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AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-PM-DEE-II
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Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la
Dirección de Eventos Especiales
Cuernavaca, Mor., a 03 de Octubre de 2013
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CONTENIDO:
Página
I. HOJA DE AUTORIZACIÓN
3
II. INTRODUCCIÓN
4
III. OBJETIVO
5
IV. MARCO JURÍDICO
6
V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
7
VI. ORGANIGRAMA
8
VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA
9
VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
10
IX. POLÍTICAS
34
X. PROCEDIMIENTOS
35
01.- Logística de eventos 35
XI. DIRECTORIO
39
XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN
40
XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 41
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I. HOJA DE AUTORIZACIÓN
AUTORIZÓ
Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 188 fracción XII y Art. 194 fracción XI del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos; publicado el 26 de diciembre de 2012 en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, número 5053, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.
Jorge Morales Barud Presidente Municipal
REVISÓ
Javier Hernández Díaz Secretario Particular
APROBÓ
María de la Luz Fernández Lugo Secretaria de Administración
ELABORÓ
Brenda Gabriela Ocampo Popoca Directora de Eventos Especiales
Fecha de Autorización
Vo. Bo. Director General de Informática y
Desarrollo Administrativo
VERSIÓN
No. de paginas
03-Oct-2013 Roberto Rodolfo Soto Tapia 2013 41
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II. INTRODUCCIÓN
En cumplimiento a la reestructuración administrativa de la Presidencia Municipal, se elaboró el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales con el fin de auxiliar a todo el personal en el desempeño de sus actividades. El cual, incluye portada, autorización previa, introducción, objetivo, marco jurídico, misión, visión y valores, organigrama, plantilla de personal, descripción y perfil del puesto, las políticas que deben de guiar al personal, los procedimientos narrativos así como su representación en diagrama de flujo, además de las formas utilizadas, anexándose enseguida el glosario, la simbología utilizada en los diagramas de flujo, el directorio de acuerdo a sus niveles jerárquicos, hoja de participación con el grupo de trabajo que elaboró el manual y finalizando con el registro de actualización en el cual se plasman los cambios que sufre el Manual.
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III. OBJETIVO
Organizar los eventos oficiales del Ayuntamiento de Cuernavaca, mediante la
coordinación con el personal de las diferentes áreas que lo conforman, a través de
la gestión y programación de los montajes del mobiliario y equipo necesarios para
llevar a cabo los eventos, con el fin de coadyuvar en las actividades oficiales,
culturales y sociales del Municipio.
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IV. MARCO JURÍDICO
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. 3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. 4. Ley de Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos 5. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. 6. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública para el Estado de
Morelos y sus Municipios. 7. Ley de la Comisión Estatal de Derechos Humanos de Morelos. 8. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos. 9. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional de
Cuernavaca, Morelos. 10. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de
Cuernavaca, Morelos. 11. Plan de Desarrollo Municipal 2013-2015. 12. Programa Operativo Anual 2013. 13. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos
Especiales.
14. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observación general en el ámbito de su competencia.
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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
MISIÓN
Coordinar los eventos oficiales, proporcionando las herramientas necesarias y la organización de las diferentes Dependencias del Ayuntamiento para proyectar a la Ciudadanía una imagen de valores y de gobierno transparente.
VISIÓN Ser una Dirección facilitadora de insumos y requerimientos necesarios para los eventos oficiales, a través de la atención inmediata y de la organización de los mismos para proyectar a través de la imagen pública del Presidente Municipal, un gobierno trasparente y honesto.
VALORES Amabilidad Calidad
Mejora Continúa Trabajo en equipo
Compromiso Puntualidad
Disciplina Responsabilidad
Respeto Lealtad
Honestidad Solidaridad
Humildad
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VI.-ORGANIGRAMA
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
FECHA DE AUTORIZACIÓN:
03 de Octubre de 2013
BRENDA GABRIELA OCAMPO POPOCA DIRECTORA DE EVENTOS ESPECIALES
JAVIER HERNÁDEZ DÍAZ SECRETARIO PARTICULAR
JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL
DIRECTORA DE EVENTOS ESPECIALES
JEFE DE DEPARTAMENTO DE
MONTAJE DE EVENTOS
TECNICO INFORMATICO
ROTULISTA (2)
RADIO
TÉCNICO
OPERADOR DE
SONIDO (3)
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
HERRERO
INTENDENTE (8)
PINTOR (2)
VELADOR
CONSERJE (2)
CHOFER (5)
- 9 - - 9 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA
Categoría Plaza
P u e s t o Nombre del Empleado Subtotal Total
CF02002 Directora de Eventos Especiales
Brenda Gabriela Ocampo Popoca 1
CF03010 Técnico Informático Danae Trinidad Delgado 1
S07007 Asistente Administrativo Francisco Ortiz Pérez 1 3
CF03002 Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
José Alfonso Escalona Martínez 1
S05019 Rotulista Luis Millan Macedo 1
S05019 Rotulista Arturo Martínez Ocampo 1
C02004 Operador de Sonido Enrique Moreno Chávez 1
C02004 Operador de Sonido Andres Juarez Román 1
C02004 Operador de Sonido Jorge Luis Mara Montoya 1
S06006 Chofer Jesús Abel Torrecilla Peña 1
S06006 Chofer Victor Mariaca Rodríguez 1
S06006 Chofer Toribio Mendoza Vázqez 1
S06006 Chofer Fernando Rivera Gutíerrez 1
S06006 Chofer Gustavo Montes Flores 1
S05020 Herrero Alfredo Israel Arizmendi Valladares 1
S05005 Pintor Gabriel Bahena Jiménez 1
S05005 Pintor José Alfredo Martínez Bahena 1
S05002 Intendente Porfirio Marcelino Jorge 1
S05002 Intendente Natividad Aguilar Delgado 1
S05002 Intendente Gonzalo Gutiérrez Sánchez 1
S05002 Intendente Emilio García Ruiz 1
S05002 Intendente José Alberto Domínguez Salgado 1
S05002 Intendente Jesús Gómez Ramirez 1
S05002 Intendente Ivan de Jesús Serafín López 1
S05002 Intendente Esteban Linas Hernández 1
S07004 Velador - Conserge Angel de la Cruz Castro 1
S07004 Velador - Conserge Fernando Garrido Rmírez 1
S04006 Radio - Técnico Bogarr Cisneros Palacios 1 25
TOTAL 28
- 10 - - 10 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
Director de Eventos Especiales
Secretario Particular del Presidente Municipal
PERSONAL A SU CARGO
Técnico Informático
Asistente Administrativo
Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
FUNCIONES PRINCIPALES
I. Atender las solicitudes para la celebración de festividades culturales, en estrecha coordinación con las Direcciones Generales de Cultura y de Educación;
II. Organizar y supervisar los montajes especiales e instalación de sonidos en actos a los que asiste el Presidente, así como los organizados por los regidores o por las Dependencias del Ayuntamiento;
III. Apoyar a la Secretaría del Ayuntamiento para la organización de las sesiones de Cabildo de carácter solemne; y
IV. Las Demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiendeexpresamente el Presidente Municipal o su superior jerarquico.
- 11 - - 11 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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PERFIL DEL PUESTO PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
Planeación
Organización
Logística
Relaciones Públicas
Imagen
2 años
Dirección de Eventos Especiales Licenciatura
Al aire libre Trabajo de campo Bajo presión
Amabilidad Servicio Atención Responsabilidad Puntualidad
Alta
Físico - Mental
- 12 - - 12 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PERSONAL A SU CARGO
“Ninguno”
PUESTO JEFE INMEDIATO
Técnico Informático Directora de Eventos Especiales
FUNCIONES PRINCIPALES:
I. Elaborar oficios, memorándums, circulares, cartas, etc., relacionados con la Dirección;
II. Recibir y registrar la correspondencia recibida en la Dirección
III. Contestar y realizar llamadas telefónicas y tomar recados;
IV. Controlar el archivo de la Dirección;
V. Auxiliar en el control de las tareas asignadas al personal de la Dirección;
VI. Elaborar y controlar las bitácoras de combustible y recorridos de los vehículos de la Dirección;
VII. Elaborar mensualmente el reporte de indicadores y logros relevantes de la Dirección;
VIII. Elaborar mensualmente las requisiciones de material de limpieza, papelería y computo;
IX. Realizar las actividades, trabajos o tareas encomendadas por la Directora, y
X. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
- 13 - - 13 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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PERFIL DEL PUESTO
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
1 año Oficina
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Responsabilidad; Medio
Iniciativa;
Honestidad;
Relaciones humanas.
PUESTO ESCOLARIDAD
Técnico Informático Nivel Medio Superior
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Computación (Microsoft office).
Relaciones Humanas.
Conocimientos básicos de Logística.
ESFUERZO
Mental-Físico
- 14 - - 14 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PERSONAL A SU CARGO
“Ninguno”
PUESTO JEFE INMEDIATO
Asistente Administrativo Directora de Eventos Especiales
FUNCIONES PRINCIPALES:
I. Elaborar los reportes de incidencias (asistencias, faltas, retardos y permisos) del personal de la Dirección;
II. Contestar y realizar llamadas telefónicas;
III. Apoyar en la elaboración de requisiciones de material de limpieza, papelería y computo;
IV. Apoyar en otras actividades propias de la Dirección, y
V. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
- 15 - - 15 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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PERFIL DEL PUESTO
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
1 año Oficina
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Amabilidad Baja
Carácter agradable
Responsabilidad
Honestidad
PUESTO ESCOLARIDAD
Asistente Administrativo Nivel Medio Superior
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Relaciones humanas Responsabilidad;
Iniciativa;
Honestidad.
ESFUERZO
Mental
- 16 - - 16 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
Directora de Eventos Especiales
PERSONAL A SU CARGO
Rotulista (2) Velador Conserge (2)
Operador de Sonido (3) Radio Técnico
Chofer (5)
Herrero
Pintor (2)
Intendente (8)
FUNCIONES PRINCIPALES
I. Supervisar que los requerimiento de montaje para los eventos cívicos y culturales, sean atendidos en tiempo y forma;
II. Coordinar la instalación del mobiliario y equipo requeridos en los eventos especiales del Presidente, así como los solicitados por los regidores y las Dependenciasde Municipio, con el fin de lograr proyectar una imagen institucional adecuada;
III. Supervisar el montaje de mobiliario y equipo de sonido en el salón de Cabildos, con el fin de que las instalaciones sean las adecuadas para el desarrollo de la sesión, y
IV. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Presidente Municipal o su superior jerárquico.
- 17 - - 17 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
Manejo de paquetería Office.
Contabilidad
Presupuestos
Manejo de proyectos
Relaciones humanas
Proceso administrativo
Toma de decisiones
Relaciones públicas
Conocimientos legales
2 Años
Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
Licenciatura en Administración o Carrera Afín
Normalmente en oficina y en las diferentes unidades administrativas de la dependencia Bajo presión
Espíritu de servicio Entusiasta Objetivo Analítico Toma de decisiones Discreto y responsable
Medio
Mental-Físico
- 18 - - 18 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PERSONAL A SU CARGO
“Ninguno”
PUESTO JEFE INMEDIATO
Rotulista (2) Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
FUNCIONES PRINCIPALES:
I. Rotular mamparas;
II. Rotular bardas y camionetas;
III. Apoyar para la rotulación de los inmuebles del Ayuntamiento;
IV. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
- 19 - - 19 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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PERFIL DEL PUESTO
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
2 años. Taller y Trabajo de campo
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Honestidad Bajo
Responsabilidad
Iniciativa
Servicial
Activo
PUESTO ESCOLARIDAD
Rotulista Secundaria
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Técnicas de dibujo y diseño;
Combinación de colores;
Dibujo Técnico.
ESFUERZO
Físico.
- 20 - - 20 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PERSONAL A SU CARGO
“Ninguno”
PUESTO JEFE INMEDIATO
Operador de sonido (3) Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
FUNCIONES PRINCIPALES:
I. Operar el equipo de sonido propio del Ayuntamiento;
II. Revisar y reportar fallas en el equipo de sonido;
III. Mantener limpio y en buenas condiciones el equipo de sonido;
IV. Apoyar en diferentes actividades propias de la Dirección; y
V. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
- 21 - - 21 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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PERFIL DEL PUESTO
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
1 año Trabajo de campo
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Honestidad Bajo
Responsabilidad
Iniciativa
Servicial
Activo
PUESTO ESCOLARIDAD
Operador de Sonido Carrera Técnica en Electrónica o Bachillerato
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Conocimientos generales de audio y sonido
Manejo de periféricos de audio
ESFUERZO
Físico.
- 22 - - 22 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PERSONAL A SU CARGO
“Ninguno”
PUESTO JEFE INMEDIATO
Chofer (5) Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
FUNCIONES PRINCIPALES:
I. Transportar al personal, mobiliario y material;
II. Realizar diferentes actividades, propias de la Dirección; III. Proporcionar informes de recorridos al Director ó jefe de Departamento;
IV. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
- 23 - - 23 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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PERFIL DEL PUESTO
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
2 años. Trabajo de Campo
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Responsabilidad Bajo
Iniciativa
Activo
Puntual
Honestidad
PUESTO ESCOLARIDAD
Chofer Secundaria
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Conocer la Ciudad de Cuernavaca
Conocer el reglamento de tránsito
Nociones de mecánica
Relaciones Humanas.
ESFUERZO
Físico.
- 24 - - 24 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PERSONAL A SU CARGO
“Ninguno”
PUESTO JEFE INMEDIATO
Herrero Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
FUNCIONES PRINCIPALES:
I. Proporcionar mantenimiento de herrería en los bienes muebles el inmuebles del Ayuntamiento;
II. Elaborar lista de material e insumos para reparación;
III. Apoyar en actividades propias de la Dirección; y
IV. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
- 25 - - 25 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-PM-DEE-II
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Página 25 de 41
PERFIL DEL PUESTO
EXPERIENCIA LABORAL
CONDICIONES DE TRABAJO
1 año En la calle, taller y bodega
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Responsabilidad Bajo
Iniciativa
Honestidad
Activo
Disponibilidad
PUESTO ESCOLARIDAD
Herrero Secundaria ó Carrera Técnica.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Técnicas generales de herrería
Noción de geometría
Técnicas de calibre y medidas de materiales para balcones y estructura
Manejo de aluminio
Técnicas de soldadura eléctrica alta, baja y autógena
ESFUERZO
Físico.
- 26 - - 26 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PERSONAL A SU CARGO
“Ninguno”
PUESTO JEFE INMEDIATO
Pintor (2) Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
FUNCIONES PRINCIPALES:
I. Dar mantenimiento de pintura a las áreas necesarias para los eventos;
II. Elaborar relación del material a utilizar;
III. Mantener limpias y en buenas condiciones las herramientas de trabajo;
IV. Apoyar en actividades que se generan en la Dirección; y
V. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
- 27 - - 27 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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Clave: DT-PM-DEE-II
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PERFIL DEL PUESTO
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
2 años. En la calle, taller y bodega
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Honestidad Bajo
Responsabilidad
Iniciativa
Servicial
Activo
PUESTO ESCOLARIDAD
Pintor Secundaria
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Técnicas generales de mezclas de pintura y esmaltes
Técnicas de igualación de colores
Técnicas de resaneamiento y preparación de superficies
Técnicas de tirol y aplicación de pastas y pinturas
ESFUERZO
Físico.
- 28 - - 28 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PERSONAL A SU CARGO
“Ninguno”
PUESTO JEFE INMEDIATO
Intendente (8) Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
FUNCIONES PRINCIPALES:
I. Colocación de lonas;
II. Armar templetes;
III. Colocar sillas;
IV. Colocar tablones;
V. Carga y descarga de mobiliario;
VI. Colocar mamparas;
VII. Montar y desmontar escenarios, y
VIII. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
- 29 - - 29 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-PM-DEE-II
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PERFIL DEL PUESTO
EXPERIENCIA LABORAL
CONDICIONES DE TRABAJO
1 año En la calle, taller y bodega
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Honestidad Bajo
Responsabilidad
Iniciativa
Servicial
Activo
PUESTO ESCOLARIDAD
Intendente Primaria
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Conocimiento en armdo de templetes
Experiencia en armado de escenarios
ESFUERZO
Físico.
- 30 - - 30 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-PM-DEE-II
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Página 30 de 41
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PERSONAL A SU CARGO
“Ninguno”
PUESTO JEFE INMEDIATO
Velador- Conserje (2) Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
FUNCIONES PRINCIPALES:
I. Resguardar equipo y material en bodega de los eventos;
II. Realizar recorridos permanentes en el área asignada,
III. Vigilar las instalaciones asignadas;
IV. Reportar las actividades diarias al Jefe de Departamento;
V. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
- 31 - - 31 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
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PERFIL DEL PUESTO
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
No necesaria En la Bodega
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Honestidad Baja
Responsabilidad
Iniciativa
Servicial
Activo
PUESTO ESCOLARIDAD
Velador-Conserje Primaria
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Técnicas de seguridad
Manejo de extintores
e Elaboración de inventarios y reportes
ESFUERZO
Físico.
- 32 - - 32 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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Clave: DT-PM-DEE-II
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Página 32 de 41
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PERSONAL A SU CARGO
“Ninguno”
PUESTO JEFE INMEDIATO
Radio Técnico Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
FUNCIONES PRINCIPALES
I. Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de sonido del Ayuntamiento;
II. Realizar actividades de operación de sonido;
III. Realizar diferentes actividades, propias de la Dirección;
IV. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
- 33 - - 33 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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Página 33 de 41
PERFIL DEL PUESTO
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
2 años En la bodega
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Responsabilidad Bajo
Iniciativa
Disponibilidad
Activo
PUESTO ESCOLARIDAD
Radio Técnico Carrera Técnica en Electrónica
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Conocimientos en reparación de sonidos,
Conocimientos de electrónica.
Reparación de aparatos eléctricos.
ESFUERZO
Físico.
- 34 - - 34 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
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IX. POLÍTICAS
1. Todo el personal de la Dirección de Eventos Especiales que tengan herramienta o mobiliario a su cargo, deberá resguardarlo; sí existen perdidas y extravíos deberá cubrir el importe.
2. El manejo de la herramienta y el mobiliario debe ser adecuado para no tener ni
provocar accidentes. 3. Los usuarios del mobiliario y equipo deberán reintegrarlo completo y en las mismas
condiciones que les fue prestado, de lo contrario deberán reponer el equipo con sus propios recursos o justificar sus daños.
4. Los chóferes son responsables del trabajo encomendado y del personal que llevan
a su cargo. Así como también son responsables de mantener las unidades en buenas condiciones y limpias.
5. Se prohíbe tomar bebidas embriagantes dentro y fuera del Palacio Municipal en
horario de trabajo.
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X. PROCEDIMIENTOS
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS
1.- Propósito: Elaborar la adecuada planeación y supervisión de giras, eventos y actividades a las que asiste el Presidente Municipal; así como asistir en labores de avanzada de las diversas actividades del Presidente Municipal.
2.- Alcance: Aplica a todas las dependencias y/o unidades administrativas del Ayuntamiento, que intervienen en los diversos eventos de la Presidencia Municipal; así como organismos externos y la ciudadanía en general.
3.- Referencia: El Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales.
4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular la revisión de este procedimiento. Es responsabilidad de la Directora de Eventos Especiales la elaboración, actualización y ejecución de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Dirección de Eventos Especiales llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. - Definiciones:
“Ninguna”
6. - Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
DIRECTORA
INICIO
Actividad 1
30 min.
Recibir, registrar y tramitar
correspondencia,
para turnar al Presidente Mpal. 1 Actividad
2 30 min.
Investigar las situaciones que
pueden ser relevantes, en los
lugares que se presenta el
Presidente Municipal 2
Actividad 3
30 min.
Actividad 4
60 min.
3
Actividad 5
40 min.
Actividad 6
30 min.
Analizar y evaluar el lugar en cuanto a
seguridad
Verificar que todas las instalaciones se
encuentren completas y
listas para el evento
4
Confirmar las asistencias de las
personas convocadas al evento al que acudirá el
Presidente
5
Realizar el recorrido previo para cerciorarse
de que todo está en
orden.
6
FIN
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS
Paso Responsable Actividad Documento de trabajo
(clave) Viene del procedimiento de atención a invitaciones.
1
Directora de Eventos Especiales
(DEE)
Recibe el listado de las actividades agendadas del Presidente Municipal que incluye fecha, hora y lugar y en su caso la invitación.
2 DEE
Investiga la situación económica, social, político y aspectos que pudieran ser relevantes del lugar al cual está invitado el Presidente Municipal.
3 DEE
Analiza y evalúa la seguridad del lugar.
4 DEE
Verifica que el mobiliario, el staff y el equipo necesario estén completos y listos para el lugar del evento.
5 DEE
Confirma las asistencias tanto de las personas que hacen la invitación así como de las que han sido designadas par acompañar al Presidente al evento.
6 DEE
Realiza el recorrido previo para cerciorarse de que todo está en orden y en su caso proponer alternativas al organizador del evento. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
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PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su
Custodia Tiempo de retención
Ninguno
ANEXOS
Anexo No
Documento Clave
Ninguno
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XI. DIRECTORIO
Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial
Brenda Gabriela Ocampo Popoca
329 44 12 Motolinia N°. 2 antes 13 esq. Nezahualcóyotl Col. Centro.
Jose Alfonso Escalona Martínez
329 44 12 Motolinia N°. 2 antes 13 esq. Nezahualcóyotl Col. Centro
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XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN
FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION
12 de Marzo de 2013 03 de Octubre de 2013
PARTICIPANTES PUESTO
Brenda Gabriela Ocampo Popoca
Ricardo Díaz Vázquez
Emigdio González Galindo
Directora de Eventos Especiales
Director de Modernización Administrativa
Técnico Informático
Emigdio González Galindo Técnico Informático de la
Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo,
Asesor Designado
Brenda Gabriela Ocampo Popoca Directora de Eventos Especiales
Responsable de la organización del Manual de Organización, Políticas y
Procedimientos
Ricardo Díaz Vázquez Titular de la Dirección de
Modernización Administrativa
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XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
ÁREA: DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES
Apartado Motivo del Cambio Fecha de Vigencia
Puesto Nombre y Firma
Vo Bo de la Dirección General de Informática y
Desarrollo Administrativo
Todos
Elaboración del Manual versión 2013
03 de
Octubre de
2013
Directora de Eventos
Especiales Brenda Gabriela Ocampo Popoca
Roberto Rodolfo Soto Tapia