MANUAL DE CONTRATACIÓN...características o alcance), modalidad de contratación, fechas estimadas de radicación del trámite y de inicio de la contratación, conexidad con hito

MANUAL DE CONTRATACIÓN

___________________________ FONDO COLOMBIA EN PAZ

Versión: 12 Bogotá D.C.

Aprobado mediante Acta No. 124, Comité Fiduciario realizado el día 24 de junio de 2020


COD_MAN_001 Aprobado 24/06/2020 Versión 12 Página 2 de 36

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Contratación tiene como objetivo ser un instrumento para la gestión contractual del Patrimonio Autónomo Fondo Colombia en Paz (FCP).

2. GLOSARIO

N° Nombre Descripción

1 ACTA DE INICIO Es el documento mediante el cual las partes darán cuenta del inicio del plazo de ejecución contractual.

2 ACTA DE CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Es el documento emitido dentro de un proceso con participación plural, mediante la cual se relacionan las ofertas presentadas dentro del plazo establecido para tal fin en el análisis preliminar.

3 ADENDA Es el documento, en los procesos de participación plural, mediante el cual se realizan modificaciones, aclaraciones o complementaciones al análisis preliminar, el cual hace parte integral del mismo.

4 ANÁLISIS PRELIMINAR

Es el documento que establece las reglas generales y específicas para seleccionar al(os) proponente(s) que participa(n) en un proceso de selección (Convocatoria Abierta y Cerrada), que contiene las condiciones de participación.

5 CONSEJO DIRECTIVO

Es el máximo órgano rector del FCP según lo dispuesto por el Decreto 691 de 2017.

6 COMITÉ TÉCNICO Es el grupo interdisciplinario conformado por los delegados de las Entidades Ejecutoras de recursos de cada subcuenta y el Coordinador Técnico del FCP que revisará las contrataciones requeridas y sus modificaciones para el cumplimiento del objeto del FCP, con estricta sujeción a lo establecido en el presente Manual.

7 COMITÉ FIDUCIARIO

Es el órgano directivo del FCP encargado de efectuar seguimiento al cumplimiento del contrato fiduciario, aprobar los manuales del patrimonio autónomo, y aprobar la contratación derivada y sus modificaciones.

8 DOCUMENTOS CONTRACTUALES

Es el conjunto de documentos en el que se determina el objeto de los contratos a celebrar con el FCP y se establecen los requisitos técnicos, administrativos, financieros y jurídicos, que deben cumplir los contratistas durante la ejecución del contrato, así como los derechos y obligaciones de las partes. Dentro de los documentos contractuales se encuentran: el contrato, el análisis preliminar y sus anexos, la oferta, las garantías y los demás que se generen durante la ejecución del contrato.

9 ENTIDAD EJECUTORA

Es la referencia para cada entidad, agencia, dirección o cualquier otra de donde provenga la necesidad de la contratación establecida en los POA aprobados, y en tal sentido son los responsables de las subcuentas para lo cual designarán un líder.

10 ADMINISTRADOR FIDUCIARIO

Es la fiduciaria o conjunto de fiduciarias que fungen como vocero y administrador del FCP.

11 FIDEICOMITENTE Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE).

12 FICHA DE SOLICITUD DE

Es el formato por medio del cual las Entidades Ejecutoras solicitarán la novedad contractual ante el Administrador Fiduciario.



MODIFICACIÓN CONTRACTUAL

13 INSTRUCCIÓN Orden impartida para la ejecución de una actividad.

14 FCP Es el Patrimonio Autónomo Fondo Colombia en Paz.

15 PMI Plan Marco de Implementación del Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto

16 POA Plan Operativo Anual aprobado por el Consejo Directivo.

17 OFERTA Consiste en el ofrecimiento que un proponente presenta para celebrar un contrato.

18 PROPONENTE / OFERENTE

Es la persona natural, jurídica o figura asociativa que presenta ofertas para celebrar un contrato.

19 SUPERVISOR Persona designada por cada entidad ejecutora que ejercerá funciones de verificación de cumplimiento de las obligaciones contractuales y de seguimiento técnico, administrativo, presupuestal y financiero de los contratos que suscriba el FCP.

20 ORDENADOR DE GASTO

Funcionario designado por el DAPRE para ejercer la función de ordenación del gasto del FCP.

21 SUBCUENTAS Centros de costos autorizados por el Consejo Directivo.

22 PLAN DE CONTRATACIÓN ANUAL

Herramienta de planeación que sirve para definir las necesidades de contratación (bienes, servicios y obras) de cada subcuenta del FCP en un período de tiempo determinado. Esta herramienta determina la necesidad de contratación, sus características, fecha estimada de contratación, vigencia, fuente y recursos con los que se atenderá la misma.

3. OBJETIVO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

El presente Manual de Contratación contiene los procedimientos y las reglas, así como los roles y responsabilidades de los actores involucrados en el desarrollo de la contratación derivada adelantada por el Administrador Fiduciario como vocero y administrador del FCP. Las funciones y procedimientos del Comité Técnico y Comité Fiduciario se encuentran en sus respectivos reglamentos.

4. NATURALEZA DEL FONDO COLOMBIA EN PAZ

4.1 Naturaleza Jurídica El Fondo Colombia en Paz (FCP) es un patrimonio autónomo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, sin estructura administrativa propia, administrado por una o varias sociedades fiduciarias públicas. 4.2 Ámbito de Aplicación Las disposiciones previstas en el presente Manual de Contratación se aplicarán a todos los procesos de selección, contratos, y convenios con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública o privada, los cuales se regirán por las



normas del derecho privado, observando los principios de la función administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución Política, y de la gestión fiscal establecidos en el artículo 267 ibidem. Los procesos contractuales respaldados con recursos que tengan origen en el Banco Interamericano de Desarrollo – BID, la banca multilateral, la cooperación internacional, las donaciones privadas o cualquier otra fuente diferente del Presupuesto General de la Nación, se adelantarán de conformidad con los procedimientos establecidos con cada uno de ellos, para lo cual se generarán anexos explicativos de los procedimientos al presente manual. 4.3 Destinatarios Son destinatarios del presente Manual el Administrador Fiduciario, las entidades ejecutoras, y todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que participen en los procesos contractuales, o que suscriban contratos o convenios con el FCP.

5. PRINCIPIOS RECTORES Y POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO Todas las actuaciones y procedimientos de carácter contractual que realice el Administrador Fiduciario como vocero y administrador del FCP en virtud del presente Manual, y todos los intervinientes se sujetarán a las normas del derecho privado, y se orientarán por los principios de objetividad, razonabilidad, transparencia, eficiencia, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, de conformidad con los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal contenidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, y los principios establecidos en el Decreto 691 de 2017.

6. RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERÉS

6.1 Inhabilidades e Incompatibilidades para Contratar El Administrador Fiduciario y los particulares que participen en los procesos contractuales, estarán sometidos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la Constitución y la ley. En consecuencia, quien se encuentre incurso en alguna de las causales no podrá participar en procesos de selección, ni celebrar contratos o convenios con el FCP.



6.2 Conflicto de Interés Se entiende por conflicto de interés, la situación en virtud de la cual una persona natural o jurídica, se enfrenta a diferentes alternativas de conducta debido a que sus intereses personales, laborales, familiares, económicos o financieros pueden afectar la imparcialidad y objetividad en el desarrollo de sus obligaciones legales o contractuales. Hay también un conflicto de interés cuando una persona pretende obtener una ventaja material, moral o de cualquier índole teniendo la opción de decidir entre el deber y el interés creado, o cuando una persona busca renunciar a sus deberes como contraprestación de una prebenda. Todas las entidades participantes y ejecutoras de recursos del FCP deberán determinar las situaciones que puedan originar conflictos de interés con los intervinientes en los procesos de contratación o durante su ejecución, y están obligados a informarlo a las demás partes intervinientes en el respectivo proceso o contrato, para lo cual deberán ser dados a conocer al Comité Fiduciario, instancia que decidirá el tratamiento y manejo pertinente. 6.3 Prácticas Anticorrupción Los destinatarios de este manual deberán aplicar las directrices del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011) y las normas que lo modifiquen o adicionen, que está orientado a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción. 6.4 Procedimiento SARLAFT y Listas Restrictivas Todos los procesos de contratación derivada que adelanta el Administrador Fiduciario para la ejecución de las obligaciones contractuales consignadas en el contrato fiduciario deberán cumplir con las políticas de su manual SARLAFT. En caso de que el proponente seleccionado presente inconsistencias en la revisión realizada por el Área de Riesgos, el Administrador Fiduciario se abstendrá de celebrar el contrato cuando:

1. El proponente persona natural, o los integrantes proponentes personas jurídicas, sus apoderados, representantes, accionistas, asociados, socios, o miembros de junta directiva estén reportados o inmiscuidos en investigación penal, fiscal, disciplinaria o administrativa relacionada con actividades ilícitas, corrupción, lavado de dinero y delitos fuente o financiamiento del terrorismo, o fuesen incluidos en listas de control como las de la ONU, OFAC, las listas emitidas por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos o en otras listas o bases de datos nacionales e internacionales.



2. El proponente presente información falsa, inexacta o inconsistente en el formulario

SARLAFT que no esté acorde a los anexos y soportes suministrados. En todos los contratos o convenios que celebre el FCP el contratista deberá manifestar que la información aportada verbalmente o por escrito, relacionada con el SARLAFT es veraz y verificable.

7. DISPOSICIONES GENERALES

7.1.1 Competencia para Celebrar Contratos De conformidad con lo estipulado en el Contrato de Fiducia y el Decreto 691 de 2017, le corresponde al Administrador Fiduciario del FCP la gestión de la contratación derivada atendiendo las reglas contenidas en el contrato fiduciario, el presente manual y las directrices impartidas por el Comité Fiduciario.

7.1.2 Capacidad para Contratar con el FCP Podrán contratar con el FCP las personas naturales y jurídicas, directamente o a través de cualquiera de las modalidades de asociación, siempre que sean consideradas legalmente capaces para contratar de conformidad con las disposiciones vigentes y las establecidas en el análisis preliminar.

7.1.3 Sujeción Presupuestal Para el inicio de cada uno de los trámites de contratación (contrato, convenio o adición contractual) se debe contar con el CDP que ampare el monto de las obligaciones a contraer, el cual debe ser expedido conforme a lo establecido en el Manual Operativo del FCP, el cual deberá generarse conforme a lo establecido en el Manual Operativo del FCP.

8. ETAPA PRELIMINAR DE PLANEACIÓN – PLAN DE CONTRATACION ANUAL (PCA)

El Plan de Contratación Anual (PCA) constituye una herramienta de gestión que sirve para definir las necesidades de contratación (bienes, servicios, obras, etc.) de cada subcuenta del FCP para un periodo de tiempo, determinando la necesidad (objeto, características o alcance), modalidad de contratación, fechas estimadas de radicación del trámite y de inicio de la contratación, conexidad con hito y actividad del POA vigente, plazo, monto, fuente y vigencia de los recursos con los que se atenderá la misma. Cada subcuenta deberá contar con dos (2) PCA, a saber: (i) uno para solicitudes de contratación de prestación de servicios a celebrarse con personas naturales, cuyos honorarios, formación profesional y experiencia corresponderán a la tabla de referencia



de honorarios establecida por cada subcuenta, el cual se denominará PCA Personas Naturales; y, (ii) uno para las demás solicitudes de contratación de personas naturales o jurídicas, independientemente de la modalidad de contratación, el cual se denominará PCA Otras Contrataciones (personas jurídicas y naturales diferentes de contratos de prestación de servicios). En los respectivos PCA se deberán incluir la totalidad de las necesidades de contratación determinadas a la fecha de su presentación, por lo cual no necesariamente deben coincidir en monto total con el valor aprobado por el Consejo Directivo en el POA, por cuanto el mismo incluye recursos que no generan contratación derivada, individualizaciones de contratos obtenidas a partir del resultado de otras contrataciones previas, derivados de aprobaciones de planes de inversión, entre otros. Dentro de las necesidades a incluir en el PCA se deberá identificar la vigencia de asignación de los recursos con los que se pretende solventar cada contratación requerida, es decir que puede existir programación con cargo a recursos sin apropiación a la fecha de radicación del PCA. En todo caso para el inicio de cada uno de los trámites de contratación se debe contar con el CDP que ampare el monto de las obligaciones a contraer, el cual debe ser expedido conforme a lo establecido en el Manual Operativo del FCP. En el evento de requerirse nuevas necesidades de contratación, modificación o eliminación de las solicitadas, se deberá tramitar el ajuste al PCA respectivo. El líder de cada subcuenta deberá remitir al Director Ejecutivo del FCP sus respectivos PCA, en virtud de lo cual certifica la verificación de la concordancia de cada una de las necesidades presentadas con los POA aprobados por el Consejo Directivo y su articulación con las actividades del PMI. De igual manera deberá procederse cuando se requieran modificaciones, adiciones o eliminaciones a los mismos. El documento remisorio del PCA deberá ser suscrito por el líder de cada subcuenta y deberá adicionalmente expresar el total del número de necesidades presentadas y su cuantía, para cada uno de los PCA (personas naturales y personas jurídicas). Para el inicio de los procesos de contratación, la necesidad que se pretende contratar debe encontrarse incluida en el PCA de la subcuenta, por lo cual será de responsabilidad exclusiva de cada subcuenta efectuar con la debida anticipación las gestiones necesarias para su revisión y/o aprobación. A continuación, se indica el trámite que se adelantará en el FCP para cada uno de los PCA radicados:



8.1 PCA PERSONAS NATURALES – CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Recibido el PCA de Personales Naturales, la Subdirección Jurídica y de Gestión Contractual de la Dirección Ejecutiva del FCP efectuará la revisión de consistencia del mismo, informará al Director Ejecutivo y solicitará su presentación para aprobación en el Comité Fiduciario. Para estos efectos, la Entidad Ejecutora deberá presentar la ubicación dentro de su estructura organizacional o esquema funcional de las solicitudes incluidas en el PCA y justificar las mismas en la respectiva sesión del Comité Fiduciario. El Comité Fiduciario aprobará el objeto, plazo, valor de honorarios mensuales, valor total del contrato y perfil asignado de conformidad con la tabla de referencia para la respectiva subcuenta. Igual trámite se desarrollará en los casos de modificación, adición o eliminación del PCA de personas naturales, a solicitud de las entidades ejecutoras de cada subcuenta. Para el inicio de cada uno de los procesos de contratación aprobados en el PCA, la entidad ejecutora deberá diligenciar y radicar la ficha de solicitud contractual y demás documentos establecidos para este tipo de contratación en el presente manual. La aprobación del PCA por el Comité Fiduciario constituye la instrucción para la celebración de la contratación por parte del Administrador Fiduciario, quien, al recibo de cada ficha de solicitud contractual, deberá tramitar la expedición del respectivo certificado de disponibilidad presupuestal (CDP); verificar la concordancia con los aspectos aprobados por el Comité Fiduciario; y el cumplimiento de la totalidad de los requisitos establecidos en el presente Manual por parte del candidato propuesto por la subcuenta, producto de lo cual se desarrollará el Comité Técnico que certificará las actividades anteriormente mencionadas, con cuya acta el Administrador Fiduciario procederá con la celebración de la contratación. El Administrador Fiduciario informará mensualmente al Comité Fiduciario los contratos celebrados en desarrollo del anterior proceso. En casos excepcionales, la inclusión de una solicitud de contratación de persona natural en el PCA de una subcuenta podrá ser aprobada mediante correo electrónico de cada uno de los miembros del Comité Fiduciario, con lo cual el Administrador Fiduciario podrá efectuar el trámite de contratación anteriormente mencionado. De estas aprobaciones se dejará constancia en las actas de los siguientes Comités Fiduciarios. 8.2 PCA OTRAS CONTRATACIONES Recibido el PCA Otras Contrataciones, la Subdirección Jurídica y de Gestión Contractual de la Dirección Ejecutiva del FCP efectuará la revisión de consistencia del mismo e informará al Director Ejecutivo quien aprobará su inclusión en la herramienta de gestión



contractual. Igual trámite se desarrollará en los casos de modificación, adición o eliminación del PCA Otras Contrataciones, a solicitud de las entidades ejecutoras de cada subcuenta. Para el inicio de cada uno de los procesos de contratación incluidos en el PCA, la entidad ejecutora deberá diligenciar y radicar el formato de solicitud contractual y demás documentos establecidos en el presente manual para cada tipo de contratación. El trámite de revisión, recomendación y aprobación de las solicitudes contenidas en el PCA Otras Contrataciones será el aplicable de conformidad con lo establecido en el presente manual.

9. ETAPA PRECONTRACTUAL 9.1 Formato de Solicitud de Contratación Los procesos de contratación iniciarán con la presentación del formato de solicitud de contratación, elaborada y suscrita por los líderes de las subcuentas de cada Entidad Ejecutora, la cual deberá contar con la información establecida, de acuerdo con la modalidad de contratación y la naturaleza de la persona a contratar. Los formatos de solicitud de contratación, determinados como anexos al presente Manual son:

1. Formato de Solicitud de Contratación Directa – Persona Natural

2. Formato de Solicitud de Contratación Directa – Persona Jurídica

3. Formato de Solicitud de Contratación por Convocatoria Abierta

4. Formato de Solicitud de Contratación por Convocatoria Cerrada

5. Formato de Solicitud de Contratación Derivada de Contrato de

Condiciones Generales.

9.2 Roles y Responsabilidades

1. Las entidades ejecutoras que tengan registrada una subcuenta a partir de la cual se realicen procesos de contratación con recursos del FCP serán las responsables de establecer en la etapa precontractual los contenidos técnicos y calificables (ponderables de su necesidad), para lo cual presentarán al Administrador Fiduciario los documentos exigidos en el presente manual de conformidad con la modalidad de contratación que aplique.

2. El administrador fiduciario evaluará la ficha de solicitud de contratación, analizará la documentación y realizará por una única vez las observaciones pertinentes a la entidad ejecutora, otorgando para su resolución un plazo prudente.



3. El administrador fiduciario y será el responsable de establecer en la etapa

precontractual los contenidos financieros y jurídicos.

4. La responsabilidad de elaborar los estudios de mercado y de sector, se asigna de acuerdo con los siguientes criterios:

4.1 En las contrataciones directas de prestación de servicios de personas naturales, corresponde a la entidad ejecutora informar la tabla de honorarios de referencia que será utilizada para la totalidad de las contrataciones de esta naturaleza a efectuar por la respectiva subcuenta.

4.2 En las contrataciones directas de personas jurídicas y de personas naturales (diferentes de contratos de prestación de servicios cuyos honorarios, formación profesional y experiencia corresponden a la tabla de referencia de honorarios establecida por cada subcuenta) corresponde a la entidad ejecutora realizar la justificación del valor a contratar, remitiendo para ello el estudio de mercado y de sector.

4.3 En las convocatorias cerradas, corresponde a la entidad ejecutora la realización del estudio de sector que determine la escogencia de los invitados a participar, el cual constituirá la base para que el Administrador Fiduciario procederá con la elaboración de los estudios de mercado.

4.4 El Administrador Fiduciario será el responsable de la elaboración de los estudios de mercado y de sector para los procesos de convocatorias abiertas.

Para la elaboración de los estudios de mercado y de sector podrán hacerse vinculantes los valores contenidos en los acuerdos marco de precios. Todos los estudios de mercado y de sector deberán tener las reglas y contenidos mínimos establecidas en el anexo denominado “Instructivo Estudios de Mercado y de Sector”.

5. El Comité Técnico será el responsable de verificar el cumplimiento de los requisitos del presente manual, y podrá realizar el ajuste de las condiciones jurídicas, financieras y técnicas cuando a ello haya lugar, producto de lo cual podrá: 5.1 Emitir la recomendación de contratación al Comité Fiduciario, caso en el cual se continuará con la elaboración del análisis preliminar con fundamento en los estudios de mercado y de sector, para su posterior presentación para aprobación al Comité Fiduciario.



5.2 Emitir concepto fundado en donde se establezcan los argumentos de desacuerdo entre sus miembros, dejando constancia en el acta de los argumentos de cada una de las partes, para su posterior presentación para aprobación al Comité Fiduciario, con el objeto de impartir instrucciones.

6. Los Comités de Evaluación de los procesos de selección con participación plural estarán integrados por la entidad ejecutora quien será la responsable del componente técnico; y por los profesionales asignados por el Administrador Fiduciario quien será el responsable de los componentes jurídico y financiero.

7. Las instrucciones dentro del esquema fiduciario se darán al Administrador

Fiduciario a través del Comité Fiduciario. Las decisiones de dicho Comité Fiduciario podrán ser: 7.1 No aprobación, caso en el cual se procederá con el cierre de la solicitud de contratación presentado por la entidad ejecutora. 7.2 Aprobación condicionada de la solicitud, caso en el cual deberá regresarse el proceso a la etapa de verificación de Comité Técnico y deberán hacerse los ajustes y complementaciones que se soliciten. 7.3 Aprobación de conformidad con la siguiente tipología de acuerdo con la modalidad de selección:

7.3.1 Para los contratos de prestación de servicios a suscribirse con personas naturales cuyos honorarios, formación profesional y experiencia corresponden a la tabla de referencia de honorarios establecida por cada subcuenta, la instrucción del Comité Fiduciario será la impartida al momento de la aprobación del PCA de Personas Naturales, para cuya ejecución el Administrador Fiduciario deberá atender las instrucciones establecidas en la parte pertinente del presente manual. 7.3.2 Respecto de las contrataciones directas de personas jurídicas y de personas naturales (diferentes de los establecidos en el numeral anterior) , el Comité aprobará la suscripción de la totalidad de los contratos o convenios sometidos a su consideración.

7.3.3 En relación con los contratos a suscribirse con personas jurídicas como consecuencia de procesos de participación plural, el Comité aprobará el inicio de los procesos de contratación, su cronograma y la adjudicación de los contratos.



8. Los contratos y convenios, así como los procesos de selección con sus respectivos documentos y anexos serán publicados por el DAPRE en su calidad de fideicomitente en el sistema electrónico de contratación pública. Las publicaciones relacionadas con las convocatorias abiertas se realizarán el mismo día de la fecha del cronograma, mientras que los contratos y los análisis preliminares de las convocatorias cerradas y contrataciones directas se realizarán dentro de los 30 días siguientes a su suscripción. Con fines de publicidad, el Administrador Fiduciario publicará en su página web las convocatorias abiertas.

9. Cuando los documentos contengan conceptos o frases que generen duda, errores aritméticos, de digitación u omisiones, o a efecto de concordar los contratos con lo establecido en los manuales vigentes del FCP, el Administrador Fiduciario puede emitir aclaraciones a los Análisis Preliminares, actas de Comité Técnico y/o Fiduciario, y contratos.

9.3 Análisis Preliminar El análisis preliminar debe contener como mínimo la siguiente información:

9.3.1 Contratación directa: 1. Las reglas generales y específicas de contratación. 2. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago,

obligaciones y demás asuntos relativos al mismo. 3. Garantías que se exigirán en el contrato. 4. Cláusulas penales pecuniaria y de apremio que se incorporarán en el contrato.

9.3.2 Convocatorias abierta y cerrada: 1. Las reglas generales y específicas de contratación. 2. Las reglas de selección. 3. Cronograma del proceso. 4. Las garantías que se exigirán para la participación en el proceso de selección. 5. Las garantías que se exigirán en el contrato. 6. Indicación de la dirección, término, condiciones y plazo para la presentación de las

ofertas. 7. Las causales de rechazo de las ofertas. 8. Reglas de subsanabilidad de las ofertas. 9. Plazo para la expedición de adendas o modificaciones al proceso. 10. Cláusulas penales pecuniaria y de apremio que se incorporarán en el contrato.



9.4 DISPOSICIONES COMUNES A LOS PROCESOS DE SELECCIÓN CON

PARTICIPACIÓN PLURAL

9.4.1 Suspensión del proceso de selección El Administrador Fiduciario en los casos debidamente justificados, podrá suspender temporalmente los procesos de selección.

9.4.2 Terminación anormal del proceso de selección Hasta antes de la fecha y hora prevista para presentar las ofertas, con la debida fundamentación el Ordenador del Gasto, el Comité Fiduciario, la entidad ejecutora o el Administrador Fiduciario podrán solicitar para aprobación del Comité Fiduciario la terminación de un proceso de selección.

9.4.3 Saneamiento del proceso de selección Si durante cualquier etapa del proceso de selección y hasta antes de la presentación de ofertas se advierte que no se cumplió con alguno de los requisitos establecidos en el presente manual o en la Ley, se podrá realizar el saneamiento y se continuará con el trámite respectivo en el estado en que se encuentre, siempre y cuando no altere la naturaleza del proceso.

9.4.4 Declaratoria de Fallido y desierto Procederá la declaratoria de fallido del proceso de selección, previa aprobación del Comité Fiduciario, cuando:

1. Ninguna de las ofertas presentadas cumpla con los requisitos técnicos, jurídicos o financieros exigidos en el Análisis Preliminar.

2. Existan causas o motivos que impidan la selección objetiva del proponente. Procederá la declaratoria de desierto cuando no se presenten ofertas, caso en el cual el Comité Técnico verificará las condiciones de dicha situación e informará al Comité Fiduciario para su aprobación. En este evento, adicionalmente el Comité Técnico realizará recomendación al Comité Fiduciario, sobre los mecanismos a seguir, con miras a suplir la necesidad de contratación. La publicación de las convocatorias abiertas o cerradas no genera para el Fondo Colombia en Paz la obligación de culminar el proceso de selección y en consecuencia asignar o suscribir el contrato. La mencionada previsión se incluirá en todos los análisis



preliminares, para que los interesados en participar en un proceso de selección conozcan y acepten esta situación.

9.4.5 Reglas de la subsanabilidad No se podrá rechazar una oferta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que acrediten su capacidad jurídica, técnica o financiera. Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por el Administrador Fiduciario en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta antes de la selección del contratista de conformidad con el cronograma del proceso de selección.

9.4.6 Garantía de seriedad de la oferta Las condiciones de esta garantía se establecen en el capítulo denominado Garantías contenido en el presente manual.

9.4.7 Recepción y custodia de ofertas Las ofertas serán recibidas en la dirección, término, condiciones y plazo señalado en el Análisis Preliminar de la contratación.

9.4.8 Consulta de las ofertas Las ofertas podrán ser consultadas en las oficinas del Administrador Fiduciario y de ellas podrá solicitarse copia a costa del solicitante, salvo los documentos que tengan reserva legal.

9.4.9 Derecho de retracto Si con posterioridad a la selección del contratista y antes de la firma del respectivo contrato, el Administrador Fiduciario detecta error o inconsistencia en la evaluación que sirvió de fundamento para dicha selección, solicitará al Comité Fiduciario la autorización para el retracto de la selección. Aprobado el mismo se le comunicará al proponente seleccionado la decisión incluyendo las razones que la sustentan. En este caso se podrá elegir al segundo proponente en el orden de elegibilidad previa aprobación del Comité Fiduciario.



9.4.10 Respuesta a observaciones extemporáneas Las observaciones que se radiquen fuera del plazo previsto en el cronograma se tendrán como extemporáneas, por lo cual serán resueltas en los términos previstos en la Ley 1755 de 2015, es decir que tendrá el trato de un derecho de petición. Las mencionadas respuestas se remitirán al interesado y se publicarán en los medios establecidos en el presente manual.

9.4.11 Adendas Los Análisis Preliminares, sus anexos y los cronogramas aprobados para los procesos de participación plural, podrán ser modificados previa aprobación del Comité Técnico, producto de lo cual se generarán las adendas respectivas, las cuales deben ser publicadas en los términos del presente manual. En casos de urgencia o inmediatez, el Administrador Fiduciario podrá modificar los cronogramas ampliando los plazos otorgados, e informará a la mayor brevedad al Comité Fiduciario. 9.5 Modalidades de Selección Las siguientes serán las modalidades de contratación:

1. Convocatoria Abierta 2. Convocatoria Cerrada 3. Contratación Directa 4. Ordenes de servicio y/o compra de mínima cuantía

9.4.12 Convocatoria Abierta

9.4.12.1 Definición Modalidad de contratación competitiva en la que pueden presentar ofertas todas las personas naturales o jurídicas que cumplan las condiciones de la respectiva convocatoria, para la contratación de bienes o servicios que requieran las entidades ejecutoras. 9.4.12.2 Procedencia Es la regla general de selección, salvo que se justifique la contratación por convocatoria cerrada o se encuentre enmarcada dentro de las causales de la contratación directa.



9.4.12.3 Aviso de Convocatoria

El Aviso de Convocatoria contendrá como mínimo lo siguiente:

1. Nombre y dirección (física y electrónica) del Administrador Fiduciario. 2. Objeto y alcance del contrato a celebrar. 3. El plazo estimado del contrato. 4. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que el PA FCP

cuenta con la disponibilidad de recursos para atender el respectivo contrato. 5. El cronograma del proceso de selección, en donde se incluirán las

siguientes fechas: a. Fecha de publicación del Análisis Preliminar. b. El término para realizar observaciones frente al Análisis Preliminar.

c. El término para dar respuesta a las observaciones. Las respuestas a

las observaciones hacen parte integral del análisis preliminar. d. Término máximo para realizar ajustes, adendas o modificaciones al

Análisis Preliminar. e. La fecha límite para presentación de las ofertas.

6. La dirección, término, condiciones y plazo de presentación de las ofertas. 7. La forma como los interesados pueden consultar los documentos del

proceso.

9.4.12.4 Presentación de la oferta Las ofertas deben ser presentadas en los medios establecidos en el análisis preliminar, junto con todos los documentos requeridos en el mismo. 9.4.12.5 Procedimiento La modalidad de contratación por Convocatoria Abierta se desarrollará conforme con el siguiente procedimiento:

1. Previa aprobación por parte del Comité Fiduciario, el Administrador Fiduciario en su página web y el DAPRE en el sistema electrónico de contratación pública, publicarán el aviso de convocatoria, el análisis preliminar y sus anexos.

2. De recibirse observaciones, la entidad ejecutora y el administrador fiduciario, de acuerdo con la tipología de las mismas (jurídica, financiera y técnica) proyectarán las respuestas a las mismas y determinarán las adendas a que haya lugar, para su verificación, validación y aprobación por parte del Comité Técnico, producto de lo cual se efectuará la respectiva publicación.



3. En la fecha y hora determinadas para la recepción de ofertas el Administrador Fiduciario levantará el acta correspondiente, dejando constancia del número de los oferentes, nombre, identificación, número de folios de las ofertas, y demás aspectos que se estimen relevantes.

4. De las ofertas recibidas se deberá remitir el formulario SARLAFT, al área competente del Administrador Fiduciario para que expida el certificado SARLAFT.

5. El Comité Evaluador estará conformado, como mínimo de la siguiente manera:

• Un Abogado que verificará los temas jurídicos y será designado por el Administrador Fiduciario.

• Un profesional en ciencias económicas, financieras, administrativas o afines, que verificará los temas financieros y será designado por el Administrador Fiduciario.

• Un profesional experto en área técnica objeto de la contratación, que será designado por la entidad ejecutora, quien verificará los requisitos técnicos y ponderables de la oferta.

6. El Comité Evaluador adelantará la verificación de los requisitos habilitantes de las

ofertas de acuerdo con los criterios establecidos en el análisis preliminar, y solicitará a través del Administrador Fiduciario las subsanaciones a los requisitos habilitantes que sean procedentes, resultado de lo cual elaborará la propuesta de Informe de Evaluación Preliminar, para verificación, validación y aprobación por parte del Comité Técnico. Cumplido este requisito se procederá a su publicación en el término establecido en el cronograma, dando inicio al plazo durante el cual los participantes podrán presentar sus observaciones y remitir los documentos subsanando lo solicitado.

7. El Comité Evaluador propondrá las respuestas a las observaciones recibidas al

Informe de Evaluación Preliminar, evaluará los documentos subsanados y las ofertas estableciendo los puntajes y orden de elegibilidad; y procederá a realizar el Informe de Evaluación Definitivo recomendando la aceptación de oferta o declaratoria de fallido del proceso al Comité Técnico.

8. El Comité Técnico revisará y validará la propuesta del Informe Definitivo de Evaluación y emitirá recomendación al Comité Fiduciario quien aprobará la adjudicación o la declaratoria de fallido.

9. De conformidad con la instrucción dada en el Comité Fiduciario, el Administrador Fiduciario procederá a la publicación de la aceptación de oferta, de la declaratoria de fallido o de desierto del proceso, en el término establecido en el cronograma.



9.4.12.6 Suscripción del contrato Publicada la aceptación de la oferta se procederá con la suscripción del respectivo contrato. Si el oferente seleccionado, no suscribe el contrato, no presenta las pólizas requeridas para iniciar su ejecución, o si entre la fecha de aceptación de la oferta y la suscripción del contrato sobreviene una inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés, el Administrador Fiduciario solicitará al Comité Fiduciario la autorización para descartar la oferta y contratar con el oferente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su oferta se encuentre vigente. Lo anterior, sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta al proponente seleccionado en primer lugar.

9.4.12.7 Contratos de Condiciones Generales El Fondo Colombia en Paz, bajo la modalidad de convocatoria abierta, podrá contratar bienes y/o servicios con condiciones técnicas uniformes, que requieran las entidades ejecutoras y/o las subcuentas adscritas a este, para lo cual el FCP seleccionará la persona (natural o jurídica) que cumpla las condiciones de la respectiva convocatoria compitiendo con listado de precios de referencia, experiencia y/o con mejores acuerdos de niveles de servicio, relacionados con el objeto de la convocatoria. Los contratos de condiciones generales derivados del anterior proceso constituirán un acuerdo marco entre el FCP y él proveedor seleccionado, sobre el suministro de bienes y/o servicios requeridos, y su vigencia no podrá tener un término mayor a dos (2) años. será de cuantía indeterminada pero determinable, y así mismo, su ejecución se realizará a través de contratos derivados. Los contratos derivados serán tramitados a solicitud de la respectiva entidad ejecutora, no podrán superar la vigencia del plazo del contrato de condiciones generales, serán aprobados por el Comité Fiduciario en cuanto al valor y plazo requerido, para lo cual previo a su presentación deberá contarse con el CDP que respalde la solicitud.

9.4.13 Convocatoria Cerrada 9.4.13.1 Definición Modalidad de contratación en la cual se solicita oferta a mínimo tres (3) potenciales proponentes para la contratación de bienes o servicios que requieran las Entidades Ejecutoras, previo estudio de sector y análisis técnico, jurídico y financiero. En la presente modalidad solo podrán participar los oferentes invitados.



9.4.13.2 Procedencia La contratación por convocatoria cerrada procederá por la ocurrencia de alguna de las siguientes casuales:

1. Cuando el valor del bien, obra o servicio a contratar sea superior a 100 SMLMV e igual o inferior a 600 SMLMV.

2. Cuando se trate de bienes y/o servicios que, por razones técnicas, tecnológicas, de seguridad o confidencialidad deban ser adquiridos o suministrados por un grupo limitado de empresas, firmas o personas.

9.4.13.3 Invitación para presentar ofertas La invitación a presentar oferta se formulará mediante comunicación suscrita por el Administrador Fiduciario, a la cual se adjunte el análisis preliminar y sus anexos. 9.4.13.4 Presentación de la oferta Las ofertas deben ser presentadas en los medios establecidos en el análisis preliminar, junto con todos los documentos requeridos en el mismo. 9.4.13.5 Procedimiento La modalidad de contratación por convocatoria cerrada se desarrollará conforme el mismo procedimiento de la convocatoria abierta. La publicidad del desarrollo de esta modalidad de selección se surtirá mediante la divulgación a través de correo electrónico a los invitados a presentar oferta.

9.4.14 Contratación Directa 9.4.14.1 Definición Modalidad de contratación mediante la cual se adquiere un bien o servicio de manera directa. 9.4.14.2 Procedencia Esta modalidad será procedente en los siguientes casos:

1. En consideración a las calidades especiales (conocimiento del sector, experiencia, reconocimiento) de la persona natural o jurídica que se debe contratar.



2. Los contratos que tengan por objeto bienes o servicios sobre los que recaen derechos de autor o propiedad industrial.

3. Cuando no exista en el mercado pluralidad de proponentes del bien o servicio a contratar, debidamente soportado.

4. Cuando se trate de la celebración de contratos para la prestación de servicios técnicos o profesionales por personas naturales y no exista personal suficiente en la entidad ejecutora para la realización de las actividades requeridas.

5. Cuando se trate de la celebración de contratos de arrendamiento de bienes

muebles o inmuebles.

6. Cuando ejecutado un procedimiento de contratación bajo modalidad de convocatoria abierta o cerrada no se pueda adjudicar el contrato por haberse declarado fallido o desierto el proceso de selección.

7. Cuando se trate de la celebración de contratos o convenios con entidades de naturaleza pública.

8. Cuando se trate de la celebración de contratos o convenios con reincorporados

para la implementación de algún punto específico del Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera.

9. Cuando se trate de contratos cuya cuantía no supere los cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV). En este caso el contrato deberá ser integral en su objeto, no podrá implicar fraccionamiento contractual, no podrá superar la cuantía fijada en este numeral, y no será posible la contratación de objetos complementarios al mismo.

10. Cuando se trate de una situación de urgencia extrema o manifiesta debidamente soportada.

11. Cuando se trate de convenios de asistencia, cooperación o ayuda internacional, que se celebren con entidades intergubernamentales de derecho internacional, caso en el cual se debe determinar claramente el aporte (especie o dinero) a efectuarse por las respectivas entidades.

12. Cuando se trate de convenios celebrados con entidades privadas sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad para el desarrollo conjunto actividades relacionadas con el PMI y el Acuerdo de Paz, cuando la entidad sin ánimo de lucro comprometa recursos en dinero para la ejecución de esas actividades en una proporción no inferior al 30% del monto final del convenio.



13. Cuando se trate de convenios que se celebren con entidades privadas o figuras

asociativas (uniones temporales y/o consorcios) siempre que la misma comprometa recursos en dinero en una proporción no inferior al 40% del monto final del convenio, caso en el cual se debe determinar claramente el aporte a efectuarse por las respectivas entidades.

14. Cuando se trate de la adquisición o compra de contratos de seguros en la Subcuenta de Funcionamiento. Se hará la contratación previa verificación y debida recomendación de un corredor o intermediario de seguros autorizado para operar en Colombia de acuerdo con la regulación de la Superintendencia Financiera, así como, la comparación objetiva de las ofertas o cotizaciones recibidas para el cubrimiento del mayor riesgo asegurable

9.4.14.3 Procedimiento La modalidad de contratación directa se desarrollará conforme con el siguiente procedimiento:

1. Con fundamento en la ficha de solicitud de contratación presentada por la Entidad Ejecutora, en sesión de Comité Técnico se verificará la procedencia de la causal y la idoneidad del oferente.

2. Como resultado de lo anterior el Comité Técnico emitirá la respectiva recomendación al Comité Fiduciario.

3. Una vez se cuente con la aprobación del Comité Fiduciario, se suscribirá el

contrato respectivo.

9.4.15 Órdenes de Servicios u Órdenes de Compra de Mínima Cuantía Únicamente las Subcuentas de Estabilización y Funcionamiento considerando que su finalidad consiste en atender las necesidades operativas y administrativas para el desarrollo de las funciones de la Consejería Presidencial para la Estabilización y la Consolidación y del Fondo Colombia en Paz, podrán contratar de manera directa y sin haber solicitado previamente varias ofertas, cuando:

• La cuantía de los bienes o servicios a contratar sea menor o igual a 20 SMLMV.

• Se soliciten compras en almacenes de grandes superficies hasta por cuantía menor o igual a 2 SMLMV.

El líder de la respectiva subcuenta solicitará la contratación justificando la misma, adjuntando la cotización escrita de los servicios y/o compras. El Administrador Fiduciario expedirá el respectivo CDP que garantice la disponibilidad de recursos para atender la



contratación, con lo cual procederá a solicitar la aprobación respectiva al Comité Fiduciario. Para este tipo de solicitudes no se requiere gestión del Comité Técnico. Aprobada la solicitud por el Comité Fiduciario, el Administrador Fiduciario emitirá la respectiva Orden de Servicio u Orden de Compra de Mínima Cuantía, la cual se entenderá perfeccionada con el envío que de la misma realice al proveedor el Administrador Fiduciario.

10. ETAPA CONTRACTUAL 10.1 PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO

1. El perfeccionamiento del contrato se entiende agotado con la suscripción por las partes.

2. Para la ejecución del contrato se requiere: a. La aprobación por parte del Administrador Fiduciario de las pólizas o garantías

exigidas, para la cual se deberá allegar la póliza, el clausulado y el certificado de pago de prima, cuando aplique.

b. La suscripción de acta de inicio. 10.2 CLÁUSULA DE INDEMNIDAD En los contratos que celebre el Administrador Fiduciario, se incorporará la cláusula de indemnidad conforme a lo dispuesto en la legislación vigente, en virtud de la cual el contratista se obliga a mantenerlo indemne de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. 10.3 MODIFICACIONES CONTRACTUALES Toda modificación contractual debe ser solicitada y justificada por la Entidad Ejecutora en el formato de solicitud de modificación de contratación (suspensión, cesión, adición, prórroga y terminación). La solicitud deberá realizarse durante el plazo de ejecución del respectivo contrato y deberá estar acompañada de los documentos exigidos en la ficha de solicitud de modificación. Toda modificación a los contratos que suscriba el Administrador Fiduciario podrá denominarse indistintamente “otrosí” y deberá atender a los principios previstos en el presente manual.



El Administrador Fiduciario, el Comité Fiduciario y/o el Ordenador del Gasto también podrán solicitar modificaciones a los contratos y convenios que se suscriban, situaciones que serán decididas en Comité Fiduciario.

10.3.1 Adición, prórroga y modificación de los contratos Las adiciones, modificaciones y prórrogas deben ser aprobadas por el Comité Fiduciario, previa recomendación del Comité Técnico. Previo a la aprobación de una adición contractual se deberá contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). El límite de la adición de los contratos será hasta máximo el 50% del valor del contrato inicial. Podrá adicionarse un 20% adicional sin superar el 70% del valor inicialmente pactado, previa justificación soportada, en la cual se demuestre alguno de los siguientes supuestos:

1. Caso Fortuito. 2. Fuerza Mayor. 3. Cuando la prestación del servicio resulte indispensable y se requiera dar

continuidad al contrato durante el proceso de selección de un nuevo contratista, de conformidad con lo establecido en el presente manual.

Previa justificación soportada, podrá prorrogarse el plazo inicialmente pactado en los contratos por el tiempo que resulte necesario con el fin que se logre la finalidad del objeto contractual, siempre que el mismo no se origine en incumplimiento del contratista. En cuanto a las modificaciones contractuales, si estas son únicamente de forma solo requerirán verificación y validación del Comité Técnico. Si la modificación implica ajustes sustanciales, estas deberán ser aprobadas por el Comité Fiduciario, previa recomendación del Comité Técnico.

10.3.2 Suspensión de los contratos La ficha de solicitud de suspensión contractual deberá ser radicada con mínimo cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la suspensión. El Comité Técnico analizará la solicitud y decidirá la procedencia de la misma, e informará al Comité Fiduciario.



10.3.3 Cesión de los contratos El contratista que pretenda ceder un contrato deberá solicitar motivadamente al Administrador Fiduciario el trámite, informando y remitiendo los documentos exigidos para la evaluación del cesionario. El Comité Técnico analizará la solicitud y decidirá de la procedencia de la misma, e informará al Comité Fiduciario.

10.3.4 Terminación anticipada del contrato En atención al principio de autonomía de la voluntad de las partes, se podrán incluir en el contrato causales de terminación anticipada, así como el procedimiento para su efectividad. La solicitud de terminación deberá ser radicada con mínimo cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha propuesta para la terminación. El Comité Técnico decidirá de la procedencia de la misma e informará al Comité Fiduciario. 10.4 Supervisión La supervisión de la contratación derivada se encuentra determinada en el Manual de Supervisión e Interventoría y estará a cargo de la líder de la entidad ejecutora o quién este delegue, designe o asigne.

11. Garantías 11.1 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA En los procesos de selección se exigirá la presentación de una garantía que ampare el ofrecimiento. La suficiencia de esta garantía será verificada al momento de la evaluación de las ofertas. La no presentación de la garantía de seriedad de la oferta simultáneamente con la oferta, será causal de rechazo de la propuesta. La vigencia de la garantía de seriedad se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta y noventa (90) días más.

El valor asegurado se determinará sobre el presupuesto estimado para la contratación, de conformidad con las siguientes reglas:



a. Del diez por ciento (10%) cuando el presupuesto oficial estimado sea igual o

inferior a cien mil (100.000) SMMLV. b. Del cinco por ciento (5%) cuando el presupuesto oficial estimado es superior a cien

mil (100.000) SMMLV e igual o inferior a doscientos mil (200.000) SMMLV. c. Del dos punto cinco por ciento (2.5%) cuando el presupuesto oficial estimado es

superior a doscientos mil (200.000) SMMLV e igual o inferior a trecientos mil (300.000) SMMLV.

d. Del uno por ciento (1%) cuando el presupuesto oficial estimado sea superior a trecientos mil (300.000) SMMLV.

En situaciones excepcionales, a solicitud del Comité Técnico y aprobación del Comité Fiduciario, los referidos porcentajes podrá ser modificado. La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento en los siguientes eventos:

1. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.

2. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el termino previsto en el Análisis Preliminar de la contratación para la selección del contratista se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue.

3. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de las garantías exigidas en el contrato.

4. El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las ofertas.

11.2 Garantías en la etapa contractual

1. La exigencia de garantías quedará determinada desde el Análisis Preliminar de la contratación.

2. Las garantías que se establezcan deberán estar vigentes en los términos establecidos del contrato.

3. Las garantías exigidas en el contrato deberán ser aprobadas por el Administrador Fiduciario.

4. Las garantías exigidas en el contrato deberán tener como mínimo los porcentajes señalados en los análisis preliminares, sin que sea una limitante exigir una mayor protección o porcentaje en el acuerdo final.

11.3 CONSIDERACIONES GENERALES FRENTE A LAS GARANTÍAS

1. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros

legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias, y en



general en los demás mecanismos de cobertura del riesgo autorizados para el

efecto.

2. Las garantías deberán expedirse a favor de entidades particulares o privadas.

3. La vigencia de las pólizas se contabilizará desde la fecha de firma del contrato.

4. En los contratos de prestación de servicios suscritos con personas naturales no se

requerirá actualización de la vigencia de las garantías exigidas contractualmente

cuando exista diferencia no mayor a diez (10) días entre la fecha de firma del

contrato y la fecha de inicio de cobertura de la ARL.

5. La ocurrencia del siniestro que amparan las garantías será comunicada por el FCP

al respectivo asegurador mediante la notificación en los términos señalados en el

Código de Comercio.

6. Las garantías no serán obligatorias en los siguientes casos:

a. En los contratos de empréstito

b. Contratos con entidades públicas

c. Contratos de seguro

d. Compra de bienes cuya garantía es de fábrica.

e. Convenios con entidades públicas, entidades extranjeras o

intergubernamentales.

f. Contratos cuyo valor sea igual o inferior a cincuenta (50) SLMLV.

11.4 RESTABLECIMIENTO O AMPLIACIÓN DE LA GARANTÍA

1. El contratista deberá restablecer el valor de la garantía cuando se haya afectado la misma por razón de las reclamaciones efectuadas por el Administrador Fiduciario.

2. En los eventos de adición, prórroga, o modificación del contrato el contratista deberá ajustar las pólizas, dando cumplimiento a lo establecido en el contrato, y deberá remitir tales modificaciones al Administrador Fiduciario para su verificación y aprobación.

11.5 AMPAROS Y SUFICIENCIA DE LA GARANTÍA Los amparos, el valor asegurado y la vigencia de las garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, valor, naturaleza y obligaciones contenidas en cada contrato, lo cual deberá quedar establecido en el Análisis Preliminar de la contratación. Sin perjuicio de lo anterior, las siguientes serán las reglas generales: 1. Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo o pago anticipado. Equivalente al

cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo o pago



anticipado, en dinero o en especie, y su vigencia se extenderá hasta la amortización

del anticipo o hasta la liquidación del contrato.

2. Cumplimiento. Por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato y vigencia por el

plazo del contrato y un (1) año más.

3. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Por el

cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y vigencia por el plazo del contrato y

tres (3) años más.

4. Estabilidad y Calidad de la Obra. Por el veinte por ciento (20%) del valor de la obra

y vigencia mínima de cinco (5) años a partir del recibo a satisfacción de la obra.

5. Calidad del Servicio. Por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato y vigencia

por el plazo del contrato y un (1) año más.

6. Responsabilidad Extracontractual. El valor asegurado en las pólizas que amparan

la responsabilidad extracontractual se regirá por las siguientes reglas:

a. Por el equivalente a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes

(200 SMLMV), para contratos cuya cuantía sea superior a cincuenta (50)

SMLMV y hasta de doscientos (200) SMLMV.

b. Por el veinticinco por ciento (25%) del valor del contrato, para contratos cuya

cuantía sea superior a doscientos (200) SMLMV y hasta de diez mil (10.000)

SMLMV.

c. Por el cinco por ciento (5%) del valor del contrato, para contratos cuya cuantía

sea superior a diez mil (10.000) SMMLV.

12. ETAPA POSCONTRACTUAL - LIQUIDACIÓN

1. El supervisor del contrato deberá presentar al Administrador Fiduciario el informe

final de la supervisión en los términos establecidos en el capítulo respectivo del Manual de Supervisión e Interventoría.

2. El Administrador Fiduciario deberá incluir en los contratos una cláusula suspensiva del último pago, atada a la remisión del informe final de supervisión.

3. No requerirán liquidación las órdenes de servicios y/o compras de mínima cuantía

de las que trata el numeral 9.3.4.

4. No requerirán liquidación los contratos que se suscriban con personas naturales que se ejecuten a satisfacción de conformidad con el concepto de cumplimiento incluido en informe final del supervisor. En estos contratos, con fundamento en el certificado de ejecución financiera expedido por el Administrador Fiduciario se procederá con la liberación presupuestal de los saldos, si aplica.



El cierre del expediente contractual se realizará mediante un Acta de Cierre elaborada y suscrita por el Administrador Fiduciario.

5. En caso de que no exista concepto de cumplimiento del supervisor de un contrato suscrito con persona natural o existan situaciones de desacuerdo deberá procederse con su liquidación mediante la suscripción conjunta del acta respectiva.

6. Deberán liquidarse los contratos o convenios suscritos con personas jurídicas. De no poderse realizar la liquidación en el plazo establecido en el contrato o convenio, la entidad ejecutora, el supervisor o interventor y el Administrador Fiduciario, previo establecimiento de las condiciones que imposibilitan la misma, podrán establecer plazos diferentes para la liquidación, mediante la suscripción de un acta en la que obre el acuerdo.

7. Si no es posible suscribir el acta de liquidación de un contrato o convenio celebrado con personas jurídicas, el Administrador Fiduciario procederá a elaborar el Acta de Cierre en la cual dejará constancia de las acciones adelantas y circunstancias que detallen los motivos por los cuales no se pudo suscribir acta de liquidación, anexando los soportes respectivos.

8. En todos los casos en los que se deba realizar Acta de Liquidación, el Administrador Fiduciario procederá a su elaboración, la cual deberá contener el balance económico del contrato, el valor inicial, los pagos efectuados al contratista y saldos. Adicionalmente incluirá los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas de existir, y manifestará expresamente la declaratoria de paz y salvo entre las partes.

13 . VIGENCIA DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN El presente Manual de Contratación entrará en vigor a partir de su aprobación por el Comité Fiduciario, con las siguientes precisiones:

• Las solicitudes de celebración de contratos de prestación de servicios a celebrarse con personas naturales (cuyos honorarios, formación profesional y experiencia corresponderán a la tabla de referencia de honorarios establecida por cada subcuenta), remitidas al Administrador Fiduciario hasta el 31 de mayo de 2020 se tramitarán de conformidad con el manual de contratación versión 9.



• Los procesos de selección de participación plural en curso a la fecha de aprobación del presente manual continuarán su desarrollo con aplicación de las reglas establecidas en el manual de contratación vigente a la fecha de su inicio.

• Para los contratos en ejecución, el presente manual se aplicará desde la fecha de su aprobación en todos los aspectos que no contravengan condiciones establecidas contractualmente.



14 CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción

1.0 06/06/18 Versión Inicial.

2.0 11/12/18 TEMA: NATURALEZA FCP 1.2.2 Ámbito de aplicación: tratamiento procesos contratación Banca Multilateral TEMA: ROLES Y RESPONSABILIDADES 1.3.1 Responsabilidad Etapa Precontractual:

• Punto 5: Actualizado • Punto 6: Actualizado

1.3.4 Comité Técnico: • Punto 2: Actualizado • Funciones: Actualizado

1.3.4.1 Miembros del Comité Técnico: Actualizado TEMA: PRINCIPIOS RECTORES Y POLITICAS DE BUEN GOBIERNO 1.4.1 Principios Rectores:

• Punto 6: Actualizado 1.5.2 Conflicto de Interés: Actualizado 2.1.2 Competencia para celebrar contratos:

• Punto 1: Actualizado • Punto 2. Actualizado

2.1.4 Sujeción presupuestal: Actualizado 2.2 ANÁLISIS PRELIMINAR DE LA CONTRATACIÓN:

• Punto 13: Eliminado • Punto 18: Eliminado

TEMA: CONVOCATORIA PUBLICA 2.3.1.4 Presentación de la oferta: Inclusión de capitulo 2.3.1.5 Procedimiento

• Punto 1. Actualizado • Punto 3. Actualizado • Punto 5. Actualizado • Punto 7. Actualizado • Punto 8. Actualizado

2.3.1.7 Evaluación: Eliminado 2.3.1.8 - 2.3.1.6 Suscripción del contrato: Actualizado 2.3.1.7 Modelo: Actualizado TEMA: CONVOCATORIA CERRADA 2.3.2.5 Procedimiento: Actualizado 2.3.2.7 Evaluación: Eliminado 2.3.2.8 - 2.3.2.6 Suscripción del contrato: Actualizado 2.3.2.7 Modelo: Actualizado



2.3.3.3 Procedimiento: Actualizado 2.3.3.4 Modelo: Actualizado TEMA: DISPOSICIONES COMUNES 2.4.11 Procedimiento SARLAFT y listas restrictivas: Actualizado TEMA: ETAPA CONTRACTUAL / DISPOSICIONES GENERALES 3.1.5.5 Terminación anticipada y unilateral del contrato: Actualizado

3.0 03/08/2018 3.1.5 Modificaciones contractuales: Eliminación de generalidades frente al procedimiento que se aclaran en los puntos subsiguientes. 3.1.5.1 Adición de los contratos: Corrección DDP por CDP. Punto 5. Adición de instancias de revisión y aprobación. 3.1.5.2 Prórrogas de los contratos: Punto 3. Detallar instancias de revisión y aprobación. 3.1.5.3 Suspensión de los contratos Punto 3. Eliminación de instancias de revisión y aprobación. 3.1.5.5 Terminación anticipada del contrato Punto 1. Eliminación de instancias de revisión y aprobación. 3.2.4 Responsabilidades Literal b). Cambio de “Autorizar” los pagos por “Instruir” los pagos. Literal e). Cambio de “Autorizar” los pagos por “Instruir” los pagos. 3.2.6 Deberes Punto 8. Cambio de “Autorizar” los pagos por “Instruir” los pagos. 4.1 Liquidación Punto 1. Cambio de “Autorizar” los pagos por “Instruir” los pagos.

4.0 18/02/2019 Actualización de capítulos:

• glosario

• objeto del manual

• Ámbito de aplicación

• Destinatarios

• Principios rectores y políticas de buen gobierno

• Régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés

En Etapa Precontractual:

• Competencia para celebrar contratos

• Capacidad para contratar con el FCP

• Sujeción presupuestal

• Análisis Preliminar

• Modalidad de Selección: Convocatoria Pública por Convocatoria Abierta

• Convocatoria Abierta



• Convocatoria Cerrada

• Contratación Directa En Etapa Contractual

• Perfeccionamiento y ejecución del contrato

• Garantías

• Restablecimiento o ampliación de la garantía

• Amparos y suficiencia de la garantía

• Cláusula de Indemnidad

• Modificaciones contractuales

• Adición, modificación y prorroga de los contratos

• Suspensión de los contratos

• Cesión de los contratos

• Terminación anticipada del contrato

• Supervisión En Etapa Poscontractual:

• Liquidación

• Vigencia del manual de contratación

• Anexos Eliminación de los capítulos:

• Documentos asociados

• Roles y responsabilidades

• Disposiciones comunes a los procesos de selección

• Prórrogas de los contratos

• Archivo y conservación de los contratos

• Disposiciones Varias

• Definiciones Inclusión de los capítulos:

• Procedimiento SARLAFT y listas restrictivas

• Mesa de Articulación

• Responsabilidad Etapa Precontractual

• Ficha de solicitud de contratación

• Disposiciones comunes a los procesos de selección con participación plural

5.0 04/06/2019 En el numeral 7.4.4 Declaratoria de Fallido y Desierto:

• La eliminación de la declaratoria de fallido la no presentación de ofertas.

• Inclusión de nueva causal “desierto” cuando no se presenten ofertas.

Inclusión de capítulo 7.5.4 Ordenes de Prestación De Servicios y/o Compra de Mínima Cuantía.

6.0 05/06/2019 En el numeral 7.1.1: Mesa de Articulación



• Inclusión de aclaración “Las solicitudes de modificación contractual no requerirán mesa de articulación”.

En el numeral 7.5.1.5 Procedimiento de Convocatoria Abierta:

• Inclusión de actividades y conformación del Comité Evaluador.

En el numeral 7.5.2.2 Procedencia Convocatoria Cerrada:

• Inclusión de la palabra Servicios a causal N° 3. En el numeral 7.5.3.2 Procedencia Convocatoria Directa:

• Inclusión de declaratoria fallida como causal. En el numeral 8.1.2.1.2 Amparos y suficiencia de la garantía:

• Inclusión de Responsabilidad Extracontractual. Eliminación del anexo Ficha Estratégica.

7.0 25/07/2019 En el numeral 10: Vigencia del Manual de Contratación

• Inclusión de Nota Aclaratoria En el numeral 12: Anexos

• Inclusión de Anexo Procedimientos de Contratación Subcuentas BID FACILIDAD y BID PRÉSTAMO COD_GUI_001.

8.0 06/11/2019 En el numeral 7.1: Disposiciones Generales

• Eliminación del numeral 7.1.1 Mesa de Articulación.

• Modificación del numeral 7.1.5 “Responsabilidad Etapa Precontractual” punto 1.

9.0 06/05/2020 Inclusión del procedimiento de excepción COVID propuestas digitales. Modificación del numeral 7.5.4: Ordenes de Prestación De Servicios y/o Compra de Mínima Cuantía. Ampliación de la cuantía a 20 SMMLV.

10.0 27/05/2020 Actualización de capítulos:

• glosario

• Ámbito de aplicación

• Régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés


• Formato de Solicitud de Contratación

• Roles y Responsabilidades

• Competencia para celebrar contratos

• Capacidad para contratar con el FCP

• Sujeción presupuestal



• Análisis Preliminar

• Contratación Directa

• Convocatoria abierta

• Convocatoria cerrada

• Ordenes de prestación servicios y/o compas de mínima cuantía por órdenes de servicios u órdenes de compra de mínima cuantía

• Disposiciones comunes a los procesos de selección con participación plural

En Etapa Contractual

• Perfeccionamiento y ejecución del contrato


• Amparos y suficiencia de la garantía

• Cláusula de Indemnidad

• Modificaciones contractuales por Adición, Prórroga y modificaciones contractuales

• Adición, modificación y prorroga de los contratos

• Suspensión de los contratos

• Cesión de los contratos

• Terminación anticipada del contrato

• Supervisión En Etapa Poscontractual:

• Liquidación

• Vigencia del manual de contratación

• Anexos Eliminación de los capítulos:


• Responsabilidad etapa precontractual

• Fecha de solicitud de contratación

• Garantía de seriedad de la propuesta, para crear un apartado independiente

En Etapa contractual:

• Garantías, para crear un apartado independiente Inclusión de los capítulos:

Etapa Preliminar de Planeación – Plan de Contratacion Anual (PCA)

• PCA personas naturales – contratos de prestación de servicios

• PCA otras contrataciones En Etapa Precontractual:

• Respuesta a observaciones extemporáneas



• Adendas

• Inclusión de solicitudes de compra en almacenes de grandes superficies hasta por cuantía menor o igual a 2 SMLMV. - Ordenes de Servicio u ordenes de compra de mínima cuantía

• Contratos de condiciones generales

• Inclusión de un literal asociado a la contratación directa de Convenios de asistencia, cooperación o ayuda internacional

• Inclusión de un literal asociado a la contratación directa de Convenios con entidades privadas sin ánimo de lucro

• Inclusión de un literal asociado a la contratación directa de Convenios con entidades privadas o figuras asociativas

En las Garantías:

• Garantía de seriedad de la propuesta

• Garantías en la etapa contractual

• Consideraciones Generales frente a las garantías


• Amparo y suficiencia de la garantía En la Vigencia del manual de contratación:

• Solicitudes de contratación de prestaciones de servicio radicados al administrador fiduciario con antelación.

11.0 03/06/2020 Actualización de capítulos: En la Vigencia del manual de contratación:

• Solicitudes de contratación de prestaciones de servicio radicados al administrador fiduciario con antelación.

12.0 24/06/2020 Actualización de capítulos: 9.4.14. - 9.4.14.2 Procedencia

• Inclusión nueva causal contratos de seguros 10.1 Perfeccionamiento y Ejecución del Contrato

• Implementación de actas de inicio para todos los contratos, sean estos de persona natural o jurídica.

15 . ANEXOS

1. Ficha de Solicitud de Contratación Directa – Persona Natural

2. Ficha de Solicitud de Contratación Directa – Persona Jurídica

3. Ficha de Solicitud de Contratación por Proceso de Selección Convocatoria Abierta

4. Ficha de Solicitud de Contratación por Proceso de Selección Convocatoria

Cerrada

5. Ficha de Solicitud de Contratación Derivada de Contrato de Condiciones

Generales.



6. Ficha de Solicitud de Modificaciones Contractuales

7. Instructivo Matriz de Riesgos

8. Instructivo Estudios de Mercado y de Sector

9. Lista de documentos para la contratación de persona jurídica.

10. Lista de documentos para la contratación de persona natural.

11. Procedimiento de Contratación Subcuentas BID FACILIDAD y BID PRÉSTAMO

COD_GUI_001.

12. Procedimiento (COVID) excepción propuestas digitales.

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MANUAL DE CONTRATACIÓN...características o alcance), modalidad de contratación, fechas estimadas de radicación del trámite y de inicio de la contratación, conexidad con hito