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MANUAL DE ÉTICA Y RESPONSABILIDAD SOCIAL
Código: GH_DOCI_008
HISTORIAL DE CAMBIOS
REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
01 07/07/2014 Emisión inicial
02 08/04/2015 Actualización de Cambios
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Auxiliar de Bienestar
Laboral Director Gestión Humana
Vicepresidencia
Administrativa
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ........................................................................................................................................ 3
2. PRINCIPIOS ÉTICOS ......................................................................................................................... 3
3. CONDUCTAS CARACTERÍSTICAS .................................................................................................... 4
4. RELACIONES DE RESPETO Y DE PODER ......................................................................................... 6
5. RELACIONES CON LA SOCIEDAD, COMUNIDADES ESPECÍFICAS .................................................. 6
6. RELACIONES CON EL ESTADO ........................................................................................................ 6
7. MANEJO DE INFORMACIÓN Y CONFIDENCIALIDAD ..................................................................... 7
8. PRESERVACIÓN, PROTECCIÓN Y USO DE LOS ACTIVOS FIJOS .................................................... 10
9. CONTRATACIÓN DE FAMILIARES ................................................................................................. 10
10. MANTENER LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO................................................................ 11
11. CONDUCTA INTERNA ................................................................................................................... 11
12. POLÍTICA Y RELIGIÓN ................................................................................................................... 13
13. ARMAS .......................................................................................................................................... 13
14. MECANISMOS PARA LA DIFUSIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL MANUAL DE ÉTICA Y
RESPONSABILIDAD ............................................................................................................................... 13
15. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. ................................................................................................. 14
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1. OBJETIVO
Elaborar el documento Manual de Ética y Responsabilidad para asegurar lineamientos
comportamentales de los trabajadores y la empresa.
2. PRINCIPIOS ÉTICOS
Enunciados que describen los comportamientos esperados en el desarrollo de las actividades, tanto dentro como fuera de la empresa:
Disciplina: Entendida como la motivación permanente e inquebrantable hacia los
logros corporativos y su utilización en beneficio de los valores institucionales.
Exigencia y cumplimiento: Es hacer lo que se debe hacer, hacerlo bien y mejorarlo
permanentemente; por convicción y entrega, jamás por obligación.
Transparencia: Es la ejecución de las actividades con absoluta verdad y preservación
de los intereses de la organización, los empleados, contratistas y proveedores:
manteniéndose indemne a propuestas y actos que puedan causar detrimento al
patrimonio o deshonra al buen nombre de CONSTRUVICOL S.A.
Seguridad: El cuidado y protección de la salud de las personas, las instalaciones,
maquinaria y ambiente, que es prioridad en el resguardo de la integridad que sin
exclusiones ni discriminaciones merecen las personas, comunidades y su medio
ecológico.
Optimización De Recursos: Ahorro y uso adecuado de los recursos físicos dispuestos
para la realización de labores.
Cordialidad y Puntualidad: Aplicar conductas de cordialidad en todas las formas de
comunicación, asistir puntualmente a reuniones, capacitaciones, y escenarios donde el
rol comprende su relación con la Organización, lo que significa respeto por los demás.
Honradez: Es actuar en consecuencia del pensamiento noble y dentro de los conceptos
de honestidad, justicia y equidad, moralidad y sinceridad.
Respeto: Es la actitud debida frente a los semejantes, frente a sus diferencias
conceptuales, religiosas, sociales, políticas y emocionales, actuando con transparencia
y exaltando los valores éticos institucionales.
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Justicia: Ser imparcial, ecuánime y ofrecer trato igual a los demás. Mantener la mente
abierta, aceptar cambios y admitir los errores cuando entiende que se ha equivocado.
Ética Profesional: Actuamos con responsabilidad y profesionalismo, contribuyendo a
sobrepasar las expectativas de nuestros clientes en términos de costos, ingresos y
oportunidad.
3. CONDUCTAS CARACTERÍSTICAS
La conducta es el reflejo de lo que somos los seres humanos y las organizaciones. Todas las
personas que tenemos vínculos o representamos a CONSTRUVICOL S.A debemos tener en
cuenta las siguientes conductas que reflejan nuestros valores y principios.
EL CLIENTE PRIMERO: Nuestra gestión está orientada a conocer y superar las
expectativas del cliente interno y externo, construyendo así relaciones sólidas y
duraderas de mutuo beneficio.
EXCELENCIA OPERATIVA: Promovemos la búsqueda constante de nuevas alternativas
que generen la mejora continua de nuestros procesos, logrando así reconocimiento y
diferenciación por nuestro alto desempeño.
INTEGRIDAD: Nuestras acciones se enmarcan en los principios de transparencia,
honradez, respeto, justicia y ética profesional, siendo coherentes con nuestro pensar,
decir y actuar. Actúo con Integridad cuando:
Mi actuar responde a los imperativos del bien común, por encima de los intereses
particulares.
Me declaro impedido cuando me veo involucrado en una decisión donde se genere un
conflicto de interés personal o familiar.
Rechazo y denuncio cualquier forma de corrupción, y promuevo acciones para
fomentar la transparencia en todas mis actuaciones, las de mis compañeros, directivos
y proveedores.
No acepto regalos de parte de ningún grupo de interés relacionado con procesos a mi
cargo, excepto atenciones u objetos promocionales claramente identificados cuyo
valor comercial no sea representativo. Las atenciones u obsequios sobre los que tenga
duda, los consultaré con mi jefe inmediato. Los regalos que por algún motivo no se
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ajusten a lo establecido en este código y no puedan ser devueltos, los donaré a una
entidad sin ánimo de lucro.
COMPROMISO: Entregamos lo mejor de sí mismos en nuestro hacer diario, reflejando
nuestro total compromiso con el logro de los objetivos organizacionales, la satisfacción
del cliente y el desarrollo de nuestros grupos de interés. Actúo comprometido cuando:
Soy consciente de que como empleado represento a Construvicol S.A en todo
momento, por lo que siempre me esfuerzo por mantener una presentación personal
adecuada y proyectar una imagen intachable, es decir, no uso sandalias, bermudas,
blusas, vestidos con escotes pronunciados o demás vestuarios que no van acorde con
los lineamientos de la empresa.
Conozco, cumplo y hago que se cumplan los deberes y las prohibiciones contenidas en
el marco constitucional, legal y normativo que me rige; además de cumplir con los
controles internos que la Empresa establece.
Me preocupo por contar con las competencias requeridas para que todos mis procesos
respondan con la mejor calidad posible a las necesidades de los clientes y demás
grupos de interés.
Conservo, protejo y uso de manera eficiente los recursos que me son asignados,
incluyendo el cumplimiento de la jornada laboral y su uso exclusivo en labores
relacionadas con mis funciones.
Fomento la seguridad de la información y por lo tanto prevengo la fuga de información
estratégica o de carácter confidencial. No divulgo por ningún medio ya sea electrónico,
impreso o audiovisual, información indebida, ilegal, pornográfica o racista.
Cumplo y hago cumplir las reglas fundamentales de seguridad, medio ambiente y el
entorno social.
TRABAJO EN EQUIPO: Fomentamos el desarrollo individual y grupal a través de
espacios de participación, cooperación y aprendizaje, reconociendo que el talento
humano es el motor de la organización. Actúo en equipo cuando:
Colaboro activamente en los grupos de trabajo en los que participo y mis actuaciones
son ejemplo para los demás.
Comparto de manera natural mis conocimientos y experiencias con los compañeros,
sin egoísmos y sin recelo. Facilito la adaptación y ayudo a superar los obstáculos a
nuevos miembros del equipo.
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Acojo y promuevo un ambiente cordial y positivo, expresando con responsabilidad mis
desacuerdos, siendo cortés y cordial en las relaciones con mis compañeros, los clientes
y con todas las personas en general.
4. RELACIONES DE RESPETO Y DE PODER
Todas las relaciones deben darse bajo conductas de respeto:
Mi trato con las personas está por encima de cualquier forma de discriminación por
razón de sexo, raza, edad, nacionalidad, discapacidad, ideología, cargo, nómina o
religión.
Hago un buen ejercicio de mis derechos sin abusar de ellos, y respeto los de los demás.
Reconozco los derechos y las necesidades de los diferentes grupos de interés con los
que me relaciono y doy respuesta oportuna a esas necesidades.
Respeto la propiedad intelectual y los derechos de autor.
Rechazo la competencia desleal y por lo tanto no emito juicios de valor, descalifico o
divulgo comentarios negativos que puedan afectar a otras empresas.
Reconozco y acepto los usos, tradiciones y costumbres de las comunidades con las que
interactúo.
Mantengo y promuevo el respeto por los Derechos Humanos y el Derecho
Internacional Humanitario.
Conozco la estructura organizacional de CONSTRUVICOL y manejo el conducto regular
en todos los casos.
5. RELACIONES CON LA SOCIEDAD, COMUNIDADES ESPECÍFICAS
De acuerdo con las zonas de influencia, la empresa contará con la inserción en distintas
comunidades específicas donde se observarán actuaciones de:
Respeto por su cultura, idioma, costumbres, roles, etc.
Protección y seguridad a sus fuentes hídricas, de flora y fauna que les pertenezca.
Trato justo y equitativo a trabajadores y proveedores de la comunidad de afectación.
6. RELACIONES CON EL ESTADO
Toda relación con el estado colombiano queda enmarcada bajo el cumplimiento de leyes
que rigen la actividad misma en que se desenvuelve la empresa, para lo cual se
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establecieron Políticas de cumplimiento (Calidad, HSE, No alcohol, tabaco y drogas),y
directrices establecidas por el estado.
7. MANEJO DE INFORMACIÓN Y CONFIDENCIALIDAD
Refiere al manejo de la información de la empresa tanto en relación a activos tangibles
(maquinarias, mobiliarios, tecnología específica, etc.) como intangibles (procesos,
planificaciones, estrategias, etc.) sea a nivel interno como a nivel externo.
Para conservar el manejo confidencial, la organización ha creado protocolos frente al uso
adecuado de recursos físicos, sistemas de informáticos y comunicación. Las conductas
asociadas a este manejo son:
Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o
función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga
acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están
destinados.
Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo
o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la
sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que
sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido
destinados.
El uso personal de cualquier sistema de información para acceder, descargar,
transmitir, distribuir o almacenar información está enteramente prohibido a excepción
que tenga autorización previa por parte de la Presidencia
El acceso a los sistemas de información deberá contar con la autorización del Jefe o
Gerente del área correspondiente a la solicitud en referencia.
Las identificaciones y claves de acceso a la red de la empresa, la intranet o a cualquier
otro sistema de información son propiedad de la empresa. Estas identificaciones y
claves son para uso estrictamente laboral y la responsabilidad de su uso debido recae
exclusivamente en el usuario al que se le asignen.
Nadie debe usar la identificación, o contraseña de otro usuario, y de la misma manera
ningún usuario debe dar a conocer su contraseña o identificación a otro, excepto en
casos que faciliten la reparación o el mantenimiento de algún servicio.
Un usuario no deberá sin permiso escrito por la empresa hacer modificaciones a la red
de datos, intranet o a sus recursos.
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En la red de datos no está permitida la operación de software para la descarga y
distribución de archivos de música, videos y similares. Cualquier aplicación de éste tipo
que requiera ser utilizada, deberá ser previamente consultada con el área de sistemas.
El acceso a internet en la empresa debe hacerse desde una estación debidamente
registrada y/o autorizada por Gestión Tecnológica de Construvicol SA. Dicho de otra
forma, el computador debe estar registrado dentro de la red informática y estar
localizado con una dirección IP legítima.
Evitar modificar, reubicar o sustraer del lugar donde han sido instalados o
configurados, equipos de cómputo, software, información o periféricos sin la debida
autorización.
Evitar acceder sin la debida autorización de la Gerencia a través del centro de
informática, mediante computadores, software, información o redes de la empresa, a
recursos externos o internos que pertenezcan a Construvicol SA (bases de datos,
sistemas de información, redes externas a las cuales esté vinculada la empresa).
Transgredir o burlar las verificaciones de identidad u otros sistemas de seguridad, no
está permitido.
Evitar enviar cualquier comunicación electrónica fraudulenta.
Violar cualquier licencia de software o derechos de autor, incluyendo la copia o
distribución de software protegido legalmente sin la autorización escrita del
propietario del software, no está permitido.
Evitar usar las comunicaciones electrónicas para acosar o amenazar a los usuarios de la
empresa o externos, de alguna manera que sin razón interfiera con el desempeño de
los empleados.
Evitar usar las comunicaciones electrónicas para revelar información privada sin el
permiso explícito del dueño.
Evitar leer la información o archivos de otros usuarios sin su permiso.
Evitar alterar o falsificar de manera fraudulenta los registros de la empresa (incluyendo
registros computarizados, permisos, documentos de identificación, u otros
documentos o propiedades).
Evitar usar las comunicaciones electrónicas para dañar o perjudicar de alguna manera
los recursos disponibles electrónicamente.
La conexión al correo electrónico y servicios de navegación por Internet debe ser
suministrada para el uso de personal autorizado únicamente para propósitos del
negocio. En todas las ocasiones los intereses y el buen nombre de la compañía deben
ser protegidos.
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El correo electrónico y el software navegador de Internet deben ser utilizados
únicamente para propósitos genuinos del negocio aprobados por la Gerencia y no
deben ser utilizados para acceso personal o privado.
Los sistemas de correo electrónico y navegación por Internet de Construvicol, no
deben ser utilizados para transmisión o recepción de información que promueva:
Comunicaciones personales y/o otros intereses personales.
Creencias políticas personales.
Propósitos comerciales privados no relacionados con la empresa.
Originar o distribuir cadenas de cartas por correo electrónico.
Discriminación basada en raza, creencia, color, género, religión, limitaciones físicas
u orientación sexual.
Acoso sexual.
Descarga o distribución de material pornográfico.
Violación a derechos de propiedad intelectual.
Contenga información que pueda tener implicaciones legales para la empresa.
Contenga información confidencial, crítica o comercialmente sensible sin tener la
aprobación escrita de la vicepresidencia administrativa, para enviar dicha
información por correo electrónico.
Haga representaciones o exprese opiniones que pretendan ser las de la empresa.
Pueda afectar negativamente la reputación de la Empresa o su relación con los
clientes, o que pueda ser denigrante para los clientes.
En algunos casos los clientes pueden desear mantener la confidencialidad de sus
nombres y la contratación de nuestros servicios. Por lo tanto, como regla general, no
revelamos públicamente los nombres de clientes y trabajos que no son de dominio
público a menos que los clientes nos autoricen a hacerlo. Incluso si nos desvinculamos
de la empresa seguimos teniendo la obligación de proteger información sensitiva del
cliente.
Evitar utilizar información de los clientes y relacionada con los trabajos en beneficio
propio.
Sacar provecho del acceso a la información del cliente no sólo no es ético sino que
puede violar las restricciones legales y de autoridades reguladoras sobre uso indebido
de información interna.
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8. PRESERVACIÓN, PROTECCIÓN Y USO DE LOS ACTIVOS FIJOS
Cada integrante de la Compañía CONSTRUVICOL S.A. debe tener presente su deber de
custodiar, conservar y responder por los activos/equipos menores que la empresa ha
destinado para el cumplimiento de nuestras labores; los cuales han sido asignados en
nuestro control.
COMPROMISOS
Al recibir los activos; diligenciar y firmar la documentación correspondiente. Nos
comprometemos a custodiar y salvaguardar los activos de la compañía usando de
manera adecuada el elemento; no exponerlo a contingencias naturales ni dejarlo en
lugares vulnerables a robos.
Nos comprometemos a mantener un ambiente sano, de orden y limpieza tanto para
las instalaciones, como para el óptimo cuidado del bien dado en custodia.
Nos comprometemos a no incitar, participar o permitir ambientes de vinculación con
robo, y/o mal uso de nuestros activos (préstamos no autorizados, usos personales y
lucrativos.)
El uso de los vehículos; maquinaria y equipo de Construvicol; serán manipulados
únicamente por el operador autorizado y capacitado; quienes velarán manteniendo
estos activos en un estado óptimo para la operación; canalizando cualquier anomalía
con el Área de Mantenimiento y/o Jefe inmediato.
Nos comprometemos en caso de terminación de contrato laboral, traslados entre
proyectos, salida vacacional y demás novedades alternas; a SIEMPRE informar al área
de ACTIVOS FIJOS y dejar legalizadas actas de devolución antes de su salida.
En caso de pérdida o hurto en cualquier modalidad informar al área de Activos Fijos
para su proceso de baja de las actas de entrega de cada uno. Adicionalmente, nos
comprometemos a interponer los respectivos denuncios a las entidades destinadas
para este fin, según cada caso
9. CONTRATACIÓN DE FAMILIARES
La empresa quiere asegurarse que nuestro lugar de trabajo sea justo y que no esté
afectado por ninguna posible impresión de favoritismo.
Nuestra directriz es no emplear a parientes cercanos de un trabajador de la empresa sin las
autorizaciones exigidas.
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Los empleados que estén emparentados no podrán compartir la responsabilidad en el
control de activos, funciones y responsabilidades de la empresa.
10. MANTENER LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
La empresa está comprometida a brindar a los empleados un ambiente de trabajo
saludable y seguro, libre de todo peligro reconocido.
Somos responsables por informar inmediatamente accidentes, prácticas o condiciones
inseguras y situaciones potencialmente volátiles en el lugar de trabajo al superior
inmediato a cargo de nuestra unidad u oficina. La seguridad en el lugar de trabajo va
más allá de la propiedad de la empresa e incluye los establecimientos de clientes y los
lugares de reunión fuera de nuestras oficinas.
Por seguridad, no uso tacones muy altos o cualquier otro tipo de calzado que pueda
ocasionar un incidente o accidente de trabajo.
Fomentar y proteger la salud y la seguridad nuestra, del ambiente y de la comunidad.
El consumo de alcohol, drogas u otras sustancias en el lugar de trabajo está prohibido
y sujeto a acciones disciplinarias por parte de la empresa y, en el caso de drogas
ilegales y acciones judiciales.
Participar en actividades relacionadas con la salud y seguridad.
Establecer mecanismos que garanticen la seguridad del personal y la operación de la
en las actividades diarias.
11. CONDUCTA INTERNA
Pasamos gran parte de nuestro tiempo en el ambiente de trabajo. Sería un motivo de
desgaste que en él imperase el miedo a equivocarse, la desconfianza y la intimidación. Por
este motivo, alcanzar resultados sustentables merece una dosis compatible de diálogo y de
incentivo al perfeccionamiento profesional.
En la cultura de la empresa, está bien considerado aquel que está dispuesto a aprender
con los errores, reconocerlos y no repetirlos. No importa la posición jerárquica, merece
destacarse quien asume la responsabilidad por aquello que dice y hace.
Debemos ser responsables y evaluar las consecuencias de nuestras acciones sobre las
otras personas.
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Los directores, gerentes y jefes desempeñan un papel preponderante por el ejemplo
que dan en el día a día y por las orientaciones que difunden.
La excelencia en el desempeño es una construcción colectiva. Los colaboradores,
cuando se enfrentan a desafíos profesionales y cuando son evaluados por su mérito, se
sienten incentivados a hacer cosas extraordinarias.
De las relaciones internas la empresa considera indispensable:
El rechazo –en nombre de la ciudadanía– de cualquier actitud que discrimine a las
personas en función del sexo, etnia, raza, religión, clase social, edad, orientación sexual,
incapacidad física o cualquier otro atributo.
Los actos violentos o amenazas de violencia por parte de un director, socio o empleado
contra otra persona o su familia o propiedad son inaceptables y constituyen causal de
desvinculación o despido inmediato.
Evitar usar el uso de audífonos o auriculares para escuchar música o demás actividades
que alteren la efectividad del trabajo o que incomode a los compañeros.
No está permitido realizar o recibir visitas personales en horario laboral.
Usar el celular personal solo para contestar llamadas muy importantes o urgentes, ya
que recibir llamadas de índoles personales disminuyen la eficiencia en el trabajo y puede
distraer a los demás compañeros
Evitar transportar personas u objetos en los vehículos de la empresa sin la debida
autorización.
Evitar sobrepasar la capacidad de la batea del vehículo en el caso de las tracto camiones.
Realizar diligencias propias de su labor, de ninguna manera realice diligencias personales
en el vehículo de la empresa.
Responder adecuadamente y respetuosamente a los clientes o visitantes.
Abstenerse de señalar como garantía a la empresa en créditos en tiendas, restaurantes,
vendedores ambulantes y/o estacionarios sin que medie autorización escrita de la
gerencia.
Evitar comprometer a la empresa con los proveedores, contratistas, compra, servicios,
contratos; sin cumplir con las políticas, procedimientos que existen para estos fines y a
través de las áreas asignadas.
Informe en caso de causarle daño a un bien ajeno o terceros y/o de la misma empresa.
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12. POLÍTICA Y RELIGIÓN
La empresa no se opone a que los empleados participen adecuadamente en el proceso
político que refleje sus opiniones y compromisos individuales.
Los recursos y la reputación de la empresa no pueden ser utilizados para ningún tipo
de actividad política.
Un empleado no puede actuar como representante de la empresa en cuestiones
políticas.
La empresa es de orden católico, sin embargo las personas que profesan cualquier otra
religión son respetadas y tratadas de forma ecuánime.
13. ARMAS
La posesión de armas personales por un empleado en cualquier momento en
establecimientos de la empresa o de un cliente, o en negocios de la empresa ubicados en
cualquier lugar, está estrictamente prohibida. En caso de comprobarse el porte de armas
en horario laboral estará sujeto a la acción disciplinaria correspondiente, que puede llegar
incluso a la desvinculación o despido inmediato.
14. MECANISMOS PARA LA DIFUSIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL MANUAL DE ÉTICA Y RESPONSABILIDAD
El Manual de Ética y Responsabilidad no enmarca todas las posibles situaciones a las que se
puede ver enfrentada una persona; por lo tanto, deben tenerse en cuenta las
circunstancias y el sentido común en cada caso.
La empresa se compromete a dar a conocer el Manual de Ética y Responsabilidades por
medio de una socialización con cada uno de los empleados y por su canal de información –
Intranet, cada vez que se genere un cambio en el mismo o cuando la dirección lo considere
necesario.
Todas las políticas, normas, valores, Manual de Ética y Responsabilidades serán de
conocimiento público y transmitidos por la empresa a su personal.
Información acerca de consultas, denuncias y dilemas éticos
En el trabajo diario pueden presentarse situaciones que generen duda sobre cómo actuar,
y que afecten directamente al trabajador, miembros de la Junta Directiva, proveedores y
contratistas o a terceros. Cuando esto ocurra, los empleados, pueden asesorarse en
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primera instancia a través de su jefe inmediato, o se puede acercar a un representante del
Comité de Convivencia Laboral o al área de Bienestar Laboral de la Compañía.
15. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
GH_DOCI_001 Inducción general especifica
Reglamento Interno de Trabajo
