MANUAL DE CONTRATACION DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE …

MANUAL DE CONTRATACION DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD -

FONDO FINANCIERO DISTRITAL DE SALUD

Secretaría Distrital de Salud Dirección Jurídica y de Contratación

Subdirección de Contratación

2011

DIRECCIÓN JURÌDICA Y DE CONTRATACIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

CONTROL DOCUMENTAL

MANUAL DE CONTRATACION DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD - FONDO FINANCIERO DISTRITAL DE

SALUD Código: 114-JUR-MN-02 V.02

RESOLUCIÓN 079 del 20 de enero de 2011

Elaborado por: Irma Carmenza Chamorro Toquica Abogada Asesora Externa Revisado por: Alba Milena Gómez Delgado Subdirectora de Contratación Aprobado por: Luís Alberto Donoso Rincón. Director Jurídico y de Contratación Control Documental: Dirección Planeación- Grupo SIG

Carrera 32 Nº 12-81 Tel: 364 90 90 / www.saludcapital.gov.co / Información Línea: 195

…………… Pág.2

TABLA CONTENIDO

Pág. PRESENTACIÓN 6

1. CAPITULO I - MARCO LEGAL 7

1.1. MARCO LEGAL 8 1.1.1. Fundamentos Legales del Manual 8 1.1.2. Principios orientadores de la contratación 9 1.2. CAPACIDAD PARA CONTRATAR 12 1.2.1. Representación de la Secretaria Distrital de Salud - FFDS 12 1.2.2. Facultades del Ordenador del Gasto 12 1.2.3. Conflicto de Intereses 13 1.2.4. Capacidad de los contratistas 14 1.2.4.1. Demostración de la Existencia Y Representación Legal 14 1.2.4.2. Inhabilidades e incompatibilidades 14 1.2.4.3. Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes 15 1.2.5. Órgano asesor y comité evaluador 15

2. CAPITULO II - PROCESO DE CONTRATACION 17

2.1. PROCESO DE CONTRATACION 18 2.1.1. Etapas del Proceso de Contratación 18 2.1.2. Etapa Precontractual 19 2.1.2.1. Plan de Contratación 19 2.1.2.2. Registro en el sistema de información para la vigilancia de la

Contratación Estatal, SICE 20 2.1.2.3. Registro Único de Preciso de Referencia - RUPR 22 2.1.2.4. Registro Único de Proponentes (RUP) 22 2.1.2.5. Estudios y Documentos Previos 24 2.1.2.5.1. Determinar las condiciones del contrato a celebrar 25 2.1.2.5.2. Determinar las Garantías 26 2.1.2.6. Determinación del Impacto Socio Ambiental / Licencias o Permisos 29 2.1.2.7. Análisis de Mercado 30

http://www.saludcapital.gov.co/



CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.3

2.1.2.8. Disponibilidad Presupuestal 30 2.1.2.9. Contenido de los Pliegos de Condiciones 31 2.1.2.10. Acto de Apertura 32 2.1.2.11. Documentos que se deben publicar en el– SECOP 33 2.1.2.12. Solicitud de la contratación 39

3. CAPITULO III - MODALIDADES DE SELECCIÓN 40

3.1. MODALIDADES DE SELECCIÓN 41 3.1.1. Licitación Pública 41 3.1.1.1. Proceso de Licitación Pública 42 3.1.1.2. Flujograma del Proceso de Licitación Publica 50 3.1.2. Selección Abreviada 51 3.1.2.1. Selección Abreviada de Menor Cuantía 51 3.1.2.2. Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía 52 3.1.2.3. Flujograma del Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía 60 3.1.2.4. Selección Abreviada por Subasta Inversa 61 3.1.2.5. Proceso de Selección Abreviada por Subasta Inversa 61 3.1.2.6. Flujograma del Proceso de Selección Abreviada por Subasta Inversa 68 3.1.3. Concurso de Meritos 69 3.1.3.1. Sistemas de Concurso 70 3.1.3.2. Tipos de Propuesta Técnica 70 3.1.3.3. Comité Asesor 71 3.1.3.4. Pliego de Condiciones del Concurso de Meritos 71 3.1.3.5. Proceso para el Concurso de Meritos con Precalificación 73 3.1.3.6. Flujograma del Proceso para el Concurso de Meritos con

Precalificación 83 3.1.3.7. Proceso para Concurso de Meritos Abierto 84 3.1.3.8. Flujograma del Proceso para el Concurso de Meritos Abierto 91 3.1.4. Contratación Directa 92 3.1.4.1. Procedimiento para la Contratación Directa 93 3.1.4.2. Urgencia Manifiesta 94 3.1.4.2.1. Procedimiento Administrativo para la Urgencia Manifiesta 95




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.4

4. CAPITULO IV - CONTRATO ESTATAL 98

4.1. CONTRATO ESTATAL 99 4.1.1. Contenido del Contrato, Elaboración y Suscripción 99 4.1.2. Perfeccionamiento del Contrato 99 4.1.3. Ejecución del Contrato 100 4.2. CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 102 4.2.1. Convenios 102 4.2.2. Contratos Interadministrativos 103 4.2.3. Procedimientos para Convenios y Contratos Interadministrativos 103 4.3. NOVEDADES CONTRACTUALES 105 4.3.1. Suspensión de la ejecución del Contrato 105 4.3.1.1. Procedimiento para la Suspensión 106 4.3.2. Ampliación del Plazo 107 4.3.3. Adición en Valor 108 4.3.3.1. Procedimiento Ampliación del Plazo y Adición en Valor 108 4.3.4. Cesión del contrato 111 4.3.4.1. Procedimiento Cesión del Contrato 111 4.3.5. Terminación Bilateral 113 4.3.5.1. Procedimiento para Terminación Bilateral 113 4.3.6. Terminación Unilateral 115 4.3.7. Sanciones en las actuaciones contractuales 115 4.3.7.1. Procedimiento para la imposición de Sanciones 116 4.3.7.2. Flujograma del Proceso Sancionatorio 119

5. CAPITULO V - SUPERVISIÓN DEL CONTRATO 120

5.1 SUPERVISOR 121 5.1.1. Designación 121 5.1.2. Funciones del Supervisor 121 5.1.3. Responsabilidad del Supervisor 124 5.1.4. Los Supervisores Responderán ante la ley por sus acciones y

Omisiones 125




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.5

6. CAPITULO VI - LIQUIDACION DEL CONTRATO 127

6.1. LIQUIDACION BILATERAL Y UNILATERAL DEL CONTRATO 128 6.1.1. Procedimiento para la Liquidación Bilateral del contrato 128 6.1.2. Liquidación Unilateral 129

GLOSARIO 131




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.6

PRESENTACIÓN

El Manual de Contratación de la Administración Pública es necesario para establecer pautas sobre cómo la Constitución Política irradia la estructura del Estatuto de Contratación, y servir como instrumento de aplicación de la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, en lo que concierne a los procesos de selección de contratistas como para la ejecución y liquidación del contrato estatal. La Secretaria Distrital de Salud – Fondo Financiero Distrital de Salud, se complace en presentar el nuevo Manual de Contratación Estatal, como resultado del propósito institucional, moralidad administrativa y responsabilidad contractual. Este sencillo y completo instrumento, está enmarcado en las recientes modificaciones normativas del Estatuto General de la Contratación Pública y en los lineamientos administrativos para la aplicación de los procesos contractuales que corresponde y desarrolla la Secretaria Distrital de Salud- Fondo Financiero Distrital, los cuales se detallan en flujogramas para mayor ilustración y claridad al momento de aplicarlos. El Manual de Contratación de la Secretaria Distrital de Salud- Fondo Financiero Distrital, brinda a los ejecutores del gasto, servidores públicos de apoyo, organismos de control y la ciudadanía en general, una guía fundada en los principios de la transparencia, eficacia, publicidad y economía que el deber Constitucional demanda a los servidores públicos, optimizando el ejercicio contractual de la Entidad en las etapas Precontractual, Contractual, Liquidación y Sancionatoria encomendadas por ley.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.7

CAPÍTULO I

MARCO LEGAL




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.8

1. CAPÍTULO I

1.1. MARCO LEGAL 1.1.1. Fundamento legal del Manual

El contenido del presente Manual de Contratación de la Secretaria Distrital de Salud – Fondo Financiero Distrital de Salud, se fundamenta en los parámetros señalados por el Estatuto de Contratación Estatal, esto es, la Ley 80 de 1993, sus Decretos reglamentarios, la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, el artículo 83 del Decreto 066 del 16 de enero de 2008, el Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, Decreto 4444 de 2008, Decreto 4828 de 2008, Decreto 2025 de 2009, Decreto 3576 de 2009, Decreto 3806 de 2009, Decreto 2473 de 2010, Decreto 1405 de 2010, Decreto 1464 de 2010, Decreto 1430 de 2010, Decreto 023 de 2010, Decreto 4266 de 2010, y las demás normas que lo modifican, complementan o adicionan. La Contratación Estatal le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, en aquellas materias no reguladas por la ley 80 de 1993 y 1150 de 2007, y su fundamento responde a criterios de racionalidad en el uso de los recursos atendiendo la austeridad en el gasto público. No obstante, también se someterán a reglamentos de entidades u organismos internacionales en los casos previstos en el artículo 20 de la ley 1150 de 2007. Los procedimientos que se adelanten en virtud del presente Manual de Contratación, atenderán los principios consignados en la Constitución Política, en el Código Contencioso Administrativo, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en la Ley 489 de 1998, y especialmente los principios constitucionales orientadores para la contratación pública de transparencia, economía, eficiencia, eficacia, publicidad y objetividad.

Este Manual de Contratación aplica en todo para la Secretaria Distrital de Salud como para el Fondo Financiero Distrital de Salud, cuyo Director es el Secretario Distrital de Salud, teniendo como fuente legal la Resolución 3042 de 2007 del Ministerio de Protección Social, “mediante la cual se reglamenta la organización de los Fondos de


http://www.dmsjuridica.com/CODIGOS/LEGISLACION/decretos/2010/2473.htm








CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.9

Salud de las Entidades Territoriales, la operación y registro de las cuentas maestras para manejar los recursos de los fondos de salud”, y demás normatividad que regenta la materia.

1.1.2. Principios Orientadores de la Contratación

En las contrataciones a las cuales se aplica este Manual se atenderán los principios consignados en la Constitución Política, en el Código Contencioso Administrativo, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en la Ley 489 de 1998, y especialmente los siguientes: PRINCIPIO

OBJETIVO

Buena Fe

Las actuaciones en la contratación deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que adelanten los funcionarios de la - Fondo Financiero Distrital de Salud - Fondo Financiero Distrital de Salud - Fondo Financiero Distrital de Salud y quienes contraten con ésta Entidad.

Calidad

Es deber de los funcionarios que intervengan en la contratación, controlar y asegurar la calidad de todos los procesos que la componen, exigiendo los mejores estándares a los Contratistas y desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos de la Secretaria Distrital de Salud.

Celeridad

Las normas establecidas en este Manual, deberán ser utilizadas por los funcionarios de la Entidad como un mecanismo para agilizar las decisiones, y para que los trámites de la contratación se cumplan.

Eficiencia y Eficacia

Los funcionarios de la Secretaria Distrital de Salud, impulsarán los procesos de contratación encaminados a lograr que una vez iniciados, éstos puedan adjudicarse, celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad.

Economía

Los procesos de contratación se adelantarán de tal manera que la Administración pueda seleccionar la propuesta que mejor convenga a sus intereses para ejecutar el respectivo contrato, haciendo la mejor inversión en recursos técnicos, económicos y humanos; los recursos destinados para la contratación, deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gastos.

Planeación

Todo trámite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para contribuir en forma eficiente al logro de los objetivos Institucionales, estableciéndose previamente las necesidades de la Entidad para el cumplimiento del servicio público que le ha sido encomendado, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema que implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes contratados. Tal actuación debe corresponder al plan de necesidades y al plan anual de compras de la Entidad, sin que deban ejecutarse producto de la improvisación, Salvo casos de fuerza mayor o caso fortuito.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.10

Responsabilidad Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de la Secretaria Distrital de Salud, del Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos funcionarios deberán responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. De igual manera, los Contratistas deben garantizar la calidad de los trabajos, bienes o servicios contratados, y responder por ello.

Transparencia

La Secretaria Distrital de Salud - Fondo Financiero Distrital de Salud - Fondo Financiero Distrital de Salud debe escoger al contratista a través de las modalidades de selección pública, selección abreviada, concurso de meritos y contratación directa, de conformidad con las reglas señaladas en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Los procesos contractuales que adelante la entidad deben dar aplicación a la selección objetiva prevista en el artículo 5° de la Ley 1150 de 2007, por consiguiente, los términos de condiciones deben tener en cuenta los criterios y reglas claras las cuales deben ser conocidas con oportunidad, para que los interesados conozcan los informes, conceptos y decisiones, y formulen las observaciones requeridas. Así de esta manera, el funcionario competente dispondrá lo necesario para que en el proceso de contratación se deje evidencia documental de las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.

Selección Objetiva

Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Por consiguiente los factores de escogencia y calificación que se establezca en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios: 1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción en los procesos para selección de consultores, pues se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y de conformidad con lo establecido en el artículo 6° de la ley 1150 de 2007, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación. 2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. 3. Sin perjuicio de lo previsto en el numeral 1, en los pliegos de condiciones para las




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.11

Selección Objetiva

contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, se incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido. 4. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate. En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por la entidad en cualquier momento, hasta la adjudicación. No obstante lo anterior, en aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, deberá ser solicitado hasta el momento previo a su realización. Las certificaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de calificación, ni podrán establecerse como documento habilitante para participar en licitaciones o concursos.

Documentación de la Contratación

Los funcionarios competentes deberán garantizar que las diferentes etapas del proceso de contratación queden registradas documentalmente. Además, en cumplimiento del artículo 29 del Código Contencioso Administrativo, se debe conformar el expediente contractual con todos los documentos y actuaciones de cada contrato en las áreas de contratación y donde se desarrolla la supervisión, para su posterior examen, obtención de copias y certificaciones sobre el mismo. Por consiguiente, los documentos contractuales deben quedar suscritos por los funcionarios y personas que lo elaboraron, proyectaron y/o intervinieron en su elaboración.

Publicación

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3° del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. Con el fin de materializar los objetivos, el Gobierno Nacional desarrolló el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP, el cual da aplicación a lo señalado en el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. La publicidad del procedimiento en el PORTAL DE CONTRATACION A LA VISTA: La entidad será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Único de Contratación, cuyo sitio




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.12

Web será indicado por el administrador.

Debido Proceso

Para imponer las multas, declarar el incumplimiento o la caducidad, hacer efectivas las garantías derivadas de las obligaciones contractuales, la Secretaria Distrital de Salud - Fondo Financiero Distrital de Salud - Fondo Financiero Distrital de Salud debe garantizar el debido proceso permitiendo al contratista explicar los motivos de su incumplimiento y la oportunidad de controvertir las decisiones de la administración. Se debe evaluar la conducta contractual antes de tomas una decisión con relación al contratista teniendo claridad sobre los hechos y circunstancias que dieron lugar al incumplimiento: verificar si se respondieron oportunamente las peticiones y requerimientos del contratista; si se está dentro del término establecido por la ley para aplicar las multas o decretar el incumplimiento o caducidad.

1.2. CAPACIDAD PARA CONTRATAR 1.2.1 Representación de la Secretaría Distrital de Salud Únicamente, puede celebrar contratos en representación de la Secretaría Distrital de Salud el Secretario Distrital de Salud y por el Fondo Financiero Distrital de Salud el Secretario Distrital de Salud como Director Ejecutivo de mismo Fondo, y los demás servidores públicos de la entidad a quienes el Secretario Distrital de Salud mediante acto administrativo delegue de manera especial o general, con fundamento en el artículo 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la ley 80 de 1993 adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, los artículos 9 y siguientes de la ley 489 de 1998. 1.2.2 Facultades del Ordenador del Gasto Son facultades del funcionario ordenador del gasto: La Apertura del proceso de selección, adjudicación, declaratoria de desierta, la celebración del contrato, las prórrogas, adiciones presupuestales, modificaciones y actos que expida en desarrollo de la actividad Contractual, la terminación del contrato unilateral, terminación anticipada por mutuo acuerdo, imposición de sanciones, declaración de caducidad, la liquidación del contrato,




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.13

etc. En los casos en que el servidor público actúe por delegación, sus funciones deben desarrollarse dentro del marco señalado en el acto que le confiere la delegación. 1.2.3 Conflicto de Intereses Los servidores de rango directivo, como los demás funcionarios de la Secretaria Distrital de Salud - Fondo Financiero Distrital de Salud deberán evitar cualquier conflicto entre sus intereses personales y los intereses de la Entidad, al tratar con contratistas, compradores, vendedores y cualquier otra persona, natural o jurídica, nacional o extranjera, que realice o pretenda realizar negocios con la Secretaria Distrital de Salud - Fondo Financiero Distrital de Salud o con las empresas en las cuales ésta tenga participación o intereses, directa o indirectamente. En caso de conflicto de intereses, el Directivo o el funcionario de la Secretaría Distrital de Salud - Fondo Financiero Distrital de Salud, deberá plantear el conflicto de intereses y abstenerse de participar de cualquier manera en el acto respectivo. Los conflictos de intereses tienen ocurrencia, en aquellas situaciones en virtud de las cuales el funcionario público en razón de sus funciones, se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales. Esto es, cuando en la decisión esté involucrado directa o indirectamente un interés dirigido a la obtención de posibles beneficios personales en su favor, de sus parientes o de cualquier otro tercero con el cual tenga una relación personal, profesional o económica, que resulten incompatibles con los intereses institucionales. Así mismo, se entiende que existe conflicto o coexistencia de interés cuando estén involucradas en la decisión las personas que controlen, o tengan grado de subordinación o participen como asesores u ostenten una posición dominante en la adopción o toma de decisiones, tal como lo prevé el art. 40 del Código Único Disciplinario.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.14

1.2.4 Capacidad de los Contratistas Podrán celebrar contratos con la Secretaría Distrital de Salud las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces en las disposiciones legales vigentes, incluidas los consorcios y las uniones temporales, en los términos establecidos en el artículo 6 de la Ley 80 de 1993. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más, al igual que los consorcios y uniones temporales. 1.2.4.1. Demostración de la Existencia y Representación Legal

Las personas naturales demuestran su existencia y representación legal, a través del certificado de Matricula Mercantil expedido por la Cámara de Comercio, salvo las personas naturales que acrediten profesiones liberales (decreto 3050 de 1997 que en su artículo 25 establece que: Para efectos de la exclusión de que trata el artículo 44 de la Ley 383 de 1997, se entiende por profesión liberal, toda actividad en la cual predomina el ejercicio del intelecto, reconocida por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilitación a través de un título académico). Las personas jurídicas deben demostrar su existencia y representación legal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Esta representación legal, igual que el tiempo de constitución de una persona jurídica nacional o extranjera se demuestra a través del Certificado de Existencia y Representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica, conforme lo establecen los artículos 117, 484 y 486 del Código de Comercio; éste documento debe ser expedido con una antelación no inferior a treinta (30) días de la fecha fijada para la entrega de la documentación y las propuestas.

Las personas jurídicas extranjeras - sin sucursal en Colombia – deberán presentar la propuesta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la propuesta, para suscribir y ejecutar el contrato, así como para representarlas judicial o extrajudicialmente.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.15

1.2.4.2. Inhabilidades e Incompatibilidades No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con la Secretaría Distrital de Salud, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, la Ley, y especialmente las contempladas en los artículos 8°, 9° y 10 de la Ley 80 de 1993, el artículo 5 de la Ley 828 de 2003, y las adicionadas por el artículo 18 y 32 de la Ley 1150 de 2007, el parágrafo del artículo 19 y artículo 74 del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008. El artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, derogó el parágrafo 2 del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por el artículo 1 de la Ley 828 de 2003, esto es, que no se podrá declarar la caducidad administrativa del contrato cuando se persista en el incumplimiento por concepto de aportes parafiscales. 1.2.4.3. Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de un procedimiento de selección pública, se entenderá que renuncia a la participación en dicho procedimiento y a los derechos surgidos del mismo. Si sobreviene inhabilidad o incompatibilidad en el Contratista, éste debe ceder el contrato previa autorización escrita por parte de la Secretaria Distrital de Salud o, si ello no es posible, renunciará a su ejecución. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal Contratista, aquél debe ceder su participación a un tercero, previa autorización escrita de la Secretaría Distrital de Salud. En ningún caso puede haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal. 1.2.5. Órgano Asesor y Comité Evaluador La Secretaria Distrital de Salud – Fondo Financiero Distrital de Salud, cuenta con un órgano consultivo y asesor permanente en los procesos contractuales para la adquisición de bienes y servicios y obras que requiera la entidad a través de las diferentes modalidades de selección publica del contratista y contratación directa, denominado “Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones” conformado mediante Resolución 0216 del 15 de mayo de 2005.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.16

Así mismo, en cada proceso de Selección Pública que adelante la Secretaria Distrital de Salud – Fondo Financiero Distrital de Salud, el Secretario Distrital de Salud o quien haga sus veces, mediante Acto Administrativo designara las personas que conformaran un Comité Evaluador de la propuestas que se presenten en el respectivo proceso.

Este comité, junto con el Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones recomendara al Ordenador del gasto la adjudicación o no del contrato.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.17

CAPÍTULO II

PROCESO DE CONTRATACIÓN




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.18

2. CAPÍTULO II 2.1 PROCESO DE CONTRATACIÓN 2.1.1. Etapas del proceso de contratación El proceso de contratación se desarrollará en tres (3) etapas, a saber:

Etapa

Objetivo

Pre

contractual

Esta etapa comprende la planeación del contrato, planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, los estudios de factibilidad, los estudios de conveniencia, los documentos y estudios previos, las autorizaciones que el contrato demanden, la apropiación presupuestal, capacidad e idoneidad del contratistas, conformación de los pliegos de condiciones y demás presupuestos que deben materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de selección.

Contractual

Comprende el control de la ejecución del contrato o convenio, desde el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización hasta la terminación del mismo.

Pos contractual

Comprende los trámites tendientes a efectuar dentro de los términos legales la liquidación del convenio o contrato. Por mutuo acuerdo o en forma unilateral.

2.1.2. Etapa Precontractual En esta etapa se consolidan los aspectos que se deben tener en cuenta para iniciar el proceso de contratación en la Secretaría Distrital de Salud – Fondo Financiero Distrital de Salud y celebrar el correspondiente contrato, entre los cuales se cuenta: Plan de contratación Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal,

SICE. Registro Único de Precios de Referencia, RUPR




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.19

Registro Único de Proponentes - RUP Estudios y documentos previos Determinar el impacto social ambiental / Licencias y Permisos Análisis del mercado Disponibilidad presupuestal Contenido de los Pliegos de Condiciones Acto de Apertura Publicación de documentos en el portal de contratación a la vista Solicitud de la Contratación

2.1.2.1. Plan de Contratación El Plan de contratación o Plan de compras, es el principal insumo para la contratación de la Entidad, resulta de la labor de planeación realizada por cada área que conforma la estructura institucional, mediante el cual se consignan las diferentes prioridades de acción de la Entidad, en términos de cómo hacer realidad las estrategias, programas y proyectos que se imponen como directrices y objetivos de la Secretaría Distrital de Salud – Fondo Financiero Distrital de Salud.

Anualmente, todos los actores públicos tienen la obligación de registrar en el Sistema de información para la vigilancia de la Contratación Estatal (SICE), sus planes de contratación o compras (Decreto 111 de 1996, Ley 598 de 2000, artículos 5° y 6° del Decreto 3512 de 2003, Resolución 5313 de 2000 artículos 22 y siguientes). Estos planes deben estar expresados en función del Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS), es decir, de los códigos únicos que identifican los productos que forman parte del universo posible que el Estado puede contratar. Así mismo, los planes de compras, deben consultar la base de datos que contiene el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR de los diferentes bienes y servicios que la Entidad desea adquirir. El procedimiento de actualización del Sistema se realiza por Internet.

Con la expedición de la Ley 1150 de 2007, la Contraloría General de la República, a través de la Circular No. 001 del 17 de enero de 2008, estableció que las entidades deberán continuar registrando la información contractual de conformidad




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.20

con lo establecido en la Ley 598 de 2000 y los artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003 hasta tanto el Gobierno Nacional disponga las funcionalidades tecnológicas para dar cumplimiento a la contratación pública electrónica prevista en el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007.

En cumplimiento del plan de contratación tanto los recursos, de la Secretaria Distrital de Salud – Fondo Financiero Distrital de Salud, de funcionamiento como de inversión, del cual se derivan los contratos a celebrar y por consiguiente los procesos de selección a adelantar, estarán a cargo de las dependencias y directores de proyectos, quienes identifican las necesidades, el objeto de la contratación, la elaboración de documentos, los estudios previos donde se verifique las condiciones técnicas del bien o servicio, realizan el estudio de mercado definen el presupuesto oficial, la justificación del proceso a adelantar, las condiciones del contrato tales como: plazo, lugar de ejecución, forma de pago obligaciones de las partes, análisis y asignación de riesgo de la contratación. 2.1.2.2. Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de la contratación Estatal, SICE. Como método de análisis de mercado, la ley 598 de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR y estableció en el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS los códigos que identifican los productos que forman parte del universo de bienes y servicios que el Estado puede contratar, por lo que su uso es obligatorio para efectos de la contratación que requieran las entidades públicas; aspectos estos reglamentados por el Decreto No. 3512 de 2003. Por otra parte, los Acuerdos 001, 002 y 003 del 2004 y 005 del 2005 de la Contraloría General de la República establecen la obligatoriedad de las entidades estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, de ingresar y hacer uso de los recursos informáticos del SICE, tanto a nivel central como de dependencias a nivel regional. Al ingresar al SICE además de su registro, las entidades deberán elaborar, registrar y actualizar sus planes de compras. La Secretaría Distrital de Salud– Fondo Financiero




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.21

Distrital de Salud, en cumplimiento de tal disposición efectuó el registro en el Portal del SICE, del Plan de Compras, a 31 de enero de 2005, de conformidad con el Acuerdo 002 del 2004, fecha a partir de la cual se hacen exigibles las obligaciones establecidas en el Decreto 3512 del 2003. La Contraloría General de la República a través de la Circular No.001 del 17 de enero de 2008, sobre la vigencia del SICE y su articulación con el SECOP de acuerdo a lo señalado en el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, dispuso que el Decreto 3512 de 2003, se mantiene vigente y las entidades y particulares que manejan recursos públicos y los proveedores que contraten con las mismas deben cumplir y tener en consideración las siguientes directrices:

Las entidades registradas en el SICE continúan inscritas en el Sistema el cual permanece vigente, y cuando el proceso de articulación entre el SICE y el SECOP se adelante, ingresarán al SICE por medio del portal de contratación a la vista según las instrucciones que se acordarán entre el SICE y SECOP .

Las entidades que se rigen por el Estatuto de Contratación Administrativa o adelantan procesos con sujeción al mismo, deberán: a) Registrar los planes de compra en el SICE a más tardar el 31 de enero de cada

vigencia. Para los planes de compra de la actual vigencia, dado que la Ley 1150 de 2007, establece nuevas modalidades de selección, las entidades tendrán plazo hasta el 30 de marzo de 2008 para ajustar su plan de compras registrado o registra el que hayan elaborado utilizando el nuevo formato de Plan compras dispuesto en el Portal de SICE.

b) Consultar el precio indicativo en el portal del SICE para todos los procesos contractuales sin importar la cuantía. La consulta del precio indicativo en los procesos de selección abreviada se hará antes de la subasta inversa o de la rueda de adquisición en Bolsa de productos.

c) Tienen la obligación de exigir que los proveedores que aporten en sus ofertas, los números de certificado de registro de precio de referencia definitivos para bienes, servicios y obra pública codificados a nivel de especificaciones y propiedades, es decir, a nivel de ítem (quinto nivel de desagregación) o números de certificado de registro de precio temporal para bienes codificados a nivel de subclase o grupo.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.22

d) De conformidad con el Acuerdo 05 de 2005, expedido por el Comité para la operación del SICE, deberán exigir a los proveedores el número de certificado de registro de precios en todos los procesos contractuales cuyo valor sea igual o superior al 10% de la menor cuantía.

Por consiguiente, la Entidad seguirá registrando en el portal del SICE los contratos legalizados, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente de que se trate, en cumplimiento de las obligaciones emanadas del Decreto 3512 de 2003, y de conformidad con lo señalado en el Acuerdo No. 011 del 3 de septiembre de 2007, expedido por el Comité para la operación del SICE, y la Circular No. 001 del 17 de Enero de 2008, expedida por la Contraloría General de la República. Así mismo, deberá registrar en el Portal del SICE, la información básica de las compras efectuadas, diligenciando el formato que se encuentra disponible para tal efecto. 2.1.2.3. Registro Único de Precios de Referencia - RUPR El Registro Único de Precios de Referencia - RUPR, es la base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que los proveedores están en capacidad de ofrecer a la administración pública y los que la Entidad desea y puede adquirir. El procedimiento de actualización del Sistema se realiza por Internet. 2.1.2.4. Registro Único de Proponentes (RUP) El objeto de este registro es verificar las condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente (Decreto 1464 de 2010). Dicho Registro tiene la información de quienes aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, mediante la calificación y clasificación del proponente dentro de la actividad, especialidad y grupo que le corresponda, de conformidad con la información que acredite al momento de la inscripción, la cual habrá de ser verificada




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.23

documentalmente en la cámara de Comercio. Permitiendo su clasificación en una o varias actividades, especialidades o grupos. También contiene la información sobre los requisitos habilitantes de los proponentes, que corresponden a la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y de organización. Además se encuentra la información sobre la capacidad máxima de contratación del proponente, con el fin de que en cada proceso de selección se pueda determinar su capacidad residual, que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación, el valor de los contratos que tenga en ejecución al momento de presentar oferta. El Registro Único de Proponentes, se materializa en la certificación expedida por la Cámara de Comercio, lo cual constituye plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes. Todas las personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiren a celebrar contratos con Entidades estatales, deben estar inscritas en el Registro Único de Proponentes, con excepción de los siguientes casos:

1. Contratación directa 2. Contratos de Prestación de Servicios en Salud 3. Contratos cuyo valor no supere el diez (10%) por ciento de la menor cuantía para la

Secretaria Distrital de Salud. 4. Enajenación de bienes del Estado 5. Contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o

adquisición agropecuaria 6. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e

industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta

7. Contratos de concesión de cualquier índole




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.24

2.1.2.5. Estudios y Documentos Previos

Los estudios previos deben contener los requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto 2474/2008, a saber:

1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.

3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. 4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables

utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 12 del presente Decreto.

6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 (estudios, oportunidad y conveniencia) y 12 (estudios técnicos) del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos soportan la elaboración del proyecto de pliego de condiciones. Se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con la publicación del proyecto de pliego de condiciones.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.25

Los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto de pliegos de condiciones, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de selección; y permanecerán a disposición del público por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección (Modificación a estudios y documentos previos - Parágrafo 2, artículo 3 del Decreto 2474 de 2008). Los estudios previos podrán ajustarse o modificarse por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados implique cambios fundamentales en los mismos, se deberá revocar el acto administrativo de apertura con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del C.C.A. En el caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción, la entidad también debe poner a disposición de los oferentes todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto. 2.1.2.5.1. Determinar las condiciones del contrato a celebrar

Para este efecto se analizarán los siguientes aspectos:

a) La tipología del contrato b) El objeto de la contratación c) La factibilidad, conveniencia y oportunidad de la contratación, d) La magnitud, complejidad y condiciones particulares de la contratación, lugar

de ejecución, disponibilidad de recursos, fuentes de información, análisis del mercado, estrategias de contratación, entre otros.

e) El perfil de los proponentes, de acuerdo con las necesidades de contratación y teniendo en cuenta las siguientes variables que apliquen: condición (representante, comercializador, distribuidor, fabricante, en el caso de contrataciones de compra), experiencia contractual, zona de ubicación, la idoneidad y experiencia en el área a contratar (para contratar prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la entidad) entre otras.

Es necesario que al identificar y analizar estos aspectos, se contemplen todas las variables (internas y externas) que puedan incidir en el proceso de contratación, por ello,




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.26

se considera una buena práctica en la gestión contractual que se mantenga la interacción con la dependencia que plantea la necesidad generadora de la contratación y de esta forma minimizar cambios o modificaciones durante el desarrollo del proceso de contratación y en el contrato. 2.1.2.5.2. Determinar las Garantías El tema de las Garantías contractuales, se desarrolla en el presente Manual de Contratación con sujeción a lo dispuesto en el Decreto 4828 del 2008, - “Por medio del cual se expide el régimen de garantías en la Contratación de la Administración Pública”, planteando los siguientes temas: Mecanismos de Cobertura del Riesgo: Se entiende por mecanismo de cobertura

del riesgo el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante a favor de esta o a favor de terceros, con el objeto de garantizar entre otros:

La seriedad de su ofrecimiento

El cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación.

La responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas

Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el contrato.

Clases de garantías. En los procesos de contratación los oferentes o contratista podrán otorgar, como mecanismo de cobertura del riesgo cualquiera de las siguientes garantías:

Póliza de Seguros. (La póliza es el documento principal del contrato de seguro, a través del cual se ampara, a favor de un beneficiario, uno o varios riesgos que se prevé en la presentación de una oferta, durante la ejecución del contrato o con posterioridad al mismo).




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.27

Fiducia mercantil en garantía: (La fiducia mercantil es un negocio jurídico en virtud del cual una persona, llamada fiduciante o fideicomitente, transfiere uno o más bienes especificados a otra, llamada fiduciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos para cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de éste o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario. Artículo 1226 del C.C.).

Garantía bancaria a primer requerimiento: (A través del contrato de garantía bancaria una entidad bancaria emisora, obrando por cuenta y por orden del proponente o contratista, se obliga irrevocablemente con la entidad estatal, en calidad de beneficiaria, a pagarle hasta el monto garantizado, los perjuicios directos derivados del incumplimiento de las obligaciones que con ocasión de la propuesta, del contrato o de su liquidación surjan para el proponente o el contratista. Art. 23 del Decreto 4828 del 2008).

Endoso en garantía de títulos valores: (Será admisible como garantía de la seriedad del ofrecimiento, el endoso en garantía por parte del oferente, de uno o varios de los siguientes títulos valores de contenido crediticio: (i) certificados de depósito a término emitidos por una entidad financiera sometida a vigilancia y control de la Superintendencia Financiera; (ii) pagarés emitidos por una entidad financiera sometida a vigilancia y control de la Superintendencia Financiera; y (iii) títulos de tesorería - Tes., Art. 24 del Decreto 4828 del 2008).

Deposito de dinero en garantía: (Cuando se deposite una suma de dinero en garantía del cumplimiento de una obligación, el depositario sólo estará obligado a hacer la restitución en cuanto al exceso del depósito sobre lo que el deudor deba pagar en razón del crédito garantizado, Artículo 1173 del C.C).

Cuando el ofrecimiento sea presentado por un proponente plural bajo la figura de unión temporal, consorcio o contrato de asociación futura, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural. El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinaran teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que deban cubrir y las reglas del Decreto 4828 de 2008.

Cláusula de Indemnidad: En todos los contratos se deberá incluir una cláusula de

indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantener a la




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.28

Secretaría Distrital de Salud indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista.

Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo. Las

garantías no serán obligatorias en los contratos:

Empréstito: (Son contratos de empréstito los que tienen por objeto proveer a

la entidad estatal contratante de recursos en moneda nacional o extranjera con plazo para su pago).

Interadministrativos: (Contrato interadministrativo, todo aquel que celebren entre sí, las entidades a que se refiere el artículo 2 de la ley 80 de 1993).

De seguros: (Es un contrato consensual, bilateral, oneroso, aleatorio y de ejecución sucesiva. Artículo 1036 del C.C.).

Contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía para cada entidad, en el cual corresponderá a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.

La entidad podrá abstenerse de exigir la garantía de seriedad de la oferta para

participar en procesos:

Cuyo objeto sea la enajenación de bienes

En los proceso de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas y uniformes y de común utilización,

En los concursos de meritos en los que se exige la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS).

Aprobación de la garantía de cumplimiento. Antes del inicio de la ejecución del

contrato, la entidad contratante aprobara la garantía siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.29

Incumplimiento de las obligaciones del contratista relativas a mantener la suficiencia de la garantía. Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución, y liquidación del contrato, la entidad contratante podrá declarar la caducidad del mismo.

2.1.2.6. Determinación del Impacto Socio Ambiental / Licencias o Permisos Ni el estatuto de Contratación Estatal (Ley 80 de 1993), ni la legislación ambiental, (Ley 99 de 1993), establecen de manera expresa en qué momento durante el proceso de selección deben obtenerse las licencias ambientales, en los proyectos que las requieran. Sin embargo, se considera que las licencias ambientales deben obtenerse antes de la apertura del proceso de selección. Valga advertir, que constituye violación del principio de planeación el hecho de la adjudicación del contrato sin haberse obtenido previamente la licencia ambiental en los casos que se requiera, salvo que el trámite de las mismas constituya parte del objeto del contrato. Son objeto de licencia ambiental los proyectos, obras y actividades expresamente enunciadas en el artículo 8º y 9º del Decreto 1220 del 2005 y el artículo 1° del Decreto 500 del 20 de febrero de 2006. Con base en el objeto y alcance del contrato, se debe efectuar por el área técnica una relación de los permisos, licencias y autorizaciones y tramitarlos ante la respectiva entidad, durante la etapa precontractual. 2.1.2.7. Análisis de Mercado La dependencia interesada en la contratación, debe consultar el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal -SICE- sobre el precio indicativo del mercado




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.30

de los bienes, insumos, servicios a contratar, adicionalmente solicitar mínimo dos cotizaciones a diferentes proveedores, para identificar las características, tendencias y los precios del mercado. El trámite de la consulta de precios del mercado se podrá realizar de manera verbal dejando constancia escrita sobre el precio, nombre, teléfono, dirección del proveedor consultado, o en forma escrita o por medios electrónicos indicando expresamente que ni la formulación de la solicitud ni la presentación de la cotización, generan compromiso u obligación por parte de la Secretaría Distrital de Salud, pues no corresponden a un procedimiento de selección. En todo caso, el antecedente deberá archivarse en la carpeta de contratación y el análisis de mercado se podrá utilizar para:

La elaboración del presupuesto oficial

La elaboración de las listas de precios o tarifas unitarias

La realización de acuerdos de precios

La determinación del alcance y características de la contratación 2.1.2.8. Disponibilidad Presupuestal

La dependencia o los responsables del manejo de los recursos o quien tenga a su cargo el proyecto de inversión, elabora la justificación de la solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal a la Dirección Financiera, indicando en forma clara y precisa la necesidad institucional que se debe satisfacer, el valor estimado (incluido impuestos), el objeto del contrato las características o especificaciones del bien, servicio u obra, el alcance del mismo y las obligaciones generales y específicas a cargo del contratista en desarrollo del objeto, así como el tiempo estimado de ejecución del contrato y la indicación del área que ejercerá la supervisión del mismo (Requisito necesario para los estudios previos-numeral 6 artículo 25 de la Ley 80 1993). Antes de la iniciación del procedimiento de selección, se deberá obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), que garantice la existencia de apropiación suficiente para atender los desembolsos de la respectiva contratación durante la vigencia fiscal




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.31

correspondiente. Esta apropiación deberá comprender el valor del presupuesto oficial, el IVA, los gravámenes de ley, los valores por concepto de imprevistos, actualización de precios y, en fin, todos los desembolsos que se pudieran prever a causa de la ejecución y liquidación del contrato. Cuando el desarrollo del contrato abarque más de una vigencia fiscal, se debe prever el cumplimiento de lo indicado en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás normas presupuestales. La omisión de la verificación de apropiación presupuestal suficiente y/o de la obtención de autorización para afectar vigencias futuras, constituye falta disciplinaria gravísima de conformidad con la Ley 734 de 2002. 2.1.2.9. Contenido de los Pliegos de Condiciones

Para los procesos de Selección Pública – Licitación, Selección Abreviada y Concurso de Meritos, la dependencia interesada en la contratación debe elaborar proyecto de pliego de condiciones que es el documento que sirve de base a los oferentes para la conformación de las propuestas, este documento muestra las condiciones técnicas, económicas, legales del proceso de contratación, las reglas y requisitos a los que se someterán los participantes, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

1. Determinación del objeto contractual, ficha técnica del bien o servicio con características técnicas uniformes y de común utilización, los requerimientos técnicos según el caso.

2. Inscripción en el registro único de proponentes RUP 3. Requisitos habilitantes, capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera,

organización, capacidad técnica. 4. Causales de rechazo o declaratoria de desierta 5. Reglas de participación objetivas, claras, justas, completas que no induzcan a

error o impidan la participación, que aseguren la participación y escogencia del contratista.

6. Los aspectos de ponderación 7. Tipificación, estimación y asignación del riesgo 8. Garantías que amparan la futura contratación 9. Cronograma al cual se sujetara el proceso de selección.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.32

10. Condiciones de celebración del contrato, alcance del objeto, plazo, forma de pago, garantías, etc.

11. Minuta del contrato a celebrar 12. Anexos

2.1.2.10. Acto de Apertura El acto administrativo de apertura, es el medio a través del cual la Secretaría Distrital de Salud hace oficial la apertura del proceso de selección pública, el cual debe contener (artículo 5 Decreto 2474 de 2008).

Fecha de apertura y cierre del proceso de selección pública

Objeto de la contratación

Modalidad de selección por la cual se escogerá al contratista

Cronograma del proceso de selección, con la indicación clara de cada etapa del proceso, fechas y lugares a los que debe concurrir el proponente

Direcciones electrónicas y físicas en los que los interesados pueden consultar, retirar y hacer observaciones a los pliegos de condiciones.

Convocatoria de las veedurías

Indicación del certificado de disponibilidad presupuestal

Fecha y firma del funcionario competente El proceso de selección podrá ser suspendido por un término no superior a 15 días hábiles, para lo cual la Administración proferirá el acto administrativo correspondiente, manifestando las circunstancias de interés público o general que afectaron la normal culminación del proceso o que se dieron las causales del artículo 69 del C.C.A. El término




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.33

señalado anteriormente podrá ser superior si la entidad así lo considera justificadamente (Parágrafo 1 y 2 artículo 5 del Decreto 2474 de 2008). 2.1.2.11. Documentos que se deben publicar en el Sistema Electrónico para la

Contratación Pública - SECOP Únicamente podrá manejar el Portal de Contratación a la Vista el (los) funcionario (s) debidamente autorizado (s) por el Secretario Distrital de Salud, quien (es) registraran allí los siguientes documentos:




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.34

Modalidad de selección

Documentos

Licitación Pública

1. Aviso de convocatoria

2. Estudio previo - Proyecto de pliego de condiciones, y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos

3. Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas

4. Acto de apertura. (Acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección).

5. Pliego de condiciones definitivo y la constancia de envío de información a la Cámara de Comercio para la licitación pública.

6. El acta de la audiencia de aclaración del pliego de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

7. Acta de Audiencia de la asignación de riesgos previsibles.

8. Acto administrativo de suspensión del proceso. (cuando aplique)

9. Acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. (cuando aplique)

10. Las adendas al pliego de condiciones

11. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993

12. El informe de verificación de los requisitos habilitantes que correspondan en la conformación dinámica de la oferta. (cuando aplique)

13. El acto administrativo de adjudicación del contrato - El acta de la audiencia pública de adjudicación.

14. El acto de declaratoria de desierta de la licitación. (cuando aplique)

15. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

16. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral

Selección Abreviada

Para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización – procedimiento de subasta inversa 1. Aviso de convocatoria

2. Estudio previo – Anexo ficha técnica del bien o servicio - Proyecto de pliego de condiciones

3. Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliegos de condiciones.

4. Respuesta a las observaciones al proyecto de pliego. (Documentos que contengan las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas)

5. Acto de apertura. (Acto administrativo general que dispone la apertura del




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.35

proceso de selección).

6. Pliego de Condiciones Definitivo




10. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la Subasta Inversa.

11. El acto administrativo de adjudicación del contrato.

12. El acto de declaratoria de desierta de la Selección Abreviada. (cuando aplique)



Selección Abreviada menor cuantía

1. Aviso de convocatoria

2. Estudio previo – Proyecto de pliego de condiciones





7. Lista de conformación de posibles oferentes

8. Acta de audiencia del sorteo. (cuando aplique)




12. El acto administrativo de adjudicación del contrato – decisión de la entidad.

Concurso con Precalificación 1. Aviso de convocatoria

2. Estudio previo –Proyecto de pliego de condiciones



5. Convocatoria pública de solicitud de expresión de interés

6. Lista corta o lista multiusos





CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.36

Concurso de Meritos


9. Invitación a ofertar que se formula a los integrantes de la lista corta o multiusos.





14. El informe de evaluación de la propuesta técnica


16. El acto de declaratoria de desierta del Concurso de Méritos. (cuando aplique)



Concurso Abierto 1. Aviso de convocatoria

2. Estudio previo –Proyecto de pliego de condiciones






8. Acto administrativo de suspensión del proceso. (cuando aplique) 9. Acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. (cuando aplique)


11. El informe de evaluación.


13. El acto de declaratoria de desierta del Concurso de Méritos. (cuando aplique)


15. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.37

Contratación Directa

Acto de justificación de la contratación directa. Art 77 del decreto 2474 de 2008. 1. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre

las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.


Contratación Directa (Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión - art. 82 decreto 2474/08 modificado por el Decreto 4266 de 2010

1. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre

las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

2. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación

unilateral.

En caso de no contarse con los medios tecnológicos adecuados o de no encontrarse disponible el portal de contratación a la vista en el día en que deba realizarse la publicación de la convocatoria pública, la entidad publicará para cada proceso de licitación pública, selección abreviada y de concurso de méritos, un aviso en un diario de amplia circulación nacional, departamental o municipal, según el caso, o a falta de estos en otros medios de comunicación social que posean la misma difusión, informando el lugar en donde puedan ser consultados en forma gratuita tanto los proyectos de pliego de condiciones como la versión definitiva de los mismos y señalando la forma en que se dará publicidad a los demás actos del proceso. La no presentación del reporte o del plan de acción, acarreará la violación del artículo 8 del Decreto 2474 de 2008, y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único. Sin perjuicio de la publicación que del contrato celebrado se haga en el portal de contratación a la vista, deberán tenerse en cuenta las normas que regulan la publicación de los contratos en el Diario único de Contratación Pública, o en su defecto en la Gaceta Oficial o por algún mecanismo determinado en forma general que permita a los habitantes conocer su contenido. La publicación electrónica de los actos y documentos señalados




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.38

anteriormente deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta dos años después de la fecha de liquidación del contrato o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta, según corresponda. La información general sobre las licitaciones públicas que la Secretaría Distrital de Salud pretenda abrir, será remitida electrónicamente con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones, a la Cámara de Comercio correspondiente, con el fin de integrar el boletín mensual. Así, una vez hecha esta remisión, el requisito de publicación se entenderá cumplido por parte de la entidad contratante. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación de la entidad de dar curso al mismo. En todo caso, la entidad publicará con el proyecto de pliego de condiciones, la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio.

PROCESOS EN LOS CUALES NO SE HACEN PUBLICACIONES

1.

Enajenación de bienes del Estado a que se refiere el literal e) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el Decreto 4444 de 2008.

2.

Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos a que se refiere el literal f) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.

3.

En la operación que se realice a través de las bolsas de productos a que se refiere el literal a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, se publicarán los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa de productos en ambos casos.

4.

En los procesos de selección cuando su valor sea inferior al 10% de la menor cuantía, sin perjuicio de que la entidad, en el manual de contratación, establezca mecanismos de publicidad de la actividad contractual.

5.

Cuando se trate de la celebración de contratos en desarrollo de lo previsto en el literal h) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, solo se publicará la información relacionada en los numerales 17 y 18 anteriormente precitados.

6.

En la contratación directa prevista en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 sólo se publicará el acto administrativo de justificación de la contratación directa, cuando el mismo se requiera, así como la información señalada en los numerales 17 y 18 ya citados.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.39

2.1.2.12. Solicitud de la Contratación

Cumplidos los requisitos anteriormente expuestos, la dependencia interesada en la contratación solicita, mediante comunicación formal y acompañada de los soportes correspondientes, a la Dirección Jurídica – Subdirección de Contratación, se inicie el trámite del proceso de selección pública para la escogencia del contratista.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.40

CAPITULO III

MODALIDADES DE SELECCIÓN




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.41

3. CAPITULO III

3.1. MODALIDADES DE SELECCIÓN

De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2° del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, la Secretaría Distrital de Salud escogerá a los contratistas a través de las siguientes modalidades de selección:

Licitación Publica

Selección Abreviada

Concurso de meritos

Contratación Directa

3.1.1. Licitación Pública Se entiende por licitación pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable (Ley 80 de 1993, art. 2 de Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008). El proceso de licitación pública, solo será adelantado por la Secretaría Distrital de Salud cuando se cumplan los siguientes presupuestos:

1. Cuando el valor del contrato supere la menor cuantía, de acuerdo al presupuesto de la Secretaría Distrital de Salud.

2. Cuando el objeto no sea un bien o servicio de características técnicas uniformes o de común utilización, evento en el cual se adelantara por selección abreviada por subasta inversa.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.42

3. Cuando el objeto del contrato involucra además del contrato de consultoría otras obligaciones principales, como por ejemplo, la ejecución de proyectos que incluyan el diseño y la construcción de obra que supere la menor cuantía.

3.1.1.1. Proceso de Licitación Pública

FASE AREA

RESPONSABLE ACTIVIDAD

1

DEPENDENCIA INTERESADA EN

LA CONTRATACION

Consulta el número de requerimiento con el cual se identifica el respectivo proceso dentro del Plan de Contratación de su dependencia aprobado por el Comité Directivo.

Informa a la Cámara de Comercio, a través de la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la apertura que hará la entidad de un proceso licitatorio y envía una copia de la solicitud a la DJC con el fin de enterarla del asunto

Proyecta oficio para firma del Secretario Distrital de Salud, remitiendo a la Cámara de Comercio de Bogotá, D.C., en medio magnético, la información de la apertura del proceso licitatorio.

Elabora el documento inicial de los ESTUDIOS PREVIOS de conformidad el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008

Consulta (a) el código del Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS) en el Portal del SICE, con el cual se relacionó el objeto de la solicitud y que se señaló previamente en el Plan de Contratación de la dependencia solicitante; posteriormente, con la anterior información, (b) consulta el PRECIO INDICATIVO (Precio Promedio). (c) Imprime el resultado de las dos consultas.

Solicita la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) a la Dirección Financiera.

2 DIRECCIÓN

FINANCIERA –PRESUPUESTO

Expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y lo envía a la Dirección u Oficina que lo solicitó.

3


LA CONTRATACION

Solicita la expedición del Certificado de NO Existencia Suficiente de Personal de Planta a la Dirección de Desarrollo del Talento Humano

1.

1 Cuando se trate de contratar servicios, la Dirección u Oficina interesada en la contratación solicitará el

Certificado de NO Existencia Suficiente de Personal de Planta, únicamente si la descripción de la necesidad y del objeto a contratar lo han determinado en los Estudios Previos.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.43

4

DIRECCIÓN DE DESARROLLO DEL TALENTO

HUMANO

Expide el certificado de no existencia suficiente de personal de planta para la realización de la labor y lo envía a la Dirección u Oficina que lo solicitó.

5


LA CONTRATACION

Recibe los certificados de disponibilidad presupuestal y de no disponibilidad de personal de planta para la realización de la labor.

6


LA CONTRATACION

Radica en la DJC-SC, los siguientes documentos y solicita revisión de los mismos:

1. Estudios Previos firmados por el Director del Proyecto con los respectivos anexos técnicos (cotizaciones, planos, precios de mercado, entre otros)

2. Copia del CDP 3. Consultas SICE

De igual manera, informa a la DJC-SC, los nombres de las personas que conformarán el Comité Asesor y Evaluador.

7 DJC-SC

Recibe la documentación y procede a revisarla.

Abre una carpeta para el proceso y archiva toda la documentación.

Solicita a los miembros del grupo técnico, analizar, ajustar, acordar, conformar y consolidar el documento final de los Estudios Previos a partir de lo indicado en las normas que rigen la materia del proceso y las sugerencias y orientaciones dadas por los miembros del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones.

8


LA CONTRATACION

Imprime el documento ajustado, firmado por el Director del Proyecto y lo radica en la DJC-SC.

9 DJC-SC

Previa consulta con el Presidente del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones, envía el mensaje por correo electrónico convocando a todos los miembros a sesión e incorporando, en el orden del día, el objeto de los Estudios Previos.

El día de la sesión, presenta al referente técnico del proceso ante el Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones, quien hará la sustentación técnica de los Estudios Previos para su correspondiente inicio de trámites. La DJC-SC acompañará la exposición del referente técnico en lo relacionado con los fundamentos jurídicos.

10

COMITÉ ASESOR DE

CONTRATACIÓN Y ADJUDICACIONES

Aprueba los Estudios Previos o presenta observaciones al mismo. En este último caso, se deberá ajustar el documento de conformidad con lo advertido y podrá iniciarse el trámite del procedimiento, o deberá presentarse nuevamente ante el Comité para su aprobación en una próxima sesión si así se estipula en el Acta de sesión.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.44

11


LA CONTRATACION

Elabora el documento “Proyecto de Pliego de Condiciones” con la información de los Estudios Previos y aquella brindada por la DJC-SC para tal efecto. Imprime y firma el documento y lo remite con memorando a la DJC solicitando la publicación del mismo en la página Web incluyendo el “Aviso de Convocatoria Pública” que elaborará la DJC-SC.

12 DJC-SC

Solicita a la Oficina Asesora de Comunicaciones, con tres (3) días hábiles de anticipación, la publicación del Aviso del proceso licitatorio en los diarios y medios autorizados. Con la convocatoria de participación de los Mipynes en las condiciones establecidas en el Decreto 3806 de 2009

13

OFICINA ASESORA DE

COMUNICACIONES

Tramita la publicación del Aviso del proceso licitatorio en prensa y remite a la DJC, fotocopia del mismo.

14 DJC-SC

Realiza los últimos ajustes y verificaciones de forma y sustancialmente a los siguientes documentos, obteniendo previamente la aprobación del proyecto de pliego de condiciones por parte del Comité asesor de Contratación y adjudicaciones, para posteriormente realizar la publicación en la página Web de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. – Contratación a la Vista:

1. Estudios Previos 2. Anexos Técnicos (cuando se requiera) 3. Proyecto de Pliego de Condiciones 4. Aviso en Prensa 5. Con la convocatoria de participación de los Mipynes en las

condiciones establecidas en el Decreto 3806 de 2009

Solicita mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web de los anteriores documentos, por el término de diez (10) días hábiles. De igual forma, envía los archivos documentales vía correo electrónico a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

15

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

- RECURSOS FÍSICOS

Publica en la página Web los documentos remitidos por la DJC-SC. Por el término de diez (10) días hábiles el proyecto de pliego de condiciones.

16


LA CONTRATACION

Verifica en la página Web las observaciones al proyecto de Pliego de Condiciones e informa a la DJC.SC.

17 DJC-SC

Recibe observaciones de los interesados en participar en el proceso licitatorio sobre los documentos publicados, de conformidad con lo establecido en el cronograma.

Revisa, selecciona y reparte las observaciones, según la competencia, a los miembros de los grupos técnico y financiero para su respuesta.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.45

18


LA CONTRATACION

Y GRUPO FINANCIERO

Responden las observaciones y las remiten a la DJC-SC debidamente firmadas en medio físico y por correo electrónico.

Envía a la DJC, mediante memorando remisorio, el Pliego de Condiciones Definitivo y sus anexos (cuando se requiera), debidamente firmado por el Director del Proyecto y con los vistos buenos de los miembros de los grupos técnico y financiero

19 DJC-SC

Recibe de cada grupo las respuestas y ordena la publicación de las mismas en la página web.

Realiza el trámite administrativo para la publicación de uno o hasta tres avisos con intervalos de dos a cinco días calendarios, en diarios de amplia circulación.

Recibe Pliego de Condiciones Definitivo y verifica el cumplimiento de los aspectos formales y sustanciales del documento para otorgar visto bueno.

Obtiene la aprobación de Pliego de Condiciones Definitivo por parte del Comité asesor de contratación y adjudicaciones.

Elabora proyecto de Resolución de apertura y conformación del Comité Evaluador del proceso de licitación.

Remite al Despacho del Secretario Distrital de Salud para la firma respectiva, los siguientes documentos: 1. Pliego de Condiciones Definitivo 2. Resolución de apertura y conformación del Comité Asesor y

Evaluador del proceso de licitación

Convoca a los interesados en participar en el Proceso Licitatorio, mediante citación escrita, a Audiencia Pública de revisión y asignación de Riesgos

20 DESPACHO DEL

SECRETARIO

Devuelve a la DJC los documentos remitido (Pliego de Condiciones Definitivo y Resolución de apertura) debidamente firmados por el Secretario Distrital de Salud.

21 DJC-SC

Solicita, mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web de los Pliego de Condiciones Definitivo y la Resolución de apertura de la licitación.

Envía los archivos documentales vía correo electrónico a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

Realiza la Audiencia Pública de Aclaración a los pliegos de condiciones.

Selecciona las observaciones presentadas y reparte a los miembros de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador para su respuesta en la misma Audiencia Pública.

Recibe de los grupos que conforman del Comité Asesor y Evaluador las respuestas a las observaciones presentadas y procede a dar contestación de las mismas en Audiencia Pública y/o remite al grupo técnico para que elabore Adenda al Pliego de Condiciones Definitivo, si hay lugar a ello.

22 DEPENDENCIA

INTERESADA EN Si hay lugar a Adenda, envía el documento respectivo para la revisión la DJC-SC y la debida publicación.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.46

LA CONTRATACION

23 DJC-SC Recibe la Adenda firmada por el Director del proyecto y vistos buenos de los miembros del Comité Asesor y Evaluador, la revisa la envía al Despacho del Secretario Distrital de Salud para su firma.

24 DESPACHO DEL

SECRETARIO Devuelve a la DJC el documento remitido debidamente firmado.

25 DJC-SC Solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos, la publicación en página Web de la Adenda y las respuestas a las observaciones.

26 DJC-SC

Cierre. En los pliegos de condiciones se debe Indicar de manera clara y expresa el día, la hora y el lugar en donde se llevara a cabo el cierre de la licitación en audiencia pública, que se realizara con la asistencia por parte de la entidad de los referentes jurídico, financiero y técnico responsables del proceso y el jefe de Control Interno o su delegado, así mismo, los proponentes que deseen asistir. Llegado el momento, se abrirán las propuestas y se levantara un acta en la que conste, entro otros, la fecha y hora de presentación de cada una, el nombre completo del proponente, el número de folios de la propuesta y número de copias, esta acta será firmada por los asistentes y publicada en medio electrónico. Envía, mediante memorando, las copias No 1 y No 2 de las propuestas allegadas a los grupos técnico y financiero, los cuales hacen parte del Comité Evaluador para su respectiva verificación de las condiciones habilitantes y la evaluación técnica.

27 COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR

Realiza la verificación de las condiciones técnicas, financieras y jurídicas habilitantes y requiere a los proponentes por escrito para que éstos subsanen sus propuestas cuando a ello hubiere lugar, de conformidad con las reglas de la subsanabilidad. Las respuestas de los proponentes a los requerimientos formarán parte integral de los resultados de la verificación de las condiciones habilitantes.

28


LA CONTRATACION

Solicita el resultado de la verificación de las condiciones habilitantes a los grupos jurídico y financiero.

Consolida los resultados de la verificación de condiciones habilitantes y evalúa técnicamente las propuestas que hayan sido habilitadas en los tres aspectos: (i) técnico, (ii) financiero y (iii) jurídico.

29


LA CONTRATACION Y

GRUPO FINANCIERO

Remite a la DJC los informes de la verificación técnica y financiera y el resultado de la evaluación técnica con la debida antelación a la terminación del plazo de evaluación señalado en el Pliego de Condiciones.

30 DJC-SC Recibe los informes de verificación técnica y financiera y el resultado de

la evaluación.

Adjunta a lo anterior, el informe de la verificación de las condiciones




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.47

jurídicas habilitantes.

Consolida y remite a la Secretaría del Despacho para el traslado correspondiente.

Solicita mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web de los anteriores documentos.


31 DJC-SC Recibe, de parte de los proponentes, las observaciones a los informes de verificación y evaluación y las reparte a cada grupo que conforman el Comité Asesor y Evaluador para su respuesta.

32


LA CONTRATACION Y

GRUPO FINANCIERO

Responden las observaciones y las remiten a la DJC debidamente firmadas.

33 DJC-SC

Recibe y solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos la publicación en página Web de las respuestas a las observaciones.

Agenda en el orden del día de la sesión del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones el informe de verificación de las condiciones habilitantes y los resultados de la evaluación técnica con sus respectivas respuestas a las observaciones de los proponentes.

34

COMITÉ ASESOR DE


Revisa y analiza el informe de verificación de las condiciones habilitantes y los resultados de la evaluación técnica con sus respuestas y

Recomienda al Secretario Distrital de Salud la adjudicación del oferente seleccionado que haya obtenido el mayor puntaje en la ponderación de acuerdo a la formula señala en el pliego de de condiciones.

Si es del caso, aprueba la declaratoria de desierta del proceso licitatorio, caso en el cual, la DJC deberá proyectar la Resolución de declaratoria de desierta que firmará el Ordenador del Gasto y se publicará en la página Web.

35 DJC-SC

Coordina con el Despacho del Secretario Distrital de Salud la fecha, hora y lugar para la celebración de la Audiencia de Adjudicación. Elabora la Resolución de Adjudicación para la firma del Secretario Distrital de Salud.

36 DJC-SC

Audiencia de Adjudicación de la Licitación. Esta audiencia, se desarrollará guardando los siguientes parámetros: 1. La licitación se adjudicará en forma obligatoria en audiencia pública, mediante resolución motivada, en la que participará el Secretario de Salud o su delegado, los referentes jurídico, financiero y técnico que responsables del proceso y el jefe de Control Interno o su delegado y los proponentes. También podrán asistir los veedores ciudadanos, órganos de control y




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.48

demás personas que deseen asistir. (Numeral 10 artículo 30 de la Ley 80 de 1993, inciso 1 del artículo 9 de la Ley 1150 de 2007). 2. En la audiencia los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso, esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado. 3. Se podrá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se hayan presentado por los intervinientes. 4. Toda intervención deberá ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estará limitada a la duración máxima que la entidad haya señalado dentro de la audiencia con anterioridad. 5. Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y los demás presentes. Quien preside la audiencia podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su normal curso. 6. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a dar lectura del acto de adjudicación y se notificará al proponente en dicha audiencia y a los presentes de conformidad con el artículo 9° de la Ley 1150 de 2007. 7. la DJC – SC elaborará el acta de la Audiencia y realizará el trámite de publicación en la página Web de la entidad y el portal de contratación a la vista. 8. El acto de adjudicación no tendrá recurso por vía gubernativa (parágrafo 1 del artículo 77 de la Ley 80 de 1993). Sin embargo, podrá ser revocado directamente por la entidad cuando dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto de adjudicación se obtuvo por medios ilegales. En consecuencia, quedara a favor de la Secretaría Distrital de Salud, el valor de la garantía de seriedad de la propuesta, sin perjuicio de iniciar las demás acciones legales correspondientes. Frente a la anterior circunstancia, la Secretaría Distrital de Salud podrá dentro de los quince (15) días siguientes, mediante acto administrativo, adjudicar la licitación al oferente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.49

37 DJC-SC

Notifica personalmente al adjudicatario de la licitación, el Acto Administrativo (Resolución de Adjudicación)

Solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos la publicación en página Web de la Resolución de Adjudicación y

Envía el archivo documental, vía correo electrónico, a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

38 DJC-SC

En caso de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y la entidad estatal no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada, aplicando las reglas señaladas para el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía. No se aplicará lo relacionado con la manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes a que se refieren los numerales 3 y 4 del artículo 9° del Decreto 2025 de 2009. Nota: El acto Administrativo que declara Desierto el Proceso de selección es susceptible del recurso de reposición ante el funcionario que lo expidió.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.50

3.1.1.2. Flujograma del Proceso de Licitación Pública

Inicio 1. LA SDS. AREA

TECNICA Elabora estudios y documentos previos

2. SDS. AREA TECNICA Y DJC-SC

Modifica estudios y documentos previos (si

se requiere)

3. SDS. AREA FINANCIERA Expide el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal (CDP). SDS. TALENTO HUMANO

Expide certificado de no existencia de personal de planta. (si se trata de

servicios)

4. SDS. AREA TECNICA Elabora aviso y publicar en Cámara de Comercio

La apertura de la licitación

5 y 6 SDS. AREA TECNICA. DJC-SC

Elabora proyecto de pliego de condiciones.

Aprobación de los miembros del comité

asesor de contratación y adjudicaciones

7. SDS. DJC-SC Publica aviso en diario de amplia circulación (AVISO

DE PRENSA)

Estudios diseños y planos -Presupuesto

8. SDS. AREA TECNICA Y DJC-

SC Elabora y publica aviso de convocatoria para los Mipynes en las condiciones establecidas en el Decreto 3806 de 2009

9. SDS. DJC-SC Publica proyecto de pliego de condiciones.

10. INTERESADOS Presenta observaciones al proyecto de pliego de

condiciones.

11. SDS. COMITÉ EVALUADOR y DJC-SC

Responde y publica observaciones y

respuestas al proyecto de pliego de condiciones.

12. SDS. . DJC-SC Audiencia para la

revisión y asignación de riesgos.

13. SDS. DJC-SC Apertura del proceso de

selección (resolución apertura)

14. SDS. AREA TECNICA. DJC-SC

Acta de suspensión del proceso de selección (si

se requiere)


Revisa, ajusta y publica el pliego de condiciones

definitivo. Aprobación del comité de contratación y

adjudicaciones

16. SDS. AREA

TECNICA. DJC-SC Adendas

17. SDS. DJC-SC Audiencia precisar

contenido y alcance de los pliegos de condiciones.

18. CIERRE Interesados Presentan

oferta

SI NO 23. SDS. DJC-SC

Declara desierto (susceptible de recurso de reposición)

FIN

19. COMITÉ DE EVALUACION. DJC-SC Verifica y evalúa ofertas

Publica informe de evaluación.

Conformación informe de evaluación

Oficio solicitud de aclaraciones

20. PROPONENTES Presentar observaciones al informe de evaluación.

21. SDS. DJC-SC Recomendación del

Comité de Contratación y de Adjudicaciones

Informe de evaluación definitivo Respuestas a las observaciones.

FIN

22. SDS. DJC-SC Convoca a audiencia de

Adjudicación. Notificación de la

Resolución de adjudicación




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.51

3.1.2. Selección Abreviada

La Selección abreviada corresponde, según lo establecido en el numeral 2 del art. 2 la ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, a las siguientes causales:

a. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

b. La contratación de menor cuantía. c. Sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 100 de 1993 y en la Ley 1122 de

2007, la celebración de contratos para la prestación de servicios de salud. d. La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado

desierto. e. La enajenación de bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se

refiere la Ley 226 de 1995. f. Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las

bolsas de productos legalmente constituidas; g. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades

comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta, con excepción de los contratos que a título enunciativo identifica el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

h. Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley.

i. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.

3.1.2.1. Selección Abreviada de Menor Cuantía

Se entiende por menor cuantía los valores que se relacionan en el literal b del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta el presupuesto anual de las entidades públicas expresado en salarios mínimos legales mensuales. La Dirección Administrativa y Financiera informará anualmente el monto de la menor




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.52

cuantía para la Secretaria Distrital de Salud. El procedimiento de Menor Cuantía tendrá lugar cuando:

El valor del contrato sea de menor cuantía

El objeto a contratar no sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades públicas.

El proceso de licitación pública sea declarado desierto.

3.1.2.2. Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía

FASE AREA


1


LA CONTRATACION


Elabora el documento inicial del procedimiento contractual denominado ESTUDIOS PREVIOS de conformidad con los siete (7) numerales que exige el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008.

Consulta (a) el Código del Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS) en el Portal del SICE, con el cual se relacionó el objeto de la solicitud y que se señaló previamente en el Plan de Contratación de la dependencia solicitante; posteriormente, con la anterior información, (b) consulta el PRECIO INDICATIVO (Precio Promedio). (c) Imprime el resultado de las dos consultas.


2 DIRECCIÓN






CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.53

3


LA CONTRATACION


2.

4


HUMANO


5

DEPENDENCIA INTERESADA

EN LA CONTRATACIO

N


Radica en la DJC-SC, los siguientes documentos y solicita revisión de los mismos:

a) Estudios Previos firmados por el Director del Proyecto con los respectivos anexos técnicos (cotizaciones, planos, precios de mercado, entre otros)

b) Copia del CDP c) Consultas SICE


6 DJC-SC



Solicita a los miembros del grupo técnico revisar, analizar, ajustar, acordar, conformar y consolidar el documento final de los Estudios Previos a partir de lo indicado en las normas que rigen la materia del proceso y las sugerencias y orientaciones dadas por los miembros del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones

7


EN LA CONTRATACION


8 DJC-SC

Previa consulta con el Presidente del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones, envía el mensaje por correo electrónico convocando a todos los miembros a sesión e incorporando, en el orden del día, el objeto de los Estudios Previos.

El día de la sesión, presenta al referente técnico del proceso ante el Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones, quien hará la sustentación técnica de los Estudios Previos para su correspondiente inicio de trámites. La DJC-SC acompañará la exposición del referente técnico en lo relacionado con los






CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.54

fundamentos jurídicos.

9

COMITÉ ASESOR DE

CONTRATACIÓN Y

ADJUDICACIONES


10


EN LA CONTRATACION

Elabora el documento “Proyecto de Pliego de Condiciones” con la información de los Estudios Previos y aquella brindada por la DJC-SC para tal efecto. Imprime y firma el documento el Director del Proyecto y lo remite con memorando radica a la DJC-SC, solicitando la publicación del mismo en la página Web incluyendo el “Aviso de Convocatoria Pública” que elaborará la DJC-SC

11 DJC-SC

Realiza los últimos ajustes y verificaciones de forma y sustancialmente a los siguientes documentos, obtiene previamente la aprobación del proyecto de pliego de condiciones por parte del comité asesor de contratación y adjudicaciones, para su respectiva publicación en la página Web de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. – Contratación a la Vista:

1. Estudios Previos 2. Anexos Técnicos (cuando se requiera) 3. Proyecto de Pliego de Condiciones 4. Aviso de Convocatoria Pública 5. La convocatoria de participación de los Mipynes en las condiciones establecidas en el Decreto 3806 de 2009

Solicita mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web de los anteriores documentos, por el término de cinco (5) días hábiles. De igual forma, envía los archivos documentales vía correo electrónico a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

12

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA - RECURSOS

FÍSICOS

Publica en la página Web los documentos remitidos por la DJC, por el término de cinco (5) días el proyecto de pliegos de condiciones.

13


EN LA CONTRATACIO

N

Verifica en la página Web las observaciones al proyecto de Pliego de Condiciones e informa a la DJC.SC.

14 DJC-SC Recibe observaciones de los interesados en participar en el proceso

licitatorio sobre los documentos publicados, de conformidad con lo establecido en el cronograma.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.55


15


EN LA CONTRATACIO

N Y GRUPO

FINANCIERO



16 DJC-SC

Recibe de cada grupo las respuestas y ordena la publicación en la página web

Recibe Pliego de Condiciones Definitivo y verifica el cumplimiento de los aspectos formales y sustanciales del documento para dar el visto bueno al mismo.

Obtiene la aprobación del Pliego de Condiciones definitivo por parte del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones.

Elabora proyecto de Resolución de apertura y conformación del Comité Asesor y Evaluador del proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía.

Remite al Despacho del Secretario Distrital de Salud para su firma respectiva:

1. Pliego de Condiciones Definitivo 2. Resolución de apertura y conformación del Comité Asesor y

Evaluador del proceso de selección Abreviada de Menor Cuantía.

17 DESPACHO

DEL SECRETARIO

Devuelve a la DJC los documentos remitidos debidamente firmados por el Secretario Distrital de Salud.

18 DJC-SC

Solicita, mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web del Pliego de Condiciones Definitivo y de la Resolución de apertura de Selección Abreviada de Menor Cuantía.


19 DJC-SC

Manifestación De Interés: Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación del acto de apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar en el mismo manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes.

Recibe la manifestación de interés en participar ( dentro de los tres días siguientes a la apertura)

- Es un requisito habilitante para la presentación de la manifestación de interés y tiene como fin conformar la lista de posibles oferentes.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.56

- Si no se presenta interés dentro del término previsto la entidad podrá declarar el proceso desierto.

Conformación de lista de posibles oferentes y audiencia de sorteo. Cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad deberá adelantar el proceso de selección con todos ellos. En caso de que el número de posibles oferentes sea superior a diez (10), la entidad podrá dar paso al sorteo de consolidación de oferentes para escoger entre ellos un número no inferior a este que podrá presentar oferta en el proceso de selección.

Sorteo de consolidación de oferentes. -Será responsabilidad del representante legal de la entidad adoptar las

medidas necesarias con el propósito de garantizar la pulcritud del respectivo sorteo (Numeral 2 parágrafo 2 del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007).

-El procedimiento debe estar señalado en el pliego de condiciones. -El sorteo de consolidación de oferentes, se realizará en el plazo señalado

en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día de la realización del sorteo (artículo 9 Decreto 2025 de 2009). En todo caso, la audiencia del sorteo se podrá realizar a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término para manifestar interés, previa comunicación a todos aquellos que lo manifestaron, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones.

- De todo lo anterior, la entidad deberá dejar constancia escrita en acta que será publicada en el portal de contratación a la vista.

20


EN LA CONTRATACIO

N

Verifica en la página Web las observaciones al Pliego de Condiciones Definitivo e informa a la DJC.

21 DJC-SC

Recibe y selecciona las observaciones presentadas y reparte a los miembros de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador para su respuesta.

Recibe de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador las respuestas a las observaciones presentadas y revisa su viabilidad y alcance en el ámbito jurídico.

22


LA CONTRATACION

Si hay lugar a Adenda, se envía el documento respectivo para la revisión y vistos bueno de la DJC-SC y la debida publicación.





CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.57

24 DESPACHO

DEL SECRETARIO

Devuelve a la DJC-SC el documento remitido debidamente firmado.

25 DJC-SC Solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos la publicación en página Web de la Adenda y las respuestas a las observaciones.

26 DJC-SC

Cierre. En los pliegos de condiciones se debe Indicar de manera clara y expresa el día, la hora y el lugar en donde se llevará a cabo el cierre de la licitación en audiencia pública, que se realizara con la asistencia por parte de la entidad de los referentes jurídico, financiero y técnico responsables del proceso y el jefe de Control Interno o su delegado, así mismo, los proponentes que deseen asistir. Llegado el momento, se abrirán las propuestas y se levantara un acta en la que conste, entro otros, la fecha y hora de presentación de cada una, el nombre completo del proponente, el número de folios de la propuesta y número de copias, esta acta será firmada por los asistentes y publicada en medio electrónico. Envía, mediante memorando, las copias No 1 y No 2 de las propuestas allegadas a los grupos técnico y financiero, los cuales hacen parte del Comité Evaluador para su respectiva verificación de las condiciones habilitantes y la evaluación técnica. El término de evaluación de las propuestas no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas, salvo que mediante acto administrativo motivado, la entidad lo extienda hasta por un término igual al inicialmente previsto.

27 COMITÉ

ASESOR Y EVALUADOR

Realiza la verificación de las condiciones técnicas, financieras y jurídicas habilitantes y requiere a los proponentes por escrito para que éstos subsanen sus propuestas, cuando a ello hubiere lugar, de conformidad con las reglas de la subsanabilidad. Nota: Las respuestas de los proponentes a los requerimientos formarán parte integral de los resultados de la verificación de las condiciones habilitantes.

28


EN LA CONTRATACION



29


EN LA CONTRATACIO

N Y GRUPO FINANCIERO

Remite a la DJC los informes de la verificación técnica y financiera y el resultado de la evaluación técnica.

30 DJC-SC Recibe los informes de verificación técnica y financiera y el resultado de la

evaluación.

Adjunta a lo anterior, el informe de la verificación de las condiciones




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.58

jurídicas habilitantes.

Consolida y solicita mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web de los anteriores documentos por el término de tres (3) días hábiles. De igual forma, envía los archivos documentales vía correo electrónico a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

Recibe, de parte de los proponentes, las observaciones a los informes de verificación y evaluación y las reparte a cada uno grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador para su respuesta.

31


EN LA CONTRATACIO

N Y GRUPO FINANCIERO

Responden las observaciones y las remiten a la DJC debidamente firmadas.

32 DJC-SC

Recibe respuesta a las observaciones

Agenda en el orden del día de la sesión del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones el informe de verificación de las condiciones habilitantes y los resultados de la evaluación técnica con sus respectivas respuestas a las observaciones de los proponentes.

Proyecta el acto de adjudicación del proceso de selección incluyendo las observaciones y las respuestas.

33

COMITÉ ASESOR DE

CONTRATACIÓN Y

ADJUDICACIONES

Revisa y analiza el informe de verificación de las condiciones habilitantes y los resultados de la evaluación técnica con sus respuestas.

Recomienda al Ordenador del Gasto la adjudicación del oferente seleccionado o, aprueba la declaratoria de desierta del proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía, caso en el cual, la DJC deberá proyectar la Resolución de declaratoria de desierta que firmará el Secretario Distrital de Salud y se publicará en la página Web.

34 DJC-SC

Elabora la Resolución de Adjudicación obtiene la firma del Secretario Distrital de Salud

Solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos la publicación en página Web de la Resolución de Adjudicación mediante la cual también y envía el archivo documental, vía correo electrónico, a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

Notifica personalmente al adjudicatario de la Selección Abreviada de Menor Cuantía el Acto Administrativo (Resolución de Adjudicación).

Nota: Mediante acto administrativo motivado la entidad podrá extender por una sola vez el plazo previsto para la adjudicación hasta por un término equivalente a la mitad del inicialmente establecido.

35 DJC-SC En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía regulado en el presente artículo, la entidad podrá iniciarlo de nuevo,




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.59

prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto. Nota: El acto Administrativo que declara Desierto el Proceso de selección es susceptible del recurso de reposición ante el funcionario que lo expidió.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.60

3.1.2.3. Flujograma del Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía

Inicio

1. LA SDS. AREA TECNICA

Elaborar estudios y documentos previos.


Modificación de estudios y documentos previos (si

se requiere).

3. SDS. AREA FINANCIERA Expedir el Certificado de

Disponibilidad Presupuestal (CDP). SDS. TALENTO HUMANO

Expide certificado de no existencia de personal de planta (si se trata de

servicios)

4. SDS. AREA TECNICA. DJC-SC Elaborar y publicar

aviso de convocatoria para los Mipynes en las

condiciones establecidas en el Decreto 3806 de

2009

5 y 6. SDS. AREA TECNICA. DJC-SC. Elabora

proyecto de pliego de condiciones. Aprobación de

los miembros del comité asesor de contratación y

adjudicaciones.

Estudios diseños y planos -Presupuesto P

Presupuesto

7. SDS. DJC-SC Publicación proyecto del pliego de condiciones.

8. INTERESADOS Presentar observaciones al proyecto de pliego de

condiciones.

9. SDS. COMITÉ EVALUADOR. DJC-SC Responder y publicar observaciones y respuestas al

proyecto de pliego de condiciones.

10. SDS. DJC-SC Dar apertura al proceso de selección (resolución

apertura).


Acta de suspensión del proceso de selección (si

se requiere).


Revisa, ajusta y publica el pliego de condiciones definitivo. . Aprobación del comité de

contratación y adjudicaciones

13. INTERESADOS Presentar

observaciones al pliego de condiciones.


Adendas (si hay lugar).

15. INTERESADOS Manifestación de interés

en participar.

16 SDS. DJC-SC Conforma la lista de posibles oferentes con un número no

superior a 10.

17. CIERRE Los

Interesados Presentan

oferta

SI

NO

21. SDS. DJC-SC. Declara desierto

(susceptible recurso de reposición)

FIN

18. COMITÉ DE EVALUACION. DJC-SC Verifica y evalúa ofertas


-Conformación informe de evaluación -Oficio solicitud de aclaraciones.

19. PROPONENTES Presentan observaciones al

informe de evaluación (Traslado).

20. SDS. DJC-SC Previa recomendación del Comité de Contratación y de Adjudicaciones. Se Publicación del acto administrativo de

adjudicación

FIN

Informe de evaluación definitivo Respuestas a las observaciones.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.61

3.1.2.4. Selección Abreviada por Subasta Inversa.

Las nuevas disposiciones legales establecen esta nueva modalidad de selección de contratistas cuando con el proceso de selección se pretenden adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, como aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos, sin que pueda considerarse como tales las obras públicas y los servicios intelectuales.

En los términos del Decreto 2474 de 2008 la subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el decreto y en los respectivos pliegos de condiciones.

En este sentido, la Dirección u Oficina interesada en adquirir bienes o servicios deberá observar tener en cuenta los siguientes aspectos generales de trámite en el proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía cuya sigla es SAMC:

3.1.2.5. Proceso de Selección Abreviad por Subasta Inversa

FASE AREA


1

DEPENDENCIA INTERESADA EN LA CONTRATACION


Elabora el documento inicial del procedimiento contractual denominado ESTUDIOS PREVIOS de conformidad con el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008.

Consulta (a) el Código del Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS) en el Portal del SICE, con el cual se relacionó el objeto de la solicitud y que se señaló previamente en el Plan de Contratación de la dependencia solicitante; posteriormente, con la anterior información, (b) consulta el PRECIO INDICATIVO (Precio Promedio). (c) Imprime el resultado de las dos consultas.





CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.62

Elabora ficha técnica de los bienes o servicios

2 DIRECCIÓN FINANCIERA –PRESUPUESTO


3



3.

4 DIRECCIÓN DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO


5



Envía a la DJC, mediante memorando remisorio, los siguientes documentos y solicita revisión de los mismos: a) Estudios Previos firmados por el Director del Proyecto con los

respectivos anexos técnicos (cotizaciones, planos, precios de mercado, ficha técnica, entre otros)

b) Copia del CDP c) Consultas SICE

De igual manera, informa a la DJC, los nombres de las personas que conformarán el Comité Asesor y Evaluador de los grupos técnico y financiero.

6 DJC-SC



Solicita a los miembros del grupo técnico revisar, analizar, ajustar, acordar, conformar y consolidar el documento final de los Estudios Previos a partir de lo indicado en las normas que rigen la materia del proceso y las sugerencias y orientaciones dadas por los miembros del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones.

7



8 DJC-SC

Previa consulta con el Presidente del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones, envía el mensaje por correo electrónico convocando a todos los miembros a sesión e incorporando, en el orden del día, el






CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.63

objeto de los Estudios Previos

El día de la sesión, presenta al referente técnico del proceso ante el Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones, quien hará la sustentación técnica de los Estudios Previos para su correspondiente inicio de trámites. La DJC-SC acompañará la exposición del referente técnico en lo relacionado con los fundamentos jurídicos.

9

COMITÉ ASESOR DE



10


Elabora el documento “Proyecto de Pliego de Condiciones” con la información de los Estudios Previos y aquella brindada por la DJC para tal efecto. Imprime y firma el Director del Proyecto firma el documento y lo remite con memorando a la DJC solicitando la publicación del mismo en la página Web incluyendo el “Aviso de Convocatoria Pública” que elaborará la DJC-SC

11 DJC-SC

Realiza los últimos ajustes y verificaciones de forma y sustancialmente a los siguientes documentos, obtiene previamente la aprobación del proyecto de pliego de condiciones por parte del comité asesor de contratación y adjudicaciones, para su respectiva publicación en la página Web de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. – Contratación a la Vista:

1. Estudios Previos 2. Anexos Técnicos (cuando se requiera) 3. Proyecto de Pliego de Condiciones 4. Aviso de Convocatoria Pública 5. La convocatoria de participación de los Mipynes en las

condiciones establecidas en el Decreto 3806 de 2009

Solicita mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web de los anteriores documentos, por el término de cinco (5) días hábiles. De igual forma, envía los archivos documentales vía correo electrónico a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

12

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA - RECURSOS FÍSICOS

Publica en la página Web los documentos remitidos por la DJC, por el término de cinco (5) días el proyecto de pliegos de condiciones.

13


Verifica en la página Web las observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones e informa a la DJC.

14 DJC-SC Recibe observaciones de los interesados en participar en el proceso




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.64

licitatorio sobre los documentos publicados, de conformidad con lo establecido en el cronograma.


15

DEPENDENCIA INTERESADA EN LA CONTRATACION Y GRUPO FINANCIERO



16 DJC-SC

Recibe de cada grupo las respuestas y ordena la publicación en la página web

Recibe Pliego de Condiciones Definitivo y verifica el cumplimiento de los aspectos formales y sustanciales del documento para dar el visto bueno al mismo.

Obtiene la aprobación del Pliego de Condiciones definitivo por parte del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones.

Elabora Resolución de apertura y conformación del Comité Asesor y Evaluador del proceso de Selección Abreviada.

Remite al Despacho del Secretario Distrital de Salud para su firma los documentos:

1. Pliego de Condiciones Definitivo 2. Resolución de apertura y conformación del Comité Asesor y

Evaluador del proceso de selección Abreviada.

17 DESPACHO DEL SECRETARIO

Devuelve a la DJC los documentos remitidos debidamente firmados por el Secretario Distrital de Salud.

18 DJC-SC

Solicita, mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web del Pliego de Condiciones Definitivo y de la Resolución de apertura de Selección Abreviada.


19



20 DJC-SC

Recibe y selecciona las observaciones presentadas y reparte a los miembros de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador para su respuesta.

Recibe de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador las respuestas a las observaciones presentadas y revisa su viabilidad y alcance en el ámbito jurídico.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.65

21


Si hay lugar a Adenda, se envía el documento respectivo para la revisión y vistos bueno de la DJC-SC y la debida publicación

22 DJC-SC Recibe la Adenda, la revisa y la envía ante el Despacho del Secretario para su respectiva firma.

23 SECRETARIO DE DESPACHO

Devuelve a la DJC el documento de adenda remitido debidamente firmado.

24 DJC-SC Solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos la publicación en página Web de la Adenda y las respuestas a las observaciones.

25 DJC-SC

Cierre. En los pliegos de condiciones se debe Indicar de manera clara y expresa el día, la hora y el lugar en donde se llevara a cabo el cierre en audiencia pública, que se realizara con la asistencia por parte de la entidad de los referentes jurídico, financiero y técnico responsables del proceso y el jefe de Control Interno o su delegado, así mismo, los proponentes que deseen asistir. Llegado el momento, se abrirán las propuestas y se levantara un acta en la que conste, entro otros, la fecha y hora de presentación de cada una, el nombre completo del proponente, el número de folios de la propuesta y número de copias, esta acta será firmada por los asistentes y publicada en medio electrónico. La propuesta económica se recibe en sobre cerrado, el cual se deposita en una urna que permanece sellada y custodiada hasta la fecha de realización de la audiencia pública de subasta inversa presencial. Envía, mediante memorando, las copias No 1 y No 2 de las propuestas allegadas a los grupos técnico y financiero, los cuales hacen parte del Comité Evaluador para su respectiva verificación de las condiciones habilitantes y la evaluación técnica.

26 COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR

Realiza la verificación de las condiciones técnicas, financieras y jurídicas habilitantes y requiere a los proponentes por escrito para que éstos subsanen sus propuestas, cuando a ello hubiere lugar, de conformidad con las reglas de la subsanabilidad.

Emite un informe de verificación con el listado de los proponentes no habilitados y lo envía a la DJC-SC para efectos de que esta proceda a publicar dicho informe en la página Web.

Nota: Las respuestas de los proponentes a los requerimientos formarán parte integral de los resultados de la verificación de las condiciones habilitantes.

27 DJC-SC

Solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos la publicación en página Web de el informe de los proponentes no habilitados.






CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.66

28 COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR

Una vez recibidos las respuestas a los requerimientos realizados a los proponentes, se procede a realizar el informe definitivo de proponentes habilitados para participar en la audiencia pública de subasta inversa y lo envía a la DJC.

29 DJC-SC

Recibe el informe definitivo de proponentes habilitados jurídica, financiera y técnicamente

Agenda en el orden del día de la sesión del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones el informe de verificación de las condiciones habilitantes para que se proceda a revisar el proceso antes de la realización de la audiencia pública de subasta inversa.

30

COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN Y ADJUDICACIONES

Revisa y analiza el informe de verificación de las condiciones habilitantes

revisa el estudio del precio artificialmente bajo realizado por el componente técnico del comité asesor y evaluador

Acuerda junto con el comité asesor y evaluador la fecha de realización de la audiencia pública de subasta inversa.

31 DJC-SC

Solicita mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web del informe definitivo de proponentes habilitados para participar en la subasta inversa. Envía los archivos documentales vía correo electrónico a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

32 DJC-SC

Envía invitaciones a cada uno de los proponentes habilitados para participar en la audiencia pública de subasta inversa presencial, indicando fecha, hora y lugar de realización de la misma.

Si solo un oferente resulta habilitado para participar en la subasta la entidad ampliara el plazo para la presentación de los requisitos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término indicado en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor a la mitad del inicialmente previsto.

Si solo un oferente resultare habilitado para participar a la subasta y si vencido el plazo para la presentación de documentos habilitantes para que exista pluralidad de proponentes, no se alcanza dicha pluralidad, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado siempre que su oferta no exceda del presupuesto oficial indicado en los pliegos de condiciones.

En caso de que se rechace la oferta cuando el valor sea artificialmente bajo, la entidad podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o podrá declarar desierto el proceso.

En ningún caso se determinará precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos. Adjudicado el contrato la entidad hará público el desarrollo y resultado de la subasta incluyendo la identidad de los proponentes.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.67

33 DJC-SC

Proyecta la de Resolución de Adjudicación para su respectiva lectura y posterior firma por parte del Secretario Distrital de Salud, en la audiencia pública de subasta inversa.

34 DJC-SC

Audiencia de Subasta Inversa

Se realiza por parte de la Entidad: el Secretario Distrital de Salud o su delegado, los referentes jurídico, financiero y técnico responsables del proceso, el Jefe de Control Interno de los proponentes, y se someterá a las reglas previstas para tal efecto en los artículos 23, 24, 25, 26, 27 y 28 del Decreto 2474 de 2008.

Se procede a dar lectura a la Resolución de Adjudicación al oferente cuya oferta resulte ser la de menor precio y la posterior firma de la misma por parte del Secretario Distrital de Salud.

Solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos la publicación en página Web de la Resolución de Adjudicación y envía el archivo documental, vía correo electrónico, a la dirección que señale el Profesional Especializado encargado de Recursos Físicos.

Nota: En caso de declararse desierto el proceso, el acto Administrativo que así lo declara es susceptible del recurso de reposición ante el funcionario que lo expidió.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.68

3.1.2.6. Flujograma del Proceso de Selección Abreviada por Subasta Inversa

Inicio

1. LA SDS. AREA TECNICA Elaborar

estudios y documentos previos.


Modificación de estudios y documentos previos

(si se requiere).

3. SDS. AREA FINANCIERA Expedir el Certificado de

Disponibilidad Presupuestal (CDP). SDS. TALENTO HUMANO


servicios)

4. SDS. AREA TECNICA Y DJC-SC Elaborar y publicar

aviso de convocatoria. Convocatoria para los

Mipynes en las condiciones establecidas

en el Decreto 3806 de 2009

5 y 6. SDS. AREA TECNICA. DJC-SC.



asesor de contratación y adjudicaciones.

.

7. SDS. DJC-SC

Publicación proyecto del pliego de condiciones.

-Estudios diseños y planos

-Presupuesto -Ficha técnica:

Denominación del bien o servicio,

unidad de medida y descripción

general.

8. INTERESADOS Presentar observaciones al proyecto de pliego de

condiciones.

9. SDS. COMITÉ EVALUADOR y DJC-SC

Responder y publicar observaciones y

respuestas al proyecto de pliego de condiciones.

10. SDS. DJC-SC Dar apertura al proceso de

selección (resolución apertura).


Acta de suspensión del proceso de selección (si se

requiere.



definitivo.

13. INTERESADO Presentar observaciones al pliego de condiciones.

14. SDS. AREA TECNICA.

DJC-SC Adendas (si hay lugar).

15. CIERRE Los interesados Presentan oferta

SI

NO

20. SDS. DJC-SC. Declara desierto

(susceptible de recurso de reposición)

,

FIN

16. COMITÉ DE EVALUACION. DJC-SC Verifica y evalúa ofertas,


17. SDS. DJC-SC Traslado de informe de

evaluación.

18. SDS. DJC-SC Invita a proponentes

habilitados a la Audiencia Pública de Subasta

Inversa.

19. SDS. DJC-SC Audiencia pública de

subasta inversa. Lectura de Resolución de

adjudicación.

FIN

Electrónica Presencial

-Conformación informe de evaluación.

-Oficio solicitud de aclaraciones.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.69

3.1.3. Concurso de Méritos.

A través de la modalidad de selección de concurso de meritos se contratarán los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, a saber: Los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión.

Los estudios de diagnósticos, pre factibilidad o factibilidad para programas o

proyectos específicos.

Las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión: Entiéndase las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riesgos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2° de la Ley 842 de 2003.

Lo anterior sin perjuicio que la entidad pueda realizar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia, siempre que, las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requiera conocimientos especializados de conformidad con lo señalado en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

Los que tienen por objeto la Interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Los proyectos de arquitectura (Decreto 2326 de 1995) (Concurso abierto).

Escogencia de intermediarios de seguros. En este tipo de proceso de selección se puede utilizar los siguientes:




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.70

3.1.3.1. Sistemas de Concurso

I. CON PRECALIFICACIÓN

Lista corta

Aquella que se hace para un sólo proceso de Concurso de méritos

Lista multiusos

La que se realiza para varios concursos de méritos determinados o determinables. Se entiende por lista multiusos la que resulta de la precalificación que haga una entidad de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables, que tengan objeto común o similar. La vigencia de las listas multiusos no podrá exceder de seis (6) meses, y deberán contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes.

II. ABIERTO

Procede para la selección de consultores a través de la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS) o proyectos de arquitectura mediante el uso de concurso abierto por jurado para lo cual se seguirá el procedimiento señalado en el Decreto 2326 de 1995. El concurso abierto para una propuesta técnica simplificada (PTS) se desarrollará teniendo en cuenta lo previsto en el capítulo III del Decreto 2474 de 2008, prescindiendo de los procedimientos de precalificación, luego entonces no se requiere conformar la lista corta ni la lista multiusos y todos los participantes pueden participar.

3.1.3.2. Tipos de Propuesta Técnica

Propuesta Técnica

Simplificada (PTS).

Cuando la entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma, se exigirá la presentación de una Propuesta Técnica Simplificada (PTS). En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos.

Propuesta Técnica

Detallada (PTD).

Cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías, se exigirá la presentación de una Propuesta Técnica Detallada (PTD). En estos casos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.71

3.1.3.3. Comité Asesor

El Comité Asesor que se conforma para el desarrollo del concurso de meritos, estará integrado por un número plural e impar de personas idóneas para la valoración de las ofertas. En caso de que la entidad no cuente total o parcialmente con las mismas, podrá celebrar contratos de prestación de servicios profesionales para ello. Los contratistas que integren el comité asesor declararán que él, sus directivos y el equipo de trabajo con que se ejecutarán los servicios contratados no se encuentren incursos en conflicto de interés El Comité Asesora a la Entidad en los siguientes aspectos, entre otros: Proceso de precalificación y selección. Validación de los contenidos de los requerimientos técnicos. Conformación de la lista corta y multiusos. Preparar el informe de lista corta que servirá de base para adoptar la decisión que

la integre. Evaluar y calificar las ofertas técnicas presentadas, de conformidad con los

criterios establecidos en los pliegos de condiciones. Verificar la propuesta económica del proponente ubicado en el primer lugar en el

orden de calificación.

El Secretario Distrital de Salud, de manera motivada podrá apartarse de las recomendaciones del Comité Asesor (Artículo 56 del Decreto 2474 de 200).

3.1.3.4. Pliego de Condiciones del Concurso de Meritos

El pliego de condiciones del concurso de meritos deberá contemplar entre otros aspectos, los siguientes:

El tipo de propuesta técnica que se solicitará a los posibles proponentes, y

pueden ser: a) Propuesta técnica simplificada (PTS): cuando la entidad suministra los requerimientos técnicos de la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma. Se podrá




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.72

seleccionar por concurso abierto o precalificación con lista corta o lista multiusos. b) Propuesta técnica detallada (PTD): cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de meritos, pueda desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. Para este caso solo procede el sistema de precalificación con lista corta.

El Objeto: La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, los requerimientos técnicos, esta información se debe presentar en documento separable del pliego de condiciones como anexo técnico, el cual será publico salvo expresa reserva.

Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren. La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o

productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría. El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los

proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

En ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o selección. El porcentaje mínimo que una oferta debe recibir para ser considerada

elegible, así como las condiciones máximas que acreditan en desarrollo de lo previsto en los numerales 1 y 3 del artículo 68 del Decreto 2474 de 2008, de manera que las que superen esos límites no sean tenidas en cuenta.

Los criterios de evaluación de la propuesta técnica. La propuesta económica deberá incluir las tareas a contratar que

comprenden, entre otros:




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.73

a) La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc.

b) Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones. c) Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos

necesarios para la realización de la labor. d) Gastos de administración. e) Utilidades del consultor. f) Gastos contingentes.

Los criterios de desempate de forma clara y objetiva reservándose como última medida la del sorteo.

Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o productos costeados.

El proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.

3.1.3.5. Proceso para Concurso de Méritos con Precalificación

FASE AREA


1. 1



Elaboración de estudios y documentos previos. Los estudios previos deben contener los requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008

Modificación a estudios y documentos previos (parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) (solo si se requiere)


Solicita la Disponibilidad presupuestal (numeral 6 artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y artículo 57 Decreto 2474 de 2008)




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.74

2. 5 DIRECCIÓN



3. 6


LA CONTRATACION


4.

4. 7


HUMANO


5. 8


LA CONTRATACION


6.


LA CONTRATACION

Radica en la DJC-SC los siguientes documentos y solicita revisión de los mismos:

1. Estudios Previos firmados por el Director del Proyecto 2. Copia del CDP 3. Consultas SICE


7. DJC-SC



Solicita a los miembros del grupo técnico, analizar, ajustar, acordar, conformar y consolidar el documento final de los Estudios Previos a partir de lo indicado en las normas que rigen la materia del proceso y las sugerencias y orientaciones dadas por los miembros del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones.

8.


LA CONTRATACION


9. DJC-SC Previa consulta con el Presidente del Comité Asesor de Contratación y

Adjudicaciones, envía el mensaje por correo electrónico convocando a todos los miembros a sesión e incorporando, en el orden del día, el






CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.75

objeto de los Estudios Previos

El día de la sesión, el referente técnico del proceso presenta ante el Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones, la sustentación técnica de los Estudios Previos y de la Convocatoria para su correspondiente inicio de trámites. La DJC-SC acompañará la exposición del referente técnico en lo relacionado con los fundamentos jurídicos.

10

COMITÉ ASESOR DE

CONTRATACIÓN Y

ADJUDICACIONES


11


LA CONTRATACION

Concluye el documento “Proyecto de Pliego de Condiciones” y el “Aviso de Convocatoria Pública”, con la información de los Estudios Previos y aquella brindada por la DJC-SC y el comité asesor para tal efecto.

Imprime los documentos para que el Director del Proyecto proceda a firmarlos y lo remite con memorando a la DJC solicitando la publicación del mismo en la página Web incluyendo el “Aviso de Convocatoria Pública” que elaborará la DJC.

12 DJC-SC

Realiza los últimos ajustes y verificaciones de forma y sustancialmente a los siguientes documentos, obteniendo previamente la aprobación del proyecto de pliego de condiciones por parte del Comité asesor de Contratación y adjudicaciones, para posteriormente realizar la publicación en la página Web de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. – Contratación a la Vista:

1.Estudios Previos 2.Anexos Técnicos (cuando se requiera) 3.Proyecto de Pliego de Condiciones 4. Aviso en Prensa 5. La convocatoria de participación de los Mipynes en las condiciones establecidas en el Decreto 3806 de 2009

Solicita mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web de los anteriores documentos, por el término de diez (10) días hábiles. De igual forma, envía los archivos documentales vía correo electrónico a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

13


- RECURSOS FÍSICOS

Publica en la página Web los documentos remitidos por la DJC-SC. Por el término de diez (10) días hábiles el proyecto de pliego de condiciones.

14 DEPENDENCIA

INTERESADA EN LA

Verifica en la página Web las observaciones al proyecto de Pliego de Condiciones e informa a la DJC-SC.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.76

CONTRATACION

15 DJC-SC

Recibe las observaciones presentadas por los interesados en el proceso y reparte a los miembros de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador para su respuesta

Recibe de cada grupo las respuestas, generando el pliego Definitivo que entregará al grupo técnico para la firma del Director de Proyecto y demás vistos buenos.

Ordena su publicación

16


LA CONTRATACION

Radica en la DJC-SC, el Aviso de Convocatoria Definitivo y sus anexos (cuando se requiera), debidamente firmado por el Director del Proyecto y con los vistos buenos de los miembros de los grupos técnico y financiero. La Convocatoria Pública: se hace con el fin de realizar la precalificación para la integración de la lista corta o de la lista multiusos. El aviso de convocatoria incluirá la siguiente información: 1.- La fecha límite para presentar la expresión de interés. 2. Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes. 3. La indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos. 4. La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes. 5. En el aviso de convocatoria se debe especificar la forma de valorar la información allegada de los interesados con base en los siguientes criterios:

a) Experiencia general, relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución. b) Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone. c) La capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores y similares, las buenas prácticas, reconocimiento o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la entidad contratante identificar precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultoría.

6. Los interesados en conformar la lista expresarán su interés por escrito, dentro del término señalado en el aviso de convocatoria y la acompañarán de la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes del interesado. (Artículo 63 Decreto 2474 de 2008). 7. Al momento de presentar su expresión de interés en precalificar para ser incluido en la lista corta y al presentar su propuesta el proponente debe declarar que él, sus directivos y el equipo de trabajo con que se ejecutarán los servicios contratados no se encuentren incursos en




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.77

conflicto de interés. 8. Con la manifestación de interés se entiende presentada la declaración por parte del interesado de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades señaladas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993.

17 DJC-SC

Recibe el aviso de Convocatoria Definitivo y verifica el cumplimiento de los aspectos formales y sustanciales del documento y da el visto bueno al mismo.

Solicita, mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web de la convocatoria pública definitiva y conformación del Comité Asesor y Evaluador. De igual forma, envía los archivos documentales vía correo electrónico a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

Recibe las expresiones de interés en Audiencia Pública y envía, mediante memorando, las copias No 1 y No 2 a los grupos técnico y financiero, los cuales hacen parte del Comité Asesor y Evaluador para su respectiva verificación de las condiciones habilitantes.

18 COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR

1. Conforma la lista corta y multiusos. a) Lista Corta: El comité asesor verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes y valorará la información allegada con la expresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública teniendo en cuenta los intereses de la entidad y los fines de la contratación.

Para una propuesta técnica detallada (PTD) se conformará la lista con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6).

Para la Propuesta técnica simplificada. (PTS). Se conformará la lista con un número plural de precalificados que no exceda de diez (10.) Si no se logra integrar la lista con dos interesados, la entidad debe revisar las condiciones y hará los ajustes necesarios en los criterios de conformación y dará paso a una nueva convocatoria. Si nuevamente no se logra conformar la lista corta y se presenta un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en los pliegos de condiciones. El comité asesor debe preparar el informe de lista corta que servirá de base para adoptar la decisión que la integre.

b) Lista Multiusos: Precalificación que hace la entidad de los interesados en participar en varios concursos de meritos determinados o determinables que tengan objeto común o similar. Debe contener mínimo veinticinco (25) integrantes - Se exige la presentación de propuestas técnicas simplificadas. - Tiene una vigencia máxima seis (6) meses Las condiciones de habilitación de los interesados será verificado al momento de elaborar la lista multiusos, sin perjuicio de la posibilidad de actualizar el soporte de las mismas durante su vigencia.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.78

Esta lista multiusos se publica en el SECOP con el fin de comunicarla a los interesados y contra esta decisión solo procede el recurso de reposición, previa notificación de los interesados.

Envía a la DJC el consolidado de la lista corta o multiusos.

19


LA CONTRATACION

y DJC-SC

Consolida los resultados de la verificación de condiciones habilitantes y procede a proyectar el Acto Administrativo de Conformación de lista corta, recurso de reposición previa notificación de los interesados. (Art. 77 Ley 80/1993), y lo envía al Despacho del Secretario Distrital de Salud para su respectiva firma.

20 DESPACHO DEL


21 DJC-SC

Solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos, la publicación en página Web de la resolución por medio de la cual se conforma lista corta y envía citación para proceder a notificar personalmente o por edicto del contenido de la misma a todos quienes presentaron manifestación de interés en participar en el proceso.

Recibe los recursos interpuestos por los interesados en participar en el proceso que hayan manifestado su interés y los remite a los miembros del Comité Asesor y Evaluador para que proceda a proferir las respectivas respuestas a los recursos interpuestos.

22 COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR

Procede con el apoyo de la DJC-SC a dar respuesta a los recursos interpuestos al Acto Administrativo por medio del cual se conforma la lista corta y procede, cuando haya lugar a ello, a modificar o a ratificar el contenido del Informe de Verificación por medio del cual se establece la lista corta.

Envía la respuesta a los recursos interpuestos y el informe de ratificación o modificación de la lista corta a la DJC para su respectiva publicación.

23 DJC-SC

Solicita, mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web de los anteriores documentos. De igual forma, envía los archivos documentales vía correo electrónico a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

24


LA CONTRATACION

Realiza ajustes al documento Proyecto de Pliego de Condiciones con la información de los Estudios Previos y aquella brindada por la DJC-SC para tal efecto.

Imprime y firma el documento y lo remite con memorando a la DJC-SC solicitando la publicación del mismo en la página Web.

Radica en la DJC-SC, el Pliego de Condiciones Definitivo y sus anexos (cuando se requiera), con el visto bueno del Director del Proyecto y demás miembros de los grupos técnico y financiero.

25 DJC-SC Recibe Pliego de Condiciones Definitivo y verifica el cumplimiento de los

aspectos formales y sustanciales del documento.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.79

Elabora proyecto de Resolución de apertura del concurso de méritos.

Remite al Despacho del Secretario Distrital de Salud para la firma respectiva, los anteriores documentos

26 DESPACHO DEL

SECRETARIO Devuelve a la DJC los documentos remitidos debidamente firmados por el Secretario Distrital de Salud.

27 DJC-SC


Envía invitaciones a los interesados en participar que conformen la lista corta o multiusos, según el caso, mediante citación escrita a presentar observaciones al pliego de condiciones definitivo

28


LA CONTRATACION


29 DJC-SC

Selecciona las observaciones presentadas y reparte a los miembros de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador para su respuesta.

Recibe de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador las respuestas a las observaciones presentadas y revisa su viabilidad y alcance en el ámbito jurídico

30 DJC-SC

Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones para los proyectos de arquitectura. Dentro de los tres días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas y a solicitud de cualquiera de las personas que retiraron los pliegos de condiciones se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los mencionados documentos y de oír a los interesados, de lo cual se levantará un acta suscrito por los intervinientes. (Numeral 4 artículo 30 de la Ley 80 de 1993).

31


LA CONTRATACION

Si hay lugar a Adenda, envía el documento respectivo para la revisión la DJC-SC y la debida publicación.


33 DESPACHO DEL


34 DJC-SC Cierre. En los pliegos de condiciones se debe Indicar de manera clara y expresa el día, la hora y el lugar en donde se llevara a cabo el cierre de la




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.80

licitación en audiencia pública, que se realizara con la asistencia por parte de la entidad de los referentes jurídico, financiero y técnico responsables del proceso y el jefe de Control Interno o su delegado, así mismo, los proponentes que deseen asistir. Llegado el momento, se abrirán las propuestas y se levantara un acta en la que conste, entro otros, la fecha y hora de presentación de cada una, el nombre completo del proponente, el número de folios de la propuesta y número de copias, esta acta será firmada por los asistentes y publicada en medio electrónico. Envía, mediante memorando, las copias No 1 y No 2 de las propuestas allegadas al Comité Asesor y Evaluador para su respectiva verificación de las condiciones habilitantes y la evaluación técnica. Las propuestas económicas, permanecerán en una urna sellada.

35 COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR

Realiza la verificación de las condiciones técnicas, requiere a los proponentes por escrito para que éstos subsanen sus propuestas cuando a ello hubiere lugar, de conformidad con las reglas de la subsanabilidad. Las respuestas de los proponentes a los requerimientos formarán parte integral de los resultados de la verificación de las condiciones habilitantes. Evalúa técnicamente las propuestas que hayan sido presentadas de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones definitivos.

36


LA CONTRATACION

y GRUPO FINANCIERO

Remite a la DJC el informe de la verificación y el resultado de la evaluación técnica para su respectiva publicación.

37 DJC-SC

Recibe los informes de verificación técnica y el resultado de la evaluación.

Solicita mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web de los anteriores documentos. De igual forma, envía los archivos documentales vía correo electrónico a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

Recibe, de parte de los proponentes, las observaciones al informe de verificación y evaluación técnica y las reparte al Comité Asesor y Evaluador para su respuesta.

38 COMITE ASESOR

Y EVALUADOR Responden las observaciones y las remiten a la DJC debidamente firmadas.

39 DJC-SC

Solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos la publicación en página Web de las respuestas a las observaciones

Agenda en el orden del día de la sesión del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones el informe de verificación y los resultados de la evaluación técnica con sus respectivas respuestas a las observaciones de los proponentes




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.81

40

COMITÉ ASESOR DE


Revisa y analiza el informe de verificación y los resultados de la evaluación técnica con sus respuestas

Autoriza para que se realice audiencia de apertura de sobre o propuesta económica

Recomienda al Secretario Distrital de Salud la adjudicación del oferente cuya propuesta fue calificada técnicamente con el mayor puntaje, siempre y cuando el valor de su propuesta sea consistente con las actividades descritas en la propuesta técnica según lo dispone el artículo 71 del Decreto 2474 de 2008.

En caso de que ningún proponente haya alcanzado el puntaje mínimo establecido en el pliego de condiciones, el comité recomendará al ordenador del gasto la declaratoria de desierta del proceso, caso en el cual, la DJC deberá proyectar la Resolución de declaratoria de desierta que firmará el Secretario Distrital de Salud y se publicará en la página Web.

41 DJC-SC

Coordina con el Despacho del Secretario Distrital de Salud la fecha, hora y lugar para la celebración de la Audiencia de Adjudicación. Elabora la Resolución de Adjudicación para la firma del Secretario Distrital de Salud.

42 DJC-SC

Desarrolla la Audiencia Adjudicación (Ver audiencia de adjudicación proceso de Licitación) y Revisión de la propuesta económica.

Notifica personalmente y en audiencia al adjudicatario del concurso la el Acto Administrativo (Resolución de Adjudicación)

Elabora el acta de la Audiencia.

43 DJC-SC

Solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos, la publicación en página Web de la Resolución de Adjudicación y del Acta de Audiencia y envía el archivo documental, vía correo electrónico, a la dirección que señale el Profesional Especializado encargado de Recursos Físicos.

Procede a adelantar el proceso de contratación

44 DJC-SC

Declaratoria de desierta. Procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo explicando las razones de la decisión. Se podrá iniciar un nuevo proceso prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y presupuesto. En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización. Nota: El acto Administrativo que declara Desierto el Proceso de selección es susceptible del recurso de reposición ante el funcionario que lo expidió.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.82

3.1.3.6. Flujograma del Proceso para el Concurso de Meritos con Precalificación

Inicio

1. LA SDS. AREA TECNICA

Elabora estudios y documentos previos.

Estudios diseños y planos.

Presupuesto


Modificación de estudios y documentos previos (si se requiere)

3. SDS. AREA FINANCIERA Expide el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal (CDP). SDS. TALENTO HUMANO: Expide certificado de no existencia de personal de planta. (Si se trate de servicios)

4. SDS. AREA TECNICA Y DJC-SC Conforma el comité

asesor.


Elabora y publica aviso de convocatoria. Convocatoria para los Mipynes en las condiciones establecidas en el Decreto 3806 2009

6 SDS. AREA TECNICA. DJC-SC




.

7. SDS. DJC-SC

Publicación proyecto de pliego de condiciones

8. INTERESADO

Presentar observaciones al

proyecto de pliego de condiciones

9. SDS. COMITÉ

EVALUADOR. DJC-SC Responder y publicar

observaciones y respuestas al proyecto de

pliego de condiciones.


Convocatoria pública para la

presentación de expresiones de

interés.

11. SDS. COMITÉ ASESOR

EVALUADOR Conformación de la lista, por resolución

susceptible de recurso.

Lista corta

PTS -10 PTD -6

PTS-10

Lista multiusos máximo

25.

12. SDS. DJC-SC

Acto administrativo de apertura del concurso.

13. SDS. COMITÉ ASESOR

EVALUADOR Invitación a presentar

propuestas.

14 SDS. COMITÉ ASESOR

EVALUADOR. DJC-SC Suspensión del proceso (si se

requiere)


Revisa, ajusta y publica el pliego de

condiciones definitivo.

16. INTERESADOS. Presentan observaciones al pliego de condiciones. DJC-SC: Audiencia para

precisar contenido de pliegos

17. SDS. AREA

TECNICA. DJC-SC Adendas

18. CIERRE Los interesados Presentan oferta

NO


Declara desierto (susceptible de recurso de reposición)

FIN

SI

19. SDS. COMITÉ ASESOR EVALUADOR.

DJC-SC Verifica y evalúa ofertas.

Publica informe de evaluación

20. PROPONENTES Presentar

observaciones al informe de evaluación.

21. SDS. DJC-SC

Recomendación del Comité de

Contratación y de Adjudicaciones

.

Apertura de la propuesta económica.

22. SDS. DJC-SC Audiencia pública

Adjudicación.

FIN

Conformación informe de evaluación.

Oficio solicitud de aclaraciones

Informe de evaluación definitivo. Respuestas a las observaciones.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.83

3.1.3.7. Proceso para Concurso de Meritos Abierto

FASE AREA


1.



Elaboración de estudios y documentos previos. Los estudios previos deben contener los requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto 2474/2008

a) Propuesta técnica simplificada (PTS): debe cumplir los requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto 2474/2008, parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, numeral 7 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, numeral 1 del artículo 30 de la ley 80 de 1993, inciso 1 numeral 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1993, explicados en la licitación pública. b). Para los proyectos de arquitectura. Debe contener los requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, numeral 7 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, numeral 1 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y adicionalmente debe contar con los requisitos señalados en el Decreto 2326 de 1995.

Modificación a estudios y documentos previos (parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) (solo si se requiere)


Solicita la Disponibilidad presupuestal (numeral 6 artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y artículo 57 Decreto 2474 de 2008)

2.

DIRECCIÓN FINANCIERA –

PRESUPUESTO





CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.84

3.


LA CONTRATACION


5.

4.


HUMANO


5.


LA CONTRATACION


6.


LA CONTRATACION

Envía a la DJC, mediante memorando remisorio, los siguientes documentos y solicita revisión de los mismos:

1Estudios Previos: 2Copia del CDP 3Consultas SICE

De igual manera, informa a la DJC, los nombres de las personas que conformarán el Comité Asesor y Evaluador.

7.


LA CONTRATACION

Imprime el documento ajustado, firmado por el Director del Proyecto y lo entrega sin memorando a la DJC.

8. DJC-SC

Previa consulta con el Presidente del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones, envía el mensaje por correo electrónico convocando a sesión e incorporando, en el orden del día, el objeto de los Estudios Previos.

El día de la sesión, presenta al referente técnico del proceso ante el Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones, quien hará la sustentación técnica de los Estudios Previos y de la Convocatoria para su correspondiente inicio de trámites. La DJC-SC acompañará la exposición del referente técnico en lo relacionado con los fundamentos jurídicos

9

COMITÉ ASESOR DE

CONTRATACIÓN Y

ADJUDICACIONE







CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.85

S

10

DEPENDENCIA

INTERESADA EN LA

CONTRATACION

Elabora el documento “Proyecto de Pliego de Condiciones” y el “Aviso de Convocatoria Pública”, con la información de los Estudios Previos y aquella brindada por la DJC para tal efecto.

a) Para propuesta técnica simplificada (PTS) El pliego de condiciones y requerimientos técnicos: Debe contener los requisitos señalados en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993; artículo 6 y 56, 67, 68 y 70 del Decreto 2474 de 2008; b) Para los proyectos de arquitectura. Los pliegos de condiciones de que trata la Ley 80/93, son las bases del concurso y deberán contener como mínimo: (art. 15 Decreto 2326/95) No deberán presentar la garantía de seriedad de los ofrecimientos hechos a que hace referencia el numeral 19 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993. (art.17 Decreto 2326/95)

Imprime los documentos para que el Director del Proyecto proceda a firmarlos y lo remite con memorando a la DJC-SC solicitando la publicación del mismo en la página Web incluyendo el “Aviso de Convocatoria Pública” que elaborará la DJC.

11 DJC-SC

Realiza los últimos ajustes y verificaciones sustanciales y de forma a los siguientes documentos, para su respectiva publicación en la página Web de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. – Contratación a la Vista:

1. Estudios Previos 2. Anexos Técnicos (cuando se requiera) 3. Proyecto de Pliego de Condiciones 4. Aviso de Convocatoria Pública 5. La convocatoria de participación de los Mipynes en las condiciones establecidas en el Decreto 3806 de 2009

Solicita mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web de los anteriores documentos, por el término de diez (10) días. De igual forma, envía los archivos documentales vía correo electrónico a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

12


- RECURSOS FÍSICOS

Publica en la página Web los documentos remitidos por la DJC.

13


LA CONTRATACION

Y GRUPO

Verifica en la página Web las observaciones al proyecto de Pliego de Condiciones e informa a la DJC.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.86

14 DJC-SC

Selecciona las observaciones presentadas y reparte a los miembros de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador para su respuesta

Recibe de cada grupo las respuestas, generando el pliego Definitivo que entregará al grupo técnico para la firma del Director de Proyecto y demás vistos buenos.

Ordena su publicación

15


LA CONTRATACION

Realiza ajustes al documento Proyecto de Pliego de Condiciones con la información de los Estudios Previos y aquella brindada por la DJC para tal efecto.

Imprime y firma el documento y lo remite con memorando a la DJC solicitando la publicación del mismo en la página Web.

Envía a la DJC, mediante memorando remisorio, el Pliego de Condiciones Definitivo y sus anexos (cuando se requiera), con el visto bueno del Director del Proyecto y demás miembros de los grupos técnico y financiero.

16 DJC-SC

Recibe Pliego de Condiciones Definitivo y verifica el cumplimiento de los aspectos formales y sustanciales del documento.

Elabora proyecto de Resolución de apertura del concurso de méritos.

Remite al Despacho del Secretario Distrital de Salud para la firma respectiva, los anteriores documentos

17 DESPACHO DEL

SECRETARIO Devuelve a la DJC los documentos remitidos debidamente firmados por el Secretario Distrital de Salud.

18 DJC-SC


19


LA CONTRATACION


20 DJC-SC

Selecciona las observaciones presentadas y reparte a los miembros de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador para su respuesta.

Recibe de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador las respuestas a las observaciones presentadas y revisa su viabilidad y alcance en el ámbito jurídico

21 DJC-SC

Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones para los proyectos de arquitectura. Dentro de los tres días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas y a solicitud de cualquiera de las personas que retiraron los pliegos de condiciones, se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los mencionados documentos y de oír a los interesados, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.87

(Numeral 4 artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Esta audiencia se practicará en la Regional de la sociedad Colombiana de Arquitectos correspondiente al lugar donde se desarrolla la labor objeto del concurso de arquitectura.(numeral 6 artículo 5 del decreto 2326 de 1995)

22


LA CONTRATACION

Si hay lugar a Adenda, envía el documento respectivo para la revisión la DJC-SC y la debida publicación


24 DJC-SC

Cierre. En los pliegos de condiciones se debe Indicar de manera clara y expresa el día, la hora y el lugar en donde se llevara a cabo el cierre de la licitación en audiencia pública, que se realizara con la asistencia por parte de la entidad de los referentes jurídico, financiero y técnico responsables del proceso y el jefe de Control Interno o su delegado, así mismo, los proponentes que deseen asistir. Llegado el momento, se abrirán las propuestas y se levantara un acta en la que conste, entro otros, la fecha y hora de presentación de cada una, el nombre completo del proponente, el número de folios de la propuesta y número de copias, esta acta será firmada por los asistentes y publicada en medio electrónico. Envía, mediante memorando, las copias No 1 y No 2 de las propuestas allegadas al Comité Asesor y Evaluador para su respectiva verificación de las condiciones habilitantes y la evaluación técnica. Las propuestas económicas, permanecerán en una urna sellada.

25 COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR

Traslado del informe de evaluación.

a) Propuesta técnica simplificada (PTS) (un término no superior a 3 días) b) Proyectos de arquitectura. El concepto permanecerá en secretaria de la entidad por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten observaciones, sin embargo no se podrá adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Realiza la verificación de las condiciones técnicas, requiere a los proponentes por escrito para que éstos subsanen sus propuestas cuando a ello hubiere lugar, de conformidad con las reglas de la subsanabilidad. Nota: Las respuestas de los proponentes a los requerimientos formarán parte integral de los resultados de la verificación de las condiciones habilitantes. Evalúa técnicamente las propuestas que hayan sido presentadas de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones definitivos.

26


LA CONTRATACION

y GRUPO

Remite a la DJC el informe de la verificación y el resultado de la evaluación técnica para su respectiva publicación.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.88

FINANCIERO

27 DJC-SC

Recibe los informes de verificación técnica y el resultado de la evaluación.

Solicita mediante memorando remisorio a la Dirección Administrativa – Recursos Físicos, la publicación en la página Web de los anteriores documentos. De igual forma, envía los archivos documentales vía correo electrónico a la dirección que señale el Profesional encargado de Recursos Físicos.

Recibe, de parte de los proponentes, las observaciones al informe de verificación y evaluación técnica y las reparte al Comité Asesor y Evaluador para su respuesta.

28 COMITE ASESOR

Y EVALUADOR Responden las observaciones y las remiten a la DJC debidamente firmadas.

29 DJC-SC

Solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos la publicación en página Web de las respuestas a las observaciones

Agenda en el orden del día de la sesión del Comité Asesor de Contratación y Adjudicaciones el informe de verificación y los resultados de la evaluación técnica con sus respectivas respuestas a las observaciones de los proponentes

30

COMITÉ ASESOR DE

CONTRATACIÓN Y

ADJUDICACIONES

Revisa y analiza el informe de verificación y los resultados de la evaluación técnica con sus respuestas

Autoriza para que se realice audiencia de apertura de sobre o propuesta económica y

Recomienda al Secretario Distrital de Salud la adjudicación del oferente cuya propuesta fue calificada técnicamente con el mayor puntaje, siempre y cuando el valor de su propuesta sea consistente con las actividades descritas en la propuesta técnica según lo dispone el artículo 71 del Decreto 2474 de 2008.

En caso de que ningún proponente haya alcanzado el puntaje mínimo establecido en el pliego de condiciones, el comité recomendará al ordenador del gasto la declaratoria de desierta del proceso, caso en el cual, la DJC deberá proyectar la Resolución de declaratoria de desierta que firmará el Secretario Distrital de Salud y se publicará en la página Web.

31 DJC-SC

Coordina con el Despacho del Secretario Distrital de Salud la fecha, hora y lugar para la celebración de la Audiencia de Apertura y Revisión de la propuesta económica. Elabora la Resolución de Adjudicación para la firma del Secretario Distrital de Salud.

32 DJC-SC

Desarrolla la Audiencia de Apertura y Revisión de la propuesta económica.

Notifica personalmente y en audiencia al adjudicatario del concurso el Acto Administrativo (Resolución de Adjudicación)

Elabora el acta de la Audiencia.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.89

33 DJC-SC

Solicita a la Dirección Administrativa - Recursos Físicos, la publicación en página Web de la Resolución de Adjudicación y del Acta de Audiencia y envía el archivo documental, vía correo electrónico, a la dirección que señale el Profesional Especializado encargado de Recursos Físicos.

Procede a adelantar el proceso de contratación

34 DJC-SC

Declaratoria de desierta. Procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo explicando las razones de la decisión. Se podrá iniciar un nuevo proceso prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y presupuesto. En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización. Nota: El acto Administrativo que declara Desierto el Proceso de selección es susceptible del recurso de reposición ante el funcionario que lo expidió.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.90

3.1.3.8. Flujograma del Proceso para el Concurso de Meritos Abierto

Inicio 1. LA SDS. AREA

TECNICA Elaborar estudios y documentos previos.

2. SDS. AREA TECNICA Y DJC-SC.

Modificación de estudios y documentos

previos (si se requiere)

3. SDS. AREA FINANCIERA. Expedir el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal (CDP) SDS. TALENTO HUMANO


servicios)

4. SDS. AREA TECNICA Y DJC-SC. Conforma el comité

asesor.


Elaborar aviso del proceso y publica con el aviso de convocatoria. Convocatoria para los Mipynes en las condiciones establecidas en el Decreto 3806 de 2009

6 SDS. AREA TECNICA. DJC-SC




.

PTS anteproyectos Proyectos de arquitectura Presupuesto.

7. SDS. DJC-SC

Publicación proyecto de pliego de condiciones.

8. INTERESADO

Presentar observaciones al proyecto de pliego de

condiciones.

9. SDS. COMITÉ EVALUADOR. DJC-SC

Responder y publicar observaciones y respuestas

al proyecto de pliego de condiciones.

10. SDS. DJC-SC

Acto administrativo de apertura del concurso.

11. SDS. COMITÉ ASESOR EVALUADOR.

DJC-SC Suspensión del proceso

(si se requiere).



definitivo

13. INTERESADOS. Presentan observaciones al pliego de condiciones.


Adendas

15. SDS. DJC-SC Audiencia para precisar contenido de

pliegos para los proyectos de arquitectura

16. CIERRE Los interesados

Presentan oferta (Cierre)

SI

17. SDS. COMITÉ ASESOR EVALUADOR. DJC-SC

Verifica y evalúa ofertas. Pública informe de

evaluación.

18. PROPONENTES Presentar observaciones al informe de evaluación.

NO

21. SDS. AREA TECNICA. DJC-SC. Declara desierto. (Susceptible de recurso de

reposición)

FIN

Conformación informe de evaluación. Oficio

solicitud de aclaraciones.

19. ENTIDAD Recomendación del

Comité de Contratación y de Adjudicaciones

.

FIN

Apertura de la propuesta económica

20. SDS. DJC-SC

Audiencia de Adjudicación.

Informe de evaluación definitivo. Respuestas a las observaciones.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.91

5.1.4. Contratación Directa.

La modalidad de selección de contratación directa, según lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 2474 de 2008, solamente procederá en los siguientes casos:

a) Urgencia manifiesta b) Contratación de empréstitos c) Contratos interadministrativos. Siempre que las obligaciones derivadas de los mismos

tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos. Se exceptúan los contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por éstas, siempre que participen en procesos de licitación pública o de selección abreviada de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 2474 de 2008.

En aquellos eventos en que el régimen de la ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, la ejecución de dichos contratos estará en todo caso sometida a los principios de la función administrativa a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política, al deber de selección objetiva y al régimen de inhabilidades e incompatibilidades de la Ley 80 de 1993, salvo que se trate de Instituciones de Educación Superior Públicas, caso en el cual la celebración y ejecución podrán realizarse de acuerdo con las normas específicas de contratación de tales entidades, en concordancia con el respeto por la autonomía universitaria consagrada en el artículo 69 de la Constitución Política.

Cuando la entidad estatal ejecutora deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal, no podrá ni ella ni el subcontratista, contratar o vincular a las personas naturales o jurídicas que hayan participado en la elaboración de los estudios, diseños y proyectos que tengan relación directa con el objeto del contrato principal.

Estarán exceptuados de la figura del contrato interadministrativo, los contratos de seguro de las entidades estatales;




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.92

d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición; ver Ley 1219 de 2008.

e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas;

f) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público;

g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado;

h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales;

i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

3.1.4.1. Procedimiento para la Contratación Directa

FASE AREA RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1. DEPENDENCIA INTERESADA EN LA CONTRATACION


Elabora el documento inicial del procedimiento contractual denominado ESTUDIOS PREVIOS de conformidad con el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008.

Consulta (1) el código del Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS) en el Portal del SICE, con el cual se relacionó el objeto de la solicitud y que se señaló previamente en el Plan de Contratación de la dependencia solicitante; posteriormente, con la anterior información, (2) consulta el PRECIO INDICATIVO (Precio Promedio). (3) Imprime el resultado de las dos consultas.


Solicita la expedición del Certificado de NO Existencia Suficiente de Personal de Planta a la Dirección de Desarrollo del Talento




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.93

Humano6.

2. DIRECCIÓN FINANCIERA –PRESUPUESTO

Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal.

3. DEPENDENCIA INTERESADA EN LA CONTRATACION

Solicitar documentos a potencial contratista, verificar el cumplimiento de requisitos y enviar al área jurídica

4. DJC-SC Verificar cumplimiento de requisitos jurídicos del contratista

5. DJC-SC Elabora para la firma del ordenador del gasto:

Certificación que califique la experiencia, capacidad e idoneidad del potencial contratista. En caso del contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos. (art. 82 del decreto 2474 de 2008)

El acto administrativo justificación de la contratación (art. 77 del Decreto 2474 de 2008) y lo pasa para la firma del Secretario Distrital de Salud.

6. DESPACHO DEL SECRETARIO

Devuelve a la DJC-SC el documento anterior con firma del Secretario Distrital de Salud

7. DJC-SC Elaborar minuta de contrato y remitir para firma del Secretario Distrital de Salud.

8. DJC-SC Recibir contrato suscrito por parte del Secretario Distrital de Salud y requerir al contratista, para su firma.

3.1.4.2 Urgencia Manifiesta

Se podrá decretar la Urgencia Manifiesta cuando: (i) la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; (ii) se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; (iii) cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad y constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas, y en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a procedimientos de selección públicos.






CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.94

La Urgencia Manifiesta se declarará mediante Acto Administrativo motivado. Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la declaratoria de Urgencia Manifiesta, se podrán realizar los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto de la Secretaría Distrital de Salud.

Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declaró, el expediente que contiene los antecedentes administrativos, y los contratos celebrados en virtud de la misma, se enviarán a la Contraloría de Bogotá, quien deberá pronunciarse sobre los hechos y circunstancias que determinaron su declaración, dentro de los dos (2) meses siguientes. El uso indebido de la declaración de Urgencia Manifiesta y de la contratación que se derive de la misma será causal de mala conducta para los funcionarios responsables.

3.1.4.2.1. Procedimiento Administrativo de Urgencia Manifiesta

FASE AREA RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1. DEPENDENCIA INTERESADA EN LA CONTRATACIÓN

1. Elaborar estudios previos. Una vez definida la necesidad urgente y apremiante de contar con un bien o servicio u obra, determinadas las circunstancias que impiden que se desarrolle el respectivo proceso de selección, de conformidad con lo establecido en la Ley, debe elaborar en el menor tiempo posible los estudios previos respectivos, salvo que la urgencia impida que se lleve a cabo dicha gestión. (Parágrafo 1. Art. 77 del Decreto 2474 de 2008) 2. Consultar precios. Consulta los precios indicativos y los precios de referencia en el SICE 3. Solicitar cotizaciones. Procede a solicitar la cotización (es) para la escogencia del contratista. Obtenidas la (s) cotización (es) se verifica que la (s) misma (s) cumplan con las exigencias de la Entidad. 4. Elaborar recomendación de contratación. Elabora la recomendación de contratación respectiva 5. Remitir Documentos Soporte de la Contratación. Remite todo el expediente de la contratación a la DJC-SC para la proyección del acto administrativo que declara la urgencia y la minuta del contrato correspondiente.

2. DJC-SC 1. Verificar requisitos de ley. Revisa que de conformidad con lo previsto en la Ley, se cumplan todos los requisitos legales para la declaración de la urgencia, verificando que se haya dado aplicación a los principios de transparencia y economía 2. Proyecta acto administrativo y elabora minuta. Proyecta el acto




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.95

administrativo de declaración de la urgencia manifiesta, así como la minuta del contrato. Previo acuerdo con el presidente del comité asesor de contratación, cita a reunión para la revisión y aprobación de los documentos. Los remite todos los documentos al despacho del Secretario de Salud para su firma.

3. DESPACHO DEL SECRETO DE SALUD

1. Revisa documentación y Suscribe el acto administrativo de declaratoria de la urgencia y el contrato generado en el mismo. 2. Devuelve a la DJC-SC para continuar con el trámite de perfeccionamiento y legalización del contrato.

4.

DJC-SC

1. Convocar al cotizante para suscribir la minuta del contrato. Convoca al cotizante escogido para la firma del contrato. 2. Suscrito el contrato por el contratista, lo numera y fecha, registrándolo en la base de datos correspondiente, y le hace entrega de una copia para el cumplimiento de los requisitos de legalización y ejecución del mismo. Envía en medio magnético al responsable designado, la minuta del contrato para que proceda a la publicación de la misma en la(s) página(s) web de la entidad y en el portal único de contratación. Remite el original del contrato a la Dirección Financiera de la Entidad, para que se surta el registro presupuestal. 3. Envía al supervisor designado el contrato con el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. 4. Remitir expediente de la contratación a la Contraloría. Remite el expediente completo de la contratación, incluido el contrato o contratos suscritos, los documentos de perfeccionamiento, el Acto Administrativo que Declaro la Urgencia, a la Contraloría de Bogotá D.C., para lo de su competencia, dentro del día hábil siguiente a la suscripción del contrato.

5. CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

Se pronuncia dentro de los dos meses siguientes

Solicita aclaraciones o efectúa observación

6. SUPERVISOR DEL CONTRATO

Iniciar Ejecución Contrato. Se puede proceder a dar inicio o continuar con la ejecución del contrato.

7. DEPENDENCIA INTERESADA EN

LA CONTRATACIÓN

Y DJC-SC

1. Proyectar respuesta a observaciones de la Contraloría. De forma conjunta, proyectan documento de respuesta a las observaciones o inquietudes presentadas por el órgano de control respecto a la declaratoria de urgencia. 2. Pasan el documento al despacho del secretario de Salud.

8. SECRETARIO DISTRITAL DE

SALUD

Revisa y Suscribe la comunicación proyectada y la remite a la DJC-SC con el fin de continuar el trámite.

9. DJC-SC Tramita el envío y radicación del documento de respuesta a la Contraloría General de la República.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.96

Nota: De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2474 de 2008, Entidad Pública podrá en caso de declaratoria de Urgencia Manifiesta, prescindir de los estudios previos y de la celebración del contratos escritos.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.97

CAPITULO IV

CONTRATO ESTATAL




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.98

4. CAPITULO IV

4.1. CONTRATO ESTATAL En los procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos y directa, se establecen los mismos pasos referentes al desarrollo de la etapa contractual, los cuales se entrarán a señalar así: 5.1.1. Contenido del Contrato, Elaboración y Suscripción

La Dirección Jurídica – Subdirección de Contratación revisará y ajustará la minuta, que acompaña los pliegos de condiciones del proceso de selección respectivo, de acuerdo con los aspectos técnicos y demás reglas contenidas en los mismos pliegos y la propuesta del contratista. Luego pasara a la firma del ordenador del gasto y posteriormente se requerirá al adjudicatario favorecido para que suscriba el contrato. De no suscribirse por parte del adjudicatario el contrato dentro del término previsto para el efecto, quedará a favor de la entidad contratante, en calidad de sanción, el valor del depósito o garantía constituidos para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de los citados depósitos o garantía. Adicionalmente, se constituye en una inhabilidad para contratar con el Estado. En este evento, la entidad mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad. 4.1.2 Perfeccionamiento del Contrato

Los contratos Estatales se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.99

4.1.3. Ejecución del Contrato

Dentro de las formalidades del Contrato Estatal se encuentra que la normatividad exige reunir los requisitos necesarios para la ejecución que se cumplen una vez se haya perfeccionado el documento contractual, los cuales son:

a. Constitución y aprobación de las Garantías.

Las garantías previstas en el contrato deberán ser presentadas por el Contratista dentro del término estipulado en el mismo y serán revisadas y aprobadas por el funcionario competente para la contratación o por el delegado para este efecto por el ordenador del gasto. Las garantías otorgadas por los proponentes o contratistas deberán cumplir con las exigencias del Decreto 4828 de 2008. En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:

a) Póliza de Seguros b) Fiducia mercantil en garantía c) Garantía bancaria a primer requerimiento d) Endoso en garantía de títulos valores e) Depósito de dinero en garantía

Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada mediante póliza de seguro. El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y las reglas del Decreto 4828 de 2008. En los procesos de contratación, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia podrán otorgar, como garantías, cartas de crédito stand by expedidas en el exterior. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo:




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.100

Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro, y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez (10%) de la menor cuantía prevista para cada entidad, caso en el cual corresponderá a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago. La entidad estatal podrá abstenerse de exigir la garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en procesos de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, así como en los concursos de mérito en los que se exige la presentación de una propuesta técnica simplificada.

b. Cláusula de Indemnidad:

En todos los contratos se deberá incluir una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantener a la Entidad indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista.

c. Registro de presupuestal:

De conformidad con la jurisprudencia del Consejo de Estado el registro presupuestal del contrato es un requisito de ejecución del mismo.

d. Publicación del contrato:

De conformidad con lo previsto en el articulo 84 del decreto 2474 de 2008, deberán publicarse en el Diario Único de Contratación Pública, o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva Entidad Territorial o por algún mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que permita a los habitantes conocer su contenido, todos los contratos que celebren las entidades estatales sometidas al Estatuto General de la Contratación Pública, cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.101

No se publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía aún cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes a que se refiere el inciso anterior. Los contratos interadministrativos no requieren de publicación en el Diario Oficial. Dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, el funcionario competente o quien éste designe deberá enviar a la Imprenta Nacional una relación de los contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior.

e. Acreditar pago aportes parafiscales y seguridad social.

El contratista debe acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. De igual manera, este requisito deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal. El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.

NOTA: Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización, de manera inmediata la DJC-SC debe oficiar al supervisor y/o interventor del contrato informando que el contrato se encuentra perfeccionado y con todos los requisitos de legalización, con el fin de dar inicio a la ejecución del mismo. 4.2. CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 4.2.1. Convenios

Los convenios son acuerdos de voluntades que generan obligaciones y derechos recíprocos y equivalentes para la Entidad y la otra u otras partes que los suscriben,




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.102

dirigidas hacia un mismo resultado que beneficia a las partes. La Entidad, en cumplimiento de sus funciones podrá celebrar convenios con otras entidades, así:

Convenios interadministrativos que se rigen por el artículo 95 Ley 489 de 1998 Convenios especiales de cooperación para el fomento o desarrollo de actividades

científicas y tecnológicas que se rigen por el Decreto Ley 393 de 1991 y ley 591 de 1991, Ley 1286 de 2009 suscritos con Entidades Públicas

Convenios especiales de cooperación para el fomento o desarrollo de actividades científicas y tecnológicas suscritos con particulares, contratos de apoyo e impulso a actividades de interés público que se rigen por el articulo 355 de la Constitución Política, Decreto 777 de 1992 y Decreto 1403 de 1992 y convenios de asociación- artículo 96 Ley 489 de 1998 que se suscriben con Entidades Sin ánimo de Lucro de Reconocida Idoneidad.

Convenios con organismos de cooperación internacional establecidos en el articulo 20 de la Ley 1150 de 2007

En todo caso, la suscripción de convenios debe redundar en el fortalecimiento general de las entidades que lo suscriben y se constituyen como una herramienta útil para impulsar programas y actividades de interés público. 4.2.2. Contratos Interadministrativos

Tal y como se señaló para las causales de contratación directa, la ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008 disponen que las Entidades Estatales podrán celebrar contratos administrativos con otras Entidades Públicas, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos. Se exceptúan los contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en procesos de licitación pública o de selección abreviada.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.103

4.2.3. Procedimientos para Convenios y Contratos Interadministrativos

FASE DEPENDENCIA RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1 DEPENDENCIA

INTERESADA EN LA CONTRATACION

Consulta el número de requerimiento con el cual se identifica el respectivo proceso dentro del Plan de Contratación de cada una de las dependencias aprobado por el Comité Directivo.

2 DEPENDENCIA


Elabora:

Estudio Previo

Acto administrativo de justificación

3 DEPENDENCIA


Solicita la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal a la Dirección Financiera.

4 DIRECCIÓN FINANCIERA

Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y lo envía a la Dirección, Oficina o Área solicitante.

5 DEPENDENCIA


Solicita la expedición del certificado de no existencia suficiente de personal de planta para la realización de la labor, a la Dirección de Desarrollo del Talento Humano (cuando se requiera).

6 DIRECCIÓN DE

TALENTO HUMANO

Expide el certificado de no existencia suficiente de personal de planta para la realización de la labor y lo envía a la Dirección, Oficina o Área solicitante (cuando se requiera)

7 DEPENDENCIA


Recibe los certificados de disponibilidad presupuestal.

9 DEPENDENCIA


Elabora carta de invitación y envía a la entidad con la que se va a suscribir el contrato o convenio adjuntando los estudios previos

10 DEPENDENCIA


Recibe carta de aceptación del invitado y documentación solicitada.

11 DEPENDENCIA


Emite Concepto Técnico por medio del cual verifica que la propuesta presentada en virtud de la invitación, cumpla con los requisitos establecidos en los lineamientos del convenio o contrato interadministrativo.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.104

12 DEPENDENCIA


Proyecta y envía la solicitud de elaboración de minuta a la DJC-SC, adjuntando:

Certificado de disponibilidad presupuestal

Certificado de no existencia suficiente de personal de planta para la realización de la labor (cuando se requiera)

Estudio Previo

Acto Administrativo de Justificación en casos de contratación directa

Carta de invitación.

Oficio de aceptación de invitación.

Propuesta presentada.

Los demás documentos que por ley deba anexar el oferente y/o invitado.

13 DJC-SC

Recibe la solicitud y verifica la documentación anexa a la misma.

14 DJC-SC Elabora la minuta del convenio o contrato Interadministrativo.

4.3. NOVEDADES CONTRACTUALES

4.3.1. Suspensión de la Ejecución del Contrato

La suspensión del contrato procederá cuando se presente una circunstancia especial y así lo aconseje el Interventor o supervisor del contrato, en el concepto de viabilidad sustentado y presentado ante el Secretario Distrital de Salud y siempre y cuando el contrato se encuentre en ejecución. La suspensión del contrato deberá constar en acta suscrita por las partes contratantes que celebraron el contrato, con el visto bueno del Interventor o Supervisor, en la cual conste la interrupción o suspensión temporal del plazo, las razones que la sustentan y la fecha exacta de reiniciación del mismo. Para efectos del plazo extintivo del contrato, no se contabilizará el tiempo de suspensión.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.105

4.3.1.1 Procedimiento para la Suspensión

FASE RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 SUPERVISOR DEL

CONTRATO Recibe el oficio de solicitud de suspensión temporal en la ejecución del contrato por parte del contratista.

2 SUPERVISOR DEL

CONTRATO

Elabora concepto técnico favorable para la suspensión en la ejecución del contrato con visto bueno de la Dirección respectiva.

3

DIRECCIÓN- OFICINA INTERESADA EN LA

NOVEDAD CONTRACTUAL

Solicita la elaboración del acta de suspensión a la DIRECCIÓN

JURÍDICA Y DE CONTRATACIÓN - SUBDIRECCIÓN DE

CONTRATACIÓN con quince (15) días de anticipación (mínimo)

adjuntado los siguientes documentos:

Concepto técnico favorable y visto bueno de la Dirección respectiva.

Oficio de solicitud del contratista.

4 DJC-SC Recibe los documentos de la solicitud y verifica la oportunidad de los mismos.

5 DJC-SC Elabora acta de suspensión.

6 DJC-SC Envía el acta de suspensión, anexando la carpeta de

documentos, al Despacho del Secretario Distrital de Salud para

su suscripción ordenador del gasto.

7 DESPACHO DEL

SECRETARIO DISTRITAL DE SALUD

Entrega el acta de suspensión debidamente suscrita por el

ordenador del gasto con la carpeta de documentos, a la

DIRECCIÓN JURÍDICA Y DE CONTRATACIÓN -

SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN.

8 DJC-SC Notifica al contratista de la existencia del acta de suspensión

para que se presente en la dependencia a fin de suscribirla.

9 CONTRATISTA Se presenta en la DJC-SC para suscribir el Acta de

Suspensión.

10 DJC-SC Una vez perfeccionada la novedad contractual, fecha y entrega copia de la misma al contratista, para adelantar los trámites de legalización.

11 CONTRATISTA

Recibe copia de la novedad y realiza el siguiente trámite:

Ampliación de la garantía única por el tiempo suspendido.

Una vez realizado este trámite, entrega dicho documento a la

DJC-SC.

13 DJC-SC Realiza el proceso de legalización del Acta de Suspensión consistente en:

Aprobación de la ampliación a la garantía única.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.106

14 DJC-SC

Elabora memorando informando que se encuentra perfeccionada

y legalizada el acta de suspensión del contrato, adjuntando copia

de la misma a los siguientes destinos:

Dirección Financiera

Dirección Desarrollo de Talento Humano

Supervisor(a)

Contratista

15 DJC-SC Archiva copia de los oficios enviados en la carpeta del contrato.

16 DJC-SC Registra la legalización del acta de suspensión en la base de

datos (SICTOS)

17 DJC-SC Guarda el acta de suspensión en su archivo documental de

gestión.

18

DIRECCIÓN- OFICINA INTERESADA EN LA

NOVEDAD CONTRACTUAL

Elabora acta de reanudación de contrato y entrega a la Oficina

encargada de contratación.

19 DJC-SC

Recibe acta de reanudación de contrato de la Dirección, Oficina

interesada y elabora oficios remisorios a:


Dirección de Desarrollo del Talento Humano

Supervisor

Contratista

20 DJC-SC Registra la información del acta de reanudación en la base de datos de contratación (SICTOS)

21 DJC-SC Guarda el acta de reanudación en su archivo documental de

gestión.

4.3.2. Ampliación del Plazo

El plazo para la ejecución del contrato se podrá ampliar cuando sobrevengan hechos constitutivos de fuerza mayor, caso fortuito, aspectos de orden técnico o circunstancias que efectivamente impidan la ejecución o el normal desarrollo en la ejecución del contrato y así sustentado debidamente por el interventor o supervisor del contrato ante el ordenador del gasto. Si el Contratista se retrasa en la programación por causas que le sean atribuibles, la entidad previo concepto del interventor o supervisor del contrato podrá ampliar el plazo para la ejecución del contrato por el término que estime razonable, sin perjuicio de que se




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.107

apliquen las multas contractualmente pactadas. En este caso, el Contratista debe asumir los mayores costos que se causen durante la ampliación e indemnizar los perjuicios que ocasione a la entidad. En los casos de ampliación del plazo se deberá suscribir una adición al contrato, el cual suscribirán las partes contratantes, previo el visto bueno del interventor o supervisor del mismo, y estará sujeta al cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y legalización, entre los cuales se encuentra la ampliación de la vigencia de las garantías por el término y bajo las condiciones señaladas en el contrato principal. 4.3.3. Adición en Valor

Para la adición en valor de los contratos se debe seguir lo dispuesto en el inciso segundo del parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, que reza:

“Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado este en salarios mínimos legales mensuales”

Contando siempre con la sustentación escrita del interventor o supervisor del contrato, la cual soportara la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y la elaboración del documentos “adición del contrato en valor”, que suscribirán las partes contratantes, con el visto bueno del interventor y supervisor. También se requiere el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización, entre los cuales se encuentra la modificación de la respectiva garantía. 4.3.3.1. Procedimiento Ampliación del Plazo y Adición en Valor

FASE RESPONSABLE ACTUACIÓN

1

DIRECCIÓN-

OFICINA

INTERESADA EN LA

NOVEDAD

CONTRACTUAL

Consulta el número de requerimiento con el cual se identifica el

respectivo proceso dentro del Plan de Contratación de cada una de las

dependencias aprobado por el Comité Directivo.

2 SUPERVISOR DEL

CONTRATO Acuerda con el contratista la novedad contractual.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.108

3

DIRECCIÓN OFICINA - ÁREA

INTERESADA EN LA NOVEDAD

CONTRACTUAL

Solicita la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal a la

Dirección Financiera (únicamente para adiciones).

4 DIRECCIÓN

FINANCIERA

Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y lo envía a la

Dirección, Oficina solicitante.

5

DIRECCIÓN-

OFICINA

INTERESADA EN LA

NOVEDAD

CONTRACTUAL

Recibe el certificado de disponibilidad presupuestal.

6 SUPERVISOR DEL

CONTRATO

Elabora concepto técnico para la elaboración de la novedad contractual,

con el visto bueno de la Dirección respectiva.

7

DIRECCIÓN-

OFICINA

INTERESADA EN LA

NOVEDAD

CONTRACTUAL.

Envía la solicitud de adición y/o prórroga, por lo menos con quince (15)

días calendario de anticipación a la DJC-SC anexando: Certificado de

disponibilidad presupuestal. (Solo para adiciones)

Concepto técnico con visto bueno de la Dirección respectiva.

Acuerdo de las partes.

8 DJC-SC Elabora la minuta de adición y/o prórroga

.

9 DJC-SC

Envía la minuta de adición y/o prórroga, anexando la carpeta de

documentos, al Despacho del Secretario Distrital de Salud para su

suscripción.

10

DESPACHO DEL

SECRETARIO

DISTRITAL DE

SALUD

Entrega la minuta de adición y/o prórroga debidamente suscrita por el

ordenador del gasto con la carpeta de documentos, a la DJC-SC

11 DJC-SC

Notifica al contratista de la existencia de la minuta de adición y/o

prórroga para que se presente en la dependencia a fin de suscribirla.

12 CONTRATISTA Se presenta en la DJC-SC y suscribe la minuta de adición y/o prórroga

13 DJC-SC

Una vez perfeccionada la novedad, fecha y entrega copia de la misma al

contratista, para adelantar los trámites de legalización.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.109

14 CONTRATISTA


Ampliación de la garantía única según los riesgos establecidos en el

contrato primigenio

Pago de los derechos de publicación en el Registro Distrital (si se

requiere)

Pago del Impuesto de Timbre (si se requiere)

Una vez realizado este trámite, entrega dichos documentos a la DJC-SC.

15 DJC-SC Registra la información de la minuta de adición y/o prórroga en la base

de datos de contratación (SICTOS)

16 DJC-SC

Solicita la expedición del certificado de registro presupuestal a la

Dirección Financiera entregando una copia de la novedad (únicamente

para adiciones)

17 DIRECCIÓN

FINANCIERA Entrega el certificado de registro presupuestal a la DJC-SC.

18 DJC-SC

Realiza el proceso de legalización del contrato consistente en:

Aprobación de la ampliación a la garantía única

Verificación del pago de los derechos de publicación en el Registro

Distrital (si se requiere)

Verificación del pago del Impuesto de Timbre (si se requiere)

19 DJC-SC

Elabora memorando informando que se encuentra perfeccionada y

legalizada la novedad contractual, adjuntando copia de la adición y/o

prórroga a los siguientes destinos:


Dirección Desarrollo de Talento Humano (solo personas naturales de

régimen simplificado)

Supervisor(a)

Contratista

20 DJC-SC Archiva copia de los oficios enviados en la carpeta del contrato.

21 DJC-SC Registra la legalización de la adición y/o prórroga en la base de datos

(SICTOS)

22 DJC-SC Ubica en la carpeta de la adición y/o prórroga en su archivo documental

de gestión.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.110

4.3.4. Cesión del Contrato

En el contenido del contrato es posible establecer la figura de la cesión, únicamente con la previa autorización de la entidad. Para lo cual el contratista deberá pasar por escrito una solicitud de autorización, explicando las razones por las cuales no pueden seguir asumiendo la ejecución del compromiso contractual y proponer a una tercera persona que continúe con la ejecución del contrato. Dicha persona debe reunir iguales o superiores características del contratista que propone la cesión, se debe anexar todos los documentos que acrediten dichas condiciones, contar con el concepto técnico favorable del supervisor y la autorización expresa y escrita del ordenador del gasto. La DJC-SC gestionará los trámites necesarios a partir de dicha información para protocolizar y legalizar el acta de cesión que debe ser suscrita por las partes contratantes y contar con el visto bueno del supervisor o el interventor. 4.3.4.1. Procedimiento para la Cesión del Contrato


1 SUPERVISOR DEL

CONTRATO

Recibe el oficio de solicitud de cesión por parte del contratista.

2

DIRECCIÓN- OFICINA

INTERESADA EN LA

NOVEDAD CONTRACTUAL

Elabora concepto técnico favorable para la cesión del contrato y envía al Despacho del Secretario Distrital de Salud para su aprobación.

3

DESPACHO DEL SECRETARIO DISTRITAL DE

SALUD

Aprueba mediante su visto bueno, el concepto técnico para la

cesión del contrato y entrega a la Dirección, Oficina o Área

interesada.

4

DIRECCIÓN- OFICINA

INTERESADA EN LA

NOVEDAD CONTRACTUAL

Solicita la elaboración de la minuta de cesión a la DJC-SC,

con quince (15) días de anticipación (mínimo) adjuntado los

siguientes documentos:

Concepto técnico favorable y visto bueno del Director Ejecutivo.


Documentos que se estipularon en los pliegos de condiciones, para la elaboración del contrato inicial (cesionario)




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.111

5 DJC-SC

Recibe los documentos de la solicitud y verifica que se

encuentren completos para la elaboración de la minuta de

cesión.

6 DJC-SC Elabora minuta de cesión.

7 DJC-SC

Envía la minuta de cesión, anexando la carpeta de

documentos, al Despacho del Secretario Distrital de Salud

para su suscripción.

8

DESPACHO DEL

SECRETARIO DISTRITAL DE

SALUD

Entrega la minuta de cesión debidamente suscrita por el

ordenador del gasto con la carpeta de documentos, a la DJC-SC.

9 DJC-SC

Notifica al cedente y cesionario de la existencia de la minuta

de cesión para que se presenten en la dependencia a fin de

suscribirla.

10 CEDENTE Y CESIONARIO Se presentan en la DJC-SC de contratación la dependencia

y suscriben la minuta de cesión.

11 DJC-SC

Una vez perfeccionada la cesión, fecha y entrega copia de la

misma a las partes. El cesionario debe adelantar los trámites

de legalización

12 CONTRATISTA –CESIONARIO


Modificación del tomador de la garantía constituida para

amparar el contrato primigenio.

Pago de los derechos de publicación en el Registro

Distrital (si se requiere)

Una vez realizado este trámite entrega dichos documentos a

la DJC-SC.

13 DJC-SC Registra la información de la minuta de cesión en la base de

datos de contratación (SICTOS)

14 DJC-SC

Realiza el proceso de legalización de la cesión del contrato

consistente en:

Aprobación de la modificación a la garantía única.

Verificación del pago de los derechos de publicación en el Registro Distrital (si se requiere)

15 DJC-SC

Elabora memorando informando que se encuentra

perfeccionada y legalizada la cesión del contrato, adjuntando

copia de la misma a los siguientes destinos:



Supervisor(a)

Cedente - Cesionario

16 DJC-SC Archiva copia de los oficios enviados en la carpeta del




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.112

contrato.

17 DJC-SC Registra la legalización de la cesión en la base de datos

(SICTOS)

18 DJC-SC Guarda carpeta de la cesión en su archivo documental de

gestión.

4.3.5. Terminación Bilateral

El contrato puede extinguirse anticipadamente por mutuo consentimiento o acuerdo entre las partes, por lo que si antes de concluir el plazo de ejecución pactado en el contrato, se percibe la necesidad de finalizar la relación contractual suscrita, el supervisor deberá informarlo debidamente documentado a la Dirección Jurídica y de Contratación –Subdirección de Contratación.

Para terminar por mutuo acuerdo un contrato, si la necesidad proviene del contratista, éste debe solicitar al ordenador del gasto con copia al supervisor, se estudie la posibilidad de terminar el contrato a partir de una fecha determinada. Es potestativo de la Entidad aceptar o no esta solicitud.

La DJC-SC gestionará los trámites necesarios a partir de dicha información para protocolizar y legalizar el acta de terminación que debe ser suscrita por las partes contratantes y contar con el visto bueno del supervisor o el interventor.

4.3.5.1. Procedimiento para la Terminación Bilateral


1 SUPERVISOR DEL CONTRATO Recibe el oficio de solicitud de terminación bilateral por parte del contratista.

2 SUPERVISOR DEL CONTRATO

Elabora concepto técnico favorable para la terminación bilateral del contrato con visto bueno de la Dirección respectiva.

3 DIRECCIÓN- OFICINA INTERESADA

EN LA NOVEDAD CONTRACTUAL

Solicita la elaboración del acta de terminación bilateral

a la DJC-SC, con quince (15) días de anticipación

(mínimo) adjuntado los siguientes documentos:

Concepto técnico favorable y visto bueno de la

Dirección respectiva.





CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.113

4 DJC-SC

Recibe los documentos de la solicitud, verifica la

oportunidad de los mismos y que se encuentren

completos para la elaboración del acta de terminación

bilateral.

5 DJC-SC Elabora acta de terminación bilateral.

6 DJC-SC

Envía el acta de terminación bilateral, anexando la

carpeta de documentos, al Despacho del Secretario

Distrital de Salud para su suscripción.

7 DESPACHO DEL SECRETARIO

DISTRITAL DE SALUD

Entrega el acta de terminación bilateral debidamente

suscrita por secretario Distrital de Salud, con la

carpeta de documentos, a la DJC-SC.

8 DJC-SC

Notifica al contratista de la existencia del acta de

terminación bilateral para que se presente en la

dependencia a fin de suscribirla.

9 CONTRATISTA

Se presenta en la DJC-SC de contratación la

dependencia y suscribe el Acta de terminación

bilateral.

10 DJC-SC

Una vez perfeccionada el acta de terminación bilateral,

fecha y entrega copia de la misma al contratista.

11 DJC-SC Registra la información del acta de terminación bilateral

en la base de datos de contratación (SICTOS)

12 DJC-SC

Elabora memorando informando que se encuentra

perfeccionada y legalizada el acta de terminación del

contrato, adjuntando copia de la misma a los siguientes

destinos:



Supervisor(a)

Contratista

13 DJC-SC Archiva copia de los oficios enviados en la carpeta del

contrato.

14 DJC-SC

Guarda carpeta del contrato en su archivo documental

de gestión.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.114

4.3.6. Terminación Unilateral

Es una cláusula excepcional que se pacta en algunos contratos, mediante la cual la Entidad puede dar por terminado el contrato en forma anticipada, por las razones taxativamente establecidas en el artículo 17 de la Ley 80 de 1993.

4.3.7. Sanciones en las Actuaciones Contractuales

La Entidad podrá declarar el incumplimiento, la caducidad del contrato al contratista y la imposición de las sanciones pactas en el contrato, en el marco de la ley. Para lo cual la SDS prevé un Procedimiento Administrativo que garantice el debido proceso, el derecho a la defensa, la réplica y controversia de las pruebas, al contratista y a su garante. El Debido Proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales (art. 17, Ley 1150 de 20017). En desarrollo este principio Constitucional y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que suscriban, la Entidad tendrá la facultad de imponer las sanciones que hayan sido pactadas en el contrato, ante hechos de incumplimiento, con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. La decisión de aplicar una sanción al contratista, deberá estar precedida de una serie de requerimientos por parte del supervisor o interventor del contrato (por lo menos dos requerimientos escritos) y de la celebración de una audiencia pública donde se garantice al contratista y a su garante el derecho al debido proceso. La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por la Entidad, pudiendo acudir para el efecto, entre otros, a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva. Concomitante con lo anterior, el Decreto 4828 de 2008 dispone en su artículo 14:




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.115

“EFECTIVIDAD DE LAS GARANTÍAS”. Cuando se presente alguno de los eventos de

incumplimiento cubiertos por las garantías previstas en este decreto, la entidad contratante procederá a hacerlas efectivas de la siguiente forma: 14.1 En caso de caducidad, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante, proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual, además de la declaratoria de caducidad, procederá a hacer efectiva la cláusula penal o a cuantificar el monto del perjuicio y a ordenar su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro. 14.2 En caso de aplicación de multas, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante, proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual impondrá la multa y ordenará su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro. 14.3 En los demás casos de incumplimiento, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual declarará el incumplimiento, procederá a cuantificar el monto de la pérdida o a hacer efectiva la cláusula penal, si ella está pactada y a ordenar su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye la reclamación en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

4.3.7.1. Procedimiento para la Imposición de Sanciones

1. El supervisor o interventor del contrato mediante oficio dirigido a el Despacho del Secretario Distrital de Salud y a la DJC-SC, debe sustenta los hechos constitutivos de incumplimiento atribuibles al contratista y la aplicación de la sanción que considera, según sea el caso. Este escrito debe estar acompañado de todos los soportes técnicos y comunicación que cruzaron con el contratista, evidenciando el hecho de incumplimiento.

2. Previa coordinación con el Despacho del Secretario Distrital de Salud, la DJC-SC,

citará por escrito (fijando fecha, hora y lugar) al contratista y a su garante, dentro de los tres (3) días siguientes a Audiencia Pública, exponiendo el derecho que tienen de ser escuchados y garantizar el Debido Proceso. A esta citación la debe acompañar copia del concepto del supervisor o interventor sobre el incumplimiento y la solicitud de aplicación de la sanción.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.116

3. Llegada la fecha y hora, la audiencia se llevara a cabo con la asistencia del Secretario Distrital de Salud o su Delegado, el Director Jurídico, el Subdirector de Contratación, el Supervisor o Interventor, Jefe de la Oficina de Control Interno, el (la) secretario (a) designado (a) por el Director Jurídico, de una parte y de otra, el contratista y su garante (o sus representantes legales con el poder correspondiente). Hará las veces de moderador de la audiencia el Director Jurídico o el Subdirector de Contratación, quien en orden dará la palabra primero al supervisor o interventor para que exponga las razones del hecho del incumplimiento que se debate. Posteriormente concede la palabra al contratista y su garante quienes harán los descargos, presentaran pruebas y si lo desean pueden presentar por escrito el documento de sus argumentos. Luego dará la oportunidad al Subdirector (a) de Contratación para que exponga las circunstancias legales que dan viabilidad para la aplicación de la sanción. Finalmente intervendrán los demás presentes que lo requieran. De la audiencia, el (la) secretario (a) designado (a), levantará acta, la cual será leída y firmada por los intervinientes al terminar la audiencia.

4. Con fundamento en lo debatido, en las pruebas y demás escritos presentados en la audiencia, el supervisor o interventor del contrato, presentará al Secretario Distrital de Salud y a la DJC-SC, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la audiencia, su definitivo concepto y recomendación sobre la sanción, que fundamentará la decisión administrativa de la aplicación o no de la sanción solicitada. Evento este último que la DJC-SC comunicará por escrito al contratista y su garante inmediatamente.

5. Si la Entidad, decide seguir el proceso de la sanción, de acuerdo a la fuerza del

hecho de incumplimiento y concepto de las circunstancias jurídicas que así lo permiten, se debe proceder siguiendo las siguientes reglas:

a) La DJC-SC elabora el acto administrativo motivado con los fundamentos

de hecho y de derecho, citando haberse agotado el debido proceso que se llevo a cabo como garantía del derecho de defensa al contratista. Esta resolución debe ir visada por el supervisor o interventor del contrato y firmada por Secretario Distrital de Salud.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.117

b) El Secretario Distrital de Salud, lo revisa y lo firma el acto administrativo y ordena su notificación de conformidad con lo señalado en los artículos 43 a 38 del Código Contencioso Administrativo.

c) La DJC-SC, requiere por escrito al contratista y aseguradora para que se notifique personalmente del Acto Administrativo, indicando que contra éste procede el recurso de reposición ante el mismo funcionario que lo expidió. De no concurrir los citados, la Entidad procederá a notificar por Edicto.

d) El Recurso se podrá interponer en la diligencia de notificación personal o dentro de los 5 días siguientes a ella, o a la desfijación del edicto con el fin de garantizar el derecho de defensa al contratista.

e) Transcurrido los términos sin que se hubiere interpuesto el Recurso de Reposición, la decisión quedará en firme.

f) Si el contratista interpone Recurso de Reposición, su escrito debe cumplir los requisitos señalados en los artículos 52 y 53 del C.C.A.,

g) La entidad deberá resolver cuanto antes, no obstante, está facultada por la ley para resolver hasta el término de ley

h) El Secretario Distrital de Salud podrá confirmar, aclarar, modificar o revocar la decisión tomada teniendo en cuenta las pruebas y las circunstancias de hecho y derecho que fundamentan el recurso.

i) El acto que resuelve el recurso, también se debe notificar personalmente o en su defecto por edicto, y no es susceptible de recurso.

j) Una vez surtida la notificación, se expide la constancia de firmeza de la Resolución Sancionatoria y se envía al área Financiera, a la Aseguradora y a Dirección Jurídica para que se surta la efectividad de la sanción. En caso de Declaratoria de Caducidad, además de lo anterior, se oficiará a los entes de Control y a la Cámara de Comercio para la anotación en el registro y publicación en el boletín correspondiente.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.118

4.3.7.2. Flujograma del Proceso Sancionatorio

1. SUPERVISOR/INTERVENTOR

Requiere por escrito, hasta tres (3) veces dentro de un mes, al contratista sobre uno o varios

hechos de incumplimiento que se presentan. Sin tener respuesta satisfactoria o corrección en la

ejecución del contrato


Comunica por escrito al Señor Secretario de Salud y a la DJC-SC, lo sucedido y solicita

claramente la aplicación de la sanción (multa o caducidad con

penal pecuniaria)

3. DJC-SC / Despacho del SDS

Citan al contratista y su garante a audiencia pública (dentro de los 3 días siguientes) para ser

escuchados públicamente. Se adjunta el concepto del supervisor/interventor sobre el

incumplimiento.

6. DJC-SC

En la hora y fecha indiciada se desarrolla la audiencia con la asistencia de: contratista y su

garante. SDS o delegado, DJC, SC, Supervisor o Interventor, control interno, y un secretario

designado por el DJC

5. DJC-SC / Despacho del SDS Si encuentra justificada la falta a la

audiencia. Se citara `para una nueva audiencia por una sola vez mas. Si no asistente a esta, se

dejará constancia y se sigue el debido proceso en el paso 7.

10. DJC-SC / Despacho del SDS

Resolución de aplicación sanción y se notifica personalmente o por

edicto.


Dentro de los 3 días hábiles siguientes, debe presentar ante el SDS y la DJC-SC concepto

definitivo sobre la sanción solicitada. Teniendo en cuenta lo debatido en la audiencia y las

pruebas aportadas etc.

Inicio

Si

NO

8. Concepto Sanción

NO 9. DJC-SC

Comunica al contratista y garante el concepto.

12. DJC-SC Queda en firme el acto sancionatorio sanción y sigue al paso

13. DJC-SC Resuelve el Recurso de

Reposición.

16. DJC-SC Notifica personalmente o por

edicto. No susceptible de recurso

Confirmar

Revocar

15. DJC- Notifica personalmente o

por edicto. No susceptible de recurso

17. DJC-SC La resolución en firme, se

remite a la Dirección financiera y a la Aseguradora para hacer efectiva la sanción

pecuniaria

18. DJC-SC Cuando se declara la caducidad se termina el

contrato y la resolución en firme debe ser remitida a la cámara de comercio y a los

órganos de control para el respectivo registro.

FIN

FIN

4. Audiencia

11. Contratista

y Garante

Presentan recurso

FIN

14. Decisión

Si

NO

Si




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.119

CAPÍTULO V

SUPERVISIÓN DEL CONTRATO




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.120

5. CAPÍTULO V SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

5.1 SUPERVISOR El supervisor del contrato es la persona de planta designada por el ordenador del gasto, para realizar el acompañamiento y seguimiento de la ejecución y cumplimiento del objeto contratado por la entidad, desde el inicio de la ejecución del contrato hasta su liquidación. 5.1.1 Designación

La Supervisión es ejercida directamente por la entidad a través de sus funcionarios, que ejerzan actividades administrativas y/o técnicas. La designación estará contenida dentro del texto del contrato o en escrito separado igualmente firmado por el ordenador del gasto. La designación del Supervisor debe recaer sobre una persona profesional idónea, con conocimientos, experiencia y perfil correspondiente al objeto de la Supervisión. Es decir, que el funcionario responsable de designar al Supervisor deberá tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las funciones. 5.1.2 Funciones del Supervisor: Será responsabilidad del supervisor la gestión eficiente, eficaz y oportuna de la ejecución contractual que le ha sido designada, quien cumplirá con la supervisión desde el momento mismo en que le fue encomendada y hasta su liquidación, ciñéndose a las normas internas específicas sobre la materia, el contrato y las demás normas que rigen la relación contractual en particular, a través de las siguientes funciones:




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.121

FUNCIONES DEL SUPERVISOR

GENERALES

Controlar: El control se orienta básicamente a verificar que el Contratista cumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuéstales o financieras establecidas en el contrato celebrado y dentro del plazo de ejecución.

Exigir: Cuando en desarrollo de la relación contractual el supervisor verifica que el contratista no está cumpliendo estrictamente con las cláusulas establecidas en el contrato y en los términos de la oferta, informará y exigirá el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin.

Prevenir: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato.

Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solución de los problemas y la absolución de dudas.

ESPECIFICAS

1. Recibir de la DJC-SC, comunicación vía correo electrónico y físico en donde se indica que el contrato se encuentra debidamente perfeccionado y legalizado. Con esta documentación debe abrir una base de datos en donde se registrara la información del contrato (número, fecha, contratista, objeto, plazo, valor, datos completos del contratista para su ubicación, entre otros) y todos los documentos que se generen durante el desarrollo de las etapas del contrato hasta su liquidación.

2. Verificar que el Contratista haya obtenido los permisos, licencias o autorizaciones que se requieren para el oportuno cumplimiento del contrato. (si se requiere)

3. Suscribir acta de inicio con el contratista para la ejecución del contrato

4. Efectuar el acompañamiento del contratista, entre otras, deberá colaborarle en todo aquello que dependa de la entidad y servirle de canal de comunicación con las diferentes dependencias que conforman la Secretaría Distrital de Salud.

5. Exigir al contratista la ejecución cabal y oportuna del objeto contratado.

6. Informar a la Dirección Jurídica y de Contratación - Subdirección de Contratación, la evolución del cumplimiento pactado.

7. Suministrar a el Contratista toda la información que se relacione con el contrato y que este requiera para la ejecución del mismo.

8. Certificar los contratos en ejecución cuya supervisión se encuentran a su cargo con la anuencia de la Subdirección de Contratación.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.122

9. Coordinar con otras dependencias de la Entidad las actividades que incidan en la normal ejecución del contrato y proyectos.

10. Requerir por escrito al contratista en caso de inejecución, ejecución indebida, deficiente y/o lenta en el cumplimiento del objeto del contrato o de sus obligaciones.

11. Comunicar por escrito en forma oportuna a la DJC-SC, debidamente

sustentado, el incumplimiento y/o demás falencias del contratista, con el fin de que se apliquen las sanciones a que haya lugar. Previo requerimientos escritos (por lo menos dos) y no hubiese sido posible alcanzar el cumplimiento satisfactorio del objeto y/u obligaciones contractuales.

12. Exigir que la calidad de los bienes y servicios contratados se ajusten a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias y a las características y especificaciones estipuladas en el contrato.

13. Verificar la entrada de los bienes, obras y servicios y, en general, el objeto contratado de conformidad con las estipulaciones del contrato, suscribiendo las actas parciales de recibo correspondiente y el recibo a satisfacción (junto con el Almacenista, según el caso) o expidiendo las constancias de prestación del servicio a satisfacción.

14. Dejar constancia del correcto funcionamiento de los bienes entregados e instalados por el contratista, cuando según la naturaleza de los bienes objeto del contrato lo requieran.

15. Sustentar la conveniencia y pertinencia de las adiciones al valor y/o las prorrogas del plazo de ejecución del contrato, otrosí, suspensiones, cesiones y demás eventualidades contractuales, emitiendo concepto técnico sobre el particular, previa solicitud presentada por el contratista debidamente sustentada, y remitir a la Dirección Jurídica y de Contratación y Subdirección de Contratación, cuando menos con ocho (8) días de anticipación al vencimiento del plazo y/o duración del contrato, a fin de que se proyecten y tramiten los actos respectivos.

16. Rendir los informes que le sean requeridos por la entidad y suministrar la información oportunamente requerida por los Entes de Control y otras entidades cuando así se amerite.

17. Revisar y autorizar el trámite de la cuenta de cobro presentada por el contratista, previo cumplimiento del informe de actividades periódico y requisitos legales para el efecto.

18. Comunicar oportunamente al superior inmediato cualquier situación que no sea solucionable ante él, como supervisor/interventor y el contratista referente al contrato suscrito para que se coordine y dilucide ágilmente a dicho nivel o en una instancia superior.

19. Abstenerse de suscribir documentos y dar órdenes verbales al contratista que modifiquen o alteren las condiciones inicialmente pactadas en el contrato.

20. Elaborar y revisar con el contratista el acta de liquidación del contrato, en los eventos que se requiera. Para posteriormente ser suscrita por el




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.123

ordenador del gasto previo visto bueno de la Dirección Jurídica y de Contratación - Subdirección de Contratación.

21. Las demás señaladas en disposiciones especiales.

5.1.3 Responsabilidad del Supervisor Los Supervisores responderán fiscal, Disciplinaria, Civil y Penalmente por sus acciones u omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y la Ley. La entidad se abstendrá de designar como Supervisor a quien se encuentre en situación de conflicto de interés definido, éticos y de conducta que puede afectar el servicio imparcial y objetivo de la Supervisión. A los supervisores les aplican las siguientes prohibiciones:

1. No podrá ser Supervisor el servidor que se encuentre incurso en cualquiera

de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento respecto del Contratista, según lo previsto en el Estatuto de Contratación.

2. Tener parentesco, afecto o interes económico con el Contratista y en general, cualquier clase de motivación que impida una intervención objetiva.

3. Disponer para uso personal o de terceros de los bienes, como equipos o muebles, que sean entregados en propiedad a la Entidad con ocasión del contrato.

4. Permitir la iniciación del objeto materia del contrato con antelación a la fecha estipulada en el mismo y sin cumplimiento de los requisitos legales y fiscales para su ejecución.

5. Solicitar y/o recibir directa o indirectamente, para si o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de el contratista.

6. Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato u orden contractual

7. Exonerar al contratista de sus obligaciones. 8. Autorizar la ejecución de objetos diferentes al estipulado en el contrato 9. Conceder plazo adicional para la ejecución del contrato.

El supervisor en desarrollo de sus funciones y según las circunstancias que se desarrollen durante la ejecución del contrato, debe firmar las siguientes Actas, entre otras:




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.124

1. Acta de Inicio de Contratos 2. Actas parciales de entrega 3. Acta de Suspensión de Contratos 4. Acta de Reinicio de Contratos 5. Informes de Seguimiento Contratos 6. Acta de Liquidación de Contrato

Sin perjuicio de lo anterior, el Supervisor también debe avalar con su visto bueno las cuentas de cobro que presente el contratista, las adiciones y prórrogas al contrato, la declaratoria de caducidad, la terminación unilateral y la liquidación unilateral, entre otros.

5.1.4. Los Supervisores responderán ante la ley por sus acciones y omisiones

El Artículo 51 de la Ley 80 de 1993 establece que los servidores públicos responderán Disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la ley. La Ley 599 de 2000 (régimen penal colombiano) establece que el servidor público podrá incurrir en las conductas de peculado, concusión, cohecho, celebración indebida de contratos, enriquecimiento ilícito, prevaricato, abuso de autoridad, que darán lugar a las sanciones penales previstas en las respectivas normas. De otra parte, el artículo 1 de la Ley 610 de 2000 establece que habrá lugar a responsabilidad fiscal del servidor público que en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, cause por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado. El Artículo 2 de la Ley 678 de 2001 establece que habrá lugar a acción de repetición en contra del servidor o ex servidor público que como consecuencia de su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado lugar a reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado. La Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, establece en su artículo 2, que la acción disciplinaria es independiente de cualquiera otra que pueda surgir de la comisión de la falta, que deben estar descritas como tales en la ley vigente al




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.125

momento de su realización. Son destinatarios de la ley disciplinaria los servidores públicos aunque se encuentren retirados del servicio (artículo 25).

NOTA: Es de aclarar que la Interventoría a los contratos estatales se regulan por lo dispuesto en el Art. 32 de la Ley 80 de 1993, por sus reglamentos y por disposiciones especiales sobre la materia. No obstante el Interventor contratado por la entidad deberá también sujetarse, además de las obligaciones contractuales propias de su contrato, a las funciones y responsabilidades indicadas para los Supervisores de los contratos.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.126

CAPÍTULO VI

LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.127

6. CAPÍTULO VI LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

6.1. LIQUIDACIÓN BILATERAL Y UNILATERAL DEL CONTRATO.

Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o en el contrato, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga..

En esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. En todo caso, la Entidad propenderá porque los contratos se liquiden, inmediatamente después de efectuarse el pago del último periodo contractual facturado.

6.1.1. PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN BILATERAL DE CONTRATOS


1 SUPERVISOR O

INTERVENTOR DEL CONTRATO

Radica el proyecto de la liquidación del Contrato a la DJC-SC, anexando:

Estado de Cuenta del Contrato. (Emitido por la Dirección Financiera).

Cumplido a satisfacción suscrito por el Supervisor del Contrato.

Informe Final de Actividades presentado por el Contratista.

2 DJC-SC Revisa toda la documentación enviada respecto del contrato y el proyecto de la liquidación. Otorga visto bueno.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.128

4 DJC-SC

Envía el Acta de Liquidación del contrato al Despacho del Secretario Distrital de Salud para su suscripción en su calidad de ordenador del gasto o Director Ejecutivo FFDS – SDS (ordenador del gasto) anexando la carpeta de documentos.

5 DESPACHO DEL

SECRETARIO DISTRITAL DE SALUD

Entrega el Acta de Liquidación del contrato debidamente suscrita por el Director Ejecutivo del FFDS – SDS (ordenador del gasto) con la carpeta de documentos, a la DJC-SC.

6 DJC-SC Notifica al contratista de la existencia del Acta de Liquidación del contrato para que se presente en la dependencia a fin de suscribirla.

7 CONTRATISTA Se presenta en la DJC-SC, suscribe el Acta de Liquidación del contrato.

8 DJC-SC Registra la información de la liquidación en la base de datos de contratación (SICTOS)

9 DJC-SC Guarda carpeta del contrato en su archivo documental de gestión.

6.1.2. Liquidación Unilateral Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma, ésta será practicada unilateralmente por la entidad y se adoptará por acto administrativo motivado susceptible del recurso de reposición, para lo cual se tendrá en cuenta lo siguiente:

1) La DJC-SC elabora el acto administrativo motivado con los fundamentos de

hecho y de derecho y recogerá la liquidación bilateral que no se firmo. Lo visa y posteriormente lo pasa al despacho para la firma del Secretario Distrital de Salud.

2) El Secretario Distrital de Salud, revisa y firma el acto administrativo y ordena su notificación de conformidad con lo señalado en los artículos 38 a 43 del Código Contencioso Administrativo.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.129

3) Contra el acto administrativo procede el recurso de reposición ante el mismo funcionario que lo expidió.

4) Este recurso se podrá interponer en la diligencia de notificación personal o dentro de los 5 días siguientes a ella, o a la desfijación del edicto con el fin de garantizar el derecho de defensa al contratista.

5) Transcurrido los términos sin que se hubiere interpuesto el recurso de reposición la decisión quedará en firme.

6) Por el contrario si el contratista interpone el recurso de reposición, su escrito debe cumplir los requisitos señalados en el artículo 52 del C.C.A., si no se presenta con los requisitos podrá ser rechazado de conformidad con el artículo 53 ibidem

7) La entidad cuenta con el tèrmino de dos (2) meses para emitir la decisión que resolverá todas las cuestiones que hayan sido planteadas y las que aparezcan con motivo del recurso. (Art. 59 C.C.A.)

8) El Secretario Distrital de Salud podrá confirmar, aclarar, modificar o revocar la decisión tomada teniendo en cuenta las pruebas y las circunstancias de hecho y derecho que fundamentan su decisión.

9) Se expide la constancia de firmeza de la Resolución e liquidación unilateral.




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.130

GLOSARIO




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.131

GLOSARIO

1. ACTA DE LIQUIDACIÓN: Documento que deben suscribir las partes contratantes a más tardar antes del vencimiento de los cuatro meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga, en ella deben constar los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo, de conformidad en la Ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007. 2. ADENDA: Documento que expide la Entidad con el fin de aclarar, modificar o precisar los términos de los pliegos de condiciones definitivos, que rigen un proceso de selección pública. 3. ADJUDICACIÓN: Decisión Administrativa por medio de la cual se determina al oferente (persona natural o jurídica, unión temporal o consorcio), favorecido para la suscripción del contrato, en un proceso de selección pública. 4. ADJUDICATARIO: Proponente que resulto favorecido con la adjudicación del contrato, dentro de un proceso de selección pública. 5. ADICIÓN: Refiere a aumento del valor del contrato que se encuentra en ejecución, el cual presupone una justificación por parte del supervisor o interventor del contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes contratantes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. 6. ANTICIPO: Entrega anticipada de un porcentaje del valor del contrato, que las entidades hacen a los contratistas para financiación de la ejecución del contrato, hasta el 50% del valor del contrato. Debiendo los contratistas invertirlo o utilizarlo para la correcta ejecución del mismo y en la forma señalada en el plan de inversión de anticipo. Se amortizará en cada uno los pagos hasta el 100% del valor del mismo. 7. CADUCIDAD: Clausula excepcional. Es la estipulación en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, la entidad por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre. En caso de que la entidad decida abstenerse de declarar la caducidad, adoptará las medidas de control e intervención necesarias, que garanticen la ejecución del objeto contratado. La




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.132

declaratoria de caducidad no impedirá que la entidad contratante tome posesión de la obra o continúe inmediatamente la ejecución del objeto contratado, bien sea a través del garante o de otro contratista, a quien a su vez se le podrá declarar la caducidad, cuando a ello hubiere lugar. 8. CLÁUSULA PENAL: Estipulación propia del derecho común que se puede pactar bien sea como una estimación total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar con motivo del incumplimiento de las obligaciones y/o bien como pena, con independencia de los perjuicios que se causan en razón al incumplimiento del contrato. 9. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Documento que expide el jefe de presupuesto de la entidad o quien haga sus veces, con el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. 10. CESIÓN: Negocio jurídico mediante el cual el contratista transfiere las obligaciones y los derechos del contrato a un tercero que ocupará su lugar frente a la Entidad, previa autorización del ordenador del gasto. En el proceso de cesión intervienen tres (3) partes: La Entidad, el contratista cedente y el tercero o cesionario que ocupará el lugar del contratista originario, que como mínimo reúna las mismas características del contratista que propone la cesión, anexando todos los documentos que acrediten dichas condiciones, en cualquier caso la Entidad no estará obligada a aceptar la persona propuesta. 11. CAPACIDAD PARA CONTRATAR: Facultad legal en cabeza del representante legal de la entidad o su delegado, para contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica a la cual representa y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto de la entidad. 12. CONSORCIO: Evento en el que dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. 13. CONTRATO ESTATAL: Actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.133

ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen a continuación:

1 Contrato de Obra. Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso públicos, la Interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en el artículo 53 del la Ley 80 de 1993. 2 Contrato de Consultoría. Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la Interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato. 3 Contrato de Prestación de Servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable. 4 Contrato de Concesión: Son contratos de concesión los que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.134

general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.

14. DELEGACIÓN PARA CONTRATAR. Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.

La Procuraduría General de la Nación, sustenta en expediente No. 154-78729-02, sobre la responsabilidad del delegante:

“La delegación no justifica el desatenderse del cumplimiento de las funciones y menos aún, es mecanismo para desconocer los principios que rigen la función administrativa, aun cuando precisa que no patrocina la responsabilidad objetiva toda vez que delegante y delegado responden “por sus decisiones y no por las decisiones que incumben a los demás” (Sent. C-372/02). Dicho lo anterior, resultan dos formas de imputar la responsabilidad al delegante por cuenta de la gestión ilegal del delegado: En primer término, si existe acuerdo entre delegante y delegado para realizar conductas reprochables materializadas por el segundo, o cundo por cualquier medio el primero lo determina, se da el fenómeno de la “determinación”; el delegante será determinador, y el delegado el determinado o autor material (CDU, art. 26). Y en segundo término, si el delegado realiza autónomamente las conductas reprochables y el delegante no realiza el debido control, bien porque sabiendo sobre ello se abstiene de hacerlo (dolo) o la abstención es producto de la negligencia en el control (culpa), al delegado deberá imputársele autoría material, y al delegante comisión por omisión en modalidad de autoría (CDU, art.27, inc.2°)”.

15. ENTIDADES ESTATALES. Conforme a la ley, se denominan entidades estatales:

a. La Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el distrito capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles. b. El Senado de la República, la Cámara de Representantes, el Consejo Superior de la Judicatura, la Fiscalía General de la Nación, la Contraloría General de la República, las




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.135

contralorías departamentales, distritales y municipales, la Procuraduría General de la Nación, la Registraduría Nacional del Estado Civil, los ministerios, los departamentos administrativos, las superintendencias, las unidades administrativas especiales y, en general, los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.

16. ESTUDIO PREVIO: Consiste en el análisis efectuado por el área de origen de la contratación que de manera clara y detallada, explica la necesidad del bien o servicio a contratar, su conveniencia para la atención de la necesidad que se pretende satisfacer y la oportunidad del mismo. 17. ESTUDIO DE MERCADO: Es el análisis de precios de mercado que debe efectuar a los bienes o servicios de especificaciones y condiciones similares a lo que se pretende contratar, a fin de asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable en aras de la protección del patrimonio público. 18. FINES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines. Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, además de la obtención de utilidades cuya protección garantiza el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones.

19. CONVENIO: Son acuerdos de voluntades que generan obligaciones y derechos recíprocos y equivalentes para la Entidad y la otra u otras partes que los suscriben, dirigidas hacia un mismo resultado que beneficia a las partes.

20. Fondo Financiero Distrital de Salud (FFDS): Es un fondo cuenta con personería jurídica (Acuerdo 20 de 1990 del Concejo de Bogotá) a donde ingresan todos los recursos de la Nación y el Distrito con destinación específica para la inversión en el sistema de salud de Bogotá. Su Representante Legal es su Director Ejecutivo que por disposición legal, es el mismo Secretario de Despacho.

21. FORMA DE LOS CONTRATOS: Los contratos que celebran las entidades estatales




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.136

constarán por escrito y no requerirán ser elevados a escritura pública, con excepción de aquellos que impliquen mutación del dominio, imposición de gravámenes y servidumbres sobre bienes inmuebles y, en general, aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad. 22. GARANTÍA ÚNICA: Documento expedido a favor de la entidad contratante por una empresa aseguradora debidamente facultada, por medio del cual se aseguran los riesgos o contingencias que se puedan presentar en la ejecución y el cumplimiento de las obligaciones que surjan de los procesos contractuales. 23. INTERPRETACIÓN UNILATERAL: Si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretación de algunas de sus estipulaciones, que puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer con el objeto contratado, la entidad estatal, si no se logra acuerdo, interpretará en acto administrativo debidamente motivado, las estipulaciones o cláusulas objeto de la diferencia. 24. LIQUIDACIÓN BILATERAL DEL CONTRATO: Una vez terminado el contrato se procederá a su liquidación, de conformidad con lo preceptuado por la Ley 80/93. Para el efecto, el SUPERVISOR debe presentar el proyecto de liquidación del contrato a la DJC-SC, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de terminación, anexando: a) estado de cuenta, b) certificado de cumplimiento, c) informe final de ejecución. La liquidación se efectuará de común acuerdo dentro de los cuatro (4) meses siguientes a los dos (2) anteriormente señalados. 25. LIQUIDACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO: Si vencido el plazo de los cuatro (4) meses siguientes a la notificación para la suscripción de la minuta de liquidación bilateral, EL CONTRATISTA no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por la Secretaría Distrital de Salud y se adoptará por Acto Administrativo motivado, susceptible del recurso de reposición. 26. MODIFICACIÓN UNILATERAL: Si durante la ejecución del contrato y para evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se deba satisfacer con él, fuere necesario introducir variaciones en el contrato y previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo, la entidad en acto administrativo debidamente motivado, lo modificará mediante la supresión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios. Si las modificaciones alteran el valor del contrato en un veinte por ciento (20%) o más del valor inicial, el contratista podrá renunciar a la continuación de la ejecución. En este evento, se




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.137

ordenará la liquidación del contrato y la entidad adoptará de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del objeto del mismo. 27. MULTA: Sanción pecuniaria que tiene como finalidad el constreñimiento, coerción, coacción, presión o apremio al contratista a darle cumplimiento a sus obligaciones, cuando en los términos y desarrollo del contrato, se observa que aquel no está al día en el cumplimiento de las mismas, que se encuentra en mora o retardado para satisfacer oportunamente, conforme al plazo pactado, los compromisos contractuales asumidos. La inclusión de esta cláusula no es obligatoria en los contratos estatales, se da por acuerdo entre las partes y teniendo en cuenta la facultad que la misma Ley 80 de 1993 da a las entidades públicas para adelantar el cobro de sanciones pecuniarias derivadas de los contratos. La Ley 80 no determina un régimen de multas, razón por la cual el contrato deberá establecer de manera clara, los eventos y la forma como deberán aplicarse éstas. Las multas deberán imponerse durante la vigencia del contrato y antes que el contratista cumpla la obligación en retardo, pues la multa tiene la función dentro del contrato, de apremiar o inducir al contratista al cumplimiento y de ninguna manera la de sancionarlo cuando el contrato se encuentra terminado por vencimiento del plazo, es decir, cuando aún física y jurídicamente la sanción pecuniaria tiene razón de ser, esto es, cuando aún sirve como mecanismo de presión, de coacción, de constreñimiento, para que el contratista satisfaga las obligaciones contractualmente pactadas. 26. NÚMERO DEL CONTRATO: Corresponde a la numeración consecutiva de los contratos y convenios que suscribe la Secretaría Distrital de Salud, en donde cada uno tiene una numeración consecutiva independiente. 27. PAGO ANTICIPADO: Constituye una forma de pago acordada por las partes en la cual la entidad contratante anticipadamente entrega al contratista una parte del valor acordado, antes del recibo del bien o servicio a adquirir, pago que en ningún caso podrá exceder el 50% del valor total del contrato y que es imputable al valor mismo, razón por la cual el contratista no tiene que devolver o amortizar lo que se ha pagado de forma anticipada, salvo en el evento de incumplimiento. 27. PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el término dentro del cual se deben cumplir las obligaciones por parte del contratista. 28. PLIEGO DE CONDICIONES: Documento que elabora la Secretaría Distrital de Salud en los procesos de selección, el cual contiene las condiciones de participación, los factores de




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.138

evaluación y las demás reglas del proceso. 29. PROPONENTE: Es la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo cualquier modalidad de asociación permitida por la ley, presenta una propuesta para participar en un proceso de contratación. 30. PROPUESTA: Se entiende por tal la oferta de negocio jurídico presentada por un proponente dentro de un proceso de selección, siempre que reúna los requisitos establecidos en los artículo 845 y 846 del Código de Comercio. 31. PRÓRROGA: Se predica de los contratos que se encuentran en ejecución y tiene por objeto extender el plazo originalmente pactado para el cumplimiento del objeto del contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial. 32. REGISTRO DE PROPONENTES: Es el registro que deben efectuar todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar contratos de obra, consultoría, compraventa de bienes muebles y suministro. Este registro debe renovarse cada año, con una tarifa fija, es decir igual para todos durante el mes anterior a su vencimiento. En caso de no renovarse en este término, debe hacerse una nueva inscripción. 33. SERVIDORES PÚBLICOS: Personas naturales que prestan sus servicios dependientes a los organismos y entidades de que trata el artículo 2 de la Ley 80, con excepción de las asociaciones y fundaciones de participación mixta en las cuales dicha denominación se predicará exclusivamente de sus representantes legales y de los funcionarios de los niveles directivo, asesor o ejecutivo o sus equivalentes en quienes se delegue la celebración de contratos en representación de aquéllas, y los miembros de las corporaciones públicas que tengan capacidad para celebrar contratos en representación de éstas. 34. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO: Cesación temporal de la ejecución de un contrato por acuerdo justificado entre las partes. El término de suspensión no será computable para el efecto del plazo de ejecución del contrato, ni dará derecho a exigir indemnización, sobrecostos o reajustes, ni a reclamar gastos diferentes a los pactados en el contrato. 35. TERMINACIÓN BILATERAL DEL CONTRATO: Es la cesación definitiva de la ejecución de un contrato por acuerdo justificado entre las partes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación o a la fecha del acuerdo que la




CONTROL DOCUMENTAL






…………… Pág.139

disponga. En esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

36. UNIÓN TEMPORAL: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.

37. URGENCIA MANIFIESTA. Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concurso públicos. La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado.


Documents

MANUAL DE CONTRATACION DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE …