MANUAL DAS DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE GESTÃO 2012/IFRJ VERSÃO 1 – 2012 Data: outubro/2012

MANUAL DAS DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE GESTÃO 2012/IFRJ

VERSÃO 1 – 2012

Data: outubro/2012

Ministério da EducaçãoSecretaria de Educação Profissional e Tecnológica

Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio de JaneiroDiretoria Adjunta de Desenvolvimento Institucional - DADI

Apresentação

• Este manual, desenvolvido pela Diretoria Adjunta de Desenvolvimento Institucional, tem como objetivo propor diretrizes para facilitar o processo de elaboração do Relatório de Gestão (RG) do IFRJ.

• Tal proposta justifica-se haja vista a necessidade da normatização de procedimentos de forma a evitar NÃO CONFORMIDADES observadas em RELATÓRIOS anteriores. Além do mais, por se tratar de um documento construído coletivamente torna-se fundamental que cada ator envolvido no processo perceba a importância do seu papel, planejando-se quanto a organização, controle e envio das informações, atentando-se para os PRAZOS estabelecidos pela Diretoria responsável para sistematização e consolidação dos dados.

Ministério da EducaçãoSecretaria de Educação Profissional e TecnológicaInstituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio de JaneiroDiretoria Adjunta de Desenvolvimento Institucional - DADI

1. Diretrizes Específicas paraas Pró-Reitorias

10. Papel daDiretoria Adjunta Desenvolvimento

Institucional

9. Prazos

8. OrientaçõesMetodológicas

7. Quadros TCU

6. IndicadoresAcórdão

2.267/2005

5. Diretrizes Específicas

Para DGA, DGPDGTI e DLCOF

4. DiretrizesEspecíficas

para Auditoria,GR, Ouvidoria e

Procuradoria


Direções Sistêmicas DADI, DALI, DCPS e DGA


para as Direções Gerais

dos Campi

Estrutura do

Manual



1 - Diretrizes Gerais para as Pró-reitorias

De acordo com o Tribunal de Contas da União – TCU “O Relatório de Gestão não pode ser um instrumento de exaltação pura e simples da gestão. Deve relatar os fatos relevantes da gestão no exercício que devem ser corroborados por dados consistentes. Deve, sobretudo, servir à reflexão dos gestores sobre como foi o desempenho da sua gestão num determinado exercício”.

Diante o exposto torna-se prudente a construção do RG de forma objetiva, articulado ao PDI e ao Acordo de Metas com os resultados alcançados na gestão do exercício.



Alguns procedimentosa serem consideradospara elaboração do RG

Cabe ao pró-Reitor, preparar texto-resumo da gestão da sua pró-reitoria como um todo, entre 10 e 15 linhas, para ser incorporado na Introdução do RG;

Construir o RG, articulado ao PPA (Governo Federal), PDI, Acordo de Metas e Planejamento Estratégico. Os textos deverão ser construídos objetivando representar a Pró-reitoria como um todo de forma unitária ao invés de visões departamentais. O Relatório de Gestão não poderá ultrapassar 20 laudas;

O RG deve enfatizar as principais ações realizadas, bem como relatar os entraves em torno das metas propostas para o exercício e não realizadas;

Diretrizes Gerais para as Pró-reitorias



Diretrizes Específicas para as Pró-reitoriasPortaria TCU 150/2012 e DN 119/2012 (Anexo II)

PARTE A – CONTEÚDO GERAL

1. Identificação e atributosdas unidades cujas gestões

Compõem o RG1.5 Macroprocessos de Apoio- O Gestor deverá identificar quais são os macroprocessos essenciais ao funcionamento da Pro-reitoria e descrever como os mesmos foram conduzidos no exercício em referência.

1.4 Macroprocessos Finalísticos- O Gestor deverá identificar quais são os macroprocessos da Pró-reitoria diretamente relacionados a missão do IFRJ e descrever como os mesmos foram conduzidos no exercício em referência.

1.6. Principais Parceiros- Principais parceiros (externos ao IFRJ) que colaboram ou participam na consecução dos objetivos do IFRJ, ou seja, os parceiros relacionados aos macroprocessos finalísticos.



Diretrizes Específicas para as Pró-reitoriasPortaria TCU 150/2012 e DN 119/2012 (Anexo II)


2. Planejamento Estratégico e Plano de Metas e Ações

2.2. Estratégias de Atuação frente aos Objetivos Estratégicos- Informar os principais riscos para o alcance dos objetivos estratégicos e as alterações realizadas ao longo do exercício para se ajustar ao planejamento estratégica, tal como a revisão de macroprocessos.

2.1. Planejamento das Ações da Pro-reitoria- Relacionar PPA, PDI, Acordo de Metas e Planejamento Estratégico, identificando os programas temáticos, os programas de apoio à gestão, os objetivos e ações planejadas para que o IFRJ pudesse atingir , no exercício de referência, os objetivos estabelecidos

2.3. Execução do Plano de Metas ou de Ações- A Pró-reitoria deverá apresentar os resultados alcançados das ações e metas planejadas e, em caso contrário, justificar. Relacionar os objetivos alcançados com a melhoria da Gestão no IFRJ.

2.4. Indicadores Gestão 2012 (que não estejam contemplados no Acórdão 2267/2005)- A Pró-reitoria deverá apresentar os Indicadores utilizados para monitorar e avaliar a gestão, o alcance das metas e a melhoria na qualidade dos serviços.



2 - Diretrizes Gerais para os Direções Gerais dos Campi• Conforme indica o Tribunal de Contas da União – TCU “O Relatório de Gestão,

além de ser um instrumento para os órgãos de controle e de autorreflexão sobre a gestão, é também uma forma de prestar contas à sociedade”.

• A citação acima ratifica o compromisso que o gestor deve ter acerca de sua gestão perante à comunidade. Sendo assim, o RG, que deve ser público, representa documento essencial e fundamental para que os servidores do campus, bem como de outros campi possam avaliar a gestão do Diretor Geral no tocante a parte que lhe cabe no processo.



Alguns procedimentosa serem consideradospara elaboração do RG

Cabe ao Diretor Geral, preparar texto-resumo da Gestão do Campi identificando os resultados para o alcance das metas como um todo, entre 10 e 15 linhas, para ser incorporado na Introdução do RG;

Construir o RG, articulado ao PPA (Governo Federal), PDI, Acordo de Metas e Planejamento Estratégico. Os textos deverão ser construídos objetivando representar o Campus de forma unitária ao invés de visões departamentais. O Relatório de Gestão não poderá ultrapassar 20 laudas;

O RG deve enfatizar as principais ações realizadas, bem como relatar os entraves em torno das metas propostas para o exercício e não realizadas;

Diretrizes Gerais para as Direções Gerais dos Campi



Gestão e Execução Orçamentária

Execução Orçamentária (excetuando os Campi Mesquita, Paulo de Frontin e Arraial do Cabo)- O Gestor deverá apresentar a execução orçamentária e identificar quais foram os principais entraves e dificuldades encontradas no exercício em referência.

Diretrizes Específicas para as Direções Gerais dos CampiPortaria TCU 150/2012 e DN 119/2012 (Anexo II)


A Gestão 2012- O Gestor deverá identificar quais as metas e objetivos alcançados e diretamente relacionados a missão do IFRJ e descrever como os mesmos foram conduzidos no exercício em referência.

Principais Parceiros- Principais parceiros (externos ao IFRJ) que colaboram ou participam na consecução dos objetivos do Campi e do IFRJ.



Diretrizes Específicas para as Direções Gerais dos CampiPortaria TCU 150/2012 e DN 119/2012 (Anexo II)


Planejamento Estratégico e Plano de Metas e Ações

Planejamento das Ações do Campi- Relacionar PPA, PDI, Acordo de Metas e Planejamento Estratégico, identificando os programas temáticos, os programas de apoio à gestão, os objetivos e ações planejadas para que o Campi pudesse atingir , no exercício de referência, os objetivos estabelecidos.

Execução do Plano de Metas ou de Ações- O Campi deverá apresentar os resultados alcançados das ações e metas planejadas e, em caso contrário, justificar. Relacionar os objetivos alcançados com a melhoria da Gestão no IFRJ

Indicadores Gestão 2012 (que não estejam contemplados no Acórdão 2267/2005)- A Direção do Campi deverá apresentar os Indicadores utilizados para monitorar e avaliar a gestão, o alcance das metas e a melhoria na qualidade dos serviços.



3 - Diretrizes Específicas para as Direções Sistêmicas (DADI, DALI, DCPS, DGA)4 – Diretrizes Específicas para Ouvidoria, Auditoria e Procuradoria

O Relatório de Gestão, de natureza sistêmica, deve abarcar o IFRJ como um todo, por isso a importância do envolvimento e contribuição das diretorias e setores sistêmicos no processo de construção do referido documento.

• Apresentar em uma lauda:

Gestão 2012: Apresentar as principais atividades realizadas no exercício;

Plano de Metas e Ações: Apresentar os resultados alcançados frente aos objetivos e metas propostos no período, os entraves e os desafios para o próximo ano.

Por se tratar de um texto com apenas uma lauda, cabe ressaltar a dica do TCU quanto a “COERÊNCIA e à COESÃO, bem como à CLAREZA e à CONCISÃO do texto, sem se esquecer da completude das informações a serem prestadas.”



4 - Diretrizes Específicas para Gabinete da ReitoriaPortaria TCU 150/2012 e DN 119/2012 (Anexo II)


1. Identificação e atributosdas unidades cujas gestões

Compõem o RG1.3. Organograma Funcional- Apresentar o Organograma funcional do IFRJ que deverá explicitar a estruturação formal e deverá ser acompanhado de descrição sucinta das competências e atribuições de responsabilidade de cada área da estrutura IFRJ, além de identificar os macroprocessos conduzidos pelas mesmas.

1.2. Finalidade e Competências Institucionais da Unidade- Introduzir a finalidade, as competência, os objetivos e as realizações empreendidas pelo IFRJ na Gestão 2012.

3. Estrutura de GovernançaE Autocontrole da Gestão

3.1. Estrutura de Governança- Evidenciar a estrutura de governança do IFRJ, tais como: Auditoria, Conselhos, Comitês de Avaliação entre outros. Deverá também descrever de maneira sucinta a base normativa, as atribuições e a forma de atuação de cada instância de controle. Deve-se citar as estruturas de governança externas como conselhos externos, etc



Diretrizes Específicas para ProcuradoriaPortaria TCU 150/2012 e DN 119/2012 (Anexo II)


3. Estrutura de Governançae Autocontrole da Gestão

3.4. Informações sobre a estrutura e as atividades do Sistema de Correição do IFRJ (Sistema CGU-PAD), identificando a base normativa que rege a atividade no âmbito do IFRJ. Mecanismos que o IFRJ dispõe para apurar ilícitos administrativos e aplicar penalidades cabíveis. Se não houver sistemática estabelecida, o IFRJ deve descrever como apura tais ilícitos

3.5. Informações quanto ao cumprimento, pela instância de Correição do IFRJ, das disposições dos art. 4º e 5º da Portaria CGU nº 1043 de 24 de julho de 2007

Observação: Responsável pelo preenchimento e contextualização do Quadro A.5.25



5 - Diretrizes Específicas para Diretoria de Gestão de Pessoas (DPG)Portaria TCU 150/2012 e DN 119/2012 (Anexo II)


Aposentadoria

6.1.8. Indicadores Gerenciais

sobre Recursos Humanos

Absenteísmo

Educação Continuada

Acidentes de trabalho e Doenças Ocupacionais

Disciplina

Rotatividade (turnover)

Observação: Responsável pelo preenchimento e contextualização dos Quadros A.6.1 até A.6.13, A.6.19, A.10.5



Diretrizes Específicas para Diretoria de Gestão de Tecnologiada Informação (DGTI)

Portaria TCU 150/2012 e DN 119/2012 (Anexo II) PARTE A – CONTEÚDO GERAL

8.1. Informações sobre a Gestão de TI no IFRJ

Planejamento da Área

Desenvolvimento e produção de sistemas

Perfil dos recursos humanos envolvidos

Contratação e gestão de bens e serviços de TI

Segurança da informação

Observação: Responsável pelo preenchimento e contextualização do Quadro A.8.1



6 - Diretrizes Específicas para a Extração e Geração dos Indicadores do Acórdão TCU 2267/2005 nas Bases SISTEC, SIAPE e SIAFI

Torna-se imprescindível a utilização dos referidos programas em epígrafe haja vista a necessidade de conferir as informações extraídas, confiabilidade, fidedignidade e possibilidade de comparabilidade por se tratar de processo padronizado pela Rede Federal EPCT.

Gestão 2012: As diretorias acima citadas enviarão as informações no prazo estabelecido, findo o exercício anual, para a Diretoria Adjunta de Desenvolvimento Institucional de forma que a mesma realize a devida análise juntamente com as partes envolvidas no processo.

Os dados referentes ao Perfil Socioeconômico discente do IFRJ, conforme Instrução Normativa 01/2012 (Portaria 120 de 31 de agosto de 2012) serão consolidados pela Diretoria de Gestão Acadêmica – DGA

SISTEC – Acadêmico – Responsável pelo envio dos dados: DGA/DAPI;SIAPE – Pessoal – Responsável pelo envio dos dados: PROAD/DGP;

SIAFI – Financeiro – Responsável pelo envio dos dados: PROAD/DLCOF.



7 - Quadros – TCU

- A Diretoria Adjunta de Desenvolvimento Institucional (DADI) marcará reunião com os setores envolvidos no processo de forma a acordar a responsabilidade de cada um pelo preenchimento dos quadros;

• Para preenchimento dos quadros torna-se imprescindível a leitura da Portaria 150/2012, emitida em 03 de Julho de 2012 pelo TCU;

• Justificar os itens que não se aplicarem ao IFRJ;

As orientações para o preenchimento dos quadros são publicadas anualmente pelo TCU. Sendo assim, no momento da emissão da Portaria que trata da questão, alguns procedimentos far-se-ão necessários para o bom andamento do trabalho até a entrega no prazo estabelecido para consolidação e sistematização dos dados:



Quadros – TCU

• Justificar os itens que se aplicam ao IFRJ, mas que por ventura não tenham existido movimento;

• Fazer análise crítica do quadro quando for solicitada pela Portaria TCU;

• Informar a fonte dos dados;

• Atentar para os Prazos de entrega das informações segundo orientação da Diretoria Adjunta de Desenvolvimento Institucional;



Quadros – TCU• Quadros a serem preenchidos – AUDIN• Quadros a serem preenchidos – DADI• Quadros a serem preenchidos – DALI• Quadros a serem preenchidos – DGP• Quadros a serem preenchidos – DGTI• Quadros a serem preenchidos – DLCOF• Quadros a serem preenchidos – DLCOF/DALI• Quadros a serem preenchidos – GR• Quadros a serem preenchidos - Procuradoria



8 - Orientações Metodológicas

• Formatação: – Espaçamento: simples; – Fonte: times new roman - tamanho: 12; – Alinhamento: justificado; – Parágrafos (Recuo de 1,25cm)

• Margens (Configuração de Página):Superior: 2,5cm Inferior: 2,5cmEsquerda: 3,0cm Direita: 3,0cm

• Atenção à pontuação de textos (ortografia)

• Envio de documento no formato/extensão “Doc”, sem paginar;

Para elaboração de qualquer documento, torna-se necessário conhecer o caminho que se deve trilhar a partir de regras pré-estabelecidas; Assim, necessita-se seguir normas para padronização

do documento de forma que seja melhor apresentável para aqueles quese interessarem pela leitura do mesmo.

Sendo assim, devem-se seguir alguns procedimentos para elaboração do RG:



• Exemplo:

0

100

200

300

400

500

Ofícios

Memorandos

Portarias

Fonte: Secretaria Geral do Gabinete da Reitoria

Gráfico I: Emissão de documentos oficiais

Atenção!Não esquecer de nomear as tabelas, gráficos, quadros e figuras, colocadas fora da imagem e com fonte tamanho 10;

Indicação das fontes de consulta abaixo de tabelas, gráficos e quadros, com fonte tamanho 10;

Orientações Metodológicas

Apresentação de tabelas, gráficos,

quadros e figuras:

conforme orientação das normas da ABNT;



• Evitar anexar fotos ao documento;

Privilegie o texto.Dependendo do quantitativo de imagem, este pode dificultar o envio do documento

Além do mais há o direto de imagem, sendo assim, devemos ficar atentos para a divulgação da mesma

Ministério da EducaçãoSecretaria de Educação Profissional e TecnológicaInstituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio de JaneiroDiretoria Adjunta de Desenvolvimento Institucional - DADI

10 de outubro de 2012 – Entrega dos CDS do Manual das Diretrizes para Elaboração do Relatório de Gestão 2012

Até 25 de janeiro de 2013 – Recebimento das informações pelo gestores do IFRJ no endereço eletrônico [email protected]

De 28 de janeiro a 06 de fevereiro de 2013 – Controle do recebimento e análise das informações

De 18 de fevereiro à 05 de março de 2013 – Sistematização das informações

De 11 de março à 22 de março de 2013 – Consolidação do Relatório de Gestão

26 de março de 2013 – Envio ao TCU

Abril de 2013 – Inclusão do Relatório de Gestão no site institucional (http://www.ifrj.edu.br/node/1017)

9– Prazos: Elaboração do Relatório de Gestão 2012



10 - Papel da Diretoria Adjuntade Desenvolvimento Institucional no processo

• Cabe a Diretoria Adjunta de Desenvolvimento Institucional o trabalho de orientação, sistematização e consolidação do dados do Relatório de Gestão;

• Para tanto, torna-se fundamental o envio das informações no prazo pelos diversos atores envolvidos na elaboração do RG;

• A DADI deverá acompanhar e registrar todas as questões referentes a política institucional, ações e atividades relevantes do IFRJ do ano em referência, com o apoio da Assessoria de Comunicação e do Gabinete da Reitoria;

• A DADI deverá analisar prontamente a Portaria TCU 150/2012, disseminar aos gestores os pontos relevantes do documento em reuniões específicas, bem como definir os responsáveis pelo preenchimento dos quadros TCU, os prazos para preenchimento, contextualização e encaminhamento eletrônico a esta diretoria;

• A DADI deverá ter ciência de toda e qualquer informação referente ao Relatório de Gestão e Indicadores do Acórdão 2.267/2005, encaminhada ao Gabinete da reitoria pelo SETEC/MEC ou TCU;

• A DADI receberá apoio técnico da DGTI/PROAD, de forma a preparar o sumário hiperlink;



Anexo: Legislação pertinente

• A legislação que trata do assunto é de suma importância para elaboração do Relatório de Gestão, por isso a sua leitura torna-se imprescindível.

• Cabe também ressaltar que a legislação renova-se, sendo assim devemos estar atentos para as mudanças anuais que por ventura existirem.

• Referências a seguir:

• - IN TCU 63/2010 – Estabelece normas de organização e de apresentação dos relatórios de gestão e das peças complementares que constituirão os processos de contas da administração pública federal, para julgamento do TCU, nos termos do art. 7º da Lei nº 8.443, de 1992.

• - Resolução TCU 234/2010 – Estabelece diretrizes a serem observadas pelas unidades internas do Tribunal na elaboração das normas previstas em IN do TCU e no tratamento das peças e conteúdos relacionados à prestação de contas das unidades juridiscionadas.

Leitura Imprescindível!



Anexo: Legislação pertinente (continuação)

• Resolução TCU nº 244/2011 – Altera dispositivos da Resolução TCU nº 234, de 1º de setembro de 2010, que estabelece diretrizes a serem observadas pelas unidades internas do Tribunal na elaboração das normas previstas em IN do TCU e no tratamento das peças e conteúdos relacionados à prestação de contas das unidades jurisdicionadas.

• DN TCU 119/2012 – Dispõe acerca das unidades jurisdicionadas cujos dirigentes máximos devem apresentar relatório de gestão referente ao exercício de 2012, especificando a organização, a forma, os conteúdos e os prazos de apresentação, nos termos do art. 3º da IN TCU nº 63, de 1º de setembro de 2010.

• DN TCU 121/2012 – Altera redação e inclui unidades no Anexo I, altera texto dos itens 10.1 e 10.2 da parte A do Anexo II, altera texto do item 40 e inclui os itens 41, 42, 43, 44 e 45 na parte B do anexo II, altera itens da parte C do anexo II, todos da DN TCU nº 119, de 18 de janeiro de 2012.

• Portaria TCU nº 150/2012 – Dispõe sobre orientações às unidades jurisdicionadas ao Tribunal quanto á elaboração dos conteúdos dos relatórios de gestão referentes ao exercício de 2012.

Leitura Imprescindível!



[email protected] Bezerra da Silva

[email protected]

Gilton Francisco Sousa de Andrade

[email protected]

Documents

MANUAL DAS DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE GESTÃO 2012/IFRJ VERSÃO 1 – 2012 Data: outubro/2012