Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 1 de 130
Manual de Organización, Políticas Y
Procedimientos de la Oficina
de la Secretaria de Administración
Cuernavaca, Mor., a 15 de Noviembre de 2013
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 2 de 130
CONTENIDO
Página
I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 4
II. INTRODUCCIÓN 5
III. OBJETIVO 6
IV. MARCO JURÍDICO 7
V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 8
VI. ORGANIGRAMA 9
VII. ESTRUCTURA ORGANICA 10
VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 11
IX. POLÍTICAS 32
X. PROCEDIMIENTOS 33
01.Pago de arrendamientos 33
02. Pago de servicios 38
03. Renta del Auditorio Teopanzolco 43
04. Coordinar la elaboración de los Programas Operativos Anuales
47
05. Elaboración del Presupuesto 51
06. Tramite del Manejo del Fondo Fijo 57
07. Autorización de solicitud de cheque de gastos a comprobar
62
08. Autorización de solicitud de cheque para pago a proveedores y/o servicios
68
09. Transferencias Presupuestales 73
10. Control Presupuestal 79
11. Tramite de solicitud de personal 83
12. Modificación de estructura 87
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 3 de 130
13. Revisión de Manuales de Organización, Políticas y Procedimientos
91
14. Control del personal de honorarios y los que firman en lista de asistencia
97
15. Incidencias y tiempo extra del personal 101
16. Coordinar la elaboración de los programas anuales de mantenimiento preventivo del parque vehicular
105
17. Coordinar la elaboración de los calendarios de compras anuales
109
18. Autorización de requisiciones 113
19. Coordinar el mantenimiento correctivo del parque vehicular
119
20. Informe mensual 124
XI. DIRECTORIO 128
XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 129 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 130
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 4 de 130
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 5 de 130
II. INTRODUCCIÓN
Somos la dependencia responsable de consolidar la administración de los recursos con que
cuenta el Municipio de Cuernavaca de forma honesta, transparente, confiable, eficiente y al
servicio de la gente, a través de la innovación, la implementación de mejores prácticas, la
optimización de los recursos y la potencialización de capital humano en beneficio de los
Cuernavacenses.
El presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos 2013, como instrumento de
operación del Plan Municipal de Desarrollo de Cuernavaca 2013-2015, proyecta sus
actividades con base en lo que establece el Programa de Administración de los Recursos y
de la Infraestructura Tecnológica, dentro del Eje de Desarrollo de Administración
Responsable, Eficaz y Sensible.
La Estructura Organizacional de la Secretaría de Administración, que establece el
Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de
Cuernavaca, regirá su actuación y desempeño a través de sus respectivos Manuales de
Organización, Políticas y Procedimientos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 6 de 130
III. OBJETIVO
Fortalecer la capacidad institucional de organización, gestión y calidad en la prestación de
los servicios y atención al público, Implementar la elaboración, revisión y evaluación de los
Manuales de Organización, Políticas y Procedimientos, que permitan identificar puntos
estratégicos de conflicto y simplificación.
Identificar áreas de atención prioritarias y apoyar de manera integral con recursos humanos,
materiales y tecnológicos para elevar la calidad del servicio público.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 7 de 130
IV. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos; 3. Ley Federal del Trabajo; 4. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado; 5. Ley de Coordinación Fiscal; 6. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos; 7. Ley Estatal de Planeación; 8. Ley de Servicio Civil del Estado de Morelos; 9. Ley Sobre Adquisiciones y Obra Pública; 10. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas; 11. Ley Sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del
Gobierno del Estado de Morelos; 12. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos; 13. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos; 14. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma del Estado de Morelos; 15. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública para el Estado de Morelos y sus
Municipios; 16. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de
Morelos; 17. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos; 18. Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Morelos; 19. Ley de Ingresos para el Municipio de Cuernavaca, Morelos; 20. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca Morelos; 21. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de
Cuernavaca; 22. Reglamento Interior de la Secretaria de Administración del Ayuntamiento de Cuernavaca; 23. Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Ayuntamiento de
Cuernavaca; 24. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015; 25. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional de Cuernavaca Morelos; 26. Reglas para la comprobación del Gasto y Control Presupuestal del Ayuntamiento de
Cuernavaca, Morelos aplicables al ejercicio 2013; 27. Presupuesto de Egresos del Ayuntamiento de Cuernavaca, Mor; para el ejercicio fiscal del año
2013. 28. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones de carácter
administrativo y de observancia general en ámbito de su competencia.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 8 de 130
V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
MISIÓN
La Secretaría de Administración es la Dependencia encargada de prestar el apoyo administrativo que requiera la administración pública municipal para el desempeño de sus funciones con apego al marco jurídico que lo regula. En recursos humanos propicia su capacitación y mejores condiciones laborales que permitan incrementar su productividad y eficiencia; coordina el programa de adquisiciones de bienes y servicios que se requiera; protege el patrimonio del Municipio regulando su uso en forma racional, dando mantenimiento a los bienes muebles e inmuebles; lleva el control del parque vehicular del Ayuntamiento en cuanto a su asignación, mantenimiento preventivo y correctivo y el consumo racional de combustible; promueve el uso de tecnología informática y comunicaciones, mejorando los servicios que las Dependencias y Entidades ofrecen a la ciudadanía.
VISIÓN
Ser una Dependencia que proyecte a la Administración Pública Municipal a una esfera altamente competitiva, con mística de servicio y liderazgo en capacitación, tecnología e innovación, que nos permita eficientar y optimizar los recursos humanos y materiales, en un marco de solidaridad, trabajo en equipo, desarrollo humano integral, calidad y calidez en la atención de nuestros usuarios; Promoviendo en lo interno un ambiente laboral sano, que permita incrementar la autoestima, satisfacción en el trabajo y productividad del personal, para poder cumplir los objetivos del Gobierno Municipal.
VALORES
Honestidad Respeto
Lealtad Solidaridad
Responsabilidad Puntualidad Humildad Calidad
Trabajo en equipo Justicia
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 9 de 130
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 10 de 130
VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA
Categoría Plaza P u e s t o Nombre Subtotal Total
CF02001
Secretaria de Administración
María de la Luz Fernández Lugo
1
1
CF02006 Administrador Raúl Galván Melgar (Comisionado a Presidencia)
1 1
CF03003 Asistente Rita Alvarez Sotelo 1 1 CF03010 Técnico Informático Lorena Espinosa Castillo 1 A01001 Jefe de Oficina José Antonio Arellano Lugo 1 T01003 Jefe de Brigada Javier Provisor Flores 1 T06015 Líder de Proyecto Rafael Rayas Alvarado 1 4
CF03010 Técnico Informático Verónica Ortiz Alvarado 1 1 CF03010 Técnico Informático Ninive Jared Miranda Garcia 1 1 A01001 Jefe de Oficina Camilo Aguilar Vargas
(Comisionado a Sindicato) 1 1
TOTAL 10
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 11 de 130
VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Presidente Municipal
Secretaria de Administración
Administrador Asistente Técnico Informático (3) Jefe de Oficina
I. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales que rijan las relaciones entre el Gobierno Municipal y los Servidores Públicos;
II. Seleccionar, contratar, capacitar y supervisar al personal de la administración pública municipal, de acuerdo a los lineamientos vigentes y los que establezca el Ayuntamiento;
III. Tramitar los nombramientos, remociones, renuncias, licencias, jubilaciones y demás incidencias de los servidores públicos de la administración pública municipal;
IV. Actualizar el registro de los servidores públicos y mantener al corriente el escalafón de los trabajadores al servicio del gobierno municipal;
V. Adquirir los bienes y servicios que requiera el funcionamiento de la administración pública municipal cuya adquisición no este reservada a otra Dependencia por disposición reglamentaria;
VI. Proveer oportunamente a las Dependencias de la administración pública municipal, de los elementos y materiales de trabajo necesarios para el desarrollo de sus funciones;
VII. Administrar, controlar y vigilar los almacenes generales del Gobierno Municipal;
VIII. Organizar, dirigir y controlar la intendencia de la administración pública municipal;
IX. Coordinar el desarrollo del Servicio Civil de Carrera Municipal;
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 12 de 130
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Presidente Municipal Secretaria de Administración
Administrador Asistente Técnico Informático (3) Jefe de Oficina
X. Elaborar e implementar programas de mejoramiento administrativo en coordinación con las demás Dependencias de la administración pública municipal, que permita revisar permanentemente los sistemas, métodos y procedimientos de trabajo que se requiera para lograr una modernización administrativa que responda a criterios de calidad y promueva la certificación de procesos, en su caso;
XI. Considerando la evaluación de su desempeño, proponer al Presidente Municipal la creación de Unidades Administrativas que requieran las Dependencias de la administración pública municipal o la supresión de las ya existentes;
XII. Auxiliar a las demás Dependencias de la administración publica municipal para la formulación de los manuales administrativos y de los anteproyectos de reglamentos internos, en lo relativo a estructuras administrativas;
XIII. Emitir disposiciones, circulares y acuerdos que permitan el desarrollo eficaz de la administración pública municipal;
XIV. Las demás que le señalen las leyes y reglamentos vigentes.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 13 de 130
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
• Planeación estratégica • Administración Municipal • Proceso administrativo • Tecnologías de la información y telecomunicaciones • Finanzas Gubernamentales • Aspectos legales • Recursos Humanos • Manejo de conflictos • Administración de Proyectos
5 Años
Secretaria de Administración Preferentemente Licenciatura en Administración y/o carrera afín o Carrera Trunca
Normalmente en Oficina En reuniones de trabajo Bajo Presión
Ética Profesional Diplomacia Espíritu de Servicio Visionario Asertivo Proactivo
Alta
Mental-Físico
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 14 de 130
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Secretaria de Administración
Administrador
Ninguno
I. Elaborar pólizas para pago a proveedores y servicios;
II. Transferir recurso a las cuentas que lo requieren;
III. Transferencias mensuales;
IV. Solventar gastos a comprobar.
V. Apoyo en la elaboración del presupuesto
VI. Elaborar el trámite de gastos erogados.
VII. Realizar reportes Financieros VIII. Y todas aquellas que le confieran aplicables o le delegue su jefe inmediato
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 15 de 130
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
• Redacción comercial • Archivo y correspondencia • Manejo de máquina de escribir y computadora (Office). • Operaciones aritméticas
1 Año
Administrador Preferentemente Licenciatura en Administración, Contaduría Pública
Normalmente en Oficina
Responsabilidad Actitud de Servicio Iniciativa Amabilidad Lealtad Humildad
Medio
Mental-Físico
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 16 de 130
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Secretaria de Administración
Asistente
Ninguno
I. Elaboración y Consolidación del POA
II. Elaborar oficios internos y externos;
III. Elaboración de Solicitudes de Cheque de servicios de Fotocopiado y comunicación Nextel,
IV. Realizar control mensual y elaboración de pólizas de pago de trabajadores eventuales
V. Dar seguimiento a los procesos de entrega recepción de las aéreas
VI. Consolidar y entregar la información de UDIP de las diferentes áreas de la Secretaria;
VII. Y las demás que le designe su jefe inmediato.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 17 de 130
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
• Manejo de PC. • Manejo de conmutador • Relaciones humanas • Toma de decisiones
1 Año
Asistente
Preferentemente Carrera comercial
Oficina
Amabilidad Discreción Responsabilidad Lealtad Humildad
Medio
Mental-Físico
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 18 de 130
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Secretaria de Administración
Técnico Informático
Jefe de Oficina Jefe de Brigada Líder de Proyecto
I. Elaborar oficios, memorándum, informes y demás documentos solicitados por el Secretario;
II. Llevar el registro y control de la agenda del Secretario, organización y control de asistencia en las reuniones de trabajo encabezadas por el Secretario;
III. Organizar y confirmar reuniones con los diferentes Secretarios, Regidores y/o Sindico con anticipación y preparar lo necesario para la misma;
IV. Supervisar y revisar todas las peticiones y pagos de la renta del Auditorio
Teopanzolco de manera semanal; V. Recibir y registrar la correspondencia y turnar para su atención al Secretario;
VI. Atender las llamadas telefónicas, recados, informando al Secretario lo correspondiente;
VII. Atender al público en general proporcionándoles la orientación debida; VIII. Controlar y actualizar el archivo de la documentación enviada y recibida por la
Secretaria; y IX. Las demás que le designe su Jefe Inmediato.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 19 de 130
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
• Redacción comercial • Archivo y correspondencia • Manejo de máquina de escribir y computadora (Office). • Trato al público
1 Año
Técnico Informático Carrera técnica, nivel medio superior
Oficina
Honestidad Responsabilidad Iniciativa Amabilidad Liderazgo
Medio
Físico-Mental
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 20 de 130
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Técnico Informático
Jefe de Oficina
Ninguno
I. Entregar documentación en todas las dependencias que integran el ayuntamiento de Cuernavaca.
II. Elaboración de reporte y bitácora de salidas diarias a las diferentes dependencias del Ayuntamiento
III. Elaboración de reportes de salidas para generar pago de pasajes de manera semanal.
IV. Las demás que le designe su Jefe Inmediato.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 21 de 130
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
• Manejo de PC • Manejo de conmutador • Relaciones humanas • Toma de decisiones
1 Año
Jefe de Oficina
Nivel Medio Superior
Trabajo de campo
Amabilidad Discreción Responsabilidad Lealtad Humildad
Bajo
Físico
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 22 de 130
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Técnico Informático
Jefe de Brigada
Ninguno
I. Vigilar las instalaciones del Auditorio Teopanzolco; II. Solicitar, almacenar y administrar el material de limpieza para el
mantenimiento del Auditorio Teopanzolco; III. Informar a su Jefe Inmediato de alguna contingencia después de los eventos
realizados en el Auditorio; IV. Supervisar el cuidado de las instalaciones durante los eventos realizados en
el Auditorio Teopanzolco; V. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 23 de 130
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
• Relaciones Humanas • Seguridad e Higiene • Administración de Recursos • Organización
1 Año
Jefe de Brigada Secundaria o Preparatoria
Instalaciones del Auditorio
Honestidad Responsabilidad Iniciativa Amabilidad Liderazgo
Bajo
Físico
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 24 de 130
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Técnico Informático
Líder de Proyecto
Ninguno
VI. Traslado de la titular a reuniones y/o eventos programados en la agenda
diaria; VII. Estar al pendiente del calendario de mantenimientos preventivos del vehículo
asignado a la titular VIII. Así como pagos del mismo, (tenencia, verificación) y
IX. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 25 de 130
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
• Relaciones Humanas • Seguridad e Higiene • Administración de Recursos • Organización
1 Año
Líder de Proyecto Secundaria o Preparatoria
Al Intemperie
Honestidad Responsabilidad Iniciativa Amabilidad Liderazgo
Bajo
Físico
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 26 de 130
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Secretaria de Administración
Técnico Informático
Ninguno
I. Llevar el registro, control y recepción de los recibos de Agua Potable y
Energía Eléctrica II. Elaboración de reportes mensuales de UDIP referente al pago de servicios
III. Elaborar tramite y gestión para pago de arrendamiento de inmuebles de las
Diferentes áreas del Ayuntamiento IV. Registro, conciliación y tramites de pago de CFE de las diferentes
dependencias del Ayuntamiento V. Elaboración y consolidación de Indicadores mensuales por Secretaría
VI. Coordinar el Mantenimiento Preventivo y Correctivo del parque vehicular de la Secretaría
VII. Controlar y actualizar el archivo de la documentación enviada y recibida por la Secretarias; y
VIII. Las demás que le designe su Jefe Inmediato.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 27 de 130
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
• Redacción comercial • Archivo y correspondencia • Manejo de máquina de escribir y computadora (Office). • Trato al público
1 Año
Técnico Informático Carrera técnica, nivel medio superior
Oficina Trabajo de campo
Honestidad Responsabilidad Iniciativa Amabilidad Liderazgo
Medio
Físico-Mental
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 28 de 130
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Secretaria de Administración
Técnico Informático
Ninguno
I. Elaborar oficios, memorándum, informes y demás documentos solicitados por la Secretaria
II. Elaborar requisiciones, solicitudes de compra de material diverso para las diferentes áreas de la Secretaría
III. Entrega de reportes de Incidencias, Faltas e incapacidades a la Dirección General de Recursos Humanos
IV. Revisión de formatos de pago de horas extras de las diferentes áreas operativas de la Secretaría de Administración
V. Elaboración del Calendario de compras anuales de Stock y general de las
diferentes áreas de la Secretaría VI. Las demás que le designe su Jefe Inmediato.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 29 de 130
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
• Redacción comercial • Archivo y correspondencia • Manejo de máquina de escribir y computadora (Office). • Trato al público
1 Año
Técnico Informático Carrera técnica, nivel medio superior
Oficina Trabajo de campo
Honestidad Responsabilidad Iniciativa Amabilidad Liderazgo
Medio
Físico-Mental
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 30 de 130
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Secretaria de Administración
Jefe de Oficina
Ninguno
I. Apoyar en la elaboración de requisiciones, solicitudes de compra de material diverso para las diferentes áreas de la Secretaría;
II. Captura de la información para los reportes de Incidencias, Faltas e incapacidades de las diferentes áreas de la Secretaría;
III. Apoyar en la elaboración de reportes mensuales para el pago de servicios;
IV. Auxiliar y apoyar en la coordinación para el Mantenimiento Preventivo y
Correctivo del parque vehicular de la Secretaría, y
V. Las demás que le designe su Jefe Inmediato.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 31 de 130
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
• Manejo de PC. • Manejo de conmutador • Relaciones humanas • Toma de decisiones
1 Año
Jefe de oficina
Preferentemente Carrera comercial
Oficina
Amabilidad Discreción Responsabilidad Lealtad Humildad
Bajo
Mental-Físico
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX
Revisión: 0
Página 32 de 130
IX. POLÍTICAS
1. La Secretaria de Administración es la Dependencia encargada de organizar, coordinar, suministrar y optimizar los recursos humanos, materiales y servicios, así como desarrollar e implementar procesos administrativos, sistemas computacionales y de comunicaciones que permitan a las Dependencias de la Administración Pública Municipal y unidades administrativas, mejorar la prestación de los servicios públicos y los actos administrativos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables.
2. Todos los servicios y/o recursos que la Secretaría de Administración suministra, serán
atendidos de acuerdo a las políticas dispuestas por cada Dirección perteneciente a esta Secretaría.
3. Todo documento, petición, memorándum u oficio recibido en la Secretaría de
Administración; deberá ser registrado en la bitácora antes de turnar al Secretario para su evaluación correspondiente; debiendo dar respuesta y seguimiento al mismo.
4. La autorización de los cheques de pago a proveedores; o de fondo revolvente
deberán ser firmados por las personas autorizadas y deberán incluir la documentación que respalde el gasto efectuado.
5. El titular de la Secretaría de Administración será la única persona facultada para
autorizar el apoyo de equipamiento de eventos solicitados a la Dirección de Servicios Generales.
6. El trámite de autorización para el uso del Auditorio Teopanzolco será a través de un
escrito dirigido a la Secretaria de Administración, el cual autorizará si la petición procede, siempre y cuando la fecha solicitada este libre.
7. Para uso del Auditorio Teopanzolco el usuario deberá pagar la cantidad que estipula la
Ley de Ingresos Municipales.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-01
Revisión: 0
Página 33 de 130
X. PROCEDIMIENTOS
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE ARRENDAMIENTOS
1.- Propósito:
Llevar el control de los arrendamientos de los inmuebles que son utilizados por las áreas que integran el Ayuntamiento, garantizando su pago oportuno.
2.- Alcance: Este procedimiento aplica a la Secretaría de Administración y Dirección de Egresos.
3.-Referencia:
Este procedimiento está basado para su elaboración en: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
4.- Responsabilidad:
Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal operativo y apoyo, apegarse a lo estipulado en este procedimiento.
5.- Definiciones:
Arrendamiento: Contrato por medio del cual se da la contraprestación de un servicio mediante un pago, para dar uso o goce temporal de un bien mueble e inmueble.
6.- Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-01
Revisión: 0
Página 34 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE ARRENDAMIENTOS
Actividad 1 1 hora
Actividad 2 2 hrs.
Actividad 3 1 hora
Actividad 4 5 hrs.
Actividad 5 5 hrs.
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
SECRETARIA DE ADMINISTRACION
TECNICO INFORMATICO
Inicio
Bitácora Recibo
pago
Recibir recibo de pago y registrar en
Bitácora 1
Recibo pago
Revisar concepto e importe verificando que no existan cobros excesivos
2
Recibo pago
¿Existen cobros
excesivos?
3
Regresar recibo pago
4
Si
No
Recibo pago
Determinar y dar instrucciones
5
6
2
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-01
Revisión: 0
Página 35 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE ARRENDAMIENTOS
Actividad 6 1 hora
Actividad 7 2 hrs.
Actividad 8 2 hrs.
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNICO INFORMATICO
Solicitud de Cheque Factura
Elaborar solicitud de cheque, anexar factura y
recopilar firmas
6
Solicitud de Cheque
Solicitud de Cheque
Póliza
FIN
Integrar expediente y enviar
7
Recabar sello de recibido en acuse y archiva
8
Se conecta con el procedimiento de la Dirección General de Contabilidad y Control Presupuestal
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-01
Revisión: 0
Página 36 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ARRENDAMIENTOS
Paso Responsable Actividad
Documento de Trabajo
(clave) 1 Técnico Informático
(TI) Recibe factura y registra en bitácora Recibo pago y
Bitácora 2
TI Revisa conceptos e importes que sean cobros correctos.
Recibo pago
3 TI ¿Existen cobros excesivos? No: Ir a la actividad 5 Si: Ir a la actividad 4
4 TI Da información al Secretario de cobros anormales y/o excesivos.
Recibo de Pago
5 Secretaria de Administración
Determina la estrategia a seguir y da instrucciones para generar, solicitud de cheque.
Recibo pago
6 TI Elaborar solicitud de cheque y recabar firmas de autorización.
Solicitud de Cheque
7 TI Integrar expediente y enviarlo a Presupuestos Solicitud de Cheque
8 TI Recabar sello de recibido en acuse y archivar Con esta actividad termina el procedimiento
Solicitud de Cheque
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-01
Revisión: 0
Página 37 de 130
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Factura Técnico Informático Indefinido 2 Póliza Técnico Informático Indefinido
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave 1 Bitácora S/C 2 Solicitud de Cheque S/C
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-02
Revisión: 0
Página 38 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SERVICIOS
1.- Propósito:
Llevar el control de los servicios (agua, luz, y teléfono) que son utilizados por las áreas que integran el Ayuntamiento, garantizando su pago oportuno.
2.- Alcance:
Este procedimiento se aplica a la Secretaria de Administración y Tesorería Municipal.
3.-Referencia:
Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
4.- Responsabilidad:
Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal operativo y apoyo, apegarse a lo estipulado en este procedimiento.
5.- Definiciones:
“No aplica” 6.- Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-02
Revisión: 0
Página 39 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SERVICIOS
Actividad 1 1 hora
Actividad 2 2 hrs.
Actividad 3 2 hrs.
Actividad 4
1 hora
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNICO INFORMATICO
Bitácora Recibo
De cobro
0
Inicio
Recibir recibos de cobro y registrar en bitácora
1
Recibo de Cobro
De cobro
Revisar concepto e importe
2
¿Existen cobros
excesivos?
No
Informar a la Sría. De
Admón. y rechazar y/o aclarar 4
5
3
Si
FIN
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-02
Revisión: 0
Página 40 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SERVICIOS
Actividad 5 1 hora
Actividad 6 1 hora
Actividad 7 1 hora
Actividad 8 1 hora
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNICO INFORMATICO
Solicitud de Cheque
Recibo De Cobro
Cheque Solicitud de Cheque
Recibo De Cobro
Solicitud de Cheque
Elaborar solicitud de cheque, anexar factura y
recopilar firmas
5
FIN
Integrar expediente y enviar
6
Recibir cheque y recibos de cobro y realizar pago al
prestador del servicio
7
Se conecta con el procedimiento de la Dirección de General de Contabilidad y Presupuestos.
Archivar en expediente correspondiente
8
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-02
Revisión: 0
Página 41 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SERVICIOS
Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave) 1 Técnico Informático
(TI) Recibe recibos de cobro del prestador del servicio, revisa el importe, concepto y registra en bitácora.
Recibo de cobro Bitácora
2 (TI) Coteja en recibos anteriores, revisando que no existan cobros excesivos.
Recibo de cobro
3 (TI) ¿Existen cobros excesivos? Si : Ir a la actividad 4 No: Ir a la actividad 5
4 (TI) Informa al Secretario y rechazar y/o aclarar. Con esta actividad termina este procedimiento
5 (TI) Elabora solicitud de cheque, anexa factura y recopila firma del Secretario de Administración y Sistemas.
Solicitud de Cheque
6 (TI) Integra expediente con copias de solicitud de cheque y recibos de cobro de servicios, para entregar a la Dirección de Egresos. Nota: Se conecta con el procedimiento correspondiente de la Dirección General de Contabilidad y Presupuestos
7 (TI) Recibe cheque, recibos de cobro y realiza pago al prestador de servicios correspondiente
Recibo de cobro solicitud de
cheque cheque
8 (TI) Archiva comprobantes de pago en expediente correspondiente Con esta actividad finaliza el procedimiento
Recibo de cobro Solicitud de
cheques
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-02
Revisión: 0
Página 42 de 130
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
“Ninguno”
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave 1 Recibo de Cobro S/C 2 Bitácora S/C 3 Solicitud de Cheque S/C
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-03
Revisión: 0
Página 43 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE RENTA DEL AUDITORIO TEOPANZOLCO
1.- Propósito: Proporcionar a la ciudadanía en general, el servicio de renta del Auditorio Municipal de Teopanzolco. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a los ciudadanos interesados en la renta del Auditorio Teopanzolco. 3.-Referencia:
Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
4.- Responsabilidad:
Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal operativo y apoyo, apegarse a lo estipulado en este procedimiento.
5.- Definiciones: No aplica. 6.- Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-03
Revisión: 0
Página 44 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DE RENTA DEL AUDITORIO TEOPANZOLCO
Actividad 1 15 min.
Actividad 2 30 min.
Actividad 3 30 min.
Actividad 4
Actividad 5 30 min.
Actividad 6 15 min.
Actividad 7 15 min.
Oficio de Petición
Oficio
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TÉCNICO INFORMÁTICO
INICIO
Recibir oficio de petición 1 Oficio de petición
Analizar el planteamiento y responder la solicitud
2
¿Corresponde solución de solicitud?
3
NO
SI
Oficio de respuesta
Indica a ciudadano que no es posible su petición
FIN
4
Carta de Autorización
Recoger carta de autorización
6
Carta compromiso
Entregar carta compromiso
FIN
5
7
Recibir tramite de petición
SOLICITANTE
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-03
Revisión: 0
Página 45 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE RENTA DEL AUDITORIO TEOPANZOLCO
Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave) 1 Técnico Informático
(TI) Recibe oficio de petición las instalaciones del auditorio Teopanzolco
Oficio de petición
2 (TI) Analiza el planteamiento y responde por escrito
Oficio de respuesta
3 (TI) ¿Corresponde solución de solicitud? No: Pasa a la actividad no. 4 Si: pasa a la actividad no. 5
4 (TI) Indica al ciudadano que no es posible su petición. y entrega oficio Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Oficio de respuesta
5 (TI) Recibe el oficio de petición, para el trámite de pagos correspondientes.
Oficio
6 (TI) Indicar al ciudadano la fecha para recoger la carta de autorización.
Carta de autorización
7 (TI) Realiza una carta compromiso, donde el ciudadano se responsabilice de mantener las instalaciones como las recibió, recabar firma de compromiso. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Carta compromiso
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-03
Revisión: 0
Página 46 de 130
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
Ninguno
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave
1 Formato de Carta Compromiso s/c 2 Formato de Pase de Entrada s/c 3 Documento de Autorización s/c
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-04
Revisión: 0
Página 47 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS OPERATIVOS ANUALES
1. Propósito:
Dar a conocer los lineamientos para la elaboración de los Programas Operativos Anuales de las unidades administrativas de la Secretaria de Administración.
2. Alcance:
Este procedimiento aplica a las unidades administrativas que integran la Secretaria de Administración.
3. Referencia:
Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.
4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal operativo y apoyo, apegarse a lo estipulado en este procedimiento.
5. Definiciones: POA: Programa Operativo Anual. 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades.
6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-04
Revisión: 0
Página 48 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS OPERATIVOS ANUALES
Programa Operativo
Anual
Memorándum
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ASISTENTE
Invitación
Recibir convocatoria para capacitación de
los Programas Operativos Anuales
INICIO
1 día Actividad
1 1
7 días Actividad
2
Acordar presupuesto a ejercer por cada proyecto
3 3 días Actividad
3
2 días Actividad
4
2 días Actividad
5
Verificar que POAs cumplan con los
lineamientos
Integrar los POAs revisados y recabar
firmas 5
4
Coordinar conjuntamente con
direcciones la elaboración del POA 2
1 día Actividad
6
Enviar vía memorándum POAs
a Tesorería y archivar 6
FIN
SECRETARIA DE ADMINISTRACION
Se conecta con el procedimiento de elaboración del presupuesto
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-04
Revisión: 0
Página 49 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS OPERATIVOS ANUALES
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo Clave
1 ASISTENTE (A)
Recibir convocatoria para asistir a la capacitación de la elaboración de los programas operativos anuales.
Invitación
2 (A) y Directores de Área (DA)
En coordinación con las unidades administrativas, se realiza el Programa Operativo Anual de cada una de ellas.
Programa Operativo Anual
3 Secretaria de Administración
Acordara con sus Directores el presupuesto a ejercer por cada proyecto con base en las actividades programas. Se conecta con el procedimiento de elaboración del presupuesto.
4 (A) Verifica los programas establecidos en las áreas, cumplan con lo establecido en el Plan Municipal de Desarrollo y los lineamientos emitidos por la Tesorería en los rubros de presupuesto.
5 (A) Integra los Programas Operativos Anuales revisados por el Secretario y recaba firmas de visto bueno.
6 (A) Envía copias del Programa Operativo Anual vía escrito a la Tesorería Municipal. Archiva copia del Programa Operativo Anual de cada Dirección de la Dependencia. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Memorándum
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-04
Revisión: 0
Página 50 de 130
PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS
OPERATIVOS ANUALES
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 POA´s de cada unidad administrativa.
Técnico Informático Indefinido
2 Lineamientos de la Tesorería
Técnico Informático Indefinido
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave “Ninguno”
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-05
Revisión: 0
Página 51 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
1.- Propósito: Establecer la metodología de elaboración y autorización del presupuesto anual a ejercer en la Secretaria de Administración. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas adscritas a la Secretaria de Administración. 3.-Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.
Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 4.- Responsabilidad:
Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal operativo y apoyo, apegarse a lo estipulado en este procedimiento.
5.- Definiciones: Unidad Administrativa: Equipo de trabajo que dispone de recursos materiales y financieros para realizar las funciones y objetivos plasmados en sus programas de trabajo. Suficiencia Presupuestal: Es la existencia de recursos financieros para el óptimo funcionamiento y operación de los proyectos. Transferencia Presupuestal: Documento de Tesorería para asignar suficiencias en partidas sin presupuesto. 6.- Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de flujo. 6.2 Descripción de actividades. 6.3 Registro de calidad y anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-05
Revisión: 0
Página 52 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Presupuesto calendarizado
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
Presupuesto calendarizado
INICIO
30 min. Actividad
1
Recibir indicación para coordinar la elaboración de presupuesto de las direcciones 1
5 días Actividad
2
Elaborar el presupuesto
considerando el anterior 2
3 días Actividad
3
3 días Actividad
4
1 día Actividad
5
Integrar y revisar el presupuesto por cada
proyecto
Presupuesto calendarizado
Recibir y revisar presupuesto
4
Presentar presupuesto a
ejercer al presidente 5
3
Viene del procedimiento para coordinar la elaboración de los programas operativos anuales
SECRETARIA DE ADMINISTRACION
DIRECTORES
En caso de haber ajustes presupuestales emitidos por la Tesorería se actualizara
¿Hay modificaciones
en el presupuesto?
6
Recibir indicación para realizar cambios
y adecuar. 7
8 2
15 min. Actividad
6
1 hora Actividad
7
SI
NO
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-05
Revisión: 0
Página 53 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Presupuesto calendarizado
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
1 día Actividad
8
Presentar en sesión de cabildo para autorización
8
4 hrs. Actividad
9 Recibir indicación para realizar cambios
y adecuar 10
30 min. Actividad
10
30 min. Actividad
11
Enviar presupuesto autorizado a
Tesorería para apertura 11
SECRETARIA DE ADMINISTRACION
¿Se autoriza el
presupuesto?
9
2
FIN
Se conecta con los procedimientos para ejercer el presupuesto
NO
SI
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-05
Revisión: 0
Página 54 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Paso Responsable Descripción Documento de Trabajo
Viene del procedimiento para coordinar la elaboración de los Programas Operativos Anuales.
1 Administrador (A)
Recibe del titular de la Dependencia la indicación de coordinar la elaboración del presupuesto de las áreas para el ejercicio anual, se reúne con los directores de área para iniciar los trabajos del presupuesto.
2 Responsable del Área.
(Directores)
Se elabora el presupuesto calendarizado considerando como base el presupuesto inmediato anterior, así como costos de materiales, equipamiento y/o servicios por adquirir. Considerando los incrementos o decrementos de conformidad con las nuevas metas y objetivos. Este deberá contar con los siguientes rubros principales:
- Servicios personales - Materiales y suministros - Servicios generales (este incluye la capacitación
del personal y los recursos necesarios para el sistema de la calidad).
- Ayudas y aportaciones. - Gastos de inversión
Siendo registrado en el formato emitido por la Tesorería Municipal. (CONADI)
Presupuesto Calendarizado
S/C
3 (A)
Integra y revisa el presupuesto calendarizado emitido por cada uno de los proyectos. Considerando para la revisión, que cada importe corresponda a la cuenta presupuestal. Nota: En caso de haber ajustes presupuéstales emitidos por la Tesorería Municipal se actualiza.
Presupuesto Calendarizado
S/C
4 Secretaria de Administración
(SA)
Recibe presupuesto calendarizado y revisa con Administrador que los presupuestos sean acordes a las acciones que se llevaran a cabo en cada proyecto.
Presupuesto Calendarizado
S/C
5 (SA) En reunión con el Presidente Municipal presenta el presupuesto el cual se ejercerá dentro de la dependencia
6 (SA) ¿Hay modificaciones en el presupuesto? Si. Ir a la actividad 7 No. Ir a la actividad 8
7 (SA) Recibe la indicación para realizar los cambios pertinentes en el presupuesto y adecuar. Se conecta con la actividad 2
8 Secretaria de Admón. y/o Presidente Municipal (SA / P)
Se presenta en sesión de cabildo el presupuesto a ejercer dentro de la dependencia para su autorización.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-05
Revisión: 0
Página 55 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Paso Responsable Descripción Documento de Trabajo
9 (SA) ¿Se autoriza presupuesto? Si. Ir a la actividad 11 No. Ir a la actividad 10
10 (A) Recibe la indicación para realizar los cambios pertinentes en el presupuesto y adecuar. Se conecta con la actividad 2
11 (A) Envía presupuesto autorizado a Tesorería Municipal para su registro en el Sistema Control Presupuestal de la Tesorería Municipal (CONADI) para la apertura presupuestal. Se conecta con los procedimientos para ejercer el presupuesto. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Presupuesto Calendarizado
S/C
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-05
Revisión: 0
Página 56 de 130
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Presupuesto Calendarizado S/C
Administrador 1 año
ANEXOS
Anexo No Documento Clave
Ninguno
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-06
Revisión: 0
Página 57 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DEL TRÁMITE DEL MANEJO DEL FONDO
FIJO 1. Propósito: Establecer el procedimiento para el manejo, control y comprobación de los fondos resolventes autorizados a las unidades administrativas de la Dependencia. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las unidades administrativas que integran a la Secretaria de Administración que están autorizadas para el ejercicio de gastos a comprobar. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley del Impuesto sobre la Renta. Ley del I.V.A. Código Fiscal de la Federación. Miscelánea Fiscal. Procedimientos y lineamientos establecidos por la Tesorería.
4. Responsabilidad:
Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento.
Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: Fondo Fijo: Es el suministro anticipado de recursos financieros que se otorga a los centros de trabajo para sufragar los gastos de funcionamiento que no rebasen determinados niveles. 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades.
6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-06
Revisión: 0
Página 58 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PROCEDIMIENTO DEL TRÁMITE DEL MANEJO DEL FONDO FIJO
Factura
Documentación comprobatoria
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
Solicitud de cheque
INICIO
30 min. Actividad
1
Verificar que la unidad
administrativa cuente con suficiencia
presupuestal 1
5 min. Actividad
2
Elaborar solicitud de cheque y recabar
firmas 4
15 min. Actividad
3
1 hora Actividad
4
30 min. Actividad
5
Tramitar y recibir efectivo por concepto
de fondo fijo
Recibir de las unidades
documentación comprobatoria 6
5
Esta documentación comprobatoria tales como facturas, vales azules de gastos, de transportes y viáticos
¿Cuenta con presupuesto?
2
Informar a la unidad que no cuenta con
presupuesto. 3
1
1 hora Actividad
6
3 hrs. Actividad
7
SI
NO
Se conecta con el procedimiento de transferencia presupuestal
Revisar que las facturas y doctos.
cubran los requisitos fiscales 7
8
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-06
Revisión: 0
Página 59 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PROCEDIMIENTO DEL TRÁMITE DEL MANEJO DEL FONDO FIJO
Factura
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
Solicitud de cheque
30 min. Actividad
8
20 min. Actividad
9
Enviar documentación comprobatoria a
Tesorería 10
2 hrs. Actividad
10
¿Están correctos los
datos?
8
Enviar al área para que corrijan factura
9
7
SI
NO
FIN
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-06
Revisión: 0
Página 60 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DEL MANEJO DEL FONDO FIJO
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo Clave
1 Administrador (A)
Verifica que la unidad administrativa cuente con suficiencia presupuestal para la solicitud del fondo fijo y la aplicación del gasto.
2 (A) ¿Cuenta con presupuesto? SI ir a la actividad 4 NO ir a a la actividad 3
3 (A) Informa a la Unidad Administrativa que no cuenta con presupuesto, para la autorización de su gasto. Se conecta con el procedimiento de transferencia presupuestal Ir a la actividad 1
4 (A) Le indica a la unidad administrativa que elabore la solicitud de cheque y recaba firma del titular de la Secretaria para realizar los cargos de presupuestos a las cuentas y proyectos correspondientes
Solicitud de Cheque
5 (A) Tramita y recibe de la Tesorería Municipal el efectivo por concepto de Fondo fijo asignado
6 (A) Recibe de las Unidades Administrativas que integran la Secretaria la documentación comprobatoria. Nota: esta documentación son todos los gasto tales como, facturas, vales azules de gastos, de transportes y viáticos que se generan mensualmente. Las compras no deben de ser de materiales y útiles de oficina que se puedan adquirir en la Dirección General de Recursos Materiales.
Factura(s) y/o Documentación comprobatoria
7 (A) Revisa que las facturas y demás documentos cubran los requisitos fiscales y lineamientos establecidos por la Tesorería.
Factura(s) y/o Documentación comprobatoria
8 (A) ¿Están Correctos los datos? SI ir a la actividad 10 NO ir a la actividad 9
9 (A) Enviar al área para que corrijan la factura y/o documentación comprobatoria. Se conecta con la actividad 2
Factura(s) y/o Documentación comprobatoria
10 (A) Envía solicitud de cheque y documentación comprobatoria a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública recibe acuse de recibo y archiva. Una vez que la Dirección de Egresos elabora el cheque el enlace administrativo procede a pagar las notas a cada una de las unidades que efectuaron el gasto. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Solicitud de Cheque
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-06
Revisión: 0
Página 61 de 130
PROCEDIMIENTO DEL MANEJO DEL FONDO FIJO
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Factura. Administrador Indefinido 2 Solicitud de cheque Administrador Indefinido 3 Cheque Director de Contabilidad y Cuenta
Pública Indefinido
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave “Ninguno”
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-07
Revisión: 0
Página 62 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS A COMPROBAR
1. Propósito: Establecer la metodología para dar a conocer la autorización de Solicitud de Cheques por gastos a comprobar. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las unidades administrativas de la Secretaria de Administración que requieran realizar un gasto a comprobar. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley del Impuesto sobre la Renta. Ley del I.V.A. Código Fiscal de la Federación. Miscelánea Fiscal. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.
Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
Procedimientos y lineamientos establecidos por la Tesorería. 4. Responsabilidad:
Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento.
Las Unidades Administrativas que integran las Dependencias son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: Unidad Administrativa: Equipo de trabajo que dispone de recursos materiales y financieros para realizar las funciones y objetivos plasmados en sus programas de trabajo. Suficiencia Presupuestal: Es la existencia de recursos financieros para el óptimo funcionamiento y operación de los proyectos. Transferencia Presupuestal: Documento de Tesorería para asignar suficiencias en partidas sin presupuesto. Gasto a comprobar: Son las erogaciones anticipadas de recursos para cubrir necesidades imprevistas. 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-07
Revisión: 0
Página 63 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS A COMPROBAR
Factura
Formato de
Gastos a Comprobar
Solicitud de cheque
Cheque
Credencial de elector
Cheque
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
Solicitud de cheque
INICIO
10 min. Actividad
1
Solicitar cheque para gastos diversos
mediante formato 1
20 min. Actividad
2
Capturar solicitud de cheque en-CONADI,
imprimir y recabar firmas 5
5 min. Actividad
3
15 min. Actividad
4
4 hrs. Actividad
5
Enviar solicitud de cheque a Tesorería, y
recibir acuse
Recibir cheque autorizado y turnar a la Dirección que lo
solicito 7
6
¿Existe presupuesto?
3
Informar a la unidad que no cuenta con
presupuesto. 4
2
2 hrs. Actividad
6
1 hora Actividad
7
SI
NO
Se conecta con el procedimiento de transferencia presupuestal
Firmar cheque y ejercer gasto y
turnar facturas y documentación 8
9
Verificar en CONADI suficiencia
presupuestal 2
TITULAR DE LA DEPENDENCIA
Se conecta con el procedimiento de la Dirección de Contabilidad y Presupuestos
DIRECTOR DEL AREA
3 hrs. Actividad
8
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-07
Revisión: 0
Página 64 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS A COMPROBAR
Facturas
Bitácora de solicitud de
cheque
Factura
Facturas
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
Listado de comprobación
2 hrs. Actividad
9
30 min. Actividad
10
Elaborar comprobación del gasto y enviar a
Tesorería 12
10 min. Actividad
11
1 hora Actividad
12
1 hora Actividad
13
Recibir acuse de recibo y archivar comprobante de
cheque aprobado 13
¿Están correctos los datos?
10
Devolver factura al Director para correcciones
11
9
SI
NO
Recibir y verificar que los datos fiscales sean los correctos
9
FIN
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-07
Revisión: 0
Página 65 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS A COMPROBAR
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(clave) 1 Titular de la
Dependencia Solicita cheque para gastos diversos a comprobar al Administrador, mediante formato.
Formato de gastos a
comprobar
2 Administrador (A)
Verificar en el CONADI la suficiencia presupuestal en la cuenta respectiva para la comprobación de gastos.
3 (A) ¿Existe presupuesto? SI ir a la actividad 5 NO ir a a la actividad 4
4 (A) Informa a la Unidad Administrativa que no cuenta con presupuesto, para la autorización de su gasto. Se conecta con el procedimiento de transferencia presupuestal Ir a la actividad 2
5 (A) Captura la Solicitud de Cheque CONADI anotando en el apartado de concepto la leyenda de “Gastos a comprobar”, imprimir en original y copia y recabar firma de autorización del titular del área solicitante y del Titular de la Secretaria de Administración y Sistemas para su autorización.
Solicitud de Cheques
TES-DPP-7-P01-F01
Credencial de elector
6 (A) Envía en original y copia a la Dirección de Contabilidad y Presupuestos de la Tesorería para su autorización, y recibe acuse. Se conecta con el procedimiento de la Dirección de Contabilidad y Presupuestos.
Solicitud de Cheques
TES-DPP-7-P01-F01
7 (A) Recibe cheque autorizado por parte de la Dirección de Egresos de la Tesorería a nombre del Director del área que solicita, y turna al Director del área que lo solicito
Cheque
8 Director de Área (DA)
Firma Cheque y ejerce gasto respectivo de acuerdo al monto autorizado y turna Factura(s) y documentación requerida al Administrador para comprobación de gastos.
Cheque
Factura(s)
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-07
Revisión: 0
Página 66 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE
SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS A COMPROBAR
Paso Responsable Actividad
Documento de Trabajo
(clave) 9 (A) Recibe y verifica en la documentación comprobatoria
que los datos fiscales y requisitos establecidos en los lineamientos proporcionados por la Tesorería sean los correctos y la cantidad establecida en Factura(s) coincida con el monto del Cheque solicitado.
Factura(s)
10 (A) ¿Están correctos los datos? NO. Ir a la actividad No. 11 SI. Ir a la actividad No. 12
11 (A) Se devuelve la documentación comprobatoria a la unidad administrativa para corrección de las observaciones. Regresa a la actividad No. 9.
Factura(s)
12 (A) Elabora en original y copia listado de comprobación de gastos anexando Factura(s) y documentación requerida y envía a la Dirección de Contabilidad y Presupuestos.
Listado de comprobación de
gastos O-DPP 1-CA
Factura(s) 13 (A) Recibe acuse de recibo y archiva el comprobante de
cheque aprobada por Presupuesto. Con esta actividad se da fin al procedimiento.
Bitácora de Solicitud de
Cheques
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-07
Revisión: 0
Página 67 de 130
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS A COMPROBAR
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Listado de Comprobación de
Gastos
Administrador Indefinido
2 Factura(s) S/C Administrador
Indefinido
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave 1 Formato de gastos a comprobar S/C
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-08
Revisión: 0
Página 68 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O SERVICIOS
1. Propósito: Dar a conocer la metodología para la autorización de Solicitudes de Cheques para el pago de a proveedores o servicios proporcionados a la Secretaria de Administración. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las unidades administrativas que integran la Secretaria de Administración y que dentro de su presupuesto y programa de actividades necesita tales servicios. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del estado de Morelos. Ley del Impuesto sobre la Renta. Ley del IVA. Código Fiscal de la Federación. Miscelánea Fiscal. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015. Procedimientos y lineamientos establecidos por la Tesorería.
4. Responsabilidad:
Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento.
Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguna”
6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-08
Revisión: 0
Página 69 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O SERVICIOS
Credencial de Elector
Solicitud de chequea
Solicitud de chequea
Factura
Bitácora de control interno
presupuestal
Facturas
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
Facturas
INICIO
30 min. Actividad
1
Recibir factura y registrar en bitácora
de control interno 1
2 hrs. Actividad
2
Verificar que los datos sean correctos
en factura y documentos
comprobatorios 2
20 min. Actividad
3
1 hora Actividad
4
2 hrs. Actividad
5
¿Son correctos los datos?
Factura
Devolver al proveedor para
corrección 4
Capturar en el sistema CONADI las
facturas 5
3
Imprimir solicitud de cheque y turnar para
firmas 6
2 hrs. Actividad
6
1 hora Actividad
7
SI
NO
1
Recibir solicitud autorizada y enviar a
Tesorería 7
8
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-08
Revisión: 0
Página 70 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O SERVICIOS
Solicitud de cheque
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
Solicitud de cheque
15 min. Actividad
8
Recibir acuse con No de folio. Dar
seguimiento para pagar cheques 8
10 min. Actividad
9
Archivar solicitud con póliza presupuestal
9
FIN
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-08
Revisión: 0
Página 71 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE
SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O SERVICIOS
Paso Responsable Actividad
Documento de Trabajo
(clave) 1 Administrador
(A) Recibe la factura(s) de gasto realizado y registra en bitácora de control interno presupuestal.
Facturas
Bitácora de Control Interno Presupuestal
2 (A) Verifica que los datos fiscales sean los correctos y la cantidad establecida en factura(s) coincida con el monto de cheque a solicitar, así como la documentación correspondiente como la credencial de elector, contrato etc.
Facturas
Credencial de Elector
3 (A) ¿Son correctos los datos? NO. Ir a la actividad No. 4 SI. Ir a la actividad No. 5
4 (A) Devuelve al proveedor para corrección de factura. Regresa al paso No. 1
Factura (s)
5 (A) Captura en el sistema de CONADI la solicitud de cheque y facturas que originan el gasto.
Facturas
6 (A) Imprime, Solicitud de Cheque en original y copia, anexa Factura(s) con documentación y turna al Secretario y al titular del área para firma de autorización.
Solicitud de Cheque
FO-TES-DPP-01
7 (A) Recibe Solicitud de Cheque con firma de autorización y envía original a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública de la Tesorería. Se conecta con el procedimiento de la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública.
Solicitud de Cheque
FO-TES-DPP-01
8 (A) Recibe 2 días después acuse con número de folio en copia de Solicitud de Cheque. Da seguimiento a los folios, para recibir los cheques y pagarlos.
Solicitud de Cheque
FO-TES-DPP-01
9 (A) Archivar la solicitud de Cheque con su póliza presupuestal. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Solicitud de Cheque
FO-TES-DPP-01
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-08
Revisión: 0
Página 72 de 130
PROCEDIMIENTO DE
SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O SERVICIOS
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Bitácora de Control Interno Presupuestal
Administrador Definido.
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave 2 Factura S/C
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-09
Revisión: 0
Página 73 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTALES
1.- Propósito: Dar a conocer los lineamientos necesarios para el procedimiento de transferencias presupuéstales de las unidades administrativas que integran la Secretaria de Administración. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a toda las Unidades Administrativas adscritas a la Secretaria de Administración. 3.-Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Organiza Municipal del Estado de Morelos. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015. 4.- Responsabilidad:
Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento.
Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5.- Definiciones: Transferencia Presupuestal: Movimiento de presupuesto de una partida presupuestal a otra esta puede ser entre proyectos o entre cuentas. 6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de flujo. 6.2 Descripción de actividades. 6.3 Registro de calidad y anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-09
Revisión: 0
Página 74 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTALES
Solicitud o memorándum
Solicitud o memorándum
Reporte
Póliza presupuestal
Memorándum
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
Formato transferencia
Recibir solicitud de transferencia presupuestal
INICIO
15 min. Actividad
1
1
1 hrs. Actividad
2
Capturar en CONADI transferencia,
imprimir póliza y recabar firmas 6
1 hrs. Actividad
3
30 min. Actividad
4
20 min. Actividad
5
Revisar propuesta verificando montos para transferencia
Verifica si la unidad administrativa
cuenta con presupuesto 3
2
La solicitud debe de estar debidamente justificada
¿Cuenta con presupuesto?
4
Informar a la unidad que no cuenta con
presupuesto. 5
FIN
2 hrs. Actividad
6
1 hora Actividad
7
SI
NO
Realizar formato de transferencia y
memorándum de transferencia
7
8
Mediante los reportes financieros emitidos por el CONADI
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-09
Revisión: 0
Página 75 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTALES
Formato de transferencia
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
Enviar formato de transferencia para
aplicación a Tesorería 30 min.
Actividad 8
8
15 min. Actividad
9
Notificar al Director de de la aplicación de transferencia y su
nuevo saldo 9
Se conecta con el procedimiento de Contabilidad y Presupuesto
FIN
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-09
Revisión: 0
Página 76 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS
PRESUPUESTALES
Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave) 1 Administrador
(A) Recibe de las Unidades Administrativas de la Secretaria la solicitud de Transferencia de cuentas presupuéstales del Presupuesto General Autorizado. Nota: la solicitud debe de estar debidamente justificada para su aplicación.
Solicitud o memorándum
2 (A) Revisa la propuesta verificando cuentas y montos solicitados para transferencias entre cuentas del mes y saldos acumulados.
Solicitud o memorándum
3 (A) Verifica si la unidad administrativa cuenta con presupuesto para realizar la transferencia. Nota: mediante los reportes financieros emitidos por el sistema CONADI.
Reporte
4 (A) ¿Cuenta con presupuesto? No: Ir a la actividad 5 Sí: Ir a la Actividad 6
5 (A) Se informa a la unidad administrativa que no cuenta con presupuesto para realizar su transferencia presupuestal Con esta actividad finaliza el procedimiento.
6 (A) Captura en el sistema CONADI la transferencia presupuestal e imprime póliza de transferencia. y recaba firmas del secretario con visto bueno del Director y del Administrador.
Póliza de transferencia
7 (A) Procede a realizar formato de transferencia y memorándum (oficio interno) de transferencia y 3 copias dirigido a la tesorería, con una copia para la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública una copia para la Unidad Administrativa solicitante.
Formato de transferencia
Memorándum
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-09
Revisión: 0
Página 77 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS
PRESUPUESTALES
Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave) 8 (A) Envía a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública
para que proceda en la aplicación de la transferencia. Se conecta con el procedimiento de la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública.
Formato de transferencia
9 (A) Notifica al Titular de la Unidad Administrativa que se realizó su transferencia y se informa de su nuevo saldo Con esta actividad termina el procedimiento
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-09
Revisión: 0
Página 78 de 130
PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTALES
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Solicitud de transferencia
Administrador Indefinido
2 Póliza de transferencia Administrador Indefinido
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave 1 Justificación S/C
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave PR-SA-OF-10
Revisión: 0
Página 79 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL
1. Propósito: Tiene por propósito llevar un control del presupuesto autorizado, para llevar una secuencia clara de la utilización del dinero de la comprobación de los gastos realizados y de verificar que estos estén siendo tomados de la manera correcta. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.
4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento.
Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: Conciliar: es la actividad de comparar cuentas financieras. 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades.
6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave PR-SA-OF-10
Revisión: 0
Página 80 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL
Sistema CONADI
Sistema CONADI
Sistema CONADI
Sistema CONADI
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
Ingresar al sistema CONADI
INICIO
10 min. Actividad
1
1
2 hrs. Actividad
2
Rechazar las cuentas listadas en el sistema
6
2 hrs. Actividad
3
10 min. Actividad
4
15 min. Actividad
5
Conciliar cada una de las cuentas contra los gastos ejercidos y los
avances de POAS
Revisar cada cuenta que este carga a proyecto y mes y
monto sea correcto 3
2
¿Coinciden los datos?
4
Aceptar las cuentas fiscales dentro del
sistema 5
7
30 min. Actividad
6
4 hrs. Actividad
7
NO
SI
Realizar a fin de mes conciliación
mensual, realizando observaciones 7
FIN
En observaciones se pone el motivo de rechazo, al final de la captura y la revisión se guarda el importe
Mandar dicho monto a Tesorería para que
se realicen los cambios 8 Se conecta con el
procedimiento de contabilidad y presupuestos
2 hrs. Actividad
8
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave PR-SA-OF-10
Revisión: 0
Página 81 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo Clave
1 Administrador (A)
Ingresa al sistema CONADI Nota: se realiza la revisión de cuentas diariamente.
2 (A) Se concilian cada una de las cuentas contra los gastos ejercidos y los avances de los POAs de cada uno de los proyectos. Nota: ver el instructivo para las conciliaciones para el sistema CONADI
Sistema CONADI
3 (A) Revisa que los montos ejercidos por cada proyecto correspondan a los cargos de las cuentas de cada una de las áreas y que cada una de las cuentas este cargada a algún proyecto y que la cuenta, mes y monto sea correcto.
Sistema CONADI
4 (A) ¿Coinciden los datos? SI ir a la actividad 5 NO ir a la actividad 6
5 (A) Se aceptan las cuentas listadas dentro del reporte del sistema, utilizando el reporte de “conciliación de movimientos” del sistema CONADI, localizado en reportes auxiliares. Se conecta con la actividad 7.
Sistema CONADI
6 (A) Se rechazan las cuentas listadas en el sistema. Nota: En Observaciones se pone el motivo del porque se rechazo (monto, proyecto, cuenta) Al final de la captura y la revisión se guarda el importe.
Sistema CONADI
7 (A) Realiza al final de cada mes la conciliación mensual, basándose en el comparativo del gasto total contra el gasto aceptado. Realizando las observaciones correspondientes si existen, para conciliar las cuentas de todo el mes.
8 (A) Envía conciliación revisada para su seguimiento a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública para los cambios. Se conecta con el procedimiento de la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Sistema CONADI
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave PR-SA-OF-10
Revisión: 0
Página 82 de 130
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Sistema CONADI Administrador Indefinido 2 Reporte de conciliación
mensual Administrador Indefinido
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave “Ninguno”
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave PR-SA-OF-11
Revisión: 0
Página 83 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PERSONAL
1. Propósito: Dar a conocer los lineamientos necesarios, para la autorización de la solicitud de personal para las unidades administrativas que integran la Secretaria de Administración. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración.
3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.
4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y
vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguna.” 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave PR-SA-OF-11
Revisión: 0
Página 84 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PERSONAL
Aviso de alta Solicitud de
personal
Requisición de personal
Aviso de alta Solicitud de
personal
Requisición de personal
Presupuesto
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
SECRETARIO DE LA DEPENDENCIA
Solicitar la contratación de
personal
INICIO 1 día Actividad
1
1 1 día
Actividad 2
Solicitar que le envíen persona a
contratar 7
1 hora Actividad
3
15 min. Actividad
4
1 día Actividad
5
¿Existe suficiencia
presupuestal?
4
Comunicar que no cuenta con
presupuesto para contratación 5
1 día Actividad
6
15 min. Actividad
7
NO
SI
Revisar suficiencia presupuestal para la
contratación 3
DIRECTORES ADMINISTRADOR
Indicar que se realicen las
gestiones para la contratación 2
Indicar que cuenta con presupuesto
6
FIN
Llenar formatos para contratación
8
Se deberá anexar copia de renuncia en caso de vacante de puesto
Turnar formatos de contratación para
firmas 9
Enviar formatos de contratación para
trámite correspondiente 10
Se conecta con el procedimiento de Recursos Humanos
Enviar persona que será contratada con
documentación a Recursos Humanos 11
FIN
30 min. Actividad
8
1 día Actividad
9
1 día Actividad
10
1 día Actividad
11
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave PR-SA-OF-11
Revisión: 0
Página 85 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PERSONAL
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(clave) 1 Director del Área
(DA) Solicitar al Secretario de la Dependencia la contratación de personal
2 Secretario de la Dependencia
(SD)
Da indicaciones para que se realicen las gestiones necesarias para la contratación de personal.
3 Administrador (A)
Revisará en el presupuesto del área solicitante si existe suficiencia presupuestal para la contratación de personal.
Presupuesto calendarizado
aprobado
4 (A) ¿Existe suficiencia presupuestal? No. Ir a la actividad No. 5 Si. Ir a la actividad No. 6
5 (A) Comunicar a la unidad administrativa que no cuenta con presupuesto para la contratación de personal. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
6 (A) Le indica al Área solicitante que cuenta con presupuesto para la contratación de personal.
7 (A) Solicita que le envíen a la persona que será contratada para entregarle lista de documentos que deberá presentar para contratación en la Dirección General de Recursos Humanos.
8 (A) Se procede al llenado de los formatos de Requisición de personal, Solicitud de personal y Aviso de alta. Nota: Se deberá anexar copia de la renuncia en caso de vacante de puesto.
Requisición de personal
Solicitud de personal
Aviso de alta 9 (A) El formato de Requisición de personal, solicitud de
personal y aviso de alta se turnan al Director del Área y a la Secretaria de Administración para su firma.
Requisición de personal
Solicitud de personal
Aviso de alta 10 (A) Enviar a la Dirección General de Recursos Humanos
los formatos de la persona para su trámite correspondiente. Se conecta con el procedimiento de selección y contratación de personal de la Dirección General de Recursos Humanos.
Requisición de personal
Solicitud de personal
Aviso de alta
11 (A) Envía a la persona que va a ser contratada con su documentación a la Dirección General de Recursos Humanos. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave PR-SA-OF-11
Revisión: 0
Página 86 de 130
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PERSONAL
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
“Ninguno”
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave “Ninguno”
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-12 Revisión: 0 Página 87 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DE ESTRUCTURA 1. Propósito: Dar a conocer los lineamientos necesarios, para la autorización de la modificación de estructura dentro de las unidades administrativas que integran la Secretaría de Administración. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.
4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y
vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguna”. 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-12 Revisión: 0 Página 88 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DE ESTRUCTURA
Modificación de estructura
Modificación de estructura
Modificación de estructura
Modificación de estructura
Modificación de estructura
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
Elaborar formato de modificación de
estructura
INICIO
3 hrs. Actividad
1
1
1 día Actividad
2
Recabar firmas de autorización
6
15 min. Actividad
3
1 hr. Actividad
4
1 día Actividad
5
Revisar formato e indicar correcto
llenado del mismo 5
¿Existe suficiencia
presupuestal?
3
Informar que no procede su
modificación de estructura 4
1 día Actividad
6
3 hrs. Actividad
7
NO
SI
Enviar a la Dirección Gral. de Recursos Humanos para su
trámite 7
FIN
Recibir propuesta de modificación y
revisar suficiencia presupuestal 2
DIRECTORES
FIN
Se conecta con el procedimiento de modificación de estructura de la Dirección Gral. de Recursos Humanos
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-12 Revisión: 0 Página 89 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DE
ESTRUCTURA
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo
(clave) 1 Director del Área
solicitante (DA)
Elabora el formato de modificación de estructura para realizar los cambios de su área.
Modificación de Estructura
2 Administrador
(A) Recibir de unidades administrativas propuesta de modificación de estructura, revisará si se cuenta con suficiencia presupuestal en el caso de que se realice un aumento de sueldo.
Modificación de Estructura
3 (A) ¿Existe suficiencia presupuestal? No, ir a la actividad 4 Si, ir a la actividad 5
4 (A) Se le indica al Director que su propuesta de modificación de Estructura no procede por falta de presupuesto. Con esta actividad finaliza el Procedimiento.
5 (A) Revisa formato y le indica al Director del área solicitante el correcto llenado del formato de modificación de estructura.
Modificación de Estructura
6 (A) Recaba la firma del Director del Área y del Secretario de la Dependencia para su autorización.
Modificación de Estructura
7 (A) Enviar a la Dirección General de Recursos Humanos para su trámite correspondiente. Se conecta con el procedimiento de modificaciones de estructura de la Dirección General de Recursos Humanos. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Modificación de Estructura
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-12 Revisión: 0 Página 90 de 130
PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DE ESTRUCTURA
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Modificación de Estructura
Administrador Indefinida.
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave “Ninguno”
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-13 Revisión: 0 Página 91 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE MANUALES
1. Propósito: Verificar que las distintas áreas de la Secretaría cuenten con el Manual de Organización, Políticas y Procedimientos y que contengan la información necesaria, además de estar debidamente autorizados por las autoridades correspondientes. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y
vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguna.” 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades.
6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-13 Revisión: 0 Página 92 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE MANUALES
SI
NO
Formato de Manual
Formato de Manual
Memorándum
Memorándum
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNICO INFORMATICO
Recibir solicitud de enlaces para
elaboración de manuales
INICIO
1 día Actividad
1
1
2 hrs. Actividad
2
Realizar revisión del manual
6
1 día Actividad
3
1 día Actividad
4
30 días Actividad
5
Solicitar a las UA los nombres de los enlaces y enviar
relación a DGIyDA
Recibir convocatoria para cursos de
capacitación y asistir conjuntamente con
enlaces 3
2
Elaborar manual y entregar duplicado
para revisión 5
5 días Actividad
6
1 día Actividad
7 Corrige y envía a
DGIyDA
8
Viene del procedimiento de Manuales de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo
DIRECTORES DE AREA
Entregar a las áreas especificaciones y
formatos 4
¿Están correctos los datos?
7
5
9
Se conecta con el procedimiento de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo
3 días Actividad
8
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-13 Revisión: 0 Página 93 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE MANUALES
Relación de Participación en
difusión de Manual
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNICO INFORMATICO
Realizar seguimiento a manuales enviados a la
Dirección General de Informática y Desarrollo
Administrativo
1 día Actividad
9
9
1 día Actividad
10
Realizar difusión, recabar firmas de
conocimiento y enviar copia a DGIyDA.
Archivar resguardo 13
2 días Actividad
11
2 días Actividad
12
5 días Actividad
13
¿Hay correcciones a manuales?
Recibir manuales aprobados y turnar a
la unidad administrativa
correspondiente 11
10
Coordinar difusión de manuales y
enviar invitación a DGIyDA 12
FIN
5
SI
NO
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-13 Revisión: 0 Página 94 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE MANUALES
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo Clave
Viene del procedimiento de Manuales de Organización de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo.
1 Técnico Informático (TI)
Recibe de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo memorándum, solicitando los enlaces de las unidades administrativas para la elaboración del manual.
Memorándum y formatos del manual
2 (TI) Solicita vía memorándum a las unidades administrativas el nombre del enlace para los trabajos del manual y envía memorándum de contestación a la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo.
Memorándum
3 (TI) Recibe convocatoria para cursos de capacitación para trabajos del manual, asistir conjuntamente con los enlaces de la Secretaria.
4 (TI) Entregar a las áreas las especificaciones y formatos para hacer el Manual de Organización, Políticas y Procedimientos.
Formato de Manual
5 Directores de la Secretaría
(DS)
Elaboran el manual y lo entregan por duplicado en Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo
Formato de Manual
6 (TI) Realiza revisión del manual de acuerdo a las indicaciones marcadas en los cursos de capacitación.
7 (TI) ¿Están correctos los datos? SI. Ir a la actividad 8 NO. Ir a la actividad 5
8 (TI) Corrige y envía manuales a la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo para su visto bueno. Se conecta con el procedimiento de actualización de Manuales de Organización de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo.
9 (TI) Realiza seguimiento de los manuales enviados a la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo.
10 (TI) ¿Hay correcciones a los manuales? SI. Ir a la actividad 5 NO. Ir a la actividad 11
11 (TI) Recibe vía memorándum manuales aprobados de la Secretaria. Turna a las unidades administrativas manual correspondiente.
Memorándum Manual de
organización y Procedimientos
12 (TI) Coordina difusión de los manuales en la dependencia y envía a la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo invitación para participar en
Memorándum
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-13 Revisión: 0 Página 95 de 130
difusión.
13 (TI) Realizar difusión, recabando firmas de conocimiento de los trabajadores participantes, envía copia a la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo Archiva resguardo. Y con esta actividad finaliza el procedimiento.
Relación de participación en difusión manual.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-13 Revisión: 0 Página 96 de 130
PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE MANUALES
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Manual de Procedimientos
Administrador Indefinido
2 Relación de Difusión Manuales
Administrador Indefinido
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave “Ninguno”
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-14 Revisión: 0 Página 97 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL CONTROL DEL PERSONAL DE HONORARIOS Y LOS QUE CHECAN EN LISTA DE ASISTENCIA
1. Propósito: Mantener el control de asistencia del personal que labora en la Secretaría de Administración, para garantizar el buen funcionamiento del personal de esta. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y
vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento 5. Definiciones: “Ninguna.” 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades.
6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-14 Revisión: 0 Página 98 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL CONTROL DEL PERSONAL DE HONORARIOS Y LOS QUE CHECAN EN LISTA DE ASISTENCIA
En la lista de asistencia está el
personal que no cuenta con tarjeta checadora, establecida
por Recursos Humanos
Lista de asistencia
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNICO INFORMATICO
Solicitar quincenalmente a
cada dirección lista de asistencia de
personal de confianza
INICIO
1 día Actividad
1 1
2 hrs. Actividad
2
3 hrs. Actividad
3
3 hrs. Actividad
4
30 min. Actividad
5
Enviar lista de asistencia al Técnico
Informático
Revisar la lista de asistencia y elaborar
el reporte de incidencias
3
2
Realizar resguardo del informe y archivar
5
DIRECTORES DE AREA
Realizar informe y enviar a la Dirección
de Recursos Humanos 4
FIN
Se conecta con el procedimiento de Recursos Humanos
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-14 Revisión: 0 Página 99 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL CONTROL DEL PERSONAL DE HONORARIOS Y LOS QUE CHECAN EN LISTA DE
ASISTENCIA
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo Clave
1 Técnico Informático (TI)
Solicitar quincenalmente a cada Dirección su lista de asistencia del personal de confianza y de honorarios. Nota: en la lista de asistencia esta el personal que no cuenta con tarjeta checadora establecida por Recursos Humanos
Lista de asistencia
2 Directores de área Envía la lista de asistencia.
3 (TI) Revisa la lista de asistencia de cada unidad administrativa, tomando nota de las incidencias del personal para elaborar el reporte.
4 (TI) Realizar informe correspondientes para enviar a Recursos Humanos. Se conecta con el procedimiento de Recursos Humanos.
5 (TI) Realiza resguardo de informe y archiva. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-14 Revisión: 0 Página 100 de 130
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL CONTROL DEL PERSONAL DE HONORARIOS Y LOS QUE CHECAN EN LISTA DE ASISTENCIA
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Formato de Incidencias
Coordinación Administrativa Indefinido
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave “Ninguno”
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-15 Revisión: 0 Página 101 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE INCIDENCIAS Y TIEMPO EXTRA DEL PERSONAL
1. Propósito: Mantener un control del personal que labora en la Secretaría, en cuanto a las faltas, los retardos, las incapacidades, para garantizar el buen funcionamiento del personal de la Secretaría. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 4. Responsabilidad:
Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguna.” 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades.
6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-15 Revisión: 0 Página 102 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE INCIDENCIAS Y TIEMPO EXTRA DEL PERSONAL
Formatos de incidencias
Memorándum
Reporte de incidencias
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNCO INFORMATICO
Solicitar a las Direcciones el reporte de incidencias de personal
e imprimir reporte Electrónico de Sistema
Digital
INICIO
1 día Actividad
1 1
2 días Actividad
2
Enviar formatos a Recursos Humanos.
Archivar copias. 6
2 hrs. Actividad
3
15 min. Actividad
4
1 día Actividad
5
Recibir formatos de incidencia bien
llenados cada 15 días
Revisar que los formatos estén bien llenados y con las
firmas correspondientes 3
2
Regresar las incidencias para
corrección 5
1 día Actividad
6
¿Están correctos los datos?
4
FIN
3
SI
NO
En el Reporte se incluirán los formatos de incidencias de personal, justificantes, incapacidades y la lista de personas que tiene horas extras.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-15 Revisión: 0 Página 103 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
DE INCIDENCIAS Y TIEMPO EXTRA DEL PERSONAL
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo Clave
1 Técnico Informático (TI)
Solicitar a cada Dirección que le envié el reporte de su personal para realizar el trámite correspondiente e Imprimir reporte Electrónico de sistema Digital Nota: En el reporte se incluirán los formatos de incidencias de personal, justificantes, incapacidades y la lista de persona que tiene horas extras.
Reporte de Incidencias
2 (TI) Recibe cada quince días de las direcciones de la Secretaría los formatos de incidencia debidamente llenos.
Formato de Incidencias
Reporte de tiempo extra
3 (TI) Revisa que los formatos estén debidamente llenados. Y que cuenten con las firmas correspondientes.
4 (TI) ¿Están correctos los datos? SI se conecta con la actividad 6 NO se conecta con la actividad 5
5 (TI) Se regresan las incidencias a las unidades administrativas para su corrección. Ir a la actividad 3
Formato de Incidencias
Reporte de tiempo extra
6 (TI) Se envían a Recursos Humanos para darle el trámite correspondiente. Archivar copias para cualquier aclaración. Se conecta con el procedimiento de la Dirección General de Recursos Humanos. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Memorándum
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-15 Revisión: 0 Página 104 de 130
PROCEDIMIENTO DE INCIDENCIAS Y TIEMPO EXTRA DEL PERSONAL
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Formato de Incidencias
Administrador Indefinido
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave “Ninguno”
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-16 Revisión: 0 Página 105 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE
VEHICULAR 1. Propósito: Establecer la metodología para coordinar la elaboración de los programas anuales de mantenimiento preventivo del parque vehicular de la Secretaría de Administración. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.
4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y
vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Secretaría son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: Ninguna 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-16 Revisión: 0 Página 106 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
Formato de mantto preventivo
Formato de mantto
preventivo
Memorándum
Programa de mantenimiento
preventivo
Memorándum
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNICO INFORMATICO
Programa anual de
mantenimiento vehicular
INICIO
1 día Actividad
1
Solicitar programa anual de
mantenimiento preventivo
2
1 día Actividad
2
Elaborar programa anual de
mantenimiento preventivo y turnar 3
3 días Actividad
3
I día Actividad
4
2 hrs. Actividad
5
Programa de mantenimiento
preventivo
Recordar fecha programada a unidad
Administrativa 8
DIRECTORES
¿Cuenta con presupuesto?
5
Informar a la UA que no cuenta con
presupuesto en fechas programas y
reubique fechas 6
2
1 hr. Actividad
6
4 hrs. Actividad
7
SI
NO
Recibir programa de mantenimiento
vehicular y revisar presupuesto 4
Integrar los programas, guardar copias y enviar a Dir.
Ctrol. Y Mantto. Automotriz
7
FIN
Recibir convocatoria de la Dir. Ctrol. Y
Mantto. Automotriz 1
Se conecta con el procedimiento de la Dir.
Ctrol. Y Mantto. Automotriz
1 día Actividad
8
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-16 Revisión: 0 Página 107 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL
PARQUE VEHICULAR
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo Clave
1 Técnico Informático (TI)
Recibe de la Dirección de Control y Mantenimiento Automotriz memorándum de convocatoria anual junto con formato para mantenimiento preventivo
Memorándum
Formato de mantenimiento
preventivo (planeación anual)
2 (TI) Solicitar vía memorándum a las direcciones que cuenta con parque vehicular, patrimonio del Ayuntamiento de Cuernavaca, para que establezcan su programa anual de mantenimiento preventivo, de acuerdo a sus necesidades y cargas de trabajo.
Memorándum
Formato de mantenimiento
preventivo (planeación anual)
3 Directores de área Elaborar programa anual de mantenimiento preventivo del parque vehicular estableciendo las fechas en las cuales enviaran las unidades vehiculares a la Dirección de Control y Mantenimiento Automotriz Y remitir.
Programa anual de mantenimiento
vehicular
4 (TI) Recibe el programa anual y revisa si cuenta con presupuesto la dirección en las fechas en las cuales se van a realizar el mantenimiento preventivo.
Programa anual de mantenimiento
vehicular por unidad administrativa
5 (TI) ¿Cuenta con presupuesto? No: Ir a la actividad 6 Sí: Ir a la Actividad 7
6 (TI) Se informa a la unidad administrativa que no cuenta con presupuesto, le indica que cambie las fechas para los tiempos en los cuales contara con presupuesto. Se conecta con actividad 2
7 (TI) Integra los programas de mantenimiento preventivo de las unidades administrativas guardar copias de los programas y enviar originales a la Dirección de Control y Mantenimiento Automotriz.
Programas de mantenimiento
preventivo
8 (TI) Recordar en la fecha programada a la unidad administrativa del mantenimiento preventivo de sus unidades. Se conecta con el procedimiento de solicitud de mantenimiento preventivo. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-16 Revisión: 0 Página 108 de 130
PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS ANUALES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Programas de mantenimiento
preventivo
Administrador 1 año
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave “Ninguno”
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-17 Revisión: 0 Página 109 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS CALENDARIOS DE COMPRAS ANUALES
1. Propósito: Establecer la metodología para coordinar la elaboración de los planes anuales de compra de material de stock y de material general (compras especiales). 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y
vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Secretaría son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: Clasificación presupuestal.- Catálogo en el cual se muestran las diferentes cuentas presupuéstales con su número de código y su descripción. Material de Stock.- Material general que hace posible el funcionamiento administrativo de las dependencias (papelería en general, material de limpieza, cartuchos para impresora, etc.) 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-17 Revisión: 0 Página 110 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS CALENDARIOS DE COMPRAS ANUALES
POA Presupuesto
calendarizado
Memorándum
Memorándum
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNICO INFORMATICO
Listado de precios de
material
INICIO
1 día Actividad
1
Recibir requerimiento de
calendario de compras
1
1 hr. Actividad
2
Elaborar calendarios de compras y remitir
al Sría. Admón 3
2 días Actividad
3
1 día Actividad
4
15 min. Actividad
5
Calendarios
Recibir calendarios y revisar llenado
4
DIRECTORES
¿Están bien llenados?
5
Remitir calendarios con observaciones para su corrección
6
4 1 día
Actividad 6
2 días Actividad
7
SI
NO
Recibe anexo el formato para calendario de compras junto con relación de precios de material de stock
Turnar copias y listados de precios
para elaboración de calendarios 2
Concentrar información, resguardar copias y enviar originales a
Recursos Materiales 7
FIN
Para realizar el prog. Anual de compras se tiene que basar en el Programa Operativo Anual, en el presupuesto calendarizado y en listado de precios del material de Stock
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-17 Revisión: 0 Página 111 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS CALENDARIOS DE COMPRAS ANUALES
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo Clave
1 Técnico Informático (TI)
Recibe vía memorándum de Recursos Materiales el requerimiento del calendario de compras anual, tanto para material de stock como para el material general (compras especiales). Nota: recibe anexo del formato para calendarizar las compras junto con la relación de precios de material de stock.
Memorándum
2 (TI) Turnar vía memorándum a las unidades administrativas con copia de calendario de compras anual y relación de precios, solicitándoles se basen en su presupuesto calendarizado.
Memorándum
3 Directores de área Elaborar calendario de compras anual, especificando las compras que se realizaran cada mes, dentro del año. Y envían a la Secretaria. Nota: para realizar el programa anual de compras se tienen que basar en su Programa operativo anual, en el presupuesto calendarizado y en el listado de precios del material de stock
Programa operativo anual
Presupuesto
calendarizado
Listado de precios del material de
stock 4 (TI) Recibe calendarios de compra para material de stock y
material general. Revisa que se encuentren bien llenados los formatos
Calendarios de compras
5 (TI) ¿Están bien llenados? No. Ir a la actividad 6 Si. Ir a la actividad 7
6 (TI) Remitir a la unidad administrativa calendarios de compras anuales con las observaciones pertinentes para su corrección. Se conecta con actividad 4
7 (TI) Concentrar información de los calendarios de compras de todas unidades administrativas, guardar copias y enviar originales a Recursos Materiales. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-17 Revisión: 0 Página 112 de 130
PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS CALENDARIOS DE COMPRAS ANUALES
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Calendarios de compras de cada
unidad administrativa
Administrador Indefinido
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave “Ninguno”
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-18 Revisión: 0 Página 113 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES
1.- Propósito: Asegurar la metodología para cumplir con la normatividad para la autorización de la solicitud de abastecimiento de materiales diversos para las unidades administrativas que integran la Secretaría. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a toda las unidades adscritas a la Secretaría de Administración. 3.-Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. El Reglamento Interior de la Secretaría de Administración. Calendario de Compras. Programa Operativo Anual. Guía para Tramites emitida por Tesorería. 4.- Responsabilidad:
Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades que integran la Secretaría son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5.- Definiciones: Unidad Administrativa: Equipo de trabajo que dispone de recursos materiales y financieros para realizar las funciones y objetivos plasmados en sus programas de trabajo. Transferencia Presupuestal: Documento de Tesorería para asignar suficiencias en partidas sin presupuesto. Requisición: Documento mediante el cual se describe el material que solicitan los titulares de las distintas unidades administrativas. 6.- Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de flujo. 6.2 Descripción de actividades. 6.3 Registro de calidad y anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-18 Revisión: 0 Página 114 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES
Requisición
Memorándum
En el caso de que la requisición este fuera de tiempo, la compra pasa al siguiente mes.
Memorándum
Presupuesto calendarizado
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNICO INFORMATICO
Instructivo
INICIO
30 min. Actividad
1
Indicar vía memorándum a las unidades la
fecha de captura de requisiciones 1
1 hora Actividad
2
Capturar las requisiciones y verificar existencia de
artículos 2
3 hrs. Actividad
3
30 min. Actividad
4
2 hrs. Actividad
5 Revisar las
requisiciones y determinar
Presupuesto calendarizado
Capturar observaciones en el
sistema de requisiciones 7
5
Viene del procedimiento para coordinar la elaboración de los programas operativos anuales
DIRECTORES
Revisar suficiencia presupuestal, proyecto, clasificación y valida contra programa anual, priorizando las compras.
validar requisición y cambiar estatus a
autorizada y turnar a la Secretaria 8
9
1
30 min. Actividad
6
3 hrs. Actividad
7
SI
NO
El material de stock ya ha sido cargado previamente en base al programa anual de compra
¿Rechaza requisición?
6
¿Existen artículos?
3
Recibir relación artículos, verificar
en sistema y enviar solicitud 4
1 SI
NO
3 hrs. Actividad
8
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-18 Revisión: 0 Página 115 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES
Transferencia Presupuestal
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNICO INFORMATICO
¿Rechaza requisición?
1 hora Actividad
10
10 2 hrs.
Actividad 11
Rechazar requisición, indicar en observaciones
motivo y turnar al Téc. Informático 11
2 días Actividad
12
1 días Actividad
13
1 hrs. Actividad
14
Dar seguimiento en el sistema y verificar status por
parte de Recursos Materiales 12
SECRETARIA DE ADMINISTRACION
3 días Actividad
15
1
¿Autoriza Recursos Materiales?
13
Verificar el motivo del rechazo
14
Recibir indicación para pasar por
material, cotejar material recibido y
firmar de conformidad.
Entregar material 15
1
FIN
NO
SI
NO
SI
Se conecta con el procedimiento de Recursos Materiales
Se conecta con el procedimiento de Presupuestos para validar cuentas y proyectos
Viene del procedimiento de Presupuestos para validar cuentas y proyectos
Viene del procedimiento de Recursos Materiales
Revisar requisiciones validada por el Téc.
Informático, evaluar y determinar si
aprueba 9
3 hrs. Actividad
9
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-18 Revisión: 0 Página 116 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES
Paso Responsable Descripción Documento de
Trabajo 1 Técnico Informático
(TI) Recibe y da a conocer vía correo electrónico o vía memorándum el calendario emitido previamente por la Dirección General Recursos Materiales donde indica la fecha límite de captura de las requisiciones del mes.
Memorándum
2 Direcciones (D)
Captura las requisiciones en el sistema en línea de acuerdo al instructivo de llenado de las requisiciones electrónicas, verificando que el articulo este dado de alta dentro del sistema. Nota: el material de stock ya ha sido previamente cargado en el sistema basándose en el programa anual de compra, solicitado al inicio del año.
Instructivo de llenado de
requisiciones
3 (D) ¿Existen los artículos dentro del sistema? No: ir a la actividad 4. Si. Ir a la actividad 5.
4 (TI) Recibe relación de los artículos faltantes, verifica en sistema y envía vía memorándum relación de artículos faltantes a la Dirección General de Recursos Materiales para su alta en el sistema. Ir a la actividad 1. Se conecta con el procedimiento de alta de artículos de Recursos Materiales.
memorándum
5 (TI) Revisa las requisiciones en línea, verificando que estén llenadas correctamente y determina si acepta o rechaza la requisición. Nota: Revisara en la requisición el cargo al proyecto correspondiente, la clasificación presupuestal y validan contra el programa anual de compra (stock), y si las cantidades solicitadas se ajustan a lo requerido, priorizando el orden de las requisiciones. En el caso de compras especiales por procedimiento de licitación incluirán el techo presupuestal.
Presupuesto calendarizado
S/C
6 (TI) ¿Rechaza la requisición? NO. Ir a la actividad No. 8. SI. Ir a la actividad No. 7
7 (TI) Captura dentro del sistema las observaciones y el motivo del rechazo. Y el estatus dentro del sistema lo cambia a rechazado por el Técnico Informático. Se conecta con la actividad 1. Nota: en el caso de que la requisición este fuera del tiempo de calendario de recursos materiales o si no aplica al proyecto respectivo se aplicara la compra el mes siguiente.
Requisición S/C.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-18 Revisión: 0 Página 117 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES ELECTRONICAS
Paso Responsable Descripción Documento de
Trabajo 8 (TI) Valida la requisición y dentro del sistema, cambia a
estatus de autorizada y turna al Secretario. Requisición S/C.
9 Secretario de la Dependencia
(SD)
Revisa en sistema las requisiciones autorizadas por el Secretario, evaluando si cumple con los lineamientos de austeridad y determina si aprueba. Nota: el Secretario puede rechazar requisiciones que el Técnico no autoriza todavía, si considera que no son aceptables.
Programa de presupuesto.
CONADI S/C
10 SD ¿Rechaza la requisición? NO. Ir a la actividad No. 12. SI. Ir a la actividad No. 11
11 SD Rechaza la requisición, indica en las observaciones el motivo del rechazo y el estatus dentro del sistema se cambia en requisición rechazada por el Secretario y en pendiente para el Técnico Informático. Y turna al Técnico Informático. Se conecta con la actividad No. 1
Transferencia presupuestal
S/C.
12 (TI) Da seguimiento en el sistema a las diferentes fases de la requisición y verifica el estatus por parte de Recursos Materiales. Se conecta con el procedimiento de validación de cuentas de la Dirección de Presupuestos. Se conecta con el procedimiento de Recursos Materiales.
13 (TI) ¿Es autorizada la requisición por Recursos Materiales? NO. Ir a la actividad No. 14 SI. Ir a la actividad No. 15
14 (TI) Verifica el estatus dentro del sistema es de rechazada por Recursos Materiales indicando el motivo del rechazo. Cambia el estatus a pendiente por parte del Técnico Informático y del Secretario. Se conecta con la actividad 1.
15 (TI) Recibe de Recursos Materiales la indicación de que pasen por el material al área de almacén, coteja el material recibido contra la requisición autorizada y firma de conformidad. Entrega el material a las Direcciones. Con esta actividad se da fin al procedimiento.
Requisición S/C
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-18 Revisión: 0 Página 118 de 130
PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE REQUISICIÓNES
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Presupuesto Calendarizado S/C
Técnico Informático 1 año
2 Requisición S/C
Técnico Informático 1 año
3 Procedimiento de requisición de material general .
Técnico Informático 1 año
4 Listado de Costos de Materiales
Dirección General de Recursos Materiales
Indefinido
5 Hoja de Control de Presupuesto (CONADI)
Técnico Informático Indefinido
ANEXOS
Anexo No Documento Clave 1 Control de Presupuesto S/C
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-19 Revisión: 0 Página 119 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR EL MANTENIMIENTO
CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR 1. Propósito: Establecer la metodología para coordinar el mantenimiento correctivo del parque vehicular de la Secretaría. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que cuenta con parque vehicular perteneciente al Patrimonio Municipal que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
4. Responsabilidad:
Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades que integran la Secretaría son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguno” 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-19 Revisión: 0 Página 120 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
Requisición
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNICO INFORMATICO
Revisar las requisiciones,
verificar el correcto llenado y validar
autorización
INICIO
1 hr. Actividad
1
2
30 min. Actividad
2
15 min. Actividad
3
30 min. Actividad
4
2 hrs. Actividad
5
Requisición
Revisar requisiciones autorizadas, evaluar
y determinar aprobación 6
¿se valida para autorización la
requisición?
3
Capturar dentro del sistema el motivo del
rechazo 4
6
3 hrs. Actividad
6
30 min. Actividad
7
SI
NO
Validar requisición
5
Recibir requisición con cotizaciones del taller para autorizar
1
Viene del procedimiento de la Dir. Ctrol. Y Mantto. Automotriz
SECRETARIA DE ADMINISTRACION
¿Se autoriza la
requisición?
7
NO
SI 9
Rechazar la requisición e indicar
motivo. Turnar al Técnico 8
1
Informar al almacén para el surtido. Dar
seguimiento y verificar el status 9
FIN
Se conecta con el procedimiento la Dir. Ctrol. Y Mantto. Automotriz
3 hrs. Actividad
8
1 día Actividad
9
Asignara a la requisición el proyecto para realizar cargo
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-19 Revisión: 0 Página 121 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo Clave
1 Técnico Informático (TI)
Viene del procedimiento de la Dirección de Control y Mantenimiento Automotriz Recibe requisición de refacciones con cotización de refacciones por parte del almacén del taller mecánico para la autorización correspondiente.
2 (TI) Viene del procedimiento de talleres externos de mantenimiento vehicular. Revisa las requisiciones en línea, verificando que estén llenadas correctamente y valida si acepta o rechaza la requisición. Nota: Asignara a la requisición el proyecto para realizar cargo
Presupuesto calendarizado
S/C
3 (TI) ¿Se valida la requisición? NO. Ir a la actividad No. 4. SI. Ir a la actividad No. 5
4 (TI) Captura dentro del sistema las observaciones y el motivo del rechazo. Y el estatus dentro del sistema lo cambia a rechazado por el Técnico Informático. Nota: en el caso de rechazo por insuficiencia presupuestal le indica a la unidad administrativa que realice la solicitud correspondiente de transferencia presupuestal. Se conecta con el procedimiento de transferencia presupuestal. Se conecta con la actividad 6.
Requisición S/C.
5 (TI) Valida la requisición y dentro del sistema, cambia a estatus de autorizada.
Requisición S/C.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-19 Revisión: 0 Página 122 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA COORDINAR EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo Clave
6 Secretario de la Dependencia
(SD)
Revisa en sistema las requisiciones validadas por el Técnico Informático, evaluando si cumple con los lineamientos de austeridad y determina si aprueba.
Programa de presupuesto.
CONADI S/C
7 SD ¿Autoriza la requisición NO. Ir a la actividad No. 8 SI. Ir a la actividad No. 9
8 SD Rechaza la requisición, indica en las observaciones el motivo del rechazo y el estatus dentro del sistema se cambia en requisición rechazada por el Secretario y en pendiente para el Técnico Informático. Se conecta con la actividad No. 1
Transferencia presupuestal
S/C.
9 (TI) Informa al almacén del taller mecánico para que se realice el surtido de las refacciones. Da seguimiento en el sistema a las diferentes fases de la requisición y verifica el estatus por parte del almacén del taller mecánico de la Dirección de Control y Mantenimiento Automotriz. Se conecta con el procedimiento del almacén del taller mecánico de la Dirección de Control y Mantenimiento Automotriz. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-19 Revisión: 0 Página 123 de 130
PARA COORDINAR EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Programas de mantenimiento
preventivo
Técnico Informático 1 año
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave “Ninguno”
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-20 Revisión: 0 Página 124 de 130
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL INFORME MENSUAL
1. Propósito: Establecer un control de metas anuales programadas de forma mensual con su avance financiero, en cada uno de los proyectos de las unidades adscritas a la Secretaría, con la finalidad de evaluar los avances de cada uno de ellos y establecer acciones necesarias para aquellas que presenten un atraso en la meta establecida. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que integran a la Secretaría de Administración. 3. Referencia: Este procedimiento tiene como referencia: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
4. Responsabilidad:
Es responsabilidad de la Secretaria de Administración, autorizar, revisar, implementar y vigilar la aplicación de este procedimiento. Las Unidades Administrativas que integran la Dependencia son responsables de llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. Definiciones: “Ninguna.” 6. Método de Trabajo:
6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-20 Revisión: 0 Página 125 de 130
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL INFORME MENSUAL
Indicadores Mensuales
Indicadores Mensuales
Indicadores Mensuales
Memorándum
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
TECNICO INFORMATICO
Solicitar a Directores informes de avances
cada mes
INICIO
1 día Actividad
1
1
4 días Actividad
2
Integrar y consolidar la información de las
direcciones en formato 6
2 días Actividad
3
3 hrs. Actividad
4
1 hrs. Actividad
5
Recibir información y verificar el correcto llenado del formato
3
¿Son correctos los
datos?
4
Regresar la información a las
direcciones para su correcto llenado 5
3
2 días Actividad
6
1 día Actividad
7
NO
SI
Enviar la información y resguardar acuse e información mensual
7
FIN
En observaciones se pone el motivo de rechazo, al final de la captura y la revisión se guarda el importe
Elaborar y enviar informe mensual de
avance junto con indicadores 2
Anexar al memorándum y el formato correspondiente
DIRECTORES
Revisa que la información coincida con el Plan Operativo Anual
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-20 Revisión: 0 Página 126 de 130
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DEL INFORME MENSUAL
Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo Clave
1 Técnico Informático (TI)
Solicita vía memorándum a todos los directores de áreas sus informes avances de proyecto de cada mes. Nota: se anexa al memorándum el formato correspondiente
Memorándum
2 Directores (D)
Elaboran y envían el Informe mensual de avance de lo programado junto con los indicadores correspondientes.
Indicadores Mensuales
3 (TI) Recibe la información y verifica el correcto llenado de formato. Nota: revisa que la información coincida con lo programado en el Plan Operativo Anual
4 (TI) ¿Están Correctos los datos? SI ir a la actividad 6 NO ir a la actividad 5
5 (TI) Se regresa la información a las direcciones para su correcto llenado de formato. Se conecta con la actividad 3
6 (TI) Integra y consolida la información de las Direcciones en el formato correspondiente.
Informe Mensual
7 (TI) Envía la información a la Secretaría y/o Dirección correspondiente. Y Resguarda acuse e información mensual. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Informe Mensual
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: PR-SA-OF-20 Revisión: 0 Página 127 de 130
PROCEDIMIENTO DEL INFORME MENSUAL
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de retención
1 Formato de Informe Mensual
Técnico Informático Indefinido
ANEXOS
Anexo
No Documento Clave “Ninguno”
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX Revisión: 0 Página 128 de 130
XI. DIRECTORIO
Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial María de la Luz Fernández Lugo
Secretaria de Administración
329-55-21 Av. Morelos,
Cuautemotzin No. 4. Col. Centro
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX Revisión: 0 Página 129 de 130
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE LA SECRETARIA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02
Clave: DT-SA-OF-IX Revisión: 0 Página 130 de 130