MANUAL COORDINADOR DE CENTRO MÓDULO COMUNICACIÓN

DISEÑO Y CREACIÓN DE NUEVOS SERVICIOS WEB

DE LA PLATAFORMA EDUCATIVA PAPAS

MANUAL COORDINADOR DE CENTRO MÓDULO COMUNICACIÓN

[30/11/2010]


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ÍNDICE

1 INTRODUCCIÓN ..............................................................................2 2 SERVICIOS DE PAPÁS COMUNICACIÓN...........................................4 3 USUARIAS Y USUARIOS ..................................................................5

3.1 Alumnado ..........................................................................................5 3.2 Tutores Legales .................................................................................7 3.3 Profesorado .......................................................................................8 3.4 Coordinadores de centro....................................................................9 3.5 Usuarios conectados al centro .........................................................10

4 COMUNICACIONES........................................................................12 4.1 Mensajes .........................................................................................12

4.1.1 Grupos a los que pertenezco......................................................12 4.1.2 Enviar mensajes ......................................................................13 4.1.3 Mensajes Recibidos ..................................................................15 4.1.4 Mensajes Enviados ...................................................................17 4.1.5 Mensajes Archivados ................................................................18

4.2 Tablón de anuncios..........................................................................19 4.3 Gestión de las encuestas .................................................................22

5 CENTRO.........................................................................................24 5.1 Mantenimiento de los datos del centro ............................................24 5.2 Calendario escolar ...........................................................................25 5.3 Sincronización con Gestión de Centros ............................................25 5.4 Publicación de notas de evaluación .................................................26

6 MIS DATOS ...................................................................................28 7 WEB DEL CENTRO..........................................................................29

7.1 Petición de Web...............................................................................29 7.2 Sincronización de datos ...................................................................32

8 AGENDA PERSONAL ......................................................................33 8.1 Ver las citas .....................................................................................34 8.2 Ver los detalles de una cita de la agenda .........................................36 8.3 Eliminar citas de la agenda ..............................................................37

9 MIS FAVORITOS............................................................................38


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1 Introducción

Papás Comunicación es un Servicio Integral de Atención a la Comunidad Educativa a través de Internet

Este servicio de valor añadido se apoya en una aplicación web que actúa de nuevo canal de comunicación y que ofrece a todos los agentes de la Comunidad Educativa la posibilidad de mantener un diálogo fluido y cotidiano, aún para aquellos que por diversos motivos, ya sean personales, laborales o de cualquier otro origen, no puedan llevarlo a cabo del modo tradicional.

Papás Comunicación, como sistema de información, depende en gran medida de PAPÁS GESTIÓN (aplicación web usada por los centros escolares para su gestión). Por ello, es de vital importancia que PAPÁS GESTIÓN esté en todo momento actualizada y suficientemente nutrida con los datos del centro y del alumnado.

Según la funcionalidad o papel que tengan para el sistema los usuarios y usuarias de Papás Comunicación, acceden a ésta encuadrados en un "perfil".

Las personas que accedan con perfil Coordinador de Centro, o sea Responsable de los Servicios de Seguimiento en el Centro, (en adelante Usuario Centro), serán las encargadas del mantenimiento de los datos y de detalles del centro que se muestran en el sistema, así como de toda aquella información necesaria para garantizar el correcto funcionamiento de Papás


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Comunicación. Entre esta información se incluye la definición y el mantenimiento de las noticias del tablón y las encuestas.

Entre sus funciones también se cuentan la gestión de los usuarios y usuarias del sistema, lo que le permitirá principalmente darles de alta y gestionar sus claves de acceso.


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2 Servicios de Papás Comunicación

Las opciones que ofrece Papás Comunicación son múltiples y muy interesantes.

OPCIONES DE Papás Comunicación

SERVICIOS DE COMUNICACIÓN MENSAJERÍA

Comunicación mediante mensajería interna de fácil uso con el profesorado, alumnado y tutores legales del centro.

TABLÓN DE ANUNCIOS Publicar noticias de interés en un tablón de anuncios propio.

ENCUESTAS Herramienta de sondeo para recoger la opinión de todos sobre temas concretos

GESTIÓN DE DATOS DEL CENTRO Consulta y modificación de algunos datos de contacto del centro, así como personalización de elementos de la página principal (logo, foto y mensaje de bienvenida.)

GESTIÓN DE LAS AMPA DEL CENTRO Posibilidad de ceder espacio a las AMPA del centro para que publiciten sus actividades y gestión en el registro de socios.


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3 Usuarias y Usuarios

Como Coordinador de Centro, una de sus tareas prioritarias en la plataforma es la gestión de los usuarios. Desde el menú Usuarias y usuarios de la aplicación puede llevar a cabo todas las tareas necesarias tanto para la activación de los usuarios como para la generación de las credenciales de acceso (contraseñas) de éstos.

La primera de las opciones que se le ofrece al perfil Centro en la gestión de usuarios en Papás Comunicación es la de activar para su acceso a la plataforma al alumnado del centro. Para ello, debe acceder al menú Usuarias y usuarios, en la subopción Alumnado.

3.1 Alumnado Al seleccionar esta opción del menú, se accede la pantalla “Alumnado del centro.” Para dar el alta a un alumno que nos ha solicitado el acceso a la plataforma y generar sus credenciales de acceso, realice los siguientes pasos:

• En primer lugar, debe buscar al alumno en su correspondiente Curso y Grupo. Utilice las listas desplegables para ello y recuerde que aquí se cargarán aquellos alumnos que tengan una matrícula registrada en PAPÁS GESTIÓN.


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• Pulse sobre el alumno que quiera activar como usuario, y en el menú emergente que aparece a continuación, seleccione la opción: Activar.

También puede activar a todos los alumnos de la lista de una sola vez, para ello no tiene más que pulsar sobre el botón situado en el margen superior derecho llamado “Activar a todos los

alumnos”.

• Una vez activado o activados los alumnos, comprobará que en la columna situada a la izquierda del nombre de éstos llamada “Seleccionar”, la casilla de verificación se habilita, y que en la columna de la derecha titulada “Activo en Papás” ahora aparece el término Sí.

• El siguiente y último paso sería generar las credenciales de acceso, para ello pulse sobre la casilla de verificación “Seleccionar” de aquellos alumnos a los que quiera generarles las contraseñas y después pulse el botón “Generar informes de credenciales

de acceso de los alumnos seleccionados” . Entonces se generará un documento en formato pdf, con tantas cartas como alumnos seleccionados en las que constan sus credenciales de acceso. Ahora podrá imprimir y entregar a cada alumno su carta correspondiente.

Este proceso es el mismo tanto para la primera vez que un alumno va a acceder a la plataforma, como cada vez que necesite unas nuevas credenciales de acceso porque haya olvidado las que tenía.

Tenga en cuenta que cuando pulsa el botón “Generar informes de credenciales...” para el usuario que sea (alumno, padre o coordinador de centro) lo que hace es generar unas nuevas contraseñas para ese usuario.

Una vez activo un alumno y generadas las claves de acceso de éste, ahora vamos a ver el menú emergente que se le ofrece.


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• Activar/ Desactivar: desde esta opción podrá activar como hemos visto, a un alumno como usuario de Papás, pero también del mismo modo, podrá volver a desactivarlo. Al desactivar a un usuario, éste no podrá acceder a ningún servicio de Papás Comunicación.

• Detalle: accedemos desde aquí a una ficha con información del alumno. Destacar que

todos los datos que aparecen aquí son los que constan para este alumno en su ficha de PAPÁS GESTIÓN, por lo que en caso de tener que realizar cualquier modificación habrá que hacerlo desde allí.

3.2 Tutores Legales La finalidad principal de la opción Tutores legales es garantizar la integridad de los datos relativos a las relaciones padre/madre – hijo redefinidas en el sistema.

Mediante esta opción el Coordinador Centro visualiza un listado de los tutores legales que constan en el sistema y que proceden de PAPÁS GESTIÓN, más exactamente de la pantalla 'Ficha del Alumno'.

Recuerde que esta tarea también la puede realizar cada tutor de grupo para los tutores legales de su grupo, para ello deben acceder a la plataforma con el perfil Profesorado.

Para llevar a cabo este proceso, se debe seleccionar primero el curso y el grupo de los alumnos. Al refrescarse la pantalla, aparecerá una tabla en la que se muestra un listado de los tutores legales que tenga asociado dicho curso y grupo seleccionado. También aparece si el tutor en concreto está activo en el sistema PAPAS 2.0 y si el tutor también es un profesor.


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Para Activar o Desactivar un tutor legal pulse sobre el nombre de éste. Le aparecerá un menú emergente con dos opciones: Activar y Desactivar.

3.3 Profesorado Desde la opción Profesorado del menú Usuarias y usuarios, puede consultar qué profesores están activos en Papás. Éstos se dan de alta desde DELPHOS y desde allí, igualmente, es desde donde puede generarle sus credenciales de acceso cada vez que sea necesario, o darles de alta/baja.

Desde la opción “Detalle” del menú emergente de cada profesor puede consultar algunos de los datos que constan para cada uno de ellos y que se actualizan en Papás Gestión.


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3.4 Coordinadores de centro El sistema se ha diseñado de manera que por defecto todos los cargos directivos de un centro, y que así consten en DELPHOS, sean usuarios del módulo Comunicación con perfil Coordinador Centro. Por lo que todos pueden acceder al sistema con este perfil y disponer de todos los servicios que Papás Comunicación pone a su disposición.

No obstante, puede ser necesario en algún momento disponer de otra persona que realice las funciones del " Coordinador Centro", y para ello existe este procedimiento.

Pulsando la subopción Coordinadores de Centro, de la opción de menú Usuarias y usuarios, vemos la lista de usuarios con este perfil.

Pulsando sobre alguno de ellos, podemos:

• Ver el detalle de estos usuarios. • Desactivarlos / activarlos como usuarios con perfil “centro”.

Para crear un nuevo usuario Coordinador Centro, pulsamos el icono de "Crear" . El sistema nos presenta una pantalla de búsqueda de usuarios por documentación.


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Introducimos la documentación del usuario que queremos crear con perfil "usuario Coordinador de centro", y pulsamos 'buscar'. Si ya existe una persona con esa documentación, se nos indicará esta circunstancia y sólo tendremos que indicar el período de vigencia para el usuario, en caso contrario introduciremos todos los datos que nos solicite el formulario.

Por último y si el Coordinador de centro que acabamos de crear no es ya usuario de Papás, tendremos que generarle unas credenciales de acceso, para ello procedemos como en casos anteriores. Es decir, pulse sobre la casilla de verificación “Seleccionar” de aquellos Coordinadores a los que quiera generarles las contraseñas y después pulse el botón “Generar

informes de credenciales de acceso de los Coordinadores de centro seleccionados” . Entonces se generará un documento en formato pdf, con tantas cartas como Responsables estén seleccionados, en dichas cartas constan sus credenciales de acceso. Ahora podrá imprimir y entregar a cada uno su carta correspondiente.

Si el usuario Coordinador Centro que ha creado ya tenía acceso a la plataforma, ya sea a DELPHOS o a COMUNICACIÓN, no será necesario crearle nuevas credenciales. La plataforma lo detecta y le añade el nuevo perfil para que con las mismas claves, acceda ahora también, como Coordinador Centro.

3.5 Usuarios conectados al centro Desde la opción de menú Usuarias y usuarios / Usuarios conectados al centro, podemos obtener los datos de las personas que se encuentran conectadas a Papás en este instante.


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En la siguiente captura vemos los datos de la persona que se encuentra conectada a la aplicación:

También podemos obtener un listado de todos los usuarios del centro, o de aquellos que no están conectados en este instante, discriminando por perfiles si lo necesitamos.


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4 Comunicaciones

Los servicios de comunicaciones disponibles en Papás Comunicación para este perfil ofrecen al Coordinador Centro la posibilidad de comunicarse directamente con los profesores, tutores legales y alumnos del centro, así como ofrecer a la Comunidad Educativa del centro, servicios y herramientas para mantenerse informados, compartir su opinión y recoger sus impresiones sobre asuntos concretos. Papás Comunicación cuenta con varias herramientas de comunicación, que iremos viendo detenidamente:

• Mensajes. • Tablón de anuncios. • Encuestas.

IMPORTANTE:

En esta nueva versión de Papás Comunicación el sistema de AVISOS se ha automatizado para facilitar la gestión de la plataforma que hacen los Coordinadores de Centro. De esta forma, la gestión de los mismos se realiza ahora internamente por Papás. Por tanto bastará con que el padre se suscriba a ellos accediendo con su perfil a la opción AVISOS (que también se ha optimizado). Si quiere ampliar información sobre esto puede consultar el manual de PADRE en su apartado COMUNICACIONES.

4.1 Mensajes Una de las herramientas de comunicación más potentes que nos ofrece Papás Comunicación es la de mensajería, que nos permite contactar de una manera directa con el resto del profesorado, el alumnado, sus tutores legales, etc. Para acceder a ella pulsaremos en la opción del menú principal Comunicaciones, y después en la subopción Mensajería. Esta nos mostrará 5 subopciones:

4.1.1 Grupos a los que pertenezco Al objeto de facilitar y potenciar la comunicación entre todos los miembros de la comunidad educativa, se han definido en Papás una serie de grupos a los que cada usuario pertenece y que determinará la recepción de determinados mensajes.

La pertenencia a algunos de estos grupos vendrá determinada automáticamente y no podremos decidir la suscripción o no a los mismos. Sin embargo, en otros sí podremos decidir activar o no la suscripción a ellos, para recibir los mensajes. Para ello bastará con chequear la casilla de verificación “¿Estoy suscrito?” y pulsar el botón “Aceptar”.


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Para entender mejor qué implica pertenecer a un grupo y estar suscrito a la recepción de los mensajes que se envían a él, veámoslo detenidamente.

Por ejemplo, cuando un cargo directivo del centro donde imparto clases como profesor, envía un mensaje a todo el profesorado del centro, yo también lo recibo porque pertenezco a dicho grupo (“Profesorado de mi centro”). Si uno de mis alumnos lo hiciera con todos sus profesores, sucedería lo mismo, ya que también estoy suscrito al grupo “Profesores del alumno”.

Hay que tener en cuenta que estos grupos están definidos a nivel de usuario y no de perfil, por tanto aparecerán tantos grupos nos correspondan por nuestro perfil o perfiles.

4.1.2 Enviar mensajes Pulsamos en Enviar mensaje. A continuación, el sistema nos muestra una pantalla donde seleccionar en primer lugar el colectivo donde se encuentra la persona o personas a las que queremos enviar un mensaje. Seleccionamos aquel o aquellos a los que vamos a enviar el mensaje (podemos pasar a estos de la lista de 'Destinatarios candidatos' a 'Destinatarios seleccionados' haciendo doble click sobre ellos), introducimos el Asunto y finalmente el texto del Mensaje. Después pulsamos en el botón “Aceptar”.

Es importante recordar que en el listado de 'Destinatarios candidatos' sólo aparecerán los nombres de aquellos que estén activos como usuarios de Papás.


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En el envío de mensajes también se tiene la opción de adjuntar un fichero al mismo. Es importante tener en cuenta que antes de comenzar a adjuntar ficheros al mensaje, debemos seleccionar el grupo destinatario y, si fuese el caso, los destinatarios concretos del mismo, ya que si no al recargarse la pantalla tendremos que repetir el procedimiento de adjunción de los ficheros.

De esta forma se desplegarán las opciones necesarias para adjuntar ficheros al mensaje.


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Pulsando sobre el botón 'Examinar...' se abrirá una ventana para elegir el fichero a adjuntar a través del explorador de archivos de nuestro ordenador. Seleccionado el fichero concreto a adjuntar pulsaremos sobre el botón 'Abrir' de esa ventana y la ruta donde está ubicado dicho fichero aparecerá en el campo ‘Seleccionar fichero’.

El tamaño máximo de cada fichero a adjuntar es de 1 MB.

El tamaño máximo total de la suma de los ficheros a adjuntar es de 3 MB

A continuación, pulsaremos sobre el botón 'Añadir' que aparece un poco más abajo y de esta forma el fichero seleccionado pasará a incorporarse a la lista de los ficheros que se adjuntarán al mensaje cuando éste sea enviado. Repetiremos el procedimiento explicado anteriormente tantas veces como ficheros queramos adjuntar.

Por razones de seguridad, determinados tipos o extensiones de archivos

(como los '.exe', '.bat', '.com' o '.msi') no se podrán adjuntar.

Debajo de la ventana en la que aparece la lista de ficheros a adjuntar, se muestra la suma del tamaño de los mismos en el campo 'Total subido' y el máximo permitido, que como se indicó antes es de 3 MB.

4.1.3 Mensajes Recibidos Pulsando en la subopción Mensajes recibidos, accedemos a la lista de todos los mensajes que hemos recibido. Aquellos que no hayamos leído todavía, se presentarán con una marca que indica esta circunstancia .

Aquí, mediante los botones situados en el margen superior derecho (señalados en verde en la imagen), podremos archivar todos los mensajes o seleccionar sólo algunos para archivar. Para

ello, haremos uso en el primer caso del botón 'Archivar todos los mensajes' y en el

segundo de la casilla 'Seleccionar' y del botón 'Archivar todos los mensajes seleccionados' .

De forma análoga, mediante los botones enmarcados en rojo en la imagen, podremos borrar todos los mensajes recibidos o seleccionar sólo algunos para borrar. Con el primer botón 'Borrar todos los mensajes recibidos' llevaremos a cabo el borrado de todos ellos y a través del botón 'Borrar todos los mensajes

seleccionados' eliminaremos únicamente los seleccionados previamente. Los mensajes borrados no podrán ser recuperados posteriormente.


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En caso de que el mensaje lleve asociado un fichero adjunto aparecerá la imagen de un clip en la pantalla como se observa a continuación:

Pulsando sobre la fecha de recepción del mensaje, seleccionaremos la opción ‘Detalle’ y de esta forma accederemos al mismo. En el mensaje recibido, apreciamos que debajo del asunto del mensaje, aparece la lista de ficheros adjuntos al mismo y al lado de cada fichero su tamaño.

Pulsando sobre el nombre del fichero se mostrará la ventana del navegador desde la que podremos abrirlo o descargarlo.

A su vez, y siguiendo lo explicado anteriormente, podemos adjuntar nuevos ficheros en la respuesta al mensaje original recibido.


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Contestar a un mensaje recibido

Una vez mostrada la lista de mensajes recibidos podemos contestar aquellos que aún no lo hubiesen sido, y que son los que se muestran en la columna Respuesta con la palabra No. Para ello basta con hacer clic en la fila correspondiente y seleccionar la opción Detalle. Esto nos llevará a ver el mensaje en detalle, con la posible conversación encadenada que haya podido tener lugar con el remitente.

En esta misma pantalla podemos escribir una respuesta al mensaje como vemos en la imagen anterior.

Por último, una manera directa de comprobar si tenemos mensajes pendientes de lectura, es atender a la cabecera, donde aparecerá en estos casos un aviso al respecto, informando del número de mensajes pendientes de leer que tenemos en la carpeta de recibidos.

4.1.4 Mensajes Enviados Pulsando en la subopción Mensajes enviados, accedemos a la lista de todos los mensajes que hemos enviado. Aquí podremos mediante los botones situados en el margen superior derecho, borrar todos los mensajes o seleccionar sólo algunos para borrar. Para ello, haremos uso en el primer caso del botón 'Borrar todos los mensajes' y en el segundo de la casilla 'Seleccionar' y del botón 'Borrar todos los mensajes seleccionados'.


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También, pulsando sobre la fecha de envío de cualquiera de los mensajes enviados accederemos a ver el detalle del mismo.

4.1.5 Mensajes Archivados A través de esta opción, accedemos a la lista de todos los mensajes recibidos que hemos archivado previamente desde la pantalla 'Mensajes recibidos'. Mediante los dos primeros botones situados en el margen superior derecho (señalados en verde en la siguiente imagen), podremos restaurar todos los mensajes o seleccionar sólo algunos para restaurar. Para ello,

haremos uso en el primer caso del botón 'Restaurar todos los mensajes' y en el segundo de

la casilla 'Seleccionar' y del botón 'Restaurar todos los mensajes seleccionados' . Los mensajes restaurados volverán a la relación de mensajes recibidos.

De forma análoga, mediante los botones enmarcados en rojo en la imagen, podremos borrar definitivamente todos los mensajes recibidos o seleccionar sólo algunos para borrar. Con el primer botón 'Borrar todos los mensajes recibidos' llevaremos a cabo el borrado de todos

ellos y a través del botón 'Borrar todos los mensajes seleccionados' eliminaremos únicamente los seleccionados previamente. Los mensajes borrados no podrán ser recuperados posteriormente.


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Al igual que ocurre con los mensajes recibidos, una vez mostrada la lista de mensajes archivados podemos contestar aquellos que aún no lo hubiesen sido, y que son los que se muestran en la columna Respuesta con la palabra No. Para ello basta con hacer clic en la fila correspondiente y seleccionar la opción Detalle. Esto nos llevará a ver el mensaje en detalle, con la posible conversación encadenada que haya podido tener lugar con el remitente.

4.2 Tablón de anuncios Los usuarios con perfil “Coordinador centro" se encargarán de la puesta en marcha y posterior mantenimiento del tablón de anuncios del centro. Para ello, lo primero es crear secciones de noticias. Estas secciones deben entenderse como las secciones de un periódico o publicación convencional: agrupaciones de noticias por temas o categorías. Estas secciones aparecerán (una vez creadas) en una lista desplegable en la pantalla correspondiente a la opción Noticias.

Tras elegir la opción Secciones del menú Tablón de anuncios, hacemos clic en el botón "Crear sección".


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El único dato que se nos pedirá para crear una sección nueva será su nombre.

Creada una sección, podremos publicar noticias en ella.

Hay varios caminos para dar de alta noticias en el tablón, vamos a verlos:

1. Acceso directo a Noticias desde el menú:

a. Pulsamos Noticias.

b. En la página que se nos presenta, elegimos la sección de la que formará parte la noticia.

c. Pulsamos el botón "Crear una noticia".

d. Ponemos un titular a la noticia, cumplimentamos el resto de datos y escribimos el cuerpo de la misma.

e. Aceptamos


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Destacar que se podrán sincronizar estas noticias marcando la opción “¿Desea publicar la noticia en la web del centro?” que aparece en el formulario de creación de noticias del “Tablón de anuncios” de COMUNICACIÓN.

Una vez publicada la noticia en la web de centro usando este sistema la gestión de esta noticia pasa a la propia web de centro. Si queremos editar la noticia o despublicarla debemos hacerlo desde el back-end de administración del portal web de centro.

Por otro lado, las opciones de la lista desplegable 'Noticias' nos permiten consultar las noticias según estén:

– Publicadas: esta opción es igual para todos los perfiles (padre, alumno, profesor y responsable AMPA) y nos permite consultar las noticias vigentes en el tablón.

– Dadas de baja: son aquellas noticias cuya 'fecha de baja en el tablón' ha vencido y por tanto ya no están vigentes. El resto de usuarios (padre, alumno, profesor y responsable AMPA) también pueden consultarlas pero bajo el nombre de 'Archivo de noticias'.

– Por publicar: esta opción es exclusiva para el Coordinador Centro ya que es quien administra el tablón y le permite consultar aquellas noticias que no están vigentes pues aún no se ha cumplido su 'Fecha de publicación'.

2. Convertir una solicitud en noticia:

a. Accedemos a la opción 'Solicitudes' del menú 'Tablón de

anuncios'. En esta opción consultaremos las solicitudes que padres y profesores nos envían y que contienen propuestas de noticias para ser publicadas en el tablón. Podremos consultar cada una de ellas, y aceptar la publicación (cambiando el texto o respetándolo) o bien rechazarlas. Además, habrá que incluirla en una sección y ponerle un titular.


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b. Pulsamos en una de ellas y seleccionamos la opción 'Ver para publicar'. Si la noticia propuesta por el padre o el profesor nos parece adecuada, definimos un titular, las fechas de publicación y baja de las mismas, y a continuación pulsamos 'Aceptar'. Esta solicitud pasará a tener el estado de Aceptada y se publicará en el tablón de acuerdo a la 'Fecha de publicación' que le hayamos definido.

Si por algún motivo no nos pareciera conveniente publicar como noticia una solicitud recibida, podemos volver a la pantalla 'Solicitudes de noticia' y seleccionar la opción de menú emergente 'Rechazar'. En la siguiente pantalla introduciremos el motivo por el que la rechazamos, y éste le llegará al solicitante para conocer porqué se ha decidido no publicar la noticia propuesta.

4.3 Gestión de las encuestas Encuestas) tiene como objetivo buscar el conocimiento de la situación de la vida escolar, con la intención de mejorarla en la medida de lo posible. Para ello,

Papás Comunicación da la opción a los Centros de publicar una serie de encuestas de participación voluntaria cuyas conclusiones podrán ser analizadas gracias a los gráficos extraídos de los resultados producidos.

Lo primero que debe hacer el Coordinador Centro es definir las encuestas. Para ello, acceda a la opción de menú Comunicaciones/ Encuestas y pulse en el botón “Nueva”.

Accede de este modo a la página ENCUESTA DEL CENTRO. Aquí debe completar varios apartados para configurar la encuesta, como la pregunta, las opciones de respuesta, el perfil o perfiles de Papás Comunicación a los que va dirigida, el período de vigencia de la encuesta y, por último, artículos relacionados donde podrá definir páginas web relacionadas con el tema planteado que sirvan a los usuarios para realizar una respuesta más fundamentada.


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El período de vigencia (Fecha inicio / Fecha fin), marca el tiempo en el que la

encuesta se encuentra disponible para que los usuarios voten en ella.

Una vez registrada una encuesta, desde el menú emergente de cada una de ellas puede realizar varias tareas:

• Modificar: accede al detalle de la encuesta (como el que hemos visto anteriormente) y puede realizar modificaciones en los distintos apartados, siempre que ningún usuario haya participado todavía en ella.

• Resultado: podrá consultar el resultado de la encuesta cada vez que lo necesite. La única condición necesaria para que esta opción del menú emergente esté habilitada es que se haya emitido alguna respuesta a la pregunta planteada. Este dato puede verlo en la columna “Número de votos”.

Eliminar: Esta opción le permitirá borrar la encuesta, siempre y cuando ningún usuario haya participado en ella.


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5 Centro

La opción de menú Centro contiene información relativa al centro que el resto de usuarios de Papás Comunicación verán: datos del centro, calendario escolar y AMPA del centro. Por ello, los Coordinadores Centro deben asegurarse de que esta información está actualizada.

5.1 Mantenimiento de los datos del centro Para consultar los datos del centro que se están mostrando en Papás Comunicación simplemente elija la opción Datos del centro en el menú Centro.

Desde Papás Comunicación podrá modificar los siguientes datos:

• Logotipo del centro • Foto del centro • Email de centro • Página Web del centro • Texto de bienvenida de la página de inicio

Si fuera necesario introducir o modificar alguno de estos datos, pulse el botón “Modificar” y accederá a la siguiente pantalla:


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Una vez en la pantalla Modificación del los datos del centro, podrá realizar los cambios a través de los botones “Examinar”, que le permitirán localizar los archivos del logo y la foto del centro en su equipo, o de cajas de texto en las que podrá introducir el correo, la web y el mensaje de bienvenida de Papás Comunicación para el resto de usuarios.

Una vez realice los cambios que considere oportunos pulse el botón “Aceptar” para guardar los mismos.

5.2 Calendario escolar La opción Calendario escolar en el menú Centro le mostrará el Calendario escolar para el curso vigente, y es una opción que sólo permite consulta. Los días festivos se muestran en colores diferenciados en función del ámbito territorial de la festividad. Si posiciona el puntero del ratón sobre un día festivo, aparecerá un mensaje indicándonos qué festividad se celebra en ese día. Recuerde que los días de fiesta señalados provienen del calendario de DELPHOS.

5.3 Sincronización con Gestión de Centros Esta opción le permitirá sincronizar la información que hay en Gestión con la de Papás Comunicación, por tanto recuerde acceder a ella y sincronizarse cuando modifique datos en Gestión que repercutan en el módulo de Comunicación. Para realizar esta operación acceda a Centro / Sincronización con Gestión de Centros, y pulse el botón 'Aceptar' situado en el margen superior derecho, tal y como le indica el mensaje de la pantalla:


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Una vez hecho esto, lo que se lanza es un proceso interno que comprueba automáticamente los datos actualizados en Gestión desde la última sincronización, y actualiza los del módulo Comunicación con éstos. En cuestión de segundos aparece un registro que le informa de la hora en que se ha iniciado este proceso de sincronización:

Como esto puede tardar algunos minutos, mientras puede seguir trabajando en cualquier otra opción de Papás. Transcurridos unos minutos vuelva a esta pantalla y sabrá que la sincronización ha terminado cuando aparezca relleno el campo 'Fecha de fin', y en el de 'Observaciones' el resultado de la misma. Si todo ha ido bien pondrá 'Sin incidentes'.

5.4 Publicación de notas de evaluación

Esta opción le permitirá sincronizar los datos de las notas de evaluación de Delphos con el módulo de Comunicación de forma que éstos puedan ser consultados por los padres, alumnos y profesores desde la opción pertinente en sus menús.


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Para realizar esta operación acceda a Centro / Publicación de notas de evaluación, y pulse el botón 'Nuevo' situado en el margen superior derecho:

A continuación deberá seleccionar el año académico, la convocatoria y los cursos cuyos datos de notas de evaluación quiera publicar y pulsar el botón 'Aceptar' que lanzará el proceso de sincronización de los datos seleccionados con Delphos.

Una vez completado el proceso la pantalla de Publicaciones de notas de evaluación mostrará un registro de la sincronización de datos.


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6 Mis Datos

Por último, podemos consultar los datos que están almacenados en Papás relacionados con nosotros mismos. Hacemos clic sobre el menú de la izquierda, en la opción Mis datos / Datos personales.

En ella se muestran, entre otros, la cuenta de correo electrónico y los números de teléfono.

Estos datos que aquí podemos consultar, provienen en algunos casos del Sistema de Gestión de Delphos (si es que somos docentes), por lo que si necesita modificar alguno de ellos, deberá hacerlo en Delphos que es el origen de los mismos.

Si no somos docentes, estos datos se pueden modificar donde se dieron de alta, es decir en la opción 'Usuarias y usuarios / Coordinadores de centro'.


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7 Web del Centro

7.1 Petición de Web En Papás Comunicación, desde la página de “Petición de alta de la web de un centro” se comienza el proceso de instalación de la web de centro a petición del coordinador de centro.

• Estados de la petición de alta

Pendiente: la petición se ha enviado y está pendiente de ser revisada y autorizada por el Administrador de webs de centro.

En curso: la petición ha sido autorizada por el Administrador de webs de centro y está a la espera de que se lance el proceso de instalación que ejecuta el cliente XML-RPC.

Disponible: el administrador Web de centros ha comprobado la correcta instalación y notifica al coordinador de centro que la web ya está disponible.

• Flujo de petición de alta

El coordinador de centro, desde la opción “Petición de Web” del menú “Web de Centro” accede a un formulario donde debe indicar los datos de alta de la petición web de su centro. En esta petición, el coordinador selecciona los datos que desea sincronizar con la web pudiendo escribir el texto de bienvenida que aparecerá en la página de inicio y el título. Para realizar una petición de web es necesario aceptar las condiciones del servicio. Una vez enviada la petición, esta queda bloqueada y no podrá ser modificada.


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El coordinador de centro deberá esperar a que el administrador de webs confirme que los datos son correctos, cambiando el estado de la petición de “Pendiente” a “En curso”.

Las peticiones “En curso” se añaden como orden de ejecución del proceso de actualización del sistema que serán lanzadas de forma automática por el proceso de actualización programado que se ejecuta todas las noches.


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Para completarse el flujo de creación de la web de centro, el administrador de webs de centros notifica al coordinador de centro que la petición ha sido completada y que pasa a estado “Disponible”.

Cuando la petición está disponible, se puede ver en la página de petición de alta el mensaje de “Observaciones de notificación” remitido por el administrador web de centros, la URL de acceso a la Web y el usuario y contraseña establecidos de manera inicial.

Una vez se completa con éxito la instalación de la web de centro, si en la petición se ha señalado la precarga de algún contenido de la sección “Nuestro Centro” se lanzará la sincronización de la información de esas páginas comunicando el sistema Papás Comunicación con la Web de centro. Esta interfaz permite editar y añadir nuevos artículos a la web de centro.


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Los artículos de la sección Nuestro Centro pertenecen al conjunto de artículos reservados y de edición bloqueada que sólo podrán ser actualizados desde el módulo de Comunicación a través de la página de “Sincronización de datos” del menú “Web de Centro”.

Completada la instalación se cargarán en la sección “Noticias del centro” de la web de centro, si existen, las tres últimas noticias publicadas en el tablón de anuncios de Papás Comunicación.

7.2 Sincronización de datos Las páginas de la sección “Nuestro Centro” pueden ser sincronizadas a petición del coordinador de centro en el módulo Comunicación, desde la página “Sincronización de datos” incluida en el menú “Web del Centro” El coordinador podrá sincronizar los Datos del Centro, Planes de estudio, Profesorado, Departamentos del Centro y Servicios del Centro actualizando la web de su centro.


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8 Agenda Personal

Registrar una cita en la agenda personal que nos proporciona Papás Comunicación es ciertamente sencillo. Lo primero que debemos hacer es pulsar en la opción de menú correspondiente: Agenda personal.

La herramienta Agenda de Papás registrará, de manera automática, aquellos eventos importantes como los controles y trabajos asignados a sus alumnos, las visitas programadas, etc.

Accede de este modo a la pantalla de la Agenda. A continuación basta con pulsar en el habitual icono de nuevo elemento:

No debe preocuparnos el mes, semana o fecha que se visualice en la pantalla antes de pulsar el icono "Crear" (el mencionado icono habitual de nuevo elemento), pues la fecha de la cita no dependerá de lo visto en la pantalla, sino que la estableceremos a continuación (ver el cuadro excepción al final de este apartado).


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En esta zona de la pantalla podemos definir en detalle la cita que queremos crear, incluyendo la fecha de la misma. En concreto definiremos para la cita:

• Un título

• La fecha de la cita o evento

• La hora (horas y minutos por separado)

• Duración de la cita (si procede)

• Una descripción que nos ayude a saber de qué se trata.

A continuación pulsamos el botón "Aceptar" y se generará la cita en la Agenda. Si pulsamos “Volver”, se anula la operación de nueva cita.

Excepción: cuando estemos en visualización de la agenda por día, es decir, cuando estemos consultando un día concreto, al pulsar el botón "Crear nueva cita" el sistema entiende que queremos crearla para ese día. Y veremos que la fecha de la cita está rellena con la fecha del día en si. No obstante, esto es modificable, y podemos cambiar la fecha mostrada por defecto sin problemas.

8.1 Ver las citas Como regla general, se tendrá en cuenta para navegar entre las distintas vistas (anual, mensual, semanal o diaria) lo siguiente: para ver más en detalle una visualización, buscaremos el signo más (+), el cual indica que se pasará de vista anual a mensual, de mensual a semanal (o diaria), o bien de semanal a diaria. La imagen asociada a esta función es . En el mismo sentido, el signo menos (-), debe interpretarse como “ver en menor detalle”, es decir, reducir el detalle, por lo que se deberá usar la imagen para pasar de vista por día a vista por semana, de vista semanal a mensual y para pasar de mensual a la anual.

La Agenda marca con un rasgo diferenciador los días con citas en el calendario. Concretamente, en la visualización por año completo, veremos los días con citas de distinto color que el resto, y al colocar el puntero del ratón encima, se nos mostrará la descripción de la cita:


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En la visualización por mes y por semana veremos en los días que contienen citas, un mensaje con la hora de la cita y el título de la misma.

Como ya se ha dicho, para pasar de la vista anual a la vista de un mes concreto, haremos clic convenientemente en la imagen que acompaña al nombre del mes y año. Y a la inversa: para pasar de la vista mensual a la anual, pulsamos la imagen que está contenida en la barra de título del mes visualizado. Del mismo modo, para pasar de la vista por mes a la semanal, pulsamos en la imagen apropiada que aparece al comienzo de cada semana (como se ve en la imagen superior).


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En esta visualización por semana (en el ejemplo de la imagen superior, semana del 7 de mayo de 2007), para ver las citas de un día concreto, hacemos clic sobre la lupa que acompaña al número del día correspondiente (en cualquiera de las visualizaciones: año, mes, semana).

Estamos viendo entonces un día concreto: 7 de mayo de 2007, con sus citas correspondientes (en este caso sólo una).

8.2 Ver los detalles de una cita de la agenda Para ver todos los detalles de una cita que hemos definido para un día de la agenda, si estamos en visualización de un mes, o de una semana o de un día, haremos clic sobre el mensaje que aparece en el día correspondiente con la hora y el título de la cita.

Y podemos modificar algún dato de la cita si lo consideramos oportuno. Si es así, debemos pulsar para que se guarden los cambios sobre el botón "Aceptar".


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8.3 Eliminar citas de la agenda Para eliminar una cita de la agenda, debemos llegar a ver el detalle de la cita. Esto se puede hacer accediendo a ella desde las vistas de mes, semana o día. Visualizado el detalle de la cita, aparecerá un botón que permite eliminarla de la agenda:

A continuación, tras pulsar este botón, se nos pedirá confirmación de que realmente queremos eliminar la cita. Pulsaremos "Aceptar" para confirmar la eliminación y "Cancelar" en caso contrario.


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9 Mis Favoritos

Desde la opción de menú Mis favoritos / Mis enlaces, tenemos acceso a un listado de rutas definidas por el usuario.

Así se tendrá grabadas las Urls de los accesos que quiera dar de alta el usuario, para de esta forma facilitar el acceso a sus enlaces de uso frecuente.

Para dar de alta un nuevo enlace, pulsamos sobre el botón “Nuevo” y aparece la siguiente pantalla:

En ella rellenaremos el nombre y la ruta completa, y tras esto pulsaremos aceptar. En cualquier momento podremos modificar estos datos desde la opción desplegable “Detalle”, o eliminar alguna ruta que esté en desuso pinchando en “Borrar”.

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MANUAL COORDINADOR DE CENTRO MÓDULO COMUNICACIÓN