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OFICINA DEL PRESIDENTE MUNICIPAL

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MANUAL DE ORGANIZACION

Manual de Organización



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INDICE PÁGINAINTRODUCCIÓN 3 OBJETIVOS 4 MISION 5 VISON 6 VALORES 7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 8 FUNCIONES 9 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

• PRESIDENTE MUNICIPAL 11

• SECRETARÍA PARTICULAR 13

• DIRECCIÓN RELACIONES PÚBLICAS 14

• COMUNICACIÓN SOCIAL 15

• ATENCIÓN CIUDADANA 16

• SECRETARÍA PRIVADA 17

• JEFE DE ESCOLTAS 18

• RECEPCIONISTA 19

• AYUDANTE DE OFICIOS VARIOS 20

• COORDINADOR ADMNISTRATIVO 21

• AUXILIAR DE OFICIOS VARIOS 22

MARCO JURÍDICO 23


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INTRODUCCIÓN

Un manual de procedimientos es aquel documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad

administrativa, o de dos ò más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación, suelen contener información y ejemplos de

formularios, autorizaciones o documentos necesarios, y cualquier otro dato que pueda

auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la dependencia.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente

al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria,

la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus

jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

De acuerdo a lo dispuesto en el Art. 10 del Reglamento de la Administración Pública para

el Municipio de Ensenada, Baja California nos obliga a:

ARTÍCULO 10.- Como parte de la profesionalización de las diferentes dependencias o

entidades municipales y como respuesta a la política de organización interna municipales

y como respuesta a la política de organización interna mencionada en el articulo anterior,

además de ello, deberán elaborar cada una de ellas su manual de organización que

indique con amplitud y precisión: su organigrama, las responsabilidades de las

secretarias, direcciones, subdirecciones y departamentos, incluyendo el marco jurídico

que le sustente.

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/conce/conce.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/estacon/estacon.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/fintrabajo/fintrabajo.shtml


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OBJETIVOS: Explicar el propósito que se pretende cumplir con los procedimientos establecidos.

Uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteración arbitraria.

Simplificar responsabilidades por fallas o errores.

Facilitar las labores de Auditoria, la evaluación del control interno.

Conocer tanto los empleados como jefes de área que el trabajo que se esta

desempeñando sea adecuado.

Reducir costos al aumentar la eficiencia administrativa.


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MISIÓN La misión de la Presidencia Municipal es crear un vinculo entre la Ciudadanía con el

Gobierno Municipal, mostrando una imagen transparente y un trato de confiabilidad que

les permita acercarse con la certeza de que se atenderán de manera eficiente cualquier

solicitud que se efectué ante la Dependencia.

Así mismo uniformar e intercambiar ideas que permitan delegar responsabilidades con

diferentes Dependencias que conforman el Gobierno Municipal, para llegar a la mayoría

de las necesidades requeridas de la Ciudadanía para atender conforme la operatividad

de cada una de ellas.

Implementar un gobierno participativo, eficiente, eficaz y efectivo, para impulsar acciones

de carácter estratégico; actuar de manera transparente, honesta y comprometida con el

logro de la Visión del Municipio; contribuir a establecer las condiciones necesarias para

generar un desarrollo sustentable y una mejor calidad de vida para los Ensenadenses;

promover la armonía, unidad y organización, como base para construir soluciones a las

demandas de la sociedad, con la participación de la propia ciudadanía; implementar

soluciones integrales de manera coordinada con los tres ordenes de gobierno y la

población.


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VISIÓN Brindar a los ciudadanos oportunidades para todos con seguridad, servicios públicos de

calidad, oportunidades de trabajo, educación, salud e infraestructura suficiente y

adecuada. Gobernar de manera corresponsable, por la participación ciudadana en la

toma de decisiones. Establecer su economía de manera productiva y progresiva;

aprovechar de manera sustentable todos los recursos naturales, especialmente el agua,

la vegetación y la fauna. Ofrecer condiciones propicias para atraer inversiones nacionales

y extranjeras que impulsan el desarrollo integral y generan una mejor calidad de vida para

toda su población. Mostrar a Ensenada como un municipio competitivo y de clase

mundial, que es el mejor lugar para vivir.


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VALORES Los valores constituyen la base fundamental, son los que le dan fuerza y vitalidad

propias. Son definidos fundamentalmente como respuesta de cada uno de los

ciudadanos que tienen la convicción de que su Gobierno estaría dispuesto a hacer para

lograr el desarrollo sustentable del municipio.

• Responsabilidad

• Tolerancia

• Respeto

• Honestidad

• Igualdad

• Equidad

• Integridad

• Honradez

• Dignidad


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ESTRUCTURA ORGÁNICA

PRESIDENTE MUNICIPAL

JEFE DE LA OFICINA DE PRESIDENCIA

SECRETARIA PRIVADA SECRETARIA PARTICULAR

ADMINISTRATIVO

RECEPCIONISTA (1)

AYUDANTE DE OFICIOS

VARIOS

JEFE DE ESCOLTAS

MENSAJERIA Y MANTENIMIENTO

DE OFCNA.

ESCOLTAS ( 6 )


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FUNCIONES

En el Capítulo II en el Art. 36 de Reglamento de la Administración Publica para el

municipio de Ensenada, B.C. establece que son funciones de la Oficina de la Presidencia

Municipal:

Para el cumplimiento de sus funciones, la oficina de la Presidencia Municipal contará con

un Jefe de la Oficina, a quien corresponde:

I. Tener a su cargo y coordinar la operatividad de las siguientes unidades administrativas:

a. Secretaría Particular,

b. Dirección de Comunicación Social,

c. Dirección de Relaciones Públicas,

d. Ayudantía,

e. Atención Ciudadana,

f. Secretaría Privada

II. Instruir al Coordinador Administrativo para la realización del presupuesto, así como

supervisar que la aplicación del mismo se efectúe en las actividades propias de la Oficina

del Presidente Municipal, tomando en cuenta las actividades de la agenda temática

anual, y apegándose a las políticas que en materia de egresos tenga la Secretaría de

Finanzas y Administración.

III. Asegurar que las actividades de la Ayudantía del Gobierno Municipal sean llevadas a

cabo con eficiencia y, que su intervención en eventos se maneje de forma coordinada.

IV. Verificar que se dé una adecuada atención ciudadana en la Oficina del Presidente

Municipal, así como el seguimiento correspondiente.


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V. Dictar los lineamientos de la agenda temática global del Presidente Municipal.

VI. Proveer al Presidente Municipal las líneas estratégicas de discurso.

VII. Dictar los lineamientos en la realización de las actividades, eventos y giras del

Ejecutivo Municipal;

VIII. Recibir para su evaluación de la Dirección de Comunicación Social los programas y

estrategias de comunicación, de conformidad con las políticas dictadas por el Presidente

Municipal a través de esta Coordinación.

IX. Verificar que el manual de imagen institucional del Ayuntamiento se aplique

correctamente;

X. Recibir para su evaluación de la Dirección de Comunicación Social manuales

operativos por evento específico;

XI. Recibir para su evaluación de la Dirección de Relaciones Públicas manuales

protocolarios para cada evento.

XII. Recibir, para su evaluación, de la Dirección de Innovación Gubernamental las

propuestas de acción.

XIII. Las demás que expresamente le encomienden las leyes, reglamentos o lo instruya el

Presidente.


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PRESIDENTE MUNICIPAL En el Capítulo II de la Organización y Conducción de la Administración Publica Municipal,

establece que son funciones del Presidente Municipal, quien conducirá la Administración

Pública de conformidad con las atribuciones que le concede la Ley de Régimen Municipal

para el Estado de Baja California en su artículo 7 y los ordenamientos aplicables.

Además, tendrá las siguientes atribuciones:

I.- Cumplir y hacer cumplir la Ley de Régimen Municipal para el Estado de Baja

California, el Reglamento interior del Ayuntamiento de Ensenada, el presente Reglamento

de la Administración Pública para el Municipio de Ensenada, y los reglamentos y las

disposiciones del Cabildo, proveyendo en lo administrativo lo necesario.

II.- Presidir las sesiones de Cabildo en los términos de la Ley de Régimen Municipal para

el Estado de Baja California y del Reglamento Interior del Ayuntamiento.

III.- Celebrar a nombre del Ayuntamiento todos los actos y contratos necesarios para el

despacho de los asuntos administrativos y la atención de las obras y servicios públicos

municipales.

IV.- Proponer al Ayuntamiento la creación, supresión o fusión de las dependencias que

requiera la administración pública municipal, con las atribuciones y funciones que estime

convenientes.

V.- Dictar a propuesta de los titulares de las dependencias y órganos de la administración

pública municipal, los acuerdos ejecutivos de organización administrativa para dar

estructura y competencia a los órganos auxiliares de las dependencias del Ejecutivo

Municipal.


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VI.- Cuidar que los órganos del Ejecutivo Municipal se integren y funcionen de acuerdo

con la legislación correspondiente.

VII.- Someter a la aprobación del Cabildo los proyectos de reglamentos municipales, la

Ley de Ingresos, el Presupuesto de Egresos, así como emitir los acuerdos, las circulares

y demás disposiciones que tiendan a regular el funcionamiento administrativo de las

dependencias de la administración pública municipal.

VIII.- Dirigir y vigilar el funcionamiento de los servicios públicos municipales y la

aplicación de los reglamentos correspondientes.

IX.- Vigilar el cumplimiento del Plan Municipal de Desarrollo.

X.- Vigilar la recaudación en todas las áreas de la Hacienda Municipal, y que la inversión

de los fondos municipales se realice con estricto apego a los presupuestos y programas

autorizados.

XI- El Ejecutivo Municipal podrá expedir acuerdos para la creación de consejos y/o

comités de participación ciudadana en los que los distintos sectores de la comunidad

participen en la planeación, evaluación y seguimiento de las acciones y metas previstas

en el Plan Municipal de Desarrollo.

XII.- Gestionar ante el Gobierno Federal y del Estado la expropiación de bienes por

causas de utilidad pública;

XIII.- Publicar semestralmente los estados financieros del Ayuntamiento;

XIV.- Las demás que determinen la Ley de Régimen Municipal para el Estado de Baja

California, el Ayuntamiento y las leyes y reglamentos aplicables.


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SECRETARIA PARTICULAR En el Capítulo II Sección Primera en el Art. 38 de la Organización y Conducción de la

Administración Pública Municipal, establece que son funciones de la Secretaria Particular

de Oficina de la Presidencia Municipal, corresponde el despacho de los siguientes

asuntos:

I.- Coadyuvar a la organización de actividades, eventos y giras del Ejecutivo Municipal;

II.- Programar las reuniones ordinarias y extraordinarias del Presidente Municipal y

Conservar un archivo de las sesiones y acuerdos;

III.- Recibir y dar seguimiento a las peticiones ciudadanas que se formulen por

Actos municipales y encauzar las que correspondan a otros niveles de gobierno;

IV.- Recibir y atender las solicitudes de audiencia de la ciudadanía;

V.- Coordinar las audiencias con los funcionarios para el despacho de los asuntos de su

competencia;

VI.- Turnar, a quien corresponda, las representaciones oficiales cuando así lo determine

el Presidente;

VII.- Realizar las acciones administrativas que le correspondan a la Presidencia

Municipal, y

VIII.- Las demás que expresamente le encomienden las leyes, reglamentos o le instruya

el Presidente.


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DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS ARTÍCULO 39.- A la Dirección de Relaciones Públicas le corresponde:

I. Programar y coordinar los eventos cívicos y especiales con presencia del Presidente

Municipal;

II. Definir el protocolo para las actividades del Presidente Municipal y la atención de

invitados oficiales y especiales;

III. Coordinar los eventos protocolarios, asistir a la Administración Pública en relaciones

nacionales e internacionales, así como las institucionales.

IV. Cuidar el seguimiento del protocolo en las actividades públicas del Presidente

Municipal;

V. Establecer e interpretar los lineamientos de logística y organización en los eventos

oficiales con presencia del Presidente Municipal, de acuerdo a las políticas de imagen

institucional dispuestas por la Dirección de Comunicación Social;

VI. Apoyar a los titulares del gabinete que requieran asesoría en la coordinación, logística

y, en su caso, aplicación del protocolo de los eventos de las Dependencias;

VII. Propiciar las relaciones entre el Ayuntamiento y otras ciudades del Estado, el País o

el Extranjero;

VIII. Las demás que expresamente le confieran las leyes, reglamentos o le instruya el

Presidente Municipal.


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COMUNICACIÓN SOCIAL I.- Establecer programas y estrategias de comunicación social, de conformidad Con las

políticas dictadas por el Ayuntamiento y el Presidente;

II.- Difundir, a través de los medios de comunicación, los planes, programas y Actividades

públicas del Ayuntamiento, el Presidente y de la administración Pública municipal;

III.- Elaborar y mantener actualizado el manual de imagen institucional del Ayuntamiento;

IV.- Elaborar análisis de la opinión pública y la síntesis informativa, con el propósito De

mantener informados a los servidores públicos municipales sobre los asuntos Públicos y

los temas de interés de la ciudadanía;

V.- Atender a los medios masivos de comunicación local, nacional o Internacional;

VI.- Asistir al Presidente en eventos, conferencias de prensa, entrevistas de Periódicos y

programas televisivos o radiofónicos;

VII.- Coadyuvar en la organización de los actos oficiales y protocolarios en los Cuales

participe el Presidente Municipal;

VIII.- Apoyar los eventos que realicen las dependencias y entidades de la Administración

pública municipal;

IX.- Mantener actualizado el directorio de funcionarios de la administración Pública

municipal;

X.- Las demás que expresamente le encomienden las leyes, reglamentos o le

Instruya el Presidente.


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ATENCIÓN CIUDADANA Descripción Genérica del Puesto: dar seguimiento a los apoyos de asistencia Social y

realización de órdenes de compra para sus autorizaciones

Funciones Específicas:

I. Elaborar los documentos correspondientes para el envío de los expedientes de asistencia social debidamente autorizados directamente por el C. Presidente Municipal y/o el Director de Atención Ciudadana.

II. Capturar en el sistema informático los datos correspondientes a proveedores

cantidad aprobada y fecha de envío a tesorería.

III. Revisar que cada uno de los expedientes en el proceso de elaboración de cheque

tarden el tiempo estimado dependiendo de la prioridad asignada.

IV. Revisar que cada uno de los cheques elaborados sean pagados a los

proveedores y posteriormente informar al ciudadano que su trámite ha concluido.

V. Conciliar las facturas y pólizas en tesorería para la respectiva comprobación de la

cuenta pública.

VI. En casos urgentes autorización de requisiciones a proveedores cuando la situación a si lo requiera previo conocimiento del Director o el Coordinador.

VII. Informar periódicamente al Director del status que guarda el presupuesto asignado a esta dirección.

VIII. Realizar los reportes que solicite expresamente el director además del reporte

semanal que se entrega al coordinador sobre los trámites de asistencia social con el status actualizado.

IX. Elaboración de las órdenes de compra para su respectivo análisis y autorización

del Director.

X. Las demás que se deriven de la naturaleza de sus funciones.


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SECRETARIA PRIVADA

• Coordinar con la Secretaria Particular la Agenda del C. Presidente Municipal.

• Turnar las Peticiones del C. Presidente Municipal a los Secretarios que integran el

Gobierno Municipal.

• Manejo de Agenda en relación a horarios del C. Presidente Municipal.

• Asistencia de Asuntos Personales del C. Presidente Municipal.

• Enlace directo entre la Ciudadanía con relación a las peticiones que le hacen al C.



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JEFE DE ESCOLTAS Encargado de custodiar y proteger la seguridad laboral y personal del C. Presidente

Municipal, desarrollando las siguientes funciones:

• Encargado de la Seguridad del C. Presidente Municipal

• Supervisar la Seguridad en Eventos Oficiales donde Asista el C. Presidente

Municipal, así como coordinar el apoyo con refuerzos de otras dependencias

municipales.

• Chofer para el traslado y cumplimiento de agenda del C. Presidente Municipal.

• Asistente en cuestiones personales.

• Liderazgo y Mando de Grupo de Escoltas que integran la Seguridad del C.


• Ser el enlace directo con la administración de la oficina de la Presidencia

Municipal para proveer las necesidades de la operatividad y seguridad del C.



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RECEPCIONISTA Es la persona que atiende a los usuarios que llegan a la oficina de la Presidencia

Municipal, proporcionando todo tipo de información y asistencia, las tareas que llegar a

realizar:

• Recibir y capturar correspondencia

• Contestar llamadas telefónicas

• Atención de Ciudadanos que solicitan Audiencias

• Atender citados por el C. Presidente Municipal

• Capturar en Matriz llamadas, Invitaciones para el C. Presidente Municipal

• Tomar llamadas para la Secretaria de la oficina de la Presidencia.

• Elaborar Representaciones de Invitaciones a Funcionarios donde no pueda asistir

el Alcalde.


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AYUDANTE DE OFICIOS VARIOS Es la persona encargada de filtrar la información que llega diariamente a la oficina de la

Presidencia Municipal para darle seguimiento a dichas peticiones y a la vez turnarla a las

dependencias correspondientes para el debido cumplimiento y seguimiento, dichas

funciones son:

• Dar seguimiento a los oficios en el programa de sistema de oficios.

• Turnar oficios a las Dependencias indicadas.

• Sacar copia de los oficios

• Felicitaciones de cumpleaños de todo el personal y funcionarios del Ayuntamiento

• Hacer oficios para indicarle a la gente a donde se turno su solicitud.

• Clasificación de oficios que llegan diariamente


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COORDINADOR ADMINISTRATIVO Es la persona que se encarga del manejo eficiente de resguardar los recursos

monetarios, patrimoniales y humanos para el óptimo funcionamiento de la oficina de

Presidencia Municipal; así mismo el encargado de satisfacer las necesidades del

personal) para la mejor administración y operatividad de la dependencia; realizando las

siguientes actividades:

• Proveer las necesidades materiales de la oficina.

• Elaboración de trámites ante la Tesorería Municipal

• Manejo de sistemas de Presupuesto

• Realizar Movimientos de Transferencia, Ampliación y liberación de Partidas

Presupuestales para liquidez de la dependencia.

• Pago a Proveedores

• Elaboración de ordenes de compra

• Manejo del fondo resolvente de caja chica

• Entrega de nomina

• Manejo de listas de asistencia de personal

• Realización de movimientos de recursos humanos ante la oficialía mayor


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AUXILIAR DE OFICIOS VARIOS Entra en las actividades administrativas propias de la dependencia, tiene como tarea

principal la entrega de documentación, paquetería, etc, en diferentes dependencias

municipales, estatales, federales entre otras, para ello realiza diversas labores previas a

la salida de entrega de los mismos, como son:

• Mantenimiento y Limpieza de la Oficina de Presidencia Municipal.

• Limpieza de la oficina de Atención Ciudadana.

• Revisar que la documentación a entregar este completa con sus copias

respectivas para su recepción.

• Clasificar conforme a urgencia la entrega de la correspondencia.

• Planear la ruta de entregas del día, también realiza tramites bancarios entre otras

gestiones ante dependencias municipales e instancias privadas.

• Cuando las cargas de trabajo lo permiten, el Mensajero apoya realizando diversas

actividades administrativas.


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MARCO JURÍDICO

Marco Jurídico del Municipio de Ensenada 2007 - 2010

• 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

• Constitución política del estado libre y soberano de Baja California

• Ley del régimen Municipal para el Estado de Baja California

• Ley de presupuesto, contabilidad y gasto público para el Estado de Baja

California

• Ley de responsabilidad de los servidores públicos del Estado de Baja California

• Ley del servicio civil para el estado de Baja California

• Código civil y de procedimientos civiles para Estado de Baja California

• Reglamento interno de trabajo del Municipio de Ensenada , Baja California

• Reglamento para la Administración Pública del Municipio de Ensenada

• Normas técnicas Administrativas Aplicables.

Documents

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