MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES NOMBRE DE LA DEPENDENCIA MINISTERIO DE GOBERNACIÓNMANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
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APROBACIÓN DE MANUAL
Elaboró: Licenciado Saulo Josué Zuleta Guzmán Revisión Técnica: Licenciado Erick Estid Monzón Gómez
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PRESENTACIÓN
El presente Manual de Organización y Funciones de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, es producto del análisis y conclusiones realizadas en conjunto con las distintas Direcciones y Unidades de la institución, donde se presenta la estructura organizacional para el desarrollo de su gestión, segregándola en cada puesto de trabajo, orientando sus objetivos y funciones, basándose en una jerarquía de autoridad y responsabilidades. Mediante el presente Manual se facilita la información del marco de competencia de cada puesto e indicando con quién, a dónde y cómo se deben avocar dependiendo la gestión solicitada, lo anterior deriva de la necesidad de optimizar los canales de comunicación, coordinación, delimitación de funciones, responsabilidades e identificación clara de cada uno de los cargos asignados a las diferentes unidades que conforman la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico. El Manual de Organización y Funciones es una herramienta de consulta sobre la estructura organizacional. El marco utilizado indica la conceptualización de cada una de las posiciones o puestos de trabajo existentes dentro de la dirección, con la finalidad de orientar a los colaboradores actuales y futuros acerca de la gestión de su competencia, lo cual representa el punto de partida para que todos conozcan y sepan hacia dónde dirigir sus acciones y resultados.
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ÍNDICE
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................................ 6
IV. ANTECEDENTES ........................................................................................................ 7
X. ORGANIGRAMA FUNCIONAL ............................................................................... 15
XI. DIRECTORIO TELEFÓNICO .................................................................................. 16
INTRODUCCIÓN
La Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, es la entidad especializada en la generación de políticas, planes, programas y proyectos orientados a la transparencia, la implementación del gobierno abierto y el gobierno electrónico que garanticen a la población el pleno acceso a la información pública en las instituciones que conforman el Organismo Ejecutivo, entidades descentralizadas y empresas públicas. El manual es una herramienta que permite conocer y familiarizarse con la organización y el cumplimiento de las funciones de los puestos que integran la Comisión.
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I. OBJETIVOS DEL MANUAL
Presentar una visión de conjunto de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico con relación a la estructura, organización, funciones y puestos, en función de la transparencia y competencias de los funcionarios y servidores públicos al servicio del Estado. Entre los objetivos específicos están:
• Contar en la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, con un instrumento administrativo de libre consulta para los usuarios internos y externos.
• Fomentar la motivación al proporcionar a cada funcionario una visión global de la Dirección, un conocimiento completo de su papel dentro de ella.
• Definir las funciones administrativas encomendadas a cada uno de los departamentos que integran la Dirección, así como de la descripción de los puestos y/o cargos que la conforman.
• Disponer de un documento administrativo que sirva como medio de consulta dentro de cada departamento de la Dirección, para que el personal disipe las dudas que se presenten en el quehacer diario de la institución.
• Definir el grado de autoridad, las relaciones de trabajo y responsabilidad entre los diferentes puestos de trabajo de la Dirección.
• Describir con precisión las funciones que corresponden a cada puesto de trabajo, identificando la frecuencia con que se realizan y el grado de complejidad que requiere cada tarea.
• Identificar los canales de comunicación a través de los cuales se realiza el proceso de comunicación formal.
• Delimitar el ámbito de acción de la Dirección, identificando las funciones generales de cada una y las tareas específicas que le corresponden.
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II. CÓMO USAR EL MANUAL El presente manual debe implementarse en la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico mediante un proceso de divulgación sobre el mismo y sensibilizando al personal de la Comisión sobre la importancia y darlo a conocer en los procesos de inducción del nuevo personal que se integra a laborar, ya que el mismo ha sido preparado como un documento de referencia para quienes laboran o prestan sus servicios en la Comisión.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente manual es aplicado a la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico de conformidad con los instrumentos normativos que regulan la institucionalidad pública guatemalteca, mostrando las características de competencia que corresponden a su mandato y a su gestión.
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IV. ANTECEDENTES
La Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, es una entidad centralizada que depende directamente de la Presidencia de la República, creada mediante Acuerdo Gubernativo Número trescientos sesenta guion dos mil doce (360-2012), reformado por el Acuerdo Gubernativo Número cuarenta y uno guion dos mil dieciocho (41-2018) y posteriormente modificado mediante Acuerdo Gubernativo Número cuarenta y cinco guion dos mil veinte (45-2020), la cual tiene como objeto: “apoyar las acciones de los Ministerios y Dependencias del Organismo Ejecutivo, para coordinar la aplicación de medidas, compromisos y estrategias que se derivan de los instrumentos internacionales, así como de las políticas y planes de acción nacional en materia de gobierno abierto y electrónico, a efecto de coadyuvar a la transformación de la gestión pública, innovación de las tecnologías de información y comunicación, participación ciudadana, rendición de cuentas y transparencia”.
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V. BASE LEGAL
• Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto 114-97;
• Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número 101-97 y sus reformas;
• Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto 57-2008;
• Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas, Decreto número 47-2008;
• Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada ejercicio fiscal.
• Disposiciones Reglamentarias sobre la Rendición, Glosa y Archivo de Cuentas, Acuerdo Gubernativo Número 795-2003;
• Reglamento para el reconocimiento de Gastos por Servicios prestados, Acuerdo Gubernativo Número 26-2019;
• Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo Número 122-2016;
• Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo Número 540-2013;
• Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020;
• Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de Servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras Remuneraciones al Personal Temporal”;
• Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala;
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• Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;
• Normas Generales de Control Interno Gubernamental emitidas por la Contraloría General de Cuentas;
• Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Específicas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;
• Acuerdo Interno Número 30-2020 de fecha 22 de abril de 2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;
• Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, Acuerdo Interno Número 47-2020 del 26 de noviembre de 2020.
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VI. ATRIBUCIONES DE LA COMISIÓN
a) Coordinar el establecimiento de las medidas, estrategias, compromisos, acciones o propuestas pertinentes, a efecto que las dependencias del Organismo Ejecutivo incluyan en su planificación anual, actividades para la promoción de gobierno abierto y electrónico;
b) Recomendar el diseño de instrumentos para la implementación de los mecanismos nacionales e internacionales de gobierno abierto y electrónico, sobre la gestión realizada por los funcionarios y empleados públicos;
c) Promover acciones e iniciativas públicas, privadas, nacionales e internacionales, en materia de gobierno abierto y electrónico, que a su criterio contribuyan al fortalecimiento de la transparencia y máxima publicidad;
d) Apoyar en la atención y orientación al ciudadano en temas de gobierno abierto y electrónico, promoviendo y fomentando su participación;
e) Coordinar la participación del Organismo Ejecutivo en espacios nacionales e internacionales en temas relacionados a gobierno abierto y electrónico, y sus distintos ejes transversales;
f) Coordinar la implementación y seguimiento a los compromisos internacionales adquiridos por el Estado de Guatemala, en materia de gobierno abierto y electrónico;
g) Coadyuvar a la transformación de la gestión pública, mediante la promoción de mecanismos y medidas que derivan de las políticas de gobierno en materia de innovación tecnológica y comunicación, participación ciudadana, rendición de cuentas y transparencia, en coordinación con los entes rectores según competa a cada materia;
h) Otras actividades o atribuciones que surjan de instrumentos nacionales e internacionales y se estimen necesarias de conformidad con las actividades propias de la Comisión, así como el estricto cumplimiento de las disposiciones presidenciales en materia de gobierno abierto y electrónico.
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VII. ÁREAS ORGANIZACIONALES
1. ÓRGANOS DE CONDUCCIÓN SUPERIOR 1.1 Coordinador y Director Ejecutivo 1.2 Subdirector Ejecutivo
2. ÓRGANOS TÉCNICOS
2.1 Dirección de Gobierno Abierto 2.1.1 Departamento de Gestión de Iniciativas Nacionales e Internacionales 2.1.2 Departamento de Alianzas y Cooperación
2.2 Dirección de Gobierno Electrónico 2.2.1 Departamento de Gobierno Electrónico 2.2.2 Departamento de Datos Abiertos 2.2.3 Departamento de Sistemas Informáticos
2.3 Dirección de Estándares y Proyectos 2.3.1 Departamento de Estándares 2.3.2 Departamento de Proyectos
3. ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS
3.1 Dirección de Recursos Humanos 3.1.1 Departamento de Dotación y Gestión de Personal 3.1.2 Departamento de Desarrollo
3.2 Dirección Administrativa Financiera 3.2.1 Departamento Administrativo 3.2.2 Departamento Financiero
4. ÓRGANOS DE APOYO TÉCNICO
4.1 Unidad de Asesoría Jurídica
4.2 Unidad de Planificación
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VIII. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Dirección de Gobierno Electrónico
Dirección de Gobierno Abierto
Dirección de Recursos Humanos
Departamento de Gestión de Iniciativas
Nacionales e Internacionales
Departamento de Dotación y Gestión de
Personal
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ORGANIGRAMA ESPECÍFICO: La Dirección Administrativa Financiera, en el marco de sus funciones tiene la responsabilidad de apoyar la eficiente gestión de la Comisión.
Fuente: Elaboración propia, según Acuerdo Interno Número 47-2020.
Coordinador y Director
IX. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA:
La Dirección Administrativa Financiera es el órgano responsable de gestionar los servicios de apoyo administrativo y logístico, así como la formulación y ejecución del presupuesto de ingresos y egresos autorizados y administración financiera de la Comisión, de acuerdo con los procesos, normas y leyes vigentes en la materia. Le corresponde realizar las funciones siguientes:
1. Velar por el cumplimiento de las normas emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas y la Contraloría General de Cuentas en materia de formulación, ejecución y evaluación presupuestaria;
2. Proponer políticas administrativas y financieras encaminadas a la ejecución
del presupuesto y someterlas a consideración de la autoridad superior;
3. Elaborar y presentar al Despacho Superior informes administrativos, presupuestarios y financieros que coadyuven a la toma de decisiones;
4. Emitir opiniones y dictámenes que le sean requeridos por la autoridad
superior u otras instancias;
5. Gestionar los requerimientos solicitados por las dependencias de conformidad al Plan Operativo Anual -POA- y el Plan Anual de Compras -PAC-;
6. Otras funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.
La Dirección está conformada por dos departamentos, descritos a continuación: Departamento Administrativo. El Departamento Administrativo, es el órgano responsable de proporcionar apoyo logístico a las demás dependencias de la Comisión en materia de servicios generales, compras, archivo general y almacén, implementando procedimientos tendientes a modernizar y agilizar los procesos administrativos, de conformidad con la ley, velando por el suministro y uso racional de los bienes, servicios y cualquier otro material que le sea requerido. Departamento Financiero. El Departamento Financiero, es el órgano responsable de realizar las funciones financieras relacionadas con el presupuesto, contabilidad, tesorería e inventarios de la Comisión, velando por la correcta ejecución de los recursos presupuestarios y financieros asignados, así como el manejo y administración de activos fijos y fungibles, de conformidad con las leyes y normas vigentes referentes a esta materia.
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X. ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Coordinador y Director Ejecutivo
Dirección Administrativa Financiera
1. Velar por el cumplimiento de las normas emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas y la Contraloría General de Cuentas en materia de formulación, ejecución y evaluación presupuestaria;
2. Proponer políticas administrativas y financieras encaminadas a la ejecución del
presupuesto y someterlas a consideración de la autoridad superior;
3. Elaborar y presentar al Despacho Superior informes administrativos, presupuestarios y financieros que coadyuven a la toma de decisiones;
4. Emitir opiniones y dictámenes que le sean requeridos por la autoridad superior
u otras instancias;
5. Gestionar los requerimientos solicitados por las dependencias de conformidad al Plan Operativo Anual -POA- y el Plan Anual de Compras -PAC-;
6. Otras funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.
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• Extensión: 1004
XII. ACRÓNIMOS
• COM: Compromiso.
• CGC: Contraloría General de Cuentas
• CUR: Comprobante Único de Registro.
• CYD: Compromiso y Devengado Simultáneo.
• DAF: Dirección Administrativa Financiera.
• DPU: Deuda Pública.
• FR: Fondo Rotativo.
• FR02: Fondo Rotativo Consolidación de Rendiciones.
• FR02DEV: Fondo Rotativo Consolidación Devolución de Rendición.
• FR03: Fondo Rotativo Rendición Final.
• FR03DEV: Fondo Rotativo Devolución de Rendición.
• FTE: Fuente.
• Guatenóminas: Sistema de Nómina, Registro de Servicios Personales, Estudios y/o Servicios Individuales y Otros Relacionados con el Recurso Humano.
• Guatecompras: Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
• IGSS: Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.
• ISR: Impuesto Sobre la Renta
• NIT: Número de Identificación Tributaria.
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• NOR: Normal.
• OGA: Otros Gastos.
• ORGF: Fuente del Organismo.
• POA: Plan Operativo Anual.
• Portal de CGC: Portal oficial de contratos de la Contraloría General de Cuentas.
• Portal del IGSS: Autenticación de Servicios Electrónicos del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.
• PpR: Presupuesto por Resultados.
• SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera.
• SIARH: Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos.
• SICOIN WEB: Sistema de Contabilidad Integrada.
• SIGES: Sistema de Gestión.
• SPRG: Sub Programa.
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XIII. GLOSARIO
• Administración: Conjunto ordenado y sistemático de principios, técnicas y prácticas que tienen como finalidad obtener un beneficio o alcanzar una meta a través de planificar, organizar, dirigir y controlar.
• Almacén: Lugar o espacio físico destinado al resguardo de bienes, materiales, suministros e insumos en forma temporal.
• Asignación Presupuestaria: Comprende los montos asignados en los renglones presupuestarios autorizados para el Reconocimiento de Gastos y programados para el ejercicio fiscal en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.
• Baja de bienes, materiales, suministros e insumos: Es el proceso debidamente autorizado por la Autoridad Competente, que permite rebajar contablemente los bienes, materiales, suministros e insumos en malas condiciones físicas y técnicas.
• Bienes del estado: Son todos aquellos que se utilizan para el desarrollo de las actividades de una institución pública, tienen una vida útil estimada superior a un año y no estar destinados para la venta.
• Boleta de Pago: Boleta puede ser un papel que se utiliza como factura, contraseña de pago mensual etc.
• Certificación de Inventarios: Documento que puede extender en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) al momento de ingresar el bien y registrarlo.
• Constancia de ingreso a almacén y a inventarios (forma 1-H): Documento prenumerado autorizado por la Contraloría General de Cuentas identificado como forma 1-H, que se utiliza para detallar los bienes y suministros que ingresan al almacén y a inventarios.
• Contratista: Persona contratada por la entidad para realizar determinada actividad, a cambio de una remuneración, en un plazo establecido por medio de un contrato de prestación de servicios.
• Comprobantes de gastos: Son los documentos mediante los cuales el contratista comprueba los gastos efectuados, según corresponda.
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• Dependencia: Para efectos de este documento, dependencia se refiere a una institución del Estado.
• Donación: Acto por medio del cual una institución pública o privada, nacional u organismo internacional transfiere bienes a favor de otra, gratuita y desinteresada, es decir sin esperar nada a cambio.
• Finiquito de Solvencia: Certificación extendida por el Área de Recursos Humanos, a la persona que se retira de laborar en la institución en donde se hace constar que carece de trámites pendientes por pérdidas o extravió de bienes a su cargo.
• Formulario de reconocimiento de Gastos Anticipo (RG-A): Documento mediante el cual el contratista solicita a la autoridad correspondiente los recursos financieros necesarios para llevar a cabo su traslado, de acuerdo con el tiempo definido en el requerimiento de traslado.
• Formulario de reconocimiento de Gastos de Liquidación Anticipo (RG-L): Documento mediante el cual el contratista realiza la liquidación de los gastos efectuados, mediante comprobantes adjuntos, según corresponda sea al interior o exterior del país.
• Formulario 1H: Documento autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la Nación, el cual se utiliza para dejar constancia que un bien o suministro, ingreso al almacén y quedo registrado en libro correspondiente.
• Ingreso a almacén: Actividad que consiste en registrar el ingreso de los bienes, materiales, suministros e insumos adquiridos con la respectiva documentación de respaldo.
• Insumos: Recursos utilizados para el desarrollo de las actividades de las unidades administrativas como; papelería, útiles de oficina, tintas, cartuchos para fotocopiadoras, otros.
• Inventario físico de bienes, materiales, suministros e insumos: Es la revisión física de los bienes, materiales, suministros e insumos existentes en el almacén, cotejados contra el registro de las tarjetas Kardex autorizadas por la Contraloría General de Cuestas
• Libro de Control de Almacén: Libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas, donde se registran los ingresos a almacén, consignando todos datos de la factura y proveedor.
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• Libro de Inventarios: Autorizado por la Contraloría General de Cuentas, que se utiliza para dejar constancia de que un bien ingreso al área de inventario y quedo registrado contablemente.
• Materiales: Son los bienes necesarios utilizados para la construcción, reparación o mantenimiento de una obra.
• Monto máximo de reconocimiento de gastos: Comprende la asignación pecuniaria establecida como monto límite que el contratista puede efectuar.
• Personal temporal: De acuerdo con el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Publico “son erogaciones, que, por concepto de retribuciones al puesto, se haga al personal que ocupa puestos temporales en el sector público, para trabajos especiales y transitorios”.
• Reconocimiento de gasto: Comprende la retribución de los gastos efectuados por el contratista, que en cumplimento del contrato de servicios prestados, deba realizar por traslados al interior o exterior de la República de Guatemala.
• Renglón 029, “Otras remuneraciones al personal temporal”: Comprende los honorarios por servicios técnicos y profesionales prestados por personal sin relación de dependencia, asignados al servicio de una unidad ejecutora del Estado, y que podrán ser dotados de los enseres y/o equipos para la realización de sus actividades, en periodos que no exceda ejercicio fiscal.
• Requerimiento de traslado: Medio escrito por el cual la autoridad contratante, informa al contratista la necesidad de trasladarse al interior o exterior del país, informando de los objetivos que deberá atender, y el plazo en que lo realizará.
• Requisición de almacén: Formulario interno prenumerado debidamente autorizado por autoridad superior, utilizado para requerir bienes, materiales, suministros e insumos por las unidades administrativas de la Comisión.
• Resolución: Dictamen girado por el Departamento de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, el cual tiene como finalidad legal el registro o descargo de los bienes activos de una institución pública.
• Suministros: Recursos necesarios que tienen como propósito ayudar al desarrollo y cumplimiento de actividades de las unidades administrativas de
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la Comisión, como; herramientas, mobiliario y equipo, artículos de limpieza, repuestos, neumáticos, etc.
• Tarjeta de Kardex: Documento autorizado por la Contraloría General de Cuentas, donde se registran las entradas, salidas, bajas y devoluciones de bienes y/o suministros adquiridos en propiedad de la Comisión.
• Tarjeta de Responsabilidad: Documento que sirve para registrar los bienes que se han otorgado en custodia y para el desenvolvimiento de las actividades a los colaboradores de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.
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