MANUAL DE CONTRATACIÓN - palmira.gov.co 12 15... · funciones como Supervisor del contrato a designar. • No obstante, si bien la supervisión debe ser adelantada por un funcionario

PROCESO: PROCESO DE CONTRATACIÓN

E EASPR-00__ MANUAL DE CONTRATACIÓN

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Alcaldía Municipal de Palmira

MANUAL DE CONTRATACIÓN

ALCALDÍA DE PALMIRA


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HERRAMIENTA PARA EL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD

CONTRACTUAL EN LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE PALMIRA

Contrato N. º 464 de 2017 entre la Alcalía Municipal de Palmira y Beltrán Pardo Abogados & Asociados S.A.S

ALCALDÍA DE PALMIRA


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PRESENTACIÓN

(AconsideracióndelAlcaldedelMunicipio)


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ResolucióndeAdopción

“PormediodelacualseadoptaelManualdeContratacióndelMunicipiodePalmira”

ElAlcaldedelMunicipiodePalmiraEn ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el Artículo 315 de la Carta Política nacional, enconcordanciaconelArtículo91delaLey136de1994,losArtículos11y12delaLey80de1993,laLey489de1998enparticularelCapítuloIII,elArtículo160delDecreto1082de2015ydemásnormasqueregulanlamateriay,

CONSIDERANDOQueelArtículo209delaConstituciónPolíticanacional,establecequelafunciónadministrativadebeestaralserviciodelosinteresesgeneralesdesarrollándoseconfundamentoenlosprincipiosdeigualdad,moralidad,eficacia,economía,celeridad,imparcialidadypublicidad,medianteladescentralización,delegaciónydesconcentracióndefunciones.QueelArtículo11delaLey80de1993,establecequelacompetenciaparadirigirlicitacionesyparacelebrarcontratosestatalesesdelJefedelaEntidadyparaelcaso,delAlcaldeMunicipal.Que teniendoen cuenta lopreceptuadoenelCapítulo III de la Ley489de1998yelArtículo12de la Ley80de1993, seestimanecesario yconvenientehacermáságilyeficientelaactividadcontractualdelMunicipio,estableciendoalgunoscomponentes,funcionesuobligacionesenlosdistintosactoresdelprocesodecontratación,entodassusetapas:planeación,precontractual,contractualyposcontractual.QueelArtículo2.2.1.2.5.3delDecreto1082de2015,establecequelasentidadesestatalessometidasalEstatutoGeneraldeContratacióndelaAdministración Pública deberán contar con un Manual de Contratación ajustado a los lineamientos impartidos por la Agencia Nacional deContrataciónColombiaCompraEficiente.Que,endesarrollodeestadisposición,ColombiaCompraEficienteexpidiólaCircularExternaN.º9de2014,enlacualindicólosparámetrosquedebían observar losmanuales de contratación de las entidades estatales, señalando entre otros su articulación con el sistema integrado degestióndecalidad.


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Que el Municipio requiere adoptar un nuevo Manual de Contratación de cara a la normativa vigente, armonizando la gestión de susdependencias a fin de estandarizar las actividades de los partícipes en la contratación, fortaleciendo la transparencia, eficiencia, planeación,vigilanciaycontrolenlosprocesosyprocedimientosinternosdelMunicipio.Queendesarrollode las facultadesdelAlcaldededelegarydesconcentrar funciones,es indispensableregular lascompetenciasal interiordelMunicipiodePalmira,paraadelantarlasdistintasfasesnecesariasenmateriacontractualparatodaslasetapasdelprocesodecontratación,demaneraarticuladayacordea las realidadesynecesidadesde laEntidad,así comoparagarantizarel cumplimientoyobservanciade la Leyelreglamento.Quedeacuerdoconloanterior,elAlcaldedelMunicipiodePalmira,

RESUELVEARTÍCULO PRIMERO: ADOPCIÓN DEL MANUAL. Adóptese el Manual de Contratación de la Alcaldía Municipal de Palmira, contenido en eldocumentoadjuntoqueformaparteintegraldelapresenteResoluciónjuntocontodossusanexos.ARTÍCULOSEGUNDO:ÁMBITODEAPLICACIÓN.LasdisposicionesdelapresenteResoluciónaplicanalosProcesosdeContrataciónqueadelantenlasdistintasdependenciasdelegadasencontratacióndelaAlcaldíaMunicipaldePalmira.ARTÍCULOTERCERO:PROCEDIMIENTODEREVISIÓNYACTUALIZACIÓN. ElManual deContratación y susAnexos serán revisado y actualizadosperiódicamente por la Dirección de Contratación, únicamente respecto de la caracterización, procedimientos, documentos específicos,metodologías,flujogramas,acuerdospornivelesdeservicio(ANS)yformatos,mediantelosprocesosestablecidosparaelcontroldedocumentosy registros establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad delMunicipio. Los demás asuntos delManual de Contratación sólo podrán sermodificadosmedianteResoluciónMunicipal.ARTÍCULOCUARTO:RÉGIMENDETRANSICIÓN.Enlosprocesosdeselecciónenloscuales,alafechadeentradaenvigenciadelpresenteManualde Contratación, haya sido expedido el acto administrativo de apertura continuarán sujetos, hasta su culminación, a las normasmunicipalesvigentesalmomentodesuapertura.Los procesos de selección que se inicien a partir del momento de la entrada en vigencia de la presente Resolución deberán ajustarse a lodispuestoenéste.


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ARTÍCULO QUINTO: DEROGATORIAS. La presente Resolución deroga todas las normasmunicipales que le sean contrarias a este, a saber, laResolución489del29dejuliode2014pormediodelacualseadoptabaelManualdeContrataciónVersiónEASPR-00___,asícomolasdemásqueseancontrariasalasdisposicionesaquíestablecidas.ARTÍCULOSEXTO:VIGENCIA.LapresenteResoluciónrigeapartirdelprimero(1)deenerode2018ydesupublicaciónenlapáginaoficialdelaAlcaldíadePalmira.

PUBLÍQUESE,COMUNÍQUESEYCÚMPLASEJairoOrtegaSamboníALCALDEDEPALMIRA

DadoenelMunicipiodePalmira,alosxxxx(xx)díasdelmesdexxxxxxde2018


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ÍNDICE

CAPÍTULOI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

MARCOGENERAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.1MarcoLegal .............................................................................................................................................................................................................. 15 1.2PrincipiosdelaContratación ................................................................................................................................................................................... 15 1.3Objetivo ................................................................................................................................................................................................................... 19 1.4Alcance ..................................................................................................................................................................................................................... 19 1.5DocumentosAsociados ........................................................................................................................................................................................... 19 1.6PolíticadeSostenibilidadAmbiental ....................................................................................................................................................................... 19 1.7TransiciónaSECOPII ............................................................................................................................................................................................... 20 1.8Capacitación ............................................................................................................................................................................................................. 21

CAPÍTULOII . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

COMITÉSYGESTORESDELPROCESO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 2.1 ComitédeContratación ....................................................................................................................................................................................... 23 2.2 OrdenadordelGasto ............................................................................................................................................................................................ 24 2.3 CoordinadordelPlanAnualdeAdquisiciones-PAA- ........................................................................................................................................... 24 2.3.1 ResponsablesdelPlanAnualdeAdquisiciones ................................................................................................................................................ 25 2.4 DireccióndeContratación .................................................................................................................................................................................... 25 2.5 GestoresdelosEstudiosPrevios .......................................................................................................................................................................... 27 2.6 ComitéEvaluador ................................................................................................................................................................................................. 27 2.7 Supervisoreseinterventores ............................................................................................................................................................................... 29 2.7.1 Designacióndelsupervisor ............................................................................................................................................................................... 30

2.7.2 PerfildelSupervisory/ointerventor ............................................................................................................................................................. 31 2.7.3 FacultadesydeberesdelosSupervisoreseinterventores ............................................................................................................................ 31 2.7.4 FuncionesdelaSupervisiónylaInterventoría .............................................................................................................................................. 32


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2.7.4.1 FuncionesgeneralesdelSupervisoreinterventor ..................................................................................................................................... 32 2.7.4.1.1 Funcionestécnicasdelasupervisióny/ointerventoría .......................................................................................................................... 33 2.7.4.1.2 Funcionesjurídicasdelasupervisióny/ointerventoría .......................................................................................................................... 35 2.7.4.1.3 Funcionesadministrativas,financierasycontablesdelasupervisióny/ointerventoría ....................................................................... 35 2.7.4.1.4 Funcionesfrentealanticipo .................................................................................................................................................................... 37 2.7.4.2 ResponsabilidaddeSupervisoreseinterventores ...................................................................................................................................... 37 2.7.5 AusenciastemporalesodefinitivasdelSupervisor ....................................................................................................................................... 39

2.8 ResponsabledelSECOPylapáginaWebdelaAlcaldía ....................................................................................................................................... 39 2.9 ModelodeGestiónContractual ........................................................................................................................................................................... 40

CAPÍTULOIII . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

PLANEACIÓNCONTRACTUAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 3.1 PlanAnualdeAdquisiciones–PAA- ..................................................................................................................................................................... 41 3.2 Estudiosydocumentosprevios ........................................................................................................................................................................... 42 3.3 AnálisisdelSectorEconómicooEstudiosdelSector ........................................................................................................................................... 42 3.4 EvaluacióndelRiesgo ........................................................................................................................................................................................... 43 3.5 Impuestos,tasasycontribucionesaplicables ...................................................................................................................................................... 43 3.6 Requisitoshabilitantes ......................................................................................................................................................................................... 44 3.7 Requisitoscalificablesoponderables .................................................................................................................................................................. 44 3.8 Elaboracióndelpliegodecondiciones ................................................................................................................................................................. 47 3.9 Determinacióndelimpactosocioambiental ....................................................................................................................................................... 47

CAPÍTULOIV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

SELECCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 4.1 ModalidadesdeSelección .................................................................................................................................................................................... 49

4.1.1 LicitaciónPública ........................................................................................................................................................................................... 49 4.1.1.1 LicitaciónPúblicaconconformacióndinámicadelaoferta ...................................................................................................................... 50 4.1.2 SelecciónAbreviada ...................................................................................................................................................................................... 50 4.1.3 Bienesconcaracterísticastécnicasuniformes .............................................................................................................................................. 50


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4.1.3.1 SelecciónAbreviadaporSubastaInversa .................................................................................................................................................. 51 4.1.3.2 AcuerdosMarcodePrecios ........................................................................................................................................................................ 51 4.1.3.3 BolsadeProductos ..................................................................................................................................................................................... 52 4.1.3.4 Menorcuantía ............................................................................................................................................................................................ 53 4.1.3.5 Enajenacióndebienes ................................................................................................................................................................................ 53 4.1.4 ConcursodeMéritos ..................................................................................................................................................................................... 54 4.1.4.1 Abierto ....................................................................................................................................................................................................... 56 4.1.4.2 Conprecalificación ..................................................................................................................................................................................... 56 4.1.5 ContrataciónDirecta ..................................................................................................................................................................................... 56 4.1.5.1 Referenciaaalgunascausalesdecontratacióndirecta ............................................................................................................................ 56 4.1.5.1.1 Prestacióndeserviciosprofesionalesyapoyoalagestión .................................................................................................................... 56 4.1.6 MínimaCuantía ............................................................................................................................................................................................ 57 4.1.6.1 Adquisicióndeinmuebles ........................................................................................................................................................................... 57 4.1.6.2 Arrendamientodeinmuebles ..................................................................................................................................................................... 58 4.1.6.3 AdquisicióndeBienesenGrandesSuperficies ........................................................................................................................................... 58 4.1.6.4 Conveniosocontratosinteradministrativos .............................................................................................................................................. 59

4.1.7 AsociacionesPúblicoPrivadas ........................................................................................................................................................................... 60 4.2 Acuerdosdecooperacióninternacional .............................................................................................................................................................. 61

4.3 ConveniosconEntidadesPrivadassinÁnimodeLucro ................................................................................................................................... 61 4.3.1 Contratosdelartículo355delaConstituciónNacional–C.N.- ......................................................................................................................... 62

4.3.1.1 ProcesoCompetitivo .................................................................................................................................................................................. 63 4.3.1.2 ExcepcionesparacontratardirectamenteESAL ........................................................................................................................................ 64 4.3.1.3 ContratosdeasociaciónLey489de1998:AsociaciónentreEntidadesEstatalesyentidadesprivadassinánimodelucroparacumpliractividadespropiasdelasEntidadesEstatales ......................................................................................................................................................... 64 4.3.1.4 OtrasDisposiciones .................................................................................................................................................................................... 65

4.4 ConveniossolidariosdeconformidadconlaLey1551de2012 .......................................................................................................................... 65 4.5 RegulaciónespecialconelSECOPII ..................................................................................................................................................................... 66 4.6 Aspectosatenerencuentaenlaetapadeselección .......................................................................................................................................... 66 4.6.1 Subsanabilidadyaclaracióndeofertas ............................................................................................................................................................. 66 4.6.2 Preciosartificiales ............................................................................................................................................................................................. 68 4.6.3 Criteriosdedesempate ..................................................................................................................................................................................... 68 4.7 GarantíasquelaAlcaldíacontemplaexigirenelProcesodeContratación ........................................................................................................ 68


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4.7.1 Clasesdegarantíasqueamparanlosperjuiciosdenaturalezacontractualoextracontractual ...................................................................... 68

CAPÍTULOV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

SUSCRIPCIÓN,LEGALIZACIÓNDELCONTRATO,YGARANTÍASEXIGIDASENELPROCESODECONTRATACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 5.1 MinutadelContrato ............................................................................................................................................................................................. 71

5.1.1 MinutaenloscontratosasuscribirbajolamodalidaddeContrataciónDirecta ......................................................................................... 71 5.2 RegistropresupuestaldelCompromiso ............................................................................................................................................................... 72 5.3 AprobacióndelaGarantíaÚnica ......................................................................................................................................................................... 72

CAPÍTULOVI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

EJECUCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 6.1 Actadeinicio ........................................................................................................................................................................................................ 73 6.2 ModificacionesalContrato .................................................................................................................................................................................. 73

6.2.1 Adición .......................................................................................................................................................................................................... 74 6.2.2 Prórrogaoampliación .................................................................................................................................................................................. 74 6.2.3 Modificaciónsimple ...................................................................................................................................................................................... 75

6.3 Suspensiónyreanudacióndecontratos .............................................................................................................................................................. 75 6.4 Reconocimientosquenoimplicanmodificación ................................................................................................................................................. 75 6.4.1 Mayorescantidadesdeobra ............................................................................................................................................................................. 75 6.5 Reconocimientosqueimplicanmodificación ...................................................................................................................................................... 76 6.5.1 Ítemsnoprevistos ............................................................................................................................................................................................. 76 6.5.2 Ajustes,Revisióndepreciosycorrecciónmonetaria ....................................................................................................................................... 76 6.6 Equilibrioeconómicodelcontrato ....................................................................................................................................................................... 77 6.7 Cesióndecontratos .............................................................................................................................................................................................. 77 6.7.1 Cesióndederechoseconómicosypatrimoniales ............................................................................................................................................. 78 6.8 Régimensancionatorioenmateriacontractual ................................................................................................................................................... 78

6.8.1 Cláusulademultas ........................................................................................................................................................................................ 79 6.8.2 Cláusuladeincumplimientos ........................................................................................................................................................................ 79 6.8.3 Declaratoriadeincumplimientoconelpropósitodehacerefectivalacláusulapenal ................................................................................ 80


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6.8.4 Cláusulasexcepcionales ................................................................................................................................................................................ 80 6.9 Mecanismosalternativosdesolucióndecontroversias ...................................................................................................................................... 82

CAPÍTULOVI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

TERMINACIÓN,LIQUIDACIÓNYCIERREDELEXPEDIENTE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 7.1 Terminación .......................................................................................................................................................................................................... 85

7.1.1 Terminaciónnormal ...................................................................................................................................................................................... 85 7.1.2 Terminaciónanormal .................................................................................................................................................................................... 85

7.2 Liquidación ........................................................................................................................................................................................................... 85 7.2.1 ContenidodelActadeLiquidación ................................................................................................................................................................... 86 7.2.2 Liquidacióndecomúnacuerdo ......................................................................................................................................................................... 87 7.2.3 Liquidaciónunilateral ........................................................................................................................................................................................ 87 7.2.4 Términoparaliquidarelcontrato ..................................................................................................................................................................... 87 7.2.5 Documentosparalaliquidacióndelcontrato ................................................................................................................................................... 88 7.3 Cierredelexpediente ........................................................................................................................................................................................... 89

CAPÍTULOVII . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 8.1 Glosario ................................................................................................................................................................................................................ 91 8.2 Formatos .............................................................................................................................................................................................................. 94 8.3 Flujogramas .......................................................................................................................................................................................................... 94


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CAPÍTULOIMARCOGENERAL

1.1MarcoLegalLaAlcaldíadePalmiraesunaentidaddelnivelterritorial,delordenlocal, con naturaleza jurídica de municipio, clasificadaorgánicamente en el sector descentralizado de la Rama Ejecutiva,haciendopartedelsectoradministrativodelEstado,deacuerdoaloestablecidoenlaConstituciónPolíticaenelartículo286.Apartirdelartículo311yss.,seasignaroncompetenciasyseestablecieron lasfunciones, objeto y principios del entemunicipal, en concordanciaconlaLey1551de2012.El presente Manual de Contratación está sometido al EstatutoGeneraldeContratacióndelaAdministraciónPúblicayseencuentraregido en consecuencia por las siguientes normas: (i) ConstituciónPolíticadeColombia; (ii) Ley80de1993; (iii) Ley388de1997; (iv)Ley489de1998; (v)Ley1150de2007; (vi)Ley1474de2011; (vii)Ley1551de2012;(viii)DecretoLey019de2012;(ix)Decreto1082de 2015, y demás normas que las modifiquen, reglamenten,adicionenocomplementen.1.2PrincipiosdelaContrataciónToda la contratación de la Alcaldía de Palmira debe tener enconsideración los fines y principios previstos en la ConstituciónPolíticadeColombia,enlaLey80de1993,enlaLey1150de2007,en la Ley1474de2011yenelDecreto019de2012,así como lasdemás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan, losmandatos de buena fe, igualdad y transparencia. Así mismo, se

desarrollandeconformidadconlospostuladosquerigenlafunciónadministrativa,lagestiónfiscalylacontrataciónpública,altenordeloscualessonaplicables lasnormasqueregulanlaconductadelosservidorespúblicos,régimende inhabilidadese incompatibilidades,conflictos de interés, y los principios generales del derecho. Losprincipios ya definidos normativa y jurisprudencialmente, seaplicaránalinteriordelProcesodeContratacióndelaAlcaldía,delasiguienteforma:

PRINCIPIO DEFINICIÓN

Planeación

Es necesario que previamente a la contratación sehayarealizadounprocesodeplanificaciónyladecisiónde contratar se justifique adecuadamente, lo cualiniciaconelPlanAnualdeAdquisiciones(PAA).Enesamedida, con base en el principio de planeación, conanterioridad al inicio del proceso de selección, laentidad debe identificar claramente qué requiere ypara qué lo requiere. En cumplimiento de estemandatolasentidadesdebensoportarlacontrataciónconlosestudiospreviosqueseanrequeridos,sedebecontar con la disponibilidad de recursos y se debedefinir con claridad el mecanismo y las condicionesparaescogerelcontratista,yentérminosgenerales,elproyecto debe estar suficientemente madurado paraadelantar la contratación y debe evitarse la


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improvisación o la falta de claridad respecto de lamejormaneradesatisfacerlanecesidad.1

Transparencia

El Proceso de Contratación debe propender por latrazabilidad de todo el proceso de compras ycontrataciones,porlotantodebeestablecerparámetrosclaros sobre la imparcialidad, la igualdad deoportunidades, la publicidad, el debido proceso y laselección objetiva de los contratistas, incluyendo eladecuado manejo de comunicaciones con losinteresados en los procesos, manejo de publicaciónoportuna y herramientas para hacerlo, escogencia delcontratistaa travésdeprocedimientosdecompetenciapública (salvo las excepciones que la ley considerarazonablesporeltipodecontratos)entreotras.

Economía

De acuerdo con el principio de economía, los procesosde selección deberán estructurarse de tal manera queúnicamente se tengan que surtir las etapasestrictamente necesarias y responderána términos yplazospreclusivosyperentorios,asegurandoelusodelamenorcantidadderecursos.

Previamente al inicio del proceso de selección, la

1 RecomendacionesparalaElaboracióndeEstudiosPrevios.AplicacióndelPrincipiodePlaneaciónenlaContratacióndelasEntidadesPúblicas.ProgramadeApoyoalFortalecimientoInstitucionaldelaProcuraduríaGeneraldelaNación.Bogotá,D.C.,2010.


Alcaldía deberá asegurarse de contar con las partidaspresupuestales necesarias y estudios previos quepermitanestablecerelobjetoacontratar.

Responsabilidad

La responsabilidad de los servidores públicos por lasomisiones o actuaciones antijurídicas podrá ser civil,fiscal,penalodisciplinaria, teniendoencuentaademásque deberán indemnizar los daños que causen por sudescuidoonegligencia;deigualmaneraresponderánloscontratistas, asesores, consultores e interventores queparticipen en los procesos de contratación por lasconductas dolosas o culposas en que incurran en suactuar contractual o precontractual. Los servidorespúblicos responderán por sus actuaciones y omisionesantijurídicas y deberán indemnizar los daños que secausenporrazóndeellas.

Este principio busca que todos los intervinientes en laactividad contractual lo hagan dentro del marco legal,en cumplimiento de los deberes y obligaciones que lecorrespondeacadacual,sinlapredisposicióndecausardañoyconladiligenciaycuidadoqueesexigibleenunámbitocomolacontrataciónpúblicaquepredicaporelinterésgeneral.2

La Entidad y los servidores públicos, responderán

2 Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia del 3 de diciembre de 2007,RadicadoNúmero:11001-03-26-000-2003-00014-01.


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cuando hubieren abierto licitaciones o concursos sinhaber elaborado previamente los correspondientespliegosdecondiciones,términosdereferencia,diseños,estudios,planosyevaluacionesquefuerennecesarios,ocuando los pliegos de condiciones o estudios previoshayansidoelaboradosenformaincompleta,ambiguaoconfusaque conduzcana interpretacionesodecisionesdecaráctersubjetivoporpartedeaquellos.

Desdelaópticadelcontratista,aplicaesteprincipioparacualquier acto que vaya en contra de la adecuadaejecución del contrato (tanto en la etapa de selección,ejecuciónyliquidación),puedensufrirconsecuenciasnosóloeconómicas (fiscalesocontractuales)sinotambiénpenales en caso de actuar de mala fe en contra delinteréspúblico.

SelecciónObjetiva

Enmateriadecontrataciónestatales imperanteque laescogencia de la mejor oferta para la entidad se hagadándole primacía al interés general sobre el particular.Así,lasdiferentespropuestasuopcionesqueofrecenlosparticulares deben ser evaluadas de acuerdo aparámetros q objetivos para los fines que persigue elEstadoensucontratación.3

3 Consejo de Estado. Sección Tercera, Sentencia de 3 de diciembre de 2007,procesosnúmeros24.715,25.206,25.409,24.524,27.834,25.410,26.105,28.244,31.447-acumulados-.


Este principio guarda una estrecha relación con elprincipio de libre concurrencia de los interesados, queimplicalaposibilidaddeestosdeaccedereintervenirenel proceso de selección y la imposibilidad para laAdministración de establecer, sin justificación legalalguna, mecanismos o previsiones que conduzcan a laexclusióndepotencialesoferentes.4

Bajo la óptica de este principio debe escogerse lamodalidaddeselecciónqueseamásadecuadaalobjeto,causal y/o cuantía según se trate, de manera que segarantice la escogencia de la oferta que brinde lasmejorescondicionesparalaentidad.5

Enlospliegosdecondicionesseindicaránlosrequisitosobjetivos necesarios para participar en elcorrespondienteprocesodeselección,definiendoreglasobjetivas, justas, claras y completas que permitan laconfeccióndeofrecimientosdelamismaíndole.Entodocaso dichos requisitos deben ser adecuados yproporcionalesalanaturalezadelcontratoasuscribiryasuvalor.

Legalidad A quienes intervienen en la contratación de la entidad

4 Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia del 24 de marzo de 2011,Expediente:18.118. 5Contratación en línea. Modalidades de Selección. Jorge Hernán Beltrán Pardo.Consúlteloenlíneaen:https://www.youtube.com/watch?v=E9l9Y1wfhNw


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sólo les está permitido hacer aquello que la leyexpresamente les autorice. En la práctica, esto setraduce enque los procesosde seleccióndeben seguirunprocedimientoestablecidoporlasnormas,sinquelaentidad cuente con la posibilidad de desconocerlas demanera discrecional. Así, las bases de cada procesocontractual deben ser claras y previas, cerrando todoslosespaciosalasubjetividadydearbitrariedad.

Buenafe

Lasactuacionesen lacontratacióndeberánceñirsea lalealtad contractual, información completa y verás, ycolaboración mutua, la cual se presumirá en todas lasgestiones de la Alcaldía y de quienes contraten con laEntidad.

Celeridad

Las normas establecidas en este Manual, deberán serutilizadas por los funcionarios y contratistas, como unmedio para agilizar las decisiones, y para que lostrámites de contratación se cumplan oportunamente,con eficiencia y eficacia, demanera que se dé impulsooficioso a todos los trámites, y se evite la dilacióninjustificadaenlaatencióndelosmismos.

Eficacia

Los procedimientos de selección previstos en esteManualdebenlograrelfinpretendidoyenparticularlasatisfacción del interés público implícito en lacontratación; así mismo, se deberán superar losobstáculospuramenteformalesquesepresentenenlosprocesosdeseleccióndecontratistas,yprocurarevitarlasdeclaracionesdefallidodelosmismos.


Eficiencia

Atravésdelprincipiodeeficienciasebuscadeterminarsi losbienesy serviciosadquiridospor lasEntidades seadquieren almejor costo estando estos en lasmismascondicionesdecalidad;delanálisis resultantesepuedeconcluir si las entidades incurrieron en los costos másfavorablescumpliendodeigualformaconsusobjetivos.

Consisteenlograrquelaasignacióndelosrecursossealamásconvenienteparamaximizar losresultadosde laadministración;esdecir,involucraelementossubjetivosque constituyen decisiones políticas, como laconvenienciaen laasignaciónde losrecursosorientadaallogrodedeterminadasmetasinstitucionales

Vigilanciaycontrol

Todos los contratos de la entidad deberán contar conmecanismos de control y vigilancia permanente, loscuales serán eje fundamental de la efectividad de lasfinalidades de la compra bajo criterios de adecuadaescogencia del supervisor o interventor,responsabilidad, buena administración y trabajoarmónico entre dependencias. No podrán ejecutarsecontratos sin la vigilancia y control idóneo, ya sea encabezadelaSupervisióny/oInterventoría.Porlotanto,el Supervisor y/o Interventor será responsable deadministrar adecuadamente el contrato en la etapa deejecuciónyliquidación.

Igualdad

Las personas que intervienen en la contratación de laAlcaldía respetarán los derechos de todos losproponentes, participantes y contratistas en los


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procesos de selección o en los trámites contractualesprevistos en esteManual, sin ninguna discriminación yverificarán que se permitan las mismas oportunidadesparatodossinningúntipodedistinción.

Debidoproceso

Se otorgará oportunidad para que los interesadosconozcanlosinformes,conceptosydecisiones,asícomopara formularobservaciones,contradecir lasdecisionesde laentidadycontarconetapasquepermitanejercerel derecho de defensa y contradicción. La Entidaddeberádar respuesta a todas las observacionesque sealleguenelmarcodelProcesodeContratación,paraellodeberá atender con suficiencia la totalidad decomunicaciones que alleguen los particulares yresponderconsuficienciaydemaneramotivada.

TablaN.º1–PrincipiosdelProcesodeContratación-

1.3ObjetivoEstablecer directrices y estándares para desarrollar las actividadesqueseadelantanenlasdistintasetapasdelProcesodeContrataciónde laAlcaldíadePalmira,parael cumplimientode sus funciones yobjetivosinstitucionales,asícomoalPlandeDesarrolloMunicipalyalPlanNacionaldeDesarrollo.

1.4AlcanceEste Manual debe ser aplicado por todos los servidores ycontratistasqueprestensusserviciosalaAlcaldíadelMunicipiodePalmira y que intervienen en el Proceso de Contratación de laEntidad.1.5DocumentosAsociadosEsteManualdeContrataciónadoptaelProcesodeContrataciónconsu caracterización, procedimientos, instructivos, formatos yflujogramas, que determinan los pasos a seguir en las etapas deplaneación,selección,contratación,ejecuciónyliquidación,atravésde las modalidades de selección establecidas en la normatividadvigente.LosfuncionariosycontratistasqueesténinvolucradosenelProceso de Contratación de la Alcaldía, velarán por la guarda ycuidadodeladocumentaciónoexpedientecontractual.LaDirecciónde Contratación ejercerá la guarda del archivo contractual de laAlcaldíadePalmira,yvelaráporsuorganizaciónycustodia.Lascontratacionesqueseadelantenmediantelaplataformavirtualdel SECOP II, se sujetarán a los lineamientos establecidos porColombiaCompraEficiente.1.6PolíticadeSostenibilidadAmbientalEn concordancia con las políticas internacionales, nacionales yterritoriales que en materia ambiental se han desarrollado, enespecial en lo relacionado con la Política Palmira AmbientalSostenible y Crecimiento Verde, la Alcaldía de Palmira secompromete a integrar en todas las fases del proceso contractual,criterios de sostenibilidad que permitan que la entidad propenda


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por crear una demanda de bienes, servicios e infraestructurarespetuosos del medio ambiente. Así mismo, animar a losproponentesalainnovaciónsostenibleconelfindecrearyofrecerincentivosparaeldesarrollodecomunidadesmássaludablesydelaindustriaverde.En desarrollo de esta política de sostenibilidad ambiental, se daráaplicación a las directrices, planes y programas que en la materiasean expedidos por las autoridades nacionales y territoriales, asícomo a herramientas que permitan la valoración de los costosambientales6quesedesprendandelascontratacionesrealizadasencumplimiento de su objeto misional. Para ello se deberá en laidentificación y definición de la necesidad de contratación,propender por escoger la solución con mayores beneficios socioambientales, identificando en el estudio de mercado o del sectorque bienes o servicios sostenibles puede ofrecer elmismo; incluircomocriteriodecalificacióncuandoelloseaposibleeldesempeñoambiental de los proponentes; determinar criterios sosteniblesdentro de las especificaciones técnicas; y diseñar estructurascontractuales con requerimientos de desempeño ambiental en laejecucióndelcontratoyentregadelosproductosyservicios.En concordancia con este compromiso, la entidad adquirirá losproductos,serviciosuobrasmáseficientes,conunahuellaecológicamenor, introduciendo al proceso consideraciones económicas,ambientales y sociales que, de otro modo, podrían ser incitadosestrictamenteporelpreciodelacompra.

6Entiéndasecomoelanálisiscosto-beneficioparadeterminarsi loscostosdeunaactividadpuedenestaronojustificadosporlosresultadosylosefectos.

La Alcaldía adoptará esta política de sostenibilidad ambiental,progresiva y proporcionalmente, siempre acorde con la oferta delmercado, de manera que no se generen requerimientos que elsectoractualmentenopuedacumplir.Tenga en cuenta que para adelantar los trámites y documentoscontractualessepropenderáporelmenorusodepapel,paraelloseaconseja adelantar los tramites contractuales en la plataforma enlíneaSECOPIIdispuestaporColombiaCompraEficiente.1.7TransiciónaSECOPIIEl SECOP II, siendo la plataforma transaccional del Estadocolombiano,pararealizartodoelProcesodeContrataciónenlínea,seráacogidoporlaAlcaldíaMunicipaldePalmirademaneragradualypaulatina,en lamedidaqueColombiaCompraEficientedispongade las herramientas necesarias para implementar la plataformatransaccional.En atención a lo anterior la Alcaldía Municipal de Palmira deberátener en cuenta todos los funcionarios, contratistas, Comités, ygestores, creados y reglamentados en el presente Manual deContrataciónenelCapítulo IIComitésyGestoresdelProceso,paraqueseancreadoslosusuarios,perfiles,configuradaslasrespectivascuentas,autorizadosparaaccederyusarlaplataformadeSECOPII.7Asímismo,debentenerseencuentalosprocedimientosqueformanparte del Manual de Contratación de la Entidad, en la

7 Manual de uso del SECOP II Entidades Estatales, Versión 14, marzo de2017.ColombiaCompraEficiente.


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parametrización de las instancias de aprobación, para que losflujogramas del presenteManual, se reflejen en su mayoría en elSECOPII.Noobstante,loanterior,enlamedidaenqueseutiliceelSECOP II podrá prescindirse del flujograma interno mientras eldesarrollo de SECOP II se estabiliza y la Entidad ajusta losprocedimientosyelManual,sinperjuicioderespetar las instanciasdeaprobacióncreadasmedianteelpresentedocumento.Conformeaello, laAlcaldíadePalmira tendráen cuenta todos losmanuales, guías y formatos de uso del SECOP II, expedidos porColombia Compra Eficiente, para la transición a la referidaplataforma.1.8CapacitaciónLa Dirección de Contratación, capacitará de manera directa ocontratada,alosdirectivosydemásfuncionariosintervinientesenelProceso de Contratación de la Alcaldía, sobre el contenido delManualdeContratación,yenaspectoscontractualesrespectodelasdistintasetapasdelmismo.


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CAPÍTULOIICOMITÉSYGESTORESDELPROCESO

El Proceso de Contratación cuenta con los siguientes responsablesparasuoperación:2.1 ComitédeContrataciónEslamáximainstanciadelProcesodeContratacióndelaAlcaldíadePalmira.Tiene como objetivo asistir y brindar apoyo a los funcionarioscompetentes en los procesos concernientes a las etapas deplaneación, selección, suscripción y legalización del contrato,ejecución,liquidaciónycierredelexpediente.Tendráunaregulacióninternabajolossiguientestérminos:1. ElComitédeContrataciónestáconformadopor:

• El Alcalde Municipal o a quien este designe, quien lo

presidirá.• ElSecretariodeHacienda.• ElSecretariodePlaneación.• ElSecretariodeDesarrolloInstitucional

2. El Comité de Contratación será convocado por el Director de

Contratación. Para que el Comité pueda sesionar, deliberar yrecomendarválidamenteserequieredelaasistenciamínimadetres(3)desusintegrantes.

3. Al Comité de Contratación asistirá de manera permanente elDirector de Contratación quien se encargará de la SecretaríaTécnica del Comité, el cual tendrá voz sin voto, ejerciendo lassiguientesfunciones:

• Citar y preparar la agenda de las reuniones del Comité de

Contratación.• Establecer la metodología para la presentación de

informaciónpertinenteenmateriacontractualalComité.• Compilarymanteneractualizadasenformapermanentelas

políticas enmateria contractual que apruebe el Comité deContratación.

• Publicar las políticas adoptadas por el Comité deContrataciónen lossistemasde informacióndefinidosparaello, y coordinar estrategias de pedagogía ycomunicacionalesconlosprocesosdeapoyoinstitucionalomisional para dar a conocer las mismas, garantizando suaplicaciónenprocesosymanualesquecorresponda.

• Gestionar la realización de las sesiones, asegurando lalogísticayverificandoquetodos los temasquevayanasertratadoscuentenconelsoportedocumentalrequerido.

4. AlComitédeContratación asistiránde invitados, con voz y sinvoto:• LosOrdenadores del Gasto de las dependencias delegadas

encontratación,de losprocesosquesepresentaalComitédeContratación.

• Losservidorespúblicos,asesoresoparticularesquetenganconocimientoeneltemadediscusiónoanálisis.


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5. ElComitédeContrataciónsesionaráordinariamenteuna(1)vezal mes y extraordinariamente a solicitud del Director deContratación.

a. LasfuncionesdelComitédeContrataciónseránlassiguientes:• DefinirpolíticasparaelProcesodeContratacióntendientes

a garantizar los principios en la contratación pública, poriniciativaspropiasovinculadasalasrecomendacionesdelosórganosdecontrol,delasauditoríasinternasyexternasdecalidadyloscambiosnormativos.

• Conocer y recomendar al Secretario de DesarrolloInstitucional laaprobaciónelPlanAnualdeAdquisicionesysusmodificaciones,relacionadasconlainclusiónoexclusióndeprocesosdecontrataciónymodificacionesencuantoalamodalidad de selección y valor del contrato, cuando elmontodeéstevariéenunvalor igualomayoral20%delvalorinicialmenteprevisto.

• Evaluaryrealizarseguimientoalosinformesquedemanerabimensual presenta cada Dependencia Delegada enContratación, relacionados con los PAA y su respectivaejecuciónpresupuestal.

• Conocer el inicio de los procesos contractuales, cuyo valorsea igualosuperioranovecientoscincuenta (950)SMMLV,paralocual,sedeberánaportar losdocumentosyestudiosprevios y el proyecto de pliego de condiciones cuandoaplique.

• Apoyar a la Secretaría General, a la Dirección deContrataciónyaldespachodelseñorAlcaldeenlaaplicacióny divulgación de las orientaciones normativas que sepromulguenenmateriadecontratación.

• Dirimir los conflictos de competencia y demás asuntosrelacionadosconlacontrataciónquesepresentenentrelasdiferentesdependencias.

• Las demás que se deriven de la naturaleza del Comité deContratación.

Noobstante,lascompetenciasasignadasalComitédeContratación,la responsabilidad de la contratación en todas sus etapascorrespondealosservidoresenloscualesseencuentradelegadaoasignadaocontratada, segúnse trate, la respectivaactividadenelProcesodeContratación.2.2 OrdenadordelGastoLosOrdenadoresdelGastotienenlafuncióndeejecutarelgasto,esdecir que, a partir del programa de gastos aprobado, se decide laoportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar elgasto.En caso de adelantar la contratación por el SECOP II, éste deberáregistrarse con su Usuario y Contraseña intransferible en laPlataforma Virtual de Colombia Compra Eficiente y adelantar lasaprobaciones de su competencia. Así mismo, deberá registrar sufirma electrónica para los documentos que harán parte delexpedienteelectrónico.2.3 CoordinadordelPlanAnualdeAdquisiciones-PAA-Garantiza la oportuna y eficiente coordinación en la preparación,elaboración, consolidación, aprobación y ajustes al Plan Anual deAdquisiciones. El Coordinador del PAA, estará en cabeza del


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Secretario de Desarrollo Institucional el cual tendrá las siguientesfunciones:

• CoordinarlaelaboracióndelPAAespecíficodecadaunadelas Dependencias Delegadas en contratación, de acuerdoconelprocedimientoestablecido.

• Será el encargado de recopilar la información gestada porcadaunodelosResponsablesdelPAA.

• Determinar el plan de trabajo - cronograma para laelaboración del Plan Anual de Adquisiciones de la vigenciarespectivaysuactualización.

• ConsolidarelPlanAnualdeAdquisicionesde laentidaddeformaestratégicaparaconformarlosgruposdelosbienesyservicios de características técnicas uniformes y de comúnutilización que se adquiriránmediante acuerdosmarco depreciosygestionasuaprobación.

• Una vez consolidado el PAA, deberá presentarlo ante laSecretaría de Planeación para la distribución y priorizaciónde necesidades de acuerdo a los recursos disponibles y lopondrá a consideración del Comité de Contratación aefectos de recibir recomendaciones o sugerencias sobre elmismo.

• ActualizarypublicarelPlanAnualdeAdquisiciones.• Aprobarencadaunadelasetapasdeplaneación,selección

y contratación las tareas asignadas, incluidas lasmodificaciones, inclusiones o exclusiones concernientes alPlanAnualdeAdquisiciones.

• Realizar seguimiento y gestionar mediante verificacionesbimensuales el cumplimiento del cronograma del procesocontractual.

2.3.1 ResponsablesdelPlanAnualdeAdquisicionesLosOrdenadoresdelGastoojefesdecadaunadelasDependenciasDelegadasencontratación,designaránlosservidorespúblicosconelroldeResponsabledelPlanAnualdeAdquisiciones,cuyoperfildebeser profesional o superior con conocimientos en el tema decontrataciónpública.ElresponsabledelPlanAnualdeAdquisicionestendrálassiguientesfunciones:

• Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones específico de laDependencia Delegada en contratación, de acuerdo con elprocedimientoestablecido.

• Elaborar los formatos dispuestos por Colombia CompraEficiente,yremitirlosalCoordinadordelPAAparasudebidaconsolidación.

• Elaborar los cronogramas con las fechas tentativas de laaperturadecadaprocesodecontratación.

• Realizarseguimientoalasetapasdeplaneaciónyselección.• Gestionar en cada una de las etapas de planeación,

selección y contratación las tareas asignadas, incluidas lasmodificaciones, inclusiones o exclusiones concernientes alPlanAnualdeAdquisicionesanteelComitédeContratacióno ante el Coordinador del PAA, según la naturaleza de lamodificación.

2.4 DireccióndeContrataciónLa Dirección de Contratación, tendrá las siguientesresponsabilidades en materia del Proceso de Contratación de laAlcaldíaMunicipaldePalmira:


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• Coordinar losprocesosde selección, contratos y conveniosque suscriba laAlcaldíaMunicipal de Palmira con el fin degarantizar que estos se ajusten al marco legal decontratación y a los planes, programas y proyectos de laAlcaldía.

• Asesorar jurídicamente a las distintas dependencias de laAlcaldía en las diferentes etapas del Proceso deContratación.

• EjercerlaSecretaríaTécnicadelComitédeContratación,encabezadelDirectordeContratación.

• Recibir y revisar la legalidad de las solicitudes decontratación, documentos y estudios previos que lasoportan.

• Revisar la totalidad de documentos que comprenden losestudios previos con el fin de verificar la correctaelaboración de los mismos, brindar el apoyo jurídicorequerido y continuar con la etapa de selección deproponentes.

• Consolidarlosestudiosprevios.• RecibirydireccionaralosGestoresdelosestudiospreviosy

alComitéEvaluador,segúncorresponda,lasobservaciones,contraobservacionesyengeneraltodacomunicaciónquesealleguen a la Entidad por parte de los proponentes y/ointeresados,correspondientesalosprocesosdeselección.

• Construir las invitaciones, proyectos de pliego, pliegosdefinitivos,entreotros.

• Elaborarlosavisos,adendas,resolucionesdesuspensión,dedeclaratoria de desierta, de adjudicación, y demásdocumentos que comprendan la etapa selección si haylugar.

• Elaborar las respuestas a las observaciones, reclamacionesy/o recursos jurídicos que se presenten a la invitación, alproyectodepliegoyalpliegodefinitivo.

• DesignaralosfuncionariosocontratistasdelaAlcaldíaqueconformaránelequipoevaluador,segúncorresponda.

• Elaborar convenios, contratos y demás documentos deordencontractualtalescomoadiciones,prórrogas,cesiones,modificaciones, conveniosuórdenes, y todos aquellosqueserequieranenlamateria.

• Acompañar los procedimientos administrativossancionatorios contractuales y los procedimientosadministrativos para la efectividad de las garantías post-contractuales.

• Revisarlasgarantías,ygestionarsuaprobaciónporpartedelDirectordeContratación.

• Ordenar y autorizar la publicación en el SECOP de latotalidaddedocumentosdelosprocesosdecontrataciónentodassusetapas.

• Realizar tránsito gradual y paulatino al SECOP II, en lamedidaenqueColombiaCompraEficientedispongade lasherramientas necesarias para implementar la plataformatransaccionalyconformealoslineamientosmunicipales.

• Expedircertificacionescontractuales.• Custodiarelarchivocontractualdelaentidadyestablecerel

controlparaelmanejoypréstamosdecarpetas.• Elaborar, publicar y mantener actualizados los formatos

requeridospara losprocesoscontractualesdeacuerdoconlos procedimientos de calidad, así como alimentar yactualizar las bases de datos de la contratación de laentidad.

• Presentar los informesquesesolicitenporelDespachodelAlcaldeMunicipaldePalmira,laOficinadeControlInternoo


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los organismos de control y demás autoridadescompetentes.

• LasdemáspropiasdeestaDirección.

2.5 GestoresdelosEstudiosPreviosLa designación del Gestor o Gestores de los Estudios Previos, serealizarádelasiguienteforma:

• ElOrdenadordelGastoo Jefede laDependenciaDelegadaen contratación designará mediante acto de designaciónuno o varios servidor(es) público(s) del nivel profesional osuperior o particular(es) contratado(s) con conocimientossobreelobjetomateriadecontratación,quien(es)será(n)elgestor(es) de los Estudios Previos del proceso decontrataciónrespectivo.

El Gestor o gestores de los estudios previos, tienen las siguientesfuncionesencadaproceso:

• Elaborarlosestudiosydocumentosrequeridos.• Elaborarelanálisisdelsectoreconómico.• Elaborarelestudioquepermitaestablecerelvalorestimado

delcontratoylajustificacióndelmismo.• Elaborarelestudioderiesgossegúnelrégimendegarantías

ydefinirlosmecanismosdecobertura.• Elaborar el análisis de riesgos y los demás del proceso de

selecciónqueindiquelareglamentación.• Elaborar el estudio que soporta el cálculo de la Capacidad

Residual en los procesos de obra de acuerdo con la “Guíapara determinar y verificar la Capacidad Residual del

proponente en los procesos de contratación de obrapública”emitidaporColombiaCompraEficiente.

• VerificarqueelobjetoacontratarestéprevistoenelPAAdelaEntidad.

• Gestionarlaelaboracióndeloscertificadosdedisponibilidadpresupuestal.

• Solicitar y tramitar ante la Dirección de Contratación laapertura del proceso de selección y la elaboración de lospliegos de condiciones y demás documentos propios de laetapadeselección.

• Diligenciar,anexaryactualizar los soportesen los sistemasde información según competencia y procedimientosestablecidos. En caso de adelantar la contratación por elSECOPII,éstedeberáregistrarseenlaPlataformaVirtualdeColombiaCompra Eficiente y adelantar el procesoen líneadelosestudiospreviosdelprocesoacontratar.

2.6 ComitéEvaluadorEs el responsable de la verificación de los requisitos de losproponentes y/o interesados, así como de la evaluación de laspropuestasy/odelasmanifestacionesdeinterés,enlosprocesosdelicitación pública, selección abreviada, concurso de méritos omínima cuantía. Igualmente, mediante informe o su equivalente,recomendará al Ordenador del Gasto el sentido de la decisión aadoptardeconformidadconlaverificaciónyevaluaciónefectuada.La designación del Comité Evaluador, se realizará de la siguienteforma:

• El Director de Contratación designará mediante acto dedesignación uno o más servidores públicos del nivel


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profesional o superior, con formación de abogado oparticularcontratadocontítulodeabogado,quienrealizaráel rol jurídicodentrodelComitéEvaluador.De igual formadesignará uno o más servidores públicos del nivelprofesionalosuperior,oparticularcontratadocontítulodeformaciónprofesionaluniversitarioeneláreaadministrativao económica o contable o afines quien realizará el rolfinancierodentrodelComitéEvaluador.Yfinalmenteaunoomásservidorespúblicosdelnivelprofesionalosuperioroparticular contratado con conocimientos sobre el objetomateria de contratación, quien realizará el rol técnicodentrodelComitéEvaluador.

La verificación y la evaluación de la oferta para los procesos demínima cuantía será adelantada por quien(es) sea(n) designado(s)porelDirectordeContrataciónsinqueserequieradepluralidaddeevaluadores.Los integrantes del Comité Evaluador deben contar con lacompetenciaylaimparcialidadsuficientequelespermitaevaluarlacalidaddelaspropuestasy/odelasmanifestacionesdeinterés,ynoestar sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y conflicto deinterésconsagradosenlaConstituciónyenlaley.EncasodepresentarseunconflictodeinterésdetodosoalgunosdelosmiembrosdelComité,estasmanifestacionesseránresueltasporelsuperiorjerárquicoenlostérminosdelartículo11y12delaLey1437 de 2011. Los integrantes del Comité Evaluador tendrán lassiguientes funcionesen cadaprocesodeacuerdo conel rol de susintegrantes:

a. Jurídico:1. Verificar los requisitos habilitantes mínimos de los

proponentesydemásaspectosdecomprobación.2. Evaluar los documentos allegados por los proponentes

y/o interesados de competencia jurídica, así como loscertificados de antecedentes que pueden serconsultados en línea por la Alcaldía. Vgr. disciplinarios,judiciales,fiscales.

3. Elaborar las respuestas a las observaciones,reclamacionesy/orecursosjurídicosquesepresentenalosinformesdeevaluaciónyverificación.

4. Proyectar y consolidar los informes de verificación yevaluación.

5. Elaborar las resoluciones, actas de audiencias yactualizaciones a lasminutas contractuales y cualquiertipo de documentos contractuales, desde la recepciónde propuestas y/o de las manifestaciones de interéshastalalegalizacióndelcontrato.

6. Mantener actualizado el expediente de físico yelectrónico del contrato, desde la recepción depropuestasy/ode lasmanifestacionesde interéshastalalegalizacióndelcontratoyenviaralarchivodegestióndeacuerdoconlosprocedimientosestablecidos.

7. Enviar al responsable del Sistema Electrónico para laContrataciónPública–SECOP–,losdocumentosrelativosalprocesodesde la recepcióndepropuestasy/ode lasmanifestaciones de interés hasta la legalización delcontrato, para su debida publicación en el SistemaElectrónicoparalaContrataciónPúblicaylapáginawebdeAlcaldíadePalmira.


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b. Financiero:1. Verificar los requisitos habilitantes mínimos de los

proponentesydemásaspectosdecomprobación.2. Verificar y evaluar los documentos allegados por los

proponentesy/ointeresadosenlocontable,económicoyfinanciero.

3. RemitiralroljurídicodelComitéEvaluadorlosinformesdeverificaciónyevaluacióndesdesurolfinancieroparasuconsolidación.

4. Elaborar las respuestas a las observaciones yreclamaciones contables, económicas y financieras quesepresentenalosinformesdeverificaciónyevaluación.

c. Técnico:

1. Verificar los requisitos habilitantes mínimos de los

proponentesydemásaspectosdecomprobación.2. Evaluar los documentos técnicos allegados por los

proponentesy/ointeresados.3. RemitiralroljurídicodelComitéEvaluadorlosinformes

deverificaciónyevaluación.4. Elaborar las respuestas a las observaciones y

reclamacionestécnicasquesepresentenalosinformesdeverificaciónyevaluación.

ElComitéEvaluadordeberáentregarelinformesobrelaevaluaciónalaDireccióndeContratación.Losevaluadoresejerceránsufuncióndiligentemente,demaneraque los informesdeevaluaciónesténadisposición de la Dirección de Contratación, y de las demásdependenciasqueasí lorequieranporlomenosconun(01)díadeantelaciónalafechaensepubliquenalosinteresados.Esteinforme

serárevisadoprevioaltrasladodelosproponentesy/ointeresadospor laDireccióndeContratación,conel finderevisarformalmenteeldocumento.ParaefectosdedarcumplimientoalDecreto1082de2015ydemásnormas que lo modifiquen, reglamenten, adicionen ocomplementen, el Comité Evaluador cumplirá las funciones allíconsignadas respectoa la evaluaciónde lasofertas. La funcióndelComité Evaluador finaliza cuando esté en firme la resolución deadjudicación, de declaratoria de desierta, o resueltos los recursosqueenagotamientodevíagobernativasehayaninterpuestocontraelactodedeclaratoriadedesierta.2.7 SupervisoreseinterventoresLasupervisióneselseguimientotécnico,administrativo,financiero,contable,yjurídicoqueserealizasobreelcumplimientodelobjetodel contrato. Es una función ejercida por la AlcaldíaMunicipal dePalmira cuando no se requieren conocimientos especializados(Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011), pormedio de ésta se ejercecontrol y vigilancia de la ejecución del contrato público, desde losaspectos anteriormente mencionados, pues es a través de estafigura que la Alcaldía, asume el seguimiento y vigilancia de laejecución del contrato lo que permite garantizar que elmismo sedesarrolleencumplimientode lasnormasyprincipiosque rigen lacontrataciónpúblicaevitandoasíquesepresentencualquiertipodeirregularidades en la ejecución del contrato o que llegada aoriginarsealgunaactuaciónirregularoincumplimientoseprocedaatomarlasmedidasnecesariasparaafrontarlo.La interventoría es el seguimiento técnico que se realiza sobre elcumplimiento del contrato. Esta función la puede desarrollar una


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personanaturalo jurídicacontratadaparatal finpor laAlcaldíadePalmira (Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011) al igual que lasupervisión, la interventoría cumple la función de ser unaherramientadeseguimientoyvigilanciaa laejecucióndelcontratoen virtud de la cual una persona natural o jurídica externa, se leencarga de realizar el seguimiento técnico correspondiente paragarantizarqueelobjetocontractualseejecuteencumplimientodelas normas y principios rectores de la contrataciónpública. Ambasfiguras de control y vigilancia fungen como herramientas paraprevenir la ocurrencia de cualquier tipo de actos de corrupción ygarantizar el cumplimiento de los principios de la contrataciónpública.Sedebecontarconinterventoría,enlossiguienteseventos:

• Cuando haya obligación legal de tener interventoría,dependiendodelcontrato.

• Cuando el seguimiento del contrato requiera deconocimientoespecializado.

• Cuando la complejidad o la extensión del contrato lojustifique.

Asímismo, laAlcaldíapodrácontratardentrode la interventoríaelseguimiento administrativo, técnico, financiero y contable cuandoencuentre justificación suficiente para hacerlo. (Inciso 3 del art 83de la Ley 1474 de 2011). La norma diferencia la supervisión y lainterventoríadelasiguientemanera:

FiguraN.º1.ComparativoentreSupervisióneInterventoría.Fuente:JorgeHernánBeltrán Pardo (2013). Visión práctica de la reforma legal y la reglamentación delestatutogeneraldelacontratacióndelaadministraciónpública.AlcaldíaMayordeBogotá.Bogotá,D.C.2.7.1 DesignacióndelsupervisorLos Ordenadores del Gasto designarán los servidores para lasupervisiónmedianteactodedesignación,atravésdelaminutadelcontratoa supervisar,unavez sehayancumplido los requisitosdeperfeccionamiento y legalización del contrato y previa suscripcióndelactadeiniciodelcontratoasupervisar,informandodichoactoala Dirección de Contratación. En caso de guardar silencio sobre el

SUPERVISIÓN

Seguimiento técnico administrativo, financiero,

contable y juridico

Ejercida por la misma entidad estatal a través de sus

servidores

Es ejercida unicamente por persona natural

Se ejerce por la entidad cuando no se requieren

conocimientos especializados

La Supervisión no se puede contratar, se puede contratar

es el apoyo al supervisor

INTERVENTORÍA

Seguimiento eminentemente técnico, aunque se pueden

contratar las demás funciones

Ejercida por un contratista

Persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal

Cuando se requiere conocimiento especializado o

por complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen

El interventor siempre es un contratista


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particular, la supervisión recaerá en cabeza del Jefe de laDependenciaDelegadaencontrataciónsolicitante.En dicho acto se deberá establecer que, en caso de ausenciatemporalodefinitivadelSupervisordelcontrato,éstedeberáhacerentrega a quien lo reemplace, de un acta que incluya un informeresumendelestadodelcontratoylasactividadespendientes.2.7.2 PerfildelSupervisory/ointerventorElperfildebeenmarcarseenlassiguientescaracterísticas:

• Paralasupervisión:unfuncionariopúblicoconformaciónoexperiencia relacionadaconelobjetodel contrato.Para sudesignacióndeberátenerseencuenta:

o Queel cargoquedesempeñadentrode laAlcaldíanoseauncargoasistencialotécnico.

o Que la carga de trabajo que posee el servidor,permita que éste adelante debidamente lasfuncionescomoSupervisordelcontratoadesignar.

• Noobstante,sibienlasupervisióndebeseradelantadaporun funcionario de la Alcaldía, la Entidad puede contratarpersonal de nivel profesional, técnico, tecnológico oasistencialparaapoyarlasupervisión.

• Para la interventoría: ésta deberá ser contratada con unparticularidóneo.

• La selección de la interventoría se debe realizar de lasiguientemanera:

o Por concurso de méritos abierto o conprecalificación.

o Encasodequeelvalordelcontratoseamenoral10%de lamenorcuantíade laentidad,el interventor

deberá seleccionarse por lamodalidad de “mínimacuantía”.

2.7.3 FacultadesydeberesdelosSupervisoreseinterventoresLos Supervisores y/o interventores están facultados para solicitarinformes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de laejecución contractual, y serán responsables por mantenerinformado al Ordenador del Gasto de los hechos o circunstanciasque puedan constituir actos de corrupción tipificados comoconductaspuniblesoquepuedanponerenriesgoelcumplimientodelcontratoocuandotalincumplimientosepresente.• Facultades: solicitar informes,aclaraciones,explicaciones sobre

eldesarrollodelaejecucióncontractual.• Deberes: mantener informado al Ordenador del Gasto de los

hechos o circunstancias que puedan constituir actos decorrupción tipificados como conductas punibles, o queponganen riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando talincumplimientosepresente.

La Oficina de Control Interno de la Alcaldía podrá requerir alSupervisor toda la información relacionada con los aspectostécnicos, administrativos, financieros, contables y legales delcontrato,pudiendo,desernecesario,inspeccionarlosdocumentos,productos,lugaresosedesdondeseejecutelaprestación,odemásque se requieran, con el fin de realizar periódicamente unseguimientoalafuncióndevigilanciaycontroldesignada.


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2.7.4 FuncionesdelaSupervisiónylaInterventoríaLosSupervisoresy/ointerventoresejercenunavigilanciaycontrolatravés de las funciones asignadas por la ley, así como las demásdisposicionesqueregulenlamateria,segúnlaclasedeactividadquesedeberealizar,lasfuncionesseclasificanenlassiguientes:

FiguraN.º2.FuncionesdelaSupervisiónylaInterventoría

Latareadelasupervisiónsiempreexistiráenrelaciónconcualquiercontrato estatal, distinto de la tarea de la interventoría. Por reglageneral,noseránconcurrentesenrelaciónconunmismocontrato,las funciones de la supervisión e interventoría. Por lo tanto, la

Alcaldía debe dividir la vigilancia del contrato respectivo deinterventoría, indicando las actividades técnicas a cargo delinterventor y otras que le hayan sido asignadas, y las demásquedaránacargodelSupervisorrespectivo.LoscontratosdeinterventoríaseránsupervisadosporlaAlcaldíadePalmira a través del Supervisor del contrato. Dejando claro que lasupervisión recae sobre el contrato de interventoría y no sobre elprincipal. Si la interventoría se concentra en la función técnicaexclusivamente, la supervisión sí llegará directamente al contratoprincipal en aquellos aspectos no comprometidos por lainterventoría.2.7.4.1 FuncionesgeneralesdelSupervisoreinterventorTodas lascomunicacionesyrequerimientosquesepresenteneneldesarrollodelaejecucióndelcontratodebenconstarporescrito,elseguimiento de estas actividades deberá dejarse documentado atravésdeinformesdesupervisióneinterventoríayreposaránenelexpediente contractual físico y electrónico en el SECOP I y II, asícomo en los sistemas de información que apoyan el Proceso. Encasodeque, desde el inicio del contrato, éste sehaya adelantadoporelSECOPIIelSupervisordelcontratodeberáregistrarseconsuUSUARIOyCONTRASEÑA intransferibleen laPlataformaVirtualdeColombiaCompraEficienteyalimentarelprocesoenlíneareferentealaetapadeejecucióncontractual.Asímismo,deberá:• Elaborar y suscribir el acta de inicio, luego de verificar los

documentosrequeridosparatalfin.• Exigir cuando aplique la afiliación del contratista al sistema de

seguridadsocialysuspagosaldía.

Funciones

Técnica

Encaminada a determinar si las obras, servicios o bienes, se ajustan a las cantidades, especificaciones y

calidades establecidas, cumplimiento de cronogramas y

plazos, entre otros relacionados con el cumplimiento del objeto del

contrato.

Administrativa

Comprende las actividades encaminadas a administrar la

ejecución del contrato y a verificar el cumplimiento de los trámites,

diligencias y manejo documental.

Contable y financiera

Comprende las actividades dirigidas a controlar el buen manejo e inversión de los recursos del contrato y a autorizar pagos

derivados así como los aspectos contables, de seguridad social y

tributarios

Jurídica o legal Busca asegurar que se ciña a la ley


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• Informar a la aseguradora el inicio del contrato del cual essupervisor.

• Verificarconformealapropuesta,elpersonalquelaboraráenlaejecucióndelcontrato.

• Entregar por parte de la Alcaldía mediante acta todos losinsumospactados.

• Exigir y verificar el cumplimiento de los cronogramas deejecuciónestablecidos.

• Elaborar informes parciales del seguimiento de las funcionesasignadas según el caso, técnica, administrativa, financiera,contableojurídica.

• Generar actas de recibo parcial o recibo a satisfacción, y dartrámite a los pagos correspondientes, previa verificación delpagodelosaportesalsistemadeseguridadsocial.

• Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones delcontratista, para suscribir o proyectar los requerimientoscorrespondientes,conformeasucompetencia.

• InformardemaneraoportunaalOrdenadordelGastosobrelosavancesdelaejecucióndelcontrato.

• Recomendar oportunamente al Ordenador del Gasto lasmodificacionesnecesariasalcontratoparaelcumplimientodelobjeto.

• Cuando existan modificaciones al contrato, solicitar alcontratistaprocederalaactualizacióndelasgarantías.

• Elaborar y gestionar cuando aplique el acta de liquidación delcontrato.

• InformaralOrdenadordelGasto,documentarlamaterializaciónde riesgosposterioresa la liquidacióndel contratoe iniciar losprocesosdegarantíassegúnelcaso.

• Elaborarysuscribirelactadeterminacióndelcontrato.• Diligenciar, anexar y actualizar los soportes de la etapa de

ejecución del contrato hasta la liquidación del mismo en el

expediente físicoyenelexpedienteelectrónicodelSECOP II sihaylugar.

Endesarrollodelasfuncionesasignadasporlaley,elSupervisory/ointerventortendrálassiguientesactividadesespecíficas:2.7.4.1.1 Funciones técnicas de la supervisión y/o

interventoría• Verificar que antes de iniciar las obras o la prestación de los

servicios,lospermisosolicenciasseencuentrenvigentes.• Verificar que los planos y estudios técnicos requeridos se

encuentrenactualizadospara la ejecucióndel contrato cuandosetratedeobrapública.

• Verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas,calidad, y garantías de los bienes, servicios y obras públicaspactadas.

• Verificar la experiencia, perfil, pago de honorarios y salariossegún sea el caso del talento humano, de acuerdo con lopactado.

• Verificar el cumplimiento de las normas ambientales y desostenibilidaddeacuerdoconlopactado.

• Verificar cuando aplique el cumplimiento del Plan deOrdenamientoTerritorial.

• VerificarelcumplimientodelcronogramadeejecuciónyalertaralOrdenadordelGastoconevidenciastécnicasofácticassobreposibles retrasos que pongan en riesgo el cumplimiento delobjetocontractualdentrodelosplazosestablecidos.

• Informar al Ordenador del Gasto sobre la ocurrencia deincumplimientos, para que se adopten lasmedidas correctivasrespectivas.


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• Suministrar al contratista la información que requiera para laejecución del contrato, así como todos los medios necesariosparaeldesarrollodelmismo.

• Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de suscondiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato,igualmente comprobar, que los planos, estudios, diseños,licencias, premisos, autorizaciones, cálculos, especificaciones ydemás consideraciones técnicas requeridas se encuentrenactualizados para la ejecución del contrato cuando se trate deobra,ycuandoaplique.

• Recomendar oportunamente al Ordenador del gasto, lasmodificaciones necesarias al contrato para el cumplimento delobjeto, que deban adelantarse mediante otrosí (adiciones,ampliaciones, suspensiones, entre otras), anexando losdocumentos requeridos y su justificación. El Supervisor deberápresentarsuconceptotécnicodonderecomiendeono,realizardichamodificación.

• Proyectary justificarpara la firmadelOrdenadordelGasto lasactas de suspensión, reinicio, terminación y/o liquidación delcontrato, cuando se presenten las causas que las originen, deconformidadconloestablecidoporelpresenteManual.

• Verificar y exigir al contratista el cumplimiento de lasespecificaciones técnicas, calidad, normas técnicas y garantíasdebienes,serviciosyobraspactadas.

• Acompañarlosprocedimientossancionatoriosqueseadelanten,bien sea en la etapade ejecución contractual y hasta el cierredelexpedientefísicoyelectrónico.

• Elaborar las actas de ejecución, de recibo a satisfacción yproyectar desde el punto de vista técnico las que motivanmodificacionesalcontrato.

• Verificar que los equipos técnicos y maquinarias requeridos,correspondanconlosexigidosyoperenconlacalidadesperada.

• VigilareinformaralOrdenadordelGastosobrelacalidaddelosbienes, servicios y obras hasta el vencimiento de las garantíaspos contractuales; con el fin de iniciar oportunamente lasaccionesrespectivasaplicables.

• Realizar empalmes con los Supervisores entrantes y salientes,coninformestécnicosdeformadetalladas.

• Obrar con diligencia de manera que evite sobrecostos operjuicios para el contratista, por lo que, en consecuencia,adelantaráoportunamentelasaccionesaquehubierelugarparaquelaejecucióndelcontratonoseveaafectadapornegligenciaalguna.

• Realizar las reuniones necesarias para aclarar, precisar o darimpulso al desarrollo del contrato y dejar constancia de lodeliberadoporescritoenactasdereunión.

• Supervisarelcumplimientodelosrequerimientosenmateriadecompras públicas sostenibles establecidos en los contratos yPliegosdecondiciones.

• Coordinar el recibo a satisfacción de los bienes o servicioscontratados.

• Preservarlavigenciadelasgarantías,enejerciciodesulabor,elsupervisor y/o interventor deberá advertir inmediatamente alordenadordelgastodelegadoparalarespectivacontratacióndetodasaquellassituacionesquepuedanafectarla(s)garantías).

• El Supervisor y/o interventor informará al garante de aquellascircunstanciasquealterenelestadodel riesgo,asíporejemploremitirá,entreotros: lacopiade laaprobaciónde lagarantíaysusanexos,delasmodificacionesuotrosídelcontrato,lasactasde suspensión y de reanudación, y de las diversas actuacionesqueseadelantenconmirasa la imposicióndemultas,cláusulapenalpecuniariaydeclaratoriadecaducidad.

• Solicitar el procedimiento administrativo sancionatorio o elpertinente a la Dirección de Contratación, sobre hechos o


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circunstancias que puedan constituir actos de corrupcióntipificados como conductas punibles, o que pongan o puedanponer en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando talincumplimiento se presente sin que el contratista se hayaallanadoacumplirloantelosrequerimientosqueentalsentidole haya formulado el Supervisor, para que inicie la actuacióncorrespondiente.

2.7.4.1.2 Funciones jurídicas de la supervisión y/ointerventoría

• Verificarel cumplimientode losaspectos legales, conelapoyo

delaDireccióndeContratación.• InformaroportunamentealOrdenadordelGastodecausasque

motiveneliniciodeprocesossancionatoriosoincumplimientos,documentandoconevidenciaslasirregularidades.

• Verificarelcumplimientodelplazodeejecucióndelcontratoylavigencia de las garantías, solicitar su prórroga cuando seanecesariooportunamente.

• Realizar seguimiento a los riesgos del contrato que puedanafectarlaecuacióncontractual.

• Verificarel cumplimientode losderechosyobligacionesde laspartes.

• Informar permanentemente a la aseguradora sobre lasirregularidadespresentadas

• Elaborarlasactasdecesióndelcontrato.• Verificarlasuficienciadegarantíadeacuerdoconlasexigencias

pactadasenelcontratoysusmodificaciones.• Elaborar el informe final de supervisión y/o interventoría que

servirá como fundamentodel acta de liquidacióndel contrato,cuandoaplique.

• Elaborarelactadeliquidación,enloscontratosqueaplique.

2.7.4.1.3 Funciones administrativas, financieras y contablesdelasupervisióny/ointerventoría

• Verificar el cumplimiento de los aspectos administrativos,

financierosycontablesquerigenelcontrato.• El interventor y/o supervisor deben verificar que el

cumplimiento de los aportes al Sistema de Seguridad SocialIntegral, por parte del contratista, sea de manera oportuna.Debe además constatar que los aportes se realicen a lasentidadesrespectivas,conbaseenlossalariosestipuladosenlaoferta.

• Verificarprevioal iniciodel contrato, la totalidadde requisitoslegalesycontractualesparadarinicioalaejecucióncontractual(Registro Presupuestal, aprobación de la póliza, afiliación a laAseguradoradeRiesgosLaborales,presentacióndeexamenpreocupacional, etc.); sin el cumplimiento de estos requisitos deejecuciónnopodráexistirdichaacta.

• Verificar la presentación de los informes periódicos paracertificar el pago en los términos pactados o en cualquiermomentoencasodefuerzamayoroeventocircunstancialqueloamerite.

• Convocaralcontratistaalasreunionesnecesariasparalograrladebida ejecución del contrato y elaborar las actas requeridasparaunaadecuadacomunicaciónydocumentación.

• Servirdecanaldecomunicaciónefectivaentreelcontratista,elOrdenadordelGasto,ylaDireccióndeContratación.

• Elaborar informes periódicos de ejecución administrativa delcontrato e informar al Ordenador del gasto, cuando sepresenten incumplimientos, adicionalmente documentar conevidencialasirregularidades.

• Rendirinformesadministrativosalosorganismosdecontrolyalaauditoríainterna.


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• Ordenar por escrito lo necesario, para que la ejecución de lostrabajosselleveacabosinperjuiciosaterceros.

• Resolver con oportunidad las consultas administrativas quepresente el contratista y hacer las observaciones que estimeconveniente.

• Responderoportunamentetodotipodesolicitudesqueeleveelcontratista a la AlcaldíaMunicipal, esto con el fin de evitar seconfigurare el Silencio Administrativo Positivo previsto en elartículo 25 de la Ley 80 de 1993, y en lo posible responderdentro del mes siguiente a más tardar o antes segúncomplejidaddeltema.

• Verificarelcumplimientodelaprogramaciónyelcumplimientode la ejecución de las actividades del contrato, expidiendo elcertificadoquedécuentadedichasituación,conelfindequesepuedagenerarelpagodelascuentasdecobro.

• Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expedientefísico y los sistemas de información según competencia yprocedimientos establecidos desde el inicio de la etapa deejecuciónhastaelcierredelexpediente.

• Realizar el cierre del expediente contractual, e informar a laDireccióndeContrataciónyalGrupodeArchivoparaeltrámiterespectivo. En caso de que el Supervisor se desvincule de laAlcaldía de Palmira antes de esta etapa, éste deberá entregarunarelacióncompletadeloscontratosasucargoasusuperiorjerárquicoparasureasignación,seguimientoycontrol.

• CumplirlasindicacionesdelprocedimientoimplementadoporlaSecretaríadeHaciendaencuantoalmanejofinanciero.

• Verificar la entregadel anticipo, suamortizaciónperiódica yelreintegrodelosrendimientosfinancieroscuandoaplique.

• Expedirelinformedesupervisiónparaeltrámitedepago.• Verificarel cumplimientode losaspectos financierosque rigen

elcontrato.

• Verificar el cumplimiento de la oferta, conforme a loestablecido.

• Revisar las facturas o cuentas de cobro, junto con susrespectivossoportes,antesdequeéstasseantramitadas.

• Procurar la eficiente y oportuna inversión de los recursospúblicos involucrados en las contrataciones adelantadas por laAlcaldía Municipal de Palmira incluyendo Convenios, enparticular,ladelanticipoypagoanticipado.

• Verificarque los valores facturados correspondana lospreciospactados,consusrespectivosimpuestosydeducciones.

• En caso de que el contrato estipule un anticipo deberágarantizarquedichos recursos seapliquenexclusivamentea laejecución del contrato correspondiente y velar por la correctainversión de los mismos, llevando el control contable de losdesembolsos realizados con cargo a la fiducia, patrimonioautónomoocuentaseparadasegúnlaleyyelreglamento.

• Gestionar oportunamente los pagos, recibos a satisfacción,entradademercancíaconformealasreglasdelproceso.

• Orientaralcontratistaencuantoalasretencionesrealizadasenlospagosdelcontrato.

• Verificar que los precios propuestos para las adicionescorrespondan con los pactados en el contrato inicial y a lospreciosdemercado.

• Gestionarelpagoconbaseenel reciboasatisfacciónparcialototal,revisandolafacturaodocumentoequivalente.

• Llevar registrosde la liquidación conbaseen loejecutadoy loquefaltaporejecutar,estotomaimportanciaencasodecambiodeinterventorosupervisor.

• Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expedientefísico y los sistemas de información según competencia yprocedimientos establecidos desde el inicio de la etapa de


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ejecución hasta el cierre del expediente del Proceso deContratación.

2.7.4.1.4 FuncionesfrentealanticipoEl anticipo es una suma de dinero que se entrega al contratista atítulo de préstamo, con el objetivo de que sea destinada alcubrimiento de los costos en que éste debe incurrir para iniciar laejecución del objeto contractual, dicha suma y su utilización sonobjetode controlporpartede la inspeccióny vigilanciaen cabezadel interventor y el supervisor, será el encargado de autorizar lasolicitud del anticipo, si encuentra que el mismo se encuentrajustificado.Al respecto debe establecerse que, si bien el anticipo consiste endicha suma que se le entrega al contratista, la misma sigueperteneciendo a la entidad estatal y se encuentra sujeto aldesarrollodeactividadespropiasdelobjetocontractual8.Es por esta razón que los Supervisores e Interventores, dentro desusfuncionesharánlossiguientesrequerimientosfrentealanticipo:• Plandeinversióndelanticipoporpartedelcontratistaaliniciar

elcontrato.• Verificarqueseconstituya lafiduciaoserealice laaperturade

lacuentabancariaparaelmanejode los recursosquerecibaatítulo de anticipo, según se trate de contrato producto deLicitaciónono.

8 DepartamentoNacionaldePlaneaciónConceptoN. °20118010594111del24deoctubrede2011).

• Revisar las facturas de acuerdo a lo establecido en el estatutotributario y/o documentos equivalentes presentados por elcontratista.

• Verificar y registrar cronológicamente los pagos y deduccionesdelcontrato.

• Asegurarlaamortizacióntotaldelanticipoencasodeexistir.• Verificar la devolución de los rendimientos financieros de los

recursos desembolsados, de acuerdo con el procedimientoestablecido.

• Verificar la existencia de disponibilidad presupuestal para laejecución de trabajos o actividades extras o adicionales queimpliquenaumentodelvalordelcontrato.

• Tramitar los pagos pactados, previo recibo a satisfacción yverificación del paz y salvo con el sistema de seguridad socialintegral.

• Certificarelcumplimientocontractualparalagestióndepago.• Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expediente

físico y los sistemas de información según competencia yprocedimientos establecidos desde el inicio de la etapa deejecución hasta el cierre del expediente del Proceso deContratación.

• Lasdemásque le fuerenasignadasenelactodedesignaciónyenelcontrato.

2.7.4.2 ResponsabilidaddeSupervisoreseinterventoresLos Supervisores y/o interventores son responsables de losinformes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de laejecución contractual, y demantener informado al Ordenador delGastodeloshechosocircunstanciasquepuedanconstituiractosdecorrupcióntipificadoscomoconductaspuniblesoquepuedanponero pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o cuando tal


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incumplimientosepresente.Además,deacuerdoalanormatividadresponderánpor:

Figura N. º 3. Responsabilidad de la Supervisión y la Interventoría. Fuente:Información recopilada de “Jorge Hernán Beltrán Pardo (2016). Guía para lacontratación transparente en el Distrito de Bogotá. Alcaldía Mayor de Bogotá.Bogotá,D.C.

Tiipoderesponsabilidad

¿Enquéconsiste?

Civil

Son las consecuencias económicas que unfuncionariotienequeasumircuandoseproduceun daño patrimonial a la entidad contratantedebidoaunincumplimientointencional(doloso)o negligente (culposo) de sus funcionesparticulares.

Bajo esta responsabilidad el funcionario deberáresponderconsupatrimonioyseráobjetodelaacciónderepetición(acciónjudicialmediantelaque la entidad cobra al funcionario el valor delosperjuiciosquehasufrido).

Siel funcionario llegaa sercondenadoporestaresponsabilidad, deberá pagar de su peculio elvalor de los daños causados a la entidad.(Artículo2delaLey678de2001).

Fiscal

Son las consecuencias patrimoniales que unsupervisor o interventor, en ejercicio de lagestión fiscal (administración de recursospúblicos)debeasumircuandointencionalomuynegligentemente (gravemente culposo) causenundañopatrimonialalEstado.

Siel funcionario llegaa ser condenadoporestaresponsabilidad en la Contraloría deberá pagardesupatrimonioeldañocausadoalosrecursosdel Estado (Artículos 53 y 58 de la Ley 610 de2000).

Responsabilidad de los Interventores

(Civil, fiscal, penal, disciplinaria)

Consultores y asesores externos

Obligaciones derivadas del contrato de consultoría y

asesoría

Hechos y omisiones que

le fueren imputables

derivados de los contrato en los que ejercen sus actividades

Interventores

Obligaciones derivadas del contrato de interventoría

Hechos y omisiones que

le fueren imputables

derivados de su contrato de interventoría

Responsabilidad de los Supervisores Responden como sujetos de derechos y obligaciones, afectando su patrimonio, respondiendo por la comisión de conductas punibles y aplicándoseles el régimen de responsabilidad propia de los servidores públicos.


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Tiipoderesponsabilidad

¿Enquéconsiste?

Penal

Elsupervisoryelinterventordeberánresponderpenalmente por las conductas delictivas quegeneren sus actuaciones como servidorespúblicos.

Disciplinaria

Es aquella que debe ser asumida cuando unfuncionario en ejercicio de sus funciones poracción u omisión comete alguna de lasconductas señaladas como faltas en el CódigoDisciplinarioÚnico(Ley734de2002).

TablaN.°2.ResponsabilidadesdelaSupervisiónylaInterventoría

El interventorquenohaya informadooportunamentea laAlcaldíade un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal,parcialo totaldealgunade lasobligacionesacargodelcontratistaserá solidariamente responsable con éste de los perjuicios queocasionenconelincumplimientoporlosdañosqueseanimputablesalinterventor.Cuando el Ordenador del Gasto sea informado oportunamente delos posibles incumplimientos de un contratista y no lo requiera alcumplimiento de lo pactado o adopte lasmedidas necesarias parasalvaguardarelinterésgeneralylosrecursospúblicosinvolucrados,seráresponsableconéstedelosperjuiciosqueseocasionen.

2.7.5 AusenciastemporalesodefinitivasdelSupervisorEnel eventoenque sepresente la ausencia temporaldel servidordesignado para la Supervisión, esta función recaeráautomáticamenteenelJefeinmediatodelSupervisorhastaqueotrofuncionarioseaencargadodelasfuncionesdelcargodelausente.2.8 ResponsabledelSECOPylapáginaWebdelaAlcaldíaDe acuerdo con lo reglado en la Ley 1082 de 2015 y la Ley deTransparencia 1712 de 2014, todos los organismos sujetos a elladeben cumplir con lo establecido en cuanto a la publicidad de lacontratación, dentro del Sistema Electrónico de ContrataciónPública(SECOP).EnlaAlcaldíadelMunicipiodePalmiralohará(n)el(los)funcionario(s)ocontratista(s)encargado(s)deestaactividadel cual deberá publicar toda la información referente al procesocontractual en el Sistema Electrónico para la Contratación PúblicaSECOP y en la página Web de la Alcaldía, las cuales deberán sercoincidentesentresí.El(los)responsable(s)depublicar,seencargará(n)de:

a. Publicar toda la informacióncorrespondientea laetapadeplaneación y selección hasta laminuta contractual suscritadel proceso en el SECOP dentro de los tres (3) díassiguientes a la expedición del acto respectivo, y la quecorrespondaenlapáginaWebdelaAlcaldíadeconformidadconelartículo9ºy10ºdelaLey1712de2014.

b. Publicar la información correspondiente a la etapa deejecución,enloqueconcierneaactasdeinicio,suspensión,reanudaciónyliquidación,hastaelcierredelexpediente,enelSECOPyenlapáginaWebdelaAlcaldía.


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c. Asímismo,deberápublicarcualquiertipodeotrosí(adición,prórroga, modificación) y demás documentos que porManual o por Ley deban publicarse en las etapas deselección,ejecución,liquidaciónycierredelexpediente,queserealicealoscontratos.

d. LasdemásqueporlanaturalezadesuobjetoelDirectordeContratacióndisponga.

2.9 ModelodeGestiónContractualEl modelo propuesto contempla la visión del Proceso deContratación basado en una gestión por procesos, donde eldesarrollodelmismoiniciadesdeelmomentodeladefinicióndelanecesidad,esdecirde laplaneación, la cualdebe seralineadaconplaneacionesdentrodelsectorcumpliendolosobjetivosymetasdelaAlcaldía.El Proceso de Contratación, como parte de la Dirección deContratación, debe entenderse como actividades de apoyo, sinembargo,sucontribuciónesnotoriaalcumplimientodelamisióndelaAlcaldíaydebeapalancardesdesuconocimientoalasáreasparaque realicen bajo los principios de la contratación la gestión decompras.Partiendo de estas base, se propone dentro del siguientemodelo,fortalecerlaalineaciónestratégicaentrelosdiferentesprocesosqueintervienenenlagestióncontractual,vinculandoaotrasáreascomola Secretaría de Desarrollo Institucional, quien dará inicio a lagestión contractual, soportando a las Dependencias Delegadas enContratación en la definición de sus necesidades, estas últimasmanetendránsuparticipaciónactivadentrodelproceso, liderandodesdesuconocimientodelanecesidad,yapoyadosporlosComités

y Gestores el desarrollo de la selección y efectiva contratación,asegurandounacompra inteligentequecubranosólonecesidadesdesdelaperspectivadeobjetivosyrequerimientos,sinoasegurandolaoptimizacióndelosrecursosdelaAlcaldía.De acuerdo a lo anterior, este es el mapa del Proceso deContratacióndelaAlcaldíaMunicipaldePalmira:

FiguraN.º4.ModelodeGestiónProcesoContractualAlcaldíadePalmira.


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CAPÍTULOIIIPLANEACIÓNCONTRACTUAL

La Alcaldía del Municipio de Palmira planea sus adquisiciones deformasistemática,conelobjetivodequetodoslospartícipes,tantolosresponsablesdelacontratacióncomolacomunidadengeneral,conozcanlarutahaciadondesedirigeenmateriacontractual.Paraelloelabora,analiza,ajustayapruebalossiguientesaspectos:3.1 PlanAnualdeAdquisiciones–PAA-ElPlanAnualdeAdquisicionesesel instrumentodeplanificaciónyprogramación de las adquisiciones, éste contribuye a aumentar laprobabilidaddelograrmejorescondicionesdecompetenciaatravésdelaparticipacióndeunnúmeromayordeoferentesylaobtencióndeinformaciónuniformequepermitarealizarcomprascoordinadasy colaborativas. Con el fin de facilitar la identificación, registro,programaciónydivulgacióndelasnecesidadesdelasobras,bienesyservicios de la Alcaldía, así como el diseño de estrategias decontratación basadas en agregación de la demanda, que permitanincrementar la eficiencia en el Proceso de Contratación, se debeseñalar:

• El objeto, y cuando se conoce el bien, obra o servicio quesatisfacedichanecesidad identificándoloconel clasificadorde bienes y servicios UNSPSC – Código Estándar deProductosyServiciosdelasNacionesUnidas-.

• El valor estimado del contrato, y el tipo de recursos concargoaloscualeslaAlcaldíapagaráelbien,obraoservicio.

• La modalidad de selección del contratista y la fechaestimadaenlacuallaAlcaldíadePalmirainiciaráelProcesodeContratación.

Para la elaboración del Plan de Adquisiciones se debe utilizar elformatoestablecidoporColombiaCompraEficiente,yrevisarse lasmetas del Plan de Desarrollo Municipal, con el fin de determinarcuáles adquisiciones son necesarias, prioritarias y permanentes, locualestábajolaresponsabilidaddelosResponsablesdelPlanAnualdeAdquisiciones(PAA),yposteriormentesuconsolidaciónfinalseráresponsabilidaddelCoordinadordelPAA.ElPlanAnualdeAdquisicionesdeberápublicarseenelSECOPyenlapágina web de la Alcaldía antes del 31 de enero de cada año ydeberá actualizarse por lo menos una vez al año por parte delCoordinador del PAA. Cualquiermodificación deberá ser solicitadapor el Jefe de la Dependencia Delegada en contratacióndebidamentejustificada,anteelCoordinadordelPAAoelComitédeContrataciónsegúnlanaturalezadelamodificación.En todomomento sedeben seguir losparámetros señaladosen laGuíaparaelaborarelPAA,olasCircularesolineamientosexpedidospor Colombia Compra Eficiente referentes a la creación,modificaciónypublicacióndelPAA.Enningúncasosepodránadquirirbienesoserviciosnoincluidosenel Plan Anual de Adquisiciones. Cuando se presenten necesidadessobrevinientes o cambios en lasmismas deberá llevarse a cabo lamodificación,incluirseenelPlandeAdquisicionesypublicarseenlapágina del SECOP y en la página web de la Entidad antes de darinicioalprocesocontractual.De locontrario,nopodráadelantarselacontratación.


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3.2 EstudiosydocumentospreviosLos Estudios Previos son aquellos análisis, documentos y trámitesque sirven de soporte para elaborar el proyecto de pliegos, lospliegos de condiciones, el contrato y la invitación. Tienen comoobjetivo fundamental analizar todas las variables que puedenafectar el proceso de selección, el contrato y su futura ejecución,suponiendoasíelcumplimientodeldeberlegalquesederivadelosprincipiosmencionadoseneliniciodelpresenteManual.Corresponde al Gestor o Gestores de los Estudios Previos, reunirtodos los antecedentes, documentos, autorizaciones y demássoportesrequeridosquesirvandebaseparaelaborarlos.EstosEstudiosdebencontenercomomínimo:

• La descripción de la necesidad que la Alcaldía pretendesatisfacerconelprocesodecontratación.

• Elobjetoacontratar,• Lamodalidaddeselecciónysujustificación.• Elvalorestimadodelcontratoylajustificacióndelmismo.• Loscriteriosparaseleccionarlaofertamásfavorable.• Elanálisisdelriesgo.• LasgarantíasquelaAlcaldíacontemplaexigirenelproceso

decontratación.• Laindicacióndesielprocesodecontrataciónestácobijado

por un Acuerdo Comercial y la posibilidad de limitación aMypimes.

• La indicación de si requiere o no interventoría, en lostérminosquedefine laLey1474de2011,ycomose indicaenelpresenteManual.

• Cuando el objeto del proceso de contratación se refiera atemas de tecnología e informática, debe establecerse elrequisito de contar con el visto bueno de la Oficina deSistemaseInformática.

• VerificacióndequelanecesidadseencuentraprevistaenelPlanAnualdeAdquisiciones.

• ClasificaciónenelsistemaUNSPSC.• Formadepago.• Plazodeejecución.• Plazodevigenciayliquidaciónsifuereelcaso.

3.3 AnálisisdelSectorEconómicooEstudiosdelSectorEl análisis del sector económico es el estudio detallado del sectorrelativoalobjetodelprocesodecontratación,buscandoconoceraprofundidad el sector desde la perspectiva legal, comercial,financiera,organizacional,técnicaydeanálisisderiesgos,delcualsedeberádejarconstanciaenlosdocumentosdelproceso.El puntodepartidapara la elaboracióndel análisis solicitadoes elobjetodelcontratoy,porconsiguiente,deéstedependeelalcancedel análisis. Se debe tener en cuenta que el análisis de sector sedebe realizar independientemente de la modalidad de selección,teniendo en cuenta la Guía y lineamientos que para el caso haexpedidoColombiaCompraEficiente yelAnálisis SocioEconómicoelaborado al inicio de cada vigencia fiscal por la Dirección deContratación.Los Gestores de los Estudios Previos, encargados de la realizacióndelestudiodelsector,debenconsiderarlossiguientesaspectos:


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• Revisar si se ha realizado un Proceso de Contrataciónsimilar,unanálisisdemercadosimilardentrodelaAlcaldíaMunicipaldePalmiraodeotrasentidades,estaverificaciónpuederealizarseacudiendoalasplataformasdelSECOP.

• Revisarcostosdirectoseindirectosdelcontrato.• Una vez realizado esto, se buscará proveedores para

solicitar cotizaciones, identificando proveedores,recopilando información acerca de estos y del mercadomismo y medir posibles riesgos en el proceso decontratación.

• Elaborarelestudioquepermitaestablecerelvalorestimadodelcontratoylajustificacióndelmismo.

• Cada proceso contractual requiere un estudio propio ydetallado.

3.4 EvaluacióndelRiesgoSe deben evaluar y establecer los riesgos que el proceso decontratación a realizar representa en las metas y objetivos de laAlcaldía de Palmira. La evaluación debe hacerse sobre los “riesgosprevisibles”9.Paraellosetendránencuentalossiguientescriteriosydemás lineamientos que dicte el Comité de Contratación, y lasCirculares expedidas por Colombia Compra Eficiente. Por lo tantotengapresentequesedebe:

• Establecerel contextoenel cual seadelantaelprocesodecontratación.

9 CONPES 3714 de 2011 “Del riesgo previsible en el marco de la política decontrataciónpública”yCircular8deColombiaCompraEficiente.

• Identificar y clasificar los riesgos del proceso decontratación.

• Hacerunaevaluaciónporcadaprocesocontractual.• Evaluarycalificarlosriesgos.• Asignarytratarlosriesgos.• Elaborarlamatrizderiesgosrespectiva.• Monitorearyrevisarlagestióndelosriesgos.• Garantizarquelosriesgosseanproporcionalesyrazonables,

enrelaciónconelobjetoacontratar.

3.5 Impuestos,tasasycontribucionesaplicablesEnlosestudiospreviossedeberáidentificarcuáldeestosrubrossonaplicables al contrato que se pretenda celebrar, cual es la cargaimpositivayaquiéncorrespondeasumirlos.Paracontratosdeobra,serequiereladiscriminacióndelosanálisisde precios unitarios (APU), y de los costos de administración,imprevistosyde lautilidad(A.I.U),que laAlcaldíadeterminacomomáximospermitidos.El concepto del A.I.U. (Administración, Imprevistos y Utilidad), esindispensabledefinirloparaconocerelriesgoy laseguridadquesetienealejecutareiniciarunpresupuestodeobra."Esimportanteporquedeterminalaseguridadyconfiabilidadquesetienealdesarrollarelcontroldecostosdelpresupuestoyaqueeselresultadodelestudiodondeseproyectanlosgastosenqueincurriráel contratista (en relación a la construcción), por la cual es elcontratante el responsable de la información suministrada y debe


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seracordea loestablecidoconlasnormaslegalesvigentesyenlostérminosdereferenciadecadalicitacióny/ocontratoacordado”10.3.6 RequisitoshabilitantesEstosnosonobjetodecalificaciónysondeterminantesparaqueelproponentepaseonopasealaetapadeevaluaciónyasignacióndepuntaje dentro del proceso respectivo. La determinación de losrequisitoshabilitantesdependede:

• Elriesgodelprocesodecontratación.• Elvalordelcontratoobjetodecontratación.• Elanálisisdelsectoreconómicorespectivo.• Eltipodecontrato.• Elplazodecontrato.• Elconocimientodefondodelosposiblesoferentesdesdela

perspectivacomercial.

Loscriterioshabilitantesseránlossiguientes:experiencia,capacidadjurídica,capacidadfinancieraycapacidaddeorganización;loscualesserán certificados por las Cámaras de Comercio, con base en lainformaciónquereposaenelRegistroÚnicodeProponentes(RUP).Así como a los que bien la Alcaldía según el objeto a contratarrequierapreviamenteenlospliegosdecondicionesrespectivos.CuandonoserequieralainscripciónenelRUP,elcumplimientodelos requisitos habilitantes se verificará con base en ladocumentación solicitada y aportada por el proponente, así como

10Universidad Nacional de Colombia. Aproximación metodológica para el cálculodel Al U Agosto 28 de 2009.http://www.bdigital.unakedu.co/5389/1/miguelrojas.2010.pdf

en la verificación de documentos que puede consultar en línea laAlcaldía.3.7 RequisitoscalificablesoponderablesSe analizará previamente al proceso de selección cuál es lacombinacióndefactoresdeselecciónqueharáposiblesatisfacerdemejor manera las necesidades a contratar con el resultado másfavorableentérminosdecosto–beneficio.Conbaseenesteanálisis,seidentificarányponderaránlosfactoresque se deben prever en el correspondiente pliego de condicionespararealizarlaevaluacióneidentificacióndelaofertamásfavorablepara laAlcaldía. Los factoresa teneren cuentaparadeterminar laponderación en cada modalidad de selección, se determinarándependiendodelamodalidadescogidaasí:

MODALIDADCAUSALDEESCOGENCIA

FACTORDEPONDERACIÓN

LICITACIÓNPÚBLICA Reglaresidual

Precio

Calidad

ApoyoalaIndustriaNacional

SELECCIÓNABREVIADA

SUBASTAINVERSA

Bienes y Servicios deCaracterísticas TécnicasUniformes–BSCTU-

Precio

ACUERDOMARCODEPRECIOS

Bienes y Servicios deCaracterísticas TécnicasUniformes–BSCTU-

Precio


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BOLSADEPRODUCTOS

Bienes y Servicios deCaracterísticas TécnicasUniformes –BSCTU- yProductos de origen odestinaciónagropecuarios que seofrezcan en las bolsasde productoslegalmenteconstituidas

Precio

MENORCUANTÍA

Procesos que elpresupuesto oficial seencuentre dentro de lamenor cuantía de laEntidad

Lassiguientescausales:

a. La celebración decontratos para laprestación deserviciosdesalud.

b. La contratacióncuyo proceso delicitación públicahayasidodeclaradodesierto.

c. La enajenación debienesdelEstado.

Precio

Calidad

ApoyoalaIndustriaNacional



CONCURSODEMÉRITOS

ServiciosdeConsultoría:seincluyeaquíreferidosa:

- Los estudiosnecesarios para laejecución deproyectos deinversión.

- Estudios dediagnóstico,prefactibilidad ofactibilidad paraprogramas oproyectosespecíficos.

- Asesorías técnicasde coordinación,control ysupervisión11.

Calidad

ProtecciónalaIndustriaNacional

11 Por labores de asesoría, y de asesoría técnica de coordinación, control ysupervisión a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993entiéndaselasllevadasacaboconocasióndelaconstrucción,elmantenimientoyla administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, depuentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales,aeropuertos, ferrocarriles,teleféricos,acueductos,alcantarillados,riegos,drenajesy pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción ytransporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y en general todas


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- La interventoría,gerencia de obra ode proyectos,dirección,programación y laejecución dediseños, planos,anteproyectos yproyectos.

CONTRATACIÓNDIRECTA

Causales:

- UrgenciaManifiesta- Contratos de

Empréstito- Contratos

Interadministrativos

- Los Contratos parael desarrollo deactividades decienciaytecnología

- Los contratos deEncargoFiduciario

- Cuando no existapluralidad de

Idoneidad

Experiencia

aquellasactividadesrelacionadasconlaingenieríaaqueserefiereelartículo2°delaLey842de2003.



oferentes- La prestación de

serviciosprofesionales y deapoyoalaGestión

- Arrendamiento oadquisición deinmuebles

MÍNIMACUANTÍACuantía(el10%delamenorcuantía)

Precio

TablaN.º3Criteriosdeescogencia.–Requisitoscalificablesoponderables–

En los Procesos de Contratación del Decreto 092 de 2017 quereglamentalacontratacióndelartículo355delaC.N.,ydelartículo96delaLey489de1998,setendránencuentalaspautasycriteriosestablecidosenlaGuíaparalacontrataciónconentidadesprivadassinánimodelucroydereconocidaidoneidaddeColombiaCompraEficiente.Paradeterminar la idoneidadde laEntidadSinÁnimodeLucro a contratar, independientemente de que la forma decontratación sea por convocatoria o directa, deberán tenerse enconsideración los siguientes aspectos indicados por ColombiaCompra sin perjuicio de los que indique con posterioridad dichaentidad:

• Correspondenciadelobjetodelaentidadprivadasinánimode lucro y el programa o actividad prevista en el plan dedesarrollo.


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• Capacidaddel personalde la entidadprivada sin ánimodelucro.

• Experiencia.• Estructuraorganizacional.• Indicadoresdelaeficienciadelaorganización.• Reputación.

3.8 ElaboracióndelpliegodecondicionesLospliegosdecondicionesconsignarán laspolíticasporprocesodeselección en lo relacionado con los criterios habilitantes y deevaluaciónpara laadjudicación.Estosdebensercompletos,claros,coherentesyprecisos,esdecir,debeevitarsea todacostaapartesqueconduzcanainterpretacionesodecisionesdecaráctersubjetivoyquepuedanconduciradeclarardesiertoelproceso.LaexigenciadelascondicionesdelproponentedebenseradecuadasyproporcionalesalanaturalezadelcontratoasuscribiryasuvalordeconformidadconlodispuestoenelArtículo5ºdelaLey1150de2007ylasnormasreglamentariasvigentes.Laestandarización,aprobaciónymodificacionesdeldocumentodemodelodepliegosestaráencabezadelComitédeContratación.Lasvalidacionesdelasmodificacionespuntualesrespectoacadaunodelos procesos de contratación estarán en cabeza de laDirección deContratación.Deacuerdocon loseñaladoenelartículo2.2.1.1.2.1.4delDecreto1082de2015,elproyectodepliegodecondicionesdeacuerdoconlamodalidaddeseleccióndeberápublicarseparalapresentacióndeobservaciones por parte de los interesados, por los siguientestérminos:

• LicitaciónPública:diez(10)díashábiles.• SelecciónAbreviada:cinco(5)díashábiles.• ConcursodeMéritos:cinco(5)díashábiles.

Encasode licitaciónpública,dentrode la informacióntécnicaparala elaboración del pliego de condiciones se señalará si procede lapresentación total o parcial de la oferta de manera dinámica,mediante subasta inversa, se establecerán las variables técnicas yeconómicassobrelascualeslosproponentespodránrealizarlapujadeconformidadconlasnormasreglamentariasvigentes.Enlospliegosdecondiciones,laAlcaldíaadoptarámecanismosquepermitan otorgar mayor calificación a los proponentes que en supropuesta presenten mejores condiciones o mejores practicas deconservacióndelmedioambiente.3.9 DeterminacióndelimpactosocioambientalPara la identificación de los impactos socio ambientales de lasadquisiciones que efectúe la Alcaldía de Palmira, se procederá atener en cuenta los siguientes criterios, los cuales, no siendorestrictivos, servirán de insumo para su establecimiento ydeterminación:

• Cada contratación que desarrolla la Alcaldía de Palmiratiene sus particularidades, por lo tanto, para cada una deellassedeberáefectuarunavaloraciónespecíficateniendoencuentalascaracterísticasdelbienoservicioaadquirir.

• Las fichas de sostenibilidad presentadas en la guíaconceptualymetodológicadecompraspúblicassosteniblesexpedida por el Ministerio de Ambiente y DesarrolloSostenibleyelCentroNacionaldeProducciónmásLimpiay


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Tecnologías Ambientales, en el cual se encuentran losbienes y/o servicios quepor sus características y contextoestratégico en la compra pública de las entidadesnacionales y locales, tienen un grado de relevancia en elmarco de la estrategia de compra de bienes y serviciossostenibles de la Política Nacional de Producción yConsumo Sostenible. Sobre estos bienes y/o servicios seefectuó el análisis del ciclo de vida, así como ladeterminacióndecriteriosbásicosdesostenibilidad.

• LoslineamientosestablecidosenlaPolíticadeProducciónyConsumoSostenible,laPolíticaNacionaldeProducciónmásLimpia y el Plan Nacional de Mercados verdes, comoestrategias definidas por el Estado colombiano parapromover y enlazar el mejoramiento ambiental y latransformaciónproductivaycompetitividadempresarial.

• Preferencia por productos con etiquetas ecológicas oestándaresambientalesysociales.

• Para el caso de adquisiciones de bienes y servicios decaracterísticastécnicasuniformesydecomúnutilización,sedeberátenerencuentalascaracterísticasyespecificacionesdefinidasporelEstadocolombianoen losacuerdosmarcode precios en los catálogos de precios y productos, loscuales permiten identificar de una manera estándar losbienesy/oserviciosaloscualesseleshaaplicadocriteriosambientalesaplicablesencualquiercompraestatal.

• Lasdecisionesdecomprassedebenbasarenloscostosdelciclodevida,elvalorportodalavidadelproducto/serviciooelcostototaldepropiedad.

• Apoyar los principios de mejor gestión ambiental, comoexigir una mejor eficiencia en el uso de los recursos yproducciónbajaenemisionesdecarbono.

• Propender por la adquisición, de bienes, servicios oinfraestructuraquepermitaneldesarrolloindustrialverdeatravésdelincrementoenlademandadeproductosconunahuellaecológicamenor.

• Incluir características específicas sobre desempeñoambiental como la eficiencia energética y menor uso delagua, menor toxicidad, contenido reciclado, reducción deresiduosylaresponsabilidaddelproductor,entreotras.

• Se deberá conectar claramente las consideraciones desostenibilidadconelobjetivodelprocesodecontratación.


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CAPÍTULOIV SELECCIÓNLaAlcaldíadelMunicipiodePalmiraadelantaelprocedimientoparacada modalidad de contratación de acuerdo con la necesidad,iniciando con la elaboración de los documentos y estudios previosemitiendo los actos administrativos de apertura, trámite yadjudicación hasta la legalización del contrato, garantizando laoportunapublicaciónylagestióndeproveedores.En esta etapa cada modalidad de selección tiene sus tiempos,responsables yprocedimientosdeacuerdoal presenteManual y alas reglas establecidasen la Ley80de1993, y en los contratosnosometidos a los dispuesto en el Estatuto General de ContrataciónPública a las normasespecialesdispuestaspara cadaunodeellos,las cuales deben observarse estrictamente. Se debe establecer laoferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables acadamodalidaddeseleccióndelcontratista.4.1 ModalidadesdeSelecciónSerán las dictadas por la normatividad vigente, teniendo siemprepresente que la Licitación Pública es la regla general para laescogencia de contratistas, salvo que el contrato a celebrar seencuentreentrelasexcepcionesprevistasparalaselecciónatravésdelasotrasmodalidadesdeacuerdoalodictadoenelartículo2dela Ley1150de2007.Para la selecciónde lamodalidad, laAlcaldíadeberá tener en cuenta la definición de la modalidad y suprocedenciadeacuerdoalodictadoenlanorma.

De acuerdo con la normativa vigente existen 5 modalidades decontratación, dentro de las cuales la licitación pública es la reglageneral,demaneraquelasotrasmodalidadessolopodránaplicarsecuando el objeto o cuantía del proceso lo permita. De acuerdo alobjetoacontratary residualmentea la cuantía sepodráadelantarunadelassiguientesmodalidadesdeselección:4.1.1 LicitaciónPúblicaEs el procedimiento mediante el cual la Alcaldía formulapúblicamenteunaconvocatoriacon igualdaddeoportunidades, losproponentespresentansusofertasyseseleccionaentreellaslamásfavorable.Procedecuando:(i)Seauncontratodeobrapúblicayelmontodelacontratación supere la menor cuantía del Municipio; (ii) Sea uncontrato de obra y además tenga un componente de consultoría,por ejemplo, en procesos cuyo objeto sea estudios, diseños yconstrucción.Loscriteriosdeevaluaciónyseleccióndelaofertaatenerencuentaserán:(i)Laqueresultedeaplicarlaponderacióndeloselementosdecalidadypreciosoportadosenpuntajesofórmulasseñaladasenel pliegode condiciones; (ii) Laque resultedeaplicarponderaciónde los elementos de calidad y precio que representen la mejorrelacióndecosto-beneficio.Casosenlosque

procedeFactoresdeponderación

Variablesdelamodalidad

Eslareglageneral.Cuando no proceda

PrecioCalidad (sólo debe

ConformaciónDinámica de la


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Casosenlosqueprocede

Factoresdeponderación

Variablesdelamodalidad

otra modalidad deselección (porobjeto y/o cuantíadelproceso).

incluirse factoresque representen unvalor agregadodentro de la oferta);oRelación costobeneficio;yProtección a laIndustriaNacional

Oferta

TablaN.°4.ProcedenciadelasModalidadesdeSelección

4.1.1.1 Licitación Pública con conformación dinámica de la

ofertaCuando la Alcaldía de Palmira así lo determine, la oferta en unproceso de la licitación pública podrá ser presentada total oparcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa. Enestecaso,losgestoresdelosestudiospreviosdebenseñalarenlospliegosdecondicioneslasvariablestécnicasyeconómicassobrelascualeslosproponentesy/ointeresadospuedenrealizarlapuja.Enlafechaseñaladaenlospliegosdecondiciones,losproponentesy/o interesadosdebenpresentar losdocumentosqueacrediten losrequisitoshabilitantesrequeridospor laAlcaldía.Enelcasodeunaconformación dinámica parcial de la oferta, a los documentosseñalados se acompañará el componente de la oferta que no esobjetodeconformacióndinámica.

Lasubastapodráseradelantadaporvíaelectrónicadeserposibleopresencial. De lo acontecido en la subasta, se levantará un actadondesedejarántodaslasconstanciasdelcaso.4.1.2 SelecciónAbreviadaEs lamodalidad de selección prevista para aquellos casos en que,porlascaracterísticasdelobjetoacontratar,lascircunstanciasdelacontratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio,puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar laeficienciadelagestióncontractual.Las causales aplicables a esta modalidad están definidas en elnumeral2delartículo2ºdelaLey1150de2007,olanormaquelomodifique,reglamente,adicioneocomplemente.La modalidad de selección abreviada podrá adelantarse por losprocedimientos de Subasta Inversa, Acuerdo Marco de Precios,BolsadeProductosoMenorCuantíadeacuerdocon lassiguientescondiciones:4.1.3 BienesconcaracterísticastécnicasuniformesCuando los bienes y servicios a adquirir son de característicastécnicasuniformesydecomúnutilización, seusadeacuerdoa lasnecesidades de la Alcaldía los instrumentos de Subasta Inversa,AcuerdoMarcodePrecios,BolsadeProductosoMenorCuantía,deacuerdoconlassiguientescondiciones:

Casosenlosqueprocede Factoresdeponderación Variables

Subasta Bienes y Servicios de No


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Casosenlosqueprocede Factoresdeponderación Variables

Inversa,AcuerdoMarcodePrecios,BolsadeProductos

Características TécnicasUniformes

Precio aplica

MenorCuantía

Contratos de prestacióndeserviciosdesalud.Cuando se declaredesiertaunalicitación.Ejecucióndeprogramasalosqueserefiereelliteral(h) del numeral 2 delartículo 2 de la ley 1150de2007.Para la adquisición debienes y servicios para laDefensa y Seguridad deacuerdo con loestablecido en el Decreto1082de2015.EnajenacióndebienesdelEstado

PrecioyCalidad;oRelacióncostobeneficio;yApoyo a laIndustriaNacional

Noaplica

TablaN.°5.ProcedenciaBienesdeCaracterísticasTécnicasUniformes

4.1.3.1 SelecciónAbreviadaporSubastaInversaProcede cuando los bienes y servicios a adquirir son decaracterísticas técnicas uniformes y de común utilización. Loscriterios de evaluación y selección de la oferta a tener en cuentaserán:• LaquedéelmenorprecioalaEntidad.• Enloscasosenqueresultehábilsolamenteunoferenteenun

proceso de Selección Abreviada por Subasta Inversa, laAlcaldíaadjudicaráelcontratoalproponentehábil,siempreycuando su oferta no exceda el presupuesto oficial indicadopreviamente en el pliego de condiciones y el proponenteajuste su oferta a un descuento mínimo establecido en elrespectivopliego.

• La Alcaldía podrá invitar al proponente hábil a realizar unanegociación,enlaquelaAlcaldíaobtengaunmenorpreciodelaofertainicialmentepresentadaporpartedeloferentehábil,cuyo rango de mejora no podrá ser inferior al descuentomínimo indicado en el pliego de condiciones, el cual debeestimar un porcentaje de descuento en el caso de haberexistidopuja.

• En el caso de no lograrse negociar, la Alcaldía debe declarardesierto el proceso contractual, y podrá reiniciarlo en lostérminosqueestablecela leyparaesteprocesodeselección.La adjudicación de esta modalidad de selección se realizarámedianteactoadministrativomotivado.

4.1.3.2 AcuerdosMarcodePreciosElAcuerdoMarcodePreciosesuncontratoentreunrepresentantede laAlcaldía dePalmira (comprador) el cual estará en cabezadel


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Ordenador del Gasto o Jefe de la Dependencia Delegada decontratación solicitante y uno o varios proveedores. Este Acuerdocontiene la identificación del bien o servicio, el preciomáximo deadquisición,lasgarantíasmínimasyelplazomínimodeentrega.La Alcaldía se vinculará a un AcuerdoMarco de Preciosmedianteuna manifestación del Ordenador del Gasto o Jefe de laDependencia delegada de contratación solicitante, de sucompromisode cumplir las condicionesdelmismo, y la colocacióndeunaordendecompraparalaadquisicióndelosbienesoserviciosprevistos en el acuerdo, en la Plataforma en Línea dispuesta porColombiaCompraEficiente.Unavezseverifiquequelanecesidadpuedesersatisfechaatravésde uno de los Acuerdos Marco, la entidad inicia la operaciónsecundaria del Acuerdo Marco, es decir generará una orden decompra.Estaordenconstituyeelcontrato,porlocualalmomentodegenerarlaordenlaAlcaldíadebecumplircontodoslosrequisitospara la celebración de un contrato, como contar con ladisponibilidadpresupuestal.La Alcaldía podrá apartarse de la adquisición por AcuerdosMarcoPrecios cuando los mismos no satisfagan las condiciones técnicasrequeridas o se encuentren mejores precios a través de otroprocedimientodeselección,legalmentepermitido.La adjudicación se realizará bajo los procedimientos establecidosporColombiaCompraEficiente.

4.1.3.3 BolsadeProductosMediante la bolsa de productos, se posibilita el encuentro entrevendedores y compradores en un mercado organizado. EsteprocedimientoestaráregidoprincipalmenteporelreglamentodelaBolsa.LasBolsassonentidadesquetieneporobjetosocialelservirde foro de negociación de bienes y servicios de característicastécnicasuniformes.CuandolaAlcaldíadePalmiraconsidereensusestudiospreviosqueel bien requerido se encuentra disponible en los listados de lasbolsas respectivas, y quemediante estamodalidad hay unamejorrelación costo beneficio, deberá emitir una carta de intención devinculaciónantelaBolsaalacualdeseeenlazarse.El comisionista será elegido de acuerdo a los procedimientosinternos de cada bolsa. A los comisionistas se les podrá exigirrequisitoshabilitantesadicionalesatenerlacalidaddecomisionistasiempreycuandoseanadecuadosyproporcionales.Previo a la celebración del contrato de Comisión, el comisionistaseleccionado debe constituir a favor de la Alcaldía Municipal dePalmira,lagarantíaúnicadecumplimiento,enrelaciónconelvalorde la comisión que la Entidad pagará al comisionista por susservicios.Como requisito para la ejecución del contrato de Comisión, elcomisionista seleccionado debe constituir a favor de la AlcaldíaMunicipaldePalmira,lagarantíaúnicadecumplimiento,enrelacióncon el valor de la comisión que la entidad estatal pagará alcomisionistaporsusservicios.


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La Alcaldía y el comitente vendedor constituirán a favor delorganismodecompensaciónde labolsadeproductos lasgarantíasestablecidasen su reglamento,para garantizar el cumplimientodelasnegociacionesmediante las cuales laentidadadquierebienesyservicios de características técnicas uniformes. La Entidad puedeexigir al comitente vendedor garantías adicionales a las señaladasanteriormente, siempre y cuando resulten adecuadas yproporcionalesalobjetoacontrataryasuvalor.Debe designarse supervisor para el contrato de comisión y laoperación. Si el supervisor verifica inconsistencias en la ejecución,debeponerenconocimientodelabolsatalsituaciónparaqueéstalaexamineyadoptemedidasnecesariasparadirimirlacontroversiadeconformidadconsusreglamentosy,deserelcaso,notifiquedelincumplimientoasuorganismodecompensación.La formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución yliquidación de las operaciones que por cuenta de la Alcaldía dePalmirase realicendentrodel forodenegociacióndeestasbolsas,seregiránportalesdisposiciones.4.1.3.4 MenorcuantíaLamenorcuantíaprocedeenaquellascontratacionesenlasquenoprocedeotramodalidad y su valor corresponde con lo establecidopor la Entidad al inicio de cada vigencia fiscal de acuerdo a loestablecidoenelartículo2ºdelaLey1150de2007.Lamenor cuantía de la entidad es variable en cada vigencia fiscal,porlocualsedebeverificarlamisma,almomentodedeterminarlamodalidaddeselecciónaseguir.

En este procedimiento los interesados debenmanifestar interés amás tardar en el término de (3) días después de la apertura delproceso. Si se presentanmás de 10manifestaciones de interés laentidad podrá continuar el proceso o hacer un sorteo paraseleccionaramáximo(10)interesados,locualdeberádeterminarseenlospliegosdecondiciones.4.1.3.5 EnajenacióndebienesPara los procesos de enajenación de Bienes del Estado que seadelantanatravésdelamodalidaddeselecciónabreviada,deberánaplicarse las normas especiales sobre la materia, dispuestas en elartículo2.2.1.2.2.1.1.,ys.s.delDecreto1082de2015.La enajenación de bienes podrá realizarse de manera directa o através de intermediarios, como promotores, banca de inversión,martillos,comisionistasdebolsadebienesyproductos,ocualquierintermediarioidóneo.Paraseleccionarelintermediarioidóneodebeadelantarseelprocesodemenorcuantía.El régimen de incompatibilidades, inhabilidades y conflictos deinterés también le son aplicables a los intermediarios. Para laenajenación de bienes sujetos a registro, el intermediario debeacompañarelprocesodeventahastael registroy laentrega físicadelbien,paralocualpodráactuarencalidaddemandatario.En cuanto al avalúo de bienes, deberá acudirse a los avaluadoresinscritos en el Registro Nacional de Avaluadores de laSuperintendenciadeIndustriayComercio.Elavisodeconvocatoria,ademásdelascondicionesgenerales,debecontener los datos identificadores del bien y la indicación de


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condicionesmínimasdeenajenación,elvalordelavalúocomercialyelpreciomínimodeventa,ylassiguientescaracterísticas:

BienesMuebles BienesInmuebles• Localizaciónexacta.• Tipodebienmueble• Existencia o no de

gravámenes.• Afectaciones jurídicas,

administrativas o técnicas quelimitenelgocedelderechodedominio.

• Existencia de contratos queafecten o limiten el uso delsuelo

• Nomenclatura: localización

exacta.• Tipodeinmueble• Porcentajedepropiedad• Número de folios de

matricula inmobiliaria ycédulacatastral

• Usodelsuelo• Áreadelterrenoym2• Existencia o no de

gravámenes• Deudas• Afectaciones jurídicas,

administrativas o técnicasque limiten el goce delderechodedominio.

• Existencia de contratos queafecten o limiten el uso delsuelo

• Identificación del estado deocupacióndelbien

TablaN.°6.Característicasatenerencuentaenlaenajenacióndebienes

Los Pliegos de Condiciones, deberán elaborarse de acuerdo con loestablecidoenelArtículo1.1.2.1.3delDecreto1082de2015.

La Alcaldía puede enajenar el activo a pesar de que tenga cargasderivadas de impuesto y contribuciones, deudas de consumo oreinstalación de servicios públicos y administración inmobiliaria, noobstante, estas condiciones deben manifestarse en el Pliego deCondiciones.Serárequisitohabilitanteparaparticiparenelprocesoconsignarunvalordetalladopor laentidaden lospliegosdecondiciones,quenopodráser inferioral20%delpreciomínimodeventa,estevalorseimputaráalprecioparaeladjudicatarioysedevolveráaaquellosqueno resulten adjudicatarios, sin reconocimiento de intereses,rendimientos e indemnizaciones, ni reconocimientos por costo detransacciones financieras. Este valor se entiende como garantía deseriedaddelaoferta.La enajenación puede hacerse a través de enajenación directa poroferta en sobre cerrado, enajenación directa a través de subastapública,yenajenaciónatravésdeintermediariosidóneos.Para los procesos de enajenación de Bienes del Estado que seadelantanatravésde lamodalidaddeselecciónabreviada,deberánaplicarse las normas especiales sobre la materia, dispuestas en elartículo2.2.1.2.2.1.1.,ys.s.delDecreto1082de2015.4.1.4 ConcursodeMéritosEs la modalidad de selección prevista para la contratación de losservicios de consultoría y proyectos. Puede ser abierto o conprecalificación,yprocederácomoseindicaacontinuación:


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Casosenlosqueprocede Factoresdeponderación

Variablesdela

modalidadLas causales aplicables aesta modalidad estándefinidas en el numeral 3del artículo 2 de la Ley1150de2007,o lanormaque lo modifique,reglamente, adicione ocomplemente.Aplicaa:• Estudios para la

ejecución de proyectosdeinversión.

• Estudiosdediagnóstico,pre factibilidad ofactibilidad paraprogramas o proyectosespecíficos.

• Asesorías técnicas decoordinación, control ysupervisión.

• Interventorías,asesorías, gerencia deobra o de proyectos,dirección,programacióny ejecución de diseños,planosyproyectos.

• Calidad (sólo debe

incluirse factoresque representen unvalor agregadodentrodelaofertaylos expresamenteindicados en eldecreto 1082 de2015)

• Protección a la

IndustriaNacional

• Abierto• ConPrecalificación

TablaN.°7.ProcedenciaConcursodeMéritos

Enestamodalidaddeselección,elcriteriodeevaluaciónyseleccióndelaofertaatenerencuentaserá:

• Laquepresentemejorcalidad,deacuerdoconloscriteriosestablecidosenelpliegodecondiciones.

Las ofertas se deberán presentar en dos sobres separados ysellados. El primero debe contener la propuesta técnica y laacreditación de los requisitos habilitantes, y el segundo sobrecontendrálaofertaeconómica.Apartirde laevaluaciónsepublicaráun informecon laevaluaciónde los requisitos habilitantes, la calificación técnica y el orden deelegibilidad,momentoenelcualseprocederáaabrirelsobredelaoferta económica y verificar si la propuesta de quién quedó enprimer orden de elegibilidad se encuentra dentro del rango delpresupuestoasignado.Silaofertaseencuentradentrodelpresupuestoasignadoyelvalortiene coherencia con el alcance de la convocatoria, la Alcaldíabuscarállegaraunacuerdosobreelalcanceyvalordelcontratodelocualselevantaráacta,momentoenelqueprocederáaadjudicaratravésdeactoadministrativo.Si el valor de la oferta de quién obtuvo el primer orden deelegibilidad sobrepasael presupuestoestimadoy/o laAlcaldía y elproponente no llegan a un acuerdo, se deberá dejar constancia yrevisar la oferta del oferente calificado en segundo orden deelegibilidad.


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Si la Alcaldía y el siguiente oferente no llegan a un acuerdo, elproceso se declarará desierto mediante acto administrativomotivado.4.1.4.1 AbiertoEste tipode concursodeméritos como se indicaen sunombreesabiertoatodotipodeoferentesquebusquenparticipardentrodelprocesodeselecciónyesidealcuandolaAlcaldíabuscafomentarlaparticipacióndeoferentes.4.1.4.2 ConprecalificaciónCuandoloconsiderepertinentedeacuerdoconlacomplejidaddelaconsultoría, laAlcaldíadePalmirapuedehacerunaprecalificaciónde los proponentes. Esta modalidad de concurso es unprocedimiento adicional al concurso abierto donde sepreseleccionan interesados que cumplen con los requisitosestablecidos por la entidad para participar y sobre los cuales seobtieneunalistadeparticipantesparalacontinuidaddelconcurso.4.1.5 ContrataciónDirectaEs la modalidad que permite la escogencia del contratistaprescindiendo de la convocatoria pública. Es un mecanismoexcepcional de uso e interpretación restrictiva y sólo procedecuandoseconfigureunadesuscausalesdefinidasenelnumeral4delartículo2delaLey1150de2007,olanormaquelomodifique,reglamente, adicione, complemente o sustituya. Son causales decontratacióndirecta:

• Laurgenciamanifiesta.

• Lacontratacióndeempréstitos.• Conveniosycontratosinteradministrativos.• Contratos para el desarrollo de actividades científicas y

tecnológicas.• Contratosdeencargo fiduciarioquecelebren lasentidades

territoriales cuando inician acuerdo de restructuración depasivos a que se refieren las leyes 550 de 1999 y 617 de2000.

• Cuandonoexistapluralidaddeoferentesenelmercado.• Contratos de prestación de servicios profesionales y de

apoyoalagestión.• Arrendamientoyadquisicióndeinmuebles.

Parallevaracaboelprocedimientodecontratacióndirecta,sedebeexpedir un acto administrativo que justifique su estructuración, elcual deberá contener las razones de hecho y de derecho quefundamentan la contratación. Dicho acto administrativo no esnecesarioenmateriadecontratacióndeempréstitosycontratosdeprestacióndeserviciosprofesionalesydeapoyoa lagestión.En laUrgenciaManifiesta,el actodedeclaratoriahará las vecesdeactoadministrativodejustificación.4.1.5.1 Referenciaaalgunascausalesdecontratacióndirecta4.1.5.1.1 Prestación de servicios profesionales y apoyo a la

gestiónSonloscontratosque,bajolamodalidaddecontratacióndirecta,seadelantanconpersonanaturalojurídicayquepreviaverificacióndelaidoneidadyexperienciaseencuentreenlacapacidaddeejecutarelobjetoacontratar.


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Aplica cuando la Alcaldía necesite adelantar labores específicas ydentro de su planta de personal no exista el personal suficiente oconlosconocimientosrequeridosparaejecutarestasactividades.4.1.6 MínimaCuantíaEs la modalidad de selección prevista para la contratación de losbienes, servicios, consultorías y obras cuandoel valor del contratono excede el 10 % de la menor cuantía de la Alcaldía, en lostérminosprevistosenlaLey1474de2011yenlasubsección5delasección1delDecreto1082de2015,o lanormaque lomodifique,reglamente,adicioneocomplemente.Poseecaracterísticasespeciales,como:

• Procedimientomáscortoyexpedito.• Si se exige capacidad financiera, en la invitación se debe

indicar como se hará la correspondiente verificación, asícomocuáleseldocumentoidóneoparaacreditarla.

• El criterio para seleccionar la oferta más favorable es elprecio.

• LaAlcaldíapodráadjudicarelcontratocuandosólosehayapresentado una oferta, y esta cumpla con los requisitoshabilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga losrequerimientoscontenidosenlainvitaciónpública.

• Encasodeempateamenorprecio, laEntidadadjudicaráaquien haya entregado primero la oferta entre losempatados,segúnelordendeentregadelasmismas.

• La comunicación de aceptación junto con la ofertaconstituyeparatodoslosefectoselcontratocelebrado,conbase en el cual se efectuará el respectivo registropresupuestal.

• Siempre se evaluará al proponente quepresente elmenorprecio, sinocumplecon los requisitosexigidosseevaluaráalsiguienteyasísucesivamente.

• La Alcaldía podrá exigir o no garantías según el nivel deriesgosdelobjetoacontratar.

• No se exige la inscripción en el Registro Único deProponentes.

• No es necesaria la expedición y publicación del aviso deconvocatoriaenelSECOP.

4.1.6.1 AdquisicióndeinmueblesPara adelantar procesos de adquisición de inmuebles la Alcaldíadeberá seguir lodispuestoenelartículo2.2.1.2.1.4.10delDecreto1082de2015,deacuerdoconelcual,deberá:

• Avaluarconunainstituciónespecializadaelbienolosbienesinmuebles identificadosquesatisfagan lasnecesidadesquetienelaEntidad;

• Analizarycompararlascondicionesdelosbienesinmueblesque satisfacen las necesidades identificadas y las opcionesde adquisición, análisis que deberá tener en cuenta losprincipiosyobjetivosdelsistemadecompraycontrataciónpública;

• La Entidad puede hacer parte de un proyecto inmobiliariopara adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidadquehaidentificado.

Entodocaso,debejustificarseclaramentelarazóndelaescogenciade determinado inmueble habida cuenta sus características,ubicación,valorydemáscondicionesquemotivenalaEntidad.


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4.1.6.2 ArrendamientodeinmueblesEstacausalprocedecuandolaAlcaldíatiene lanecesidaddetomarunbieninmuebleenarrendamientoovaafungircomoarrendador.Paraellotengaencuentalossiguientesescenarios:

1. Cuando laAlcaldía funge comoarrendadordeun inmueble:luego de realizar el avaluó correspondiente y de validar lascondiciones del mercado en el estudio previo, la entidadpodrá contratardirectamente conelpropietariodelmismo,para lo cual deberá verificar la titularidad y los gravámenesquepuedatenerelbienatravésdelcertificadodeTradiciónylibertad.Cuando la Alcaldía toma un inmueble en arrendamiento, elparticularuotraentidadpública,leconcedeelusoygocedelbien y en contraprestación se deberá pagar un canon. Paraesto,laAlcaldíadeberáverificarlascondicionesdelmercadoinmobiliario, analizar y comparar las condiciones de losbienes inmuebles que satisfacen las necesidadesidentificadasylasopcionesdearrendamiento.LaAlcaldía tendráencuentaeldocumento tipodecontratode arrendamiento de inmuebles publicado por ColombiaCompra Eficiente, el cual debe adaptarse a las condicionesparticulares del Proceso de Contratación y a los formatosinternosdelaEntidad.Estecontratonopodrátenercláusuladerenovaciónautomática.

2. Cuando la Alcaldía funge como arrendatario de un bieninmuebledesupropiedad: laentidadpodrádarenarriendobienes inmuebles fiscales de su propiedad, para lo cualdeberá verificar las condiciones del mercado inmobiliario,analizar y comparar las condicionesdebienes inmueblesdesimilar naturaleza al de la entidad, y las opciones dearrendamiento en el mercado para fijar el canon dearrendamiento, el cualdeberáajustarseaprecios acordes yproporcionales en relación con el valor del inmueble, encondiciones de igualdad y garantizando una escogenciaobjetiva.

3. El arrendamiento de inmuebles de uso público no estáprohibidodemanerageneralporelsólohechodequeotorgaelusoygoceafavordeunparticular,sinoque,encadacaso,debe validarse el contenido específico del contrato paraevitarqueseprivealacomunidaddelusoygocepúblicodemanerapermanente12.

4.1.6.3 AdquisicióndeBienesenGrandesSuperficies

LamínimacuantíatambiénpuedeseradelantaatravésdelaTiendaVirtualdeColombiaCompraEficientemedianteelprocedimientodeadquisicióndeBienesyServiciosenGrandesSuperficies.

12 Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 25000232600020010147701(29851),oct.29/14,C.P.HernánAndrade


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Dentro de este procedimiento, la Alcaldía debe identificar sunecesidad, revisar la información y los precios que reposan en elCatálogo para cada uno de los bienes que pretende adquirir y asíseleccionar el Gran Almacén administrado por Colombia CompraEficiente,e identificarqueproveedorofreceelmenorprecioporeltotaldelosbienesrequeridos.Unavezidentificadoslosproductosyel proveedor, la Alcaldía Municipal debe ingresar la cantidad debienes que desea adquirir y agregar los productos al carrito decompras, tal como lo describen los procedimientos de la TiendaVirtual. Encasodeempatedeberáescogerse la cotizaciónprimeropresentadaeneltiempo.Paraesteprocedimiento la invitacióndebecontenerpor lomenos:ladescripcióntécnica,detalladaycompletadelbien,identificadodeacuerdoconlacodificacióndeNacionesUnidas;laformadepago;ellugar y plazo de entrega; forma y lugar de presentación de lacotización;ladisponibilidadpresupuestal.Paraelusodeestacausal seaplicarán los lineamientosespecíficosdadosporColombiaCompraEficiente.4.1.6.4 ConveniosocontratosinteradministrativosLos contratos interadministrativos son aquellos que suscriben lasentidadespúblicasentresí,deacuerdoconlanormativavigente,demaneraquelaAlcaldíadebeverificarlanaturalezadelaejecutora.Se diferencian de los convenios interadministrativos toda vez queestos últimos se realizan para aunar esfuerzos y no implicancontraprestaciones mutuas como sucede en los contratosinteradministrativosdeconformidadconlaLey489de1998.Esdecir,en los contratos se pretende el intercambio de prestaciones de

contenidoeconómicoylasatisfaccióndenecesidadesopuestasy,porel otro, los convenios interadministrativos, donde las dos partesintervinientes acuden a satisfacer un mismo interés. Así mismo,podemos evidenciar otras diferencias como se diagrama acontinuación:

FiguraN.º5.ContratoVsConvenio13

Deotrolado,elobjetodelcontratooconveniodebetenerrelacióndirectaconelobjetodelaentidadejecutora.No se pueden celebrar los contratos interadministrativos de obra,suministro, prestación de servicios de evaluación, encargosfiduciarios y fiducia pública cuando las universidades públicas, las

13Tomado de: CONTRALORÍAGENERALDE LA REPÚBLICA “Curso deActualizaciónenContrataciónPública”. Expositor:NAVARROMEDINA,CamiloAndrés. Sesión II,Bogotá,D.C.,2013.

ContratoInteradministraNvo

• AplicalaLey80/93y1150/07

• Contraposicióndeintereses

• Prestacionesreciprocas

• Ha y u ~ l i d a d e s p a r a e lcontra~sta

• Existeequilibriocontractual

ConvenioInteradministraNvo

• AplicaelArt.95Ley489/98

• Obje~voscomúnes

• Haydistribucióndeac~vidades

• Ninguna de las partes reciberemuneración

• Noexisteequilibriocontractual


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sociedadesdeEconomíaMixtapúblicaso laspersonas jurídicassinánimodelucroconformadasporlaasociacióndeentidadesseanlasejecutoras.4.1.7 AsociacionesPúblicoPrivadasEs lamodalidad prevista para la estructuración y ejecución de losproyectos de asociación público privada tanto de iniciativa públicacomoprivada,enlostérminosprevistosenlaLey1508de2012yenel título2delDecreto1082de2015,o lanormaque lomodifique,reglamente,adicioneocomplemente.Consiste en la posibilidad que tiene la Alcaldía de vincular capitalprivado, para la provisión de bienes públicos y de sus serviciosrelacionados, que involucra la retención y transferencia de riesgosentre las partes y mecanismos de pago, relacionados con ladisponibilidadyelniveldeserviciodelainfraestructuray/oservicio,se materializa mediante la celebración de un contrato con unapersonanaturalojurídicadederechoprivado(inversionistas).Sólo se podrán realizar proyectos bajo esquemas de AsociaciónPúblico Privada cuyo monto de inversión sea superior a seis mil(6.000) SMMLV y tendrán un plazo máximo de treinta (30) años,incluidasprórrogas.Dentro de los esquemas de Asociación Público Privada –APP, laAlcaldía encargará a un inversionista privado, el diseño yconstrucción de una infraestructura y sus servicios asociados, o suconstrucción, reparación, mantenimiento, mejoramiento oequipamiento, dentro de las que se incluye en todos los casos, laoperaciónymantenimiento.

LoscontratosdeconcesiónseencuentrancomprendidosdentrodelesquemadelasAsociacionesPúblicoPrivadas(APP)yentalmedidasesujetaalaLey1508de2012.Las instancias de operación para el análisis y evaluación de laspropuestas de iniciativa privada corresponden a la Dirección deContratación y al Comité de Contratación como órgano consultivodelaEntidadenmateriadelProcesodeContratación.ElComitédeContrataciónanalizará,evaluaráyemitiráunconceptosobre laspropuestasdeasociacionespúblicoprivadasradicadasenlaAlcaldíaMunicipal.De acuerdo con la complejidad que involucre cada propuesta, sedesignarán y solicitarán los análisis pertinentes de los servidorespúblicos que se requieran al interior de la Alcaldía Municipal.Cuandoseanecesariosepodrásolicitarconceptoaotrasentidadesinvolucradas, lo anterior enmarcado dentro de las directrices deconfidencialidadestablecidasenlaAlcaldía.Los servidores públicos designados por cada dependencia,informarán de manera oportuna y con la debida reserva deconfidencialidad a su jefe inmediato, el avance en el análisis yevaluacióndelaspropuestasradicadasporlosoriginadores.La Alcaldía publicará en la página Web institucional losprocedimientos y actos asociados a losprocesosde contratación yprecalificación de las propuestas de proyectos que hayan sidopresentadosbajoesteesquema.Eneste tipode contratos laAlcaldíaMunicipalobservará todas lasdisposicionesestablecidasenlaLey1508de2012ylosdecretosque


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la reglamenten, y en los procedimientos internos que la Alcaldíaestablezca.En todocaso,este tipodeasociaciones sólopodrán seraprobadasporelAlcaldeMunicipal.4.2 AcuerdosdecooperacióninternacionalConsisteenloscontratosoconveniosquepuedecelebrarlaAlcaldíaMunicipaldePalmiraconOrganismosInternacionales.Procedecuandoexistalaposibilidadohayamanifestacióndeinterésdelaspartesodeunadeellas,paraasociarse,celebrarconveniosoacuerdosenlossiguienteseventos:

• Contratos financiados con fondos de organismosmultilateralesdecrédito.

• Contratos celebrados con personas extranjeras de derechopúblico.

• Contratos suscritos con organismos de cooperación,asistenciaoayudainternacional.

En los contratos celebrados con organismos multilaterales decrédito,loscualessonfinanciadosconfondosdedichosorganismos,deberá someterse la Alcaldía Municipal a los reglamentos quedichos organismos dispongan, en todo lo relacionado conprocedimientosdeformaciónyadjudicación,asícomodecláusulasespecialesdeejecución,cumplimiento,pagoyajustes.Noobstante,esto es facultativo, no es imperativo y obedece en todo caso a lanegociaciónpreviaentrelaspartes.

Eneleventoenqueelconvenioocontratoseafinanciadoenel50%o más por el organismo internacional, puede someterse a lalegislacióndecadapaís;cuandoel50%omásdelosrecursosseandeorigennacionalsesometerálodispuestoenlasubsección4delasección4delDecreto1082de2015,o lanormaque lomodifique,reglamente,adicioneocomplemente.4.3 ConveniosconEntidadesPrivadassinÁnimodeLucro14EstosconveniossonlosinstrumentosquepuedencelebrarlaNación,losDepartamentos,DistritosyMunicipiosconEntidadesPrivadasSinÁnimode Lucro (ESAL) de reconocida idoneidad, con el objetivodefomentar, desarrollar e impulsar programas de interés público,contenidosenelPlanNacionalylosplanesseccionalesdeDesarrollo(artículo355delaC.N.),asícomoalosdelartículo96delaLey489de1998.Suusoesdecarácterexcepcional.La Entidad Sin Ánimo de Lucro debe contar en cualquier caso con:capacidad jurídica, capacidad técnica y operativa, experienciaestructura organizacional y reputación, de las cuales se puedadeducirlaidoneidaddelamisma,lacualsedebeacreditarconformecon Guía de Contratación con Entidades Sin Ánimo de Lucro,expedida por Colombia Compra Eficiente, y no es necesario quecuenteconelRegistroÚnicodeProponentes(RUP).Antes de adelantarse la contratación de estos convenios debeverificarse que no exista oferta en el mercado distinta a la de las

14 Beltrán Pardo Abogados & Asociados S.A.S. María Lorena Cuellar. Contratos yConvenios con entidades sin ánimo de lucro (artículo 355 CN) reglamentado porD/092/2017.Consúlteloen:https://www.youtube.com/watch?v=Qek-21aKGDA


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entidades privadas sin Ánimo de lucro o, existiendo oferta, éstageneramayoronerosidadparalaentidad.A travésdeestos conveniospodrá contratarseEntidades SinÁnimode Lucro y reconocida idoneidad para fomentar, desarrollar eimpulsarprogramasdeinteréspúblicoendesarrollodelartículo355de la C.N. o contratar entidades Sin Ánimo de Lucro y ReconocidaIdoneidadparacumplirconactividadespropiasdelaAlcaldía,enlostérminosdelartículo96delaLey489de1998.En cualquier caso, será necesario que la entidad, a través de suestudiopreviodetermineque laEntidadSinÁnimodeLucroseadereconocidaidentidad,paralocualdeberáusar,entreotrosquehalleoportunos,lossiguientescriterios:

a. Deberáverificar lacorrespondenciadelobjetode laentidadprivadasinánimodelucroyelprogramaoactividadprevistaenelplandedesarrollo.

b. Deberá verificar que la Entidad Sin Ánimo de Lucro cuentacon la capacidad del personal, es decir que cuente con elequipo misional, técnico y administrativo para ejecutar elconvenio.

c. Será necesario verificar que la Entidad Sin Ánimo de Lucrocuenta con la experiencia relacionada con el objeto delconvenio.TodavezqueelDecreto092de2017 tomacomonorma residual el Estatuto de Contratación de laAdministraciónPública,podrávalidarse laexperienciade losfundadores de la Entidad Sin Ánimo de Lucro, cuando éstacuenteconmenosdetresañosdesdesuconstitución.

d. Deberá verificar que la Entidad Sin Ánimo de Lucro cuentacon la Estructura organizacional necesaria para ejecutar elconvenio, por lo cual es conveniente requerir órganos de

administración activos tales como junta directiva, comitésdirectivos u otro órgano independiente que supervise lasactividadesdelosadministradoresydelineamientossobreladirección de la entidad privada sin ánimo de lucro, losEstados financieros auditados, la política documentada deconflictosdeinterés,Políticademanejoderiesgosoperativosy archivo de documentos, y política documentada decompensacióndeadministradoresymiembrosdejunta.

e. SeverificaráatravésdelosIndicadorescontenidosenlaGuíapara la contratación con entidades privadas sin ánimo delucro y de reconocida idoneidad expedida por ColombiaCompra Eficiente, -Circular 25- el grado de eficiencia de laorganizaciónparalaejecucióndelconvenio.

f. A través del estudio previo, la Alcaldía verificará que laEntidad Sin Ánimo de Lucro cuenta con reputación yreconocimientopúblicoenelsectordelobjetodelconvenio.

Para esta contratación la Alcaldía de Palmira no requerirá lainscripcióndelasentidadesprivadassinánimodelucroenelRUP.4.3.1 Contratosdelartículo355delaConstituciónNacional–C.N.-La contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y dereconocida idoneidad de la que trata el artículo 355 de laConstitución Política y el Decreto 092 de 2017 es excepcional ysolamenteprocedecuandoelProcesodeContratacióncumpleconlassiguientescondiciones:1. Debe tener una correspondencia directa con programas y

actividadesdeinteréspublicaprevistosenelPlandeDesarrolloMunicipal.


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O podrán utilizarse para desarrollar programas y actividades deInterésPúblicocuandoesténdirectamenterelacionadoscon:

• PromocióndeDerechosdelosMenosFavorecidos;• ActividadesBenéficas;• Actividades Beneméritas en el campo de la Solidaridad

Humana;y,• Tareas humanitarias en beneficio de los sectores más

desprotegidosdelasociedad.152. No puede existir una relación conmutativa entre las partes ni

instruccionesprecisasque indican la formacomoelcontratistadebecumplirconelobjetodelcontrato:

El convenio suscrito no debe generar cargas equivalentes orecíprocasyportantolaAlcaldíanoinstruyealaentidadprivadasinánimo de lucro para desarrollar los programas o actividadesprevistas.Esta contratación no está encaminada a adquisición de bienes yservicios y la ejecución de obras y en consecuencia no puede serutilizadaconesepropósito3. No hay oferta en el mercado distinta a la de las entidades

privadas sin ánimo de lucro o hay oferta, pero genera mayorvalorcontratarconlaentidadsinánimodelucro:

15Palacio Rudas, Alfonso (1992) El Congreso en la Constitución de 1991. TomasGreg & Sons de Colombia –Tercer Mundo Editores. 143.l’. Obra citada en laSentencia C-324 de 2009 de 13 de mayo de 2009 de la Corte Constitucional,MagistradoPonenteJuanCarlosHenaoPérez.

LaAlcaldíaal realizarelEstudiodeSector,deberealizarunanálisisde “oferta” en donde deberá determinar si en elmercado existenotrasentidadesquetengalamismaoferta,casoenelcual:

(i) Sinohayoferta:si losServicios,ObrasyBienesqueintegranla

ejecucióndelProgramaSocialnosonofrecidosenelmercado,laEntidad podrá celebrar el convenio en los términos de esteManual de Contratación, el Decreto 092 de 2017 y la GuíaexpedidaporColombiaCompraEficiente

(ii) Si hay oferta: si la Entidad identifica que en el mercado de si

existeoferta,laéstadeberá:

(a) Si la oferta proviene del sector con Ánimo de Lucro, laEntidaddebejustificarquelacontrataciónconlaEntidadSinÁnimo de Lucro asegura y garantiza la optimización de losrecursosainvertirse.

(b) Si la oferta proviene del sector sin Ánimo de Lucro, la

Entidad deberá adelantar el Proceso Competitivo deSelección.

4.3.1.1 ProcesoCompetitivoPor reglageneralparacelebrarconveniosconEntidadessinÁnimode Lucro de Reconocida Idoneidad derivadas del artículo 355, sedeberáadelantarunprocesocompetitivoel cualdebecumplir conlassiguientesfases:

(i) Definir y publicar de los indicadores de idoneidad,experiencia, eficacia, eficiencia economía y de manejo


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delRiesgoyloscriteriosdeponderaciónparacompararlasofertas.

(ii) Definicióndeunplazorazonableparaquelasentidadesprivadas sin ánimo lucro de reconocida idoneidadpresenten a la Entidad Estatal sus ofertas y losdocumentosqueacreditensuidoneidad.

(iii) Realizar la evaluación de ofertas presentadas teniendoencuentaloscriteriosdefinidosenlafase(i).

Lostiemposdecadaetapadelprocesocontractualsedefiniránenelcronogramadelrespectivopliegodecondiciones.4.3.1.2 ExcepcionesparacontratardirectamenteESALExcepcionalmente, no será necesario adelantar el procesocompetitivodelartículo4delDecreto092de2017,cuando:

1. Setratadeactividadesartísticas,culturales,deportivasydepromoción de diversidad étnica colombiana, que solopueden desarrollar determinadas entidades sin ánimo delucro, condiciónquedebe justificarseen los ydocumentosprevios.

2. Sedesarrollenconveniosquetrataelartículo5delDecreto092,y LaEntidadSinÁnimodeLucroaportamásdel30%de los recursos en dinero líquido. Este aporte debeinvertirseexclusivamenteen laejecucióndel contratoynoenelfuncionamientoosimilaresdelaEntidadSinÁnimodeLucro,enlostérminosqueseprevénacontinuación.

4.3.1.3 Contratos de asociación Ley 489 de 1998: AsociaciónentreEntidadesEstatalesyentidadesprivadassinánimode lucro para cumplir actividades propias de lasEntidadesEstatales

LaAlcaldíapodrácelebrarcontratosdeasociaciónconEntidadesSinÁnimode Lucropara cumplir actividadespropiasde la Entidad, enlos términos del Decreto 092 de 2017 y la Ley 489 de 1998, sinnecesidaddeadelantarprocesocompetitivodeselección,cuandolaEntidadSinÁnimodeLucrodispongadelpor lomenosel30%delvalor del proyecto de cooperación. Estos recursos podrán serpropios de la Entidad Sin Ánimo de Lucro o de cooperacióninternacionalqueestaconsiga.Cuando exista más de una entidad que ofrezca su compromisorecursosendinero,noinferioral30%,paradesarrolloconjuntodeactividades relacionadas con los cometidos y funciones asignadasporLeyaunaEntidad,laAlcaldíadebeadelantardeformaobjetivaatalentidadyjustificarloscriteriostalselección,verificandoentrelasEntidades Sin Ánimo de Lucro cual tiene un ofrecimiento másbenéficopara laentidad.Estoscriteriosparadeterminar laEntidadSinÁnimodeLucroquetieneunofrecimientomásbenéficoparalaentidaddeberánconstarporescritoenunainvitaciónenviadaalosinteresados.Cuandolosaportesseanenespecie,deberánsercuantificables,ysedeberáadelantarelprocesocompetitivo.


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4.3.1.4 OtrasDisposicionesLaAlcaldía,paraadelantarconveniosparael fomentoydesarrollo,deben adelantar el Proceso de Contratación en la versión 2 delSECOP para lo cual las entidades sin ánimo de lucro deben estarregistradasenestaplataformatransaccional.Las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades establecidasen laConstituciónyen lasLeyes80de1993,1150de2007y14742011,yennormasquemodifiquen,aclaren,adicionenosustituyan,oencualquierotranormaespecial,sonaplicablesaestosconvenios,asícomolosprincipiosdelacontratación.Las normas generales contenidas en este Manual, así como lodispuestoenlaLey80de1993,laLey1150de2007,elDecreto1082de2015,seránaplicablesaesteprocesocomonormasupletivaenlonoreguladoenestecapítulonienelDecreto092de2017.ElDependenciaDelegadaencontratación interesadaen solicitareluso de esta figura - Convenio de Asociación - deberá indicarexpresamente en los documentos del proceso que su solicitudcumpleconlascondicionesestablecidasenelDecreto092de2017,yenlasCirculares025de2017deColombiaCompraEficiente.4.4 Convenios solidarios de conformidad con la Ley 1551 de

2012Se podrán adelantar convenios solidarios cuando exista lacomplementación de esfuerzos institucionales, comunitarios,económicosysocialesparalaconstruccióndeobrasylasatisfaccióndenecesidadesyaspiracionesdelascomunidades.

Procede bajo el marco de la Ley 1551 de 2012 la cual autoriza lacelebración de convenios solidarios, los cuales podrán sermaterializadosconcabildos,autoridadesyorganizacionesindígenas,organismos de acción comunal y demás organizaciones civiles yasociacionesresidentesenel territoriocon la finalidadde impulsarprogramasyactividadesdeinteréspúblico.Enlaaplicacióndeestamodalidadsedeberáncumplirlossiguientesrequisitos:

• Estudios Previos: atendiendo a lo dispuesto en el artículo2.2.1.1.2.1.1delDecreto1082de2015.

• Análisis de Riesgos: atendiendo lo dispuesto en el sistemadegestióndecalidad.

• Garantías:laAlcaldíadePalmiraexigirálagarantíaúnicaconlosamparosdeacuerdoconelanálisisderiesgos.

• Interventoríay/osupervisión:laejecuciónyelcumplimientodel objeto del convenio se verificarán a través de unSupervisoroatravésdeuninterventorcuyacontrataciónnopodrá exceder el cinco por ciento (5 %) del valor delcontratoqueseimputaránalmismo.

• En materia de constitución de las entidades sin ánimo delucro: debe estar constituida como mínimo con seis (6)mesesdeantelaciónalacelebracióndelcontrato.

• Duraciónde lasentidadessinánimode lucro:nopodráserinferioraltérminodelcontratoyunañomás.

• En caso de incumplimiento se deberá acudir a la víajurisdiccional.

• Contraprestación:elasociadonopodrátenerremuneraciónpor su actividad dentro del convenio (honorarios oadministración) y todos los aportes estarán únicamentedestinadosaldesarrollodelobjetodelconvenio.


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4.5 RegulaciónespecialconelSECOPIIEl SECOP II es la nueva versión del SECOP (Sistema Electrónico deContratación Pública) para pasar de la simple publicidad a unaplataformatransaccionalquepermiteaCompradores,enestecasoa la Alcaldía de Palmira y Proveedores realizar el Proceso deContrataciónenlínea.Desdesucuenta, laAlcaldíadePalmira (comprador)puedecrearyadjudicarProcesosdeContratación,registraryhacerseguimientoalaejecucióncontractual.ElSECOPIIpermiterealizartodas lasmodalidadesdecontratación,excepto por la compra al amparo de Acuerdos Marco y otrosinstrumentosdeagregacióndedemanda,queserealizaatravésdelaTiendaVirtualdelEstadoColombianoconunusuarioycontraseñadiferentes.El SECOP II no es un repositorio de documentos digitalizados. LosDocumentosdelProcesoseconviertenenformulariosquediligencialaEntidadycontienenlainformaciónnecesariaparaadelantarlos.La Alcaldía de Palmira al igual que el resto de entidades estatalestiene laautonomíadevariar los flujosdeaprobacióndeacuerdoasus necesidades, y designar las personas autorizadas para cadaetapadelproceso.Con el USUARIO y CONTRASEÑA el administrador general de laAlcaldía, define ciertos permisos y roles en las distintas fases delproceso de contratación, cada usuario y contraseña es personal eintransferible para cada uno de los partícipes en el proceso decontratación, o que genere diversas acciones en el proceso

contractual, para ellodeberán registrarse el Supervisor, elOrdenadordelGasto,unodelosgestoresdelosestudiosprevios,yelabogadodesignadopor laDireccióndeContrataciónPúblicaquerealizaelacompañamientoenlaetapadeaprobacióndepólizas.De acuerdo a la Circular N. º 21 expedida por Colombia CompraEficiente, el expediente electrónico es válido en el proceso decontratación, así como el contrato o minuta electrónica tendrá lamismavalidezqueelcontratoominutafísica.4.6 Aspectosatenerencuentaenlaetapadeselección4.6.1 SubsanabilidadyaclaracióndeofertasEn aplicación al principio de selección objetiva y primacía de losustancial sobre lo formal, la Alcaldía, no podrá rechazar unapropuestaporlaausenciaderequisitosolafaltadedocumentosqueverifiquenrequisitosdelproponenteoquesoportenelcontenidodelaofertayquenoconstituyanfactoresdeescogencia,deacuerdoconlo establecido en el Pliego de Condiciones o en la invitación apresentaroferta.La subsanabilidad es la posibilidad que tienen los proponentes decorregir aquellos requisitos y documentos contenidos dentro de supropuesta, que requieren ser remediados. Sólo serán subsanablesaquellos requisitos o documentos que no otorguen puntaje alproponente, es decir aquellos que no sean necesarios para lacomparacióndeofertas.


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Por lo tanto, para efectos de subsanabilidad, laAlcaldía debe tenerencuentalosiguiente16:

a. En todos los procesos de selección debe prevalecer losustancialsobreloformal.

b. Sedebepermitirsubsanaratodoslosproponentesporigual.Laposibilidaddeaclararycorregirlaofertanoesunderechoque tiene la Alcaldía, sino un derecho que tiene elproponente, por tanto, si en la etapa de evaluación no seotorgó tal posibilidad y antesde la adjudicación se adviertetal situación, la entidad debe proceder a otorgar dichoderechoalproponenteafectado.

c. Por lo anterior, una vez realizada la evaluación de losrequisitosnoponderables, laentidadotorgará laposibilidadde corregir la ausencia de documentos o la falta deacreditación o cumplimiento del requisito, por lo que esteaspecto será susceptible de corrección, reemplazo oaportación a la oferta, dentro del periodode evaluación delas ofertas y/o amás tardar hasta el vencimiento del plazopara presentar observaciones al informe de evaluación,términoqueseráperentorioypreclusivo.

d. Por otra parte, respecto a aquellos requisitos que otorganpuntaje, no pueden ser complementados ni aportados, ni

16JorgeHernánBeltránPardo(2016).GuíaparalacontratacióntransparenteenelDistritodeBogotá.AlcaldíaMayordeBogotá.Bogotá,D.C.

reemplazados con posterioridad a la presentación de lasofertas. Sin embargo, cuando la entidad lo considerenecesario, podrá solicitar aclaración de los documentospresentados, sinqueconelloeloferentepuedamodificaromejorar su oferta, vale decir, podrá aportar documentosaclaratorios sobre la base de la información inicialmenteaportada, pero no podrá sustituirla por otra, dentro deltérminoque le indique la entidad, el cual será perentorio ypreclusivo.

e. Enelcronogramadecadaprocesooenelrequerimiento, laAlcaldíadeterminaráelplazoenelcuallosoferentespodránpresentarsubsanaciónyaclaracióndelasofertastantoenlaevaluacióncomoeneltrasladodelinformedeevaluaciónentodaslasmodalidadesdeselecciónporconvocatoriapública.En el caso de la subasta inversa, el plazo debe abarcar eltrasladodelaverificacióndelosrequisitoshabilitantes.

f. Elplazodeterminadoporlaentidadesdecarácterperentorioypreclusivo,demaneraquelassubsanacionesyaclaracionespresentadasdemaneraextemporáneanopodránsertenidasencuenta,ytendráqueprocedersearechazarlaofertaparaelcasode lanosubsanaciónderequisitoshabilitantes,onootorgar el puntaje del requisito ponderable no aclarado,conforme lo ha indicado la jurisprudencia del Consejo deEstado.

g. En ningún caso la Alcaldía podrá señalar taxativamente losrequisitosodocumentossubsanablesonosubsanablesenelpliegodecondiciones,asícomotampocopuedepermitirqueseadicioneomejoreelcontenidodelaoferta.


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4.6.2 PreciosartificialesLos precios artificiales se manifiestan cuando un proponentepresenta su propuesta con un precio que resulta especialmentellamativoparalaAlcaldía,porsersustancialmentemenoromayoralque dentro del mercado podría tener el bien o servicio que seofrece.Para identificar la existencia de esta situación, la Alcaldía deberárealizarunanálisiscomparativoentre laofertaqueconsideratieneun precio artificial, las ofertas de otros proponentes y los valoresidentificadosenelestudiodemercadoparaelbienoservicio.EstopermitiráalaAlcaldíadeterminarsiexisteunprecioartificial.Cuando la Alcaldía determine la existencia de un precio artificial,deberállevaracabolasiguienteactuación:

• Requeriralproponenteparaqueexpliqueyfundamentelasrazonesquesoportanelvalordesuoferta.Dichaexplicacióndeberáestarplenamente justificadae irmásalládemerasaseveracionesoafirmaciones.

• A partir de la explicación presentada, el Comité evaluadordecidirá frente a la admisión o rechazo de la ofertapresentada.

• ElComitéEvaluadorrechazarálapropuestasiencuentraquelaexplicaciónbrindadaporelproponentenoessuficienteopertinente.

• ElComitéEvaluadoradmitiráypodráevaluarlapropuestasiencuentraquelaexplicaciónbrindadaporelproponente,esfundamentadayrespondeacircunstanciasobjetivasquenocomprometenelcumplimientodelcontrato.

4.6.3 CriteriosdedesempateSalvo lo previsto para la adquisición de bienes y servicios decaracterísticas técnicas uniformes y de común utilización, loscriterios de desempate en caso de que se presente igualdad en elpuntajetotaldelasofertasevaluadasserándeconformidadconlasreglas establecidas en el Decreto 1082 de 2015, artículo2.2.1.1.2.2.9, estos criterios deben aplicarse demanera sucesiva yexcluyentesentreellos.Para estos factores de desempate la entidad deberá respetar losacuerdosconsagradosenlosacuerdoscomerciales,yelprincipiodereciprocidad.

4.7 Garantíasque laAlcaldíacontemplaexigirenelProcesode

ContrataciónEstas garantías serán efectivas en caso del incumplimiento delofrecimientoodelcontrato.Enaquelloseventosdondenoseexijangarantías,laAlcaldíadeberáindicarlasconsideracionesquejustificanladecisiónadoptada.4.7.1 Clases de garantías que amparan los perjuicios de

naturalezacontractualoextracontractualSe podrá asegurar el cumplimiento de las obligacionescontractuales,mediante cualquierade los siguientes instrumentos:(i) Contrato de seguro contenido en una póliza; (ii) PatrimonioAutónomo(Fiducia),y;(iii)GarantíaBancaria.


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A través de los mencionados instrumentos, los oferentes ocontratistas que celebren contratos con la Alcaldía, deberángarantizarlossiguienteseventos:

1. Responsabilidad civil extracontractual derivada de lasactuaciones,hechosuomisionesdesuscontratistas.

2. Incumplimientode laoferta - seriedadde laoferta,en lossiguienteseventos:

• La no ampliación de la vigencia de la garantía deseriedad de la oferta cuando el plazo para laadjudicación o para suscribir el contrato esprorrogado,siemprequetalprórrogasea inferioratres(3)meses.

• El retiro de la oferta después de vencido el plazofijadoparalapresentacióndelasofertas.

• La no suscripción del contrato sin justa causa porpartedeladjudicatario.

• La faltadeotorgamientoporpartedelproponenteseleccionado de la garantía de cumplimiento delcontrato.

3. Cumplimientode las especificaciones contractuales, la cualdebegarantizar:

Amparo DescripcióndelcumplimientoBuenmanejoycorrecta

inversióndelanticipo

CubrealaAlcaldíadelosperjuiciossufridosconocasión de: (i) la no inversión; (ii) el usoindebido; (iii) la apropiación indebida que elcontratistahagadelmismo.

Devolucióndelpagoanticipado

Cubrea laAlcaldíade losperjuiciossufridosporla no devolución total o parcial, de los dinerosentregadosatítulodepagoanticipado.

Amparo Descripcióndelcumplimiento

Cubrimientodelcontrato

Ampara el cumplimiento de las obligacionessurgidas del contrato, incluyendo el pago demultas y cláusula penal pecuniaria, cuando sehayan pactado. Cubre a la Alcaldía de losperjuiciosdirectosderivadosdelincumplimientototal o parcial, así como de su cumplimientotardíoodefectuoso.

Pagodesalarios,

prestacionessocialeslegalese

indemnizacioneslaborales

Cubre a la Alcaldía de los perjuicios que se leocasionen como consecuencia delincumplimiento de las obligaciones laboralesderivadas de la contratación del personalutilizado para la ejecución del contratoamparadoporpartedelcontratista.

Estabilidadycalidaddela

obra

Cubre a la Alcaldía de los perjuicios que se leocasionen como consecuencia del daño odeterioro independiente de su causa, sufridosporlaobraentregada,imputablesalcontratista.

Calidaddelservicio

CubrealaAlcaldíadelosperjuiciosimputablesalcontratista que surjan con posterioridad a laterminacióndelcontratoyquesederivende:(i)mala calidad o insuficiencia de los productosentregados con ocasión de un contrato deconsultoría,o;(ii)delamalacalidaddelservicioprestado, teniendo en cuenta las condicionespactadas.

Calidadycorrecto

funcionamientodelosbienes

CubrealaAlcaldía,delosperjuicios(i)derivadosde lamalacalidadodeficiencias técnicasde losbienes o equipos de acuerdo a lasespecificacionestécnicasprevistaenelcontrato,o; (ii) por el incumplimiento de los parámetros


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Amparo Descripcióndelcumplimientode normas técnicas establecidas para elrespectivobienoequipo.

TablaN.°8.AmparosdeGarantíasycumplimientos

Parael señalamientode lasgarantíasquedebencubrirunouotrotipo contractual, así como las condiciones propias de cada una deellas, los gestores de los estudios previos de las dependenciassolicitantes contarán con el apoyode laDireccióndeContrataciónparaestadefinición.


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CAPÍTULOV SUSCRIPCIÓN,LEGALIZACIÓNDEL

CONTRATO,YGARANTÍASEXIGIDASENELPROCESODECONTRATACIÓN

Comprende desde la elaboración de laminuta y la expedición delregistro presupuestal, hasta la aprobación de la garantía única decumplimiento.5.1 MinutadelContratoLaminutadebecontenercomomínimolossiguienteselementos:

• Valor,plazodeejecución,formadepagodelcontrato.• Laspartesdelcontrato.• DatosdelcontactodelcontratistaydelaAlcaldía.• Elobjetoacontratar:bien,obraoservicio.• El sitio de entrega de los bienes o de prestación de los

servicios.• Condicionesdeejecuciónyentrega.• Obligacionesespecíficasygeneralesdelaspartes.• Especificacionestécnicas.• Multas,incumplimientoycaducidadcuandoaplique.• Cláusulapenalpecuniaria.• Indemnidad.• Cláusulasexcepcionalescuandoaplique.• Garantías.• Certificado de disponibilidad presupuestal o información

presupuestal

Paraloscontratosdemínimacuantíaloselementosestablecidosenestenumeraldeberánincorporarseenlaaceptacióndelaoferta.Para procesos que se adelanten en el SECOP II, los anterioresaspectos se denominan como se indica a continuación, para sudiligenciamientosedebentenerencuentalosanterioreselementos:

• Informacióngeneral.• Condiciones.• Bienesyservicios.• DocumentosdelProveedor.• DocumentosdelContrato.• Informaciónpresupuestal.• Ejecucióndelcontrato.• Modificacionesdelcontrato.• Incumplimientos.

5.1.1 Minuta en los contratos a suscribir bajo la modalidad de

ContrataciónDirectaPara la suscripción de este tipo de contratos, se debe tener encuentacomomínimolossiguientesdocumentos:

a. Solicituddecontratación.b. CertificadodeDisponibilidadPresupuestal.c. Estudios y documentos previos que justifiquen la

contratacióndirecta.d. Cuando la causal invocada consista en la no existencia de

pluralidaddeoferentes, deberán anexarse los documentosmedianteloscualesseacreditequeésteeseltitulardelosderechos de propiedad industrial o de los derechos deautor, o que es su proveedor exclusivo y que no existen


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sustitutos en el mercado que puedan satisfacer esanecesidad. Estas circunstancias deberán constar en elestudioprevioquesoportalacontratación.

e. InclusiónenelPlanAnualdeAdquisiciones.f. Oferta.g. Hoja de vida del proponente con copia de los títulos de

idoneidadsiespersonanaturalocertificadodeexistenciayrepresentaciónsiespersonajurídica.

h. Si está inscrito en Cámara de Comercio, el Certificado deExistenciayRepresentaciónLegal.

i. Certificadodel contratistadonde constequeestáal díaenlosaportesalSistemadeSeguridadSocial.

j. RegistroÚnicoTributarioRUT.k. CertificadodeAntecedentesDisciplinarioselcualpuedeser

consultadoenlíneaporlaAlcaldía.l. Certificado de Antecedentes Judiciales el cual puede ser

consultadoenlíneaporlaAlcaldía.m. Certificado de Antecedentes Fiscales el cual puede ser

consultadoenlíneaporlaAlcaldía.n. CopiadelalibretamilitarenlostérminosdeLey.

Enloquerespectaaloscontratosdearrendamientodeinmuebles,deberáanexarseel certificadode tradicióny libertaddel inmuebleexpedido por la autoridad competente, así como los linderosgeneralesyespecíficosdel inmuebleenorden,elavalúorespectivoyactualizadodelpredioylaplenaidentificacióndelinmuebleobjetodel contrato, sin perjuicio de los demás requisitos previstos en lanormativavigente.Posteriormente a la minuta del contrato se deben realizar lossiguientesrequisitosparasulegalización:

5.2 RegistropresupuestaldelCompromisoEs una operación requerida para la ejecución de contratos queafecten apropiaciones presupuestales, que consta en certificaciónexpedidaporelresponsabledelpresupuestoyconlocualrespaldael valor del contrato y la totalidad de los compromisos de pagopactados en el mismo, de acuerdo a los procedimientospresupuestalesestablecidosparatalefecto.ParaellolaDireccióndeContratación solicitará el respectivo Registro Presupuestal ante laSecretaríadeHaciendadelaAlcaldía.5.3 AprobacióndelaGarantíaÚnicaCorresponderáalaDireccióndeContratación,aprobarlagarantíaysus modificaciones cualquiera que sea la cuantía del proceso,medianteactodeaprobacióndegarantías,siemprequeseajustenalo requerido por la Alcaldía de Palmira y a las condiciones devigenciaysuficienciadelasgarantíascontenidasenelDecreto1082de2015,olanormasqueloadicione,modifiqueocomplementen.


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CAPÍTULOVI EJECUCIÓNEsta etapa inicia con la suscripción del Acta de Inicio hasta dejarconstancia del cierre del expediente del proceso de contratación.Consisteeneldesarrollodelobjetodelcontrato.6.1 ActadeinicioUna vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento ylegalización del contrato, el Supervisor y/o interventor elabora elActa de Inicio para que empiece la ejecución del contrato. Asímismo,deberáremitircomunicaciónalcontratistademanerafísicaoelectrónica.Para dichos fines el Supervisor y/o interventor del contrato y elcontratistadeberánponerseencontactoparasuscribirlarespectivaacta,lacualdeberáformarpartedelexpedientedelproceso.La suscripción del acta de inicio aplicará para todos los contratosque suscriba la Alcaldía de Palmira, y será el documento que daráinicioalaejecucióndecadaunodeellos.Para los procesos adelantados por SECOP II, bastará con que elsupervisordéclickdeaceptacióna laopcióndeiniciodelcontrato,una vez se hayan cumplido los requisitos de perfeccionamiento ylegalización.

6.2 ModificacionesalContratoDurante la ejecución del contrato pueden presentarse diferentessituaciones que afectan su ejecución, tanto el contratista como elSupervisorointerventorpuedesolicitarmodificacionesalcontrato.,teniendoencuentalassiguientesconsideraciones:• Cuando sea el Supervisor y/o Interventor del contrato, deberá

solicitar a laDireccióndeContratación, conalmenos cinco (5)días hábiles de antelación, la elaboración del documentorespectivoseñalandolasrazonestécnicas,sociales,financierasodecualquieraotra índolequeoriginanel cambio,elanálisisdeconvenienciadelmismo,asícomosusconsecuenciasfrentealaecuación económica de contrato y su plazo de ejecución, sifuereelcaso.

• Cuando sea el contratista quien la solicita debe presentar lasolicitudporescritoalSupervisory/ointerventor,señalandolasrazonestécnicas,sociales,financierasodecualquierotraíndoleque hacen necesaria la modificación. El supervisor y/ointerventor analizará la solicitud y junto con la mismapresentará una recomendación escrita (favorable odesfavorable) analizando la conveniencia de la misma y susconsecuencias frente al equilibrio económico y plazo delcontrato, al Ordenador de gasto encargado, quien deberáaprobar o improbar la solicitud, pudiéndose apartar de larecomendación del supervisor o interventor si así lo estimaconveniente. En caso de que la solicitud sea improbada, estadeberáserdevueltaalcontratistaparaquelasustentedemejormanera.

• La modificación, solo procederá cuando el contrato seencuentre en ejecución y siempre que la misma no altere la


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esencia del objeto del contrato ni sea fruto de unincumplimientoporpartedelcontratista.

• El Ordenador de gasto aprobará la modificación contractualmediante documento escrito, en el cual se indique demaneraclarayprecisalasrazonesofundamentosquedieronorigenalamismaylajustificaciónpararealizarla.

• Paraqueselleveacabolamodificacióndelcontrato,éstadebesersolicitadaantelaDireccióndeContrataciónporelSupervisoro interventor, mediante documento escrito aprobado por elOrdenador del Gasto, en donde se indique demanera clara yprecisa las razones o fundamentos que dieron origen a lamisma,asícomolajustificaciónpararealizarla.

Dentro de las modificaciones al contrato, se encuentran lassiguientes:6.2.1 AdiciónEsaquellamodificaciónqueserealizaalalcanceyvalordelcontrato,la cual procede cuando en el desarrollo del mismo, surge lanecesidaddeincluirelementosqueresultanesencialesynecesariospara cumplir a cabalidad con el objeto contratado. Dentro de lasadiciones,sedebenacatarlassiguientesdisposiciones:

• Las obras, bienes o servicios objeto de la adición debencontar con una disponibilidad presupuestal previa ysuficiente.

• El valoraadicionarnopuede superarel límitemáximodel50 % del valor inicial del contrato expresado en salariosmínimoslegalesmensualesvigentes.

• LaAdicióndelcontratorequiereparasuperfeccionamientoe iniciodeejecuciónlasmismascondicionesenunciadasenelpresenteManual.

• Los contratos de Interventoría podrán adicionarse yprorrogarsepor elmismoplazoque sehayaprorrogadoelcontratoobjetodevigilancia.

• Loscontratosdeasociacionespúblicoprivadas,sólopodránadicionarse hasta por el 20% del valor inicial del contratoexpresadoensalariosmínimoslegalesmensualesvigentes,ysus adiciones y/o prorrogas relacionadas directamente conel objeto del contrato, únicamente podrán realizarsedespués de transcurridos los primeros tres (3) años de suvigencia y hasta antesde cumplir las primeras tres cuartas(3/4)partesdelplazoinicialmentepactadoenelcontrato.

6.2.2 PrórrogaoampliaciónEsunaprolongacióndelplazoinicialmentepactadoenelcontrato,lamismadebecumplirconlassiguientescondiciones:

• Procede cuando sedeba aumentar el término inicialmenteprevisto en el contrato para la realización de prestacionesdelamismanaturalezadelasquesonobjetodelcontrato.

• Estamodificaciónsedeberásuscribirantesdelvencimientodel plazo de ejecución estipulado en el contrato, y deberácontener:(i)lasrazonesymotivosquejustificanlaprórroga,y; (ii) establecer la obligación por parte del contratista deampliarlosplazosdelosamparosdelagarantíaúnicaporelperiodoigualaldelaprórroga.

• Todos los costosque segenerenpor laprórroga seránporcuenta del contratista, incluyendo el valor del periodoadicionalde interventoríasi fuereelcasoysisedetermina


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quelascausasquesurtenlamodificaciónsonimputablesalcontratista.

• Elplazoprorrogadosecuentaparacalcularelplazototaldeejecucióndelcontrato.

• Los contratos de interventoría podrán adicionarse yprorrogarsepor elmismoplazoque sehayaprorrogadoelcontratoobjetodevigilancia.

6.2.3 ModificaciónsimplePor medio de ésta se modifica el contrato, y procede cuando serequiera realizar aclaraciones, enmiendas o reformas al texto delcontratoodealgunosde losdocumentosquehacenparte integraldelmismo.Serealizarácuandohayalugar,entreotrosa:

• Aclarardiferenciasentreletrasynúmeros.• Correccióndedatosdedisponibilidadpresupuestal.• Aclaracióndenombresydocumentosdeidentidad.• Aclaracióndedatosquecoincidancon loscontenidosen la

oferta.• Aclaración de requisitos previstos en el pliego de

condiciones.

En ningún caso se podrá modificar o alterar la naturaleza delcontrato,elobjetodelmismoosusobligacionesesenciales.6.3 SuspensiónyreanudacióndecontratosEn la suspensión se interrumpe temporalmente la ejecución delcontrato por razones de fuerza mayor, caso fortuito o algunacircunstancia ajena a la responsabilidad del contratista, convenidaentrelaspartesoporel interéspúblico,velandoentodocaso,que

no se vulnere el cumplimiento de los fines estatales. Para ello sesuscribirá un actamotivada por parte delOrdenador del Gasto, elcontratista y el Supervisor y/o interventor, donde se indique lascondicionesquellevaronalasuspensiónyelmomentoenelcualsedeberáreanudarelcontrato.Lareanudaciónseentiendecomolacontinuacióndelaejecucióndelcontrato una vez surtido el plazo fijado en el acta que motiva lasuspensión, para lo cual se elaborará el acta respectiva dereanudación, suscrita por las partes, el Ordenador del Gasto, elcontratistayelSupervisory/ointerventor.Para solicitar una suspensión a la Dirección de Contratación elSupervisor y/o interventor realizará el mismo procedimientoexpuestoenelacápitedemodificacionescontractuales.6.4 Reconocimientosquenoimplicanmodificación6.4.1 MayorescantidadesdeobraSon las cantidades de obra que se reconocen en los contratospagados a precios unitarios cuando dichas cantidades o ítemscontratados exceden el estimativo inicial, surgiendo así unaprolongaciónde laprestacióndebidaquepuedeserejecutadaconlos planos y especificaciones originales, sin que ello impliquemodificaciónalgunaalobjetocontractual.Las mayores cantidades no requieren de la formalización deadiciones,perosísedeberácontarconpreviajustificaciónporpartedel Supervisor y/o interventor, CDP, Registro Presupuestal,suscripción del acta del reconocimiento y la aprobación de lasgarantíasrespectivas.


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6.5 Reconocimientosqueimplicanmodificación6.5.1 ÍtemsnoprevistosCorrespondenaactividadesorecursosnocontempladosenlaetapadeplaneacióndelproceso.Elsupervisory/oelinterventorjustificarápor escrito la necesidad de la utilización del ítem dentro delproyecto, haciendo una breve descripción de la consideraciones ycausalesquedieron soportea ladecisión.Paraello, la Supervisióny/o interventoría realizará el balance económico del contratorealizando losajustesa los ítemsprevistosenel contrato.Sedebetener en cuenta los siguientes requisitos, cuando la modificaciónafectaelpresupuesto:

• La descripción del ítem deberá contener la especificacióngeneral,particularonormatécnicaqueloregula.

• El ítem no debe coincidir con ninguno de los ítemsinicialmente contratados, de igual manera no debe tenerninguna equivalencia técnica con los ítems contractualesiniciales.

• Para la elaboración de los ítems no previstos, se tomarácomoreferencialosinsumosdelosítemscontractuales.

• Parasuaprobaciónsedebenutilizarlospreciosdelmercadoalafechadepresentacióndelnuevoítem,paracadaunodeloscomponentes.

• Los ítems no previstos, se deben aprobar por parte de laSupervisióny/oInterventoría,antesdelaejecucióndela(s)actividad(es).

• Los ítems serán cancelados conel precioprovisional inicialquesepacteconlaSupervisióny/oInterventoría.

• Una vez se fijen los precios definitivos, se efectuarán loscorrespondientes ajustes en el acta de recibo parcialinmediatamenteposterior.

• LosAnálisisdePreciosUnitarios (APU), sedebenpresentarenactoescrito,debidamentefirmadoporelcontratistayelsupervisor y/o interventor, con sus respectivos soportestécnicos y económicos, esquemas, cotizaciones,rendimientos, maquinaria, equipos, mano de obra, entreotros.

• La legalizacióndelnuevo ítemseefectuarácon la fechadesuscripcióndelactadefijacióndepreciosnoprevistos.

En el caso en que los ítems no previstos en el contrato generenimplicación presupuestal para Alcaldía, se deberá tramitar lamodificación al contrato de acuerdo con las reglas fijadas para lasmodificaciones contractuales dentro del presente Manual deContratación.6.5.2 Ajustes,RevisióndepreciosycorrecciónmonetariaSe utilizará el ajuste y la revisión de precios, con el objetivo demantener la ecuación financiera del contrato; estos pueden sermodificados, revisados y corregidos durante el plazo de ejecucióndel contrato. El Ordenador del gasto podrá, excepcionalmente,acordar con el contratista ajustes o reajustes, si los mismos nofueronpactadosenelcontratoconel findemantenerelequilibrioeconómico del mismo. Esto se hará mediante documentomodificatorio.El ajuste por corrección monetaria, se llevará a cabo para lapreservación de la equivalencia o representación monetaria delvalordel contrato conel valor representativo real almomentodel


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pago. Teniendo en cuenta que, en muchos casos, uno es elmomentodeejecuciónyotroeselmomentodelpagoporrazóndeltranscurso del tiempo, la corrección compensará el efectoinflacionariode lamonedahastaelmomentoenelque sehagaelpago, siempre que la variación de tiempo no se presente porsituacionesimputablesalcontratista.La fórmuladeajusteen loscontratosdeobraseaplicarádeformacrecienteodecrecienteconbaseenelÍndiceporGruposoGeneralde Obra del ICCP del DANE (de acuerdo con los pliegos decondiciones y los estudios previos), certificado para el mescalendario correspondiente a la ejecución de la obra, siempre ycuandolaobraaajustarcorrespondaalaejecucióndelamismaydeacuerdoalcalendariodeésta.Paralosajustes,alvalordelactaporlaobraejecutadacadames,seledescontará lapartecorrespondientealanticipoamortizado,estevalorobtenidoseajustarádeacuerdoconlafórmulaestablecidaenelcontratooenlospliegosdecondiciones.Para los contratos de Interventoría y Consultoría de Estudios yDiseños, el ajuste se hará únicamente por cambio de vigenciaaplicandoelÍndiceGeneraldelIPCcertificadoporelDANE.6.6 EquilibrioeconómicodelcontratoEnloscontratosquelleveacabolaAlcaldíaMunicipaldePalmirasemantendrálaigualdadoequivalenciaentrederechosyobligacionessurgidosalmomentodeproponerodecontratar,segúnelcaso.Sidichaigualdadoequivalenciaserompeporcausasnoimputablesaquien resulte afectado, las partes adoptarán en el menor tiempoposiblelasmedidasnecesariasparasurestablecimiento.

Los contratistas de la Alcaldía tendrán derecho previa solicitud, aquelaEntidadlesrestablezcaelequilibriodelaecuacióneconómicadel contrato, a un punto de no pérdida por la ocurrencia de lassiguientescondicionesdeprocedencia:

• Debegenerarunaafectacióngraveyanormal.• La alteración del equilibrio económico no puede ser

imputableaquienlareclama.• Debedarseporhechosposteriores.• Sercausadaporunhechoqueresulteanormal,desdetodo

puntodevistaobjetivo.LaAlcaldíaen cada casoenparticulardebe revisar la concurrenciade las condiciones exigidas en la ley y en la jurisprudenciaadministrativa,paralaviabilidaddelpago.6.7 CesióndecontratosEs una transferencia de derechos y obligaciones del contratista auna tercera persona para que ésta continúe con la ejecución delcontratoenlasmismascondicionesacordadas.ElcesionariodeberátenerlasmismasomejorescalidadesqueelcedenteparalocualelSupervisor y/o interventor elaborará una constancia escrita sobreeste punto contando con la autorización del Ordenador del Gastopara su realización, y posteriormente radicarla a la Dirección deContratación,lacualelaboraráelactadecesión.No se aceptará la cesión cuando tenga como propósito eludirprocesos sancionatorios al contratista cedente. No obstante loanterior y sin perjuicio de autorizar la cesión, la Alcaldía podráadoptar las medidas correctivas, sancionatorias y de buenaadministración que considere necesarias contra el contratista


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cedente. De igual forma, se podrá proceder contra el contratistacesionariocuandoincumplalasobligacionescontractuales.6.7.1 CesióndederechoseconómicosypatrimonialesEs una transferencia de derechos económicos o de pago entreparticulares,lacualnoimplicaunacesióndelaposicióncontractual,sino simplemente la cesión de un crédito a favor que tiene unparticularconlaadministración.Dichacesiónpodráefectuarsemediantedocumentoprivado,peroelmismodeberá ser oportuna y previamente notificado a la AlcaldíaMunicipal de Palmira, para que esta pueda determinar a quiendeberáefectuarelpagodelcréditoodelsaldopendientequetieneconelparticular.6.8 RégimensancionatorioenmateriacontractualCuando seevidencien situacionesde incumplimientoporpartedelcontratista, a pesar de los requerimientos del supervisor y/ointerventor para superarlas, este último deberá informar a laDirección de Contratación para que ésta inicie un procesosancionatorio contractual.Deacuerdoa los lineamientosdadosenel artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el procedimientosancionatorioqueseadelantealinteriordelaAlcaldíaMunicipaldePalmirasedividiráentresmomentos:

• Previo(comunicación):elSupervisordelcontratoelaboraráelinformequeestablecelaexistenciadelincumplimiento,elcual debe contener los elementos que establece la norma(obligaciones incumplidas, periodo de incumplimiento,pruebas,tipodesanciónaaplicarylatasacióndelamisma).

Si es el interventor quien evidencia el presuntoincumplimiento,éstedeberáenviarelinformealsupervisor,elcualcontendrálosmismoselementosantesseñalados.Posteriormente, la Alcaldía adelantará una citación alcontratistaparaqueéstedélasexplicacionesquehayalugarenAudiencia;lacitacióndeberácontener:o Elinformedesupervisióny/ointerventoría.o Las normas o cláusulas posiblemente violadas y las

consecuencias que podrían derivarse para elcontratista.

o Loshechosdelpresuntoincumplimiento.o Lafechayhoraqueseadelantarálaaudiencia,atendida

lanaturalezadelcontratoy laperiodicidadestablecidaparaelcumplimientodelasobligacionescontractuales.

o Si lagarantíadelcontratoesunapólizadeseguros,sedebecitaralgarantedeigualforma.

o La normatividad aplicable en los procesossancionatorioscontractuales.

• Audiencia: a ésta asistirá el Ordenador del Gasto, elSupervisor y/o interventor, y el Director de Contratación(quien la presidirá) con el fin de debatir las acusaciones,pruebasydemás,ejerciendoelderechoaldebidoproceso.Seadelantarábajoelsiguienteorden:o InstalaciónporpartedelaAlcaldía,conlosargumentos

quelesirvendesoporteylaspruebasconducentesquepretendehacervaler.

o Acontinuación,seprocederáaescucharlaintervencióndelcontratista,enlacualdeberáexponerlosdescargos


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frente a los presuntos incumplimientos que se leimputan quien podrá presentar elmaterial probatorioqueconsiderepertinenteparasustentarsusdescargos.

o Deigualformaseprocederáaescucharlaintervencióndelgarante,cuandoexistaunapólizadeseguros.

o Dicha audiencia podrá suspenderse para allegar opracticar pruebas o por otros motivos debidamentesustentados.

o Se debe adelantar una sesión de la audiencia con elpropósitodepoderdictarelactode trámitemedianteelcualsedeclaran incorporadaselmaterialprobatorioque sea conducente y/o pertinente y/o útil. En estemismoactosedecretaránlasqueajuiciodelaAlcaldíatengan las calidadesprobatoriasantes indicadasyquepermitan el esclarecimiento de las situacionesgeneradorasdelposibleincumplimiento.

• Final (decisión): terminará con una decisión consignada enacto administrativo, esta última situación cuando se hayaverificado la superación o cesación de las situacionesproductodelincumplimiento.

• Cuando ladecisión sepronuncieen lamismaaudiencia, seentenderánotificadayseotorgaráalcontratistalapotestadde interponer o no recurso de reposición, ante el cual laAlcaldía decidirá y notificará debidamente. Acorde con ladecisióntomada,sedebehacerefectivoelcobroyregistrodelasanción,oelarchivodelmismo.

En caso que se decida la sanción, la Alcaldía debe informar a laCámara de Comercio dentro de los cinco (5) días siguientes a laejecutoriadelActoAdministrativo.Asímismo,encasoqueproductode la sanción impuesta se genere una de las inhabilidades

consagradasenlaLey1474de2012laAlcaldíadeberáinformaralaProcuraduría General de la Nación, y a su vez publirá el actoadministrativosancionatorioenelSECOP.La Entidad, conforme al tipo de incumplimiento o gravedad delmismo, deberá escoger que tipo de sanción aplicar, entre lassiguientes:6.8.1 CláusulademultasEn los contratos en los que se pacte cláusula de multas, ésta seimpondrá de forma unilateral a través de acto administrativo,cuando el contratista incumpla parcialmente cualquiera de lasobligacionesderivadasdel contrato y laprestación incumplida aúnfuerenecesaria,encasocontrario,sedeclararáunincumplimiento.6.8.2 CláusuladeincumplimientosEnloscontratosenloscualessepactecláusuladeincumplimientos,seharáexigibledemaneraunilateral sinnecesidaddedeclaratoriajudicial, cuando a juicio de la Dirección de Contratación, previoinformedelasupervisióny/ointerventoría,elcontratistaincurraenelincumplimientoparcialototaldelasobligacionesdelcontrato,seimpondrádeformaunilateralatravésdeactoadministrativo.Dicha cláusula deberá contener la autorización expresa delcontratistaparacompensarelvalordelacláusulapenalpecuniaria,decualquiersumaque laAlcaldía leadeude,sinperjuiciodehacerefectivalagarantíadeincumplimientodelcontrato.Siestonofuereposibleseprocederáa la jurisdiccióncoactiva,deconformidadconloestablecidoenelparágrafodelartículo17delaLey1150de2007y86delaLey1474de2011.


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La exigibilidad de la cláusula penal garantiza para la Alcaldía dePalmiralatasaciónanticipadadeperjuicios.6.8.3 Declaratoria de incumplimiento con el propósito de hacer

efectivalacláusulapenalLa declaratoria de incumplimiento podrá tener como propósitoadicionalasancionaralcontratista,hacerefectiva lacláusulapenalenloscasosdeincumplimientosparcialesytotalesdecualquieradesus obligaciones. La cláusula penal debe contemplarse en elcontrato,precisandoentodocaso,sumonto.La cláusula penal puede tener naturaleza sancionatoria o bienresarcitoria cuando se pacta como una tasación anticipada deperjuicios por incumplimiento del contratista. Siempre que en loscontratos se pacte la cláusula penal y no se indique que es denaturalezasancionatoria,seentenderáquesepactacomotasaciónanticipada de perjuicios. Podrán pactarse en un mismo contratocláusulas penales con naturaleza sancionatoria y además comoestimaciónanticipadadeperjuicios.Enloscasosenqueseasancionatoria,enelcontratosedeberáfijarlaformadetasacióndelacláusulapenalporel incumplimientodelcontratista. En los casos en que sea resarcitoria, se deberáestablecerunporcentajedelvalortotaldelcontrato.Enloscasosdeincumplimientodelasobligacionescontractuales,elContratistadeberápagaralaAlcaldíadePalmira,atítulodepena,lasumaestablecidaenelcontratoysuvalorseimputaráalpagodelosperjuicioscausados.Siunavezrevisadoelcontratoseevidenciaqueelmismopresentasaldosafavordelcontratistalasanciónpodráserdescontada de los mismos; si no se presentan saldos a favor, la

sancióndeberá ser respaldadapor el garante; y en casodequeelgaranteseexcluyaoelmontoqueestádispuestoapagarnoresultesuficiente,lasancióndeberáserpagaporelcontratista.LaAlcaldíaprocederá a realizar el cobro tantode lasmultas comodelmonto de la cláusula penal pecuniaria usando cualquier formadeextincióndeobligaciones incluyendo la jurisdicción coactiva,deconformidadconloestablecidoenelparágrafodelartículo17delaLey1150de2007y86delaLey1474de2011;encasodeevidenciarsituaciones no consagradas en la normas anteriormente citadas seprocederá a aplicar subsidiariamente lo estipulado en la Ley 1437del 2011 -Código de Procedimiento Administrativo y de loContencioso Administrativo- o en la Ley 1564 del 2012 – CódigoGeneraldelProceso-segúncorresponda.6.8.4 CláusulasexcepcionalesConelfindeevitarlaparalizacióndelcontratoolaafectacióngravede losservicioscontratados, laAlcaldíapodráejercer lassiguientespotestadesdemaneraunilateralyteniendoencuentalosrequisitosparaqueprocedancadaunadelassiguientes:


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FiguraN.º4.Cláusulasexcepcionales

• Lainterpretaciónunilateral,procedeencasodequeexistandudasodiscrepanciasencuantoa la interpretacióndeunacláusula del contrato por ser ambigua. Se interpretaunilateralmenteconelobjetivodeevitar laparalizacióndelserviciocontratado.

• La modificación unilateral, es procedente para introducirmodificaciones a elementos esenciales del contrato, paraevitarlaparalizaciónoafectacióngraveencasodenoexistirunacuerdoentrelaspartes.

• La terminación unilateral, procede por las causasestablecidasenelart.17delaLey80de199317.

17Así: “1. Cuando las exigencias del servicio público lo requierano la situación deorden público lo imponga; 2. Por muerte o incapacidad física permanente del

• Liquidación unilateral, procede únicamente cuando laspartesnollegaronaunacuerdovoluntarioenlaliquidación,esdecir,nosepudollevaracabolaliquidaciónbilateral.

• Las especiales, se refieren a la reversión (específica paracontratosdeconcesiónoexplotación)yladesometimientoa normas nacionales para que los bienesy elementosafectadosalcontratopasenapropiedaddelEstadosinquehayacompensaciónalcontratista,salvoquelas inversionesnosehayanamortizado.Buscagarantizarlacontinuidaddelservicio cuando los bienes son indispensables paramantenerlapermanencia.

• La caducidad, es la sanciónmás grave a que se puede veravocado un contratista, y genera la terminación, laliquidación y una inhabilidad para éste. En los contratoscuyo objeto sea la prestación de servicios públicos,explotación y concesión de bienes del Estado, obra,suministroyprestacióndeservicios,quecelebrelaAlcaldíade Palmira, se incluirá la cláusula de caducidad y demáscláusulas excepcionales de conformidad con lo establecidoenelArtículo14de laLey80de1993.Seprescindiráde laestipulaciónde la cláusulade caducidad ydemás cláusulasexcepcionalesenloscontratosexpresamentecontempladosenelparágrafodelcitadoartículo.

ParaelpactodelascláusulasexcepcionaleslaAlcaldíaMunicipaldePalmira,tendráencuentalassiguientesdisposiciones:

contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica delcontratista;3.Porinterdicciónjudicialdedeclaracióndequiebradelcontratista.4.Porcesacióndepagos,concursodeacreedoresoembargosjudicialesdelcontratistaqueafectendemaneragraveelcumplimientodelcontrato.”

Cláusulas excepcionales

Interpretación Unilateral

Modificación Unilateral

Terminación Unilateral

Caducidad

Liquidación Unilateral

Especiales


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• Sedeberánpactarysinosepactanseentenderánincluidasla cláusula de terminación, interpretación y modificaciónunilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y decaducidad, en los contratos que tengan por objeto elejerciciodeunaactividadqueconstituyamonopolioestatal,prestacióndeserviciospúblicos,explotaciónyconcesióndebienesdelEstadoyobra,quecelebrelaAlcaldía.

• En los contratos de explotación y concesión de bienes delEstado, se deberá pactar la cláusula de reversión y si lamisma no se incluye expresamente, de igual manera seentenderápactada.

• La Alcaldía, podrá pactar cláusulas excepcionales en loscontratosdesuministroyprestacióndeservicios.

• LaAlcaldíaprescindirádelpactodecláusulasexcepcionalesen los contratos que se celebren con personas públicasinternacionales,odecooperación,ayudaoasistencia;enlosinteradministrativos; en los de empréstito, donación yarrendamientoyenlosquetenganporobjetoeldesarrollodirectodeactividadescientíficasotecnológicas,asícomoenloscontratosdesegurotomadosporlaentidad.

6.9 MecanismosalternativosdesolucióndecontroversiasLos conflictos que se presenten durante la ejecución de loscontratos que celebre la Alcaldía Municipal de Palmira sesolucionaránpreferentementemediantelosmecanismosdearreglodirectoyconciliación,sinembargo,sepodráacudiracualquierotromecanismo de solución de controversias autorizado por la Ley,cuando estos fracasen, teniendo en cuenta los lineamientos yDirectrices establecidas por la Agencia de Defensa Jurídica delEstadoparatalefecto.Encasodequeestosmecanismosllegarenafracasar,seacudiráalajurisdiccióncompetente.

La Alcaldía podrá incluir dentro de sus contratos cláusulascompromisorias, sin embargo, las mismas se deben ajustar a loslineamientosydirectricesexpedidasparatalefectoporpartede laAgenciaNacionaldeDefensaJurídicadelEstado.Dentro del capítulo VIII de la Ley 80 de 1993, se establecen losmecanismos para la solución de las controversias contractuales,incluidas con miras a generar la descongestión de los despachosjudicialesypropenderporqueseaposibleelarregloporpartedelosintervinientesenlacontrataciónestatal.Dichas vías, dispuestas por el legislador, son: el arreglo directo, latransacción, el arbitramento, la amigable composición y laconciliación. Lasmismas pueden ser clasificadas conforme a quienbrinde la solución, es decir si lo hace un tercero imparcial(heterocomposición) o si lo hacen las partes directamente(autocomposición).

FiguraN.º6.Mecanismosalternativosdesolucióndecontroversias

Formas

Heterocomposición

Acción Judicial

Arbitramento

Autocomposición

Conciliación

Arreglo Directo

Amigable composición


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Respectodelaacciónjudicial,derivadodelcontrato(conformeasurégimen)esposibleacudirantelajurisdicciónordinaria(civil,penalo laboral) o ante la jurisdicción contencioso-administrativa. Estaúltimaes la llamadaa resolver lamayoríadesituacionesderivadasdelcontratoestatal.Los principales medios de control empleados dentro de la acciónadministrativa, derivados del contrato estatal son: controversiascontractuales, nulidad y restablecimiento del derecho y la acciónejecutiva.Sobreelarbitramento,laentidadsedebeceñiraloestablecidoenlaLey1563de2012,asícomoalasdirectrices,documentos,circularesydemásqueparaelefectoexpida laAgenciaNacionaldeDefensaJurídicadel Estado, ypartedeunacuerdovoluntariode laspartes(compromisoocláusulacompromisoria),paraproceder.Entrando a las relacionadas con la autocomposición, el arreglodirecto es un desarrollo del principio de economía, y pretende ensede de la Alcaldía obtener una solución frente al conflicto,medianteunaactuacióndeordenadministrativo.Sobre la Conciliación, esta se refiere a la que se realiza de formaprejudicial, es decir la que es adelantada con intervención delMinisterio Público y que genera un acta de conciliación, la cualpresta mérito ejecutivo. Resulta viable frente a asuntos definidosporlaley,comoconciliablesotransables.Por último, frente a la amigable composición, ésta se refiere adelegaciónenun tercerode la soluciónde lasdiferencias surgidasendesarrollodeuncontrato.

Sin embargo, la Alcaldía preferirá dentro de sus contratos, losmecanismosdearreglodirecto y conciliación, loquenoobstaqueen caso de que estos fracasen pueda recurrir a cualquier otromecanismoalternativodesolucióndecontroversiasautorizadoporlaley.Siestosmecanismosfracasan,sepodráacudiralajurisdiccióncompetente.La Alcaldía podrá incluir dentro de sus contratos cláusulascompromisoriasqueobliguena laspartes a acudir a algunode losanterioresmecanismos de solución de controversias, sin embargo,las mismas se deben ajustar a los lineamientos y directricesexpedidas para tal efecto por parte de la Agencia de DefensaJurídicadelEstado.


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CAPÍTULOVI TERMINACIÓN,LIQUIDACIÓNYCIERRE

DELEXPEDIENTE7.1 TerminaciónEs la etapa que concluye la ejecución contractual, se puedeenmarcarendoscaracterísticasgenerales,segúnlacircunstanciadelhecho:normaloanormal.

FiguraN.º7.FormasdeTerminación.

7.1.1 TerminaciónnormalEngeneral, loscontratosfinalizanaltérminodelplazopactadooalagotamientodelobjetocontratadoodelosrecursos.

7.1.2 TerminaciónanormalProcedecuandolaspartes,decomúnacuerdo,terminanlarelacióncontractualantesdelvencimientodelplazodeejecuciónpactadoenel contrato, o como efecto de la declaratoria de caducidad porincumplimiento del contratista, o por declaratoria unilateral de laAlcaldíaenejerciciodesusfacultadesexcepcionales.Terminado el contrato, requerirá el diligenciamiento y suscripcióndelActadereciboyterminación,entreelcontratistayelsupervisory/o interventor. Esta disposición no aplica para los contratos deprestacióndeserviciosprofesionalesydeapoyoalagestión.7.2 Liquidación

Por regla general, la liquidación procederá en los contratos cuyaejecución sea de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución ocumplimientoseprolongueeneltiempoylosquetienenentregasyprestacionesperiódicas,porejemplo,en:

• Los contratos de tracto sucesivo: arrendamiento,suministro,obra.

• Cuando se haya declarado la caducidad, la terminaciónunilateraloterminaciónanticipada.

• Cuandolaejecuciónhayasidoparcial.• Los contratos que hayan sido objeto de aplicación de

fórmulasdeajuste,revisionesdeprecios,reclamacionesderestablecimientode laecuacióncontractualodelequilibrioeconómicodelcontrato.

Durante la etapade liquidaciónde los contratos las partespodránacordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar

Terminación

Normal

Término del plazo

Agotamiento del objeto o recursos

Anormal

Terminación de común acuerdo - previo

vencimiento del plazo

Aplicación de caducidad o terminación unilateral


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conocasiónde laejecucióndeuncontratoválidamentecelebrado.En el Acta de liquidación, contarán los acuerdos, conciliaciones ytransacciones a que llegaren las partes para poner fin a lasdivergenciaspresentadasypoderdeclararseapazysalvo.Para la liquidación se exigirá al contratista, de ser necesario, laampliaciónde la vigencia de los amparos cubiertos por la garantíaúnica de cumplimiento del contrato, con el fin de ajustarlo a lopactado en el contrato y si es el caso, avalar las obligaciones quedebagarantizarconposterioridadalaterminacióndelmismo.Lasdeterminacionesqueseadopteneneldocumentodefinitivodela liquidación que no sean objetadas por ninguna de las partesdentrodelostiemposlegales,constituyelacesacióndefinitivadelarelacióncontractual.Esnecesariaen todos los casos laverificacióndecumplimientoporpartedelSupervisory/ointerventor.De acuerdo a los términos para la liquidación de los contratosseñalados en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, y deconformidadconelartículo217delDecretoLey019de2012,son:

• Convencional:seregiráporloestipuladoenelcontratooenelpliegodecondiciones.

• Demutuoacuerdo:sinoseprevióuntérminoenelcontratoo en el pliego de condiciones, se liquidará bilateralmentedentro de los cuatro (4)meses siguientes a la terminaciónnormal o anormal del contrato. En el evento en que elcontratista haga salvedades a la liquidación por mutuoacuerdo,elOrdenadordelGastoigualmenteprocederáalaliquidación.

• Unilateral: si el contratista no se presenta a la liquidación,previanotificaciónoconvocatoriaquelehagaelSupervisor

y/ointerventor,osilaspartesnolleganaunacuerdosobresu contenido, la Alcaldía de Palmira mediante actoadministrativo, procederá a la liquidación unilateral delcontratodentrode losdos (2)meses siguientesal términodelplazodemutuoacuerdo.

• Si vencidos los plazos establecidos no se ha realizado laliquidación,lamismapodráadelantarseencualquiertiempodentro de los dos (2) años18siguientes al vencimiento deltérmino de mutuo acuerdo, unilateralmente, o de formajudicial.

El Supervisor deberá consolidar la totalidad de documentos quesoportan el Acta de Liquidación, elaborando dicha Acta la cualpondráaconsideraciónyfirmadelOrdenadordelGasto.UnavezseencuentrefirmadaelActaporlatotalidaddelasparteséstadeberáser remitida a la Dirección de Contratación para su revisión encuantoaaspectosformalesysuposteriorarchivoenelexpedientefísicoydigital.Paraloscontratosdeserviciosprofesionalesydeapoyoalagestiónnoesobligatoriasuliquidación.7.2.1 ContenidodelActadeLiquidaciónDeacuerdoconlodispuestoenelartículo60delaLey80de1993,en la etapa de liquidación las partes podrán acordar los ajustes,revisiones y reconocimientos a que haya lugar, con el objeto de

18Para efectos del cómputo de este término, se deberá seguir las disposicionescontenidasenel literal j)delnumeral2delartículo164de laLey1437de2011–CódigodeProcedimientoAdministrativoydeloContenciosoAdministrativo.


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poner fin a las divergencias presentadas durante la ejecución ypoderdeclararseapazysalvo.Por tanto, el acta de liquidación debe contener las prestaciones yobligaciones cumplidas o no, su equivalencia, multas debidas ocanceladas, verificación de cumplimiento de las obligaciones delSistema de Seguridad Social integral, se acordarán los ajustes,revisiones y reconocimientos a que haya lugar y constaran losacuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegaren paraponerfinalasdivergenciaspresentadas.Seexigiráalcontratistalaextensiónoampliación,siesdelcaso,delagarantíadelcontratoalaestabilidaddeobra,alacalidaddelbienoserviciosuministrado,a laprovisiónderepuestosyaccesorios,alpagodesalarios,prestacióneindemnizaciones,alaresponsabilidadcivil,yengeneral,paraavalarlasobligacionesquedebacumplirconposterioridadalaextincióndelcontrato.7.2.2 Liquidacióndecomúnacuerdo

La Alcaldía Municipal de Palmira liquidará de mutuo acuerdo loscontratos dentro del término fijado en los mismos, en elcorrespondiente pliego de condiciones, o en el término queacuerden las partes, siempre y cuando se atiendan los plazosprevistosenlaley.Sinosehubierepactadountérminodeliquidaciónserealizaráentreloscuatro(4)mesessiguientesa laexpiracióndel términoprevistoparalaejecucióndelcontratooalaexpedicióndelactoqueordenelaterminación,oalafechadelacuerdoquelodisponga.

Elbalanceeconómicoparalaliquidacióndelcontrato,deberácontarconelavalde laSecretaríadeHaciendade laAlcaldíaparaefectosdeestablecer laveracidadde la informaciónencuantoa lospagosrealizados,lospagospendientes,elsaldoaliberar,losrendimientosfinancieros,entreotros.Sinoseprocediereaefectuarlaliquidacióndeloscontratosdentrodeesteperíodo,antesdelvencimiento,elsupervisory/ointerventordeberáexigiralcontratistalaampliacióndelagarantía.7.2.3 LiquidaciónunilateralEn aquellos casos en que el contratista no se presente a laliquidaciónbilateral,previanotificaciónoconvocatoriaque lehagalaAlcaldía,olaspartesnolleguenaunacuerdosobresucontenido,laEntidadliquidaráelcontratoenformaunilateraldentrodelosdos(2) meses siguientes al vencimiento del término para liquidar elcontrato en forma bilateral o en cualquier tiempo antes delvencimientodeltérminoestablecidoparalaliquidación,suscritoporelordenadordelgasto,medianteactoadministrativomotivado.7.2.4 TérminoparaliquidarelcontratoLostérminosparalaliquidacióndeloscontratosson19:

Convencional Legalbilateral

Legalunilateral

19Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, de conformidad con el artículo 217 delDecretoLey019de2012


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Legalunilateral

Se regirá por loestipulado en elcontrato o en elpliego decondicionesrespectivo

Si no se previó untérmino en elcontrato o en elpliego decondiciones paraliquidar de comúnacuerdo,se liquidarábilateralmentedentro de los cuatro(4) meses siguientesa la terminaciónnormal o anormaldelcontrato.

Cuandonoserealiceliquidación bilateral,la Alcaldía podráliquidarlo de oficiomediante actoadministrativomotivado adoptadoporelOrdenadordelGasto, dentro de losdos (2) mesessiguientes alvencimiento delplazo legal oconvencional,siempre que laAlcaldíahubiere sidonotificada dedemandainterpuesta porpartedelcontratista,en la que sepretenda laliquidaciónjudicial.

Todos los plazos anteriormente señalados se podrán realizardentrode losdos (2)años siguientesa su terminación,ya seademutuoacuerdoounilateralmente.


Legalunilateral

Despuésdevencidoeltérminodeliquidaciónbilateral,unilateralylos 24 meses de la caducidad de la acción de controversiascontractualesolostreinta(30)mesessinoseprevióplazodistintoconvencionalmente, y si la Alcaldía no ha realizado la liquidaciónrespectiva de los contratos que así lo requieren, se perderá lacompetencia para liquidar. De ello el supervisor deberá dejarconstancia firmada, en donde relacione los soportes financieros,jurídicosytécnicosdelcontratoconelfindecerrarelexpedientedelcontratosinliquidación.

TablaN.º9.Términoparaliquidarelcontrato

7.2.5 Documentosparalaliquidacióndelcontrato

Elsupervisordelcontratooconveniodeberáelaborarelinformefinaldeacuerdoconelformatoprevistoparatalefecto,juntoaéste se deben anexar los siguientes documentos con el fin dellevaracabolaliquidacióndelcontrato:a) El Informe final de supervisióndeberá contener los valores

pagados y saldos pendientes por legalizar. Así mismo,acompañadadelasiguienteinformación:• Informe final de supervisión, el cual deberá contener

los valores pagados y los saldos pendientes porlegalizar.

• Soportes completos de ejecución, incluidos losinformesperiódicosdesupervisión.


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• Para las personas jurídicas, certificado decumplimiento de pago de aportes parafiscales,expedido por el representante legal o revisor fiscalsegúncorresponda,juntoconlosrespectivossoportes.

• Recibodeconsignaciónde rendimientos financierossihubolugaraellos.

• Cuando para la ejecución del contrato objeto deliquidación se hayan adquirido bienes muebles, serequiereelactaderecibodelosmismosyelingresoaalmacén.

• Cuando para la ejecución del contrato objeto deliquidaciónsehayanrealizadoobrasciviles,serequiereel acta de recibo final de la obra, informes deinterventoríayelactadeliquidaciónrespectiva.

• Paz y salvos internos y externos de autoridadescompetentes.

• Losdemássoportesquedeacuerdoconlanaturalezaycontenidodelrespectivocontratoserequieran.

b) Una vez se tenga toda la documentación debidamenteorganizada,elsupervisorprocederáalaelaboracióndelactadeliquidación,paraconsideracióndelOrdenadordelGasto.

c) El actade liquidacióndeberá ser suscritapor elOrdenadordel Gasto, el supervisor del contrato o interventor y elrepresentante legal del contratista o la persona naturalcontratista.

d) Paraeltrámitedela liquidación,elsupervisordeberáexigiral contratista la extensión o ampliación del amparo decumplimientosiestimaquenoestarávigentepara la fechaprobable de la liquidación. Igualmente exigirá la extensióndelosamparosdeestabilidaddelaobra,lacalidaddelbieno servicio suministrado, de provisión de repuestos y

accesorios, de pago de obligaciones laborales, de maneraquecumplanconlavigenciaprevistaenelcontrato.

e) Una vez se encuentre debidamente firmada el acta deliquidaciónportodoslosinteresados,lamismaseráremitidaalaDireccióndeContrataciónconlosdocumentossoportesy será publicada en el SECOP dentro de los tres (3) díashábilessiguientesalafechadesuscripción.

f) El contratista podrá dejar las constancias y salvedades queestime necesarias, lo cual no invalida la liquidación, encuanto a los acuerdos en ella consignados. En ningún casopodráconsignarlas,niaportarlasdespuésdesuscritaelactacorrespondiente.

g) Los contratos deprestaciónde servicios profesionales y deapoyoa lagestióndeconformidadcon loestablecidoenelDecreto019de2012,norequeriránliquidación,exceptoqueresulte necesaria para la liberación de saldos, o que sepresenteunaterminaciónanormaldelmismo.

7.3 CierredelexpedienteUnavezhayanvencidolasgarantíasquecorrespondanydentrodelos términos contractuales y legales, el Supervisor del contratorealizaráelcierredelexpedienteunavezhayaverificadoquecuentacontodoslossoportestécnicos,financierosyjurídicos,einformaráalaDireccióndeContrataciónyalGrupodeArchivoparaeltrámiterespectivo.EncasodequeelSupervisorsedesvinculedelaAlcaldíadePalmira antesdeestaetapa, éstedeberáentregaruna relacióncompletadeloscontratosasucargoasusuperiorjerárquicoparasureasignación,seguimientoycontrol.Así mismo, alimentará toda la información solicitada en laPlataforma Virtual del SECOP II para el cierre respectivo delexpedienteelectrónico.


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CAPÍTULOVII ANEXOS8.1 Glosario

TÉRMINO DEFINICIÓN

ACUERDOSCOMERCIALES

Son los tratados internacionales vigentescelebrados por Colombia, donde se establecenderechosyobligacionesencompraspúblicas,enlascualesexisteuncompromisodetratonacionalparabienes y servicios de origen colombiano yproveedores colombianos, plazos de los procesoscontractualesyotrosdeberes.

ACUERDOMARCODEPRECIOS

Es el contrato celebrado entre uno o másproveedoresyColombiaCompraEficiente,oquienhaga sus veces, para la provisión de las EntidadesEstatales de bienes y servicios de característicastécnicas uniformes, en la forma, plazo ycondicionesestablecidasenelmismo.

ACTA

Es el documento donde se consignan los temastratados, las decisiones adoptadas y loscompromisos asumidos, durante una reunión,comité,mesadetrabajoosesión.Estedocumentodebe ser suscrito por los participantes y/oasistentes a la reunión, así como sus cargos y/ogrados.

ACTOADMINISTRATIVODEAPERTURA

Es el acto administrativo por el cual la UnidadEjecutora declara oficialmente el inicio de unproceso de contratación. Es proferido por elRepresentante Legal de la entidad. Este acto notienerecursos.

ACTADELIQUIDACIÓN

Eseldocumentoporelcualcontratantepormediodel ordenador de gasto, contratista pormedio desu representante legal, interventor y/o supervisor,hace un balance financiero y de las obligaciones

TÉRMINO DEFINICIÓNpactadas y su cumplimiento; los ajustes oreconocimientosalosquehayalugar,conelfindedeclararse a paz y salvo. Podrán hacerse, noobstante,salvedadesysuscribirseconéstascuandono se llegue a acuerdos en la totalidad de lasdeclaraciones

ACTOADMINISTRATIVODELIQUIDACIÓNUNILATERAL

Es el acto administrativo por el cual la UnidadEjecutora lleva a cabo la liquidación de maneraunilateraldeuncontrato,enlossiguientescasos:a)cuando el contratista no se presenta dentro deltérmino fijado para la liquidación bilateral; b)Cuando las partes no se ponen de acuerdo en sucontenidototal.

ADENDA

Es el documento mediante el cual se modifica elpliego de condiciones, la invitación o los demásdocumentos que hace parte del proceso decontratación.

ADICIÓN,MODIFICACIÓN,REDUCCIÓNYPRÓRROGA

Son las modificaciones contractuales que serealizan por el cambio de modificacionescontractuales inicialmente pactadascontractualmente. a)Adición: Es el acuerdopor elcual se aumenta el valor de un contrato/convenioen ejecución; b) Modificación: Instrumento por elcual se aclara, complementa o modifica, lascláusulas contractuales; c) Prórroga: Es el acuerdoporelcuallaspartesdeterminanmodificarelplazocontractual, con el fin de aumentarlo. D)Reducción: Es el acuerdo por medio del cual sereducevalordelcontratodebidoasaldosrestantesde la ejecución contractual a la modificación delalcancedelcontratoyengeneralcuandolaspartesasíloestablezcan.

ADJUDICACIÓN

EselactoadministrativomotivadoyfirmadoporelOrdenador del Gasto, mediante el cual la UnidadAdministrativarespectivaseleccionaelproponenteque ha resultado ganador del proceso de


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TÉRMINO DEFINICIÓNcontratación. Esta actuación pone fin a la etapaprecontractual, es irrevocable, no admite recursospor lavíagubernativayobligaal contratistaya laadministraciónenlosallícontenido.

ANTICIPO

Es el porcentaje del valor del contrato que seentregademaneraanticipadaalcontratistaatítulode préstamo, para que inicie la ejecución delcontrato,elcualnopuedesuperarel50%delvalortotal del mismo expresado en SMMLV. Esa sumadebe ser amortizada por el respectivo contratista,enlaproporciónquevayaejecutandoelcontrato,ysobredichacifradeberáconstituirunasgarantías.

AUDIENCIAPÚBLICA

Acto público dedicado a debates, presentación dealegatos, así como a pronunciamiento dedecisionesyenlacualsepuedentomardecisionesde la administración que serán formalizadasmedianteactoadministrativo.

CAPACIDADRESIDUALOKDECONTRATACIÓN

Es la capacidad de un oferente para cumplir demanera oportunidad el objeto de un contrato deobra,sinquelosdemáscompromisoscontractualesafectensuhabilidaddecumplirconelcontratoqueestáenprocesodeselección.

CATÁLOGOPARAACUERDOSMACRODEPRECIOS

Es el documento que contiene la lista de bienes yservicios, las condiciones de su contratación, lascuales están amparadas en el Acuerdo Marco dePrecios,y la listadecontratistasquesonpartedelAcuerdoMarcodePrecios.

CDP

ElCertificadodeDisponibilidadPresupuestal, eseldocumento emitido por el responsable delpresupuesto en cada Unidad Ejecutora. Estedocumento garantiza la existencia de apropiaciónpresupuestal para asumir compromisos, puessignifica que el dinero está disponible y libre deafectación. Este documento afecta el presupuestomientrasseperfeccionaelcompromisoyserealizaelregistropresupuestal.


CRP

El Certificado de Registro Presupuestal es laoperación presupuestal mediante la cual seperfeccionael compromisoasumido,afectandodemaneradefinitivalaapropiación,detalmaneraqueéstanopodráserdestinadaaotrosfines.

COMITÉDECONTRATACIÓN

Es la máxima instancia dentro de los procesos decontratación que adelanta la AdministraciónCentralMunicipal.

COLOMBIACOMPRAEFICIENTE

Es la Agencia Nacional de Contratación PúblicacreadamedianteelDecreto-Ley4170de2011.

COMITÉASESOREVALUADOR

Eselequipomultidisciplinarioencargadodeevaluarlas propuestas o manifestaciones de interéspresentadasporlosinteresadosenlosprocesosdeselección por licitación, selección abreviada,concurso de méritos o mínima cuantía yrecomendarel sentidode ladecisiónaadoptardeconformidad con la evaluación realizada. Losintegrantes de este comité son designados paracada proceso de contratación, según suespecialidadyconocimientoenlamateriadelaquese trate.Enmínimacuantíapodráserconformadoporunasolapersona.

CONTRATO

Acuerdo de voluntades mediante el cual se creanobligaciones, regulado en el Código Civilcolombiano. En este acuerdo se fijan el objeto,plazo, cuantía, forma de pago, garantías,obligacionesdelaspartes,resolucióndeconflictos,liquidación, y en general, las reglas que rigen lanaturalezadelcontratocelebrado.

CONTRATISTA

Es la personanatural o jurídica, privadaopública,nacionaloextranjera,consorcioounióntemporalosociedad con único objeto que ha contraídoobligaciones con la Unidad Ejecutora, para laprestación de un servicio, entregar un bien oconstruir una obra a cambio de unacontraprestacióneconómica.


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DELEGACIÓN

EslaasignacióndefuncionespropiasdelJefedelaEntidad, a un funcionario del orden directivo. Enmateria de contratación de limita a la celebracióndecontratos,acordeloestablecidoenelartículo12delaLey80de1993.

DESCONCENTRACIÓN

EsladistribuciónorganizadadeltrabajoquehaceelJefe de la Entidad a servidores del nivel directivo,ejecutivo o sus equivalentes. Para efectos de estemanual, tambiénseestableceránfuncionesarolesejercidos por contratistas a quienes se hayacontratadoparaelefecto.

ESTIMACIÓNDELRIESGO

Es la valoración, en términos monetarios oporcentuales respecto del valor del contrato, quehace la Entidad de ellos, de acuerdo con latipificación que ha establecido. Analiza además laforma en que se mantendrá el equilibriocontractual cuando se vea afectado por laocurrenciadelriesgo.

ESTUDIOSYDOCUMENTOSPREVIOS

Son los documentos que soportan la elaboracióndelproyectodepliegodecondiciones,paraquelosinteresados puedan valorar el alcance requeridoporlaUnidadEjecutora,asícomoladistribuciónderiesgospropuestos.

EVALUACIÓNDEOFERTAS

Es la actividad mediante la cual un grupomultidisciplinario, ya sea de manera conjunta oindividual, realiza la verificación de requisitoshabilitantesycalificablessegúncorresponda,delasofertasomanifestacionesdeinteréspresentadas.

Interesados

Personas naturales, jurídicas u otras, que buscanparticipar en los procesos de contrataciónadelantados por la Administración CentralMunicipal. Tienen la expectativa de intervenir enigualdad de condiciones en las convocatoriaspúblicas que adelanta la Entidad. También sedenominanasí losparticipantesdelosprocesosdeprecalificación.


INTERVENTOR

Es la persona natural o jurídica contratadamediante un concurso de méritos o mínimacuantía,quetieneacargolafuncióndeverificación,vigilancia y control de la ejecucióncontractual,cuando el seguimiento del contratojustifique un conocimiento especializado en lamateria,ocuandolacomplejidaddelmismo,asílorequiera.

LANCE Consisteencadaunadelasposturasquehacenlosoferentesenelmarcodeunasubasta.

LANCESVÁLIDOS Son las propuestas de precio que superan elmargenmínimodediferencia.

MARGENMÍNIMO

Es el valor mínimo en el cual el oferente en unasubastainversadebereducirelvalordelLanceoenuna subasta de enajenación debe incrementar elvalor del Lande, el cual puede ser expresado endinerooenunporcentajedelpreciodeiniciodelasubasta.

MODALIDADESDECONTRATACIÓN

Son losmecanismosmediante loscuales laUnidadEjecutora contratará las obras, bienes y serviciosrequeridos,talescomo:• LicitaciónPública• SelecciónAbreviada• ConcursodeMéritos• MínimaCuantía• ContrataciónDirecta

Tambiénexistenlosdelosregímenesespecialesdecontrataciónregidosporlanormativaaplicable.

OFERENTESHan presentado sus propuestas respondiendo auna convocatoria pública de la AdministraciónCentralMunicipal.

ORDENADORDELGASTO

Eseldelegatariodelniveldirectivoalqueserefiereel Capítulo II del presente manual, que tienefacultades para ejecutar el presupuesto de suUnidadEjecutora.

PLANANUALDE Esel instrumentodeplaneaciónelaboradopor las


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TÉRMINO DEFINICIÓNADQUISICIONES(PAA)

entidadespúblicas,quecontienela listadebienes,obrasyserviciosquepretendenadquirirduranteunaño.

PLAZOEs el término de ejecución en el cual se debenrealizar ciertas actuaciones y trámites necesariosparaelprocesocontractual.

PLAZODEEJECUCIÓNEselperiododentrodel cual sedebencumplir lasobligaciones pactadas por las partes de uncontrato.

PROPONENTE

Es lapersonanaturalo jurídica,consorcio,ounióntemporal o promesa de sociedad futura, que bajocualquiermodalidaddeasociaciónpermitidaporlaLey,presenteunapropuestaparaparticiparenunprocesodecontratación.

PROPONENTEHABILITADO

Esaquélquecumpleconlosrequisitoshabilitantesseñalados en el pliego de condiciones o en lainvitaciónpública.

REGISTROÚNICODEPROPONENTES(RUP)

Instrumento por medio del cual se verifican lascondiciones habilitantes del proponente. ParapodercelebrarcontratosconelEstadoserequiereestarinscritoenél.

RIESGOIMPREVISIBLE

Son las circunstancias imprevisibles e irresistiblesque afectan la ecuación económica del contrato,razón por la cual su ocurrencia deben serconsideradoscomocostodelcontratoenelítemdegastos contingentes o mediante una adición delcontratoomediante su reconocimientoenel actadeliquidación.

RIESGOPREVISIBLE

EseleventoquepuedegenerarefectosadversosydedistintamagnitudenellogrodelosobjetivosdelProceso de Contratación o en la ejecución de unContrato.

RUBROPRESUPUESTAL

Es la parte del presupuesto que afectaespecíficamente el desarrollo de un contrato o elvalordelmismo.

SISTEMA Eselinstrumentodeapoyoalagestióncontractual

TÉRMINO DEFINICIÓNELECTRÓNICOPARALACONTRATACIÓNPÚBLICA(SECOP)

de las entidades estatales, que permite lainteracción de las entidades contratantes, loscontratistas,lacomunidadylosórganosdecontrola través de la articulación de los sistemas deinformación que se encuentren a cargo delGobiernoNacional.

SUPERVISOR

Eselfuncionariodesignadoalseguimientotécnico,financiero, contable, administrativo, legal,ambiental, que realiza una persona natural ojurídica, contratada o asignada para tal fin por laUnidadEjecutora.El supervisor, comoresponsabledel proyecto, entiéndase contrato o convenio alcual ha sido asignado, debe reportar al ordenadorde gasto sobre el funcionamiento, operatividad,cumplimiento de obligaciones contractuales,ejecución presupuestal en los casos que así serequiera,presentar lasobservacionesonovedadesque se desprendan de la vigilancia y control queejerce.

UNIDADEJECUTORA

Esel áreaadministrativadelniveldescentralizado,enlacualsehadesconcentradopartedelejerciciopresupuestario,paralograreficientementelosfinesdel Estado. Cuenta con nivel dedesconcentraciónadministrativa, tienecapacidadycompetencia para contraer obligaciones, generagastosytienepordelegacióndelJefedelaEntidad,laordenacióndelgastoenmateriacontractual.

TablaN.°10Glosario

8.2 FormatosDocumentoanexo8.3 FlujogramasDocumentoanexo

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MANUAL DE CONTRATACIÓN - palmira.gov.co 12 15... · funciones como Supervisor del contrato a designar. • No obstante, si bien la supervisión debe ser adelantada por un funcionario