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  • MANUAL DEMAPEAMENTO DE

    PROCESSOS

    Foz do Iguau PR 2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 2

    MANUAL DE MAPEAMENTO DEPROCESSOS

    VERSO 1.0

    Pr-Reitoria de Planejamento, Oramento e Finanas - PROPLANCaetano Carlos Bonchristiani

    Departamento de Planejamento Estratgico - DPEDiego Soares Alves

    Elaborao:Diego Soares Alves

    Evandro Cesca MezzariGuilherme Eduardo de Souza

    Verso 1.0 04/2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 3

    Sumrio

    1.INTRODUO.....................................................................................................................5

    2.METODOLOGIA DE MAPEAMENTO..................................................................................52.1Situao Atual dos Processos - AS IS...................................................................................................................................7

    2.2Parecer Tcnico......................................................................................................................................................................8

    2.3Modelagem Final do Processo TO BE................................................................................................................................8

    3.GESTO DE RISCOS DO PROCESSO............................................................................103.1Identificao dos Riscos.......................................................................................................................................................11

    3.2Anlise Qualitativa e Quantitativa de Riscos........................................................................................................................12

    3.3Resposta a Riscos................................................................................................................................................................13

    3.4Tabela Resumo dos Riscos..................................................................................................................................................14

    4.MATURIDADE DE PROCESSOS (CBOK).........................................................................15

    5.CONSIDERAES FINAIS...............................................................................................16

    Verso 1.0 04/2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 4

    MANUAL DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS

    APRESENTAO

    A anlise e definio clara dos processos de uma instituio so peas fundamentais na anlise e

    melhoria da eficincia organizacional, visto a maior compreenso dos agentes envolvidos nas

    diversas etapas de trabalho. A prpria Constituio Federal, em seu Art. 37, caput, determina que a

    administrao pblica direta e indireta de qualquer dos seus poderes obedecer, entre outros, aos

    princpios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e, inclusive, ao princpio da

    eficincia. O Tribunal de Contas da Unio, em seu curso de mapeamento de processos, enfatiza que

    a reviso dos processos de trabalho e a eliminao de desperdcios podem alavancar resultados e

    ao mesmo tempo aumentar a satisfao das pessoas por estar dedicando sua energia em atividades

    realmente significativas. Desta forma, um nvel satisfatrio de eficincia administrativa poder ser

    alcanado se houver compreenso e motivao de todos os envolvidos na busca por tarefas

    coordenadas e que agreguem valor ao produto ou entrega, tendo a concepo de que os esforos

    esto sendo dispendidos em prol de um bem comum e alinhado ao objetivo principal da instituio.

    Departamento de Planejamento Estratgico DPE.

    Verso 1.0 04/2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 5

    1. INTRODUO

    O conceito de processo apresenta-se em vrias ideias. Para a construo da filosofia de

    mapeamento de processos na Universidade Federal da Integrao Latino-Americana UNILA, as

    definies consideradas apropriadas foram do BPM CBOK 3.0, onde processo uma agregao de

    atividades e comportamentos executados por humanos ou mquinas para alcanar um ou mais

    resultados. Alm disso, afirma que:

    processos so compostos por atividades inter-relacionadas que solucionamuma questo especfica. Essas atividades so governadas por regras denegcio e vistas no contexto de seu relacionamento com outras atividadespara fornecer uma viso de sequncia e fluxo.

    O Guia de Gesto de Processos de Governo, institudo pela Gespblica, apresenta a definioda Secretaria de Gesto SEGES/MPOG de processos:

    conjunto integrado e sincrnico de insumos, infraestruturas, regras etransformaes, que adiciona valor s pessoas que fazem uso dos produtose/ou servios gerados. Essa viso refora a ideia de que processos possuemo compromisso de satisfazer as necessidades dos clientes/cidados, exigemsincronia, transformam elementos, seguem orientaes e consomemrecursos.

    Portanto, o processo caracteriza-se como um conjunto coordenado de atividades que buscam

    atingir um fim especfico. Estas atividades envolvem diversos fatores, como pessoal, recursos

    financeiros, tempo e esforos visando a produo ou a entrega com o melhor resultado e melhor

    eficincia possvel.

    Este trabalho tem o objetivo de estabelecer as diretrizes de mapeamento e gesto por processos,

    visando a melhoria na gesto e na eficincia administrativa da UNILA, sendo um dos eixos do

    Programa de Gesto Estratgica e Desburocratizao da UNILA Gespblica UNILA.

    2. METODOLOGIA DE MAPEAMENTO

    Segundo o Guia BPM CBOK 3.0, as abordagens de processos podem ser de cima para baixo

    (top-down), do meio para fora (middle-out) ou de baixo para cima (bottom-up). Para a modelagem de

    processos da UNILA, ser utilizada a abordagem top-down, pela necessidade de, principalmente,

    buscar o alinhamento dos processos atuais com os objetivos institucionais.

    Para a criao do inventrio inicial de processos da instituio, cada unidade administrativa deve

    preencher o formulrio especfico que liste todos os processos ou subprocessos que a unidade atua,

    Verso 1.0 04/2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 6

    independentemente de ser a rea responsvel ou no.

    O exemplo de formulrio demonstrado abaixo:

    Figura 01 Inventrio inicial de processos

    Aps a listagem inicial de processos, o Departamento de Planejamento Estratgico DPE define

    os processos prioritrios para mapeamento utilizando a Matriz GUT (Gravidade, Urgncia e

    Tendncia) e considerando, inclusive, a sua relao com a atividade-fim da instituio ou seu maior

    risco iminente.

    Entende-se por atividade-fim aquela que est diretamente relacionada aos macroprocessos de

    ensino, pesquisa e extenso, e geram valor diretamente aos usurios finais. Entretanto, o DPE deve

    buscar o mapeamento gradual de todas as reas, elencando as prioridades de cada unidade

    administrativa.

    Verso 1.0 04/2017

    Ministrio da EducaoUniversidade Federal da Integrao Latino-Americana

    Departamento de Planejamento Estratgico - DPE/PROPLANMACROUNIDADE:

    SUBUNIDADE:ANEXO I FORMULRIO DE INVENTRIO DE PROCESSOS

    NMERO PROCESSO123456789

    101112131415161718 Foz do Iguau - PR, _____ de _______________ de 2017.

    Chefe da Unidade AdministrativaChefe da Macrounidade

  • Manual de Mapeamento de Processos 7

    2.1 Situao Atual dos Processos - AS IS

    Aps a priorizao dos processos, as unidades administrativas devero preencher o Formulrio

    AS IS que descreve o passo a passo do processo (Figura 02), enumerando todas as etapas que a

    referida unidade participa. A descrio necessariamente comear com o INCIO, que marca o fato

    (demanda) que deu origem ao processo e cada atividade descreve uma AO que dever ocorrer

    at que o objetivo final do processo seja atingido.

    Nesta etapa, a descrio deve considerar como o processo executado atualmente, no

    considerando possveis melhorias ou alteraes que ainda no correspondam realidade de

    tramitao e/ou execuo.

    Portanto, para o correto preenchimento da descrio do processo, devero ser considerados:

    - Unidade de Execuo: rea onde a tarefa/passo executada.- Tipo de Tarefa/Passo: Podem ser classificados em 4 (quatro) tipos:

    INCIO: evento que inicia o processo; o fato desencadeador que motiva o incio dofluxo. Pode ser uma solicitao, memorando etc.

    AO: a prpria tarefa/passo em si, a atividade que deve ser desenvolvida para que oobjetivo do processo seja atingido. Pode ser a elaborao de um parecer, um despacho,

    uma autorizao no sistema, uma publicao etc.

    DECISO: a etapa do processo onde, necessariamente, existem duas ou mais opesde fluxos na sequncia. sempre acompanhado de um questionamento (?). Pode ser,

    por exemplo, a dvida entre dois caminhos a serem adotados para uma publicao, onde

    dependendo do tipo de documento publicado apenas no Boletim de Servios ou no

    Dirio Oficial da Unio.

    FIM: a entrega do processo, seu produto final. Pode ser, por exemplo, a publicao deum ato, a entrega de um bem, a finalizao de um estudo tcnico, entrega de uma obra

    etc.

    - Descrio da Tarefa/passo: uma descrio breve do que realizado na referida etapa doprocesso.

    - Documento Associado: Deve ser preenchido quando a etapa requer o preenchimento ou aelaborao de um documento especfico, como por exemplo, um formulrio, um edital, um parecer

    tcnico, uma autorizao, uma declarao etc.

    - Etapa seguinte: a etapa subsequente atividade que foi desenvolvida na etapa atual.Quando houver DECISO, necessariamente dever haver duas ou mais etapas seguintes,

    podendo, inclusive, retornar a etapas anteriores para correr novamente no fluxo. Exemplo: quando

    verificado nas ltimas etapas do processo que h algum vcio e necessita retorno s etapas iniciais

    para correo. Neste caso, a etapa seguinte uma etapa anterior atual.

    - Durao aproximada: a estimativa de quanto a etapa consumir de tempo para que seja

    Verso 1.0 04/2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 8

    realizada, com a escala de: Segundos, at 8h, entre 8h e 40h, entre 40h e 120h ou acima de 120h.

    Figura 02 Formulrio AS-IS

    2.2 Parecer Tcnico

    Os processos descritos passaro pela anlise do DPE para emisso de parecer sobre as

    caractersticas de segregao de funes, responsabilidades, volume de tarefas, gargalos, potenciais

    de melhorias, dentre outros fatores julgados necessrios.

    2.3 Modelagem Final do Processo TO BE

    Aps a emisso do parecer sobre o processo, o DPE discutir com a rea responsvel sobre os

    aspectos apontados, chegando a uma modelagem final do processo analisado. O processo final ser

    modelado na linguagem BPMN 2.0 - Business Model and Notation.

    Resumidamente, os principais elementos para notao BPMN so resumidos na Figura a seguir:

    Verso 1.0 04/2017

    MINISTRIO DA EDUCAO MECUNIVERSIDADE FEDERAL DA INTEGRAO LATINO-AMERICANA UNILAPR-REITORIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E FINANAS PROPLANDEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO ESTRATGICO DPE

    ANEXO II FORMULRIO AS-IS DESCRIO DO PROCESSOMacrounidade:rea Gestora:Processo:

    Etapa Descrio da Tarefa/Passo

    123456789

    101112131415161718192021222324252627 Foz do Iguau - PR, _____ de _______________ de 2017.

    Chefe da Unidade AdministrativaChefe da Macrounidade

    Documento baseado no modelo disponibilizado

    pela

    Unidade de Execuo

    Tipo de Tarefa/Passo

    Documento Associado

    Etapa Seguinte

    Durao Aproximada

  • Manual de Mapeamento de Processos 9

    Figura 03 Principais elementos para notao BPMN

    Fonte: Curso de Mapeamento de Processos do Tribunal de Contas da Unio TCU

    Abaixo, um exemplo de fluxo de trabalho na linguagem BPMN:

    Figura 04 Fluxo de Entrada de Materiais em Almoxarifado

    Fonte: Manual do Almoxarifado v1.2 UNILA.

    Aps a modelagem final do processo nos padres preestabelecidos, o processo dever ser

    homologado pelo gestor mximo da macrounidade e pelo DPE, conforme a Figura 05. Aps a

    homologao, o processo ser publicado na pgina dando incio gesto

    de riscos.

    Verso 1.0 04/2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 10

    Figura 05 Exemplo de Termo de Homologao do Processo

    3. GESTO DE RISCOS DO PROCESSO

    A anlise de riscos examina a eficcia de pontos de controle do processo e considera o que

    ocorreria ao processo se determinados cenrios ocorressem e seu impacto para a instituio.

    Conforme a Instruo Normativa Conjunta MP/CGU n 01, de 10 de maio de 2016, os gestores so os

    responsveis pela avaliao dos riscos no mbito das unidades, processos e atividades que lhes so

    afetos. A alta administrao deve avaliar os riscos no mbito da organizao, desenvolvendo uma

    viso de riscos de forma consolidada.

    Conforme mencionado, a priorizao de mapeamento e anlise de riscos realizada de acordo

    com sua maior relao com a atividade-fim e seu risco iminente. O risco iminente, para este trabalho,

    aquele inerente s atividades com j reiterados histricos de problemas ou prejuzos, como por

    exemplo, obras, licitaes, contrataes de servidores, planejamento etc. Alm disso, o Guia PMBOK

    5 Edio apresenta os conceitos relacionados aceitabilidade de riscos:

    as organizaes entendem o risco como o efeito da incerteza nos projetos eobjetivos organizacionais. As organizaes e as partes interessadas estodispostas a aceitar vrios graus de riscos, dependendo da sua atitude emrelao aos riscos. A atitude das organizaes e das partes interessadas em

    Verso 1.0 04/2017

    MINISTRIO DA EDUCAO MECUNIVERSIDADE FEDERAL DA INTEGRAO LATINO-AMERICANA UNILAPR-REITORIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E FINANAS PROPLANDEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO ESTRATGICO DPE

    ANEXO V TERMO DE HOMOLOGAO DE PROCESSO TO BEMacrounidade:rea Gestora:Processo:

    MODELAGEM FINAL DO PROCESSO (TO BE)

    Foz do Iguau - PR, _____ de _______________ de 2017.Chefe da Macrounidade Departamento de Planejamento Estratgico

    Documento baseado no modelo disponibilizado

    pela

    Em ateno Portaria UNILA n 1260, de 20 de setembro de 2016, Portaria PROPLAN n 003/2017, de 17 de fevereiro de 2017, Portaria PROPLAN XXXXXXXXXX(PROCESSOS), e, aps reunio ocorrida na data de XX de XXXXX de 2017, HOMOLOGO o processo de cdigo XXXXX, abaixo modelado, da Pr-Reitoria XXXXXXX, dando cincia a quaisquer interessados sobre o fluxo de tramitao dentro desta Instituio, devendo quaisquer alteraes necessrias serem informadas e previamente notificadas rea responsvel para anlise

    de fluxo e de riscos.

  • Manual de Mapeamento de Processos 11

    relao aos riscos pode ser influenciada por um nmero de fatores, que soclassificados de forma ampla em trs tpicos:- Apetite de risco, que o grau de incerteza que uma entidade est dispostaa aceitar, na expectativa de uma recompensa.- Tolerncia a riscos, que o grau, a quantidade ou o volume de risco queuma organizao ou um indivduo est disposto a tolerar.- Limite de riscos, que se refere s medidas ao longo do nvel de incerteza ounvel de impacto no qual uma parte interessada pode ter um interesseespecfico. A organizao aceitar o risco abaixo daquele limite. Aorganizao no tolerar o risco acima daquele limite.

    3.1 Identificao dos Riscos

    Para levantamento inicial dos riscos dos processos, o DPE elencar os processos em ordem

    prioritria de anlise, enumerando os processos e vinculando com os respectivos macroprocessos.

    Aps, os gestores devero listar os riscos identificados e classific-los em riscos operacionais,

    imagem/reputao, legais ou financeiros/oramentrios. A IN conjunta MP/CGU 01/2016, apresenta a

    definio de cada tipo:

    a) riscos operacionais: eventos que podem comprometer as atividades do rgo ou entidade,normalmente associados a falhas, deficincia ou inadequao de processos internos, pessoas,

    infraestrutura e sistemas;

    b) riscos de imagem/reputao do rgo: eventos que podem comprometer a confiana dasociedade (ou de parceiros, de clientes ou de fornecedores) em relao capacidade do rgo ou da

    entidade em cumprir sua misso institucional;

    c) riscos legais: eventos derivados de alteraes legislativas ou normativas que podemcomprometer as atividades do rgo ou entidade; e

    d) riscos financeiros/oramentrios: eventos que podem comprometer a capacidade do rgoou entidade de contar com os recursos oramentrios e financeiros necessrios realizao de suas

    atividades, ou eventos que possam comprometer a prpria execuo oramentria, como atrasos no

    cronograma de licitaes.

    Os riscos devero ser listados e relacionados ao processo correspondente, devendo haver uma

    breve descrio do risco que possibilite o entendimento e suas caractersticas. Aps, o gestor dever

    informar o agente responsvel pelo gerenciamento do risco, ou seja, o responsvel direto pelo seu

    controle. A Auditoria Interna AUDIN avaliar os riscos informados e poder indicar a presena de

    riscos no relacionados. No caso do risco no se enquadrar nos tipos elencados acima, o gestor

    dever informar o tipo outros e descrever o risco identificado.

    Entende-se por gestor responsvel aquele com poder de deciso sobre o assunto, que pode,

    inclusive modificar o processo, implantar medidas para minimizao do risco e acompanhar o

    desenvolver do processo. De acordo com o 1 do Art. 20 da IN conjunta MP/CGU 01/2016, o agente

    responsvel pelo gerenciamento de determinado risco deve ser o gestor com alada suficiente para

    Verso 1.0 04/2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 12

    orientar e acompanhar as aes de mapeamento, avaliao e mitigao do risco.

    Abaixo, demonstra-se a planilha que dever ser preenchida pelo gestor na aba Identificao de

    Riscos:

    Figura 06 Planilha de Identificao de Riscos

    3.2 Anlise Qualitativa e Quantitativa de Riscos

    Aps a identificao dos riscos dos processos, o gestor dever realizar a anlise qualitativa e

    quantitativa dos riscos relacionados (Figura 07). A anlise qualitativa de riscos trata-se da

    mensurao do risco, visando priorizao para anlise e ao, atravs da matriz de probabilidade e

    impacto. A responsabilidade pelo levantamento dos gestores. O gatilho o fato que desencadeia o

    risco, ou seja, que o transforma de fato no problema. A consequncia o resultado que o risco pode

    causar, se o fato desencadeador ocorrer. Por fim, deve-se informar a periodicidade do risco, que

    coincide com a rotina de execuo do processo.

    A anlise quantitativa de riscos refere-se anlise numrica do efeito do risco identificado. A

    responsabilidade pelo levantamento dos gestores.

    Para a correta anlise da matriz de probabilidade e impacto, os gestores devero enumerar a

    coluna de Probabilidade de ocorrncia com a seguinte escala de probabilidade:

    1 - Improvvel

    2 - Pouco Provvel

    3 - Provvel

    Verso 1.0 04/2017

    MINISTRIO DA EDUCAO MECUNIVERSIDADE FEDERAL DA INTEGRAO LATINO-AMERICANA UNILAPR-REITORIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E FINANAS PROPLANDEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO ESTRATGICO DPE

    ANEXO III PLANILHA DE RISCOS IDENTIFICAO DE RISCOSMacrounidade:Nmero do Processo Administrativo:Responsvel:

    Subprocesso Evento Descrio do Risco Status

    Documento baseado no modelo

    disponibilizado pela

    Cdigo Processo

    Cdigo Macroprocesso

    Classificao do Risco

    Gestor Responsvel

  • Manual de Mapeamento de Processos 13

    4 Muito Provvel

    5 - Certeza

    Para a mensurao do impacto do risco no processo, caso ocorra, dever ser utilizada a seguinte

    escala na coluna Impacto:

    1 - Insignificante

    2 - Pouco Impacto

    3 - Mdio Impacto

    4 - Alto Impacto

    5 Catastrfico

    A partir das informaes preenchidas de probabilidade e impacto, a planilha informar o grau

    atingido pelo risco e informar a severidade do risco no processo, sendo classificada em Alta,

    Mdia ou Baixa. A planilha de Anlise Qualitativa e Quantitativa demonstrada abaixo:

    Figura 07 Planilha de Anlise Qualitativa e Quantitativa

    3.3 Resposta a Riscos

    Aps a identificao do risco, sua classificao, anlise qualitativa e quantitativa, o gestor dever

    analis-lo criteriosamente e providenciar alguma resposta ao risco, de acordo com sua severidade

    dentro do processo (Figura 08). Para cada risco, dever haver uma resposta.

    As respostas aos riscos devero envolver uma ou mais aes e devero ser adequadas

    relevncia do risco, considerando seus custos e benefcios. As aes possveis sero de aceitar,

    Verso 1.0 04/2017

    MINISTRIO DA EDUCAO MECUNIVERSIDADE FEDERAL DA INTEGRAO LATINO-AMERICANA UNILAPR-REITORIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E FINANAS PROPLANDEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO ESTRATGICO DPE

    PLANILHA DE RISCOS ANLISE DE RISCOSMacrounidade:Nmero do Processo Administrativo:Responsvel:

    Subprocesso Evento Descrio do Risco Gatilho Consequncia Frequncia Impacto Grau Severidade

    Documento baseado no modelo disponibilizado pela

    Cdigo Processo

    Cdigo Macroprocesso

    Probabilidade de Ocorrncia

  • Manual de Mapeamento de Processos 14

    mitigar, transferir ou eliminar o risco:

    - Aceitar riscos significa tolerar o risco sem que nenhuma ao especfica seja tomada. Ocorrequando, mesmo o risco no sendo tolervel, a capacidade para fazer algo contra limitada ou o custo

    de realizar uma ao seja desproporcional ao benefcio gerado.

    - Mitigar riscos significa que, mesmo continuando com a ao que deu origem ao risco, ainstituio realize ao de controle para conter o risco em um determinado nvel. Implica na reduo

    da probabilidade/impacto de um evento de risco dentro de limites aceitveis.

    - Transferir riscos significa a transferncia do risco para terceiros, porm nem todos os riscosso transferveis. Esta opo vivel quando h outra instituio mais capaz de gerenciar o risco. A

    transferncia de riscos pode ser realizada atravs de seguros, clusulas contratuais especficas ou

    garantias, por exemplo.

    - Eliminar riscos a ao que visa eliminar a ameaa ou proteger o processo contra seuimpacto.

    A responsabilidade pela ao a ser tomada do gestor mximo da macrounidade. Alm da

    resposta, alguns riscos podero exigir a melhoria de algum controle interno ou ferramenta adicional

    de controle, que, se houver adoo, dever ser relacionada na planilha. A planilha de resposta a

    riscos apresenta-se da seguinte forma:

    Figura 08 Planilha de Resposta a Riscos

    3.4 Tabela Resumo dos Riscos

    A ltima tabela do instrumento de controle de riscos (Figura 09) demonstra um resumo da tabela

    de severidade, alm de demonstrar quantitativamente a categoria dos riscos identificados na matriz

    de probabilidade e impacto. A classificao de riscos demonstra o quantitativo de riscos operacionais,

    Verso 1.0 04/2017

    MINISTRIO DA EDUCAO MECUNIVERSIDADE FEDERAL DA INTEGRAO LATINO-AMERICANA UNILAPR-REITORIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E FINANAS PROPLANDEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO ESTRATGICO DPE

    PLANILHA DE RISCOS RESPOSTA A RISCOSMacrounidade:Nmero do Processo Administrativo:Responsvel:

    Subprocesso Cdigo Processo Severidade Ao Resposta ao Risco

    Documento baseado no modelo

    disponibilizado pela

    Cdigo Macroprocesso

    Classificao do Risco

    Melhoria de Controle Interno

    Ferramenta Adicional

  • Manual de Mapeamento de Processos 15

    de imagem/reputao, legais e financeiro/oramentrio em cada nvel (alto, mdio ou baixo).

    O apetite a riscos definido pelo Comit de Governana, Riscos e Controles. No exemplo

    abaixo, a tolerncia est definida como parmetros desejveis de 70% dos riscos enquadrados no

    nvel baixo para todas as categorias, 20% no nvel mdio e 10% no alto. Para cada tipo de risco,

    o Comit dever descrever as margens utilizadas e justificar os percentuais que ultrapassarem os

    limites propostos no campo observaes, se houver.

    A ferramenta analisar o percentual de riscos informados nas etapas anteriores e comparar com

    o apetite definido pelo Comit, informando quais categorias esto acima dos limites definidos e quais

    esto abaixo dos limites.

    A representao demonstrada na seguinte imagem:

    Figura 09 Tabela de Severidade e Classificao dos Riscos

    O Comit de Governana, Riscos e Controles, a ser institudo nos parmetros da Instruo

    Normativa Conjunta MP/CGU n 01, de 10 de maio de 2016, determinar os limites hierrquicos

    mnimos que os agentes devero ocupar para serem associados a cada tipo de risco elencado no Art.

    19 da Instruo Normativa de Processos, buscando garantir a aderncia s regulamentaes, leis,

    cdigos, normas e padres, com vistas conduo das polticas e prestao de servios de

    interesse pblico e obedecendo a alada suficiente do agente para orientar e acompanhar as aes

    de mapeamento, avaliao e mitigao do risco.

    4. MATURIDADE DE PROCESSOS (CBOK)

    O Guia BPM CBOK 3.0 enumera os graus de maturidade de processos da instituio. O guia

    divide a maturidade em 5 (cinco) nveis:

    Verso 1.0 04/2017

    TABELA DE SEVERIDADE

    IMPACTO IMPACTOInsignificante Pouco Im pacto Mdio Im pacto Alto Im pacto Catastrfico Insignificante Pouco Im pacto Mdio Im pacto Alto Im pacto Catastrfico

    Im provvel 1 2 3 4 5 Im provvel

    0Pouco Provvel 2 4 6 8 10 Pouco Provvel

    Provvel 3 6 9 12 15 Provvel

    0Muito Provvel 4 8 12 16 20 Muito Provvel

    0Certeza 5 10 15 20 25 Certeza

    CLASSIFICAO DOS RISCOS

    CLASSIFICAO DOS RISCOS APETITE A RISCOSRISCO QUANTIDADE % ATUAL LIMITES CONCLUSO OBSERVAESOPERACIONAL 0 #DIV/0! 100,00%Alto 0 #DIV/0! 10,00% #DIV/0!Mdio 0 #DIV/0! 20,00% #DIV/0!Baixo 0 #DIV/0! 70,00% #DIV/0!IMAGEM/REPUTAO 0 #DIV/0! 100,00%Alto 0 #DIV/0! 10,00% #DIV/0!Mdio 0 #DIV/0! 20,00% #DIV/0!Baixo 0 #DIV/0! 70,00% #DIV/0!LEGAL 0 #DIV/0! 100,00%Alto 0 #DIV/0! 10,00% #DIV/0!Mdio 0 #DIV/0! 20,00% #DIV/0!Baixo 0 #DIV/0! 70,00% #DIV/0!FINANCEIRO/ORAMENTRIO 0 #DIV/0! 100,00%Alto 0 #DIV/0! 10,00% #DIV/0!Mdio 0 #DIV/0! 20,00% #DIV/0!Baixo 0 #DIV/0! 70,00% #DIV/0!

    OUTROS 0 #DIV/0! 100,00%Alto 0 #DIV/0! 10,00% #DIV/0!Mdio 0 #DIV/0! 20,00% #DIV/0!Baixo 0 #DIV/0! 70,00% #DIV/0!

    TOTAL DE RISCOS 0 #DIV/0! 100,00% 0Total de Riscos ALTO 0 #DIV/0! 10,00% 0Total de Riscos MDIO 0 #DIV/0! 20,00% 0Total de Riscos BAIXO 0 #DIV/0! 70,00% 0

    PROBABILIDADE

    PROBABILIDADE

  • Manual de Mapeamento de Processos 16

    - Nvel 1 Inicial: Os processos so executados de maneira ad-hoc, o gerenciamento no consistente e difcil prever os resultados.

    - Nvel 2 Gerenciado: A gesto equilibra os esforos nas unidades de trabalho, garantindo quesejam executados de modo que se possa repetir o procedimento e satisfazer os compromissos

    primrios dos grupos de trabalho. No entanto, outras unidades de trabalho que executam tarefas

    similares podem usar diferentes procedimentos.

    - Nvel 3 Padronizado: Os processos padres so consolidados com base nas melhoresprticas identificadas pelos grupos de trabalho, e procedimentos de adaptao so oferecidos para

    suportar diferentes necessidades do negcio. Os processos padronizados propiciam uma economia

    de escala e base para o aprendizado atravs de meios comuns e experincias.

    - Nvel 4 Previsvel: As capacidades habilitadas pelos processos padronizados so exploradase devolvidas s unidades de trabalho. O desempenho dos processos gerenciado estatisticamente

    durante a execuo de todo o workflow, entendendo e controlando a variao, de forma que os

    resultados dos processos sejam previstos ainda em estados intermedirios.

    - Nvel 5 Otimizado: Aes de melhorias pr-ativas e oportunistas buscam inovaes quepossam fechar os gaps entre a capacidade atual da organizao e a capacidade requerida para

    alcanar seus objetivos de negcio.

    Este trabalho visa proporcionar o avano do nvel inicial (atual) para o nvel gerenciado. Para que

    isso seja possvel, a Instruo Normativa PROPLAN 02/2017 e este Manual tentam descrever o

    mapeamento de processos e a gesto de riscos da forma mais simples e acessvel possvel,

    viabilizando uma implantao imediata das ferramentas e buscando o melhor resultado possvel.

    5. CONSIDERAES FINAIS

    notvel que dever haver evoluo, tanto nas normativas quanto nas ferramentas, para que os

    demais nveis de maturidade de processos sejam alcanveis. Deste modo, entende-se como

    razovel o prazo definido na supracitada IN de 1 (um) ano para haja reviso completa dos materiais,

    e, se possvel, neste mesmo prazo, a superao do nvel inicial de mapeamento de processos.

    Este manual considerou os conceitos descritos no Guia BPM CBOK 3.0, Guia de Gesto de

    Processos de Governo do Programa Nacional de Gesto Pblica e Desburocratizao Gespblica e

    Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP.

    CONTROLE DE REVISES

    VERSO Contedo/Reviso

    1.0 04/2017 Contedo inicial

    Verso 1.0 04/2017

    1. INTRODUO2. METODOLOGIA DE MAPEAMENTO2.1 Situao Atual dos Processos - AS IS2.2 Parecer Tcnico2.3 Modelagem Final do Processo TO BE

    3. GESTO DE RISCOS DO PROCESSO3.1 Identificao dos Riscos3.2 Anlise Qualitativa e Quantitativa de Riscos3.3 Resposta a Riscos3.4 Tabela Resumo dos Riscos

    4. MATURIDADE DE PROCESSOS (CBOK)5. CONSIDERAES FINAIS