MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ... · Web viewEl Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad de Información Pública de la Secretaría de Asuntos Administrativos y de

1MNP-DS-UDIP-ADM-INF-01

Versión 01-2021Número de Folios: 50

Fecha de Aprobación: 09 de julio de 2021

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

LA UNIDAD DE INFORMACIÓN

PÚBLICA

MNP-DS-UDIP-ADM-INF-01Versión 01-2021

Número de folios: 50 Fecha de Aprobación: 09 de julio de 2021

DESPACHO SUPERIORUnidad de Información Pública

Nombre del documento: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

LA UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por

Crisol Alejandra Salanic Palencia

Encargada de la Unidad de Información Pública

Firma y sello:

Lilian Roxana Sierra Vélez de Barrientos

Secretaria Ejecutiva

Secretaría de Acceso a la informacion Publica (SECAI)

Héctor Francisco Antonio Castillo Alvarado

Secretario

Firma y sello:

Carlos Emilio Morales Cancino

Subsecretario Administrativo

Firma y sello

:2


Número de Folios: 50Fecha de Aprobación: 09 de julio de 2021

1 BASE LEGAL DE LA SAAS...........................................................................................................

1.1 BASE LEGAL INTERNACIONAL...........................................................................................1.1.1 PACTO INTERNACIONAL DE DERECHOS CIVILES Y POLÍTICOS.................................

1.1.2 LEY MODELO INTERAMERICANA SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN...................

1.1.3 CONVENCIÓN AMERICANA SOBRE DERECHOS HUMANOS........................................

1.1.4 CONVENCIÓN DE NACIONES UNIDAS CONTRA LA CORRUPCIÓN,............................

1.2 BASE LEGAL NACIONAL....................................................................................................1.2.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA................................

1.2.2 LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DECRETO 57-2008.........................

1.2.3 LEY ORGÁNICA DEL PRESUPUESTO DECRETO 101-9...............................................

2 NORMAS GENERALES...............................................................................................................

2.1 USUARIO DEL MANUAL......................................................................................................

2.2 JUSTIFICACIÓN DE ACTUALIZACIÓN...............................................................................

2.3 VIGENCIA DEL MANUAL.....................................................................................................

3 OBJETIVOS..................................................................................................................................

3.1 OBJETIVO GENERAL..........................................................................................................

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................................................

4 CAMPO DE APLICACIÓN............................................................................................................

5 PARÁMETROS DE ACTUACIÓN INSTITUCIONAL....................................................................

6 FUNCIONES GENERALES..........................................................................................................

7 ESTRUCTURA ÓRGANICA DE LA SECRETARÍA DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE SEGURIDAD DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA......................

7.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA..................................................................................................

8 SIMBOLOGIA A UTILIZAR...........................................................................................................




9 PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA21

9.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN PÚBLICA DE SECRETARÍA DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE SEGURIDAD DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA SAAS..........................................................................

9.1.1 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN.........................

10 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DE LA SOLICITUD DE PRÓRROGA PARA ENTREGA DE INFORMACIÓN PÚBLICA...........................................................................................

10.1 FLUJOGRAMA DE SOLICITUD DE PRÓRROGA...............................................................

11 INTERPOSICIÓN DEL RECURSO DE REVISIÓN EN CONTRA DE LAS RESOLUCIONES EMITIDAS POR LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA –SAAS-.................................................................................................................................

11.1 REQUISITOS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE RECURSO DE REVISIÓN................................................................................................................

11.2 PROCEDENCIA....................................................................................................................

11.3 EL RECURSO DE REVISIÓN DEBERÁ CONTENER..........................................................

11.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DE INTERPOSICIÓN DEL RECURSO DE REVISIÓN..........................................................................................................................................

11.4.1 FLUJOGRAMA DE INTERPOSICIÓN DEL RECURSO DE REVISIÓN........................

12 INFORMACIÓN PÚBLICA DE OFICIO.........................................................................................

12.1 ORDENAMIENTO JURÍDICO APLICABLE A LA INFORMACIÓN DE OFICIO31

12.2 REQUISITOS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE OFICIO EN EL PORTAL WEB...................................

12.3 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA DE OFICIO..............................................................................................................................................




12.3.1 FLUJOGRAMA DE LAS ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN PÚBLICA DE

OFICIO……………………………………………………………………………………….33

13 DESIGNACIÓN DE ENLACES TITULARES Y SUPLENTES EN LAS DEPENDENCIAS DE LA SECRETARÍA DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE SEGURIDAD DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA SAAS.......................................................

13.1 ORDENAMIENTO JURÍDICO APLICABLE AL PROCEDIMIENTO DE TITULARES Y SUPLENTES.............................................................................................................

13.2 REQUISITOS PARA CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO.........................................

13.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE DESIGNACIÓN DE ENLACES TITULARES Y SUPLENTES.............................................................................................................

13.3.1 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DE DESIGNACIÓN DE ENLACES.......................

14 SOLICITUD Y REGISTRO DE USUARIO Y CONTRASEÑA PARA EL INGRESO DE SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA EN LA PLATAFORMA DE LA SECRETARÍA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DE LA PROCURADURÍA DE LOS DERECHOS HUMANOS SECAI- PDH....................................................

14.1 DESCRIPCIÓN DE LAS NORMAS APLICABLES PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO....................................................................................................................


14.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE SOLICITUD Y REGISTRO DE USUARIO..........................................................................................................................................

14.3.1 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DE SOLICITUD Y REGISTRO DE

USUARIO.......................................................................................................................................

15 ELABORACIÓN Y ENVÍO DE INFORME PRELIMINAR Y ANUAL DE LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA A SECAI-PDH..................................






15.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL INFORME PRELIMINAR Y ANUAL DE LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA...............................................

15.4 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL INFORME PRELIMINAR Y ANUAL DE LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA.........................................

16 SOLICITUD DE CAPACITACIONES EN MATERIA DE DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA..............................................................................................................



16.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE SOLICITUD DE CAPACITACIONES.....................

16.4 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DE SOLICITUD DE CAPACITACIONES....................

17 ANEXOS........................................................................................................................................

17.1 PRINCIPIO 3..........................................................................................................................

17.2 SOLICITUD DE INFORMACIÓN...........................................................................................

17.3 PROVIDENCIA......................................................................................................................

17.4 RESOLUCIÓN.......................................................................................................................

17.5 CÉDULA DE NOTIFICACIÓN...............................................................................................




PRESENTACIÓN

El acceso a la información es un derecho humano esencial para la existencia de

un Estado democrático que depende de la capacidad de los ciudadanos para

participar en el ámbito público. Reduce los niveles de corrupción generando una

relación transparente entre gobernados y gobernantes.

El acceso a la información es un derecho inalienable de toda persona. El ejercicio

del derecho a ser informado es un elemento que le da vida a la democracia,

porque el ciudadano necesita estar al tanto de lo que sucede en las esferas del

gobierno, para desempeñar un papel significativo en la gestión de los asuntos

públicos.

La Ley de Acceso a la Información Pública implica un compromiso por parte del

Estado de Guatemala con la transparencia y la auditoria social, como parte de una

decisión política y técnica contenida en la misma.

En cumplimiento con el mandato constitucional de máxima publicidad de los actos

administrativos, la Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto número 57-

2008 del Congreso de la República, garantiza que todo sujeto activo pueda ejercer

su derecho de petición y acceso a la información pública, teniendo como única

limitación los casos en que haya reserva o confidencialidad de información de

conformidad con la ley de la materia.

El Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad de Información Pública de la

Secretaría de Asuntos Administrativos y de Seguridad, en adelante SAAS, es un

instrumento en el que se define las acciones del área, así como las

responsabilidades de cada uno de los administradores de la información pública

que se genera a partir de la ejecución de las actividades administrativas, técnicas

y jurídicas que se desarrollan en la SAAS.




De esta forma se agiliza el cumplimiento de la normativa legal para atender los

requerimientos de la ciudadanía, la actualización de la información pública de

oficio, así como la información de transparencia presupuestaria según

corresponda.

1. BASE LEGAL DE LA SAAS

La Secretaría de Asuntos Administrativos y de Seguridad de la Presidencia de

la República (SAAS) fundamenta y orienta su accionar con base en los

mandatos legales e institucionales; así como en las políticas vinculadas a las

funciones, actividades y objetivos fijados, dentro de los cuales citamos la

siguiente normativa relacionada al presente Manual:

Decreto Número 50-2003, de fecha 24 de octubre de 2003, “Ley de la

Secretaría de Asuntos Administrativos y de Seguridad de la Presidencia de

la República”.

Acuerdo Gubernativo Número 32-2004, de fecha 12 de enero de 2004;

“Reglamento Interno de la Secretaría de Asuntos Administrativos y de

Seguridad de la Presidencia de la República”.

1.1 BASE LEGAL INTERNACIONAL

1.1.1 PACTO INTERNACIONAL DE DERECHOS CIVILES Y POLÍTICOS

Artículo 19: Toda persona tiene derecho a la libertad de expresión;

este derecho comprende la libertad de buscar, recibir y difundir

informaciones e ideas de toda índole, sin consideración de




fronteras, ya sea oralmente, por escrito o en forma impresa o

artística o por cualquier otro procedimiento de su elección.

1.1.2 LEY MODELO INTERAMERICANA SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN

Esta ley establece la más amplia aplicación posible del derecho de

acceso a la información que esté en posesión, custodia o control

de cualquier autoridad pública. La ley se basa en el principio de

máxima publicidad, de tal manera que cualquier información en

manos de instituciones públicas sea completa, oportuna y

accesible, sujeta a un claro y preciso régimen de excepciones, las

que deberán estar definidas por ley y ser además legítimas y

estrictamente necesarias en una sociedad democrática.

1.1.3 CONVENCIÓN AMERICANA SOBRE DERECHOS HUMANOS

Artículo 13. Numeral 1.

Toda persona tiene derecho a la libertad de pensamiento y de

expresión. Este derecho comprende la libertad de buscar, recibir y

difundir informaciones e ideas de toda índole, sin consideración de

fronteras, ya sea oralmente, por escrito o en forma impresa o

artística o por cualquier otro procedimiento de su elección

1.1.4 CONVENCIÓN DE NACIONES UNIDAS CONTRA LA CORRUPCIÓN,

Artículo 10. Información pública: Habida cuenta de la

necesidad de combatir la corrupción, cada Estado Parte, de

conformidad con los principios fundamentales de su derecho




interno, adoptará las medidas que sean necesarias para

aumentar la transparencia en su administración pública, incluso

en lo relativo a su organización, funcionamiento y procesos de

adopción de decisiones, cuando proceda. Esas medidas podrán

incluir, entre otras cosas:

a) La instauración de procedimientos o reglamentaciones que

permitan al público en general obtener, cuando proceda,

información sobre la organización, el funcionamiento y los

procesos de adopción de decisiones de su administración pública

y, con el debido respeto a la protección de la intimidad y de los

datos personales, sobre las decisiones y actos jurídicos que

incumban al público;

b) La simplificación de los procedimientos administrativos, cuando

proceda, a fin de facilitar el acceso del público a las autoridades

encargadas de la adopción de decisiones; y

c) La publicación de información, lo que podrá incluir informes

periódicos sobre los riesgos de corrupción en su administración

pública.

1.2 BASE LEGAL NACIONAL

1.2.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

Artículo 28. Derecho de Petición.

Los habitantes de la República de Guatemala tienen derecho a

dirigir, individual o colectivamente, peticiones a la autoridad, la que

está obligada a tramitarlas y deberá resolverlas conforme a la ley.

En materia administrativa el término para resolver las peticiones y




notificar las resoluciones no podrá exceder de treinta días. En

materia fiscal, para impugnar resoluciones administrativas en los

expedientes que se originen en reparos o ajustes por cualquier

tributo, no se exigirá al contribuyente el pago previo del impuesto o

garantía alguna.

Artículo 30. Publicidad de los actos administrativos.

Todos los actos de la administración son públicos. Los interesados

tienen derecho a obtener, en cualquier tiempo, informes, copias,

reproducciones y certificaciones que soliciten y la exhibición de los

expedientes que deseen consultar.

Artículo 31. Acceso a archivos y registros estatales.

Toda persona tiene el derecho de conocer lo que de ella conste en

archivos, fichas o cualquier otra forma de registros estatales, y la

finalidad a que se dedica esta información, así como a corrección,

rectificación y actualización. Quedan prohibidos los registros y

archivos de filiación política, excepto los propios de las

autoridades electorales y de los partidos políticos.

1.2.2 LEY ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DECRETO 57-2008

Artículo 4.

Toda la información relacionada al derecho de acceso libre a la

información contenida en registros, archivos, fichas, bancos, o

cualquier otra forma de almacenamiento de información pública,

en custodia, depósito o administración de los sujetos obligados, se

regirá por lo que establece la Constitución Política de la República

de Guatemala y la presente ley.




1.2.3 LEY ORGÁNICA DEL PRESUPUESTO DECRETO 101-9

Articlo 4 Rendición de Cuentas

1) Todos los entes contemplados en el Artículo 2 de la presente Ley,

que manejen, administren o ejecuten recursos, valores públicos o

bienes del Estado, así como los que realicen funciones de

dirección superior, deberán elaborar anualmente un informe de

rendición de cuentas del ejercicio fiscal anterior.

2) Presupuesto solicitado, asignado, modificado y ejecutado con

detalle por renglón de gasto, así como la totalidad de los recursos

en cada proyecto o política comprometidos en el ejercicio fiscal

sujeto del informe y en futuros ejercicios fiscales;

3) Metas, indicadores, productos y resultados que miden el impacto

de las políticas públicas;

4) Número de beneficiarios, ubicación y mecanismos de

cumplimiento de metas;

5) Medidas de transparencia y calidad del gasto implementadas. El

informe será publicado en el primer trimestre de cada año, por

cada entidad en su sitio web de acceso libre, abierto y gratuito de

datos y en el que el Ministerio de Finanzas Públicas establezca.

2. NORMAS GENERALES

El presente Manual será de uso y observancia para todo el personal de la

SAAS, siendo importante indicar que este documento se encuentra estructurado




y diseñado técnicamente para el fortalecimiento en la transparencia de las

acciones administrativas que desarrolla la Institución.

2.1 USUARIO DEL MANUAL a. Personal de la Unidad de Información Pública;

b. Enlaces titulares y suplentes designados y nombrados por las

autoridades de las dependencias de la SAAS.

2.2 JUSTIFICACIÓN DE ACTUALIZACIÓNSe consideran motivos de actualización del presente Manual, los

siguientes:

a. Por disposición legal aplicable en materia de acceso a la información

pública.

b. Por la creación de dependencias administrativas en la SAAS, en las

que sea necesario definir nuevos lineamientos en materia de acceso

a información pública.

c. Al momento de existir alguna circunstancia normativa que así lo

motive.

2.3 VIGENCIA DEL MANUALEl presente Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad de

Información Pública de la SAAS, cobrará vigencia a partir de la

aprobación emitida por el Despacho Superior de la Secretaría.

3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERALCrear el instrumento de apoyo procedimental que define la integración,

funciones y pasos a seguir en las gestiones administrativas de la Unidad




de Información Pública de la SAAS, dando así cumplimiento a la

normativa nacional e internacional relacionada.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a. Determinar los procedimientos adecuados para cumplir con lo

establecido en el ordenamiento jurídico relacionado al acceso a la

información pública.

b. Establecer las funciones de la persona encargada de la Unidad de

Información Pública.

c. Mejorar la línea de comunicación entre la Unidad de Información Pública

y las diferentes unidades administrativas en materia de acceso a


d. Definir las responsabilidades de las actividades que requiere la

ejecución de los diferentes procedimientos relacionados con el acceso a

la información pública.

4. CAMPO DE APLICACIÓN

Unidad de Información Pública de la SAAS y todas las unidades administrativas de

la SAAS que posean información pública, susceptible de ser consultada.

5. PARÁMETROS DE ACTUACIÓN INSTITUCIONAL

1. Quien solicite información tendrá la opción de hacerlo mediante

formulario impreso disponible en la Unidad de Infromación Pública o

bien electrónico en la página Web de la SAAS

https://www.saas.gob.gt/solicitar-informacion-publica, de manera




personal en las instalaciones de la Secretaría en la Unidad de

Información Pública ubicada en la 5ª. Calle 6ª. Avenida 4-18, Zona 1

Ciudad. Lo que permitirá facilitar el acceso a la información pública.

2. La información se proporcionará en el estado en que se encuentre en

posesion de los sujetos obligados. La obligación no comprenderá el

procesamiento de la misma, ni el presentarla conforme al interés del

solicitante.

3. Todas las resoluciones emitidas por la Unidad de Información Pública

deberán incluir el número de resolución, el cual se conformará de la

siguiente manera: las siglas de la Unidad guión SAAS guión el número

correlativo guión y el año en curso (UDIP-SAAS-000-2021) o como en el

futuro se establezca, debiendo hacerse la modificación del presente

Manual que corresponda.

4. Todas las dependencias de la Secretaría de Asuntos Administrativos y

de Seguridad de la Presidencia de la República, deben contar con un

enlace debidamente nombrado a través de nombramiento en acta, quien

será el responsable de trasladar a la Unidad de Información Pública a)

Respuestas a las solicitudes de información; b) Información Pública de

Oficio, en caso se genere; c) Listado de información confidencial o

reservada, según sea el caso y sellar como responsable de haber

generado la información que será trasladada a la unidad.

5. Todas las dependencias de la Secretaría de Asuntos Administrativos y

de Seguridad de la Presidencia de la República, a través de sus

enlaces, están obligadas a enviar la información de oficio y mantenerla

actualizada los primeros 05 días de cada mes y esta deberá ser enviada

o trasladada a la Unidad en formato PDF (está deberá ir sellada, firmada

y escaneada por la persona encargada de generar la información) y

formato editable de conformidad a la Política Nacional de Datos




Abiertos, Principio No. 3 Accesibles y Utilizables: los archivos deberán

de publicarse también en formatos abiertos, para que estén disponibles

para el más amplio rango de usuarios y puedan encontrar, acceder y

utilizarlos.

6. Las Autoridades Superiores de cada una de las Dependencias de la

SAAS y demás personal involucrado, están obligados a remitir la

información que les sea solicitada por la Unidad de Información Pública

y que corresponda a su área, dentro de los cinco días máximo de

haberse hecho la solicitud, bajo la responsabilidad que contempla la Ley

de Acceso a la Información Pública.

7. La Dirección de Recursos Humanos, deberá incluir dentro del curso de

inducción al puesto para los nuevos empleados de la Secretaría de

Asuntos Administrativos y de Seguridad de la Presidencia lo referente a

la Ley de Acceso a la Información Pública y a la Unidad de Información

Pública de la SAAS.

8. La Unidad de Información Pública deberá incluir dentro de sus funciones

un programa de capacitaciones relacionados al tema según el Capítulo

Segundo que se refiere a la cultura de transparencia de la Ley en

materia.

6. FUNCIONES GENERALES

a. Las funciones de la Unidad de Información Pública son las que se

describen a continuación:

b. Planificar, organizar, dirigir y controlar las acciones que promuevan la

excelencia, el cumplimiento de los principios establecidos en la Ley y

calidad en el servicio de acceso a la información pública en la SAAS.




c. Recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información pública

en el plazo establecido por la Ley.

d. Promover y coordinar con las dependencias administrativas, la

actualización permanente de la información, en el ámbito de su

competencia.

e. Auxiliar al público en general en la elaboración de solicitudes de acceso

a la información públlica de la Institución.

f. Realizar las gestiones internas administrativas para obtener y entregar

la información pública, notificándosela a los solicitantes.

g. Emitir, firmar y sellar las resoluciones que correspondan conforme los

requerimientos de acceso a la información pública.

h. Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información pública y

sus resultados.

i. Velar porque se respeten los plazos legales en materia de acceso a la


j. Elaborar los informes que por mandato legal deba realizar y remitir los

mismos a donde corresponda.

k. Dar trámite a los recursos de revisión que establece la Ley de Acceso a

la Información Pública.

l. Las demás funciones que sean necesarias para garantizar o agilizar el

acceso a la información pública.




7. ESTRUCTURA ÓRGANICA DE LA SECRETARÍA DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE SEGURIDAD DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA




7.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA

UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA SECRETARÍA DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE SEGURIDAD DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA




8. SIMBOLOGIA A UTILIZAR

Símbolos de la norma ANSI (American National Standard Institute) para elaborar

diagramas de flujo (diagramación Administrativa).

Símbolo Significado Para que se utiliza

Inicio/Fin Indica el inicio y el final del diagrama de flujo.

Operación - Actividad Símbolo de proceso, representa la realización de una operación o actividad

relativas a un procedimiento.

Documento Representa cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se genere o salga

del procedimiento.

Almacenamiento - Archivo

Indica el depósito permanente de un documento o información dentro de un

archivo.




Conector de página Indica entrada o salida desde o a una página.

9. PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA

De conformidad con las actividades de la Unidad, se desarrollan los

procedimientos, mismos que se describen de manera lógica, técnica y sistemática.

9.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN PÚBLICA DE SECRETARÍA DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE SEGURIDAD DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA SAAS

No. ACTIVIDAD PUESTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. Solicita Solicitante Presenta Solicitud de Información.

2. Acusa de Recibido

Encargada (o) de la Unidad Acusa de recibida la solicitud.

3. Asigna Número de caso

Encargada (o) de la Unidad

Conforma expediente asignando número de caso.

4. Analiza Solicitud Encargada (o) de la Unidad

Analiza cumplimiento de requisitos legales de la solicitud, artículo 41 Ley en materia.

5. Procede a dar Tramite


Emite Providencia de Admisión de Trámite si cumple con lo establecido en la Ley de Acceso a la Información Pública.Si No procede por la naturaleza del requerimiento y no esta establecido en la Ley, se realiza un correo electrónico indicando la vía correctay/o oficial para dicha diligencia.




Si se tratare de Información de Oficio de conformidad con el artículo 10 de la Ley en materia, emite Resolución y Notificación al solicitante.Si faltan requisitos del artículo 41 de la Ley en materia se notifica al solicitante:Si subsana el interesado, se emite Providencia para su trámite y continúa el procedimiento.Si el interesado dentro del plazo legal artículo 28 Constitución Política de la República, no hace las aclaraciones solicitadas o subsanado las omisiones a que se refiere el artículo 41 de la Ley de Acceso a información pública, se debe emitir Resolución.

6. Notifica Encargada (o) de la Unidad Escanea, notifica y remite correo.

7. Traslada expediente


Traslada expediente a la dependencia administrativa obligada.

8. Verifica Información Enlaces

Verificación existencia de la información solicitada, aquí existen los siguientes supuestos:ProrrogaInexistenciaEntrega parcial IncompletaVolumenExtensión

9. Elabora Providencia

Subsecretaría Administrativa

Dependencia Administrativa elabora Providencia de Trámite para el traslado de la información.

10.Verifica

Información Encargada (o) de la Unidad

Previo a la elaboración de la resolución y notificación debe verificarse que la información corresponde a lo solicitado, ya que en caso que no esté completa o esté incorrecta se debe devolver a la dependencia para la rectificación.

11. Elabora Resolución

Encargada (o) de la Unidad Elabora Resolución y Notificación.

12. Notifica Información


Escanea Resolución, y Notificación de la Información garantizándole su derecho de ser proporcionada por escrito o a recibirla a




su elección cualquier otro medio de reproducción.

13. Envio de Información


Envía correo electrónico que ha proporcionado el solicitante.

14. Imprime Correo Encargada (0) de la Unidad Imprime correo y adjunta al expediente.

15. Archiva Encargada (o) de la Unidad Archivo y resguardo de expediente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO







9.1.1 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN




10. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DE LA SOLICITUD DE PRÓRROGA PARA ENTREGA DE INFORMACIÓN PÚBLICA

NO. ACTIVIDAD PUESTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. Solicitud de Prórroga Enlaces

Elabora Providencia de Solicitud de Prórroga 2 días anteriores al vencimiento del plazo y traslada a la Unidad de Acceso a la Información Pública.

2. Recibe Providencia

Encargada (o) de la Unidad Recibe Providencia.

3. Escanea y Notifica


Escanea Providencia recibida y Notifica al solicitante, envía correo.

4. Espera Plazo Encargada (o) de la Unidad

Espera el plazo legal establecido en la Ley de Acceso a la Información Pública artículo 43 y regresa al paso No. 9 del procedimiento de Solicitud de Información Pública.





10.1 FLUJOGRAMA DE SOLICITUD DE PRÓRROGA




11. INTERPOSICIÓN DEL RECURSO DE REVISIÓN EN CONTRA DE LAS RESOLUCIONES EMITIDAS POR LA UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA –SAAS-

Se establecen las actuaciones a realizar para tramitar y resolver el recurso

de Revisión en contra de las resoluciones emitidas por la UDIP.

11.1 REQUISITOS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE RECURSO DE REVISIÓN

El recurso de Revisión interpuesto en contra de las resoluciones

emitidas por la UDIP, lo deberá presentar el sujeto activo o a través de

su representante legal, de forma escrita ante la máxima autoridad.

11.2 PROCEDENCIA

a. Cuando el sujeto obligado no entregue al solicitante los datos

personales solicitados, o lo haga en un formato incomprensible;

b. El sujeto obligado se niegue a efectuar modificaciones, correcciones o

supresiones a los datos personales;

c. El solicitante considere que la información entregada es incompleta o no

corresponda a la información requerida en la solicitud;

d. En caso de falta de respuesta en los términos de la presente ley;

e. Por vencimiento del plazo establecido para la entrega de la información

solicitada;

f. En los casos específicamente estipulados en esta ley.




11.3 EL RECURSO DE REVISIÓN DEBERÁ CONTENERa. La dependencia o entidad ante la cual se presentó la solicitud;

b. El nombre del recurrente y del tercero interesado si lo hay, así como el

domicilio,

c. lugar o medio que señale para recibir notificaciones;

d. La fecha en que se le notificó o tuvo conocimiento del acto reclamado;

e. El acto que recurre y los puntos petitorios;

f. Los demás elementos que considere procedente someter a juicio de la

máxima autoridad.




11.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DE INTERPOSICIÓN DEL RECURSO DE REVISIÓN

NO. ACTIVIDADPUESTO

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

1.Interpone

Recurso de Revisión

Sujeto Activo

Interpone Recurso de Revisión de forma escrita ante la Unidad de Información Pública de SAAS dentro de los 15 días a la fecha de la Notificación.

2. Realiza Providencia


Eleva por medio de una providencia a la máxima autoridad de la Secretaría siendo esta el Despacho Superior.

3.Resuelve Despacho

Superior

Recibe y resuelve conforme a lo establecido en la Ley. Debiendo resolver en definitiva dentro de los cinco (5) días siguientes, en los sentidos que establece la ley. Se entrega la resolución indicando que procede: a) Se ratifica la resolución de la UDIP y termina el proceso. b) Se revoca o modifica las decisiones de la Unidad de Información y ordena a la dependencia o entidad que permita al particular el acceso a la información solicitada y tiene 5 días para la entrega de lo requerido.

4. Elabora cédula de notificación


Recibe de parte del Despacho Superior y elabora cédula de Notificación para hacer del conocimiento del sujeto activo, el contenido de la resolución admistrativa emitida por la máxima autoridad de la Secretaría. Se da por agotada la fase administrativa, pudiendo el interesado interponer la acción de Amparo.





11.4.1 FLUJOGRAMA DE INTERPOSICIÓN DEL RECURSO DE REVISIÓN

12. INFORMACIÓN PÚBLICA DE OFICIO

Indica las actividades a desarrollar para la solicitud, gestión interna y

respuesta de Información Pública de Oficio, artículo 10 Ley de Acceso a la

Información Pública de la Secretaría de Asuntos Administrativos y de




Seguridad de la Presidencia de la República SAAS, para ser publicada en el

portal web de la Secretaría.

12.1 ORDENAMIENTO JURÍDICO APLICABLE A LA INFORMACIÓN DE OFICIOa. Constitución Política de la República de Guatemala. Artículos 28, 30 y

31.

b. Decreto No. 57-2008 del Congreso de la República, Ley de Acceso a la

c. Información Pública. Artículos: 10 (numeral del 1 al 29) y 11.

d. Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del

Presupuesto

e. artículos: 4, 8, 17 Bis, 17 Quáter, 17 Ter, 27, 30, 30 Ter, 32 y 41.

f.Ley de Ingresos y Egresos para el Ejercicio Fiscal vigente.

g. Política Nacional de Datos Abiertos

12.2 REQUISITOS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE OFICIO EN EL PORTAL WEB

a. Se realiza oficio a cada una de las dependencias de la Secretaría cada

mes, con las indicaciones en la que se deberá trasladar la información a

la Unidad.

b. Los enlaces deberán trasladar la información pública de oficio

correspondiente al mes anterior dentro de los cinco (05) días hábiles del

siguiente mes.




12.3 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA DE OFICIO

NO. ACTIVIDAD PUESTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. Solicitud de Información


Solicita en el primer día hábil del mes mediante oficio a las diferentes dependencias de la SAAS, la entrega de la información pública de oficio del período a reportar.

2. Recepción de Oficio Enlaces

Reciben oficio los primeros cinco (05) días hábiles de cada mes sobre la solicitud de Información pública de oficio.

3.

Gereración de

Información Enlaces

Generan y trasladan la Información Pública de Oficio correspondiente al mes anterior dentro de los cinco (5) días hábiles del siguiente mes, indicando que la misma es verídica y goza de certeza jurídica, plasmando esto en formato PDF, escaneado con firma y sello de la persona encargada de preparar la información y así mismo cumpliendo con la Política Nacional de Datos Abiertos, está deberá ir en formato editable.Excepción: La información que por su naturaleza no se pueda generar en formato editable únicamente estará en formato PDF.

4.Recepción

de Información


Recibe la información pública de Oficio de manera digital en formato PDF y editable ya consolidada. Información que se notifica a través de oficio indicando el envío de la misma a la Unidad.

5. Publica en el Portal


Se publica en los apartados correspondientes del portal web de la Institución.

6. Notifica Encargada (o) de la Unidad

Notifica por correo a las Dependencias involucradas que la información cumplió con lo establecido en la Ley de Acceso a la Información Pública y fue publicada satisfactoriamente.





12.3.1 FLUJOGRAMA DE LAS ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN PÚBLICA DE OFICIO







13. DESIGNACIÓN DE ENLACES TITULARES Y SUPLENTES EN LAS DEPENDENCIAS DE LA SECRETARÍA DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE SEGURIDAD DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA SAAS.

13.1 ORDENAMIENTO JURÍDICO APLICABLE AL PROCEDIMIENTO DE TITULARES Y SUPLENTES

Decreto No. 51-2008, del Congreso de la República. Ley de Acceso a la

Información Pública. Artículo 19.

13.2 REQUISITOS PARA CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTOa. Los enlaces titulares y suplentes serán designados por la Máxima

Autoridad de la SAAS a través de oficio y luego quedará en acta

emitida por el Despacho Superior dirigido a la Encargada (o) de la

Unidad de Información Pública.

b. Dar cumplimiento al Artículo 19 de la Ley de Acceso a la Información

Pública Decreto 57-2008 del Congreso de la República de

Guatemala.




13.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE DESIGNACIÓN DE ENLACES TITULARES Y SUPLENTES

No. ACTIVIDADPUESTO

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

1. Elaboración de Oficio

Encargada (o) Unidad

Elabora y envía oficio a las dependencias de la SAAS, mediante el cual solicita se designe a los trabajadores, que serán enlace titular y suplente respectivamente, dentro de los primeros diez días hábiles del mes de enero del año en curso.

2.Elaboración

de Nombramiento

Director o Subdirector

Reciben oficio y elaboran nombramiento designando a los trabajadores que serán enlace titular y suplente respectivamente, dentro de los cinco días hábiles siguientes de la recepción de la solicitud.

3.

Designación de Enlace

Titular Director o Subdirector

Elaboran oficio informando al Encargado de la Unidad de Información Pública, sobre la designación del nuevo enlace titular o suplente, según corresponda.

4.Integra

Listado de Enlaces

Encargada (o) Unidad

Recibe e integra el listado de los enlaces titulares y suplentes de la UDIP de la Secretaría y archiva las actuaciones.





13.3.1 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DE DESIGNACIÓN DE ENLACES TITULARES Y SUPLENTES




14. SOLICITUD Y REGISTRO DE USUARIO Y CONTRASEÑA PARA EL INGRESO DE SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA EN LA PLATAFORMA DE LA SECRETARÍA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DE LA PROCURADURÍA DE LOS DERECHOS HUMANOS SECAI- PDH.

Describe las actividades a desarrollar para solicitar un nuevo usuario y

contraseña a SECAI-PDH para registrar las solicitudes de acceso a la

información pública y presentar los informes correspondientes.

14.1 DESCRIPCIÓN DE LAS NORMAS APLICABLES PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

Decreto No. 57-2008 del Congreso de la República. Ley de Acceso a la

Información Pública. Artículo 7

14.2 REQUISITOS PARA CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTOEl encargado de la UDIP, mediante correo institucional solicitará a la

Secretaria Ejecutiva de la Comisión de Acceso a la Información Pública

de la Procuraduría de los Derechos Humanos, la asignación de usuario

y contraseña para ingresar a la plataforma de la SECAI.




14.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE SOLICITUD Y REGISTRO DE USUARIO

No. ACTIVIDAD PUESTO RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

1. Realiza Solicitud


Solicita a través del correo institucional a la SECAI de la PDH la asignación del usuario y contraseña para el acceso a la plataforma.

2. Realiza Gestiones

Secretaría de Acceso a la Información

Pública SECAI

Recibe la solicitud, realiza las gestiones correspondientes y proporciona el usuario y contraseña al sujeto obligado a través del correo electrónico institucional.

3.

Recibe usuario y contraseña Encargada (o)

de la Unidad

Recibe el usuario y contraseña e ingresa a la plataforma de la SECAI y descarga el manual para ver el uso de la plataforma y archiva correos.

4.Informa de lo

Actuado Encargada (o) de la Unidad

Informa al Despacho Superior y a la Subsecretaría Administrativa y de Seguridad sobre la presente actuación de la Unidad.





14.3.1 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DE SOLICITUD Y REGISTRO DE USUARIO




15. ELABORACIÓN Y ENVÍO DE INFORME PRELIMINAR Y ANUAL DE LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA A SECAI-PDH.

Indica las actividades a realizar para la generación del informe preliminar y

anual de las solicitudes de acceso a la información pública presentadas ante

la institución en el período correspondiente.

15.1 DESCRIPCIÓN DE LAS NORMAS APLICABLES PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTODecreto No. 57-2008 del Congreso de la República. Ley de Acceso a la


15.2 REQUISITOS PARA CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTOGenerar comprobante de envío del informe preliminar y anual de las

solicitudes de acceso a la información pública, el cual contará con la firma del

encargado de la UDIP y del Despacho Superior de SAAS.




15.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL INFORME PRELIMINAR Y ANUAL DE LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

No. ACTIVIDADPUESTO

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

1. Recibe Solicitud


Recibe correo electrónico u oficio de SECAI, mediante el cual indica la fecha para la entrega del informe preliminar y anual sobre las solicitudes de información pública recibidas en la –SAAS-.

2.Genera

Información Solicitada


Ingresa a la página www.pdh.org.gt/secai/ con el usuario y contraseña asignado a la –SAAS-, completa el formato con la información solicitada, envía la información y genera el comprobante, con el visto bueno del Despacho Superior.

3.

Ingresa a Plataforma Encargada (o)

de la Unidad

Recibe el usuario y contraseña e ingresa a la plataforma de la SECAI y descarga el manual para ver el uso de la plataforma y archiva correos.

4.

Entrega Informe

PreliminarEncargada (o) de la Unidad

Elabora oficio dirigido a la máxima autoridad de la Secretaría de Acceso a la Información Pública de la PDH, por medio del cual se le informa sobre la entrega del informe preliminar y anual según corresponda.

5Archivo y

respaldo de Información


Archiva la Documentación generada, como respaldo del cumplimiento de lo establecido en la Ley e informa al Despacho Superior, a la Subsecretaría Administrativa y Subsecretaría de Seguridad de la SAAS sobre la actuación realizada.





15.4 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL INFORME PRELIMINAR Y ANUALDE LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA




16. SOLICITUD DE CAPACITACIONES EN MATERIA DE DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA.Indica las actividades a realizar para solicitar las capacitaciones en materia de




derecho de acceso a la información pública.

16.1 DESCRIPCIÓN DE LAS NORMAS APLICABLES PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

Decreto No. 57-2008 del Congreso de la República. Ley de Acceso a la


16.2 REQUISITOS PARA CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

a. Envió de oficio para brindar información, se deberá trasladar a las diferentes dependencias de la Secretaría.

b. Cumplir con los procesos de capacitaciones en materia de derecho de acceso a la información pública.

16.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE SOLICITUD DE CAPACITACIONES

No ACTIVIDAD PUESTO DESCRIPCIÓN46


Número de Folios: 50Fecha de Aprobación: 09 de julio de 2021

. RESPONSABLE

1. Elabora Solicitud


Elabora solicitud dirigida a la SECAI-PDH, requiriendo las capacitaciones en materia de derecho de acceso a la información pública.

2. Recibe solicitud y gestiona


Pública SECAI

Recibe la solicitud y verifica en la agenda educativa la disponibilidad de las fechas para impartir las capacitaciones requeridas.

3.

Informa de Programación Encargada (o)

de la Unidad

Informa al Despacho Superior las fechas programadas para impartir las capacitaciones en materia de derecho de acceso a la información pública, dando visto bueno a las mismas.

4.Coordina

Capacitación Encargada (o) de la Unidad

Coordina con el Departamento de Desarrollo y Capacitación de la Dirección de Recursos Humanos el apoyo logístico.

5. Informa Programación


Elabora oficio informando las fechas programadas para que los enlaces designados reciban las capacitaciones en materia de derecho de acceso a la información pública.

6. Imparte Capacitación


Pública SECAI

Imparte las capacitaciones en materia de derecho de acceso a la información pública.

7. Envia reporte de Asistencia


Envía reporte de asistencia de los participantes de la capacitación y llena formulario requerido por la Secretaría de Acceso la Información Pública SECAI escaneado y envía por correo eléctronico.





16.4 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DE SOLICITUD DE CAPACITACIONES




17. ANEXOS

17.1 PRINCIPIO 3




17.2 SOLICITUD DE INFORMACIÓN




17.3 PROVIDENCIA




17.4 RESOLUCIÓN




17.5 CÉDULA DE NOTIFICACIÓN




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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ... · Web viewEl Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad de Información Pública de la Secretaría de Asuntos Administrativos y de