MANUAL DE EXCEL - Web viewHelga Tatiana Martínez R. [email protected]. herramientas. Title: MANUAL DE EXCEL Author: Division Capacitacion Last modified by: Helga Tatiana Created

MANUAL DE EXCEL

FORMATO CONDICIONAL

Es una herramienta que permite cambiar la apariencia de los datos de las celdas que cumplan cierta condición.

1. Seleccione las celdas que desee resaltar.2. Menú Formato - Formato condicional. Aparecerá este asistente.

3. Se debe colocar las condiciones.4. Seguidamente se debe dar clic en el botón formato para cambiar la

apariencia ( color de letra o fondo de la celda).

Nota: Se pueden colocar hasta tres condiciones presionando clic en el botón Agregar

Ejemplo: Tomamos como muestra la siguiente tabla.

codigo nombresi el valor de la celda está entre entre 0 y 5 deben salir de color rojo. entre 6 y 10 debe salir de colocar verde. mayor de 11 deben salir de color

naranja.

2 Manuela6 Jairo8 Carlos5 Daniela6 Jairo2 Tatiana1 Augusto5 Maria Fernmanda

Colocar las condiciones de la siguiente manera:

Helga Tatiana Martínez R. [email protected]

La tabla quedará así:

codigo nombre2 Manuela6 Jairo8 Carlos

13 Daniela6 Jairo2 Tatiana

10 Augusto14 Maria Fernmanda

VALIDACIONES

Es una herramienta que permite validar la entrada de un dato en una celda, dependiendo de una condición. Sí este valor no cumple con las condiciones que tiene la celda, Excel no dejará que este valor quede almacenado en esta celda; y arrojará un mensaje informando que el dato insertado no es aceptado.

Excel está en capacidad de validar datos de tipo: entero, decimal, lista, fecha, hora, longitud del texto

1. Sombrear las celdas donde se va a aplicar las validaciones.2. Menú Datos - validación.

Nota: Aparece el siguiente asistente.


3. En la pestaña llamada configuración se coloca las condiciones.4. En la carpeta mensaje entrante, se coloca un mensaje para que aparezca

en el momento en que se ubique en la celdas que se les dio la validación, informando que tipo de dato se debe digitar.

5. En la carpeta mensaje de error, se coloca el mensaje para que aparezca en el momento en que el valor que digito esta fuera de rango. Es opcional este paso, ya que si no se coloca mensaje, Excel ya tiene un mensaje de error por defecto.

Con la opción Lista1. En un rango de celdas aparte del formato que se esta trabajando digitar las

palabras que se quiere incluir en la lista. (Ejemplo: ESTADO CIVIL)2. Seleccionar estas palabras3. Menú Insertar – Nombre – Definir4. Digitar el nombre para la lista5. Aceptar

Ahora, ubicado en la celda del formato que se desea activar la lista1. Menú Datos – Validación2. En la opción Permitir selecciono Lista3. En la opción Origen digito =y el nombre de la lista

ORDENAR UNA LISTA


Existen dos formas

Primera forma1. Dar clic en alguna celda de la columna que deseo ordenar 2. Dar clic sobre los iconos de la barra de herramientas estándar: si deseo

ordenar ascendente ó si deseo ordenar descendentemente Segunda forma

1. Ubicarse en alguna celda de la lista2. Menú datos - ordenar

Nota: Se puede ordenar máximo por tres columnas.

3. En la sección Ordenar por, seleccionar la columna por la que deseo ordenar la lista.

4. En las secciones Luego por, se utilizan en caso que los datos de la primer columna por la cual se ordeno se repitan.

SERIES

Es una herramienta que permite crear rápidamente una serie de fechas o números.

1. Digitar el número a partir de donde deseo empezar la serie2. Digitar en la celda del lado o de abajo el siguiente número según se necesite

la serie

Ejemplo:1 En este ejemplo la 10 En este ejemplo la


serie quedaria de 1 en 1

serie quedaría de 10 en 102 20

3. Seleccionar las dos celdas4. Ubicar el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha de la siguiente

manera:

5. Dar clic sostenido y desplazar hasta donde se quiera crear la serie

Cuando la serie que voy a crear la necesito consecutiva de 1 en 1 entonces:

1. Digitar el número a partir de donde quiero empezar la serie2. Dar clic sobre ésta celda3. Ubicar el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha y cuando se

active el puntero +, presionar la tecla CTRL. y desplazar hasta donde quiera.

ADMINISTRACIÓN DE LISTAS - HERRAMIENTAS DE CONSULTA

Excel cuenta con tres herramientas para realizar consultas de una lista,1. Filtros2. Subtotales3. Tablas dinámicas.

1. FiltrosEs una herramienta que permite seleccionar información de una lista dependiendo de una condición.

1. Ubicarse en cualquier celda de la lista.2. Menú Datos – Filtros - Autofiltro

Nota: En los campos de cada columna aparece una flecha3. Clic en el flecha de la columna según necesite el filtro

Ejemplo: Tomamos como muestra la siguiente lista


nombre empresa cargo ciudad salario edadjulian cocacola gerente medellin 48.900.000,00 23 lina bavaria aseo cali 45.213.200,00 56 pedro terpel gerente medellin 40.000.000,00 58 teresa cocacola gerente tunja 10.000.000,00 16 camilo tecnisalud vendedor tunja 5.480.000,00 52 margarita cocacola vendedor bucaramanga 5.454.200,00 32 lina cocacola aseo tunja 4.589.600,00 35 catalina tecnisalud aseo cali 4.556.900,00 52 fernando tecnisalud vendedor medellin 4.548.000,00 32 luz tecnisalud gerente tunja 4.542.600,00 58 michel terpel aseo medellin 4.542.600,00 48 edgar cocacola vendedor cali 3.210.000,00 26 lucy ecopetrol gerente medellin 2.151.000,00 32 felipe terpel vendedor bucaramanga 1.590.000,00 23 eduardo terpel vendedor tunja 1.521.210,00 45 andrea tecnisalud gerente bucaramanga 879.000,00 25 miguel tecnisalud aseo medellin 800.000,00 45 pedro bavaria gerente cali 789.000,00 54 yamile ecopetrol gerente tunja 789.000,00 27 esteban terpel gerente cali 789.000,00 19 didie ecopetrol aseo bucaramanga 654.000,00 47 piedad terpel vendedor cali 650.000,00 45

1. Listar los empleados que viven en la ciudad de Bucaramanga.2. Listar las empresas que empiezan por la letra M.3. Listar empleados cuyo salario sea menos a 500.000

Con el primer ejercicio:a. Dar clic sobre la flecha de la columna Ciudadb. Dar clic sobre Bucaramanga

Con el segundo ejercicio:a. Dar clic sobre la flecha de la columna empresab. Dar clic sobre la opción personalizar

Aparece la siguiente ventana


c. En el primer cuadro seleccionar comienza pord. En el cuadro del lado digitar la letra M

Con el tercer ejercicio:a. Dar clic sobre la flecha de la columna salariob. Dar clic sobre la opción personalizarc. En el primer cuadro seleccionar es menor qued. En el cuadro del lado digitar 500.000

2. SubtotalesHerramienta que permite aplicar una función (suma, promedio, máximo, etc), a la lista ordenada por la columna que se desea realizar la consulta. Esta función se aplica a cada uno de los grupos según la condición que se configure.

EjemploHallar el salario total por empresa. Es decir, saber cuanto suma los salarios de los empleados según la empresa.

1. Ordenar la lista por la columna en que se desea realizar la consulta2. Ubicarse en cualquier celda de la lista3. Menú Datos - subtotales

4. En la opción Para cada cambio en se debe escoger el campo por el cual se ordeno la lista

5. en la opción Usar función se escoge la función que se va a operar (suma, promedio, etc).

6. En la opción Agregar subtotal a se debe activar las casillas de los campos con los que se va a trabajar la función que se selecciono.


7. En la sección “agregar subtotal a” se marca el campo que va a ser recalculado por la función previamente seleccionada. Y aceptar .

Ejercicio: Cuanto suman los salarios de todos los empleados de cada empresa.

1. Ordenar la lista por el campo empresa2. En la ventana de subtotales debo:

En la opción Para cada cambio en selecciono empresa en la opción Usar función selecciono suma En la opción Agregar subtotal a activar la casilla salario

Después de haber realizado estos pasos, en pantalla aparecerá el siguiente pantallazo.Se alcanza a observar que la herramienta subtotal se encarga de agrupar y totalizar los salarios de cada empresa.

A la parte superior izquierda se alcanza a observar los números 1,2 y 3. Estos numerales son conocidos como los niveles.

1. Muestra el acumulado general2. muestra el acumulado por empresa3. muestra los datos ordenados por empresa.

3. Tablas dinámicasEs una tabla interactiva que se puede utilizar para resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar sus filas y columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, filtrar los datos mostrando diferentes páginas, o mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.

1. Ubicarse en cualquier celda de la lista2. Menú Datos - informe de tablas y gráficos dinámicos

Nota: se iniciará un asistente que comprende 3 pasos.

paso 1: Donde esta los datos a trabajar


Paso 2: Dónde están los datos que desea usar?

Paso 3: Dónde desea situar la tabla dinámica?

Se oprime finalizar y a continuación se mostrara en una hoja de cálculo el siguiente cuadro y la barra de herramientas de tablas dinámicas:


En esta ventana se deben arrastrar de la barra de herramientas los nombres de los campos con los que se desea crear la tabla dinámica.

Quedando la tabla dinámica asi:

Al campo Suma de salario, se le pude cambiar la función presionando dos veces clic sobre éste.

En los campos empresa y ciudad, si se da clic en el ascensor puedo realizar una consulta más específica.

FUNCION LOGICA SI()


Es una función que se utiliza cuando para realizar una operación existe una condición; entonces devuelve en una celda un valor si la condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.

Sintaxis: =SI(Prueba_Logica; Valor si V; Valor si F)

En la Prueba Lógica puedo utilizar:- Operadores aritméticos (>, >=, <, <=, =, <>)- Funciones

En el Valor si V y F puedo utilizar:- Texto- Números- Operaciones- Funciones

Ejercicio: Se tendrá como base la siguiente tabla

A B C

1 VENDEDOR VENTA COMISION

2 Juan Carlos Ramírez 15.200.000 03 Ana Sofía Pérez 7.800.000 04 Fernando Estupiñán 10.900.000 05 Liliana Beltrán 12.300.000 06 Luis Emilio Rojas 9.600.000 07 Eduardo Salcedo 8.600.000 0

- Si la venta es mayor a 10.000.000, la comisión será del 3%, de lo contrario la comisión será del 1,5%. La fórmula quedaría así: =SI(B2>10000000;B2*3%;B2*1,5%).

- No tendrá comisión si la venta es menor a 10.000.000, de lo contrario la comisión será del 3%. La fórmula quedaría así: =SI(B2<10000000;0;B2*3%).

FUNCION DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA BUSCARV()

Busca un valor en la primer columna de una matriz y devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada.

Sintaxis: = BUSCARV(Varlor_buscado; matriz; ind_de_columna; ordenado)


En el Valor buscado: Es el valor buscado en la primer columna de la tabla y puede ser un valor, referencia o una cadena de texto.

En el ind de columna: Es el número de columna de la matriz donde esta el dato que necesito en la celda que se está haciendo la formula.

En ordenado: Es un valor lógico; para encontrar la coincidencia más cercana en la primer columna, ordenada de forma ascendente =VERDADERO; para encontrar la coincidencia exacta =FALSO.

Ejercicio: Tomamos como base la siguiente matriz

L M N O P

1 CEDULA NOMBRES PLAN TELEFONO SALDO

2 91.235.652 Carlos Alberto Ramírez Familiar 6364521 57.0003 63.256.236 Maria Mercedes

Becerra6387541 23.000

4 37.256.365 Claudia Marcela Estupiñan

6518962 57.000

5 91.256.325 Fabio Morales 6452156 114.000

A B C D E F G12 CEDULA34 NOMBRES TELEFON

O


56 PLAN SALDO7

El ejercicio consiste en que al digitar la cédula y presionar Enter, automáticamente se activen los demás datos.

En este caso se debe hacer una fórmula por cada dato, que sería por ejemplo para el nombre así: =BUSCARV(C2;L1:P5;2;FALSO)

El número dos hace referencia a la columna nombre.

FUNCION ESBLANCO()

Esta función se utiliza cuando se quiere evaluar si una celda está vacía o no; para luego realizar una operación determinada.

Esta función se utiliza con la función si()

Sintaxis: =SI(ESBLANCO(); Valor si V; Valor si F)

FUNCION DE BASE DE DATOS BDEXTRAER()

Extrae de una base de datos un único registro que coincide con las condiciones especificadas.

Sintaxis: =BDEXTRAER(Base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

En nombre de campo: Es el rótulo de la columna o un número que representa la posición de la columna donde se encuentra el dato a extraer.

En criterios: Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. El rango incluye un rótulo de columna y el nombre de un dato bajo el rótulo para una condición.

Ejercicio: Se tomará como base la siguiente tabla

A B C D E F G1 INGRESO O EGRESOS Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio2 Ingresos 3 Salario 1.300.000 1.430.000 1.573.000 1.730.300 1.903.330 2.093.6634 Comisiones 156.000 171.600 188.760 207.636 228.400 251.2405 Bonificaciones 364.000 400.400 440.440 484.484 532.932 586.2266 Total Ingresos 1.820.000 2.002.000 2.202.200 2.422.420 2.664.662 2.931.128

7 Egresos


8 Vivienda 390.000 429.000 471.900 519.090 570.999 628.0999 Alimentación 364.000 400.400 440.440 484.484 532.932 586.226

10Educación 316.000 314.600 346.060 380.666 418.73311Recreación 182.000 200.200 220.220 242.242 266.466 293.11312Vesturario 7.800 8.580 9.438 10.382 11.420 12.56213Salud 546.000 600.600 660.660 726.726 799.399 1.029.33914Préstamo 260.000 286.000 314.600 346.060 380.666 418.73315Total Egresos 1.749.800 2.240.780 2.431.858 2.675.044 2.942.548 3.386.803

El objetivo es que al digitar un mes, y un egreso o egreso, en la celda valor aparezca el valor correspondiente

INGRESO O EGRESO MES VALORBONIFICACIONES FEBRERO 400400

La fórmula se realizaría en la celda valor y quedaría de la siguiente manera: =BDEXTRAER(A1:G15;C19;A20:A21)

SEGURIDAD EN EXCEL

En Excel se puede colocar seguridad a un archivo, hoja ó rango de celdas

1. Seguridad en un archivoEsta seguridad permite asignarle una contraseña de tal manera que si se desea abrir el archivo, se debe conocer la clave de acceso, de lo contrario, nunca se podrá acceder al archivo.

a. En la ventana de guardar archivos dar clic sobre la opción herramientas y seleccionar opciones generales


b. En la ventana que aparece se digita la contraseña

c. A continuación se solicita digitar nuevamente la contraseña para verificar, si es correcta se continúa el proceso normal para guardar el archivo.

En el momento de abrir el archivo, aparece una ventana que solicita se digite la contraseña.

2. Seguridad en una hoja


herramientas

Esta herramienta no permite que en la hoja se introduzca ningún tipo de datos. Cuando una hoja se protege, solamente se puede leer lo que esta en cada una de las celdas.

a. Menú herramientas – proteger - proteger hojab. aparece una ventana que me pide la contraseña. Esta es opcional.

NOTA: En excel todas las celdas de una hoja, están configuradas por defecto con la opción bloqueada , por esto al proteger la hoja todas las celdas quedan protegidas.

3. Seguridad para un rango de celdasEsta herramienta si permite escribir en ciertas celdas de una hoja que esta protegida. Entonces, lo primero que se debe hacer antes de proteger la hoja, es desbloquear las celdas donde deseo se puedan digitar y editar datos.

a. Seleccionar las celdas que van a quedar desbloqueadasb. Menú Formato – Celdas c. Clic en la pestaña Protegerd. Deshabilito la opción bloqueada y aceptoe. Menú herramientas – proteger - proteger hojaf. Digito contraseña y acepto (opcional).

TEXTO EN COLUMNAS

Es una herramienta que permite separar en diferentes celdas datos que se encuentran dentro de una misma celda.

1. Insertar las columnas que se necesita para que los datos que se desean separar quede en cada una de estas celdas, de lo contrario se borraran los datos existentes

2. Seleccionar las celdas3. Menú datos – texto en columnas


4. Seleccionar la opción Delimitados si los datos están separados por comas o tabulaciones.

5. Seleccionar el tipo de separador. Automáticamente se activara una línea entre los datos a separar.

6. Seleccionar el tipo de formato7. Finalizar

Ejercicio:Separar cada uno de los nombres y apellidos que se encuentran dentro de la columna nombres.

CEDULA NOMBRES PLAN TELEFONO SALDO

91.235.652 Carlos Alberto Ramírez Familiar 6364521 57.00063.256.236 Maria Mercedes

Becerra6387541 23.000

37.256.365 Claudia Marcela Estupiñan

6518962 57.000

91.256.325 Fabio Morales 6452156 114.000

Al separar los datos con la opción delimitados, se verá de la siguiente manera:


ESCENARIOS

Hasta El momento cada celda de la hoja podía tener asociado un valor. Gracias a los escenarios se va a conseguir que una misma celda tenga asociado distintos valores, uno por cada escenario de manera que seleccionando un escenario hacemos que la celda tome el valor que estaba almacenado en el mismo.

Ejercicio: Tendremos como base la siguiente tabla:

ARRIENDO 800.000

SERVICIOS 250.000

SUELDOS ADM 1.500.000

SUELDOS DOCENTES 1.000.000

GASTOS VARIOS 450.000

TOTAL 4.000.000

1. Menú Herramientas – Escenarios


2. Oprimir el botón Agregar

3. Digitar el nombre del escenario4. Seleccionar las celdas cambiantes

5. Digitar los nuevos valores para cada una de las celdas cambiantes


6. Aceptar

Nota: Se puede agregar todos los escenario que se necesiten

Una vez finalicemos, dispondremos de los escenarios, tal como aparece en la ventana Administrador de escenarios, de la siguiente manera:

Una vez seleccionado uno de los escenarios, al pulsar sobre el botón Mostrar, los datos de las celdas cambiantes del escenario cambiaran.

MACROS

Es una herramientas que le permite automatizar aquellas tareas que utiliza a menudo.

1. Garbar una Macroa. Menú Herramientas – Macro – Grabar nueva macro


b. Colocar el nombre de la macro y aceptarc. Seleccionar donde se quiere guardar la macro: Este libro, si quiero que la

macro funcione solo para el archivo donde hago la macro; Libro de macros personal, si quiero que la macro funcione para cualquier archivo de excel

d. Empezar a realizar cada una de las opciones que deseo queden guardadas en la macro.

e. Detener la macro, presionan el icono detener ó en el Menú Herramientas – Macro – Detener grabación.

2. Ejecutar una macroa. Manualmente- Menú Herramientas – Macro – Macros- En la ventana que aparece seleccionar la macro - Oprimir el botón Ejecutar

PLANTILLAS

Es una hoja de cálculo creada por el usuario y que se utiliza posteriormente como base para otras hojas similares. Las plantillas quedan almacenadas con la extensión xlt en la carpeta windows

Ejemplo de una plantilla


Para crear la plantilla

1. Diseñar la plantilla2. En la ventana Guardar como, existe una opción Guardar como tipo; en ésta

opción se debe seleccionar Plantilla (*.xlt)

Para cargar la plantilla en pantalla

1. Menú archivo – nuevo2. En la ventana de que aparece selecciono la plantilla que necesito cargar y

aceptar

NOTA: La información que se digita en esta plantilla se pierde, a menos que decida guardar un archivo por cada formato que llene y quedaría con la extensión .xls

COMPLEMENTO ASISTENTE PARA PLANTILLAS

El complemento Asistente para plantillas crea una plantilla que vincula las celdas seleccionadas en un libro a los campos en una base de datos. Si se basa un nuevo libro en la plantilla y se introducen datos en las celdas vinculadas, Microsoft Excel creará un nuevo registro en la base de datos y copiará los datos en los campos correspondientes cuando guarde el libro.

Crear Plantilla y Base de Datos

1. Diseñe el formato2. Menú Datos – Asistente para plantillas


3. Digite un nombre para la plantilla, sin cambiar la ruta que aparece en el cuadro de texto

4. Teniendo en cuenta que la base de datos que se crea puede ser diferente a Excel, seleccione el tipo que desea crear. Además seleccione la ubicación y digite el nombre de la base de datos.

5. Seleccione cada celda que desea vincular a la base de datos y coloque un nombre para cada campo.


6. Indique si los datos que tiene digitados en este momento en el formato desea que se almacenen en la base de datos o no.

7. Terminar

Para cargar la plantilla en pantalla

1. Menú archivo – nuevo2. En la ventana de que aparece selecciono la plantilla que necesito cargar y

aceptar


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