Manual de Operación del WebPortal (Portal CFDI)

RESUMEN de Operación del Portal CFDI (Proveedor)

Manual de Operación del WebPortal (Portal CFDI)

PROVEEDORES

Versión 4.2

Subdirección de Mercaderías

Subgerencia de Cuentas por Pagar Integración de Proveedores a Facturación Electrónica

Este manual ha sido elaborado para ayudar a los proveedores en el proceso

de envío de sus facturas electrónicas (CFDi) a Chedraui a través de una

plataforma de uso gratuito basada en internet, la cual se conoce con el

nombre de WebPortal o Portal CFDI. Aquí se cubren los elementos más

importantes para hacerlo una herramienta de uso cotidiano y se presentan

soluciones a posibles problemas durante su operación.

Grupo Comercial Chedraui

Priv. Antonio Chedraui Caram No. 248

Col. Encinal

91180 Xalapa, Veracruz

(228) 842 1100

. Manual de Operación del Portal CFDI (WebPortal) - Proveedores

Última revisión: 23/09/15

.EL USO DEL WEBPORTAL ES GRATUITO EN SU TOTALIDAD

POR SER UN DOCUMENTO DE CAPACITACIÓN LOS EJEMPLOS AQUÍ PRESENTADOS SON FICTICIOS Y PUEDEN TENER ERRORES E INCONSISTENCIAS 2

ÍNDICE

PRESENTACIÓN ............................................................................................................................ 3

¿Cuándo voy a cobrar? .............................................................................................................. 3

PROPÓSITO ................................................................................................................................... 4

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS ...................................................................................... 4

CONSIDERACIONES PREVIAS ........................................................................................................ 5

¿CÓMO ME DOY DE ALTA? ........................................................................................................... 6

Ingresar al WebPortal por primera vez ................................................................................... 10

¿CÓMO SUBO MIS FACTURAS ELECTRÓNICAS? ......................................................................... 13

Agregar los datos faltantes a un .XML importado (Editar) ..................................................... 15

PARA TOMAR EN CUENTA SI YA USA EDIWIN CON OTRO CLIENTE ............................................ 19

¿QUÉ HAGO SÍ… ......................................................................................................................... 20

Al darme de alta en portal no me acepta mi CERTIFICADO DEL SELLO DIGITAL (.CER)? ......... 20

Olvidé mi CONTRASEÑA para entrar al WebPortal o no la tengo? ......................................... 24

Después de editar mi factura me aparece un error de SINTAXIS/CARDINALIDAD? ................ 25

Mi factura ya fue editada y sigue en PENDIENTES DE ENVIAR? .............................................. 26

Subí la factura que NO ERA? ................................................................................................... 28

ETAPAS Y ÁREAS RESPONSABLES DURANTE EL PROCESAMIENTO DE LAS FACTURAS

ELECTRÓNICAS ........................................................................................................................... 29

Éste índice es interactivo, al dar click sobre cualquiera de los renglones será llevado a esa parte del manual.

EN LA ÚLTIMA HOJA DE ESTE MANUAL ENCONTRARÁ UN RESUMEN, SE SUGERIMOS IMPRIMIRLO Y TENERLO

A LA MANO PARA QUE FUNCIONE COMO REFERENCIA RÁPIDA AYUDÁNDOLE A RECORDAR CADA PARTE DEL

PROCESO EN GENERAL. ASÍ, SI FUERA NECESARIO SÓLO CONSULTARÍA EL APARTADO CORRESPONDIENTE EN

EL MANUAL PARA OBTENER LOS DETALLES NECESARIOS.





PRESENTACIÓN Este documento surge por la necesidad de apoyar a los proveedores, haciendo más ágil el proceso de envío de sus facturas electrónicas

(CFDi) a Chedraui para su integración, conciliación y generación de la cuenta por pagar. El punto de partida es la relativa facilidad con

que actualmente se puede tener acceso a una computadora conectada a internet, y al mismo tiempo, la poca complejidad que implica

el uso de un sitio en internet con características muy similares a un correo electrónico como lo es el WebPortal (Portal CFDI). Por lo

tanto, el área de Integración de Proveedores se ha dado a la tarea de preparar un texto con enfoque sencillo y amigable que

verdaderamente ayude a los socios comerciales de esta empresa.

El WEBPORTAL está diseñado para ser un medio de transmisión, es un intermediario entre los proveedores cuyas facturas aún no

cuentan con addenda y Chedraui, por eso debe estar pendiente del flujo de la información en cada etapa del proceso. Importar los

XML es solamente el inicio, para que la mercancía que nos vende sea pagada no solamente debe ser recibida físicamente, requerimos

el XML de la factura y la ejecución de varios procesos. Dicho archivo debe ser complementado con el número de la ORDEN DE

COMPRA y el número de FOLIO DE RECEPCIÓN, así nuestro sistema podrá hacer las operaciones necesarias y generar la cuenta por

pagar correspondiente.

¿Cuándo voy a cobrar? Es muy importante que tome en consideración que existen procedimientos en Chedraui que permiten la existencia de orden en los

procesos, lo cual implica que también existen tiempos. Una vez que recibimos su CFDI (XML) nuestro sistema hace el proceso de

INTEGRACIÓN a intervalos regulares durante el día, revisando la estructura de los archivos enviados y validando algunos datos.

Durante la noche se corre el proceso de CONCILIACIÓN el cual enfrenta los datos de la ORDEN DE COMPRA, el recibo de mercancía y

su XML, de dicho proceso surge un estatus para cada factura mismo que se muestra en el Portal Financiero. Una vez que las facturas

tienen estatus de APROBADO PARA PAGO o APROBADO CON DIFERENCIAS quedan a disposición del proceso que genera la minuta

(listado de FACTURAS VENCIDAS, NO BLOQUEADAS y sus respectivos importes que serán pagados). A partir de que se publica en el

Portal Financiero usted tendrá 2 días para aprobar cada una de ellas o bien solicitar una aclaración (las facturas que NO TENGAN

aprobado el importe NO SERÁN PAGADAS, ni aquellas que están en proceso de aclaración). Para calcular el vencimiento de una

factura se cuenta a partir de la fecha en que se entregó físicamente la mercancía, se le agregan los días de crédito acordados, así como

todas las condiciones especiales aplicables que el comprador deberá informarle.





PROPÓSITO Facilitar el uso del WebPortal (Portal CFDI) como herramienta de transmisión de facturas electrónicas a Chedraui.

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS Hardware: Software:

• Una computadora de escritorio o laptop • Sistema operativo Windows XP, Vista, 7, 8, 8.1, 10

• Tarjeta de red (alámbrica o inalámbrica) • Navegador de internet Google Chrome o Mozilla Firefox

IMPORTANTE: no se garantiza la operatividad al 100% utilizando equipos de la marca Apple

Es indispensable contar con conexión a internet. Si bien la velocidad de acceso no es una limitante, ésta debe ser lo suficientemente

estable como para permitir conexiones de transmisión durante unos 10 minutos por sesión.

NOTA TÉCNICA: EL USO DEL WEBPORTAL EN DISPOSITIVOS CON SISTEMA OPERATIVO ANDROID EN TELÉFONOS INTELIGENTES Y

TABLETAS NO HA DADO PROBLEMAS EN CONDICIONES DE LABORATORIO, SU USO QUEDA A SU DISCRECIÓN.





CONSIDERACIONES PREVIAS 1. Para poder usar el portal el proveedor debe haber sido autorizado, de lo contrario el sistema rechazará su solicitud.

Dicha autorización se hará de su conocimiento mediante un correo electrónico enviado por personal de Integración de

Proveedores informándole que debe de registrarse.

2. Al momento de llenar el formulario en línea para darse de alta, el portal solicita que se suba el archivo .CER (certificado

del sello digital) que se utilice para timbrar las facturas. Esto es con el fin de que el portal pueda verificar que las facturas

electrónicas importadas o subidas pertenezcan al usuario que abrió la sesión de trabajo. Si el archivo .CER no se sube por la

razón que sea, no se podrá completar el proceso de registro y tampoco se podrá hacer uso del portal. Es importante hacer

mención de que Chedraui NO tiene acceso a los archivos .CER de los proveedores.

3. No importa si el proveedor genera sus propias facturas electrónicas o si lo hace a través de otra empresa, deberá tener a su

disposición los archivos .XML de dichas facturas para poder subirlos al portal. Si la factura no está debidamente timbrada

el portal no permitirá su carga.

4. El WebPortal y el Portal Financiero son distintos e independientes por lo tanto los procesos de alta y uso son diferentes.

El WebPortal sólo sirve para enviar los .XML; el Portal Financiero permite saber que facturas serán pagadas y

cuándo.





¿CÓMO ME DOY DE ALTA?

Si usted NO RECIBIÓ este documento por medio de un correo electrónico del área de Integración de Proveedores significa que su clave de proveedor puede estar bloqueada para hacer uso del WebPortal y por lo tanto su solicitud de alta será rechazada automáticamente.

SI USTED ES UN PROVEEDOR NUEVO POR FAVOR CONTACTE A Edgar Ramírez Hernández (228) 842 1100 ext 1304

PARA SER INFORMADO SOBRE EL WEBPORTAL Y LOS ESQUEMAS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA VIGENTES EN CHEDRAUI.

Lo primero es tener a la mano los datos del proveedor (empresa o persona) así como el archivo .CER que actualmente usa para timbrar

sus facturas electrónicas y un correo electrónico vigente al cual tenga acceso inmediato, es preferible que dicho correo sea de quien

haga el proceso de alta y esté encargado de la facturación y/o la cobranza.

1. Ingrese a la página www.grupochedraui.com.mx desde su navegador de internet (Chrome o Firefox).

En caso de que por cualquier motivo no pueda ingresar a la pantalla de proveedores en la página principal de Chedraui, puede

utilizar este acceso directo copiándolo en la barra de direcciones de su navegador o bien dando click directamente sobre él.

http://chedrauicorp.random-interactive.com/index.php?r=provider

2. En la parte superior, dé click en el botón PROVEEDORES. Es posible que al mismo tiempo aparezca una ventana emergente

con algún comunicado o noticia importante, le sugerimos leerlo siempre antes de cerrar esa ventana.





3. En la siguiente ventana dé click en RECEPCIÓN CFDI PROVEEDORES RETAIL.

4. Luego le mostrará en la parte inferior los 4 botones principales. Dé click en ALTA PROVEEDOR RETAIL

5. Automáticamente se va a abrir otra ventana del navegador en la que deberá llenar los datos de identificación así como subir

el certificado del sello digital. Tome en consideración estos consejos y utilice como guía la imagen de la página siguiente:

A) Asegúrese de escribir los datos tal y como aparecen en su cédula de identificación fiscal.

B) Le recomendamos anotar y conservar en un lugar seguro tanto la pregunta de seguridad como la respuesta a dicha

pregunta. Los utilizará si en algún momento olvida su contraseña para entrar al portal.

C) La cuenta de correo electrónico que indique aquí será en la que se recibirá toda la comunicación oficial generada por el

portal. El contacto es la persona responsable de enviar las facturas electrónicas o quien esté haciendo el registro de alta.

D) El archivo con terminación .CER es el único que acepta el portal, si hubiera algún problema mostrará un mensaje de

error; tome en cuenta que debe ser el mismo Certificado de Sello digital con el que timbra sus facturas. Éste archivo tiene

que estar en su computadora pues utilizando el botón SELECCIONAR ARCHIVO deberá indicarle su ubicación al sistema.

Si tuviera problemas con su certificado por favor consulte la sección “¿Qué hago si…” en la página 21

E) No olvide leer tanto los términos de uso como la política de privacidad y marcar de aceptación la casilla de la izquierda.

Le recordamos que el uso de este portal es GRATUITO.





6. Si todo está correcto aparecerá este cuadro de diálogo en el que deberá dar click en SEGUIR. Y al cabo de unos minutos

recibirá un mensaje en el correo electrónico que registró en el que estarán su usuario y contraseña para entrar al portal y

poder subir los .XML





Si hubo algún problema el portal mostrará un cuadro de diálogo indicándolo. Como ejemplo le presentamos estos 2, el primero es

debido a que el certificado no corresponde (recordemos que el SAT emite diferentes tipos de certificados, para la FIEL y para los Sellos

Digitales), y el segundo porque se intentó subir el archivo .CER de otra empresa.

SI SU ARCHIVO .CER ES CORRECTO Y EL PORTAL LO RECHAZA SIGA EL PROCEDIMIENTO DETALLADO EN LA PÁGINA 21, PARA PODER

VER Y DESCARGAR LOS CERTIFICADOS ASOCIADOS A SU RFC DIRECTAMENTE DESDE LA PÁGINA WEB DEL SAT, SIN TENER QUE HACER

CITAS NI ACUDIR A UNA OFICINA.

Es importante hacer notar que se pueden empezar a subir las facturas electrónicas desde el momento en que el

WebPortal asigna usuario y contraseña.

Por seguridad el WebPortal pedirá que usted cambie la contraseña tanto la primera vez que ingrese como todas

aquellas en las que usted pida un cambio de contraseña al departamento de Integración de Proveedores,

responsable del soporte técnico a los usuarios del WebPortal.





Ingresar al WebPortal por primera vez

7. Desde la página www.grupochedraui.com.mx dé click a PROVEEDORES. En caso de que por cualquier motivo no pueda

ingresar a la pantalla de proveedores en la página principal de Chedraui, puede utilizar este acceso directo copiándolo en la

barra de direcciones de su navegador o bien dando click directamente sobre él.

http://chedrauicorp.random-interactive.com/index.php?r=provider

8. En la siguiente ventana dé click en RECEPCIÓN CFDI PROVEEDORES RETAIL.

9. Luego verá los 4 botones del menú principal. Dé click en CARGA DE CFDI.





10. Se abrirá una nueva ventana en su navegador. Utilice el USUARIO y CONTRASEÑA que el sistema le mandó a su correo

electrónico. Luego dé click en el botón INICIAR SESIÓN. En caso de que su navegador le preguntara ¿Guardar la contraseña

para este sitio? Ustede deberá indicar que NO DESEA GUARDAR LA CONTRASEÑA, pues será cambiada más adelante (la

primera vez que ingrese) y no tiene caso conservarla.

11. Una vez que haya entrado al portal se le pedirá que cambie la contraseña; usted deberá crear una contraseña propia

cumpliendo con los requisitos de seguridad que ahí aparecen, será definitiva y estará vigente mientras usted no la cambie.





Puede darse el caso de que su contraseña no sea aceptada, si es así le aparecerá una ventana como éstas donde le dice

porque fue rechazada y tendrá que escribir una nueva contraseña tomando en consideración lo que el sistema le indique.

12. Si el cambio se hace correctamente aparecerá este mensaje de confirmación, y deberá utilizar su nueva contraseña a partir

de la próxima sesión. Dé click en SEGUIR para continuar.

13. Ahora deberá escribir la información de la empresa por única vez (los espacios en AMARILLO son OBLIGATORIOS). Si de

manera automática no aparece esta ventana puede dar click en la barra de menús donde dice ADMINISTRACIÓN y luego en

DATOS DE LA EMPRESA. Al terminar dé click en ACEPTAR. Finalizado esto podrá empezar a importar sus facturas electrónicas.





¿CÓMO SUBO MIS FACTURAS ELECTRÓNICAS? Los archivos que terminan en .XML SON LOS ÚNICOS QUE SE ENVÍAN por ello deberán estar en su computadora al efectuar este

procedimiento. No importa si sus facturas fueron generadas por usted o si contrató los servicios de otra empresa para ello, lo que sí

importa es que DEBEN ESTAR TIMBRADAS. No afecta si la factura tiene ADDENDA, porque el WebPortal NO la toma en cuenta para

validación y procesamiento, lo importante es la parte fiscal. Tenga identificadas las facturas que va a subir con sus respectivos números

de pedido (ORDEN DE COMPRA) y recepción (FOLIO DE RECIBO) y siga los pasos para Ingresar al WebPortal por primera vez. Si por

cualquier motivo no puede ingresar por medio de la página principal de Chedraui puede utilizar este link

http://webportal.edicomgroup.com/suppliers/chedraui/indexViewer.html

1. Una vez que ingresó al WebPortal con el USUARIO y la CONTRASEÑA QUE USTED CREÓ verá la pantalla principal.

2. Dé click en la barra de menús en DOCUMENTOS y luego en IMPORTAR

3. En la siguiente ventana verá el botón EXAMINAR, al darle click se abrirá una ventana en la que podrá localizar el archivo que

será importado. Una vez que lo haya encontrado y seleccionado dé click en ABRIR.





4. El nombre del archivo .XML aparecerá en pantalla. Le sugerimos hacer el proceso de uno por uno mientras se familiariza con

el portal y su uso. Dé click en ACEPTAR para que el archivo sea importado.

5. SIEMPRE que importe un archivo aparecerá una ventana avisando que tiene “errores”. Esto es completamente NORMAL, es

una alerta generada porque el portal revisa el archivo .XML y se da cuenta de que aún falta agregarle los números de la

ORDEN DE COMPRA y del FOLIO DE RECEPCIÓN. Dé click en el botón SALIR para continuar con el proceso.





6. Todos los archivos recién importados están en la carpeta PENDIENTES DE ENVIAR y debido a que tienen “error” aparecen

con las letras en rojo. El color ROJO sirve para indicar que algo está mal con la factura, ya sea que le sobre o le falte.

Agregar los datos faltantes a un .XML importado (Editar) 7. Para agregar el número de la ORDEN DE COMPRA (OC) y el FOLIO DE RECEPCIÓN es necesario EDITAR el archivo. Dé doble

click en la factura que va a editar o bien dé click con el botón derecho en las letras rojas, aparecerá un pequeño menú y luego

dé click en el ícono de una libreta y un lápiz , se abrirá una ventana en la que se muestra la información de la factura.

Una tercera manera de editar su XML es dando click con el botón izquierdo sobre las letras rojas, el fondo cambiará a azul

indicando con ello que el registro está seleccionado, de click sobre el ícono de la libreta y lápiz que aparece en la esquina

superior del lado izquierdo, exactamente debajo de la palabra pendientes.

La ventana cambiará de color mientras el portal prepara la visualización del XML, una vez que termine le mostrará en la

pantalla todos los datos de la factura mismos que no se pueden cambiar. Debe bajar esa pantalla hasta que vea una barra de

6 pestañas.





8. Dé click en DATOS GENÉRICOS para que se abra la ventana que permite capturar la ORDEN DE COMPRA y el FOLIO DE

RECEPCIÓN.

IMPORTANTE: Tanto la ORDEN DE COMPRA como el FOLIO DE RECEPCIÓN deben ser de 10 dígitos. La

ORDEN DE COMPRA debe empezar con 1, 2, 7, 8 o 9 y el FOLIO DE RECEPCIÓN con 1, 2 o 5.

Puede darse el caso de que al entregar en un CEDIS o TIENDA el FOLIO DE RECEPCIÓN tenga menos de 10 números, así que deberá

rellenar con ceros los espacios faltantes entre el número 5 inicial y el folio como aparece en el documento, de esta manera:

IMPORTANTE: AUNQUE UN CEDIS O UNA TIENDA PUEDE ENTREGAR VARIOS FOLIOS DE RECIBO POR ORDEN DE COMPRA, EL

PORTAL SÓLO ACEPTA UN FOLIO DE RECEPCIÓN POR FACTURA. PROCURE ENTREGAR LA TOTALIDAD DEL PEDIDO Y EXIJA QUE AL

RECIBIR LA MERCANCÍA LE ENTREGUEN SÓLO UN FOLIO DE RECEPCIÓN POR FACTURA; SI LA TIENDA O CEDIS LE DAN DOS O MÁS

FOLIOS SUBA SU FACTURA AL PORTAL Y EDÍTELA AGREGANDO SÓLO UNO DE LOS FOLIOS, LUEGO COMUNÍQUESE AL CENTRO DE

ATENCIÓN A PROVEEDORES (01 800 838 9967) PARA QUE EL ÁREA CORRESPONDIENTE LE DE SEGUIMIENTO A SU CASO Y LA





INFORMACIÓN SEA REGISTRADA OPORTUNAMENTE PEMITIENDO LA ASOCIACIÓN DE TODOS LOS FOLIOS QUE CORRESPONDAN A

LA FACTURA QUE VA A COBRAR.

Aquí le presentamos otro ejemplo en el cual el CEDIS entregó un folio de cinco dígitos. El procedimiento es poner primero el cinco

porque TODOS los folios de recibo introducidos en el WebPortal deben iniciar con 5, luego poner cuatro ceros y los cinco dígitos del

folio para que sean 10 números en total. NUNCA ponga los ceros al final del folio pues su factura NO SERÁ PROCESADA por el sistema.

9. Una vez capturados los números de la ORDEN DE COMPRA y el FOLIO DE RECEPCIÓN debe guardar los cambios. Dé click sobre

el botón GUARDAR Y ENVIAR para que el portal procese la factura y la mande al servidor de Chedraui que le corresponde.

10. El WebPortal revisará su factura y enviará un mensaje indicando si hubiera algún error en el XML, dependiendo del problema

podrá solucionarlo revisando la sección “¿QUÉ HAGO SI…”; para las situaciones no previstas en dicho apartado deberá

comunicarse con el departamento de Integración de Proveedores (los datos de contacto aparecen al final de este manual). En

caso de que esté BIEN la procesará (le cambiará el color de las letras a NEGRO) y le hará los ajustes necesarios al archivo XML,

esto quiere decir que incorporará los números capturados. El proceso desde que oprime el botón GUARDAR Y ENVIAR hasta





que la factura llega a RECUPERADOS no tarda más de 2 minutos. Si tarda más que eso por favor aplique el procedimiento

detallado en la página 26, en caso de que eso no resuelva su problema deberá enviar un correo electrónico a

[email protected] para que sea atendido por el departamento de Integración de Proveedores y se le dé el

seguimiento adecuado.

El camino que recorre una factura electrónica dentro del WebPortal de Chedraui es el siguiente:

1. Llega a PENDIENTES DE ENVIAR cuando es importado (carga del CFDi), 2. Una vez editado el sistema lo pasa a MARCADOS PARA ENVIAR, 3. Luego es movido a ENVIADOS, si hubiera algún problema de comunicación pasaría a

RECHAZADOS y 4. Si todo está bien llega a RECUPERADOS, lo cual quiere decir que fue depositado en

nuestro servidor para que sea integrada y conciliada

Una vez que el WebPortal empiece a procesar la factura electrónica la pasará de una carpeta a otra en cuestión de segundos. En

caso de que vea que pasa más de 1 minuto y su factura se queda “atorada” en Pendientes de Enviar, Marcados para Enviar o

Enviados debe dar click en la barra de menús en DOCUMENTOS � REFRESCAR CARPETAS si después de eso su factura continúa

donde la vió por última vez deberá aplicar el proceso detallado en la página 27.

Todas las facturas enviadas correctamente aparecerán en la carpeta RECUPERADOS, ese es su acuse de recibo. Es muy importante

el dato que aparece en la columna FECHA CAMBIO SITUACIÓN, pues representa el momento exacto en que su XML llegó a nuestro

servidor; para cualquier aclaración le recomendamos tomar una captura de pantalla a esta carpeta frecuentemente (dependiendo

de que tantos documentos envíe) porque el portal SÓLO LOS ALMACENA POR 2 MESES.

Una vez que el archivo llega a Chedraui debe esperar su turno para ser INTEGRADO, lo cual significa que un proceso toma ese

archivo y lo revisa en cuanto a estructura y validez de los datos para que el sistema pueda extraer de él la información que se

requiere. Luego debe esperar nuevamente para ser CONCILIADO, es decir se enfrentarán los datos de la ORDEN DE COMPRA y la

factura para ver si coinciden con lo que se recibió en la tienda o en el CEDIS. A partir de este proceso se genera un status y se

publica en el PORTAL FINANCIERO. ESTE PROCESO TARDA UN MÁXIMO DE 96 HORAS, si pasado ese tiempo NO viera su factura





en el Portal Financiero debe levantar un incidente contactando al Centro de Atención de Proveedores (01 800 838 9967) para que

el área correspondiente lo atienda. Algunos de los motivos por los que su factura no es procesada tienen que ver con errores de

registro preliminar en la tienda o el CEDIS, números de ORDEN DE COMPRA erróneos y fallas en la transmisión de datos.

IMPORTANTE: PARA VER LAS FACTURAS Y SU ESTATUS DE PAGO EN EL PORTAL FINANCIERO DEBERÁ TENER USUARIO Y

CONTRASEÑA, LOS CUALES SON INDEPENDIENTES A LOS DEL WEBPORTAL. PUEDE SOLICITARLOS LLAMANDO AL (228) 842 1100

EXT. 1016, 1017 O 1018 DEBE TOMAR EN CONSIDERACIÓN QUE ESTE TRÁMITE TARDA CUANDO MENOS 3 SEMANAS, Y QUE EL

USO DEL PORTAL FINANCIERO GENERA UN COBRO MENSUAL Y UNA ANUALIDAD.

11. Si va a enviar otra factura repita los pasos 2 al 10. Si ya terminó su actividad en el WebPortal dé click en la barra de menús

en el botón CERRAR SESIÓN.

PARA TOMAR EN CUENTA SI YA USA EDIWIN CON OTRO CLIENTE

EL WEBPORTAL (PORTAL CFDI) DE CHEDRAUI ES UN DESARROLLO DE LA EMPRESA EDICOM Y OTRAS CADENAS COMERCIALES

TIENEN CONTRATADOS SERVICIOS SIMILARES. SI USTED YA UTILIZA ESTE MECANISMO PARA ENVIAR SUS FACTURAS A OTROS

CLIENTES POR FAVOR TENGA EN CUENTA QUE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN Y LOS PROCEDIMIENTOS VARÍAN, POR LO

TANTO PARA EL CASO DE CHEDRAUI, DEBE HACER SÓLO LO QUE AQUÍ LE PEDIMOS. NO ES NECESARIO QUE AGREGUE LOS PDF,

TAMPOCO HACE FALTA QUE SUBA AL PORTAL IMÁGENES NI QUE COLOQUE MÁS INFORMACIÓN DE LA QUE LE SOLICITAMOS

(ORDEN DE COMPRA Y FOLIO DE RECEPCIÓN).





SABEMOS QUE SUS ACTIVIDADES COMERCIALES NO NECESARIAMENTE COINCIDEN CON NUESTROS HORARIOS DE OFICINA (DE

LUNES A JUEVES DE 8:00 A 14:00 Y DE 16:00 A 18:00 HRS, Y LOS VIERNES DE 8:00 A 14:00 HRS.), ASÍ QUE PREPARAMOS ESTA SECCIÓN

PARA AYUDARLE CON SITUACIONES O PROBLEMAS QUE SON COMUNES Y QUE PUEDEN SER RESUELTOS POR USTED MISMO DE

MANERA QUE NO TENDRÁ QUE ESPERAR A QUE UNO DE NUESTROS ANALISTAS ESTÉ DISPONIBLE.

¿QUÉ HAGO SÍ…

Al darme de alta en portal no me acepta mi CERTIFICADO DEL SELLO DIGITAL (.CER)? En caso de que no tenga su certificado del Sello Digital, podrá tramitarlo directamente por internet en la página del SAT que está

aquí abajo y una vez que lo tenga deberá hacer el nuevamente el proceso de alta desde el inicio, como se muestra en la página 6.

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/tramites/comprobantes_fiscales/Paginas/default.aspx

A veces el tráfico del portal impide que el proceso valide el certificado, le recomendamos intentarlo al menos 2 veces dejando pasar

unos minutos entre cada intento. También puede darse el caso de que esté subiendo el archivo que no es. El SAT genera archivos .CER

para la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y para los Sellos Digitales, un contribuyente puede tener varios certificados sobre todo si

factura en diferentes lugares, o de acuerdo con sus necesidades. Recuerde que debe subir el CERTIFICADO DEL SELLO DIGITAL con el

que TIMBRA sus CFDi, para saber cuál es el certificado correcto abra un XML y localice el número de certificado, ese es el nombre del

archivo que deberá subir.

En algunas ocasiones los certificados son rechazados por el portal por tener errores o por estar vencidos. Para verificar y/o recuperar

un certificado digital puede utilizar esta liga del Servicio de Administración Tributaria.

https://portalsat.plataforma.sat.gob.mx/RecuperacionDeCertificados/

Lo primero que verá es una página en la que deberá introducir las letras y números distorsionados que aparecen en el recuadro de colores, tal como se muestra en la siguiente imagen.





A continuación aparecerá una nueva ventana pidiendo que escriba su RFC. Nuevamente deberá introducir los números y letras

distorsionados que aparecen en el recuadro, luego de click en Buscar.





La página le mostrará los distintos sellos que tiene asociados a su RFC y verá algo parecido a la siguiente imagen:

En este ejemplo podrá ver dónde localizar el número de serie del certificado con el que se timbró la factura. Tome en consideración

que los distintos proveedores y aplicaciones que generan los PDF de las Facturas Electrónicas tienen su propio formato para presentar

la información; en el caso de sus facturas pudiera aparecer en un lugar diferente, lo que no cambia es el tamaño del número de serie

del certificado formado por 20 dígitos.





Para poder descargar su certificado, coloque el puntero y dé click sobre el número de serie o bien como lo muestra la imagen, dé click

con el botón derecho sobre el número de serie que va a descargar y verá un pequeño menú, ahí dé click en Guardar vínculo como…

En el navegador Mozilla Firefox al dar click izquierdo sobre el Número de Serie del certificado, le mostrará una ventana indicando que

no puede descargar su archivo .CER; ignore el mensaje dando click izquierdo en ACEPTAR y dé click con el botón derecho sobre el

certificado para poder obtenerlo tal como se explicó anteriormente. Proceda a guardar su archivo .CER como la siguiente imagen lo

muestra:

Una vez que ya tenga su certificado regrese a la página principal de Chedraui y continúe con el procedimiento de alta como se detalla

en la página 6.





Olvidé mi CONTRASEÑA para entrar al WebPortal o no la tengo? Es frecuente que en las empresas haya cambios de personal y que por lo mismo algunas contraseñas se extravíen, o bien, que uno

tiene tantas contraseñas que alguna se nos llega a olvidar. Hay dos formas de resolver esto:

1. Utilizar la pregunta y la respuesta que se establecieron al momento de darse de alta dando click en ¿Olvidó su contraseña?

Para escribir la respuesta a su pregunta secreta definida al darse de alta.

2. Pedir el cambio de contraseña al área de Integración de Proveedores mediante un correo electrónico a

[email protected]

NOTA: ESTE MISMO CORREO SIRVE PARA QUE CANALICE SUS DUDAS TANTO AL RESPECTO DEL FUNCIONAMIENTO DEL WEBPORTAL

COMO DE CUALQUIER OTRO TEMA DIRECTAMENTE RELACIONADO CON LA ENTREGA DE MERCANCÍAS Y SU FACTURACIÓN. ES MUY

IMPORTANTE QUE CUANDO ENVÍE UN CORREO ELECTRÓNICO INCLUYA LOS SIGUIENTES DATOS PARA UNA IDENTIFICACIÓN

PRECISA Y UNA ATENCIÓN RÁPIDA:

� NÚMERO DE PROVEEDOR � TELÉFONO DE CONTACTO

� RFC � MENSAJE DE ERROR

� CAPTURA DE PANTALLA (SI ES POSIBLE)





Después de editar mi factura me aparece un error de SINTAXIS/CARDINALIDAD? Los errores de cardinalidad aparecen porque al momento de editar la factura quedan CAMPOS o LÍNEAS VACÍAS, las cuales deben

borrarse para que el sistema pueda procesar el archivo adecuadamente. Siempre verifique que después de agregar los números de la

ORDEN DE COMPRA y del FOLIO DE RECEPCIÓN no hayan sido insertadas más líneas o etiquetas.

1) Proceda a editar el documento que se generó el error como normalmente lo hace. Debido al error las letras continúan en

color rojo.

2) Una vez abierto dé click en DATOS GENÉRICOS y localice las líneas y/o espacios vacíos que provocan el error.





3) Una vez que haya llenado el campo vacío deberá guardar los cambios e indicar al sistema que la factura está lista para ser

revisada y transmitida dando click en GUARDAR Y ENVIAR; si aún tuviera algún otro problema el portal se lo hará saber

mediante un mensaje de error; en caso de que dicho problema no estuviera detallado en esta sección por favor contacte al

departamento de Integración de Proveedores para recibir la atención requerida.

Mi factura ya fue editada y sigue en PENDIENTES DE ENVIAR? En algunos casos se debe a que la comunicación se interrumpe momentáneamente al momento de procesar el archivo, por la misma

red o bien por el tráfico en el Portal (actualmente la tercera parte de los proveedores de Chedraui envían sus facturas electrónicas por

medio del WebPortal, el volumen de estas operaciones supera los cien mil documentos XML por mes). Para resolver este problema es

necesario volver a validar el archivo y luego retransmitirlo.

1. Coloque el puntero del mouse sobre la factura editada (deberá tener las letras en color negro, pues si estuvieran en rojo

significa que hay un error en los datos) y luego dé click en el archivo con el botón derecho. Aparecerá un menú en el que

deberá dar click con el botón izquierdo sobre VALIDAR. Con esto el sistema verificará que no haya ningún problema con los

datos de la factura.





2. Igualmente sobre la factura editada y recién validada dé click con el botón derecho para que aparezca el menú, ahí dé click

con el botón izquierdo sobre RETRADUCIR. Así el sistema re-iniciará el procesamiento de la factura y la pasará de carpeta en

carpeta hasta llegar a RECUPERADOS, con ello habrá concluido el proceso.





4) Si la factura tiene todo correcto será procesada normalmente y al cabo de unos minutos estará en la carpeta de

RECUPERADOS

Subí la factura que NO ERA? Pueden darse típicamente tres casos:

1) Al importar seleccionó una factura electrónica de la cual aún no tiene el FOLIO DE RECEPCIÓN y/o la ORDEN DE COMPRA.

Para este caso no hay problema, el WebPortal puede almacenar las facturas hasta por un mes; una vez que haya obtenido

los datos faltantes regrese al WebPortal y edite la factura como se describe en la página 10.

2) Subió una factura de otro cliente. Como no van a coincidir los datos fiscales del receptor de la factura el portal la va a rechazar

si se intenta transmitir; si esto pasa deberá borrarla o eliminarla.

3) Hay errores en la factura y debe ser eliminada para que no sea procesada.

Para eliminar una factura deberá seleccionarla dándole click con el botón izquierdo sobre las letras, y luego deberá dar click sobre el

ícono del bote de basura, luego aparecerá una ventana pidiendo la confirmación, con ello la factura será movida a la carpeta

DOCUMENTOS ELIMINADOS y el WebPortal no la procesará.

Si por error llegara a eliminar una factura puede volver a importarla o bien, rescatarla de DOCUMENTOS ELIMINADOS.





ETAPAS Y ÁREAS RESPONSABLES DURANTE EL PROCESAMIENTO DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS

Etapa ÁREA RESPONSABLE Recepción de la factura e integración al sistema

Integración de Proveedores Edgar Ramírez Hernández (Jefe Análisis e Integración de Proveedores a F.E.) [email protected] (228) 842 1100 ext. 1304 Cristal López Cruz (Analista de Facturación Electrónica) [email protected] (228) 842 1100 ext. 1529 Emmanuel Cervantes Ruiz (Analista de Facturación Electrónica) [email protected] (228) 842 1100 ext. 1262 Gabriela Hernández Gabriel (Analista de Facturación Electrónica) [email protected] (228) 842 1100 ext. 1231

Conciliación de la factura Registro de Mercaderías

Ricardo Enrique Blancas García [email protected] (228) 842 1100 ext. 1944

Registro de Mercaderías

Jorge Hernández Cosme [email protected] (228) 842 1100 ext. 1490

Aclaraciones

Quintina Zitácuaro Contreras [email protected] (228) 842 1100 ext. 1123 Ciria Ruiz Meneses [email protected] (228) 842 1100 ext. 1658

Soporte Técnico del WebPortal (Portal CFDI) [email protected]

Portal Financiero 01(800) 337 8233

Proveedores nuevos no llamen al 01 800, por favor comuníquense al Corporativo de Xalapa

(228) 842 1100 ext. 1016-1018

Centro de Atención a Proveedores (CAP) Problemas con facturas, recibos, importes y cantidades reflejados (o faltantes) en el Portal Financiero

01 (800) 838 9967

LE RECORDAMOS QUE PARA UNA MEJOR ATENCIÓN SU PRIMER PUNTO DE CONTACTO DEBERÁ SER EL

CENTRO DE ATENCIÓN A PROVEEDORES PARA QUE LE GENERE UN INCIDENTE Y SE LE PUEDA DAR EL

SEGUIMIENTO ADECUADO A SU CASO.

RESUMEN de Operación del Portal CFDI (Proveedor)

Ver. 4.2 (Rev. 09/15)

1. DARSE DE ALTA

1.1. Ingrese a www.grupochedraui.com.mx mediante MOZILLA FIREFOX o

GOOGLE CHROME.

1.2. Dé click en � �

para abrir el formulario de registro.

1.3. Llene los datos del proveedor y los suyos, suba el archivo .CER con que

timbra sus facturas.

1.4. SI TODO ESTÁ CORRECTO el portal le enviará USUARIO y CONTRASEÑA al

correo electrónico que registró en el formulario.

1.5. Al entrar por primera vez el portal le pedirá que cambie la contraseña, usted

deberá crearla siguiendo las indicaciones en pantalla.

2. IMPORTAR XML

2.1. En la página principal de Chedraui dé click en �

� . En la nueva ventana teclee su

usuario y contraseña. Si por algún motivo no se puede ingresar desde la

página web de Chedraui utilice este acceso directo

http://webportal.edicomgroup.com/suppliers/chedraui/indexViewer.html

2.2. Una vez que ingresó, de click en � , luego localice

el archivo XML utilizando el botón

2.3. Después de que seleccionó el archivo y su nombre aparece abajo del botón

examinar de click en

2.4. Si todo está bien aparecerá una nueva ventana indicando que se importó un

documento y mostrará una lista de 9 errores, SON ALERTAS NORMALES

3. EDITAR CFDI

3.1. Su factura aparecerá en la carpeta y tendrá las

letras de color ROJO, indicando que faltan datos o hay errores. Dé doble click

sobre las letras para entrar al modo de edición.

3.2. Utilice la barra de desplazamiento vertical (está del lado derecho de la

pantalla) y bájela hasta que vea un conjunto de 6 pestañas. Dé click sobre

3.3. Teclee los números de la ORDEN DE COMPRA y del FOLIO DE RECEPCIÓN en

los espacios correspondientes. Ambos números deben ser de 10 dígitos. La

Orden de Compra puede empezar con 1, 2, 5, 7, 8 y 9, y el Folio de Recepción

con 1, 2 y 5. Si su folio es menor a 10 dígitos deberá ponerle al principio un

CINCO y los CEROS necesarios para acompletar. Si su folio es de 5 dígitos

deberá quedar así 5000034677; si fuera de 7, así 5008829304

3.4. Finalmente dé click en , con ello se salvarán los cambios

e iniciará la transmisión hacia el servidor de Chedraui.

4. COMPROBAR EL ENVÍO

Después de un máximo de DOS MINUTOS a partir de que dio click en Guardar y

Enviar su XML se verá en la carpeta , ese es su acuse de recibo.

Para cualquier aclaración tome nota de la fecha y hora que aparecen en la columna

FECHA CAMBIO SITUACIÓN, ese es el momento exacto en que se recibió en

nuestro servidor para iniciar el proceso de integración.

¿PROBLEMAS?

• Certificado del Sello Digital

(NO ES EL DE LA FIEL)

Vaya a la página de Hacienda para

verlo y descargarlo

https://portalsat.plataforma.sat.gob.

mx/RecuperacionDeCertificados/

• Contraseña de acceso olvidada

o perdida

Intente desde la página de inicio

dando click en el botón

, si eso no

funciona solicite el reseteo a

[email protected]

• Factura editada que sigue en

Pendientes de Enviar

De click derecho sobre las letras

rojas, luego click izquierdo en

. Después dé click derecho

en las letras y luego click izquierdo

en

• Error de cardinalidad

La Orden de Compra o el Folio de

Recepción tienen errores o falta

alguno de ellos, corrija y dé click en

• Error de punto operacional

Hay error en el RFC de Chedraui o

en el del Proveedor, corrija y re-

facture. NO OLVIDE NOTIFICARLO

AL CENTRO DE ATENCIÓN A

PROVEEDORES 01(800) 838 9967

• Factura equivocada

Dé click derecho sobre la factura y

luego de click izquierdo sobre el

botón con eso será

enviada a la carpeta de

Documentos Eliminados

Documents

Manual de Operación del WebPortal (Portal CFDI)