MANUAL DE ORGANIZACIÓN REGISTRO CIVILEl presente Manual de Organización tiene como finalidad el conocimiento de las funciones desempeñadas por el personal de Registro Civil, así

AUTORIZADO 30 DE OCTUBRE 2014

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

REGISTRO

CIVIL

Manual de Organización: Registro Civil Clave MZAC1418/MO/ORC Página 2 de 20 Fecha de Emisión 30 de octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

OFICINA DEL REGISTRO CIVIL

CLAVE: MZAC1418/MO/ORC

AUTORIZA

LIC. MARCOS FLORES MORALES PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL

APRUEBA REVISO ELABORA

C. OSCAR TREJO MÁRQUEZ

CONTRALOR MUNICIPAL

LIC. GUILLERMO CARRASCO MÁRQUEZ

ENCARGADO DE DESPACHO DE LA OFICINA

DE REGISTRO CIVIL

C. LORENA MARTÍNEZ ORTEGA ENLACE

Actualizado el 21 de agosto de 2017 con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal.


ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 4

2. OBJETIVO DEL MANUAL ................................................................................................................. 4

3. ANTECEDENTES............................................................................................................................... 5

4. MARCO NORMATIVO ....................................................................................................................... 6

4.1. FEDERAL ........................................................................................................................................ 6

4.2. ESTATAL ......................................................................................................................................... 6

4.3. MUNICIPAL ..................................................................................................................................... 6

5. MISIÓN, VISIÓN Y POLÍTICAS DE CALIDAD .............................................................................. 7

5.1. MISIÓN ............................................................................................................................................. 7

5.2. VISIÓN ............................................................................................................................................. 7

5.3. POLÍTICAS DE CALIDAD ............................................................................................................. 7

6. ESTRUCTURA ORGÁNICA ............................................................................................................. 8

7. ORGANIGRAMA................................................................................................................................. 9

8. DESCRIPCIÓN DE ÁREAS Y PUESTOS .................................................................................... 10

9. DIRECTORIO .................................................................................................................................... 19

10. GLOSARIO .................................................................................................................................... 20


1. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Organización tiene como finalidad el conocimiento de las funciones desempeñadas por el personal de Registro Civil, así como los procedimientos correspondientes para la obtención de los trámites proporcionados dentro del mismo.

Es importante menciona que este documento servirá para un mejor proceso en los trámites y será fundamental el papel que desempeñen los Servidores Públicos en el funcionamiento eficaz y eficiente del mismo.

El personal adscrito al área de Registro Civil del Municipio de Zacatlán, Puebla; tiene como objetivo principal brindar un servicio de calidad a fin de lograr que el usuario obtenga su trámite en el menor tiempo posible en medida de los recursos disponibles.

2. OBJETIVO DEL MANUAL

El Registro del Estado Civil de las Personal del Municipio de Zacatlán Puebla, tiene como objetivo dar cumplimiento a los puntos que se enlistan a continuación:

Asentar registros de nacimiento de menores y mayores de 18 años y defunciones (programa gratuito), matrimonios, reconocimientos y divorcios.

Expedición de certificaciones de los actos y documentos del apéndice que se encuentra en el archivo del Registro Civil, previo pago de derechos correspondientes.

Búsqueda en los libros de actas solicitadas por el usurario (trámite gratuito). Realizar anotaciones marginales correspondientes a rectificaciones

administrativas, juicios de rectificación y reconocimientos (trámite gratuito). Atención y orientación a las consultas relativas a las funciones del Registro Civil

correspondiente a los procedimientos administrativos que se encuentre regulado el código civil vigente en el estado de puebla.

Resguardo y conservación de la documentación a cargo. Fungir de enlace ante la Dirección General del Registro Civil, Instituto Nacional de

Geografía e Informática, Registro Público de la Propiedad y ante el Instituto Nacional Electoral y además que en el ámbito de su competencia le delegue la autoridad.

Diseñar procedimientos internos que contribuyan a la mayor eficacia en la atención orientación al usuario sobre los trámites, requisitos y costos.

Trámite de la alta corrección y reimpresión de la clave única de registro de probación CURP, tramite gratuito a los usuarios.


3. ANTECEDENTES

El Registro Civil de las personas del Municipio de Zacatlán, Puebla, tiene Registros de los Libros de Nacimientos, Matrimonio y Defunción que datan desde el año de 1873.

A partir de esa fecha el Registro Civil levanta registros de: nacimientos, defunciones, matrimonios, reconocimientos y divorcios. Así mismo una vez que están asentados dichos registros es posible realizar los extractos o expedición de copias fieles de los documentos antes enlistados.

Recientemente se incorporó a nuestros servicios el trámite de CURP documento fundamental y de gran importancia para cada ciudadano.


4. MARCO NORMATIVO

4.1. FEDERAL

LEY O NORMATIVA ARTÍCULO EMISIÓN ÚLTIMA REFORMA

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Capítulo I 10-02-2014 15-08-2016

Ley General de Población Arts. 91 Y 93. 01-01-1974 01-12-2015

4.2. ESTATAL


Ley de Ingresos del Estado Art. 17 21-12-2015 21-12-2015 Código Civil para el Estado Libre y Soberano de Puebla

Todo aplica Enero 2016 Enero 2016

4.3. MUNICIPAL


Ley de Ingresos del Municipio Art. 2 Fracción 3

21-12-2015

21-12-2015


5. MISIÓN, VISIÓN Y POLÍTICAS DE CALIDAD

5.1. MISIÓN

Brindar el servicio a los usuarios del Registro Civil de manera responsable eficiente y eficaz a través de Procesos Estandarizados y sujetos a los principios de Transparencia.

5.2. VISIÓN

Generar un servicio eficaz y eficiente en los Registros de Nacimiento, Matrimonio,

Defunción, Reconocimiento y Divorcio; así como la extracción de datos de los Registros citados para la expedición de Actas Certificadas; elaboración de Constancias de Inexistencia y Soltería; realización de copias fieles de los libros y el trámite de CURP; así como la orientación a la población con estricto apego a la ley, cumpliendo en tiempo y forma con un trato amable y con gran Espíritu de servicio.

5.3. POLÍTICAS DE CALIDAD

• Honestidad. - cumpliendo con su deber y especialmente en lo referente al respeto. • Imparcialidad. - no dejarse influir por prejuicios o intereses que lo lleven a tratar

de beneficiar a una de las partes. • Confiabilidad. - capacidad de desempeñar una función requerida, en condiciones

establecidas. • Eficiencia. - Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. • Eficacia. - Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto

determinado. • Responsabilidad. - Que es consciente de sus obligaciones y actúa conforme a

ellas. • Veracidad. - está conforme con la verdad y se ajusta a ella.


6. ESTRUCTURA ORGÁNICA

ESTRUCTURA ORGÁNICA

NIVEL N O M B R E N° DE PLAZAS S C

T2 1. ENCARGADA/O O2 1.1. TECNICO ADMINISTRATIVO 1 O3 1.2. CAJERA/O O4 1.3. SECRETARIA/O CURP 1 O4 1.4. SECRETARIA/O 3 O6 1.5. APOYO DE ARCHIVO 1

TOTAL 5 1

C: confianza S: sindicalizado

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7. ORGANIGRAMA

ENCARGADA/O DE OFICINA (T2)

SECRETARIA/O CURP (O4)

TÉCNICO ADMINISTRATIVO

(O2)

APOYO DEL ARCHIVO

(O6)

SECRETARIA/O (O4)

CAJERA/O (O3)

(3)

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8. DESCRIPCIÓN DE ÁREAS Y PUESTOS

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura Concluida, Especialidad: Administración, Derecho o afines

Habilidades: Liderazgo, solución de problemas, empatía, facilidad de palabra, ortografía

Conocimientos: Legislación Civil, Computación Intermedia Experiencia: 1 año en atención ciudadana, trámites civiles.

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO

Organizar, dirigir y coordinar las acciones para la expedición de los diversos tipos de Registros y extractos de actas y constancias que acrediten el estado civil de una persona.

FUNCIONES

I. Organizar, dirigir y coordinar la Oficina de Registro Civil del Municipio, así como vigilar su buen funcionamiento;

II. Establecer las técnicas para la conservación perenne de los documentos pues debe salvaguardar la seguridad de los mismos ya que son el soporte jurídico de los diversos actos del estado civil que se certifican;

Nombre del Puesto: Encargada/o de Oficina Número de Plazas:

Dependencia: Registro Civil Área de Adscripción: Secretaría General

Reporta a: Secretaría General

Supervisa a: Técnico Administrativo, Secretaria/o de CURP, Secretaria/o, y Apoyo

Personal a cargo: 6 Directos

Relación Con otras Áreas: Presidencia Municipal, Secretaría General, Tesorería Municipal


III. Resolver las consultas relativas a las funciones del registro civil, así como tramitar todos los procedimientos administrativos que se encuentran regulados en el código civil y de procedimientos civiles vigentes en el estado de puebla;

IV. Expedición de certificaciones de los actos y documentos del apéndice que se encuentra en el archivo del registro civil; previo pago de los derechos correspondientes;

V. Fungir de enlace ante el Registro Nacional de Población e Identificación Personal de la Secretaria de Gobernación para la tramitación y entrega de la Clave Única del Registro de Población;

VI. Y las demás que en el ámbito de su competencia le delegue la autoridad; VII. Realizar un reporte mensual de sus actividades;

VIII. Apoyo en las distintas actividades encomendadas por el C. Presidente Municipal.



Escolaridad: Bachillerato, Carrera Técnica Especialidad: Administración Habilidades: Empatía, Responsabilidad, Servicio

Conocimientos: Computación intermedia, Ortografía, Internet Experiencia: 1 año en trámites públicos


Expedir la CURP a toda la ciudadanía que la requiera.

FUNCIONES

I. Atender al usuario que solicita CURP o algún otro trámite relacionado con la misma;

II. Captura de datos en el sistema de RENAPO para la realización de alta, corrección o reimpresión de la CURP.

III. Expedir la CURP; IV. Realizar un reporte mensual de sus actividades. V. Las demás funciones que le confiera la ley y su superior inmediato.

Nombre del Puesto: Secretaria/o de Módulo CURP Número de Plazas: 1

Dependencia: Registro Civil Área de Adscripción: Registro Civil

Reporta a: Responsable de Registro Civil Supervisa a:

Personal a cargo: Relación Con otras Áreas: Secretaría General



Escolaridad: Carrera Técnica Especialidad: Administración Habilidades: Empatía, Responsabilidad, Servicio

Conocimientos: Computación intermedia, Ortografía, Experiencia: 1 año en trámites públicos


Asienta el registro de los nacimientos, matrimonios, defunciones, reconocimientos y divorcios y elabora la captura de las actas solicitadas.

FUNCIONES

I. Asentar registros de Nacimiento, Matrimonio, Defunción, Reconocimiento, Divorcio anotación marginal de trámites externos;

II. Asentar registros de defunciones y todo tipo de oficios referente a lo mismo; III. Hacer las certificaciones al reverso de las actas originales y copias fotostáticas de

los libros; IV. Captura de actas solicitadas que no se encuentran en base de datos; V. Atender al usuario que solicita CURP o algún otro trámite relacionado con la

misma;

Nombre del Puesto: Técnico Administrativo Número de Plazas: 1



Personal a cargo:

Relación Con otras Áreas: Presidencia Municipal, Secretaría General


VI. Atención al público que acude a solicitar actas certificadas; VII. Entrega-Recepción de documentos haciendo la revisión correspondiente de los

mismos; VIII. Auxiliar en la realización de las compras de documentación en la cuidad de puebla

y entrega de reporte mensual; IX. Realizar un reporte mensual de sus actividades; X. Las demás funciones que le confiera la ley y su superior inmediato.



Escolaridad: Carrera Técnica Especialidad: Administración Habilidades: Empatía, Responsabilidad, Servicio

Conocimientos: Computación Intermedia, Ortografía, Experiencia: 1 año en trámites públicos


Asienta el registro de los nacimientos, matrimonios, defunciones, reconocimientos y divorcios y elabora la captura de las actas solicitadas.

FUNCIONES

I. Asentar registros de Nacimiento, Matrimonio, Defunción, Reconocimiento, Divorcio y anotación marginal de trámites externos;

II. Asentar registros de defunciones y todo tipo de oficios referente a lo mismo. III. Hacer las certificaciones al reverso de las actas originales y copias fotostáticas de

los libros; IV. Captura de actas solicitadas que no se encuentran en base de datos; V. Atender al usuario que solicita CURP o algún otro trámite relacionado con la

misma; VI. Atención al público que acude a solicitar actas certificadas;

Nombre del Puesto: Secretaria/o Número de Plazas: 3



Personal a cargo:

Relación Con otras Áreas: Presidencia Municipal, Secretaría General


VII. Entrega-Recepción de documentos haciendo la revisión correspondiente de los mismos;

VIII. Contestar correspondencia, teléfono; IX. Realizar un reporte mensual de sus actividades; X. Las demás funciones que le confiera la ley y su superior inmediato.


Nombre del Puesto: Apoyo de Archivo Número de Plazas: 1

Dependencia: Registro Civil Área de Adscripción: Secretaria General

Reporta a: Secretaria General Supervisa a:

Personal a cargo: Relación Con otras Áreas: Secretaria General


Escolaridad: Carrera Técnica Especialidad: Archivología, Administración, informática Habilidades: Empatía, Responsabilidad, Servicio, Ordenado

Conocimientos: Computación intermedia, Experiencia: 1 año manejo de archivos


Resguardar documentos, expedientes y demás información organizando y ejecutando las actividades de organización, clasificación y custodia de documentos a fin de mantener la información organizada y actualizada a disposición de los usuarios.

FUNCIONES

I. Coordina y controla la recepción de la documentación; II. Recibe material para archivar;

III. Clasifica el material para archivar; IV. Archiva en los expedientes correspondientes los documentos recibidos; V. Localizar en los libros las actas solicitadas que no estén en el sistema, guardar los

libros que se desocupen y mantener el archivo en orden; VI. Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes de inactivos y

documentos que han caducado; VII. Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos;

VIII. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía; IX. Y las demás que en el ámbito de su competencia le delegue la autoridad; X. Realizar un reporte mensual de sus actividades;

XI. Las demás funciones que le confiera la ley y su superior inmediato.


Nombre del Puesto: Cajero/a Número de Plazas:

Dependencia: Registro Civil Área de Adscripción: Secretaria General

Reporta a: Secretaria General Supervisa a:

Personal a cargo: Relación Con otras Áreas: Tesorería Municipal


Escolaridad: Carrera Técnica, Titulado. Especialidad: Contabilidad. Habilidades: Empatía, Responsabilidad, Servicio.

Conocimientos: Computación Intermedia, software contable Experiencia: 1 año en contabilidad.


Realzar los cobros de los ingresos públicos propios del Registro Civil.

FUNCIONES

I. Recepción del efectivo en la caja registradora. II. Entrega del recibo de pago a la ciudadanía.

III. Conteo diario del efectivo. IV. Reporte diario de las transacciones realizadas. V. Entrega diaria del efectivo al cajero de la Tesorería Municipal.

VI. Y las demás que en el ámbito de su competencia le delegue la autoridad. VII. Realizar un reporte mensual de sus actividades;

VIII. Apoyo en las distintas actividades encomendadas por el C. Presidente Municipal.


9. DIRECTORIO UNIDAD

ADMINISTRATIVA NOMBRE PUESTO TELÉFONO E-MAIL DIRECCIÓN

Registro Civil Guillermo Carrasco Márquez

Técnico Administrativo

975 11 94 Ext. 206

[email protected]

Portal Hidalgo S/N. Bajos del Palacio Municipal

Registro Civil Lorena Martínez Ortega Secretaria CURP de Registro Civil

975 11 94 Ext. 206

[email protected]


Registro Civil Jovita Barrios Arroyo Secretaria 975 11 94 Ext. 206

[email protected]


Registro Civil Alma Nelly Luna Ramírez Secretaria 975 11 94 Ext. 206

[email protected]


Registro Civil Mario Alberto Morales Rivera

Secretario 975 11 94 Ext. 206

[email protected]


Registro Civil María del Refugio Escobar Garrido

Apoyo del Archivo

975 11 94 Ext. 206

[email protected]



10. GLOSARIO

SIEC.- Sistema de información del Estado Civil.

CURP.- Clave Única de Registro de Población.

RENAPO.- Registro Nacional de Población.

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