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Introducción:
Este material está diseñado para ayudar a los usuarios que manejan nuestro sistema CONTPAQi® CONTABILIDAD 2017, Incluye entre otros temas, el nuevo contabilizador, así como la información de lo que usted necesita conocer para cumplir con las nuevas disposiciones fiscales emitidas por el SAT, con base a las NIF (Normas de Información Financiera).
Asimismo, en este manual usted encontrará los requerimientos necesarios para generar las Declaraciones y Pagos (DyP) Pago Referenciado (R-21), a fin de facilitar el cumplimiento de las diversas disposiciones aplicables a las Leyes y Reglamentos del ISR, IVA, el manejo de la cuenta de flujo de efectivo la generación de las declaración informativa de operaciones con terceros A-29-DIOT.
Debido a la constante saturación de la página de internet y servidores del SAT, se creó una nueva figura denominada Proveedor de Certificación de Recepción de Documentos Digitales o PCRDD, en la cual los Proveedores Autorizados de Certificación o PAC, actúen como intermediarios entre el contribuyente y el SAT.
Los PCRDD tendrán como obligaciones:
1. Recibir los documentos digitales de los contribuyentes. 2. Validar esta información. 3. Asignar un folio que identifique el contenido. 4. Sellar la información con un sello digital del SAT. 5. Notificar al contribuyente, mediante un aviso de recibo o de rechazo.
A partir de 2017, se estima que el SAT otorgue facultades para que los PCRDD puedan ser receptores de:
A. Declaraciones de IVA. B. Contabilidad electrónica. C. Pagos provisionales. D. Declaración anual de sueldos y salarios.
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En un comunicado de la página del SAT, del pasado 3 de noviembre de 2016, el SAT autorizó a CONTPAQi® (Másfacturación, S de RL de CV), a fungir como PCRDD, y su sistema de CONTPAQi® Contabilidad permite a todos sus el envío de su contabilidad al SAT y generar las cinco obligaciones referidas con anterioridad, evitando sanciones o multas.
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CAPITULO1“Entrandoalsistema”.....................................................................................................1
1.1. Accediendoalsistema........................................................................................................1
1.2. Ventanadeingresoalsistema............................................................................................1
1.3. Ingresoalsistema...............................................................................................................2
1.4. VentanadeÚltimasnoticias...............................................................................................3
1.5. Creandounaempresa........................................................................................................4
1.6. Cerrandolaaplicación........................................................................................................9
1.7. CatálogodeEmpresas........................................................................................................9
CAPITULO2“Redefiniendolaempresa”..........................................................................................11
2.1. Redefinirunaempresacreada..........................................................................................11
2.3. Pestaña2Fechasyperiodos.............................................................................................12
2.4. Pestaña3Cuentasysuestructura...................................................................................13
2.5. Pestaña4Pólizasysucaptura..........................................................................................16
2.6. Pestaña5IVA....................................................................................................................18
2.7. Pestaña6CSD...................................................................................................................19
CAPITULO3“UsuariosyUtilerías”..................................................................................................20
3.1. Usuarios............................................................................................................................20
3.1.1. UsuariosConectados................................................................................................23
3.2. Utilerías............................................................................................................................24
3.2.1. Verificarcuentas.......................................................................................................24
3.2.2. VerificarIVA..............................................................................................................25
3.2.3. Verificacióndepólizas..............................................................................................26
3.2.4. Reconstruccióndesaldos.........................................................................................26
3.2.5. Borrarpólizasysaldosparcialmente........................................................................27
3.2.6. Mantenimientoalabasededatos...........................................................................28
3.2.7. Saldoceroalabasededatos...................................................................................29
3.2.8. ReconstruirasociaciónenelADD.............................................................................29
3.3. Cambiodeidioma.............................................................................................................30
CAPITULO4“ConfiguraciónGeneral”..............................................................................................31
4.1.1. Ejecutandoelcatálogodeconceptosdesdelaventanadepólizas..........................31
4.2.1. Creacióndetipodepóliza........................................................................................32
INDICE
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4.3. Cuentasdegastosyretenciones......................................................................................33
CAPITULO5“Catálogos”...................................................................................................................34
5.1.1. Catálogodecuentas.................................................................................................34
5.1.2. Creacióndenuevascuentas(Dardealtacuentascontables)..................................35
5.1.3. Cuentasbancarias.....................................................................................................37
5.1.4. Bancos......................................................................................................................38
5.1.5. AsignarrubrosalasNIF(NormasdeInformaciónFinanciera).................................39
5.1.6. GrupodeCuentas.....................................................................................................42
5.1.7. GruposEstadísticos...................................................................................................44
5.1.8. Presupuestos............................................................................................................48
CAPITULO6“Pólizas”.......................................................................................................................49
6.1.1. VentanadelADD.......................................................................................................50
6.1.2. Ventanademovimientosdepóliza..........................................................................50
6.3. DocumentoBancario............................................................¡Error!Marcadornodefinido.
6.3.1. Métododepagoasociadoalegresoparaemisióndepólizas.....¡Error!Marcadornodefinido.
6.6.1. Ejecutandolapre-póliza...............................................¡Error!Marcadornodefinido.
CAPITULO7“ContabilidadElectrónica”...............................................¡Error!Marcadornodefinido.
7.2. MarcoJurídico......................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
7.3. InfografíadelaContabilidadElectrónica,segúnelSAT:......¡Error!Marcadornodefinido.
7.3.1. ¿Quéeslacontabilidadelectrónica?............................¡Error!Marcadornodefinido.
7.3.2. ¿Quiénesestánobligados?...........................................¡Error!Marcadornodefinido.
7.3.3. ¿Quiénesnoestánobligados?......................................¡Error!Marcadornodefinido.
7.3.4. ¿Quéarchivoslaintegran?...........................................¡Error!Marcadornodefinido.
7.3.5. ¿CuándoenviarlaBalanzayelCatálogo?....................¡Error!Marcadornodefinido.
7.3.6. ¿QuiénesdebenenviarlacontabilidadelectrónicaalSAT?........¡Error!Marcadornodefinido.
7.3.7. ¿CuándosedebenentregarpólizasyauxiliaresalSAT?.............¡Error!Marcadornodefinido.
7.3.8. ¿CómosepuedeentregarlainformaciónalSAT?........¡Error!Marcadornodefinido.
7.3.9. ¿Cómoseentregalacontabilidadelectrónica?............¡Error!Marcadornodefinido.
7.4. GeneracióndelosarchivosqueseenvíanalSAT,pormediodelsistemaCONTPAQi®CONTABILIDAD2017........................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
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7.5. AsociacióndeunagrupadordelSATalascuentascontablesparagenerarelXMLqueseráentregadoalorganismofiscal...................................................¡Error!Marcadornodefinido.
7.5.1. GeneracióndelXMLdelaBalanzadeComprobaciónydelcatálogodecuentascontables¡Error!Marcadornodefinido.
7.8.1. Pólizasvscomprobantes..............................................¡Error!Marcadornodefinido.
7.8.2. Reportedecargosyabonosdecuentasafectablesvscomprobantes..............¡Error!Marcadornodefinido.
7.8.3. Reportecuentadeflujovsmétododepago................¡Error!Marcadornodefinido.
7.8.4. Reportedecomprobantessinpóliza............................¡Error!Marcadornodefinido.
7.9. CONSIDERACIONESANTESDEENTREGARLACONTABILIDADELECTRONICA...........¡Error!Marcadornodefinido.
7.9.1. Catálogodecuentas.....................................................¡Error!Marcadornodefinido.
7.9.2. Balanzadecomprobación............................................¡Error!Marcadornodefinido.
7.9.3. Reportes.......................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
7.9.4. Internet.........................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
7.10. ParatomarencuentaImportante:...................................¡Error!Marcadornodefinido.
Capítulo8“ManejoFiscal;ControldeIVA”.........................................¡Error!Marcadornodefinido.
8.1.1. ConfiguraciónCuentadeflujodeefectivo...................¡Error!Marcadornodefinido.
8.1.2. ConfiguraciónCausaciónycontroldeIVA....................¡Error!Marcadornodefinido.
8.2. ConceptosdeIETU................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
8.2.1. AltadeconceptosdeIETU(paraDIOT)........................¡Error!Marcadornodefinido.
8.2.2. Padróndeproveedores................................................¡Error!Marcadornodefinido.
8.3.1. Ingresosdeldía.............................................................¡Error!Marcadornodefinido.
8.3.2. Provisióndetelefonía...................................................¡Error!Marcadornodefinido.
8.3.3. Pagoprovisióndetelefonía..........................................¡Error!Marcadornodefinido.
8.3.4. Pagoprovisióndetelefonía..........................................¡Error!Marcadornodefinido.
8.3.5. Pagohonorariospersonasfísicas.................................¡Error!Marcadornodefinido.
8.3.6. AdquisiciónAutomóvil..................................................¡Error!Marcadornodefinido.
8.3.7. Compraaproveedorextranjero...................................¡Error!Marcadornodefinido.
8.3.8. Consumorestaurantelocal...........................................¡Error!Marcadornodefinido.
8.3.9. Pagodenómina............................................................¡Error!Marcadornodefinido.
8.3.10. Acreditamientoporcontribucionesdeseguridadsocial............¡Error!Marcadornodefinido.
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8.3.11. Pagode3%sobrenóminas(ContribucionesnoISR,IVA)............¡Error!Marcadornodefinido.
CAPITULO9“UsodelADD”(AdministradordeDocumentosDigitales)..............¡Error!Marcadornodefinido.
9.2. ¿QuéeselADD?...................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
9.3. CrearelADD.........................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
9.3.1. VentanaPrincipaldelADD............................................¡Error!Marcadornodefinido.
9.4. PartesdelADD......................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
9.5. CargarXMLalADD................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
9.6. EliminarXMLdelADD...........................................................¡Error!Marcadornodefinido.
9.7. CapturarunapólizacondatosdeunXML............................¡Error!Marcadornodefinido.
9.7.1. CapturarMovimientos..................................................¡Error!Marcadornodefinido.
Capítulo10”ContabilidarCFDI”............................................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.2. UsodeCuentasComplementarias...................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.2.1. Configurarlacuentacomplementariadelacuentabancaria......¡Error!Marcadornodefinido.
10.2.2. Consideracionesdeltipodecambio.............................¡Error!Marcadornodefinido.
10.3. InfografíadelContabilizador............................................¡Error!Marcadornodefinido.
Lasiguienteimagenmuestraunresumendelospasosaseguir,paralacreacióndepólizasapartirdelosCFDI,conelusodelmóduloContabilizarCFDI:...........¡Error!Marcadornodefinido.
10.4. CómoingresoalmóduloContabilizarCFDI......................¡Error!Marcadornodefinido.
10.5. Padróndeclientes/proveedores......................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.6. Configuradordeasientoscontables.................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.7. Tiposdeasientoscontables..............................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.7.1. Reposicióndegastosocajachica.................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.7.2. Provisióndecompraogasto........................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.7.3. Compraogastodecontado..........................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.7.4. Devolucionessobrecompra.........................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.7.5. Provisióndeventas.......................................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.7.6. Devolucionessobreventas...........................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.7.7. CobroaClientes............................................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.7.8. Pagoaproveedores......................................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.8. VentanaContabilizar........................................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.9. ProcesoContabilizarCFDI.................................................¡Error!Marcadornodefinido.
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10.10. EntregadeDPIVApormediodePCRDD...........................¡Error!Marcadornodefinido.
10.10.1. ¿QuéesunPCRDD?..................................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.10.2. FuncióndelPCRDD...................................................¡Error!Marcadornodefinido.
10.11. InfografíaenvíatuDIOTatravésdelPCRDD....................¡Error!Marcadornodefinido.
10.11.1. FirmaconveniodeconfidencialidadconelPCRDD..¡Error!Marcadornodefinido.
10.11.2. CapturararchivosdelCSDvigente............................¡Error!Marcadornodefinido.
10.12. Capturadatosdelapersonafísicaymoral......................¡Error!Marcadornodefinido.
10.13. EnviardeclaracióndelDPIVAalPCRDD............................¡Error!Marcadornodefinido.
CAPITULO11“REPORTES”....................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
11.1. Barradeherramientas(Enlosreportes)..........................¡Error!Marcadornodefinido.
11.15.1. MODELODERAZONESFINANCIERAS.......................¡Error!Marcadornodefinido.
11.15.2. CEDULADEACTIVOSFIJOS.......................................¡Error!Marcadornodefinido.
11.15.3. MODULOFISCAL(NUEVO)........................................¡Error!Marcadornodefinido.
11.15.4. ESTADOSFINANCIEROSA12PERIODOS...................¡Error!Marcadornodefinido.
11.15.5. ESTADOSFINACIEROSBASICOS................................¡Error!Marcadornodefinido.
11.15.6. ASIGNACIONDEAGRUPADORESDELSATALCATALOGODECUENTAS........¡Error!Marcadornodefinido.
11.15.7. ASIGNACIONDEDATOSDELCOMPROBANTEACUENTASAFECTABLES.......¡Error!Marcadornodefinido.
CAPITULO12“MARCOFISCAL”............................................................¡Error!Marcadornodefinido.
12.1.1. ReglasdelaResoluciónMisceláneaFiscal2012aplicablesalserviciodeDeclaracionesyPagos..................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
12.2.1. Característicasmínimasquerequierenlosequiposdecómputoparautilizarelservicio. ¡Error!Marcadornodefinido.
12.2.2. PrincipalesSistemasOperativosyNavegadores(browsers)soportados..........¡Error!Marcadornodefinido.
12.2.3. Softwarebaseycomplementos...................................¡Error!Marcadornodefinido.
12.2.4. Requisitosadicionales,parautilizarelsistemaDyP...¡Error!Marcadornodefinido.
12.4.1. Losimpuestos...............................................................¡Error!Marcadornodefinido.
12.4.2. Tiposdeimpuestos.......................................................¡Error!Marcadornodefinido.
12.4.3. ImpuestosLocales........................................................¡Error!Marcadornodefinido.
12.5.1. ¿Quéeselimpuestosobrelarenta(ISR)?....................¡Error!Marcadornodefinido.
12.5.2. ¿QuéeselImpuestoalValorAgregadoI.V.A.?............¡Error!Marcadornodefinido.
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12.5.3. NuevoprocedimientoparaelcálculodelIVAacreditable..........¡Error!Marcadornodefinido.
12.5.4. IVATrasladado.(Artículo5o.delaLeydelImpuestoalValorAgregado).........¡Error!Marcadornodefinido.
12.5.5. Procedimientoparacalcularelpagomensualdelimpuestoalvaloragregado.¡Error!Marcadornodefinido.
12.5.6. CálculodeIVAacreditableporcompradebienesyserviciossinincluirinversiones ¡Error!Marcadornodefinido.
12.5.7. ¿Quéeselimpuestoempresarialatasaúnica(IETU)?.¡Error!Marcadornodefinido.
12.5.8. ¿Quéeselimpuestoalosdepósitosenefectivo(IDE)?..............¡Error!Marcadornodefinido.
12.5.9. ImpuestosFederales.....................................................¡Error!Marcadornodefinido.
12.6.1. Generalidades:..............................................................¡Error!Marcadornodefinido.
12.6.2. PeríododeTransición...................................................¡Error!Marcadornodefinido.
12.6.3. Declaraciones...............................................................¡Error!Marcadornodefinido.
12.6.4. DeclaracionesComplementarias..................................¡Error!Marcadornodefinido.
CAPITULO13“CambiosCFDI2017ylanuevaFigurapararecepcióndeDocumentos,segúnelSAT.”..............................................................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
Agradecimiento....................................................................................¡Error!Marcadornodefinido.
1
NOTA: Se recomienda que en un futuro se le asigne una Clave de acceso al usuario SUPERVISOR, ya que de lo contrario cualquier persona con acceso al equipo, podría ejecutar la aplicación.
1.1. Accediendo al sistema
Para iniciar el sistema, con el “mouse” se debe dar doble clic al icono de:
CONTPAQi® CONTABILIDAD.
Que se encuentra en su escritorio.
Otra opción es seleccionar el icono con el “mouse” y posteriormente oprimir la tecla Enter
1.2. Ventana de ingreso al sistema
Una vez que se ejecuta el sistema de CONTPAQi® CONTABILIDAD, nos mostrara la ventana del sistema con la versión que se tiene instalada.
Después el sistema nos muestra la ventana para el ingreso al sistema.
El sistema solicitara los siguientes datos:
Código de usuario y Clave de acceso, se muestra la palabra SUPERVISOR, que es el usuario predefinido, este usuario no tiene contraseña, por lo tanto, si se le da un clic en el botón Aceptar el sistema permitirá el acceso.
CAPITULO 1 “Entrando al sistema”
2
1.3. Ingreso al sistema
Posteriormente al abrir el sistema se mostrara la siguiente ventana
Estos son los pasos para poder enviar la DIOT a través del PCRDD (Proveedor de Certificación de Recepción de Documentos Digitales)
Su uso de detalla más adelante.
Si no queremos volver a ver esta ventana, solo desmarcamos la casilla en la esquina inferior izquierda, en donde dice Mostrar.
Y le damos un clic en el botón de aceptar para entrar al sistema.
Al ingresar al sistema de CONTPAQi® CONTABILIDAD, se mostrará la ventana del sistema.
3
1.4. Ventana de Últimas noticias
También se muestra la ventana de últimas noticias, con mensajes de twitter sobre los sistemas.
Si se cierra la ventana, desde el menú de ayuda del sistema podemos volver a abrirla.
4
1.5. Creando una empresa
Para crear una empresa hay que seguir los siguientes pasos:
Dar clic en el icono de la casita o en el menú de Empresas, y selecciona Empresas, o presionar la combinación de teclas Ctrl + E
Se abre una ventana que se llama “Catálogos de Empresas” y se le da un clic al icono de “Nueva Empresa”
En la imagen de abajo muestra su pantalla y la ventana que abre de “Nueva Empresa” que se describe a continuación.
Esta es la ventana para agregar una nueva empresa al sistema de contabilidad. Y se describe a continuación:
5
Nombre de la empresa:En este campo va el nombre de la empresa
RFC empresa:Hay que poner el RFC de la empresa y es un campo obligatorio, ya que si no lo pone, no podrá guardar la empresa creada.
Catalogo Preinstalado: Aquí se puede seleccionar el catalogo que ya cuenta con las agrupadoras del SAT.:
6
NOTA: Al seleccionar el Catálogo General del SAT”, en esta opción se cargan las 1067 cuentas que actualmente maneja el SAT en su catálogo, por lo que: …ya no es necesario asociarles el dígito agrupador, salvo cuando se den de alta nuevas cuentas o subcuentas. Si utilizamos este catálogo la estructura será 3-2-3 es decir XXX-XX-XXX
Estructura: Si seleccionamos la opción ninguno podemos manipular la estructura del catálogo con hasta 30 caracteres sin restricción alguna. Separando con “-“guiones medios cada nivel.
Valores:El catálogo de cuentas puede trabajar con valores numéricos o alfanuméricos, esta opción solo puede seleccionarse al crear la empresa.
Niveles:En esta configuración le indicamos al catálogo de cuentas la forma que queremos agrupar las cuentas contables.
Cada segmento NO es un nivel
El usuario tiene que indicar en las cuentas creadas cual será la cuenta de nivel superior.
Ventajas: Con una estructura pequeña se pueden trabajar subniveles.
Desventajas Si las cuentas no son agrupadas correctamente, los estados financieros pueden mostrarse en forma incorrecta (si esto ocurre se tendrá una notificación)
Cada segmento SI es un nivel
El sistema automáticamente al crear nuevas cuentas asignara el nivel superior a la cuenta creada.
Ventajas: Sin tener tanta precaución se tiene un catálogo de cuentas mejor controlado
Desventajas: Se debe tener una estructura más grande para cada nivel o subnivel que se quiera manejar
A partir de la cuenta de mayor los segmentos sí son niveles
Pueden existir subniveles en tanto no se marque una cuenta con la categoría “MAYOR”, a partir de ella cada nivel requerirá una mayor
7
NOTA: Esto solo se puede modificar al crear la
empresa.
estructura.
Inicio del Ejercicio: Aquí es donde se configura el ejercicio de la empresa y desde ahí el sistema en automático genera los ejercicios subsecuentes. Se recomienda iniciar siempre con 1 de enero para que los ejercicios sean de enero a diciembre.
Tipo de periodo:Si usted elige el tipo de período mensual, CONTPAQi® CONTABILIDAD siempre creara ejercicios de 12 meses. El sistema trae más periodos para poder usar el que se adapte a sus necesidades.
Si se selecciona el periodo especial nos muestra la siguiente ventana y nos sirve para nosotros seleccionaremos cuantos periodos tendremos en el ejercicio (hasta 13) y las fechas inicial y final de cada uno de los periodos.
8
Periodo Vigente: Se refiere a cuál de los periodos del ejercicio creado comenzaremos a trabajar.
Manejar periodos abiertos: Si habilitamos la opción manejar periodos abiertos CONTPAQi® CONTABILIDAD nos permitirá modificar un año adelante y un año atrás, siempre y cuando existan los periodos en la base de datos.
Ubicación de los archivos de la empresa:
Ø Servidor de BDD: Es el servidor en que se encuentra instalado nuestro sistema Ø Base de datos: El nombre de la base de datos en donde se guardara la nueva empresa y
todos sus movimientos, el campo puede ser editado Ø Respaldos: Es la ruta se guardaran los respaldos creados desde CONTPAQi®
CONTABILIDAD, si el sistema es en red los respaldos se guardaran en el servidor. Ø Archivos de Salida: Cuando pidamos algún reporte a Excel, PDF, Texto o HTML, esta es
la ruta predeterminada en donde se guardaran dichos reportes.
Para guardar la configuración de la empresa se le da un clic al icono de guardar o presionamos la tecla F8 y el sistema mostrara un mensaje de que se ha creado con éxito.
AldarleaceptarvemoslaventanadeCatálogodeEmpresasyaconlaempresaqueacabamosdecrear.
Para cerrar esta ventana solo le damos un clic en el icono de cerrar.
9
1.6. Cerrando la aplicación
Para concluir, seleccionaremos el icono de Salir.
Esta es la manera correcta de finalizar la ejecución del programa
Otra forma de salir del sistema es en el menú de Empresa, seleccionamos salir.
1.7. Catálogo de Empresas
Para abrir el catálogo de Empresas hay que darle un clic al icono de la “Casita”, también en el menú de Empresas y seleccionar empresas o usar la combinación de teclas
<CTRL + E>
Y nos muestra la siguiente ventana:
Abrir Empresa: Abre una empresa ya existente
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Nueva Empresa: Nos muestra la ventana para dar de alta una empresa nueva en el sistema
Respaldar: Nos muestra una ventana para poder respaldar nuestra información
Restaurar: Nos muestra la ventana para subir un respaldo previamente hecho
Borrar: Borra una empresa ya existente en el sistema
Ayuda: Aquí nos muestra ya ayuda del sistema si se tiene instalada
Cerrar: Cierra la ventana del “Catalogo de Empresas”
NOTA: Para abrir una empresa con el botón de abrir, primero hay que seleccionarla con el mouse dándole un clic, otra forma de abrir la empresa es dándole doble clic, o
seleccionándola con un clic y presionar la tecla “Enter” de su teclado.
11
2.1. Redefinir una empresa creada
Para redefinir una empresa ya creada, primero hay que abrirla dándole un clic al icono de la casita, darle doble clic, o seleccionarla y darle abrir empresa o presionar la tecla Enter.
Una vez abierta la empresa nos vamos al menú de configuración, y seleccionamos la opción de “Redefinir Empresa”
Se muestra la siguiente ventana:
Para redefinir una empresa tenemos 6 pestañas para hacerlo:
1-Generales
2- Fechas y periodos
3- Cuentas y su estructura
4.Pólizas y su captura
5- IVA
6. CSD/FIEL
2.2. Pestaña 1 Generales
CAPITULO 2 “Redefiniendo la empresa”
Para poder cambiarle el nombre a la empresa, es en esta ventana en donde dice “Nombre de la empresa”, una vez realizado el cambio solo se le da un clic en aceptar para guardar el
cambio.
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Como su nombre lo indica, en esta pestaña tendremos datos generales de la empresa creada, los cuales pueden aparecer en determinados reportes.
Y se divide en 4 partes que son:
1-Datos generales de la empresa
Aquí va el R.F.C, nombre registro de cámara, etc.
2. Datos del representante legal
Aquí capturamos los datos del representante legal.
3-Domicilio
Aquí capturamos la dirección de la empresa.
4-Ubicación de los datos de los archivos de la empresa
Aquí nos muestra la ruta por default de donde se guardara la información de esta empresa.
2.3. Pestaña 2 Fechas y periodos En esta pestaña podremos ver la fecha de inicio de la historia, que tipo de periodo estamos usando, desde cuando tiene información esta empresa, es decir; el inicio de la historia, entre otras fechas.
CONTPAQi ® Contabilidad, desde la versión 8.0.0, incluye nuevas tablas, con base a la última RMF emitida por el SAT, el 23 de julio de 2015, dichas tablas son:
Ø Tabla general de Períodos SAT, que contiene el catálogo de períodos publicados por el SAT.
Ø Tabla general de Países, con el catálogo oficial de países del SAT.
Ø Tabla general de Municipios, publicados por el SAT. Tabla general de Estados, publicados por el SAT
Que encontrara en el apartado 3 DE “Domicilio”
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2.4. Pestaña 3 Cuentas y su estructura
Esta pestaña se divide en 4 secciones, que se describen a continuación.
Manejo de cuentas (1)
Nosotros habilitaremos o deshabilitaremos con un clic la opción deseada:
• Usar cuenta de cuadre: Con esta opción el sistema mandara la diferencia de cualquier póliza a la llamada cuenta de cuadre con lo cual ninguna póliza quedara descuadrada, incluso cuadra la póliza si se presenta una falla en la energía eléctrica, (si la cuenta de cuadre tiene movimientos los estados financieros no mostraran sumas iguales).
Siestaopciónesdeshabilitadatodaslaspólizastendránquesercuadradasobligatoriamente.
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• Usar cuenta de Flujo de efectivo: La cuenta de flujo de efectivo es uno de los
requerimientos para habilitar en el sistema la parte fiscal, ya que de acuerdo a la ley del IETU e IVA estos impuestos son gravados en el momento en que la operación es aplicada efectivamente en bancos.
• Permitir cambiar números de cuenta: Existe la posibilidad en CONTPAQi® CONTABILIDAD de cambiar el número de cuenta aunque esta ya tenga una historia, al cambiar el número a una cuenta afectara todo el histórico cantable de la misma sin necesidad de abrir póliza por póliza.
• Mostrar el árbol de cuentas: Al entrar al menú catálogo de cuentas, lo va a mostrar si tenemos activada esta opción, de lo contrario estará oculto y solo podremos consultar y dar de alta cuentas si conocemos el número de esta.
• Búsqueda por páginas: En pólizas o filtros de reportes para buscar la cuenta deseada podemos presionar la tecla F3, búsqueda por páginas optimiza la búsqueda de la cuenta deseada
• Asumir siguiente cuenta: Al contabilizar pólizas, el sistema asumirá por default la siguiente cuenta.
• Obligar asignar agrupador SAT al dar de alta cuentas: si se desea que la asignación del agrupador del SAT sea obligatoria o no, al registrar cuentas contables. Por omisión, dicha opción se encuentra habilitada.
Estructura de las cuentas (2)
Aquí nos muestra la estructura del catálogo de cuentas y si estamos manejando valores numéricos o alfanuméricos, además de cómo estamos usando los niveles del catálogo de cuentas. También podemos cambiar la estructura del catálogo de cuentas.
La estructura del catálogo de cuentas puede ser cambiada, el requisito es que debe aumentarse, esto se logra presionando el botón cambiar estructura, nos muestra el menú de cambio de estructura en el cual conformaremos la nueva estructura y posteriormente damos clic en el botón procesar.
Nota: Si esta opción es deshabilitada, el sistema permitirá dar de alta cuentas, sin asignar el agrupador del SAT, generándose errores al emitir la balanza de comprobación por agrupador del SAT, siendo esta balanza la que se envía a la autoridad, por lo cual la información enviada sería incorrecta.
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Valores permitidos
El sistema se puede configurar para que, en la estructura del catálogo de cuentas se puedan capturar valores numéricos o alfanuméricos.
Segmentodenegocios(3)
Segmentos de negocio es una herramienta muy útil de CONTPAQi® CONTABILIDAD, la cual nos permite manejar aéreas, proyectos, departamentos, sucursales etc.
De una forma muy fácil y eficiente (Análisis detallado en curso intermedio)
En esta parte configuramos si vamos a utilizar segmentos de negocios y cómo van a ser asignados.
Cuenta de flujo de efectivo (4) (Cambiar)
Como lo mencionamos anteriormente, la cuenta de flujo de efectivo nos sirve para la parte fiscal en el sistema, esta cuenta puede ser cambiada en cualquier momento y deberá ser una cuenta agrupadora, para incluir todas las cuentas dependientes como cuentas de flujo de efectivo.
Nota: Si opta por valores alfanuméricos, ya no podrá regresar después a valores numéricos.
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Cambiar cuenta de flujo de efectivo
Presionar el botón cambiar la cuenta Asignar la nueva cuenta de flujo de efectivo, misma que previamente debe crearse en nuestro catálogo de cuentas.
Procesar
2.5. Pestaña 4 Pólizas y su captura
En esta parte encontraremos configuraciones para la captura de pólizas y movimientos
Periodos abiertos: Le indicaremos al sistema, que periodos aparte del vigente, queremos que nos permita modificar. Habilitaremos o deshabilitaremos, la opción deseada con un clic en la casilla.
Manejo de pólizas y movimientos
• Calcular número de póliza automáticamente: el sistema de forma autónoma asignará el consecutivo a las nuevas pólizas, de manera contraria, el usuario captura el número de póliza.
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• Calcular cifra de control: además de sumar que los cargos y abonos sean iguales en cada póliza, sumara también el número de cuenta de cada póliza, a esta sumatoria se le conoce como cifra de control.
• Usar pólizas estadísticas: el sistema permite crear pólizas con movimientos estadísticos, es decir estos nunca van a formar parte de los estados financieros, también pueden servir para agrupar cuentas.
• Usar pólizas de orden: Le indicaremos al sistema si usamos o no cuentas de orden. • Habilitar diarios en pólizas: Los libros diarios son una clasificación que podemos hacer
para agrupar pólizas, por default todas las pólizas son guardadas en un libro diario, sin embargo existe la posibilidad de crear múltiples libros diarios, y con ello ampliar nuestra variedad de reportes, ejemplo pólizas de ingresos del libro diario sucursal uno.
• Habilitar diarios en movimientos: al igual que el punto anterior podemos asignar un diario pero a nivel de movimiento, con esto cada movimiento de la póliza pudiera estar en un libro diario diferente.
• Obligar el diario en movimientos de flujo de efectivo: Puede crearse un libro diario ligado a la cuenta de flujo de efectivo, de ser este el caso el campo no podrá quedarse sin libro diario
• Habilitar conceptos en movimientos: independientemente del concepto general de la póliza, cada movimiento puede tener un concepto independiente
• Habilitar referencia en movimientos: cada movimiento de la póliza puede tener una referencia independiente
• Habilitar moneda extranjera: CONTPAQi® CONTABILIDAD tiene la capacidad de manejar en una sola cuenta contable el saldo en moneda nacional y en moneda extranjera sin necesidad de usar cuentas complementarias (curso intermedio explicación a detalle)
• Imprimir pólizas con formato para contadores: las pólizas pueden ser impresas en un formato más amigable a la lectura si habilitamos esta opción.
• Al imprimir póliza, incluir información relacionada: Nos muestra la información de IVA y del XML.
• Guardar archivos asociados en el servidor: en cada póliza podemos adjuntar archivos tales como PDF o XML de las compras, si habilitamos esta opción los archivos serán guardados en el servidor, de lo contrario se guardaran localmente en la máquina del usuario del sistema
Captura rápida
Por omisión pólizas sin afectar: una póliza sin afectar es aquella que se encuentra capturada, pero aun no forma parte de los estados financieros, si esta opción es habilitada, todas las pólizas generadas estarán sin afectar, esperando que el usuario las valide y afecte, esta opción puede usarse como filtro para autorización de la captura de pólizas.
Habilitar mensajes de advertencia: el sistema nos notificara automáticamente si una póliza esta descuadrada, si estamos intentando capturar una póliza que corresponde a otro periodo que no es el vigente, o si intentamos modificar el tipo, numero o fecha a una póliza existente.
Usa búsqueda incremental para cuentas: cuando se comienza a escribir el número de la cuanta contable, el sistema únicamente nos va mostrando las cuentas que corresponden a los caracteres capturados.
Mostrar ventana de asociación a CFDI al capturar la póliza: aquí habilitamos o deshabilitamos que nos salga la ventana del ADD en cada póliza.
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Mostrar ventana de pago al capturar la póliza de egresos: Al tener habilitada esta opción nos muestra la ventana de egresos para la captura de la información del pago.
Mostrar la ventana de Asociar comprobantes a movimientos en automático: Al tenerla habilitada en la póliza al capturar los movimientos se abrirá la ventana del ADD (Administrador de documentos digitales) para poder asociar el XML a través de los movimientos de la póliza.
Presupuestos
Con la opción marcada cuando se usen los presupuestos acumulada a las cuentas superiores.
2.6. Pestaña 5 IVA
Al habilitar los parámetros de esta pantalla, generaremos la configuración para el manejo y control del IVA, IETU y DIOT.
Se encuentra dividido en:
ü Causación de IVA – Definición de Base Gravable. ü Devolución y control de IVA ü Explicación detallada en páginas subsecuentes.
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2.7. Pestaña 6 CSD Se agregó la opción de configurar los datos del certificado del sello digital para el timbrado de retenciones y certificado del sello digital o la FIEL, para la entrega de la contabilidad electrónica, desde la pestaña CSD/FIEL. Esto es para cumplir con las disposiciones fiscales vigentes (RMF del 23-07-2015).
En esta pestaña se capturan los sellos digitales de la empresa y sus contraseñas.
Es importante mencionar que dichos sellos son los mismos que se utilizan para facturar o timbrar los sobres recibos de nóminas.
Se recomienda que no se utilice la FIEL, ya que con ésta se puede tener acceso a todas las opciones del SAT y podría darse un uso inadecuado de la misma.
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3.1. Usuarios
Para dar de alta a los usuarios y sus respetivos permisos nos vamos al menú de Empresas y seleccionamos: Usuarios-Catalogo
Y nos muestra la siguiente ventana:
La ventana de usuarios consta de 5 pestañas en donde viene todo el manejo del sistema
1-Documentos
Aquí se muestra las opciones de póliza, pre póliza, con 5 columnas.
2. Reportes
Aquí vienen listados todos los reportes que usa el sistema
3. Catálogos
Aquí viene la opción de los catálogos , cuentas, grupos estadísticos, etc.
4. Configuración
Nos muestran las opciones para poder usar los catálogos, conceptos, diarios especiales, etc.
5. Procesos y utilerías
Vienen listados losa activos fijos, opciones de cierre, conceptos de IETU y las utilerías del sistema.
CAPITULO 3 “Usuarios y Utilerías ”
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Para dar de alta a un nuevo usuario solo se deben de seguir los siguientes pasos:
1. Abrir la ventana de usuarios
2. En código va el nombre que va a aparecer cuando se abre el sistema, por default el sistema muestra el nombre del único usuario que trae el sistema, que es el SUPERVISOR.
3. Poner el nombre del usuario
4. Asignar la contraseña
5. En empresas si presionamos la flecha hacia abajo nos muestra, 2 opciones:
Todas las empresas:
Así lo dejamos si el usuario que estamos dando de alta va a tener acceso a todas las empresas
Algunas empresas:
Nos abre una ventana para poder seleccionar solo a que empresas va a tener acceso el usuario.
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Empresas disponibles:
Nos va a mostrar todas las empresas dadas de alta en el sistema
Empresas permitidas:
Son las empresas a las que va a tener acceso el usuario, solo basta seleccionar la empresa en el panel de disponibles y presionar el botón agregar para pasarlo al panel de permitidas, una vez terminado le damos un clic en aceptar.
6. Ahora en cada pestaña, hay que marcar o desmarcar en cada campo según si el usuario va a tener permiso para hacerlo.
7. Una vez que se terminó de configurar el usuario, se le da un clic en el botón de guardar.
NOTA: Si tiene la palomita, es que el usuario va a tener permiso para hacer esa acción, si no la tiene no podrá hacerlo.
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3.1.1. Usuarios Conectados
Para saber que usuarios están también usando el sistema hacemos lo siguiente:
1. Dar clic en el menú de empresas, sub-menú usuarios, usuarios conectados.
2. Al generarse la pantalla se pueden observar todos los usuarios que están conectados al sistema.
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3.2. Utilerías
Para entrar a las utilerías del sistema, es en el menú de empresas, utilerías.
3.2.1. Verificar cuentas
Con esta utilería, usted puede revisar todas las cuentas del catálogo y le indica el tipo de errores, para su posterior corrección
En esta ventana seleccionamos los parámetros para poder sacar el reporte.
Una vez que ya revisamos los parámetros, presionamos el botón de ejecutar reporte o presionar la tecla F10 de su teclado.
Y en seguida nos muestra el reporte.
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3.2.2. Verificar IVA Con esta utilería, usted puede revisar todas cuentas del catálogo que afectan el flujo de efectivo de la empresa y le indica el tipo de errores, para su posterior corrección.
Podemos seleccionar de que periodo a que periodo queremos el reporte y también se puede filtrar por todas las cuentas de flujo o solo de alguna.
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3.2.3. Verificación de pólizas Con esta utilería, usted puede revisar todas las pólizas elaboradas y le indica el tipo de errores, dándole opciones de reportar errores o corregir errores, que se hubieren generado.
Para verificar las pólizas hay 2 opciones de corregir y revisar, seleccione corregir y en fechas de que fecha a que fecha, en la parte de abajo en archivo, nos manda la bitácora de lo que se realizó en el proceso para eso se le da un clic en procesar, una vez que termine, podremos ver la bitácora.
3.2.4. Reconstrucción de saldos Con esta utilería, usted encuentra diferencias entre los saldos y movimientos de las cuentas, a partir del ejercicio y período indicado, dándole opciones de reportar errores o corregir los errores, que se hubieren generado.
En esta ventana ya tenemos la opción seleccionada de “Corregir los problemas”, podemos seleccionar desde que ejercicio, que periodo y que tipo de cuentas revise el sistema.
En la parte de abajo nos muestra la ruta en donde el sistema generara la bitácora del procedimiento realizado.
Si hubiera errores aparecen listados en la bitácora.
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3.2.5. Borrar pólizas y saldos parcialmente
El proceso generado con esta utilería es irreversible, usted puede borrar las pólizas, movimientos de causación y devolución de IVA, segmentos de negocio, a partir del ejercicio y período indicado, conserva catálogos y configuraciones generales del sistema.
En la ventana podremos seleccionar desde que ejercicio y desde que periodo se pueden borrar las pólizas.
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3.2.6. Mantenimiento a la base de datos Esta utilería reduce la base de datos, elimina la historia de las afectaciones y disminuye el tamaño físico de los archivos de la base de datos y los futuros respaldos.
Antes de hacer el proceso también hará un respaldo de la información y al final nos mostrara una ventana de información como la de abajo.
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3.2.7. Saldo cero a la base de datos El proceso generado con esta utilería es irreversible, afecta los sistemas de contabilidad, bancos e interfaz con el sistema comercial de Adminpaq, Factura Electrónica o Punto de venta, borra las pólizas, movimientos de causación y devolución de IVA, segmentos de negocio, conserva catálogos y configuraciones generales del sistema.
Este proceso solo nos va a conservar los catálogos, ya sea de cuentas, proveedores, conceptos, etc.
Para correr la utilería solo nos hace falta que se le dé un clic en procesar.
3.2.8. Reconstruir asociación en el ADD Mediante esta utilería es posible reconstruir la información de la asociación de pólizas, documentos bancarios, documentos de gastos y XML emitidos con los comprobantes del ADD. El proceso realizará la reconstrucción de asociaciones en dos sentidos:
1. Partiendo de las asociaciones que almacena CONTPAQi® Contabilidad, relacionará las pólizas con los comprobantes existentes en el ADD.
2. A partir de los comprobantes registrados en el ADD, se valida comprobante por comprobante si la referencia del documento que tiene relacionado existe en la empresa contable.
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Sólo se eliminarán asociaciones no existentes en el ADD, los documentos no se eliminan.
Cuando se elimina la contabilidad desde algún sistema comercial CONTPAQi®, se debe ejecutar esta utilería habilitando la opción: Eliminar asociaciones no existentes en el ADD.
3.3. Cambio de idioma
Podemos cambiar el sistema de contabilidad a idioma ingles para realizarlo lo que se debe de hacer es ir al menú de “Empresa”, idioma y en la venta que sale solo seleccionamos, inglés y en automático el sistema nos mostrara los menús y todo el sistema en idioma inglés. Para revertirlo a español volvemos a hacer el proceso pero ahora seleccionamos español.
Enespañol:
Eningles:
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4.1. Conceptos Al capturar una póliza esta debe llevar un concepto para ser identificada en forma ágil, en el menú configuración conceptos esta lista puede ser guardada y posteriormente podemos usar este listado al crear una nueva póliza. Para dar de alta los conceptos hay que ir al menú de configuración, y seleccionar conceptos.
Una vez seleccionado el catálogo de conceptos nos aparare la siguiente ventana en la cual, para dar de alta un nuevo concepto solo le damos clic en nuevo ponemos el código, que es numérico el nombre del concepto y le damos un clic en el botón de guardar.
4.1.1. Ejecutando el catálogo de conceptos desde la ventana de pólizas. En la captura de pólizas seleccionamos F3 en el campo concepto y nos desplegara el listado de conceptos almacenados en el catálogo.
Y para seleccionar uno solo le damos doble clic para que en el concepto de la póliza. También después de asignar el concepto podemos seguir escribiendo en la descripción del concepto de la póliza para que queda más detallado.
CAPITULO 4 “Configuración General”
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4.2. Tipos de pólizas CONTPAQi® CONTABILIDAD trae configurados por default los siguientes tipos de pólizas: 1-Ingresos, 2-Egresos, 3-Diario, 4-Orden y 5-Estadistica.
Para ver los tipos de póliza vamos al menú de configuración, tipos de póliza.
En la siguiente ventana es donde vamos a ver los tipos de póliza que maneja el sistema y también vamos a poder dar de alta los que se necesiten.
En esta ventana podemos dar de alta un nuevo tipo de póliza o simplemente ver los ya existentes, presionando el F3 que esta aun lado del código.
El consecutivo de pólizas en CONTPAQi® CONTABILIDAD puede usarse en dos formas por ejercicio o por periodo, según nos convenga y esta configuración debe hacerse por cada tipo de póliza.
Si elegimos por ejercicio, será un consecutivo para todo el año de la empresa, si elegimos por periodo, cada mes inicia el consecutivo del tipo de póliza.
4.2.1. Creación de tipo de póliza Dentro del mismo catálogo de pólizas seleccionamos la opción nueva, asignamos un código al nuevo tipo de póliza y un nombre, posteriormente indicamos como utilizaremos el consecutivo para este tipo de póliza, a partir de este momento el tipo de póliza transferencias bancarias está disponible en la captura de pólizas, con un consecutivo por periodo.
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Aquí como vera estamos dando de alta un nuevo tipo de póliza, con el numero 6 y con el nombre de TRANSFERENCIA BANCARIA
En la ventana de pólizas del sistema al darle un clic para ver los tipos de pólizas ya se muestra la que se dio de alta.
4.3. Cuentas de gastos y retenciones
Se recomienda que en esta pestaña se registren las cuentas fiscales de:
ü Gastos: IVA ü Impuestos especiales: Diversos ü Retenciones
Con la finalidad de que al elaborar las pólizas de egresos, se anexen a estas dichas cuentas fiscales, al asociar los XML a las mismas y se facilite el registro contable.
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5.1. Menú de Catálogos
De enlistan los catálogos que contiene el sistema y son los siguientes:
En el menú de catálogo, vamos a encontrar:
• Catálogo de cuentas
• Cuentas bancarias
• Bancos
• Asignar rubros NIF
• Grupo de cuentas
• Grupos estadísticos
• Presupuestos
5.1.1. Catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas se encuentra dividido en dos secciones, árbol de cuentas e información de cuentas.
CAPITULO 5 “Catálogos”
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Árboldecuentas
Informacióndelascuentas,contableyfiscal.
5.1.2. Creación de nuevas cuentas (Dar de alta cuentas contables)
Para dar de alta una cuenta nueva seguimos los siguientes pasos.
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Nuevo: Para poder dar de alta una nueva cuenta
Cuenta: Aquí va el número de la cuenta a dar de alta
Nombre: El nombre de la cuenta
Subcuenta: En esta sección tenemos que seleccionar la cuenta en la que deseamos acumular la nueva cuenta
Tipo de cuenta: Al seleccionar la cuenta de acumulación, por default nos indicara el mismo tipo de cuenta y naturaleza.
Cuenta de Mayor: No. No es cuenta de mayor y no aparece impresa en los estados financieros
Si. Si es de mayor y aparecerá impresa en los estados financieros.
De título. Aparecerá en los estados financieros como un título, y tendrá un gran total de la cuenta, por ejemplo: ACTIVO.
De subtitulo. Aparecerá en los estados financieros como un subtítulo, y tendrá un gran total de la cuenta, ejemplo. CIRCULANTE
5.1.2.1. Catálogo de cuentas, pestaña Fiscales
En el catálogo de cuentas se agrega la pestaña Fiscales con el código agrupador de cuentas del SAT, el rubro NIF y los dígitos fiscales.
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Al seleccionar la cuenta y pasar a la pestaña 2 Fiscales podremos dar de alta el digito agrupador, solo dando un clic en el botón F3 para poder seleccionar el agrupador que corresponda a la cuenta de la lista.
Guardar: Darle un clic al icono de guardar para poder guardar la cuenta creada
Consideraciones:
• Todas las cuentas de mayor y afectables que integran tu catálogo, deben tener asignado un Agrupador SAT, incluyendo las cuentas activas e inactivas así como las cuentas de orden.
• La cuenta hija debe tener el mismo agrupador que la cuenta padre.
• El agrupador del SAT debe de corresponder con el tipo o nivel de la cuenta para evitar inconsistencias en la información.
5.1.3. Cuentas bancarias Con base a las reformas fiscales vigentes, en este catálogo se deben registrar todas las cuentas bancarias que se utilicen en la empresa.
Esto es necesario ya que al registrar una póliza de egresos se habilita una pestaña denominada “movimientos bancarios”, en la cual se debe indica, toda la información en ella requerida.
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AhoraesposibleingresaratodaslasopcionescorrespondientesalasCuentasbancariasdesdeCONTPAQi®Contabilidad,yaqueanteriormentesólopodíasaccederaellasdesdeCONTPAQi®Bancos.
Asimismo, en la pestaña 2 Contabilidad, se debe indicar la cuenta contable en la cual se registró dicho banco.
5.1.4. Bancos
En este catálogo se relacionan los 94 bancos que están registrados en el sistema financiero actual, pudiendo dar de alta nuevos bancos o bancos extranjeros, no registrados en este catálogo.
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Es l lista de los bancos que ya trae el sistema de contabilidad con la clave fiscal para asignar a los pagos.
5.1.5. Asignar rubros a las NIF (Normas de Información Financiera) Para asignar los rubros de Información Financiera a las cuentas contables podrás realizar cualquiera de las siguientes acciones:
Para habilitar este catálogo ve al menú Configuración, submenú Rubros NIF y selecciona la opción Catálogo.
Haz clic en el botón <F3> para desplegar el listado de rubros existentes, de qué tipo son y en qué nivel se considera cada uno.
Debido a que son datos pre-cargados no es posible registrar nuevos o eliminar los ya existentes.
El campo “Tipo” indica el reporte en el que aparecerá el rubro actual. Este dato no forma parte de la tabla RubrosNIF. El campo “Nivel” indica a qué cuentas se asignará el rubro. Existen tres clasificaciones: cuentas de activo, pasivo y capital
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5.1.5.1. Desde el catálogo de cuentas
Seleccionamos la cuenta de mayor y con un clic con el botón derecho nos aparece el menú contextual y seleccionamos “Asignar Rubros NIF”
Selecciona el rubro que deseas asignar a la cuenta, desde la ventana Asignar rubros para Normas de Información Financiera. Observa que solo puedes modificar el tipo de nivel y el rubro. Adicionalmente podrás especificar los dígitos fiscales siempre y cuando estos hayan sido capturados desde la hoja electrónica. Si lo deseas, podrás capturar un dígito agrupador desde esta ventana.
Guarda los cambios y cierra la ventana. No olvides hacer clic en el botón Guardar del catálogo de cuentas.
5.1.5.2. Desde la ventana Asignar rubros Ve al menú Catálogo y selecciona la opción Asignar rubros NIF. Se despliegan las cuentas organizadas en tres pestañas: Cuentas de balance, Cuentas de resultados, Diarios de flujo de efectivo. Realizar la asignación desde esta ventana te permite visualizar todas las cuentas en un listado, de esta forma, puedes localizar más fácilmente aquellas cuentas de mayor a las que podrás asignarles un rubro.
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Selecciona la cuenta de mayor a la que deseas asignar el rubro y haz doble clic sobre el renglón.
Si lo prefieres puedes presionar la tecla <Enter>.
Enseguida se habilita la ventana Asignar rubros para Nomas de Información Financiera, para que selecciones el nivel y rubro deseado.
Guarda los cambios y cierra la ventana. Notarás que en la ventana Rubros de información financiera, donde se listan todas las cuentas, se mostrará en la columna “Nivel NIF” y “Rubro NIF” la información que seleccionaste previamente.
5.1.5.3. Agrupador del SAT (Catálogo de cuentas, pestaña Fiscales)
En el catálogo de cuentas se agrega la pestaña Fiscales con el código agrupador de cuentas del SAT, el rubro NIF y los dígitos fiscales.
El rubro NIF solo se habilita si la cuenta es de mayor y este
se asigna automáticamente al
asignar el Agrupador del SAT.
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Seleccionando la cuenta, en la pestaña de Fiscales solo basta con darle un clic en F3 para seleccionar el agrupador del SAT, que le corresponda.
Consideraciones:
• Todas las cuentas de mayor y afectables que integran tu catálogo, deben tener asignado un Agrupador SAT, incluyendo las cuentas activas e inactivas así como las cuentas de orden.
• La cuenta hija debe tener el mismo agrupador que la cuenta padre. • El agrupador del SAT debe de corresponder con el tipo o nivel de la cuenta para evitar
inconsistencias en la información.
En este listado podrás consultar la información que capturaste en el Catálogo de cuentas.
Para ejecutarlo, ve al menú Catálogo y selecciona la opción Listado de cuentas.
5.1.6. Grupo de Cuentas La opción de Grupo de cuentas nos sirve para crear copias exactas de segmentos del catálogo de cuentas.
Ejemplo: La compañía X abre una nueva sucursal y necesitamos crear las cuentas contables de gastos para esta nueva sucursal. Para no dar de alta cuenta por cuenta creamos la cuenta acumuladora de la sucursal y posteriormente ingresamos a grupos de cuentas y seleccionamos la cuenta a partir de la cual queremos hacer la copia del catálogo.
Nota: Se excluyen las cuentas de Título, Subtítulo, Estadísticas y Cuentas de Control, ya que estas no se integran en el XML.
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1.- En el catálogo de cuentas crear la cuenta acumulativa para la sucursal 2.
Observemos que en el árbol de cuentas no tiene signo de + ya que aún no tiene cuentas colgadas.
2.- Ingresar a catalogo grupos de cuentas. Para eso vamos al menú de Catalogo y seleccionamos Grupos de cuentas.
Y nos muestra la siguiente ventana
1. Cuenta origen.
Se refiera a la cuenta desde la cual copiaremos las cuentas a la nueva sucursal
2. Cuenta destino.
En este caso sucursal 2, que aún no tiene subcuentas
Ya con ambas cuentas seleccionadas debemos presionar el botón copiar nos sale la ventana de confirmación en la cual le damos que si para continuar.
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Como resultado obtendremos una copia exacta de las subcuentas en la cuenta correspondiente a la sucursal 2, (solo se copian las cuentas los saldos no)
5.1.7. Grupos Estadísticos
La opción de grupos estadísticos le sirve para agrupar cuentas.
Ejemplo:
En el caso anterior se crearon subcuentas idénticas para dos sucursales diferentes, si en algún momento requerimos saber cuál es el importe en la subcuenta sueldos de ambas sucursales, la única opción es solicitar el auxiliar de ambas cuentas, o crear una cuenta estadística y agrupar en ella las cuentas de sueldos de ambas sucursales.
Primero debemos crear la cuenta estadística en el catálogo de cuentas contables. Para este tipo de cuentas la naturaleza debe ser ya sea estadística deudora o acreedora de acuerdo a nuestras necesidades.
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Posteriormente creamos la subcuenta estadística en el catálogo de cuentas contables. En este ejemplo creamos la subcuenta estadística denominada “Sueldos estadística
Ya con la cuenta creada ingresamos al menú catalogo grupos estadísticos
Cuando le demos un clic a Grupos estadísticos nos abre la siguiente ventana en la seleccionamos la cuenta estadística en la cual acumularemos cuentas de detalle.
Dentro del panel grupos estadísticos seleccionamos la cuenta estadística en la cual acumularemos cuentas de detalle.
Automáticamente al dar tabulador, el sistema nos preguntara cual es la cuenta de detalle que deseamos asignar, en este caso “Sueldos y Salarios.
Después le damos un clic en el botón de procesar y así es como nos queda
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El resultado es una cuenta de detalle agregada a la estadística
Para agregar una nueva cuenta presionaremos la tecla “Insert” y agregamos la cuenta de sueldos de la sucursal 2 y presionamos procesar.
Este ejercicio puede realizarse cuantas veces sea necesario.
Cuando ya se esté capturando la póliza con esas cuentas, también se podrá hacer uso de reportes de cuenta estadística.
Aquí se muestra una póliza con las cuentas estadísticas.
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5.1.7.1. Consulta de Reporte Auxiliar cuenta estadística
Para revisar ese reporte nos vamos al menú de Reportes, seleccionamos reportes auxiliares y movimientos auxiliares del catálogo.
Filtros solicitados
Rango de fechas del cual necesitamos el reporte
Tipo de saldos deseados
Tipo de cuentas. Elegimos la opción algunas
Elegimos la opción movimientos y saldo no cero.
Cuenta inicial y final seleccionamos la cuenta 900-0000 que es nuestra cuenta estadística
Ejecutar reporte <F10>
Reporteauxiliarcuentaestadística
Nos podemos dar cuenta que el resultado es un reporte con las cuentas, sin necesidad de pedirlo en forma individual
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5.1.8. Presupuestos En este catálogo se pueden registrar los importes presupuestados por cada una de las cuentas seleccionadas.
Asimismo, se pueden cargar los presupuestos utilizando diferentes métodos. Nota. (Explicación detallada en curso especial)
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6.1. Pólizas El menú de pólizas se divide en: 1 Pólizas, 2 Listados, 3 Movimientos masivos, 4 Exportación (Bajar) Importación (Cargar) y por ultimo Pre pólizas.
La ventana de pólizas se divide en 3 secciones:
Encabezado
En el encabezado de la póliza encontramos datos de captura para:
Fecha: con esta fecha serán afectados los saldos de la cuenta y estados financieros.
Tipo de póliza: Identificado del tipo de póliza (Ingresos, Egresos, Diario, Orden, Estadística o algún tipo de póliza especial creada en el menú tipos de póliza).
Número de póliza: Consecutivo del tipo de póliza, de acuerdo a la configuración puede ser por ejercicio o por periodo).
Concepto de póliza: Descripción principal de la póliza, esta descripción aparecerá en los auxiliares.
Dentro del encabezado de pólizas encontramos también un navegador de pólizas el cual nos permite desplazarnos por las pólizas sin necesidad de salirnos de esta ventana.
En la parte inferior encontramos dos opciones mas
Póliza de ajuste: con este estatus se marcara la póliza de cancelación de cuentas de resultados al cierre del ejercicio.
Sin afectar: Pólizas que ya están en el sistema, pero no forman parte de los estados financieros, se pueden considerar pendientes de revisar o autorizar
CAPITULO 6 “Pólizas”
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Movimientos
En esta parte de la póliza veremos el resumen de los movimientos capturados en la póliza, sin embargo al insertar movimientos a la póliza se abrirá la pantalla movimientos de póliza
Sumas
Aquínosmuestralassumasdelosmovimientosdecargosyabonos.
6.1.1. Ventana del ADD
Ahora después de capturar el concepto de la póliza y dar enter se nos mostrará la ventana del ADD (Administrador de Documentos Digitales) va a hacer el componente que nos ayuda y llevara el control de todos nuestros XML para poderlos agregar a nuestras pólizas.
Se verá el uso del ADD en un apartado más adelante en el cual se detallara su uso para el sistema de contabilidad Electrónica.
6.1.2. Ventana de movimientos de póliza
6.1.2.1. Alta Padrón de proveedores con provisión
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Estemanualensuversióncompleta(200hojas)estárestringidoalosclientesde
AlfaDiseñodeSistemas
quecumplenalmenosconalgunodelossiguientespuntos:
1.-HaberactualizadoenAlfaDiseñodeSistemassusistemacontablealaversión9.
2.-Tenervigentelapólizadeservicioparaelsistemadecontabilidadencualquieradelassiguientesversiones
a)Trimestral.
b)Semestral.
c)Anual.
Parasolicitarlo,porfavorenví[email protected]
