Manual de grabación de Títulos Oficiales anteriores a RD ......MANUAL DE GRABACION DE TIT Manual de grabación de Títulos Oficiales anteriores a RD 1002/2010. SERVICIO DE GESTION

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Manual de grabación de

Títulos Oficiales anteriores a

RD 1002/2010.

SERVICIO DE GESTION ACADEMICA Código

21

MANUAL Versión

1

MANUAL DE GRABACION DE TITULOS

OFICIALES

Fecha

12-03-13

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Índice

Capitulo 1. Introducción 2

Capítulo 2. Diagrama de flujo 3

Capítulo 3. Acceso y ‘navegación’ en la aplicación 4

Capítulo 4. Explicación del proceso 4

4.1.- Explicación del proceso a seguir en Centros. 4

4.2.- Explicación del proceso a seguir en SEGA 18

Capítulo 5. Casos especiales 30 5.1.Premio Relevante 30 5.2.Dobles especialidades 31

Capitulo 6.-Solicitud de duplicados de título 31 6.1- Duplicados por extravío 31 6.2Otros duplicados 32

Capitulo 7.- Modificar datos personales del alumno 33

Capítulo 8.-Retener o parar una solicitud 33

Capítulo 9.- Anexos 34

1 Introducción.

Este manual pretende recoger el procedimiento de gestión de títulos por parte de los centros

universitarios mediante el uso de la aplicación informática „Gestión de Títulos SIGMA‟, en adelante GTS

La aplicación GTS ha sido desarrollada por „SIGMA Gestión Universitaria, AIE‟ y abarca toda

la gestión de títulos universitarios oficiales mediante un entorno web vinculado a la base de datos SIGMA

de gestión académica.

El objetivo de este manual es el detalle paso a paso del procedimiento de carga de Títulos a

efectos de garantizar la Calidad en la Gestión de éstos, asi como el de establecer n protocolo de actuación

que sea conocido y seguido por los usuarios tanto de las Secretarías de los Centros como del Área de

Títulos del Servicio de Gestión Académica y Estudiantes (SEGA)

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2. Diagrama de flujo

1. SOLICITUD

2.

COMPROBACIÓN

REQUISITOS

ACADÉMICOS

NO

SI

CORRECTO?

4. EXPEDICIÓN

COMPROBACIÓN

Y FIRMA DE

SOLICITUD

7. REMISIÓN

POR LOTES A

SEGA

3.

COMPROBACIÓN

DATOS

PERSONALES

CORRECTO? NO

SI

8. MANTENIMIENTO Y

COMPROBACIÓN

Prametriz

acion

sigma

Tablas

MEC

9. clasificar lotes y

envio MEC

10 .

Asignación NRNT

mecIncidencias?SI NO

11.

CORRECCIÓN de

oficio o HNC

12. imprenta

Correcto? NO

SI

13.

FIRMA Y

COMUNICACIÓN

AL INTERESADO

15 ARCHIVO

TÍTULOS PREBOLONIA DE LICENCIADO, DIPLOMADO, MASTER Y DOCTORADO

REGULACIÓN ORDEN DE 8 DE JULIO DE 1988

5. EXPEDICIÓN

DE CST

6. GRABACIÓN DE LA

VALIDACIÓN

INDIVIDUAL DEL

FEDATARIO

AFECTA A

MEC?NO

14. ENTREGA

SI

15.comunicacion a

imprenta. Exped

duplicado

16. comunicación

a MEC y pasa a

punto 9

C

E

N

T

R

O

S

E

G

A

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3. Acceso y ‘navegación’ en la aplicación GTS Acceso a la aplicación La aplicación GTS se maneja con cualquier navegador de Internet, introduciendo la siguiente dirección:

https://vega.gestion.uco.es

Navegación Utilizar siempre los botones de navegación de la aplicación „Menú‟ y „Menú Principal‟. El botón „Atrás / Back‟ del navegador sólo debe utilizarse en los casos en que se indica expresamente en el manual, ya que

puede ocasionar el mal funcionamiento de la aplicación.

Salida de la aplicación Una vez finalizado el trabajo con la aplicación, hay que salir haciendo clic en el botón .

4.- Explicación del proceso. 4.1. Explicación del proceso a realizar en el centro:

1. SOLICITUD

Quien? El estudiante

Donde? En su Centro o a través del autoservicio SIGMA ( pendiente de implementar)

1.1. El estudiante se presenta en la Secretaría del Centro con el DNI, pasaporte o documento de

identificación de extranjeros (DIE).

1.2. El carnet de conducir no se considera un documento válido por no constar en él el lugar de

nacimiento.

1.3. Manifiesta personalmente que desea obtener su titulo o lo solicita por escrito, utilizando el

modelo normalizado anexo I.

1.4. La solicitud debe ser personalizada y no se admitirá autorización alguna para que el interesado

sea sustituido.

1.5. Podrá utilizar el formato de autoservicio por administración electrónica, puesto en marcha por la

aplicación informática. (Aún no implementado)

1.6. Si el solicitante adeudara alguna cantidad , SIGMA lanza un aviso que impide continuar el

procedimiento por Autoservicio o simplemente avisa si es por Secretaria, en cuyo caso la

secretaria se abstendrá de continuar mientras no se haya satisfecho la totalidad de la

deuda.

https://vega.gestion.uco.es/

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2.

COMPROBACIÓN

REQUISITOS

ACADÉMICOS

Quien? El centro

Donde? En la Secretaria del Centro

2.1. Verificar que el alumno cumple los requisitos académicos para la solicitud del titulo, mediante la

aplicación informática. Para ello, se pueden seguir uno de estos procedimientos:

a. Sacar una cabecera de expediente en SIGMA: Estado / motivo debe estar en A D.

b. También puede entrarse directamente en títulos/gestión de4 solicitudes/gestión de

solicitudes del alumno. Si aparece el nombre del alumno con el título correcto es que lo

tiene a disposición.

2.2. Si el alumno ha finalizado sus estudios y el expediente no figura en A D, habrá que arreglarlo en

Sigma (cambio de prelaciones, reconstruir expediente, etc.) y volver a intentarlo

2.3. Si el alumno no cumple con los requisitos académicos mínimos no puede seguir tramitándose el

titulo. Devolver al interesado.

2.4. Una vez introducido el criterio de búsqueda, hacer clic en „Buscar‟

2.5. El botón „Nuevo alumno‟ sólo se utilizará excepcionalmente para introducir alumnos que no

están en la base de datos Sigma, es decir, que se trate de estudios muy antiguos. En el resto de los casos, si la aplicación nos da el mensaje de „Este alumno no está en la base de datos‟

debemos asegurarnos de introducir correctamente el DNI o intentarlo con el NIP / NIA.

2.6. Si el alumno ha cursado varias carreras, hay que elegir la del título que solicita ahora. Pinchar en

la que corresponda

Estado del expediente: AD - En disposición de obtener el titulo

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3. COMPROBACIÓN

Y CARGA DE

DATOS

PERSONALES

Quien? El centro

Donde? En la Secretaria del Centro

3.1. Aparece una nueva pantalla en la que comprobamos que los datos del título que solicitamos son

correctos, atendiendo especialmente lo referente a especialidad/itinerario.

3.2. Pinchamos en y aparece una nueva pantalla que comprende datos del alumno y datos del título.

Esta pantalla es muy importante, ya que los datos de la misma se imprimirán en el título tal y como se introduzcan.

3.3. Verificar que los datos personales del expediente concuerdan exactamente con el

DNI/pasaporte, que ha debido presentar en original y copia. Si los datos personales del alumno

son incorrectos rechazar la solicitud y en todo caso cargar rigurosamente como indica el

DNI.

3.4. Se pondrá especial atención en fecha de nacimiento, apellidos, nombre, y localidad de

nacimiento, y en general en todos y cada uno de los datos personales que posteriormente han de

aparecer en el anverso del titulo.

3.5. Particularmente, los apellidos y nombre, y la localidad de nacimiento , si es extranjera, han de seguir unas determinadas normas que se indican en Anexo II.

Títulos\gestión de solicitudes\gestión de solicitudes individuales\solicitud\

Seleccionar

Original de titulo,

Comprobar especialmente apellidos y nombre y lo señalado con flecha

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3.6. Verificar que el alumno no tenga pagos pendientes ni su expediente esté bloqueado. Si el

alumno adeuda alguna cantidad de su carrera, rechazar la solicitud y no tramitar hasta que abone lo adeudado.

3.7. De detectarse en el SEGA alguna infracción de las normas hasta aquí indicadas, el expediente

será devuelto al centro acompañado de una hoja de no conformidad ( HNC) que figura como

anexo III

3.8. El funcionario o usuario que ha introducido los datos personales, académicos y económicos del

Titulo será responsable, con su firma en la caratula del expediente de la calidad de los datos

introducidos.

3.9. Fechas y otros datos importantes a introducir o verificar:

3.9.1. Es muy importante que las fechas a consignar en la carátula vayan consecutivas y en este

orden:

• 1º fecha de publicación del plan en BOE, que no puede ser mayor que

• 2º Fecha de inicio de estudios, que no puede ser superior a

• 3ª fecha de finalización de estudios, que no puede ser superior a

• 4º fecha de abono de derechos de expedición del titulo, que será la fecha de

expedición que figurará en el titulo.

3.9.2 Las fechas deben introducirse en el formato que pida la aplicación. Sobre todo la de finalización

de estudios irá en formato [mm/aaaa]) el mes y año de finalización de sus estudios:

• Deberá hacerse constar el mes y año de la fecha que el profesor firme el acta

• En los casos de convalidación o reconocimiento de créditos, la fecha de fin de

estudios no va ligada a ninguna convocatoria del calendario de exámenes y por tanto la

fecha que debe hacerse constar, es la del mes del abono de las tasas correspondientes al

reconocimiento.

• Cuando se remita la documentación que compone el expediente de solicitud del título,

deberá indicarse, en la hoja de solicitud, que esa discordancia obedece a las razones que

se expongan (por lo general el comienzo del periodo de exámenes con anterioridad al nombre del mes de la convocatoria)

• Siempre debe comprobarse la fecha, bien en la consulta del expediente del alumno,

bien en la fecha del acta de examen o en la fecha de la resolución correspondiente, no

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siendo recomendable en ningún caso, dar por buena la información que al respecto,

pueda facilitar el estudiante

3.9.3 En cuanto a la fecha del abono de tasas, se pueden dar las siguientes excepciones:

• Si la fecha de pago de tasas es anterior al mes de la fecha de fin de estudios, poner la

fecha en que se le acepta la solicitud en Secretaría, que debe ser igual o posterior al mes

de la convocatoria de superación de los estudios.

• Si se le ha concedido Premio Extraordinario con posterioridad a la fecha de abono de

tasas, si la fecha de solidcitud de titulo es superior a la del abono de derechos, se pone

la misma.

3.9.4. Calificación fin de carrera: Esta casilla aparece en los estudios que requieren la calificación fin de carrera y es obligatorio rellenarla, utilizando el desplegable.

3.10.Circunstancias especiales: También cabe la posibilidad de introducir hasta 5 circunstancias especiales, eligiendo del

desplegable. Las más usuales pueden ser las de duplicados, ciudadanos extranjeros no europeos o

andorranos, titular fallecido, etc ( ver Capítulo 5).

3.11.Una vez completada esta pantalla, es muy importante pasar necesariamente a la de datos personales

para actualizar los datos existentes en SIGMA que, al proceder de la matrícula, pueden estar

desactualizados. Pulsamos, pues, en el botón „Datos personales‟ y aparece la siguiente pantalla:

Estado de la solicitud: VA – VALIDADA ACADEMICAMENTE

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4. Abono de

tasas

¿Quien? El centro

¿Donde? En la Secretaria del Centro

¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma y este Manual

En la primera parte aparecen los datos del alumno, del título y de la solicitud activa. Más abajo tenemos la

casilla que hay que rellenar:

Clase de liquidación:

4.1. Se le pregunta si está en alguno de los casos de reducción o exención de precios públicos :

a. Familia numerosa de categoría general (exención del 50 %)

b. Familia numerosa de categoría especial (exención total)

c. Premio extraordinario fin de carrera (exención total).

4.2 Si el estudiante tiene reducción de tasas por familia numerosa, hay que hacer clic en el botón

„Datos Familia Numerosa‟, lo que nos lleva a otra pantalla, donde comprobamos: d. Fecha Inicio: poner la fecha de expedición del documento de familia numerosa, en

formato [dd/mm/aaaa]

e. Fecha Finalización: la fecha final de validez de la última renovación.

f. Clase de Liquidación: volver a elegir la que corresponda, según la categoría y número

de hijos

g. Categoría: introducir la categoría que corresponda según el documento presentado

h. Número de hijos: introducir el número de hijos

4.3 Se le informa del precio del título y se le entrega el impreso de abono y se le pide que realice el

ingreso, en la Entidad bancaria que la Universidad haya establecido.

4.4. . Forma de pago: siempre es „En efectivo‟ ya que cuando se graba la solicitud del título el

alumno ya ha tenido que pagar, ingresando el importe en la entidad financiera.

4.5. Hacer clic en el botón „Aceptar‟ para volver a la pantalla de „Cálculo de tasas‟. Hay que

asegurarse que los datos que hemos grabados son correctos porque, una vez grabada la solicitud, esta

pantalla ya no aparecerá.

4.6. En la pantalla „Cálculo de tasas‟ hacer clic en „Aceptar‟, lo que nos lleva a un nuevo menú:

4.7. Para terminar elproceso de pago hay que validar éste, para lo que se entra en la siguiente

pantalla:

Estado de la solicitud: PV – PENDIENTE DE VALIDACION

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Se selecciona el alumno a validar y aparece una nueva pantalla, que se comprobará y aceptará:

Desde ese momento se asigna el NRU que la secretaría deberá anotar en la carátula del expediente

de título, y ahora pasa a el estado de pagada.

Estado de la solicitud: PA – PAGADA

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5. EXPEDICIÓN

COMPROBACIÓN

Y FIRMA DE

SOLICITUD

Quien? El Centro

Donde? En la secretaria del Centro

Formato: Solicitud que expide Sigma (anexo IV)

5.1. Pinchamos en „Visualizar instancia‟, lo que nos abre una nueva ventana del navegador con el

documento de solicitud del alumno. Debemos comprobar que los datos estén correctos, tanto los

personales y domicilio como los referentes al título (nombre de la titulación, especialidad si la hay,

fecha del plan de estudios, fecha de finalización, fecha de la solicitud -la de pago-) y la autorización de difusión de domicilio.

5.2 Si algún dato no es correcto, volvemos a la ventana de „Emitir documentos de la solicitud de título‟ y

con el botón „Volver‟ de la aplicación (no el del navegador) retrocedemos hasta la pantalla en la que

hemos introducido el dato erróneo y lo rectificamos. Luego, vamos aceptando las sucesivas pantallas

hasta llegar al final.

5.3 Si la solicitud es correcta, la mandamos imprimir con el botón o menú „Imprimir‟ del navegador;

pedimos al alumno que la lea cuidadosamente, advirtiéndole de que los datos que allí figuran

aparecerán en su título de la misma forma.

5.4 Si el alumno está conforme, debe firmar la solicitud.

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6. EXPEDICIÓN

DE CST

¿Quien? El centro


¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma y este Manual

6.1. Volvemos a la ventana de „Emitir documentos de la solicitud de título‟ y pinchamos ahora en

„Visualizar resguardo‟. Se abrirá una nueva ventana con el resguardo de la solicitud del título. Comprobamos que el importe indicado es correcto e imprimimos un ejemplar con el botón o menú

„Imprimir‟ del navegador

6.2. El resguardo o CST va firmado por el Secretario o Secretaria del Centro y con el sello del centro,

conforme al modelo bilingüe que se adjunta en Anexo VI

6.3. Volvemos nuevamente a la ventana de „Emitir documentos de la solicitud de título‟ y pinchamos

ahora en „Visualizar el certificado académico‟. Nos mostrará un certificado académico con las

asignaturas, fecha del plan de estudios, fecha de finalización, total de asignaturas o créditos. Este

certificado ya no será necesario que se incluya en el Expediente del Titulo, siempre que el centro haya efectuado el paso que se explica en el paso siguiente.

6.4. Entregamos al estudiante el resguardo.

6.5. Si el alumno está conforme, volvemos a la ventana de „Emitir documentos de la solicitud de título‟ y

hacemos clic en „Aceptar‟.

6.6. El estudiante debe aportar los siguientes documentos

Justificante del pago del precio público del título solicitado

Fotocopia del DNI/pasaporte/DIE

Justificante de exención o reducción de tasas (fotocopia del carné de familia numerosa, fotocopia de concesión del premio extraordinario, etc.).

6.7. Se imprimirá la carátula de expediente para expedición de un titulo oficial universitario en pegatina

para incorporarla al anverso del expediente físico de Titulo, que ha de ir firmada por el funcionario

Responsable de la Secretaría y el Visto Bueno del Secretario del Centro. (Anexo V y VI)

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6.8. El expediente de titulo quedará conformado con la siguiente documentación

Carátula de formación de expediente, debidamente cumplimentado en todos sus apartados y

firmado (Anexo X)

Solicitud del título, firmada por el interesado (Anexo IV)

Justificante del pago del precio público del título solicitado

Fotocopia del DNI/pasaporte/DIE

Justificante de exención o reducción de tasas (fotocopia de la cartilla de familia numerosa,

fotocopia de concesión del premio extraordinario, etc.).

Certificación académica oficial expedida por la aplicación, solo en el caso de centros

adscritos o que la Secretaría no haya efectuado la validación del fedatario del paso 7

6.9.Es muy importante que las fechas a consignar en la carátula vayan consecutivas y en este orden:

1º fecha de publicación del plan en BOE, que no puede ser mayor que 2º Fecha de inicio de estudios, que no puede ser superior a

3ª fecha de finalización de estudios, que no puede ser superior a

4º fecha de abono de derechos de expedición del título, que será la fecha de expedición que

figurará en el titulo.

• Aquí se podría corregir al DNI/Pasaporte, si fuera erróneo. Tener en cuenta que la

modificación afecta a la base de datos SIGMA por lo que las búsquedas para certificados,

expedientes, etc. tendrán que hacerse con el nuevo DNI/Pasaporte.

- Una vez completada la pantalla „Modificar datos personales del alumno‟ hacemos clic en „Aceptar‟ y de esta forma volvemos a la pantalla „Solicitar Original Título Oficial de

Primer y Segundo Ciclo‟. Puesto que ya la hemos completado antes de ir a los datos

personales, ahora simplemente hacemos clic en „Aceptar‟.

I

6.10. Tras una nueva comprobación de los datos, pinchamos en „Grabar solicitud‟. Nos aparece

la pantalla final de este paso.

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7.

GRABACIÓN DE LA

VALIDACIÓN

INDIVIDUAL DEL

FEDATARIO

¿Quien? El centro


¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma y este Manual.

Entrar en SIGMA>GESTION DE SOLICITUDES>VALIDAR SOLICITUDES>VALIDACION

INDIVIDUAL DEL FEDATARIO

7.1. Una vez pagado y presentado el resguardo de pago. Efectuar la validación individual del fedatario tal

como se indica.

7.2. Verificar de nuevo los datos introducidos

7.3. Pulsar “aceptar”

7.4. La aplicación emite una especie de resguardo a nombre del responsable del centro que acredita el

pago de los derechos y que se ha verificado y validado los datos del expediente:

Validación masiva de solicitudes del suplemento europeo al título

CERTIFICO:

Fedatario/a María del Carmen Rincón Andujar

Facultad / Escuela Escuela Politécnica Superior de Córdoba

Que tal como consta en los documentos originales que hay en este centro, las personas

que se relacionan han superado los estudios correspondientes que le dan derecho a la

obtención del suplemento europeo al título; que han solicitado la expedición del mismo

y han abonado las cantidades en la fecha que se indica en cada caso.

Estudios

Suplemento europeo al Título

(SET)

6273 - Ingeniero Técnico en Informática

de Sistemas

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7.5. Si entramos ahora en la pantalla SIGMA>GESTION DE SOLICITUDES>CONTROL DE

SOLICITUDES y buscamos el titulo validado ya aparece en situación DM (en disposición de

enviar al Ministerio) y le ha asignado NRU:

7.6. También puede hacerse la validación masiva del fedatario en el caso de envio de un lote grande (Ver

paso siguiente).

7.7. Para ello, antes de hacer el envío, vamos primero a la aplicación GTS y, en la pantalla „Gestión de

solicitudes‟ elegimos la opción „Validar solicitudes‟ y pinchamos en „Validación masiva fedatario‟

7.8. En la nueva pantalla tenemos que realizar una búsqueda acotando los centros, titulaciones y/o fecha. Normalmente se elegirá el propio centro tanto en „desde‟ como en „hasta‟ y luego se puede optar por

dejar todas las titulaciones o elegir unas concretas. Lo mismo en cuanto a elegir un determinado

tramo de fechas.

7.9. Una vez introducidos los criterios de búsqueda, hacemos clic en „Aceptar‟ y se nos genera una nueva

pantalla en la que aparecen todas las titulaciones comprendidas en la búsqueda anterior en situación

Pagada. Ahora hay que validar cada titulación/especialidad una a una. Para ello, pinchamos en el

botón al lado de cada una.

7.10. Atención: esto cambiará la situación de la solicitud, poniéndola en situación „DM‟ (en

disposición de enviar al MEC); esto no se podrá deshacer masivamente sino una por una. Es decir, que una vez validadas hay que enviarlas a la Sección de Estudios Propios y Títulos.

7.11. Hay que pinchar en el enlace para generar el certificado que, firmado por el Secretario y el

Administrador, se enviará al Área de Títulos del SEGA con los expedientes de solicitud de título.

7.12. De este documento se imprimen tres ejemplares, dos para enviar al Área de Títulos del SEGA y

otro para el archivo del centro.

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7.13. Volver con el botón „Volver‟ y repetir para todas las titulaciones/especialidades que se deseen

validar y enviar.

7.14. Desde este momento el expediente de titulo ya tiene asignado el NUMERO DE REGISTRO

UNIVERSITARIO

Estado de la solicitud: DM – EN DISPOSICION DE ENVIAR AL

MINISTERIO

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8. REMISIÓN

POR LOTES A

SEGA

¿Quien? El centro

¿Donde? En la Secretaria del Centro ¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma y este Manual, además de la formación Física del

expediente, con la carátula que figura en el Anexo XXX de este Manual.

8.1. El estudiante debe aportar los siguientes documentos

a. Justificante del pago del precio público del título solicitado

b. Fotocopia del DNI/pasaporte/DIE

c. Justificante de exención o reducción de tasas (fotocopia del carné de familia numerosa,

fotocopia de concesión del premio extraordinario, etc.).

8.2. Se imprimirá la carátula de expediente para expedición de un titulo oficial universitario, bien desde

la aplicación o bien desde cualquier otro medio, según el modelo anexo V, para pegarla o coserla al

anverso del expediente físico de Titulo. Esta Carátula ha de ir firmada por el funcionario que ha cargado el mismo y el Visto Bueno del Secretario del Centro. (Anexo V)

8.3. El expediente de titulo quedará conformado con la siguiente documentación.

8.3.1. Carátula de formación de expediente, debidamente cumplimentado en todos sus apartados y

firmado ( Anexo X)

8.3.2. Solicitud del titulo, firmada por el interesado ( anexo IV)

8.3.3. Justificante del pago del precio público del título solicitado

8.3.4. Fotocopia del DNI/pasaporte/DIE

8.3.5. Justificante de exención o reducción de tasas (fotocopia de la cartilla de familia numerosa,

fotocopia de concesión del premio extraordinario, etc.). 8.3.6. Si la Carátula viene cumplimentada en todos sus términos y firmada por el Secretario del

Centro, y el centro ha efectuado la validación del fedatario del paso anterior, podrá prescindirse

de la Certificación académica oficial expedida por la aplicación, de otra forma, se adjuntará esta.

8.4. Es muy importante que las fechas a consignar en la carátula vayan consecutivas y en este orden:

8.4.1. 1º fecha de publicación del plan en BOE, que no puede ser mayor que

8.4.2. 2º Fecha de inicio de estudios, que no puede ser superior a

8.4.3. 3ª fecha de finalización de estudios, que no puede ser superior a

8.4.4. 4º fecha de abono de derechos de expedición del título, que será la fecha de expedición que

figurará en el titulo.

8.5. En la carátula se consignará el número de registro Universitario del título.

8.6. Los expedientes así constituidos se remitirán por lotes cada final de mes al Área de Títulos del

Servicio de Gestión Académica, organizados por Titulaciones y dentro de la misma por número de

registro Universitario

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4.2.- Explicación del proceso en el Área de Títulos del SEGA. ¿Quien? El Área de Titulos

¿Donde? En El Servicio de Gestión Académica

¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma , este manual y los manuales de gestión de

procesos de Sigma, e instrucciones del Ministerio.

9.1. El Área de Títulos debe mantener totalmente actualizada las tablas que proporciona el Ministerio,

así como el mantenimiento y parametrización de las tablas y datos generales de la aplicación

Sigma, a fin de que ambas tablas siempre coincidan.

9.2. El Área de títulos procederá a revisar someramente los títulos recibidos, dado que ya vienen o han

de venir comprobados, validados por el fedatario , anotando el NRU en la caratula correspondiente y

firmados por el Secretario del Centro y el Responsable de la Secretaría, y quedan los expedientes en

ESTADO DM (Disposición de enviar al MEC)

9.3. Si en la visión somera, a través de la carátula del expediente, se detectara algún error o falta de un

elemento sustancial para la continuación de la tramitación con garantías, incluida la firma del

Secretario o Responsable de la Secretaria, se devolverá el expediente al centro, acompañado de una

HOJA DE NO CONFORMIDAD (HNC), cuyo modelo se adjunta en anexo XXX y que se archivará

de forma independiente y en una carpeta por centro.

¿Quien? El Área de Titulos



procesos de Sigma, e instrucciones del Ministerio

10.1. Se constituye un lote en la primera quincena de cada mes cuyo fichero informático se envía al

Ministerio de Educación y Ciencia (MEC) para la adjudicación del correspondiente número del

Registro Nacional de Títulos (NRNT). Entrando en : gestión de solicitudes/comunicación con el

MEC/envío de solicitudes al MEC.

9

MANTENIMIENTO Y

COMPROBACION

10

Clasificación de lotes y

envío al MEC

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10.2. Para cada lote se marca el centro y la titulación o titulaciones a que se refiere

10.3. Se selecciona un tipo o tipos de títulos que se van a incluir en el lote.

10.4. No cumplimentar numero de solicitud o NIP, salvo que se pretenda enviar un lote con un único

expediente.

10.5. El rango de fechas de liquidaciones no hay que tocarlo.

10.6. Es conveniente pulsar primero en “simular” a fin de que Sigma haga un chequeo previo y arroje

errores posibles, para corregirlos,

10.7. Pulsar “Aceptar”

10.8. Obtiene un fichero XML con un máximo de 299 registros, que hay que enviar al

MEC a través de la EXTRANET de éste, y un fichero PDF o Excel que lista el

contenido del fichero xml, donde aparece el numero de lote.

Acceder al MEC a través de la dirección:https://extranet.educacion.es/

Condiciones del ordenador de acceso:

o Sistema operativo Windows xp o superior, servipac 3

o Internet Explorer

Acceso mediante un usuario general y común para la Universidad de

Córdoba.

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ESTADO DE LA SOLICITUD: EM – ENVIADO AL MEC

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11.1. El MEC devuelve a través de la Extranet un “fichero de salida” ( del MEC) que

hay que leerlo y que incluye :

1. Registros aceptados, con la asignación del NRNT.

2. Registros con errores mínimos pero aceptados, con NRNT

3. Registros con errores no aceptados. Se devuelve el expediente sin NRNT

11

Asignación NRT del MEC

ESTADO DE LA SOLICITUD: CM – CONFIRMADO POR MEC

ESTADO DE LA SOLICITUD: RM – RECHAZADO POR MEC

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12.1. El MEC devuelve un archivo de errores y no asigna ningún NRNT al lote

enviado. Si esto ocurre hay que entrar en “gestion de solicitudes “/comunicación

con el MEC/ deshacer Lotes.

12.2. Una vez corregidos los errores en Sigma se vuelve a generar un nuevo lote y

SIGMA asigna un nuevo numero

12.

CORRECCION DE

ERRORES

ESTADO DE LA SOLICITUD: EM – Enviado al MEC, y

Posteriormente queda en DM

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¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma , este manual y los manuales de gestión de procesos de Sigma, e instrucciones del Ministerio

13.1. Una vez que el fichero ha sido confirmado por MEC ( Estado CM), entrar en comunicación con

imprenta/ envio a imprenta.

13.2.- Generar fichero para imprenta, en xml

13.3.- El tamaño del fichero es de 299 solicitudes maximo. Se asigna numero de lote diferente al lote del

MEC.

13.4.- Es conveniente generar el lote primero en simulación

13.5.- Se envía fichero xml mediante correo electrónico. Nosotros quedamos con copia en PDF.

13.6.- El estado del especiente desde este momento es EI.

13.7.- La imprenta devuelve un fichero txt de comprobación.

13.

IMPRENTA

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14.1. El estado cuando se recibe el titulo es CA. Cartulina pendiente de asignación.

14.2. Cuando llegan los títulos , mientras se firman,

14.3. Gestion de solicitudes /recibir cartulinas del MEC. Leer fichero de signe y una vez leído ir a “enviar a impresión”.

14.4. Las cartulinas quedan en estado PI.

14.5. Ir a gestión de solicitudes /comunicación con imprenta/asignar cartulina MEC.

14.6. Se hace una asignación masiva a través de la lectura del fichero de imprenta para casar las

cartulinas con el número de registro nacional, y el numero de cartulina.

14

FIRMA Y COMUNICACIÓN AL

INTERESADO

ESTADO DE LA SOLICITUD: EI . ENVIADO A IMPRENTA

08.03.2013 Página 26

¿Quién? El Área de Títulos

¿Dónde? En El Servicio de Gestión Académica



15.1. Entrega al interesado 1. El interesado se identifica mediante DNI, pasaporte, documento de identificación de

extranjeros o permiso de conducir.

2. El funcionario le muestra su título y le pide que compruebe cuidadosamente el mismo,

especialmente en lo relativo a sus datos personales y estudios realizados.

3. Si el interesado encuentra el título conforme, Se recomendará que lo firme en presencia del

funcionario, con bolígrafo negro de punta fina.

4. En la copia del título, el funcionario marca la entrega al interesado, así como la fecha de

entrega.

5. El interesado firma el recibí en la copia.

6.Se le entrega al interesado el original del título , dentro de un sobre o rollo adecuado al tamaño

del título.

7.Si El interesado muestra su disconformidad con el título, lo indicará así en el recibo y se

estudiará de nuevo su expediente, pasando al punto 15 de este manual.

.

15.2. . Entrega a persona autorizada mediante poder notarial

1. La persona autorizada presenta el poder notarial y se identifica mediante su DNI, pasaporte, documento de identificación de extranjeros o permiso de conducir.

2. El funcionario comprueba que el poder notarial autoriza a recibir el titulo y, en tal caso, obtiene

una fotocopia de dicha escritura de apoderamiento y del DNI de la persona autorizada, para su

archivo en el expediente del alumno.

3. En la copia del título, el funcionario marca la entrega a persona autorizada ante Notario, así

como la fecha.

4. La persona autorizada firma el recibí en la copia. No debe firmar el original del título, cuya

firma le corresponde únicamente al interesado.

5. Se le entrega el original del título , dentro del sobre.

15

ENTREGA

ESTADO DE LA SOLICITUD: PE – PENDIENTE ENTREGA

08.03.2013 Página 27

6. Puede que mas adelante, el interesado manifieste su disconformidad con el original, en cuyo caso

deberá personarse el titular o el autorizado en SEGA con el titulo original, para su retirada y

proceder como se señala en el punto 15.

15.3. Entrega de títulos cuyo titular ha fallecido

1. En uno de los campos de „Circunstancias especiales‟, elegir del desplegable la opción ‟03 –

Títulos cuyo poseedor haya fallecido‟

2. Pinchar en el botón „Diligencias para imprenta‟ y luego en „Insertar‟ y escribir una

diligencia con el texto:

“Este Título queda invalidado por fallecimiento del titular”

15.4. Envío a otras administraciones en España

1. El interesado debe solicitar, mediante escrito o correo electrónico, el envío de su título a la

Delegación (Área funcional de Alta Inspección de Educación) o Subdelegación del

Gobierno en su provincia de residencia, para lo cual facilitará en el escrito la dirección

postal a la que dirigirse

2. El SEGA enviará el título a la dependencia u organismo correspondiente, acompañada de

un oficio de remisión en el que solicitará que le sea devuelta la copia del título una vez

firmada por el interesado.

3. El SEGA enviará comunicación al interesado notificándole el envío de su título.

08.03.2013 Página 28

15.5. Envío a Embajada u Oficina Consular en el extranjero

1. El interesado debe solicitar, mediante escrito o correo electrónico, el envío de su título a la

Embajada u Oficina Consular más próxima a su localidad de residencia, para lo que

aportará en el mismo la dirección de la embajada u oficina consular. Puede consultarse una

relación de embajadas y consulados en la página web del Ministerio de Asuntos Exteriores,

http://www.mae.es

2. El Área de Títulos del SEGA enviará el título a la embajada o consulado correspondiente,

acompañada de un oficio de remisión en el que solicitará que le sea devuelto el recibí del

título una vez firmado por el interesado

3. El Área de Títulos del SEGA enviará una comunicación al interesado notificándole el envío de su título.

15.6. Grabación de la entrega

1. Una vez entregado o enviado el título, debe registrarse esta circunstancia en la aplicación de

títulos. Para ello, elegimos la opción „Entrega títulos‟

pantallazo

2. En la pantalla que aparecerá, elegimos „Recoger título‟ en el caso de que venga a recogerlo

el alumno personalmente o persona autorizada mediante poder notarial (en caso de envío a

otras administraciones, pinchar en el enlace del mismo nombre.

3. Aparece la pantalla para realizar una búsqueda, por NRU.

4. Aparece marcado „Aceptación del título‟. Si el interesado lo acepta, hacemos clic en

„Aceptar‟

5. En esta pantalla, introducimos la fecha de entrega (por defecto aparece la del día actual) y la

forma de la misma, bien sea directamente al interesado, a persona autorizada o entrega a un

familiar por fallecimiento del interesado. Hacer clic en „Grabar‟.

6. Si hemos elegido „Otras Administraciones‟ nos aparecerá la siguiente pantalla :

pantallazo

7. Haciendo clic en „Grabar‟ cambia la situación del título pasando a la situación „OA‟ (otras

Administraciones) y ya se puede hacer el envío a la administración correspondiente.

8. Una vez que de la Administración a la que se envió el título nos devuelvan la copia firmada

por el estudiante, tenemos que registrar la entrega del título, para lo que efectuaremos los

pasos 2 a 5 y vuelve a quedarse en estado RE

ESTADO DE LA SOLICITUD: RE – TITULO RETIRADO

http://www.mae.es/

08.03.2013 Página 29





Si el error afecta solo a la impresión se ordenará su reimpresión con las siguientes

condiciones:

o Si el error en el titulo físico se ha producido en el tratamiento realizado en

SEGA, la reimpresión se realizará por el trámite de urgencia y a costa de la

Universidad.

o Si el error se ha producido en el tratamiento efectuado por el centro y no había constancia de éste en el momento de la firma de la solicitud de titulo, la

reimpresión se efectuará igualmente por el trámite de urgencia pero a costa del

Centro correspondiente.

o Si el error ya aparecía en la solicitud del interesado, que ha validado con su

firma, o bien aparece en el DNI, la reimpresión seguirá un trámite normal y

se realizará a costa del interesado.





Si el error afecta a los datos inscritos en el MEC, deberá retrotraerse el trámite al

momento en que se produjo el error y se volverá a tramitar con las siguientes

condiciones.

o Si el error en el titulo físico se ha producido en el tratamiento realizado en SEGA, la reimpresión se realizará por el trámite de urgencia y a costa de la

Universidad.

o Si el error se ha producido en el tratamiento efectuado por el centro y no había

constancia de éste en el momento de la firma de la solicitud de titulo, la

reimpresión se efectuará igualmente por el trámite de urgencia pero a costa del

Centro correspondiente.

o Si el error ya aparecía en la solicitud del interesado, que ha validado con su

firma, o bien aparece en el DNI, la reimpresión seguirá un trámite normal y

se realizará a costa del interesado.

16

REIMPRESION SIN COMUNICACIÓN

A MEC

17

REIMPRESION CON COMUNICACIÓN A

MEC

08.03.2013 Página 30

5.- Casos especiales



¿Cómo? Mediante la utilización de la aplicación Sigma , este manual y los manuales de gestión de procesos de Sigma, e instrucciones del Ministerio

5.1. Premio Relevante 1. Los premios relevantes, tipo Premios Extraordinarios de la universidad o Premio Nacional Fin

de Carrera, etc. deben figurar en el anverso del título.

2. Si el alumno conoce el premio relevante concedido lo hará constar así en el momento de solicitar

el titulo y lo acreditará. En este caso será el centro quien grabe tal premio.

3. Si el premio hubiera sido concedido cuando el titulo ya se ha tramitado al SEGA, será el SEGA

quien modifique la solicitud para introducir tal dato.

4. Para ello, en GTS se rellenan los campos siguientes de la pantalla „Solicitar Original Título

Oficial de Primero y Segundo Ciclo‟

Pulsar en solicitud de titulo y buscar un determinado alumno alque vamos a cargar casos especiales.

5. Aparece la pantalla de solicitud del titulo y vamos hacia abajo hasta ue aparezcan las

circunstancias especiales y los premios extraordinarios:

6. Código Premio Extraordinario [1,2,3]: Elegir del desplegable el que tenga concedido

7. Órgano Concede Premio Extraordinario [1,2,3]: Elegir del desplegable el órgano (generalmente,

Consejo de Gobierno)

08.03.2013 Página 31

8. Fecha Premio Extraordinario [1,2,3]: La que se indique en el acta de concesión, con el formato

[dd/mm/aaaa]

9. Existe la posibilidad de grabar hasta 3 premios relevantes.

10. Si el premio es posterior a la fecha de abono de los derechos de expedición del título, la fecha de

obtención del premio es la que se grabará como fecha de expedición del título.

11. Para salvaguardar los derechos de antigüedad del título, pinchamos en el botón „Diligencias para

imprenta‟ y luego en „Insertar‟ y escribimos una diligencia con el texto:

12. El presente título surte efectos plenos desde el (fecha de abono de los derechos de expedición del

título), fecha en que el interesado abonó los derechos de expedición

5.2. Dobles especialidades

1. En algunos planes es posible obtener varias especialidades de un misma titulación; en estos casos

se imprime un solo título y las especialidades constan en el reverso.

2. Cuando los expedientes están correctamente grabados en Sigma y una vez que el alumno ha

solicitado la expedición del título se introducen los datos de las dos especialidades en la

aplicación de títulos . Según instrucciones del MEC, no se pueden mandar las dos especialidades

simultáneamente por lo que la segunda y posteriores se consideran duplicados para añadir

especialidad.

3. Cuando se validen las solicitudes de la titulación correspondiente, las dos especialidades

quedarán en situación DM.

6 .- Solicitud de duplicados de título ¿Quien? El Área de Titulos




6.1.- Duplicados por extravío

Según lo establecido en la Orden de 8-7-88 (BOE 13-7-88), artículo 11.2, es requisito previo a la

expedición de un duplicado la publicación en el BOE de un anuncio de aviso dando un plazo de un mes

para propiciar, en su caso, las oportunas reclamaciones. El procedimiento para la inserción del anuncio es

el siguiente:

1. Conseguir la aplicación informática „PABOE‟, en la página web del Boletín Oficial del Estado:

http://www.boe.es/g/es/anuncios/anuncios04.php

2. Pinchando en el enlace „Hacer un anuncio. Programa PABOE – P.A.B.O.E.‟ se descarga el programa (sólo para Windows). Hay que tener en cuenta que suele haber una nueva versión a

principios de año con las tasas actualizadas.

3. Una vez descargado, buscarlo y ejecutarlo en el ordenador para que se instale.

4. Abrir el programa [Menú Inicio > Programas > P.A.B.O.E.)

5. Hacer clic en „Anuncio > Nuevo‟. Esto abre un asistente que te guía en la confección del

anuncio.

http://www.boe.es/g/es/anuncios/anuncios04.php

08.03.2013 Página 32

6. La primera vez hay que crear un emisor, introduciendo los datos del Centro (el NIF será el de la

Universidad de Córdoba: Q5018001G). Las veces siguientes, se selecciona el emisor del

desplegable o se crea uno nuevo, si procede.

7. En la pantalla siguiente, pinchar „Sección V. B Otros anuncios oficiales‟ y hacer clic en

„Siguiente‟

8. Rellenar la pantalla según el modelo:

“Resolución de la <Nombre de Centro> de la Universidad de Córdoba sobre extravío de título,según

lo establecido en la Orden de 8 de julio de 1988, se hace público el extravío del título de <título>,

expedido el <fecha de expedición del título original> a favor de Don <Nombre y apellidos>.

Transcurridos treinta días sin que hubiera reclamaciones, se procederá a su reexpedición”

9. Haciendo clic en „Anuncio > Valorar‟ se inicia el asistente.

10. Comprobamos los datos y pasamos las pantallas del asistente y en la pantalla final, se elige la

impresora y se pincha Imprimir autoliquidación –3 copias– e Imprimir anuncio –2 copias– y

„Finalizar‟

11. Darle al alumno 2 copias de la autoliquidación y una copia del anuncio para que vaya a ingresar

el importe.

12. Cuando vuelva con el justificante de pago, enviar el anuncio al BOE (ver instrucciones en

http://www.boe.es/g/es/anuncios/anuncios03.php)

13. Controlar la publicación en el BOE. Una vez transcurrido un mes desde la misma sin que hubiera

reclamaciones, el alumno puede solicitar la expedición del duplicado y pagará las tasas

correspondientes.

14. Para introducir la solicitud del duplicado en la aplicación GTS realizamos los pasos xxxxxx

15. Aparece nuevamente la pantalla con los datos del título original.

1. En „Fecha de solicitud‟, poner la fecha de solicitud del duplicado

2. En „Causa Duplicado 1 [2, 3...]‟ elegimos extravío

3. Pinchar en el botón „Diligencias para imprenta‟ y luego en „Insertar‟ y escribir una diligencia con él.

“Este título es un duplicado del expedido con fecha (fecha de solicitud del título original). La

expedición del presente duplicado se produce por [extravío del original]”

16. Debemos ir a „Datos personales‟ para comprobar si son válidos o rectificarlos

17. Una vez de vuelta a esta pantalla, hacer clic en „Aceptar‟ y continuar con los pasos.

6.2.- Otros duplicados

1. Siempre que se modifique algún dato de un registro que ya tiene asignado Número de Registro

Nacional, es decir, que su situación sea Confirmado por el MEC y posteriores, se graba una

solicitud de duplicado.

2. Si el título ya se ha impreso, debe entregarse para poder tramitar el duplicado, ya que este título

original quedará anulado; es preferible enviar este título sin doblar porque en algunos casos se

aprovecha esta cartulina.

3. En el expediente de solicitud hay que incluir una copia del documento que justifique el duplicado

(acta de concesión de Premio Extraordinario, acta de Registro Civil que acredite el cambio de un

apellido o nombre, ...) También es conveniente señalar que se trata de la solicitud de un duplicado.

08.03.2013 Página 33

4. Si el título está en situación „Pendiente de entrega‟ o anteriores hay que ir primero a Control de

solicitudes > Tramitar duplicado de solicitud. Introducimos el DNI, NIP o NIA y si los datos de

la siguiente pantalla son correctos, pinchamos en „Grabar‟.

5.- Realizamos los pasos :

• En „Causa Duplicado 1 [2, 3...]‟ elegimos la que corresponda (para hacer constar grado de Licenciado, para hacer constar la obtención de Premio Extraordinario, por deterioro del original,

por cambio de nacionalidad, ...)

• En el texto de la diligencia para la imprenta también se grabará la causa de duplicado que corresponda.

En el caso de errores tipográficos (acentos, diligencias, firma incorrecta...) no es necesario

tramitar un duplicado, ya que únicamente se reimprime el título y no se manda al MEC:

• Se manda un oficio a la Sección de Estudios Propios y Títulos solicitando la reimpresión y los datos erróneos

• La entrega del título original es imprescindible para la tramitación de la reimpresión.

6.- En el caso de los duplicados por deterioro se debe aportar el título deteriorado o la parte del mismo

que permita su identificación. Si no es posible identificar el título, el duplicado se tramitará por extravío.

7.- En cuanto al abono de las tasas de duplicado, si ha dado su conformidad a los datos mediante su

firma, las reclamaciones posteriores se considerarán duplicados por rectificación (con el abono de la tasa

correspondiente) (Orden 8.07.1988)

7 Modificar datos personales del alumno

1. Si el titulo ya se ha enviado a MEC no se permite la corrección por el centro de datos personales

del título, salvo que la modificación sea solo del domicilio.

2. Cuando se desea modificar solamente el domicilio, se puede acceder directamente mediante este menú, en la pantalla que aparece después de buscar el alumno.

3. Si hay algún otro dato erróneo y el título ya ha sido enviado al MECD, hay que comunicarlo al

Área de Títulos

8 Retener o parar una solicitud ¿Quién? El Área de Títulos




8.1.En la siguiente pantalla elegir „Control de solicitudes‟.

8.2. Aparecerá una nueva pantalla:

8.3. Aunque aquí se podría ir directamente a „Retener‟ o „Parar solicitud‟, a continuación nos

pedirá realizar una búsqueda, así que lo más conveniente es ir primero a „Buscar solicitud‟

8.4. En la pantalla de búsqueda, introducir el criterio (DNI, NIA, etc.) y hacer clic en „Buscar‟

8.5. Ahora podemos elegir entre „Retener‟ o „Parar‟ la solicitud.

• ‘Retener solicitud’ pone la solicitud en situación „Retenida‟ y deja el expediente en situación A D. Es la opción que debe usarse si hay que entrar a modificar el expediente en

SIGMA.

• ‘Parar solicitud’ pone la solicitud en situación „Parada‟ pero no cambia la situación

del expediente, que sigue en C O, por lo que no se podrá modificar.

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8.6. En cualquiera de los dos casos, aparece una nueva pantalla en la que indica „La solicitud en

curso será retenida [parada]‟ y un botón de „Aceptar‟

8.7. Una vez resuelto el problema que motivó la retención o parada, volvemos a la pantalla de

„Control de solicitudes‟ y elegimos „Reactivar solicitud‟, lo que, después de „Aceptar‟ volverá a

dejarla en situación de „Pagada‟ y, por tanto, disponible para ser enviada en la próxima remesa. Gestión de títulos oficiales –

9. ANEXOS

ANEXO I.

Legislación de referencia

Directrices generales Real Decreto 1496/1987, de 6 de noviembre, sobre

obtención, expedición y homologación de títulos universitarios BOE: 298/1987 (Fecha

de publicación: 14-12-1987)

Orden de 8 de julio de 1988 para la aplicación de los Reales Decretos 185/1985, de 23

de enero y 1496/1987, de 6 de noviembre, en materia de expedición de títulos

universitarios oficiales BOE: 167/1988 (Fecha de publicación: 13-07-1988)

Orden de 24 de diciembre de 1988 por la que se modifica la de 8 de Julio de 1988 para

la aplicación de los Reales Decretos 185/1985, de 23 de Enero y 1496/1987 de 6 de

Noviembre, en materia de expedición de títulos universitarios oficiales BOE: 6/1989

(Fecha de publicación: 07-01-1989)

Resolución de 26 de junio de 1989, de la Secretaría de Estado de Universidades e

Investigación, para la aplicación de lo dispuesto en las Órdenes de 8 de julio y 24 de

diciembre de 1988 en materia de títulos universitarios oficiales BOE: 170/1989 (Fecha

de publicación: 18-07-1989)

Orden de 30 de abril de 1990, por la que se regula el procedimiento de expedición de

determinados títulos y diplomas oficiales de Educación Superior y de Postgrado BOE:

111/1990 (Fecha de publicación: 09-05-1990)

Orden de 22 de marzo de 1995 por la que se adecua la denominación de los títulos

académicos oficiales a la condición masculina o femenina de quienes los obtengan

BOE: 74/1995 (Fecha de publicación: 28-03-1995)

Legislación relativa a alumnos de doctorado o Real Decreto 185/1985, de 23 de enero, por el que se regula el tercer ciclo de

estudios universitarios, la obtención y expedición del titulo de doctor y otros

estudios de postgraduados. BOE: 41/1985 (Fecha de publicación: 16-02-1985)

o Real Decreto 537/1988, de 27 de mayo, por el que se modifica el Real

Decreto 185/1985, de 23 de enero, por el que se regula el tercer ciclo de

estudios universitarios, la obtención y expedición del título de Doctor y otros

estudios postgraduados. BOE: 133/1988 (Fecha de publicación: 03-06-1988) o Real Decreto 778/1998, de 30 de abril, por el que se regula el tercer ciclo de

estudios universitarios, la obtención y expedición del titulo de doctor y otros

estudios de postgrado. BOE: 104/1998 (Fecha de publicación: 01-05-1998)

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Anexo II

Normas para la introducción y verificación de los datos personales .

I.- Apellidos y Nombre, nacionalidad y sexo: 1. Aunque los apellidos y nombre aparecen en mayúsculas, las correcciones de la pantalla anterior son

válidas pero no se muestran en ésta ni en sucesivas pantallas.

2. Nacionalidad: por defecto aparece „española‟. En el caso de nacidos en el extranjero, asegurarse de

que la nacionalidad es correcta.

3. Sexo: asegurarse de que está correctamente seleccionado.

4.Apellidos españoles

Generalmente se autointroducen según están en la base de datos de SIGMA, poniendo la inicial con

mayúscula y el resto en minúsculas. Rectificar, si procede, según las siguientes normas: El nombre y apellidos deben ser los que aparecen en el DNI. Si los datos del DNI no fueran

correctos, deberá aportar fotocopia del documento del Registro Civil o del Libro de Familia

que acrediten los datos correctos o las modificaciones posteriores del registro inicial.

El nombre y apellidos deben escribirse con las iniciales en mayúscula y el resto en

minúsculas.

Las partículas „de‟ „la‟ „del‟ se escriben todo en minúsculas y deben situarse a continuación

del nombre o apellido que las precede (ej.: Sánchez de la Cuesta se introduciría como

[Sánchez de la] [Cuesta])

Si la partícula está en el primer apellido la o las partículas se escriben con

minúscula y se posponen acompañando al nombre de pila. Ej.- Juan de la Cierva

Garcia se introduce nombre: Juan de la , Primer apellido Cierva, segundo apellido, García.

Si es el segundo apellido el que lleva partícula ésta se anotará después del primer

apellido. Ej.:

Andrés Ruiz del Castillo: Nombre, Andrés, primer apellido, Ruiz del, segundo

apellido, Castillo

ose Antonio de la Cierva y del Castillo: Nombre, José Antonio de la, primer

apellido, Cierva y del, segundo apellido, Castillo.

Deben colocarse las tildes de acentuación que procedan. Conviene preguntar al solicitante

la forma correcta de acentuación de sus apellidos.

Las iniciales del nombre o apellidos también deben acentuarse aunque se escriban con

mayúsculas (Ángel, Álvaro)

No se admiten abreviaturas en el nombre o apellidos (Mª, Fco., Fdez.) Los guiones en los apellidos sólo se admiten si figuran así en el DNI o documento del

Registro Civil.

5.Apellidos extranjeros.

Como regla general se escribirán como se sitúa en el pasaporte.

En el caso de artículos, preposiciones y combinaciones de ambos no existe una regla uniforme.

En cada caso se adoptará la vigente para la lengua.

Las reglas correspondientes a cada lengua son las siguientes:

1. Nombres Africanos de origen europeo : Entrada principal por la partícula (De, Du, Van, Van der,

Von).Ej.: Gideon Retief Von Wielligh EP: Von Wielligh, Gideon Retief

2. Alemán: Entrada principal por la partícula si consiste en un artículo o la contracción de un artículo y

una preposición (Am, Zur, Zum, Vom, Aus ). Ej.:August Am Thym EP: Am Thym, August

Cuando se trata de preposición o de preposición y artículo separado, la entrada principal se

hace por la parte del nombre que sigue a la partícula como: von, von der, von und zu, van.

Ej.: Johann Wolgang von Goethe EP: Goethe,

Johan Wolfgang von Peter von der Muhll EP: Muhll, Peter von der

Georg Ludwig von und zu Urff EP: Urff, Georg Ludwig von und zu

Ludwin van Beethoven EP: Beethoven, Ludwing van

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3. Checo y Esloveno: Si el apellido consiste en un nombre de lugar en genitivo y precedido de «z», se

comenzará por la parte del nombre que siga a la partícula. Ej.: Karel zZerotina EP: Zerotina, Karel z

4. Lenguas escandinavas: En danés, noruego y sueco se comenzará por la parte del nombre que siga a la

partícula cuando esta sea de origen escandinavo o germánico, con excepción de la partícula holandesa o

flamenca «de». Las partículas de otro origen se anteponen. Ej.: Cari von Linné EP: Linné, Cari von

Gunnar Johannes af Hallstróm EP: Hallstróm, Gunnar Johannes af Jens Lassen La Cour EP: La Cour,

Jens Lassen Gerard De Geer EP: De Geer, Gerard

5. Francés: Se comenzará por el artículo o por la contracción de preposición y artículo, y en el caso de

preposición sola, se comenzará por la parte del nombre que sigue.

Ej.: Philippe de L'Espinoy EP: L'Espinoy, Philippe de Jean de La Bruyére EP: La Bruyére, Jean de

Jean Baptiste Du Hamel EP: Du Hamel, Jean Baptiste Édouard d' Anglemont EP: Anglemont, Édouard

d' Alfred de Musset EP: Musset, Alfred de

6. Holandés y Flamenco: Se hace la entrada principal por la parte del nombre que sigue a la partícula,

excepto cuando la partícula sea Ver, en cuyo caso se registra por esta. Ej. :

Daisy Ver Beven EP: Ver Beven, Daisy

Albert van Driessche EP: Driessche, Albert van

Karel van den Winter EP: Winter, Karel van den

Vicent van Gogh EP: Gogh, Vicent van

7. Inglés: Se empezará por la preposición o el artículo (esta norma cubre a los nombres

norteamericanos). Ej.:

Miriam Allen de Ford EP: De Ford, Miriam Alien

John Dos Passos EP: Dos Passos, John

8. Italiano: Se empezará por la partícula. Ej.:

Niccolo Lo Savio EP: Lo Savio, Niccolo

Alessandro D'Ancona EP: D'Ancona, Alessandro

Giovanni Battista De Rosi EP: De Rosi, Giovanni Battista

Daniel A Pratto P A Pratto. Daniel

Lorenzo Da Ponte EP: Da Ponte, Lorenzo

Angelo Di Costanzo EP: Di Costanzo, Angelo

Gioacchino Li Greci EP: Li Greci, Gioacchino

Eufrosino Della Volpaia EP: Della Volpaia, Eufrosino

9. Portugués: Se comenzará por la parte del nombre que siga a la partícula. Ej.:

Julio Lopes de Almeida EP: Almeida, Julio Lopes de

Joao dos Santos EP: Santos, Joao dos

10. Rumano: Se comenzará por la partícula, excepto cuando esta sea «de». Ej.:

Vasile A Mariel EP: A Mariel, Vasile

Emil de Puscariu EP: Puscariu, Emil de

Otras partículas:

Las partículas que no sean ni preposición, ni artículo, ni contracción de ambos y que, de ordinario,

indican relación familiar (Mac, Me, O, Fitz, Ker, A', Ap, Abu, Ihn, Bar, Ben, etc.), se antepondrán

siempre al apellido y en la forma ortográfica en que aparezcan. Ej.: James Mac Pherson EP: Mac Pherson, James

Sir Desmond MacCarthy EP: MacCarthy, Sir Desmond

Justin McCarthy EP: McCarthy, Justin

Laurence O'Connor EP: O'Connor, Laurence

August Otway Fitz Gerald EP: Fitz Gerald, August Otway

Muhammad Abu Zahrah EP: Abu Zahrah, Muhammad

David Ben Gurion EP: Ben Gurion, David

11. Nombres en escritura árabe: En los nombres originariamente escritos en escritura árabe cuya

composición no sea equivalente a la del nombre propio y apellidos, se tendrán en cuenta los siguientes

posibles elementos que configuran en orden directo un nombre árabe. Khitab, honorífico cuya última parte suele ser ai-Din.

Ej.: Rásid-ai-Din Tábid EP: Rásid-ai-Din Tábid

Kunyab, que suele ir compuesto con Abu como primera palabra.

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Ej.: Abü-1-Hakán EP: Abü-1-Hakán

Abü-Hurayra EP: Abü-Hurayra

Patronímico, compuesto con Ibn, en este caso la partícula se tomará como elemento inicial.

Ej.: Abd-Alláh Ibn al-Muqaffa EP: Ibn al-Muqaffa, Abd-Alláh

'Ali ibn Ahmád Ibn Hazm EP: Ibn Hazm, 'Ali ibn Ahmád

12. Nombres en escritura hebrea: Si el elemento inicial va precedido de los vocablos ben, beb, abi, ab,

bar, mar, así como del artículo ha (algunas veces he), la entrada será la partícula unida por un guión.

Ej.: Georges Abi Saab EP: Abi-Saab, Georges

Michel Bar Zohar EP: Bar-Zohar, Michel

Dan Beb Amos EP: Beb-Amos, Dan

Eliezer Ben Yehuda EP: Ben-Yehuda, Eliezer

Mos Ha Dayan EP: Ha-Dayan, Mose

13. Nombres Chinos: En China usan como primer elemento el apellido, por tanto la entrada principal

será en forma directa y el apellido irá separado del nombre por una coma.

Ej.: Mao Tze-Tung EP: Mao, Tze-Tung

Chiang Kai-chek EP: Chiang, Kai-chek

14. Nombres Birmanos: Hay que distinguir entre: a) el tratamiento (Saw, Daw, Naw, Maung, etc.), b) el

distintivo unido al nombre, y c) el auténtico nombre propio, siendo siempre este el elemento inicial.

Ej.: Daw Mya Sein EP: Mya Sein, Daw

Saw Chit Maung EP: Chit Maung, Saw

U Thant EP: Thant, U

En el caso de que el nombre propio vaya precedido de un nombre occidental, éste se pospone al nombre propio.

Ej.: James Hla Gyam EP: Hla Gyam, James

15. Hindúes: El apellido se toma como elemento inicial.

Ej.: Ram Das Gupta EP: Gupta, Ram Das

Jawarhar Lal Nehru EP: Nehru, Jawarhar Lal

Los apellidos pueden proceder de nombres de familia, de grupo, de títulos

profesionales o religiosos, de castas y también de nombres de lugar,

dándose de hecho apellidos distintos dentro de la misma familia.

16. Indonesios: En general, el elemento inicial es la última parte del nombre y puede ser simple o compuesto.

Ej.: Ali Amran EP: Amran, Ali

Hardjito Notofipuro EP: Notofipuro, Hardjito

Amir Taat Nasution EP: Nasution, Amir Taat

Nan Suwondo-Surasmo EP: Suwondo-Surasmo, Nan

Re ni Siwabessy-Putiray EP: Siwabessy-Putiray, Re ni

Cuando el nombre es seguido por otros nombres representados por iniciales, y cuando el nombre contiene

las palabras di, nam, etc., se sigue el orden directo.

Ej.: Mahmud Nahiry H. M. EP: Mahmud Nahiry H. M.

Surja di Radja EP: Surja di Radja

17. Tailandeses: El elemento inicial es el nombre, utilizándose el orden directo.

Ej.: María Laosunthara EP: María Laosunthara

Dhanit Yupho EP: Dhanit Yupho

Chan Prabhavivadhana EP: Chan Prabhavivadhana

18. Nombres Turcos: Se considera elemento inicial el apellido.

Ej.: Demiray, Kemal Demiray, Kemal EP: Demiray, Kemal

Res al Nuri Güntekin EP: Güntekin, Res al Nuri

Abdullah Adnan Adivar, Abdullah EP: Adivar, Abdullah Adnan

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II.- Domicilio habitual:

1. Difusión de domicilio: aunque por defecto aparece „sí‟, hay que preguntar siempre al

interesado si autoriza la difusión de sus datos. En caso de duda, poner „no‟.

2. Domicilio: preguntar al interesado si sigue siendo válido el que consta y modificarlo si

procede. Como aparece con todo en mayúsculas, sería conveniente reescribirlo

correctamente.

3. Teléfono: comprobar y modificar, si procede. Siempre con prefijo, que no es necesario

separar del resto.

4. Código postal: la localidad, provincia y país se introducen en función del código postal. Si el

alumno no lo sabe, buscarlo en una guía de códigos postales o en

http://www.correos.es/contenido/13-MenuRec2/04-MenuRec24/1010_s-CodPostal.asp

5. En el caso de varias localidades con el mismo código postal, hacer clic en „Más datos‟ y

elegir del desplegable.

6. Haciendo clic en „Aceptar‟ volvemos a la pantalla „Modificar datos personales del alumno‟.

Comprobar si la población del domicilio ha cambiado correctamente.

7. En el caso de estudiantes con residencia en el extranjero, se introduce el código 99999.

Haciendo clic en „Más datos‟ podremos introducir el nombre de la población y elegir el país

de un desplegable.

8. Se puede preguntar al estudiante su dirección de correo electrónico e introducirla en el

campo „Correo electrónico‟, a fin de completar la base de datos.

III.- Nacimiento.:

Son también muy importantes, puesto que lo que aquí se ponga es lo que se imprimirá en el título:

1. Fecha: la del DNI/Pasaporte, salvo que el interesado demuestre que éste es incorrecto presentando documentación adicional (fotocopia del Registro Civil, Libro de Familia). Debe

tener formato [dd/mm/aaaa]

2. Código postal: también aquí la localidad, provincia y país se introducen en función del

código postal. Tener en cuenta lo siguiente:

3. La localidad de nacimiento debe coincidir con la que aparece en el DNI.

4. En caso de que la localidad de nacimiento extranjera lleve articulo, este se introducirá

detrás del nombre y entre paréntesis. Ej.- El Cairo se introduce “Cairo (el)”

5. En el caso de varias localidades con el mismo código postal, hay que hacer clic en el botón „Más datos‟ y elegir en el desplegable la población correcta.

6. En el caso de entidades de población sin municipio propio (pedanías, etc.), la normativa

vigente exige que el título se expida con la denominación actual del municipio, es decir que

la entidad menor no aparecerá. Normalmente, en el DNI aparece primero la entidad menor y

luego el municipio (en el caso de la pantalla anterior, en el DNI aparecerá „Arascués –

Nueno‟ y en el título solamente „Nueno‟ que es el municipio. Tenemos que hacer clic en el

botón „Diligencias para la imprenta‟ e introducir una diligencia con el formato siguiente:

**el lugar de nacimiento debe imprimirse como: Entidad menor, Municipio

(Provincia).

7. Siempre que se modifique alguno de los apartados „Información domicilio habitual‟ o „Datos de nacimiento‟ pulsar el botón „Más datos‟ correspondiente y luego „Aceptar‟, para

que se actualice.

http://www.correos.es/contenido/13-MenuRec2/04-MenuRec24/1010_s-CodPostal.asp

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Anexo III.

Modelo de autorización para efectuar solicitud de titulo.

AUTORIZACIÓN Nombre_____________________________________Apellidos______________________________ DNI/Pasaporte nº_____________________________

autoriza a: Nombre_____________________________________Apellidos______________________________

DNI/Pasaporte nº_____________________________ para que, en su nombre, solicite el título de________________________________________________ en la Universidad de Córdoba.

_____________________, a _____de_______________de 200___ Anexo: Fotocopia del DNI/Pasaporte de la persona autorizada

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Anexo IV.

Modelo de solicitud de titulo Sigma

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ANEXO V.

Modelo de Certificado Sustitutorio de Titulo en Castellano

Nombre y apellidos del Rector , Rector Magnífico de la Universidad de Córdoba,

y por delegación de firma en virtud de la Resolución de fecha 25/02/2011, Nombre y

apellidos del cargo firmante ,Secretario/Secretaria del/de la [nombre del Centro],

C E R T I F I C A: Que D./Dña. nombre y apellidos , nacido/a el día

de mes de año , en localidad , provincia de

provincia, de nacionalidad nacionalidad , con DNI (o pasaporte) número nº

DNI o pasaporte ha superado en esta Universidad, con fecha mes de año los

estudios que conducen al título universitario oficial de

[Denominación del título]

y ha abonado con fecha día de mes de año los derechos de

expedición del título, al que se le ha asignado el número de registro nacional de título

universitario_________.

Y para que conste y surta los mismos efectos del título con carácter provisional

hasta que éste se edite, expide la presente certificación, a solicitud del interesado, en

Córdoba a día de mes de año .

Nombre y apellidos del cargo firmante .

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ANEXO VI

Modelo de Certificado Sustitutorio de Titulo Bilingüe

José Manuel Roldán Nogueras, Rector Magnífico de la Universidad de Córdoba, y por delegación de firma en virtud de la Resolución de fecha 25/02/2011, Nombre y apellidos del cargo firmante ,Secretario/Secretaria del/de la [nombre del Centro],

José Manuel Roldán Nogueras, Rector of the University of Cordoba (Spain), and by delegation of signature in virtue of the Resolution of 25/02/2011, Nombre y apellidos del cargo firmante , Registrar of the [nombre del Centro],

CERTIFICA: Que D./Dña.

nombre y apellidos , nacido/a el día de mes de año , en localidad , provincia de provincia, de nacionalidad nacionalidad , con DNI (o pasaporte) número nº DNI o pasaporte ha superado en esta Universidad, con fecha mes de año los estudios que conducen al título universitario oficial de

HEREBY CERTIFIES that nombre y apellidos , born on día mes año , in localidad , province of provincia, with nacionalidad nationality and ID (or passport) number nº DNI o pasaporte , has fulfilled, in mes año , all the requirements of the programme of studies at this University leading to the Degree of

[Denominación del título - Castellano]

[Denominación del título - Inglés]

y ha abonado con fecha día de mes de año los derechos de expedición del título, al que se le ha asignado el número de registro nacional de título universitario_________. Y para que conste y surta los mismos efectos del título con carácter provisional hasta que éste se edite, expide la presente certificación, a solicitud del interesado, en Córdoba a [formato fecha Castellano]

and has paid the issuance fee for the degree certificate on día mes año , which has been assigned the national degree registration number _________.

In witness whereof, and with all the rights and privileges thereto appertaining until the degree certificate is issued, I hereby issue the foregoing provisional certificate in Cordoba on [formato fecha Inglés]

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ANEXO VII

VALIDACION DEL FEDATARIO SIGMA DOÑ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, SECRETARIA DEL CENTRO xxxxxxxxxxxxxxxx CERTIFICO: Que tal como consta en los documentos originales que hay en este centro, las personas que se relacionan han superado los estudios correspondientes que le dan derecho a la obtención del título universitario oficial dexxxxxxxxxxxxxxxxxx, de acuerdo con el Plan de Estudios publicado en el BOE de xxxxxxxx, que han solicitado la expedición del mismo y han abonado las cantidades en la fecha que se indica en cada caso.

Solicitudes liquidadas NIP NIA Nombre y apellidos Fecha del pago Cantidad

TOTAL 603,10 EUR

Resumen de tasas por bonificación Tasas ordinarias

Número de solicitudes: 5 603,10 EUR Y para que continúen los trámites necesarios y se puedan expedir los títulos oficiales correspondientes a las personas relacionadas, firmo este certificado.

ANEXO VIII

Modelo de carta o correo informativa para recogida del titulo

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ANEXO IX.

MODELO DE HOJA DE NO CONFORMIDAD

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ANEXO X

MODELO DE CARATULA DE EXPEDIENTE

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ANEXO XI.

MODELO DE CARTA REMITIENDO TITULO A OTRO ORGANISMO

Documents

Manual de grabación de Títulos Oficiales anteriores a RD ......MANUAL DE GRABACION DE TIT Manual de grabación de Títulos Oficiales anteriores a RD 1002/2010. SERVICIO DE GESTION