Manual de Enfermeria

Sistema Hospitalario ASSIST

Módulo Estación de Enfermeras

Assist Versión 6.0 Módulo Estación de Enfermeras

Derechos reservados por: Grupo T.C.A de México, S.A. de C.V.

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Tabla de Contenido Pag.

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE ASSIST ............................................................................................................................5 CONCEPTOS GENERALES DE ASSIST.........................................................................................................................................6 TECLAS DE FUNCIÓN ...................................................................................................................................................................6 TECLAS ESPECIALES ...................................................................................................................................................................7 QUÉ ES ASSIST ?........................................................................................................................................................................8 PANTALLAS .................................................................................................................................................................................9 A) PANTALLA DE ENTRADA ........................................................................................................................................................9 B) PANTALLAS DE MENÚ ..........................................................................................................................................................10 C) PANTALLAS DE CAPTURA .....................................................................................................................................................11 D) PANTALLAS DE CONSULTA ..................................................................................................................................................12 ENTRANDO AL MÓDULO ESTACIÓN DE ENFERMERAS .............................................................................................................13 SOL. ESTUDIOS/MATERIALES ...................................................................................................................................................15

Qué es una Cancelación de Requisición y cuáles son sus motivos?.................................................................................16 Pasos para cancelar una Requisición.................................................................................................................................16 Otra forma de cancelar una Requisición............................................................................................................................17 Cómo hacer una Devolución ?............................................................................................................................................17 Cómo modificar una Requisición ?.....................................................................................................................................17

BOTIQUÍN (STOCK)....................................................................................................................................................................19 SOLICITUDES PENDIENTES POR SURTIR ....................................................................................................................................21

Ventas por Artículos.............................................................................................................................................................22 Detalle de Solicitudes...........................................................................................................................................................24



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Características principales de ASSIST El sistema ASSIST es fácil de aprender, gracias a las siguientes características:

Es consistente en cuanto a su personalidad y apariencia:

Los módulos que los conforman presentan la misma filosofía de operación, por lo que una vez que se haya familiarizado con alguno de ellos, le será verdaderamente sencillo operar cualquier otro. Es Autodidacta: Las pantallas contienen información precisa, que le permite, en todo momento saber que hacer y cómo hacerlo. Se basa en una estructura de Menús: Los menús ofrecen al usuario sin experiencia, un aprendizaje confiable, rápido y eficiente, guiándolo a través de ASSIST mediante la selección de opciones.

Utiliza las teclas de función para asociar acciones frecuentes: Estas teclas le permiten realizar operaciones que se presentan continuamente a través de ASSIST, tales como Grabar, Ignorar, Terminar o Buscar. Auto - análisis de tareas: ASSIST asegura que todos los pasos necesarios para ejecutar una tarea sean tomados en el orden adecuado y que la información proporcionada sea la correcta, desplegando en su caso, mensajes que indicarán el tipo de error en que hubiere incurrido y la manera de corregirlo. Información de rápido acceso: Explotación de la información en forma ágil gracias a las pantallas de consulta. El sistema utiliza la memoria de la máquina para facilitar el acceso de los artículos (Servicios y Estudios) en las pantallas de operación por medio de fracciones de descripción o de nombre etc.



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Conceptos generales de ASSIST

Teclas de Función Las teclas de función se encuentran localizadas en la parte superior izquierda de su teclado. Estas teclas (<Esc> a la F11) son constantemente utilizadas al trabajar con ASSIST. En las pantallas del sistema se muestran las teclas de función y su actividad asociada. La descripción la podrá observar en la parte derecha de la tecla. En cada pantalla deberá presionar la tecla de función que se adapte a sus necesidades; después de presionarlas, no es necesario presionar <ENTER>. A continuación se describen las teclas y su función asociada: TECLA / FUNCION COMENTARIO

Aborta la tarea que se esté llevando a cabo. Salir de un menú o de la opción en que se encuentre.

Indica que si la información que se encuentra en los campos de la pantalla es correcta, puede entonces pasar a la siguiente función.

Evita que los cambios hechos sean grabados. La Información anterior queda intacta. Evita la ejecución de alguna otra opción.

Reemplaza la información anterior por la desplegada en la pantalla. Graba los cambios hechos.

Permite modificar una vez más la información desplegada en pantalla antes de grabarla.

Elimina definitivamente el registro o información desplegada en pantalla.

Indica proseguir con la tarea, programa o proceso en cuestión. En caso de consultas, despliega el registro siguiente.

Esta opción, puede cambiar en ocasiones, sin embargo por lo general activa la posibilidad de imprimir el documento de la operación anterior.



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Teclas Especiales La tecla de Retorno de Carro (CR, ENTER o RETURN) es utilizada para aceptar datos. Transmite la información capturada o por omisión a la computadora. Si hay varios campos en pantalla, además de lo anterior, desplaza el cursor al campo siguiente. Se encuentra en la parte derecha de la sección alfanumérica del teclado. En el documento se hace referencia a esta tecla con la sigla <ENTER>.

La tecla regresa una pantalla, aborta la tarea que se esté llevando a cabo y salir de un menú o de la opción en que se encuentre. ?<ENTER>: En los campos donde existe un catálogo, lo llevará a una pantalla de consulta de dicho catálogo y ahí buscar, imprimir o seleccionar.



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Qué es ASSIST? El sistema ASSIST es un sistema de información consistente en un conjunto de programas y una base de datos que provee la información necesaria para el control y buen manejo de la operación de empresas dedicadas al ramo de Hospitales. Este consta de dos partes: Configuración y Operación. El módulo de Configuración ofrece la posibilidad de adaptar el sistema a las características específicas de su empresa o negocio. En el se proporcionan los Datos Generales, las Claves de seguridad e información básica, como son los Catálogos de Formas de Pagos, Clientes, Usuarios, etc. El módulo de Operación permite alimentar la información, efectuar procesos, hacer consultas y obtener los reportes operativos y estadísticos necesarios, que le ayudarán a la gerencia a tomar decisiones importantes en forma más ágil y oportuna. Para permitir el acceso al módulo de Externos, el sistema solicitará la clave de la empresa y departamento, el nombre del usuario así como la clave de seguridad la cual fue proporcionada en el módulo de Configuración con el fin de garantizar la integridad y la confidencialidad de la información.



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Pantallas Existen cuatro tipos de pantallas en el sistema ASSIST, la pantalla de “Entrada” al sistema, las pantallas de “Menú”, las pantallas de “Captura” de datos y las pantallas de “Consulta”. Cada módulo contiene los cuatro tipos de pantallas. A continuación describiremos cada una de ellas:

a) Pantalla de Entrada La pantalla de Entrada se despliega cuando inicia una sesión de trabajo. Aún cuando sabemos que es por demás sencillo, consideramos conveniente incluirlo para facilitar su primer contacto con ASSIST (Módulo Estación de Enfermeras). La pantalla de “Entrada” es la siguiente:

En esta pantalla deberá proporcionar los datos correspondientes, una vez aceptada la información ASSIST desplegará el menú del módulo de Estación de Enfermeras.



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b) Pantallas de Menú Las pantallas de menú le permiten seleccionar alternativamente las diferentes opciones de trabajo que se listan en la pantalla. El procedimiento para seleccionar la opción de trabajo es muy sencillo. Con el puntero del ratón seleccione la opción deseada y haga clic o presione <ENTER>, para desplegar la pantalla correspondiente a dicha opción. Otra manera de seleccionar la opción es posicionar el cursor con las teclas de dirección en la opción deseada y presionar <ENTER>. Un ejemplo de pantalla de “Menú” es la siguiente:



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c) Pantallas de Captura La forma de alimentar los datos a sistema es a través de las pantallas de captura. Estas pantallas se dividen en tres secciones:

La primera sección, contiene el nombre de la opción de la cual se encuentra trabajando (SOL. ESTUDIOS/MATERIALES). La segunda sección contiene los campos de datos de la pantalla, REQ, CUARTO, TIPO, etc., y la tercera sección contiene la descripción de las funciones asociadas a su teclado <ESC>, <F2>, <F3>, <F4> etc. Un ejemplo de pantalla de “Captura” es el siguiente:

Sección 1

Sección 2

Sección 3



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d) Pantallas de Consulta Una de las grandes ventajas de ASSIST, es poder ver la información almacenada en el momento en que se desee y en una forma muy rápida. La forma de ver ésta información es a través de las pantallas de consulta. Estas pantallas se dividen en tres secciones: En la primera sección contiene el encabezado de la información proporcionada por el sistema ASSIST (DETALLE DE SOLICITUDES). La segunda sección contiene la información proporcionada por ASSIST (SOLICICITUDES SURTIDAS DEL 2000-02-21 AL 2000-0222 SOL 003 SUR 001) y la tercera sección contiene la descripción de las funciones asociadas a su teclado (<Esc>, <F2>, <F3>, <F4> etc.). Un ejemplo de la pantalla de “Consulta” es la siguiente:

Sección 1

Sección 2

Sección 3



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Entrando al módulo Estación de Enfermeras Para entrar, se hará lo siguiente: Encienda primero el (CPU), Unidad Central de Proceso y posteriormente el monitor (Pantalla). Nota: La computadora tomará un tiempo mientras procesa cierta información. Una vez que termine se presentará un recuadro de diálogo similar al siguiente:

En el campo “Nombre de usuario” desplegará un nombre, esto dependerá del departamento en el que se encuentre, así por ejemplo si nos encontramos en Urgencias despegará el nombre de Urgencias. Es el nombre que identifica a cada departamento. En el campo Contraseña, oprima <ENTER>. (Sólo en el caso de que no exista contraseña). Posteriormente ASSIST desplegará la pantalla de Entrada, como a continuación se muestra:

Descripción de campos:



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Hospital: Campo para registrar la clave del hospital. Una vez que teclee la clave, no es necesario oprimir <ENTER>. Departamento: En éste campo se proporcione la clave del departamento al que pertenece el usuario. Al igual que el campo anterior, no se presiona <ENTER>. Usuario: En éste campo se proporcione el nombre de la persona que entrará en éste módulo. Después presionar <ENTER>. Clave de Uso: Este campo está formado por 10 caracteres. Es la clave de seguridad que identificará a cada uno de los usuarios que podrán tener acceso a éste módulo. Por cuestión de seguridad al digitarla no podrá ser visualizada en pantalla. Posteriormente presione <ENTER>. Después de haber capturado todos los campos que solicita ASSIST para su entrada, se desplegará la pantalla que contiene el menú del módulo de Estación de Enfermeras. A continuación se muestra la pantalla:

A continuación se explican cada una de las opciones que conforman el módulo de “Estación de Enfermeras”.



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Sol. Estudios/Materiales Opción utilizada para solicitar mediante este formato medicamentos, materiales o estudios a los pacientes que se encuentra en las habitaciones, cubículos o salas de atención y son colocadas éstas solicitudes a otros departamentos por ejemplo Almacén, Farmacia, Laboratorio, Rayos X etc. Al elegir esta opción aparecerá una pantalla como la siguiente:

Campos a capturar: Req: Presione <ENTER> en el caso de colocar una nueva solicitud. Se refiere al número de requisición. El sistema lleva un consecutivo de requisiciones como control interno. Sur: Se refiere al departamento que surtirá la solicitud. En el caso de no recordar la clave del almacén surtidor entonces puede utilizar la opción consulta, esto es tecleando una interrogación en este campo y presione <ENTER>. Cuarto: Número de Cuarto. En este campo se teclea el número cuarto donde se encuentra el paciente para el cual se le solicitan los artículos, llámese medicamentos, materiales y/o servicios, después presione <ENTER>. Una vez que teclee el cuarto del paciente, el sistema desplegará información del paciente que fue previamente capturada en el módulo de Admisión como es la clave de ingreso del paciente, segmento de mercado al que pertenece, nombre, médico tratante, edad etc., estos campos sólo son informativos.



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Nota: Puede utilizar la opción consulta, esto es, teclear el signo de “?” y <ENTER>; el sistema mostrará en una pantalla todos los pacientes que se encuentran internados dentro de su área, elija con las teclas de dirección el cuarto o paciente correcto y oprima <ENTER>.

Tipo: Existen tres tipos de solicitud lo cuales son la NORMAL (NOR), la urgente (URG) y la devolución (DEV). Presione <ENTER> en el caso de que la solicitud sea normal. Fec Ent: Es la fecha en la se registra la solicitud. Presione <ENTER>. Hra Ent: Es la hora en la que se registra la solicitud. Presione <ENTER>. Artículo: En este campo registre la descripción del artículo o bien parte de la misma, se sugiere que sean las primeras 3 o 4 letras del nombre del medicamento, material o servicio. Una vez que el sistema muestre la lista de artículos, elija el correcto y presione <ENTER>. Uds. Sur: Teclee la cantidad de artículos a solicitar. Haga el mismo procedimiento en el caso de solicitar otros artículos tecleando en el campo Artículo y Uds.Sur la información correspondiente. Para finalizar la solicitud haga lo siguiente: 1.- Presione <Esc> para activar las teclas <F3>, <F4> y <F5>. 2.- Presione <F4> para grabar la solicitud. 3.- Se muestra el número de requisición asignado por el sistema, presione <ENTER>. 4.- Presione <Esc>, para finalizar la solicitud. *En este momento la solicitud se encuentra en el departamento correspondiente lista para ser surtida.

Qué es una Cancelación de Requisición y cuáles son sus motivos? Entendamos como cancelación “algo que solicitamos y que no queremos que nos surtan”. Para cancelar una solicitud, ésta debe no estar surtida. Existen muchos motivos por la cual se debe cancelar una solicitud por ej.: Paciente se va a dar de alta, medicamentos no son los correctos, no hay existencia en el almacén etc. Es importante que mediante la cancelación estará evitando hacer una devolución.

Pasos para cancelar una Requisición. 1.- Posiciónese en la pantalla de Sol. estudios/materiales. 2.- En el campo # Req., teclee el número de requisición a cancelar. 3.-Presione <ENTER>. 3.- Presione <F6> de borrar. 4.-Presione la tecla <Cancelar>.



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Otra forma de cancelar una Requisición. Posiciónese en la opción de “Solicitudes sin Surtir” donde ahí encontrará todas las solicitudes que se enviaron y que todavía no las han surtido, elija la correcta y presione <ENTER> para mandarla llamar, una vez ahí haga lo siguiente: 1.- Presione <F6> de borrar. 2.- Presione la tecla <Cancelar>.

Cómo hacer una Devolución ? Entendamos Devolución como “ algo que nos surtieron y queremos devolver ” Cuando se solicitan medicamentos o materiales y que estos sean surtidos, y por alguna razón no se le aplicaron al paciente o no son los correctos, es necesario hacer una devolución. Para hacer una DEVOLUCION haga lo siguiente: 1.- Posiciónese en la pantalla de sol.estudios/materiales. 2.- En el campo # Req. presione <ENTER>. 3.- En el campo Dep. Sur, teclee la clave del departamento a donde va a devolver los medicamentos. 4.- En el campo Cuarto teclee el número de cuarto del paciente que no se le aplicaron los medicamentos. 5.- En el campo Tipo. teclee la clave DEV. 6.- En el campo Fecha de Entrada presione <ENTER>. 7.- En el campo Hora de Entrada presione <ENTER>. 8.- Teclee la clave del artículo a devolver. 9.- Teclee la cantidad a devolver. 10.- Presione <Esc>. 11.- Presione <F4> para grabar la solicitud. IMPORTANTE!! Para que sea válida la solicitud, deberá devolver eso artículos al almacén correspondiente.

Cómo modificar una Requisición? Para modificar una requisición, al igual que para cancelar, ésta debe no estar surtida. Cuando una solicitud todavía no es surtida, podemos modificarla, es decir, quitar medicamentos o materiales, aumentar la cantidad solicitada, agregar medicamentos etc., para modificarla haga lo siguiente: 1- Posiciónese en la pantalla de sol.estudios/materiales. 2.- En el campo # Req teclee el número de solicitud que desea modificar. Presione <ENTER>. 3.- Oprima la tecla <F8> de modificar. 4.- Modifique la solicitud. 5.-Presione <Esc>. 6.-Presione <F4> para grabar la solicitud.



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SUGERENCIA!! Si no recuerda el número de requisición, posiciónese en la opción “Solicitudes sin Surtir“ incluida en el menú y ahí podrá buscar la requisición que desea modificar; búsquela por la clave corta del usuario.

Eliminando un medicamento de la solicitud: Una vez llamada la solicitud, posiciónese con las teclas de dirección en el medicamento a borrar y ahí teclee el signo de un asterisco (*) y luego un <ENTER> y automáticamente se eliminará ése artículo.

Modificando la cantidad solicitada en la solicitud: Una vez llamada la solicitud, posiciónese con las teclas de dirección en el medicamento a modificar, luego oprima <ENTER> y teclee la nueva cantidad solicitada.

Agregando nuevos medicamentos a la solicitud: Una vez llamada la solicitud, presione la tecla (flecha abajo) hasta el último renglón, esto quiere decir hasta que el campo Artículo quede en blanco y ahí registre el nuevo artículo a solicitar y luego presione <ENTER> y luego teclee la cantidad a solicitar. Para terminarla siga estos pasos: 1.- Presione <Esc> para activar las teclas <F3>, <F4> y <F5>. 2.- Presione <F4> para grabar la solicitud. 3.- Presione <Esc> para finalizar la solicitud.



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Botiquín (Stock) Opción utilizada para hacer cargos directos al paciente. Se utiliza para todos aquellos departamentos que tengan un "stock" o botiquín el cual contiene los medicamentos o materiales necesarios. Al tomar del botiquín esos medicamentos que el paciente necesita, y registrándolos por esta opción, automáticamente se efectúa el cargo al folio del paciente. Cabe mencionar que los artículos considerados como usos o servicios deberán ser cargados por esta opción. Ej. Uso de Bomba de Infusión, Oxigeno, cama extra etc. Pantalla del Botiquín.

Campos a capturar: #Req: Es el número de requisición. Al igual que en la opción de sol. estudios /materiales, si va a realizar una solicitud nueva, éste campo déjelo en blanco por lo tanto oprima <ENTER>. Es el número de requisición que se genera una vez que termine la requisición. Cuarto: Número de cuarto. En éste campo se teclea el número cuarto del paciente para realizar el cargo de medicamentos, materiales o servicio. Una vez que teclee el cuarto del paciente, el sistema desplegará información del paciente que fue previamente capturada en Admisión como es la clave de ingreso del paciente, segmento al que pertenece, nombre del paciente, médico tratante, edad etc., estos campos sólo son informativos. Tipo: Presione <ENTER>.si el tipo de solicitud es normal.



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Fec Ent: Es la fecha en la se registra el cargo directo. Presione <ENTER>. Hra Ent: Es la hora en la que se registra el cargo directo. Presione <ENTER>. Artículo: En este campo registre la descripción del artículo o bien parte de la misma, se sugiere que sean las primeras 3 o 4 letras del nombre del medicamento, material o servicio. Una vez que el sistema muestre la lista de artículos, elija el correcto y oprima <ENTER>. Uds. Sur: Unidades surtidas. Campo para teclear la cantidad de artículos aplicados. Este campo es numérico o sea 1, 2, 3, etc. (Entendamos como esto, la cantidad de un artículo dado que fue suministrado al paciente). Al haber hecho todos los cargos al paciente y si desea finalizar, haga lo siguiente: 1.- Presione <Esc> para activar las teclas <F3>, <F4> y <F5>. 2.- Presione <F4> para grabar la solicitud. 3.- Se muestra el número de requisición asignado por el sistema, presione <ENTER>. 4.- Presione <Esc>, para finalizar el cargo.



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Solicitudes pendientes por Surtir En esta opción se encuentran todas las solicitudes que fueron colocadas a los diferentes departamentos surtidores tales como Almacén, Farmacia, Rayos X, Laboratorio etc., y que dichas solicitudes no se hayan surtido por algún motivo. Mediante esta opción podrá cancelar o modificar una solicitud determinada. En el caso de que existan Solicitudes sin Surtir aparecerá una pantalla similar a la siguiente:

Para mandar llamar una determinada solicitud, búsquela por su clave de usuario y presione <ENTER> lo que aparecerá lo siguiente:

Proceda a modificar o cancelar la requisición eligiendo tecla correspondiente del comando de funciones que aparece en la derecha.



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Ventas por Artículos Esta opción permite al usuario de Urgencias hacer un inventario de todos sus medicamentos y materiales que fueron tomados del “stock” y cargados al paciente mediante un rango de fechas y horario. *Así por ejemplo para obtener el reporte de todos los artículos que fueron tomados del “stock” de Urgencias deberá de teclear en el campo Sol y Sur la clave 005. Pantalla desplegada:

Descripción de campos: Fec: Proporcione la fecha inicial y final por el cual desea obtener el reporte de ventas. Solicita: Para obtener el inventario de los artículos que fueron tomados del “stock” proporcione la clave de su departamento correspondiente. Surte: Para obtener el inventario de los artículos que fueron tomados del “stock” proporcione la misma clave con la que fue registrada en campo anterior. Hora: Proporcione la hora inicial y final por el cual desea obtener el reporte de los artículos que fueron tomados del “stock”. Tipo A: Elija el filtro correcto por el cual desea obtener el reporte de artículos tomados del “stock”.



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Al terminar de ingresar los datos al sistema mostrará un recuadro para ordenar el reporte que mas le convenga:

Una vez elegido el orden que ha de tener el reporte, aparecerá una pantalla similar a la siguiente:

En esta pantalla podrá imprimir el reporte presionando <F5>.



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Detalle de Solicitudes Opción que permite al usuario verificar los cargos que se le han hecho al paciente mediante un rango de fechas y usuario determinado. Pantalla desplegada:

Descripción de campos: Fecha: Proporcione la fecha inicial y final por el cual desea obtener el reporte de cargos al paciente. Sol: Proporcione la clave de su departamento solicitante para obtener el reporte de los cargos al paciente. Sur: Proporcione la clave del departamento que surtió los artículos. *Para obtener el reporte de artículos tomados del “stock” de Urgencias deberá de teclear en los campo Sol y Sur la clave 005. Tur: Omita este campo. Usr: En éste campo teclee la clave del usuario que surtió los artículos indicados en la solicitud. Este campo cuenta con un espacio de 3 caracteres. Status: Oprima <ENTER>.



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Al proporcionar estos datos ASSIST proporcionará una segunda pantalla, la cual servirá para seleccionar el orden que se desea obtener el reporte. Después de haber elegido el orden que tendrá el reporte, ASSIST lo muestra automáticamente. Ejemplo:

Utilice las teclas que se encuentran en la parte superior que más le convenga.



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PUNTOS IMPORTANTES QUE DEBE SABER Y RESPETAR EL USUARIO DE CARGOS 1.- Al iniciar la sesión de trabajo, si al teclear la clave de la empresa y aparece el mensaje: Hospital no registrado <Terminar> <Registrar> significa que tecleó equivocadamente la clave, deberá presionar la tecla <Terminar> y vuelva a teclear la clave de empresa correctamente. 2.- Al finalizar el turno, el usuario deberá terminar correctamente la sesión de trabajo es decir, ir al menú conceptual y elegir Control y después Exit ya que con esto se evita que los cargos del nuevo usuario y turno queden registrados con su clave corta. 3.- En los formatos de la requisición (Stock y Sol Est/Mat) utilice siempre el signo de interrogación en el campo Cuarto, pues de esta manera se le estará solicitando o aplicando el cargo al paciente correcto. 4.- Si el usuario pertenece a dos departamentos diferentes por ejemplo PISO y CUNAS, podrá abrir dos sesiones de trabajo, y podrá identificar en que departamento se encuentra ya que aparece el nombre del departamento en el formato de la requisición. 5.- Para evitar devoluciones por (Botiquín) primero espere a que la enfermera aplique físicamente los medicamentos, materiales, usos y/o servicios al paciente y después cárguelos por sistema. 6.-Cuándo un paciente se va a dar de alta del hospital, es necesario cancelar todas sus requisiciones pendientes de surtir, ya que el sistema no dejará emitir la factura. 7.- No proporcione nunca su contraseña, con esto se evita el mal uso del sistema. 8.- En la requisición o stock en el campo Art (Artículo) utilice el signo de porcentaje (%) antes y después de la palabra, pues actúa como comodín para la búsqueda de artículos en forma general. 9.- Nunca cambie la fecha y hora de su computadora. Esto evita al personal de sistemas crear situaciones difíciles de entender y resolver. 10.- Evite al máximo mover o hacer cambios a la configuración de la computadora que pueden dañar el disco duro o sufrir pérdida de archivos necesarios para el arranque del programa trayendo como consecuencia “cuellos de botella” que paran el flujo de información del sistema causando molestias al paciente. 11.- No trate de cambiar la resolución del monitor ya que se establece un estándar óptimo de pantallas en tamaño y colores para el buen funcionamiento del sistema. 12.- Si el usuario pertenece sólo a un departamento, sólo deberá tener un icono del Assist en la parte inferior de su monitor, esto se logra respetando el tiempo de espera mediante un icono que Windows muestra por ejemplo: Reloj de Arena. 13.-Si tiene alguna duda en el cargo de un medicamento o material, comuníquese al departamento de Sistemas para resolver la situación y así evitar devoluciones.



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14.- Metodología de claves. En la emisión de reportes existen campos con claves que deberán ser llenados para que muestre sólo información que es solicitada por el usuario que operó el sistema, por ejemplo: Dep. Se refiere a la clave del departamento con el que ingresó al sistema. Sur. Se refiere a la clave del almacén a donde fueron solicitados los artículos. Usr. Se refiere a la clave corta del usuario (Siglas del nombre y los dos apellidos del usuario). T Este campo omítalo, ya que no aplican los turnos. 15.-Todo medicamento, material o servicio que sea aplicado al paciente debe tener precio, en caso contrario repórtelo inmediatamente al departamento de sistemas. 16.-Antes de grabar una requisición, debe ser revisada, con esto se evita el hacer una devolución. 17.-Espere a que el paciente sea cambiado de cuarto correcto antes de aplicar medicamentos, materiales o servicios, con esto se evita que los cargos sean aplicados a otro paciente. 18.-Las requisiciones pueden ser surtidas parcialmente desde al almacén o farmacia, por lo que le aparecerán en el reporte de “Solicitudes sin Surtir” aún sin haberlas hecho, esto es porque el sistema genera otra por la cantidad faltante registrando su clave corta, departamento que solicita, fecha, hora etc. 19.- Las requisiciones que fueron colocadas a los distintos departamentos surtidores (Almacén, Farmacia, Rayos X, Laboratorio etc.) el usuario quién las hizo podrá cancelarlas o modificarlas, es decir podrá agregarles artículos, eliminar alguna partida, cambiar la cantidad etc. Con esto se evita hacer otra requisición o hacer una devolución. 20.-Cuando exista una devolución por STOCK significa que cargó mas artículos de lo debido, o bien porque fueron cargados a un paciente equivocado. Realice la devolución al paciente equivocado y aplíqueselos al paciente correcto en partidas iguales (Artículo y Cantidad). 21.-El departamento de Quirófano básicamente es utilizada la opción de STOCK debido a que se encuentran las mayoría de los materiales, medicamentos, usos y/o servicios que son aplicados al paciente. Y sólo aquellos artículos que no se encuentren en el stock de Quirófano serán solicitados mediante una requisición al almacén o farmacia según corresponda. 22.- Cuando un paciente se interna y que el mismo vaya a quedar por varios días, es común que la enfermera solicite al usuario de cargos una requisición de medicamentos o materiales para aplicarlos por varios días, una vez estos surtidos quedan a disposición del paciente en un estante con su nombre, número de cuarto o cubículo. Cuando estos artículos salen del estante directo al paciente NO LOS CARGUE POR STOCK ya que fueron cargados al estado de cuenta del paciente cuando estos fueron surtidos por el almacén correspondiente (Almacén o Farmacia) sólo que ahora son aplicados físicamente. 23.-Recuerde que cada artículo que cargue por STOCK llámese medicamento o material serán disminuidos de la existencia de stock del departamento por el que ingresó mediante un proceso que correrá almacén o farmacia. Para recuperar la mercancía tomada del stock el Almacén o Farmacia hará un traspaso al finalizar el turno de almacén a almacén. 24.-No es necesario utilizar el tipo de requisición URG en el formato del STOCK ya que somos nosotros mismos lo que estamos surtiendo la requisición. (Cargos directos al paciente).



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25.-Es muy probable que sean aplicados medicamentos o materiales a un paciente antes de hacer una requisición por la situación que impera, pero recuerde DEBEN SER SOLICITADOS MEDIANTE LA REQUISICIÓN, ya que si no lo hace entonces el hospital no puede cobrar y por ende almacén o farmacia tendrán faltantes al hacer su inventario. 26.-Si no recuerda si aplicó un medicamento, material o servicio a un paciente determinado vaya a la opción “Detalle de Solicitudes” y llene todos los campos correctamente, y según la información mostrada haga lo correspondiente. 27.- Recuerde teclear en la requisición en el campo Art (Artículo) los primeros 3 o 4 caracteres como máximo para la búsqueda de un artículo ya que si registra la descripción completa puede caer en el error de teclearlo equivocado y el sistema no lo encontrará. 28.-Si al buscar un artículo y se muestra un catálogo extenso, es preferible utilizar la tecla <F4> para seleccionar la palabra que se desea, una vez ahí muévase con las teclas de dirección y elija el artículo correcto. 29.- Cuando sean aplicados por error o confusión medicamentos o materiales a un “paciente equivocado” y que estos ya hayan sido surtido por el almacén o farmacia, entonces haga una requisición tipo (DEV) con cargo al paciente equivocado y llame por teléfono al almacén correspondiente para que sea surtido SOLO POR SISTEMA y vuelva hacer una nueva requisición tipo (NOR o URG) con cargo al “paciente correcto” con esos mismos artículos al igual que en cantidad y comunique al almacén correspondiente que sean surtida la requisición SOLO POR SISTEMA. Con esto nos evitamos devolver los medicamentos que de la otra forma deberán ser solicitados nuevamente. 30.- No es lo mismo una requisición cancelada que una devolución. La primera sólo se da por requisición y ésta debe estar no surtida para proceder a cancelarla. La segunda que es la devolución que se da por requisición cuando sobran medicamentos o por stock cuando se le hayan cargado de mas o por aplicación de cargos a paciente incorrecto. 31.-Cuando desee cancelar una requisición vaya a la opción de “Solicitudes sin Surtir” búsquela por su clave corta y proceda a cancelarla presionando la tecla <F6> de borrar y confírmela presionando la teclas <Cancelar>. 32.-El status o estado de las requisiciones son: 00 POR SURTIR 01 SURTIDAS -1 CANCELADAS 33.- Los tipos de requisición son NOR= Normal URG=Urgente DEV=DEVOLUCION 34.- Recuerde que no sólo el Stock contiene USOS o SERVICIOS sino también materiales y medicamentos aunque en menor proporción en el caso de PIOS, URGENCIAS, CUNAS etc. 35.- Sólo los usos serán cargados por la opción de Stock.



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La información contenida en este documento esta sujeta a cambio sin previo aviso. Grupo T.C.A. de México, S.A. de C.V.

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