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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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  • 1. MANUAL DEORGANIZACINY FUNCIONES

2. INDICE1.Presentacion2.Base legal3. Organigrama Estructural4. Organigrama de Cargos5. Gerencia General6.Gerente Administrativa6.1 Contador Y Tesorero6.2Jefe de logistica6.3 Jefe TalentoHumano7. Gerente de Producccion 7.1 Chef-Pastelero 7.2 Asistente de cocina 7.3 Diseador de figuras de tecnopor8. Jefe ventas y comercializacion9.Jefe de Marketing 3. IntroduccinTORTAS DAYANA S.A.C. es una empresa en permanente proceso de mejora continua decalidad de sus productos y servicios, fortaleciendo cada dia su competitividad a travs desu capital humano, del uso racional y efectivo de sus recursos economicos y del soportetecnologico que dispone.TORTAS DAYANA S.A.C usa el MOF como instrumento tecnico y normativo de direccion ygestion, que define la estructura organica, enuncia las funciones generales de cada unidadorganica, precisa la dependencia jerarquica, las funciones especificas, la autoridad yresponsabilidad de cada cargo y seala los requisitos que deben cumplir las personas quelo ocupen.Importancia del ManualEl Manual de Organizacin y funciones de TORTAS DAYANA S.A.C. es un documentonormativo que describe las funciones especficas a nivel de cargo a partir de la estructuraorgnica y funciones generales, as como tambin determina las lneas de autoridad,responsabilidad y los requerimientos mnimos de los cargos.AlcanceLo establecido en el presente Manual comprende su conocimiento, obligacin,cumplimiento y desarrollo de las actividades inherentes por el personal que ocupa losdiferentes cargos en la empesa.BASE LEGALa) El estatuto de la empresab) Otras normas internas que autorizan la vigencia del MOF (por ejm. Memorandum quedispone la puesta en vigencia del MOF, Acta de sesin de Directorio en el que se apruebael MOF, etc.) 4. GERENCIAGENERALSECCION DESECCION DE SECCION DESECCIONSECCION DE TALENTO LOGISTICAPRODUCCIONADMINISTRATIVAMARKETING HUMANOGERENTE GENERAL JEFE DEGERENTE DEGERENTE DE JEFE DE GERENTE DELOGISTICA DESARROLLADMINISTRACIO PRODUCCIONMARKETINGO HUMANON CHEFASISTENTEDIS. DEContador Tesorero Seleccin de Relaciones PASTELERO DE COCINA F.TECNOPORpersonal CapacitacionLaborales 5. GERENTE GENERALLa denominacin del cargo es: Gerente General DefinicinRepresentante ejecutivo de Tortas Dayana S.A.C., responsable de la marcha administrativade la organizacin, de la ejecucin de los acuerdos del directorio y de ejecutar las accionesen cada una de las materias de su competencia. ObjetivoPuesta en marcha de los planes estratgicos de la organizacin, siguiendo estndares decalidad establecidos y orientados por la misin y visin de la empresa. Funciones especficas del cargo a) Organizar, dirigir, supervisar y coordinar las actividades operativas del Consejo de la empresa y proponer polticas generales operacionales; la estructura orgnica y los reglamentos institucionales, a efecto de alcanzar sus fines y objetivos. b) Supervisar y dirigir la elaboracin de los planes estratgicos de largo plazo, los planes operativos anuales; los presupuestos de funcionamiento e inversin y los estados financieros de la empresa, proponer sus modificaciones, ajustes y actualizaciones, y presentarlos al directorio, para su correspondiente aprobacin, y ejecucin una vez aprobados. c) Velar por el cumplimiento de las leyes vigentes, las polticas generales y operativas, los reglamentos y los manuales que amparan las operaciones de la institucin y, en 6. su caso, alertar al directorio cuando estime que sus decisiones no estn de acuerdo con las normas y disposiciones legales pertinentes.d) Coordinar y supervisar las actividades de los Gerentes de rea, Asesores Ejecutivos, Operarios y al rea de Secretariado, y presentar informes peridicos sobre las actividades de stas, al Directorio.e) Presidir el Comit de Planificacin Institucional General.f) Organizar, dirigir, supervisar y coordinar las actividades de la Unidad de Planificacin, Seguimiento y Control.g) Proponer al Directorio la designacin o remocin del personal.h) Elevar a conocimiento y consideracin del Directorio las Resoluciones del Comit de Planificacin Institucional.i) Informar al Directorio los resultados de la autoevaluacin institucional y de otras actividades que realizadas por terceros genera informes sobre la entidad.j) Coordinar y presentar al Directorio, los informes sobre asuntos especficos encomendados a las distintas gerencias de la institucin.k) Aprobar la formulacin del presupuesto anual y dirigir y controlar su ejecucin.l) Presentar al Directorio la memoria anual, balance general y ejecucin presupuestaria, para su consideracin y aprobacin.m) Controlar la implementacin de las recomendaciones formuladas en los informes contables, a travs de las acciones correctivas pertinentes.n) Canalizar al Directorio las propuestas de polticas, reglamentos, instructivos y otras iniciativas provenientes de los Gerentes de rea, Asesores Ejecutivos, y Operarios.o) Participar en los comits de adquisiciones, contrataciones y cualquier otro que se conforme para fines administrativos, financieros y de servicios de acuerdo a las normas vigentes y reglamentaciones especficas de la empresa.p) Coordinar con los Gerentes de reas, Asesores Ejecutivos y Operarios; las necesidades administrativas, recursos humanos y otros requerimientos. Lneas de responsabilidad 7. Responsable ante el Gerente de Tortas Dayana S.A.C Requisitos mnimos Titulo profesional de Licenciado en Administracion o en areas afines. Habilidad para manejo de personal. Persona proactiva y de excelente iniciativa. Experiencia en direccion de persolan 8. SECCION ADMINISTRATIVALa denominacin del cargo es: Gerente de Administracin DefinicinPersona encargada del planeamiento estratgico admnistrativo de la empresa,asegurando la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de administracinde los recursoso humanos, materiales y financieros de la organizacin. ObjetivoGarantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas y a losprincipios administrativos de TORTA DAYANA S.A.C., asegurando que los objetivos yplanes de la organizacin se lleven a cabo, brindando mejoras continuas y salvaguardandola integridad de la organizacin. Funciones especficas del cargo a) Planificar, coordinar, ejecutar y supervisar las acciones referidas a la administracin, registro y control de los bienes de la empresa. b) Absolver consultas y brindar la asesora necesaria en los aspectos relacionados con los actos de disposicin, adquisicin y recuperacin concerniente a la empresa. c) Proponer la capacitacin necesaria en los temas relacionados con la administracin de la empresa. d) Proponer a la Gerencia General la implementacin de las medidas que permitan generar una mayor rentabilidad a la empresa. 9. e) Firmar los documentos que contengan actos de adquisicin y disposicin de la empresa aprobada por la Gerencia General. f) Solicitar a la Gerencia General la aprobacin de los procesos de seleccin y contratacin de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades operativas. g) Proponer las directivas o normas legales que tengan relacin con los actos de disposicin, adquisicin y recuperacin de la empresa. h) Delegar sus funciones y facultades, o parte de ellas, a los funcionarios de las reas bajo su cargo. i) Realizar Anlisis sobre estadsticas de exportacin e importacin de productos a nivel mundial (ranking, tasas de crecimiento, etc) j) Mantener informado al Gerente General sobre el cumplimiento de las acciones programadas. Lneas de responsabilidadReporta a la Gerencia General de TORTAS DAYANA S.A.C.Tiene autoridad sobre los profesionales y tcnicos de la Gerencia a su cargo. Requisitos mnimos Licenciado en Administracin de Empresas Habilidad para manejo de personal. 10. JEFATURA DE CONTABILIDADLa denominacin del cargo es: Jefe de contabilidad. DefinicinResponsable de llevar los libros o registros de contabilidad de TORTAS DAYANA PERU,registrando los movimientos monetarios de bienes y derechos de la misma. ObjetivoRegistrar conforme a la normativa del estado, los movimientos u operaciones econmicosque hace la compaa, de forma que pueda ser usado por la Gerencia General para lasdecisiones econmicas respectivas. Funciones Especficas a) Preparar el presupuesto financiero e informar sobre desvos en ingresos y egresos b) Elaborar y firmar los libros a su cargo con los correspondientes documentos sustentatorios c) Elaborar controlar los pagos de impuestos. d) Elaborar control de costos e) Elaborar control de pago del personal. f) Elaborar control de auditoria interna. g) Elaborar control de finanzas. h) Elaborar control de evaluacin de crditos. i) Elaboar control de procesos internos. j) Elaborar balance proyectado. k) Elaborar flujo de caja trimestralmente. l) Verificarr el financiamiento de las operaciones de la empresa. 11. Lneas de responsabilidadReporta al Gerente de Administracin Requisitos mnimos Licenciado en Contabilidad Conocimientos slidos de Excel, Word avanzado Capacidad de analisis y concentracin. 12. 6.2 JEFATURA DE TESORERIA Y COBRANZASLa denominacin del cargo es: Jefe de Tesorera y Cobranzas DefinicinPersona responsable de mantener un estricto control de cada una de las partidas deingresos y egresos, llevando los libros correspondientes a su cargo, custodiando losjustificantes de ingresos y pagos correspondientes. ObjetivoLlevar un control adecuado y organizado de la tesorrera y cobranzas de la organizacin. Funciones especficas del cargo m) Efectuar las cobranzas correspondientes y emitir pagos a proveedores. n) Girar cheques manuales de bienes y servicios, encargos, bienes de capital, devolucin y otras obligaciones. o) Conciliar los Estados de Cuentas Corrientes Bancarias. p) Asegurar y controlar el desarrollo de las actividades de tesorera y cobranza, presentando la informacin contable correspondiente. q) Controlar y supervisar la utilizacin de los fondos para pagos en efectivo y llevar libros auxiliares para el control de fondos mensuales. r) Tram

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