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Plantilla 2.1
MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN FINANCIERA
Guatemala, abril de 2018
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 2
Índice
Introducción _____________________________________________________________________ 6
Propósito del manual ______________________________________________________________ 6
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN INTERNA __________________________________________________7
1. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ________________________________________7
2. PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES ______________________________9
3. PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA______________________________________ 12
4. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA GUARDA Y CUSTODIA EN EL ARCHIVO
GENERAL ____________________________________________________________________________ 14
5. PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL ____________________ 16
6. PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FORMAS AUTORIZADAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE
CUENTAS ____________________________________________________________________________ 19
7. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA- ____________________ 21
8. PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA- _______________________ 24
9. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO __________________ 27
10. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES _______ 31
11. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL __________________________________ 34
12. PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ATENCIÓN DE VIÁTICOS AL
INTERIOR, EXTERIOR, BOLETOS AÉREOS Y GASTOS CONEXOS __________________________________ 37
13. PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS A CARGO DE LA DIRECCION DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS _________________________ 40
14. PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC- _______________ 42
15. PROCEDIMIENTO “VIÁTICOS AL INTERIOR” _____________________________________________ 45
16. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE “VIÁTICOS AL EXTERIOR” __________________________________ 48
17. PROCEDIMEINTO DE PAGO DE BOLETOS AÉREOS PARA COMISIONES AL EXTERIOR _____________ 52
18. PROCEDIMIENTO DE REGULARIZACIÓN DE COMISIONES POR MEDIO DEL SISTEMA DE LIQUIDACIÓN
BRUTA EN TIEMPO REAL -LBTR- __________________________________________________________ 55
19. PROCEDIMIENTO REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO ____________________________ 58
20. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES _____ 61
21. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE CAJA FISCAL _____________________________________ 64
22. PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE LA UNIDAD EJECUTORA 205 ___________ 67
23. PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE LA UNIDAD EJECUTORA 201 ___________ 70
24. PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA _________________________________________ 73
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 3
25. PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ATENCIÓN DE VIÁTICOS AL
INTERIOR, EXTERIOR, BOLETOS AÉREOS Y GASTOS CONEXOS __________________________________ 75
26. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ATENCION DE VIATICOS AL
INTERIOR, EXTERIOR, BOLETOS AÉREOS Y GASTOS CONEXOS __________________________________ 77
27. PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE BIENES DEL PROYECTO DE APOYO A LA GESTIÓN
PRESUPUESTARIA A GUATEMALA –AGEP- A LA DIRECCIÓN FINANCIERA Y DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA A
LAS ENTIDADES ESTATALES BENEFICIARIAS _________________________________________________ 80
28. PROCEDIMIENTO MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES FUNGIBLES _____________________ 86
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ____________________________________ 89
1. PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE TECHOS PRESUPUESTARIOS ANUAL Y MULTIANUAL ________ 89
2. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL Y MULTIANUAL ___ 93
3. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL ___________________________________ 100
4. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL ____________________________ 104
5. PROCEDIMIENTO REPROGRAMACIONES FINANCIERAS INSTITUCIONALES _____________________ 109
6. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN DE TRANSFERENCIAS CORRIENTES Y DE CAPITAL INSTITUCIONAL112
7. PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS ___________________________________ 116
8. PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL _____________________ 135
9. PROCEDIMIENTO REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL _______________________ 141
10. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL ______________________ 145
11. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL INSTITUCIONAL ________________________ 149
12. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PAGO (ACREDITAMIENTO DE CUENTA) ______________________ 152
13. CREACIÓN, ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN DE USUARIOS EN LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD
INTEGRADA -SICOIN- Y DE GESTIÓN -SIGES- _______________________________________________ 154
14. ASIGNACIÓN DE FUNCIONES PARA LOS USUARIOS DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA
-SICOIN- Y DE GESTIÓN -SIGES- __________________________________________________________ 157
15. CREACIÓN DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA -
SICOIN- Y DE GESTIÓN -SIGES-. __________________________________________________________ 160
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE DEVOLUCIONES DE IMPUESTOS Y OTRAS OBLIGACIONES _ 163
1. PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE IMPUESTOS A CONTRIBUYENTES ______________________ 163
2. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGO A LA FUNDACIÓN PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS RECURSOS
NATURALES Y AMBIENTE EN GUATEMALA (CANJE DE DEUDA POR NATURALEZA) _________________ 171
3. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGO EN CONCEPTO DE INCENTIVOS FORESTALES A BENEFICIARIOS DEL
PROGRAMA DE INCENTIVOS FORESTALES -PINFOR-, PROGRAMA DE INCENTIVOS FORESTALES A
POSEEDORES DE PEQUEÑAS EXTENSIONES DE TIERRA DE VOCACIÓN FORESTAL O AGROFORESTAL -
PINPEP- Y PROGRAMA DE INCENTI8VOS PARA EL ESTABLECIMIENTO, RECUPERACIÓN, RESTAURACIÓN,
MANEJO, PRODUCCIÓN Y PROTECCIÓN DE BOSQUES -PROBOSQUE-. ___________________________ 175
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 4
4. PROCEDIMIENTO GESTIÓN PARA LA DEVOLUCIÓN Y PAGO DE INCENTIVOS FORESTALES DEVENGADOS
NO PAGADOS ________________________________________________________________________ 181
5. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGO DE LA DEUDA POLÍTICA _______________________________ 187
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE INGRESOS PRESUPUESTARIOS _________________________ 190
1. PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN DE LOS INGRESOS TRIBUTARIOS QUE RECAUDA LA
SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA _____________________________________ 190
2. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LOS INGRESOS TRIBUTARIOS POR CLASIFICAR __________ 192
3. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR REGALÍAS Y PARTICIPACIÓN ESTATAL DE
HIDROCARBUROS ____________________________________________________________________ 194
4. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL IMPUESTO DE SALIDA DEL PAÍS _____________________ 196
5. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS VARIOS E INTERESES POR DEPÓSITOS_____________ 198
6. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES DEL
ESTADO ____________________________________________________________________________ 200
7. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CUR´S A NIVEL DE DEVENGADO ______________________ 202
8. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR CONTRIBUCIÓN AL RÉGIMEN DE CLASES
PASIVAS CIVILES DEL ESTADO ___________________________________________________________ 204
9. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DIFERENCIAL CAMBIARIO ORIGINADO POR PAGOS DE CAPITAL
(GANANCIA) _________________________________________________________________________ 206
10. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DISMINUCIÓN A LOS INGRESOS PRESUPUESTARIOS ____ 208
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE APORTES A CONSEJOS Y MUNICIPALIDADES ____________ 210
1. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE APORTES A MUNICIPALIDADES ____________________________ 210
2. PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSOS DEL APORTE IVA PAZ A CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE
DESARROLLO ________________________________________________________________________ 216
3. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE REPROGRAMACIÓN DE OBRAS Y APROBACIÓN DE LA
MODIFICACION PRESUPUESTARIA DE LOS CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO –CODEDE- 220
4. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO,
CORRESPONDIENTE A LOS RECURSOS PROVENIENTES DEL FONDO PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO DE
LA NACIÓN -FONPETROL- ______________________________________________________________ 224
5. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO,
CORRESPONDIENTE A DONACIÓN QUE OTORGA PERENCO GUATEMALA LIMITED _________________ 228
6. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN DE LOS CONSEJOS
DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO FINANCIADO CON EL APORTE IVA PAZ ____________________ 232
7. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A LAS MUNICIPALIDADES QUE AÚN NO RECAUDAN EL
IMPUESTO ÚNICO SOBRE INMUEBLES –IUSI- _______________________________________________ 236
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE APORTES INSTITUCIONALES __________________________ 240
1. PROCEDIMIENTO ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A CARGO DEL
TESORO ____________________________________________________________________________ 240
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 5
2. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A CARGO DEL
TESORO ____________________________________________________________________________ 243
3. PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A CARGO DEL
TESORO ____________________________________________________________________________ 247
4. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN FINANCIERA CUATRIMESTRAL Y/O MENSUAL DE OBLIGACIONES
DEL ESTADO A CARGO DEL TESORO ______________________________________________________ 252
5. PROCEDIMIENTO REPROGRAMACIÓN/AMPLIACIÓN FINANCIERA DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A
CARGO DEL TESORO __________________________________________________________________ 258
6. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CONVENIOS PARA TRANSFERENCIAS DE RECURSOS A INSTITUCIONES SIN
FINES DE LUCRO _____________________________________________________________________ 261
7. PROCEDIMIENTO AUTORIZACIÓN DE DESEMBOLSOS, FUENTES EXTERNAS ____________________ 266
8. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE APORTES INSTITUCIONALES Y DESEMBOLSOS A ORGANISMOS DEL
ESTADO, ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL, DESCENTRALIZADAS, AUTÓNOMAS Y
ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES –ONGS- ________________________________________ 269
9. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL APORTE A FAVOR DE LA SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIÓN
TRIBUTARIA –SAT- ____________________________________________________________________ 274
10. PROCEDIMIENTO REGULARIZACIÓN DEL IMPUESTO DE SALIDA (INGUAT), COMISIÓN VENTA ESPECIES
FISCALES Y PAGO DE COMISIÓN AL COLEGIO DE ABOGADOS Y NOTARIOS DE GUATEMALA _________ 278
11. PROCEDIMIENTO APROBACIÓN DE COMPROBANTES ÚNICOS DE REGISTRO RELACIONADOS A LAS
NÓMINAS DE CLASES PASIVAS CIVILES DEL ESTADO _________________________________________ 283
12. PROCEDIMIENTO APROBACIÓN DE CUR POR REINTEGROS Y REGULARIZACIONES DE CLASES PASIVAS
CIVILES DEL ESTADO __________________________________________________________________ 286
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 6
Introducción El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Dirección Financiera del Ministerio de
Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de definir y estandarizar los criterios y
procedimientos para gestionar los procesos, y dar cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de
Control Interno Gubernamental y Ley de Acceso a la Información Pública.
Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal
sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el
logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales
que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.
Propósito del manual Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna
institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección Financiera. Asimismo, es una
fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes interesadas, que
detalla el propósito, las actividades y su secuencia, responsables y normatividad aplicable a los
procedimientos de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su competencia y funciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 7
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN INTERNA
1. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recepción de Documentos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Recibir la documentación que es enviada a la Dirección Financiera. Inicia: Recibe la documentación. Finaliza:
Archiva reporte firmado por responsable.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Memorándum DF-DGI-20-2016, de fecha 19 de junio de 2016 2) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe en ventanilla la documentación y verifica lo siguiente:
a. Para los documentos provenientes del Centro de Atención al Usuario -CAU-, revisa el número de expediente WEB asignado, número de oficio del remitente, descripción; y consulta en el Sistema de Expedientes si el mismo está asignado a recepción de la Dirección Financiera.
b. Cuando los expedientes no cuentan con número del Sistema de expedientes WEB, lo crea en el mismo, para lo cual debe ingresar la información solicitada en cada uno de los campos que correspondan (procedencia, descripción, número de documento original, tipo de documento, número de folios, fecha de documento) y graba en el Sistema de Expedientes Web.
Recepcionista
2.
Sella de recibido el documento con que se remite (oficio, providencia, memorando, acuerdo, etc.) original, copia y/o reporte generado en el Sistema de Expedientes WEB, con fecha y hora de recibido y devuelve copia a la persona responsable de la entrega.
Recepcionista
3. Traslada los documentos en el Sistema de Expedientes WEB e imprime el reporte de expedientes asignados para su entrega física.
Recepcionista
4. Entrega la documentación a Asistente de Dirección o Persona Desinada.
Recepcionista
5. Revisa el reporte impreso del Sistema de Expedientes Web y la documentación, adjunta, firma, sella y devuelve copia.
Asistente de Dirección/ Persona Designada
6. Archiva reporte firmado por la Asistente de Dirección o Subdirección.
Recepcionista
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 8
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS (1/1)
Recepcionista Asistente de Dirección/ Persona Designada
incio
Recibe en ventanilla la documentación y verifica.documentos provenientes -CAU-, número de expediente WEB oficio del remitente, descripción; Cuando los expedientes no cuentan con número del Sistema de expedientes WEB, lo crea
Sella de recibido el documento con que se remite original, y devuelve copia a la persona responsable de la entrega.
Traslada los documentos en el
Sistema de Expedientes WEB e imprime el reporte
para su entrega física
Entrega la documentación a Asistente de Dirección o Persona Desinada.
Revisa el reporte impreso del Sistema de Expedientes Web y la documentación, adjunta, firma, sella y devuelve copia.
Archiva reporte firmado por la Asistente de Dirección o Subdirección.
fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 9
2. PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Distribución interna de expedientes
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Distribuir dentro de la Dirección Financiera los documentos internos y externos que ingresan en recepción. Inicia: Ingreso de expediente a la base de datos para control de correspondencia. Finaliza: Traslado del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental
DISPOSICIONES INTERNAS:
Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe y registra los expedientes en la hoja de control de correspondencia (interna/externa), y genera el correlativo para la respectiva hoja de trámite, imprime y traslada para marginado, según corresponda.
Asistente de Dirección/Persona Designada
2. Analiza el documento y margina al Departamento encargado.
Director o Subdirector
3.
Los documentos que fueron registrados en el Sistema de Expedientes Web se trasladan por esa misma vía a la secretaria de departamento o Persona Designada, marginados, imprime el reporte de expedientes, para firma y sello de recibido y archiva.
Asistente de Dirección/Persona Designada
4. Revisa, recibe con la hoja de trámite los expedientes no registrados en el sistema de expedientes web; y con el reporte del sistema de expedientes web, los registrados por esta vía.
Secretaria o Persona Designada
5. Traslada los expedientes al Jefe de Departamento, para su conocimiento y marginado.
Secretaria o Persona Designada
6. Analiza el documento y margina para que sea atendido por un analista/asesor, girando las instrucciones a seguir.
Jefe de Departamento
7.
Actualiza datos en sistema de expedientes web cuando corresponda, de acuerdo a las asignaciones realizadas por el Jefe de Departamento y traslada los expedientes por el Sistema de Expedientes Web cuando corresponda al analista/asesor designado para su atención.
Secretaria o Persona Designada
8. Recibe y cumplida las instrucciones según el documento que corresponda, traslada para Visto Bueno. Secretaria o Persona Designada
9.
Recibe, revisa, documento de respuesta, firma y sella el documento de respuesta correspondiente y traslada para visto bueno del Director o autoridad competente.
Jefe de Departamento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 10
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
10. Recibe y da Visto Bueno al documento de respuesta y traslada
Director o Subdirector
11. Recibe, y traslada el expediente a donde corresponda y archiva fotocopia con sello de recibido.
Secretaria o Persona Designada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 11
PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES (1/1)
Asistente de Dirección/
Persona DesignadaDirector o Subdirector
Secretaria o Persona
DesignadaJefe de Departamento
Inicio
Recibe y registra los expedientes,
genera el correlativo para hoja de trámite,
imprime y traslada para marginado ,
Analiza el documento y
margina al Departamento
encargado.
Los documentos se trasladan por esa misma
vía a la secretaria de departamento o Persona Designada, marginados,
imprime para firma y sello de recibido y
archiva.
Revisa, recibe con la hoja de trámite los
expedientes no registrados en el
sistema de expedientes web; y con el reporte del
sistema de expedientes web, los registrados por
esta vía.
Analiza y margina para que sea
atendido por un analista/asesor.
Actualiza datos en sistema de
expedientes web y traslada los
expedientes por el Sistema de
Expedientes Web al analista/asesor
designado para su atención.
Recibe y cumplida las instrucciones
según el documento que corresponda,
traslada para Visto Bueno.
Recibe, revisa, documento de respuesta, firma y sella y traslada para visto bueno del Director o autoridad competente.
Recibe y da Visto Bueno al
documento de respuesta y traslada
Recibe, folia, escanea y traslada
el expediente a donde corresponda y archiva fotocopia
con sello de recibido.
Fin
Traslada los expedientes, para su conocimiento y
marginado
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 12
3. PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Envío de correspondencia
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar ante la Dirección de Asuntos Administrativos –DAA-, los insumos y logística necesaria para cumplir con la entrega oportuna de los documentos externos de la Dirección Financiera. Inicia: Recibe listado de correspondencia a entregar, por parte de los departamentos de la Dirección Financiera Finaliza: Recibe y
archiva la constancia de recibido NORMATIVA APLICABLE:
c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- d) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental
DISPOSICIONES INTERNAS:
a) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
b) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe listado de correspondencia a entregar, por parte de los departamentos de la Dirección Financiera y traslada
Jefe de Departamento de Gestión Interna
2.
Recibe y solicita apoyo vía correo electrónico al Jefe de Transportes
de la Dirección de Asuntos Administrativos, para que le
proporcionen vehículo y piloto y entrega original y fotocopia de la
misma.
Secretaria/Persona designada del Departamento de Gestión Interna
3.
Recibe del Jefe de transportes de la Dirección de Asuntos
Administrativos, las fotocopias selladas y firmadas de recibido por la
entidades donde fueron entregados y traslada
Secretaria/Persona designada del Departamento de Gestión Interna
4. Recibe y archiva la constancia de recibido Secretaria departamento/Persona
designada del Departamento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 13
PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA (1/1)
Jefe de Departamento de Gestión
Interna
Secretaria/Persona designada del
Departamento de Gestión InternaSecretaria/Persona Designada
Inicio
Recibe listado de correspondencia a entregar, por parte de los departamentos de la Dirección Financiera y traslada
Recibe y solicita apoyo vía correo
electrónico al Jefe de Transportes de la
DAA, para que le proporcionen
vehículo y piloto para la entrega de los conocimientos
externos y su documentación y entrega la misma.
Recibe de la Dirección de
Asuntos Administrativos, los
conocimientos externos sellados y firmados de recibo
por la entidades donde fueron entregados y
traslada
Recibe y archiva la constancia de
recibido
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 14
4. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA GUARDA Y CUSTODIA EN EL ARCHIVO
GENERAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recepción de Documentos para la guarda y custodia en el Archivo General
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los pasos para el ingreso de documentos al archivo general para su guarda y custodia. Inicia: ordena y traslada en listado detallado, los documentos con el Visto Bueno del Jefe de Departamento para la guarda y custodia en el Archivo General de la Dirección Financiera, en la fecha planificada por el encargado de archivo, juntamente con forma No DF-ING-01 (impreso en original y copia). Finaliza: Ubica físicamente los documentos en las estanterías, en área designada para cada Departamento.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Acuerdo Gubernativo 795-2003
DISPOSICIONES INTERNAS:
Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Ordena y traslada en listado detallado, los documentos con el Visto Bueno del Jefe de Departamento para la guarda y custodia en el Archivo General de la Dirección Financiera, en la fecha planificada por el encargado de archivo, juntamente con forma No DF-ING-01 (impreso en original y copia).
Secretaria de departamento/ o Persona Designada
2. Recibe la forma DF-ING-001, revisa que los documentos remitidos para su archivo estén incluidos en el listado, verificando que la documentación se encuentre identificada, y foliada.
Persona Designada del departamento de Gestión Interna
3.
Si cumple, recibe la documentación y sella la forma. No cumple, se devuelve con detalle de las inconsistencias encontradas para su corrección a la secretaria o persona designada
Persona Designada del departamento de Gestión Interna
4. Clasifica, ordena y archiva los documentos.
Persona Designada del departamento de Gestión Interna
5. Ubica físicamente los documentos en las estanterías, en área designada para cada Departamento.
Persona Designada del departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 15
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA GUARDA Y CUSTODIA EN EL ARCHIVO GENERAL (1/1)
Secretaria o Persona Designada Persona Designada
Inicio
Ordena y traslada en listado, los documentos
con el Vo. Bo. del Jefe de Departamento
para la guarda y custodia en el Archivo
General, con forma No DF-ING-01
Recibe la forma DF-ING-001, Revisa que los documentos remitidos para su archivo
estén incluidos en el listado, verificando que la
documentación se encuentre identificada, y foliada
CumpleNo cumple
Firma y sella
Si cumple
Clasifica, ordena y archiva los
documentos.
Ubica físicamente los documentos en las estanterías, en área designada
para cada Departamento
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 16
5. PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Préstamo de Documentos del Archivo General
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Control de préstamo de documentos del Archivo General de la Dirección Financiera Inicia: Solicitud de préstamo de documentos en el formato establecido (Forma DF-PREST-02). Finaliza: devolución de la documentación al archivo general.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental
DISPOSICIONES INTERNAS:
Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Realiza solicitud préstamo de documentos vía correo electrónico con copia al Jefe de Gestión Interna, indicando tipo de documento, número y días que lo va a utilizar.
Persona Designada del Departamento
2. Recibe correo electrónico de solicitud de préstamo, realiza la búsqueda de documentos en el control electrónico y ubica el expediente de forma física.
Persona designada/ encargado de archivo
3.
Registra en el sistema de control la salida de los documentos solicitados y llena forma DF-PREST-02 indicando el número de días que los tendrá y la fecha en que deben ser devueltos al Archivo General de la Dirección Financiera y contacta a la persona interesada para la entrega respectiva.
Persona designada/ encargado de
archivo
4. Recibe los documentos solicitados, revisa y firma forma DF-PREST-02. Persona Designada del
Departamento
5. Recibe y archiva forma DF-PREST-02 Persona designada/ encargado de
archivo
6.
En la fecha establecida para devolución de documentos, se verifica el cumplimiento de la devolución: (si devolvió en fecha) continúa con paso 8. (No devolvió en fecha) informa a Jefe Inmediato para su requerimiento.
Persona designada/ encargado de archivo
7.
Procede a requerir la entrega de documentos mediante correo electrónico y de no atender el requerimiento por dicha vía, procede mediante oficio a requerir el documento fijando plazo para su cumplimiento.
Jefe de Gestión Interna
8. Al finalizar el uso de los documentos prestados, los devuelve a la persona designada/encargado de archivo.
Persona Designada del Departamento
9. Si está conforme, firma y sella de recibido la boleta de préstamo. Recibe y revisa la documentación otorgada en préstamo de
Persona designada/ encargado de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 17
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
conformidad con el formato establecido (Forma DF-PREST-02).
No está conforme, devuelve para completar lo requerido por la persona designada del departamento
archivo
10. Actualiza el control electrónico de devolución y archiva (Forma DF-PREST-02).
Persona designada/ encargado de
archivo
11. Archiva la documentación en el lugar que se le tenía asignado inicialmente.
Persona designada/ encargado de
archivo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 18
PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL (1/1)
Persona Designada del Departamento
Persona designada/ encargado de archivo Jefe de Gestión Interna
Inicio
Realiza solicitud préstamo de
documentos vía correo electrónico
con copia al Jefe de Gestión Interna,
indicando tipo de documento,
número y número de días que lo va a
utilizar
Recibe correo electrónico de
solicitud de préstamo, realiza la
búsqueda de documentos
Registra en el sistema de control la salida de los documentos solicitados
Recibe los documentos
solicitados, revisa y firma forma DF-
PREST-02 y entrega.
Recibe y archiva forma DF-PREST-
02
En la fecha establecida para devolución se
verifica (si devolvió) continúa (no
devolvió) informa a Jefe Inmediato para su requerimiento.
Procede a requerir la entrega de documentos
mediante oficio, fijando plazo para su cumplimiento.
Devolvio?
NO
solicita, firma y sello de recibido en boleta de
préstamo, archiva.
si
Recibe y revisa la documentación
otorgada en préstamo
Conforme?
Recibe para correcciones
NO
Archiva la documentación
Firma y aactualiza el control electrónico
de devolución y archiva.
SI
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 19
6. PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FORMAS AUTORIZADAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Arqueo de formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Controlar las formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas Inicia: Realiza arqueo mensual de formas autorizadas. Finaliza: Al completar la “Forma DF-FORM-01” con firma de la persona responsable de las formas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental
DISPOSICIONES INTERNAS:
Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Durante la primera semana del mes calendario realiza arqueo de formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas mediante la Forma DF-FORM-01 para lo cual procederá de la siguiente forma:
a. Revisa el último envío fiscal para establecer el rango de
formas autorizadas. b. Verifica las formas utilizadas y no utilizadas para establecer
el correlativo. c. En caso de faltantes de formas autorizadas, requerirá al
responsable su aclaración conjuntamente con las formas pendientes de revisión.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
2.
Si el responsable no presenta las formas autorizadas, pendientes de revisión, suscribe acta para dejar constancia de los faltantes, en la que comparecen: Director/Subdirector, Jefe del Departamento de Gestión Interna y personal responsable de extravío o pérdida. Posteriormente notifica a Contraloría General de Cuentas.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
3. Al terminar el arqueo, completa la “Forma DF-FORM-01” y solicita firma de la persona responsable de las formas y traslada.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
4. Recibe Forma DF-FORM-01, archiva. Persona Designada del
departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 20
PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FORMAS AUTORIZADAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS (1/1)
Jefe del Departamento de Gestión Interna Persona Designada
Inicio
Al finalizar el mes calendario, realiza arqueo de formas a para lo cual procederá de la siguiente forma:
Revisa el último envío fiscal para establecer el rango de formas autorizadas.Verifica las formas utilizadas y no utilizadas para establecer el correlativo.
En caso de faltantes de formas autorizadas, requerirá al
responsable su aclaración conjuntamente con las formas
pendientes de revisión.
Si el responsable no presenta las formas autorizadas, pendientes de revisión, suscribe acta para dejar constancia de los faltantes, en la que comparecen: Director/Subdirector, Jefe del Departamento de Gestión Interna y personal responsable de extravío o pérdida.
Posteriormente notifica a Contraloría General de Cuentas.
Al terminar el arqueo, completa la “Forma DF-FORM-01” y solicita firma de la persona responsable de las formas y traslada.
Recibe Forma DF-FORM-01, archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 21
7. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA-
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración del Plan Operativo Anual –POA-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los objetivos operativos que alcanzará la Dirección Financiera durante el ejercicio fiscal correspondiente. Inicia: Con la recepción de circular para la elaboración del Plan Operativo Anual emitido por la Dirección de Planificación y Desarrollo. Finaliza: Con la entrega del Plan Operativo Anual a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circular de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional del ejercicio fiscal que corresponda 2) Acuerdo que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y
control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe circular emitida por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, que contiene normas para la elaboración del Plan Operativo Anual para el año fiscal que corresponda.
Director/Subdirector
2.
Analizan las directrices y prioridades del MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los lineamientos estratégicos institucionales en reunión conjunta y traslada circular.
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
3.
Recibe circular y elabora memorando para solicitar a los Jefes de Departamento, que de acuerdo a las necesidades, los productos y subproductos, y el monto presupuestario a ejecutar, envíen las programaciones de las acciones y metas esperadas durante el año fiscal a programar, en los formatos establecidos para el efecto, y traslada.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
4.
Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades identificadas y trasladan al Departamento de Gestión Interna.
Jefes de Departamentos
5. Recibe y consolida la información, elabora oficio y traslada. Asistente de Presupuesto/Técnico
de Gestión Interna
6. Recibe, revisa POA consolidado y oficio, traslada a la Dirección/Subdirección para Visto Bueno.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
7.
Recibe y convoca a reunión conjunta para revisar y analizar detalladamente el POA, verificando que se ajuste a las prioridades del MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los lineamientos estratégicos institucionales.
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 22
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
No hay modificaciones: El Director/Subdirector aprueba POA, firma oficio y traslada.
Si hay modificaciones: Regresa a Jefe del Departamento de Gestión Interna para las correcciones que correspondan.
8. Recibe POA aprobado y oficio, traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, archiva copia de recibido.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 23
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA- (1/1)
Director/SubdirectorDirector/Subdirector,
Jefes de Departamento
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Jefes de
Departamentos
Asistente de Presupuesto/
Técnico de Gestión
Interna
Inicio
Recibe circular emitida por la
DIPLANDI
Analizan las directrices y
prioridades del MINFIN y de la
dependencia para dar respuesta a los
lineamientos estratégicos
institucionales en reunión conjunta y
traslada.
Recibe circular marginada y elabora
memorando para solicitar a los Jefes de Departamento, que de acuerdo a
las necesidades, los productos y
subproductos, y el monto
presupuestario a ejecutar, envíen las programaciones de las acciones y metas esperadas durante
el año fiscal a programar
Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades
identificadas y trasladan.
Recibe y consolida la información,
elabora oficio y traslada
Recibe y revisa POA consolidado y oficio,
y traslada
Recibe y convoca a reunión conjunta para revisar y analizar el POA
modificaciones
Recibe POA, oficio y traslada a la
DIPLANDINO
Recibe para las correcciones que correspondan y
traslada
si
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 24
8. PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA-
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Seguimiento y Ajustes al Plan Operativo Anual –POA-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los objetivos operativos que alcanzará la Dirección Financiera durante el ejercicio fiscal correspondiente. Inicia: Con la aprobación del presupuesto del año siguiente. Finaliza: Con la recepción de la Resolución emitida por la Dirección de Planificación y Desarrollo.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas
d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circular de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional del ejercicio fiscal que corresponda 2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Aprobado el presupuesto del año siguiente, analiza tomando en
consideración los siguientes aspectos:
Monto del presupuesto asignado para el ejercicio fiscal versus lo programado en el Anteproyecto de Presupuesto.
Productos, subproductos, metas físicas y acciones programadas en el Plan Operativo Anual. Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de presupuesto del año siguiente. Traslada para su análisis.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
2.
Reciben para su análisis
Si las asignaciones presupuestarias corresponden al anteproyecto
elaborado, se confirma por la Autoridad Superior de la dependencia
sobre el financiamiento del POA y la viabilidad del cumplimiento de
las acciones y las metas físicas.
Si las asignaciones presupuestarias no corresponden al
anteproyecto elaborado realizan los ajustes a las acciones y metas
físicas de sus departamentos de conformidad con dichas
asignaciones, y trasladan.
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
3. Recibe y consolida ajustes al POA y traslada con oficio a la Autoridad Superior de la dependencia.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 25
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Revisa los ajustes efectuados al POA, aprueba, firma oficio y traslada. Director/Subdirector
5. Recibe el POA con los ajustes aprobados, y oficio, y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, con sus respectivas fotocopias.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 26
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA- (1/1)
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
Director/Subdirector
Inicio
Aprobado el presupuesto analiza
tomando en consideración lo
siguiente:
Monto del presupuesto asignado versus lo programado
Productos, subproductos, metas
físicas y acciones programadas
Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual
de presupuesto
Si las asignaciones presupuestarias corresponden al anteproyecto elaborado se
confirma por la Autoridad Superior de la dependencia sobre el financiamiento del
POA y la viabilidad del cumplimiento de las metas
físicas.
Si las asignaciones presupuestarias no
corresponden al anteproyecto elaborado realiza los ajustes a
las metas físicas y acciones planteadas en el POA
Recibe y consolida ajustes al POA y
traslada a la Autoridad Superior de la dependencia, conjuntamente con oficio de traslado.
Revisa los ajustes efectuados al POA,
aprueba, firma oficio y traslada.
Recibe el POA con los ajustes
aprobados, y oficio, y traslada a la Dirección de
Planificación y Desarrollo
Institucional, con sus respectivas
fotocopias.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 27
9. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las necesidades de Recursos Financieros para el ejercicio fiscal del siguiente año, para la Dirección Financiera. Inicia: Recibe directrices por parte del Departamento de Administración Financiera para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal. Finaliza: Entrega al Departamento de Administración Financiera el Anteproyecto de Presupuesto.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas, d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” e) Ley Anual de Presupuesto, correspondiente al Ejercicio Fiscal f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circular del Departamento de Administración Financiera del ejercicio fiscal correspondiente 2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe oficio que contiene las normas y los techos presupuestarios procedentes del Departamento de Administración Financiera, para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
2.
Elabora memorando para solicitar a los Jefes de Departamento, el envío de los insumos para el cumplimiento del POA de acuerdo a las necesidades prioritarias, en los formatos establecidos para el efecto.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
3.
Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades identificadas y trasladan al Departamento de Gestión Interna.
Jefes de Departamentos
4. Recibe y consolida la información en los formatos establecidos y traslada.
Asistente de Presupuesto/Técnico en Gestión Interna
5. Revisa y traslada oficio y Anteproyecto de Presupuesto para Visto Bueno.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
6.
Recibe y en reunión conjunta revisan y analizan detalladamente el Anteproyecto de Presupuesto, verificando que los insumos se ajusten a las prioridades del MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los lineamientos estratégicos institucionales; aprueba oficio y traslada.
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
7.
Recibe y traslada oficio para la entrega del Anteproyecto de Presupuesto, y traslada
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 28
8.
Recibe, saca fotocopias y entrega el Anteproyecto de Presupuesto al Departamento de Administración Financiera y archiva fotocopia de oficio de recibido.
Secretaria del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 29
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO (1/2)
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Jefes de DepartamentosAsistente de Presupuesto/Técnico
en Gestión Interna
Inicio
Recibe oficio que contiene normas y
techos presupuestarios procedentes del
Departamento de Administración
Financiera, para la elaboración del
Anteproyecto de Presupuesto.
Elabora memorando para solicitar a los
Jefes de Departamento, el
envío de los insumos para el
cumplimiento del POA
Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades
identificadas y trasladan
Recibe y consolida la información en
los formatos establecidos y
traslada
Revisa y traslada oficio y
Anteproyecto de Presupuesto para
Visto Bueno.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 30
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO (2/2)
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Secretaria del Departamento de Gestión Interna
1
Recibe y en reunión conjunta revisan y
analizan detalladamente el Anteproyecto de
Presupuesto, verificando que los insumos se ajusten a las prioridades del
MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los
lineamientos estratégicos
institucionales; aprueba y traslada.
Recibe y elabora oficio para la entrega del Anteproyecto de
Presupuesto y traslada
Recibe, saca fotocopias y entrega el Anteproyecto de
Presupuesto al Departamento de
Administración Financiera y archiva fotocopia de oficio
de recibido.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 31
10. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Planificar las compras durante el ejercicio fiscal correspondiente, de acuerdo a las necesidades de la dependencia para el cumplimiento de las acciones y metas establecidas en el Plan Operativo Anual –POA-. Inicia: Requerimiento de insumos a los jefes de Departamento. Finaliza: Consolidación de los requerimientos y traslado a la Dirección de Asuntos Administrativos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI-Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental
b) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas
c) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
d) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala e) Ley Anual de Presupuesto f) Ley de contrataciones del Estado, Decreto No. 57-92 y su Reglamento
g) Acuerdo Gubernativo número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala
h) Catálogo de insumos
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Dirección de Asuntos Administrativos
2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Con base al Plan Operativo Anual –POA- actualizado en función del
presupuesto aprobado del año siguiente, se realiza análisis y se
requiere el traslado de la programación de insumos tomando en
consideración los siguientes aspectos:
Productos, subproductos, acciones, y metas físicas programadas en el Plan Operativo Anual. Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de presupuesto del año siguiente. Y trasladan información.
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
2.
Recibe información, analiza y consolida la programación de insumos solicitada en base a necesidades reales para dar cumplimiento al POA, presentándola en los términos, formatos y lineamientos establecidos para el ejercicio fiscal siguiente y traslada
Jefe del Departamento de Gestión Interna/Persona designada
3. Recibe información y verifica que los productos y subproductos (acciones y metas físicas) programados estén alineados con los objetivos y metas de la dependencia.
Director/Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 32
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Convoca a reunión a los jefes de Departamento, para analizar de manera particular cada una de las programaciones y el detalle de los insumos, traslada, para su consolidación.
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
5. Consolida información en formato “Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-“.
Jefe del Departamento de Gestión Interna/Persona designada
6. Genera reportes necesarios en el sistema informático de almacén para consultar los saldos existentes, demanda mensual y fechas de abastecimiento por insumos.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna/Persona designada
7.
Analiza información, establece las fechas de abastecimiento y en función de las cantidades requeridas en la programación de productos y subproductos (acciones y metas físicas), elabora el PACC de la Dependencia y oficio y traslada para su aprobación.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna/Persona designada
8.
Recibe y verifica el PACC Si no tiene observaciones, aprueba el PACC, mediante firma y sello del oficio y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos –DAA-, con copia a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Si hubiere modificaciones, solicita a Jefe de Departamento de Gestión Interna los cambios.
Director/Subdirector
9. Recibe copia de PACC aprobado y archiva. Secretaria del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 33
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES (1/1)
Director/Subdirector, Jefes de
Departamento
Jefe del Departamento de Gestión Interna/Persona designada
Director/
Subdirector
Secretaria del Departamento de Gestión
Interna
Inicio
Con base al Plan Operativo Anual –POA- actualizado en función del presupuesto aprobado del año siguiente, se realiza análisis y se requiere el traslado de la programación de insumos trasladan
Recibe información y consolida la programación
de insumos traslada
Consolida información en formato “Plan Anual de
Compras y Contrataciones –PACC-“.
Analiza información establece las fechas de
abastecimiento y traslada para su aprobación.
Recibe y analiza el PACC, y solicita a
Jefe de Departamento de
Gestión Interna que realice
modificaciones si hubiere. Aprueba el PACC y traslada a la
DAA y DNCAE
Recibe copia de PACC aprobado y archiva.
Fin
Convoca a reunión a los jefes de Departamento, para analizar de manera particular cada una de las programaciones y el detalle de los insumos, traslada para su consolidación
Recibe información, analiza y verifica
que los productos y subproductos
(acciones y metas físicas)
programados estén alineados con los objetivos y metas
de la dependencia.
Genera reportes necesarios en el sistema informático de
almacén
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 34
11. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación Indicativa Anual
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Contar con la disponibilidad financiera para atender las necesidades y compromisos del ejercicio fiscal vigente de la Dirección Financiera en cumplimiento a la normativa aplicable.
Inicia: Recibe del Departamento de Administración Financiera la Distribución Analítica del Presupuesto del ejercicio fiscal vigente a nivel de detalle. Finaliza: Con el traslado de oficio y comprobantes de Programación Indicativa Anual, al Departamento de Administración Financiera.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el
Ejercicio Fiscal vigente. d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- e) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficios 2) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Acuerdo Ministerial 214-2004 "Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria para las
Entidades de la Administración Central" 4) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe oficio circular del Departamento de Administración
Financiera en la que se notifica la Distribución Analítica del
Presupuesto del ejercicio fiscal vigente a nivel de detalle y traslada.
Director/Subdirector
2 Recibe oficio circular de la notificación de las asignaciones presupuestarias, adjunta Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- aprobado y traslada.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
3
Recibe oficio circular que notifica la Distribución Analítica del
Presupuesto del ejercicio fiscal vigente y al mismo tiempo solicita la
Programación Indicativa Anual de la Dirección Financiera junto con
el – PACC- aprobado, a los jefes de Departamento.
Asistente de Presupuesto del
Departamento de Gestión Interna/
persona asignada
4 Reciben Distribución Analítica del Presupuesto completan y trasladan la programación indicativa de cada Departamento.
Jefes de Departamentos
5 Recibe la información, completa los formatos y registra en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- la Programación Indicativa Anual, elabora proyecto de oficio para su traslado.
Asistente de Presupuesto del Departamento de Gestión Interna/
persona asignada
6.
Recibe y revisa en el -SICOIN- ¿Hay correcciones?
No: aprueba y firma oficio, solicita Visto Bueno al Director/Subdirector Financiero y traslada.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 35
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sí: devuelve para correcciones al asistente de Presupuesto DGI/persona asignada.
7. Recibe, firma oficio y comprobante de la Programación Indicativa Anual de la Dirección Financiera, traslada.
Director/Subdirector
8. Recibe, instruye y traslada. Jefe del Departamento de Gestión
Interna
9. Recibe y envía la Programación Indicativa Anual al Departamento de Administración Financiera y archiva fotocopia de recibido.
Secretaria Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 36
PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL (1/1)
Director/SubdirectorJefe del Departamento
de Gestión InternaJefes de
Departamentos
Secretaria Departamento de Gestión Interna
Asistente de Presupuesto del
Departamento de Gestión Interna
Inicio
Recibe oficio circular del
Departamento de Administración Financiera de la
Distribución Analítica del
Presupuesto del ejercicio fiscal
vigente a nivel de detalle y traslada.
Recibe oficio circular de la
notificación de las asignaciones presupuestarias,
adjunta Plan Anual de
Compras y Contrataciones -PACC- aprobado
y traslada.
Recibe oficio circular y solicita
información
Recibe y completa los formatos y registra en el Sistema de
Contabilidad Integrada –SICOIN- la
Programación Indicativa Anual, elabora proyecto de oficio para su
traslado.
Recibe, revisa en el -SICOIN-
CorreccionesSI
Recibe, firma oficio y
comprobante de la
Programación Indicativa
Anual de la Dirección
Financiera, traslada.
NO
Recibe, instruye y traslada.
Recibe y envía la Programación
Indicativa Anual al Departamento
de Administración
Financiera y archiva fotocopia
de recibido.
Fin
Reciben Distribución Analítica del Presupuesto, completan y
trasladan
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 37
12. PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ATENCIÓN DE VIÁTICOS AL
INTERIOR, EXTERIOR, BOLETOS AÉREOS Y GASTOS CONEXOS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Constitución del Fondo Rotativo Interno Para Atención de Viáticos al Interior al Interior, Exterior, Boletos
Aéreos, y Gastos Conexos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades para gestionar la constitución del Fondo Rotativo Interno de la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas, para tener la disponibilidad y atender las necesidades según normativa específica.
Inicia: Solicitud de la constitución del Fondo Rotativo Interno. Finaliza: Notificación de la resolución de constitución de Fondo Rotativo.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal que corresponda d) Acuerdo Ministerial 6-98 “Constitución del Fondo Rotativo” y sus reformas, e) Acuerdos Ministeriales 10-2012 y 7-2014
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral 2) Resolución de la Constitución del Fondo Rotativo Interno 3) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 4) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Elabora oficio en el mes de diciembre, mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo Interno para el año fiscal siguiente, según la normativa que regula la administración del mismo. En este oficio debe indicarse como mínimo:
a. Justificación del uso del fondo b. Monto solicitado c. Número de la cuenta bancaria que será utilizada para la
administración del fondo d. Giro mensual autorizado por el Banco de Guatemala
Traslada oficio.
Asistente de Gestión Interna del Departamento de Gestión Interna
2 Recibe, revisa, valida y traslada para visto bueno Jefe del Departamento de Gestión
interna
3 Revisa, firma oficio y traslada Director/Subdirector
4 Recibe y envía oficio al Departamento de Administración Financiera y archiva fotocopia de recibido.
Asistente de Gestión Interna del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 38
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5
Recibe del Departamento de Administración Financiera fotocopia de resolución de constitución del Fondo Rotativo, verifica en banca virtual la disponibilidad de los recursos, y le emite recibo de ingresos forma 92-A; y archiva la documentación de soporte.
Asistente de Gestión Interna del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 39
PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ATENCIÓN DE VIÁTICOS AL INTERIOR, EXTERIOR, BOLETOS AÉREOS Y GASTOS CONEXOS (1/1)
Asistente de Gestión Interna del Departamento de Gestión
Interna
Jefe del Departamento de Gestión interna
Director/Subdirector
Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo Interno.
Traslada oficio.
Inicio
Recibe, revisa, valida y traslada para visto
bueno
Recibe, firma oficio y traslada
Recibe oficio y traslada al Departamento de Administración Financiera,archiva.
Recibe del Departamento de Administración Financiera copia de resolución de constitución del Fondo Rotativo, verifica en banca virtual la disponibilidad de los recursos, y le emite forma 92-A; y archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 40
13. PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS A CARGO DE LA DIRECCION DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Constitución del Fondo Rotativo Interno para Adquisición de Bienes y Servicios a cargo de la Dirección de
Asuntos Administrativos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades para gestionar la constitución del Fondo Rotativo Interno de la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas, para tener la disponibilidad y atender las necesidades según normativa específica.
Inicia: Solicitud de la constitución del Fondo Rotativo Interno. Finaliza: Notificación de la resolución de constitución de Fondo Rotativo.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas
b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
c) Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal que corresponda. d) Acuerdos Ministeriales: 10-2012, 7-2014 y 6-98 “Constitución del Fondo Rotativo” y sus reformas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral 2) Resolución de Constitución del Fondo Rotativo Interno 3) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 4) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo Interno, según la normativa que regula la administración del mismo. En este oficio debe indicarse como mínimo:
a. Justificación del uso del fondo b. Monto solicitado c. Número de la cuenta bancaria que será utilizada para la
administración del fondo Traslada oficio.
Asistente de Gestión Interna del Departamento de Gestión
Interna/Persona Designada
2 Recibe, revisa, firma, sella y traslada para Visto Bueno Jefe del Departamento de Gestión
interna
3 Recibe, firma oficio y traslada
Director/Subdirector
4 Recibe y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos, archiva fotocopia de recibido.
Asistente de Gestión Interna del Departamento de Gestión
Interna/Persona Designada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 41
PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS A CARGO DE LA DIRECCION DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS (1/1)
Asistente de Gestión Interna del Departamento de Gestión Interna/
Persona Designada
Jefe del Departamento de Gestión interna
Director/Subdirector
Inicio
Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo Interno.
Traslada oficio.
Recibe, revisa, valida y traslada para Visto Bueno
Recibe, firma oficio y traslada
Recibe, traslada a la Dirección de Asuntos
Administrativos y archiva
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 42
14. PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES –PACC-
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Seguimiento de Compras y Contrataciones –PACC-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Velar por la oportuna compra o contratación de los bienes y servicios contemplados en el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección Financiera para lograr los objetivos y metas establecidos en el Plan Operativo Anual.
Inicia: Con la revisión del Plan Anual de Compras y Contrataciones y verificación de existencias en Almacén. Finaliza: Con la recepción de los bienes y servicios.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas
d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
e) Ley Anual de Presupuesto f) Ley de contrataciones del Estado, Decreto No. 57-92 g) Acuerdo Gubernativo número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado h) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala i) Catálogo de insumos
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Dirección de Asuntos Administrativos
2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Revisa Plan Anual de Compras y Contrataciones y verifica existencias en el Almacén. De acuerdo a la información obtenida, elabora solicitudes de compra para el cuatrimestre que corresponda, traslada.
Técnico en Gestión Interna del Departamento de Gestión Interna/persona asignada
2. Recibe, revisa, firma, sella y traslada. Jefe del Departamento de Gestión
Interna
3.
Recibe, solicitud de compra, verifica en la Dirección de Asuntos Administrativos y solicita sello de: Código de insumo, existencia en almacén, inclusión en el Plan Anual de compras y contrataciones y traslada para firma.
Técnico en Gestión Interna del Departamento de Gestión Interna/persona asignada
4. Recibe, firma y traslada. Director/Subdirector
5. Recibe y traslada la solicitud de compra a la Dirección de Asuntos Administrativos, archiva fotocopia de recibido.
Técnico en Gestión Interna del Departamento de Gestión Interna/persona asignada
6. Le da seguimiento y al estar realizada la compra por la Dirección de Asuntos Administrativos, verifica el ingreso en almacén de la compra realizada.
Técnico en Gestión Interna del Departamento de Gestión Interna/persona asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 43
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Mediante oficio solicita a la Dirección de Asuntos Administrativos le sean entregados los insumos y traslada para su aprobación
7. Verifica , firma y sella el oficio Jefe del Departamento de Gestión Interna
8. Traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para la elaboración del requerimiento al Almacén.
Técnico en Gestión Interna del Departamento de Gestión Interna/persona asignada
9. Traslada al Almacén de la Dirección de Asuntos Administrativos, la requisición para su despacho. Firma copia de la Forma ALM-FOR-02 “Requisición y entrega de materiales y suministros de Almacén” y archiva.
Técnico en Gestión Interna del Departamento de Gestión Interna/persona asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 44
PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES -PACC- (1/1)
Tecnico en Gestión Interna del Departamento de Gestión Interna/persona Asignada
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Director/Subdirector
Inicio
Revisa PACC y verifica existencias
en el Almacén
Recibe, revisa, firma y traslada
Recibe, solicitud de compra, verifica y
traslada para firma
Recibe, firma y traslada
Recibe, y traslada a la DAA y archiva
fotocopia de recibido
Da seguimiento, y solicita mediante
oficio los insumos y traslada para su
aprobación
Verifica, firma y sella el oficio
Traslada a la DAA para el
requerimiento al Almacén
DAA despacha suministros, firma
de recibido y archiva
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 45
15. PROCEDIMIENTO “VIÁTICOS AL INTERIOR”
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento “Viáticos al interior”
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar recursos financieros a empleados y funcionarios nombrados para atender comisiones en el interior de la República del Ministerio de Finanzas Públicas. Inicia: Recibe y verifica la documentación de soporte para las comisiones asignadas. Finaliza: Liquidación de viáticos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Acuerdo Gubernativo 106-2016, “Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos, y sus reformas en
Acuerdo Gubernativo 148-2016 y Acuerdo Gubernativo 35-2017”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe y revisa la documentación que envía la autoridad competente, para establecer que contenga los datos necesarios para atender la solicitud (Nombramiento y Nota de solicitud de viáticos) y traslada.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
2. Recibe, revisa el saldo del renglón presupuestario, el destino, el período en el que se llevará a cabo la comisión y realizar el cálculo de los viáticos que deberá asignar y traslada.
Asistente del Departamento de
Gestión Interna
3.
Recibe la documentación que contiene el gasto de viáticos para su revisión, validación y traslada
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
4.
Entrega a la persona nombrada para realizar la comisión los formularios siguientes: Viático Anticipo –VA-, Viático Constancia -VC- y Viático Liquidación -VL-, solicita firma en conocimiento interno. Si la persona nombrada solicita anticipo para la comisión debe tomar en cuenta el cálculo de los viáticos indicados en el paso 2; llenar y firmar el formulario -VA- y gestionara la firma del funcionario que emitió el nombramiento.
Asistente del Departamento de
Gestión Interna
5.
Verifica en el -VA- fechas y monto asignado de conformidad al Acuerdo Gubernativo 106-2016, “Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos”, y sus reformas en Acuerdo Gubernativo 148-2016 Acuerdo Gubernativo 35-2017 y traslada.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
6. Elabora, imprime y gestiona autorización del cheque; entrega a la persona nombrada para la comisión y registra en Libro de bancos.
Asistente del Departamento de
Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 46
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7.
Cumplida la comisión, la persona nombrada gestiona ante el funcionario que emitió el nombramiento la aprobación de los formularios -VC-, -VL-, con los documentos de legítimo abono que amparen la comprobación de los gastos en concepto de alimentación, hospedaje y otros gastos conexos, e informe de la misma, dentro del plazo (10 días hábiles) establecido en el Reglamento para la entrega del VL..
Persona nombrada
8.
Verifica el monto total que refleja el formulario Viático Liquidación -VL- conforme duración de la comisión, documentos de legítimo abono que amparen el gasto en concepto de alimentación, hospedaje y otros gastos conexos, fechas, firmas, para establecer si el monto liquidado es el que corresponde, de conformidad al Acuerdo No. 106-2016 “Reglamento General de viáticos y Gastos Conexos” y su reforma en Acuerdo Gubernativo 148-2016 y, Si en el formulario -VL- se establece saldo a favor de la persona comisionada, aprueba la liquidación para que continúe con su trámite. Si en el formulario -VL- se establece que existe saldo a favor de la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas solicita a la persona nombrada el reintegro y copia del depósito efectuado a la cuenta No. 02-048-1142-0 "Fondo Rotativo Dirección Financiera", del banco CHN, previo a su aprobación.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
9.
Recibe la documentación, verifica y confirma el cumplimiento de los Acuerdos Gubernativos 106-2016 y 148-2016, y si en el VL se establece saldo a favor de la persona comisionada, elabora el cheque correspondiente de complemento, caso contrario si el saldo es a favor de la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas verifica que el depósito se haya efectuado correctamente a la cuenta No. 02-048-1142-0 "Fondo Rotativo Dirección Financiera", del banco CHN.
Asistente del Departamento de
Gestión Interna
10. Resguarda los expedientes en archivo temporal para los procesos respectivos.
Asistente del Departamento de
Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 47
PROCEDIMIENTO “VIÁTICOS AL INTERIOR”
Asistente de Gestión Interna del Departamento de Gestión Interna
Persona NombradaAutoridad que emitió el
nombramiento
Revisa la documentación que envia la autoridad
competente para atender la solicitud,
(Nombramiento, Nota de solicitud de viáticos).
Cumplida la comisión, gestiona ante el funcionario que emitió
el nombramiento la aprobación de los formularios -VC-, -VL-,
con los documentos de legítimo abono que amparen la
comprobación de los gastos dentro del plazo (10 días
hábiles) establecidos en el Reglamento, para la entrega del
VL.
Verifica e monto total que refleja el formulario Viático Liquidación -VL- conforme duración de la comisión, documentos de legítimo abono que amparen el gasto en concepto de alimentación, hospedaje y otros gastos conexos, fechas, firmas, para establecer si el monto liquidado es e que corresponde.
Si en el VL se establece saldo a favor de la persona comisionada, aprueba la liquidación para que continúe con su trámite.
Si en el VL se establece que existe saldo a favor del Ministerio de Finanzas Públicas, solicita a la persona nombrada el reintegro y copia del depósito efectuado, Aprueba el formulario -VL-.
Inicio
Revisa el saldo del renglón presupuestario, el destino y el período en el que se
llevará a cabo la comisión para realizar el cálculo de
viáticos.
Entrega a la persona nombrada para realizar la comisión los formularios: -
VA-, -VC-, y -VL-.Si la persona nombrada solicita anticipo para la
comisión, deberá llenar el formulario -VA-.
Verifica en el -VA- fecha y monto asignado de
conformidad al Acuerdo Gubernativo y sus
reformas “Reglamento General de Viáticos y
Gastos Conexos”
Elabora, imprime y gestiona autorización del
cheque; entrega a la persona nombrada para la comisión; luego registra en
el libro de bancos, actualiza saldos.
Recibe la documentación, verifica y confirma el
cumplimiento de los Acuerdos Gubernativos 106-2016 y 148-
2016.
Resguarda los expedientes en archivo temporal para los
procesos respectivos.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 48
16. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE “VIÁTICOS AL EXTERIOR”
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 03 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de “Viáticos al exterior”
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar recursos financieros para el pago de “viáticos al exterior” para empleados y funcionarios del Ministerio de Finanzas Públicas. Inicia: Recibe y verifica la documentación de soporte para las comisiones asignadas. Finaliza: Liquidación de viáticos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Acuerdo Gubernativo 106-2016 “Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos” y su reforma en
Acuerdo Gubernativo 148-2016 y Acuerdo Gubernativo 35-2017.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe el nombramiento y oficio de autorización de la comisión, traslada.
Director/Subdirector
2.
Recibe, revisa el nombramiento y oficio de autorización de la comisión los cuales detallan:
a) Nombre de la persona nombrada b) Puesto que desempeña c) El destino y período de la comisión
traslada
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
3. Recibe y revisa el renglón presupuestario de la persona nombrada, el destino y el período en el que se llevará a cabo la comisión y realiza el cálculo de los viáticos que deberá asignar y traslada.
Asistente del Departamento de
Gestión Interna
4. Recibe la documentación que contiene el gasto de viáticos para su revisión y validación.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
5.
Elabora e imprime el cheque con el monto autorizado a nombre de la persona que efectuará la comisión, gestionas las firmas correspondientes y lo registra en el libro de bancos; completa el Formulario Viático Anticipo -VA-.
Asistente del Departamento de
Gestión Interna
6.
Contacta a la persona nombrada y entre lo siguiente: a) Cheque b) Formulario Viático al Exterior -VE- c) Formulario Viático Anticipo -VA- para su firma respectiva
Asistente del Departamento de
Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 49
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7.
Finalizada la comisión, la persona designada deberá entregar dentro del plazo establecido en el “Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos” y su reforma, la documentación siguiente:
a) Formulario Viático Liquidación –VL- debidamente firmado b) Formulario Viático Exterior, -VE-. En casos especiales para
la comprobación de entrada y salida del país podrá ser utilizado el pasaporte, fotocopia legalizada o los comprobantes que extienden las líneas aéreas.
c) El informe de logros y objetivos alcanzados en la comisión
Persona Nombrada para realizar la comisión
8.
Recibe, revisa la información y procede a realizar el Formulario Viático Liquidación -VL-; de ser necesario realiza la Planilla de Gastos y gestiona firma de la Autoridad Superior correspondiente y traslada. Si en el formulario -VL- se establece saldo a favor de la persona comisionada, elabora el cheque correspondiente de complemento, caso contrario si el saldo es a favor de la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas verifica que el depósito se haya efectuado correctamente
Asistente del Departamento de
Gestión Interna
9.
Recibe el expediente y verifica el monto total que refleja el formulario Viático Liquidación -VL- conforme duración de la comisión, y la planilla de gastos en concepto de alimentación, hospedaje y otros gastos conexos, fechas, firmas, para establecer si el monto liquidado es el que corresponde, de conformidad al Acuerdo No. 106-2016 “Reglamento General de viáticos y Gastos Conexos” y su reforma en Acuerdo Gubernativo 148-2016 Y Acuerdo Gubernativo 35-2017 y, Si en el VL se establece saldo a favor de la persona comisionada, aprueba la liquidación para que continúe con su trámite. Si en el VL se establece que existe saldo a favor del Ministerio de Finanzas Públicas solicita a la persona nombrada el reintegro y copia del depósito efectuado a la cuenta No. 02-048-1142-0 "Fondo Rotativo Dirección Financiera", del banco CHN, previo a su aprobación. Traslada.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
10
Resguarda los expedientes en archivo temporal para los procesos respectivos.
Asistente del Departamento de
Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 50
PROCEDIMIENTO “VIÁTICOS AL EXTERIOR”
Asistente del Departamento de Gestión Interna Persona Nombrada
Revisa el nombramiento y oficio de autorización de la
comisión
Finalizada la comisión, deberá entregar dentro del plazo establecido a)Formulario
Viático Liquidación -VL-, b) Formulario Viático Exterior -VE-.
En casos especiales para la comprobación de entrada y
salida del país podrá ser utilizado la copia del pasaporte
o los comprobantes que extiendan las líneas aéreas, c)
Informe de logros de actividades en la comisión
Inicio
Revisa el renglón presupuestario de la
persona nombrada, el destino y el período en el que se llevará a cabo la
comisión para realizar el calculo.
Entrega a la persona nombrada los formularios:
-VE- y -VL-. Completa el formulario Viático Anticipo -VA- elabora e imprime el
cheque con el montoautorizado.
Gestiona autorización de cheque, a nombre de la
persona nombrada; luego registra en Libro de bancos
y actualiza saldos.
Entrega el cheque a la persona nombrada para la adquisición de divisas, el
formulario Viático Exterior -VE- y solicita firma en el
Formulario Viático Anticipo -VA-, solicitando que la
persona nombrada firme constancia de recibido.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 51
PROCEDIMIENTO “VIÁTICOS AL EXTERIOR”
Asistente del Departamento de Gestión Interna Jefe del Departamento de Gestión Interna
Completa la información de Formulario Viático Liquidación -
VL- y adjunta los siguientes documentos: a) Viático Anticipo -VA-, b) Viático Exterior -VE- y/o
fotocopia del pasaporte c) Viático Constancia -VC-, d) el informe de logros y objetivos
alcanzados y gestiona firma de la Autoridad Superior
correspondiente
Verifica el monto total que refleja el formulario Viático Liquidación -VL- conforme
duración de la comisión, fecha, firmas, para establecer si el monto liquidado es el que
corresponde.
Si en el VL se establece saldo a favor de la persona
comisionada, aprueba la liquidación para que continúe
con su trámite.
Si en el VL se establece que existe saldo a favor del
Ministerio de Finanzas Públicas solicita a la persona nombrada
el reintegro y copia del depósito efectuado. Traslada
Resguarda los expedientes en archivo temporal para los procesos respectivos.
1
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 52
17. PROCEDIMEINTO DE PAGO DE BOLETOS AÉREOS PARA COMISIONES AL EXTERIOR
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 03 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Pago de boletos aéreos para comisiones al exterior.
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar recursos financieros para el pago de boletos aéreos de empleados y funcionarios del Ministerio de Finanzas Públicas. Inicia: Recibe y verifica la documentación de soporte para las comisiones asignadas. Finaliza: Realiza pago a la empresa proveedora del servicio con la documentación de soporte.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Acuerdo Gubernativo 106-2016“Reglamento de General de Viáticos y Gastos Conexos” y su reforma en
Acuerdo Gubernativo 148-2016 y Acuerdo Gubernativo 35-2017.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe el nombramiento y oficio de autorización de la comisión, para el trámite de boletos aéreos
Director/Subdirector
2. Recibe, revisa y traslada el nombramiento y oficio de autorización de la comisión, para el trámite de boletos aéreos, emitidos por la Autoridad Superior y traslada.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
3.
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación de Servicio” para la compra del boleto aéreo
Asistente del Departamento de
Gestión Interna/persona asignada
4.
Establecerá conforme a precios en el mercado si la compra corresponde al régimen de Compra de baja cuantía o al régimen de compra directa , procederá conforme a lo establecido por esta ley: 1) Se realiza la compra y se procede a la publicación en el Sistema Guatecompras al momento de tener la factura 2) Se publica el concurso de acuerdo a lo establecido en la ley, dando el plazo mínimo de un (1) día para la presentación de ofertas, y se adjudicará conforme los criterios establecidos en la ley
Asistente del Departamento de
Gestión Interna/persona asignada
5.
Complementa en la Solicitud de compra la siguiente información:
Renglón Presupuestario
Verificación de Disponibilidad Presupuestaria. Traslada expediente.
Asistente del Departamento de Gestión Interna/persona asignada
6. Solicita la emisión de boleto aéreo a la agencia de viajes seleccionada y traslada persona asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 53
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7.
Recibe la Factura/ticket electrónico y verifica que cumpla con la siguiente información: a. Fecha: emisión de factura. b. Nombre: dependencia. c. NIT: dependencia. d. Dirección: dirección fiscal según RTU. e. Concepto: detalle de lo adquirido, f. Totalizada: en números y letras. g. Régimen tributario: la factura debe indicar el régimen tributario
que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a
retención.
Asistente del Departamento de
Gestión Interna/persona asignada
8. Elabora cheque, registra en libro de bancos y traslada para revisión y firmas correspondientes
Asistente del Departamento de
Gestión Interna/persona asignada
9. Revisa, firma y gestiona firma de la autoridad superior, traslada Jefe del Departamento Gestión
Interna
10. Realiza pago a la empresa proveedora del servicio, gestiona recibo de caja cuando aplique y resguarda los expedientes en archivo temporal para los procesos respectivos
Asistente del Departamento de Gestión Interna/persona asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 54
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE BOLETOS AÉREOS (1/1)
Director/Subdirector Jefe del Departamento Asistente del Departamento
de Gestión InternaPersona asignada
Inicio
Recibe el nombramiento y oficio para el trámite de boletos aéreos
Elabora “Solicitud de Compra y/o Contratación
de Servicio” para la compra del boleto aéreo y
traslada
Establecerá conforme a precios en el mercado si la compra corresponde al régimen de Compra de baja cuantía, (Inciso a) Artículo 43 LCE), o al régimen de compra directa
complementa la información:
Traslada expediente.
Recibe, revisa y traslada para trámite de boletos
aéreos
Solicita emisión de boleto aéreo y
traslada
Recibe factura/ticket electrónico y revisa
documentación
Elabora cheque, registra en libro y
traslada para revisión
Revisa, firma y gestiona firma de la autoridad superior y
traslada
Realiza pago a empresa y
resguarda los expedientes en
archivo temporal para los procesos
respectivos
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 55
18. PROCEDIMIENTO DE REGULARIZACIÓN DE COMISIONES POR MEDIO DEL SISTEMA DE LIQUIDACIÓN
BRUTA EN TIEMPO REAL -LBTR-
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Regularización de comisiones por medio del Sistema de Liquidación Bruta en Tiempo Real –LBTR-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Regularizar el pago de las transacciones realizadas por el Banco de Guatemala a entidades extranjeras por transacciones financieras del Gobierno de Guatemala. Inicia: Con la recepción de la solicitud y notas de débito para la regularización de las Comisiones LBTR cobradas por el Banco de Guatemala remitidas por la Dirección de Contabilidad del Estado. Finaliza: Con la aprobación del CUR de liquidación de la regularización.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas
d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
e) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circular del Departamento de Administración Financiera del ejercicio fiscal correspondiente 2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe solicitud de la Dirección de Contabilidad del Estado
acompañada de documentos “Nota de Debito” y “Nota de Crédito”
con constancia firmada y sellada por jefe o asesor del Departamento
de Caja de Tesorería Nacional, de haber sido reproducidos del
Sistema Electrónico LBTR del Banco de Guatemala para la
regularización de las Comisiones LBTR cobradas por el Banco de
Guatemala, por las transferencias cablegráficas gestionadas por
Tesorería Nacional durante el mes anterior al vigente, lo margina y
traslada al Jefe del Departamento de Gestión Interna.
Director/Subdirector
2.
Recibe expediente y revisa las notas de débito; si el monto de éstas coincide con la solicitud traslada al Asistente de Presupuesto o persona asignada continúa en el No. 5. Si no coincide la información devuelve el expediente a la Contabilidad del Estado.
Jefe de Departamento de Gestión Interna
3. Gestiona incorporación del monto por Comisiones LBTR cobradas por el Banco de Guatemala en el Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- y traslada para autorización.
Jefe de Departamento de Gestión Interna
4. Autoriza la inclusión al PACC según procedimiento “Planificación y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones”; y traslada.
Director/Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 56
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5. Recibe expediente, elabora la orden de compra y traslada para aprobación en SIGES.
Persona Designada del Departamento de Gestión Interna
6. Recibe, revisa, autoriza la orden de compra en el SIGES y traslada para elaboración del CUR de compromiso.
Jefe de Departamento de Gestión Interna
7. Elabora CUR de compromiso, solicita en SIGES y traslada para su aprobación en SICOIN.
Persona Designada del Departamento de Gestión Interna
8. Recibe, revisa, aprueba CUR de compromiso en SICOIN, imprime y traslada.
Jefe de Departamento de Gestión Interna
9. Recibe expediente gestiona firmas según corresponda y archiva CUR de compromiso.
Persona Designada del
Departamento de Gestión Interna
10. Realiza el registro de orden de liquidación de gasto en -SIGES- y traslada para autorización.
Persona Designada del
Departamento de Gestión Interna
11. Recibe, revisa y autoriza en el -SIGES- la orden de compra de regularización y traslada.
Jefe de Departamento de Gestión Interna
12. Recibe expediente y elabora el registro del Comprobante Único de Registro -CUR- de Regularización en SIGES y traslada para aprobación.
Persona Designada del Departamento de Gestión Interna
13. Recibe, revisa, aprueba el Comprobante Único de Registro -CUR- de Regularización en el SICOIN; posteriormente imprime, firma y traslada.
Jefe de Departamento de Gestión Interna
14. Firma únicamente el CUR no así las orden de compra que no se imprime, por ser una gestión de regularización y no de compra y traslada
Director/Subdirector
15. Recibe expediente y archiva CUR de Regularización. Persona Designada del
Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 57
PROCEDIMIENTO DE REGULARIZACIÓN DE COMISIONES POR MEDIO DEL SISTEMA DE LIQUIDACIÓN BRUTA EN TIEMPO REAL -LBTR- (1/1)
Director/SubdirectorJefe de Departamento de Gestión
InternaDirector/Subdirector
Persona Designada del Departamento de Gestión Interna
Inicio
Recibe solicitud de la Dirección de
Contabilidad del Estado acompañada de
documentos, lo margina y traslada
Recibe expediente y revisa las notas de
débito
Coincide monto
si
Devuelve el expediente a la Contabilidad del
Estado. 1
Gestiona incorporación en el
Plan Anual de Compras y
Contrataciones -PACC- y traslada para autorización
Autoriza la inclusión al
PACC
Recibe expediente, elabora la orden de compra y traslada
para aprobación en SIGES.
1
Recibe, revisa, autoriza la orden de compra en el SIGES y
traslada para elaboración del CUR
de compromiso.
Elabora CUR de compromiso,
solicita en SIGES y traslada para su aprobación en
SICOIN.
Recibe, revisa, aprueba CUR de compromiso en
SICOIN, imprime y traslada.
Recibe expediente gestiona firmas
según corresponda y archiva CUR de
compromiso
Realiza el registro de orden de
liquidación de gasto en -SIGES- y traslada
Recibe, revisa y autoriza en el -SIGES- la orden de
compra de regularización y traslada
Recibe expediente y elabora el -CUR- de Regularización en SIGES y traslada para aprobación.
Recibe, revisa, aprueba el Comprobante Único de
Registro -CUR- de Regularización en el
SICOIN; posteriormente imprime, firma y traslada.
Recibe expediente y archiva CUR de Regularización.
Fin
No
Firma únicamente el CUR no así las orden de compra que no se imprime por ser
una gestión de regularización y no
de compra y traslada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 58
19. PROCEDIMIENTO REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reposición del Fondo Rotativo Interno
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades necesarias para la adecuada reposición del Fondo Rotativo Interno, con el objeto de mantener los recursos financieros disponibles de manera oportuna.
Inicia: Registro del FR-03 con los documentos de legítimo abono. Finaliza: Emisión y traslado de recibo de ingresos varios autorizado por la Contraloría General de Cuentas de conformidad con el monto de la reposición.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley Anual de Presupuesto, correspondiente al Ejercicio Fiscal d) Acuerdo Ministerial 6-98 “Constitución del Fondo Rotativo” y sus reformas, Acuerdo Ministerial 10-2012 y
7-2014
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral 2) Resolución de Constitución del Fondo Rotativo Interno 3) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, Dirección de Asuntos Administrativos 4) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 5) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Reúne toda la documentación (listado de expedientes de pago con cheque, realizados dentro de los procedimientos de: viáticos al interior, exterior y boletos aéreos) para el registro de gastos en la forma FR-03 “Documento de Rendición de Fondo Rotativo”, traslada la documentación.
Asistente del Departamento de Gestión Interna/Persona Designada
2
Revisa la forma FR-03 contra la documentación de legitimo abono en etapa de registrado. Si esta correcta la información traslada para la continuación del proceso. Si esta incorrecta la información solicita las modificaciones que correspondan al Asistente del Departamento de Gestión Interna/Persona Designada
Jefe del Departamento de Gestión Interna
3 Recibe, solicita en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- el FR-03, traslada para su aprobación.
Asistente del Departamento de Gestión Interna/Persona Designada
4 Aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- el listado de gastos FR-03, imprime, firma y traslada.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
5. Recibe y solicita la segunda firma a Director/Subdirector. Traslada Asistente del Departamento de
Gestión Interna/Persona Designada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 59
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6.
Recibe y envía solicitud por correo electrónico a Sección de Tesorería de DAF para la reposición de Fondo Rotativo Interno según listado de gastos, FR-03 “Documento de Rendición de Fondo Rotativo”.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
7.
Verifica en cuenta bancaria el reintegro de la reposición solicitada, emite, entrega recibo de ingresos forma 92-A al Departamento de Administración Financiera y archiva expediente.
Asistente del Departamento de Gestión Interna/Persona Designada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 60
PROCEDIMIENTO REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (1/1)
Asistente del Departamento de Gestión Interna/Persona Designada
Jefe del Departamento de Gestión interna
Inicio
Reúne toda la documentación para el registro de gastos en la
forma FR-03 “Documento de Rendición de Fondo Rotativo”, traslada la
documentación.
Revisa la forma FR-03 contra la documentación de legitimo abono en etapa de registrado.
Recibe, solicita en el Sistema de
Contabilidad Integrada –SICOIN- el FR-03, traslada
para su aprobación.
Correcta
SI
NO
Aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- el listado de gastos FR-03, imprime,
firma y traslada
Recibe y solicita la segunda firma a
Director/Subdirector.Traslada
Recibe y envía solicitud por correo electrónico a Sección de Tesorería de DAF para la
reposición de Fondo Rotativo Interno según listado de gastos, FR-03
“Documento de Rendición de Fondo Rotativo”.
Verifica en cuenta bancaria el reintegro de la reposición solicitada,
emite, entrega recibo de ingresos forma 92-A al Departamento de
Administración Financiera y archiva expediente.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 61
20. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Actualización del Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Velar por la actualización del Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección Financiera para lograr los objetivos y metas establecidos en el Plan Operativo Anual.
Inicia: Recepción del requerimiento para la adquisición de bienes, servicios y atención de pagos no contemplados en el PACC inicial de la Dirección Financiera. Finaliza: Traslado de la Forma ADQ-FOR-03 a la Dirección de Asuntos Administrativos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas
d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
e) Ley Anual de Presupuesto f) Ley de contrataciones del Estado, Decreto No. 57-92
g) Acuerdo Gubernativo número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado h) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala i) Catálogo de insumos
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Dirección de Asuntos Administrativos
2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe requerimiento para la adquisición de bienes y servicios, revisa el Plan Anual de Adquisiciones -PACC- , para establecer que se encuentren incluidos: Si están incluidos: traslada para su ejecución a través del procedimiento “Seguimiento de Compras y Contrataciones” No están incluidos: instruye para su inclusión al PACC y traslada
Jefe del Departamento de Gestión Interna
2.
Recibe requerimiento, actualiza el PACC mediante la forma ADQ-FOR-03 “Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones” incluida en el Sistema de Gestión de Calidad, firma, elabora proyecto de oficio para su envío a la Dirección de Asuntos Administrativos, traslada para revisión.
Persona asignada del Departamento de Gestión Interna
3. Recibe, revisa, firma: Forma ADQ-FOR-03 “Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones” y oficio, traslada para Visto Bueno al Director/Subdirector.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 62
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Recibe, firma y traslada.
Director/Subdirector
5. Recibe, traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos y archiva.
Secretaria del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 63
PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES (1/1)
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Persona asignada del Departamento de Gestión
Interna Director/Subdirector
Secretaria del Departamento de Gestión Interna
Inicio
Recibe requerimiento para la adquisición de bienes, servicios y/o atención de pagos, revisa el -PACC- , para establecer que se encuentren incluidos:
Incluidos
traslada para su ejecución a través del procedimiento “Seguimiento de Compras y Contrataciones”
SI
Recibe requerimiento, actualiza el PACC
mediante la forma ADQ-FOR-03 “Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras y
Contrataciones” incluida en el Sistema de Gestión
de Calidad, firma, elabora proyecto de
oficio para su envío a la Dirección de Asuntos
Administrativos, traslada para revisión.
NO
Recibe, revisa, firma: Forma ADQ-FOR-03
“Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras y Contrataciones” y
oficio, traslada para Visto Bueno al Director/
Subdirector.
Recibe, firma y traslada.
Recibe, traslada a la Dirección de Asuntos
Administrativos y archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 64
21. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE CAJA FISCAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de Caja Fiscal
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Informar a la Contraloría General de Cuentas sobre la ejecución del presupuesto asignado a la Dirección Financiara por medio del Fondo Rotativo Interno. Inicia: Documentación de respaldo del Fondo Rotativo Interno. Finaliza: Con la recepción por parte de la Contraloría General de Cuentas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” e) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Revisa, ordena e integra la documentación de legítimo abono que respalda los Ingresos y Egresos con cargo al Fondo Rotativo Interno.
Asistente de Gestión Interna
2. Realiza Integración del monto autorizado del Fondo Rotativo, adjuntando estado de cuenta del Banco y los documentos de legítimo abono.
Asistente de Gestión Interna
3.
Con la información de las diversas Formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (200-A-3 y 92-A) que fueron utilizadas durante el período de rendición de cuentas, detallando el correlativo y el saldo de Formas existentes; elabora Caja Fiscal de Ingresos y Egresos y traslada para revisión, previo a impresión en formas autorizadas, adjuntando la documentación de respaldo.
Asistente de Gestión Interna
4.
Recibe y revisa Caja Fiscal de Ingresos y Egresos. ¿Está correcta? No: regresa Caja Fiscal al Asistente de Gestión Interna para que efectúe las correcciones necesarias. Sí: Devuelve al Asistente de Gestión Interna para impresión en los Formularios Autorizados por Contraloría General de Cuentas (200-A-3) en original y dos copias.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
5. Imprime la caja fiscal en los formularios Autorizados por Contraloría General de Cuentas (200-A-3) en original y dos copias, traslada.
Asistente del Departamento Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 65
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6. Recibe caja fiscal, revisa firma y solicita firma del Director/Subdirector de la Dependencia.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
7. Con las firmas respectivas traslada la caja fiscal. Jefe de Departamento de Gestión
Interna
8.
Elabora conocimiento para remitir el duplicado a la Contraloría General de Cuentas, Sección de Formas y Talonarios y traslada al Departamento de Gestión Interna para ejecución del “Procedimiento de envío de correspondencia y notificación”. El triplicado lo adjunta a los documentos de respaldo de los formularios FR-03 y el original para su archivo.
Asistente del Departamento Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 66
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE CAJA FISCAL (1/1)
Jefe del Departamento de Gestión Interna Asistente del Departamento de Gestión
Interna
Inicio
Revisa, ordena e integra la documentación de legítimo abono con cargo al Fondo
Rotativo Interno.
Realiza Integración del monto autorizado del Fondo
Rotativo.
Con la documentación de respaldo elabora Caja Fiscal de Ingresos y Egresos y traslada para revisión.
Recibe y revisa Caja Fiscal de Ingresos y
Egresos.
Correcta
Para impresión en los Formularios Autorizados por
Contraloría General de Cuentas (200-A-3) en original y dos
copias.
No
Si
Recibe caja fiscal, revisa firma y
solicita firma del Director/
Subdirector de la Dependencia.
Traslada la caja fiscal.
Remite duplicado a la Contraloría General de Cuentas, Sección de Formas y Talonarios, traslada a Secretaria del Departamento de Gestión Interna para ejecución del “Procedimiento de envío de correspondencia y notificación”.El triplicado lo adjunta a los documentos para su archivo.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 67
22. PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE LA UNIDAD EJECUTORA 205
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Modificación Presupuestaria de la Unidad Ejecutora 205
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para realizar modificaciones presupuestarias necesarias para el cumplimiento de las metas, objetivos y compromisos institucionales.
Inicia: Con la recepción de la solicitud de modificación presupuestaria. Finaliza: Con el traslado de la modificación presupuestaria a la Dirección de Asuntos Administrativos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas
b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
c) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el Ejercicio Fiscal vigente.
d) Normas de ejecución presupuestaria para el ejercicio fiscal vigente, emitidas en forma conjunta por la Dirección Técnica del Presupuesto, Contabilidad del Estado y Tesorería Nacional
e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala g) Decreto 114-97 Del Congreso de la República, “Ley del Organismo Ejecutivo” h) Manual de Modificaciones Presupuestarias para las Entidades de la Administración Central
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud de modificación presupuestaria para la adquisición de bienes, servicios y otros compromisos institucionales, traslada.
Director / Subdirector
2. Recibe y elabora proyecto de modificación presupuestaria y oficio de traslado de requerimiento de modificación presupuestaria, y traslada.
Persona Designada del Departamento de Gestión Interna
3.
Recibe, revisa y analiza la procedencia de la modificación presupuestaria ¿Hay cambios? Si: Devuelve para correcciones. No: Firma y traslada a Director/Subdirector para Visto Bueno el
proyecto de Modificación Presupuestaria y oficio.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
4. Recibe, firma y traslada. Director / Subdirector
5. Recibe y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que realicen los registros en los sistemas SIGES, SICOIN y archiva.
Persona Designada del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 68
Traslada copia del requerimiento de modificación presupuestaria al Técnico Administrativo para la ejecución de los procedimientos: “Actualización del Plan Anual de Compras y Contrataciones” y “Seguimiento de Compras y Contrataciones”.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 69
PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE LA UNIDAD EJECUTORA 205 (1/1)
Director / SubdirectorPersona Designada del
Departamento de Gestión Interna
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Inicio
Recibe solicitud de modificación presupuestaria y traslada.
Recibe y elabora proyecto de modificación presupuestaria y traslada.
Recibe, revisa y analiza la procedencia de la modificación presupuestaria.
¿Hay cambios?Devuelve para correcciones
Si
Recibe, firma y traslada.
Recibe y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos para que realicen los registros en los sistemas SIGES, SICOIN y archiva.
Traslada copia del requerimiento de modificación presupuestaria al Técnico Administrativo para la ejecución de los procedimientos: “Actualización del Plan Anual de Compras y Contrataciones” y “Seguimiento de Compras y Contrataciones”.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 70
23. PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE LA UNIDAD EJECUTORA 201
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Modificación Presupuestaria de la Unidad Ejecutora 201
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para realizar modificaciones presupuestarias necesarias para el cumplimiento de las metas, objetivos y compromisos institucionales.
Inicia: Con la recepción de la solicitud de modificación presupuestaria. Finaliza: Con el traslado de la modificación presupuestaria al Departamento de Administración Financiera de la Dirección Financiera para lo que corresponda.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas
b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
c) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el Ejercicio Fiscal vigente.
d) Normas de ejecución presupuestaria para el ejercicio fiscal vigente, emitidas en forma conjunta por la Dirección Técnica del Presupuesto, Contabilidad del Estado y Tesorería Nacional
e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala g) Decreto 114-97 Del Congreso de la República, “Ley del Organismo Ejecutivo” h) Manual de Modificaciones Presupuestarias para las Entidades de la Administración Central
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento .
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud de modificación presupuestaria del Departamento de Gestión Interna, para cumplir con los compromisos institucionales, traslada.
Director / Subdirector
2.
Recibe y elabora proyecto de modificación presupuestaria, realiza los registros correspondientes en el SIGES y elabora el proyecto de oficio de traslado de requerimiento de modificación presupuestaria, y traslada.
Persona Designada del Departamento de Gestión Interna
3.
Recibe, revisa y analiza la procedencia de la modificación presupuestaria ¿Hay cambios? Si: Devuelve para correcciones. No: Firma y traslada a Director/Subdirector para Visto Bueno el
proyecto de Modificación Presupuestaria y oficio.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
4. Recibe, firma y traslada. Director / Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 71
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5.
Recibe y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para que realicen los registros en los sistemas SIGES. Traslada copia del requerimiento de modificación presupuestaria al Técnico Administrativo para la ejecución de los procedimientos: “Actualización del Plan Anual de Compras y Contrataciones” y “Seguimiento de Compras y Contrataciones”.
Secretaria del Departamento de Gestión Interna
6. Recibe y eleva a Autoridades Superiores para autorización, y notifica al analista de presupuesto/persona designada del Departamento de Gestión Interna.
Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional
7. Recibe y realiza los registros correspondientes en SICOIN, traslada al Jefe del Departamento de Gestión Interna para su firma.
Persona Designada del Departamento de Gestión Interna
8. Recibe, firma y traslada el expediente al Director Financiero o Sub Director para firma.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
9. Firma y traslada a persona designada del Departamento de Gestión Interna, para que continúe su trámite.
Director / Subdirector
10. Traslada al Departamento Administrativo Financiero de la Dirección Financiera para lo que corresponda y archiva copia
Persona Designada del Departamento de Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 72
PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE LA UNIDAD EJECUTORA 201 (1/1)
Director / Subdirector
Persona Designada del Departamento de
Gestión Interna
Jefe del Departamento
de Gestión Interna
Secretaria del Departamento de
Gestión Interna
Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional
Inicio
Recibe solicitud de modificación presupuestaria y traslada.
Recibe y elabora proyecto de modificación presupuestaria, realiza los registros en el SIGES y traslada.
Recibe, revisa y analiza la procedencia de la modificación presupuestaria
CambiosSi
Firma y traslada proyecto de Modificación
Presupuestaria y oficio.
No
Recibe y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, para que realicen los registros en los sistemas SIGES.
Recibe y eleva a Autoridades
Superiores para autorización,
notifica a persona designada del
Departamento de Gestión Interna.
Recibe y realiza los registros correspondientes en SICOIN, traslada al Jefe del Departamento de Gestión Interna para su firma.
Recibe, firma y traslada el
expediente al Director Financiero
o Sub Director,
Firma y traslada a persona designada del Departamento de Gestión Interna.
Traslada al Departamento Administrativo Financiero de la
Dirección Financiera para lo que
corresponda y archiva copia
Fin
Recibe, firma y traslada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 73
24. PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 03 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Conciliación Bancaria
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Mantener control de los saldos de la cuenta bancaria en donde se administra el fondo rotativo.
Inicia: Generación de estado de cuenta en banca virtual. Finaliza: Con la firma de la conciliación bancaria.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas
b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
c) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el Ejercicio Fiscal vigente.
d) Normas de ejecución presupuestaria para el ejercicio fiscal vigente, emitidas en forma conjunta por la Dirección Técnica del Presupuesto, Contabilidad del Estado y Tesorería Nacional
e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas -ROI-
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Genera estado de cuenta en banca virtual Verifica chequera (Cheques emitidos, anulados y coteja con libro de bancos y estado de cuenta virtual) Verifica cheques pagados para establecer los cheques en circulación y anulados.
Asistente del Departamento de Gestión Interna
2.
Procede a realizar los registros y asientos del libro de conciliación bancario tomando en cuenta el saldo bancario y el saldo en libro de bancos, lista de los cheques en circulación para conciliar libro de bancos.
Asistente del Departamento de Gestión Interna
3. Imprime conciliación bancaria en libro de hojas móviles autorizado por Contraloría General de Cuentas, firma y traslada.
Asistente del Departamento de Gestión Interna
4. Revisa la documentación, firma y devuelve. Jefe del Departamento de Gestión
Interna.
5. Recibe y archiva en el libro. Asistente del Departamento de
Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 74
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA (1/1)
Asistente del Departamento de Gestión Interna Jefe del Departamento de Gestión Interna
Inicio
Genera estado de cuenta en banca virtual y verifica chequera.
Procede a realizar los registros y asientos del libro de conciliación
bancaria, anotando el saldo bancario y el saldo en libro de bancos, lista los cheques en
circulación y los resta al saldo bancario para conciliación con el
libro de bancos.
Imprime conciliación bancaria en libro de hojas móviles
autorizado por Contraloría General de Cuentas, firma y
traslada.
Revisa la documentación, firma y devuelve.
Recibe y archiva en el libro
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 75
25. PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ATENCIÓN DE VIÁTICOS AL
INTERIOR, EXTERIOR, BOLETOS AÉREOS Y GASTOS CONEXOS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 03 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Arqueo de Fondo Rotativo Interno para atención de Viáticos al interior, exterior, boletos aéreos y Gastos
conexos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Efectuar el control oportuno de los recursos autorizados para la administración de la Dirección Financiera.
Inicia: Generación de estado de cuenta a través de la banca virtual. Finaliza: Con la firma y archivo de la forma PRCP-FOR-04.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas
b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
c) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el Ejercicio Fiscal vigente.
d) Normas de ejecución presupuestaria para el ejercicio fiscal vigente, emitidas en forma conjunta por la Dirección Técnica del Presupuesto, Contabilidad del Estado y Tesorería Nacional
e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- f) Manual de Modificaciones Presupuestarias para las Entidades de la Administración Central
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Genera estado de cuenta del libro de bancos Solicita al asistente la documentación de legítimo abono que integra el Fondo Rotativo incluyendo la resolución de constitución del Fondo Rotativo. Efectúa el arqueo respectivo confrontando conciliación bancaria, estado de cuenta y documentación de legítimo abono. Completa la Forma PRCP-FOR-04, devuelve los documentos y solicita firma
Jefe del Departamento de Gestión Interna
2. Recibe documentación de legítimo abono del Fondo Rotativo, firma forma PRCP-FOR-04 y devuelve.
Asistente del Departamento de Gestión Interna
3. Recibe, firma la forma PRCP-FOR-04 y traslada. Jefe del Departamento de Gestión
Interna
4. Recibe y archiva. Secretaria del Departamento de
Gestión Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 76
PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ATENCION DE VIATICOS AL INTERIOR, EXTERIOR, BOLETOS AÉREOS Y GASTOS CONEXOS (1/1)
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Asistente del Departamento de
Gestión Interna
Secretaria del Departamento de
Gestión Interna
Inicio
Genera estado de cuenta en Libro de Bancos.
Solicita la documentación de legítimo abono que integra el Fondo Rotativo .
Efectúa el arqueo respectivo confrontando conciliación bancaria, estado de cuenta y documentación de legítimo abono.
Completa la Forma PRCP-FOR-04, devuelve los documentos y solicita firma.
Recibe documentación de legítimo abono del Fondo Rotativo, firma forma PRCP-FOR-04 y devuelve.
Recibe, firma la forma PRCP-FOR-04 y traslada.
Recibe y archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 77
26. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ATENCION DE VIATICOS AL
INTERIOR, EXTERIOR, BOLETOS AÉREOS Y GASTOS CONEXOS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Liquidación del Fondo Rotativo Interno de Viáticos al Interior, Exterior, Boletos aéreos y Gastos conexos del
Departamento de Gestión Interna
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Liquidar el Fondo Rotativo Interno de viáticos al interior, exterior, boletos aéreos y gastos conexos de manera oportuna.
Inicia: Registro del FR-03 con los documentos de legítimo abono. Finaliza: Emisión y traslado de recibo de ingresos varios autorizado por la Contraloría General de Cuentas de conformidad con el monto de la reposición.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley Anual de Presupuesto, correspondiente al Ejercicio Fiscal d) Acuerdos Ministeriales: 6-98 “Constitución del Fondo Rotativo” y sus reformas, e) Acuerdos Ministeriales 10-2012 y 7-2014
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Normas de cierre emitidas por los entes rectores del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Normas de cierre emitidas por el Departamento de Administración Financiera 3) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral 4) Resolución de Constitución del Fondo Rotativo Interno 5) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado 6) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 7) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
De conformidad con las Normas de Cierre emitidas por el Departamento de Administración Financiera de la Dirección Financiera, elabora la liquidación del Fondo Rotativo Interno, acompañando conciliación bancaria y listado de gastos, registra forma FR-03 en el SICOIN, liquidación final, emite cheque por el saldo bancario y llena boleta de depósito y traslada.
Asistente del Departamento de Gestión Interna/Persona Designada
2.
Revisa la forma FR-03, liquidación final, contra la documentación de legitimo abono en etapa de registrado. ¿Información correcta? Si: traslada para la continuación del proceso. No: solicita las modificaciones que correspondan.
Jefe del Departamento de Gestión interna
3. Realiza el depósito monetario en el Banco de Guatemala, solicita en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- el FR-03, liquidación final, traslada para su aprobación.
Asistente del Departamento de Gestión Interna/Persona Designada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 78
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- el listado de gastos FR-03, liquidación final, imprime, firma y devuelve.
Jefe del Departamento de Gestión interna
5. Recibe y solicita la segunda firma, elabora oficio, adjunta FR03 liquidación final y boleta de depósito bancario.
Asistente del Departamento de Gestión Interna/Persona Designada
6. Firma y devuelve. Director/Subdirector
7. Traslada a la Sección de Tesorería del Departamento de Administración Financiera y archiva expediente.
Asistente del Departamento de Gestión Interna/Persona Designada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 79
PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PARA ATENCION DE VIATICOS AL INTERIOR, EXTERIOR,
BOLETOS AÉREOS Y GASTOS CONEXOS (1/1)
Asistente del Departamento de Gestión
Interna/Persona DesignadaJefe del Departamento de Gestión interna Director/Subdirector
Inicio
De conformidad con las Normas de Cierre emitidas por el Departamento de
Administración Financiera de la Dirección Financiera, elabora la liquidación del Fondo Rotativo Interno, y traslada.
Revisa la forma FR-03 liquidación final contra la documentación de legitimo abono en etapa de registrado.
Información correcta
No
Realiza el depósito monetario en el Banco de Guatemala, solicita
en el Sistema de Contabilidad Integrada
–SICOIN- el FR-03, liquidación final, traslada para su
aprobación.
Si
Aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- el listado de gastos FR-03 “liquidación final”, imprime, firma y devuelve.
Recibe y solicita la segunda firma, elabora oficio, adjunta FR03
liquidación final y boleta de depósito
bancario.
Firma y devuelve.
Traslada a la Sección de
Tesorería del Departamento de
Administración Financiera y archiva
expediente.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 80
27. PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE BIENES DEL PROYECTO DE APOYO A LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA A
GUATEMALA –AGEP- A LA DIRECCIÓN FINANCIERA Y DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA A LAS ENTIDADES
ESTATALES BENEFICIARIAS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 03 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recepción de los registros y traslado definitivo de activos fijos que la comunidad europea donó a los distintos
beneficiarios directos, a través del proyecto de apoyo a la gestión presupuestaria en Guatemala -AGEP-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para realizar el registro de activos fijos provenientes de la cooperación externa, necesarios para el cumplimento de los compromisos y objetivos interinstitucionales adquiridos por organismos internacionales y el Estado de Guatemala.
Inicia: Con la recepción del acta de transferencia de los registros de activos fijos hacia la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas, acompañada de una copia certificada de las actas de entrega provisional suscritas entre la entidad donante y/o proyecto y la entidad y/o dependencia beneficiaria de dicho proyecto. Finaliza: Con el traslado definitivo de los registros de los bienes recibidos durante la ejecución del proyecto para concluir la donación y así puedan ser registrados en el inventario de la entidad y/o dependencia beneficiaria.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 114-97 Del Congreso de la República, “Ley del Organismo Ejecutivo” b) Acuerdo Gubernativo 217-94 “Reglamento de Bienes Muebles de la Administración Pública”.
c) Circular 3-57 “Lineamientos para el manejo de Activos Fijos de la Dirección de Contabilidad del Estado, Departamento de Contabilidad”.
d) Acuerdo Ministerial 12-2005 “Manuales de Inventarios de Activos Fijos en el SICOIN WEB”. e) Convenio de Financiación DCI-ALA/2007/18-992, suscrito entre la Unión Europea y el Gobierno de la
República de Guatemala. f) Acuerdo Gubernativo 266-2008 “Aprobación del Convenio de Financiación DCI-ALA/2007/18-992”. g) Tercer Adendum realizado al Convenio de Financiación DCI-ALA/2007/018-992. h) Acuerdo Gubernativo 274-2013 “Aprobación del tercer Adendum realizado al Convenio de Financiación
DCI-ALA/2007/18-992. i) Guía de “Transferencia del material y de los bienes de equipo al término de la ejecución del proyecto o
programa”, de la Guía práctica de los procedimientos aplicables a los presupuestos-programa de la Unión Europea.
j) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI-.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficios. 2) Actas Administrativas. 3) Resoluciones
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe solicitud, acta de transferencia de los registros de los bienes que se encuentran en usufructo de las entidades beneficiarias del proyecto –AGEP- y copia certificada de las actas de entrega provisional suscritas entre el Proyecto -AGEP- y los distintos beneficiarios, para que sean transferidos al Gobierno de Guatemala a través de la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas, de conformidad con el Convenio de Financiación, traslada
Director / Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 81
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
para revisión al Departamento de Gestión Interna..
2.
Recibe, analiza y coteja los datos del acta de transferencia, con las
copias certificadas de las actas de entrega provisional, a los
beneficiarios y elabora proyecto de acta de ratificación de tenencia
de bienes, para que los beneficiarios confirmen su posesión y,
autoricen para que la Dirección Financiera, mediante una
ampliación del acta de ratificación solicite el traslado definitivo ante
la Dirección de Bienes del Estado.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
3.
Traslada proyecto de acta de ratificación de tenencia de bienes para
su consideración al Proyecto –AGEP-, para que éste, por su medio, lo
traslade al beneficiario directo de dicho Proyecto para la suscripción
y firma del acta de ratificación.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
4.
Recibe del Proyecto -AGEP-, confirmación de suscripción del acta y
la fecha en la que se presentarán los representantes de la entidad
y/o dependencia beneficiaria del Proyecto.
Suscribe el acta de ratificación y archiva.
Al tener las actas de ratificación de las dependencias beneficiarias,
firma el acta de transferencia de activos fijos del Proyecto –AGEP- y
traslada para firma de Dirección Financiera.
Jefe del Departamento de Gestión Interna
5.
Revisa, firma y traslada al Proyecto –AGEP-, para que este por su
medio gestione la legalización de la transferencia ante la Dirección
de Bienes del Estado. Director / Subdirector
6.
Recibe, del Proyecto –AGEP- oficio de solicitud de aprobación de
traslado de los bienes en el sistema de contabilidad integrada -
SICOIN-, acompañado de una fotocopia del acta de transferencia,
resolución de legalización de la transferencia e impresión del
reporte de traslado. Traslada al Departamento de Gestión Interna
para su revisión, aprobación y registro en el libro de inventarios.
Director / Subdirector
7.
Recibe, revisa y analiza expediente de transferencia de activos fijos,
coteja los datos del acta con el reporte de traslado y el valor de la
Resolución emitida por la Dirección de Bienes del Estado.
¿Hay cambios?
Si: elabora oficio de respuesta y traslada el expediente al Proyecto –
AGEP-, para correcciones.
No: aprueba el traslado y opera el alza en el libro de inventarios de
la Dirección Financiera.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 82
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
8.
Elabora acta de ampliación al acta de ratificación de tenencia de
bienes, firmada por los representantes de la entidad y/o
dependencia beneficiaria.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
9.
Emite certificación de las actas de traslado definitivo y ratificación
de tenencia de bienes.
Emite certificación de ingreso al libro de inventarios de los bienes
objeto de traslado.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
10. Elabora oficio de solicitud de legalización de traslado y lo traslada a
Dirección para visto bueno.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
11. Recibe expediente de traslado, revisa, firma y devuelve. Director / Subdirector
12.
Recibe expediente de traslado, reproduce una fotocopia del oficio y
documentos adjuntos y lo envía a la Dirección de Bienes del Estado
para la emisión de la Resolución de Legalización de Traslado.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
13.
Recibe y archiva la fotocopia del expediente enviado a la Dirección
de Bienes del Estado.
Da seguimiento por medio del sistema de expedientes WEB, en cada
una de las etapas del expediente de traslado.
Al encontrarse el expediente en la ventanilla del centro de atención
al usuario de la Dirección de Bienes del Estado, se le notificará la
Resolución de Legalización de Traslado.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
14.
Informa a la Dirección Financiera y registra en el sistema de
contabilidad integrada –SICOIN- la baja en traslado con afectación
en libros de inventarios a favor de la entidad y/o dependencia
beneficiaria del proyecto –AGEP- (según Resolución de Legalización
de Traslado) de los bienes descritos en el acta de traslado definitivo.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
15.
Elabora oficio de solicitud de operatoria de alta en traslado con
afectación en libro de inventarios y adjunta fotocopia de la
Resolución de Legalización de Traslado y Actas de traslado definitivo
y ratificación de tenencia de bienes y traslada para visto bueno de
Dirección.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
16. Recibe expediente de traslado de bienes, revisa, firma y traslada al
Departamento de Gestión Interna. Director / Subdirector
17. Envía expediente de traslado de activos fijos a la entidad y/o
dependencia beneficiaria del Proyecto –AGEP-. Jefe del Departamento de Gestión
Interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 83
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
18.
Monitorea en el sistema de contabilidad integrada –SICOIN- y
cuando la entidad y/o dependencia beneficiaria opere el alta en
traslado con afectación en libro de inventarios, elabora oficio
solicitando a la Dirección de Contabilidad del Estado la aprobación
del traslado, adjuntando fotocopia del acta de ratificación de
tenencia de bienes, acta de traslado definitivo, Resolución de
legalización de Traslado e impresión del reporte del traslado
efectuado en estado alta solicitada y lo traslada para visto bueno de
Dirección.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
19. Recibe expediente de solicitud de aprobación de traslado de bienes,
revisa, firma y traslada al Departamento de Gestión Interna. Director / Subdirector
20 Recibe el expediente con visto bueno y lo envía a la Dirección
Contabilidad del Estado, para la aprobación del traslado.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
21.
Monitorea en el sistema de contabilidad integrada –SICOIN- y cando
el traslado haya sido aprobado por la Dirección de Contabilidad del
Estado, registra la baja en el libro de inventarios de la Dirección
Financiera.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
22.
Elabora oficio para informar a la Dirección de Contabilidad del
Estado, los movimientos (alzas y bajas) que ha sufrido el inventario
de activos fijos de la Dirección Financiera.
Jefe del Departamento de Gestión
Interna
23 Archiva fotocopia con sello de recibido del oficio enviado a la
Dirección de Contabilidad del Estado y finaliza el procedimiento. Enlace Administrativo.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 84
Recepción de los registros y traslado definitivo de activos fijos que la Comunidad Europea donó a los distintos beneficiarios directos, a través del Proyecto de Apoyo a la Gestión Presupuestaria en Guatemala -AGEP-. (1 de 2)
Director/Subdirector Jefe del Departamento de Gestión Interna
Inicio
1
Recibe solicitud, acta de
transferencia de los registros de los bienes que se encuentran en
usufructo de las entidades
beneficiarias y copia certificada de las actas de entrega
provisional
Recibe, analiza y coteja los datos del
acta de transferencia
Traslada proyecto de acta de
ratificación de tenencia de bienes
Recibe confirmación de suscripción del
acta
Revisa, firma y traslada para que
gestione legalización de la
trasnferencia
Recibe oficio de solicitud de
aprobación de traslado de los
bienes en el SICOIN
Recibe, revisa y analiza el
expediente de transferencia de
activos fijos
Elabora acta de ampliación al acta de ratificación de
tenencia de bienes
Elabora oficio de solicitud de
legalización de traslado
Recibe expediente de traslado, revisa,
firma y devuelve
Recibe expediente de traslado,
reproduce y envía
Recibe y archiva fotocopia del
expediente y da seguimiento
Emite certificaciones
Informa a la DF y registra en el SICOIN la baja en traslado con afectación en
libros de inventarios a favor de la entidad
beneficiaria
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 85
Recepción de los registros y traslado definitivo de activos fijos que la Comunidad Europea donó a los distintos beneficiarios directos, a través del Proyecto de Apoyo a la Gestión Presupuestaria en Guatemala -AGEP-.(2 de 2)
Jefe del Departamento de Gestión Interna
Director / Subdirector Enlace Administrativo
1
Fin
Recibe expediente de traslado de
bienes, revisa, firma y traslada
Envía expediente de traslado de activos
fijos a la entidad y/o dependencia beneficiaria
Monitorea en el SICOIN y elabora o
oficio
Recibe expediente de solicitud de aprobación de
traslado de bienes, revisa, firma y
traslada
Monitorea en el SICOIN y registra baja en el libro de
inventarios de la DF
Elabora oficio para informar los
movimientos que ha sufrido el inventario
de activos fijos
Archiva fotocopia con sello de recibido del oficio enviado a
la Dirección de Contabilidad del
Estado
Elabora oficio de solicitud e de
operatoria de alta en traslado con
afectación en libro de inventarios
Recibe el expediente con visto bueno y lo
envía a la Dirección de Contabilidad del
Estado para aprobación del
traslado
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 86
28. PROCEDIMIENTO MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES FUNGIBLES
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión Interna 01 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Movimiento de Activos Fijos y Bienes Fungibles
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para realizar los movimientos de activos fijos y bienes fungibles asignados al personal de la Dirección Financiera, para mantener un adecuado control interno.
Inicia: Con la solicitud de movimiento de activos fijos y bienes fungibles, por parte del usuario responsable del bien y/o bienes objeto de movimiento.
Finaliza: Con el traslado del formulario de movimiento de activos fijos y bienes fungibles a la Sección de Inventarios de la Dirección de Asuntos Administrativos, para que se realicen los registros correspondientes.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI-.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficios 2) Memorandos 3) Acuerdo Ministerial 65-2014, que Establece las disposiciones transitorias para la implementación del
nuevo reglamento orgánico interno, relativas los procesos administrativos y financieros, con el objetivo de facilitar una transición paulatina hacia la estructura orgánica autorizada.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Llenar el formulario de movimiento de activos fijos y bienes fungibles, debiendo indicar los tipos de inventario que afecta, movimiento que solicita y el estado del bien o los bienes objeto de movimiento. Si: El movimiento que solicita es de persona a persona, traslada el formulario para firma del nuevo responsable, visto bueno del jefe inmediato y luego continúa con el paso número 2. Si: El movimiento que solicita es de persona a bodega traslada el formulario para visto bueno del jefe inmediato y continúa con el paso 3. Si: El movimiento que solicita es de bodega a persona traslada el formulario para visto bueno del jefe inmediato y continúa con el paso 4.
Usuario / Empleado responsable del bien.
2.
Recibe, revisa la procedencia del movimiento solicitado. ¿Hay cambios? Si: Devuelve para correcciones. No: Firma y traslada una fotocopia al interesado.
Encargado de Inventarios de la Dirección de Asuntos
Administrativos.
3. Traslada el formulario y el o los bienes a la Sección de Inventarios de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Usuario / Empleado responsable del bien.
4. Traslada el formulario a la Sección de Inventarios de la Dirección de Asuntos Administrativos y recibe el o los bienes.
Jefe del Departamento de Gestión interna
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 87
5. Cuando el movimiento haya concluido traslada una fotocopia del formulario de movimiento de activos fijos y bienes fungibles al Jefe del departamento de Gestión Interna para fines de control interno.
Usuario / Empleado responsable del bien
6. Archiva, para mantener el control interno de los movimientos registrados en los inventarios de activos fijos y bienes fungibles de la Dirección Financiera por responsable.
Usuario / Empleado responsable del bien
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 88
Movimiento de activos fijos y bienes fungibles
Usuario / Empleado responsable del bien.
Encargado de Inventarios de la Dirección de Asuntos Administrativos.
Jefe del Departamento de Gestión Interna.
inicio
Cambios
Traslada el formulario a la
Sección de Inventarios de la
DAA y recibe el bien
Llena el formulario, indicando los tipos de inventario que
afecta , movimiento que solicita y el estado del bien
Si el movimiento es de persona a
persona traslada formulario para firma del nuevo
responsable, visto bueno del jefe
inmediato
Si el movimiento es de persona a
bodega traslada para visto bueno del
jefe inmediato
Si el movimiento que solicita es de bodega a persona
traslada el formulario para
visto bueno del jefe inmediato
Recibe, revisa la procedencia del
movimiento solicitado
Traslada el formulario y el bien
a la Sección de Inventarios de la
DAA
Devuelve para correcciones
Firma y traslada una fotocopia al interesado
Si
No
Traslada una fotocopia del
formulario al Jefe del Departamento
para fines de control interno
Archiva para mantener el control
interno de los movimientos registrados
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 89
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
1. PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE TECHOS PRESUPUESTARIOS ANUAL Y MULTIANUAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Distribución de Techos Presupuestarios Anual y Multianual
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades para realizar la asignación de los Techos Presupuestarios a las Unidades Ejecutoras del MINFIN, con el objetivo de que las mismas cuenten con la disponibilidad financiera, para dar cumplimiento a su Plan Operativo Anual y Multianual.
Inicia: Recepción de los Techos Presupuestarios enviados por parte del Despacho Superior. Finaliza: Registro en el SICOIN de la distribución de asignaciones aprobadas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el
Ejercicio Fiscal vigente d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas -ROI- e) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala vigente
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficios 2) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Manuales emitidos por la Dirección Técnica del Presupuesto disponibles en la página del Ministerio de
Finanzas Públicas 4) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 5) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe por parte del Despacho Superior del Ministerio de Finanzas Públicas –MINFIN- notificación de la asignación de los techos presupuestarios anual y multianual, con los lineamientos institucionales correspondientes.
Director/Subdirector
2. Recibe notificación y realiza análisis para distribución de Techos Presupuestarios anuales y multianuales a nivel de Unidad Ejecutora.
Jefe del Departamento de Administración Financiera
3. Traslada lineamientos para el proceso de la formulación del Anteproyecto de Presupuesto al Técnico de Presupuesto del DAF
Jefe del Departamento de Administración Financiera
4.
Realiza distribución de Techos Presupuestarios anuales y multianuales a nivel de Unidad Ejecutora del MINFIN, de acuerdo a los siguientes criterios:
a. Lineamientos institucionales b. Nivel de ejecución histórica c. Metas incluidas en el POA
Traslada para su revisión y análisis.
Técnico de Presupuesto de Departamento de Administración
Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 90
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5.
Recibe propuesta de la distribución de techos presupuestarios anuales y multianuales a nivel de Unidad Ejecutora del MINFIN. ¿Requiere ajustes? Sí: solicita modificaciones al Técnico de Presupuesto del DAF. No: traslada propuesta de distribución de techos presupuestarios anuales y multianuales a Director/Subdirector para su autorización junto al informe ejecutivo para su traslado al Despacho Superior.
Jefe del Departamento de Administración Financiera
6.
Analiza y verifica, conjuntamente con el Jefe del DAF, que la distribución de techos presupuestarios anuales y multianuales responda al cumplimiento de los lineamientos estratégicos institucionales establecidos. ¿Existen ajustes? Sí: devuelve propuesta al Jefe del DAF para realizar modificaciones. No: autoriza distribución de techos presupuestarios anuales y multianuales a nivel de Unidad Ejecutora del MINFIN e informe ejecutivo y traslada al Despacho Superior.
Director/Subdirector
7.
Otorga Visto Bueno a la propuesta de distribución de techos presupuestarios anuales y multianuales por Unidad Ejecutora del MINFIN para el ejercicio fiscal siguiente y traslada a Dirección Financiera.
Despacho Superior
8. Recibe y traslada la distribución de techos presupuestarios anuales y multianuales por Unidad Ejecutora del MINFIN aprobada.
Director/Subdirector
9. Recibe y traslada la distribución de techos presupuestarios anuales y multianuales por Unidad Ejecutora del MINFIN aprobada.
Jefe del Departamento de Administración Financiera
10.
Registra la distribución de techos presupuestarios anuales y multianuales aprobados en el Módulo de Formulación del SICOIN, a nivel de Unidad Ejecutora y Fuente de Financiamiento, imprime reporte
Técnico de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
11. Elabora proyecto de oficio con base a los techos aprobados y reporte, traslada al Jefe del DAF para su revisión
Técnico de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
12.
Recibe y analiza la información ¿Existen ajustes? Sí: devuelve propuesta al Técnico de Presupuesto del DAF para realizar modificaciones. No: Rubrica el oficio y traslada al Director/Subdirector para su autorización.
Jefe del Departamento de Administración Financiera
13. Recibe el oficio, analiza, firma y traslada. Director/Subdirector
14. Recibe el oficio y notifica a las Unidades Ejecutoras del MINFIN. Archiva.
Jefe del Departamento de Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 91
PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE TECHOS PRESUPUESTARIOS ANUAL Y MULTIANUAL (1/2)
Jefe del Departamento de
Administración FinancieraDirector/Subdirector
Técnico de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
Inicio
Recibe notificación de la asignación de los techos presupuestarios anual y
multianual
Recibe notificación y realiza análisis para distribución de techos Presupuestarios anuales y
multianuales a nivel de Unidad Ejecutora
Traslada lineamientos
Realiza distribución de techos presupuestarios anuales y multianuales a nivel de Unidad Ejecutora del MINFIN
Traslada propuesta de distribución de techos
presupuestarios anuales y multianuales
Recibe propuesta de la distribución de techos presupuestarios anuales y
multianuales a nivel de Unidad Ejecutora del MINFIN
¿Requiere ajustes?
Realiza correccionesSI
Traslada propuesta de distribución de techos presupuestarios anuales y
multianuales
NO
Analiza y verifica
¿Existen ajustes?
Realiza correccionesSI
Autoriza distribución de techos presupuestarios anuales y
multianuales a nivel de Unidad Ejecutora del MINFIN
NO
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 92
PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE TECHOS PRESUPUESTARIOS ANUAL Y MULTIANUAL (2/2)
Director/SubdirectorDespacho Superior
Jefe del Departamento de Administración
Financiera
Técnico de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
1
Otorga Visto Bueno a la propuesta de distribución de
techos presupuestarios anuales y multianuales por
Unidad Ejecutora del MINFIN
Recibe y traslada la distribución de techos
presupuestarios anuales y multianuales por Unidad
Ejecutora del MINFIN aprobada
Registra la distribución de techos presupuestarios anuales y multianuales
aprobados en el Módulo de Formulación del SICOIN
Elabora proyecto de oficio con base a los techos aprobados y
reportes.
Recibe y analiza la información
¿Existen ajustes?
Realiza correccionesSI
Rubrica el oficio y traslada
NO
Recibe el oficio, analiza y firma
Recibe el oficio y notifica a las
Unidades Ejecutoras del MINFIN
Archiva
Fin
Recibe y traslada la distribución de techos
presupuestarios anuales y multianuales por
Unidad Ejecutora del MINFIN aprobada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 93
2. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL Y MULTIANUAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 02 1 de 7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto Anual y Multianual
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades para la programación del gasto del Ministerio de Finanzas Públicas -MINFIN- que permita establecer las necesidades presupuestarias de corto plazo que faciliten la provisión oportuna de productos para el logro de resultados establecidos en favor de las Unidades Ejecutoras del -MINFIN-, y con ello dar cumplimiento a su Plan Operativo Anual y Multianual.
Inicia: Con el traslado de oficio circular que establece las normas para la elaboración y presentación de Anteproyecto de Presupuesto a las Unidades Ejecutoras. Finaliza: Con la consolidación y envío del Anteproyecto Presupuestario a la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-, de manera física y en el Módulo de Formulación Presupuestaria del SICOIN.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, “Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el
Ejercicio Fiscal vigente d) Normas para la Elaboración y Formulación del Anteproyecto de Presupuesto Anual y Multianual de
ingresos y egresos vigentes y otras disposiciones aplicables e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas -ROI- f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala vigente g) Decreto 114-97 Del Congreso de la República, “Ley del Organismo Ejecutivo”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficios 2) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Manuales emitidos por la Dirección Técnica del Presupuesto disponibles en la página del Ministerio de
Finanzas Públicas 4) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 5) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe por parte de la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP- las Normas para la Elaboración y Formulación del Anteproyecto de Presupuesto Anual y Multianual de Ingresos y Egresos. Traslada.
Director/Subdirector
2.
Con base a las Normas para la Elaboración y Formulación del
Anteproyecto de Presupuesto Anual y Multianual de Ingresos y
Egresos, coordina con la Dirección de Recursos Humanos y Dirección
Técnica del Presupuesto la formulación de la Nómina Anual y
Multianual en SIGES
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
3.
Realiza carga en el SIGES de la nómina del Ministerio de Finanzas
Públicas de acuerdo a Políticas en materia de Recursos Humanos
vigentes para el ejercicio fiscal respectivo
Dirección de Recursos
Humanos/Dirección
Financiera/Dirección Técnica del
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 94
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Presupuesto
4. Envía la formulación de la Nómina Anual y Multianual de SIGES a
SICOIN y notifica al Jefe del DAF Dirección de Recursos Humanos
5.
Instruye la elaboración de la Distribución de los Techos
Presupuestarios Anual y Multianual al Técnico de Presupuesto del
DAF
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
6. Continua según procedimiento de “Distribución de Techos
Presupuestarios Anual y Multianual”
Técnico de Presupuesto
Departamento de Administración
Financiera
7.
Con base a las Normas para la Elaboración y Formulación del Anteproyecto de Presupuesto Anual y Multianual de Ingresos y Egresos, elabora proyecto de oficio para presentación de dicho Anteproyecto, el cual debe contener como mínimo la siguiente información:
Distribución de techos presupuestarios por Unidad Ejecutora del MINFIN.
Lineamientos para la formulación del anteproyecto de presupuesto.
Fecha para la entrega Traslada proyecto de oficio para revisión del Jefe del DAF
Técnico de Presupuesto Departamento de Administración
Financiera
8.
Recibe y analiza la información. ¿Existen ajustes? Sí: devuelve propuesta al Técnico de Presupuesto para realizar modificaciones. No: Rubrica el oficio y traslada al Director/Subdirector para su autorización.
Jefe de Departamento de Administración Financiera
9. Firma oficio y traslada Director/Subdirector
10. Recibe y traslada la distribución de techos presupuestarios anuales y multianuales por Unidad Ejecutora del MINFIN aprobada.
Jefe del Departamento de Administración Financiera
11. Recibe el oficio y notifica a la Autoridad Superior de las Unidades Ejecutoras y Coordinadores de Programas de Cooperación Externa del MINFIN
Técnico de Presupuesto Departamento de Administración
Financiera
12.
Recibe oficio que contiene la distribución de techos presupuestarios y normas para la formulación del anteproyecto de presupuesto. Traslada e instruye para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos al Jefe de DSAI/persona responsable
Autoridad Superior Unidades Ejecutoras y Coordinadores de
Programas de Cooperación Externa del MINFIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 95
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
13.
De conformidad con las fechas establecidas en las normas de formulación, las Unidades Ejecutoras y Programas de Cooperación Externa envían sus respectivos anteproyectos de presupuesto del SIGES al SICOIN
Unidades Ejecutoras y Programas de Cooperación Externa del
MINFIN
14.
Recibe documentos de conformidad a las normas de Formulación, (reportes del SICOIN, copia de Convenios u otros documentos) de las Unidades Ejecutoras y Coordinadores de Programas de Cooperación Externa del MINFIN, traslada
Director /Subdirector
15. Recibe documentos de Formulación, y traslada e instruye para su revisión al Técnico de Presupuesto del DAF
Jefe de Departamento de Administración Financiera
16.
Recibe y verifica que los documentos cumplan con las directrices y normas establecidas. ¿Cumple con las directrices? Sí: Consolida formulación del Anteproyecto de Presupuesto Institucional de Ingresos y Egresos, elabora proyecto de informe ejecutivo y de oficio para su envío a la DTP y traslada para revisión. No: Devuelve a la Unidad Ejecutora, físicamente y/o al SIGES para las modificaciones que correspondan
Técnico de Presupuesto Departamento de Administración
Financiera
17. Revisa y valida el informe ejecutivo de Formulación de Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos. Traslada junto a oficio para su autorización
Jefe de Departamento de Administración Financiera
18. Recibe, revisa, firma formularios del SICOIN, y autoriza informe ejecutivo y traslada al Despacho Superior con oficio que será remitido a la Dirección Técnica del Presupuesto –DTP-.
Director/Subdirector
19. Otorga Visto Bueno al oficio de envío a la Dirección Técnica del Presupuesto –DTP- del Anteproyecto de Presupuesto Institucional de Ingresos y Egresos y traslada a Dirección Financiera
Despacho Superior
20. Recibe el oficio de envío y Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos
y Egresos autorizado y traslada al Jefe del DAF Director/Subdirector
21. Envía por medio de SICOIN el Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos a DTP y traslada documentos de respaldo de la Formulación al Técnico de Presupuesto
Jefe de Departamento de Administración Financiera
22.
Conforma expediente que incluye:
Oficio de remisión firmado por Director Financiero con Visto Bueno del Despacho Superior
Formularios generados en el SICOIN
Copia de los Acuerdos Gubernativos que autorizan la percepción de ingresos propios
Copia de Convenios en ejecución de Recursos Externos, Préstamos y Donaciones
Copia de Convenios (u otro documento) de Aportes a Organismos Nacionales, Regionales o Internacionales
Copia del Plan Operativo Anual y multianual institucional entregado a Secretaría General de Planificación –SEGEPLAN-
Traslada el expediente para revisión y firma
Técnico de Presupuesto Departamento de Administración
Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 96
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
23. Revisa conformación del expediente conforme normas de formulación del anteproyecto de presupuesto y traslada
Jefe de Departamento de Administración Financiera
24. Traslada a la DTP y archiva copia Técnico de Presupuesto
Departamento de Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 97
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL Y MULTIANUAL (1/3)
Jefe del Departamento de
Administración
Financiera
Director/Subdirector
Dirección de Recursos Humanos/
Dirección Financiera/Dirección Técnica del
Presupuesto
Dirección de
Recursos Humanos
Técnico de Presupuesto del Departamento de
Administración
Financiera
Inicio
Recibe por parte de la -DTP- las Normas para
la Elaboración y Formulación del Anteproyecto de
Presupuesto Anual y Multianual de Ingresos
y Egresos
Con base a las Normas para la Elaboración y
Formulación del Anteproyecto de
Presupuesto Anual y Multianual de
Ingresos y Egresos, coordina la
formulación de la Nómina Anual y
Multianual en SIGES
Realiza carga en el SIGES de la nómina
del MFP de acuerdo a Políticas en materia
de Recursos Humanos vigentes para el ejercicio fiscal
respectivo
Envía la formulación de la Nómina Anual y Multianual de SIGES a
SICOIN
Instruye la elaboración de la Distribución de los Techos Presupuestarios
Anual y Multianual
Con base a las Normas para la Elaboración y
Formulación del Anteproyecto de
Presupuesto Anual y Multianual de Ingresos y
Egresos, elabora proyecto de oficio para presentación de dicho
Anteproyecto
Recibe y analiza la información
¿Existen ajustes?
Rubrica el oficio y traslada
NO
Firma oficio y traslada
SI
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 98
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL Y MULTIANUAL (2/3)
Autoridad Superior Unidades Ejecutoras y
Coordinadores de Programas de
Cooperación Externa
del MINFIN
Técnico de Presupuesto del Departamento de
Administración
Financiera
Unidades Ejecutoras y Programas de
Cooperación Externa
del MINFIN
Director/SubdirectorJefe del Departamento de
Administración Financiera
1
Recibe el oficio y notifica a la Autoridad Superior
de las Unidades Ejecutoras y
Coordinadores de Programas de
Cooperación Externa del MINFIN
Recibe oficio que contiene la distribución
de techos presupuestarios y
normas para la formulación del anteproyecto de
presupuesto
De conformidad con las fechas establecidas en
las normas de formulación envían sus
respectivos anteproyectos de
presupuesto del SIGES al SICOIN
Elabora proyecto de informe ejecutivo y de oficio para su envío a la
DTP y traslada para revisión
Traslada e instruye para la elaboración del Anteproyecto de
Presupuesto de Ingresos y Egresos
Recibe documentos de conformidad a las
normas de Formulación
Recibe documentos de Formulación, y traslada e instruye para su revisión
Recibe y verifica que los documentos cumplan con las directrices y normas establecidas
¿Cumple con las directrices?
Consolida formulación del Anteproyecto de
Presupuesto Institucional de Ingresos
y Egresos
SI
Devuelve físicamente y/o al SIGES para las
modificaciones que correspondan
NO
2
A
A
Recibe y traslada la distribución de techos
presupuestarios anuales y multianuales por Unidad
Ejecutora del MINFIN aprobada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página 99
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL Y MULTIANUAL (3/3)
Jefe del Departamento de
Administración FinancieraDirector/Subdirector Despacho Superior
Técnico de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
2
Revisa y valida el informe ejecutivo de Formulación de
Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos. Traslada junto a
oficio para su autorización.
Recibe, revisa, firma formularios del SICOIN,
y autoriza informe ejecutivo y traslada
Otorga Visto Bueno al oficio del Anteproyecto de
Presupuesto Institucional de Ingresos y Egresos y traslada
Recibe el oficio de envío y Anteproyecto de
Presupuesto de Ingresos y Egresos autorizado y
traslada
Envía por medio de SICOIN el Anteproyecto
de Presupuesto de Ingresos y Egresos y
traslada documentos de respaldo de la Formulación
Conforma expediente y traslada para revisión y
firma
Revisa conformación del expediente conforme
normas de formulación del anteproyecto de
presupuesto y traslada
Traslada a la DTP y archiva copia
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
100
3. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación Indicativa Anual
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Garantizar la disponibilidad financiera para atender las necesidades y compromisos del ejercicio fiscal vigente de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas -MINFIN-, en cumplimiento a la normativa aplicable
Inicia: Recibe de la Dirección Técnica del Presupuesto la Distribución Analítica del Presupuesto del ejercicio fiscal vigente a nivel de detalle. Finaliza: Envía oficio y comprobantes de Programación Indicativa Anual consolidados, a la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, “Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el
Ejercicio Fiscal vigente d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas -ROI- e) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala vigente f) Acuerdo Ministerial 214-2004 "Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria para las Entidades
de la Administración Central" vigente
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficios 2) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 4) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe notificación de la Dirección Técnica del Presupuesto por
medio de correo electrónico de la Distribución Analítica del
Presupuesto del ejercicio fiscal vigente a nivel de detalle y traslada
Director/Subdirector
2. Recibe correo electrónico de las asignaciones presupuestarias a nivel de detalle, traslada
Jefe del Departamento de Administración Financiera
3.
Recibe y elabora oficio circular para solicitar la Programación
Indicativa Anual a las Unidades Ejecutoras del MINFIN, de acuerdo a
las asignaciones presupuestarias aprobadas y traslada
Asistente de la Sección de
Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
4. Recibe, revisa, rubrica oficio circular y traslada para Visto Bueno de Director/Subdirector Financiero
Jefe del Departamento de Administración Financiera
5. Recibe oficio, firma y traslada Director/Subdirector
6. Recibe el oficio y notifica a las Unidades Ejecutoras del MINFIN Archiva
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
101
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7.
Recibe oficio que contiene las instrucciones para el registro de la Programación Indicativa Anual Traslada e instruye para la elaboración de la Programación Indicativa Anual al Jefe de DSAI/persona responsable
Autoridad Superior Unidades Ejecutoras y Coordinadores de
Programas de Cooperación Externa del MINFIN
8. De conformidad con la fecha establecida en el oficio respectivo, las Unidades Ejecutoras y Programas de Cooperación Externa registran en el SICOIN la PIA
Unidades Ejecutoras y Programas de Cooperación Externa del
MINFIN
9.
Recibe documentos de conformidad con las instrucciones contenidas en el oficio de requerimiento de la PIA de las Unidades Ejecutoras y Coordinadores de Programas de Cooperación Externa del MINFIN, traslada
Director /Subdirector
10. Recibe oficio con la Programación Indicativa Anual de las Unidades
Ejecutoras del -MINFIN- y traslada
Jefe del Departamento de
Administración Financiera
11.
Revisa, analiza la documentación de soporte de la Programación Indicativa Anual ¿Hay correcciones, en la documentación o en –SICOIN-? SÍ: Traslada a los Encargados de Presupuesto/persona responsable de las Unidades Ejecutoras para las correcciones respectivas No: Consolida comprobantes de Programación Indicativa Anual
(COM y DEV) en el -SICOIN- e imprime; elabora oficio y solicita firma
Asistente de la Sección de
Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
12.
Revisa oficio y los comprobantes consolidados de la Programación Indicativa Anual (COM y DEV) ¿Existen correcciones? Sí: Devuelve al Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración Financiera para las correcciones necesarias No: Rubrica oficio, y firma comprobantes consolidados y traslada para Visto Bueno
Jefe de Departamento de Administración Financiera
13. Recibe, firma oficio y comprobantes consolidados de la Programación Indicativa Anual del Ministerio de Finanzas Públicas -MINFIN-
Director/Subdirector
14. Recibe y traslada los comprobantes consolidados de la Programación Indicativa Anual del Ministerio de Finanzas Públicas -MINFIN-
Jefe del Departamento de Administración Financiera
15. Recibe y envía expediente de la Programación Indicativa Anual a la Dirección Técnica del Presupuesto, archiva
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
102
PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL (1/2)
Jefe del Departamento de Administración
FinancieraDirector/Subdirector
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración
Financiera
Autoridad Superior Unidades Ejecutoras y
Coordinadores de Programas de
Cooperación Externa
del MINFIN
Unidades Ejecutoras y Programas de
Cooperación Externa
del MINFIN
Inicio
Recibe notificación por medio de correo electrónico de la
Distribución Analítica del Presupuesto del
ejercicio fiscal vigente a nivel de detalle
Recibe correo electrónico de las
asignaciones presupuestarias a
nivel de detalle
Recibe y elabora oficio circular para solicitar la Programación Indicativa
Anual a las Unidades Ejecutoras del MINFIN,
de acuerdo a las asignaciones
presupuestarias aprobadas
Recibe, revisa, rubrica oficio circular y traslada para Visto
Bueno
1
Recibe oficio, firma y traslada
Recibe el oficio y notifica a las Unidades Ejecutoras del MINFIN y archiva
Recibe oficio e instruye para la elaboración de la Programación Indicativa Anual
De conformidad con la fecha establecida
en el oficio respectivo, registran en el SICOIN la PIA
Recibe documentos de conformidad con
las instrucciones contenidas en el
oficio de requerimiento de la
PIA
Recibe oficio con la Programación
Indicativa Anual y traslada
Revisa, analiza la documentación de
soporte de la Programación
Indicativa Anual
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
103
PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL (2/2)
Asistente de la Sección de Presupuesto del
Departamento de Administración Financiera
Jefe de Departamento del
Administración FinancieraDirector/Subdirector
1
Hay correcciones
Consolida comprobantes de Programación Indicativa Anual (COM
y DEV) en el -SICOIN- e imprime; elabora oficio y solicita firma
Revisa oficio y los comprobantes
consolidados de la Programación Indicativa
Anual (COM y DEV)
¿Existen correcciones?
Rubrica oficio, y firma comprobantes consolidados y
traslada para Visto Bueno
NO
Devuelve para las correcciones necesarias
SI
Recibe, firma oficio y comprobantes consolidados de la Programación
Indicativa Anual del MINFIN
Recibe y envía expediente de la Programación Indicativa Anual a la Dirección Técnica del
Presupuesto y archiva
Devuelve para correcciones
SI
NO
Fin
Recibe y traslada los comprobantes consolidados de la Programación
Indicativa Anual -MINFIN-
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
104
4. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 03 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación Financiera Institucional
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Garantizar la disponibilidad financiera para atender las necesidades y compromisos de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas -MINFIN-, en cumplimiento a la normativa aplicable, para atender las necesidades y compromisos del cuatrimestre; así como para regularizar pagos provenientes de recursos externos.
Inicia: Traslado de lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral, a las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas -MINFIN-, conforme lo establecido en la Ley Orgánica del Presupuesto y Normas Complementarias para el Control y Contención del Gasto respectivo. Finaliza: Envío de la programación financiera cuatrimestral consolidada del -MINFIN- al Comité de Programación de la Ejecución Presupuestaria -COPEP-, por medio de la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, “Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Acuerdo Ministerial 214-2004 “Manual de la Programación de la Ejecución Presupuestaria para las
Entidades de la Administración Central” d) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el
Ejercicio Fiscal vigente e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas -ROI- f) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala vigente g) Acuerdo Ministerial 523-2012 “Manual de Registro de Donaciones”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficios 2) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 4) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe Normas Complementarias para el Control y Contención del Gasto del Despacho Superior, en las que se establece los lineamientos y el calendario del cuatrimestre que corresponda
Director/Subdirector
2.
Con base a las Normas Complementarias para el Control y Contención del Gasto trasladadas por la Dirección, elabora oficio circular que contiene la normativa interna, lineamientos y calendario de Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral, para las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas
Jefe del Departamento de Administración Financiera
3. Recibe y traslada lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral (NOR y REG) a los Jefes de las Unidades Ejecutoras
Técnico de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
4. Recibe lineamientos y calendario para la Programación de Cuota Financiera Cuatrimestral e instruye a los Encargados de Presupuesto de las Unidades Ejecutoras. Traslada
Jefes Administrativos de Unidades Ejecutoras
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
105
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5.
Recibe expediente con la programación de cuotas financieras,
incluyendo comprobantes del Sistema de Contabilidad Integrada -
SICOIN- en estado de solicitado; así como las justificaciones
correspondientes por medio de un formato en Excel diseñado para
el efecto y traslada.
Director/Subdirector
6. Recibe expediente, analiza y traslada al Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de Administración Financiera, para su consolidación
Jefe de Departamento del Administración Financiera
7.
Recibe, los documentos y Programación en -SICOIN- ¿Hay correcciones, en la documentación o en SICOIN? SÍ: traslada a los Encargados de Presupuesto de las Unidades Ejecutoras para las correcciones respectivas No: Consolida justificaciones de cuotas en formato Excel y consolida programación (NOR y REG) de Cuotas Financieras Cuatrimestrales en el -SICOIN- e imprime los Comprobantes y justificación de cuotas
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
8.
Recibe expediente y elabora Oficio para trasladar la Programación Cuatrimestral Consolidada, al Comité de Programación de la Ejecución Presupuestaria por medio de la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-, en base a los expedientes de las diferentes unidades ejecutoras. Traslada oficio, informe de justificación y programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales al Jefe del Departamento de Administración Financiera para Visto Bueno
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
9.
Revisa oficio, justificaciones y firma comprobantes de programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales en -SICOIN- ¿Existen correcciones? Sí: traslada al Asistente de la Sección de Presupuesto del DAF para las correcciones necesarias No: Rubrica y traslada para autorización
Jefe del Departamento de Administración Financiera
10. Valida programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales consolidadas en Excel, firma comprobantes de Programación Financiera, así como el oficio de envío a DTP, traslada
Director o Subdirector
11. Recibe y traslada comprobantes de Programación Financiera, así como el oficio de envío a DTP, traslada
Jefe del Departamento de Administración Financiera
12. Recibe y envía oficio, comprobantes y justificaciones de la programación financiera cuatrimestral a la Dirección Técnica del Presupuesto, archiva
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
13.
Consulta en el Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN- si la programación financiera fue aprobada ¿Es aprobada totalmente? Sí: Se refleja la cuota automáticamente en el Sistema de Contabilidad Integrado –SICOIN-, cargada a nivel de Unidad Ejecutora No: Con base a la aprobación de cuotas del Comité de Programación de la Ejecución Presupuestaria -COPEP-, distribuye y aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN- conforme información
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
106
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
del Analista de la DTP Posteriormente, las Unidades Ejecutoras verifican en el sistema sobre la cuota aprobada por el Comité de Programación de la Ejecución Presupuestaria -COPEP-, para iniciar la ejecución.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
107
PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL (1/2)
Jefe del Departamento de
Administración
Financiera
Director/Subdirector
Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración
Financiera
Jefes Administrativos de Unidades
Ejecutoras
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración
Financiera
Inicio
Recibe Normas Complementarias para
el Control y Contención del Gasto
Con base a las Normas
Complementarias para el Control y Contención del
Gasto, elabora oficio circular que contiene la normativa interna,
lineamientos y calendario
Recibe y traslada lineamientos y
calendario para la Programación de Cuota
Financiera Cuatrimestral (NOR y
REG)
Recibe lineamientos y calendario e instruye a los Encargados de
Presupuesto
1
Recibe expediente con la programación
de cuotas financieras
Recibe expediente,
analiza y traslada para su
consolidación
Revisa los documentos y
Programación en SICOIN
¿Hay correcciones?
Consolida justificaciones de
cuotas en formato Excel y consolida
programación (NOR y REG)
NO
Realiza correcciones
Elabora Oficio para trasladar la
Programación Cuatrimestral Consolidada
SI
A
A
B
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
108
PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL (2/2)
Director o SubdirectorJefe del Departamento de
Administración Financiera
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
1
Revisa oficio, justificaciones y firma comprobantes de programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales
en -SICOIN-
¿Existen correcciones?
Rubrica y traslada para autorización
Valida, firma comprobantes de Programación Financiera y oficio
Recibe y envía programación financiera cuatrimestral a la DTP
Consulta en el Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN- si
la programación financiera fue aprobada
¿Es aprobada totalmente?
Distribuye y aprueba SICOIN
NOSe refleja en SICOIN
NO
Fin
Devuelve para correcciones
Recibe y traslada comprobantes de Programación Financiera, así
como el oficio de envío a DTP, traslada
2
SI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
109
5. PROCEDIMIENTO REPROGRAMACIONES FINANCIERAS INSTITUCIONALES
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reprogramaciones Financieras Institucionales
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Garantizar la disponibilidad financiera para atender las necesidades y compromisos del mes de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas -MINFIN-, en cumplimiento a la normativa aplicable, para atender las necesidades y compromisos del cuatrimestre.
Inicia: Recepción de solicitudes de Reprogramación de Cuota Financiera mensual de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas -MINFIN-. Finaliza: Envío de la reprogramación financiera mensual consolidada del –MINFIN- a la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, “Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Acuerdo Ministerial 214-2004 “Manual de la Programación de la Ejecución Presupuestaria para las
Entidades de la Administración Central” d) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el
Ejercicio Fiscal vigente e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas -ROI- f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala vigente.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficios 2) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 4) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe solicitudes de reprogramaciones financieras de las Unidades Ejecutoras, con base en las Normas Internas emitidas por la Dirección Financiera para el Control y Contención del Gasto y a las necesidades de cada una de ellas, en las que se establecen los lineamientos y el calendario del cuatrimestre que corresponda
Director/Subdirector
2. Recibe e instruye al Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de Administración Financiera
Jefe de Departamento de Administración Financiera
3.
Recibe, revisa, analiza la documentación de soporte de la reprogramación financiera ¿Hay correcciones, en la documentación o en –SICOIN-? SÍ: Traslada a los Encargados de Presupuesto de las Unidades Ejecutoras para las correcciones respectivas No: Consolida comprobantes de reprogramación de Cuotas Financieras en el -SICOIN- e imprime los Comprobantes; elabora oficio y solicita visto bueno
Jefe de Departamento de Administración Financiera
4. Revisa oficio y comprobantes consolidados de Programación Financiera:
Director/Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
110
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
¿Existen correcciones? Sí: Traslada al Jefe del DAF para las correcciones necesarias No: Autoriza la reprogramación financiera y firma oficio y
comprobantes consolidados de Programación Financiera para su
traslado a la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-
5. Recibe e instruye al Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de Administración Financiera
Jefe de Departamento de Administración Financiera
6.
Recibe y envía oficio con los comprobantes de la reprogramación financiera que corresponda (NOR o REG) a la Dirección Técnica del Presupuesto, archiva. Posteriormente las Unidades Ejecutoras consulta en el Sistema de Contabilidad Integrado –SICOIN- si la reprogramación financiera fue aprobada por el Comité de Programación de la Ejecución Presupuestaria -COPEP-, para iniciar la ejecución
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
7.
Consulta en el Sistema de Contabilidad Integrado –SICOIN- si la reprogramación financiera fue aprobada Posteriormente, notifica a la Unidad Ejecutora la reprogramación financiera aprobada por la -DTP-, a través de correo electrónico
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
111
PROCEDIMIENTO REPROGRAMACIONES FINANCIERAS INSTITUCIONALES (1/1)
Jefe del Departamento de
Administración FinancieraDirector/Subdirector
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
Inicio
Recibe solicitudes de reprogramaciones financieras
Revisa la documentación de soporte de la reprogramación financiera
Hay correcciones
Consolida comprobantes en el -SICOIN- e imprime los
Comprobantes; elabora oficio y solicita visto bueno
¿Existen correcciones?
Recibe e instruye
Recibe, envía oficio y comprobantes de la reprogramación financiera a la Dirección Técnica del Presupuesto,
archiva.
Fin
Devuelve expediente a la Unidad Ejecutora
Realiza correcciones
NO
SI
Autoriza, firma oficio y comprobantes consolidados
Revisa oficio y comprobantes consolidados de Programación
Financiera
NO
SI
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
112
6. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN DE TRANSFERENCIAS CORRIENTES Y DE CAPITAL INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación de Transferencias Corrientes y de Capital Institucional
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Programar en el -SICOIN- los recursos presupuestarios necesarios para trasladar recursos financieros a entes receptores a través de transferencias corrientes y de capital conforme instrucción constitucional, institucional y de normativas internas de estos
Inicia: Con la solicitud de las Unidades Ejecutoras y Programas de Cooperación Externa del -MINFIN-. Finaliza: Notificación de la aprobación de Programación de transferencias corrientes y de capital, a la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, “Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el
Ejercicio Fiscal vigente d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas -ROI- e) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala vigente f) Normas de ejecución presupuestaria para el ejercicio fiscal vigente, emitidas en forma conjunta por la
Dirección Técnica del Presupuesto, Contabilidad del Estado y Tesorería Nacional
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficios 2) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 4) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud de programación/reprogramación de las Unidades Ejecutoras que tienen a su cargo el traslado de recursos a los entes receptores de transferencias corrientes y de capital. Traslada
Director/Subdirector
2. Recibe y traslada solicitud de programación/reprogramación de Transferencias Corrientes y de Capital -CO4- al Supervisor del Departamento de Administración Financiera
Jefe de Departamento de Administración Financiera
3. Revisa solicitud y elabora proyecto de Resolución Ministerial de aprobación de programación/reprogramación de Transferencias Corrientes y de Capital e informe ejecutivo; traslada al Jefe del DAF.
Supervisor del Departamento de Administración Financiera
4.
Revisa y analiza solicitud y proyecto de Resolución Ministerial ¿Hay correcciones? No: Instruye para que se solicite el CO4 en el SICOIN, firma y traslada al Director/Subdirector para firma. Sí: devuelve para correcciones al Supervisor del Departamento de Administración Financiera
Jefe de Departamento de Administración Financiera
5. Revisa, analiza y firma Resolución Ministerial, CO4 e Informe Ejecutivo y devuelve expediente al Jefe del DAF
Director/Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
113
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
6. Recibe expediente firmado y traslada Jefe de Departamento de Administración Financiera
7. Recibe expediente y remite al Despacho Superior, para firma de
Resolución Ministerial
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
8. Revisa, firma Resolución Ministerial y devuelve expediente a Director/Subdirector
Despacho Superior
9. Recibe y traslada expediente al Jefe del DAF Director/Subdirector
10. Recibe y aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN-, el comprobante C04 ; instruye y traslada
Jefe de Departamento de Administración Financiera
11. Recibe, asigna número de Resolución Ministerial, imprime el CO4 en estado aprobado y gestiona firmas
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
12. Informa por correo electrónico la aprobación de la programación/reprogramación de transferencias corrientes y de capital a cada Unidad Ejecutora solicitante
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
13. Notifica a cada Unidad Ejecutora solicitante Asistente de la Sección de
Presupuesto del Departamento de Administración Financiera
14. Elabora proyecto de oficio para trasladar a la Dirección Técnica del Presupuesto, Copia certificada de la Resolución Ministerial y copia de los CO4 aprobados, traslada para revisión al Supervisor
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
15. Recibe expediente y revisa proyecto de oficio para notificar a la DTP, traslada a Jefe del DAF
Supervisor del Departamento de Administración Financiera
16. Recibe, revisa, rubrica oficio, certifica copia de Resolución y traslada para Visto Bueno del Director/Subdirector
Jefe de Departamento de Administración Financiera
17. Recibe, firma el oficio para su envío a la Dirección Técnica del Presupuesto y traslada
Director/Subdirector
18. Recibe e instruye para que se remita a la Dirección Técnica del Presupuesto.
Jefe de Departamento de Administración Financiera
19. Recibe y traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto el oficio con copia certificada de la Resolución Ministerial y copia de los CO4 aprobados y archiva.
Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
114
PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN DE TRANSFERENCIAS CORRIENTES Y DE CAPITAL INSTITUCIONAL (1/2)
Jefe de Departamento del
Administración FinancieraDirector/Subdirector
Supervisor del Departamento
de Administración FinancieraDespacho Superior
Inicio
Recibe solicitud de programación/
reprogramación de entes receptores de
transferencias corrientes y de capital
Recibe y traslada solicitud de
programación/reprogramación de
Transferencias Corrientes y de Capital -
CO4-
Revisa solicitud y elabora proyecto de Resolución
Ministerial de aprobación de programación/reprogramación de Transferencias Corrientes y de Capital e informe ejecutivo
1
Revisa y analiza solicitud y proyecto de Resolución
Ministerial
¿Hay correcciones?
Instruye para que se solicite el CO4 en el SICOIN, firma y
traslada
NO
Realiza correcciones
Revisa, analiza y firma Resolución Ministerial,
CO4 e Informe Ejecutivo
Recibe expediente firmado y traslada
Recibe expediente y remite al Despacho Superior, para firma
de Resolución Ministerial
Revisa, firma Resolución Ministerial y devuelve
expediente
Recibe y traslada expediente al Jefe del DAF
SI
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
115
PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN DE TRANSFERENCIAS CORRIENTES Y DE CAPITAL INSTITUCIONAL (2/2)
Asistente de la Sección de Presupuesto del
Departamento de
Administración Financiera
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Supervisor del Departamento de
Administración FinancieraDirector/Subdirector
1
Recibe, aprueba, instruye y traslada
Recibe, asigna número de Resolución
Ministerial y gestiona firmas.
Notifica por correo electrónico la
aprobación
Imprime CO4 y notifica a cada Unidad Ejecutora
solicitante
Elabora proyecto de oficio para trasladar, Copia
certificada de la Resolución Ministerial y copia de los
CO4 aprobados
Recibe expediente y revisa proyecto de oficio
para notificar a la DTP
Recibe, revisa, rubrica oficio, certifica copia de
Resolución y traslada para Visto Bueno
Recibe, firma el oficio para su envío a la DTP y
traslada
Recibe y traslada a la DTP el oficio con copia certificada de la Resolución Ministerial y copia de
los CO4 aprobados, archiva copias
Fin
Recibe e instruye para que se remita a la Dirección
Técnica del Presupuesto.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
116
7. PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 02 1 de 19
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Modificaciones Presupuestarias Institucionales
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para realizar modificaciones presupuestarias solicitadas por las Unidades Ejecutoras con el propósito de cumplir con las metas, objetivos y compromisos institucionales.
Inicia: Con la recepción de los requerimientos de modificaciones presupuestarias en el -SICOIN- remitidos por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas. Finaliza: Notificación a las Unidades Ejecutoras de la aprobación de modificación presupuestaria y a Dirección Técnica del Presupuesto -DTP- en el caso de modificaciones presupuestarias internas.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, “Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación” para el
Ejercicio Fiscal vigente d) Normas de ejecución presupuestaria para el ejercicio fiscal vigente, emitidas en forma conjunta por la
Dirección Técnica del Presupuesto, Dirección de Contabilidad del Estado y Tesorería Nacional e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas -ROI- f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala, vigente g) Decreto 114-97 del Congreso de la República, “Ley del Organismo Ejecutivo”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficios 2) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Manual de Modificaciones Presupuestarias para las Entidades de la Administración Central, vigente 4) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 5) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
1. CASO I: MODIFICACION INTERNA TIPO INTRA 2
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional la Resolución interna que aprueba en el Sistema de Gestión -SIGES-la Reprogramación de Productos y Subproductos Institucional. Traslada
Director/Subdirector
2.
Recibe Resolución interna que aprueba en el Sistema de Gestión -SIGES- la Reprogramación de Productos y Subproductos institucional, traslada e instruye al Supervisor del Departamento de Administración Financiera
Jefe del Departamento de Administración Financiera
3. Recibe, revisa que la reprogramación de subproductos esté consolidada en los sistemas -SIGES- y -SICOIN-
Supervisor del Departamento de Administración Financiera
4. Recibe de las Unidades Ejecutoras los expedientes con solicitud de modificación presupuestaria en el -SICOIN-, traslada
Director/Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
117
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5. Recibe y traslada expedientes al Asistente de Presupuesto del DAF Jefe del Departamento de Administración Financiera
6.
Recibe expedientes con solicitud de modificación presupuestaria, revisa que contengan como mínimo los siguientes documentos:
Oficio de solicitud de modificación presupuestaria
Justificación detallada por objeto de gasto, tanto de renglones de débito como de crédito
Comprobante de Modificación Presupuestaria (CO2) en estado CONSOLIDADO firmado por los responsables de cada Unidad Ejecutora
Copia de Resolución emitida por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional que aprueba la reprogramación de subproductos vinculada
Anexos, cuando corresponda (bases legales, oficios internos, otros)
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
7.
Si la modificación presupuestaria cumple con los requisitos anteriormente descritos, elabora proyectos de: Dictamen, Resolución Ministerial e Informe Ejecutivo y traslada al Supervisor del DAF para su revisión
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
8.
Recibe y revisa ¿Hay cambios? Sí: Devuelve al Asistente de Presupuesto para correcciones No: Traslada al Jefe del DAF
Supervisor del Departamento de Administración Financiera
9.
Firma el CO2 en estado de solicitado, otorga visto bueno al dictamen y traslada al Director/Subdirector para firma del CO2, de la Resolución Ministerial e informe ejecutivo de la Modificación Presupuestaria. Traslada
Jefe del Departamento de Administración Financiera
10. Recibe, revisa y firma CO2, Resolución e Informe Ejecutivo de la Modificación Presupuestaria, traslada
Director/Subdirector
11. Recibe e instruye al Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de Administración Financiera, para que se remita el expediente al Despacho Superior.
Jefe de Departamento de Administración Financiera
12. Firma Resolución Ministerial y traslada Despacho Superior
13. Recibe y traslada Director/Subdirector
14. Recibe y aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN-, el CO2 e instruye al Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de Administración Financiera.
Jefe de Departamento de Administración Financiera
15. Recibe, asigna número de Resolución e imprime el CO2 en estado aprobado y gestiona firmas
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
16. Informa la aprobación de la modificación presupuestaria a cada Unidad Ejecutora solicitante
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
118
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
17. Imprime reporte de Modificación Presupuestaria 00800726 “CUR detallado de Modificaciones Presupuestarias” y notifica a cada Unidad Ejecutora solicitante
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
18. Elabora proyecto de oficio para trasladar a la Dirección Técnica del Presupuesto, copia certificada de la Resolución Ministerial y copia de los CO2 aprobados, traslada para revisión
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
19. Recibe, revisa y traslada Supervisor del Departamento de
Administración Financiera
20. Recibe, revisa, rubrica y traslada para su Visto Bueno al Director/Subdirector
Jefe del Departamento de Administración Financiera
21. Recibe, firma el oficio para su envío a la DTP y traslada Director/Subdirector
22.
Recibe e instruye al Asistente de la Sección de Presupuesto del Departamento de Administración Financiera, para que se remita a la Dirección Técnica de Presupuesto el oficio con copia certificada de la Resolución Ministerial y copia de los CO2 aprobados, archiva expediente
Jefe de Departamento de Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
119
PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS (1/2)
CASO I: MODIFICACION INTERNA TIPO INTRA 2
Jefe del Departamento de
Administración FinancieraDirector/Subdirector
Supervisor del Departamento de
Administración Financiera
Asistente de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
Inicio
Recibe Resolución que aprueba en el SIGES la
Reprogramación de Productos y Subproductos Institucional.
Traslada
1
Recibe Resolución, traslada e instruye
Recibe, revisa que la reprogramación de subproductos esté consolidada en los
sistemas -SIGES- y -SICOIN-
Recibe de las Unidades Ejecutoras los expedientes con
solicitud de modificación presupuestaria en el -SICOIN
Recibe y traslada expedientes
Recibe y revisa expedientes con solicitud de modificación
presupuestaria
Elabora proyectos de: Dictamen, Resolución Ministerial e Informe Ejecutivo y traslada
Recibe y revisa
¿Hay cambios?
Traslada al Jefe del DAF
NO
SI
Firma el CO2 en estado de solicitado, otorga visto bueno al dictamen y traslada para firma
del CO2
Recibe, revisa y firma CO2, Resolución e Informe Ejecutivo
de la Modificación Presupuestaria, traslada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
120
PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS (2/2)
CASO I: MODIFICACION INTERNA TIPO INTRA 2
Jefe del Departamento de Administración
FinancieraDespacho Superior Director/Subdirector
Supervisor del Departamento de
Administración
Financiera
Asistente de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
1
Recibe expediente y traslada
Firma Resolución Ministerial y
trasladaRecibe y traslada
Recibe, asigna número de Resolución e imprime el CO2
en estado aprobado y gestiona firmas
Informa la aprobación de la modificación
presupuestaria a cada Unidad Ejecutora
solicitante
Imprime reporte, “CUR detallado de
Modificaciones Presupuestarias” y
notifica
Elabora proyecto de oficio, copia certificada
de la Resolución Ministerial y copia de los CO2 aprobados,
traslada para revisión
Recibe, revisa y traslada
Recibe, firma el oficio para su envío a la DTP y
traslada
Recibe y traslada a la DTP y archiva expediente
Fin
Recibe e instruye
Recibe y aprueba en el SICOIN- el CO2
Recibe, revisa, rubrica y traslada para su Visto
Bueno al Director/Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
121
2. CASO II: MODIFICACIÓN INTERNA TIPO INTRA 2, CON FUENTES EXTERNAS QUE AMERITE OPINIÓN TÉCNICA DE LA DIRECCIÓN DE CRÉDITO PÚBLICO
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional la Resolución interna que aprueba en el Sistema de Gestión -SIGES- la Reprogramación de Productos y Subproductos Institucional, Traslada
Director/Subdirector
2. Recibe Resolución interna que aprueba en el Sistema de Gestión---SIGES- la Reprogramación de Productos y Subproductos Institucional, traslada e instruye al Asistente de Presupuesto del DAF
Jefe del Departamento de Administración Financiera
3. Recibe, revisa que la reprogramación de subproductos esté consolidada en los sistemas -SIGES- y -SICOIN-
Supervisor del Departamento de Administración Financiera
4. Recibe de las Unidades Ejecutoras los expedientes con solicitud de modificación presupuestaria en el -SICOIN-, traslada
Director/Subdirector
5. Recibe y traslada expedientes al Asistente de Presupuesto del DAF Jefe del Departamento de Administración Financiera
6.
Recibe expedientes con solicitud de modificación presupuestaria, revisa que contengan como mínimo los siguientes documentos:
Oficio de solicitud de modificación presupuestaria
Justificación detallada por objeto de gasto, tanto de renglones de débito como de crédito
Comprobante de Modificación Presupuestaria (CO2) en estado CONSOLIDADO firmado por los responsables de cada Unidad Ejecutora
Copia de Resolución emitida por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional que aprueba la reprogramación de subproductos vinculada
Anexos, cuando corresponda (bases legales, oficios internos, otros)
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
7.
Si la solicitud de modificación presupuestaria cumple con los requisitos anteriormente descritos, elabora proyecto de providencia para solicitar opinión técnica a la Dirección de Crédito Público, traslada para su revisión al Supervisor del DAF
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
8.
Recibe, revisa expediente ¿Hay cambios? Sí: devuelve al Asistente de Presupuesto para correcciones No: Traslada al Jefe del DAF
Supervisor del Departamento de Administración Financiera
9. Recibe, rubrica e instruye al Asistente de Presupuesto solicite el CO2 en el -SICOIN-, gestiona firma del Director/Subdirector, traslada
Jefe de Departamento de Administración Financiera
10. Recibe expediente y traslada a la Dirección de Crédito Público para opinión técnica, archiva copia
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
11. Recibe opinión técnica de la Dirección de Crédito Público, traslada Director/Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
122
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
12.
Recibe y revisa ¿Es una opinión favorable? Sí: Traslada e instruye al Asistente de Presupuesto del DAF para que continúe su trámite. No: Traslada e instruye al Asistente de Presupuesto del DAF para que notifique a la Unidad Ejecutora solicitante
Jefe de Departamento de Administración Financiera
13. Elabora proyectos de: Dictamen, Resolución Ministerial e Informe Ejecutivo y traslada al Supervisor del DAF para su revisión
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
14.
Recibe y revisa ¿Hay cambios? Sí: devuelve al Asistente de Presupuesto para correcciones No: Traslada al Jefe del DAF
Supervisor del Departamento de Administración Financiera
15. Recibe, otorga visto bueno al Dictamen y traslada al Director/Subdirector para firma de la Resolución Ministerial e Informe Ejecutivo de la Modificación Presupuestaria
Jefe del Departamento de Administración Financiera
16. Recibe, revisa y firma Resolución Ministerial e informe ejecutivo de la Modificación Presupuestaria, traslada
Director/Subdirector
17. Recibe expediente y traslada al Despacho Superior Asistente de Presupuesto del
Departamento de Administración Financiera
18. Firma Resolución Ministerial y traslada Despacho Superior
19. Recibe y traslada Director/Subdirector
20. Recibe expediente aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN-, imprime el comprobante de Modificación Presupuestaria (CO2) en estado aprobado y traslada
Jefe del Departamento de Administración Financiera
21. Recibe expediente asigna número de resolución, gestiona firmas Notifica por correo electrónico la aprobación de la modificación presupuestaria a cada Unidad Ejecutora solicitante.
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
22. Imprime reporte de modificación presupuestaria 00800726 “CUR detallado de Modificaciones Presupuestarias” y notifica a cada Unidad Ejecutora solicitante.
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
23. Elabora proyecto de oficio para trasladar a la Dirección Técnica del Presupuesto, Copia certificada de la Resolución Ministerial y copia de los CO2 aprobados, traslada para revisión
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
24. Recibe, revisa y traslada Supervisor del Departamento de
Administración Financiera
25. Recibe, revisa, rubrica y traslada para su Visto Bueno al Director/Subdirector
Jefe del Departamento de Administración Financiera
26. Recibe, firma el oficio para su envío a la DTP y traslada Director/Subdirector
27. Recibe y traslada a la DTP el oficio con copia certificada de la Resolución Ministerial y copia de los CO2 aprobados, archiva
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
123
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
expediente Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
124
PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS (1/3)CASO II: MODIFICACIÓN INTERNA TIPO INTRA 2, CON FUENTES EXTERNAS QUE AMERITE OPINIÓN TÉCNICA DE LA
DIRECCIÓN DE CRÉDITO PÚBLICO
Jefe del Departamento de
Administración FinancieraDirector/Subdirector
Supervisor del Departamento de
Administración Financiera
Asistente de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
Inicio
Recibe Resolución que aprueba en SIGES la
Reprogramación de Productos y Subproductos Institucional.
Traslada
1
Recibe Resolución, traslada e instruye
Recibe, revisa que la reprogramación de subproductos esté consolidada en los
sistemas -SIGES- y -SICOIN-
Recibe de las Unidades Ejecutoras los expedientes con
solicitud de modificación presupuestaria en el -SICOIN
Recibe y traslada expedientes
Recibe y revisa expedientes con solicitud de modificación
presupuestaria
Elabora proyecto de providencia para solicitar
opinión técnica a la Dirección de Crédito Público,
traslada para su revisión
Recibe y revisa
¿Hay cambios?
Traslada al Jefe del DAF
NO
SI
Recibe, rubrica e instruye al Asistente de Presupuesto solicite
el CO2 en el -SICOIN-, gestiona firma del Director/Subdirector,
traslada
Recibe expediente y traslada a la Dirección de Crédito Público para opinión técnica, archiva
copia
Recibe opinión técnica de la Dirección de Crédito Público,
traslada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
125
PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS (2/3)CASO II: MODIFICACIÓN INTERNA TIPO INTRA 2, CON FUENTES EXTERNAS QUE AMERITE OPINIÓN TÉCNICA DE LA
DIRECCIÓN DE CRÉDITO PÚBLICO
Asistente de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
Jefe del Departamento de
Administración Financiera
Supervisor del Departamento de
Administración FinancieraDirector/Subdirector
Recibe y revisa
2
¿Es una opinión favorable?
Traslada e instruye al Asistente de
Presupuesto del DAF para que continúe su
trámite
SI
Elabora proyectos de: Dictamen, Resolución Ministerial e Informe
Ejecutivo y traslada al para su revisión
Instruye para que notifique a la Unidad Ejecutora solicitante
NO
Recibe y revisa
¿Hay cambios?
Traslada al Jefe del DAF
NO
SI
Recibe, otorga visto bueno al Dictamen y traslada para firma de la Resolución Ministerial e
Informe Ejecutivo de la Modificación Presupuestaria
Recibe, revisa y firma Resolución Ministerial e informe ejecutivo de la
Modificación Presupuestaria, traslada
Recibe expediente y traslada
A
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
126
PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS (3/3)CASO II: MODIFICACIÓN INTERNA TIPO INTRA 2, CON FUENTES EXTERNAS QUE AMERITE OPINIÓN TÉCNICA DE LA
DIRECCIÓN DE CRÉDITO PÚBLICO
Director/SubdirectorDespacho Superior
Asistente de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
Supervisor del Departamento de
Administración
Financiera
Jefe del Departamento de
Administración
Financiera
Firma Resolución Ministerial y traslada
2
Recibe y traslada
Recibe expediente aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrado -
SICOIN-, imprime el comprobante de
Modificación Presupuestaria (CO2) en
estado aprobado y traslada
Imprime reporte, “CUR detallado de Modificaciones Presupuestarias” y notifica
Elabora proyecto de oficio, Copia certificada de la
Resolución Ministerial y copia de los CO2 aprobados,
traslada para revisión
Recibe, revisa y traslada
Recibe, revisa, rubrica y traslada
para su Visto Bueno
Recibe, firma el oficio para su envío a la DTP y
traslada
Recibe y traslada a la DTP el oficio con copia
certificada de la Resolución Ministerial y
copia de los CO2 aprobados, archiva
expediente
FinA
Recibe expediente asigna número de resolución,
gestiona firmas Notifica por correo electrónico la
aprobación de la modificación presupuestaria
a cada Unidad Ejecutora
solicitante.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
127
3. CASO III: MODIFICACIÓN EXTERNA TIPO INTRA 1, INTER
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional la Resolución interna que aprueba en el Sistema de Gestión -SIGES- la Reprogramación de Productos y Subproductos Institucional. Traslada
Director/Subdirector
2. Recibe Resolución interna que aprueba en el Sistema de Gestión -----SIGES- la Reprogramación de Productos y Subproductos Institucional, traslada e instruye al Supervisor del DAF
Jefe de Departamento de Administración Financiera
3. Recibe, revisa que la reprogramación de subproductos esté consolidada en los sistemas -SIGES- y -SICOIN-
Supervisor del Departamento de Administración Financiera
4. Recibe de las Unidades Ejecutoras los expedientes con solicitud de modificación presupuestaria en el -SICOIN-, traslada
Director/Subdirector
5. Recibe y traslada expedientes al Asistente de Presupuesto del DAF Jefe del Departamento de Administración Financiera
6.
Recibe expedientes con solicitud de modificación presupuestaria, revisa que contengan como mínimo los documentos siguientes:
Oficio de solicitud de modificación presupuestaria
Justificación detallada por objeto de gasto, tanto de renglones de débito como de crédito
Comprobante de Modificación Presupuestaria (CO2) en estado CONSOLIDADO firmado por los responsables de cada Unidad Ejecutora
Copia de Resolución emitida por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional que aprueba la reprogramación de subproductos vinculada
Anexos, cuando corresponda (bases legales, oficios internos, otros)
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
7.
Si la modificación presupuestaria cumple con los requisitos anteriormente descritos, imprime el comprobante de Modificación Presupuestaria (CO2) en estado de registrado y elabora proyecto de oficio para su envío a la Dirección Técnica del Presupuesto, traslada
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
8.
Recibe y revisa ¿Hay cambios? Sí: Devuelve al Asistente de Presupuesto para correcciones No: Traslada al Jefe del DAF
Supervisor del Departamento de Administración Financiera
9.
Recibe, revisa e instruye al Asistente de Presupuesto solicite el CO2 en el -SICOIN-, rubrica oficio, firma CO2 en estado de solicitado y traslada al Director/Subdirector para firma del CO2 y proyecto de oficio
Jefe de Departamento de Administración Financiera
10. Recibe, revisa, firma CO2 y oficio. Traslada Director/Subdirector
11. Recibe expediente y traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto, archiva copia
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
128
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
12. Recibe de la Dirección Técnica del Presupuesto, copia del Acuerdo Ministerial/Gubernativo, según corresponda, que aprueba la modificación presupuestaria. Traslada
Director/Subdirector
13. Recibe copia del Acuerdo Ministerial/Gubernativo que aprueba la modificación presupuestaria, traslada e instruye al Asistente de Presupuesto del DAF
Jefe del Departamento de Administración Financiera
14. Recibe y notifica por correo electrónico la aprobación de la modificación presupuestaria a cada Unidad Ejecutora solicitante
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
15. Imprime reporte de modificación presupuestaria 00800726 “CUR detallado de Modificaciones Presupuestarias”, notifica a cada Unidad Ejecutora solicitante y archiva expediente
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
129
PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS (1/2)
CASO III: MODIFICACIÓN EXTERNA TIPO INTRA 1, INTER
Jefe del Departamento de
Administración FinancieraDirector/Subdirector
Supervisor del Departamento de
Administración Financiera
Asistente de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
Inicio
Recibe Resolución que aprueba en el SIGES la
Reprogramación de Productos y Subproductos Institucional.
Traslada
1
Recibe Resolución, traslada e instruye
Recibe, revisa que la reprogramación de subproductos esté consolidada en los
sistemas -SIGES- y -SICOIN-
Recibe de las Unidades Ejecutoras los expedientes con
solicitud de modificación presupuestaria en el -SICOIN
Recibe y traslada expedientes
Recibe y revisa expedientes con solicitud de modificación
presupuestaria
Imprime el (CO2) en estado de registrado y elabora
proyecto de oficio, trasladaRecibe y revisa
¿Hay cambios?
Traslada al Jefe del DAF
NO
SI
Recibe, revisa e instruye al Asistente de Presupuesto solicite
el CO2 en el -SICOIN-, rubrica oficio, firma CO2 en estado de
solicitado y traslada al Director/Subdirector para firma del CO2 y
proyecto de oficio
Recibe, revisa, firma CO2 y oficio. Traslada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
130
PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS (2/2)
CASO III: MODIFICACIÓN EXTERNA TIPO INTRA 1, INTER
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
FinancieraDirector/Subdirector
Jefe del Departamento de
Administración Financiera
1
Recibe expediente y traslada a DTP
Recibe, copia del Acuerdo Ministerial/Gubernativo, según corresponda, que
aprueba la modificación presupuestaria. Traslada.
Recibe copia del Acuerdo Ministerial/Gubernativo que aprueba la
modificación presupuestaria, traslada e instruye
Recibe y notifica por correo electrónico la aprobación de la
modificación presupuestaria
Imprime reporte, “CUR detallado de Modificaciones Presupuestarias”,
notifica y archiva expediente
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
131
4. CASO IV: MODIFICACIÓN EXTERNA TIPO INTRA 1, INTER CON FUENTES EXTERNAS QUE AMERITE OPINIÓN TÉCNICA DE LA DIRECCIÓN DE CRÉDITO PÚBLICO
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional la Resolución interna que aprueba en el Sistema de Gestión -SIGES- la Reprogramación de Productos y Subproductos Institucional. Traslada
Director/Subdirector
2. Recibe Resolución interna que aprueba en el Sistema de Gestión --SIGES- la Reprogramación de Productos y Subproductos Institucional, traslada e instruye al Supervisor del DAF
Jefe del Departamento de Administración Financiera
3. Recibe, revisa que la reprogramación de subproductos esté consolidada en los sistemas -SIGES- y -SICOIN-
Supervisor del Departamento de Administración Financiera
4. Recibe de las Unidades Ejecutoras los expedientes con solicitud de modificación presupuestaria en el -SICOIN-, traslada
Director/Subdirector
5. Recibe y traslada expedientes al Asistente de Presupuesto del DAF Jefe del Departamento de Administración Financiera
6.
Recibe expedientes con solicitud de modificación presupuestaria, revisa que contengan como mínimo los siguientes documentos:
Oficio de solicitud de modificación presupuestaria
Justificación detallada por objeto de gasto, tanto de renglones de débito como de crédito
Comprobante de Modificación Presupuestaria (CO2) en estado CONSOLIDADO firmado por los responsables de cada Unidad Ejecutora
Copia de Resolución emitida por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional que aprueba la reprogramación de subproductos vinculada
Anexos, cuando corresponda (bases legales, oficios internos, otros)
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
7.
Si la solicitud de modificación presupuestaria cumple con los requisitos anteriormente descritos, elabora proyecto de providencia para solicitar opinión técnica a la Dirección de Crédito Público, traslada para su revisión al Supervisor del DAF.
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
8.
Recibe, revisa expediente ¿Hay cambios? Sí: Devuelve al Asistente de Presupuesto para correcciones No: Traslada al Jefe del DAF
Supervisor del Departamento de Administración Financiera
9. Recibe, revisa, rubrica providencia e instruye al Asistente de Presupuesto solicite el CO2 en el -SICOIN-, gestiona firma del Director/Subdirector, traslada.
Jefe del Departamento de Administración Financiera
10. Recibe expediente y traslada a la Dirección de Crédito Público para opinión técnica, archiva copia
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
11. Recibe copia de opinión técnica emitida por la Dirección de Crédito Público (original lo envía a la DTP para la gestión correspondiente), traslada.
Director/Subdirector
12. Recibe y revisa ¿Es una opinión favorable?
Jefe de Departamento de Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
132
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sí: Traslada e instruye al Asistente de Presupuesto del DAF para su archivo No: Traslada e instruye al Asistente de Presupuesto del DAF para que notifique a la Unidad Ejecutora solicitante
13. Recibe de la Dirección Técnica del Presupuesto, copia del Acuerdo Ministerial/Gubernativo según corresponda, que aprueba la modificación presupuestaria. Traslada
Director/Subdirector
14. Recibe copia del Acuerdo Ministerial/Gubernativo que aprueba la modificación presupuestaria, traslada e instruye al Asistente de Presupuesto del DAF
Jefe del Departamento de Administración Financiera
15. Recibe y notifica por correo electrónico la aprobación de la modificación presupuestaria a cada Unidad Ejecutora solicitante
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
16. Imprime reporte de modificación presupuestaria 00800726 “CUR detallado de Modificaciones Presupuestarias”, notifica a cada Unidad Ejecutora solicitante, y archiva expediente
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
133
PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS (1/2)CASO IV: MODIFICACIÓN EXTERNA TIPO INTRA 1, INTER CON FUENTES EXTERNAS QUE AMERITE OPINIÓN TÉCNICA DE
LA DIRECCIÓN DE CRÉDITO PÚBLICO
Jefe del Departamento de
Administración FinancieraDirector/Subdirector
Supervisor del Departamento de
Administración Financiera
Asistente de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera
Inicio
Recibe Resolución que aprueba en el SIGES la
Reprogramación de Productos y Subproductos Institucional.
Traslada
1
Recibe Resolución, traslada e instruye
Recibe, revisa que la reprogramación de subproductos esté consolidada en los
sistemas -SIGES- y -SICOIN-
Recibe de las Unidades Ejecutoras los expedientes con
solicitud de modificación presupuestaria en el -SICOIN- y
traslada
Recibe y traslada expedientes
Recibe y revisa expedientes con solicitud de modificación
presupuestaria
Elabora proyecto de providencia para solicitar
opinión técnica a la Dirección de Crédito Público,
traslada para su revisión
Recibe y revisa
¿Hay cambios?
Traslada al Jefe del DAF
NO
SI
Recibe, revisa, rubrica providencia e instruye al
Asistente de Presupuesto solicite el CO2 en el -SICOIN-, gestiona firma del Director/Subdirector,
traslada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
134
PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS (2/2)CASO IV: MODIFICACIÓN EXTERNA TIPO INTRA 1, INTER CON FUENTES EXTERNAS QUE AMERITE OPINIÓN
TÉCNICA DE LA DIRECCIÓN DE CRÉDITO PÚBLICO
Director/Subdirector
Asistente de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
1
Recibe expediente y traslada a la Dirección de Crédito Público para
opinión técnica, archiva copia
Recibe copia de opinión técnica emitida por la Dirección de Crédito Público (original lo envía a la DTP para la gestión correspondiente), traslada
Recibe y revisa
¿Es una opinión favorable?
Traslada e instruye al Asistente de Presupuesto del DAF para su archivo
SI
Traslada e instruye para que notifique
NO
Recibe, copia del Acuerdo Ministerial/Gubernativo según corresponda, que
aprueba la modificación presupuestaria. Traslada
Recibe copia del Acuerdo Ministerial/Gubernativo que aprueba la
modificación presupuestaria, traslada e instruye
Recibe y notifica a las UE´s por correo electrónico la aprobación
Imprime reporte “CUR detallado de Modificaciones Presupuestarias”,
notifica y archiva expediente
Fin
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
135
8. PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 02 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Constitución del Fondo Rotativo Institucional
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades para gestionar la constitución del Fondo Rotativo Institucional, para que las Unidades Ejecutoras tengan la disponibilidad de efectivo para atender gastos de poca cuantía que no puedan esperar el trámite de un Comprobante Único de Registro -CUR-, según normativa específica.
Inicia: Solicitud de la constitución de Fondos Rotativos Internos de cada Unidad Ejecutora del Ministerio de Finanzas Públicas. Finaliza: Notificación de la resolución a las unidades ejecutoras
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley Anual de Presupuesto de Ingresos y Egresos vigente d) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral e) Acuerdo Gubernativo No. 6-98 “Normativa para la Administración del Fondo Rotativo” y sus reformas f) Resolución del Banco de Guatemala No. GG-95-2014 g) Decreto No. 114-97 “Ley del Organismo Ejecutivo”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Resolución de Constitución de la Tesorería Nacional 2) Resolución Ministerial de aprobación de la Constitución del Fondo Rotativo Institucional 3) Normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades
de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora oficio mediante el cual solicita la constitución del Fondo Rotativo Interno, según la normativa que regula la administración del mismo En este oficio debe indicarse como mínimo:
a. Justificación del uso del fondo b. Monto solicitado c. Número de la cuenta bancaria que será utilizada para la
administración del fondo d. Giro mensual autorizado por el Banco de Guatemala
Traslada oficio a Director/Subdirector de la Unidad Ejecutora solicitante
Jefe DSAI / Departamento Administrativo/Departamento
designado de las Unidades Ejecutoras
2. Firma oficio y traslada a la Dirección Financiera Director/Subdirector de la Unidad
Ejecutora
3. Recibe solicitud y traslada a Jefe del Departamento de Administración Financiera -DAF-
Director/Subdirector
4.
Recibe oficio y traslada al Asistente de la Sección de Tesorería del
DAF para que analice y consolide las solicitudes de las Unidades
Ejecutoras
Jefe del Departamento de Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
136
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5.
Analiza y elabora propuesta de constitución del Fondo Rotativo Institucional con la distribución para cada una de las Unidades Ejecutoras, con base en la normativa vigente aplicable y al comportamiento de la ejecución del año anterior
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
6. Elabora oficio y registra el comprobante de Constitución de Fondo Rotativo Institucional FR01 y traslada para aprobación
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
7.
Recibe y revisa, conjuntamente con el Asistente de la Sección de Tesorería del DAF, la propuesta de constitución del Fondo Rotativo Institucional con la distribución para cada una de las Unidades Ejecutoras ¿Cumple con los requisitos de la normativa? Sí: Continúa en el trámite normal No: Devuelve para correcciones al Asistente de la Sección de Tesorería del DAF
Jefe del Departamento de Administración Financiera
8.
Presenta propuesta de constitución del Fondo Rotativo Institucional con la distribución para cada una de las Unidades Ejecutoras y oficio para el envío a Tesorería Nacional para el visto bueno del Director/Subdirector
Jefe del Departamento de Administración Financiera
9. Revisa la propuesta y el oficio de envío, valida y traslada al Viceministerio de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas para Visto Bueno
Director/Subdirector
10. Revisa y firma con Visto Bueno el oficio de solicitud de constitución de Fondo Rotativo Institucional. Traslada a Director/Subdirector
Viceministerio de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
11. Recibe y envía solicitud de Constitución del Fondo Rotativo Institucional a Tesorería Nacional
Director/Subdirector
12. Recibe y analiza expediente, emite Resolución y traslada Tesorería Nacional
13. Recibe copia de Resolución de Constitución del Fondo Rotativo Institucional de parte de Tesorería Nacional y traslada al Jefe del Departamento de Administración Financiera
Director/Subdirector
14. Recibe copia de Resolución y traslada al Asistente de la Sección de Tesorería del DAF
Jefe del Departamento de Administración Financiera
15.
Recibe copia de Resolución de Constitución del Fondo Rotativo Institucional. Revisa acreditamiento en cuenta monetaria del monto institucional asignado y emite recibo Forma 92-A por el monto acreditado
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
16. Elabora proyecto de Resolución Ministerial e informe ejecutivo correspondiente para la Distribución del Fondo Rotativo Institucional, dentro de las distintas Unidades Ejecutoras y traslada.
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
17.
Revisa el proyecto de Resolución Ministerial e informe ejecutivo ¿Hay correcciones? No: Traslada Resolución e informe ejecutivo para visto bueno del Director/Subdirector Sí: devuelve para correcciones al Asistente de la Sección de Tesorería del DAF
Jefe del Departamento de Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
137
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
18. Valida Resolución e informe ejecutivo y traslada al Despacho del Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
Director/Subdirector
19. Autoriza Resolución de la distribución del Fondo Rotativo Institucional y traslada a Dirección Financiera
Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas
20. Recibe Resolución autorizada y traslada a Jefe del DAF Director/Subdirector
21. Recibe resolución e instruye para que se realice el registro de los FR01 a cada Unidad Ejecutora
Jefe del Departamento de Administración Financiera
22. Registra y solicita el FR01 por cada Unidad Ejecutora para asignar el monto autorizado en Resolución de la Distribución del Fondo Rotativo Institucional
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
23. Aprueba en el SICOIN de acuerdo al monto autorizado mediante Resolución Ministerial y traslada al Asistente de la Sección de Tesorería del DAF
Jefe del Departamento de Administración Financiera
24. Gestiona el traslada recursos a las cuentas bancarias de cada Unidad Ejecutora mediante el Mecanismo de Transacciones de Entidades Depositantes (MED)
Asistente de la Sección de
Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
25. Notifica copia de la resolución de la distribución del Fondo Rotativo a las Unidades Ejecutoras, solicita la emisión del recibo de ingresos correspondiente y archiva
Asistente de la Sección de
Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
138
PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL (1/3)
Director/Subdirector de la Unidad
Ejecutora
Jefe DSAI / Departamento Administrativo/Departamento
designado de las
Unidades Ejecutoras
Director/
Subdirector
Jefe del Departamento de Administración
Financiera
Asistente de la Sección de Tesorería del
Departamento de Administración
Financiera
Inicio
Elabora oficio mediante el cual
solicita la constitución del Fondo Rotativo
Interno
1
Firma oficio y traslada a la Dirección
Financiera
Recibe solicitud y traslada
Recibe oficio y traslada para consolidacion
Analiza y elabora propuesta de
constitución del Fondo Rotativo
Institucional con la distribución para cada una de las
Unidades Ejecutoras
Elabora oficio y registra el
comprobante de Constitución de Fondo Rotativo
Institucional FR01 y traslada para aprobación
Recibe y revisa la propuesta de
constitución del Fondo Rotativo Institucional
con la distribución para cada una de las
Unidades Ejecutoras
¿Cumple con los requisitos de la
normativa?
Realiza correccionesNO
Presenta propuesta de constitución del Fondo Rotativo Institucional
con la distribución para cada una de las
Unidades Ejecutoras y oficio para el envío a Tesorería Nacional
SIA
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
139
PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL (2/3)
Director/Subdirector
Viceministerio de Administración
Interna y Desarrollo
de Sistemas
Tesorería Nacional
Jefe del Departamento de Administración
Financiera
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración
Financiera
1
Revisa la propuesta y el oficio de envío,
valida y traslada para Visto Bueno
Revisa y firma con Visto Bueno el
oficio de solicitud
Recibe y envía solicitud de
Constitución del Fondo Rotativo Institucional a
Tesorería Nacional
Recibe y analiza expediente, emite
Resolución y traslada
Recibe copia de Resolución de
Constitución del Fondo Rotativo
Institucional
Recibe copia de Resolución y traslada
Recibe copia de Resolución y emite recibo Forma 92-A
por el monto acreditado
Elabora proyecto de Resolución
Ministerial e informe ejecutivo correspondiente
Revisa el proyecto de Resolución Ministerial e
informe ejecutivo
¿Hay correcciones?
Traslada Resolución e informe ejecutivo para
visto bueno
NO
SI
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
140
PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL (3/3)
Director/Subdirector
Viceministerio de Administración Interna y
Desarrollo de Sistemas
Jefe del Departamento de
Administración Financiera
Asistente de la Sección de Tesorería del
Departamento de
Administración Financiera
Fin
2
Valida Resolución e informe ejecutivo y traslada al
Despacho
Autoriza Resolución de la distribución del Fondo Rotativo Institucional y
traslada
Recibe Resolución autorizada y traslada
Recibe resolución e instruye para que se realice el registro de los
FR01Registra y solicita el FR01
Gestiona el traslada recursos a las cuentas bancarias
mediante el Mecanismo de Transacciones de Entidades
Depositantes (MED).
Aprueba en el SICOIN de acuerdo al monto autorizado mediante
Resolución Ministerial y traslada
Notifica copia de la resolución de la distribución del Fondo Rotativo, solicita la emisión
del recibo de ingresos correspondiente y archiva.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
141
9. PROCEDIMIENTO REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reposición del Fondo Rotativo Institucional
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades necesarias para la adecuada reposición del fondo, con el objeto de mantener los recursos financieros del mismo de manera oportuna.
Inicia: Con las solicitudes de reposición de fondos realizadas por las Unidades Ejecutoras. Finaliza: Con la recepción de los recibos de ingresos varios autorizados por la Contraloría General de Cuentas, emitidos por las Unidades Ejecutoras de conformidad con el monto de la reposición del fondo rotativo.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley Anual de Presupuesto de Ingresos y Egresos vigente d) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral e) Acuerdo Ministerial No. 6-98 “Normativa para la Administración del Fondo Rotativo” y sus reformas f) Acuerdo Ministerial No. 10-2012 g) Acuerdo Ministerial No. 7-2014 h) Resolución del Banco de Guatemala No. GG-95-2014
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
2) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento 3) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe solicitud de reposición de fondo rotativo de las Unidades Ejecutoras a través de correo electrónico, verifica en el -SICOIN- que el FR03 se encuentre aprobado, asimismo, verifica la cuota de regularización y de anticipo autorizada en el mes que se realiza la gestión ¿Existe cuota de regularización y anticipo? Sí: Solicita en el SICOIN la reposición de los fondos No: Rechaza solicitud
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
2.
Verifica en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- si Tesorería Nacional ya realizó el acreditamiento de la reposición de los fondos rotativos de las Unidades Ejecutoras en la cuenta de Fondo Rotativo Institucional
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
3. Verifica la disponibilidad del giro bancario de cada Unidad Ejecutora ante el Banco de Guatemala
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
4.
Cuando los recursos se encuentren acreditados en la cuenta del
Fondo Rotativo Institucional, gestiona traslado de los recursos a las
cuentas bancarias de cada Unidad Ejecutora mediante el
Mecanismo de Transacciones de Entidades Depositantes (MED) y
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
142
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
elabora proyecto de oficio mediante el cual se solicita al Banco de
Guatemala la transferencia de los recursos depositados en la cuenta
de Fondo Rotativo Institucional a la cuenta de encaje del Crédito
Hipotecario Nacional de Guatemala, consignando en el mismo la
clave -MED-; así también elabora oficio al Crédito Hipotecario
Nacional de Guatemala, para que distribuya los recursos de la
cuenta encaje en las cuentas que se indiquen en el mismo y traslada
para su aprobación
5.
Revisa documentación: ¿Es correcta la documentación? No: Devuelve al Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de Administración Financiera para su corrección SÍ: Firma y devuelve al Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de Administración Financiera
Jefe del Departamento de Administración Financiera
6. Recibe y traslada para visto bueno de Director/Subdirector Asistente de la Sección de
Tesorería del Departamento de Administración Financiera
7. Firma los oficios y traslada a Sección de Tesorería del DAF Director/Subdirector
8.
Recibe los oficios firmados y traslada al Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de Administración Financiera, para que proceda con la emisión de la boleta de depósito de comisión bancaria del Banco de Guatemala, para su traslado a las entidades bancarias correspondientes
Jefe del Departamento de Administración Financiera
9. Resguarda copia de los oficios recibidos que servirán para integrar la documentación de legítimo abono de la caja fiscal
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
10. Gestiona ante el banco Crédito Hipotecario Nacional de Guatemala la entrega de las notas de abono que respaldan el acreditamiento a las cuentas bancarias de las Unidades Ejecutoras correspondientes
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
11.
Recibe de las Unidades Ejecutoras los recibos de ingresos varios correspondientes (63-A2) o (92-A), autorizado por la Contraloría General de Cuentas por el monto de las reposiciones. Resguarda los recibos que servirán para integrar la documentación de legítimo abono de la caja fiscal
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
143
PROCEDIMIENTO REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL (1 /2 )
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración FinancieraJefe del Departamento de Administración Financiera
Inicio
Recibe solicitud de reposición de fondo rotativo a través de correo electrónico, verifica la cuota de regularización y
de anticipo autorizada.
Verifica en SICOIN si ya realizó el acreditamiento de la reposición de los fondos rotativos .
Verifica la disponibilidad del giro bancario de cada Unidad Ejecutora ante el Banco de Guatemala.
Elabora proyecto de oficios de solicitud al Banco de Guatemala para transferencia de los recursos a la cuenta de Fondo Rotativo Institucional y al Crédito Hipotecario Nacional de Guatemala, para que distribuya los recursos
de la cuenta encaje y traslada para su aprobación.
Revisa documentación:
1
Firma y devuelve para Visto Bueno.
¿Existe cuota de regularización y
anticipo?
Si
Solicita en SICOIN la Reposición de los fondos rotativos
Rechaza solicitudNo.
A
¿Es correcta la documentación?
Si
No.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
144
Asistente de la Sección de
Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
Director/SubdirectorJefe del Departamento de
Administración Financiera
Recibe y traslada para visto bueno de Director/Subdirector.
Firma los oficios y traslada a Sección de Tesorería del DAF.
Recibe los oficios firmados, llena boleta de depósito de comisión bancaria del Banco de Guatemala para su traslado a las entidades bancarias correspondientes.
Resguarda copia de los oficios recibidos que servirán para integrar la documentación de legítimo abono de
la caja fiscal.
Gestiona ante el banco Crédito Hipotecario Nacional de Guatemala la entrega de las notas de abono que respaldan el acreditamiento a las cuentas bancarias
de las Unidades Ejecutoras correspondientes.
Recibe de las Unidades Ejecutoras los recibos de ingresos varios correspondientes (63-A2) o (92-A),
autorizado por la Contraloría General de Cuentas por el monto de las reposiciones. Resguarda los recibos
que servirán para integrar la documentación de legítimo abono de la caja fiscal.
Fin
1
A
Recibe los oficios firmados y traslada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
145
10. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Liquidación de Fondo Rotativo Institucional
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades necesarias para la adecuada liquidación del Fondo Rotativo Institucional, con el objeto de reintegrar la totalidad de los recursos otorgados al inicio del ejercicio fiscal Inicia: Envío a las Unidades Ejecutoras de las normas de cierre del ejercicio fiscal correspondiente Finaliza: Envío de oficio de liquidación del fondo rotativo institucional a la Dirección de Contabilidad del Estado
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley Anual de Presupuesto de Ingresos y Egresos vigente d) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral e) Acuerdo Ministerial No. 6-98 “Normativa para la Administración del Fondo Rotativo” y sus reformas f) Acuerdo Ministerial No. 10-2012 g) Acuerdo Ministerial No. 7-2014 h) Resolución del Banco de Guatemala No. GG-95-2014
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Normas de cierre del ejercicio fiscal correspondiente 2) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 4) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe normas de cierre de los entes rectores del Ministerio de Finanzas Públicas, en las que se establece la fecha de liquidación del Fondo Rotativo Institucional y traslada al Jefe del DAF
Director/Subdirector
2.
Recibe normas de cierre y elabora circular de normas internas en las que se incluye el calendario para la liquidación del Fondo Rotativo Institucional y traslada para visto bueno
Jefe del Departamento de Administración Financiera
3. Revisa y si está de acuerdo otorga visto bueno y traslada. Si no está de acuerdo, devuelve y solicita correcciones
Director/Subdirector
4. Recibe circular de normas de cierre internas aprobada y traslada Jefe del Departamento de Administración Financiera
5. Recibe circular de normas de cierre internas aprobada y notifica a las Unidades Ejecutoras
Técnico de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
6.
Recibe los oficios de liquidación juntamente con boletas de
depósitos realizados a la cuenta del Fondo Rotativo Institucional y
copia de las formas FR03 “Liquidación Final” en estado de
Director/Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
146
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
aprobado; procede a la revisión de los documentos anteriores y
coteja contra el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-
7. Recibe expediente y traslada. Jefe del Departamento de Administración Financiera
8.
Verifica la integración reportada por las Unidades Ejecutoras y el monto autorizado ¿Es correcta la integración? No: Devuelve expediente a la Unidad Ejecutora para correcciones. Sí: Elabora Integración Final y Liquidación del Fondo Rotativo Institucional autorizado para el ejercicio fiscal, elabora cálculo de clave -MED-
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
9. Elabora integración final del Fondo Rotativo Institucional, con la documentación de soporte enviada por las Unidades Ejecutoras
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
10.
Elabora oficio mediante el cual se solicita al Banco de Guatemala -BANGUAT- la transferencia del saldo final de la cuenta “Fondo Rotativo Institucional Dirección Financiera MFP” a la cuenta “Gobierno de la República Fondo Común-Cuenta Única Nacional-”, consignando en el mismo la clave -MED- y traslada
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
11.
Recibe, revisa integración final del Fondo Rotativo Institucional: ¿Es correcta la información? No: Devuelve información al Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de Administración Financiera para su corrección SÍ: Firma y traslada para segunda firma autorizada
Jefe del Departamento de Administración Financiera
12. Revisa, valida oficio, y traslada al Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de Administración Financiera
Director/Subdirector
13. Envía el oficio al BANGUAT y recibe copia que evidencia que la operación fue realizada
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
14.
Elabora oficio para notificar a la Dirección de Contabilidad del Estado la integración y liquidación final del Fondo Rotativo Institucional y traslada a Jefe del Departamento de Administración Financiera
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
15. Revisa, firma oficio, gestiona firma del Director/Subdirector y traslada a Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de Administración Financiera
Jefe del Departamento de Administración Financiera
16. Revisa y firma oficio, y traslada al Asistente de la Sección de
Tesorería del Departamento de Administración Financiera Director/Subdirector
15.
Recibe oficio y traslada a la Dirección de Contabilidad del Estado Archiva copia de oficio de integración y liquidación final del Fondo Rotativo Institucional entregado
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
147
PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL 1/2
Director/SubdirectorJefe del Departamento de
Administración Financiera
Técnico de Presupuesto del Departamento de
Administración
Financiera
Asistente de la Seccion de Tesoreria del
Departamento de Administracion Financiera
Inicio
Recibe normas de cierre de los entes rectores del Ministerio de Finanzas Públicas, en las que se establece la fecha de liquidación del Fondo Rotativo Institucional
Recibe y elabora circular de normas internas en las que se incluye el calendario para la liquidación del Fondo Rotativo Institucional.
Recibe y revisa circular de
normas internas
Recibe oficios de liquidación juntamente con boletas de
depósitos realizados a la cuenta del Fondo Rotativo Institucional y copia de las formas FR03 “Liquidación
Final”.
Verifica la integración
reportada por el monto
autorizado.
¿Es correcta la integración?
Elabora Integración Final y Liquidación del Fondo Rotativo Institucional y elabora cálculo de clave -MED-.
Si
1
¿Esta de acuerdo?
Otorga visto bueno y traslada
SI
Realiza correccionesNO
A
A
Recibe circular de normas de cierre internas
aprobada y traslada
Recibe y notifica a las Unidades Ejecutoras
Recibe expediente y traslada
Devuelve expediente a las UE´s
NO
B
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
148
PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL 2/2
Asistente de la Seccion de Tesoreria del Departamento de
Administracion Financiera
Jefe del Departamento de
Administración FinancieraDirector/Subdirector
1
Elabora oficio para notificar a la Dirección de Contabilidad del Estado la integración
y liquidación final del Fondo Rotativo Institucional y traslada
Fin
Elabora oficio mediante el cual se solicita al Banco de Guatemala -BANGUAT- la
transferencia del saldo final de la cuenta “Fondo Rotativo Institucional Dirección
Financiera MFP y traslada
Recibe, revisa integración final del Fondo Rotativo Institucional
¿Es correcta la información?
Firma y traslada para segunda firma autorizada
SI
Revisa, valida oficio y traslada
Envía el oficio al BANGUAT y recibe copia que evidencia que la operación fue
realizada.
Revisa, firma oficio y gestiona firma Recibe, firma y traslada
Recibe oficio y traslada a la Dirección de Contabilidad del Estado. Archiva copia de oficio
B
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
149
11. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración de la Caja Fiscal Institucional
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades para la elaboración mensual de la Caja Fiscal del Fondo Rotativo Institucional del Ministerio de Finanzas Públicas -MINFIN-, con el objetivo de cumplir con la rendición de cuentas ante la Contraloría General de Cuentas
Inicia: Revisión de los documentos para la elaboración de la Caja Fiscal de Ingresos y Egresos Finaliza: Con el traslado a la Contraloría General de Cuentas y archivo correspondiente
NORMATIVA APLICABLE:
a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas -ROI- b) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental c) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” e) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala f) Acuerdo A-18 2007 “Reglamento para la prestación de servicios, autorizaciones y venta de formularios
impresos de la Contraloría General de Cuentas”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares del Departamento de Administración Financiera 2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Revisa, ordena e integra la documentación de legítimo abono que respalda los ingresos y egresos con cargo al Fondo Rotativo Institucional, para la elaboración de la Caja Fiscal
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
2.
Coteja información del Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN- y Estado de Cuenta de Fondo Rotativo Institucional del Banco de Guatemala, contra la documentación de soporte (Notas de Crédito, Notas de débito, Formas 63-A2 y 92-A, Oficios de traslado de recursos enviados al Banco de Guatemala)
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
3.
Con la información de las diversas Formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (200-A-3, 63-A2 y 92-A, Notas de Crédito, Notas de débito y oficios de traslado de recursos enviados al Banco de Guatemala) que fueron utilizadas durante el período de rendición de cuentas, detallando el correlativo y el saldo de Formas existentes; elabora Caja Fiscal de Ingresos y Egresos y traslada para revisión, previo a impresión en formas autorizadas, adjuntando la documentación de respaldo
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
4. Revisa Caja Fiscal de Ingresos y Egresos ¿Hay correcciones?
Jefe de Departamento de Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
150
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Sí: Devuelve a Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de Administración Financiera para correcciones No: Devuelve al Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de Administración Financiera para impresión en los Formularios Autorizados por Contraloría General de Cuentas (200-A-3) en original y dos copias
5.
Imprime la caja fiscal en los formularios autorizados por Contraloría General de Cuentas (FORM. 200-A3) en original y dos copias, traslada
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
6. Recibe caja fiscal, revisa, firma y solicita firma del Director/Subdirector de la Dependencia
Jefe de Departamento de Administración Financiera
7. Recibe caja fiscal, revisa, firma y traslada Director/Subdirector
8.
Elabora conocimiento en el libro respectivo y envía el duplicado a la Contraloría General de Cuentas, Sección de Formas y Talonarios El triplicado lo adjunta a los documentos de respaldo y traslada junto al original al Asistente de Gestión Interna/Persona designada del Departamento de Gestión Interna de la Dirección Financiera, para archivo temporal
Asistente de la Sección de
Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
151
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL INSTITUCIONAL (1/1)
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento del
Administración Financiera
Jefe del Departamento de
Administración FinancieraDirector/Subdirector
Inicio
Revisa la documentación de legítimo abono que respalda los ingresos y egresos con cargo al Fondo Rotativo Institucional.
Coteja información del SICOIN y Estado de Cuenta de Fondo Rotativo Institucional del
Banco de Guatemala, contra la documentación de soporte
Elabora Caja Fiscal de Ingresos y Egresos y traslada para revisión, previo a impresión
en formas autorizadas, adjuntando la documentación de respaldo.
Revisa Caja Fiscal de Ingresos y Egresos
Fin
¿Hay correcciones?
Instruye impresión de los formularios de la caja fiscal
NO
SI
Imprime la caja fiscal en los formularios autorizados por Contraloría General de
Cuentas y traslada
Recibe caja fiscal, revisa y firmaRecibe caja fiscal, revisa, firma
y traslada
Elabora conocimiento en el libro respectivo y envía el duplicado a la
Contraloría General de Cuentas y archiva
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
152
12. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PAGO (ACREDITAMIENTO DE CUENTA)
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Solicitud de Pago (Acreditamiento en Cuenta)
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir el procedimiento para gestionar la solicitud de pago mediante la modalidad de acreditamiento en cuenta
Inicia: Recepción de solicitud vía correo electrónico de las Unidades Ejecutoras. Finaliza: Solicitud de pago a Tesorería Nacional en el módulo de operaciones de caja del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley Anual de Presupuesto de Ingresos y Egresos vigente d) Normas de Ejecución Presupuestaria Cuatrimestral e) Decreto No. 114-97 “Ley del Organismo Ejecutivo f) Acuerdo Ministerial 125-2008 “Desconcentración de Unidades Ejecutoras”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Correos electrónicos para solicitud de pago 2) Circulares 3) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 4) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe vía correo electrónico de las Unidades Ejecutoras la solicitud de pago por acreditamiento en cuenta
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
2.
Revisa y confirma en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, en el módulo de Ejecución de Gastos, la descripción y el estatus del Comprobante Único de Registro -CUR- así como la disponibilidad de cuota ¿Hay disponibilidad de cuota? No: Informa vía correo electrónico a la Unidad Ejecutora que corresponda que no existe disponibilidad de cuota para solicitar el pago Sí: Continúa procedimiento
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
3. Solicita el pago a través del módulo “Operaciones de Caja” del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- a Tesorería Nacional
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
153
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PAGO -ACREDITAMIENTO DE CUENTA- (1/1)
Asistente de la Sección de Tesorería del Departamento de
Administración Financiera
Inicio
Recibe vía correo electrónico de las Unidades Ejecutoras la solicitud de pago por acreditamiento en cuenta.
Revisa y confirma en el SICOIN, el estatus del Comprobante Único de Registro -CUR- así como la
disponibilidad de cuota.
Solicita el pago a través del módulo “Operaciones de Caja” del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- a
Tesorería Nacional.
Fin
¿Hay Disponibilidad de Cuota?
Notifica a la UE
Si
A
A
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
154
13. CREACIÓN, ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN DE USUARIOS EN LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD
INTEGRADA -SICOIN- Y DE GESTIÓN -SIGES-
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 01 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Creación, activación y desactivación de usuarios en los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN- y de
Gestión -SIGES-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para realizar la creación, activación y desactivación de usuarios
en los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES-, con el propósito de cumplir con las
metas, objetivos, compromisos institucionales con el fin de fortalecer el control interno mediante una
adecuada segregación de funciones
Inicia: Recepción de solicitudes de creación, activación y desactivación de usuarios en SIGES y/o SICOIN de las
Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas Finaliza: Notificación de las acciones solicitadas y
archivo de expediente
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97 “Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento” b) Decreto Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación”
para el Ejercicio Fiscal vigente c) Normas de Auditoria Gubernamental
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
2) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento 3) Oficios 4) Circulares
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe solicitud de creación, activación y/o desactivación de
usuarios en los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN- y de
Gestión -SIGES- de las Unidades Ejecutoras del MINFIN y traslada
expediente
Director/Subdirector
2.
Revisa y analiza
¿Es creación de usuario?
No: continúa procedimiento en el paso No. 5
SI: continúa procedimiento
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
3.
Instruye al Técnico de Presupuesto del Departamento de
Administración Financiera para creación de usuario en los Sistemas
de Contabilidad Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES- que
corresponda
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
155
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Revisa y analiza la solicitud que contenga como mínimo la siguiente
información:
a. Nombre de la persona a quien se le creará el usuario b. Número de Identificación Tributaria -NIT- c. Renglón presupuestario d. Puesto Funcional e. Número de Teléfono y/o extensión f. Dirección g. Correo electrónico h. Responsable superior i. Cargo del responsable superior j. Unidad Ejecutora
¿Se cumple con los requisitos?
Si: Crea usuario y traslada para activación al Jefe del Departamento
de Administración Financiera
No: Rechaza la solicitud
Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración
Financiera
5.
Revisa y activa y/o desactiva usuario en los Sistemas de
Contabilidad Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES- que
corresponda y devuelve
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
6.
Elabora oficio de notificación de activación y/o desactivación de
usuario y traslada al Jefe del Departamento de Administración
Financiera para rubrica
Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración
Financiera
7. Revisa, rubrica oficio y traslada para firma al Director /Subdirector Jefe del Departamento de
Administración Financiera
8. Firma oficio y devuelve expediente al Jefe del Departamento de
Administración Financiera Director/Subdirector
9.
Recibe oficio y traslada al Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración Financiera para su notificación a
la Unidad Ejecutora solicitante
Jefe del Departamento de
Administración Financiera
10. Envía oficio de notificación a la Unidad Ejecutora interesada y
archiva expediente
Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración
Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
156
CREACIÓN, ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN DE USUARIOS EN LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA -SICOIN- Y DE GESTIÓN -SIGES- (1/1)
Director/SubdirectorJefe de Departamento de
Administración Financiera
Técnico de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
Inicio
Recibe solicitud de creación, activación y/o desactivación de
usuarios en SICOIN y SIGES, traslada
Instruye para creación de usuario en SICOIN y/o SIGES
Revisa y analiza la solicitud
Revisa y activa y/o desactiva usuario en SICOIN y/o SIGES y devuelve
Elabora oficio de notificación y
traslada para rubrica
Revisa, rubrica oficio y
traslada para firma
Firma oficio y devuelve expediente
Recibe oficio y traslada para notificacion
Envía oficio de notificación y archiva expediente.
Fin
Cumple con los requisitos
Si
¿Es creación de usuario?
A
Crea Usuario y traslada para activacion.
Rechaza solicitud No
B
B
Revisa y analiza
SI
NO
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
157
14. ASIGNACIÓN DE FUNCIONES PARA LOS USUARIOS DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA
-SICOIN- Y DE GESTIÓN -SIGES-
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 01 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Asignación de funciones para los usuarios de los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN- y de Gestión
-SIGES-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para realizar la asignación de funciones en los Sistemas de
Contabilidad Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES-, con el propósito de cumplir con las metas, objetivos,
compromisos institucionales con el fin de fortalecer el control interno mediante una adecuada segregación de
funciones
Inicia: Recepción de solicitudes de asignación de funciones en los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN-
y de Gestión -SIGES- de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas Finaliza: Notificación de
las acciones solicitadas y archivo de expediente
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97 “Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento” b) Decreto Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación”
para el Ejercicio Fiscal vigente c) Normas de Auditoria Gubernamental
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
2) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento 3) Oficios 4) Circulares
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe solicitud de asignación de funciones en los Sistemas de
Contabilidad Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES- de las
Unidades Ejecutoras del MINFIN y traslada expediente
Director/Subdirector
2.
Recibe expediente, analiza e instruye al Técnico de Presupuesto
para la asignación de funciones a los usuarios de los Sistemas de
Contabilidad Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES- que
corresponda
Jefe de Departamento de
Administración Financiera
3.
Revisa y asigna funciones a los usuarios en los Sistemas de
Contabilidad Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES-; y traslada
para activación de funciones al Jefe del Departamento de
Administración Financiera
Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración
Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
158
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Revisa y activa funciones en los Sistemas de Contabilidad
Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES- que corresponda y
devuelve
Jefe del Departamento de
Administración Financiera
5. Elabora oficio de notificación de activación de funciones y traslada
al Jefe del Departamento de Administración Financiera
Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración
Financiera
6. Revisa, rubrica oficio y traslada para firma al Director /Subdirector Jefe del Departamento de
Administración Financiera
7. Firma oficio y devuelve expediente al Jefe de Departamento de
Administración Financiera Director/Subdirector
8.
Recibe oficio y traslada al Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración Financiera para su notificación a
la Unidad Ejecutora solicitante
Jefe del Departamento de
Administración Financiera
9. Envía oficio de notificación a la Unidad Ejecutora interesada y
archiva expediente
Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración
Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
159
ASIGNACIÓN DE FUNCIONES PARA LOS USUARIOS DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA -SICOIN- Y DE GESTIÓN -SIGES- (1/1)
Director/SubdirectorJefe de Departamento de
Administración Financiera
Técnico de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
Inicio
Recibe solicitud de asignación de funciones en SICOIN y/o SIGES y traslada
expedienteRecibe expediente e instruye
Revisa, analiza y asigna funciones SICOIN y/o SIGES y traslada para
activación de funciones
Revisa y activa funciones SICOIN y/o SIGES y devuelve.
Elabora oficio de notificación de activación y/o desactivación de usuario y traslada para rubrica
Revisa, rubrica oficio y traslada para firma Firma oficio y devuelve
Recibe oficio y traslada para notificación a la Unidad Ejecutora solicitante
Envía oficio de notificación y archiva expediente
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
160
15. CREACIÓN DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA -SICOIN-
Y DE GESTIÓN -SIGES-.
.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Administración Financiera 01 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Creación de unidades administrativas en los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para la creación de unidades administrativas en los Sistemas de
Contabilidad Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES--, con el propósito de cumplir con las metas, objetivos,
compromisos institucionales con el fin de fortalecer el control interno mediante una adecuada segregación de
funciones
Inicia: Recepción de solicitud para la creación de unidades administrativas en los Sistemas de Contabilidad
Integrada -SICOIN- y de Gestión –SIGES-, de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas Públicas
Finaliza: Notificación de las acciones solicitadas y archivo de expediente
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97 “Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento” b) Decreto Ley que aprueba el “Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nación”
para el Ejercicio Fiscal vigente c) Normas de Auditoria Gubernamental
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
2) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento 3) Oficios 4) Circulares
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe solicitud de creación de unidades administrativas en los
Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES-
de las Unidades Ejecutoras del MINFIN y traslada expediente
Director/Subdirector
2.
Recibe expediente e instruye al Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración Financiera para la creación de
unidades administrativas en los Sistemas de Contabilidad
Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES- que corresponda
Jefe del Departamento de
Administración Financiera
3.
Recibe, revisa y crea unidades administrativas en los Sistemas de
Contabilidad Integrada -SICOIN- y de Gestión -SIGES-, que
corresponda; elabora oficio de notificación y traslada para
autorización al Jefe del Departamento de Administración
Financiera
Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración
Financiera
4. Revisa, rubrica oficio y traslada para firma al Director /Subdirector Jefe del Departamento de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
161
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Administración Financiera
5. Firma oficio y devuelve expediente al Jefe del Departamento de
Administración Financiera Director/Subdirector
6.
Recibe oficio y lo traslada al Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración Financiera para su notificación a
la Unidad Ejecutora solicitante
Jefe del Departamento de
Administración Financiera
7. Envía oficio de notificación a la Unidad Ejecutora interesada y
archiva expediente
Técnico de Presupuesto del
Departamento de Administración
Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
162
CREACIÓN DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD INTEGRADA -SICOIN- Y DE GESTIÓN -SIGES-. (1/1)
Director/SubdirectorJefe de Departamento de
Administración Financiera
Técnico de Presupuesto del Departamento de Administración
Financiera
Inicio
Recibe solicitud de creación de unidades
administrativas en SICOIN y/o SIGES y
traslada expediente.
Recibe expediente e instruye
Recibe, revisa y crea unidades administrativas en SICOIN y/o SIGES;
elabora oficio de notificación y traslada para autorización
Revisa, rubrica oficio y traslada para firma
Firma oficio y devuelve expediente
Recibe oficio y traslada para notificación a la Unidad Ejecutora
solicitante.
Envía oficio de notificación y archiva expediente.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
163
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE DEVOLUCIONES DE IMPUESTOS Y OTRAS OBLIGACIONES
1. PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE IMPUESTOS A CONTRIBUYENTES
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones 03 1 de 8
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Devolución de Impuestos a Contribuyentes
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar las devoluciones de pagos en exceso o pagos indebidos que fueron realizados por los contribuyentes o responsables en concepto de impuestos, intereses, multas y recargos así como el crédito fiscal del Impuesto al Valor Agregado por la prestación de servicios o venta de bienes a personas exentas de dicho impuesto, así como devoluciones por tributos o derechos arancelarios aplicables conforme lo resuelto por la Superintendencia de Administración Tributaria. Inicia: Recepción de las resoluciones de devolución de impuestos remitido por la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-.
Finaliza: Archiva temporalmente la documentación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley que aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada ejercicio fiscal b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. c) Resolución Interna Número. 4-2010 “Procedimiento para registro y aprobación de cuentas de depósitos
monetarios de beneficiarios del estado en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN”, emitida por Tesorería Nacional
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficios Circulares emitidos por el Ministerio de Finanzas Públicas, relacionados con la gestión de pago a favor de los contribuyentes por concepto de devolución de impuestos y/o pago de intereses.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe la resolución que autoriza el pago emitido por la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-; asimismo la cédula de notificación y documento de traslado. Registra la información en el sistema de expedientes WEB. Traslada por medio del Sistema de Expedientes Web al Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones, los documentos recibidos por parte de la SAT.
Recepción Dirección Financiera
2.
Recibe y verifica el cumplimiento de los requisitos siguientes: a. Que la resolución emitida por la SAT contenga los datos del
contribuyente, monto autorizado a devolver, la firma y sello del funcionario facultado por medio de representación legal por parte de la SAT.
b. Revisa que la cédula esté notificada al contribuyente. c. Del documento de traslado verifica nombre del contribuyente,
Número de Identificación Tributaria -NIT- y/o Código Único de identificación -CUI- cuando corresponda, monto autorizado y
Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y
Otras Obligaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
164
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
motivo o concepto de la devolución para hacer efectivo el pago correspondiente.
d. Revisa en el Sistema de Expedientes Web la información ingresada del contribuyente tomando en cuenta el orden cronológico con que fueron remitidos a la Dirección Financiera por parte de la SAT.
¿Cumple con los requisitos? Si: traslada por medio del Sistema de Expedientes Web al Jefe del Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones, los documentos recibidos por parte de la SAT, indicados en la actividad anterior. No: Devuelve a la SAT, para enmendar, ratificar o rectificar datos de los documentos.
3.
Recibe y verifica los datos ingresados en el Sistema de Expedientes Web. ¿La información y el registro son correctos? Si: continúa procedimiento. No: devuelve al Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones, para corregir la información.
Jefe del Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
4.
Gestiona cuota financiera, de conformidad con el control de los contribuyentes pendientes de pago por concepto de devolución de impuestos y/o pago de intereses, atendiendo el orden cronológico con que son remitidos por la SAT.
Jefe del Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
5.
Recibe información de disponibilidad de cuota financiera aprobada y elabora listado para iniciar la gestión de pago, de acuerdo al orden cronológico con que son remitidos por la SAT. Los expedientes que tengan recursos pendientes de resolver ante el Organismo Judicial, Corte de Constitucionalidad y Superintendencia de Administración Tributaria, se archivaran temporalmente, en tanto se resuelve su situación; y se continuará con la gestión de pago de los expedientes siguientes en función del orden cronológico. Los expedientes que no les fueron gestionados pagos de acuerdo a lo indicado en el párrafo anterior, se procederán a gestionar los pagos en la siguiente programación de cuota financiera, atendiendo el orden inmediato inicial de pago considerando el orden cronológico original con que fueron remitidos por la SAT. Para aquellos expedientes donde la cuota financiera aprobada no cubra el pago total del contribuyente se realizará parcialmente en relación al monto cubierto, el saldo pendiente de pagar se gestionará en la siguiente programación de cuota financiera, atendiendo el orden cronológico con que son remitidos por la SAT. Remite listado de gestión de pago a la Dirección/Subdirección para su
Jefe del Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
165
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
autorización.
6. Recibe, verifica y autoriza el listado de devoluciones de impuestos y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y Otras Obligaciones.
Director/Subdirector
7. Recibe listado autorizado y traslada al Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones, para que se inicie la gestión de pago.
Jefe del Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
8.
Recibe y verifica que el contribuyente disponga de una cuenta bancaria activa ante la Tesorería Nacional en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, en la cual se realizará la transferencia de los fondos autorizados mediante resolución emitida por la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-. ¿Posee cuenta registrada y activa en el SICOIN? Si: continúa con el procedimiento. No: se informará al contribuyente que debe de realizar dicha gestión ante la Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas o a donde corresponda, de no recibir respuesta alguna, se procederá archivar el expediente de manera temporal. Para el efecto cuando el contribuyente se presente a requerir el pago correspondiente, cumpliendo con lo requerido se procederá a gestionar el pago en la próxima programación de cuota financiera, atendiendo el orden inmediato inicial de pago, considerando el orden cronológico original con que fueron remitidos por la SAT.
Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y
Otras Obligaciones
9.
Contacta de conformidad con el listado autorizado, al contribuyente vía telefónica, correo electrónico u otro mecanismo, con el propósito de informarle que se realizará la gestión de pago autorizado mediante resolución emitida por la -SAT, en la cuenta que para el efecto ha registrado ante la Tesorería Nacional.
Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y
Otras Obligaciones
10. Elabora, registra la Orden de Compra en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y traslada fotocopia de la resolución y cédula de notificación.
Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y
Otras Obligaciones
11.
Recibe documentación y revisa. ¿Los datos son correctos en la Orden de Compra? Si: autoriza en el SIGES la Orden de Compra, imprime, firma, sella y traslada para la firma del Director/Subdirector. No: devuelve al Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y otras obligaciones, para que realice las correcciones correspondientes.
Jefe del Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
12. Recibe, firma y sella la Orden de Compra; y traslada los documentos al Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y Otras Obligaciones.
Director/Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
166
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
13.
Recibe Orden de Compra y registra en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de gasto en la etapa de Compromiso, posteriormente traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones, para su aprobación.
Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y
Otras Obligaciones
14.
Recibe documentación y revisa. ¿Los datos son correctos en el Comprobante Único de Registro? Si: aprueba el CUR de gasto en el -SICOIN-, imprime, firma, sella y traslada para la firma del Director/Subdirector No: devuelve al Analista y/o Asesor del Departamento para que realice las correcciones correspondientes.
Jefe del Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
15. Recibe, firma y sella el CUR de gasto; y traslada los documentos al Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y Otras Obligaciones.
Director/Subdirector
16. Recibe documentación de pago, elabora y registra la liquidación de la Orden de Compra en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y traslada el expediente.
Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y
Otras Obligaciones
17.
Recibe documentación y revisa. ¿Los datos son correctos en la liquidación de la Orden de Compra? Si: autoriza en el SIGES la liquidación de la Orden de Compra, imprime, firma, sella y traslada para la firma del Director/Subdirector. No: devuelve al Analista y/o Asesor del Departamento para que realice las correcciones correspondientes.
Jefe del Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
18. Recibe, firma y sella la liquidación de la Orden de Compra; y traslada los documentos al Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y Otras Obligaciones.
Director/Subdirector
19.
Recibe el expediente de pago, registra y solicita el CUR de gasto en la etapa de Devengado en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y traslada al Jefe del Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones para su aprobación.
Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y
Otras Obligaciones
20.
Recibe el expediente de pago y revisa. ¿Los datos son correctos en el Comprobante Único de Registro? Si: aprueba el CUR de gasto en etapa de Devengado en SICOIN, imprime, firma, sella y traslada para la firma del Director/Subdirector. No: devuelve al Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones para que realice las correcciones correspondientes.
Jefe del Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
21. Recibe, firma y sella el CUR de gasto en la etapa de Devengado; y traslada los documentos al Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y Otras Obligaciones.
Director/Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
167
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
22. Gestiona la solicitud de pago del CUR vía electrónica ante el Departamento de Administración Financiera.
Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y
Otras Obligaciones
23. Archiva temporalmente la documentación de soporte del CUR de pago, previo a su traslado al archivo definitivo.
Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y
Otras Obligaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
168
Diagramas de Flujo
Devolución de Impuestos a Contribuyentes (1 de 3)
Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos y Otras
Obligaciones
Jefe del Departamento de Gestión deDevoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
Director/SubdirectorRecepción Dirección Financiera
INICIO
Recibe y registra en el sistema de expedientes WEB, la resolución que autoriza el pago emitido por la SAT, cédula de notificación y documento de traslado.
Recibe y verifica cumplimiento de requisitos
Recibe y verifica los datos ingresados en el sistema de expedientes WEB
Gestiona cuota financiera
Elabora listado para iniciar gestión de pago en base a cuota financiera aprobada, Los expedientes que tengan recursos pendientes de resolver ante el Organismo Judicial, Corte de Constitucionalidad y Superintendencia de Administración Tributaria, se archivaran temporalmente, en tanto se resuelve su situación; y se continuará con la gestión de pago de los expedientes siguientes en función del orden cronológico.
Recibe, verifica y autoriza listado de pago
Recibe listado autorizado y traslada para que inicie la gestión de pago
Verifica que el contribuyente disponga de cuenta bancaria activa ante Tesorería Nacional en el SICOIN
1
Si
¿Información y registro
correctos?
Si
¿Posee cuenta registraday activa en SICOIN?
¿Cumple con los requisitos?
Sí
No
No
No
Devuelve a SAT
Contacta a los contribuyentes para informar que se realizará la gestión de pago en la cuenta registrada en SICOIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
169
Devolución de Impuestos a Contribuyentes (2 de 3)
Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos
y Otras Obligaciones
Jefe del Departamento de Gestión deDevoluciones de Impuestos y Otras
ObligacionesDirector/Subdirector
Elabora y registra la Orden de Compra en el SIGES y traslada fotocopia de la resolución y cédula de notificación
Recibe documentación y revisa
Recibe Orden de Compra y registra en SIGES el CUR de gasto en la etapa de compromiso
Recibe documentación y revisa
1
Recibe, firma y sella CUR de gasto y traslada
¿Los datos son correctos en la OC?
No
Recibe, firma y sella la Orden de Compra; y traslada los documentos
¿Los datos son correctos en el CUR?
No
2
Autoriza en el SIGES la Orden de Compra, imprime, firma, sella y
traslada
Si
Aprueba el CUR de gasto en SICOIN, imprime, firma, sella y traslada
Si
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
170
Devolución de Impuestos a Contribuyentes (3 de 3)
Analista y/o Asesor del Departamento de Gestión de Devolución de Impuestos
y Otras Obligaciones
Jefe del Departamento de Gestión deDevoluciones de Impuestos y Otras
ObligacionesDirector/Subdirector
Recibe documentación de pago, elabora y registra la liquidación de la orden de compra en el SIGES y traslada expediente
Recibe documentación de pago y revisa
Recibe el expediente de pago, registra y solicita el CUR de gasto en la etapa de devengado en el SIGES y traslada
Aprueba el CUR de gasto en etapa de devengado en SICOIN, imprime, sella y traslada para firma
Gestiona la solicitud de pago del CUR vía electrónica ante el Departamento de Administración Financiera
Archiva temporalmente la documentación de soporte del CUR de pago, previo a su traslado al archivo definitivo.
FIN
2
Recibe, firma y sella la liquidación de la Orden de Compra, traslada
Recibe, firma y sella CUR de gasto en etapa de devengado y traslada
¿Los datos son correctos en la liquidación de la OC?
Autoriza en el SIGES la liquidación de la Orden de Compra, imprime, firma, sella
y traslada
No
Si
Recibe expediente de pago y revisa
¿Los datos son correctos en el CUR?
Si
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
171
2. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGO A LA FUNDACIÓN PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS RECURSOS
NATURALES Y AMBIENTE EN GUATEMALA (CANJE DE DEUDA POR NATURALEZA)
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de pago a la Fundación para la Conservación de los Recursos Naturales y Ambiente en Guatemala
(Canje de Deuda por Naturaleza)
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Trasladar los recursos financieros a la Fundación para la Conservación de los Recursos Naturales y
Ambientales en Guatemala, en cumplimiento a las Nuevas Obligaciones FCA establecidas en el Convenio de
Canje de Deuda por Naturaleza que fuera suscrito el 8 de septiembre del año 2006, entre el Gobierno de los
Estados Unidos de América y el Gobierno de la República de Guatemala, en función a la asignación
presupuestaria vigente para cada ejercicio fiscal. Inicia: Con la verificación del calendario establecido en el
Convenio. Finaliza: Archiva temporalmente la documentación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f) Decreto 114-97 Del Congreso de la República, “Ley del Organismo Ejecutivo” g) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala h) Normas emitidas por los entes rectores de Administración Financiera Gubernamental i) Decreto Número 94-2000 del Congreso de la República, Ley de Libre Negociación de Divisas, artículo 4 tipo
de cambio de Banco Central de Guatemala. j) Convenio de Canje de Deuda por Naturaleza k) Normas de contención del gasto vigentes
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
2) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Revisa Convenio de Canje de Deuda por Naturaleza para establecer
la fecha que debe ejecutarse el pago respectivo, instruye y traslada.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
2.
Verifica los montos detallados en calendario el cual forma parte del
Convenio, realiza la integración del pago en formato establecido,
utilizando el tipo de cambio vigente publicado por el Banco de
Guatemala, -BANGUAT-, registra la orden de compra en -SIGES- y
traslada.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
172
3. Recibe expediente, revisa, autoriza la orden de compra en el
–SIGES-, imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
4. Recibe expediente, firma orden de compra, registra y solicita el CUR
de Compromiso en –SIGES-, traslada para aprobación.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
5. Recibe expediente, revisa, aprueba –CUR- de compromiso en el
–SICOIN-, imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
6.
Elabora liquidación de orden de compra en –SIGES- en fase de
registrado aplicando el descuento otorgado por el Gobierno de los
Estados Unidos de América con el código de deducción No. 135 y
traslada.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
7. Recibe expediente, revisa, autoriza la liquidación de la orden de
compra en el –SIGES-, imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
8.
Recibe expediente, firma y sella liquidación de la orden de compra,
registra y solicita el CUR de Devengado en –SIGES-, traslada para
aprobación.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
9. Recibe, revisa expediente, aprueba –CUR- de Devengado en el
–SICOIN-, imprime, firma, sella y traslada.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
10.
Remite correo electrónico al Departamento de Administración
Financiera para que solicite el pago del –CUR-.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
11. Recepción del recibo de ingresos de la Entidad Ejecutora Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
12. Archiva temporalmente la documentación de soporte del CUR de pago.
Asesor del Departamento de Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
173
PROCEDIMIENTO GESTION DE PAGO A LA FUNDACION PARA LA CONSERVACION DE LOS RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE EN GUATEMALA (CANJE DE DEUDA POR NATURALEZA) (1 de 2)
Jefe y/o Subjefe Asesor Departamento
inicio
Revisa convenio de Canje de Deuda por Naturaleza para establecer la fecha que debe de ejecutarse el
pago respectivo, instruye, y traslada
Verifica los montos detallados en calendario el cual forma parte del convenio, realiza la integracion del pago en formato establecido, utilizando el tipo de cambio vigente publicado por el Banco de Guatemala,- BAGUAT-, registra la Orden de Compra en SIGES y traslada.
Recibe expediente, revisa, autoriza la Orden de Compra en el SIGES, imprime, firma,
sella y devuelve expediente
Recibe expediente, firma Orden de Compra, registra y solicita el CUR de compromiso en
el SIGES, traslada para aprobacion
Recibe expediente, revisa, aprueba CUR de compromiso en el SICOIN, imprime, firma, sella y devuelve
expediente
Elabora liquidación de Orden de Compra en -SIGES- en fase de registrado aplicando el
descuento otorgado por el Gobierno de los Estados Unidos de América con el código de
deducción No. 135 y traslada.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
174
PROCEDIMIENTO GESTION DE PAGO A LA FUNDACION PARA LA CONSERVACION DE LOS RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE EN GUATEMALA (CANJE DE DEUDA POR NATURALEZA) (2 de 2)
Jefe y/o Subjefe Asesor del Departamento
Recibe expediente, revisa, autoriza la liquidacion de la Orden de Compra en el SIGES, imprime,
firma, sella y devuelve expediente
Recibe expediente, firma, y sella liquidación de la Orden de Compra, registra y solicita el CUR e Devengado en SIGES, traslada para aprobación
1
Fin
Recibe, revisa expediente, aprueba -CUR- de Devengado en el -SICOIN-, imprime,
firma, sella y traslada.
Remite correo electrónico al Departamento de Administración
Financiera para que solicite el pago del CUR
Recepción del recibo de ingresos
de la Entidad Ejecutora
Archiva temporalmente la documentacion de soporte del CUR de
pago
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
175
3. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGO EN CONCEPTO DE INCENTIVOS FORESTALES A BENEFICIARIOS DEL
PROGRAMA DE INCENTIVOS FORESTALES -PINFOR-, PROGRAMA DE INCENTIVOS FORESTALES A
POSEEDORES DE PEQUEÑAS EXTENSIONES DE TIERRA DE VOCACIÓN FORESTAL O AGROFORESTAL -PINPEP-
Y PROGRAMA DE INCENTI8VOS PARA EL ESTABLECIMIENTO, RECUPERACIÓN, RESTAURACIÓN, MANEJO,
PRODUCCIÓN Y PROTECCIÓN DE BOSQUES -PROBOSQUE-.
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras
Obligaciones 02 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de pago en concepto de incentivos forestales a beneficiarios del Programa de Incentivos Forestales
-PINFOR/PROBOSQUE-, Programa de Incentivos Forestales a Poseedores de Pequeñas Extensiones de Tierra
de Vocación Forestal o Agroforestal -PINPEP- y Programa de Incentivos para el Establecimiento, Recuperación,
Restauración, Manejo, Producción y Protección de Bosques -PROBOSQUE-.
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar el pago a favor de los beneficiarios con base a la documentación autorizada por el Instituto Nacional
de Bosques, en función a la disponibilidad presupuestaria y financiera. Inicia: Recepción del requerimiento de
pago por parte de INAB. Finaliza: Solicitud de pago del Comprobante Único de Registro.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Decreto No. 2-2015 del Congreso de la República, “Ley de Fomento al Establecimiento, Recuperación,
Restauración, Manejo, Producción y Protección de Bosques en Guatemala -PROBOSQUE- c) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” d) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente e) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual f) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas g) Normas emitidas por los entes rectores de Administración Financiera Gubernamental h) Convenios Suscritos con ONG´s i) Acuerdo Ministerial No. 523-2014, “Manual de Registro de Donaciones” j) Acuerdo Ministerial 59-2007; Manual de procedimientos para la Administración de cuentas de depósitos
monetarios y otras modalidades de ejecución financiadas con recursos provenientes de organismos multilaterales y bilaterales de inversión
k) Normas de contención del gasto vigentes
l) Decreto Número 51-2010 del Congreso de la República, “Ley de Incentivos Forestales para Poseedores de Pequeñas Extensiones de Tierra de Vocación Forestal o Agroforestal -PINPEP-“
m) Decreto Número 101-96 del Congreso de la República, “Ley Forestal” n) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
2) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento 3) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
176
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe expediente que contiene: Oficio de solicitud, listado de pagos
y certificados de cumplimiento de actividades, en forma impresa,
electrónica y traslada. Director/Subdirector
2.
Recibe expedientes y verifica:
1. Que el oficio contenga la integración de los datos siguientes:
Firmas, sellos, monto, período de pago del incentivo, integración de
los listados, nombre de la región, cantidad de certificados, monto de
incentivos, monto de Administración y total a apagar.
2. De existir corrección se devuelve al INAB.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
3.
Recibe expediente, verifica datos generales descritos en el oficio:
firmas, sellos, fechas, monto, mes, destinatario, cantidad de
certificados; revisa que los documentos que otorgan el derecho al
incentivo (certificados) coincidan con los datos de las nóminas
emitidas y aprobadas por el INAB; y clasifica el renglón de gasto
según el tipo de beneficiario.
Registra la solicitud de modificación presupuestaria y la
programación o reprogramación de transferencias de capital;
elabora proyecto de solicitud de Modificación ante el DAF y traslada
el comprobante C02 en estado Registrado.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
4.
Recibe, revisa y solicita comprobante CO2 en el –SICOIN-, traslada
oficio al DAF para su aprobación, de conformidad al “Procedimiento
de Modificación Presupuestaria”
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
5.
Al estar aprobada: a) modificación presupuestaria, b) programación
o reprogramación de transferencias de capital y c) cuota financiera;
posteriormente registra la orden de compra en -SIGES- a favor de
beneficiarios y el aporte que le corresponde al INAB y traslada.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
6. Recibe expediente, revisa, autoriza la orden de compra en el SIGES,
imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
7. Recibe expediente, firma la orden de compra, registra y solicita el
CUR de Compromiso en SIGES, traslada para aprobación.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
8. Recibe expediente, revisa, aprueba el CUR de compromiso en el
SICOIN, imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
9. Recibe expediente, elabora liquidación de orden de compra en
SIGES en fase de registrado y traslada.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
177
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Otras Obligaciones
10. Recibe expediente, revisa, autoriza la liquidación de la orden de
compra en el SIGES, imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
11. Recibe expediente, firma liquidación de la orden de compra, registra
y solicita el CUR de Devengado en SIGES, traslada para aprobación.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
12. Recibe, revisa expediente, aprueba CUR de Devengado en el SICOIN,
imprime, firma, sella y traslada.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
13.
Recibe expediente remite correo electrónico al Departamento de
Administración Financiera para que solicite el pago del CUR.
Efectúa seguimiento al acreditamiento en cuenta a través del SICOIN
en el módulo de Tesorería, genera reporte R00801345.rpt-
Elabora proyecto de oficio para instrucción de pago ante la entidad
bancaria designada.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
14.
Recibe y revisa oficio para instrucción de pago.
¿Hay cambios?
Sí: devuelve para modificaciones.
No: avala y traslada.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
15. Recibe oficio firmado y traslada con CD a la entidad bancaria para
las gestiones correspondientes.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
16.
Recibe de la entidad bancaria notificación de acreditamiento a los
beneficiarios así como de pagos no efectuados. Para el caso de
pagos no efectuados procede de conformidad con el procedimiento
establecido para “Devolución y pago de Incentivos forestales
devengados no pagados”.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
17. Archiva temporalmente la documentación de soporte del CUR de pago.
Asesor del Departamento de Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
178
Diagrama de Flujo
PROCEDMIENTO DE GESTION DE PAGO EN CONCEPTO DE INCENTIVOS FORESTALES A BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE INCENTIVOS FORESTALES -PINFOR- Y PROGRAMA DE INCENTIVOS FORESTALES A POSEEDORES DE PEQUEÑAS EXTENSIONES DE TIERRA DE VOCACION FORESTAL O AGROFORESTAL -PINPEP- (1/3)
Director/Subdirector Asesor DepartamentoJefe y/o Subjefe
inicio
1
Recibe expediente que contiene: Oficio de solicitud, listado de pagos y
certificados de cumplimiento de actividades, en forma impresa,
electrónica y traslada
Recibe expedientes y verifica: 1. Que el oficio contenga la integración de los datos siguientes: Firmas, sellos, monto, período de pago del incentivo, integración de los listados, nombre de la región, cantidad de certificados, monto de incentivos, monto de Administración y total a apagar.2. De existir corrección se devuelve al INAB. Recibe expediente, verifica datos
generales descritos en el oficio: firmas, sellos, fechas, monto, mes, destinatario, cantidad de certificados; revisa que los documentos que otorgan el derecho al incentivo (certificados) coincidan con los datos de las nóminas emitidas y aprobadas por el INAB; y clasifica el renglón de gasto según el tipo de beneficiario.
Registra la solicitud de modificación presupuestaria y la programación o
reprogramación de transferencias de capital; elabora proyecto de solicitud de
Modificación ante el DAF y traslada el comprobante C02 en estado Registrado
Recibe, revisa y solicita comprobante CO2 en el –SICOIN-, traslada oficio al DAF para su aprobación,
de conformidad al “Procedimiento de Modificación Presupuestaria”
Al estar aprobada: a) modificación presupuestaria, b) programación o
reprogramación de transferencias de capital y c) cuota financiera;
posteriormente registra la orden de compra en -SIGES- a favor de
beneficiarios y el aporte que le corresponde al INAB y traslada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
179
PROCEDIMIENTO GESTION DE PAGO EN CONCEPTO DE INCENTIVOS FORESTALES A BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE INCENTIVOS FORESTALES -PINFOR- Y PROGRAMA DE INCENTIVOS FORESTALES A POSEEDORES DE PEQUEÑAS EXTENSIONES DE TIERRA DE VOCACION FORESTAL O AGROFORESTAL -PINPEP- (2/3)
Director/Subdirector Asesor del DepartamentoJefe y/o Subjefe
Recibe expediente, revisa, autoriza la Orden de Compra en el SIGES, imprime,
firma, sella y devuelve expediente
1
Recibe expediente, firma la Orden de Compra, registra y solicita el CUR de compromiso en el
SIGES, traslada para aprobacion
Recibe expediente, elabora liquidación de orden de compra en SIGES en fase de
registrado y traslada.
Recibe expediente, revisa, aprueba el CUR de compromiso en el SICOIN, imprime, firma, sella
y devuelve expediente
Recibe expediente, elabora liquidacion de Orden de Compra en SIGES en fase de
registrado y traslada
Recibe, expediente, revisa, autoriza la liquidación de la Orden de Compra en el SIGES, imprime, firma, sella y devuelve
expediente
Recibe expediente, firma liquidación de la Orden de Compra, registra y solicita CUR de Devengado en SIGES, traslada para aprobación
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
180
PROCEDIMIENTO GESTION DE PAGO EN CONCEPTO DE INCENTIVOS FORESTALES A BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE INCENTIVOS FORESTALES -PINFOR- Y PROGRAMA DE INCENTIVOS FORESTALES A POSEEDORES DE PEQUEÑAS EXTENSIONES DE TIERRA DE VOCACION FORESTAL O AGROFORESTAL -PINPEP- ( 3/3)
Director/Subdirector Asesor del DepartamentoJefe y/o Subjefe
1
Recibe, revisa expediene, aprueba CUR de Devengado en el SICOIN, imprime, firma, sella
y traslada
Recibe y revisa oficio para instrucción de pago.
Recibe de la entidad bancaria notificación de acreditamiento a los beneficiarios así como de
pagos no efectuados. Para el caso de pagos no efectuados procede de conformidad con el procedimiento establecido para “Devolución y pago de Incentivos forestales devengados no
pagados”.
Archiva temporalmente la documentación de soporte del CUR de pago.
Fin
Recibe expediente remite correo electrónico al Departamento de Administración Financiera para que solicite el pago del CUR.Efectúa seguimiento al acreditamiento en cuenta a través del SICOIN en el módulo de Tesorería, genera reporte R00801345.rpt-Elabora proyecto de oficio para instrucción de pago ante la entidad bancaria designada.
¿Hay Cambios?
Recibe oficio firmado y traslada con CD a la entidad
bancaria para las gestiones
correspondientes.
Si
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
181
4. PROCEDIMIENTO GESTIÓN PARA LA DEVOLUCIÓN Y PAGO DE INCENTIVOS FORESTALES DEVENGADOS
NO PAGADOS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones 02 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión para la devolución y pago de Incentivos forestales devengados no pagados
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las acciones necesarias para gestionar la devolución y pago de incentivos forestales devengados no
pagados por la entidad bancaria correspondiente, derivado de cuentas inactivas aspectos similares. Inicia:
Notificación entidad bancaria. Finaliza: Archivo del CUR de gasto.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala g) Normas emitidas por los entes rectores de Administración Financiera Gubernamental h) Normas de contención del gasto vigentes i) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual j) Decreto No. 51-2010 “Ley de Incentivos Forestales para Poseedores de Pequeñas Extensiones de Tierra de
Vocación Forestal o Agroforestal -PINPEP-“ k) Decreto Número 101-96 del Congreso de la República, “Ley Forestal” l) Decreto No. 2-2015 del Congreso de la República, “Ley de Fomento al Establecimiento, Recuperación,
Restauración, Manejo, Producción y Protección de Bosques en Guatemala -PROBOSQUE-
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de la entidad bancaria, expediente de acreditamiento
efectuados y los pendientes de pago, traslada. Director/Subdirector
2. Recibe, analiza, instruye y traslada.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
3.
Recibe expediente que contiene la nota de crédito y de débito,
localiza los certificados que no fueron pagados, verifica que coincida
con la información recibida de la entidad bancaria, procede al
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
182
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
registro del CUR de devolución cuando los pagos corresponden al
ejercicio fiscal vigente y traslada; para el caso de recursos
devengados en años anteriores, elabora proyecto de oficio para
requerir el registro y aprobación ante la Dirección de Contabilidad
del Estado y traslada.
Adicionalmente elabora proyecto de oficio para notificar al Instituto
Nacional de Bosques -INAB- sobre los beneficiarios que no
recibieron el pago de los incentivos forestales y traslada.
Otras Obligaciones
4.
Si la devolución corresponde al ejercicio fiscal vigente, recibe, revisa
expediente, aprueba CUR de devolución en el SICOIN, imprime,
firma, sella y traslada; en caso de modificaciones devuelve para
corrección.
En caso de recursos devengados en años anteriores, revisa oficio y
obtiene firma de Director/Subdirector.
Así mismo revisa oficio y obtiene firma de Director/Subdirector para
notificar al INAB sobre los incentivos no pagados. Traslada.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
5.
Notifica oficio a la Entidad Ejecutora del programa de incentivos
forestales del INAB, sobre los beneficiarios que no recibieron el
pago de los incentivos forestales.
Si el CUR de devolución fue aprobado en la Dirección Financiera
archiva temporalmente; si se requirió a la dirección de Contabilidad
del Estado solicita copia del CUR aprobado y archiva.
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
6.
Recibe oficio mediante el cual confirma los pagos que deberán
gestionarse nuevamente al cual acompaña copia certificada de los
“certificados de cumplimiento de actividades”, traslada.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
7.
Recibe, revisa documentación y verifica disponibilidad
presupuestaria, financiera o contable en el Sistema de Contabilidad
Integrada Gubernamental –SICOIN-.
Existe disponibilidad
Si: realiza registro del CUR de devolución en el SICOIN
No: realiza solicitud programación o reprogramación financiera
según procedimiento establecido.
En caso de afectaciones de años anteriores, gestiona cuota contable
ante el Departamento de Administración Financiera remite
documentación de soporte a la DCE, para aprobación del CUR y
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
183
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
gestión de los pagos correspondientes.
8.
Recibe expediente, revisa, aprueba el CUR de devolución, imprime,
firma, sella y devuelve expediente.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
9.
Recibe expediente, archiva.
Registra CUR de reversión parcial del compromiso inicial en el
SICOIN, para regularizar el monto no pagado a los beneficiarios,
traslada
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
10.
Recibe expediente, revisa, aprueba el CUR de reversión parcial,
imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Jefe y/o Subjefe Departamento de
Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones
11.
Recibe expediente, archiva.
Con el objetivo de realizar el pago a los beneficiarios pendientes, se
realiza el procedimiento establecido “Gestión de pago en concepto
de incentivos forestales a beneficiarios del Programa de Incentivos
Forestales -PINFOR- Programa de Incentivos Forestales a
Poseedores de Pequeñas Extensiones de Tierra de Vocación Forestal
o Agroforestal -PINPEP- y Programa de Incentivos para el
Establecimiento, Recuperación, Restauración, Manejo, Producción y
Protección de Bosques -PROBOSQUE-. “
Asesor Departamento de Gestión
de Devoluciones de Impuestos y
Otras Obligaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
184
PROCEDIMIENTO GESTION PARA LA DEVOLUCION Y PAGO DE INCENTIVOS FORESTALES DEVENGADOS NO PAGADOS . (1/3)
Director/Subdirector Jefe y/o Subjefe Asesor Departamento
inicio
Recibe de la entidad bancaria, expediente de acreditamiento
efectuados y los pendientes de pago, traslada.
Recibe, analiza, instruye y traslada.
Recibe expediente que contiene la nota de crédito y de débito, localiza los certificados que no fueron pagados, verifica que coincida con la información recibida de la entidad bancaria, procede al registro del CUR de devolución cuando los pagos corresponden al ejercicio fiscal vigente y traslada; para el caso de recursos devengados en años anteriores, elabora proyecto de oficio para requerir el registro y aprobación ante la Dirección de Contabilidad del Estado y traslada.
Adicionalmente elabora proyecto de oficio para notificar al Instituto Nacional de
Bosques -INAB- sobre los beneficiarios que no recibieron el pago de los incentivos
forestales y traslada.
1
Si la devolución corresponde al ejercicio fiscal vigente, recibe, revisa expediente, aprueba CUR de devolución en el SICOIN, imprime, firma, sella y traslada; en caso de modificaciones devuelve para corrección.
En caso de recursos devengados en años anteriores, revisa oficio y obtiene firma de Director/Subdirector.
Así mismo revisa oficio y obtiene firma de Director/Subdirector para notificar al INAB sobre los incentivos no pagados.
Traslada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
185
PROCEDIMIENTO GESTION PARA LA DEVOLUCION Y PAGO DE INCENTIVOS FORESTALES DEVENGADOS NO PAGADOS . (2/3)
Director/Subdirector Jefe y/oSubjefe Asesor Departamento
1
Notifica oficio a la Entidad Ejecutora del programa de incentivos forestales del INAB, sobre los beneficiarios que no recibieron el pago de los incentivos forestales.
Si el CUR de devolución fue aprobado en la Dirección Financiera archiva temporalmente; si se requirió a la dirección de Contabilidad del Estado
solicita copia del CUR aprobado y archiva.
Recibe oficio mediante el cual confirma los pagos que deberán gestionarse
nuevamente al cual acompaña copia certificada de los “certificados de
cumplimiento de actividades”, traslada.
Recibe, revisa documentación y verifica disponibilidad presupuestaria, financiera o contable en el Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental –SICOIN-.
Existe disponibilidad
No: realiza solicitud programación o reprogramación financiera según procedimiento establecido.
En caso de afectaciones de años anteriores, gestiona cuota contable ante el Departamento
de Administración Financiera remite documentación de soporte a la DCE, para aprobación del CUR y gestión de los pagos
correspondientes.
Si: realiza registro del CUR de devolución en el SICOIN
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
186
ROCEDIMIENTO GESTION PARA LA DEVOLUCION Y PAGO DE INCENTIVOS FORESTALES DEVENGADOS NO PAGADOS. (3/3)
Director/Sudirector Jefe y/o Subjefe Asesor Departamento
Recibe expediente, revisa, aprueba el CUR de devolución, imprime, firma, sella
y devuelve expediente.
Recibe expediente, archiva.
Registra CUR de reversión parcial del compromiso inicial en el SICOIN, para regularizar el monto no pagado a los
beneficiarios, traslada
Recibe expediente, revisa, aprueba el CUR de reversión parcial, imprime, firma, sella
y devuelve expediente.
Recibe expediente, archiva. Con el objetivo de realizar el pago a los beneficiarios pendientes, se realiza el procedimiento establecido “Gestión de pago en concepto de incentivos forestales a beneficiarios del Programa de Incentivos Forestales -PINFOR- y Programa de Incentivos Forestales a Poseedores de Pequeñas Extensiones de Tierra de Vocación Forestal o Agroforestal -PINPEP-“
fin
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
187
5. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGO DE LA DEUDA POLÍTICA
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de Pago de la Deuda Política
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Dar cumplimiento a lo establecido en artículo 21 del Decreto 1-85 de la Asamblea Nacional Constituyente,
relacionado con el financiamiento de las organizaciones políticas y campañas electorales, Inicia: Solicitud de
programación anual. Finaliza: Archivo del CUR de gasto.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala g) Normas emitidas por los entes rectores de Administración Financiera Gubernamental h) Normas de contención del gasto vigentes i) Decreto 1-85 de la Asamblea Nacional Constituyente, “Ley Electoral y de Partidos Políticos”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares Internas del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Acuerdo Ministerial que aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas 3) Las disposiciones internas que se emitan que regulen el procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe oficio de solicitud de aporte emitido por el Tribunal
Supremo Electoral, traslada. Director/Subdirector
2. Recibe oficio, instruye y traslada.
Jefe y/o Subjefe Departamento de Gestión
de Devoluciones
3.
Recibe oficio, verifica los datos descritos en el oficio, tales
como: firmas, sellos, fechas, montos, mes, destinatario
confirma, verifica disponibilidad presupuestaria y financiera
en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-.
¿Existe disponibilidad presupuestaria y financiera?
SÍ: Continua con el trámite.
No: Gestiona modificación presupuestaria, transferencias
Asesor Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras
Obligaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
188
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
corrientes y cuota financiera, según procedimiento
establecido.
4.
Registra la orden de compra en -SIGES- en etapa de
compromiso, para lo cual efectúa los cálculos tomando de
base el tipo de cambio del Banco de Guatemala de la fecha
en que se elabora y traslada.
Asesor Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras
Obligaciones
5. Recibe expediente, revisa, autoriza la orden de compra en el
–SIGES-, imprime, firma, sella y devuelve expediente. Jefe y/o Subjefe Departamento de Gestión
de Devoluciones
6.
Recibe expediente, firma orden de compra, registra y
solicita el –CUR- de Compromiso en –SIGES-, traslada para
aprobación.
Asesor Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras
Obligaciones
7. Recibe expediente, revisa, aprueba el –CUR- de compromiso
en el –SICOIN-, imprime, firma, sella y devuelve expediente
Jefe y/o Subjefe Departamento de Gestión
de Devoluciones
8.
Recibe expediente, gestiona firma y sello del –CUR- , elabora
liquidación de orden de compra en –SIGES- en fase de
registrado y traslada.
Asesor Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras
Obligaciones
9.
Recibe expediente, revisa, autoriza la liquidación de la orden
de compra en el –SIGES-, imprime, firma, sella y devuelve
expediente.
Jefe y/o Subjefe Departamento de Gestión
de Devoluciones
10.
Recibe expediente, firma la liquidación de la orden de
compra, registra y solicita el –CUR- de Devengado en -
SIGES, traslada para aprobación.
Asesor Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras
Obligaciones
11. Recibe, revisa expediente, aprueba -CUR- de Devengado en
el –SICOIN-, imprime, firma, sella y traslada. Jefe y/o Subjefe Departamento de Gestión
de Devoluciones
12.
Recibe expediente, remite correo electrónico al
Departamento de Administración Financiera para que
solicite el pago del –CUR-.
Asesor Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras
Obligaciones
13. Recepción del recibo de ingresos de la Entidad Ejecutora Asesor Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
14. Archiva temporalmente la documentación de soporte del CUR de pago.
Asesor del Departamento de Gestión de Devoluciones de Impuestos y Otras
Obligaciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
189
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGO DE LA DEUDA POLÍTICA (1/1)
Director/SubdirectorJefe y/o Subjefe Departamento de Gestión de
DevolucionesAsesor Departamento de Gestión de
Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
Recibe oficio, instruye y traslada.
Recibe oficio, verifica los datos descritos en el oficio, tales como: firmas, sellos, fechas, montos, mes, destinatario confirma, verifica disponibilidad presupuestaria y financiera en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-.
Existe presupuestoSI
NO
Continua con el trámite
Gestiona modificación presupuestaria, transferencias corrientes y cuota financiera, según procedimiento establecido
Registra la orden de compra en -SIGES- en etapa de compromiso, para lo cual efectúa los cálculos tomando de base el tipo de cambio del Banco de Guatemala de la fecha en que se elabora y traslada.
Recibe expediente, revisa, autoriza la orden de compra en el –SIGES-, imprime, firma, sella y devuelve expediente
Recibe expediente, firma orden de compra, registra y solicita el –CUR- de Compromiso en –SIGES-, traslada para aprobación.
Recibe expediente, revisa, aprueba el –CUR- de compromiso en el –SICOIN-, imprime, firma, sella y devuelve expediente
Inicio
Recibe oficio de solicitud de aporte emitido por el Tribunal Supremo Electoral, traslada.
Recibe expediente, gestiona firma y sello del –CUR- , elabora liquidación de orden de compra en –SIGES- en fase de registrado y traslada.
Recibe expediente, revisa, autoriza la liquidación de la orden de compra en el –SIGES-, imprime,
firma, sella y devuelve expediente.
Recibe expediente, firma la liquidación de la orden de compra, registra y solicita el –CUR- de Devengado en -SIGES, traslada para aprobación.
Recibe, revisa expediente, aprueba -CUR- de Devengado en el –SICOIN-, imprime, firma, sella y traslada.
Recibe expediente, remite correo electrónico al Departamento de Administración Financiera para que solicite el pago del –CUR-.
Recepción del recibo de ingresos de la Entidad Ejecutora
Archiva temporalmente la documentación de soporte del CUR de pago.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
190
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE INGRESOS PRESUPUESTARIOS
1. PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN DE LOS INGRESOS TRIBUTARIOS QUE RECAUDA LA
SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Ingresos Presupuestarios 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Aprobación de los Ingresos Tributarios que recauda la Superintendencia de Administración Tributaria
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Aprobar los Comprobantes Únicos de Registro –CUR- que registra diariamente la Superintendencia de Administración Tributaria en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-, en estado de solicitado.
Inicia: Con la generación del reporte No. 00801341.rpt “Informe Transacciones Bancos Detalle”, que refleja las operaciones de ingresos a la cuenta GT24BAGU01010000000001100015 “Gobierno de la República Fondo Común- Cuenta Única Nacional”, en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-.
Finaliza: Con el archivo del reporte R00801341.rpt “Informe Transacciones Bancos Detalle”.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Acuerdo Ministerial No. 127-2008 que aprueba la Desconcentración en el Registro y Aprobación de
Ingresos Presupuestarios d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. e) Manual de Procedimientos para el Registro de la Ejecución Presupuestaria de la Administración Central
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones Internas para este procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Inicia el proceso con la carga de los Bancos del Sistema Bancos del Sistema
2
Verifica en Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- la carga electrónica de los Comprobantes Únicos de Registro -CUR- en estado de solicitado, de los recaudos tributarios realizados por los Bancos del Sistema previo a Solicitar los Comprobantes Únicos de Registro Cur´s.
Departamento de Supervisión de Entidades Receptoras de Recaudo y Cumplimiento de Normatividad IRG
SAT
3
Para el caso de los ingresos en concepto de depósitos aduanales, recibe la integración de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, vía correo electrónico y verifica si la información es correcta.
¿La información recibida es correcta?
Sí: Realiza la aprobación de los Comprobantes Únicos de Registro –CUR-.
No: Devuelve a SAT para su corrección.
Jefe/Analista del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
191
Aprobación de los Ingresos Tributarios que recauda la Superintendencia de Administración Tributaria (1/1)
Departamento de Supervisión Entidades Receptoras de Recaudo y Cumplimiento de Normatividad IRG
SATBancos del Sistema
Jefe o Analista del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Inicio
Registra en el Sistema generando la carga eelectrónica y
envía a SAT Genera la carga
electrónica y envía a SICOIN
Confronta, revisa, analiza la carga
electrónica con el reporte R00801341
informe transacciones Bancos Detalle
Fin
¿La carga es correcta igual al informe ?
Aprueba CUR´S
si
Se avisa a la SAT para su corrección
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
192
2. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LOS INGRESOS TRIBUTARIOS POR CLASIFICAR
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Ingresos Presupuestarios 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de los Ingresos Tributarios por Clasificar
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar los ingresos recaudados por los bancos del sistema y que al último día hábil de cada mes no han sido reportados en forma desagregada.
Inicia: Con la generación del Reporte No. R00806192.rpt “Informe Transacciones Bancos Detalle” y reporte enviado por la -SAT- “Control de registros de Entes Recaudadores”.
Finaliza: Con la aprobación de los Comprobantes Únicos de Registro –CUR- de Ingresos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Ministerial No. 127-2008 que aprueba la Desconcentración en el Registro y Aprobación de Ingresos Presupuestarios
b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c) Manual de Procedimientos para el Registro de la Ejecución Presupuestaria de la Administración Central
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones Internas para este procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recibe la integración Vía Correo electrónico Control de Registro de Entes Recaudadores de la SAT y traslada.
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
2 Recibe la integración física Control de Registro de Entes Recaudadores de la SAT.
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
3.
Recibe la integración de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, vía correo electrónico de los registros por clasificar por cada banco recaudador, el último día hábil de cada mes, instruye y traslada.
Jefe/o analista del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
4.
Recibe la integración, revisa e imprime reporte de bancos recaudadores del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, No. R00806192.rpt “Informe transacciones bancos consolidado recaudado“, de conformidad a esta información registra los comprobantes únicos de registro en el –SICOIN- y traslada para su aprobación.
Asistente del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
5.
Recibe, analiza y si todo esta correcto:
Si: Aprueba, imprime, firma y sella el -CUR- de ingresos con base en el reporte R00806192.rpt y traslada al Asistente o Analista del Departamento de Ingresos Presupuestarios firma
¿Verifica si la información es correcta ?
No: Devuelve al Asistente o Analista para la corrección respectiva
Jefe del Departamento de Gestión de Ingresos Presupuestarios
6. Recibe y archiva los CUR con el reporte R00806192.rpt. Secretaria del Departamento
Gestión de Ingresos Presupuestarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
193
REGISTRO DE LOS INGRESOS TRIBUTARIOS POR CLASIFICAR. (1/1)
Jefe o Analista del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Inicio
Recibe la integración, genera
el reporte en Contabilidad
informe transacciones
Bancos Consolidado Recaudación, de
conformidad a está información registra
los CUR´s
Revisa, analiza y confronta los CUR´s en base a la Documentación de Soporte.
Firma, sella Cur y traslada a la
Secretaria para su archivo
Archiva fisicamente por correlativo los
Cur´s de ingresos
Fin
Recibe integración vía
correo electrónico Control de
Registros de Entes
Recaudadores de la -SAT-
Aprueba en SICOIN , firma, sella y
traslada al Asistente
¿está correcta la
información?
Sí
Devuelve a Asistente para correcciones
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
194
3. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR REGALÍAS Y PARTICIPACIÓN ESTATAL DE
HIDROCARBUROS
. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Ingresos Presupuestarios 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Ingresos por Regalías y Participación Estatal de Hidrocarburos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- los recursos que se perciben en la cuenta Fondo Común, en concepto de regalías o participación estatal de hidrocarburos-.
Inicia: Con la Recepción de la boleta de depósito y/o nota de crédito por concepto de regalías y/o participación estatal de hidrocarburos.
Finaliza: Aprobación de los Comprobantes Únicos de Registro CUR de ingresos presupuestarios por concepto de regalías y/o participación estatal de hidrocarburos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Ministerial No. 127-2008 que aprueba la Desconcentración en el Registro y Aprobación de Ingresos Presupuestarios
b) Manual de Procedimientos para el Registro de la Ejecución Presupuestaria de la Administración Central c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas d) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) OFICIO No. DF-158-2015
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe boleta de depósito monetario o nota de crédito de la Dirección de Contabilidad del Estado para el registro del ingreso y traslada
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
2.
Recibe boleta de depósito monetario o nota de crédito, revisa y registra en el –SICOIN- el Comprobante Único de Registro –CUR-, traslada para su aprobación
Asistente del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
3.
Recibe, analiza y si todo esta correcto:
Si: Aprueba, imprime, firma y sella el -CUR- de ingresos y traslada al Asistente o Analista para firma
¿Verifica si la información es correcta ?
No: Devuelve al Asistente o Analista para la corrección respectiva
Jefe /Analista del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
4. Recibe, firma y sella el –CUR- de ingresos y archiva físicamente de manera temporal
Jefe /Analista del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
5 Recibe y archiva los Comprobantes Únicos de Registro Cur. Secretaria del Departamento
Gestión de Ingresos Presupuestarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
195
REGISTRO DE INGRESOS POR REGALIAS Y PARTICIPACION ESTATAL DE HIDROCARBUROS (1/1)
Jefe o Analista del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Inicio
Recibe boleta de depósito monetario o
nota de crédito, revisa, registra
traslada para su aprobación y traslada
a Jefe o Analista
Firma, sella Cur y traslada a la
Secretaria para su archivo
Archiva fisicamente por correlativo los
Cur´s de ingresos
Fin
Recibe boleta de depósito monetario o nota de
crédito de la Dirección de Contabilidad del Estado
para el registro del ingreso y traslada al asistente
Aprueba en SICOIN firma, sella y traslada al Asistente
Revisa la documentación de soporte para la aprobación
del CUR de Ingresos
¿ está correcta la información ?
SI
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
196
4. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL IMPUESTO DE SALIDA DEL PAÍS
. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Ingresos Presupuestarios 03 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro del Impuesto de Salida del País
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar en el Sistema de Contabilidad Integrada –SOCOIN-, la recaudación del Impuesto de Salida del País, conforme a lo reportado por el Instituto Guatemalteco de Turismo.
Inicia: Recepción del informe de recaudación del Impuesto de Salida del País y de la nota de crédito del traslado de recursos al Fondo Común.
Finaliza: Archivo de los Comprobantes Únicos de Registro –CUR- de ingresos presupuestarios por concepto del Impuesto de Salida del País.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Ministerial No. 127-2008 que aprueba la Desconcentración en el Registro y Aprobación de Ingresos Presupuestarios
b) Manual de Procedimientos para el Registro de la Ejecución Presupuestaria de la Administración Central
c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
d) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficio DF-OF-158-2015
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de la Dirección de Contabilidad del Estado, la nota de crédito que respalda el traslado de recursos provenientes del Impuesto de salida del país y el reporte de la distribución de ingresos del Instituto Guatemalteco de Turismo -INGUAT-, traslada.
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
2.
Recibe la nota de crédito que respalda el traslado de recursos provenientes del Impuesto de Salida del País y el reporte de la distribución de ingresos del Instituto Guatemalteco de Turismo, registra y traslada.
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
3.
Recibe, analiza y elabora el -CUR- del Impuesto de Salida del País, aplicando la cuenta 0100INGUAT CAJA RECAUDADORA INGUAT para el registro del –CUR- correspondiente.
Jefe/Analista del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
4 Recibe y archiva los Comprobantes Únicos de Registro –CUR-. Secretaria del Departamento
Gestión de Ingresos Presupuestarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
197
Procedimiento para el Registro del Impuesto de Salida del País (1 /1)
Jefe o Analista del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Inicio
Recibe la nota de crédito que respalda
el traslado de recursos
provenientes del impuesto de salida del país y el reporte de distribución de
ingresos del INGUAT, registra y traslada
Firma, sella Cur y traslada a Secretaria
para su archivo
Recibe y archiva los CUR.
Fin
Recibe la nota de crédito que respalda
el traslado de recursos
provenientes del impuesto de salida
del país y reporte de distribución de
ingresos del INGUAT
Aprueba, imprime, firma y sella el CUR
de ingresos y trsalada
Recibe, analiza y elabora el CUR del impuesto de salida del país, aplicando
la cuenta 0100INGUAT CAJA
RECAUDADORA INGUAT para el registro del CUR correspondiente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
198
5. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS VARIOS E INTERESES POR DEPÓSITOS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Ingresos Presupuestarios 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento de Registro de Ingresos Varios e Intereses por Depósitos
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar los ingresos provenientes de las diferentes operaciones que fueron trasladados al Fondo Común, que permita contar con disponibilidad de recursos al Estado.
Inicia: Recepción de boleta de depósitos monetarios, nota de crédito o solicitud de la entidad que corresponda.
Finaliza: Aprobación de los Comprobantes Únicos de Registro CUR de ingresos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Ministerial No. 127-2008 que aprueba la Desconcentración en el Registro y Aprobación de Ingresos Presupuestarios
b) Manual de Procedimientos para el Registro de la Ejecución Presupuestaria de la Administración Central c) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficio No. 158-2015 2) Oficio Circular No. DCE 001-2015
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe boleta de depósito monetario, nota de crédito, póliza de ingreso (en el caso de la Superintendencia de Administración Tributaria) u oficio de solicitud de registro de ingreso por parte de la entidad solicitante y traslada.
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
2.
Recibe boleta de depósito monetario, nota de crédito, póliza de ingreso (en el caso de la Superintendencia de Administración Tributaria), registra el –CUR- de ingresos presupuestarios y traslada para su aprobación.
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
3.
Recibe, analiza y si todo esta correcto:
Si: Aprueba, imprime, firma y sella el -CUR- de ingresos y traslada al Asistente o Analista para firma
¿Verifica si la información es correcta?
No: Devuelve al Asistente o Analista para la corrección respectiva
Jefe/Analista del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
4 Recibe y archiva los Comprobantes Únicos de Registro Cur. Secretaria del Departamento
Gestión de Ingresos Presupuestarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
199
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESOS E INTERESES POR DEPÓSITOS (1/1)
Jefe o Analista del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Inicio
Recibe oficio de solicitud boletas y/o notas de crédito en base a está información registra el –CUR- de ingresos presupuestarios y traslada al Jefe o Analista para su aprobación
Recibe,revisa, analiza y confronta los CUR´s en base a la Documentación de Soporte.
Firma, sella Cur y traslada a la
Secretaria para su archivo
Archiva fisicamente por correlativo los
Cur´s de ingresos
Fin
Recibe oficio de solicitud boletas y/o notas de crédito para registro de ingreso por parte de la entidad solicitante, y traslada al asistente
Aprueba en SICOIN , firma, sella y traslada al AsistenTe para su archivo
¿ está correcta la información ?
SI
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
200
6. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES DEL
ESTADO
. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Ingresos Presupuestarios 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Ingresos por Arrendamiento de Bienes Inmuebles del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- los recursos que se perciben en concepto de arrendamiento de bienes inmuebles que pertenecen al Estado, para contar con disponibilidad de recursos para los pagos que realiza Tesorería Nacional.
Inicia: Recepción del oficio, integración y boletas de depósito, relacionados a los arrendamientos de bienes inmuebles que incluya el valor del Impuesto al Valor Agregado según corresponda.
Finaliza: Con la aprobación de los Comprobantes Únicos de Registro –CUR- de ingresos presupuestarios por concepto de arrendamientos de bienes inmuebles.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Ministerial No. 127-2008 que aprueba la Desconcentración en el Registro y Aprobación de Ingresos Presupuestarios
b) Manual de Procedimientos para el Registro de la Ejecución Presupuestaria de la Administración Central c) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala d) Reglamento orgánico interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficio No. 158-2015
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de la Dirección de Bienes del Estado oficio de integración y triplicado de las boletas de depósito monetario, por concepto de arrendamiento de inmuebles, incluyendo el valor del Impuesto al Valor Agregado en los casos que corresponda, recibe y traslada.
Secretaria del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
2.
Recibe, revisa la documentación, registra el Comprobante Único de Registro en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-, y traslada para aprobación al Jefe/Analista del Departamento.
Asistente del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
3.
Recibe, analiza, confronta y si todo esta correcto:
Si: Aprueba, imprime, firma y sella el -CUR- de ingresos y traslada al Asistente o Analista para firma
¿Verifica si la información es correcta?
No: Devuelve al Asistente o Analista para la corrección respectiva
Jefe /Analista del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
5.
Remite copia de los –CUR- de ingresos aprobados a la Dirección de Bienes del Estado y archiva físicamente de manera temporal el expediente por correlativo de –CUR- de Ingresos presupuestarios.
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
201
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES DEL ESTADO (1/1)
Jefe o Analista del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Inicio
Recibe expediente físico e integración boletas de depósito y/o notas de crédito,
de conformidad a está información
registra los CUR´S y traslada al Jefe o
AnalistaRecibe, analiza y confronta los CUR´S en base a la Documentación de Soporte.
Firma, sella Cur y traslada a Secretaria
para su archivo
Archiva físicamente por correlativo los
Cur´s de ingresos
Fin
Recibe expediente físico por concepto de
arrendamiento de Bienes del Estado
y traslada al asistente
Aprueba en SICOIN , firma, sella y traslada al Asistente
¿está correcta la información?
SI
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
202
7. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CUR´S A NIVEL DE DEVENGADO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Ingresos Presupuestarios 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Utilidades y Dividendos a favor del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- los recursos que se perciben en concepto de utilidades o dividendos provenientes de la participación accionaria del Estado en empresas de capital mixto, para contar con disponibilidad de recursos.
Inicia: Recepción de la Boleta de Depósito y/o Nota de Crédito por parte del Departamento de Gestión de Ingresos Presupuestarios.
Finaliza: Aprobación de los Comprobantes Únicos de Registro CUR de ingresos presupuestarios.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Ministerial No. 127-2008 que aprueba la Desconcentración en el Registro y Aprobación de Ingresos Presupuestarios
b) Manual de Procedimientos para el Registro de la Ejecución Presupuestaria de la Administración Central c) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala d) Reglamento orgánico interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficio No. 158-2015
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de las empresas donde el Estado tiene participación accionaria, oficio e integración del monto que le corresponde al Estado, en concepto de utilidades o dividendos y copia de la boleta de depósito o nota de crédito recibe y traslada.
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
2
Recibe documentación, revisa, registra y solicita el Comprobante Único de Registro en clase: Devengado, si no se han recibido las boletas de depósito al Fondo Común; cuando se cuente con las boletas de depósito, la clase de registro del –CUR- es –DEV- “Devengado”
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
3.
Recibe, revisa analiza, confronta y si todo esta correcto:
Si: Aprueba, imprime, firma y sella el -CUR- de ingresos y traslada al Asistente o Analista para firma
¿Verifica si la información es correcta?
No: Devuelve al Asistente o Analista para la corrección respectiva
Jefe/Analista del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
4 Recibe y archiva los Comprobantes Únicos de Registro -Cur- a nivel de Devengado
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
203
Registro de Utilidades y Dividendos a favor del Estado (1/1)
Jefe o Analista del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Inicio
Recibe expediente físico, boleta de
depósito y/o nota de crédito de
conformidad a está información registra los CUR´S y traslada
al Jefe o Analista
Recibe, revisa, analiza y confronta los CUR´S en base a la Documentación de Soporte.
Firma, sella Cur y traslada a Secretaria
para su archivo
Archiva fisicamente por correlativo los
Cur´s de ingresos
Fin
Recibe expediente físico,
boleta de depósito y/o nota
de crédito y traslada al asistente
Aprueba en SICOIN , firma, sella y traslada al Asistente
¿ esta correcta la información ?
SI
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
204
8. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR CONTRIBUCIÓN AL RÉGIMEN DE CLASES PASIVAS
CIVILES DEL ESTADO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Ingresos Presupuestarios 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Ingresos por Contribución al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar en el Sistema de Contabilidad Integrada los ingresos por contribuciones voluntarias que realizan ex servidores públicos y las aportaciones laborales y patronales al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, que cuentan con autorización de la Oficina Nacional de Servicio Civil, a la cuenta monetaria GT18BRRL01010000003033063053 de Banco de Desarrollo Rural S. A. o al Fondo Común.
Inicia: Recepción de la boleta de depósito o nota de crédito de contribución voluntaria o aporte patronal.
Finaliza: Aprobación de los Comprobantes Únicos de Registro de Ingresos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Ministerial No. 127-2008 que aprueba la Desconcentración en el Registro y Aprobación de Ingresos Presupuestarios
b) Manual de Procedimientos para el Registro de la Ejecución Presupuestaria de la Administración Central
c) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala
d) Reglamento orgánico interno del Ministerio de Finanzas Públicas
e) Decreto 63-88 Ley de Clases Pasivas del Estado
f) Acuerdo Gubernativo 1220-88 Reglamento de la Ley de Clases Pasivas del Estado
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Oficio No. 158-2015
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe del interesado o de la institución correspondiente, la boleta de depósito o nota de crédito, en concepto de la contribución voluntaria o aporte patronal a las Clases Pasivas Civiles del Estado, recibe y traslada.
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
2.
Recibe la boleta de depósito o nota de crédito, en concepto de la contribución voluntaria o aporte patronal a las Clases Pasivas Civiles del Estado, revisa, registra y solicita en el Sistema de Contabilidad Integrado el Comprobante Único de Registro y traslada para su aprobación.
Asistente del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
3.
Recibe, revisa, analiza, confronta y si todo esta correcto:
Si: Aprueba, imprime, firma y sella el -CUR- de ingresos y traslada al Asistente o Analista para firma
¿Verifica si la información es correcta?
No: Devuelve al Asistente o Analista para la corrección respectiva
Jefe/Analista del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
4 Recibe y archiva los Comprobantes Únicos de Registro Cur. Secretaria del Departamento
Gestión de Ingresos Presupuestarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
205
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE INGRESOS POR CONTRIBUCION AL RÉGIMEN DE CLASES PASIVAS CIVILES DEL ESTADO (1/1)
Jefe o Analista del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Inicio
Recibe expediente físico, boleta de
depósito y/o nota de crédito de
conformidad a está información registra los CUR´S y traslada
al Jefe o Analista
Recibe, revisa, analiza y confronta Los CUR´S en base a la Documentación de Soporte.
Firma, sella Cur y traslada a Secretaria
para su archivo
Archiva fisicamente por correlativo los
Cur´s de ingresos
Fin
Recibe expediente físico,
boleta de depósito y/o nota
de créditoy traslada al asistente
Aprueba en SICOIN , firma, sella y traslada al Asistente
¿ está correcta la información?
SI
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
206
9. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DIFERENCIAL CAMBIARIO ORIGINADO POR PAGOS DE CAPITAL
(GANANCIA)
. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Ingresos Presupuestarios 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Diferencial Cambiario Originado por Pagos de Capital (Ganancia)
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar en el Sistema de Contabilidad Integrada la ganancia originada por los pagos de capital de deuda interna, la cual es determinada por la Dirección de Contabilidad del Estado.
Inicia: Recepción de oficio y documentación de soporte que establece el monto de la ganancia originada por el diferencial cambiario en transacciones de deuda interna.
Finaliza: Aprobación de los Comprobantes Únicos de Registro de Ingresos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Ministerial No. 127-2008 que aprueba la Desconcentración en el Registro y Aprobación de Ingresos Presupuestarios
b) Manual de Procedimientos para el Registro de la Ejecución Presupuestaria de la Administración Central c) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala d) Reglamento orgánico interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones Internas para este procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe de Contabilidad del Estado el oficio del Banco de Guatemala que contiene solicitud de registro de la ganancia por diferencial cambiario originada por pagos de capital y documentación de soporte, recibe y traslada.
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
2.
Recibe, revisa, registra y solicita en el Sistema de Contabilidad Integrado –SICOIN-, el Comprobante Único de Registro y traslada al jefe del Departamento para su aprobación.
Asistente del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
3.
Recibe, analiza y si todo esta correcto:
Si: Aprueba, imprime, firma y sella el -CUR- de ingresos y traslada al Asistente o Analista para firma
¿Verifica si la información es correcta?
No: Devuelve al Asistente o Analista para la corrección respectiva
Jefe/Analista del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
4 Recibe y archiva los Comprobantes Únicos de Registro Cur. Secretaria del Departamento
Gestión de Ingresos Presupuestarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
207
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DIFERENCIAL CAMBIARO ORIGINADO POR PAGOS DE CAPITAL (GANANCIA)(1/1)
Jefe o Analista del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Inicio
Recibe expediente físico, boleta de
depósito y/o nota de crédito de
conformidad a está información registra los CUR´S y traslada
al Jefe o AnalistaRecibe, analiza y confronta Los CUR´s en base a la Documentación de Soporte.
Firma, sella Cur y traslada a Secretaria
para su archivo
Archiva fisicamente por correlativo los
Cur´s de ingresos
Fin
Recibe expediente físico,
boleta de depósito y/o nota
de créditoy traslada al asistente
Aprueba en SICOIN , firma, sella y traslada al Asistente
¿ Está correcta la información ?
SI
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
208
10. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DISMINUCIÓN A LOS INGRESOS PRESUPUESTARIOS
(. NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Ingresos Presupuestarios 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Disminución a los Ingresos Presupuestarios
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Conciliar los saldos que reportan los bancos recaudadores con los registros de ingresos presupuestarios aprobados de forma mensual en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-.
Inicia: Recepción del Control de Registros de Entes Recaudadores que envía la Superintendencia de Administración Tributaria de forma electrónica.
Finaliza: Con la aprobación de los CUR de disminución de ingresos presupuestarios.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Manual de Procedimientos para el Registro de la Ejecución Presupuestaria de la Administración Central b) Reglamento orgánico interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones Internas para este procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Recibe de la Superintendencia de Administración Tributaria el “Control de Registros de entes Recaudadores via email”, revisa la documentación y traslada.
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
2.
Recibe, genera reporte No. R00806192rpt identifica el –CUR- de ingresos presupuestarios de los bancos recaudadores para establecer el monto de la disminución y registra el CUR de ingresos presupuestarios con clase de modificación: DIS, indicando el número de –CUR- original que dio origen al impuesto por clasificar que debe disminuirse, traslada.
Asistente del Departamento de Gestión de Ingresos
Presupuestarios
3.
Recibe el reporte No. R00806192rpt, analiza y si todo esta correcto:
Si: Aprueba, imprime, firma y sella el -CUR- de ingresos y traslada al Asistente o Analista para firma
¿Verifica si la información es correcta?
No: Devuelve al Asistente o Analista para la corrección respectiva
Jefe/Analista del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
4. Recibe el reporte y archiva. Secretaria del Departamento
Gestión de Ingresos Presupuestarios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
209
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DISMINUCION A LOS INGRESOS PRESUPUESTARIOS (1/1)
Jefe o Analista del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Secretaria del Departamento Gestión de Ingresos
Presupuestarios
Asistente del Departamento Gestión de Ingresos Presupuestarios
Inicio
Recibe la integración genera Contabilidad
Reportes Informe Transacciones
Bancos Consolidado Recaudación de
conformidad a está información registra los CUR´S y traslada
al Jefe o Analista
Recibe,revisa, analiza y confronta los CUR´S en base a la Documentación de Soporte.
Firma, sella Cur y traslada a Secretaria
para su archivo
Archiva fisicamente por correlativo los
Cur´s de ingresos
Fin
Recibe integración vía
correo electrónico
Reporte Control de Registros de
Entes Recaudadores de la -SAT- y traslada
al asistente
Aprueba en SICOIN , firma, sella y traslada al Asistente
¿Está correcta la información?
SI
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
210
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE APORTES A CONSEJOS Y MUNICIPALIDADES
1. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE APORTES A MUNICIPALIDADES
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades 02 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de Aportes a Municipalidades
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar el traslado de los recursos a las municipalidades del país, con base en el Presupuesto aprobado y la distribución del Cálculo Matemático y otros según Leyes específicas. Inicia: Publicación del Cálculo Matemático para la Distribución de la Asignación Constitucional a la Municipalidades del País, que aprueba la Comisión Específica encargada. Finaliza: Con la gestión de pago que realiza la Tesorería Nacional, se emitirá el reporte R00814121.rpt “Pagos por Abono en Cuentas Monetarias por Banco BENEFICIARIO para verificar que el pago se realizó y la fecha. (Fuente 21, 22 y 29).
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala b) Ley que aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada ejercicio fiscal c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos
del Estado para cada ejercicio fiscal d) Código Municipal, Decreto número 12-2002 del Congreso de la República y sus reformas e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f) Ley del Impuesto al Valor Agregado, Decreto número 27-92 del Congreso de la República g) Ley del Impuesto a la Distribución de Petróleo Crudo y Combustibles derivados del Petróleo, Decreto
número 38-92 del Congreso de la República h) Ley del Impuesto sobre Circulación de Vehículos, Decreto número 70-94 del Congreso de la República i) Publicación del Cálculo Matemático de la comisión específica de conformidad al presupuesto aprobado
para el ejercicio fiscal que corresponda
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas para el presupuesto vigente.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Con base al presupuesto aprobado y el Cálculo matemático (para el ejercicio fiscal debidamente aprobado y publicado) de la comisión específica para la Distribución de la Asignación Constitucional a las Municipalidades del País, analiza, instruye y traslada para que se realice la distribución a las Municipalidades del aporte IVA-Paz, Petróleo y Circulación de Vehículos.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
2.
Elabora el proyecto de distribución del aporte a las Municipalidades: trasladando a registro auxiliar: Situado Constitucional, IVA-Paz, Petróleo y Circulación de Vehículos; traslada al Jefe de Departamento.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
3.
Recibe proyecto de distribución por tipo de aporte y detalle por Municipio: ¿Es correcta la distribución? Si: aprueba e instruye para que se gestione la modificación presupuestaria anual a efecto de reorientar las asignaciones a
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
211
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
nivel de fuente de financiamiento y por municipio previo al registro en el Sistema de Gestión -SIGES-. No: devuelve para la corrección correspondiente.
4.
Con base en la distribución aprobada, gestiona la modificación presupuestaria anual a efecto de reorientar las asignaciones a nivel de fuente de financiamiento y por municipio ante el departamento de Administración Financiera, previa revisión de Dirección/Subdirección, “Modificación Presupuestaria y Reprogramación de Transferencias Corrientes y de Capital”.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
5.
Recibe resolución de aprobación de la modificación presupuestaria, traslada e instruye para el registro.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
6.
Registra en el Sistema de Gestión –SIGES- la carga anual de datos del cálculo matemático de la distribución municipal; y traslada para revisión y aprobación.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
7.
Aprueba en el Sistema de Gestión –SIGES- el registro del cálculo matemático, instruye para que se solicite la cuota financiera para atender el aporte mensual a las Municipalidades mediante el procedimiento “Programación de Cuotas Financieras”.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
8.
Solicita la cuota financiera que permita realizar el aporte mensual a las municipalidades del país y traslada al jefe del Departamento.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
9.
Recibe, revisa y gestiona Cuota Financiera ante el departamento de Gestión de Aportes Institucionales, mediante los procedimientos “Programación y Reprogramación de Cuotas Financieras”.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
10.
Verifica cuota aprobada por el Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria -COPEP- y oficio donde el Director/Subdirector instruye para la atención del traslado de recursos a las Municipalidades del mes que corresponda; traslada e instruye para que realice las operaciones correspondientes.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
11.
Verifica si existen cambios de cuentas monetarias de las Municipalidades ante Tesorería Nacional; de ser así, actualiza los datos en el Sistema de Gestión -SIGES-. Registra en el Sistema de Gestión –SIGES- los montos aprobados para cada uno de los impuestos (situado constitucional, IVA paz, petróleo y vehículos; el sistema realiza la distribución automática para cada Municipalidad) con base a la cuota financiera aprobada del mes y traslada al jefe del Departamento la propuesta.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
212
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
12.
Revisa en el Sistema de Gestión -SIGES-: ¿Es correcto el registro? Si: aprueba en el –SIGES- la distribución y automáticamente se generan los Comprobantes Únicos de Registro -CUR´s- en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- en estado de solicitado. No: Devuelve para correcciones.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
13. Aprueba los Comprobantes Únicos de Registro -CUR´s-,
Dirección Financiera o Subdirección de Obligaciones del Estado a Cargo
del Tesoro
14.
Solicita el pago vía correo electrónico al Departamento de Administración Financiera e instruye para generar la información que deberá publicarse en los medios de comunicación escritos.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades o Jefe del Departamento de Gestión de
Aportes a Consejos y Municipalidades
15.
Imprime, los Comprobantes Únicos de Registro –CUR´s- y traslada. Genera archivo en formato Excel que contiene la información de la distribución Municipal del mes correspondiente, para la publicación en los medios de comunicación escritos y lo traslada para revisión al Jefe del Departamento.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
16. Recibe, firma y sella los CUR
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Director
Financiera o Subdirector de Obligaciones del Estado a Cargo del
Tesoro Municipalidades
17. Recibe, revisa y traslada por medio de oficio a la Dirección de Comunicación Social, documento en formato digital e impreso.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
18.
Remite vía correo electrónico la distribución municipal del mes correspondiente, a las siguientes Entidades: Tesorería Nacional, Instituto de Fomento Municipal, Asociación Nacional de Municipalidades y a los bancos del sistema en los cuales las municipalidades tienen cuenta registrada (actualmente en el Banco de Desarrollo Rural, S. A. y Crédito Hipotecario Nacional).
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
19.
Con la gestión de pago que realiza la Tesorería Nacional, se genera el reporte R00814121.rpt “Pagos por Abono en Cuentas Monetarias por Banco BENEFICIARIO para verificar que el pago se realizó y la fecha. (Fuente 21, 22 y 29), y se archiva en el expediente y en la carpeta temporal del Departamento.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
20. Se archiva el CUR temporalmente con la documentación de soporte.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
213
GESTIÓN DE APORTES A MUNICIPALIDADES (1/3)
Jefe del Departamento Asesor del Departamento
INICIO
Con base al presupuesto aprobado y el Cálculo matemático de la comisión específica para la Distribución de la Asignación Constitucional a las Municipalidades del País, analiza, instruye y traslada para que se realice la distribución a las Municipalidades del aporte IVA-Paz, Petróleo y Circulación de Vehículos.
Elabora el proyecto de distribución del aporte a las Municipalidades, trasladando a registro auxiliar: Situado Constitucional, IVA-Paz, Petróleo y Circulación de Vehículos.
A
Recibe proyecto de distribución por tipo de aporte y detalle por Municipio.
¿Es correcta la distribución?
Aprueba e instruye para que se gestione la modificación presupuestaria anual a efecto de reorientar las asignaciones a nivel de fuente de financiamiento y por municipio previo al registro en el SIGES.
Devuelve para la corrección correspondiente.
No
A
Con base en la distribución aprobada, gestiona la modificación presupuestaria anual a efecto de reorientar las asignaciones a nivel de fuente de financiamiento y por municipio ante el departamento de Administración Financiera, previa revisión de Dirección/Subdirección, “Modificación Presupuestaria y Reprogramación de Transferencias Corrientes y de Capital”.
Recibe resolución de aprobación de la modificación presupuestaria, traslada e instruye para el registro.
Registra en el SIGES la carga anual de datos del cálculo matemático de la distribución municipal; y traslada para revisión y aprobación.
Aprueba en el SIGES el registro del cálculo matemático, instruye para que se solicite la cuota financiera para atender el aporte mensual a las Municipalidades mediante el procedimiento “Programación de Cuotas Financieras”.
Si
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
214
GESTIÓN DE APORTES A MUNICIPALIDADES (2/3)
Dirección/Sub direcciónJefe del DepartamentoAsesor del Departamento
Solicita la cuota financiera que permita realizar el aporte mensual a las municipalidades del país.
Recibe, revisa y gestiona Cuota Financiera ante el departamento de Gestión de Aportes Institucionales, mediante los procedimientos “Programación y Reprogramación de Cuotas Financieras”.
Recibe notificación de cuota aprobada por el COPEP y oficio donde el Director/Subdirector instruye para la atención del traslado de recursos a las Municipalidades del mes que corresponda; traslada e instruye para que realice las operaciones correspondientes.
Verifica si existen cambios de cuentas monetarias de las Municipalidades ante Tesorería Nacional; de ser así, actualiza los datos en el SIGES.
Registra en el SIGES los montos aprobados para cada uno de los impuestos (situado constitucional, IVA paz, petróleo y vehículos; el sistema realiza la distribución automática para cada Municipalidad) con base a la cuota financiera aprobada del mes.
A
Revisa en el SIGES.
¿Es correcto el registro?
Aprueba en el SIGES la distribución y automáticamente se generan los CUR´s en el SICOIN en estado de solicitado.
Si
Devuelve para correcciones.
No
A
Aprueba los CUR´s.
Solicita el pago vía Email al Departamento de Administración Financiera e instruye para generar la información que deberá publicarse en los medios de comunicación escritos.
1
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
215
GESTION DE APORTES A MUNICIPALIDADES (3/3)
Jefe del DepartamentoAsesor del Departamento
Imprime los CUR s- y traslada.
Genera archivo en formato Excel que contiene la información de la distribución Municipal del mes correspondiente, para la publicación en los medios de comunicación escritos y lo traslada
Recibe, firma y sella los CUR
Recibe, revisa y traslada por medio de oficio a la Dirección de Comunicación Social, documento en formato digital e impreso.
Remite vía Email la distribución municipal del mes correspondiente, a las siguientes Entidades: Tesorería Nacional, Instituto de Fomento Municipal, Asociación Nacional de Municipalidades y a los bancos del sistema en los cuales las municipalidades tienen cuenta registrada (actualmente en el Banco de Desarrollo Rural, S. A. y Crédito Hipotecario Nacional).
Con la gestión de pago que realiza la Tesorería Nacional, se genera el reporte R00814121.rpt “Pagos por Abono en Cuentas Monetarias por Banco BENEFICIARIO para verificar que el pago se realizó y la fecha. (Fuente 21, 22 y 29), y se archiva en el expediente y en la carpeta temporal del Departamento.
Se archiva el CUR temporalmente con las documentación de soporte.
FIN
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
216
2. PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSOS DEL APORTE IVA PAZ A CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE
DESARROLLO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades 03 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Desembolsos del Aporte IVA Paz a Consejos Departamentales de Desarrollo
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar los desembolsos de recursos del aporte IVA Paz (Fuente 21) a los Consejos Departamentales de Desarrollo. Inicia: Solicita a los Consejos Departamentales de Desarrollo -CODEDE- la programación de desembolsos mediante oficio circular con base en el listado geográfico de obras aprobado. Finaliza: Archiva temporalmente los CUR, previo a su traslado al archivo definitivo.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala b) Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto c) Acuerdo Gubernativo Número 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto d) Ley que aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada ejercicio fiscal e) Decreto Número 11-2002 del Congreso de la República, Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural f) Acuerdo Gubernativo Número 462-2002, Reglamento de la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y
Rural g) Decreto Número 27-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Impuesto al Valor Agregado y
sus modificaciones h) Acuerdo Gubernativo que aprueba la distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos
del Estado para cada ejercicio fiscal i) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas j) Punto Resolutivo Número 05-2014 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural –CONADUR- k) Punto Resolutivo No. 08-2015 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural -CONADUR- l) Punto Resolutivo Número 01-2018 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural –CONADUR-,
Disposiciones de Ejecución y Reprogramación del Presupuesto de Inversión de los Consejos Departamentales de Desarrollo para el Ejercicio Fiscal 2018
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Opiniones de la Comisión de Análisis de Presupuesto y Política Fiscal del CONADUR
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Solicita a los Consejos Departamentales de Desarrollo -CODEDE- la programación de desembolsos mediante oficio circular con base en el listado geográfico de obras aprobado.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
2.
Recibe de los Consejos Departamentales de Desarrollo, la programación de desembolsos, con base a la solicitud realizada. Traslada a Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
3. Recibe programación de desembolsos para la solicitud de las cuotas financieras que correspondan y consolida.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
217
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Revisa la programación consolidada de los Asesores del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades y gestiona la solicitud de programación de cuotas ante el Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria -COPEP- a través del departamento de Gestión de Aportes Institucionales, mediante el procedimiento “Programación de Cuotas Financieras”.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
5.
En función de la cuota autorizada por el Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria -COPEP- y notificada a Dirección/ Subdirección, distribuye la cuota a cada Consejo Departamental de Desarrollo –CODEDE-, y elabora oficio circular para notificar, y traslada a los Asesores respectivos, considerando lo establecido en el Artículo 45 BIS Ley Orgánica del Presupuesto Decreto número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala. Un primer desembolso con la suscripción del convenio y el estudio técnico que sustente la realización de la obra, el cual no podrá exceder del veinte por ciento (20%) del monto total del convenio. Los siguientes desembolsos se efectuarán conforme al avance físico de la obra registrada en el Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) por la Unidad Técnica del Consejo Departamental de Desarrollo respectivo, Lo cual implica obras de arrastre
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
6. Hace del conocimiento vía correo electrónico del Oficio Circular a cada –CODEDE- sobre la cuota financiera aprobada.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
7.
Recibe electrónicamente a través del Sistema de Control de Desembolsos y Transferencias -CODET- la solicitud de cuota financiera remitida por cada CODEDE, que contiene el detalle de obras a las cuales se requieren recursos, a) en caso de proyectos nuevos, verifica si le corresponde anticipo, b) verifica el porcentaje del avance físico y financiero, así como la disponibilidad presupuestaria en el SICOIN. ¿Está conforme? Si: asigna la cuota financiera correspondiente. No: devuelve la solicitud de cuota financiera y solicita al –CODEDE- las correcciones respectivas.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
8.
Recibe del -CODEDE- la solicitud de desembolso que contiene: Oficio, Orden de Compra y Analítico de Obras; si todo está correcto, procede a su aprobación en el -CODET- y genera el -CUR- de -Compromiso y Devengado- en estado de “Solicitado” en el –SICOIN-, folia el expediente y traslada al Jefe del departamento para su aprobación.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
218
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
9.
Recibe expediente, revisa reporte de obras en el Sistema CODET verificando el avance financiero. ¿El avance financiero es menor o igual al avance físico? Si: aprueba, -CUR- en el -SICOIN-, imprime, firma, sella y gestiona la firma ante Dirección/Subdirección, y traslada a asesor. Gestiona la solicitud de pago vía correo electrónico del -CUR- ante el Departamento de Administración Financiera. No: rechaza y devuelva a CODEDE.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
10.
Verifica que Tesorería Nacional realice acreditamiento a Cuenta Única del Tesoro de cada Consejo Departamental de Desarrollo. Imprime reporte R00821988.rpt -Estado de Cuenta Corriente CUT- y R821994 -Nota de Crédito o Débito- para verificar el acreditamiento. Se reciben en forma mensual los recibos de ingresos Forma 63-A2 y se adjuntan en el expediente del CUR.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
11.
Revisa mensualmente que los desembolsos reportados en el mes anterior estén debidamente documentados con los recibos 63-A2. ¿Están debidamente documentados? No: solicita por escrito al CODEDE la documentación de respaldo. Si: continúa en la siguiente actividad
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
12. Archiva temporalmente los CUR, previo a su traslado al archivo definitivo.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
219
Desembolsos del Aporte IVA Paz a Consejos Departamentales de Desarrollo (1/1)
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
INICIO
Revisa mensualmente que los desembolsos
reportados en el mes anterior estén debidamente
documentados
Solicita a los Consejos Departamentales de
Desarrollo la programación de
desembolsos
Recibe programación de desembolsos de los CODEDE. Traslada
Recibe electrónicamente a través del sistema de CODET la solicitud de
cuota financiera remitida por cada CODEDE que
contiene el detalle de las obras a las cuales se requieren recursos
¿Está conforme?
Devuelve solicitud a CODEDE y solicita
correcciones respectivas
Asigna cuota financiera correspondiente
Recibe del CODEDE la solicitud de desembolso, procede a aprobación en el CODET y genera el CUR
de compromiso y devengado en estado de “solicitado” en el SICOIN,
traslada el expediente
Recibe expediente y revisa reporte de obras en el
Sistema CODET, verificando el avance
financiero
Verifica que Tesorería Nacional realice
acreditamiento a Cuenta única del Tesoro de cada
CODEDE
FIN
Recibe programación de desembolsos para la
solicitud de las cuotas financieras que
correspondan y consolida
Revisa la programación consolidada de los
Asesores y gestiona la solicitud de programación de cuotas ante la COPEP
Distribuye la cuota autorizada por COPEP a cada CODEDE y elabora
oficio circular para notificar y traslada
Hace del conocimiento vía correo electrónico del Oficio Circular a cada
CODEDE sobre la cuota financiera aprobada
Archiva temporalmente los CUR, previo a su traslado al archivo
definitivo
¿Están debidamente
documentados?
Solicita por escrito al CODEDE la
documentación de respaldo
No
Si
¿El avance financiero es
menor o igual al avance físico?
Aprueba el -CUR- en el SICOIN y gestiona la solicitud de pago vía
correo electrónico del CUR ante el
Departamento de Administración Financiera
Rechaza y devuelve a CODEDE
No
Si
No
Si
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
220
3. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE REPROGRAMACIÓN DE OBRAS Y APROBACIÓN DE LA MODIFICACION
PRESUPUESTARIA DE LOS CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO –CODEDE-
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades 03 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de Reprogramación de Obras y Aprobación de la Modificación Presupuestaria de los Consejos
Departamentales de Desarrollo -CODEDE-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar el registro de las reprogramaciones de obras que aprueban los Consejos Departamentales de Desarrollo. Inicia: Recibe y revisa el expediente de reprogramación de obras que envía el Consejo Departamental de Desarrollo. Finaliza: Notificación al Consejo Departamental de Desarrollo de la Resolución Ministerial que aprueba la Modificación Presupuestaria o Comprobante de Reprogramación de SIGES (cuando no conlleva modificación presupuestaria).
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala b) Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto y sus
modificaciones c) Acuerdo Gubernativo Número 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto d) Ley que aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada ejercicio fiscal e) Decreto Número 11-2002 del Congreso de la República, Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural f) Acuerdo Gubernativo Número 462-2002, Reglamento de la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y
Rural g) Decreto Número 27-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Impuesto al Valor Agregado y
sus modificaciones h) Acuerdo Gubernativo que aprueba la distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos
del Estado para cada ejercicio fiscal i) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas j) Punto Resolutivo Número 05-2014 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural –CONADUR- k) Punto Resolutivo No. 08-2015 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural -CONADUR- l) Punto Resolutivo Número 01-2018 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural –CONADUR-,
Disposiciones de Ejecución y Reprogramación del Presupuesto de Inversión de los Consejos Departamentales de Desarrollo para el Ejercicio Fiscal 2018
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe y revisa el expediente de reprogramación de obras que envía el Consejo Departamental de Desarrollo, el cual debe contener: a) Oficio de solicitud de la aprobación de la modificación
presupuestaria que deriva de las reprogramaciones de obras.
b) Resolución de reprogramación firmada y sellada, que contiene el detalle de las obras previamente aprobadas por el Consejo y copia certificada del Acta del CODEDE.
c) Reporte del Registro de las Reprogramaciones de obras
Asesor de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
221
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
realizadas en el Sistema de Gestión -SIGES-.
2
Analiza de acuerdo a Resoluciones remitidas por los CODEDE, de conformidad con lo establecido en la Ley y Punto Resolutivo Número 01-2018 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural –CONADUR-, Disposiciones de Ejecución y Reprogramación del Presupuesto de Inversión de los Consejos Departamentales de Desarrollo para el Ejercicio Fiscal 2018. ¿El expediente cumple con los requisitos? Si: Traslada a Jefatura No: Informa al CODEDE por medio de oficio las inconsistencias cuando corresponda, para realizar las correcciones necesarias. Nota: Cuando el incumplimiento obedece a la no aplicación de la Ley y el Punto Resolutivo 01-2018, se deniega el expediente
Asesor de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
3.
Revisa, autoriza y consolida en el Sistema -SIGES- los proyectos reprogramados, de acuerdo a Resoluciones remitidas por los CODEDE, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica del Presupuesto y Punto Resolutivo Número 01-2018 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural –CONADUR-, Disposiciones de Ejecución y Reprogramación del Presupuesto de Inversión de los Consejos Departamentales de Desarrollo para el Ejercicio Fiscal 2018. Nota: La solicitud de reprogramación presupuestaria que varíe entre estas funciones pero no disminuye el total de los saldos presupuestarios aplicados a las fuentes agua, saneamiento, salud y educación se aprobarán de acuerdo a lo establecido en el punto resolutivo 01-2018 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural -CONADUR-.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
4.
Realiza en el SIGES el envío de la consolidación de obras a -SICOIN-. ¿Conlleva modificación presupuestaria? Si: genera los comprobantes de modificación presupuestaria Forma C02 y de reprogramación de transferencias corrientes y de capital forma C04 en estado de “Registrado”. Solicita, imprime, firma y sella dichos comprobantes, gestiona la firma ante Dirección/Subdirección. Elabora oficio de solicitud de aprobación de los comprobantes para la reprogramación de obras, para trasladar los documentos al departamento de Administración Financiera, previa revisión de
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
222
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Dirección/Subdirección, mediante el procedimiento “Modificación Presupuestaria y Reprogramación de Transferencias Corrientes y de Capital”. No: Imprime, firma y sella el Comprobante de Reprogramación de Obras en el SIGES, notifica al -CODEDE- la aprobación.
5
Recibe del Departamento de Administración Financiera copia de la Resolución que autoriza la modificación presupuestaria, traslada copia electrónica al Asesor correspondiente y al Jefe de departamento para que se haga saber al Consejo Departamental de Desarrollo y archiva temporalmente, previo a su traslado al archivo definitivo.
Secretaria del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
6.
Informa por correo electrónico al Consejo Departamental de Desarrollo la Resolución Ministerial que aprueba la Modificación Presupuestaria por Reprogramaciones de obras, de conformidad con la Ley.
Asesor de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
223
Registro de reprogramación de obras y aprobación de la modificación presupuestaria de los Consejos Departamentales de Desarrollo -CODEDE- (1/1)
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Secretaria del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
INICIO
Recibe y revisa el expediente de
reprogramación de obras que envía el CODEDE
Revisa, autoriza y consolida en -SIGES- los proyectos
reprogramados, de acuerdo a Resoluciones remitidas
por los CODEDEInforma al CODEDE por
medio de oficio las inconsistencias para realizar correcciones
Traslada a Jefatura
FIN
¿Conlleva modificación
presupuestaria?
Si
Imprime, firma y sella el Comprobante de
Reprogramación de Obras en el SIGES, notifica al CODEDE la aprobación.
No
Recibe de Administración Financiera copia de la Resolución
que autoriza la modificación presupuestaria, traslada copia electrónica al Asesor y Jefe del
Departamento para que se haga saber al CODEDE y archiva
temporalmente.
Genera los comprobantes de modificación
presupuestaria y de reprogramación de
transferencias corrientes y de capital. Solicita reprogramación a la
Administración FinancieraInforma por correo electrónico al
CODEDE la Resolución Ministerial que aprueba la Modificación
Presupuestaria por Reprogramaciones de obras
Analiza de acuerdo a las Resoluciones remitidas
por los CODEDE
¿El expediente cumple con los
requisitos?
No
Si
Realiza en el SIGES el envío de la consolidación de
obras a SICOIN.
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
224
4. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO,
CORRESPONDIENTE A LOS RECURSOS PROVENIENTES DEL FONDO PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO DE LA
NACIÓN -FONPETROL-
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de desembolsos a Consejos Departamentales de Desarrollo, correspondiente a los recursos
provenientes del fondo para el desarrollo económico de la nación –FONPETROL-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar los desembolsos a favor de los Consejos Departamentales de Desarrollo en concepto del aporte proveniente del Fondo para el Desarrollo Económico de la Nación (FONPETROL) Inicia: Solicitud de cuota financiera. Finaliza: Con la gestión de pago que realiza la Tesorería Nacional, se emitirá el reporte R00814121.rpt “Pagos por Abono en Cuentas Monetarias por Banco BENEFICIARIO para verificar que el pago se realizó y la fecha. (Fuente 21, 22 y 29).
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley que aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada ejercicio fiscal b) Acuerdo Gubernativo que aprueba la distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos
del Estado para cada ejercicio fiscal c) Ley del Fondo para el Desarrollo Económico de la Nación, Decreto número 71-2008 del Congreso de la
República d) Reglamento de la Ley del Fondo para el Desarrollo Económico de la Nación, Acuerdo Gubernativo No.
195-2009 e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Realiza el requerimiento de cuota financiera con base en el comportamiento de la ejecución presupuestaria del cuatrimestre anterior, y traslada la solicitud de programación de cuotas ante el Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria –COPEP- a través del departamento de Gestión de Aportes Institucionales, mediante el procedimiento “Programación de Cuotas Financieras”.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
2.
Recibe oficio remitido de la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia -SCEP-, que contiene la distribución de los fondos a cada Consejo Departamental de Desarrollo, en concepto de regalías y la participación de los hidrocarburos (Fonpetrol), traslada al jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades.
Director/Subdirector
3. Verifica cuota aprobada por el Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria -COPEP- y oficio de la Secretaria de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia –SCEP-,
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
225
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
traslada e instruye para que realice las operaciones correspondientes.
4.
Recibe oficio previa verificación de disponibilidad presupuestaria y financiera, registra en el -SIGES- la Orden de Compra por cada Consejo Departamental de Desarrollo –CODEDE- y traslada en fase de registrado al jefe de departamento.
Asesor de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
5.
Recibe, revisa Está conforme con los datos en la Orden de Compra? Si: autoriza en el –SIGES- la Orden de Compra y devuelve al Asesor de Departamento. No: regresa requerimiento de la Orden de Compra al Asesor del Departamento; para que realice las correcciones correspondientes.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
6. Genera y Solicita en –SIGES- el –CUR- de gasto CyD, posteriormente traslada a la jefatura del departamento para su aprobación.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
7.
Recibe expediente y aprueba –CUR- en el –SICOIN-, imprime, firma y sella dichos –CUR-, gestiona la firma ante Dirección/Subdirección y traslada a asesor. Gestiona la solicitud de pago vía correo electrónico del –CUR- ante el Departamento de Administración Financiera.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
8.
Verifica que Tesorería Nacional realice acreditamiento a cuenta monetaria de cada Consejo Departamental de Desarrollo. Imprime reporte R00814121.rpt para verificar y archiva en forma mensual los recibos de ingresos forma 63-A2 para consulta.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
9. Recibe, verifica y archiva el expediente de manera temporal.
Secretaria del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
226
GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A CODEDES, RECURSOS PROVENIENTES DEL FONDO PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO DE LA NACIÓN -FONPETROL- (1/2)
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Asesor del Departamento Dirección/Sub dirección
INICIO
Realiza el requerimiento de cuota financiera con base en el comportamiento de la
ejecución presupuestaria del cuatrimestre anterior, y traslada la solicitud de
programación de cuotas ante el COPEP a través del departamento de Gestión de
Aportes Institucionales, mediante el procedimiento “Programación de Cuotas
Financieras”.
Recibe oficio remitido de la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la
Presidencia -SCEP-, que contiene la distribución de los fondos a cada
Consejo Departamental de Desarrollo, en concepto de regalías y la
participación de los hidrocarburos (Fonpetrol).
Verifica cuota aprobada por el COPEP y oficio de la SCEP, traslada e instruye para
que realice las operaciones correspondientes
Recibe oficio previa verificación de disponibilidad
presupuestaria y financiera, registra en el SIGES la Orden de
Compra por cada CODEDE y traslada en fase de registrado.
Recibe, revisa
¿Está conforme con los datos en la Orden
de Compra?
Autoriza en el SIGES la Orden de Compra y devuelve al Asesor de Departamento.
A
A
Regresa requerimiento de la Orden de Compra al Asesor del
Departamento; para que realice las correcciones correspondientes.
No
Si
Genera y Solicita en SIGES el CUR- de gasto CyD.
Recibe expediente y aprueba –CUR- en el –SICOIN-, imprime, firma y sella dichos –CUR-, gestiona la firma ante Dirección/Subdirección.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
227
GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A CODEDES, RECURSOS PROVENIENTES DEL FONDO PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO DE LA NACIÓN -FONPETROL- (2/2)
Jefe del Departamento Asesor del Departamento Secretaria del Departamento
Gestiona la solicitud de pago vía Email del CUR ante el Departamento de Administración Financiera.
Verifica que Tesorería Nacional realice acreditamiento a cuenta monetaria de cada Consejo Departamental de Desarrollo.
Imprime reporte R00814121.rpt para verificar y archiva en forma mensual los recibos de ingresos forma 63-A2 para consulta.
Recibe, verifica y archiva el expediente de manera temporal.
FIN
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
228
5. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO,
CORRESPONDIENTE A DONACIÓN QUE OTORGA PERENCO GUATEMALA LIMITED
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de Desembolsos a Consejos Departamentales de Desarrollo correspondiente a Donación que otorga
la entidad Perenco Guatemala Limited
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar los desembolsos de recursos a los Consejos Departamentales de Desarrollo, en concepto del aporte financiado con la Donación que otorga la entidad Perenco Guatemala Limited. Inicio: Solicitud de cuota financiera Finaliza: Con Recibe, verifica y archiva el expediente de manera temporal.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley que aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada ejercicio fiscal b) Acuerdo Gubernativo que aprueba la distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y
Egresos del Estado para cada ejercicio fiscal c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas d) Acuerdo Gubernativo No. 260-2010 que aprueba el contrato de donación suscrito entre la entidad
Perenco Guatemala Limited y el Estado de Guatemala, suscrito el 24 de agosto de 2010
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Realiza el requerimiento de cuota financiera con base en el comportamiento de la ejecución presupuestaria del cuatrimestre anterior, y traslada la solicitud de programación de cuotas ante el Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria –COPEP- a través del departamento de Gestión de Aportes Institucionales, mediante el procedimiento “Programación de Cuotas Financieras”.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
2.
Recibe oficio remitido por la Dirección General de Hidrocarburos del Ministerio de Energía y Minas relacionado a la liquidación del aporte solidario, extraordinario y no reembolsable proveniente de los barriles de petróleo transportados en el Sistema Estacionario de Transporte de Hidrocarburos –SETH-, traslada.
Director/Subdirector
3.
Verifica cuota aprobada por el Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria -COPEP- y oficio del Ministerio de Energía y Minas, traslada e instruye para que realice las operaciones correspondientes.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
4. Recibe oficio y verifica en el –SICOIN- que el –CUR- de ingresos de los recursos esté aprobado por la Dirección de Crédito Público, imprime y lo adjunta al expediente.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
229
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5.
Realiza el cálculo del monto que le corresponde a cada Consejo Departamental de Desarrollo y registra en el -SIGES- la Orden de Compra y traslada en fase de registrado al Jefe de Departamento.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
6.
Recibe, revisa Está conforme con los datos en la Orden de Compra? Si: autoriza en el –SIGES- la Orden de Compra y devuelve al Asesor de Departamento. No: regresa requerimiento de la Orden de Compra al asesor del departamento; para que realice las correcciones correspondientes.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
7.
Recibe, elabora y solicita en –SIGES- el –CUR- de gasto CyD, posteriormente traslada a la jefatura del departamento para su aprobación.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
8.
Recibe expediente y aprueba –CUR- en el –SICOIN-, imprime, firma y sella dichos CUR, gestiona la firma ante Dirección/Subdirección y traslada a asesor. Gestiona la solicitud de pago vía correo electrónico del –CUR- ante el Departamento de Administración Financiera.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
9.
Verifica que Tesorería Nacional realice acreditamiento a cuenta monetaria de cada Consejo Departamental de Desarrollo. Imprime reporte R00814121.rpt para verificar y archiva en forma mensual los recibos de ingresos forma 63-A2 para consulta.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
10. Recibe, verifica y archiva el expediente de manera temporal.
Secretaria del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
230
GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO, CORRESPONDIENTE A DONACIÓN QUE OTORGA PERENCO GUATEMALA LIMITED (1/2)
Jefe del Departamento Dirección/Sub direcciónAsesor del Departamento
INICIO
Realiza el requerimiento de cuota financiera con base en el comportamiento de la ejecución presupuestaria del cuatrimestre anterior, y traslada la solicitud de programación de cuotas ante el COPEP a través del departamento de Gestión de Aportes Institucionales, mediante el procedimiento “Programación de Cuotas Financieras”.
Recibe oficio remitido por la Dirección General de Hidrocarburos del Ministerio de Energía y Minas relacionado a la liquidación del aporte solidario, extraordinario y no reembolsable proveniente de los barriles de petróleo transportados en el Sistema Estacionario de Transporte de Hidrocarburos –SETH-, traslada.
Recibe notificación de cuota aprobada por el COPEP y oficio del Ministerio de Energía y Minas, traslada e instruye para que realice las operaciones correspondientes.
Recibe oficio y verifica en el SICOIN que el CUR de ingresos de los recursos esté aprobado por la Dirección de Crédito Público, imprime y lo adjunta al expediente.
Realiza el cálculo del monto que le corresponde a cada CODEDE y registra en el SIGES la Orden de Compra y traslada en fase de registradO,
Recibe, revisa
¿Está conforme con los datos en la Orden de
Compra?
Autoriza en el SIGES la Orden de Compra y devuelve al Asesor de Departamento.
Si
Regresa requerimiento de la Orden de Compra al asesor del departamento; para que realice las correcciones correspondientes.
No
A
A
Recibe, elabora y solicita en SIGES el –CUR- de gasto CyD.
Recibe expediente y aprueba CUR en el SICOIN, imprime, firma y sella dichos CUR, gestiona la firma ante Dirección/Subdirección y traslada a asesor.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
231
GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO, CORRESPONDIENTE A DONACIÓN QUE OTORGA PERENCO GUATEMALA LIMITED (2/2)
Jefe del Departamento Asesor del Departamento Secretaria del Departamento
Gestiona la solicitud de pago vía Email del CUR ante el Departamento de Administración Financiera.
Verifica que Tesorería Nacional realice acreditamiento a cuenta monetaria de cada Consejo Departamental de Desarrollo.
Imprime reporte R00814121.rpt para verificar y archiva en forma mensual los recibos de ingresos forma 63-A2 para consulta.
Recibe, verifica y archiva el expediente de manera temporal.
FIN
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
232
6. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN DE LOS CONSEJOS
DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO FINANCIADO CON EL APORTE IVA PAZ
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Consolidación del Anteproyecto de Inversión de los Consejos Departamentales de Desarrollo financiado con el
aporte IVA Paz
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Coordinar el registro y consolidación de los proyectos de inversión financiados con recursos del IVA Paz a cargo de los Consejos Departamentales de Desarrollo, que forman parte del Anteproyecto de presupuesto del siguiente ejercicio fiscal. Inicio: Notificación de techo presupuestario a los Consejos Departamentales de Desarrollo Finaliza: Entrega del Anteproyecto de Inversión a la Dirección Técnica del Presupuesto.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. e) Punto Resolutivo No. 05-2014 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural -CONADUR- f) Punto Resolutivo No. 08-2015 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural -CONADUR- g) Punto Resolutivo No. 03-2016 del Consejo Nacional de Desarrollo Urbano y Rural –CONADUR-
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Opiniones de la Comisión de Análisis de Presupuesto y Política Fiscal del CONADUR
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe por parte del Despacho Superior del Ministerio de Finanzas Públicas –MINFIN- notificación de la asignación de los techos presupuestarios anual y multianual, con los lineamientos institucionales correspondientes, traslada.
Director /Subdirector
2.
Mediante oficio firmado por el Despacho/Dirección Financiera, notifica a los Consejos Departamentales de Desarrollo el techo presupuestario que servirá de base para la elaboración de las propuestas de inversión a cada Consejo Departamental de Desarrollo -CODEDE-. Adicionalmente en oficio circular solicita a los Consejos Departamentales de Desarrollo –CODEDE- envíen la solicitud de creación y/o confirmación de usuarios y perfiles para acceso al módulo de formulación de proyectos del Sistema de Gestión -SIGES-.
Jefe de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
3.
Recibe solicitudes de los -CODEDES- y gestiona ante el Departamento de Administración Financiera la creación de los usuarios y/o actualización de perfiles en el Sistema de Gestión -SIGES-.
Asesor de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
233
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Recibe notificación de la creación y/o activación de usuarios según corresponda, y envía el listado a la Dirección Técnica del Presupuesto para que sean asignados los perfiles para realizar los registros de formulación de proyectos de inversión (200: Operador de Proyecto, 201: Financiero nivel unidad responsable, 202: financiero nivel unidad ejecutora y los que en el futuro correspondan).
Asesor de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
5.
Informa por medio de correo electrónico a los –CODEDES- los respectivos usuarios para que puedan registrar los proyectos en el módulo de formulación del -SIGES-.
Asesor de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
6.
Recibe, revisa y analiza la documentación presentada por los –CODEDES- y por el Consejo Regional de Desarrollo Urbano y Rural –COREDUR-, (Oficio de entrega del anteproyecto, certificación del punto de acta en donde aprueban el listado de proyectos, reporte de –SIGES- del registro de los proyectos, así como las propuestas de presupuesto de los –CODEDES-, aprobado por el respectivo -COREDUR-, confirmando datos registrados en –SIGES- como en el Sistema Nacional de Inversión Pública –SNIP-.
Asesor de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
7.
¿Cumple el expediente con los requisitos necesarios? Si: informa electrónicamente al Jefe de Departamento y archiva el expediente. No: notifica por correo electrónico a los Consejos Departamentales de Desarrollo –CODEDES-, para su respectiva modificación.
Asesor de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
8.
Mediante oficio envía listado de proyectos incorporados en el Sistema de Gestión –SIGES-, a la Dirección Técnica de Presupuesto para su incorporación en el Anteproyecto de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro y en el Programa de Inversión Física, Transferencias de Capital e Inversión Financiera (Listado Geográfico de Obras).
Jefe de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
234
CONSOLIDACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN DE LOS CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO FINANCIADO CON EL APORTE IVA PAZ (1/2)
Jefe del DepartamentoDirección/Sub Dirección Asesor del Departamento
INICIO
Recibe por parte del Despacho Superior del MINFIN- notificación de la asignación de los techos presupuestarios anual y multianual, con los lineamientos institucionales correspondientes, traslada.
Mediante oficio firmado por el Despacho/Dirección Financiera, notifica a los Consejos Departamentales de Desarrollo el techo presupuestario que servirá de base para la elaboración de las propuestas de inversión a cada CODEDE.
En oficio circular solicita a los CODEDE envíen la solicitud de creación y/o confirmación de usuarios y perfiles para acceso al módulo de formulación de proyectos del SIGES.
Recibe solicitudes de los CODEDES y gestiona ante la Subdirección Financiera la creación del usuario y/o actualización de perfiles en el SIGES.
Recibe notificación de la creación y/o activación de usuarios según corresponda, y envía el listado a la Dirección Técnica del Presupuesto para que sean asignados los perfiles para realizar los registros de formulación de proyectos de inversión (200: Operador de Proyecto, 201: Financiero nivel unidad responsable, 202: financiero nivel unidad ejecutora y los que en el futuro correspondan).
Informa por medio de Email a los CODEDES los respectivos usuarios para que puedan registrar los proyectos en el módulo de formulación del SIGES.
Recibe, revisa y analiza la documentación presentada por los CODEDES y por el COREDUR, (Oficio de entrega del anteproyecto, certificación del punto de acta en donde aprueban el listado de proyectos, reporte de –SIGES- del registro de los proyectos, así como las propuestas de presupuesto de los CODEDES, aprobado por el respectivo -COREDUR-, confirmando datos registrados en SIGES como en el SNIP.
1
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
235
CONSOLIDACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE INVERSIÓN DE LOS CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE DESARROLLO FINANCIADO CON EL
APORTE IVA PAZ (2/2)
Jefe del DepartamentoAsesor del Departamento
¿Cumple el expediente con los requisitos
necesarios?
Informa electrónicamente al Jefe de Departamento y archiva el expediente.
Si
Notifica por Email a los CODEDES, para su respectiva modificación.
No
Verifica Email y envía listado de proyectos incorporados en el SIGES, a la Dirección Técnica de Presupuesto para su incorporación en el Anteproyecto de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro y en el Programa de Inversión Física, Transferencias de Capital e Inversión Financiera (Listado Geográfico de Obras).
FIN
1
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
236
7. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A LAS MUNICIPALIDADES QUE AÚN NO RECAUDAN EL
IMPUESTO ÚNICO SOBRE INMUEBLES –IUSI-
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de desembolso a las Municipalidades que aún no recaudan el Impuesto Único Sobre Inmuebles –IUSI-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar los desembolsos a favor de las Municipalidades que aún no recaudan el Impuesto Único Sobre Inmuebles –IUSI- conforme a lo establecido en el Artículo No. 2 del Decreto Número 15-98 del Congreso de la República, Ley Del Impuesto Único Sobre Inmuebles Inicio: Solicitud de cuota financiera. Finaliza: Con Recibe, verifica y archiva el expediente de manera temporal.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley que aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada ejercicio fiscal b) Acuerdo Gubernativo que aprueba la distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos
del Estado para cada ejercicio fiscal c) Ley del Impuesto Único Sobre Inmuebles, Decreto No. 15-98 del Congreso de la República d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Entes Rectores del Ministerio de Finanzas Públicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Realiza el requerimiento de cuota financiera con base en el comportamiento de la ejecución presupuestaria del cuatrimestre anterior, y traslada la solicitud de programación de cuotas ante el Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria -COPEP- a través del departamento de Gestión de Aportes Institucionales, mediante el procedimiento “Programación de Cuotas Financieras”.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
2.
Recibe oficio remitido de la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles, que contiene el informe sobre la Recaudación del Impuesto Único sobre Inmuebles, traslada.
Director/Subdirector
3.
Verifica cuota aprobada por el Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria -COPEP- y oficio remitido de la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles. Recibe oficio, que contiene informe de Recaudación remitido por la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles, gestiona la modificación presupuestaria y reprogramación de Transferencias de Capital a efecto de reorientar las asignaciones a nivel de municipio ante el departamento de Administración Financiera, previa revisión de Dirección/Subdirección, mediante el procedimiento “Modificación Presupuestaria y Reprogramación de Transferencias Corrientes y de Capital”.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
237
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Recibe resolución de aprobación de la modificación presupuestaria, traslada e instruye para el registro.
Jefe del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
5.
Recibe oficio remitido de la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles, previa verificación de disponibilidad presupuestaria y financiera, registra en el -SIGES- la Orden de Compra por cada Municipalidad y traslada en fase de registrado al jefe de departamento.
Asesor de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
6.
Recibe, revisa Está conforme con los datos en la Orden de Compra? Si: autoriza en el –SIGES- la Orden de Compra y devuelve al Asesor de Departamento. No: regresa requerimiento de la Orden de Compra al Asesor del Departamento; para que realice las correcciones correspondientes.
Jefe de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
7. Solicita en -SIGES- el –CUR- de gasto CyD, posteriormente traslada a la jefatura del departamento para su aprobación.
Asesor de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
8.
Recibe expediente y aprueba –CUR- en el –SICOIN-, imprime, firma y sella dichos –CUR-, gestiona la firma ante Dirección/Subdirección y traslada a asesor. Gestiona la solicitud de pago vía correo electrónico del –CUR- ante el Departamento de Administración Financiera.
Jefe de Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
9.
Verifica que Tesorería Nacional realice acreditamiento a cuenta monetaria de cada Municipalidad. Imprime reporte R00814121.rpt para verificar y archiva en forma mensual los recibos de ingresos forma 63-A2 para consulta.
Asesor del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
10. Recibe, verifica y archiva el expediente de manera temporal.
Secretaria del Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y Municipalidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
238
GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A LAS MUNICIPALIDADES QUE AÚN NO RECAUDAN EL IMPUESTO ÚNICO SOBRE INMUEBLES –IUSI- (1/2)
Jefe del Departamento Asesor del Departamento Dirección/Sub Dirección1
INICIO
Realiza el requerimiento de cuota financiera con base en el comportamiento de la ejecución presupuestaria del cuatrimestre anterior, y traslada la solicitud de programación de cuotas ante el COPEP a través del departamento de Gestión de Aportes Institucionales, mediante el procedimiento “Programación de Cuotas Financieras”.
Recibe oficio remitido de la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles, que contiene el informe sobre la Recaudación del IUSI.
Recibe notificación de cuota aprobada por el COPEP y oficio remitido de la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles.
Recibe oficio, que contiene informe de Recaudación remitido por la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles, gestiona la modificación presupuestaria y reprogramación de Transferencias de Capital a efecto de reorientar las asignaciones a nivel de municipio ante el departamento de Administración Financiera, previa revisión de Dirección/Subdirección, mediante el procedimiento “Modificación Presupuestaria y Reprogramación de Transferencias Corrientes y de Capital”.
Recibe resolución de aprobación de la modificación presupuestaria, traslada e instruye para el registro.
Recibe oficio remitido de la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles, previa verificación de disponibilidad presupuestaria y financiera,
2
Registra en el SIGES la Orden de Compra
por cada Municipalidad.
Recibe, revisa
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
239
GESTIÓN DE DESEMBOLSOS A LAS MUNICIPALIDADES QUE AÚN NO RECAUDAN EL IMPUESTO ÚNICO SOBRE INMUEBLES –IUSI- (2/2)
Jefe del Departamento Secretaria departamentoAsesor del Departamento
¿Está conforme con los datos en la Orden
de Compra?
Autoriza en el SIGES la Orden de Compra.
Regresa requerimiento de la Orden de Compra al Asesor del Departamento; para que realice las correcciones correspondientes.
2
Solicita en SIGES el CUR de gasto CyD.
Recibe expediente y aprueba CUR en el SICOIN imprime, firma y sella dichos CUR, gestiona la firma ante Dirección/Subdirección y traslada a asesor.
Gestiona la solicitud de pago Email del CUR ante el Departamento de Administración Financiera.
Verifica que Tesorería Nacional realice acreditamiento a cuenta monetaria de cada Municipalidad. Imprime reporte R00814121.rpt para verificar y archiva en forma mensual los recibos de ingresos forma 63-A2 para consulta.
Recibe, verifica y archiva el expediente de manera temporal.
FIN
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
240
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE APORTES INSTITUCIONALES
1. PROCEDIMIENTO ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A CARGO DEL
TESORO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Anteproyecto de Presupuesto de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Integrar y presentar el Anteproyecto de Presupuesto de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro que
permite establecer las necesidades presupuestarias de la Entidad Ejecutoras y beneficiarios según
corresponda. Inicia: Recepción de techos presupuestarios. Finaliza: Entrega del anteproyecto y archivo de
copia recibida.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- e) Normas técnicas de Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia f) Guías y normas técnicas emitidas por la Dirección Técnica del Presupuesto g) Manual de Formulación Presupuestaria h) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Circulares emitidas por el Departamento de Administración Financiera
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe el Despacho Superior del Ministerio de Finanzas Públicas
–MINFIN- notificación de la asignación de los techos presupuestarios
multianual, con los lineamientos institucionales correspondientes y
traslada al Departamento de Gestión de Aportes Institucionales.
Director/Subdirector
2.
Recibe y elabora proyecto de oficio mediante el cual notifica a cada
entidad receptora de transferencia, los techos asignados para el
período de formulación correspondiente y traslada para firma de
Director/Subdirector y Visto Bueno del Despacho Superior.
Traslada a los Departamentos: Gestión de Devolución de Impuestos
y otras Obligaciones y Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades los techos asignados para la continuación del
proceso.
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
241
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3.
Consolida la información recibida en hoja de cálculo Excel según
estructura presupuestaria propuesta validada y realiza el análisis
correspondiente.
Para la distribución de Clases Pasivas del Estado, realiza proyección
con base al monto histórico pagado en los últimos 6 meses.
Los datos consolidados los registra en el módulo de Formulación del
Anteproyecto de Presupuesto del Sistema de Contabilidad Integrada
-SICOIN-, de acuerdo a los lineamientos recibidos.
Verifica que los datos registrados coincidan con el techo
Presupuestario asignado, imprime reportes de Formulación en
estado registrado, elabora proyecto de oficio y traslada al Subjefe
para su revisión.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales.
4.
Recibe, revisa expediente
¿Cumple con las directrices?
Sí: valida, imprime las formas oficiales en estado solicitado y envía
en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- (módulo de
formulación) a Dirección/Subdirección Financiera para su
aprobación y firmas.
No: devuelve para modificaciones correspondientes.
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
5.
Recibe, revisa expediente.
¿Cumple con las directrices?
Sí: firma y devuelve expediente.
No: devuelve para modificaciones.
Director/Subdirector
6. Recibe y remite expediente al Departamento de Administración
Financiera, para las gestiones correspondientes, archiva copia.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
242
Anteproyecto de Presupuesto de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro (1/1)
Director /Subdirector
Subjefe del Departamento de Gestión de Aportes Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de
Recibe notificación de techos
presupuestarios y traslada al subjefe.
Elabora proyecto de oficio de
notificación y notifica a
Departamento de Consejos y
Municipalidades y Devolución de
impuestos.
Consolida la información
recibida, realiza el análisis
correspondiente, realiza proyección de clases pasivas y registra en SICOIN, imprime reportes de Formulación,
elabora proyecto de oficio.
¿Cumple directrices?
Imprime, traslada para aprobación y
firmas
Si
Realiza modificaciones
No
¿Cumple Directrices?
Realiza modificaciones
No
Firma y traslada expediente
Si
Remite expediente al Departamento de
Administración Financiera
Finaliza
Inicio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
243
2. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN INDICATIVA ANUAL DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A CARGO DEL
TESORO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación Indicativa Anual de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Integrar y presentar la Programación Indicativa Anual de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro para
atender las necesidades y compromisos del ejercicio fiscal vigente en cumplimiento a la normativa aplicable.
Inicia: Notificación de Techos Presupuestarios Finaliza: Entrega de la Programación Indicativa Anual de
Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala g) Acuerdo Ministerial 214-2004 "Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria para las Entidades
de la Administración Central"
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Circulares emitidas por el Departamento de Administración Financiera
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe notificación de la Dirección Técnica del Presupuesto por
medio de correo electrónico de la Distribución Analítica del
Presupuesto del ejercicio fiscal vigente a nivel de detalle y
traslada.
Director/Subdirector
2. Revisa las asignaciones presupuestarias a nivel de detalle, traslada.
Sub Jefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
3. Recibe, elabora proyecto de oficio circular para solicitar la
Programación Indicativa Anual a las Entidades Ejecutoras y
requiere al Departamento de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades, Departamento de Gestión de Devoluciones de
Impuestos y Otras Obligaciones la programación indicativa anual
correspondiente.
Asistente/Asesor del
Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
4. Recibe, revisa oficio circular y traslada para firma de
Director/Subdirector Financiero.
Sub Jefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
244
5. Recibe, firma y traslada. Director/Subdirector
8. Recibe expediente de la Programación Indicativa Anual de
Entidades Ejecutoras y Departamentos y traslada.
Sub Jefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
9. Revisa, analiza la documentación de soporte de la Programación
Indicativa Anual.
¿Hay correcciones, en la documentación o en –SICOIN-?
SÍ: traslada a los responsables para las correcciones respectivas.
No: Consolida la información por estructura presupuestaria en el
formato establecido, imprime y traslada para revisión.
Asistente/Asesor del
Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
10. Revisa, analiza la documentación de soporte de la Programación
Indicativa Anual.
¿Hay correcciones, en la documentación o en –SICOIN-?
SÍ: Devuelve para correcciones.
No: Devuelve -para realizar los registros correspondientes en -
SICOIN-.
Sub Jefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
11. Registra e imprime comprobantes de Programación Indicativa
Anual (COM y DEV) en el –SICOIN-; elabora proyecto de oficio y
traslada.
Asistente/Asesor del
Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
12. Revisa proyecto de oficio y el comprobante consolidado de la
Programación Indicativa Anual (COM y DEV).
¿Existen correcciones?
Sí: devuelve para correcciones.
No: firma oficio, comprobante consolidado y traslada para Visto
Bueno.
Sub Jefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
13. Recibe, firma oficio y comprobante consolidado de la
Programación Indicativa Anual de Obligaciones del Estado a Cargo
del Tesoro, traslada.
Director/Subdirector
14. Recibe y envía expediente de la Programación Indicativa Anual al
Departamento de Administración Financiera, archiva.
Asistente del Departamento de
Administración Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
245
Programación Indicativa Anual de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro (1/ 2)
Director /Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión de Aportes Institucionales
Recibe notificación de Distribución
analítica y traslada al subjefe.
Inicio
Revisa las asignaciones
presupuestarias a nivel de detalle,
traslada
Elabora proyecto de oficio circular para
solicitar la Programación
Indicativa Anual a las Entidades
Ejecutoras
Revisa oficio circular y traslada para
firma de Director/Subdirector Financiero.
Recibe firma y traslada
Recibe expediente de la Programación Indicativa Anual de
Entidades Ejecutoras y
Departamentos y traslada.
¿Hay correcciones?
traslada a los responsables para las correcciones
respectivas
Si
Consolida la información,
imprime y traslada para revisión
No
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
246
Programación Indicativa Anual de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro ( 2/2)
Director / Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes
Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
1
¿Hay correcciones?
Devuelve para correcciones
Si
Devuelve -para realizar los registros
correspondientes en -SICOIN-.
No
Registra e imprime comprobantes de
Programación Indicativa Anual ;
elabora proyecto de oficio y traslada.
¿Hay correcciones?
Realiza correccionesSi
firma oficio, comprobante consolidado y
traslada para Visto Bueno.
No
Firma oficio y comprobante consolidado.
Envía expediente de al Departamento de
Administración Financiera, archiva.
Finaliza
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
247
3. PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A CARGO DEL
TESORO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales 02 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Modificaciones Presupuestarias de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para realizar modificaciones presupuestarias de Obligaciones
del Estado a Cargo del Tesoro con el propósito de cumplir con los compromisos establecidos en Ley Anual de
Presupuesto, normas o Leyes específicas según corresponda, Inicia: Requerimiento de modificación Finaliza:
Notificación a la Entidad Ejecutora.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- f) Guías y normas técnicas emitidas por la Dirección Técnica del Presupuesto g) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala h) Manual de Modificaciones Presupuestarias para la Administración Central i) Decreto 114-97 Del Congreso de la República, “Ley del Organismo Ejecutivo”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Circulares emitidas por el Departamento de Administración Financiera
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe requerimientos de modificación presupuestaria y traslada.
En caso de ser necesario, el Departamento de Gestión de Aportes
Institucionales puede proponer modificaciones presupuestarias para
Clases Pasivas Civiles del Estado, Comisión de Colegio de Abogados,
Especies Fiscales e Impuesto de Salida del País, por lo que el
procedimiento se ejecuta a partir del numeral 3.
Director/Subdirector Financiero
2. Recibe, analiza, instruye y traslada. Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
3.
Recibe, revisa solicitud,
¿Información y documentos cumplen con la normativa vigente?
Si: Registra en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- el
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
248
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Comprobante de Modificación Presupuestaria Forma C02,
Comprobante de Transferencias Corrientes CO4, así como el reporte
R00813339.rpt de Base Legal y Objetivos de Transferencia Corriente
y de Capital cuando corresponda, elabora proyecto de nota e
integra expediente y traslada para revisión.
No: solicita a la Entidad Ejecutora los cambios necesarios cuando
son subsanables de forma inmediata, o elabora oficio para notificar
la improcedencia del requerimiento.
Nota: La Programación Inicial de Transferencias Corrientes y de
Capital de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro, se genera
automáticamente en –SICOIN- al inicio de cada Ejercicio Fiscal por
tal motivo se registra como reprogramación, excepto cuando se
trate de nuevas incorporaciones presupuestarias cuyo registro será
programación.
4.
Recibe y revisa expediente.
¿Hay cambios?
Sí: devuelve para correcciones.
No: avala y traslada para Visto Bueno.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
5.
Recibe y revisa expediente
¿Hay cambios?
Sí: devuelve para correcciones.
No: avala y traslada.
Director/Subdirector
6.
Recibe expediente, solicita el comprobante CO2 en el SICOIN,
imprime oficio, comprobantes y requiere firmas del Subjefe de
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales y
Director/Subdirector.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
7. Recibe, revisa, firma y traslada expediente.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
8. Recibe, revisa ,firma y traslada expediente Director/subdirector
9.
Recibe expediente y traslada al DAF para las gestiones
correspondientes, escanea copia y envía al Subjefe de
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales. Archiva copia
física del expediente.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
249
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Nota: Cuando la modificación presupuestaria corresponda a nuevas
estructuras que ameriten Programación de transferencias corrientes
y de capital, el comprobante C04 y R00813339.rpt, se trasladará a
requerimiento del Departamento de Administración Financiera.
10.
Recibe notificación de la aprobación o improbación de la
modificación presupuestaria y requerimiento del comprobante C04
y reporte No. R00813339.rpt cuando corresponda, instruye y
traslada.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
11. Notifica vía correo electrónico según corresponda, a las entidades
ejecutoras para su conocimiento.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
250
Modificaciones Presupuestarias de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro ( 1/ 2 )
Director /Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión de Aportes Institucionales
Inicio
Recibe requerimientos de
modificación presupuestaria y
traslada
Recibe, analiza, instruye y traslada.
¿Información y documentos
cumplen normativa?
Registra en SICOIN, elabora proyecto de
nota e integra expediente y traslada para
revisión
Si
solicita a la Entidad Ejecutora los
cambios necesarios
No
¿Hay cambios?
Realiza correcciones
Si
avala y traslada para Visto Bueno
No
¿Hay cambios?
Realiza correcciones
Si
Avala y traslada
No
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
251
Modificaciones Presupuestarias de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro ( 2/2 )
Director / Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes
Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión
de Aportes Institucionales
1
Solicita el comprobante CO2
en el SICOIN, imprime oficio, comprobantes y
requiere firmas del Subjefe y Director/
Subdirector.
Recibe, revisa, firma y traslada
expediente.
Recibe, revisa ,firma y traslada
expediente
Traslada al DAF, escanea copia y
Archiva expediente.Recibe notificación de la aprobación o improbación de la
modificación presupuestaria y
requerimiento del comprobante C04 y
reporte No. R00813339.rpt
cuando corresponda,
instruye y traslada.
Notifica vía correo electrónico según corresponda, a las
entidades ejecutoras para su
conocimiento.
Finaliza
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
252
4. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN FINANCIERA CUATRIMESTRAL Y/O MENSUAL DE OBLIGACIONES DEL
ESTADO A CARGO DEL TESORO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales 02 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Programación Financiera cuatrimestral y/o mensual de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Garantizar la disponibilidad financiera para atender las necesidades y compromisos de Obligaciones del Estado
a Cargo del Tesoro en cumplimiento a la normativa aplicable, que permitan ejecutar los pagos y aportes
correspondientes. Inicia: Recepción de lineamientos para elaborar la programación financiera Finaliza:
Ejecución de procedimientos de compromiso y devengado del gasto.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- f) Guías y normas técnicas emitidas por la Dirección Técnica del Presupuesto g) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala h) Decreto 114-97 Del Congreso de la República, “Ley del Organismo Ejecutivo” i) Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria para las Entidades de la Administración Central j) Normas de contención del gasto vigentes
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Circulares emitidas por el Departamento de Administración Financiera
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Verifica los lineamientos de administración financiera emitidos por
los entes rectores para la programación financiera
cuatrimestral/mensual, instruye y coordina.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
2.
Elabora y traslada proyecto de oficio y formato de programación
financiera, que será remitido a las entidades ejecutoras de
Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro, indicando la fecha límite
para la recepción de las programaciones y traslada.
Nota: En los casos donde el Comité de Programación de la Ejecución
Presupuestaria –COPEP- no autorice la cuota financiera
cuatrimestral, será necesario plantear programaciones mensuales,
las cuales se gestionan a partir del numeral 7.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
3.
Recibe y revisa
¿Hay cambios?
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
253
Sí: Devuelve para correcciones.
No: firma y traslada para Visto Bueno del Director/Subdirector.
4.
Recibe, revisa
¿Hay cambios?
Sí: devuelve para correcciones.
No: Firma oficio y traslada.
Director/Subdirector
5.
Recibe oficio firmado, escanea y notifica vía electrónica a las
entidades ejecutoras, adjunta formato de programación financiera
que deberán utilizar e indica las fechas límites para recibir la
programación.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
6.
Recibe las Programaciones Financieras de las entidades ejecutoras y
traslada.
Nota: Los departamentos de Gestión de Aportes a Consejos y
Municipalidades y Devoluciones de Impuestos y Otras Obligaciones
remiten directamente sus programaciones al Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales vía correo electrónica.
Director/Subdirector
7.
Recibe, revisa y consolida la información en hoja de cálculo de Excel
por estructura presupuestaria, en formato establecido y traslada
para revisión.
Nota: Las programaciones mensuales se consolidan con base a la
programación financiera cuatrimestral previamente recibida y se
incluyen los requerimientos adicionales emitidos por las entidades
receptoras.
Las programaciones financieras correspondientes al Canje de Deuda
por Naturaleza, se proyectarán con base en el calendario de pagos
establecido en el Convenio; así mismo, los Convenios vigentes con
ONG´s, serán la fuente primaria de información para sus
programaciones financieras.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
8.
Revisa programación de cuotas financieras mensual/ cuatrimestral.
¿Requiere modificaciones?
SÍ: devuelve para modificaciones
No: traslada para revisión.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
9. Recibe y revisa. Director/Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
254
¿Hay cambios?
Sí: devuelve para modificaciones.
No: Avala y continúa la Gestión.
10.
Elabora Comprobante de Programación Financiera forma CO3 y
proyecto de oficio de traslado al DAF con las justificaciones
correspondientes.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
11
Recibe, revisa expediente
¿Hay cambios?
Sí: devuelve para modificaciones
No: Continua con la gestión.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
12
Solicita el CO3 en el SICOIN, imprime comprobante, oficio y requiere
firmas del Subjefe de Departamento de Gestión de Aportes
Institucionales y Director/Subdirector Financiero.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
13 Traslada al DAF para las gestiones correspondientes, escanea copia
de recibido y archiva.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
14 Recibe la aprobación o improbación de la programación financiera,
traslada. Director/Subdirector
15 Recibe, instruye y traslada las cuotas financieras aprobadas por el
Comité de Programación de la Ejecución Presupuestaria –COPEP-.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
16
Recibe y notifica vía correo electrónico/telefónica a las Entidades
Ejecutoras las cuotas aprobadas por COPEP y ejecuta el compromiso
y devengado según procedimiento establecido.
Asistente /Asesor Departamento
de Gestión de Aportes
Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
255
Programación Financiera cuatrimestral y/o mensual de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro ( 1/3 )
Director /Subdirector
Subjefe del Departamento de Gestión de Aportes Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
Inicio
Verifica los lineamientos de administración
financiera, instruye y coordina.
Elabora y traslada proyecto de oficio y
formato de programación
financiera y traslada.
¿Hay cambios? Realiza correccionesSi
firma y traslada para Visto Bueno
del Director/Subdirector
No
¿Hay cambios?
Realiza correciones
Si
Firma oficio y traslada
No
Escanea y notifica vía electrónica a las
entidades ejecutoras,
Recibe las Programaciones
Financieras de las entidades y
traslada. Ver Nota.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
256
Programación Financiera cuatrimestral y/o mensual de Obligaciones del Estado a Cargo
del Tesoro (2/3)
Director / Subdirector Subjefe del Departamento
de Gestión de Aportes
Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión
de Aportes Institucionales
1
Recibe, revisa y consolida la
información y traslada para
revisión. Ver nota.
¿Hay modificaciones?
Realiza modificaciones
Si
¿Esta de acuerdo con la programación?
No
Avala y continua la gestión
Si
Elabora Comprobante de
Programación Financiera forma
CO3 y proyecto de oficio
Coordina modificaciones
No
¿Hay cambios?
Realiza modificaciones
Si
Continúa la gestión
No
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
257
Programación Financiera cuatrimestral y/o mensual de Obligaciones del Estado a
Cargo del Tesoro (3/3)
Director / Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes
Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes
Institucionales
2
Solicita el CO3 en el SICOIN, imprime
comprobante, oficio y requiere firmas
Traslada al DAF, escanea y archiva
Traslada aprobación o improbación de la
programación
Recibe, instruye y traslada las cuotas
financieras aprobadas
Notifica a las Entidades
Ejecutoras y ejecuta el
procedimiento de
compromiso y devengado
Finaliza
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
258
5. PROCEDIMIENTO REPROGRAMACIÓN/AMPLIACIÓN FINANCIERA DE OBLIGACIONES DEL ESTADO A
CARGO DEL TESORO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reprogramación/Ampliación Financiera de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Garantizar la disponibilidad financiera para atender las necesidades y compromisos de Obligaciones del Estado
a Cargo del Tesoro en cumplimiento a la normativa aplicable, que permitan ejecutar los pagos y aportes
correspondientes. Inicia: Solicitud de reprogramación. Finaliza: Ejecución de procedimientos de compromiso y
devengado del gasto.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- f) Guías y normas técnicas emitidas por la Dirección Técnica del Presupuesto g) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala h) Decreto 114-97 Del Congreso de la República, “Ley del Organismo Ejecutivo” i) Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria para las Entidades de la Administración Central j) Normas de contención del gasto vigentes
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Circulares emitidas por el Departamento de Administración Financiera
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe y traslada los requerimientos de ampliación o
reprogramación financiera provenientes de Entidades Ejecutoras,
departamentos de Gestión de Aportes a Consejos Departamentales
de Desarrollo y Municipalidades, Gestión de Devoluciones y otras
obligaciones o a requerimiento de las autoridades de la Dirección
Financiera para el cumplimiento de compromisos establecidos.
En caso de ser necesario, el Departamento de Gestión de Aportes
Institucionales puede proponer modificaciones presupuestarias
para Clases Pasivas Civiles del Estado, Comisión de Colegio de
Abogados, Especies Fiscales e Impuesto de Salida del País, por lo
que el procedimiento se ejecuta a partir del numeral 3.
Director/Subdirector
2. Recibe, instruye y traslada.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
259
3.
Recibe, Consolida requerimientos, analiza, verifica disponibilidad
en control financiero del Sistema de Contabilidad Integrada –
SICOIN- y control interno según formato establecido. En caso de
existir saldos disponibles de cuota financiera, se dará continuidad
al compromiso y devengado según procedimiento establecido.
Elabora proyecto de oficio de traslado y registra Comprobante C03
en Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, traslada para
revisión.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
4.
Recibe, revisa expediente integrado por Comprobantes CO3, oficio
y formato establecido con información consolidada.
¿Hay cambios?
Sí: devuelve para modificaciones
No: Traslada al Director/Subdirector Financiero.
Subjefe de Gestión de Aportes
Institucionales
5.
Recibe y revisa.
¿Hay cambios?
Sí: devuelve para modificaciones.
No: Continúa la Gestión.
Director/Subdirector
6.
Solicita el CO3 en el –SICOIN-, imprime comprobante, oficio y
requiere firmas del Subjefe de Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales y Director/Subdirector Financiero.
Traslada al DAF para las gestiones correspondientes, escanea copia
de recibido y archiva.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
7. Recibe la aprobación o improbación de la
reprogramación/ampliación financiera y traslada. Director/Subdirector
8. Recibe, instruye y traslada las cuotas financieras aprobadas por el
Comité de Programación de la Ejecución Presupuestaria –COPEP-.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
9.
Recibe y notifica vía correo electrónico/telefónica a las Entidades
Ejecutoras las cuotas aprobadas por COPEP y ejecuta el
compromiso y devengado según procedimiento establecido.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
260
Reprogramación/Ampliación Financiera de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro (1/1)
Director /Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
Inicio
Recibe y traslada los requerimientos de
ampliación o reprogramación
financiera, ver nota.
Recibe, instruye y traslada.
Recibe, Consolida requerimientos, analiza, verifica disponibilidad,
Elabora proyecto de oficio de traslado y
registra Comprobante C03
¿Hay cambios?
Realiza correcciones
Si
Revisa No
¿Hay cambios?Coordina
modificacionesSi
Solicita el CO3 en el -SICOIN-, imprime
comprobante, oficio y requiere firmas, traslada al DAF.
No
Recibe la aprobación o
improbación y traslada
instruye y traslada
Notifica a las Entidades
Ejecutoras y ejecuta
procedimiento de
compromiso y devengado
Finaliza
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
261
6. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CONVENIOS PARA TRANSFERENCIAS DE RECURSOS A INSTITUCIONES SIN
FINES DE LUCRO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales 02 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de Convenios para transferencias de recursos a Instituciones sin fines de Lucro
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las actividades necesarias para gestionar la suscripción de convenios de aporte económico entre las
Instituciones no Gubernamentales o sin fines de lucro y el Ministerio de Finanzas Públicas, previo al traslado
de recursos. Inicia: Recepción de la distribución analítica del presupuesto aprobado. Finaliza: Notificación del
convenio firmado.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- f) Decreto 114-97 Del Congreso de la República, “Ley del Organismo Ejecutivo” g) Normas emitidas por los entes rectores de Administración Financiera Gubernamental
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe notificación de la distribución Analítica del presupuesto
aprobado, analiza, instruye y traslada
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
2.
Recibe, revisa e identifica a los beneficiarios contemplados en el
Presupuesto Anual aprobado, se comunica a través de correo
electrónico/telefónicamente solicitando lo siguiente:
Presentación del Plan Operativo Anual
Documentación necesaria para la elaboración del convenio
Nota de solicitud de suscripción de Convenio de aporte
económico
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
3.
Recibe expediente, verifica que cumpla con la presentación del Plan
Operativo Anual y la documentación necesaria (Registro de
cuentadancia, copia DPI del representante legal, RTU, entre otros),
nota de solicitud de suscripción de convenio, observando las
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
262
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
disposiciones legales aplicables vigentes;
4.
Elabora proyecto de convenio de aporte económico y proyecto de
Acuerdo Ministerial por el monto establecido en el presupuesto de
egresos para el ejercicio fiscal vigente, el cual debe contener las
obligaciones de la Entidad Ejecutora de recursos, adjunta proyecto
de oficio para remitir a la Dirección de Asesoría Jurídica y traslada al
Subjefe del Departamento para su revisión.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
5.
Revisa y traslada el proyecto de convenio de aporte económico,
proyecto de Acuerdo Ministerial y proyecto de oficio al
Director/Subdirector.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
6.
Recibe, revisa y verifica el contenido del proyecto de convenio y
proyecto Acuerdo Ministerial, de manera que se ajuste a las
disposiciones legales aplicables y proyecto de oficio y de estar
conforme, firma oficio para su traslado a la Asesoría Jurídica
solicitando opinión legal.
Director/Subdirector
7.
Recibe opinión jurídica y traslada al Departamento
correspondiente, para que se atiendan las recomendaciones de
Asesoría Jurídica.
Si no hay recomendaciones de Asesoría Jurídica, continúa
procedimiento en numeral 11.
Director/Subdirector
8.
Recibe expediente y realiza los cambios o modificaciones al
proyecto de Convenio de Aporte Económico, con base en la opinión
de la Asesoría Jurídica y traslada a revisión del Subjefe del
Departamento.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
9.
Verifica que el convenio de aporte económico contenga las
modificaciones sugeridas por la Asesoría Jurídica y traslada al
Director/Subdirector.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
10.
Revisa, solicita firma del representante legal de la ONG y del
Despacho Superior del Ministerio de Finanzas Públicas;
Al estar los documentos firmados, remite expediente al
Departamento que corresponda para la continuidad del trámite.
Director/Subdirector
11. Recibe documentos con las firmas correspondientes, instruye y
traslada para las notificaciones que correspondan.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
12. Recibe documentos con las firmas correspondientes, reproduce copias a notificar, traslada para ejecutar el “Procedimiento de envío de correspondencia y notificaciones”.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
263
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe constancia de entrega de las copias, archiva junto al
convenio original; ejecuta procedimiento de “Programación
financiera Cuatrimestral y/o Mensual”.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
264
Gestión de Convenios para transferencias de recursos a Instituciones sin fines de Lucro (1/2)
Director /Subdirector
Subjefe del Departamento de Gestión de Aportes Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
Inicia
Recibe notificación analiza, instruye y
traslada
Revisa e identifica a beneficiarios,
formula requerimiento de
documentos.
Recibe expediente observando las disposiciones
legales aplicables vigentes
Elabora proyecto de convenio de aporte
económico y proyecto de
Acuerdo Ministerial
Revisa y traslada el proyecto de
convenio de aporte económico, proyecto de
Acuerdo Ministerial y proyecto de oficio
Revisa contenido, firma oficio para
traslado a la Asesoría Jurídica
solicitando opinión legal
Recibe opinión, ¿Hay
modificaciones?
Realiza modificaciones
Si
Solicita firma del representante legal
de la ONG y del Despacho Superior
No
Revisa modificaciones
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
265
Gestión de Convenios para transferencias de recursos a Instituciones sin fines de Lucro (2/2)
Director / Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes
Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión
de Aportes Institucionales
1
Remite expediente debidamente
firmado para la continuidad del
trámite
Instruye y traslada para las
notificaciones que correspondan
Reproduce copias a notificar,
traslada para ejecutar el
"Procedimiento de envío de
correspondencia y
notificaciones", Archiva..
Ejecuta procedimiento
de Programación
financiera Cuatrimestral y/o Mensual
Finaliza
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
266
7. PROCEDIMIENTO AUTORIZACIÓN DE DESEMBOLSOS, FUENTES EXTERNAS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Autorización de Desembolsos, Fuentes Externas
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades necesarias para autorizar los formularios de solicitud de desembolsos de las
entidades receptoras incluidas en las asignaciones de Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro cuyo
financiamiento se sustenta en fuentes externas. Inicia: Requerimiento de la entidad Finaliza: Archivo
temporal de la solicitud del formulario de desembolso ante el organismo financiador.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas, b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013, “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas.
c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- f) Decreto 114-97 Del Congreso de la República, “Ley del Organismo Ejecutivo” g) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala h) Normas emitidas por los entes rectores de Administración Financiera Gubernamental i) Acuerdo Ministerial 59-2007; Manual de procedimientos para la Administración de cuentas de
depósitos monetarios y otras modalidades de ejecución financiadas con recursos provenientes de organismos multilaterales y bilaterales de inversión
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud de autorización junto con la documentación
correspondiente, traslada. Director/Subdirector
2. Recibe expediente, analiza, instruye y traslada.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
3.
Recibe expediente con la documentación de la ejecución de
gastos remitida por la entidad, incluyendo firmas registradas,
sellos, fechas, montos, mes, correlativo del desembolso,
destinatario, reporte de la ejecución de la cooperación para
cumplir con el porcentaje establecido en la normativa de
desembolsos.
Verifica en SICOIN la asignación presupuestaria y saldo de la
Asistente/ Asesor Departamento
de Gestión de Aportes
Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
267
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
cuenta secundaria, si existe saldo que sobrepase los porcentajes
establecidos en la normativa, solicita justificación
¿Hay cambios?
Sí: Coordina con la Entidad Ejecutora
No: elabora proyecto de oficio para devolver formulario y
documentación respectiva a la Entidad Ejecutora, ttraslada para
revisión.
4.
Recibe y revisa expediente
¿Hay cambios?
Sí: Devuelve para modificaciones
No: Rubrica y traslada para Vo. Bo. Del Director/Subdirector
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
5.
Recibe, revisa
¿Hay cambios?
Sí: Devuelve para modificaciones
No: Firma formulario, oficio y devuelve al Asistente o Asesor
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales.
Director/Subdirector
6.
Recibe expediente, se comunica (vía correo
electrónico/telefónicamente) con la Entidad Ejecutora para que
se presenten a recoger el formulario de desembolso original para
el trámite que corresponde ante Tesorería Nacional.
Archiva copia física del expediente, actualiza el sistema de
expedientes web.
Asistente /Asesor Departamento
de Gestión de Aportes
Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
268
Autorización de Desembolsos, Fuentes Externas (1/1)
Director /Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
Incia
Recibe y traslada expediente
Revisa, instruye y traslada expediente
Analiza la documentación y
verifica cumplimiento de
requisitos establecidos.
Coordina cambios con la Entidad
Receptora.
Elabora proyecto de oficio para devolver
formulario y documentación respectiva a la
Entidad Ejecutora, traslada para
revisión.
Revisa ¿Hay Cambios?
Realiza Modificaciones
Si
No
Recibe documento
Firmado ¿Hay Cambios?
Coordina ModificacionesSi
Firma formulario, oficio y devuelve
Gestiona la entrega del formulario
original de desembolso,
Archiva copia del expediente,
actualiza el sistema de expedientes web
Finaliza
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
269
8. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE APORTES INSTITUCIONALES Y DESEMBOLSOS A ORGANISMOS DEL ESTADO,
ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL, DESCENTRALIZADAS, AUTÓNOMAS Y ORGANIZACIONES NO
GUBERNAMENTALES –ONGS-
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales 02 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de Aportes Institucionales y Desembolsos a Organismos del Estado, Entidades de la Administración
Central, Descentralizadas, Autónomas y Organizaciones no Gubernamentales –ONGs-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Trasladar los recursos financieros a las instituciones que cuentan con asignación presupuestaria en el ejercicio
fiscal vigente, incluyendo Organismos del Estado, Entidades de la Administración Central, Descentralizadas,
Autónomas y ONG’s. Inicia: Recepción de la aprobación de cuotas por parte de COPEP. Finaliza: Con la
Generación del Reporte de pago.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitución Política de la República de Guatemala b) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas c) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” d) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente e) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual f) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- g) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala h) Normas emitidas por los entes rectores de Administración Financiera Gubernamental i) Convenios Suscritos con ONG´s j) Acuerdo Ministerial No. 523-2014, “Manual de Registro de Donaciones” k) Acuerdo Ministerial 59-2007; Manual de procedimientos para la Administración de cuentas de depósitos
monetarios y otras modalidades de ejecución financiadas con recursos provenientes de organismos multilaterales y bilaterales de inversión.
l) Normas de contención del gasto vigentes m) Leyes Ordinarias específicas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Circulares emitidas por el Departamento de Administración Financiera
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe notificación de la Dirección Técnica del Presupuesto por
medio de correo electrónico de aprobación de cuotas por –COPEP- y
traslada
Director/Subdirector
2. Recibe, verifica, analiza, instruye y traslada
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
270
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
3.
Recibe, informa vía correo electrónico a las Entidades a las cuales les
fue aprobada cuota financiera, registra la Orden de Compra en
SIGES y traslada.
Para los aportes de fuentes externas, debe verificar que se cuente
con la solicitud de la entidad receptora; asimismo deberá corroborar
y adjuntar los documentos relacionados con la identificación de la
cuenta secundaria y CUR de ingresos aprobado.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
4. Recibe expediente, revisa, autoriza la Orden de Compra en el –
SIGES-, imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
5. Recibe expediente, firma orden de compra, registra y solicita el CUR
de Compromiso en –SIGES-, traslada para aprobación.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
6. Recibe expediente, revisa, aprueba el –CUR- de compromiso en el –
SICOIN-, imprime, firma, sella y traslada expediente.
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
7.
Recibe oficios de solicitudes de aportes Institucionales, traslada.
Cuando se trate de aportes derivados de convenios, la ONG también
debe remitir informe mensual según corresponda.
Director/Subdirector
8. Recibe oficios de solicitudes de aportes Institucionales, instruye y
traslada.
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
9.
Recibe oficios de solicitudes de aportes, verifica los datos descritos
en el oficio, tales como: firmas, sellos, fechas, montos, mes,
destinatario y elabora Liquidación de Orden de Compra en –SIGES-
en fase de registrado y traslada.
Asistente o Asesor Departamento
de Gestión de Aportes
Institucionales
10. Recibe expediente, revisa, autoriza la Liquidación de la Orden de
Compra en el –SIGES-, imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
11.
Recibe expediente, firma la liquidación de la orden de compra,
registra y solicita el –CUR- de Devengado en –SIGES-, traslada para
aprobación.
Asistente/ Asesor Departamento
de Gestión de Aportes
Institucionales
12.
Recibe, revisa expediente, aprueba CUR de Devengado en el –
SICOIN-, imprime, firma, sella y traslada.
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
13.
Recibe expediente y gestiona la firma del –CUR- de Devengado con
Director/Subdirector.
Remite correo electrónico al Departamento de Administración
Financiera para que solicite el pago del –CUR-.
Verifica en el –SICOIN- que Tesorería Nacional realice
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
271
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
acreditamiento a cuenta bancaria registrada, genera el reporte de
pago y archiva físicamente el expediente de manera temporal.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
272
Gestión de Aportes Institucionales y Desembolsos a Organismos del Estado, Entidades de la Administración Central, Descentralizadas, Autónomas y Organizaciones no Gubernamentales –ONGs- (1/ 2)
Director /Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
Inicia
Recibe notificación de la DTP y traslada
Recibe, verifica, instruye y traslada
Recibe, informa vía correo electrónico a
las Entidades, Registra Orden de Compra y traslada
Revisa, autoriza la Orden de Compra
en el -SIGES-, imprime, firma,
sella.
Firma orden de compra, registra y solicita el CUR de Compromiso en -
SIGES-,
Revisa, aprueba el -CUR- de
compromiso en el -SICOIN-, imprime,
firma, sella
Recibe los oficios de solicitudes de
aportes Institucionales,
traslada
Traslada oficios de solicitudes de
aportes Institucionales, e
instruye.
Verifica los datos del oficio y elabora
Liquidación
Revisa, autoriza la Liquidación de la Orden de Compra
en el -SIGES-, imprime, firma, sella y devuelve
Firma la liquidación de la orden de
compra, registra y solicita el -CUR- de
Devengado en -SIGES
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
273
Gestión de Aportes Institucionales y Desembolsos a Organismos del Estado, Entidades de la Administración Central, Descentralizadas, Autónomas y Organizaciones no Gubernamentales –ONGs- (2/2)
Director / Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes
Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión
de Aportes Institucionales
1
Revisa expediente, aprueba CUR de
Devengado en el -SICOIN-, imprime,
firma, sella y traslada
Gestiona la firma del -CUR- de
Devengado con Director/
Subdirector y solicita pago.
Verifica el pago de Tesorería Nacional y genera el reporte de pago y archiva
físicamente el expediente de
manera temporal.
Finaliza
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
274
9. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL APORTE A FAVOR DE LA SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIÓN
TRIBUTARIA –SAT-
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Gestión del aporte a favor de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Dar cumplimiento a lo indicado en el artículo 33 del Decreto 1-98, “Ley Orgánica de la Superintendencia de
Administración Tributaria –SAT- Inicia: Recepción de la notificación de cuotas autorizadas por COPEP
Finaliza: Con la recepción del recibo de ingresos de la Entidad Ejecutora
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas–ROI- f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala g) Normas emitidas por los entes rectores de Administración Financiera Gubernamental h) Normas de contención del gasto vigentes i) Decreto No. 1-98, “Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Circulares emitidas por el Departamento de Administración Financiera
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe notificación de la Dirección Técnica del Presupuesto por
medio de correo electrónico de aprobación de cuotas por COPEP
y traslada
Director/Subdirector
2. Recibe, verifica, analiza, instruye y traslada
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
3. Recibe, informa vía correo electrónico a la Entidad Ejecutora la
cuota financiera aprobada
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
4.
Genera reportes del SICOIN Nos. R00804714.rpt “Estadísticos de
segregación de Ingresos”, R00804725.rpt “Deducciones Ingresos”
y “R00804726.rpt “Aumento de Ingresos".
Elabora Planilla en hoja electrónica forma No. DGAI-SAT
“Comisión Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-“,
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
275
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
con base en los reportes indicados y traslada.
5.
Recibe y revisa
¿Es correcto el cálculo?
Sí: continúa la gestión
No: devuelve para modificaciones.
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
6.
Recibe, revisa expediente.
¿Es correcto el cálculo?
Sí: firma y devuelve.
No: devuelve para modificaciones.
Director/Subdirector
7. Recibe expediente y registra la Orden de Compra –SIGES- en
etapa de compromiso y traslada.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
8. Recibe expediente, revisa, autoriza la Orden de Compra en el
SIGES, imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
9. Recibe expediente, firma orden de compra, registra y solicita el
CUR de Compromiso en SIGES, traslada para aprobación.
Asistente o Asesor Departamento
de Gestión de Aportes
Institucionales
10. Recibe expediente, revisa, aprueba el CUR de compromiso en el
SICOIN, imprime, firma, sella y devuelve expediente
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
11.
Recibe expediente, gestiona firma y sello del CUR de compromiso
de Director/Subdirector; posteriormente elabora Liquidación de
Orden de Compra en SIGES en fase de registrado aplicando la
deducción por comisión bancaria según código No. 220 y traslada.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
12. Recibe expediente, revisa, autoriza la Liquidación de la Orden de
Compra en el SIGES, imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
13.
Recibe expediente, firma la liquidación de la orden de compra,
registra y solicita el CUR de Devengado en SIGES, traslada para
aprobación.
Asistente o Asesor Departamento
de Gestión de Aportes
Institucionales
14. Recibe, revisa expediente, aprueba CUR de Devengado en el
SICOIN, imprime, firma, sella y traslada.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
15.
Recibe expediente y gestiona la firma del CUR de Devengado con
Director/Subdirector.
Remite correo electrónico al Departamento de Administración
Financiera para que solicite el pago del CUR.
Verifica en el -SICOIN- que Tesorería Nacional realice
acreditamiento a cuenta bancaria registrada, genera el reporte de
pago y archiva físicamente el expediente de manera temporal.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
276
Gestión del aporte a favor de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT- (1/ 2)
Director /Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
Inicia
Recibe y traslada cuotas aprobada
por COPEP.
Verifica, instruye y traslada
Informa a la Entidad Ejecutora la cuota
financiera aprobada
Genera reportes R00804714, R00804725 y R00804726;
elabora Planilla DGAI-SAT y traslada.
Revisa ¿Hay Cambios?
Realiza modificaciones
Si
Revisa ¿Hay cambios?
No
Coordina modificaciones
Si
Registra la Orden de Compra -SIGES- en
etapa de compromiso y
traslada.
No
Revisa, autoriza la Orden de Compra
en el SIGES, imprime, firma, sella y devuelve Firma orden de
compra, registra y solicita el CUR de
Compromiso
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
277
Gestión del aporte a favor de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT- (2/2)
Director / Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes
Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión
de Aportes Institucionales
1
Revisa, aprueba el CUR de compromiso
en el SICOIN, imprime, firma, sella y devuelve
Elabora Liquidación de Orden de
Compra aplicando la deducción por
comisión bancaria según código No.
220
Revisa, autoriza la Liquidación de la Orden de Compra
en el SIGES, imprime, firma, sella y devuelve
Firma la liquidación de la orden de
compra, registra y solicita el CUR de
Devengado
Aprueba CUR de Devengado en el SICOIN, imprime,
firma, sella y traslada.
Gestiona la firma del CUR, remite
correo electrónico para solicitud del pago; verifica el
acreditamiento a cuenta bancaria,
genera el reporte de pago y archiva
manera temporal.
Finaliza
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
278
10. PROCEDIMIENTO REGULARIZACIÓN DEL IMPUESTO DE SALIDA (INGUAT), COMISIÓN VENTA ESPECIES
FISCALES Y PAGO DE COMISIÓN AL COLEGIO DE ABOGADOS Y NOTARIOS DE GUATEMALA
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales 02 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Regularización del Impuesto de Salida (INGUAT), Comisión Venta Especies Fiscales y Pago de Comisión al
Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades para regularizar la comisión del cobro de impuestos por entradas al país vía aérea y
marítima, Comisión Venta Especies Fiscales y pago a favor del Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala.
Inicia: Recepción de expediente de regularización o pago. Finaliza: Archivo CUR aprobado (INGUAT),
Notificación a la Dirección de Contabilidad del Estado (Especies Fiscales) y generación del reporte de pago
para el caso del Colegio de Abogados.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala g) Normas emitidas por los entes rectores de Administración Financiera Gubernamental h) Normas de contención del gasto vigentes i) Decreto 37-92, “Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolo” j) Decreto 1701 del Congreso de la República, “Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Turismo” y sus
reformas
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Circulares emitidas por el Departamento de Administración Financiera
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe y traslada los expedientes gestionados por el
Departamento de Ingresos Presupuestarios:
Integración de los ingresos percibidos por impuestos de
salida del país vía aérea y vía marítima remitido por el
Instituto Guatemalteco de Turismo –INGUAT-.
Informe de “Comisión Venta Especies Fiscales” para
proceder con la regularización correspondiente remitido por
la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- e
Director/Subdirector
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
279
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
integración por banco del rubro.
Integración correspondiente a la venta de Timbres Fiscales,
Papel Protocolo y Cobro del impuesto del Timbre a Notarios
remitido por la –SAT-.
2. Recibe, analiza, instruye y traslada Subjefe de Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
3.
Recibe, revisa documentación y verifica disponibilidad
presupuestaria y financiera en el Sistema de Contabilidad
Integrada Gubernamental –SICOIN- para realizar el pago o
regularización según corresponda.
¿Existe disponibilidad?
SÍ: continua con el tramite
No: Realiza procedimiento de modificación presupuestaria,
programación o reprogramación financiera según
corresponda.
Asistente/Asesor Departamento de Gestión
de Aportes Institucionales
4. Registra la Orden de Compra en -SIGES- en etapa de
compromiso a favor de la Entidad correspondiente, traslada.
Asistente/Asesor Departamento de Gestión
de Aportes Institucionales
5. Recibe expediente, revisa, autoriza la Orden de Compra en
el –SIGES-, imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Subjefe de Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
6.
Recibe expediente, firma orden de compra, registra y
solicita el –CUR- de compromiso en –SIGES-, traslada para
aprobación.
Asistente /Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
7. Recibe expediente, revisa, aprueba el –CUR- de compromiso
en el –SICOIN-, imprime, firma, sella y devuelve expediente.
Subjefe de Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
8. Recibe expediente, gestiona firma y sello del –CUR- de
compromiso de Director/Subdirector; posteriormente
elabora Liquidación de Orden de Compra en –SIGES- en
fase de registrado y traslada.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
9. Recibe expediente, revisa, autoriza la Liquidación de la
Orden de Compra en el –SIGES-, imprime, firma, sella y
devuelve expediente.
Subjefe de Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
10. Recibe expediente, registra y solicita el –CUR- de
regularización o devengado en –SIGES-, traslada para
aprobación.
En el caso de la regularización por venta de Especies
Fiscales deberá afectarse la cuenta virtual
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
280
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
“0100DEDUCSAT” y para el caso de la regularización a
favor del –INGUAT- la cuenta virtual “0100INGUAT”,
organismo 0101, correlativo 0005 (Aéreo) correlativo 0006
(Marítimo).
11. Recibe, revisa expediente, aprueba CUR de regularización o
devengado en el –SICOIN-, imprime, firma, sella y traslada.
Subjefe de Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
12. Recibe expediente y gestiona la firma del –CUR- ante el
Director/Subdirector, archiva físicamente de manera
temporal.
Para el caso de la comisión a favor del Colegio de Abogados
y Notarios de Guatemala, remite correo electrónico al
Departamento de Administración Financiera para que
solicite el pago del –CUR-, realiza seguimiento del
acreditamiento en el –SICOIN- genera el reporte de pago.
En el caso de la regularización del rubro “Comisión Venta
de Especies Fiscales” elabora proyecto de oficio para
remitir copia del expediente a la Dirección de Contabilidad
del Estado para los registros contables correspondiente.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
13. Recibe, revisa oficio
¿Es correcto?
Sí: Firma, obtiene firma del Director/Subdirector y traslada.
No: devuelve para modificaciones.
Subjefe de Departamento de Gestión de
Aportes Institucionales
14. Recibe, entrega a la Dirección de Contabilidad del Estado y
archiva (Comisión Especies Fiscales)
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
281
Regularización del Impuesto de Salida (INGUAT), Comisión Venta Especies Fiscales y Pago de Comisión al Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala (1/ 2)
Director / Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes
Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión
de Aportes Institucionales
Inicia
Traslada los expedientes
gestionados por el Departamento de
Ingresos Presupuestarios
Analiza, instruye y traslada
Revisa expediente,
¿Hay disponibilidad
presupuestaria?
Registra la Orden de Compra en -SIGES
Realiza procedimiento de
programación Financiera o Modificación
presupuestaria
Revisa, autoriza la Orden de Compra
en el -SIGES-, imprime, firma,
sella
Firma orden de compra, registra y solicita el -CUR- de
compromisoRevisa, aprueba el -CUR- de
compromiso en el -SICOIN-, imprime,
firma, sella
Solicita Firma y sello de Director/
Subdirector; elabora Liquidación de
Orden de Compra
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
282
Regularización del Impuesto de Salida (INGUAT), Comisión Venta Especies Fiscales y
Pago de Comisión al Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala (2/2)
Director / Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes
Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión
de Aportes Institucionales
1
Revisa, autoriza la Liquidación de la Orden, imprime,
firma, sella
Registra y solicita el -CUR- de
regularización o devengado
Aprueba CUR de regularización o
devengado, imprime, firma,
sella
Gestiona la firma del -CUR- ante el
Director/Subdirector, solicita
pago de ser necesario; archiva
de manera temporal y elabora proyecto
de oficio para información a Dirección de
Contabilidad del Estado
Revisa ¿Hay modificaciones?
Firma, obtiene firma del Director/Subdirector
No
Realiza modificaciones
Si
Entrega a la Dirección de
Contabilidad del Estado y archiva
Finaliza
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
283
11. PROCEDIMIENTO APROBACIÓN DE COMPROBANTES ÚNICOS DE REGISTRO RELACIONADOS A LAS
NÓMINAS DE CLASES PASIVAS CIVILES DEL ESTADO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Aprobación de Comprobantes Únicos de Registro Relacionados a las Nóminas de Clases Pasivas Civiles del
Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar las gestiones correspondientes para efectuar oportunamente el pago de las nóminas mensuales y
adicionales de Clases Pasivas Civiles del Estado. Inicia: Recepción del expediente proveniente de la Dirección
de Contabilidad del Estado Finaliza: Con la solicitud del pago del CUR de gasto.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala g) Normas emitidas por los entes rectores de Administración Financiera Gubernamental h) Normas de contención del gasto vigentes i) Decreto No. 63-88, “Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Circulares emitidas por el Departamento de Administración Financiera
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe expediente que incluye Comprobantes Únicos de Registro –
CUR’s- en estado solicitado, con su documentación de respaldo,
traslada.
Dirección/Subdirección
2. Recibe expediente, analiza, instruye y traslada.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
3.
Recibe expediente, verifica la documentación de soporte para
establecer que la información del CUR de gasto coincida, confirma la
disponibilidad financiera y traslada para aprobación en –SICOIN-.
En caso de inconsistencias, previamente coordina la corrección
pertinente, con la Dirección de Contabilidad del Estado.
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
284
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Recibe, revisa expediente, aprueba –CUR- en el –SICOIN-, con base a
las nóminas autorizadas por la Dirección de Contabilidad del Estado,
imprime, firma, sella y traslada.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
5.
Recibe expediente y gestiona la firma del –CUR- ante el
Director/Subdirector.
Remite correo electrónico al Departamento de Administración
Financiera para que solicite el pago del –CUR-.
Recibe –CUR- firmado y archiva físicamente de manera temporal.
Asistente /Asesor Departamento
de Gestión de Aportes
Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
285
Aprobación de Comprobantes Únicos de Registro por reintegros y regularizaciones de Clases Pasivas Civiles del Estado (1/1)
Director / Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes
Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión
de Aportes Institucionales
Inicia
Recibe y traslada expediente
proveniente de Dirección de
Contabilidad del Estado.
Analiza, instruye y traslada
Analiza y verifica la documentación de soporte. En caso de
inconsistencias coordina con la DCE.
De ser necesario devuelve
expediente a la DCE.
Aprueba -CUR, imprime, firma y
sella
Gestiona la firma de autoridad, solicita
pago y archiva temporalmente
Finaliza
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
286
12. PROCEDIMIENTO APROBACIÓN DE CUR POR REINTEGROS Y REGULARIZACIONES DE CLASES PASIVAS
CIVILES DEL ESTADO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Departamento de Gestión de Aportes Institucionales 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Aprobación de Comprobantes Únicos de Registro por reintegros y regularizaciones de Clases Pasivas Civiles
del Estado
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar las gestiones correspondientes para aprobar oportunamente los comprobantes de reintegros y
regularizaciones de Clases Pasivas Civiles del Estado. Inicia: Recepción de documentación proveniente de la
Dirección de Contabilidad del Estado Finaliza: Aprobación del CUR de reintegro o regularización.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas, Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
b) Ley General de Ingresos y Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal vigente c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto Anual d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- e) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala f) Normas emitidas por los entes rectores de Administración Financiera Gubernamental g) Normas de contención del gasto vigentes h) Decreto No. 63-88, “Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado”
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circulares de Internas del Ministerio de Finanzas Públicas 2) Circulares emitidas por el Departamento de Administración Financiera
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe expediente de la Dirección de Contabilidad del Estado que
contiene boleta de depósitos y boleta de liquidación para reintegro
de sueldos y otras prestaciones.
En el caso de regularizaciones adjunta oficio de justificación
Director/Subdirector
2. Recibe, analiza, instruye y traslada.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
3.
Recibe y revisa que el expediente contenga: a) boleta de depósitos
monetarios, b) boleta de liquidación para reintegro de sueldos y
otras prestaciones y c) –CUR- firmado y sellado. En caso de
regularizaciones, verifica el oficio de respaldo.
Coteja los datos del –CUR- contra la documentación de respaldo
Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
287
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
indicada y traslada para su aprobación en –SICOIN-.
En caso de inconsistencias, previamente coordina la corrección
pertinente, con la Dirección de Contabilidad del Estado y de ser
necesario elabora boleta de rechazo para su devolución.
4.
Recibe, revisa expediente, aprueba –CUR- de en el –SICOIN-, con
base a la documentación de soporte enviada por la Dirección de
Contabilidad del Estado, imprime, firma, sella y traslada.
Subjefe de Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
5. Recibe expediente y firma el –CUR- de Compromiso y Devengado
–CYD- y archiva físicamente de manera temporal. Asistente/Asesor Departamento de
Gestión de Aportes Institucionales
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Financiera Página
288
Aprobación de Comprobantes Únicos de Registro por reintegros y regularizaciones de Clases Pasivas Civiles del Estado (1/1)
Director / Subdirector
Subjefe del Departamento de
Gestión de Aportes
Institucionales
Asistente/Asesor Departamento de Gestión
de Aportes Institucionales
Inicia
Recibe y traslada expediente
proveniente de Dirección de
Contabilidad del Estado.
Analiza, instruye y traslada
Analiza y verifica la documentación de soporte. En caso de
inconsistencias coordina con la DCE.
De ser necesario devuelve
expediente a la DCE.
Aprueba -CUR, imprime, firma y
sella
Gestiona la firma de autoridad, solicita
pago y archiva temporalmente
Finaliza