Manual de Alfresco

RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN Por: Claudia Marcela Torres Maldonado

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Seguimos con (Instalación), como indica la imagen de abajo para acceder a Alfresco vamos a menú de inicio programas Alfresco Enterprise Edition y luego hacemos clic en Alfresco Explorer

Después de ello se nos abre el navegador con la siguiente ventana en la cual debemos ingresar con un usuario y una contraseña para poder hacer todos los cambios que consideremos necesarios en el ambiente Alfresco. Hacemos clic en la parte superior donde dice login (guest). Esto nos llevara a otra ventana donde por defecto la usuario y clave del administrador es admin y admin


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Después de ello damos clic en Login, y nos envía al sitio de Alfresco con todas las opciones que tiene el administrador. Para este punto la interfaz a comparación de la de inicio cambia totalmente ya que esta introduce todas las funciones y procedimientos que puede llevar a cabo el administrador del sistema.

En este punto podemos describir un poco como se compone la interfaz de Alfresco detallándola de la siguiente manera: Barra de tareas, Barra Lateral y el espacio de trabajo: Barra de Tareas

Esta se encuentra en la parte superior de la ventana del navegador esta le permite al usuario interactuar con los diferentes espacios o áreas de trabajo con las cuales cuenta Alfresco, las cuales son: Company Home, My Home, Guest Home, My Alfresco. En esta parte también podemos encontrar, de izquierda a derecha:

La consola de administración : Con la cual podemos realizar todas las configuraciones administrativas con Alfresco, se recuerda que solo se puede tener acceso a ella solo si se tiene un usuario del tipo admin con todos los privilegios. En ella se puede realizar las diferentes tareas de Gestión de usuarios, Administración de Grupos de Usuarios, Administración de Categorías, Exportar, Importar, ir al Sistemas de Información de Ayuda y al Nodo del Navegador.


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Perfiles de Usuario : Esta parte permite visualizar todos los atributos de los usuarios en particular el de aquel usuario que está en ese momento en la sesión, esta también bosque la información que se tiene hasta ese momento del usuario. Esta puede visualizar los detalles del usuario, en ella el nombre email, etc. Las Preferencias Generales, dada que el Alfresco es una aplicación que se maneja a nivel web y que por su naturaleza dándole los parámetros necesario puede ser accedida por la organización desde cualquier parte puede asignársele el usuario la ubicación en la cual se encuentra, el idioma en el cual desea trabajar la interfaz. Por ser esta una versión de prueba la interfaz solo permite trabajarse en idioma inglés. También se encuentra una parte de administración donde está determinado la cuota asignada al usuario de espacio para almacenamiento de almacenamiento y lo que se encuentra utilizando hasta ese momento. También esta parte cuenta con un indicador que muestra la cantidad de ítems o elementos que se han borrado por parte del usuario. Como podemos observar también la barra lateral que detallaremos más adelante se mantiene sobre todo el ambiente de trabajo.


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Mostrar / Ocultar Barra lateral : Este botón permite ocultar o mostrar la barra lateral del ambiente de trabajo en el navegador

Cuando presionamos nuevamente el botón aparecerá nuevamente la barra lateral.

Botón de Ayuda : Cuando hacemos clic a este elemento nos lleva automáticamente a la ayuda en línea que se encuentra en la página de Alfresco.

Salida de Sesión : Este botón nos lleva a la página de soporte técnico del sitio de Alfresco.


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Usuario en Sesión y Salida : Este elemento indica el usuario que se encuentra en sesión en ese momento y al hacer clic sobre se hace la respectiva salida de la sesión en la cual se encuentra.

Búsqueda : Esta barra de búsqueda permite la consulta de elementos en el ambiente Alfresco ya sea documentación o elementos varios, se puede observar qué podemos hacer un despliegue para determinar qué tipo de consultas han de realizarse.

Este menú que se despliega cuando hacemos clic en triangulo que apunta hacia abajo permite detallar la búsqueda como por ejemplo: Buscar Todos los Elemento, Nombre de Archivos y Contenidos, Solamente Nombre de Archivos, Solamente Espacio de nombres, o realizar una búsqueda avanzada con diferentes criterios.


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Esta entre muchas otras es muy importante ya que tenemos criterios lo suficientemente específicos y generales para realizar cualquier búsqueda que se tenga en el sistema de gestión documental. Esto también permite crear criterios y almacenar tipos de consultas específicas que puedan ser reutilizadas en cualquier momento. Por otra parte permite establecer el criterio de visualización de las consultas y los elementos que quiere que aparezcan cuando dicha consulta se realice. Barra Lateral Este elemento ubicado en el lado izquierdo del área de trabajo agrupa funciones y/o tareas que podrán permitir al usuario en sesión a navegar por todo el aplicativo. Esta barra contiene Diccionario de Datos, sitios recientemente visitados por el usuario, Trabajos en la Web, Proyectos en la Web, Portapapeles, etc. En términos generales este barra permitirá hacer un recorrido por todo aquello que el usuario de acuerdo a su pueda acceder y recordarle sus preferencias en algunos casos. En la parte inferior podemos encontrar parte del ambiente de trabajo que se despliega cuando hacemos clic en alguna parte de la barra lateral. Para este caso que nos encontramos en Company Home aquí permitirá llevar a cabo acciones que se describirán en los diferentes ambientes de trabajo, los cuales serán descrito más adelante.


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Creación de Usuarios Para crear un usuario lo primero que debe realizarse es ingresar con la cuenta administrador (admin) la tiene todos los permiso para crear los usuarios. Luego de hacer el ingreso vamos al icono de User Profiles y seleccionamos New User Wizard (asistente para la creación de usuario) Para crear un usuairo llenamos los campos que aparecen a continuacion en la imagen, de gran importancia defnir el nombre de usuario, contraseña y muy importante la definicion del Home Space, o el espacio que ospedara todos sus espacios en el ambiente Alfresco.

De las multiples caracteristicas que se le pueden asignar a un usuario está la asignacion de cuota de disco, es decir el tamano que se le reserva a un usuario para almacenar informacion. Observemos en la imagen siguiente que al usuario claudia se la ha asignado una cuota de 5GB de espacio en disco para hospedaje de informacion.


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Creación de Espacios Para crear un espacio vamos al menú damos Clic en la opción Create y luego en la opción CreateSpace

Luego se suministra la información correspondiente al espacio a crear, como es su nombre, título, descripción y se asigna un logo para carpeta seleccionada

Los espacios están organizados jerárquicamente, puede contener categorías o sub-categorías, o sub-espacios, adicionalmente un espacio cuenta con aspectos particulares como son: Permisos, Regla y Metadatos. Después que se crean los espacios se procede a la creación de contenidos, para ello tenemos la información de las bases de datos que son: Libros, Biblioteca Digital, Noticias, Listas de Correos Electrónicos.


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Por ejemplo hemos creados la un espacio para la Lista de Correos, bajo el mismo procedimiento anterior de creación de espacios. En este momento procedemos a importar la información que contendrá el espacio y para ello el programa establece cargar documentos del tipo .zip y .acp.

Luego hacemos clic en el botón examinar:


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Después que hacemos clic en el botón abrir observamos que el archivo se carga correctamente en Alfresco y damos clic en el botón OK para culminar con la carga. Esto se lleva acabo única y exclusivamente para ingresar contenido de uno en uno.

Para el caso en el cual nosotros debemos subir una colección de información existen métodos que permite subir paquetes de archivos o carpetas completas al ambiente de trabajo entre ella se encuentran: Webdav, CFIS, o FTP. La que se usó para nuestro caso fue subir lotes de información o carpetas completas mediante transferencia FTP, lo cual previo a ello hubo que realizar la siguiente configuración en el siguiente archivo. C:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-INF\classes\alfresco\file-servers.xml lo cual consiste en habilitar la comunicación FTP con Alfresco y los espacios de Trabajo con los cuales se cuentan, se realiza cambiando el valor del parámetro serverEnable enable = {ftp.enabled} y llevarlo a $true y el parámetro authenticator type=”alfresco”. Ello permitirá hace una comunicación sin problemas vía FTP.

Instalación del Cliente FTP. Por facilidad de trabajo se uso el cliente SmartFTP una aplicación sencilla de transferencia de archivos, que se puede descargar del sitio: www.smartFTP.com

http://www.smartftp.com/


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Luego de realizar la descarga del archivo procedemos con la instalación haciendo doble clic en el archivo descargado en el escritorio

Luego hacemos clic en el botón install previamente habiendo seleccionado la ubicación de destino donde quedará el programa instalado. Hacemos clic en next.


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Luego escogemos el tipo de instalación que deseamos llevar a cabo para nuestro caso escogeremos la típica que contiene las funciones básicas para los trabajos a realizar. También se puede personalizar la instalación, o simplemente hacer una instalación completa del programa.

Al finalizar la instalación también se nos da la opción de instalar paquetes de idiomas para ser aplicados a la interface.


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Luego de la instalación de nuestro cliente FTP y previamente configurado el archivo C:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-INF\classes\alfresco\file-servers.xml procedemos a hacer el acople de Alfresco con el Cliente FTP. Se realiza bajo la siguiente configuración: Para ello debemos tener en cuenta que nuestro usuario es admin y el contraseña es admin de igual forma con cualquier otro usuario el procedimiento sería de la misma manera.

La dirección localhost – admin (Servidor - Usuario) y luego damos el usuario admin y la contraseña admin, si se diera el caso que vamos a cargar contenido para otro usuario simplemente cambiamos el usuario y su contraseña por defecto se hace uso del puerto 21 para la conexión. Cuando se realiza la conexión al servidor Alfresco de manera correcta en el espacio de bitácora aparecerá los siguientes mensajes:

Haciendo una visualización de la pantalla completa del área de trabajo sería la siguiente:


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Podemos observar el listado de los espacios que con anterioridad creamos en nuestra área de trabajo los cuales fueron: Biblioteca Digital, Libros, Noticias y Listas de Correo. Para subir el contenido de cada uno de esos espacios el procedimiento a realizar es el siguiente: Nos posicionamos en una de las carpetas antes mencionada y hacemos clic derecho y seleccionamos la opción Subir.

Luego nos aparecera la siguiente ventana en la cual escogemos el metodo a subir informacion ya sea archivo por archivo o conjunto de archivos o carpetas con sus


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respectivas subcarpetas para el caso nuestror que nuestra informacion cuneta con multiples subcarpetas se escoge la opcion añadir carpeta.

Aparecerá entonces una ventana tipo explorador y seleccionamos la carpeta que deseamos subir a Alfresco via FTP al espacio que creamos con la referencia descrita,

Cuando se está llevando a cabo el proceso de subida de archivos observamos una ventana como la siguiente que se encuentra en la parte inferior del cliente FTP


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La pantalla muestra información acerca de los archivos que se suben al servidor de Alfresco la velocidad con que se suben, tamaños, el origen, el destino, el estado. Búsquedas en Alfresco Cuando hemos subido nuestras bases de datos de información Alfresco nos ofrece diferentes formas de búsquedas para las cuales hemos de presentar lo siguientes ejemplos: Ejemplo 1 Se buscaran todos los documentos en el Espacio Biblioteca Digital que contengan en cualquiera de sus archivos la palabra Tesis. Veamos primerp después de la carga de la base de datos como se visualiza

Si hacemos clic en la carpeta referenciada hdl_15000_1184 podemos visualizar el contenido del tipo XML que contiene, conjunto de archivos.


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El siguiente pantallazo sería el resultado de búsqueda, en este caso dado de que no se realizo un filtro por espacios se encuentra todos aquellos archivos en cuyo contenido o nombre se encuentre la palabra tesis. Se puede apreciar en la parte inferior de la pantalla de resultado de la búsqueda con más de 6 páginas de contenido de archivos que concuerdan con la búsqueda realizada.

Si por ejemplo hacemos clic en el archivo que se destaca con la imagen TXT o sea haciendo referencia a un archivo de texto el mismo en una pestaña paralela del


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navegador habre el archivo en referencia como podemos apreciar en el pantallazo siguiente

Vamos entonces a especificar un poco más la búsqueda haciendo uso de un complemento adicional en la barra de búsqueda de Alfresco, que se denomina Búsqueda Avanzada. Podemos determinar todos los ítems o solo nombre de archivos, especificar en qué espacio queremos buscar, esto implica detallar o no búsquedas en los subespacios, determinar en que tipo de carpeta queremos buscar, el tipo de contenido a buscar, el tipo de formato, autor, descripción, y fechas de creación y modificación de archivos

La consulta se realiza buscar todos los nombres de archivo que contengan la palabra tesis que se encuentren en todos los espacios y que estén en formato texto. El resultado se encuentra en la imagen siguiente donde dos archivos coinciden con el criterio.


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En este caso puede llevarse a cabo un tratamiento del archivo ya que Alfresco permite edición y actualización de cierto tipo de información y también el guardado de versiones de los archivos cuando se realizan alguna modificación.

Luego que se realice alguna modificación se puede subir nuevamente la versión modificada del archivo editado. Ejemplo 2 Buscar todos los archivos en el espacio de libros que tengan formato PDF.


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Se puede observar el resultado de la búsqueda donde tenemos alrededor de 5 páginas con contenido del tipo PDF en el Espacio de libros. Si queremos visualizar uno de los documentos simplemente hacemos clic en el archivo en mención.

Ejemplo 3 Buscar todos los archivos de texto que tengan la que tenga como nombre de archivo 20090608.


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OTRAS TAREAS DE ALFRESCO EN CUANTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Edición Offline Esto permite hacer uso de un documento en el equipo local y subirlo después de

modificarlo y lo hacemos haciendo clic en el icono , cuando un archivo está siendo

modificado cambia el ícono a la siguiente .

Algunos de estos elementos referenciado con los iconos de lápiz uno con el chulo verde se usa para actualizar el contenido de un documento, y el que contiene la X roja significa que se cancelan los cambios que se habían realizados. Descargar

Permite descarga un documento al equipo local . Ese proceso se realiza como cuando se realiza una descarga desde un sitio web. Visualizar Detalles

Permite visualizar los detalles del documento entre ellos están la categorización, y las versiones (histórico) Más Acciones

Este icono permita utilizar acciones adicionales con respecto a los archivos, entre esas acciones tenemos: Pre visualizar, Cortar, Copiar,


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Abrir un foro e Iniciar flujo de trabajo avanzado. Crear Foros de Discusión Esto se utiliza cuando con respecto a un documento en el cual se deba establecer una discusión tipo foro, de acuerdo a ello se define el tema y se crea.

Categorías Permite crear parámetros de clasificación con el fin de organizar contenidos de carpetas, quien puede crear estos esquemas es el usuario admin.

Luego de tener las categorías estas podrán ser asignadas esto se realiza haciendo clic en el icono que nos visualiza los detalles. En la siguiente imagen podremos visualizar todos los detalles que puede tener un documento


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