MANUAL DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

MANUAL DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo(Norma OSHAS 18001:2015)

REALIZADO POR: JAVIER ROLANDO URQUIJO GAMBOA

ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTANA - BOYACA.

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (OHSAS 18001:2015)

Javier Rolando Urquijo Gamboa Febrero 2019 Página 2 de 67

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Manual del sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SANTANA – BOYACÁ.

Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo

Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo 0.2 Índice

Página 2 de 67

Índices

Capítulo Descripción Página

0. Generalidades

0.1 Portada del Manual 1 0.2 Índice 2 0.3 Presentación 3 0.5 Identificación de la Alcaldía 5

Objetivo y Campo de Aplicación 8

Referencias y Normativas 10

Términos y definiciones 11

Requisitos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo

Requisitos generales 17

Política de la Seguridad y Salud en el Trabajo 18 Planificación

Identificación de peligros, evaluación de riesgos y 20 determinación de controles

Requisitos legales y otros requisitos 30 Objetivos y Programas 31

Implementación y Operación Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 32 Competencia, formación y toma de conciencia 37 Comunicación, participación y consulta 44 Control Operacional 48 Medición y seguimiento del desempeño 49 Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva Control de los registros 59 Auditorías internas 60 Revisión por la dirección 65







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Presentación Página 3 de 67

0.3 Presentación

La Seguridad y Salud en el Trabajo representa actualmente una de las herramientas de gestión más

relevantes para la mejora de la calidad de la vida laborar y bienestar general de los trabajadores de una

organización, en este caso particularmente nos referimos a la Alcaldía Municipal de Santana, Boyacá.

Para que esto pueda ser llevado acabo la empresa debe promover y estimular en todo momento la creación

de una cultura en la cual la seguridad y la salud laboral sea los elementos centrales, además debe estar

sincronizada con los planes de calidad, mejoramiento de los procesos y puestos de trabajo,

Esto es posible siempre y cuando la empresa promueva y estimule en todo momento la creación de una

cultura en seguridad y salud ocupacional que debe estar sincronizada con los planes de calidad, mejoramiento

de los procesos y puestos de trabajo, productividad, desarrollo del talento humano y la reducción de los

costos operacionales.

El interés es suministrar los recursos necesarios para responder a las demandas de la población trabajadora

respecto a su salud y el medio ambiente laboral, así como para dar cumplimiento a la normatividad vigente.

El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST está orientado a lograr una adecuada

administración de riesgos que permita mantener el control permanente de los mismos en los diferentes

oficios y que contribuya al bienestar físico, mental y social del trabajador y al funcionamiento de los

recursos e instalaciones.

Es por ello que la Universidad Nacional Abierta y a Distancia, mediante el Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST, busca mejorar la calidad de vida laboral, lograr una reducción de los

costos generados por los

La Prevención de Riesgos Laborales (PRL) está encaminada a eliminar los riesgos reales a los que pueden estar

sometidos los trabajadores durante la jornada laboral.

Se considera una actividad multidisciplinar que requiere la visión y la colaboración de diferentes especialistas y

técnicos. Si bien todas las especialidades están claramente interrelacionadas con el objetivo final de mejorar la

Seguridad y la Salud de los trabajadores, cada una tiene un objetivo propio definido:

Seguridad: Prevenir y evitar los accidentes de trabajo.






Higiene Industrial: Prevenir las enfermedades derivadas del trabajo. Ergonomía y Psicosociología: Adaptar el trabajo a la persona tanto en los aspectos

materiales como organizativos y sociales.

Vigilancia de la Salud: Evaluar y detectar las repercusiones del trabajo sobre la salud de los Trabajadores.

Los principios sobre la PRL no son nuevos dentro la Empresa, desde siempre se ha impulsado, desde las más

altas instancias directivas, la prevención de los accidentes y enfermedades profesionales, ya que

siempre se ha considerado a las personas como el elemento más importante dentro de todo el sistema,

dotándose de los medios materiales y humanos necesarios para lograrlo.

En el presente Manual se establecen un conjunto de principios básicos que además de constituir su soporte

formal, presuponen la asunción ya tradicional en la empresa, de que las cuestiones de seguridad, higiene y

salud laboral adquieren una importancia relevante para la calidad, productividad y cohesión social interna.

El Manual define la Política de la SST y los Procedimientos para implementar y mantener el Sistema de

Gestión de la SST de la organización constituyendo un instrumento de información y de trabajo destinado

a todos los que desempeñan actividades dentro de la organización que afecten a la SST.

La difusión del Manual de Gestión de la SST se lleva a cabo mediante “Copias Controladas” y “Copias No

Controladas”. Las copias controladas serán aquellas que lleven el sello de COPIA CONTROLADA. Están

sometidas a la sistemática de Control de Documentación del Sistema de Gestión de la SST de la

organización y establecida en el Procedimiento PSST4.4.5. “Control de la documentación”. Esta incluye el

compromiso de remitir copia de las modificaciones del Manual al destinatario y retirar la documentación

obsoleta.

Las Copias Controladas del Manual de Gestión de la SST deben ser devueltas al Responsable de la SST en

caso de que cualquier circunstancia separe al destinatario de estar relacionado con las actividades.

El presente Manual es propiedad de la ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTANA BOYACA. No está permitida

su reproducción total o parcial, sin la autorización escrita de la Gerencia de la misma.


Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Presentación Página 4 de 67







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Identifiación de la Alcaldia Página 5 de 67

0.4 Presentación de la Empresa

1. DATOS GENERALES

RAZÓN SOCIAL: Municipio de Santana Alcaldía Municipal

NIT: 800.020.733-8

SUCURSALES: N/A

DIRECCION: Calle 4 no. 4 – 04 Esquina Parque Principal

ACTIVIDAD ECONOMICA: Actividades Ejecutivas de la Administración Publica

CÓDIGO ACTIVIDAD ECONIMICA: 1551201

TELEFONO: 7289026, 7289475

CODIGO DANE: 15686

CODIGO POSTAL: 154440

REPRESENTANTE LEGAL JOSÉ DEL CARMEN DELGADO ZARATE

No. DE FUNCIONARIOS: 25

2. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

La Alcaldía municipal de Santana Boyacá tiene como tarea administrar los asuntos municipales y prestar los

servicios públicos que determine la ley, ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el

progreso local, promover la participación comunitaria y el mejoramiento social y cultural de sus habitantes,

planificar el desarrollo económico, social y ambiental de su territorio, de conformidad con la ley y en coordinación

con otras entidades, solucionar las necesidades insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental, vivienda,

recreación y deporte, con especial énfasis en la niñez, la mujer, la tercera edad y los sectores discapacitados,

directamente y en concurrencia, complementariedad y coordinación con las demás entidades territoriales y la

Nación, en los términos definidos legalmente, velar por el adecuado manejo de los recursos naturales y del medio

ambiente de conformidad con la ley, promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del municipio,

hacer cuanto pueda adelantar por sí mismo, en subsidio de otras entidades territoriales, mientras se proveen lo

necesario, las demás que le señale la constitución y la ley.






.

3. DESCRIPCIÓN DE LAS INSTALACIONES

La alcaldía municipal de Santana Boyacá se encuentra ubicada exactamente en la calle 4 N° 4 -04 de esta localidad.

Posee una única sede principal la cual cuenta con las siguientes divisiones: en la primera planta; oficina de tesorería,

oficina de la secretaria de planeación, salón de archivo, oficina del SISBEN, baños. En la segunda planta; oficia de

personería municipal, oficina de la comisaria de familia, oficina de inspección de policía, oficina de psicología, oficina

del despacho municipal, salón de sesiones del consejo municipal, cafetería, baños.

El área en total de la Alcaldía municipal es de 514 m2 y el área total construida es de 315 m2 y un área sin construir

de 199 m2

4. DESCRIPCIÓN DEL PERSONAL

El personal que labora en la alcaldía municipal de Santana, Boyacá corresponde a 34 personas distribuidas

de la siguiente manera en cada una de las dependencias: Tesoreria: 6, Sisben: 3, Planeación: 10, Personeria:

2, Inspección de policía: 1, Psicología: 1, Despacho: 7 , Servicios Generales: 3, comisaria de familia:1

5. JORNADA LABORAL

En la alcaldía del Municipio de Santana, se cuenta con un horario de trabajo y de atención al público así:

Horario de Trabajo y de atencion al publico.

Area Adminsitrativa

Dias Jornada de la Mañana Jornada de la Tarde

Lunes a Jueves 7:45 a.m. a 12:30 p.m. 2:00 p.m. a 6:30 p.m.

Viernes 7:00 a.m. a 2:00 p.m.


Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo 0.4 Identifiación de la Alcaldia Página 6 de 67






Area operativa

Dias Jornada de la Mañana Jornada de la Tarde

Lunes a Jueves 7:45 a.m. a 12:30 p.m. 2:00 p.m. a 6:30 p.m.

Viernes 7:00 a.m. a 2:00 p.m.

6. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

El representante legal de la Alcaldía Municipal de Santana es la persona responsable por la protección y la

seguridad de la salud de los trabajadores acorde con lo establecido en el artículo 56 del Decreto Ley 1295 de

1994, el artículo 8 numeral 2 del decreto 1443 DE 2014, la Circular Unificada de 2004 y demás

reglamentación aplicable. Para lo anterior la alcaldía ha definido el Manual de Funciones para el cargo de

alcalde en donde se asignan las responsabilidades en seguridad y salud en el Trabajo para el nivel directivo,

7. ORGANIGRAMA


Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo 0.4 Identifiación de la Alcaldia Página 7 de 67







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Objetivo y campo de aplicación Página 8 de 67

1. Objetivo y campo de aplicación

El objeto del presente manual es especificar los requisitos para la implantación del Sistema de Gestión de SST

en la alcaldía Municipal de Santana, Boyacá con el fin de describir los Objetivos, la Política, la Estructura, la

Organización y los medios empleados para el control de los riesgos en la SST y mejora del desempeño de la

SST.

El presente Manual de SST, se ha basado en la Norma OHSAS 18001:2015 describe las disposiciones

aplicables tomadas por la Organización para:

Establecer un sistema de gestión de la SST para eliminar o minimizar los riesgos al personal y a otras

partes interesadas que podrían estar expuestas a peligros para la SST asociados con sus actividades e

implementar, mantener y mejorar de manera continua un sistema de gestión de la SST.

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST) aplica a todos los trabajadores de

la Alcaldía Municipal de Santana, vinculados directamente o a través de contratos temporales de

trabajo o por medio de contratos de aprendizaje y aquellos otros que la Ley establezca, en los

diferentes puestos, centros de trabajo y áreas de operación como son:

Área administrativa

Despacho del señor Alcalde

Secretaría General y Desarrollo Social

- Comisaria de familia

- Inspección de policía

- Auxiliares Administrativos

- Servicios Generales

- Ordenes de prestación de servicios







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Objetivo y campo de aplicación Página 9 de 67

Tesorería General

- Auxiliar Administrativo


Área Operativa

Secretaría de Planeación y Obras publicas

- Auxiliar Administrativo

- Operarios

- Conductores








Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Referencias y Normativa Página 10 de 67

2. Referencias y Normativa

Las normas que han servido de referencia para la elaboración del presente Manual de Gestión son las siguientes:

OHSAS 18001:2015 “Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo”. La cual refiere que

para la realización de lo mencionado se necesita efectuarlo “mediante el control de sus riesgos

S&SO, consistentes con sus políticas y objetivos S&SO.Para ser efectivos, necesitan ser conducidos

dentro de un sistema de gestión estructurado que está integrado dentro de la organización.”

Las disposiciones legales relativas a la Prevención nacen en el marco de la Ley de Prevención de Riesgos

Laborales (Ley 31/1995) , de esta Ley han surgido nuevas leyes y reglamentos, que junto con las ya

existentes anteriores a la Ley, que nacieron fuera del concepto de Prevención pero que estaban

encaminadas a la protección de los trabajadores, dibujan el marco legal de la Prevención.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Términos y Definiciones Página 11 de 67

3. Términos y Definiciones

Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión

del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica,

una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de

órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y

horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los

trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo

suministre el empleador. También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de

la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca

en cumplimiento de dicha función. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la

ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación

del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales

que se encuentren en misión.

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación

no deseable.

Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo (SG-

SST), para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma

coherente con su política.

Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra

situación potencial no deseable.

Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la organización o actividad que

la organización ha determinado como no rutinaria por su baja frecuencia de ejecución.

Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha planificado y es

estandarizable.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.

Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por la acción humana

de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar pérdida de vidas, lesiones u otros

impactos en la salud, así como también daños y pérdidas en los bienes, la infraestructura, los medios de

sustento, la prestación de servicios y los recursos ambientales.

Autorreporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el trabajador o contratista reporta

por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de seguridad y salud que identifica en su lugar

de trabajo.

Centro de trabajo: Se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área a cielo abierto destinada a una

actividad económica en una empresa determinada.

Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a través de los

siguientes pasos:

Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores, encontrando qué

cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y determinando ideas para solucionar esos

problemas.

Hacer: Implementación de las medidas planificadas.

Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los resultados

deseados.

Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad y salud de los

trabajadores.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de auto reporte de condiciones fisiológicas,

psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población

trabajadora.

Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que tienen influencia

significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores quedan específicamente

incluidos en esta definición, entre otros: a) Las características generales de los locales, instalaciones, máquinas,

equipos, herramientas, materias primas, productos y demás útiles existentes en el lugar de trabajo; b) Los

agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades,

concentraciones o niveles de presencia; c) Los procedimientos para la utilización de los agentes citados en el

apartado anterior, que influyan en la generación de riesgos para los trabajadores y; d) La organización y

ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o biomecánicos y psicosociales.

Descripción socio demográfica: Perfil sociodemográfico de la población trabajadora, que incluye la descripción

de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores, tales como: grado de escolaridad,

ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área

de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.

Efectividad: Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo con la máxima

eficacia y la máxima eficiencia.

Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. 16.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo, que afecta el funcionamiento

normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y coordinada de los trabajadores, brigadas de

emergencias y primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de apoyo dependiendo de su magnitud.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Enfermedad laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo

inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno

Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos

en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de

causalidad con los factores de riesgo ocupacionales serán reconocidas como enfermedad laboral, conforme lo

establecido en las normas legales vigentes.

Evaluación del riesgo: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de probabilidad de que dicho

riesgo se concrete y al nivel de severidad de las consecuencias de esa concreción.

Evento Catastrófico: Acontecimiento imprevisto y no deseado que altera significativamente el

funcionamiento normal de la empresa, implica daños masivos al personal que labora en instalaciones, parálisis

total de las actividades de la empresa o una parte de ella y que afecta a la cadena productiva, o genera

destrucción parcial o total de una instalación.

Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de este.

Indicadores de estructura: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos, políticas y

organización con que cuenta la empresa para atender las demandas y necesidades en Seguridad y salud en

el trabajo.

Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación del SG-SST.

Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el periodo definido, teniendo

como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios del programa o del sistema de gestión.

Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades

propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para

desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en

la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el

trabajo, para lograr mejoras en el desempeño en este campo, de forma coherente con la política de Seguridad

y salud en el trabajo (SST) de la organización.

No conformidad: No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de estándares, prácticas,

procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables, entre otros.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en los equipos o

en las instalaciones.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades

desempeñadas.

Rendición de cuentas: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan sobre su

desempeño.

Revisión proactiva: Es el compromiso del empleador o contratante que implica la iniciativa y capacidad de

anticipación para el desarrollo de acciones preventivas y correctivas, así como la toma de decisiones para

generar mejoras en el SG-SST.

Revisión reactiva: Acciones para el seguimiento de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo

y ausentismo laboral por enfermedad.

Requisito Normativo: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una norma vigente y que aplica

a las actividades de la organización.

Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la

severidad del daño que puede ser causada por estos.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y

procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las

enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que

desarrollan. Las disposiciones vigentes de salud ocupacional relacionadas con la prevención de los accidentes

de trabajo y enfermedades laborales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo, hacen parte integrante

del Sistema General de Riesgos Laborales.

Valoración del riesgo: Consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo estimado.

Vigilancia de la salud en el trabajo o vigilancia epidemiológica de la salud en el trabajo: Comprende la

recopilación, el análisis, la interpretación y la difusión continuada y sistemática de datos a efectos de la

prevención. La vigilancia es indispensable para la planificación, ejecución y evaluación de los programas de

seguridad y salud en el trabajo, el control de los trastornos y lesiones relacionadas con el trabajo y el

ausentismo laboral por enfermedad

Salud de los trabajadores. Dicha vigilancia comprende tanto la vigilancia de la salud de los trabajadores como

la del medio ambiente de trabajo.

COPASST: (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo) es un comité encargado de la promoción y

vigilancia de las normas en temas de seguridad y salud en el trabajo dentro de las empresas públicas y privadas.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Requisitos Generales Página 17 de 67

Requisitos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Requisitos Generales

El Sistema de Gestión de SST implantado por LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTANA – BOYACA.

Cumple los requisitos de la Norma OHSAS 18001:2015 y alcanza a todas las actividades la

Organización.

Mediante este Manual se pretende hacer una exposición del Sistema de Gestión de la SST implantado

en la organización, con el fin de garantizar la mejora del desempeño, revisando y evaluando periódicamente

el Sistema de Gestión de la SST para identificar oportunidades de mejora y su implementación.

Este Manual ha sido elaborado siguiendo las directrices de la Norma OHSAS 18001:2015 “Sistemas

de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo”.

Para la implantación del Sistema de Gestión de SST, la organización ha realizado las siguientes actividades:

Establecimiento de una Política de la SST apropiada.

Identificación de los peligros, evaluación de riesgos que surjan de las

actividades, productos y servicios, pasados, existentes o planificados de la

organización, y la determinación de los controles necesarios.

Identificación de los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba.

Identificación de las prioridades y establecimiento de los Objetivos y Programas de

la SST apropiados a la organización y a los riesgos identificados.

Facilitar la planificación, el control, el seguimiento, las acciones correctivas y

preventivas, las actividades de auditoría y revisión, para asegurarse de que la

Política se cumple y que el Sistema de Gestión de la SST sigue siendo apropiado.

Tenga capacidad de adaptación a circunstancias cambiantes.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Política de la Seguridad y Salud en el Trabajo Página 18 de 67

Política de la Seguridad y Salud en el Trabajo

La alta dirección define y autoriza una Política de la SST y asegura que, dentro del alcance definido de su

Sistema de Gestión de la SST, se cumpla los siguientes puntos:

Es apropiada a la naturaleza y magnitud de los riesgos para la SST de la organización; Incluye un compromiso de prevención de los daños y el deterioro de la salud, y de la mejora

continua de la gestión de la SST y del desempeño de la SST;

Incluye un compromiso de cumplir al menos con los requisitos legales aplicables y con otros

requisitos que la organización suscriba relacionados con los peligros para la SST;

Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de SST;

Está documentada, implementada y es mantenida al día; Se comunica a todas las personas que trabajan para la organización, con el propósito de

hacerles conscientes de sus obligaciones individuales en materia de SST;

Está a disposición de las partes interesadas; y

Se revisa periódicamente para asegurar que sigue siendo pertinente y apropiada pata la organización.

Para cumplir con los requisitos anunciados la declaración de la Política de la SST se establecerá y se revisará

coincidiendo con los intervalos señalados para las revisiones ordinarias por la dirección. A pesar de lo dicho,

podrá ser modificada sin llegarse a cumplir los intervalos predefinidos.

4.2.1 Política de la Seguridad y Salud en el Trabajo La Alcaldía Municipal de Santana como entidad territorial acoge las políticas y estrategias para promover el

desarrollo y la productividad con ética pública y transparencia, satisfaciendo las necesidades de sus empleados

públicos, trabajadores oficiales y contratistas para generar una mejor calidad de vida, promoviendo la

complementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante el cumplimiento de

la normalidad vigente en Riesgos Laborales; comprometiéndose a proteger la seguridad y salud de los

trabajadores en todos los niveles de la organización independientemente de su forma de contratación o







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Política de la Seguridad y Salud en el Trabajo Página 19 de 67

vinculación mediante la planeación, evaluación, ejecución y mejora continua del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo.

Para el cumplimiento de esta Política, El Alcalde Municipal de Santana permanentemente orientará sus

esfuerzos a través de la asignación del talento humano, recursos físicos y financieros necesarios para el

desarrollo efectivo de actividades y programas así como los que se requieren para identificar los peligros, evaluar

y valorar los riesgos presentes en la entidad que pueden generar accidentes de trabajo, enfermedades laborales

y emergencias; estableciendo medidas de intervención y controles necesarios, con el apoyo del COPASST y del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, favoreciendo el bienestar de los empleados públicos,

trabajadores oficiales y contratistas, así como, la eficiencia en el desempeño de las labores y la buena imagen

organización.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Identificación de Peligros, evaluación de riesgos

Página 20 de 67

Planificación

Identificación de Peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

La Organización cuenta como punto de partida necesario de todo Sistema de Gestión de la Prevención

de Riesgos Laborales, tal y como establece el Art.16 de la LPRL, con una Evaluación inicial de Riesgos. Esta

Evaluación inicial de riesgos posee como objetivo el identificar los peligros en los puestos de trabajo y su

nivel de importancia para poder eliminar o minimizar los riesgos detectados y poder planificar las

consecuentes actividades.

La metodología para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos queda definida mediante el

procedimiento “Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos”, teniendo en cuenta:

actividades rutinarias y no rutinarias;

actividades de todas las personas que tengan acceso al lugar de trabajo ﴾incluyendo

subcontratistas y visitantes﴿;

el comportamiento humano, las capacidades y otros factores humanos;

los peligros identificados originados fuera del lugar de trabajo por actividades, capaces

de afectar adversamente a la salud y seguridad de las personas bajo el control de la

organización en el lugar de trabajo;

los peligros originados en las inmediaciones del lugar de trabajo por actividades

relacionadas con el trabajo bajo el control de la organización;

la infraestructura, el equipamiento y los materiales en el lugar de trabajo, tanto si los proporciona la

organización como otros;

los cambios o propuestas de cambios en la organización, sus actividades o materiales; las modificaciones en el sistema de gestión de la SST, incluyendo los cambios

temporales y su impacto en las operaciones, procesos y actividades;

cualquier obligación legal aplicable relativa a la evaluación de riesgos y la

implementación de los controles necesarios;







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Página 21 de 67

el diseño de las áreas de trabajo, lo procesos, las instalaciones, la

maquinaria/equipamiento, los procedimientos operativos y la organización de trabajo,

incluyendo su adaptación a las capacidades humanas.

La organización contempla en el procedimiento documentado los cambios en la

organización, siendo identificados los peligros para la SST y los riesgos para la SST asociados

a estos, el sistema de gestión de la SST, o sus actividades, antes de la incorporación de

dichos cambio

Para la determinación de los controles necesarios para estos riesgos nos aseguramos de tener en cuenta los

resultados de las evaluaciones estableciendo siempre la reducción de estos riesgos de acuerdo con una

jerarquía especificada en la Norma aplicable.

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y EVALUACIÓN DE RIESGOS

Objeto

El objeto de este procedimiento es establecer, implementar y mantener la metodología para identificar

continuamente los peligros y evaluar los riesgos asociados a la SST, en cumplimiento con la Norma

OHSAS 18001 y la legislación aplicable.

Alcance

Las disposiciones de este procedimiento se aplican a todos los lugares y puestos de trabajo de la

empresa. Será de aplicación a toda evaluación de riesgos que se lleve a cabo en la empresa, ya sea inicial,

adicional o de revisión.

Desarrollo

Identificación de peligros para la SST

La evaluación de riesgos laborales es el proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos riesgos que

no hayan podido evitarse, obteniendo información necesaria para que la Dirección de la empresa,

en consulta con los trabajadores y trabajadoras, adopte las medidas preventivas necesarias.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Página 22 de 67

La alcaldía municipal de Santana, dispone de un procedimiento debidamente documentado para la

identificación de peligros, evaluación de riesgos y definición de medidas de control. Lo anterior con el

propósito de intervenir de la mejor manera y disminuir y/o eliminar los factores de riesgo presentes en

el ambiente laboral y definir prioridades en la gestión de los riesgos según artículo 15, artículo 16

numerales 2 y 3, articulo 20 numeral 6 del decreto 1443 del 2014.

La metodología de identificación de peligros y valoración de riesgos, permite la participación activa de

todos los trabajadores y partes interesadas y la priorización de los riesgos para establecer medidas de

intervención con el siguiente esquema de jerarquización:

• Eliminación del peligro/riesgo: Rediseño de procesos o equipos para eliminar o reducir los

riesgos;

• Sustitución: Sustituir una materia prima por una menos peligrosa o también, sustituir un proceso de

alto riesgo por uno de menor riesgo;

• Controles de Ingeniería: Adopción de medidas técnicas para el control del peligro/riesgo en su origen

o fuente, como la implementación de sistemas de ventilación o encerramiento de equipos.

Igualmente, incluye los controles para reducir la energía (reducir la fuerza, la presión, la temperatura

entre otros) de los sistemas de producción, cuyo fin esté asociado con el control de los riesgos en SST;

• Controles Administrativos: Implementación de sistemas de señalización, advertencia,

demarcación de zonas de riesgo o zonas de circulación y almacenamiento, implementación de

sistemas de advertencia y alarma, diseño e implementación de procedimientos de seguridad para ciertos

procesos o actividades de riesgo, controles de acceso a zonas de riesgo, inspecciones de seguridad, listas

de chequeo, permisos de trabajo entre otros;







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Página 23 de 67

• Equipos de Protección Personal: Cuando ciertos peligros/riesgos no se puedan controlar en su

totalidad con las medidas anteriores, el empleador deberá suministrar a sus trabajadores la dotación

pertinente de acuerdo a sus actividades.

No obstante, las medidas de control anteriormente expuestas hacen parte tanto del subprograma de

medicina preventiva y del trabajo como del subprograma de higiene y seguridad industrial y son

evaluadas anualmente con el objeto de verificar su efectividad en el proceso.

En lo que respecta al procedimiento para la identificación de los peligros, evaluación de riesgos y

definición de medidas de control, éste se realizará como se expresa a continuación:

Elaboración del cronograma de inspección a los puestos de trabajo (anual). Responsable: COPASST.

Ejecución del programa. Responsable: COPASST.

Documentación de la visita realizada en el formato de inspección. Responsable: Inspector.

Adopción de las medidas a que haya lugar de acuerdo a la situación encontrada.

Matriz de identificación de peligros, evaluación de riesgos y definición de medidas de control.

El proceso de evaluación se inicia con la identificación de los peligros presentes en cada puesto de trabajo

e instalaciones. Los riesgos que se identifican son de diferente naturaleza dependiendo de la causa que

la origina y sus consecuencias para la salud.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Página 24 de 67

Riesgos de Incidente: causados por una condición insegura de trabajo y que se materializan de forma

súbita, siendo ejemplo de estos:

Caída de personas a distinto nivel o mismo nivel;

Caída de objetos por desplome o derrumbamiento, en manipulación, desprendidos;

Pisadas sobre objetos, choque contra objetos móviles e inmóviles;

Golpes o cortes con objetos o herramientas;

Proyección de fragmentos o partículas;

Atrapamiento por o entre objetos, por vuelco de máquinas o vehículos;

Sobreesfuerzo;

Exposición a temperaturas ambientales extremas;

Contactos térmicos o eléctricos;

Inhalación o ingestión de sustancias tóxicas;

Contaminación por agentes biológicos;

Exposición a radiaciones;







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Página 25 de 67

Incendios y explosiones;

Incidentes causados por seres vivos;

Atropellos o golpes por vehículos; y/o

Accidentes por circulación.

Riesgos de Higiene: derivados de la presencia en el puesto de trabajo de agentes ambientales que

puedan afectar a los trabajadores como consecuencia de una exposición prolongada en el tiempo, siendo

ejemplos de estos:

o Exposición a agentes químicos por inhalación;

o Exposición a agentes químicos por contacto;

o Exposición a ruido;

o Exposición a vibraciones;

o Riesgo de estrés térmico;

o Exposición a radiaciones ionizantes;

o Exposición a radiaciones no ionizantes; y/o







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Página 26 de 67

o Exposición a agentes biológicos.

Riesgos de Ergonomía: derivados de los requisitos físicos de la tarea y el entorno de trabajo a los que

se ve sometido el trabajador, siendo ejemplos:

- Posturas forzadas;

- Movimientos repetitivos;

- Manipulación manual de cargas;

- Pantallas de visualización de datos; y/o

- Iluminación.

Riesgos de Psicosociología: asociados a los factores de organización del trabajo, requisitos psíquicos

de la tarea y relaciones interpersonales. Factores de la organización; y/o Factores de la tarea.

Riesgos por Deficiencias: incumplimientos de normativa que no generan ningún riesgo pero que deben

ser subsanadas.

- Condiciones de evacuación;

- Equipos de protección contra incendios;

- Servicios higiénicos; y/o.

- Primeros auxilios.

Una vez realizada la evaluación de riesgos, será revisada por el Responsable de la SST cuando cualquier

puesto de trabajo esté afectado por:

- La elección de equipos de trabajo, sustancias o preparados químicos, la introducción de nuevas

tecnologías, la modificación en el acondicionamiento de los lugares de trabajo.

- El cambio en las condiciones de trabajo.

- La incorporación de un trabajador o trabajadora cuyas características personales o estado biológico

conocido le hagan especialmente sensible a las condiciones del puesto.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Página 27 de 67

Del mismo modo, se procederá a una actualización de la identificación de peligros y evaluación de riesgos

laborales cuando:

- Lo determine una disposición específica.

- Lo determine un procedimiento del Sistema de Gestión de la SST.

- Se hayan producido daños a la salud.

- Se compruebe la ineficacia de las medidas preventivas adoptadas.

- Se acuerde con los trabajadores y trabajadoras o sus representantes.

- Cambio o nueva legislación aplicable.

En función de la Evaluación realizada se deberán determinar los controles, así como la urgencia con la que

adoptar las medidas

de control, debiendo ser proporcionales al riesgo, atendiendo a la siguiente tabla:

RIESGO

ACTUACIÓN

Trivial (T) No se requiere acción específica.






Aceptable (AC)

Se necesita mejorar la acción preventiva. Se requieren comprobaciones periódicas para

asegurar que se mantienen la eficacia de las medidas de control.

Moderado (MO)

Se debe reducir el riesgo. Las medidas para reducir el riesgo deben

Implantarse en un período determinado.

Cuando el riesgo moderado está asociado con consecuencias dañinas, se precisará una acción inmediata.

Importante (I)

No se debe comenzar el trabajo hasta que se haya reducido el Riesgo.

Cuando el riesgo corresponda a un trabajo que se está realizando, deberá interrumpirse el trabajo.

Intolerable (IN)

No se debe comenzar ni continuar el trabajo hasta que se reduzca el

riesgo. Si no es posible reducir el riesgo, incluso con recursos limitados, debe prohibirse el trabajo.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Página 28 de 67

Para la determinación de los controles necesarios para estos riesgos nos aseguramos de tener en cuenta

los resultados de las evaluaciones estableciendo siempre la reducción de estos riesgos de acuerdo con una

jerarquía:

- Eliminación.

- Sustitución.

- Controles de ingeniería.

- Señalización /Advertencia y/o controles administrativos.

- Equipo de protección personal.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Requisitos Legales y otros requisitos Página 30 de 67

Requisitos Legales y otros requisitos

La Organización mediante el procedimiento “Identificación y Evaluación de Requisitos legales y otros

requisitos”, identifica, define su acceso y actualiza los requisitos legales y otros requisitos a los que la

organización se suscribe y que sean de aplicación a sus actividades y servicios en materia de SST.

El Responsable de la SST es el encargado de reunir la información necesaria para identificar aquellos

requisitos que son aplicables a la SST de las actividades, productos o servicios.

El Responsable de la SST analizará como la información seleccionada puede afectar a las actividades

de la Organización y establecerá determinadas acciones correctiva o preventivas, con la colaboración del

personal implicado y en su caso las partes interesadas.

El conocimiento de un nuevo requisito legal o la modificación de alguno existente conllevarán una

revisión y evaluación de los estudios de peligros y riesgos que aplique o de las acciones o actuaciones que el

requisito exija, según lo especificado en el “Identificación de Peligros y evaluación de Riesgos”

Anualmente, en la Revisiones del Sistema por la Dirección, se evaluará la evolución de las acciones

tomadas para cumplir con la nueva legislación aplicable.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Objetivos y Programas Página 31 de 67

Objetivos y Programas

La Organización establece, implementa y mantiene los Objetivos y Programas del SST en todos los

niveles y funciones pertinentes dentro de la organización.

La Dirección anualmente, o cuando proceda, define y revisa los Objetivos que deben de:

Ser medibles, cuando sea factible; Ser coherentes con la Política de SST;

Incluir los compromisos de prevención de los daños y deterioro de la salud;

Incluir el cumplimiento con los requisitos legales aplicables y los que nos suscribimos; Incluir el compromiso de mejora continua;

Considerar los riesgos de la SST;

Considerar opciones tecnológicas, requisitos financieros, operacionales y comerciales; y Tener en cuenta a las partes interesadas.

La Organización establece uno o varios Programas de SST que le permita lograr los Objetivos, aprobando la

Dirección la asignación de la responsabilidad y autoridad y los medios y plazos para la consecución de estos.

El Responsable de SST decidirá la necesidad de modificar el Programa de Gestión de la

SST, como consecuencia de cambios en los Objetivos y Programas producidos por:

La aparición de nuevos riesgos, investigaciones de accidentes y/o auditorías internas.

Cambios en los requisitos legales y reglamentarios.

Opiniones de las partes interesadas.

Cambios en la Política de la SST.

Nuevas actividades.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

Página 32 de 67

4.4 Implementación y Operación

4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

La estructura organizativa queda reflejada en el organigrama funcional que aparece a

continuación para el cumplimiento de todas las actividades y desempeño del Sistema de Gestión de la

SST.

Las funciones, responsabilidades y autoridad definidas a continuación se complementan con las

identificadas en el resto de la documentación del Sistema de Gestión de la SST. Todo el personal de la

Organización conoce y asume las funciones, responsabilidades y autoridad que le compete en relación con

el desempeño del Sistema de Gestión SST.

Las funciones, responsabilidades y autoridad de la Alta Dirección:

Encargada de fijar las directrices del Sistema de Gestión de la SST y de definir una Política de la SST

Acorde al punto 4.2. de la norma OHSAS 18001:2015;

Nombrar a un Responsable de la SST con responsabilidades específicas; Revisar periódicamente el Sistema de la SST, sirviendo esta para la mejora continua del Sistema

y estableciendo y aprobando los Objetivos y Programas de la SST;







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Página 33 de 67

Facilitar los recursos suficientes para mantener y desarrollar el Sistema de la SST. Por recursos

se entiende el personal necesario ﴾con las cualidades y/o calificaciones adecuadas y/o

habilidades especializadas﴿, las tecnologías necesarias y un presupuesto suficiente;

Definir las funciones, asignando responsabilidades y delegando autoridad para facilitar una gestión

de la SST eficaz;

Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables; y

Realizar otras funciones y responsabilidades definidas en el resto del Manual y procedimientos.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Funciones, responsabilidades y autoridad del Responsable de la SST, independiente de otras asignadas:

Responsable de asegurar que los requisitos del Sistema de Gestión de la SST están establecidos, implantados y mantenidos al día y de informar del funcionamiento de este a la Alta Dirección para su revisión y como base para la mejora del Sistema de Gestión de la SST;

Elaborar los documentos que componen el Sistema de Gestión de la SST conjuntamente

con; Controlar, distribuir y revisar el Manual de Gestión y los demás documentos que componen

el sistema; Almacenar los registros e informaciones auxiliares generadas en el seguimiento del

Sistema; Dar apoyo a los responsables de los demás departamentos para planificar y desarrollar el

Sistema de Gestión de la SST en sus respectivas áreas; Controlar que se implanten las acciones correctivas y las acciones de mejora del

sistema que se decidan; Efectuar las actividades de comunicación de la SST, interna y externa;

Elaborar el ﴾los﴿ Programa ﴾s﴿ de Gestión de la SST, y efectuar su seguimiento; y

Revisar el contenido de los programas de formación internos.

Funciones, responsabilidades y autoridad de los Responsables de Departamento:

Control de las tareas propias correspondientes a su actividad;

Conocer e informar de los riesgos que supone la realización del trabajo que se desarrolla en el área de su competencia y responsabilidad, así como de las medidas de prevención y protección que se deben adoptar;

Asegurarse de que los trabajadores bajo su responsabilidad disponen de todos los medios

y equipos necesarios, y de que las condiciones de trabajo son seguras;

Detectar las posibles necesidades de formación de su personal en esta materia, proponiendo y planificando acciones concretas;







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Velar y exigir que todos los trabajos se realicen siguiendo las medidas de prevención y

protección establecidas y de acuerdo con el buen criterio profesional;

Participar en todas las actividades preventivas que se llevan a cabo relacionadas con su ámbito de actuación;

Suspender cualquier actividad que suponga un riesgo grave e inminente que él mismo

no pueda subsanar, e informar de ello a la persona responsable para que tome las medidas más adecuadas para la prevención y protección de los trabajadores;

Control de las tareas propias de los requisitos del Sistema de la SST; y

Comprometerse con la mejora continua del desempeño de la SST.

Funciones, responsabilidades y autoridad de todo el personal:

Cumplir las normas establecidas en la empresa, las instrucciones recibidas de los

superiores jerárquicos y las señales existentes. Preguntar al personal responsable en caso de

dudas acerca del contenido o forma de aplicación de las normas e instrucciones, o sobre

cualquier duda relativa al modo de desempeñar su trabajo;

Adoptar todas las medidas de prevención propias de la profesión u oficio desempeñado;

Informar inmediatamente al superior jerárquico directo y al personal con funciones

específicas en prevención sobre cualquier condición o práctica que pueda suponer un

peligro para la seguridad y salud de los empleados;

Utilizar los equipos adecuados al trabajo que se realiza teniendo en cuenta el riesgo

existente, usarlos de forma segura, y mantenerlos en buen estado de conservación;

Mantener las áreas de trabajo limpias y ordenadas;

Notificar al superior jerárquico directo y al personal con funciones específicas en

prevención sobre la ocurrencia de accidentes e incidentes potencialmente peligrosos;

Utilizar y ajustar, alterar o reparar el equipo sólo si está autorizado;

No anular, utilizar correctamente y conservar en buen estado los equipos y dispositivos

de seguridad, en particular los de protección individual;







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Cooperar activamente con la empresa en todas aquellas actividades destinadas a la

prevención de riesgos laborales; y

Cooperar en las labores de extinción de incendios, evacuación en caso de emergencia y

salvamento de LAS VICTIMAS EN CASO DE ACCIDENTE

La asignación de tareas especialmente relevantes para la protección laboral se incluye

en una descripción de funciones de cada departamento.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Competencia, formación y toma de conciencia Página 37 de 67

Competencia, formación y toma de conciencia

En el procedimiento “Competencia, formación y toma de conciencia” se establece la metodología utilizada

para determinar la competencia necesaria para cada puesto de trabajo y proporcionar formación, cuando se

requiera, y evaluar dichas acciones formativas.

Mediante las acciones formativas, la Dirección se asegura de que todo el personal de la Organización tome

conciencia de la importancia de sus actividades, para la consecución de los objetivos de la SST marcados.

El contenido de los programas formativos y las actividades de sensibilización van enfocados hacia los

siguientes aspectos:

La importancia del cumplimiento de la política de la SST, objetivos de la SST y requisitos del

Sistema;

Las consecuencias para la SST reales y potenciales de sus actividades

laborales, de su comportamiento y de los beneficios para la SST de un mejor

desempeño personal;

Las funciones y responsabilidades del personal en relación con el cumplimiento de los requisitos del

Sistema de Gestión de la SST, incluyendo los relativos a la preparación y a la

respuesta ante situaciones de emergencia;

Las posibles consecuencias de una falta de cumplimiento de las normas operativas y procedimientos

adoptados.

El personal que lleve a cabo funciones que puedan causar impactos en la SST debe de tener una

competencia profesional adecuada en base a una educación, formación y experiencia apropiadas.

PROCEDIMIENTO

Objeto







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Este procedimiento trata de establecer la metodología que permita comprobar, en cada momento, la

formación, la evaluación de la eficacia de las acciones formativas y la capacitación del personal de La

Empresa, con el objeto de detectar acciones formativas que permitan implantar y mantener el Sistema

de Gestión de la SST. Además de llevar a cabo la sensibilización y toma de conciencia de toda la

organización respecto a las implicaciones del Sistema de Gestión

Alcance

El alcance de este procedimiento es aplicable a todo el personal de La Alcaldia Municipal de Santana,

Boyacá.

Descripción

La organización se asegura que todo el personal o aquel subcontratado por la organización, que

potencialmente puede cuasar uno o varios impactos en la seguridad y salud en el trabajo, sea

competente tomando como base la educación, formación o experiencia adecuados

Formación

Descripción del puesto de Trabajo

La descripción del puesto de trabajo es llevada a cabo por Gerencia, junto con el Responsable de la SST

y el responsable del departamento correspondiente al puesto de trabajo, si así lo vieran necesario. Los

puestos de trabajo a describir son los existentes en la empresa, según el organigrama funcional.

Gerencia, junto con el Responsable de la SST establece las “Fichas de Descripción de Puesto de Trabajo”

donde se describe el puesto de trabajo, el área donde se realiza el trabajo, si depende de un superior, las

actividades llevadas a cabo en cada puesto de trabajo, la experiencia necesaria, la formación previa

exigida o deseable, las características de carácter personal que se requieren para dicho puesto, así como

los recursos y el ambiente de trabajo necesarios para el buen desarrollo de la actividad. En la “Ficha de

Descripción de Puesto de Trabajo” se indica el sistema para obtener esta calificación.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


El Responsable de la SST es responsable de controlar y hacer un seguimiento del ambiente de trabajo,

asegurándose que se cumplen, no solo las normas básicas de seguridad sino que se promueve un

ambiente de trabajo óptimo, teniendo en cuenta las características propias de la empresa, logrando así

un mayor y mejor rendimiento de los trabajadores

Descripción del puesto de

trabajo Departamento

Puesto de trabajo

Dependencia de

Descripción de tareas a realizar 1) 4)

2) 5)

3)

Características necesarias para el puesto

Formación / títulos necesarios

Experiencia necesaria

Características personales

Infraestructura necesaria en el puesto/ Ambiente de trabajo

Selección del personal e ingreso







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


La necesidad de contratar personal la establece Gerencia, quien teniendo en cuenta el volumen de

trabajo, los propios requerimientos del mercado y de los clientes y de la calificación de los empleados

actuales, selecciona a la persona más idónea para desempeñar ese trabajo

Ficha de datos personales

Todo el personal de La Empresa tiene cumplimentada una “Ficha de Datos Personales”, donde hacen

constar sus estudios, conocimientos, cursos de formación recibidos y experiencia profesional anterior a

la admisión.

La organización conserva todos aquellos documentos que evidencian la formación de su personal, con

especial cuidado con los requisitos legales o reglamentarios necesarios para el desarrollo de una

determinada actividad.

El Responsable de la SST es responsable del archivo y mantenimiento de los registros que justifiquen las

acciones formativas.

DATOS PERSONALES Y

ACADÉMICOS

APELLIDOS

NOMBRE

DOMICILIO

POBLACIÓN

C.P.

TELÉFONO/(S)

FECHA NACIMIENTO

FECHA 1ª ADMISIÓN

TITULO ACADÉMICO

OTROS TÍTULOS

EXPERIENCIA






CURRICULUM PERSONAL EN

LA EMPRESA

FUNCIÓN

ÁRE

A

PERÍO

DO Desde Hasta

TÍTULOS Y ESPECIALIZACIONES CONSEGUIDAS SUCESIVAMENTE

TÍTULO

FECHA

POR







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Plan de Formación

La organización identifica las necesidades de formación del personal relacionadas con sus peligros y

riesgos para la SST y su Sistema de Gestión, estableciendo acciones formativas al personal para

satisfacer estas necesidades.La demanda de formación puede ser el resultado de nuevas/os:

- Tecnologías

- Actividades

- Materiales

- Peligros de la SST identificados

- Riesgos para la SST

- Personal contratado

- Normativa legal

Cursos previstos

Objetivos del curso

Fecha prevista

Asistentes Fecha realización

Impartido por

Evolución de la

formación







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


- Exigencias del Sistema de Gestión de la SST

Cada acción formativa será evaluada según su eficacia formativa una vez finalizada la formación, esa

evaluación consistirá en definir un objetivo a cumplir con dicha acción formativa y tras un plazo de estudio

de cumplimiento (definido por el responsable de la SST o Gerencia), se registrará si realmente cumple el

objetivo marcado.

Sensibilización

Independiente de la formación técnica que reciba el personal cuyo trabajo puede generar un

impacto significativo la organización celebrará sesiones de sensibilización para concienciar a todo el

personal incluido subcontratistas que trabajan, sobre la importancia de cumplir con la Política y los

requisitos del Sistema de Gestión de la SST y las consecuencias de la falta de seguimiento de los

procedimientos establecidos

Toma de Conciencia

Las sesiones de sensibilización y las acciones formativas ayudan a tomar conciencia de:

- La importancia de la conformidad con la Política de la SST, los procedimientos y requisitos del Sistema

de Gestión de la

SST

Los peligros para la SST, los riesgos relacionados reales o potenciales asociados con su trabajo y los beneficios

de un mejor desempeño personal.

- Sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con los requisitos del Sistema.

- Consecuencias de desviarse de los procedimientos establecidos.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Comunicación, participación y consulta Página 44 de 67

Comunicación, participación y consulta

Comunicación

En el procedimiento “Comunicación, participación y consulta” se establece la metodología

utilizada para recibir, documentar y responder:

Las comunicaciones internas entre los diversos niveles de la organización y funciones;

Las comunicaciones con contratistas y otros visitantes en el lugar de trabajo; y Las comunicaciones de las partes interesadas.

Participación y consulta

En los distintos procedimientos del sistema y concretamente en el procedimiento

“Comunicación, participación y consulta” se establece la metodología utilizada para:

La participación de los trabajadores;

Involucración en la identificación de peligros, la evaluación de los riesgos y la

determinación de controles;

Participación en la investigación de incidentes; Desarrollo y la revisión de las políticas y objetivos de la SST;

Consultas ante cambios que afecten a su SST;

Representación en los temas de SST; La consulta de los contratistas cuando haya cambios en el sistema que afecten a su SST; y

La consulta a partes externas en relación a temas de la SST.

En los distintos procedimientos del sistema y concretamente en el procedimiento “Comunicación,

participación y consulta” se establece la metodología utilizada para:







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


1. Objeto

Este procedimiento tiene como objeto regular la comunicación de la SST interna entre los diversos

niveles de la organización, la comunicación con los contratistas y visitantes del lugar, además de

documentar, recibir y responder a las comunicaciones de las partes interesadas externas

2. Alcance

Este procedimiento abarca a todo el personal de la organización y las partes interesadas externas,

incluidos los contratistas y visitantes

3. Descripción

Comunicación, Participación y Consulta Interna

La comunicación interna garantiza que todos los mandos y empleados comprendan el Sistema de

Gestión de la SST, conozcan los riesgos para la SST de la Empresa así como los Objetivos del Sistema y

puedan contribuir a cumplir la Política de la SST, y a la mejora continua.

Gerencia determina que los circuitos de comunicación entre los diversos niveles de la empresa serán

idénticos a los dibujados por el propio organigrama funcional, tanto en sentido ascendente como

descendente. Asimismo, también deberá estar prevista la comunicación horizontal, dentro de

departamentos y entre departamentos.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


Comunicación a Contratistas y Visitantes

La comunicación a los contratistas debe ser realizada según el trabajo a desempeñar, deben ser

comunicados los riesgos inherentes al lugar de trabajo y el Plan de Emergencia de la Organización,

antes de la realización de cualquier trabajo en nuestras instalaciones.

Esta información se realizará junto con el Pedido al Trabajo, siendo remitido el RE-4.4.3.-01

“Entrega de Documentación/Información del SST” firmado, antes de realizar el trabajo solicitado,

como aceptación y conocimiento de los riesgos de nuestras instalaciones y Plan de Emergencia. Por

su parte el Contratista está obligado a facilitarnos los riesgos inherentes a la actividad que

desarrollará en nuestras instalaciones. El Responsable de la SST será el encargado de la emisión y

petición de los registros mencionados.

Las comunicaciones a los visitantes se realizarán mediante los tablones de anuncios, así como las

diversas señalizaciones de emergencia que están ubicadas en nuestras instalaciones.

Se tratará como comunicación externa cualquier solicitud de información por partes de estos, que

no se mencione anteriormente.

Comunicación Externa

La organización considera comunicación externa a toda aquella información que se facilita a

personas que no pertenezcan a la estructura de la organización o a aquellas comunicaciones

recogidas, documentadas y que han sido respondidas al recibir las comunicaciones relevantes

recibidas tanto de forma verbal, como por escrito.






Estas comunicaciones las pueden realizar las diferentes partes interesadas como clientes,

accionistas, el Ayuntamiento, los proveedores, los organismos públicos,… En estos casos se

archivará la solicitud o documento y la contestación a la solicitud.

Si a la organización le requieren partes interesadas externas información acerca de sus Sistema de

la SST, el Responsable de la

SST junto a Gerencia tomarán la oportuna resolución. Dejando constancia de esta comunicación

externa si así se hiciera.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Medición y Seguimiento del desempeño Página 48 de 67

Verificación

Medición y Seguimiento del desempeño

La organización establece el seguimiento y medición de forma regular del desempeño de la SST,

mediante el presente manual y los distintos procedimientos aplicables incluyendo en estos:

Las medidas cuantitativas y cualitativas apropiadas a las necesidades de la organización;

El seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos de la organización en SST; El seguimiento de la eficacia de los controles que se realizan en SST;

Las medidas proactivas del desempeño que hacen un seguimiento de la

conformidad con los programas, controles y criterios operacionales; y

Las medidas reactivas del desempeño que hacen un seguimiento del deterioro de la salud, los

Incidentes y otras actividades históricas de un desempeño de la SST deficiente.

Si se necesitan equipos para el seguimiento y medición del desempeño, la organización establecerá y

mantendrá un procedimiento para la calibración y el mantenimiento de dichos equipos cuando sea

apropiado, así como los registros que evidencien dichos requisitos.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Investigación de incidentes, no conformidad, acción

correctiva y acción

preventiva

Página 49 de 67

Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva

Investigación de incidentes

La organización establece el procedimiento “Investigación de incidentes” donde se describe la

metodología para registrar, investigar y analizar los incidentes, lo antes posible, para:

Determinar las deficiencias de la SST y otros factores que podrían causar o

contribuir a la aparición de incidentes;

Identificar la necesidad de una acción correctiva;

Identificar las oportunidades de una acción preventiva; Identificar oportunidades para la mejora continua; y

Comunicar los resultados de tales investigaciones.

Se investigarán y registrarán:

Todos los accidentes que hayan causado daño. Todos los incidentes que causen pérdidas considerables de material y paro del proceso.

Todos los accidentes que potencialmente o cambiando alguna condición habrían

tenido consecuencias graves. ﴾Conatos de incendios, caídas libres de carga, etc…﴿

Situaciones de Emergencia.

Otros, que a juicio del mando directo, sea conveniente investigar.

También es objeto del procedimiento descrito del control y registro de la siniestralidad.

No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

La organización establece el procedimiento “No conformidad, acción correctiva y acción preventiva”

donde describe la sistemática para identificar, registrar, controlar e investigar las no conformidades, reales

o potenciales. La detección de no conformidades y la aplicación de acciones correctivas que eliminen sus

causas acordes a su magnitud y riesgo para la SST, es una de las principales herramientas de mejora.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


correctiva y acción preventiva

Página 50 de 67

En el procedimiento se define la metodología para:

Identificar y corregirla no conformidades y tomar acciones para mitigar sus consecuencias para la SST

Investigar las no conformidades, determinando sus causas y tomando las

acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir;

Evaluar la necesidad de adoptar acciones para prevenir que las no conformidades y la implementación

De las acciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia;

Registrar y comunicar los resultados de las acciones tomadas; Revisar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas tomadas, para

asegurar que éstas son eficaces.

En los casos que las acciones correctivas y preventivas identifiquen nuevos peligros o modificados o la

necesidad de controles nuevos o modificados las acciones propuestas se tomarán después de una

evaluación de los riesgos, previos a su implantación.

La organización se asegura que cualquier cambio necesario que surja de una acción preventiva y

correctiva se incorporará a la documentación del SST.

1 Objeto

Establecer la sistemática para la gestión y control de los incidentes en la SST, registrando,

investigando y analizando las causas que han producido estos incidentes, a fin de poder diseñar e

implantar medidas correctivas que eliminen las causas y poder evitar la repetición del mismo.

También es objeto el presente procedimiento del control y registro de la siniestralidad.

2 Alcance







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019



preventiva

Página 51 de 67

Este procedimiento será de aplicación a todos los incidentes de La Empresa siendo los más

comunes:

Todos los accidentes que hayan causado daño.

Todos los incidentes que causen pérdidas considerables de material y paro del proceso.

Todos los accidentes que potencialmente o cambiando alguna condición habrían tenido

consecuencias graves. (Conatos de incendios, caídas libres de carga, etc…)

Situaciones de Emergencia.

Otros, que a juicio del mando directo, sea conveniente investigar.

3. Descripción

Para la correcta investigación y resolución de los incidentes/accidentes de La Empresa, se procederá

a:

a) Identificar las causas

b) Identificar la necesidad de Acciones Correctivas para evitar que el mismo tipo de

accidente/incidente pueda volver a producirse.

c) Utiliza este proceso para fomentar la Formación en materia de Prevención de Riesgo

Laborales.

d) Actualizar la evaluación de riesgos, así como detectar posibles situaciones de riesgo.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019



preventiva

Página 52 de 67

e) Evitar la repetición del accidente o incidente, así como minimizar posibles consecuencias

posteriores. f) Identifica las oportunidades para una Acción Preventiva y las oportunidades de

mejora continua.

3.1 Investigación de Accidentes e Incidentes

Siempre que ocurra algún incidente en su área el Responsable de departamento será el encargado

de actuar y dar las pautas para mantener la situación bajo control y evitar daños mayores según las

instrucciones aplicables.

Cuando el accidente requiera asistencia sanitaria deberá informar de lo ocurrido al mando superior

y este al Responsable de la SST

y al Delegado de Prevención correspondiente.

El Responsable del Departamento será el encargado de registrar en el RE-4.5.4.01”Parte/Informe de

Incidentes “ lo acontecido y comunicará del accidente/incidente inmediatamente al Responsable de

Prevención y al Delegado que corresponda mediante dicho registro.

La investigación debe realizarse lo antes posible, para poder recoger información de primera mano.

Identificar al accidentado y a los testigos para conocer lo antes posible la o las causas del accidente,

de modo que se puedan establecer con prontitud las medidas correctivas necesarias para evitar que

el accidente se repita.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019



preventiva

Página 53 de 67

3.2 Análisis de las causas

La investigación de las causas la realizarán del Responsable de la SST, los Técnicos de Prevención

de Riesgos Laborales y el Delegado de Prevención correspondiente con el apoyo de los

responsables directos de las personas o del lugar donde a ocurrido el hecho, u otro personal

relacionado con el caso (el propio accidentado o los testigos directos del accidente), una vez llegado

el informe

Estos completarán el RE-4.5.4.01”Parte/Informe de Incidentes“ recogiendo los datos necesarios e

imprescindibles para cumplir con la finalidad para la que se realiza la investigación: identificar las

causas de los accidentes y facilitar la mejora de la planificación y gestión de la prevención, en

ningún caso buscará culpables.

3.2 Análisis de las causas

La investigación de las causas la realizarán del Responsable de la SST, los Técnicos de Prevención

de Riesgos Laborales y el Delegado de Prevención correspondiente con el apoyo de los

responsables directos de las personas o del lugar donde a ocurrido el hecho, u otro personal

relacionado con el caso (el propio accidentado o los testigos directos del accidente), una vez llegado

el RE-

4.5.4.01”Parte/Informe de Incidentes “.

Estos completarán el RE-4.5.4.01”Parte/Informe de Incidentes“ recogiendo los datos necesarios e

imprescindibles para cumplir con la finalidad para la que se realiza la investigación: identificar las

causas de los accidentes y facilitar la mejora de la planificación y gestión de la prevención, en

ningún caso buscará culpables







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019



preventiva

Página 54 de 67

3.3 Acciones Correctivas y Preventivas

Una vez registrado en el RE-4.5.4.01”Parte/Informe de Incidentes“ las acciones a realizar, el

Responsable de la SST le entregará al Responsable de departamento, quien inicio el Parte copia de

este, explicándole las conclusiones obtenidas de dicha investigación y poniendo en su

conocimiento las medidas correctivas a poner en marcha para que no vuelva a repetirse.

En el RE-4.5.4.01”Parte/Informe de Incidentes“ se establecerá también quien es el responsable, en

cada caso, de que dichas medidas se pongan en marcha según el PSST-4.5.3-02 “Gestión de las NC,

Ac. Correctivas y preventivas”.

Cualquier necesidad identificada de acciones correctivas o de oportunidades de mejora para una

acción preventiva debe ser tratada según el PSST-4.5.3-02 “Gestión de las NC, Ac. Correctivas y

preventivas”.

3.4 Archivo y Notificación de Incidentes

Los resultados de la investigación de incidentes serán registrados y archivados como parte de la

documentación relativa a la SST, archivando el RE-4.5.4.01”Parte/Informe de Incidentes“ por el

Responsable de la SST a disposición del cualquier parte interesada y la autoridad competente.

Si procede, el Responsable de la SST, cumplimentará y entregará la notificación oficial de

accidentes de trabajo a la Autoridad competente según la legislación aplicable, facilitando una

copia al Departamento de Administración, al accidentado y a la Mutua de la Empresa







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019



preventiva

Página 55 de 67

No conformidades

1. Objeto

Este procedimiento tiene como objeto definir la metodología para identificar e investigar las no

conformidades potenciales o existentes, estudiar las causas que las originan para mitigar los

peligros y riesgos para la seguridad y Salud en la Empresa, evaluar la necesidad de acciones para

prevenir las no conformidades, tomar las acciones necesarias para que no vuelvan a ocurrir y evaluar

la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas.

2. Alcance

Es aplicable a todos los productos o servicios y elementos del Sistema de Gestión de la SST de la

organización

3. Descripción

3.1 Identificación y Resolución de no Conformidades

Todo proceso, actividad o producto que durante los controles o pruebas establecidos, no cumpla los

requerimientos establecidos en el Sistema de Gestión de la SST se considerará No Conforme. Las

no conformidades del Sistema de Gestión de la SST se detectan principalmente a partir de los

resultados de las auditorías internas, de la revisión del Sistema por la Gerencia, y las que se

encuentren en los requisitos establecidos para la documentación e implantación de dicho

Sistema. La No Conformidad detectada se documentará en el correspondiente RE-4.5.3.-02

“Parte de no conformidad”.

Cualquier persona de la organización puede detectar no conformidades durante el desempeño de

su trabajo, debiéndose comunicar al Responsable de SST. Dicho responsable es el encargado de







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019



preventiva

Página 56 de 67

identificar inequívocamente la no conformidad en el correspondiente RE-4.5.3.-01 “Parte de no

conformidad”. La codificación de dicho parte consistirá en una serie de dígitos del tipo XX/YY,

donde XX es el número correlativo de la no conformidad del año en curso, e YY son las dos últimas

cifras de dicho año. Cuando la no conformidad afecte a algún material u otro elemento físico del

trabajo, este se colocará en una zona habilitada para tal fin claramente identificada para prevenir su

uso.

Cuando se haya identificado convenientemente una no conformidad, el Responsable de la SST, con

la colaboración que estime necesaria del responsable implicado o incluso del Gerente, establece la

resolución pertinente que corrija el efecto de la no conformidad

3.2 Acciones Correctivas

La Empresa asegura la aplicación de las acciones correctivas adecuadas para evitar la repetición

sistemática de las circunstancias que afectan, de forma negativa, a las especificaciones de los

trabajos, una vez que han sido detectadas las no conformidades.

El establecimiento de una acción correctiva proviene de la necesidad de corregir las no

conformidades detectadas, y cuyas causas quedaron recogidas en los párrafos anteriores.El objeto

de la acción correctiva será siempre la definición y puesta en práctica de los métodos necesarios

para evitar la reaparición de la no conformidad. Para ello la acción correctiva debe ir encaminada a

la causa de la no conformidad, no siendo válidas aquellas acciones correctivas que se limiten a la

resolución momentánea del problema.

Para ello el Responsable de SST debe analizar las no conformidades y proporcionar a las personas

responsables de su ejecución toda la información necesaria sobre la causa de la no conformidad.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019



preventiva

Página 57 de 67

Los responsables de determinar las acciones correctivas son los responsables del (las) área(s)

implicada(s) en la no conformidad, con la colaboración del Responsable de la SST.

Una vez se haya decidido que la aparición de la no conformidad ha de dar lugar a unas acciones

correctivas, la organización se asegura de que queden definidos las medidas y los métodos a

adoptar, así como las fechas en que éstas han de ser cumplimentadas. Cuando proceda una acción

correctiva se identifica en el RE-4.5.3.-01 “Parte de no conformidad”, asignándole un número de

cuatro dígitos de la forma XX/YY, donde XX indica el número correlativo de acción correctiva e YY

indica los dos últimos dígitos del año en curso.

El Responsable de la SST realizará un seguimiento de la efectividad de la acción correctiva

implantada, estableciendo explícitamente el método de seguimiento simultáneamente al

establecimiento de la acción correctiva. Una vez que haya cumplido el plazo para la ejecución de la

acción correctiva, el Responsable de la SST analizará el resultado de dicha acción, comprobando el

procedimiento y los resultados obtenidos. En función del resultado de esta verificación, el Gerente

dará por cerrado el proceso que comenzó con la detección de la no conformidad, informando de

ello a las personas implicadas el Responsable de la SST

3.3 Acciones Preventivas

El Gerente, dentro del proceso periódico de revisión del Sistema, y con la colaboración del

Responsable de la SST y de todo el personal implicado, es el encargado de determinar las causas de

no conformidades potenciales.

Para ello se basará en el resultado de los análisis de datos que a su juicio indiquen una tendencia

negativa en cualquier área de la organización, aunque no se haya detectado ninguna no

conformidad o incidencia real.






Igualmente, si durante el desempeño de las actividades habituales de la Empresa, y fuera del marco

de la revisión del Sistema, cualquier persona de la organización podrá detectar la aparición de una

no conformidad potencial, comunicando esta al Responsable de la SST para que la gestione como

anteriormente se ha expuesto para el resto de no conformidades.

Para estas no conformidades potenciales se propondrán, implantarán y se revisará su eficacia, las

acciones preventivas oportunas, cuya documentación, proceso de implantación y de verificación de

la eficacia serán análogas a los de las acciones correctivas del

apartado anterior, pero indicando en los registros pertinentes que se trata de una acción preventiva.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Control de los registros Página 59 de 67

Control de los registros

La organización describe la sistemática para identificar, conservar y eliminar los registros

mediante el procedimiento PSST4.5.4 “Control de los registros”.

En cada uno de los procedimientos del Sistema de SST se han identificado los registros

generados como consecuencia de su aplicación, indicando su codificación.

A través de estos registros se demuestra la conformidad de las actividades, los productos y

servicios ofrecidos con los requisitos especificados y se analiza el funcionamiento del Sistema.

Los registros se archivarán en papel o en soporte informático, y el sistema de archivo será tal

que permita la recuperación inmediata de cualquier documento y evite su daño o deterioro.

Los registros deben ser legibles, identificables con la actividad a que se refieran y con la persona

que realizó la actividad a través de una codificación adecuada.

Los registros se mantienen en archivo durante un periodo mínimo definido. Asimismo deben de

estar guardados y conservados de forma que puedan recuperarse fácilmente y estén protegidos contra

daños, deterioro y pérdida.

Deberemos tener especial atención con los registros y documentos exigidos, por la Autoridad

competente definidos en la legislación aplicable en referencia con la Prevención de Riesgos Laborales ﴾ver

4.4.4 y 4.4.5﴿.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Auditorías Internas Página 60 de 67

4.5.5 Auditorías Internas

Las auditorías son el elemento que define la LPRL ﴾Ley 31/95﴿ y el Reglamento de los Servicios de Prevención

﴾RD 39/97﴿, como instrumento de gestión que ha de incluir una evaluación sistemática, documentada y

objetiva de la eficacia del sistema de prevención.

La organización describe la sistemática para la realización de forma periódica de auditorías del sistema

de gestión de la SST mediante el procedimiento PSST4.5.5 “Auditoría Interna”, con el objeto de:

Determinar si el sistema de gestión de la SST es conforme con las disposiciones planificadas

para la gestión de la SST, incluidos los requisitos de la Norma OHSAS 18001 y si esta es

implantada y mantenida.

Suministrar información sobre los resultados de las auditorías a la dirección.

Se establecerá un Programa Anual de Auditorías Internas, sometiéndose a la aprobación de la

Dirección. Dicha programación se hará en función de los resultados de las evaluaciones de riesgos de las

actividades de la organización, así como de los resultados de las auditorías previas.

Las auditorías las llevarán a cabo personal cualificado e independiente de las actividades a auditar,

asegurando su objetividad.

El resultado de las auditorías se documenta en un informe, que es aprobado y consensuado con los

auditados. Posteriormente, el informe se hace llegar a las áreas afectadas para que decidan las acciones

correctivas a emprender para solucionar las desviaciones, considerándose cerrada la auditoría una vez que

se ha verificado y registrado la implantación y la eficacia de las acciones correctivas realizadas.

Las auditorías externas persiguen el mismo objetivo que las anteriores pero con una particularidad, ya que

estas auditorías podrían denominarse también como reglamentarias, ya que son obligatorias tal como marca

el Reglamento de los Servicios de Prevención ﴾RD 39/97﴿.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


1. Objeto

El objeto de este procedimiento es establecer el método para planificar y llevar a cabo las auditorías

internas del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Empresa. y determinar su

Sistema es conforme con las disposiciones planificadas, la norma de referencia y el sistema determinado,

además de verificar su implantación, eficacia continuada e informar a la Dirección

2. Alcance

El alcance de las auditorías internas son todas las actividades de los procesos que aplica el Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. Descripción

3.1 Organización de las Auditorias

Las auditorias se organizan por procesos, auditando cada proceso con todos los procedimientos que sean

aplicables.

En cualquier caso, en el periodo establecido han de ser auditadas todas las actividades relativas con la

seguridad y salud en el

Trabajo.

3.2 Periodicidad de las Auditorias

La periodicidad de realización de las auditorias es como mínimo anual

3.3 Planificación y Programas de Auditorias







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


El Responsable de la SST, en el primer trimestre del año, elabora el RE-4.5.5.-01 “Plan anual de Auditorías

Internas” de ese año, presentándolo al Gerente para su revisión y aprobación dentro de la revisión del

Sistema, recogiendo la realización de al menos una auditoría a todos las áreas de la empresa.

Basándose en el RE-4.5.5.-01 “Plan anual de auditorías internas” aprobado, el Responsable de la SST

elabora el (los) RE-4.5.5.-02 “Programa(s) de auditorías internas”, donde asigna el auditor o equipo

auditor para la realización de cada auditoría, el área.

involucrada, el alcance de cada auditoría así como la fecha para su ejecución, distribuyéndolo tanto a los

auditores internos implicados como a los responsables de las áreas a auditar, al menos, con dos semanas

de antelación a la realización de la auditoría

Los responsables de las áreas tienen una semana de plazo desde la presentación del RE-4.5.5.-02

“Programa de Auditorías

Internas” para proponer los cambios de fechas que consideren oportunos, en caso de ser necesario

3.4 Equipo Auditor

El equipo auditor puede estar formado únicamente por un auditor o bien por un equipo; en tal caso uno

de ellos actuará como auditor jefe, será el responsable de la planificación y organización de la auditoria.

Los auditores serán independientes del área auditada.

Si la empresa lo considera conveniente, se podrán subcontratar total o parcialmente las auditorías

internas a empresas especializadas, en este caso, la auditoria interna se podrá planificar y realizar según

los procedimientos e impresos de la empresa subcontratada, exigiéndole a la misma la acreditación de

cualificación del equipo auditor.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


3.5 Calificación del Equipo Auditor

Las auditorias se podrán realizar por auditores externos a los cuales se deberá solicitar su calificación o

por auditores internos; en tal caso, se debe establecer los criterios de calificación definida en la RE-4.4.2.-

01 “Ficha de descripción de puesto de trabajo” correspondiente

involucrada, el alcance de cada auditoría así como la fecha para su ejecución, distribuyéndolo tanto a los

auditores internos implicados como a los responsables de las áreas a auditar, al menos, con dos semanas

de antelación a la realización de la auditoría

Los responsables de las áreas tienen una semana de plazo desde la presentación del RE-4.5.5.-02

“Programa de Auditorías

Internas” para proponer los cambios de fechas que consideren oportunos, en caso de ser necesario

3.4 Equipo Auditor

El equipo auditor puede estar formado únicamente por un auditor o bien por un equipo; en tal caso uno

de ellos actuará como auditor jefe, será el responsable de la planificación y organización de la auditoria.

Los auditores serán independientes del área auditada.

Si la empresa lo considera conveniente, se podrán subcontratar total o parcialmente las auditorías

internas a empresas especializadas, en este caso, la auditoria interna se podrá planificar y realizar según

los procedimientos e impresos de la empresa subcontratada, exigiéndole a la misma la acreditación de

cualificación del equipo auditor.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019


3.5 Calificación del Equipo Auditor

Las auditorias se podrán realizar por auditores externos a los cuales se deberá solicitar su calificación o

por auditores internos; en tal caso, se debe establecer los criterios de calificación definida en la RE-4.4.2.-

01 “Ficha de descripción de puesto de trabajo” correspondiente

El Responsable de la SST archiva los RE-4.5.5.-04 “Informes de Auditorías Internas” y realiza las

modificaciones en la documentación (si procede) que se deriven de las acciones correctivas

implantadas.

Los informes serán presentados al responsable del área auditada, quien propone las acciones correctivas

o preventivas que hay que aplicar, reflejadas en el RE-4.5.3.-02 “Parte de No Conformidad”.

La comprobación de la implantación y la eficacia de las acciones emprendidas tras el RE-4.5.5.-04

“Informe de auditoría” son realizadas por el Responsable de la SST, o Gerente, en el caso de que este

informe fuese abierto al departamento de SST.

Los RE-4.5.5.-04 “Informes de auditoría Interna” y RE-4.5.3.-02 “Partes de No conformidad” serán

revisados durante las reuniones de revisión del Sistema de Gestión por la Dirección.







Edición: 001

Fecha: XX/XX/2019

Capítulo Revisión por la Dirección Página 65 de 67

4.6 Revisión por la Dirección

La alta dirección, al menos con periodicidad anual, revisa el Sistema de Gestión de la SST para

asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuada, según se determina en el procedimiento

PSST4.6.0 “Revisión por la Dirección”.

Se incluyen en la revisión ordinaria del Sistema como datos / elementos de entrada, entre otros el análisis de:

Resultados de las Auditorías internas / externas; Evaluaciones del cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la

organización haya suscrito;

Resultados de la participación y consulta; Las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas;

El desempeño de la SST de la organización;

El grado de cumplimiento de los Objetivos; El estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y preventivas;

El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por

la Dirección.

Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos

legales y otros requisitos relacionados con la SST;

Análisis de la eventual necesidad de cambios en la Política, los objetivos, los

procedimientos y otros elementos del Sistema de Gestión de la SST; y

Las recomendaciones para la mejora.

﴾Se pueden incluir los anexos que se consideren oportunos, en este caso incluiremos un listado de los

procedimientos que se desprenden de este Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo﴿











MANUAL DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Documents

MANUAL DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO