.Seleccionar Código : 2000Presionar la Tecla Enter y observamos que nos muestra el Nombre del VendedorSeleccionado.

· Editar la Fecha de la Visita a Realizar.

· Si presionamos el Botón Procesar, la Visita pasa a Status Confirmada. Este paso deprocesar la visita incluida al cliente seleccionado solo lo debe realizar el Supervisor de losvendedores.

En la página Visitas se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar un Plan de Visitas parael cliente. La edición de los datos en la página Visitas no siempre es obligatorio. Sin embargo,de ser necesario, asigne el vendedor y fecha de la visita al cliente, antes de grabar la ficha delmismo o luego de grabada accederla en modo de edición.


7.7 Registrar Transportes utilizados para el traslado de la Mercancía Vendida.Registremos los camiones y chóferespertenecientes a la compañía detransporte que traslada la mercancíavendida, en la pantalla principal hagaclic en la opción Transportes del MenúArchivos o pulsar directamente lasteclas Alt+N, estando en el menúprincipal de Ventas.

Vemos que automáticamente la Barrade Herramientas Principal se convierteen la Barra de Tareas.

· Si no hay transportesregistrados, el sistemamostrará un mensaje: “No hayningún registro en el Archivo,pasará a modo Agregar”.

o Si hay registros deTransportes, entoncesHacer clic en el botón

Agregar .

· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado:o CODIGO: 1o DESCRIPCION: TRANSPORTES HORIZONTEo DIRECCION: AVENIDA URDANETA, SECTOR LA BANDERA, GALPON 1.

· Para Agregar, los chóferes que pertenecen a la empresa de transporte, hacer clic en el

botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abreuna fila en la lista para agregar los datos.

Para el ejemplo desarrollado edite:PLACA DE CAMION: 112-ZABC.I. CHOFER: 11087415NOMBRE DEL CAMION: LUIS CASTROCARACTERISTICAS DEL CAMION: 350, COLOR AZUL, CAVA BLANCA.

Introduzcamos los datos de otro vehículo:

Hacer clic nuevamente en el botón Agregar , y edite en la fila vacía:

PLACA DE CAMION: 325-ZDEC.I. CHOFER: 7845987NOMBRE DEL CAMION: ALFREDO GOMEZ.CARACTERISTICAS DEL CAMION: 350, COLOR BLANCO, CAVA BLANCA.

Si se desea agregar a otros vehículos, vuelva a hacer clic el botón

AAggrreeggaarr ,, ubicado en la parte inferior de la lista.





Si se desea agregar otro Transporte, repita la operación antesdescrita.TIPS: Para Eliminar los datos de una de las filas de la lista, hacer sobre el

botón Eliminar Detalle de esta manera quedan eliminados los datos delchofer y camión respectivo.

7.8 Establecer Banco de Observaciones.En esta opción se puede Agregar, Modificar,Eliminar o Consultar elementos a la base dedatos de Observaciones que maneja elsistema en todos los módulos del mismo.La Base de Datos contiene observaciones queson estándares en muchos procesos llevadosa cabo en el sistema.Para registrar una Observación, en la pantallaprincipal haga clic en la opciónObservaciones del Menú Archivo, estando enel menú principal de Ventas.



· Si no hay Observaciones Registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningúnregistro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Observaciones Registradas, entonces Hacer clic en el botón

Agregar .

o Se activa la caja de texto de Titulo, para colocar un Título o Descripción de laObservación a registrar.Título: observación 1, presionar la Tecla Enter

o Ahora debemos introducir el texto de la Observación que queremos registrar.

· Una vez editada la Observación, Presionar el Botón Guardar , ubicado en la Barrade Tareas.


El establecimiento de la base de datos de observaciones se dejará como actividad al usuario.

7.9 Establecer Descuentos por Clasificación:En esta opción se puede Agregar,Modificar, Eliminar o Consultar losDescuentos otorgados a un cliente,por la compra de productos quepertenezcan a alguna de lascategorías asignadas a la primeraclasificación de los mismos.Para Agregar los descuentos, en lapantalla principal haga clic en laopción Descuentos por Línea delMenú Archivos o pulsardirectamente las teclas Alt+D,estando en el menú principal deVentas.

Vemos que automáticamente laBarra de Herramientas Principal seconvierte en la Barra de Tareas.


· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en elencabezado los datos del Cliente al cual desea establecérsele los descuentos, para elejemplo a desarrollar:Seleccione: CONSORCIO V.L.G. C.A.

· Luego, haga clic en el Botón Editar .

· Para Agregar, los descuentos otorgados a un cliente, hacer clic en el botón

Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una filaen la lista para agregar los datos.

· Para seleccionar el código de la clasificación, hacer clic sobre la primera columna de lafila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es presionando la tecla F2, de esemodo se obtendrá un Buscador de Categorías Asignadas a la primera característica delproducto.Seleccione:CODIGO: 2

Una vez, seleccionado el código de la categoría, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza la descripción de la clasificación.

· Luego, edite en la columna Descuento 2.00

Introduzcamos otra categoría con descuento:

Hacer clic nuevamente en el botón Agregar , ubicado el puntero delmouse sobre la primera columna de la fila vacía, pulse F2 para obtener elbuscador de categoría, seleccione del mismo la categoría con:

CODIGO: 3Una vez, seleccionado el código de la categoría, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza la descripción de la categoría.

Luego, edite en la columna Descuento 5.00

Si se desea agregar a otra categoría con descuento, vuelva a hacerclic el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista.


Guardar de la Barra de Tareas.En la pantalla siguiente se muestra el resultado de la operación realizada:



Si se desea agregar Descuentos a otro cliente, repita la operaciónantes descrita desde la selección del cliente.

TIPS: Para Eliminar los datos de una de las filas de la lista, hacer clic sobre el botón

Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado el descuento para la categoríarespectiva.

7.10 Establecer Plan de Comisiones por Producto.En esta opción se puede Agregar,Modificar, Eliminar o Consultar lasComisiones asignadas a un Tipo deVendedor por las ventas al contadoy Crédito del producto especificado.

Para Agregar las comisiones, en lapantalla principal haga clic en laopción Comisiones por Productodel Menú Archivos, estando en elmenú principal de Ventas.


· Si no hay Comisiones porProductos registrados, elsistema mostrará unmensaje: “No hay ningúnregistro en el Archivo,

pasará a modo Agregar”.


o Si hay Comisiones de Productos Registrados, entonces Hacer clic en el botón

Agregar .

· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado:o Para seleccionar el Tipo de Vendedor activamos el buscador de Tipo Vendedor

presionando la Tecla F2.Seleccione:Código: 1Una vez, seleccionado el código del tipo de vendedor, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el código y nombre del Tipo devendedor.

· También, se solicita el producto, para seleccionarlo, hacer clic sobre el cuadro de textoy pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos.Seleccione:Código: 001Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el código y descripción del producto.

· Debemos Definir los rangos que el sistema tomará en cuenta para el cálculo de lacomisión, en la página Contado, si se establecerán comisiones para la ventas a Créditoseleccionar la casilla de verificación Contado/Crédito ubicada en el encabezado de lapantalla.

Se presentan cinco rangos donde se debe registrar en cada par de cuadro de texto, elvalor máximo y mínimo respectivamente de los montos de las ventas al contado ocantidades vendidas (según la definición del cálculo de la comisión, si es por unidad deproducto o por monto de la venta a contado) para optar a la comisión especificada.Para cada rango se debe comenzar con el valor mínimo, es decir; en el cuadro de textoDesde regístrese el valor mínimo del rango, en el cuadro de texto Hasta regístrese elvalor máximo. Luego, debe especificarse el tipo de comisión si es un Monto deberegistrarse en el cuadro de texto Monto, de ser la comisión un monto generado de unporcentaje aplicado sobre el monto total de las ventas, registre el porcentaje para eserango, en el cuadro de texto respectivo. Este proceso se repite para cada rangoespecificado.

Para el ejemplo desarrollado, los rangos representan montos vendidos (ya que no estaseleccionada la casilla de verificación UNIDAD) y la comisión será un monto específico,introduzca los siguientes valores (representan montos) para los rangos:

Rango: Desde: Hasta: Monto:Primero 1 100. 10

Segundo 101 200 20

Tercero 201 300 30

Cuarto 301 400 40

Quinto 400. 500 50






Si se desea agregar otro Plan de Comisiones por Producto y Tipo deVendedor, repita la operación antes descrita.

7.11 Establecer Plan de Comisiones por Línea y Comisiones por Vendedor.Para registrar estos otros tipos de comisiones, en la pantalla principal haga clic en la opciónComisiones por Línea o Comisiones por Vendedor según sea el caso, del Menú Archivo opulsar directamente las teclas Alt+C (para cualquiera de los dos casos), estando en el menúprincipal de Ventas.


· Si no hay Comisiones registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningúnregistro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Comisiones Registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar ,en ese momento se colocan en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos que identifican el plan de comisiones.

· Para seleccionar el Vendedor activamos el buscador de Vendedores presionando laTecla F2


· Para seleccionar la Línea activamos el buscador de Líneas presionando la Tecla F2

· Defina las comisiones por línea.

· Guarde la información de las comisiones para que queden registrados en el Sistema,

haciendo clic en el botón Guardar también colocado sobre la Barra de Tareas.

La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el registro de estosplanes de Comisiones es parecido al elaborado anteriormente.


7.12 Registrar Ventas Perdidas.En este formulario podemos registrartodas aquellas ventas que no pudieronhacerse efectivas porque el productossolicitado por el Cliente no tiene Existenciaen Almacén.

Estando en la Pantalla principal delMódulo de Ventas, hacemos clic en elMenú de Archivos, opción de VentasPerdidas.


· Si no hay Ventas Perdidasregistradas, el sistema mostraráun mensaje: “No hay ningúnregistro en el Archivo, pasará amodo Agregar”.

o Si hay Ventas PerdidasRegistradas, entonces


· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado:o Para seleccionar el Producto que dejó de VENDERSE, activamos el buscador

de Productos presionando la Tecla F2.Seleccionar:Código :001Una vez, seleccionado el código del Producto, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el código del Producto yDescripción en el Encabezado.

o Debemos introducir la Cantidad de ese producto que dejó de venderse.Coloquemos en Cantidad : 5.


o Seleccionamos el Tipo de Documento que se le estaba realizando al Cliente,seleccionemos Factura.

o Introduzcamos el Código del Cliente o activemos el Buscador de Clientespresionando la Tecla F2, para seleccionarlo.Seleccione Código : 2Una vez seleccionado el Código del Cliente presionar la Tecla ENTER.Vemos que automáticamente se visualiza el código del Cliente y Nombre delCliente.

o Debemos especificar la razón por la cual el Producto dejó de VENDERSE.Desplegando la Persiana seleccionamos AGOTADO.

o Seleccionemos una solución, desplegando la persiana seleccionamosSolicitado a Sucursal.

o También se observa los valores de la Fecha y Hora, son mostradosautomáticamente por el Sistema.

· Guarde la información de la Venta Perdida para que queden registrados en el Sistema,

haciendo clic en el botón Guardar también colocado sobre la Barra de Tareas.

Nos queda el siguiente formulario:


Si se desea agregar otra Venta perdida, realizar la operación antesdescrita.


7.13 Crear, Aperturar, Cerrar y Consultar Cajas.Para acceder al formulario de Caja,estando en la Pantalla principal delMenú de VENTAS, seleccionamos elMenú de Archivos y presionamos laOpción de Cajas.Vemos que automáticamente laBarra de Herramientas Principal seconvierte en la Barra de Tareas.

En el ejemplo desarrollado, se tienecreada la caja principal. La cualmantiene registro de los siguientesdatos como lo muestra la pantalla:

El procedimiento para Agregar una Caja es el Siguiente:


· Hacer clic en el botón Agregar , edite los siguientes datos en los cuadros detextos respectivos escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos delencabezado:

Nro. CAJA: Número de identificación que tendrá la CajaNro. Caja : 2DESCRIPCION: AUXILIAR.PUERTO: COM1

Por defecto al crear la caja su estado es Cerrada.

Los demás datos de la pantalla el sistema los cargara automáticamente al procesar lapantalla de Apertura/Cierre de Caja del menú de Movimiento de este mismo módulo deVentas.




Si se desea agregar otra caja, repita la operación antes descrita.El procedimiento para Aperturar una Caja, creada anteriormente es el siguiente:

En la pantalla principal del Módulo deVentas, hacer clic en la opciónApertura/Cierre de Caja, del MenúMovimiento o pulsar directamente lasteclas Alt+A, estando en el menúprincipal de Ventas.

Vemos que automáticamente la Barra deHerramientas Principal se convierte enla Barra de Tareas.


Búsqueda ,ubique en el encabezado losdatos de la caja abierta hasta elmomento, seleccione:PRINCIPAL.

Esto para cerrarla y poder abrir la cajacreada anteriormente.

· Luego, hacer clic en el Botón Editar .

· Pulse el botón Cerrar .El sistema emite el siguiente mensaje ¿Esta seguro de cerrar la caja?Haga clic en el botón Si.


De este modo, aparece una pantalla donde se debe proceder a realizar el proceso deRelación de Caja.

NOTA: La relación de Caja también se puede realizar por la opción Relación de Caja delMenú Archivo.

· Se debe seleccionar el responsable del cierre de caja y relación de la misma.o Para seleccionar al Responsable, hacer clic sobre el cuadro de texto

respectivo, e ingrese el código directamente del Vendedor Responsable. Otraopción, es presionando la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deVendedores.Seleccione:CODIGO: 2000

Una vez, seleccionado el código del Vendedor, pulsar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del Vendedor.

· Ahora procedamos a agregar los Items del desglose en moneda de la Relación de laCaja o Punto de Venta, en ese momento la lista muestra en las columnas Forma deCobro (Tarjeta de Debito y Crédito, Cheque y Efectivo) y Código de la Denominaciónde la Moneda de cada ítems sus valores por defecto. En los cobros con tarjetas ya seade crédito o débito y en Cheques detallar la Cantidad y el Monto en la fila quecorresponda a cada uno, y los cobros en efectivo se detallan de acuerdo a ladenominación de las monedas registrando la Cantidad y el sistema calculaautomáticamente el Monto.

· En los cuadros de texto Forma de Cobro y Moneda se muestra la descripción de losmismos.

· Los cuadros Efectivo y Total se actualizan automáticamente, con los valores que seoriginan de los montos por denominación.

· Para Agregar Observaciones a la Relación de Caja, hacer clic en el botón

Observaciones . Al realizar está operación aparece una pantalla con unasección donde puede editar la Observación de la Relación de Caja; para minimizartrabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic

sobre el botón Recibir , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica lapágina de Lista, hacer Clic en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana quepermite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse elvalor específico del dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en yde este modo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsarEnter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición.. Para

salir de la pantalla de edición, hacer sobre el botón .

o Para el ejemplo desarrollado, relacionaremos el siguiente monto:

Monto a Relacionar: 2924,00Monto en (Cheques): 2000,00Monto en Tarjeta de Débito: 180,00Monto en Efectivo: 744,00


· Una vez realizado el registro de los datos, de no haberse confirmado la Relación de

Caja, se almacenan los datos, haciendo clic en el botón Guardar de la Barra deTareas. La Relación de Caja se mantendrá en Status de Elaboración hasta que seaprocesada.

· De haberse confirmado la Relación de Caja, se procesa dando un clic en el botón

.

Para el ejemplo desarrollado haga clic en el botón Procesar .De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.

De este modo, la caja Principal queda en Estado Cerrada,

· Haga clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas , para guardar lasmodificaciones.

Vamos a aperturar la Caja 2:

· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en elencabezado los datos de la caja a abrir, seleccione: AUXILIAR.

· Luego, haga clic en el Botón Editar .En ese momento el usuario debe ingresar los siguientes datos en la Sección deApertura:

o Número de Serie de la Caja, este dato corresponde al correlativo en letrasasignado a la caja, ya que el sistema permite que varias cajas manejen unmismo correlativo numérico con una diferencia que seria el correlativo en letrasejemplo: A001, B001, C001.


o Número Inicial de la factura, es decir; el digito que encabeza la primerafactura a partir de la apertura de la caja.

o Número de control inicial, es decir; el nro. Fiscal que encabeza la primerafactura a partir de la apertura de la caja.

o Monto Inicial de la Caja viene a estar expresado por el monto en efectivo conel que comienza a operar la Caja. Si el usuario desea registrar un detallerelevante con respecto a la Caja puede registrarlos en el cuadro de textocorrespondiente a las Observaciones.

En los cuadros de texto respectivos edite los siguientes datos:Nro. INICIAL: 5000.Nro. Control INICIAL: 5000.

Monto Inicial: 500.

o Pulse el botón Abrir .El sistema emite el siguiente mensaje ¿Esta seguro de abrir la caja?

Haga clic en el botón Si y luego en el botón Guardar de la Barra deTareas , para guardar las modificaciones.

De este modo queda como caja activa la caja AUXILIAR.


El usuario que abre la caja es el que puede realizar el proceso de facturación y cobros,además es el que puede cerrar Caja y aperturar una nueva Caja.Nota:


El Botón Modificar Datos , ubicado en la parte inferior derecha del formulario nospermite modificar mediante una clave que sólo maneja el Administrador del Sistema losdatos de Nº Final y Nº Control Final.

7.14 Registrar Monedas.En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar los Tipos de Moneda quemaneja el sistema para el desglose de la nómina o relación de caja.

Para registrar un Tipo de Moneda, en la pantalla principal haga clic en la opción Moneda delMenú Archivo, estando en el menú principal de Ventas.


· Si no hay Monedas registradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningúnregistro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Monedas Registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar ,en ese momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos que identifican el Tipo de Moneda.

· Guarde la información para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el

botón Guardar también colocado sobre la Barra de Tareas.




7.15 Registrar y Consultar Facturas en el Libro de Ventas.Al seleccionar la opción Libro de Ventas, se encuentran asentadas todas las facturas queafecten o no el Inventario. Respecto, a las facturas de ventas o devoluciones en ventas queafectan inventario, se ajustan automáticamente en el Libro de Ventas cuando se realiza unaVenta o Devolución en Venta. Al igual, que al eliminar una factura del Libro de Ventas, noafecta el inventario, es decir, las cantidades de los productos registrados en inventariorelacionados con esa factura, no disminuyen ni aumentan.

Las facturas que no afectaninventario, se agregandirectamente por esta pantalla.Procedamos a registrar una facturaen el Libro de Ventas, en la pantallaprincipal haga clic en la opción Librode Ventas del Menú Archivo o pulsardirectamente las teclas Alt+L,estando en el menú principal deVentas.


· Si no hay Facturas omovimiento registrados, elsistema mostrará unmensaje: “No hay ningúnregistro en el Archivo,pasará a modo Agregar”.

o Si hay Facturas o movimiento registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar

.

· Edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

Nro. De FACTURA: 30938RIF/CEDULA: J 30738783-1NOMBRE DEL PROVEEDOR: ORVAL, S. A. SUC. VALLE DE LA PASCUA.FECHA: 29/07/2003MONTO EXENTO: 4,233.60MONTO: 4,233.60

o El dato Monto IVA se calcula en base a la Tasa del IVA aplicada al monto de lafactura no exento de impuesto.

o El dato Monto Base es el monto sobre el que se calcula la Tasa del IVA.Estos dos montos no se reflejan en la factura registrada.

o Dejar desactivada la casilla de verificación Contribuyente.Pulsar Enter al introducir el último dato.

o El TIPO DE VENTA se selecciona en el botón correspondiente (Crédito o Contado).






Si se desea agregar otra Factura en el Libro de Ventas, repita laoperación antes descrita.

7.16 Realizar Prefactura a Cliente.La Elaboración de Prefacturas es en muchas empresas un preámbulo al procesoadministrativo de Ventas.

Elaboremos una Prefactura, en la pantallaprincipal del Módulo de Ventas, hacer clicen la opción Prefacturas a Clientes delMenú Movimientos o pulsar directamente lasteclas Alt+P.


· Si no hay Prefacturas a Clientesregistradas, el sistema mostrará unmensaje: “No hay ningún registro enel Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Prefacturas a Clientes


Registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar .

Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

o NUMERO: Número de Prefactura al Cliente.

o FECHA: la fecha del día actual.

o VENCTO. La fecha de vencimiento de la prefactura, siete días después de la fechaactual (Definido por el usuario en la opción Configuración del módulo de Ventas).

o Status: Elaboración.

o Referencia, se debe editar el número del aval físico de la prefactura. Para el ejemplodesarrollado se deja sin texto.

o Seleccionar el Cliente (Código), haciendo Clic en el cuadro de texto y pulsar la teclaF2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes.

Seleccione:Código: 2En caso de no encontrarse registrado el cliente, hacer clic en el botón

el cual lo llevará a la pantalla para agregar clientes que se encuentraen el menú archivo.

Una vez, seleccionado el código del cliente, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el nombre, Rif/Cedula del cliente.

o Seleccionar el Vendedor Responsable (Código), haciendo Clic sobre el cuadro detexto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores.

Seleccione:CODIGO: 2000


Además, se muestra la página Datos del Cliente que contiene información dela cuentas por cobrar al mismo.

o Luego, en la persiana PRECIO seleccionar PVP

Los productos que constituirán la prefactura, deben Agregarse posteriormente al registro de lasección de encabezado.

· Hacer clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior izquierda delformulario.En ese momento, se abre una fila en la lista de productos de la Página Renglones.El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es el siguiente:

o Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna producto de lafila vacía y presionar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deProductos.

Seleccione:CÓDIGO: 4Una vez, seleccionado el código del producto, presionar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en lasección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén,Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, TasaIVA particular de cada producto).


o La columna almacén viene con un Código de Almacén por defecto, sin embargo,puede ser cambiado, haciendo sobre la columna almacén de la fila vacía, para elejemplo seleccionar: Código : 01

o Debe especificar la Cantidad del Producto. Edite:CANTIDAD: 10

o Nos muestra el Precio del Producto seleccionado, en nuestro ejemplo es de2500.00.

o En % de Descuento, que viene a ser el porcentaje de descuento por el productoespecificado. Para el ejemplo desarrollado, dejarlo sin valor.

Automáticamente, se tiene como monto neto:MONTO NETO: 25000.00.

o Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, MONTO SOBRE elque se calcula el IVA y el TOTAL de la Prefactura se muestran automáticamente yactualizados cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estosvalores no son modificables para el usuario.

o La Tasa del IVA es un valor preestablecido en la opción Configuración del menúUtilitarios del módulo Ventas, sin embargo, este valor puede ser modificado.

o De tener la Prefactura PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicables sedeben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos.

o De tener Observaciones la prefactura, se debe hacer clic sobre el botón

Observaciones . Este procedimiento ha sido descrito anteriormente.o En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar

observaciones al producto con respecto a la prefactura, el proceso de asignación dela observación es igual al descrito anteriormente.

En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulosanteriores se ha visto la elaboración de Observaciones.

Si se desea agregar otro Producto a la Prefactura, repita laoperación antes descrita.

· En la página Datos del Cliente se pueden Consultar los documentos pendientesreferente a las Cuentas por Cobrar relacionadas con el cliente que solicita la Prefacturaque se esta registrando. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menúMovimientos) con el cliente, se sugiere al usuario acceder la misma para análisis de lainformación.


· Una vez, agregados los productos que conformarán la Prefactura, se tienen dosopciones Guardarla o Procesarla.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar .


Si se desea agregar otra Prefactura, repita la operación antes descrita.TIPS: Otra forma de agregar productos a una Prefactura, es realizando una operación deimportación de productos. Este proceso es descrito a detalle en la Sección 6.6 del Módulo deCompras.

Notas:

Ø Para Eliminar un Producto de la Prefactura, hacer sobre el botón Eliminar Detalley de esta manera queda eliminado el Producto de la lista.


Ø La Prefactura debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse lasoperaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos.

Ø El botón Anular permite anular la prefactura, pero la misma debe estar en StatusEn Elaboración.

Ø Existen otro tipo de Status que pueden adquirir las Prefacturas a Clientes: Elaboración,Anulado, Por Facturar y Procesado.

7.17 Realizar Cotización a Cliente.Procedamos ahora a elaborar una cotización solicitada por un cliente.

Para realizar la Cotización, en la pantallaprincipal haga clic en la opciónCotizaciones a Clientes del MenúMovimientos o pulsar directamente lasteclas Alt+C, estando en el menú principalde Ventas.


· Si no hay Cotizaciones a Clientesregistradas, el sistema mostraráun mensaje: “No hay ningúnregistro en el Archivo, pasará amodo Agregar”.

o Si hay Cotizaciones a Clientes Registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar


o NUMERO: Número de Cotización al Cliente.


o Fecha Vto. La fecha de vencimiento de la Cotización, 30 días después de la fechaactual (Definido por el usuario en la opción Configuración del módulo de Ventas).


o Referencia, se debe editar el número del aval físico de la Cotización. Para el ejemplodesarrollado se deja sin texto.

o Seleccione el Cliente (Código), hacer Clic sobre el cuadro de texto y pulsar la teclaF2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes.

Una vez, seleccionado el código del cliente, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del cliente.TIPS: En caso de no encontrarse registrado el cliente, hacer clic en el botón

el cual lo llevará a la pantalla para agregar clientes que se encuentraen el menú archivo. O puede utilizar cliente sin código, para ello haga clic en la


casilla de verificación Sin Código y sistema le asigna automáticamente el99999.

o Seleccione el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto ypulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores.

Seleccione:CODIGO: 2000Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor.

o En la persiana PRECIO, nos muestra el precio que se maneja para ese cliente, ennuestro ejemplo nos muestra PVP.

Los productos que constituirán la cotización, deben Agregarse posteriormente al registro de lasección de encabezado.

o Hacer Clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior izquierda. En esemomento, se abre una fila en la lista de productos.

o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista producto, es el siguiente:

· Para seleccionar el Código del Producto, presione la tecla F2, de esemodo se obtendrá un Buscador de Productos.Seleccione:CÓDIGO: 4


Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en lasección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia enAlmacén, Cantidad del Producto que ha sido facturada, Peso, si elproducto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVAparticular de cada producto), Observación para ese Producto,Descuento particular para ese producto, El monto de ese Descuentopara Ese Producto..

.

· Una vez presionada la Tecla Enter, se activa la Caja de texto deCantidad en la Lista de Productos, edite:

CANTIDAD: 3.

· EL PRECIO del producto, trae un valor por defecto que es definido enProductos.

· En % de Descuento, que viene a ser el porcentaje de descuento por elproducto especificado. Este porcentaje de descuento viene definidodesde el Formulario Descuentos por Línea, pero si desea modificarlopuede hacerlo, haciendo clic sobre el porcentaje de ese producto yeditando el nuevo porcentaje de descuento.

· Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, y elTOTAL de la Cotización se muestran automáticamente y actualizados


cada vez que se completan los datos respecto a un producto. Estosvalores no son modificables para el usuario.

o De tener la Cotización PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicables sedeben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos.

o De tener Observaciones la Cotización, se debe hacer clic sobre el botón

Observaciones . Este procedimiento se ha descrito a detalle anteriormente.

o En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregarobservaciones al producto con respecto a la prefactura, el proceso de asignación dela observación es igual al descrito anteriormente.


Si se desea agregar otro Producto a la Cotización, repita la operación antesdescrita.

· Una vez, agregados los productos que conformarán la Cotización, se tienen dosopciones Guardarla o Procesarla:

o Si a la Cotización le faltan datos o debe ser modificada posteriormente, no se

procesa y solo se almacena haciendo uso del botón Guardar que seencuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Cotización queda en elstatus en Elaboración.

o Si la Cotización, esta registrada completamente, se procesa, haciendo clic en

el botón Procesar quedando la Cotización en el status Por Facturar.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar . De este modo laCotización queda en status Por Facturar.



Si se desea agregar otra Cotización, repita la operación antes descrita.TIPS:

Ø Otra forma de agregar productos a una Cotización, es realizando una operación deimportación de productos. Procedimiento desarrollado a detalle en el Módulo deCompras.

Notas:Ø Los Status que puede tomar una Cotización son: Elaboración, Anulado, Por Facturar y

Procesado.

Ø Para Eliminar un Producto de la Cotización, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle, de esta manera queda eliminado el Producto de la lista.

Ø La Cotización debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse lasoperaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos.

Ø El botón Anular , permite anular la Cotización, pero la misma debe estar en StatusEn Elaboración.

7.18 Realizar Nota de Entrega:Procedamos a registrar una nota deentrega que avala la venta de productosa cliente.

Para registrar una Nota de Entrega, enla pantalla principal haga clic en laopción Notas de Entrega del MenúMovimientos o pulsar directamente lasteclas Alt+N, estando en el menúprincipal de Ventas.Vemos que automáticamente la Barra deHerramientas Principal se convierte enla Barra de Tareas.

· Si no hay Notas de Entrega aClientes registradas, el sistemamostrará un mensaje: “No hayningún registro en el Archivo,

pasará a modo Agregar”.o Si hay Notas de Entrega a Clientes Registradas, entonces Hacer clic en el botón

AgregarEditen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

o NUMERO: Número de Nota de Entrega.



o En FECHA Vcto. la fecha de vencimiento de la nota de entrega. Esta fecha devencimiento es definida por el usuario en el Menú Utilitarios en la Opción deConfiguración del Módulo de Ventas.


o Referencia, se debe editar el número del aval físico de la Nota de Entrega.

o Seleccionar el Cliente (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y presionar latecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes.

Seleccione:Código: 2Una vez, seleccionado el código del cliente, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del cliente.

TIPS: En caso de no encontrarse registrado el cliente, hacer clic en el botón

el cual lo llevará a la pantalla para agregar clientes que se encuentraen el menú archivo. O puede utilizar cliente sin código, para ello haga clic en lacasilla de verificación Sin Código y sistema le asigna automáticamente el99999.

o Si el cliente es contribuyente haga clic en la casilla de verificación Contribuyente.

o Seleccionar el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto ypulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores.




o Luego, en la persiana PRECIO seleccionar PVP. Si en Clientes están definidos losprecios para el Cliente, entonces el precio se muestra automáticamente.


o Hacer clic en el botón Agregar , en ese momento, se abre una fila en la listade productos.


· Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columnaproducto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendráun Buscador de Productos.


Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en lasección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén,


Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, %Descuento para ese Producto Seleccionado y el Monto del Descuento).

· La columna almacén viene con un Código de Almacén por defecto, sinembargo, puede ser cambiado, haciendo clic sobre la columnaalmacén de la fila vacía, para el ejemplo seleccionar:Código: 01.

· Para la cantidad edite:CANTIDAD: 1



o Automáticamente, se tiene como monto neto.

o Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., y el TOTAL de la Nota de Entregase muestran automáticamente y actualizados cada vez que se completan los datosrespecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario.

o Otro valor que se muestra, es el Volumen o Peso Total de los productos incluidos enla cotización.

o De tener la Nota de Entrega PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTOaplicables se deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos.

o De tener Observaciones la Nota de Entrega, se debe hacer clic sobre el botón

Observaciones . Este procedimiento se ha descrito anteriormente.

o En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregarobservaciones al producto con respecto a la Nota de Entrega, el proceso deasignación de la observación es igual al descrito anteriormente.


Si se desea agregar otro Producto, repita la operación antes descrita.


· En la página Datos del Cliente se puede Consultar los documentos pendientesreferente a las Cuentas por Cobrar relacionadas con el cliente que solicita la Nota deEntrega que se esta registrando. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menúMovimientos) con el cliente, se sugiere al usuario acceder la misma para análisis de lainformación.

· Una vez, agregados los productos que conformarán la Nota de Entrega y teniendoconfigurados los datos de la página Renglones, y Transporte (De estar activada laopción en la sección Facturación de Configuración del menú Archivos del móduloVentas), se procede a Guardar la Nota de Entrega para lo cual se tienen dos opciones:Guardar o Procesar

o Si a la Nota de Entrega le faltan datos o debe ser modificada posteriormente,

no se procesa y solo se almacena haciendo uso del botón Guardar quese encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Nota de Entrega quedaen el status en Elaboración.

o Si la Nota de Entrega, no contiene Productos que trabajan con serial y estaregistrada completamente, se procesa, haciendo clic en el botón Procesar

, quedando en el status Por Facturar.o Si la Nota de Entrega, contiene Productos que trabajan con serial y esta

registrada completamente, al momento de procesarla se coloca activa lapágina de Serialización, para realizar. el proceso de serializar. Al culminar el

proceso, hacer clic en el botón Procesar , quedando la Nota de Entregaen el status Por Facturar, si se posterga el proceso, adquiere el status PorSerializar.

· El status de una Nota de Entrega Al cliente Pasa de Status Elaboración a StatusPor Facturar, este Status Cambia cuando se Factura la Venta Realizada al Cliente,entonces en ese momento el usuario debe anular la Nota de Entrega para luegoregistrar la VENTA, Pasando la Nota de Entrega a Status ANULADO.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar . De estemodo la Nota de Entrega queda en status Por Facturar.



Si se desea agregar otra Nota de Entrega, repita la operación antes descrita.TIPS:

Ø Otra forma de agregar productos a una Nota de Entrega, es realizando una operaciónde importación de productos. Procedimiento desarrollado a detalle en el Módulo deCompras.

Notas:Ø Los Status que puede tomar una Nota de Entrega son: Elaboración, Por Facturar, Por

serializar y Anulado.

Ø Para Eliminar un Producto de la Nota de Entrega, hacer sobre el botón EliminarDetalle , de esta manera queda eliminado el Producto de la lista.

Ø La Nota de Entrega debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse lasoperaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos.

Ø El botón Anular , permite anular la Nota de Entrega, pero la misma debe estar enStatus por Facturar, Luego de ser anulada la Nota de Entrega debe registrarse la Ventarealizada al Cliente.

Ø Serialización: La Página de Serialización estará activa si la Nota de Entrega contieneproductos que manejan serial y previamente se ha activado la Serialización en laopción Configuración del menú Utilitarios del Módulo Ventas.

Para realizar el proceso de Serializar, debe hacerse sobre la fila quecorresponda al producto a Serializar e introduzca el serial en la columnarespectiva, este proceso se hace con cada producto

Para finalizar la Serialización y Nota de Entrega, se hace clic sobre el botón

Procesar . De este modo cuando el sistema pregunte ¿Esta seguro de

procesar la Serialización? Se debe hacer en el botón Aceptar de haberculminado la Serialización (quedando la Nota de Entrega por Facturar), en caso

contrario, hacer en el botón Guardar de la barra de tareas, quedando laNota de Entrega en status Por Serializar, hasta que se realice el mismo y paseal Status Por Facturar.La ejecución de este proceso se deja como actividad para el usuario.


7.19 Registrar Pedido de Cliente.

Para registrar un Pedido de producto, en lapantalla principal haga clic en la opciónPedidos de Clientes, del Menú Movimientos opresionar directamente las teclas Alt+P,estando en el menú principal de Ventas.Vemos que automáticamente la Barra deHerramientas Principal se convierte en laBarra de Tareas.

· Si no hay Pedidos de Clientesregistrados, el sistema mostrará unmensaje: “No hay ningún registro en elArchivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Pedidos de Clientes

Registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar .


o NUMERO: Número de Pedido.Edite NÚMERO: 1


o Fecha E.: Fecha de Entrega de los Productos solicitados.

o Referencia, se debe editar el número del aval físico de la Nota de Entrega.

o Orden: Se refiere al Número de Orden traída por el Cliente para realizar el Pedido deProducto (s).

o Tildar casilla de verificación Si el Pedido es con carácter de Urgencia.


o Seleccionar el Cliente (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y presionar latecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes.

Seleccione el código del cliente.Una vez, seleccionado el código del cliente, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del cliente.









o Luego, en la persiana PRECIO seleccionar PVP. Si en Clientes están definidos losprecios para el Cliente, entonces el precio se muestra automáticamente.


o Hacer clic en el botón Agregar , en ese momento, se abre una fila en la listade productos.


· Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columnaproducto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendráun Buscador de Productos.


Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en lasección Datos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén,Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque,Cantidad Facturada de ese Producto).

· Para la cantidad edite:CANTIDAD: 30Cuando usted coloca en cantidad un Número mayor al existente enAlmacén, el sistema mostrará un Mensaje: “La existencia no cubre lacantidad, ¿desea registrar el producto en ventas perdidas?”, si desearegistrarlo en Ventas Perdidas presione en el Botón SI, en casocontrario Presione en el Botón NO.



o Automáticamente, se tiene monto neto.

o Los datos TOTA, Volumen y Peso Total del Pedido de Cliente se muestranautomáticamente y actualizados cada vez que se completan los datos respecto a unproducto. Estos valores no son modificables para el usuario.


o De tener Observaciones el Pedido, se debe hacer clic sobre el botón Observaciones

Este procedimiento se ha descrito a detalle anteriormente.


Si se desea agregar otro Producto al Pedido repita la operación antes descrita.

· Una vez, agregados los productos que conformarán El Pedido, se tienen dos opcionesGuardarla o Procesarla:

o Si al Pedido le faltan datos o debe ser modificada posteriormente, no se

procesa y solo se almacena haciendo uso del botón Guardar que seencuentra en la Barra de Tareas. De este modo el Pedido queda en el statusen Elaboración.

o Si el Pedido, está registrado completamente, se procesa, haciendo clic en el

botón Procesar , quedando el Pedido en el status Por Facturar.o Si en el pedido el cliente solicitaba varios tipos de Productos y al momento de

facturar solo se lleva un tipo, El pedido queda en Status ParcialmenteFacturado.

o Si el Pedido el Facturado pasa a Status Procesado.

Nota:Estos Status son modificados sólo si al momento de Facturar Utilizamos el Botón deImportar Documento y Hacemos referencia a estos Documentos.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar . De estemodo el Pedido queda en status Por Facturar.


· La Página de Facturas muestra a manera de consulta, las facturas procesadas a esecliente.


Si se desea agregar otro Pedido, repita la operación antes descrita.TIPS:

Ø Otra forma de agregar productos a un pedido, es realizando una operación deimportación de productos. Procedimiento desarrollado a detalle en el Módulo deCompras.

Notas:Ø Los Status que puede tomar un Pedido son: Elaboración, Por Facturar, Parcialmente

Facturado, Procesado y Anulado.

Ø Para Eliminar un Producto del Pedido, hacer sobre el botón Eliminar Detalle , deesta manera queda eliminado el Producto de la lista.

Ø El Pedido debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse lasoperaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos.

ØØ El botón Anular , permite anular el Pedido siempre y cuando éste no estéprocesado.


7.20 Realizar Venta de Productos (Factura a Cliente).Procedamos a realizar una venta. Esteproceso puede llevarse a cabobasándose en una prefactura,Cotización o Pedido de cliente,simplemente realizando el registro de losproductos prefacturados, Cotizados opedidos por el mismo.

Para realizar la Venta, en la pantallaprincipal haga clic en la opción Facturasal Cliente del Menú Movimientos,estando en el menú principal de Ventas.

Vemos que automáticamente la Barra deHerramientas Principal se convierte enla Barra de Tareas.

· Si no hay Facturas a Clientesregistradas, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo,pasará a modo Agregar”.

o Si hay Facturas a Clientes Registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar

.


o NUMERO: Número de la Factura.

o Debemos seleccionar el Tipo de Venta realizada (Contado o Crédito), para nuestroejercicio seleccionar Contado.

o Referencia, se debe editar el número del aval físico de la Factura.



o El Número de Líneas de la factura se irá modificando automáticamente, se refiere ala cantidad de detalles de productos incluidos en la Factura.

o El NUMERO DE CAJA por defecto es la caja abierta y a la cual tiene acceso elusuario.

o Seleccionar el Cliente (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y presione la teclaF2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes.

Seleccione:Código: 2Una vez, seleccionado el código del cliente, presione la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del cliente.




· Si el cliente es contribuyente haga clic en la casilla de verificaciónContribuyente.

· Si el cliente está asignado en el Sistema a un vendedor en particular,al seleccionar ese cliente me muestra también los datos del vendedor.

· Si al cliente se le asignó en el Sistema un Precio en particular, alseleccionar ese cliente me muestra también el precio asignado.




Una vez definido el encabezado de la Factura de Venta, si el cliente seleccionado tiene cuentaspor pagar, muestra inmediatamente la página de Venta a Crédito.

· La Página Venta a Crédito muestra todos los documentos que Al Cliente se le haprocesado, las facturas que tiene pendiente por Cancelar, así como también datos delcliente como Saldo Actual, Límite de Crédito, Máximo descuento, Días de Bloqueo,Disponible, % Descuento Adicional, Monto Adicional.Esta Página es sólo de consulta, regresemos a la Factura presionando el Botón

Aceptar· Se abre también la Página de Transporte (de tener activado la opción Transporte en

Correlativo-Facturación del Menú Utilitarios, opción configuración del Módulo deVentas) donde almacenamos la Información del Transporte que hace el Despacho dela Mercancía Vendida. La información que debemos introducir es: Transporte,Descripción, conductor, Teléfono del conductor, Rif o Cédula del Conductor, Vehículo yPlaca.


· Los productos que constituirán la venta, deben Agregarse posteriormente al registro dela sección de encabezado:

Para el ejemplo desarrollado, basaremos la venta basándonos en una prefacturaelaborada anteriormente.

o Hacer clic en el botón Importar Documento , en ese momento, se abreuna pantalla desde la cual se importarán los productos que se incluyeron en laprefactura elaborada a priori.El proceso es el siguiente se debe hacer en la persiana Empresa, escoger laempresa de la cual se desea importar el documento que contiene los productosque formaran parte de la Venta, en nuestro caso seleccionar:

TIPO DE DOCUMENTO: Prefactura.§ Se tienen opciones de filtrado, para la búsqueda del documento. Estas

opciones son las siguientes:

ü Pueden necesitarse los documentos que estén ubicados en unperiodo específico. Para ello, colocar el rango de fecha quedelimita el periodo, en los cuadros de texto Desde y Hasta deRango de Fechas.

ü En caso, de necesitarse documentos que estén en unanumeración determinada, coloque el rango de los números enlos cuadros de texto Desde y Hasta de Número de Documento.

ü Existe la opción de mostrar los documentos que estén en unStatus determinado, para ello hacer clic en la persiana Statusy escoger de la misma el valor solicitado.

ü Si se desea obtener información de los documentosrelacionados con el cliente de la Venta que se estarealizando, hacer clic en la casilla de verificación Cliente.

ü En caso de desear importar productos de un documento, conlos precios de dichos productos, actualizados al valor quepresentan en el inventario actual, seleccionar la casilla deverificación Reestablecer precios. Además, puede aplicarse unfactor multiplicador específico.

ü Otra opción es buscar el documento desde un archivo, para locual se selecciona la casilla de verificación Archivo y se buscaen la ubicación donde se encuentra dicho archivo.

Para el ejemplo, dejar las opciones establecidas por defecto.


§ Una vez establecidas, las opciones de filtrado, hacer en el botón

Seleccionar , de este modo las filas de la lista documento sellenan, con los documentos que cumplieron con la(s) condición(es)seleccionada(s). Los datos que se muestran respecto a los mismosson Número, Fecha y Cliente/Proveedor según sea el caso.

§ Al hacer clic sobre la fila de cada documento, los productos quepertenecen al documento pueden ser visualizados en la lista renglonesdel documento, respecto a cada producto se muestran los siguientesdatos: Status que permite seleccionar el producto como potencialelemento para la Venta, Código del Producto, Cantidad, Almacéndonde está ubicado, Existencia, Procesado, Precio, Descuento yMonto Neto del Producto. En la parte inferior de la lista renglones deldocumento se puede visualizar dos cuadros de texto, donde secolocan respectivamente el Descripción y Observación del productoseleccionado en la lista.

§ Al realizar la selección, el cuadro de texto Número de documentosseleccionados, muestra la cantidad de documentos que cumplen con lacondición de filtrado.

§ De no estar conforme con la operación de selección de productosdesde los documentos, puede revertirse el proceso, haciendo clic en el

botón Deshacer .

§ Los botones colocados en la parte inferior de la pantalla permitenseleccionar todos los productos para ser importados, para Marcar

Todos, seleccionar el botón , si se van a Desmarcar Todoslos productos para no agregarlos a la Compra hacer clic en el botón

y por último importar el documento con los productos

seleccionados en el botón Importar .

o El proceso de importar documento se realiza seleccionando de la listadocumento, él que desea importar, ubique la prefactura.

o Luego se marcan los productos que formaran parte de la Venta que se estarealizando, Si se van a agregar todos los productos, hacer clic en el botón


Marcar Todos y por último hacer clic en el botón Importar

, de este modo, se colocan en la lista de productos de la páginaRenglones de la pantalla de la Factura, los productos seleccionados. Estandoen la pantalla de Factura a Cliente, puede realizar las modificacionesnecesarias a los datos importados e inclusive volver a importar otros productosde documentos ya elaborados. Quedando la Página de Renglones de laFactura Así:

· Si seleccionamos la fila de uno de lo Productos, Vemos que automáticamente sevisualizan los datos del producto en la sección Datos del Producto (Código delProducto, Descripción, Existencia en Almacén, Descripción de la Ubicación enAlmacén, Peso, si el producto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque,Observación).

· PRECIO, DESCUENTO, MONTO NETO y TASA IVA del producto, traen los valorespor defecto, de ser necesario modificar valores, editarlos en el cuadro de textorespectivo.Para el ejemplo desarrollado, mantener los valores por defecto.

· Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA y el TOTAL de la Ventase muestran automáticamente y se actualizan cada vez que se completan los datosrespecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario.

· La Tasa del IVA es un valor preestablecido en la opción Configuración del menúUtilitarios del módulo Ventas, sin embargo, este valor puede ser modificado.

· Otro valor que se muestra, es el Volumen o Peso Total de los productos incluidos en laventa.

· De tener la Venta PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicables se debenregistrar estos datos en los cuadros de texto respectivos.

· De tener Observaciones la Factura a Cliente, se debe hacer clic sobre el botón



· En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregarobservaciones al producto con respecto a la Factura, el proceso de asignación de laobservación es igual al descrito anteriormente.


OBS: En caso de que el producto seleccionado maneje lotes y fecha de vencimiento. Elsistema mostrará el siguiente mensaje al momento de la selección:

Al presionar la tecla F3, el usuario podrá elegir el almacén del cual saldrá el productosegún el lote y fecha de vencimiento deseado.


Si se desea agregar otro Producto a la Factura, repita la operación antesdescrita.

· Una vez, agregados los productos que conformarán la Venta y teniendo configuradoslos datos de la página Renglones, Venta a Crédito (de ser la Venta a crédito) yTransporte (De estar activada la opción en la sección Facturación de la opciónConfiguración del menú utilitarios del módulo Ventas), se procede a Guardar la Ventapara lo cual se tiene varias opciones de Guardarla o Procesarla:

o Si la Venta es a Crédito o Contado y le faltan datos o debe ser modificadaposteriormente, no se procesa y solo se almacena haciendo uso del botón

Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Ventaqueda en el status en Elaboración.


o Si la Venta es a Contado y está registrada completamente, se procesa,

haciendo clic en el botón Procesar , quedando la Venta en el status PorCobrar.

o Si la Venta es a Crédito, no esta activada la opción de despacho y no contieneproductos que trabajan con serial y esta registrada completamente, se

procesa, haciendo clic en el botón Procesar , quedando la Venta en elstatus Procesada.

o Si la Venta es a Crédito, no esta activada la opción de despacho, contieneproductos que trabajan con serial y esta registrada completamente, almomento de procesar la Venta se activa la página de Serialización, pararealizar el proceso de serializar. Al culminar el proceso, hacer clic en el botón

Procesar , quedando la Venta en el status Procesada, si se posterga elproceso, adquiere el status Por Serializar.

o Si la Venta es a Crédito, esta activada la opción de despacho, y esta registradacompletamente, al momento de procesar la Venta se coloca activa la página deDatos de Envío, para configurar los Datos de la Dirección donde se enviará la

mercancía. Al culminar el proceso, hacer en el botón Aceptar que seencuentra en la parte inferior de la página de Datos de Envío, quedando laVenta en el status Por Despachar. De igual manera, si no se acepta laoperación de registro de los datos de envío y se hace en el botón Guardar

que se encuentra en la Barra de Tareas, queda la Venta en el status PorDespachar.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar . De este modo la Ventaqueda en status Por Cobrar.De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.


· Ahora se procede a realizar el cobro de la factura, haga clic en el botón .

o Seleccionar el botón Agregar , para ingresar la forma de pago de laFactura, que se encuentra en la parte inferior izquierda de la lista, en esemomento, se abre una fila en la lista.

El proceso de registrar los datos de la fila en la lista, es el siguiente:§ Para seleccionar el Código de la Forma de Pago (Efectivo, Cheque,

Tarjeta de Debito, Tarjeta de Crédito), hacer sobre la columna Formade Pago de la fila vacía y seleccionar de la persiana la forma de pago.SeleccionarForma Pago: 1- Efectivo.

§ El Monto del Cobro se muestra automáticamente, después de haberseleccionado la forma de pago.

§ El Código del Banco del cual se emite el documento que avala elcobro, debe seleccionarse de la persiana Banco de la fila vacía. Parael ejemplo esta opción no se edita.

§ De tener observaciones la forma de pago, es decir, Número delCheque, Tarjeta Crédito o Debito, editarlas en el cuadro de textoReferencia.

§ Si el cobro que se recibe en la caja es mayor al monto que representala factura el usuario debe registrar en el cuadro de texto Efectivodirectamente, el monto real que recibe en dinero, calculando el sistemael cambio (Diferencia de lo recibido y el monto de la factura) que sedebe entregar al cliente.

§ Si el Cobro se llevará a cabo, una parte con Cheque o Tarjeta deCrédito, y otra con Efectivo, el sistema registra de forma automática enel cuadro de texto Total a Cobrar, el monto adeudado a pagar enefectivo.


§ De tener Observaciones el Cobro, se debe hacer clic sobre el botón

Observaciones . Este procedimiento se ha descritoanteriormente.

o Una vez, agregados los asientos que conformarán el Cobro, se procede aProcesar el Cobro:

§ De estar activada la opción Despacho en la opción Configuracióndel menú Utilitarios del Módulo Ventas, al darse un clic sobre el

botón Procesar , queda la factura en el status PorDespachar y activa la página de Datos de Envío para configurarlos Datos de la Dirección donde se enviará la mercancía.

§ Al culminar el proceso, hacer en el botón Aceptar que seencuentra en la parte inferior de la página de Datos de Envío,quedando la Venta en el status Por Despachar. De igual manerasi no se acepta la operación de registro de los datos de envío y se

hace en el botón Guardar que se encuentra en la Barra deTareas, queda la Venta en el status Por Despachar.

§ De estar desactivada la opción Despacho y de Serial en la opciónConfiguración del menú Utilitarios del Módulo Ventas, al hacer un

clic sobre el botón Procesar , queda la factura en el statusProcesada.

· La información que brinda la página Devoluciones es solo de consulta, de lasdevoluciones que el cliente ha procesado. Por lo cual, una vez realizadastransacciones (menú Movimientos) de Devolución, se sugiere al usuario accedera esta opción para el análisis de la misma.


Si se desea agregar otra Venta, repita la operación antes descrita.


Notas:

Ø Para Eliminar un Producto de la Factura, hacer sobre el botón Eliminar Detalle ,de esta manera queda eliminado el Producto de la lista.

Ø La Factura debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse lasoperaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos.

Ø El botón Anular , permite anular la Factura.

Ø Los Status que puede tener una Factura a Cliente son: Elaboración, Por Cobrar, PorDespachar, Por Serializar, Anulado, Parcialmente Devuelta, Totalmente Devuelta, yProcesado.

Ø La Venta debe estar en Status en Elaboración, para poder realizarse estasoperaciones (Agregar, Eliminar y Modificar productos). En los Status Procesada,Anulada, Por Cobrar, Serializar, Parcialmente Devuelta y Totalmente Devuelta estasoperaciones no se pueden realizar.

Ø La Factura cuando tiene Status por despachar pasa a Status Procesado una vezrealizado el Despacho.

Ø La Página de Serialización estará activa si la Venta contiene productos que manejanserial y previamente se ha activado la Serialización en la opción Configuración delmenú Utilitarios del Módulo Ventas.

La ejecución de este proceso se deja como actividad para el usuario.7.21 Realizar una Devolución en Ventas.

Procedamos a realizar la devolución decierta cantidad del producto adquiridoen una venta registrada.Para realizar la Devolución en Venta,en la pantalla principal haga clic en laopción Devoluciones en Ventas delMenú Movimientos o pulsardirectamente las teclas Alt+D, estandoen el menú principal de Ventas.

Vemos que automáticamente la Barrade Herramientas Principal se convierteen la Barra de Tareas.

· Si no hay Devoluciones enVentas registradas, el sistema

mostrará un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.o Si hay Notas de Devoluciones en Venta Registradas, entonces Hacer clic en el botón

Agregar .


o NUMERO: Número de Devolución en Venta.



o Serie: Número de serie asociado a la factura de venta a la cual se le hará ladevolución.

o Nro Control Fiscal: Número de Control Fiscal asociado a la Factura de Venta.

o Ingresar el número de la Factura de venta de la cual se desea registrar ladevolución, hacer sobre el cuadro de texto y presionar la tecla F2, de ese modo seobtendrá un Buscador de Ventas.

Seleccione en nro de la factura a la cual desea hacerle la devolución. Una vez,seleccionado el número de la venta, pulsar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualizan en el encabezado los datos de laventa seleccionada.

o En Status Elaboración.

Los productos que se devolverán de la venta, deben Agregarse posteriormente al registro de lasección de encabezado.

· Hacer clic en el botón Agregar , inmediatamente se abre una fila en la lista deproductos.

· Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columna Producto de lafila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos.

Para el ejemplo desarrollado, basaremos la Devolución en una Venta registradaanteriormente.

Realicemos una operación de importación de Productos de la Factura de Venta 5015:

o Hacer clic en el botón Importar Documento , en ese momento, se abreuna pantalla desde la cual se importarán los productos que se incluyeron en laFactura de Venta.El proceso es el siguiente se debe hacer en la persiana Empresa, escoger laempresa de la cual se desea importar el documento que contiene los productosque formaran parte de la Venta, en nuestro caso seleccionar:

§ EMPRESA: empresa de la cual se desea importar el documento§ Luego seleccionar el tipo de documento a importar.

TIPO DE DOCUMENTO: Factura.§ Se tienen opciones de filtrado, para la búsqueda del documento. Estas

opciones ha sido descrita a detalle anteriormente en el Módulo deCompra, y también en el Módulo actual.

En este caso, al presionar el Botón Importar , nos muestra eldetalle del Documento asociado a la Factura indicada.

§ Aparece automáticamente los datos correspondientes a la factura deventa seleccionada previamente. Los datos que se muestran respectoa la misma son Número, Fecha y Cliente/Proveedor según sea el caso.


§ Al hacer clic sobre la fila del documento, los productos que pertenecenal documento pueden ser visualizados en la lista renglones deldocumento, respecto a cada producto se muestran los siguientesdatos: Status que permite seleccionar el producto como potencialelemento para la Venta, Código del Producto, Cantidad, Almacéndonde está ubicado, Existencia, Procesado, Precio, Descuento yMonto Neto del Producto. En la parte inferior de la lista renglones deldocumento se puede visualizar dos cuadros de texto, donde secolocan respectivamente el Descripción y Observación del productoseleccionado en la lista.

§ Al realizar la selección, el cuadro de texto Número de documentosseleccionados, muestra la cantidad de documentos que cumplen con lacondición de filtrado.

§ Los botones colocados en la parte inferior de la pantalla permitenseleccionar todos los productos para ser importados, para Marcar

Todos, seleccionar el botón , si se van a Desmarcar Todos losproductos para no agregarlos a la Compra hacer clic en el botón

y por último importar el documento con los productos

seleccionados en el botón Importar .

§ Presionemos el Botón Marcar Todos y por último hacer clic en

el botón Importar , de este modo, se colocan en la lista deproductos de la página Renglones de la pantalla de la Devolución enVenta. Quedando la Página de Renglones de la Devolución en VentaAsí:

· La CANTIDAD, PRECIO, DESCUENTO, MONTO NETO y TASA IVA del producto,traen los valores que tienen en la Factura de Venta.

· Sólo la cantidad es modificable para el usuario en el caso de que no se desee devolvertoda la mercancía sino parte de ella.

Cambiemos la cantidad, ya que devolveremos solo un producto del renglón.

CANTIDAD: 1


· Los datos SUBTOTAL, MONTO IVA, MONTO SOBRE el que se calcula el IVA y elTOTAL de la Devolución Venta se muestran automáticamente y se actualizan cada vezque se completan los datos respecto a un producto. Estos valores no son modificablespara el usuario.

· En almacén de Retorno, seleccionamos el almacén a donde deseo llevar la mercancía,en el caso de que se tenga varios almacenes.

· De tener Observaciones la Cotización, se debe hacer clic sobre el botón


· En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite agregarobservaciones al producto con respecto a la Devolución en Venta, el proceso deasignación de la observación es igual al descrito anteriormente.


Si se desea agregar otro Producto al Pedido repita la operación antes descrita.· Una vez, agregados los productos que conformarán la Devolución en Venta y teniendo

configurados los datos de la página Renglones se procede a Guardar la Devolución enVenta para lo cual se tiene varias opciones de Guardarla o Procesarla:

o Si la Devolución en Venta le faltan datos o debe ser modificadaposteriormente, no se procesa y solo se almacena haciendo uso del botón

Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo laDevolución en Venta queda en el status en Elaboración.

o Si la Devolución en Venta está registrada completamente, además, contieneproductos que no trabajan con seriales, se procesa, seleccionando el botón

Procesar . Quedando la Devolución en Venta en el status deProcesada.

o Si la Devolución en Venta está registrada completamente, además, contieneproductos que trabajan con serial, al momento de procesar la Devolución, seactiva la página de Serializar, para realizar el proceso de Serializar productos.


Al culminar este proceso, hacer clic en el botón Procesar , quedando laDevolución en Venta en el status Procesada, si se posterga el proceso deSerializar, adquiere el status Por Serializar.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar . De este modo laDevolución en Venta queda en status Procesada.


Si se desea agregar otra Devolución en Venta, repita la operación antes descrita.TIPS: Otra forma de agregar productos a una Devolución en Venta, es realizando la operaciónde agregar uno a uno los productos. Teniendo en cuenta que los productos especificados ycantidades de los mismos en la Devolución en Venta, deben pertenecer a la venta asociada.

Notas:Ø Los Status que puede tomar una Devolución en Venta son: Elaboración, por Serializar,

Procesado.

Ø Para Eliminar un Producto de la Devolución en Venta, hacer clic sobre el botón

Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado el Producto de la lista.

Ø La Devolución Venta debe estar en Status Elaboración, para poder realizar lasoperaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos. En los Status Procesada oPor Serializar estas operaciones no pueden realizarse.

Ø Serialización: La Página de Serialización estará activa si la Devolución en Ventacontiene productos que manejan serial y previamente se ha activado la Serialización enla opción Configuración del menú Utilitarios del Módulo Ventas.


Para realizar el proceso de Serializar, debe hacerse sobre la fila quecorresponda al producto a Serializar e introduzca el serial en la columnarespectiva, este proceso se hace con cada producto.

Ø La información que brinda la página Contabilidad es solo de consulta. En esta páginase pueden Consultar los asientos contables que se generan por la Devolución en Ventaespecificada. En el ejemplo desarrollado esta opción esta desactivada, porque elmódulo de contabilidad no está integrado.

7.22 Configurar Punto de Venta.· Para activar el formulario de punto de ventas, se debe activar la casilla de verificación

Punto de Venta en el Menú utilitarios, opción configuración, Página Facturación/Puntode Venta del Módulo de Ventas.

Para configurar un Punto de Venta, en elcaso de tiendas o supermercados, en lapantalla principal haga clic en la opciónPunto de Venta, del Menú Movimientos opulsar directamente las teclas Alt+U,estando en el menú principal de Ventas.Vemos que automáticamente la Barra deHerramientas Principal se convierte en laBarra de Tareas.

· Hacer clic en el botón Agregar .

· El encabezado del punto de venta esel siguiente

o NUMERO: Número de laFactura.


o Caja: La caja activa o abierta al momento del movimiento.


o Total Nº Líneas: El sistema lo va incrementado de acuerdo al documento.

o Pudimos observar que el cliente viene definido:

Cliente: 99999Podemos definir cualquier cliente registrarse como predeterminado al iniciar elpunto de venta.

Para definir el cliente predeterminada al inicial el formulario Punto de Venta, sedebe seguir el procedimiento siguiente:

§ Hacer clic en el Menú Movimientos, opción Apertura/Cierre de Caja.

§ Haciendo uso de los Botones de Búsqueda ,seleccionar la caja Abierta.


§ Presionar el Botón Editar .

§ Hacer clic en la Página Punto de Venta.

§ Se debe definir los valores de Cliente, vendedor y tipo de precio, previo aeste paso en nuestro ejemplo el Vendedor Adriana se le debe dar accesoal tipo de Precio PVP, en el Menú Archivos, opción Vendedores en laPágina Precio/Zonas.El cliente acá definido es el que sale predeterminado al Presionar el Botón

Agregar del formulario Punto de Venta.

o También al iniciar el formulario podemos destildar la casilla de Verificación, así podemos introducir los datos del Cliente.

o También podemos buscar el cliente, haciendo clic en Cliente y presionando la teclaF2 para activar el buscador de Clientes.

o Para agregar los productos a facturar, presionar enter después de introducir elencabezado o hacer clic en la caja de texto producto, para seleccionar el productopresionar la tecla F2 para activar el buscador de productos.Seleccionar Código: 4

o Inmediatamente agrega la fila con el producto seleccionado, cantidad del producto,precio, alícuota y monto.La cantidad automáticamente la coloca en 1, hacer clic en cantidad para introducirla cantidad del producto que el cliente necesita.Para nuestro ejemplo colocar enCantidad: 1

Si deseo introducir otros productos, se debe repetir los dos pasos anteriores.

o En la Página de Renglones existen varias opciones de ayuda para la utilización delformulario:

§ Al presionar la Tecla F2: para buscar Productos, activándose así elbuscador de productos.


§ Al presionar la Tecla F3: para cambiar de cliente, activándose la caja detexto de Código del cliente, para activar el buscador de Cliente presionar laTecla F2.

§ Al presionar la Tecla F4: para procesar el punto de venta, mostrando lapantalla de cobro.

§ Al presionar la Tecla F5: para cambiar la cantidad del productoseleccionado, mostrando una pantalla donde se debe especificar lacantidad del Producto, En la Caja de Texto cantidad se debe introducir lanueva cantidad. En esta pantalla de Cambiar datos, también se puedecambiar el precio de ese Producto.

§ Al presionar la Tecla F6 : para buscar Precios, mostrando la pantalla deConsulta de Precios.

§ Al presionar la Tecla INSER: para agregar ítems o productos a la lista.

§ Al presionar la Tecla SUPR: para eliminar ítems o fila en la lista queconforman el Punto de Venta.

o Procedamos a procesar el movimiento, una opción es hacer Clic en el Botón

, inmediatamente se activa la Pagina de Cobro, donde debemos especificarla forma de Pago, pasando el punto de venta de Status Elaboración a Status porCobrar.

o El procedimiento a seguir para especificar la forma de pago es la siguiente:

§ Hacer Clic en el Botón Agregar .

§ Seleccionar la forma de pago, haciendo clic en la persiana Forma de Pagoy seleccionando la forma de pago.Para nuestro ejemplo seleccionemos: 1-Efectivo.

§ Inmediatamente en la Columna monto se muestra el total que debecancelar el cliente.

§ De tener alguna observación o referencia el pago, editar en el cuadro detexto Referencia.

§ Presionar el Botón Procesar .


En la Página de Cobro, hay varias opciones de ayuda: al presionar la Tecla F2 regresamos a laPágina de Renglones, al presionar la Tecla F3 trae la forma de pago efectivo y al presionar laTecla F5 muestra automáticamente la pantalla de control de Ticket, que me permite introducir

ticket cesta como forma de pago. Al finalizar presionar el Botón Aceptar .

o Una vez procesado el Pago de Punto de Venta, se debe llenar los datos del clienteque está realizando la compra. Los datos a especificar son: Dirección Teléfono,Celular, Fax, E-mail, Web y los datos de Envío.


o Si el producto o los productos del punto de Venta tienen la opción de serialactivado, el Punto de Venta pasa de Status Por Cobrar a Status por Serializar.

o Una vez serializado o si el producto no tiene la opción de serial activo, el Punto deventa pasa de Status Por Cobrar a Status Procesado.

o Por último, Seleccionar la Impresora por donde quiere que salga el recibo.


Si se desea agregar otro punto de venta, repita la operación antes descrita.Notas:

Ø Los Status que puede tomar un Punto de Venta son: Elaboración, Por Cobrar, PorSerializar, Parcialmente Devuelto, totalmente Devuelto, Procesado y anulado.

Ø El botón Anular , permite anular el punto de Venta una vez procesado. Cuandose decide anular un Punto de Venta, debemos tener en cuenta que la fecha delsistema debe ser la misma fecha de elaboración del punto de venta que se quiereanular.

Ø Para Eliminar un Producto del Punto de Venta, hacer clic sobre el botón Eliminar

Detalle , de esta manera queda eliminado el Producto de la lista.


7.23 Registrar Guía de Movilización:En esta opción se puede Agregar, Eliminar o Consultar facturas a la Guía de Movilización(Despacho de mercancía).

Para registrar una Guía deMovilización de producto, en lapantalla principal haga clic en laopción Guías de Movilización, delMenú Movimientos o pulsardirectamente las teclas Alt+G,estando en el menú principal deVentas.

· Si no hay Guía deMovilización registradas, elsistema mostrará unmensaje: “No hay ningúnregistro en el Archivo, pasaráa modo Agregar”.

o Si hay Notas Guía deMovilización registradas,entonces Hacer clic en el

botón Agregar .· Inmediatamente se activan las cajas de texto para introducir la información de la guía

de Movilización.

o Código: se refiere al número de identificación de la Guía de movilización.

o Fecha: la fecha actual.


o Seleccionar el Transporte, para ello hacer clic en la caja de texto respectiva y editarel código o también puede presionar la Tecla F2 y activar de esta manera elBuscador de Transportes.

Seleccione Código: 1 y presione la tecla Enter.

o Seleccionar el Conductor del Transporte a utilizar para la Guía de Movilización, paraello editar el código del Conductor si lo sabe o también puede activar el Buscador deConductores presionando la Tecla F2 para que muestre el Catálogo de Conductores.

Seleccione el conductor con C.I. 7845987.Presione la Tecla Enter y mostrará inmediatamente los datos del Conductorseleccionado.Todos los datos del conductor deben tener valor, si no es así completar losdatos y presione la Tecla Enter nuevamente

o Editar el Destino de la Movilización.Destino: Puerto la cruz, calle 36 con avenida 12, nro 12

Las facturas que se registran en la Guía de Movilización, deben Agregarse posteriormente alregistro de la sección de encabezado.

o Hacer clic en el botón Agregar ubicado en la parte inferior del formulario, enese momento, se abre una fila en la lista de Facturas.

o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista Facturas, es el siguiente:


§ Para seleccionar el Código de la Factura, hacer clic sobre la columnaFactura de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendráun Buscador de Facturas.

§ Una vez, seleccionado el código de la Factura, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualizan los datos de la factura:(Código, Fecha de Emisión, Nombre del Cliente, Rif o C.I. del Cliente,Condición de Pago, Fecha de Vencimiento, el Peso Total de losproductos facturados y monto de la factura).Se deben agregar a la lista todas las facturas que conformarán la Guíade Movilización.

· De tener Observaciones la Guía de Movilización, se debe hacer clic sobre el botón

Observaciones .· En la sección de datos de la Factura, se tiene un botón Obs. El cual permite agregar

observaciones a la Guía de Movilización, el proceso de asignación de la observaciónes igual al descrito anteriormente.


· La Pagina de Resumen de Productos nos muestra a manera de Consulta los productosque están contenidos en la Factura registrada en la Guía de Movilización: Código delProducto, Descripción, peso, cantidad, Monto de los Productos Facturados.

· Una agregadas todas las facturas a la lista, debemos almacenar la Guía:

o Presionar el Botón Guardar quedando la Guía de Movilización enStatus de Elaboración.

o Presionar el Botón Procesar , quedando la Guía de Movilización enStatus Procesado.

Para nuestro Ejemplo, presionar el Botón Procesar .


Si se desea agregar otra Guía de Movilización, repita la operación antes descrita.Notas:


Ø Los Status que puede tomar una Guía de Movilización son: Elaboración y Procesado yanulado.

Ø El botón Anular , permite anular la Guía de Movilización en Status Elaboración yProcesado.

Ø Para Eliminar una Factura de la Lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle ,de esta manera queda eliminado la factura de la lista.

7.25 Registrar Orden de Carga.En esta opción se puede Agregar, Eliminar o Consultar a la Orden de Carga (pedidos internosrealizados al área de producción de la empresa).

Para registrar una Orden de Carga, en la pantalla principal hacer clic en la opción Orden deCarga, del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Alt+O, estando en el menúprincipal de Ventas.


· Si no hay Orden de Cargaregistradas, el sistema mostrará unmensaje: “No hay ningún registro enel Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Orden de CargaRegistradas, entonces Hacer clic en

el botón Agregar .

Editen los siguientes datos en los cuadros detextos respectivos:

o CÓDIGO: Se refiere al número de identificación de la Orden de Carga.



o Seleccionar el Transporte que realizará el Traslado, Edite el Código de Transporte opresione F2 para activar el Buscador de Transporte.

Seleccione Código : 1

o Seleccione conductor responsable de la movilización, para seleccionar presione F2para activar buscador de Conductores del Transporte seleccionado.

Seleccione un conductor

Una vez, seleccionado el Conductor, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza los datos del Conductor: Nombre,Rif/Cedula, Placa del Vehículo a utilizar, Teléfono, Vehículo.Estos datos no pueden ser nulos. Puede completar la información.


Los pedidos que constituirán la Orden de Carga, deben Agregarse posteriormente al registro dela sección de encabezado.

o Hacer Clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior. En esemomento, se abre una fila en la lista de Pedidos.

o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista de Pedidos, es el siguiente:

· Para seleccionar el Código del Pedido, hacer Clic sobre la columnaPedido de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendráun Buscador de Pedidos.Seleccione:CÓDIGO: 1

Una vez, seleccionado el código del Pedido, pulsar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualizan los datos del Pedido en lasección Datos del Producto (Código, Fecha del Pedido, Código delCliente, Nombre del Cliente, Rif o Cédula del Cliente, Peso de losProductos del Pedido, Volumen de los Productos del Pedido y MontoTotal del Pedido).

· En la página de ajustes, se registran todos aquellos movimientos de inventario que serealicen y que no se reflejan en la Factura de Venta.

o Hacer Clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior. En esemomento, se abre una fila en la lista de Ajuste.

o El proceso de registrar los datos de la fila en la lista de Ajuste, es el siguiente:

§ Para seleccionar el Código de Ajuste, hacer Clic sobre la columnaAjuste de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá unBuscador de Ajustes.Seleccione el tipo de ajuste y presione la Tecla Enter.


Inmediatamente se muestra la información del ajuste seleccionado:Código de Ajuste, fecha de ajuste, Código del cliente, Nombre delCliente, RIF/C.I. del cliente.

§ Para Eliminar un Ajuste de la lista, hacer sobre el botón Eliminar

Detalle , de esta manera queda eliminado el Ajuste de la lista.

§ Se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al Ajusteseleccionado con respecto a la Orden de Carga.

o De tener Observaciones la Orden de Carga, se debe hacer clic sobre el botón

Observaciones .o Se tiene un botón Obs. El cual permite agregar observaciones al pedido con respecto

a la Orden de Carga, el proceso de asignación de la observación es igual al descritoanteriormente.


o Para Eliminar un Pedido de la lista, hacer sobre el botón Eliminar Detalle ,de esta manera queda eliminado el Pedido de la lista.

Si se desea agregar otro Pedido a la Orden de Carga, repita la operación antesdescrita.

· Una vez, agregados los pedidos que conformarán la Orden de Carga, se tienen dosopciones Guardarla o Procesarla:

o Si a la Orden de Carga le faltan datos o debe ser modificada posteriormente,

no se procesa y solo se almacena haciendo uso del botón Guardar quese encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Orden de Carga quedaen el status en Elaboración.

o Si la Orden de Carga, esta registrada completamente, se procesa, haciendo

clic en el botón Procesar , quedando la Orden de Carga en el status PorDespachar.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón Procesar . De este modo la Orden deCarga queda en status Por Despachar.La orden de Carga pasa de Status Por Despachar a Status Procesado de la siguiente manera:

· Hacer clic en el botón Editar , de la Barra de Tareas.

· Presionar el Botón Procesar , pasando de Status por Despachar a StatusProcesado.


· La página de Resumen de Producto muestra a manera de consulta los productosincluidos en el Pedido: Código del Producto, Descripción del Producto, peso delProducto, Cantidad del Producto pedido y Monto del Producto.

· La página de Órdenes de Carga muestra a manera de consulta las órdenes de Cargaregistradas hasta el momento, el procedimiento a seguir es el siguiente:

o Hacer Clic en el botón Agregar , En ese momento, se abre una fila en lalista de Orden de Carga.

o Para seleccionar el Código de la orden de Carga que se quiere consultar,hacer Clic sobre la columna Carga de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de esemodo se obtendrá un Buscador de órdenes de CargaSeleccione:CÓDIGO: 1000001, que fue la orden anteriormente registrada

Una vez, seleccionado el código de la orden de carga, presionar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualizan los datos de la orden de carga(Código de la Carga, Fecha en que se registra la carga, Transporte que realizala movilización de la Carga así como también los datos de los productosincluidos en la Orden)


o Para Eliminar una Orden de Carga de la lista, hacer sobre el botón Eliminar

Detalle , de esta manera queda eliminado la orden de carga de la lista.

o El Botón Imprimir , permite imprimir la consulta realizada en estapágina.

· La página de Transporte muestra a manera de consulta los transportes utilizados enlas Ordenes de Carga registradas :

o El Botón Imprimir , permite imprimir la consulta realizada en estapágina.

Si se desea agregar otra Orden de Carga, repita la operación antes descrita.Notas:

Ø Los Status que puede tomar una Orden de Carga son: Elaboración, Anulado, PorDespachar y Procesado.

Ø El botón Anular , permiteanular la Orden de Carga.

7.26 Registrar Garantias y/oReparaciones.Para registrar un Servicio por Garantíao Reparación, en la pantalla principalhaga clic en la opción Garantías y


Reparaciones, del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Alt+G, estando en elmenú principal de Ventas.Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra deTareas.

· Si no hay Garantías y Reparaciones a Clientes registradas, el sistema mostrará unmensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Garantías y Reparaciones a Clientes registradas, entonces Hacer clic en el

botón Agregar .


o Nº RECEP: Número de Identificación de Garantía y Reparación.

o FECHA: La fecha del día actual.

o HORA: Hora del registro de Garantía y Reparación.

o Status: Por Imprimir.o Seleccione el Cliente (Código), hacer Clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla

F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes.Una vez, seleccionado el código del cliente, presionar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre y Teléfono del cliente.

TIPS: Si el cliente no esta registrado en el sistema, puede utilizar cliente sincódigo, para ello haga clic en la casilla de verificación Sin Código y sistema leasigna automáticamente el 99999.

o Seleccione el Producto que entra por Garantía o Reparación.Seleccione:CODIGO: 3Una vez, seleccionado el código del Producto, presionar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza los datos del Producto: Serial yDescripción.

o Introducir serial del producto que se está registrando para garantía o Reparación,haciendo clic en la caja de texto de serial de producto y editar el serial del mismo. Silos productos están serializados en la Factura de Venta, al introducir el serial quehace referencia a un producto registrado en la factura, los valores de factura, fechay fecha ven aparecen por defecto, que son los datos de la factura que hacenreferencia al producto que se está registrando por garantía.

o Presionar el Botón Accesorios , acá debemos especificar si el producto que estáentrando por garantía o reparación viene acompañado de accesorios, en nuestroejemplo colocaremos que viene con accesorio: CABLE SATA, quedando de lasiguiente manera:


Para salir, presionar el Botón Salir .

o Especificar si el producto que se está registrado viene por garantía:§ Si viene por Garantía tildamos la casilla de verificación Garantía.§ Si viene por Reparación dejamos sin tilde la casilla de verificación

Garantía.Para nuestro ejemplo, el producto viene por garantía por lo tanto vamos a tildarla casilla de verificación de Garantía.

o Especificar el Número de la Factura de Venta del producto que se está registrandopara Garantía.

Presionar la Tecla Enter, observamos que se muestra inmediatamente la fechade emisión de la Factura de Venta así como también la fecha de Vencimiento.

o Especificar el Técnico que recibe el producto por Garantía o Reparación, para ellohacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá unBuscador de Técnicos.

Seleccione:CODIGO: 2000Una vez, seleccionado el código del Técnico, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del Técnico.

o Especificar el Almacén a donde se enviará el producto que se está registrando porGarantía o Reparación, para ello hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar la teclaF2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Almacén.

Seleccione:CODIGO: 01Una vez, seleccionado el código de Almacén, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del Almacén.

o Introducir la ubicación donde se almacenará el producto registrado para garantía y/oreparación.

Editar Ubicación: pasillo D, estante 4

o Hacer clic en el Botón Problema , que se refiere a especificar el problema que elcliente observa en el producto que se está registrando para garantía y/o reparación.


Al presionar en el Botón Problema , se muestra una pantalla donde se debeintroducir la observación del cliente referente al producto.


o Guardar la Ficha de Garantía y/o Reparación, presionando el Botón Guardarubicado en la Barra de Tareas.

o Inmediatamente muestra la siguiente Pantalla:

Donde nos permite imprimir la Ficha de Garantía y/o Reparación. Presionar el

Botón Aceptar para mandar a imprimir, en caso contrario presionar el

Botón CancelarLa ficha de Garantía y/o Reparación pasa de Status por Imprimir a Status PorDiagnosticar.


Una Vez culminado con los datos de Recepción, se genera el proceso de Reparación:

o En primer lugar debemos ubicar la ficha de Garantía y/o Reparación que queremos

editar, Haciendo uso del botón de Búsqueda .

o Presionar el Botón Editar , se activan las cajas de textos.

o Seleccionar en Reparación el Técnico Responsable de la Reparación del Producto.Seleccionar un Responsable, editando el Código que lo identifica o haciendoclic en la caja de texto y presionando la Tecla F2 para activar el Buscador deTécnico de la Reparación.Luego Presionar la Tecla Enter, y se muestra el Nombre del Técnico.Presionar Enter nuevamente.

o Especificar el Monto que le costará al cliente la reparación.Presionar la Tecla Enter.

o Introducir la fecha en que fue realiza la reparación.

o Presionar el Botón Problema encontrado , para especificar el problemaencontrado en la Reparación.



o Especificar las actividades realizadas para reparar el Producto registrado por

Garantía, para ello presionar el Botón Actividades Realizadas y editar allí lasactividades que se realizaron.

o El Técnico responsable de la Reparación puede y debe cambiar el Status de laReparación según su avance y su diagnóstico, éstos status pueden ser : de Statuspor diagnosticar puede pasar a Status (Por Respuesta, por Llamar, Por Repuesto,Imposible Reparar, Reparado, Ajustado, Pasado a Reparación, abandonado porCliente, Reparación Afuera, en calidad de préstamo, por Garantía ), En nuestroejemplo seleccionar el Status por Garantía.

o Guardar la Ficha de Garantía y/o Reparación, presionando el Botón Guardarubicado en la Barra de Tareas.

Una vez culminado el Proceso de Reparación, continúa el proceso de Entrega del Producto alcliente:

o En primer lugar debemos ubicar la ficha de Garantía y/o Reparación que queremos

editar, Haciendo uso del botón de Búsqueda .

o Presionar el Botón Editar , se activan las cajas de textos.

o Seleccionar en Entrega el Técnico Responsable de la Entrega del Productoregistrado por Garantía.

Seleccionar un Responsable, editando el Código que lo identifica o haciendoclic en la caja de texto y presionando la Tecla F2 para activar el Buscador deTécnico.Luego Presionar la Tecla Enter, y se muestra el Nombre del Técnico.Presionar Enter nuevamente.

o Muestra la fecha y hora actual de la Entrega del Producto.

o Editar el Número de la Factura de Garantía y/o Reparación.


o Guardar la Ficha de Garantía y/o Reparación, presionando el Botón Guardarubicado en la Barra de Tareas. La ficha en este momento pasa de Status porDiagnosticar a Status Entregado.

Nota:

Ø De tener Observaciones la Ficha de Garantía y Reparación, se debe hacer clic sobre el

botón Observaciones .En el ejemplo desarrollado las Observaciones se dejarán sin editar, en módulosanteriores se ha visto la elaboración de Observaciones.

Ø En la Página lista, podemos Observar a manera de consulta, todas las fichas deGarantía y Reparación registradas hasta el momento.

7.27 Precios de Productos.Este formulario se utiliza para Agregar, actualizar o eliminar los precios a los productos demanera individual o en grupos, al igual que la reconstrucción de los precios de los mismos.Este Formulario se estudia a detalle en la sección 5.4, Botón Agregar Precios a un Producto,Módulo de Inventario.

7.28 Reportes.Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Ventas, enla pantalla haga clic en el Menú Reporte, recuerde estando en el menú principal de Ventas.

Al acceder esta opción de Reporte de Ventas, se puede obtener una variedad de reportes quepermiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma dedecisiones. Entre los reportes manejados se tienen, Documentos, Clientes, Utilidad en Ventas,Comisiones, Lista de Precios, Análisis de Ventas, Libro de Ventas, Archivos, Vendedores,Garantías y Reparaciones y Adicionales.



7.29 Utilitarios del Módulo de Ventas.Existen dos utilitarios, además, de configuración que permiten realizar mantenimiento en elmódulo de ventas.

Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal deVentas.

CERRAR EJERCICIO:En la pantalla principal haga clic en la opciónCerrar Ejercicio, del Menú Utilitarios, estandoen el menú principal de Ventas.Para realizar el Cierre de Ejercicio, se debecolocar en el cuadro de texto Al, la fechahasta la cual se desea ejecutar el proceso.

Si se desea hacer definitivo el Cierre del

Ejercicio, hacer en el botón Aceptar ,el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de ventas?,de estar de acuerdo hacer en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre,con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer en No.

Para salir de la pantalla hacer en el botón Salir .

TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar elEjercicio de Ventas.


CONTABILIZAR VENTAS:

En la pantalla principal haga clic en la opción Contabilizar Ventas, del Menú Utilitarios, estandoen el menú principal de Ventas.

En esta pantalla se puede realizar el proceso de enviar al módulo de contabilidad losmovimientos y registros contables generados por las transacciones en el módulo de ventas enun periodo contable, de forma que automáticamente se registren todos los movimientos de lasventas en la contabilidad del sistema.

Para realizar una Transferencia de Ventas a Contabilidad, se debe registrar los siguientesdatos:

· Colocar en los cuadros de texto Inicial y Final, el rango de fecha en el cual seencuentra enmarcado los registros de ventas que se desean enviar a contabilidad.

· Seleccionar la Caja que contiene todos los movimientos, puede seleccionar la Opcióntodos, para incluir todas las cajas que esté utilizando.

· En el cuadro de texto Nro. Comprobante, se visualiza el número del comprobante quecontiene los movimientos contables de ventas transferidos a contabilidad.

· Centro de Costos: Para introducir los valores de Centro de Costos (Ingresos,Descuento, Caja, Cuentas por Cobrar, Impuestos), se debe hacer clic en la caja detexto y presionando la Tecla F2, se muestra el buscador de cada Variable(Ingresos,Descuento, Caja, Cuentas por Cobrar, Impuestos), estos valores vienen del Módulo deContabilidad.

Si se desea hacer definitiva la Transferencia de Ventas a Contabilidad, hacer clic en el botón

Aceptar , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro que deseatransferir las ventas a contabilidad?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando


en ese momento el proceso de transferencia, con la visualización de un indicador de avancedel proceso, en caso contrario hacer clic en No.

Para salir de la pantalla hacer en el botón Salir .

CONTROL DE CITAS:En la pantalla principal del Módulo deVentas, haga clic en la opción Controlde Citas, del Menú Utilitarios.

· Especificar fecha de la cita.Puede editarla o presionar elBotón , para seleccionaruna fecha.

· Hacer Clic en el botón Agregar

, En ese momento, seabre una fila en la lista de

Control de Citas.

· Para seleccionar el Código de la Historia Del Paciente, hacer Clic sobre la columnaHistoria de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deClientes.

Una vez, seleccionado el código del Cliente, presionar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualizan los datos del Paciente: Nombre yTeléfono.Presionar la Tecla Enter.

· Para seleccionar el Código del Médico que atenderá al Paciente seleccionado, hacerClic sobre la columna Médico de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo seobtendrá un Buscador de Médicos.

Seleccione:CÓDIGO: 2000Una vez, seleccionado el código del Médico, presionar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se muestra el Nombre del Médico.Presionar la Tecla Enter.

· El Botón , significa que existe una llamada entrante del cliente para solicitar unacita.

· El cliente puede confirmar o no confirmar la cita registrada.

o Si el cliente confirma la cita presionar el botón mostrando Confirmo .o Si el Cliente No Confirmo, presionar el botón respectivo mostrando el valor No

confirmo .Para nuestro ejemplo colocamos que el Cliente Confirmo la cita.

· Si el cliente llega al consultorio, el día especificado en la cita, presionamos el Botónmostrando el Valor Arribo, mostrando automáticamente la hora de llegada


· Si el cliente no llega al consultorio el día de la cita, presionamos el botón mostrando el

valor No Arribo .Para nuestro ejemplo seleccionamos que el Cliente Arribo al consultorio.

· Cuando el Cliente entra a la cita, presionar el botón Entrada , mostrando elvalor de Entrada y la hora específica.

· Cuando el cliente sale de la cita con el Médico, presionar el Botón Salida ,mostrando el valor de Salida y la Hora Específica de Salida.

El sistema pregunta si ¿Desea agregar una nueva cita para ese paciente? , Sipresionamos que si deseamos agregar una nueva cita para ese cliente, a continuación semuestra la siguiente pantalla:

o En fecha, seleccionar la fecha de la nueva cita.o Historia se refiere al número de historia del Cliente y también muestra el

Nombre del cliente.o Seleccionar el Médico que atenderá la paciente en su nueva cita,

seleccionamos el mismo Médico y presionar Enter. Inmediatamente nosmuestra el Código del Médico y Nombre del Médico.

o Para concluir el proceso de una nueva cita presionar el Botón Aceptar ,

en caso contrario presionar el Botón Cancelar .o Si presionamos el Botón Aceptar, la nueva cita quedó registrada


· Las estadísticas nos permite visualizar la cantidad de Arribos de Clientes, la cantidadde clientes nuevos, la cantidad de clientes atendidos, la cantidad de clientes en control,la cantidad de clientes confirmados, la cantidad de clientes citados.

· Para Eliminar una cita de la lista, hacer sobre el botón Eliminar Detalle , de estamanera queda eliminado la Cita de la lista.



MODULO 8MÓDULO DE CUENTAS POR COBRAR

Objetivos


• Conocer los atributos y comandos del módulo Cuentas por Cobrar.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo de Cuentas por Cobrar.

Duración Estimada

• 1 hora.

Referencia

Habiendo realizado las transacciones de ventas a crédito a clientes. Usted podrá llevar a cabolos cobros de las mismas desde este módulo, tomando en cuenta si el mismo tiene Notas deCrédito o Notas de Débito.

Trabajo de Oficina

El Módulo de Cuentas por Cobrar permite entre otras cosas, Definición de Tipos deDocumentos, Creación de Grupos de Cuentas por Cobrar según las necesidadesadministrativas y contables de la empresa, Interacción automática de los documentos deventas a crédito a clientes, Elaboración manual de documentos por cobrar, cobros dedocumentos, Emisión de notas de crédito, transformación de documentos, emisión e impresiónde giros, Manejo de retenciones de impuestos sobre la renta e IVA.

Para entrar al módulo de Cuentas por Cobrar debe seleccionarse del menú módulos del menúprincipal de CONFÍA el comando Cuentas por Cobrar o pulsar directamente las teclas Alt+Ecolocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menúprincipal de cuentas por cobrar.

8.1 Configuración de Cuentas por Cobrar.La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Cuentas por Cobrar, esconfigurar los valores iniciales y el modo de crear los códigos y números de las entidades(Tipos de Documentos y Grupos) y documentos a utilizar dentro del módulo de cuentas porcobrar.

Para ello, en la pantalla principalhaga clic en la opción Configuracióndel Menú Utilitarios o pulsardirectamente las teclas ctrl.+C,estando en el menú principal deCuentas por Cobrar.


Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra deTareas, y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos,(En este caso, por que ya están configurados los datos):


· La asignación correlativa por parte del sistema de los Números para los documentos deCobro, Nota de Crédito, Cuentas por Cobrar y el control Fiscal que le corresponda a laNota de Crédito.

· El número 1 en la caja de texto de Recibo de Cobro, especifica que el recibo de cobroempezará a generarse a partir de ese número.

o La casilla de verificación que está a su lado representa que ese número se vaa generar en forma correlativa si tildamos la casilla, si no la tildamos, el códigode recibo de cobro debe editarla el usuario.

o También se muestra una casilla de verificación de si Maneja o no ControlFiscal el Recibo de Cobro, si tildamos la casilla el Recibo de cobro manejaráCódigo de Control Fiscal en la misma forma en que fue configurado el recibode cobro, si no la tildamos la casilla, el recibo de cobro no manejará Código decontrol fiscal.

· La nota de Crédito emitida por el Cliente comienza a generarse a partir del Número 1 yen forma correlativa si tildamos la casilla de verificación que está a su lado.

· Los documentos de cuentas por cobrar y las Notas de Crédito Fiscales empiezan agenerarse a partir del Número 1.

· El Grupo de Cuentas por Cobrar por defecto al cual van las facturas anuladas.

· El número que identifica a los Tipos de Documentos: Factura, Nota de Crédito, Canc.Notas de Crédito, Devolución, Cobro, Abono y Retenciones de I.S.L.R.


· La tasa de interés que se cobrará por mora en pago por ventas a crédito.

· De estar la contabilidad integrada, se deberán especificar los códigos de las cuentascontables para las Retenciones de IVA, e ISRL.


De no estar configurados los datos o desear realizar alguna modificación haga clic en el botón

Editar de la Barra de Tareas, introduzca los datos y luego Guárdelos para que queden

registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón Guardar también colocado sobre laBarra de Tareas.

8.2 Registrar y Consultar Tipos de Documentos de Cuentas por Cobrar.Los Tipos de Documentos de Cuentas por Cobrar, deben estar definidos previamente a lageneración de los documentos, cobros y Notas de Crédito basadas en estos Tipos deDocumentos predefinidos.

Estos Tipos de Documentos se agregan porla opción Tipos de Documentos del menúArchivo, estando en el menú principal deCuentas por Cobrar.


Para el Ejemplo Desarrollado tenemos, los siguientes Tipos de Documentos registrados, comolo muestra la pantalla:

NOTA: El sistema trae configurados cierta cantidad de tipos de documentos de cuentaspor cobrar, se sugiere al usuario verificar la base de datos de los mismos, antes derealizar algún registro.

Para registrar un Tipo de Documento:· Si no hay Tipo de Documento registrado, el sistema mostrará un mensaje: “No hay

ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.o Si hay Tipo de Documento registrado, entonces Hacer clic en el botón Agregar

.

· Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

o CÓDIGO: Se refiere al número de identificación del tipo de Documento.

o Descripción: Nombre o descripción que llevará el documento.

o Abreviado: Los caracteres con la cual se identificará con nombre corto eldocumento.

o Días de Vencimiento: Cantidad de días que tendrá el documento antes deexpirar.

o Cuenta Contable: se especifica el Código de la Cuenta contable.

o Tipo de Documento de Cancelación: Se refiere al tipo documento con el cualse realizó la cancelación.

o Suma: Es una casilla de verificación que de estar tildada especifica si aumentael saldo del documento al cual está haciendo referencia.

o Afecta Libro de Ventas: Es una casilla de verificación que de estar tildadaespecifica si afecta el libro de Ventas.


o Retención IVA: Es una casilla de verificación que de estar tildada especificaque afecta el Libro de Ventas con Retención de IVA.

o Nota de Crédito: Es una casilla de verificación que de estar tildada especificaque utiliza Código de Crédito Fiscal.

o Maneja Control Fiscal: Es una casilla de verificación que de estar tildadaespecifica que maneja Número de Control Fiscal.

· Una vez configurado el Tipo de Documento, presionar el Botón Guardar ubicadoen la barra de Tareas, para almacenar la información.


Si se desea agregar otro Tipo de Documento, repita la operación antes descrita.

8.3 Agregar Grupo de Cuentas por Cobrar.Ahora procedamos a registrar losGrupos de Cuentas por Cobrar, queindican en que categoría previamentepreestablecida, se encuentraclasificada cada una de las Cuentaspor Cobrar generadas por lastransacciones a crédito en ventas.Esta definición puede realizarse,creando Grupos de Clientes quepresenten una característica común.

Por Ejemplo: Por zona, por forma o cantidad de adquisición del producto que realizafrecuentemente el Cliente, por la forma de pago a la empresa, Vendedor responsable de cobrarla cuenta, entre otras.

Para Agregar un Grupo de Cuentas por Cobrar, en la pantalla principal haga clic en la opciónGrupos del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Alt+G, estando en el menú principalde Cuentas por Cobrar.


· Si no hay Grupo de Cuentas por Cobrar registradas, el sistema mostrará un mensaje:“No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Grupo de Cuentas por Cobrar registradas, entonces Hacer clic en el

botón Agregar .


o CODIGO: Se refiere al Número de Identificación del Grupo de Cuentas porCobrar, Edite Código : 2

o DESCRIPCION: MAYORISTAS.

· La cuenta contable a la cual se cargan los montos de los documentos agrupados eneste grupo, se dejará sin valor para el ejemplo desarrollado.







Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados los Grupos de Cuentas por Cobrarutilizados por la empresa. Pueden visualizarse desplazándose con los botones de búsqueda.

Si se desea agregar otro Grupo de Cuentas por Cobrar, repita la operación antesdescrita.

8.4 Establecer Plan de Comisiones por Vendedor / Cobrador.En esta opción se puede Agregar,Modificar, Eliminar o Consultar lasComisiones asignadas a unVendedor según el rango asignado,y al Cobrador por la efectividad enel cobro de documentos.Cabe destacar que las comisionespor vendedor se obtienen en elMódulo de Ventas, reportes; y las

de cobrador se aprecian en el Módulo de Cuentas por Pagar, reportes. Los montos mínimos ymáximos en Bolívares, son considerados en la cantidad de días para su cobranza

Para Agregar las comisiones, en la pantalla principal haga clic en la opción Comisiones porCobrador del Menú Archivos.


· Si no hay Comisión por Cobrador Registrada, el sistema mostrará un mensaje: “No hayningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.


o Si hay Comisión por Cobrador Registrada, entonces Hacer clic en el botón

Agregar .

· Editen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:o Seleccionar Cobrador haciendo clic sobre el cuadro de texto y presionar la

tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores (cobrador).Seleccione:Código: 2000

Una vez, seleccionado el código del cobrador, presionar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el código y nombre del Cobrador.

o Especificar los rangos que el sistema tomará en cuenta para el cálculo de lacomisión.

Se presentan cinco rangos donde se debe registrar en cada par de cuadro detexto, el valor máximo y mínimo respectivamente de los montos cobrados paraoptar a la comisión especificada. Para cada rango se debe comenzar con elvalor mínimo, es decir; en el cuadro de texto Desde regístrese el valor mínimodel rango, en el cuadro de texto Hasta regístrese el valor máximo. Luego, debeespecificarse, el porcentaje de comisión sobre lo cobrado para los valores queestén en ese rango, en el cuadro de texto respectivo. Este proceso se repitepara cada rango especificado.

Para el ejemplo desarrollado, los rangos representan montos cobrados y lacomisión será un porcentaje específico sobre el monto cobrado, introduzca lossiguientes valores (representan montos) para los rangos:

Rango: Desde: Hasta: Por %:Primero 500.000 1.000.000 2 %

Segundo 1.000.001 1.500.000 5 %

Tercero 1.501.000 2.000.000. 8 %

Cuarto 2.000.001 2.500.000 10%

Quinto 2.501.000. 3.000.000 12%






Si se desea agregar otro Plan de Comisiones por Cobrador, repita laoperación antes descrita.

8.5 Registrar Comisiones por Grupo.Esta opción permite establecer comisiones en base a los grupos de cuentas por cobrar que sedeseen, o mejor dicho asignar comisiones por separado a cada grupo de cuentas por cobrar. Elrango establecido para este tipo de comisiones es en base a los días de cobranzas.

Para registrar estos tipos de comisiones, en la pantalla principal haga clic en la opciónComisiones por Grupo.


en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese momento secolocan en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar losdatos que identifican el plan de comisiones.Lo primero es seleccionar el grupo de cuenta por cobrar que se le asignará elrango de comisión, luego se establecen los rangos en función de los días y porultimo el porcentaje respectivo, por último Guárdelos para que queden

registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón también colocadosobre la Barra de Tareas.

La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el registro de esteplan de Comisiones es parecido al elaborado anteriormente.

8.6 Descuentos por Cliente.


En esta opción del sistema se pueden establecer por cada cliente, rangos de Descuentos loscuales estarán vinculados con la cantidad de días que tome el cliente para cancelar el créditootorgado.

Estos Descuentos se asignan acada cliente en el Módulo deCuentas por Cobrar del MenúArchivos, opción Descuento porCliente.

Veamos el siguiente ejemplo:

Cliente: 2, CONSORCIO V.L.G. C.A.Primer Rango: -60; -40(días). Descuento del 8%Segundo Rango: -39; -20(días). Descuento del 4%Tercer Rango: -19; 10(días). Descuento del 2%

Nos quedará la siguiente Pantalla:

· La Página de Modificar en Grupo, me permite asignar rangos de porcentajes deDescuento para un grupo de Clientes en particular.


o En cliente, seleccionar un Cliente Inicial y un cliente Final.

o Seleccionar Vendedor, en el caso de que desee asignar descuento a clientesatendidos por un Vendedor en particular.

o Editamos los rangos del ejemplo anterior.

o Y por último presionamos el Botón Aplicar Rangos, para culminar con laasignación de Descuentos a Cliente.

8.7 Generación de Documentos de Cuentas por Cobrar.Los documentos de cuentas por cobrar son generados automáticamente por el sistema alrealizar las ventas a crédito (Ver Módulo de Ventas). Por lo que luego se pueden consultar enel Modulo de cuentas por cobrar en el Menú movimientos, opción de Documentos.

De igual forma losdocumentos se puedengenerar desde este módulo enmovimientos.

· Si no hay Documentos de Cuentas por Cobrar registrados, el sistema mostrará unmensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Documentos de Cuentas por Cobrar registrados, entonces Hacer clic en

el botón Agregar .


o Cliente: Edite el Código del Cliente si lo sabe en la caja de texto respectiva opresione la Tecla F2 para que muestre el Buscador de Clientes.Seleccione Código: 2 y presione la Tecla Enter.


Inmediatamente muestra los Datos del Cliente seleccionado: RIF/CI y Nombre.

o Tipo: Se refiere al tipo de documento que vamos a crear, para seleccionarhacer clic en la caja de texto y presionar la tecla F2 para activar el buscador deTipo de Documentos de Cuentas por Cobrar.Selecciones Código: 1 que es Factura y presionar la Tecla Enter.Inmediatamente muestra la Descripción del Tipo de Documento seleccionado.

o Grupo: Se refiere al Grupo al cual pertenece el Documento, hacer clic en lacaja de texto y presionar la tecla F2 para activar el buscador de Grupos deCuentas por Cobrar.Selecciones Código: 1 y presionar la Tecla Enter.Inmediatamente muestra la Descripción del Grupo seleccionado.

o Serie: Se refiere al Código de identificación.

o Nro Doc: Se refiere al número de documento generado.

o Fiscal: Se refiere al Número Fiscal del Documento.

o Fecha: Se refiere a la Fecha actual del Sistema.

o Fecha Vcto: Es la Fecha de Vencimiento del Documento.


o Seleccione el Vendedor (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsarla tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores.Seleccione:CODIGO: 2000Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor.

o Monto Base: Editar el Monto de la factura.Edite Monto: 200

o Se muestra la tasa IVA y el Monto Iva de Monto Base, además muestraautomáticamente el Saldo de la Factura.

· Para agregar el documento creado a la lista, presionar el Botón Agregar , ubicadoen la parte inferior del formulario.Vemos que se agrega inmediatamente a la lista, mostrando los siguientes datos:Fecha del Documento creado, Código del Documento, Referencia, Saldo Debe y SaldoHaber.

· De tener Observaciones El documento, se debe hacer clic sobre el botón

Observaciones .o En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permite

agregar observaciones al Documento, el proceso de asignación de laobservación es igual al descrito anteriormente.



· Una vez agregado el documento a la lista, presionar el Botón Procesar .Pasando el Documento de Status Elaboración a Estatus Pendiente.


Si se desea agregar otro Documento de Cuentas por Cobrar, repita la operaciónantes descrita.Nota:

Ø Los Status que puede tomar un Documento de Cuentas por Cobrar son: Elaboración,Pendiente y Cancelado.

Ø El botón , permite cambiar datos del Documento generado:

o Presionar el Botón Editar de la Barra de tareas.

o Los datos que permite modificar son: La fecha de vencimiento del documento,el Grupo de Cuentas por Cobrar, el Vendedor.

o Una vez realizado los cambios necesarios, presionar el Botón Guardarubicado en la barra de Tareas.

8.8 Registrar Cobros.En esta sección veremos como registrar el cobro de un Documento de Cuentas por Cobrar

generado en la sección anterior.


Para registrar un Recibo de Ingreso,en la pantalla principal haga clic en laopción Cobro del Menú Movimientoso pulsar directamente las teclas Alt+C,estando en el menú principal deCuentas por Cobrar.


· Si no hay Cobros registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registroen el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Cobros registrados, entonces Hacer clic en el botón Agregar .


o Nº: Se refiere al número de recibo de ingreso.


o Status Elaboración.

o Fiscal: Número de control fiscal si lo tiene.

o Seleccione el Cliente (Código), hacer Clic sobre el cuadro de texto y pulsar latecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Clientes.Seleccione:Código: 2

Una vez, seleccionado el código del cliente, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el Nombre, Rif/Cedula del cliente.TIPS: Si el cliente no esta registrado en el sistema, puede utilizar cliente sincódigo, para ello haga clic en la casilla de verificación Sin Código y sistema leasigna automáticamente el 99999.

o Seleccione la Caja, editando el código de la Caja Principal o abierta opresionando la Tecla F2, para activar el Buscador de Caja.

o Seleccione el Vendedor Responsable (Código), hacer clic sobre el cuadro detexto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deVendedores.Seleccione:CODIGO: 2000Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor.

· Una vez seleccionado el Cliente, se cargan en la lista de la sección información delcliente, los documentos pendientes del cliente. Mostrando por cada documento, elNúmero y Código del Tipo del Documento, Fecha de Emisión y Vencimiento y Saldo.


Al seleccionar uno de los documentos, en el cuadro de texto ubicado en la parte inferiorde la lista, se muestra la Descripción del tipo de documento.

También, se muestra el monto total que adeuda el cliente a la empresa.

· De tener Observaciones el Recibo de Ingreso, se debe hacer clic sobre el botón

Observaciones .o Se tiene un botón Observaciones. El cual permite agregar observaciones al

Recibo de Ingreso, el proceso de asignación de la observación es igual aldescrito anteriormente.


De esta manera, seguimos la secuencia en esta pantalla:

Ahora, procedamos a realizar el cobro de parte de la factura que adeuda el cliente:

· Se puede realizar el cobro de diferentes maneras:


o Seleccione el documento de la lista y luego presione la tecla Enter. OtraOpción es seleccionar el documento y hacer clic en el botón , de este modose coloca hacia la derecha el documento seleccionado en la lista Detalles delRecibo.Seleccionar los documentos o el documento que el Cliente va a cancelar.

o Una vez seleccionado los documentos que el Cliente va a cancelar y ubicadosen Detalles de recibo presionando la tecla enter o presionando el Botón ,

presionar el botón Procesar , pasando el Recibo de Ingreso de Status deElaboración a Status Por Cobrar.

o Luego, Se activa la Página de Cobro, realizar el siguiente procedimiento paracancelar:

§ Seleccionar el botón Agregar , para ingresar la forma de pago,que se encuentra en la parte inferior de la lista, en ese momento, seabre una fila en la lista.


Tarjeta de Debito, Tarjeta de Crédito), hacer sobre la columna Formade Pago de la fila vacía y seleccionar de la persiana la forma de pago.SeleccionarForma Pago: 1- Efectivo.







Observaciones .

§ Para Eliminar una forma de pago de la lista de cobro, hacer sobre

el botón Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado dela lista.


§ En el caso de ser el pago con cheque, se puede imprimir el

cheque, presionando el Botón Imprimir , ubicado en la parteinferior de la Página de cobro.

§ Para culminar este proceso, presionar el Botón Procesar ,inmediatamente el sistema hace una pregunta: ¿Está seguro deprocesar el Cobro? No podrá modificarlo Luego.Presionamos el Botón SI, Terminando así con el proceso y elRecibo de Pago pasa a Status Procesado.

Otra manera de Realizar el cobro es la siguiente:· Supongamos que el Cliente quiere abonar una cantidad de Efectivo, pero como el

cliente tiene varias facturas pendientes, no sabemos cuantas podrá cancelar, veamos:

Como se observa en la figura anterior, el cliente tiene una deuda de 63,375.04 Bs, pero el traeun cheque de 20,000Bs para abonar a esa deuda, el procedimiento para registrar el abono esel siguiente:

o Presionar el Botón Cobro , y nos muestra la Pantalla de Monto Sugeridopara Cancelar, donde debemos introducir el total de Dinero que se va a abonar

a la deuda, editamos 7000, presionar el Botón Aceptar , en caso de

querer salir sin registrar el monto presionar el Botón Salir .


o Si presionamos el Botón Aceptar , inmediatamente el toma todas lasfacturas que se pueden cancelar con el monto abonado y las coloca en la listade Detalles de Recibo, tomando como referencia la fecha de las facturaspendientes, es decir, el va tomando las facturas mas viejas hasta las masnuevas, quedando pendiente por facturar solo una factura, como se muestra enla siguiente figura:

Total a cobrar: 20,000.00Total Deuda: 43,375.04

o Para culminar este proceso, presionar el Botón Procesar ,inmediatamente el sistema hace una pregunta: ¿Está seguro de procesar elDocumento? No podrá modificarlo Luego.

o Presionamos el Botón SI, activándose así la Página de Cobro, pasando elRecibo de Ingreso de Status de Elaboración a Status Por Cobrar.

§ Seleccionar el botón Agregar , para ingresar la forma de pago,que se encuentra en la parte inferior de la lista, en ese momento, seabre una fila en la lista.


Tarjeta de Debito, Tarjeta de Crédito), hacer sobre la columna Formade Pago de la fila vacía y seleccionar de la persiana la forma de pago.SeleccionarForma Pago: 2- Cheque y presionar la Tecla Enter.



§ El Código del Banco del cual se emite el documento que avala elcobro, debe seleccionarse de la persiana Banco de la fila vacía.

Seleccionar Código : 1 Banco Mercantil.


§ Editar el Número de Cuenta del Cliente en el Banco.




Observaciones .



§ Se puede imprimir el cheque, presionando el Botón Imprimir ,ubicado en la parte inferior de la Página de cobro.

§ Para culminar este proceso, presionar el Botón Procesar ,inmediatamente el sistema hace una pregunta: ¿Está seguro deprocesar el Cobro? No podrá modificarlo Luego.Presionamos el Botón SI, Terminando así con el proceso y elRecibo de Ingreso pasa a Status Procesado.

Ahora, procedamos a realizarle una NOTA DE CREDITO POR PRONTO PAGO al documento:


· Cliente : 2· Vendedor: 2000· Tiene un Saldo Pendiente de 1,744.00· Pasamos el Documento a detalle del Recibo, seleccionando el Documento y presionar

la tecla Enter o seleccionando el documento y presionar el Botón .

· Hacer clic en el botón N/C colocado a la derecha de la lista. El sistema emite unmensaje donde se pregunta ¿Desea generar un Abono al Documento?Se nos presenta, la pantalla de Nota de Crédito:

o Nro: Se refiere al número de Identificación de la Nota de Crédito.o Fecha: Se refiere a la fecha actual del sistema.o Nro Fiscal: Se refiere al número de identificación para control fiscal.o Serie: Identificación de serie de la Nota de Crédito.o Nro Nota Fiscal: Se refiere al número de nota de Crédito Fiscal.

o Muestra el Cliente al cual se le está realizando la nota de crédito por prontopago, su Rif o CI y su Nombre.

o Status: Elaboración.o Grupo: Cuentas por Cobrar.


o Documento: Se refiere al Tipo de Documento que se va a generar, en elejemplo es una Nota de Crédito por pronto pago, cuyo código es 54.

o Comp. Ret.: Se refiere al número de comprobante de Retención del documentoa crear.

o Documento: Se refiere al Nro de Documento al cual se está haciendoreferencia en el Recibo de Ingreso, en el ejemplo se está cancelando unaFactura pendiente número 22.

o Total: se refiere al monto total de la factura que se está cancelando.

o Base: se refiere al monto base (sin IVA)de la factura que se está cancelando.

o % Desc.: Se refiere al porcentaje de descuento que se le hará al cliente sobreel monto que adeuda. Para el ejemplo se hará un descuento del 5% sobre elmonto adeudado (1,744.00).

o Monto: Se refiere al monto total adeudado por el Cliente.

o Subtotal: se refiere al total sin IVA del descuento realizado al cliente sobre elmonto adeudado.

o IVA: Se refiere al monto IVA del descuento realizado al cliente por pronto pago.

o Total: Es el monto total que se descontará del monto adeudado por el Cliente.

o Editar alguna observación sobre el documento de abono que está creando, detenerlo.


o Por último, presionar el Botón Procesar , el sistema emite las siguientespreguntas ¿Esta seguro de procesar el documento?, No podrá ser modificadoluego y ¿Desea Imprimir el Documento?

De esta manera nos queda la siguiente pantalla:

:Reflejándose la Nota de Crédito, en el Detalle del Recibo del Formulario de Recibo de Ingreso:

Siendo el nuevo monto adeudado:

TIPS: La Nota de Crédito se carga por la columna del Debe, ya que disminuye el monto apagar por el cliente. Como se dijo anteriormente, los cargos en las columnas dependen de lanaturaleza del documento.

o Procesamos el cobro,, inmediatamente el sistema hace una pregunta: ¿Estáseguro de procesar el Documento? No podrá modificarlo Luego.

o Presionamos el Botón SI, activándose así la Página de Cobro, pasando elRecibo de Ingreso de Status de Elaboración a Status Por Cobrar.

o Seleccionar el botón Agregar , para ingresar la forma de pago, que seencuentra en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila en lalista.



§ Para seleccionar el Código de la Forma de Pago (Efectivo, Cheque,Tarjeta de Debito, Tarjeta de Crédito), hacer sobre la columna Formade Pago de la fila vacía y seleccionar de la persiana la forma de pago.SeleccionarForma Pago: 1- Efectivo.







Observaciones .



§ En el caso de ser el pago con cheque, se puede imprimir el

cheque, presionando el Botón Imprimir , ubicado en la parteinferior de la Página de cobro.

§ Para culminar este proceso, presionar el Botón Procesar ,inmediatamente el sistema hace una pregunta: ¿Está seguro deprocesar el Cobro? No podrá modificarlo Luego.Presionamos el Botón SI, Terminando así con el proceso y elRecibo de Pago pasa a Status Procesado.



Si se desea agregar otro Recibo de Ingreso, repita la operación antes descrita,tendiendo en cuenta si al mismo se el asociarán Notas de Crédito.Nota:El botón Generar Intereses sobre Documentos a Cancelar representado por una mano con

un sobre , permite generar documentos con intereses de mora.Si desea generar Intereses por Demora:

· Presionar el Botón , el sistema hace la siguiente pregunta: ¿Desea Generar elDocumento por Intereses de mora?, presionar SI y luego la Tecla Enter.

· Se muestra la pantalla de Intereses Generados:

o Seleccionar la fecha hasta donde se van a generar los intereses por mora.

o Seleccionar el Tipo de Documento.

o Automáticamente se genera el Monto de Intereses.

o Presionar el Botón Generar , si desea cancelar el proceso presionar el

Botón Saliro El sistema muestra en Información del Cliente el Monto por intereses, debemos

pasarlo a detalles de recibo para luego procesar.

· Ahora el monto a cancelar por el cliente es el monto adeudado + el monto generadopor intereses.

· A partir de aquí se procede de la misma forma que los procesos anteriormentedescritos.


8.9 Transformación de Documentos.En esta sección veremos como un Documento de Cuentas por Cobrar puede desglosarse envarios documentos, es de gran utilidad cuando se tienen facturas y se desea dar prorroga depagos al cliente.

Para realizar una transformaciónde documento, en la pantallaprincipal haga clic en la opciónTransformación de Documentosdel Menú Movimientos o pulsardirectamente las teclas Alt+T,estando en el menú principal deCuentas por Cobrar.

Observamos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barrade Tareas.

· Seleccione la página Lista, para ubicar el documento a Transformar, el modo de ubicarun registro en la lista es el siguiente, debe hacerse clic en el cuadro de texto Orden, semuestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará ybuscará en la lista , seleccione Cliente. Luego haciendo uso del scroll (barra dedesplazamiento situada a la derecha de la lista), ubique el cliente con Código 2.

· Ubicado el registro, haga clic en la página Renglones, obteniendo la siguientepantalla.

Los datos que se muestran acá, son los siguientes: Código, Nombre y Cédula delCliente al cual pertenece el documento, Tipo y Número del documento que generó elDocumento de Cuentas por Cobrar, Fecha de Elaboración, Fecha de Vencimiento,Status en el cual se encuentra, Monto Base, Tasa IVA aplicable, Grupo de Cuentas porCobrar al cual va el Documento, Vendedor que realizó la transacción y Saldo delDocumento.

En la lista, se muestran los cargos y abonos realizados al documento.

TIPS: Las Notas de Crédito, Notas de Crédito por Pronto Pago, Notas de Crédito PagoPromoción, Notas de Débito de CxC, Devoluciones en Ventas, Cheque Devuelto, entre otros,también se visualizan por esta pantalla, afectando el saldo del cliente.


· Ahora, seleccione la pestaña Nuevos Datos, para realizar la transformación orefinanciamiento del Documento de Cuentas por Cobrar al cliente.

· Proceda a registrar los siguientes datos:

o El Tipo del documento por el cual se reformulara la Cuenta por Cobrar (Giros,pagares, Facturas, entre otros), para ello haga clic sobre la persiana NuevoTipo de Documento y en la lista de opciones seleccione:

NUEVO TIPO DE DOCUMENTO: 1- FACTURA

· Registrar el número de documentos que se desea generar, para el EjemploDesarrollado edite:

Nro. De DOCUMENTOS A GENERAR: 5

· FECHA DE VENCIMIENTO INICIAL, un mes después de la fecha de emisión deldocumento.

· DIAS DE VENCIMIENTO: 30

· TASA DE INTERES ANUAL: 2 %

· GRUPO DE CUENTAS POR COBRAR: MAYORISTAS

· MONTO INICIAL: Cuota inicial para cancelación.

· TTIPO DE DOC. DE LA INICIAL: Giros o letras de cambio.

· NÚMERO INICIAL DE LOS DOCUMENTOS GENERADO: 9029· Por ultimo, se detalla el Tipo de Documento que cancelará él documento transformado

o refinanciando, para el ejemplo seleccionar:

TIPO DE DOCUMENTO DE CANCELACION: ANULACION DE DOCUMENTO

· Para definir o desglosar la información anteriormente detallada y trasladarla a las filasde la lista de la derecha, haga clic en el botón Generar Documentos ubicado en laparte inferior de la página y de manera inmediata se especifica en la fila de la lista lasiguiente información: Número del Documento, Fecha de Vencimiento y el Monto decada uno de los documentos generados.



· Para procesar la Transformación o Refinanciamiento del Documento de Cuentas por

Cobrar, haga clic en el botón Procesar .

De forma inmediata el documento de cuentas por cobrar Transformado pasa del StatusEn Elaboración al status Cancelado, manteniéndose pendientes los documentos quegenero el refinanciamiento.

· Ahora, seleccione la página Lista, para consultar los documentos generados, el modode ubicar los registros en la lista es el siguiente, debe hacerse clic en el cuadro detexto Orden, se muestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual seordenará y buscará en la lista , seleccione Cliente. Luego haciendo uso del scroll(barra de desplazamiento situada a la derecha de la lista), ubique el cliente con Código239.

En la lista se muestran los cinco documentos generados a partir de facturarefinanciada.

8.10 Reportes.Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Inventario,en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal de Cuentas porCobrar.

En esta opción de Reporte de Cuentas por Cobrar, se puede obtener una variedad de reportesque permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma de


decisiones. Entre los reportes manejados se tienen: Antigüedad de Documentos, Vencimientosa Futuro, Estados de Cuentas a Clientes, Vencimiento de Documentos, Vencimiento Resumen,Documentos, Resumen de Documentos, Cobros, Abono a Documentos, Retenciones IVA.


8.12 Utilitarios del Módulo de Cuentas por Cobrar.Existen otros utilitarios, además, de configuración que permite realizar mantenimiento en elmódulo de cuentas por cobrar.

Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, e estando en el menú principal deCuentas por Cobrar.

CERRAR EJERCICIO:Nos ubicamos en la pantallaprincipal haga clic en la opciónCerrar Ejercicio del MenúUtilitarios, estando en el menúprincipal de Cuentas por Cobrar.

Para realizar el Cierre de Ejercicio,se debe colocar en el cuadro detexto Al, la fecha hasta la cual se

desea ejecutar el proceso.

Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón Aceptar , elsistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de cuentas porcobrar?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento elproceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso

contrario hacer clic en No. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón Salir .


TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar elEjercicio de Cuentas por Cobrar.

DOCUMENTOS EN LOTE:Nos ubicamos en lapantalla principal haga clicen la opción Documento enLotes del Menú Utilitarios,estando en el menú principalde Cuentas por Cobrar.

En esta pantalla se puederealizar el proceso degenerar un lote de

documentos por cobrar a clientes.

Debe seleccionarse de la persiana respectiva, el rango de clientes a los cuales se les generaráel tipo de documento, Tipo de Documento a generar, Vendedor responsable del proceso yGrupo de cuentas por cobrar a donde irán estos documentos.

Además, debe establecerse, el Número de Documento Inicial, Fecha de Elaboración, Fecha deVencimiento, Sub_total, Monto IVA y Total.

Luego, haga clic en el botón Generar Documentos.

TIPS: Esta opción es muy útil, cuando se tiene que realizar cobros a un lote depersonas y por un mismo monto.

TRANSFERIR CUENTAS DE SISCUENTA:


Nos ubicamos en la pantallaprincipal haga clic en la opciónTransferir Cuentas de SisCuentadel Menú Utilitarios, estando en elmenú principal de Cuentas porCobrar.

Con esta opción se puede importarregistros de cuentas por cobrar generados desde otro sistema, inicialmente el usuario debeintroducir una clave de acceso, dado lo importante de la operación, por lo cual el sistemaproporciona los dos números para deducir la clave, actividad ejecutada por el administrador delsistema.

Una vez, que se tiene la clave y hacer efectiva la operación, se presenta una pantalla donde sedebe especificar el nombre del subdirectorio que contiene los registros que se desea transferiry el nombre de la empresa al cual corresponden estos registros.

Además, se debe establecer si se mantendrán los códigos de los clientes. Después, hacer clicen el botón Transferir, comienza en ese momento el proceso de transferencia de los registrosde cuentas por cobrar. De haberse ejecutado la operación o de no proceder la importación deregistros, hacer clic en el botón Salir, de cualquiera de las dos pantallas.

CONSULTAR ESTADO DE CUENTA DE CLIENTES:Nos ubicamos en la pantallaprincipal haga clic en la opciónConsultar estado de cuenta declientes del Menú Utilitarios,estando en el menú principal deCuentas por Cobrar.

Esta pantalla permite hacerconsultas rápidas del estado de

solvencia en el que se encuentra el cliente determinado con solo suministrar el Rif/C.I. en lasiguiente ventana o buscar al cliente a través de la tecla F2:


Posteriormente aparecerá la información del estado de cliente, indicando si esta solvente o no.Para efectos de este ejercicio consulte al cliente nro 2:

RECONSTRUIR SALDOS DE CLIENTES: En esta pantalla se puede mandar a ejecutar elproceso de revisión y comparación de los documentos de cuentas por cobrar de los clientes,para actualizar el saldo de los mismos.

Al acceder la pantalla de Reconstruir Saldos de Clientes, el sistema envía un mensaje dondese pregunta ¿Desea Reconstruir el Saldo del Cliente?, de estar de acuerdo hacer clic en elbotón Si, comenzando en ese momento el proceso de reconstrucción, en caso contrario hacerclic en No.

Si el proceso, se realizó satisfactoriamente, el sistema envía un mensaje de información, Elproceso de Reconstrucción de Saldos de Clientes se completo satisfactoriamente.

TIPS: Utilice esta opción, después de estar realizando un registro o transacción en unade las pantallas del sistema que tenga que trabajar con movimientos del cliente yocurra un fallo de electricidad.



MODULO 9MÓDULO DE CENTAS POR PAGAR

Objetivos


• Conocer los atributos y comandos del módulo Cuentas por Pagar.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo de Cuentas por Pagar.

Duración Estimada

• 1 horas.

Referencia

Habiendo realizado las transacciones de compras crédito a proveedores. Usted podrá llevar acabo los cobros de las mismas desde este módulo, tomando en cuenta si el mismo tiene Notasde Crédito o Notas de Débito.

Trabajo de Oficina

El Módulo de Cuentas por Pagar permite entre otras cosas, Definición de Tipos deDocumentos, Creación de Grupos de Cuentas por Pagar según las necesidadesadministrativas y contables de la empresa, Interacción automática de los documentos decompras a crédito a proveedores, Elaboración manual de documentos por pagar, pagos dedocumentos, Emisión de notas de débito, transformación de documentos, emisión e impresiónde giros, Manejo de retenciones de impuestos sobre la renta e IVA.

Para entrar al módulo de Cuentas por Pagar debe seleccionarse del menú módulos del menúprincipal de CONFÍA el comando Cuentas por Pagar o pulsar directamente las teclas Alt+Pcolocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menúprincipal de cuentas por pagar.

9.1 Configurar Cuentas por Pagar:La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Cuentas por Pagar, esconfigurar los valores iniciales y el modo de crear los códigos y números de las entidades(Tipos de Documentos) y documentos a utilizar dentro del módulo de cuentas por pagar, paraello, en la pantalla principal haga clic en la opción Configuración del Menú Utilitarios o pulsardirectamente las teclas Ctrl+C, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar.




RECIBO DE PAGO: 713NOTA DE DEBITO EMITIDA POR EL PROVEEDOR: 105COMPROBANTE DE RETENCION: 45RETENCION IVA: 2


ü La asignación correlativa por parte del sistema de los Números para losdocumentos de Pago, Notas de Debito, Comprobantes de Retención yRetenciones, Gastos, Programación de Pagos y Orden de Pago por Proveedor

También, puede configurarse las siguientes opciones:

ü El número que identifica a los Tipos de Documentos: Compra, Nota de Debito,Canc. Nota de Débito, Devolución, Pagos, Abonos y Retenciones de ImpuestoSobre la Renta.

ü El Porcentaje de Retención (IVA).






9.2 Registrar y Consultar Tipos de Documentos de Cuentas por Pagar:Los Tipos de Documentos de Cuentas por Pagar, deben tenerse definidos previamente a lageneración de los documentos, pagos y Notas de Débito basadas en estos Tipos deDocumentos predefinidos.

Estos Tipos de Documentos se agregan por la opción Tipos de Documentos del menú Archivo,estando en el menú principal de Cuentas por Pagar.


TIPS: El sistema trae configurados cierta cantidad de tipos de documentos de cuentaspor pagar se sugiere al usuario, verificar la base de datos de los mismos, antes derealizar algún registró.Los datos mostrados respecto al Tipo de Documento representan: El Código yDescripción del documento, Abreviado del Nombre del Documento, Días deVencimiento del Documento, la casilla de verificación Suma que esta activa, si eldocumento aumenta las Cuentas por Pagar.

Cuando se registra un Tipo de Documento, también se solicita la verificación de si elDocumento se registrará en el Libro de Compras, y por ultimo si el documento retieneImpuesto.

Para registrar un Tipo de Documento, haga clic en el botón , en esemomento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos que identifican al Tipo de Documento, luegoGuárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic

en el botón también colocado sobre la Barra de Tareas.


La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. En el ejemplo desarrollado setienen definidos los Tipos de Documentos mas utilizados en el módulo de Cuentas por Pagar.

9.3 Agregar Grupo de Cuentas por Pagar: Ahora procedamos a registrar los Grupos deCuentas por Pagar, que indican en que categoría previamente preestablecida, se encuentraclasificada cada una de las Cuentas por Pagar generadas por las transacciones a crédito encompras. Esta definición puede realizarse, creando Grupos de Proveedores que presenten unacaracterística común. Por Ejemplo: Por zona, por forma o cantidad de distribución del productoque tenga asignada el proveedor, por la forma de pago de la empresa respecto al Proveedor,entre otras.

Para Agregar un Grupo de Cuentas por Pagar, en la pantalla principal haga clic en la opciónGrupos del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+G, estando en el menú principalde Cuentas por Pagar.


en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , escriba los siguientes datosen los cuadros de textos respectivos:

CODIGO: 1DESCRIPCION: CXP PROVEEDORES

La cuenta contable a la cual se cargan los montos de los documentosagrupados en este grupo, se dejará sin valor para el ejemplo desarrollado.



el botón de la Barra de Herramientas de Operación.



Para el ejemplo desarrollado, se tienen registrados los Grupos de Cuentas porPagar utilizados por la empresa. Pueden visualizarse desplazándose con losbotones de búsqueda.


Si se desea agregar otro Grupo de Cuentas por Pagar, repita laoperación antes descrita.

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Grupode Cuentas por Pagar sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

9.4 Registrar y Consultar Tipos de Retenciones:Los Tipos de Retenciones, deben tenerse definidos previamente a la generación dedocumentos de retenciones a proveedores.

Estos Tipos de Retenciones se agregan por la opción Tipos de Retenciones del menú Archivo,estando en el menú principal de Cuentas por Pagar.

Para el Ejemplo Desarrollado tenemos, los siguientes Tipos de Retenciones registradas, comolo muestra la pantalla:

TIPS: El sistema trae configurada cierta cantidad de tipos de retenciones se sugiere alusuario, verificar la base de datos de los mismos, antes de realizar algún registró.

Los datos mostrados respecto al Tipo de Retención representan: ElCódigo y Descripción del documento, Porcentaje de la Base Imponibleque viene a ser el porcentaje del monto de la factura sobre el cual seaplicara la tasa de la retención, Porcentaje detalla la Tasa que aplica laRetención, Sustraendo es determinado por el tipo de Retención, alrealizar el calculo del porcentaje de la tasa sobre el monto de la factura,el sistema resta automáticamente al resultado que se origine el montodel sustraendo y el total obtenido vendría a ser la retención definitiva;


si el resultado obtenido es mínimo al sustraendo la retención no seprocesa, la Base de Exención se debe colocar solo si la tasa deretención la contiene, indica cual debe ser el monto mínimo de lafactura para calcular dicha retención, pero si no la estipula se calcularasobre cualquier monto, la casilla de verificación Persona Natural sedebe activar con un clic en el caso de que la retención se aplique apersonas naturales, la casilla de verificación Persona Residenciada sedebe activar con un clic en el caso de que la retención se aplique apersonas residentes, la casilla de verificación Tarifa 2 se debe activarcon un clic en el caso de que la retención aplique la Tarifa 2.

Para registrar un Tipo de Retención, haga clic en el botón , en esemomento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos que identifican al Tipo de Retención, luegoGuárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic


La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. En el ejemplo desarrollado setienen definidos los Tipos de Retenciones mas utilizados en el módulo de Cuentas por Pagar.

9.5 Registrar Unidades Tributarias:En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar el valor de la UnidadTributaria para una fecha específica.

Para registrar el valor de una Unidad Tributaria, en la pantalla principal haga clic en la opciónUnidad Tributaria, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+U, estando en elmenú principal de Cuentas por Pagar.


convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en esemomento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos que identifican el registro, luego Guárdelos para

que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botóntambién colocado sobre la Barra de Tareas.


9.6 Generación de Documentos de Cuentas por Pagar:En esta sección veremos una de las formas como se generan las cuentas por pagar.

Procedamos a realizar una Compra a Credito a proveedor.

Para realizar la Compra, seleccione la opción Compras del menú Módulos, estando en lapantalla principal de Compra pulsar directamente las teclas Ctrl+F o haga clic en la opciónCompras a Proveedores del menú Movimientos.


en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , y en pantalla se visualizan lossiguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado:

NUMERO: 356



Luego, en la persiana Cond. de Pago seleccionar Crédito.


En Referencia, se debe editar el número del aval físico de la compra. Para elejemplo desarrollado se deja sin texto.

La casilla de verificación Importación se activa cuando una Compra esconfigurada de importación. En el ejemplo desarrollado la compra larealizaremos a un proveedor nacional.


Seleccione:

Código: 16


Vemos que automáticamente se visualiza el nombre, Rif/Cedula delproveedor.


Seleccione:

Código: 1


Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del vendedor.Luego, en los cuadros de texto Factura y Número Fiscal edite:

FACTURA: 1236Nro. FISCAL: 1236Además, se muestra la página Compra a Crédito (Condición de Pago), en esemomento se solicita la Fecha de Vencimiento que representa la fecha en quevence el documento generado por la transacción a crédito, este dato debe sereditado en el cuadro de texto respectivo.

El Tipo de Documento que generará la compra (pagaré, letras, factura, entreotros) y el Grupo de Cuentas por Pagar en el cual se clasifica la transacción acrédito debe seleccionarse, directamente en la persiana correspondiente;mostrándose automáticamente la Descripción del Tipo de Documento y delGrupo Cuentas por Pagar.

Para el ejemplo desarrollado, edite:

FECHA DE VENCIMIENTO: 19/09/2008

Y seleccione de las persianas:

TIPO DE DOCUMENTO: 1- FACTURA.

GRUPO DE CUENTA: 1- CXP PROVEEDORES

Para hacer efectiva la operación de registro de las condiciones de la compra a

crédito, hacer clic en el botón .


Los productos que constituirán la compra, deben Agregarse posteriormente al

registro de la sección de encabezado, para ello hacer clic en el botón , enese momento, se abre una fila en la lista de productos.


Sin Embargo, para el ejemplo desarrollado, basaremos la compra en unpresupuesto elaborado anteriormente.


al botón , en ese momento, se abre una pantalla desde la cual seimportarán los productos que pertenezcan al presupuesto elaborado a priori,sin embargo, puede importarse cualquier otro documento (Prefactura, Factura,Compra, Pedido, Cotización, Nota de Entrega, Nota de Despacho, Trasladoentre Almacén, Ajuste de Almacén, Grupo de Productos, Equipos). El modo deoperación es el siguiente se debe hacer clic en la persiana Empresa, escoger laempresa de la cual se desea importar el documento que contiene los productosque formaran parte de la Compra, en nuestro caso seleccionar:

EMPRESA: GAHMA SOFT, C.A.

Luego seleccionar el tipo de documento a importar.

TIPO DE DOCUMENTO: Presupuesto.

Se tienen opciones de filtrado, para la búsqueda del documento. Estasopciones son las siguientes:

ü Pueden necesitarse los documentos que estén ubicados en un periodoespecífico. Para ello, colocar el rango de fecha que delimita el periodo, en loscuadros de texto Desde y Hasta de Rango de Fechas.

ü En caso, de necesitarse documentos que estén en una numeracióndeterminada, coloque el rango de los números en los cuadros de texto Desde yHasta de Número de Documento.

ü Existe la opción de mostrar los documentos que estén en un Statusdeterminado, para ello hacer clic en la persiana Status y escoger de la mismael valor solicitado.

ü Si se desea obtener información de los documentos relacionados con elproveedor de la Compra que se esta realizando, hacer clic en la casilla deverificación Proveedor,

ü En caso de desear importar productos de un documento, con los precios dedichos productos, actualizados al valor que presentan en el inventario actual,seleccionar la casilla de verificación Reestablecer precios. Además, puedeaplicarse un factor multiplicador específico.

ü Otra opción es buscar el documento desde un archivo, para lo cual seselecciona la casilla de verificación Archivo y se hace clic en el botón que tienetres puntos

Para el ejemplo, dejar las opciones establecidas por defecto.Una vez establecidas, las opciones de filtrado, hacer clic en el botónSeleccionar de este modo las filas de la lista documento se llenan, con losdocumentos que cumplieron con la(s) condición(es) seleccionada(s). Los datosque se muestran respecto a los mismos son Número, Fecha yCliente/Proveedor según sea el caso. Al hacer clic sobre la fila de cadadocumento, los productos que pertenecen a cada documento pueden servisualizados en la lista renglones del documento, respecto a cada producto semuestran los siguientes datos: Status que permite seleccionar el producto


como potencial elemento para la Compra, Código, Cantidad, Almacén,Existencia, Procesado, Precio, Descuento y Monto Neto del Producto. En laparte inferior de la lista renglones del documento se puede visualizar doscuadros de texto, donde se colocan respectivamente el Descripción yObservación del producto seleccionado en la lista.

Al realizar la selección, el cuadro de texto Número de documentosseleccionados, muestra la cantidad de documentos que cumplen con lacondición de filtrado.

De no estar conforme con la operación de selección de productos desde los

documentos, puede revertirse el proceso, haciendo clic en el botón .

Los botones colocados en la parte inferior de la pantalla permiten seleccionartodos los productos para ser importados, para Marcar Todos, seleccionar el

botón , desmarcar todos los productos para no agregarlos a la Compra

hacer clic en el botón y por último importar el documento con los

productos seleccionados en el botón .

El proceso de importación se realiza seleccionando de la lista documento, élque desea importar, ubique el presupuesto:

NUMERO: 2

Luego se marcan los productos que formaran parte de la Compra que se esta

realizando (Si se van a agregar todos los productos, hacer clic en el botón

y por último hacer clic en el botón , de este modo, se colocan en la lista deproductos de la página Renglones de la pantalla Compras, los productosseleccionados. Estando en la pantalla de Compra, puede realizar lasmodificaciones necesarias a los datos importados e inclusive volver a importarotros productos de documentos ya elaborados.

Vemos que automáticamente se visualizan los datos del producto en la secciónDatos del Producto (Código, Descripción, Existencia en Almacén, Peso, si elproducto utiliza Empaque cantidad que contiene el empaque, Tasa IVAparticular de cada producto).

CANTIDAD, PRECIO, DESCUENTO, MONTO NETO y TASA IVA delproducto, traen los valores por defecto, de ser necesario modificar valores,editarlos en el cuadro de texto respectivo.

Para el ejemplo se tienen:

CANTIDAD: 200PRECIO: 250,00MONTO NETO: 50.000,00

Los datos SUBTOTAL, SUBTOTAL CON DESC., MONTO IVA, MONTOSOBRE el que se calcula el IVA y el TOTAL de la Compra se muestranautomáticamente y se actualizan cada vez que se completan los datos respectoa un producto. Estos valores no son modificables para el usuario.

De tener la compra otros cargos edítelos en el cuadro de texto Otros cargos.Estos pueden ser pagos por fletes, gastos administrativos, entre otros. Para elejemplo desarrollado se deja sin texto.

El factor multiplicador varía cuando se definen compras de importación. Pordefecto, viene en 1.000000.


De tener la Compra PORCENTAJE y/o MONTOS DE DESCUENTO aplicablesse deben registrar estos datos en los cuadros de texto respectivos, al igual que

de tener Observaciones la Compra, se debe hacer clic sobre el botón . Alrealizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puedeeditar la Observación de la Compra, para el ejemplo coloque:

Compra basada en el presupuesto NÚMERO: 2Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede



pantalla de edición, hacer clic sobre el botón .

En la sección de datos del Producto, se tiene un botón Obs. El cual permiteagregar observaciones al producto con respecto a la compra, el proceso deasignación de la observación es igual al descrito anteriormente.

En el ejemplo desarrollado las Observaciones de productos se dejarán comoejercicio para el usuario, en la elaboración de otras compras.

Una vez, agregados los productos que conformarán la Compra y teniendoconfigurados los datos de la página Renglones y Compra/Crédito, se procedea Procesar la Compra a Crédito como esta registrada completamente, además,contiene productos que no trabajan con seriales y el módulo de Compras noestá integrado con el módulo de Contabilidad, se procesa, haciendo clic en el

botón , quedando la Compra en el status Procesada.De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.


Ahora, regresemos a la pantalla de Documentos del Módulo de Cuentas por Pagar, en lapantalla principal haga clic en la opción Documentos del Menú Movimientos o pulsardirectamente las teclas Ctrl+D, estando en el menú principal de Cuentas por Pagar.

Ahora, seleccione la página Lista, el modo de ubicar un registro en la lista es elsiguiente, debe hacerse clic en el cuadro de texto Orden, se muestra unapersiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará y buscará enla lista , seleccione Fecha. Luego haciendo uso del scroll (barra dedesplazamiento situada a la derecha de la lista), ubíquese en la última fila, quees la que corresponde al Documento de Cuentas por Pagar que se generó porla Compra a Crédito al Proveedor.

Ubicado el registro, haga clic en la página Renglón, obteniendo la siguientepantalla:


Los datos que se muestran acá, son los siguientes: Código, Nombre y Cédula del Proveedor alcual pertenece el documento, Tipo y Número del documento que generó el Documento deCuentas por Pagar, Fecha de Elaboración , Fecha de Vencimiento, Status en el cual seencuentra, MontoBase, Tasa IVA aplicable, Grupo de Cuentas por Pagar al cual va el Documento, Vendedor querealizó la transacción y Saldo del Documento.

En la lista, se muestran los cargos y debitaciones realizadas al documento.

Para finalizar haga clic en el botón que le permitirá salir y volver a la pantalla principal.TIPS: Las Notas de Débito, Notas de Débito de CxP, entre otros, también sevisualizan por esta pantalla, afectando el saldo de la empresa respecto alproveedor.Existen otros dos tipos de Status que pueden adquirir los Documentos deCuentas por Pagar. Cancelado y en Elaboración. Ver Ayudas de CONFÍA.Cuando se trata de Tipos de Documentos que suman a los Documentos deCuentas por Pagar, el saldo del documento se carga por la columna del Haber(Factura, Notas de Crédito CxP), en caso, contrario, si se trata de Tipos deDocumentos que no suman (disminuyen) a los Documentos de Cuentas porPagar, el saldo del documento se carga por la columna del Haber (Notas deDébito).

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deDocumentos de Cuentas por Pagar sólo podremos realizar operaciones sobre losmismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y semuestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario.Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permitedesplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO,ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos,Solicitar Ayuda del formulario o Salir.

9.7 Registrar Pagos: En esta sección veremos como registrar el pago de un Documento deCuentas por Pagar generado en la sección anterior.

Para registrar un Recibo de Egreso, en la pantalla principal haga clic en la opción Pago delMenú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+C, estando en el menú principal deCuentas por Pagar.



NUMERO: 713




Seleccione:

Código: 86



Vemos que automáticamente se visualiza el nombre, Rif/Cedula delproveedor.

Además, se cargan en la lista de la sección información del proveedor, losdocumentos pendientes del proveedor. Mostrando por cada documento, elNúmero y Código del Tipo del Documento, Fecha de Emisión y Vencimiento ySaldo.

Al seleccionar uno de los documentos, en el cuadro de texto ubicado en laparte inferior de la lista, se muestra la Descripción del tipo de documento.

También, se muestra el monto total que adeuda el cliente a la empresa.

Ahora, para seleccionar el Cobrador (Código), hacer clic sobre el cuadro detexto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deVendedores (Cobradores para este caso).

Seleccione:

Código: 1

Una vez, seleccionado el código del cobrador, pulsar la tecla Enter.


De tener Observaciones el Recibo de Egreso, se debe hacer clic sobre el

botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con una seccióndonde puede editar la Observación del Recibo, para el ejemplo coloque:

Este Pago se le generó la nota de Débito Nro. 126Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede

acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestañaque identifica la página de Lista, hacer en el cuadro de texto orden, se muestrauna persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará la lista(Título). De conocerse el valor específico del dato título puede especificarse enel cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la lista se ubicaen el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente laobservación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación enla pantalla de edición es haciendo sobre la pestaña de la página Principal,

luego seleccionar el botón . Para salir de la pantalla de edición, hacer clic

sobre el botón .

De esta manera, seguimos la secuencia en esta pantalla:


Ahora, procedamos a realizar el pago de parte de la factura que se adeuda alproveedor, seleccione el documento de la lista y luego pulse la tecla Enter, deeste modo se coloca el documento con su saldo total en la lista.

TIPS: Si del proveedor se tienen varios documentos, puede hacer uso delbotón que indica hacia la derecha, para agregar todos los documentos alrecibo y viceversa, para quitar documentos a la lista Detalles del Recibo, hacerclic en el botón de la flecha que indica hacia la izquierda .Vemos que automáticamente, el documento se traslada a la lista de la secciónDetalles del Recibo., mostrando por cada documento, el Número y Código delTipo del Documento, y el saldo se carga por la columna Debe, esto dependede la naturaleza contable del documento, en este caso, por ser una factura depago, disminuye las cuentas por pagar, se coloca por la columna del Debe.

En MONTO dejar el valor por defecto.

Esto significa que la empresa esta abonando este monto al documento decuentas por pagar, que le adeuda al proveedor.

Ahora, procedamos a realizarle una NOTA DE DEBITO al documento, para ellohaga clic en el botón N/D colocado a la derecha de la lista. El sistema emiteun mensaje donde se pregunta ¿Desea generar una Nota de Débito alDocumento?

Se nos presenta, la pantalla de Nota de Débito, donde se solicita el Tipo deDocumento, Porcentaje que se tomara del monto total del documento paracrear la Nota de Crédito o monto total de la Nota de Crédito directamente.

Los demás datos que se muestran son: Número de la Nota de Débito, Fecha deElaboración, Status, Código, Nombre y Cédula del Proveedor, Grupo deCuentas por Pagar a la cual va el documento, Número y Monto del Documentoasociado, Monto IVA (de tenerlo),

Para el ejemplo Desarrollado, edite:

Seleccione de la persiana Documento Descripción: NOTA DE DEBITO


El porcentaje en este caso es del 10%

En el cuadro de texto TOTAL se muestra:

TOTAL: 256.39.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón , el sistema emite lassiguientes preguntas ¿Esta seguro de procesar el documento?, No podrá sermodificado luego y ¿Desea Imprimir el Documento?

De este modo se procesa la Nota de Débito.

De esta manera nos queda la siguiente pantalla:

Ahora, regresamos a la pantalla de Pago:


Hasta acá, ya hemos elaborado el recibo de egreso.

TIPS: La Nota de Débito se carga por la columna del Haber, ya que disminuyeel monto a pagar al Proveedor. Como se dijo anteriormente, los cargos en lascolumnas dependen de la naturaleza del documento.Procedamos a procesar el Documento de Egreso (recibo), haga clic en el

botón . De este modo el recibo queda en status Por Pagar y se visualiza lapantalla de Pago:

En esta página, Seleccionar el botón , que se encuentra en la parte inferiorde la lista, en ese momento, se abre una fila en la lista.



ü Para seleccionar el Código de la Forma de Cobro (Efectivo, Cheque,Tarjeta de Debito, Tarjeta de Crédito), hacer sobre la columna Forma de Cobrode la fila vacía y seleccionar de la persiana la forma de pago solicitada,nuestro ejemplo seleccionar:

Forma Pago: 2.- Cheque.

ü El Monto del Pago:

Monto: 2307.50

ü El Código del Banco del cual se emite el documento que avala el cobro,debe seleccionarse de la persiana Banco de la fila vacía. Para el ejemplodesarrollado seleccione:

BANCO: 1-MERCANTILü De tener observaciones la forma de cobro, es decir, Número del Cheque,Tarjeta Crédito o Debito, editarlas en el cuadro de texto Referencia.

REFERENCIA: Nro. 330-1184654

Al igual que de tener Observaciones el Pago, hacer sobre el botón . Alrealizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puedeeditar la Observación del Pago; para minimizar trabajo se tiene una lista de

observaciones, a la cual se puede acceder haciendo clic sobre el botón ,luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la página de Lista, haceren el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionarun dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específicodel dato título puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de estemodo el apuntador de la lista se ubica en el registro buscado, luego pulsarEnter, colocándose automáticamente la observación en la pantalla de edición.Otra forma de colocar la observación en la pantalla de edición es haciendo

sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón . Para

salir de la pantalla de edición, hacer clic sobre el botón .

• Una vez, agregados los asientos que conformarán el Pago, se procede a

Procesar el mismo, haciendo clic sobre el botón , queda el recibo deingreso en el status Procesado.


Si se desea agregar otro Recibo de Egreso, repita la operaciónantes descrita, tendiendo en cuenta si al mismo se el asociaránNotas de Debito.

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Pagosólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que lapantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elementoalmacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRADE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos:(PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar),Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir.


9.8 Transformación de Documentos: En esta sección veremos como un Documento deCuentas por Pagar puede desglosarse en varios documentos, es de gran utilidad cuando setienen facturas por pagar y se solicitan prorrogas de pagos al proveedor.

Para realizar una transformación de documento, en la pantalla principal haga clic en la opciónTransformación de Documentos del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+T,estando en el menú principal de Cuentas por Pagar.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal seconvierte en la Barra de Tareas.

Ahora, seleccione la página Lista, para ubicar el documento aTransformar, el modo de ubicar un registro en la lista es el siguiente,debe hacerse clic en el cuadro de texto Orden, se muestra unapersiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenará ybuscará en la lista , seleccione Proveedor. Luego haciendo uso delscroll (barra de desplazamiento situada a la derecha de la lista), ubíqueel cliente con Código 101

Ubicado el registro, haga clic en la página Renglones, obteniendo lasiguiente pantalla:

Los datos que se muestran acá, son los siguientes: Código, Nombre y Céduladel Proveedor al cual pertenece el documento, Tipo y Número del documentoque generó el Documento de Cuentas por Pagar, Fecha de Elaboración ,Fecha de Vencimiento, Status en el cual se encuentra, MontoBase, Tasa IVA aplicable, Grupo de Cuentas por Pagar al cual va elDocumento, Vendedor que realizó la transacción y Saldo del Documento.

En la lista, se muestran los cargos y debitaciones realizadas al documento.

TIPS: Las Notas de Débito, Notas de Débito de CxP, entre otros, también sevisualizan por esta pantalla, afectando el saldo de la empresa respecto alproveedor.


Ahora, seleccione la página Nuevos Datos, para realizar la transformación orefinanciamiento del Documento de Cuentas por Pagar al Proveedor.

Proceda a registrar los siguientes datos:

El Tipo del documento por el cual se reformulara la Cuenta por Pagar (Giros,pagares, Facturas, entre otros), para ello haga clic sobre la persiana NuevoTipo de Documento y en la lista de opciones seleccione:

NUEVO TIPO DE DOCUMENTO: FACTURA

Ahora, registrar el número de documentos que se desea generar, para elEjemplo Desarrollado edite:

Nro. DE DOCUMENTOS A GENERAR: 5

FECHA DE VENCIMIENTO INICIAL, un mes después de la fecha de emisióndel documento.

DIAS DE VENCIMIENTO: 30

TASA DE INTERES ANUAL: 5 %

GRUPO DE CUENTAS POR COBRAR: PROVEEDORES EXTERIOR

NÚMERO INICIAL DE LOS DOCUMENTOS GENERADO: 93.Por ultimo, se detalla el Tipo de Documento que cancelará él documentotransformado o refinanciando, seleccionar:

TIPO DE DOCUMENTO DE CANCELACION: ANULACION DE DOCUMENTO

Para definir o desglosar la información anteriormente detallada y trasladarla alas filas de la lista de la derecha, haga clic en el botón Generar Documentosubicado en la parte inferior de la página y de manera inmediata se especifica enla fila de la lista la siguiente información: Número del Documento, Fecha deVencimiento y el Monto de cada uno de los documentos generados.



Para procesar la Transformación o Refinanciamiento del Documento de

Cuentas por Pagar, haga clic en el botón .

De forma inmediata el documento de cuentas por cobrar Transformado pasadel Status En Elaboración al status Cancelado, manteniéndose pendientes losdocumentos que genero el refinanciamiento.

Ahora, seleccione la página Lista, para consultar los documentos generados, elmodo de ubicar los registros en la lista es el siguiente, debe hacerse clic en elcuadro de texto Orden, se muestra una persiana que permite seleccionar undato por el cual se ordenará y buscará en la lista , seleccione Proveedor.Luego haciendo uso del scroll (barra de desplazamiento situada a la derechade la lista), ubique el proveedor con Código 88.

En la lista se muestran los cinco documentos generados a partir de facturarefinanciada.

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deTransformación de Documentos sólo podremos realizar operaciones sobre losmismos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y semuestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario.Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permitedesplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO,ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos,Solicitar Ayuda del formulario o Salir.

9.9 Registrar Retenciones de Impuesto Sobre la Renta: En esta opción se puede AgregarRetenciones de Impuesto sobre la Renta.

Para Registrar una Retención, en la pantalla principal haga clic en la opción Nota de Débito,del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+R, estando en el menú principal deCuentas por Pagar.


convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en esemomento se coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos


para editar los datos de la Retención, luego Guárdelos para que

queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botóntambién colocado sobre la Barra de Tareas.

La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el proceso deregistrar una Retención es similar al registro de Notas de Crédito y Notas de Débito, lo quecambia es la naturaleza de Documento. Por lo cual se explica lo siguiente:

Para registrar una retención a un Proveedor, el sistema genera el Código deldocumento de Retención y la Fecha de Emisión.

Luego, para seleccionar el Proveedor (Código), hacer clic sobre el cuadro detexto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deProveedores.

El usuario debe establecer el Tipo de Retención que se le aplicara alProveedor, por lo tanto debe seleccionar de la persiana correspondiente el Tipode Retención. Una vez registrado el Tipo de Retención se muestraautomáticamente el porcentaje que aplica el cálculo de la Retenciónseleccionada.

Continuamente se debe especificar el Monto y Número de la Factura en elcuadro de texto correspondiente, al editarse el Monto de la Factura el sistemaprocede a registrar automáticamente el Monto Base que viene a ser el montototal de la factura sobre el cual se calculara la retención, la Base Imponiblerepresenta el porcentaje o la parte del monto de la factura sobre el cual seaplicara la tasa de retención y el Sustraendo es estipulado por el tipo deRetención, al realizar el calculo del porcentaje de la tasa sobre el monto de lafactura, el sistema resta automáticamente al resultado que se origine, elmonto del sustraendo menos el total obtenido vendría a ser la retencióndefinitiva; si el monto del resultado obtenido es mínimo al sustraendo laretención no se procesa.

El sistema permite que se procesen varias Retenciones en un mismoComprobante, para ello haga clic sobre el botón de Generar Nueva Retencióny automáticamente se presenta el formato disponible para registrar una nueva,sin permitir que se modifiquen los datos de Código y Fecha de emisión deldocumento, así como los datos del Proveedor.

Este es el proceso de registro de una Retención de Impuesto sobre la Renta

9.10 Enterar Retenciones: Para Enterar las Retenciones de ISLR a una entidad bancariaespecifica, el usuario debe seleccionar el Banco donde serán depositadas dichas Retenciones,para ello haga clic y sobre la persiana correspondiente y seleccione al Banco a Enterar.

En la pantalla se presentan dos secciones: La sección de Pendiente es acá donde se detallantodas las Retenciones que se encuentran pendientes pon Enterar y la Sección de Enteradas esaquí donde se ubican las Retenciones que serán Enteradas a la Entidad Bancaria. Si laempresa decide Enterar todas las Retenciones que se encuentran pendientes debe trasladarlasa la Sección de Enteradas, para ello haga clic sobre el botón Pasar todas las Retenciones aEnterar, identificado con unas flecha que señala hacia el lado derecho, una vez aplicado elpaso anterior todas las retenciones pasan a la Sección de Enteradas. Si por el contrario, laEmpresa decide enterar solo parte de las Retenciones detalladas en la Sección de Pendientesel usuario debe hacer un doble clic sobre cada una de las retenciones que serán canceladas yde esta forma se trasladan cada una a la Sección de Enteradas.

Si por error el usuario traslada todas las retenciones para ser enteradas y desea retornarlasnuevamente a la Sección de Pendientes solo debe hacer clic sobre el botón Devolver todas lasRetenciones Enteradas, identificado con una flecha señalando al lado izquierdo y de esta formase trasladan a su Sección de Destino.


Al ubicar una Retención en cualquiera de los renglones, se describe el nombre del proveedor alcual corresponde la Retención en el cuadro de texto ubicado en la parte inferior de la Secciónde Pendientes.El monto que constituyen las retenciones pendientes se detalla en el cuadro de texto TotalPendientes y el Monto que comprenden las retenciones ubicadas en la Sección Enteradas sedescribe en el cuadro de texto Total Enterar.

Para procesar el Documento el usuario debe pulsar un clic sobre el botón , en ese momentoel sistema pregunta ¿Desea Procesar el Pago de las Retenciones?, el usuario debe hacer clical botón Si de desear procesarlas o en caso contrario al botón No. Las Retenciones Enteradasse detallan en la opción Reporte de Retenciones Varias del Menú Reportes del Modulo deCuentas por Pagar.

9.11 Registrar Nota de Débito:En esta opción se puede Agregar Notas de Débito.

Para Registrar una Nota de Débito, en la pantalla principal haga clic en la opción Nota deDébito, del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menúprincipal de Cuentas por Pagar.


convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en esemomento se coloca en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos de la Nota de Débito, luego Guárdelos para que


La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el proceso deregistrar una Nota de Débito por esta opción es el mismo que se llevo a cabo en la secciónanterior, lo que cambia es la naturaleza de la Nota de Débito.

9.12 Registrar Relación de Gastos:Para registrar un Gasto, en la pantalla principal de Cuentas por Pagar haga clic en la opciónRelación de Gastos del Menú Movimientos.


convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , y enpantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textosrespectivos del encabezado:

Numero: 3



Ahora, para seleccionar el Proveedor (Código), hacer clic sobre el cuadro de texto y pulsar latecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Proveedores.

Seleccione:


Código: 51


Vemos que automáticamente se visualiza el nombre, Rif/Cedula del proveedor.También para seleccionar Responsable (código), haga clic en el cuadro de texto y pulse latecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Vendedores (Responsables para estecaso).

Seleccione:

Código: 15

Una vez, seleccionado el código del responsable, pulsar la tecla Enter.


El siguiente dato que se muestra es Caja, para seleccionar la caja que va a realizar el pago delgasto haga clic en el cuadro de texto y pulse la tecla F2, de este modo se obtendrá el buscadorde cajas. Una vez, seleccionado el código de la caja, pulsar la tecla Enter, automáticamente semostrara la descripción y el monto en efectivo que tiene disponible la caja seleccionada.

También se debe seleccionar el número del documento CxP que se va a cancelar, haciendoclic en el cuadro de texto Factura y pulse la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador dedocumentos, donde se mostraran los documentos que se tienen pendiente con el proveedorseleccionado anteriormente.

Seleccione:

Numero: 124

Una vez, seleccionado el número del documento, pulsar la tecla Enter y automáticamente semostrara los siguientes montos del documento:

Subtotal: 150Monto Base: 150Iva: 13.50Total: 163.50

Para procesar el pago del gasto el usuario debe pulsar un clic sobre el botón , en esemomento el sistema pregunta ¿Desea Procesar el Pago de las Retenciones?, el usuario debehacer clic al botón Si de desear procesarlas o en caso contrario al botón No. Las Relaciones deGastos se detallan en la opción Reporte de Relación de Gastos del Menú Reportes del Modulode Cuentas por Pagar.



9.13 Programación de Pagos: En esta sección podremos programar los pagos que serealizaran en determinado periodo.

Para registrar una Programación de Pagos, en la pantalla principal de Cuentas por Pagar hagaclic en la opción Programación de Pagos del Menú Movimientos.

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra de

Tareas, haga clic en el botón , y en pantalla se visualizan los siguientes datos en loscuadros de textos respectivos del encabezado

Orden: 1



Luego debe seleccionar el rango de fecha en la que se va a realizar la programación, haciendoclic en el cuadro de texto Fecha Inc., pulsar enter y luego hacer clic en el siguiente cuadro detexto Fecha Fin.Los documentos que constituirán la Programación de Pago, deben Agregarse posteriormente al

registro de la sección de encabezado, para ello hacer clic en el botón , en ese momentose pulsa la tecla F2 y se abre la lista de documentos CxP que están pendiente por pagar. Deesta manera el usuario puede seleccionar el documento que desea incluir en dichaprogramación, pulsa la tecla enter y automáticamente se mostraran los datos del documentoseleccionado.

Si se desea agregar otro Documento, repita la operación antes descrita.

De tener Observaciones la Programación de Pago, hacer sobre el botón . Al realizar estáoperación aparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación del Pago;para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede acceder

haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestaña que identifica la páginade Lista, hacer en el cuadro de texto orden, se muestra una persiana que permite seleccionarun dato por el cual se ordenará la lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título


puede especificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador de la listase ubica en el registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente laobservación en la pantalla de edición. Otra forma de colocar la observación en la pantalla de

edición es haciendo sobre la pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón .

Para salir de la pantalla de edición, hacer clic sobre el botón .

En la sección de datos del Documento, se tiene un botón Obs. El cual permite agregarobservaciones al producto con respecto a la Programación, el proceso de asignación de laobservación es igual al descrito anteriormente.

Para procesar el pago del gasto el usuario debe pulsar un clic sobre el botón , en esemomento el sistema pregunta ¿Desea Procesar el Pago de las Retenciones?, el usuario debehacer clic al botón Si de desear procesarlas o en caso contrario al botón No. Las Relaciones deGastos se detallan en la opción Reporte de Relación de Gastos del Menú Reportes del Modulode Cuentas por Pagar.


9.14 Control de Caja Chica:9.14.1 Registrar Tipos de Documentos de Caja Chica:Los Tipos de Documentos de Caja Chica, deben tenerse definidos previamente a la generaciónde los documentos, pagos y Notas de Débito basadas en estos Tipos de Documentospredefinidos.


Estos Tipos de Documentos se agregan por la opción de Control de Caja Chica, Tipos deDocumentos del menú Movimiento en la pantalla principal de Cuentas por Pagar.


Los datos mostrados respecto al Tipo de Documento representan: El Código yDescripción del documento, Cuenta Contable y si el documento va afectar algún centrode costo.

Cuando se registra un Tipo de Documento, también se solicita la verificación de si elDocumento va a tener la condición de vale, si se registrará en el Libro de Compras ypor ultimo si el documento afecta la contabilidad.

Para registrar un Tipo de Documento, haga clic en el botón , en esemomento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos que identifican al Tipo de Documento, luegoGuárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic


9.14.2 Registrar Caja Chica:En el ejemplo desarrollado, se tiene creada la caja chica. La cual mantiene registro de lossiguientes datos como lo muestra la pantalla:


Procedamos a registrar una Caja, estando en el menú principal deCuentas por Pagar, menú movimiento haga clic en la opción Controlde Caja Chica, seguidamente hacer clic en la opción Caja Chica.


convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , edite lossiguientes datos en los cuadros de textos respectivos escriba lossiguientes datos en los cuadros de textos respectivos del encabezado:

Nro. CAJA: 1DESCRIPCION: Caja Chica.MONTO DE LA CAJA: 1,500.00

El campo de Monto de Reposición es el monto mínimo que debe tener la caja parahacer el proceso de reposición, el cual se puede especificar en monto o en porcentaje.

El campo de Saldo de Caja solo realiza la operación de consulta del saldo disponibleque va quedando a medida que se le vaya dando movimiento a la caja chica.

CORRELATIVOS DE VALE: 1CUENTA CONTABLE: 1.1.1.1.01.004

Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón

de la Barra de Tareas.

De esta manera, nos queda la siguiente pantalla:


Si se desea agregar otra caja, repita la operación antes descrita.9.14.3 Registrar Movimientos de Caja Chica:El registro de Movimientos de Caja chica es el día a día del módulo Control de Caja Chica.

Elaboremos un movimiento de caja chica, para ello en la pantalla principal haga clic en laopción Control de Caja Chica del Menú Movimientos, opción Caja Chica estando en el menúprincipal de Cuentas por Pagar.


Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos de la caja a lacual pertenece el movimiento, para el ejemplo a desarrollar, seleccione CajaChica.

Luego, haga clic en el Botón .

En la sección de Movimientos, se tiene una lista, a la cual se añaden losMovimientos que pertenecen a la caja seleccionada, haga clic en el Botón

, que se encuentra en la parte inferior de la lista y se abre una fila en la listade Movimientos, para incluir el movimiento.

El proceso de registro de los datos de la fila en la lista Movimientos, es elsiguiente:

La Fecha es colocada automáticamente.

Para el Tipo de Documento hacer clic sobre la columna Tipo Documento dela fila vacía y seleccionar de la persiana el Número 1. Otra opción, es pulsar latecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Tipos de Documentos.

Los demás datos, deben ser editados en los cuadros de texto respectivos:

Nro. Documento: 12365Nro. Fiscal: 12365Rif del Proveedor: V-05364681-2Nombre del Proveedor: INKASA INVERSIONESMonto Exento: 0.00Monto Base: 265.00Monto Iva: 23.85Monto Total: 288.85

Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón

de la Barra de Tareas.

Veamos que la pantalla nos muestra, la siguiente información:


En la parte inferior derecha se muestra el Total del Gasto y automáticamente ese monto sedisminuye en el Campo Saldo Actual.

9.14.4 Registrar Reposición de Caja Chica:Para registrar una Reposición de Caja Chica, en la pantalla principal haga clic en la opciónControl de Caja Chica del Menú Movimientos del Modulo Cuentas por Pagar, opciónReposición de Caja Chica.

Seguidamente se debe seleccionar la caja a la cual se desea realizar la reposición, luego seselecciona el banco del cual saldrá el dinero a reponer y se escribe el número del cheque.

Vemos que automáticamente en la lista se visualizan los movimientos pertenecientes quejustifican la reposición de la caja.


Ahora, procedamos a realizar la reposición, seleccione el documento de la listay luego pulse la tecla Enter, de este modo se coloca el documento con su saldototal en la lista.

TIPS: Si se desea reponer todos los movimientos, puede hacer uso del botónque indica hacia la derecha, para agregar todos los movimientos a la

reposición y viceversa, para quitar movimientos a la lista Reposición, hacer clicen el botón de la flecha que indica hacia la izquierda .Vemos que automáticamente, el movimiento se traslada a la lista de la secciónReposición, mostrando por cada movimiento, el Número, Fecha, R.I.F. y Montodel movimiento, y mostrando en la parte inferior derecha el saldo actual y eltotal del monto a reponer.

9.15 Reportes:Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Cuentaspor Pagar, en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal deCuentas por Pagar.

Al acceder esta opción de Reporte de Cuentas por Pagar, se puede obtener una variedad dereportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para latoma de decisiones. Entre los reportes manejados se tienen: Antigüedad de Documentos,Vencimientos a Futuro, Vencimiento Resumen, Documentos, Estados de Cuentas aProveedores, Pagos, Nota de Débito, Retenciones IVA, Vencimiento de Documentos.



9.13 Utilitarios del Módulo de Cuentas por Pagar:Existen otros utilitarios, además, de configuración que permite realizar mantenimiento en elmódulo de cuentas por pagar.

Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal deCuentas por Pagar.


Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón , el sistema envíaun mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de cuentas por pagar?, deestar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre,con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No.

Para salir de la pantalla hacer clic en el botón .

TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar elEjercicio de Cuentas por Pagar.

TRANSFERIR CUENTAS DE SISCUENTA: Con esta opción se puede importar registros decuentas por pagar generados desde otro sistema, inicialmente el usuario debe introducir unaclave de acceso, dado lo importante de la operación, por lo cual el sistema proporciona los dosnúmeros para deducir la clave, actividad ejecutada por el administrador del sistema.

Una vez, que se tiene la clave y hacer efectiva la operación, se presenta una pantalla donde sedebe especificar el nombre del subdirectorio que contiene los registros que se desea transferiry el nombre de la empresa al cual corresponden estos registros.

Además, se debe establecer si se mantendrán los códigos de los proveedores. Después, hacer

clic en el botón , comienza en ese momento el proceso de transferencia de los registros decuentas por pagar. De haberse ejecutado la operación o de no proceder la importación de

registros, hacer clic en el botón de cualquiera de las dos pantallas.

RECONSTRUIR SALDOS DE PROVEEDORES: En esta pantalla se puede mandar a ejecutarel proceso de revisión y comparación de los documentos de cuentas por pagar a proveedores,para actualizar el saldo de los mismos.

Al acceder la pantalla de Reconstruir Saldos de Proveedores, el sistema envía un mensajedonde se pregunta ¿Desea Reconstruir el Saldo del Proveedor?, de estar de acuerdo hacer clicen el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de reconstrucción, en caso contrariohacer clic en No.

Si el proceso, se realizó satisfactoriamente, el sistema envía un mensaje de información, Elproceso de Reconstrucción de Saldos de Proveedores se completo satisfactoriamente.

TIPS: Utilice esta opción, después de estar realizando un registro o transacción en unade las pantallas del sistema que tenga que trabajar con movimientos del proveedor yocurra un fallo de electricidad.



MÓDULO 10MÓDULO DE BANCOS

ObjetivosAl finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de:

• Conocer los atributos y comandos del módulo Bancos.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo Bancos.

Duración Estimada

• 2 horas.

Referencia

Ahora se presentará, el módulo que permite llevar un control de los movimientos bancarios dela Empresa GAHMA SOFT C.A. En el Ejemplo desarrollado, hemos registrado por el modulo deContabilidad el Plan de Cuentas de la empresa y del cual tomaremos las cuentas contablesque se cargan con los movimientos de las cuentas bancarias.

Trabajo de Oficina

El Módulo de Bancos permite entre otras cosas, Crear múltiples Tipos de Cuentas, Bancos yCuentas de Bancos, Controlar Cheques Devueltos, Emisión de Operaciones de Ingreso yEgresos de Dinero, Conciliar las cuentas bancarias, Controlar el Debito Bancario, Impresión deCheques, Conectarse con Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.

Para entrar al módulo de Bancos debe seleccionarse del menú módulos del menú principal deCONFÍA el comando Bancos o pulsar directamente las teclas Alt+B colocado en la pantallaprincipal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de bancos.


10.1 Configurar Bancos:La primera actividad antes de empezar a operar con el módulo de Bancos. Es configurar losparámetros para la emisión de cheques y los correlativos de los mismos y de los comprobantesrelacionados con ingresos y egresos, en la pantalla principal haga clic en la opciónConfiguración del Menú Utilitarios o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menúprincipal de Bancos.Como lo muestra la siguiente imagen:

Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierteen la Barra de Tareas, y en pantalla se visualizan los siguientes datos en loscuadros de textos respectivos:

A PARTIR DE MONTO: 100.000.00.DIAS DE VENCIMIENTO: 15CIUDAD DE EMISION: ACARIGUA

También, se tienen configuradas las siguientes opciones:

ü El botón seleccionado por defecto que trae la caja de dialogo (SI o NO) quepregunta Conexión con Cuentas, es decir, que el sistema enlaza los móduloscuentas por cobrar y/o cuentas pagar con banco y de esta manera por acreditar odebitar una de esta cuenta según sea el caso, desde este modulo.

ü Cantidad en Letras, que permite imprimir el cheque con el monto especificado enletras.

ü El valor desde el cual el sistema comienza a generar los correlativos para loscomprobantes de banco relacionados con Egreso e Ingreso.



En este caso, por que ya están configurados los datos, de no estarlo o desear

realizar alguna modificación hagan clic en el botón de la Barra de Tareas,introduzca los datos y luego Guárdelos para que queden registrados en el

Sistema, haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra deTareas.

10.2 Agregar Tipo de Cuenta:Procedamos a registrar un Tipo de Cuenta Bancaria, que maneja la empresa GAHMA SOFT,C.A., en la pantalla principal haga clic en la opción Tipos de Cuentas del Menú Movimientos opulsar directamente las teclas Ctrl+T, estando en el menú principal de Bancos.



TIPO DE CUENTA: 1DESCRIPCION: CORRIENTE.

Pulsar la tecla Enter al introducir el último dato.






Para el ejemplo desarrollado, se tienen registradas dos tipos de cuentasbancarias.

Si se desea agregar otro Tipo de Cuenta, repita la operación antesdescrita.

TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Tipos deCuentas sólo podremos realizar operaciones sobre los Tipos de Cuentas.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

10.3 Registrar Datos de Bancos:Para registrar los datos de un Banco, en la pantalla principal haga clic en la opción Bancos delMenú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+B, estando en el menú principal de Bancos.


convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en esemomento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos que identifican el Banco, luego Guárdelos para



Para el ejemplo desarrollado, se tienen registradas las entidades bancarias más utilizadas.

10.4 Registrar Cuentas Bancarias:Ahora registremos una Cuenta Bancaria, de la empresa GAHMA SOFT, C.A. en la pantallaprincipal haga clic en la opción Cuentas de Bancos del Menú Archivo o pulsar directamente lasteclas Ctrl+C, estando en el menú principal de Bancos.



CUENTA: 2


BANCO: MERCANTIL.TIPO CUENTA: CORRIENTE.SUCURSAL: ARAURE.Nro, Cuenta: 01050048681048284425Control de Chequeras: 552860– 552875

Contacto se deja sin texto.Seleccionar ACTIVA DEBITO BANCARIO en la casilla de verificaciónrespectiva. Esta opción nos permite el calculo automático del debito bancariocuando hacemos una operación desde este modulo que lo amerite.

Ahora, para seleccionar la cuenta contable y la de debito, hacer clic sobre elcuadro de texto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deCuentas Contables (esta opción se aplica en los casos en donde la contabilidadesta integrada en caso contrario de dejan en blanco las cuentas contables).

Seleccione:

Nro. Cuenta Debito: 5.7.5.7.04.540Nro. Cuenta Contable: 1.1.1.1.02.002

Una vez, seleccionado el código para cada cuenta, pulsar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza el número de las cuentas contables.

Nro. Cuenta Debito: 5.7.5.7.04.540Nro. Cuenta Contable: 1.1.1.1.02.001

De acá el requerimiento de registrar los bancos y cuentas contables conanterioridad a este proceso.

Los datos correspondientes a la sección de Saldos: Saldo Inicial, Saldo Actual,Saldo Inicial Conciliado, Saldo Actual Conciliado; son registrados y modificadospor el sistema de forma automática, de acuerdo al registro de las transaccionesy conciliaciones bancarias. Dichas transacciones se procesan en la opciónMovimientos de Banco (Pagina Principal y de Conciliación) del menúMovimientos del modulo de Bancos.






Para el ejemplo desarrollado, se tienen registradas dos tipos de cuentasbancarias.

Si se desea agregar otra Cuenta Bancaria, repita la operación antesdescrita.

TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de CuentasBancarias sólo podremos realizar operaciones sobre las Cuentas Bancarias.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

10.5 Manejar Cheques Devueltos:Realicemos la actividad de registrar un Cheque como Devuelto, en la pantalla principal hagaclic en la opción Cheques Devueltos del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+H,estando en el menú principal de Bancos.


Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos del cliente al cualpertenece el cheque devuelto, para el ejemplo a desarrollar, seleccione ORVALS.A. .

Luego, haga clic en el botón .

La página principal del formulario se divide en dos secciones: Sección deCheques Devueltos, acá se detallan los datos del Cheque Devuelto.

En la sección de Cheques Devueltos, inicialmente se tiene una lista vacía, a lacual se irán añadiendo los Cheques Devueltos que pertenecen al cliente


seleccionado, haga clic en el botón , que se encuentra en la parte inferiorde la lista de Cheques Devueltos, en ese momento, se abre una fila en la listapara incluir los datos del cheque.

El proceso de registro de los datos de la fila en la lista Cheques Devueltos, esel siguiente:

Para el Código del Banco hacer clic sobre la columna Banco de la fila vacíay seleccionar de la persiana el Número 9. Otra opción, es pulsar la tecla F2, deese modo se obtendrá un Buscador de Bancos. De acá el requerimiento deregistrar los bancos con anterioridad a este proceso.


NÚMERO DE CHEQUE: 15844584556NÚMERO DE CUENTA: 10254555656577FECHA DE ELABORACIÓN: 03/02/2008FECHA DE DEVOLUCIÓN: 27/08/2008MONTO DEL CHEQUE: 50,000,000.00FACTURAS: 1582

La DESCRIPCION correspondiente al Código del Banco seleccionado apareceen el cuadro de texto colocado debajo de la columna Banco.Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema presionando el

botón de la Barra de Tareas.

Si se desea agregar otro Cheque Devuelto, repita la operaciónantes descrita.En la sección de Reposición se registran los detalles de la reposición deCheques Devueltos.

Para realizar la Reposición de un Cheque Devuelto, de igual modo, se debeseleccionar el cliente en la sección de encabezado. Luego, hacer clic en el

botón de la Barra de Tareas y de este modo se procede a registrar losdatos en la Sección de Reposición.

Realicemos la reposición del Cheque Devuelto, que se registro anteriormente:

Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos del cliente al cualpertenece el cheque devuelto, seleccione ORVAL S.A.


Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

Para el Código del Banco, hacer clic sobre la persiana Banco y seleccionarde la persiana el Número 1.Los demás datos, deben ser editados en los cuadros de texto respectivos:

Nro. de Dep.: 123543FECHA DE REPOSICION: 01/09/2008

Por último, para hacer definitiva la reposición hacer clic sobre el botónubicado en la parte inferior de la lista Cheques Devuelto.


Para Grabar los datos de la reposición, hacer clic en el botón de la Barrade Tareas, quedando registrados los datos de la reposición del ChequeDevuelto.



El proceso de reposición se realiza de la misma manera para cada chequedevuelto por cliente, se ubica el cliente y luego se selecciona el cheque.

TIPS: Para Eliminar un Cheque Devuelto, hacer clic en el botón de laBarra de Tareas , luego seleccionar la fila que contiene los datos del ChequeDevuelto, hacer clic sobre el botón , de esta manera queda eliminado elCheque Devuelto.

TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deCheques Devueltos sólo podremos realizar operaciones sobre los ChequesDevueltos. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta yse muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario.Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permitedesplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO,ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos,Solicitar Ayuda del formulario o Salir.

10.6 Registrar Movimientos Bancarios:El registro de Movimientos Bancarios es el día a día del módulo de bancos.


Elaboremos un movimiento bancario, para ello en la pantalla principal haga clic en la opciónMovimiento de Bancos del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+M, estandoen el menú principal de Bancos.


Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos delBanco al cual pertenece el movimiento, para el ejemplo a desarrollar,seleccione BANCO PROVINCIAL.

Luego, haga clic en el Botón .

En la sección de Movimientos, se tiene una lista, a la cual se añaden losMovimientos Bancarios que pertenecen al banco seleccionado, haga clic en el

Botón , que se encuentra en la parte inferior de la lista, en ese momento, elsistema envía un mensaje “de no existencia de movimientos para la fechaespecificada” y se abre una fila en la lista de Movimientos, para incluir elmovimiento.

El proceso de registro de los datos de la fila en la lista Movimientos Bancarios,es el siguiente:

La Fecha es colocada automáticamente.

Para el Tipo de Documento hacer clic sobre la columna Tipo Documento dela fila vacía y seleccionar de la persiana el Número 4. Otra opción, es pulsar latecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Tipos de Documentos.


Nro. Documento: 15222MONTO: 1256.00Observación: PAGO FACTURA Nº 2569 GAHMA SOFT C.A.

El signo negativo que adquiere automáticamente el monto, depende de lanaturaleza del documento, en este caso, por ser un cheque, se coloca ennegativo.



Al Agregar completamente los datos del documento ( Depósitos, Notas deCrédito, Notas de Debito, Otros Ingresos y Otros Egresos) y la Observación,pulsar la tecla Enter, el sistema presenta al usuario la opción de conectarse conotras cuentas, es decir; a través de esta opción se pueden crear otrosdocumentos como: Notas de Debito, Notas de Crédito, Recibos de Ingreso yRecibo de Egresos (Remítase a las ayudas de las opciones Cobros, Pagos,Notas de Crédito o Notas de Debito del menú de Movimientos del modulo deCuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar respectivamente).

Para el ejemplo en desarrollo, seleccione el botón No. Y automáticamente, sepasa a la página Contabilizar.

Si se selecciona como Tipo de Documento Deposito en Caja se abre unapequeña pantalla donde se debe especificar, sobre cuales de las cajasregistradas en el sistema se está realizando el deposito, para ello hacer clicsobre la persiana de Punto de Venta/Caja y seleccionar la caja correspondiente

y para finalizar debe darse un clic al botón .

En la parte inferior de la lista, se detallan las descripciones con respecto a loselementos de las columnas donde se encuentre ubicado: Descripción del Tipode Documento del movimiento de banco (Cheque, Deposito, Nota de Crédito,Otros Ingresos, Otros Egresos, etc.), Número del Recibo de Ingreso o Egreso,estos dos últimos en el caso de que el documento de banco haya originado unRecibo de Ingreso o un Recibo de Egreso en la empresa. Además, se tiene elNúmero del Comprobante Bancario de Ingreso o Egreso relacionado con elmovimiento bancario.

En la parte inferior, se sitúa además, el botón , hacer clic sobre el paraagregar un detalle importante en referencia al activo. Al realizar está operaciónaparece una pantalla con una sección donde puede editar la Observación delProducto, para el ejemplo coloque:

Este cheque representa la última cuota de pago por compra desistema a la empresa GAHMA SOFT, C.A.


Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede

acceder haciendo clic sobre el botón , luego se debe seleccionar la pestañaque identifica la página de Lista, hacer clic en el cuadro de texto orden, semuestra una persiana que permite seleccionar un dato por el cual se ordenarála lista (Título). De conocerse el valor específico del dato título puedeespecificarse en el cuadro de texto Ubicarse en y de este modo el apuntador dela lista se ubica en el registro buscado, luego pulsar la tecla Enter, colocándoseautomáticamente la observación en la pantalla de edición. Otra forma decolocar la observación en la pantalla de edición es haciendo clic sobre la

pestaña de la página Principal, luego seleccionar el botón .


Para Agregar la contraparte del asiento contable que se genera por el

movimiento bancario, debe hacerse clic en el botón , en ese momento, seabre una fila en la lista de asientos contables. Donde los datos Número deComprobante, Descripción del Asiento Contable, Fecha, Saldo Deudor, SaldoAcreedor del Asiento Agregado vienen con un valor asignado.

Para cuadrar el asiento contable del ejemplo, hacer clic en la columna Númerode Cuenta y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deCuentas Contables .

Seleccione:

NUMERO DE CUENTA: 1.4.1.1.01.003

Una vez, seleccionada la Cuenta Contable, pulsar la tecla Enter, para actualizary cuadrar la cuenta.

Los cuadros de texto ubicados en la parte superior de la lista de AsientosContables, muestran respecto al documento generado por el movimientobancario, los siguientes datos: Número y Monto del Documento, Código yDescripción del Tipo del Documento y Observaciones agregadas almovimiento.

Los cuadros de texto ubicados en la parte inferior de la lista de AsientosContables, muestran la Descripción de la Cuenta, Total de Debe , Total deHaber y Diferencia entre ambos totales.



Después de Agregar un asiento contable, obligatoriamente debe procesarse los

datos, para ello hacer clic en el botón . Donde el sistema emite una caja dedialogo donde se pregunta ¿Desea hacer definitivo el documento? Haga clicen el botón Si y ¿Si desea imprimir el documento? Haga clic en botón No.

Para hacer efectivas las operaciones realizadas, hacer clic en el botón dela Barra de Tareas.


Si se desea agregar otro Movimiento Bancario, repita la operaciónantes descrita.En la página de Conciliación Bancaria se presentan dos Secciones: En lasección superior existe una lista donde se ubican todos aquellos movimientosque no están Conciliados o que se mantienen en transito, y en la seccióninferior se registran todos los documentos que han sido conciliados, es decir;aquellos que coinciden con el estado de la cuenta bancaria. En ambas seespecifican los siguientes datos: Fecha de Emisión del Movimiento, Código delTipo de Movimiento (Cheque, Depósito, Nota de Debito, etc.), Número delMovimiento, Observación y Monto.El procedimiento para realizar la Conciliación Bancaria, consiste en realizar unacomparación de los movimientos de bancos de la empresa que estánregistrados en el sistema con aquellos que se detallan en el estado de cuentadel banco, es por eso que la persona responsable de realizar la ConciliaciónBancaria debe ubicar en el estado de cuenta del banco cada uno de losmovimientos bancarios que se presentan en la sección superior de la página,verificando la igualdad en todos sus datos Fecha de Emisión del movimiento,Código del Tipo de Movimiento (Cheque, Deposito, Nota de Debito, etc.),Número del Movimiento, Observación, Monto. Al constatar la igualdad o lacoincidencia de un movimiento bancario registrado en el sistema con el registrodel estado de cuenta debe seleccionarlo de la fila, luego dar un clic sobre elbotón , ubicada a la izquierda de la lista de la sección superior y de estamanera el movimiento se traslada a la fila de la sección inferior de datosconciliados. Si por alguna razón el usuario traslado a la lista de la sección


inferior un movimiento bancario que no corresponde a los saldos conciliadossolo debe ubicarlo en la lista y dar un clic sobre el botón también ubicada ala izquierda de la lista de la sección inferior, y el movimiento será agregadonuevamente a la lista de la sección superior de datos no conciliados.La ejecución de este proceso se deja como actividad para el usuario.TIPS: Para Anular un Movimiento de Banco registrado, debe ubicarse en la filaque contiene el documento que generó el movimiento que se desea anular,luego hacer clic en el botón . De este modo el documento queda en statusNulo.

Para Eliminar un Movimiento de Banco, hacer clic en el botón de la Barrade Tareas, luego seleccionar la fila que contiene los datos del Movimiento,hacer clic sobre el botón , de esta manera queda eliminado el Movimiento deBanco.Los asientos contables no pueden ser modificados, ni eliminados, una vezprocesados.Para Imprimir los cheques registrados en el formato de Movimientos de Bancose debe dar un clic sobre el botón , de esta forma se abre una pantalladonde el usuario debe registrar en los cuadros de texto respectivos, lossiguientes datos del cheque: A quien va dirigido, Caduca, Endosable, Días deVencimiento y Observaciones.Para otros Tipos de Documentos (Depósito, Notas de Créditos, Nota deDebitos, entre otros), el botón , permitirá llevar a papel o enviar por Internetlos datos o fichas del Movimiento que tenga seleccionado en ese momento, alhacer clic sobre el mismo, se abre una pantalla, donde se escoge el formato deldocumento a imprimir. Si el documento desea enviarse a impresora, hacer clicen el botón .En caso de enviarse el documento por Internet, seleccionar en que formato dearchivo se enviará, existen tres opciones: Documento Word, Excel y Texto,luego pulsar el botón Enviar. Debe esperarse, a que se presente una pantalladonde se configuraran los datos de envió de correo (Destinatario, Asunto yMensaje) y luego hacer clic en el botón Enviar. Luego, para salir de la pantallade configuración de impresión, seleccionar el botón .También, se tiene la opción de enviar el documento a un subdirectorioespecífico, para lo cual se debe seleccionar el botón Otra Ubicación y escogerel formato del archivo a enviar, luego hacer clic en el botón Enviar,automáticamente se presenta una pantalla, donde debe escogerse elsubdirectorio donde se grabará el archivo.

Seleccionado el mismo, hacer clic en el botón y esperar a que el sistemaenviara un mensaje de Copia Satisfactoria, seleccionar el botón y luegosalir de la pantalla de configuración de impresión, haciendo clic en el botón

.TIPS: Cada formulario que se consulte permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deMovimientos Bancarios sólo podremos realizar operaciones sobre Movimientos


Bancarios. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta yse muestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario.Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permitedesplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO,ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos,Solicitar Ayuda del formulario o Salir.

10.7 Reportes:Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Bancos,en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal de Bancos.

Al consultar esta opción de Reporte de Bancos, se puede obtener una variedad de reportesque permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma dedecisiones. Entre los reportes manejados se tienen, Cuentas de Bancos, Saldos de Bancos,Movimientos de Banco, Cheques Devueltos y Conciliación Bancaria.


10.8 Utilitarios del Módulo de Bancos:Existen dos utilitarios, además, de configuración que permiten realizar mantenimiento en elmódulo de bancos.

Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal deBancos.

Se explicará brevemente que hacen, como operan y cuando utilizarlos, la aplicación yejecución se dejará como actividad al Usuario.



Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón , el sistema envíaun mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de banco?, de estar deacuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con lavisualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en el botón

No. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón .

TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar elEjercicio de Banco.

RECONSTRUIR SALDOS: En esta pantalla se puede mandar a ejecutar el proceso de revisióny comparación de movimientos bancarios, para actualizar el saldo actual y saldo actualconciliado de cada una de las cuentas bancarias registradas en el sistema.

Al acceder la pantalla de Reconstruir los Saldos, el sistema envía un mensaje donde sepregunta ¿Desea reconstruir los saldos de banco?, de estar de acuerdo hacer clic en el botónSi, comenzando en ese momento el proceso de reconstrucción, en caso contrario hacer clic enNo.

Si el proceso, se realizó satisfactoriamente, el sistema envía un mensaje de información, Elproceso de Reconstrucción de Saldos se completo satisfactoriamente.

TIPS: Utilice esta opción, después de estar realizando un registro o movimiento en unade las pantallas de Banco y ocurra un fallo de electricidad.

JUEGO: Es un utilitario que permite distraerse en tiempos libres..


MÓDULO 11MÓDULO DE CONTABILIDAD

Objetivos


• Conocer los atributos y comandos del módulo Contabilidad.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo Contabilidad.

Duración Estimada

• 2 horas.

Referencia

Ahora se presentará, el módulo que permite llevar un registro de la Contabilidad de la EmpresaGAHMA SOFT. C,A. , creando el Plan de Cuentas que contendrá las cuentas contables que secargarán con las transacciones administrativas realizadas en el sistema al integrar los móduloscon Contabilidad o al crear los comprobantes contables directamente desde este módulo.

Trabajo de Oficina

El Módulo de Contabilidad permite entre otras cosas, Registrar el Plan de Cuentas Contables asu gusto, Registrar movimientos o asientos contables al Comprobante Diario, Control deComprobantes Diarios Actualizados y Desactualizados, Periodo de holgura de tres mesessegún el periodo contable lo cual facilita las operaciones del ejercicio fiscal, Registro de IPC yCentro de Costos.

Para entrar al módulo de Contabilidad debe seleccionarse del menú módulos del menúprincipal de CONFÍA el comando Contabilidad o pulsar directamente las teclas Alt+T colocadoen la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal decontabilidad.


11.1 Configuración de la Contabilidad:La primera actividad antes de realizar el registro de una cuenta contable que identifica unaclasificación o un miembro de la misma, es establecer la estructura que tendrán los códigosque las identifican, en la pantalla principal haga clic en la opción Configuración del MenúUtilitarios o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menú principal de Contabilidad.


Vemos que automáticamente la Barra de Herramientas Principal se convierte en la Barra deTareas, y en pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

FORMATO : 9.9.9.9.99.99999NIVEL MAXIMO : 6EJERCICIO CONTABLEDEL: 01/01/2007AL : 31/01/2007

En este caso, por que ya están configurados, de no estarlo o desear realizar alguna

modificación haga clic en el botón de la Barra de Tareas, introduzca los datos y luego

guárdelos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón tambiéncolocado sobre la Barra de Tareas.

TIPS: El Establecer el formato o estructura que deben tener las cuentascontables que identifican una clasificación o un miembro de la misma., estarelacionado con los niveles, ya que cada separación de puntos establece unnivel. Ejemplo:

§ 1..... Activos§ 1.1.. Activo Circulante§ 1.1.1… Activo Circulante Disponible§ 1.1.1.1.. Efectivo en Caja y Banco§ 1.1.1.1.01. Caja§ 1.1.1.1.01.001 Caja Principal§ 1.1.1.1.01.002 Caja Chica

También, se tienen configuradas las siguientes opciones:


Las cuentas del grupo 4, aparecerán en el reporte de estado de resultado (deno estar seleccionada la casilla de verificación, la cuentas del grupo 4,aparecerán en el balance general).

Las fechas que define el periodo contable, para cambiar la inicial debe borrar lafecha predeterminada y darle un “Enter” automáticamente se borra la fechainicial y final, de esta forma se ingresar la fecha correspondiente al periodocontable ejercicio contable de la empresa.

El periodo de fechas adicional corresponden a los tres mes de holgura para elcierre del periodo contable, esta fecha la emite el sistema de forma automáticacuando se ingresa el periodo inicial del ejercicio.

La fecha de cierre corresponde a la no utilización de los comprobantescontables antes de esta fecha. Cuando la contabilidad se encuentra integradaesta fecha es considerada en los módulos administrativos para evitarmovimientos que generan contabilidad y puedan afectar los meses anteriorespreviamente actualizados.

Existe la opción de colocar las firmas autorizadas para los balances generales,al igual de configurar que cuentas contables se tomarán en cuenta para elcálculo de los índices financieros. De esta manera, nos queda la siguientepantalla.

En la siguiente página (Integración), se puede configurar:

La integración del módulo de contabilidad con los demás módulos del sistema.

Cada una de las siguientes cuentas contables del Plan de Cuentas y susrespectivos códigos.

En Ventas:


Ventas Contadas: Cuenta contable de último nivel, en estascuentas se coloca los montos de venta por concepto decontadoVenta a Crédito: Cuenta contable de último nivel, en estascuentas se coloca los montos de venta por concepto a Crédito.Débito de IVA: Cuenta contable de ultimo nivel, Correspondeal Impuesto generado por Ventas, Documentos de Cuentas porCobrar y/o Notas de Crédito.

Caja Principal: Cuenta contable de ultimo nivel. Esta cuentas esmanejada por los recibos de ingreso desde el modulo decuentas por cobrar y recibo de egreso por cuentas por pagar,devoluciones en ventas de contado.

Devoluciones en Venta: Cuentas contable de ultimo nivel. Estacuenta es utilizada en los movimientos de Devoluciones enVentas

Descuento en Venta: Cuenta de ultimo nivel. En esta cuentase coloca los montos en descuentos generados por las ventas.

En Inventario:Inventario: Cuenta de ultimo nivel. En esta cuentas seregistran tanto las entradas como salidas del inventario, debeser la misma cuenta contable de compra. Si se desea lacontabilidad por producto debe ubicarse en el menúInventario/Archivos/Productos en la pagina de característicasdebe colocar las cuentas respectiva de Venta, Inventario,costo, Devolución en Ventas, Descuentos en ventas.Costo de Inventario: Cuenta contable de ultimo nivel. Segenera por el modulo de inventario y allí se cargan los montospor salidas de Ventas.


En Compra:

Compra: Cuenta de ultimo nivel. En estas cuentas se registrala entrada por compra, debe ser la misma cuenta contable deinventario.Devoluciones en Compra: Cuenta de ultimo nivel. En estacuentas se registra la salida de los productos por concepto dedevolución en el modulo de Compra.Crédito IVA. Cuenta contable de ultimo nivel, Corresponde alImpuesto generado por Compras, Documentos de Cuentas porPagar y/o Notas de Debito.La opción IVA incluido en el costo corresponde a considerar en

la compra, cuentas por pagar el impuesto como parte del costoen el producto.

En Nomina:

Empleado, Obrero, Especial y Contratado: Cuentas deultimo nivel. Allí se carga el monto total del sueldo por losdistintos tipo de nomina a pagar. Para Configurar los conceptosdebe ubicarse en el modulo de Nomina/Archivo/Contabilidad deNomina para registrar cada concepto con la cuenta contablerespectiva.

De

E



Configuración de Contabilidad Integrada por Módulos: Luego deconfigurar cada cuenta se procede a configurar cada unos de losmódulos administrativos tal como aparece en el grafico que acontinuación se presenta:


EN INVENTARIO: SOLO DEBE COLOCAR LAS CUENTASCORRESPONDIENTES AL MODULO DE CONTABILIDAD ENUTILITARIOS/CONFIGURACION/ INTEGRACION. SI DESEACONFIGURAR DE FORMA INDIVIDUAL PRODUCTO PORPRODUCTO DEBE INGRESAR AL MODULO DE INVENTARIOS,ARCHIVOS, PRODUCTOS, Y PRESIONAR EL BOTONCARACTERISTICAS.

EN CUENTAS POR COBRAR: DEBE ACCEDER AL MODULOCUENTAS POR COBRAR/ ARCHIVOS/ GRUPOS. ALLI PUEDECREAR LOS DIFERENTES GRUPOS DE CUENTAS POR COBRARQUE NECESITE Y ASIGNAR LA CUENTA CONTABLE QUE SERAAFECTADA.

EN CUENTAS POR PAGAR: DEBE ACCEDER AL MODULOCUENTAS POR PAGAR/ ARCHIVOS/ GRUPOS. ALLI PUEDE CREARLOS DIFERENTES GRUPOS DE CUENTAS POR PAGAR QUENECESITE Y ASIGNAR LA CUENTA CONTABLE QUE SERAAFECTADA.

EN BANCOS: DEBE ACCEDER AL MODULO BANCOS, ARCHIVOS,CUENTAS DE BANCOS Y ALLI ASIGNAR A CADA CUENTA DE


BANCO LA CUENTA CONTABLE CORRESPONDIENTECONJUNTAMENTE CON LA DEL DEBITO BANCARIO

EN ACTIVOS FIJOS: DEBE ACCEDER AL MODULO DE ACTIVOFIJO (SI ESTA OPERATIVO) EN /ARCHIVOS/ ACTIVOS FIJOS. ALLIA CADA ACTIVO FIJO LE ASIGNARA LA CUENTA CONTABLECORRESPONDIENTE, CABE DESTACAR QUE TAMBIEN PUEDEASIGNAR UNA CUENTA DISTINTA PARA LOS GASTOS QUEGENEREN DICHOS ACTIVOS Y PARA LA DEPRECIACION.TAMBIEN SI UTILIZA CENTROS DE COSTO DEBE INDICAR LOSMISMOS,

EN NOMINA: INGRESA AL MODULO DE NOMINA/ ARCHIVO/CONTABILIDAD NOMINA ALLI ASIGNAS LAS CUENTAS A CADACONCEPTO DE NOMINA SI LA EMPRESA DESEA HACER LOSAPARTADOS DE NOMINA AUTOMATICOS DEBE INGRESAR ALMODULO DE NOMINA/ ARCHIVOS/ APARTADOS DE NOMINA. ALLIASIGNARA LAS CUENTAS Y PORCENTAJES RESPECTIVOS,

11.2 Agregar Cuentas Contables al Plan:Al momento de registrar una cuenta contable, debe tenerse la información de la clasificación ala cual pertenece el activo y si la misma (la clasificación) esta registrada en el sistema. De noser así, se debe registrar.

En el ejemplo a seguir, trabajaremos con una cuenta contable perteneciente a la siguienteclasificación, ya .registrada:

§ 1..... Activos§ 1.1.. Activo Circulante§ 1.1.1… Activo Circulante Disponible§ 1.1.1.1.. Efectivo en Caja y Banco§ 1.1.1.1.01. Caja§ 1.1.1.1.01.001 Caja Principal§ 1.1.1.1.01.002 Caja Chica§ 1.1.2 Activo Circulante Exigible§ 1.1.2.1 Cuentas y efectos por Cobrar§ 1.1.2.1.01 Cuentas por Cobrar§ 1.1.2.1.01.001 Cuentas por Cobrar Clientes

Para registrar la cuenta contable, en la pantalla principal haga clic en la opción CuentasContables del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+C, estando en el menúprincipal de Contabilidad.

Vemos que automáticamente la Barrade Herramientas Principal se convierte en la Barra deTareas, haga clic en el botón Agregar, escriba los siguientes datos en los cuadros de textosrespectivos del encabezado:

Nro. CUENTA : 1.1.2.1.01. 001DESCRIPCION : CXC CLIENTES

De forma automática el sistema muestra NIVEL: 6.Para el ejemplo desarrollado no introduciremos mas datos, para la cuenta contable, sinembargo, existen tres secciones de registro de datos en la página Principal para la cuentacontable.


En primer lugar la sección Clasificación, acá se definen Tipo de Cuenta, Cuenta de Ajuste(asociada a la cuenta contable del encabezado) y si la cuenta es Monetaria.La sección de Centro de Costo, donde se define el código centro de costo asociado a la cuentacontable del encabezado o manejo dinamico.

Por ultimo en la sección de Presupuesto, donde se solicita el Monto Presupuestado para cadames en cada fila representativo del mismo. Puede también, generarse un monto a repartir yasignárselo a cada mes, haciendo clic en el botón Igualar Montos.

Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en el botón dela Barra de Tareas.


El botón , se utiliza de ser necesario cambiar el código de la Cuenta Contable, demanera que se actualicen internamente todos los registros que hagan uso del mismo. Alhacer clic en el botón, aparece una pantalla donde debe ingresarse, el nuevo Código de laCuenta, en el cuadro de texto Nuevo Código, luego hacer clic en el botón Cambiar. Para Salir

de la pantalla hacer clic en el botón .

Para finalizar haga clic en el botón que le permitirá salir y volver a la pantalla principal.

Las páginas Saldos y Movimientos, permiten respectivamente realizar consulta a los Saldos ymovimientos asociados a la Cuenta Contable especificada. Estas opciones, por ser deconsulta y reporte se dejarán para ser analizada por el usuario.

Si se desea agregar otra Cuenta Contable, repita la operación antes descrita.TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobreel elemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulariode Cuentas Contables sólo podremos realizar operaciones sobre las


Cuentas Contables. Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresaen modo consulta y se muestra el primer elemento almacenadorelacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRA DETAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintoselementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayudadel formulario o Salir. En el caso del eliminar una cuenta contable que nopertenezca al ultimo nivel el sistema eliminará las cuentas de sub-nivel.

11.3 Crear Base de Datos de los Índices de Precios al Consumidor:Esta opción se utiliza para registrar los índices de Precios al Consumidor (IPC) que muestran lavariación promedio de los precios de los bienes y servicios consumidos regularmente por losciudadanos.

Para registrar un IPC, en la pantalla principal haga clic en la opción I.P.C del Menú Archivo opulsar directamente las teclas Ctrl+I, estando en el menú principal de Contabilidad.

Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos del año al cual pertenece el IPC a

agregar, haga clic en el botón , en ese momento el sistema detalla todos los meses delaño y los cuadros de texto a donde colocar el valor del I.P.C. correspondiente por mes,introduzca el dato y luego Guárdelo para que queden registrados en el Sistema haciendo clic



11.4 Crear Centros de Costo:Para registrar un Centro de Costo, en la pantalla principal haga clic en la opción Centro deCosto del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+E, estando en el menú principalde Contabilidad.



Tareas, haga clic en el botón introduzca los datos y luego Guárdelos para que queden

registrados en el Sistema haciendo clic en el botón también colocado sobre la Barra deTareas.

Esta opción es de gran utilidad cuando se necesita agrupar cuentas contables con unanaturaleza común.


11.5 Elaborar y/o Actualizar Comprobantes Diarios::

Ahora elaboremos un Comprobante Diario, para ello en la pantalla principal haga clic en laopción Comprobantes de Diario del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+D,estando en el menú principal de Contabilidad.


Tareas, haga clic en el botón , escriba los siguientes datos en los cuadros de textosrespectivos del encabezado:

NUMERO : 20080229FECHA : 29/02/2009DESCRIPCIÓN: TRANSFERENCIA AUTOMATICA DESDE VENTAS

De forma automática el sistema muestra: Módulo con el valor de VENTAS yStatus EN ELABORACION.

Para registrar los datos de las filas en la lista, haga clic en el botón , en esemomento, se abre una fila en la lista, para editar los siguientes datos.


ü La columna Nro, representa el número de línea en el comprobante queocupará el asiento contable, el sistema lo muestra automáticamente, cadavez que se agregue una fila a la lista.

ü Para seleccionar el Número de Cuenta Contable , hacer clic sobre lacolumna Cuenta de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo seobtendrá un Buscador de Cuentas Contables

ü La Referencia (Número del documento que referencia el movimientocontable), Descripción del Asiento y Monto Debe o Haber deben sereditados manualmente.

Para el ejemplo desarrollado introduzca los siguientes datos:

Cuenta Referencia Descripción Debe Haber

1.1.2.1.01.001 20080229

CUENTA POR COBRARDEL PERIODO 01/02/2008HASTA 29/02/2008 115,653.98 0,00

2.1.2.2.01.202 20080229 IVA 0,00 9,549.44

5.1.5.1.01.401 20080229

VENTAS DEL PERIODODESDE 01/02/2008 HASTA29/02/2008 0,00 106,104.54

Una vez, agregados los asientos que conformarán el comprobante, se procede

el Comprobante Diario para lo cual se tiene dos opciones Guardarlo oProcesarlo:

• Si el comprobante le faltaron asientos o debe ser modificado

posteriormente, no se procesa y solo se graba haciendo uso del botónque se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el comprobantequeda en el status en Elaboración.

• Para Procesar o Actualizar un comprobante diario, debe hacerse clic

sobre el botón , el cual esta ubicado en la parte inferior de la página.

En el ejemplo, hacer clic sobre el botón que se encuentra en la Barra deTareas, quedando el Comprobante Diario en status en Elaboración.



Al ubicar una de las Cuentas Contable, el sistema muestra automáticamente laDescripción de la misma, así mismo detalla los montos registrados en el Debe yen el Haber, y si existe alguna diferencia en los asientos registrados la presentade forma automática. Cuando una cuenta contable contiene centro de costodinamico al ingresarla en el comprobante la siguiente pantalla solicita el centrode costo al cual va ser aplicado.

Para un Comprobante Diario en status Actualizado y que desee retornarse a su

status de Elaboración, debe hacerse clic sobre el botón el cual también seencuentra ubicado en la parte inferior de la página.

Para un Comprobante Diario en status en Elaboración puede necesitarduplicarse el valor fila registrado anteriormente de la columna, para ello debe

ubicarse en la columna del asiento actual hacer clic al botón , en esemomento se coloca el valor fila de la columna pero del asiento anterior.

Así mismo el usuario dispone de las opciones de Duplicar el Comprobante (EnContenido) y/o Cambiar el Número del Comprobante para aplicar cualquierade estas dos opciones debe hacerse clic sobre el botón correspondiente a cadaopción los cuales se encuentran ubicado en la parte inferior de la página. Paraambos casos se presenta una pantalla en la cual se solicita el nuevo número


de comprobante, colocar el número en el cuadro de texto Nuevo Numero y

hacer clic en el botón Duplicar o Cambiar según sea el caso. Para

salir de la pantalla sin ejecutar cambios hacer clic en el botón .

Si al registrar las cuentas y los montos que integran el asiento se presenta unadiferencia entre los saldos el sistema, se dispone de la opción equilibrar los

saldos, para ello hacer clic sobre el botón , el cual esta ubicado en laparte inferior de la página y de esta forma el sistema automáticamente igualalos montos del asiento.


Si se desea agregar otro Comprobante Diario, repita la operaciónantes descrita.TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deComprobantes sólo podremos realizar operaciones sobre los Comprobantes.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y semuestra el primer elemento almacenado relacionado con ese formulario.Adicionalmente se activa la BARRA DE TAREAS que es la que permitedesplazarse entre los distintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO,ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos,Solicitar Ayuda del formulario o Salir. Para eliminar un comprobante debe estarpreviamente en Eleboracion. Cuando se Modifica un comprobante Actualizadoautomáticamente pasa a status Elaboración.

11.6 Actualizar y/o Reversar Comprobantes Diarios::

La operación de Actualizar los comprobantes diarios (Status Actualizado), puede ser ejecutadatambién desde esta opción, si no se llevo a cabo durante la creación del Comprobante Diariocomo tal. Realizando inclusive un proceso de actualización en lote

Para cargar los montos a las cuentas contables (Actualizar) relacionadas con los asientoscontables registrados en los Comprobante de Diario elaborado en la sección anterior, en lapantalla principal haga clic en la opción Actualizar/Reversar Comprobantes del MenúMovimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+A, estando en el menú principal deContabilidad.

Vemos que automáticamente, se nos presenta la pantalla de trabajo, dondepara realizar dicho proceso debe indicarse el Rango de las Fechascorrespondientes a la emisión de dichos comprobantes.Editar para ejecutar el proceso

RANGO DE FECHAS:DESDE: 01/01/2007HASTA: 31/03/2008

Escoger el modulo y status (estos comprobantes diarios deben estar en statusElaboración) al cual corresponden dichos comprobantes, para ello debehacerse clic sobre la persiana respectiva y seleccionar en la lista de opciones:

MODULO: TODOSSTATUS: TODOS

Al definir cada uno de los datos anteriores, el sistema muestra en los renglonesde la Página Lista cada uno de los Comprobantes de Diario que cumplen con


las condiciones establecidas, detallando Número del Comprobante, Fecha deEmisión, Montos registrados en el Debe y en el Haber, Módulo al cualpertenece, Status, Número de Líneas y Descripción, como lo muestra lapantalla:

Para completar el proceso de actualización de los documentos, debe hacerse clic sobre el

botón , de forma automática el sistema presente los documentos en la Página Resultados,detallando Número de Item, Número de Comprobante, Fecha de Emisión, Número de Líneas,Módulo al cual pertenece y Status, como lo muestra la siguiente pantalla:


Para desincorporar los montos a las cuentas contables relacionadas con losasientos contables registrados en los Comprobantes de Diarios (Reversar), serealiza de la misma manera que actualizar, estos comprobantes de diariodeben estar en status Actualizados, para realizar dicho proceso debe indicarseel Rango de las Fechas correspondientes a la emisión de dichoscomprobantes, escoger el modulo y status al cual corresponden dichoscomprobantes, para ello debe hacerse clic sobre la persiana respectiva yseleccionar en la lista de opciones el modulo y status requerido.

Al definir cada uno de los datos anteriores, el sistema muestra en los renglonesde la Página Lista cada uno de los Comprobantes de Diario que cumplen conlas condiciones establecidas (de igual manera que Actualizar), detallandoNúmero del Comprobante, Fecha de Emisión, Montos registrados en el Debe yen el Haber, Módulo al cual pertenece, Status, Número de Líneas yDescripción.

Para completar el proceso de reversar documentos, debe hacerse clic sobre el

botón , de forma automática el sistema presente los documentos en laPágina de Resultados (de igual manera que Actualizar), detallando Número


de Item, Número de Comprobante, Fecha de Emisión, Número de Líneas,Módulo al cual pertenece y Status.


Si el usuario desea detener algunos de los dos procesos durante su ejecución,ya sea el de Actualización o Reversar debe pulsar la tecla “ESC”.

11.7 Eliminar Comprobantes Diarios en Lote::

Efectuemos la eliminación de comprobantes diarios, proceso que puede ser llevado a cabo enlote, en la pantalla principal haga clic en la opción Eliminar Comprobantes en Lote del MenúMovimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+E, estando en el menú principal deContabilidad.

Vemos que automáticamente, se nos presenta la pantalla de trabajo, dondepara realizar dicho proceso debe indicarse el Rango de las Fechas y Númeroscorrespondientes a la emisión de dichos comprobantes.

Editar para ejecutar el proceso.

RANGO DE FECHAS:DESDE: 01/01/2007HASTA: 12/12/2008

En Comprobantes, no se colocará filtro para mostrar los datos, es decir, semostrarán todos los comprobantes actualizados a la fecha especificada.

Escoger el modulo y status (estos comprobantes diarios deben estar en statusElaboración) al cual corresponden dichos comprobantes, para ello debehacerse clic sobre la persiana respectiva y seleccionar en la lista de opciones:

MODULO: TODOS

Al definir cada uno de los datos anteriores, hacer clic sobre el botón . Deesta manera queda seleccionado y el sistema presenta cada uno de losComprobantes Diarios que cumplen con las condiciones establecidas,detallando por cada uno Número de líneas que lo constituyen, Número, Móduloal cual pertenece, Fecha de Emisión y Status.Como se muestra en la pantalla siguiente:


Para hacer definitiva la eliminación de los Comprobantes Diarios, hacer clic

sobre el botón , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿DeseaEliminar los Comprobantes seleccionados? hacer clic en el botón Si,comenzando en ese momento el proceso de eliminación.

TIPS: No pueden ser eliminados Comprobantes Diarios en statusActualizados.


11.8 Consultar Comprobantes Diarios desde Módulos::

Para consultar cada uno de los Comprobantes de Diarios y sus respectivos asientos contables,que se originan de las transacciones realizadas en cada modulo del sistema, en la pantallaprincipal haga clic en la opción Comprobantes desde Módulo del Menú Movimientos o pulsardirectamente las teclas Ctrl+C, estando en el menú principal de Contabilidad.


11.9 Reportes::

Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo deContabilidad, en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal deContabilidad.Al acceder esta opción de Reporte de Contabilidad, se puede obtener una variedad de reportesque permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma dedecisiones. Entre los reportes manejados se tienen, Plan de Cuentas, Índices Financieros,Balance General, Estado de Resultado, Balance de Comprobación, Diario Mayor Analítico,Asientos Diarios, Saldos Consolidados y Saldos de las Cuentas.



11.10 Utilitarios del Módulo de Contabilidad:

Existen varios utilitarios, además, de configuración que es el que permite configurar el formatode los códigos que se les asignara a las cuentas contables que identifican una clasificación decuentas o un miembro de la misma, y el cual ya fue explicado al comienzo del módulo.

Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal deContabilidad.

Se explicará brevemente que hacen, como operan y cuando utilizarlos, la aplicación yejecución se dejará como actividad al Usuario.

CERRAR EJERCICIO: En esta pantalla se puede realizar el proceso de eliminar lógicamente,los registros de los movimientos contables o comprobantes enmarcados en un periododeterminado e inicializar los saldos de las cuentas contables relacionadas.Para realizar el Cierre de Ejercicio, el sistema trae por defecto la fecha inicial y final del ejerciciocontable así como la fecha del periodo de holgura.


Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón , el sistema envíaun mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de ejercicio contable actual?,de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso decierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic

en No. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón .

TIPS: Se recomienda crear una empresa nueva (modulo de Seguridad) y transferirle lacontabilidad de la empresa actual que cerrará ejercicio contable (Exportar/ImportarContabilidado o Importar plan de cuenta en la opcion con saldos y movimientos). Estocon el objetivo de crear un respaldo de la contabilidad de la empresa.

IMPORTAR PLAN DE CUENTAS: En esta pantalla se puede realizar el proceso de Importar elPlan de Cuentas de una empresa a la empresa actualmente activa.

Para realizar la importación del Plan de Cuentas, debe seleccionarse la empresa de origen.Luego, establecer la opcion de traer las cuentas con saldo y/o Movimientos. Si se deseaimportar solo los movimientos, establecer el rango de fechas entre el cual deben estar loscomprobantes.


Para procesar la Importación del Plan de Cuentas, hacer clic en el botón , el sistema envíaun mensaje donde se pregunta Se perderá el Plan de Cuentas actual ¿Desea continuar?, deestar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre,con la visualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No.


TIPS: Esta opción se recomienda cuando se desea hacer cierre del ejercicio contable yse crea una empresa nueva, para transferirle la contabilidad de la empresa actual lacual cerrará ejercicio contable.

RECONSTRUIR SALDOS: En esta pantalla se puede mandar a ejecutar el proceso de revisióny comparación de los saldos de los movimientos contables, para actualizar el saldo actual decada una de las cuentas contables del plan de cuentas registrado en el sistema.

Al acceder la pantalla de Reconstruir los Saldos, el sistema envía un mensaje donde sepregunta El Proceso de Reconstrucción de Saldos puede tardar unos minutos ¿Deseacontinuar?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento elproceso de reconstrucción, en caso contrario hacer clic en No.

TIPS: Utilice esta opción, después de ocurrir un fallo de electricidad.TRANSFERIR CONTABILIDAD DESDE MODULOS: Esta opción se utiliza para transferir losmovimientos y/o comprobantes contables de cada módulo Administrativo. En el caso deInventario, Ventas, Activos Fijos y Nómina el comprobante se genera por la opción deContabilizar en el menú de Utilitarios. Para los módulos restantes, la transferencia acontabilidad de los comprobantes contables que se generan por cada transacción realizada endicho módulo, se realiza automáticamente.

Para Transferir la Contabilidad, debe seleccionarse de la persiana respectiva la empresa y losmódulos de la misma de los cuales se transferirán los movimientos contables al módulo decontabilidad.

Establecer el rango de fechas entre el cual deben estar los movimientos contables y/o

comprobantes. Para procesar la Transferencia, hacer clic en el botón , comenzando en ese

momento el proceso de transferencia. Para salir de la pantalla hacer clic en el botón .

TRANSFERIR CONTABILIDAD DESDE SISCONG: Con esta opción se puede importarregistros de los movimientos contables y/o comprobantes generados desde otro sistema,inicialmente el usuario debe introducir una clave de acceso, dado lo importante de la operación,


por lo cual el sistema proporciona los dos números para deducir la clave, actividad ejecutadapor el administrador del sistema.Una vez, que se tiene la clave y hacer efectiva la operación, se presenta una pantalla donde sedebe especificar el nombre del subdirectorio que contiene la contabilidad que se deseatransferir y el nombre de la empresa al cual corresponden los movimientos contables.Además, se debe establecer el periodo contable a transferir. Los otros parámetros a configurarson el formato de las cuentas contables y si se transferirán los movimientos contables del

periodo adicional contable. Después, hacer clic en el botón , comienza en ese momento elproceso de transferencia de los movimientos contables y/o comprobantes.De haberseejecutado la operación o de no proceder la importación de registros de los movimientos

contables y/o comprobantes, hacer clic en el botón de cualquiera de las dos pantallas.

EXPORTAR/IMPORTAR CONTABILIDAD: Esta pantalla permite importar datos contables deotras Empresas o exportar datos a otras Empresas. La información se recibe o transmitecompactada (archivo.cab). Se pueden importar o exportar los movimientos contables y/osaldos.

En caso de Importar, debe seleccionarse, si se recibirá o enviará toda la contabilidad o solo loscomprobantes contables. Indicar la ruta o subdirectorio, a donde se encuentra la información a

importar o donde se guardará la información a exportar, para ello hacer clic en el botón , yse muestra el manejador de archivos para seleccionar o colocarle el nombre al archivo conextensión .cab respectivo.

Además, se debe establecer el periodo contable a importar. Los otros parámetros a configurarson el rango de los códigos de los comprobantes contables a transferir, los módulos desde loscuales se transferirán los comprobantes y si se transferirán los movimientos contablessustituyendo a los existentes.

Si se desea recibir o enviar la información vía Internet en un correo electrónico, solamentemarcar la casilla de verificación Enviar vía Internet que se encuentra del lado derecho del botónImportar. Donde luego de realizar la exportación, se mostrará una pantalla donde debe


configurarse los datos de envió de correo (Destinatario, Asunto y Mensaje) y después hacer clicen el botón Enviar.

Para hacer efectivo la importación o exportación de datos contables, hacer clic en el botónImportar o Exportar, según sea el caso. Al finalizar el proceso correctamente, el sistema emiteel siguiente mensaje La operación de respaldo concluyó satisfactoriamente. Para Salir de la

pantalla, hacer clic en el botón .



MÓDULO 12MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS

Objetivos


• Conocer los atributos y comandos del módulo Activos Fijos.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo Activos Fijos.

Duración Estimada

• 30 Minutos.

Referencia

Ahora se presentará, el módulo que permite llevar un control de los Activos Fijos de laEmpresa ODESIS. C.A.

Trabajo de Oficina

El Módulo de Activos Fijos permite entre otras cosas, registrar los activos fijos de laempresa, llevar un Control de Activos Fijos incorporados y desincorporados, Mostrar datosrelacionados a su depreciación y ajuste por inflación.

Para entrar al módulo de Activos Fijos debe seleccionarse de la opción módulos del Menúprincipal de CONFÍA el comando Activos Fijos. Al seleccionar esta opción obtendrá elMenú principal de activos fijos.

12.1. Establecer Formato de los Códigos de Activos Fijos:La primera actividad antes de realizar el registro de una clasificación de activos fijos o unmiembro de la misma, es establecer la estructura que tendrán los códigos que losidentifican.

Para Configurar el formato de los códigos que se les asignara a losActivos Fijos, que identifican una clasificación de activos fijos o un miembrode la misma, estando en el Menú principal de Activos Fijos, haga clic en laopción Configuración del Menú Utilitarios.



Haga clic en el botón de la Barra de Tareas y edite:

FORMATO: 9.9.99.99.999Automáticamente el sistema muestra NIVEL MAXIMO: 5

Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic

en el botón de la Barra de Tareas.

NOTA: El Establecer el formato de la estructura de código de los ActivosFijos es propio de cada empresa y esta relacionado con los niveles, ya quecada separación de puntos establece un nivel de activo. Si se registran lascuatro primeras separaciones, identifican Activos de Grupo y si se agregala quinta separación, se trata de un Activo Auxiliar. Por Ejemplo:

§ 1..Activos Fijos§ 1. 2. . . Activos Fijos Depreciables§ 1.2.01. . Mobiliario.§ 1.2.01.04. . Equipo de Oficina§ 1.2.01.04.001 Escritorios.

EL Nivel Máximo es el mayor escalón que puede tener la clasificación delos activos fijos.

12.2. Definir Datos de los Activos Fijos:Al momento de registrar los activos fijos, debe tenerse la información de las clasificacionesa las cuales pertenecen y si las mismas (las clasificaciones) están registradas en elsistema. De no ser así, se deben registrar.

Para la empresa ODESIS, C.A., inicializaremos con un activo que pertenece a la siguienteestructura de cuenta:

1…. Activos Fijos1.2… Activos Fijos Depreciables1.2.01... Mobiliario y Equipo de Oficina1.2.01.03. Equipos de Aire Acondicionado1.2.01.03.001 Aire Acondicionado 24000 BTU

Para registrar el activo fijo Aire Acondicionado 24000 BTU, se deberegistrar su clasificación previamente, para ello, estando en el Menúprincipal de Activos Fijos, haga clic en la opción Activos Fijos del MenúArchivos.

Automáticamente, el sistema emite el siguiente mensaje “No hay ningúnregistro en el archivo. Pasará al modo Agregar”.

Haga clic en el botón y edite los siguientes datos en los cuadros detextos respectivos:

CODIGO: 1DESCRIPCION: ACTIVOS FIJOS

El NIVEL DEL ACTIVO y TIPO DE ACTIVO, se muestra automáticamenteal registrar el código.


Como el código tiene un solo dígito, se trata de un activo de grupo y sunivel es 1.

La casilla de verificación ACTIVO viene seleccionada por defecto.

Se deja al usuario el registro faltante de la estructura de activos, esdecir:

1.2… Activos Fijos Depreciables1.2.01... Mobiliario y Equipo de Oficina1.2.01.03. Equipos de Aire Acondicionado

NOTA: El registro se realiza de la misma forma que la operación anterior.Luego defina el Activo Auxiliar:

CÓDIGO: 1.3.01.03.001DESCRIPCION: Aire Acondicionado 24000 BTU

El NIVEL DEL ACTIVO, se muestra automáticamente al registrar el código.

TIPO DE ACTIVO: Depreciable

La casilla de verificación ACTIVO viene seleccionada por defecto.

FECHA DE ADQUISICON: 31/10/2001

Luego especifique los datos que a continuación se presentan en la casillacorrespondiente:

MARCA: PANASONICMODELO: TIPO VENTANASERIAL: 147700064VIDA UTIL: 60VALOR DE ADQUISICION: 440.000

El VALOR RESIDUAL (Monto hasta el cual se debe depreciar el activo), sedeja sin valor.

De forma automática el sistema calcula los MESES DEPRECIADOS,DEPRECIACION MENSUAL, MONTO DEPRECIADO y VALOR ACTUALdel Activo a la fecha especificada.

La sección de Reajuste, debe ser registrada cuando el activo es sujeto areparaciones o mantenimiento.

Supongamos que el Activo Fijo es sujeto a una reparación tres mesesdespués, por lo cual debe especificarse en los cuadros de textosrespectivos:

FECHA DE REAJUSTE: 01/03/2002.MESES DE REAJUSTE: 120. (Tiempo que se presume durará el Activoluego de la reparación)MONTO ÚLTIMA REPARACION: 250.000.

El sistema arroja automáticamente la DEPRECIACION MENSUAL DELREAJUSTE para el Activo.

Por ultimo en la sección de Contabilidad deben registrarse en sus cuadrosde texto o haciendo uso del Buscador de Cuentas Contables la Cuenta


Contable asociada al activo, la Cuenta Gasto y la Cuenta de Depreciacióna las cuales se cargarán y/oAbonarán los montos generados por operaciones relacionadas con elactivo.

De no estar el módulo de Contabilidad integrado, los cuadros de textoestarán desactivados.

En la parte inferior de la página, se sitúa el botón , al hacer clic sobre elmismo para agregar un detalle importante en referencia al activo, semuestra un formulario con una sección de edición, edite.

Activo en periodo de prueba.

Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic

en el botón de la Barra de Tareas.

De esta manera, nos queda el siguiente formulario, mostrando el registrodel Activo Auxiliar.

NOTA: El botón , se utiliza para cambiar el del Activo


12.3. Enviar Depreciación a Contabilidad:Para realizar las transferencias de la depreciación de activos a contabilidad, estando en elMenú principal de Activos Fijos, haga clic en la opción Enviar Depreciación a Contabilidad delMenú Movimientos.


Esta opción se utiliza para transferir los movimientos de la depreciación de los Activos Fijos enun período determinado a contabilidad.

La ejecución de esta operación se dejará como actividad al usuario. Siempre teniendo encuenta el periodo de fecha en el cual se encuentran registrados los comprobantes a transferir,ya que esto altera la contabilidad registrada en el sistema.

12. 4. Reportes del Módulo de Activos Fijos:Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de ActivosFijos, estando en el Menú principal de Activos Fijos, haga clic la opción Reporte.

Al acceder esta opción de Reporte de Activos Fijos, se puede obtener una variedad de reportesque permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma dedecisiones. Entre los reportes manejados se tienen, reporte de los Activos Fijos, movimientosde los mismos, las Depreciaciones Calculadas y Los Ajustes por Inflación.

12.5. Utilitarios del Módulo de Activos Fijos:Permite realizar el cierre del modulo para el proceso final contable, en esta misma opción seconfigura el módulo y se pude transferir activos desde el sistema SisAct.

TRANSFERIR ACTIVOS FIJOS DESDE SisAct: Con esta opción se puede importar registrosde Activos Fijos generados desde otro sistema, inicialmente el usuario debe introducir unaclave de acceso, dado lo importante de la operación, por lo cual el sistema proporciona los dosnúmeros para deducir la clave, actividad ejecutada por el administrador del sistema.

Una vez, que se tiene la clave y hacer efectiva la operación, el sistema envía un mensaje¿Desea eliminar los Activos Fijos? Advertencia: esta operación es irreversible. De aceptar laoperación, se presenta un formulario donde se debe especificar el nombre del subdirectorio


que contiene los registros que se van a transferir y el nombre de la empresa al cualcorresponden estos registros.

Después, hacer clic en el botón , comienza en ese momento el proceso de transferencia delos registros de activos fijos. De haberse ejecutado la operación o de no proceder la

importación de registros, hacer clic en el botón .


MÓDULO 13MÓDULO DE NÓMINA.

Objetivos


• Conocer los atributos y comandos del módulo Nómina.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo de Nómina

Duración Estimada

• 2 horas.

Referencia

El Módulo de Nómina es totalmente independiente de los módulos estudiados hasta ahora. Sinembargo, el ambiente de operacional sigue siendo el mismo que apoya a las transaccionesadministrativas descritas en esos módulos.

Trabajo de Oficina

El Módulo de Nómina permite entre otras cosas, Control total de los trabajadores,departamentos, sucursales, reclutamiento de personal, ocupaciones y aficiones. Nómina deEmpleados, Obreros, Especial y Contratados, Conceptos de Nómina 100% Configurables,Cálculo de Nómina Semanal, quincenal y especial, Control de Prestamos y anticipos e historialde los mismos, Prestaciones, Liquidaciones, Vacaciones y Utilidades, Configuración de turnosde trabajo, Fijos y Rotativos, Generación de Carnets y Control de Acceso personal con códigode barras.

Para entrar al módulo de Nómina debe seleccionarse del menú módulos del menú principal deCONFÍA el comando Nómina o pulsar directamente las teclas Alt+N colocado en la pantallaprincipal del Sistema. Al seleccionar esta opción obtendrá el menú principal de nómina.


13.1 Configurar Nómina:La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Nómina, es configurar losvalores iniciales y el modo de crear los códigos de las entidades (Tipos de Conceptos) ydocumentos a utilizar dentro del módulo de nómina, para ello, en la pantalla principal haga clicen la opción Configuración del Menú Utilitarios o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estandoen el menú principal de Nómina.


Vemos que se abre la pantalla de configuración en donde podemos darparámetros y correlativos necesarios para el cálculo de la nomina; como lomuestra en la siguiente pantalla:


PRESTAMOS: 75VACACIONES: 35


LIQUIDACIONES: 10


ü La asignación correlativa por parte del sistema de los Códigos para losdocumentos de Préstamos, Vacaciones y Liquidaciones.

ü Las cuentas contables en caso de estar integrada la contabilidad.

También, configuran las siguientes opciones:

ü El número que identifica a los Conceptos de Nómina: S.S.O., L.P.H, ParoForzoso, H. Nocturna, Vacaciones, Bono Vac. , Días Adic., Feriados V., Vac.Fraccionadas, Utilidades Fraccionadas, Preaviso, Preaviso Sust., Antigüedad,Antigüedad Adic, Sueldo, etc.

ü Cumplimiento de horas extras previa autorización y si la empresa tiene Sub-departamentos. Estas opciones se activan en la casilla de verificación respectiva;al igual que el promedio de las horas extras nocturnas y día de descanso.

ü El día sábado como laborable. Esta opción se activa en la casilla de verificaciónrespectiva.

ü El Monto del salario Mínimo, los días de utilidad, el porcentaje de Ince, las horas dejornada de trabajo para los trabajadores, Número de decimales a utilizar en losmontos y cantidades relacionadas con nómina, Cantidad de Días a tomar encuenta para el cálculo de las Utilidades




13.2 Registrar Sucursales:Ahora procedamos a registrar las sucursales que constituyen la empresa, esto debe realizarse,antes de comenzar a introducir los datos de los trabajadores.

Para Agregar una Sucursal, en la pantalla principal haga clic en la opción Sucursales del MenúMovimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+S, estando en el menú principal de Nómina.


en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , escriba los siguientes datos enlos cuadros de textos respectivos:

CODIGO: 1DESCRIPCION: ODESIS.Pulsar Enter al introducir el último dato.






Para el ejemplo desarrollado, se tienen registradas tres sucursales. Puedenvisualizarse desplazándose con los botones de búsqueda.

Si se desea agregar otra Sucursal, repita la operación antesdescrita.

TIPS: Cada formulario que se accede, permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deSucursales sólo podremos realizar operaciones sobre las mismas.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

13.3 Registrar Departamentos:Para registrar un Departamento donde se desempeñan trabajadores, en la pantalla principalhaga clic en la opción Departamentos, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclasCtrl+D, estando en el menú principal de Nómina.


convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en esemomento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos que identifican al Departamento, luego Guárdelospara que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón

también colocado sobre la Barra de Tareas.

La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. En el ejemplo desarrollado setienen definidos los departamentos en que se dividen las sucursales de la empresa.

13.4 Registrar Ocupaciones:Ahora procedamos a registrar la estructura de cargos, que tiene la empresa. Este dato esutilizado en la sección de reclutamiento de personal, para establecer para que cargo pudiesepostularse el aspirante al empleo.

Para Agregar una Ocupación, en la pantalla principal haga clic en la opción Ocupaciones delMenú Archivos o pulsar directamente las teclas Ctrl+O, estando en el menú principal deNómina.




CODIGO: 1DESCRIPCION: ASESOR TECNICO






Para el ejemplo desarrollado, se tienen registradas cierta cantidad deocupaciones. Pueden visualizarse desplazándose con los botones debúsqueda.

Si se desea agregar otra Ocupación, repita la operación antesdescrita.

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deOcupaciones sólo podremos realizar operaciones sobre las mismas.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

13.5 Registrar Aficiones:Ahora procedamos a registrar los hobby, que pueden tener los empleados de la empresa. Estedato es utilizado en la sección de Trabajadores.

Para Agregar una Afición, en la pantalla principal haga clic en la opción Aficiones del MenúArchivos o pulsar directamente las teclas Ctrl+F, estando en el menú principal de Nómina.




CODIGO: 1DESCRIPCION: MUSICO.






Para el ejemplo desarrollado, se tienen registradas cierta cantidad de aficiones.Pueden visualizarse desplazándose con los botones de búsqueda.

Si se desea agregar otra Afición, repita la operación antes descrita.TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deAficiones sólo podremos realizar operaciones sobre las mismas. Inmediatamenteque la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primerelemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa laBARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintoselementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar(Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario oSalir.

13.6 Establecer Días Feriados:Ahora procedamos a colocar dentro del Calendario Empresarial los Días Feriados.

Para Establecer un día como feriado, en la pantalla principal haga clic en la opción Días deFiesta del Menú Archivos o pulsar directamente las teclas Ctrl+I, estando en el menú principalde Nómina.




FECHA: 25/12/2003DESCRIPCION: NAVIDAD.

Seleccionar la casilla de verificación Fijo, si se desea dejar feriado perpetúo.






Si se desea agregar otro Día Feriado, repita la operación antesdescrita.TIPS: El botón Ver Calendario permite visualizar el mismo por año y meses, ylos Días Feriados que se han establecido.

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de DíasFeriados sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamenteque la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primerelemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa laBARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintoselementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar(Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario oSalir.

13.7 Establecer Horario:Ahora procedamos a colocar el Horario de trabajo en la empresa.


Para Establecer un Horario, en la pantalla principal haga clic en la opción Horario del MenúArchivos o pulsar directamente las teclas Ctrl+H, estando en el menú principal de Nómina.


en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , escriba los siguientes datosen los cuadros de textos respectivos del encabezado:

CODIGO: 01DESCRIPCION: HORARIO DE TRABAJO.

Ahora, seleccione la página Principal para agregar los intervalos de trabajo enel horario. En los cuadros de texto respectivos edite los siguientes datos:

Intervalo Entrada SalidaDesde Hasta Desde Hasta

I 8:00 8:15 12:00 12:15II 14:00 14:15 18:00 18:15





Si se desea agregar otro Horario, repita la operación antes descrita.TIPS: Se pueden definir tantos horarios como se tengan clasificados yasignados en la empresa.

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario de Horario


sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos. Inmediatamente que lapantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestra el primer elementoalmacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se activa la BARRADE TAREAS que es la que permite desplazarse entre los distintos elementos:(PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar, Editar (Modificar),Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda del formulario o Salir.

13.8 Registrar Rotación de Horario:Registremos la rotación de horario para empleados que trabajen con dicha modalidad, en lapantalla principal haga clic en la opción Esquemas de Rotación del Menú Archivos o pulsardirectamente las teclas Ctrl+R, estando en el menú principal de Nómina.


en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , escriba los siguientes datosen los cuadros de textos respectivos del encabezado:

CODIGO: 1DESCRIPCION: ROTACION EMPLEADOS PLANTA

Para Agregar, los horarios que pertenecen a la rotación, hacer clic el botón ,ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila en lalista para agregar los datos.

Edite la semana a la cual se le registrará la rotación de horarios.

ü Para seleccionar el Código del Horario que corresponde al día de lasemana, hacer clic sobre la columna Día de la semana de la fila vacía,e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de esemodo se obtendrá un Buscador de Horario.Seleccione:

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes1 1 1 1 1

Si se desea agregar otra semana de rotación, vuelva a hacer clic elbotón .Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en


En la pantalla siguiente se muestra el resultado de la operación realizada:



Si se desea agregar otra Rotación, repita la operación antesdescrita.TIPS: Para Eliminar los datos de una de las filas de la lista, hacer clic sobre elbotón , de esta manera quedan eliminados los datos de la semana derotación.

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deRotación sólo podremos realizar operaciones sobre las Rotaciones de Horario.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

13.9 Registrar Trabajador:Teniendo configurado los Departamentos y Sucursales, registremos los trabajadores de laempresa. Para ello, en la pantalla principal haga clic en la opción Trabajadores del MenúArchivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+T, estando en el menú principal de Nómina.


en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , escriba los siguientes datos enlos cuadros de textos respectivos del encabezado:

CODIGO: 13CI/RIF: 11.080.048.NOMBRE: DIEGO SUAREZ.

Para el TIPO DE NOMINA seleccionar de la persiana el valor 1 – EMPLEADO


Existen tres clasificaciones más: Obrero, Especial y Contratado.

Para el STATUS seleccionar de la persiana el valor 1 – ACTIVO

Para la SUCURSAL seleccionar de la persiana el valor 1 – ACARIGUA.

Para el DEPARTAMENTO seleccionar de la persiana el valor 1 –INFORMATICA.

Procedamos a registrar los datos correspondientes a la página Principal:CARGO: GERENCIA DE INFORMATICA.

SUELDO: 1.500.000.

Para la FORMA DE PAGO seleccionar de la persiana el valor 3 – DEPOSITO.

CODIGO DE BANCO: 1 (MERCANTIL)

CUENTA DE BANCO: 330-112563

El Código Secreto dejarlo sin texto. El mismo se usa para el control deasistencia al trabajo.

FECHA DE INGRESO: 30/01/2003

La Fecha de Egreso dejarla sin texto.

En cuanto a los datos Rango de Fecha del Contrato, Rango de Fecha dePrueba, Tallas (Zapatos, Camisas y Pantalón), Peso y Estatura, dejarlos sitexto.

Se puede agregar la foto del Trabajador, para ello hacer clic en el botónAgregar foto, el sistema presentara la pantalla de selección de imágenes, sedebe seleccionar la foto que corresponda al Trabajador, haciendo clic en elnombre del archivo que contiene la foto, luego se hace clic en el botón

automáticamente el sistema insertara la imagen. De no seleccionar foto

hacer en el botón .

Ahora, seleccione la página Datos Personales, para agregar los mismos a laficha del trabajador.

Para el ejemplo desarrollado, edite los siguientes datos:

DIRECCION: AVENIDA URDANETA CON CALLE PRINCIPAL EDIF. SIERRANEVADA. PISO 3 APTO. 34.TELEFONO: 0255-6214578CELULAR: 0416457851

Para la NACIONALIDAD seleccionar de la persiana el valor V.Automáticamente se visualiza en el cuadro de texto país de nacimientoVENEZUELA.

Seleccione la casilla de verificación RESIDENTE.ESTADO DE NACIMIENTO: CARABOBO.CIUDAD: VALENCIA.

ESTADO CIVIL: CASADO.


Automáticamente Se activa la casilla de verificación CONYUGE.NOMBRE DEL CONYUGE: MARIA ESPERANZA RIVERO.

Para el SEXO seleccionar de la persiana el valor M.

FECHA DE NACIMIENTO: 27/01/1972

PROFESION: INGENIERO.

ASCENDENTE: 1

DESCENDENTE: 1

CORREO ELECTRONICO: [email protected] la sección Educación seleccione de las persianas respectivas:

GRADO DE INSTRUCCIÓN: 1NIVEL DE INTRUCCION: UNIVERSITARIA.

Ahora, seleccione la página Hijos para agregar los datos de los hijos delTrabajador. En los cuadros de texto respectivos edite los siguientes datos:

Para Agregar, los nombres de los hijos, hacer clic el botón , en esemomento, se abre una fila en la lista para agregar los datos.

Para el ejemplo desarrollado edite:

El Código se genera automáticamente y la Cédula se deja sin editar (no tienecédula para este momento).

Introduzcamos los datos:

NOMBRE: ANDREA VANESSA SUAREZ RIVERO.

FECHA DE NACIMIENTO: 10/10/2002

Si se desea agregar a otro registro, vuelva a hacer clic el botón .La información que brindan las páginas Conceptos/Acumulados y Prestamoses solo de consulta, sobre los Conceptos y Prestamos asignados al trabajador.Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos) con elmismo, se sugiere al usuario acceder las mismas para análisis de lainformación.

Ahora, seleccione la página Sueldos/Afición.Inicialmente se tiene una lista con el sueldo actual del trabajador. Existe unosolo dado que no ha experimentado modificaciones de sueldo.

Además, existe una lista vacía a la cual se irán añadiendo las aficiones deltrabajador.

Para Agregar una afición, seleccionar el botón , que se encuentra en laparte inferior de la lista de Aficiones, en ese momento, se abre una fila en lalista.



El proceso de registrar los datos de la fila en la lista Aficiones, es el siguiente:

ü Para seleccionar el Código de la Afición, hacer clic sobre la columnaCódigo de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsarla tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Aficiones.

Seleccione:

Código: 1

Una vez, seleccionado el código de la afición, pulsar la tecla Enter.Vemos que automáticamente se visualiza la descripción de la afición.

En la página Vacaciones/Asistencias se puede Agregar, Modificar, Eliminar oConsultar los periodos de vacaciones del trabajador y las asistencias al trabajo.El registro en esta página es similar al de la sección anterior, se deja comoactividad al usuario la ejecución del mismo.

En la página Horarios se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar, elcontrol de horario del trabajador. Acá se establece el horario del trabajador,cantidad de entradas y salidas al día, Tipo de Horario Rotativo o Fijo, entreotros. Se deja como actividad al usuario la ejecución del mismo.


Botón de la Barra de Tareas.


Se puede apreciar que aparte de esta pantalla principal se cuentan con losotros botones o pestañas descritas anteriormente (Datos personales, Hijos,Conceptos acumulados, Préstamos, Sueldos/Aficción, Asist/Vacac, Horarios) alos cuales puede acceder y operar tal cual se le indicó.



Si se desea agregar otro Trabajador, repita la operación antesdescrita.

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deTrabajadores sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

13.10 Registrar Trabajadores Eventuales:En esta opción se pueden Agregar, Modificar, Eliminar y Consultar los trabajadores que prestanservicios a destajo en la empresa

Para registrar un Trabajador Eventual, en la pantalla principal haga clic en la opciónEventuales, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+E, estando en el menúprincipal de Nómina.


convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en esemomento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos que identifican al Trabajador Eventual, luegoGuárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en

el botón también colocado sobre la Barra de Tareas.

La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario.Generalmente, se dedica esta sección a aquellos trabajadores que prestan servicios a laempresa mas no son reflejados en nómina.

13.11 Establecer y Consultar Base de Datos de Trabajadores Potenciales: En esta opciónse puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar elementos de la base de datos deReclutamiento que maneja el módulo de Nómina. La misma contiene los datos de personasque han solicitado empleo en la empresa.

Para registrar datos de una persona, en la pantalla principal haga clic en la opciónReclutamiento, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+R, estando en el menúprincipal de Nómina.


convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en esemomento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos que identifican a la persona, luego Guárdelospara que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en el botón

también colocado sobre la Barra de Tareas.


13.12 Registrar y Consultar Conceptos de Nómina:Los Asientos de Nómina, deben tenerse definidos previamente a la generación de la misma.

Estos Conceptos se agregan por la opción Conceptos Nómina del menú Archivo, estando en elmenú principal de Nómina.

Para el Ejemplo Desarrollado tenemos, los siguientes Conceptos registrados, como lo muestrala pantalla:


TIPS: El sistema trae configurados cierta cantidad de Conceptos de Nómina se sugiereal usuario, verificar la base de datos de los mismos, antes de realizar algún registró. Deigual forma se puede cambiar la configuración de los conceptos existentes,presionando el botón EditarLos datos mostrados respecto al Concepto representa: El Código y Descripción delConcepto, Máximo Monto del Concepto, la casilla de verificación Afecta Sueldo queesta activa, si el concepto modifica el sueldo, Condición del Concepto (Fijo o Variable),la casilla de verificación Días que esta activa, si el concepto se cuantifica por días, lacasilla de verificación Bolívares que esta activa, si el concepto se cuantifica porbolívares, la casilla de verificación Porcentaje que esta activa, si el concepto esporcentual, la casilla de verificación Acumula que esta activa, si el concepto se acumulapara el cálculo de montos futuros, la casilla de verificación Resta que esta activa, si elconcepto se deducirá a algún monto, la casilla de verificación Horas que esta activa, siel concepto se cuantifica por Horas.

Para registrar un Concepto, haga clic en el botón , en ese momentocoloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editarlos datos que identifican al Concepto, luego Guárdelos para que


La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario. En el ejemplo desarrollado setienen definidos los Conceptos mas utilizados en el módulo de Nómina

13.13 Registrar Tasas de Interés:En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar el valor de la Tasa de Interéspara un periodo de fechas específicas.

Para registrar el valor de la Tasa de Interés, en la pantalla principal haga clic en la opciónTasas de Interés, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+A, estando en el menúprincipal de Nómina.


convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en ese


momento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivospara editar los datos que identifican el registro, luego Guárdelos para



13.14 Registrar Cesta Ticket:En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar el valor de la Cesta Ticketpara una fecha específica.

Para registrar el valor de un Cesta Ticket, en la pantalla principal haga clic en la opción PreciosCesta Ticket, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+P, estando en el menúprincipal de Nómina.





13.15 Registrar Unidades Tributarias:En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar el valor de la UnidadTributaria para una fecha específica.

Para registrar el valor de una Unidad Tributaria, en la pantalla principal haga clic en la opciónUnidad Tributaria, del Menú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+U, estando en elmenú principal de Nómina.





13.16 Registrar Monedas:En esta opción se puede Agregar, Modificar, Eliminar o Consultar los Tipos de Moneda quemaneja el sistema para el desglose de la nómina, lo cual es muy útil cuando se cancela enefectivo a los trabajadores.

Para registrar un Tipo de Moneda, en la pantalla principal haga clic en la opción Moneda, delMenú Archivo o pulsar directamente las teclas Ctrl+M, estando en el menú principal de Nómina.


convierte en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , en esemomento coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos


para editar los datos que identifican el Tipo de Moneda, luegoGuárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic en

el botón también colocado sobre la Barra de Tareas.


13.17 Apartados de Nómina:Con esta opción usted podrá indicar las cuentas contables para efectuar los apartados deNómina, para realizar esta operación en la pantalla principal del módulo, en Archivos, debeseleccionar Apartados de Nómina allí se le presentará la siguiente pantalla:

En ella asigna las cuentas contables, si las tiene a la mano o las conoce las escribedirectamente, de no ser así, puede pulsar la tecla F2 y se le presentará la pantalla de búsquedade cuenta contable; luego escribe el porcentaje destinado para el apartado, finalmente presiona

el botón guardar ubicado en la parte superior en la barra de tareas.

13.18 Contabilidad Nómina:13.19 Registrar Conceptos a Trabajador: En esta sección veremos como registrar losAsientos de Nómina para cada Trabajador. Los conceptos de nómina deben tenerse definidospreviamente antes de llevar a cabo este proceso por trabajador.

Para registrar Conceptos a un Trabajador, en la pantalla principal haga clic en la opciónConceptos por Trabajador del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+C,estando en el menú principal de Nómina.


Haciendo uso de los Botones de Búsqueda, ubique los datos del trabajador alcual se desea agregar los conceptos, para el ejemplo a desarrollar, seleccioneDIEGO SUAREZ.


En la sección de encabezado se muestran datos del Trabajador.


El proceso de registro de los datos de la fila en la lista Conceptos, es elsiguiente:

Para el Código del Concepto hacer clic sobre la columna Concepto de la filavacía y editar el Código 2. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo seobtendrá un Buscador de Conceptos

Introduzcamos otro Concepto:

Hacer clic nuevamente en el botón , luego hacer clic sobre la columnaConcepto de la fila vacía y editar el Código 17.

Introduzcamos otro Concepto:

Hacer clic nuevamente en el botón , luego hacer clic sobre la columnaConcepto de la fila vacía y editar el Código 18.Vemos que de los conceptos a parte del código se muestran los siguientesdatos: Cantidad del Concepto a tomar en cuenta (La cantidad depende decómo se haya configurado el concepto, Días, Horas), Porcentaje y/o Monto quese tomara.

De acá el requerimiento de registrar los conceptos con anterioridad a esteproceso.


botón de la Barra de Tareas.

Si se desea agregar otro Concepto, repita la operación antesdescrita.De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.


Si se desea agregar Conceptos a otro Trabajador, repita laoperación antes descrita.


TIPS: Para Eliminar los datos de una de las filas de la lista, hacer clic sobre elbotón , de esta manera quedan eliminados los datos del concepto denómina respectivo.

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deConceptos de Trabajador sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

13.20 Solicitud y Registro de Préstamo: En esta sección veremos como registrar préstamossolicitados por empleados a la empresa.

Para registrar un Préstamo, en la pantalla principal haga clic en la opción Prestamos del MenúMovimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+P, estando en el menú principal de Nómina.



CODIGO: 6


FECHA INICIO DE PAGO: 29/02/2004.

STATUS: EN ELABORACION

Ahora, para seleccionar el Trabajador (Código), hacer sobre el cuadro de textoy pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Trabajadores.

Seleccione:

Código: 13

Una vez, seleccionado el código del trabajador, pulsar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza el nombre, Rif /Cedula deltrabajador.

Ahora, para seleccionar el tipo de concepto (Código), hacer clic en la persianaConcepto, escoger:

CONCEPTO: 9 (Préstamo Normal)Una vez, seleccionado el código del concepto, pulsar la tecla Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del concepto.

TIPS: En la lista se visualizan dos tipos de prestamos, dado que son losregistrados por la sección de conceptos, de tener la empresa otros tipos depréstamos regístrelos.Ahora, edite en los cuadros de textos respectivos:


MONTO: 1.000.000

DESCUENTO: 100.000.

Automáticamente, se muestra el Número de Cuotas y Saldo.

Si se asignan solo las cuotas, el sistema calculará el monto a descontar

Para Agregar, el monto del documento a la cuenta del trabajador, hacer clic el

botón , ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre unafila en la lista con los siguientes datos: Fecha, Monto del Préstamo Monto porel Debe y Saldo Total del Trabajador respecto al Préstamo.

En los cuadros de textos respectivos Debe y Haber, se muestra el total porcolumnas.

De tener Observaciones el Préstamo, se debe hacer clic sobre el botón . Alrealizar está operación aparece una pantalla con una sección donde puedeeditar la Observación del Préstamo, para el ejemplo coloque:

Préstamo para ser cobrado con cheque del Banco provincial Nro.12548-14578-5203Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede


luego seleccionar el botón .


Una vez, agregados los datos del préstamo, se tienen dos opciones Guardarloo Procesarlo:

• Si al préstamo le faltaron datos o debe ser modificado posteriormente no se

procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentra en laBarra de Tareas. De este modo el préstamo queda en el status enElaboración.

• Si el préstamo está registrado completamente, para ser procesado, se

selecciona el botón . De este modo el préstamo queda en el statusPendiente, pasando a Procesado una vez realizado el pago del mismo porparte del trabajador.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón . De este modo elpréstamo queda en status Pendiente.De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.



Si se desea agregar otro Préstamo, repita la operación antesdescrita.

TIPS: El botón , permite generar abonos o cargos al préstamo, una vezagregado, el Cargo o Abono, se graba haciendo uso del botón que seencuentra en la Barra de Tareas si desea realizar alguna modificaciónposteriormente, si no se presiona el botónAl Registrarle un préstamo a un trabajador, automáticamente se carga elconcepto por Préstamo a la ficha del mismo, para ser deducido por nómina, esdecir, que se pueden realizar cargos al préstamo tanto por el formulario depréstamo como por la nómina automáticamente.Para Eliminar los datos de una de las filas de la lista, hacer clic sobre el botón

, de esta manera quedan eliminados los datos del concepto de nóminarespectivo.

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario dePréstamos sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

13.21 Calcular Vacaciones a Trabajador: En esta sección veremos como calcular vacacionesal Trabajador, tanto en Monto como en Periodo de Fecha.


Para calcular vacaciones a un Trabajador, en la pantalla principal haga clic en la opciónVacaciones del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+V, estando en el menúprincipal de Nómina.



CODIGO: 1

STATUS: EN ELABORACION

Ahora, para seleccionar el Trabajador (Código), hacer clic sobre el cuadro detexto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deTrabajadores.

Seleccione:

Código: 1


Vemos que automáticamente se visualiza el nombre, Rif/Cedula, SueldoActual y Ultimo Pago del trabajador.

TIPS: Si el trabajador tiene un sueldo variable, se solicita la diferencia entre elsueldo base estipulado y el promedio mensual en el periodo respectivo.Ahora, edite en el cuadro de texto respectivo:PERIODO LIQUIDADO:DEL: 08/07/2004AL: 07/07/2005FECHA DE DISFRUTE:DEL: 30/09/2005AL: 17/10/2005

Para Calcular, el monto por vacaciones al trabajador, hacer clic en el botón ,ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre una fila en lalista con los siguientes datos: Código y Descripción del Concepto Sueldo porVacaciones, Cantidad de Días a Pagar, Monto y Saldo por Vacaciones.

De tener Observaciones el Cálculo de las Vacaciones, se debe hacer clic

sobre el botón . Al realizar está operación aparece una pantalla con unasección donde puede editar la Observación de la Vacaciones, para el ejemplocoloque:

Primeras Vacaciones 2004.Para minimizar trabajo se tiene una lista de observaciones, a la cual se puede


luego seleccionar el botón .



Una vez, agregados los datos de las vacaciones, puede Guardar el documentoo Procesarlo:

• Si a las vacaciones le faltaron datos o debe ser modificado posteriormente no

se procesa y solo se graba haciendo uso del botón que se encuentra en laBarra de Tareas. De este modo las vacaciones quedan en el status enElaboración.

• Si las vacaciones están registradas completamente, para ser procesada, se

selecciona el botón con lo cual las vacaciones quedan en el statusAutorizado.Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón representado por una tildeverde. De este modo las vacaciones quedan en status Autorizado.De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.


Si se desea agregar otro Cálculo de Vacaciones, repita la operaciónantes descrita.TIPS: Para Eliminar los datos de una de las filas de la lista, hacer clic sobre elbotón , de esta manera quedan eliminados los datos del concepto porvacaciones respectivo.

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario deVacaciones sólo podremos realizar operaciones sobre las mismas.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente se


activa la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

13.22 CALCULO DE UTILIDADES:Para calcular las utilidades correspondientes a los trabajadores, se debe acceder aMovimientos en el menú principal del módulo y luego seleccionar la opción Cálculo deUtilidades; se presentara una nueva pantalla en la que debe especificar el período que deseacalcular y posteriormente pulsar el botón aceptarComo lo muestra la siguiente pantalla:

Una vez efectuado el cálculo, lo podremos visualizar o consultar desde la pantalla principal, enMovimientos, Utilidades por Trabajador; en la cual podrá incluir alguna otra bonificación si asíusted lo desea, primero debe seleccionar el trabajador, luego presiona el botón editar que estáen la barra de tareas y posteriormente haciendo clic sobre el botón . Finalmente presiona elbotón guardar que está en la barra de tareas, le quedaría la siguiente pantalla:

13.24 UTILIDAD DEFINITIVA:Esta opción se utiliza para hacer definitivos los cálculos de la Utilidad, en la pantalla principaldel módulo de Nómina en movimientos, se debe seleccionar la opción Actualizar la Utilidad; en


la cual vendrá por defecto el período ya calculado por lo que solamente deberá presionar elbotón aceptar tal como lo muestra la pantalla que a continuación se le presenta:

13.25 Cálculo de Pasivo Laboral:Para efectuar este cálculo, en la pantalla principal de éste módulo, en movimientos se debepulsar la opción Cálculo de Pasivo Laboral, indicando en la misma a que fecha se deseacalcular y luego presionando el botón aceptar:

AL ejecutar este proceso, en la pantalla principal del módulo en la opción archivos, podráconsultar el cálculo realizado en el proceso anterior, solo con seleccionar la opción PasivoLaboral, de inmediato se mostrará la siguiente pantalla:


Este cálculo que acaba de realizar no es definitivo es decir, usted podrá ejecutarlo nuevamentesi así lo desea por cualquier posible error que se hubiere cometido.Ahora bien si esta seguro del cálculo realizado, usted podrá hacerlo definitivo en la sección demovimientos, accediendo a la opción Pasivo Laboral Definitivo en la cual se muestra la pantallasiguiente:

Una vez realizado este proceso usted podrá visualizar el resultado en la pantalla principal delmódulo, en archivos, Pasivo Laboral; ubicando el trabajador deseado y dando un clic en elbotón Pasivo Acumulado, donde nos queda la siguiente pantalla:

13.26 Comisión Mensual Trabajadores:Cuando los trabajadores o parte de ellos perciben ingresos por concepto de comisiones, paraque las mismas sean imputadas a los diferentes cálculos como por ejemplo: Utilidades oLiquidaciones. En la pantalla principal del módulo, ingresando a movimientos, se debe accedera Comisión Mensual Trabajadores, luego debe indicar la fecha a la cual se tomaran enconsideración las comisiones e incluir a los trabajadores que generan comisiones, presionando

el botón con lo cual nos queda la siguiente pantalla:


13.27 Cálculo de Intereses S/Prestaciones:Esta opción se emplea para el cálculo de los intereses sobre las prestaciones sociales de lostrabajadores. En la pantalla principal del módulo, en movimientos seleccione la opción Cálculode Intereses S/Prestaciones; e indique el período para el cual realizará el cálculo luegopresione el botón aceptar, así como se muestra en la siguiente pantalla:

Si usted desea hacer este cálculo definitivo, en la pantalla principal del módulo, en movimientosdebe seleccionar la opción Intereses S/Prest. Definitivos. Indicando el período que deseahacer definitivo y presionando el botón aceptar, nos quedaría de la siguiente manera:


13.28 Registrar Permiso o Autorizar Horas Extras:Con esta opción se puede llevar un control de los permisos solicitados por los trabajadores, aligual, que del número de horas extras autorizadas, para ello, en la pantalla principal haga clicen la opción Permisos del Menú Movimientos o pulsar directamente las teclas Ctrl+E, estandoen el menú principal de Nómina.


en la Barra de Tareas, haga clic en el botón , escriba los siguientes datos enlos cuadros de textos respectivos del encabezado:

CODIGO: 2

En Fecha y Hora Inicial dejar la que trae por defecto.

En hora final editar:

HORA FINAL: 18:00

Status tiene su valor por defecto.

Ahora, para seleccionar el Trabajador (Código), hacer clic sobre el cuadro detexto y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador deTrabajadores.

Seleccione:

Código: 2


Vemos que automáticamente se visualiza el nombre Y departamento al quepertenece el trabajador.

En cuanto, al nombre de la persona que autoriza el permiso editar:

AUTORIZADO: MARGARITA DAVID.

Seleccionar en el botón respectivo, si se trata de un Permiso o una Autorizaciónde Horas Extras, para el Ejemplo Desarrollado seleccione: PermisoUna vez, agregados los datos del permiso o autorización, se procede aGuardarlo para lo cual se tiene dos opciones Guardarlo o Procesarlo:

• Si al permiso o autorización le faltaron datos o debe ser modificado

posteriormente no se procesa y solo se graba haciendo uso del botón quese encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el permiso o autorizaciónqueda en el status Pendiente.

• Si el permiso o autorización está registrado completamente, para serprocesado, se selecciona el botón representado por una tilde verde que seencuentra en la parte inferior de la pantalla. De este modo el permiso oautorización queda en el status Autorizado.

Para el ejemplo desarrollado, haga clic en el botón . De este modo elPermiso queda en Status Autorizado.De esta manera, nos queda la siguiente pantalla.



Si se desea agregar otro Permiso o Autorización de Horas Extras,repita la operación antes descrita.

TIPS: Cada formulario que se accede permite realizar operaciones sobre elelemento que tenemos seleccionado, es decir si abrimos el formulario dePermisos o Autorizaciones sólo podremos realizar operaciones sobre los mismos.Inmediatamente que la pantalla se abre se ingresa en modo consulta y se muestrael primer elemento almacenado relacionado con ese formulario. Adicionalmente seactiva la BARRA DE TAREAS que es la que permite desplazarse entre losdistintos elementos: (PRIMERO, ANTERIOR, PROXIMO, ULTIMO), Agregar,Editar (Modificar), Eliminar, Imprimir o Buscar elementos, Solicitar Ayuda delformulario o Salir.

13.29 Registrar Asistencia de Trabajador::Con esta opción se puede llevar un control de la asistencia del trabajador, para ello, en lapantalla principal haga clic en la opción Asistencia del Menú Movimientos o pulsar directamentelas teclas Ctrl+A, estando en el menú principal de Nómina.

Para el Ejemplo Desarrollado, escriba el siguiente dato en el cuadro de textorespectivo:

TRABAJADOR: 10102003 (código secreto del trabajador)

Automáticamente el sistema muestra el registro de del trabajador, como lomuestra la siguiente pantalla:



De esta manera queda registrada la asistencia del trabajador.

13.30 Fechas de Nominas:En esta opción se utiliza para visualizar las Nóminas que han sido calculadas, y las queanteriormente se hicieron definitivas. Se puede acceder a ella en la pantalla principal delmódulo, en Movimientos, Fechas de Nóminas. En la cual tendríamos la siguiente pantalla:

13.31 Cálculos de Nómina:Para calcular los diferentes tipos de nómina (empleados, obreros, contratados y especiales), enMovimientos, debe seleccionar la opción Cálculos de Nómina. Posteriormente, determina eltipo de nómina que desea calcular y presiona el botón aceptar, si es primera vez que efectúa elcálculo, debe indicar el rango de fechas para la cual pertenece el mismo. De esta forma quedala siguiente pantalla:


Cabe destacar, que para calcular las nóminas siguientes usted primero debe hacer definitiva lanómina anterior, por ejemplo, si quiere calcular el pago a los empleados correspondientes a lasegunda quincena del mes de septiembre(15/09/05 al 30/09/05), debe hacer definitiva la que corresponde a la primera quincena del mes(01/09/05 al 15/09/05).Para ejecutar esta acción, en Movimientos, debe seleccionar la alternativa Nómina Definitiva,escoge el tipo de nómina y presiona el botón aceptar inmediatamente se presenta el siguientemensaje: ¿Desea Hacer la Nómina Definitiva?; usted debe pulsar la opción Sí, para podercompletar la operación. Así como se aprecia en la siguiente pantalla:

13.32 Reportes:Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del Módulo de Nómina,en la pantalla haga clic en el Menú Reporte, estando en el menú principal de Nómina.Al acceder esta opción de Reporte de Nómina, se puede obtener una variedad de reportes quepermiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para la toma dedecisiones.

TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario de reportes a lolargo de todos los módulos del Sistema CONFÍA.13.33 Utilitarios del Módulo de Nómina:Existen otros utilitarios, además, de configuración que permite realizar mantenimiento en elmódulo de nómina.


Estos utilitarios se acceden a través del Menú Utilitarios, estando en el menú principal deNómina.


Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón , el sistema envíaun mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de Nómina?, de estar deacuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento el proceso de cierre, con lavisualización de un indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No. Para

salir de la pantalla hacer clic en el botón .

TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes de Cerrar elEjercicio de Nómina.

CONCEPTOS GLOBALES: Esta opción permite asignar un concepto a un lote de empleadosde una nómina específica.

Para realizar la asignación, se deben seleccionar de las persianas respectivas los siguientesdatos: Tipo de Nómina, Rango de Empleados a los cuales se le asignará el concepto dentro dela nómina, Rango de Sucursales y Departamentos, Código, Descripción, Cantidad , Monto yPorcentaje del Concepto.

Si se desea hacer definitiva la asignación del concepto, hacer clic en el botón , en caso

contrario hacer clic en .

Para salir de la pantalla hacer en el botón .

CONTABILIZAR NOMINA: En esta pantalla se puede realizar el proceso de enviar al módulode contabilidad los movimientos y registros contables generados por las transacciones en elmódulo de nómina en un periodo contable, de forma que automáticamente se registren todoslos movimientos de las nóminas en la contabilidad del sistema.

Para realizar una Transferencia de Nómina a Contabilidad, se debe seleccionar el tipo denómina, colocar en los cuadros de texto Inicial y Final, el rango de fecha en el cual seencuentra enmarcado los registros de nóminas que se desean enviar a contabilidad.

En el cuadro de texto Nro. Comprobante, se visualiza el número del comprobante que contienelos movimientos contables de nómina transferidos a contabilidad.

Si se desea hacer definitiva la Transferencia de Nómina a Contabilidad, hacer clic en el

botón , el sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro que deseacontabilizar la nómina en este rango de fechas?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si,comenzando en ese momento el proceso de transferencia, con la visualización de un indicadorde avance del proceso, en caso contrario hacer clic en No.

Para salir de la pantalla hacer en el botón .


CONTABILIZAR UTILIDAD: Es utilizado para transferir a contabilidad los cálculos de lasutilidades que se cancelarán a los trabajadores, una vez que se tiene acceso a la misma, se leindica al sistema el rango de fechas que se desea transferir y posteriormente se presiona el

botón ..


CONTABILIZAR INTERESES SOBRE PRESATACIONES SOCIALES: Esta opción permitetransferir a contabilidad los cálculos de los intereses sobre prestaciones sociales quecorresponden a los trabajadores, una vez que se tiene acceso a la misma, se le indica al

sistema el rango de fechas que se desea transferir y posteriormente se presiona el botón ..

También en esta opción se configura la nómina, lo cual se explicó al inicio de este módulo


MODULO 14MÓDULO DE CONTROL DE GRANOS

Objetivos


• Conocer los atributos y comandos del módulo Control de Granos.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo de Control de Granos.

Duración Estimada

• 10 horas.

Referencia

El Módulo de Control de Granos es totalmente independiente de los módulos estudiados hastaahora. Sin embargo, el ambiente de operacional sigue siendo el mismo que apoya a lastransacciones administrativas descritas en esos módulos.

Trabajo de Oficina

Para entrar al módulo de Control de Granos debe seleccionarse de la opción módulos del Menúprincipal de CONFÍA el comando Control de Granos. Al seleccionar esta opción obtendrá elMenú principal de control de granos.


14.1. Registrar Empresa Procesadora de Arroz.

Registremos la empresa a la cual CONFÍA le llevará la Administración de su producción.

Para crear la empresa, estando en el Menú principal de Seguridad, haga clic en la opciónEmpresas del Menú Archivos o pulsar directamente las teclas Alt+E.

· Haga clic en el botón Agregar de la Barra de Tareas y edite los siguientes datos enlos cuadros de textos respectivos:

CODIGO: 3NOMBRE: ARROCERA EL EMPERADOR C.A.

DIRECCION: Calle 3, Zona Industrial II Turen, Edo Portuguesa.TELÉFONO: 02565478962FAX: 02565478962RIF: J-30444478-5NIT: 1236414578REPRESENTANTE LEGAL: ROBERTO MEDINA




Nota:Este procedimiento se explica a detalle en la Sección 4.1.

La asignación de usuarios a la empresa ingresada, se deja como actividad al usuario (Versección 4.2).

Después de haber creado la empresa procesadora de cereal y asignado los usuarios, accede ala misma, por la opción Cambiar Usuario y/o Empresa para empezar a trabajar con el módulode Control de Granos.

14.2. Registrar Productos en Inventario.Es necesario registrar los productos que van a constituir el inventario de la arrocera. Esteproceso se realiza de la misma forma que el registro de productos del módulo 5.

Antes de registrar un producto, agreguemos a la Clasificación configurada, LINEA lascategorías a las cuales pertenecerán los mismos.

La empresa Arrocera El Emperador C.A., maneja las líneas que son mostradas en la siguientelista:

CODIGO DESCRIPCION2 PADDY3 SUBPRODUCTOS DE ARROZ4 ARROZ EMPACADO5 MATERIAL DE EMPAQUE6 SERVICIOS7 PRODUCTO DESCONTINUADO


Luego, de introducir las categorías se procede a registrar el producto, haciendo clic en el Botón

Productos .

Ejercicio: Introduzca los datos de los siguientes productos en el sistema:

CODIGO: 101DESCRIPCION: ARROZ PADDYLINEA: PADDYCODIGO ALTERNO: M2DESCRIPCION: ARROZ PADDYPara los demás datos dejar el valor que traen por defecto.

14.3. Configurar Módulo de Control de Granos.La primera actividad antes de comenzar a operar con el módulo de Control de Granos, esconfigurar los valores iniciales de los códigos que identifican los documentos, procesos yparámetros a utilizar dentro del módulo de Control de Granos.

Nos ubicamos en el Menú principal de Controlde Granos, haga clic en la opciónConfiguración del Menú Utilitarios.

· Seleccionar el producto que el sistemacarga por defecto al iniciar el Módulo.

· Números Correlativos usados en el Módulo de Granos:o Representa la asignación correlativa por parte del sistema de los Códigos para

identificar los Análisis, Romana, Trilla, Grupos, Calibradores, Empaques,Mesas, Blanqueadores, Descascaradoras, Cilindros, Pulidores, Zarandas,Entrada a Molino, Paletas e Inventario de Producción.

o El valor desde el cual el sistema comienza a generar los códigos paraidentificar los parámetros definidos en la pantalla que se muestra acontinuación:


· El número de Almacén de Molino: representa el número de identificación delAlmacén de Molino.

· Número del Silo de Secado: Representa el número de identificación del Silo deSecado a utilizar.

· Características de Rendimiento (Granos Enteros): Casillas de verificación quepermite especificar si hay rendimiento en reportes y si maneja tipología.

· Transporte en Recepción: Aquí se configura cual es el transporte por defecto autilizar.

· Parámetros para Cálculos de Pesaje: Especifica el Código de la Impureza,Descripción de la Impureza seleccionada.Se debe especificar el tipo de Cálculo a realizar y el valor mínimo a utilizar.

· Valores de la Humedad:o Especifica el Código de la Humedad, Descripción de la Humedad

seleccionada.o Se debe especificar si se va a aplicar Cálculo lineal o no, tildando o no la

casilla de verificación respectiva.o Número de decimales a utilizar.o Valor Mínimo de Humedad a utilizar.

· Características adicionales: Se refieren a las características adicionales a configurarpara el caso de ajonjolí que mide la acidez.

o Se activa o no las características adicionales.o Definir si se aplica cálculo lineal o no.


o Definir código de la Característica adicional y su descripción.o Especificar valor mínimo de la Característica adicional.o Especificar número de decimales con los cuales se va a trabajar.

· Tipo de Cálculo:

· Otras Opciones: Se refiere a si manejan decimales, y si quiere incluir datos externosen la recepción, estos datos se utilizan para llenar la ficha que trae el productor y luegocompararla con los datos que internamente se llenan en la reopción.

Las características que serán tomadas en cuenta para el cálculo del pesaje de la recepción.

o Métodos para calcular el pago por la recepción. El sistema permite dos formas decálculo a favor de la empresa o a favor del productor. Por defecto viene a favor de laempresa.

o Realización de análisis de laboratorio a la recepción.

o También, puede configurarse:

o Producto por defecto para recepción y análisis.

o El código de la característica Rendimiento para ser mostrada en los reportes y elcódigo de la característica Tipología para ser utilizada en los procesos. De seleccionarestos valores, definir el Código que identifica estas características.

o La utilización de la característica adicional en el cálculo del pesaje de la recepción.

De requerir realizar alguna modificación haga clic en el botón de la Barra de Tareas,introduzca los datos y luego guárdelos para que queden registrados en el Sistema, haciendo clic

en el botón de la misma Barra de Tareas.

14.4. Características.Las Características, vienen a ser los parámetros que se lemiden o cuantifican al producto.

Las características que se le tomarán en cuenta a los productosy en que proceso de transformación se medirán, deben habersedefinido previamente a la ejecución de los procesos, inclusiveantes del proceso de recepción.


El sistema trae configurado cierta cantidad de características, de las cuales la empresaArrocera El Emperador, maneja algunas para sus productos.

Para definir las características del producto, en la pantalla principal haga clic en la opciónCaracterísticas del Menú Archivos, estando en el menú principal de Control de Granos.

Las Características se muestran en el siguiente formulario:

Los datos mostrados respecto al Parámetro o Característica representan: El Código,Descripción y proceso en el cual se evalúa.

Para registrar una Característica, se debe seguir el siguiente procedimiento:

· Hacer clic en el botón Agregar colocado sobre la Barra de Tareas, en esemomento se coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar losdatos que identifican la característica del producto.

o Código: Se refiere al número de identificación de la característica del productoa agregar y presione la tecla Enter.

o Descripción: Edite el nombre de la característica del producto.

o Especificar si aplica deducción, tildando o no la casilla de verificaciónrespectiva.

o Especificar alguna de las características que se presentan a continuación,tildando la casilla de verificación:


Quedando la característica de la siguiente manera:


Guardar , colocado sobre la Barra de Tareas.

Si se desea agregar otra Característica, repita la operación antes descrita.TIPS: El sistema trae configurados cierta cantidad de características se sugiere al usuario,verificar la base de datos de las mismas, antes de realizar algún registró.


14.5. Características de productoDesde esta opción se asignan a los productos las característicasque le serán medidas o cuantificadas.

Ubiquemos un producto para relacionarle características,estando en el Menú principal de Control de Granos, haga clic enla opción Características Productos del Menú Archivos.


Búsqueda , ubique en elencabezado los datos del Producto al cual deseaagregar Características.


Seleccione Código: 101

· Luego, haga clic en el botón Editar de la Barra de Tareas.

· Para Asociarle, las características al producto, hacer clic en el botón Agregar ,ubicado en la parte inferior de la lista.

o Para seleccionar el Código de la Característica, hacer clic sobre la columnaCaracterística de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es pulsarla tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Características.

o Seleccione para el producto las siguientes características:

CODIGO DESCRIPCION

1 % HUMEDAD

2 % IMPUREZAS



De esta manera, nos queda el siguiente formulario

· Para Eliminar una característica de la lista, hacer clic sobre el botón Eliminar

Detalle , de esta manera queda eliminado la característica de la lista.


14.6. Variedades.Las variedades representan los diversos tipos de una materia prima que se pueden adquirirpara ser procesada y obtener el producto comerciable. Antes de agregar una variedad debehaberse registrado el producto base.


Procedamos a registrar una variedad, estando en el Menúprincipal de Control de Granos por la opción Variedades delMenú Archivos.

· Si no hay Variedades registradas, el sistema mostraráun mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo,pasará a modo Agregar”.

o Si hay Variedades registradas, entonces Hacer

clic en el botón Agregar .

Editen los siguientes datos en los cuadros de textosrespectivos:

o CODIGO: Se refiere al número de identificación de la variedad a registrar.Edite Código: 1.

o Descripción: Se refiere al nombre de identificación de la variedad. EditeDescripción: FONAIAP.

o Seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre el cuadro de textoProducto e ingréselo directamente. Otra opción, es presionar la tecla F2, deese modo se obtendrá un Buscador de Productos.


Una vez, seleccionado el código del producto, presionar la Tecla Enter ypodemos observar que automáticamente se visualiza en Descripción: ARROZPADDY.




Si se desea agregar otra Variedad, repita la operación antes descrita.



14.7. Silos:En el menú archivo del modulo de control de granos seencuentra la opción Silos, la misma permite crear tantos siloscomo sean requeridos por su empresa.

· Si no hay Silos registrados, el sistema mostrará unmensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasaráa modo Agregar”.

o Si hay Silos registrados, entonces Hacer clic en

el botón Agregar .


o CODIGO: Se refiere al número de identificación del Silo a registrar.Edite Código: 1

o Nombre: Especifique el Nombre del Silo a registrar.Edite Nombre: PRIMARIO.

o Capacidad: Se refiere a la Capacidad del Silo.Edite Capacidad: 10.000.000,00.

o Fecha de Apertura: Se refiere a la fecha de apertura del Silo a registrar. Pordefecto muestra la Fecha actual del sistema. Esta fecha puede ser modificadapor el usuario.

o Fecha Cierre: Se refiere a la fecha de cierre del Silo, si la tiene edite la fechade cierre.

o Existencia: Se refiere a la existencia que actualmente posee el Silo.

o Condición: Se refiere al Status que inicialmente posee la ficha.

o Costo: Se refiere al costo del silo. Es el Resultado de la Existencia actual delProducto en el Silo y el Costo Unitario del Producto. Este valor se generaautomáticamente.

o Costo Unitario: Se refiere al costo unitario del Producto.


Sección Producto:o Código: se refiere al código del producto que contiene o contendrá el silo a

registrar. Para seleccionar Producto haga clic en la caja de texto respectiva ypresione la Tecla F2 para activar el Buscador de Productos.Seleccione el Código.Automáticamente se visualiza la descripción del producto seleccionado.

Sección Almacén:o Código: se refiere al código del Almacén donde se almacena el producto. Para

seleccionar Almacén haga clic en la Persiana Almacén y seleccione elalmacén. Presione la Tecla Enter.Seleccione el Código.Automáticamente se visualiza la descripción del Almacén Seleccionado.

· Una vez listo el encabezado, podemos guardar la ficha, haciendo Clic en el Botón

Guardar , ubicado en la Barra de Tareas.

· Para agregar datos a la Página Análisis que permite llevar un control del Análisis

realizado al producto que está en el Silo, Para ello hacemos clic en el Botón Editarubicado en la Barra de Tareas. Para agregar datos a la Página, seguir el siguienteprocedimiento:

o Hacer clic en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la Página deAnálisis. Inmediatamente se activa una fila en la lista Análisis, con lossiguientes datos:

§ Número: se refiere al número de identificación del Análisis a registrar.

§ Código: Se refiere al Número del Análisis de Laboratorio realizado alSilo.

§ Hora: Se refiere a la hora del Análisis.

§ Fecha: Se refiere a la Fecha del Análisis.

· En la Página Principal se pueden agregar los Análisis de Laboratorio que se le hanrealizado al Silo, de la siguiente manera:

o Hacer clic en el botón Agregar ubicado en la parte inferior de la Página.

o Inmediatamente se activa una fila, generándose el Código del Análisis aRegistrar, luego presione la Tecla Enter.


o Seleccione el Código del Análisis de Laboratorio realizado al Silo previamente,en la Opción de Control de Calidad del Menú de Movimientos. Para ellodespliegue la persiana respectiva y se mostrarán los análisis de Laboratoriossin ser procesados.

o Una vez seleccionado el Código del Análisis de Laboratorio, presione la teclaEnter. En la Lista características de Calidad, se muestran los valores delAnálisis de Laboratorio seleccionado, como se muestra a continuación:

o Para Eliminar un Análisis de la Lista, hacer clic sobre el botón Eliminar

Detalle , de esta manera queda eliminado el Análisis de la lista.

o De tener Observaciones el documento, se debe hacer clic sobre el botón

Observaciones . Este procedimiento se ha descrito a detalle en laSección 5.4.

o Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en


A continuación se muestra la pantalla como ejemplo de lo descrito anteriormente:

Si se desea agregar Otro Análisis al Silo, repita la operación antes descrita.



Notas:Ø El botón Cerrar Silo , permite cerrar un silo cuando su contenido va a ser

procesado.

Ø Los Posibles Status que toma el Silo son: Elaboración y Procesado.

Ø La página Histórico, muestra todos los movimientos de producto realizado en el silo.

14.8. Grupos:Permite agrupar las recepciones para su proceso en caso deser necesario, entonces se crea un grupo de recepción en elsilo de secado.

Procedamos a registrar un Grupo, estando en el Menú principalde Control de Granos por la opción Grupos del Menú Archivos.

· Si no hay Grupos registrados, el sistema mostrará unmensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasaráa modo Agregar”.

o Si hay Grupos registrados, entonces Hacer clic en el botón AgregarEditen los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

o CODIGO: Se refiere al número de identificación del Grupo a registrar.

o Fecha: Fecha de Recepción.

o Descripción: Especifique el Nombre del Grupo a registrar.

o Se activa la Página de Recepciones, donde se registran las recepciones quequeremos agrupar para su fácil análisis y procesamiento.

· Para Agregar recepciones a la Lista, presione el Botón Agregarubicado en la parte inferior de la Página. Se agregan tantasrecepciones como queremos agrupar.

· Para Eliminar una Recepción de la Lista, hacer clic sobre el botón

Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado el detalle dela Recepción.

· Una vez agregadas todas las Recepciones que se desean agrupar,

presione el Botón Cerrar Grupo pasando la Ficha de Grupo deStatus Elaboración a Status Por Transferir.


· Al presionar el Botón Cerrar Grupo , se activa la Página deAnálisis y también se activa el Botón Transferir . Ahoraprocedemos a Agregar el Análisis o los Análisis de Laboratoriosasociados a las Recepciones pertenecientes al Grupo.

· Para ello presione el Botón Agregar ubicado en la parteinferior de la Página Análisis.

· Inmediatamente se activa una fila, generándose el Código delAnálisis a Registrar, luego presione la Tecla Enter.

·· Seleccione el Código del Análisis de Laboratorio realizado alGrupo previamente, en la Opción de Control de Calidad delMenú de Movimientos. Para ello presione la Tecla F2 paraactivar el Buscador de Análisis de Laboratorio deGrupo/Secado.

· Una vez seleccionado el Código del Análisis de Laboratorio,presione la tecla Enter. En la Lista características de Calidad,se muestran los valores del Análisis de Laboratorioseleccionado, como se muestra a continuación:


· Para Eliminar un Análisis de la Lista, hacer clic sobre el botón

Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado eldetalle de la Lista.

· De tener Observaciones el documento, se debe hacer clic

sobre el botón Observaciones .Este procedimiento se ha descrito a detalle en la Sección 5.4.

· El Botón Anular me permite anular la Recepción de Gruporegistrada.

· Una vez lista la Ficha de Grupo se procede a Guardarlo, para lo cual se tiene dosopciones Guardar o Transferir:

o Si al Grupo le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se procesa

y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardar que se encuentraen la Barra de Tareas. De este modo el la Ficha Grupo queda en Status porTransferir.

o Si el Grupo está registrado completamente, para ser procesado, se seleccionael botón Transferir ., que se encuentra en la parte media del formulario. Deeste modo la Ficha de Grupo queda en el status de Procesado.El sistema emite un mensaje ¿Desea transferir el Grupo? Haga clic en el botónSi.

14.9. Formulación de envasado.Esta opción es utilizada para la composición de los productos terminados, es decir, por acá esdonde le decimos al sistema que componentes llevan los productos terminado y cual es ladosificación requerida. Tanto los productos terminados como sus componentes se deben habercreado previamente en el modulo de inventario.

· Código: Se refiere al Código de Identificación del Producto terminado a Envasar.

· Descripción: Nombre que identifica al Producto terminado.


· Para agregar la formulación de producto a envasar, se debe seguir el siguienteprocedimiento:

o Hacer clic en el Botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la PáginaPrincipal.

o Inmediatamente se activa una fila, presione la Tecla F2 para activar elbuscador de Productos. Seleccione el Código de Producto: 202 y luegopresione Enter.Inmediatamente se muestra la descripción del Producto seleccionado.

o Edite en porcentaje la Cantidad (%) de producto a utilizar en el envasado.Porcentaje: 93 y luego presione Enter.

o Si se desea agregar otro detalle en la formulación del Envasado, repita lospasos antes descritos.

o Para Eliminar un Análisis de la Lista, hacer clic sobre el botón Eliminar

Detalle , de esta manera queda eliminado el detalle de la formulación deEnvasado.



A continuación un ejemplo de una formulación de envasado:

Si se desea agregar otra Formulación de Envasado, repita la operación antesdescrita.



14.10. Producto de Servicio.Desde esta opción se pueden definir los productos que van a generar un registro de romana.Por ejemplo, la materia prima que es recibida para ser procesada, productos terminados,productos para el funcionamiento de los equipos y máquinas de la empresa, entre otros.

Procedamos a registrar un producto que es materia prima, conel cual se obtiene el producto que comercializa la empresaArrocera el Emperador C.A., estando en el Menú principal deControl de Granos, haga clic en la opción Productos deServicio del Menú Archivos.

· Si no hay Productos de Servicio registrados, el sistemamostrará un mensaje: “No hay ningún registro en elArchivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Productos de Servicio registrados,

entonces Hacer clic en el botón Agregar.· En pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del

encabezado:o Para editar el Código del Producto, hacer clic el cuadro de texto e introducir el

Código solicitado. Otra opción, es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendráun Buscador de Productos.Seleccione:CODIGO: 101 y presione la Tecla Enter.

La Descripción del Producto se muestra automáticamente, después deseleccionar el Código del Producto.

· Las casillas de verificación mostradas representan la opción de: seleccionar elproducto para manejar inventario, Si se generarán Cuentas por pagar por laadquisición del producto (el caso de la materia prima), el método para calcular el montoa pagar por el producto (existen dos métodos) y si el pago del producto adquirido seefectuara sobre el pesaje Neto Acondicionado (Peso Bruto – Peso Tara (VehículoVacío).

Para el producto en registro seleccionar todas las casillas de verificación.

· El sistema tiene definido los tipos de documentos de cuentas por pagar que segeneran por las transacciones realizadas con productos.

Seleccione:CODIGO: 6 – LIQUIDACION DE ARROZ

· El dato Grupo de Cuentas por Pagar indica en que categoría previamentepreestablecida, se encuentran clasificadas las Cuenta por Pagar generadas por latransacciones realizadas con el producto. Las categorías se introducen por la opciónGrupo del Menú Archivos del módulo Cuentas por Pagar y son definidasexclusivamente por el usuario del sistema.

Esta definición puede realizarse, creando Grupos de Proveedores que presenten unacaracterística común. Por Ejemplo: Por zona, por tipo o cantidad de distribución delproducto que tenga asignada el proveedor, por la forma de pago de la empresarespecto al Proveedor, entre otras.


En el módulo de Cuentas por Pagar, se observó como se llevo a cabo el registro de losgrupos de cuentas por pagar de la empresa GAHMA SOFT; C.A.

El sistema trae un grupo de cuentas por pagar inicial, seleccione este dato en lapersiana respectiva.

Seleccione:

CODIGO: 1 - CUENTAS POR PAGAR




Si se desea agregar otro producto de Servicio, repita la operación antes descrita.

· Para finalizar haga clic en el botón Salir en la barra de tareas, que le permitirásalir y volver a la pantalla principal.

14.11. Sub - Producto:Esta opción nos permite crear los Sub_productos o productosderivados de la materia prima. Para ello se debe ubicar en elmenú archivo en el modulo de granos la opción Sub_productos.

· Si no hay Sub_Productos registrados, el sistemamostrará un mensaje: “No hay ningún registro en elArchivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Sub_Productos registrados, entonces



· En pantalla se visualizan los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos delencabezado:

o Código: se refiere al número de identificación del Sub_Producto.

o Descripción: Edite el nombre del Sub_Producto.

o Costo: Monto en Bs. Del Costo del Sub_Producto.

o Cantidad: se refiere al número de Sub_Productos.




Si se desea agregar otro Sub_Producto de Servicio, repita la operación antesdescrita.


14.12. Precios Productos:Esta opción nos permite llenar los precios por productos paracada proveedor. . Para ello se debe ubicar en el menú archivoen el modulo de granos la opción Precios productos.

· En pantalla se visualizan los siguientes datos en loscuadros de textos respectivos del encabezado:


o Proveedor: se refiere al número de identificación del proveedor.

o Rif: se refiere al rif o cédula del proveedor.

o Nombre: se refiere al nombre de identificación del proveedor.

o Tipo: se refiere al tipo de de proveedor.

Todos estos datos del encabezado se muestran automáticamente, y dependen dela ficha del proveedor, es decir para que un proveedor aparezca en esta ficha ytenga la opción de colocarle los precios por productos deberá estar registradopreviamente en el sistema.

· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubiqueen el encabezado los datos de los proveedores al cual desea agregar los precios.

Seleccione un Proveedor· Luego, haga clic en el botón Editar de la Barra de Tareas.

· Para Asociarle, los precios al producto, hacer clic en el botón

Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista.

· Luego con la tecla F2 ubique el producto al cual desea colocar elprecio, una vez ubicado el producto, en la columna de Precio se coloca el precioque se le va otorgar al producto, en las columnas de Min Humedad y MaxHumedad se colocan el mínimo de humedad y el máximo de humedad en cualdebe estar el producto para asignarle ese precio, de igual forma en las columnasde Min Impureza y Max Impureza se coloca el mínimo y el máximo de impurezaque debe tener el producto.

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo clic en


14.13. Control de Calidad:En esta opción es donde podemos llenar los formularios de análisis realizados al grano, asícomo también se nos presenta la opción de realizar revisiones sobre la calidad del grano encada uno de los procesos productivos.

14.13.1. Análisis de laboratorio:Una vez tomada la muestray realizado el análisisprocedemos a introducir losdatos en el sistema, en elmenú de movimientos, setoma la opción control decalidad y se selecciona laopción Análisis delaboratorio


Es entonces donde se procede a suministrarle los datos arrojados por el análisis realizado en ellaboratorio:

· No.: Se refiere al Número de Identificación del Análisis de laboratorio realizado.

· No. Muestra: Se refiere al número de identificación de la Muestra tomada.Edite No. Muestra: 1548

· Hora y Fecha: Edite la hora y fecha en la cual se realiza el Análisis de Laboratorio.

Sección Tipo:· Código: Seleccione el Código del Tipo de Muestra que se tomó para el Análisis de

Laboratorio, desplegando la persiana Código.Una vez seleccionado el Tipo de muestra tomado, se muestra automáticamente ladescripción del Tipo de Muestra seleccionado.

· Documento: Es el Número del Documento de Recepción asociada al Análisis deLaboratorio.

Sección Producto:· Código: Se refiere al número de identificación del Producto del que se tomó la muestra

para el Análisis de Laboratorio. Para seleccionar el Producto haga clic en la caja detexto respectiva y presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Productos.Una vez seleccionado el Producto, se muestra automáticamente la Descripción delProducto.

· En la Página Principal se muestran las Características definidas al producto, dondedebemos introducir los valores arrojados por el Análisis de Laboratorio.

· Una vez editados los valores del Análisis de Laboratorio, presione el Botón

Procesar , pasando el Análisis de Laboratorio de Status Elaboración a StatusProcesado. Como se muestra a continuación:

· El botón Anular permite anular el Análisis de Laboratorio procesado, pasando elAnálisis de Laboratorio de Status Procesado a Status Anulado.


14.13.2 Control de Molino:Cabe destacar que se puede realizar un análisis en cada uno de los procesos por los quepasan los granos hasta llegar a ser un producto terminado, esto lo podemos realizar en laopción de control de calidad en el menú Movimientos seleccionando control de molino, allí sepresentan los diferentes pasos del proceso productivo (entrada al molino, descascaradotas,mesas, blanqueadores, pulidores, calibradores, zarandas, cilindros, empaque); como losmuestra la imagen:

Entrada al Molino:· Código: Se refiere al Número de Identificación de la Entrada al Molino.

· Fecha y Hora: Edite la hora y fecha en la cual se realiza la Entrada al Molino.

· Análisis: Se refiere al número del Análisis de Laboratorio asociado a la Entrada alMolino. Para seleccionar el Código del Análisis, despliegue la Persiana Análisis y semostrarán los análisis existentes para Entrada al Molino.

· Observación: Edite Observación acerca de la Entrada al Molino.· En la Página Análisis se muestran los datos del Análisis de Laboratorio seleccionado.

· Una vez lista la Ficha de Entrada al Molino, se procede a Guardarlo, para lo cual setiene dos opciones Guardar o Procesar:

o Si a la Entrada al Molino le faltan datos o debe ser modificado posteriormente

no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardarque se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo la Entrada al Molinoqueda en status Elaboración.

o Si Entrada al Molino está registrado completamente, para ser procesado, se

selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parte inferior delformulario. De este modo la Entrada al Molino queda en el status deProcesado.El sistema emite un mensaje ¿Está seguro de procesar el Documento? Nopodrá ser modificado luego.


Haga clic en el botón Si.

· El botón Anular , permite anular la Entrada al Molino, pero solo cuando seencuentra en Status Elaboración.

Si se desea agregar otra Entrada al Molino, repita la operación antes descrita.


NOTA:Las Fichas que corresponde al Control del Molino como lo son: Descascaradoras, Mesas,Blanqueadores, Pulidores, Calibradores, Zarandas, Cilindros, Empaque son similares a laanteriormente descrita, por lo cual se dejará como ejercicio para el usuario la Exploración delas mismas.

14.14. Recepción:Registra todas las recepciones de granos realizadas en la empresa, hay tres formas deregistrar una recepción: Manual, Automática y de Entrada/Salida. En las recepcionesrealizadas de los modos Manual y Automática se registra por separado la entrada de la salida,es decir se le asigna el peso del camión al entrar y solo una vez que se descarga se le da elnuevo peso (salida); la única diferencia entre estas es que en el modo automática el sistematoma de el digital automáticamente el peso mientras que en la manual el usuario debe anotarcuanto fue el peso del camión. En la recepción de Entrada/Salida el sistema permite registrarel peso de entrada y salida simultáneamente. A continuación se muestran las pantallas derecepción:

Procedamos a registrar una Recepción de Entrada y Salida, estando en el Menú principal deControl de Granos, haga clic en la opción Recepción del Menú Movimientos.


14.14.1. Entrada y Salida:Adicional a los datos relacionadoscon el peso, también se debe indicardatos como: nro factura, controlfiscal, proveedor (productor), losdatos del transporte (conductor, nrode cedula del conductor, y nro deplaca del vehiculo), el tipo deproducto a recibir, la variedad,humedad, impureza; como lomuestra la pantalla siguiente:

Sección Recepción.· Código: Se refiere al número de identificación de la Recepción a registrar.

· Status: Inicialmente se muestra en Elaboración.

· Nro. Factura: Se refiere al Número de Factura de Compra, este valor es generado unavez procesada la Compra.

· Control Fiscal: Se refiere al Número de Control Fiscal de la Factura de Compra, estevalor es generado una vez procesada la Compra.

Sección Proveedor.· Código: Se refiere al número de identificación del Proveedor que proporciona el

Producto. Para seleccionar hacer clic en la caja de texto de Código y presione la TeclaF2 para activar el Buscador de Proveedores.Una vez seleccionado el Código del proveedor, presione la Tecla Enter mostrándoseasí el Nombre del Proveedor.

Sección Transporte.· Conductor: Edite el Nombre del Conductor del Transporte.

· Cédula: Edite Cédula de Identidad del Conductor.

· No. Placa: Edite el Número de Placa del Transporte utilizado.

Sección Producto.· Código: Se refiere al número de identificación del Producto que está entrando. Para

seleccionar hacer clic en la caja de texto de Código y presione la Tecla F2 para activarel Buscador de Productos.Una vez seleccionado el Código del Producto, presione la Tecla Enter mostrándose asíla Descripción del Producto.

Sección Pesaje Entrada.


· Peso Bruto: Se refiere al Peso Bruto de la Recepción.

· Fecha y Hora de Entrada: Editar fecha y hora de Entrada del Producto.

Sección Variedad.· Cod. Variedad: Se refiere al Código de la variedad del Producto que está entrando.

Para seleccionar despliegue la Persiana correspondiente.Una vez seleccionado el Código de la Variedad, presione la Tecla Enter mostrándoseasí la Descripción de la Variedad seleccionada.

· Precio: Edite el Precio del Producto.

· N. Ticket: Número de identificación del Ticket de Recepción asociado al Análisis deLaboratorio.

· Análisis: Seleccionar de la Persiana Análisis el Código del Análisis asociado a laRecepción.

· Silo: Seleccione el Silo a donde se va a almacenar el Producto que se estáregistrando, para ello despliegue la persiana Silo y seleccione el Silo.

Sección Pesaje Salida.· Peso Tara: Se refiere al Peso del Transporte sin carga.

· Fecha y Hora de Entrada: Editar fecha y hora de Salida.

· % Humedad y % Impureza: Resultado del Análisis de Laboratorio realizado a lamuestra del Producto.

· Total No Acond..: Se refiere al Peso Neto del Producto que se está recibiendo.

· Total Acond.: Del Análisis de Laboratorio se realizan unas deducciones de lasCaracterísticas definidas al Arroz, en nuestro ejemplo se hacen en cuanto a Humedade Impureza. Estas deducciones se le aplican al Total No Acondicionado.

· Monto Total: Es el Monto en Bs. Pagado por el total de producto recibido. Es lamultiplicación del Precio del Producto y el Total Acondicionado.

· Observaciones: Si desea agregar observaciones a la Recepción, presione el BotónObservaciones para registrarla.

· Datos Externos: Al hacer clic en este botón aparecerá una ventana en donde podrállenar los datos que vienen directamente del productor, luego estos datos servirán paralas respectivas comparaciones que se hacen entre los productores y la empresa.

· Para procesar la Recepción haga clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas.Inmediatamente el Sistema emite un mensaje: ¿Desea procesar la Recepción?, sidesea procesarla presione el Botón SI, pasando la Recepción de Status Elaboración aStatus Procesado. En caso contrario presione el Botón NO.


Si se desea agregar otra Recepción Entrada/Salida, repita la operación antesdescrita.


14.14.2. Consulta de Recepción:

Procedamos a realizar una consulta de Recepción, estando en el Menú principal de Control deGranos, haga clic en la opción Recepción del Menú Movimientos y seleccione Consulta.

· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda , ubique en elencabezado los datos de la Recepción que desea consultar.

· Una vez ubicada la Recepción, se tienen las siguientes Opciones:

o Puede modificar el Precio del Producto, haciendo clic en el Botón CambiarPrecio. Inmediatamente se activa la caja de texto respectiva donde debeintroducir el nuevo monto.


o Puede anular la Recepción, haciendo clic en el Botón Anular . El Sistemaemite un Mensaje: ¿Desea anular la Recepción?, Presione el Botón SI, sidesea anular la Recepción presione el Botón SI, en caso contrario presioneNO.

· En la Página Lista se muestran todas las Recepciones registradas.

· En la Página Pendientes, se muestra una lista de las Recepciones pendientes porProcesar, es decir, en Status Elaboración.

· Si desea Eliminar la Recepción, presione el Botón Eliminar de la Barra deHerramientas Principal.


14.15. Despacho.Aquí se registran las operaciones relacionadas con los servicios prestados a terceros (secado,almacenaje, entre otros), es decir, en esta opción realizamos las operaciones de entrada ysalida de granos relacionadas con requerimiento de servicios, por lo que automáticamente alrealizar el despacho se genera una cuenta por cobrar. Básicamente se utiliza de la mismaforma que la recepción, incluso sus pantallas son similares:

Procedamos a realizar un Despacho,estando en el Menú principal de Control deGranos, haga clic en la opción Despachodel Menú Movimientos.

14.15.1. Entrada y Salida:Sección Despacho.

· Código: Se refiere al número de identificación del Despacho a registrar.

· Condición: Inicialmente se muestra en Elaboración.

Sección Cliente.· Código: Se refiere al número de identificación del Cliente a quien se le va a despachar

el Producto Terminado++. Para seleccionar hacer clic en la caja de texto de Código ypresione la Tecla F2 para activar el Buscador de Clientes.Una vez seleccionado el Código del Cliente, presione la Tecla Enter mostrándose así elNombre del Cliente.

Sección Transporte.


· Conductor: Edite el Nombre del Conductor del Transporte.

· Cédula: Edite Cédula de Identidad del Conductor.

· No. Placa: Edite el Número de Placa del Transporte utilizado.

Sección Producto.· Código: Se refiere al número de identificación del Producto que está entrando. Para

seleccionar hacer clic en la caja de texto de Código y presione la Tecla F2 para activarel Buscador de Productos.Una vez seleccionado el Código del Producto, presione la Tecla Enter mostrándose asíla Descripción del Producto.

· Código del Análisis: Seleccionar de la Persiana Análisis el Código del Análisisasociado al Despacho.

· Código del Almacén: Seleccionar de la Persiana Almacén el Código del Almacén dedonde se sacará el Producto a Despachar.

· N. Ticket: Número de identificación del Ticket de Despacho asociado al Análisis deLaboratorio.

Sección Pesaje Entrada.· Peso Tara: Se refiere al Peso del Transporte sin carga.

· Fecha y Hora de Entrada: Editar fecha y hora de Entrada del Producto.

Sección Pesaje Salida.· Peso Bruto: Se refiere al Peso Bruto del Transporte.

· Fecha y Hora de Entrada: Editar fecha y hora de Salida.

· % Humedad y % Impureza: Resultado del Análisis de Laboratorio realizado a lamuestra del Producto.

· Total No Acond.: Se refiere al Peso Neto del Producto que está Saliendo.

· Total Acond.: Del Análisis de Laboratorio se realizan unas deducciones de lasCaracterísticas definidas al Arroz, en nuestro ejemplo se hacen en cuanto a Humedade Impureza. Estas deducciones se le aplican al Total No Acondicionado.

· Observaciones: Si desea agregar observaciones a la Recepción, presione el BotónObservaciones para registrarla.

· Para procesar la Recepción haga clic en el botón Guardar de la Barra de Tareas.Inmediatamente el Sistema emite un mensaje: ¿Desea hacer definitivo esteMovimiento?, si desea procesar el Despacho presione el Botón SI, pasando elDespacho de Status Elaboración a Status Procesado. En caso contrario presione elBotón NO.


Si se desea agregar otro Despacho Entrada/Salida, repita la operación antesdescrita.


14.15.2. Consulta de Despacho:Procedamos a realizar una consulta deDespacho, estando en el Menú principal deControl de Granos, haga clic en la opciónDespacho del Menú Movimientos yseleccione Consulta.

· Haciendo uso de los Botones deBúsqueda

,ubique en el encabezado los datosdel Despacho que desea consultar.

o Puede anular el Despacho, haciendo clic en el Botón Anular . El Sistemaemite un Mensaje: ¿Desea anular el Despacho?, Presione el Botón SI, sidesea anular el Despacho presione el Botón SI, en caso contrario presione NO.

· En la Página Lista se muestran todos los despachos registrados.

· Si desea Eliminar el registro de un Despacho, presione el Botón Eliminar de laBarra de Herramientas Principal.



14.16. Traslado entre Silos.Esta opción la conseguimos en el menú de movimientos, y esdonde en el sistema realiza el trasladado del producto de unsilo a otro, es decir, que lo podemos rotar de acuerdo anuestras necesidades.

· Si no hay Traslados entre Silos registrados, el sistemamostrará un mensaje: “No hay ningún registro en elArchivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Traslados entre Silos registrados,

entonces Hacer clic en el botón Agregar .


o Nº Traslado: se refiere al número de identificación del Traslado entre silos.

o Fecha: Se refiere a la Fecha del sistema.

o Descripción: Edite la descripción del Traslado entre silos.

Sección Origen.o Silo: se refiere al Código de Identificación del Silo de donde se sacará el

Producto.Una vez seleccionado el Código del Silo, presionar la Tecla Enter, de estamanera se muestra la Descripción del Silo seleccionado.

o Mov. Entrada: Se refiere a la descripción del Movimiento realizado en el Silode Origen.

Sección Destino.o Silo: se refiere al Código de Identificación del Silo a donde se llevará el

Producto.Una vez seleccionado el Código del Silo, presionar la Tecla Enter, de estamanera se muestra la Descripción del Silo seleccionado.

o Mov. Salida: Se refiere a la descripción del Movimiento realizado en el Silo deDestino.

Página Principal.

· Para Agregar, el producto en la Lista, hacer clic el botón Agregar , ubicado en laparte inferior de la lista, se muestra una fila activa en la lista:

o Producto: Se refiere al Código del Producto que se va a trasladar desde elSilo Origen al Silo Destino.

o Descripción: Muestra la Descripción del Producto que se va a trasladar de unsilo a otro.

o Cantidad: Edite la Cantidad del Producto en Kgs, que se va a trasladar de unsilo a otro.


o Precio: Se refiere al Precio del Producto, este valor se muestraautomáticamente.

o Monto: Es generado automáticamente de la multiplicación del Precio delProducto y la Cantidad del Producto a Trasladar.

o En la parte inferior de la Página Principal se muestra el Código y Descripcióndel Producto a trasladar, Cantidad Disponible de Producto en el Silo Origen,Total en Bs. Del Traslado.

· Una vez lista la Ficha de Traslado entre silos, se procede a Guardarlo, para lo cual setiene dos opciones Guardar o Procesar:

o Si al Traslado entre silos le faltan datos o debe ser modificado posteriormente

no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardarque se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el Traslado queda enstatus Elaboración.

o Si el Traslado entre silos está registrado completamente, para ser procesado,

se selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parte inferior delformulario. De este modo El Traslado entre Silos queda en el status deProcesado.El sistema emite un mensaje ¿Está seguro de procesar el Documento? Nopodrá ser modificado luego.Haga clic en el botón Si.

· En la Página Lista se muestran todos los Traslados entre silos registrados.


Si se desea agregar otro Traslado entre Silos, repita la operación antes descrita.



14.17. Producción de Molino.Por acá se registra el proceso por el cual pasa la materiaprima para obtener un Subproducto, Para ello haga clic en elMenú movimientos, seleccione la Opción Producción delMolino.

· Si no hay Producción de Molino registrado, el sistemamostrará un mensaje: “No hay ningún registro en elArchivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Producción de Molino registrado,



o Código: se refiere al número de identificación de la Producción de Molino.

o Fecha y Hora: Edite la Fecha y Hora de Producción.

Sección Silo.o Silo: se refiere al Código de Identificación del Silo a donde se encuentra el

ProductoUna vez seleccionado el Código del Silo, presionar la Tecla Enter, de estamanera se muestra la Descripción del Silo seleccionado.La existencia del Producto en el Silo es mostrada automáticamente.

Sección Producto.o Código: Se refiere al número de identificación del Producto que está entrando.

Para seleccionar hacer clic en la caja de texto de Código y presione la Tecla F2para activar el Buscador de Productos.Una vez seleccionado el Código del Producto, presione la Tecla Entermostrándose así la Descripción del Producto.

o Cantidad: Editar la Cantidad del Producto que se registrará en Producción deMolino.

o Almacén Dest.: Seleccionar el Almacén donde se llevará el ProductoProcesado, para seleccionar el Código del Almacén Destino despliegue lapersiana respectiva.

Sección Horas.o Trabajadas: Editar el Número de Horas Trabajadas en el Proceso de

Producción de Molino.

o Emergencia: Edite el Número de Horas de Emergencia trabajadas en elProceso de Producción de Molino.

o Programadas a Emerg.: Edite el Número de Horas Programadas deEmergencia en el Proceso de Producción de Molino.


o En la Página Principal se muestran los sub-productos, donde debemosintroducir la cantidad de producto presente en el Proceso de Producción deMolino, también podemos editar el porcentaje de producto presente en laProducción de Molino. Todos los sub-productos deben sumar la totalidad de laProducción, quedando el formulario de la siguiente manera:

· Podemos Observar que la Caja de Texto de Cantidad restante está en 0 y que elporcentaje acumulado es 100.00.

· Una vez lista la Ficha de Producción de Molino se procede a Guardarlo, para lo cual setiene dos opciones Guardar o Procesar:

o Si a la Producción de Molino le faltan datos o debe ser modificadoposteriormente no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón

Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo laProducción queda en status Elaboración.

o Si la Producción de Molino está registrado completamente, para ser procesado,

se selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parte inferior delformulario. De este modo la Producción de Molino queda en el status deProcesado.El sistema emite un mensaje ¿Está seguro de procesar el Documento? Nopodrá ser modificado luego.Haga clic en el botón Si.

· En la Página Lista se muestran todas la Producciones de Molino registradas.



Si se desea agregar otra producción de Molino, repita la operación antes descrita.


14.18. Envasado de Productos.En esta opción es donde le decimos al sistema que cantidadde producto trillado se empaco en un producto terminado,para ello estando en el Menú principal de Control de Granos,haga clic en la opción Envasado de Productos del MenúMovimientos.

· Si no hay Envasado de Productos registrados, elsistema mostrará un mensaje: “No hay ningún registroen el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Envasado de Productos registrados,



o Número: se refiere al número de identificación del Envasado de Productos.

o Fecha y Hora: Edite la Fecha y Hora de Envasado de Productos.

o Condición: Inicialmente se muestra en Elaboración.

o Almacén: Seleccionar el Almacén donde se llevará el Producto envasado,para seleccionar el Código del Almacén despliegue la persiana respectiva.Una vez seleccionado el Almacén donde se llevará el producto envasado, semuestra el Nombre del Almacén seleccionado.

· Los productos que serán envasados, deben Agregarse posteriormente al registro de lasección de encabezado.


o Hacer clic en el botón Agregar , en ese momento, se activa una fila en lalista de productos.


§ Para seleccionar el Código del Producto, hacer clic sobre la columnaproducto de la fila vacía y pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendráun Buscador de Productos.Una vez seleccionado el Código del Producto, presione la tecla Enter,se muestra inmediatamente la descripción del Producto seleccionado.

§ Editar la Cantidad del Producto seleccionado a envasar, en la caja detexto respectiva y presione la tecla Enter.

§ Empaque es mostrado automáticamente, pues este valor es definidoen Productos.

§ Costo: Se refiere al Costo del Producto.

§ Total se refiere a la cantidad de producto envasado por unidad.

· Para Eliminar un detalle de la lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle , deesta manera queda eliminado el Detalle de la lista.

· Otra opción para agregar detalles a la lista, es presionar el Botón Importar

Producción del Día , funciona igual al Botón Importar Documentos visto en laSección 6.6.

· El valor de Disponible del Producto ubicado en la Parte inferior del formulario, es elProducto envasado disponible en el momento.

· Una vez lista la Ficha de Envasado de Productos se procede a Guardarlo, para lo cualse tiene dos opciones Guardar o Procesar:

o Si al Envasado de Productos le faltan datos o debe ser modificadoposteriormente no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón

Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo elEnvasado de Productos queda en status Elaboración.

o Si el Envasado de Productos está registrado completamente, para ser

procesado, se selecciona el botón Procesar , que se encuentra en laparte inferior del formulario. De este modo el Envasado de Productos queda enel status de Procesado.El sistema emite un mensaje ¿Está seguro de procesar el Documento? Nopodrá ser modificado luego.Haga clic en el botón Si.

· En la Página Lista se muestran todos los Envasados de Productos registrados.



Si se desea agregar otro Envasado de Productos, repita la operación antesdescrita.


14.19. Control de Producción.14.19.1 Operadores:

Para Agregar Operadores, estando en laPantalla Principal de Control de Granos, hacerclic en el Menú movimientos y seleccionar laOpción Control de Producción opciónOperadores.

· Si no hay Operadores registrados, elsistema mostrará un mensaje: “No hayningún registro en el Archivo, pasará amodo Agregar”.

o Si hay Operadoresregistrados, entonces Hacer

clic en el botón Agregar .

o Código: se refiere al númerode identificación del Operador.


o Nombre: Edite el Nombre del Operador y presione la tecla Enter.

o Cédula: Edite la Cédula de Identidad del Operador y presione la Tecla Enter.




Si se desea agregar otro Operador, repita la operación antes descrita.


14.19.2 Maquinarias:Para Agregar Maquinarias, estando en la PantallaPrincipal de Control de Granos, hacer clic en el Menúmovimientos y seleccionar la Opción Control deProducción opción Maquinarias.

· Si no hay Maquinarias registradas, el sistemamostrará un mensaje: “No hay ningún registro enel Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Maquinarias registradas, entonces Hacer clic en el botón Agregar .

o Código: se refiere al número de identificación de la Maquinaria a registrar.

o Descripción: Edite el nombre o descripción de la Maquinaria y presione latecla Enter.


o Unid a Empacar: Edite la unidad a empacar la Maquinaria y presione la TeclaEnter.

o Operador 1,2 y 3: Seleccione el Operador de la Maquinaria desplegando laPersiana respectiva. Seleccione tantos operadores como tenga asignada laMaquinaria a registrar.Una vez seleccionado el Operador, se muestra inmediatamente el Nombre delOperador.

o Tilde la casilla de verificación en caso de que se maneje inventario.




Si se desea agregar otra Maquinaria, repita la operación antes descrita.


14.19.3 Comisión por Producto:Para Agregar Comisiones por Productos, estando en laPantalla Principal de Control de Granos, hacer clic en elMenú movimientos y seleccionar la Opción Control deProducción opción Comisión por Productos.

· Si no hay Comisiones por Productos registradas,el sistema mostrará un mensaje: “No hay ningúnregistro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.


o Si hay Comisiones por Productos registradas, entonces Hacer clic en el botón

Agregar .

o Producto: se refiere al número de identificación del Producto al cual se leregistrará la Comisión. Para seleccionar el Producto edite el Código delProducto en la caja de texto respectiva o presione la Tecla F2 para activar elBuscador de Productos.Una vez seleccionado el Producto presione la Tecla Enter y se mostraráinmediatamente la Descripción del Producto.

o Monto Comisión: Edite el Monto de la Comisión que se asignará al Productoseleccionado y presione la tecla Enter.



De esta manera, nos queda el siguiente formulario:

Si se desea agregar otra Comisión por Producto, repita la operación antes descrita.


14.19.4 Empaque:Para Registrar Empaques, estando en laPantalla Principal de Control de Granos, hacerclic en el Menú movimientos y seleccionar laOpción Control de Producción opciónEmpaques.

· Si no hay Empaques de Productosregistrados, el sistema mostrará unmensaje: “No hay ningún registro en elArchivo, pasará a modo Agregar”.


o Si hay Empaques de Productos registrados, entonces Hacer clic en el botón

Agregar .

o Haciendo uso de los Botones de Búsqueda ,ubique en el encabezado los datos de la Maquinaria a la cual se le registraráel Empaque del Producto.

o Luego, hacer clic en el Botón Editar .

o Presione el Botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la Pantalla.Inmediatamente se Activan las cajas de texto de la Lista.

o Producto: se refiere al número de identificación del Producto. Para seleccionarel Producto presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Productos.Una vez seleccionado el Producto presione la Tecla Enter y se mostraráinmediatamente la Descripción del Producto en la Caja de texto ubicada en laparte inferior del formulario.

o Fecha y Hora Ap.: Se muestra la Fecha y la Hora del Sistema.

o Fecha y Hora de Cierre: Se muestran cuando se realice el proceso de Cierrede Empaques en el Menú Utilitarios, haciendo clic en la Opción cierre deEmpaques.

o Operador: Se muestra el Código y el Nombre del Operador asignado a laMaquinaria seleccionada.

· Para Eliminar un detalle de la lista, hacer clic sobre el botón Eliminar Detalle , deesta manera queda eliminado el Detalle de la lista.

· Para cerrar los Empaques del Día, presione el Botón . El sistema emite elsiguiente mensaje: ¿Desea cerrar los empaques del Día?, de estar de acuerdopresione el Botón SI, en caso contrario presione el Botón NO.



De esta manera, nos queda el siguiente formulario:


Si se desea agregar otro Empaque por maquinaria, repita la operación antesdescrita.


14.19.5 Producción Diaria:

Para Registrar la Producción Diaria, estando en la PantallaPrincipal de Control de Granos, hacer clic en el Menúmovimientos y seleccionar la Opción Control de Producciónopción Producción Diaria.

· Si no hay Producción Diaria registrada, el sistemamostrará un mensaje: “No hay ningún registro en elArchivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Producción Diaria registrada, entonces Hacer clic en el botón

Agregar .

o El número de Paleta se genera automáticamente.

o Seleccione la Maquinaria asociada a la Paleta desplegando la persianaMaquinaria.

o Seleccione el Código del Producto a registrar, para ello presione la Tecla F2para activar el buscador de Productos. Una vez seleccionado el Código delProducto presione la Tecla Enter, inmediatamente se muestra la DescripciónProducto y la cantidad producida del Producto seleccionado.




· El botón Anular , me permite anular un detalle de la lista de Producción Diariacuando está en Status En Inventario.

· De tener Observaciones el documento, se debe hacer clic sobre el botón

Observaciones . Este procedimiento se ha descrito a detalle en la Sección 5.4.


14.19.6 Descomposición de Paleta:

Para Registrar Descomposición de Paleta estandoen la Pantalla Principal de Control de Granos, hacerclic en el Menú movimientos y seleccionar la OpciónControl de Producción opción Descomposición dePaleta.

o Haciendo uso de los Botones deBúsqueda

, ubiqueen el encabezado los datos de Paleta que desea descomponer.


o En el encabezado se muestran los siguientes datos:


§ Paleta: se muestra el Número de paleta a descomponer.§ Máquina: Muestra el Número de Máquina asociada a la Paleta.

§ Cantidad: Se refiere a la cantidad de unidades por empaque.

§ Saldo: La cantidad de unidades disponibles en la Paleta.

§ Producto: Muestra el Código del Producto empacado contenido en laPaleta y su descripción.

Página Principal.

o Presione el Botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la Pantalla.Inmediatamente se Activan las cajas de texto de la Lista, generándose demanera automática la siguiente información: Fecha, Hora, Cantidad Inicial delProducto que contiene la Paleta, y si está cargado o no.

o Editar la cantidad Salida del Producto que contiene la Paleta a descomponer yluego presione la Tecla Enter.

o Para seleccionar la Orden de Carga asociada a la descomposición, editar elNúmero de Orden o presionar la Tecla F2 para activar el Buscador de Ordende carga.

o Para Eliminar un detalle de la lista, hacer clic sobre el botón EliminarDetalle , de esta manera queda eliminado el Detalle de la lista.

o El Botón Imprimir , permite imprimir la Ficha de Descomposición depaleta registrada.





14.19.7 Despacho de Paleta:

Para Despachar una Paleta estando en laPantalla Principal de Control de Granos, hacerclic en el Menú movimientos y seleccionar laOpción Control de Producción opciónDespacho de Paleta.

o Haciendo uso de los Botonesde

Búsqueda , ubique en el encabezado los datos dela Orden de Carga que se va a procesar.


o En el encabezado se muestran los siguientes datos:

§ Orden: se muestra el Número de Orden a Procesar.

§ Transporte: Muestra el Número y la Descripción del Transporte querealizará el Despacho.

§ Conductor: Muestra el Nombre del Conductor asociado al Transporteque realizará el Despacho.

Página Principal.o En la Sección Productos se muestra los o el producto que se va a despachar

con la siguiente información:§ Código del Producto, Descripción, pedido asociado al Producto,

Cantidad de Producto despachado, Cantidad de Producto Pendiente.

o En la Sección de Paletas, se muestra el Código de la Paleta que se va adespachar, la cantidad de unidades por Empaque y la Maquina asociada.

§ Si la lectura de Número de Paleta se realizar por Código de Barra, lalista de la sección de Paletas se llena automáticamente.


§ Si la lista se llena manualmente, se debe seguir el siguienteprocedimiento:

ü Presione el Botón Agregar , ubicado en la parte inferior dela Pantalla.Inmediatamente se Activan las cajas de texto de la Lista.

ü Presione la Tecla F2 para activar el Buscador de Paletasregistradas y luego presione la Tecla Enter.Una vez seleccionado el número de Paleta presione la TeclaEnter.

ü Edite la Cantidad de Unidades que contiene el Empaque. Unavez editada la Cantidad, el Número de la Máquina es mostradoautomáticamente.

Si se desea agregar otra Paleta para completar la Orden deCarga, repita la operación antes descrita.

Para que la Orden de Carga se procese completamente, se deben agregar tantaspaletas como sean necesarias para completar el pedido a Despachar.

o Para Eliminar un detalle de la lista, hacer clic sobre el botón EliminarDetalle , de esta manera queda eliminado el Detalle de la lista.

· Una vez lista la Ficha de Despacho de Paletas, se procede a Guardarlo, para lo cual setiene dos opciones Guardar o Procesar:

o Si al Despacho le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no se

procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón Guardar que seencuentra en la Barra de Tareas. De este modo el Despacho queda en statusElaboración.

o Si el Despacho está registrado completamente, para ser procesado, se

selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parte inferior delformulario. De este modo el Despacho de Paletas queda en el status deProcesado.

· El botón Anular , permite anular el Despacho de Paleta.



14.19.8 Inventario de Producción:Para registrar Inventario de Producción estando en la

Pantalla Principal de Control de Granos, hacer clic en elMenú movimientos y seleccionar la Opción Control deProducción opción Inventario de Producción.

· Si no hay Producción registrada, el sistemamostrará un mensaje: “No hay ningún registro enel Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Producción registrada, entonces


o Código: Es el Número de identificacióndel Inventario de Producción.

o Fecha: Muestra la Fecha del Día del Inventario de Producción.

o Hora: Hora en que se va a generar el Inventario de Producción.

o Status: Inicialmente mostrará status Elaboración.

Página Principal.o En la lista se muestra la siguiente información por detalle: Código de la Paleta,

Código del Producto, Descripción del Producto, Cantidad del Producto,Diferencia y Condición.

o Presione el Botón , para cargar el Inventario leído con el Dispositivoelectrónico.


o Una vez cargado el Inventario leído, presionar el Botón para comparar elInventario leído con el Inventario Actual.

o Luego Presionar el Botón Procesar , pasando el Inventario de Producciónde Status Elaboración a Status Procesado.

· Una vez lista la Ficha de Inventario de Producción, se procede a Guardarlo, para locual se tiene dos opciones Guardar o Procesar:

o Si al Inventario de Producción le faltan datos o debe ser modificadoposteriormente no se procesa y solo se guarda haciendo clic sobre el botón

Guardar que se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo elInventario de Producción queda en status Elaboración.

o Si el Inventario de Producción está registrado completamente, para ser

procesado, se selecciona el botón Procesar , que se encuentra en la parteinferior del formulario. De este modo el Inventario de Producción queda en elstatus de Procesado.

.



14.19.9 Consultar Paleta:

Para Consultar Paleta estando en la PantallaPrincipal de Control de Granos, hacer clic en elMenú movimientos y seleccionar la Opción Controlde Producción opción Consultar Paleta.

o Haciendo uso de los Botones deBúsqueda

, ubiqueen el encabezado los datos de la Paleta que se va a Consultar.


o En la pantalla se muestra la siguiente Información: Código de la Paleta, Códigode la Máquina asociada a la paleta, Código y Descripción del Producto quecontiene la paleta, cantidad, cantidad disponible del Producto en la paleta,Fecha y hora del Registro, Condición de la Paleta, casilla de verificación de sila paleta está completa o incompleta y el Número de identificación de la Ordende carga asociada a la Paleta.

o Si desea modificar los datos de la paleta, introduzca los nuevos datos en lacaja de texto respectiva.





14.20. Reportes del Módulo de Control de Granos.Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del módulo de Control deGranos, estando en el Menú principal de Control de Granos, haga clic en la opción Reporte.

Al acceder esta opción de Reporte de Control de Grano, se puede obtener una variedad dereportes que permiten consulta rápida de la data almacenada, además, de información para latoma de decisiones. Entre los reportes manejados

Se tienen, reportes de: Recepción de Producto, Despacho de Producto, Grupo de Secado,Control de Producción, Producción de Molino, Envasado de Productos, Liquidación Proveedor,Planilla de Recepción, Silos, Control de Calidad, Adicionales.

TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier formulario de reportes a lolargo de todos los módulos del Sistema CONFÍA.NOTA IMPORTANTE:El reporte de Liquidación del Proveedor debe ser impreso antes de procesar dichaliquidación en Módulo de Cuentas Por pagar, pues una vez procesado este reporteno se muestra.14.21. Utilitarios del Módulo de Control de Granos:Existen otros utilitarios, además, de configuración que permite realizar mantenimiento en elmódulo de Control de Granos y a los cuales se accede, estando en el Menú principal deControl de Granos, a través de la opción Utilitarios.

CERRAR EMPAQUES:


· Maquinaria Inicial: seleccionar la Maquinaria inicial desde donde se iniciará el cierre,edite el código de la maquinaria o presione la Tecla F2 para activar el Buscador deMaquinarias.

· Maquinaria Final: seleccionar la Maquinaria final desde donde culminará el cierre,edite el código de la maquinaria o presione la Tecla F2 para activar el Buscador deMaquinarias.

· Para cerrar Empaques presione el Botón Cerrar Empaques . El sistema emite elsiguiente mensaje: ¿Desea cerrar los Empaques del Día?, de estar de acuerdopresione el Botón SI, en caso contrario presione el Botón NO.

· Para salir del Formulario presione el Botón Salir .

CERRAR EJERCICIO:Para realizar el Cierre de Ejercicio, se debe colocar en el cuadro de texto Al, la fecha hasta lacual se desea ejecutar el proceso.

Si se desea hacer definitivo el Cierre del Ejercicio, hacer clic en el botón Aceptar , elsistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el cierre de control degranos?, de estar de acuerdo hacer clic en el botón Si, comenzando en ese momento elproceso de cierre, con la visualización de un indicador de avance del proceso, en casocontrario hacer clic en No.

Para salir del formulario hacer clic en el botón Salir .

EXPORTAR/IMPORTAR DATOS:Desde este formulario se permite importar datos de otras Empresas o exportar datos a otrasEmpresas o sucursales de una manera eficaz. La información se recibe o transmitecompactada (archivo .cab).


En caso de Exportar Datos:· Seleccionar la casilla de verificación Exportar Datos.

En la caja de Texto Exportar a: se muestra la ubicación del archivo .CAB que se va agenerar y el nombre del archivo, si desea cambiar la ubicación y el nombre del archivo,

haga clic en el botón , y luego seleccionar la nueva ruta y editar el nuevo nombredel archivo a generar.

· Luego, presionar el Botón Exportar , el sistema mostrará un mensaje mientrasestá ejecutando el proceso y luego muestra el mensaje: La operación de respaldoconcluyo satisfactoriamente.

En caso de Importar Datos:· Seleccionar la casilla de verificación Importar Datos.

· Indicar la ruta del archivo que se va a importar, haciendo clic en el Botón .

· Debemos especificar la fecha o el rango de productos que deseamos importar.

· Una vez definidos estos datos, presionar el Botón Importar , el sistema mostraráun mensaje que se muestra a continuación: ¿Desea Importar los datos ahora?, sidesea importar presione el Botón SI, en caso contrario presione el Botón NO.

· Para salir del formulario hacer clic en el botón Salir .


Documents

Manual Confia