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SECRETARIA DE ADMINISTRACION
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
CLAVE DEL MANUAL EMISIÓN FECHA ULTIMA VERSIÓN
05-SDA 20 DE JULIO DE 2016 PRIMERA VERSIÓN
Elaboró: Revisó: Aprobó:
1
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1. INDICE 1
2. INTRODUCCION 3
3. ALCANCE 4
4. AUTORIZACION 5
5. FUNCIONES GENERALES 6
6. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 8
DIRECCION ADMINISTRATIVA 9
ORGANIGRAMA 10
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 11
DIRECCION DE PATRIMONIO 26
ORGANIGRAMA 27
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 28
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2
DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS 77
ORGANIGRAMA 78
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 79
DIRECCION DE SERVICIO MEDICO 100
ORGANIGRAMA 101
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 102
7. MARCO JURIDICO 115
8. BIBLIOGRAFIA 116
9. GRUPO DE TRABAJO 117
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2. INTRODUCCION
El Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de Apodaca, Nuevo León,
establece las bases para la organización y funcionamiento de las dependencias municipales, y
acorde al Art. 19 Fracc.XXI de las funciones atribuciones y responsabilidades que este le otorga a
la Contraloría y Transparencia Municipal, para “Elaborar y someter a la autorización del Presidente
Municipal los proyectos de manuales, políticas o lineamientos que tiendan a regular los procesos,
procedimientos, organización y funcionamiento de las dependencias administrativas, órganos,
unidades, organismos y entidades de la Administración Pública Municipal Centralizada”. Se expide
el presente Manual de Procedimientos Administrativos, el cual contiene información sobre los
Procedimientos Administrativos, el cual contiene información sobre los procedimientos de las
acciones que se desarrollan y tienen como objetivo precisar responsabilidades operativas para la
ejecución, control y evaluación de las actividades.
El presente instrumento se instituye como un documento de consulta y apoyo, estructurado
con el fin de simplificar las actividades operativas correspondientes al ámbito de competencia
de la Dirección Administrativa, al indicar de forma clara y ordenada los procedimientos
desarrollados por esta dirección.
Así mismo se presenta como un indicador que simplifica la ejecución de las actividades
establecidas, con el objetivo de precisar su operación.
Este deberá quedar sujeto a revisión para su adecuación en los tiempos en que se
presenten cambios inherentes a los fundamentos legales, reglamentarios y de operación
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3. ALCANCE
El presente Manual de Control Interno de la Secretaría de Administración es de estricta aplicación
para los puestos identificados en la estructura orgánica de ésta, así como para todos los demás
servidores públicos que implique su interacción en la descripción de funciones aquí descritas.
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4. AUTORIZACIÓN
La Contraloría Municipal en coordinación con la Secretaría de Administración establece el
presente Manual de Control Interno, el cual está sustentado en un análisis y documentación de
las funciones que se deben llevar a cabo en la oficina del Secretario.
Toda modificación que se realice al contenido del presente manual, se deberá presentar por
escrito mediante oficio dirigido al Secretario.
Entra en vigor a partir de la autorización del R. Ayuntamiento.
A continuación se presentan las firmas de aprobación que avalan el cumplimiento del Manual de
Control Interno aquí descrito.
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5. FUNCIONES GENERALES
OBJETIVO: Coordinar la función administrativa y de servicios integrales para las diferentes
dependencias del Municipio, proporcionando las facilidades para el consumo de combustibles,
servicio médico a los empleados y sus derechohabientes, y el servicio de panteones a la
comunidad en general.
FUNCIONES:
1. Responsable de la parte administrativa del servicio médico para empleados y derechohabientes autorizados, autorizaciones de servicios hospitalarios.
2. Coordinación del aspecto administrativo entre el municipio y los diversos hospitales, médicos e instituciones de salud para el buen desarrollo y aplicación de los convenios de servicio entre ambas entidades.
3. Análisis del presupuesto administrativo para combustibles, servicios médicos cuentas relacionadas con la Secretaría de Administración.
4. Análisis de las cuentas presupuestales del servicio médico y hospitalario.
5. Revisión y firma de las requisiciones que amparan el consumo de los servicios médicos y combustibles.
6. Control, seguimientos y autorización para el consumo de combustibles de vehículos oficiales y particulares.
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7
7. Control administrativo de panteones municipales, registro y trámite de los títulos de propiedad.
8. Autorización para el pago de derechos por concepto de inhumaciones, exhumaciones y cremaciones de restos.
9. Guarda y custodia de títulos de propiedad de los panteones municipales.
10. Participar en la creación o expansión de cementerios municipales, y en la reglamentación de estos.
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6. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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DIRECCION ADMINISTRATIVA
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ORGANIGRAMA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
SUPERVISOR ASISTENTE
AUXILIAR
(OFICINA)
AYUDANTE
(PANTEONES)
AUXILIAR
(PANTEONES)
JARDINERO
(PANTEONES)
SUPERVISORES COMBUSTIBLES
COMISONADOS DE LA
DIRECCION DE PATRIMONIO
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PANTEONES MUNICIPALES
SERVICIO MEDICO
COMBUSTIBLES
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PANTEONES MUNICIPALES
Se tiene establecido un programa de limpieza y mantenimiento a estas instalaciones con el apoyo de la secretaria de servicios públicos.
El título es transferible a terceras personas solo en los casos especificados en el Reglamento de
cementerios Municipales.
Diariamente se lleva a cabo la regularización de títulos de propiedad que por algún motivo no contaban con este documento, el cual ha servido como instrumento de control y les da a los propietarios del mismo el documento legal que avala el uso a perpetuidad del mismo.
El proceso de regularización procede debido a los siguientes motivos:
Porque el título fue expedido antes de 1995, año en que se inició la regularización por sistema de los títulos de propiedad.
Muerte del propietario original.- y ese solamente podrá ser cambiado a la viuda o en su defecto a los consanguíneos directos.
Por extravió del mismo, previa comprobación del propietario.
Cada año se prepara la celebración de las misas del día de muertos que se celebra cada 2 de noviembre en el panteón Moisés Sáenz y Santa Lucia del centro de esta localidad.
Existen seis panteones municipales los cuales son; Huinala, Agua Fría, San Miguel, Santa Rosa, Santa Lucia y Moisés Sáenz
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VENTA DE LOTE DE PANTEON
Para adquirir un lote de panteón Municipal, el solicitante debe demostrar que vive dentro del
Municipio de Apodaca y que además debe tener la necesidad de inhumar en ese momento, ya
que se les especifica que no se venden terrenos a previsión.
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Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
observaciones
01
02
03
04
05
06
07
El solicitante acude la Dirección Administrativa para solicitar
la venta del terreno de panteón, que es a perpetuidad.
Se le asigna panteón y se hace referencia para pago de
terreno y para pago de impuesto municipal por inhumación.
Después de realizar los pagos acude al panteón donde se
le asignara un número de lote.
Paso seguido a efectuar la sepultura es necesario acudir a
la D.A. para dar ubicación de lote asignado y así poder
realizar el título de propiedad correspondiente.
El título de propiedad es firmado por el C. Secretario del
Ayuntamiento y por el C. Presidente Municipal.
El título de propiedad es entregado ya con las firmas
correspondientes al dueño que se identificará con
documentos oficiales.
Fin del Proceso
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VENTA DE LOTE DE PANTEON
Fin del proceso
El personal del depto. verifica mediante ID oficial que el solicitante vive dentro del Municipio de
Se asigna panteón y se elabora referencia para pago de terreno e impuesto municipal `por inhumación (que deberá
El ciudadano acude a la D.A. para solicitar un lote de panteón Municipal
Solicitud de venta para inhumación
El solicitante acude al panteón para la inhumación.
Ya realizado el sepelio es necesario acudir a la D.A a dar conocimiento de la ubicación asignada y así realizar el título de propiedad
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INHUMACION EN PANTEONES MUNICIPALES
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
observaciones
1
2
3
4
5
El propietario debe acudir al panteón y posterior a la D. A. a
acreditarse como dueño del terreno para así realizar la
inhumación.
La D.A. le hace una referencia de impuesto que será
pagada en la Dirección de Ingresos.
Dicha referencia será entregada a la funeraria que este
dando el servicio y esta la entregará al responsable del
panteón, que en su momento fue avisado de la inhumación
para la localización y preparación del lote.
Con esto el responsable procederá a hacer los movimientos
necesarios para la inhumación correspondiente.
Fin del proceso
Título de
propiedad de un
lote.
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INHUMACION DE LOTE DE PANTEON
La D.A. le hace una
referencia de impuesto que
será pagada en la Dirección
de Ingresos
Se notifica al personal del
panteón para la
inhumación y preparación
del lote
El propietario del terreno
acude la D.A. a acreditarse
como dueño del terreno
para realizar la
inhumación
Se realiza la inhumación
Fin de proceso
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REGULARIZACION DE TITULOS DE PANTEONES MUNICIPALES
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
observaciones
1
2
3
4
5
La persona interesada en hacer el trámite acude a la D.A. con
el titulo original (si cuenta con el) e identificación oficial, para
comprobar que es el titular o familiar directo.
Se toman los datos de la persona para la elaboración del título.
Se hace la referencia para realizar el pago en la Dirección de
Ingresos.
Se elabora el título y una vez que se recabaron las firmas
correspondientes es entregado al titular del mismo.
El Fin del proceso
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REGULARIZACION DE TITULOS DE PANTEONES MUNICIPALES
Se toman los datos de la persona
para realizar la actualización del
titulo
Se hace la referencia para
realizar el pago en la
Dirección de Ingresos
El interesado acude a la D.A. con
el titulo original u otro documento
anterior que lo acredite como
dueño, e id. Oficial, para
comprobar que es titular o familiar
directo.
Se elabora el título y una vez que
se recabaron las firmas
correspondientes es entregado al
titular del mismo.
Fin de proceso
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COMBUSTIBLES
ADMINISTRACIÓN Y ABASTO DE COMBUSTIBLE PARA VEHÍCULOS OFICIALES
Esta dirección se encarga de establecer y vigilar los procesos que aseguren el suministro y control
de los combustibles requeridos para la operación de las diversas Secretarías, para proteger el
presupuesto asignado a esta cuenta.
Los vehículos oficiales de las diversas secretarías tienen diferentes horarios y días de carga, los
cuales se realizan actualmente en cuatro estaciones de servicio, mismos deben acudir dentro de
los días y horarios establecidos para tal efecto.
Existe un mecanismo de consumo de combustibles para vehículos no operativos y apoyo consistente en presupuestar el mes en cuatro semanas, obligando con esto a los usuarios a optimizar el recurso usando sus vehículos en actividades propias de su encargo.
En cada estación asignada según la fecha y horas establecidas está presente un supervisor de
combustible adscrito a esta Secretaria de Administración, el cual lleva un control del presupuesto
que tiene asignado cada vehículo.
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CONSUMO DE COMBUSTIBLE
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
observaciones
1
2
3
4
5
Se recibe la solicitud de consumo de combustible al vehículo
oficial, que posteriormente asignará la Secretaría de
Administración según los requerimientos de cada unidad.
El encargado del vehículo deberá presentar el vehículo en la
gasolinera y a la hora de carga asignada
Se deberá de firmar la bitácora en donde se asienta; el
número de vehículo, la cantidad ya sea en litros (gas l.p.) o
pesos (gasolina y diesel) que se les suministró.
Al final del horario de carga revisa las notas o ticket
individuales por cada una de las cargas y se elabora una nota
global del día
Fin del proceso
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CONSUMO DE COMBUSTIBLES
El responsable de
cada vehículo
acudirá
oportunamente
en el horario
El supervisor de
combustible se
encarga de verificar
que sea suministrado
el presupuesto
asignado al vehículo,
llenando este mismo
La Secretaria de
Administración,
asigna el insumo
de combustible,
según los
Solicitud de
consumo
El supervisor en
conjunto con el
encargado de la
estación de carga
Fin de proceso
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ORDEN DE PAGO POR CONSUMO DE COMBUSTIBLE
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
observaciones
1
2
3
4
5
6
7
Se capturan las bitácoras diarias de los consumos en una
base de datos.
Se recibe la factura por parte del proveedor de la carga
semanal, la cual es confrontada con las bitácoras.
Se elabora una solicitud de liberación de presupuesto por las
cantidades que resulten del consumo conforme a los datos de
facturación.
Se archiva las bitácoras con copia de factura en orden
cronológico ascendente.
Se elabora orden de pago.
Se entrega a la Dirección de Egresos para la programación
de pago
Fin del proceso
Firmas de
secretario y
Director
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ORDEN DE PAGO POR CONSUMO DE COMBUSTIBLE
FIN DEL PROCESO
Se capturan las bitácoras diarias en una base de datos Factura de proveedor
Se entrega a la Dirección de Egresos para pago.
Se recibe la factura por parte del proveedor.
Se elabora solicitud de liberación de presupuesto por las cantidades que resulten del consumo conforme a la facturación
Se elabora orden de pago
Se fotocopia cada factura y se archiva con bitácoras.
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DIRECTOR
C. Luis Omar Cepeda López
GRUPO DE TRABAJO:
Asistente
Auxiliar Administrativo
Supervisor
Supervisor de panteones
Encargados de panteones
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DIRECCION DE PATRIMONIO
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
27
ORGANIGRAMA
DIRECTOR DE PATRIMONIO
SECRETARIA
AUXILIAR DE
DAÑOS
MUNICIPALES
AUXILIAR DE
INVENTARIOS
AUXILIAR DE
MANTENIMIENTO
COMISIONADO
DE JURIDICO
AUXILIAR DE
CONTROL
VEHICULAR
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28
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Propósito:
Mantener un control de inventario de todo el mobiliario y equipo en cada una de las áreas del
municipio.
Alcance:
Desde la recepción del mobiliario y equipo, hasta la entrega de los mismos bajo resguardo.
Responsable del procedimiento:
Encargado del control de inventario: Francisco Bonilla Guzmán
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
29
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; ALTA EN EL CATALOGO INVENTARIOS
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
Se recibe formato o factura en la Dirección de Patrimonio
sobre la recepción de mobiliario y a quien se entregó.
Personal del departamento acude a identificar el nuevo
mobiliario.
Se asigna y registra con un folio en el formato de alta.
Una vez foliado el mobiliario se procede a la captura del
mismo en el sistema de Patrimonio y se registra en el libro
soporte.
Se archiva la factura por fecha de expedición.
Fin del proceso.
Recepción de
factura
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30
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS ALTA EN CATALAGO DE INVENTARIOS
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; TRASPASO EN EL CATALOGO DE
INVENTARIOS
Nº
Actividad
Actividad Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
Se recibe formato en la Dirección de Patrimonio de traspaso
de mobiliario o equipo de trasporte en las Secretarías.
Personal del departamento acude a identificar el mobiliario
para que firmen nuevo resguardo.
Una vez identificado el mobiliario se procede a la captura del
mismo en el sistema de Patrimonio.
Se archiva el formato por la fecha de expedición.
Fin del proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
31
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS TRASPASO EN CATALAGO DE INVENTARIOS
Personal del departamento
acude a identificar el mobiliario
para que firmen nuevo
resguardo.
Una vez identificado el mobiliario
se procede a la captura del
mismo en el sistema de
Patrimonio.
Se recibe formato en la Dirección
de Patrimonio de traspaso de
mobiliario o equipo de transporte
en las Secretarías o direcciones.
Recepción de factura
Se archiva el formato por la fecha
de expedición.
Fin del proceso
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
32
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; BAJA DEL MOBILIARIO Y EQUIPO DE
TRANSPORTE EN EL CATALOGO DE INVENTARIOS
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
1.1
02
03
04
05
06
Se recibe formato en la Dirección de Patrimonio de baja de
mobiliario o equipo de transporte debido a que de las
Secretarías o direcciones.
Se reporta a Contraloría Municipal.
Personal del departamento acude a identificar el mobiliario.
Una vez identificado el mobiliario se procede a la captura de
el mismo en el sistema de Patrimonio.
Se deposita en la bodega de Patrimonio en espera de su
remate.
Se archiva el formato por fecha de expedición.
Fin del proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
33
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPODE
TRANSPORTE EN EL CATALOGO DE INVENTARIOS
Personal del departamento acude a
identificar el mobiliario.
Una vez identificado el mobiliario se procede a la captura de del mismo en
el sistema de Patrimonio.
Se recibe formato en la Dirección de Patrimonio de baja de mobiliario o
equipo de transporte.
Reportar a la Contraloría Municipal.
Se archiva documentación por la
fecha de expedición.
Fin del
proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
34
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; BAJAS DEFINITIVAS EN EL CATALOGO
DE INVENTARIOS
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
1.1
02
03
04
05
Se recibe notificación de robo, o extravío incosteabilidad de
mantenimiento, reparación o recuperación, venta y/ o
donación.
Se reporta la notificación a la Contraloría Municipal.
Personal del departamento acude a verificar que el folio
corresponda al bien notificado.
Una vez identificado el mobiliario se procede ala captura del
mismo como baja en el sistema de Patrimonio.
Se archiva documentación por la fecha de expedición.
Fin del proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
35
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS BAJAS DEFINITIVAS EN CATALOGO
INVENTARIOS
Personal del departamento
acude a verificar que el folio
corresponda al bien
notificado.
Una vez identificado el
mobiliario se procede a la
captura del mismo como baja
en el sistema de Patrimonio.
Se recibe notificación de robo,
o extravió incosteabilidad de
mantenimiento, reparación o
recuperación, venta o donación.
Reportar a la Contraloría
Municipal
Se archiva documentación por
la fecha de expedición.
Fin del
proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
36
Nombre del procedimiento:
Actualización de control de vehículos/accidentes viales con daños a propiedades del Municipio.
Propósito:
Mantener actualizados los documentos, pólizas de seguros y resguardos de asignación de los
vehículos oficiales. Así como la atención en la recuperación del costo por concepto de daños a
patrimonio municipal
Alcance:
Desde que inicia la incorporación al parque vehicular hasta la entrega del vehículo al
resguardante.
Responsable del procedimiento:
Encargado del control vehicular: .Jose Carlos Gonzalez Cedillo y Hermenegildo Medina López
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
37
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; INCORPORACION DE VEHICULOS
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
Se recepcionan los documentos del vehículo por parte de la
Dirección de Adquisiciones.
Se revisan datos del documento para verificar y constatar
que coincidan con el vehículo adquirido.
Se registran los datos en el listado oficial y se le otorga el
número económico, así como el de inventario.
Fin de procedimiento.
Factura y carta
factura
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
38
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE INCORPORACION DE VEHICULOS
Se verifica el estado
presupuestal de
cada órgano
administrativo.
Se registran los
datos en el listado
oficial de inventario
Se recepcionan los
documentos del
vehículo por parte
de la Dirección de
Adquisiciones.
Factura y carta
factura
Fin del
proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
39
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; SEGURO DE VEHICULOS
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
Se le informa al agente de seguros de la adquisición del
vehículo.
Y se le envía por correo electrónico los datos de la factura
para dar conocimiento del tipo de vehículo adquirido.
Se da de alta ante la compañía de seguros con el número
económico y serie para que quede amparado.
El agente nos envía recibo de la póliza para verificar el costo.
Se tramita la orden de pago para generar el cheque; misma
que se envía a la Dirección de Egresos.
Fin de procedimiento.
Factura y carta
factura
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40
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE SEGUROS DE VEHICULOS
Y se le envía por correo
electrónico los datos de la
factura para dar conocimiento del
tipo de vehículo adquirido.
Se da de alta ante la
compañía de seguros
con el número
económico y de serie
para que quede
El agente nos envía
recibo de la póliza para
verificar el costo.
Fin del
proceso.
Se le informa al agente de
seguros de la adquisición
del vehículo.
Factura y carta factura
Se tramita la orden de
pago
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41
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; TRAMITE DE CONTROL VEHICULAR
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
Se presupuesta el costo del trámite por concepto de refrendo,
tenencia y placas.
Se envía oficio a control vehicular para el trámite de la
exención de pago de tenencia en los casos en que la unidad
adquirida es destinada a labores de servicio a la comunidad
(Patrulla de policía o tránsito, unidad de rescate o recolector
de basura).
Se elabora requisición para el trámite del pago a control
vehicular ante la Tesorería Municipal.
Se integra expediente individual por unidad con los
documentos requeridos por control vehicular.
Al recibir el cheque por el concepto de pago por obligaciones
de control vehicular por parte de la Dirección de Egresos, se
procede al pago de las mismas, recibiendo a su vez los
documentos debidamente actualizados para su integración al
catálogo de control vehicular.
Fin de procedimiento.
Factura y carta
factura
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42
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DEL TRAMITE DE CONTROL VEHICULAR
Se envía oficio a control vehicular para el trámite de la exención de pago de tenencia en los casos en que la unidad adquirida es destinada a labores de servicio a la comunidad (Patrulla de policía o transito) unidad
de rescate o recolector de basura).
Se elabora requisición para el trámite del pago a control vehicular
ante la Tesorería Municipal.
Se procede al pago de las mismas, recibiendo a su vez los documentos.
Fin del proceso.
Se presupuesta el costo del trámite por concepto de
refrendo, tenencia y placas. Factura y carta factura
Se integra expediente individual
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43
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; RESGUARDO DE VEHICULO
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
Se elabora oficio de asignación
Se le solicita a la persona que tendrá asignado el vehículo su
licencia de manejo para verificar que esta se encuentre
vigente.
El conductor al que le fue asignada la unidad firmará en
formatos y se le informará de las obligaciones que deberá
cumplir.
Se cursa el documento de resguardo al Director de
Patrimonio para su firma y se entrega una copia al
responsable del vehículo.
Se archiva en el expediente de la unidad las dos copias
restantes.
Fin de procedimiento.
Formato de
resguardo y copia
de licencia
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
44
RESGUARDO DE VEHICULOS
Se le solicita a la persona que tendrá asignado el vehículo su licencia de manejo para
verificar que esta se
encuentre vigente.
El conductor al que le fue asignada la unidad firmara en formatos y se le informara de las obligaciones que deberá
cumplir.
Se archiva en el expediente de la unidad las dos copias restantes.
Fin del proceso.
Factura y carta factura
Se cursa el documento de
resguardo al Director.
Se elabora oficio de
asignación.
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45
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; DAÑOS DE VEHICULOS
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
Se comunica el accidente por parte del conductor que sufrió el
percance o a través del Departamento de Tránsito y Vialidad.
Si el vehículo cuenta con seguro se reporta el siniestro a la
compañía correspondiente.
Si el vehículo no cuenta con seguro, personal adscrito a la
dirección de Patrimonio acudirá al lugar del accidente a fin de dar
solución al mismo y evitar que el vehículo sea remitido al lote oficial
(corralón).
En el caso en que el vehículo propiedad del Municipio resulte
afectado, si el responsable cuenta con seguro se recibe la orden por
parte de su representante para la reparación de los daños.
Si el responsable del daño ocurrido a un vehículo oficial no cuenta
con seguro se reporta al taller proveedor del Municipio a fin de que
sea cotizado el daño, si se llega a un acuerdo con el responsable,
este efectuará el pago directamente al taller para la reparación del
vehículo.
En el caso en que el vehículo oficial sea considerada como
responsable y este cuente con seguro, el representante del mismo
se encargará de solucionar el percance.
Formato de
resguardo
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
46
07
08
En los casos en que el vehículo oficial no se encuentre asegurado, y
este sea considerado como responsable, la dirección de Patrimonio
expedirá una orden de reparación para el taller proveedor del
Municipio, si el conductor del vehículo afectado no acepta la orden
de reparación y este cuenta con seguro, se elabora un convenio
con el representante de la aseguradora para realizar el pago del
daño, siempre que este no rebase la cantidad presupuestada.
Fin de procedimiento.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
47
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE DAÑOS DE VEHICULOS
Si el vehículo cuenta con seguro se reporta el siniestro a la compañía
correspondiente.
Si el vehículo no cuenta con seguro, personal
adscrito a la Dirección de Patrimonio acudirá al lugar del accidente.
Se solicita por parte de la Dirección de Patrimonio
una cotización de los
daños.
Fin del proceso.
Se comunica el accidente a la
dirección de Policía y
Tránsito.
Formato de resguardo
Si el responsable cuenta con seguro se nos gira
orden de reparación
En caso de que la unidad del Municipio no tenga seguro se hace un
convenio con el afectado.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
48
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; DAÑOS A LAS INSTALACIONES DEL
MUNICIPIO EN VIA PUBLICA
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
07
08
Se recepciona la notificación del percance por parte del
Departamento de Tránsito y Vialidad.
Personal de la Dirección de Patrimonio se presenta al lugar del
accidente para constatar y evaluar el daño.
Se recibe del área de peritajes el parte correspondiente del
accidente, el cual es revisado a fin de verificar los daños.
Si el responsable cuenta con seguro, se nos expide por parte de su
representante una orden de reparación.
Si el responsable no cuenta con seguro, se solicita por parte de la
Dirección de Patrimonio una cotización de los daños.
Una vez que el daño ha sido reparado se emite por parte de la
Dirección de Patrimonio la carta de desistimiento.
Si en algún caso la persona responsable no se presenta se enviará
a la Consejería Jurídica el parte correspondiente anexando la
cotización del daño para que se realice las acciones legales
conducentes ante el Ministerio Público.
Fin de procedimiento.
Parte de accidente
de Tránsito.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
49
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE DAÑOS AL MUNICIPIO EN VIA PUBLICA
Si el vehículo cuenta con seguro se reporta el siniestro a la compañía
correspondiente.
Si el vehículo no cuenta con seguro, personal adscrito a la
Dirección de Patrimonio acudirá al
lugar del accidente.
Se solicita por parte de la dirección de Patrimonio una cotización de los
daños.
Fin del proceso.
Se comunica el accidente a la Dirección de Policía y
Tránsito. Formato de resguardo
Si el responsable cuenta con seguro se nos gira orden de
reparación.
En caso de que la unidad del Municipio no tenga seguro se hace un convenio con el afectado.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
50
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; DAÑOS POR VANDALISMO
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
Se recepciona la notificación de daños por parte del
Secretaria de Seguridad Pública.
Se recibe un parte informativo a fin de evaluar el daño.
Se informa a la Consejería Jurídica para que se presente una
reclamación de daños ya sea ante la Agencia del Ministerio
Público o el Juzgado que haya sido
Una vez presentada la denuncia, y sean señalados los
responsables se les requiere a estos efectuar el pago total de
los daños ante la Tesorería Municipal el cual comprobarán
mediante un depósito con respaldo del recibo oficial.
Realizado el pago por los daños, se solicita al Síndico
Segundo presentarse ante la autoridad correspondiente para
que proceda a realizar las acciones conducentes.
Fin de procedimiento.
Parte de
accidente de
transito
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
51
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE DAÑOS POR VANDALISMO
Se recibe un parte informativo a fin de
evaluar el daño.
Se informa a la
Consejeria Jurídica
Realizado el pago por los daños, se solicita al Síndico Segundo presentarse ante la autoridad correspondiente para que proceda a
realizar las acciones conducentes..
Fin del
proceso.
Parte de accidente de Tránsito
Una vez presentada la denuncia, y sean señalados los
responsables se les requiere a estos efectuar el pago total de
los daños.
Se recepciona la notificación
de daños por parte del
Departamento de Seguridad
Pública.
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05-SDA 20 DE JULIO DE 2016 PRIMERA VERSIÓN
Elaboró: Revisó: Aprobó:
52
Nombre del procedimiento:
Control de procesos administrativos
Propósito:
Dar continuidad a los procesos documentados, integrando la información, vigilando la continuidad
y el seguimiento en la integración de la documentación de los asuntos correspondientes a la
Dirección.
Alcance:
Desde que se recibe y se da inicio a los procedimientos hasta su archivo como asunto concluido.
Responsable del procedimiento:
Encargado apoyo administrativo: Mireya Berenice Montelongo Torres
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05-SDA 20 DE JULIO DE 2016 PRIMERA VERSIÓN
Elaboró: Revisó: Aprobó:
53
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; ARCHIVO, DESPACHO Y
RESGUARDO DE DOCUMENTOS
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
Recibe y despacha documentación aplicándole sello con la
fecha y hora en que se realiza la operación,
Fotocopía el documento que contiene los sellos, para
ingresarlo en el minutario de respaldo de los documentos.
Se captura el folio y contenido en el sistema de control y se
anota en un diario de registro
Se archiva el documento en orden cronológico ascendente
y / o alfabético según sea el caso.
Fin del proceso.
SECRETARIA DE ADMINISTRACION
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
54
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO, DESPACHO Y RESGUARDO DE
DOCUMENTOS
Fotocopia el documento que contiene los sellos para ingresarlo en minutario de respaldo de los documentos.
Se captura el folio y contenido en el sistema de control y se anota en un diario de registro.
Se archiva el documento en orden cronológico ascendente y/o
alfabético según sea el caso.
Fin del
proceso.
Recibe y despacha la documentación aplicándole sello con la fecha y hora en que se
realiza la operación.
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05-SDA 20 DE JULIO DE 2016 PRIMERA VERSIÓN
Elaboró: Revisó: Aprobó:
55
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ORDEN DE PAGO POR SERVICIOS:
AGUA, GAS, Y ARRENDAMIENTOS.
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
Recepciona lista de facturación y recibos.
Canaliza al responsable de servicios generales las facturas de
agua y de gas a fin de que se revise una a una, a efecto de
detectar alguna variación elevada en el consumo.
Verifica el estado presupuestal de los saldos disponibles.
Elabora la orden de pago correspondiente a la Dirección de
Egresos.
Fin del proceso.
Facturas
Relación de
consumo
Firma del
Secretario y
Director.
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05-SDA 20 DE JULIO DE 2016 PRIMERA VERSIÓN
Elaboró: Revisó: Aprobó:
56
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE ÓRDENES DE PAGO POR SERVICIOS:
AGUA, GAS Y ARRENDAMIENTOS
Canaliza al responsable de servicios generales las facturas de agua y de gas a fin de que revise una a una a efecto de revisar alguna variación
elevada en el consumo.
Verifica el estado presupuestal de los
saldos disponibles.
Elabora la orden de pago correspondiente a la
Dirección de Egresos.
Fin del proceso.
Facturas
Relación de
consumo
Firma del Secretario y
Director.
Recepciona lista de
facturación y recibos
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05-SDA 20 DE JULIO DE 2016 PRIMERA VERSIÓN
Elaboró: Revisó: Aprobó:
57
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; REQUISICIONES DE PAGO POR
CONCEPTOS DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y CONSERVACION
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
Recibe las solicitudes de servicio.
Verifica el estado presupuestal de los saldos disponibles.
Elabora requisición y se acompaña de una copia del oficio de
la solicitud de servicio, la cual es referida a la Dirección de
Adquisiciones verificando que la misma se encuentre
debidamente registrada.
Fin del proceso.
SECRETARIA DE ADMINISTRACION
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05-SDA 20 DE JULIO DE 2016 PRIMERA VERSIÓN
Elaboró: Revisó: Aprobó:
58
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE REQUISICIONES DE PAGO POR
CONCEPTOS DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y CONSERVACION
Verifica el estado presupuestal de los saldos
disponibles.
Elabora la requisición y se acompaña de una copia del oficio
de la solicitud de servicio.
Fin del
proceso.
Recibe las solicitudes de
servicio.
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05-SDA 20 DE JULIO DE 2016 PRIMERA VERSIÓN
Elaboró: Revisó: Aprobó:
59
Nombre del procedimiento:
Control de áreas y propiedades municipales
Propósito:
Dar continuidad a los procesos de recepción de áreas municipales y control de inmuebles
propiedad del Municipio, integrando la documentación y vigilando que los compromisos
adquiridos por parte de los urbanizadores en los proyectos previos se apeguen a lo convenido,
integrando la información en un catálogo de control de bienes inmuebles.
Alcance:
Desde que se recibe la documentación referente a la incorporación, hasta su integración en el
catálogo de inmuebles.
Responsable del procedimiento:
Encargado de control de áreas municipales: Zabdiel Moreno Ortiz
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05-SDA 20 DE JULIO DE 2016 PRIMERA VERSIÓN
Elaboró: Revisó: Aprobó:
60
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; EN EL INVENTARIOS BIENES INMUEBLES
Nº de
actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
Se solicita al departamento de informática que proporcione del
sistema de impuesto predial una relación de propiedades que
figuren a nombre del Municipio de Apodaca.
Personal del departamento identifica las propiedades
incorporadas.
Una vez identificada la propiedad se le asigna un folio y se
procede a la captura del mismo en el sistema de Patrimonio así
como en el libro de soporte.
Se archiva la documentación por la fecha de expedición.
Fin del proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
61
NOTA: Los fraccionadores se presentan en la Secretaría de Desarrollo Urbano y Ecología con
Proyecto Urbanístico, este ya después de aprobado los desarrolladores acuden a Registro Público
de la Propiedad y del Comercio y en la Dirección de Catastro del Estado para realizar la
subdivisión de la propiedad a urbanizar haciendo la enajenación a favor de Municipio formalizando
el trámite de propiedad hasta que se solicita la visita de inspección de terminación de obra.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
62
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Personal del departamento identifica
las propiedades incorporadas.
Una vez identificada la propiedad se le asigna un folio y procede a la captura del mismo en el sistema de
Patrimonio y libro de soporte.
Se archiva la documentación por la
fecha de expedición.
Fin del
proceso.
Se solicita al departamento de informática que proporcione del sistema del impuesto predial una relación de propiedades que figuren a nombre del
Municipio.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
63
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; VISITA DE INSPECCION DE TERMINACION
DE OBRA
Nº de
actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
07
Se recibe solicitud de inspección en la Dirección de Patrimonio
para verificar las áreas municipales.
Personal del departamento acude a identificar las áreas cedidas
al Municipio y su cumplimiento propuesto en el acuerdo emitido
por la Secretaría de Desarrollo Urbano y Ecología.
Una vez identificado el bien inmueble se procede a verificar
lista de requisitos.
Se solicita plano y el acuerdo sellado por Registro Público de la
Propiedad y del Comercio.
Se archiva el formato por la fecha de expedición.
Se emite un dictamen ya se positivo o negativo según sea el
caso y observaciones.
Fin del proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
64
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Personal del departamento acude a identificar las áreas
cedidas al Municipio.
Una vez identificado el bien inmueble se procede
verificar lista de requisitos.
Se solicita plano y acuerdo sellado por Registro Público de la Propiedad y
del Comercio.
Fin del proceso.
Se recibe solicitud de inspección en la Dirección de
Patrimonio.
Se archiva el formato por la fecha de
expedición.
Se emite un dictamen ya sea positivo o negativo
según sea el caso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
65
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; COMODATOS Y CONVENIOS
Nº de
actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
Se recibe solicitud de Arrendamientos, renta o propuesta de un
bien mueble o inmueble en la Dirección de Patrimonio para su
aprobación.
Personal del departamento verifica la documentación para
complementar el expediente.
Una vez integrado se solicita a la Dirección de Jurídico la
elaboración de documento.
Se le da continuidad para recabar las firmas de autorización.
Se archiva la documentación en el catalogo correspondiente.
Fin del proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
66
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Personal del departamento verifica la documentación para la integración del
expediente.
Una vez integrado se solicita a la dirección de Jurídico la
elaboración de documento.
Se le da continuidad para
recabar las firmas.
Fin del proceso
Se recibe solicitud de Arrendamientos.
Se archiva en el catálogo correspondiente la
fecha de expedición.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
67
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; DAR DE ALTA LOS VEHICULOS EN EL
PADRON VEHICULAR
Nº de
actividad
Actividad Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
07
08
09
Se recibe Factura o documentación de vehículo en la Dirección
de Patrimonio indicándonos le asignación.
Personal del departamento acude a identificar el vehículo que
corresponda la papelería con el número de serie del mismo.
Una vez identificado el vehículo se procede asignarle un
numero de Patrimonio y un número del padrón vehicular para
su captura en el sistema de Patrimonio.
Se procede a solicitar al Instituto de Control Vehicular el total a
pagar y en el caso de que se asigne como patrulla, ambulancia
y recolector de basura solicitar la exención de tenencia.
Se solicita presupuesto a la Tesorería Municipal para la
elaboración de orden de pago.
Una vez identificado el vehículo se procede asignarle un
número de Patrimonio y un número del padrón vehicular para
su captura en el sistema de Patrimonio.
Una vez pagado se requiere que la persona que se le asigne el
vehículo firme un resguardo.
Se archiva la documentación.
Fin del proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
68
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Se recibe Factura o
documentación de vehículo. Personal del departamento
acude a identificar el vehículo
Se solicita al Instituto de Control Vehicular la exención de tenencia.
Se solicita presupuesto a la
Tesorería Municipal.
Se procede asignarle un número de Patrimonio.
Se requiere que la persona que se le asigne el vehículo
firme un resguardo.
Fin del proceso
Se archiva la
documentación.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
69
Nombre del procedimiento:
Control del consumo por mantenimiento y servicios generales.
Propósito:
Abastecer y proporcionar materiales para las labores de conservación y limpieza, así como
supervisar la operación de las mismas, de igual forma vigilar que las acciones de los prestadores
de servicio externos se apeguen a los términos convenidos; verificando también las listas de
facturación por los consumos de servicios de agua y gas natural a fin de detectar variaciones en
los consumos y aplicar las medidas de solución correspondientes.
Alcance:
Es permanente en lo que refiere a la conservación y limpieza de inmuebles, así como en lo
referente al consumo de agua y gas natural; en los casos en que se requiere de la asistencia de
un prestador de servicios externo, desde que se recibe la petición de la dependencia solicitante,
hasta la aceptación de conformidad del bien o servicio adquirido.
Responsable del procedimiento:
Encargado de mantenimiento y servicios generales: Jose Luis Raymundo Mosco Jaramillo
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
70
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO; SURTIDO DE MATERIAL DE LIMPIEZA
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
07
Se recepciona solicitud u oficio de los diferentes órganos
administrativos, donde se requiere suministro de material
de limpieza y servicios necesarios.
Se analizan cotizaciones de los diferentes proveedores
Se verifica el estado presupuestal de
cada órgano administrativo.
Se elaboran las requisiciones correspondientes.
Se elabora la orden de surtido.
Se abastece de materiales a los diferentes
órganos operativos.
Fin del procedimiento.
Solicitudes de
servicio.
Solicitudes de
cotización
Solicitud de
requisición
Orden de
compra
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
71
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Se analizan cotizaciones de
los diferentes proveedores.
Se verifica el estado presupuestal de
cada órgano administrativo.
Se elaboran las requisiciones
correspondientes.
Fin del proceso.
Se recepciona solicitud u oficio de los diferentes órganos administrativos.
Se elabora la orden de surtido.
Se abastece de materiales a los diferentes órganos
operativos.
Solicitudes de servicio
Solicitudes de cotización
Solicitudes requisición
Orden de compra
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
72
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO Y REMODELACIONES
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
07
08
Se recepciona solicitud u oficio de los diferentes órganos
administrativos, donde se requiere mantenimiento y/o
remodelación de áreas y servicios en cada dependencia.
Se analiza el proyecto para la remodelación tomando en
cuenta las necesidades de los usuarios para el mejor
desempeño de sus funciones, y en lo referente al
mantenimiento se realiza una inspección en las diversas
instalaciones a fin de verificar la correcta operación del
equipamiento.
Se analizan cotizaciones de los diferentes proveedores
Se verifica el estado presupuestal de
cada órgano administrativo.
Se elaboran las requisiciones correspondientes.
Se supervisa al personal externo contratado para las
actividades que fueron solicitadas a fin de que se cumpla con
el trabajo requerido.
Recepción de obra
Fin de procedimiento
Solicitudes de
servicio.
Solicitudes de
cotización
Solicitudes de
cotización
Solicitud de
requisición
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73
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Se analiza el proyecto para la remodelación tomando en cuenta las necesidades de los usuarios.
Se analizan cotizaciones de los diferentes
proveedores.
Se verifica el estado
presupuestal.
Se elaboran las requisiciones
correspondientes
Se supervisa al personal externo.
Se recepciona solicitud u oficio de los diferentes
órganos.
Recepción de obra
Solicitudes de servicio
Solicitudes de cotización
Solicitudes de cotización
Solicitudes requisición Fin del proces
o.
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74
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO CONTRATOS DE AGUA Y GAS
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
Observaciones
01
02
03
04
05
06
Se recepciona solicitud u oficio de los diferentes órganos
administrativos, donde se requiere el contrato tanto de agua
y drenaje, así como el de gas natural y servicios necesarios
para el mejor desempeño de las actividades a realizar.
Se analiza el proyecto para la conexión del servicio solicitado
a fin de revisar su factibilidad.
Se analizan cotizaciones de los diferentes proveedores
del servicio o instalación.
Se verifica el estado presupuestal de
la cuenta de mantenimiento de edificios.
Se elaboran las requisiciones correspondientes.
Fin de procedimiento.
Solicitudes de
servicio.
Solicitudes de
cotización
Solicitudes de
cotización
Solicitud de
requisición
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75
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Se analiza el proyecto para la conexión del servicio
Se analizan cotizaciones de los diferentes proveedores.
Se verifica el estado presupuestal.
Fin del proceso.
Se elaboran las requisiciones correspondientes
Se recepciona solicitud diferentes órganos administrativos, donde
se requiere el contrato.
Solicitudes de cotización
Solicitudes de cotización
Solicitudes de cotización
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DIRECTOR
GRUPO DE TRABAJO
Control de Daños Municipales: Hermenegildo Medina López
Control de Inventarios: Francisco Bonilla Guzman
Control Vehicular: José Carlos González Cedillo
Apoyo Administrativo: Mireya Berenice Montelongo Torres
Control de Áreas Municipales: Zabdiel Moreno Ortiz
Servicios Generales: Jose Luis Raymundo Mosco Jaramillo
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DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
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DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
SECRETARIA SECRETARIAS DE
NOMINAS (2)
AUXILIARES DE
NOMINA (4)
ASISTENTE
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Del Director de Recursos Humanos
Acciones, propósitos y alcances.
Dentro de las actividades que en el ámbito de su responsabilidad realiza el Titular de la
Dirección de Recursos Humanos se encuentran las de estudiar, analizar proponer modificaciones
al sistema operativo de la Dirección, así como la de implementar métodos y procedimientos de
trabajo; de igual forma planea actividades especiales encomendadas por el Secretario de
Administración; además de vigilar el cumplimiento de las metas y objetivos proyectados en el
área, perfilando conjuntamente programas y planes que agilicen los procedimientos de trabajo. Al
tiempo que da seguimiento a los puntos de observación que pudieran resultar en los programas
de supervisión y auditorías practicadas a los procesos de evaluación operativa.
Proyecta, establece, dirige y supervisa el área operativa a su cargo y observa en forma
constante la ejecución de las labores realizadas por el personal dependiente.
Somete a la consideración del Secretario de Administración los casos no considerados en
los procesos administrativos, y así mismo vigila la elaboración de reportes e informes propios de
esta Dirección.
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PROCESO DE NÓMINA
Nombre del procedimiento:
Proceso de Nómina.
Propósito:
Brindar a los empleados del Municipio los beneficios del salario y prestaciones de acuerdo a su
relación laboral con éste.
Alcance:
A todo empleado que tiene una relación laboral con el Municipio.
Responsable(s) del procedimiento:
C. Martha Catalina Meraz Urazanda
C. María Mireya Briones López
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81
Proceso de Nómina
Registro
Clasificación
Se fotocopia Y pasa a captura de Nómina
Se clasifica y se procesa la
captura
No
Se informa al
Departamento
Si
Elaboración del Reporte de
captura
Solución del recurso
Humano
Se imprime el Libro de
Movimientos
Autorización de cada
movimiento
Archivar en cada expediente
Autorización del
Reporte
Entrega a
Contraloría
Tramitar
Envío de dispersión a Banco Realización del pago
Entrega a
Egresos
Entrega a
Contabilidad
Se envía a nómina de
Transparencia
Realizar los formatos de
movimientos
Autorización del
reporte
Interfaz SIMUN
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
82
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
observaciones
1
2
3
4
5
Se reciben los oficios de los diferentes movimientos de cada
Secretaría.
Se da el Vo. Bo. y se clasifica por tipo de movimiento .
Se entrega al área de Nóminas para la captura en el sistema.
Nóminas valida la información antes de la captura para evitar
duplicidad
Los movimientos de altas, bajas, cambios de departamento, de
puesto, incrementos se iguala a un catálogo de personal al total de
empleados del sistema de nóminas.
Se elaboran diversos reportes que son entregados quincenal o
mensualmente a la Dirección de Egresos, Contabilidad y Contraloría
Municipal,
Egresos:
- Tramita el cheque para el pago de nómina: Tarjeta-Efectivo, así como también el pago a los diversos proveedores
Contraloría:
- Nómina de la Transparencia, reporte de movimientos de servidores públicos y anualmente la declaración patrimonial.
Egresos:
Totales de percepciones y deducciones quincenales por tipo
de nómina para la elaboración de cheques para el pago
correspondiente ya sea en efectivo o tarjeta de débito.
Reporte de las deducciones para el pago a proveedores. Tesorería:
Resumen general de la nómina para la contabilidad.
Recepción de
oficios
Oficios
Oficios
Oficios
Archivos excell
Reportes
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
83
6
7
8
9
10
Impresión de recibos:
- Entrega en Ventanilla. - Entrega Dirección Administrativa de cada Secretaria para
recabar firmas
Se realizan los MOPER (movimientos de personal)
Elaboración individual de expediente de personal
Se archiva por tipo de concepto el resto de los movimientos.
Timbrado de nómina.
Fin del proceso.
Recibos de
Nómina
Expedientes
Expediente
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84
RECLUTAMIENTO
Y
SELECCIÓN DE PERSONAL
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85
Nombre del procedimiento:
Reclutamiento y Selección de Personal.
Propósito:
Todo el personal que labora en el municipio reúna el perfil adecuado al puesto que
desempeñe, con el objetivo de obtener el máximo rendimiento en costo – beneficio,
reflejándose hacia el municipio así como a los ciudadanos que lo componen.
Alcance:
A toda Dependencia que conforma la Administración Municipal.
Responsable del procedimiento:
C. María Elena Morales Rocha
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
86
TÉRMINO DE RELACIÓN LABORAL
Nombre del procedimiento:
Término de Relación Laboral
Propósito:
Concluir la relación laboral con los empleados que lo ameriten por las circunstancias que se
presenten de la mejor manera, con el fin de mantener un clima laboral positivo y en excelentes
condiciones, así como también, procurando que el empleado que se retire lo realice dentro de un
ambiente estable y quedando en los mejores términos.
Alcance:
A cada empleado que compone la Administración Municipal.
Responsable del procedimiento:
C. María Elena Morales Rocha
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
87
Término de Relación laboral
Faltas
( 4 inasistencias en 30 días)
Falta grave Renuncia Voluntaria
Acta jurídica administrativa,
anexando tarjeta y/o
comprobante de asistencia.
Enviar oficio de
Baja a R.H. anexando la
documentación
que lo ampare.
R.H. Recibe Oficio
Procede baja
Elaboración de acta
con asesoría de la Consejería
Jurídica
Enviar oficio de
Baja a R.H.
con el acta original
Procede baja
Procede baja
Enviar oficio de
Baja a R.H. Anexando
la renuncia original
Motivo de la baja
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
88
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: TÉRMINO DE RELACION LABORAL
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
observaciones
01
02
02.1
02.2
02.3
03
Se recibe notificación de la baja por medio de oficio de la
Secretaría que lo reporta.
Se clasifica el tipo de recesión de contrato; ya sea por faltas
injustificadas, renuncia voluntaria y faltas graves.
Faltas injustificadas: Recursos Humanos recibe el oficio de
baja, anexo al acta jurídica, adjuntando también la tarjeta de
control de asistencia, para proceder a la elaboración del
convenio de término de relación laboral, así como reflejo de
éste en nómina.
Falta grave: Recursos Humanos recibe el oficio de baja, anexo
al acta jurídica; misma donde se le da a conocer al empleado
la falta que cometió y su consecuencia. Recursos Humanos
procede a la elaboración del convenio de término de relación
laboral, concluyendo con el reflejo en nómina.
Renuncia voluntaria: Recursos Humanos recibe el oficio de baja
anexo a la renuncia voluntaria firmada por el empleado, se
procede a realizar el convenio de terminación de contrato así
como su reflejo en nómina.
Fin del proceso
Oficio y acta
jurídica
Oficio y acta
jurídica
Oficio y acta
jurídica
Oficio y acta
jurídica
Oficio y acta
jurídica
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
89
EVENTOS DERECURSOS HUMANOS
Nombre del procedimiento:
Eventos de Recursos Humanos
Propósito:
Se programan diferentes festejos en los cuales los empleados tienen la oportunidad de convivir y
recrearse manteniendo una sana relación laboral con el Sindicato y sus agremiados.
Alcance:
Personal sindicalizado y administrativo
Responsable del procedimiento:
C. Marcela Villarreal Gutiérrez
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
90
Eventos
}}
Programación y
Calendarización
Solicitud de los productos
y servicios (de acuerdo al
evento)
Cotización del producto y
servicio
Dirección de Adquisiciones
Solicitud de Presupuesto a
Tesorería
Invitación y entrega de
programas R.H. elabora
requisicions Realización del evento
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
91
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: EVENTOS
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
observaciones
01
02
03
04
05
06
07
08
Se realiza la programación del evento y la calendarización del
mismo.
Se efectúa la petición de presupuesto a Tesorería.
Se realiza la solicitud de los productos y servicios a la Dirección de
Adquisiciones, de acuerdo al evento que se va a realizar.
La Dirección de Adquisiciones recibe las cotizaciones de los
productos y servicios.
Recursos Humanos elabora la requisiciones
Se realiza el programa y orden del día para ser entregadas a las
autoridades e invitados.
Se lleva a cabo el evento.
Fin del proceso.
Expediente de
Evento
Oficio
Oficio
Cotizaciones
Requisiciones
Programa del Día
Proceso
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
92
UNIFORMESDEL PERSONAL
Nombre del procedimiento:
Evento de Uniformes del Personal
Propósito:
El personal porte uniforme con el fin de brindar mejor servicio a la comunidad así como
presencia y calidez en el área laboral, ayudando a los empleados en el ahorro económico.
Alcance:
Personal sindicalizado, Servicios Públicos y personal secretarial
Responsable del procedimiento:
C. Marcela Villarreal Gutiérrez
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
93
Uniformes del personal
Selección de Casas
de Moda Cotizaciones
Solicitud de Uniformes por
parte de R.H.
Adquisiciones ve casas
y cotizaciones
Adquisiciones ve casas y
cotizaciones
Dirección de
Adquisiciones
Envía casas a Recursos
Humanos
R.H. Realiza preselección Convocatoria de
Pre-Selección de
Casa
Selección final de
casa
Selección de
uniformes
Toma de
medidas Entrega De
piezas Entrega de Rol
de Uso
Informe final de
Adquisiciones a los
concursantes
Pagos
Composturas
Entrega de prendas e
Inicio del porte de
estas
Verificar el
cumplimiento del
Reglamento
Si No Se aplica
correctivo
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
94
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: UNIFORMES
Nº
Actividad
Actividad
Documentación
de referencia
observaciones
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
Se solicita a la Dirección de Adquisiciones casas para escoger
uniformes de la temporada correspondiente.
Adquisiciones ve diferentes proveedores y cotiza precios
Recursos Humanos hace las correspondientes requisiciones de
cada área de empleados
Recursos Humanos ve las casas y realiza una preselección.
Se realiza la convocatoria para la selección de la casa de uniformes
Se lleva a cabo el evento de preselección de uniformes y selección
de casa.
Se informa a Adquisiciones sobre cuál fue el orden de prioridad de
casas.
Selección de final de casa y uniformes.
Se lleva a cabo la toma de medidas.
Se entregan los uniformes y reglamento después de 90 días
aproximadamente.
Se realizan composturas.
Se inicia el porte de los mismos
Se verifica el cumplimiento del reglamento
Se aplican correctivos
Fin de procedimiento.
Oficio
Cotizaciones
Requisiciones
Acta de asistencia
Conteo de Votos
Listado de asistencia
Listado de firma de
recibido
Rol de uso.
Auditorías
Reporte de
descuento
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
95
ORGANIGRAMAS
Nombre del procedimiento:
Organigramas
Propósito:
Mantener con información actual y detallada el organigrama y los perfiles de puesto de cada
dependencia municipal, estableciendo las responsabilidades, así como los objetivos de cada
función específica, con el fin de brindar mejor servicio y contar con una publicación transparente
de los mismos.
Alcance:
Cada una de las Dependencias Municipales con sus Direcciones
Responsable del procedimiento:
C. María Elena Morales Rocha
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
96
Organigramas
Solicitud de organigramas y
perfiles de puestos a cada
Dependencia
Se envía en forma impresa
a la Secretaría de
transparencia
Secretaría de
Transparencia Procesa su
publicación en el portal de
Internet del Municipio
Se recibe la información
en forma impresa
Se envía copia a la
Contraloría Municipal
para su revisión
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
97
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: ORGANIGRAMAS
Nº
Actividad
Actividad
Documentación de referencia
observaciones
01
02
03
04
05
Se solicitan por escrito los organigramas y los perfiles de
puesto a cada Secretaría.
Se recibe la información.
Posteriormente, una vez revisada, se envía a la Contraloría
Municipal
La Contraloría Municipal realiza el proceso de su publicación en
el portal de Internet del Municipio.
Fin de procedimiento.
Oficio con sello
de recibido
Documentación
impresa
Página web
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
98
DIRECTOR
C. María Elena Morales Rocha
GRUPO DE TRABAJO:
Secretaria: C. Martha Catalina Meraz Urazanda
Secretaria: C. Marcela Villarreal Gutiérrez
Secretaria: C. María Mireya Briones López
Auxiliar: C. Ana Karen Cruz Elizondo
Auxiliar: C. Ana Luisa de León Romo
Auxiliar: C. María Sanjuana Macías Carrizales
Auxiliar: C. Víctor Hugo Cantú García
Auxiliar: C. Gustavo Federico Díaz López
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
99
DIRECCION DE SERVICIO MEDICO
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
100
ORGANIGRAMA
DIRECTOR SERVICIO MEDICO
ADMINISTRADOR
MEDICOS
RECEPCION
MODULO H.U.
AUX. FARMACIA
GUARDIA
Comisionado INTENDENCIA
Comisionado
SECRETARIA
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
101
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CONSULTA MEDICA
HOSPITALES
FARMACIA
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
102
CONSULTAMEDICA
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA MÉDICA:
El derechohabiente deberá hacer cita previa para consulta médica.
Recepcionista recibe al derechohabiente y le solicita si identificación, para verificar su vigencia de derechos, solicitándole que tome asiento en sala de espera hasta su llamado a consulta.
Médico general solicita la presencia del derechohabiente para dar inicio a la consulta.
Valora y determina el proceso patológico del derechohabiente.
En caso de que el derechohabiente no requiera de alguna especialidad El médico instala el tratamiento, captura los medicamentos en la receta médica y la envía a farmacia para el surtido de la misma.
El médico deberá apegarse al cuadro básico de medicamentos al momento de recetar al derechohabiente.
En caso de que el derechohabiente requiera una incapacidad, el médico deberá elaborar una solicitud de Incapacidad médica, deberá anotar la cantidad de días a otorgar, así como las fechas de inicio y termino de la misma. Asentando su nombre, firma y cédula profesional.
La Solicitud de incapacidad médica, deberá ser autorizada por Dirección.
Derechohabiente acude a la farmacia municipal a surtir el medicamento indicado en la receta médica.
Fin del procedimiento.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
103
.CONSULTA MEDICA
SI
Fin del proceso
NO
Acude a Hospitales con
contrato vigente previa cita o área
de urgencias.
ID. De servicio
médico vigente.
El paciente acude a su cita con el médico
general
Segúnel diagnóstico del médico: se valora si será referido con un especialista o llevara
tratamiento.
Acude a Farmacia municipal a surtir
medicamento.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
104
URGENCIAS MÉDICAS
El paciente deberá acudir al área de urgencias de los Centros médicos autorizados, con credencial de servicio médico vigente, para ser atendido según la urgencia requerida. El especialista decide si este será internado o llevará su tratamiento con citas periódicas, así como el momento de su alta. El Hospital solicita un pase-autorización para su proceso de facturación. Para surtir el medicamento deberá acudir a la farmacia municipal, con credencial de servicio médico vigente, en consultorio municipal. Fin del proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
105
RGENCIAS MÉDICAS
SI NO
Fin del proceso
ID. De servicio
médico vigente.
El paciente acude al área
de urgencia
El médico decide, según diagnostico el
paso a seguir.
Se presta atención médica y se programa cita para
especialista.
Acude al Consultorio Municipal a autorizar receta para surtir en
farmacia Municipal.
Pasa a internamiento y médico decide
momento de su alta
Al ser dado de alta acude al Consultorio Municipal a autorizar receta para surtir en farmacia Municipal.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
106
CONSULTAS CON ESPECIALISTAS El paciente deberá acudir a la especialidad referida a solicitar consulta, con credencial de servicio vigente y carta pase por parte del médico solicitante. El especialista decide el procedimiento y medicamentos a seguir y lo proporciona por escrito. El paciente acude a farmacia municipal a surtir medicamento, con credencial de servicio médico vigente en consultorio Municipal. Fin del proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
107
CONSULTAS CON ESPECIALISTAS
ID. De servicio Médico vigente.
El paciente acude a la
especialidad referida a solicitar
consulta.
El especialista decide el
procedimiento y medicamento
a seguir.
El paciente acude a farmacia
municipal a surtir
medicamento.
Fin del proceso
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
108
HOSPITALES
El médico analiza si el paciente requiere del Servicio de especialidad, estudios de laboratorio o de imagen diagnostica, según sea el caso a través de un Servicio Subrogado. Y elabora una carta pase de Servicio Médico y la entrega a Recepción, donde éste le entrega al derechohabiente. Recepción sella la carta pase y la entrega al paciente con hoja contra referencia y las indicaciones correspondientes. Indicando al paciente el lugar que se llevará a cabo la consulta o procedimiento. CUANDO EL PACIENTE ACUDE A LA UNIDAD DE SERVICIO MÉDICO SUBROGADO Médico especialista atiende y valora al derechohabiente, elabora el diagnóstico y el tratamiento anotándolos en la hoja de contra referencia, así mismo indica en ésta si se trata de alta o habrá una consulta subsecuente, asienta su nombre y firma en la misma y se la entrega al derechohabiente. Solicita al derechohabiente que acuda al consultorio municipal llevando consigo la hoja de contra referencia, informando si es una alta o una consulta subsecuente. EN CASO DE UNA ALTA Derechohabiente acude al consultorio municipal y solicita una consulta con el médico que refirió. Médico analiza el formato de Contra referencia y realiza la transcripción del medicamento recetado por el médico especialista de la Unidad Médica de servicio subrogado. Realiza la recete médica y la envía a la farmacia , para el surtido de la misma. EN CASO DE CONSULTA SUBSECUENTE: El médico elabora una carta pase de servicio médico y la envía a Recepción. Recepción sella la carta pase y la entrega al paciente con hoja de contra referencia y las indicaciones correspondientes, indicando al paciente el lugar que se llevará a cabo la consulta. Fin del proceso.
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Elaboró: Revisó: Aprobó:
109
SURTIDO DE LA RECETA
Médico especialista de
Unidad médica subrogada
El médico especialista
indica el procedimiento y
medicamento a seguir.
SUBSECUENTE
ALTA
ID de servicio médico
vigente.
Médico del Consultorio
Municipal elabora carta
pase y lo envía a
recepción.
Paciente acude a
Consultorio Municipal
consulta con médico
que los refirió.
Paciente recibe receta
médica y acude a la
farmacia Municipal al
surtido de la misma.
Recepción sella carta pase y
la entrega al paciente con
indicaciones
correspondientes.
Fin del proceso
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110
PROCEDIMIENTO PARA EL SURTIDO DE LA RECETA 1.-Derechohabiente acude a la farmacia a surtir el medicamento indicado en la receta médica. En caso de que los medicamentos recetados no se encuentren dentro del Cuadro Básico de Medicamentos, se realizará una Receta Manual, misma que el derechohabiente presenta en farmacia para el surtido de la misma. La receta Médica tendrá una vigencia de 48 horas contadas a partir de la consulta médica, en caso de que no se surta en el plazo establecido, el derechohabiente deberá acudir nuevamente al consultorio municipal a solicitar una consulta. El derechohabiente deberá conservar la 1ª. Copia de la receta médica para seguir las indicaciones del médico anotadas en la misma. 2.-Farmacia verifica la existencia del medicamento indicado en la receta médica y procede al surtido de la misma. La farmacia deberá surtir específicamente el medicamento anotado en la Receta Médica. 3.-Captura en el sistema electrónico los medicamentos en existencia.
EN CASO DE QUE LA RECETA MÉDICA SEA SURTIDA EN SU TOTALIDAD 1.- Entrega los medicamentos al derechohabiente y le solicita que plasme su nombre, y firma en la receta médica.
DERECHOHABIENTE 1.- Verifica que el medicamento que le hayan surtido este completo y que sea el indicado por el Médico y plasma su nombre y firma en la receta.
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EN CASO DE QUE LA RECETA MÉDICA NO SEA SURTIDA EN SU TOTALIDAD 2.- Estampa el sello de PENDIENTE DE SURTIR a aquellos medicamentos incluidos en la receta médica que no fueron entregados al derechohabiente. 3.- Elabora, en original y copia, un vale por el medicamento faltante, anota en este la referencia del folio de la receta médica y plasma su firma. La farmacia tendrá un plazo de 24 horas hábiles para surtir en su totalidad los medicamentos faltantes, contados a partir de la elaboración del vale. 4.- Entrega al derechohabiente el medicamento junto con el vale original, recaba nombre y número de nómina de este en la receta médica. El derechohabiente deberá verificar que los medicamentos descritos en el vale sean los correctos y que este firmado por el dependiente de la Farmacia que lo elaboró y surtió el medicamento.
CUANDO ACUDA EL DERECHOHABIENTE POR EL MEDICAMENTO FALTANTE 9.- Derechohabiente acude a la farmacia municipal a solicitar el medicamento indicado en el vale. 10.- Farmacia verifica la existencia del medicamento indicado en el vale y procede al surtido del mismo. 11.- Captura en el sistema electrónico los medicamentos. 12.- Entrega los medicamentos al derechohabiente y recaba la firma del mismo en el vale. 13.- Recoge el vale original debidamente firmado por el derechohabiente. Fin del Proceso
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Derechohabien
te con Receta
médica
Farmacia procede
a surtir medicamento.
Receta surtida en
su totalidad
Surtido el
medicamento
faltante recoge el
vale original
debidamente
firmado por el
Fin del proceso
Entrega los
medicamentos al
derechohabiente
Elabora vale por
medicamento
faltante. Y lo entrega
al derechohabiente
Derechohabiente
plasma su nombre y
firma en la receta
médica.
Derechohabiente
acude a farmacia a
solicitar
medicamento
indicado en vale
NO SI
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DIRECTOR Dr. José Ángel Salinas Vázquez
GRUPO DE TRABAJO:
Secretaria
Administrador
Médicos
Recepcionista
Recepción modulo H.U.
Auxiliar Farmacia
Intendencia
Guardia
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7. MARCO JURIDICO
o Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
o Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Nuevo León.
o Ley del impuesto sobre la renta.
o Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y
Municipios del Estado de Nuevo León.
o Ley del Servicio Civil del Estado de Nuevo León.
o Ley del Catastro.
o Ley de Fiscalización Superior del Estado de Nuevo León.
o Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
Nuevo León.
o Código Fiscal del Estado de Nuevo León.
o Ley del Gobierno Municipal del Estado de Nuevo León.
o Ley de Ingresos de los Municipios de Nuevo León para el año 2016.
o Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Nuevo León.
o Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de
Apodaca, Nuevo León.
o Reglamento para el Funcionamiento y Operación de los Panteones en el Municipio de Apodaca, Nuevo León.
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o Plan Municipal de Desarrollo vigente 2015-2018
o Demás disposiciones legales relativas.
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8. BIBLIOGRAFIA
o Reglamento Orgánico de la Administración Pública Municipal de Apodaca
Nuevo León
o Reglamento Municipal de Patrimonio.
o Reglamento Mejora Regulatoria
o Reglamento de Adquisiciones
o Reglamento de Transparencia
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9. GRUPO DE TRABAJO
SECRETARIO C.P. MARIO ALBERTO GARZA VILLARREAL
DIRECTORES
C. LUIS OMAR CEPEDA LOPEZ C.MARIA ELENA MORALES ROCHA DIRECCION ADMINISTRATIVA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
DR. JOSE ANGEL SALINAS VAZQUEZ DIRECCION DE SERVICIOS MEDICOS