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MANUAL DE NORMAS PARA LA
ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN
CENTRAL Y LOS BIENES MUEBLES
INSTITUTO LOCAL DE LA
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
EDUCATIVA DEL D.F.
MANUAL DE NORMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN
CENTRAL Y LOS BIENES MUEBLES DEL
INSTITUTO LOCAL DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA
DEL D.F.
DICIEMBRE 2011
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Índice Pág.
CAPITULO I. Disposiciones Generales. CAPITULO II. Administración del Almacén Central. CAPITULO III. Administración de Bienes Muebles. CAPITULO IV. Clasificación de Bienes Muebles. CAPITULO V. Control y Registro de los Bienes Muebles. CAPITULO VI. Afectación, Baja y Destino Final de Bienes Muebles. CAPITULO VII. Del Inventario Físico de Bienes Muebles. CAPITULO VIII. Disposiciones Finales.
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Presentación El presente Manual de Normas para la Administración del Almacén Central y los Bienes Muebles del Instituto Local de la Infraestructura Física Educativa del Distrito Federal, es un documento normativo que tiene como objetivo, presentar las guías para la administración, registro y control de los bienes que ingresen a las existencias del Almacén y al Padrón Inventarial; así como en la afectación de baja y destino final, al reaprovechamiento de los bienes muebles así como a su inventario a fin de propiciar el mejor aprovechamiento de estos bienes.
Su importancia radica en que representa un recurso técnico de información al personal responsable y de las operaciones vinculadas con los Bienes de Consumo y Bienes Muebles.
Las revisiones y actualizaciones del presente, serán autorizadas por la Dirección General.
Capítulo I. Disposiciones Generales
El presente documento está desarrollado con base en la Circular Uno 2011 en su numeral 5.2, al Manual Especifico para la Administración de Bienes Muebles y Manejo de Almacenes, a la Norma Segunda Transitoria de las Normas Generales de Bienes Muebles de la Administración Pública del Distrito Federal publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 30 de Diciembre de 2003, que indica, “para efecto de las presentes Normas, las Entidades estarán sujetas a lo dispuesto por el artículo 59 de la Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público que menciona “Con excepción del aviso de baja a que se refiere el penúltimo párrafo del artículo 57 y a lo establecido en el artículo53, las disposiciones sobre bienes muebles de dominio privado a que se contrae el presente capitulo regirán para los actos de transmisión de dominio, destino y baja que realicen las Entidades, siempre que estos bienes estén a su servicio o formen parte de sus activos fijos. Los órganos de gobierno de las Entidades, de conformidad con la legislación aplicable, dictarén las normas o bases generales que deberán observar los Directores Generales o sus Equivalentes para la correcta aplicación de lo dispuesto por este artículo”. Por lo que de conformidad a sus facultades podrán optar por realizar las modificaciones a su operación sean necesarias; en atención a esta facultad de la Entidad, y conforme a la atribución conferida en el artículo 47 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del D.F., que indica “Las Entidades gozarán de autonomía de gestión para el cabal cumplimiento de sus objetivos, y de los objetivos y metas señalados en sus programas.
La Dirección General, a través de las áreas correspondientes es la instancia responsable de administrar los bienes que por cualquier via legal se incorporen a las existencias del Almacén, asi como de los Bienes Muebles de la Entidad, para el desarrollo de sus actividades, asimismo realizar los trámites necesarios para la baja en el registro inventarial por inutilidad o inaplicación en el servicio y ejecutar el destino final de los mismos.
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Capítulo II Administración del Almacén Central
2.1 El Almacén Central será el responsable de recepcionar los bienes que por cualquier vía legal pasen a formar parte de las existencias y que sirvan para las actividades propias del Instituto Local de la Infraestructura Física Educativa del Distrito Federal, en los capítulos 2000 y 5000. 2.2 Los Bienes Instrumentales que sean adquiridos por el capitulo 5000, pasaran a formar parte del activo fijo del Instituto, para lo cual el área de Inventarios los identificara con el número de inventario según el catalogo de claves CAMBS, los bienes que sean adquiridos para satisfacer las actividades del Instituto, no serán registrados en las existencias del Almacén ni en el padrón inventarial del mismo. 2.3 Los bienes que el Instituto determine para atender las necesidades de los planteles educativos que se encuentren dentro del Distrito Federal y sean adquiridos por los capítulos 2000 y 5000 no serán sujetos al control de entrada y salida del almacén ni a los del área de inventarios, siempre y cuando se especifique en el contrato de adquisición el motivo de su compra. 2.4 El Almacén Central será el único facultado para llevar a cabo la distribución de los bienes que se adquieran para el desarrollo de las actividades de la Entidad, para lo cual se establecerán los mecanismos para el buen control de entrada y salida de los bienes, así como para el registro en el padrón inventarial del Instituto. 2.5 Se llevará a cabo el inventario de existencias en el almacén dos veces por año, en los meses de julio y enero, para lo cual se emitirá el calendario de actividades del preinventario e inventario definitivo, dando a conocer los resultados a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del D.F. 2.6 El Almacén Central reportara sus movimientos a la DAI, en los tiempos estipulados por la Oficialía Mayor del D.F., y que se encuentran marcados en la Circular Uno 2011.
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Capítulo III Administración de Bienes Muebles
3.1 La Administración de los bienes muebles del Instituto Local de la Infraestructura Física Educativa del Distrito Federal estará a cargo del área de la JUD de Almacén, Inventarios y Servicios Generales. 3.2. El área de la JUD de Almacén, Inventarios y Servicios Generales controlará los registros de los activos fijos, tanto en sus altas como en sus bajas, como en la asignación de resguardos a los servidores públicos de las diferentes áreas que conforman en Organismo. 3.3. La JUD de Almacén, Inventarios y Servicios Generales llevará a cabo el registro de los bienes muebles en el padrón inventarios del Instituto con apego al catálogo de claves CABMSDF. 3.4. La JUD de Almacén, Inventarios y Servicios Generales será la encargada de llevar a cabo el registro y control de los resguardos que se generen para el control de los bienes muebles, asimismo tendrá la facultad de retirar y reasignar los bienes muebles cuando las necesidades de operación de las áreas así lo requieran o cuando el usuario se niegue a firmar el respectivo resguardo. 3.5. El Almacén recibirá los bienes muebles que por cualquier vial legal sean entregados al mismo, siendo el encargado del registro, guarda y despacho de los insumos que requieran las área usuarias. 3.6. Será responsabilidad del usuario el debido aprovechamiento, el buen uso y conservación de los bienes muebles que se le hayan asignado para el cumplimiento y desempeño de sus actividades.
Capítulo IV Clasificación de los Bienes Muebles
4.1. Son bienes muebles del dominio público y del dominio privado, los establecidos en los artículos 16 y 33 de la Ley, respectivamente. Los bienes muebles pueden ser, por su naturaleza y por disposición de la Ley. Son bienes muebles por su naturaleza los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro, ya sea por si mismos o por efecto de una fuerza exterior.
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Son bienes muebles por determinación de Ley, las obligaciones y los derechos o acciones que tienen por objeto cosas muebles o cantidades exigibles en virtud de acción personal, como pueden ser títulos de crédito o dinero en efectivo. En los términos del artículo 751 del Código Civil para el Distrito Federal, se consideran en estas disposiciones los bienes muebles que por su naturaleza se hayan considerado como Inmuebles y que hubieran recobrado su calidad de muebles, por razones que en ese Ordenamiento se indica. Asimismo, se consideran bienes muebles los documentos, expedientes y manuscritos 4.2. Por su naturaleza los bienes muebles se clasifican en: Bienes Instrumentales (Activos Fijos).- los consideraos como medios para el desarrollo de las actividades que realizan las diferentes áreas adscritas al Instituto, siendo susceptibles de la asignación del número de inventario y registro individual y. Bienes de Consumo.- aquellos que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las áreas adscritas al Instituto, tiene un desgaste total o parcial, no siendo susceptibles de la asignación de número de inventario.
capítulo V Control y Registro de los Bienes Muebles.
5.1. Todos los bienes que ingresen por cualquiera de las vías legales deberá ser debidamente registrados e inventariados en el padrón del Instituto. 5.2. El registro y control de los bienes instrumentales deberá realizarse por el área de Inventarios en forma individual, una vez verificados físicamente conforme a los siguientes criterios: 5.2.1. Identificación cualitativa: Consistirá en la asignación de un número de inventario que estará señalado en forma documental y cuando sea posible en el propio bien, el cual se integrará con: denominación o siglas del Instituto y clave del bien según el catálogo de claves CABMSDF, así como del número progresivo correspondiente. La identificación física de los bienes instrumentales, se realizarán mediante rotulación, placa metálica, etiqueta o código de barras la cual contendrá las siglas del GDF y las Instituto, clave CABMSDF y su progresivo. Los bienes muebles que por sus características no sea posible identificarlos con cualquiera de las formas antes mencionadas serán registrados con número de serie del bien mueble.
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El número de inventario es único y permanente para cada una de los bienes muebles. 5.2.2. De resguardo: registro por el que se deberá controlar la asignación de los bienes instrumentales mediante la elaboración de un resguardo, el cual contendrá los daros relativos al bien mueble que se esté asignando, así como los datos del Servidor Público asignados. Podrán elaborarse resguardos múltiples por usuario, el cual deberá ser actualizado cuando los bienes dejen de estar en el área asignada, seden de baja o el usuario deje de prestar sus servicios al Instituto. La asignación de los bienes instrumentales podrá realizarse a través de un resguardo individual o múltiple que será firmado por el servidor público responsable de los bienes, quien será el responsable del debido aprovechamiento, el buen uso y conservación del bien. 5.2.3. Para el caso de que el servidor público deje de prestar sus servicios en el Instituto Local de la Infraestructura Física Educativa del D.F., deberá obtener del la JUD de Almacén, Inventarios y Servicios Generales la Constancia de no Adeudo de bienes, la cual le servirá para llevar a cabo la liberación de cualquier tipo de pago o finiquito a que sea acreedor. El resguardo no deberá se enmendado o alterado en cualquiera de sus conceptos por lo que se debe verificar y actualizar al cambio de resguardante o en cada inventario de bienes muebles. 5.3. Los movimientos de alta en el padrón inventarial, comprende el registro de incorporación de los bienes muebles que ingresen a las existencias del almacén por cualquier vía legal. El valor de los bienes muebles al momento de efectuar su alta al padrón inventarial será tomado del documento que acredite su compra, para el caso de que algún bien no cuente con valor de adquisición, se tomara del padrón inventarial según las características de los bienes un costo similar, para lo cual se elaborará acta de bienes que carecen de factura.
Capítulo VI Afectación, Baja y Destino Final de Bienes Muebles.
6.1. Las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Delegaciones deberán considerar por lo menos cada seis meses aquellos bienes muebles que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten útiles para el servicio, dictaminando en cada caso, las causas de su baja de acuerdo a las condiciones físicas y técnicas en que se encuentren, así como sus
posibilidades de rehabilitación o reaprovechamiento en todas o algunas de sus partes.
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6.2. Movimiento de baja: Comprende la desincorporación de bienes muebles que por su estado físico ya no sean aptos para el servicio del Organismo, por algún procedimiento legal que acredite su acción, siendo estos: inutilidad o inaplicación, robo, extravió, siniestro, donación, permuta, destrucción o sustitución. 6.2. Para que proceda su baja, los bienes muebles deberán estar registrados en el padrón inventarial, las partes que se puedan reaprovechar de los bienes que estén considerados para baja, se separarán del bien y deberán ingresarse a las existencias del almacén. 6.3. Las aéreas técnicas serán las responsables de dictaminar el estado físico de aquellos bienes muebles que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten útiles para el servicio. 6.4. Se podrá dictaminar la inaplicación o inutilidad de un bien mueble cuando se presenten los siguientes casos:
a) Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilite su aprovechamiento en el servicio; Aún funcionales pero que ya no se requieren para el servicio.
b) Que se encuentren descompuestos y no sean susceptibles de reparación. c) Que su reparación exceda el costo de adquisición. d) Cuando un bien se encuentre en el almacén y no tenga movimiento por más de seis
meses y habiendo solicitado por escrito al área usuaria correspondiente el dictamen técnico.
6.5. Es responsabilidad de la JUD de Almacén, Inventarios y Servicios Generales, considerar para la integración de sus expedientes de baja, los aspectos siguientes:
I) Haber cumplido con las disposiciones fiscales y ambientales correspondientes de conformidad a la normatividad aplicable;
II) Retirar del servicio los bienes muebles que hayan sido dados de baja a fin de someterlos al procedimiento de destino final que se determine. En caso de vehículos automotores, informar de dicha situación a la Compañía Aseguradora para las modificaciones de la póliza correspondiente; y
III) Tratándose de equipos de cómputo e informática, previo a la baja de bienes muebles deberá obtener el dictamen técnico del Comité de Informática. Asimismo, en el caso de equipos de comunicación, deberá obtener el dictamen técnico del Subcomité de Intercomunicaciones.
6.6. Cuando algún bien mueble hubiera sido robado, extraviado o accidentado, la Gerencia de Administración y Finanzas del Instituto a través del usuario responsable del bien procederá de la siguiente manera: I. En caso de extravío se procederá a elaborar acta circunstanciada y dictamen, mismo que deberá ser enviado al Órgano de Control; el responsable del resguardo deberá reponerlo cuando sea imputable a éste, ya sea a través de pago o de reposición. Si la decisión del
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resguardante es pagar el bien extraviado, deberá cubrirlo según el dictamen emitido, y en caso de reposición, deberá ser sustituido por otro que cumpla las mismas funciones, previa opinión de la JUD de Almacén, Inventarios y Servicios Generales; II. En cualquier caso de pérdida o destrucción de bienes muebles propiedad del Instituto en que hayan ocurrido causas ajenas al resguardante, como pudieran ser: robo, incendios, terremotos, inundaciones, entre otros, se formulará acta circunstanciada para hacer constar en forma pormenorizada los hechos ocurridos. El resguardante de bien extraviado y/o robados consignará los probables hechos ante la Agencia del Ministerio Público, la cual deberá ser ratificada por el representante legal del Instituto. Asimismo, solicitará el dictamen emitido por el titular del área administrativa y se integrará expediente de baja definitiva, que deberá conservarse y complementarse hasta la resolución respectiva; y III. En el caso de destrucción, accidente, robo o extravío por causas imputables al servidor público o cuando no se trate del desarrollo de una actividad de carácter oficial, será responsable del siniestro el usuario del bien, una vez emitida la resolución correspondiente, y el pago del deducible ante la aseguradora respectiva correrá a cargo de éste. 6.7. Para efectos de las presentes Normas, la baja se asume como la cancelación del registro de un bien en el padrón inventarial, una vez consumada su disposición final o cuando el bien se hubiera extraviado, robado o siniestrado. En términos de lo dispuesto en el artículo 57 de la LRPSP, la JUD de Almacén, Inventarios y Servicios Generales informará a la JUD de Control Presupuestal, Contabilidad y Finanzas los movimientos de alta y baja de bienes inventariables, tratándose de equipos de comunicación y computo, previo a su baja se deberá de solicitar dictamen al comité de intercomunicación y a la Comisión de Gobierno Electrónico del D.F., respectivamente. 6.8. Las áreas usuarias remitirán a la JUD de Almacén, Inventarios y Servicios Generales la solicitud de destino final y acta de baja en los formatos que la JUD determine para solicitar a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del D.F., la baja de los bienes indicados en el padrón inventarial, así como solicitar la incorporación de dichos bienes a las Licitaciones Públicas que lleve a cabo dicha área. 6.9. Para determinar el costo mínimo de venta de desecho, se deberá de apegarse a la lista de precios mínimos de venta que se publica en el Diario Oficial de la Federación.
Capítulo VII Del Inventario Físico de Bienes Muebles
7.1. La JUD de Almacén, Inventarios y Servicios Generales, será la encargada de llevar a cabo el inventario físico de bienes muebles con que cuente el Instituto, por lo menos una vez al año, para lo cual elaborará programa de actividades para el levantamiento de inventario
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físico de bienes muebles, el cual se remitirá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del D.F., para su registro y verificación. 7.2. El programa de actividades para el levantamiento de inventario ficio deberá contar cuando menos con los pasos siguientes:
1) Emisión del padrón inventarial 2) Verificación física y validación de los bienes 3) Elaboración de minuta de levantamiento de inventario 4) Actualización y verificación de número de inventario 5) Actualización de resguardos 6) Búsqueda de bienes no localizados 7) Registro de bienes muebles localizados sin número de inventario 8) Actualización del padrón inventarial 9) Reportes mensuales a la D.G.R.M.S.G.O.M 10) Minuta de conclusión de inventario.
7.3. El Levantamiento del inventario físico de bienes, tiene por objeto, la actualización de resguardos, así como la verificación de los datos que en el padrón inventarial se encuentren. 7.4. Para el caso de que algún bien mueble no se localice en dicho inventario, la JUD de Almacén, Inventarios y Servicios Generales notificará al resguardante vía oficio para que dicho bien sea presentado y se pueda verificar. 7.5. Si al término del tiempo señalado el bien no fue presentado para su verificación, se procederá a lo dispuesto en el numeral 6.6.
Capítulo VIII Disposiciones finales
8.1. La JUD de Almacén, Inventarios y Servicios Generales, deberá verificar que todos los bienes muebles propiedad del Instituto Local de la Infraestructura Física Educativa del Distrito Federal, se encuentren amparados con una póliza de seguros.
