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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES
CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 “OTRAS REMUNERACIONES DE PERSONAL TEMPORAL”
3
CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD, -CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Autoridades
Licda. Mayra Alejandra Carrillo De León
Directora General
Héctor Alfredo Ruiz Fuentes Director Ejecutivo
Cuerpo de Asesores
Licda. Ingrid Ofelia Castillo Barrientos Asesora Jurídica
Licda. Ana Roxana Urrutia Oliva Asesora de Recursos Humanos
Hamilton Estuardo Espina González Asesor Financiero
Colaboración
Lic. Marvin Eli Omar Calderón Abrego Auditor Interno
Crista Geraldina Girón
Sub-directora de Recursos Humanos
Lersy Lorena Gatica Encargada de Nóminas y Salarios
Guatemala, Mayo 2013
4
CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD, -CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN 5
TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO 6
OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS 6
ALCANCE 7
DISPOSICIONES LEGALES 8
RESPONSABILIDADES 9
PROCEDIMIENTO 11
FLUJOGRAMA 17
MINUTA DE CONTRATOS POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES 029.
21
FORMULARIOS 26
5
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara y específica que garantice el desarrollo de las actividades en la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo en el renglón 029, del Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Presidencia de la
República de Guatemala; así como el de servir como un instrumento de apoyo y mejora Institucional. Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada, los procedimientos a seguir para cada unidad, promoviendo mayor eficiencia, optimización de los recursos, coordinación de acciones y esfuerzos para el logro de los objetivos. Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten modificaciones a las leyes vigentes, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
6
TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, EJECUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 “OTRAS REMUNERACIONES DE PERSONAL TEMPORAL”, DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD -CONJUVE-, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.
OBJETIVOS
GENERAL Contar con una guía que permita orientar sobre los procedimientos generales y específicos que se utilizan en la contratación de personal por servicios técnicos y profesionales.
ESPECÍFICOS
1. Proporcionar un manual técnico-práctico optimizando la implementación de procedimientos
que facilite la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento y control de los contratos en forma ordenada, secuencial y detallada.
2. Estandarizar los pasos, actividades y responsabilidades de las personas que ocupan los
puestos involucrados en el proceso.
3. Orientar a las autoridades de la administración de CONJUVE para la implementación de
registros auxiliares, que sean confiables y congruentes con sus registros principales.
7
ALCANCE El presente manual de procedimientos está diseñado para ser aplicado por la Dirección General, Dirección Ejecutiva, Sud-dirección de Recursos Humanos, Sub-dirección Financiera, Auditoría Interna y Asesor Jurídico del Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Presidencia de la República, el cual incluye procedimientos relativos a la elaboración, ejecución y liquidación de
contratos por servicios técnicos o profesionales, con cargo presupuestal al renglón 029; así como establecer las políticas y lineamientos para el desarrollo correcto y oportuno de las labores encomendadas al personal y esta manera permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de los trabajos, evitando la repetición de instrucciones.
8
DISPOCISONES LEGALES
1. Constitución Política de la República de Guatemala. 2. Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 3. Decreto Ley 106, Código Civil. 4. Decreto 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento. 5. Decreto 4-2012, Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento. 6. Decreto 30-2012, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el
Ejercicio Fiscal 2013. 7. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento. 8. Decreto 72-2001, Ley de Colegiación Profesional. 9. Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. 10. Decreto 114-97, Ley del Organismo Ejecutivo.
11. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil; Diario Centro América; Marzo 5 de 1997.
12. Acuerdo Gubernativo 405-96, Creación del Consejo Nacional de la Juventud.
9
RESPONSABILIDADES
DIRECCIÓN GENERAL Previo a iniciar la prestación de los servicios técnicos o profesionales, la contratación debe ser aprobada por la Directora General.1
DIRECCIÓN EJECUTIVA
Es el encargado de realizar las entrevistas al personal; el cual tiene como propósito medir y evaluar la capacidad del entrevistado para un puesto determinado. Así mismo, es el responsable de firmar de visto bueno los informes de actividades, verificando que los mismos hayan cumplido con los resultados esperados. Además, es el ente responsable de asumir las funciones administrativas en el caso de que la Directora General no se encuentre en funciones.2
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Es la responsable de solicitar, revisar y ordenar los siguientes documentos, previos a la emisión de contrato y envía para su aprobación a la Secretaría General de la Presidencia. • Cédula de Vecindad ó Documento Personal de Identificación -DPI-.
• Número de Identificación Tributaria -NIT-.
• Registro Tributario Unificado -RTU-.
• Título Profesional.
• Título Universitario (En este caso debe incluir constancia de colegiado activo).3
• Registro de Proveedores.4
• Acta Notarial de Declaración Jurada.
• Boleto de Ornato.
• Copia de factura simple. 1CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA. DECRETO 57-92, LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO. ART. 48. P. 27. 2ACUERDO GUBERNATIVO 405-96, CREACIÓN DE CONJUVE. ARTÍCULO 4. INCISO A) PAG. 2. 3CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA. DECRETO 72-2011, LEY DE COLEGIACIÓN PROFESIONAL OBLIGATORIA. ART. 1. P. 2. 4CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA. DECRETO 57-92, LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO. ART. 73. P. 36.
10
• Antecedentes penales y policiacos.
• Fotografía tamaño cédula.
• Número de cuenta bancaria.
• Hoja de vida.
Asimismo, es el departamento encargado de la redacción5, rescisión (cuando sea solicitado por la Dirección General) y, anulación de contratos con cargo al renglón presupuestario 029, así como el cumplimiento de las disposiciones legales establecidas y envío para su aprobación a la Secretaría General de la Presidencia, cumpliendo para tal efecto con los plazos establecidos por dicha dependencia; además notifica y traslada copia de los contratos a la Contraloría General de Cuentas -CGC-.
ASESOR JURÍDICO
Es la unidad de apoyo, para revisar que los contratos por servicios técnicos y profesionales, cumplan con las disposiciones legales establecidas.
AUDITOR INTERNO
Es responsable de revisar todos los expedientes de la contratación de servicios técnicos y profesionales de Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE-, Presidencia de la República, con cargo al Renglón Presupuestario 029, así como brindar asesoría y acompañamiento en todo el proceso de contratación, pago y liquidación, proponiendo las recomendaciones que considere pertinentes en forma oportuna.
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
Es el departamento encargado de revisar si los datos consignados en la nómina generada en GUATENOMINAS son correctos; así como resolver conjuntamente con el encargado de nómina, cualquier situación que se presente durante el proceso respectivo. Asimismo, procede a acreditar monetariamente al personal que ha prestado los servicios
técnicos o profesionales; previa aprobación.
5LOS CONTRATOS DEBERÁN FRACCIONARSE EN PAPEL MEMBRETADO DE LA DEPENDENCIA O EN PAPEL SIMPLE CON SELLO DE LA MISMA. IBID. ART. 49. PAG. 27.
11
PROCEDIMIENTO
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República Guatemala. Título del Procedimiento: Elaboración, ejecución y liquidación de contratos por servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029. Hoja: 1/6 Número de formas: 2 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección Financiera
Departamento Puesto Responsable
Paso No.
Plazo día/s Actividad
Subdirección de Recursos Humanos
Subdirector/a de Recursos Humanos 1
Recibe del personal solicitante Currículum Vitae -CV- y verifica que cumpla con el perfil legalmente establecido, en caso de ser candidato traslada perfil a Dirección General.
Dirección General Directora General o
quien haga sus veces.
2 Evalúa el personal mejor calificado con
mayores posibilidades desempeñar las necesidades del puesto.
Dirección Ejecutiva Director Ejecutivo 3 Realiza entrevista al personal, con el
propósito de conocer sus aptitudes y cualidades; en el cual el candidato puede ser aceptado o rechazado.
Subdirección de Recursos Humanos
Subdirector/a de Recursos Humanos 4
Si el personal es nombrado, se recibe C.V. aprobado y se solicita la siguiente documentación: • Documento Personal de Identificación
-DPI- • Número de Identificación Tributaria -
NIT- • Registro Tributario Unificado -RTU-
(actualizado). • Título Profesional. • Título Universitario (En este caso debe
incluir constancia de colegiado activo).6
• Registro de Proveedores.7 • Acta notarial de Declaración Jurada. • Boleto de Ornato. • Copia de factura simple. • Antecedentes penales y policiacos
(vigentes). • Fotografía tamaño cédula. • Número de cuenta bancaria
(BANRURAL). • Hoja de vida.
6CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA. DECRETO 72-2011, LEY DE COLEGIACIÓN PROFESIONAL OBLIGATORIA. ART. 1. P. 2 7CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA. DECRETO 57-92, LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO. ART. 73. P. 36.
12
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Título del Procedimiento: Elaboración, ejecución y liquidación de contratos por servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029. Hoja: 2/6 Número de formas: 2 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección Financiera
Departamento Puesto Responsable
Paso No.
Plazo día/s Actividad
Subdirección de Recursos Humanos
Subdirector/a de Recursos Humanos 5
Ordena la papelería anexa al CV, y traslada oficio de solicitud de Delegación (que detalla el personal a contratar), a la Dirección General.
Dirección General Directora General o
quien haga sus veces.
6 Autoriza oficio de Delegación. (Cada oficio debe incluir un mínimo de tres personas).
Subdirección de Recursos Humanos
Subdirector/a de Recursos Humanos 7 15/30
Recibe oficio aprobado de Delegación de la Dirección General y, envía adjunto los siguientes documentos: • Copia simple de DPI. • Copia simple NIT ó RTU. • Oficio aprobado por la Dirección
General, que incluye el detalle del personal a contratar.
Secretaría General de la Presidencia de
Guatemala
Delegación (Analista)
8
30
Recibe documentos y genera acuerdo el cual incluye una validación por cada contrato. (En el caso de devolución es devuelto a la Subdirección de Recursos Humanos para las correcciones, de lo contrario continúa el procedimiento).
Subdirección de Recursos Humanos
Subdirector/a de Recursos Humanos
o quien haga sus veces / Asesor (a)
de Recursos Humanos
9
Recibe de la Secretaría General de la Presidencia de Guatemala, notificación acompañada de la Resolución donde delegan al titular Consejo Nacional de la Juventud, la facultad para suscribir contratos de servicios técnicos o profesionales y elaboran los Contratos con base a la fecha de Resolución, aplicando las leyes vigentes, así mismo el asesor de RR.HH., revisa la suscripción de los contratos por servicios técnicos o profesionales previo hacer trasladados.
Subdirección de Recursos Humanos
(Encargada de Nóminas y Salarios)
Subdirector/a de Recursos Humanos
o quien haga sus veces
10 0.50
Elabora un reporte electrónico de contratos aprobados por la Secretaria General de la Presidencia de Guatemala, para llevar un control interno de las contrataciones realizadas. (Trimestralmente genera un reporte de personal y traslada a la Dirección General).
13
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Título del Procedimiento: Elaboración, ejecución y liquidación de contratos por servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029. Hoja: 3/6 Número de formas: 2 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección Financiera
Departamento Puesto Responsable
Paso No.
Plazo día/s Actividad
Asesor Jurídico Asesor/a 11 0.50
Recibe contratos y verifica que las disposiciones legales descritas en los mismos cumplan con lo estipulado en las leyes y reglamentos. (y traslada a la Subdirección de Recursos Humanos, si todo está bien, continua el procedimiento sino devuelve el contrato para las correcciones correspondientes)
Auditoría Interna Auditor Interno 12 2
Revisa los expedientes de contratación de servicios técnicos y profesionales, con cargo al Renglón Presupuestario 029, brindando asesoría y acompañamiento en todo el proceso de contratación, proponiendo las recomendaciones que considere pertinentes en forma oportuna.
Subdirección de Recursos Humanos
Subdirector/a de Recursos Humanos
o quien haga sus veces
13 2
Recibe expedientes de Auditoría Interna y notifica al personal para la firma del contrato; asimismo solicita fianza de cumplimiento previo a la firma del mismo.8
Dirección General Directora General o
quien haga sus veces.
14 1 Autoriza, firma y sella el contrato. (Devuelve a la Subdirección de recursos Humanos para que continúe con el trámite)
Subdirección de Recursos Humanos
Subdirector/a de Recursos Humanos 15 2.5
Recibe los contratos autorizados y, mediante oficio aprobado por la Dirección General, traslada los siguientes documentos: (a la Secretaría General de la Presidencia de la República de Guatemala, para solicitar Acuerdo de aprobación de los mismos) • Contrato. • Fianza original de cumplimiento. • Copia simple de DPI. • Copia simple de NIT ó RTU. • Título Universitario (si es Profesional,
sino Título de Diversificado) o inferior. (El Profesional Universitario debe incluir constancia de colegiado activo).
8IBID. ART. 65. P. 34.
14
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República Guatemala. Título del Procedimiento: Elaboración, ejecución y liquidación de contratos por servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029. Hoja: 4/6 Número de formas: 2 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección Financiera
Departamento Puesto Responsable
Paso No.
Plazo día/s Actividad
Secretaría General de la Presidencia de
Guatemala Delegación(Analista) 16
Recibe Oficio de solicitud de Acuerdo de aprobación de Contratos; si todo está bien continua trámite, (en caso contrario devuelve a la Subdirección de Recursos Humanos con notificación de los cambios a realizar, ya con los cambios realizados se devuelve toda la documentación a la Secretaría General para que continúe el trámite de aprobación de Acuerdo y El Secretario General de la Presidencia de la República de Guatemala, elabora acuerdo de aprobación y devuelve los contratos originales y se envían al Consejo Nacional de la Juventud).
Subdirección de Recursos Humanos
Subdirector/a de Recursos Humanos
o quien haga sus veces
17 0.25
Si la devolución es por incumplimiento, rescisión o nulidad, debe llenarse la (Form.AC-029-001) con el Vo.Bo. de la Dirección General y acuerdo interno. Trasladando copia a los siguientes departamentos:
• Dirección General. • Dirección Ejecutiva. • Contraloría General de Cuentas.
Subdirección de
Recursos Humanos Subdirector/a de
Recursos Humanos 18 2.5 Conjuntamente con el paso 15 y 17, debe trasladarse copia de contratos.9
Contraloría General de Cuentas -CGC-(Unidad
de Registro de Contratos)
Delegación 19
Recibe copia de contratos, para efectos de registro, control y fiscalización. (Cuando los contratos son aprobados mediante acuerdo de la Secretaría General de la Presidencia de Guatemala, se traslada con oficio a la Unidad de Registro de Contratos, para cumplimiento y control) luego que recibe la Unidad de Registro de Contratos las copias y las trasladada con sello recibido, y la Subdirección la Archiva).
9IBID. ART. 75. P. 36.
15
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República Guatemala. Título del Procedimiento: Elaboración, ejecución y liquidación de contratos por servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029. Hoja: 5/6 Número de formas: 2 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección Financiera
Departamento Puesto Responsable
Paso No.
Plazo día/s Actividad
Subdirección de Recursos Humanos
Encargada de
Nóminas y Salarios.
20
Recibe contratos con el Acuerdo de aprobación, mediante acuerdo, y carga datos en el portal de GUATENOMINAS (según calendario), asimismo genera los siguientes documentos:
• Exenciones de IVA • Retenciones de ISR (si hubiera)
21 1 Verifica si los datos consignados en la nómina generada en GUATENOMINAS son correctos; firmando y sellando el documento y archiva.
22 2
Solicita y recibe del personal contratado bajo el renglón 029, factura e informe (Form.IM-RH-C029-002) mensual de los resultados obtenidos; el cual debe detallar los términos de referencia del contrato.
23 0.25 Traslada a la Dirección Ejecutiva informe de resultados para visto bueno.
Dirección Ejecutiva Director Ejecutivo 24 1 Firma y sella los informes de actividades, verificando que los mismos hayan cumplido con los resultados esperados.
Sub-dirección de
Recursos Humanos Encargada de
Nóminas y Salarios 25 0.50
Recibe, ordena y traslada la siguiente documentación:
• Nómina del mes. • Factura. • Contrato. • Informe de actividades con
Vo.Bo. de la Dirección Ejecutiva.
• Constancias de IVA o ISR (si las hubiera).
Departamento de Auditoría Interna Auditor Interno 26 2
Revisa los expedientes, opinando si los datos consignados en la nómina corresponden a los pagos detallados en el contrato.
Subdirección de
Recursos Humanos Encargada de
Nóminas y Salarios 27 0.50
Recibe expedientes y archiva. Entrega constancias de IVA y retención de ISR (si hubiera) Traslada copia de nómina revisada por Auditoría Interna.
16
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Título del Procedimiento: Elaboración, ejecución y liquidación de contratos por servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029. Hoja: 6/6 Número de formas: 2 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección Financiera
Departamento Puesto Responsable
Paso No.
Plazo día/s Actividad
Subdirección Financiera
Subdirector Financiero o
quien haga sus veces.
28 2 Recibe copia de nómina y procede a acreditar los honorarios respectivos al personal que ha prestado los servicios técnicos y profesionales.
18 Título del Procedimiento: Elaboración, ejecución y liquidación de contratos por servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón 029.
Dirección GeneralAuditoría InternaAsesor JurídicoSubdirección de Recursos Humanos
A
Nom
bre d
e la U
nida
d: S
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recc
ión
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ecur
sos H
uman
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uven
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epúb
lica -
CONJ
UVE-
Recibe de la Secretaría General de la Presidencia
de Guatemala, notificación acompañada de la Resolución donde
delegan al titular Consejo Nacional de la Juventud, la facultad para suscribir
contratos de servicios técnicos o profesionales y
elaboran los Contratos con base a la fecha de
Resolución, aplicando las leyes vigentes, así mismo
el asesor de RR.HH., revisa la suscripción de
los contratos por servicios técnicos o profesionales previo hacer trasladados.
Elabora un reporte electrónico de contratos
aprobados por la Secretaria General de la
Presidencia de Guatemala, para llevar un
control interno de las contrataciones realizadas. (Trimestralmente genera un reporte de personal y traslada a la Dirección
General).
B
Recibe contratos y verifica que las
disposiciones legales descritas en los
mismos cumplan con lo estipulado en las
leyes y reglamentos. (y traslada a la
Subdirección de Recursos Humanos, si
todo está bien, continua el
procedimiento sino devuelve el contrato
para las correcciones correspondientes)
Revisa los expedientes de contratación de
servicios técnicos y profesionales, con cargo al Renglón
Presupuestario 029, brindando asesoría y acompañamiento en todo el proceso de
contratación, proponiendo las
recomendaciones que considere pertinentes en forma oportuna.
B
Recibe reporte y archiva para
conocimientos y efectos
Recibe expedientes de Auditoría Interna y notifica al
personal para la firma del contrato; asimismo solicita
fianza de cumplimiento previo a la firma del mismo.
Autoriza, firma y sella el contrato. (Devuelve a la
Subdirección de recursos Humanos para que continúe
con el trámite)Recibe los contratos autorizados y, mediante oficio aprobado por la Dirección General, traslada los siguientes documentos: (a la Secretaría General de la Presidencia de la República de Guatemala, para solicitar Acuerdo de aprobación de los mismos)Contrato.Fianza original de
cumplimiento.Copia simple de DPI.Copia simple de NIT ó RTU y
Título Universitario (si es Profesional, sino Título de Diversificado) o inferior. (El Profesional Universitario debe incluir constancia de colegiado activo).
D
Recibe copia de (Form.AC.029.001) y
archiva
C
19
Título del Procedimiento: Elaboración, ejecución y liquidación de contratos por servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón 029.
Contraloría General de CuentasSecretaría General de la Presidencia de Guatemala Dirección EjecutivaSubdirección de Recursos
HumanosNo
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C
Recibe Oficio de solicitud de Acuerdo de aprobación de Contratos; si todo está bien continua trámite, (en caso contrario devuelve a la Subdirección de Recursos Humanos con notificación de los cambios a realizar, ya con los cambios realizados se devuelve toda la documentación a la Secretaría General para que continúe el trámite de aprobación de Acuerdo y El Secretario General de la Presidencia de la República de Guatemala, elabora acuerdo de aprobación y devuelve los contratos originales y se envían al Consejo Nacional de la Juventud).
No
Desición
Si
Si la devolución es por incumplimiento, rescisión o nulidad, debe llenarse la (Form.AC-029-001) con el Vo.Bo. de la Dirección General y acuerdo interno. Trasladando copia
D
Recibe contratos con el Acuerdo de aprobación,
mediante acuerdo, y carga datos en el portal de
GUATENOMINAS (según calendario), asimismo genera los siguientes documentos:
Exenciones de IVA y Retenciones de ISR (si
hubiera)
C
Traslada copia de los contratos.
Recibe copia de contratos, para efectos de registro, control y fiscalización.
(Cuando los contratos son aprobados mediante acuerdo de la Secretaría General de la Presidencia de Guatemala, se traslada con oficio a la Unidad
de Registro de Contratos, para cumplimiento y control)
luego que recibe la Unidad de Registro de Contratos las
copias y las trasladada con sello recibido, y la
Subdirección la Archiva).
D
Recibe copia de (Form.AC.029.001) y archiva
D
Verifica si los datos consignados en la nómina
generada en GUATENOMINAS son
correctos; firmando y sellando el documento y archiva.
Solicita y recibe del personal contratado bajo el renglón
029, factura e informe (Form.IM-RH-C029-002)
mensual de los resultados obtenidos; el cual debe detallar los términos de referencia del contrato.
Traslada a la Dirección Ejecutiva informe de
resultados para visto bueno.
Firma y sella los informes de actividades,
verificando que los mismos hayan cumplido
con los resultados esperados.
E
20
Título del Procedimiento: Elaboración, ejecución y liquidación de contratos por servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón 029.
Subdirección FinancieraAuditoría InternaSubdirección de Recursos HumanosDirección Ejecutiva
Nom
bre d
e la U
nida
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ión
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CONJ
UVE-
E
Traslada informes de actividades con visto bueno.
Recibe, ordena y traslada la siguiente documentación:Nómina del mes. Factura.Contrato.Informe de actividades con
Vo.Bo. de la Dirección Ejecutiva y Constancias de IVA o ISR (si las hubiera).
Revisa los expedientes, opinando si los datos consignados en la nómina corresponden a los pagos detallados en el contrato.
Recibe expedientes y archiva.
Entrega constancias de IVA y retención de ISR (si
hubiera)
Traslada copia de nómina revisada por Auditoría
Interna.
Recibe copia de nómina y procede a acreditar los
honorarios respectivos al personal que ha prestado
los servicios técnicos y profesionales.
Fin
21
MINUTA DE CONTRATO
No. de Contrato: __________
No. de Hoja ----- de -----
CONTRATO ADMINISTRATIVO NÚMERO______________________________________________
En la ciudad de Guatemala, ____________________________________________NOSOTROS: por una parte,____________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________-; actuando en nombre del Estado de Guatemala y en representación del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República, en mi calidad de Director/a General del mismo, __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________, señalando para recibir notificaciones, citaciones y/o emplazamientos la sede del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República, ubicada en la treinta y dos (32) calle nueve guión diez (9-10), zona once (11), Colonia Granai I, de esta ciudad; y por la otra, __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________actuando en nombre propio ambos otorgantes en su orden nos denominamos “EL ESTADO” y “EL TÉCNICO” y convenimos en suscribir contrato administrativo de servicios técnicos individuales conforme a las cláusulas siguientes: PRIMERA: BASE LEGAL: El presente contrato se suscribe con fundamento en lo que al respecto determina el artículo cuarenta y cuatro (44) numeral uno (1), sub numeral uno punto nueve (1.9) Profesional - (2.2) Técnico, cuarenta y cinco (45), cuarenta y siete (47) , cuarenta y ocho (48), cuarenta y nueve (49), sesenta y cinco (65) del Decreto número cincuenta y siete guión noventa y dos (57-92)del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado; Artículo veintidós (22) inciso (b), Artículo veintiséis (26), treinta y ocho (38) y setenta y ocho (78) del Acuerdo Gubernativo número mil cincuenta y seis guión noventa y dos (1056-92) del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas; Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal dos mil trece (2013), Decreto treinta guión dos mil doce (30-2012) del
22 Congreso de la República y expediente administrativo que sirvió de base para la elaboración del presente contrato.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------SEGUNDA: OBJETO DEL CONTRATO: “EL TÉCNICO”________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________TERCERA: VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO: “EL ESTADO” conviene pagar “AL TÉCNICO” por los servicios que presta la cantidad de__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________; los cuales corresponden a Honorarios más el 12% de IVA. En todo caso el monto total de este contrato no excederá de______________________________________________________________________________________________________________________________________________ incluyendo el (IVA), los pagos se harán “AL TÉCNICO” contra facturas legales que presente acompañados de los informes mensuales que demuestren el avance de las actividades que realice a satisfacción “DEL ESTADO”, informes en que conste el cumplimiento de las tareas que se le asignen imputándose los pagos a la partida número dos mil trece guión cero dieciséis mil doscientos veintiuno guión treinta y cinco guión cero cero guión cero cerocero guión cero uno guión cero veintinueve guión once mil (______-016221-35-00-000-01-029-11000), del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado vigente.------------------------------------------------------------------------------------------------------ CUARTA: PLAZO DEL CONTRATO: El plazo del presente contrato se computa_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________QUINTA: FIANZA DE CUMPLIMIENTO: “EL TÉCNICO” se obliga a presentar a favor del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República, previo a la aprobación del presente contrato, una fianza de cumplimiento equivalente al diez por ciento (10%) de su valor que garantiza el fiel cumplimiento de todas y cada una de sus obligaciones contractuales, calculándose la parte incumplida, en caso así fuera, en aprobación al monto total, lo que podrá ser establecido por el agente fiscalizador que se designe especialmente. Esta fianza deberá ser extendida por una empresa legalmente establecida para operar en el país, y se hará efectiva por medio del Consejo Nacional de la Juventud, de la Presidencia de la República, cuando ocurra el incumplimiento; para el efecto, el Consejo Nacional de la Juventud dará audiencia por dos (2) días a la institución afianzadora para que exprese lo que considere pertinente, efectuando lo cual o vencida la audiencia sin que se presente ninguna exposición, “EL ESTADO” sin más trámite, ordenará el requerimiento respectivo y la institución afianzadora hará el pago dentro del término de diez (10) días contados a partir del requerimiento, circunstancia que se hará constar en la póliza. La fianza deberá mantenerse en vigor hasta que “EL ESTADO” extienda finiquito a favor de “EL TÉCNICO”. Asimismo, la fianza de
23 cumplimiento deberá contener expresamente sin ninguna condición que la modifique, el compromiso de pago que asume la institución afianzadora y la vigencia de dicha póliza por el plazo de este contrato.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SEXTA: PROHIBICIONES: “ EL TÉCNICO” tiene prohibido ceder los derechos provenientes del presente contrato así como proporcionar información a terceros sobre los asuntos que son de su conocimiento como resultado de los servicios que preste, bajo prevención de nulidad del contrato. Así mismo, tiene prohibido adquirir compromisos a nombre “DEL ESTADO”, así como utilizar el nombre “DEL ESTADO” para fines personales o que no sean parte de sus atribuciones.------SÉPTIMA: DECLARACIÓN JURADA: “EL TÉCNICO” declara bajo juramento que no se encuentra comprendido en las limitaciones contenidas en el artículo ochenta (80) de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto número cincuenta y siete guión noventa y dos (57-92) del Congreso de la República, y sus Reformas, lo cual hizo constar mediante Acta Notarial que consta en los archivos de esta dependencia.--------------------------------------------------------------------------------------------- OCTAVA: INFORMES: “EL TÉCNICO” queda obligado a presentar informes mensuales, al finalizar la vigencia del Contrato y los que solicite “EL ESTADO” cuando éste lo considere necesario dentro del plazo de este contrato.---------------------------------------------------------------------------------------NOVENA: TERMINACIÓN DEL CONTRATO: “EL TÉCNICO” faculta expresamente a “ EL ESTADO”, sin responsabilidad de su parte, para rescindir el presente contrato por cualquier motivo especialmente por las siguientes causas: a) En caso de evidente negligencia de “EL TÉCNICO” en la prestación de los servicios contratados o negativa infundada de cumplir con sus obligaciones contractuales; b) Si se le embargan sumas que debieran pagársele por los servicios prestados, siempre que esto le impida cumplir con sus obligaciones; c) Por vencimiento del plazo; d) Por rescisión acordada mutuamente entre los otorgantes”; e) Por incurrir en caso fortuito o de fuerza mayor debidamente comprobados por “EL TÉCNICO” y aceptados por “EL ESTADO”; f) Por incurrir “EL TÉCNICO” en alguna de las prohibiciones de la cláusula sexta del presente contrato. Si “EL TÉCNICO” incurriere en cualquiera de las faltas previstas en los incisos a), b), d) y f), “EL ESTADO” dictará Audiencia señalando término de dos (2) días para que “EL TÉCNICO”, acompañando las pruebas y documentos necesarios, exprese lo que estime legal y pertinente en defensa de sus intereses. Vencido el término antes indicado, “EL ESTADO” resolverá con las pruebas presentadas, dar por terminado el contrato; o en caso así proceda, dando por desvanecido el cargo formulado. Si “EL ESTADO” injustificadamente retrasa los pagos a que se refiere la cláusula tercera de este contrato, transcurridos treinta (30) días después de haber concluido los trámites de autorización del pago de sus servicios, “EL TÉCNICO” podrá dar por terminado el contrato sin responsabilidad de su parte; g) por insuficiencia presupuestaria y financiera y h) si así conviniere a los intereses del “EL ESTADO”. i) En caso fortuito o de fuerza mayor que impida a cualquiera de las partes, cumplir con sus obligaciones, se convendrá en dar aviso por escrito de tal imposibilidad tan pronto se tengan noticias o causas; en tal caso ninguna de las partes incurrirá en responsabilidad por incumplimiento.--------------------------------------------------------------------------DÉCIMA: CONTROVERSIA: Los otorgantes convenimos expresamente en que cualquier diferencia o reclamo que surja entre ambos, derivado de la interpretación del presente contrato, será resuelto directamente con carácter conciliatorio, pero si no fuera posible llegar a un acuerdo, la cuestión o
24 cuestiones a dilucidar se someterá a la jurisdicción del Tribunal de lo Contencioso-Administrativo, debiendo ajustarse a lo que dispone el artículo ciento dos (102) de la Ley de Contrataciones del Estado. Decreto Número cincuenta y siete guión noventa y dos (57-92).---------------------------------------DÉCIMA PRIMERA: IMPUESTOS: Queda entendido que los impuestos que conforme a la Ley se cause en virtud del presente contrato, serán absorbidos por la parte a quien la Ley imponga dicha carga tributaria y mediante el procedimiento establecido para ello.-------------------------------------------DÉCIMA SEGUNDA: CARÁCTER DE LOS SERVICIOS Y DEL CONTRATO: Los servicios pactados son de carácter técnicos, el presente contrato no constituye firme relación laboral entre las partes, por cuanto la retribución acordada por los servicios no tiene carácter o calidad de sueldos o salarios sino de “Honorarios” de acuerdo a lo establecido en los artículos dos mil veintisiete (2027) y dos mil veintiocho (2028) del Decreto Ley número ciento seis (106) del Código Civil. Además, “EL TÉCNICO” no tiene carácter de Servidor Público de conformidad con lo preceptuado por el artículo cuarto (4º.) de la Ley de Servicio Civil, Decreto mil setecientos cuarenta y ocho(1748) consecuentemente no adquiere derecho a las prestaciones de carácter laboral que la Ley otorga a los Servidores Públicos, por lo que “EL TÉCNICO” no se le hará ningún descuento de los que establecen las leyes para aquellos, y de conformidad con lo dispuesto por las normas segunda y octava (II y VIII) de la Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil, de fecha dos (2) de enero de mil novecientos noventa y siete (1997).---------------------------------------------------------------------------------------------------------------DÉCIMA TERCERA: EVALUACIÓN DE LOS SERVICIOS. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y FINIQUITO: a) Evaluación: Los servicios técnicos contratados serán evaluados por el funcionario que designe el Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República, mediante los informes mensuales que “EL TÉCNICO” presente. b) Liquidación del Contrato y Finiquito: para liquidar el contrato deberá presentar “EL TÉCNICO” su último informe mensual, un informe final sobre los servicios prestados durante el periodo de vigencia del Contrato y si “EL ESTADO” lo aprueba, otorgar el finiquito correspondiente previa solicitud del interesado.----------------------DÉCIMA CUARTA: APROBACIÓN DEL CONTRATO: Para que el presente contrato surta sus efectos legales y obligue a las partes, deberá ser aprobado de conformidad con el Artículo número cuarenta y ocho (48) de la Ley de Contrataciones del Estado Decreto número cincuenta y siete guión noventa y dos (57-92) del Congreso de la República.----------------------------------------------------DÉCIMA QUINTA: DOCUMENTACIÓN: Forma parte de este contrato y quedan incorporados a él, todos los documentos que integran el expediente, especialmente los informes mensuales, los cuales está obligado a presentar “EL TÉCNICO”, los que serán propiedad exclusiva “DEL ESTADO”; así como todos los documentos, proyectos, campañas, imágenes, audios, videos y demás creaciones que quedan almacenadas en cualquier medio y que sean producto del presente contrato, serán propiedad “DEL ESTADO”.---------------------------------------------------------------------------------------------DÉCIMA SEXTA: SANCIONES: En caso que “EL TÉCNICO” incumpliere con lo pactado por las cláusulas contenidas en el presente contrato, se hará acreedor a sanción pecuniaria por cada día de atraso en que incurra, en una suma equivalente al cero punto cinco por millar (0.5%) del valor total del contrato, salvo caso fortuito o de fuerza mayor debidamente comprobado y aceptados por “EL ESTADO”.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
25 DÉCIMA SÉPTIMA: ACEPTACIÓN DEL CONTRATO: En los términos y condiciones estipuladas, “EL ESTADO” y “EL TÉCNICO”, aceptamos el presente contrato el que leído íntegramente y enterados de su contenido, objeto, validez y efectos legales, lo ratificamos, aceptamos y firmamos en cinco (5) hojas de papel con membrete del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República.
______________________ _________________________
“EL ESTADO” “EL TÉCNICO”
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FORMULARIOS
ANULACIÓN DE CONTRATOS 029 Form. AC-029-001 INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES POR SERVICIOS TÉCNICOS Y
PROFESIONALES, CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029.
Form. IM-RH-C029-002