Manual d’usuari de l’aplicació web “Gestió de qüestionaris” per a la tramesa telemàtica de la

informació sol·licitada inicialment a l’ens subjecte de fiscalització

Versió 1

Manual d’usuari de l’aplicació web “Gestió de qüestionaris” per a la tramesa telemàtica de la informació sol·licitada a l’inici de la fiscalització

2

ÍNDEX

1.  INTRODUCCIÓ ............................................................................................. 3 

2.  ACCÉS A L’APLICACIÓ ................................................................................ 3 

3.  ESTRUCTURA DEL QÜESTIONARI .............................................................. 5 

4.  REQUISITS DE FORMALITZACIÓ ................................................................ 6 

4.1.  NORMES ESPECÍFIQUES DE FORMALITZACIÓ DE L’EXPEDIENT ..................... 6 

4.2.  GUARDAR I MODIFICAR LES RESPOSTES FORMALITZADES I LA

DOCUMENTACIÓ ANNEXA ....................................................................... 7 

4.3.  MISSATGES D’ADVERTÈNCIA D’ERRORS ................................................... 8 

5.  EXPORTAR EL QÜESTIONARI ..................................................................... 8 

Manual d’usuari de l’aplicació web “Gestió de qüestionaris” per a la tramesa telemàtica de la informació sol·licitada a l’inici de la fiscalització

3

1. INTRODUCCIÓ

La Llei 39/2015, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, estableix que les relacions de les persones jurídiques amb l’Administració pública han de ser obliga-tòriament en format electrònic. Atès que per iniciar una fiscalització cal obtenir informació per conèixer l’entitat i els comptes a fiscalitzar s’ha dissenyat un qüestionari web a través d’una plataforma telemàtica perquè pugui ser respost per la mateixa entitat. Aquest document és un manual de l’aplicació per als usuaris que sintetitza tots els processos perquè l’entitat pugui facilitar la informació sol·licitada responent al qüestionari. S’ha de tenir en compte que l’auditor responsable de l’informe tindrà accés a les respostes i documentació a mesura que aquesta es vagi guardant (vegeu l’epígraf 4.2). El qüestionari només serà visible per a l’ens subjecte a fiscalització i que, per tant, tingui l’obligació de col·laboració amb la Sindicatura segons l’article 4 de la Llei 18/2010, de la Sindicatura de Comptes.

2. ACCÉS A L’APLICACIÓ

Per accedir a l’aplicació cal ser-ne usuari registrat; per tant el primer cop que s’hi accedeix cal registrar-s’hi. En la carta de comunicació de l’inici de la fiscalització la Sindicatura facilita un enllaç a la plataforma telemàtica i explica amb els passos a seguir per obtenir el nom d’usuari que permet accedir-hi. En cas que la persona que designada com a interlocutor de la fiscalització ja estigués registrada a l’aplicació, s’ha de demanar que se li concedeixi accés al qüestionari seguint les instruccions que també estan incloses en la carta.

Manual d’usuari de l’aplicació web “Gestió de qüestionaris” per a la tramesa telemàtica de la informació sol·licitada a l’inici de la fiscalització

4

Des de la zona d’usuari podreu accedir a El meu compte, Gestió de la tramesa de l’exercici del control intern, Gestió de qüestionaris i a Ajuda, en funció del perfil de cada usuari.

Per accedir al qüestionari cal clicar sobre Gestió de qüestionaris i es visualitza el qüestionari, tant en situació Obert –que vol dir que és editable i es poden modificar les respostes– com en Tancat –que únicament permet consultes. Per accedir al cos del qüestionari cal clicar sobre la icona que hi ha a la columna d’accions (encerclada en vermell):

Manual d’usuari de l’aplicació web “Gestió de qüestionaris” per a la tramesa telemàtica de la informació sol·licitada a l’inici de la fiscalització

5

3. ESTRUCTURA DEL QÜESTIONARI

El qüestionari està organitzat en deu formularis. Per accedir a cada formulari cal clicar sobre Emplenar formulari.

El formulari 0 (F0) demana informació sobre la persona que actuarà com a interlocutor principal amb la Sindicatura de Comptes per al treball de fiscalització. La resta de formularis inclouen dos tipus de preguntes:

Les que obliguen a adjuntar documents (en els assumptes que es considera que l’entitat ha de disposar de documentació suport). 

Les que demanen si està en una situació determinada (i en cas de contestar afirmati-vament, hi ha espai per adjuntar-hi documentació). 

Per si no es pot respondre a tot el qüestionari en un sol dia, la pantalla inicial del qüestionari permet portar un control de quins formularis s’han iniciat i quins s’han finalitzat, en la columna Estat.

Manual d’usuari de l’aplicació web “Gestió de qüestionaris” per a la tramesa telemàtica de la informació sol·licitada a l’inici de la fiscalització

6

4. REQUISITS DE FORMALITZACIÓ

4.1. NORMES ESPECÍFIQUES DE FORMALITZACIÓ DE L’EXPEDIENT

La majoria de les dades sol·licitades són obligatòries. Aquesta obligatorietat s’indica amb un asterisc (*) al final de l‘enunciat de les preguntes. Determinats camps que no figuren marcats amb asterisc perquè en principi no són obligatoris també s’han de formalitzar si la pregunta prèvia ho requereix. En aquests casos, la informació es demana de forma expressa. Les preguntes permeten una única resposta. Si es considera que s’ha respost erròniament la pregunta es pot cancel·lar la resposta donada tornant a clicar en l’opció escollida.

Al formulari 0 hi ha preguntes en què s’ha de facilitar informació, ja sigui numèrica o de text.

a) En les preguntes 1 i 2 s’ha d’escriure la resposta al quadre:

S’ha de tenir en compte que l’accent fet servir com un apòstrof no és acceptat per l’aplicació i apareixeria un missatge d’error com el següent:

b) La pregunta 3 s’ha d’omplir amb un número de telèfon de 9 dígits, sense espais ni signes de puntuació entre els dígits. La pregunta 4 és opcional i es pot omplir amb un màxim de 8 dígits.

c) La pregunta 5 demana l’adreça de correu de l’interlocutor, que s’ha de repetir a la pregunta 6.

Manual d’usuari de l’aplicació web “Gestió de qüestionaris” per a la tramesa telemàtica de la informació sol·licitada a l’inici de la fiscalització

7

Cal adjuntar fitxers quan es demana expressament que se n’adjunti (com que el qüestionari s’ha dissenyat per facilitar el compliment de l’obligació de col·laboració amb la Sindicatura de Comptes, la majoria de preguntes demanen que s’adjunti algun fitxer). Hi ha casos en què només s’ha d’ajuntar un únic fitxer (exemple 1) i n’hi ha en què hi ha la possibilitat d’adjuntar-ne més d’un (exemple 2). L’aplicació canvia el nom del fitxer automàticament una vegada s’ha guardat la informació.

a) Exemple 1:

b) Exemple 2:

L’aplicació té un límit de pes de tots els fitxers adjuntats a cada formulari de menys de 150 MB, i de 20 fitxers de 25 MB en tot el qüestionari. Si cal superar aquests límits l’inter-locutor s’haurà de posar en contacte amb l’auditor responsable per buscar una solució.

4.2. GUARDAR I MODIFICAR LES RESPOSTES FORMALITZADES I LA DOCUMENTACIÓ

ANNEXA

IMPORTANT: Perquè les respostes introduïdes i els fitxers adjunts es guardin a l’aplicació s’ha

d’utilitzar el botó abans de sortir del formulari en què s’ha estat res-ponent les preguntes. Cal utilitzar també aquest botó per modificar les respostes prèviament desades. Cada vegada que es fa aquesta acció es graven les respostes marcades en aquell moment i les prèvies queden substituïdes. La substitució de fitxers ja incorporats a l’esborrany requereix carregar de nou el fitxer que es vol modificar. IMPORTANT: La modificació de respostes pot suposar que s’hagin de respondre noves preguntes o s’hagi d’aportar documentació inicialment no requerida. Com ja s’ha comentat en la introducció, a mesura que es vagin guardant els canvis al qües-tionari, l’auditor responsable podrà anar consultant les respostes i documents adjuntats (sense poder modificar ni respostes ni documents). La voluntat és que els usuaris puguin facilitar la informació de forma àgil i, si es dona el cas, gradual, evitant la demora per la manca de documents.

Manual d’usuari de l’aplicació web “Gestió de qüestionaris” per a la tramesa telemàtica de la informació sol·licitada a l’inici de la fiscalització

8

4.3. MISSATGES D’ADVERTÈNCIA D’ERRORS

El sistema valida internament les respostes facilitades i genera missatges d’advertència o error en dos moments: a) Quan es treballa per formularis, en desar els canvis i es canvia el formulari amb l’opció

.

En aquest moment, totes les incidències detectades que fan referència a aquest formulari s’acumulen en un únic missatge que es mostra en la part superior de la pantalla.

Les incidències es poden produir per diversos motius, per exemple: Quan s’intenta passar a un altre formulari sense haver contestat totes les preguntes

obligatòries del formulari en què s’està treballant (o sense adjuntar els fitxers d’informació complementària requerits).

Quan s’ha contestat alguna pregunta (o s’ha adjuntat algun fitxer) sense ajustar-se als

requisits de formalització definits en l’apartat anterior.

b) Quan el qüestionari es dona per finalitzat, amb l’opció .

Aquest procés comença amb una validació global del qüestionari, que adverteix del resultat negatiu, si fos el cas, abans de la generació definitiva del PDF.

Mentre no es resolguin les incidències, només serà possible obtenir el qüestionari en un PDF d’esborrany (vegeu l’epígraf següent) i per tant no es podrà considerar acabat.

5. EXPORTAR EL QÜESTIONARI

Existeixen dos tipus d’exportació: a) Exportació definitiva a PDF, comentada en l’epígraf anterior. Un cop realitzada no permet a

l’usuari modificar les respostes facilitades. b) Exportació d’un esborrany. Aquesta funció està pensada per si en un moment determinat

l’usuari vol veure les respostes que té introduïdes de tot el qüestionari. A diferència del punt anterior, no es duu a terme la validació de tancament.

 

Manual d’usuari de l’aplicació web “Gestió de qüestionaris” per a la tramesa telemàtica de la informació sol·licitada a l’inici de la fiscalització

9

Per exemple, en el cas següent, si es generés un esborrany, es podrien veure només les preguntes dels formularis 0, 1, 6, 8 i 9.