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Edición: 01 1 Revisión : 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTO
UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
AUTORIZÓ:
ELABORÓ:
Licda. Bangi Encargada d Documental y Archivo.
VISTO BUENO:
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Edición: 01 1 Revisión: 02 1 Fecha: Dic iembre 2018 1 Modificación: 01
UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO INTITUCIONAL
Página 2 de 17
MDP MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE nr rR.\nAl l) 11"""""" 2018
Edición: 01 1 Revisión: 02
1.0 INFORMACIÓN GENERAL
Nombre/ Titulo del Puesto:
Puesto Superior Inmediato:
Departamento/Sección/Unidad:
2.0 MISIÓN
PUESTOS r rRrY1,1t',, S\.l( 1:\ 1
1
GOBIERNO O t H ~ -\L\~\ DO H:
Fecha: Diciembre 201 8 1 Modificación: 01
Encargado(a) de Archivo Institucional.
Ministra(o) , Viceministro(a) y Dirección Ejecutiva.
Unidad de Gestión Documental y Archivo
Institucional.
Dirigir, coordinar y organizar la información y archivos contenido en la Institución,
clasificándolos y archivándolos con el fin de poder facilitar efectivamente al
derecho de los ciudadanos(as) de acceder a la información pública, tal y como lo
establece la Ley de Acceso a la Información Pública y el Instituto de Acceso a la
Información Pública.
3.0 FUNCIONES / ACTIVIDADES BÁSICAS
1. Recibir la entrada de nuevos registros de documentos y archivos de la
1 nstitución.
2. Comunicarse con todas las áreas que producen registros y documentos
para coordinar el ordenamiento, codificación, clasificación y
conservación para efectuar el resguardo respectivo.
3. Realizar la descripción bibliográfica e indización de la información
institucional .
4. Conservar, clasificar y archivar adecuadamente información y
documentación que facilite brindar una respuesta rápida y oportuna.
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Edición: 01 1 Revisión: 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
5. Ingresar la información a la base de datos bibliográfica.
6. Evaluar los expedientes en los archivos para completar los inventarios
publicados en la guía de Organización de Archivo.
7. Velar por el control de calidad de la información registrada en base la de
datos bibliográficos.
8. Resolver las búsquedas bibliográficas que solicitan los usuarios(as).
9. Atender a los usuarios(as) internos que soliciten la información de su
respectiva dependencia.
1 O. Recabar información y documentación histórica, clasificarla , hacer
Descripción bibliográfica e indizar.
11. Llevar estadística de los usuarios(as) y niveles de uso de la
documentación existente.
12. Digitalizar la información que se encuentre en duro (escaneo o
levantamiento de texto en procesador de palabras).
13. Empastar o encuadernar los documentos que lo requieran para asegurar
que no se deterioren.
14. Sacar fotocopias de documentos o reproducciones electrónicas.
15. Diseñar un sistema para facilitar la obtención de la información
internamente y proponer las medidas necesarias para la organización de
los archivos.
16. Colaborar en el mantenimiento y actualización de la página web
institucional, en lo que concierne a archivos.
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Edición: 01 1 Revisión: 02 l Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
17. Apoyar en la solución de problemas relacionados con la búsqueda de
información y documentación de carácter histórico.
4.0 Nivel de Autoridad
Jefatura Inmediata Título del Puesto Ministra(o) Ministra(o) de Trabajo y Previsión
Social Viceministra(o) Viceministra(o) de Trabajo
Previsión Social Director(a) Director(a) Ejecutiva
Puestos bajo su Cargo Título del Puesto Colaborador(a) Colaboradora Administrativa de
Archivo Institucional Auxiliar Auxiliar de Archivo Institucional Ordenanza Ordenanza de Archivo Institucional
5.0 CONTEXTO DEL PUESTO DE TRABAJO
5.1 Resultados Principales
Mantener un sistema de bibliotecario eficaz y eficiente con una catalogación y clasificación de la información, salvaguardando tanto física como digital la información institucional.
5.2 Marco de Referencia para la Actuación
• Constitución de la República de El Salvador.
• Ley de Acceso a la Información Pública.
• Reglamento de la Ley de Acceso a la Información Pública.
• Tratados y Convenios Internacionales de los Derechos Humanos.
• Convención Americana sobre Derechos Humanos.
y
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Edición: 01 1 Revisión: 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
• Convención lnteramericana Contra la Corrupción .
• Convención de las Naciones Unidas Contra la Corrupción.
6.0 PERFIL DE CONTRATACIÓN
6.1 Formación Básica
Indispensable Poseer título universitario en Administración de Empresas, Derecho, Ingeniería Industrial u otra carrera afín.
Deseable Diplomados, atención a cursos de orientación
Afín al cargo.
6.2 Conocimientos Específicos
Indispensable Conocimiento en Bibliotecología.
Conocimiento en manejo de archivos y documentación
Deseable Conocimiento en Programas utilitarios de
Computación Manejo de bases de datos.
6.3 Experiencia Previa
De preferencia dos años de ejercicio profesional en labores similares.
7 .O OTROS ASPECTOS
Valores generales de la persona que ocupa el puesto.
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Edición: 01 1 Revisión: 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
• Ética
• Integridad
• Calidad de trabajo
• Orientación a los resultados
• Compromiso
• Capacidad para aprender
• Responsabilidad
• Tolerancia a la presión
• Trabajo en equipo .
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MDP MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE t>T r ~ \ 1: \ltl 11 """""'" 2018
Edición: 01 1 Revisión: 02
1.0 INFORMACIÓN GENERAL
Nombre/ Titulo del Puesto:
Puesto Superior Inmediato:
Departamento/Sección/Unidad:
Número de Puesto:
2.0 MISIÓN
PUESTOS ) l'kl\bh1' , <.,(ll l \l
1
GOBI ERN O PI t- 1 , .\l\ ,\D(J J.:.
Fecha: Diciembre 2018 l Modificación: 01
Colaborador(a) Administrativa de Archivo 1 nstitucional.
Encargada de Unidad de Gestión Documental y Archivo.
Unidad de Gestión Documental y Archivo .
1
Colaborar y servir de apoyo, ejecutando de acuerdo a las directrices, las tareas archivísticas de recepción, clasificación , organización, control.
3.0 FUNCIONES/ ACTIVIDADES BÁSICAS
1. Cotejo de los documentos trasferidos
2. Elaboración de Inventario.
3. Elaboración de índice y viñetas para la identificación de series
documentales.
4. Monitoreo de Elaboración de cuadros de control en las diferentes oficinas.
5. Señalización e identificación de las instalaciones.
6. Gestión y control de préstamos, devoluciones y reproducciones.
7. Otras tareas que sean encomendadas por jefatura inmediata.
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MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE 11"'"'""'º MDP nr TR -\ n,11,J
PUESTOS r rRLVh(I..'' ~\)( lt\l.
2018 GOBIERNO Dt. H ~.\ l \.A l>ON.
Edición: 01 1 Revisión : 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
4.0 ESTRUCTURA DEL PUESTO
Jefatura Inmediata Título del Puesto Encargada Encargada de Unidad de
Gestión Documental y Archivo.
Puestos bajo su Cargo Título del Puesto N/A
5.0 CONTEXTO DEL PUESTO DE TRABAJO
5.1 Resultados Principales
Mantener un sistema de bibliotecario eficaz y eficiente con una catalogación y clasificación de la información, salvaguardando tanto física como digital la información institucional.
5.2 Marco de Referencia para la Actuación
• Constitución de la República de El Salvador.
• Ley de Acceso a la Información Pública.
• Reglamento de la Ley de Acceso a la Información Pública .
• Convención lnteramericana Contra la Corrupción.
• Convención de las Naciones Unidas Contra la Corrupción.
6.0 PERFIL DE CONTRATACIÓN
6.1 Formación Básica
1 nd ispensable: Estudiante de carreras afines al área.
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PUESTOS ) l'Hl\l'.:,1\1', '('l 1 \1
2018 GOBIERNO LH l: l '-..-\1 \·,-\00~
Edición: 01 1 Revisión: 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
Deseable Diplomados, atención a cursos de orientación
Afín al cargo.
6.2 Conocimientos Específicos
Indispensable Conocimiento en Bibliotecología.
Deseable
Conocimiento en manejo de archivos y documentación
Conocimiento en Programas utilitarios de
Computación Manejo de bases de datos.
6.3 Experiencia Previa
De preferencia dos años de ejercicio profesional en labores similares.
7 .O OTROS ASPECTOS
Valores generales de la persona que ocupa el puesto.
• Ética
• Integridad
• Calidad de trabajo
• Orientación a los resultados
• Compromiso
• Capacidad para aprender
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MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE 11""""."" MDP or rR"'n'll) PUESTOS \' PRn·1..,. 1(1'\
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2018 GOBI ERNO t) J t l ~.-\ l \.,\l)(.l)(
Edición: 01 1 Revisión: 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
• Responsabilidad
• Tolerancia a la presión
• Trabajo en equipo.
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2018
Edición: 01 1 Revisión: 02
1.0 INFORMACIÓN GENERAL
Nombre/ Titulo del Puesto:
Puesto Superior Inmediato:
Departamento/Sección/Unidad:
Número de Puesto:
2.0 MISIÓN
1
GOBIEnNO DL H '.-,..\L\ .-\DO M
Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
Auxiliar de Archivo Institucional.
Encargada de Unidad de Gestión Documental y Archivo.
Unidad de Gestión Documental y Archivo .
1
La misión del puesto es la recepción , organización y control de documentos que envíen del Ministerio Central.
3.0 FUNCIONES / ACTIVIDADES BÁSICAS
1. Facilitar y mantener un excelente sistema de gestión documental. 2. Mantener un archivo visible ordenado, limpio y funcional. 3. Mantener los archivos físicos y digitales debidamente actualizados.
4.0 ESTRUCTURA DEL PUESTO
Jefatura Inmediata Título del Puesto Ministra( o) Ministra(o) de Trabajo y Previsión
Social Viceministra(o) Viceministra(o) de Trabajo y
Previsión Social Director(a) Director(a) Ejecutiva
Encargada Encargada de Unidad de Gestión Documental y Archivo.
Puestos bajo su Cargo Título del Puesto N/A
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MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE . ... ,., .... ., MDP nr I R\1, , 1n
PUESTOS Y PRf \ hl1.Y~ ',(I( l:\L
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Edición: 01 1 Revisión: 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
5.0 CONTEXTO DEL PUESTO DE TRABAJO
5.1 Resultados Principales
Mantener un sistema de bibliotecario eficaz y eficiente con una catalogación y clasificación de la información, salvaguardando tanto física como digital la información institucional.
5.2 Marco de Referencia para la Actuación
• Constitución de la República de El Salvador.
• Ley de Acceso a la Información Pública.
• Reglamento de la Ley de Acceso a la Información Pública.
• Convención lnteramericana Contra la Corrupción.
• Convención de las Naciones Unidas Contra la Corrupción.
6.0 PERFIL DE CONTRATACIÓN
6.1 Formación Básica
Indispensable:
Deseable
Estudiante de carreras afines al área
Diplomados, atención a cursos de orientación
afín al cargo.
6.2 Conocimientos Específicos
Indispensable Conocimiento en Bibliotecología.
Deseable
Conocimiento en manejo de archivos y documentación
Conocimiento en Programas utilitarios de
Computación Manejo de bases de datos.
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MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE 11 '"""'""' MDP IH I R \I~ \fP
PUESTOS \ l'RI \l"h,, "1(1( 1 \1
2018 GOBI ERNO lH t-1 ' -\l\ AllO N.
Edición: 01 1 Revisión: 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
6.3 Experiencia Previa
De preferencia 2 años de experiencia en puestos similares en instituciones
públicas o privadas.
7 .O OTROS ASPECTOS
Valores generales de la persona que ocupa el puesto.
• Calidad de trabajo
• Orientación a los resultados
• Compromiso
• Capacidad para aprender
• Responsabilidad
• Trabajo en equipo .
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MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE 11"""""" MDP nr rR-\ 1, ., 10
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2018 GOBI ERNO 01 l'..l ~ . .\L\Al)O k
Edición: 01 1 Revisión : 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
1.0 INFORMACION GENERAL
Nombre/ Título del Puesto: Ordenanza de Archivo Institucional
Puesto Superior Inmediato: Encargada de Archivo Institucional.
Dirección: Unidad de Gestión Documental y Archivo
Departamento/Sección/Unidad: Unidad de Gestión Documental y Archivo
Número de Puesto: 1
2.0 MISIÓN
Hacer que todo quede limpieza con toda honestidad
3.0 FUNCIONES/ACTIVIDADES BASICAS
1. Pulido de piso en las distintas oficinas del Ministerio de Trabajo y previsión Social.
2. Lavar y poner agua purificada en los oasis. 3. Limpiar el área del parqueo, del jardín . 4. Otras funciones/actividades afines asignadas por la jefatura. 5. Limpieza de las instalaciones del Ministerio de Trabajo y Previsión Social.
4.0 ESTRUCTURA DEL PUESTO
Jefatura Inmediata Título del Puesto Ministra(o) Ministra(o) de Trabajo y Previsión
Social
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MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE 11'""'""" MDP I)! 1 ~ \ t. \J ll
PUESTOS , r 1<1 \"l "'h '' " C.. 1( 1\ 1
2018 GOBIERM) t>t 1-l ~ \I \ ,-\Dt lt,i:
Edición: 01 1 Revisión: 02 1 Fecha: Diciembre 2018 1 Modificación: 01
Viceministra(o) Viceministra(o) de Trabajo y Previsión Social
Director(a) Director(a) Ejecutiva
Jefatura Jefatura Unidad de Gestión Documental y Archivo.
Puestos bajo su Cargo Título del Puesto N/A
5.0 CONTEXTO DEL PUESTO DE TRABAJO
5.1 Resultados Principales
Garantizar que las instalaciones, se encuentren en condiciones de limpieza y
orden.
5.2 Marco de Referencia para la Actuación
Lineamientos de parte de la jefatura
6.0 PERFIL DE CONTRATACIÓN
6.1 Formación Básica
Indispensable Poseer 9º Grado o Título de Bachiller General
6.2 Conocimientos Específicos
Indispensables
6.3 Experiencia Previa
Conocimientos básicos sobre el funcionamiento de
equipo de oficina y de limpieza
De preferencia 2 años de experiencia en puestos similares en instituciones
públicas o privadas.
Pági na 16 de 17
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE MDP PUESTOS 2018
Edición: 01 1 Revisión: 02 1 Fecha: Diciembre 2018
7.0 OTROS ASPECTOS
Valores generales de la persona que ocupa el puesto
•
•
•
•
•
•
Imagen personal
Actitud de servicio
Responsabilidad
Trabajo en equipo
Buenas relaciones interpersonales
Disciplina
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