GERENCIA DE COMUNICACIONES

MANUAL DE COMUNICACIÓN PARA NO COMUNICADORES

I. INTRODUCCIÓN

Este manual es una herramienta de formación que explica el

proceso que deben seguir los funcionarios de la Gobernación de

Antioquia para realizar con éxito cualquier proyecto que

involucre estrategias de comunicación dentro de la

Administración Departamental. En él podrá encontrar aspectos

básicos de comunicación que le permitirán desarrollar proyectos

acompañado de la Gerencia de Comunicaciones.

II. COMUNICACIÓN EN LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA

Se entiende “comunicación” como el proceso en el que se

intercambia información, experiencias, sentimientos e ideas entre

dos o más personas.

Este proceso natural está presente en la vida del hombre desde el

momento de su nacimiento, sin embargo, el proceso

comunicacional no siempre logra entregar la información de una

manera integral, efectiva y adecuada.

La construcción de un mensaje que sea fácil y bien entendido por

el receptor merece un previo estudio de las características que lo

rodean para así elegir acertadamente los códigos, el lenguaje, los

colores, medios, imágenes, gestos, entonación, pausas y canales

con los que será hecho y enviado.

Por esa razón hoy la comunicación es una herramienta

estratégica dentro de las organizaciones públicas y privadas,

pues forma parte insustituible de cualquier proceso de prestación

de servicios y si es cierto que no sólo ella puede garantizar el

éxito, no construirla de forma integral puede llevar al fracaso.

En la Gobernación de Antioquia diariamente se realizan

proyectos para la comunidad y los servidores públicos del

Departamento, gran parte de estos generan impacto y requieren

de campañas de sensibilización o motivación, otros constituyen

informes de rendición de cuentas públicas por su importancia o

alta inversión.

Se debe tener en cuenta que cada proyecto tiene su propio

propósito de comunicación, este dependerá de qué se quiere

lograr y a quiénes se quieren impactar.

En este punto se deben tener en cuenta tres factores que

determinarán el proceso comunicacional:

1. PÚBLICO: Es el segmento de la población a la que se desea

llegar. En la Gobernación de Antioquia existen dos tipos de

público:

- Interno: Se refiere a todas las personas que trabajan dentro de

la Administración Departamental, es decir, todos los servidores

públicos del Departamento de Antioquia incluyendo los que se

encuentran trabajando en las sedes externas y subregiones.

- Externo: Se refiere a la comunidad antioqueña en general.

2. ESTRATEGIA: en la Gobernación se utilizan principalmente 5

tipos:

- Boletín de prensa: es la forma escrita, oficial y autorizada, que se

entrega a los medios de comunicación para dar cuenta de la

Gestión de la Administración. Constantemente las secretarías y

dependencias están generando información importante que debe

conocer la comunidad.

- Realización de eventos y certámenes: se utilizan como

estrategia cuando es necesario convocar al público para

transmitir el mensaje, igualmente cuando el objetivo es

inaugurar, celebrar o conmemorar.

- Campañas internas: se hace una campaña interna cuando la

necesidad es crear cultura organizacional, posicionar un

proyecto o programa de interés para todos los funcionarios o

generar sentido de pertenencia por la Administración

Departamental.

- Difusión de mensajes internos: se reproduce un mensaje

cuando este se genera al interior de la Gobernación de

Antioquia o del Departamento y es de interés social o

general.

3. MEDIOS DE COMUNICACIÓN: La Gerencia de comunicaciones

cuenta con una serie de medios por los que se difunden los

mensajes, cada uno cumple con un propósito especial.

- Sistema de Sonido Interno: Por medio de este se realiza el

noticiero “Manos a la Obra” con el que se mantiene

informados a los servidores públicos del acontecer de la

Administración Departamental. Los cinco minutos que dura el

noticiero pueden aprovecharse además para pasar cuñas

sobre los proyectos internos, dar avisos importantes, entrevistar

a los funcionarios involucrados en campañas o programas,

entre otras.

Por políticas de la Gerencia de Comunicaciones el sonido sólo

debe usarse durante esos cinco minutos o en caso de que el

Gobernador o algún miembro del gabinete requieran dar

información importante de última hora.

- Correo interno – Lotus Notes: Por el correo electrónico se

pueden enviar mensajes masivos de interés para todos los

funcionarios o que presten algún tipo de servicio social. La

gerencia utiliza el correo para darle mantenimiento a las

campañas que se están realizando y para informar sobre

inscripciones a programas de bienestar.

Las demás dependencias deben solicitar el envío de mensajes

masivos a la encargada en la Gerencia ya que de ningún

correo personal sale el mismo mensaje a más de 10 personas.

- Página Web: Es el medio de comunicación más fuerte que se

tiene con la comunidad, el cual permite mantenerla

informada de la gestión administrativa. De igual forma en la

página el servidor público podrá informarse y además

encontrar el mini-sitio de la Secretaría de Gestión Humana y

Desarrollo Organizacional en el que se publican los beneficios

y programas de bienestar.

IMPORTANTE: La realización de las estrategias y la utilización de los

medios de comunicación dentro de la Gobernación de Antioquia

deben estar apoyadas y aprobadas por la Gerencia de

Comunicaciones.

III. ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA AL COMUNICAR

Inicialmente se debe aclarar que aunque todos los proyectos que

se crean son importantes para la dependencia que los realiza y

que pueden tener grandes efectos dentro de la organización y la

comunidad, no todos necesitan un despliegue de medios, es

decir, no todos los procesos que se desarrollan deben ser

comunicados a toda la entidad.

Por eso es necesario que antes de comunicar piense en lo

siguiente:

¿Mi proyecto es de interés general?

¿Hay un grupo específico dentro de la organización que necesita

conocer mi proyecto?

Por otra parte hay 4 aspectos principales que deben tenerse en

cuenta cuando se busca transmitir un mensaje o dar a conocer

un proyecto o campaña.

Para visualizarlo se utilizará el caso real de clima “La buena

actitud, yo la dejo crecer”, Campaña de la Secretaría de Gestión

Humana y Desarrollo organizacional que tiene como objetivo

mejorar el clima laboral dentro de la Gobernación de Antioquia.

- LAS 5 W: Qué, quién, por qué, cuándo, dónde.

Lo primero es definir exactamente qué se quiere comunicar.

Debe preguntarse: ¿qué me interesa que el otro conozca?, una

lluvia de ideas puede ayudarle a aclarar el panorama. Cuando

tenga claro lo que quiere decir debe especificar las demás

preguntas planteadas anteriormente.

Ejemplo:

¿Qué voy a comunicar? La campaña de clima organizacional “La Buena

actitud, yo la dejo crecer”.

¿Quién? La secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional y la

Gerencia de Comunicaciones.

¿Por qué? El clima organizacional de la Gobernación de Antioquia se está

viendo afectado por 5 causas: poco reconocimiento al trabajo de los

servidores públicos, los jefes tienen equipos de trabajo muy cerrados, falta de

comunicación de arriba hacia abajo, rumores e irrespeto entre compañeros.

¿Cuándo? La campaña se realizará durante el primer semestre de 2011.

¿Dónde? En el Centro Administrativo Departamental y Fabrica de Licores de

Antioquia.

- OBJETIVO: después de tener bien definidas las 5 W,

ya se tiene una noción más amplia del proyecto y qué es lo que se

quiere comunicar. El segundo paso es formular un objetivo

medible. ¿Qué quiere lograr con el mensaje, proyecto o

campaña?

Ejemplo: mejorar el clima organizacional de la Gobernación de Antioquia y la

Fábrica de licores de Antioquia en un 80%.

- PÚBLICO: elegir el público objetivo es el tercer paso.

No todos los proyectos o los mensajes le interesan a todo el

mundo. Dependiendo del público que se elija después se

destinarán los medios, canales y la forma en la cual se va a

comunicar. Al definir el público se debe ser lo más especifico

posible.

Ejemplo: Todos los funcionarios públicos que laboran en el Centro Administrativo

Departamental y en la Fabrica de Licores de Antioquia.

- MEDIOS: para finalizar debe elegir los medios por los

cuales usted va a transmitir el mensaje. Para esta etapa debe

tener en cuenta el público objetivo, debe buscar la forma de que

el 100% de este quede igualmente informado.

Por ejemplo si su público es del nivel asistencial los medios

electrónicos no serían una opción ya que no estarían a su alcance

y no serían efectivos.

Ejemplo: - Intervención personalizada puesto a puesto, Lotus notes, Noticiero

interno.

IV. SOLICITUD DE APOYO A LA GERENCIA DE

COMUNICACIONES

Si su usted o su área de trabajo necesita apoyo de la gerencia de

Comunicaciones, ésta siempre estará dispuesta a ayudarle.

A continuación encontrará un ejemplo de los formatos que debe

diligenciar y dirigir al área de Comunicación Interna.

Los formatos para descargar los puede encontrar en la página de

ISOLUCION ubicada dentro de la página web de la Gobernación

www.antioquia.gov.co

A continuación podrá encontrar un ejemplo de fichas ya

diligenciadas.

FICHA DE RESPUESTA - SOLICITUD DE APOYO GERENCIA DE COMUNICACIONES

Tipo de solicitud

Organización de eventos

Área o Dependencia

Dirección de informática, Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional

Nombre del Evento

Inauguración Taquilla Gobierno en Línea

Breve descripción del evento

La Dirección de Informática de la Gobernación inaugurará en el segundo piso del Centro Administrativo Departamental la taquilla de Gobierno en línea en la cual el ciudadano podrá diligenciar los 106 trámites que se realizan dentro del edificio. A la inauguración asistirá el Gobernador Luis Alfredo Ramos quien cortará la cinta.

Objetivo del evento

Inaugurar la taquilla de Gobierno en Línea

Número de asistentes esperados

300

Necesidades comunicacionales

- Marcación taquilla Gobierno en línea - Invitación a medios de comunicación - Divulgación a la comunidad.

Fecha de inicio

Junio 10 - 8:00 am

Fecha de finalización

Junio 10 - 10:00 am

Presupuesto

5.000.000

Responsable

María Fabiola Álvarez

FICHA DE SOLICITUD DE APOYO GERENCIA DE COMUNICACIONES

Tipo de solicitud

Plan de comunicaciones – Campaña institucional

Área o Dependencia

Dirección de Desarrollo Humano – Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional.

Nombre del proyecto

Viernes de cine foro

Breve descripción del proyecto

El área de Salud Ocupacional quiere realizar un ciclo de cine foros para reforzar la campaña de clima organizacional “La Buena Actitud, yo la dejo crecer” La idea es que cada viernes se presente una película y al final se haga una reflexión acompañada de la Psicóloga clínica de la Gobernación. La asistencia al cine foro es libre y no se necesitará previa inscripción.

Público Objetivo

Funcionarios Públicos del Centro Administrativo Departamental

Objetivo del proyecto

Reforzar la campaña de Clima “ La Buena Actitud yo la dejo crecer”

Antecedentes

Desde enero de 2011 se está reactivando la campaña de clima organizacional la cual no tuvo éxito durante 2010. Este año los servidores se han comprometido ...

Necesidades comunicacionales

- Realización de programación anual - Convocatoria Promoción de cine foro

Fecha de inicio

Mayo de 2011 Fecha de finalización

Noviembre 2011

Presupuesto

No hay presupuesto asignado.

Responsable

Laura Montoya, Psicologa Clinica – ext 8151

FICHA DE RESPUESTA - SOLICITUD DE APOYO GERENCIA DE

COMUNICACIONES

Tipo de solicitud

Plan de comunicaciones – Campaña institucional

Área o Dependencia

Dirección de Desarrollo Humano – Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional.

Nombre del proyecto

Viernes de cine foro

Propuesta

- Creación de una imagen gráfica para los cine foros

con el fin de crear identificación. (Anexo 1) - Semanalmente se enviará por correo electrónico la

invitación a participar de los cine foros con la sinopsis de la película el link en el que podrán encontrar en tráiler.

- Se le pedirá a COLFONDOS que suministren crispetas para hacer más llamativa la actividad.

- El viernes de cine foro se hablará de la película en el noticiero interno “Manos a la obra”

Medios

- Correo electrónico Lotus Notes - Noticiero Interno “Manos a la Obra”

Público Objetivo

Funcionarios Públicos del Centro Administrativo Departamental

Objetivo del proyecto

Reforzar la campaña de Clima “ La Buena Actitud yo la dejo crecer”

Fecha de inicio

Mayo de 2011 Fecha de finalización

Noviembre 2011

Presupuesto

No hay presupuesto asignado.

Responsable / Contacto

Laura Martínez Sierra, Practicante – ext 9278

Anexos

Aprobado por: Juan Fernando Ortiz, Ana María Ruiz