Manual de Organizacion y Funciones de EMPRESA

Manual de Organización y Funciones para EMPRESA1. ASPECTOS GENERALES DE TRABAJO A REALIZAR EN EL CURSO

1.1 OBJETIVOS

Una de las principales dificultades para el fortalecimiento institucional de la Empresa es lafalta de una adecuada organización. En la mayoría de empresas su organización, no permiterealizar una eficiente gestión empresarial, lo que propicia incumplimiento de sus objetivos.

Dentro del marco de apoyo a las empresas con las técnicas de Ingeniería Industrial, uno de losobjetivos específicos es mejorar y fortalecer la organización de las empresas, para lo cual losalumnos del curso de Desarrollo Organizacional realizaran Manuales Organizacionales paraempresas.

Con la finalidad de contribuir al logro de realizar un buen trabajo en la empresa elegida,se ha elaborado el presente Manual de Organización y Funciones para EMPRESA tipo quees factible, de ser aplicado en la EMPRESA independientemente de su grado de desarrolloorganizacional.

1.2 AMBITO DE ACCION

El modelo de Manual describe las principales funciones de la empresa. En la medida enque éstas son convergentes, se agrupan en órganos a los cuales se les da una denominaciónapropiada. Los órganos propuestos y la denominación de los mismos son tentativos; debido aque es preciso adecuarlas a las condiciones típicas de cada empresa, dependiendo del grado dedesarrollo de las mismas.

El alcance del manual es a todos los niveles de la empresa.

1.3 UTILIZACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL

1.3.1 Utilización del Manual

Siendo el objetivo de este manual mejorar la organización de la empresa; su grado deaplicación dependerá del grado de desarrollo organizacional de éstas.

Para los casos extremos puede haber empresas que no requieran ninguna modificación en suorganización; como aquellas en las cuales habrá que aplicarlo en su integridad, del diagnosticoa realizar se sabrá los manuales organizacionales a desarrollar.

1.3.1.1 Órgano Responsable de la Aplicación

La Gerencia de la EMPRESA designará al responsable de las coordinaciones para desarrollarlos manuales organizacionales al requerimiento de la empresa, a ser desarrollado por el equipo(alumnos y profesor) del curso de Desarrollo Organizacional, quien debe tener a su cargo lacoordinación y control del desarrollo de los manuales organizacionales, previa diagnostico y

requerimientos en la EMPRESA. La Consultoría del profesor especialista del curso asistirá alequipo durante el proceso de desarrollo de los manuales.

1.3.2 Actualización del Manual

La actualización del manual estará a cargo de alumnos del curso de Desarrollo Organizacionalde la Universidad, con la accesoria del profesor especialista.

En primera instancia se deberá adecuar el Manual de Organización y Funciones de la empresaa las modificaciones efectuadas, incorporando las nuevas funciones y las modificaciones a laestructura orgánica.

En lo sucesivo se implantará los métodos establecidos para el análisis organizacional,actualizando el manual de organización y funciones al grado de desarrollo organizacional dela empresa, para lo cual se cuenta con información que permitirá alcanzar buenos resultados.

1.3.2.1 Procedimiento de Aprobación, Edición y Difusión de las modificacionesefectuadas

1. El equipo del curso de Desarrollo Organizacional, analiza los problemas y proponesoluciones con la realización de manuales organizacionales.

2. La propuesta debe tener el visto bueno del Profesor del curso, en cuyo ámbito seanalizó la propuesta a desarrollar.

3. Previo visto bueno del representante designado por la empresa, se presentara lapropuesta a desarrollar por el equipo de trabajo.

2. PLAN DE IMPLANTACION

2.1 ORGANIZACION

• Para establecer las estrategias, políticas, disponibilidad de recursos, aprobar,supervisar, evaluar y controlar el plan de implantación, se deberá constituir unEquipo (profesor y alumnos) que será asesor del representante designado por laGerencia en la empresa para fines de desarrollar los manuales organizacionalessolicitados al equipo designado por el profesor del curso de DesarrolloOrganizacional.

• El objetivo del equipo es desarrollar los manuales organizacionales solicitados por laempresa, no estando obligados a la implantación de las modificaciones a la estructuraorgánica propuesta, el alcance llega a la elaboración de los manuales organizacionalessolicitados.

2.2 ADECUACION DEL MANUAL A LAS CONDICIONES DE LA EMPRESA

2.2.1 Lineamientos Generales

• El modelo del Manual de Organización y Funciones que se presenta se adecua a unaempresa de tipo mediana.

• En el se indican las principales funciones que deben ser cumplidas por unaEMPRESA.

• Dependiendo del grado de desarrollo de la empresa, para dar cumplimiento a estasfunciones se deberán ejecutar actividades de mayor o menor grado de complejidad eintensidad.

• Cuando las actividades tengan mayor grado de complejidad e intensidad; el númerode órganos en cada Nivel Organizativo puede incrementarse. El SistemaAdministrativo podría desdoblarse en el Sistema de Recursos Humanos y Sistemade Suministro y Servicios Generales, o el Sistema de Contabilidad y Finanzas en elSistema de Finanzas y en el Sistema de Contabilidad.

• Cuando las actividades tengan menor grado de complejidad e intensidad; su estructuraorgánica debe simplificarse hasta el nivel mínimo racional que le permite undesempeño eficiente. El mínimo número de Sistemas sería : Sistema Operativo,Sistema Comercial y Sistema de Apoyo Administrativo. (El Sistema de ApoyoAdministrativo podría integrar a los Sistemas de Planeamiento; Contabilidad yFinanzas; y Administrativo).

2.2.2 Estructura Orgánica

Para establecer la estructura que permita una adecuada operación o funcionamiento de laorganización empresarial de las EMPRESA deberá tener en consideración los siguienteslineamientos generales:

• La empresa se considera como un todo denominándose MACRO SISTEMA

• El nivel BASICO funcional son las TAREAS

• Al nivel inmediato superior a las tareas se le denominará ACTIVIDAD. Cadaactividad estará conformada por un conjunto de tareas convergentes.

• El nivel inmediato superior a las actividades se denominará PROCESO, el cual estaráconformado por un conjunto de actividades convergentes

• Al nivel inmediato superior a los procesos le denominaremos SUBSISTEMA, el cualestará conformado por un conjunto de procesos convergentes

• Al nivel inmediato superior a los Subsistemas le denominaremos SISTEMA, el cualestará conformado por un conjunto de Subsistemas convergentes.

• Los niveles organizativos funcionales serán :

• 1er. Nivel : Sistemas• 2do. Nivel : Subsistemas• 3er. Nivel : Procesos• 4to. Nivel : Actividades• Nivel Básico : Tareas

• Los niveles jerárquicos propuestos son los siguientes :

• Jefatura de Sistemas• Jefatura de Subsistemas• Jefatura de Equipos

• La Jefatura de Equipos es responsable de uno o varios procesos.

• Cada equipo estará conformado por diversos trabajadores, cada uno de ellos con unpuesto determinado, responsables de la ejecución de las actividades o tareas que se leasigne.

2.2.3 Niveles de Descentralización

La organización está diseñada para operar en tres niveles de descentralización.

• Nivel Local• Nivel Zonal• Nivel Central

Nivel LocalEs el nivel operativo y de servicio base de la empresa.

Nivel ZonalEs un nivel organizativo superior al Nivel Local. Se justifica su constitución cuando laempresa atienda a más de una localidad y que por el grado de complejidad de operaciones,distancias geográficas, disponibilidad de recursos y sistemas de comunicación; sea viableeconómicamente.

En la medida que la Gerencia General o el órgano que ésta delegue, no tenga la capacidadoperativa para coordinar con las localidades y/o Zonales : se constituirá el órgano deCoordinación de Localidades o Coordinación de Zonales a nivel de Sede Central.

Nivel Central

Es el nivel de normatividad, dirección, planeamiento, programación y control de lasactividades generales de la empresa.

La implantación de los tres niveles de descentralización estará en base al grado de desarrollode la empresa.

Empresa Pequeña con (1) Localidad

En una empresa pequeña que atienda sólo a una Localidad, no habrá niveles descentralizados;las actividades normativas y operativas estarán integradas en la Sede Central.

Empresa Pequeña con Varias Localidades

En una empresa pequeña que atienda varias localidades menores fuera del ámbito geográficode la Sede Central, no se justificaría una organización a nivel zonal, la Sede Central ledaría directamente el apoyo requerido a las localidades. Si la intensidad del manejo de laslocalidades es alta, podría justificarse la constitución de un Coordinador de Localidades a nivelde Sede Central.

Empresa Mediana

Para las actividades operativas en la localidad de la Sede Central no se justifica unaorganización Zonal y Local; la misma organización de la Sede Central se encargará de lasactividades operativas.

De existir localidades fuera del ámbito geográfico, si estas fueran en número reducido yde poco movimiento, no se justificaría una organización Zonal, las localidades podrían serdirigidas por un Coordinador a nivel de Sede Central.

Empresa Mediana con Varias Localidades

En el caso de existir varias localidades se pueden organizar a través de Zonales. Laconstitución de un Coordinador de Zonales a nivel de Sede Central se justificaría en los casosque existan más de (2) dos Zonales y sea viable económicamente.

Empresas Grandes

Las empresas grandes tendrán claramente definidos sus tres niveles de descentralización.

Se pueden constituir Zonales en la misma ciudad en la cual está localizada la Sede Centralcomo en otros ámbitos geográficos. Siempre que su constitución tenga viabilidad económica.

El Coordinador de Zonales en la Sede Central, se justificaría en la medida que existan más de(2) dos Zonales y que la complejidad de actividades de coordinación así lo requiera.

2.2.4 Plan de Adecuación de Estructura Orgánica

2.2.4.1 Estrategia

Conseguir el apoyo de los trabajadores que conforman los diferentes niveles jerárquicosmediante exposiciones empezando por el primer nivel, en las cuales se explique en formatransparente las actividades a realizar.

2.2.4.2 Objetivos y Metas

Objetivos

• Facilitar el desarrollo de una gestión eficiente.

• Viabilizar la obtención de una apropiada calidad del servicio y la proyección de unaimagen positiva.

• Operar con racionales costos y gastos administrativos.

• Optimizar el cumplimiento de dispositivos legales y normas reguladoras del Sector.

Metas

• Cumplir con los objetivos establecidos en un plazo menor a 5 semanas

2.2.4.3 Actividades Propuestas

• Analizar las fortalezas y debilidades de la actual organización de la empresa, enfunción al modelo aprobado para su implantación.

• Fortalecer las debilidades encontradas mediante las siguientes actividades :

• Adecuar la organización actual a la nueva estructura del Manual de Organizacióny Funciones. Los cambios necesarios a la Estructura Organizacional de la Empresa,a nivel central, zonal y local, evaluando los recursos disponibles: capacidad delpersonal, posibilidad de contratar servicios de terceros para ejecutar estudios y/oservicios, suministro de materiales, capacidad de fiscalización de obras;disponibilidad del personal técnico calificado; a fin de favorecer el mejoramiento desu funcionamiento administrativo.

• Actualizar el Manual de Organización y Funciones, aplicando la normatividad.

• Formular las normas, procedimientos, códigos y formularios requeridos en la nuevaestructura.

3. MODELO DE MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES

Subordinación e Interrelacionamiento entre Órganos

La subordinación jerárquica esta definida por la ubicación de cada órgano en la estructuraorgánica.

Se mantiene el principio de unidad de mando, sin perjuicio de las relaciones funcionales entrelos sistemas de la Empresa.

Todos los órganos de la empresa deberán mantener una estricta y permanente colaboraciónentre sí, facilitando y tramitando los documentos y emitiendo todas las informacionesnecesarias sobre sus actividades con la finalidad de establecer un apropiadointerrelacionamiento para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Delegación y Ejercicio de Autoridad

1. El Gerente General y los Jefes de Sistemas deberán, tanto como sea posible, estarlibres de actividades meramente operativas, tales como acciones relativas a mecánicasadministrativas o que se refieran a simples aplicaciones de normas ya establecidas.

2. El envío de documentos y otros expedientes al Gerente General y a los Jefes deSistemas, es conveniente que sea :

• Cuando la toma de decisiones sea de su exclusiva competencia.

• Cuando se trate de relaciones de la empresa con entidades externas, excluidos losasuntos rutinarios de cuya decisión son responsables otros órganos de la empresa.

Ello permitirá que a este nivel se disponga de mayor tiempo para elevar la calidad delas decisiones de su competencia como consecuencia del mejor manejo de informaciónrelevante.

Para viabilizar ello es necesario que:

• Las jefaturas situadas en la base de la organización asuman su responsabilidad de tomade decisiones, en los asuntos de su competencia, respetando las normas y políticasque regulan su accionar.

• La Autoridad competente para tomar una decisión y ordenar una determinada acciónes aquella Jefatura responsable del proceso o actividad correspondiente.

• La Autoridad competente para tomar una decisión no podrá inhibirse de hacerlo, sólopodrá solicitar asesoría o elevarlo a consulta cuando el tema por su especialidad ocomplejidad amerite la obtención de opiniones calificadas.

Enfoque Sistémico

El enfoque sistémico es una cultura de administración moderna que propicia el cambio deesquemas establecidos por las escuelas científica, humanística, burocrática y otras.

Su principal característica es el de conceptualizar la empresa como un conjunto de órganoscompletamente integrados e interrelacionados. El éxito o fracaso de una empresa está enfunción a una adecuada interacción que efectúe con los medios externos a su frontera; asícomo, con los órganos, con los que necesariamente interactúa.

El enfoque sistémico se rige por el pensamiento Holístico (para obtener conocimiento sobreun determinado asunto, analiza el TODO en primera instancia), y está en contraposición alpensamiento Atomicista (analizar primero las partes componentes), que es característico de laescuela científica.

“El éxito de una parte no significa el éxito de la empresa, debido a correlación ínter sistémicacon los resultados de sus otras partes y por ende con la empresa en su conjunto. No existeórganos prioritarios; las actividades pueden iniciarse en un órgano, continuar en otro yterminar en un tercero”.

Dentro del enfoque sistémico el ciclo de transformación está de acuerdo al siguiente gráfico :

Toda TRANSFORMACION sea esta netamente material, exclusivamente intelectual o unadiversidad de mezclas de ambas; se ejecutará realizando una serie de ACTIVIDADES. Alconjunto de ACTIVIDADES orientadas a un mismo fin se le denomina PROCESO y loobtenido luego del PROCESO se le conoce como PRODUCTO. Las informaciones que

sirven para mejorar el proceso y perfeccionar el producto se le denominaRETROALIMENTACION. Todo proceso está influenciado por el medio AMBIENTEexterno.

Todo PROCESO necesita de ENTRADAS. Estas entradas pueden ser materiales (materialprima o insumos para un proceso productivo industrial); o datos e informaciones (para unproceso netamente intelectual. Ahora bien la información puede calificarse como la materiaprima del proceso de toma de decisiones).

Dentro de esta escuela administrativa los procesos de información entre lo órganos son de vitalimportancia y depende de su calidad y oportunidad para incrementar la posibilidad de el éxitoo fracaso de la empresa. Así mismo, el recorrido de la información para la toma de decisiones(comunicaciones) debe ser el más corto posible, debiendo la empresa tener el menor númerode niveles jerárquicos; no más de tres niveles sería recomendable.

Utilizando la terminología de la Teoría General de Sistema para fines de organización,a la empresa la podemos considerar como MACROSISTEMA; al primer nivel jerárquicode las actividades empresariales se le podrá denominar SISTEMAS; al segundo nivelSUBSISTEMAS y al tercer nivel EQUIPOS.

El empleo de la terminología de la Teoría General de Sistemas (sistemas, subsistemas,procesos, actividades, productos, retroalimentación, fronteras, datos de entrada, datos desalidas, equipos y otros), no garantiza que se esté implantando el “enfoque sistémico” en laadministración de la empresa.

Es más, el enfoque sistémico no se implanta, se adopta como filosofía en la administración deempresas. Constituye una forma de gestión empresarial.

Para que el enfoque sistémico se aplique en su integridad, es necesario que las empresasparticipantes, empezando por el primer nivel jerárquico, adecuen su actitud conductual a lascaracterísticas requeridas por esta escuela, siendo las más importantes:

• Dominio Personal: el trabajador debe dar el máximo esfuerzo en el desempeño de susfunciones.

• Visión Compartida: conocimiento pleno de los objetivos empresariales para orientartodos los esfuerzos en una misma dirección.

• Modelo Mental: el modelo mental debe ser participacionista, aprendiendo a escuchar,compartiendo conocimientos, desechando el egoísmo y el individualismo.

• Trabajo en Equipo: el trabajo en equipo es la fuente de aprendizaje del trabajador yde la empresa. El gran volumen de informaciones y la complejidad del conocimientohace cada vez más necesario el trabajo en equipos multifuncionales ymultidisciplinarios para el análisis de la problemática empresarial y para la posteriortoma de decisiones. El trabajo en equipo requiere de ciertas cualidades tales como queel líder sepa dirigir reuniones: evitar las discusiones, propiciar el diálogo, no salirsedel tema, evitar intervenciones prolongadas, llegar a conclusiones y otras.

El enfoque sistémico ha sido exitoso en muchas empresas, pero requiere un esfuerzo decontinuidad y tiempo de maduración, el cual en empresas muy conflictivas podría tomarcinco o más años para lograr un funcionamiento empresarial que posibilite el logro de losobjetivos de su aplicación.

Líneas de Comunicación

Las comunicaciones entre los sistemas (intersistémicas), así como, las que se realizan entre losórganos (subsistemas, equipos) que componen un Sistema (comunicaciones intrasistémicas);deben ser permanentemente analizadas por el órgano de Organización y Métodos (o su similar)buscando optimizar las mismas.

El tipo de información, el flujo (sea manual o automatizado), la frecuencia de la información,los formularios a utilizar y las informaciones que deben recibir y entregar cada órgano de laempresa son las principales variables que deben ser evaluadas y analizadas.

El establecimiento de un sistema de información empresarial tecnológicamente actualizado esun paso fundamental para el desarrollo de la empresa ya que permite que los diferentes órganosde la misma accedan a informaciones necesarias para una toma de decisión rápida, con elsustento requerido.

Dentro del enfoque sistémico las comunicaciones en la empresa adquieren un papelpreponderante dentro de la organización.

Los criterios tradicionales de comunicación en flujos verticales y horizontales estáticos dejande tener vigencia; dando paso a una comunicación abierta y dinámica en todos los sentidos, enla medida que se necesite para el permanente y continúo desarrollo de la empresa.

Líneas de Coordinación

El constante desarrollo tecnológico de las comunicaciones y de la automatización de datos;así como, la intercomunicación a nivel internacional de las principales fuentes de informaciónrequiere un análisis multidisciplinario para la toma de decisiones.

En la actualidad un directivo e incluso un ejecutivo de alto nivel, con el máximo grado deespecialización, no consigue analizar adecuadamente la cantidad de información que recibe,debiendo por lo tanto formar equipos multifuncionales y multidisciplinarios para un adecuadoanálisis y una óptima toma de decisiones.

Por otro lado el analizar las informaciones en equipo es la mejor manera de capacitar asus integrantes en las diferentes funciones y disciplinas que se practican en la empresa y seconvierte en herramienta principal para transmitir los objetivos y los lineamientos de políticasa todos los miembros de la empresa.En la medida que todos los trabajadores orienten su labor hacia objetivos comunes, secomporten en base a las políticas establecidas y analicen permanentemente los cotidianosproblemas de la actividad que realicen manejando oportunamente información relevante;

podrán tomar las mejores decisiones y se podrá asegurar un desarrollo permanente y sostenidode la empresa.

Para las coordinaciones intersistémicas se propone los siguientes Comités de Coordinación,bajo la dirección del Gerente General:

• Comité de Planeamiento Estratégico• Comité de Evaluación de Gestión Empresarial• Comité de Evaluación de Calidad

Para las coordinaciones intrasistémicas se propone la conformación de comités especializadospara el análisis de los principales procesos que se realicen en cada uno de los sistemascomponentes de la empresa.

Estos comités serán dirigidos por la Jefatura del Sistema al cual pertenecen.

Propuesta de Comités a Implantar:Sistema Operacional

• Comité de Planeamiento Operacional• Comité de Ingeniería• Comité de Control de Calidad• Comité de Mantenimiento

Sistema Comercial• Comité de Planeamiento Comercial• Comité de Reclamos• Comité de Promoción de Ventas• Comité de Facturación y Cobranza

Sistema Administrativo• Comité de Adjudicación• Comité de Flota de Vehículos• Comité de Trámite Documentario• Comité de Seguridad• Comité de Asistencia Social• Comité de Capacitación

Sistema de Contabilidad y Finanzas• Comité de Contabilidad de Costos• Comité de Finanzas

FUNCIONES COMUNES

Funciones Comunes a los Jefes de Sistemas

1. Elaborar el rol de vacaciones del personal que integra su sistema.

2. Autorizar las horas extras.

3. Solicitar a Recursos Humanos el control de asistencia de su personal.

Funciones Comunes a las Demás Jefaturas

1. Supervisar y coordinar los trabajos a su cargo.

2. Distribuir tareas a su personal, evaluando el avance de los trabajos.

3. Presentar, con la debida anticipación a su superior inmediato el programa anual deactividades.

4. Proponer a su superior inmediato modificaciones de normas, políticas yprocedimientos de las actividades que ejecuta.

5. Iniciar trámites administrativos diversos.

6. Mantener la disciplina del personal y hacer cumplir el horario de trabajo.

7. Valorar los méritos y aplicar sanciones disciplinarias a su personal.

8. Sugerir modificaciones en el cuadro de asignación del personal bajo su cargo.

9. Solicitar material necesario para el funcionamiento de sus órganos subordinados.

10. Preparar periódicamente informes, a su superior inmediato, sobre las actividades querealiza.

11. Ejercer otras actividades previstas en las normas, procedimientos e instrucciones deservicio.

Funciones Comunes a los Trabajadores

1. Cumplir con las prescripciones legales y reglamentarias de la empresa.

2. Ejecutar con cuidado, presteza y dedicación las tareas que le fueron asignados.

3. Cumplir las órdenes superiores, observando los plazos establecidos.

4. Formular sugerencias para perfeccionar e incrementar la productividad del trabajo.

CODIFICACION DE ORGANOS DE LA EMPRESA

ORGANOCOD.

IDENT.

1ER.DIGITONIVEL

2DO.DIGITONIVEL

3ER.DIGITONIVEL

4TO.DIGITONIVEL

ALTA DIRECCIONJUNTA GENERALDIRECTORIOGERENCIA GENERAL

111213

1111

123

ORGANOS DE ASESORIAASESORIA LEGALCOMUNICACION SOCIAL

21.121.2

222

12

11

ORGANOS DE APOYOSISTEMA DE PLANEAMIENTOSISTEMA DE CONTABILIDAD Y FINANZASSISTEMA ADMINISTRATIVO

313233

3333

123

ORGANOS DE LINEASISTEMA OPERACIONALSISTEMA COMERCIALSISTEMA DE COORDINACION DE ZONALES

414243

4444

123

ALTA DIRECCION

11 JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

Función General

órgano exclusivamente deliberativo, los representantes están para planificar directamentela gestión empresarial, toman decisiones plasmadas en acuerdos cuando estén legalmentereunidos.

FUNCIONES DE LA JUNTA GENERAL ORDINARIAS

1. Aprobar o Desaprobar la memoria, el balance y la gestión social.

2. Acordar, luego de cubrir las necesidades de la empresa, las inversiones previstas ycuando procediera, la distribución de utilidades en función de los aportes realizados,el pago de dividendos y la creación de fondos especiales de acuerdo al PlanEmpresarial aprobado por el Directorio y presentado por la gerencia general.

3. Elegir regularmente a los miembros del Directorio y a su Presidente.

4. Tratar temas correspondientes a la Junta General Extraordinaria de Accionistas,siempre que se hubieran indicado en el aviso de convocatoria y existiera el quórumfijado en el Estatuto.

FUNCIONES DE LA JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIAS

1. La modificación parcial o total del Estatuto Social, contando con la opinión favorabledel Directorio de la empresa.

2. Elegir y remover los miembros del Directorio.

3. Transformar, fusionar, disolver y liquidar la sociedad contando con la autorizaciónprevia del Directorio.

4. Determinar la transferencia y/o adjudicaciones de bienes que integran el activo nonegociable de la sociedad.

5. Disponer investigaciones, auditorias y balances. La contratación de auditoresexternos.

6. Declarar en reorganización la empresa de acuerdo a las normas legalescorrespondientes.

7. Resolver las cuestiones que le someta el Directorio, así como aquellas en las queresulte comprometido algún interés de la Sociedad.

12 DIRECTORIO

Función General

El Directorio es el órgano responsable de la dirección de la empresa exceptuándoseleúnicamente las funciones reservadas, por la Ley General de Sociedades o por el Estatuto, a laJunta General de Accionistas.

Funciones Específicas

1. Dirigir y administrar la marcha empresarial teniendo como objetivo primordial brindarlos servicios en las mejores condiciones de calidad, cantidad, continuidad y tarifajusta; así como, lograr la viabilidad económica, y la satisfacción del cliente.

2. Aprobar el Plan de Gestión de la Sociedad.

3. Proponer el Plan de Inversiones a la Junta General.

4. Convocar la Junta de Accionistas, sea Ordinaria o Extraordinaria.

5. Nombrar y remover al Gerente General.

6. Evaluar y controlar la gestión del Gerente General.

7. Aceptar la renuncia de los Directores y proveer las vacantes con cargo de dar cuentaa la próxima Junta General de Accionistas, para que resuelva lo que considereconveniente.

8. Velar por la formulación, aplicación y actualización del Plan Empresarial y losProgramas de Operación y Mantenimiento, que en cumplimiento de las normas debeformular la Sociedad.

9. Velar por el cumplimiento de las normas de salud.

10. Aprobar las políticas y estrategias de la Sociedad.

11. Aprobar los programas y presupuestos de la empresa.

12. Autorizar las ventas del activo fijo.

13. Autorizar el otorgamiento de garantías y cartas fianzas a terceros.

14. Las demás facultades que le señale la Ley y los Estatutos.

12.1 Auditoria Interna

Función General

Es el órgano responsable de evaluar permanentemente el control interno de la empresa,velando para que todos los elementos de control funcionen adecuadamente.


1. Elaborar el Plan de Anual de Auditoria Interna proponiéndolo al Directorio para suaprobación.

2. Elaborar los programas de auditoria de las actividades contenidas en el Plan Anual,así mismo auditorias especiales solicitadas por el Directorio.

3. Ejecutar las auditorias programadas.

4. Evaluar permanentemente el Plan Anual, recomendando al Directorio la readecuacióndel mismo y la realización de auditorias especiales.

5. Presentar informes de las auditorias realizadas indicando las conclusiones del examen,así como plantear las recomendaciones necesarias a fin de superar las deficienciasencontradas (observaciones).

6. Supervisar la implementación de las recomendaciones aprobadas por el Directorio yde las decisiones tomadas a partir del análisis de los informes de auditoria.

7. Proponer al Directorio la actualización del Manual de Auditoria Interna.

8. Otras funciones que sean designadas por el Directorio.

13 GERENCIA GENERAL

Función General

Es el máximo órgano ejecutivo de la EMPRESA, responsable de ejecutar todas lasdisposiciones del Directorio, representa a la Sociedad en los actos y contratos deadministración, conduce a la empresa hacia sus objetivos cumpliendo las políticas y estrategiasfijadas por sus Estatutos y por el Directorio.


1. Celebrar los actos y contratos relativos al objeto social y otros que estuvieran dentrode sus facultades o que le fueran delegados por el Directorio.

2. Dirigir las operaciones comerciales, administrativas y operativas de la EMPRESA.

3. Organizar el régimen interno de la Sociedad, usar el sello de la misma, expedirla correspondencia, cuidar que la contabilidad esté al día, inspeccionar los libros,documentos y operaciones de la Sociedad y dictar las disposiciones para el correctofuncionamiento de la misma.

4. Ordenar pagos y cobros reservados a su nivel, otorgando cancelaciones o recibos.

5. Nombrar, a los empleados que sean necesarios, fijándoles sueldo, salario, comisión ylabor a efectuar.

6. Aplicar las sanciones necesarias para preservar la disciplina y ética laboral.

7. Dar cuenta en cada sesión del Directorio o de la Junta General de Accionistas, cuandoésta lo solicite, del estado y de la marcha empresarial.

8. Aprobar el Balance General y someterlo a aprobación del Directorio.

9. Supervisar la ejecución de los planes y presupuestos de acuerdo a las normas legalesaplicables.

10. Ejecutar acuerdos y disposición del Directorio.

11. Llevar la firma y la representación legal de la Sociedad ante las distintas entidadesnacionales o extranjeras, públicas o privadas, pudiendo suscribir los conveniosinterinstitucionales correspondientes.

Son órganos subordinados directamente a la Gerencia General: Asesoría Legal; ComunicaciónSocial; Planeamiento; Contabilidad y Finanzas; Administración; Operacional; Comercial;Coordinación de Zonales.

ORGANOS DE ASESORIA

21.1 Asesoría Legal

Función General

Es el órgano responsable de asesorar, proponer, opinar, y pronunciarse en todos los asuntoslegales que sean de su competencia, solicitados por la Gerencia General y/o las áreas de laempresa.


1. Mantener actualizada una Biblioteca Legal, que contenga Dispositivos Legales(Leyes, Decretos, Resoluciones, Directivas, etc.), Jurisprudencia, Libros de Consultay Estudios realizados sobre diversos aspectos jurídicos, que guarden relación con elobjeto social de la Empresa.

2. Opinar sobre todos los asuntos de su competencia, que le sean solicitado.

3. Interponer o apersonarse a los procesos judiciales y/o administrativos en los que laempresa sea parte, presentando los recursos ordinarios o extraordinarios que seannecesarios en defensa de los intereses, imagen y patrimonio de la empresa.

4. Asesorar a los demás órganos de la Empresa respecto a la adecuada interpretación delos dispositivos legales vigentes.

5. Organizar y mantener un archivo de contratos y convenios suscritos por la empresa.

6. Proponer directivas y/o recomendar la promulgación de Dispositivos Legales quepermitan el mejor desarrollo y marcha de la Empresa.

7. Opinar respecto a la procedencia de los Recursos Impugnatorios que se presentencontra las Resoluciones emitidas por la Empresa.

8. Formar parte en las Comisiones o Comités, en los que se discuta con terceros algúnderecho de la Empresa.

9. Los que le asigne o encargue expresamente la Gerencia General.

ORGANOS DE APOYO

31 SISTEMA DE PLANEAMIENTO

Función General

Es el órgano responsable por la orientación de la marcha empresarial hacia el logro desu Misión, a corto, mediano y largo plazo, en las mejores condiciones de calidad total yoportunidad para el proceso de toma de decisión.


1. Formular y proponer el Plan de Gestión de la Empresa, proyectando las necesidadesfísicas, económicas, financieras y organizacionales; controlar y evaluar el desarrollode los planes de la empresa en coordinación con los diversos órganos de la misma.

2. Formular planes de desarrollo físico técnicamente viables.

3. Preparación de estudios para conocer la viabilidad económica - financiera de laempresa y de sus proyectos.

4. Preparación de estudios de desarrollo institucional y determinación de su viabilidadadministrativa, así como el planeamiento organizacional de la empresa.

5. Asesorar a la Gerencia General y a las demás jefaturas en la formulación yreformulación de planes y programas generales de la empresa con el sustento técnicorequerido, mediante una adecuada identificación de las necesidades, de los recursosdisponibles y el establecimiento de políticas, objetivos, directivas y metas.

6. Coordinar con los sistemas involucrados directa e indirectamente con el sistemade planeamiento empresarial, suministrando y recogiendo información, promoviendoreuniones y visando, consolidando y ejecutando el plan de gestión de la empresa.

7. Supervisar y coordinar las actividades del plan de gestión de la empresa.

8. Dirigir la formulación de los programas y presupuestos de la empresa.

9. Elaborar y aplicar sistemas de evaluación y control que permitan analizar y supervisarla ejecución de los programas en sus aspectos físicos, económicos y financieros.

10. Controlar y supervisar el desarrollo de los programas pre establecidos.

11. Supervisar y coordinar la retroalimentación a los planes , programas y presupuestos enbase a las informaciones emitidas por los diversos sistemas de la empresa y su entorno.

12. Plantear a Gerencia General la reprogramación presupuestal, proponiendo correctivosa las desviaciones detectadas.

13. Formular y proponer a la Gerencia General herramientas de control y evaluación delos programas y presupuestos de la empresa en coordinación con los demás sistemasempresariales.

Son órganos subordinados directamente al Sistema de Planeamiento:Desarrollo Empresarial;Información, Evaluación y Control; Desarrollo Organizacional e Información.

31.1 Desarrollo Empresarial

Función General

Consolidación y formulación y actualización de los planes, programas y presupuestosgenerales de la Empresa; así como, de los diferentes sistemas que la conforman, estableciendolos objetivos, las políticas, los recursos necesarios y las metas de gestión.


1. Priorizar, elaborar y actualizar los estudios de factibilidad técnica - administrativa,económica y financiera de la empresa.

2. Elaborar, actualizar y administrar el plan de gestión de la empresa (Plan Empresarial).

3. Elaborar los programas y presupuestos anuales de la empresa., proponiendo normas yprocedimientos presupuestales, así como la reformulación de los mismos.

4. Estudiar y proponer medidas y procedimientos para corregir los planes, programasy presupuestos en ejecución , cuando se justifiquen por razones coyunturales y/oestructurales

5. Elaborar estudios de mercado de los servicios que presta la empresa.

Son órganos subordinados: Formulación de Planes; Programas y Presupuestos.

31.1.1 Formulación de Planes

Función General

Elaborar y actualizar el Plan de Gestión de la Empresa.


1. Elaborar y proponer los objetivos empresariales.

2. Elaborar y proponer las políticas empresariales.

3. Elaborar y proponer las metas de gestión.

4. Elaborar el plan físico o de inversiones de la empresa.

5. Elaborar el plan económico.

6. Elaborar el plan financiero.

7. Consolidación del Plan de Gestión.

8. Elaboración de Estudios de Factibilidad Técnicos, Económicos y Financiero.

31.1.2 Programas y Presupuestos

Función General

Programar las actividades anuales y elaborar los presupuestos


1. Inventariar los recursos disponibles.

2. Elaboración de los Programas y Presupuestos de Inversión.

3. Elaboración de los Programas y Presupuestos Operativos.

4. Determinación de la Tarifa para la factibilidad económica financiera.

31.2 Información, Evaluación y Control

Función General

Establecer un adecuado sistema de información que permita una eficiente evaluación y controlde los planes, programas y presupuestos de la empresa.


1. Desarrollar, implantar y mantener actualizados los sistemas de información de laempresa.

2. Coordinar y controlar las actividades de procesamiento de datos, priorizando losaspectos normativos y de información de la empresa.

3. Promover y divulgar los nuevos sistemas de información, orientando y enseñando suutilización.

4. Recolectar la información disponible, estableciendo y evaluando los indicadores degestión para permitir un conocimiento de la realidad de la compañía.

5. Elaborar datos estadísticos de las diferentes variables que inciden en la gestiónempresarial, analizando e interpretando los mismos.

Son órganos subordinados: Información Empresarial; Evaluación y Control.

31.2.1 Información Empresarial

Función General

Actualizar y archivar la información empresarial.


1. Implantar y actualizar sistemas de información.

2. Promover y divulgar los nuevos sistemas de información, orientando y enseñando suaplicación.

3. Recolectar la información disponible.

4. Mantener actualizado un archivo de información disponible y fácil acceso.

31.2.2 Evaluación y Control

Función General

Evaluar y Controlar la ejecución de los programas en sus aspectos físicos, económicos yfinancieros.


1. Implementar sistemas de evaluación y control.

2. Evaluación de indicadores de gestión.

3. Controlar y supervisar el desarrollo de los programas y presupuestos establecidos.

4. Elaborar informes de Gestión.

31.3 Desarrollo Organizacional e Informática

Función General

Apoyo en el desarrollo institucional mediante las técnicas de organización y métodos, análisisy soporte informático.


1. Apoyar en la elaboración del Plan de Gestión Empresarial, en lo relacionado aplaneamiento organizacional y planeamiento informático.

2. Formular y Proponer el Plan Organizacional.

3. Supervisar y coordinar la realización de todas las actividades relativas al proceso deplaneamiento organizacional.

4. Revisar y/o definir la estructura organizacional de la empresa.

5. Elaborar y/o revisar y mantener actualizados los manuales de organización, funciones,políticas, normas, procedimientos, formularios y otros.

6. Propiciar, organizar y dirigir el desarrollo y utilización de los sistemas de informática.

7. Adecuar y actualizar los sistemas de informática a la realidad de la empresa.

Son órganos subordinados: Planeamiento Organizacional; Soporte Informático

31.3.1 Planeamiento Organizacional

Función General

Incrementar la productividad de la Empresa.


1. Elaboración del Plan de Desarrollo Organizacional.

2. Actualización de Estructura Orgánica y Manuales de Gestión.

3. Estudios de factibilidad administrativa de proyectos.

4. Análisis de procesos y estudios para incrementar la productividad.

31.3.2 Soporte Informático

Función General

Automatizar las actividades empresariales.


1. Elaborar, ejecutar y actualizar el Plan Directivo de Desarrollo Informático.

2. Elaborar y actualizar el Plan de Contingencia de Informática.

3. Dar soporte técnico a usuarios a través de programas y equipos.

4. Desarrollar y mantener aplicativos.

32 SISTEMA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

Función General

Ejecutar la administración financiera y el registro contable.


1. Planear, programar, coordinar y controlar el desarrollo de las actividades financierasde la empresa.

2. Definir y proponer al Gerente General, a través del Sistema de Planeamiento lasnormas y políticas que orientarán las actividades financieras, así como los estudiosnecesarios para mejorar la eficiencia de los servicios prestados.

3. Coordinar, organizar, controlar y dirigir los procesos de contabilidad y deadministración de recursos financieros.

4. Supervisar y controlar la preparación de estados financieros de la empresa.

5. Cumplir y hacer cumplir las políticas económicas financieras de acuerdo a lasdirectivas emanadas por la Gerencia General.

6. Abrir y controlar las cuentas bancarias de la empresa.

Son órganos subordinados directamente al Sistema de Contabilidad y Finanzas : PlaneamientoFinanciero; Contabilidad General; Contabilidad de Costos; Administración de RecursosFinancieros.

32.01 Planeamiento Financiero


1. Elaborar informes de seguimiento del desarrollo de los programas y asesorar a losórganos del Sistema de Contabilidad y Finanzas para la formulación y control de losplanes necesarios.

2. Proponer y opinar sobre las tácticas y estrategias destinadas a desarrollar laspotencialidades financieras de la empresa.

3. Analizar y someter a la aprobación, los planes financieros a corto plazo, así como laspolíticas de utilización de los recursos financieros disponibles.

4. Evaluar y supervisar la ejecución presupuestaria de la empresa.

32.1 Contabilidad General

Función General

Registrar en forma oportuna y confiable las transacciones económicas financieras; en basea dispositivos legales vigentes, principios y normas de Contabilidad generalmente aceptadosa nivel de la contabilidad general, contabilidad presupuestal contabilidad patrimonial ycontabilidad de costos, así como, elaborar estados financieros en forma regular.


1. Proponer y ejecutar las políticas que corresponden al ámbito de su competencia.

2. Plantear, desarrollar y actualizar los Sistemas y Procedimientos Contables,supervisando a los órganos de la empresa en lo referente a su adecuado tratamiento.

3. Centralizar el registro oficial de las operaciones contables; supervisando la aperturay actualización de los Libros Oficiales de Contabilidad y Registros Auxiliaresrespectivos.

4. Ejecutar la consolidación y control de la formulación, evaluación e interpretación delos Estados Financieros y su información complementaria.

5. Mantener un archivo ordenado y completo del acervo documental contable.

6. Coordinar con el área de informática la actualización de equipos y programas delSistema de Contabilidad.

Son órganos subordinados:

Análisis, Procesamiento y Consolidación Contable; Formulación de Estados Financieros eInformes Contables.32.1.1 Análisis, Procesamiento y Consolidación Contable

Función General

Registrar de manera confiable y de acuerdo a los principios y normas de Contabilidad lasactividades de la Empresa.


1. Aperturar, registrar y mantener actualizados los Libros Principales y Auxiliares quesean de su competencia.

2. Aperturar, registrar y mantener actualizados los controles de los movimientos de laspartidas presupuestarias.

3. Revisar, procesar y consolidar la documentación contable y sustentatoria remitidas porlos órganos de la Empresa, incluyendo los descentralizados.

4. Controlar la adecuada aplicación del Plan de Cuentas; así como, coordinar con losórganos de la empresa las regularizaciones y ajustes de las operaciones efectuadas.

5. Revisar y conciliar los saldos de las cuentas que, en el ámbito de su competencia, lesean asignados; proponiendo las regularizaciones y/o ajustes a que hubiera lugar.

6. Proporcionar los datos, reportes e información complementaria para la formulación delos Estados Financieros e informes contables respectivos.

32.1.2 Formulación de Estados Financieros e Informes Contables

Función General

Emitir los reportes contables que permita establecer la situación Económica - Financiera de laEmpresa; así como formular la información de tipo Contable - Financiero, y Presupuestos talque se requiera, dentro del ámbito de su competencia.


1. Desarrollar las actividades necesarias para la formulación de los Estados Financierosde la EMPRESA.

2. Efectuar el análisis, evaluación e interpretación de los Estados Financieros de laEmpresa.

3. Efectuar al análisis y evaluación permanente de la rentabilidad y/o costos deproducción de cada centro de responsabilidad presupuestal.

4. Proporcionar informes de la ejecución de las partidas presupuestarias, que permitaevaluar cualitativa y cuantitativamente el desarrollo del Presupuesto aprobado.

5. Preparar la documentación contable que asigne los ajustes y/o regularizaciones de lasoperaciones contables para la correcta presentación de los Estados Financieros.

32.2 Contabilidad de Costos

Función General

Programar, organizar, coordinar y controlar las actividades para determinar y registrar loscostos de proyectos y obras; los costos operacionales y comerciales.


1. Mantener un sistema apropiado de Centros de Costos.

2. Proponer procedimientos a los demás órganos de la empresa para una adecuadarecolección, registro y determinación de costos.

3. Efectuar análisis de costos comparándolos con otros períodos y con costos de otrosórganos de la empresa o de otras empresas.

4. Informar cuando se detecte desvíos de costos en relación a padrones consideradosnormales.

5. Mantener un sistema de información automatizado y adecuadamente formulado, paraque sirva de instrumento en la toma de decisiones.

32.3 Administración de Recursos Financieros

Función General

Administrar, en términos de programación, ejercicios y de control, todos los recursosfinancieros de la empresa.


1. Dirigir, organizar y ejecutar los planes y programas financieros de la empresa, en basea las orientaciones de la Gerencia General y del Sistema de Planeamiento.

2. Organizar, coordinar y controlar los ingresos y egresos de recursos financieros.

3. Coordinar y elaborar los programas y proyectos financieros.

4. Preparar informes periódicos sobre la ejecución financiera de la empresa.

Son órganos subordinados: Programación y Control; Procesamiento de Cuentas; Tesorería.

32.3.1 Programación y Control

Funciones Específicas1. Estimar y controlar el cronograma de utilizaciones y aplicaciones de recursos

financieros.

2. Controlar, a nivel de programación financiera los pagos de obligaciones contraídas,así como los desembolsos de las entidades financieras para aplicarlos en obras.

3. Tener conocimiento de todos los contratos celebrados por la empresa, que tenganincidencia financiera, para incluirlas en la programación.

4. Preparar los presupuestos, y flujos de cajas proyectadas, para aprobación por laGerencia General, emitir informes de la ejecución financiera y la reprogramación deacciones financieras.

5. Controlar la programación financiera elaborada por los órganos descentralizados.

6. Controlar la utilización de los fondos fijos.

32.3.2 Procesamiento de Cuentas

Funciones Específicas1. Dar conformidad, codificar los documentos a pagar y disponer su procesamiento,

remitiéndolo a tesorería luego de ser autorizados por la Jefatura del Sistema.

2. Disponer la reposición de fondos fijos.

3. Mantener actualizados los registros de cuentas por pagar.

4. Elaborar y disponer el pago de impuestos.

5. Mantener actualizado los registros de accionistas.

32.3.3 Tesorería


1. Responsabilizarse por la recepción de recursos financieros y por su custodia.

2. Efectuar el pago de todos los compromisos de la empresa.

3. Elaborar los reportes diarios de caja y bancos incluyendo estados de movimientos.

4. Preparar cheques, depósitos bancarios, transferencias bancarias.

5. Controlar los fondos fijos.

6. Mantener actualizado en riguroso orden cronológico los pagos pendientes.

33 SISTEMA ADMINISTRATIVO

Función General

Apoyar administrativamente a todos los órganos de la empresa, entendiéndose como tal,la administración de los recursos humanos, la administración de suministros, de los bienespatrimoniales, del transporte y de los servicios generales.


1. Planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de apoyo administrativo a toda laempresa en cuanto a la administración de los Recursos Humanos, Suministros, BienesPatrimoniales, Transportes y Servicios Generales.

2. Proponer las políticas y metas de apoyo administrativo.

3. Implantar planes y programas que tengan como objetivo la optimización de losrecursos humanos y materiales existentes en la empresa.

4. Coordinar con el Sistema de Planeamiento la formulación y aprobación de los planes,programas y presupuestos.

Son órganos subordinados directamente al Sistema Administrativo: Planeamiento y Control;Suministros y Servicios Generales; Recursos Humanos; Control Patrimonial y Seguros.

33.01 Planeamiento Administrativo


1. Representar al Sistema de Planeamiento.

2. Asesorar al Sistema Administrativo en la elaboración de planes programas ypresupuestos en lo concerniente a la gestión de personal, de compras, de controlpatrimonial, de servicios generales y gestión de stock.

3. Emitir informes e índices de gestión que permitan una adecuada evaluación y controlde la gestión de personal, de los materiales de consumo y patrimoniales, del transportey de los servicios generales, teniendo como fin una óptima utilización de los recursosdisponibles.

33.1 Suministros y Servicios Generales

Función General

Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos relativos a investigación delmercado de proveedores, compras nacionales e internacionales, gestión de inventarios,almacenamiento de insumos, materiales y repuestos, así como servicios generales.


1. Formular, ejecutar y controlar el Plan y Presupuesto Operativo Anual, coordinandocorporativamente su formulación y ejecución; así como, compatibilizándolo eintegrándolo con el Plan de Gestión Empresarial.

2. Formular, proponer y ejecutar el Programa Anual de Compras (nacionales eimportadas).

3. Dirigir, controlar y evaluar el Proceso de adquisición de insumos, maquinarias,equipos, repuestos, materiales y servicios que permitan el normal desarrollo de lasoperaciones.

4. Planear, dirigir y coordinar el proceso de control de inventarios (stocks).

5. Administrar el proceso de almacenamiento de insumos, maquinarias, equipos,repuestos y materiales.

6. Proponer, implementar y controlar políticas y normas específicas para laadministración del sistema logístico.

7. Proveer el servicio de mantenimiento de las plantas y oficinas.

8. Administrar la flota vehicular y los servicios de transporte, así como el servicio demantenimiento y reparación.

9. Evaluar permanentemente el mercado de proveedores, para efectos de disponer deinformación actualizada que permita una eficiente y rápida toma de decisiones.

10. Administrar el trámite documentario, sistemas de comunicación y archivo de lasempresas.

11. Mantener permanentemente informado al Sistema de Planeamiento, respecto a losprincipales indicadores e información básica.

Son órganos subordinados: Administración de Compras; Planeamiento de Stocks,Administración de Almacén; Administración de Flota de Vehículos; Servicios Generales.

33.1.1 Administración de Compras


1. Ejecutar, coordinar y controlar las actividades de compras de la empresa.

2. Coordinar con los agentes de aduana los procesos de importación de la empresa,responsabilizándose de su nacionalización.

3. Supervisar los procesos de compra, haciendo cumplir las estipulaciones contractualesde validez de precios, plazo de entrega, forma de pago, garantías exigidas y otrascondiciones previstas.

4. Efectuar investigaciones de mercado para identificar nuevos productos y proveedores.

5. Informar a Planeamiento de Stocks las compras contratadas, remitiendo ladocumentación necesaria para la recepción de los materiales.

33.1.2 Planeamiento de Stocks


1. Programar las necesidades de materiales de uso rutinario para la Empresa.

2. Mantener actualizado las especificaciones técnicas de todos los materiales utilizadospor la empresa.

3. Realizar estudios de costos de stocks, incluyendo lotes económicos de compra ycostos mínimos de almacenaje, racionalización de stocks, stocks mínimos deemergencia, standardización de materiales y otros necesarios en coordinación con elSistema de Planeamiento.

4. Clasificar y codificar todos los materiales en stock, emitir el Catálogo General deMateriales y distribuirlo a los usuarios.

33.1.3 Administración de Almacén


1. Programar, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de recepción, almacenaje,conservación y distribución de los materiales adquiridos.

2. Organizar y mantener en condiciones adecuadas el almacenaje, facilitando su controlfísico, rotación y protección.

3. Mantener actualizado los saldos de materiales mediante los procedimientosestablecidos.

4. Distribuir los materiales a los usuarios de acuerdo a los procedimientos establecidos.

5. Controlar, cuantitativa y cualitativamente, los stocks e informar a los interesados losmateriales recibidos.

6. Proponer la venta de los stocks obsoletos e inservibles.

33.1.4 Administración Flota de Vehículos


1. Organizar, dirigir, coordinar y controlar los servicios de transporte.

2. Participar en los estudios comparativos de costos para determinar la modalidad deflota que mejor convenga: propia, alquilada o contratación de terceros.

3. Mantener un registro por cada vehículo conteniendo su estado operativo, estado deconservación y de mantenimiento.

4. Aplicar las normas y los procedimientos establecidos para el control de la utilizaciónde los vehículos.

5. Informar al Sistema de Contabilidad y Finanzas sobre los costos de operación ymantenimiento de flota.

6. Controlar el consumo de combustible, lubricantes, repuestos y accesorios.

7. Realizar y/o controlar la reparación de vehículos.

8. Establecer y controlar el mantenimiento preventivo de vehículos.

33.1.5 Servicios Generales


1. Programar, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de conservación deinmuebles, mantenimiento de bienes y equipos de oficina, servicios de fotocopiado,vigilancia.

2. Ejecutar y/o coordinar la higiene, limpieza, conservación, vigilancia de lasinstalaciones de la empresa, incluyendo instalaciones eléctricas, sanitarias ytelefónicas.

3. Mantener un catastro de prestadores de servicio de conservación y recuperación debienes de la empresa.

4. Controlar la utilización de los medios de comunicación: teléfono, facsímiles, red deradios y otros.

33.1.5.1 Administración de Documentos

Función General

Racionalizar y optimizar el flujo de información. Estandarizar documentos y reducir latrascripción de Datos y archivarlos adecuadamente.


1. La normalización y estandarización de los documentos de entrada y de salida.

2. Trámite de los documentos.

3. Archivo de los documentos.

33.2 Recursos Humanos

Función General

Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos vinculados con el reclutamiento,selección, contratación, inducción, capacitación, evaluación y desarrollo de personal,administración de las compensaciones, registro y control de personal, bienestar y asistenciasocial, relaciones laborales y seguridad e higiene ocupacional.


1. Formular, proponer, ejecutar y controlar el Plan y Presupuesto anual correspondientedel área, coordinando corporativamente su formulación y ejecución, así comocompatibilizándolo e integrándolo con el Plan de Gestión empresarial.

2. Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de adquisición de recursoshumanos en los concernientes a la atención de los requerimientos de personal, sureclutamiento, selección, contratación e inducción, formulando estrategias, políticas,normas y procedimientos que garanticen la admisión de personal idóneo.

3. Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de Desarrollo de RecursosHumanos en lo relativo a la Capacitación, Entrenamiento, Desarrollo de Líneas deCarrera, Evaluación del Desempeño y generación y mantenimiento de ProgramasMotivacionales, formulando estrategias, políticas, normas y procedimientos paraasegurar el efectivo desarrollo y motivación de los recursos humanos.

4. Formular, proponer, implementar y administrar Estructuras Remunerativas racionales,equitativas y técnicamente conceptualizadas, así como el Programa de Beneficios yCompensaciones Adicionales.

5. Planear, diseñar y administrar la Estructura General de Puestos de la Empresa, sobrela base de estudios técnicos de categorización y clasificación de puestos.

6. Planear, dirigir, organizar, coordinar, controlar y evaluar el proceso de registro,trámite y control de personal.

7. Planear, evaluar, aprobar y/o gestionar la aprobación e implementar los movimientosde personal tales como promociones, transferencias, permutas, etc.

8. Administrar la Base de Datos y el Sistema de Información de Recursos Humanos.

9. Proponer, implementar y ejecutar políticas, normas y procedimientos específicos parala adecuada administración y control de personal en concordancia con la políticaempresarial y los dispositivos legales vigentes.

10. Proveer y administrar los servicios de Bienestar, Asistencia Social y recreación parala atención de las necesidades del personal en estos aspectos específicos.

11. Conducir la Relaciones Laborales tanto a nivel individual como colectivo, formulandoy aplicando estrategias, políticas y normas que permitan un adecuado equilibrio en larelación Empresa/Trabajador.

12. Proponer y conducir las políticas, estrategias y alternativas de solución para lasnegociaciones colectivas.

13. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades que garanticen la protección delos trabajadores, instalaciones, equipos, maquinarias e infraestructura física; así como,la seguridad e higiene ocupacional del personal.

14. Administrar, proponer, aplicar y/o recomendar o disponer la aplicación de medidasdisciplinarias que se puedan derivar por inadecuadas y sancionables conductas ocomportamientos laborales de los trabajadores personal.

15. Atender y/o resolver quejas, reclamos y/o denuncias individuales y/o colectivas decarácter laboral.

16. Mantener actualizado el soporte de normas legales especializadas en el área deAdministración de Personal, así como interpretar, aplicar o consultar la interpretacióny/o aplicación de los dispositivos vigentes en materia de Legislación Laboral.

17. Formular, administrar, mantener actualizado, así como cumplir y hacer cumplir elReglamento Interno de Trabajo.

18. Mantener permanentemente informada tanto a la Gerencia General como a lasJefaturas de Sistemas respecto a los principales indicadores de gestión que fuerenpertinentes o cualquier otra información que corresponda al ámbito de su áreafuncional.

Son órganos subordinados: Administración de Personal; Desarrollo de Recursos Humanos;Relaciones Laborales; Asistencia Médico Social; Seguridad para el Trabajo.

33.2.1 Administración de Personal


1. Ejecutar los trámites para la admisión y retiro de trabajadores

2. Elaborar los contratos de personal.

3. Mantener actualizado el Cuadro de Asignación de Personal.

4. Mantener actualizado le legajo del personal.

5. Controlar la asistencia y permanencia del personal.

6. Establecer el cuadro de vacaciones.

7. Excluir o incluir trabajadores en la planilla.

8. Controlar los datos de entrada para la elaboración de la planilla.

9. Autorizar los descuentos al trabajador.

10. Controlar las estadísticas de asistencia.

11. Suministrar informes del personal.

33.2.2 Desarrollo de Recursos Humanos


1. Proponer el modelo tipo del trabajador necesario para los planes de desarrolloempresarial.

2. Elaborar el plan de necesidades de contratación del personal en coordinación con losdemás órganos de la empresa.

3. Reclutar personal tanto al interno como al externo.

4. Coordinar la elaboración de pruebas y entrevistas para la selección de personal,así como el manual de evaluación.

5. Desarrollar trabajos necesarios para la implantación de estudios relativos a laadministración de puestos y salarios y evaluación del desempeño del personal de laempresa.

6. Desarrollar investigaciones y estudios sobre política salarial, proponiendo nivelesadecuados de remuneraciones.

7. Capacitación y Evaluación de desempeño.

8. Estudiar y proponer medidas especificas para lograr una mayor integración,participación y rendimiento profesional de los trabajadores.

9. Calcular índices adecuados de rotación del personal.

10. Establecer la línea de carrera para efectos de promoción del personal y elaborardirectivas al respecto.

33.2.3 Relaciones Laborales


1. Establecer una armoniosa relación entre la empresa y el trabajador tanto a nivelindividual como colectivo.

2. Mantener un archivo actualizado de pactos, convenios y legislación laboral vigente.

3. Resolver en primera instancia los conflictos laborales.

4. Mantener actualizado el Reglamento Interno de Trabajo.

5. Administrar los procesos disciplinarios.

6. Propiciar la participación de los trabajadores en la solución de problemasempresariales.

7. Motivar a los trabajadores en alcanzar metas de desarrollo y crecimiento,propiciando su autoestima y autorrealización.

8. Estudiar y supervisar los problemas asistenciales, individuales y colectivos, utilizandotodos los recursos disponibles.

9. Orientar y apoyar el tratamiento medico a los trabajadores y sus familiares directos.

10. Realizar estudios par mejorar los servicios de asistencia social y atención medica yodontológica de los trabajadores.

11. Investigar el ambiente de integración social.

12. Instruir a los trabajadores y sus dependientes sobre los beneficios que por ley tienenderecho.

13. Promover actividades deportivas, culturales y sociales para los trabajadores y susdependientes.

33.2.4 Seguridad para el Trabajo


1. Coordinar las actividades de seguridad para el trabajo de la empresa, estudiando eimplantando soluciones a la prevención de accidentes laborales y a la prevención deenfermedades laborales, de acuerdo con la legislación especifica.

2. Inspeccionar periódicamente las instalaciones y condiciones de trabajo verificandoproblemas de ruido, vibraciones, ventilación, iluminación, radiaciones y otros.

3. Investigar las causas de los accidentes para promover su prevención.

4. Proponer normas sobre seguridad en el trabajo.

5. Estudiar e implantar sistemas de protección contra incendio, organizando las brigadasy estableciendo un plan de entrenamiento.

6. Seleccionar equipos de seguridad y de protección personal.

7. Organizar y supervisar los Comités de Seguridad.

33.3 Control Patrimonial

Función General

Controlar los bienes patrimoniales de la empresa, supervisando su existencia en condicionesadecuadas de uso y funcionamiento; deberá proveer información suficiente, completa y regularsobre la depreciación y ajuste por corrección monetaria para la determinación de los costosy la formulación de estados financieros. Reportará las necesidades de cobertura de los bienescontra riesgos diversos vía la contratación de seguros.


1. Organizar y mantener un archivo computarizado de los bienes de la empresa.

2. Administrar y fiscalizar los bienes patrimoniales.

3. Suministrar información al Sistema de Contabilidad y Finanzas y al Sistema dePlaneamiento.

4. Mantener actualizado los títulos de propiedad de la empresa en coordinación conAsesoría Legal.

5. Conducir y dirigir las actividades concernientes a la contratación de pólizas deseguros.

Son órganos subordinados: Catastro, Custodia y Control de Bienes; Seguros.

33.3.1 Catastro, Custodia y Control de Bienes


1. Registro de todos los bienes patrimoniales, identificándolos, mediante inventariosfísicos que indiquen sus características, condiciones de uso y ubicación.

2. Clasificación contable del bien patrimonial, asegurándole un código cuya primeraparte identifique su naturaleza y como segunda parte identifique el bien propiamentedicho.

La ubicación o destino será parte de la información complementaria cuya variabilidadestará en razón al movimiento que tenga el bien.

3. Efectuará los procesos de depreciación y reevaluación mediante la aplicación deíndices legalmente establecidos.

4. Supervisar y coordinar la incorporación oportuna de las obras concluidas.

5. Aplicar de normas y procedimientos destinados a controlar la incorporación de bienesde adquisición o construcción, la transferencia o movimiento de los mismos dentro dela empresa y retiros o bajas por obsolencia, reemplazo o deterioro.

6. Analizar los inventarios que se practiquen.

7. Controlar la conservación, mantenimiento y protección de los activos fijos de laempresa resguardándole de cualquier tipo de daño que afecten su funcionamientoregular.

33.3.2 Seguros

1. Coordinar con los diferentes órganos de la empresa las pólizas de seguros que serequieren inscribir.

2. Coordinar y Supervisar los estudios de cobertura de seguros.

3. Mantener catastro de Empresas de Seguros.

4. Supervisar el pago de las pólizas de seguros.

5. Ser el nexo de la empresa con la compañía de seguros.

ORGANOS DE LINEA

41 SISTEMA OPERACIONAL

Función General

Operar, controlar, mantener los procesos productivos y de servicios; así como, llevar elregistro catastral técnico de los equipos e instalaciones y disponer estudios, proyectos yconstrucción de obras para optimizar procesos y servicios.


1. Planear, organizar, dirigir y controlar la operación y mantenimiento de los serviciosbajo su responsabilidad, así como las actividades de estudios, proyectos yconstrucción de obras, y registro catastral técnico.

2. Establecer normas y criterios técnicos para el desarrollo de las actividades.

3. Propiciar el seguimiento, supervisión y control de estudios, proyectos y obrascontratadas o ejecutadas por administración directa.

4. Aprobar estudios, presupuestos y especificaciones de materiales y servicios.

5. Propiciar el seguimiento, supervisión y control de la operación, mantenimiento ycontrol de calidad de los servicios a su cargo.

6. Propiciar la automatización de datos como herramienta esencial en la gestiónempresarial.

7. Aprobar, coordinar y controlar la ejecución de las actividades programadas, teniendocomo fin alcanzar las metas de la empresa.

8. Interrelacionarse permanentemente con el Sistema de Planeamiento, y los otrossistemas de la empresa para recibir y dar información con el fin de elaborar los planesde las actividades a su cargo.

9. Coordinar con el Sistema de Planeamiento los planes y programas propuestos para elSistema Operacional.

10. Dirigir la elaboración de planes, programas y proyectos, orientando su utilización.

El Sistema Operacional tiene como órganos directamente subordinados: PlaneamientoOperacional; Ingeniería; Catastro Técnico; Operaciones; Mantenimiento.

41.01 Planeamiento Operacional


1. Constituirse en parte integrante del Sistema de Planeamiento de la Empresa.

2. Elaborar los planes, programas-presupuesto de actividades del sistema.

41.1 Ingeniería

Función General

Ejecutar los estudios y proyectos para la construcción de obras nuevas o para ampliación delas existentes así como desarrollar nuevas tecnologías.


1. Programar y controlar los estudios proyectos y obras.

2. Supervisar o hacer cumplir la ejecución de estudios proyectos y obras.

3. Asistir o asesorar al Gerente General en los asuntos de proyectos y construcciones.

4. Coordinar las acciones de fiscalización de obras contratadas así como obras ejecutadaspor administración directa.

5. Elaborar presupuestos para estudios, proyectos y obras así como los términos dereferencia para la contratación de terceros.

6. Suministrar elementos para la elaboración de estudios de evaluación. así comoinformar al Sistema de Planeamiento el desarrollo de los cronogramas físicos yfinancieros de los contratos para la elaboración de estudios, proyectos y/o ejecuciónde servicios.

7. Elaborar estudios de desarrollo tecnológico, desarrollar investigaciones, recolectar yanalizar datos de la población, consumo y fuentes de abastecimiento de agua, así comoel destino final de los desagües, tratamiento de las aguas servidas y su afectación almedio ambiente.

Son órganos subordinados: Supervisión de Diseños y Obras; Desarrollo Tecnológico.

41.1.1 Supervisión de Diseños y Obras


1. Programación y Control de Obras y Diseños.

2. Elaborar instrucciones e información técnica para la ejecución de Obras y Diseños;así como, los requerimientos técnicos para contratar a terceros.

3. Elaborar los presupuestos de Obras y Diseños.

4. Supervisar el avance de Diseños y Obras.

5. Inspeccionar y fiscalizar la ejecución de Obras y Diseños.

6. Informar las modificaciones necesarias al catastro técnico.

7. Efectuar la recepción parcial y definitiva de Diseños y Obras.

8. Brindar el apoyo técnico necesario, tanto en equipos como en pruebas y ensayos pre-operativos de las obras.

41.1.2 Desarrollo Tecnológico


1. Ejecutar investigaciones para mejorar la tecnología empleada en la operación de losservicios.

2. Ejecutar estudios de contaminación del medio ambiente.

3. Ejecutar estudios de ahorro de energía en los diferentes procesos de producción,distribución y recolección.

41.2 Operaciones

Función General

Operar y controlar la calidad de los procesos y servicios de producción de la empresa.


1. Planear, dirigir y coordinar las tareas de normalización, programación y control de lasactividades relacionadas con la operación de los servicios a su cargo.

2. Dirigir o Aprobar estudios e investigaciones para optimizar la operatividad de losservicios.

3. Dirigir o coordinar la elaboración o actualización de manuales de operación.

4. Operar adecuadamente las instalaciones y equipos a su cargo.

5. Suministrar especificaciones técnicas y opinar sobre la selección y adquisición demateriales, y equipos destinados a la operación de los servicios.

6. Proponer, estudiar y suministrar datos para la normalización de los equiposelectromecánicos.

7. Planear el archivo técnico e informar para su permanente actualización.

8. Dirigir la elaboración de normas y manuales de operación.

9. Adoptar medidas, optimizando y racionalizando los consumos de energía eléctrica.

Son órganos subordinados: Programación y Control; Control de Calidad; Control de Pérdidas;Distribución y Recolección, Tratamiento y Disposición Final.

41.2.1 Programación y Control


1. Establecer normas para las actividades de operación de los servicios de agua potable,aguas servidas, recolección de aguas de lluvias y disposición sanitaria de excretas.

2. Elaboración de estudios de sectorización y macro medición.

3. Elaboración de manuales de operación.

4. Emitir informes de la situación de los sistemas controlados.

41.2.2 Control de Calidad


1. Elaborar inspecciones.

2. Emitir informes del seguimiento de la calidad, con propuestas de medidas correctivas.

42 SISTEMA COMERCIAL

Función General

Comercializar los bienes y servicios que brinda la empresa analizando y definiendo el perfilde los clientes, elaboración y ejecución del plan de ventas de la empresa.


1. Planear, coordinar, dirigir y controlar el desarrollo de las actividades comerciales dela empresa.

2. Definir y someter a la aprobación de la Gerencia General las políticas y normas queorientarán las actividades de comercialización, cobranza de los bienes y servicios.

3. Dirigir y coordinar la realización de estudios que tengan como fin la mejoría yeficiencia de los servicios.

Son órganos subordinados: Planeamiento Comercial; Comercialización; Catastro de Clientes;Medición de Consumo; Facturación; y Cobranza.

42.01 Planeamiento Comercial


1. Ser un agente del Sistema de Planeamiento en el Sistema Comercial.

2. Asesorar a los órganos del Sistema Comercial en la formulación de los planes,programas y presupuestos.

3. Establecer indicadores de comportamiento de mercado, de facturación, de medicióndel consumo, de cobranza, de clientes

42.5 Comercialización

Función General

Atender adecuadamente al cliente así como de promover, expandir y mantener el mercado.


1. Elaborar una adecuada estrategia de promoción de ventas dirigida a captar a losclientes potenciales y factibles.

Son órganos subordinados : Atención al Cliente; Presupuestos y Contratos; PromociónComercial.

42.5.1 Atención al Cliente


1. Recepcionar y tramitar todos los reclamos de los clientes solucionando los mismos encoordinación con las áreas de la empresa.

Documents

Manual de Organizacion y Funciones de EMPRESA