Manual Contabilidad

SIC-JAC Sistema de Información Contable

Manual de Operación Módulo de Contabilidad

La Paz – Bolivia

Manual del usuario del Sistema Contable - 1

TABLA DE CONTENIDO Pág. Características generales del sistema de contabilidad…………………………………………….. 4 Normas generales de operación……………………………………………………………………… 5

CAPITULO I COMPROBANTES

1. Registro de comprobantes…………………………………………………………………………. 8 1.1. Copia de Comprobantes………………………………………………………………………. 11 1.2. Llenado de datos de factura de compras………………………………………………........ 11 1.3. Llenado de datos de boletos aéreos…………………………………………………………. 12 1.4. Llenado de datos de importación……………………………………………………………... 13 1.5. Llenado de datos para retenciones…………………………………………………………... 13 1.6. Llenado de datos para factura de ventas……………………………………………………. 14 2. Modificación de comprobantes…………………………………………………………………….. 15 3. Borrado de comprobantes………………………………………………………………………….. 15 4. Registro de comprobantes borrados………………………………………………………………. 16 5. Visualiza comprobante…………………………………………………………………………....... 17 5.1. Visualiza comprobante previa a la impresión……………………………………………….. 18 6. Impresión de comprobante…………………………………………………………………………. 19 7. Resumen de comprobante…………………………………………………………………………. 20 8. Aplicación de la norma contable numero 3 (UFV)……………………………………………….. 21 8.1. Plan de cuentas……………………………………………………………………………....... 21 8.2. Cuentas en M/E……………………………………………………………………………....... 22 8.3. Rubros no Monetarios…………………………………………………………………………. 23 8.4. Norma Contable 3 (NC3)………………………………………………………………………. 26 9. Aplicación de la norma contable numero 6 (TC)…………………………………………………. 28 10. Registro de comprobantes en (Bs ò $us)……………………………………………………….. 28 11. Asiento de apertura………………………………………………………………………………… 29 12. Renumeración de comprobantes………………………………………………………………… 30

CAPITULO II LIBROS

1. Libro Diario…………………………………………………………………………………………… 31 1.1. Reporte libros diaria (previa impresión)……………………………………………………… 32 2. Libro Mayor (una sola cuenta)……………………………………………………………………... 32 3. Libro Mayor (varias cuentas)……………………………………………………………………….. 33 4. Libro de Compras IVA………………………………………………………………………………. 34 5. Libro de Ventas IVA…………………………………………………………………………………. 35 6. Libro de Ventas (por día)…………………………………………………………………………… 36 7. Registro de facturas anuladas…………………………………………………………………….. 36 8. Dosificación de facturas (nº de autorización)……………………………………………………. 37 9. Importación de libro de compras………………………………………………………………….. 39 10. importación de libro de ventas……………………………………………………………………. 40 11. Importación libro compras formato ACSII (TXT)……………………………………………….. 40 12. Exportación datos en formato TXT para libros IVA……………………………………………. 41 12.1. Exporta libro compras………………………………………………………………………… 42

Manual del usuario del Sistema Contable - 2 12.2. Exporta libro ventas…………………………………………………………………………... 43 13. Registro, adición y borrado de facturas de compras…………………………………………… 44 13.1. Registro………………………………………………………………………………………. 45 13.2. Editar…………………………………………………………………………………………. 49 13.3. Borrar…………………………………………………………………………………………. 50 14. Registro, adición y borrado de facturas de ventas………...………………..………………… 51 14.1. Registro……………………………………………………………………………………….. 52 14.2. Editar…………………………………………………………………………………………... 53 14.3. Borrar………………………………………………………………………………………….. 54

CAPITULO III ESTADOS FINANCIEROS

1. Estados Financieros………………………………………………………………………………… 55 2. Estados de cuenta…………………………………………………………………………………... 56 3. Balance General y Estado de Resultados comparativos……………………………………….. 56

CAPITULO IV PLAN DE CUENTAS

1. Editar plan de cuentas………………………………………………………………………………. 58 2. Importa plan de cuentas desde un sistema (sic-jac) anterior…………………………………... 60 3. Asignar cuantas a usuarios…………………………………..………………………………......... 61

CAPITULO V PRESUPUESTO

1. Asignación presupuestaria…………………………………………………………………………. 63 2. Ejecución presupuestaria………………………………………………………………………….. 64

CAPITULO VI CONFIGURACION

1. Códigos fijos contables……………………………………………………………………………... 65 1.1. Crédito, Debito y IT…………………………………………………………………………….. 65 1.2. Cierre de la gestión y otros……………………………………………………………………. 66 1.3. Proyecto.………………………………………………………………………………………… 66 1.4. Otros códigos fijos……………………………………………………………………………… 67 1.5. Pie de página…………………………………………………………………………………… 68 1.6. Moneda y otros…………………………………………………………………………………. 68

CAPITULO VII UTILIDADES

1. Tipo de cambio………………………………………………………………………………………. 69 2. Índice UFV……………………………………………………………………………………………. 70 3. Nuevo usuario……………………………………………………………………………………….. 71 4. Acceso a usuario…………………………………………………………………………………….. 71 5. Respaldo de la información (backup)……………………………………………………………... 72 6. Recuperación de la información de resguardo (Backup)………………………………………. 73

Manual del usuario del Sistema Contable - 3 CAPITULO VIII OTROS

1. Mantenimiento de índices…………………………………………………………………………... 75 2. Edita datos de la empresa………………………………………………………………………….. 75 3. Parámetros para consolidar………………………………………………………………………... 76 4. Tipos de comprobantes…………………………………………………………………………….. 76 5. Proyecto………………………………………………………………………………………………. 77 6. Sucursal………………………………………………………………………………………………. 77 7. Verifica comprobantes desbalanceados………………………………………………………….. 78

CAPITULO IX MODULO BANCARIZACION 1. Normativa…………………………..…...………………….………………………………………. 79 1.1. Resolución Normativa N° 10.0011.11…………………… …………………………………... 79 1.2. Resolución Normativa N° 10.0023.11…………………… …………………………………... 80 2. Registro Auxiliar – Modulo Bancarización………………………………………………………… 81 2.2. Reporte Libro auxiliar de Compras…………………………………………………………… 82 2.2. Reporte Libro auxiliar de Ventas ……………………….……………………………………. 82 2.3. Exportación datos para libro auxiliar de compras.…………………………………………. 83 2.3.1. Exportación libro auxiliar de compras………….……………………………………… 84 2.3.2. Exportación libro auxiliar de ventas……...…………………….……………………... 85 2.4. Registro, adición y borrado de registro auxiliar de compras……..……………..………… 86 2.4.1. Registro……………..……………………………………………………………………. 87 2.4.2. Editar…………...…………………………………………………………………………. 89 2.4.3. Borrar………..……………………………………………………………………………. 90 2.5. Registro, adición y borrado de registro auxiliar de ventas..…...………………….……… 91 2 5.1. Registro……..…………………………………………………………………………….. 91 2.5.2. Editar…………..…………………………………………………………………………... 93 2.5.3. Borrar……………..……………………………………………………………………….. 94 CAPITULO X INSTALACION DEL SOFTWARE CONTABLE

1. Pasos previos a la instalación del sistema “SIC-JAC”…………………………………………. 95 2. Pasos para instalar el sistema de contabilidad………………………………………………….. 96 3. Pasos para adicionar una nueva empresa……………………………………………………….. 99 4. Ingreso al sistema de contabilidad………………………………………………………………… 100 5. Adiciona una nueva gestión.………………………………………………………………………. 101 6. Pasos para la instalación en red…………………………………………………………………… 102 7. Pasos para crear el nuevo acceso directo………………………………………………………... 104 8. Pasos para exportar a Excel……………………………………………………………………….. 108


CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILID AD

SIC-JAC es un sistema administrativo que fue diseñado para responder a sus necesidades en cuanto al manejo de la información contable. Su diseño amplio y su flexibilidad le permiten aplicar el proceso contable a diferentes tipos de empresas en cuanto a inicio y cierre de periodo . Comercial (Periodo: enero a diciembre), Industrial (Periodo: abril a marzo), Agropecuaria (Periodo: julio a junio) y Minera (Periodo: octubre a septiembre). El Plan de Cuentas pueden manejar hasta 5 niveles de cuentas: Grupo (activo, pasivo patrimonio, ingreso y egreso), Rubro (activo corriente, pasivo corriente, etc.), Título (activo disponible, activo exigible, activo realizable, etc.), Cuenta compuesta (caja, banco moneda nacional, banco moneda extranjera, cuentas por cobrar, etc.) y Subcuenta o de detalle (banco de crédito cuenta corriente No. XXXX, banco nacional caja de ahorro No. XXYYZZ, etc.,). Una vez definido el plan de cuentas debe registrar los códigos fijos de las cuentas contables. Tiene que tener mucho cuidado al cambiar los códigos fijos, si registró comprobantes con dichos códigos no puede cambiar, a no ser que los comprobantes registrados con dichos códigos sean borrados. Las cuentas contables fijas permiten agilizar el registro de un comprobante, estas cuentas son : crédito fiscal, débito fiscal, impuesto a las transacciones (IT), diferencia de cambio o diferencia por redondeo, retención IU por compras , retención IU por servicios, retención IT por compras, retención IT por servicios, ajuste por inflación y tenencia de bienes etc. Existen cuentas que permiten cierre del periodo: resultados del ejercicio y resultados acumulados. Genera en forma automática los asientos (comprobantes) de ajuste de acuerdo a la Norma Contable 3 y 6 de las cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso y Egreso, pero las de Activo como ser: Activos Fijos e Inventarios, deben ser ajustados manualmente con un asiento (comprobante) de Traspaso por su tratamiento. Las transacciones comerciales son registradas en comprobantes contables. Los comprobantes contables son de tres tipos:

- Tipo 1 Comprobantes de ingreso - Tipo 2 Comprobantes de egreso - Tipo 3 Comprobantes de traspaso

Los comprobantes de ingreso registran transacciones que significan entrada, a la empresa o institución, en términos monetarios. Los comprobantes de egreso registran transacciones que significan salida, de la empresa o institución, en términos monetarios. En los comprobantes de traspaso se registran aquellas transacciones que no signifiquen ni entrada ni salida de dinero. Con los asientos (comprobantes) registrados se podrá obtener en cualquier momento los reportes por pantalla o impresora de:

- Libro Diario, Libro Mayor y Libro de compras y Ventas IVA - Balance de comprobación de Sumas y Saldos - Balance General - Estado de Resultados

Manual del usuario del Sistema Contable - 5 Los siguientes reportes: Libro Diario, Libro Mayor, Libros de Compra, Libro de Ventas, Balance de Sumas y Saldos, Balance General y el Estado de Resultados al visualizar por pantalla, internamente son exportados en formato EXCEL en la carpeta “D:\SIC-JACW\XLS”, los que pueden ser modificado para su mejor presentación. Si las facturas de ventas y las facturas de compras son registradas factura por factura con todos los datos requeridos para el libro de compras y ventas IVA, estos datos pueden ser exportados en formato TXT al Software de Libro de Compras y Ventas IVA de Servicio de Impuestos Nacionales. La parte del presupuesto se lo maneja con las cuentas de INGRESOS y EGRESOS del plan de cuentas, los mismos pueden ser marcados o seleccionados y presupuestados, y con el registro de comprobantes se obtendrá la ejecución presupuestaria. En vista de las continuas mejoras que se le hacen a l sistema; pueden existir en el manual ciertas secciones que difieren con el sistema en sí. NORMAS GENERALES DE OPERACION El sistema para ingresar datos validos cuenta con una serie de opciones predeterminadas llamados controles como ser: cuadro de texto, cuadro de edición, cuadro combinado, cuadro de lista, grupo de opciones, casilla de verificación, control numérico y botón de comando.

CONTROLES Cuadro de texto, Permite ingresar datos o mostrar información.

Cuadro de edición, Permite introducir textos largos. La tecla TAB se usa normalmente para pasar el enfoque al siguiente control en el orden de tabulación.


Cuadro combinado, Este control permite seleccionar un elemento de la lista contenida en un cuadro combinado, se debe pulsar en el botón situado a la derecha del control.

Cuadro de lista, Un cuadro de lista muestra una lista de elementos en la que es posible elegir uno o más elementos.

Grupo de opciones, Este control contiene un grupo de botones de opción de las que sólo se puede elegir una.

Casilla de verificación, Este control permite presentar varias opciones de las que se puede elegir una o más de una.

Control numérico, Este control permite elegir en un intervalo de valores numéricos al desplazarse por los valores cuando hace clic en las flechas arriba y abajo del control, o introduce un valor en el cuadro de control.

Botón de comando, Este control se emplea para iniciar acciones tales como imprimir un informe, aceptar los valores ingresados, cerrar o mostrar una ventana, o cada una de las opciones de una barra de tareas.


Para el ingreso de datos existen teclas que facilitan la edición de un campo (espacio destinado al ingreso de la información) las cuales se describen a continuación. Num Lock Alterna el uso entre el teclado numérico y las flechas de movimiento. Del Borra caracteres sobre el cursor. Backs pace Borra caracteres a la izquierda del cursor Ins Cambia entre el modo insertar y sobrescribir Enter Permite confirmar la selección de una opción o el ingreso de la información digitada. Crtl Y Presionando simultáneamente permite borrar hasta el fin de la línea. Esc Esta tecla por lo general se utiliza para escapar (dejar de hacer la acción que está realizando). Algunos campos no permiten el ingreso de ciertos caracteres ó números, esto es debido a que el sistema realiza la verificación en el ingreso (Ejemplo, en el campo de importe no puede ingresar letras). La operación del sistema está basada en la selección de opciones a través de selectores tipo menú.

MENU DE OPCIONES Para seleccionar alguna de las opciones presentadas en pantalla, se debe hacer uso de las flechas de movimiento de cursor que se encuentran ubicadas al lado del teclado numérico, hasta iluminar la opción deseada y luego presionar la tecla de ingreso (ENTER ó RETURN), o con el Mouse (ratón) presionando el botón izquierdo en la opción deseada.


CAPITULO I COMPROBANTES

Las transacciones comerciales son registradas en comprobantes contables. Los comprobantes contables son de tres tipos:

- Tipo 1 Comprobantes de ingreso - Tipo 2 Comprobantes de egreso - Tipo 3 Comprobantes de traspaso

Los comprobantes de ingreso registran transacciones que significan entrada, a la empresa o institución, en términos monetarios. Los comprobantes de egreso registran transacciones que significan salida, de la empresa o institución, en términos monetarios. En los comprobantes de traspaso se registran aquellas transacciones que no signifiquen ni entrada ni salida de dinero. 1. REGISTRO DE COMPROBANTES Para registrar un comprobante: En el menú “Contabilidad”, seleccione “Comprobantes” y, a continuación, haga clic en “Registro de Comprobante” y siga los siguientes pasos: 1. Docto. Contable. Seleccione una opción, existen 3: (1) Ingreso, (2) Egreso) y (3) Traspaso. 2. Fecha. Introduzca la fecha del comprobante. 3. Tipo Cambio . Introduzca el tipo de cambio correspondiente a la fecha del comprobante, si ya existiera almacenado en el sistema, se mostrara el dato, también puede modificarse. 4. Moneda. Seleccione un opción, existen 2: Bs. y $us. Sin importar el tipo de moneda definido en el plan de cuentas. 5. Proyecto. Seleccione un elemento de la lista. 6. Pagado A ó Recibido De. Si el comprobante es Egreso (2), introduzca el nombre a quien pago. Si es ingreso (1), introduzca el nombre de quien le está pagando. Y Finalmente si es Traspaso (3), introduzca el porqué del comprobante. Longitud 55 caracteres 7. No Comprobte. Es un campo que muestra el número correlativo de comprobante de acuerdo al mes y el tipo. La numeración del comprobante es correlativa en cada mes y en cada tipo de comprobante. Ejemplo: Mes Tipo de Comprobante Numeración Enero Ingreso 1, 2, 3, 4,...N Enero Egreso 1, 2, 3, 4,...N Enero Traspaso 1, 2, 3, 4,...N Febrero Ingreso 1, 2, 3, 4,...N

Manual del usuario del Sistema Contable - 9 Febrero Egreso 1, 2, 3, 4,...N Febrero Traspaso 1, 2, 3, 4,...N 8. Glosa. Introduzca la explicación de la operación del comprobante, este campo es alfanumérico (letras y números) de longitud 250 caracteres. Los primeros 75 caracteres son copiados a la referencia (la referencia es una pequeña glosa que va al mayor de cada cuenta). Solo en este caso para pasar el enfoque al siguient e control en el orden de tabulación utilice la tecl a TAB. 9. Columna código. La columna código es un campo numérico, debe registrar el código de la cuenta, en caso de no recordar el código de la cuenta presione el botón < Buscar cuenta > o La tecla de control (F2). 10. Columna nombre cuenta . La columna nombre cuenta es un campo no editable muestra el nombre de la cuenta del código digitado. 11. Columna referencia . La columna referencia es un campo alfanumérico, debe registrar una pequeña glosa que corresponda a la cuenta seleccionada, la longitud de este campo es de 75 caracteres, para facilitar el ingreso de este dato copia automáticamente la primera fila de la glosa. Si el tipo de moneda fue seleccionado en bolivianos (Bs.): 12. Columna debe (Bs.-). La columna debe (Bs.-) es un campo numérico, deber registrar el importe del cargo o débito de la transacción. 13. Columna haber (Bs.-). La columna haber (Bs.-) es un campo numérico, deber registrar el importe del abono o crédito de la transacción. 14. Columna debe ($us.-). La columna debe ($us.-) es un campo numérico, esta columna no es editable, ya que muestra el equivalente en Dólares del importe en Bolivianos al tipo de cambio registrado. 15. Columna haber ($us.-) . La columna haber ($us.-) es un campo numérico, esta columna no es editadle, ya que muestra el equivalente en Dólares del importe en Bolivianos al tipo de cambio registrado. Si el tipo de moneda fue seleccionado en Dólares: Columna debe ($us.-). La columna debe ($us.-) es un campo numérico, deber registrar el importe del cargo o debito de la transacción. Columna haber ($us.-). La columna haber ($us.-) es un campo numérico, deber registrar el importe del abono o crédito de la transacción. Columna debe (Bs.-). La columna debe (Bs.-) es un campo numérico, esta columna no es editable, ya que muestra el equivalente en Bolivianos del importe en Dólares al tipo de cambio registrado. Columna haber (Bs.-). La columna haber (Bs.-) es un campo numérico, esta columna no es editable, ya que muestra el equivalente en Bolivianos del importe en Dólares al tipo de cambio registrado. 16. Columna Bco. La columna Bco. es un control (cuadro combinado), si la cuenta es banco debe seleccionar el tipo de movimiento del banco, (si el importe es cargo , ejem. Depósito, intereses percibidos, etc.). (si el importe es abono , ejem. girado, retiro, etc.) 17. Columna No. Cheque. La columna es un campo numérico, registre el número de cheque si la cuenta es banco (haber o abono )

Manual del usuario del Sistema Contable - 10 18. Columna I.V.A. La columna I.V.A. le permite registrar los datos de una factura: Factura de compras o ventas. 19. Copia Comprobante. Entrando a esta opción se puede hacer la copia de comprobantes anteriores.

Importante: Existen cuentas que se definen como fijos, que permiten agilizar el registro de: comprobante de Egreso (2) con factura de compras y sin factura , comprobante de Ingreso (1) con factura de ventas. Para registrar una factura de compras, debe seleccionar en documentos contables “2-Egreso” ó “3-Traspaso” , además la cuenta contable que se debita (Columna debe ), tiene que ser una cuenta de GASTOS (compras ó servicios), ó una cuenta de ACTIVO (adquisición de bienes para uso o para la venta), ó una cuenta de PASIVO (Cuentas por pagar). Para registrar una factura de ventas, debe seleccionar en documentos contables “1-Ingreso” ó “3-Traspaso” , además la cuenta contable que se abona (Columna haber ), tiene que ser una cuenta de INGRESO (venta de producto o servicio). Recuerde que los códigos fijos y los porcentajes deben ser definidos con anterioridad en el menú “Contabilidad”, “Configuración”, “Códigos Fijos Contables”. Las cuentas fijas para la factura de compras son:

- Crédito fiscal (cuenta del grupo de ACTIVOS) 13% (porcentaje ) Las cuentas fijas para la factura de ventas son:

- Debito fiscal (cuenta del grupo de PASIVOS) 13% (porcentaje ) - Impuesto a las transacciones (I.T.) (cuenta del grupo de GASTOS) 3% (porcentaje ) - impuesto a las transacciones (I.T.) (cuenta del grupo de PASIVOS) 3% (porcentaje )

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Manual del usuario del Sistema Contable - 11 Las cuentas fijas para la retención por compras son:

- Retención Impuesto a las utilidades IU (Cuenta del grupo de PASIVOS) 5% (porcentaje ) - Retención impuesto a las transacciones (I.T.) (Cuenta del grupo de PASIVOS) 3% (porcentaje )

Las cuentas fijas para la retención por servicio son:

- Retención Impuesto a las utilidades IU (Cuenta del grupo de PASIVOS) 12.5% (porcentaje ) - Retención impuesto a las transacciones (I.T.) (Cuenta del grupo de PASIVOS) 3% (porcentaje )

1.1. COPIA DE COMPROBANTES

Para realizar la copia de comprobantes, pulse el botón seguidamente le aparecerá la ventana Copia Asiento. Para copiar un comprobante debe: seleccionar el mes ; el tipo documento contable que utilizará y el número de comprobante (si es que lo sabe), luego presiona el botón Procesar . Si no puso el número de comprobante se generará una lista de todos los comprobantes del mes seleccionado, luego debe escoger el que desea

copiar, presionar el botón . Una vez que copie el documento puede modificar los montos y la glosa, si estos tuvieran factura se debe volver a llenar los datos de facturas.

1.2. LLENADO DE DATOS DE FACTURA DE COMPRAS Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:

En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso compras, seguidamente aparecerá la pantalla de llenado de facturas de compras debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de compras.


1.3. LLENADO DE DATOS DE BOLETOS AEREOS Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:

En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso Boletos Aéreos, seguidamente aparecerá la pantalla de llenado de boletos aéreos debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de compras.

Manual del usuario del Sistema Contable - 13 1.4. LLENADO DE DATOS DE LA IMPORTACION Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:

En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso Importación, seguidamente aparecerá la pantalla de llenado de importación debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de compras.

1.5. LLENADO DE DATOS PARA LA RETENCION (COMPRAS, SERVICIOS ó RC-IVA) Al hacer un clic en la casilla del IVA en el registro de comprobantes generara la siguiente pantalla:

En esta pantalla debe seleccionarse el tipo de registro que se realizara para el caso Retenciones, seguidamente aparecerá la pantalla de llenado de retención ó asumido (compras, servicios ó RC-IVA) debe registrar todos los datos que corresponden según sea el caso, (retención ó asumido de compras, servicios ó RC-IVA), para generar el libro de compras.


1.6. LLENADO DE DATOS DE FACTURA DE VENTAS En la pantalla de llenado de facturas de ventas debe registrar todos los datos que corresponden para generar el libro de ventas.

Una vez registrado los datos del comprobante (cuadrado los importes del debe y haber) tenemos las siguientes opciones

Elegir impresora: Este botón permite seleccionar la impresora. Imprimir y grabar: Este botón permite guardar el comprobante e imprimir.

Manual del usuario del Sistema Contable - 15 Grabar: Este botón permite guardar el comprobante. Cancelar: Este botón permite cancelar el registro del comprobante. 2. MODIFICACIÓN DE COMPROBANTES

Para modificar un comprobante, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Comprobantes” y, a continuación, haga clic en “Modifica Comprobante” . Para modificar un comprobante debe seleccionar el tipo de comprobante, el mes correspondiente a la fecha del comprobante y el número de comprobante. Una vez recuperado el comprobante puede modificar casi todo, excepto: Tipo de comprobante, moneda y número de comprobante. La modificación de datos es similar al Registro de Comprobantes en cuanto al registro de datos se refiere.

3. BORRADO DE COMPROBANTES

Para borrar un comprobante, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Comprobantes” y, a continuación, haga clic en “Borrado de Comprobante” . Para borrar un comprobante primero se debe ubicar el comprobante. 1. Mes. Seleccione el mes en el cual se encuentra el comprobante que desea borrar, también existe la opción todo que le permite desplegar todos los meses. 2. Docto. Contable. Seleccione un elemento de la lista: Ingreso, Egreso, Traspaso o de lo contrario todo y le desplegara todos los comprobantes según el mes que selecciono. 3. Número del comprobante. Ingrese el número de comprobante a ser borrado. Si no recuerda el número de comprobante no es necesario que lo coloque, al presionar el botón procesar se desplegaran todos los tipos de comprobantes (ingreso, egreso y traspaso), de un determinado mes, ó todos los meses, según los parámetros que dio en mes y documento contable. 4. Para visualizar el comprobante a ser borrado, presione el botón procesar.

5. Primero ubique en la columna “No.Comp. ”, un registro (fila) del comprobante a ser borrado, presionando

doble clic el No. comp. El comprobante a ser borrado quedará marcado con .


6. Presione el botón Aceptar. A continuación se muestra una última oportunidad para no borrar, presionando el botón No

7. Para salir de la opción Borrar Comprobante, presione el botón Cancelar. 4. REGISTRO DE COMPROBANTES BORRADOS Para registrar un comprobante borrado, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Comprobantes” y, a continuación, haga clic en “Registro de Comprobantes Borrados”.

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Manual del usuario del Sistema Contable - 17 El registrar un comprobante borrado es similar a la opción “Registro de Comprobantes”, con la diferencia

que en esta opción, debe registrar el número del comprobante borrado.

5. Visualiza Comprobante Para visualizar un comprobante, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Comprobantes” y, a continuación, haga clic en “Visualiza Comprobante”. Para visualizar un comprobante primero debe seguir los siguientes pasos: 1. Mes. Seleccione el mes correspondiente a la fecha del comprobante que desea visualizar o de lo contrario seleccione todo, se desplegaran todos los meses. 2. Docto Contable. Seleccione un elemento de la lista: Ingreso, Egreso, Traspaso o de lo contrario todo lo cual desplegara todos los tipos de comprobantes del mes seleccionado. 3. Número del comprobante. Ingrese el número de comprobante a ser borrado. Si no recuerda el numero de comprobante no es necesario que lo coloque, presionando el botón procesar puede desplegar todos los tipos de comprobantes, de un determinado mes, ó todos los meses, según los parámetros que se dio, marcando con un clic en una de las filas del comprobante se lo podrá visualizar. 4. Para visualizar el comprobante a ser borrado, presione el botón procesar. 5. Primero ubique en la columna “No.Comp. ”, un registro (fila) del comprobante a ser Visualizado,

presionando doble clic el No. comp. El comprobante a visualizarse quedará marcado con .


6. Presione el botón Visualizar. A continuación se muestra el comprobante previo a la impresión.

5.1 VISUALIZA COMPROBANTE PREVIA A LA IMPRESIÓN

La barra de herramientas , de la parte superior del reporte tiene las siguientes características:

, Este botón permite ir a la Primera Pagina.

, Este botón permite ir a la Página Anterior.

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, Este botón permite ir a una determinada Página.

, Este botón permite ir a la Página Siguiente.

, Este botón permite ir a la Ultima Pagina.

, Este botón permite Cerrar vista previa.

, Este botón permite Imprimir.

Si presiona el botón cerrar vista previa , obtendrá la siguiente pantalla:

Opción de imprimir (todo el reporte o desde pagina X hasta pagina Y) Esta opción de imprimir todo el reporte o desde una página X hasta la pagina Y, es de gran utilidad cuando solo se quiere imprimir parte del reporte.

6. Impresión de Comprobante Para imprimir uno o más comprobantes, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Comprobantes” y, a continuación, haga clic en “ Impresión de Comprobante”. Para imprimir uno o más comprobantes registre los siguientes datos: 1. Mes. Seleccione el mes correspondiente a la fecha del comprobante, o de lo contrario seleccione todo. 2. Docto Contable. Seleccione un elemento de la lista: Ingreso, Egreso, Traspaso, Ajuste, o todo. 3. Desde el Número. Ingrese el número de comprobante inicial. 4. Hasta el Número. Ingrese el número de comprobante final. 5. Para visualizar los comprobantes a ser impresos, presione el botón Procesar . 7. Presione el botón Imprimir Comprobantes, para imprimir todos los comprobantes mostrados (rango de

comprobantes).

Manual del usuario del Sistema Contable - 20 Es importante mencionar que no existe despliegue previo a la impresión , y que se imprimirán todos los comprobantes que se seleccionaron según parámetros que se dio.

7. RESUMEN DE COMPROBANTES Para obtener el resumen de comprobantes, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Comprobantes” y, a continuación, haga clic en “Resumen de Comprobantes”. El resumen de comprobantes muestra los comprobantes por tipo y por mes, así como los comprobantes borrados. Si desea imprimir el Número de comprobantes Existentes, Borrados y Numeración de Comprobantes, seleccione los botones correspondientes en cada caso.

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Manual del usuario del Sistema Contable - 21 8. APLICACIÓN DE LA NORMA CONTABLE NÚMERO 3 (UFV) Y NUMERO 6 (TC)

Para realizar la actualización de la norma contable 3(UFV), haga clic en el menú "Contabilidad", en el menú desplegable seleccione "Comprobantes" en el sub-menú desplegable, haga clic en "Aplicación de la Norma Contable Número 3 (UFV) y Numero 6 (TC) ”. En la pantalla Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes , visualizará las siguientes pestañas: 8.1 PLAN DE CUENTAS Según las Normas contables 3 y 6 revisadas y modificadas a septiembre de 2007, se establece que se utilizarán 3 cuentas para todos los ajustes, ya sean por Tipo de Cambio, Inflación, etc., según se determine. Las cuales deberán estar adicionadas en el plan de cuentas en el grupo cinco de egresos, estas cuentas son: - AJUSTE POR INFLACIÓN Y TENENCIA DE BIENES - AJUSTE DIFERENCIAS DE CAMBIO - MANTENIMIENTO DE VALOR

Para los ajustes de las cuentas del patrimonio deberán estar adicionadas dos cuentas en el grupo tres de patrimonio, que son: - AJUSTE DE CAPITAL - AJUSTE DE RESERVAS PATRIMONIALES Se debe aclarar, que a partir de la vigencia de la norma, el “ajuste de capital” debe exponerse junto a su correspondiente cuenta de capital, concordante con el concepto fundamental de mantenimiento de capital, para medir los resultados; por tanto deberá crearse en el grupo Patrimonio dentro del Título Patrimonio la Cuenta Compuesta, Ajuste de Capital.


8.2 CUENTAS EN M/E

Haga clic en La ficha ¨ Cuentas en M/E ¨ esta opción permite aplicar la Norma Contable 6 a los estados financieros preparados a fin de gestión, esto significa que todas las Cuentas o partidas en Moneda extranjera tienen que ser re-expresadas al Tipo de Cambio de cierre. Debe seguir los siguientes pasos: En la Columna Marcar cuentas en moneda extranjera, haga un clic en las casillas de verificación, solo a las Cuentas que están en Moneda Extranjera y con el Numeral 2. (Los rubros no monetarios no deben ser marcados, como ser: Inventarios, Activos Fijos, Depreciaciones Acumuladas, Cuentas de patrimonio, Cuentas de Ingreso y Cuentas de Egreso, porque tienen otro tratamiento). Una vez que se ha marcado las cuentas descritas, haga clic en el botón grabar.

Manual del usuario del Sistema Contable - 23 8.3 RUBROS NO MONETARIOS

En la misma ventana haga clic, en la ficha ¨ Rubros No Monetarios ¨. Esta opción nos permite actualizar las partidas de cuentas de Inventarios, Activos Fijos, Depreciaciones Acumuladas, Cuentas de patrimonio, Cuentas de Ingreso y Cuentas de Egreso. En el plan de cuentas ubíquese en las cuentas de patrimonio. En la Columna Marcar cuentas de Rubros No

Monetarios haga un clic en las casillas de verificación donde se debe marcar todas las cuentas de patrimonio. (Las cuentas de inventarios y Bienes de Uso serán ac tualizadas en sus propios módulos ). Se deben marcar todas las cuentas del patrimonio excepto la cuenta: Resultados del Ejercicio .

Posteriormente en la columna tipo de cuenta indique a qué tipo de cuenta pertenece, las cuentas que han sido marcadas, por ejemplo las cuentas de Capital son cuentas de Capital, la cuenta de Reserva Legal es una cuenta de Ajuste de Reservas Patrimoniales, Reservas y Otros.

Manual del usuario del Sistema Contable - 24 Después de haber realizado todas estas operaciones en cada una de las cuentas de detalle que pertenecen a cuentas de patrimonio, debe guardar, haciendo clic en el botón Grabar . Luego nuevamente haga clic en la ficha ¨ Rubros No Monetarios ¨. En esta opción se actualizará las partidas de Ingreso y Egreso de la gestión. Para efectuar este paso debe marcar las cuentas de Ingreso y de egreso, cuando el plan de cuentas de la empresa es muy extenso y muy detallado se recomienda utilizar la ayuda del sistema que consiste en lo siguiente: Para cuentas de Ingreso: Haga clic en la pestaña Desde el Código , se visualizará el plan de cuentas, buscar las cuentas de ingreso y posicionarse en la primera cuenta de detalle y haga doble clic, sobre el código, y aparecerá el código elegido. Ahora haga clic en la pestaña, Hasta el Código , se visualizará el plan de cuentas, buscar las cuentas de ingreso y posicionarse en la última cuenta de detalle, haga doble clic, sobre el código y aparecerá el código elegido. A continuación en Tipo de Cuenta , haga clic en la pestaña y elija el tipo de cuenta, en este caso Ingresos .

Ahora haga clic en el botón Marcar y aparecerá una ventana indicando las cuentas que fueron marcadas.

Desmarque la cuenta: Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes, de las cuentas de ingreso.


Por último haga clic en el botón de comando Grabar. Luego nuevamente haga clic en la ficha ¨ Rubros No Monetarios ¨. Para las cuentas de Egreso. Haga clic en la pestaña Desde el Código , se visualizará el plan de cuentas, buscar las cuentas de Egreso y posicionarse en la primera cuenta de detalle y haga doble clic, sobre el código, y se registrará el código elegido. Luego haga clic en la pestaña, Hasta el Código , se visualizará el plan de cuentas, buscar las cuentas de Egreso y posicionarse en la última cuenta de detalle y haga doble clic sobre el código, y se registrará el código elegido. A continuación haga clic en la pestaña Tipo de Cuenta y elija el tipo de cuenta, en este caso Egresos.

Ahora haga clic en la pestaña Marcar y aparecerá una ventana indicando las cuentas que fueron marcadas.

Proceda a desmarcar la cuenta: Ajuste por inflación y tenencia de bienes de la cuenta de egresos, porque es contra cuenta.


Por último guarde estos datos haciendo clic, en el botón Grabar. 8.4 NORMA CONTABLE 3 (NC3) En esta misma pantalla a continuación haga clic, en la ficha, Norma Contable 3.

En Códigos Fijos para los Asientos de Ajustes debemos establecer las contra cuentas de los ajustes. Como ser: - Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes - Ajuste Diferencia de Cambio - Mantenimiento de Valor - Ajuste de Capital - Ajuste de Reservas Patrimoniales

Manual del usuario del Sistema Contable - 27 Haciendo clic en cada una de las pestañas se habilitará el plan de cuentas en el que podremos corroborar el código de cada cuenta.

Una vez realizado este paso, debe hacer clic en el botón de comando . En la opción. Número de Comprobantes , debemos elegir el mes en el que se va a realizar el ajuste.

En la opción Documento Contable: haga clic en la pestaña y elija el tipo de comprobante en el que se generará el asiento de ajuste, para este ejemplo elija ajuste.

En la opción Fecha para los asientos de Ajuste, debe colocar la fecha de cierre, en la que el sistema actualizará los Estados Financieros y una vez introducida la fecha, presione la tecla tabulador o Enter y automáticamente se visualizará la UFV y el tipo de cambio de la fecha indicada.

Realizados todos estos pasos haga clic en el botón , se mostrará pantallas confirmando la generación de asientos de ajuste.


9. AJUSTE INTEGRAL (2007) Para realizar el Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes con el Tipo de Cambio del Dólar, y no realizar la actualización de las normas contables 3 y 6, haga clic en el menú "Contabilidad", en el menú desplegable seleccione "Comprobantes" en el sub-menú desplegable, haga clic en "Ajuste Integral (2007)" y obtendrá la siguiente pantalla:

Esta opción permite generar el asiento de ajuste por inflación y tenencia de bienes de las cuentas de Balance y de Resultados, es decir las cuentas de: ACTIVO, PASIVO, INGRESO Y EGRESO, y no así de las cuentas de PATRIMONIO. Se recomienda registrar en Fecha de Inicio del Periodo (dd/mm/aaaa), la fecha inicial del periodo y debe registrar la fecha al cual se desea actualizar con el tipo de cambio. 10. REGISTRO DE COMPROBANTES EN (Bs ò $us) Ir al menú "Contabilidad", en el menú desplegable seleccione "Comprobantes" en el sub-menú desplegable, haga clic en " Registro de comprobantes en (Bs ò $us) y obtendrá la siguiente pantalla: Esta opción es similar al registro de comprobantes que tenemos en el punto 1, con la diferencia que en este caso en la casilla de moneda tiene 3 opciones: (1). Bs, (2). $us. y (3). Bs. y $us. En este último caso se pueden registrar ambos importes tanto en dólares como en bolivianos sin que intervenga el tipo de cambio.


11. ASIENTO DE APERTURA Para generar el asiento de apertura, en el menú “Contabilidad ”, seleccione “Comprobantes” y, a continuación, haga clic en “Asiento de apertura” . Esta opción permite generar el asiento de apertura registrando el tipo de cambio de la fecha de inicio del periodo y la UFV de cierre del periodo anterior. Esta opción solo podrá ser ejecutada si fue cerrado el periodo anterior con el sistema “SIC-JAC” (Sistema de información Contable).

Para generar el asiento de apertura haga clic en el botón

Manual del usuario del Sistema Contable - 30 12. RENUMERACIÓN DE COMPROBANTES Para reenumerar los comprobantes, en el menú “Contabilidad ”, seleccione “Comprobantes” y, a continuación, haga clic en “Renumeración de comprobantes” . Esta opción permite reenumerar comprobantes, para esto debe seguir las instrucciones y recomendaciones que muestra la pantalla.


CAPITULO II LIBROS

El Sistema “SIC-JAC” permite obtener los siguientes libros:

- Libro Diario - Libro Mayor - Libro de Compras IVA y Libro de Ventas IVA

1. LIBRO DIARIO Para obtener el reporte del libro diario, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “ Libro Diario” .

1. Reporte por mes y Tipo de Comprobante.

- Mes. Seleccione el mes correspondiente a la fecha del comprobante, o también la opción Todo.

- Docto. Contable. Seleccione un elemento de la lista, existen 5 opciones para seleccionar: (1) Ingreso, (2) Egreso (3) Traspaso, (4) Ajuste y (5) TODO.

2. Reporte por Rango de fechas.

- Desde. Seleccione la fecha de inicio en que desea el reporte.

- Hasta. Seleccione la fecha final en que desea el reporte.

3. Para visualizar el libro diario, presione el botón Procesar.

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Manual del usuario del Sistema Contable - 32 4. Presione el botón Visualizar , para ver el reporte del libro diario. 5. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar . 1.1 REPORTE LIBRO DIARIO (PREVIA IMPRESIÓN)

2. LIBRO MAYOR (UNA SOLA CUENTA) Para obtener el reporte del libro mayor, en el menú “Contabilidad ”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Libro Mayor (una sola cuenta)” .

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1. Código Contable. Ingrese el código contable del que desea obtener el libro mayor, si no recuerda el código puede buscar y seleccionar la cuenta.

2. Proyecto. Elija el proyecto del cual quiere ver el mayor.

3. Rango de Fechas. Introduzca el rango de fechas del que desea obtener el mayor.

4. Moneda. Elija el tipo de moneda para obtener el libro mayor.

5. Saldo. Elija el tipo de reporte, respecto al saldo (con ó sin).

6. Para visualizar el libro mayor, presione el botón Procesar.

7. Para imprimir el libro mayor, presione el botón Reporte . Nos muestra el reporte previo a la impresión.

8. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar .

9. Para ver el registro en el comprobante, presione Ver comprobante.

10. Presione Elegir impresora para configurar la impresora. 3. LIBRO MAYOR (VARIAS CUENTAS) Para obtener el reporte del libro mayor (varias cuentas), en el menú “Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “ Libro Mayor (varias cuentas)”.

1. Desde la cuenta. Ingrese el código contable inicial, si no recuerda el código puede buscar y seleccionar la cuenta.

2. Hasta la cuenta. Ingrese el código contable final, si no recuerda el código puede buscar y seleccionar la cuenta.

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3. Obras (construcción). Elija la obra o el proyecto que desee para ver el reporte.

4. Desde Fecha. Introduzca la fecha inicial del rango de fechas del que desea obtener el mayor.

5. Hasta Fecha. Introduzca la fecha final del rango de fechas del que desea obtener el mayor.

6. Moneda. Elija el tipo de moneda para obtener el libro mayor.

7. Tipo de Impresión. Elija el tipo de impresión.

8. Para visualizar el libro mayor, presione el botón Reporte


4. LIBRO DE COMPRAS (IVA ) Para obtener el reporte del libro de compras, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Libro de compras IVA”.

1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de compras.

2. Sucursal. Seleccione la sucursal de la que desee obtener el libro de compras.

3. Tipo de reporte. Seleccione una de las opciones: compras, boletos aéreos, importación, todo.

4. Procesar. Le permitirá ver el libro de compras con los parámetros que selecciono.

5. Ordenado por. Si desea puede ordenar por: fecha, nombre, importe, factura y NIT, puede hacerlo presionando un clic.

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6. Agrupación de facturas. Esta opción muestra el reporte del libro agrupando las facturas según el comprobante.

7. Para visualizar el libro de Compras, presione el botón Reporte.

8. Para seleccionar la impresora, presione el botón Elegir Impresora.

9. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar.

5. LIBRO DE VENTAS IVA Para obtener el reporte del libro de Ventas, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Libro de ventas IVA”

1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de ventas.

2. Sucursal. Ingrese el número de serie (oficina central ó sucursales)

3. Procesar. Le permitirá ver el libro de compras con los parámetros que selecciono.

4. Ordenado por. Si desea ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic.


6. Para visualizar el libro de Ventas, presione el botón Reporte.

7. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar.

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Manual del usuario del Sistema Contable - 36 6. LIBRO DE VENTAS (por día) Para obtener el reporte del libro de Ventas por día, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “ Libro de ventas IVA (por día)”. Este reporte nos mostrara las ventas por día de todos los meses o del rango de fechas que se le asigne.

7. REGISTRO DE FACTURAS ANULADAS Para registrar facturas anuladas del libro de ventas, en el menú “Contabilidad ”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Registro de Facturas Anuladas”

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1. Periodo Fiscal. Seleccione el mes en el que desea registrar las facturas anuladas, no utilizadas y extraviadas

2. Sucursal. Registre el número de la sucursal (casa matriz = 0, sucursal 1= 1 sucursal 2= 2, etc.)

3. Registro de Facturas Anuladas - Fecha: Indica la fecha en que se anulo la factura. - Desde el Número y Hasta el Número : Se ponen los números de las facturas anuladas. - Generar Facturas: Este botón permite Generar las facturas que fueron anuladas.

- Borra Facturas: Este botón permite borrar las facturas que no deseamos anular

4. Registro de Facturas No Utilizadas

- Fecha: Indica la fecha de las facturas que fueron inutilizadas. - Desde el Número y Hasta el Número : Se ponen los números de las que fueron inutilizadas. - Generar Facturas: Este botón permite Generar las facturas que fueron inutilizadas. - Borra Facturas: Este botón permite borrar las facturas que no fueron inutilizadas.

5. Registro de Facturas Extraviadas.

- Fecha: Indica la fecha en la que se extraviaron las facturas. - Desde el Número y Hasta el Número : Se ponen los números de las facturas que fueron extraviadas. - Generar Facturas: Este botón permite Generar las facturas que fueron extraviadas.

- Borra Facturas: Este botón permite borrar las facturas que no fueron extraviadas.

6. Para grabar el registro de las facturas anuladas, no utilizadas y las extraviadas presione el botón

Grabar .

7. Para salir del formulario, presione el botón Salir. Las facturas anuladas, inutilizadas y extraviadas se muestran en el libro de ventas de acuerdo al mes que corresponde. 8. DOSIFICACIÓN DE FACTURAS (No. AUTORIZACIÓN)

Para registrar el alfanumérico y número de orden de las facturas de ventas, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Dosificación de Facturas (No. Autorización)”. 1. Columna Nro. Aparece automáticamente un correlativo. Este campo no es editable. 2. Columna Desde Fecha. Introduzca la fecha inicial de la dosificación, o la fecha de inicio de su periodo contable.


3. Columna Hasta Fecha. Introduzca la fecha final de la dosificación, en este caso no se sabe hasta qué fecha alcanzará las facturas, pero puede ingresar una fecha aproximada. 4. Columna Desde el Nro. Introduzca el número inicial de la factura (dosificación), o el número con la cual inicio el periodo contable. 5. Columna Hasta el Nro. Introduzca el número final de la factura (dosificación), en este caso no se sabe hasta que numero será el último pero puede poner un aproximado. 6. Columna Nro. de Autorización (Nro.de Orden). Introduzca el número de autorización de la factura (dosificación). 7. Columna Código de Control (Alfanumérico) Si la factura es manual introduzca el 0, si es facturación computarizada debe dejar en blanco. 8. Sucursal. Introduzca el número de la sucursal (casa matriz = 0, sucursal 1= 1 sucursal 2= 2. etc.). 9. Para grabar el registro de los datos ingresados, presione el botón Grabar . 10. Para salir del formulario, presione el botón Salir , no graba los últimos datos ingresados Nota Para registrar datos de la factura de ventas en un comprobante, debe registrar los siguientes datos:

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• Sucursal • NIT del cliente • Código de Control (si la factura es manual el códi go es ¨ 0 ¨) • Número de la factura • Número de Autorización • Fecha de la factura • Nombre del cliente • Importe de la factura • Importe ICE • Importe exento

Cuando existe una dosificación de facturas los datos referidos a “CÓDIGO DE CONTROL” y “NUMERO DE AUTORIZACIÓN” son el mismo dentro de la dosificación, para no repetir estos datos en los comprobantes, los registramos una sola vez en la opción “Dosificación de Facturas (No. Autorización)” 9. IMPORTACION DE LIBRO DE COMPRAS. Para importar del libro de compras, en el menú “Contabilidad ”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Importación de Libro de Compras” .

Para importar datos de los libros de compras IVA desde las sucursales, debe realizar desde el computador principal. Si esta en RED deben abandonar el sistema los demás usuarios. Nota: podrían perder datos los demás usuarios si aun están trabajando en RED. Antes de IMPORTAR debe obtenerse un Backup. El mes debe ser completo para importar. Para importar debe seguir los siguientes pasos:

1. Examinar. Seleccione la ubicación del backup que tiene de una de las sucursales.

2. Periodo Fiscal. Seleccione el mes al cual desea importar el backup.

3. Sucursal. Seleccione la sucursal a la cual pertenece los datos del backup.

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4. Presione el botón Aceptar para la importación.

5. Si desea salir de la opción sin importar presione el botón Cancelar. 10. IMPORTACION DE LIBRO DE VENTAS. Para importar del libro de ventas, en el menú “Contabilidad ”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Importación de Libro de Ventas” .

Para importar datos de los libros de venta IVA desde las sucursales, debe realizar desde el computador principal. Si está trabajando en RED, deben abandonar el sistema los demás usuarios. Nota: podrían perder datos los demás usuarios si aun están trabajando en RED. Antes de importar debe obtener un Backup. Para importar debe seguir los siguientes pasos:

1. Examinar. Seleccione la ubicación del backup que tiene de una de las sucursales.

2. Periodo Fiscal. Seleccione el mes al cual desea importar el backup.

3. Sucursal. Seleccione la sucursal a la cual pertenece los datos del backup.

4. Presione el botón Aceptar para la importación.

5. Si desea salir de la opción sin importar presione el botón Cancelar. 11. IMPORTACION DEL LIBRO DE COMPRAS EN FORMATO AC SII (TXT) Para importar el libro de compras en formato ACSII, en el menú “Contabilidad ”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Importación del Libro de compras en formato ACSII (TXT)” .

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Para importar debe seguir los siguientes pasos:

1. Periodo Fiscal. Seleccione el mes que desea importar.

2. Sucursal . Debe importar los datos en la sucursal 0.

3. Examinar. Seleccione la ubicación en la que se encuentra el formato ACSII del libro que desea importar.

4. Importa Formato TXT. Presionando este botón podrá visualizar los datos a ser importados.

5. Ordenado por. Puede ordenar por fecha, nombre, importe, NIT, factura.

6. Guardar datos. Presione este botón para guardar los datos importados.

7. Cancelar. Presione este botón para salir de la ventana sin importar datos . 12. EXPORTA DATOS EN FORMATO TXT PARA LOS LIBROS IV A. El Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) una vez aprobada la Resolución Normativa de Directorio No. 10-0047-05 relativa al nuevo formato de presentación del Libro de Compras y Ventas IVA en un archivo plano (.TXT) a través del Sistema Da Vinci. El módulo “Libro de Compras y Ventas” , del Sistema Da Vinci es el encargado de la captura, validación, consolidación y envío de la información referente a los movimientos de compras y ventas de las empresas obligadas a presentar esta información. La presentación se la realiza a través de dos archivos planos, deben ser archivos tipo texto cuyos campos deben estar separados por el carácter Pipe Line (|) (ALTGR+1), uno para compras y otro para ventas , respetando el formato definido acorde con la resolución vigente.

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Manual del usuario del Sistema Contable - 42 ARCHIVOS PLANOS DE CAPTURA. Los archivos planos (.TXT) de captura deben regirse al siguiente formato: ARCHIVO DE COMPRAS: Nombre del Archivo : Compras_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. compras_022006_1003579028) Campos del archivo: TIPOFACTURA | NIT PROVEEDOR | RAZON SOCIAL PROVEEDOR | NUMEROFACTURA | NUMERO POLIZA | NUMERO DE ORDEN | FECHA FACTURA | IMPORTE SUJETO AL CREDITO FISCAL | CREDITOFISCAL Ejemplo: 1|1028627025|NOMBRE EMPRESA.|5228|0|7928155105|13/12/2005|55.80|7.25 ARCHIVO DE VENTAS: Nombre del Archivo : Ventas_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. ventas_022006_1003579028) Campos del archivo: NIT-CI CLIENTE | RAZONSOCIAL CLIENTE | NUMEROFACTURA | NUMEROORDEN | FECHA FACTURA | IMPORTE SUJETO A DEBITO FISCAL | DEBITOFISCAL | FACTURA VALIDA ó ANULADA Ejemplo: 1028627025|NOMBRE EMPRESA|5890|7928155105|05/12/2005|450.6|58.58|V 12.1 EXPORTACIÓN LIBRO DE COMPRAS Esta opción permite exportar el libro de compras en formato TXT (archivo plano), para esto ir al menú “Contabilidad”, seleccione Libros” y, a continuación, haga clic en “Exportación del libro de compras”.

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Manual del usuario del Sistema Contable - 43 Para la exportación debe seguir los siguientes pasos: 1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de compras. 2. Ordenado por. Para exportar el libro de compras debe ordenar por FECHA, puede hacerlo presionando un clic. 3. Procesar. Despliega la lista de facturas en pantalla. 4. Examinar. El botón examinar permite ubicar la carpeta en que será grabado el archivo texto de compras, Esta carpeta debe ser previamente creada, (Ej. ARCHIVO_TXT_LCV). 5. Exporta en Formato TXT para el Software Da Vinci. Este botón permite exportar el libro de compras en formato texto con el nombre Compras_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. compras_012009_1003579028), en la carpeta ARCHIVO_TXT_LCV (Grabar en… ) 6. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar 12.2 EXPORTACIÓN LIBRO DE VENTAS Esta opción permite exportar el libro de ventas en formato TXT (archivo plano). Previo a la exportación debe registrar las facturas anuladas en la opción “Registro de Facturas Anuladas”, registrar el número de orden y el alfanumérico de la dosificación de facturas en la opción “Dosificación de facturas ” y finalmente debe registrar el número de NIT de la empresa en la opción “Contabilidad”, “otros”, “editar datos de la empresa”. Para exportar el libro de ventas en formato TXT, ir al menú “Contabilidad”, seleccione Libros” y, a continuación, haga clic en “Exportación del libro de Ventas”.

Siga los siguientes pasos:


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2. Ordenado por. Para exportar el libro de ventas debe ordenar por FACTURA , puede hacerlo presionando un clic.

3. Procesar. Despliega la lista de facturas en pantalla.

4. Examinar. El botón examinar permite ubicar la carpeta en que será grabado el archivo texto de ventas, Esta carpeta debe ser previamente creada, (Ej. ARCHIVO_TXT).

5. Exporta en Formato TXT para el Software Da Vinci . Este botón permite exportar el libro de ventas en formato texto con el nombre Ventas_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. ventas_012009_1003579028), en la carpeta ARCHIVO_TXT (Grabar en… )

6. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar

13. REGISTRO, ADICION Y BORRADO DE FACTURAS DE COMP RAS Esta opción permite hacer el registro, adición y borrado manual del libro de compras, sin la necesidad de hacer un registro de comprobante para esto ir al menú “Contabilidad”, seleccione Libros” y, a continuación, haga clic en “Registro, adición y borrado de facturas de compra s”.

En la pantalla que le aparece tiene las siguientes opciones:

1. Adicionar. Este botón le permite adicionar manualmente las facturas de compras, boletos aéreos y las importaciones.

2. Editar. Este botón le permite editar los datos de las facturas que tiene registradas.

3. Borrar. Este botón le permite borrar la factura que tenga registrada.

4. Reporte. Este botón le permite ver el reporte del libro de compras, previo a su impresión.

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5. Para salir de esta pantalla presione el botón Salir

6. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro de compras.

7. Sucursal. Ingrese el número de serie (casa matriz ó sucursales)

8. Seleccione el tipo de registro ya sea compras, boletos, importaciones o todo, para ver el libro de compras.

9. Para ver el libro de compras según los parámetros que selecciono presioné el botón Procesar.

10. Ordenar por. Este botón le da la opción de ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro.

Comprobante, puede hacerlo presionando un clic 13.1. REGISTRO Esta opción le permite hacer el llenado de las facturas, para esto debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione el periodo fiscal.

2. Seleccione la sucursal.

3. Seleccione el tipo de factura ya sea compras, boletos aéreos o importación, seguidamente presione el botón Adicionar.

• FACTURA DE COMPRAS: en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes:

a. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un

comprobante por los importes de la factura, seleccionando el documento contable, registrando la fecha comprobante y Nro. de comprobante.

b. Datos de la factura. Los datos a registrar son los siguientes:

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1. Sucursal. Por defecto le aparecerá la sucursal que eligió al ingresar. 2. Tipo de Factura. Este campo no es editable. Mercado interno. 3. Fecha de la factura. Registre la fecha de la factura. 4. Nit del Proveedor. Registre el Nit del proveedor. 5. Numero de Autorización. Registre el número de autorización de la factura. Si ya registro antes a

este proveedor al momento de ingresar el Nit automáticamente le aparecerá el número de autorización, en algunos casos este puede cambiar debido a la dosificación de las facturas. En el caso de alquileres se poner el Nro. Orden = 2 si es factura antigua.

6. Numero de la Factura. Debe registrar el número de la factura. 7. Código de Control. Registre el código alfanumérico de las facturas computarizadas, en el caso de

facturas manuales o antiguas coloque 0 8. Nombre o Denominación. Registre el nombre o la denominación de la empresa que otorga la

factura. 9. Importe de la Factura. Registre el importe total de la factura 10. Importe ICE. Registre el importe correspondiente al ICE, en los casos que sean facturas de bebidas

alcohólicas o gaseosas y en el caso de los cigarrillos. 11. Importe Excento. Registe el importe excento del crédito fiscal, como por ejemplo en el caso de la

factura de luz, que tiene un importe por servicio de aseo y alumbrado público que están excentos del crédito fiscal.

12. Importe Neto. Este es un campo no editable, es la resta del importe de la factura menos el importe

excento y el ICE. 13. Crédito Fiscal. Este es un campo no editable, saca el 13% del importe neto. 14. Para guardar los datos llenados en factura de compras presione el botón Aceptar caso contrario

Cancelar . A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de compras presione SI o de los contrario NO.

• BOLETOS AÉREOS. en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes:


a. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un comprobante por los importe de boletos aéreos, seleccionando el documento contable, registrando la fecha comprobante y Nro. de comprobante.


1. Sucursal. Por defecto le aparecerá la sucursal que eligió al ingresar. 2. Tipo de Factura. Seleccione una de las opciones, en este caso, Mercado interno. 3. Nit Línea Aérea. Registre el número de Nit de la línea aérea a la cual pertenece el boleto. 4. Razón Social de la línea Aérea. Registre el nombre de la línea aérea a la cual pertenece el boleto. 5. Numero de Boleto. Registre el número de boleto. 6. Fecha de emisión. Registre la fecha en la que se emitió el boleto. 7. Importe del Boleto. Registre el importe total del boleto. 8. Importe excento. Registre el importe excento si es que lo hubiera. 9. Importe Neto. Este es un campo no editable, registra la diferencia del importe del boleto menos el

importe excento.

10. Crédito Fiscal. Este es un campo no editable, registra el 13% del importe neto. 11. Para guardar los datos llenados en boletos aéreos presione el botón Aceptar caso contrario

Cancelar .

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Manual del usuario del Sistema Contable - 48 A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de boletos aéreos presione SI o de los contrario NO.

• IMPORTACIONES. en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: c. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un

comprobante por los importe de la póliza de importación, seleccionando el documento contable, registrando la fecha comprobante y Nro. de comprobante.

d. Datos de la Importación. Los datos a registrar son los siguientes:

1. Sucursal. Por defecto le aparecerá la sucursal que eligió al ingresar.

2. Tipo de Factura. Seleccione la opción. Interno y exportación. 3. Fecha. Registre la fecha de la póliza de importación. 4. Nit Agencia Aduanera. Registre el Nit de la Agencia aduanera. 5. Agencia Aduanera. Registre el nombre de la agencia aduanera.

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6. Numero de factura. Este campo no es editable, debe tener 0 7. Nro. De Autorización. Este campo no es editable, debe tener el numero 3. 8. Código Aduana (3 dígitos). Registre el código aduanero que contiene 3 dígitos.

9. Tipo de Tramite (emj. C). Este campo no es editable siempre será C. 10. Nro. De Trámite. Registre el número de trámite. 11. Numero Póliza de Importación. Este campo no es editable se genera automáticamente, año,

código aduana, tipo de tramite y Nro. de trámite. 12. Total IVA. Registre el total IVA que nos muestra la póliza de importación. 13. Importe Neto. Este campo no es editable se genera automáticamente. 14. Para guardar los datos llenados en boletos aéreos presione el botón Aceptar caso contrario

Cancelar . A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de importación presione SI o de los contrario NO.

13.2. EDITAR Esta opción le permite editar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos:



3. Seleccione el tipo de factura ya sea compras, boletos aéreos o importación, seguidamente presione el botón Procesar.

4. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que desea editar, en la columna Numero

de Factura, luego presione el botón Editar. Le aparecerá la siguiente pantalla, en esta hay dos tipos de datos:

a. Datos del comprobante . Estos campos no son editables.

b. Datos de la factura. Si estos datos fueron registrados sin comprobante se podrán editar todos los datos incluyendo los importes. Y si fueron registrados en un comprobante los campos a editar son; sucursal, tipo de factura, fecha de la factura, NIT del proveedor, No. de autorización, numero de factura,


código de control y el nombre o denominación, una vez cambiados los datos debe presionar el botón Aceptar o de lo contrario Cancelar.

13.3. BORRAR Esta opción le permite borrar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos:



3. Seleccione el tipo de factura ya sea compras, boletos aéreos o importación, seguidamente presione el botón Procesar.

4. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que desea Borrar, en la columna Numero

de Factura, luego presione el botón Borrar. Seguidamente si desea borrar la factura que visualizo presione el botón Aceptar de lo contrario Cancelar.

Manual del usuario del Sistema Contable - 51 14. REGISTRO, ADICION Y BORRADO DE FACTURAS DE VENT AS Esta opción permite hacer el registro, adición y borrado manual del libro de ventas, sin la necesidad de hacer un registro de comprobante para esto ir al menú “Contabilidad”, seleccione Libros” y, a continuación, haga clic en “Registro, adición y borrado de facturas de ventas ”. En la pantalla que le aparece tiene las siguientes opciones:

1. Adicionar. Este botón le permite adicionar manualmente las facturas de ventas.

2. Editar. Este botón le permite editar los datos de las facturas que tiene registradas.

3. Borrar. Este botón le permite borrar la factura que tenga registrada.

4. Reporte. Este botón le permite ver el reporte del libro de ventas, previo a su impresión.



7. Sucursal. Ingrese el número de serie (oficina central ó sucursales)

8. Para ver el libro de ventas según los parámetros que selecciono presioné el botón Procesar.

9. Ordenar por. Si desea ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede

hacerlo presionando un clic

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9

Manual del usuario del Sistema Contable - 52 14.1. REGISTRO

Esta opción le permite registrar las facturas de ventas, debe seguir los siguientes pasos:


2. Seleccione la sucursal , seguidamente presione el botón Adicionar. • Adición de datos: en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes:

a. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un

comprobante por la venta, debe seleccionar el documento contable, registrar la fecha comprobante y Nro. de comprobante.


1. Sucursal. Por defecto le aparecerá la sucursal que eligió al ingresar.

2. Fecha de la factura. Registre la fecha en la cual se emitió la factura. 3. Nit del Cliente. Registre el NIT del cliente al cual se le otorgo la factura. 4. Numero de la Factura. Registre el número de la factura que se emitió. 5. Nro. De Autorización. Este campo no es editable, genera automáticamente. Este número lo

recupera de la dosificación de facturas. 6. Código de Control. Este campo no es editable, genera automáticamente en el caso de facturas

computarizadas también lo recupera de la dosificación de facturas, en el caso de que la factura sea manual se coloca 0.

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7. Nombre del Cliente. Registre el nombre del cliente a quien se le emitió la factura. 8. Importe de la Factura. Registre el importe total de la factura. 9. Importe ICE. Registre el importe del ICE si es que lo hubiera. Esto en la venta de bebidas

alcohólicas y gaseosas. 10. Importe Excento. Registre el importe excento si es que lo hubiera. 11. Importe Neto. Este campo no es editable. Es la diferencia del importe de la factura menos el

importe del ICE y del Excento. 12. Crédito Fiscal. Este campo no es editable. Muestra el 13% de importe neto.

Para guardar los datos registrados presione el botón Aceptar caso contrario Cancela A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de ventas presione SI o de los contrario NO.

14.2. EDITAR Esta opción le permite editar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione el periodo fiscal. 2. Seleccione la sucursal. seguidamente presione el botón Procesar.

3. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que desea editar, en la columna Numero

de Factura, luego presione el botón Editar. Le aparecerá la siguiente pantalla, en esta hay dos tipos de datos:

a. Datos del comprobante . Estos campos no son editables.

b. Datos de la factura. Si la factura no fue cargada mediante comprobante todos los datos son editables incluyendo los importes, pero si se realizo mediante comprobante los campos a editar son; sucursal, fecha de la factura, NIT del cliente, numero de factura, código de control y el nombre del cliente, una vez cambiados los datos debe presionar el botón Aceptar o de lo contrario Cancelar.


14.3. BORRAR Esta opción le permite borrar los datos de las facturas que registro, debe seguir los siguientes pasos:


2. Seleccione la sucursal, seguidamente presione el botón Procesar.

3. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que desea Borrar, en la columna Numero de Factura, luego presione el botón Borrar. Seguidamente si desea borrar la factura que visualizo presione el botón Aceptar de lo contrario Cancelar.


CAPITULO III ESTADOS FINANCIEROS

1. ESTADOS FINANCIEROS Para obtener los reportes de: Sumas y Saldos, Balance General y Estado de Resultados, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Estados Financieros” y, a continuación, haga clic en “Estados Financieros”.

1. Desde Fecha. Introduzca la fecha inicial para la acumulación de saldos. Para los reportes balance de sumas y saldos y balance general se recomienda ingresar la fecha de inicio del periodo, para obtener el reporte con saldos desde el inicio del periodo, en cambio para el estado de resultados puede ser desde cualquier fecha. Por lo general para todos los reportes debe ser la fecha de inicio del periodo.

2. Hasta Fecha. Introduzca la fecha a la cual desea obtener el reporte.

3. Nivel de cuentas. Marque el nivel de cuenta para obtener el reporte.

4. Moneda. Marque el tipo de moneda para obtener el reporte.

5. Proyecto. Si tiene habilitado para obtener por reportes por proyectos, seleccione el proyecto

6. Para seleccionar la impresora presione el botón elegir impresora .

7. Para obtener el reporte del balance de sumas y saldos presione el botón Bal. Sumas y Saldos.

8. Para obtener el reporte del balance general presione el botón Balance general.

9. Para obtener el reporte del estado de resultados presione el botón Estado de Resultados.

10. Para salir del formulario, presione el botón Salir .

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Manual del usuario del Sistema Contable - 56 2. ESTADOS DE CUENTA

Para obtener el reporte de estados de cuenta, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Estados Financieros” y, a continuación, haga clic en “Estados de Cuenta”.

1. Desde Fecha. Aparece automáticamente la fecha inicial para la acumulación de saldos desde el inicio del periodo.

2. Hasta Fecha. Introduzca la fecha a la cual desea obtener el reporte.

3. Código. Seleccione la cuenta mayor (cuenta compuesta =”C”), del que desea obtener el reporte.


5. Para seleccionar la impresora presione el botón Elegir Impresora

6. Para obtener el reporte del estado de cuentas presione el botón Reporte.

7. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar . 3. BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIV O

Para obtener el reporte de estados de cuenta, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Estados Financieros” y, a continuación, haga clic en “Balance Gral. Y Estado de resultados comparativo”.

1. Nivel de cuenta. Marque el nivel de cuenta para obtener el reporte.

2. Balance – estado de resultados. Marque el estado del cual desea obtener el reporte.

3. Al mes de. Seleccione el mes del que desea obtener el reporte.


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5. Para obtener el reporte del estado financiero comparativo presione el botón Reporte .


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CAPITULO IV PLAN DE CUENTA

1. EDITAR PLAN DE CUENTAS Para editar el plan de cuentas, en el menú “Contabilidad”, seleccione “ Plan de Cuentas” y, a continuación, haga clic en “Editar Plan de Cuentas”.

1. Nivel de cuentas. Si marca el nivel de cuentas puede visualizar e imprimir a cualquier nivel.

2. El botón “ADICINAR” , Adiciona una nueva cuenta a diferentes niveles (Nivel: rubro, titulo, compuesta y subcuenta), pero no puede adicionar el grupo contable porque está establecido los grupos (activo, pasivo, patrimonio, ingreso y egreso)

3. El botón “ EDITAR” , Modifica la descripción de la cuenta contable si la cuenta es de nivel “S”, subcuenta puede modificar el tipo de moneda (Bs.- o $us.-).

4. El botón “BORRAR” , Borra una cuenta a diferentes niveles, la cuenta a borrar no debe tener niveles inferiores ni tener movimiento.

5. El botón “REPORTE”, Visualiza el plan de cuentas previa impresión.

6. El botón “SALIR”, para salir de la ventana. La estructura del plan de cuentas tiene 10 dígitos y 5 niveles, de acuerdo con el siguiente detalle: G = Grupo (ACTIVO, PASIVO, INGRESO Y EGRESO) NIVEL 1 R = Rubro (CORRIENTE, NO CORRIENTE, ETC) NIVEL 2

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Manual del usuario del Sistema Contable - 59 TT = Título (DISPONIBLE, EXIGIBLE, REALIZABLE, ETC) NIVEL 3 CC = Cuenta Compuesta (CAJA, BANCOS, ANTICIPOS, ETC.) NIVEL 4 SSSS = Sub Cuenta ó de Detalle (CAJA MONEDA NACIONAL, CAJA CHICA) NIVEL 5 Las cuentas contables pueden ser de grupo o de detalle , cuando son de grupo significa que contienen otras subcuentas, sirven para totalizar y agrupar otras cuentas, las cuentas de detalle son las que se utilizan para realizar los asientos contables y no pueden contener subcuentas. Todas las cuentas deben tener:

• Código de 10 dígitos • Nombre de longitud máxima de 50 caracteres • Clave de la cuenta

o Clave “G” (Grupo) o Clave “R” (Rubro) o Clave “T” (Título) o Clave “C” (Compuesta) o Clave “S” (Subcuenta)

• Moneda o Moneda “1” (Bs.) o Moneda “2” ($us)

Cuentas agrupadoras: o Grupo (con clave “G”) o Rubro (con clave “R”) o Título (con clave “T”) o Compuesta (con clave “C”)

Cuenta de detalle:

o SubCuenta En las cuentas de detalle se deben identificar la moneda (1=Bs. y 2=$us). En cambio las cuentas agrupadoras no tiene el tipo de moneda (para mantener la estructura se debe registrar 0). NIVEL 1 (GRUPO) CODIGO NOMBRE CLAVE MONEDA 1000000000 ACTIVOS G 0 2000000000 PASIVO G 0 3000000000 PATRIMONIO G 0 4000000000 INGRESO G 0 5000000000 EGRESO G 0 NIVEL 2 (RUBRO) CODIGO NOMBRE CLAVE MONEDA 1100000000 ACTIVO CORRIENTE R 0 1200000000 ACTIVO NO CORRIENTE R 0 2100000000 PASIVO CORRIENTE R 0 2200000000 PASIVO NO CORRIENTE R 0 3100000000 PATRIMONIO R 0 4100000000 INGRESOS OPERATIVOS R 0 4200000000 INGRESOS NO OPERATIVOS R 0 5100000000 EGRESOS OPERATIVOS R 0 5200000000 EGRESOS NO OPERATIVOS R 0

Manual del usuario del Sistema Contable - 60 NIVEL 3 (TITULO) CODIGO NOMBRE CLAVE MONEDA 1101000000 ACTIVO DISPONIBLE T 0 1102000000 ACTIVO EXIGIBLE T 0 1103000000 ACTIVO REALIZABLE T 0 1104000000 ACTIVO DIFERIDO T 0 1201000000 INVERSIONES T 0 1202000000 ACTIVO FIJO T 0 2101000000 PASIVO EXIGIBLE A CORTO PLAZO T 0 2201000000 PASIVO EXIGIBLE A LARGO PLAZO T 0 2202000000 PREVISIONES T 0 3101000000 CAPITAL SOCIAL T 0 NIVEL 4 (CUENTA COMPUESTA) CODIGO NOMBRE CLAVE MONEDA 1101010000 CAJA C 0 1101030000 BANCOS MONEDA NACIONAL C 0 1101040000 BANCOS MONEDA EXTRANJERA C 0 1102010000 CUENTAS POR COBRAR PRODUCTO C 0 1102020000 CUENTAS POR COBRAR ENVASES Y CAJAS C 0 1102050000 ANTICIPOS AL PERSONAL C 0 1102060000 PRESTAMOS AL PERSONAL C 0 1102070000 I.V.A. CREDITO FISCAL C 0 1102100000 INTERESES POR COBRAR M/N C 0 1102110000 INTERESES POR COBRAR M/E C 0 1102970000 DEUDORES VARIOS C 0 1102980000 DEUDORES MOROSOS C 0 NIVEL 5 (SUB CUENTA O DE DETALLE) CODIGO NOMBRE CLAVE MONEDA 1101010001 CAJA MONEDA NACIONAL S 1 1101015000 CAJA MONEDA EXTRANJERA S 2 1101030001 B.N.B. CTA. CTE. Nº 6000000890 S 1 1101030015 BCO DE CREDITO CTA.CTE. Nº 43651-11-014 S 1 1101040005 B.N.B. CAJA DE AHORROS Nº 690-002143 S 2 1101040011 B.N.B. D.P.F. Nº 312751 S 2 1101040012 B.N.B. D.P.F. Nº 319028 S 2 2. IMPORTAR PLAN DE CUENTAS DESDE UN SISTEMA (SIC-JAC) ANTERIOR

Para realizar la importación del Plan de Cuentas de otro sistema (SIC – JAC), haga clic en el menú “Contabilidad” , seleccione “Plan de Cuentas”, y a continuación, haga clic en “Importar Plan de Cuentas desde un sistema SIC - JAC anterior”. Y obtendrá la siguiente pantalla:


Debe ingresar la ruta de acceso donde se encuentra el anterior sistema, haciendo un clic en el botón , y obtendrá la siguiente pantalla:

Debe escoger la unidad para jalar la información, por ejemplo: La unidad "D", luego, haga doble clic, en la

carpeta SIC - JACW, seleccione la empresa y la gestión. Presione el botón , para confirmar la ubicación.

Por último haga clic en el botón y el sistema copiará el plan de cuentas.

3. ASIGNAR CUENTAS A USUARIOS

Para realizar la asignación de cuentas a los usuarios, haga clic en el menú “Contabilidad” , seleccione “Plan de Cuentas” , y a continuación, haga clic en “Asignar Cuentas a Usuarios”.


1. Usuarios: Seleccione el usuario al que desea asignar cuentas.

2. Usuario Seleccionado: Aparece automáticamente el usuario seleccionado.

3. Desde el Código: Seleccione la Sub-Cuenta (Nivel S) desde la cual desea asignar las cuentas.

4. Hasta el Código: Seleccione la Sub-Cuenta (Nivel S) hasta la cual desea asignar las cuentas.

5. Botón “MARCAR” : Haga clic en el botón para marcar las cuentas seleccionadas.

6. Botón “DESMARCAR”: haga clic en el botón si desea desmarcar las cuentas.

7. Nomenclatura de Cuentas: en esta lista puede observar las cuentas marcas o desmarcadas.

8. Para guardar los cambios, presione en el botón “GRABAR” .

9. Para salir de la ventana, presione el botón “SALIR”

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CAPITULO V PRESUPUESTO

1. ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA Para asignar el presupuesto, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Presupuesto” y, a continuación, haga clic en “Asignación presupuestaria” y obtendrá la siguiente pantalla:

La asignación presupuestaria debe realizarse de las cuentas contables de Ingreso y Egreso, puede marcar las cuentas que tendrán asignación del presupuesto, una vez marcado debe grabar con el botón

Para asignar el monto del presupuesto a una cuenta ya marcada como cuenta presupuestable, en la columna código presione doble clic registre el importe en Bs.- y tipo de cambio de la fecha. Seleccione si el importe registrado corresponde a un presupuesto anual o mensual, luego asignamos el presupuesto con el botón

Una vez realizado el cálculo debe grabar con el botón

Manual del usuario del Sistema Contable - 64 2. EJECUCION PRESUPUESTARIA Y MAYOR PRESUPUESTARIO

Para ejecutar el presupuesto, ir al menú “Contabilidad” seleccione “Presupuesto” y, a continuación, haga clic en “Ejecución Presupuestaria y Mayor Presupuestario”.

Para obtener el reporte de la ejecución presupuestaria seleccione el tipo de moneda y presione el

botón . Para obtener el reporte del Mayor Presupuestario seleccione el código y la cuenta de la que desea ver el

mayor, luego presione el botón .

Si desea salir haga clic en el botón .


CAPITULO VII CONFIGURACION

1. CODIGOS FIJOS CONTABLES Para registrar los códigos fijos contables, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Configuración” y, a continuación, haga clic en “Códigos Fijos Contables”. Visualizara en la ventana las siguientes pestañas: 1.1. CREDITO, DEBITO Y I.T. En esta pestaña se debe verificar que el código de la cuenta Crédito Fiscal y el Debito Fiscal estén correctos, así también sus porcentajes que sería el 13% en cada uno de los dos casos. De la misma manera los códigos de los impuestos a las transacciones (I.T), tanto como del gasto y el de pasivo, así también los porcentajes que sería en ambos casos el 3%. De la misma manera para las retenciones por alquileres, que son las retenciones RC-IVA que es el 13% y las retenciones del impuesto a las transacciones que es el 3%. De la misma manera para las retenciones por compras y servicios con sus respectivos porcentajes Esta verificación nos sirve para que al momento de registrar las facturas de compras y ventas el cálculo sea automático y se apropien de forma correcta las cuentas de impuestos.

Manual del usuario del Sistema Contable - 66 1.2. CIERRE DE LA GESTION Y OTROS El código de la cuenta Resultados de la Gestión permite cerrar la gestión, si el ingreso es mayor que el egreso existirá una utilidad o superávit, si por el contrario el egreso es mayor que el ingreso se tendrá una pérdida o déficit. El código de la cuenta Resultados acumulados permite trasladar el resultado de la gestión anterior en el asiento de apertura. El código de la cuenta Ajuste por inflación y tenencia de bienes (ingreso, egreso) permite realizar el asiento de ajuste de las cuentas en Dólares y bolivianos. El código de la cuenta Caja permite identificar el pago de un comprobante si fue en efectivo. El código de la cuenta Banco permite identificar el pago de un comprobante si fue cancela con cheque.

1.3. PROYECTO En esta pestaña podemos habilitar el manejo de proyectos, cuando esta marcado proyecto como vemos en la pantalla siguiente, podemos acceder a los estados financieros por proyecto y cuando lo desmarcamos nos consolida en uno solo.


1.4 OTROS CÓDIGOS FIJOS El código de la cuenta Diferencia de Cambio (ingreso, egreso), permite balancear un comprobante en la columna de Dólares (Debe, Haber) por la conversión de la moneda Boliviana a moneda Dólares Americanos por el tipo de cambio. También permite seleccionar el tipo de impresión del comprobante (Columnas debe haber Bs.- y $us), (Columnas debe haber Bs.-) y (Columnas debe haber $us.-). Finalmente permite seleccionar el tipo de impresión de un comprobante en media hoja del tamaño de carta, solo para impresoras marca EPSON.

Manual del usuario del Sistema Contable - 68 1.5. PIE DE PÁGINA Para la impresión de los comprobantes de acuerdo a los tipos de: Ingreso, Egreso y Traspaso, puede registrar el pie de página (Registrado, Aprobado e Interesado).

1.6. MONEDA Y OTROS. En moneda puede seleccionar la moneda que desee a la par del boliviano. En usuario si esta marcado mostrara el nombre del usuario que realizo el comprobante. Códigos fijos contables, quita el mensaje que aparece haciendo referencia de estos códigos fijos. Factura de venta, muestra el código de control en el registro de facturas de venta.


CAPITULO VII UTILIDADES

1. TIPO DE CAMBIO Para registrar los tipos de cambio, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Utilidades” y, a continuación, haga clic en “Tipo de Cambio” y obtendrá la siguiente pantalla:

Los tipos de cambios deben ser registrados todos los días, si no hubo variación de todas maneras deben ser registrados, como se muestra en la pantalla.

El botón permite guardar todo cambio.

El botón permite visualizar el reporte de Tipos de Cambio, previo a la impresión.

El botón permite configurar la impresora, previo a la impresión.

El botón permite direccional la ruta a otra empresa en la carpeta SIC-JACW. Haciendo clic en este botón obtendrá la siguiente pantalla:


En esta pantalla deberá seleccionar el número de empresa y la gestión de la que importará los datos, una vez

seleccionada la empresa haga clic en el botón .

Direccionada la ruta Haga Clic en el botón , y el sistema importará los datos. 2. ÍNDICE DE UFV

Para registrar los tipos de cambio, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Utilidades” y, a continuación, haga clic en “Índice UFV” y obtendrá la siguiente pantalla:

Los Índices UFV deben ser registrados todos los días.

El botón permite guardar todo cambio.

El botón permite visualizar el reporte de Índices UFV, previo a la impresión.


El botón permite configurar la impresora, previo a la impresión.

El botón permite direccional la ruta a otra empresa en la carpeta SIC-JACW. Haciendo clic en este botón obtendrá la siguiente pantalla:

En esta pantalla deberá seleccionar el número de empresa y la gestión de la que importará los datos, una vez

seleccionada la empresa haga clic en el botón .

Direccionada la ruta haga Clic en el botón , y el sistema importará los datos. 3. NUEVO USUARIO Para registrar un nuevo usuario, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Utilidades” y, a continuación, haga clic en “Nuevo Usuario” y obtendrá la siguiente pantalla:

Para registrar un nuevo usuario debe ingresar el nombre del usuario luego la contraseña y finalmente debe confirmar la contraseña.

4. ACCESO A USUARIO

Para registrar el acceso al nuevo usuario, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Utilidades” y, a continuación, haga clic en “Acceso a Usuario” y obtendrá la siguiente pantalla:


Para permitir el acceso a las diferentes opciones, primero seleccione el usuario marcando con un clic en seleccione usuario , en la parte de opciones debe habilitar las diferentes opciones que muestra el sistema contable (ó deshabilitar). También le permite eliminar usuarios creados, excepto los usuarios JAC y X. 5. RESPALDO DE LA INFORMACION (Backup)

Para obtener una copia de seguridad, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Utilidades” y, a continuación, haga clic en “Respaldo de la Información (Backup)” y obtendrá la siguiente pantalla:

Para seleccionar la carpeta donde se guardará la información. Podría guardar en el mismo disco duro de la computadora en una unidad distinta en la que se encuentra el sistema contable “SIC-JAC”, pero se recomienda que la copia de seguridad (Backup) sea en disquetes (y con doble copia). Pero si existe quemador

Manual del usuario del Sistema Contable - 73 mucho mejor si se copia toda la carpeta “sic-jacw” donde se encuentra todas las empresas creadas y gestiones, es decir la información y los programas de todo el sistema contable.

1. Copiar la Información Contable en la carpeta por Defecto

Esta opción por defecto copia la información contable en la carpeta: SIC-JACW-0X-EMPRE\XXXX\BACKUP\, en la unidad en la que se instaló el sistema SIC-JAC.

2. Seleccionar la Carpeta para copiar la informació n Contable

Haciendo clic en esta opción se habilitará el botón . A continuación tenemos la opción para seleccionar una carpeta o el lugar para guardar la copia de seguridad.

3. Copiar la Información Contable en una Unidad del Disco (A:) Esta opción por defecto copia la información en la unidad A: del computador.

Para obtener la copia haga clic en el botón . La copia que el sistema generará sera en un archivo comprimido con extensión RAR. El nombre del archivo es por ejemplo CN010901_250109_112847.RAR (CN=Contabilidad, 01= Número de empresa, 09= periodo, 01= tipo de cierre_ddmmaa_hhmmss)

Si no desea realizar la copia haga clic en el botón . 6. RECUPERACION DE DATOS DE RESGUARDO (BACKUP) Para recuperar la información de la copia de seguridad, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Utilidades” y, a continuación, haga clic en “Importa Datos de la Ver.(DOS y WINDOWS)”,Recuperación de los Datos de Resguardo (BACKUP) y obtendrá la siguiente pantalla:


Para recuperar la información el archivo comprimido en extensión WINRAR debe ser descomprimido.

Para recuperar la información presione el Botón . A continuación tenemos la siguiente ventana: cierre_ddmmaa_hhmmss).

SELECCIONAR EL ARCHIVO DE RESGUARDO (EJM. Cn010901_240909_115249 ARCHIVO COMPRIMIDO)

Seleccione la carpeta descomprimida y haga clic en el botón . La carpeta será seleccionada.

Para realizar la copia del backup haga clic en el botón . El sistema copiará los datos.


CAPITULO VIII OTROS

1. MANTENIMIENTO DE INDICES Para realizar el mantenimiento de índices, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Otros” y, a continuación, haga clic en “Mantenimiento de Índices” y obtendrá la siguiente pantalla:

Las tablas o archivos tienen índices que permiten ordenar por algún campo en particular, por alguna razón como por ejemplo corte de energía eléctrica puede que algunos índices que estaban abiertos se dañen para subsanar esto debe realizar el mantenimiento de índices ó indexar. 2. EDITA DATOS DE LA EMPRESA

Para editar datos de la empresa, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Otros” y, a continuación, haga clic en “Edita datos de la empresa” y obtendrá la siguiente pantalla:

Todos los datos de la empresa pueden ser modificados, excepto el Año y el Periodo. Para guardar los datos

modificados haga clic en el botón .

Manual del usuario del Sistema Contable - 76 3. PARAMETROS PARA CONSOLIDAR Si se desea consolidar empresas, se debe tomar nota de que el plan de cuentas en las empresas que deseamos consolidad deben ser exactamente la misma. Se debe crear una nueva empresa que será la que contenga los datos consolidados de las empresas a consolidar.

Para consolidar empresas, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Otros” y, a continuación, haga clic en “Parámetros para Consolidar” y obtendrá la siguiente pantalla:

Para poder consolidar las empresas, debe seleccionar las empresas, haciendo un clic en la casilla de

verificación . Para confirmar la consolidación de las empresas dentro el sistema contable haga clic en el botón”ACEPTAR ” Para salir de la pantalla, presione el botón “CANCELAR”. 4. TIPOS DE COMPROBANTES Para crear otros tipos de comprobantes, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Otros” y, a continuación, haga clic en “Tipos de Comprobante” y obtendrá la siguiente pantalla:


El botón permite adicionar otro tipo de comprobante, el tipo de comprobante número 4 deberá ser exclusivamente de AJUSTE para la aplicación de la NC 3 y 6.

El botón , permite modificar el nombre de un tipo de comprobante.

Para salir de esta opción haga clic en el botón . 5. PROYECTO Para crear o editar las fuentes de financiamiento, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Otros” y, a continuación, haga clic en “Proyecto” y obtendrá la siguiente pantalla:

El botón , permite adicionar otra fuente de financiamiento.

El botón , permite modificar el nombre de una fuente de financiamiento.

El botón , permite borrar una de las fuentes de financiamiento.

Para salir de esta opción haga clic en el botón . 6. SUCURSAL

Para crear o editar las sucursales, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Otros” y, a continuación, haga clic en “Sucursal” y obtendrá la siguiente pantalla:


El botón , permite adicionar otra Sucursal.

El botón , permite modificar el nombre de una Sucursal.

Para salir de esta opción haga clic en el botón . 7. VERIFICA COMPROBANTES DESBALANCIADOS Para verificar si existen comprobantes desbalanceados, ir al menú “Contabilidad”, seleccione “Otros” y, a continuación, haga clic en “Verifica Comprobantes Desbalanceados” y obtendrá la siguiente pantalla, en esta se mostraran si existen comprobantes desbalanceados.


CAPITULO IX MODULO BANCARIZACION

1. NORMATIVA

1.1. RESOLUCION NORMATIVA DE DIRECTORIO N° 10.0011.11

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Articulo 1.- (Objeto). Aclarar el tratamiento tributario de las transacciones iguales o mayores a Bs. 50.000.- (Cincuenta mil 00/100 bolivianos), no respaldadas con documentos emitidos o reconocidos por el sistema bancario y de intermediación financiera e implementar los mecanismos de control fiscal referidos a las obligaciones de los sujetos pasivos y/o terceros responsables y contribuyentes en general, para el adecuado respaldo de sus transacciones con Documentos de pago utilizados en las operaciones de compra o venta de bienes y contratación o prestación de servicios. Articulo 2.- (alcance). Esta disposición alcanza a todas las personas naturales, personas jurídicas, sea cual fuere la forma de asociación que utilicen, entidades e instituciones públicas, empresas publicas y organismos del estado, que efectúen transacciones por montos iguales o mayores a Bs. 50.000.- (cincuenta Mil 00/100 Bolivianos). Artículo 3.- (Definiciones). Para efectos de la presente disposición, se aplican las siguientes definiciones:

a) Transacción. Operación de compra o venta de bienes y servicios, contratos de obra y/o prestación de servicios, todo tipo de contratos y/o prestaciones de cualquier naturaleza cuyos montos sean iguales o mayores a Bs. 50.000.- (Cincuenta Mil 00/100 Bolivianos), que involucren la erogación de recursos económicos a través de medios de pago utilizados, sea que el pago fuese realizado al contado o al crédito, a través de un solo pago, pagos parciales o cualquier modalidad o forma de pago asumido.

b) Documento de Pago. Medio fehaciente de pago que cumpla con la condición de ser emitido y/o reconocido por una entidad de intermediación financiera regulada por la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI), tales como: cheques de cualquier naturaleza, ordenes de transferencia electrónica de fondos, transacciones por débitos directos, transacciones con tarjetas de debito, transacciones con tarjetas de crédito, transacciones con tarjetas prepagadas, cartas de crédito, depósitos en cuantas, transferencia de fondos, la presente nominación es enunciativa y no limitativa.

c) Cuenta . Contrato con una entidad de intermediación financiera, cuya titularidad debe corresponder

obligatoriamente a los sujetos pasivos titulares del número de identificación tributaria (NIT), que participan en las transacciones, excepto en cheques ajenos.

Manual del usuario del Sistema Contable - 80 Articulo 4.- (Tratamiento Cheques). Los cheques en general no tienen la obligación de consignar el número de Identificación Tributaria (NIT), sin embargo en los registros obligatorios establecidos en la presente disposición deben consignar necesariamente este dato. En caso de Cheques de Bancos extranjeros, deberá consignar el NIT de la entidad financiera corresponsal en el Estado Plurinacional de Bolivia. Cuando se trate de cheques ajenos, el endoso del documento deberá ser realizado por el Titular del NIT, el represente legal o apoderado, registrados en el Padrón Nacional de Contribuyentes. Articulo 5.- (Requisitos de los Documentos de Pago) . Los Documentos de Pago tales como Bauchers, Comprobantes de Deposito, Ordenes de transferencia, Notas de Débitos, Notad de Crédito y otros vigentes, emitidos por las Entidades Financieras supervisadas por la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero, serán considerados como documentos soporte de las transacciones realizadas, siempre que contengan obligatoriamente, de forma nítida, legible, precisa y permanente la siguiente información mínima:

a) NIT de la Entidad Financiera que emitió el Documento de Pago (Excepto en cheques)

b) Denominación del Documento de Pago

c) Número de cuenta

d) Numero correlativo

e) Fecha de la transacción

f) Importe de la transacción

Sin perjuicio de lo señalado, los contribuyentes podrán solicitar certificaciones de las transacciones a las entidades financieras, la misma que deberá contener la información minina señalada en el párrafo precedente, solicitud que será totalmente voluntaria. 1.2. RESOLUCION NORMATIVA DE DIRECTORIO N° 10.0023.11 Resuelve: Articulo 1.- Se sustituye el artículo 5 de la RND 10.0011.11 por el siguiente texto: “Articulo 5.- (Requisitos de los documentos de pago ). 1. Documentos de pago emitidos por entidades financieras bancarias y no bancarias en el país. Los documentos de pago que respaldan las transacciones financieras de entidades bancarias y no bancarias, incluidas las del Banco Central de Bolivia, deben contener de forma nítida, legible, precisa y permanente la siguiente información mínima:

a) Razón social de la entidad que emitió el documento de pago.

b) Numero de transacción y operación

c) Fecha de la transacción

d) Importe de la transacción

Los contribuyentes podrán solicitar certificaciones de las transacciones a las entidades financieras bancarias y no bancarias, documentos que deberán contener la información mínima señalada precedentemente, además del número de NIT de la entidad financiera que emite la certificación, solicitud que será totalmente voluntaria. II. Instrumentos de pago emitidos por entidades fin ancieras del exterior. Con el fin de realizar el control adecuado de los documentos de pago las transacciones en el exterior y desde el exterior hacia territorio

Manual del usuario del Sistema Contable - 81 nacional, utilizando cuentas de entidades financieras domiciliadas en el exterior, deben sustentarse con instrumentos de pago emitidos por el sistema financiero del país respectivo. Estas transacciones serán consideradas existentes para la liquidación de impuestos, siempre que el movimiento de la cuenta del exterior se refleje de forma clara, en la contabilidad del contribuyente, conforme lo dispuesto en la ley N° 843 y Decretos supremos que la reglamentan. Los contribuyentes podrán solicitar certificaciones de las transacciones a las entidades financieras extranjeras, documentos que deberán contener la información mínima señalada en los incisos a) a la d) del parágrafo 1 del presente artículo. Estas transacciones serán registradas en los registros auxiliares consignado el dato cero (0), en el campo NIT de la Entidad Financiera. Los demás datos requeridos en el Registro auxiliar, serán consignados conforme lo previsto en el anexo 1, que forma parte de la presente disposición”. Artículo 2.- se incorpora al anexo 1 de la RND 10.0011.11, lo siguiente:

A) En el Registro Auxiliar – Compras Mayores a Bs. 50.000.- Nombre del Campo Tipo de Dato Descripción

NIT Entidad Financiera

Numérico

NIT Entidad Financiera emisora del Documento de pago. Validar el NIT. En caso de ser una entidad financiera del exterior que no tenga corresponsal en Bolivia, consignar el valor c ero (0).

Tipo de Documento de pago Numérico 11. Valores

B) En el Registro Auxiliar – Ventas Mayores a Bs. 50.000.- Nombre del Campo Tipo de Dato Descripción

NIT Entidad Financiera

Numérico

NIT Entidad Financiera emisora del Documento de pago. Validar el NIT. En caso de ser una entidad financiera del exterior que no tenga corresponsal en Bolivia, consignar el valor c ero (0).

Tipo de Documento de pago Numérico 11. Valores 2. REGISTRO AUXILIAR – MODULO BANCARIZACION El Sistema “SIC-JAC” permite hacer el registro de los auxiliares de Bancarización:

Manual del usuario del Sistema Contable - 82 2.1. REPORTE LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS.

Para obtener el reporte del libro auxiliar de compras, en el menú “Modulo Bancarización”, seleccione “Registro Auxiliar – Módulo Bancarización” y, a continuación, haga clic en “Registro Libro Auxiliar de compras”.

1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro auxiliar de compras.

2. Procesar. Le permitirá ver el libro auxiliar de compras del mes que selecciono.

3. Ordenado por. Si desea puede ordenar por: fecha, nombre, importe, factura y NIT, puede hacerlo presionando un clic.

4. Para visualizar el libro auxiliar de Compras, presione el botón Reporte.


6. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar. 2.2. REPORTE LIBRO AUXILIAR DE VENTAS Para obtener el reporte del libro auxiliar de Ventas, en el menú “Modulo Bancarización”, seleccione “Registro auxiliar – modulo Bancarización” y, a continuación, haga clic en “Reporte Libro auxiliar de ventas”.

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4


1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro auxiliar de ventas.

2. Procesar. Le permitirá ver el libro auxiliar de ventas del mes que selecciono.

3. Ordenado por. Si desea ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic.


5. Para visualizar el libro auxiliar de Ventas, presione el botón Reporte.

6. Para salir del formulario, presione el botón Cancela 2.3. EXPORTACION DATOS EN FORMATO TXT PARA LIBRO A UXILIAR DE COMPRAS. El Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) una vez aprobada la Resolución Normativa de Directorio No. 10.0011.11 y No. 10-0023-11 relativa sobre el tratamiento tributario de las transacciones iguales o mayores a Bs. 50.000.- . El módulo “Bancarización” , del Sistema Da Vinci es el encargado de la captura, validación, consolidación y envío de la información referente a los movimientos de compras y ventas de las empresas obligadas a presentar esta información. La presentación se la realiza a través de dos archivos planos, deben ser archivos tipo texto cuyos campos deben estar separados por el carácter Pipe Line (|) (ALTGR+1), uno para compras y otro para ventas , respetando el formato definido acorde con la resolución vigente. ARCHIVOS PLANOS DE CAPTURA. Los archivos planos (.TXT) de captura deben regirse al siguiente formato:

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Manual del usuario del Sistema Contable - 84 ARCHIVO DE COMPRAS: Nombre del Archivo : Compras_auxiliar_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. compras_auxiliar_022006_1003579028) Campos del archivo: Modalidad Transacción | Fecha Factura/Fecha DUI/Fecha Documento | Tipo Transacción |NIT Proveedor | Razón Social Proveedor | Numero De Factura/Numero DUI /Numero Documento |Monto Factura/Monto DUI/Monto Del Documento |Numero De Cuenta Del Documento De Pago | Monto Pagado En Documento De Pago | Monto Acumulado | NIT Entidad Financiera | Numero Documento De Pago | Tipo De Documento De Pago | Fecha Del Documento De Pago Ejemplo: 1|01/08/2011|1|1020703023|NOMBRE EMPRESA |5265|52000.00|200100235645|40258835235| 52000.00|52000.00|0|10201|1|12/08/2011

ARCHIVO DE VENTAS: Nombre del Archivo : Ventas_auxiliar_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. ventas_auxiliar_022006_1003579028) Campos del archivo: Modalidad Transacción | Fecha Factura/Fecha DUE/Fecha Documento | Tipo Transacción | Numero De Factura/Numero DUE /Numero De Documento | Numero De Autorización Factura | NIT-Ci Cliente | Razón social Cliente | Numero De Cuenta Del Documento De Pago| Monto Pagado En Documento De Pago | Monto Acumulado | NIT Entidad Financiera | Numero Documento De Pago | Tipo De Documento De Pago | Fecha Del Documento De Pago Ejemplo: 1|01/08/2011|1|2356|65000.00|200405092154|4546544465|NOMBRE EMPRESA |458798546 | 65000.00 | 65000.00 |4564546|259|1|26/08/2011 2.3.1 EXPORTACIÓN LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS Esta opción permite exportar el libro auxiliar de compras en formato TXT (archivo plano), para esto ir al menú “Modulo Bancarización”, seleccione “Registro Auxiliar – Modulo Bancarización” y, a continuación, haga clic en “Exportación del libro auxiliar de compras”. Para la exportación debe seguir los siguientes pasos:

1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea exportar el libro auxiliar de compras.


3. Examinar. El botón examinar permite ubicar la carpeta en que será grabado el archivo texto de compras, Esta carpeta debe ser previamente creada, (Ej. ARCHIVO_TXT_BANCA).


4. Exporta en Formato TXT para el Software Da Vinci. Este botón permite exportar el libro auxiliar de

compras en formato texto con el nombre Compras_auxiliar_mmaaaa_NITcontribuyente(Ej. compras_012009_1003579028), en la carpeta ARCHIVO_TXT_BANCA (Grabar en… )

5. Para salir del formulario, presione el botón Cancelar. 2.3.2 EXPORTACIÓN LIBRO AUXILIAR DE VENTAS Esta opción permite exportar el libro auxiliar de ventas en formato TXT (archivo plano). Previo a la exportación debe registrar el número de NIT de la empresa en la opción “Contabilidad”, “otros”, “editar datos de la empresa”. Para exportar el libro auxiliar de ventas en formato TXT, ir al menú “Modulo Bancarización”, seleccione “Registro Auxiliar – Modulo Bancarización” y, a continuación, haga clic en “Exportación del libro auxiliar de Ventas”. Siga los siguientes pasos:

1. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea exportar el libro auxiliar de ventas.


3. Examinar. El botón examinar permite ubicar la carpeta en que será grabado el archivo texto de ventas, Esta carpeta debe ser previamente creada, (Ej. ARCHIVO_TXT_BANCA).

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1

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4. Exporta en Formato TXT para el Software Da Vinci . Este botón permite exportar el libro de ventas en formato texto con el nombre Ventas_auxiliar_mmaaaa_NIT contribuyente (Ej. ventas_012009_1003579028), en la carpeta ARCHIVO_TXT (Grabar en… )


2.4. REGISTRO, ADICION Y BORRADO DEL REGISTRO AUXIL IAR DE COMPRAS Esta opción permite hacer el registro, adición y borrado manual del libro de compras, sin la necesidad de hacer un registro de comprobante para esto ir al menú “Modulo Bancarización”, seleccione “Registro Auxiliar – modulo Bancarización” y, a continuación, haga clic en “Registro, adición y borrado del Registro Auxiliar de compras”. En la pantalla que le aparece tiene las siguientes opciones:

1. Adicionar. Este botón le permite adicionar manualmente los datos de operaciones de compra de bienes o servicios.

2. Editar. Este botón le permite editar los datos de operaciones de compra de bienes o servicios.

3. Borrar. Este botón le permite borrar los datos de operaciones de compra de bienes o servicios.

4. Reporte. Este botón le permite ver el reporte del libro auxiliar de compras, previo a su impresión.


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5

4 3


6. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro auxiliar de compras.

7. Para ver el libro auxiliar de compras según los parámetros que selecciono presioné el botón Procesar.

8. Ordenar por. Este botón le da la opción de ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic

2.4.1. REGISTRO Esta opción le permite hacer el llenado del libro auxiliar de compras, para esto debe seguir los siguientes pasos:


2. Seguidamente presione el botón Adicionar.

• LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS: en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes: c. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un

comprobante, seleccionando el documento contable, registrando la fecha comprobante y Nro. de comprobante.

d. Adición de Datos. Los datos a registrar son los siguientes:

1 2 3 4 5 6 7

8


1. Modalidad Transacción. Seleccione si es contado o crédito. 2. Fecha factura, DUI, documento. Registre la fecha del documento con que se realizo la

transacción. 3. Tipo de transacción. Consigne uno de los números según corresponda. 4. NIT Proveedor. Registre el NIT del proveedor, para DUI el NIT o CI del que realiza la importación

o número de identificación del beneficiario del pago. 5. Razón Social Proveedor. Registre la razón social del proveedor o el nombre del beneficiario de

pago realizado. 6. No. de Factura, No. DUI, No. Documento. Debe registrar el número de la factura, DUI o el No. De

documento que corresponda de acuerdo a la transacción. 7. Monto factura, monto DUI, monto del documento. Registre el monto total de la factura o, para

DUI el monto total de la base imponible del IVA, mas el importe del IVA contenidas en la Declaración Única de Importación de acuerdo a lo que corresponda en la transacción, para otros tipo de transacción el monto que corresponda.

8. No. Autorización factura, DUI, Documento. Registre el No. De autorización de la factura, el No. 3 para DUI o el No. 4 para otros tipos de transacción.

9. No. De cuenta del documento de pago. Registre No. de cuenta de la entidad financiera asociado

al documento de pago utilizado para el pago.

10. Monto pagado en documento de pago. Registre el monto del documento del pago.

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11. Monto Acumulado. Registe el monto acumulado de pago realizado, respecto al total de la factura o documento emitido en la transacción y los pagos realizados a los mismos.

12. NIT entidad financiera. Registe el NIT entidad financiera emisora del documento de pago validar

que sea un NIT valido. En caso de ser una entidad financiera del exterior que no tenga corresponsal en Bolivia, consignar el valor cero (0).

13. No. documento de pago. Registre el No. del documento utilizado para la realización del pago. 14. Tipo de Documento de pago. Consigne una de las opciones según corresponda. 15. Fecha del documento de pago. Registre la fecha de la emisión del documento de pago, debe

validar que corresponda al periodo declarado o enviado al SIN. 16. Para guardar los datos llenados presione el botón Aceptar caso contrario Cancelar .

A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: Si desea registrar otro documento presione SI o de los contrario NO.

2.4.2. EDITAR Esta opción le permite editar los datos del documento que registro, debe seguir los siguientes pasos:


2. Seguidamente presione el botón Procesar.

3. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que desea editar, en la columna Numero de Factura, numero de DUI, No. documento, luego presione el botón Editar.

Le aparecerá la siguiente pantalla:


Libro Auxiliar de Compras. Todos los datos son editables incluyendo los importes. Una vez cambiados los datos debe presionar el botón Aceptar o de lo contrario Cancelar. 2.4.3. BORRAR Esta opción le permite borrar los datos que registro, debe seguir los siguientes pasos:



3. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que desea Borrar, en la columna Numero de Factura, numero de DUI, No. documento, luego presione el botón Borrar. Seguidamente si desea borrar los datos que visualizo presione el botón Aceptar de lo contrario Cancelar.

Manual del usuario del Sistema Contable - 91 2.5. REGISTRO, ADICION Y BORRADO DEL REGISTRO AUXIL IAR DE VENTAS. Esta opción permite hacer el registro, adición y borrado del registro auxiliar de ventas, para esto ir al menú “modulo bancarización”, seleccione Registro Auxiliar – modulo Bancarización” y, a continuación, haga clic en “Registro, adición y borrado del Registro Auxiliar de ventas”. En la pantalla que le aparece tiene las siguientes opciones:

1. Adicionar. Este botón le permite adicionar manualmente los datos de operaciones de venta de bienes o servicios.

2. Editar. Este botón le permite editar los datos de operaciones de venta de bienes o servicios.

3. Borrar. Este botón le permite borrar los datos ya registrados.

4. Reporte. Este botón le permite ver el reporte del libro auxiliar de ventas, previo a su impresión.


6. Periodo Fiscal. Seleccione el periodo fiscal (mes) del que desea obtener el libro auxiliar de ventas.

7. Para ver el libro auxiliar de ventas según los parámetros que selecciono presioné el botón Procesar.

8. Ordenar por. Si desea ordenar por: fecha, nombre, importe, factura, NIT y Nro. Comprobante, puede hacerlo presionando un clic

2.5.1. REGISTRO

Esta opción le permite hacer el llenado del libro auxiliar de ventas, debe seguir los siguientes pasos:


1 2 3 4 5 6 7

8


2. Seguidamente presione el botón Adicionar.

• Adición de datos: en esta pantalla tiene dos tipos de datos a registrar que son los siguientes:

c. Datos del comprobante. Estos datos no son obligatorios, es una referencia para si se realizo un

comprobante, debe seleccionar el documento contable, registrar la fecha comprobante y Nro. de comprobante.

d. Adición de datos. Los datos a registrar son los siguientes:

1. Modalidad de transacción. Registre la opción que corresponda al contado o al crédito.

2. Fecha factura, DUE, Documento. Registre la fecha que consigna el documento con el que se realizo la transacción.

3. Tipo de Transacción. Registre uno de los números según corresponda.

4. Numero de la Factura, DUE, Documento. Registre el número de la factura o DUE o

Documento que corresponda de acuerdo a la transacción.

5. Monto Factura, monto documento. Registrar el monto total de la factura o monto del documento de acuerdo al tipo de la transacción.

6. No Autorización Factura. Registre el número de autorización de la factura o el No. 4 en caso

de ser una transacción que no corresponda a una factura.

7. NIT CI cliente. registre el nit o documento de identidad del cliente, en caso de no tener documento de identidad consignar el 0.

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8. Razón Social Cliente. Registre la razón social o nombre del cliente.

9. No. de cuenta del documento de pago. Registre el No. dé cuenta de la entidad financiera asociado al documento de pago utilizado para el pago.

10. Monto pagado en documento de pago. Registre el monto consignado en el documento de

pago. 11. Monto acumulado. Registre el monto acumulado de pago realizado, respecto al total de la

factura o documento emitido en la transacción y los pagos realizados a los mismos. 12. Nit entidad financiera. Registre el NIT de la entidad financiera emisora del documento de

pago. En caso de ser una entidad financiera del exterior que no tenga corresponsal en Bolivia, consignar el valor cero (0).

13. No. documento de pago. No. del documento utilizado para la realización del pago. 14. Tipo de documento de pago. Registre una de las opciones según corresponda. 15. Fecha del documento de pago. Registre la fecha de la emisión del documento de pago. 16. Para guardar los datos registrados presione el botón Aceptar caso contrario Cancela

A continuación le aparecerá la siguiente pantalla: Si desea registrar otra factura de ventas presione SI o de los contrario NO.

2.5.2 EDITAR Esta opción le permite editar los datos que registro, debe seguir los siguientes pasos:



3. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que desea editar, en la columna Numero de Factura, DUE, Documento, luego presione el botón Editar.

Le aparecerá la siguiente pantalla, en esta hay dos tipos de datos:

c. Datos del comprobante . Estos campos son editables.

d. Datos adicionados. todos los datos son editables incluyendo los importes, una vez cambiados los datos debe presionar el botón Aceptar o de lo contrario Cancelar.


2.5.3. BORRAR Esta opción le permite borrar los datos que registro, debe seguir los siguientes pasos:



3. De la lista que aparecerá haga un clic en el No. de la factura que desea Borrar, en la columna Numero de Factura, DUE, Documento, luego presione el botón Borrar. Seguidamente si desea borrar la factura que visualizo presione el botón Aceptar de lo contrario Cancelar.


CAPITULO X INSTALACION DEL SOFTWARE CONTABLE

1. PASOS PREVIOS A LA INSTALACION DEL SISTEMA “SIC-JAC” Si existe instalado el SISTEMA DE CONTABILIDAD “SIC-JAC” , previamente a la instalación del Sistema Contable, debe renombrar la CARPETA “SIC-JACW”.

Para esto, en el botón INICIO Presione con el MOUSE EL BOTON DERECHO para ingresar a EXPLORAR.

Y ubicamos la carpeta SIC-JACW:

La Carpeta “SIC-JACW” debe renombrar con “SCI-JACWMMM” o con cualquier otro nombre Ejemplo “SCI-JACWMMM” Para que la información existente no se PIERDA o DESAPARESCA

Una vez renombrado la carpeta “SIC-JACW” por ejemplo con “SIC-JACWMMM” PUEDE PROCEDER A INSTALAR el Sistema contable.

Manual del usuario del Sistema Contable - 96 2. PASOS PARA INSTALAR EL SISTEMA DE CONTABILIDAD Paso 1) Introduzca el CD en la unidad que corresponda y obtendrá la siguiente pantalla:

Paso 2) Haga un clic en “Instalar Modulo de Contabilidad”:

Paso 3) Pulse “Siguiente>”


Paso 4) pulse “Cambiar…>”, si desea cambiar la unidad en la cual se instalará el programa. Se recomienda instalar en una unidad distinta a la unidad C.

Paso 5) Ingrese en Nombre de la Carpeta “D:\SIC-JACW\” Luego Pulse “Aceptar” y ¨ Siguiente ¨.

Manual del usuario del Sistema Contable - 98 Paso 6) ahora se procederá a la instalación

Una vez instalado el sistema, en el escritorio del Windows se muestra el icono para ingresar al sistema


También existe otro acceso para ingresar al sistema en el menú “Todos los programas”

3. PASOS PARA ADICIONAR UNA NUEVA EMPRESA

Paso 1) Al ingresar al sistema no existe ninguna empresa creada, para crear una nueva empresa Pulse

“Adiciona Empresa”

Manual del usuario del Sistema Contable - 100 Paso 2) Puede ingresar todo los datos, pero los datos que necesariamente debe ingresar son: Nombre , Ciudad, Año y seleccionar el periodo y luego pulse “Aceptar”

Paso 3) Al adicionar una empresa debe reiniciar el sistema, pulse “Aceptar”

4. INGRESO AL SISTEMA DE CONTABILIDAD Una vez creada la empresa, presione con un clic en el nombre de la empresa y seguidamente aparecerá la gestión como se muestra en pantalla:

Manual del usuario del Sistema Contable - 101 Presione doble clic en la gestión y luego aparecerá la siguiente pantalla:

El nombre del usuario es “X” y la contraseña “Y”. La contraseña no se muestra, solo aparece asterisco (*). En la fecha aparecerá por defecto la fecha actual, este campo es editable se puede cambiar, el tipo de cambio y el índice UFV si lo conoce puede ingresarlo, caso contrario coloque 0. Pulse “Aceptar”. Posteriormente puede crear un nuevo usuario con el nombre y contraseña personalizada. 5. ADICIONAR UNA NUEVA GESTION Paso 1) Presione con un clic en el nombre de la empresa y seguidamente aparecerá la gestión, luego

pulse “Adiciona Gestión”.

Por defecto aparece el nombre de la empresa , la ciudad , año y periodo , puede cambiar el nombre de la empresa y la ciudad pero no puede cambiar el año y el periodo. Luego pulse “Aceptar”

Manual del usuario del Sistema Contable - 102 6. PASOS PARA INSTALAR EN RED EL SISTEMA CONTABLE SIC-JAC 1º Paso en el SERVIDOR

1) Haga clic derecho en el botón del escritorio, en el menú desplegable seleccione Explorar.

2) En la columna Carpeta, selección la unidad donde se instaló el sistema contable SIC-JACW , en esta

unidad cree una capeta denominada .

3) Comparta esta carpeta haciendo clic derecho sobre esta, seleccione Compartir con , habilitando, Lectura y Escritura , como se muestra en la siguiente pantalla.

4) Ya compartida esta carpeta, copie la carpeta SIC-JACW en la carpeta RED_SIC-JAC.

SIC-JACW RED_SIC-JAC

Manual del usuario del Sistema Contable - 103 Re-nombre la carpeta SIC-JACW que esta fuera de la carpeta RED-SIC-JAC.

5) Sobre el icono de red hacer clic y luego seleccionar Conectar a unidad de red…

6) En la pantalla Conectar a unidad de red, seleccioné una letra para la nueva unidad en red.

Haga clic en el botón , en la red ubique el computador en que se creó la carpeta RED_SIC-JAC, seleccione la carpeta RED_SIC-JAC que se ha compartido y haga clic en aceptar.

Haga clic en el botón.

Manual del usuario del Sistema Contable - 104 7. PASOS PARA CREAR EL NUEVO ACCESO DIRECTO DEL SISTEMA SIC-JAC EN EL ESCRITORIO 1) Desde el escritorio del computador, deberá eliminar el acceso directo que se genera al momento de la instalación. Para ello, haga un clic con el botón derecho del mouse sobre el icono del Sistema de Contabilidad, que se encuentra en el escritorio del computador. Aparecerá varias opciones, elija: “Eliminar” y haga clic en “si”.

2) Luego, haga un clic derecho con el mouse, sobre el escritorio del computador, en “Nuevo”. Seleccione "Acceso Directo".

En la pantalla, “Crear Acceso Directo” , presione el botón "Examinar" , será enviado a la ventana, "Buscar Carpeta".


A continuación, escoja "EQUIPO", se desglosarán las unidades de disco del ordenador, seleccione la unidad virtual creada con anterioridad.

Luego haga clic en la carpeta SIC-JACW.

Manual del usuario del Sistema Contable - 106 En la lista, busque el logo de un zorro (Caracterizado por el lenguaje de Visual Fox Pro). Haga clic en el botón “Aceptar”.

A continuación haga clic en Siguiente.

Coloque el nombre del acceso directo y haga clic en Finalizar.

En el escritorio aparecerá el ícono del zorro.


2º PASO EN LA TERMINAL

1) Haga clic derecho en el botón del escritorio, en el menú desplegable seleccione Explorar.

2) En el icono de red, darle un clic y seleccione Conectar a unidad de red.

3) En la pantalla Conectar a unidad de red, selección una letra para la nueva unidad en red.


4) Haga clic en el botón , en la red ubique el servidor del programa SIC-JACW seleccione la carpeta RED-SIC-JAC que se ha compartido y haga clic en aceptar.

Haga clic en el botón .

PASOS PARA CREAR ACCESO DIRECTO DESDE EL ESCRITORIO . NOTA: Deberá seguir los mismos pasos que se realizaron para crear el acceso directo al escritorio en la máquina del servidor, aplíquelos aquí en la maquina terminal. Ver página (104). 8. PASOS PARA EXPORTAR LOS REPORTES A EXCEL.

1. Desde el escritorio del computador, deberá buscar el acceso directo que se genera al momento de la instalación, haga clic derecho en el acceso directo del programa y escoja propiedades:

En la ventana que aparecerá haga clic en la opción Abrir ubicación / buscar destino


A continuación ubique la carpeta XLS, abrir esta carpeta:

Una vez abierto debe borrar todo los archivos que se encuentran en la misma:

Una vez vacía la carpeta la minimizamos.


2. Nos vamos al sistema contable SIC-JAC, si queremos exportar el libro diario, hacemos el siguiente procedimiento para obtener el reporte del libro diario, en el menú “Contabilidad”, seleccione “Libros” y, a continuación, haga clic en “Libro Diario” . Para ver el reporte haga clic en “VER LIBRO DIARIO”

Obtendrá la siguiente pantalla:

Salimos del reporte presionando el botón . Luego minimizamos el sistema contable.


3. Volvemos a la carpeta XLS que minimizamos en la primera parte, y ahí podemos ver que ya se generó el archivo Excel del libro diario :

Debe guardar este archivo en otra carpeta que no sea la carpeta XLS , porque esta carpeta es exclusiva del sistema no lo puede mantener abierto, porque no podrá ver ningún otro reporte. En cualquier unidad de su máquina puede crear una nueva carpeta, por ejemplo: LIBRO DIARIO , en esta carpeta guardar el archivo Excel del libro diario.

Para exportar, los estados financieros, mayores, estado de cuentas, libros de compras y ventas debe seguir los mismos pasos desde el punto 2.

Documents

Manual Contabilidad