MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA … de Cláusulas de HCM Docente, Profesional Administrativo y ... este Manual de Normas y Procedimientos de la ... y en el control de sus funciones

Universidad Central de Venezuela Vicerrectorado Administrativo

Dirección de Administración y Finanzas

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DE LA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Caracas, Abril 2005

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PROMULGACIÓN INTRODUCCIÓN CAPITULO I

1.1 Objetivos / Alcance

1.2 Hoja de Vida del Manual

1.3 Hoja de Participantes

1.4 Uso del Manual

CAPITULO II – Dirección de Administración y Finanzas

2.1. Normas Generales

2.2. Base Legal

2.3. Normas Descripción de los procedimientos

2.3.1. Recepción y Distribución de la Correspondencia

2.3.2. Reposición de la Caja Chica

2.4. Formularios e Instructivos

2.4.1. Caja Chica

CAPITULO III – Unidad de Servicios Administrativos

3.1. Lineamientos y Normas Generales

3.2. Base Legal


3.3.1. Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio

3.3.2. Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural

3.3.3. Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurídica

3.3.4. Anticipo de Prestaciones Sociales

Archivo: 1 MANUAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS





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3.3.5. Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios

3.3.6. Censo de Pensionados y Jubilados

3.3.7. Envío de información de las conciliaciones bancarias a Contraloría

Interna

3.3.8. Retenciones IVA por los Proveedores

3.3.9. Reposición de la Caja Chica

3.4. Formularios e Instructivos

3.4.1 Solicitud de Cheque

3.4.2 Voucher de Cheque

3.5. Anexos

3.5.1. Formato “A” Conciliaciones Bancarias

3.5.2. Formato “B” Situación de las partidas por antigüedad

CAPITULO IV – Departamento de Bienes Muebles


4.2. Base Legal


4.3.1. Incorporación de Bienes Muebles

4.3.2. Desincorporación de Bienes Muebles

4.3.3. Transferencias de Bienes Muebles

CAPITULO V – Departamento de Bienes Inmuebles


5.2. Base Legal







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5.3.1. Incorporación de Bienes Inmuebles

5.3.2. Desincorporación de Bienes Inmuebles

CAPITULO VI – División de Tesorería


6.2. Base Legal


6.3.1 Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a

nivel de las Instituciones Bancarias

6.3.2 Certificación de pagos

6.3.3 Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad

6.3.4 Seguimiento de Ingresos por Bono de Alimentación

6.3.5 Emisión y Control de Pagos de las Dependencias al Personal

Contratado por Partida Centralizada

6.3.6 Endosos de los cheques a nombre de la Universidad Central

de Venezuela

6.3.7 Control de Saldos Bancarios Mensuales de Facultades y

Dependencias de la Institución

6.3.8 Control de los Saldos Bancarios de la Comisión Mixta de

Seguros

6.3.9 Custodia y Emisión de Cheques

6.3.10 Entrega y Distribución de Cheques

6.3.11 Preparación y Revisión de Nominas

6.3.12 Pago de Alquileres de Arrendamientos por Proveedores de

Servicios

6.3.13 Cheques Anulados y Suspensión de Cheques






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6.3.14 Control de Saldos Diarios

6.3.15 Colocaciones Financieras

6.3.16 Ordenamiento de Pagos

6.3.17 Flujo de Caja

6.4. Anexos

6.4.1. Cuadros controles

CAPITULO VII – División de Contabilidad


7.2. Base Legal


7.3.1. Rendición de cuentas de los movimientos contables de las

Unidades Ejecutoras

7.3.2. Conciliaciones Bancarias – Banco Provincial

7.3.3. Conciliaciones Bancarias – Otros Bancos

7.3.4. Cheques en Tránsito

7.3.5. Pagos de Servicios Básicos

7.3.6. Registro en el Sistema Contable de Egresos, Ingresos,

Transferencias Bancarias y nóminas y su pago.

7.3.7. Archivo de la Documentación Contable

7.3.8. Análisis de Cuentas

7.3.9. Generación de los Estados Financieros

7.4. Anexos

7.4.1. Guía - Conciliación de Cheques por Nomina






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7.4.2. Guía - Generación de Archivo TXT para Estados de Cuenta

del Banco Provincial

7.4.3. Guía - Comprobante Contable – Transferencias

7.4.4. Rendición de Cuentas de los movimientos contables de las

Unidades Ejecutoras

7.4.5. Presentación de los Estados Financieros

7.4.6. Auxiliares Contables

CAPITULO VIII – Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios


8.2. Base Legal


8.3.1. Análisis de los Ingresos Propios (Presupuestado y

Contabilizado)

8.3.2. Análisis de la Recuperación de los Costos Indirectos

8.3.3. Seguimiento a los pagos de cánones de arrendamiento

8.4. Anexos 8.4.1. Cuadros y gráficos de Ingresos Propios

CAPITULO IX – Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios


9.2. Base Legal


9.3.1. Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios

9.3.2. Licitación






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9.4. Formularios e Instructivos 9.4.1. Requisición 9.4.2. Orden de Compra

CAPITULO X – Departamento de Seguros


10.2. Base Legal


10.3.1. Gastos médicos ambulatorios

10.3.2. Transferencias de Cláusulas de HCM Docente, Profesional

Administrativo y Obrero

10.3.3. Seguro de HCM

10.3.4. Seguro de Vida

10.3.5. Ramo Patrimoniales y Automóviles





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UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: Promulgación PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


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MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN YY FFIINNAANNZZAASS

Promulgación El Consejo Universitario de la Universidad Central de Venezuela, en sesión de

fecha_______________ aprobó la información contenida en este Manual de Normas y

Procedimientos de la Dirección de Administración y Finanzas de la Universidad Central de

Venezuela.

Este Manual tendrá por finalidad documentar los procedimientos que se realizan en esta

Dirección así como las normativas y bases legales que lo respaldan.

El Departamento de Desarrollo Organizativo adscrito a la Dirección de Planificación y

presupuesto tiene la responsabilidad de actualización de este Manual.

Caracas, a los del mes de de 2005.

Mirtha Gross Directora

Elizabeth Marval Vicerrector Administrativo

Antonio Paris Rector


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UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: Introducción PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


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INTRODUCCIÓN El presente Manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos básicos que

orienten a la Universidad en la Administración económica financiera de los Fondos provenientes

del Estado así como los procedentes de Ingresos Propios.

Es importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas

y Procedimientos podrán optimizarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos,

lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y

eficacia de la gestión administrativa.

En tal sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y

describir la operatividad del proceso de la Administración de los Recursos Financieros y

Materiales, que permitan apoyar a la Dirección en los principios de racionalidad económica a fin

de garantizar el máximo aprovechamiento de estos recursos.


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UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: Objetivo y alcance PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


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OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer las Normas y Procedimientos que

se llevan a cabo en la Dirección de

Administración y Finanzas, con el fin de servir

como un instrumento de información, que

permita orientar a las Dependencias adscritas

a ella en sus actividades y en el control de

sus funciones.

ALCANCE Este manual está dirigido a todo el personal

adscrito a la Dirección de Administración y

Finanzas.


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MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY DDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS VVEERRSSIIÓÓNN

00 FFEECCHHAA

AAbbrriill 22000055 UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: Hoja de vida del Manual PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


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1era.

Mayo 2005


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UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: Hoja de Participantes PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


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HHoojjaa ddee PPaarrttiicciippaanntteess

NOMBRES Y APELLIDOS Unidad Mirtha Gross Mora Nora Palacio Lozada

Dirección de Administración y Finanzas

María Janectsy López Beatriz Angulo

División de Tesorería

Yraida Alonzo División de Contabilidad

Fabiola García José Antonio Escalante

Unidad de Servicios Administrativos

Bartolo Rodríguez

Departamento de Bienes Muebles

Amaryba Frisneda Departamento de Bienes Inmuebles

Audrey Quintana Pedro Córdova

Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios

María de los Angeles Vizcarrondo Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios

Karin Suárez Departamento de Seguros


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UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: Uso del Manual PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


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USO DEL MANUAL

Para la correcta implantación de este manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. El manual debe estar a disposición de todo el personal que forme parte de la Dirección de

Administración y Finanzas.

2. En la aplicación de este manual, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de los

procedimientos aquí descritos recaen sobre su Coordinador.

3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente, o en las políticas del Área de la

Dirección de Administración y Finanzas que en materia de procedimientos afecten la

estructura del Manual, generará también un cambio en su contenido con el fin de adaptarlo

a las nuevas políticas emitidas.

4. Los usuarios del manual, deberán notificar a su supervisor inmediato las sugerencias,

modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de

garantizar la vigencia de su contenido y con ello mejorar la base de conocimiento en el

tiempo.

5. Este manual está dividido en capítulos y secciones con el fin de hacer más fácil su

actualización. Solamente podrá ser modificado por el Departamento de Desarrollo

Organizativo, adscrito a la Dirección de Planificación y Presupuesto de la Universidad

Central de Venezuela.


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UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: Normas Generales PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


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Normas Generales 1. Debe materializar las políticas de recursos financieros de la Universidad Central de

Venezuela y los establecidos por ley.

2. Debe mantener información sobre la situación económico-financiera de la Universidad

Central de Venezuela.

3. Debe actualizar y efectuar los pagos de sueldos y salarios y de los Proveedores de

Bienes y Servicios de la Institución.

4. Debe mantener un registro actualizado de los bienes muebles e inmuebles de la

Universidad.

5. Debe controlar y apoyar a todas las Unidades de la Dirección de Administración y

Finanzas en cuanto a la revisión, aprobación, autorización y registro de los procesos

administrativos-financieros.


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UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: BBaassee LLeeggaall PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


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DDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN

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1. Constitución de la República

Bolivariana de Venezuela

2. Ley Orgánica de la Administración

Pública

3. Ley Orgánica de procedimientos

administrativos

4. Ley Orgánica del Trabajo, Gaceta

Oficial N°. 5.152, extraordinario del

19 de junio de 1997

5. Reglamento de la Ley Orgánica del

Trabajo .

6. Código de Comercio de fecha 26

de junio de 1955.

7. Acta convenio entre la Universidad

Central de Venezuela y diferentes

Asociaciones y Sindicatos de

Profesionales, Trabajadores y

Obreros

8. Ley Orgánica de la Procuraduría

General de la República Gaceta

Oficial Nº 5554 de fecha 13 de

Noviembre de 2001.

9. Ley Orgánica que regula la

enajenación de Bienes del Sector

Público no afectos a las Industrias

Básicas Gaceta Oficial Nº 3951 de

fecha 07 de Enero de 1987

10. Ley Orgánica que regula la

Enajenación de Bienes del Sector

Público no afectos a las Industrias

Básicas. Gaceta Oficial Nº 3951 de

fecha 07 de enero de 1987.

11. Ley contra la corrupción Gaceta

Oficial Nº 5637 extraordinaria de

fecha 07 de abril de 2003.

12. Reglamento Nº 1 de la Ley

Orgánica de la Administración

Financiera del sector Publico, sobre

el sistema Presupuestario de fecha

18 de diciembre de 2001

13. Reglamento Nº 3 de la Ley


Financiera del Sector Público sobre

el Sistema de Tesorería de fecha

22 de Marzo de 2002.


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14. Reglamento parcial Nro. 4 de la Ley


Financiera del Sector Público,

sobre el Sistema de Contabilidad

Publica.

15. Reglamento con fuerza de Ley de

reforma de la Ley General de

Bancos y otras Instituciones

Financieras de fecha 13 de

noviembre de 2001

16. Ley que establece el Impuesto al

Valor Agregado.

17. Providencia Administrativa

mediante la cual se designa a los

Entes Públicos como Agentes de

retención del Impuesto al Valor

Agregado.

18. Providencia Administrativa sobre

las obligaciones que deben cumplir

los Contribuyentes formales del

impuesto al Valor Agregado.

19. Reglamento de los Ingresos

Propios de la Universidad Central

de Venezuela generados por la

Prestación de Servicios a Terceros

20. Normas para la regulación de las

Actividades Comerciales de la

Universidad Central de Venezuela

21. Ley de Licitaciones , Gaceta Oficial

N° 5.556 de 13 de noviembre de

2001

22. Ley de Simplificación de Trámites

Administrativos.

23. Ley del Estatuto de la Función

Pública

24. Decreto 1982, medidas temporales

para la promoción y Desarrollo de

la Pequeña y Mediana Industria y

Cooperativas, Productoras de

Bienes y Prestadoras de Servicios

que estén ubicadas en el país.

25. Decreto 2371, Reglamento parcial

para la Adjudicación Directa

26. Normas Generales de Control

Interno, emanadas de la


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Contraloría General de la

República, publicadas en la Gaceta

Oficial No. 36.229 de fecha 17 de

Junio de 1997.

27. Contrato Colectivo de Trabajo

suscrito entre la Universidad

Central de Venezuela y el Sindicato

Nacional Asociación de

Profesionales Universitarios en

Funciones Administrativas y

Técnicas (APUFAT).




Único de Trabajadores

Universitarios de Maracay.




de Obreros de las Facultades de

Ciencias Veterinarias, Ingeniería,

Agronomía y OBE Núcleo Maracay.




de Trabajadores del Comedor

Estudiantil.




Único de Trabajadores

Universitarios de Caracas.

32. Acuerdo entre la Universidad

Central de Venezuela y la

Asociación de Empleados

Administrativos, Técnicos y de

Servicio (AEA).

33. Normativas Laborales entre los

Sindicatos de Trabajadores de la

Universidad Central de Venezuela y

la Oficina de Planificación del

Sector Universitario (OPSU).

34. Normativas de la Comisión Central

de Seguros y de la Comisión Mixta

de Seguros.

35. Manual de Normas y

Procedimientos sobre el Control y

Administración de Riesgos U.C.V.


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UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: PPrroocceeddiimmiieennttoo PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: RReecceeppcciióónn yy ddiissttrriibbuucciióónn ddee llaa ccoorrrreessppoonnddeenncciiaa


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Esquema General del Proceso

Normas especificas

Dirección de Administración y

Finanzas

Áreas de la Dirección


Finanzas

Recibe la correspondencia y distribuye al área de que le corresponda

Recibe correspondencia y entrega al personal para respuesta

Archiva acuse de recibo de la correspondencia

1. Toda correspondencia recibida deberá tener los sellos de recepción y distribución.

2. Debe enumerarse consecutivamente toda correspondencia recibida y ser registrados en los

libros de control destinados para ello, igualmente incorporarla al Sistema de

Correspondencia de la Dirección de Administración y Finanzas.

3. Se establece que la correspondencia será distribuida en la mañana y en la tarde a las áreas

asignadas por el Director (a).


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Descripción del procedimiento PORTERO

1. Recibe la correspondencia de las

Facultades, Dependencias,

Departamentos y cualquier otro ente

público ó privado.

2. Coloca en la correspondencia sello

automático de fecha y hora de la

recepción.

3. Coloca sello con el número consecutivo

que corresponde a la correspondencia

recibida y en libro control de la

correspondencia recibida.

4. Registra la correspondencia recibida en

el libro control de la correspondencia

recibida.

5. Coloca sello de distribución a la

correspondencia.

6. Incorpora en el Sistema de

Correspondencia lo recibido.

7. Entrega la correspondencia a la

Secretaria de la Dirección.

SECRETARIA 7. Revisa la correspondencia recibida y

marca con un tilde en el sello de

distribución se identifica a donde debe

ser remitida la documentación, en caso

que no lo sepa no lo marca a fin de que

el Director indique a donde será remitida

dicha documentación.

8. Entrega la correspondencia al Director

para su revisión y asignación.

JEFE DEL ÁREA / CARGO ASIGNADO

17. Recibe y verifica la correspondencia

y de acuerdo a la solicitud procede a

colocar su firma autógrafa y la fecha

en que asigna la actividad a la División

o Departamento.

PORTERO

11. Recibe de la Secretaria de la Dirección

la correspondencia.

12. Registra en el libro control a que sitio

será enviada la documentación.

13. Entrega la correspondencia al

Mensajero para lo entregue al área

correspondiente.


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14. Entrega a la Secretaria / Oficinista la

correspondencia para su archivo.

SECRETARIA / OFICINISTA

15. Recibe del Portero la correspondencia y

la archiva.

MENSAJERO

16. Recibe y entrega el libro de

correspondencia al Portero,

debidamente firmado por las personas

que hayan recibido la correspondencia.

18. Entrega a la persona asignada por el

Jefe del Área. Fin del procedimiento.

PORTERO

19. Recibe los acuse de recibo del

Mensajero.

20. Indica en el cuaderno control la fecha

de entrega de la correspondencia.

21. Entrega a la Secretaría el acuse de

recibo de la correspondencia

SECRETARIA

24. Archiva por área los acuse de recibo

de la correspondencia.


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UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: Caja Chica PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Reposición de la Caja Chica


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Normas Generales:


Finanzas

Servicios

Administrativos Unidades de la

Dirección

Realiza Reposición

Entrega efectivo

Solicita efectivo

1. La creación, incremento y/o disminución del Fondo Fijo de la Caja Chica, serán

autorizados por el Vicerrectorado Administrativo, previa solicitud por escrito de la

Unidad requirente y certificación de la Oficina Central de Presupuesto, de acuerdo a la

disponibilidad presupuestaria para crear su fondo.

2. Por cada fondo de caja Chica deberá existir un empleado responsable de su manejo,

custodia y control. Este empleado deberá estar autorizado por el Director de


3. El monto mínimo para la creación del Fondo Fijo de Caja Chica será de veinte mil

bolívares (Bs. 20.000,00) y el máximo de Quinientos mil Bolívares (Bs. 500.00,00). Las

excepciones a esta norma deberá ser aprobadas por el Vicerrector Administrativo.

4. El fondo de Caja Chica, se utilizará para cubrir gastos menores de funcionamiento y el

monto máximo de cada uno de los comprobantes de gastos (facturas y/o recibos),

será de cien mil bolívares (Bs. 100.000,00). En ningún caso, deberá ser usado para el

pago de viáticos o salarios.

5. Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo Fijo de Caja Chica estarán

soportados por los originales de las Facturas y/o Comprobantes de pago,

debidamente sellados e inutilizados con el sello de CANCELADO o comprobante de


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Caja Registradora Fiscal con la palabra de CANCELADO, escrita en el cuerpo de la

factura, indicando el número del RIF, asignado por el SENIAT.

6. Aquellas facturas y/o comprobantes de pago que presenten borrones, tachaduras o

enmendaduras, no se podrán incluir como soporte de gasto al momento de solicitar la

reposición del Fondo Fijo de la Caja Chica.

7. EL encargado del Fondo Fijo de Caja Chica deberá relacionar todas las facturas y/o

comprobantes de pago.

8. La reposición del Fondo Fijo de Caja Chica deberá solicitarse a través de la cuenta

respectiva (Gastos de Funcionamiento y/o Ingresos Propios) al final de cada mes o

cuando se haya consumido un 75% del mismo.

9. Para solicitar la reposición del Fondo Fijo de Caja Chica al área de Servicios

Administrativos, el responsable del mismo deberá llevar el auxiliar de la Dirección de

la Caja Chica y anexar los recaudos siguientes:

• Comprobante Salida Caja Chica, anexando las facturas y/o comprobantes de pago

Normas específicas: 1. Los desembolsos por pagos o compras solicitados a la persona responsable de la

Caja Chica serán por los siguientes conceptos:

• Pasajes por traslado urbano al personal de la Dirección y sus Divisiones.

• Comidas y bebidas por actividades especiales realizadas por el personal dentro de

las instalaciones de la Dirección

• Comidas y bebidas a personas externas por eventos o reuniones efectuadas en la

Dirección.

• Fotocopias o encuadernación de documentación

• Libros, Leyes o cualquier documentación requerida por la Dirección


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Descripción del procedimiento

SECRETARIA / CARGO ASIGNADO

1. Recibe Oficio o instrucciones de las

personas autorizadas por la Dirección

de Administración y Finanzas para

solicitar desembolsos por pagos o

compras que se requieran.

2. Elabora “Comprobante de Pago por

Caja Chica” de acuerdo a la solicitud.

3. Anexa al “Comprobante de Pago por

Caja Chica” el documento que

soporta la solicitud, si es el caso.

4. Solicita firma autógrafa en el

“Comprobante de Pago por Caja

Chica” a la persona que realiza la

solicitud.

5. Ubica en la Caja Chica el efectivo y

se lo entrega a la persona que realiza

la solicitud.

6. Registra en el archivo de Excel “Caja

Chica de la Dirección” el nombre y

apellido de la persona a la cual se le

entrego el efectivo, el concepto por el

cual existe la salida del dinero, el

número del formulario “Comprobante

de Pago por Caja Chica” y el monto

entregado.

7. Archiva en una carpeta el


Chica”.

8. Recibe Facturas o Recibo que

soporta la operación de pago o

compra.

9. Coloca los sellos de la Dirección de

Administración y Finanzas y del

reembolso a la factura o recibo

10. Anexa las factura o recibo al


Chica”.

11. Imprime el archivo de excel “Caja

Chica de la Dirección” al final de cada

mes o cuando se haya consumido el

75% del saldo máximo de la Caja

Chica a fin de realizar la reposición

de la Caja Chica.


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12. Coloca su firma autógrafa y sella con

el sello de la Dirección de

Administración y Finanzas en la

relación “Caja Chica de la Dirección”.

13. Anexa a la relación “Caja Chica de la

Dirección” los “Comprobantes de

Pago por Caja Chica”.

14. Obtiene una fotocopia de la relación

“Caja Chica de la Dirección”.

15. Entrega a la Unidad de Servicios

Administrativos la relación “Caja

Chica de la Dirección los

“Comprobantes de Pago por Caja

Chica”.

16. Archiva fotocopia de la relación

“Caja Chica de la Dirección” como

acuse de recibo

17. Recibe de la Unidad de Servicios

Administrativos voucher y cheque de

la reposición de la caja Chica.

18. Firma el voucher y archiva copia del

mismo.

19. Endosa el cheque y se lo entrega al

Mensajero para que el mismo sea

cobrado en el Banco.

20. Recibe del Mensajero el efectivo de

la caja chica.

21. Guarda el efectivo en la Caja Chica.

22. Registra en el archivo de excel “Caja

Chica de la Dirección” el monto de la

reposición a fin de actualizar los

saldos.


CCAAPP:: 22

SSEECC:: 22..44..11

PPAAGG.. 1/2





UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: Formularios e Instructivos FFOORRMMUULLAARRIIOO:: Caja Chica


PAGINA DE: FECHA:

YY FFIINNAANNZZAASS


CCAAPP:: 22

SSEECC:: 22..44..11

PPAAGG.. 2/2





UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: Formularios e Instructivos FFOORRMMUULLAARRIIOO:: Caja Chica


PAGINA DE: FECHA:

YY FFIINNAANNZZAASS

DESCRIPCIÓN DEL FORMULARIO

CÓDIGO: Sin código OBJETIVO: Servir como soporte para aquellos pagos o compras efectuadas por los conceptos

establecidos por la Caja Chica.

PREPARACIÓN Original: Departamento de Servicios Administrativos

Duplicado: Archivo del Departamento Responsable de la Caja Chica

DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO:

1. FECHA: día, mes y año en que se elabora el formulario.

2. LA CANTIDAD: Indique en letras y en números la cantidad entregada.

3. POR CONCEPTO DE: Coloque el motivo por el cual se entrega el efectivo

4. PAGADO POR: Coloque su firma y sello en señal de haber efectuado el pago.

5. RECIBIDO POR:. Solicite la firma y el número de la cédula de identidad al

beneficiario en señal de haber recibido el pago.


UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..11..

PPAAGG.. 1/1




UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Normas Generales PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::



YY FFIINNAANNZZAASS

Normas Generales 1. Debe formular y ejecutar el presupuesto asignado a la Dirección de Administración

y Finanzas

2. Debe gestionar todo lo relacionado con los movimientos de personal y mantener

actualizada la información relativa a estos movimientos.

3. Debe coordinar todo lo relativo a la normativa de retenciones del Impuesto al Valor

Agregado para consolidar la información y rendirla al SENIAT.

4. Debe elaborar los registros contables de la Dirección de Administración y

Finanzas.

PAGINA DE: FECHA:

Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..22..

PPAAGG.. 1/1




UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Base Legal PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::



YY FFIINNAANNZZAASS

Base Legal 1. Ley Orgánica del Trabajo, Gaceta

Oficial N°. 5.152, extraordinario

del 19 de junio de 1997

2. Reglamento de la Ley Orgánica

del Trabajo.

3. Acta convenio entre la


y la Asociación de empleados

administrativos de la UCV, de

fecha 21 de noviembre de 1990.

Cláusula N° 5 De la ocupación de

los cargos vacantes y/o de los

cargos creados

Cláusula N°. 8 De los contratos

Cláusula N° 15 Cancelación de

Prestaciones

Cláusula N° 55 Sustituciones

temporales en el cargo

4. Ley de Impuesto al Valor

Agregado (IVA). Providencia

SNAT/2005/0056, Gaceta Oficial

Nro. 38136 del 28 de febrero de

2005

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..33..11..

PPAAGG.. 1/2




UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio

PAGINA SU


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema General del Proceso Esquema General del Proceso

A n Comisión

de Mesa Recursos Presupuesto

Normas específicNormas específic1. Toda solicitud

por la Direcció

Mesa a fin de q

1. Toda solicitud

por la Direcció

Mesa a fin de q

2. Toda persona

deberán ser ing

2. Toda persona

deberán ser ing

3. En el área de

soportes que o

3. En el área de

soportes que o

DescripciDescripciDIRECTODIRECTO

1. Determina

personal par

1. Determina

personal par

Dnp

Ad

Rm

PAGINA DE: FE

Archivo: 2 MANUAL UNI

Director de dministració

STITUIDA:

Humanos

as as de Personal Profes

n de Administració

ue el área de Pres

de Personal Profes

n de Administració

ue el área de Pres

que sea autorizad

resados en el siste

que sea autorizad

resados en el siste

Servicios Administ

riginaron el proceso

Servicios Administ

riginaron el proceso

ón del Procedimieón del ProcedimieR DE ADMINISTRR DE ADMINISTRla necesidad de

a un cargo.

la necesidad de

a un cargo.

etermina ecesidad de ersonal

Aprueba solicitud

Crea la partida

presupuestaria

Licitación del cargo

y exámenes pre

empleos

Servicios

ministrativos Nomina

egistro del ovimiento

V

d

la

CHA:

DAD DE SERVICIOS ADM

Recursos Humanos

ELABORADO POR APROBADO POR

ional, Administrativo, Técnico y de Servicio que se realice

n y Finanzas, deberá ser aprobada por la Comisión de

upuesto cree la partida presupuestaria correspondiente.

ional, Administrativo, Técnico y de Servicio que se realice

n y Finanzas, deberá ser aprobada por la Comisión de

upuesto cree la partida presupuestaria correspondiente.

a a trabajar en la dirección de Administración, sus datos

ma.

a a trabajar en la dirección de Administración, sus datos

ma.

rativos deberá mantenerse los expedientes con todos los

de tramitación de los empleados. rativos deberá mantenerse los expedientes con todos los

de tramitación de los empleados.

nto nto ACIÓN ACIÓN solicitar solicitar

2. Informa al Jefe de Servicios

Administrativos que realice la solicitud a

la Comisión de Mesa.


Administrativos que realice la solicitud a

la Comisión de Mesa.

alidar datos

e acuerdo a

tabla OPSU

Registra los datos para la nómina

INISTRATIVOS

CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..33..11..

PPAAGG.. 2/2





UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio


YY FFIINNAANNZZAASS

JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 3. Emite Oficio a la Comisión de Mesa

indicando la necesidad o justificación de

la creación o aumento de personal en un

cargo.

4. Solicita al Director de Administración

que revise y firme el Oficio.

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

5. Recibe el Oficio, verifica y firma en

señal de conformidad.

6. Devuelve el Oficio al Jefe de Servicios

Administrativos.

JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 7. Gestiona el envío del Oficio a la

Comisión de Mesa a través de un

Mensajero.

8. Recibe Oficio de la comisión de Mesa

indicando la aprobación de la Solicitud

y de la Dirección de Presupuestaria

donde informa la asignación de la

partida presupuestaria.

9. Elabora Oficio a Recursos Humanos

solicitando que se realice la licitación

del cargo.

10. Recibe de Recursos Humanos Oficio,

Informe del Concurso y Currículum

Vitae de la(s) persona(s) que

ocupara(n) el cargo.

11. Ingresa al Sistema y registra los datos

necesarios.

12. Imprime la Planilla de Movimiento.

13. Genera a través del sistema un archivo

electrónico de la Planilla de Movimiento

a fin de remitir estos datos a las áreas

de Presupuesto, Nómina y Recursos

Humanos.

14. Prepara expediente con el Oficio,

Informe del Concurso y Currículum Vitae

de la(s) persona(s) que ocupara(n) el

cargo.

15. Archiva expediente del empleado en los

archivos correspondientes.

PAGINA DE: FECHA:


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SSEECC:: 33..33..22..

PPAAGG.. 1/3





UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural

PAGIN

YY FFIINNAANNZZAASS


A s Director de

Administración Ad s Recursos

Humanos

Normas espec1. El Departa

persona co

el área lega

2. Los contrat

determinad

3. Debe armar

4. El Consejo

solicitud de

Determina necesidad de personal

Emite solicitud de evaluación de Credenciales

Realiza la evaluación de credenciales

Elabora Contrato

A s U

A

PAGINA DE:

Archivo: 2 MANUAL

Asesoría Jurídica

A SUSTITUIDA:

íficas: mento de Servicios

ntratada por la Direc

l.

os por el personal c

o.

se un expediente co

Universitario es la

contratación del pers

ceptación del contrato

elaborado

AC

FECHA:

UNIDAD DE SERVICIOS AD

Servicios dministrativo

ELABORADO POR

Administrativos deberá elaborar un

ción de Administración y Finanzas y

ontratado sólo podrán ser por suplen

n todos los documentos correspondie

única entidad encargada de aprob

onal.

Solicita firmas para formalizar el contrato

prueba ontrato

MINISTRATIVOS

Servicios ministrativo


Consejo niversitario

APROBADO POR

contrato a toda

ser validado por

cia o por tiempo

nte al proceso.

ar o rechazar la


DIRECCIÓN DE 33 33..33..22..






DIRECCIÓN DE AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN

YY FFIINNAANNZZAASS

Descripción del Procedimiento

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN 1. Determina la necesidad de solicitar

personal contratado para un cargo o

para realizar alguna actividad especial

requerida por la Dirección.


Administrativos que realice la solicitud

por Honorarios Profesionales, por

tiempo determinado o por suplencia.

3. Entrega al Jefe de Servicios

Administrativo el Currículum Vitae y

fotocopia de la Cédula de Identidad de

la persona a contratar.

JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 4. Recibe los documentos del Director de

Administración.

5. Revisa la documentación recibida.

6. Emite Oficio al área de Recursos

Humanos para la evaluación de

credenciales del posible contratado.

7. Anexa al Oficio los soportes.



DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN 9. Recibe el Oficio, verifica y firma en



Administrativos.

JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

11. Obtiene fotocopia de todos los

documentos y los archiva en una

carpeta

12. Gestiona el envío del Oficio al área

de Recursos Humanos a través de

un Mensajero.

13. Recibe Oficio y examen medico pre

empleo de Recursos Humanos

indicando la aprobación de la

solicitud.

14. Ubica el expediente de la persona a

contratar.

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..33..22..

PPAAGG.. 3/3







YY FFIINNAANNZZAASS

15. Elabora Contrato de acuerdo al

Currículo Vitae, disponibilidad

Presupuestaria, examen médico pre

empleo y la fotocopia de la Cédula de

Identidad.

16. Obtiene fotocopia de los soportes y

entrega conjuntamente con el borrador

del Contrato al área de Asesoría

Jurídica para su revisión.

17. Recibe aceptación u observaciones por

parte de Asesoría Jurídica.

18. Solicita firma autógrafa de la persona a

contratar en el Contrato.

19. Elabora Oficio para remitir la solicitud

al Consejo Universitario.

20. Anexa al Oficio los soportes.







Administrativos.

24. Entrega al Consejo Universitario

Contrato Oficio, Contrato y todos los

anexos para que el Rector apruebe y

firme el Contrato.

JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 25. Recibe Oficio y el contrato del área de

Recursos Humanos.

26. Obtiene fotocopia del contrato y se la

entrega a la persona contratada.

27. Archiva original del contrato en el

expediente de la persona contratada

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..33..33..

PPAAGG.. 1/3




UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurídica

PAGINA SUSTITUIDA:


YY FFIINNAANNZZAASS


Normas específicas

Consejo

Universitario

Asesoría

Legal A Director de

Administración

1. El Departamento de Servicio

persona contratada por la Dire

legal.

2. Los contratos por el personal

determinado.

3. Debe armarse un expediente c

4. El Consejo Universitario es l

solicitud de contratación del pe

Determina necesidad de personal

AdmConsejo

Universitario

Solparel c

Aceptación del contrato

elaborado

PAGINA DE: FECHA:

Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS A

Servicios dministrativos


s Administrativos deberá elaborar un contrato a toda

cción de Administración y ser validado por el área de

contratado sólo podrán ser por suplencia o por tiempo

on todos los documentos correspondiente al proceso.

a única entidad encargada de aprobar o rechazar la

rsonal.

Elabora contrato

Certifica el

contrato

Aceptación del contrato

Servicios

inistrativos

icita firmas a formalizar ontrato

DMINISTRATIVOS

CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..33..33..

PPAAGG.. 2/3







YY FFIINNAANNZZAASS

Descripción del ProcedimientoDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

1. Determina la necesidad de solicitar

personal contrato para un cargo o

para realizar alguna actividad

especial requerida por la Dirección.


Administrativos que realice la

solicitud por Honorarios

Profesionales, por tiempo

determinado o por suplencia.

3. Entrega al Jefe de Servicios

Administrativos el Registro Mercantil,

el RIF y la propuesta de servicios.


4. Elabora Contrato de acuerdo al

Registro Mercantil, el RIF y la

propuesta de servicios.

5. Obtiene fotocopia de los soportes y

entrega conjuntamente con el

borrador del Contrato al área de

Asesoría Jurídica para su revisión.

6. Recibe aceptación u observaciones

por parte de Asesoría Jurídica.

7. Solicita firma autógrafa de la

persona a contratar en el Contrato.

8. Elabora Oficio para remitir la solicitud

al Consejo Universitario.

9. Anexa los soportes al Oficio.






12. Devuelve el Oficio al Jefe de

Servicios Administrativos.

13. Entrega al Consejo Universitario

Contrato Oficio, Contrato y todos los

anexos para que el Rector apruebe y

firme el Contrato.

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..33..33..

PPAAGG.. 3/3







YY FFIINNAANNZZAASS


14. Recibe Oficio y el contrato del área

de Recursos Humanos.

15. Obtiene fotocopia del contrato y se la

entrega a la persona contratada.

16. Archiva original del contrato en el

expediente de la persona contratada

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..33..44..

PPAAGG.. 1/2




UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Anticipo de Prestaciones Sociales

PAGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema General del Proceso Normas específicas:

A s Servicios

Administrativos

1. Toda solicitud de anticipo de prestaciones sociales, deberá se

una carta a dirigida a la Dirección de Administración y Finanzas

2. Se otorgarán anticipos de prestaciones Sociales de acuerdo

presupuestarias de los Dozavos y a la que presente el emplead

Sociales.

Identifica disponibilidad presupuestaria

Identifica disponibilidad en Prestaciones

Remite Oficio de acuerdo a la forma de pago

División de

Tesorería

Elabora cheque

PAGINA DE: FECHA:


División deNomina

Departamento de Jubilación


APROBADO POR

r solicitada mediante

a las disponibilidades

o en sus Prestaciones

Abono en cuenta

CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..33..44..

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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Anticipo de Prestaciones Sociales



YY FFIINNAANNZZAASS

Descripción del Procedimiento JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

1. Recibe del empleado una carta

solicitando el anticipo de

prestaciones Sociales.

2. Registra en el archivo (Excel) el

Anticipo de Prestaciones Sociales.

3. Verifica la disponibilidad

presupuestaria de acuerdo a los

Dozavos.

4. Elabora la planilla de Anticipo de

Prestaciones Sociales.

5. Solicita al empleado que firme la

planilla de Anticipo de Prestaciones

Sociales

6. Elabora Oficio para remitir la planilla

al Departamento de Jubilación.

7. Firma el Oficio y gestiona la entrega

con el Mensajero del Oficio y la

planilla al Departamento de

Jubilación, para que estos calculen la

disponibilidad que tiene el empleado

en sus Prestaciones Sociales.

8. Recibe del Vicerrectorado

Administrativo la planilla de

Liquidación de Anticipos de

Prestaciones Sociales.

9. Verifica si el empleado tiene cuenta

de abono en cuenta

Si tiene cuenta 10. Elabora Oficio para remitir la planilla

al Departamento de Nomina para que

proceda el pago, continúe el paso 13.

Si no tiene cuenta 11. Elabora Solicitud de Cheque y Oficio

a Tesorería para que estos elaboren

cheque de gerencia a nombre del

empleado.

12. Remite Oficio, Solicitud de Cheque y

la planilla al área de Tesorería.

13. Archiva todos los soportes

generados.

PAGINA DE: FECHA:


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SSEECC:: 33..33..55..

PPAAGG.. 1/2




UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios



YY FFIINNAANNZZAASS


Normas específicas

Servicios

Administrativos

1. El gasto debe estar correctamente imputado a la correspondiente partida del

presupuesto o a créditos adicionales.

2. Debe verificarse la disponibilidad presupuestaría de los gastos.

3. Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los

responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:

• Que se haya dado el cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias

aplicables.

• Que estén debidamente imputados a créditos del presupuesto o a créditos

adicionales legalmente acordados.

• Que exista disponibilidad presupuestaria

• Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente

comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a contratistas o

avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes.

Dirección de

Administración Dependencias de la

Dirección de Adm. Departamento de

Compras

Emite solicitud Requisición

Autoriza la solicitud

Determina disponibilidad

Contacta al Proveedor

Departamento de Compras

Realiza la compra

Realiza pago al proveedor seleccionado

Servicios Administrativos

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..33..55..

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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios



YY FFIINNAANNZZAASS

• Que correspondan a créditos efectivos de sus titulares

Descripción del Procedimiento SECRETARIA

1. Recibe “Orden de Compra” del

Departamento de Compras de Bienes

y Servicios.

2. Emite “Solicitud de Cheque“ y

voucher de cheque de acuerdo a las

especificaciones de la “Orden de

Compra” a través del Sistema

SAVAD.

3. Entrega la documentación al

Administrador.

Administrador 4. Recibe y verifica los documentos.

5. Firma la “Orden de Compra”, la

“Solicitud de Cheque” y el voucher

del cheque.

6. Devuelve la documentación a la

Secretaria.

SECRETARIA

7. Gestiona las firmas de autorización

en el cheque del Proveedor.

8. Solicita al Proveedor que firme la

Solicitud de Cheque y en el

Comprobante del voucher.

9. Entrega el cheque al Proveedor y

copia – Beneficiario del voucher del

cheque.

10. Archiva toda la documentación

generada y recibida, hasta que sea

solicitada por el Administrador /

Cargo Asignado para ser registrado

contablemente el Sistema CKF

(Contabilidad)

PAGINA DE: FECHA:


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SSEECC:: 33..33..66..

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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Censo de Pensionados y Jubilados



YY FFIINNAANNZZAASS


Normas específicas:

Servicios

Administrativos Recursos Humanos

Presupuesto

1. Antes de realizar el Censo deberá solicitarse al área de Presupuesto el reporte Detalle

de Personal Jubilado, Incapacitado, Pensionado y Activo a fin de determinar el registro

de las personas a ser censadas.

2. Toda persona autorizada por los Jubilados y Pensionados deberán presentar la

siguiente documentación:

• Carta de autorización

• Fotocopia de la cedula de identidad del Jubilado / Pensionado y del autorizado

• Informe médico

• Poder de autorización para el censo

Emite detalle de las personas a ser censadas

Realiza censo Recibe relación de personas censadas

PAGINA DE: FECHA:


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SSEECC:: 33..33..66..

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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Censo de Pensionados y Jubilados



YY FFIINNAANNZZAASS

Descripción del Procedimiento JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS / CARGO ASIGNADO

1. Recibe a los Jubilados y Empleados

y le solicita los siguientes datos

• Nombre y Apellido

• Dirección de Habitación

• Número de la Cédula de

Identidad

• Fecha de la jubilación

2. Registra en un libro control los datos

solicitados, coloca la fecha del Censo

y le solicita a la persona censada que

firme el libro.

3. Solicita Detalle de Personal

Jubilado, Incapacitado y Activo al

área de Presupuesto.

4. Emite una relación de las personas

censadas y no censadas.

5. Envía Oficio adjuntando relación de

personas censadas y no censadas al

área Recursos Humanos.

6. Archiva la documentación generada.

PAGINA DE: FECHA:


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SSEECC:: 33..33..77..

PPAAGG.. 1/2




UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Envío de información de las conciliaciones bancarias a Contraloría Interna

PAGINA SUSTITUIDA: ELABORAD


YY FFIINNAANNZZAASS


Normas específicas:

Servicios

Administrativos

1. Mensualmente debe remitirse a Contraloría a tra

formatos “A” Conciliaciones Bancarias y “B” Situación

2. Para elaborar los formatos “A” Conciliaciones Bancaria

por Antigüedad debe tomarse en cuenta los movimie

las mas importantes podemos mencionar:

• Depósitos no registrados

• Cheques en transito

• Notas de Débito y crédito bancarias

• Cheques anulados con la correspondiente copia de

• Diferencias presentadas por error, bien sea por p

banco

• Cualquier otra información o documentación nec

pendientes de conciliación

3. Las conciliaciones bancarias, los formatos A y B debe

firmados por el Decano, Administrador y/o Contador y

Planificación y Presupuesto mediante Oficio y en diske

Realiza conciliación

Emite información de la Conciliación

PAGINA DE: FECHA:


Contraloría Interna

Contabilidad

O POR APROBADO POR

vés del correo electrónico los

de las partidas por Antigüedad.

s y “B” Situación de las partidas

ntos generados bancarios, entre

los mismos

arte del área contable o por el

esaria que soporte las partidas

n estar debidamente sellados y

ser remitidos a la Dirección de

tte impresos.

Verifica información

emitida

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SSEECC:: 33..33..77..

PPAAGG.. 2/2





UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Envío de información de las conciliaciones bancarias a Contraloría Interna


YY FFIINNAANNZZAASS

Descripción del procedimiento:

ADMINISTRADOR

1. Ubica en el Departamento de

Contabilidad los estados de cuentas

de los bancos y el libro diario de los

movimientos bancarios.

2. Verifica y compara la información de

los libros contra banco.

3. Identifica los cheques en tránsito,

Depósitos no Registrados / Cheques

no Registrados, Notas de Débito y

Notas de Crédito no contabilizados

4. Elabora los formatos “A”

Conciliaciones Bancarias y “B”

“Situación de las partidas por

Antigüedad” de acuerdo a los datos

recopilados anteriormente y

registrando las partidas pendientes

por ajustar según libros.

5. Imprime los formatos “A” y “B”.

6. Guarda los formatos “A” y “B” en un

diskette.

7. Elabora Oficio a fin de remitir los

formatos y el diskette a la Contraloría

Interna

8. Solicita firma autógrafa al Director de

Administración en el Oficio.

9. Remite a la Contraloría Interna el

Oficio y los formatos “A” y “B” a

través del Mensajero

10. Archiva los acuse de recibo en una

carpeta.

PAGINA DE: FECHA:


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SSEECC:: 33..33..88..

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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Retenciones IVA por los Proveedores


YY FFIINNAANNZZAASS

Descripción del procedimiento ADMINISTRADOR

1. Recibe de las Dependencias y

Facultades de la Universidad un

Oficio anexando lo siguiente:

• Impresión del Libro de compras

• Impresión de la validación del

SENIAT

• Original del Depósito

• Diskett contentivo con los

archivos Libro de Compras en

formato de Excel y TXT

2. Registra en la Relación de las

Dependencias y Facultades el monto

de los depósitos efectuados por

retención IVA a los proveedores de

cada Dependencia y Facultad

3. Ubica el diskett de cada una de las

Dependencias y Facultades a fin de

agrupar en un solo archivo toda la

información de los Libros de

Compras de todas las áreas de la

Universidad.

4. Verifica que el monto total de los

depósitos retenidos corresponda con

lo indicado en el archivo Libro de

Compras de todas las áreas de la

Universidad.

5. Convierte el archivo de Libro de

compras General en una archivo TXT

6. Ingresa al portal de la Web del

SENIAT a fin de realizar la validación

del archivo de Libro de Compras

General.

7. En caso que tenga rechazos

identifica la(s) línea(s) de rechazo y

realiza los correctivos necesarios y

procede a realizar nuevamente la

validación en el portal de la Web del

SENIAT.

8. Imprime la validación generada

como soporte.

9. Elige la opción Cancelación – Por

Recibo de Pago del portal de la web.

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..33..88..

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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Retenciones IVA por los Proveedores


YY FFIINNAANNZZAASS

10. Imprime la “Planilla de pago para

enterar Retenciones del IVA

efectuada por agentes de Retención”

Forma 99-035

11. Emite Oficio para Tesorería a fin de

que se elabore el cheque de gerencia

correspondiente al pago de la

Tesorería General.

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..33..99..

PPAAGG.. 1/3





UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Reposición de la Caja Chica

PAGINA SUSTI

YY FFIINNAANNZZAASS


Normas específica

Ad s Dirección de

Administración y Finanzas

1. La reposición del

respectiva (Gasto

cuando se haya c

2. Aquellas facturas

enmendaduras, n

reposición del Fon

3. Los desembolsos

conceptos:

• Pasajes por tr

• Comidas y be

las instalacion

• Comidas y be

Dirección.

• Fotocopias o

• Libros, Leyes

3. Los reintegros p

firmas autorizada

PAGINA DE: FECH

Archivo: 2 MANUAL UNIDAD

Unidades de la Dirección

TUIDA: ELABORADO

s Fondo Fijo de Caja Chica deberá so

s de Funcionamiento y/o Ingresos Pr

onsumido un 75% del mismo.

y/o comprobantes de pago que pres

o se podrán incluir como soporte de g

do Fijo de la Caja Chica

por pagos o compras de la Caja C

aslado urbano al personal de la Direcc

bidas por actividades especiales realiz

es de la Dirección

bidas a personas externas por eventos

encuadernación de documentación

o cualquier documentación requerida p

or reposición de la Caja Chica debe

s por el Consejo Universitario

Solicita efectivo Entrega efectivo

A:

DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Servicios ministrativo

POR APROBADO POR

licitarse a través de la cuenta

opios) al final de cada mes o

enten borrones, tachaduras o

asto al momento de solicitar la

hica serán por los siguientes

ión.

adas por el personal dentro de

o reuniones efectuadas en la

or la Dirección

rán estar autorizados por las

Realiza Reposición

CCAAPP:: 33

SSEECC:: 33..33..99..

PPAAGG.. 2/3







YY FFIINNAANNZZAASS

Descripción del procedimiento:SECRETARIA / CARGO ASIGNADO

1. Recibe de la Secretaria de la


Finanzas / Responsable de la Caja

Chica la relación “Caja Chica de la

Dirección” (original y copia),

formulario “Comprobante de Pago

por Caja Chica”, las facturas, recibos

y oficios que soportan las salidas de

la caja chica.

2. Coloca el sello de recepción del área

de Servicios Administrativos en la

relación “Caja Chica de la Dirección”

(original y copia) y devuelve copia a

la Secretaria.

3. Verifica que se anexe todos los

“Comprobante de Pago Caja Chica”,

las facturas y recibos de acuerdo al

auxiliar de fondos “Caja Chica de la

Dirección”.

4. Elabora el formulario Solicitud de

Cheque y voucher de cheque de

acuerdo a la reposición de la caja

chica.

5. Anexa a la Solicitud de Cheque y

voucher de cheque el auxiliar de

fondos “Caja Chica de la Dirección”

los formularios “Comprobante de

Pago por Caja Chica”, las facturas,

recibos y oficios que soportan las

salidas de la caja chica.

6. Gestiona las firmas de aprobación

de la Solicitud de Cheque y el

voucher ante el Director de la


Finanzas.

7. Recibe la Solicitud de Cheque y el

voucher de la Secretaria de la


Finanzas.

8. Ubica las facturas o recibos que

soportan la operación y escribe en el

espacio del sello de reembolso el

numero del cheque, la fecha de

emisión y su firma autógrafa. 9. Solicita a la Secretaría /

Responsable de la Caja Chica que

firme la Solicitud de Cheque como

acuse de recibo del cheque.

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SSEECC:: 33..33..99..

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10. Entrega el cheque a la Secretaría /

Responsable de la Caja Chica

11. Entrega la Solicitud de Cheque, el

voucher y los soportes de la caja

chica al Administrador.

12. Registra el comprobante contable a

través del sistema CKF

(Contabilidad).

13. Imprime el Comprobante Contable y

se lo anexa la Solicitud de Cheque, el

voucher y los soportes de la caja

chica.

14. Entrega el Comprobante y los

anexos al Contador Jefe

CONTADOR JEFE I / CARGO ASIGNADO

15. Recibe, revisa y coloca su firma

autógrafa en el Comprobante

Contable y lo devuelve al

Administrador

16. Recibe Comprobante y anexos del

Contador Jefe y se los entrega al

Asistente de Archivo I para su archivo

(Procedimiento: Archivo de

Documentación Contable-

(Departamento de Contabilidad).

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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Formularios e Instructivos FFOORRMMUULLAARRIIOO:: Solicitud de Cheque


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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Formularios e Instructivos FFOORRMMUULLAARRIIOO:: Solicitud de Cheque


YY FFIINNAANNZZAASS


CÓDIGO: Sin código OBJETIVO: Realizar la solicitud de cheque cancelar algún servicio o bien autorizado por

la Dirección de Administración y Finanzas.

PREPARACIÓN Original: Proveedor - Beneficiario

Duplicado: Archivo del Departamento


1. DIA: Día, mes y año en la cual se elabora el formulario.

2. FACULTAD O DEPENDENCIA Número correlativo de los Oficios del Departamento de Servicios Administrativos

3. ESCUELA O DEPARTAMENTO: Nombre del Proveedor a realizar la solicitud

4. DIVISIÓN O SECCION: Coloque Universidad Central de Venezuela

5. NOMBRE O RAZON SOCIAL: Teléfonos del Departamento de Servicios Administrativos.

6. CODIGO PROVEEDOR: Número de páginas a remitir

7. CONCEPTO: Describa el motivo de la solicitud del cheque.

8. CONTROL DE PRESUPUESTO: Código de la Unidad Ejecutora, Programa, Fondo, Cuenta de Gasto y monto del movimiento

9. FIRMAS AUTORIZADAS: Nombre y firmas de quien elabora el formulario y del Director de Administración y Finanzas.

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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Formularios e Instructivos FFOORRMMUULLAARRIIOO:: Voucher de Cheque


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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Formularios e Instructivos FFOORRMMUULLAARRIIOO:: Voucher de Cheque


YY FFIINNAANNZZAASS


CÓDIGO: Sin código

OBJETIVO: Emitir cheques para efectuar pagos a Proveedores o cualquier otro

Beneficiario que sea autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas.

PREPARACIÓN Original: Archivo del Departamento


Triplicado: Proveedor - Beneficiario

DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO: Datos Propios del Cheque

1. NOMBRE O RAZON SOCIAL: Nombre o Razón Social del Beneficiario del pago

2. MONTO: En letras y en números del monto del cheque

3. FECHA: Día, mes y año de fecha de elaboración del cheque

Datos Propios del Comprobante de Egreso

4. COMPROBANTE DE EGRESO: Número correlativo asignado automáticamente por el Sistema SAVAD

5. CUENTA: Código de la Unidad Ejecutora, Programa, Fondo y Cuenta de Gasto asignada al movimiento

6. CONCEPTO: Descripción o motivo de la generación del cheque

7. VALOR: Monto del cheque

8. CHEQUE N°: Número del Cheque

9. BANCO: Nombre del Banco donde se encuentran los fondos

10. FIRMAS AUTORIZADAS: Nombre y firmas de quien elabora el formulario y del Director de Administración y Finanzas.

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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Anexo FFOORRMMUULLAARRIIOO:: Formato “A” Conciliaciones Bancarias


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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Anexo FFOORRMMUULLAARRIIOO:: Formato “B” Situación de las Partidas por Antigüedad


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UUNNIIDDAADD:: Unidad de Servicios Administrativos AASSUUNNTTOO:: Anexo FFOORRMMUULLAARRIIOO:: Formato “B” Situación de las Partidas por Antigüedad


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0

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DEPARTAMENTO DE

BIENES MUEBLES

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Muebles AASSUUNNTTOO:: Normas Generales PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


YY FFIINNAANNZZAASS

Normas generales

1. Los bienes muebles adquiridos por la universidad forman parte de su patrimonio y la

administración de los mismos es de su única competencia.

2. Los bienes propiedad de la universidad y aquellos que posean la condición de

custodia sólo deberán ser utilizados para el desarrollo de sus actividades.

3. La adquisición, administración, custodia, enajenación y demás operaciones estarán

sujetas a la normativa interna de la universidad y las disposiciones establecidas en

esta materia.

4. La valuación de los bienes propiedad de la universidad se hará en base a su costo,

estando sujeto a depreciación o amortización para aquellos bienes que de acuerdo a

sus características así lo determinen.

5. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes de la universidad

deberá adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y

control. A tal fin están obligados a informar cualquier hecho que implique modificación

de la situación de los bienes que se le han asignado y no podrán adquirir, transferir,

desincorporar tales bienes, por ningún titulo, sin sujeción a las disposiciones legales y

procedimientos establecidos en el presente manual.

6. El Departamento de Bienes Muebles mantendrá un inventario continuo de los bienes

adscritos a cada Facultad o Dependencia, con el fin de ejercer los controles

necesarios y enviará semestralmente a cada Facultad o Dependencia un listado

actualizado de su inventario.

7. Todas las Facultades o Dependencias deberán verificar el inventario de bienes

muebles físico al finalizar cada semestre académico con el listado que envía al

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Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES

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YY FFIINNAANNZZAASS

Departamento de Bienes Muebles, el cual deberá devolverse en un plazo no mayor de

diez (10) días hábiles a su recepción, en el caso de tener observaciones. Esta

verificación deberá contemplar como mínimo los siguientes puntos:

- Si los bienes muebles realmente existen

- Si están debidamente asignados a los responsables de su administración y

custodia, si están realmente asignados a los programas / proyectos

impuestos, además de identificar si la ubicación física del bien es la

registrada.

- Si el bien está siendo utilizado eficientemente

- Si el estado de mantenimiento es el adecuado

- Si los bienes están siendo utilizados por responsables patrimoniales de uso

para los fines previstos.

- Si cumplen con todas las normas de administración y registro de bienes.

8. Cuando los responsables patrimoniales primario o responsables patrimoniales de uso

dejen de pertenecer por cualquier causa a la unidad, deberán entregar el inventario de

los bienes que estaban bajo su custodia y responsabilidad a través del Acta levantada

al efecto.

9. La omisión, retardo, negligencia o imprudencia en adoptar medidas necesarias para

salvaguardar los bienes, dará lugar a la apertura de la averiguación administrativa

correspondiente para establecer las responsabilidades del caso.

10. El Departamento de Bienes Muebles, procederá a realizar la debida identificación de

los bienes una vez que éstos lleguen a las instalaciones de la Universidad.

11. Ningún funcionario será liberado de la responsabilidad que le pueda corresponder por

sus actos, hechos u omisiones que sean contrarios a una disposición contemplada en

la presente normativa o en el ordenamiento jurídico vigente relacionado con la materia

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YY FFIINNAANNZZAASS

12. Los bienes muebles serán registrados por el costo de adquisición, producción,

intercambio, o al precio determinado por comisión de peritos valuadores, según sea el

caso.

13. Para el costo de un bien mueble que se produzca en la Universidad serán

considerados todos los desembolsos normales y necesarios hasta que el bien esté

totalmente terminado y listo bien sea para ser vendido o para ser usado en las

operaciones de la Universidad.

14. Un bien mueble será considerado producto en proceso hasta tanto no se haya

culminado su fabricación y su costo comprenderá todos los desembolsos normales y

necesarios para la producción del mismo.

15. El control integral de los bienes adscritos a cada Unidad Administradora

Desconcentrada deberá llevarse en forma centralizada en El Departamento de Bienes

Muebles.

16. Los bienes muebles deben clasificarse de acuerdo a las instrucciones y modelos de

contabilidad fiscal de bienes nacionales aplicable a las Universidades.

17. Queda terminantemente prohibido:

- Movilizar equipo de una Dependencia de trabajo a otra sin cumplir con el

procedimiento de traslado de bienes establecido.

Entregar bienes sin la debida codificación realizada por la Unidad Administradora

competente.

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Muebles AASSUUNNTTOO:: Base Legal PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


YY FFIINNAANNZZAASS

Base Legal Ley Orgánica de la Administración Pública Gaceta Oficial Nro. 37305 de fecha 17 de Octubre de 2001.

Las disposiciones de esta Ley tienen por

objeto establecer los principios y bases que

rigen la organización y funcionamiento de la

Administración Pública; los principios y

lineamientos de la organización y

funcionamiento de la Administración Pública

Nacional y de la Administración

descentralizada funcionalmente.

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, Gaceta Oficial Nro. 37.978 de fecha 13 de julio de 2004.

TITULO VI. Del Sistema de Control Interno

TITULO IX. De las responsabilidades

Ley Orgánica que regula la enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las Industrias Básicas Gaceta Oficial Nro. 3951 de fecha 07 de Enero de 1987

Esta Ley regula todo lo relativo a la

enajenación de bienes propiedad de la

República de los Institutos Autónomos, de

las empresas del estado, y de las demás

personas, que tengan una participación

superior al cincuenta por ciento (50%) del

capital social.

Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República Gaceta Oficial Nro. 5554 de fecha 13 de Noviembre de 2001.

TITULO II De las atribuciones de la

Procuraduría General de la República.

CAPITULO I Trata la materia de derechos,

bienes e intereses patrimoniales de la

República.

Art. 9. Consagra la competencia de la

Procuraduría General de la República, entre

otros

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Muebles AASSUUNNTTOO:: Base Legal PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


YY FFIINNAANNZZAASS

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Gaceta Oficial Nro. 37347 de fecha 17 de Diciembre de 2001.

Art. 9 Referente a quienes serán sujetos a

las disposiciones de la presente Ley y al

control, vigilancia y fiscalización de la

Contraloría General de la República.

TITULO II . Del Sistema Nacional de control

Fiscal.

Capitulo I. Artículos 23,24,25 y 26.

Capitulo II. Del Control Interno Capitulo IV. De las Cuentas.

Capitulo V. Del Control de Gestión.

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Muebles AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Incorporación de Bienes Muebles

PAGINA SUSTITUIDA: EL


YY FFIINNAANNZZAASS

Objetivo: Tiene como finalidad procesar la información generada o producida, cuando un bien

mueble pasa a formar parte del patrimonio de la UCV.

Facultades y

Dependencias

Normas que regulan el procedimiento 1. Se entenderá como incorporación de un bien m

- Inventario Inicial

- Compras

- Producción de nuevos elementos

- Por reconstrucción y mejoras de equipos

- Ingresos por donaciones externas

- Por convenio

- De Semovientes

2. En caso de bienes donados que no posean f

adquisición, se requerirá los servicios de un

avalúo de bienes.

3. Todo bien mueble deberá colocársele una calc

de bienes de la Universidad, dicha etiqueta se

XX – XXXXX Número correl

Unidad Ejecutora

Registra los

datos del bien

adquirido

PAGINA DE: FECHA:


Dpto. de Bienes Muebles

ABORADO POR APROBADO POR

ueble en los siguientes casos:

actura original donde se indique el precio de

perito a fin de determinar el precio mediante

omanía que identifique el bien en el inventario

le asignará la siguiente codificación:

ativo

Procesa la

información en el

sistema de Bienes

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Muebles AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Incorporación de Bienes Muebles



YY FFIINNAANNZZAASS


1. Recibe de las Facultades o

Dependencias lo siguiente:

- Solicitud de Orden de Compra

- Diskette contentivo con los registros

de los bienes

- Factura de compra

- Voucher de cheque

2. Entrega los soportes recibidos al

Registrador de Bienes Muebles

REGISTRADOR DE BIENES MUEBLES

3. Comprueba que se han cumplido con

todos los trámites establecidos.

4. Introduce el diskette en el computador y

procesa la información de los bienes

adquiridos a través del Sistema de

Información de Bienes (Ver manual de

Usuario del Sistema de Información de

Bienes – Elaborado por la Oficina de

Programación de Sistemas del 22-11-

2002).

5. Ubica una etiqueta identificadora

(calcomanía) y le asigna un número de

inventario al bien.

6. Verifica la situación física del bien

incorporado en la Facultad o

Dependencia.

7. Coloca al bien calcomanía

identificadora.

8. Prepara Acta de Comprobación y

solicita firma al responsable del bien en

la Facultad o Dependencia.

9. Archiva toda la documentación en la

carpeta de la Facultad o Dependencia

correspondiente.

PAGINA DE: FECHA:


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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Muebles AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Desincorporación de Bienes Muebles

PAGINA SUSTITUIDA: ELA


YY FFIINNAANNZZAASS

Objetivo: Tienen como finalidad procesar la información que se produce al retirar un bien

que está incorporado al patrimonio de la UCV.

Facultades y Dependencias

Normas que regulan el procedimiento 1. Se entenderá como desincorporación de un bien

- Deterioro (Inservible)

- Destrucción accidental

- Ventas

- Donación o cesión legal a un organismo exte

- Perdida (Extravío o hurto)

- Permuta con un organismo externo de la UC

2. Cuando una unidad vaya a desincorporar un bie

a su Dirección, Decanato o Administración resp

dicha desincorporación al Departamento de Bien

3. El Oficio de desincorporación del Bien deberá es

realiza esta solicitud.

4. Toda desincorporación se hará por el valor se

mejoras o adiciones menos la depreciación acum

Registra los

datos del bien

adquirido

PAGINA DE: FECHA:


Dpto. de Bienes Muebles

BORADO POR APROBADO POR

mueble en los siguientes casos

rno de la UCV

V

n, deberá en primer termino, notificar

ectiva; así como también notificará de

es Muebles.

pecificar los motivos por los cuales se

gún libros (costo de adquisición más

ulada).

Procesa la

información en el

sistema de Bienes

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YY FFIINNAANNZZAASS

5. Toda desincorporación por deterioro o inservibilidad debe ser soportada por un

informe técnico.

6. Deberá realizarse la denuncia ante las autoridades policiales para la desincorporación

de bienes muebles por robo o extravío. Adicionalmente por parte del responsable de

la unidad donde se originó el siniestro, debe elaborar un informe detallado con el

apoyo del personal de vigilancia de la Institución, donde se indicará: lugar, fecha, hora

de ocurrido el acto, circunstancia, modus operandi, causas del siniestro y monto del

bien.

7. Para hacer el tramite de reposición del bien, ante la empresa de seguro debe

anexarse los siguientes documentos.

- Constancia de denuncia ante el cuerpo de Investigaciones Criminalista y Penales.

- Factura de Compra de los bienes reclamados.

- Listado de Inventario detallado del bien asegurado.

- Informe del siniestro.

En caso de vehículo siniestrado señalar

- Modelo

- Placa

- Fecha de adquisición (documentación del mismo) además debe anexarse,

experticia realizada por la Dirección de Transporte Terrestre donde se señala el

tipo de accidente.

PAGINA DE: FECHA:


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YY FFIINNAANNZZAASS


1. Recibe de la Facultad o Dependencia

Oficio de solicitud de desincorporación

del Bien.

2. Entrega el Oficio al Registrador de

Bienes Muebles.

REGISTRADOR DE BIENES MUEBLES

3. Comprueba que se han cumplido los

trámites establecidos para realizar la

desincorporación del bien.

4. Verifica los datos relativos al bien a

desincorporar en la Facultad o

Dependencia que realiza la solicitud.

5. Prepara Acta de Desincorporación y

solicita firma al responsable del bien

en la Facultad o Dependencia y al

Jefe del Departamento de Bienes

Muebles.

6. Actualiza el estatus

“Desincorporado” en el Sistema de

Información de Bienes (Ver manual

de Usuario del Sistema de

Información de Bienes – Elaborado

por la Oficina de Programación de

Sistemas – 22-11-2002).

7. Archiva todos los documentos

recibidos y emitidos en la carpeta

respectiva.

PAGINA DE: FECHA:


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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Muebles AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Transferencias de Bienes Muebles



YY FFIINNAANNZZAASS

Objetivo: Tiene como finalidad procesar la información que se produce cuando un bien

mueble es transferido, permutado o cedido de una unidad ejecutora a otra. Para ser

usado por la nueva unidad o para ser mantenido en custodia por esta. Este tipo de

movimiento no produce variación en el patrimonio universitario, aun cuando afecta el

patrimonio a nivel de Facultades o Dependencias.

Normas que regulan el procedimiento 1. Se entenderá como una transferencia, cada uno de los siguientes casos:

- Transferencia de una unidad a otra sin que implique pago alguno

- Compra de una unidad a otra.

- Traslado al depósito de bienes para su custodia.

- Traslado del depósito de bienes a cualquier Facultad o Dependencia.

2. Cuando cualquier unidad ejecutora de una Facultad o dependencia va a transferir o

vender a otra unidad un bien, deberá informar al Departamento de bienes muebles.

3. Cuando se requiera transferir un bien proveniente de la misma Facultad o

Dependencia la unidad ejecutora debe enviar una comunicación escrita a la Dirección

de Administración y al Departamento de Muebles Bienes justificando la solicitud o el

movimiento.

4. Se deberá reetiquetar o marcar los bienes sólo cuando son transferidos de una

Facultad a otra o entre Dependencias Centrales.

PAGINA DE: FECHA:


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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Muebles AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Transferencia de Bienes Muebles



YY FFIINNAANNZZAASS


1. Recibe de la Facultad o

Dependencia los documentos que

avalan la transferencia del bien.

REGISTRADOR DE BIENES MUEBLES 2. Comprueba que se han cumplido los

trámites establecidos para realizar la

desincorporación del bien.

3. Coordina con el responsable de la

Unidad que transfiere el bien, lo

referido al proceso de

desincorporación y actualización del

registro de inventario.

4. Verifica en sitio el bien a ser

transferido.





Muebles.

6. Actualiza status del bien a ser

transferido en el Sistema de

Información de Bienes (Ver manual

de Usuario del Sistema de

Información de Bienes – Elaborado

por la Oficina de Programación de

Sistemas – 22-11-2002).

7. Ubica una etiqueta identificadora

(calcomanía) y le asigna un número

de inventario al bien, en caso que el

bien sea transferido a otra Facultad o

Dependencia.

8. Verifica la situación física del bien transferido en la Facultad o Dependencia.

9. Coloca al bien calcomanía

identificadora.





Muebles.

11. Archiva toda la documentación en la

carpeta de la Facultad o

Dependencia correspondiente.

PAGINA DE: FECHA:



PAGINA DE: FECHA:


DEPARTAMENTO DE

BIENES INMUEBLES

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SSEECC:: 55..11..

PPAAGG.. 11//22




UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Inmuebles AASSUUNNTTOO:: Normas Generales PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::



YY FFIINNAANNZZAASS

NORMAS GENERALES 1. Los bienes inmuebles adquiridos por la Universidad forman parte de su patrimonio

y la administración de los mismos es de su única competencia.

2. Los bienes propiedad de la universidad y aquellos que posean condición de

custodia sólo deberán ser utilizados para el desarrollo de sus actividades.

3. Los bienes inmuebles deberán registrarse por el valor original de adquisición,

producción, construcción o intercambio.

4. La adquisición, administración, custodia, enajenación y demás operaciones

estarán sujetas a la normativa interna de la universidad y a las disposiciones

establecidas en la materia.

5. Serán considerados como responsables patrimoniales de uso de los bienes

inmuebles las unidades que tienen asignados bienes para el uso en la ejecución

de las actividades propias de su cargo.

6. Los responsables patrimoniales de uso velarán por la custodia y el mantenimiento

de los bienes a su cargo.

7. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia de los bienes de la Universidad

deberá adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y

control. A tal fin, están obligados a informar cualquier hecho que implique

modificación de la situación de los bienes que se le han asignado y no podrán

adquirir, transferir ni desincorporar tales bienes, por ningún título, sin sujeción a las

disposiciones legales y procedimientos establecidos en el presente manual.

PAGINA DE: FECHA:

Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES

CCAAPP:: 55

SSEECC:: 55..11..

PPAAGG.. 22//22




UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Inmuebles AASSUUNNTTOO:: Normas Generales PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::



YY FFIINNAANNZZAASS

8. El control integral de los bienes inmuebles deberán llevarse de forma centralizada

en el Departamento de Bienes Inmuebles.

9. El Departamento de Bienes Inmuebles mantendrá un inventario continuo de los

bienes adscritos, con el fin de ejercer controles necesarios y enviará

periódicamente un listado actualizado del inventario a la Dirección de


10. La omisión, retardo, negligencia o imprudencia en adoptar medidas necesarias

para salvaguardar los bienes, dará lugar a la apertura de la averiguación

administrativa correspondiente, para establecer las responsabilidades del caso.

11. El Departamento de Bienes Inmuebles procederá a realizar la debida identificación

de los bienes una vez adquiridos por la Universidad.

12. Ningún funcionario será liberado de responsabilidad que le pueda corresponder

por sus actos, hechos u omisiones que sean contrarios a una disposición

contemplada en la presente normativa o en el ordenamiento jurídico vigente

relacionado con la materia.

13. El Departamento de Bienes Inmuebles deberá remitir anualmente al Departamento

de Contabilidad el Inventario de bienes inmuebles con ajustes de precios de

Mercado para que esta información sea reflejada como nota en los estados

financieros.

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 55

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Inmuebles AASSUUNNTTOO:: Base Legal PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::



YY FFIINNAANNZZAASS

BASE LEGAL Ley orgánica de la Contraloría General

de la Republica y del Sistema Nacional

de Control Fiscal Gaceta Oficial Nro.

37347 de fecha 17 de diciembre de 2001

Art. 9 Referente a quienes serán sujetos

a las disposiciones de la presente Ley y

al control, vigilancia y fiscalización de la

Contraloría General de la República.

TITULO II. Del Sistema Nacional de

Control Fiscal.

Capitulo I. De las Disposiciones

Generales del Sistema Nacional de

Control Fiscal.

Capitulo II. Del Control Interno.

Capitulo IV. De las Cuentas.

Capitulo V. Del Control de Gestión.

Capitulo VI. Otras Disposiciones de

Control

TITULO III. De las Potestades de

Investigación de las responsabilidades y

de las sanciones.

Capitulo II y Capitulo III Ley Orgánica que regula la Enajenación

de Bienes del Sector Público no afectos

a las Industrias Básicas. Gaceta Oficial

Nro. 3951 de fecha 07 de enero de 1987.

Ley de Universidades Gaceta Oficial Nro.

1429 extraordinaria de fecha 08 de

septiembre de 1970.

Art. 09. De la autonomía de las

Universidades.

Art. 12. De la personalidad Jurídica y

Patrimonio de las Universidades.

Art. 13. Del presupuesto de las

Universidades Nacionales.

Art. 14. De los bienes y rentas de las

Universidades que no estarán sometidos

al régimen de los bienes nacionales que

establece la Ley de Hacienda Pública

Nacional. Sus ingresos y egresos no se

considerarán como rentas o gastos

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públicos, ni estarán sometidos al

Régimen del Presupuesto Nacional y su

fiscalización se hará por los funcionarios

que designe el Consejo Nacional de

Universidades, en acatamiento de lo

dispuesto en el numeral 9 del articulo 20

de la presente Ley, y por la Contraloría

General de la República conforme a lo

establecido en la Constitución y las

leyes.

Art. 15. Las Universidades Nacionales

gozarán en cuanto a su patrimonio, de

las prerrogativas que el Fisco Nacional

acuerda en la Ley Orgánica de la

Hacienda Pública Nacional.

Art. 20. De las atribuciones del Consejo

Nacional de Universidades.

Art. 26. De las atribuciones el Consejo

Universitario de las Universidades para

autorizar la adquisición, enajenación y

gravamen de bienes en la celebración de

contratos y a la aceptación de herencias,

legados o donaciones, previa consulta

con el Consejo de Fomento.

Ley contra la corrupción Gaceta Oficial

Nro. 5637 extraordinaria de fecha 07 de

abril de 2003.

Art.27. De la responsabilidad de la

Contraloría General de la Republica.

Art.32. De la responsabilidad

administrativa del funcionario público.

Art.33. De las sanciones administrativas

a los funcionarios públicos.

Reglamento de la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República del

17 de diciembre de 2001.

Capitulo IV. Del Control de los Bienes

Nacionales

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Inmuebles AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Incorporación de Bienes Inmuebles

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RealAdquinmu

U

Consejo

Universitario Ad

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Normas que reg

1. La incorpo

compra-ve

2. Es potest

para la ad

Oficina C

adquisició

3. . La Com

Industrias

aceptació

4. La Procur

el ente en

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Archivo: 4 MANUAL D

Unidad ministradora

SUSTITUIDA: ELABORAD

iza solicitud de isición del eble

Toma decisión de acuerdo a

recomendación

Elabora

recomendación de

adquisición

Analiza solicitud

de Adquisición del

inmueble

icina Central

esoría Jurídica Departamento de

Bienes Inmuebles Ad

iza gestiones redactar mentación legal protocolización

Registra inmueble

en sistema y

archiva c

ulan el procedimiento de incorporació

ración de bienes inmuebles puede ser d

nta, donaciones o por distintas formas.

ad del Consejo de Fomento brindar re

quisición de bienes y la aceptación de

entral de Asesoría Jurídica es la enc

n.

isión para la Enajenación de Bienes

Básicas será la encargada de aut

n de bienes del Estado.

aduría General de la República, en caso

cargado de la redacción del documento

FECHA:

EPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES

Unidad ministradora

Consejo niversitario

Consejo de Fomento

O POR APROBADO POR

Registra ontablemente la operación

n.

ada por el concepto de adquisición por

comendación al Consejo Universitario

herencias, legados o donaciones. La

argada de llevar el proceso para la

del Sector Público no afectos a las

orizar la adquisición, enajenación y

de bienes propiedad del Estado, será

de adquisición y/o enajenación

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5. El Departamento de Bienes Inmuebles tendrá la responsabilidad de la guarda y custodia

de los expedientes de bienes inmuebles propiedad de la Universidad.

6. Toda Ficha Catastral que soporte la adquisición del inmueble deberá contemplar los

siguientes aspectos:

- Mapa Catastral

- Registro Fotográfico

- Plano / ubicación

- Cedula Catastral

- Identificación del propietario

- Datos de protocolización

- Dirección del Inmueble

- Antecedentes del inmueble

- Número de Mapa Catastral

- Código Catastral

- Linderos / Descripción (originales y actuales)

- Tasación

- Valor de adquisición o construcción

- Valor ajuste

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Descripción del procedimiento UNIDAD ADMINISTRADORA

1. Elabora y Envía Oficio dirigido al

Consejo Universitario solicitando

autorización para la adquisición de

algún bien inmueble.

CONSEJO UNIVERSITARIO 2. Recibe de la Unidad Administradora

Oficio de Solicitud de autorización

para la adquisición del bien

inmueble.

3. Analiza la solicitud de adquisición

del bien inmueble.

4. Solicita recomendación al Consejo

de Fomento para la adquisición del

bien inmueble.

CONSEJO DE FOMENTO 5. Recibe del Consejo Universitario

Oficio de Solicitud de adquisición de

bienes inmuebles.

6. Analiza la solicitud de adquisición.

7. Elabora y Envía recomendación de

adquisición al Consejo Universitario.

CONSEJO UNIVERSITARIO

8. Recibe recomendación para la

adquisición por parte del Consejo de

Fomento.

9. Analiza la recomendación dada por

el Consejo de Fomento y procede de

acuerdo a la misma.

9.1 En caso de rechazar la adquisición

elabora oficio justificando el rechazo

de la incorporación y envía a la

Unidad Administradora, continúe el

paso 10.

9.2 En caso de aprobar la adquisición,

elabora oficio a la Oficina Central de

Asesoría Jurídica, para la

elaboración del documento de

adquisición del bien inmueble,

continúe el paso 12.

UNIDAD ADMINISTRADORA 10. Recibe del Consejo Universitario

oficio indicando el rechazo de la

adquisición.

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11. Archiva para su control y fines

consiguientes. (Fin del

procedimiento).

OFICINA CENTRAL DE ASESORÍA JURÍDICA

12. Recibe por parte del Consejo

Universitario Oficio de la solicitud de

adquisición y recomendación por

parte del Consejo de Fomento.

13. Analiza la documentación recibida,

determina si el bien inmueble es

propiedad del Estado y procede de

acuerdo a la normativa.

Si el Inmueble no es propiedad del Estado

14. Redacta documento de adquisición y

se encarga que su protocolización.

15. Envía el documento protocolizado al

Departamento de Bienes Inmuebles,


Si el Inmueble es propiedad del Estado

16.1. Solicita autorización a la Comisión

para Enajenación de Bienes del

Sector Público no afectados a las

Industrias Básicas (CENBISP) para

la adquisición del bien inmueble.

16.2. Recibe Oficio de autorización para

la adquisición del bien inmueble de

la Comisión para Enajenación de

Bienes del Sector Público no

afectados a las Industrias Básicas

(CENBISP)

16.3. Envía los requisitos exigidos por la

Procuraduría General de la

Republica para la incorporación del

bien inmueble propiedad del

estado.

16.4. Elabora conjuntamente con la

Procuraduría General de la

Republica Documento de

incorporación del inmueble.

16.5. Realiza gestiones conjuntamente

con la Procuraduría General de la

Republica para protocolizar el

documento de incorporación del

inmueble.

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16.6. Envía al Departamento de Bienes

Inmuebles el documento del

inmueble.

DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES

17. Recibe de la Oficina Central de

Asesoría Jurídica el documento de

adquisición de Inmueble y sus anexos.

18. Prepara expediente del bien inmueble

de acuerdo a la documentación recibida.

19. Ingresa la información del inmueble al

Inventario General de Bienes Inmuebles

de la UCV en Excel.

20. Prepara ficha catastral del bien

inmueble.

21. Archiva la ficha catastral en el sistema.

22. Guarda el documento original de

adquisición en la bóveda de seguridad

para su guarda y custodia.

23. Remite a la Unidad Administradora

fotocopia del documento de adquisición

del inmueble y soportes necesarios de la

operación.

UNIDAD DE CONTABILIDAD

24. Recibe del Departamento de Bienes

Inmuebles la incorporación del Bien

Inmueble a través del sistema CKF.

(Contabilidad).

25. Registra los comprobantes contables a

través del sistema CKF (Contabilidad).


archiva.

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Bienes Inmuebles AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Desincorporación de Bienes Inmuebles


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Consejo

Universitario Consejo de

Fomento Consejo

Universitario Unidad

Administradora

Realiza solicitud de

desincorporación del

inmueble

Analiza solicitud de

desincorporación

del inmueble

Elabora

recomendación de

desincorporación

Realiza gestiones para redactar documentación legal y su protocolización

Oficina Central de Asesoría Jurídica

Registra desincorporación y archiva documentación

Oficina de Patrimonio

Inmobiliario Unidad de

Contabilidad

Registra

contablemente

la operación

Toma decisión

de acuerdo a

recomendación

Normas específicas que regulan el procedimiento de desincorporación.

1. La desincorporación de bienes inmuebles puede ser dada por venta del bien o por

concepto distinto a la venta entre los que podemos mencionar: donaciones, parte

de pago, convenios, expropiaciones, recuperaciones, entre otros.

2. El Consejo de Fomento recomendará al Consejo Universitario la enajenación o

gravamen de bienes o donaciones.

3. La Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las

Industrias Básicas será la encargada de autorizar la desincorporación de bienes

inmuebles propiedad de la Universidad.

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4. La Procuraduría General de la Republica en conjunto con la Oficina Central de

Asesoría Jurídica será la instancia encargada de la redacción de los documentos

de desincorporación de bienes inmuebles.

5. Será responsabilidad del Departamento de Bienes Inmuebles la desincorporación

del inventario de aquellos bienes inmuebles enajenados por la Universidad.

6. Los expedientes de bienes inmuebles desincorporados serán custodiados en un

archivo pasivo del Departamento de Bienes Inmuebles.


UNIDAD ADMINISTRADORA 1. Elabora y envía Oficio dirigido al

Consejo Universitario solicitando

autorización para la

desincorporación de algún bien

inmueble.

CONSEJO UNIVERSITARIO 2. Recibe de la Unidad

Administradora Oficio de Solicitud

de autorización para la

desincorporación del bien

inmueble.

3. Solicita recomendación al

Consejo de Fomento para la


inmueble.

CONSEJO DE FOMENTO 4. Recibe del Consejo Universitario

Oficio de Solicitud de la

desincorporación de bien

inmueble, con su respectiva

justificación por parte de la

Unidad Administradora, para su

estudio y su recomendación

5. Analiza la información recibida.

6. Elabora y envía recomendación

al Consejo Universitario para la


inmueble junto a los soportes

recibidos.

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CONSEJO UNIVERSITARIO

7. Recibe recomendación para la

desincorporación por parte del

Consejo de Fomento.

8. Analiza la recomendación dada

por el Consejo de Fomento y

procede de acuerdo a la misma.

8.1. En caso de no autorizar la

desincorporación elabora

oficio justificando el rechazo

de la desincorporación y

envía a la Unidad

Administradora, continúe el

paso 9.

8.2. En caso de aprobar la

desincorporación, elabora

oficio a la Oficina Central de

Asesoría Jurídica, para la


inmueble junto a los

soportes correspondientes,


UNIDAD ADMINISTRADORA

9. Recibe del Consejo Universitario

oficio indicando el rechazo de la

adquisición.

10. Archiva para su control y fines

consiguientes. (Fin del

procedimiento).

OFICINA CENTRAL DE ASESORÍA JURÍDICA

11. Recibe por parte del Consejo

Universitario Oficio de la solicitud

de desincorporación y

recomendación por parte del

Consejo de Fomento, además de

sus respectivos soportes.

12. Elabora Oficio donde solicita a la

comisión para Enajenación de



(CENBISP) la autorización para la


inmueble.

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YY FFIINNAANNZZAASS

13. Recibe Oficio de autorización

para la desincorporación del bien

inmueble por parte de la

Comisión para Enajenación de



(CENBISP).

14. Envía los requisitos exigidos por

la Procuraduría General de la

Republica para la


inmueble.

15. Recibe de la Procuraduría

General de la Republica

documento legal para la

desincorporación del inmueble.

16. Realiza gestiones conjuntamente

con la Procuraduría General de la

Republica para protocolizar el

documento de desincorporación

del inmueble.

17. Envía al Departamento de Bienes

Inmuebles el documento

protocolizado de

desincorporación del inmueble.

DEPARTAMENTO DE BIENES

INMUEBLES 18. Recibe de la Oficina Central de

Asesoría Jurídica el documento

de desincorporación del

inmueble.

19. Desincorpora el inmueble en el

archivo Inventario General de

Bienes Inmuebles de la UCV en

Excel.

20. Localiza el expediente del bien

inmueble a desincorporar .

21. Archiva el documento de

desincorporación de inmueble y

sus soportes en el expediente.

22. Guarda el documento en la

bóveda de seguridad para su

guarda y custodia.

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YY FFIINNAANNZZAASS

23. Remite a la Unidad

Administradora fotocopia del

documento de desincorporación

del inmueble y soportes

necesarios de la operación.

UNIDAD DE CONTABILIDAD 24. Recibe del Departamento de

Bienes Inmuebles la información

de la desincorporación del bien

inmueble.

25. Registra los comprobantes

contables a través del sistema

CKF (Contabilidad).

26. Imprime el Comprobante

Contable y archiva.

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DIVISIÓN DE TESORERÍA

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Normas Generales PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::



YY FFIINNAANNZZAASS

Normas Generales 1. Todas las Universidades tienen personalidad jurídica propia y ejecutarán su proceso

de registro de Servicios de Tesorería, con base en lo establecido en la Ley Orgánica

de Administración Financiera del Sector Público.

2. La Tesorería debe actuar como unidad auxiliar de la Oficina Nacional del Tesoro con

el fin de garantizar el cumplimiento de las leyes, normas, reglamento y políticas.

3. La Tesorería es la encargada de recaudar y distribuir, custodiar y controlar los

ingresos recibidos del Ejecutivo Nacional o de cualquier otra fuente de financiamiento

extraordinaria.

4. El registro de servicios de Tesorería es el proceso que se inicia con la elaboración del

Flujo de Caja, a través del cual se plantea el cronograma de desembolso interno y

culmina con la realización de los pagos.

5. La Oficina de Tesorería realizará todas las actuaciones que considere necesarias a fin

de promover la optimización del Flujo de Caja, bajo el principio de la Unidad del

Tesoro a través del análisis del entorno financiero y elaboración de un plan operativo

de inversiones.

6. El proceso de Registro de Servicios de Tesorería se dinamiza a través de la ejecución

de los procedimientos:

- Flujo de Caja - Certificación de Pagos

- Apertura de Cuentas Bancarias - Control de Pago por Juzgados

- Registro y mantenimiento de menores de edad

cuentas bancarias - Seguimiento de Ingreso por Bono

- Ordenamiento de pagos de Alimentación

- Registro y mantenimiento de chequeras - Control de Pagos del Personal y del

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Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Normas Generales PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::



YY FFIINNAANNZZAASS

- Suspensión de cheques Personal Contratado

- Anulación de cheques - Endosos de cheques a nombre

- Custodia de Valores Financieros de la U.C.V. - Colocaciones Financieras - Preparación y Revisión de Nóminas

- Control de Saldos Bancarios - Control de los Saldos de la Comisión

- Custodia y Emisión de cheques Mixta

- Pago de Alquileres de Arrendamiento por

Proveedores de servicios

- Control de Saldos diarios

5. Todo compromiso que fuera adquirido sin existir disponibilidad presupuestaria será

considerado nulo y acarreará responsabilidad penal, civil, administrativa y disciplinaria,

para el funcionario que ejecute dicho tramite.

6. No deberá realizarse ningún tipo de pago sin que el compromiso haya sido

verdaderamente adquirido y debidamente causado.

7. Los escenarios de flujo de caja se elaboran con base al cronograma de desembolso

emitido por la OPSU.

8. Los responsables del manejo de los fondos deberán ser responsables y concientes de

la fidelidad que deben tener para el manejo de los mismos.

9. Debe mantenerse en resguardo confidencial todos los documentos financieros de la

institución (Títulos Valores, Cheques, Fianzas y cualquier otro instrumento de garantía

extendida a favor de la U.C.V.)

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Base Legal PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::



YY FFIINNAANNZZAASS

BASE LEGAL Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Nro. 36860 de fecha 30 de diciembre de 1999 Art. 109 Establece autonomía de las

Universidades

Art. 315 se refiere a los presupuestos

públicos anuales de gastos, en relación a

la gestión fiscal.

Art. 318 se refiere al sistema monetario

nacional

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial Nro. 37.606 de fecha 09 de enero de 2003. Art. 55 se refiere de las solicitudes de

pagos a través de medios informáticos y

la permanencia de la documentación

justificada del gasto en la Unidad que

reconoce la obligación. Art. 116 se refiere a los ingresos y los

pagos del tesoro que podrán realizarse

mediante efectivo, cheque, transferencia

bancaria o cualquier otro medio de pago.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de control Fiscal. Gaceta Oficial Nro. 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001 Art. 09 se refiere a quienes serán sujetos

a las disposiciones de la presente ley y al

control, vigilancia y fiscalización de la

Contraloría General de República.

Ley de universidades. Gaceta Oficial Nro. 1.429 extraordinario de fecha 8 de septiembre de 1970. Art. 09 De la autonomía de las

Universidades Art. 12 De la personalidad Jurídica y

Patrimonio de las Universidades.

Art. 13 Del presupuesto de las

Universidades Nacionales.

Art. 14 De los bienes y rentas.

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YY FFIINNAANNZZAASS

Art. 26 De las atribuciones al Consejo

Universitario de las Universidades.

Código de Comercio, con la reforma parcial del código de comercio de fecha 26 de junio de 1955. Art. 489 De la disponibilidad de dinero Art. 490 Del contenido del cheque Art. 491 la aplicabilidad del cheque Art. 492 La presentación del cheque

para su efectividad Art. 493 Se refiere a la caducidad del

cheque Art. 494 De la emisión del cheque sin

fondo Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Publico, sobre el sistema Presupuestario de fecha 18 de diciembre de 2001 Art. 55 En caso de sustitución del titular

de una Unidad Administradora, el

sustituto registrará su firma en la Entidad

Bancaria donde estén los fondos

depositados.

Art. 58 Con respecto al registro de

gastos causado y pagado.

Art. 61. Se refiere a los requisitos de las

órdenes de pago que se emitan

directamente a favor de los beneficiarios.

Art. 102 Con respecto a la ordenación de

pagos. Reglamento Nro. 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Público sobre el Sistema de Tesorería de fecha 22 de Marzo de 2002. Capitulo I. Disposiciones generales

Capitulo II. De la Oficina Nacional del

Tesoro.

Capitulo III. De la cuenta única del

tesoro nacional

Capitulo IV. Del ingreso de fondo

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YY FFIINNAANNZZAASS

Capitulo V. De los pagos y

transferencias

Art. 03. De los Funcionarios y demás

personas que presten servicio en la

Administración Pública. Capitulo VI. De la gestión financiera del

tesoro

Art. 07. De los Actos Administrativos.

Capitulo VII. Disposiciones transitorias Art. 10. De las limitaciones de los actos

administrativos. Reglamento con fuerza de Ley de reforma de la Ley General de Bancos y otras Instituciones Financieras de fecha 13 de noviembre de 2001

Art. 19. De la nulidad de los actos

administrativos. Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado.

Art. 38 Con respecto al lapso de

caducidad por errores de cálculos o de

escritura, por omisiones o duplicaciones

y por falsificaciones de firmas en los

correspondientes cheques.

Providencia Administrativa mediante la cual se designan a los Contribuyentes Especiales como Agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado.

Art. 39 Por devoluciones de cheques

una vez transcurrido el lapso para las

impugnaciones.

Providencia Administrativa sobre las obligaciones que deben cumplir los Contribuyentes formales del impuesto al Valor Agregado.

Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos Gaceta Oficial Nro. 2.818 Extraordinaria de 1 de Julio de 1981

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: AAppeerrttuurraa,, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Bancarias


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema General del Proceso Esquema General del Proceso Dirección de


Tesorería Consejo Universitario

Autoriza cargos y personas a realizar movimientos en las cuentas de los bancos

Recibe solicitud para realizar registros de firmas

Elabora Registro de Firmas y remite al Banco

Normas especificas Normas especificas

1. Tesorería será la única área responsable de llevar el registro y mantenimiento de

cuentas bancarias a nivel central de la Universidad Central de Venezuela, tanto la

actualización de las firmas como los de los datos bancarios.

1. Tesorería será la única área responsable de llevar el registro y mantenimiento de

cuentas bancarias a nivel central de la Universidad Central de Venezuela, tanto la

actualización de las firmas como los de los datos bancarios.

2. Tesorería será la responsable de tramitar y hacer seguimiento ante la Unidad del Tesoro

Nacional de la apertura y registro de las cuentas de la U.C.V.

2. Tesorería será la responsable de tramitar y hacer seguimiento ante la Unidad del Tesoro

Nacional de la apertura y registro de las cuentas de la U.C.V.

3. Tesorería solamente estará autorizado en gestionar el registro de las cuentas bancarias

de la institución.

3. Tesorería solamente estará autorizado en gestionar el registro de las cuentas bancarias

de la institución.

4. Todo mantenimiento, modificación o registro de cuentas bancarias deberá ser solicitado

al Vicerrectorado Administrativo.

4. Todo mantenimiento, modificación o registro de cuentas bancarias deberá ser solicitado

al Vicerrectorado Administrativo.

5. Las cuentas bancarias se deben aperturar de acuerdo a las necesidades de la

Institución, Dirección de Administración y Finanzas y División de Tesorería.

5. Las cuentas bancarias se deben aperturar de acuerdo a las necesidades de la

Institución, Dirección de Administración y Finanzas y División de Tesorería.

6. Las Tarjetas de Firmas deberán cumplir con lo siguiente: 6. Las Tarjetas de Firmas deberán cumplir con lo siguiente:

• En la tarjeta donde se especifica los siguientes campos debe llenarse lo siguiente: • En la tarjeta donde se especifica los siguientes campos debe llenarse lo siguiente:

CampoCampo Datos a llenar

- Nombre o Razón Social Se coloca el nombre de la Institución

- Número de C.I. /RIF Se coloca el número del RIF de la Institución

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YY FFIINNAANNZZAASS

• En el recuadro utilizado para estampar la firma debe colocarse el nombre completo

de la persona autorizada conjuntamente con el número de la cédula de identidad, el

cual deberá estar escrito a máquina de escribir y ser firmado por el autorizado en

tinta negra. Adicionalmente debe colocarse la huella dactilar del autorizado del

pulgar de la mano derecha.

• En caso de existir número de contrato con el Banco, el mismo debe indicarse

• Donde se especifica firma del 1er. Titular de la cuenta o Representante Legal, en

este sitio debe firmar el Rector de la Institución.

5. Los juegos de tarjetas de firmas deben ser enviados al Banco con Oficio firmado por el

Rector, dicho Oficio deberá indicar los datos personales de los autorizados y las

condiciones de las firmas, si son conjuntas e indistintas.

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Descripción del procedimiento TESORERA

1. En caso de las firmas de las cuentas a nivel central de la Institución: Recibe del Consejo Universitario y de

la Dirección de Administración los

siguientes documentos:

• Fotocopia del Acta de Proclamación

o nombramiento de los firmantes.

• Fotocopia de la Cédula de Identidad

• Fotocopia del Acta Constitutiva

En caso de las cuentas a nivel central donde las Facultades y Dependencias tengan firmas conjuntas con las autoridades y directivos a nivel central (Becas y Ayudantìas), recibe de las Facultades y Dependencias los siguientes documentos:

• Oficio firmado por el Decano de la

Facultad o Director de la

Dependencia donde se indique los

datos de los firmantes: nombre

completo, cédula de identidad, cargo

y condición de la firma

• Fotocopia del Acta u Oficio de

nombramiento

• Fotocopia de la cédula de identidad

de los firmantes

2. Entrega los documentos recibidos e

indica a la Secretaria que elabore los

Registros de Firmas.

SECRETARIA / CARGO ASIGNADO 3. Llena dos o tres juegos de Tarjetas de

Registro de Firmas, según la Entidad

Bancaria de acuerdo a los documentos

recibidos.

4. Elabora oficio para la firma del Rector

que indique

• Entidad Bancaria

• Nº de Cuenta

• Nombre completo de los firmantes,

Nº de cédula y cargo

TESORERA 5. Gestiona ante el Rector la firma del

oficio de autorización a las Entidades

Bancarias para el registro de firmas y la

firma de las tarjetas (Rector, Vice-Rector

Administrativo, Directora de Administración

y Tesorera)

6. Remite a la Secretaria para su envío a

las Entidades Bancarias.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: AAppeerrttuurraa,, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Bancarias


YY FFIINNAANNZZAASS

SECRETARIA

7. Gestiona con un Mensajero el envío

del Juego de Tarjetas acompañado de los

siguientes documentos

• Oficio de solicitud firmado por el

Rector

• Fotocopia de la Cédula de Identidad

de los firmantes

• Fotocopia del Acta Constitutiva • Fotocopia del Acta de Proclamación

o nombramiento de los firmantes

8. Archiva en una carpeta por banco,

cuenta y cronológicamente por fecha y

copia de los documentos remitidos al

Banco.

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UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Certificación de pagos


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema General del Proceso: Tesorería

Normas especificas: 1. Solamente se remitirán fotocopias del voucher de cheque y reporte de cheques a la

Unidad Administrativa o ente Público Nacional que solicite por oficio una constancia

de los pagos realizados al beneficiario (s).

Descripción del procedimiento: TESORERA

1. Recibe Oficio del área de Unidad

Administrativa o ente Público

Nacional a fin de identificar si se

realizaron pagos o no a

empleados y asigna el oficio para

su certificación al Contador.

CONTADOR/CARGOASIGNADO 2. Recibe, Revisa y gira

instrucciones al Cajero I, Cajero II

o Unidad de cheques

Reintegrados para ubicar la

información.

CAJERO / CARGO ASIGNADO

3. Ubica en las carpetas de los

movimientos el registro de los

cheques o abonos en cuenta por

tipo de nómina y verifica si fue

emitido el pago.

4. Verifica en el archivo

correspondiente si fue entregado

el pago

5. Obtiene fotocopia de los soportes

de pagos (Voucher de cheque y

reporte de Registro de Cheques)

6. Procede a certificar con sello

húmedo que los soportes son

copia fiel y exacta del original y

que reposan en la División de

Gestiona solicitud

de la certificación

del pago del

empleado

Identifica si se realizo pago al empleado

Realiza gestión operativa o administrativa

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UUNNIIDDAADD:: Dirección de Administración y Finanzas AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Certificación de pagos


YY FFIINNAANNZZAASS

Tesorería, indicando nombre

completo, cargo, cédula, firma y

fecha

7. Entrega soportes al Contador (a)

para su revisión

SECRETARIA

8. Elabora Oficio de acuerdo a las

Instrucciones del Contador /Cargo

Asignado.

9. Imprime Oficio y se lo entrega al

Contador / Cargo Asignado para

su validaciòn.

CONTADOR 10. Recibe de la Secretaría el Oficio

y verifica que haya sido elaborado

correctamente.

11. Coloca su media firma en el

Oficio en señal de conformidad,

posteriormente devuelve a la

Secretaria el Oficio

SECRETARIA / CARGO ASIGNADO 12. Coloca el Oficio en la carpeta

para la firma del Tesorero

TESORERO 13. Verifica y revisa y firma el Oficio.


14. Envía el Oficio y los soportes a la

Unidad Administrativa o ente Público

Nacional a través del Mensajero.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema General del Proceso:

Tribunal de

Pr o otección del Niñ Recursos Humanos Informática

Elabora cheque a la cuenta de Aportes y Retenciones y Deposita en la cuenta

Tesorería Tesorería

Gestiona el pago al beneficiario

Emite dictamen de retención de sueldo

Retiene el porcentaje o el monto establecido

Emite cheques y detalle de cheques emitidos

Normas especificas: 1. Antes de distribuirse los cheques por el concepto de Pensiones Alimentarías deberá

determinarse el monto que debe transferirse de la cuenta de Ingresos Ordinarios de la

Universidad a la cuenta de Aportes y Retenciones

2. De acuerdo a las instrucciones del Tribunal de Protección del Niño y del Adolescente

se deberá distribuir los cheques de la siguiente manera:

• Depositar el cheque en la cuenta del autorizado

• Remitir al Tribunal para que estos le hagan entrega del cheque al beneficiario

• Custodiarse en el área de caja de la Tesorería hasta que el beneficiario retire el

cheque

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YY FFIINNAANNZZAASS

Descripción del Procedimiento:

Descripción del Procedimiento: A.- Descontado por nómina Tesorera 1. Recibe el oficio de Recursos Humanos donde informa y anexa copia de la orden

del Tribunal para depositar o enviar al Tribunal/Juzgado dicha retención.

2. Asigna al contador para su verificación en los cheques de la nómina de

retenciones mensual.

Contador 3. Recibe y verifica que dicha retención se esté efectuando a través de la nómina.

4. Si se ha realizado la retención al trabajador verifica que el nombre del beneficiario

este como lo ordenó el Tribunal.

5. Si el cheque debe ser enviado al Tribunal: Entrega el cheque a la secretaria para que elabore el oficio de entrega el

Tribunal.

6. Secretaria elabora oficio al Tribunal indicando Nº de cheque, monto y beneficiario,

concepto del cheque, Nº de expediente del Tribunal.

7. Entrega al contador para su revisión.

Contador

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YY FFIINNAANNZZAASS

8. Recibe y verifica el oficio dirigido al Tribunal y coloca media firma indicando su

conformidad.

9. Entrega al Tesorero para su firma.

10. Verifica y firma el oficio dirigido al Tribunal.

11. Entrega a la secretaria para que prepare la correspondencia.

Secretaria 12. La secretaria recibe el oficio firmado, le coloca Nº de salida y sello húmedo de la

división.

13. Saca copia del oficio y del cheque y lo coloca en la bandeja de correspondencia

del mensajero.

Mensajero 14. Lleva el cheque con el oficio al Tribunal y hace que le firmen la copia del oficio

como recibido.

15. Entrega a la secretaria para su archivo la copia firmada y sellada.

Secretaria 16. Recibe y archiva el oficio en la carpeta correspondiente al menor.

Si el cheque debe ser depositado 5. Endosa el cheque de acuerdo a lo indicado por el oficio del Tribunal.

6. Lo entrega al mensajero para que lo deposite.

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Mensajero 7. Recibe y deposita el cheque en el banco indicado.

8. Entrega el voucher de depósito al contador.

Contador 9. Recibe y archiva el voucher de depósito en la carpeta o expediente

correspondiente al menor.

Si el cheque debe ser enviado a un Tribunal fuera del área metropolítana

7. Entrega el voucher a la secretaria para que elabore el oficio al Tribunal.

Secretaria 8. Elabora el oficio al Tribunal indicando Nº de cheque monto, beneficiario, concepto del

cheque y Nº de Expediente en el Tribunal.

9. Entrega al contador para su revisión.

Contador 10. Recibe y verifica el oficio dirigido al Tribunal y coloca media firma indicando su

conformidad.

11. Entrega al Tesorero para su firma.

Tesorero 12. Verifica y firma el oficio dirigido al Tribunal

13. Entrega a la secretaria para que prepare la correspondencia.

Secretaria 14. La secretaria recibe el oficio firmado, le coloca Nº de salida y sello húmedo de la

división.

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YY FFIINNAANNZZAASS

15. Saca copia del oficio y del cheque y entrega ambos juegos al contador.

Contador 16. Recibe los juegos de oficios que van al Tribunal y prepara los sobres para el envío a

través del correo privado al Tribunal.

17. La copia del oficio y del cheque lo archiva en la carpeta correspondiente o expediente

del menor.

18. Entrega al mensajero el sobre para que lo envié a través de correo privado.

Mensajero 19. Recibe y envía el sobre

20. Entrega el recibo del correo a la caja chica como soporte de egreso.

21. Entrega copia del talón de recibo al contador para su archivo y control.

Contador 22. Recibe y archiva la copia del talón de recibo del correo en la carpeta o expediente del

menor.

Si el cheque debe ser entregado al representante del menor

5. Los cheques serán entregados por el cajero Nº 2 si los beneficiarios de los

mismos viven en caracas, y archivado por mes los talones debidamente firmados.

6. Si los beneficiarios corresponden a Maracay elabora relación indicando Nº del

cheque, nombre del beneficiario y monto.

7. Entrega al “Abogado” para su verificación relación y cheques.

Abogado 8. Recibe y verifica la relación con los cheques.

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YY FFIINNAANNZZAASS

9. Coloca media firma a la relación indicando su conformidad.

10. Entrega al contador para su firma.

Contador 11. Verifica y firma la relación que será enviada a Maracay.

12. Entrega al cajero 2

Caja 2 13. Recibe la relación y entrega al mensajero de Maracay.

14. El mensajero de Maracay firma copia de la relación de cheques como acuse del

mismo.

15. El cajero archiva la relación de cheques enviada a Maracay.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Control de pago de Bono de Alimentación


YY FFIINNAANNZZAASS


Realiza cuadro informativo

Tesorería

Genera asiento

contable

Contabilidad

Determina disponibilidad de Fondos de cada Facultad y Dependencia

Genera data a ser remitida a la empresa que emite los Cesta Ticket

Informática

Actualiza el

presupuesto

Presupuesto

Verifica

operaciones

Contraloría

Autoriza transferencia para la cancelación de del bono

Presupuesto Nomina

Normas especificas:

1. Tesorería remitirá mensualmente a la Dirección de Recursos Humanos y a la

Dirección de Administración, la disponibilidad financiera correspondientes a los

depósitos realizados por las Facultades y Dependencias del Bono de Alimentación del

Personal Contratado por Ingresos Propios. 2. Las Solicitudes de cheques de Bono de Alimentación para el personal regular deben

ser aprobadas por la Dirección de Planificación y Presupuesto, certificando la

disponibilidad presupuestaria para el pago. 3. Las Solicitudes de cheques del Bono de Alimentación para el Personal Contratado que

cobra a través de partidas centralizadas deben ser aprobados por la Dirección de

Planificación y Presupuesto, certificando la disponibilidad presupuestaria para el pago. 4. Las Solicitudes de cheques de Bono de Alimentación para el Personal Contratado por

Ingresos Propios de las Facultades y Dependencias deberá remitirse de Recursos

Humanos directamente a la División de Tesorería quien elaborará las transferencias

para proceder a su pago.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Seguimiento de Ingresos por Bono de Alimentación


YY FFIINNAANNZZAASS


1. Recibe de las Facultades y

Dependencias original de los

Depósitos realizados por las

Facultades y Dependencias a la

cuenta de Ingresos Ordinarios por

concepto de Cesta Ticket del

Personal Contratado por Ingresos

Propios y se asigna a la Abogado

para la elaboración de la

Disponibilidad Financiera.

ABOGADA

2. Elabora la Disponibilidad Financiera

de bono alimentación (Cesta Ticket),

de acuerdo a los depósitos recibidos

de las Facultades y Dependencias

que cancelan Bono de Alimentación

al personal contratado por Ingresos

Propios y entrega a la Secretaria

para su distribución .

SECRETARIA

3. Elabora oficio informativo de la

Disponibilidad Financiera y pasa a la

Tesorera para su firma.

TESORERA

4. Revisa y firma oficio de

disponibilidad Financiera.

SECRETARIA

5. Remite oficio a la Dirección de

Recursos Humanos para que

proceda a elaborar las solicitudes de

cheques.

OFICINISTA / PERSONA ASIGNADA

6. Recibe y registra en el Sistema de

Ingresos las Solicitudes de cheque

de Recursos Humanos de Bono de

Alimentación de las Facultades y

Dependencias del personal y remite

al Control Previo.

ABOGADA

7. Recibe solicitudes de cheque y

realiza el Control Previo.

8. Si la Solicitud de cheque cumple con

los requisitos de Control Previo

remite a la Secretaria para la

elaboración de las transferencias de

pago.

SECRETARIA

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YY FFIINNAANNZZAASS

9. Elabora transferencia de pago a la

empresa y remite a la Abogada para

su revisiòn

NOTA: Los pasos del 1 al 5 solo se

realizan en caso del pago de Bono de

Alimentación del personal Contratado por

ingresos propios. ABOGADA 10. Revisa y remite a la Tesorera para

Su firma.

TESORERA

11. Revisa y firma la transferencia de

Pago.

DIRECTORA DE ADMINISTRACION

12. Revisa y firma la transferencia de

Pago y remite a la Tesorera.

SECRETARIA 13. Recibe, asigna codificación de

Correspondencia y remite vía fax a la

Entidad Bancaria las transferencia de

pago.

14. Confirma telefónicamente con la

Entidad la recepción de las

transferencias.

15. Remite copia de las transferencias

De pago a Recursos Humanos para

su control.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Emisión y Control de Pagos de las Dependencias al Personal Contratado por Partida centralizada


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Esquema General del Proceso: Facultades y

Dependencias Tesorería Tesorería

Remite rendiciones de cuentas y relación del personal contratado

Control de emisión de Cheques

Elaboración de Cheques

Normas especificas: 1. Las Facultades y Dependencias deberán remitir mensualmente la nómina del personal

contratado que cobra por partida centralizada a Tesorería la cual no debe reflejar

variación.

2. Los abonos concernientes a la nomina de personal contratado se deberá realizar a

nombre y cuenta de las Facultades y Dependencias.


TESORERA 1. Recibe la nómina del personal

contratado, revisa y remite a la

Abogada para su control previo.

ABOGADA

2. Verifica los requisitos de control

previo y que las nominas de las


permanezca sin variación a fin de

realizar ordenes de pagos.

3. Registra la nomina por cada

concepto en el cuadro de pagos

nomina contratados (Excel), sólo

para el personal contratado.

4. Indica a la Secretaría que elabore

solicitud de cheques y cartas

órdenes.

SECRETARIA

5. Elabora solicitud de cheques y cartas

órdenes de acuerdo al monto

establecido en los listados.

SECRETARIA

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Emisión y Control de Pagos de las Dependencias al Personal Contratado por Partida centralizada


YY FFIINNAANNZZAASS

6. Remite a control previo para su

revisión.

ABOGADA

7. Revisa y Solicita firma autorizada en

la solicitud de cheques a la Tesorera

y Dirección de Administración.

8. Remite solicitud de cheque a

Presupuesto para su aprobación

presupuestaria y posteriormente son

remitidas las cartas órdenes y sus

soportes a la Dirección de Contraloría

y Presupuesto para informar que el

pago fue realizado.

9. Recibe solicitudes de cheques

aprobadas por la Dirección de

Presupuesto y entrega a las

mecanógrafas para la elaboración de

cheques o transferencias bancarias

(continúe procedimiento Elaboración

de Cheques o Transferencias).

SECRETARIA/CAJERO 10. Entrega a control previo del voucher

o transferencia para su archivo.

11. Actualiza cuadros de control de

pagos de nómina del personal

contratado por Dependencias

Centrales, archiva y remite copia ala

Tesorera para su información.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Endoso de Cheques a nombre ddee llaa UUnniivveerrssiiddaadd CCeennttrraall ddee VVeenneezzuueellaa


YY FFIINNAANNZZAASS



Tesorería Facultades y Dependencias

Remite cheques

recibidos de entes

externos a nombre de

la U.C.V.

Normas específicas: 1. Todo cheque recibido deberá endosarse de la siguiente manera:

• Número de cuenta a ser depositado

• Nombre de la cuenta

• Banco a ser depositado el cheque


1. Recibe de las Facultades y/o

Dependencias cheques de las

compañías de Seguros, FONACIT,

Entidades Bancarias o cualquier ente

del gobierno o privado y un Oficio

explicativo el cual indica el concepto.

2. Revisa y remite al Contador para su

endoso.

CONTADOR

3. Procede a realizar el endoso según

datos del oficio solicitante, el cual

debe contener los siguientes datos:

* Número de cuenta a ser depositado

* Nombre de la cuenta

* Banco a ser depositado el cheque

4. Remite a la Secretaria para la

elaboración de un oficio para el envío

a la Facultad o Dependencia.

SECRETARIA 5. Elabora Oficio de acuerdo a las

Instrucciones del Contador.

6. Imprime Oficio y se lo entrega al

Contador.

CONTADOR

Verifica y endosa los cheques

Deposita los cheques en las cuentas respectivas

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Endoso de Cheques a nombre ddee llaa UUnniivveerrssiiddaadd CCeennttrraall ddee VVeenneezzuueellaa


YY FFIINNAANNZZAASS

7. Recibe de la Secretaría el Oficio y

verifica que haya sido elaborado

correctamente.

8. Coloca su media firma en el Oficio

en señal de conformidad,

posteriormente devuelve a la

Secretaria el Oficio

SECRETARIA 9. Coloca el Oficio y cheque en la

carpeta para la firma del Tesorero.

TESORERO 10. Verifica, revisa y firma el Oficio el

endoso y remite a la Dirección para la

2da. Firma.

SECRETARIA

11. Gestiona la da. Firma y su posterior

envió a la Dependencia o Facultad a

través de los Mensajeros.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Control de Saldos Bancarios mensuales de Facultades y Dependencias de la Institución


YY FFIINNAANNZZAASS

Normas específicas 1. Las Facultades y Dependencias deben remitir mensualmente a través del “Sistema de

control de saldos” a la Tesorería Central sus saldos conciliados de sus cuentas

bancarias.

2. Deberá solicitarse con oficio al Administrador / Director de la Facultad o Dependencia

los saldos de cierres, en caso de que no se haya ingresado esta información a través

del sistema.

CONTADOR / CARGO ASIGNADO 1. Verifica que las Facultades y

Dependencias hayan registrado en el

Sistema de Saldos Bancarios, de

Tesorería los saldos finales según el

Estado de cuenta de los bancos y de

acuerdo a los libros diarios.

2. Imprime el reporte de los Saldos

Bancarios

3. Gestiona con la Secretaria la

emisión de un Oficio para remitir el

reporte a la Dirección de

Administración

4. Recibe Oficio de la Secretaria y le

anexa el reporte de los Saldos

Bancarios, coloca media firma en el

Oficio en señal de conformación.

5. Entrega el Oficio a la Secretaria para

que gestione la revisión y firma de la

Tesorera.

Tesorera: Revisa y remite a la

Secretaria reportes de saldos.

6. Secretaria: Remite información a la

Dirección de Administración para la entrega a las Autoridades.

7. Archiva fotocopia de la

documentación entregada en Archivo

Control, y en Archivo del Contador.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Control de los Saldos Bancarios de la Comisión Mixta de Seguros


YY FFIINNAANNZZAASS

Descripción del procedimiento: CONTADOR / CARGO ASIGNADO

1. Recibe de control previo las

Solicitudes de Cheques recibidas los

que correspondan por cobertura de

seguros por Plan Básico Plan

Complementario y/o Contingencia

Médica

2. Obtiene fotocopia de cada Solicitud

de Cheque y de acuerdo a la misma

registra los datos requeridos en el

archivo Cuadro de Transferencia y

Cuadro de Saldos

3. Gestiona la emisión de las Cartas

Ordenes para las transferencias entre

las cuentas corrientes asignadas por

Plan Básico Complementario y/o

Contingencia Médica a la cuenta

asignada para el pago.

4. Imprime los cuadros de

transferencias y los anexa a las

Solicitudes de Cheque

5. Registra el movimiento efectuado en

el libro de diario

MECANOGRAFA / CARGO ASIGNADO 6. Emite una relación de cheques

emitidos de acuerdo a las cuentas.

7. Imprime el cuadro de saldos y

entrega a la Tesorera para su

análisis.

TESORERA 8. Analiza conjuntamente con la

contadora los saldos presentados.

9. Envía a la Dirección de

Administración.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Custodia y Emisión de Cheques


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema General del Proceso: Normas Generales: 1. Tramitar la elaboración de los

cheques de la(s) cuenta(s)

Bancaria(s), a través de la litografía

que le presta Servicios a la Entidad

Bancaria, previo cumplimiento de los

requisitos por la Universidad.

2. La guarda y custodia de las

chequeras, libretas de ahorro y/o

activos líquidos, deberá llevarla las

personas de jerarquía administrativa

de estricta confianza de la

dependencia.

3. La persona encargada del manejo de

las chequeras deberá informar al

Banco las chequeras que van a ser

utilizadas para su activación en el

sistema bancario, indicando en un

Oficio lo siguiente: Número de cuenta

y el correlativo de cheques a utilizar,

en el caso de las Entidades

Bancarias que requieran su

activación.

Facultades y Dependencias Facultades y

Dependencias Presupuesto Tesorería

4. Debe llevarse un libro de Registro de

cheques para que la persona de la

guarda y custodia de las chequeras,

al entregarlas directamente a la(s)

mecanógrafa(s) registre la

numeración de los cheques por

cuentas, por lo que la(s)

mecanógrafa(s) deberá firmar

certificando lo recibido.

5. Una vez terminada la emisión diaria

de los cheques, la(s) mecanógrafa(s)

procederán a anotar en el libro de

Registros de cheques la numeración

de los cheques por cuentas no

utilizados. Inmediatamente la

persona encargada de la guarda y

custodia de los cheques, verifica el

número del primero y último cheque

de cada una de las chequeras por

banco, cotejando la numeración e

incluyendo los cheques anulados,

Elaboran solicitudes de cheques

Emiten los cheques y gestiona transferencia entre cuentas

Autorizan la emisión de los cheques

Elaboran solicitudes de cheques

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finalmente firma en señal de haber

recibido lo descrito en el mismo.

6. La persona de la guarda y custodia

de las chequeras debe guardar en la

bóveda principal el Libro de Registro

de cheques conjuntamente con las

chequeras recibidas.

7. Las chequeras sólo podrán ser

retiradas de la bóveda principal por el

Tesorero o por una persona

debidamente autorizada por éste.

8. Los cheques emitidos, antes de

pasarlos a las firmas autorizadas,

deben llevar, en la parte inferior del

voucher, las iniciales de las personas

que elabora el cheque como la

persona que revisa.

9. Las firmas autorizadas nunca deben

firmar cheques en blanco

10. Para la firma de los cheques sólo

deben utilizarse bolígrafos con tinta

indeleble.

11. No endosar cheques sin previa

autorización del Decano y/o Director

12. Todo cheque emitido deberá tener el

nombre del beneficiario completo y el

monto que especifica la Solicitud de

Cheque, es decir debe ser elaborado

conforme a los datos que contenga la

solicitud de cheque realizada.

Normas específicas 1. Debe emitirse una relación de

cheques emitidos por Banco y por

cuenta el cual debe ser enviado al

Departamento de Contabilidad. 2. Todo cheque emitido debe tener el

sello de la Dirección de

Administración / Departamento de

Tesorería. 3. El responsable de la emisión de los

cheques deberá garantizar su orden

cronológico, consecutivo y que

contengan la leyenda No endosable y

el plazo de caducidad.

4. Los cheques no deberán tener

enmiendas ni tachaduras.

5. Debe elaborarse Cartas Ordenes

cuando sea por los siguientes

conceptos: bono doctor (Rezagado),

becas y pasantías, anticipo e

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intereses de prestaciones sociales,

sueldo del personal docente, obrero y

administrativo, normas de

permanencia y cualquiera otro que

establezca la Institución.

6. Todos los cheques no utilizados en el

día deberán ser guardados en la Caja

de Seguridad del área de Tesorería.

7. El área de la Tesorería es la

responsable del resguardo y custodia

de los cheques a ser entregados

8. Deberá verificarse diariamente los

cheques en custodia contra el listado

de los cheques emitidos y no

entregados a fin de realizar auditorias

e identificar los cheques próximos a

vencer.

9. Todo cheque próximo a tener 60 días

en custodia, se deberá informar la

Unidad Solicitante para que notifique

al beneficiario correspondiente, a fin

de que realice el retiro del mismo,

para evitar su caducidad.

10. En caso de existir cheques anulados,

se deberá elaborar una relación de

los mismos y ser entregada al

Contador conjuntamente con los

cheques.

11. Todo cheque emitido cuya emisión

tenga más de 60 días y su

beneficiario no lo haya retirado, se

procederá a realizar su anulación.

Descripción del Procedimiento Contador

1. Recibe de la litografía

autorizada los cheques en

blanco con una nota de entrega,

la cual debe cotejarse con el

físico entregado.

2. Al recibir las chequeras deberá

contarse las cajas o paquetes

sellados y cotejarlo con la nota

de entrega, en caso de alguna

irregularidad notificarla,

inmediatamente al Ejecutivo de

la Institución Bancaria y a la

empresa de Litografía.

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3. Custodia inmediatamente los

cheques recibidos en la bóveda

principal, según las normas

establecidas ordenándolos

correlativamente.

4. Las chequeras deben mantenerse

bajo estricta custodia en la caja

fuerte, clasificadas por cuentas y

entidades bancarias, mantenien-

do el orden correlativo de los

cheques, para su control

adecuado

5. Firma, sella y archiva la nota de

entrega.

6. Registra en el inventario los

cheques recibidos.

7. Remite el inventario autorizado a

la Tesorera y archiva.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Entrega y Distribución de Cheques


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Normas específicas

1. El área de caja de la Tesorería custodiará los cheques voucher y cheques forma

continua hasta su entrega al beneficiario en las bóvedas correspondientes.

2. Al momento de retirar el cheque al responsable de la entrega de los cheques, le

exigirá al Beneficiario que presente su Cédula de Identidad (persona natural) o

Registro Mercantil (persona jurídica) y en caso de representar a alguna persona

natural o jurídica deberá presentar la documentación que lo acredita (una autorización

del beneficiario o de la Empresa en original, fotocopia de la cédula de identidad del

beneficiario, fotocopia de las facturas selladas y firmadas por la Facultad y/o

Dependencia a que se le realizó el servicio y presentación del RIF para pagos iguales

o superiores a Bs. 50.000,00).

3. Para retirar cheques por concepto de Prestaciones Sociales y Anticipos de

Prestaciones Sociales, el beneficiario deberá presentar en el área de Caja de la

Tesorería la cédula de identidad original y fotocopia de la misma, la cual quedará

anexa al voucher del cheque donde firma el beneficiario. El cajero debe colocarle por

detrás la leyenda: “Es copia fiel de su original “ con la firma del cajero y su cèdula.

4. Cuando el beneficiario del cheque por concepto de prestaciones sociales o anticipo de

prestaciones sociales por motivo alguno no pueda recibir personalmente el cheque en

la Dirección de Tesorería, podrá autorizar a una persona a través de un poder

notariado, el cual se envía por oficio a la Dirección de Asesorìa Jurídica para

certificación. En caso de enfermedad, el beneficiario autorizara a una persona y

anexará Informe médico en original que justifique la incapacidad de la persona con la

fotocopia de las cédulas de ambas personas (debidamente certificados por el cajero).

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5. Los cheques voucher que serán entregados en el área de Caja de la Tesorería

deberán ser guardados en un acordeón por orden alfabético y custodiados en la

bóveda de la caja.

CAJA Nº 1

Cheques de Facultades y Dependencias, Contratados,

Proveedores y otros

CAJERO/CARGOASIGNADO 1. Recibe del oficinista los cheques

voucher con la copia “sección

contabilidad” debidamente desglosa-

dos.

2. Revisa que los cheques voucher

tengan las dos (02) firmas

autorizadas.

3. Ordena y clasifica en el acordeón por

orden alfabético los cheques

voucher.

4. Revisar procedimiento de

ordenamiento de pago.

CAJA Nº 2 Cheques de Nomina y Becas

OFICINISTA II / CARGO ASIGNADO

1. Recibe del Contabilista los cheques

de nómina debidamente clasificados

y guardados en sobres sellados y

clasificados por Facultad y

Dependencia.

2. Ordena los sobres de cheques por

Facultad y Dependencia por tipo de

nómina (Obrero, Becas y Pasantías,

Sueldos y Salarios, Pensión de

Alimentos, Instituciones y Colegios).

3. Coloca los sobres de cheques

nómina en la bóveda destinada para

ello.

4. Notifica telefónicamente a las

Facultades y Dependencias que

pueden enviar a retirar sus cheques

de nómina.

5. Recibe al Mensajero autorizado de la

Facultad o Dependencia para retirar

los sobres nómina.

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YY FFIINNAANNZZAASS

6. Ubica en el archivo el sobre nómina

que le corresponde.

7. De acuerdo al Sobre registra en el

libro control la Facultad o

Dependencia, semana o quincena, la

numeración inicial y final de los

cheques emitidos y entregarlos.

8. Entrega al Mensajero o la persona

que retira el cheque el libro control y

le solicita que coloque su firma

autógrafa y la fecha que esta

retirando el sobre de nómina.

9. Recibe el libro control y entrega el

sobre al Mensajero.

Cheques de Pensiones Alimenticias

OFICINISTA II / CARGO ASIGNADO 1. Recibe del Tesorero los cheques de

Pensiones Alimenticias debidamente

firmados (2 firmas autorizadas).

2. Ordena y clasifica los cheques en

orden alfabético y los guarda en el

acordeón destinado para esto.

3. Custodia los cheques en la bóveda

correspondiente.

4. Recibe y entrega al beneficiario o a la

persona autorizada para retirar el

cheque, solicitando la documentación

correspondiente.

5. Solicita a la persona que retira que

firme en el voucher en la parte

destinada para ello y cualquier otro

documento que sea requerido.

6. Archivo los voucher firmados de los

cheques entregados, clasificándolos

por meses.

7. Mensualmente la oficinista debe

revisar el acordeón alfabéticamente y

anula los cheques que no hayan sido

retirados por sus beneficiarios y que

hayan caducado según el tiempo

establecido.

8. Elabora relación de cheques

anulados la cual envía a Contabilidad

para su control con la firma del

Tesorero.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Preparación y Revisión de Nominas


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Esquema del proceso

a

Informática Presupuesto a

VecarBa

Normas específicas 1. La División de

realizar las transfepor concepto de subecas, necesarcancelación de las

2. Debe verificarse

correlativo de locoincidir con el rerecibos que acompcontra el listado Cheques y transferencias.

3. Debe verificarse a

los diskettes de ncuadros de tsiguientes datos: diskette y Nº de pe

4. Los cheques del p

su sueldo víaremitirse a lasDependencias par

Gecon

C

Genera cheques de la nomina

Autoriza transferencia para la cancelación de la nomina

Genera nomina de sueldos y salarios

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Tesorerí

Nomin

APROBADO POR

rifica y emite tas ordenes al nco

Tesorería deberá rencias bancarias eldos y salarios y ios para la nóminas.

que el orden s cheques debe gistro de cheques, añan los cheques de Registro de cuadros de

través del sistema ómina contra los

ransferencia los monto total del

rsonas.

ersonal que cobra cheque, deben Facultades o a su distribución.

nera asiento table

ontabilidad

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(ver proceso “Distribución de cheques”)

5. La aprobación de la nómina por parte

de la Dirección de Planificación y Presupuesto se realiza posterior, a fin de agilizar el procedimiento administrativo del pago

6. Solamente se retendrán cheques en

la Tesorería a las personas que lo

hayan solicitado previamente a las

Facultades y/o Dependencias, pero

estos casos serán sólo por vía

excepcional.

7. La carta orden y Oficio deben ser

firmada por dos firmas conjuntas,

como firma obligatoria: la Tesorera y

una firma de la Directora de

Administración.

Descripción del procedimiento CONTADOR / CARGO ASIGNADO

1. Recibe del Departamento de Nomina

copia los cuadros de transferencias

de sueldos y salarios para la

elaboración de borrador de oficios

bancarios.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO 2. Recibe de la dirección de Informática

el siguiente material de la Nomina:

• Reporte Registro de Cheques

• Reporte Abonos en Cuenta

• Reporte Cuadro para

Transferencia por tipo de Nomina

• Diskette contentivo con los

archivos por tipo de nomina y

banco

• Recibo de Pago y cheques

3. Compara que la información emitida

por el Departamento de Nomina a

través de la transferencia de sueldos

coincida con la información enviada

por la Dirección de Informática.

4. Elabora en Excel el “Cuadro del

Movimiento de la Nomina de los

sueldos y salarios”, el cual es

detallado por facultad / dependencias

y contiene la siguiente información

• Tipo de nómina (Directivo,

Docente, Consejo de Desarrollo

Científico y Humanístico,

Administrativo, Técnico, Servicios

Obrero, Vigilancia)

• Montos de los abonos

• Montos por la emisión de

cheques

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5. Entrega el materia recibido de la

Nomina al Contabilista. CONTABILISTA / CARGO ASIGNADO

6. Procede a separar por Banco y por

tipo de nómina, el material de la

nómina como es: el diskett con copia

del registro de abono en cuenta y el

registro de cheque.

7. Revisa que el diskette indique en la

etiqueta identificadora el número de

registros o personas a cobrar los

cheques o los abono en cuenta, tipo

de nomina, monto abonado, Banco y

numero de cheque inicial y final.

8. Inserta el diskette en el computador

a fin de verificar a través del

programa instalado por informática

que el monto del diskette

corresponda con el monto expresado

en el cuadro de transferencia.

9. Compara la información del reporte

“Registro de Cheques” contra los

cheques emitidos. Verifica que no

existan saltos en la numeración de

los cheques y que todos los cheques

emitidos se encuentren relacionados

en el reporte.

10. Pasa los cheques para su firma.

11. Indica a la Secretaría que elabore

Oficio de notificación de pago de

nomina y Cartas Ordenes

SECRETARIA

12. Elabora Oficio y Cartas Ordenes a

los Bancos donde se detalla el monto

a abonar, la cuenta debito Ingresos

Ordinarios, la cuenta abono de las

cuentas pagadoras, cantidad de

registros, cantidad de diskettes

remitidos y la fecha que debe

realizarse el abono.

13. Solicita firma autógrafa al Tesorero y

al Director de Administración en el

Oficio, en las cartas órdenes y en los

cheques.

14. Solicita firmas autorizadas en los

cheques y en las cartas ordenes por

la Dirección de Administración.

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YY FFIINNAANNZZAASS

15. Envía a través del Mensajero la carta

orden conjuntamente con los

diskettes al Banco.

16. Envía copia de la carta orden

recibida por la respectiva Entidad

bancaria y los soportes a Contraloría

Interna, Dirección de Presupuesto y

al Departamento de Contabilidad.

17. Informa al Contador que ya fue

distribuido el Oficio, los diskettes y

las cartas ordenes. CONTADOR / CARGO ASIGNADO

18. Ubica los cheques, los recibos de

pago y el reporte Registro de

Cheques.

19. Entrega al Oficinista los cheques y

los recibos de pago, el reporte

Registro de Cheques.


20. Ensobra los cheques acompañados

de los recibos que respaldan los

mismos y el listado de acuse.

21. Escribe en el sobre la Facultad y/o

Dependencia a ser referido y la

numeración contentiva de los recibos

desde y hasta.

22. Entrega los sobres al Oficinista III

OFICINISTA III / CARGO ASIGNADO

23. Recibe los sobres de las

Dependencias y/o Facultades y los

guarda en el mobiliario hasta que se

presente el Mensajero autorizado

para retirar dichos sobres.

24. Recibe al Mensajero e identifica de

que Facultad y/o Dependencia

corresponde.

25. Ubica el sobre en el mobiliario y

registra en el libro de registros de

entrega de sobres el sobre a ser

entregado al Mensajero

26. Solicita al Mensajero su firma en el

libro en señal de conformidad

• Montos de los abonos

• Montos por la emisión de

cheques

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Pago de Alquileres de Arrendamientos por Proveedores de Servicios (Cafetines y Librerías)

PAGINA SUSTITUIDA:

YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema del proceso:

Contabilidad

Rederel

Normas Específicas: 1. Los montos de canon y la cuota

establecidas en los contratos exi

2. El Concesionario o Arrendatario

el monto del canon y la cuota de

la Dirección de Administración y

3. Semanalmente deberá remitirs

efectuados por los Concesionario

4. Mensualmente se actualiza cuad

PAGINA DE: FECHA:


Tesorería


cibe copia de pósito y emite ación de pagos

Genera asiento contable

de electricidad son establecidas por COPRED y están

stentes.

del Alquiler del Cafetín y/o Librería deberá depositar

electricidad en el Banco y en la cuenta asignada por

Finanzas, División de Tesorería.

e al Departamento de Contabilidad los depósitos

s o Arrendatarios.

ro de ingresos por Arrendatarios para información.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Pago de Alquileres de Arrendamientos por Proveedores de Servicios (Cafetines y Librerías)


YY FFIINNAANNZZAASS


CAJERO / CARGO ASIGNADO 1. Recibe del Arrendatario original del

depósito por concepto del monto del

canon y por la cuota de la

electricidad.

2. Verifica que el monto cancelado

corresponda al monto asignado al

cafetín o librería.

3. Emite Recibo donde especifica el

monto del canon de arrendamiento y

electricidad y el mes que

corresponde al pago

4. Distribuye el Recibo de la siguiente

manera:

• Original: Arrendatario

• Copia Verde: Anexa al

Deposito para su envío

posterior al Contabilidad

• Copia Rosada: Archiva en

el expediente del cafetín.

5. Registra la información del canon de

arrendamiento y electricidad del

Arrendatario en el archivo de Excel

destinado para ello, y entrega los

depósitos a la mecanógrafa para su

ingreso al sistema y rendición.

MECANOGRAFA 6. Organiza los depósitos y emite una

relación de los mismos y un Oficio

para enviarlos al Departamento de

Contabilidad para su registro

contable, e ingresa al sistema.

7. Solicita firma autógrafa del Asistente

Administrativo en el Oficio y remite

para la firma de la Tesorera.

8. Obtiene fotocopia del depósito y de

la relación.

9. Remite relación de los depósitos,

copia de los Depósitos y Oficio al

Departamento de Contabilidad. 10. Archiva fotocopia del depósito,

relación y Oficio en el expediente del

Concesionario.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Cheques Anulados y Suspensión de Cheques


YY FFIINNAANNZZAASS

Normas Específicas: 1. Las anulaciones de un cheque podrán darse por las siguientes razones:

- Error en el nombre del beneficiario

- Error en el monto a cancelar

- Error en la emisión del cheque

- Fallecimiento del beneficiario

- Caducidad

- Y cualquier otra razón de anulación que determine la Institución

2. Todo cheque anulado deberá ser remitido a la Unidad de Cheques Reintegrados-

División de Tesorería por las Facultades o Dependencias y venir relacionados a través

del formulario Relación de Cheques Nómina Reintegrados”

3. Todo cheque recibido deberá tener el sello de Anulado, en caso que no lo tenga,

deberá colocarse el sello de Anulado en el cheque.

4. Todo Voucher de cheque que corresponda a un cheque anulado deberá ser archivado

según los siguientes ítems: por año, mes, Dependencia y /o Facultad y por la

numeración de los cheques de menor a mayor y por cuenta bancaria.

5. La carta de solicitud de anulación del Cheque por parte de la Unidad Solicitante

deberá indicar los datos del cheque y motivo de anulación.

6. El beneficiario del cheque extraviado deberá informar y llenar el formulario

correspondiente, en la División de Tesorería sobre la perdida del mismo. En caso de

que la solicitud de anulación o suspensión corresponda a una Facultad o

Dependencia la Unidad correspondiente, solicitar la anulación por escrito.

7. La División de Tesorería deberá informar al banco a través de oficio, inmediatamente

después de haber recibido la información del beneficiario.

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8. La suspensión de los cheques es responsabilidad directa del banco, el cual luego de

recibirlo deberá comunicar el status del cheque por escrito a la Universidad.

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Descripción del procedimiento BENEFICIARIO

(FACULTAD/DEPENDENCIA, PERSONA JURÍDICA O PERSONA

NATURAL)

1. En caso de que el beneficiario

conozca los datos del cheque se

dirige a la División de Tesorería a

informar sobre el cheque extraviado

para su suspensión ante la entidad

bancaria.

2. Si el beneficiario no conoce los datos

del cheque se dirige a la Facultad o

Dependencia para solicitar la data del

cheque.

3. En caso de que la anulación la

solicite la Facultad o Dependencia,

deberá enviar un oficio solicitando la

anulación.

SECRETARIA 4. Le entrega al beneficiario un

formulario de suspensión de cheques” el

cual debe llenar el beneficiario y anexar

fotocopia de la cédula de identidad.

10. Recibe copia del reporte bancario y

le entrega copia al beneficiario o a la

Facultad/Dependencia.

5. Elabora oficio con este formulario o

con el oficio de la Facultad o

Dependencia para la Entidad Bancaria

para ordenar la suspensión del cheque y

lo pasa a la Tesorera para su firma.

TESORERA 6. Firma oficio y lo envía a la 2da firma

SECRETARIA 7. Relaciona el oficio y envía a la

Entidad Bancaria y pasa por Fax la

información al banco para ir adelantando

el proceso.

8. Archiva la copia recibida por el Banco.

BANCO 9. Emite reporte final del siniestro

SECRETARIA

SOLICITANTE

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11. En caso de que el cheque se haya

suspendido anulado exitosamente por la

Entidad Bancaria envía el reporte

bancario a la Unidad de Cheques

Reintegrados para proceder a la

reemisión (ver Procedimiento de

Reemisión de Cheques)

UNIDAD DE CHEQUES

REINTEGRADOS

(A) Rendición de cheques (Sub-Proceso)


1. Recibe de los mensajeros de las

Dependencias / Facultades el sobre

“Cheques de Sueldo de Personal” el

cual contiene los siguientes

documentos:

• Relación de Cheques Nómina

Reintegrados (original y copia)

• Cheques Anulados

• Recibos de Pago (Voucher)

2. Devuelve a la Facultad o

Dependencia copia de la Relación de

Cheques de Nómina Reintegrados”

debidamente firmados.

3. Archiva los Recibos de Pago

(Voucher) colocándole una etiqueta

de identificación.

4. Agrupa los cheques anulados por

sueldos y salarios y los que son por

Becas y Pasantías.

5. Remite a Contabilidad los cheques

anulados con su respectivo formato.

(B) REEMISION DE CHEQUES (Sub-Proceso) TESORERA

1. Recibe de la Facultad/Dependencia

Oficio solicitando reemisión del

cheque por caducidad, anulación o

perdida y asigna a la Unidad de

Cheques Reintegrados para su

reemisión.

OFICINISTA

2. Revisa que el oficio contenga

todos los datos y soportes requeridos.

3.- Ubica el voucher del cheque

anulado en los archivos y anexa al

oficio.

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4. Registra los datos en la opción

Carga del Sub-modulo de Nómina del

Sistema CKF de acuerdo a los datos

del recibo.

6. Contacta telefónicamente a la

Dirección de Informática para que

generen el reporte de la Pre nómina

Relación de Cheques a Reemitir.

7. Verifica que la información generada

en el reporte “Relación de Cheques a

Reemitir” coincida.

8. Entrega a al Contador el Reporte

Relación de Cheques a Reemitir con

todos los soportes.

CONTADOR 9. Revisa y autoriza la pre-nómina y

remite a la Oficinista para la

generación de la nómina.

OFICINISTA

10. Llama telefónicamente a Informática

e informa que generó la nómina para

que impriman los recibos y los

cheques.

11. Posteriormente retira del área de

Informática el Reporte Relación de

Cheques a Reemitir, los cheques y la

hoja de Control de Salida de Listados

y archivos.

12. Remite al Contador para su revisión

final y entrega reporte al Cajero para

su archivo.

CONTADOR 13. Revisa la nómina final con la Pre-

nomina y coloca media firma en señal de

visto bueno.

14. Remite para la firma de la Tesorera.

15 Realiza activación de los cheques

ante la Entidad Bancaria.

TESORERA 16. Revisa y firma los cheques y

envía para la 2da. Firma

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Control de Saldos Diarios


YY FFIINNAANNZZAASS

Normas Especìficas: 1. La Tesorería debe elaborar

diariamente Reporte de Saldos

Diarios de la Cuentas Matrices

Centrales de la Institución para el

conocimiento de los Autoridades, el

cual se remite a la Dirección de

Administración para su distribución.

2. Tesorería debe acceder diariamente

a los Sistemas Electrónicos de la

Banca para la actualización diaria

de los Saldos Bancarios de las

Cuentas Centrales que maneja la

Institución.

Descripción del Procedimiento TESORERA

1.- Actualiza diariamente a través de

los Sistemas Electrónicos la

información de los movimientos

diarios bancarios de los bancos con

que mantiene Cuentas la

Institución, a fin de que el Contador

elabore el Reporte Diario de los

Saldos Bancarios.

Contador

2.- Accesa al Sistema Electrónico y

descarga los movimientos

correspondiente al día anterior de

cada Cuenta Bancaria.

3. Analiza y actualiza los movimientos

para determinar las partidas en

transito con relación al saldo del

día anterior.

4.- Se procede a realizar cuadro

detallado las partidas en tránsito o

diferidas en Banco.

5. Realiza el cuadro Resumen

Saldos Diarios de Cuentas Matrices

con la información. Obtenida de la

revisión y análisis de los

movimientos bancarios.

6. Se conforman tres (3) juegos de

documentos que soporten el cuadro

Resumen de saldos diarios de

Cuentas Principales los cuales son:

- Lista de Partidas en

transito (transferencias y

cheques).

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Control de Saldos Diarios


YY FFIINNAANNZZAASS

- Relación de Saldos y

movimientos diarios de las

actas por Entidad

Financiera.

7. Entrega al Tesorero para su revisión

TESORERA

8. Recibe, verifica y analiza el cuadro

Resumen de Saldos de Cuentas Matrices conjuntamente con el

Contador.

9. Si esta correcto envía a la Dirección

de Administración para su

información y Distribución.

10. En caso de tener correcciones para

su solución.

11. Se remite a la Dirección de

Administración para su distribución

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Colocaciones Financieras


YY FFIINNAANNZZAASS

Normas específicas

1. Actores: Autoridad Competente /

Director De Administración /

Tesorería Central Y Unidades

Administrativas

2. Permite registrar solicitudes

para Colocaciones Financieras

con el propósito de generar

Ingresos Propios a través de

una Política de Inversión de los

Recursos de la Institución.

3. Las Colocaciones Financieras

se realizan a corto plazo;

dependiendo de la situación del

mercado financiero y buscando

la seguridad en la tenencia

líquida de los fondos, a través la

planificación y análisis del Flujo

de Caja semanal.

4. Para realizar las Colocaciones

Financieras se deberán solicitar a

las Instituciones Financieras, tres o

más cotizaciones, para seleccionar

la más adecuada en función de la

mejor tasa y del análisis del riesgo

bancario.

5. Los intereses generados por las

Colocaciones Financieras, se

depositan en la cuenta de

Ingresos Propios de la Universidad

y su distribución y uso está a

cargo de la Comisión de Mesa,

conformada por las cuatro

Autoridades de la Institución

Procedimientos: TESORERA

1. Analiza el Flujo de Caja semanal

para determinar el excedente de

caja temporal a invertir.

2. Solicita ante tres o más Entidades

Bancarias las Cotizaciones para

realizar las Colocaciones

Financieras, las cuales son

enviadas vía fax.

3. Analiza el Riesgo Bancario

trimestral a través de

publicaciones especializadas en

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el área, y a través de medios

impresos y electrónicos.

4. Selecciona la mejor oferta en el

mercado y somete a

consideración de la Dirección de

Administración para que apruebe

la opción definitiva.

DIRECTOR DE ADMINISTRACION

5. Recibe el Informe Técnico y las

Cotizaciones Bancarias y analiza

conjuntamente con el Tesorero la

mejor opción para su aprobación.

6. Aprueba la mejor oferta y la

somete a consideración del

Vicerrector Administrativo y

Rector de la Institución.

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

7. Recibe y analiza el informe y

aprueba la realización de la

operación

8. Envía al Rector para su

autorización.

RECTOR

9. Recibe y analiza el informe y

aprueba la realización de la

operación.

10. Envía al Tesorero para realizar la

operación definitiva

TESORERA

11. Informa y autoriza telefónica-

mente a la Entidad Bancaria para

que realice la operación

financiera.

12. Remite al Contador para la

elaboración de los oficios de

formalización de la operación.

CONTADOR 13. Realiza dos oficios para someter

a consideración y aprobación la

colocación financiera: 1) Oficio

donde el Director de

Administración solicita al

Vicerrector Administrativo la

aprobación; 2) Oficio donde el

Vicerrector Administrativo solicita

al Rector la autorización para

realizar la Colocación Financiera.

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14. Realiza un oficio dirigido a la

Entidad Financiera seleccionada

para formalizar la negociación con

las condiciones establecidas.

15. En caso de que la Colocación

Financiera se realice con una

Entidad Bancarias donde se

tengan cuentas, se emite oficio de

autorización para realizar el

débito de la cantidad a colocar.

16. En caso de que la Colocación

Financiera se realice con una

Entidad Bancarias donde no se

tengan cuentas, se emite un

cheque a nombre la Universidad

Central de Venezuela por la

cantidad a colocar , el cual se

envía a la Entidad Financiera.

Entidad Bancaria – Ejecutivo de Cuenta

17. Recibe oficio de Débito o Cheque

y efectúa la operación Financiera.

• Para la Dirección de

Administración al Vicerrectorado

Administrativo

• Del Vicerrectorado Administrativo

al Rector

• De la Dirección de Administración

y de la Tesorería para realizar la

colocación en el Banco

• Del Rector al Vicerrectorado

Administrativo

11. En caso que la operación a realizar

sea por renovación de la Colocación

Financiera, sólo se realizará Oficio de

la Dirección de Administración y de la

Tesorería para realizar la colocación

en el Banco.

12. Posteriormente que se haya emitido

los Oficios, entrega los Oficios al

Tesorero para que este gestione ante

el Director Administrativo la

factibilidad de realizar la operación y

que este solicite a través de los

Oficios respectivos al Vice-Rector

Administrativo y el Rector la

autorización para realizar la

operación.

TESORERO 13. Entrega los Oficios al Director

Administrativo a fin de que sea

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20. Remite a Contabilidad original de las

Colocaciones con fotocopia de los

Oficios generados de la operación

para su control.

sometido a consideración y autorice

la operación.

14. Recibe del Director Administrativo los

Oficios y los entrega al Contador.

21. Archiva conjuntamente las

fotocopias de las Colocaciones con

los Oficios remitidos a los Bancos.

CONTADOR 15. Gestiona con el Mensajero la

entrega a las Distintas Entidades

Bancarias los oficios de la Dirección

de Administración y de la Tesorería

para realizar la colocación en los

Bancos.

16. Archiva en una carpeta copia de los

Oficios.

17. Recibe del Mensajero original de las

Colocaciones que amparan las

operaciones las cuales fueron

retiradas en las Entidades Bancarias.

18. Registra en el diario de los libros las

colocaciones realizadas y en cuadro

de Colocaciones

19. Obtiene fotocopia de las

Colocaciones de todos los soportes

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Anexos PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Cuadro controles


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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Ordenamiento de pagos

YY FFIINNAANNZZAASS

Normas que regulan el proceso:

1. A través de este caso de uso se permite la asignación de las cuentas bancarias

por las que se van a cancelar los pagos seleccionados así como los procesos de abono

en cuenta y emisión de cheques según el formato preestablecido del cheque para la

institución financiera por la que se va a cancelar la deuda.

2. Se entiende por ordenamiento de pago las actividades que van desde la

emisión de la Solicitud /Orden de Pago hasta la cancelación de las cuentas por

pagar, de cualquier naturaleza o fuente.

3. Toda Solicitud /Orden de Pago debe contener los documentos justificativos del

gasto para la Unidad de Administración según la tramitación que corresponda ante el área

de Tesorería de la Universidad.

4. Toda Solicitud /Orden de Pago debe contener principalmente los datos

siguientes: Nombre del beneficiario, Número del documento de identificación,

Monto a pagar en números y letras, Lugar de pago, Entidad financiera y número de

cuenta, Fecha de pago de la obligación, Identificación del organismo, Identificación y

firmas autorizadas, Fecha de emisión, Numeración consecutiva de la Solicitud,

Ejercicio e imputación presupuestaria, Fuente de financiamiento y otros requisitos

que así lo requiera, de ejecución de gastos.

5. Las Unidades Administradoras no podrán exceder su saldo de cuota de

desembolso actual, de acuerdo con la imputación de la Solicitud /Orden de

Pago.

6. Toda Solicitud /Orden de Pago debe ser firmada por las Autoridades

competentes según corresponda.

7. La Universidad no efectuará ordenamiento de pagos si no existe disponibilidad

presupuestaria.

8. La Unidad de Tesorería es la dependencia responsable de establecer la

jerarquización o priorización de las Solicitudes/ Orden de Pago, de acuerdo a

los siguientes conceptos del gasto: Sueldos, Deuda pública, Transferencias,

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Servicios no personales, Materiales y suministros, De acuerdo al orden de prioridades

fijado y Otros gastos.

9. Los pagos a efectuar por la Institución podrán ser realizados en la modalidad

de Cheque o Abono en Cuenta por transferencia bancaria.

10. El área de Tesorería debe verificar que los Cheques se emitan en orden

cronológico y consecutivo y que contengan la leyenda “NO ENDOSABLE”.

11. Deben anularse los cheques que presenten errores de elaboración, lo cuál

genera reversión en el registro contable.

12. Solo pueden ser entregados los Cheques a sus legítimos beneficiarios o la

persona autorizada por este ante el área de Tesorería de la Facultad y

Dependencia correspondiente, así como de la custodia de las chequeras

recibidas del banco emisor.

Persona Natural

• El beneficiario debe presentar cédula de identidad al momento de retirar cheque

emitido a su nombre, en caso contrario, debe autorizar a tercera persona por escrito y

anexar copia de su cédula de identidad y del autorizado.

Persona Jurídica

• A los fines del retiro del cheque correspondiente del pago de los bienes y servicios

entregados, los proveedores y contratista, o sus representantes, deben presentar

ante la Unidad de Tesorería, original de constancia de autorización y copia de los

siguientes documentos: poder, factura, Rif y cédula de identidad.

• En los casos de abono en cuenta los beneficiarios deben abrir una cuenta corriente

bancaria, de acuerdo con las instrucciones giradas por la Tesorería, a los fines de

efectuar el pago correspondiente del valor de los bienes, materiales y servicios

entregados.

• La Unidad de Tesorería, a través del Sistema, brindará, los Reportes de posición con

todos los movimientos de sus cuentas bancarias.

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YY FFIINNAANNZZAASS

• Será responsabilidad del área de Tesorería enviar la Relación de cheques al Banco

para que proceda a efectuar el pago de los beneficiarios correspondientes.


OFICINISTA / CARGO ASIGNADO 1. Recibe de la Facultad y/

Dependencia de los Mensajeros las

Solicitudes de Cheques y sus

soportes

2. Firma en el libro el acuse de la

Solicitud de Cheque

3. Registra la Solicitud de Cheque en

un archivo en Excel indicando la

Facultad y/o Dependencia que

corresponde, la fecha recibida,

número de Solicitud, Beneficiario,

Monto y concepto de la emisión de la

solicitud de cheque.

4. Coloca el sello de la Dirección de la

Tesorería y la fecha de recibido en el

formulario Solicitud de Cheque

5. Registra el número de la solicitud de

cheque, beneficiario, monto y fecha

de recepción en el cuaderno control

las solicitudes de cheques recibidos.

6. Entrega a control previo la Solicitud

de Cheque y los soportes para la

revisión de los soportes de control.

ABOGADO / CARGO ASIGNADO

7. Recibe la Solicitud de Cheque y

los soportes de la operación, para

su revisión.

8. Revisa si la solicitud de cheque

está sellada, fechada y firmada

por la oficinista que la recibe en el

departamento; además revisa los

siguiente puntos: Nº de solicitud,

fecha, facultad o dependencia

solicitante, beneficiario, monto en

letra y número, concepto del

pago, codificación a través del

sistema AJC; verifica la

aprobación presupuestaria, las

firmas de la solicitud de cheque.

9. Revisa los soportes de la

solicitud de cheque, observando

que cuando los mismos no sean

originales, estén certificados por

los solicitantes del pago.

10. Revisa que cuando el beneficiario

sea un proveedor, en el soporte

se encuentra la factura original y

que esta cumpla con los

requisitos mínimos exigidos, y

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PPAAGG.. 4/5






YY FFIINNAANNZZAASS

que se anexen los soportes

necesarios para cada solicitud.

11. Se le remite a la mecanógrafa

para la elaboración del cheque.

CONTADOR 12. Ubica en la caja de seguridad las

chequeras por cuenta a utilizar en

el día y el libro de registro de

cheques en el archivo destino

para ello.

13. Registra la numeración de las

chequeras por cuenta en el libro.

14. Entrega a las Mecanógrafas el

libro de registro de cheques y

chequeras por cuenta a utilizar

durante el día. Adicionalmente las

solicitudes de cheques y los

soportes respectivos

MECANOGRAFA / CARGO ASIGNADO 13. Verifica que la numeración de los

cheques anotados en el libro se

correspondan con las chequeras

recibidas.

14. Firma en el libro control en señal de

conformidad de haber recibido las

chequeras.

15. Procede a la asignación de cheques

a cada una de las solicitudes de

cheques entregadas.

16. Ingresa al Sistema Tesorería / Caja y

registrar los datos requeridos de

acuerdo a la Solicitud de Cheques

17. Imprime los cheques a través de la

opción Haber – Cheques – Emitir y

selecciona la cuenta del banco que

debe debitarse.

18. Sella cada cheque emitido con el

sello de la Dirección de

Administración.

19. Ingresa a la opción Reporte – Haber – Firmados y selecciona la cuenta

de cada Banco que se requiere

imprimir el reporte “Cheques Pasados

a la Firma”.

20. Agrupa los cheques que

correspondan a cada cuenta y le

anexa el reporte “Cheques Pasados

a la Firma”.

21. Entrega los cheques impresos,

reporte “Cheques Pasados a la

Firma” y soportes al Contador.

CONTADOR / CARGO ASIGNADO 22. Verifica que los cheques emitidos

correspondan con los datos de las

solicitudes de cheques.

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YY FFIINNAANNZZAASS

23. Entrega los cheques impresos, el

reporte “Cheques Pasados a la

Firma” y los soportes al Oficinista III.


24. Recibe la documentación del

Contador.

25. Coloca los cheques y los soportes

respectivos en una carpeta.

26. Entrega la carpeta al Tesorero.

TESORERO / CARGO ASIGNADO

27. Recibe la carpeta de los cheques

emitidos y procede a revisar su

emisión y a colocarle su firma

autógrafa a la relación y los cheques.

28. Remite a la secretaria para su envío

a la segunda firma.


29. Entrega a la Dirección de

Administración la carpeta de los

cheques a fin de que el Director de

Administración firme y autorice los

cheques emitidos.


30. Recibe llamada telefónica del la

Secretaria de la Dirección de

Administración a fin de que retire la

carpeta contentiva de los cheques.

31. Remite vía Fax la Relación de

cheques pasados a la firma.

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UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Flujo de Caja

YY FFIINNAANNZZAASS

Normas especificas:

1. Este proceso permite proyectar los egresos en función de los ingresos percibidos a

corto y mediano plazo con el fin de distribuir en forma eficiente los recursos para

realización de pagos en un ambiente de sana administración

2. La Administración Universitaria, para controlar efectivamente los desembolsos,

deberá generar el Flujo de Caja, como instrumento financiero para programar

los pagos a realizar al recibir los ingresos provenientes de las órdenes de pago y

transferencias realizadas por el Ejecutivo Nacional y por otras fuentes de

financiamiento.

3. La responsabilidad de la elaboración del Flujo de Caja, estará a cargo de l

Tesorero(a) de la Institución.

4. El Tesorero(a) deberá plantear uno o más escenarios con sus respectivos

Flujos de caja, a los fines de decidir, el que regirá los desembolsos que hará la

Institución, una vez que se hagan efectivas la recepción de los recursos que han

ingresado a las cuentas de la Institución.

5. El Flujo de Caja, como instrumento de Pago deberá realizarse con

periodicidad trimestral para replantear la programación de los pagos a efectuarse

por distintos conceptos. En caso de presentarse irregularidades en el Flujo ordinario de

las emisiones de las órdenes por parte de la Tesorería Nacional, el Flujo de Caja

deberá replantearse quincenalmente para mantener una programación y un control

más riguroso de los pagos a efectuar por la Institución.

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PPAAGG.. 2//22





UUNNIIDDAADD:: División de Tesorería AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Flujo de Caja

YY FFIINNAANNZZAASS


Tesorero(a)

1. Recibe reportes de: Deudas,

pagos, cuentas por cobrar como

insumos para elaboración del flujo

de caja de los contadores.

2. Analiza el entorno económico y

plantea el escenario o escenarios

de fuentes de financiamiento, de

acuerdo al Reporte de Deudas,

Cuentas por Cobrar y

Disponibilidad Bancaria con

referencia al Presupuesto de

Caja.

3. Selecciona el o los escenario(s) y

genera la distribución interna de

cada uno

4. Elabora Informe de Flujo de Caja

en atención al escenario o

escenarios escogido y lo envía a

la Autoridad Competente.

Autoridad Competente

5. Recibe Informe sobre Escenarios

de Flujo de Caja y revisa el

Informe.

6. En caso de no estar conforme;

efectúa modificaciones y

devuelve al Tesorero para sus

ajustes.

7. En caso contrario, firma Flujo de

Caja, en calidad de conforme y lo

envía al Tesorero.

Tesorero(a)

8. Recibe de la Autoridad

Competente el Informe de Flujo

de Caja y efectúa los ajustes

necesarios al Informe de Flujo de

Caja y devuelve a la Autoridad

Competente, para su revisión.

9. Realiza el desembolso en

atención al Flujo de Caja Aprobado.

DIVISIÓN DE CONTABILIDAD

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Normas Generales PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::



YY FFIINNAANNZZAASS

Normas Generales

1. Todas las operaciones de la Universidad deberán ser registradas de acuerdo a los

principios de contabilidad del sector público dictadas por la Contraloría General de

la República y los principios de contabilidad generalmente aceptados y la

presentación de los Estados Financieros hacerse basada en los mismos.

2. Todas las operaciones contables deberán ser realizadas y registradas de acuerdo

con las disposiciones previstas por las leyes venezolanas y sus reglamentos.

3. La División de Contabilidad delega en las Facultades y Dependencias que tienen

asignación de créditos presupuestarios y efectúan el manejo del recurso financiero

lo siguiente:

3.1. El registro sistemático de las transacciones realizadas que afecten su

situación económica financiera

3.2. La confirmación por parte del funcionario responsable del área contable de la

rendición de los registros contables efectuados en cuanto a garantizar la

totalidad y veracidad de los mismos

3.3. Garantizar el resguardo y la organización de la documentación soporte de los

registros contables rendidos

4. El área contable deberá preparar los siguientes Estados Financieros

• Balance General

• Estado de Ingresos y Egresos

• Estado de Cambio en la Posición Financiera

• Estado de Cuentas de Patrimonio

PAGINA DE: FECHA:

Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD

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YY FFIINNAANNZZAASS

y los siguientes anexos:

• Relación de Activos Fijos

• Relación de Inventarios

• Incorporaciones y Desincorporaciones del Activo Fijo

• Inventario de Materiales y Útiles no destinados a la venta

• Relación de Pasivos

• Estado de Variación de Gastos

• Cuentas por Cobrar y Pagar a Institutos Autónomos, Ministerios y

Empresas Mixtas

• Balance General Comparativo

asimismo los siguientes reportes:

• Cuentas por Cobrar (Análisis de antigüedad de saldos por deudor)

• Cuentas por Pagar (Análisis de antigüedad de saldos por Proveedor)

5. Reportes Gerenciales:

• Relación de Colocaciones Financieras efectuadas por las Facultades y

Dependencias de la Universidad Central de Venezuela

• Relación de las rendiciones contables remitidas por las Facultades y

Dependencias de la Institución

• Reporte de la Disponibilidad y Ejecución de los Dozavos

6. Reportes de Análisis:

• Balance de Comprobación

• Mayor Analítico

• Diario General

• Auxiliar por Cuentas

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7. Los Estados Financieros y sus anexos deberán ser preparados trimestralmente y

anualmente. Los reportes gerenciales deben ser presentados semanalmente a la

Dirección de Administración y Finanzas excepto el Reporte de la Disponibilidad y

Ejecución de los Dozavos el cual será presentado a solicitud de las autoridades.

8. Los reportes de cuentas por cobrar y por pagar deberán ser presentados

mensualmente.

9. Todo registro de una operación deberá tener la documentación que la soporte.

10. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas y revisadas mensualmente con

el objeto de establecer las partidas que difieren entre los registros contables y la

información contenida en los estados de cuenta.

11. Mensualmente deben hacerse los asientos de ajustes necesarios, a fin de mostrar

en los Estados Financieros los saldos reales de las cuentas.

12. Será de absoluta obligatoriedad que el área de Contabilidad preste todo tipo de

ayuda técnica y administrativa a las Dependencias y Facultades asignadas a su

control, de forma tal que se garantice el mejor desempeño de las funciones de

registro, procesamiento de información y el manejo contable general.

13. El envío de la información y cierres mensuales por las Facultades y Dependencias

deberá hacerse de forma controlada dentro de los primeros siete (07) días hábiles

de cada mes, a fin de garantizar que el proceso de verificación, ajustes y

consolidación contable se desarrolle dentro de los próximos trece (13) días hábiles

luego de su recepción.

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14. Los Estados Financieros serán presentados considerando los saldos de cada

cuenta según el balance de comprobación. Cuando ocurran variaciones de

importancia en los diferentes rubros que conforman los Estados Financieros, se

deberá anexar notas explicativas a dichos estados.

15. Las cuentas contables, según Balance de Comprobación, deberán agruparse de

acuerdo a la presentación de los Estados Financieros; así como considerarse las

reclasificaciones efectuadas tales como sobregiros, etc.

7. Debe considerarse los ajustes no registrados que se hayan determinado hacer

posteriormente al cierre del Balance de Comprobación, a efectos de registrarlos en

el próximo ejercicio fiscal.

8. Debe explicarse las principales variaciones y se debe tomar en cuenta los índices

e indicadores financieros que se deriven, así como la antigüedad de los saldos.

9. La estructura de la cuenta contable está definida de acuerdo a lo determinado por

la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), a los efectos de unificar la

información del sector público en un Plan Único de Cuenta que funge de esencia

al Sistema Integrado de Información Contable Presupuestario de Administración

Financiera del Sector Público (SICOP).

10. El Plan Único de Cuentas esta integrado por siete (7) grupos de cuentas:

1.00.00.00.0 ACTIVOS

2.00.00.00.0 PASIVOS

3.00.00.00.0 RECURSOS

4.00.00.00.0 EGRESOS

5.00.00.00.0 RESULTADOS

6.00.00.00.0 PATRIMONIO

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7.00.00.00.0 CUENTAS DE ORDEN

Cada grupo de cuentas básicas, a su vez, tiene cuatro niveles de desagregación

identificados por códigos numéricos de ocho posiciones, y por la clasificación,

denominación y descripción de las respectivas cuentas. Para el caso especifico de

la Universidad Central de Venezuela fueron agregados tres (3) dígitos adicionales

denominados DESAGREGADOS: un (1) dígito y un SUB-DESAGREGADO: dos

(2) dígitos, por lo que el código de cuenta para la UCV consta de doce (12) dígitos

en total.

La ampliación de la capacidad del código numérico es el resultado de incluir la

multiplicidad de conceptos y las necesidades de análisis, quedando definida de la

siguiente manera:

1.00.00.00.00.0.00 ACTIVOS

2.00.00.00.00.0.00 PASIVOS

3.00.00.00.00.0.00 RECURSOS

4.00.00.00.00.0.00 EGRESOS

5.00.00.00.00.0.00 RESULTADOS

6.00.00.00.00.0.00 PATRIMONIO

7.00.00.00.00.0.00 CUENTAS DE ORDEN

De esta manera los grupos de cuentas1, 2, 5, 6 y 7 referidas a Activos, Pasivos,

Resultados, Patrimonio y de Orden respectivamente, permiten identificar los

diferentes niveles en rubros y en sub-rubros genéricos, específicos y sub-

específicos así:

X.01.00.00.00.0.00 RUBRO

X.01.01.00.00.0.00 GENERICO

X.01.01.01.00.0.00 ESPECIFICO

X.01.01.01.01.0.00 SUB-ESPECIFICO

PAGINA DE: FECHA:


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YY FFIINNAANNZZAASS

X.01.01.01.01.1.00 DESAGREGADO

X.01.01.01.01.1.01 SUB-DESAGREGADO

En esta clasificación la X representa el grupo.

El grupo de cuentas 3 referidas a los Recursos permite identificar los diferentes

niveles en ramos y en sub-ramos genéricos, específicos y sub-específicos así:

3.01.00.00.00.0.00 RAMO

3.01.01.00.00.0.00 SUB-RAMO

3.01.01.01.00.0.00 ESPECIFICO

3.01.01.01.01.0.00 SUB-ESPECIFICO

3.01.01.01.01.1.00 DESAGREGADO

3.01.01.01.01.1.01 SUB-DESAGREGADO

El grupo de cuentas 4 Egresos permite identificar los diferentes niveles en

partidas, genéricas, especificas y sub-específicas así

4.01.00.00.00.0.00 PARTIDA

4.01.01.00.00.0.00 GENERICA

4.01.01.01.00.0.00 ESPECIFICO

4.01.01.01.01.0.00 SUB-ESPECIFICO

4.01.01.01.01.1.00 DESAGREGADO

4.01.01.01.01.1.01 SUB-DESAGREGADO

Debe mantenerse respaldos de toda la información contable generada tanto física

como a nivel de sistema a los fines de su posterior auditoría o cualquier consulta

que sea requerida por algún ente externo como interno.

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UUNNIIDDAADD:: DDiivviissiióónn ddee CCoonnttaabbiilliiddaadd AASSUUNNTTOO:: Base Legal PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::



YY FFIINNAANNZZAASS

BASE LEGAL

1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

2. Ley Orgánica de la

Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial Nro. 37.606 de fecha 09 de enero de 2003.

3. Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial Nro. 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001

4. Ley de Universidades. Gaceta

Oficial Nro. 1.429 extraordinario de fecha 8 de septiembre de 1970.

5. Código de Comercio, con la

reforma parcial del Código de Comercio de fecha 26 de junio de 1955.

6. Reglamento Nro. 1 de la Ley

Orgánica de la Administración Financiera del sector Publico, sobre el sistema Presupuestario de fecha 18 de diciembre de 2001

7. Reglamento Nro. 3 de la Ley


Financiera del sector Público sobre el Sistema de Tesorería de fecha 22 de Marzo de 2002.

8. Reglamento parcial Nro. 4 de la

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Publica.

9. Reglamento con fuerza de Ley de

Reforma de la Ley General de Bancos y otras Instituciones Financieras de fecha 13 de noviembre de 2001

10. Ley Orgánica de Procedimientos

Administrativos Gaceta Oficial Nro. 2.818 Extraordinaria de 1 de Julio de 1981

11. Ley que establece el Impuesto al

Valor Agregado. 12. Providencia Administrativa

mediante la cual se designan a los Contribuyentes Especiales como Agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado.

13. Providencia Administrativa sobre

las obligaciones que deben cumplir los Contribuyentes formales del Impuesto al Valor Agregado.

PAGINA DE: FECHA:


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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Rendición de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutoras

PAGINA SUSTITUIDA:

YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema del proceso Esquema del proceso

(Un )

Normas especificas: Normas especificas: 1. Verificar que todas las unidad

cuentas contables.

1. Verificar que todas las unidad

cuentas contables.

2. Validar que la relación de co

Ejecutoras correspondan con l

total, cantidad y los números d

2. Validar que la relación de co

Ejecutoras correspondan con l

total, cantidad y los números d

Descripción del procedimiDescripción del procedimi

CONTABILISTA III/ CARGO ASCONTABILISTA III/ CARGO AS1. Verifica que las Unidades

hayan transferidos los m

contables del mes a través d

“Importar Movimientos Autom

módulo Comprobantes Autom

Sistema de Contabilidad (CKF)

1. Verifica que las Unidades

hayan transferidos los m

contables del mes a través d

“Importar Movimientos Autom

módulo Comprobantes Autom

Sistema de Contabilidad (CKF)

2. Selecciona la opción “Trans

Automático a Manual” para tr

movimientos contables gene

cada Unidad Ejecutora.

2. Selecciona la opción “Trans

Automático a Manual” para tr

movimientos contables gene

cada Unidad Ejecutora.

SUr

Registra los comprobantes

contables

PAGINA DE: FECHA:

Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILID

Contabilidad

ELABO

es ejecutoras realices ejecutoras realic

mprobantes indicad

a información del sis

e los comprobantes

mprobantes indicad

a información del sis

e los comprobantes

ento: ento: IGNADO IGNADO Ejecutoras

ovimientos

e la opción

áticos “ del

áticos del

.

Ejecutoras

ovimientos

e la opción

áticos “ del

áticos del

.

ferencia de

ansferir los

rados por

ferencia de

ansferir los

rados por

3. R

d

R

F

e

i

s

3. R

d

R

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LlLl44

eguimiento a las nidades sobre la

endición

AD

Contabilidad

RADO POR

en mensualmenteen mensualmente

os en el oficio re

tema, por lo que d

contables.

os en el oficio re

tema, por lo que d

contables.

elaciona en el “

e la Fecha de

endiciones C

acultades y De

n la que la info

ncorporada de

istema de contab

elaciona en el “

e la Fecha de

endiciones C

acultades y De

n la que la info

ncorporada de

istema de contab

as Unidades Ejecos movimientos cas Unidades Ejec

os movimientos c. Coloca “En es

movimiento” e

. Coloca “En es

movimiento” e

Verifica movimientos generados

C

Contabilidad

Facultades y Dependencias idades Ejecutoras

APROBADO POR

las rendiciones de las las rendiciones de las

mitido por la Unidades

ebe verificarse el saldo

mitido por la Unidades

ebe verificarse el saldo

Cuadro Demostrativo

Recepción de las

ontables de las

pendencias” la fecha

rmación remitida fue

forma definitiva al

ilidad

Cuadro Demostrativo

Recepción de las

ontables de las

pendencias” la fecha

rmación remitida fue

forma definitiva al

ilidad

utoras no han rendido ontables utoras no han rendido ontables pera de recepción del

n el Cuadro Detalle de

pera de recepción del

n el Cuadro Detalle de

ierre mensual contable

CCAAPP:: 77

SSEECC:: 77..33..11..

PPAAGG.. 2/3







YY FFIINNAANNZZAASS

la Situación de cada una de las

Facultades y Dependencias”, se

reinicia el paso Nº 1 del

procedimiento.

Las Unidades Ejecutoras realizaron la rendición de los movimientos contables

5. Señala “En condición de revisión y

corrección” en el “Cuadro Detalle de la

Situación de cada una de las

Facultades y Dependencias” e indica

el oficio que falta por recibir de las

Unidades Ejecutoras.

4. Recibe Oficio y relación de

comprobantes contables de las

Unidades Ejecutoras.

5. Registra la fecha de recepción del

Oficio en el “Cuadro Demostrativo de

la Fecha de Recepción de las

Rendiciones de Cuentas de las


correspondiente a los Ingresos

Ordinarios y los Ingresos Propios”.

6. Ingresa a la opción “Comprobantes

Manuales” para cotejar que la

información remitida en el Oficio

corresponda con la del sistema de

contabilidad (CKF). En caso que

coincida, continúa al paso N° 13, si no

realiza lo siguiente:

6.1. Contacta a la Unidad Ejecutora

para validar la información

remitida. En caso que existan

mas de tres movimientos

contables errados continúa el

paso N° 7 a fin informa al

Contador Jefe II, si no siga el

procedimiento.

6.2. Selecciona la opción

“Comprobantes Contables” del

Módulo Manual y elimina los

asientos contables errados.

CONTABILISTA III/ CARGO ASIGNADO

6.3. Informa a la Unidad Ejecutora

para que procese los

comprobantes contables a través

del módulo automático.

6.4. Actualiza estatus del

movimiento contable en el

“Cuadro Demostrativo de la

Fecha de Recepción de las

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 77

SSEECC:: 77..33..11..

PPAAGG.. 3/3







YY FFIINNAANNZZAASS

Rendiciones de Contables de las


correspondiente a los Ingresos

Ordinarios y los Ingresos

Propios”

7. Escribe en el Oficio los números de

los comprobantes contables

eliminados y lo archiva conjuntamente

con los soportes hasta que la Unidad

Ejecutora remita nuevamente el

movimiento de la rendición contable,

continúa al paso N° 1.

CONTADOR JEFE II 8. Contacta a la Unidad Ejecutora para

determinar que acciones serán

tomadas para solucionar la

anormalidad.

9. Informa al Contabilista si debe

eliminar los comprobantes contables

errados o eliminar completamente el

movimiento de la rendición contable.

CONTABILISTA III / CARGO ASIGNADO 10. Selecciona la opción “Comprobantes

Manuales” del Módulo Registro y

Control y elimina los asientos

contables errados o todo el

movimiento.

11. Informa a la Unidad Ejecutora para

que procese los comprobantes

contables o todo el movimiento a

través del módulo importar

movimientos automáticos.

CONTABILISTA III / CARGO ASIGNADO

12. Escribe en el Oficio los números de

los comprobantes contables

eliminados o indica que todo el

movimiento contable debe ser

generado nuevamente, continúa el

paso Nº 1.

13. Archiva el Oficio y los soportes

remitidos por la Unidad Ejecutora.

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CCAAPP:: 77

SSEECC:: 77..33..22..

PPAAGG.. 1/3





UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Conciliaciones Bancarias – Banco Provincial


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema del proceso

Finanzas Contabilidad ContabilidadContabilidad

Normas específicas: 1. Debe solicitarse mensualmente al Banco, a partir del quinto día hábil, los Estados de

Cuenta. 2. Mensualmente debe realizarse la conciliación de todas las cuentas vigentes en el

Banco Provincial. 3. Mensualmente debe consultarse los movimientos de las cuentas a través del Sistema

SIETE +. 4. Debe notificarse al banco aquellos cargos indebidos para su correspondiente análisis

y reverso.

Descripción del procedimiento ADMINISTRADOR / CARGO ASIGNADO

1. Elabora comunicado al Banco para

solicitar los estados de cuenta del

mes

2. Entrega comunicado al Contador

Jefe II

CONTADOR JEFE II / CARGO ASIGNADO


autógrafa en el comunicado en señal

de revisión

4. Solicita firma al Director de

Administración y Finanzas en el

Comunicado

Solicita estados de cuenta al Banco


Cargos y abonos en cuentas

Genera

movimiento

Contabilidad

Archiva los

soportes

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CCAAPP:: 77

SSEECC:: 77..33..22..

PPAAGG.. 2/3







YY FFIINNAANNZZAASS

5. Entrega al Administrador el

Comunicado.

ADMINISTRADOR / CARGO ASIGNADO

6. Recibe el comunicado y gestiona con

el Mensajero de la Dirección la

entrega de dicho documento al

Banco.

7. Archiva en una carpeta copia del

comunicado como acuse de recibo

por parte del Banco

8. Informa al Mensajero que retire los

Estados de Cuenta en el apartado o

en el Banco

9. Recibe del Mensajero los Estados de

Cuenta emitidos por el Banco

10. Ingresa al Sistema SIETE+ para

generar un archivo TXT con la

información del estado de cuenta (1)

11. Verifica que el saldo del día y los

movimientos generados por el

Sistema Siete+ corresponda al físico

del estado de cuenta


solicitar información sobre los

movimientos incompletos en los

estados de cuenta y se lo entrega al

Contador Jefe II




de revisión

14. Solicita firma al Director de

Administración y Finanzas en el

Comunicado y se lo entrega al

Administrador

15. Gestiona con el Mensajero de la

Dirección la entrega del comunicado

al Banco



por parte del Banco

17. Informa al Mensajero que retire un

disquete contentivo con los

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 77

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PPAAGG.. 3/3







YY FFIINNAANNZZAASS

movimientos faltantes a fin de

actualizar la información.

• Relación de notas de crédito

no contabilizadas

• Relación de depósitos no

contabilizados 18. Genera el reporte auxiliar de banco,

en caso de que la información esté

posteada, de no ser así genera el

reporte mayor analítico de la cuenta

banco.

• Relación de Cargos indebidos

• Relación de ajuste

19. Identifica a través del cotejo entre

los reportes auxiliar de banco o

mayor analítico de la cuenta banco y

el estado de cuenta, si existen

discrepancias; si las mismas

corresponden a documentos no

registrados se relacionan de acuerdo

al tipo de documento, en el caso de

tratarse de un error de registro se

ubica el o los comprobantes

contables a fin de realizar los ajustes

correspondientes.

20. De acuerdo a la verificación realizada

anteriormente genera la siguiente

información:

• Relación de cheques tránsito

• Relación de notas de débito

no contabilizadas

PAGINA DE: FECHA:


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SSEECC:: 77..33..33..

PPAAGG.. 1/2





UUNNIIDDAADD:: DDiivviissiióónn ddee CCoonnttaabbiilliiddaadd AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Conciliaciones Bancarias – Otros Bancos


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema del proceso

Finanzas Contabilidad ContabilidadContabilidad

Normas específicas 1. Debe verificarse que se haya realizado en el sistema contable el proceso de

posteo de comprobantes y se hayan generado los comprobantes y asientos del mes a conciliar.

2. Debe solicitarse mensualmente al Banco, a partir de quinto día hábil, los Estados

de Cuenta.

3. Mensualmente debe realizarse la conciliación de todas las cuentas bancarias aperturadas por la Dirección de Administración y Finanzas.

4. Debe notificarse al banco aquellos cargos indebidos para su correspondiente

análisis y reverso.

Descripción del procedimiento ADMINISTRADOR / CARGO ASIGNADO


solicitar los estados de cuenta del

mes 2. Entrega comunicado al Contador

Jefe II




de revisión

4. Solicita firma autógrafa del

comunicado al Director de

Administración y Finanzas .

Solicita estados de cuenta al Banco



Genera

movimiento

Archivar los

soportes

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PPAAGG.. 2/2





UUNNIIDDAADD:: DDiivviissiióónn ddee CCoonnttaabbiilliiddaadd AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Conciliaciones Bancarias – Otros Bancos


YY FFIINNAANNZZAASS

5. Entrega al Administrador el

Comunicado.

ADMINISTRADOR / CARGO ASIGNADO

6. Recibe el comunicado y gestiona con

el Mensajero de la Dirección la

entrega de dicho documento al

Banco.



por parte del Banco

8. Informa al Mensajero que retire los

Estados de Cuenta en el apartado o

en el Banco.

9. Recibe del Mensajero los Estados de

Cuenta emitidos por el Banco

10. Genera el mayor analítico de la

cuenta de banco, en caso de que la

información no esté posteada, o

auxiliar bancario.

11. Identifica a través del cotejo entre

los reportes auxiliar de banco o

mayor analítico de la cuenta banco y

el estado de cuenta, si existen

discrepancias; si las mismas

corresponden a documentos no

registrados se relacionan de acuerdo

al tipo de documento, en el caso de

tratarse de un error de registro se

ubica el o los comprobantes

contables a fin de realizar los ajustes

correspondientes.

12. De acuerdo a la verificación realizada

anteriormente genera la siguiente

información:

• Relación de cheques en

tránsito

• Relación de notas de débito

no contabilizadas

• Relación de notas de crédito

no contabilizadas

• Relación de depósitos no

contabilizados

• Relación de ajustes

• Relación de Cargos indebidos

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 77

SSEECC:: 77..33..44..

PPAAGG.. 1/2





UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Cheques en Tránsito


YY FFIINNAANNZZAASS

Normas específicas 1. Debe recibirse mensualmente de la Dirección de Tecnología de Información y

Comunicación el reporte Registro de Cheques correspondientes a las cuentas de

Nómina UCV., Becas y Pasantías y Aportes y Retenciones.

2. Debe generar mensualmente a través del Sistema de Nómina el archivo contentivo de

los cheques emitidos de las cuentas de Nómina UCV., Becas y Pasantías y Aportes y

Retenciones.


ADMINISTRADOR I 1. Recibe de la Dirección de Tecnología

de Información y Comunicación el

reporte Registro de Cheques por

Facultad y Dependencia y los archiva.

2. Procede a generar a través del

Sistema de Nómina el archivo

contentivo de los cheques emitidos de

las siguientes cuentas:

- Nómina UCV

- Becas y Pasantías

- Aportes y Retenciones

3. Exporta el archivo generado por el

Sistema de Nómina a un archivo en

Excel.

4. Agrupa los cheques por las cuentas

correspondientes y los totaliza

5. Compara montos totales contra lo

indicado por el reporte Registro de

Cheques, si la información es

correcta, continua el procedimiento si

no vaya al paso 9.

6. Genera a través del Sistema SIETE+

(Banco Provincial) o Mercantil en

línea (Banco Mercantil) un archivo

con el Estado de Cuenta del Banco.

7. Ubica en Excel el archivo Cheques

en Transito del mes anterior e

incorpora los cheques emitidos en el

mes y los coteja con los movimientos

del estado de cuenta.

PAGINA DE: FECHA:


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PPAAGG.. 22//22

MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY DDIIRREECCCCIIOONN DDEE




UUNNIIDDAADD:: DDiivviissiióónn ddee CCoonnttaabbiilliiddaadd AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Cheques en Tránsito


YY FFIINNAANNZZAASS

8. Determina los cheques no cobrados

y guarda dicha información en el

archivo (fin del procedimiento)

9. Determina cual(es) registro(s) de

cheque(s) no se reflejan.

10. Informa mediante correo electrónico

a la Dirección de Tecnología de

Información y Comunicación a través

de un correo que existen

discrepancias en los registros de

cheque

11. Determina los cheques no cobrados

y guarda dicha información en el

archivo cheques en tránsito.

PAGINA DE: FECHA:


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PPAAGG.. 1/5





UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Pagos de Servicios Básicos

PAGIN

YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema del proceso

Normas espec1. Deben recib

soporten la

La Electrici

• Totales

• Relación

• Análisis

• Facturas

FOSPUCA /

• Facturas

HidroCapita

• Relación

• Facturas

CANTV

• Facturac

• Facturac

• Facturac

Vrs

PAGINA DE:

Archivo: 6 MANUAL

Contabilidad

A SUSTITUIDA:

íficas irse de los Provee

Facturación:

dad de Caracas / E

Generales del Proce

Detallada por Cuen

de Anomalías o Irreg

Gas

l / HidroCentro/ Hid

de Facturación

ión CANTV

ión CANTV NET

ión MOVILNET

erifica facturación, egistra gasto y olicita pago.

Aprueba emisión de

cheque

Verifica gasto de

acuerdo a la

asignación

Emite Cheque

COPRED / Núcleo

FECHA:

DIVISION DE CONTABILIDA

Contabilidad

Dirección de Administración

Maracay / Informática
Tesorería
ELAB

dores de Servic

lectricidad de Ve

so de Facturación

ta Contrato

ularidades

roLara

Registra pago

D

Presupuesto

ORADO POR APROBADO POR

ios los siguientes documentos que

nezuela / Enelbar/Enebol

Realiza Inspección

Técnica

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PPAAGG.. 2/5







YY FFIINNAANNZZAASS

• Facturación VSAT

• CD/ROM contentivo con la facturación

CADAFE

• Listado de Facturas por Oficina de Cobro

• Factura de Electricidad y Otros Servicios

2. Debe mantenerse un control de la Facturación generada por los Proveedores de

Servicios Básicos, además de los pagos realizados. Este control será llevado en un

archivo en Excel y se registrará los siguientes datos:

• Monto del Servicio

• Monto IVA

• Monto de Factura

• 75% del IVA

• Número de Cheque

• Fecha Retiro del Cheque por parte del Proveedor de Servicio

• Asignación Presupuestaría

• Saldo por Asignación Presupuestaría

3. Deberá solicitarse experticia técnica de la facturación a fin de certificarla y así poder

realizar el registro contable. Por lo tanto debe realizarse esta solicitud a las siguientes

áreas.

Proveedor de Servicios Área

• Cantv Dirección de Tecnología de Información

y Comunicación

• CADAFE Región Central y Occidental Servicios Básicos Núcleo Maracay

• Hidrocentro Servicios Básicos Núcleo Maracay

• La Electricidad de Ccs / Venezuela Consejo de Preservación y Desarrollo

de la UCV (COPRED)

• Hidrocapital COPRED

PAGINA DE: FECHA:


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PPAAGG.. 3/5







YY FFIINNAANNZZAASS

• Enelbar COPRED

• Enebol COPRED


CONTADOR JEFE I/ CARGO ASIGNADO

1. Recibe de la secretaria las facturas

remitidas por los Proveedores de

Servicios Básicos.

2. Revisa el comunicado y los soportes

y se lo entrega al Contabilista III

girando instrucciones para su

procesamiento.

CONTABILISTA III/ CARGO

ASIGNADO 3. Recibe la Facturación y comunicado

del Contador Jefe I

4. Registra los datos de la Facturación

en el archivo de Excel para el Control

de la Facturación

5. Registra el Gasto por el monto de la

Facturación a través del Sistema

CKF de Contabilidad


le anexa como soporte copias de la

Facturación.

7. Coloca su firma autógrafa en el

Comprobante Contable

8. Entrega al Contador Jefe I el

Comprobante Contable y sus

soportes

CONTADOR JEFE I/ CARGO ASIGNADO

9. Recibe, verifica y coloca su firma


Contable en señal de conformidad

10. Devuelve el Comprobante Contable

y sus soportes al Contabilista III

11. Indica a la Secretaria que elabore el

formulario Solicitud de Cheque y

comunicado de Inspección Técnica

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YY FFIINNAANNZZAASS

SECRETARIA / CARGO ASIGNADO 12. Elabora Solicitudes de Cheque, a

través de formato en Excel, a nombre

de la empresa prestadora del servicio

básico y de la Tesorería Nacional por

el impuesto retenido. Asimismo,

prepara el comunicado de solicitud

de la inspección técnica de acuerdo

al unidad encargada de dicha

inspección

13. Entrega al Contador Jefe I las

Solicitudes de Cheque, sus soportes

y el comunicado de solicitud de la

Inspección Técnica a efectos de

revisión.


14. Recibe y firma las Solicitudes de

Cheque en señal de conformidad y

da visto bueno al comunicado a

través de su media firma. En caso de

ausencia del Contador Jefe II, el

Contador Jefe I firma las Solicitudes

de Cheque en señal de conformidad

y da visto bueno al comunicado a

través de su media firma. Cabe

señalar que tanto la firma como la

media firma del Contador Jefe I

deberá estar precedida de la

preposición “por”


15. Gestiona firma del Director de

Administración de las Solicitudes de

Cheque y del comunicado

16. Elabora formato Relación de entrega

Solicitudes de Cheques a la

Dirección de Planificación y

Presupuesto una vez recibida la

solicitud de cheque firmada por la

persona que ejerza la Dirección de


17. Distribuye la documentación de la

siguiente manera:

Dirección de Planificación y Presupuesto: Recibe las Solicitudes de Cheque,

junto con sus soportes, a nombre de

la empresa prestadora del servicio

básico y de la Tesorería Nacional

PAGINA DE: FECHA:


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YY FFIINNAANNZZAASS

Unidad encargada de realizar la Inspección Técnica: Recibe comunicado de solicitud de

Inspección Técnica y copia de las

facturas

CONTABILISTA III/ CARGO ASIGNADO

18. Entrega al Asistente del Archivo el

comprobante contable y sus anexos

(Vea el Procedimiento Archivo de

Documentación Contable)

19. Solicita a Tesorería información de

fechas sobre la emisión y entrega de

los cheques al Proveedor

20. Registra los datos del pago en el

archivo de Excel para el Control de la

Facturación.

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Registro en el Sistema Contable de Egresos, Ingresos, Transferencias Bancarias y Nóminas y su pago.


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema del proceso

Finanzas Contabilidad Contabilidad Contabilidad

Archivar los

soportes

Registra movimientos

Contabilidad


Imprime

Comprobante

Verifica movimientos registrados

Normas Especificas 1. Sólo se registrará el movimiento contable siempre y cuando se tengan los documentos

que soporten la operación.

2. Las transacciones económicas financieras deben registrarse en el Sistema de

Contabilidad a fin de generar los comprobantes contables, dicho comprobante deberá

ser ingresado indicando la siguiente información:

- Mes de la operación

- Unidad Ejecutora

- Número de comprobante

- Tipos de Comprobantes

o 90 Egresos

o 91 Ingresos

o 92 y 94 Ajuste de la Unidad Ejecutora 24

o 93 y 95 Movimientos de N/D y N/C, Depósitos e intereses

o 97 Ajustes de las Facultades y Dependencias

3. Debe consultarse en el sistema de contabilidad el último comprobante generado, con

el fin de registrar el consecutivo que corresponde al transcribir un nuevo movimiento

contable.

PAGINA DE: FECHA:


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YY FFIINNAANNZZAASS

Descripción del procedimiento: SECRETARIA

Recibe la siguiente documentación

de:

Tesorería - Vouchers de Cheques junto con

el Reporte “Relación de

Cheques Emitidos y oficio en el

cual se relacionan los cheques. - Cartas Órdenes remitidas y

oficio en el cual se relacionan. - Planillas de Depósitos

bancarios y oficio en el cual se

relacionan. - Documentación de las

colocaciones financieras

efectuadas por la Dirección de

Administración y Finanzas y

oficio en el cual se relacionan. - Cheques anulados y oficio en el

cual se relacionan. - Cuadros de Transferencia para

el pago de Nómina. Nómina

- Resumen de Cuadros 15

correspondientes a las nóminas generadas para el personal Docente,

Administrativo, Directivo, Becarios

C.D.C.H., Preparadores, Obreros y

Vigilantes.

2. Verifica que la documentación

recibida corresponda con lo indicado

en el Oficio. 3. Registra en un archivo de excel los

Depósitos recibidos.

4. Entrega los vouchers de los cheques

y la relación de los cheques emitidos

recibidos al Asistente de Archivo I y

los demás documentos al Contador

Jefe I.

ASISTENTE DE ARCHIVO I/

CARGO ASIGNADO

5. Ordena en forma correlativa los

vouchers de los cheques por Banco y

por número de cuenta y archiva las

relaciones de cheques emitidos.

6. Ubica en el archimóvil los vouchers

ordenados.

CONTADOR JEFE I

7. Clasifica los demás documentos

recibidos por la secretaria de acuerdo

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PPAAGG.. 3/3







YY FFIINNAANNZZAASS

al tipo de documento, el banco y la

cuenta bancaria.

8. Entrega los documentos ordenados

al Contabilista a efecto de realizar el

ingreso de información en el Sistema

de Contabilidad.

CONTABILISTA /

CARGO ASIGNADO

9. De acuerdo al tipo de operación

procede a realizar los comprobantes

contables a través del sistema CKF

(Contabilidad).

10. Imprime los comprobantes

contables.

11. Relaciona los Comprobantes

Contables correspondientes al

registro de los vouchers en el

formulario EGRESOS BANCARIOS.

12. Anexa segùn sea el caso fotocopia

como soporte y los anexa al

comprobante contable. 13. Entrega el Comprobante y anexos al

Contador Jefe I

CONTADOR JEFE I / CARGO ASIGNADO



Contable y lo entrega al Asistente de

Archivo I para su archivo

(Procedimiento: Archivo de

Documentación Contable)

PAGINA DE: FECHA:


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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Archivo de la Documentación Contable y su pago.


YY FFIINNAANNZZAASS

Normas específicas 1. Toda la documentación recibida deberá ser archivada de acuerdo al reporte generado

mediante el Sistema de Contabilidad denominado “Resumen de Comprobante

contable” el cual contempla todos los comprobantes de diario ingresados en un mes.

Descripción del procedimiento ASISTENTE DE ARCHIVO I

1. Recibe Comprobante Contable y sus

anexos del Contador Jefe I.

2. Genera accesando al sistema de

Contabilidad el reporte: Relación de

Comprobantes.

3. Verifica los Comprobantes que le

han sido entregados con respecto al

reporte “Resumen de Comprobantes“

a fin de establecer si faltan

algún(nos) comprobantes por ser

entregados a esta unidad .

4. Participa al Contador Jefe I,

mediante relación, los números de

los Comprobantes que faltan por

entregar a esa unidad.

5. Procede a retirar las grapas y el

papel carbón que puedan tener los

documentos anexos a cada uno de

los comprobantes de diario.

6. Perfora los comprobantes contables

y los soportes respectivos.

7. Resguarda los comprobantes

contables y sus soportes colocándole

una portada y contraportada de

cartulina. En el caso de ser un

Comprobante del tipo 90 se

resguardará de forma correlativa; si

se trata de un comprobante del tipo

91,92,94,93 o 95 se resguardarán,

manteniendo la correlatividad, en

función del volumen de documentos

que conforme el comprobante.

8. Coloca etiqueta de identificación en

la portada del o los Comprobantes

resguardados.

9. Escribe en el lomo resultante de

haber colocado la portada y

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Archivo de la Documentación Contable y su pago.


YY FFIINNAANNZZAASS

contraportada del Comprobante así

como en la etiqueta de identificación

el número del comprobante contable.

10. Coloca el comprobante contable

resguardado e identificado en el

archimóvil por orden correlativo.

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Análisis de Cuentas


YY FFIINNAANNZZAASS

Normas especificas: 1. Solamente se podrán realizar ajustes en el mes o año contable no cerrado.

2. Los ajustes se realizarán por los siguiente motivos:

• Montos y fechas que no se corresponden con los datos contemplados en

los soportes.

• Saldo que no se corresponde con la naturaleza de la cuenta.

• El auxiliar contable no se corresponde con la cuenta contable empleada

para el registro, de acuerdo a los soportes.

• El auxiliar contable no se corresponde con los soportes ni con la cuenta

asociada.

• El auxiliar contable se corresponde con los soportes pero no con la

cuenta asociada.

• Unidad Ejecutora que no se corresponden con los datos contemplados en

los soportes.

• Cualquier otro motivo aceptado de acuerdo a los principios de

contabilidad.

Descripción del Procedimiento ANALISTA CONTABLE

1. Realiza una revisión en el módulo

de Análisis de las cuentas, a efecto

de establecer cuales serian las

cuentas a ser analizadas

2. Genera el mayor analítico de la

cuenta a ser analizada a través del

Sistema CKF, en función del saldo

y naturaleza. (acreedor o deudor) a

fin de conocer cuales son los

comprobantes de diario que

conforman los movimientos de la

cuenta.

3. Ubica en la unidad de archivo, en el

caso de que el movimiento haya

sido ingresado al Sistema de

Contable por la División de

Contabilidad, el o los comprobantes

de diario a fin de revisar los

PAGINA DE: FECHA:


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SSEECC:: 77..33..88..

PPAAGG.. 2/2





UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Análisis de Cuentas


YY FFIINNAANNZZAASS

soportes correspondientes al

asiento y proceder a realizar el

ajuste pertinente.

4. En caso de que el movimiento

corresponda a Dependencias y

Facultades, solicita que estas

realicen la verificación contra los

soportes, se efectúa el análisis y

según sea el caso éstas deberán

realizar el ajuste correspondiente,

si fue registrado en el área de

Contabilidad ésta realiza el ajuste

en el sistema CKF.

5. Entrega al Contador Jefe I todos los

ajustes realizados para su revisión

y aprobación.

6. Realiza seguimiento a las

Dependencias y Facultades a fin de

que los mismos realicen los ajustes

y remitan los soportes requeridos

por la División de Contabilidad.

7. Posteriormente recibe de las

Dependencias y Facultades los

comprobantes contables y actualiza

su control interno indicando que se

realizó el asiento de ajuste.

8. Entrega a la unidad de archivo los

documentos para su resguardo.

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Generación de los Estados Financieros


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Normas especificas: 1. Los Estados Financieros deberán ser emitidos trimestralmente y anualmente con

corte de cierre al 31 de Diciembre y con fecha de presentación a los entes externos

interesados antes del 31 de Marzo del siguiente año.

2. Los Estados Financieros deberán contener los siguientes documentos:

• Balance general

• Estado de Ingresos y Gastos

• Estado de Cambio en la Posición Financiera

• Estado de Cuentas de Patrimonio

• Formulario “A” Impuesto sobre la Renta a cargo de esa entidad pendiente de

pago (formulario emitido por a Oficina Nacional de Contabilidad Pública)

• Acreencias a Favor y en Contra de la Nación

• Cualquier otra documentación vinculada a la generación de los Estados

Financieros

3. Los Estados Financieros indicados en la norma anterior deben ser remitidos a las

siguientes entidades externas

• Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) - Copia

• Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU) - Copia

• Oficina Nacional de Contabilidad Pública - Copia

• Banco Central - Copia

• Ministerio de Educación Superior - Copia

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Generación de los Estados Financieros


YY FFIINNAANNZZAASS

5. Los Estados Financieros deberán estar firmados y sellados por el Jefe(a) de la

División de Contabilidad, el Vicerrector(a) Administrativo, Rector(a) y el Director(a)

de Administración y Finanzas.

Descripción del procedimiento: CONTADOR JEFE II

1. Ingresa al menú Reportes Contables opción Comprobación Nuevo del sistema de contabilidad

(CKF) para generar el balance de

comprobación, una vez que se haya

analizado las cuentas por parte del

personal asignado a esta actividad.

2. Mediante el uso de FTP se exporta el

archivo balance de comprobación

desde el sistema de contabilidad a un

libro de Excel.

3. Remite archivo generado al

Transcriptor de Datos.

TRANSCRIPTOR DE DATOS /

CARGO ASIGNADO 4. Ordena la información contenida en

el archivo de acuerdo a los modelos

establecidos para los Estados

Financieros.

5. Remite el archivo de los Estados

Financieros al Contador Jefe II

CONTADOR JEFE II y CONTADOR JEFE I

6. Revisan y verifican que la

información esté registrada

correctamente. En caso de que

existan diferencias el Contador Jefe II

le notifica al Transcriptor para que

realice las modificaciones

correspondientes.

CONTADOR JEFE II

7. Firma y sella los Estados

Financieros emitidos.

8. Gestiona firmas del Director(a) de

Administración y Finanzas, el

Vicerrector(a) Administrativo y del

Rector(a) en los Estados Financieros.

9. Emite oficio para distribuir los

Estados Financiero s de la

siguiente manera:

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Procedimientos PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Generación de los Estados Financieros


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• Oficina Nacional de Presupuesto

(ONAPRE) – Copia

• Oficina de Planificación del Sector

Universitario (OPSU) – Copia

• Banco Central de Venezuela –

Copia

• Oficina Nacional de Contabilidad

Pública – Copia

• Ministerio de Educación Superior –

Copia

11. Entrega Oficio y Estados Financieros

a la Dirección de Administración y

Finanzas para que sean enviados a

las instancias correspondientes.

SECRETARIA

12. Archiva copia de los Oficios y el

original de los Estados Financieros.

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Anexos PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Conciliación de Cheques por Nomina


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Objetivo: Permitir conciliar cheques emitidos por la nómina.

A continuación se detalla los pasos a efectuar para generar la información de los cheques

emitidos por nómina.

3. Posteriormente que se haya accedido al Sistema de Nomina a través de su Password,

el sistema mostrará la siguiente pantalla. Desde el menú del Sistema de Personal

seleccione la opción Generación de Archivos para Conciliación Bancaria.

4. Inmediatamente el sistema mostrará la siguiente pantalla

1

Selecciona la opción

proceso

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5. A través de esta opción los usuarios podrán realizar la consultas de los cheques emitidos por

nomina

1

Registre el mes a

consultar

2

Registre el año a

consultar

3

Coloque una equis (x) en

el número de cuenta a ser

consultado

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6. El Sistema de Nomina genera un archivo con la información de la emisión de los cheques.

Archivo CONCILIA con la

información emitida de los

cheques emitidos

7. Ingrese a la aplicación de Excel para convertir el archivo CONCILIA en una archivo de hoja de

cálculo.

.

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8. Proceda a dar las características básicas del archivo, tales como los caracteres con coma o

separadores, alineación de los campos y formato de las columnas.

9. Ordena la información por el número de la nómina y por la referencia del cheque emitido

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10. Totaliza los montos de los cheques emitidos por nómina para comparar dicha información con

el Reporte Registro de Cheques

11. Ubica en Excel el archivo Cheques en Transito del mes anterior y agrega los movimientos del

estado de cuenta del Banco para determinar cuales son los cheques en transito.

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Anexos PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Generación de Archivo TXT para Estados de Cuenta del Banco Provincial


YY FFIINNAANNZZAASS

Objetivo: Permitir generar y guardar los movimientos de cuenta en un archivo TXT.

A continuación se detalla los pasos a efectuar para la solicitud de generación del archivo.

1. Posteriormente que se haya accedido al Sistema SIETE+ a través de su Password y Login, el

sistema mostrará la siguiente pantalla.

1

Pulse dos veces este

icono

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2. Una vez selecciona esta opción el sistema presentará la siguiente pantalla.

3. El Sistema mostrará la siguiente pantalla que permitirá exportar los datos requeridos:

Registre las fechas desde

y hasta del período a

consultar

2

1

Seleccione la opción

Exportar CSB

1

Seleccione la opción del

período

3

Pulse el botón Aceptar

para realizar la consulta

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4. Inmediatamente el sistema mostrará las cuentas de la Universidad en el Banco donde hay

movimientos de acuerdo al periodo indicando anteriormente.

1

Marque en el campo

selección la(s) cuenta(s),

a ser exportadas

2

Pulse el botón Siguiente

para realizar la consulta

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YY FFIINNAANNZZAASS

5. Una vez seleccionada la(s) cuenta(s) el sistema mostrará la siguiente ventana indicando el

archivo generado.

1

Pulse el botón Aceptar

para guardar el archivo

generado en el

computador

Nota: Cada vez que se genera el archivo el mismo mantiene el mismo nombre, por lo cual si se

desea mantener históricos de la información, deberá modificarse el nombre del archivo con el fin

de que no se sobreponga en el archivo generado con anterioridad.

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Anexos PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Comprobante Contable - Transferencias


YY FFIINNAANNZZAASS

Objetivo: Permitir generar Comprobantes Contables por concepto de transferencias entre cuentas.

A continuación se detalla los pasos a efectuar para registrar transferencias.

1. Posteriormente que se haya accedido al Sistema CKF (Sistema de Contabilidad) a través de su

Password, el sistema mostrará la siguiente pantalla.

2

1 Coloque el código de la

Dependencia o Facultad a

trabajar

Registre el año del

presupuesto

2. A fin de consultar los últimos Comprobantes emitidos e identificar saltos de numeración, usted

deberá ingresar al menú Reportes luego seleccionar la opción Reportes y el sistema

desplegará los tipos reportes de movimientos contables, usted seleccionará Resumen de Comprobantes.

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3. A través de esta opción los usuarios realizan la consultas de los últimos comprobantes

emitidos

1 2

Registre el año contable Indique el mes a consultar

3

Coloque el código de la

Dependencia o Facultad

5

4 Debe dejase este campo

sin registros, a fin de que

el sistema despliegue

todos los movimientos

contables cuadrados y no

cuadrados, pulse la tecla

ESC

Coloque el código de tipo

de Comprobante

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4. Desde menú Reportes seleccione la opción Visualizar reportes.

5. Inmediatamente el Sistema desplegará la información por Comprobantes Cuadrados y

Descuadrados.

1

Desplácese con la barra

de desplazamiento de la

pantalla a fin de identificar

saltos en los

comprobantes contables y

consultar el último

generado

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YY FFIINNAANNZZAASS

6. Desde el menú Registro y Control seleccione la opción Comprobantes y se desplegará los

tipos de Comprobantes, usted seleccionará Manuales.

7. Inmediatamente el Sistema desplegará la siguiente pantalla, usted deberá seleccionar la

opción Ingresar

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YY FFIINNAANNZZAASS

8. A través de esta opción deberá registrarse el Comprobante Contable - Transferencia

Coloque el año

contable

1

Indique el número del

Comprobante Contable

2

3

Coloque el motivo del

Comprobante Contable 4

Indique la Unidad

ejecutora a la cual

corresponda los

recursos / gastos

5 6

Indique si los fondos corresponde por: 111 Transferencias del Sector Público, 415

Ingresos de Operación o 910 Saldo Inicial en

Caja y Bco. por Transferencia

Registre el código de la

cuenta del auxiliar

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Anexos PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Rendición de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutoras


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FACULTADESAGRONOMIA (01) Enero a Diciembre està OK. Falta oficio Dic. ARQUITECTURA(02) Enero a Diciembre està OK. URBANISMO (02a) Enero a Diciembre està OK. IDEC (02b) Enero a Diciembre està OK. Falta oficio Noviembre.CIENCIAS (03) Enero a Diciembre està OK. DERECHO (04) Enero a Diciembre està OK. ECONOMIA (05) Enero a Diciembre està OK.FARMACIA (06) Enero a Diciembre està OK. En espera de Comp. Ctas. Por pagar para Enero 2004. HUMANIDADES (07) Enero a Diciembre està OK. INGENIERIA (08) Enero a Noviembre està OK. Falta oficio Diciembre. Y su llamada.MEDICINA (09) Enero a Diciembre està OK. ODONTOLOGIA (10) Enero a Diciembre està OK. VETERINARIA (11) Enero a Octubre està OK. Falta Oficio Nov. Dic.

DETALLE DE LA SITUACION DE CADA UNA DE LAS FACULTADES Y DEPENDENCIASPARA EL EJERCICIO FISCAL 2004

DEPENDENCIASRECTORADO (20) Enero a Diciembre està OK.

POSTGRADO (21) Enero a Diciembre està OK. VICE-ACADEM (21) Enero a Diciembre està OK. SADPRO (21a) Enero a Diciembre està OK. NUCLEO (21b) Enero a Diciembre està OK. VICE-ADM (22) Enero a Diciembre està OK. SECRETARIA (23) Enero a Diciembre està OK. DIR. ADMON. (24) Enero a Diciembre està OK. BIBLIOTECA (25) Enero a Diciembre està OK. IMPRENTA (25a) Rendido a Agosto. Faltando la incorporacion de los meses de: Feb. May. Jul. Sept. Oct. Nov. Dic. EDICIONES (25b) Enero a Diciembre està OK. CENDES (26) Enero a Diciembre està OK. CDCH (27) Enero a Diciembre està OK. SERV.GENER. (28) Enero a Febrero esta OK.- Esta dependencia no tendra mas movimiento.ASES. JURD. (29) Enero a Diciembre està OK. CULTURA (31) Enero a Diciembre està OK. DEPORTES (32) Enero a Diciembre està OK. COPRED (33) Enero a Diciembre està OK. OBE (34) Enero a Diciembre està OK. REC. HUMANOS (35) Enero a Junio està OK. Falta oficio de Julio, Oct, Nov. Dic. FALTA MONTAR OCTUBRE AL SISTEINFORMACION (36) Enero a Diciembre està OK. Falta of. DICIEMBRE. COM. ELECTORAL(38)Enero a Diciembre està OK. SEGURIDAD (40) Enero a Diciembre està OK. SERV.BASICOS (41) Enero a Marzo està OK. Faltando oficios de Abril, Mayo, junio, julio, Agosto. Sept, Oct.Nov, Dic.INFORMATICA (43) Enero a Agosto està OK. Faltan oficios de Sept a Diciembre, DICORI (44) Enero a Diciembre està OK. DIRC. EXTENSIÒN Enero a Octubre esta OK. Falta of. Nov. Dic.

DETALLE DE LA SITUACION DE CADA UNA DE LAS FACULTADES Y DEPENDENCIASPARA EL EJERCICIO FISCAL 2004

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Anexos PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Rendición de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutoras


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U.E. ENE. FEB. MAR. ABR. MAYO JUN. JUL. AGO. SEPT. OCT. NOV. DIC.Agronomía 1 9-3-04 13-4-04 13-4-04 13-7-04 9-7-04 9-7-04 16-9-04 16-9-04 4-10-04 1-11-04 3-12-04 sin ofArquitectura y 2 30-3-04 15-4-04 12-5-04 22-6-04 14-7-04 21-7-04 1-10-04 13-10-04 4-11-04 10-12-04 19-1-05 sin ofCiencias 3 11-1-05 11-1-05 11-1-05 11-1-05 12-1-05 12-1-05 12-1-05 12-1-05 12-1-05 12-1-05 sin of sin ofCiencias Juríd 4 31-5-04 31-5-04 25-6-04 30-9-04 30-9-04 14-10-04 14-10-04 19-10-04 26-10-04 3-12-04 25-1-04 16-2-05Ciencias Econ 5 31-5-04 3-6-04 14-6-04 2-7-04 23-7-04 30-7-04 21-9-04 4-10-04 18-10-04 2-12-04 12-1-05 1-2-05Farmacia 6 16-3-04 18-3-04 27-4-04 27-5-04 29-6-04 19-7-04 13-9-04 30-9-04 13-10-04 5-11-04 9-12-04 25-1-05Humanidades 7 30-6-04 1-7-04 1-7-04 1-7-04 28-9-04 13-10-04 14-10-04 14-10-04 26-1-05 26-1-05 26-1-05 23-2-04Ingeniería 8 23-6-04 23-6-04 14-7-04 2-8-04 19-10-04 13-10-04 13-10-04 22-10-04 4-11-04 16-2-05 16-2-05 sin ofMedicina 9 25-3-04 13-4-04 26-4-04 10-5-04 15-6-04 30-7-04 23-9-04 30-9-04 19-10-04 16-11-04 10-1-05 11-2-04Odontología 10 10-3-04 31-3-04 24-5-04 4-6-04 14-7-04 14-7-04 19-10-04 5-11-04 5-11-04 26-11-04 17-5-04 25-2-04Veterinarias 11 29-11-04 29-11-04 29-11-04 29-11-04 29-11-04 29-11-04 29-11-04 26-11-04 26-11-04 sin of sin ofRectorado 20 22-4-04 22-4-04 20-5-04 2-6-04 10-6-04 17-9-04 17-9-04 21-10-04 21-10-04 28-1-05 28-1-05 28-1-05Postgrado 21 PG 12-5-04 4-6-04 7-6-04 8-6-04 29-7-04 29-9-04 15-11-04 2-12-04 14-2-04 14-2-04 14-2-04 14-2-04Vicerrectorado 21 VA 6-5-04 6-5-04 13-5-04 10-6-04 17-6-04 28-9-04 28-9-04 28-9-04 14-10-04 19-11-04 14-2-04 14-2-04Vicerrectorado 22 28-4-04 28-4-04 11-5-04 13-5-04 11-6-04 30-9-04 30-9-04 30-9-04 10-8-04 11-11-04 17-2-04 17-2-04Secretaría 23Biblioteca 25 21-5-04 16-6-04 16-6-04 21-6-04 30-6-04 20-9-04 20-10-04 26-9-04 11-11-04 6-12-04 13-1-05 25-1-05CENDES 26 15-4-04 28-4-04 4-5-04 17-5-04 21-6-04 15-7-04 6-9-04 6-9-04 14-10-04 15-11-04 13-1-05 15-2-05CDCH 27 24-3-04 14-5-04 14-5-04 27-10-04 10-6-04 5-10-04 5-10-04 5-10-04 14-10-04 5-11-04 28-1-04 15-2-05Servicios Gen 28 5-8-04 5-8-04 ****** ****** ****** ****** ****** ****** ****** ****** ****** ******Asesoría Juríd 29 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 13-10-04 18-11-04 18-11-04 21-1-05 21-1-05Cultura 31 28-5-04 31-5-04 3-6-04 11-6-04 1-7-04 3-8-04 27-9-04 4-10-04 18-10-04 8-11-04 15-12-04 22-2-05Deportes 32 7-5-03 7-5-03 28-5-04 7-6-04 10-6-04 16-7-04 20-10-04 20-10-04 9-11-04 1-2-04 1-2-04 18-2-05COPRED 33 16-3-04 26-3-04 19-5-04 20-5-04 8-6-04 16-9-04 27-10-04 27-10-04 27-10-04 15-11-04 7-12-04 20-1-05OBE 34 12-7-04 26-4-04 21-5-04 8-6-04 12-7-04 20-7-04 15-10-04 18-10-04 9-11-04 8-12-04 14-2-04 18-12-05Recursos Hum 35 24-3-04 24-3-04 11-5-04 11-5-04 29-7-04 29-7-04 sin of 20--10-04 20--10-04 14-12-04 14-12-04 14-2-04Información y 36 29-4-04 29-4-04 29-4-04 5-11-04 21-6-04 5-11-04 11-8-04 15-11-04 15-11-04 14-12-04 14-12-04Comisión Elec 38 1-10-04 1-10-04 obser obser obser obser obser 18-10-04 18-10-04 22-11-04Seguridad 40 21-5-04 21-5-04 21-5-04 3-6-04 28-9-04 15-9-04 28-9-04 20--10-04 20--10-04 30-11-04Servicios Bás 41 22-4-04 22-4-04 22-4-04 sin of sin of sin of sin of sin of sin of sin of sin of sin ofInformática 43 22-4-04 22-4-04 22-4-04 12-4-04 11-5-04 sin of sin of sin of sin of sin of sin of sin ofDICORI 44 28-5-04 28-5-04 28-5-04 28-5-04 9-5-04 13-10-04 13-10-04 15-11-04 15-11-04 4-2-05 4-2-05 4-2-05Direcciòn de E 46 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 23-11-04 3-12-04

En condiciones esperadasEn condiciòn de revisiòn y correcciónEn espera de recepciòn del movimientoEn condiciones esperadasEn condiciòn de revisiòn y correcciónEn espera de recepciòn del movimiento

CUADRO DEMOSTRATIVO DE LA FECHA DE RECEPCION DE LAS RENDICIONESDE CUENTAS DE LAS FACULTADES Y DEPENDENCIAS CORRESPONDIENTES A

LOS INGRESOS ORDINARIOS DEL AÑO 2.004

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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Anexos PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Presentación de los Estados Financieros


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UUNNIIDDAADD:: División de Contabilidad AASSUUNNTTOO:: Anexos PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Auxiliares Contables


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YY FFIINNAANNZZAASS

DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PROPIOS

CCAAPP:: 88

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios

AASSUUNNTTOO:: Normas Generales

PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


PAGINA DE: FECHA:

Archivo: 7 MANUAL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PR


YY FFIINNAANNZZAASS

Normas Generales 1. Se consideran actividades generadoras de Ingresos Propios, aquellas realizadas por

las Facultades y Dependencias Centrales, mediante la venta de productos o

prestación de servicios a terceros y haya sido aprobada por el Consejo de Facultad o

por el Consejo Universitario respectivamente.

2. Todo Presupuesto por una actividad generadora de Ingresos Propios por servicios a

terceros, debe ser aprobado por el Consejo de Facultad y en el caso de las

Dependencias Centrales por el Consejo Universitario.

3. La Facultad o Dependencia responsable de una actividad generadora de ingresos

propios por servicios a terceros, deberá determinar el monto real del excedente neto,

una vez realizada y terminada la actividad.

4. Los costos que genera una actividad de Ingresos Propios por servicios a terceros son

Directos e Indirectos. Son costos directos provenientes de fuente ordinaria o de la

misma actividad, todos los recursos físicos, humanos y financieros normales y

necesarios que se utilizan con la finalidad de elaborar y vender un producto o prestar

un servicio, sin cuya intervención la actividad no podría ser realizada. Son costos

indirectos provenientes de fuente ordinaria o de la misma actividad, todos aquellos

recursos físicos, humanos y financieros que complementa o contribuyen a la venta del

productos o a la prestación del servicio, incluyendo aquellos que se causen de manera

imprevista o continente. La suma de los costos directos e indirectos conforman el

costo total de la actividad.

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PPAAGG.. 2/2








PAGINA DE: FECHA:



YY FFIINNAANNZZAASS

5. Es competencia del Departamento de Actividades Comerciales conjuntamente con la

Dirección de Administración y Finanzas:

• Supervisar los aspectos administrativos de las actividades comerciales

• Supervisar la actividad comercial

• Seleccionar a los concesionarios de acuerdo a los procedimientos

establecidos

• Asistir y asesorar a los concesionarios que prestan servicios en la

Universidad a fin de garantizar un adecuado funcionamiento de las

actividades que desarrollan.

• Fiscalizar y supervisar la recaudación de los pagos de los

concesionarios, a fin de llevar el control de ingresos y de aplicar las

sanciones correspondientes.

• Supervisar que los concesionarios sólo ofrezcan productos autorizados

por la Universidad.

• Aplicar sanciones en caso de incumplimiento del Reglamento

6. El canon a cancelar a la Universidad según la modalidad contractual, será establecido

por el Vicerrectorado Administrativo, previo estudio de la actividad a explotar,

ubicación y área de ocupación en metros cuadrados. Este canon podrá establecerse

en Unidades Tributarias.

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PPAAGG.. 1/1





AASSUUNNTTOO:: Base Legal



PAGINA DE: FECHA:



YY FFIINNAANNZZAASS

1. Reglamento de los Ingresos

Propios de la Universidad Central

de Venezuela generados por la

Prestación de Servicios a Terceros

2. Normas para la regulación de las

Actividades Comerciales de la


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PPAAGG.. 1/2






AASSUUNNTTOO:: Procedimiento

PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Análisis de los Ingresos Propios (Presupuestado y Contabilizado)


PAGINA DE: FECHA:


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema General del Proceso Esquema General del Proceso

Dpto. Actividades Comerciales e Ingresos Propios

Dirección de Administración y Finanzas Facultades y Dependencias

Genera información de los

ingresos Propios por Servicios a Terceros

Emite indicadores de gestión, presupuestada y contabilizada Analiza y toma decisiones

Normas especificas. Normas especificas.

1. Debe recibir de la Dirección de Planificación y Presupuesto, el Presupuesto anual por

Facultades y Dependencias de los Ingresos Propios.

1. Debe recibir de la Dirección de Planificación y Presupuesto, el Presupuesto anual por

Facultades y Dependencias de los Ingresos Propios.

2. Mensualmente debe recibir de las Facultades y Dependencias Centrales la información

generada por los Ingresos Propios.

2. Mensualmente debe recibir de las Facultades y Dependencias Centrales la información

generada por los Ingresos Propios.

3. Debe emitirse un Informe del análisis de los indicadores de gestión arrojados en las

gestiones de las Facultades y Dependencias Centrales. 3. Debe emitirse un Informe del análisis de los indicadores de gestión arrojados en las

gestiones de las Facultades y Dependencias Centrales.

Descripción del procedimiento Descripción del procedimiento Administrador Jefe / Economista Administrador Jefe / Economista


Dependencias a través de la DPP y

de La Div. De contabilidad Central la

información de los Ingresos Propios

Presupuestado y Contabilizado a

través de un medio magnético.


Dependencias a través de la DPP y

de La Div. De contabilidad Central la

información de los Ingresos Propios

Presupuestado y Contabilizado a

través de un medio magnético.

2. Incorpora la información de los

Ingresos Propios en el archivo de

Excel destinado para determinar los

indicadores de gestión.

2. Incorpora la información de los

Ingresos Propios en el archivo de

Excel destinado para determinar los

indicadores de gestión.

3. Emite los siguientes cuadros y

gráficos comparativos:

3. Emite los siguientes cuadros y

gráficos comparativos:

• Resumen de Ingresos

Presupuestados y

Contabilizados por

Dependencias

• Resumen de Ingresos

Presupuestados y

Contabilizados por

Dependencias

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PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Análisis de los Ingresos Propios (Presupuestado y Contabilizado)


PAGINA DE: FECHA:


YY FFIINNAANNZZAASS

• Ingresos Propios

Presupuestados por

Dependencias (gráfica)

• Ingresos Propios Contabilizados

por Dependencias (gráfica)

• Ingresos Propios

Presupuestados y

Contabilizados (gráfica)

4. Elabora informe de los indicadores

de gestión de acuerdo a la

información obtenida.

5. Remite a la Dirección de

Administración y Finanzas el Informe,

las graficas y los cuadros

comparativos conjuntamente con un

Oficio.

6. Archiva copia de los documentos

remitidos a la Dirección de


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PPAAGG.. 1/1







PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Análisis de la Recuperación de los Costos Indirectos


PAGINA DE: FECHA:


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema del proceso

Dpto. iales Actividades Comerce Ingresos Propios

Dirección de Administración y Finanzas Facultades y Dependencias

Genera información de los proyectos y actividades

Determina reintegro de los costos indirectos y la distribución del excedente

Analiza y toma decisiones

Normas especificas

1. Semestralmente deberá informarse a la Dirección de Administración y Finanzas el

reintegro de los costos indirectos y la distribución del excedente

Descripción del procedimiento Administrador Jefe / Economista

1. Recibe información de los

proyectos y actividades

ejecutadas, presupuestadas y

liquidadas de las Facultades y

Dependencias.

2. Analiza la información para

determinar el reintegro de los

costos indirectos y la distribución

del excedente.

3. Emite un informe de gestión.

4. Remite a la Dirección el Informe

anexo a un Oficio.

5. Archiva los documentos

remitidos a la Dirección de


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PPAAGG.. 1/1





UUNNIIDDAADD:: DDeeppaarrttaammento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios


PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Seguimiento a los pagos de cánones de arrendamiento


PAGINA DE: FECHA:


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema del proceso

Dpto. Actividades Comerciales e Ingresos Propios

Dirección de Administración y Finanzas División de Tesorería y

COPRED

Genera información de los cánones cancelados y de los Nuevos contratos

Determina que Proveedor esta incumpliendo con los pagos e Ingresos e incorpora al sistema los nuevos concesionarios

Emite sanción al Proveedor en caso de incumplimiento

Normas Especificas 1. Mensualmente deberá informarse a la Dirección de Administración y Finanzas la

situación de la cartera de pagos de arrendamiento de los Proveedores de bienes y

servicios de la Universidad

Descripción del procedimiento Administrador Jefe / Economista

1. Recibe de la Dirección de

Tesorería relación de pagos

efectuados por los Proveedores

que tengan concesión comercial

con la Universidad Central de

Venezuela.

2. Realiza seguimiento a fin de

determinar que Proveedores

están incumpliendo con los pagos

de cánones establecidos en el

documento de arrendamiento.

3. Emite informe de la situación de

la cartera de arrendamiento.

4. Entrega informe de la situación

de la cartera de arrendamiento a


Finanzas a fin de que se realice

las sanciones al Proveedor de

acuerdo a lo establecido en el

contrato.

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ÓÓNN FFEECCHHAA AAbbrriill 22000055

MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS VVEERRSSII

00 UUNNIIDDAADD:: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTT OO :: Cuadros y gráficos de Ingresos Propios AASSUUNNTTOO:: Anexos


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DDIIRREEAADDMMIINN

YY FFII

CCCCIIÓÓNN DDEE IISSTTRRAACCIIÓÓNN NNAANNZZAASS

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MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY DDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS VVEERRSSIIÓÓNN

00 FFEECCHHAA

AAbbrriill 22000055 UUNNIIDDAADD:: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Cuadros y gráficos de Ingresos Propios AASSUUNNTTOO:: Anexos


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YY FFIINNAANNZZAASS

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CONPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios





YY FFIINNAANNZZAASS

Normas Generales 1. Cumplir con la normativa prevista en la Ley de Licitaciones.

2. Debe mantener información actualizada de Proveedores de la Universidad.

3. Debe supervisar y realizar seguimiento a todas las Unidades de Compras de Bienes

y Servicios que operan en cada Dependencia o Facultad de la Universidad.

4. Debe asesorar a las Facultades y Dependencias en cuanto a Contratos y

Licitaciones a realizar.

5. Debe realizar la programación de las licitaciones de la Dirección de Administración y

Finanzas

6. Debe compilar, revisar y enviar toda la información de la programación y ejecución

de compras de todas las Facultades y Dependencias al Registro Nacional de

Compras del Estado.

7. Garantizar el cumplimiento de las normas de control interno.

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Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC

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AASSUUNNTTOO:: Base Legal




YY FFIINNAANNZZAASS

1. Constitución de la República

Bolivariana de Venezuela

2. Reglamento Interno del Servicio

Nacional de Contrataciones

3. Ley Orgánica de la Administración

Pública

4. Ley Orgánica de los procedimientos

administrativos

5. Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República del

Sistema Nacional de Control Fiscal

6. Ley de Licitaciones , Gaceta Oficial

N° 5.556 de 13 de noviembre de

2001

7. Ley de Simplificación de Trámites

Administrativos.

8. Ley del Estatuto de la Función

Pública

9. Decreto 1982, medidas temporales

para la promoción y Desarrollo de

la Pequeña y Mediana Industria y

Cooperativas, Productoras de

Bienes y Prestadoras de Servicios

que estén ubicadas en el país.

10. Decreto 2371, Reglamento parcial

para la Adjudicación Directa

11. Condiciones generales de

contratación para la ejecución de

obras Gaceta Oficial Extraordinaria

número 5.096 del 16 septiembre

del 1996.

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PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios


YY FFIINNAANNZZAASS

Esquema General del Proceso Dpto. de

Compras

Emite solicitud Autoriza la solicitud

Determina proveedor

Dirección de

Administración Dependencias de la

Dirección de Adm. A

A s

Contacta al proveedor seleccionado

Realiza pago al proveedor seleccionado

Normas específicas

1. Que se hayan previsto las garantías necesarias y suficientes para

las obligaciones que ha de asumir el contratista.

2. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones e

otras Leyes.

3. Para toda compra debe existir una orden de pedido.

4. Debe existir orden de pedido

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Director de dministración

Autoriza Proveedor y

pago

Dpto. de Compras


APROBADO POR

responder por

stablecidas por

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YY FFIINNAANNZZAASS

5. Se debe solicitar los presupuestos y las condiciones de las garantías de acuerdo a

lo establecido en la circular numero 6 de fecha 11 de febrero de 2004 emitida por

el Consejo Universitario

Procedimiento General

1. La unidad solicitante elabora la requisición para su aprobación a la

Dirección de administración y Finanzas, luego la misma la envía a la

Unidad de Servicios Administrativos para la conformación de la

disponibilidad presupuestaria.

2. La Unidad de Servicios Administrativos codifica y conforma la requisición y

la envía al Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios.

3. El Departamento de Control de Compras de Bienes y Servicios cotiza

según descripción del bien o servicio solicitado en la orden de requisición y

la envía a la Dirección de Administración y Finanzas para su aprobación.

4. Una vez aprobada la cotización emite la orden de compra correspondiente

al proveedor seleccionado.

5. La unidad solicitante recibe el bien o servicio por medio de nota de entrega

la cual debe enviarse al Departamento de Control de Compras de Bienes y

Servicios.

6. El Departamento de Compras envía a la Unidad de Servicios

Administrativos la orden de compra con todos los recaudos para la emisión del

cheque; éste se realizará según el cronograma de pagos de dicha unidad.

PAGINA DE: FECHA:


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YY FFIINNAANNZZAASS


SECRETARIA

1. Recibe de la Unidad de servicios

administrativos la requisición

codificada con la disponibilidad

presupuestaria

2. Entrega la documentación al Jefe

de compras

JEFE DE COMPRAS

3. Revisa la requisición y la entrega

al asistente administrativo.

4. Entrega al Asistente

Administrativo / Cargo Asignado el

Oficio y la “Orden de Requisición”.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO / CARGO ASIGNADO

5. Recibe la “Orden de Requisición y

el Oficio.

6. Revisa el listado de Proveedores y

proceda realizar la cotización.

7. Remite vía fax el formulario

“Solicitud de Cotización” a fin de

solicitar cotizaciones a los

Proveedores

8. Recibe vía fax las cotizaciones o

presupuesto de los Proveedores.

9. Emite “Análisis de Cotizaciones” de

acuerdo a los presupuestos

recibidos.

JEFE DE COMPRAS

10. Revisa el “Análisis de

Cotizaciones” y autoriza la emisión

de la orden de compra

correspondiente.

PAGINA DE: FECHA:


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YY FFIINNAANNZZAASS


11. Elabora “Orden de Compra”

(original y dos copias) al Proveedor

seleccionado.

12. Entrega a la Secretaria para que

gestione el envío de la

documentación a la Dirección de



13. Recibe y revisa la documentación

y coloca su firma autógrafa en

señal de aprobación en la “Orden

de Compra”.

14. Devuelve la documentación al

Jefe de Compras.

JEFE DE COMPRAS

15. Recibe “Orden de Compra” con la

autorización de la Dirección.

16. Contacta al Proveedor para

informarle que el Presupuesto fue

aprobado.


17. Remite al Proveedor “Orden de

Compra” a través del Fax.

18. Envía Al Departamento de

Servicios Administrativos la “Orden

de Compras” después que la

empresa despache el bien o

servicio en la unidad solicitante.

19. Archiva toda la documentación

generada.

PAGINA DE: FECHA:


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PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Licitación

PAGINA SUSTITUIDA:

YY FFIINNAANNZZAASS

LICITACIÓN GENERAL Esquema General del Proceso

Recibe la solicitud del servicio / Bien

Realiza solicitud del

servicio / bien

Dirección de

Información de Prensa

Recibe sobres de las contratistas

Comisión de

Licitación

Prepara informe

sobre las ofertas y

garantías de las

contratistas

Dpto. De

Compras

Elabora Acta del acto público de recepción de sobres

U o

Otorga o niega la buena pro a

la empresa recomendada

por la comisión

Normas específicas: 1. Las áreas interesadas en que se rea

todos los pliegos de licitación estable

2. Todo contratista a licitar deberá

Contratistas del Sistema Nacional de

en la página web www.snc.gov.ve.

PAGINA DE: FECHA:

Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

Comisión de Licitación

Revisa los

pliegos y elabora

aviso de prensa

Elabora Acta de la reunión para considerar apertura de licitación

Gestiona publicación en prensa

Comisión de
Sub Comisión Económica
y Financiera

Prepara informe sobre

La documentación

legal financiera

Elabora acta de apertura de ofertas y garantías

Licitación Acto de

apertura de ofertas y garantías

Dpto. de

Compras

Sub Comisión Técnica

Dpto. deCompras

ELABORADO POR

Recibe documentos

finales

lice algún proceso de licit

cidos por la ley.

estar registrado en el

Contrataciones, por lo

COMPRAS DE BIENES Y SERVIC

Dpto. de Compras

Dpto. de Compras

APR

Envía a la Dirección deAsesoría Jurídica la

documentación para queproceda a elaborar el

contrato

ación deberán pr

Registro Nacio

que se deberá co

Dpto. de Compras

Unidad Emisora

Consejo niversitari

OBADO POR

esentar

nal de

nsultar

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YY FFIINNAANNZZAASS

3. Debe elaborase un cronograma de actividades sobre el proceso de licitación a

efectuarse.

4. Debe solicitarse a la Dirección de Información de Prensa que realice las gestiones

necesarias para publicar el aviso de prensa establecido por la Comisión de Licitación.

5. Toda documentación legal financiera y ofertas recibidas por las empresas contratistas

deberá ser evaluada por la Sub-comisión Técnica y la sub-comisión Económica y

Financiera.

6. Toda reunión realizada por la Comisión Técnica deberá tener un acta de los puntos

acordados y discutidos.

7. Todas las empresas contratistas que licitaron deben ser notificadas sobre la resolución

tomada por el Consejo Universitario.


DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

1. Recibe de la Facultad / Dependencia / Dirección de Administración (Unidades

Emisoras) un Oficio para solicitar el proceso de licitación, anexando la disponibilidad

presupuestaria emitida por la Dirección de Presupuesto y los pliegos de licitación que

estipula la ley.

2. Elabora cronograma de licitación indicando las actividades y las fechas de inicio y

terminación que contemplan cada una de ellas.

PAGINA DE: FECHA:


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YY FFIINNAANNZZAASS

3. Remite cronograma a los miembros de la Comisión de Licitación.

4. Prepara y coordina reunión con las personas miembros de la Comisión de Licitación

a fin de revisar, analizar los pliegos de licitación y de diseñar el contenido del aviso de

prensa para invitar a las empresas al proceso de licitación.

5. Elabora acta de la reunión efectuada.

6. Remite a la Dirección de Información de Prensa la solicitud de publicación del Aviso

en prensa definido por la Comisión de Licitación. En ella se establecen los días y lugar

para la entrega de los sobres, el nombre de la persona contacto y la metodología que

se aplicará para realizar las aclaratorias o dudas que tengan las empresas sobre los

pliegos de licitación.

7. Prepara y coordina reunión con los miembros de la Comisión de Licitación a fin de

recibir los sobres de las empresas interesadas en participar en el proceso.

8. Asiste a la reunión de la Comisión Técnica de acuerdo a lo establecido en el

cronograma y realiza las siguientes actividades conjuntamente con los miembros de la

comisión:

8.1. Colabora en recibir el sobre N°. 1 “Técnico y Económico Financiero” y el sobre

N°. 2 “Ofertas y Garantías” por parte de las empresas contratistas interesadas en

participar en el proceso de licitación.

8.2. Ayuda a abrir el sobre N°. 1 “Técnico y Económico Financiero” para identificar si

contiene todos los documentos requeridos.

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YY FFIINNAANNZZAASS

8.3. Entrega el sobre N° 1 “Técnico y Económico-Financiero” a los miembros de la

Subcomisión Legal y Financiera para que evalúe y determine cuáles empresas

se ajustan a los requerimientos del pliego de licitación y el sobre N° 2 “Ofertas y

Garantías” al Director de Administración para su debida custodia.

9. Elabora acta de la reunión realizada y solicita a los miembros de la Comisión de

Licitación que estuvieron presentes que firmen dicha acta.

10. Distribuye el acta de la reunión a todos los miembros de la Comisión de Licitación.

11. Recibe de la Subcomisión Legal y Financiera los informes correspondientes al análisis

efectuado a los pliegos de licitación a fin de indicar cuáles son las empresas que

continuarán con el proceso de licitación.


revisar y analizar las ofertas de las empresas que licitaron.

13. Asiste a la reunión de la Comisión Técnica para la apertura del sobre N°. 2 “Ofertas y

Garantías” a fin de leer el presupuesto presentado por cada contratista.

14. Entrega el sobre a la subcomisión Técnica para que evalúe las ofertas y garantías

para determinar las empresas más acorde a las necesidades de la Institución

15. Elabora acta de la reunión realizada y solicita la firma de los miembros de la

Comisión de Licitación que estuvieron presente.

16. Distribuye el acta a los miembros de la Comisión de Licitación

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YY FFIINNAANNZZAASS


analizar los informes emitidos por las subcomisiones y proponer la empresa

contratista.

18. Elabora el acta para que el Comité de Licitación presente ante el Consejo

Universitario la propuesta de la empresa contratista recomendada.

19. Recibe del Consejo Universitario fotocopia del acta sobre la decisión tomada sobre el

proceso de licitación.

20. Elabora notificación a todas las empresas contratistas que participaron en el proceso

de licitación, informando cual fue la decisión tomada por el Consejo Universitario.

21. Gestiona con el Mensajero la entrega de la notificación a las empresas contratistas, y

a los miembros de la Comisión de Licitación.

22. Recibe de la empresa contratista ganadora la documentación requerida para elaborar

el contrato.

23. Remite a Asesoría Jurídica los documentos recibidos para que elaboren el contrato.

24. Verifica en el Sistema Nacional de Registro de Contratistas que los participantes a

licitar estén inscritos en este organismo.

25. Apertura un expediente con los documentos recibidos.

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YY FFIINNAANNZZAASS

LICITACIÓN SELECTIVA Esquema General del Proceso

Revisa los pliegos de licitación

Revisa los pliegos

y elabora el

cronograma de

reuniones

Elabora Acta de la reunión para al apertura de licitación

Unidad Emisora


servicio / bien

Comisión de

Licitación Dpto. de

Compras Dpto. de

Compras

Dpto. de

Compras Consejo

Universitario Dpto. de

Compras

Normas específicas: 1. Las áreas interesadas en que se realice algún proceso de licitación deberán

todos los pliegos de licitación establecidos por la ley.

2. Todo contratista a licitar deberá estar registrado en el Sistema Nacional de R

Contratista.

3. Debe elaborase un cronograma de actividades sobre el proceso de l

efectuarse.

4. Toda oferta recibida por las empresas contratistas deberá ser evaluada

comisión Técnica y la sub comisión Económica y Financiera.

Elabora Acta de la reunión para considerar informe

Otorga o niega buena pro a la empresa recomendada por la comisión de licitaciones

Recibe documentos finales

Analiza informes de las sub comisiones

Comisión de

Licitación

PAGINA DE: FECHA:


Sub comisión Técnica /Sub comisión Económica y

Financiera

APROBADO POR

Prepara informe sobre

documentación legal

financiera y ofertas

presentar

egistro de

icitación a

por la Sub

Asesoría

Jurídica

Elabora contrato con la contratista

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YY FFIINNAANNZZAASS

5. Toda reunión realizada por la Comisión Técnica deberá tener un acta de los puntos


6. Todas las empresas contratista que licitaron deben ser notificadas sobre la resolución

tomada por el Consejo Universitario



1. Recibe de la Facultad / Dependencia / Dirección de Administración (Unidades

Emisoras) un Oficio para solicitar el proceso de licitación anexo a la disponibilidad

presupuestaria emitida por la Dirección de Presupuesto y de los pliegos de licitación

que estipula la ley.

2. Verifica en la página web www.snc.gov.ve del Sistema Nacional de Contrataciones

que los participantes a licitar estén inscritos en el Registro Nacional de Contratistas.

3. Apertura un expediente con los documentos recibidos.

4. Elabora cronograma de licitación indicando las actividades y las fechas de inicio y

terminación que contemplan cada una de ellas.

5. Remite cronograma a los miembros de la Comisión de Licitación.

6. Elabora invitación a las empresas contratistas a participar en el proceso de licitación.

7. Gestiona con el Mensajero que entregue las invitaciones a las empresas contratistas.

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YY FFIINNAANNZZAASS

8. Prepara y coordina reunión con las personas miembros de la Comisión de Licitación

a fin de revisar y analizar los pliegos de licitación

9. Asiste a la reunión de la Comisión Técnica de acuerdo a lo establecido en el

cronograma y realiza las siguientes actividades conjuntamente con los miembros de la

comisión:

9.1. Colabora en recibir el sobre N°. 1 “Técnico y Económico Financiero” y el

sobre N°. 2 de las Ofertas y Garantías por parte de las empresas contratistas

interesadas en participar en el proceso de licitación.

9.2. Ayuda a abrir los sobres para identificar si contiene todos los documentos

requeridos y a leer las ofertas presentadas.

10. Elabora acta de la reunión realizada y solicita a los miembros de la Comisión de

Licitación que estuvieron presentes que firmen dicha acta.

11. Distribuye el acta de la reunión a todos los miembros de la Comisión de Licitación.

12. Recibe de la Subcomisión Técnica y de la Subcomisión Legal y Financiera los

informes correspondiente al análisis efectuado a los pliegos de licitación y a las

garantías que ofrece cada empresa participante en el proceso de licitación.


revisar y analizar los informes efectuados por la Subcomisión Técnica y de la

Subcomisión Legal y Financiera.

14. Asiste a la reunión de la Comisión Técnica.

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YY FFIINNAANNZZAASS

15. Elabora acta de acuerdo a las decisiones tomadas por la Comisión de Licitación.

16. Distribuye a los miembros de la Comisión de Licitación el acta para que éstos lo

discutan en el Consejo Universitario y se apruebe la empresa contratista que ejecutará

el servicio o bien.

17. Recibe del Consejo Universitario fotocopia del acta sobre la decisión tomada sobre el

proceso de licitación.

18. Elabora notificación a todas las empresas contratistas que participaron en el proceso

de licitación informando cual fue la decisión tomada por el Consejo Universitario.

19. Gestiona con el Mensajero la entrega de la notificación a las empresas contratistas, y

a los miembros de la Comisión de Licitación.

20. Recibe de la empresa contratista ganadora la documentación requerida para elaborar

el contrato.

21. Remite a Asesoría Jurídica los documentos recibidos para que elaboren el contrato.

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YY FFIINNAANNZZAASS

LICITACIÒN ADJUDICACIÓN DIRECTA: Esquema General del Proceso

Dpto. de

Compras

Sub Comisión

técnica s

Normas específicas: 1.- Las áreas interesadas en que se realice algún proceso de licitación deberá

la solicitud ante la comisión de licitaciones.

2.- Todo contratista a licitar deberá estar registrado en el Sistema Nacional de

Contratista.

3.- Debe elaborase un cronograma de actividades sobre el proceso de

efectuarse.

Recibe las cotizaciones presentadas por la empresas

Revisa y estudia

las cotizaciones y

escoge la mejor

oferta

Considera informe técnico presentado por la sub. Comision

Comisión de

licitaciones Unidad Emisora


servicio / bien

Consejo

Universitario

Asesoría

Jurídica

Dpto. de

Compras

Otorga o niega buena pro a la empresa recomendada por la comisión de licitaciones

Recibe documentos finales

Elabora contrato con la contratista

PAGINA DE: FECHA:


Dpto de compra

APROBADO POR

n presentar

Registro de

licitación a

Elabora acta de

recomendación de buena

pro

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PPAAGG.. 11/12









YY FFIINNAANNZZAASS

4.- Toda oferta recibida por las empresas contratistas deberá ser evaluada por la Sub

comisión Técnica.

5.- Toda reunión realizada por la Comisión Técnica deberá tener un acta de los puntos


6.- La empresa a la cual se le otorgue la buena pro deberá ser notificada sobre la

resolución tomada por el Consejo Universitario.



1.- Recibe de la Facultad / Dependencia

/ Dirección de Administración (Unidades

Emisoras) un Oficio para solicitar el

proceso de licitación anexo a la

disponibilidad presupuestaria emitida por

la Dirección de Presupuesto.

2.- Solicita las cotizaciones para ser

evaluadas.

3.- Verifica Si las empresas a las cuales

se le solicitaron las cotizaciones están

inscritas en el sistema Nacional de

Contrataciones del Estado.

4.- Elabora cronograma de licitación indicando las actividades y las fechas de

inicio y terminación que contemplan cada

una de ellas.

5.- Remite cronograma a los miembros

de la Comisión de Licitación.

6.- Prepara y coordina reunión con las

personas miembros de la Comisión de

Licitación a fin de revisar y analizar los

pliegos de licitación

7.- Elabora acta de la reunión realizada

y solicita a los miembros de la Comisión

de Licitación que estuvieron presentes

que firmen dicha acta.

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 99

SSEECC:: 99..33..22..

PPAAGG.. 12/12









YY FFIINNAANNZZAASS

8.- Distribuye el acta de la reunión a

todos los miembros de la Comisión de

Licitación.

14.- Elabora notificación a la empresa

contratista que participó en el proceso de

adjudicación directa informando cual fue

la decisión tomada por el Consejo

Universitario.

9.- Recibe de la Subcomisión Técnica

informe de las ofertas evaluadas.

15.- Recibe de la empresa contratista

ganadora la documentación requerida

para elaborar el contrato.

10.- Prepara y coordina reunión con los

miembros de la Comisión de Licitación a

fin de considerar el informe técnico

presentado por la sub. comisión técnica.

16.- Remite a Asesoría Jurídica los

documentos recibidos para que elaboren

el contrato.

11.- Elabora acta de acuerdo a las

decisiones tomadas por la Comisión de

Licitación.

12.- Distribuye a los miembros de la

Comisión de Licitación el acta para que

estos lo discutan en el Consejo

Universitario y se apruebe la empresa

contratista que ejecutará el servicio o

bien.

13.- Recibe del Consejo Universitario

fotocopia del acta sobre la decisión

tomada sobre el proceso de

adjudicación.

PAGINA DE: FECHA:


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PPAAGG.. 1/2






AASSUUNNTTOO:: Formularios e Instructivos

FFOORRMMUULLAARRIIOO:: RREEQQUUIISSIICCIIÒÒNN


YY FFIINNAANNZZAASS

PAGINA DE: FECHA:


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FFOORRMMUULLAARRIIOO:: RREEQQUUIISSIICCIIÒÒNN


YY FFIINNAANNZZAASS


CÓDIGO: Sin código OBJETIVO: Registrar la solicitudes de bienes que requiere las dependencias de la Dirección.

PREPARACIÓN Original: Compras


DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO: Sólo para ser llenado por la Unidad Solicitante

1. NÚMERO: Indique el número correlativo por la Dependencia solicitante

2. FECHA: Día, mes y año en la cual se elabora el formulario.

DATOS DEL PEDIDO 3. UNIDAD DE MEDIDA: Forma de presentación blocks, hojas sueltas, paquetes,

piezas, etc)

4. CANTIDAD: número de unidades requeridas

5. DESCRIPCIÓN: Describa el insumo o bien a solicitar

6. UNIDAD SOLICITANTE. Nombre y apellido y firma autógrafa de quien realiza la solicitud

Sólo para ser llenado por Compras

7. FONDO, UNIDAD EJECUTORA, PROGRAMA Y CUENTA DE GASTOS: Códigos correspondientes según Presupuesto

PAGINA DE: FECHA:


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FFOORRMMUULLAARRIIOO:: Orden de Compra


PAGINA DE: FECHA:



YY FFIINNAANNZZAASS

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FFOORRMMUULLAARRIIOO:: Orden de Compra


YY FFIINNAANNZZAASS


CÓDIGO: Sin código

OBJETIVO: Realizar la solicitud de compra al Proveedor seleccionado de acuerdo al

análisis de cotizaciones.

PREPARACIÓN Original: Servicios Administrativos – movimiento contable


Triplicado: Proveedor


1. NÚMERO: Indique el número correlativo por la Dependencia solicitante

2. FECHA: Día, mes y años en la cual se elabora el formulario.

3. DATOS DEL PROVEEDOR: Nombre o Razón Social del Proveedor

4. CANTIDAD: número de unidades requeridas

5. DESCRIPCIÓN: Describa el insumo o bien a solicitar

6. CUENTA DE GASTOS: Código de correspondientes asignados según Presupuesto

7. PRECIO UNITARIO: precio del bien por unidad

8. TOTAL: monto en bolívares de multiplicar el precio unitario por la cantidad

9. SUB_TOTAL: sumatoria de todos los totales de bienes requeridos

10. IMPUESTO: monto en bolívares del impuesto por este concepto

11. TOTAL BS.: restar el monto subtotal menos el impuesto.

12. FONDO, UNIDAD EJECUTORA Y PROGRAMA: Códigos correspondientes según Presupuesto

13. FIRMAS AUTORIZADAS: firmas autógrafas del Jefe de Compras, el Director de Administración y Finanzas y del Administrador de la Unidad de Servicios Administrativos

PAGINA DE: FECHA:


DEPARTAMENTO DE SEGUROS

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Seguros AASSUUNNTTOO:: Normas generales PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::



YY FFIINNAANNZZAASS

Normas generales 1. Debe mantenerse actualizados los expedientes administrativos patrimoniales y de

personas.

2. Debe mantenerse actualizada la data correspondiente a la Flota de Vehículos

Asegurados, e informar puntualmente a la empresa aseguradora todas las

incorporaciones y desincorporaciones en esta materia.

3. Debe mantenerse actualizada la data correspondiente al personal asegurado en

Hospitalización Cirugía y Maternidad, e informar puntualmente a la empresa

aseguradora y/o a la Administradora de Salud todas las incorporaciones y

desincorporaciones.

4. Actualizar puntualmente la data correspondiente al Seguro de Vida.

5. Debe centralizarse todos los siniestros relativos a los seguros patrimoniales y de

personas.

6. Debe declararse dentro del lapso establecido por la empresa aseguradora, los

siniestros ocurridos.

7. Debe controlarse el status de los siniestros declarados ante la empresa

aseguradora y hacerle su oportuno seguimiento.

8. Debe solicitarse a la empresa aseguradora la devolución de primas no

consumidas.

9. Debe Informarse a la empresa aseguradora sobre las inclusiones o exclusiones

del personal asegurado, bajo la Póliza de Fidelidad.

PAGINA DE: FECHA:

Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - GENERAL Y AMBULATORIOS (1)

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YY FFIINNAANNZZAASS

10. Debe consignarse en la Dirección de Administración y Finanzas, los originales de

las Pólizas de Seguros, para su custodia.

11. Debe informarse al personal de la UCV, mediante circulares, a través de la

Dirección de Administración y Finanzas, sobre los procedimientos administrativos,

servicios, uso de claves de ingreso para la atención y prestación de servicios

médicos para Hospitalización, Cirugía y Maternidad, plazos de espera y horarios

de atención al público.

12. Debe controlarse y tramitarse los reembolsos por siniestros de Hospitalización

Cirugía y Maternidad.

13. Debe controlarse los siniestros de los Planes Básico y Exceso de Hospitalización,

Cirugía y Maternidad.

14. Debe verificarse que los reembolsos por siniestros de Hospitalización, Cirugía y

Maternidad, y los siniestros por Gastos Médicos Ambulatorios aprobados por la

Comisión Mixta de Seguros, se corresponden con los pagados por la División de

Nómina.

15. Debe elaborarse disquete con las retenciones correspondientes a los familiares en

exceso y enviarlo para su procesamiento a la División de Nómina.

16. Debe asistir a las reuniones que efectúe la Comisión Mixta de Seguros, quien

aprueba los Gastos Médicos Ambulatorios, los reembolsos por siniestros por

Hospitalización Cirugía y Maternidad y Seguro de Vida.

17. Debe asesorar a APUFAT en materia de seguros.

PAGINA DE: FECHA:


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YY FFIINNAANNZZAASS

18. Debe presentar trimestralmente Informe de Gestión, ante la Dirección de

Administración y Finanzas y en la Comisión Central de Seguros.

PAGINA DE: FECHA:


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PPAAGG.. 11//11





UUNNIIDDAADD:: Departamento de Seguros AASSUUNNTTOO:: Base Legal PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


YY FFIINNAANNZZAASS

Base Legal 1. Contrato Colectivo de Trabajo

suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato Nacional Asociación de Profesionales Universitarios en Funciones Administrativas y Técnicas (APUFAT).


suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato Único de Trabajadores Universitarios de Maracay.

3. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato de Obreros de las Facultades de Ciencias Veterinarias, Ingeniería, Agronomía y OBE Núcleo Maracay.

4. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato de Trabajadores del Comedor Estudiantil.

5. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato de Único de Trabajadores Universitarios de Caracas.

6. Acuerdo entre la Universidad Central de Venezuela y la Asociación de Empleados

Administrativos, Técnicos y de Servicio (AEA).

8. Normativas Laborales entre los Sindicatos de Trabajadores de la Universidad Central de Venezuela y la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU).

9. Normativas de la Comisión Central de Seguros y de la Comisión Mixta de Seguros.

10. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato de Obreros de las Facultades de Ciencias Veterinarias, Ingeniería, Agronomía y OBE Núcleo Maracay.

11. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato de Trabajadores del Comedor Estudiantil.

12. Contrato Colectivo de Trabajo suscrito entre la Universidad Central de Venezuela y el Sindicato de Único de Trabajadores Universitarios de Caracas.

13. Acuerdo entre la Universidad Central de Venezuela y la Asociación de Empleados Administrativos, Técnicos y de Servicio (AEA).

PAGINA DE: FECHA:


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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Seguros AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Gastos Médicos Ambulatorios


YY FFIINNAANNZZAASS

Normas especificas 1. Se reconoce como Gastos Médicos Ambulatorios, toda erogación efectuada por este

concepto hasta un máximo de Bs. 250.000,00 por año, tanto del titular como de cada

miembro de su grupo familiar, debidamente inscrito en el Plan de Hospitalización,

Cirugía y Maternidad. En lo concerniente a los honorarios médicos por consultas, sólo

serán reconocidos los mismos, si la especialidad médica a consultar no la prestare el

Servicio Médico de esta Institución; o si la necesidad de acudir a consulta ocurriera

fuera del horario que presta dicho Servicio Médico.

2. Para efectos de la liquidación de los siniestros ambulatorios, el Asegurado Titular y/o

familiares asegurados deben tramitar ante el Departamento de Seguros, dentro de los

treinta (30) días continuos a la fecha de ocurrencia del evento, para el Área

Metropolitana de Caracas y cuarenta y cinco (45) días para el interior del país y

consignar los documentos siguientes:

• Cédula de Identidad del Asegurado Titular (2 copias).

• Cédula de Identidad del familiar asegurado (2 copias).

• Informe Médico detallado (original y 2 copias).

• Récipes Médicos (original y 2 copias).

• Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente

canceladas (original y 2 copias).

• Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (original y 2 copias),

con su correspondiente Ticket de Caja.

• Exámenes (originales y 2 copias).

• Placas, si las hubiere.

• Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias).

• Algún otro documento emitido por la Clínica o Centro Hospitalario (original y 2

copias).

PAGINA DE: FECHA:


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PPAAGG.. 22//44







YY FFIINNAANNZZAASS

3. Los documentos no podrán presentarse con tachaduras, enmendaduras, borrones,

anotaciones manuales o cualquier otro artificio de corrección.

4. Las facturas deben ser emitidas a favor Asegurado Titular y/o familiares asegurados,

según sea el caso.

5. Las facturas deben cumplir con las normas dictadas por la Administración Tributaria,

en lo referente a la impresión y emisión, deben contener de manera impresa el

nombre, denominación o razón social del vendedor de bienes o prestador de servicios,

Número del Registro de Información Fiscal (RIF), Número de Identificación Tributaria

(NIT) y Número de Control.

Descripción del Procedimiento SECRETARIA - RECEPCIONISTA /

CARGO ASIGNADO 1. Recibe los documentos, revisa si

se ajustan a lo solicitado, en caso

de ser así, emite y firma:

• Constancia de Tramitación de

Gastos Médicos Ambulatorios

(original y copia).

En caso contrario, devuelve al

solicitante los documentos

informando las razones de tal

devolución.

2. Entrega al solicitante, copia de la

Planilla Constancia de

Tramitación de Gastos Médicos

Ambulatorios.

3. Entrega al Analista de Seguros

los documentos recibidos del

Solicitante.

ASISTENTE DE SEGUROS /

CARGO ASIGNADO

4. Recibe los documentos, verifica

en el Sistema la procedencia de

la solicitud.

5. Entrega al Jefe de Departamento

de Seguros, el Expediente

contentivo de los Siniestros a ser

Reembolsados.

PAGINA DE: FECHA:


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YY FFIINNAANNZZAASS

JEFE DEL DEPARTAMENTO /

CARGO ASIGNADO 6. Recibe, revisa, y aprueba el

Expediente contentivo de los

Siniestros a ser Reembolsados y

devuelve al Analista de Seguros.

ANALISTA DE SEGUROS /

CARGO ASIGNADO

7. Prepara:

• Listado de Casos a Liquidar

(original).

• Proyecto de Acta de la

Subcomisión Técnica de

Seguros (original).

8. Entrega al Jefe de Departamento

de Seguros, Expediente, Listado

y Proyecto de Acta.

JEFE DEL DEPARTAMENTO / CARGO ASIGNADO

9. Recibe y presenta a la

Subcomisión Técnica de Seguros.

SUBCOMISIÓN TÉCNICA DE

SEGUROS

10. Revisa y analiza el Expediente

contentivo de la liquidación, el

Listado de Casos, aprueba y

suscribe el Proyecto de Acta

(originales).

11. Presenta a la Comisión Mixta de

Seguros:

• Oficio de Remisión dirigido a la

Comisión Mixta de Seguros

AEA-UCV (original), contentivo

de:

• Listado de Casos (original).

• Acta de la Subcomisión Técnica

de Seguros (original).

• Proyecto de Acta de Casos

Gastos Médicos Ambulatorios

(original).

COMISIÓN MIXTA

DE SEGUROS 12. Recibe los documentos listados

en el paso 8, revisa y aprueba los

casos presentados y suscribe el

Acta de Casos de Gastos

Médicos Ambulatorios, devuelve

al Departamento de Seguros los

documentos listados en el paso 8.

PAGINA DE: FECHA:


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PPAAGG.. 44//44







YY FFIINNAANNZZAASS

CARGO ASIGNADO 18. Envía los documentos en original a


Finanzas.

ANALISTA DE SEGUROS / CARGO ASIGNADO

16. Recibe los documentos listados en el paso 8.

19. Envía a la División de Nómina:

17. Archiva los documentos del paso 8 en copias.

• Oficio emitido por la Dirección

de Planificación y Presupuesto

(copia). 18. Envía a la Dirección de Planificación y Presupuesto. • Listado de Casos (copia). • Listado de Casos (copia).

• Acta de la Comisión Mixta de

Seguros de Casos Gastos

Médicos Ambulatorios (copia).

• Acta de la Comisión Mixta de

Seguros de Casos Gastos

Médicos Ambulatorios (copia).

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS / DIVISIÓN DE NOMINA

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

20. Recibe y custodia, los

documentos en original relativos a

Gastos Médicos Ambulatorios.

16. Recibe los documentos del paso

anterior.

17. Procede al Control Presupuestario

y emite Oficio dirigido al

Departamento de Seguros, sobre la

procedencia de los montos a

liquidar por concepto de Gastos

Médicos Ambulatorios y envía.

ANALISTA DE SEGUROS /

21. Procede a los abonos en cuenta

PAGINA DE: FECHA:


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PPAAGG.. 11//22





UUNNIIDDAADD:: Departamento de Seguros AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Transferencias de Cláusulas de HCM Docente, Profesional, Administrativo y Obrero

YY FFIINNAANNZZAASS

Normas especificas 1. Se reconoce como Transferencias de Cláusulas de HCM, a los aportes trimestrales

que la Dirección de Administración y Finanzas debe asignar a cada uno de los entes

encargados de la administración del HCM según sea el tipo de nominas, es decir

Docente (IPP), Profesional (APUFAT), Administrativo (Departamento de Seguros) y

Obrero (Departamento de Seguros). Los aportes deberán ser elaborados en función

de las asignaciones presupuestarias que la Dirección de Planificación y Presupuesto

determine para este fin.

2. Las solicitudes de cheque deberán ser elaboradas en el Departamento de Seguros los

cinco primeros días de cada trimestre, y deberán ser conformadas por el Jefe del

Departamento de Seguros y por la Directora de Administración y Finanzas.

3. Las solicitudes de cheque no podrán presentarse con tachaduras, enmendaduras,

borrones, anotaciones manuales o cualquier otro artificio de corrección.

4. El concepto de la solicitud debe aclarar que es una transferencia, la cláusula a la cual

se refiere, y el tipo de nómina que se está elaborando. Asimismo, se deberá colocar

en detalle, la imputación presupuestaria que se esté afectando.

CCAAPP:: 1100

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PPAAGG.. 22//22





UUNNIIDDAADD:: Departamento de Seguros AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Transferencias de Cláusulas de HCM Docente, Profesional, Administrativo y Obrero

YY FFIINNAANNZZAASS

Descripción del Procedimiento SECRETARIA - RECEPCIONISTA /

CARGO ASIGNADO Elabora las solicitudes de cheque

trimestralmente de cada uno de los tipos

de nómina (Docente, Profesional,

Administrativo y Obrero), soportando la

solicitud con el oficio entregado por la

Dirección de Planificación y Presupuesto

avalando la información presupuestaria.

Entrega al Jefe del Departamento las

solicitudes de cheque para su

conformación.

JEFE DEL DEPARTAMENTO /

CARGO ASIGNADO Recibe y aprueba las solicitudes de

cheque y las remite a la Dirección de

Planificación y Presupuesto.

DIRECTOR DE

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Recibe, revisa, y aprueba las

solicitudes de cheque y las remite a


Finanzas para su aprobación y

posterior envío a la Dirección de


DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y

PRESUPUESTO Recibe las solicitudes de cheque del

paso anterior.

Procede al Control Presupuestario y

envía conformación a la División de

Tesorería.

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS / DIVISIÓN DE

TESORERÍA

Recibe y custodia las solicitudes

aprobadas por la Dirección de


Procede a los abonos en cuenta de las

respectivas Instituciones.

CCAAPP:: 1100

SSEECC:: 1100..33..33..

PPAAGG.. 1/8





UUNNIIDDAADD:: Departamento de Seguros AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Seguro de HCM


YY FFIINNAANNZZAASS

Normas especificas: HOSPITALIZACION CIRUGÍA Y MATERNIDAD PERSONAL PROFESIONAL, ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y DE SERVICIO Son asegurables el personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio, Activo,

Jubilado y Pensionado, sin limite de edad y sin requisito de examen previo, los cuales se

denominarán Asegurados Titulares, así como su cónyuge o con quien haga vida marital

(sin limite de edad), hijos y nietos (hasta la edad de 28 años inclusive), padres (sin limite

de edad). Para formalizar la inscripción, según sea el caso, se requiere los documentos

siguientes:

Para formalizar la inscripción del Asegurado Titular, se requiere:

• Planilla de Inscripción (original y 3 copias). • Cédula de Identidad (3 copias). • Recibo de Pago (original y 3 copias).

En caso de inscripción de cónyuge:

• Acta de Matrimonio o en su defecto Constancia de Concubinato (3 copias). • Cédula de Identidad (3 copias).

En caso de inscripción de hijo(s):

• Partida de Nacimiento (3 copias). • Cédula de Identidad (3 copias).

En caso de inscripción de padres o suegros (padre o madre):

• Partida de Nacimiento del Asegurado Titular (3 copias). • Cédula de Identidad de los padres (3 copias).

En caso de inscripción de nieto(s):

• Cédula de Identidad del nieto(s) (3 copias). • Partida de Nacimiento de los nietos (3 copias). • Partida de Nacimiento del padre o la madre (3 copias).

PAGINA DE: FECHA:

Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - HCM (3)

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SSEECC:: 1100..33..33..

PPAAGG.. 2/8







YY FFIINNAANNZZAASS

La cobertura de Maternidad no ampara a las hijas del asegurado titular, sólo cubre a la

cónyuge o concubina.

Plazos de Espera

Todo Titular a su ingreso a la Póliza, gozará de cobertura inmediata, los familiares de los

asegurados titulares al no a aparecer inscritos en los registros iniciales estarán sometidos

a plazos de espera, determinados entre ésta Institución, la Empresa de Seguros y/o

Administradoras de Sistemas de Salud.

REEMBOLSO En caso que el Asegurado Titular, como el resto de los familiares asegurados, no utilicen

el Sistema de Carta Aval, entran en el Sistema de Reembolso, en el cual el Asegurado

Titular o familiares asegurados efectúan todos los pagos a la Clínica o Centro Hospitalario

y posteriormente introducen la reclamación en el Departamento de Seguros, dentro de los

treinta (30) días continuos a la fecha de terminación de la hospitalización, tratamiento

hospitalario o quirúrgico para el Área Metropolitana de Caracas y sesenta (45) días para

el interior del país. Los recaudos solicitados para tal fin son los siguientes:

• Cédula de Identidad del Asegurado Titular (2 copias). • Cédula de Identidad del familiar asegurado (2 copias). • Informe Médico detallado (original y 2 copias). • Récipes Médicos (original y 2 copias). • Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente

canceladas (original y 2 copias). • Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (original y 2

copias), con sus correspondiente Ticket de Caja. • Exámenes (originales y 2 copias). • Placas, si las hubiere. • Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias). • Algún otro documentos emitido por la Clínica o Centro Hospitalario (original

y 2 copias).

PAGINA DE: FECHA:


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PPAAGG.. 3/8







YY FFIINNAANNZZAASS

Concurrencia de Coberturas

En caso que el asegurado solicite la concurrencia de coberturas, o sea, cuando el

Asegurado Titular y/o cualquiera de los familiares asegurados cuenten con la cobertura

de otra empresa aseguradora, deben consignar para dicho trámite:

• Constancia de Tramitación de Reembolso (original y 2 copias). • Cédula de Identidad del Asegurado Titular (2 copias). • Cédula de Identidad del familiar asegurado (2 copias). • Informe Médico detallado (copia certificada y 2 fotocopias). • Récipes Médicos (copia certificada y 2 fotocopias). • Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente

canceladas (copia certificada y 2 fotocopias). • Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (copia

certificada y 2 fotocopias), con sus correspondientes Ticket de Caja. • Exámenes (copia certificada y 2 fotocopias). • Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias). • Algún otro documentos emitido por la Clínica o Centro Hospitalario (copia

certificada y 2 fotocopias). • Finiquito del siniestro procesado por otra empresa aseguradora

concurrente (copia certificada y 2 fotocopias).

Los documentos no podrán presentarse con tachaduras, enmendaduras, borrones,


Las facturas deben ser emitidas a favor del Asegurado Titular y/o familiares asegurados

reclamantes.

Las facturas deben cumplir con las normas dictadas por la Administración Tributaria, en lo

referente a la impresión y emisión, deben contener de manera impresa el nombre,

denominación o razón social del vendedor de bienes o prestador de servicios, Número del

Registro de Información Fiscal (RIF), Número de Identificación Tributaria (NIT) y Número

de Control.

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 1100

SSEECC:: 1100..33..33..

PPAAGG.. 4/8







YY FFIINNAANNZZAASS

GASTOS MÉDICOS AMBULATORIOS PERSONAL OBRERO Se reconoce como Gastos Médicos Ambulatorios, toda erogación efectuada por este

concepto hasta un máximo de Bs. 400.000,00 por año, tanto del titular como de cada

miembro de su grupo familiar, debidamente inscrito en el Plan de Hospitalización Cirugía y

Maternidad.

Para efectos de la liquidación de los siniestros ambulatorios, el Asegurado Titular y/o

familiares asegurados deben tramitar ante la empresa aseguradora, dentro de los

cuarenta y cinco (30) días continuos a la fecha de ocurrencia del evento, para el Área

Metropolitana de Caracas y sesenta (45) días para el interior del país y consignar los

documentos siguientes:

• Planilla Declaración del Siniestro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (original y 1 copia).

• Cédula de Identidad del Asegurado y/o familiares del asegurado (2 copias). • Informe Médico de egreso, detallado (original y 1 copia). • Algún examen adicional como biopsia, laboratorio o radiología (original y 1

copia). • Récipes Médicos (original y 1 copia). • Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente

canceladas (original y 1 copias). • Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (original y 1

copia), con sus correspondientes Ticket de Caja. • Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias).

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 1100

SSEECC:: 1100..33..33..

PPAAGG.. 5/8







YY FFIINNAANNZZAASS

HOSPITALIZACIÓN CIRUGÍA Y MATERNIDAD PERSONAL OBRERO Son asegurables el personal Obrero Activo, Jubilado y Pensionado, sin limite de edad y

sin requisito de examen previo, a los cuales se denominarán Asegurado Titular, así como

su cónyuge o con quien haga vida marital sin limite de edad, e hijos hasta los 25 años de

edad, hasta un máximo de tres (3).

Para formalizar la inscripción del trabajador, se requiere:

• Planilla de Inscripción (original y 2 copias). • Cédula de Identidad ( 2 copias). • Recibo de Pago (2 copias).

En caso de inscripción del cónyuge:

• Acta de Matrimonio o en su defecto Constancia de Concubinato (original y 2 copias).

• Cédula de Identidad (2 copias).

En caso de inscripción de hijo(s):

• Partida de Nacimiento (original y 2 copias). • Cédula de Identidad (2 copias).

La cobertura de Maternidad no ampara a las hijas del asegurado titular, sólo cubre a la

cónyuge o concubina.

Plazos de Espera

Todo Titular a su ingreso a la Póliza, gozará de cobertura inmediata, los familiares de los

asegurados titulares al no a aparecer inscritos en los registros iniciales estarán sometidos

a plazos de espera, determinados entre ésta Institución y la empresa aseguradora.

PAGINA DE: FECHA:


CCAAPP:: 1100

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Fallecimiento del Asegurado Titular

En caso de fallecimiento del Asegurado Titular, los familiares que se encuentren inscritos

para ese momento, permanecerán amparados por el resto del periodo de cobertura, y a

partir de la culminación del mismo serán dados de baja como asegurados beneficiarios;

salvo que el Asegurado Titular, fuere un jubilado o pensionado, en cuyo caso la cónyuge

pasa a ser Asegurada Titular y los hijos permanecerán como beneficiarios hasta el limite

de edad establecido en el contrato de póliza.

Dejarán de ser asegurados tanto el trabajador como su grupo familiar amparado, al

momento de que éste deje de prestar sus servicios a la UCV.

REEMBOLSOS En caso que el Asegurado Titular, como el resto de los Asegurados (familiares

asegurados), no utilice el Sistema de Carta Aval, entra en el Sistema de Reembolso en el

cual el Asegurado efectúa todos los pagos a la Clínica o Centro Hospitalario y

posteriormente introduce la reclamación en el Departamento de Seguros, dentro de los

cuarenta y cinco (30) días continuos a la fecha de terminación de la hospitalización,

tratamiento hospitalario o quirúrgico; para el Área Metropolitana de Caracas y sesenta

(45) días para el interior del país, los recaudos solicitados para tal fin son los siguientes:

• Planilla Declaración del Siniestro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad (original y 1 copia).

• Cédula de Identidad del Asegurado y/o familiares del asegurado (2 copias). • Informe Médico de egreso, detallado (original y 1 copia). • Algún examen adicional como biopsia, laboratorio o radiología (original y 1

copia). • Récipes Médicos (original y 1 copia). • Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente

canceladas (original y 1 copia).

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• Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (original y 1 copia), con sus correspondientes Ticket de Caja.

• Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias).

Concurrencia de Coberturas

En caso que el Asegurado Titular y/o familiares asegurados soliciten la concurrencia de

coberturas, o sea, cuando el Asegurado Titular y/o cualquiera de los familiares

asegurados cuenten con la cobertura de otra empresa aseguradora, deben consignar

para dicho trámite:

• Planilla Declaración de Siniestro de Hospitalización, Cirugía y Maternidad - (original y 1 copia).

• Cédula de Identidad del Asegurado Titular y/o familiares asegurados (2 copias).

• Informe Médico de egreso, detallado (copia certificada y 1 copia). • Algún examen adicional como biopsia, laboratorio o radiología (copia

certificada y 1 copia). • Récipes Médicos (copia certificada y 1 copia). • Facturas desglosadas emitidas por el Centro Hospitalario, debidamente

canceladas (copia certificada y 1 copia). • Facturas emitidas por Farmacias, debidamente canceladas (copia

certificada y 1 copia). • Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias). • Finiquito del siniestro procesado por la otra empresa aseguradora

concurrente (copia certificada y 1 copia)

Los documentos no podrán presentarse con tachaduras, enmendaduras, borrones,


Las facturas deben ser emitidas a favor del Asegurado Titular y/o familiares asegurados,

según sea el caso.

Las facturas deben cumplir con las normas dictadas por la Administración Tributaria, en lo

referente a la impresión y emisión, deben contener de manera impresa el nombre,

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denominación o razón social del vendedor de bienes o prestador de servicios, Número del

Registro de Información Fiscal (RIF), Número de Identificación Tributaria (NIT) y Número

de Control.

HOSPITALIZACION CIRUGÍA Y MATERNIDAD SOLICITUD CARTA AVAL PERSONAL OBRERO

En caso que el Asegurado Titular, como el resto de los familiares asegurados, utilicen el

Sistema de Carta Aval, deberán presentar los siguientes recaudos:

• Informe Médico (original y 1 copia). • Presupuesto emitido por la Clínica o Centro Hospitalario (original y 1 copia). • Cédula de Identidad de Asegurado Titular (2 copias). • Ultimo Recibo de Pago (2 copias). • Cédula de Identidad del familiar asegurado, si fuera el caso (2 copias). • Si se tratare de un menor de edad se deberá consignar Partida de Nacimiento (2

copias). • Cualquier tipo de examen que se considere necesario para la intervención

quirúrgica (2 copias).

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Seguros AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Seguro de Vida


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Normas especificas: SEGURO DE VIDA PERSONAL PROFESIONAL, ADMINISTRATIVO, TÉCNICO, DE SERVICIO Y OBRERO Se reconocen como beneficiarios, las personas señaladas en la última actualización

efectuada por el trabajador y participaran de la indemnización en la misma proporción en

que el fallecido lo estableció, a efecto de inscripción, los documentos requeridos son los

siguientes:

• Planilla de Inscripción en el Seguro de Vida (original y 1 copia). • Cédula de Identidad del trabajador (1 copia). • Cédula de Identidad de los beneficiarios (1 copia). • Partida de Nacimiento en caso que el beneficiario sea menor de edad

(original y 1 copia). • Recibo de Pago (original y 1 copia).

Para los efectos del pago de la indemnización, los beneficiarios y/o herederos legales,

deben consignar en el Departamento de Seguros, dentro de los treinta (30) días continuos

a partir de la fecha de fallecimiento del Titular, los documentos siguientes:

• Cédula de Identidad del fallecido (2 copias). • Cédula de Identidad de los beneficiarios (2 copias). • Acta de Defunción (original y 2 copias). • Partida de Nacimiento de los beneficiarios y/o herederos legales (original y

2 copias). • En caso que algún beneficiario y/o herederos legales sea menor de edad,

autorización del Juez Competente. (original y 2 copias). • Planilla de inscripción en el Seguro de Vida del fallecido (2 copias). • Ultimo de Recibo de Pago (original y 2 copias).

En el caso que el trabajador fallecido hubiera indicado como beneficiarios a sus herederos

legales, deberán los mismos, consignar los recaudos establecidos anteriormente más el

Justificativo de Únicos y Universales Herederos.

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Seguros AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Seguro de Vida


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El monto total a indemnizar en caso que el fallecido sea personal Profesional,

Administrativo, Técnico y de Servicio y Obrero es de Bs. 2.000.000,00, cuando la causa

de muerte sea natural y Bs. 4.000.000,00 cuando sea accidental, siempre y cuando el

trabajador haya prestado sus servicios a tiempo completo, en caso de haber laborado a

medio tiempo las indemnización según sea el caso, se reducirán en la misma proporción.

En los casos de Invalidez Total y Permanente, el monto a indemnizar será la suma de Bs.

1.500.000,00, para el personal Profesional, Administrativo, Técnico y de Servicio, siempre

y cuando el trabajador haya prestado sus servicios a tiempo completo y previa opinión

favorable de la Comisión Mixta de Seguros, a través de una Junta Médica experta en la

materia. Este beneficio se reducirá a Bs. 750.000,00, cuando el trabajador haya prestado

sus servicios a medio tiempo. Igual indemnización se aplica para el Personal Jubilado.

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UUNNIIDDAADD:: Departamento de Seguros AASSUUNNTTOO:: Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: Ramos Patrimoniales y Automóviles


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Normas especificas: RAMOS PATRIMONIALES VEHÍCULOS FACULTADES Y DEPENDENCIAS CENTRALES INCORPORACIONES Y DESINCORPORACIONES Cualquier compra de vehículos (automóvil, moto, ambulancia, autobús, entre otros) se

participará, dentro del lapso de tres (3) días continuos siguientes a la adquisición,

mediante Oficios dirigidos al Departamento de Seguros, anexando copia de la factura

emitida por el concesionario y su correspondiente Certificado de Origen, a objeto de

incorporarlo en la Flota de Vehículos Asegurados y simultáneamente debe notificarse a la

Sección de Bienes y al Departamento de Transporte, sobre tal adquisición, anexándoles

los recaudos antes indicados.

Los originales de los Certificados de Origen y/o Títulos de Propiedad de la Flota de

Vehículos de la Universidad Central de Venezuela, deben estar bajo la guardia y custodia

del Jefe del Departamento de Transporte.

Cualquier desincorporación de vehículos debe participarse dentro del lapso de tres (3)

días continuos siguientes a la desincorporación, mediante Oficios dirigidos al

Departamento de Seguros, a la Sección de Bienes y al Departamento de Transporte,

anexándoles los soportes del caso.

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SINIESTROS DE VEHICULOS En materia de siniestros, relativos al Parque Automotor, estos deben declararse, mediante

Oficio, ante el Departamento de Transporte, dentro de los siete (7) días continuos

siguientes de ocurrido el evento. En caso de tratarse de Choque o Colisión, los

documentos a ser presentados son los siguientes:

• Informe del Conductor (original y copia). • Actuaciones de Tránsito (original y copia). • Titulo de Propiedad del vehículo (copia). • Carnet de Circulación (copia). • Cédula de Identidad del conductor (2 copias). • Certificado Médico Vial, vigente (2 copias). • Licencia de conducir del conductor, vigente (2 copias). • Declaración Jurada ante Tránsito Terrestre, siempre y cuando el monto del

siniestro supere la suma de Bs. 500.000,00 (original y copia). • Planilla de Declaración del Siniestro (original y copia).

En caso de Robo o Hurto, se debe consignar:

• Informe del Conductor (original y copia). • Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia). • Carnet de Circulación (original y copia). • Trimestres cancelados hasta la fecha de la ocurrencia del siniestro (original

y copia). • Cédula de Identidad del conductor (2 copias). • Certificado Médico Vial, vigente (2 copias). • Licencia de Conducir del conductor, vigente (2 copias). • Titulo de Propiedad del vehículo (original). • Todos los juegos de llaves del vehículo. • Planilla de Declaración del Siniestro (original y copia).

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RESPONSABILIDAD CIVIL GENERAL

En materia de siniestros, relativos a Responsabilidad Civil General (Daños Materiales a

Terceros - agraviado), por Robo o Hurto, el agraviado debe declararlo ante la Dirección de

Seguridad, mediante Oficio, dentro de los siete (7) días continuos siguientes de ocurrido

el evento, los documentos a presentar son los siguientes:

• Informe del agraviado sobre los hechos ocurridos (original y copia). • Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia). • Titulo de Propiedad a nombre del propietario actual (copia). • Carnet de Circulación (copia). • Trimestres cancelados hasta la fecha de la ocurrencia del siniestro (copia). • Cédula de Identidad del propietario del vehículo (2 copias), en caso de ser

casado, Cédula de Identidad del cónyuge (2 copias). • Certificado Médico Vial del propietario del vehículo, vigente (2 copias). • Licencia de Conducir, vigente del propietario del vehículo (2 copias). • Ticket de acceso al estacionamiento donde ocurrieron los hechos (original y

2 copias). • Pólizas de Seguros de Automóvil, Casco y RCV(copia), en caso de no estar

asegurado el vehículo, el propietario debe consignar comunicación donde manifieste que el vehículo siniestrado no posee seguro (original y copia).

• En caso que sobre el vehículo siniestrado, pese Reserva de Dominio, se debe consignar comunicación emitida por el ente beneficiario con indicación del saldo deudor.

• Cédula de Identidad, Licencia de Conducir y Certificado Médico Vial, vigentes, del conductor del vehículo para el momento del siniestro (2 copias).

La Dirección de Seguridad deberá, dentro del lapso de los tres (3) días continuos

siguientes contados a partir de la recepción de los documentos antes señalados,

consignarlos mediante Oficio, ante el Departamento de Seguros más el Reporte de

Novedad del personal de guardia encargado de la custodia, resguardo y protección del

lugar donde ocurrió el siniestro y el reporte del Supervisor de Guardia (original y copia).

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El Departamento de Seguros enviará todos los recaudos antes señalados a la empresa

aseguradora, una vez obtenida la respuesta aprobatoria del reclamo interpuesto, se le

notificará al agraviado para que consigne en original todos los documentos referidos en

copia, más todos los juegos de llaves del vehículo objeto del siniestro.

INCENDIO Y SUS LINEAS ALIADAS

En materia de siniestros, relativos a Incendio y sus líneas aliadas (motín daños por agua, rotura de vidrios, entre otros), estos deben declararse, mediante Oficio, ante el

Departamento de Seguros, dentro de los siete (7) días continuos siguientes de ocurrido el

evento. Adicionalmente, se debe mantener el área siniestrada aislada hasta tanto la

empresa aseguradora efectué el peritaje y ajuste de la perdida. Los documentos a ser

presentados son los siguientes:

• Informe del Vigilante de Guardia (original y copia). • Informe del Cuerpo de Bomberos que actuó en la extinción del incendio o

en cualquier otro siniestro que involucre las líneas aliadas (original y copia).

• Informe del encargado de la edificación, detallando las circunstancias relativas al siniestro (original y copia).

• Inventario de Edificaciones emitido por la Sección de Bienes (original y copia).

• Inventario de los bienes afectados (original y copia). • Facturas de los bienes afectados (original y copia). • Oficio dirigido al Departamento de Seguros, emitido por la Facultad o

Dependencia Central, reportando la ocurrencia del siniestro y consignando los recaudos antes señalados (original y copia).

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RIESGOS ESPECIALES

En materia de siniestros, relativos a Riesgos Especiales (Equipos de Sonido,

Instrumentos Musicales, Vestuarios y Materiales de Escenografías, Cuadros, Obras de

Arte), Equipos Electrónicos, Equipos de Contratistas (Maquinarias y Equipos de

Construcción), Rotura de Maquinarias (Maquinas y Equipos de Artes Graficas), Robo

(Mobiliario, Enseres, Útiles, Equipos de Oficina, Mercancías Propias y/o en

Consignación), Dinero y Valores, estos deben declararse ante el Departamento de

Seguros mediante Oficio, dentro de los siete (7) días continuos siguientes de ocurrido el

evento, los documentos a ser presentados son los siguientes:

• Informe del Vigilante de Guardia (original y copia). • Informe del encargado de los bienes (original y copia). • Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia). • Inventario de los Bienes afectados (original y copia). • Facturas de los Bienes afectados (original y copia).

Para los casos de Dinero en Tránsito:

• Carta Narrativa de los hechos ocurridos emitida por la persona agraviada (original y copia).

• Cédula de Identidad, Hoja de vida y cualquier otro documento que sustente la relación laboral entre el agraviado y la UCV (original y copia).

• Informe de la Dirección de Seguridad con relación a la ocurrencia de los hechos (original y copia).

• Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia). • Relación valorada y cuantificada de la pérdida reclamada, indicando cada

una de las partidas sustraídas, así como su procedencia (original y copia). • Cualquier otro documento que solicite el Ajustador de Perdidas.

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POLIZA DE FIDELIDAD

Las Facultades y Dependencias Centrales, deben notificar al Departamento de Seguros

todo ingreso o nombramiento de personal, que tenga entre sus funciones la

administración, custodia o manejo de fondos de la Universidad Central de Venezuela,

como también su egreso a objeto que el Departamento de Seguros los ingrese o excluya

de la Póliza de Fidelidad de Empleados Públicos que tiene contratada con la empresa

aseguradora. La notificación se efectuará simultáneamente al ingreso o egreso, del

personal a ser caucionado. El Departamento de Seguros enviará a la Dirección de

Auditoria Interna, copia de dicha póliza, listado de asegurados y recibo de la cancelación

de la prima correspondiente. Los documentos requeridos son los siguientes:

En caso de inclusiones:

• Planilla de Póliza de Fidelidad, debidamente llenada por la Facultad o Dependencia Central (original y 1 copia).

• Nombramiento del funcionario a caucionar (copia). • Cédula de Identidad del funcionario a caucionar (copia).

En caso de exclusiones:

• Planilla de Póliza de Fidelidad, debidamente llenada por la Facultad o Dependencia Central (original y 1 copia).

• Acta de Defunción, Carta de Renuncia, Oficio de Destitución del funcionario amparado bajo la Póliza de Fidelidad (copia).

• Cédula de Identidad del funcionario amparado bajo la Póliza de Fidelidad (copia).

En caso de siniestros, amparados por la Póliza de Fidelidad, deben declararse mediante

Oficio, ante el Departamento de Seguros, dentro de los siete (7) días continuos siguientes

de ocurrido el evento. Los documentos a ser presentados son los siguientes:

• Informe contentivo de todas las circunstancias relativas al siniestro (original y copia).

• Relación de la Perdida Reclamada (original y copia).

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• Constancia de Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia). • Cédula de Identidad, Hoja de Vida y cualquier otro documento que pruebe

la relación laboral entre esta Institución y el empleado (original y copia). • Descripción de las acciones tomadas por el asegurado (UCV) contra el

empleado (original y copia). • Auditorias practicadas en relación al evento (original y copia). • Cualquier otro documento que solicite el Ajustador de Perdidas.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA … de Cláusulas de HCM Docente, Profesional Administrativo y ... este Manual de Normas y Procedimientos de la ... y en el control de sus funciones