MANUAL DE ARRENDAMIENTOS DE VIENES INMUEBLES

SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA M-CO ES-01

TÍTULO: Manual de Procesos Especiales para Contratación Pública Versión: 1

1

b

“METODOLOGÍA PARA ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS”

(Identificación, Priorización, Modelado, Medición, Control, Rediseño y

Mejora Continua)

“Manual de Procesos Especiales para Contratación Pública” Subsecretaría de Gestión Estratégica e Innovación

2011

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

09/05/2011



2

ÍNDICE

INDICE.............................................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

OBJETIVO DEL DOCUMENTO .................................................................................................................. 3

ALCANCE DEL PROCESO ......................................................................................................................... 3

MARCO LEGAL ESPECÍFICO ..................................................................................................................... 3

POLÍTICAS GENERALES .......................................................................................................................... 4

MATRIZ DE DEFINICIÓN DEL PROCESO ................................................................................................... 5

POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA ............................................................... 6

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, SITUACIONES DE EMERGENCIA .................................................... 7

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, SITUACIONES DE EMERGENCIA ................................................................ 8

POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO ........................................ 10

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO ......................................... 10

POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES ............................................ 11

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES ........................ 11

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES .................................... 12

POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON Y SIN DECLARATORIA DE INTERES

PÚBLICO............................................................................................................................................... 14

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON DECLARATORIA DE INTERES

PÚBLICO............................................................................................................................................... 14

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON DECLARATORIA DE INTERES

PÚBLICO............................................................................................................................................... 15

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL

SECTOR PÚBLICO ................................................................................................................................. 16

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR

PÚBLICO............................................................................................................................................... 16

POLÍTICAS ESPECÍFICAS FERIAS INCLUSIVAS ......................................................................................... 18

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, FERIAS INCLUSIVAS ................................................................... 18

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, FERIAS INCLUSIVAS ................................................................................ 19



3

OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Detallar los PROCESOS ESPECIALES DE CONTRATACIÓN, como una herramienta de consulta

para los equipos de contratación de las Entidades Públicas, bajo un enfoque a procesos que fomente

la mejora continua del Sistema Nacional de Contratación Pública y un servicio de excelencia al

ciudadano.

ALCANCE DEL DOCUMENTO

El alcance del manual, abarca los procesos clasificados como especiales en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General:

o Emergencias o Contratación Integral por Precio Fijo o Arriendo de Bienes Inmuebles o Compra de Bienes Inmuebles o Ferias Inclusivas

MARCO LEGAL ESPECÍFICO

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

Resoluciones y Pliegos oficiales del INCOP específicos para Procedimientos Especiales:

Naturaleza de la Contratación Procedimiento

Modelos Oficiales

de Pliegos

Emergencias SI 045-2010 NO

Contratación Integral por

Precio Fijo NO N/A NO

Arriendo de bienes

Inmuebles SI 013/09 NO

Compra de Bienes Inmuebles NO N/A NO

Ferias Inclusivas SI 047/2011 NOEspeciales

Resolución de

procedimiento INCOP

Normas de la Ley de Inquilinato y código civil (Aplica a arrendamiento de bienes inmuebles)

Régimen de traspaso de activos (aplica únicamente a adquisición de bienes inmuebles)

Decreto ejecutivo 1479, de creación de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público,

INMOBILIAR. (aplica a arrendamiento y adquisición de bienes inmuebles)



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POLÍTICAS DEL PROCESO GENERALES

A excepción del procedimiento de Contratación integral por Precio Fijo, en el cual su Monto de contratación para selección debe ser superior al 0,1% del presupuesto Inicial del Estado, los demás procedimientos no mantienen relación con variable monto para su selección, como se observa en el siguiente gráfico:

Tipo de bien o servicio a

contratar (Consultoria,

bienes y servicios, Obras)

BIEN O SERVICIO

OBRA

CONSULTORÍA

Contratación Integral

por precio fijo

PRESUPUESTO > 0.1%

Especiales

Ferias Inclusivas

Arriendo de bienes

Inmuebles

Compra de Bienes

Inmuebles

Emergencias

N/A Montos

N/A Montos

N/A Montos

N/A Montos

En cualquier momento entre la convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentación de las ofertas, la Máxima Autoridad de la entidad podrá declarar cancelado el procedimiento, sin que dé lugar a ningún tipo de reparación o indemnización, mediante acto administrativo motivado, en los siguientes casos: 1. De no persistir la necesidad, en cuyo caso se archivará el expediente; 2. Cuando sea necesario introducir una reforma sustancial que cambie el objeto de la contratación; en cuyo caso se deberá convocar a un nuevo procedimiento; y, 3. Por violación sustancial La Máxima Autoridad de la Entidad Contratante, antes de resolver la adjudicación, podrá declarar desierto el procedimiento, en los siguientes casos: 1. Por no haberse presentado oferta alguna; 2. Por haber sido inhabilitadas las ofertas presentadas por incumplimiento de las condiciones o requerimientos establecidos en los Pliegos; 3. Por no celebrarse el contrato por causas imputables al adjudicatario, siempre que no sea posible adjudicar el contrato a otro oferente; y, 4. Por considerarse inconvenientes para los intereses nacionales o institucionales todas las ofertas o la única presentada. La declaratoria de inconveniencia deberá estar sustentada en razones económicas, técnicas o jurídicas. Si el adjudicatario no celebrare el contrato por causas que les sean imputables, la Máxima Autoridad de la entidad, declarará fallido al oferente y notificará de esta condición al INCOP.

Todas las notificaciones que deban efectuarse en virtud de las disposiciones de la Ley y del presente Reglamento General, incluso respecto de la resolución de adjudicación, se entenderán



5

realizadas, desde que la entidad publique en el Portal www.compraspublicas.gob.ec el documento, acto o resolución objeto de la notificación, para lo cual debe existir los registros informáticos correspondientes, salvo que fuese imposible notificar electrónicamente, en cuyo caso, ésta se

realizará por medios físicos. Las entidades contratantes deberán formar y mantener un expediente por cada contratación. MATRIZ DE DEFINICIÓN DE PROCESOS ESPECIALES

La siguiente matriz define de manera global las entradas al proceso de EJECUCIÓN DE LA

CONTRATACIÓN PARA OBRAS, su actividad principal, el resultado de su ejecución y el proceso que

utiliza la salida:

PROCESO:

Proveedor Entrada Procedimientos especiales Salida Cliente

o Contratación Integral por Precio Fijo

o Ferias Inclusivas

o Arriendo de Bienes Inmuebles

o Compra de Bienes Inmuebles

o Emergencias

Necesidades de

Contratación bajo

procedimientos

especiales

Especiales

Unidades

Requirentes

CONTRATACIÓN Proceso Epeciales

Proceso de Cierre

de la Contratación

(Adminidatrador del

contrato o

designado a

verificar el bien o

servicio)

Contrato Suscrito,

o instrumento

utilizado



6

POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

Este procedimiento podrá ser aplicado únicamente en situaciones de emergencia, que son aquellas generadas por acontecimientos graves tales como accidentes, terremotos, inundaciones, sequías, grave conmoción interna, inminente agresión externa, guerra internacional, catástrofes naturales, y otras que provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o institucional. Una situación de emergencia es concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva. La entidad podrá contratar de manera directa, y bajo responsabilidad de la Máxima Autoridad, las obras, bienes o servicios, incluidos los de consultoría, que se requieran de manera estricta para superar la situación de emergencia. Podrá, inclusive, contratar con empresas extranjeras sin requerir los requisitos previos de domiciliación ni de presentación de garantías; los cuales se cumplirán una vez suscrito el respectivo contrato. En todos los casos, una vez superada la situación de emergencia, la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante publicará en el Portal www.compraspublicas.gob.ec, un informe que detalle las contrataciones realizadas y el presupuesto empleado, con indicación de los resultados obtenidos.



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FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

Proceso Contratación en Situación de Emergencia

Unidad JurídicaUnidad de

contratación

Máxima autoridad Unidades Requirentes (incluida la

Máxima autoridad)Unidad Financiera

NO

SI

SI

NO

2.2 Certificación

Presupuestaria

3. Aprueba

requerimiento

bajo declaratoria

de emergencia

Inicio

7.3 Subir al Portal, el informe de

emergencia y documentación

relevante de los procedimientos de

contratación en situación de

emergencia.

2.3. Enviar Informe Técnico de

requerimientos y Certificación

Presupuestaria

3.1 Resolución de inicio

y requerimiento

aprobado

2

GESTIÓN

FINANCIERA

6. Elaborar y suscribir

contrato/s entre la Máxima

autoridad y el o los

oferentes adjudicado.

7. Elaboración del

informe de

emergencia

2. Elaborar informe técnico con

requerimientos que obedezcan estrictamente

a las necesidades para superar la

emergencia

FIN

FIN

6.1 Contrato a suscribir

(las garantías pueden ser

solicitadas después de la firma

del contrato

1

1.1 Declarar

emergencia

1. Elaborar informe previo

justificativo para la elaboración

de la declaratoria emergencia

con base al numero 31 del

articulo 6 de la LOSNCP ,

2

7.1 Revisar informe

de emergencia

1

5 Resolución/es de

adjudicación

1.2 Elaborar resolución

motivada de declaración de

emergencia y coordinar la

suscripción por la máxima

autoridad

4. La entidad podrá Contratar

directamente y bajo

responsabilidad de la máxima

autoridad, las obras, bienes o

servicios, incluidos los de

consultoría.

Proceso de cierre

1.2.1 Resolución de

Declaración de emergencia

suscrita

7.2 Aprobar informe

de emergencia

2.4.Elaboración

requerimiento de

emergencia (de preferencia

se utilizan los modelos de

contrato oficiales según la

naturaleza de la contratación)2.1 .Solicita Certificación

Presupuestaria

1.3. Subir al portal la

resolución de declaración de

emergencia y fecha de inicio

de la emergencia, utilizando la

herramienta ¨Publicaciones de

Emergencia¨



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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

1, 1.1, 1.2, 1.1.2, 1.3 Declarar Emergencia: Las Unidades Requirentes, incluida la Máxima Autoridad como tal, deberán justificar la necesidad de declaratoria de emergencia con base a lo establecido en la política de este manual (numeral 31 del artículo 6 de la LOSNCP). La Máxima Autoridad bajo su responsabilidad autorizará la situación de emergencia, la Unidad Jurídica una vez autorizada la situación de emergencia, procederá a elaborar la resolución de declaratoria y coordinará su suscripción por la Máxima Autoridad. La Unidad de Contratación deberá subir al Portal la resolución de declaración de emergencia, colocar la fecha de inicio de la emergencia y la información requerida por el Portal www.compraspublicas.gob.ec, utilizando la herramienta ¨Publicaciones de Emergencia¨. Se deberá considerar que los elementos que definen una situación como emergente y que deben resaltarse en la motivación de la correspondiente resolución, son la inmediatez e imprevisibilidad, debiendo ser concreta, objetiva y probada 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, Elaborar Requerimiento: La Unidad Requirente deberá elaborar un informe técnico con requerimientos que obedezcan estrictamente a las necesidades para superar la emergencia y solicitar disponibilidad de fondos para la emergencia a través del sistema interno de contratación pública. Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera deberá Analizar la disponibilidad y gestionar los fondos requeridos para la emergencia. La Unidad de Contratación enviará a través del sistema interno el requerimiento y la certificación presupuestaria para situaciones de emergencia a la Unidad de Contratación, quien deberá elaborar el documento formal ¨Pliegos de Emergencia¨ de preferencia se utilizan los modelos de contrato oficiales según la naturaleza de la contratación.

3, 3.1 Aprobar pliegos e inicio de la contratación: Una vez recibida la documentación de la Unidad Jurídica, la Máxima Autoridad, aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la contratación o aprobación del requerimiento, dentro del sistema interno de contratación pública. El sistema brindará a la Máxima Autoridad la facultad de imprimir una copia física de la resolución suscrita de considerarlo necesario. En caso de no estar de acuerdo con el contenido del requerimiento de contratación, la Máxima Autoridad solicitará a la Unidad de Contratación las correcciones pertinentes. Tanto la resolución suscrita como el requerimiento aprobado, deben ser enviados a través del sistema a la Unidad de Contratación.

4, 5, 6, 6.1 Seleccionar Proveedores en Situación de Emergencia: La entidad podrá Contratar directamente y bajo responsabilidad de la Máxima Autoridad, las obras, bienes o servicios, incluidos los de consultoría. Una vez realizada la contratación y superada la situación de emergencia, la entidad contratante deberá publicar en la herramienta ¨Publicaciones de Emergencias¨ la información básica de cada una de las contrataciones, el detalle de los bienes y servicios contratados, información de los contratistas adjudicados (incluida la fecha de inicio y finalización de los contratos) y los contratos suscritos.



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7, 7.1, 7.2, 7.3 Elaborar Informe de contrataciones en Situación de Emergencia: Una vez registrada todas las contrataciones realizadas para superar la Situación de Emergencia. La Unidad Requirente debe elaborar el Informe general de resultados, que debe contener:

a) Número y fecha de la resolución que declaro la emergencia b) Número de contratos efectuados para superar la emergencia c) Objeto de cada contrato efectuado d) Identificación del o los contratistas con su respetivo numero de RUC e) Plazo de duración de la emergencia f) Valor de cada contrato incluyéndose reajustes, contratos complementarios o cualquier otra

situación que permita cuantificar con exactitud el valor invertido en la emergencia g) Resultados de la contratación con indicaciones de bienes adquiridos, servicios prestados,

productos de consultoría u obras construidas según sea el caso con referencia al cumplimiento de sus respectivas obligaciones; y,

h) Indicación clara de las situaciones de hecho que se lograron corregirse o superar con los resultados de la contratación

Este informe debe ser revisado por la Unidad Jurídica, aprobado por la Máxima Autoridad y Publicado por la Unidad de Contratación a través del Portal www.compraspublicas.gob.ec. Cabe recalcar que el INCOP tiene la obligación de informar a la Contraloría General del Estado y a la Procuraduría General del Estado, cualquier infracción cometida por la entidad contratante durante la Emergencia.

http://www.compraspublicas.gob.ec/



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POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO

Para celebrar contratos de obra, podrá acordarse mediante resolución razonada de la Máxima Autoridad de la entidad, la celebración del Contrato Integral por precio fijo, cuando se cumplan de forma conjunta los siguientes requisitos: 1. Si del análisis previo a la resolución de la Máxima Autoridad, resulta más ventajosa esta modalidad con respecto a la contratación por precios unitarios; 2. Si se tratare de la ejecución de proyectos de infraestructura en los que fuere evidente el beneficio de consolidar en un solo contratista todos los servicios de provisión de equipo, construcción y puesta en operación; 3. Si el presupuesto referencial de dicha contratación sobrepasa el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,1% por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; y, 4. Que la Entidad Contratante cuente con los estudios completos, definitivos y actualizados. Se prohíbe en esta clase de contratos la celebración de contratos complementarios, la inclusión de fórmulas de reajustes de precios o cualquier otro mecanismo de variación de precios. El plazo de ejecución no será sujeto a modificaciones salvo exclusivamente en los casos de fuerza mayor o caso fortuito. Los contratistas de esta modalidad contractual asumen todos los riesgos y responsabilidades por el cumplimiento del objeto del contrato en las condiciones acordadas. La selección del contratista para la celebración de este tipo de contratos, se realizará por el procedimiento de Licitación previsto en el Capítulo III del Título III de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO

Los Flujos y la descripción del proceso de Planificación de la Contratación, Ejecución de la Contratación y Cierre del procedimiento de Licitación para contratación de obras, son aplicables para el procedimiento de Contratación Integral por Precio Fijo, sin embargo el contenido de los pliegos (contrato) en su conjunto deberá satisfacer las políticas específicas de este proceso.



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POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES

En los pliegos se preverá la posibilidad de que el interesado realice un reconocimiento previo del bien ofrecido en arrendamiento y se establecerá las condiciones en las que se dará el arrendamiento, con la indicación de la ubicación y características del bien.

Cuando una entidad actúa como Arrendataria seleccionará la oferta que cumpla con las condiciones establecidas en los pliegos y presente el menor valor, mientras que cuando la entidad contratante actúa como arrendadora, buscara el valor más alto o ¨mejor postor¨. Para la selección y suscripción del contrato, el adjudicatario no requiere estar inscrito y habilitado en el RUP.

INMOBILIAR deberá Emitir dictamen técnico previo respecto de la viabilidad de venta, arriendo, permuta, comodato o donación de los bienes de las instituciones públicas y asesorar en el proceso. (Decreto Ejecutivo No. 1479)

FLUJO DEL PROCESO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES

Arrendamiento de bienes Inmuebles (como arrendador o arrendatario)

Unidad JurídicaMáxima Autoridad/DelegadoUnidad de ContrataciónOferente no requiere estar inscrito y

habilitado en el RUP

SI

NO

NO

SI

5.2

Acepta?

3. Receptar ofertas,

abrir ofertas

5.3 Contrato

Suscrito

4

Adjudicar?

Inicio

1. Subir al Portal resolución de inicio,

convocatoria y pliegos. (Adicionalmente se

publicará la convocatoria en la prensa nacional

o local por una sola vez; sin prejuicio de que se

puedan realizar invitaciones directas)

4.2 Resolución de

adjudicación

4.1 Resolución de

declaración desierto

3.2.1 Acta de

evaluación

3.2. Evaluar

ofertas

PROCESO

DE CIERRE

6.2 Analizar adjudicar al

segundo oferente, según

orden de prelación

2. Enviar oferta

5.1 Contrato a

suscribir

6. Adjudicatario

Fallido

3

Resolución de inicio de contratación

y pliegos (incluye dictamen técnico

de Inmobiliar)

5. Solicitar la

documentación

necesaria, elaborar

contrato a suscribir

entre la Máxima

autoridad o su

delegado y el

proveedor adjudicado

3

Subir al Portal la

documentación relevante del

procedimiento de

arrendamiento

1.1 Revisar

documentación

2

6.1 Notificar al INCOP (resolución

motivada por la Máxima Autoridad)

3.1 Acta de

apertura

2

Fin



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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES

1, 1.1, Publicar Pliegos y Resolución de Inicio de la Contratación: Una vez recibida la documentación (pliegos y resolución de Inicio de la contratación suscrita) a través del sistema interno de contratación pública, la Unidad de Contratación deberá Subir al Portal www.compraspublicas.gov.ec resolución de inicio, convocatoria y pliegos. Adicionalmente se publicará la convocatoria en la prensa nacional o local por una sola vez; sin prejuicio de que se puedan realizar invitaciones directas. Cabe destacar que actualmente el Portal no posee una herramienta específica para arrendamiento de bienes inmuebles.

2. Enviar Ofertas: Una vez publicado el proceso en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del INCOP, y realizada la convocatoria o invitación directa, el o los oferentes interesados, están en la capacidad de entregar sus ofertas en físico, en el lugar, hora y contacto señalado en los pliegos.

3, 3.1, Apertura de Oferta: La Unidad de Contratación debe receptar las ofertas de manera física; una hora después del día y hora señalados para la entrega de ofertas, la Máxima Autoridad o su delegado procederá a la apertura de la oferta (se recomienda formalizar esta actividad mediante un acta de apertura) .

3.2, 3.2.1 4, 4.1, 4.2 Evaluar y Adjudicar Ofertas: La Máxima Autoridad debe evaluar las ofertas técnicas con base a las condiciones establecidas en los pliegos y el valor del canon arrendaticio. El valor del canon de arrendamiento será de determinado sobre la base de los valores de mercado vigentes en el lugar en el que se encuentre el inmueble. Como resultado de esta evaluación se genera el acta de evaluación.

La Máxima Autoridad o su delegado, adjudicará el contrato o declarará desierto el proceso; Tanto la resolución que declara desierto el proceso, como la de adjudicación deben subirse al portal por la Unidad de Contratación.

5, 5.1, 5.2, 5.3 Registrar el Contrato: Una vez que el proveedor reciba la notificación de la adjudicación a través del Portal, la Unidad Jurídica procederá a solicitar de la documentación requerida para la organización del contrato y a gestionar la suscripción del contrato entre la Máxima Autoridad o su delegado y el proveedor adjudicado dentro del término de 15 días.

La Unidad Jurídica debe facilitar a la Unidad de Contratación una copia del contrato suscrito para regístralo en el Portal www.compraspublicas.gob.ec como parte del expediente del proceso. La Unidad de Contratación debe notificar y entregar el contrato y la documentación que forma parte integral del mismo al Administrador, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. El contrato de arrendamiento se celebrará por el plazo necesario, de acuerdo al uso y destinación que se le dará, vencido el cual podrá, de persistir la necesidad, será renovado. 6, 6.1, 6.2 Adjudicatario Fallido: En caso de que el adjudicatario no se presente dentro del término previsto, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable, la Máxima Autoridad o su delegado

http://www.compraspublicas.gov.ec/





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mediante resolución lo declarará adjudicatario fallido, comunicado de esta condición al INCOP; de existir otras ofertas habilitadas, la entidad, de convenir a sus intereses, adjudicará el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de mejor costo o declarará desierto el proceso. Casos especiales: Los contratos en los que las entidades Públicas participen como arrendadoras, de locales de uso especial, como mercados, camales, casetas, cabinas, entre otros, siempre que no respondan a una modalidad administrativa de autorización, licencia o concesión de uso público, se arrendaran preferentemente a arrendatarios locales para lo cual no será necesario publicar la convocatoria en el portal sino que se podrá cursar invitaciones individuales. Los Contratos que correspondan a hoteles, salones para recepción de eventos, restaurantes entre otros, de propiedad de las entidades contratantes, cuyas características no sean de largo plazo, tampoco se regirán por las normas del presente capítulo sino por los usos y costumbres de la actividad.



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POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES, CON Y SIN

DECLARATORIA DE UTILIDAD PÚBLICA

INMOBILIAR deberá Emitir dictamen técnico previo respecto de la viabilidad de venta, arriendo,

permuta, comodato o donación de los bienes de las instituciones públicas y asesorar en el

proceso (Decreto Ejecutivo No. 1479). La Entidad Contratante debe mantener informado a

INMOBILIAR de todas las adquisiciones de bienes inmuebles concretadas.

FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES, CON DECLARATORIA DE UTILIDAD

PÚBLICA

Adquisición de un Bien Inmueble privado, con declaratoria de utilidad Pública o interés social

InmobiliarUnidad JurídicaUnidad de contrataciónMáxima autoridad

Unidad FinancieraUnidad

Requirente

NO

SI

SI

SI

NO

NO

SI NO

3.1 Declaratoria de utilidad Pública o de interés

social suscrita

3. Elaborar resolución de declaratoria de utilidad

pública o de interés social de acuerdo con la Ley

y coordinar su la suscripción por la Máxima

Autoridad

5. Tramitar

transferencia

de dominio

1.2 Requerimiento de

contratación (informe

técnico)

2. Resuelve adquirir un

bien inmueble necesario

para la satisfacción de las

necesidades públicas

FIN

FIN

2.1 Emitir

Dictamen técnico

previo

4. Negociar (un delegado de

la máxima autoridad) El precio

puede ser impugnado por el

propietario del bien Inmueble.

1.2.1 Enviar

requerimiento de

contratación y

certificado

presupuestario

Inicio

3.5. Determinar el valor a pagar (no puede ser

superior al 10% del valor avaluado)

6. Proceder a juicio de expropiación conforme al

Código de Procedimiento Civil, en el caso de

municipalidades se regular por las disposiciones de su

propia Ley.

1.1.2 Notificar

unidad unidad

requirente

3.4. Solicitar a la Dirección de Avalúos y Catastros de

la Municipalidad en que se encuentren dichos Bienes,

el avaluó del Bien Inmueble (en caso de no existir una

Dirección de Avalúos y Catastros de la Municipalidad

o si luego de 30 días de haberse solicitado el avalúo

no ha existido respuesta, el evalúo lo podrá realizar la

DINAC)

PAC aprobado y

publicado (incluido

reformas)

1.Elaborar

requerimiento (debe

estar incluido en el

PAC) Y Solicitar

disponibilidad

Presupuestaria

3.2 Inscribir resolución de declaratoria de utilidad

pública o de interés social en el registro de la

propiedad

4.1 Se logró un

acuerdo (plazo máximo

90 días)

3.3 Notificar al propietario

del bien inmueble

5.1 Elaborar e inscribir la

escritura pública en el

Registro de la Propiedad

FIN2.2 Dictamen

Favorable

1.1.1 Certificación

Presupuestaria

1.1 Existe

disponibilidad

presupuestaria

FIN



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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES, CON DECLARATORIA DE

UTILIDAD PÚBLICA

1. Elaborar requerimiento y solicitar disponibilidad Presupuestaria: La Unidad Requirente para solicitar la certificación de disponibilidad de fondos, debe detallar en el sistema interno de contratación pública, la información relacionada con la partida presupuestaria a la que se aplicará el gasto, el objeto de la contratación, el informe técnico del bien requerido y su valor referencial. Adicionalmente, de requerirlo podrá adjuntar documentación adicional relacionada. Una vez completada la solicitud de disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente enviará la solicitud a la Unidad Financiera.

1.1, 1.1.1, 1.1.2 Verificar existencia de disponibilidad de fondos: Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera revisará si la contratación solicitada está registrada en el PAC y verificará la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la adquisición, esta actividad es responsabilidad del Director Financiero de la entidad contratante o de quien haga sus veces dentro la entidad contratante. La certificación incluirá la información relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se aplicará el gasto; y, se conferirá por medio electrónico a la Unidad Requirente, a través del sistema interno de contratación pública. 1.2, 1.2.1 Completar requerimiento y enviarlo para autorización: Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente deberá completar el requerimiento y adjuntarlo en el sistema interno de contratación Pública, con el fin de enviarlo a la Máxima Autoridad para su autorización. 2, 2.1, 2.2 Autorizar Requerimiento: Máxima Autoridad, es quien debe resolver o no adquirir un bien inmueble para la satisfacción de las necesidades públicas, sin embargo, previo de iniciar el procedimiento de declaratoria de utilidad pública del bien inmueble, debe solicitar dictamen técnico a Inmobiliar para asegurarse de que no disponga de un bien inmueble público que pueda satisfacer su requerimiento. 3, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 4, 4.1, 5, 5.1, 6. Declarar el bien inmueble de Utilidad Pública: Una vez Autorizada la compra del inmueble y bajo dictamen técnico favorable al procedimiento de declaratoria de utilidad pública de Inmobiliar, la Unidad Jurídica inicia la elaboración de la resolución de declaratoria de utilidad pública o de interés social y coordinar su la suscripción por la Máxima Autoridad. Esta resolución debe ser inscrita en el registro de la propiedad por la Unidad Jurídica, previo a que la Máxima Autoridad notifique al propietario del bien inmueble. La Unidad Jurídica Solicitará a la Dirección de Avalúos y Catastros de la Municipalidad en que se encuentren dichos Bienes, el avaluó del Bien Inmueble, en caso de no existir una Dirección de Avalúos y Catastros de la Municipalidad o si luego de 30 días de haberse solicitado el avalúo no ha existido respuesta, el evalúo lo podrá realizar la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros (DINAC), para determinar el valor Determinar el valor a pagar, que no puede ser superior al 10% del valor avaluado.



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La Máxima Autoridad o su delegado buscaran llegar a un acuerdo económico con el propietario del bien, en un término no mayor a 90 días, de haber conseguido un acuerdo, la Unidad Jurídica deberá tramitar la trasferencia de dominio y elaborar e inscribir la escritura pública en el Registro de la Propiedad; en caso contrario la Entidad Contratante procederá a juicio de expropiación conforme al Código de Procedimiento Civil, o en el caso de las municipalidades por las disposiciones de su propia Ley.

FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES, POR TRANSFERENCIA DE

DOMINIO ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO

Adquisición de un Bien Inmueble, por transferencia de dominio entre entidades del sector público.-

Unidad JurídicaInmobiliarUnidad de contrataciónMáxima autoridad

Unidad FinancieraUnidad Requirente

NO

SI

SI

SI

SI

NO

Inicio

1.1.1 Certificación

Presupuestaria

PAC aprobado y publicado

(incluido reformas)

FIN

1.2. Requerimiento de

contratación (informe

técnico)

1.1.2Notificar

unidad unidad

requirente

3.1 Se logró

acuerdo?

FIN

2. Autoriza

requerimiento y

solicita dictamen

Técnico

1.1 Existe

disponibilidad

presupuestaria

1.2.1 Enviar requerimiento

de contratación y

certificado presupuestario

4. Elaborar

resolución motivada y

coordinar su

suscripción entre las

Máximas Autoridades

Aplicar Régimen

de Traspaso de

activos

3. Lograr un acuerdo

entre Entidades

Públicas

1. Elaborar requerimiento

Solicitar disponibilidad

Presupuestaria

FIN

NO

4.1 Resolución

Motivada de las

máximas autoridades

NO

2.1 Emitir

Dictamen

técnico previo

2.1.1 Dictamen

Favorable FIN

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES, POR TRANSFERENCIA DE

DOMINIO ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO

1. Elaborar requerimiento y solicitar disponibilidad Presupuestaria: La Unidad Requirente para solicitar la certificación de disponibilidad de fondos, debe detallar en el sistema interno de contratación pública, la información relacionada con la partida presupuestaria a la que se aplicará el gasto, el objeto de la contratación, el informe técnico del bien requerido y su valor referencial. Adicionalmente, de requerirlo podrá adjuntar documentación relacionada. Una vez completada la solicitud de disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente enviará la solicitud a la Unidad Financiera.



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1.1, 1.1.1, 1.1.2 Verificar existencia de disponibilidad de fondos: Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera revisará si la contratación solicitada está registrada en el PAC y verificará la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la adquisición, esta actividad es responsabilidad del Director Financiero de la entidad contratante o de quien haga sus veces dentro la entidad contratante. La certificación incluirá la información relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se aplicarán el gasto; y, se conferirá por medio electrónico a la Unidad Requirente, a través del sistema interno de contratación pública. 1.2, 1.2.1 Completar requerimiento y enviarlo para autorización: Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente deberá completar el requerimiento y adjuntarlo en el sistema interno de contratación Pública, con el fin de enviarlo a la Máxima Autoridad para su autorización. 2, 2.1, 2.2, 3, 3.1 Autorizar Requerimiento: La Máxima Autoridad, es quien debe resolver o no adquirir un bien inmueble para la satisfacción de las necesidades públicas, sin embargo, previo de iniciar el procedimiento, debe solicitar dictamen técnico a Inmobiliar para determinar si dispone de un bien inmueble público a ser utilizado. De ser positivo el dictamen, La Máxima autoridad buscará llegar a un acuerdo con la entidad pública propietaria del bien para su adquisición mediante compraventa, permuta, donación, compensación, de cuentas, traslado de partidas o de activos. 4, 4.1 Adquisición del Bien Inmueble: Una vez llegado a un acuerdo entre las máximas autoridades de las dos entidades públicas, la Unidad Jurídica de la entidad contratante, elaborará la resolución motivada a ser suscrita por la Máxima Autoridad de ambas instituciones y coordinará la adquisición del Bien inmueble, aplicando el régimen de traspaso de activos.



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POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE FERIAS INCLUSIVAS

Solo podrán participar en procesos de adquisición de bienes y servicios por ferias inclusivas,

los interesados que cumplan con los requisitos previstos en los numerales 1, 2 o 3 del artículo 2 de la

resolución 47-2011.

Toda entidad contratante deberá permitir el funcionamiento de veedurías ciudadanas u

otras formas de contrato social, respecto de una o más ferias inclusivas.

Para realizar una Feria Inclusiva, la entidad contratante determinará en los pliegos

respectivos el ámbito territorial de la convocatoria atendiendo a los siguientes criterios:

El lugar donde se va a utilizar el bien o se va a prestar el servicio; o,

El Lugar donde se producen los bienes demandados.

Definido el ámbito territorial, únicamente los proveedores domiciliados en el podrán participar; las

ferias inclusivas podrán realizarse respecto de las siguientes circunscripciones territoriales:

Una o más: Zonas de planificación, provincias, cantones y parroquias.

FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, POR FERIAS INCLUSIVAS



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Ejecución de la Contratación para bienes y servicios mediante Ferias Inclusivas

Unidad JurídicaSubcomisiónMáxima Autoridad/DelegadoComisión Técnica/INCOPUnidad de ContrataciónOferentes

SI

NO

SI

SI

NO

NO

NO

SI

NO

SI

5.1. de Evaluación o calificación

(debe incluir recomendaciones

para adjudicar o declarar

desierto).

7.2. Acepta

6.2 Resolución

para declarar

desierto

2

7. Solicitar la

documentación

necesaria, elaborar

contrato a suscribir entre

la Máxima autoridad o su

delegado y el o los

proveedores adjudicados

6. Adjudicar

total o

parcialmente

4. Receptar (se entregará

al oferente un

comprobante de

recepción) y abrir ofertas

1.2 Participar en la socialización de los pliegos para la

feria inclusiva (solo podrán participar interesados que

cumplan con los requisitos previstos en los numerales

1, 2 o 3 del artículo 2 de la resolución 47-2011

1. Subir al Portal convocatoria para la

feria inclusiva, adicionalmente se

publicará en un medio impreso, radial o

televisivo del lugar donde se realizará la

feria. Los Pliegos también deberán

subirse al Portal

4.4 Convalidar errores

8.1 Notificar al INCOP

(resolución motivada por la

máxima autoridad)

4.2. Requiere

apoyo de

subcomisión

4.2.2 Informe de

Subcomisión

Resolución de inicio de

contratación y pliegos

4.3

Existen

errores

de forma

2

4.1 Acta

de

Apertura

2.1 Analizar y disponer las

respuestas y/o aclaraciones

PROCESO

DE CIERRE

2. Realizar

preguntas o solicitar

aclaraciones

7.1 Contrato a

suscribir

3

7.3 Contrato(s)

Suscrito(s)

6.1 Resolución de adjudicación

(debe ser publicada tanto en el

Portal del INCOP, como en el

Portal Institucional de la entidad

o entidades contratantes

3. Enviar oferta(s) y

documentación en físico

(con base a lo establecido

en los pliegos)

4.2.1 Analizar

Ofertas

Inicio

8. Adjudicatario

Fallido

5 Evaluar Ofertas (los resultados

deben ser comunicados a los

oferentes en audiencia Pública y

publicados en el Portal del INCOP)

4.3.1 Solicitud de

convalidación

3

4.2.3

Analizar

Informe

1.2 Socializar los Pliegos de la

feria incusiva

2.2. Acta de preguntas, respuestas,

aclaraciones y modificaciones a los

pliegos, en caso de existir.

Subir al portal

Subir al portal (2.2)

8.1.2. Analizar adjudicar

al siguiente en orden de

prelación

Fin

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE DE BIENES Y SERVICIOS, POR FERIAS

INCLUSIVAS

Los Flujos y la descripción del proceso de planificación de la Contratación y Cierre de la contratación de bienes y servicios, son aplicables a la contratación de ferias inclusivas, sin embargo el contenido de los pliegos en su conjunto deberá satisfacer las políticas específicas de este proceso. Actualmente el portal no presenta una herramienta específica para esta modalidad de contratación.

1. 1.1 Publicación de Pliegos y Resolución de Inicio de la Contratación: Una vez recibida la documentación (pliegos y resolución de Inicio de la contratación suscrita) a través del sistema interno de contratación pública, la Unidad de Contratación publicar los pliegos, convocatoria y resolución de Inicio en el Portal www.compraspublicas.gov.ec del INCOP. Adicionalmente se publicará en un medio impreso, radial o televisivo del lugar donde se realizará la feria.

La entidad deberá realizar un proceso de socialización de los pliegos de la Feria Inclusiva convocada, respeto de los oferentes interesados que reúnan los requisitos previsto en las políticas específicas. La Socialización podrá ser presencial o a través de otros mecanismos, sin embargo es clave para el desarrollo de este proceso y debe permitir la absolución de duda o inquietudes presentadas por los potenciales oferentes, respecto a las condiciones de participación y demás requerimiento contemplados en los pliegos, incluyendo información necesaria para que estos se habiliten en el RUP.

http://www.compraspublicas.gov.ec/



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1.2, 2, 2.1, 2.2. Preguntas, Respuestas y Aclaraciones: Una vez publicado y socializado el proceso, los oferentes interesados que se encuentren o no inscritos en el RUP, están en la capacidad de realizar preguntas y solicitar aclaraciones sobre los pliegos por escrito al funcionario designado de la Entidad Contratante hasta 48 horas antes de presentar las ofertas. La Comisión Técnica, responderá las preguntas y solicitudes de aclaraciones en el término que para el efecto haya establecido en los pliegos.

La Comisión Técnica de la entidad contratante, por propia iniciativa o a pedido de los participantes, a través de aclaraciones podrá modificar los pliegos, siempre que no alteren el objeto del contrato y el presupuesto referencial de los mismos. Deberá elaborarse un acta de preguntas, respuesta y aclaración que debe ponerse en disposición a los oferentes y publicada en el Portal.

3. Entrega de Propuesta: Una vez finalizada la etapa de preguntas y respuestas, si la entidad contratante ha establecido la calificación de la oferta económica en los pliegos, los oferentes presentaran dos sobres, uno conteniendo la oferta técnica y otro con la oferta económica. En caso que la entidad haya definido que los oferentes deben adherirse o aceptar el presupuesto referencial establecido, lo oferentes deberán aceptar por escrito tal presupuesto y adjuntar la aceptación de la oferta técnica en sobre único.

4, 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3 Apertura de Oferta: La Unidad de Contratación debe receptar las ofertas de manera física; la Comisión Técnica procederá a la apertura de la oferta técnica (se recomienda formalizar esta actividad mediante un acta de apertura) y revisará detenidamente si existen errores de forma. De requerirlo el proceso, la respectiva Comisión Técnica integrará subcomisiones de análisis de las ofertas técnicas presentadas. Los informes de la subcomisión, que incluirán las recomendaciones que se consideren necesarias, serán utilizados por la Comisión Técnica como ayudas en el proceso de calificación y selección y por ningún concepto serán asumidos como decisorios. La Comisión Técnica obligatoriamente deberá analizar dichos informes y avalar o rectificar la totalidad de los mismos asumiendo de esta manera la responsabilidad por los resultados de esta etapa de calificación; sin perjuicio de las responsabilidades que asuman los miembros de las subcomisiones sobre el trabajo realizado. 4.3, 4.3.1, 4.4 Convalidación de errores: De identificarse errores de forma, la Comisión Técnica debe generar el acta de convalidación de errores y solicitar la respectiva convalidación a los oferentes seleccionados a cada uno de los participantes.

La Unidad de Contratación debe revisar las respuestas a la convalidación; los proveedores tienen la obligación de responder a través del portal en el tiempo establecido para continuar en el proceso.

5. Evaluar Ofertas: La Comisión Técnica debe evaluar las ofertas con base a los criterios definidos en los pliegos y utilizando la técnica de ¨cumple o no cumple¨, la Unidad de Contratación debe subir el acta de evaluación resultante al Portal www.compraspublicas.gob.ec; adicionalmente los resultados deben ser comunicados por la Comisión Técnica en audiencia pública.




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5.1, 6, 6.1, 6.2 Adjudicar: La Comisión Técnica recomendará a la Máxima Autoridad de la entidad contratante o su delegado, la adjudicación total o parcial de los contratos. La Máxima Autoridad o su delegado adjudicaran o no los contratos mediante resolución motivada. Tanto la resolución que declara desierto el proceso, como la de adjudicación deben subirse al portal por la Unidad de Contratación.

7, 7.1, 7.2, 7.3 Registrar el Contrato: Una vez que el proveedor reciba la notificación de la adjudicación a través del Portal o bajo los mecanismos dispuestos por la o las entidades contratantes, la Unidad Jurídica procederá a solicitar de la documentación requerida para la organización de los contrato y a gestionar la suscripción del contrato entre la Máxima Autoridad o su delegado y el o los proveedor adjudicado dentro del término de 15 días.

La Unidad Jurídica debe facilitar a la Unidad de Contratación una copia del contrato suscrito para regístralo en el Portal www.compraspublicas.gob.ec como parte del expediente del proceso. La Unidad de Contratación debe notificar y entregar el contrato y la documentación que forma parte integral del mismo al Administrador, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. 8, 8.1, 8.1.2 Adjudicatario Fallido: En caso de que un adjudicatario no se presente dentro del término previsto, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable, la Máxima Autoridad o su delegado mediante resolución lo declarará adjudicatario fallido, comunicado de esta condición al INCOP; de existir otras ofertas habilitadas, la entidad, de convenir a sus intereses, adjudicará el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de mejor costo o declarará total o parcialmente desierto el proceso.


Documents

MANUAL DE ARRENDAMIENTOS DE VIENES INMUEBLES