Manual de Cxc

FORMATOS EFICIENTES

Manual de UsuarioCuentas a Cobrar

Departamento de CapacitacinMarzo 2011

Cuentas a Cobrar

INDICEDatos Maestros de Clientes 4

Creacin / Modificacin / Visualizacin de Clientes. 4

Visualizar Modificaciones 10

Bloquear Clientes 11

Marcar para borrado clientes 11

Operaciones con Clientes 13

Generar Factura de Cliente Mayorista (Hasar) y generacin factura SAP 13

Contabilizacin de Nota de Crdito 14

Visualizar Documento FI 15

Modificar Documento FI 17

Visualizar Modificaciones de Documento 19

Modificacin posicin documento FI 20

Anular Documento FI 21

Anular en Masa Documentos FI 22

Visualizar Saldos de Clientes 23

Visualizar Partidas de Clientes 25

Compensar deudor 27

Traslado Deudor con Compensacin 29

Anular Compensacin 33

Operaciones de Cobranzas 34

Contabilizar Entrada de Pagos 34

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Contabilizar entrada de pagos rpida

Cobranza con efecto

Rechazo de cheques de terceros

Contabilizacin documento multisociedad

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Datos Maestros de Clientes

Creacin / Modificacin / Visualizacin de Clientes.Transaccin FD01 / FD02 / FD03

En esta transaccin se crean los datos maestros de los clientes. Para crearlos, se debe ingresar el Grupo de cuentas

El recuadro Modelo se utiliza para copiar los datos de un Deudor existente

Hacer click en o presionar ENTER.

En la etiqueta Direccin ingresar el nombre y el domicilio

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En la etiqueta Datos de Control ingresar los datos fiscales como el CUIT, el nmero de Ingresos Brutos.

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En la etiqueta Pagos ingresar los datos bancarios.

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Seleccione Datos de Sociedad .

En la etiqueta Gestin de Cuenta, ingrese la Cuenta Asociada

Los datos de Cdigo de Actividad y Clase de Distribucin los utiliza SAP para la distribucin de las ventas para el convenio multilateral. Esta informacin deber tomarse desde el sistema facturador.

Seleccione Grabar o Ctrl+S.

Para Modificar los datos maestros del deudor se utiliza la transaccin FD02

Ingresar el nmero del Deudor a modificar y la Sociedad.

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Hacer click en o presionar ENTER.

Se visualizan todos los campos para modificaciones.

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Para visualizar los datos maestros del deudor se utiliza la transaccin FD03

Ingresar el nmero del Deudor a modificar y la Sociedad.

Hacer click en o presionar ENTER. Se visualizan todos los campos sin permitir modificaciones.

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Visualizar ModificacionesTransaccin FD04

Ingresar el nmero del Deudor y la Sociedad

Al presionar ENTER se visualiza un campo que ha sido modificado.

Presionando el botn o haciendo doble click en el nombre del campo se visualizan los valores anterior y nuevo del campo que ha sido modificado.

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Bloquear ClientesTransaccin FD05

Esta transaccin se utiliza para impedir contabilizaciones en cuentas de Deudores.

Ingresar el Deudor y la Sociedad

Hay dos posibles bloqueos de contabilizacin: Para todas las sociedades o para la sociedad seleccionada. Al intentar contabilizar a esta cuenta se impedir mostrando un mensaje de error.

Se debe tildar la opcin deseada y grabar o Ctrl+S.

Marcar para borrado clientesTransaccin FD06

Ingresar el Deudor y la Sociedad

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En el recuadro Peticiones de borrado:

Todas las reas: Indica que deben borrarse todos los datos del registro maestro.

Sociedad seleccionada: Indica que deben borrarse los datos especficos de sociedad del registro maestro.

El borrado se realiza con el programa de archivo de deudores o acreedores. Este programa archiva los registros maestros marcados para borrar, si no existen datos dependientes.

En el recuadro Bloqueos de borrado

Datos generales: Indica que no se pueden borrar los datos generales del registro maestro.

Sociedad seleccionada:Indica que no se pueden borrar los datos especficos de sociedad del registro maestro.

En el caso de que se haya fijado este indicador no se borrarn los datos generales correspondientes.

Se debe tildar la opcin deseada y grabar o Ctrl+S.

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Operaciones con Clientes

Generar Factura de Cliente Mayorista (Hasar) y generacin factura SAPEstos documentos sern ingresados en forma automtica diariamente por la Interfaz de conexin con Hasar.

En estos documentos se observaran todos los medios de pago contra las ventas por departamento efectuadas y el IVA correspondiente. Tambin se generaran las notas de crdito.

En SAP si este asiento no se generara automticamente, o bien si se desearan registrar ventas de modo manual la transaccin para generar facturas de clientes es la FB70

Se debe completar con el centro de beneficio correspondiente en este caso tienda 005 Venta limpieza.

Luego Grabar

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Contabilizacin de Nota de CrditoTransaccin FB75

En la etiqueta Datos Bsicos ingresar el nmero de Deudor, la Fecha del Documento, el nmero oficial en el campo Referencia, el Importe, el indicador de Impuestos.

En las posiciones ingresar la Cuenta de Mayor, el Importe, el indicador de Impuestos y el Centro de Beneficios.

Presionar ENTER

Para poder simular y/o grabar el status de la posicin tiene que quedar con un tilde y el saldo

en cero con luz verde .

Clickear para ver como se va a registrar el documento.

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Contabilizar clickeando o Ctrl+S.

Visualizar Documento FITransaccin FB03

Indicar el nmero de documento a visualizar.

Al presionar ENTER se visualizan todas las posiciones del documento

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Para visualizar en detalle cada posicin hay que hacer doble click sobre la misma.

Para visualizar la cabecera del documento clickear o F5.

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Modificar Documento FITransaccin FB02

Slamente se pueden modificar algunos campos del documento, estos son los que tienen color blanco y el que tiene color amarillo que es el campo activo.

Se pueden modificar algunos campos de las posiciones o de la cabecera.

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Visualizar Modificaciones de DocumentoTransaccin FB04

Para visualizar las modificaciones del documento ingresar el nmero de documento y presionar ENTER

Se visualizan las modificaciones

Haciendo doble click sobre el campo se ven los valores que tuvo el mismo.

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En este caso el campo Texto fu modificado 2 veces.

Modificacin posicin documento FITransaccin FB09

En esta transaccin hay que indicar el nmero de documento, la sociedad, el ejercicio y la posicin a modificar.

Presionar ENTER

Los campos posibles de modificaciones son los que estn en blanco o amarillo (no grisados).

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Grabar clickeando o Ctrl+S

Anular Documento FITransaccin FB08

Ingresar el nmero de documento a anular, tener en cuenta que slo se anulan las partidas abiertas, no las compensadas. Tambin ingresar el motivo de anulacin, la fecha de contabilizacin y el perodo contable.

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Contabilizar

Anular en Masa Documentos FITransaccin F.80

Ingresar la sociedad, desde que nmero a que nmero de documento se va a eliminar, el ejercicio. El motivo de anulacin, la fecha de contabilizacin y el perodo contable.

Ejecutar en modo Test para ver los documentos posibles de anulacin.

Se visualizan los documentos anulables y los no anulables

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Volver a Ejecutar destildando Test para que los cambios queden efectivos.

Visualizar Saldos de ClientesTransaccin FD10N

Ingresar el nmero del Deudor, la Sociedad y el Ejercicio. Luego ejecutar con o F8.

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Haciendo doble click sobre los importes se visualizan las partidas que lo componen.

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Visualizar Partidas de ClientesTransaccin FBL5N

Ingresar la cuenta del Deudor y la Sociedad.

En el recuadro Seleccin de partidas seleccionar entre Partidas abiertas, Partidas compensadas o Todas las partidas. Adems indicar entre que fechas se solicita la informacin.

Las partidas abiertas son las partidas no cobradas y las partidas compensadas son las cobradas.

En este caso se seleccionan Todas las partidas sin lmites en el rango de fechas

Ejecutar o F8 para acceder a los datos.

Se visualizan todas las partidas.

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Las que tienen luz roja son las partidas abiertas y las de luz verde son las partidas compensadas.

Si desea buscar otros campos hay clickear Modificar disposicin

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Por ejemplo el campo Referencia: Marcar el campo y luego marcar el campo donde se quiere ubicar encima en el recuadro izquierdo.

Clickear para tomar ese campo y .

Compensar deudorTransaccin F-32

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Presionar ENTER o clickear en . Activar las partidas a compensar y simular el documento.

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Se genera un documento de compensacin sin posiciones.

Contabilizar o Ctrl+S

Traslado Deudor con Compensacin

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Transaccin F-30

Traslada la deuda entre Deudores

Presionar ENTER o clickear

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Clickear . Ingresar el deudor que se le va a trasladar las partidas

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Simular el documento


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Anular CompensacinTransaccin FBRA

Escribir el nmero de documento de compensacin a anular

Clickear o Ctrl+S para anular la compensacin.

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Operaciones de Cobranzas

Contabilizar Entrada de PagosTransaccin F-28

Ingresar la Fecha del Documento, En el recuadro Datos bancarios la cuenta del banco, el importe. Las Cuentas de banco a utilizar son las terminadas en 1

En el recuadro Seleccin de partidas abiertas ingresar la cuenta del cliente


Seleccionar las partidas que se estn pagando haciendo doble click en la posicin (las partidas activas estn en color azul). Seguido a esto simular el documento para ver cmo va a registrarse.

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Contabilizar entrada de pagos rpidaTransaccin F-26

Esta transaccin se usara cuando se cobre por cheque al da, transferencia o efectivo, el caso de cheque diferido se tratara en el punto siguiente.


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Seleccionar las partidas que se estn pagando haciendo doble click en la posicin (las partidas activas estn en color azul).

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Seguido a esto simular el documento para ver cmo va a registrarse.


Cobranza con efectoEn este punto se detallan los pasos para efectuar la cobranza de un cliente con cheque diferido.

Pasos a seguir:

1) Se contabiliza la factura de cliente (o el crdito a cobrar en este caso por las ventas mayoristas) Transaccin FB70 (en el caso de EKI vendr por Interfaz con Hasar)

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2) Se genera la posicin de efecto a cobrar mediante CME D W

Transaccin F-36

a- En la primera posicin del documento se completa el nmero de cliente y automticamente esta transaccin completa con el indicador CME W que es cobranza de cheque diferido.

b- La cuenta 11160001 (valores a dep en cartera) ser la cuenta a la que se reclasificara el crdito a cobrar. NOTA: tener en cuenta que en el mte 120 esta cuenta no se denomina de esa forma, ya que se ha cambiado su descripcin luego de realizar la carga de cuentas en el ambiente mencionado.

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En esta segunda posicin se entra los importes a cobrar del cheque, numero de cheque en el campo asignacin y fechas de emisin y vencimiento del efecto.

Aqu linkeamos esta nueva posicin contra la posicin del cliente en la factura previamente contabilizada.

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Presionamos ENTER y Nuevamente

Queda linkeado automticamente, y procedemos a GRABAR para su contabilizacin.

3) Se genera el envo del cheque en cartera al banco.En esta transaccin se selecciona el Banco al cual se deber depositar el cheque a su vencimiento.

Transaccin FBWE

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Seleccionamos la cuenta de valores a depositar en cartera, y la fecha de vencimiento (rango) desde el cual se necesita depositar los cheques.

Luego presionamos y podemos observar los efectos pendientes:

Marcamos la posicin y presionamos

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Presionamos Enter y en el cuadro siguiente se completa el banco seleccionado:

Presionamos Enter y ahora la partida aparece en verde ya que se selecciono el Banco

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Pasamos a la pestaa de Parmetros de Contabilizacin y completamos los campos necesarios.

Al finalizar, presionar GRABAR

Esto genera un batch input, presionamos ENTER

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Transaccin SM35

Aqu se ejecuta la contabilizacin pendiente generada en el punto anterior

Presionamos

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Presionamos nuevamente.

La contabilizacin ha finalizado con xito, por ende chequeamos el log:

Marcamos la sesin que corresponde

Y presionamos

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Se visualiza a travs de la FB03 el documento generado:

Rechazo de cheques de tercerosEn el caso que algn cheque de cliente, haya venido rechazado, independientemente que el valor se haya depositado o entregado a algn proveedor, Tesorera deber realizar los ajustes para volver a generar la deuda en el cliente, y en el caso que el cheque haya sido entregado a algn proveedor, generar la deuda en el mismo. Para ello debemos consultar, mediante la transaccin FBL5N

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Se accede por partidas compensadas y operaciones CME

Suponiendo que el nmero de cheque 123456 vino rechazado, hacemos doble click sobre esa posicin:

Debemos saber si el cheque vino rechazado de un banco o vino de un proveedor (dado como parte de pago). Esta diferenciacin nos indicar la manera de realizar la contabilizacin.

a-En el caso que el cheque haya venido rechazado de un banco debemos realizar lo siguiente:

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TRX: F-22Se utiliza clase de documento SA o especial para este movimiento (sera como una nota de debito al cliente por el monto del cheque)

Primera posicin: - Clave de contabilizacin: 09- Cliente del cual el cheque vino rechazado- CME: V cheques rechazados.

Clave de cuenta: 50 (Haber)

Cuenta: cuenta contable del Banco donde se rechaza el cheque.

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Cuentas a Cobrar

El documento quedara:

Se contabiliza

Luego al momento de cobrar el cheque se repiten los pasos detallados en el cobro de cheque. Con la transaccin F-36, FBWE y F-20

La particularidad para realizar la transaccin F-36 es que se deben seleccionar partidas abiertas de clientes con CME V (cheques rechazados) como se ve a continuacin:

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Cuentas a Cobrar

En la segunda posicin se completan los siguientes campos:

Luego se selecciona Tratar Partidas

Se busca por nmero de documento las partidas abiertas con indicador CME V del cliente en cuestin.

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. Se completa con el numero de documento:

Tratar partidas nuevamente

Se compensa automticamente. Grabar

Visualizar documento: FB03

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Cuentas a Cobrar

Se reclasifico el crdito a cobrar rechazado con el cheque del tercero.

El proceso sigue con la FBWE y F-20 segn detalle en apartado anterior.

4) Al llegar la fecha de vencimiento del efecto se descuenta el comprometido del cliente. Se utiliza la cuenta auxiliar posteada en punto anterior contra la cuenta del cliente.

Para visualizar los documentos a compensar, se utiliza la transaccin F_72 que lista todos los cheques pendientes por cuenta contable. Luego la compensacin de la cuenta de efectos se realiza siguiendo lo indicado en el paso siguiente:

Transaccin F-20

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En cuenta de mayor se selecciona la cuenta de valores a depositar en cartera que habamos reclasificado en la F-36.

Presionamos

Obtenemos la partida, y seleccionamos la que queremos revertir, ya que se efectu el correcto cobro del efecto y no tenemos ms ese valor a depositar a cobrar:

Grabar/contabilizar

Contabilizacin documento multisociedadEn esta seccin se podr observar cmo realizar operaciones Intercompany.

Registracin de Intercompany de cobros por cuenta y orden de:

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Cuentas a Cobrar

1) Escenario de cobro por cuenta y orden de FESA.

a- se genera factura por FB70

Visualizamos documento

b- Cobro de esa factura

Transaccin F-28

EKD cobrar esa factura

Sociedad cobradora: 2000

Cuenta Bancaria de EKD: 11136091

Marcar Otras cuentas

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Cuentas a Cobrar

Presionamos

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Cliente: 48

De sociedad: 1000 (FESA)

Partidas normales.

Click en continuar

Simular documento

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Cuentas a Cobrar

La sociedad 2000 (EKD) le debe $3.000 a la 1000 (FESA) ya que cobro por cuenta y orden.

Grabar

Se generan dos documentos por separado, y uno multisociedad que los linkea, informado en el campo N Multisociedad de cada uno de ellos, como se observa a continuacin al acceder desde la transaccin FB03

Documento generado en EKD:

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Cuentas a Cobrar

Doc generado en FESA

El documento multisociedad se visualiza desde la Transaccin FBU3

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c- Se traslada los saldos de cuentas IntercompanyTransaccin F-30

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Cuentas a Cobrar

Esta transaccin se utiliza cuando obtenemos por ejemplo:

FESA (1000)

Interco a cobrar de 2000 = 3,000.00

Interco a pagar a 2000 = - 5,000.00

La cuenta de pasivo queda con un saldo de 2.000 al trasladar el saldo de la cuenta de activo a la de pasivo. Queda saldo a pagar por parte de FESA (1000) a EKD (2000).

2) Escenario de facturacin entre empresas

a- EKI le factura a Leaderprice

Transaccin FB70

EKI le emite factura a LP

24 es el cliente LeaderPrice.

Grabar

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Cuentas a Cobrar

b- LeaderPrice carga la factura del proveedor EKI

Transaccin FB60

Seteamos que sea para la sociedad 3000 en

Luego cargamos las partidas:

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Cuentas a Cobrar

NOTA: La cuenta 21111024 se denominara INTERCO A PAG A EKI.

d- LP le paga a EKI mediante transferenciaVer proceso en Transaccin F110

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Cuentas a Cobrar

En la posicin del documento de proveedor a pagar se debe agregar antes la va de pago T.

e- se genera la cobranza desde EKI

Ver proceso de Cobranza por Transaccin F-28.

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